特定個人情報取扱規程

公益社団法人日本ダーツ協会

第１章 総則第１条 目的
本規程は、当協会が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」（平成 15 年法律第 57 号、以下「個人情報保護法」という。
）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に基づき、当協会の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。

第２条 定義本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。
① 「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）をいう。
② 「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第２条第６項及び第７項、第８条並びに第 67条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項における個人番号）。
③ 「特定個人情報」とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第 67 条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。
④「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。

⑤ 「個人情報ファイル」とは、特定個人情報ファイルであって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑥ 「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑦ 「保有個人情報」とは、個人情報取扱事業者（項番⑫）が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は６か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
⑧ 「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
⑨ 「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑩ 「個人番号利用事務実施者」とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑪ 「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑫ 「個人情報取扱事業者」とは、特定個人情報ファイルを事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。）であって、特定個人情報ファイルを構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情5,000 を超えない者以外の者をいう。

報保護法施行令で定める者を除く。
）の合計が過去６か月以内のいずれの日においても⑬ 「役職員」とは、当協会の組織内にあって直接又は間接に当協会の指揮監督を受けて当協会の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者（正職員、契約職員、嘱託職員、パート職員、アルバイト職員等）のみならず、当協会との間の雇用関係にない者（理事、監事、派遣職員等）を含む。
⑭ 「事務取扱担当者」とは、当協会内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
⑮ 「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
⑯「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

第３条 当協会が個人番号を取り扱う事務の範囲
当協会が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。

役職員に係る個人番号関係事務

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
雇用保険届出事務
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
健康保険・厚生年金保険届出事務

役職員以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務
配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調

書作成事務不動産の使用料等の支払調書作成事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成
事務

第４条 当協会が取り扱う特定個人情報等の範囲

１

前条において当協会が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。
① 役職員又は役職員以外の個人から、番号法１６条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し②

当協会が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え③

当協会が法定調書を作成するうえで役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等④
２

その他個人番号と関連づけて保存される情報

第１項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

第２章 安全管理措置
第１節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置

第５条 組織体制

１

当協会は、代表理事が指名する者を事務取扱担当者とする。

２

事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうち一人を責任者とする。

３

事務取扱担当者は、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

４

事務取扱担当者が変更することになる場合、代表理事は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行わせるものとする。代表理事はかかる引継ぎが行われたか確認するものとする。

第６条 事務取扱担当者の監督
当協会は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

第７条 教育・研修
事務取扱担当者は、本規程を遵守させるために、十分な知見を習得しなければならない。

第８条 取扱状況・運用状況の記録
事務取扱担当者は、適宜特定個人情報の取扱い状況を記録するものとする。

第９条 情報漏えい事案等への対応
事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、代表理事に直ちに報告する。

第１０条 取扱状況の確認
代表理事は、特定個人情報等の取扱状況について、適宜確認を行うものとする。

第２節 物理的安全管理措置

第１１条 特定個人情報等を取り扱う区域の管理
当協会は管理区域及び取扱区域を明確にし、適切な措置を講じる。

第１２条 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
当協会は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために適切な措置を講じる。

第１３条 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止
当協会は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、次に掲げる場合を除き禁止する。
①

個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合②

行政機関等への法定調書の提出等、当協会が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合

第１４条 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄代表理事は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。

第３節 技術的安全管理措置

第１５条 アクセス制御・アクセス者の識別と認証
当協会における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。
① 特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
② 機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。

第１６条 外部からの不正アクセス等の防止
当協会は、適切な方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。

第１７条 情報漏えい等の防止
当協会は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。

第３章 特定個人情報等の取得

第１８条 特定個人情報の適正な取得
当協会は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

第１９条 特定個人情報の利用目的
当協会が、役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

第２０条 特定個人情報の取得時の利用目的の通知等
１

当協会は、特定個人情報を取得した場合は、適切に情報主体に通知し、又は公表するものとする。

第２１条 個人番号の提供の要求
当協会は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

第２２条 個人番号の提供を求める時期
当協会は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。

当協会は、番号法第 19 条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることが第２３条 特定個人情報の提供の求めの制限できる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

第２４条 特定個人情報の収集制限
当協会は第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

第２５条 本人確認
当協会は番号法第１６条に定める各方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

第２６条 取得段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置
特定個人情報の取得段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第１節（組織的安全管理措置・人的安全管理措置）に従うものとする。

第２７条 取得段階における物理的安全管理措置
特定個人情報の利用段階における物理的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（物理的安全管理措置）に従うものとする。

第２８条 取得段階における技術的安全管理措置
特定個人情報の利用段階における技術的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（技術的安全管理措置）に従うものとする。

第４章 特定個人情報の利用

第２９条 個人番号の利用制限

１

当協会は、第１９条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

２

当協会は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。

第３０条 特定個人情報ファイルの作成の制限
当協会が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

第３１条 利用段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置
特定個人情報の利用段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第１節（組織的安全管理措置・人的安全管理措置）に従うものとする。

第３２条 利用段階における物理的安全管理措置
特定個人情報の利用段階における物理的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（物理的安全管理措置）に従うものとする。

第３３条 利用段階における技術的安全管理措置
特定個人情報の利用段階における技術的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（技術的安全管理措置）に従うものとする。

