Código de Conducta

Hacer lo correcto, de la manera correcta

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Operamos nuestro negocio dentro de la legalidad

Somos socios comerciales responsables

Protegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles

Mensaje del CEO
Estimada familia del Grupo HOYA:
Con empleados en más de 35 países e influencia comercial en muchos más,ahora es más importante que nunca operar bajo un conjunto de normas
globales. Por lo tanto, hemos elaborado este Código de Conducta Global
para orientar a todos los empleados del Grupo HOYA sobre cómo mantenerla confianza de nuestros empleados, clientes y accionistas. Aunque ningún
Código puede contemplar todas las situaciones con las que podría encontrarse,sí que puede proporcionar una base sólida para tomar buenas decisiones.
Si después de consultar el Código todavía tuviera preguntas o inquietudes,
deberá planteárselas a su supervisor o gerente, al Departamento Jurídico o alde Cumplimiento, o bien ponerse en contacto con HOYA HelpLine.

A lo largo de nuestra larga historia, el Grupo
HOYA siempre ha mantenido un compromiso
inquebrantable con nuestra misión de crear
productos y servicios a través de la innovación yla tecnología creativa. Ese enfoque nos permite
obtener un beneficio justo como empresa ymejorar la vida de las personas. Pero la forma
en que conseguimos estos resultados es aún
más importante. Tenemos la responsabilidad
de operar nuestro negocio manteniendo uncompromiso total con el cumplimiento dela legislación y las prácticas éticas, y contribuir positivamente a la sociedad.
Además, debemos actuar siempre de tal manera que demostremos respeto yatención hacia todos los miembros de la familia HOYA.

Recuerde que usted es un valioso miembro del Grupo HOYA y las decisiones
que tome sentarán las bases de la confianza en nuestra empresa. Se espera de
usted que aborde los problemas con integridad y que trabaje en colaboración
con los demás para hacer lo correcto todos los días. Juntos construiremos ymantendremos un Grupo reconocido a todos los niveles y digno de confianza.

Aunque los tiempos cambien y desarrollemos nuestra actividad en distintos
lugares, hay una meta en la que debemos centrarnos: mantener la confianza en
el Grupo HOYA. Cada uno de ustedes tiene un papel fundamental para garantizar
el éxito de la empresa. Su conducta tiene gran repercusión en el crecimiento dela empresa y en cómo nos ven nuestras partes interesadas. No se pueden realizar
ventas y obtener beneficios basándose en actos ilegales o poco éticos. Para que
una empresa sea reconocida y la sociedad la valore bien, cada uno de ustedes
debe tomar buenas decisiones cada día en el trabajo: hacer lo correcto, de lamanera correcta.

Gracias de nuevo por su continua dedicación y apoyo a la misión de HOYA. En
HOYA seguiremos centrándonos, como siempre hemos hecho, en la seguridad y elbienestar de nuestros compañeros y en proporcionar un servicio y unos productos
excelentes a nuestros clientes de todo el mundo. Permanezcamos unidos ycolaboremos entre nosotros para lograr los objetivos comunes del Grupo HOYA
con una determinación constante en hacer las cosas de la manera correcta.
Eiichiro Ikeda
CEO, Grupo HOYA
2

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Recursos útiles

Misión corporativa
Con su enfoque de innovación en tecnología
de la información, estilos de vida y cultura,
HOYA imagina un mundo donde todos
podemos disfrutar de una buena vida, enarmonía con la naturaleza.

Compromiso con los accionistas
HOYA hace todo lo posible por aumentar el valor corporativo
con la mejora de los resultados empresariales y un crecimiento
sostenible. Nuestro objetivo es pagar dividendos justos y
ofrecer a los accionistas un retorno de la inversión que cumpla
sus expectativas. Revelamos información
corporativa de forma voluntaria e imparcial.

Compromiso con los empleados

Compromiso con los clientes

HOYA respeta la personalidad y la idiosincrasia
de cada empleado. Ofrecemos a los empleados
oportunidades para potenciar su iniciativa ycreatividad en un entorno de trabajo seguro ysatisfactorio. Hacemos todo lo posible para garantizar
una buena calidad de vida a nuestros empleados.

El objetivo de HOYA es proporcionar productos yservicios seguros y de alta calidad que ofrezcanvalor real. Nos esforzamos por aumentar lasatisfacción del cliente con la mejora continua
de la calidad de nuestras operaciones.

Compromiso con la sociedad
HOYA siempre hace todo lo posible
para ser un ciudadano corporativo
responsable. Nos esforzamos
por garantizar que nuestras
actividades corporativas se llevena cabo respetando el medio
ambiente. Estamos absolutamentecomprometidos con el cumplimientode la legislación y las prácticas éticas.

Principios
de gestión
Para materializar la visión de
HOYA, hemos elaborado un conjunto
de principios de gestión que guían
todas nuestras decisiones y acciones.
Plasmamos estos principios en acciones
que contribuyen a la prosperidad
económica, al progreso social y alavance cultural, y nos esforzamos paraganarnos la confianza de todos
aquellos que participan ennuestro éxito.
3

Compromiso con la gestión
innovadora
HOYA se esfuerza constantemente por
crear valor a través de la innovacióny la tecnología creativa. Sacamos elmáximo partido de los avances dela era de la información con nuestra
red de gestión mundial. Adoptamos
una perspectiva global al tiempo que
respetamos la cultura y las costumbres
locales.

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Apéndice

Recursos útiles

Índice527

Introducción
Respetamos nuestro Código de Conducta. . . . . . . . . . . . 6
Conocemos nuestras responsabilidades. . . . . . . . . . . . . . 8
Si algo nos preocupa, lo compartimos. . . . . . . . . . . . . . . . 10

Somos socios comerciales responsables
Obligaciones del sector sanitario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Relaciones con proveedores.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflictos de intereses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Regalos y actividades de ocio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
El medio ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Protegemos el Grupo
Mantenimiento de registros precisos.. . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Información del Grupo HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Activos del Grupo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Uso de información privilegiada.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicaciones responsables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Respetamos a los demás
Derechos humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un lugar de trabajo positivo y productivo. . . . . . . . . . . . . 14
Salud y seguridad.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacidad de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protección de la información empresarial
de terceros.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

19

Operamos nuestro negocio dentro
de la legalidad
Calidad y seguridad de nuestros productos
y servicios.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Competencia leal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Antisoborno y anticorrupción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comercio internacional.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Apéndice
Hoja de confirmación del Código de Conducta delGrupo HOYA (para empleados). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Recursos útiles.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Este Código de Conducta no es un contrato de empleo.

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Introducción
Nuestro Código es un recurso importante para ayudarnos a alcanzar
nuestra misión. También nos ayuda, en todas las acciones que realizamos,a hacer lo correcto, de la manera correcta.
Respetamos nuestro Código de Conducta. . . . . . . . . . . . 6
Conocemos nuestras responsabilidades. . . . . . . . . . . . . . 8
Si algo nos preocupa, lo compartimos. . . . . . . . . . . . . . . . 10

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Protegemos el Grupo

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Recursos útiles

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Respetamos nuestro Código de Conducta

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Recursos útiles

Nuestro Código se aplica a:• Todo el personal, en todos los niveles del Grupo. Cada
empleado tiene la responsabilidad de leer, comprender yrespetar el Código de Conducta de HOYA.
• Personal temporal y trabajadores in situ, que trabajan para el
Grupo HOYA, aunque no sean empleados directos del Grupo.
También se pide a socios valiosos del Grupo HOYA, trabajadores
temporales e indirectos que se comporten de acuerdo con el
Código de Conducta de HOYA.

Con arreglo a la política y a los valores fundamentales del Grupo HOYA
(según se establece en su Misión corporativa y Principios de gestión),el Código de Conducta de HOYA (el “Código”) establece las directrices
básicas conforme a las que todos trabajamos y que todos debemos
cumplir en el desempeño de nuestras tareas en el Grupo HOYA.

En HOYA:- No incumplimos nunca el Código de Conducta, aunquenos lo pida un supervisor o un gerente.
- Sacrificamos los beneficios antes que incumplir nuestro
Código de Conducta.
- No permitimos que las prácticas de otras empresas
influyan en nuestro compromiso con nuestro Código deConducta.

