⼤阪教育⼤学中期計画に掲げるデジタル・キャンパス推進に向けた
窓⼝業務オンライン化検討ワーキングチームの取組等について
⼋⽊ ⼤輔 1), 笹⽊ 政伸 1), 松井 聴治 1), 千原 歩 1),
尾崎 拓郎 2), 三島 和宏 2), 佐藤 隆士 2)1) 大阪教育大学 情報企画室
2) 大阪教育大学 情報基盤センター
staff@cc.osaka-kyoiku.ac.jp

Current Activities of the Working Team for Investigating the Establishmentof Online Service Counters for the Promotion of Digital Campus in Osaka
Kyoiku University
Daisuke Yagi 1), Masanobu Sasaki 1), Kikuji Matsui 1), Ayumi Chihara 1)
Takuro Ozaki 2), Kazuhiro Mishima 2), Takashi Sato 2)
1) Information Planning Office, Osaka Kyoiku University
2) Center for Information and Communication Technology, Osaka Kyoiku University
概要

大阪教育大学（以下，「本学」という．）では，中期計画において掲げているデジタル・キャンパス推進に向けた窓口業務のオンライン化を指標に設定している．窓口業務は主として事務職員が担う業務であることから，大学事務部門である情報企画室を中心として，事務職員有志 16 名による DX 化推進グループ「窓口業務オンライン化検討ワーキングチーム」を令和 4 年 9 月に立ち上げた．チームメンバーである職員を中心に，窓口における質問，申請，相談等の対応におけるデジタル化を行い，職員の業務負担軽減と教職員や学生等の利便性の向上を目指すこととした．チームの立ち上げから 1 年 1 カ月が経過した現況等について報告する．

ワーキングチーム」

1 はじめに社会的な DX 化推進の流れは企業に留まらず，多くの大学においてもその戦略的課題として重要度が増している．本学でも，中期計画[1]において設定した目標に，デジタル・キャンパスの推進があり，DX に対する取組は不可避なものとなった．
国立大学における DX 推進の先行事例としては、香川大学の「香川大学デジタル ONE 戦略」に基づく DX 化の取組がある．ここでは忘れ物・落とし物管理システムや兼業申請・届出システム等が内製開発され，これ以外にも非常に先行的な事例が多く展開されている．

本学では，広範なデジタル・キャンパス推進に向けて，学内の窓口業務のオンライン化を目的とし，「窓口業務オンライン化検討ワーキングチーム」（以下，「本チーム」，チームに所属するメンバーを「チームメンバー」という．）を事務主導で立ち上げた．本チームは，令和 4 年 9 月に窓口業務を担う大学事務部門の有志職員 16 名を中心として結成され，さまざまな窓口業務のデジタル化の検討を行っている．前述した中期計画の指標を達成するため，事務職員による窓口業務オンライン化検討ワーキングチームを設置し検討することとなり，令和 4 年 7 月にチームメンバー募集

2 大阪教育大学における DX 化推進の取組としての「窓口業務オンライン化検討221の依頼を行い，情報企画室職員を含む 16 名体制で進めることとなった．

2.1 令和 4 年度の取組等対象にした勉強会を次の内容で 3 回開催し，計 15

本項では，令和 4 年度のさまざまな取組について詳説する．各取組は，毎月 1 回の定例会議やTeams を活用し，窓口業務の課題を共有し，業務名が参加した．内容としては，課題業務の解決となり得るものとして，チームで開発した以下のも機能の整理やオンライン化に必要となる環境整備のをテーマとして取り上げた．図 2 に勉強会で提の検討を進めることとし，当該年度は，チームメ示した資料の一例を示す．

ンバー所属係の窓口業務の課題を検討するとした，lPower Automate Desktop 版による Excel 自動化システム

デジタル・キャンパス推進を図るうえで，中心となるチームメンバーのデジタル活用力の向上は欠lPower Automate Desktop 版によるメール一括送信

かせないことから，定例会議内や当該会議と別にl勉強会の機会を設定した．

Microsoft Forms，Power Automate によるフォーム受付システム(1) チームメンバー所属係の窓口業務への取組
まず，チームメンバー所属係の窓口業務のうち，課題となる業務を照会し，提示があった業務の課題について検討し，図 1 に示すような形式で対象となる業務が挙げられた．
紙媒体の申請方法のため利用者が窓口に来訪せざるを得ないこと，送信者別に送信内容・添付ファイルが異なるメールを送信すること，配付済の資料や HP を見れば分かるにも関わらず問合せがあること，家庭・収入状況等により提出書類が異なる際の必要な書類が分からない際の個別対応

図2

チームメンバー等対象の勉強会で活用した資料が必要なこと等が挙げられ，チーム全体で検討し，Microsoft Power Platform[2]のアプリ等をもとに，その解決となり得るシステムの試行を進めた．

