Code de conduite

Faire ce qu’il faut, de la bonne façon

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Message du PDG
Chère famille HOYA,
nous avons élaboré ce Code de conduite mondial pour aider notre groupe
HOYA à entretenir la confiance de ses employés, clients et actionnaires. Bienqu’aucun code ne puisse couvrir toutes les situations que vous pourriez
rencontrer sur votre lieu de travail, il peut fournir une base solide sur laquelle
faire les bons choix. Si, après avoir consulté le Code, vous avez encore desquestions ou des préoccupations, parlez-en à votre supérieur hiérarchique ou
votre responsable, au service juridique ou conformité, ou contactez la ligned’assistance HOYA.

Depuis sa création, le groupe HOYA affirme demanière inflexible son engagement à l’égard desa mission, celle de proposer des produits et desservices issus de l’innovation et de la technologie
créative. Cette orientation nous permet deréaliser un profit équitable en tant qu’entrepriseet d’améliorer la vie des gens. Mais la façon
dont nous obtenons ces résultats est encore
plus importante. Il nous incombe de mener nos
activités dans le respect absolu de la loi et del’éthique, et nous nous engageons à contribuer
positivement à l’entreprise. De plus, nous devons
toujours agir d’une manière qui reflète le respect et l’attention que nous portonsà tous les membres de la famille HOYA.

N’oubliez pas que vous êtes un membre précieux du groupe HOYA et queles choix que vous faites sont le fondement de la confiance dans notre
entreprise. J’attends de vous que vous vous attaquiez aux problèmes avec
intégrité, et que vous travailliez ensemble chaque jour pour faire ce qu’il faut.
Ensemble, nous construirons et maintiendrons un groupe respecté et dignede confiance.

En toutes circonstances et dans tous les domaines, il y a un objectif sur lequelnous devons tous nous concentrer : préserver la confiance au sein du groupe
HOYA. Chacun de nous a un rôle essentiel à jouer pour assurer le succès del’entreprise. Votre conduite a un impact considérable sur la performance del’entreprise et la façon dont nous sommes perçus par nos parties prenantes. Il n’est
pas acceptable de réaliser des ventes et des bénéfices sur la base d’actes illégaux
ou contraires à l’éthique. Pour qu’une entreprise soit reconnue et valorisée par lasociété, chacun d’entre vous doit faire les bons choix chaque jour au travail, fairece qu’il faut, de la bonne façon.

Merci encore une fois pour votre engagement continu et votre soutien àla mission d’HOYA. HOYA continuera à se concentrer, comme il l’a toujours
fait, sur la sécurité et le bien-être de ses collaborateurs et sur la fourniture
de produits et d’un service exceptionnels à ses clients dans le monde entier.
Restons unis et aidons-nous mutuellement à atteindre les objectifs communs
du groupe HOYA en faisant systématiquement ce qu’il faut, de la bonne façon.
Eiichiro Ikeda
Président-directeur général, Groupe HOYA

Avec des employés dans plus de 35 pays et un rayonnement commercial encore
plus large, il est aujourd’hui plus important que jamais pour notre entreprised’opérer selon un ensemble unique de normes mondiales. Par conséquent,2

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Mission de l’entreprise
Dédiée à l’innovation dans les technologies
de l’information, les modes de vie et la culture,
HOYA imagine un monde où chacun pourrait
profiter de la vie, en vivant en harmonie avec
la nature.

Engagement envers les actionnaires
HOYA s’efforce d’augmenter la valeur de l’entreprise en améliorant lesrésultats commerciaux et en maintenant la croissance. Notre objectif
est de verser des dividendes équitables et d’offrir aux actionnaires
un retour sur investissement répondant à leurs attentes. Nous
communiquons volontiers et en toute impartialité les
informations financières de l’entreprise.

Engagement envers les clients

Engagement envers les employés

L’objectif d’HOYA est de fournir des produits etservices sûrs et de grande qualité qui apportent
une réelle valeur ajoutée. Nous faisons tout
notre possible pour améliorer la satisfaction desclients en améliorant continuellement la qualité
de notre travail.

Engagement envers la société
HOYA s’efforce toujours d’être une
entreprise citoyenne et responsable.
Nous travaillons dur pour veiller à
ce que nos activités soient menées
dans le respect de l’environnement.
Nous sommes résolument engagés àrespecter la loi et l’éthique.

HOYA respecte la personnalité et l’individualité dechaque employé. Nous offrons aux employés lapossibilité de prendre des initiatives et d’exprimer
leur créativité dans un environnement de travail sûret épanouissant. Nous faisons de notre mieux pouroffrir une bonne qualité de vie à nos employés.

Principes
de gestion
Pour concrétiser la vision HOYA,
nous avons établi un ensemble
de principes de gestion qui guident
chacune de nos décisions et actions. Nous
traduisons ces principes en actions qui
contribuent à la prospérité économique,au progrès social et à l’évolution
culturelle, et nous nous efforçons degagner la confiance de tous ceux
qui ont un intérêt dansnotre réussite.
3

Attachement à une gestion
innovante
HOYA s’efforce constamment de créer
de la valeur grâce à l’innovation et à latechnologie créative. Nous tirons parti
des progrès de l’ère de l’information
avec notre réseau mondial. Nous
adoptons une perspective mondiale
tout en respectant la culture et lescoutumes locales.

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Table des matières
527

Introduction
Nous respectons notre Code de conduite.. . . . . . . . . . . . 6
Nous comprenons nos responsabilités. . . . . . . . . . . . . . . . 8
Nous faisons part de nos préoccupations. . . . . . . . . . . . . 10

Nous sommes des partenaires commerciaux
responsables
Obligations de l’industrie de la santé. . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Relations avec les fournisseurs.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflits d’intérêts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Cadeaux et divertissements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Environnement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Nous protégeons le groupe
Bonne tenue des documents.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informations du groupe HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Actifs du groupe HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Délit d’initié. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Communication responsable.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Nous respectons les autres
Droits de l’homme.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un lieu de travail positif et productif. . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Santé et sécurité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Protection des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protection des informations commerciales des tiers.. 18

19

Nous conduisons nos affaires enrespectant la loi
Qualité et sécurité de nos produits et services. . . . . . . . 20
Concurrence loyale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Lutte contre la corruption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Commerce international. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

AnnexeFormulaire de confirmation de réception et derespect du Code de conduite du groupe HOYA
(pour les employés).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Ressources utiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Le présent Code de conduite n’est pas un contrat de travail.

4

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Introduction
Notre Code est une ressource importante qui nous aide à accomplir notre
mission. Il nous aide également, dans chacune de nos actions, à faire cequ'il faut, de la bonne façon.
Nous respectons notre Code de conduite.. . . . . . . . . . . . 6
Nous comprenons nos responsabilités. . . . . . . . . . . . . . . . 8
Nous faisons part de nos préoccupations. . . . . . . . . . . . . 10

5

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous respectons notre Code deconduite

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Notre Code s’applique aux personnes suivantes :• Chaque employé, à tous les niveaux du groupe. Chacun est
tenu de lire, comprendre et respecter le Code de conduite
d’HOYA.
• Personnel temporaire et travailleurs occasionnels, quitravaillent pour le groupe HOYA, mais ne sont pas employés
directement par le groupe.
Précieux partenaires du groupe HOYA, les travailleurs
temporaires et occasionnels sont également tenus de se
conformer au Code de conduite d’HOYA.

En accord avec la politique et les valeurs fondamentales du groupe
HOYA (telles qu’énoncées dans la Mission de l’entreprise et les
Principes de gestion), le Code de conduite d’HOYA (« Code ») fixe
les règles de base que nous devons tous respecter dans le cadre del’exercice de nos fonctions au sein du groupe HOYA.

Chez HOYA :- Nous ne violons jamais le Code de conduite, même si unsupérieur hiérarchique ou un cadre nous demande de le faire.
- Nous renonçons aux bénéfices impliquant le non-respect
de notre Code de conduite.
- Nous ne laissons pas les pratiques d’autres sociétés
compromettre notre engagement à respecter notre Codede conduite.

