INFORMATIVA 01 (INF_01)
ISTRUZIONI OPERATIVE PER STAFF IN SEDE DI EVENTOPRINCIPI GENERALILa prevenzione della diffusione del contagio da virus Sars-Cov-2 è una priorità per I&C srl e per tutta la filiera
dei professionisti e delle aziende che operano nella meeting industry.
Per garantire la sicurezza di relatori, partecipanti, sponsor, personale tecnico e personale di supporto I&C srl
applica nell’organizzazione di ogni proprio evento in presenza un protocollo anti-contagio nel rispetto deiDecreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri vigenti alla data dell’evento, delle “Linee guida per lariapertura delle Attività Economiche, Produttive e Ricreative” emanate dalla Conferenza delle Regioni e delle
Provincie Autonome e dei “Provvedimenti di natura igienico-sanitaria e comportamentale perl’organizzazione di convegni ed eventi aggregativi in sicurezza biologica (Virus Covid-19)” emanati daFedercongressi&eventi.
Come disposto nel “Protocollo aziendale di regolamentazione delle misure per il contrasto e ilcontenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” in attuazione del Protocollonazionale sottoscritto in data 14 marzo 2020 e aggiornato con il Protocollo del 24 aprile 2020 dalleorganizzazioni datoriali e CGIL, CISL e UIL nell’ottica della massima prevenzione alla diffusione del contagio
da COVID-19 viene richiesto ai lavoratori dipendenti e collaboratori di I&C srl di osservare le seguenti
indicazioni:
obbligo di rimanere al proprio domicilio e di non entrare in azienda o presentarsi in sede di evento inpresenza di febbre (oltre 37.5°) o altri sintomi influenzali e di chiamare il proprio Medico di Famiglia el’Autorità sanitaria;

consapevolezza e accettazione del fatto di non poter fare ingresso o di poter permanere in azienda o insede di evento e di doverlo dichiarare tempestivamente laddove, anche successivamente all’ingresso,sussistano le condizioni di pericolo (sintomi di influenza, temperatura, provenienza da zone a rischio ocontatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti, etc) per le quali i provvedimentidell’Autorità impongano di informare il Medico di Famiglia e l’Autorità sanitaria e di rimanere al proprio
domicilio;

impegno a rispettare tutte le disposizioni delle Autorità e del datore di lavoro nel fare accesso in azienda
o in sede di evento (in particolare, mantenere la distanza di sicurezza, osservare le regole di igiene dellemani e tenere comportamenti corretti sul piano dell’igiene);

impegno a informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro della presenza di qualsiasi
sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere adadeguata distanza dalle persone presenti.

I&C srl

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1MISURE IGIENICO-SANITARIE DI CUI SI RACCOMANDA L’OSSERVANZA
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Indossare sempre la mascherina
Lavarsi spesso le mani
Evitare il contatto ravvicinato con persone che soffrono di infezioni respiratorie acuteEvitare abbracci e strette di mano
Mantenere, nei contatti sociali, una distanza interpersonale di almeno 1 metro
Starnutire e/o tossire in un fazzoletto evitando il contatto delle mani con le secrezioni respiratorie
Evitare l’uso promiscuo di bottiglie e bicchieri
Non toccarsi occhi, naso e bocca con le mani
Coprirsi bocca e naso se si starnutisce o tossisce

ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO IN SICUREZZA
Al fine di poter garantire lo svolgimento dell’evento in sicurezza, I&C srl si è dotata di una serie di strumenti
che consentono una valutazione del rischio di contagio e la conseguente adozione di misure preventive chetutte le persone presenti in sede di evento avranno l’obbligo di osservare.
Gli strumenti approntati da I&C srl con le finalità sopra indicate sono:
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Protocollo Anti Contagio da virus Sars-Cov-2 disponibile sul sito www.iec-srl.it
Documento di Valutazione del Rischio biologico in Evento (DVRE)
n° 8 schede tecniche, denominate “Procedure”, in cui sono descritte e selezionabili in modo analitico
ed evidente, le misure adottabili per la mitigazione del rischio, raggruppate per ambiti operativi
il Piano di Emergenza da adottarsi qualora si ravvisi un caso di sospetto contagio
n° 6 Informative rivolte a tutte le parti coinvolte nell’eventola “Autocertificazione dello stato di salute” che dovrà essere sottoscritta da tutte le persone presenti insede di eventon° 3 Checklist di verifica e controllo dell’adozione e applicazione di quanto previsto dal DVRE e dalle
procedure

Dall’utilizzo di questi strumenti scaturisce una linea di comportamento su cui tutto il personale I&C srl
presente in sede di evento sarà informato e formato in occasione del briefing organizzativo affinché possa
adeguatamente e responsabilmente collaborare allo svolgimento in sicurezza della manifestazione.

MISURE PREVENTIVE OBBLIGATORIE IN SEDE DI EVENTOa)

DISTANZIAMENTO SOCIALE: tutte le attività in sede congressuale dovranno sottostare alla regola
secondo cui le persone siano ad almeno UN METRO di distanza l’una dall’altrab) UTILIZZO DPI (Dispositivi di Protezione Individuale): tutto il personale I&C srl in servizio dovrà essere
munito di DPI (mascherine e guanti) e sottoposto alla misurazione preventiva della febbre.

