群馬県公立大学法人における個人情報の適正な管理に関する規程

平成30年４月１日
群馬県公立大学法人規程第34号（趣旨）
第１条 この規程は、群馬県個人情報保護条例（平成12年条例第85号。以下「条例」という。
）の目的を達成するため、条例第３条及び第９条の規定に基づき、群馬県公立大学法人（以下「法人」という。
）における個人情報の適正な管理に関し必要な事項を定めるものとする。
（管理体制）
第２条 法人の個人情報管理体制は、次によるものとする。
（１）個人情報総括保護管理者
個人情報総括保護管理者は、理事長とし、法人における個人情報の適正な管理を総括する。
（２）個人情報保護管理者
個人情報保護管理者は、法人事務局においては事務局長、大学においては学長とし、各組織において次の業務を行う。
ア

個人情報の適正な管理について責任を負い、個人情報保護監督者を指揮する。

イ

個人情報の安全管理に関する基準を作成するなど個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずる。

ウ

個人情報の管理状況について、定期的に個人情報総括保護管理者に報告する。

（３）個人情報保護監督者個人情報保護監督者は、法人事務局及び大学の事務局においては管理部長、大学の学部、研究科、外国語教育研究所、群馬学センター、地域連携センター、地域日本語教育センター、キャリア支援センター、附属図書館においてはこれらの組織の長とし、各組織において次の業務を行う。
ア

個人情報の適正な管理について、所属する職員を指導監督する。

イ

個人情報の管理状況について、定期的に点検を実施し、実施結果を個人情報保護管理者に報告する。

ウ

組織において個人情報保護担当者を指名し、個人情報の保護に関する事務を担当させることができる。

（４）個人情報保護担当者
個人情報保護担当者は、個人情報保護監督者を補佐し、個人情報の保護に関する事務を担当する。

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（教育研修）
第３条 個人情報総括保護管理者は、職員に対し、個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
（個人情報の取り扱い）第４条 職員は、条例の定め並びに個人情報総括保護管理者、個人情報保護管理者、個人情報保護監督者及び個人情報保護担当者の指示に従い、個人情報を適切に取り扱わなければならない。
（個人情報の正確性）
第５条 職員は、個人情報の利用目的を達成するために必要な範囲内で、その保有する個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
（アクセス制限）第６条 個人情報保護管理者は、保有する個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報にアクセス（情報に接する行為をいう。以下同じ。）する権限（以下「アクセス権限」という。
）を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
２ アクセス権限を有しない職員は、個人情報にアクセスしてはならない。
３ 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報にアクセスしてはならない。
（複製等の制限）第７条 個人情報保護管理者は、次に掲げる行為については、職員が業務上の目的で個人情報を取り扱う場合であっても、当該個人情報の秘匿性等その内容に応じて、職員が当該行為を行うことのできる場合を限定し、職員はその指示に従うものとする。
（１）個人情報の複製（２）個人情報の送信（３）個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し（４）その他個人情報の適切な安全管理に支障を及ぼすおそれのある行為（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第８条 個人情報保護管理者は、個人情報が記録されている機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失を防止するため、機器の固定及び執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
２ 職員は、個人情報保護管理者の指示に従い、個人情報が記録されている電子媒体及び書類等を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、施錠できるロッカー、書庫等に保管するものとする。
（記録媒体の持込・持出等制限）第９条 職員は、個人情報保護管理者の許可を得た場合を除き、外部から持ち込んだＵＳＢ

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メモリ等の記録機能を有する端末及び電子媒体（以下「外部媒体」という。
）を法人のネットワーク並びに当該ネットワークに接続している端末に接続し、又は法人の端末等を外部へ持ち出してはならない。
２ 職員は、個人情報保護管理者の許可を得た場合を除き、保有する個人情報を外部媒体に保存してはならない。
（不正プログラムによる漏えい等の防止）
第10条

個人情報保護管理者は、不正プログラムによる個人情報の漏えい、滅失又は毀損（以下「漏えい等」という。
）の防止のため、その所管する組織で使用又は管理する端末等に導入されているソフトウェアを常に最新の状態に保たなければならない。
（個人情報を含むファイル等の管理）第11条 職員は、個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報を含む電子ファイルにパスワードを設定、アクセス権限を有しない職員にはアクセスできない場所に保管する等情報漏えい等の防止のために必要な措置を講じなければならない。また、パスワードを設定した場合は適正管理しなければならない。
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職員は、個人情報を含む電子ファイル及び個人情報を取扱う端末等に係るパスワード並びにＩＤカードを適正に管理しなければならない。

