学生用

海外渡航申請の手引き
１．海外渡航申請が必要となる場合①海外渡航先（経由地含む）の外務省海外危険情報または海外感染症危険情報のレベルが２以上
YesNo②以下に該当するプログラムで実施する海外渡航


SOKENDAI 研究派遣プログラム



国際共同学位プログラム

JSPS 特別研究員奨励費(DC)JSPS 若手研究者海外挑戦プログラム



トビタテ！留学 JAPAN

その他、大学本部が機関経理を行う外部資金事業
NoNo

Yes

③大学の教育研究活動としての海外渡航（該当するかどうかはコース（専攻）に確認すること）

Yes

届出

申請(A)

申請(B)

【提出書類】
提出書類
届出
申請(A)

提出期限



海外渡航届（様式 1-1）



海外渡航申請書（様式 2-1）

誓約書（様式 3）

用務先の受入許可の証拠書類



行程表



海外旅行保険の証拠書類コース（専攻）内で設定された期限（SOKENDAI 研究派遣プログラム及び国際共同（目安：渡航の１か月前）

申請(B)

海外渡航実施前（1 週間程度前）コース（専攻）内で設定された期限

学位プログラムを除く）※葉山本部での審査があるため時間が

緊急連絡体制図かかります。

指導教員の説明書

その他の補足書類
1学生用
届出

２．

で足りると想定される場合でも、申請が必要でないか確認してから手続きすること。

届出の提出書類の注意事項について【海外渡航届(様式 1-1)】
渡航先国名だけでなく、地域名・都市名まで書くようにしてください。

渡航目的

プライベートな渡航でない限りは、なるべく具体的に書いてください。

緊急連絡先

渡航期間中に連絡がつく、学生本人の連絡先を書いてください。

主任指導教員確認

電子署名でも構いません。

３．

申請(A) 申請(B)の提出書類の注意事項について【海外渡航申請書(様式 2-1)】
用務先

具体的な場所（研究所名、調査地名など）を書いてください。

海外危険情報渡航期間中に訪れる場所（経由地を含む）に発表されているレベルの海外感染症危険情報

うち、最も高いものを書いてください。

渡航目的

具体的に書いてください。
（例：〇〇大学との△△に関する共同研究）海外渡航プログラム

経費の合算使用をする場合は、すべてを書いてください。
応募中で採否が決まっていない経費を使う予定の場合は、「（予定）」と付記してください。

ビザ取得状況

ビザ取得の手続きの状況を書いてください。
ビザの取得が免除となっている場合はその旨書いてください。

海外危険情報又は海外感染

海外危険情報や海外感染症危険情報がレベル２・３（４は承認しませ症危険情報がレベル２以上ん）であっても海外渡航しなければならない理由について、概要を書

でも渡航が必要な理由いてください。
（詳細な理由は指導教員が説明書を作成してください。）

（概要）
緊急連絡先

なるべくメールと電話の両方を書いてください。

【基本誓約書(様式 3)】

原則としてすべての項目にチェックを入れてください。

日本国籍の学生用と外国籍の学生用で一部内容が異なります。合致するものを提出してください。

【用務先の受入許可の証拠書類】


海外渡航プログラム等において提出書類として提出したものがあれば、同じものを提出して構いません。

【行程表】


海外渡航プログラム等において提出書類として提出したものがあれば、同じものを提出して構いません。
2

学生用


訪問地・経由地それぞれの危険情報・感染症危険情報レベルがわかるようにしてください。



陸路移動で危険情報・感染症危険情報レベルの異なる地域を（通過を含め）移動する場合はわかるようにしてください。

【海外旅行保険の証拠書類】


契約予定の保険がわかる書類を提出してください。



保険会社名、商品名、プランなどがわかるようにしてください。



海外渡航の承認後、海外旅行保険を契約し、保険証の写しを提出してください。

※

SOKENDAI 研究派遣プログラム及び国際共同学位プログラムを除く。

【緊急連絡体制図】


緊急時に学生が連絡する連絡先、学生の連絡を受けた場合の各コース（専攻）の連絡体制がわかるものを提出してください。

【指導教員の説明書】


日本政府（外務省）が「レベル２：不要不急の渡航は止めてください」「レベル３：渡航は止めてください（渡航中止勧告）」を発表する状況下でも当該国・地域へ渡航することが必要である理由を具体的に説明してください。



現地の状況を調査した結果を書いたうえで、渡航先や経由地において学生の安全が確保され、問題なく渡航の目的を達せられることを示してください。

【その他の補足書類】
例えば以下のようなものが該当します。その他有用な情報等があれば添付してください。


渡航先の国・地域の出入国管理の状況（入国制限等）がわかる情報



受け入れ先（研究所、学会など）が渡航する学生の安全確保のために行う対策がわかる情報（参考）手続きの流れ（コース（専攻））

1 次審査

２次審査

届出内容

届出内容の確認の報告

始（葉山本部）

開届出（コース（専攻））

可

申請(B)

航（コース（専攻））

許

２次審査
航

1 次審査

渡

渡

申請(A)

１次審査ではコース（専攻）（または基盤機関）の基準に基づいて審査します。２次審査では総研大が定める基準に基づいて審査します。
申請(B) では２次審査を葉山本部で行う必要があるため、 申請(A) の場合よりも早めの申請をお3学生用願いしています。
届出についても、学生の所在が把握できるよう、早めの手続きをお願いします。

4For Students

Application Guide for Overseas Travel
1. Application for overseas travel becomes necessary in the following cases:①Destinations (including transit venues) of your overseas travel falls under Level 2 or higher of MOFA's Overseas
Travel Safety Information or MOFA's Travel Advice and Warning on Infectious Diseases

NoYes②Overseas travel conducted under the following programs



SOKENDAI Student Dispatch Program

International Joint Degree Program

JSPS Research Fellowship for Young Scientists (DC)JSPS Overseas Challenge Program for Young Researchers

Tobitate! (Leap for Tomorrow) Study Abroad InitiativeOther externally funded projects for which the university headquarters is responsible for
institutional accounting

Yes

No③

Overseas travel as part of the university's educational and research activities(Please confirm with your faculty to see if this applies to your travel.)