また，これ以外に，チームメンバー16 名を対象に，Microsoft Forms，Power Automate，Teams を用いた紙媒体の申請書提出に代わるオンライン申請システムの作成に取り組み，オンライン申請化の方法を学んだ．
2.2 令和 5 年度の取組等
本項では，令和 5 年度のさまざまな取組について詳説する．
(1) 外部講師による DX 勉強会の開催
チームメンバー所属係の窓口業務の課題検討か
ら枠を事務局全体に広げるとともに，事務局全体のデジタル活用力の向上を図ることを目的に，事務局向けの勉強会も開催していくこととした．ま

図1

た，先進的な取組や DX の進め方・考え方についチームメンバー所属係から提示されたて学ぶべく，香川大学に講演講師を依頼し，本学課題業務

事務職員を対象とした講演を実施し，30 名の職員が参加した [3]．本講演は非常に好評であり，(2) チームメンバー等対象の勉強会の開催
チームメンバーやチームメンバー所属係職員を222さらなる勉強会を 11 月にも行う予定としている．

(2) 問い合わせ対応に対する検討(4) 事務局対象の勉強会

このほか，令和 4 年度の定例会議において，学勉強会としては，事務局職員のスキルアップを生送信メール（学生へのメール送信機能を持つ教目的とした勉強会を次の内容について令和 5 年度務システムを含む．）のルールがなく，担当係の内に 3 回開催予定であり，計 41 名が参加予定と問合せ先が未記載のものや件名が分かりにくいもなっている．以下に挙げるような，令和 4・5 年のが散見され，学生の困り感と対応職員の負担に度に開発した汎用性の高いシステムを取り上げるつながっているとの声が挙がっていた．これに対予定である．図 4 には現在作成中の勉強会資料のしてもチームで対応内容を検討し，さらに教務課一例を挙げる．とも協議した上で 9 月末の事務局会議で事務局全l

Microsoft Forms による提出物確認システム

体に対する協力依頼という形で報告した．

lMicrosoft Forms, Power Automate, Teams

また，問い合わせ対応に資する目的にて Teams
チャットボットシステムを事務局全体で登録を進め，令和 6 年度以降，教職員対象の問合せチャッll

トボットとしてテナント全体に公開する予定としによるフォーム受付・通知システム
Power Automate Desktop 版による Excel 自動化システム
Power Virtual Agents による Teams チャットボットシステムている．問合せ対応の改善策としては，チャットボットのほかに電話の自動応答システム[4]の導入の話がチームにて挙がったが，コストに見合う運用はできないと判断し，見送ることとなった．
(3) 事務局の窓口業務の検討
取組の検討に当たっては，具体的な検討を行えるよう定例会議全体での検討から，メンバーを 3

図 4 事務局対象の勉強会資料つのグループに分けたグループごとでの検討とした．また，事務局全体に照会し，提示された業務

3 おわりにの課題について検討した．
ここでは，貸出図書における貸出・返却手続き

本稿では，本学で取り組みを行っている「窓口及び督促メール送信がほぼ手作業であること，学業務オンライン化検討ワーキングチーム」に関

生謝金に係る書類が紙媒体での処理であること，する現況等を報告した．本チームでの取組による紀要事務における手続きの煩雑さ等が挙げられた．

成果，課題，ならびに令和 6 年度以降の取組の計画についてまとめとして述べる．
3.1 これまでの取組による成果
1 年 1 カ月が経過時点での成果（実運用前のものも含む．）は次のとおりである．
l

学生送信メールの作成方法の提案

lPower Automate Desktop 版によるメール一括送信

図 3 事務局から提示された課題業務lMicrosoft Forms，Power Automate，lTeams または Google Forms，Gmail によるフォーム受付・通知システム

223

l

Power Automate Desktop 版による Excel 自動化システム

l

Microsoft Forms, Power Automate, Teamsによるオンライン申請システム

lMicrosoft Forms による提出物確認システムlMicrosoft Bookings または Google カレンダーまたは Power Apps，Power Automate による施設・物品予約システム

3.2 現時点での課題
Power Apps，Power Automate 等の理解が乏しく，システム開発の幅が狭いことが課題である．
3.3 令和 6 年度以降の取組計画
令和 6 年度に Teams チャットボットのテナン
ト全体公開を行う予定であるほか，事務局全体の課題業務の解決策を当該係に説明する予定としている．また，事務局向対象の勉強会の需要が高く，改めて開催することも考えている．

参考文献[1] 国立大学法人大阪教育大学 Web サイト: 中期目標・中期計画, URL: https://osaka-kyoiku.
ac.jp/university/plan/mplan.html（2023 年 9 月参照）
[2] Microsoft: PowerAutomate, URL: https://powerplatform.microsoft.com/ja-jp/（2023 年 9 月参照）
[3] 国立大学法人大阪教育大学 Web サイト: デジタル・キャンパス推進に係る講演会, UR
L: https://osaka-kyoiku.ac.jp/university/kouhou/
topics/detail.html?itemid=8292&dispmid=5480（2023 年 9 月参照）
[4] 株式会社電話放送局: ロボット自動受付, UR
L: https://www.dhk-net.co.jp/landing/robot-auto
reception/（2023 年 9 月参照）

224