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Protegemos el Grupo

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Recursos útiles

comentárselo de inmediato a su supervisor, a su gerente o alespecialista encargado del área implicada (por ejemplo, finanzas,
recursos humanos, departamento jurídico o de cumplimiento,
medio ambiente, control de exportaciones, asuntos farmacéuticos,etc.) para determinar el curso de acción adecuado.
Si considera que usted no puede resolver el problema en su
lugar de trabajo, póngase en contacto con HOYA HelpLineo con otro canal de notificación disponible en su zona paraobtener asesoramiento en lugar de pasar por alto el asunto. La
comunicación de inquietudes a través de esos canales también sepuede hacer de forma anónima, si la legislación lo permite. El Grupo
HOYA prohíbe estrictamente las represalias contra cualquier persona
que tome la iniciativa de comunicar una inquietud de buena fe.

¿Qué sucede si alguien incumple nuestro Código?

¿QUÉ HARÍA SI…?

Cualquier empleado que incumpla el Código o que anime a otros
a hacerlo, o que haga la vista gorda ante una infracción, puede serobjeto de medidas disciplinarias según la naturaleza y gravedadde la infracción. En el caso de los puestos directivos o de losconsejeros, las sanciones pueden ser más severas.
Si le surgieran preguntas sobre el Código de Conducta de HOYA
en el transcurso de su trabajo, o si fuera testigo de una infraccióndel Código o sospechara que se ha producido una, deberá¿Qué pasaría si el contenido de nuestro Código
fuera contrario a la legislación del país en elque usted trabaja y no estuviera seguro decómo proceder?
Deberá seguir la norma más estricta. Si no estuvieraclaro cuál es la más estricta, deberá preguntar al
departamento jurídico o al de cumplimiento.
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Recursos útiles

Conocemos nuestras responsabilidades
Todos los miembros del Grupo HOYA tienen la responsabilidad deproteger nuestra reputación de operar de forma legal y ética. Paracumplir con esta responsabilidad:• Cada uno de nosotros deberá demostrar un comportamiento
en el lugar de trabajo que refleje nuestros valores y cumpla conla legislación y con la normativa y políticas aplicables del Grupo
HOYA (incluida la normativa específica del sector relacionada con
algunas de nuestras operaciones comerciales). También debemos
comportarnos de acuerdo con la normativa y las políticas del Grupo
HOYA y evitar incluso la apariencia de incorrección.
• Sabemos que estas directrices no abordan todas las situaciones alas que nos podríamos enfrentar en el lugar de trabajo. Cuando sepresentan situaciones en las que no esté claro cuál es el camino
correcto, debemos hacernos estas preguntas:¿Es legal?

¿Me sentiría
cómodo si
los demásconocieran midecisión?

¿Está en sintonía
con los objetivos
e intereses alargo plazo delGrupo HOYA?

¿Nuestro Código
de Conducta ynuestras
políticas lo
permiten?

¿Refleja
nuestra Misión
y nuestros
Principios degestión?

Si puede responder “sí” a las cinco preguntas, probablemente sea
aceptable seguir. Pero si responde con un “no” o con un “no estoy
seguro” a alguna de las preguntas, debe detenerse, reconsiderar obuscar orientación de su supervisor, gerente, jefe del departamentode recursos humanos o del departamento jurídico o de
cumplimiento antes de seguir. Recuerde que siempre es apropiado,
bajo cualquier circunstancia, pedir ayuda.
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Respetamos a los demás Operamos nuestro negocio dentro de la legalidad

Somos socios comerciales responsables• No respondemos a las demandas de organizaciones criminales
organizadas.
• Las decisiones empresariales que tomemos, al margen de cuál sea
nuestro puesto de trabajo, deberán tomarse velando por el interésdel Grupo HOYA. Como empleados, debemos asegurarnos de que:
- Operamos sin ningún conflicto de intereses.
- No nos apropiamos indebidamente de los bienes del Grupo HOYA.
- Seguimos los procedimientos adecuados del Grupo HOYA.
- Estamos autorizados a tomar las decisiones que tomamos yrendimos cuentas por ellas.

Protegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles• Informen inmediatamente al departamento jurídico sobre
cualquier infracción de la ley o cualquier otra conducta indebidaque sea significativa por su naturaleza o alcance.
• Se aseguren de que los empleados (que les reporten directa oindirectamente) sepan que no sufrirán represalias por informar deinfracciones de buena fe.

Certificamos nuestro Código anualmente.
Leer y repasar nuestro Código y recurrir a él es la manera quetenemos todos para promover un lugar de trabajo ético. Para
confirmar que todo el mundo entiende el Código, HOYA lleva acabo una revisión anual y una confirmación de una manera que es
aplicable en cada país. Los empleados también recibirán recursos
adicionales para mejorar su comprensión del Código, tales como
formación presencial y virtual.
La implementación de los procedimientos anteriores se confirmará
mediante una auditoría interna.

Los líderes tienen responsabilidades adicionales.
Como supervisor o gerente, usted marca las pautas de un lugar detrabajo ético. HOYA espera que los líderes:• Sean un buen ejemplo, reflejen los valores del Grupo y demuestren
su compromiso con este Código a través de sus palabras y acciones.
• Creen un ambiente que ayude a promover un comportamiento
legal y ético que permita a los empleados hacer preguntas yplantear inquietudes.
• Fomenten la asistencia a la formación de cumplimiento requerida
y busquen formas adicionales de explicar de forma periódica laimportancia de cumplir este Código y otras políticas de HOYA o las
políticas de su división de HOYA.

El Grupo HOYA HelpLine (Grupo HHL)
en la sede central de HOYA Corporation
supervisa y administra el Código deConducta de HOYA. El Código no se puede
modificar sin el permiso del Grupo HHL.
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Si algo nos preocupa, lo
compartimos

Protegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles

las medidas oportunas. Si se siente incómodo hablando con su
supervisor o gerente, puede ponerse en contacto con:
- Otro miembro de la dirección- Un miembro de recursos humanos, del departamento jurídico ode cumplimiento- HOYA HelpLine

Colaboramos para promover un lugar de trabajo ético. Informar sobre
las infracciones de nuestro Código de Conducta es responsabilidad
de todos. Si tiene alguna pregunta sobre el Código o sospecha quese ha producido una infracción del Código, tiene a su disposición
varios recursos.
Pregunte primero a su supervisor o gerente. Él o ella es la persona
en mejor posición para comprender lo que le preocupa y adoptar¿Qué es HOYA HelpLine?

10

HOYA HelpLine es un canal de comunicación independiente paralos empleados del Grupo HOYA disponible en algunos lugarespara informar sobre posibles infracciones de la ley o del Código deConducta de HOYA. Allí donde está disponible, HOYA HelpLine sirvecomo recurso complementario a las líneas de notificación habituales
disponibles dentro de cada empresa del Grupo HOYA.
Si HOYA HelpLine está disponible en su ubicación, puede acceder
para plantear preguntas o compartir una inquietud. Cuando se
ponga en contacto con HOYA HelpLine:• Puede hablar en su idioma utilizando el canal telefónico disponible
en su ubicación o informar de su inquietud a través de un
formulario en línea o por correo electrónico.
• Se documentará al detalle el hecho que le preocupa y se notificará
al equipo interno de HOYA HelpLine para que se investigue.
• Podrá comprobar el estado de la investigación o comunicar
cualquier información adicional que pueda tener.
• Tiene la seguridad de saber que su inquietud se gestionará de forma
rápida y discreta.

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Recursos útiles

Hable sin reservas.

Nos tomamos las infracciones muy en serio.

Puede comunicar sus inquietudes de forma anónima, a menos
que la legislación local no lo permita. Si facilita su nombre, sehará todo lo posible por proteger su identidad si así lo solicita. Sin
embargo, en algunos casos, es posible que no se pueda mantenerla confidencialidad de su identidad debido a la naturaleza de lainvestigación, a la necesidad de hacer una investigación exhaustiva
o por exigencias legales.
Si participa en una investigación de cumplimiento de alguna manera(incluso como testigo), solo podrá hablar sobre la investigación
con aquellos que la llevan a cabo, a menos que el investigador lo
permita específicamente. También deberá cooperar de buena fe
con cualquier investigación y proporcionar respuestas honestas acualquier pregunta formulada por el equipo de investigación.

