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Privacy Policy: see page 11

Privacyverklaring
Bij Brepols Publishers vinden we de bescherming van de persoonlijke levenssfeer uiterst belangrijk. We doen
dan ook het nodige om onze klanten en de gebruikers van onze producten, diensten en websites zoveel
mogelijk informeren, respecteren en hen controle te geven over wat er met hun gegevens gebeurt. We willen
uw gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken om u beter van dienst te kunnen
zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden.
In de onderstaande rubrieken vindt u meer informatie over hoe we omgaan met uw persoonsgegevens
wanneer u gebruik maakt van onze producten, diensten en websites, zoals aankoop van boeken, e-boeken,
databanken, vormingen, software en andere diensten en wanneer u een bezoek brengt aan onze websites
about.brepolis.net,
brepols.net,
brepolis.net,
brepolsonline.net,
corpuschristianorum.org,
harveymillerpublishers.com, storypublishers.be.
Wij nodigen u uit de tijd te nemen om ons privacybeleid goed door te nemen, samen met onze algemene
gebruiks- en/of verkoopsvoorwaarden en eventuele andere voorwaarden die van toepassing kunnen zijn.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Brepols Publishers NV met maatschappelijke zetel te Begijnhof 67, 2300 Turnhout, ingeschreven bij de KBO
onder nummer 0463.139.762 is verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens van de gebruikers van zijn
websites, zijn klanten alsook voor de eindgebruikers van zijn diensten en producten.
Het beheer en de verwerking van klantgegevens gebeurt overeenkomstig de Belgische Wet van 8 december
1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking vanpersoonsgegevens en de Europese Richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming vannatuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer
van die gegevens. Vanaf 25 mei 2018 worden deze vervangen door de Verordening (EU) 2016/679 van het
Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen inverband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot
intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Conform de huidige wet werd er aangifte gedaan voor direct marketing doeleinden bij de Commissie voor deBescherming van de Persoonlijke Levenssfeer.

2. Welke gegevens verzamelt en verwerkt Brepols Publishers?
We verwerken de persoonsgegevens van onze klanten en commerciële relaties, gegevens die u ons hebt
gegeven, die we verkrijgen door het gebruik van onze producten en diensten met inbegrip van het gebruik1

door eindgebruikers of die we van derden hebben ontvangen. De persoonsgegevens die we via deze diverse
kanalen verzamelen worden opgenomen in onze bestanden.
Wanneer u onze diensten wenst te gebruiken geeft u ons een aantal persoonsgegevens zoals uw naam,
voornaam, aanspreking, facturatie en/of leveringsadres, e-mailadres en telefoonnummer, versleuteld
wachtwoord. Onze server slaat IP-adres, uw moment van login, browser, taal, verwijs- en eindpagina’s,
besturingssysteem en logs van websitebezoeken op.
Uw factuur- en betalingsgegevens worden eveneens bewaard. We houden het bedrag en de inkomende
rekening bij voor betalingen.
Bij gebruik van het Brepols Payment Portal bewaren we de transactie- en kredietkaartgegevens (maar geenkredietkaartnummer) noodzakelijk voor een optimaal verloop van de transactie.
Bij bestelling vanuit www.brepolsonline.net wordt u doorverwezen naar het beveiligde platform van PayPal(Europe) S.à.r.l. en Cie, S.C.A. Luxembourg en bent u onderworpen aan hun Privacy Policy beschikbaar op:
https://www.paypal.com/be/webapps/mpp/ua/privacy-full?locale.x=nl_BE
De volledige verwerking van andere kredietkaartbetalingen gebeurt door Ogone BVBA (Brussel, België) op hun
beveiligde
platformenonderworpenaanhunPrivacy
Policybeschikbaar
op
http://www.ogone.be/nl/Over_Ogone/Privacy%20Policy.aspx.
Kredietkaartgegevens worden niet opgeslagen door Brepols Publishers.
We gebruiken en verzamelen enkel persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor een correcte en efficiënte
uitvoering van transacties, voor klantenopvolging en voor wettelijke redenen.
De website van Brepols Publishers maakt gebruik van cookies. De cookies laten toe de gebruiker voor de duurvan zijn bezoek op de website te volgen en dienen louter ter identificatie van de browser-sessie. De gebruikers
van de website zijn vrij om cookies te weigeren via hun browserinstellingen, maar zij zullen daardoor van
bepaalde functies geen gebruik kunnen maken.
We vragen uw persoonsgegevens schriftelijk (via bestelformulieren, via onze webshop, via formulieren
beschikbaar op onze websites) of telefonisch (bv. indien u telefonische een bestelling plaatst). Indien relevant,kunnen we uw beroep en/of interessedomeinen bewaren. We kunnen uw persoonsgegevens verzamelen
wanneer u zich identificeert als gebruiker in onze webshop, wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief,
wanneer u ons informatie vraagt of bij deelname aan bepaalde acties alsook wanner we met u een
precontractuele of contractuele relatie sluiten.
We kunnen ook andere gegevens vragen die we nodig hebben om u onze dienst te kunnen leveren. We
verzamelen ook gegevens over het gebruik dat u maakt van onze diensten en websites (cf. punt 5).
We kunnen eveneens gebruik maken van gegevens die we bij gespecialiseerde bedrijven aankopen overpersonen die nog geen klant zijn met de bedoeling deze personen een zo relevant mogelijk aanbod te doen
van onze producten en diensten.

