委託研究制度と事務手続きの概要

令和6年 7月

はじめに委託研究を受託した皆様には、委託契約書（実施計画書を含む）及び年度別実施計画書等に基づいて、委託業務を進めていただくと共に委託契約約款及び事務マニュアルで規定された報告や手続き等を行っていただきます。
委託研究（委託業務）の受託者とはNICTと委託契約を締結した機関（法人）を意味しており、研究者毎に資金が交付される科研費等の他制度とは、経費計上や請求等の諸ルールが異なります。
以下では委託研究の実施にあたり、次の事項について順番に説明します。

１．NICTのサポート体制と窓口
２．委託契約の形態
３．委託研究の流れ
４．主な事務手続きのスケジュール
５．各種変更(研究計画の変更等)手続き
６．特に重要なドキュメント
1１．委託研究におけるNICTのサポート体制と窓口
理事会
評価委員会
[外部有識者]

研究グループ（採択番号毎）

NICT

委託先＝受託者（NICTと委託契約を締結）
委託研究推進室
公募担当

代表研究者

課題担当

受託者 a社
受託業務の一部

高度通信・放送研究開発委託研究プロジェクトオフィサー（PO）

契約担当

経理検査担当革新的情報通信技術研究開発委託研究

成果展開担当資産管理担当研究分担者

プログラムディレクター（PD）
連携オフィサーリエゾンアシスタント（LA）[外部]

成果管理担当

支払担当

受託者の受託業務（研究開発項目）の一部を分担

受託者 ｂ大学
受託業務の一部

研究実施協力者

受託者 ｃ社

実証実験場所や専門的な知見を提供

受託業務の一部

e-Rad登録担当

連携研究者

知財担当

グローバル推進部門
国際研究連携展開室

委託経費の原資 ＝ 日本国民が納めた税金
委託研究の実施にあたっては、各種法令、委託契約書、委託契約約款及び事務マニュアルの記載内容を遵守してください。

主に課題担当が、委託研究の全般についてその円滑な実施をサポートします。
2

2.

委託契約の形態
採択番号ごとに、NICTと複数の法人(研究グループを構成する別個の法人)との連名契約、又はNICTと単独の法人一者と契約する形態をとっています。
連名契約

研究グループ（一者契約を含む）

NICT
研究開発課題

委託業務

契約

管理・
検査・
経費支払

代表研究者
受託者 a社
受託業務の一部

研究分担者
受託者 ｂ大学

NICTから各受託者への連絡に際しては、通常は「窓口担当者届出票」を利用します。
実施責任者又は経理責任者へ直接連絡する必要がある場合は、年度別実施計画書に記載された連絡先情報を利用します。

受託業務の一部

受託者 ｃ社
受託業務の一部…

●代表研究者（＝法人）は､研究全体の進捗管理・取り纏め及び、NICTとの連絡・調整等を実施●代表研究者の総括の下、代表研究者及び研究分担者（＝法人）が分担して研究開発を実施●経理検査及び委託経費の支払いは、個々の受託者に対してNICTが実施●成果報告、中間評価及び終了評価等は、研究グループ全体で実施（代表研究者が取り纏め）
32.1

研究グループの研究開発体制
研究グループ（採択番号単位）

受託者
代表研究者
研究分担者
研究分担者

・研究開発課題全体を統括し責任を負う。
（研究開発の内容､進捗管理､成果等の取り纏め等）
・代表研究者として分担する部分の研究開発を実施する。
・研究グループを代表し、NICTとの連絡や調整を実施する。
・代表研究者、他の研究分担者らと連携して、自らが分担する部分の研究開発を実施する。

…
連携研究者
研究実施協力者

・受託者と連携して、委託研究に参画する。（原則として法人）（委託研究経費を主体的に使用することはできない。）
・研究の実施環境の提供や、専門的知見を以って委託業務の遂行に協力し、成果の創出に貢献する。（原則として法人）（「アンケートや実験の被験者」、「研究に直接的に協力頂く方」は含まない。）

社会実装協力者

・「研究実施協力者」のうち、研究開発成果を製品・サービス化等するための協力者をいい、これを置くこととされている研究開発課題に適用される。

●研究グループの体制図は、実施計画書及び全受託者の「年度別実施計画書」に記載が必要● NICTは連携研究者及び研究実施協力者との間で委託契約を締結しないが、研究グループの体制図にこれらの者について記載されていることが必要