Se pueden tomar medidas disciplinarias, incluido el despido,
contra cualquier empleado de HOYA que incumpla la legislación,la normativa, este Código o nuestras políticas o procedimientos.
Esto se aplica a los supervisores o gerentes que pasan por
alto infracciones o que, deliberadamente, no las detectan ni
corrigen. La dirección y el personal de recursos humanos de
HOYA se encargan de supervisar las normas disciplinarias paragarantizar que se apliquen de forma coherente todas las medidas
disciplinarias relacionadas, según lo permitido por la legislación
local en materia laboral.

¿Qué significa plantear una inquietud de“buena fe”?

El Grupo HOYA prohíbe las represalias.
HOYA no permite tomar represalias contra ninguna persona que,de buena fe, haya planteado una inquietud de cumplimiento o un
problema de integridad. Cualquier persona que participe en algúntipo de represalia será objeto de medidas disciplinarias, que pueden
llegar hasta el despido. Si considera que usted, u otro empleado, hasido objeto de represalias por plantear una inquietud de buena feo denunciar una infracción de la ley, la normativa, la política o este
Código, póngase en contacto de inmediato con el departamentode cumplimiento o con HOYA HelpLine si está disponible en su
ubicación y la ley lo permite.

Cuando alguien toma la iniciativa con el deseo sincerode proporcionar información honesta y exacta, aunquemás tarde se demuestre que se trata de un error.

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Respetamos a los demás
Somos un equipo de empleados volcados en nuestro trabajo en paísesde todo el mundo y que pensamos de forma creativa, impulsamos lainnovación y marcamos la diferencia en las vidas de las personas detodo el planeta.
Derechos humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Un lugar de trabajo positivo y productivo. . . . . . . . . . . . . 14
Salud y seguridad.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacidad de los datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Protección de la información empresarial
de terceros.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
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Protegemos el Grupo

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Recursos útiles

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Recursos útiles

Derechos humanosNos respetamos los unos a los otros y reconocemos la dignidad y elvalor de cada persona.

Nos comprometemos a:• Proporcionar un entorno laboral donde los empleados puedan
dar lo mejor de sí mismos. No discriminamos ni acosamos a
otros por motivos de raza, nacionalidad, sexo, religión, confesión,
nacimiento, edad, discapacidad física o mental, orientación sexualo cualquier otro requisito legal.
• Promover un lugar de trabajo donde no tengan cabida el acoso(incluido el acoso sexual), la intimidación ni la violencia.
• Proteger los derechos humanos básicos. Prohibimos el trabajo
infantil, el trabajo forzado y la trata de personas en nuestras
operaciones y en toda nuestra cadena de suministro.
• Respetar los derechos familiares de nuestros empleados. No
acosaremos, despediremos, degradaremos, reduciremos elsalario ni trasladaremos a una persona debido a un embarazo, unnacimiento, un permiso de maternidad o paternidad o un permiso
para atender a un familiar.
• Compartir nuestras inquietudes si somos víctimas o testigos
de discriminación, acoso o de una violación de los derechos
humanos.

¿QUÉ HARÍA SI…?
Uno de sus compañeros detrabajo envía correos electrónicos
con chistes sobre ciertas
nacionalidades. Estos chistes lehacen sentir incómodo y sueleborrarlos sin más. ¿Debería haceralgo más?
Sí. Deberá pedirle a su compañerode trabajo que deje de enviar esos
correos electrónicos y si la actividad
continúa, informar de ello a su
supervisor o gerente. Ese tipo decomportamiento es irrespetuoso
y puede perjudicar a la moral y al
entorno de equipo que todos hemos
contribuido a crear.

13

En una visita a un nuevo
proveedor, observa que hay
empleados trabajando que
parecen menores de edad. Le
pregunta al proveedor sobre ello,
pero no obtiene una respuesta
clara. ¿Cómo debe proceder?
Ha hecho lo correcto, primero porhaber estado atento a violaciones delos derechos humanos y, segundo,
por haber planteado sus inquietudes
al proveedor. El siguiente pasosería informar del incidente al
departamento jurídico. Estamos
comprometidos con los derechos
humanos y con la erradicación delas violaciones de los derechos
humanos, incluido el trabajo infantil.

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Recursos útiles

Un lugar de trabajo positivo yproductivo¿QUÉ HARÍA SI…?

Promovemos un entorno de trabajo abierto y positivo yfomentamos buenas relaciones humanas para crear un ambiente
agradable y de colaboración.

Durante una entrevista de trabajo,
una candidata menciona que tiene
dos hijos pequeños. Usted sabeque el puesto requerirá hacerhoras extra, así que le pregunta
qué planes tiene para cuidar de los
niños. ¿Eso está permitido?

Nos comprometemos a:• Ayudarnos unos a otros para lograr nuestras metas y triunfar.
Esto significa que:- No trabajamos bajo la influencia del alcohol ni poseemos,
consumimos ni distribuimos drogas ilegales o sustancias
sometidas a control dentro de las instalaciones del Grupo HOYA.
- No traemos armas de fuego, cuchillos u otros artículos
peligrosos a las instalaciones del Grupo HOYA.
- No apostamos, prestamos dinero ni pedimos a nuestroscompañeros de trabajo o socios comerciales durante el horario
laboral tiempo, recursos o fondos.
- No utilizamos equipos de grabación ni videovigilancia en
el lugar de trabajo a menos que exista un motivo comercial
legítimo para ello, esto cumpla con las leyes locales y se hayaobtenido la autorización de la empresa.
• Respetar la contribución de cada persona, escuchando,
participando en un debate libre y abierto, y trabajando paracolaborar entre nosotros.

No. Factores como el estado civil,
la maternidad o paternidad y elembarazo no pueden considerarse al
tomar una decisión de contratación.
Sin embargo, es aceptable decirlea la candidata que la capacidad
de trabajar horas extra es una
expectativa del puesto y preguntarlesi eso supondrá un problema para
ella.

14

No hace mucho que se le hadiagnosticado una enfermedadque le dificulta hacer una de sus
tareas laborales habituales.
¿Qué debe hacer?
HOYA se compromete a facilitar
adaptaciones razonables a todaslas personas cualificadas con
discapacidades. Deberá notificar su
situación a su gerente o a recursos
humanos para que puedan comentar
con usted las posibles adaptaciones.

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Apéndice

Recursos útiles

Salud y seguridad
Valoramos los esfuerzos de cada persona y trabajamos paragarantizar la seguridad, eliminar accidentes y desastres y prevenir
lesiones en el lugar de trabajo.

• Registrar de forma precisa nuestras horas de trabajo. No
trabajamos horas extraordinarias no remuneradas ni permitimos
que otros lo hagan.
• No sacar nunca sustancias peligrosas u otros productos químicos
de las zonas permitidas a menos que exista un motivo legítimo
para hacerlo y, en esos casos, seguimos los procedimientos
prescritos por el Grupo HOYA.

Nos comprometemos a:• Hacer lo que esté en nuestra mano para evitar lesiones yenfermedades en HOYA mediante:- El seguimiento de las políticas de las instalaciones donde
trabajamos, la limpieza e higiene del lugar de trabajo y el respetode buenas prácticas de seguridad en todo momento.
- La participación en formación y simulacros. No utilizamos nunca
maquinaria o equipos para los que no estemos autorizados o nohayamos recibido formación.
- El respeto de las normas de salud y seguridad laboral. Llevamos
equipo de protección cuando es necesario, nos mantenemos
fuera de las zonas de peligro y comprobamos los dispositivos deseguridad.
- La prevención del exceso de trabajo, que puede poner enpeligro la seguridad de las personas.
- La adopción de medidas de protección de los empleados
evitando que personas enfermas accedan al lugar de trabajo.
• Respetar los derechos de los demás en lo que atañe a lalegislación laboral (por ejemplo: permiso para cuidar de los hijos,
permiso para la atención a familiares, vacaciones remuneradas).

