【委員会報告】

環境と測定技術／Vol.49 No.92022

計量証明事業における記録等の電子保存のガイドライン
【改訂版】
（一社）
日本環境測定分析協会

標準化委員会はじめに「計量証明の実施記録及び計量証明書の保存に関する事項」
について，電子媒体による保存を実施する場合の編集が行えないようなデータ形式やネットワーク上のサーバーを利用する場合のアクセス限定など，改ざんを防ぐための方策についての規程の例を以下に示します。なお，電子納品による計量証明書が発行された場合は，発行されたものの控えには電子署名，タイムスタンプ等電子で発行されたことがわかる記録等とともに控えを作成する必要があり，計量証明書の電子媒体による交付については別途にガイドラインを提示します。
規程の目的は，保存開始以後の実施記録及び計量証明書に対して，記録の消失を防ぎ，かつ改ざんが一切行われることがないように手順やシステムによる仕組みを構築し，保存を確実に行うことです。
1．基本的管理事項
計量の実施に際して，コンピュータ等の電算設備を使用して各種記録を取得・作成し，また，電子媒体で各種記録を保存するために，全般として次の事項を社内の規定として定めておく必要があります（努力基準）。
① 使用するソフトウェア（機器専用ソフトウェア，自作の表計算シート等の数値の管理に関わる全てが対象）の信頼性を確認（使用前及び必要であれば定期）して使用すること② コンピュータ，サーバーその他の使用する電算設備・情報システムについて，適切な方法でセキュリティ対策等（各種設定，バグ等の不具合修正，エラー検出，不要データの整理，ウイルス対策ソフトの更新他）を行い，機能確
保をしていること③ データの処理，記録，伝送，保存等の完全性，並びに機密保持等に関してデータ保護のための手順（ログデータ，編集不可設定等）を確立していること④ 記録データの作成（データ形式，スキャナ読取含む），保存，管理の手順を規定していること⑤ 記録データの保存に際して，索引を付ける等，識別し検索に便利な方法で整理する⑥ 記録データの修正を行う場合にあっては，変更前のデータを残すとともに，変更者の氏名，年月日，変更内容を明確にしていること（パスワード，アクセス権限，隔離）をして⑦ 記録データへの無許可のアクセスまたは修正を防止する等の各種設定いること（定期状態確認含む）の手順を規定していること⑧ 電磁的記録のバックアップ及び保護⑨ 前記の電算設備・情報システム管理，セキュリティ管理，記録データの保存管理さらに電子化作業等の運用に対して，各管理責任者もしくは各担当者を設置してアクセス権限を規定しその業務を行うと共に，計量管理者の職務も明確にしておく⑩ 記録を外部に置くクラウドサービスとそのシステム，レンタルサーバー等を利用する場合は，サービス提供者の信頼性評価，自社の「情報セキュリティマニュアル」と矛盾のない委託契約内容，セキュリティ対策，システム上の記録データの取扱いを確認して利用すること
この他にASP（Application Service Provider）
サービス，アーカイブサービス等を利用する場合や各種電子認証を受ける場合は，その委託契約や内容について情報の取扱いに関する注意事項を含めて追加で規定する必要があります。
また，記録データのファイル形式は，保存期間が完了するまで閲覧できる形式を選択します。

