EMUYN 学術団体 DX システム ユーザーズマニュア
ル～中小規模の学術団体のニーズに応える統合ウェブシステムを最小のコストで構築します～1. すべての学術団体に DX (デジタルトランスフォーメーション)
を！
EMUYN 学術団体 DX システム が学術団体の運営に革新をもたらします
学術団体の DX を手軽に実現しますDX (デジタルトランスフォーメーション) とは？
デジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革すること
既存の価値観や枠組みを根底から覆すような革新的なイノベーションをもたらすもの
EMUYN 学術団体 DX システム は学術団体の運営をサポートします。
ウェブアプリとして機能する専用のウェブサイトを構築します。
中小規模の学術団体を対象としています。
少ない人手や予算での運営を実現します。
会費の管理
ウェブサイトの情報の書き換え
学術集会の開催
講習会/教育セミナーの開催
非営利の学術団体の活動において、効率の良い運営システムを準備することは容易ではありません。特に、予算の限られる中小規模の学術団体では、ウェブシステムの開発を外注することは現実的ではありません。その結果、一部のメンバーがボランティアベースで手作業の会員管理などを請け負い、大きな負担となっているという現状があります。
負担軽減のため事務局機能を外注した結果、会員一人あたりにかかる費用がその年会費以上となってしまい、年会費を値上げせざるを得なくなったとの笑えない話もあります。
実際のところ、EMUYN の開発担当者の一人が幹事を務める団体でも同様の事態となりました。それを受けて、全てを解決するためのシステムを開発することになりました。そのシステムは、その他の多くの学術団体でも適用可能なように設計してあります。
コストと手間を確実に削減できますので、ぜひ多くの学術団体様でご利用いただきたいと思います。
ひとつでも当てはまるなら、ぜひ導入をご検討ください
会員情報の管理に苦労している
会費の管理に苦労している
会員からの問い合わせに苦労している
ウェブサイトの情報の書き換えに苦労している
事務局機能を外部委託しているが、費用が割高だと感じる
学術集会を開催している
講習会/教育セミナーを開催している
幹事会などの Web 会議を行う際に時間制限があって困る
EMUYN 学術団体 DX システム が全てを解決します！

2. EMUYN 学術団体 DX システム の概要
学術団体様の業務全般をサポートし、労務軽減と、コスト削減に寄与します。
本システムによる架空の学術団体のデモサイト (https://aoss-demo.emuyn.net/) をお試しになれます。 会費の支払い
や、学術集会への演題登録など、さまざまな機能を実際にお試しいただけます。 (操作により生じた変更は翌日までにリセットされます)2.1. EMUYN 学術団体 DX システム導入のメリットは？
EMUYN 学術団体 DX システム の導入により会員管理の苦労から解放されます！
会員のユーザーエクスペリエンスを改善します！
ウェブサイトの情報を、ストレスなく更新できます！
学術集会の開催に必要な機能を提供します！
講習会/教育セミナーの開催に必要な機能を提供します！
人数無制限・時間無制限のウェブ会議を追加料金なしで利用できます！
全体としてコストを下げ、収支を改善します！

(1) 会員管理の苦労から解放されます
各会員には、ウェブサイトから会員情報の入力やアップデートを行ってもらいます。
条件を選択して一斉メールで会員に連絡できます。
問い合わせを一元管理し、複数の担当者から回答しそれを共有できます。
会費の徴収はオンラインで完結します。
メールで連絡し、リンクからオンラインで支払います。
クレジットカード決済、銀行振込、コンビニ決済に対応します。
請求書および領収書は自動生成されます。
支払われた内容は会員データベースに反映されます。銀行振込であっても確認作業は不要です。

(2) 会員のユーザーエクスペリエンスを改善します
各会員は、所属や肩書きなどに変更があった場合には、自身でウェブサイトから会員情報を変更できます。
会費の支払いや、学術集会への参加、講習会/教育集会への参加などの手続きを全てオンラインで完結できますので、時間と手間が省けます。
様々な疑問点を素早く解決できるように工夫されています。
ウェブサイトの情報の更新がリアルタイムに可能で、問い合わせは担当者に直結できる仕組みになっており、かつ FAQ も随時更新可能です。
役員は、簡単にお互いにメールで連絡でき、Web 会議をいつでも開催できます。

(3) ウェブサイトの情報を、ストレスなく更新できます
ワードやエクセルと同様の操作で複数の担当者が更新できます。
ウェブサイトを直接編集する特別な知識は不要です。
サイトの構築時に、定期的な書き換えを必要とする部分を、Google Drive のドキュメントやワークシートフ
ァイルの内容と連動させておきます。
Google Drive のファイルを修正すると、ウェブサイトが自動的に更新されます。
外部業者に修正を依頼する必要がありません。

業者に連絡する手間より、それぞれの担当者が自分で修正するほうが楽です。
その他の部分を不用意に変更してしまう危険がありません。

(4) 学術集会の開催に必要な機能を提供します
参加登録
参加登録から参加費の支払いまで、オンラインで完結します。
オンラインでの参加登録は当日まで可能です。
参加者にメールで送信された参加登録証の QR コードにて、参加確認を行います。
抄録集をオンラインで提供できます。
演題登録
演題登録から採否判定、その連絡、プレゼンテーションファイルのアップロードまで、オンラインで完結します。
演題の発表セクションを設定すると、抄録集原稿が生成されます。
学術集会の進行本システムの提供するウェブアプリの進行表に沿って、クラウド上の発表用ファイルを間違いなく選択し再生できます。
参加登録者のうち希望があれば会員登録できます。

(5) 講習会/教育セミナーの開催に必要な機能を提供します
参加登録
参加の申込み、参加者の選定、参加費の支払いまでオンラインで完結します。
参加者にメールで送信された参加登録証の QR コードにて、参加確認を行います。
修了証の発行
参加者には、修了証を発行できます。
修了証を紛失した場合に、有料で修了証明書を発行する機能もあります。
テキストその他の資料をオンラインで提供できます。
受講者のうち希望があれば会員登録できます。

(6) 人数無制限・時間無制限のウェブ会議を追加料金なしでご利用いただけます
EMUYN LLC にて専用のサーバーを独自にホストしています。
エンドツーエンドの暗号化により高度なセキュリティが確保されます。
サーバーを共用するベストエフォート方式です。
わずか 2 クリックでウェブ会議に参加できます。事前の設定は不要です。
メンバーへの会議への参加案内もほんの数クリックです。
部外者を会議に招待することもできます。

2.2. EMUYN 学術団体 DX システム利用のコストは？
EMUYN 学術団体 DX システムの利用により、トータルコストを削減できます。

(1) 導入時のシステム構築費用
構築の基本費用は 100,000 円です (発売記念キャンペーン価格)。
デモサイト で提供されている機能を全て含みます。
その他、会員情報の移行・小範囲 (10 ページ程度まで) の静的ページ構成の変更・Google Drive との連携・会費徴収のための設定などを含みます。
独自にカスタマイズする場合の費用は別途お見積もりとなります。

(2) 保守管理費用
有料会員数 100 名までは年間 50,000 円、追加 20 名ごとに 10,000 円です。
例: 有料会員数 80 名だと 50,000 円、200 名だと 100,000 円 になります。
無料会員はカウントされません。
施設会員や賛助会員などの有料組織会員はカウントされます。
お支払いの時点での会員数に基づき自動計算されます。
前払いもしくは前期中のお支払いをお願いします。
翌年分は、前年の 10 月以降にお支払いいただけます。
会員数が多い (300 人以上) 場合などには、管理費用は割引させていただきますのでご相談ください。
非営利かつ公益性が高い学術団体様におかれましては、お申し出いただければ、EMUYN LLC にて検討し、管理費用は割引させていただきます。
システムを運用するためのサーバー費用、データベースの定期バックアップ、ウェブページの固定部分の文言の修正作業を含みます。
幹事、学術集会委員、講習会委員でご利用いただくウェブ会議のシステム利用料を含みます。

(3) その他の費用収納代行業者 (Stripe) に支払う手数料
Stripe のシステムを利用し、会員年会費、学術集会の参加費、講習会/教育集会の参加費の徴収と管理を行います。
手数料 (2022/11/1 時点では通常 3.6% とされています) は各学術団体様のご負担となります。
請求書や領収書の発行手数料はかかりません。
講習会/教育集会の参加費が高額な場合には、手数料の節約のため、手作業で管理するという選択もできます。

(4) 削減できる費用
事務局機能を外注している場合は、委託する業務内容を大きく削減できますので、コストを減らせます。
振込用紙の郵送が一切不要となります。
Web 会議にかかる費用を削減できます。
学術集会や講習会・教育集会での受付業務を大きく削減できますので、学会サービスへの外注コストを減らせます。

