INFORMATIVA 06 (INF_06)
MISURE DI PREVENZIONE CONTAGIO DA VIRUS SARS-COV-2
PER VISITATORI E TERZE PARTI
PRINCIPI GENERALILa prevenzione della diffusione del contagio da virus Sars-Cov-2 è una priorità per I&C SRL e per tutta lafiliera dei professionisti e delle aziende che operano nella meeting industry.
Per garantire la sicurezza di relatori, partecipanti, sponsor, personale tecnico e personale di supporto I&C
SRL applica nell’organizzazione di ogni proprio evento in presenza un protocollo anti-contagio nel rispettodei Decreti della Presidenza del Consiglio dei Ministri vigenti alla data dell’evento, delle “Linee guida per lariapertura delle Attività Economiche, Produttive e Ricreative” emanate dalla Conferenza delle Regioni e delle
Provincie Autonome e dei “Provvedimenti di natura igienico-sanitaria e comportamentale perl’organizzazione di convegni ed eventi aggregativi in sicurezza biologica (Virus Covid-19)” emanati daFedercongressi&eventi.
Come disposto nel “Protocollo aziendale di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimentodella diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” in attuazione del Protocollo nazionale sottoscritto
in data 14 marzo 2020 e aggiornato con il Protocollo del 24 aprile 2020 dalle organizzazioni datoriali e CGIL,CISL e UIL tutti i lavoratori dipendenti e collaboratori di I&C SRL sono adeguatamente formati ed informati
sui corretti comportamenti da adottare in un contesto di potenziale rischio di diffusione del contagio qualepuò essere un evento aggregativo.
La presente informativa ha lo scopo di sensibilizzare tutti i partecipanti ad un evento organizzato da I&C SRL
al rispetto delle misure igienico-sanitarie raccomandate dalle Autorità sanitarie ed al rispetto delle misure dimitigazione del rischio di contagio introdotte da I&C SRL per ogni singolo evento.

MISURE IGIENICO-SANITARIE DI CUI SI RACCOMANDA L’OSSERVANZA
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Indossare sempre la mascherina negli ambienti chiusi
Lavarsi spesso le mani
Evitare il contatto ravvicinato con persone che soffrono di infezioni respiratorie acuteEvitare abbracci e strette di manoMantenere, nei contatti sociali, una distanza interpersonale di almeno 1 metro
Starnutire e/o tossire in un fazzoletto coprendosi bocca e naso ed evitando il contatto delle mani con lesecrezioni respiratorie
Evitare l’uso promiscuo di bottiglie e bicchieri
Non toccarsi occhi, naso e bocca con le mani

I&C srl

Via Andrea Costa 202/6, 40134 – Bologna
PIVA 04330500374
061 614 4004 – info@iec-srl.it
www.iec-srl.it
1ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO IN SICUREZZA
Al fine di poter garantire lo svolgimento dell’evento in sicurezza, I&C SRL si è dotata di una serie di strumenti
che consentono una valutazione del rischio di contagio e la conseguente adozione di misure preventive chetutte le persone presenti in sede di evento avranno l’obbligo di osservare.
Gli strumenti approntati da I&C SRL con le finalità sopra indicate sono:
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Protocollo Anti Contagio da virus Sars-Cov-2 disponibile sul sito www.iec-srl.it
Documento di Valutazione del Rischio biologico in Evento (DVRE)
n° 8 schede tecniche, denominate “Procedure”, in cui sono descritte e selezionabili in modo analitico
ed evidente, le misure adottabili per la mitigazione del rischio, raggruppate per ambiti operativi
il Piano di Emergenza da adottarsi qualora si ravvisi un caso di sospetto contagio
n° 6 Informative rivolte a tutte le parti coinvolte nell’eventola “Autocertificazione dello stato di salute” che dovrà essere sottoscritta da tutte le persone presenti insede di eventon° 3 Checklist di verifica e controllo dell’adozione e applicazione di quanto previsto dal DVRE e dalle
procedure

Dall’utilizzo di questi strumenti scaturisce una linea di comportamento al cui rispetto saranno richiamate
tutte le persone presenti in sede di evento. Tutto il personale I&C SRL in servizio sarà informato e formato
in occasione del briefing organizzativo affinché possa adeguatamente e responsabilmente collaborare allosvolgimento in sicurezza della manifestazione.

MISURE PREVENTIVE OBBLIGATORIE IN SEDE DI EVENTOa)

DISTANZIAMENTO SOCIALE: tutte le attività in sede di evento dovranno sottostare alla regola secondo
cui le persone siano ad almeno UN METRO di distanza l’una dall’altra.

b) UTILIZZO DPI (Dispositivi di Protezione Individuale): tutte le persone presenti in sede di evento saranno
invitate ad indossare la mascherina negli ambienti chiusi e durante eventuali file adeguatamente
regolamentate. I&C SRL metterà a disposizione di tutti i presenti dei “Safety Kit” monouso per garantire
l’osservanza delle misure di prevenzione adottate.
c)

LAVAGGIO DELLE MANI: tutte le persone presenti in sede di evento dovranno avere cura di lavarsi
frequentemente le mani o di igienizzarsele mediante l’utilizzo dei dispenser di disinfettante presenti insede di evento.

