京都大学生命科学研究科および本部構内（理系）共通事務部における教職員・学生に対する情報支援業務の現状
井上英貴

京都大学情報部情報基盤課情報支援掛(兼) 本部構内(理系)共通事務部企画戦略課情報基盤担当
inoue.hidetaka.2u@kyoto-u.ac.jp
A Report of Information Support and Services For Faculty, Staff and Students at Graduate
School of Life Sciences and Common Administrative Office for Science Sciences, Kyoto
University.

Hidetaka Inoue
Information Management Department, Kyoto University.

概要
京都大学では、情報環境機構・情報部が全学の情報基盤の構築・運用を行い、情報基盤に基づく多様なサービスを提供している。その一環として、部局に在籍する教職員や学生の教育研究活動の支援を行うため、状況に応じて情報部の情報系技術職員が部局に勤務している。
本稿では著者が勤務する生命科学研究科および本部構内（理系）共通事務部にて、日頃行っている情報支援業務の内容やコロナ禍での対応について述べる。

1

はじめに部局もあるが、情報に詳しい教職員や派遣職員

京都大学では各部局の事務処理にて集約できが対応している部局も多い。本稿では、著者がる業務を以下の 8 つの共通事務部にて行ってい勤務する生命科学研究科および本部構内（理系）る。

共通事務部の 2 部局等を中心に、教職員・学生に対する情報支援業務の現状について報告する。

（１）本部構内（文系）共通事務部
2（２）本部構内（理系）共通事務部（３）吉田南構内共通事務部

業務内容
業務は大きく分けて、教職員・学生のユーザ（４）医学・病院構内共通事務部

環境を支援するヘルプデスク業務と、機器やソ（５）南西地区共通事務部

フトウェア、情報セキュリティ対策などの管理（６）北部構内事務部

業務がある。

（７）宇治地区事務部
2.1 ヘルプデスク業務（８）桂地区（工学研究科）事務部

生命科学研究科および本部構内（理系）共通
これまで、共通事務部や各部局の情報支援業事務部のヘルプデスク業務として担当している

務は、情報系技術職員が配置され担当している部局等は表１のとおりであり、エネルギー科学454

表2

研究科、地球環境学堂、男女共同参画推進セン

対応件数

ターは問合せがあった場合に対応を行っている。

2020

2021

2022

業務内容は、教職員・学生が使用する PC、プ

年度

年度

年度

347

217

252

816

355

193

266

814

147

103

95

34567

5642

165

129

13167

327
196

リンタ、教職員が管理するサーバ、ネットワー

ハード

ク等に関する問い合わせを受けた、電話やメーウェア

ルでの対応、または現地での対応を行っている。

ソフト

表１の担当部局等以外にも、医学研究科などウェア他部局との共同施設であるセミナー室などの利ネット用に際し、トラブル時をはじめとした臨機応変ワークの対応を行っている。

メール
ホーム

表１

担当の部局等ページ

部局名

教職員・学生

人数

その他

69

53

74

生命科学研究科

教員

92 名

計1114

753

796

学生

271 名

職員

15 名

職員52 名本部構内(理系)

図１に 2020 年度から 2022 年度までの 3 ヵ年について、対応種別の割合を示す。全体の 4分の 3 がハードウェア、ソフトウェア、ネット共通事務部
エネルギー科学計

ワークに対するトラブルシューティングである。
職員

9名

その他の 7%は主に利用者側の PC や関連機器に関する対応である。この結果は、日々の業務に研究科
地球環境学堂職員

12 名

直結する様々なソフトウェアや PC 本体、プリン男女共同参画推進職員

3名

タ、関連部品等のハードウェア等に関し敏感であるためと考えられる。

センター
計454 名図1

その他
7%

表 2 に年度ごとのヘルプデスクの対応種別を示す。2020 年度から 2022 年度の合計の対応件数は、1114 件、753 件、796 件と推移しており、ホームページ12%

