○学校法人筑紫女学園特定個人情報等の取扱いに関する規程
平成27年11月11日
規則第７号
最近改正 平成31年３月19日
第１章 総則（趣旨）
第１条 この規程は、学校法人筑紫女学園特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針（平成27年則第６号）第６項の規定に基づき、特定個人情報等の取得及び学校法人筑紫女学園（以下「本学園」という。）が保有する特定個人情報等の保管、利用、提供、開示、訂正、廃棄及び削除（以下「特定個人情報等の取扱い」という。）を適正に行うために具体的な事項を定めるものとする。
（法令との関係）第２条 特定個人情報等の取扱いについては、この規程及び関連諸規則に定めるもののほか、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号、以下「番号法」という。）、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」という。）及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（以下「特定個人情報ガイドライン」という。）その他の法令の定めるところによる。
（学園諸規則との関係）
第３条 特定個人情報等の取扱いに関しては、学校法人筑紫女学園個人情報保護規程（平成21年程第４号）その他の諸規則等に優先してこの規程及び関連諸規則が適用されるものとする。
（定義）
第４条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めところによる。
(1) 個人情報 個人情報保護法第２条第１項に規定する、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
(2) 個人番号 番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するため1/10に指定されるもの（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をいう。
(3) 特定個人情報 個人番号の内容を含む個人情報をいう。
(4) 特定個人情報等 個人番号及び特定個人情報をいう。
(5) 個人情報ファイル 個人情報保護法第２条第２項に規定する個人情報データベース等をいう。
(6) 特定個人情報ファイル

個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

(7) 保有個人データ 個人情報の取扱いに関し本学園が権限を有し、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令（平成15年政令第507号）で定めるもの又は６か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
(8) 個人番号利用事務 行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処利する者が、番号法第９条第１項又は第２項の規定により、個人番号を必要な限度で利用して処理する事務をいう。
(9) 個人番号関係事務 個人番号利用事務に関し、番号法第９条第３項の規定により、本学園が教職員等の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
(10) 個人番号関係事務実施者 本学園において個人番号関係事務を行う教職員及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
(11) 教職員 本学園と雇用関係にある者をいう。ただし、役員を含むものとする。
(12) 関係者 前号に規定する教職員以外で本学園と取引等がある者をいう。
(13) 教職員等 教職員及び関係者をいう。
(14) 管理区域 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
(15) 取扱区域 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
（個人番号関係事務）
第５条 本学園の個人番号関係事務は、以下のとおりとする。
教職員（扶養家族を含む。）に係る個人番号 源泉徴収関連事務等
関係事務

扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成
事務等
給与支払報告書作成事務等
給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動

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届出書作成事務等
特別徴収への切替申請書作成事務等
退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
退職所得に関する申告書作成事務等
財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等
健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等
国民年金第三号届出事務等
健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事
務等
雇用保険、労災保険届出事務等
雇用保険、労災保険申請・請求事務等
雇用保険、労災保険証明書作成事務等関係者に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務
不動産の使用料等の支払調書作成事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
高等学校等就学支援金及び高校生等奨学給付金に関する申請書類作成事務（特定個人情報等の範囲）
第６条 本学園は、前条に規定する個人番号関係事務において利用する特定個人情報等の範囲を定めるものとする。
２ 前項に規定する具体的な事項は、別に定める。
第２章 組織体制（組織体制）
第７条 本学園全体における特定個人情報等の取扱いに関する事務を総括するため、特定個人情報等総括責任者（以下「総括責任者」という。）を置き、理事長をもって充てる。
２ 各所属における特定個人情報等の取扱いに関する事務を統括するため、特定個人情報等統括責任者（以下「統括責任者」という。）を置き、所属長をもって充てる。
３ 当該所属の教職員のうち、統括責任者が選任した者を個人番号関係事務実施者（以下「事務実施者」という。）とする。

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４ 特定個人情報等が記録された機器、電子媒体及び書類（以下「記録媒体」という。）を受領する各部署に特定個人情報等取扱責任者（以下「取扱責任者」という。）を置き、当該部署の部長（室長を含む。）をもって充てる。だだし、中高事務局については、中高事務長を取扱責任者とし、幼稚園事務室については、大学事務長を取扱責任者とする。
５ 各部署において特定個人情報等が記録された記録媒体を受領する担当者を特定個人情報等取扱担当者（以下「取扱担当者」という。）とする。
６ この規程の趣旨に基づき、学校法人筑紫女学園特定個人情報等取扱委員会（以下「委員会」という。）を置く。
７ 前項に規定する委員会の具体的な事項は、学校法人筑紫女学園個人情報保護委員会内規（平成21年程第６号）を準用する。
（統括責任者の責務）
第８条 統括責任者は、番号法、個人情報保護法及び特定個人情報ガイドライン並びに関連法令その他この規程及び関連諸規則（以下「関連法令等」という。）を遵守し、次の各号に掲げる業務を行わなければならない。
(1) 特定個人情報等の取扱いにおける状況の把握(2) 管理区域及び取扱区域の設定(3) 特定個人情報等の安全管理に関する教育訓練の企画及び実施(4) 委託先の選定基準の承認及び周知(5) 委託先における特定個人情報等の取扱いの監督(6) その他所属における特定個人情報等の安全管理に関すること。
（取扱責任者の責務）
第９条 取扱責任者は、特定個人情報等が関連法令等に基づき適正に取り扱われるよう、取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
（事務実施者及び取扱担当者の責務）
第10条 事務実施者は、特定個人情報等の取扱い又は委託処理等に従事する際、関連法令等並びに統括責任者の指示した事項に従わなければならない。
２ 各部署において特定個人情報等が記録された記録媒体の受領をする取扱担当者は、必要な事務を行った後、速やかに事務実施者にその書類を受け渡すこととし、特定個人情報等を当該部署に残してはならない。
（運用状況の記録）
第11条 事務実施者は、次の各号に掲げる事項の運用状況を記録しなければならない。

