特定個人情報取扱規程
第1章

総則

（目的）
第 1 条 本規程は、一般社団法人日本コンストラクション・マネジメント協会（以下「本会」という）が取扱う特定個人情報等の安全かつ適正な取扱いを確保するために定めるものである。
２．個人番号及び特定個人情報等に関しては、本規程における特定個人情報等に関する規程を適用する。
（定義）
第2条

本規程における各用語の定義は、次のとおりとする。

（１）個人情報保護法
個人情報の保護に関する法律（２）番号利用法
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（３）個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。
（４）個人番号
番号利用法に基づき個人を識別するために指定される番号をいう。
（５）特定個人情報
個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
（６）個人情報ファイル
特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した個人情報の集合体をいう。
（７）個人データ
個人情報ファイルを構成する個人情報をいう。
（８）特定個人情報ファイル
個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
（９）特定個人情報等
個人番号及び特定個人情報（１０）保有個人データ
本会が、開示、内容の訂正、追加及び削除、利用の停止、消去並びに第三者への提供停止の全てを行うことができる権限を有する個人データをいう。ただし、その存否が明らかになることによって公益その他の利害が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は６ヶ月以内に消去することとなるものは除く。
（１１）本人1

個人情報又は個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（１２）職員等
本会の組織内にあって、直接又は間接に本会の指揮監督を受けて、本会の業務に従事している者をいい、本会と雇用関係にある職員（常勤職員、嘱託者及び臨時職員）、派遣社員をいう。
（１３）個人番号利用事務
行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号利用法の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する業務をいう。
（１４）個人番号関係事務
番号利用法に定める個人番号利用事務に関して行われる事務をいう。本会が行う個人番号関係事務は、第 3 条で特定する。
（１５）個人番号利用事務等
個人番号利用事務又は個人番号関係事務（本会が個人番号を取扱う事務の範囲）
第3条

本会が個人番号を取扱う事務の範囲は、以下のとおりとする。

（１）雇用保険法による届出等に関する事務（２）労働者災害補償保険法による届出等に関する事務（３）健康保険法による届出等に関する事務（４）介護保険法による届出等に関する事務（５）厚生年金保険法による届出等に関する事務（６）給与所得の源泉徴収票作成、提出に関する事務（７）給与・賞与・年末調整の所得税源泉徴収等に関する事務（８）退職所得の源泉徴収票作成、提出に関する事務（９）本会が報酬等を支払った講師、弁護士、税理士等における、報酬、料金等の支払調書作成・提出に関する事務（１０）上記のほか、社会保障、地方税に関する事務その他これらに類似する事務であって、地方公共団体が条例で定める事務（本会が取扱う特定個人情報等の範囲）
第 4 条 前条において本会が個人番号を取扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。
（１）職員等又は職員等以外の個人から、本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し（２）本会が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え（３）本会が法定調書を作成する上で、職員等又は職員等以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等
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（４）その他個人番号と関連付けて保存される情報
第 2 章 安全管理措置
第1節

総則（安全管理措置）第 5 条 本会は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の適切な管理のために必要な安全管理措置を講じる。
第2節

組織的安全管理措置及び人的安全管理措置（特定個人情報等保護責任者）
第 6 条 本会は、特定個人情報等の安全管理措置の実施に関する責任者として特定個人情報等保護責任者 1 名を置き、特定個人情報等保護責任者（以下「保護責任者」という）は、会長とする。
２．保護責任者は、次の各号の権限と責任を有する。
（１）特定個人情報等の取扱いの統括（２）特定個人情報等が本規程に基づき適正に取扱われるよう、職員等に対する必要かつ適切な監督を行うこと（３）特定個人情報等の保護に関する意識を高めるための職員等に対する啓発その他の教育研修の実施（４）特定個人情報等の取扱いに関し、不正なアクセス、データの紛失・破壊・改ざん・漏えい等の事故又は法令若しくは本規程に違反する行為の発生又はその兆候を把握した場合の対応（５）苦情処理のために必要な体制の整備（特定個人情報等取扱管理者）
第 7 条 本会は、特定個人情報等の取扱いの管理に関する事項を行うために特定個人情報等取扱管理者（以下「取扱管理者」という）1 名を置き、取扱管理者は事務局長とする。
２．取扱管理者は、次の各号の権限と責任を有する。
（１）特定個人情報等の取得、利用、保存、提供又は消去・廃棄等の作業を担当する職員等に対する必要かつ適切な監督（２）特定個人情報等の取扱状況の記録及びその管理（３）特定個人情報等の取扱い又は個人番号利用事務等を外部に委託する場合の委託先の選定、委託契約締結の承認、委託先における特定個人情報等の取扱状況の把握
３．取扱管理者は、特定個人情報等の取扱いに関し、不正なアクセス、データの紛失・破壊・改ざん・漏えい等の事故又は法令若しくは本規程に違反する行為の発生又はその兆候を把握した場合は、保護責任者に報告しなければならない。