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2．電子保存計量証明の実施記録の保存は，紙媒体により現物保存を行うことが一般的な方法です。紙は現物として，いつでも目視でその存在を確認できますが，電子データ等はコンピュータ等を介さないと目視で確認できず，かつ消失の脆弱性が高いという特徴があります。
電子媒体を利用した保存にあたっては，ファイルや媒体に対して次の①〜⑤の運用事項を確保していることが必要となります（努力基準）。
① 情報の故意または過失による虚偽入力，書き換え，消去及び混同を防止するための措置として，ログ記録，アクセス制限やコンピュータウイルスに関するセキュリティ対策等がされていること（機密性，完全性，改ざん防止等）② ディスプレイ上での表示や紙でのプリントアウト等，内容について見読可能な状態で事実を直ちに見られること（見読性，検索性，可用性，同等性等）③ 保存期間内における復元可能な状態にバックアップを実施すること（可用性等）④ 長期保存の場合は保存を確実に行うため，システムやファイルを定期的に点検すること⑤ 情報システムにて運用している場合は，運用管理・点検・監査を規定し実行すること
その他，紙媒体の管理と同様に，識別，保管，保護，検索，廃棄，破棄について明確にし，管理手順を定める必要があります。
また，電子データのままの形式を保存対象とした場合で，専用のソフトウェアでしか見読できない場合は，その端末やソフトウェア自体も同時に一定期間保存しなければならず，特に測定機器を更新し廃棄する場合には注意が必要となります。
一方，手書きの台帳のように順次追記して行く使い方の書式については，ある時点でスキャンして電子化文書に変換して，それを記録として保存することはできません。初めから電子データ，電子文書として構築し，順次入力していく様式である場合は，そのファイルを記録として保存することが可能です。
バックアップは，電子媒体特有の消失等の脆弱性を補うための措置で，紙媒体を超える過剰な保存措置は必要としません。ダメージが最小限となるような頻度で，運用負荷のかからない程度で定期的に行います。但し，災害や火災による焼失等の紙媒体と同様に起こりうるリスクに対して，別途，事業継続計画（BCP）
等の別の観点からバックアップを複数の電子媒体に分散化して二重に保存すること（分散保管を行うサイトについても地理的に別地）
も，各計量証明事業者の管理事情によっては実施されることが考えられます。
◆【事業規程】の例

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【事業規程細則】の参考例○記録の電子保存に関する細則（例）
1 主旨
試料採取記録や測定分析記録等（設備点検記録他を含む）
を，電子化文書に変換もしくは電子データ・電子文書として保存する場合の管理手順を定める。
2 電子保存の対象
各種記録の電子保存については，同等性が確保できる内容の画像フォーマットとしてPDF形式による電子化文書での保存を基本とし，次の表を確認して対象記録の各システム・書式に従った手順により保存を実施する。

表

電子保存の対象と保存方法の分類（例）（⇒別添参照）

3 保存のための記録データの作成等保存のための記録データの作成は，計量管理者の最終的承認がなされた後，速やかに行う（記録の最終保存年月日が，計量証明書の発行年月日以前であるように速やかに作成する）。
保存タイプ別の記録データの作成等手順は，
「別紙」
に示す。
4 電子媒体による記録の保存
電子媒体に保存された記録については，2年間（注釈：事業規程で定めた年数に合わせる）
保存する。
（⇒保管，アクセスの制限，バックアップの実施，完全性）
・サーバーに保存した場合は，サーバー内の指定フォルダはパスワードにより保護を行い，フォルダの閲覧，編集等
については測定責任者，電子化担当者，管理責任者，計量管理者以外のアクセスを禁止する。指定サーバーは「情報
セキュリティマニュアル」
に従い，毎日夜間外付けハードディスクに自動にてバックアップを行う。また，定期的にコンピュータウイルスのチェックを行う（クラウドサービスを利用する場合も同様とする）

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◇指定サーバー：＊＊サーバー□指定フォルダ：¥¥＊＊＊¥＊＊¥△年度¥○○記録¥・光ディスク等の記録媒体に保存した場合は，現物として指定の保管庫にて保管管理を行う・システムとしてハードウェア内に保存した場合は，「情報セキュリティマニュアル」
に従い，システムに組み込まれたバックアップシステムにより自動にてバックアップを行う。また，定期的にコンピュータウイルスのチェックを行う
・電子保存された記録に異常が生じた場合は，バックアップを用いて復元する（⇒可用性）
5 電子保存された記録の廃棄
保存期間を過ぎた電子保存された記録は，計量管理者の確認後に削除する。顧客との契約の都合等で2年間（注釈：事
業規程で定めた年数に合わせる）
を超えて保存しなければならない電子媒体の記録については，必要に応じて該当ファイルのみ別途光ディスク等に記録し直して保存する（専用のシステム内のデータは不可）。また，電子媒体であるハード
ディスクや光ディスク等を処分する場合は，顧客の秘密の保持を順守するため復元ができないように物理的破壊（穴をあける／シュレッダー等）
を加えてから廃棄する。さらにクラウドサービスを利用する場合は，システム上に残る記録デー
タが再利用されないように完全に消去等がされるか確認する。
（⇒廃棄）6 電子保存された記録の閲覧・修正等
電子保存された記録について閲覧や修正が生じた場合は，計量管理者（もしくは測定責任者，電子化担当者，管理責任者）の確認後，サーバー内（もしくは光ディスク内）
より指定のファイルのみコピーし，担当者に開示する（必要により，
コピー後のファイルについての移動及び配布も制限する）。
修正が生じた場合は，修正後のファイルについて「3 保存のための記録データの作成等」
手順の作業を行い，修正後の記録のファイル名を異なる内容とし，修正者名を加えて，修正前のファイルと共に保存する（システムの場合は
「保存年
月日時間」
等のログが残るように構築し，計量管理者の許可のもとに必要な部分のみ保護を一時解除して修正を行い，その作業内容を記録し，修正後は速やかに再度保護を施す）。
（⇒識別，ログの記録）
7 その他
電子保存等に関するその他の事項は，別途定めた「情報セキュリティマニュアル」
に従い，管理責任者（電子媒体，サーバー，システム等の各管理担当）を設けて実施する。
令和