¿QUÉ HARÍA SI…?
Uno de sus compañeros de trabajo sugiere modificar un paso en lalínea de fabricación para acelerar el proceso, pero le preocupa queesto pueda ser poco seguro. ¿Qué debe hacer?
Nunca se arriesgue cuando se trate de la seguridad. Aunque HOYA valora yfomenta la mejora continua, cualquier cambio en nuestros procedimientos
deberá ser revisado y aprobado para garantizar que no perjudica anuestros empleados o productos. Deberá ponerse en contacto con su
supervisor o gerente para comentar la sugerencia de su compañero;mientras tanto, no haga ningún cambio en el proceso.

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Privacidad de los datos

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Apéndice

Recursos útiles

Nos comprometemos a:• Entender qué tipo de información se considera “datos personales”.
• Respetar la privacidad de nuestros compañeros de trabajo, denuestros clientes y de nuestros socios comerciales, y ganarnos su
confianza gestionando su información personal con diligencia.
Se debe tener más cuidado todavía con la “información personalsensible”, como números de cuentas bancarias o información
médica.
• Utilizar los datos personales solo de la forma en que el interesado
ha autorizado su uso y no compartirlos nunca con otras personas(ya sea dentro o fuera de HOYA) a menos que estas estén
autorizadas y tengan un propósito legítimo para verlos.
• Recoger, conservar, usar, intercambiar, transferir y eliminar losdatos personales de acuerdo con la legislación mundial enmateria de protección de datos y de tal forma que la información
esté protegida.
• Estar al tanto por si se produce un tratamiento inadecuado o una
vulneración de la seguridad de los datos y ponerse en contacto
con el departamento jurídico o de cumplimiento de inmediatosi se detecta algún riesgo para los datos. Reconocemos que larevelación de datos personales —incluso de forma accidental—
no solo puede causar molestias a las personas e implicar
responsabilidades legales, sino que también socava la confianza
en el Grupo HOYA.

Valoramos el derecho de las personas a la privacidad y nos
aseguramos de que cualquier dato se recoja con el debido cuidado
y por motivos comerciales legítimos.

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Apéndice

Recursos útiles¿QUÉ SON LOS “DATOS PERSONALES”?
Cualquier información que sirva para identificar a alguien, ya sea
directa o indirectamente, como:¿QUÉ HARÍA SI…?

- Un nombre- Un número de identificación de empleado- Una dirección de correo electrónico
- Un número de teléfono
Si no está seguro de si una información se considera “datos
personales”, consulte con el departamento pertinente antes decompartirla.

17

Le llama un abogado ajeno a laempresa y le pide información
sobre uno de los empleados de
su departamento. ¿Cómo debería
responder?

Le roban el ordenador portátil que
ha dejado en el coche al hacer una
parada en una tienda de caminoa casa. ¿Implica esta situación unproblema de privacidad de datos?

No debe proporcionar nunca datosde empleados a nadie sin comprobarsi esa revelación está permitida.
Antes de facilitar los datos, deberá
preguntarle a su supervisor, a su
gerente o al departamento jurídico.

Si su portátil contenía datos
personales, podría considerarse
una vulneración de la seguridad delos datos y requerir notificaciones
de revelación e incluso medidas
correctivas. Aun en el caso de que notuviera esa información en su portátil,es posible que se hubiera adjuntado
la información en los correos
electrónicos que se conservan en su
portátil. Deberá ponerse en contacto
de inmediato con el departamento
jurídico y de TI para determinar cómoproceder a continuación.

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Respetamos a los demás Operamos nuestro negocio dentro de la legalidad

Somos socios comerciales responsables

Protegemos el Grupo

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Recursos útiles

Protección de la información
empresarial de terceros¿QUÉ HARÍA SI…?

Respetamos y protegemos la información empresarialconfidencial de terceros, y la tratamos como si fuera nuestra.

Acaba de llegar a su equipo una empleada nueva procedente de uno
de nuestros competidores. A ella le resultaría muy ventajoso compartir
información sobre los procedimientos de calidad que desarrolló
mientras trabajaba para ese competidor. ¿Sería aceptable que lo hiciera?

Nos comprometemos a:

No. Eso incumpliría nuestras políticas, las obligaciones que tiene respecto
a su empleador anterior y, posiblemente, la ley. No debe pedirle querevele esa información ni presionarla para que lo haga. Ella puede aplicar
los conocimientos y capacidades generales que aprendió en su trabajo
anterior, pero ninguno de nosotros puede traer a HOYA ningún material
confidencial o protegido elaborado mientras trabajábamos en otro lugar.
Está obligada a proteger la información confidencial de su empleador
anterior, de la misma manera que los empleados de HOYA están obligados
a proteger la nuestra.

• Respetar toda la legislación en materia de derechos de autor ycualquier otra relacionada. Si no tenemos autorización:- Nunca copiaremos ni utilizaremos software u otros diseñosde productos desarrollados por otras empresas o personas.
- Nunca copiaremos ni utilizaremos imágenes o datos de texto
procedentes de medios de comunicación, como Internet.
• Preservar la confidencialidad de la información empresarial deterceros y utilizarla únicamente con arreglo a las condiciones
de los acuerdos aplicables.
• Ser cautos al obtener información empresarial confidencial,asegurarnos de que tenemos derecho a usarla y no utilizar
nunca información de origen cuestionable.
• No presionar nunca a otras personas, incluidos empleados
nuevos, para que revelen información empresarialconfidencial de empleadores anteriores.
18

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Operamos nuestro negocio dentro de la legalidad

Somos socios comerciales responsables

Operamos nuestro negocio
dentro de la legalidad

A medida que ampliamos los límites tecnológicos para lograr un futuro
mejor, siempre observamos y respetamos la legislación y la normativa denuestro sector, así como las de los países en los que operamos.
Calidad y seguridad de nuestros productos
y servicios.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Competencia leal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Antisoborno y anticorrupción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comercio internacional.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
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Recursos útiles

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Somos socios comerciales responsables

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Recursos útiles

Calidad y seguridad de nuestrosproductos y servicios
Conservamos la confianza de nuestros clientes al asegurarnos deque nuestros productos y servicios cumplen o superan nuestros
estándares internos, así como los estándares establecidos ennuestro sector.

- Obtener todas las autorizaciones reguladoras necesarias antes decomercializar o vender nuestros productos y cumplir con todas las
obligaciones reguladoras asociadas con ello.
• Ser veraces y honestos a la hora de informar a los clientes sobre
nuestros productos y servicios: comprendemos que hacer
afirmaciones exageradas u ofrecer garantías sin fundamento puede
acarrear una responsabilidad legal y poner en riesgo la seguridad
del cliente.

Nos comprometemos a:• Cumplir con los estándares de alta calidad y seguridad en todaslas fases del proceso gracias a:- La modificación o eliminación de cualquier característica
durante la planificación del producto y las etapas de diseño que
pueda provocar accidentes.
- La notificación a la parte correspondiente de cualquierinquietud sobre un producto que no cumpla con nuestras
especificaciones o normas durante las fases de fabricación einspección y evitar que se comercialicen dichos productos.
- Incluir alertas o advertencias adecuadas en los manuales deusuario para que los productos se utilicen de forma segura yreciban un mantenimiento correcto.
- Almacenar los productos correctamente, de acuerdo con
nuestras políticas y procedimientos.
- Informar de inmediato sobre reclamaciones de productos con
arreglo a los procedimientos establecidos.

¿QUÉ HARÍA SI…?
Uno de nuestros contratos requiere una prueba que se vuelve a repetir
en un momento posterior del proceso. Da la impresión de que laprimera prueba que se hace es una pérdida de tiempo y dinero, y que
ralentiza la entrega. ¿Se puede dejar de repetir la prueba?
No. Dado que el contrato estipula que se hagan las dos pruebas, no se puede
introducir ningún cambio en las pruebas o en los controles de calidad sinhaber informado y haber obtenido la autorización del nivel de dirección
adecuado, así como la autorización de nuestro cliente. Entregar un productoa sabiendas de que no cumple con las especificaciones del contrato o con las
exigencias de realización de pruebas sin haber obtenido la autorización denuestro cliente podría considerarse un fraude y una violación de la ley.

