事務職員を対象とするファイル暗号化の導入
齋藤彰一 1), 松尾

1) 名古屋工業大学

啓志 2)

サイバーセキュリティセンター

2) 名古屋工業大学 情報基盤センター
shoichi@nitech.ac.jp

Introduction of File Encryption System for Office Staff
SAITO Shoichi 1), MATSUO Hiroshi 2)
1) Cybersecurity Center, Nagoya Institute of Technology
2) Information Technology Center, Nagoya Institute of Technology
概要
名古屋工業大学では 2022 年 8 月 1 日より、マイクロソフト社のファイル暗号化機能 Azure
Information Protection を、全事務職員を対象としてデフォルト適用の運用を開始した。本論
文では、ファイル暗号化機能の全事務職員を対象とした導入までの経過と、導入時の課題について述べる。
AIP では、グループ（ユーザ）に対してポリシはじめにーを適用することができる。そのポリシーの一つ

名古屋工業大学では、情報漏洩対策の一環としに、既定ラベルをファイルに自動で適用する項目て、2022 年 8 月 1 日より、全事務職員の Office 365がある。ポリシーでこの項目を指定されたユーザ利用に対して Azure Information Protection（AIP）

が Office アプリ（Web を含む）を使用してラベルをデフォルトで適用する運用を開始した。AIP は、が適用されていないファイルを開いた場合、そのマイクロソフト社の包括ライセンスで使用できるファイルにポリシーで設定された規定ラベルが自アクセス権制御やファイル暗号化を含む情報保護動で適用される。以下、これをデフォルト適用と機能である。本学では、A5 ライセンスを契約し、いう。本学ではこのポリシーを全職員に対して適AIP を含む各種機能を利用している。

用した。

1

AIP の情報保護機能では、マイクロソフトアカ

本論文では、2 章で、本学の AIP の設定の概要

ウントを有するユーザに対して、ファイルのアクについて述べる。3 章で AIP の導入から全職員にセス権を制御することができる。このアクセス権適用するに至った経緯について述べる。4 章では、は、管理者があらかじめ設定したラベルによってデフォルト適用時に発生した問題点について述べ、設定することを基本とする。このラベルによる保5 章で今後の課題について述べる。6 章でまとめる。

護では、アクセス権やファイル暗号化の他にヘッダやフッターの設定等の表示に関する設定もできる。また、カスタム設定として、AD に登録され2AIP 設定たグループやユーザを指定して、事前設定のラベ

本学において運用している AIP の設定につルとは別の独自の設定も可能である。これらは、いて述べる。本学における AIP 利用の目的は学

Office 365 であればアドインなしで利用可能であり、Office 2022 等の場合はアドインをインストールすることでラベルを利用できる（注：2022 年 10

外への情報漏洩対策である。そのために、ラベル定義の基本的な考えとして、学外へのファイ月時点でアドインの利用は勧められていない[1]）。

ル流出時に情報が漏洩しないことを第一として

なお、ファイル所有者が不在となったファイルにいる。また、デフォルト適用の対象はファイルアクセスするために AIP 用のスーパーユーザを指である。メールにも適用することができるが、定することができる。

論文執筆時点では対象にしていない。

381

表 1：ラベルの基本形
ラベル

表 2：ラベルの利用割合
暗号化機能割合

機密性 1

公開可なし

機密性 1／2／3

機密性 2

教職員ありヘッダあり／なし

25%／75%

教職員＋なし学外関係者ラベル3%

特定の教職員ありを用意した。デフォルトラベルは「機密性 2（編特定の教職員＋なし

集可・ヘッダなし）」を指定しており、職員が変34%／62%／ 4%

学外関係者
機密性 3

更しない限り暗号化が適用される。

学外関係者

2.1 ラベルの概要

2.2 ラベルの利用割合

表 1 に本学のラベルの基本形を示す。機密性

実際のラベルの利用割合を表 2 に示す。最も1 は公開用であり、アクセス権の制限や暗号化利用割合の高いラベルはデフォルトラベルのは適用していない。機密性 2 は全教職員で共有「機密性 2（編集可・ヘッダなし）」であった。

できるファイルに適用する。アクセス権は共同

多くの職員がラベルを変更せずに使用している所有者とし、暗号化の範囲は職員及び教員であと思われる。機密性 3 として特定の教職員を指る。共同所有者とすることで、ファイルを共有定する割合は約 4%であり、少数であることがしたアクセス権を有する教職員は、アクセス権分かった。ヘッダの有無は、なしが 75%を占めを変更や解除することができる。これは、AIPている。デフォルトラベルがヘッダなしである