年

月

日 制定

令和

年

月

日 改正

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○記録の電子保存に関する細則（例）［別紙］［保存タイプ別の記録データの作成等手順例］
別紙Ａ 電子化文書の作成（保存タイプA‑1〜3）「計量証明書の発行に関する細則」
に従い，データの確認が完了し計量管理者の最終的承認がなされた後に，各種記録の紙については，指定のスキャナ機器で読み取りによりPDF形式に変換し，紙として印刷しない電子データや電子文書については，直接PDF形式に変換する。変換にあたっては，以下の事項に従う。
・変換操作は測定担当者（もしくは電子化担当者）
が実施する
・指定スキャナ機器は「＊＊＊社製№＊＊＊」とする
・画像白黒2色，読み取り画質200dpi，保存形式PDFとする（色別のクロマトや図面等の場合は，カラー256階調で必要であれば元の記録紙の細かさに応じて300dpi以上とする）（⇒読み取りの取扱，見読性）
・変換後のファイルは保護を施し，閲覧，印刷のみ許可で編集は不可能で作成する（⇒保護，セキュリティ対策，改ざん防止）・ファイル名は「測定項目（記録書類名）＋測定年月日＋試料名（または地点名）」とし，他と重複名のないようにする（⇒
識別，検索性）例「ICP‑MS金属R040101排水」「排ガス現場野帳R040101○社ボイラー」
etc.
・測定担当者（もしくは電子化担当者）
は，変換後のファイルを速やかにとりまとめ指定サーバー内の特定の場所に一時コピーする（ファイルは後で消去する）
・測定責任者（もしくは電子化担当者）
は，一時コピーされたファイルを，速やかにネットワーク上でアクセスできる
指定サーバー内のアクセス制限（パスワードの設定等）
で保護がされた指定フォルダ，もしくは管理された個別の光ディスク等の記録媒体に保存する（⇒アクセス制限，機密性）◇指定サーバー：＊＊サーバー□指定フォルダ：¥¥＊＊＊¥＊＊¥△年度¥○○記録¥・保存後，速やかに測定責任者（もしくは電子化担当者）
は保存ファイルを開き，読み取りまたは変換ミスがないか，紙の原本もしくはエクセル等の表示画面と比較し確認する（同等性の確認として，変換範囲が完全で，記載文字等を人が見読できるかチェックする）。特に，電子文書から直接PDF形式に変換したファイルは埋め込みフォント等の文
字化けに注意する（データ圧縮した場合はその再現性も注意）（⇒見読性，同等性）
・当該測定項目の『分析台帳』に「ファイル名」と「保存年月日時間」を記録し，登録票とする（⇒ログの記録）
・紙の原本は廃棄する（紙媒体の扱い，但し，顧客に紙の原本等を返却する場合を除く）。電子化文書の元となった電子文書や電子データは，消去するか，参照する記録として識別し，二次的利用として保存する（正の記録ではないことを認識して，許可された対象範囲内で限定的に可用性のある利用をする）