3. ウェブサイト (ホームページ) の作成とホスティング
様々な機能を組み込んだ、高機能なウェブサイトご用意いたします。
ログインしていない訪問者や一般の会員から見ると通常のウェブサイトですが、役員や事務局がログインした場合には、データベースを管理し、外部の収納代行サービスと連携する統合ウェブアプリとして機能します。
デザインは、デモサイトに準じたものになりますが、配色やフォントは変更可能です。お好きな場所にご指定の画像を入れることができます。また、Google Slides や YouTube を配置することができます。
すでにホームページをお持ちの場合は、構成と文言をコピーして同じ内容で再構築することもできますし、そのホームページとリンクさせることも可能です。
運用開始後は、各々の団体様自身で簡単に内容の修正を行っていただけます。対応する Google ドキュメントやスプ
レッドシートを修正 (ワードやエクセルとほぼ同じ操作) すればサイトに反映されるという仕組みですので、「ホームページを修正するなんて無理無理」という方ばかりでも心配いりません。
なお、もともと動的で高機能なサイトをすでにお持ちの場合は、本システムへの乗り替えを推奨しておりませんが、一部の機能だけをリンクしてご利用いただくことは可能です。
稼働開始後に、新しく機能を追加したいという要望がありましたら、できるだけ応えてゆきたいと考えております。
お気軽にご相談ください。

3.1. 様々な機能を有する、専用のウェブサイトを構築します(1) カスタマイズした専用のサイトをご用意します
学術団体の体制などに合わせて、必要なページと機能を構築します。
デモサイトは、一般的な中小規模の学術団体で必要とする機能を一通り備えていますが、これをテンプレー
トとし、ご指示に応じて必要な修正を加えます。
テンプレートになるべく合わせることで、様々な機能がリンクした高機能なサイトにもかかわらず、費用を抑えることができます。
文章や写真、資料、会員情報をご用意ください。
会員情報は、最新のものをエクセルないし CSV データファイルでご用意ください。サイト構築の最終段階でデータベースに取り込みます。
デモサイトに準備されていない特別な機能の追加は別途開発費がかかります。

(2) 既存のウェブサイトをお持ちの場合
完全に置き換える場合には、表示する内容は既存のサイトからコピーし、同等の情報を有するサイトをご準備できます (推奨)。
Bootstrap をベースとする外観に統一された、モダンで機能的なサイトを実現します。
既存のウェブサイトを継続して利用しつつ、会費の徴収や演題登録などの必要な機能だけをリンクすることもできます。
本システムの各機能を連携するには、既存のサイトにリンクを用意するだけです。
必要な機能を維持したままコストを抑えて導入できます。

3.2. サイト構築までの流れ
お申し込みから契約まで

構築作業(1) 各団体様にてご準備いただくものStripe アカウント
インターネット向け決済インフラであり、会費の徴収などに必須となります。
安い手数料、高いシェア、銀行振込に対応、請求書・領収書が無料、利用者にアプリのインストールや会員登録を強要しない、などのメリットがあります。
銀行口座
Stripe に登録します。
登録審査があり、口座名義によっては登録されない場合があるとのことです。
Google アカウント本システム専用のアカウントを用意してください。無料で取得できます。

(2) サイト構築後のメンテナンス
通常の更新作業
役員の変更、会則の変更など、日常的に発生する変更や定期的な更新は、各団体の担当者様ご自身に行っていただきます。
サイト構築時に連携させた Google Drive のファイル (主に Google Document) の内容を書き換えると自動的に反映されます。
Google Drive のファイルを編集するだけですので、ワードやエクセルが扱える方なら問題ありません。
編集権限を個別に付与できますので、担当を分担することができます。
外部への修正依頼や確認の手間を省き、リアルタイムで最新の情報を発信できます。
修正作業中でも、サイトの閲覧に制限は生じません。

(3) それ以外の部分の更新作業
Google Drive との連携を設定していない部分の変更は、サイトの専門知識が必要となりますので、EMUYN LLCにお申し付けください。
文言の一部書き換えなどは無償で対応します。
新規ページの追加やそれ以上の作業は有償となります。
新たに Google Drive との連携を設定することもできます。
お引き渡しから３か月間は無償で対応します。
修正作業中は、そのページのみ閲覧不能となります。
通常数分程度ですので、会員への特別なアナウンスは不要です。

(4) 会員にダウンロードしていただくファイル
会員、幹事、各委員会のメンバーがファイルをダウンロードできるページを用意してあります。
それらのページは、それぞれ Google Drive の特定のフォルダに割り付けてあります。
共有したいファイルをそのフォルダに保存するだけで、ダウンロードページが自動更新され、それらのファ
イルをダウンロードできるようになります。
Google Drive に保存する際、自動的にウィルススキャンが行われますので、安全にファイルを提供できます。

3.3. サイトのバックアップとセキュリティ対策(1) サイトのデータは日々バックアップされます
サイトを構築するデータは、毎日バックアップしています。
災害対策として、物理的に離れた複数箇所に保管しています。
会員情報などのデータベースは、１か月前まで保管しています。
なんらかのトラブルが生じた場合は、過去に遡って復旧できます。
各利用者様には、ご要望に応じて、データベース上の全てのデータを、データベースを再構築可能な SQL (ISO
標準規格のデータベース言語) 形式のファイルにてお渡しすることもできます。

(2) ユーザーからの入力にはセキュリティ対策がなされます
全ての入力フォームは、Google の reCAPTCHA 認証システムにより不正利用やスパムの対策をしています。
データ送信者が人間なのかロボットかを判定し、ロボットによる自動送信をブロックしますが、AI が自動判定するため、ユーザーに余分な手間を強いることはありません。
学術集会の演題登録では、発表に用いるファイルはアップロードの際にウィルススキャンが行われます。サイズが大きなファイルはクラウドのリンクを登録する運用で、その URL の安全性は登録時に検査します。

3.4. 学術団体様ご自身でサイトをホストされたい場合(1) サイトを独自にホストするご希望にも対応します
PHP および Javascript に精通したエンジニアがいらっしゃる学術団体様であれば、システム全体を各使用者様の管理下のサーバーで稼働させることも可能です。その場合には、内部マニュアルやソースコードを含め、すべての資料をお渡しします。ご自身のサイト内で改変してご利用いただくことは自由です。
以下の制限がありますのでご注意ください。
1. EMUYN LLC が保守管理することはできません
2. バージョンアップは適用されません
3. ソースコードの著作権は EMUYN LLC が保持します 費用についてはご相談ください。

4. 会員管理
4.1. 会員情報の管理
会員には、会員 ID / パスワート にてサイトにログインしてもらい、会員情報は会員自身に管理してもらいます。
会員の種類
本マニュアルで想定している架空の学術団体では、会員の種類として 会員, 世話人, 施設会員, 賛助会員 を設定しています。 これらの分類は変更できますので、システム構築の時の打ち合わせにて、学術団体の構成に合わせて設定します。

(1) 会員情報の入力と修正は会員自身がウェブサイトから会員情報を担当役員がエクセルに入力し、その内容を業者がウェブサイトに反映させるといった、非効率なやり方をしておられませんか？
会員情報は各会員がウェブサイトから入力し、ウェブサイトの情報はそれに連動するべきです。 学術団体には様々な役職があり、領域に特有の職種や資格があるため、それに対応できる汎用的なシステムはこれまで存在しませんでした。 EMUYN 学術団体 DX システムは、学術団体のサポートに特化したシステムであり、構築時に、それぞれの学術団体に合わせてカスタマイズします。

(2) 会員情報入力ページの設定例
各会員には、一般的な個人情報のほかに、保有する資格の情報 (看護師、医師、etc…) もご自身で設定していただきます。 学術集会における役職 (所属グループ) は事務局が設定し、会員自身は変更できません。

(3) 学術集会における役職 (所属グループ) は事務局が Google スプレッドシートで設定します

4.2. 会員への連絡が簡単です(1) メール配信や宛名ラベル印刷
会員一覧表から
1. 対象を選択して
2. メール配信やラベル印刷などができます。
メールの文面には、必要な情報を記載したテンプレートを利用できます。
郵送が必要な場合は、ラベル印刷の機能が利用できます。

(2) ラベル等印刷
郵送用のラベルやハガキ、名札を印刷できます。
敬称は、様 のほか、先生・御中 に個別に変更できます。

4.3. 会費の徴収
会費の徴収も簡単です。ほんの数クリックで支払い依頼の一斉メールを配信したら、あとは待つだけ。

(1) 会費の徴収は決済代行システムを用いてオンラインで全て完結します。
支払われた会費は、数日以内に学術団体の銀行口座に、決済代行システムの手数料 (決済成立ごと 3.6%) を差し引いた額が振り込まれます。
会員に対して、運営側から一斉メールを送信して連絡ができます。会費の請求も、未払いの会員だけを選択してメールを送信するなどできます。
全ての支払い状況は自動的にデータベースに登録されます。
支払い依頼の一斉メールを配信したら、あとは待つだけです。
Stripe 経由で支払われたお金は、数日で各学術団体の銀行口座に振り込まれます。
会計係は、最終的な支払い状況を確認する必要がありますが、それも全て本システムのウェブ画面でできてしまいます。
詳細は、Stripe のダッシュボードから確認できます。
これまでのように、銀行の通帳と付き合わせる作業は必要ありません。
氏名の記載のない振り込みが誰からなのか調べるといった不毛な作業から解放されます。