3. Voor welke doeleinden gebruikt Brepols Publishers uw gegevens?
We gebruiken uw persoonsgegevens voor doeleinden bepaald in uw toestemming en in dit privacybeleid.
Uw persoonsgegevens worden gebruikt om een efficiënte communicatie na de bestelling mogelijk te maken,
om u de gevraagde informatie te kunnen leveren en om relevante informatie over onze producten, diensten
en aanbiedingen (direct marketing) te kunnen bezorgen.

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Daarnaast gebruiken we uw persoonsgegevens wanneer het noodzakelijk is voor de uitvoering van een
overeenkomst of om de sluiting van een overeenkomst toe te laten. Dit gebeurt o.a. wanneer u een productof dienst wenst aan te kopen, betalen en laten leveren of wanneer u uw werk met ons wenst uit te geven.
Verder kunnen we uw persoonsgegevens gebruiken bij verwerkingen noodzakelijk om te voldoen aan een
wettelijke verplichting die op ons rust. In heel wat gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde
persoonsgegevens over u te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties, bv. bij algemene fiscale enboekhoudkundige verplichtingen, in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Ten slot, kan de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de behartiging van onze
gerechtvaardigde belangen. Bijvoorbeeld om een zo efficiënt mogelijke dienstverlening toe te laten, om dekwaliteit van de diensten te verbeteren, voor interne statistieken en evaluatie als ook voor het opsporen vanfraude en inbreuken jegens Brepols Publishers, haar werknemers, klanten of leveranciers of voor
geschillenbeheer.

4. Worden uw persoonsgegevens met derde partijen gedeeld?
Brepols Publishers gebruikt de verkregen gegevens in eerste instantie enkel intern.
Sommige gegevens kunnen we toegankelijk maken voor derden die werken in onze opdracht en die ons
bijstaan bij het uitvoeren van onze taken en onze editoriaal- en marketingactiviteiten (zoals bijvoorbeeld
Brepols Publishers Services, IT-service providers, betalingsdienstaanbieder, bezorgers) maar uw
persoonsgegevens worden enkel gebruikt door contractueel verbonden partijen. Hun toegang is beperkt tot
die gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht.
We geven de verzamelde gegevens niet door aan derden, tenzij of voor zover het noodzakelijk is voor deuitvoering van een bestelling of een contract, tenzij we u dat uitdrukkelijk meedelen voor een specifieke actie
of tenzij we wettelijk verplicht zijn om de gegevens mee te delen, bijvoorbeeld wanneer de wet, een juridische
procedure of gerechtelijk bevel het voorschrijft.
Uw persoonsgegevens zullen enkel door Brepols Publishers in België of in andere landen worden verwerkt
waar het niveau van de bescherming van de persoonsgegevens evenwaardig wordt geacht als de bescherming
die in de Europese Unie van kracht is, met name in de landen van de Europese Economische Regio (EER). Voor
verwerking in andere landen zal Brepols Publishers er zich eerst van vergewissen dat zij voldoende sterke
garanties kan bekomen voor een veilige verwerking van uw persoonsgegevens.

