１８－７
個人情報保護規程
第１章

目的（目的）
第１条 この個人情報保護規程（以下「規程」という。）は、津山市森林組合（以下「組合」という。）が取り扱う個人情報の適切な保護のため、役員及び職員（以下「職員等」という。）がその事業内容に応じた個人情報保護を遵守することを目的とする。
２ 本規程に定めのない事項については、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）（以下「個人情報保護法」という。）その他関係法令、関係規則を適用するものとする。

第２章

定義

（定義）
第２条 本規程において、次の各号に掲げる用語は、当該各号に定めるところによる。
（１）「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述、または個人別に付された番号、記号その他符号、画像若しくは音声により当該個人を識別できるもの（当該情報では識別できないが、外の情報と容易に照合でき、それにより当該個人を識別できるものを含む。）をいう。
（２）「本人」とは、一定の情報によって識別される、または識別され得る個人をいう。
（３）「最高個人情報管理者（以下「ＣＰＯ」という。）」とは個人情報保護に関する一切の責任と権限を持つ者であり、組合においては津山市森林組合代表理事組合長（以下「組合長」という。）とする。
（４）「個人情報保護管理者」とはＣＰＯによって指名されたもので、本規程の実施及び運営に関する責任と権限をもつ者をいう。
（５）「個人情報保護担当者」とは、個人別業務における個人情報の管理に関する責任と権限をもつ者をいい、「個人情報保護管理者」が必要に応じて任命を行う。
（６）「個人情報受領者」とは、個人情報の提供を受ける会社、組合、その他の団体または個人をいう。
（７）「システム監査責任者」とは、ＣＰＯによって指名された者であって、公平な立場にあり、監査の実施および報告の指示をする権限を持つ者をいう。
（８）「本人の同意」とは、本人が収集、利用または提供に関する情報を与えられた上で、自己に関する個人情報の収集、利用または提供について承諾する意思表示を行うことをいう。
ただし、本人が１８歳未満の子供の場合は、親権者または同居の成年者の同意を得たことをいう。
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（９）「収集の目的」とは、個人情報の利用および提供の範囲を定め、情報主体の同意の対象となるものをいう。
（１０）「利用」とは、組合内で個人情報を処理することをいう。
（１１）「提供」とは、組合外の者に組合が保有する個人情報を渡し、利用可能にすることをいう。
（１２）「委託」とは、組合外の者に情報処理等を委託するために自らが保有する個人情報を預けることをいう。

第３章

適用範囲

（対象となる個人情報）
第３条 本規程は、コンピュータ・システムにより処理されているか否か、および書面に記録されているか否かを問わず、組合が業務上取り扱うすべての個人情報を対象とする。
（個人情報の特定）第４条 第３条に定める個人情報については、委託の有無に係わらず、本人より直接収集する場合に特定する。

第４章

個人情報の収集、利用及び提供に関する措置（収集範囲の制限）
第５条 個人情報の収集は、組合の正当な事業の範囲内で、収集目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度においてこれを行うものとする。
（収集方法の制限）
第６条 個人情報の収集は、適法かつ公正な手段によって行うものとする。
（特定の機微な個人情報の収集の禁止）
第７条 次に掲げる種類の内容を含む個人情報については、これを収集し、利用または提供してはならない。
ただし、当該情報の収集、利用または提供について本人の明確な同意がある場合、法令に特段の規程がある場合または司法手続き上必要不可欠である場合においては、この限りでない。
（１）思想、信条及び宗教に関する事項（２）人種、民族、門地、本籍地（所在地都道府県に関する情報を除く）、身体・精神障害・犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項（３）勤労者の団結権、団体交渉およびその他の政治的権利の行使に関する事項（４）集団示威行為への参加、請願権行使、およびその他の政治的権利の行使に関する事項- 532 -