利用の目的が学外にファイルが流出した場合でことが主因と考えるが、ヘッダを付けることがも情報漏洩が発生させないためであることから、できない形式の決まったファイルも多いと考え学内の情報流通を阻害しないために教職員の設られる。また、学外関係者を指定したファイル定変更を可能としている。また、外部業者等のは約 3%程度である。学外送付にあたって暗号学外関係者と共有するファイルに対して暗号化化を解除するために機密性 1 を誤用している可を行うには、学外関係者の協力（マイクロソフ能性も考えられる。

トアカウントの登録等）が必要であるため、学外関係者と共有するファイルについてはアクセ

2.3 カスタム設定
機密性 3 のファイルでは、ファイル作成者がス権と暗号化を適用しない設定としている。
機密性 3 は特定の教職員のみアクセスできアクセスできる権限やユーザを指定する。このるファイルに適用する。特定の教職員をラベルユーザ指定には、できるだけ個人指定ではなくによって事前に設定することはできないため、Azure AD グループによる指定を行うことを推ファイル作成者がカスタム設定によって利用者奨している。例えば、課内で共有するファイルおよびアクセス権を設定する。ただし、設定しに AIP を設定する場合、ファイル作成時の所属ない場合に備えて初期状態では機密性 2 と同じ職員を指定すると、後日の配置換えによって所アクセス権と暗号化設定を行っている。

属職員が変更された場合にも旧所属職員にアク利用者が 1 クリックで様々な設定ができるセス権が残存する。この問題は、配置換えに連ようにするために、表 1 のラベルを基本形とし動したグループに対してアクセス権を設定するて「編集の可否」と「ヘッダ表記（機密性表記）ことで解決できる。本学では統一データベースの有無」のバリエーションを選択できるラベルと呼ぶ認証の基本データベース[2]を有してお382

り、事務局課室の Azure AD を含むユーザ情報文を執筆している 10 月時点において継続していは配置換えの日に更新される運用を行っている。 る。
これを活用し、AIP のアクセス権には Azure ADのグループを使用することでアクセス権の残存4や設定もれが発生しない運用を実現している。

3

デフォルト適用時の問題点
本章では、デフォルト適用に際して発生した問題点について述べる。
4.1 Office 365

導入に至る経緯
本学におけるファイル暗号化機能の利用は、2018 年 3 月に開始した。しかし、AD-RMS による本学の事務職員の多くは、シンクライアントシステムにより業務を行っている。デフォルトシステムであったことや PDF を利用できるアプリ

適用前には、Office はバージョン 2021 を使用が限られていたことなどから普及するに至らなかしていた。この環境では、ファイルの共同編集った。2019 年 5 月より AIP に移行して利用を開始ができない問題が発生し、これを解決するためした[3]。しかし、学内で利用していたシンクラ上に共同編集を有効とする設定を行った[4]。しかでの動作が安定せずに、やはり広く普及させるにし、これにより AIP アドインの動作が不安定とは至らなかった（原因は、シンクラシステムと OSのバージョン不一致）。その後、学内システムの環なった。調査の結果、AIP アドインがすでに「保境を整えることにより、AIP を安定して利用する守のみ」となっており、Office 365 を使用することが可能となった。AIP 利用環境が整った後、旨のアナウンスが行われていた。このため、シ

学内に掲示を行ったが、利用者数は伸びることはンクライアントの Office を Office 365 へ移行し、なく、一部の教職員のみが使用する状況であった。

アドインを無効化することで解決した。

サイバーセキュリティセンターでは、2020 年 3

4.2 マクロによる保存

月より事務局の課室を対象とした個別セキュリテ
ィ訓練を実施している。本訓練では、各課室が扱う情報やファイルのやり取りの特徴に応じて、保AIP を適用したファイルによるマクロ利用について、本学職員より報告があった問題につ護すべき情報や保護のポイント等を指摘している。

いて述べる。マクロにファイル保存が含まれる

この訓練において、AIP の利用の説明や利点につ場合に、そのファイルに AIP をデフォルト適用いて説明を行った。さらに、事務局内への周知やできずにエラーとなっている。問題のファイル

学内会議資料への AIP 適用を通じて、AIP の認知は他機関の指定ファイルであり保護されているは広がったと考える。

ために解析はできておらず、詳細は不明である。

名古屋工業大学では、2022 年 7 月から新型コロナウイルス対応の勤務体系から通常に戻すことが決まり、サイバーセキュリティセンターでは同年

マクロで保存するためには、AIP のデフォルト適用の影響を受けないようにする必要がある。

5 月より在宅勤務におけるセキュリティ既定等の現状の対応策として、このマクロを含んだファ見直しを行った。この見直しの一環で、事務局内イルを使用する場合に限り、Office アプリからの情報漏洩対策を合わせて行うこととなり、AIP一時的にサインアウトすることで保存する運用適用の全職員へのデフォルト適用が決まった。