6

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

consulter votre supérieur hiérarchique, votre responsable ou unspécialiste du domaine concerné (par exemple, le service financier,les ressources humaines, le service juridique ou conformité, lesquestions environnementales, de contrôle des exportations,
pharmaceutiques, etc.) pour déterminer le plan d’action approprié.
Si vous pensez que vous ne pouvez pas résoudre le problème survotre lieu de travail, contactez la ligne d’assistance HOYA ou utilisez
un autre canal de signalement disponible localement pour obtenir
des conseils plutôt que de ne rien faire. Les signalements via ces
canaux peuvent également être faits de manière anonyme, si la
loi l’autorise. En tant que groupe, HOYA interdit formellement lesreprésailles à l’encontre de toute personne qui signale un problèmede sa propre initiative en toute bonne foi.

Que se passe-t-il si quelqu’un enfreint notre Code ?

QUE FERIEZ-VOUS ?

Tout employé qui viole le Code ou encourage d’autres personnes
à le faire, ou qui ferme les yeux sur une violation, peut faire l’objet
de mesures disciplinaires qui dépendront de la nature et de lagravité de l’infraction. Pour les dirigeants ou les administrateurs, lessanctions peuvent être plus lourdes.
Si vous vous posez des questions sur le Code de conduite
d’HOYA dans le cadre de votre travail, ou si vous constatez ou
soupçonnez une violation du Code, vous devez immédiatement

Si le contenu de notre Code est en contradiction
avec les lois du pays dans lequel vous travaillez,que devez-vous faire ?
Vous devez suivre la règle la plus stricte. Si vous ne
savez pas bien quelle règle est la plus stricte, vous devez
demander conseil au service juridique ou conformité.

7

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

Nous comprenons nos
responsabilités

AnnexeRessources utiles

Est-celégal ?

Chaque membre du groupe HOYA a la responsabilité de préserver
notre réputation d’intégrité. Pour remplir cette responsabilité :• Chacun d’entre nous doit avoir un comportement au travail qui
reflète nos valeurs et est conforme à toutes les lois applicablesainsi qu’aux règles et politiques du groupe HOYA (y compris
les règlements propres à l’industrie encadrant certaines de nos
opérations commerciales). Nous devons également nous conduire
conformément aux règles et politiques du groupe HOYA et éviter neserait-ce que l’apparence d’une irrégularité.
• Nous sommes conscients que ces directives ne s’appliquent pas
dans toutes les situations que nous pourrions rencontrer au travail.
Dans les situations où nous avons un doute sur la voie à suivre, nous
nous demandons :Est-ce que je
serais à l’aise si
d’autres personnes
prenaientconnaissance dema décision ?

Est-cecompatible avec
les objectifs etintérêts à longterme du groupe
HOYA ?

8

Est-ce autorisé
par notre Codede conduite etnos politiques ?

Est-ce que cela
reflète notre
Mission et nos
Principes degestion ?

Si vous pouvez répondre « oui » à l’ensemble des cinq questions,c’est que c’est probablement la bonne voie à suivre. Mais un « non »ou « je ne sais pas » à l’une de ces questions signifie que vous
devez vous arrêter, réfléchir ou demander conseil à votre supérieur
hiérarchique, votre responsable, votre chef de service, les ressources
humaines, ou le service juridique ou conformité avant d’agir.
N’oubliez pas qu’il est toujours approprié, quelles que soient lescirconstances, de demander de l’aide.

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables• Nous ne répondons à aucune demande émanant d’organisations
criminelles.
• Les décisions professionnelles que nous prenons, quel que soit
notre poste, doivent être prises dans l’intérêt du groupe HOYA. En
tant qu’employés, nous devons :- Éviter les conflits d’intérêts.
- Ne détourner aucun bien du groupe HOYA.
- Suivre les procédures appropriées du groupe HOYA.
- Veiller à être habilités et assumer l’entière responsabilité desdécisions que nous prenons.

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles• Signalent rapidement au service juridique toute infraction à
la loi ou autre faute professionnelle grave ou ayant de largesrépercussions.
• S’assurent que les employés (subordonnés directs ou indirects)
savent qu’ils ne risquent pas de représailles en signalant desinfractions en toute bonne foi.

Chaque année, nous attestons le respect denotre Code.
Lire, examiner et invoquer notre Code est une façon pour chacun
d’entre nous de promouvoir un lieu de travail éthique. Pours’assurer que tout le monde comprend le Code, chaque année
HOYA examine et valide le Code de façon à ce qu’il réponde aux
exigences de chaque pays. Les employés reçoivent également desressources supplémentaires pour faciliter leur compréhension duCode, telles qu’une formation en personne et en ligne.
La mise en œuvre des procédures ci-dessus sera vérifiée au moyend’un audit interne.

Les cadres ont des responsabilités
supplémentaires.
Si vous êtes un supérieur hiérarchique ou un responsable, vous
donnez le ton pour un lieu de travail éthique. HOYA attend descadres qu’ils :• Donnent l’exemple, incarnent les valeurs du groupe et démontrent
un engagement envers ce Code par leurs paroles et leurs actes.
• Créent une atmosphère qui contribue à promouvoir descomportements conformes à la loi et à l’éthique et permet
aux employés de poser des questions et de faire part de leurspréoccupations.
• Encouragent le suivi de la formation obligatoire sur la conformité,et cherchent d’autres moyens de communiquer régulièrement sur
l’importance du respect du présent Code et des autres politiques
d’HOYA ou des politiques de leur division HOYA.

L’équipe responsable de la ligne d’assistance
HOYA (équipe HHL) au siège social d’HOYA
Corporation supervise et administre le Codede conduite d’HOYA. Le code ne peut pas êtremodifié sans l’autorisation de l’équipe HHL.
9

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous faisons part de nos
préoccupations

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Si vous n’êtes pas à l’aise à l’idée de parler avec votre supérieur
hiérarchique ou responsable, vous pouvez contacter :- Un autre membre de la direction- Un membre du service des ressources humaines, juridique ou
conformité- La ligne d’assistance HOYA

Nous travaillons ensemble pour promouvoir un lieu de travailéthique. Il incombe à chacun d’entre nous de signaler les violations
de notre Code de conduite. Si vous avez des questions sur le Code,ou si vous soupçonnez une violation de notre Code, plusieurs
ressources sont à votre disposition pour vous aider.
Commencez par contacter votre supérieur hiérarchiqueou responsable. Il est le mieux placé pour comprendre vos
préoccupations et prendre les mesures appropriées.

Qu’est-ce que la ligne d’assistance HOYA ?

10

La ligne d’assistance HOYA est un canal de communicationindépendant mis à disposition des employés du groupe HOYA
dans certains pays pour leur permettre de signaler les infractions
potentielles à la loi ou au Code de conduite d’HOYA. Lorsqu’elle
est disponible, la ligne d’assistance HOYA sert de ressource
supplémentaire, en plus des canaux de remontée d’information
habituels disponibles dans chaque société du groupe HOYA.
Si la ligne d’assistance HOYA est disponible dans votre pays, vous
pouvez l’utiliser pour poser une question ou faire part d’une
préoccupation. Lorsque vous contactez la ligne d’assistance HOYA :• Vous pouvez vous exprimer dans votre propre langue en utilisant laligne téléphonique disponible dans votre pays, en remplissant unformulaire en ligne ou en envoyant un e-mail.
• Votre préoccupation doit être documentée en détail et transmiseà l’équipe interne responsable de la ligne d’assistance HOYA pourenquête.
• Vous pourrez ensuite suivre l’état d’avancement de l’enquête ou
fournir toute information supplémentaire dont vous disposez.
• Vous avez la garantie que votre préoccupation sera traitée
rapidement et discrètement.

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Parler sans crainte.

Nous prenons les violations au sérieux.

Vous pouvez signaler des problèmes de manière anonyme, à moinsque la législation locale ne l’interdise. Si vous donnez votre nom, lemaximum sera fait pour protéger votre identité si vous en faites lademande. Cependant, dans certains cas, il pourrait être impossiblede garder votre identité confidentielle en raison de la nature del’enquête, des besoins d’une enquête approfondie ou de certaines
obligations légales.
Si vous êtes impliqué dans une enquête de conformité à quelquetitre que ce soit (même en tant que témoin), il vous est interdit dediscuter de l’enquête avec toute personne autre que les personnes
en charge de l’enquête, sauf autorisation expresse de l’enquêteur.
Vous devez également coopérer en toute bonne foi à touteenquête, et répondre sincèrement à toutes les questions posées parl’équipe d’enquête.