5. Gebruik van anonieme gegevens voor rapporteringsdiensten - Google
Analytics
Brepols Publishers maakt gebruik van Google Analytics, een systeem dat anonieme, algemene rapporteringvoorziet over het gebruik van haar website.
“Rapportagefuncties voor advertenties” zijn uitschakeld.
De bewaarperiode van gegevens op gebruikersniveau en op gebeurtenisniveau die zijn gekoppeld aan cookies,
gebruikers-ID’s en die zijn opgeslagen door Google Analytics worden automatisch verwijderd van de servers
van Analytics is de default bewaarperiode van 26 maanden.

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Meer informatie vindt u bij Google o.a. onder de rubriek “Hoe Google gegevens gebruikt van sites of apps dieonze services gebruiken” beschikbaar op https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=nl.

6. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Wanneer u zich verzet tegen het gebruik van uw gegevens, zullen ze zonder onredelijke vertraging worden
verwijderd. Echter worden de persoonsgegevens bewaard gedurende de uitvoeringstermijn van deovereenkomst en/of zolang nodig om aan een wettelijke verplichting te voldoen en/of de tijd die nodig is om
het doeleinde te bereiken. Bij gebruik van het Brepols Payment Portal bewaren we de gekende
persoonsgegevens drie maanden.

7. Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd?
Brepols Publishers heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om de databanken waarin uw
gegevens opgenomen zijn te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, tegen ongeoorloofd gebruik, tegenverlies of diefstal van uw gegevens. Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en
aangepast om steeds een hoog niveau van bescherming te blijven bieden en onze personeelsleden zijn ertoe
gehouden de persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen.

8. Wijziging van ons privacybeleid
Het is mogelijk dat ons privacybeleid in de toekomst uitgebreid of aangepast wordt, bijvoorbeeld naar
aanleiding van gewijzigde producten en/of diensten, feedback van klanten of wijzigingen in deprivacywetgeving. Daarom raden we u aan om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke
wijzigingen zullen wij u zo mogelijk persoonlijk op de hoogte brengen en waar nodig uw toestemming vragen.

9. Hoe kan u uw gegevens beheren en eventueel verwijderen?
Op elk moment heeft u recht Brepols Publishers te verzoeken om inzage van en rectificatie of wissing vanpersoonsgegevens of om beperking van de u betreffende verwerking, alsmede het recht tegen verwerking van
bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kan bv. steeds u verzetten tegen het gebruik
van uw gegevens voor direct markering-doeleinden. Laat het ons weten en we zullen ervoor zorgen dat uw
wensen gerespecteerd worden:oooIndien u over een Brepols-account beschikt zal u zelf bepaalde persoonlijke gegevens kunnen wijzigen
of verwijderen onder “Edit profile”. In de andere gevallen kan u Brepols contacteren:
Brepols Publishers NV, Attn. Patrick Daemen – Privacy, Begijnhof 67, 2300 Turnhout of;via e-mail : patrick.daemen@brepols.net.

Elk bericht met reclameboodschappen verstuurd door Brepols Publishers bevat ook richtlijnen voor deuitschrijving.
We wijzen er ook op dat we uw identiteit redelijkerwijs moeten kunnen verifiëren om uw rechten uit teoefenen, zodat we kunnen vermijden dat iemand anders ze uitoefent.

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Voor opmerkingen of vragen over het privacybeleid van Brepols Publishers kan u terecht bij dhr. Patrick
Daemen (Brepols Publishers NV, Attn. Patrick Daemen – Privacy, Begijnhof 67, 2300 Turnhout,patrick.daemen@brepols.net).
Indien je van oordeel bent dat Brepols Publishers je privacy op welke manier dan ook heeft geschonden, kan
je in eerste instantie contact opnemen met Patrick Daemen – Privacy. We zullen er alles aan doen om devermeende schending recht te zetten. Mocht een onderlinge schikking niet mogelijk zijn, dan kan je een klacht
in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