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(1) 特定個人情報等の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況(2) 特定個人情報ファイルの利用・出力状況(3) 記録媒体等の持出しの状況(4) 削除・廃棄を委託した場合、これに係る状況(5) 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、取扱担当者の情報システムの利用状況（取扱状況の確認）
第12条 事務実施者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するため、第６条に規定する事項を記録するものとする。ただし、当該記録事項には、特定個人情報等を記録してはならない。
（教育訓練）
第13条 事務実施者及び取扱責任者は、第８条第３号に規定する教育訓練を受講しなければならない。なお、教育訓練の具体的事項は、年度毎に統括責任者が定めるものとする。
（情報漏えい事案等の対応）
第14条 統括責任者、事務実施者、取扱責任者及び取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏えい事案等」という。）が発生した場合又はその発生の可能性が高いと判断した場合、この規程に基づき、適切に対処するものとする。
２ 事務実施者は、漏えい事案等が発生した場合、速やかに統括責任者に報告のうえ、漏えい事案等に対応しなければならない。
３ 取扱担当者は、漏えい事案等が発生した場合、速やかに取扱責任者に報告のうえ、事務実施者と連携し、漏えい事案等に対応しなければならない。
４ 取扱責任者は、前項に規定する報告を受けた場合、速やかに統括責任者に報告しなければならない。
５ 統括責任者は、第２項又は第４項に規定する報告を受けた場合、速やかに総括責任者に報告しなければならない。
６ 総括責任者は、前項に規定する報告を受けた場合、速やかに常任理事会、特定個人情報保護委員会及び監督官庁に報告しなければならない。
７ 総括責任者は、漏えい事案等が発生した場合、その事実を情報主体に通知するとともに、必要に応じて公表する。
８ 総括責任者は、漏えい事案等の調査結果を常任理事会、特定個人情報等保護委員会及び監督官庁に報告し、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知

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及び原因関係の説明等を速やかに行うものとする。
９ 統括責任者は、漏えい事案等が発生した場合、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じなければならない。
（苦情の対応）第15条 法人本部総務部長は、特定個人情報等の取扱いに関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合、統括責任者に報告しなければならない。
２ 統括責任者は、前項に規定する報告を受けた場合、その苦情に対し、適切に対応するものとする。
（監査）第16条 統括責任者から選任された教職員は、特定個人情報等の取扱いに関し、関連法令等の遵守状況について監査し、その状況を統括責任者に報告するものとする。
（特定個人情報等の取扱いの改善）
第17条 統括責任者は、前条に規定する監査報告に基づき、特定個人情報等の取扱いの改善に取り組むものとする。
第３章 安全管理措置
第１節 物理的安全管理措置（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）
第18条 本学園は、特定個人情報等を取り扱う管理区域及び取扱区域の管理に関し、必要な措置を講じなければならない。
２ 前項に規定する具体的事項は、別に定める。
（記録媒体の盗難等の防止）
第19条 本学園は、特定個人情報等を取扱う記録媒体の盗難又は紛失を防止するための措置を講じなければならない。
２ 前項に規定する措置の具体的事項は、別に定める。
（記録媒体を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第20条 本学園は、特定個人情報等が記録された記録媒体の持出しを禁止する。ただし、次の各号に掲げる場合はその限りではない。
(1) 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施するうえで必要と認められる範囲内で提供する場合(2) 行政機関等への法定調書の提出等、本学園が実施する個人番号関係事務に関して個
人番号利用事務実施者に対し書類を提出する場合