Des sanctions disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement,
peuvent être prises à l’encontre de tout employé d’HOYA
qui viole la législation, la réglementation, le présent Code ou
nos politiques ou procédures. Cela s’applique également aux
supérieurs hiérarchiques ou responsables qui ferment les yeux
sur les violations ou qui, délibérément, ne les détectent pas
ou n’y remédient pas. La direction et les ressources humaines
d’HOYA sont chargées de superviser les normes disciplinaires afin
de s’assurer que toutes les mesures disciplinaires associées sontappliquées systématiquement, conformément au droit du travail
local.

Qu’est-ce qu’un signalement fait « en toutebonne foi » ?

Le groupe HOYA interdit les représailles.

Cela signifie que vous parlez avec le désir sincère defournir des informations honnêtes et exactes, même s’il
s’avère plus tard que vous vous êtes trompé.

HOYA ne tolère pas les représailles contre toute personne qui, entoute bonne foi, soulève un problème de conformité ou d’intégrité.
Toute personne se livrant à des représailles fera l’objet de sanctions
disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement. Si vous estimezque vous, ou un autre employé, avez fait l’objet de représailles pour
avoir signalé en toute bonne foi un problème ou une infraction àla législation, à la réglementation, à une politique ou au présent
Code, contactez immédiatement le service conformité ou la ligned’assistance HOYA si elle est disponible et si la loi l’autorise.
11

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous respectons les autres
Nous formons une équipe composée d’employés engagés, créatifs etinnovants, travaillant dans le monde entier pour améliorer la qualité devie des gens.
Droits de l’homme.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un lieu de travail positif et productif. . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Santé et sécurité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Protection des données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protection des informations commerciales des tiers.. 18
12

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Droits de l’homme
Nous nous respectons mutuellement et reconnaissons la dignité etla valeur de chaque personne.

Nous nous engageons à :• Offrir un environnement de travail où les employés peuvent
donner le meilleur d’eux-mêmes. Nous ne discriminons pas ni
harcelons sur la base de la race, de la nationalité, du sexe, de lareligion, des croyances, de la naissance, de l’âge, du handicap
physique ou mental, de l’orientation sexuelle ou de toute autre
caractéristique protégée par la loi.
• Promouvoir un lieu de travail exempt de harcèlement (y compris
de harcèlement sexuel), d’intimidation et de violence.
• Protéger les droits de l’homme fondamentaux. Nous interdisonsle travail des enfants, le travail forcé et la traite des êtres
humains dans nos opérations et dans toute notre chaîne
d’approvisionnement.
• Respecter les droits familiaux de nos employés. Nous ne harcelons
pas, ne licencions pas, ne rétrogradons pas, ne baissons pas lesalaire d’une personne ni ne la mutons suite à une grossesse, un
accouchement, un congé maternité ou parental.
• Nous exprimer si nous sommes victimes ou témoins dediscrimination, de harcèlement ou d’une violation des droits del’homme.

QUE FERIEZ-VOUS ?
L’un de vos collègues envoie dese-mails contenant des blagues
sur certaines nationalités. Ilsvous mettent mal à l’aise, etgénéralement vous les supprimez.
Devriez-vous prendre d’autres
mesures ?
Oui. Vous devez demander à votre
collègue d’arrêter d’envoyer lese-mails, et s’il continue, en informer
votre supérieur hiérarchique ou
votre responsable. Ce type decomportement est irrespectueux
et peut nuire au moral et à l’espritd’équipe que nous avons tous œuvré
à créer.

13

En rendant visite à un nouveau
fournisseur, vous remarquez
des employés qui semblent
mineurs. Lorsque vous interrogez
le fournisseur à ce sujet, vousn’obtenez pas de réponse claire.
Que devez-vous faire ensuite ?
Vous avez d’abord fait ce qu’il fallait
faire, c’est-à-dire être attentif au
respect des droits de l’homme, puis
faire part de vos préoccupations
au fournisseur. Ensuite, vous
devez signaler l’incident au service
juridique. Nous nous engageons à
respecter les droits de l’homme et àlutter contre les violations des droits
de l’homme, y compris contre letravail des enfants.

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Un lieu de travail positif etproductif
QUE FERIEZ-VOUS ?

Nous sommes en faveur d’un environnement de travail ouvert
et positif, et encourageons l’établissement de bonnes relations
humaines pour créer une atmosphère conviviale et collaborative.

Lors d’un entretien d’embauche,
une candidate indique qu’elle adeux jeunes enfants. Vous savez
que le poste nécessitera de fairedes heures supplémentaires,
donc vous lui demandez si elle ala possibilité de faire garder ses
enfants. Est-ce autorisé ?

Nous nous engageons à :• Nous soutenir mutuellement pour atteindre nos objectifs etréussir. Cela signifie que :- Nous n’exerçons pas nos fonctions sous l’emprise de l’alcool, etnous n’avons pas sur nous, ni ne consommons ou distribuonsde stupéfiants ou de substances interdites dans les locaux dugroupe HOYA.
- Nous n’apportons pas d’armes à feu, de couteaux ou d’autres
objets dangereux dans les locaux du groupe HOYA.
- Nous ne parions pas d’argent, ne prêtons pas d’argent ni nesollicitons nos collègues ou partenaires commerciaux pendantles heures de travail pour qu’ils donnent de leur temps, de leurs
ressources ou de leur argent.
- Nous n’utilisons pas d’équipement de vidéosurveillance sur lelieu de travail, sauf s’il existe une raison professionnelle légitimede le faire, si la législation locale l’autorise et qu’une autorisationa été obtenue auprès de l’entreprise.
• Reconnaître la contribution de chaque personne, en écoutant,en discutant librement et ouvertement, et en collaborant les uns
avec les autres.

Non. Des facteurs tels que l’état civil,
la parentalité et une grossesse nepeuvent pas être pris en compte
dans une décision de recrutement.
Cependant, il est autorisé d’indiquer
au candidat que la capacité à fairedes heures supplémentaires est
une attente pour le poste, et delui demander si cela lui posera
problème.

14

Une maladie vient de vous êtrediagnostiquée, qui rendra difficile
l’accomplissement de l’une devos tâches professionnelles
habituelles. Que devez-vous faire ?
HOYA s’engage à effectuer desaménagements raisonnables pour
toutes les personnes admissibles ensituation de handicap. Vous devez
informer votre responsable ou
les ressources humaines de votre
situation afin qu’ils puissent discuterdes aménagements possibles avec
vous.

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Santé et sécurité
Nous apprécions les efforts fournis par chaque personne et nous
nous efforçons d’assurer la sécurité sur le lieu de travail, et deprévenir les accidents, les catastrophes et les dégâts.

• Enregistrer correctement nos heures de travail. Nous ne faisonspas d’heures supplémentaires non rémunérées et ne permettons
pas à d’autres de le faire.
• Ne jamais sortir de substances dangereuses ou d’autres produits
chimiques des zones autorisées à moins d’avoir une raison
légitime de le faire et, dans ces cas, nous suivons les procéduresprescrites par le groupe HOYA.

Nous nous engageons à :• Contribuer à protéger tous nos collègues chez HOYA contre lesblessures et les maladies en :- Respectant les politiques du site où nous travaillons, enmaintenant notre espace de travail propre et hygiénique, et en
respectant en permanence les bonnes pratiques de sécurité.
- Participant aux formations et aux exercices. Nous veillons à ne
jamais utiliser de machines ou d’équipements que nous nesommes pas autorisés à utiliser ou pour lesquels nous n’avonspas été formés.
- Suivant les règles de sécurité et d’hygiène au travail. Nous
portons un équipement de protection lorsque cela est
nécessaire, nous nous tenons à l’écart des zones dangereuses etnous vérifions les dispositifs de sécurité.
- Évitant le surmenage, qui peut compromettre la sécurité.
- Prenant des mesures pour protéger les employés, notamment
en empêchant les personnes malades d’accéder au lieu detravail.
• Respecter les droits des autres en vertu du droit du travail (p. ex.,congé parental, congés payés).

