御社の顧客向けメール配信をWEBで実現する
顧客管理メール配信システム「メールスマート」

管理画面解説マニュアル
この度は、弊社の「メールスマート（Mail Smart）」をご購入頂きましてありがとうございます。
メールスマートとは、自社の顧客リストをWEB上で管理し、一斉にメール配信が行える顧客管理向けメール配信システムです。
一斉配信だけでなく、個別配信や一部配信（セグメント配信）も可能となっております。
更に複数のボード（顧客フォルダ）を管理することができますので、部署毎や顧客種別毎にリストを別々に管理することができます。
配信機能には、変数機能 ※1 はもちろん、テンプレート機能や既読チェック ※2、URLクリック測定機能も標準装備。
更にエラーメールを自動検知 ※3 し、次回以降の配信停止処理を行うことも可能です。
※１）メール本文・件名に顧客毎の氏名、住所等の情報を自動挿入することができます。
※２）受信者が既読 URL をクリックすることが必要となります。
※３）配信前にエラーメールアドレスの設定が必要です。

ご不明な点が御座いましたら下記よりお問い合わせ下さい▼

チラッ

http://www.mailsmart.net/contact/index.html

1

システム設置方法【ダウンロード版】………… ご購入頂きますと、ご注文時のメールアドレス宛に専用のダウンロードアカウントをお送りしておりますので、こちらの発行アカウントでダウンロードシステム※ にログインして頂きシステム一式をダウンロードしてください。
※URLはご購入後のご案内となります。

ダウンロード後の設置手順は下記の通りです1

ダウンロードして頂いた圧縮ファイル（ZIP形式）をフリーソフト等で解凍してください。

ＣＲＯＮ設定方法 ※こちらは、必ず設定して頂く必要があります。

1

システム設置パスの設定
cron.phpの7行目（$CRON̲PATH）の値をシステムの設置先（絶対パス）に書き換えます。

2

解凍して頂いたファイル一式の「custom/conf/sqlConf.php」ファイルにMySQL接続情報を記載してください。

3

ファイル一式をFTP等でサーバーにアップロードしてください。

4

アップロード後に「ﬁle」ディレクトリのパーミッションを「777」に変更してください。

5

ブラウザにて「http://設置先/setup/install.php」へアクセスして頂き、「ALL INSTALL START」
をクリック※１してください。
※2というメッセージが表示されますとインストクリック後、「SQL INSTALL COMPLETE!」ール完了となります。
※１ その他のリンクはクリックしないでください。
※２「SQL INSTALL COMPLETE!」が表示されない場合には、MySQL の文字コード（UTF-8 にする必要があります。）または接続情報に誤りがあります。
（設置が難しい場合には、設置代行サービスもご検討ください）

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実行パスワード設定
cron.phpの8行目（$CRON̲PASS）の値を任意の英数字に変更します。
（実行パスワード）3

ＣＲＯＮ設定サーバーコマンド「crontab」にて下記のジョブを追加します。
* * * * * php /システム設置パス/cron.php 実行パスワード send
* * * * * php /システム設置パス/cron.php 実行パスワード deamon
以上でCRON設定が完了します。
※レンタルサーバーに依ってはサーバーコマンドではなくサーバーコントロールパネル上で設定できるものもあります。
その場合には、毎分実行するように指定してください。

ブラウザにて「http://設置先/admin.php」へアクセスして頂き、初期ID／PASS※でログインをして頂き「システム設定」の「メールアドレス」及び「設置先URL」を設定ください。
※ 初期IDは「admin」、PASSは「admin」となります。

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最後にFTP等にて「setup」ディレクトリ一式を削除して頂きインストールが完了となります。

チラッ

2メールスマートの特徴

複数のボード管理

自由度の高いメール配信

メールスマートでは、顧客リストを入れる１つの括りをボードと呼びます。

通常の一斉配信に加え、個別配信や一部配信（セグメント配信）も可能となっております。

予めボードを作り、そのボードに顧客リストを登録していきます。

セグメントには各項目のキーワード検索の他、配信回数や登録日、最終配信日時など

ボードには、メールアドレスを基本とし、氏名や住所、電話番号など自由な項目を追加できますので様々な絞り込み条件に対応しております。

御社のニーズに沿ったリストを作成することが可能です。
更に、複数のボードを作ることができますので部署毎や顧客種別毎にリストを用意しそれぞれ別々の項目を社員名簿
ボード