(2) 会費請求作業フロー
会計係による会費請求作業フローは以下の通りです。
未払い会員のリストから、対象者に会費の請求メールを送信し、あとは支払いの結果を データベース内の支払い情報にて確認するだけです。

(3) 会員へ年会費の依頼メールを一括配信できます
会費を未払いの会員を選択し、年会費の支払いを依頼するメールを配信できます。
支払い情報はリアルタイムにデータベースに反映され、未払い会員のリストが自動更新されます。
銀行講座の入金リストを睨んでの、あの神経をすり減らす消込作業から解放されます！

(4) 自動処理の実現
クレジットカードによるオンラインの支払いだけでなく、銀行振り込みも自動処理されます
決済処理プラットフォームである Stripe を利用しています。その理由は...
利用コストが安い - クレジットカードの利用手数料+α 程度です。
銀行振り込みに対応している領収書や請求書の発行が無料
利用者がアプリをインストールしたり、Stripe の会員になったりする必要がない
自動処理と連携させられるため、手作業で入金処理をする必要がない
日本語のマニュアルが充実していてわかりやすい
クレジットカード情報などを管理する必要がない(5) メールの URL からオンラインで支払い
会員がメールに記載された URL をクリックすると、会費の現在の支払い状況が表示され、お支払いフォームへのリンクボタンが表示されます。
このフォームは、Stripe が用意するものになります。
各学術団体様および EMUYN LLC には、クレジットカードの情報は伝えられません。
個人情報保護の最もクリティカルな部分に気を遣わなくて済みます。

(6) 組織会員への年会費の依頼メールを一括配信できます
個人会員の場合と同様に、会費を未払いの会
員を選択し、支払いを依頼するメールを配信できます。
支払い情報はリアルタイムにデータベースに反映され、未払い会員のリストが自動更新されます。

(7) メールの URL から支払い
会員がメールに記載された URL をクリックすると、請求書ページが表示され、お支払いフォームへのリンクボタン
および請求書のダウンロードボタンが表示されます。

(8) お支払いフォームから
クレジットカード、コンビニ決済、銀行振り込みに対応しています。
銀行振り込みの場合、支払いごとの使い捨て口座番号になりますので、「名前がないので誰が支払ったかわからない」などのトラブルはありません。
全ての支払い情報はデータベースに自動的に記録されます。

(9) 全ての支払い状況は自動的にデータベースに登録されます
Stripe 経由で支払われたお金は、数日で各学術団体の銀行口座に振り込まれます。
会計係は、最終的な支払い状況を確認する必要がありますが、それも全て本システムのウェブ画面でできてしまいます。
詳細は、Stripe のダッシュボードから確認できます。
これまでのような、銀行の通帳と付き合わせる消込作業は一切不要となります。
氏名の記載のない振り込みが誰からなのか調べるといった不毛な作業から解放されます。

(10) 個人情報の管理について
本システムで保持する個人情報は、氏名、年齢、性別、住所、電話番号、メールアドレス および 各学術団体で設定したその他の会員情報 となります。
クレジットカード番号は保持しません。
クレジットカードでの会費などの支払いには、決済処理プラットフォームである Stripe を利用しますので、
そもそもクレジットカード番号を扱いません。

5. 学術集会
学術集会の運営支援する、以下の機能が用意されています。
参加登録、参加費用の徴収、参加者のデータ登録、参加者への連絡、入場確認
演題登録、抄録集の自動作成、演題登録者への連絡、発表用ファイルの保管
当日の進行と発表資料ファイルの表示 などの機能を有します。

5.1. 学術集会の案内ページの準備
事務局が学術集会設定ページから、その年の学術集会についての設定を入力します。
開催の詳細は Google Drive のドキュメントを読み込
んで表示しますので、担当者はそのファイルを修正します。
ウェブページを直接修正する必要はありません。
Google Drive のドキュメントの編集は、ワードでの文
章編集とよく似た操作ですので、特別な知識は必要ありません。
文字装飾やリンクの埋め込み、画像の貼り付けにも対応しています。

5.2. 参加者管理
以下の機能で、参加者管理を全面的にサポートします。
参加登録
ウェブで完結します。
参加費はオンラインで支払いますので、現金の管理は不要です。
支払いの際にアプリのインストールや決済代行システムへのユーザー登録は不要です。
クレジットカードなどの情報を管理する必要はありません。
参加登録票の QR コードによる参加確認
受け付けアプリで QR コードを読み取れば、参加情報がデータベースに登録されます。
抄録集などをウェブに準備できます
ウェブ参加・オンデマンド参加 のための ID / パスワード 発行 (共通パスワードも可)
学術集会への参加登録から参加費の支払い、参加確認まで
は、ウェブ内で完結します
参加希望者は、サイト内の案内ページのボタンから参加登録ができます。
事前に設定しておいた開催期間などに応じて、案
内ページの表示は自動的に変化します。
参加者には、クレジットカード、コンビニ支払い、銀行振込にて参加費をお支払いいただきます。
メールで送られる参加登録証の QR コードを、Android や iPhone を用いて認証アプリで読み取ると、参加確認ができます。
参加された時刻などは、データベースに保存されます。

(1) オンラインでの参加登録手順
学術集会ページの参加登録ボタンから、学術集会への参加
登録ページが開きますので、参加者は必要な情報を入力して送信します。
ログインしていれば、項目は自動入力されます。

参加費の支払い
参加登録すると、画面に参加費をお支払いいただくボ
タンと QR コードが表示されます。
クレジットカード、コンビ
ニ決済、銀行振り込みに対応しています。
銀行振り込みの場合は請求書がご利用になれます。

参加登録証がメールで送られます
支払いが確認されると、参加登録者には、メールが自動送信されます。
メールに含まれるリンクを開くと、参加登録証 (支払い済みであることを示すページ) が表示されます。ここには、会場での参加確認に利用する
QR コードが含まれます。
この参加登録証は、手札サイズで印刷できるようになっていて半分に折ってネームホルダーに入れて名札として使えるようになっています。

(2) 参加登録証の認証と参加確認
学術集会会場では、参加確認ツールを Android や iPhone で起動し、参加登録証の画面の QR コードを読み取って参加確認ができます。
参加確認ツールは複数の端末で同時に利用することが可能です。
その結果はデータベースに登録され、重複利用のチェックや、後日の統計処理などに利用できます。

5.3. 発表演題の管理
以下の機能で、発表演題の管理を全面的にサポートします。
演題登録
ウェブで完結します。
発表用資料をアップロードできます。
演題採否の選定
採否の連絡をウェブ上からメール配信で演題登録者に配信できます。
発表セクションの設定
ドラッグアンドドロップによる直感的な操作で発表セクションの設定や順序の並べ替えができます。
抄録集の作成設定に応じて、抄録集を自動生成します。
ウェブに表示されますので、PDF で出力可能です。出力後にワードに変換して編集できます。
EMUYN 学術団体 DX システムで自動作成した抄録集のサンプル(1) 演題登録
学術集会演題登録ページから発表演題を登録します。
図に表示の項目のほかにCOI (Conflict Of Interest) の有無
COI ありの場合はその内容
プライバシーポリシーが追加されます。
登録者には、登録内容の修正のための URL を含むメールが送信されます。 サイト基本設定ページで設定された演題登録期間のみ、登録/修正可能です。
登録者による発表演題の修正
登録内容の修正もウェブから可能です。演題登録期間 (サイト基本設定 ページで設定) を過ぎると、修正はできなくなります。
修正は、登録者あてに送付されたメールに記載の URL にアクセスして行います。
演題番号とパスワードによる方式ではありません。
URL には暗号化キーが含まれており、これが一致した
場合にアクセスできます。
この方式では、「パスワードを忘れる」というトラブルがないため、担当者への問い合わせが少なくなり負担が軽減します。
問い合わせに対応するには、メール送信履歴からメールを再送信する機能をご利用いただけます。

(2) 学術集会委員による演題の選定
登録期間が終了したら、学術集会委員会にて演題の採否を決定していただきます。 演題
登録一覧 ページ にて登録演題をクリックしますと、学術集会演題プレビュー・選考ページ が表示されますので、採否の判定を入力
してください。
判定会議においては、EMUYN LLC の提供する Web 会議をぜひご活用ください。
演題登録者へのメール連絡
採否が確定したら、演題登録一覧より演題登録者へメールを送信します。 本文中には、登録内容の修正や、発表のためのファイルのアップロードの URL が表示されます。

(3) 演題登録者によるファイルアップロード
演題登録者は、メールに記載の URL から、発表用のパワーポイントなどのファイルをアップロードできます。 ファイルの内容の詳
細は、主催者側で規定してください。 アップロードされたファイルは、演題登録者毎のフォルダに保管されます。