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別紙Ｂ 電子データの管理（保存タイプB）「計量証明書の発行に関する細則」
に従い，データの確認が完了し計量管理者の最終的承認がなされた後，各種記録の電子データを変換せずそのまま保存する場合は，以下の事項に従う。
① 個別ファイルを取り出せる場合
各種記録が個別ファイルの形式として，測定機器等より切り離して取り出せて表示が可能である場合は次による（測定機器データの元データと，解析レポートの両方を含む）。
・測定担当者は該当ファイルのファイル名について，「測定項目＋測定年月日＋試料名」とし，他と重複名のないようにする。但し，ファイル名が変更できない場合は，『分析台帳』
等のリストに固有ファイル名と
「測定項目
（記録書類
名）
＋測定年月日＋試料名」との関係を記録する（個別の測定・分析SOPsにファイル名の定義を規定する）
（⇒識別，
検索性）
例
「GC/MS農薬R040101河川」
etc.
・測定担当者は，活用した測定機器やPC等内にある該当ファイルを速やかにとりまとめ指定サーバー内の特定の場所に一時コピーする（ファイルは後で消去する）
・測定責任者（もしくは電子化担当者）
は，一時コピーされたファイルを，速やかにネットワーク上でアクセスできる
指定サーバー内のアクセス制限（パスワードの設定等）
で保護がされた指定フォルダ，もしくは管理された個別の光ディスク等の記録媒体に保存する（⇒アクセス制限，機密性）◇指定サーバー：＊＊サーバー□指定フォルダ：¥¥＊＊＊¥＊＊¥△年度¥○○記録¥・ファイルは保護を施し，編集は不可能とする（⇒保護，セキュリティ対策，改ざん防止）・当該測定項目の『分析台帳』に「ファイル名」と「保存年月日時間」を記録し，登録票とする（⇒ログの記録）・測定機器やPC等内にあるコピー元の該当ファイルは消去するか，参照する記録として識別し，二次的利用として保存する（正の記録ではないことを認識して，許可された対象範囲内で限定的に可用性のある利用をする）
・専用ソフトウェアが目的に合致して作動し，操作及び維持管理がされているか，PC等の点検も含めて有効性を定期的に確認する・測定機器等廃棄後も記録の保存期間内（事業規程で定めた年数：例えば2年間）
は，いつでも閲覧できるように専用のソフトウェアも保持（バージョンアップ時の互換性確認，必要により旧型のスタンドアロンPC確保等含む）
する
（⇒同
等性）
その他，測定機器専用のソフトウェアを介して印刷した紙や測定機器専用のソフトウェアにより，解析データをテキ
ストデータ等の汎用形式に変換したファイルは，オリジナルデータではないので正の記録として保存はせず，データの確認が完了した後に廃棄や消去するか，参照する記録として識別し，二次的利用として保存する（正の記録ではないことを認識して，許可された対象範囲内で限定的に可用性を保つ利用をする）。

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② システム内等より個別ファイルとして取り出せない場合
解析結果が，特定の測定機器のメモリ内にある場合や計算野帳等の各種データがLIMS（Laboratory Information
Management System）
等専用のシステム内にある場合や，各種確認手続きをワークフローシステムにより行った場
合の承認履歴記録等，データ閲覧や「帳票」
として出力はできるが，個別のファイルとして取り出せない場合は次による。
・システム管理責任者を置き，必要に応じて適正に作動するようにハードウェアも含めたシステム点検，メンテナン
スや変更時の有効性確認等を実施する◆システムサーバー：××サーバー・システムとして，計量管理者の最終的承認がなされた後は，閲覧のみしかできないようにし，編集等についてはシ
ステム管理責任者，計量管理者以外のアクセスを禁止するように個人認証やログインパスワード等を設定し，以後の改ざんが一切できないように構築する（⇒保護，セキュリティ対策，改ざん防止，アクセス制限，機密性）
・システムにアクセスする端末（PC等）
は，コンピュータウイルスのチェックができるものに限定する・システム更新後も記録の保存期間内（事業規程で定めた年数：例えば2年間）
は，いつでも閲覧維持できるように構築する（⇒同等性）（・測定機器のメモリ内にあるデータで，ロガー部の編集ができない場合は，測定値の表示画面のデジタル写真をとり，各写真ファイルについて「別紙Ｃ 電子文書の整理」
に従い保存を行う）
システムの機能によって印刷した紙やPDF形式に出力されたファイル等は，オリジナルデータではないので正の記録として保存はせず，データの確認が完了した後に廃棄や消去するか，参照する記録として識別し，二次的利用として保存する（正の記録ではないことを認識して，許可された対象範囲内で限定的に可用性のある利用をする）。