QUE FERIEZ-VOUS ?
L’un de vos collègues suggère de modifier une étape du processus defabrication pour accélérer le processus, mais vous craignez que cela
compromette la sécurité. Que devez-vous faire ?
Ne faites jamais de compromis sur la sécurité. Si HOYA attache del’importance à l’amélioration continue et l’encourage, toute modification
de nos procédures doit être examinée et approuvée pour éviter toutes
répercussions préjudiciables sur nos employés ou nos produits. Vous
devez discuter de la suggestion de votre collègue avec votre supérieur
hiérarchique ou votre responsable ; en attendant, ne changez rien au
processus.

15

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Protection des données

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Nous nous engageons à :• Comprendre quelles informations sont considérées comme des« données à caractère personnel ».
• Respecter la vie privée de nos collègues, de nos clients et de nospartenaires commerciaux, et garder leur confiance en traitantleurs informations personnelles avec précaution. Des précautions
supplémentaires doivent être prises en ce qui concerne les« données à caractère personnel sensibles » telles que lescoordonnées bancaires ou les informations médicales.
• Utiliser les données à caractère personnel uniquement aux fins
auxquelles la personne concernée a consenti, et ne jamais lespartager avec d’autres personnes (à l’intérieur ou à l’extérieur
d’HOYA) à moins que ces personnes ne soient autorisées à lesrecevoir et qu’elles aient une raison légitime d’y accéder.
• Collecter, conserver, utiliser, partager, transférer et supprimer
les données à caractère personnel conformément aux lois
applicables dans le monde entier en matière de protection desdonnées, et en veillant à leur protection.
• Être attentif aux abus et aux violations de données, etcontacter immédiatement le service juridique ou conformité
si des données sont compromises. Nous reconnaissons quela divulgation de données à caractère personnel, mêmeaccidentelle, peut non seulement causer des désagréments aux
personnes concernées et mettre en cause notre responsabilité,
mais également miner la confiance dans le groupe HOYA.

Nous reconnaissons le droit au respect de la vie privée et nous
veillons à ce que toutes les données soient collectées avec le soinnécessaire et pour des raisons commerciales légitimes.

16

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

QU’ENTEND-ON PAR « DONNÉES À
CARACTÈRE PERSONNEL » ?
Toute information qui pourrait être utilisée pour identifier
quelqu’un, directement ou indirectement, telle que :QUE FERIEZ-VOUS ?
Vous recevez un appel d’unavocat externe qui vous demandedes informations sur l’un desemployés de votre service.
Comment devriez-vous répondre ?

- Un nom- Un numéro d’identification d’employé- Une adresse e-mail- Un numéro de téléphone

Vous ne devez jamais fournir dedonnées sur des employés à qui
que ce soit sans avoir vérifié quecette divulgation est autorisée. Vous
devez consulter votre supérieur
hiérarchique, votre responsable ou leservice juridique avant de fournir lesdonnées.

Si vous ne savez pas si des informations spécifiques sontconsidérées comme des « données à caractère personnel »,adressez-vous au service concerné avant de les partager.

17

Votre ordinateur portable est volédans votre voiture lorsque vous
vous arrêtez pour faire des courses
dans un magasin en rentrantchez vous. Est-ce que cela posedes problèmes de protection desdonnées ?
Si votre ordinateur portable
contenait des données à caractère
personnel, cela pourrait êtreconsidéré comme une violation
de données et nécessiter desnotifications de divulgation et mêmedes mesures correctives. Mêmesi vous ne stockiez pas vraimentd’informations sur votre ordinateur
portable, des informations
pourraient avoir été jointes àdes e-mails accessibles sur votre
ordinateur portable. Vous devez
contacter immédiatement le service
juridique et informatique pourconnaître la marche à suivre.

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Protection des informationscommerciales des tiers
QUE FERIEZ-VOUS ?

Nous respectons et protégeons les informations commerciales
confidentielles des tiers, en les traitant comme s’il s’agissait desnôtres.

Une nouvelle employée vient de rejoindre votre équipe après avoir
travaillé chez l’un de nos concurrents. Il serait utile qu’elle partagedes informations sur les procédures de qualité qu’elle a développées
lorsqu’elle travaillait pour ce concurrent. Serait-il acceptable qu’elle lefasse ?

Nous nous engageons à :Non. Cela enfreindrait nos politiques et peut-être la loi, et constituerait
un manquement à ses obligations envers son ancien employeur. Vous nedevez pas lui demander de divulguer ces informations ni l’obliger à le faire.
Elle peut utiliser les connaissances générales et les compétences qu’elle aacquises à son précédent poste, mais aucun d’entre nous ne peut présenterà HOYA des documents confidentiels ou protégés produits lorsque nous
travaillions dans une autre entreprise. Elle est tenue de protéger les
informations confidentielles de son ancien employeur, tout comme les
employés d’HOYA sont tenus de protéger les nôtres.

• Respecter toutes les lois sur le droit d’auteur et les lois
connexes. Sans autorisation :- Nous ne copions pas ni n’utilisons de logiciels ou d’autres
produits développés par d’autres sociétés ou personnes.
- Nous ne copions pas ni n’utilisons d’images ou de textes
provenant de sources externes, telles qu’Internet.
• Préserver la sécurité des informations commerciales
confidentielles de tiers, et les utiliser uniquement
conformément aux clauses contractuelles applicables.
• Faire preuve de prudence lorsque nous obtenons desinformations commerciales confidentielles, en nous assurant
que nous avons le droit de les utiliser et en n’utilisant jamais
d’informations d’origine douteuse.
• Ne jamais faire pression sur d’autres personnes, y compris lesnouveaux employés, pour qu’elles révèlent des informationscommerciales confidentielles d’anciens employeurs.
18Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous conduisons nos affaires enrespectant la loi
Si nous repoussons sans cesse les frontières technologiques pour offrir un avenir
meilleur, nous respectons toujours les lois et règlements de notre industrie, ainsique ceux des pays dans lesquels nous exerçons nos activités.
Qualité et sécurité de nos produits et services. . . . . . . . 20
Concurrence loyale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Lutte contre la corruption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Commerce international. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Qualité et sécurité de nos
produits et services
Nous préservons la confiance qu’ont nos clients à l’égard de lasociété en veillant à ce que nos produits et services respectent
ou dépassent nos propres normes internes, ainsi que les normesétablies par notre industrie.

- Obtenant toutes les autorisations réglementaires avant lacommercialisation ou la vente de nos produits, et en respectant
toutes les obligations réglementaires applicables associées.
• Être honnêtes et transparents dans ce que nous disons aux
clients sur nos produits et services – nous comprenons que desaffirmations exagérées ou des garanties sans fondement peuvent
mettre en cause notre responsabilité et compromettre la sécuritédes clients.

Nous nous engageons à :• Respecter des normes de qualité et de sécurité strictes à chaqueétape du processus, en :- Modifiant ou éliminant des éléments pendant les étapes deplanification et de conception du produit qui risquent de causer
des accidents.
- Signalant à la partie concernée les produits qui nerépondent pas à nos spécifications ou normes pendant lesétapes de fabrication et d’inspection et en empêchant lacommercialisation de ces produits.
- Insérant des alertes ou des avertissements appropriés dans lesmanuels d’utilisation pour garantir une utilisation et un entretien
adéquats du produit, en toute sécurité.
- Stockant les produits correctement, conformément à nos
politiques et procédures.
- Signalant rapidement les réclamations relatives aux produits
conformément aux procédures définies.

QUE FERIEZ-VOUS ?
L’un de nos contrats impose la réalisation d’un test qui est renouvelé
à une étape ultérieure du processus. Le premier test semble être uneperte de temps et d’argent et ralentit la livraison. Peut-on ignorer ce
test ?
Non. Étant donné que le contrat impose de réaliser les deux tests, aucunchangement dans les tests ou les contrôles qualité ne peut être effectué sans
informer le niveau hiérarchique approprié et obtenir son accord et celui denotre client au préalable. Livrer sciemment un produit qui ne répond pas
aux spécifications du contrat ou aux exigences de test sans l’accord de notreclient pourrait être considéré comme une fraude et une violation de la loi.

20Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Concurrence loyale

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Nous nous engageons à :• Promouvoir une concurrence libre, loyale et ouverte en
respectant le droit de la concurrence partout où nous exerçons
nos activités.
• Agir en toute bonne foi et tenir nos promesses envers nos clients :- Nous ne remportons pas de marchés par des pratiquescommerciales déloyales.
- Nous veillons à ce que nos publicités et supports promotionnels
soient factuels et complets.
- Nous ne faisons jamais de déclarations fausses ou trompeuses
sur nos produits.
- Nous n’imposons pas de prix de revente ou d’écart sur le prix derevente aux clients.
• Dépasser nos concurrents de manière loyale et légale :- Nous ne discutons pas avec des concurrents de sujets sensibles
du point de vue de la concurrence (tels que les prix, les coûts, lesvolumes de production ou les conditions de vente).
- Nous ne concluons pas d’accords ou d’ententes, formels ou
informels, qui restreindraient (ou sembleraient restreindre) la
concurrence.
- Nous ne portons pas atteinte à la réputation d’un concurrent enle diffamant ou en dénigrant ses produits et services.

Nous livrons une concurrence vigoureuse, mais loyale, et nous
devons notre réussite à nos produits de grande qualité (et non à despratiques contraires à l’éthique ou à la loi).

21

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables• Obtenir des informations sur le marché ou la concurrence dela bonne manière, auprès de sources publiques (telles que desarticles de presse, des revues spécialisées et des commentaires
de clients). Nous veillons à ne jamais utiliser abusivement desinformations confidentielles ou tromper sur notre identité ou
l’endroit où nous travaillons. (Pour plus d’informations, reportezvous à la section Protection des informations commerciales destiers du Code.)

QUE FERIEZ-VOUS ?
Lors d’une réunion d’une association professionnelle, deux denos concurrents commencent à discuter de leurs faibles marges
bénéficiaires et se plaignent de remises importantes. Vous ne dites rien
sur le moment, mais quelques semaines plus tard, les deux sociétésaugmentent leurs prix. Vous vous demandez si vous auriez dû fairequelque chose de particulier lors de la réunion où la discussion a eu lieu.
Oui, vous auriez dû faire quelque chose. Une autorité pourrait conclure
que toutes les personnes présentes à la réunion, qu’elles aient participé à ladiscussion ou pas, se sont entendues sur les prix, même s’il n’y a jamais eu
d’accord formel. Dans ce genre de situation, il aurait fallu faire remarquer
que la discussion était inappropriée, puis quitter la réunion et signaler
immédiatement l’affaire au service juridique.

22

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Lutte contre la corruption
Nous travaillons honnêtement et avec intégrité. Nous n’offrons nin’acceptons jamais de pots-de-vin, ni ne permettons à d’autres
d’offrir ou d’accepter des pots-de-vin en notre nom.

Nous nous engageons à :• Remporter des marchés grâce à la qualité de nos produits etservices.
• Appliquer une politique de tolérance zéro à l’égard des pots-devin.
• Éviter ne serait-ce que l’apparence d’un paiement inapproprié,quelles que soient les pratiques locales ou les pratiques d’autressociétés.
• Tenir des registres et documents exacts afin de garantir latransparence et la légitimité de tout ce qui est donné ou reçu.
• Exercer un contrôle diligent lors de la sélection des partenaires
commerciaux d’HOYA, en surveillant leurs performances et en
clarifiant toute pratique commerciale douteuse.
• Ne jamais effectuer de paiements de facilitation. Si un paiement
de facilitation est demandé, signalez la demande au service
juridique ou conformité.

QU’EST-CE QU’UN « POT-DE-VIN » ?
Toute chose de valeur qui est donnée à une personne dusecteur public ou du secteur privé afin d’obtenir (ou deconserver) un avantage commercial ou financier. Un pot-devin peut être de l’argent liquide, mais il peut prendre d’autres
formes. Un cadeau, une faveur, une remise personnelle, mêmeune offre de prêt ou d’emploi, pourrait être considéré comme un
pot-de-vin s’il est offert en échange d’un traitement spécial ou
pour influencer une décision.

23

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

QU’EST-CE QU’UN « PAIEMENT DE
FACILITATION » ?
Un petit paiement (parfois appelé « dessous-de-table » ou « graissage
de patte ») effectué à un fonctionnaire de bas niveau pour l’encouragerà accomplir ou accélérer une formalité (comme le traitement d’undossier administratif ou un raccordement au réseau téléphonique ouélectrique). HOYA interdit les paiements de facilitation.

QUE FERIEZ-VOUS ?
J’ai remarqué qu’offrir un cadeau fait parfois partie des usages dans un
pays, alors que cela peut être considéré comme un paiement inappropriéou même comme un pot-de-vin dans un autre pays. Lorsque je voyage etrencontre des clients, que dois-je faire ?
Vous ne devez accorder aucun paiement ni service pour obtenir un avantage
commercial inapproprié. Même l’échange de cadeaux qui sont « d’usage »dans votre pays d’origine pourrait être considéré comme un pot-de-vin dansun autre pays si la valeur du cadeau est supérieure à un montant symbolique.
Vous devez toujours vous conformer aux politiques d’HOYA et à la législation
locale applicable. Si vous ne savez pas si un cadeau est approprié, vous devez
consulter le service juridique ou conformité.

24

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Commerce international

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Nous nous engageons à :• Connaître et respecter les exigences en matière d’importation,d’exportation et de commerce, ainsi que nos politiques etprocédures, applicables dans les pays où nous exerçons nos
activités.
• Tenir à jour les registres d’importation, d’exportation et dedouane requis sur chaque site HOYA.
• Procéder à des contrôles diligents pour connaître l’utilisateur
final et l’utilisation finale prévue de nos produits.
• Refuser de faire des affaires avec des pays figurant sur des listes
nationales et mondiales de parties soumises à des restrictions
en raison de problèmes de sécurité, à moins d’avoir obtenu leslicences appropriées pour vendre à ces pays.
• Contribuer à prévenir et à détecter le blanchiment d’argent
et le financement du terrorisme en surveillant les paiements
suspects, qui peuvent inclure :- Paiements en espèces.
- Paiements effectués à partir de comptes personnels au lieu decomptes professionnels.
- Transactions avec des établissements financiers ou destiers sans relation logique avec le client ou le partenaire
commercial.

Nous nous engageons à adopter des pratiques commerciales
responsables dans la conduite de nos affaires à l’international, et nous
nous efforçons de prévenir le financement du terrorisme et toutemenace pour la paix et la sécurité mondiales.

25Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

QUE FERIEZ-VOUS ?
Un fournisseur nous demande d’envoyer des paiements à une nouvelleadresse. Vous soupçonnez quelque chose d’illégal ou d’inapproprié.
Devriez-vous faire part de vos préoccupations ?
Oui. Vous avez raison de vous méfier. Il pourrait s’agir d’une tentative deblanchiment d’argent ou de contournement de la loi. Vous devez contacterle service financier dans les meilleurs délais et, en attendant, ne modifiez pasl’adresse avant qu’on ne vous y autorise. Si possible, ne discutez plus de la
demande avec le fournisseur jusqu’à ce que le service financier vous y autorise.
J’ai rapporté un souvenir d’un voyage d’affaires, qui est une
contrefaçon. Comme je l’ai acheté à l’étranger, est-il acceptable de leramener dans mon pays ?
Non. Sachez que dans certains pays, il est interdit de ramener des produits
contrefaits de l’étranger, et non seulement les personnes physiques, maiségalement la société qui emploie ces personnes, encourent des sanctions envertu des lois applicables.
Vous recevez une grosse commande d’une société dont vous n’avez
jamais entendu parler ou avec laquelle vous n’avez jamais fait affaire
auparavant. Ils ne semblent pas avoir d’expérience dans notre industrieet leur adresse de facturation semble être une résidence privée. Devriezvous vous renseigner davantage avant d’exécuter la commande ?
Oui. Vous devez connaître la destination finale de tous les produits afin derespecter les lois applicables en matière de contrôle des exportations et deprotéger la sécurité nationale. Vous devez vous renseigner davantage sur leursecteur d’activité, l’utilisateur final et l’utilisation finale des produits. Si vous
avez encore un doute, contactez le service juridique ou conformité.

