大阪大学における業務 DX の推進と人材育成中村 太 1), 喜多 真一 1), 木下 晃行 2), 湊 涼子 2)
1) 大阪大学 情報推進部 OUDX 推進対策室, 2) 大阪大学 総務部事務改革推進室
1)zyosui-oudx@office.osaka-u.ac.jp, 2) jimukaikakusuisin@office.osaka-u.ac.jp

Osaka University's Business Efficiency Promotion with Digital
Transformation and IT Human Resources Development
Futoshi Nakamura 1), Shinichi Kita 1), Teruyuki Kinoshita 2), Ryoko Minato 2)
1) Department of Information and Communications Technology Services, Osaka Univ.
2) Office for Administrative Reform, Department of General Affairs, Osaka Univ.
概要
大阪大学では、事務改革推進室と情報推進部が強力に連携して、業務 DX を推進している。
その中でも、全学の事務系職員の力を結集させて進めている RPA 推進と、本学の情報基盤の将来を支える IT 人材育成に関する取組について述べる。

1区分

はじめに項目RPA 推進大阪大学では、学内外のステークホルダーとのチャットボット全学展開

対話を中長期的な経営ビジョンである「OU（OsakaUniversity）マスタープラン 2027」を策定し、教育・研究・経営を横断的に支える情報基盤整備を時期
2022.1～【活動中】
2023.4～に向けた試行

【拡大中】

電子決裁

2022.12【済】
2020.10～掲げている[1]。これを実現すべく、事務改革推進

電子署名室と情報推進部が強力に連携して、図 1 のような新たな在宅勤務制度

2023.4【済】
2023.4【済】

考え方で DX 活動を実施しており、現在は STEP1 と業務事務用 VPN 端末の導入して、OU マスタープラン遂行のほか、業務 DX や人DX

情報セキュリティ（EDR）材育成にも力を入れている。

【OU ゼロトラスト】

2023.3【済】

デジタル学生証/教職員証

２０２３．３【プロト版】【OUID 連携】2024.3【予定】【OUID 連携】

DX 活動の進め方

CRM・MA 活用【OU 人財データ PF】

なお、執筆時点での進捗状況は表 1 のとおりであるが、この中でも、部局横断的な組織的活動に人材より、費用をかけることなく大きな効果を創出し育成つつある RPA 推進と、事務系職員自らが内製により IT 人材育成に取り組んだ事例について述べる。

140

表1

2023.4【済】

統合 ID 基盤【OUID】

顔認証入退館図1【試行中】

IT 人材育成研修【内製】

2024.3【予定】2024.3【予定】2023.6～9【実施済】

Power Platform

2023.10～12

活用研修【内製】【実施予定】

本学における業務 DX 及び IT 人材育成施策

2

PAD のフローへの移行が実質完了し、現在でも特RPA の推進段の問題は発生しておらず、毎年発生するはずで

2.1

RPA 推進構想の検討あった WinActor のランニングコストの削減を達

2.1.1 始まりは「大阪大学 RPA 導入奮闘記」及び「大阪大学 RPA 実践奮闘記」

図2成している。
表2

RPA 機能比較表(抜粋)大阪大学 RPA 導入奮闘記及び実践奮闘記

本学での RPA 導入に向けた活動は、国立情報学研究所が主催する教育機関 DX シンポ(第 25 回[2]及び第 27 回[3])で発表したとおり(図 2)、株式会
社 NTT データ関西と WinActor®(NTT アドバンステ
クノロジ株式会社の登録商標)を用いた実証実験(2020.11～2021.5)から始まった。
その後、試行期間中(2021.6～12)に、地道に仲間や活用範囲を拡大し、効果を実感するに至った。
また、IT に詳しい者でなくても、「意欲・好奇心・操作慣れ」があれば一定の習熟度に到達し、自ら自動化に挑戦できるようになることも確認できた。
これが本学における RPA 導入の始まりである。

2.1.3 RPA 推進タスクフォース構想本学での RPA 活用に向けての狙いは、まさに市民開発者を増加させることであり、事務系職員の大多数が RPA を Excel 等と同様に普段使えるツールとして認識してもらうことであった。そのためには、ただ単にツールやマニュアルを提供するだけではなく、方向性を明確に示して牽引していく体制を確立することが重要であると考えた。