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LAVAGGIO DELLE MANI: tutto il personale I&C srl in servizio dovrà avere cura di lavarsi frequentemente
le mani o di igienizzarsele mediante l’utilizzo dei dispenser di disinfettante presenti in sede di evento.

d) CONTROLLO DEGLI ACCESSI: tutte le persone che avranno accesso alla sede dell’evento dovranno essere
identificate e sottoposte al controllo sanitario stabilito dalle procedure in essere per lo specifico evento.
e) CONTROLLO SANITARIO ALL’ACCESSO: tutte le persone che avranno accesso alla sede dell’evento
dovranno obbligatoriamente consegnare la “Autocertificazione dello Stato di Salute” adeguatamentecompilata e sottoscritta. L’accesso sarà precluso a chi ne fosse sprovvisto o si rifiutasse di fornirla. Inoltre,
qualora ritenuto necessario per lo specifico evento, potrà essere effettuata la misurazione dellatemperatura corporea secondo le modalità previste dalla procedura di riferimento. L’accesso andràinterdetto in caso di temperatura superiore a 37,5 °C.
f)

INFORMAZIONE AI PARTECIPANTI: è fatto obbligo al personale I&C srl in servizio di fornire ogni possibile
informazione sulle misure preventive adottate mettendo in evidenza la segnaletica adeguatamente
predisposta e le informative a disposizione.

g)

MONITORAGGIO COSTANTE DEL RISPETTO DELLE MISURE ADOTTATE: è fatto obbligo al personale I&C
srl in servizio di monitorare costantemente il rispetto delle misure adottate da parte di tutti i presenti insede di evento. In caso di comportamenti non rispettosi delle misure adottate da parte di qualchepresente in sede, il personale I&C srl dovrà cortesemente richiamare l’attenzione sul rispetto delle
misure e, in caso di persistente comportamento deviante, darne tempestiva comunicazione al proprio
Responsabile.

h) ADERENZA ALLA MISURE ORGANIZZATIVE PREVISTE DALLE SPECIFICHE PROCEDURE: è fatto obbligo alpersonale I&C srl in servizio di osservare le misure di mitigazione del rischio di contagio specificatamenteadottate per ogni tipologia di attività svolta in sede di evento (es.: allestimenti, ristorazione, gestionesala, gestione supporti audiovisivi, etc.). Il dettaglio di tali misure sarà fornito di volta in volta al personale
I&C srl in sede di briefing organizzativo.
DATA___________________FIRMA AZIENDA______________________________

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Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi del Regolamento Ue n. 679/2016 (cd. GDPR), si forniscono di seguito le informazioni in merito al trattamento dei dati personali dei soggettiche, durante l’emergenza COVID-19, c.d. Coronavirus, accedono ad eventi organizzati da I&C SRL , ai locali e agli uffici di I&C SRL o ad altri luoghi
comunque a quest’ultima riferibili.
Titolare del trattamento
I&C SRL , con sede legale in Via Andrea Costa 202/6 – 40134, Bologna e-mail: info@iec-srl.it
Tipologia di dati personali trattati e di interessati
Nei limiti delle finalità e delle modalità definite nella presente informativa, sono oggetto di trattamento:a) i dati attinenti alla temperatura corporea;b) le informazioni relative a contatti stretti ad alto rischio di esposizione, negli ultimi 14 giorni, con soggetti sospetti o risultati positivi al COVID-19;c) le informazioni relative alla provenienza, negli ultimi 14 giorni, da zone a rischio secondo le indicazioni dell’OMS.
I dati personali oggetto di trattamenti si riferiscono a:a) personale di I&C SRL – Rispetto a tali interessati, la presente informativa integra quella già fornita per il trattamento dei dati personali funzionale
all’instaurazione e all’esecuzione del rapporto di lavoro;b) partecipanti, relatori, moderatori, sponsor, fornitori, trasportatori, appaltatori, visitatori e ogni altro soggetto terzo autorizzati ad accedere adun evento organizzato da I&C SRL , ai locali e agli uffici di I&C SRL o ad altri luoghi comunque a quest’ultima riferibili.
Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali saranno trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 in esecuzione del Protocollo di sicurezzaanti-contagio adottato ai sensi dell’art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020 e ssmm. La base giuridica del trattamento è, pertanto, da rinvenirsi
nell’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020 e ssmm.
Natura del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati è necessario per accedere ad un evento organizzato da I&C SRL o per accedere ai locali e agli uffici di I&C SRL o ad altri luoghi
comunque a quest’ultima riferibili. Un eventuale rifiuto a conferirli impedisce di consentire l’ingresso.
Modalità, ambito e durata del trattamento
Il trattamento è effettuato dal personale di I&C SRL che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine alle finalità e alle modalità deltrattamento. Con riferimento alla misurazione della temperatura corporea, I&C SRL non effettua alcuna registrazione del dato. L’identificazione
dell’interessato e la registrazione del superamento della soglia di temperatura potrebbero avvenire solo qualora fosse necessario documentare leragioni che hanno impedito l’accesso. In tal caso, l’interessato sarà informato della circostanza.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione, né di comunicazione a terzi, se non in ragione delle specifiche previsioni normative (es.: in caso dirichiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali contatti stretti di un lavoratore risultato positivo al COVID-19).
I dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario a perseguire la citata finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e conservati nonoltre il termine dello stato d’emergenza.
Diritti degli interessati
In qualsiasi momento, gli interessati hanno il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la relativa
cancellazione. È, altresì, possibile opporsi al trattamento e richiederne la limitazione.
Queste richieste potranno essere rivolte a I&C SRL , con sede legale in Via Andrea Costa 202/6 – 40134, Bologna e-mail: info@iec-srl.it
Inoltre, nel caso in cui si ritenga che il trattamento sia stato svolto in violazione della normativa sulla protezione dei dati personali, è riconosciuto il
diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 – 00187 – Roma.

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