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Somos socios comerciales responsables

Competencia leal

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Recursos útiles

Nos comprometemos a:• Promover la competencia libre, leal y abierta respetando las leyesen materia de competencia y antimonopolio dondequiera que
hagamos negocios.
• Hacer negocios de buena fe y cumplir las promesas que hacemos
a los clientes:- No obtenemos ventas a través de prácticas de marketing
injustas.
- Nos aseguramos de que los anuncios y los materiales
promocionales ofrezcan datos objetivos y completos.
- Nunca hacemos afirmaciones falsas o engañosas sobre nuestrosproductos.
- No exigimos un precio de venta o un diferencial de precio deventa en particular a los clientes.
• Superar a nuestros competidores de forma leal y legal:- No mantenemos conversaciones con los competidores sobretemas sensibles a la competencia (tales como precios, costes,
volúmenes de producción o condiciones de venta).
- No aceptamos ningún pacto o acuerdo —de manera formal ni
informal— que restrinja (o parezca restringir) la competencia.
- No perjudicamos el buen nombre ni la reputación de uncompetidor calumniándolo o criticándolo a él o sus productos yservicios.

Competimos enérgicamente, pero de forma leal, y dejamos quenuestros productos de alta calidad (y nunca prácticas ilegales o pocoéticas) sean los que impulsen nuestro éxito.

21

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Somos socios comerciales responsables• Recopilar información sobre el mercado o la competencia
de la manera correcta, a través de fuentes públicas (comoartículos de prensa, publicaciones especializadas y reseñas
de clientes). Tenemos cuidado de no abusar nunca de la
información confidencial ni tergiversar quiénes somos o para
quién trabajamos. (Para obtener más información, consulte lasección Protección de la información empresarial de terceros
del Código).

¿QUÉ HARÍA SI…?
Durante una reunión de una asociación profesional, dos de nuestroscompetidores empiezan a hablar sobre sus bajos márgenes de beneficio
y a quejarse de los grandes descuentos. Usted no dice nada en ese
momento, pero unas semanas más tarde las dos empresas suben sus
precios. Se pregunta si debería haber hecho algo en concreto en lareunión cuando se mantuvo la conversación.
Sí, debería haber hecho algo. Una autoridad podría concluir que todos enla reunión, tanto si participaron en la conversación como si no, acordaron
una fijación de precios, aunque nunca hubiera un acuerdo formal. El cursode acción adecuado en este tipo de situación habría sido decir que laconversación es inapropiada y después haber abandonado la reunión einformado del asunto al departamento jurídico inmediatamente.

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Somos socios comerciales responsables

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Recursos útiles

Antisoborno y anticorrupción
Trabajamos con honestidad y con integridad. Nunca ofrecemos ni
aceptamos sobornos ni permitimos que otros ofrezcan o acepten
sobornos en nuestro nombre.

Nos comprometemos a:• Obtener negocios por los méritos de nuestros productos yservicios.
• Mantener una política de tolerancia cero cuando se trata desobornos o comisiones ilegales.
• Evitar incluso la apariencia de que se realiza un pago indebido,
independientemente de la práctica local o de las prácticas deotras empresas.
• Mantener libros y registros exactos de tal modo que quedeclara la naturaleza de cualquier cosa dada o recibida y que está
permitida por nuestras políticas.
• Hacer revisiones exhaustivas (due diligence) al seleccionar alos socios comerciales de HOYA, monitorizar su rendimiento y
notificar cualquier práctica comercial cuestionable.
• No pagar jamás por agilizar trámites. Si alguien le exigiera
un pago para agilizar algún trámite, informe al respecto al
departamento jurídico o de cumplimiento.

¿QUÉ ES UN “SOBORNO”?
Cualquier cosa de valor que se entregue a alguien del sector
público o privado para obtener (o mantener) una ventaja
empresarial, financiera o comercial. Un soborno puede serdinero en efectivo, pero también puede adoptar otras formas.
Un regalo, un favor, un descuento personal, incluso una oferta
de préstamo o de empleo, podrían considerarse un soborno si
se ofrecen a cambio de un trato especial o para influir en una
decisión.

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Somos socios comerciales responsables¿QUÉ ES UN “PAGO DE AGILIZACIÓN”?
El pago de una cantidad pequeña (llamado a veces “comisión”
o “mordida”) a un funcionario público de bajo nivel para
incentivarle a realizar o agilizar un trámite rutinario (como la
tramitación de documentación o la obtención de un servicio
telefónico o de suministro eléctrico). HOYA prohíbe los pagos deagilización.

¿QUÉ HARÍA SI…?
Me he fijado en que hacer regalos es, en ocasiones, un “gesto deamabilidad” habitual en un país, pero podría considerarse un pagoindebido o incluso un soborno en otro. Cuando viajo y me reúno con
clientes, ¿qué supone esto para mí?
Usted no hará ningún pago ni ofrecerá beneficio alguno para obtener una
ventaja comercial indebida. Incluso el intercambio de regalos consideradocomo una “cortesía habitual” en su país de origen podría considerarse unsoborno en otro país si el valor del regalo fuera superior a una cantidad
simbólica. Cumplirá siempre con las políticas de HOYA y con la legislación local
aplicable. Si no estuviera seguro de si un regalo es apropiado, deberá consultar
con el departamento jurídico o de cumplimiento.

24

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Somos socios comerciales responsables

Comercio internacional

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Recursos útiles

Nos comprometemos a:• Conocer y respetar los requisitos de importación, exportación ycomercio, así como nuestras políticas y procedimientos, según
se apliquen a los países en los que hacemos negocios.
• Mantener los registros necesarios de importación, exportación yaduanas en cada ubicación comercial de HOYA.
• Realizar revisiones exhaustivas para garantizar que conocemos
al usuario final y el uso previsto de nuestros productos.
• Rechazar hacer negocios con países que aparecen en listas
restringidas a nivel nacional o internacional debido a problemasde seguridad, a menos que hayamos recibido las licencias
adecuadas para vender a dichos países.
• Ayudar a prevenir y detectar el blanqueo de capitales y lafinanciación del terrorismo estando atentos a cualquier pagosospechoso, que puede incluir:- Pagos en efectivo.
- Pagos realizados desde cuentas personales en lugar decuentas de empresa.
- Transacciones con instituciones financieras o terceros sin una
relación lógica con el cliente o el socio comercial.

Estamos comprometidos con prácticas comerciales responsables
al hacer negocios transfronterizos y trabajamos para prevenir lafinanciación del terrorismo y cualquier amenaza para la paz y laseguridad internacionales.

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Operamos nuestro negocio dentro de la legalidad

Somos socios comerciales responsables¿QUÉ HARÍA SI…?
Un proveedor solicita que enviemos los pagos a una nueva dirección.
Usted sospecha que puede haber algo ilegal o inapropiado. ¿Debería
informar sobre sus inquietudes?
Sí. Su suspicacia está justificada. Podría tratarse de un intento de blanqueode capitales o alguna otra manera de saltarse los requisitos legales. Deberá
ponerse en contacto con el departamento financiero sin demora y, mientras
tanto, no cambie la dirección hasta que se le haya indicado que lo haga. Si
es posible, no hable más con el proveedor sobre su petición hasta que eldepartamento financiero se lo indique.
Compré un producto falsificado en un viaje de negocios para llevármelo
de recuerdo. Dado que lo compré en el extranjero, ¿está bien si me lo
llevo de vuelta a mi país?
No. Debe saber que algunos países prohíben la entrada de productos
falsificados, y no solo las personas físicas, sino también la empresa en la que
trabajan, pueden ser sancionadas conforme a las leyes pertinentes.
Usted recibe un pedido grande de una empresa de la que no ha oído
hablar nunca y con la que nunca ha hecho negocios. Al parecer notienen experiencia en nuestro sector y su dirección de facturación
parece ser una propiedad particular. ¿Debería investigar más antes deproceder con el pedido?
Sí. Usted tiene la responsabilidad de conocer el destino final de todos los
productos para cumplir con las leyes de control de exportaciones y parasalvaguardar las inquietudes en cuanto a la seguridad nacional. Deberá
investigar más sobre su línea de negocio, el usuario final y el uso previsto delos productos. Si sigue sintiéndose incómodo, póngase en contacto con el
departamento jurídico o de cumplimiento.