4

2.2

受託者ごとの研究開発体制
受託者 （企業､大学等）
・担当する研究開発課題を統括し責任を負う方（研究開発の内容､進捗管理､成果等の取り纏め等）

実施責任者
研究員

・実施責任者の指揮命令系統下で、委託業務（研究開発）の本質的部分を行う方

研究員
…

補助員

・実施責任者又は研究員の指揮命令系統下で、研究開発の補助的作業を行う方 （研究開発業務は実施しない。）

補助員…

実施責任者代理・研究開発の実施場所が複数存在する場合等で、実施責任者の代わりに進捗管理や成果の取り纏めを行う方

研究員
経理責任者

・委託研究に関連する調達手続き、支出、経費請求等を管理し、その責任を負う方-代表研究者における実施責任者を特に「代表研究責任者」と呼び、代表研究責任者は研究開発課題全般を総括し、研究グループ全体の責任を負う。

-「研究員、補助員」が、経理責任者を兼ねることは不可。

-「補助員」については、「年度別実施計画書」の研究開発体制（研究員氏名）に記載する必要はないが、経費発生状況調書作成システムで作成する「研究員・補助員一覧表」への記載が必要。

-

人件費を計上する研究員・補助員については雇用労働条件が規定された雇用（派遣）契約書等が必要。

5

3.

委託研究の流れと評価・調査等

3.1 委託研究の流れ
研究開発開始前

公募

提案

採択
評価

採択

契約

中間評価： 実施年度/時期は課題により異なる。
（「革新」制度ではステージゲート評価、継続評価）

委託契約書、実施計画書、年度別実施計画書 他
開始年度

研究開発実施成果報告 他

ｽﾀｰﾄｱｯﾌﾟ
ﾐｰﾃｨﾝｸﾞ

中間評価

年度別実施計画書 他
中間年度(2年目～)

研究開発実施成果報告 他
中間評価

年度別実施計画書 他

成果報告 他

研究開発実施

最終年度

終了評価
研究開発終了後
成果展開等状況調査

追跡評価(1年後、3年後及び5年後)(3年後及び5年後)

63.

委託研究の流れと評価・調査等

3.2 委託研究の評価・調査等
開始年度
ｽﾀｰﾄｱｯﾌﾟ
ﾐｰﾃｨﾝｸﾞ

中間評価

2年目

中間評価

・・・

・・・

中間評価

中間評価

最終年度

1年後

終了評価

2年後

成果展開等
状況調査

3年後

4年後

成果展開等
状況調査

5年後
成果展開等
状況調査

追跡評価
委託研究開始

追跡評価

委託研究終了ｽﾀｰﾄｱｯﾌﾟﾐｰﾃｨﾝｸﾞ

中間評価

終了評価

成果展開等状況調査

追跡評価

研究開発の開始にあたり、受託者から実施計画の説明を行い、方向性を確認するとともに、評価委員等から助言を受ける。

研究開発の進捗状況や今後の計画等について、受託者作成の資料及びヒアリングに基づいて、評価委員等が評価を行う。

研究開発の成果や実用化に向けた今後の計画等について受託者作成の資料及びヒアリングに基づいて、評価委員等が評価を行う。

研究成果の実用化､標準化等に関するアンケート調査を成果展開担当が実施する。

研究成果の実用化、標準化等に関して、成果展開等状況調査の結果を踏まえ、評価委員等が評価を行う。

(終了後：1年、3年、5年後)(終了後：3年and/or5年後)(評価ではない)7

4.

主な事務手続きのスケジュール
受託者によるアクション及び手続き

前年度

1Q

2Q

3Q

4Q

次年度

▲(1月下旬～3月下旬)
契約・計画策定
計画変更

実施計画(翌年度分)の提出(実施計画書、年度別実施計画書など)、（変更契約の締結）▲(5月末)

知財管理
成果発信
経費計上
経理検査受検実績報告
経費請求▲(9月末)▲(4月初)

外部発表一覧表

外部発表一覧表、成果概要書等

課題担当へ提出【随時】知財出願状況の報告（産業財産権出願通知書など）

知財担当へ提出【随時】報道発表・取材の報告

課題担当へ連絡委託経費の管理 (経費発生状況調書作成システム)、原価報告書の作成など

検査の前に課題担当が経費計上内容の確認、チェック等を行います。

△(5月下旬)概算払の請求△(7月下旬)概算払の請求▲(9月～3月)
中間検査の受検△(10月下旬)
概算払の請求(概算払/精算払)