事務局はフォルダ内容を確認できます(4) 演題登録者による発表用のリンクの登録
大きなファイルは、演題登録者にそのファイルを各自のク
ラウドストレージに保存していただき、その共有 URL を登録してもらいます。 (Google Drive, OneDrive など)
動画ファイルに限らず、URL であれば何でも登録できます。
セキュリティチェックにて安全と判定された URL だけが登録されます。

(5) 発表セクションの設定と演題の割り付け
発表セクションの設定
発表セクションのリストは、学術集会設定 ページで設定しておきます。
演題登録時に表示する希望セクショ
ンとは対応していなくて構いません。
発表セクションは、大分類、中分類、小分類の三段階に区分けできます。
各セクションには、抄録集の見出しラベ
ルを付与できます
各セクションは、抄録集に載せる順に指定してください。
見出しラベル、セクション名は演題の割り付け後に変更することはできません。
変更すると割り付けが解除されてしまいます。
座長や司会などの付加情報は変更可
能です。
各演題の割り付け
各演題を、それぞれの発表セクションに割り付けます。 演題をドラッグ＆ドロップして並べ替えます。 割り付けが終了し、いったん設定内容を保存したら、抄録の原稿を出力できるようになります。

(6) 抄録集の作成
標準機能にて、以下のような抄録原稿を出力することができます。

セクションに見出しラベルを設定した場合
シンポジウム 患者の権利 のセクションに、見出しラベル (SY1) を付けた例を示します。
[SY1] シ ン ポ ジ ウ ム :患 者 の 権 利 {座 長 :本 間 丈 太 郎 (東 亜 大 学 外 科 )}このセクションは、抄録集では次のように表示されます。

なお、演題の割り付け後に、 [SY1] シ ン ポ ジ ウ ム :患 者 の 権 利 の部分は変更できませんが、{座 長 :本 間 丈 太 郎 (東 亜 大 学 外 科 )} の部分は変更できます。

枠内に表示しきれない場合
枠内に表示しきれない演題に対しては、個別にフォントと行間を小さくできます。

抄録集の仕上げ
いったん、ブラウザの印刷機能から PDF で出力して、製本用のソフトに読み込むとよいでしょう。
まず ファイルを docx 形式に変換し、Microsoft Word にて編集作業をすることをお勧めします。変換には、PDF の開発元である Adobe のツールが利用できることを確認しています。
https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/pdf-to-word.html
抄録集が完成したら、適宜 PDF に変換して、会員向けダウンロードページに登録したり演題登録者にメール送信してください。

5.4. 当日の運営
学術集会当日の運営をサポートする機能を備えています。
発表用のスライドなどの資料は、演題登録者自身に事前にアップロードしておいてもらいます。
動画など大きなファイルは、演題登録者のクラウドストレージに保存し、その共有 URL を事前に登録しておいてもらいます。
持ち込まれた USB メモリを本番用 PC に挿入することはウィルス感染のリスクがありますので注意してください。
本システムの「当日の進行」ページの進行表に沿って操作を行います。

(1) 演者による発表前の確認
演者による発表直前の確認が慣習的に行われている場合が多いですが、以下の理由から本システムをご利用の場合は特に必要ではないと考えられます。
発表用ファイルは自身でアップロードしたものである
クラウド上の暗号化された名前のフォルダに演者ごとに保管されている確認を行う場合は、後述の当日の進行画面に沿って本番と同じ操作で行ってください。
もちろん、主催者側による事前確認は必要です。特に、発表用リンクについては、実際にその URL を開いて確認してください。

(2) 進行画面の操作
発表演題を選択します。
右側にはその内容が表示されます。
アップロード済みの発表用
ファイルの一覧と、保管フォルダを開くためのボタンが表示されます。
サイズの大きなファイルを利用する場合は、発表用リンクが表示されます。

(3) Google Drive 上の保管用フォルダからファイルを開きます
Google Drive を利用するメリット
Google Drive は信頼性の高い
クラウドストレージです。 自動的にウィルススキャンされますので安心です。 演題登録者本人によるファイルのアップロードにより、間違いなく
そのファイルを開くことが可能ですので、ファイルの管理に気を遣う必要がありません。

同名ファイルの存在に注意してください
演題登録者がファイルを修正して再登録すると、ファイルは上書きされるのではなく、同じファイル名の新しいファイルとして保存されます。 古いファイルを残すことで、手違いにより必要なファイルが消えてしまうのを防ぐための仕様です。

同名ファイルが存在する場合のフォルダの内容
複数ある場合は、それらの中から、最新のファイルを選択して開いてください。もちろん、演者の希望に応じて古いバージョンを開くことも可能です。 古いバージョンも保持することで修正ミスにも対応できます。

(4) 発表用リンクからのファイル再生
ファイルサイズが大きすぎてアップロードできない場合などは、発表用ファイルの共有 URL を「発表用リンク」として登録することができます。 その場合、このリンクをクリックすると、リンク先が開きますので、適宜再生操作を行ってください。
図は、Microsoft OneDrive に保存された動画の例です。

6. 講習会・教育集会
学術団体にて主催する講習会や教育集会をサポートします。
本マニュアルで想定している架空の学術団体では、「講習会」という呼称を用いていますが、これはシステム導入時の初期設定の段階で変更できます。
教育活動を担う役員は、デモサイトでは、「講習会委員」という呼称を用いていますが、こちらも変更可能です。
以下のご説明では、「講習会」「講習会委員」を用います。

6.1. 講習会の案内ページを準備します
事務局が講習会設定ページから、その年の講習会についての設定を入力します。
事前に設定しておいた開催期間などに応じて、案内ページの表示は自動的に変化します。
開催の詳細は Google Drive のドキュメ
ントを読み込んで表示しますので、担当者はそのファイルを修正します。
ウェブページを直接修正する必要はありません。
Google Drive のドキュメントの編集は、ワードでの文章編集とよく似た操作ですので、特別な知識は必要ありません。
文字装飾やリンクの埋め込み、画像の貼り付けにも対応しています。

(1) 講習会開催の詳細情報の編集

6.2. 受講者管理
以下の機能で、受講者管理を全面的にサポートします。
参加登録
ウェブで完結します。
参加費はオンラインで支払いますので、現金の管理は不要です。
支払いの際にアプリのインストールや決済代行システムへのユーザー登録は不要です。
クレジットカードなどの情報を管理する必要はありません。
採否の選定
採否の連絡をウェブ上からメール配信で参加希望者に配信できます。
参加登録票の QR コードによる参加確認
受け付けアプリで QR コードを読み取れば、参加情報がデータベースに登録されます。
講習会のテキストなどをウェブに準備できます
ウェブ参加・オンデマンド参加 のための ID / パスワード 発行 (共通パスワードも可)
連携するウェブ会議やオンデマンドに合わせて設定可能です (作業費用が別途発生します)。

(1) オンラインでの受講申し込み手順講習会ページの受講申し込み
ボタンから、講習会の受講申し込みページが開きますので、受講希望者は必要な情報を入力して送信します。
ログインしていれば、多くの項目は自動入力されます。
参加費の支払いは、受講者の選定作業後となります。

(2) 受講者の選定
受講申込者の中から、講習会委員会で受講者を選定します。
ここでは、申込者の全員が受講できるわけではなく、受講資格や受講人数による制限のため、受講できる人を選定する作業を想定しています。
実際には、全員受講可能としている場合もあると思われますので、それぞれの学術団体の事情に応じた設定
をサイトの構築時に行います。
講習会事務局ページから講習会参加登録一覧を開きます。
講習会委員による受講者選考作業
選考対象の申込者をクリックすると、申し込み内容が表示され、その下部に選考のためのボタンが表示されます。
選考会議においては、EMUYN LLC の提供する Web 会議をぜひご活用ください。

選考結果を受講申込者に連絡
選考作業が終了したら、その結果を受講申込者に連絡してください。 講習会受講申し込み一覧ページの「選考結果をメール配信」ボタンを利用してください。 個別に結果を連絡すると混乱しがちなので、選考作業完了後の一斉メールをお勧めします。

(3) 受講費用の支払い
受講者は受講費用を支払います。
選定結果のメールに、受講費用を支払うための URL が記載されます。

この URL から、受講費用をお支払いいただけます。

(4) 参加登録証がメールで送られます
支払いが確認されると、参加登録者には、メールが自動送信されます。
メールに含まれるリンクを開くと、参加登録証 (支払い済みであることを示すページ) が表示されます。 ここには、会場での参加確認に利用する QR コードが含まれます。
この参加登録証は、手札サイズで印刷できるようになっていて半分に折ってネームホルダーに入れて名札として使えるようになっています。

(5) 参加登録証の認証と参加確認
講習会会場では、参加確認ツールを Android や iPhone で起動し、参加登録証の画面のQR コードを読み取って参加確認ができます。
参加確認ツールは複数の端末で同時に利用することが可能です。
その結果はデータベースに登録されます。

