独立行政法人大学入試センター保有個人情報の適切な管理のための措置に関する規則
平成17年３月30日
規 則 第 ２ 号
改正 平成18年４月１日規則第５号
改正 平成20年３月28日規則第７号
改正 平成22年３月25日規則第22号
改正 平成22年７月29日規則第47号
改正 平成23年３月24日規則第15号
改正 平成25年２月27日規則第１号
改正 平成27年３月27日規則第９号
改正 平成27年11月25日規則第24号
改正 平成29年３月31日規則第４号
改正 平成31年３月31日規則第44号
改正 令和元年９月30日規則第57号
改正 令和２年３月31日規則第92号
改正 令和４年３月31日規則第32号
改正 令和５年12月31日規則第11号
独立行政法人大学入試センター保有個人情報の適切な管理のための措置に関する規則
目次
第１章 総則（第１条・第２条）
第２章 管理体制（第３条－第６条）
第３章 教育研修（第７条）
第４章 職員等の責務（第８条）
第５章 保有個人情報の取扱い（第９条－第16条）
第６章 情報システムにおける安全の確保等（第17条－第31条）
第７章 情報システム室等の安全管理（第32条・第33条）
第８章 保有個人情報の提供及び業務の委託等（第34条・第35条）
第９章 安全確保上の問題への対応（第36条－第38条）
第10章 監査及び点検の実施（第39条－第41条）
第11章 行政機関との連携（第42条）
第12章 雑則（第43条）
附則
第１章 総則（目的）
第１条 この規則は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）

に基づき、独立行政法人大学入試センター（以下「センター」という。）の保有個人情報の管理について、必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規則における用語の意義は、法第２条の定めるところによる。
第２章 管理体制（総括保護管理者）
第３条 センターに、総括個人情報保護管理者（以下「総括保護管理者」という。）を一人置くこととし、理事をもって充てる。
２

総括保護管理者は、センターにおける保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
（保護管理者）

第４条 各課及び研究開発部（以下「各課等」という。）に、個人情報保護管理者（以下「保護管理者」という。）を一人置くこととし、別表第１欄のとおりとする。
２

保護管理者は、各課等における保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
（保護担当者）

第５条 各課等に、当該各課等の保護管理者が指定する個人情報保護担当者（以下「保護担当者」という。）を一人置くこととし、別表第２欄のとおりとする。
２

保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
（監査責任者）

第６条 センターに、個人情報監査責任者（以下「監査責任者」という。）を一人置くこととし、常勤監事をもって充てる。
２

監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
第３章 教育研修（研修）

第７条 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱うセンターの役員及び職員（派遣労働者を含む。
以下「職員等」という。）に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
２

総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

３

総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。

４

保護管理者は、各課等の職員等に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第４章 職員等の責務（責務）

第８条 職員等は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規則等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
２保有個人情報の取扱いに従事する職員等若しくは従事していた職員等であった者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
第５章 保有個人情報の取扱い（アクセス制限）第９条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容（個人識別の容易性（匿名化の程度等）、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。
以下同じ。）に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
２

アクセス権限を有しない職員等は、保有個人情報にアクセスしてはならない。

３

職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
（複製等の制限）第10条 職員等が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員等は、保護管理者の指示に従い行う。
一保有個人情報の複製

二保有個人情報の送信

三保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

四その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為（誤りの訂正等）
第11条 職員等は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
（媒体の管理等）
第12条 職員等は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
２

保護管理者は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等（パスワード、IC カード、生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
（誤送付等の防止）

第13条 保護管理者は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体（付加情報に個人情報が含まれている場合を含む。）の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
（廃棄等）
第14条 職員等は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
２

職員等は、保有個人情報の消去や保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合（二以上の段階にわたる委託を含む。）、必要に応じて立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
（保有個人情報の取扱状況の記録）

第15条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
（外的環境の把握）
第16条 保護管理者は、保有個人情報を外国において取り扱う場合（クラウドサービスにより保有個人情報を取り扱う場合であって、当該クラウドサービスの提供事業者が外国に所在し、又は個人データが保存されるサーバが外国に所在するときを含む。）は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる。
第６章 情報システムにおける安全の確保等（アクセス制御）第17条 保護管理者は、保有個人情報（情報システムで取り扱うものに限る。以下本章（第29条を除く。）において同じ。）の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
２

保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
（アクセス記録）第18条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録（以下「アクセス記録」という。）を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
２

保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
（アクセス状況の監視）

第19条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
（管理者権限の設定）
第20条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
（外部からの不正アクセスの防止）
第21条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定等による経路制御等の必要な措置を講ずる。