26

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables
Nous établissons et entretenons de bonnes relations mutuellement
avantageuses avec nos clients et partenaires commerciaux.
Obligations de l’industrie de la santé. . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Relations avec les fournisseurs.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflits d’intérêts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Cadeaux et divertissements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Environnement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Obligations de l’industrie de lasantéNous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Nous nous engageons à :• Comprendre toutes nos obligations réglementaires et respecter
l’ensemble des règles et règlements applicables.
• Interagir avec les professionnels de santé, notamment lesmédecins, les infirmiers, les infirmiers praticiens, les auxiliaires
médicaux, les administrateurs de régimes de santé, lesoptométristes et les établissements médicaux, conformément
aux lois, règlements, normes de l’industrie et codes d’association
applicables.
• Éviter d’influencer les professionnels de santé dans leurs décisions
médicales professionnelles concernant l’utilisation des produits
HOYA, par le biais de communications inappropriées, desupports marketing non approuvés ou d’incitations financières
inappropriées.
• Faire toute la transparence sur les paiements ou autres transferts
de valeur aux médecins, aux hôpitaux universitaires et à d’autres
personnes ou entités, comme les lois applicables l’imposent.
• Octroyer des bourses de recherche et d’études, et verser une
rémunération à la juste valeur de marché aux professionnels
de santé uniquement, en respectant rigoureusement les lois etrèglements applicables, ainsi que les politiques et procéduresd’HOYA.
• Demander de l’aide lorsque nous avons une question.

Nous sommes conscients que certaines de nos entreprises
opèrent dans le secteur très réglementé de la santé, et sont tenues
de respecter des exigences strictes en matière de qualité et desécurité des produits.

28

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

LE SAVIEZ-VOUS ?
HOYA est soumise à différentes exigences légales et réglementaires
en matière de santé dans les pays où elle exerce ses activités. Cesrègles concernent notamment les domaines suivants :QUE FERIEZ-VOUS ?
Une médecin souhaiterait qu’HOYA paie son voyage au Japon pourvisiter des sites HOYA. Lors de son séjour au Japon, elle souhaiteraitégalement profiter de l’occasion pour passer quelques jours à visiter lepays, aux frais d’HOYA. Est-ce permis ?

- Recherche clinique- Développement de produits- Fabrication

Non. Si HOYA peut, dans certains cas et sous réserve de l’accord préalable
de l’entreprise, payer les frais de déplacement et d’hébergement modestes
et raisonnables d’un professionnel de santé qui participe à un programme
ou un séminaire organisé par la société sur le thème des technologies
médicales, la partie touristique du voyage pourrait être perçue comme
une tentative déplacée d’influencer la prise de décision indépendante dumédecin et n’est donc pas acceptable. Si vous vous retrouvez dans cettesituation, demandez conseil au service juridique ou conformité.

- Promotion de produits- Protection des données- Interactions avec les clients- Facturation de nos produits et services connexes
Il nous est formellement interdit d’accorder ou de promettre unavantage inapproprié à tout professionnel de santé dans le but
d’influencer l’utilisation, l’achat ou la recommandation de nos
produits.

29

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Relations avec les fournisseurs

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

VOUS VOULEZ EN SAVOIR PLUS ?

Nous sélectionnons nos fournisseurs sur la base de critères objectifs
et mesurables, puis nous travaillons ensemble pour nous assurer
qu’ils respectent leurs obligations à l’égard du respect de l’activité etde la mission du groupe HOYA.

Code du fournisseur HOYA

Nous nous engageons à :• Travailler avec des partenaires commerciaux qui partagent notre
engagement en matière d’intégrité, assument leur responsabilitésociale d’entreprise et respectent les droits fondamentaux del’homme et des travailleurs.
• Faire les bons choix, en évaluant des critères tels que la qualité,
l’expérience, les performances passées et le prix pour identifier lesbons partenaires commerciaux pour le groupe.
• Traiter nos partenaires commerciaux équitablement et ne jamais
profiter d’eux par la manipulation, la dissimulation, l’utilisation
abusive de notre position, la contrainte, la déformation de faits ou
toute autre pratique déloyale.
• Surveiller les performances de nos fournisseurs pour garantir une
comptabilisation honnête des heures de main-d'œuvre et desmatériaux, et des livrables répondant à nos normes et au Code dufournisseur HOYA.
• Contribuer à ce que l’ensemble de notre chaîne d’approvisionnement,
y compris les sous-traitants, respecte des normes éthiques rigoureuses.

QUE FERIEZ-VOUS ?
Un consultant travaillant pour HOYA a soumis une facture faisant
apparaître de vagues paiements effectués en espèces dont il demandele remboursement. Devriez-vous mettre en doute cette facture ?
Oui. Tous les paiements en espèces ou autres éléments apparaissant sur
une facture doivent toujours être étayés par des informations et justificatifs.
Nous attendons de nos consultants, distributeurs et autres tiers qu’ilssoient transparents et honnêtes dans leur comptabilité, par conséquentvous devez demander des informations complémentaires ; et si quelquechose vous semble inapproprié ou illégal, faites part de vos préoccupations
immédiatement.

30

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Conflits d’intérêts

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

LE SAVIEZ-VOUS ?

Nous évitons les situations où nos intérêts ou activités personnels
peuvent entrer en conflit avec notre capacité à prendre des décisions
objectives au nom d’HOYA.

Il n’est pas possible d’énumérer tous les types de situations où unconflit d’intérêts pourrait apparaître, mais il existe certaines situationsqui peuvent conduire à un conflit. Si vous avez des questions, veuillez
consulter votre supérieur hiérarchique ou responsable.

Nous nous engageons à :-U n deuxième emploi. Accepter un emploi à temps partiel,conclure un contrat de services ou réaliser une transactioncommerciale avec un concurrent, un fournisseur, un prestatairede services ou un client d’HOYA.

• Être proactifs – en connaissant et en évitant les situations qui
peuvent engendrer un conflit.
• Divulguer tout conflit d’intérêts potentiel à notre supérieur
hiérarchique ou responsable (selon les circonstances, la plupart desconflits peuvent être résolus s’ils sont divulgués suffisamment tôt etgérés correctement).

-U n intérêt financier. Détenir une participation dans la société d’unconcurrent, fournisseur, prestataire de services ou client d’HOYA.
-U n intérêt personnel. Disposer d’un pouvoir de décision dansle cadre d’une transaction commerciale ou d’une décisioncommerciale d’HOYA dans laquelle vous ou un membre de votre
famille pourriez avoir un intérêt personnel ou financier.
-U ne relation personnelle. Avoir un membre de votre famille
employé par HOYA ou un concurrent, un fournisseur, unprestataire de services ou un client d’HOYA.
-C adeaux, divertissements et marques de courtoisie
professionnelle. Donner ou accepter un cadeau ou une offre qui
dépasse les limites fixées par nos politiques.
-U ne opportunité extérieure. Vendre des biens ou services qui
sont en concurrence avec les biens et services du groupe HOYA.
-C ommunications. Faire un discours ou rédiger un article
concernant un sujet lié au groupe HOYA ou à votre travail chez
HOYA, sans obtenir d’autorisation préalable.
Vous ne savez pas si une situation présente un risque de conflit ?
Demandez conseil avant d’agir.

31

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

QUE FERIEZ-VOUS ?
Vous voudriez accepter un emploi à temps partiel pour le week-end.
Il n’a rien à voir avec votre travail chez HOYA, et ce ne serait que pourquelques mois. Est-ce un conflit ?
Cela dépend de différents facteurs tels que le type d’emploi que vous
envisagez et le nombre d’heures que vous devrez travailler. Mais vous devrez
parler à votre supérieur hiérarchique ou responsable avant d’accepter pourêtre sûr que cela ne crée pas de conflit.
Vous faites partie de l’équipe chargée de sélectionner un nouveau
fournisseur, et votre beau-frère travaille pour l’une des entreprises avec
lesquelles HOYA envisage de collaborer. Son entreprise a un palmarès
impressionnant en termes de respect des délais de livraison, et propose
de loin les meilleurs tarifs. Pouvez-vous recommander son entreprise,étant donné que ce serait dans l’intérêt d’HOYA ?
Oui, mais vous devrez être transparent sur votre relation. Et même si vouspensez avoir évalué toutes les options et pouvoir prendre une décisionobjective, il serait préférable pour vous d’atténuer le conflit d’intérêts envous retirant de l’équipe chargée de sélectionner le nouveau fournisseur afind’éviter l’apparence d’une injustice ou d’une irrégularité.
Le fils d’un collègue vient de rejoindre votre équipe. Est-ce autorisé ?
Plusieurs membres d’une famille peuvent travailler dans la même entreprise.
La seule restriction est qu’aucun employé ne doit jamais être en positiond’embaucher, de superviser, d’influencer les conditions d’emploi, le salaire ou
les opportunités de promotion, ou d’influencer la gestion d’un autre membrede sa famille.