（５）保健医療および性生活に関する事項（本人から直接収集する場合の措置）
第８条 本人から直接個人情報を収集する際には、本人に対して、少なくとも、次に掲げる事項またはそれと同等以上の内容の事項を書面またはこれに代わる方法により通知し、当該情報の収集、利用、又は提供に関する同意を得るものとする。
ただし、本人が 次に掲げる事項の通知を受けていることが明白である場合はこの限りではない。
（１）組合の個人情報に関する管理者またはその代理人の氏名または職名、所属および連絡先（２）個人情報の収集及び利用の目的（３）個人情報委託を行うことが予定されている場合には、その旨（４）個人情報の提供に関する情報主体の任意性及び当該情報を提供しなかった場合に生じる結果（５）個人情報の開示を求める権利および開示の結果、当該情報が誤っている場合に訂正または削除を要求する権利の存在ならびに当該権利を行使するための具体的方法（本人から間接収集する場合の措置）
第９条 本人以外から間接的に個人情報を収集する際には、本人に対して、少なくとも、前条第１号から第４号まで掲げる事項を書面又はこれに代わる方法により通知し、当該情報の収集、利用または提供に関する同意を得るものとする。
ただし、次に掲げる各号のいずれかの場合においては、この限りではない。
（１）本人からの個人情報収集時に、あらかじめ、自己への情報提供を予定している旨前条第３号に従い本人の同意を得ている場合（２）収集する個人情報に関する守秘義務、再提供禁止および事故時責任分担等の契約の締結により、個人情報に関して提供者と同等の取扱いを担保することによって個人情報の収集を行う場合（３）正当な事業の範囲内であって、本人の保護に値する利益が侵害される恐れのない収集を行う場合（利用及び提供の原則）
第１０条 個人情報の利用及び提供は、本人が同意を与えた収集目的の範囲内で行われなければならない。
なお、次の各号のいずれかに該当する場合は、その限りではない。
（１）法令の規定による場合（２）情報主体または公衆の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場
合（目的外利用の場合の措置）
第１１条 収集目的の範囲を超えて個人情報の利用および提供を行う場合は、少なくとも- 533 -第８条第１項第１号から第３号及び第５号に掲げる事項を書面またはこれに代わる方により本人に通知し、事前に本人の同意を得た上で行うものとする。

第５章

個人情報の適正管理義務（個人情報の正確性確保）第１２条 個人情報は、利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。
（個人情報利用の安全性に確保）
第１３条 個人情報への不当なアクセスまたは個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、技術面および組織面において合理的な安全対策を講ずるものとする。
２ 個人情報の漏洩が発生し、個人の権利利益を害する恐れがある場合、速やかにＣＰＯに報告（速報、確認の２段階）するとともに当該職員に対して、その旨通知を行うこと とする。（個人情報保護法の一部改正（令和２年１２月施行）に伴う措置。）（個人情報の秘密保持に関する職員の責務）第１４条 個人情報の収集、利用または提供に従事する者は、法令の規定または本規程に従い、個人情報の秘密の保持に十分な注意を払いつつその業務を行うものとする。
（個人情報の委託処理に関する措置）
第１５条 組合が、情報処理を委託する等のために個人情報を外部に委託する場合においては、十分な個人情報の保護水準を提供する者を選定し、契約等により、個人情報管理 者の指示の遵守、個人情報に関する秘密保持、再提供に関する秘密の保持、事故時の責 任分担および契約終了時の個人情報の返却及び消去等を担保するとともに、当該契約書 等の書面またはこれに代わる記録を個人情報の保管期間にわたり保管するものとする。
２ 前項において監視、情報処理を委託するなどのために個人情報を委託する場合において、十分な個人情報の保護水準を満たしている委託先を選定する基準を定め、これに運 用するものとする。
（電子メールに関する措置）
第１６条 組合で取り扱う個人情報のデータを、電子メールにより顧客先等へ送信することを原則として禁止する。
ただし、やむを得ないときは、個人情報はメール本文ではなく添付ファイルとし、暗号かパスワードをかけること。
２ 顧客先および本人に対し、安全性確保の為、電子メールによる個人情報のデータ送信をしないよう要請する。ただし、やむを得ないときは、個人情報はメール本文ではなく 添付ファイルとし、暗号かパスワードをかけるよう要請する。

