令和４年１月発行
令和４年３月修正
令和５年３月修正

小平市立地域センター
公共施設予約システム導入に関する説明資料

小平市
市民協働・男女参画推進課
地域センター担当
TEL:042-346-9812

はじめに令和４年６月利用分から、公民館等で既に導入している、小平市公共施設予約システムを利用して、地域センター１９館の予約申請が可能となりました。
システム導入により、大きく変更となった点は、次のとおりです。
○抽選のタイミング
抽選の申込は、利用日の２か月前から可能となりました。
○抽選はコンピュータによる自動処理
抽選処理はシステム上で自動に行われます。
今までのように、初日に地域センターの窓口に集まっていただくことがなくなりました。
○予約の申込は、スマホやパソコンから申込をスマートフォンや自宅のパソコンから行うことができます。
窓口の時間外でも、窓口に来なくても、予約をすることが可能となりました。
（今までのように、窓口でも予約ができます。）○団体登録は、導入時のみ最初に団体登録をしていただくことで、同じ利用者ＩＤを毎年継続して利用できます。
今までのように、年度ごとに団体登録を行う必要はありません。
団体登録から、部屋を利用するまでの流れを、次頁以降でご確認ください。

－1－部屋の利用までの流れ①団体登録「予約の申込を行う前」

→３ページ

窓口

まず、はじめに、団体登録が必要。
・地域センターの窓口で、利用者登録申請書（複写式）を記入し、提出。
・登録完了→利用者ＩＤを通知。
のみ（利用者ＩＤとパスワードは、小平市公共施設予約システムのログイン時に必要です。）②抽選予約

申込は「利用日の２か月前の１０日から１９日の間」→結果は「２０日」→４ページ

スマートフォンや自宅のパソコンから、システムにログイン。
・希望する部屋、日付及び時間帯を選択して、抽選予約を申込。

・抽選結果は、利用日の２か月前の２０日に、メールアドレスに通知。
（メールアドレスを未登録の方は、システムにログインして確認。）
窓口
・地域センター全体で、月２コマまで、抽選申込が可能。
どちらも可 ※システムにログイン可能な環境がない方は、窓口で申込。
抽選結果の確認は、窓口へ。
スマホ/PC③先着予約「利用日の１か月前の初日（※）の朝９時から、利用日の８日前までの間」（※休館日を除く。初日が休館日の場合は、次の営業日。）→５ページ

スマートフォンや自宅のパソコンから、システムにログイン。
・空いている部屋、日付及び時間帯を選択して、先着予約を申込。
・地域センターごとに、抽選予約の当選分とあわせて月４コマまで、スマホ/PC
窓口

先着申込が可能。
どちらも可 ※システムにログイン可能な環境がない方は、窓口で申込。

④直前予約
→６ページ

窓口 のみ
⑤利用日当日→６ページ「利用日の７日前から、利用日当日までの間」
部屋が空いていれば、直接、地域センターの窓口で利用申請書を記入し、利用承認書を受領。
（利用日の７日前になると、システムからの予約は不可。）
・直接、地域センターに行き、予約した部屋を利用。
利用後に、利用報告書を記入し、提出。
（・使用料免除ではない団体は、使用料を支払う。）－2－

①団体登録利用者登録申請書

地域センター職員

窓口で記入

提出

通知

職員がシステム
入力ご利用者様

利用者ＩＤ
パスワード

①団体登録
予約の申込を行う前に、団体登録が必要です。
【登録方法】
地域センターの窓口で、利用者登録申請書（複写式）を記入し、提出します。
登録が完了したら、利用者ＩＤが書かれた、申請書の利用者控をお返しします。
１つの地域センターで登録すれば、地域センター１９館の全てを利用できます。
（地域センターごとに団体登録する必要はありません。）【必要なもの】・申請書を提出する方の身分を証明する書類（運転免許証、健康保険証等）
・数字４けたのパスワード（事前に考えて、窓口にお越しください。）【団体登録ができる団体】
・５人以上で、小平市民等（市内在住又は在勤又は在学）が半数以上であること。
・代表者が、小平市民等（市内在住又は在勤又は在学）であること。
・会費がある場合は、講師謝礼もあわせて、月２０００円以内であること。