第５章 特定個人情報の保管第３４条 特定個人情報の正確性の確保
事務取扱担当者は、特定個人情報を、第１９条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

第３５条 保有個人情報に関する事項の公表等
当協会は、個人情報保護法第２３条第１項に基づき、特定個人情報に係る保有個人情報に関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。

第３６条 特定個人情報の保管制限
１

当協会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。

２

当協会は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。
３

当協会は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや当協会が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

第３７条 保管段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置
特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第１節（組織的安全管理措置・人的安全管理措置）に従うものとする。

第３８条 保管段階における物理的安全管理措置
特定個人情報の保管段階における物理的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（物理的安全管理措置）に従うものとする。

第３９条 保管段階における技術的安全管理措置
特定個人情報の保管段階における技術的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（技術的安全管理措置）に従うものとする。

第６章 特定個人情報の提供

第４０条 特定個人情報の提供制限
当協会は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。）に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

第４１条 提供段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置
特定個人情報の提供段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第１節（組織的安全管理措置・人的安全管理措置）に従うものとする。

第４２条 提供段階における物理的安全管理措置
特定個人情報の提供段階における物理的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（物理的安全管理措置）に従うものとする。

第４３条 提供段階における技術的安全管理措置
特定個人情報の提供段階における技術的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（技術的安全管理措置）に従うものとする。

第７章 特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等第４４条 特定個人情報の開示
１

当協会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする 。

２

当協会は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由（根拠とした個人情報の保護に関する法律の条文及び判断の基準となる事実を示すこととする。
）を説明することとする。

①

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合②

当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合③

他の法令に違反することとなる場合

第４５条 保有個人情報の開示請求処理手順
前条に基づき本人又はその代理人（未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。
）から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示請求を受けた場合は、次の手順で応ずることとする。
①

受付時の確認ａ

所定の様式の書面（請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの）による請求であること。

ｂ

予め定めた手数料の負担について請求者が応諾していること。

ｃ

代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。

ｄ

なお、郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。

②

開示の可否の決定

事務取扱担当者は、次の各号に定める点について、各々検討の上、開示の可否を決定する。
ａ

請求された個人情報が物理的に存在するか否か。

ｂ

前号に相当するものが、「保有個人情報」に該当するか否か。

ｃ

規程第 19 条第１項各号に定める不開示事由に該当するか否か。

③

不開示の場合の対応ａ

前項に基づき保有個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときはその旨を通知し、その理由についても説明をすることとする。

④

請求者に対する通知時期ａ開示請求に対する回答（不開示の場合の通知も含む）は書面にて、遅滞なく郵送又はこれに代わる方法により通知する。

第４６条 保有個人情報の訂正等
当協会は、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。
）を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

第４７条
１

保有個人情報の訂正等処理手順

前条に基づき、開示の結果、特定個人情報に係る保有個人情報が事実ではないとして、訂正、追加又は削除（以下「訂正等」と総称する。
）を求められた場合は、次の手順にて応ずることとする。

①

当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。

②

事務取扱責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等を行うかどうかを決定する。

③

検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送又はこれに代わる方法により通知する。また訂正等の措置をとらない場合は、判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。

２

特定個人情報に係る保有個人情報の訂正等は、次に掲げる各号に従って行わなければならない。

①

事務取扱責任者は、当該保有個人情報を取扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。

②

事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。

③

事務取扱責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、管理責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し【１年間】保管する。

第４８条 保有個人情報の利用停止等
１

当協会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第１６条の規定に違反して取得されているという理由、同法第１７条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由又は番号法第１９条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。但し、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

２

前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。）を通知しなければならない。なお、利用停止等を行わない場合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

第４９条 開示等を求める手続及び手数料１

当協会は、特定個人情報に関して、個人情報保護律第２９条第１項の開示等の求めを受け付ける方法を定めた場合には、「個人情報保護基本方針」と一体としてインターネットのホームページでの常時掲載を行うこと、又は事務所の窓口等での掲示・備付け等を行うこととする。

２

開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認の方法を定めるに当たっては、十分かつ適切な確認手続とするよう留意する。

３

個人情報保護法第３０条に従い、手数料を徴収する場合には、同様の内容の開示等手続の平均的実費の予測に基づき、合理的な手数料額を算定する等の方法により、実費を勘案して合理的であると認められる範囲において手数料の額を定めなければならない。

第８章 特定個人情報の廃棄・削除

第５０条 特定個人情報の廃棄・削除
当協会は第３条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。

第５１条 廃棄・削除段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置
特定個人情報の廃棄・削除段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第１節（組織的安全管理措置・人的安全管理措置）に従うものとする。

第５２条 廃棄・削除段階における物理的安全管理措置
特定個人情報の廃棄・削除段階における物理的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（物理的安全管理措置）の第１５条に従うものとする。

第５３条 廃棄・削除段階における技術的安全管理措置
特定個人情報の廃棄・削除段階における技術的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（技術的安全管理措置）に従うものとする。

第９章 特定個人情報の委託の取扱い

第１０章 その他

第５５条 改廃
本規則の改廃は、理事会の決議による。

附則

本規則は平成２９年３月３１日から施行する。