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別紙Ｃ 電子文書の整理（保存タイプC）「計量証明書の発行に関する細則」
に従い，データの確認が完了し，計量管理者の最終的承認がなされた後，各種記録の電子文書を変換せずそのまま保存する場合は，以下の事項に従う。
・測定担当者は該当ファイルのファイル名について，「測定項目（記録書類名）＋測定年月日＋試料名」とし，他と重複
名のないようにする（個別の測定・分析SOPsにファイル名の定義を規定する）（⇒識別，検索性）
例「金属計算シートR040101土壌」
etc.
・測定担当者は，活用したPC等内にある該当ファイルを速やかにとりまとめ，指定サーバー内の特定の場所に一時コピーする（ファイルは後で消去する）
・測定責任者（もしくは電子化担当者）
は，一時コピーされたファイルを，速やかにネットワーク上でアクセスできる
指定サーバー内のアクセス制限（パスワードの設定等）
で保護がされた指定フォルダ，もしくは管理された個別の光ディスク等の記録媒体に保存する（⇒アクセス制限，機密性）◇指定サーバー：＊＊サーバー□指定フォルダ：¥¥＊＊＊¥＊＊¥△年度¥○○記録¥・ファイルに保護を施し，閲覧，印刷のみ許可で，編集は不可能とする（⇒保護，セキュリティ対策，改ざん防止）・当該測定項目の『分析台帳』に「ファイル名」と「保存年月日時間」を記録し，登録票とする（⇒ログの記録）
・汎用ソフトウェアのバージョンアップ後も記録の保存期間内（事業規程で定めた年数：例えば2年間）
は，いつでも閲覧維持できるように互換性を確認して運用する（⇒同等性）
・PC等内にあるコピー元の該当ファイルは，消去するか，参照する記録として識別し，二次的利用として保存する（正の記録ではないことを認識して，許可された対象範囲内で限定的に可用性のある利用をする）
印刷した紙は，オリジナルデータではないので正の記録として保存はせず，データの確認が完了した後に廃棄するか，参照する記録として識別し，二次的利用として保存する（正の記録ではないことを認識して，許可された対象範囲内
で限定的に可用性のある利用をする）。

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○計量証明書の電子化文書による保存に関する細則（スキャナ読取）（例）
1 主旨
原本が紙である計量証明書の写しをコピー紙ではなく，電子化文書に変換して保存する場合の管理手順を定める。
2 電子化文書の作成「計量証明書の発行に関する細則」
に従い，記載事項について計量管理者の最終的承認がなされ，標章を付し，押印がされた計量証明書の原本について，指定のスキャナ機器で読み取りにより，同等性が確保できる内容の画像フォーマッ
トとしてPDF形式に変換する。変換にあたっては，以下の事項に従う。
・計量証明書の原本作成後に，速やかに変換を行う
・変換操作は計量管理者（もしくは電子化担当者）
が実施する（⇒アクセスの制限）
・指定スキャナ機器は「＊＊＊社製№＊＊＊」とする
・画像カラー（カラー256階調），読み取り画質200dpi（必要であれば元の記録紙の細かさに応じて300dpi以上とする），
保存形式PDFとする（⇒読み取りの取扱，見読性）・ファイルは保護を施し，閲覧，印刷のみ許可で編集は不可能として作成する（⇒保護，セキュリティ対策，改ざん防止）・ファイル名は「証明書番号＋発行年月日」（半角31文字以内，全角15文字以内）とし，他と重複名のないようにする（⇒
識別，検索性）例「**********R040101」
etc.
・変換後のファイルは，速やかにネットワーク上でアクセスできる指定サーバー内のアクセス制限（パスワードの設定
等）
で保護がされた指定フォルダ，（もしくは管理された個別の光ディスク等の記録媒体等）に保存する（⇒アクセス
制限，機密性）◇指定サーバー：＊＊サーバー■指定フォルダ：¥¥＊＊＊¥＊＊¥△年度¥証明書¥
・保存後速やかに，計量管理者（もしくは電子化担当者）
は保存ファイルを開き，読み取りミスがないか，紙の原本と比較し確認する（同等性の確認として，変換範囲が完全で，記載文字等を人が見読できるかチェックする）（⇒見読性，同等性）
・当該物件の『業務指示書』に「ファイル名」と「保存年月日時間」を記録し，登録票とする（『業務指示書』
も計量証明書の写しと同期間保存する）（⇒ログの記録）・押印がされた計量証明書の紙の原本は，顧客に交付する
3 電子保存された計量証明書の保存
電子媒体に保存された計量証明書の写しについては，5年間（注釈：事業規程で定めた年数に合わせる）
保存する。
（⇒
保管，アクセスの制限，バックアップの実施，完全性）
・サーバーに保存する場合は，サーバー内の指定フォルダはパスワードにより保護を行い，フォルダの閲覧，編集等
については，電子化担当者，管理責任者，計量管理者以外のアクセスを禁止する。指定サーバーは「情報セキュリ
ティマニュアル」
に従い，毎日夜間外付けハードディスクに自動にてバックアップを行う。また，定期的にコン
ピュータウイルスのチェックを行う（クラウドサービスを利用する場合も同様とする）◇指定サーバー：＊＊サーバー■指定フォルダ：¥¥＊＊＊¥＊＊¥△年度¥証明書¥
・光ディスク等に保存する場合は，現物として指定の保管庫にて保管管理を行う
・電子保存された写しに異常が生じた場合は，バックアップを用いて復元する（⇒可用性）
4 電子保存された計量証明書の廃棄
保存期間を過ぎた電子化文書は，計量管理者が確認を行い削除する。顧客との契約の都合等で5年間（注釈：事業規程38