26

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Recursos útiles

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Somos socios comerciales responsables

Somos socios comerciales responsables
Establecemos y mantenemos relaciones buenas y mutuamente
ventajosas con nuestros clientes y socios comerciales.

Obligaciones del sector sanitario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Relaciones con proveedores.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflictos de intereses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Regalos y actividades de ocio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
El medio ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
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Recursos útiles

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Somos socios comerciales responsables

Obligaciones del sector sanitario

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Recursos útiles

Nos comprometemos a:• Comprender todas nuestras obligaciones en materia de regulación
y cumplir con todas las reglas y la normativa aplicable.
• Interactuar con profesionales sanitarios (“PS”), que incluyen
personal médico, personal de enfermería, administradores deplanes sanitarios, optometristas e instituciones médicas, deconformidad con la legislación, la normativa, las normas del sectory los códigos de las asociaciones que sean aplicables.
• Evitar influir en las decisiones médicas de los PS sobre el uso deproductos de HOYA basándose en comunicaciones inadecuadas,materiales de marketing no aprobados o incentivos financieros
inapropiados.
• Revelar con exactitud los pagos u otras transferencias de valor
realizadas a personal médico, hospitales universitarios y otras
personas o entidades en la medida requerida por la legislación
aplicable.
• Proporcionar becas de investigación y formación, y una
remuneración igual al valor justo de mercado a los PS solo deconformidad con la legislación y la normativa aplicables, así como
con las políticas y los procedimientos de HOYA.
• Pedir ayuda cuando tengamos una pregunta.

Somos conscientes de que algunos de nuestros negocios
operan en el sector sanitario, que está sujeto a una regulación
muy estricta, y tienen una obligación imperativa de cumplir con
rigurosos requisitos de calidad y seguridad de los productos.

28

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Somos socios comerciales responsables

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Recursos útiles¿SABÍA QUE...?
HOYA respeta los diversos requisitos legales y normativos delámbito sanitario en los países en los que operamos. Se trata denormas sobre:¿QUÉ HARÍA SI…?
Una médica desea que HOYA pague su viaje a Japón para visitar loscentros de HOYA. Una vez allí, también le gustaría aprovechar laoportunidad para pasar unos días recorriendo lugares turísticos aexpensas de HOYA. ¿Es esto permisible?

- Investigación clínica- Desarrollo de productos- Fabricación

No. Aunque HOYA puede asumir unos costes de viaje y alojamientomodestos y razonables para que un PS asista a un programa o a una reunión
organizados por la empresa sobre tecnologías médicas en determinadas
circunstancias, condicionado a la aprobación previa de la empresa, la parteturística del viaje podría percibirse como un intento indebido de influir enla toma de decisiones independiente de esa médica y, por lo tanto, no está
permitido. Consulte al departamento jurídico o al de cumplimiento paraobtener más recomendaciones sobre esta situación.

- Promoción de productos- Protección de datos- Interacciones con los clientes- Facturación de nuestros productos y servicios relacionados
Tenemos estrictamente prohibido proporcionar o prometerventajas indebidas a profesionales sanitarios con el fin de influir en
el uso, la compra o la recomendación de nuestros productos.

29

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Relaciones con proveedores

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Recursos útiles¿QUIERE SABER MÁS?

Elegimos a los proveedores basándonos en criterios objetivos
y medibles y luego trabajamos juntos para asegurarnos de que
cumplen con sus obligaciones de respaldar el negocio y la misióndel Grupo HOYA.

Código de Proveedores de HOYA

Nos comprometemos a:• Trabajar con socios comerciales que comparten nuestro
compromiso de hacer negocios con integridad, comprendersu responsabilidad social corporativa y proteger los derechos
humanos y laborales básicos.
• Tomar buenas decisiones, evaluar criterios como la calidad, laexperiencia, el historial de entregas y el precio para determinarcuáles son los socios comerciales adecuados para el Grupo.
• Tratar a nuestros socios comerciales de forma justa y no
aprovecharnos nunca de ellos mediante manipulación, ocultación,
uso indebido de nuestra posición, coacción, tergiversación dehechos o cualquier otro trato o práctica desleal.
• Monitorizar el rendimiento de nuestros proveedores para garantizar
una contabilización transparente del tiempo, los materiales y losresultados que cumpla con nuestros estándares y con el Código de
Proveedores de HOYA.
• Cumplir con nuestra parte para garantizar que toda nuestra cadena
de suministro, incluidos los subcontratistas, opera aplicando unos
elevados estándares éticos.

¿QUÉ HARÍA SI…?
Un consultor que trabaja para HOYA ha enviado una factura donde
se enumeran algunos pagos muy imprecisos en efectivo y solicita su
reembolso. ¿Debería cuestionar esta factura?
Sí. Al revisar pagos en efectivo o cualquier elemento de una factura, deberá
solicitar siempre detalles y recibos que los justifiquen. Esperamos quenuestros consultores, distribuidores y otros terceros elaboren unos registrostransparentes y fieles, así que exija más detalles y, si le preocupa que hayaalgo inapropiado o ilegal, notifique sus inquietudes inmediatamente.

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Conflictos de intereses

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Recursos útiles¿SABÍA QUE...?

Evitamos situaciones en las que nuestros intereses o actividades
personales puedan interferir en nuestra capacidad para tomar
decisiones objetivas en nombre de HOYA.

No es posible identificar todas las situaciones en las que puede
surgir un conflicto de intereses, pero hay ciertas situaciones que
pueden conducir a ello. Si tiene alguna pregunta, hable con su
supervisor o gerente.

Nos comprometemos a:-U n segundo empleo. Aceptar un empleo a tiempo parcial,suscribir un contrato de servicios o participar en una transaccióncomercial con un competidor, proveedor de bienes o servicios ocliente de HOYA.

• Ser proactivos: conocer y evitar los tipos de situaciones que pueden
implicar un conflicto.
• Revelar cualquier posible conflicto de intereses a nuestro supervisor
o gerente (dependiendo de las circunstancias, la mayoría de losconflictos pueden resolverse si se toma la iniciativa de revelarlos y segestionan correctamente).

-U n interés financiero. Tener un interés de propiedad en uncompetidor, proveedor de bienes o servicios o cliente de HOYA.
-U n interés personal. Tener autoridad para tomar decisiones en
una transacción o decisión comercial de HOYA cuando usted o
un familiar suyo pueda tener un interés personal o financiero.
-U na relación personal. Tener un familiar que sea empleado de
HOYA o de un competidor, proveedor de bienes o servicios ocliente de HOYA.
-R egalos, actividades de ocio y cortesías comerciales. Daro aceptar un regalo o una oferta que no respete los límites
establecidos en nuestras políticas.
-U na oportunidad externa. Vender bienes o servicios que
compitan con los bienes y servicios del Grupo HOYA.
-C omunicaciones. Dar una charla o escribir un artículo sobre untema relacionado con el Grupo HOYA o con el trabajo que haceen HOYA sin haber obtenido autorización.
¿No está seguro de si una situación supone un conflicto? Pregunte
antes de continuar.

31

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Operamos nuestro negocio dentro de la legalidad

Somos socios comerciales responsables¿QUÉ HARÍA SI…?
Le gustaría aceptar un trabajo a tiempo parcial los fines de semana. No
tiene nada que ver con su trabajo en HOYA y solo lo haría durante unos
meses. ¿Supone esto un conflicto?
Eso depende de factores como el tipo de trabajo que esté considerando ylas horas que tendrá que trabajar. Pero tendrá que hablar con su supervisor
o gerente antes de aceptarlo para asegurarse de que no existe ningún
conflicto.
Usted forma parte del equipo que decidirá sobre un nuevo proveedor
y su cuñado trabaja para una de las empresas que HOYA se está
planteando contratar. Su empresa tiene un impresionante historial depuntualidad en las entregas y las mejores tarifas con diferencia. ¿Estaríabien que usted recomendara esta empresa porque sería lo mejor para
HOYA?
Sí, pero tendría que revelar la relación que tiene con ella. Y aunque usted
sienta que ha valorado todas las opciones y se vea capaz de tomar una
decisión objetiva, sería mejor que eliminara el conflicto de intereses
excluyéndose del equipo que toma la decisión para evitar que parezca algoinjusto o inapropiado.
El hijo de un compañero acaba de entrar en su equipo. ¿Está permitido?
Pueden trabajar familiares en la misma empresa. La única limitación es que
ningún familiar debe estar nunca en posición de contratar, supervisar, influiren las condiciones de empleo, en las oportunidades salariales o de ascenso
ni influir en la dirección de otro familiar.

