【抜粋】個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド（行政機関等向け）
4-8 （別添）行政機関等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針
4-8-1～4-8-4（略）4-8-5 保有個人情報の取扱い【アクセス制限】（1） 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容（注）に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
（注） 特定の個人の識別の容易性の程度、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。
（2） アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
（3） 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
【複製等の制限】（4） 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次の行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行う。
① 保有個人情報の複製② 保有個人情報の送信③ 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し④ その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為【誤りの訂正等】（5） 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
【媒体の管理等】（6） 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。また、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワー

ド等（パスワード、IC カード、生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
【誤送付等の防止】（7） 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体（注）の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
（注）文書の内容だけでなく、付加情報（PDF ファイルの「しおり機能表示」やプロパティ情報等）に個人情報が含まれている場合があることに注意する。
【廃棄等】（8） 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
特に、保有個人情報の消去や保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合（二以上の段階にわたる委託を含む。）には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
【保有個人情報の取扱状況の記録】（9） 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
【外的環境の把握】（10） 保有個人情報が、外国（※）において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
（※）近年、行政機関等においても民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合があり得るところであり、こうした場合においてはクラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国が該当する。
4-8-6 情報システムにおける安全の確保等【アクセス制御】（1） 保護管理者は、保有個人情報（情報システムで取り扱うものに限る。以下 4-8-6（情報システ
ムにおける安全の確保等）（（16）を除く。）において同じ。）の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる（注）。
（注）アクセス制御の措置内容は、4-8-5（保有個人情報の取扱い）（1）により設定した必要最小限のアクセス権限を具体化するものである必要がある。
（2） 保護管理者は、上記（1）の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
【アクセス記録】（3） 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録（以下「アクセス記録」という。）を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
（4） 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
【アクセス状況の監視】（5） 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
【管理者権限の設定】（6） 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
【外部からの不正アクセスの防止】（7） 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
【不正プログラムによる漏えい等の防止】（8） 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。
【情報システムにおける保有個人情報の処理】（9） 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。

【暗号化】（10） 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。職員（注）は、これを踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
（注）職員が行う暗号化には、適切なパスワードの選択、その漏えい防止の措置等が含まれる。
【記録機能を有する機器・媒体の接続制限】（11） 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USB メモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講ずる。
【端末の限定】（12） 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
【端末の盗難防止等】（13） 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
（14） 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
【第三者の閲覧防止】（15） 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
【入力情報の照合等】（16） 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
【バックアップ】（17） 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
【情報システム設計書等の管理】（18） 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

4-8-7 情報システム室等の安全管理【入退管理】（1） 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域（以下「情報システム室等」という。）に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
（2） 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
（3） 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。）、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
【情報システム室等の管理】（4） 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずる。
（5） 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
4-8-8 保有個人情報の提供【保有個人情報の提供】（1） 保護管理者は、法第 69 条第 2 項第 3 号及び第 4 号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第 70 条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面（電磁的記録を含む。）を取り交わす。
（2） 保護管理者は、法第 69 条第 2 項第 3 号及び第 4 号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第 70 条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
（3） 保護管理者は、法第 69 条第 2 項第 3 号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第 70 条の規定に基づき、上記（1）及び（2）に規定する措置を講ずる。
4-8-9 個人情報の取扱いの委託【業務の委託等】（1） 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託（注 1）する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置（注 2）を講ずる。また、契約書に、次の事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
① 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務② 再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成 17 年法律第 86 号）第 2 条第 1 項第 3号に規定する子会社をいう。）である場合も含む。4-8-9（個人情報の取扱いの委託）（1）及び（4）において同じ。）（※）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項（※）委託先との契約書に、再委託に際して再委託先に求める事項は、再委託先が子会社である場合も、同様に求めるべきことを明記すること。
③ 個人情報の複製等の制限に関する事項④ 個人情報の安全管理措置に関する事項⑤ 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項⑥ 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項⑦ 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項（注 3）⑧ 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項（再委託先の監査等に関する事項を含む。）（注 1）「委託」とは、契約の形態・種類を問わず、行政機関等が他の者に個人情報の取扱いを行わせることをいう。具体的には、個人情報の入力（本人からの取得を含む。）、編集、分析、出力等の処理を行うことを委託すること等が想定されるが、これらに限られない。
（注 2）例えば、4-8-10（サイバーセキュリティの確保）に記載したサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考に、委託先によるアクセスを認める情報及び情報システムの範囲を判断する基準や委託先の選定基準を整備すること等が挙げられる。
（注 3）準拠法や裁判管轄について日本国内法令とすべきかについてもあらかじめ検討する必要がある。
（2） 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。

（3） 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年 1 回以上、原則として実地検査により確認する。
（4） 委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に上記（1）の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが上記（3）の措置を実施する。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
（5） 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
【その他】（6） 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
4-8-10 サイバーセキュリティの確保【サイバーセキュリティに関する対策の基準等】（1） 個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法第 26 条第 1 項第 2 号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。
4-8-11 安全管理上の問題への対応【事案の報告及び再発防止措置】（1） 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告する（注）。
（注）職員は、当該事案の発生（事案発生のおそれを含む。）を認識した場合、時間を要する事実確認を行う前にまず保護管理者に報告する。
（2） 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等の LAN ケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（職員に行わせることを含む。）ものとする。
（3） 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。
ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
（4） 総括保護管理者は、上記（3）による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を行政機関の長等（独立行政法人等にあっては法人の長、地方独立行政法人にあっては理事長）に速やかに報告する。
（5） 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に再発防止措置を共有する。
【法に基づく報告及び通知】（6） 漏えい等が生じた場合であって法第 68 条第 1 項の規定による委員会への報告及び同条第2 項の規定による本人への通知を要する場合には、上記(1）から(5）までと並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、委員会による事案の把握等に協力する。
【公表等】（7） 法第 68 条第 1 項の規定による委員会への報告及び同条第 2 項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずる。
国民の不安を招きかねない事案（例えば、公表を行う漏えい等が発生したとき、個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったとき等）については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに委員会へ情報提供を行うことが望ましい。
4-8-12 （略）