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で定めた年数に合わせる）
を超えて保存しなければならない電子化文書については，該当ファイルのみ別途光ディスク等の記録媒体に記録し直して保存する。また，電子媒体であるハードディスクや光ディスク等を処分する場合は，顧客の秘密の保持を順守するため，復元ができないように物理的破壊（穴をあける／シュレッダー等）
を加えてから廃棄する。
さらにクラウドサービスを利用する場合は，システム上に残る記録データが再利用されないように完全に消去等がされるか確認する。
（⇒廃棄）5 電子保存された計量証明書の再発行等
再発行等を行う計量証明書を，証明書番号や発行年月日等必要な部分を変更して再度作成し，次に変更しない箇所の記載事項について，保存されている電子化文書の計量証明書の写しとの比較確認を行い，計量管理者の最終的承認がなされた後に交付する。
再作成後の計量証明書について，交付前に「2 電子化文書の作成」の作業を行い，再作成後の電子化文書のファイル名
を異なる内容（証明書番号及び発行年月日共）
として，再作成前のファイルと共に保存する（当該物件の業務指示書にも記
録を残す）
。
（⇒識別）
計量証明書の内容について修正が生じ，再発行が生じた場合は，修正後の計量証明書について同様に比較確認を行った後に，同様に保存を行い，交付する。
6 電子保存された計量証明書の閲覧保存されている電子化文書の計量証明書について閲覧が生じた場合は，計量管理者（もしくは電子化担当者，管理責任者）の確認後，該当ファイルをPC等の画面に表示して閲覧させるか，あるいは計量管理者（もしくは電子化担当者，管理責任者）が該当ファイルを印刷して書面にて開示する。
7 その他
電子保存等に関するその他の事項は，別途定めた「情報セキュリティマニュアル」
に従い，管理責任者（電子媒体，サーバー，システム等の各管理担当）を設けて実施する。
令和