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Apéndice

Recursos útiles

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Somos socios comerciales responsables

Regalos y actividades de ocio

Protegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles¿SABÍA QUE...?

Solo intercambiamos regalos y actividades de ocio de poco valor quesean un complemento razonable a las relaciones comerciales y que
no pretendan influir indebidamente en otros.

Se debe tener mucho cuidado al tratar con funcionarios
públicos (incluidos los funcionarios cuasipúblicos, como son losempleados de hospitales y universidades de gestión pública). Lo
que puede estar permitido con clientes comerciales podría serilegal cuando se trata de funcionarios públicos.

Nos comprometemos a:

No ofrezca a (ni acepte de) un funcionario público ningunacosa de valor, a menos que haya obtenido la aprobación deldepartamento jurídico y del de cumplimiento.

• No dar ni aceptar nunca regalos o actividades de ocio si la intención
es influir en una decisión o si es a cambio de negocios, servicios o
información confidencial.
• No solicitar nunca regalos o actividades de ocio.
• Solo dar o aceptar regalos y actividades de ocio que:- Tengan un coste razonable.
- No parezcan excesivos o desmesurados.
- Sean coherentes con las políticas de las organizaciones de lapersona que lo ofrece y de la que lo recibe, así como con toda lalegislación y la normativa aplicables.
- Hayan sido aprobados por un supervisor o gerente.
• Respetar todas las políticas aplicables al pagar honorarios a
funcionarios públicos, esto incluye las políticas de HOYA y las
políticas de la organización del funcionario público.
• Llevar un registro preciso de los gastos en regalos y actividades deocio.

¿QUÉ HARÍA SI…?
¿Qué pasa si recibe un regalo que sabe que es inapropiado? ¿Quédebe hacer?
Devuélvaselo al remitente con una explicación educada de que lapolítica le prohíbe quedárselo. En algunas circunstancias, si la devolucióndel regalo fuera inapropiada o no fuera posible, se pueden considerar
otras alternativas, como exhibir el regalo en un área pública o donarloa una organización benéfica. En este tipo de situación, comente consu supervisor, con su gerente o con el departamento jurídico o de
cumplimiento cómo hay que proceder.

33

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Protegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles

El medio ambiente
Nos comprometemos a preservar el medio ambiente, a promoverla sostenibilidad, a conservar los recursos y a mantener prácticas
respetuosas con el medio ambiente en el desarrollo de nuestras
operaciones.

Nos comprometemos a:• Respetar toda la legislación y la normativa relativas al medio
ambiente e informar de inmediato sobre cualquier sospecha deinfracción a nuestro supervisor o gerente.
• Desechar los residuos correctamente. No haremos vertidos ilegales
de residuos.
• Esforzarnos para lograr la sostenibilidad medioambiental en todas
nuestras operaciones mediante:- La mejora continua del rendimiento medioambiental, la
minimización de los residuos y la prevención de la contaminación.
- La integración de prácticas medioambientales sólidas en nuestras
prácticas empresariales, incluido el diseño, la comprobación, lafabricación y el soporte de los productos y las compras.
- La consideración del impacto medioambiental en el desarrollo denuevos productos o procesos y en la selección de materiales deproducción.

¿QUÉ HARÍA SI…?
Usted tiene algunas ideas para utilizar menos papel en su instalación.
¿Con quién debe hablar?
HOYA agradece cualquier idea que sirva para reducir nuestro impacto
medioambiental. Estudie sus ideas con su supervisor o gerente para ver si
se pueden implementar en su ubicación.

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Protegemos el Grupo
Protegemos nuestros activos, nuestra información y nuestra reputación:
estos elementos dirigen el trabajo que hacemos y las personas a las que
servimos, todos los días.
Mantenimiento de registros precisos.. . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Información del Grupo HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Activos del Grupo HOYA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Uso de información privilegiada.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicaciones responsables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
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Apéndice

Recursos útiles

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Mantenimiento de registros
precisosProtegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles• Estar alerta ante irregularidades o inexactitudes y denunciar
cualquier acto de fraude o de conducta financiera indebida.
• Informar de inmediato al departamento jurídico o de
cumplimiento, a HOYA HelpLine o a cualquier otro canal de
notificación, sobre cualquier presión ejercida por la dirección paraque se informe sobre resultados financieros de forma inadecuada.

Preservamos la confianza de todas las partes interesadasdel Grupo HOYA (como son las autoridades reguladoras, losinversores y los clientes) elaborando libros y registros que reflejen
con exactitud la situación financiera del Grupo.

Nos comprometemos a:• Conocer y respetar nuestros procesos internos, controles ypolíticas contables.
• Garantizar que la información que registramos es fiel, completa yoportuna.
• Gestionar, almacenar y eliminar la información tal como se
describe en nuestras políticas.
• No facilitar información falsa o tergiversada.
• No reescribir, suprimir o destruir información del Grupo HOYA
(incluida la información digital) que pudiera ser necesaria para
una investigación, auditoría o procedimiento judicial.
• Consultar con un supervisor o gerente antes de facilitar
información no revelada en respuesta a una consulta de losmedios de comunicación o de una fuente ajena a HOYA.

¿SABÍA QUE...?
Cada uno de nosotros, al margen del trabajo que hagamos en
HOYA, tiene la responsabilidad de llevar unos registros exactos.
Un “registro” podría ser:- Un informe de gastos- Un registro de horas de trabajo- Un informe de producción- Una orden de compra- Una factura- Un informe de la autoridad reguladora o de la Administración36

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Somos socios comerciales responsables

Protegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles¿QUÉ HARÍA SI…?
A veces se lleva trabajo a casa y allí utiliza su ordenador personal.
¿Es correcto guardar algunos registros y documentos en su ordenador
personal para tener una copia de seguridad?
No. Está prohibido guardar registros o documentos de HOYA en un
ordenador personal, ni siquiera para tener una copia de seguridad. Si
se descargara algún documento de HOYA en su ordenador personal,
asegúrese de eliminarlo, aunque se trate de borradores o de documentos
provisionales.

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Protegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles

Información del Grupo HOYA
Protegemos la información del Grupo HOYA, incluidos los registros
mercantiles y financieros y la información técnica, y evitamos quese pierda, que se use indebidamente y que se acceda a ella o sea
revelada de forma inapropiada.

- Utilizamos únicamente hardware, software, aplicaciones ydispositivos de almacenamiento autorizados por HOYA.
- Estamos alerta para detectar la suplantación de identidad(phishing), los programas maliciosos (malware), la extorsión
cibernética (ransomware) y otras formas de ataques que podrían
hacer peligrar nuestros sistemas.
• Tener mucho cuidado al utilizar las redes sociales:- Explicamos que las opiniones que publiquemos como
empleados no representan las opiniones de HOYA.
- Nunca revelamos información confidencial sobre el Grupo, sobre
nuestros clientes, nuestros compañeros de trabajo o nuestrossocios comerciales.
- Nunca publicamos nada que pudiera considerarse
discriminación, acoso o intimidación.
• Evitar comentar información confidencial con familiares o amigos
y en lugares donde personas no autorizadas puedan oír lo que
decimos (por ejemplo, en ascensores, en restaurantes o en eltransporte público).
• Notificar de inmediato cualquier robo, pérdida o revelación noautorizada de información confidencial.
• Devolver toda la documentación y los soportes que contengan
información del Grupo cuando nos vayamos del Grupo.