－3－

②抽選予約②－１抽選申込
ご利用者様

スマートフォン画面等から抽選申込

システム②－２抽選結果確認
ご利用者様

電子メールで結果を受信

抽選処理

メールアドレス未登録の方はシステムにログインして結果を確認②－１ 抽選申込
スマートフォンや自宅のパソコンから、小平市公共施設予約システムにログインします。
希望する部屋、日付及び時間帯を選択して、抽選予約を申し込みます。
※システムにログイン可能な環境をお持ちでない方は、窓口でも受け付けます。
【必要なもの】・団体登録時に通知された「利用者ＩＤ」と「パスワード」をご用意ください。
【抽選予約の申込期間】
利用日の２か月前の１０日から１９日の間に、抽選申込が可能です。
【抽選予約の申込制限】
地域センター全体で、月２コマまで、抽選申込が可能です。

②－２ 抽選結果確認
メールアドレスが登録済の方は、電子メールを受信して、抽選結果を確認します。
未登録の方は、システムにログインし、抽選結果を確認します。
※窓口で申し込まれた方は、抽選結果を地域センターにお問合せください。
【抽選結果の確認】
利用日の２か月前の２０日以降、抽選結果が確認できます。
【当選した方】
利用日当日に、地域センターにお越しください。
【落選した方】
先着予約及び直前予約をご利用ください。
－4－③先着予約
ご利用者様

スマートフォン画面等からシステム

先着申込

空いている部屋を予約

ご利用者様
予約完了

③ 先着予約スマートフォンや自宅のパソコンから、小平市公共施設予約システムにログインします。
空いている部屋、日付及び時間帯を選択して、先着予約を申し込みます。
※システムにログイン可能な環境をお持ちでない方は、窓口でも受け付けます。
【必要なもの】・団体登録時に通知された「利用者ＩＤ」と「パスワード」をご用意ください。
【先着予約の申込期間】
利用日の１か月前の初日（休館日除く）の朝９時から、利用日の８日前まで。
※初日の先着予約開始日は、別添カレンダーでご確認ください。
【先着予約の制限】
地域センターごとに、抽選予約の当選分とあわせて月４コマまで、先着申込が可能です。
たとえば、抽選予約で２コマ当選していれば、先着予約で２コマ申込可能
抽選予約で１コマ当選していれば、先着予約で３コマ申込可能
抽選予約で当選していなければ、 先着予約で４コマ申込可能です。
【注意点】
予約申込当日中は、スマートフォンや自宅のパソコンから、取消や変更が可能です。
翌日になって、仮予約が本予約になりましたら、取消や変更は窓口までお越しください。

－5－

④直前予約
地域センター職員

利用申請書提出

窓口で記入

利用承認書

ご利用者様

職員がシステム入力

承認④ 直前予約
地域センターの窓口で、利用申請書を記入し、利用承認書を受け取ります。
【直前予約の申込期間】
利用日の７日前から、利用日当日まで、申込が可能です。
【直前予約の制限】
利用日の７日前になると、システムから予約をすることができなくなります。

⑤利用日当日⑤ 利用日当日
直接、地域センターにお越しいただき、予約した部屋を利用します。
（直前予約で、利用承認書が発行済であれば、お持ちください。）
抽選予約や先着予約であれば、利用承認書が発行されますので、受け取ります。
利用後に、利用報告書を記入し、提出します。
有料の方は、使用料を当日お支払いください。

－6－よくある質問（ＦＡＱ）
Ｑ１）
団体登録をした後に、パスワードを忘れてしまいました。
Ａ１）
団体登録の際に、地域センターの職員からお知らせする「利用者ＩＤ」と申請者様に考えていただいた「パスワード」（数字４けた）は、メールアドレスを登録していれば、パスワードの問合せ画面から確認できます。
メールアドレスが未登録の場合、窓口にお越しいただき、パスワードの再登録をしていただきます。
Ｑ２）
今までは、電話で仮予約をしていましたが、今後はできないのですか。
Ａ２）
システム導入後は、スマートフォンや自宅のパソコンから、予約の申込をしていただき、電話での仮予約はできません。（電話での空き状況の確認にはお答えします。）
Ｑ３）
スマートフォンから先着予約を申込しましたが、キャンセルをしたいのですが。
Ａ３）
仮予約の状態であれば、スマートフォンからでも取消が可能です。
翌日になると、仮予約から本予約に変更され、スマートフォンから取消ができなくなります。
その場合は、ご足労ですが、窓口にお越しいただき、取消申請書をご記入いただくようお願いします。
Ｑ４）
抽選で落選してしまったので、別の日を予約したいのですが。
Ａ４）
利用日の２か月前の２０日に、抽選結果を通知しますが、落選した場合は、先着予約をお申し込みください。先着予約は、利用日の１か月前の初日から可能です。
（ただし、初日が休館日の場合は、その翌日となります。）
先着予約開始の初日は、別添カレンダーでご確認ください。
Ｑ５）
スマートフォンやパソコンを使えないので、窓口で申込をしてもいいですか。
Ａ５）
窓口にお越しいただければ、職員がシステムで抽選予約や先着予約の申込が可能です。
なお、直前予約（利用日の７日前～）は、必ず窓口にお越しいただく必要があります。
Ｑ６）
団体登録は毎年行うのでしょうか。
Ａ６）
一度、団体登録をすれば、３年間、同じ利用者ＩＤが利用できます。その３年間のうちに予約をして、部屋の利用があれば、そのまま翌年度も継続して利用できます。
今までのように、毎年、団体登録をし直す必要はありません。