年

月

日 制定

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年

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日 改正

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○電子交付した計量証明書の保存に関する細則（例）
1 主旨
電子交付した計量証明書のファイルを保存する場合の管理手順を定める。
2 「正式な計量証明書のファイル」の作成「電子化文書等の交付による計量結果の表明に関する細則」
に従い，電子化文書とした計量証明書について，原本性の証明のため，電子証明書を発行する信頼された機関（認証局）
による電子証明書等（計量管理者の電子署名とタイムスタン
プ）を，サービス提供者のシステムにより付与させて，電子交付する「正式な計量証明書のファイル」
を作成する。
電子交付した計量証明書のファイルは，交付する原本でもあり，控えや写しともなる。
3 電子交付した計量証明書の保存
電子交付した計量証明書のファイルについては，5年間（注釈：事業規程で定めた年数に合わせる）
保存する。
（⇒保管，
アクセスの制限，バックアップの実施，完全性）
・計量管理者が「電子化文書等の交付による計量結果の表明に関する細則」
に従い，「正式な計量証明書のファイル」
を，サービス提供者のサイト等から取得して保存する
・保存は，アクセスできる指定サーバー内のアクセス制限（パスワードの設定等）
で保護がされた指定フォルダ，（もしくは管理された個別の光ディスク等の記録媒体等）に保存する（⇒アクセス制限，機密性）
・サーバーに保存する場合は，サーバー内の指定フォルダはパスワードにより保護を行い，フォルダの閲覧，編集等
については，電子化担当者，管理責任者，計量管理者以外のアクセスを禁止する。指定サーバーは「情報セキュリ
ティマニュアル」
に従い，毎日夜間外付けハードディスクに自動にてバックアップを行う。また，定期的にコン
ピュータウイルスのチェックを行う（クラウドサービスを利用する場合も同様とする）◇指定サーバー：＊＊サーバー△指定フォルダ：¥¥＊＊＊¥＊＊¥△年度¥証明書¥顧客¥ア行¥○○様¥・光ディスク等に保存する場合は，現物として指定の保管庫にて保管管理を行う
・保存されたファイルに異常が生じた場合は，バックアップを用いて復元する（⇒可用性）
電子交付ではなく，「計量証明書の電子化文書による保存に関する細則（スキャナ読取）」に従って，書面により発行して計量証明書の控えとしてスキャナ読取により電子化文書に変換したファイルとは，混同を防ぐために明確に区別して保存する。
4 電子交付した計量証明書の廃棄
保存期間を過ぎた電子交付した計量証明書のファイルは，計量管理者が確認を行い削除する。顧客との契約の都合等で5年間（注釈：事業規程で定めた年数に合わせる）
を超えて保存しなければならないファイルについては，該当ファイルのみ別途光ディスク等の記録媒体に記録し直して保存する。また，電子媒体であるハードディスクや光ディスク等を処分する場合は，顧客の秘密の保持を順守するため，復元ができないように物理的破壊（穴をあける／シュレッダー等）
を加えてから廃棄する。さらにクラウドサービスを利用する場合は，システム上に残る記録データが再利用されないように完全に消去等がされるか確認する。
（⇒廃棄）5 電子交付した計量証明書の再交付等
電子交付した計量証明書の再交付等については，「電子化文書等の交付による計量結果の表明に関する細則」
に従い実
施する。
修正して再交付後の電子交付した計量証明書について，ファイル名を異なる内容（ファイル名の末尾に識別として「＋再交付回数」を加える等）
として，再交付前のファイルと共に保存する（当該物件の業務指示書にも記録を残す）
。
（⇒識別）

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6 電子交付した計量証明書の閲覧保存された電子交付した計量証明書について閲覧が生じた場合は，計量管理者（もしくは電子化担当者，管理責任者）の確認後，該当ファイルをPC等の画面に表示して閲覧させるか，あるいは計量管理者（もしくは電子化担当者，管理責任者）
が該当ファイルを印刷して書面にて開示する。
7 その他
電子保存等に関するその他の事項は，別途定めた「情報セキュリティマニュアル」
に従い，管理責任者（電子媒体，サーバー，システム等の各管理担当）を設けて実施する。
令和