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２ この規程及び関連諸規則において持出しとは、特定個人情報等を管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいう。
３ 第１項各号により特定個人情報等が記録された記録媒体等を持ち出す場合、台帳に記録のうえ、漏えい等防止するために必要な措置を講じなければならない。ただし、行政機関に法定調書等を提出する場合、行政機関が指定する提出方法に従うものとする。
４ 前項に規定する措置の具体的事項は、別に定める。
（廃棄又は削除）
第21条 本学園は、特定個人情報等を廃棄又は削除する場合、必要な措置を講じなければならない。
２ 前項に規定する措置の具体的事項は別に定める。
第２節 技術的安全管理措置（アクセス制御）第22条 本学園は、特定個人情報等のアクセス制御に関し、必要な措置を講じなければならない。
２ 前項に規定する措置の具体的事項は、別に定める。
（アクセス者の識別と認証）
第23条 本学園は、特定個人情報等を取り扱う情報システムにアクセスする者に関し、必要な措置を講じなければならない。
２ 前項に規定する措置の具体的事項は、別に定める。
（外部からの不正アクセス等の防止）第24条 本学園は、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護をするための必要な措置を講じなければならない。
２ 前項に規定する措置の具体的事項は、別に定める。
（外部に送信する場合の情報漏えいの防止）第25条 本学園は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合において、情報漏えいの防止に関する措置を講じなければならない。
２ 前項に規定する措置の具体的事項は、別に定める。
第４章 特定個人情報等の取得（特定個人情報等の適正な取得）第26条 本学園は、関連法令等に基づき、特定個人情報等の取得を行わなければならない。
（特定個人情報の取得の制限）

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第27条 本学園は、番号法第19条各号のいずれかに該当し、特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
（個人番号の取得）第28条 本学園は、第５条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は本学園以外の事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の取得を求めることができる。
２ 前項の規定にかかわらず、法律関係等に基づき、個人番号関係事務が予想される場合、当該事務が予想できた時点で個人番号を取得することができる。
３ 第１項の規定にかかわらず、番号法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令に基づき、個人番号が必要となった場合はこの限りではない。
（本人確認）
第29条 本学園は、教職員等の個人番号を取得する場合、当該教職員等の個人番号の確認及び身元確認（以下「本人確認」という。）を行わなければならない。
２ 前項に規定する本人の具体的事項は、別に定める。
（国民年金第３号被保険者の個人番号の収集及び本人確認）第30条 本学園は、教職員に対して、当該教職員の配偶者であり、かつ、国民年金第３号被保険者である者の個人番号の取得及び本人確認を委任することができる。
（取得における安全管理措置）
第31条 特定個人情報等の取得における安全管理措置は、第３章各条の規定に従うものとする。
第５章 特定個人情報等の利用（特定個人情報等の利用目的）
第32条 本学園が教職員又は第三者から取得する特定個人情報等の利用目的は、第５条に規定する個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
（個人番号の利用制限）
第33条 本学園は、個人番号を前条に規定する利用目的の範囲内でのみ利用しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合はこの限りではない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第34条 本学園が特定個人情報ファイルを作成する場合、第５条に規定する事務を実施するために必要な範囲に限るものとする。

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（利用における安全管理措置）
第35条 特定個人情報等の利用における安全管理措置は、第３章各条の規定に従うものとする。
第６章 特定個人情報等の保管（特定個人情報等の正確性の確保）
第36条 取扱担当者は、特定個人情報等を、第32条に規定する利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理しなければならない。
（特定個人情報等の保管制限）
第37条 本学園は、第５条に規定する事務の範囲を超えて、特定個人情報等を保管してはならない。
（保管における安全管理措置）
第38条 特定個人情報等の保管における安全管理措置は、第３章各条の規定に従うものとする。
第７章 特定個人情報等の提供（特定個人情報等の提供制限）
第39条 本学園は、番号法第19条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、特定個人情報等を第三者に提供してはならない。
（提供する際の安全管理措置）
第40条 特定個人情報等を提供する際の安全管理措置は、第３章各条の規定に従うものとする。
第８章 保有個人データの開示又は訂正（保有個人データの開示又は訂正）
第41条 本学園は、保有個人データの開示又は訂正をする場合、別に定める学校法人筑紫女学園個人情報保護規程（平成21年程４号）に準じるものとする。
第９章 特定個人情報等の廃棄又は削除（特定個人情報等の廃棄又は削除）
第42条 本学園は、特定個人情報等が記録されている記録媒体等について、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、かつ、範囲に関する細則別表に規定されている保存
期間を経過した場合には、特定個人情報等を速やかに廃棄又は削除しなければならない。
（廃棄又は削除における安全管理措置）
第43条 特定個人情報等の廃棄又は削除における安全管理措置は、第３章各条の規定に従9/10うものとする。
第10章 委託の取扱い（委託先における安全管理措置）
第44条 本学園は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託する場
合、第３章各条の規定と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
２ 前項に規定する必要かつ適切な監督とは次の各号に掲げる事項をいう。
(1) 委託先の適切な選定(2) 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結(3) 委託先における特定個人情報等の取扱状況の把握
３ 委託先の管理については、法人本部総務部を責任部署とする。
４ その他委託先における安全管理措置の具体的事項は、別に定める。
第11章 その他（変更後の個人番号の届出）
第45条 教職員等は、個人番号が漏えい等により、自ら又は扶養家族の個人番号が変更された場合は、変更後の個人番号を遅滞なく本学園に届け出なければならない。
（改廃）第46条 この規程の改廃は、常任理事会が行う。
附則

この規程は、平成27年11月11日から施行する。
附則

この規程は、平成28年４月１日から施行する。
附則

この規程は、平成30年６月１日から施行する。
附則

この規程は、平成31年４月１日から施行する。

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