受入・雑誌
早稲田大学図書館 事務副部長
兼 戸山図書館担当課長
齋藤和子
慶應義塾大学メディアセンター本部
吉田真希子

システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

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本日の内容1. システム選定にあたって何を重視したか
2. 早稲田大学からの報告
3. 慶應義塾大学からの報告
4. 今後の展望システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

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1.システム選定にあたって何を重視したか① 発注書誌の取り込み、書店への発注、支払、予算管理が一連の流れでできること–––

発注・支払・予算が大学別に管理できること
書店へのオンライン発注が可能であること
発注書誌作成でOCLC等外部書誌を取り込めること② さまざまな種類の発注に対応していること––

紙／電子確定発注／見計らい／継続発注／購読／寄贈・交換③ 雑誌のリニューアル、各種パターンの受入がスムーズにできること④ 予算消化状況をリアルタイムで確認できること⑤ 大学の財務システムと連携の仕組みがあること⑥ 電子原簿で管理できること
システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

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2.早稲田大学からの報告
2-1.新システムで目指したこと
2-2. 新システムにおけるフロー変更
2-3.新システム導入を機に実現できたこと
2-4.移行に伴う対応と稼働後に発生した問題
2-5.今後の課題

システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

4早稲田大学からの報告

2-1.新システムで目指したこと
2019年8月までの問題点

新システムでは：• 発注データ作成を行っているものと行っていないものが混在

全て発注データを作成• 発注価格を入力していない

発注データに価格を入力→重複発注が後で判明→発注中金額の把握が困難• 図書館システムと財務システムとが連携していない→財務システムに再度入力の手間

Almaの支払データを財務システムへ受け渡す• 図書原簿を紙で管理→Wordや請求書のコピーで作成・バーコードを貼付・ファイルに綴込・年度毎に製本etc.の手間

Alma上のデータを電子原簿として扱う

システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

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早稲田大学からの報告

2-1.新システムで目指したこと• 旧システムで利用していなかった発注・受入・支払・予算管理の機能を一連の流れで動かす• WINEに参加する学内全図書館・図書室での処理を標準化• 紙による原簿管理から電子原簿へ

システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

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早稲田大学からの報告

2-2.新システムにおけるフロー変更• 受入センターの設置（中央図書館内）• 発注処理は各箇所で行う– 従来は中央図書館・各キャンパス図書館分について業務委
託で集中処理→確認のためのやりとりが生じ却って非効率• 雑誌についても発注・所蔵（物理単位）のデータを作成• 電子資料もシステムに登録• 財務システムとの連携（支払データを作成）• 月1回のまとめ請求を業者に依頼
システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

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旧システムとの比較：図書選書～発注＊中央図書館・各キャンパス図書館の場合の例
旧システム時Alma導入後
<各箇所>

<各箇所>

選書

選書
<委託業者><各箇所>

発注データ作成

書店へ発注

・予定価格は入力せず

・書店サイトから発注・メール送信（手動で作成）
・営業さんへ直接等<委託業者>

書店へ発注
・発注票受け渡し

・発注レコードは作ったり作らなかったり＝他箇所の発注状況が把握できない・価格が入っていない＝発注中の金額合計がわからない<各箇所>

発注データ作成
・予定価格を入力
<各箇所>

書店へ発注
・Almaからのメール送信
・書店サイトから発注
・すべて発注レコードを作成＝他箇所の発注状況も把握できる・予定価格を入力＝発注中の金額合計が容易に把握できる
・Almaに登録したデータから発注＝メールに再度打ち込まなくてよい

システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

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旧システムとの比較：受入～目録～配架＊中央図書館・各キャンパス図書館の場合の例
旧システム時Alma導入後納品

納品<委託業者><受入センター>

受入
原簿作成<委託業者>

目録作成<委託業者>

装備(請求記号・ラベル等)

受入
目録ユニットへ送付<各箇所><目録ユニット>

目録作成

原簿ファイル<各箇所>

配架・紙で原簿を作成 ＝作成とファイ
ルの手間、保管スペース必要、原簿製本の費用<受入センター>装備(請求記号・ラベル等)
・電子原簿

<各箇所>

配架9

＝紙で作成・保管不要

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旧システムとの比較：支払＊中央図書館・各キャンパス図書館の場合の例
旧システム時Alma導入後（月1回まとめ請求の場合）