2.1.2 Power Automate Desktop の登場と検討
実証実験を開始した後の 2021 年 3 月にマイクロソフト社から Power Automate Desktop(以下、「PAD」という。)の無償提供が始まった。これを受けて、有償の RPA 製品と比較して自動化できる範囲や操作性等を調査すべく、実証実験及び試行期間と並行して、PAD に関する無償オンラインセミナーに複数参加し、PAD の導入・運用支援業者へのヒアリングや Web 上での情報収集等を行った。加
えて、実際に PAD(無償版)を使用して機能や操作そこで、各部局から RPA に興味を持つ人を募り、事務改革推進室及び情報推進部が主導し、有志による部局横断型チームである RPA 推進タスクフォース(以下、「TF」という。
) 構想を企画した(図 3)。
これにより、TF 構成員が所属部局の実際のニーズを持ち寄り、所属を超えた仲間が知恵を出し合って解決し、TF 構成員を通じて還元することが可能となり、RPA 活用の機運を高め、全学の事務系職員への高い波及効果が期待できると考えた。

性を確認し、機能比較表(表 2)を作成した。
その結果、PAD(無償版)には日時指定実行等の一部機能が備わっていないものの、自動化できる操作対象には大差がないことが判明した。また、RPA導入にあたっては、「一人でも多くの職員が事務処理の効率化に RPA を活用できること」、「いつでも自席で RPA を利用できること」が極めて重要だと考えていたため、このコンセプトを WinActor®にあてはめて本格的に全学展開するには費用面の課題があった。これらを踏まえ、本学の事務処理においては、PAD(無償版)を推奨していくこととした。
結果的には、2022 年 12 月までに WinActor®から

141

図3

RPA 推進タスクフォースの設置案

2.1.4 支援業者の発掘

2.2

RPA 推進タスクフォース(第 1 期)

TF 構想が固まった一方で、当然ながら、最初は構成員は全員、PAD の初心者である。そのため、ま2.2.1 学内公募から活動開始へ

ずは TF 構成員に対する研修を実施する必要があ

第 1 期は、TF 構成員向けの対面研修を予定してることから、本学の方針を理解し、支援してくれおり、適正人数を考慮して募集人数を 15 名としたる業者の存在が必須であった。かつて無償ウェビが、各部局の管理職の理解と協力もあり、約 2 倍ナーを受講した業者を複数あたってみたが、どこである 29 名の応募があった。実際に若手職員のも高額であり、なかなか予算的に厳しかった。

賛同が得られるだろうかという不安を吹き飛ばす、

そんな中、e-learning コンテンツ(初級編及びうれしい結果となった。

中級編)の内容が魅力的で、ボリューム感も十分、TF 構成員の委嘱期間は 2022 年 1 月から 9 月まかつ安価で提供している業者を Web サイトで偶然、でとし、最初の 3 ヶ月間は TF 構成員向け研修(全発見した。参考までに、公開されていたタイトル6 回、1 回あたり 5 時間)に充てた。オミクロン株と収録時間を整理したものが表 3 である。の大流行により、すべての回をオンラインに変更せざるをえないという誤算はあったが、TF 構成員

表3PAD の e-learning 研修内容(抜粋)は試行錯誤をしながら、研修終了時には自らフローを作成できるほどまでにレベルアップした。
その後、15 人を 3 つのチームに分けて、人事・会計・教務などの「系列ごとで活用できるフロー」のほか、「全学共通的に活用できるフロー」を操作マニュアルとともに作成するフェーズに入った。
部局横断で集まった 15 人は、異なる所属・建物・キャンパスに分かれていたが、原則として Teamsで活動することで、大きな影響は発生しなかった。
また、TF 構成員の理解度は人によって違ったが、お互いに PAD 操作のノウハウを教え合うなど積極的に交流し、結束力とスキルを高めていった。
一方で、「楽しくてやりがいもあったが、それなりの負担感もあった」という意見もあり、通常業務を抱えながらの TF 活動の難しさも痛感した。
2.2.2 全学の事務系職員向け研修の実施
TF の活動と並行して、すべての事務系職員がいつでも PAD の操作方法を学ぶことができるよう、2022 年 6 月に e-learning 研修(図 4)を開始した。