Nos comprometemos a:• Mantener la confidencialidad de toda la información propiedad
del Grupo HOYA, como información técnica, información sobre
productos nuevos, datos financieros no publicados y planes,
previsiones, estrategias y políticas empresariales y de marketing.
• Compartir la información confidencial del Grupo HOYA con aquellos
que estén autorizados y que tengan una necesidad comercial
legítima de conocerla.
• Restringir las respuestas a encuestas de marketing externas a menos
que tengamos la aprobación adecuada.
• Comprobar que tenemos las autorizaciones necesarias antes defacilitar información confidencial a alguien ajeno a HOYA.
• Poner en práctica una buena ciberseguridad:- Respetamos las normas, las políticas y los procedimientos deldepartamento de TI para evitar accesos no autorizados a nuestros
datos.
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Operamos nuestro negocio dentro de la legalidad

Somos socios comerciales responsables¿QUÉ ES LA “INFORMACIÓN TÉCNICA”?
Información y conocimientos técnicos que son propiedad de
HOYA, pero que aún no están protegidos por una patente.
Se trata de:- Invenciones de I+D- Técnicas de fabricación- Mejoras de las tecnologías
No hacemos pública esta información (por ejemplo, en
conferencias académicas o en documentos técnicos) a menos que
exista un motivo legítimo para hacerlo y hayamos obtenido laautorización de un supervisor o gerente.

¿QUÉ HARÍA SI…?
Una amiga acaba de abrir un negocio y le ha pedido una lista de clientes
de HOYA que podrían estar interesados en sus servicios. ¿Sería correcto
proporcionar esta información a su amiga?
No. Nuestras listas de clientes son confidenciales y no deben compartirse
con nadie (sea ajeno o no a HOYA) que no esté participando en el negocio de
HOYA.

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Protegemos el Grupo

Apéndice

Recursos útiles

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Somos socios comerciales responsables

Activos del Grupo HOYA
Entendemos que la finalidad de los activos del Grupo HOYA
es usarlos en negocios relacionados con el Grupo, y es
responsabilidad nuestra garantizar que los protegemos frente a
pérdidas, daños, robos y usos indebidos.

Nos comprometemos a:• Asegurar que todos los activos del Grupo se utilicen únicamentepara negocios relacionados con el Grupo y que cualquier otro
uso sea autorizado por un supervisor o gerente.
• No utilizar nunca indebidamente los fondos del Grupo.
• Elaborar y mantener registros precisos de los equipos y elinventario.
• No retirar nunca materias primas, inventario, herramientas
de promoción de ventas o suministros ni desecharlos sin
autorización.
• Informar sobre cualquier equipo que esté dañado, que no sea
seguro o que necesite una reparación.
• Devolver todo lo que nos hayan suministrado y sea propiedad
del Grupo cuando nos vayamos del Grupo.

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Apéndice

Recursos útiles

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Apéndice

Recursos útiles¿QUÉ ES UN “ACTIVO DE HOYA”?
Puede tratarse de:- Activos físicos: instalaciones, vehículos, muebles, equipos defabricación y suministros.
- Activos financieros: fondos del Grupo, incluidos cheques,tarjetas de crédito, facturas y otros registros que representen
un valor monetario.
- Activos electrónicos: ordenadores, dispositivos decomunicación, teléfonos, sistemas de información, acceso
a Internet/intranet, asistentes digitales personales y otros
dispositivos, sistemas y tecnologías similares.
La información también es un valioso activo del Grupo. Consultela sección Información del Grupo HOYA para obtener más
detalles.

¿QUÉ HARÍA SI…?
Le acaban de dar un ordenador nuevo con motivo del procesode actualización tecnológica de la empresa. ¿Puede darle elordenador antiguo a su hija?
No. Aunque el ordenador antiguo ya no se utilice, deberá devolvérselo
a la empresa para que lo deseche correctamente.

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Somos socios comerciales responsables

Uso de información privilegiada
Respetamos la legislación en materia de uso de información
privilegiada en todos los lugares donde hacemos negocios.

Nos comprometemos a:• Reconocer los tipos de información que se consideran“información privilegiada” y no utilizar nunca esa información para
tomar decisiones sobre la compra o venta de acciones, bonos,
opciones u otros valores del Grupo HOYA o de cualquier otra
empresa cotizada a menos que la información haya sido revelada
al público o hasta que eso suceda.
• No transmitir nunca “información privilegiada” a otras personas,
como amigos y familiares, para que puedan sacar partido de la
información.
• Después de abandonar HOYA, abstenerse de negociar usando
información privilegiada no pública hasta que la información sehaya difundido al público.

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Apéndice

Recursos útiles

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Apéndice

Recursos útiles¿QUÉ ES “INFORMACIÓN PRIVILEGIADA”?
Se trata de información que un inversor razonable consideraría útilpara decidir si negociar con acciones del Grupo o con otros valores.
Algunos ejemplos de ello son:

¿QUÉ HARÍA SI…?
Un proveedor me ha hablado en confianza sobre un nuevo producto.
No podemos utilizar ese producto, pero creo que tiene un verdaderopotencial y que las acciones de la empresa del proveedor subiránrápidamente. ¿Puedo comprar acciones de esa empresa?

- Resultados financieros del Grupo- Proyecciones de resultados financieros- Noticias sobre una alianza, fusión o compra de activos pendiente o
propuesta

No. No puede comprar las acciones del proveedor hasta que la información
que usted tiene esté a disposición del público. Esa información es “información
privilegiada”, que se le proporcionó de forma confidencial. Negociar en bolsa
sirviéndose de esa información (o aconsejar a otras personas que lo hagan)supondría una infracción de nuestras políticas y de la ley.

- Un contrato nuevo importante o una cancelación de un contrato- Información relativa a litigios en los que esté implicado el Grupo- Un cambio en la política de dividendos- Un cambio en la alta dirección

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Recursos útiles

Comunicaciones responsables
Designamos un punto de contacto central que se expresa comouna única voz clara y coherente a la hora de facilitar información alpúblico y a los medios de comunicación.

Nos comprometemos a:• No dar nunca la impresión de que nosotros, como empleados,
estamos hablando en nombre de HOYA en ninguna comunicación
que pueda hacerse pública, a menos que el Grupo HOYA nos haya
designado para hacerlo.
• Remitir todos los contactos o las consultas que lleguen de fuera alrecurso adecuado dentro de HOYA.
- Si alguien de la prensa o algún analista financiero se pusiera encontacto con nosotros, hay que informar de inmediato a nuestro
supervisor, gerente o Grupo de relaciones con los inversores.
- Si un agente de los cuerpos de seguridad o una autoridad
reguladora se pusiera en contacto con nosotros o nos enviara una
notificación de ejecución de una orden judicial, informaremos deinmediato al departamento jurídico o al de cumplimiento.
• Obtener la autorización de un supervisor o gerente antes deaceptar una invitación para dar una charla o escribir un artículo
sobre un tema relacionado con la empresa o con nuestro trabajo en
el Grupo HOYA.

¿QUÉ HARÍA SI…?
Usted recibe un correo electrónico pidiéndole que participe en una
encuesta para un estudio de mercado y que responda a algunas
preguntas básicas sobre el Grupo. Le ofrecen incluso pagarle por
el tiempo que le dedique a la encuesta o donar la cantidad a laorganización benéfica que usted elija. ¿Puede participar en la encuesta
sin preguntarle a su supervisor o gerente?
No. Es importante confirmar la credibilidad de este tipo de solicitudes
informales por correo electrónico (o por teléfono) que solicitan información
sobre HOYA o las empresas de HOYA, ya que podría tratarse de un intento
malicioso de obtener información sobre la competencia o el mercado.
También debemos asegurarnos de que dichas solicitudes de correo
electrónico no sean intentos de “phishing” ni intentos maliciosos de introducir
virus en nuestras redes informáticas. Deberá preguntarle a su supervisor ogerente y también al departamento de TI antes de abrir un enlace de correo
electrónico o de responder a este tipo de solicitudes de información.

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Recursos útiles

Apéndice
Hoja de confirmación del Código de Conductadel Grupo HOYA (para empleados)
1. He recibido una copia del Código de Conducta del Grupo HOYA(o tengo acceso a una copia en la intranet del Grupo HOYA o enla intranet de mi división de HOYA).
2. He leído y comprendido el Código de Conducta del Grupo HOYA.
3. Cumpliré y respetaré el Código de Conducta del Grupo HOYA,
acataré la legislación y todas las políticas del Grupo.

Firma del empleado

Fecha

Número de empleado

Organización y ubicación de HOYA
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Recursos útiles

Recursos útiles
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46