NoYes

Notification

Application (A)Application (B)【Documents to be submitted】

Notification

Documents to be submitted

Submission deadline

 Notification of Visit to Foreign Countries

Prior to overseas travel（Form 1-1）

（about a week in advance）

 Application for Overseas Travel（Form 2-1）
Application (A) Basic Written Pledge （Form 3）
 Documentary evidence of acceptance approval

Deadline set by the facultyat the travel destination
 Itinerary Documentary evidence of overseas travel insurance
Application (B)（Excluding SOKENDAI Student Dispatch Program andInternational Joint Degree Program.）

Deadline set by the faculty(Approximate deadline: 1 months priorto travel)*Time will be required for review at

 Emergency Contact Chart

Hayama HQ.

 Explanation by Faculty Advisor
 Additional documents1For Students
Even ifNotification

is deemed sufficient, please confirm the necessity of the application before proceeding.

2. Notes on documents to be submitted forNotification【Notification of Visit to Foreign Countries (Form 1-1)】
Name of country

Please indicate the region and the city, not just the country.

where you are going to visit
Purpose of the trip

Please be as specific as possible, except in the case of private travel.

Contact Address in Emergency

Please provide the student's contact information so that he/she can bereached during the travel period.

Academic Advisor’s Authorization

An electronic signature is acceptable.

3. Notes on documents to be submitted forApplication(A)Application (B)【Application for Overseas Travel (Form 2-1)】
Travel destination

Please provide the specific location (e.g., name ofinstitute, research site, etc.).

MOFA's Overseas Travel Safety Information Please indicate the highest level of hazard information
MOFA's Travel Advice and Warning

published for the places you will visit (including transit

on Infectious Diseasesvenues) during your travel.

Purpose of Travel

Please provide specific details.
(e.g., joint research on △△ with 〇〇 University)

Overseas Travel Program

Please write down all programs and expenses you will use.

Visa Acquisition StatusPlease explain your visa application status.
Please indicate if you are exempt from acquiring a visa.

Reasons for the necessity to travel even if Please outline the reasons why you need to travel to thethe country/region to which I intend to area despite it falling under Level 2 or 3 (Level 4 will nottravel falls under the category of Level 2 or be approved) of the Overseas Hazard Information or
above in the Overseas Travel Safety

Overseas Infections Disease Hazard Information

Information or the Travel Advice and (For more detailed reasons, please have your faculty
Warning on Infectious Diseases

advisor prepare a written explanation).

(Summary)
Emergency Contact Information

Please include both your email address and phone number
if possible.

【Basic Written Pledge (Form 3J/F)】In principle, please check all items.

Some of the contents differ between the forms for Japanese national and foreign national students.
Please submit the appropriate form.
2For Students【Documentary evidence of acceptance approval at the travel destination】
If you have already submitted documents for an overseas travel program, etc., you may submit thesame ones.

【Itinerary】
If you have already submitted documents for an overseas travel program, etc., you may submit thesame ones.

Please indicate the level of MOFA's Overseas Travel Safety Information or MOFA's Travel Adviceand Warning on Infectious Diseases in destinations and transit venues, respectively.

If you are traveling overland and will be passing through areas, including transit venues, with different
levels of MOFA's Overseas Travel Safety Information or MOFA's Travel Advice and Warning on
Infectious Diseases, please provide details.

【Documentary evidence of overseas travel insurance】
Please submit documents showing the insurance policy you plan to sign up for.

Please submit documentation showing the name of the insurance company, product, and plan.

After receiving approval for overseas travel, please purchase travel insurance and submit a copy of theinsurance certificate.

※Excluding SOKENDAI Student Dispatch Program and International Joint Degree Program.

【Emergency contact chart】
Please submit contact information for the student to be used in the event of an emergency as well asa contact chart in each faculty to be used when contacted by the student.

【Explanation by faculty advisor】
Please explain the specific reasons why your student needs to travel to that country or region, evenunder circumstances where the Japanese government (Ministry of Foreign Affairs) publishes "Level
2: Avoid non-essential travel" or "Level 3: Avoid all travel（”Do not travel” advisory）".

Please describe the investigation results of the local situation, and explain that the student's safety
will be ensured at destinations and transit venues, and that the purposes of the travel can beaccomplished without problems.

【Additional documents】
For example, documents regarding the following information are necessary. Please attach any other useful
information, if any.


Information on immigration control status (immigration restrictions, etc.) in the destination country
or region.

Information on measures to be taken by the host institute or academic society to ensure the safety ofthe student concerned.
3For Students(Reference) Procedural Flow
Secondary review（Faculty）(Faculty)

Primary review

Secondary review(Faculty)（Hayama HQ）

Notification

Confirmation ofReporting of

notification details

notification details

D e p a r t u r eApplication (B)Primary review

Travel Perm it

Application (A)Preliminary review is conducted in accordance with the standards of the faculty (or base institution).
Secondary review is conducted in accordance with the standards set by SOKENDAI.
Application(B)than forrequires a secondary review to be conducted at Hayama HQ, so please apply earlier

Application(A)Please complete the.
Notification

procedures at the earliest possible so that we can keep track of

the student's whereabouts.

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