若干の不安を抱きつつも、コンタクトをとって加えて、TF 構成員の協力を得て、e-learning 研

みると、反応も早く丁寧であり、さらに e-learning修を活用した対面型研修(全 5 回、1 回あたり 3 時のお試し ID をご提供いただき、コンテンツの内容間)を全学の事務系職員向けに開催し、のべ 55 名まで事前に確認させてくれた。また、e-learningが参加した。と同内容の研修(対面・オンライン)の実施も可能とのことであった。
親切・迅速・柔軟な対応・コンテンツの内容と価格のバランスが、これからスタートを切る本学にとって十分であると確信した。支援業者という、最後の重要なピースが加わったことで、本学の RPA推進に向けての準備は整った。

142

図4

PAD の全学向け e-learning 研修の画面

2.2.3 活動成果(RPA ポータルサイト)の公開

表4

第 1 期 TF で作成・公開したフロー2022 年 9 月の活動終了に向けて、主に全学の事

No

区分

務系職員をターゲットにした RPA ポータルサイト

1

共通メールの下書き保存(図 5)を公開した。ポータルサイトでは、①PAD と2〃

職員録検索は何かといった導入部分の説明、②TF の活動成果

3

人事系

超勤 45h 超え通知（当月分）

であるフローテンプレートの公開、③PAD の操作

4〃

超勤時間数（過去分取得）

方法 FAQ のほか、④PAD に関する質問受付サイト、5会計系⑤フロー作成のための伴走依頼窓口も提供した。

6〃

債務計上（Web 発生源入力有）

まさに TF 活動の集大成としてノウハウの還元と7〃債務計上（Web 発生源入力無）8〃

未払消費税据置

9〃

予算執行振替入力

10〃

資産台帳出力11〃

立替経費精算入力

12

研究推進系

科研申請システムのデータ印刷

13〃

科研申請システムのデータ保存

14

教務系

15

〃

ユーザサポートを兼ね添えたサイトとした。
RPA ポータルサイトへのアクセス数は、公開から約 6 ヶ月後に約 3,600 回、約 1 年後には約 7,500回 (閲覧者数は約 1,300 人)を超えた。なお、閲覧者がほぼ事務系職員(総数は約 1,600 人)であると仮定すると約 81%超に到達しており、予測をはるかに上回る反響であった。

2.3

取組テーマ

私用徴収用請求書作成

CLE 上に提出された学生レポート（各種データ）を Excel に統合
メール下書きの送付先と対象学生リストの一致を確認する

RPA 推進タスクフォース(第 2 期)へ

PAD 活用推進をさらに加速させるべく、TF 活動は第 2 期(2022.10～2023.9)に突入した(図 6)。

図6

図5

第 2 期 TF 募集時の資料(抜粋)

第 2 期では、27 名の応募があり(第 1 期から継RPA ポータルサイト

続希望 5 名を含む)、全員を TF 構成員とした。第1 期の反省点を踏まえ、TF 構成員に過剰な負担とならないように配慮しつつ活動を行っている。

2.2.4 第 1 期 TF で作成したフローテンプレート
第 1 期 TF で作成・公開したフローを表 4 に示

第 2 期 TF 構成員も順調にスキルを蓄え、精力的す。これらに対するアクセス総数は約 1,500 回、に活動し、第 1 期 TF の 2 倍以上のフロー数(30 個約 600 人にも上っている。

以上)が公開される予定である。

143

2.4

活動成果のまとめと今後の課題

図7

本学における RPA 利活用状況の推移(本稿執筆 9/25 時点)
2.4.2 本学の活動に対する考察と提言
本学では、TF 結成から 1 年 9 ヶ月で、想像をは2.4.1 活動成果
本学における RPA 利活用状況の推移について、るかに超える広がりを見せた。これは、「RPA の神図 7 に示すとおりであり、RPA ツールに全く費用髄は現場主導のボトムアップにあり、Excel 等とをかけることなく、莫大な効果を創出し始めてい同じ感覚で普段から使えるツールとして位置付ける。また、RPA 導入奮闘記から始まった精神は、着てこそ活用されていくものだ」という考え方が実

実に新たな世代へと受け継がれ、今もなお成長しを結んだ結果であると考えている[4][5]。

続けている。まさに、事務改革推進室及び情報推業務効率化に資すると判断された業務を選定し、進部が強力なタッグを組んで連携し、部局横断的中央主導で RPA を適用する手法も重要である。そに集結した TF 構成員と一丸となって力を合わせの一方で、それだけでは RPA の効果は限定的となた活動成果であるといえる(図 8)。ってしまう。それは、各現場にこそ自動化できる作業の隠れたニーズが埋もれており、それを確実に掘り起こせるのは現場の職員だからである。現【TF 活動による成果まとめ】⚫