（不正プログラムによる漏えい等の防止）第22条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。

（情報システムにおける保有個人情報の処理）
第23条 職員等は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場
合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
（暗号化）
第24条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
２

職員等は、前項を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）

第25条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講ずる。
（端末の限定）第26条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
（端末の盗難防止等）
第27条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
２

職員等は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
（第三者の閲覧防止）

第28条 職員等は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
（入力情報の照合等）
第29条 職員等は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
（バックアップ）
第30条 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
（情報システム設計書等の管理）第31条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第７章 情報システム室等の安全管理（入退管理）第32条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域（以下「情報システム室等」という。）に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
２

保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。

３

保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。）、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
（情報システム室等の管理）第33条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
２

保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第８章 保有個人情報の提供及び業務の委託等（保有個人情報の提供）

第34条 保護管理者は、法第69条第２項第３号及び第４号の規定に基づき行政機関及び独立行政法
人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
２

保護管理者は、法第69条第２項第３号及び第４号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。

３

保護管理者は、法第69条第２項第３号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前２項に規定する措置を講ずる。
（業務の委託等）

第35条

センターは、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書等に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
一

個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

二

再委託（再委託先が委託先の子会社又は関連会社であることを含む。以下同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

三

個人情報の複製等の制限に関する事項

四

個人情報の安全管理措置に関する事項

五個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

六

委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

七

違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

八

契約内容の遵守状況についての定期報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項（再委託先の監査等に関する事項を含む。）
２

センターは、保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲を、委託する業務内容に照らして必要最小限としなければならない。

３

センターは、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年１回以上原則として実地検査により確認する。
４

センターは、委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第１項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが第３項の措置を実施する。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
５

センターは、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
６

保有個人情報を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から，提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
第９章 安全確保上の問題への対応（事案の報告及び再発防止措置）

第36条 保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員等は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告する。
２

保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（職員等に行わせることを含む。）ものとする。

３

保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

４

総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を理事長に速やかに報告する。

５

総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、文部科学省に対し、速やかに情報提供を行う。

６

保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課等に再発防止措置を共有する。

（法に基づく報告及び通知）
第37条 総括保護管理者は、漏えい等が生じた場合であって、法第68条第１項の規定による個人情報保護委員会（以下、「委員会」という。）への報告及び同条第２項の規定による本人への通知を要する場合には、前条に規定の対応と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、委員会による事案の把握等に協力する。
（公表等）
第38条 総括保護管理者は、法第68条第１項の規定による委員会への報告及び同条第２項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
２

前項の規定に基づき公表等を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに委員会に情報提供を行う。
第10章 監査及び点検の実施（監査）第39条 監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、第２章から第９章に規定する措置の状況を含むセンターにおける保有個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査を含む。以下同じ。）を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
（点検）第40条 保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
（評価及び見直し）
第41条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第11章 行政機関との連携（行政機関との連携）
第42条

センターは、「個人情報の保護に関する基本方針」（平成16 年４月２日閣議決定）４を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、その保有する個人情報の適切な管理を行う。
第12章 雑則（雑則）
第43条 この規則に定めるもののほか保有個人情報の管理に係る必要な事項は、役員会議の意見を聴取し、理事長が決定する。
附則

この規則は、平成17年４月１日から施行する。
附則

この規則は、平成18年４月１日から施行する。
附則

この規則は、平成20年４月１日から施行する。
附則この規則は、平成22年４月１日から施行する。
附則（平成22年７月29日）

この規則は、平成22年８月１日から施行する。
附則（平成23年３月24日）

この規則は、平成23年４月１日から施行する。
附則（平成25年２月27日）

この規則は、平成25年４月１日から施行する。
附則（平成27年３月27日）

この規則は、平成27年３月27日から施行する。
附則（平成27年11月25日）

この規則は、平成27年12月15日から施行する。
附則（平成29年３月31日）

この規則は、平成29年４月１日から施行する。
附則（平成31年３月31日）

この規則は、平成31年４月１日から施行する。
附則（令和元年９月30日）

この規則は、令和元年10月１日から施行する。
附則（令和２年３月31日）

この規則は、令和２年４月１日から施行する。
附則（令和４年３月31日）

この規則は、令和４年４月１日から施行する。
附 則（令和５年12月31日）
この規則は、令和６年１月１日から施行する。
別表（第４条、第５条関係）
各課等

第１欄

第２欄

総務課

総務課長

総務係長

財務課

財務課長

総務係長

試験企画課

試験企画課長

企画調整係長

事業第一課

事業第一課長

事業調整係長

事業第二課

事業第二課長

企画管理係長

事業第三課

事業第三課長

業務調整係長研究開発部

研究開発部長研究開発部長が指定する教員