年

月

日 制定

令和

年

月

日 改正

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［この運用基準での用語の定義（参考）］・電子データ
各種測定機器から出力され，最初の記録段階から直接電子的に記録される様々な測定機器データ及び解析レポートのファイル。単純な電圧mVのA/D変換記録から種々のパラメータを伴った解析データ（GC‑MS内のスペクトル他）
まで幅が広く，保存ファイルの形式（拡張子）
も専用となっていることがある。多くは機器専用のソフトウェアを介して表示し，編集・印刷等の操作が可能となる。また，その専用アプリケーションにより，計測データをテキストデータ
等の汎用形式に変換出力できる場合もある（その他に騒音の録音テープ等のアナログで記録されるデータも含む）。
一方，計量証明書の発行に関するシステム等においては，構築したLIMS（Laboratory Information Management
System）
等専用のシステムソフトウェアにより，数値や計量証明書の各種記載事項データが入力されているシステム
及びその内部データの全体を指す。さらに記録内容の確認申請・承認の手続き等について，ワークフローシステムを利用している場合はその承認履歴情報を含む。
・電子文書
マイクロソフト社のワードやエクセル等のソフトウェアで作成された文書ファイル。計算野帳から計量証明書まで様々な文書が作成されている。専用のソフトウェアを必要とせずに表示・編集・印刷ができる。
・紙文書
従来よりある手書きにより紙に直接記入する現場野帳・点検記録・台帳等や，印刷物（プリント），ペンチャートである騒音・振動計用レベルレコーダにて記録したチャート紙等の紙媒体の書面。
・電子化文書主として保存・配布を目的として変換・作成された文書ファイル。編集が行えないようなデータ形式として，画像系のPDFファイルやTIFFファイルが現在広く利用されている。
・電子保存
記録や計量証明書を現物の紙媒体やマイクロフィルムではなく，電子データ，電子文書，電子化文書について電磁的記録媒体（電子的方式，電磁的方式等含む）に電磁的方法により保存すること。
・電子媒体
電子データ､ 電子文書､ 電子化文書を保存するサーバーや光ディスク等の電磁的記録媒体（外部管理となるクラウドサービスの媒体を含む）。電気通信回線，インターネット等も含む。

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［参考文献］
・経済産業省産業技術環境局計量行政室ホームページ−計量行政「計量証明事業の登録等について（全国計量行政会議（平成28年3月））」，「計量法関係法令の解釈運用等について 平成30年4月 経済産業省計量行政室」
・JIS Z 6016:2015 紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセス
・JIS Z 6017:2013 電子化文書の長期保存方法
・（公社）
日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）「電子化文書取扱ガイドライン 2013」，「測定機器データの長期保
存ガイダンス」，「測定機器データの長期保存技術ガイドブック」，「診療録等を電子化し保存する場合のセキュリティ
ガイダンス」
等
・経済産業省商務情報政策局サイバーセキュリティ課ホームページ−「サイバーセキュリティ経営ガイドライン」，「サ
イバーセキュリティ体制構築・人材確保の手引き」
等
・経済産業省／総務省ホームページ−「医療情報を取り扱う情報システム・サービスの提供事業者における安全管理ガ
イドライン」
・総務省ホームページ−「クラウドサービス提供における情報セキュリティ対策ガイドライン」
等
・（独）
情報処理推進機構（IPA）「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」
等
・厚生労働省医政局研究開発振興課ホームページ−「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」，「医療情報システムを安全に管理するために」
等・「電磁的方法による保存等をする場合に確保するよう努めなければならない基準を定める件 平成17年経済産業省・環境省告示第2号」
・e‑文書法（「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律 平成16年法律第149号」，「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行令 平成17年政令第8号」，「経済産業省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行
規則 平成17年経済産業省令第32号」
等）
・電子帳簿保存法（「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 平成10年法
律第25号」等）
・（公財）
日本適合性認定協会「試験所認定審査に関するＱ＆Ａ JAB NL532:2018」44

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情報セキュリティマニュアルに規定する事項の例（参考）◆電子情報に係る基本的管理事項〇OSとソフトウェアのアップデート〇ウイルス対策ソフトの導入〇パスワードの管理〇アクセス制限の設定〇データのバックアップ
・セキュリティに関する情報収集・注意喚起・周知教育
・インシデントの早期検知・緊急事態発生時の対応
・管理体制の整備◆業務上のルール事項
・電子メール利用での注意事項
・インターネット利用での注意事項
・クラウドサービス利用での注意事項
・データ保存での注意事項
・外注委託先・取引先等外部関係先の秘密保持の確認
・整理整頓・クリアスクリーンの励行
・情報機器・重要情報の持ち出し・情報機器・重要情報の保管
・電子媒体・書類の廃棄◆就業に関わるルール事項〇守秘義務・コンプライアンスの順守
・入退館等の手順
・個人で所有する私有情報機器の利用・事故発生時の行動

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情報セキュリティに関する対応指針の例
（参考）

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