(6) 受講修了したら修了設定します
講習会受講申し込み一覧から、修了者をクリックし、講習会参加申し込み内容のページを開きます。

ページ下部から修了を設定します。

もしくは、講習会受講申し込み一覧ページから、採用となった受講者全員を修了に設定することも可能です。 この場
合は、途中退席などの受講生は手作業で取り消しをお願いします。

(7) 修了者に修了証を発行します
講習会受講申し込み一覧ページから、修了証を発行できます。
修了証のテンプレートは、講習会設定ページで設定したGoogle ドキュメント を読み込みます。

7. Web 会議
人数無制限・時間無制限の Web 会議を追加料金なしでご利用いただけます7.1. Web 会議 (オンライン会議) の機能を提供します
本システムのご契約団体様に対しまして、いわゆるウェブ会議の機能を提供します。
人数無制限・時間無制限のウェブ会議を開催していただけます。
会議の参加者は、幹事、役員および招待者です。
エンドツーエンドの暗号化により高度なセキュリティが確保されます。
追加料金は不要です。
JitsiMeet のサーバーを、EMUYN LLC がホストし、本システムの利用者様専用に開放しています。
ZOOM などと違って、面倒な事前設定は必要ありません。

(1) Web 会議への参加 (講習会委員の例)(2) Web 会議を主催する手順
会議の日時を決めます。
一斉メールにて、参加者へ連絡します (次ページ参照)。
時間が来たら参加者はメールのリンクから Web 会議のページのボタンをクリック。
…それだけです。
モデレータの機能や、画面共有、録音録画の機能も使えます。

(3) Web 会議参加者への連絡 (講習会委員の例)
役員一覧から、対象者を選択し、案内をメール配信します。
メールに記載されている URL をクリックすると、Web会議のページが開き、ボタンを押せば会議に参加できます。
初回のご利用時には、会議の画面に表示するためのユーザー名を入力する必要があります。

8. 費用8.1. システム構築費用
システム構築の基本費用は 100,000 円 (発売記念キャンペーン期間中) です。
なお、発注しても使えない代物だったらどうしよう… という不安の声もありますので、システム構築の基本費用のお支払期限は利用開始から 1 年以内 とし、１年以内に利用を停止される場合は無料 といたします。
これは、本システムに対する EMUYN の自信の表れです。
ただし、独自にカスタマイズする場合の費用は別途お見積もりとなります。をあらかじめご了承ください。

(1) システム構築費用に含まれるもの
システム構築時点での、会員情報の移行
ただし、CSV やエクセルなどの電子媒体のデータがある場合のみです。
サイトの文言の修正
会員の分類や会費の設定と小範囲 (10 ページ程度まで) の静的ページ構成の変更
Google Drive との連携の設定
収納代行業者 (Stripe) との連携の設定
設定作業が終了しお引き渡しの後にはパスワードの変更をお願いします。

(2) システム構築費用に含まれないもの
ページの構成の大幅な変更や追加
もともとのパッケージに含まれない機能（デモサイトに存在しない機能）の追加
新規機能の追加には相応の納期及びコストが発生します。お打ち合わせの段階でご相談ください。

8.2. 保守管理費用
有料会員数 100 名までは年間 50,000 円、追加 20 名ごとに 10,000 円です。
例: 有料会員数 80 名だと 50,000 円、200 名だと 100,000 円 になります。
無料会員はカウントされません。
施設会員や賛助会員などの有料組織会員はカウントされます。
お支払いの時点での会員数に基づき自動計算されます。
前払いもしくは前期中のお支払いをお願いします。
翌年分は、前年の 10 月以降にお支払いいただけます。
会員数が多い (300 人以上) 場合などには、管理費用は割引させていただきますのでご相談ください。
非営利かつ公益性が高い学術団体様におかれましては、お申し出いただければ、EMUYN LLC にて検討し、管理費用は割引させていただきます。

(1) 保守管理費用に含まれるもの
システムを運用するためのサーバー費用
ウェブページの固定部分の文言の修正
定期的に書き換える必要のある非固定部分は、各学術団体様で行っていただきます。
Google ドキュメントやスプレッドシート を書き換えると、対応したページの内容が修正される仕組みです。ワードで文章を書く要領です。
ページの構成を変更するような大規模な修正につきましては、別途費用が発生します。
会費徴収とその管理機能

個人会員、組織会員 (施設会員、賛助会員) など設定可能です。
学術集会開催のツール一式
演題登録、抄録集作成、当日の進行の機能
参加登録、参加費徴収、入場管理講習会/教育集会開催のツール一式
参加申し込み、参加費徴収、入場管理
ウェブ会議
人数制限、時間制限はありません。
幹事、学術集会委員、講習会委員など概ね 30 名以下のグループでご利用いただけます。一般会員全体を対象にすることはできません。
会員への個別化一斉メール送信機能
送信メール数に上限はありません。
データベースの定期バックアップ(2) 保守管理費用に含まれないもの
会員への事務連絡や問い合わせへの回答などの事務局機能
メール配信などの作業は各学術団体様で行っていただきます。
会員リストから絞り込んでのメール送信機能や、郵送ラベル作成機能などがありますので、事務作業は驚くほど容易です。
特にご希望であれば、EMUYN で事務作業の代行を請け負うこともできますが、これは別途ご契約となります。
金銭の管理
決済代行業者である Stripe との契約が別途必要です。

8.3. 決済代行の手数料について本システムにて、会員年会費、学術集会の参加費、講習会/教育集会の参加費の徴収と管理ができますが、EMUYN は
インターフェースを提供するのみであり、実際の徴収には決済代行業者である Stripe (後述) のシステムを利用します。
従って、各学術団体様にて Stripe とご契約いただく必要があります。
また、Stripe への手数料 (通常 3.6% とされています) は各学術団体様のご負担となります。請求書や領収書の発行手
数料はかかりませんので、振込用紙を郵送するコストよりも安価となる場合がほとんどです。

9. 構築前の準備
9.1. デモサイトの試用
まずは、充分に デモサイト で機能をお試しください。 ユーザー登録など、全ての操作を自由に行っていただいて構いません。
メール送信の機能もお試しいただけますが、デモですので実際には送信されないようになっています。

9.2. 専用の Google アカウントの取得
専用の Google アカウントを取得してください。
本システムでは、ウェブサイトのデータと、Google Drive の内容が密に連携します。連携させるための作業は
EMUYN LLC が行います。 ご自身で書き換えていただく文章の原本は Google Drive の書類として保存します。これを修正すると、自動的にサイトの表示が変わる仕組みです。
学術集会の発表演題のプレゼンテーション資料のアップロード先も Google Drive です。 また、デフォルトのメール
アドレスも Google Mail とします。例えば会員からのお問い合わせは、Google Mail で転送設定して各担当者へ振り分けます。
その他にも、いくつかの Google アカウントとの連携を行っています。

9.3. 銀行口座の準備
何らかの決済機能を利用されるには、会費などを管理するための銀行口座が必要です。 この銀行口座を、後述のStripe (決済代行システム) と連携させます。

9.4. Stripe (決済代行システム) アカウントの取得と銀行口座への紐づけ
Stripe は、世界で広く利用されている インターネット向け決済インフラ であり、スタートアップから大企業まで、あらゆる規模の多数の企業が Stripe ソフトウェアと API を使用して支払いを受け付け、入金し、オンラインでビジネスを管理しています。
非常に安定しており、個人情報管理にも問題が無く、安心して利用できるので、本システムで採用しています。

10. 稼働の保証と持続可能性
本システムは、EMUYN LLC が管理・運営しています。 天変地異もしくは戦争など不可抗力による場合を除いて、ご契約後 5 年間の稼働を保証します。
すべてのファイルは、物理的に異なる複数の場所にバックアップしてあります。 各利用者様には、ご要望に応じて、データベース上の全てのデータを、データベースを再構築可能な SQL 形式のファイルにてお渡しします。
システム全体を各使用者様の管理下のサーバーで稼働させることも可能です。 その場合には、内部マニュアルやソー
スコードを含め、すべての資料をお渡しします。 ソースコードの著作権は EMUYN LLC が保持するものとしますが、改変しての利用は自由です。 費用についてはご相談ください。
なお、万一、EMUYN LLC が本システムのメインテナンスを継続することができない事態に陥った場合にも、以下の対応にて、すべての機能を持続させることが可能です。
各利用者様には、データベース上の全てのデータを、データベースを再構築可能な SQL 形式のファイルにてお渡しします。
システム全体を再構築するための全ファイルをオープンソースとして公開します。
サーバーはその後 5 年間は稼働を継続します (サーバーをホストする業者への料金はプールしてあります)。

