２ ９ 清 監 第 ９ １ 号
平成３０年３月１日
東京二十三区清掃一部事務組合
管理者

様

東京二十三区清掃一部事務組合
監査委員

本 間 敏 明監査委員

成 澤 廣 修監査委員

小 林 みつぐ平成２９年度定期監査、工事及び委託監査、財政援助団体（東京二十三区清掃一部事務組合職員互助会）監査の結果について（報告）
このことについて、地方自治法第１９９条第４項、第５項及び第７項の規定に基づき下記のとおり監査を実施したので、同条第９項の規定によりその結果を報告します。
なお、押田まり子監査委員は平成２９年６月２５日まで、田中ひでかつ監査委員は同年６月２６日から７月１７日まで関与し、小林みつぐ監査委員は同年７月１８日から関与しました。
記第１ 定期監査１ 監査実施期間
平成２９年５月１８日から平成３０年２月２２日まで実施した。
２ 監査対象（全部局）
総務部、清掃技術訓練センター、清掃事業国際協力室、施設管理部、各清掃工場
及び中防処理施設管理事務所、建設部、会計室、監査事務局、議会事務局
３ 監査の範囲と観点（１） 監査の範囲
平成２８年４月１日から監査実施当日分まで＊ ただし、契約関係は平成２８年度分の事務処理について監査した。
（２） 監査の観点① 東京二十三区清掃一部事務組合（以下「清掃一組」という。
）の予算執行、収入、支出、契約、現金及び有価証券の出納保管、並びに財産管理等財務に関する事務の執行が法令等の趣旨に沿って適正に行われているか。
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② 事務事業が計画や目的に沿って実施され、かつ経済性、効率性、有効性の観点から適切に執行されているか。
③ 前年度の監査で注意・指導した事項が改善されているか。
また、平成２９年度定期監査実施計画に定めた重点監査項目、「庶務事務システム導入後の勤怠・旅費・超勤等庶務に関する事務は、適正に行われているか。」についても監査を行った。
４ 監査の結果
事務事業の執行については、概ね適正に処理されており特に指摘する事項はなかったが、注意・指導を要する事項があったので意見を述べる。
なお、一部の事務処理に見受けられた軽微な誤りについては、監査の過程で担当部課等に対し指導を行った。
５ 意見（１）平成２８年１月に導入された「庶務事務システム」については、システムの不具合等は認められなかったものの、給与・服務制度の認識不足や操作方法の不慣れから生じるヒューマンエラーが散見された。特に旅費については、交通費及び雑費の過払いや未支給が多く生じていた。改めて職員への制度や操作方法を周知徹底し、円滑な運用を図られたい。
また、出勤簿や欠勤届等の紙様式の処理が一部現存していることにより、システムと紙様式の二重管理が生じており、システム導入の目的のひとつである「事務負担の軽減」に繋がらない側面も見受けられた。
今後、費用対効果を念頭に、一層の効率性・有効性を高めるよう、各所属の庶務担当者等の現場の意見を反映させながら、システムの改修や運用の改善に努められたい。
（２）前述の出勤簿や欠勤届等の正規職員（再任用職員含む）の給与・服務関係の一部、また、非常勤職員における給与・服務関係は、庶務事務システム導入後も紙様式で処理されている。これらについては、従来から見受けられる誤記入や押印漏れ等の事務処理上のミスが、今回の監査でも散見した。
軽微なミスではあるが、行政文書であることを改めて認識するとともに、各所属において事務の手引き等を活用し、適正な事務処理に努められたい。
（３）複数の職員の通勤届が紛失されている事故があった。個人情報は言うまでもなく、厳正な管理が求められるものである。紛失については、既に対応策は取られているが、今後、通勤届を含む個人情報全般の取扱いについて、該当所属だけでなく清掃一組全体として「東京二十三区清掃一部事務組合個人情報の保護に関する条例」及び「東京二十三区清掃一部事務組合文書管理規則」等に基づき、適正な管理を行うよう努められたい。併せて、個々の職員への注意喚起はもとより組織的なチェック体制を整備し、個人情報に関して事故が生じないよう管理体制の2

一層の強化を図られたい。
（４）契約業者が同一で、契約内容が類似し、契約期間が近接する複数の契約を締結しているものがあった。経費節減と事務作業の効率化を目指し、計画性をもって契約手続を行うことを検討されたい。
また、仕様書の記載が不適切又は不十分なもの、特命随意契約における特命理由の記述が不十分なものがあった。契約事務に携わる各職員においては「東京二十三区清掃一部事務組合契約事務規則」及び「契約事務の手引」等に基づき、適切な事務執行に努められたい。
第２ 工事及び委託監査
１ 監査実施期間（１）契約金額１００万円以上５００万円未満の工事及び委託
平成２９年５月１８日から平成２９年１１月１４日まで実施した。
（２）契約金額５００万円以上の工事及び委託
平成２９年８月２９日から平成２９年１１月３０日まで実施した。
（３）技術調査委託
平成２９年１０月３１日から平成３０年１月３１日までとし、１２月５日に書類審査及び現地調査を実施した。
２ 監査対象総務部、清掃技術訓練センター、清掃事業国際協力室、施設管理部、各清掃工場及び中防処理施設管理事務所、建設部
３ 監査の範囲（１）契約金額１００万円以上５００万円未満の工事及び委託
平成２８年度に契約したもの又は契約変更したもの（２）契約金額５００万円以上の工事及び委託① 平成２８年度に契約したもの又は契約変更したもの②