場主導で、誰もが気軽にちょっとした業務効率化に挑めるからこそ、RPA の活用が楽しいと感じら

第 1 期 TF が公開したフローへのアクセス数➡【公開フロー15 個に対して約 1,500 件】
表5
第 2 期 TF で作成中のフロー(一部公開済)⚫ 対面型研修の参加人数➡【のべ 55 名】れるのであり、楽しくなければ活用の輪は大きく⚫

根幹であり、RPA の活用が大きな広がりを見せた

RPA ポータルサイトへのアクセス数要因ではないかと考える。

➡【約 7,500 件（閲覧者は約 1,300 人）】⚫

世間で RPA が流行し始めたのは少し前であり、フロー作成者数

既に各大学等では、様々な考え方により利用が進➡ 348 人【TF 活動開始前の約 18 倍】⚫

んでいると考えられる。今回述べた内容はあくま作成されたフロー数

でも本学の視点からの考察であり、必ずしも他大➡ 3,935 件【TF 活動開始前の約 89 倍】⚫

RPA ツールにかかった費用展開していかない。これが本学の RPA 推進手法の学等にあてはまるとは限らない。しかしながら、➡ 0円「有償ツールを導入したものの思ったより成果が図8上がっていない」、「RPA を導入したものの、活用しTF 活動による成果まとめてみようという声があまり聞こえてこない」とい144

った悩み・課題を抱えている大学等があれば、本に上回る。こうした心意気を持つ者が講師役を担学の取組を是非ご参照いただき、改善の一助となうことに大きな意義があるからである。

れば幸いである。

結果、5 名の若手職員が名乗り出てくれた。彼らに心の底から感謝するとともに、情報推進部の未3IT 人材育成

来は明るいと感じた瞬間でもあった。

急速にデジタル化が進行し続けている現在、至るところでデジタル技術の導入やサービス提供が盛んに行われており、社会では今やどのような職種においても、一定程度の IT スキルが求められている。本学においても、IT 初心者が IT スキルを学習しやすい機会を設け、将来的な DX 人材を育成し3.1.2 研修カリキュラム
今回のような内製研修は初めての試みであった
ため、受講しやすいカリキュラム編成を検討し、全 9 回(毎週 1 回、1 時間)の研修とした(表 5)。
表5

IT スキルアップ研修のカリキュラムていくことが喫緊の課題となっている。
そこで、DX 人材育成の第一歩として、国家資格である IT パスポート試験の出題テーマを中心に学習することで、事務系職員が基礎的な IT スキルを習得することを目的とした、「IT スキルアップ研修」を開催することとした。

3.1

IT スキルアップ研修の特長

3.1.1 職員による内製研修
情報推進部には、独立行政法人情報処理推進機構(IPA)が実施する国家試験である情報処理技術者試験の IT パスポート試験のほか、基本情報技術者試験、応用情報技術者試験、さらには高度試験に至るまでの資格保有者のほか、豊富な業務経験で培われた技術力により十分に講師を務められるスキルを持つ者が複数人在籍しており、内製による講師陣を形成できる下地があった。
他方、近年の学内研修は、どの分野においても内製から外部委託の方向に進んでおり、こうした能力を発揮できる機会も減っていき、それに歩調を合わせるかのように、事務系職員から見た情報推進部の業務に対する認知度や親近感なども低下しているように感じていた。

期待と不安が入り混じる中、30-40 名で募集したところ、これを大幅に上回る 82 名もの応募があった。これは本学の係長級以下の事務系職員の約9%に相当する人数であり、学内の若手職員の意欲の高さがうかがえた。なお、本研修では、IT パス
ポート試験の受験は任意としていたが、受講申込時の調査では、約 85%にあたる 70 名から IT パス
ポート試験を受験予定との回答があった。
3.1.3 工夫した点
研修開催にあたって工夫した点を以下に述べる。
⚫

間で対面型のフォローアップ研修を組みそこで、今回、事務系職員全体の IT スキルの底込み(第 6 回)、受講生と講師が直接会話し上げを目指して情報系人材不足の解消を図るとともに、情報推進部の有志が力を合わせて内製研修を実現することで身近な存在であると感じてもらて疑問点を解消できる機会を設けた。
⚫