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Politique vie privée
Chez Brepols Publishers nous estimons que la protection de la vie privée revêt une importance cruciale. Nous
faisons donc le nécessaire pour informer, respecter et donner le contrôle aux clients et aux utilisateurs de nos
produits, services et sites web, sur ce qu’il advient des données à caractère personnel les concernant. Noussouhaitons gérer et utiliser vos données en toute sécurité, dans le respect et en bon père de famille, afin devous offrir les meilleurs service et expérience possible.
Dans les rubriques ci-dessous, vous trouverez plus d’information sur comment nous traitons les données à
caractère personnel vous concernant lorsque vous utilisez nos produits, services et sites web, comme lorsd’achat de (e-)livres, de bases de données, de formations, de logiciels et d’autres services, ainsi que lorsque
vous visitez un de nos sites web, à savoir about.brepolis.net, brepols.net, brepolis.net, brepolsonline.net,
corpuschristianorum.org, harveymillerpublishers.com, storypublishers.be.
Nous vous invitons à prendre le temps de parcourir attentivement notre Politique Vie Privée, ainsi que nos
conditions générales de vente et d’utilisation, ainsi que d’autres conditions qui pourraient éventuellement
s’appliquer.

1. Qui est responsable du traitement de données à caractère personnel vousconcernant ?
Brepols Publishers S.A. ayant son siège social à Begijnhof 67, 2300 Turnhout, inscrite à la B.C.E. sous le numéro
0463.139.762 est responsable de la gestion des données des utilisateurs de ses sites web, de ses clients ainsi
que des utilisateurs finaux de ses produits et services.
La gestion et le traitement des données des clients, se fait conformément à la loi belge du 8 décembre 1992
relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et à ladirective européenne 95/46/EG du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard
du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. A partir du 25 mai
2018, elles seront remplacées par le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection despersonnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces
données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
Conformément à la législation actuellement en vigueur, le traitement de marketing direct partiellement ou
totalement automatisé a été déclaré auprès de la Commission de la protection de la vie privée.

2. Quelles données à caractère personnel traite Brepols Publishers et commentles récolte elle ?
Nous traitons les données à caractère personnel de nos clients et relations commerciales, les données quevous nous avez communiquées, que nous avons obtenues par l’utilisation de nos produits et services, ycompris par les utilisateurs finaux, ou que nous avons reçus de tiers. Les données à caractère personnel
identifiées ci-dessous et récoltées via ces divers canaux sont reprises dans nos fichiers.
Lorsque vous souhaitez utilisez nos services, vous êtes invités à nous communiquer une série de données à
caractère personnel comme votre nom, prénom, titre de civilité, adresse de facturation et/ou de livraison,6adresse e-mail, mot de passe crypté et numéro de téléphone. Notre server enregistre l’adresse IP, la période
pendant laquelle vous êtes enregistrés sur nos sites, le navigateur utilisé, la langue, les pages visitées, les liens
utilisés, le logiciel et le journal des visites.
Vos données de facturation et de paiement sont également enregistrées. Nous sauvegardons le moment et lenuméro du compte à partir duquel le paiement est effectué.
Lors de l’utilisation de Brepols Payment Portal nous enregistrons les données relatives à la transaction et lesdonnées relatives à la carte de crédit (mais pas de numéro de carte de crédit) nécessaire à un déroulement
optimal de la transaction.
Lors de la passation d’une commande à partir de www.brepolsonline.net, vous êtes redirigés vers laplateforme sécurisée de PayPal (Europe) S.à.r.l. et Cie, S.C.A. Luxembourg et soumis à sa Politique Vie Privée
disponible sous https://www.paypal.com/be/webapps/mpp/ua/privacy-full?locale.x=fr_BE
Le traitement des autres paiements par carte de crédit est entièrement confié à Ogone S.P.R.L. (Bruxelles,
Belgique), via sa plateforme sécurisée et soumis à sa Politique Vie Privée disponible sous
http://www.ogone.be/nl/Over_Ogone/Privacy%20Policy.aspx.
Brepols Publishers n’enregistre pas de données de carte de crédit.
Nous n’utilisions et ne récoltons que les données à caractère personnel dans la mesure où c’est nécessaire à
une exécution correcte et efficace des transactions, afin d’assurer le suivi client et pour des raisons légales.
Les sites web de Brepols Publishers fonctionnent avec des cookies. Les cookies servent uniquement à identifier
la session, pour permettre de suivre l’utilisateur sur le site pendant la durée de sa visite. Les utilisateurs sontlibres de refuser les cookies en adaptant les paramètres de leur navigateur, et ils acceptent que dans ce cas,certaines fonctions du site web seront inaccessibles.
Nous récoltons les données à caractère personnel vous concernant par écrit (via les bons de commande, via
notre webshop, via les formulaires disponibles sur nos sites web) ou par téléphone (p.ex. lorsque vous passez
une commande). Lorsque c’est pertinent, nous pouvons enregistrer le métier que vous exercez ou vos
domaines d’intérêt. Nous pouvons récolter vos données lorsque vous vous identifiez comme utilisateur dansnotre webshop, lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, lors de demandes d’information ou lors de laparticipation à certaines actions, ainsi que lorsque nous entrons dans une relation (pré-)contractuelle.
Nous pouvons également demander d’autres données dont nous aurions besoin pour vous fournir nos
services. Nous récoltons également les données sur l’utilisation que vous faires de nos services et de nos sites
web (cf. point 5).
Nous pouvons également utiliser les données que nous avons achetées auprès de sociétés spécialisées, despersonnes qui ne sont pas encore client, avec l’objectif de proposer à ces personnes une offre de nos produits
et services, aussi pertinente que possible.