平成２７年度以前に契約したもので、平成２８年度内に完了したもの、又は平成２９年度以降に継続しているもの（３）技術調査委託
調査対象は杉並清掃工場建替工事
４ 監査方法（１）契約金額１００万円以上５００万円未満の工事及び委託対象となる工事及び委託５４８件中２３５件（４２．９％）を抽出し、監査資料等に基づき、書類審査、疑問点などの確認を行った。
（２）契約金額５００万円以上の工事及び委託対象となる工事及び委託３３４件中７７件（２３．１％）を抽出し、監査資
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料等に基づき、書類審査及びヒアリングを行った。
（３）技術調査委託
技術調査は、外部の専門技術者が第三者の立場で、完了した当該事業に係る工事の執行が適切に行われているかをプラント(機械・電気)、建築(建築機械・電気を含む)、土木外構(計画、設計も含む)の各分野について調査し評価を行うものである。今年度は「特定非営利活動法人 地域と行政を支える技術フォーラム」に委託して実施した。
（４）監査の着眼点監査にあたっては、工事は設計・仕様書、積算、施工、委託は設計・仕様書、積算、業務履行の３分野ごとに着眼点を設定し実施した。
また、「施工管理」を重点項目とし、関係書類の確認及び管理が適切に行われているかについて検証を行った。
５ 監査の結果
監査対象期間における工事及び委託については、概ね適正に執行されており特に指摘する事項はなかったが、一部に以下のような注意・指導を要する事項があったので意見を述べる。
なお、本報告書に記載するに至らない軽微な誤りや改善及び検討を要する事項については、監査の過程で関係者に指導を行った。
６ 意見（１）「協議書」において、使用材料である電線管等の数量を変更しているにもかかわらず具体的な理由が書かれていなかったり、また、「休日等の工事施工承諾申請書」は提出されているが、なぜ休日に作業を行う必要があるか等の理由が明確に書かれていなかった。協議書や休日作業等の申請書は明確で具体的な理由を記載するように請負者の管理監督を徹底されたい。
（２）屋上防水改修工事において、特記仕様書の中で「足場等仮設計画を提出すること」と記載されていたが提出されていなかった。また、高所作業場所の冷温水配管施工に際して仮設足場設置に伴う設置計画書が提出されていなかった。高所の作業が伴う工事においては、作業中の転落防止等、不測の事故に備えるためにも工事施工前に仮設足場等の計画書を必ず提出し、安全性の確認を適切に行うよう請負者に指導・監督されたい。
（３）施設の運転管理業務委託に含まれる消防設備点検、建築設備点検、植栽維持管理について具体的な業務内容が仕様書に明記されていなかった。委託を業務計画から履行完了まで適正に管理するためには、仕様書には受託者が行う業務内容を全て記載する必要がある。設計者は仕様書に必要な業務内容を明確に記載されたい。
（４）受託者から提出された業務計画書には仮設足場の「開口部及び昇降口は手すりで囲うようにします。
」との記載があるにもかかわらず、手すりを設置してい4

ない箇所があった。手すりの設置施工は安全対策として有効なものなので、監督員は確実に実施されるよう受託者を管理・指導されたい。なお、狭小な現場で手すり設置が困難で逆に安全性が損なわれる場合には、監督員は受託者に適切な方法で安全性を確保させるよう指導されたい。
第３ 財政援助団体監査（東京二十三区清掃一部事務組合職員互助会）
１ 監査実施日
平成２９年５月１８日から平成３０年２月２２日まで実施した。
２ 監査対象東京二十三区清掃一部事務組合職員互助会（総務部所管）
３ 監査の範囲及び方法
平成２８年４月１日から監査実施当日まで（契約関係は平成２８年度分）までの書類について監査した。
財政的援助に基づく事業運営が援助の目的に沿って適正かつ効率的に行われているか、出納その他の事務が適正に行われているかを主眼として実施した。
４ 監査の結果事務事業の執行については、概ね適正に処理されており特に指摘する事項はなかったが、注意・指導を要する事項があったので意見を述べる。
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意見
金融機関に支払う振込手数料について、支出に関する事務処理に改善の余地が見受けられた。互助会事務に携わる職員においては、職員互助会経費に公金が含まれているという認識を持ち、適切な事務処理に取組まれたい。併せて、管理監督者においては、組織内のチェック体制を整備するとともに、職員への注意喚起と指導に努められたい。

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