－7－

別記様式第１号（第１条の２関係）

小平市立地域センター利用者登録届出書
小平市長殿

次のとおり届け出ます。
太枠内をご記入ください。

届出年月日

年

施設名月日□

ＩＤ発行済み

利用者ＩＤ（８桁）
仮パスワード（任意の数字４桁）
届出の種類

□新規

□

変更□

抹消人

・市外

フリガナ
サークル又は団体の名称
フリガナ

代表者□

氏

名

住所

〒

電話番号
電子メールアドレス
フリガナ
氏

名

住所

利用責任者□※代表者と異なる方をお書きください。

〒

電話番号
電子メールアドレス
会員数人

・市内在住人

・市内在勤･在学人

利用目的
活動内容
（具体的に）

活動分野

１
５
９自治会
２
ＰＴＡ関係 ６
政治・宗教団体

子ども会
３ 高齢クラブ
趣味等団体
７ 福祉活動団体
１０ 官公署・市の補助団体 １１

４ 保育・幼稚園
８ 法人・民間企業
その他（会費（１人当たりの月額）（講師謝礼（１人当たりの月額）（）円）円）

講師名等

講師名

情報提供

入会希望者や団体の活動内容を知りたい方に、あなたの団体の名称・代表者・電話番号を教えても差し支えありませんか。 □ 教えてもよい □ 教えないでほしい

使用料減免区分１２３４５６７８９１０１１（※ご記入いただいた個人情報は、小平市個人情報保護条例に基づき、地域センターの施設運営以外の目的では使用いたしません。

□有料）

□免除

【記入例】

別記様式第１号（第１条の２関係）

小平市立地域センター利用者登録届出書
小平市長

殿※利用者ＩＤは、地域センター職員が記入します

次のとおり届け出ます。

施設名
令和○年○月太枠内をご記入ください。

届出年月日○○地域センター○日□ＩＤ発行済み

利用者ＩＤ（８桁）
仮パスワード（任意の数字４桁）

１

届出の種類

☑

フリガナ

スズキチョウ ケイタイソウノカイ

サークル又は団体の名称

鈴木町 軽体操の会

フリガナ

代表者□

氏

名

住所

１
新１

規

１
□

変

更□

抹消

オオヌマ ハナコ

大沼 花子〒１８７－００１１

小平市鈴木町○丁目○○○番地

電話番号０４２－１２３－４５６７

電子メールアドレス○○○＠kodaira.○○○.ne.jp

フリガナ

ヤマダ タロウ氏

名山田 太郎住所

利用責任者☑
※代表者と異なる方をお書きください。

〒１８７－０００４
小平市天神町○丁目○○○番地

電話番号

０４２－１１１－１１１１

電子メールアドレス
会員数
利用目的
活動内容
（具体的に）

活動分野

２０人○○○＠tenjin.○○○.or.jp
・市内在住 １０人

・市内在勤･在学

８人

・市外

２人

軽体操の練習、会議や親睦のために、地域センターを利用する。
健康増進と体力維持のために軽体操を行う。
また、会員同士の親睦を深めることも目的とする。
１
５
９自治会
２ＰＴＡ関係 ６
政治・宗教団体

子ども会
３ 高齢クラブ
趣味等団体
７ 福祉活動団体
１０ 官公署・市の補助団体 １１

４ 保育・幼稚園
８ 法人・民間企業
その他（会費（１人当たりの月額）（講師謝礼（１人当たりの月額）（５００円）
２５０円）

講師名等

講師名 田中情報提供

入会希望者や団体の活動内容を知りたい方に、あなたの団体の名称・代表者・電話番号を教えても差し支えありませんか。 ☑ 教えてもよい □ 教えないでほしい

使用料減免区分

１２３伸枝）

４５６７８９１０１１（※ご記入いただいた個人情報は、小平市個人情報保護条例に基づき、地域センターの施設運営以外の目的では使用いたしません。

□有料）□免除