請求書受領（納品の都度）納品時に納品票受領（請求予定金額記載）<受入センター><委託業者>

Almaに請求データ入力

請求書に費目等記入

請求データを出力(自動）<各箇所>

請求内容確認<経理担当者>

財務システム入力／請求書ファイル
業者へ支払・財務システムで改めてデータを入力
・予算使用実績はExcel管理または財務システムにログインして確認<経理担当者>

業者より月1回まとめ請求書受領／確認／
ファイル
<各箇所>

請求内容確認
Almaから財務システムへデータ受渡
業者へ支払・納品時に請求金額入力 ＝Almaでリアルタイムで予算使用実績把握可能・Almaと財務システムとの連携＝再度の入力不要
システム共同運用記念シンポジウム～早慶図書館の挑戦～

早稲田大学からの報告

2-３.新システム導入を機に実現できたこと• 処理の標準化• 全図書館・図書室の発注状況が参照可能に• 電子媒体・紙媒体の所蔵の両方が容易にわかるように• 資料のライフサイクルをデータとして保存（発注～支払、各Itemの変更履歴）• 紙の原簿管理が不要に（省力化、経費節減、スペース節減）• リアルタイムでの予算執行状況の参照
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11早稲田大学からの報告

2-４.移行に伴う対応と稼働後に発生した問題• 一定期間(7月～8月末)発注・受入を停止→滞貨の発生、解消に時間を要する• 事前に旧システムのデータ整備• テスト移行（2回）の結果をみて移行の仕様を修正→移行できなかった継続発注のデータはシステム稼働後に作成• マニュアル作成、スタッフ研修→まだ必要なマニュアルが整わない／各箇所からの多数の問い合わせ対応→システムに不慣れなことによる処理遅延• 取引先業者向け説明会（発注、まとめ請求等）
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早稲田大学からの報告

2-４.移行に伴う対応と稼働後に発生した問題• 雑誌の所蔵レコードに巻号・出版年のデータが入っていないため、PrimoVE上で巻号順に並ばない現象が発生→1件ずつ手動でデータを修正するしかなく、利用頻度の高いタイトルから手動で修正を行う方向で検討中

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早稲田大学からの報告

2-５.今後の課題• 標準化をさらにすすめること• 再び各箇所独自の処理に戻らないように注意• 継続資料の支払予定額の把握• 書店の発注サイトとの連携・EDI連携（2020年4月～予定）⇒発注、支払業務の効率アップ• 電子媒体資料との重複状況が把握しやすくなったことを活かし、電子版への移行を検討

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3.慶應義塾大学からの報告
Acquisition＝発注・受入・支払
3-1. 業務フローと集中処理
3-2. 新システム導入に際して3-3. 新システムで目指したこと
3-4. 新システムで実現できたこと
3-5. 受入に関するデータとリンク構造
3-6. 稼働後に発生した問題
3-7. 課題と展望
システム共同運用記念シンポジウム ～早慶図書館の挑戦～

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慶應からの報告3-1.業務フローと集中処理
雑誌

図書
各
図
書
館

見計らい

寄贈

選書・購入希望
発注作成

発注作成

各
図書
館

本部

受入

発注作成
発注の送信

現物送付・納品（集中処理）

選定

書
店

支払入力
大学経理システム

目録

請求記号付与・装備

在架処理

入金

新システム稼働後は「早慶目録ユニット」
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慶應からの報告

3-2.新システム導入に際して
1998~本部での集中処理開始
2010~Ex Libris社のAlephを導入
Alephで発注・受入・支払・予算を管理(電子原簿)

今までの業務フローを実現
したい• 基本の業務フローは変更しない• 後継システムだと考えていたが…
– 紙と電子両方を取り扱えるが、電子を重視しており、紙に関する機能・項目は少なくなった• 新システム導入で何を目指すか？
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慶應からの報告

3-3.新システムで目指したこと① EDIを利用した発注・支払の効率化– EDI(Electronic Data Interchange)とは？
受発注・納品・請求・支払までの取引データを企業間でやり取りする仕組み。
– 対象：購入図書の「発注」「支払」– 丸善雄松堂書店、紀伊國屋書店、生協② 書店サイトとの連携（発注の作成）– 丸善雄松堂ナレッジワーカー、紀伊國屋PLATON– メリット①発注書誌の作成が簡単– メリット②書店サイトだけで発注が作れる– メリット③Alma内の発注とも重複調査可➡2018年3月各社に打診、2018年9月~2019年7月開発➡2019年9月より運用開始(生協は10月より）
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書店サイト＆EDI発注
各図書館スタッフ