平均は 888 件となっている。2020 年度の対応件数が多くなっているが、コロナ禍によりオンライン授業や在宅勤務に関する対応が増えたた

対応内訳

ハードウェア31%

メール
6%

めである。
ネットワーク13%
ソフトウェア
31%

455

2.2

2.2.4 Web サイト管理

管理業務2.2.1 PC 管理

生命科学研究科のホームページの管理を行っ

新規 PC の購入選定から廃棄 PC 作業までのている。ホームページは京都大学情報環境機構の Web ホスティングサービス（学外レンタルサ一連のライフサイクルが管理範囲である。
対応内容は、新規 PC キッティング（PC に各種設定やソフトウェアのインストールなどを行ーバ、または学内オンプレミス）を用いてWordPress などを利用している。

う作業全般）、教職員・学生に貸し出す共有 PC

従来は１名（著者）がコンテンツの編集を行や大判プリンタを操作する PC 等へのソフトウっていたが、問い合わせ等により現場に出向いェアのインストールや更新、トラブルシューテていることが多いため、迅速な編集ができるよィングである。

う生命科学研究科の教務掛や総務掛の職員に対さらに、各機器類の情報を Excel で管理し、してホームページ管理ソフトの編集方法のマニ説明書や附属部品、媒体等は、鍵付きキャビネュアルを作成して配布している。これにより、ット内にファイリングして管理している。

複数人でホームページの編集ができるようになり、迅速な更新が可能となった。

2.2.2 ソフトウェア管理
管理しているソフトウェアは、有償のものを2.2.5

ネットワーク管理対象としており、主にマイクロソフト製品、事務室や研究室等のネットワークは、Adobe 製品、ウイルス対策ソフトである。各製

KUINS-Ⅲと呼ばれるプライベート IP アドレス品のライセンスは Excel で管理している。

を使用したネットワークが整備されており、そ教職員や学生によっては、PC にプリインスト

れぞれ異なる VLAN を利用している。研究室等ールされたウイルス対策ソフトを使用していたで模様替えや人事異動があると、LAN ケーブルり、別のウイルス対策ソフトを購入していたりを接続する情報コンセントや、その他の内容にする場合もある。

関して KUINS 接続機器登録データベースにてまた、Windows 用に ESET、Mac 用に McAfee

設定変更申請を行う必要がある。

を運用している場合もあるが、インストール手

このため、教職員からの依頼を受けて、VLAN順がわかりにくいという問い合わせがあり、イの設定変更申請を行い、研究室等でネットワー

ンストール手順書を作成して配布した。これにクが使用できるようにしている。

より教職員・学生自身がインストール可能となり、初回のインストール作業などが軽減されてまた、随時 VLAN の一覧を確認して、申請漏れの有無等の管理を行っている。

いる。
2.2.6
2.2.3 メールアドレス管理

講義室等における機器の管理

講義室やセミナー室には、プロジェクターな教職員・学生には、全学メールアドレスが配布されているが、生命科学研究科では独自のサブドメインを用いてメールを運用している。

どの AV 機器が整備されているため、これらの機器の管理とトラブル対応も行っている。
医学研究科や他部局で管理され、共同で利用サブドメインのメールアドレスについて、アカウントの作成や削除や、メーリングリストの作成などを行っている。

456

している部屋においても、トラブルなどの際に対応を求められることもある。

2.2.7ンデミックとなった 2020 年度における対応件

情報セキュリティ管理

情報セキュリティインシデント発生時は、状数は通常の 5 割増しと非常に多く、2021 年度か況確認後に本部や情報セキュリティ責任者、情ら減少傾向となる。また、家庭におけるテレワ報セキュリティ委員会に報告し、原因調査や再ークにおいて、社会人と小中高大生が 1 人 1 台発防止などの対応作業にあたる。の PC を運用することから家庭内の HUB の対所属する教職員・学生に対し、京都大学の情応もあり様々な対応が増加した。テレワークに報環境を利用するにあたり、禁止事項が明記さて Gmail を Thunderbird などのメールソフトれた誓約書の提出を求めている。しかし学生にで利用を希望する教職員も増加し設定対応に追よってはすでに PC に P2P がインストールされわれ、また 2020 年 8 月より運用が開始されたているなど、出身国により情報セキュリティに多要素認証においても設定対応の依頼が増加し対する認識の違いがあるため、根気強い指導・たほか、2022 年 2 月のウクライナ侵攻によりウ対応を行っている。