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（特定個人情報等事務取扱担当者）
第8条

本会は、特定個人情報等に関わる事務に従事する者を特定し、個人番号事務取扱担当者（以下「事務取扱担当者」という）は事務局長代理とする。
２．事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱いに関する留意事項について、定期的に教育研修を受けなければならない。
３．事務取扱担当者は、本会の個人番号関係事務を処理するために必要な限度で、次の各号の事務を行う。
（１）特定個人情報等の取得、利用、保存、提供及び消去・廃棄等の作業（２）個人番号が記載された書類等を作成し、行政機関等の個人番号利用事務実施者に提出し、本人に交付する作業
４．事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱いに関し、不正なアクセス、データの紛失・破壊・改ざん・漏えい等の事故又は法令若しくは本規程に違反する行為の発生又はその兆候を把握した場合は、直ちに取扱管理者に報告しなければならない。
５．事務取扱担当者が変更となった場合は、確実な引継ぎを行い、取扱管理者が引継ぎの完了を確認しなければならない。
（運用状況の記録）
第 9 条 事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、以下の項目につき、システムログ及び利用実績を記録するものとする。
（１）特定個人情報等の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況（２）特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録（３）書類・媒体等の持ち出しの記録（４）特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録（５）特定個人情報ファイルを情報システムで取扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録（職員等の責務）
第 10 条 事務取扱担当者以外の職員等は、本会の個人番号関係事務に従事することができず、他の者に対し、個人番号が記載された書面の提示又は提供を求めてはならず、メモ、コピー、データコ
ピーその他手段を問わず、他の者の個人番号を保管してはならない。
２．職員等は、本会が管理する特定個人情報等について、本会の業務に従事している間だけでなく、退職後も、他の職員等又は本会外の者その他の第三者に開示・漏えいしてはならない。
３．職員等は、本会が決定した方針に基づく研修を受けなければならない。
４．職員等は、特定個人情報等の取扱いに関し、不正なアクセス、データの紛失・破壊・改ざん・漏えい等の事故又は法令若しくは本規程に違反する行為の発生又はその兆候を把握した場合は、直ちに事務取扱担当者、取扱管理者又は保護責任者に報告しなければならない。
（見直し）4

第 11 条 取扱責任者は、特定個人情報等の取扱いに関する法令の制定・改正及び社会情勢の変化等に応じて、定期的に安全管理措置の点検、見直し及び改善を行う。
（事故等への対処）
第 12 条 取扱責任者は、特定個人情報等の取扱いに関し、不正なアクセス、データの紛失・破壊・改ざん・漏えい等の事故又は法令若しくは本規程に違反する行為の発生を確認した場合は、当該情報の性質及び被害の程度を勘案し、以下の対処の実施を検討する。
（１）事実調査及び原因の究明（２）影響範囲の特定（３）再発防止策の検討・実施（４）影響を受ける可能性のある本人への連絡（苦情への対処）
第 13 条 事務取扱担当者は、番号利用法、個人情報保護法、特定個人情報ガイドライン又は本規程に関して、情報主体から苦情の申し出を受けた場合には、その旨を取扱管理者に報告する。報告を受けた取扱管理者は、適切に対処するものとする。
第3節

物理的安全管理措置（特定個人情報等を取扱う区域の管理）
第 14 条 本会における特定個人情報等を取扱う区域は、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所とし、後ろから覗き見される可能性が低くなるように工夫するものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第 15 条 本会は、特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等は紛失等を防止するために、施錠できるキャビネットに保管する。
（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第 16 条 本会は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持ち出しを、行政機関等への法定調書の提出等、個人番号利用実施者に対してデータ又は書類を提出する場合を除き禁止する。
２．前項により特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持ち出しを行う場合には、漏えい等防止のための安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するにあたっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。
（廃棄・削除段階における物理的安全管理措置）
第 17 条 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等、機器及び電子媒体等を廃棄する
場合は、復元不可能な手段を用いるものとする。
２．事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等
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第4節