ボード

ドボー管理することが可能となっております。

簿会 員名

あなただけに！

顧客リスト

CSVインポート・エクスポート

その他、様々な補助機能

リストの追加・変更は、フォームはもちろん、CSVデータによる追加・変更も可能となっております。

その他にも、配信する内容を保存しておける「テンプレート機能」や配信されたメールを顧客が項目の並び（列）をボードの項目に合わせて頂けましたらCSVデータをそのままメールスマートに読んだかを確認できる「既読チェック」※1。

流し込んで（インポート）頂けますので、他システムとの連携や管理が容易となります。

本文内に記載するURLのクリック数を測定できる「URLクリック測定機能」も標準装備。

また、登録されているリストをエクスポート（出力）することも更にエラーメールを自動検知※2 し、次回以降の配信停止処理を行うことも可能となっております

可能ですので バックアップや別のボードへの流し込み、のでリストを常に最新の状態に保つことが出来ます。

登録内容の一括変更、他システムへの連携等も行って頂けます。

CSV

重い…

※1 受信者が既読URLをクリックすることが必要となります。
※2 配信前にエラーメールアドレスの設定が必要です。

キョロ
キョロ

チラッ

3

メールスマートの使い方

ボードの作成 1

1

1

新しいボードを作る
サイドバーのメニューから「新しいボードを作る」またはメインの「今まで作ったボード」の空き枠をクリックして頂くことでボードを作成する画面に遷移します。

チラッ

4メールスマートの使い方

ボードの作成 2

2

ボード名の設定
ボード名を入力後、メールアドレス以外の項目を追加していきます。

2
3

項目は、住所や電話番号など自由に追加して頂けます。

3

項目の設定
メールスマートでは、顧客リストを入れる１つの括りをボードと呼びます。
予めボードを作り、そのボードに顧客リストを登録していきます。

完成!
メールスマートでは、顧客リストを入れる１つの括りをボードと呼びます。
予めボードを作り、そのボードに顧客リストを登録していきます。

チラッ

5メールスマートの使い方

リスト（顧客データ）を登録する登録したボードに顧客の情報を追加していきます。
1

リストを手動で追加する
１件ずつ、個別にリストを追加します。

メールアドレス及び各項目を入力して頂き、「登録する」

1を押して頂くことで、リストの追加が行えます。

2

2

リストをCSVで追加する
ＣＳＶファイルにて一括でリストを追加・更新して頂けます。ファイルフォーマットはＡ列（メールアドレス）から順に構成してください。

重複チェックはメールアドレスをキーとして行います。
重複データは追加されません。

（「重複データは値を更新」をチェックしている場合には、データが更新されます。）

メールスマートでエクスポートして頂いたCSVファイルを編集して頂き、そのままインポートして頂くことも可能です。

完成!
上記の手順でリスト（顧客データ）登録をすると左図のようになります。
これでメールを配信する準備はできました。

チラッ

6メールスマートの使い方

メールテンプレートを作る

メールテンプレートを作っておくと、メール配信時に役立ちます。
（こちらの項目はスキップしても問題ありません）

1

メールテンプレートを作る
定期的に配信するメールなどを予めテンプレートとして作成することが出来ます。

こちらで作成したメールテンプレートはメール配信時に呼び出すことが可能です。

1

2

変数を使ってメールを書いていく
メール件名、本文には、変数機能と呼ばれる定型文を使用することが出来ます。

こちらは、メール配信時に自動的に置き換わります。

変数には、各リストの項目や、配信日時、既読チェック
URL、クリックURLなどを挿入することが出来ます。

2

完成!
テンプレートを作っておくと、次回からメールを送るときに役立ちます。
顧客に合わせたテンプレートを作り、作業時間を短縮しましょう。

完成したメールテンプレートは「メールテンプレート一覧」に登録されます。

チラッ

7メールスマートの使い方

メールを配信する

1

登録したリスト（顧客）にメールを配信します。
全配信、または選択して頂いた一部のリストにメールを配信します。

配信開始日時を設定して頂くことで予約配信を行うことも可能です。

1

開始日時が過去の場合には、即時配信されます。

※１ デーモン処理を自動で行う場合は「返信先メールアドレス」に「エラーメール用アドレス」を設定してください。
※２ 本文中に既読チェックURLを挿入された場合、「既読チェックURL」の入力をして頂くことでクリック後のページを任意のページに飛ばすことが出来ます。

2

登録したメールテンプレートを呼び出す。

※テンプレートを制作していた場合に限ります（メールテンプレートの登録：P 7参考）

メールテンプレートを作成された場合には、「メールテンプレート選択」から読み込むことが可能です。

2

読み込み後、内容を編集して頂くことも出来ます。

送信完了！
これでリスト（顧客）にメールを配信することができました。
配信したメールは「メール配信履歴」から確認できます。

チラッ

8メールスマートの使い方

リスト（顧客）を絞り込んでメールを配信する登録したボードに顧客の情報を追加していきます。

1

登録中のリスト（顧客）から、条件で絞り込む
個別配信 …………… リストから１つ選択し、メールを配信します。
セグメント配信 …… 検索条件を指定して、リストを絞り込み、その検索結果にメールを配信します。