11. 個人情報の管理
本システムで保持する個人情報は、氏名、年齢、性別、住所、電話番号、メールアドレス および 各学術団体で設定したその他の会員情報 となります。
クレジットカード番号は保持しません。
クレジットカードでの会費などの支払いには、決済処理プラットフォームである Stripe を利用しますので、そも
そもクレジットカード番号を扱いません。 各学術団体の事務局メンバーは、それぞれが保持する個人情報にアクセス可能です。
EMUYN LLC は、各学術団体の会員や演題登録者、学術集会参加者などの個人情報を、EMUYN LLC の管理するサー
バー内のデータベースに保持しています。
EMUYN LLC が個人情報を営利目的に利用することはありません。
データベースへのアクセスは、EMUYN LLC に所属するサーバー管理者のみが可能です。
データベースの管理を外部に委託することはありません。

運用マニュアル
このセクションでは、 EMUYN 学術団体 DX システムの デモサイト https://aoss-demo.emuyn.net/ に実装されている機能についての詳細を説明しています。
各学術団体様に導入していただく際には、カスタマイズが入りますので、多少違った動作になる部分があります。 カ
スタマイズ部分については、お引渡し時にお渡しする個別マニュアルにその内容が記載してありますので、そちらをご参照ください。
できるだけ、ウェブブラウザでデモサイトを実際に操作しながらお試しいただくのがよろしいかと思われます。

会員データ管理マニュアル
会員データは、サーバーのデータベースで管理されています。 その内容を CSV 形式でダウンロードしていただけます。 個人情報を含みますので厳重に管理をお願いします。

1. 会員の種類
会員の種類には、個人会員と組織会員があります。 それぞれに、権限の範囲や会費の有無に基づく複数の分類が設定できます。
EMUYN 学術団体DXシステム デモサイト (本サイト) において想定している、会員の分類の例を以下に示します。
会員名称

会費

会員

無料

一般無料会員

世話人

有料

一般会員だが、意思決定会議である世話人会に出席できる。役員、幹事になれる。

名誉会員

無料

世話人を永く務めた後に退任された方

物故会員

無料

世話人を死亡退任された方

組織

組織会員

有料

組織としての会員で、所属メンバーにメリットがある。

組織

賛助会員

有料

賛助企業

個人

説明

団体によっては、構成や呼称が異なると思われますが、 サイト構築の際のお打ち合わせにて調整いたします。

1.1. 幹事、役員などについて
会長、副会長などの幹事職と、 会計、学術集会委員、講習会委員などの役員職が存在します。
本システムにおいては、 会費の管理を自動化しているのと、 学術集会の開催および講習会の開催をサポートしていますので、 会計、学術集会委員、講習会委員が中心的な役員となっています。
会計担当者は個人情報を扱い、会計情報はその他の幹事は自由にアクセスすべきではありません。
学術集会委員、講習会委員は、幹事ではないメンバーも参加する場合が多いと思われます。
このように、各々の立場によってアクセスすべき内容が異なりますので、 実態に沿ったアクセス制限を掛けられるよ
うになっています。
EMUYN 学術団体DXシステム デモサイト (本サイト) が想定している架空の団体では、 幹事および役員は必ず世話人に所属し、 会計は必ず幹事に所属するなどのルールを設定しています。
これらのルールは変更可能ですので、 サイト構築の際のお打ち合わせにて調整いたします。

1.2. 事務局
本システムには、事務局という分類のメンバーを設けています。

事務局メンバーは、全ての情報にアクセス可能な管理者としての役割を持ち、 基本的な設定を変更する権限を持ちます。 (構造的な変更やデータベース内部にアクセスすることはできません)
安全面を考え、事務局メンバーは排他的な立場とし、同時に会員その他にはなれないよう設定するのが標準です。 事
務局のパスワードは毎年変更し、その年の担当者にのみ周知するという運用をお勧めします。

2. 会員データの閲覧
会員データの閲覧は以下のページから可能で、 一斉メールの配信や郵送用ラベルの印刷などの機能を持ちます。 一斉
メールを送る場合の文面のテンプレートを追加することも可能ですので、初期設定の際にお申し付けください。
個人情報が含まれますので、アクセスは幹事レベルとなります。
会員一覧
世話人一覧
施設会員一覧
賛助会員一覧
役員・幹事一覧
講習会委員一覧

3. 新規会員の登録
新規会員の登録作業は、事務局のみに権限があります。

3.1. 新規会員の登録
新規会員を登録 ページから行ってください。
会員一覧ページ の一番下の 新規会員を登録する ボタン からも移動できます。
登録の際には、ログインに必要な情報に加えて、氏名や所属なども同時に登録します。 パスワードはログインIDをもとに自動生成されます。
登録操作が行われると、 登録したメールアドレスに ID, 初期パスワード が送信されます。 初期パスワードは変更が必要ですが、その操作は本人に行っていただきます。

3.2. 新規施設会員の登録
新規施設会員を登録 ページから行ってください。
施設会員一覧ページ の一番下の 新規施設会員を登録する ボタン からも移動できます。

3.3. 新規賛助会員の登録
新規賛助会員を登録 ページから行ってください。
賛助会員一覧ページ の一番下の 新規賛助会員を登録する ボタン からも移動できます。

4. 会員IDのルール
会員ID は AAA00001～ の形式です。
AAA の部分は、各団体様を表す 3文字以上のアルファベットです。
デモサイトでは、demo00001～ にしています。
新規会員には、最後の ID の次の番号が自動的に割り振られます。
事務局のIDは連番である必要はありません。
自由にお決めいただけますが、重要なIDですので類推できないパスワードを設定し、漏洩しないようご注意ください。
事務局 ID/PASSWORD の漏洩による個人情報の流出事故について、EMUYN LLC はその責を負いません。
事務局がご自身で変更した後の PASSWORD を EMUYN LLC が知ることはできませんが、デフォルト値にリセットすることは可能です。
デモサイトでは、テスト用の ID は DEMO90001～ にしてあります。

5. 会員がログインパスワードを忘れた場合
パスワードを忘れた場合には、 事務局および EMUYN LLC でもではパスワードはわかりませんので、 本人もしくは事務局によるリセット操作をしていただくことになります。
ログイン画面での会員自身による操作により、登録したメールアドレスにパスワードをリセットするためのメールが送信されます。
もしくは、事務局にて 会員一覧 から対象の会員を選択すると会員情報の編集ページが開きますので、 その下端にある「この会員のパスワードを初期化」ボタンを押してください。

6. 会員の削除事務局にて 会員一覧、施設会員一覧、賛助会員一覧 の各ページから 対象の会員を選択すると会員情報の編集ページが開きますので、 その下端にある「この会員を削除」ボタンを押してください。
この操作にて一度削除すると元には戻せません。会費の支払い履歴も全て消去されます。 十分注意して実行をお願いします。

サイトデータ管理マニュアル
1. 頻繁に書き換える部分だけをご自身で修正していただきます
本サイトは、静的なウェブサイトではなく、ウェブアプリの機能を持ちデータベース管理を行うサイトとなっています。
従って、内容を直接書き換えるとなるとプログラミングやウェブ技術の専門的な知識が必要となる
動的なプログラムの部分を誤って変更するとウェブアプリが機能しなくなる
意図的にデータを破壊することができるという問題が生じます。
そのような問題を回避する目的で、 頻繁に書き換える部分 と、そうでない部分 に分けています。
各学術団体様の事務局メンバーおよび各々のページの担当者には、 頻繁に書き換える部分 だけを間接的に修正していただきます。 学術集会の開催案内や、役員の一覧などがその部分に当たります。
そうでない部分 は、 すなわちサイトを構築した後は基本的には変更しない部分については、 ご指示に応じて
EMUYN の担当者が修正作業を行います。
このような構造を採用することで、安全かつ高機能なウェブサイトを容易にご自身で管理していただけます。

2. Google Drive との連携
頻繁に書き換える部分 には、 事前に連携してある Google Drive のファイルの内容を表示しています。
そのファイルを編集することで、 サイトの内容を間接的に編集することができる、 という仕組みです。
Google Drive 上のファイルの編集は、 ワードやエクセルを編集する感覚で安全に編集が可能ですので、 専門的な知識は必要ありません。
従って、内容の変更作業を外部委託の会社に依頼して…などという無駄な作業が無くなりますし、 作業を待つ必要もありません。

3. 編集の手順
事務局アカウントでログインしてページを開くと、 各ページの 頻繁に書き換える部分 の下に、 ファイルを編集する
ページに移動するためのボタンが表示されます。 そちらに移動して内容を修正してください。
事務局以外の担当者に修正させる場合には、 そのファイルの URL を伝えた上で、 その担当者に編集権限を与えてください。
Google Drive のファイルには、後述の手順でリ ン ク を 知 っ て い る 全 員 (リ ン ク を 知 っ て い る イ ン タ ー ネ ッ ト 上 の 誰 も が 閲 覧 で き ま す ) に共有設定しておく必要があります。

3.1. 連携しているページの例(1) 表示画面 (サイトのページ)(2) 編集画面 (Google Drive)3.2. 連携ファイルの差し替え
読み込む対象のファイルを別のファイルと差し替えたい場合には、 サイト基本設定 ページ、学術集会設定 ページ、講習会設定 ページにて ファイルID (後述) の設定を変更してください。