イルス対策ソフトの Kaspersky 問題が発生し、京都大学では、毎年度１回、教職員・学生は、Kaspersky を運用していた PC のウイルス対策

情報セキュリティ e-Learning を受講しなくてソフト入替対応作業もあり、様々な業務体制がはならない。

一変した。

生命科学研究科の受講率向上のため、独自の受講期日を設けたり、未受講者に対しては各研

4. 業務の優先順位

究室の教員や研究室秘書より受講連絡の協力を情報セキュリティインシデント対応を最優先依頼した。各研究室への連絡頻度を増やすこととし、その次にヘルプデスク業務を優先していで協力を得られた結果、2018 年から 2022 年のる。それ以外の業務については緊急性、重要性、5 年間連続で生命科学研究科の教職員・学生の時間配分などを考慮した上で臨機応変の対応を両受講率は 100%を達成している。

行っている。

また、全員の受講完了実績を構成員に周知することにより、継続的なセキュリティ意識向上につながるものと考えている。

5. 課題
大学において、１人１台以上のコンピュータの使用は当たり前となっているが、情報環境へ

3. コロナ禍の対応の意識やセキュリティに対するスキルは、利用

2019 年 12 月末ごろからコロナがパンデミッ者側は十分とは言えない場合がある。現場対応

クとなり世界は一変した。業務においては、テ作業を思い返しても、レワークが始まり誰もが経験したことのない体(1) Windows10、11 のアップデート手順が分か制づくりが行われた。教職員は自宅で業務を行らない。

うため、ノート PC またはデスクトップ PC を

(2) Acrobat、Chrome、Firefox のバージョンア持ち帰り、大学に VPN 接続を行った。対応におップ手順が分からない。

いても、PC の貸出し、VPN の設定から動作確(3) Mac や Linux は、コンピュータウイルスに認までの作業依頼が急増した。教職員個人宅の感染しないでしょう。

ルーターに関する設定調査依頼もあり、誰もがなどの質問や発言がある。技術者側が、これはテレワークの体制が当たり前になった。

利用者側が知っているだろうと思われる内容も

表 2 のハードウェア対応、ソフトウェア対応、実は知らなかったということも多い。また説明

ネットワーク対応から分かるようにコロナのパしても理解が得られないことも多く、非常に根457

気強い対応が必要である。
利用者側において、IT に関連する専門用語は常に大きな壁の１つである。まず何を言っているのか意味が伝わらない。また質問をしようにも何を質問すればいいかが分からない。これが続くと分からないから興味や関心がなくなり、問題が放置されることになる。したがって、IT専門用語については極力利用しないなどの常に利用者側の立場にたった丁寧な対応が必要である。説明や資料作成においても IT 専門用語は噛み砕き、時には別の何かに例えながら、利用者側の理解を得ることが重要である。
また、デスクトップ PC を本棚のように業務関連のファイルや書類を立て掛けており、吸排口を完全にふさいでいたり、磁石でメモ紙を PC本体に貼付けたり、キーボードの上に様々な書類が散乱しているなど、PC が業務上において重要なデータを処理する機器であるという認識が必ずしも高くない場面も目にし、故障の原因とならないように、今後も利用者側へのリテラシー教育を行っていくことが重要である。
6. おわりに生命科学研究科および本部構内（理系）共通事務部での教職員・学生に対する情報支援業務について述べた。2 章で示したとおり、情報支援業務は多岐にわたっている。5 章で示したとおり、教育・研究現場における情報支援には課題も多いが、本稿が大学における情報支援の一助になればと考えている。

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