（情報システムにおける安全確保措置）
第12条 法人が保有する個人情報を取り扱う情報システム（以下「情報システム」という。）を所管する組織の個人情報保護管理者は、当該情報システムで取り扱う個人情報の漏えい等の防止その他適正な管理を図るために、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
（１）情報システムで保有する個人情報への外部からの不正なアクセスを防止するために必要な措置（２）パスワード等により権限の識別機能を設定する等アクセス制御のために必要な措置（パスワード等の管理に関する定めの整備を含む。
）（３）管理者用ＩＤの管理、不用ＩＤの削除等適切なユーザ管理のために必要な措置（４）サーバ等機器で使用するソフトウェアに関して公開された脆弱性の解消や把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（５）サーバ等機器へのコンピュータウィルス感染防止のために必要な措置（６）バックアップデータ作成等分散保管のために必要な措置（７）サーバ等機器やバックアップデータ保存媒体等の盗難や不正なデータ持ち出しを防止するための措置（８）情報システムに関する文書の適切な保管のために必要な措置（９）その他個人情報保護管理者が必要と認める措置
（廃棄等）
第13条

職員は、保有する個人情報又は当該個人情報が記録されている媒体が不要となっ3

た場合、当該個人情報の復元又は判読が不可能となる方法により、確実かつ速やかに当該個人情報を消去し、又は当該媒体を廃棄しなければならない。ただし、歴史的文化的価値を有する資料として保存されるものについては、この限りでない。
２ 前項ただし書に該当する場合には、職員は、個人情報保護管理者の承認を得なければならない。
（個人情報を取り扱う業務の委託）
第14条 個人情報保護管理者は、保有する個人情報の取扱いに係る業務（以下この条において「業務」という。
）を外部へ委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
２ 前項の場合において、委託契約書には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の名簿を書面で確認するものとする。
（１）個人情報に係る秘密保持に関する事項（２）個人情報の収集、目的外利用、提供、複製等の制限に関する事項（３）再委託の制限又は事前承諾等再委託に係る条件に関する事項（４）契約完了後における個人情報記載資料の返還等に関する事項（５）業務従事者への監督義務に関する事項（６）違反した場合における契約解除、損害賠償に関する事項（７）その他個人情報の適正な管理に必要な事項
３ 委託先において、業務が再委託される場合には、再委託先に委託先と同様の義務を負わせる条項を含む契約を締結させるものとする。
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業務を派遣労働者（労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律（昭和60年法律第88号）第２条第２号に定める労働者をいう。）に行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。

（漏えい事故等発生時の対応）
第15条

個人情報の漏えい等安全管理上で問題となる事案が発生した場合、その事実を知った職員は、直ちに個人情報保護監督者を通じて個人情報保護管理者に報告しなければならない。
２

前項の報告を受けた個人情報保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるとともに、当該事案の発生した経緯及び被害状況等を調査し、個人情報総括保護管理者へ報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに個人情報総括保護管理者へ当該事案の概要について報告するものとする。

３ 前項の報告を受けた個人情報総括保護管理者は、個人情報保護管理者に対し、発生原因を踏まえた再発防止策の検討及び二次被害防止等の観点からの本人への連絡等の措置を講ずるよう指示しなければならない。
４

個人情報総括保護管理者は、当該事案に係る次の各号に掲げる事項について公表を行4

うものとする。
（１）事案の概要（２）事案への対応状況（３）二次被害の発生状況（４）再発防止策の内容（点検等）
第16条 個人情報保護監督者は、組織において保有する個人情報が記録されている媒体、処理経路及び保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を個人情報総括保護管理者及び個人情報保護管理者に報告する。
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前項の報告を受けた個人情報総括保護管理者及び個人情報保護管理者は、点検の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、個人情報の適切な管理のための措置について見直しを行う。

（委任）第17条 この規程に定めるもののほか、個人情報の適正な管理について必要な事項は、理事長が定めるものとする。

附則

この規程は、平成30年４月１日から施行する。

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