3.3. ワークシートとの連携
また、サイトデータの一部 (役員・幹事リストと講習会委員リストやFAQなど) は、 Google Drive のスプレッドシート(エクセルのようなもの) に保存してあり、 その内容をデータとして適宜読み込んで利用しています。

(1) FAQ の例
設定ページでワークシートのファイルIDを設定します

ワークシートに表示すべき内容を記載します

ページでの表示にリアルタイムで反映されます3.4. 編集権限
Google Drive のファイルを編集するには、 所有者から与えられる編集権限が必要です。
事務局メンバーは、連携している Google ID にてログインして、 編集作業を行ってください。 そうすればファイルの所有者ですので自由に編集ができます。
もともと Chrome ブラウザをお使いの場合は、自分用の Google ID ですでにログインした状態だと思います。 その場
合は、 複数の Google アカウントを切り替える か、 複数の Google アカウントに同時にログイン してご利用ください。
Chrome ブラウザにて、複数の Google アカウントを切り替える方法は、 Google での説明ページ をご確認ください。
複数の Google アカウントに同時にログインする方法は、 Google での説明ページ をご確認ください。

編集権限のない編集担当者が編集権限をリクエストし、 それに応じて事務局が付与作業を行うと、編集が可能となります。

3.5. Google Drive における ファイルID とは
Google Drive においては、ファイル名はあくまで人間がわかりやすいように付けられているラベルであって、ファイルを特定するのは ファイルID です。
同じファイル名の複数のファイルが存在する場合があります。
ファイル名を同じにしても、ファイルID は異なるものになります。

例えば、会則ファイルをいったん消去して、同じファイル名で会則を作り直した場合には、 異なる ファイルID が付けられてしまい、別のファイルとして扱われますので、 設定を修正しないと読み込むことができません。
ファイルを作り直した場合には、サイト基本設定 ページ、学術集会設定 ページ、講習会設定 ページにて ファイルIDの設定を修正してください。
逆に、ファイルを保存してるフォルダを移動した場合などには、 ファイルID はそのままですので、 特にサイト側を修正する必要はありません。

3.6. ファイルID の取得方法
ファイルID は、そのファイルを開いたときの URL か、 右上の共有ボタンから取得できるリンクに含まれています。

ファイルID は、ファイルを開いたときの URL の下図赤枠の部分です。

ちなみに、アドレスバーからだけでなく、ファイルを選択して CTRL+C (Windows) もしくは COMMAND + C (Mac)しても URL がクリップボードにコピーされます。

(1) 設定画面における ファイルID の入力方法
本サイトの Google Drive 上のファイルを読み込んで表示する 一部のページでは、 ファイルID を設定する必要があります。
設定入力欄に URL またはリンクを貼り付けしていただければ、 ファイルID は自動的に抽出されます。

3.7. 共有設定
全てのファイルには、リンクを知っている者全員 が閲覧できる共有設定が必要です。 共有設定しないと、サイトに読み込むことができません。 なお、フォルダを共有設定すると、フォルダ内部のファイルにその設定が引き継がれます。

4. ダウンロードページ
世話人、講習会委員、学術集会委員、幹事 のためのファイル保管場所が用意してあり、 ダウンロードページ のペー
ジ名としてあります。
ダウンロードページ は、 Google Drive のフォルダと連携しており、 その内容を表示してファイルをダウンロードできるようになっています。
すなわち、 対応する Google Drive のフォルダにファイルを保存すれば、 自動的にダウンロードページにそのファイル名が出現してダウンロード可能になる というわけです。
2階層までのサブフォルダに対応しています。
世話人専用ファイルダウンロード
講習会委員専用ファイルダウンロード
学術集会委員専用ファイルダウンロード
幹事専用ファイルダウンロードの例をご覧ください。
アップロードできるファイルの制限は Google Drive の制限となります。
25MB までの暗号化されていないファイルは、自動的にウィルススキャンされますので安全です。

5. 学術集会の演題発表用ファイルをアップロードするためのフォルダ
学術集会の演題登録では、発表用のファイルを Google Drive にアップロードして安全な保管庫として利用します。
そのため、そのフォルダにはサイト側から書き込むための権限が必要です。
すなわち、そのフォルダには編集者としての権限の設定が必要となります。 サイトを構築した際に、あらかじめ設定させていただきます。

もしも、フォルダを作り直したりした場合には再設定をお願いします。 ここで設定する編集者は、 学術集会設定 ページの 「演題データファイル アップロード用 フォルダ ID」 の部分に記載してある、 以下のような形式のものです。
□□□□□□@□□□□□□.iam.gserviceaccount.com

何らかの理由で新たにアップロード用のフォルダを作成した場合には、そのフォルダIDを、 上記 学術集会設定ページにて設定をお願いします。
アップロードされたファイルは自動的にウィルススキャンされますので安全です。 ただし、内容が見られないように暗号化されたファイルはスキャンすることができませんので注意してください。 現状ではファイルサイズが25MB以上だとスキャンされないので、ファイルサイズの制限は 25MB を上限としています。

5.1. アップロード用 フォルダ ID の設定
アップロード用のフォルダを準備したら、そのファイルIDを 学術集会設定ページ の 演題データファイル アップロー
ド用 フォルダ ID に設定します。

アップロード用フォルダの ID もしくは URL が部外者に知られることのないように管理をお願いします。
学術集会が終了したら、サブフォルダをすべて削除するかアクセス権限を閲覧のみに変更するか、セキュリテ
ィ上の懸念がなくなります。

メール送信マニュアル
学術団体DXシステムには、メール送信の機能があります。
一斉メールを送信する際に、 bcc に複数の宛先を入れるのではなく、 to に宛先を入れ、宛先の人数分を個別に送信します。
文面には、会員名などを挿入することができますので、 迷惑メールとして破棄される率を下げてより確実に連絡することが可能です。
メール送信には、SendGrid を利用しています。 SendGrid とは、サイトをホストしているサーバーの管理者である
EMUYN LLC が契約しています。 SendGrid は広く利用されておりメールの到達率が高い(スパムと判定されにくい)のが特徴です。 送信されたメールには、SendGrid経由 と表示されます。
会員リストなどから送信したメールは、ログに残してあり、 メール送信履歴 (過去1年) から確認できます。 誰がいつどこに送信したかが容易に追跡でき、 同じ内容のメールを再度送信することができます。

1. 一覧表示からのメール送信
会員リストや学術集会参加登録者のリストなどのページから、共通の操作でメールを送信できます。
行の左端にあるチェックボックスを選択すると、右上に送信のためのボタンが表示されます。 最上段のチェックボッ
クスを選択すると、表示されているすべての行が選択されます。

新たな文面とそれを送信するためのボタンを設定することも可能です。 その場合は、EMUYN までご相談ください。

2. メール送信画面の操作
メール送信画面では、 メールタイトル及び本文を記述します。 本文の末尾には、サイト基本設定 ページにて設定した署名が自動的に付与されます。
メールタイトルおよび本文中に、%% で挟まれたカラム名およびキーワードがある場合には、その部分をデータに置き換えます。 対応するカラムがなければ無視されます。

デフォルトの送信元はシステムとなり返信を受け取れませんが、 自分を送信元に設定することもできます。 そうすれば返信を自分で受け取れますが、ご自身のメールアドレスを晒すことになりますのでご注意ください。
送信ボタンを押すと同時に送信されますので、十分確認してから送信してください。
なお、誰がいつ何を誰に送信したかは、全てデータベースにログとして記録され、 メール送信履歴 (過去1年) ページ
にて確認できます。

金銭管理システムマニュアル
EMUYN 学術団体DXシステム では、
個人会員及び組織会員の会費
講習会/教育集会の受講料
学術集会の参加費の管理が可能です。
キャッシュレスだけでなく、請求書ベースの銀行振り込みにも対応しますが、 全て自動処理されますので、会計担当者による振り込み内容の照合作業などは不要です。

1. 個人情報保護
クレジットカード払いやその他のオンライン決済に関して、 本システムがクレジットカード情報などを保持することはありません。 本システムが保持するのはメールアドレスと、委託している外部システムから提供される支払い状況のデータのみです。
また、支払い状況のデータは、事務局と会計以外はアクセスできないよう保護されています。

2. 利用している外部システム
本システムでは、 インターネット向け決済処理プラットフォームである Stripe を利用しています。

2.1. Stripe について
Stripe は、現在、決済代行サービスとして世界で広く利用されており、信頼性が高く、高機能なサービスで、 100万を超える企業で導入されているそうです。 また、個人情報は高度に保護されており安心して利用できます。
支払い履歴の検索や返金作業、不審請求への対応など、全ての金銭の処理を Stripe のダッシュボード から行うことができます。 ダッシュボードとは、情報を一括にまとめて表示できるツールで、決済に関するあらゆる情報を確認できます。
当サイトにおいては、入金次第、データベースに取引内容が記録され、必要な会計処理が行われるように自動処理を設定してあります。

