福井県医療の職場づくり支援センター
8th DECEMBER 2020 特別号

ＮＥＷＳ ＬＥＴＴＥＲ Plus.

編集発行/福井県医療の職場づくり支援センター

働き方改革に取り組む医療機関 好事例

福井市大願寺３丁目4番10号 福井県医師会内
TEL ０７７６-２４-１６６６

寿人会 木村病院 事務長 木村結花さんより『タスクシフティングと人材育成・多職種連携の取組み その②～医療秘書の業務確立と人材育成への取組み～』についてお話をお伺いしました。
前回に引き続き 社会医療法人名

称 社会医療法人 寿人会 木村病院

理念 地域に信頼される医療・介護・予防に努め、皆様の健康を支えます。

基本方針 住み慣れた地域で、その人らしい人生を生き抜くことを支援するために、患者さまの状況に応じた切れ目のない心のこもったサービスを提供します。職員が健康であり、誇りと働きがいと幸福感・満足感を持つ職場づくりを実践します。
所 在 地 福井県鯖江市旭町４丁目４－９
開設 昭和１８年（１９４３年）
診 療 科 １６科病 床 数 ２３３床

職 員 数 ２８６名

取組みの背景

◆

問 題 点

◆

2016年に電子カルテを導入し、それと同時に医療 ・個々のスキルが違うため、医師の補助をするうえで偏りがある秘書（医師事務作業補助者）を配置しました。
・診療科ごとに業務の内容・量・質にばらつきがあるため業務が標準化されない
導入時の専任医療秘書は３名、その他は医事課勤 ・書類作成の経験がある者とない者とでスキルに差がある務との兼任でした。2018年４月からは時短パート２
・診療科や医師によって求められる支援が異なるため、まず、名を含む計９名の医療秘書が専任となりました。医
療秘書の前職は「他病院勤務」、「調剤薬局勤務」、 平準化を図り、医師の事務仕事で現状、医師以外で行える「医事課出身」、「書類担当」等様々でした。その 部分など可視化をした
ためそれぞれの得意分野が異なり、今回、医師の働き方に伴うタスクシフト（シェア）を進める上で、個々のスキルの違い･得意分野の違いを自院では「どこまで」タスクシフトまたはシェアす長所に出来ないものか…
るか検討をしました。

取組み【事例Ⅰ：書類作成の時間短縮
その➊ 以前は、新米秘書が作成した書類を先輩秘書がダブルチェックしていました。このダブルチェックは一から書類を作成するのと同じくらい時間を要するため、先輩秘書にかなりの負担となっていました。
そこで、診断書ごとの作成評価チェックリストを作成し、個人でチェック・自己分析・目標設定が出来るように変更しました。更には練習問題を作成し、出来上がった練習用診断書に対して先輩秘書が指導する時間を設けました。

診断書作成の流れ[変更前]

診断書作成の流れ[変更後]・診断書作成評価チェックリストを作成

・新米秘書が診断書作成①①・先輩秘書がダブルチェック②②・かなりの時間を要す

問題点

・先輩秘書の負担増

改善点

・個人でチェック・自己分析する・診断書作成評価チェックリストで目標達成の確認
・診療の合間に練習問題実施

その➊/➋/➌】

その➌ 医療秘書のスキルに応じたチーム分け、文書の振分けを行いました。
難易度の高い書類や、医師から修正を受けた場合に勉強会で見直すことに
よって「書類作成スキルの向上」に繋げています。
・Ａチームが作成した書類を、よりスキルの高いＢチームがダブルチェック・レベルに合わせた書類を繰り返し作成することで、スタッフの自信に繋がりますＡチーム
マッサージ同意書、はり・きゅう同意書
傷病手当、労災休業補償
介護保険主治医意見書(更新)
入院・通院証明書
各保険会社診断書（現症･経過欄のないもの、引用できるもの）

取組み【事例Ⅱ：勉強会の実施】
外来診療では診療科ごとに求められる業務が異なるため、ローテーションを行うと医師の負担を増やすことになります。

自主性が高まる！
医療秘書をそれぞれの診療科に配置

医師からは、医療秘書が作成した下書きを、医師がどう修正したのか追跡すると、医師の期待する書類がわかるよ！というご意見を頂きました。
その➋ 週1回の医療秘書ミーティングでは進捗状況を確認し合っています。書
類管理に使用する「進捗表」は全員で入力していくため、見える化し、全員で情報共有を行うよう、主に事務が支援する文章関係のフォーマットを改良しました。

Ｂチーム
介護保険主治医意見書(新規)
入院・通院証明書(新規)各保険会社診断書(新規)作成難易度の身体障碍者診断書
高い書類
自賠責診断書
診断書(肢体不自由、精神障害等)＝ほぼ固定のためローテーションがなかなか行えず、休暇が取りづらい2018年に医療秘書が専任となったことで、平等に配置出来るようにはなったが、医師の求めるスキルについていけず医師への負担増が危惧された外科･整形外科：
オーダリング等の代行業務、診療情報提供書、返書の作成等
内科系：
オーダリング等は医師が行うが、指導料の算定漏れをチェック
リハビリテーション科：診療報酬に強い医事課職員の配置