3. A quelles fins traite Brepols Publishers vos données ?
Nous utilisons vous données à caractère personnel aux fins précisées dans l’autorisation que vous nous avez
données et/ou dans la présente politique vie privée.
Les données à caractère personnel vous concernant sont utilisées afin de rendre possible une communication
efficiente après la passation de la commande, pour pouvoir vous fournir l’information demandée ainsi quepour pouvoir vous communiquer de l’information pertinente sur nos produits, services et offres ou réductions(marketing direct).

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A côté de ça, nous utilisons les données à caractère personnel vous concernant lorsque c’est nécessaire à laconclusion ou à l’exécution d’un contrat. C’est le cas lorsque, par exemple, vous souhaitez acheter, payer etfaire livrer un de nos produits ou services ou lorsque vous souhaitez publier votre travail avec nous.
Ensuite, nous pouvons utiliser les données à caractère personnel vous concernant lors de traitements
nécessaires afin de répondre aux obligations légales qui pèsent sur nous. Nous sommes, dans de nombreux
cas, légalement obligés de conserver les données à caractère personnel vous concernant et/ ou de lescommuniquer aux institutions publiques, par exemple, lors d’obligations fiscales ou comptables générales,
dans le cadre d’une enquête policière ou d’une instruction judicaire.
Enfin, le traitement des données à caractère personnel vous concernant peut-être nécessaire afin de préserver
nos intérêts légitimes. Par exemple, afin de permettre un service aussi efficace que possible, afin d’améliorer
sa qualité, pour des statistiques et évaluations internes ainsi que pour détecter les fraudes et les infractions
contre Brepols Publishers, ses employés, clients ou fournisseurs ou dans le cadre des litiges et de leur gestion.

4. Les données à caractère personnel vous concernant sont-elles partagées avec
des tiers ?
Brepols Publishers utilise en principe les données des clients exclusivement à l’intérieur de l’entreprise.
Nous pouvons donner accès à certaines données à des tiers qui travaillent sur nos instructions ou qui nous
assistent dans l’exercice de nos tâches et de nos activités éditoriales et de marketing, comme par exemple
Brepols Publishers Services, les prestataires de services IT et de services de paiement ou des livreurs, mais lesdonnées à caractère personnel vous concernant ne pourront être utilisées que par des tiers avec lesquelles
nous avons une relation contractuelle. Leur accès est limité aux données nécessaires à l’exercice de leurstâches sur nos instructions.
Nous ne transférons pas les données récoltées à des tiers, à moins que et dans la mesure où c’est nécessaireà l’exécution d’une commande ou d’un contrat, lorsque nous le mentionnons expressément lors d’une action
particulière, ou encore, si nous y sommes légalement tenus, par exemple lorsqu’une législation, une procédure
judiciaire ou une ordonnance le prescrit.
Vos données personnelles seront uniquement traitées par Brepols Publishers en Belgique ou dans d’autres
pays où le niveau de protection des données personnelles est considéré comme étant similaire à la protection
en vigueur dans l’Union européenne, en particulier dans les pays de l’Espace économique européen (EEE).
Pour tout traitement dans d’autres pays, Brepols Publishers s’assurera d’abord qu’elle puisse obtenir desgaranties suffisamment solides pour un traitement sûr de vos données personnelles.