書店サイトで発注作成

業者
発注データの素(xml)を生成

1日1回～複数回
Almaへ自動送信

Almaで作成した発注もEDI送信可

発注書誌＆発注データ取込み
発注データに不足がある場合は、
In Reviewステータスになるので修正

発注EDI
発注EDI
発注EDI

発注EDI

Alma

1日1回
ベンダーへ自動送信自動パッケージング

取り込み

発注EDI
インボイスデータ取込み

インボイスEDI
生成

単発の図書発注

図書の納品日(発送日）にAlmaへ自動送信

受入＋支払承認

本部スタッフEDI以外の発注(メール）
Alma

業者

各図書館スタッフ

発注書誌＆発注データ
作成
発注メール
発注メール
発注メール
発注の把握

発注データに不足がある場合は、
In Reviewステータスになるので修正

自動パッケージング

発注メール
1日1回ベンダーへ自動送信

納品

単発の図書発注

発注メールを印刷し現物に挟んで納品

受入＋支払作成

本部スタッフ慶應からの報告

EDIの導入結果• メリット① 図書の支払作業が大幅にスピードアップ② 図書館側での開発が不要③ 納品の有無が即日分かる• 苦労した点、留意する点① EDIフォーマット改修のためのEx Librisとの交渉• 1大学の事情では対応してもらえない• 早慶共通で日本向けであることを強調② トラブル発生原因調査➡システム担当と書店の協力必須③ 完全自動化➡エラーを見落とさない工夫• EDIの使用率– 発注：購入図書の52.6% (2020年1月）– 支払：購入図書の49.6% (2020年2月末払い)
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慶應からの報告

3-3.新システムで目指したこと③ ペーパーレス– そもそも帳票の印刷機能が無い– 発注票を廃止④ 継続図書の一元管理– 外付けシステムを廃止し、Almaで管理⑤ 雑誌の所蔵範囲の自動表示– 継続中の約9000誌について、毎年HoldingRecordの記述を手動で更新していたが廃止– Primo VEの機能からアイテム情報で自動表示⑥ 外付けシステムの廃止
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慶應からの報告

3-4.新システムで実現できたこと• 目標分➡無事に運用開始– EDIを利用した発注・支払の効率化、書店サイト、ペーパーレ
ス、継続図書、雑誌所蔵範囲表示• 発注と受入の安定運用➡移行前1.5ヵ月の停止後「比較的」順調に通常量へ– 受入→4ヵ月後(2019年12月末)に滞貨(受入待ち)解消– 発注→1ヵ月から前年度以上の数を作成。年間では5,000減• 効率化に役に立った機能– 支払データのEXCEL一括登録（雑誌のまとめ払い）– 発注データのEXCEL一括登録（学位論文、見計らい）– Analytics(分析)機能の豊富さ

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慶應からの報告

3-5.受入に関するデータとリンク構造
図書発注(Onetime)
書誌Holding
Record

雑誌発注(Subscription)

旧システムに無い
ので、移行時に自動発生

アイテム

書誌アイテムHolding
Record

アイテム

発注

発注

支払支払
予算データ

業者データアイテム24

慶應からの報告

3-6.稼働後に発生した問題• 雑誌の受入作業時間が大幅に増えた– クラウド環境のためか操作速度が遅いことが原因– タブ切り替え、画面切り替え、クリック後に時間がかかる• 処理が完全自動化されていることの影響– スタッフが理解して慣れるまでの経験が必要• 新ディスカバリーで多巻物や雑誌の所蔵が見にくい– Primo VEでの所蔵表示はHolding Recordが優先することが原因– 可能な範囲でデータを一括修正• アイテムの配置場所を変更したら発注とリンクが切れた– 発注種別がSubscription(雑誌)タイプだと発生。発注種別によりアイテム～Holding Record~発注の間のリンク構造が異なることが原因– システム上で電子原簿を維持することの難しさ
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慶應からの報告

3-7.課題と展望• 運用の定着と安定化– マニュアルの完備と拡張、問い合わせ対応• 毎月のリリース後の対応– 突然の不具合、知らぬ間のラベル名・機能変更• EDIによる雑誌受入の可能性– 「巻号表示」「疑似巻次」部分が課題か• 図書の自動クレームの開始(2020.4予定)– 納品日から受入日までの最大日数は要検討• 分析機能(Analytics)の活用
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4.早慶：今後の展望• 発注情報の共有を活用した、SharedPrintのための選書の可能性– 予算・価格・書店などは共有していないが、早慶での発注と所蔵の有無が簡単に確認可能• 早慶でのEDI発注開始– 対応業者拡大への期待• 早慶でのAlma知識共有

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