第1219号（昭和63年７月７日第三種郵便物認可）

DX

BRIDAL

ブライダル産業新聞

2024.5.1（毎月３回１日/11日/21日発行） （ 15 ）推進特集

〔業務効率化〕〔SPECIAL座談会
SPECIAL座談会〕〕

アレルギーへの慎 重 な 対 応 もシステムを 活 用 す る

新郎新婦の入力の手間も解消

全国でレストランを展開し、16店舗でブライダルに対応しているひらま
PIEMつ（本社・東京都渋谷区）は2021年、代表取締役社長
宮城 光一氏PIEM（福岡市博多区）の結婚式準備システム【ONE-W】を導入した。それまではエクセルをベースにした自社システムで業務を管理し、受発注などもFAXにて対応していたが、プランナーの業務負担解消とブライダル部門の一元管理を目的にアナログからデジタルへの転換を決定した経緯がある。実際に現場ではどのような効果をもたらしているのか、PIEMの宮城光一社長と、ひらまつ各店舗の3人のプランナー、本社にてシステム導入を推進した担当者が語り合った。
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二重三重のチェックの手間
押田「当社は新規から成約まで、打合せから披露宴当日までという分業制で、今日集まった3 人は打合せから当日までを担当していてONE-Wシステムを実際に使っています。システムの導入は、業務改善が目的でした。全国16店舗、80名のプランナーが在籍していることもあり業務の効率化を推進することは必要でしたし、それこそ北から南まである各店舗を本社として一括管理していくためにも、システムが効果を発揮します。」
仲野「導入前はそれぞれのデータの繋がりはなく、リストアップしたゲスト名簿と配席を新郎新婦自身で別々に入力する手間もありました。その点、プランナーの業務改善と共に、新郎新婦の負担も減っています。」
宮城「そこはシステムならではのメリットで、 1 回名前を入力すれば、配席にも記念品リストにも、バスの送迎にまで出てきます。
」
仲野「例えばこちらの資料では名前が合っているのに、他では漢字が違うなどのミスも起こり得ます。それを防ぐために、一つひとつの資料を二重三重でチェックしていました。システムによって、ひとまとめで確認できるのはありがたいです。」
加藤「導入前は、システムをいじったことも経験もなかったため不安もありました。ただテストアカウントを作成してもらい操作をしながら学ぶこともでき、導入後にも分からない部分はすぐにサポートセンターに確認することで、思っていた以上にスムーズに対応できました。」
押田「事前に、本当にたくさん打合せをしました（笑）。席次表の設定についても、レストラ

ひらまつ

メゾン ポール・ボキューズ

リストランテASO

営業統括本部 ブライダル企画部チーフ

ブライダルコンシェルジュ

ブライダルコンシェルジュ

押田 麻菜美さん

加藤 奈津美さん

仲野 美幸さん〈ひらまつ×〈ひらまつ×PIEM〉
ンWの当社の場合、 1 会場で10個のレイアウトパターンを持っています。それを全て入れてもらう必要もありました。」
宮城「レストランWの運営会
社に導入した事例も少なく、席次表にも色々なパターンがあるというのは学びになりました。
実際に導入してみて、効果はいかがですか。」
加藤「特に引出物の発注業務に、効率化を感じています。以前は初回の打合せ後に紙のパンフレットを何冊も 2 人に渡して、見てきて欲しいとお願いし次の打合せで確認。気に入った商品の型番を控えて、エクセル上に落とし込み、FAXで引出物会社に発注するという流れでした。今は新郎新婦もシステム上の写真をクリックするだけで済むので認識の相違も解消され、プランナーもワンクリックです
ぐに発注できます。」
仲野「システム内に、新郎新婦のお気に入り登録があります。それを見れば、何もやっていないか、お気に入りまで進んェックも必要でしたから。シス
テム上で確認できるようになり、打合せに臨む時間も半分くらいは減っています。
」
仲野「ヘアメイクリハーサルなども、全てカレンダーに入力できます。パートナーから 2 人に連絡が行っていることを確認すれば、日程を押さえる手間も簡潔になっています。
」
押田「本社サイドとしては、労働時間を減らす目的が想定通りに進んでいると見ています。
さらに削減した時間を使って、商品勉強会を開催するほか、商品開発にも目を向けるようにし、顧客満足度に繋げています。
システム導入前は、現場でその余裕もありませんでした。システムから引出物の受注数を出して、弱いとなれば勉強会を開催してプランナーが良さをどのように伝えていくか、意識向上に時間を充てています。
」
宮城「実際に、打合せの回数、時間などは減っていますか。
」
加藤「プランナーによる打合せの回数自体は、以前の 4 回かリストランテASO
アシスタントチーフコンシェルジュ