5. Utilisation de données anonymisées aux fins rapports – Google Analytics
Brepols Publishers utilise les services de Google Analytics, un système qui effectue des rapports généraux etanonymes sur l’utilisation des sites web.
Les « Fonctionnalités de création de rapports sur la publicité » sont désactivées.
Le délai de conservation des données au niveau des utilisateurs et des événements, qui sont associées à descookies, des identifiants utilisateur (User ID, par exemple) stockées par Google sur les serveurs Analytics est
le délai par défaut, à savoir 26 mois. Après cette période, les données sont supprimées automatiquement.
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Pour plus d’information, veuillez consulter le site de Google et en particulier la rubrique « Comment utilisonsnous les informations collectées via les sites ou applications qui font appel à nos services ? » accessible sous :https://www.google.com/analytics/terms/fr.html

6. Combien de temps les données à caractère personnel vous concernant sontelles conservées ?
Lorsque vous vous opposez au traitement des données à caractère personnel vous concernant, elles sontsupprimées dans les meilleurs délais. Cependant, les données à caractère personnel seront conservées aussi
longtemps qu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat et/ ou pour se conformer à une obligation légale
et/ou le temps nécessaire pour atteindre la finalité pour laquelle elles ont été récoltées. Lorsque vouschoisissez l’utilisation de Brepols Payment Portal, nous conservons les données à caractère personnel vousconcernant et qui nous sont connues, pendant 3 mois.

7. Comment les données à caractère personnel vous concernant sont-elles
protégées ?
Brepols Publishers a pris des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger les fichiers danslesquels se trouvent les données à caractère personnel vous concernant contre un accès et/ou usage nonautorisé, contre leur perte ou vol. Nos mesures de sécurité sont réévaluées régulièrement, et le cas échantadaptées, pour continuer à offrir un niveau de sécurité élevé. Notre personnel est tenu de traiter les donnéesà caractère privé de façon confidentielle.

8. Modifications de notre politique vie privée
Il se peut qu’à l’avenir, notre politique vie privée soit élargie ou adaptée, par exemple, suite à une modification
de nos produits et/ou services, suite aux observations des clients ou suite à des modifications législatives
relatives à la (protection de la) vie privée. Lors de modifications importantes, nous vous en informerons, si
possible, personnellement et, nous demanderons votre consentement où nécessaire.

9. Comment pouvez-vous gérer les données à caractère personnel vousconcernant et les supprimer ?
Vous pouvez à chaque moment exercer gratuitement vos droits d’accès, de rectification, à l’effacement et àla limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant traités par Brepols Publishers,
ainsi que le droit de vous opposer au traitement et le droit à la portabilité des données. Vous pouvez par
exemple vous opposer à l’utilisation de vos données dans le cadre du marketing direct. Dans tous les cas,veuillez nous en informer et nous prendrons toutes les mesures pour respecter votre choix :ooo

Si vous disposez d’un compte Brepols, vous pouvez également changer ou supprimer ces données
vous-mêmes. Dans tous les cas, vous pouvez nous contacter soit :par courrier sous Brepols Publishers S.A., Attn. Patrick Daemen – Privacy, Begijnhof 67, 2300 Turnhout,soit ;
par email sous patrick.daemen@brepols.net.
9Nous attirons votre attention que nous devons raisonnablement pouvoir vérifier votre identité lorsque vous
exercer ces droits, afin d’éviter qu’une autre personne ne les exerce à votre place.
Toute remarque ou question sur la politique vie privée de Brepols Publishers peut-être adressée à Monsieur
Patrick Daemen, patrick.daemen@brepols.net.
Enfin, si vous estimez que Brepols Publishers a d’une quelconque manière porté atteinte à votre vie privée,nous vous invitons tout d’abord à nous contacter, et nous ferons tout pour y remédier. Si nous ne devions pas
trouver d’accord satisfaisant, vous avez bien entendu le droit d'introduire une réclamation auprès d'une
autorité de contrôle.