1

選択配信 …………… 各リストのチェックボックスで配信したいリストを選択し、選択したリストにのみメールを配信します。

2

絞り込んだリスト（顧客）にのみメールを配信する
個別配信 …………… 各リストの「メールアイコン」よりメール配信画面に遷移します。
セグメント配信 …… 条件絞り込み後、「表示リストにメール配信」よりメール配信画面に遷移します。

2

選択配信 …………… リスト選択後、「選択リストにメール配信」よりメール配信画面に遷移します。

チラッ

9メールスマートの使い方

エラーメール設定についてメール配信時に、「返信先メールアドレス」をエラーメール設定で登録して頂いたアドレスを指定することで自動的にエラーメール（メールデーモン）処理を行うことが出来ます。
※設定されたメールアドレスに届くメール全てを処理する形となりますので普段使用されているメールアドレスは使用せず、エラーメール処理専用のアドレスを指定してください。

1

メール受信処理設定
メールアドレス ……………… エラーメール処理をする対象のメールアドレスを入力してください。
POP3サーバー(ホスト名) … 上記メールアドレスのPOPサーバーを設定してください。
ポート番号 …………………… 上記POP3サーバーのポート番号を設定してください。

1（通常は「110」となりますので、特別な指定がない限り「110」としてください。）

ユーザー名 …………………… メール受信用のユーザー名を設定してください。
パスワード …………………… メール受信用のパスワードを設定してください。

2

2

メール処理方法の設定
特別な理由がない限り、0件（無制限）を推奨します。
一回あたりの最大メール処理件数 …… 一度に取得する最大メール数を設定してください。
※0件の場合、無制限となります。

メール受信後のサーバーメール削除 … メール受信処理後にメールサーバーにメールを残すかを設定してください。

メールが蓄積されると、動作が重くなりますので特別な理由がない限り、「削除する」を推奨します。

エラーメール配信停止処理設定 ……… エラーメール受信後の配信停止処理方法を選択してください。
手動で処理をする

エラーメールはメールデータとしてシステムに蓄積されます。
そちらで１件ずつ必要な停止処理を行ってください。

自動で処理をする（推奨）エラーメールはメールデータとしてシステムに蓄積されます。
受信と同時に自動的に対象リストの停止処理を行います。

自動処理後にメールデータ 「自動で処理をする」の挙動と同じですが、エラーメールはを削除する
メールデータとしてシステムに蓄積されません。
多数のメールを処理される場合、こちらに設定してください。

CRON対象設定 ………………………… CRONによる自動受信処理を行うかを設定します。

「対象にしない」場合、自動的にメールは受信されません。

CRON実行間隔 ………………………… 上記で「対象にする」を設定した場合のメール受信間隔を設定します。
「5分」毎程度がオススメですが必要に応じて変更してください。

チラッ

10メールスマートの使い方

クリックURL設定について

クリックURLとは、メール配信時に記述するURLをそのまま挿入（記述）するのではなくメールスマートを経由したURLに（予め登録）して頂くことで、URLの隠蔽とクリック数のカウントなどが実現できる機能です。
※リンク先URLをそのまま本文中に表示されたい場合にはこちらの機能はご利用頂けません。

1

1

URL新規登録「クリックURL名」と「リンク先URL」を入力し登録して頂きます。

こちらで登録して頂いたクリックURLを本文中に挿入することが出来ます。

2

2

URL一覧
各クリックURLのクリック状況などを確認して頂けるページとなります。

虫眼鏡のアイコンをクリックして頂くと、詳細なログ（日時やIPアドレスなど）を確認して頂けます。

チラッ

11メールスマートの使い方

システム設定についてメールアドレスシステムで利用するメールアドレスです。

管理者への連絡用メールアドレスを設定してください。

システム設置先URLシステムの設置先ＵＲＬです。設置先ＵＲＬを設定してください。

配信速度設定１分間に何通のメールを送信するかを１分あたりの通数で設定して下さい。
数を多くするほど、短時間でメールを送信することが可能ですがサーバーの処理能力を超えると負荷が掛かりますのでご注意ください。

既読チェック時のメッセージ
既読チェックURLをクリックした際に表示されるページのテキストメッセージです。

但し、配信時に既読チェックURLを指定されている場合には、こちらは表示されません。

チラッ

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