32

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Cadeaux et divertissements

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

LE SAVIEZ-VOUS ?

Nous échangeons uniquement des cadeaux et divertissements d’une
valeur modeste qui agrémentent raisonnablement des relations
d’affaires et qui ne sont pas destinés à influencer abusivementd’autres personnes.

Des précautions particulières doivent être prises lors desinteractions avec des agents publics (y compris les agents publics
assimilés, tels que les employés d’hôpitaux et d’universités
publics). Ce qui peut être autorisé pour les clients du secteur privé
pourrait être illégal avec des agents publics.

Nous nous engageons à :Ne donnez pas à un agent public, et n’acceptez pas d’un agent
public, une quelconque chose de valeur, à moins d’avoir obtenu
l’autorisation préalable des services juridique et conformité.

• Ne jamais offrir ou accepter de cadeaux ou de divertissements dansle but d’influencer une décision ou en échange d’un marché, deservices ou d’informations confidentielles.
• Ne jamais solliciter de cadeaux ou de divertissements.
• Donner ou accepter uniquement des cadeaux et divertissements qui :- ont une valeur raisonnable.
- ne semblent pas excessifs ou déraisonnables.
- sont conformes aux politiques des organisations du donneur
et du bénéficiaire, ainsi qu’à l’ensemble des lois et règlements
applicables.
- sont approuvés par un supérieur hiérarchique ou un cadre.
• Respecter toutes les politiques applicables au versementd’honoraires à des agents publics – cela inclut les politiques d’HOYA
et les politiques de l’organisation de l’agent public.
• Tenir un registre précis répertoriant tous les frais engagés pour lescadeaux et divertissements.

QUE FERIEZ-VOUS ?
Si vous recevez un cadeau dont vous savez qu’il est inapproprié, quedevez-vous faire ?
Rendez-le au donneur en expliquant poliment que notre politique vousinterdit de le garder. Dans certains cas, s’il est impoli ou impossible derendre le cadeau, d’autres options peuvent être envisagées, commel’exposition du cadeau dans un espace public ou un don à uneorganisation caritative. Dans ce genre de situation, parlez à votre supérieur
hiérarchique, à votre responsable ou au service juridique ou conformité
pour connaître la marche à suivre.

33

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Environnement
Nous nous engageons à préserver l’environnement, à promouvoir ledéveloppement durable, à préserver les ressources et à adopter despratiques respectueuses de l’environnement dans nos opérations.

Nous nous engageons à :• Respecter l’ensemble des lois et règlements relatifs àl’environnement, et signaler rapidement toute infraction présuméeà notre supérieur hiérarchique ou responsable.
• Éliminer correctement les déchets. Nous ne jetons pas de déchets
illégalement.
• Viser la durabilité environnementale dans toutes nos opérations à
travers :- L’amélioration continue des performances environnementales,la réduction des déchets et la prévention de la pollution.
- L’intégration de bonnes pratiques environnementales dans nos
pratiques commerciales, y compris l’approvisionnement et laconception de produits, les tests, la fabrication et le support.
- La prise en compte de l’impact environnemental dans ledéveloppement de nouveaux produits ou processus et dans lasélection des matières premières.

QUE FERIEZ-VOUS ?
Vous avez quelques idées pour réduire la consommation de papier
sur votre site. À qui devriez-vous parler ?
Toutes les idées qui nous aident à réduire notre impact environnemental
sont les bienvenues. Discutez de vos idées avec votre supérieur
hiérarchique ou votre responsable pour voir si elles pourraient être misesen œuvre sur votre site.

34

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeons le groupe
Nous protégeons nos actifs, nos informations et notre réputation – ils sontessentiels au travail que nous faisons chaque jour au service des gens.

Bonne tenue des documents.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informations du groupe HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Actifs du groupe HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Délit d’initié. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Communication responsable.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Bonne tenue des documents
Nous préservons la confiance de toutes les parties prenantes
du groupe HOYA (y compris les régulateurs, les investisseurs et
les clients) en tenant des registres et documents qui reflètent
fidèlement la situation financière du groupe.

• Rester vigilant à l’égard des irrégularités ou inexactitudes etsignaler toute fraude ou irrégularité financière.
• Signaler rapidement au service juridique ou conformité, sur laligne d’assistance HOYA ou via tout autre canal de signalement,
toute pression exercée par la direction pour ne pas rendre
compte fidèlement des résultats financiers.

Nous nous engageons à :• Connaître et suivre nos processus, contrôles et politiques
comptables internes.
• Veiller à ce que les informations que nous enregistrons soienthonnêtes, complètes et à jour.
• Gérer, stocker et éliminer les informations conformément à nos
politiques.
• Ne jamais déclarer ou enregistrer de fausses informations.
• Ne jamais réécrire, effacer ou détruire des informations dugroupe HOYA (y compris des informations numériques) qui
pourraient être nécessaires pour une enquête, un audit ou une
procédure judiciaire.
• Consulter un supérieur hiérarchique ou un cadre avant dedivulguer des informations non publiques en réponse à une
demande des médias ou d’une source extérieure à HOYA.

LE SAVIEZ-VOUS ?
Il incombe à chacun d’entre nous, quel que soit notre travail chez
HOYA, de tenir des documents exacts. Un « document » peut être :- Une note de frais- Un relevé d’heures de travail- Un rapport de production- Un bon de commande- Une facture- Un rapport réglementaire ou gouvernemental

36

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

QUE FERIEZ-VOUS ?
Vous emportez parfois du travail chez vous et vous travaillez sur votre
ordinateur personnel. Est-ce acceptable de sauvegarder certains
dossiers et documents sur votre ordinateur personnel à la maison ?
Non. Il est interdit de conserver des dossiers ou documents HOYA sur votre
ordinateur personnel, même à titre de sauvegarde. Si vous chargez desdocuments HOYA sur votre ordinateur personnel, veillez à les supprimer,même s’il s’agit uniquement de brouillons ou de documents de travail.

37

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Informations du groupe HOYA
Nous protégeons les informations du groupe HOYA, y compris
les documents commerciaux et financiers et les informations
techniques, contre la perte, l’utilisation abusive ou l’accès ou la
divulgation inappropriés.

- Nous utilisons uniquement du matériel, des logiciels, desapplications et des supports de stockage approuvés par HOYA.
- Nous restons vigilants à l’égard du hameçonnage, des logiciels
malveillants, des logiciels d’extorsion et autres formes d’attaquequi pourraient mettre nos systèmes en danger.
• Être prudent lorsque nous utilisons les réseaux sociaux :- Nous faisons bien comprendre que les opinions que nous
publions en tant qu’employés ne reflètent pas les opinions
d’HOYA.
- Nous ne divulguons jamais d’informations confidentielles
sur le groupe, nos clients, nos collègues ou nos partenaires
commerciaux.
- Nous ne publions jamais quoi que ce soit qui constituerait de ladiscrimination, du harcèlement ou de l’intimidation.
• Éviter de discuter d’informations confidentielles avec notrefamille ou nos amis et dans des endroits où des personnes non
autorisées pourraient nous entendre (p. ex., dans des ascenseurs,
au restaurant ou dans les transports en commun).
• Signaler immédiatement les vols, pertes ou divulgations non
autorisées d’informations confidentielles.
• Restituer tous les documents et les supports contenant desinformations du groupe lorsque nous quittons le groupe.