10Privacy Policy
At Brepols Publishers, we consider the protection of privacy to be of the highest importance. We therefore do
all that is needed to inform respect, and give control over what happens with data to the clients and users of
our products, services and websites. We want to process and use your data safely and respectfully in order tooffer the best service and experience.
This guide to our Privacy Policy is designed to provide you with information about how we process your datawhen you are using our products, services, and websites. Such usage might include the purchase of a volume
or e-book, the use of our databases, training and seminar materials, software or other services, and a visit to
one
of
our
websites:about.brepolis.net,
brepols.net,
brepolis.net,
brepolsonline.net,
corpuschristianorum.org, harveymillerpublishers.com, storypublishers.be.
Please take the time to read our Privacy Policy carefully, together with our terms and conditions of sale and/or
service, and other terms and conditions that may apply.

1. Who is the processor of your personal data?
Brepols Publishers N.V./S.A. Begijnhof 67, 2300 Turnhout, registered at the C.B.E. under the number
0463.139.762, is responsible for processing the data of its website users, clients and final users of its products
and services.
All personal data is processed in compliance with the Belgian Act of 8 December 1992 on the protection ofprivacy in relation to the processing of personal data, and with the European Directive 95/46/EC of 24 October
1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movementof such data. As of 25 May 2018, these will be replaced by the European Regulation 2016/679 of 27 April 2016
on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movementof such data, which repeals Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).
In line with the legislation now in force, the Belgian Commission for the Protection of Privacy is notified about
any direct marketing activities, whether partially or fully automatized.

2. Which personal data does Brepols Publishers process, and how does it collectthis information?
We process personal data of our clients and business partners, data that you have communicated to us, that
we have obtained through your use of our product or services (including by end users), or that we haveobtained from third parties. Personal data described hereunder and collected via these different channels is
saved in our files.
If you wish to use our services, you are invited to share with us a series of personal data including yoursurname, first name, title, invoice and/or delivery address, encrypted password and phone number. Our server
registers the IP-addresses, periods when you were connected on our websites, browser, language, visited
pages, clicked links, operating system, and view logs.
Your invoicing and payment data are registered as well. We register the time and the bank account number
from which the payment was received.
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When using Brepols Payment Portal, we register data related to the transaction and data related to the credit
card needed to ensure the optimal progress of the transaction. Please note however that we do not registeror retain the credit card number.
When making an order on www.brepolsonline.net, you are redirected to the secure platform of PayPal(Europe) S.à.r.l. et Cie, S.C.A. Luxembourg, and the privacy policy of PayPal thus applies:
https://www.paypal.com/be/webapps/mpp/ua/privacy-full?locale.x=fr_BE
The processing of other credit card payments is handled by Ogone S.P.R.L. (Bruxelles, Belgique), via its secure
platform,
whichissubject
toitsown
company
privacy
policy:http://www.ogone.be/nl/Over_Ogone/Privacy%20Policy.aspx.
Brepols Publishers does not retain credit card numbers. We collect and use only the personal data that isneeded to ensure the correct performance of the contract and an efficient performance of transactions, inorder to ensure clients can follow up on their payments, and for legal reasons.
The website of Brepols Publishers uses cookies. The cookies serve only to identify the browser used, in orderto make the user traceable during the time he visits the website. Users of websites are free to refuse cookies
through their browser settings, but they will then not be able to use some applications.
We collect personal data in writing (via an order form, our webshop, form available on our websites) or byphone (for example, when you place an order). Where relevant, we register your occupation or your fields ofinterest. We collect your data when you register as a user on our webshop, when you subscribe to one of our
newsletters, when you ask for information or participate in certain actions, and when we enter into a (pre)contractual relationship.
We can request other data if it is required in order for us to provide you with our services. We also collect data
about the use that you make of our services and websites (cf. point 5).
We can also use data bought at specialized companies, of persons that are not clients yet, with as purpose tooffer to those persons a relevant offer of products and services.

3. For which purposes does Brepols Publishers process your data?
We use your personal data for the purposes specified in the authorization to which you agreed and/or in our
Privacy Policy.
Your personal data is used to enable an efficient communication once you have placed an order, to provide
you with information for which you have asked, and to provide you with adequate information about our
products, services, and special offers or discounts (direct marketing).
In addition, we use personal data when it is needed to enter into or to perform an agreement. This is the casewhen you wish to buy, pay for, and have delivered one of our products or services, for example, or when you
wish to publish your work with us.
We can also make use of and process your personal data in order to comply with our legal obligations. In
numerous cases, we are legally obliged to keep your personal data and/or to share them with public
institutions, for example, in order to comply with general tax or accountancy obligations, or criminal
investigation by the police or by a magistrate.
Finally, processing of your personal data might be needed to preserve our legitimate interests. For example,
it might be used in order to provide the most efficient service possible, in order to improve the quality of our12customer service, and for statistics and internal evaluations, as well as in order to detect any fraud and crimes
committed against Brepols Publishers, its employees, clients and suppliers, or within the framework ofdisputes/ litigations and their handling/management.