技術的安全管理措置（アクセス制御）
第 18 条 特定個人情報等へのアクセス制御は以下のとおりとする。
（１）個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。
（２）特定個人情報ファイルを取扱う情報システムをアクセス制御により限定する。
（３）ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
（アクセス者の識別と認証）
第 19 条 特定個人情報等を取扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを識別した結果に基づき、認証するものとする。
（外部からの不正アクセス等の防止）第 20 条 本会は、特定個人情報ファイルを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用するものとする。
（情報漏えい等防止）第 21 条 本会は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策を講じるものとする。
第3章

特定個人情報の取得（特定個人情報の適正な取得）
第 22 条 本会は、特定個人情報の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。
（特定個人情報の利用目的）
第 23 条 本会が職員等又は職員等以外の個人から取得する特定個人情報の利用目的は、第 3 条に掲げた個人番号を取扱う事務の範囲内とする。
（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）
第 24 条 本会が特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を通知し、又は公表しなければならない。
２．職員等については、利用目的を変更する場合、当初の利用目的と関連性を有すると合理的に認6められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
（個人番号の提供を求める時期）
第 25 条 本会は、第 3 条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、職員等又は職員等以外の個人に対して個人番号の提供を求めることとする。
２．前条に係わらず、本人との法律関係に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるとする。
第4章

特定個人情報の利用及び保管（特定個人情報の利用範囲の制限）
第 26 条 本会は第 23 条に掲げる利用目的の範囲内でのみ特定個人情報を利用するものとする。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第 27 条 本会が特定個人情報ファイルを作成するのは、第 3 条に掲げる事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
（特定個人情報の正確性の確保）
第 28 条 事務取扱担当者は、特定個人情報を第 23 条に掲げる利用目的の範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（特定個人情報の保管制限）
第 29 条 本会は、第 3 条に掲げる事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
２．前項に係わらず、所管法令により一定期間の保存が義務付けられている場合には当該の個人情報又は特定個人情報が記載された書類を保管することができる。
３．本会は、本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類の写しや、本会が行政機関等に提出する法定調書を作成する上で事業主が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。
第5章

特定個人情報の提供（特定個人情報の提供制限）
第 30 条 本会は、番号利用法に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に係わらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。
第6章

特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等
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（特定個人情報の開示）
第 31 条 本会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係わる保有個人データについて開示を求められた場合は、個人情報保護法に定める手続き及び方法により、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応じるものとする。
２．前項に係わらず、個人情報保護法に定める例外事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由を説明することとする。
（保有個人データの訂正等）
第 32 条 本会は、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、個人情報保護法に定める手順によりこれに応じることとする。係る訂正等を行ったとき、又は訂正を行わない旨を決定したときは、当該本人に対してその旨を通知するものとする。
（保有個人データの利用停止等）
第 33 条 本会は、本人から当該本人が識別される保有個人データが、個人情報保護法の定めに違反して取得されている、取扱われたものである、又は第三者に提供されているという理由によって当該保有個人データの利用停止等を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、当該特定個人情報の利用停止等を行う。
２．前条の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき、若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対してその旨を通知するものとする。
第7章

特定個人情報の廃棄、削除（特定個人情報の廃棄、削除）
第 34 条 本会は、第 3 条に掲げる事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報を収集又は保管する。なお、書類等について所管法令により一定期間の保存が義務付けられているものについては、その期間保管するものとし、所管法令に定める保存期間を経過した場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除するものとする。
第8章

特定個人情報の委託の扱い（委託先における安全管理措置）
第 35 条 本会は、個人番号関係事務の全部又は一部を外部に委託する場合には、本会自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
２．前項の監督を行うため、以下の措置を講じる。
8（１）委託先の適切な選定（２）委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結（３）委託先における特定個人情報の取扱状況の把握（再委託の要件）第 36 条 委託先は、本会の承諾を得た場合に限り、個人番号関係事務の全部又は一部を再委託できるものとする。
第9章

その他

（既定の改廃）第 37 条 この規定の改廃は、理事会の決議によって行うものとする。
附則

この規定は、２０１７年２月１日から施行する。

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