Nous nous engageons à :• Préserver la confidentialité de toutes les informations exclusives
du groupe HOYA, telles que les informations techniques, lesinformations sur les nouveaux produits, les données financières
non publiques, ainsi que les plans, les prévisions, les stratégies et lespolitiques commerciaux et marketing.
• Partager des informations confidentielles du groupe HOYA
uniquement avec les personnes autorisées et qui ont un besoin
légitime de les connaître dans le cadre de leur fonction.
• Restreindre les réponses aux enquêtes marketing externes à moins
d’avoir obtenu l’autorisation appropriée.
• Obtenir les autorisations nécessaires avant de divulguer desinformations confidentielles à toute personne extérieure à HOYA.
• Contribuer à la cybersécurité :- Nous suivons les règles, politiques et procédures du service
informatique pour empêcher tout accès non autorisé à nosdonnées.
38

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

QU’ENTEND-ON PAR « INFORMATIONSTECHNIQUES » ?
Informations et savoir-faire qui sont la propriété d’HOYA et qui
ne sont pas encore protégés par un brevet. Cela comprend leséléments suivants :- Inventions R&D- Techniques de fabrication- Améliorations des technologies
Nous ne rendons pas ces informations publiques (p. ex., lors deconférences universitaires ou dans des documents techniques)à moins d’avoir une raison légitime de le faire et d’avoir obtenu
l’autorisation préalable d’un supérieur hiérarchique ou d’un cadre.

QUE FERIEZ-VOUS ?
Une amie crée son entreprise et vous demande une liste de clients HOYA
qui pourraient être intéressés par ses services. Est-il acceptable defournir ces informations à votre amie ?
Non. Nos fichiers clients sont confidentiels et ne doivent jamais être partagés
avec quiconque (à l’intérieur ou à l’extérieur d’HOYA) qui ne travaille pas pour
HOYA.

39

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Actifs du groupe HOYA
Nous comprenons que les actifs du groupe HOYA sont destinés
à la conduite des affaires du groupe, et qu’il nous appartient deles protéger contre une perte, des dommages, un vol et touteutilisation inappropriée.

Nous nous engageons à :• Utiliser tous les actifs du groupe uniquement pour les affaires dugroupe et à demander l’autorisation d’un supérieur hiérarchique
ou d’un cadre pour toute autre utilisation.
• Ne jamais détourner les fonds du groupe.
• Tenir à jour des registres exacts sur les équipements et les stocks.
• Ne jamais enlever de matières premières, de stocks, d’outils depromotion des ventes ou de fournitures, ou les éliminer sansautorisation.
• Signaler tout équipement endommagé, dangereux ou
nécessitant une réparation.
• Restituer tous les biens du groupe qui nous ont été fournis
lorsque nous quittons le groupe.

40

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

QU’EST-CE QU’UN « ACTIF HOYA » ?
Il existe différents types d’actifs :- Actifs physiques : installations, véhicules, meubles,équipements de fabrication et fournitures.
- Actifs financiers : fonds du groupe, y compris les chèques, lescartes de crédit, les factures et autres documents qui ont une
valeur monétaire.
- Actifs électroniques : ordinateurs, appareils de communication,
téléphones, systèmes informatiques, accès à Internet/intranet,
assistants numériques personnels et autres appareils, systèmeset technologies similaires.
Les informations constituent également un actif précieux dugroupe. Pour en savoir plus, consultez la section Informations dugroupe HOYA.

QUE FERIEZ-VOUS ?
Vous venez de recevoir un nouvel ordinateur dans le cadre duprocessus d’actualisation technologique de l’entreprise. Pouvezvous donner votre ancien ordinateur à votre fille ?
Non. Même si l’ancien ordinateur n’est plus utilisé, il doit être restitué àl’entreprise pour être correctement éliminé.

41

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Délit d’initié
Nous respectons les lois sur le délit d’initié dans tous les pays oùnous exerçons nos activités.

Nous nous engageons à :• Reconnaître les types d’informations considérés comme des« informations privilégiées » et ne jamais nous baser sur ces
informations pour prendre des décisions d’achat ou de vented’actions, d’obligations, d’options ou d’autres titres du groupe
HOYA ou de toute autre société anonyme, à moins que les
informations ne soient rendues publiques.
• Ne jamais transmettre d’informations privilégiées à d’autres
personnes, telles que des amis ou de la famille, pour qu’elles
puissent mettre à profit ces informations.
• Après avoir quitté HOYA, ne pas négocier de titres sur la based’informations privilégiées non publiques jusqu’à ce que ces
informations soient rendues publiques.

42

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

QU’ENTEND-ON PAR « INFORMATIONSPRIVILÉGIÉES » ?
QUE FERIEZ-VOUS ?

Informations qu’un investisseur raisonnable trouverait utiles pourdécider de négocier ou pas des actions ou d’autres titres du groupe.
Exemples :Un fournisseur m’a parlé d’un nouveau produit en toute confidentialité.
Nous ne pouvons pas utiliser le produit, mais je pense qu’il a un grospotentiel et que le cours de l’action de la société du fournisseur va
monter en flèche. Puis-je acheter des actions de la société ?

- Résultats financiers du groupe- Projections des résultats financiers futurs

Non. Vous ne pouvez pas acheter les actions du fournisseur avant que
les informations dont vous disposez soient rendues publiques. Ces
informations sont des « informations privilégiées » qui vous ont été
données en toute confidentialité. Négocier sur la base de ces informations(ou donner des conseils à d’autres personnes pour qu’elles puissent lesnégocier) constituerait une violation de nos politiques et de la loi.

- Projet d’alliance, de fusion ou d’achat d’actifs- Un nouveau contrat important ou l’annulation d’un contrat- Informations concernant des litiges impliquant le groupe- Un changement dans la politique de distribution des dividendes- Un changement dans la direction générale

43

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Communication responsable
Nous désignons un interlocuteur clé chargé de parler au nom
du groupe de manière claire et cohérente lorsqu’il fournit desinformations au public et aux médias.

Nous nous engageons à :• Ne jamais donner l’impression que nous, en tant qu’employés
individuels, prenons la parole au nom d’HOYA dans toutecommunication qui pourrait être rendue publique, à moins d’avoir
été chargés de le faire par le groupe HOYA.
• Transférer tous les appels ou demandes externes à la personne
appropriée au sein d’HOYA.
- Si nous sommes contactés par la presse ou des analystes
financiers, nous en informons immédiatement notre supérieur
hiérarchique, notre responsable ou l’équipe RI.
- Si nous sommes contactés par la police, une autorité judiciaire
ou réglementaire, ou si nous recevons tout type de notification
officielle, nous en informons immédiatement le service juridiqueou conformité.
• Obtenir l’accord d’un supérieur hiérarchique ou d’un cadre avantd’accepter une invitation à donner une conférence ou à écrire un
article sur un sujet en lien avec l’entreprise ou notre travail au sein
du groupe HOYA.

QUE FERIEZ-VOUS ?
Vous recevez un e-mail vous demandant de participer à une étude
de marché et de répondre à quelques questions générales sur legroupe. On vous propose même de vous payer pour le temps que vous
y passerez ou de faire un don à une organisation caritative de votre
choix. Pouvez-vous participer à l’enquête sans consulter d’abord votre
supérieur hiérarchique ou responsable ?
Non. Il est important de vérifier la crédibilité de ces demandes informelles
faites par e-mail (ou par téléphone) visant des informations sur HOYA
ou les sociétés HOYA, car il pourrait s’agir de tentatives inappropriéesd’obtenir des informations concurrentielles ou sur le marché. Nous devonségalement nous assurer que ces demandes faites par e-mail ne sont pas destentatives de hameçonnage ou d’introduction de virus dans nos réseauxinformatiques. Vous devez consulter votre supérieur hiérarchique ou votre
responsable, ainsi que le service informatique, avant d’ouvrir des liens dansdes e-mails ou de répondre à ce genre de demande d’informations.

44Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT | SUIVANT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

AnnexeFormulaire de confirmation de réception et derespect du Code de conduite du groupe HOYA
(pour les employés)
1. J’ai reçu un exemplaire du Code de conduite du groupe HOYA
(ou j’ai accès au Code sur l’intranet du groupe HOYA ou surl’intranet de ma division HOYA).
2. J’ai lu et compris le Code de conduite du groupe HOYA.
3. Je respecterai le Code de conduite du Groupe HOYA, la loi ettoutes les politiques du groupe.
Signature de l’employé

Date

Numéro d’employé

Organisation et site HOYA
45

Introduction

Nous respectons
les autres

TABLE DES MATIÈRES |Nous conduisons nos affaires
en respectant la loi

DERNIÈRE PAGE CONSULTÉE | PRÉCÉDENT

Nous sommes des partenaires
commerciaux responsables

Nous protégeonsle groupe

AnnexeRessources utiles

Ressources utiles
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46