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第６章

個人情報に関する情報主体の権利（自己情報に関する権利）第１７条 本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として１か月以内にこれに応ずる。
ただし、本人からのものであることが確認できたときに限る。
また、開示の結果、誤った情報があった場合で、訂正または削除を求められた場合は、原則として１か月以内にこれに応ずるものとし、訂正または削除を行った場合には、可 能な範囲内で当該個人情報の個人情報受領者に対して通知を行うものとする。
対応に１か月を超える場合は、その旨を本人に通知するとともに、対応可能な期間を通知するものとする。
（自己情報の利用または提供の拒否権）
第１８条 組合がすでに保有している個人情報について、本人から自己の情報についてに利用または第三者への提供を拒否された場合は、これに応ずるものとする。ただし、公 共の利益の保護または組合若しくは個人情報の開示の対象となる第三者の法令に基づく 権
利の行使または義務の履行のために必要な場合、及び職員情報の適正な管理運営のた めに必要な場合については、この限りではない。
２ 当組合の職員であった者が、他の使用者等における従業者等になった場合、当該従業者等の同意があるときは、他の使用者等に対し、当該従業者等の個人番号を含む特定個 人情報の提供ができることとする。（令和４年４月施行のデジタル法等改正（第１９条 第４号の追加に伴う措置。）

第７章組織および実施責任（個人情報管理者およびシステム監査責任者）
第１９条 ＣＰＯは、本規程の内容を理解し実践する能力のある者を組合内から１名指名し、個人情報保護管理者としての義務を行わせるものとする。
２ ＣＰＯは、本規程の内容を理解し公平、かつ、客観的立場にある者を指名し、システム監査責任者としての義務を行わせるものとする。
（個人情報保護管理者の責務）
第２０条 個人情報保護管理者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、個人情報の収集、利用、または提供に従事する者にこれを理解させ、および遵守させる ための教育訓練、安全対策の実施ならびに周知徹底等の措置を実施する責任を負うもの とする。
（個人情報保護担当者）
第２１条 個人情報保護担当者は、原則として個人情報保護者に指名された者とし、特定- 535 -の業務で取り扱う個人情報の管理に関して責任を負うものとする。
任命は必要に応じて行う。
（教育担当者の責務）第２２条 教育担当者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、理事及び職員に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負うものとする。
（システム監査責任者の責務）第２３条 システム監査責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、定期的に本規程が適切かつ有効に実施されているかを評価し、確認する責務を負うものとする。
（苦情・相談窓口担当者の責務）第２４条 苦情・相談窓口担当者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、保護者等からの個人情報に係る問い合わせ・苦情等を受け付けて対応するとともに、相談内容を分析し再発防止等を検討して本規程の運営に反映させる責任を負うものとする。
（定期的な改善）第２５条 個人情報保護管理者は、システム監査による是正及び改善の要求による改廃および適正な個人情報の保護を維持するため、定期的に改善を行う責任を負うものとする。
（教育の実施）第２６条 組合は、職員等に対し、本規程を遵守させるため教育を行わなければならない。
教育担当者は、事業年度ごとに研修の内容およびスケジュールを定め、これを主催する。
また研修実施後に所定の効果測定を行う。
（システム監査の実施）
第２７条 システム監査責任者は、事業年度毎に「個人情報保護システム監査実施計画書」を策定し、その計画にそって、システム監査を行う。
２ システム監査責任者は、システム監査報告書を作成し、ＣＰＯに報告する。
３ 是正が必要な場合は、システム監査責任者は是正活動のフォローアップを行う。

第８章

個人情報に対する基本方針（個人情報保護に対する基本方針）
第２８条 組合は、個人情報保護方針を定め、組合内外にいつでも閲覧できる状態にする。
この方針は、ＣＰＯが作成する。また必要に応じて変更等を行うものとする。

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第９章

法令及びその他の規範（法令及びその他の規範の遵守）
第２９条 個人情報に関する法令およびその他の規範、また業界ガイドラインを遵守する。
法令および業界ガイドラインが改訂などされた場合や業務の拡大などにより新たに必要とされる場合は、個人情報保護管理者が情報収集を行い、最新の状態に維持するよう努 める。

第１０章

罰則

（就業規則の適用）
第３０条 本規程および本規程に基づいて作成された規程に故意に違反したもの、あるいは自らの職務を適正に遂行していれば違反を知り得たすべての職員等は、就業規則第６７条（制裁の種類、程度）に基づき解雇を含む懲戒の対象となる。

附則１２３４

この規程の改廃は、理事会の決議を経なければならない。
この規程は、平成２２年４月１日より施行する。
一部改正 令和４年６月２９日理事会決議 同日施行
一部改正 令和４年６月２９日理事会決議 同日施行

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