4. Does Brepols Publishers share your personal data with third parties?
As a rule, Brepols Publishers uses your personal data exclusively within the company.
We can provide access to certain personal data to third parties who are working on our instructions or who
are assisting us in our tasks and our editorial or marketing activities; these include Brepols Publishers Services,IT-service providers, payment service providers, and contract delivery companies. Please note, however, that
personal data will only be used by third parties with whom Brepols Publishers has a contractual relationshipand access to this data will be strictly limited to the information required in order to accomplish their tasks on
our instructions.
We do not transfer collected data to third parties, unless and in so far as it is needed to perform an order oran agreement. In such cases, we mention it explicitly at the time of a specific action or when we are legallyobliged to do so, for example, when it is foreseen by a legislation, criminal proceedings, or a court order.
Your personal data will only be processed by Brepols Publishers in Belgium or other countries in which thelevel of protection of personal data is judged to be of equivalent merit to the protection that is in force in theEuropean Union, and especially in the countries of the European Economic Region (EER). For a request
involving data processing in other countries, Brepols Publishers will first ascertain that it can obtain sufficiently
strong guarantees of a safe processing of your personal data.

5. Use of anonymized data for reports – Google Analytics
Brepols Publishers also makes use of Google Analytics, a system that sends general anonymous reports about
the use of the website.
Please note that ‘Advertising Reporting Features’ are disabled.
The retention period applies to user-level and event-level data associated with cookies and user-identifiers(e.g., User-ID) stored by Google Analytics on its servers is the default retention period of 26 months. Once thisperiod is passed, data will be automatically deleted.
For more information, please visit the website of Google and the section ‘How Google uses information fromsites or apps that use our services’, available at https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=en.

6. How long will your personal data be retained?
If you object to the processing of your personal data, we will endeavor to delete it as soon as possible.
However, personal data will be kept as long as required for the performance of a contract and/or to comply
with a legal obligation and/or the time needed to achieve the specific purposes for which they have beencollected. When you chose to use Brepols Payment Portal, the personal data that you give to us will be retainedfor 3 months.

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7. How is your personal data protected?
Brepols Publishers has taken technical and organizational measures to protect files that include your personal
data from unauthorized access and/or usage, loss, or theft. Our security measures are regularly re-evaluatedand adapted where appropriate to ensure that we can continue to offer a high level of security. All of ouremployees are bound to process personal data in confidence.

8. Amendments of our privacy policy
It is possible that our privacy policy will be enlarged or adapted in the future, for example, as a consequenceof the modification of our products and/or services, through the observations of our clients, or due to legal
changes relating to (the protection of) privacy. We will inform you of important changes, if possible personally,
and we will ask for consent where needed.

9. How can you manage your personal data?
You can exercise your rights to access, rectify, erase, object to, and/or restrict the processing of personal data,
and your rights to data portability at any time and free of charge. You can, for example, always object to theuse of your personal data for direct marketing purposes. Please keep us posted and we will take all measures
to respect your choices:ooo

If you have a Brepols account, you can manage, update, or erase data yourself through the‘Edit profile’.
You can write to us at: Patrick Daemen – Privacy, Brepols Publishers S.A., Begijnhof 67, 2300
Turnhout, Belgium.
You can e-mail us at: patrick.daemen@brepols.net.

Every marketing message sent by Brepols Publishers contains instructions for unsubscribing.
Please note that we may reasonably need to verify your identity when your exercise these rights to ensurethat no kind of identity fraud is taking place.
If you have any further remarks or queries about our Privacy Policy, you are welcome to address your concerns
to:Mr. Patrick Daemen – Privacy
Brepols Publishers S.A
Begijnhof 67,
2300 Turnhout,
Belgium
patrick.daemen@brepols.net
Finally, if you feel that Brepols Publishers has in any manner violated your privacy, please contact us and wewill do everything we can to rectify the alleged violation. If we do not find any satisfactory solution, you still
have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

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