取得資産管理成果の報告【随時】年度別実施計画の変更、実施計画の変更

成果報告

課題担当へ提出▲(10月初)
資産の登録▲(11月)
棚卸▲(～5月中旬)

経理検査担当原価報告書完成版提出

最終証憑確認⇒ ▲(5月～)△(1月下旬) ▲(～4月初）
支払担当へ提出
概算払の請求 実績報告▲(4月中旬)精算払の請求▲(4月初)▲(1月初)
資産管理担当
資産の登録
資産の登録

8

5.

各種変更(研究計画の変更等)手続き"4.2.1" は説明内容が記載されている事務マニュアルの章節項番号です。
（以下についても同様）

委託経費として計上する費用（小項目）のすべてを「年度別実施計画書別紙１」に記載しておく必要があります。

4.2.3.1

・代表者/住所を変更

4.2.3.2

4.2.3.3

・契約権限の委任/代理人を変更

4.2.3.4

・窓口担当者/連絡先を変更

4.2.3.6

・支払先口座情報を変更
その他の主な手続き ・法人名を変更
・委託業務の研究体制を他法人に承継
・研究成果を公開

4.2.3.5
4.2.3.7

95.1

研究計画の変更手続きフロー

10

5.2

研究計画の変更手続きの詳細(1)変更手続き書類の提出時期
変更手続き

主な事由 *1

提出時期

委託契約変更の申請4.2.1①②

変更する必要が生じたとき、速やかに実施計画書の変更申請

4.2.2.1

実施計画書の変更届出

4.2.2.2

年度別実施計画書の変更

4.2.2.3

③④⑤
⑥
⑦⑧⑨⑩⑪

変更する必要が生じたとき、速やかに変更する必要が生じたとき、速やかに変更希望日の1か月前まで
変更希望日の3か月前まで
変更日前まで*1: ①契約金額、委託期間又は目標の変更 ②天災地変等による契約の一部履行困難による変更 ③研究開発計画、研究開発体制などの変更④ [連名契約]受託者ごとの配分額変更 ⑤同一受託者の直接費(I～IV)の内訳変更⑥あらかじめＮＩＣＴが認めた軽微な変更 ⑦ＮＩＣＴの研究施設・設備・機器を利用する場合、利用施設等及び利用期間の変更⑧実証実験等の計画変更 ⑨研究開発実施内容、研究員及び経理責任者等の変更 ⑩前項⑧⑨以外の変更⑪年度別実施計画書別紙１の内容（品名、金額等）変更(2)「直接費(大項目Ⅰ～Ⅳ)の総額の50%超」とは…
大項目ごとの増分の合計が50％超となる場合は、実施計画書別紙１の変更申請が必要です。
間接費 (Ⅴ)

Ⅴ(100万円)
Ⅳ(200万円)

Ⅴ(100万円)

Ⅴ(100万円)

Ⅳ( 40万円)
Ⅲ( 40万円)

Ⅳ(150万円)

Ⅱ(60万円)Ⅴ(100万円)

Ⅱ(550万円)

Ⅲ(200万円)

直接費 (Ⅰ～Ⅳ)の総額 1,100万円
直接費総額の50％= 550万円

Ⅱ(300万円)
Ⅰ(960万円)

Ⅰの増分：560万円 （＞550）（＝総額の50.9％ （560/1,100））⇒ 50％超Ⅱの増分：300万円 （＜550）＋ Ⅰの増分：300万円 （＜550）→増分の合計：600万円 （＞550）（＝総額の54.5％ （600/1,100））⇒ 50％超Ⅲ(450万円)

Ⅱ(250万円)

Ⅰ(550万円)

Ⅰ(400万円)
Ⅰ(250万円)