また、講師役についても、情報推進部内で立候補を募ることとした。努力して自らの技術力を磨き、高い能力を習得することは、確かに立派なことであるが、自らの能力・労力・時間を他者のために使える者は、事務組織においてはそれをはるか

145

模擬試験研修(第 9 回)を組み込み、簡易的な模擬試験と、1 問ずつ丁寧な解説を行い、い、IT に興味を持った職員を増やしたいという狙いがあり、本取組の企画を始めた。

Teams によるオンライン開催としつつ、中アウトプットの演習も実施した。
⚫

講義を録画し、受講生限定で後日視聴(復習・欠席時対応)できるように提供した。

⚫

市販テキストの配付に加えて、講師陣による過去問解説を中心としたオリジナル教材を作成した(図 9)。

3.3

考察

こうした研修を内製で実施できることは、本学の大きな強みであると強く感じた。今後は、本研修を継続的に開催していくことで、係長級以下の事務系職員全員が受講している状況になることを目指してはどうかと考えている。
また、IT パスポート試験に合格したからといっ図9オリジナル教材によるオンライン研修の風景て、いきなりシステム構築・運用ができるわけではないが、ここで習得した IT の総合的知識は、どこの事務部で働くにしても役立つものだと考えて3.2

いる。これを契機に、IT により一層興味を持ち、受講生の声と振り返りさらに知識を深めて将来の情報推進部や各部署の今回、各講師が、通常業務が多忙な中にあってIT リーダーとして活躍する者となる可能性は十分も、時間を惜しまず解説資料を作成したり、よりにあり、本研修は、その土壌作りに大きく貢献しわかりやすい説明を目指して講義練習を行ったりていることは間違いない。

する姿を目にしてきた。

こうしてまき始めた種が実を結ぶまでにはある

受講後のアンケートでは、ほとんどの受講生か程度の年月が必要であろうが、未来のためにこのら深い感謝の言葉が並べられており(図 10)、これ取組を継続していくことに大きな意味があると考はまさに講師の熱意・工夫・努力・思いやりが、各えている。

回の講義やオリジナル教材等を通して受講生に確

本学での事例をひとつのたたき台として、情報実に伝わっていたことの証明であり、本研修の目系人材の育成・底上げが課題となっている大学等的が一つ達成できたものと考えている。の参考になれば幸いである。

毎週 1 時間教えていただ
くことが楽しかったので、もっと講義を受けたかったです。頑張って勉強して合格したいと思います。

参考文献

同じ大阪大学の職員の方々に講義をしていただ
き、また、本学の実例等を入れていただいたことで、とてもわかりやすく、楽しく、有意義でした。

[1] 大阪大学,OU マスタープラン 2027 ～生きがいを育む社会を創造する大学へ～,
https://www.osakau.ac.jp/ja/guide/strategy/ou_masterplan2027(2023 年 9 月 1 日参照)
[2] 貝原亮,大阪大学 RPA 導入奮闘記,【第 25 回】
大学等におけるオンライン教育とデジタル変革に関するサイバーシンポジウム「教育機関DX シンポ」(1/29 オンライン開催),
https://www.nii.ac.jp/event/upload/2021012910_Kaihara.pdf,2021.
[3] 貝原亮, 槙美津甫,大阪大学 RPA 実践奮闘記,【第 27 回】大学等におけるオンライン教育とデジタル変革に関するサイバーシンポジウム「教育機関 DX シンポ」
（3/3 オンライン開催）,
https://www.nii.ac.jp/event/upload/2021030305_Kaihara.pdf,2021.
[4] 長谷川康一, 現場が主役の日本型 DX, pp.253255, ダイヤモンド社, 2022.
[5] 三浦盛生, 鈴木岳,事例から見る RPA 導入の課題とその解決, 情報処理学会デジタルプラ
ク テ ィ ス 48 号 特 集 号 招 待 論 文
https://www.ipsj.or.jp/dp/contents/publication/48/S1204-S05.html, 2021 年 10 月 15 日.

このような研修を企画して下さり、ありがとうございました。対面のフォローアップがあることもとても心強かった。

IT 知識のない私にもわかりやすい丁寧な説明で、大変ありがたい研修でした。所々のお気遣いや励ましのお言葉も励みになりました。

図 10どこの組織にいても役に立つような研修というのが大変真新しく、オリジナルテキストも用意いただき、至れり尽くせりだと感じました。

アンケートに寄せられた受講生の声

146