d) CONTROLLO DEGLI ACCESSI: tutte le persone che avranno accesso alla sede dell’evento saranno
identificate e sottoposte al controllo sanitario stabilito dalle procedure in essere per lo specifico evento.
e) CONTROLLO SANITARIO ALL’ACCESSO: tutte le persone che avranno accesso alla sede dell’evento
dovranno obbligatoriamente consegnare la “Autocertificazione dello Stato di Salute” ricevuta primadell’evento (vedi allegato) adeguatamente compilata e sottoscritta. L’accesso sarà precluso a chi ne fosse
sprovvisto o a chi si rifiutasse di fornirla. Inoltre, qualora ritenuto necessario per lo specifico evento,
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potrà essere effettuata la misurazione della temperatura corporea secondo le modalità previste dalla
procedura di riferimento. L’accesso andrà interdetto in caso di temperatura superiore a 37,5 °C.
f)

INFORMAZIONE AI PARTECIPANTI: il personale I&C SRL in servizio è a disposizione di tutti i presenti insede di evento per fornire ogni possibile informazione sulle misure preventive adottate mettendo inevidenza la segnaletica adeguatamente predisposta e le informative a disposizione.

g)

MONITORAGGIO COSTANTE DEL RISPETTO DELLE MISURE ADOTTATE: il personale I&C SRL in servizioavrà il compito di monitorare costantemente il rispetto delle misure adottate da parte di tutti i presenti
in sede di evento. In caso di comportamenti non rispettosi delle misure adottate da parte di qualchepresente in sede, il personale I&C SRL richiamerà cortesemente l’attenzione sul rispetto delle misure e,in caso di persistente comportamento deviante, ne darà tempestiva comunicazione al proprio
Responsabile affinché possano essere adottati i provvedimenti del caso.

h) MISURE ORGANIZZATIVE PREVISTE DALLE SPECIFICHE PROCEDURE: è fatto obbligo a tutte le persone
presenti in sede di evento di osservare le misure di mitigazione del rischio di contagio specificatamenteadottate per ogni tipologia di attività svolta in sede di evento (es.: allestimenti, ristorazione, gestionesala, gestione supporti audiovisivi, etc.). Il personale I&C SRL in servizio sarà a disposizione dei presenti
per fornire ogni dettaglio in proposito.
Certi della Vostra collaborazione, Vi aspettiamo al nostro prossimo “safe meeting”.
Cordiali saluti,
DATA___________________FIRMA AZIENDA______________________________

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Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi del Regolamento Ue n. 679/2016 (cd. GDPR), si forniscono di seguito le informazioni in merito al trattamento dei dati personali dei soggettiche, durante l’emergenza COVID-19, c.d. Coronavirus, accedono ad eventi organizzati da I&C SRL , ai locali e agli uffici di I&C SRL o ad altri luoghi
comunque a quest’ultima riferibili.
Titolare del trattamento
I&C SRL , con sede legale in Via Andrea Costa 202/6 – 40134, Bologna e-mail: info@iec-srl.it
Tipologia di dati personali trattati e di interessati
Nei limiti delle finalità e delle modalità definite nella presente informativa, sono oggetto di trattamento:a) i dati attinenti alla temperatura corporea;b) le informazioni relative a contatti stretti ad alto rischio di esposizione, negli ultimi 14 giorni, con soggetti sospetti o risultati positivi al COVID-19;c) le informazioni relative alla provenienza, negli ultimi 14 giorni, da zone a rischio secondo le indicazioni dell’OMS.
I dati personali oggetto di trattamenti si riferiscono a:a) personale di I&C SRL – Rispetto a tali interessati, la presente informativa integra quella già fornita per il trattamento dei dati personali funzionale
all’instaurazione e all’esecuzione del rapporto di lavoro;b) partecipanti, relatori, moderatori, sponsor, fornitori, trasportatori, appaltatori, visitatori e ogni altro soggetto terzo autorizzati ad accedere ad
un evento organizzato da I&C SRL , ai locali e agli uffici di I&C SRL o ad altri luoghi comunque a quest’ultima riferibili.
Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali saranno trattati esclusivamente per finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 in esecuzione del Protocollo di sicurezzaanti-contagio adottato ai sensi dell’art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020 e ssmm. La base giuridica del trattamento è, pertanto, da rinvenirsi
nell’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020 e ssmm.
Natura del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati è necessario per accedere ad un evento organizzato da I&C SRL o per accedere ai locali e agli uffici di I&C SRL o ad altri luoghi
comunque a quest’ultima riferibili. Un eventuale rifiuto a conferirli impedisce di consentire l’ingresso.
Modalità, ambito e durata del trattamento
Il trattamento è effettuato dal personale di I&C SRL che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine alle finalità e alle modalità deltrattamento. Con riferimento alla misurazione della temperatura corporea, I&C SRL non effettua alcuna registrazione del dato. L’identificazione
dell’interessato e la registrazione del superamento della soglia di temperatura potrebbero avvenire solo qualora fosse necessario documentare leragioni che hanno impedito l’accesso. In tal caso, l’interessato sarà informato della circostanza.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione, né di comunicazione a terzi, se non in ragione delle specifiche previsioni normative (es.: in caso dirichiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali contatti stretti di un lavoratore risultato positivo al COVID-19).
I dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario a perseguire la citata finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19 e conservati nonoltre il termine dello stato d’emergenza.
Diritti degli interessati
In qualsiasi momento, gli interessati hanno il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la relativa
cancellazione. È, altresì, possibile opporsi al trattamento e richiederne la limitazione.
Queste richieste potranno essere rivolte a I&C SRL , con sede legale in Via Andrea Costa 202/6 – 40134, Bologna e-mail: info@iec-srl.it. Inoltre, nelcaso in cui si ritenga che il trattamento sia stato svolto in violazione della normativa sulla protezione dei dati personali, è riconosciuto il diritto dipresentare reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 – 00187 – Roma.

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