例１

大項目Ⅰを増額

例２

大項目Ⅰ及び大項目Ⅱを増額11

6．特に重要なドキュメント■ 委託契約全般
・委託契約約款、委託契約書、実施計画書、実施計画書別紙1、実施計画変更申請書
・年度別実施計画書、年度別実施計画書別紙1
・窓口担当者届出票兼フォルダ共有URL通知票、支払先登録届、（代表者・法人名・住所）変更通知書■ 経費関連・実績報告書、経費発生状況調書、原価報告書■ 成果・知財関連
・産業財産権出願通知書、産業財産権出願一覧表、外部発表一覧表
・研究開発成果概要書、研究開発成果概要図、研究開発成果報告書■ マニュアル類
・委託業務を実施するにあたって、事務マニュアル
・委託研究におけるパーソナルデータの取り扱いについて・経費発生状況調書作成システム操作マニュアル
・NICT委託研究FAQ

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NICT委託研究 問合せや各種書類の提出先
区 分

担当

提出先 メールアドレス● 契約に必要な書類の作成に関すること（計画書以外）
3.6.1 契約に必要な書類
3.6.3 委託契約の締結

契約担当

itaku-contract @ml.nict.go.jp●契約に必要な書類の作成に関すること（計画書）
3.6.3 実施計画書

課題担当

itaku-kadai @ml.nict.go.jp● 委託期間中に必要な研究課題に関すること
3.7 スタートアップミーティング
4 契約締結後の手続き（4.1.5、4.1.6、4.1.7 を除く）

課題担当

itaku-kadai @ml.nict.go.jp

支払担当

itaku-shiharai @ml.nict.go.jp

経理検査担当itaku-keiric @ml.nict.go.jp

資産管理● 委託研究費による資産に関すること
4.1.5 取得資産管理台帳の提出
9 資産管理資産管理担当itaku-buppin@ml.nict.go.jp

知財管理● 委託研究成果における知的財産に関すること
4.1.7 知的財産権に関する手続き
10 知的財産権管理

知財担当

itaku-chizai@ml.nict.go.jp

成果展開● 委託期間終了後の研究成果に関すること
2.2.4 成果展開等状況調査及び追跡評価

成果展開担当itaku-seikatenkai @ml.nict.go.jp

契約

研究開発

経費請求経理処理内容● 研究成果の情報発信に関すること
11 委託研究成果の発信● 概算払／精算払の手続きに関すること
4.1.6 委託業務実績報告書の提出
5 委託経費の支払い● 原価報告書、経理検査に関すること
6 原価報告書作成要領
7 計上経費の費目
8 経理検査【お願い】- 問合せ、各種手続きに関する書類の提出にあたっては、管理番号又は採択番号を明示してください。
- NICT側の担当者名が既知の場合は、メール宛名に明記してください。
- 委託期間終了後に必要とされる手続きの際も､上記提出先へ連絡してください｡(「知財管理」「成果展開」など)

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皆様へのお願い
各種法令、委託契約書、委託契約約款及び本マニュアルの記載内容を遵守してください。
遵守されなかった場合、委託経費の一部又は全部をお支払いできないばかりでなく、当該受託者との委託契約を解除するとともに委託契約約款に基づき、違約金の請求を行う場合があります。
＝＝＝ 情報漏えいの防止と措置等 ＝＝＝
委託契約約款
（守秘義務）第２７条の要点■ 守秘情報を適切に管理すること。
■ 委託業務による作業の一切（守秘情報を含む。）について、委託期間中はもとより、委託業務の完了若しくは中止、又は委託契約が解除された後においても、秘密の保持に留意し、漏えい防止の責任を負うこと。
■ 委託業務のためにNICTから提供される情報を委託業務の目的以外に利用しないこと。
■ 情報セキュリティを確保するための体制を整備すること（実施計画書に記載）。
■ 守秘義務を負う情報の漏えい、滅失及び毀損等の事故若しくはその疑い、又は事故の将来的な懸念があったときには、直ちにNICTへ通知し、必要な措置等を講じること。
■ 「ＩＴ調達に係る国の物品等又は役務の調達方針及び調達手続に関する申合せ」（平成30 年12 月10 日関係省庁申合せ）等に留意し、サプライチェーンリスク対応を含む十分なサイバーセキュリティ対策を講じること。特に、クラウドサービスの利用など、外部のネットワークへの接続やデータ伝送を伴う場合、個人情報の管理等を含め、サイバーセキュリティ対策を講じること。
■ 外注する役務等を請負う第三者に対し、上記の措置を遵守させること。
委託契約書 第5条 2項の要点
連携研究者、研究実施協力者又は社会実装協力者等についても、上記の第27条などを遵守させること。

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