山縣 有希さんの度合いも様々であることを、システム上で一目で見られるようになっています。
」
仲野「私はToDoリストが、一番業務改善に繋がっていると感じています。新郎新婦に対応してもらうことが明確になっていて、システムに入ればいつでも確認できるため、 2 人にとってもいいものと伝えています。
」
宮城「システムを使うことを嫌がる新郎新婦もいる中で、誘導の仕方も各会場色々と工夫をしています。ある会場では成約したら記念の写真を撮影し、それをシステムの中に入れておいたから覗いてくださいと言うことで、とにかくログインしてもらうための対策をとっています。
」
山縣「私は個人情報のデータを資料ボでいるか、決定しているかが一 らは変わっていません。
」
ックスにアップロードして、そ目で確認できます。お気に入り
仲野「時間についても、基本 れを新郎新婦に確認してもらえ登録の段階であれば、次の打合 は 2 時間ベースで減っているわ るようになったのは手間も省けせまでに確定を依頼しておくこ けではないのですが、最近は新 ていると感じています。見積もともでき、仮にまだ何もやって 郎新婦の要望が細かくなってい り、進行表等、個人情報の書いいなければ、システムを見るよ て、より深い話に対応しなけれ てある資料を新郎新婦に確認しうに勧められます。更新データ ばならない。基本的な準備をシ てもらう場合、以前はパスワーも含めて、新郎新婦側の進捗の ステムで進めてくれているから ドをかけてメールに添付してい把握は安心感に繋がっていま こそ、その余力もできます。
」
ました。
細かいことなのですが、す。それまでは、何をすべきか
宮城「配席、引出物以外も、 一つひとつパスワードを設定す伝え忘れていたのではと不安に 様々な業務を効率化できます。
」 るだけで時間もかかります。シなることも多かったです。同じ
加藤「アレルギーの確認に関 ステムではボックスの中にパスことを 2 回確認するのも、失礼 して、当社ではとにかく深くヒ ワードをかけずに入れられますになる可能性もありましたし。」 アリングしているため、それを し、それ以外にも今まで共有し
山縣「最終の打合せに向けて システムで対応できるのは大分 た資料を入れておけば全て見らの準備は、大幅に負担も減りま 楽になっています。
」
れるようになっています。新郎した。それこそ引出物の個数、押田「ゲストのアレルギー情 新婦に対する念押しの確認も、ゲスト一覧名簿と席次表のエク 報をヒアリングする機能は、 4本当に楽になりました。新郎新セルシートを照らし合わせるな 月 1 日から新たに入れました。 婦にとっても、打合せ後に忘れど、ミスのないようトリプルチ レストランWということもあっ がちな項目を、わざわざプランて、アレルギーについては相当 ナーに連絡しなくてもいつでも慎重に対応していて、特に新人 確認できるのはメリットになっのスタッフの場合には、何度も ていると思います。
」
シェフに確認に行き、それをま宮城「添付ファイルについてた 2 人にフィードバックしてゲ はウイルススキャンを実行してストに聞いてもらうという手間 いて、ウイルスの可能性があるがありました。今はアレルギー ものはブロックしています。
」

準備の進捗状況を随時確認

伝え忘れていないかの不安も無くなる