を行っている。

実施に向けて、6 月から事務局内で情報関係を所掌する学術情報課、7 月から人事課を対象に先行実施し、全職員を対象にした場合に発生する問題の事前評価を実施した。合わせて、事務局内の連絡会議を通じて周知した。この期間中に発生した問題点については 4 章で述べる。大きな問題は発生することなく、8 月 1 日に全職員に対して AIPをデフォルトで使用するポリシーを適用し、本論

383

5

今後の課題
本章では、AIP の全学的な活用に向けての課題について述べる。

5.1 格付けの徹底

ファイル以外でも、事務職員から教員に送る機

本学の AIP 設定では、機密性 1 を適用する

密性の高い情報を含むファイル（個人情報、人と暗号化されないファイルを作成できる。学外事、入試、成績等）については AIP を設定してへのファイル送付や一般公開のファイルが必要送るように事務局に依頼し実施している。今後、であることから、暗号化を適用しない手段は必教員に対する AIP 普及活動を継続して行い、教要である。しかし、ラベル設定を誤ることによ員に対するデフォルト適用を実現させたい。

る情報漏洩の危険性を否定できない。今後、誤ったラベル設定に対して修正を依頼するとともに、情報格付けによるラベル設定を適切に行う

6

おわりに
本論文では、本学における事務職員への AIPようにさらに周知する必要がある。

5.2 メールへの適用のデフォルト適用について述べた。AIP に関す

AIP 設定では、ファイルへのデフォルト適用る情報は Web でも少なく、難しい面があることに加えてメールへのデフォルト適用も設定できは否定できない。しかし、情報流出対策における。しかし、本学ではメールに対する適用は行るファイル暗号化は有効であり、復号のためのっていない。これは、ファイルよりも学外とのパスワードを事前共有する必要がない本機構をやり取りも多いことから復号できない相手に暗活用することで大学の情報セキュリティの向上

号化ファイルを送った場合の対応に時間がかかに大きく寄与できる。本論文執筆時点でデフォること。また、Outlook 以外のメーラーやメールト適用開始から 2 か月程度経過しているが、リングリストでの復号ができないため、学内に大きな問題なく運用できており、今後も運用をおいてもコストの増加が心配されるためである。

継続する計画である。さらに、教員やメール対今後、対応の検討が必要である。

応等の課題についても対策の検討を進め、さら5.3 教員対応に安全な情報管理体制を構築する。

本学では、全職員に対して AIP をデフォルトで適用したが、教員へのデフォルト適用については実施していない。教員も AIP の利用は可能であり、利用している教員も多い。すでに、学内会議の多くでは、機密性の高い情報を扱う
場合には AIP が設定されたファイルが配布されており、教員も AIP 付きファイルを閲覧する機会は多い。しかし、以下の理由により論文執筆時点でデフォルト適用を実施予定はない。
⚫

利用環境がシンクライアントで大半が統一されている事務職員に対して、教員の PC 環境は様々であり、その設定も教員自身によることが多い。PC 環境の準備について時間が必要である。

⚫

学生や学外とのやり取りも多く、AIP にラベルを自ら設定することに対する理解を浸透させる必要がある。

現在、教員に対する普及活動として、会議の384

参考文献[1] Announcing AIP unified labeling client
maintenance mode and sunset of mobile viewer、
https://techcommunity.microsoft.com/t5/securitycompliance-and-identity/announcing-aip-unified-labeling-client-maintenance-mode-and/ba-p/30436
13（2022 年 10 月 11 日アクセス）．
[2] 齋藤彰一、打矢隆弘、松井俊浩、大曽根康

裕、松尾啓志、名工大統一データベース：
学内情報共有・認証基盤データベースの構築と運用、大学 ICT 推進協議会 2011 年度年次大会、2011．
[3] 齋藤彰一、松尾啓志、名古屋工業大学における 2018・2019 年度の情報セキュリティ対策、
大学 ICT 推進協議会 2019 年度年次大会、
SF2-2、2019．
[4] 機密度ラベルを使用して暗号化されたファイ
ル の 共 同 編 集 を 有 効 に す る 、https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/c
ompliance/sensitivity-labels-coauthoring （ 2022
年 10 月 11 日アクセス）．