各診療科の軸になるスタッフによる勉強会を実施、その資料をマニュアル化することで共有知識とした。

取組み【事例Ⅲ：医師から医師をつなぐ】
新任の医師にとっては全てが初診患者となります。そのため、診療にはどうしても時間がかかっていました。経過や医学的なことはある程度カルテでわかりますが、患者様がどういう環境で生活をされているのかはわかりません。
医療秘書の役目は患者様や患者様を囲むバックグラウンドを丁寧に医師に伝えることであると考えました。

目の前の患者様はいつから車椅子なの？

施設に入居しているの？

前から？それとも今日だけ？

自宅で暮らしているの？
独居？

診察室に一緒にいるのは娘さん？兄弟？ケアマネさん？

取 組 み の 効 果
事例Ⅰ 診断書作成評価チェックリストを活用し、自己分析・目標設定を各自で取組むことによって先輩秘書への負担が大幅に減り、自主性の強化に繋がりました。また、医療秘書ミーティングで進捗情報を確認・現状を共通認識としたことで優先順位が全員で把握出来、書類作成のスピードが遥かに上がりました。以前はベテランの先輩によるマンツーマン指導で30～40分かかっていた作成時間が数分の確認作業にまで軽減されました。
医療秘書の部署では「書類作成開始から１４日以来で患者様へのお渡しする」という目標設定を掲げていました。2019年４月の時点では達成率92.2％でしたが、８月には99％にまで上昇し、目標達成に至りました。
自主的に練習問題を繰り返したことや先輩秘書からの指導もあり、ＡチームからＢチームへスキルアップした職員もおります。まだまだ作成難易度の高い書類もありますが、出来ることが増えたことで本人のモチベーションにも繋がっているようです。
【書類作成１４日以内の達成率：医療秘書目標９５％】
書類受取
（医事課）

医療秘書受取

進捗票登録

書類作成

医事課戻り

患者様お渡し2019年４月

2019年８月

92.2％

99％

１４日以内

事例Ⅱ 2017年、医師を対象に行ったアンケートでは「ローテーションを望まない」という回答が殆どで、推奨する医師は０％でした。2019年に再度アンケートを行ったところ、約６割の医師から「ローテーションを行った方が良い」との回答を頂けました。
勉強会で他科を知ることが出来たことで、医療秘書自身の意識にも変化がありました。
前回のアンケートではローテーションに対して消極的な意見が多かったですが、今回は「他科に就いてスキルアップしたい」という意見が増え、意識の向上がみられました。

医師の横にいつもの医療秘書がいたことによって安心感を与えられたのではないかと思います。

≪ローテーションについてのアンケート調査≫
した方が良いしない方が良いした方が良いしない方が良い

どちらでも良い

どちらでも良い0%

した方が良い：25%

しない方が良い：50%

50%

しない方が良い：13%[2017年実施]

した方が良い：62%[2019年実施]

事例Ⅲ 新任医師からは「医療秘書のおかげでとても助かった」、「医療秘書からの情報はとても心強かった」というお言葉を頂けました。
また、患者様にとっても医師が変わることでいくらかの緊張があったと思いますが、【勉強会の様子】

今後の目標

取組みの結果【アンケート結果】【病棟業務への展開】

2016年の電子カルテ導入と同時に専任医療秘書を配置し、１年８か月後の2017年に実施したアンケートでは「電子カルテの診療補助により診察のスピードが上がり、医療の質も良くなった」との回答が得られました。
３年目に入る2019年には、医師にとって一番の負担であり、医療秘書にとって一番の課題であった書類作成についてのアンケートを行いました。書類作成補助への医師の満足度は高く、医療秘書のモチベーションアップに繋がりました。
診療補助についても医師に満足して頂けているようですが、一部からはローテーションに対して「患者情報の共有が難しくなるのでは」「外来が回らなくなるのでは」などの意見もあるため、今後どのように全員のローテーションを実施していくのかが課題となりました。
得意分野の違う９名でしたが、そこを長所とし、情報を共有することで「医療秘書チーム」として医師・看護師チーム、他職種の方のサポートをさせて頂いております。もちろん、個々のスキルアップ、ある程度の標準化は必要ですが、「この関連のことはこの人に聞けば大丈夫」と思えるスペシャリストとしても技術を磨いて欲しいと思っております。

皆さんの病院で取組まれている好事例を是非教えてください

福井県医療の職場づくり支援センター
福井市大願寺3丁目4番10号 福井県医師会内

電話 0776-24-1666／FAX 0776-21-6641

今後の目標は病棟業務への展開です。現在
は、入院診療計画書の作成に参入し、計画書が 円滑 に作 成で きる 橋渡 しのよ うな こと を行っています。病棟スタッフの支援・連携を行うことで、医療秘書の病棟業務に関する知識や意識向上にも繋げていきたいと思います。
病院全体で取組むタスクシフティングの一翼を担うべく、目指すところは病院経営にも貢献できる姿勢と何よりも帰属的知識を高める姿勢を持ち合わせた職員を育んでいきたいと考えています。

宛先：福井県医療の職場づくり支援センター
イリョーシエンiryo-shien@fukui.med.or.jp

医療労務管理相談コーナー
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