(1) Stripe には以下のメリットがあります
利用コストが安い
クレジットカードの利用手数料+α 程度です。
銀行振り込みに対応している
振り込み人名の記載が無くても、誰からの入金かがわかる仕組みです。
領収書や請求書の発行が無料
利用者がアプリをインストールしたり、Stripe の会員になったりする必要がない
自動処理と連携させられるため、会計担当者が手作業で入金処理をする必要がない
日本語のマニュアルが充実していてわかりやすい2.2. 利用コスト
手数料は決済成立ごとに 3.6% (2022/11 現在) とされています (Stripe サイト の情報)。

導入における初期費用がかからず、支払い方法やカード会社によって手数料が変動しません。 請求書や領収書が無料で自動発行されます。 また、取引明細書や払い戻しなど隠れた手数料も一切発生しません。

2.3. 必要なもの
Stripe と契約するためには、利用団体の名称の銀行口座が必要です。 口座の承認を得る際に、団体の内容によって扱いが異なりますので、Stripe と打ち合わせをお願いします。

2.4. ダッシュボードでの操作
ダッシュボードでの操作 のページをご参照ください。
各団体様での初期設定が難しい場合は、EMUYN がお手伝いします。 その場合には、ID/パスワードを共有して頂く必要があります。 設定完了後にはパスワードの変更をお願います。

3. 会計業務の流れ
会計担当者から、一斉メール送信機能にて請求メールを送ってください。
施設会員および賛助会員の会費は請求書ベースにも対応しておりますが、請求書および領収書はメールを受け取った会員側の操作にて発行されますので、会計担当者による操作は不要です。
その後の処理は全自動にしてありますので、メールの送信後は基本的に放置で構いません。
請求書の郵送が必要な場合にも対応できます。
会員がクレジットカードやコンビニ支払い、銀行振り込みをして入金が確認されると、Stripe から入金情報が送信され、会員情報データベースが自動更新されます。
銀行口座への出金処理は定期的に行われますので、適宜入金記録をご確認ください。
入金状況の確認は 支払情報 (Stripe) にて可能です。
Stripe のダッシュボードでは詳細に確認することができます。
万一、本システムのデータベースへの自動登録に失敗した場合でも、Stripe のダッシュボードには確実に入金記録が残っており、証拠となりますので、トラブルは回避できます。
返金処理はダッシュボードから簡単に行えます。

4. 年会費
4.1. 基本コンセプト
会費その他の徴収作業において、 支払いをオンライン化することで手間を省き、支払い率や参加率を向上させ、 会計
作業を自動化することでミスを回避し、管理コストを削減します。

4.2. 会計のフロー

4.3. 個人会員年会費支払い方法は、クレジットカード、コンビニ支払い、銀行支払いに対応しています。支払われた結果は自動的に確認され、データベースが更新されます。 会員は、 必要に応じて請求書をダウンロードすることができます。 また、支払い後に自動的に生成される領収書をダウンロードすることができます。
会員年会費には支払い忘れが多いものですが、請求金額は未払いの合計全額となります。
徴収業務を簡単にするため、会員のリストから未支払者を条件選択してメールを一斉送信することができるようにしてあります。
また、支払いが完了した時点でデータベースが自動的に更新されるシステムとなっています。 従って人手による確認
および入力作業は一切必要ありません。

(1) 年会費の支払の依頼メール
未払いの会員一覧 より、 会費を支払っていない会員のリストから、対象を選択して支払い依頼のメールを配信できます。 左上のチェックボックスで全員を選択できます。
1年、2年、３年以上未払いの会員を対象とすることができます。 年度の区切りは各学会様の運用に合わせて1月開
始、4月開始、9月開始など自由に設定できます。

(2) 会員はメールのURLからオンラインで支払い
会員がメールに記載されたURLをクリックすると、会費の現在の支払い状況が表示され、お支払いフォームへの
リンクボタンが表示されます。
このフォームは、Stripe が用意したものになります。
各学術団体様および EMUYN LLC が、クレジットカードの情報を取得することはありません。

(3) 徴収対象年
会員登録情報には、会費請求開始年の項目があります。

会費が完納されていない状態から、無料会員になった場合には注意が必要です。 個別の請求作業は、Stripe のダッシ
ュボードから行うことができます。
例外的なケースとして、 退会後に会費の支払いがなされた場合には、 そもそも会員情報がデータベースから消去されているので、自動処理の対象にはなりません。 必要に応じて Stripe のダッシュボードから確認し、返金処理などを行ってください。

(4) メニューの 世話人/会費支払い からもお支払いいただけます
上記支払ページは、各会員自身がメニューの 世話人/会費支払い からも開くことができます。

4.4. 施設会員及び賛助会員年会費支払い方法は、クレジットカード、コンビニ支払い、銀行支払いに対応しています。支払われた結果は自動的に確認され、データベースが更新されます。 会員は、 必要に応じて請求書をダウンロードすることができます。 また、支払い後に自動的に生成される領収書をダウンロードすることができます。
請求金額は未払いの合計全額となります。
ここでも、施設会員及び賛助会員に対してリストからメールを一斉送信することができるようにしてあります。
また、支払いが完了した時点でデータベースが自動的に更新されるシステムとなっています。 従って会計担当者の人手による確認および入力作業は一切必要ありません。
未納のままでの退会に対しては、 会費は会員である施設ないし企業が享受したメリットへの対価ですから、 本来は債務であり、退会後も請求されてしかるべきです。 しかし、本システムにおいては、退会すなわちデータベースからの削除となりますので、記録も消えてしまいます。 退会処理の際には注意が必要です。

(1) 年会費の支払の依頼メール
個人会員の場合と同様に、支払の依頼メールを一斉配信できます。

(2) メールのURLから支払い
会員がメールに記載されたURLをクリックすると、請求書ページが表示され、 お支払いフォームへのリンクボタンおよび請求書のダウンロードボタンが表示されます。

オンラインでお支払いいただく場合は、お支払いフォームからとなります。
クレジットカード、コンビニ支払い、銀行振込に対応しています。
いずれの場合も、請求書、領収書を自動発行できます。
銀行振り込みの場合、支払いごとの使い捨て口座番号になりますので、「名前がないので誰が支払ったかわからない」などのトラブルはありません。
手数料は支払い方法にかかわらず一定であり、請求書や領収書の発行費用は無料です。
全ての支払い情報はデータベースに自動的に記録されます。
支払いの数日後に、学術団体様の銀行口座に入金されます。
請求書をダウンロードできますので、レガシーな振込でのお支払いも可能です。

(3) 請求書の郵送を要求される場合
請求書の郵送を要求される場合に対応するため、 会員一覧から、請求書を事務局もしくは会計係が作成して印刷できるようにしてあります。
会計係の権限でログインし、例えば 会費を1年以上未払いの施設会員リスト を表示してください。
対象の会員の行をクリックすると、施設会員登録情報の変更ページ が開きます。
その下端に請求書のダウンロードボタンがありますので、そちらをご利用ください。 郵送用のラベルは、上記会員リストから 宛名ラベル ボタンにて作成してください。

個人会員の会費についても、同様に請求書を印刷できます。
ただし、あくまで例外的な手段とお考えいただき、 電子メールでの請求に対応していただくようお願いするのが正しい対応でしょう。

5. 学術集会・講習会/教育集会 の参加費用
学術集会 および 講習会/教育集会 の参加費用についても、 支払いから参加登録証の発行、会場での参加確認まで自動化されています。
ご注意いただきたいのは、参加費用が高額となる場合です。 手数料は定率ですので、軽減できる手間に見合わない金額となる場合がしばしばあります。 事前によくご検討ください。
学術集会の参加費については、 学術集会マニュアル ～参加登録～ をご覧ください。
講習会/教育集会の受講料については、 講習会マニュアル ～受講料の支払い～ をご覧ください。
Peatix など、イベントの料金決済代行システムもありますが、 それらは利用料が割高なだけでなく 利用者に個人情報を提供させて会員登録してアプリのインストールを強要し、 イベント終了後も継続してメールなどが届く場合も多い
ので、 広くお勧めできるものではありません。 請求書や領収書の発行費用が有料である場合は隠れたコストになります。 また、決済情報を本システムがリアルタイムに自動取得する事ができません。
本システムが圧倒的にリーズナブルで有用あることは、比較していただければ明らかです!

6. その他
6.1. 講習会/教育集会/研修会 修了証明書発行手数料
本システムは、終了証を紛失した参加者に対して修了証明書を発行する機能を備えています。
修了証明書発行手数料は、支払いのリンクから、クレジットカードもしくはコンビニ支払いができます。
修了証明書発行の依頼があった場合には、メールが届きますので、 そのメールアドレスに対応した支払いがなされているかを確認し、 証明書の発行作業をお願いします。

6.2. その他の独自機能
前項の例は、広く必要な機能ではありませんが、「こんなこともできます」という一例として用意してあります。 同様に、各学術団体様で必要とする機能がありましたら、構築時にカスタマイズで対応しますので、お気軽にご相談く
ださい。

アクセス制限
このサイトのページは、会員情報で設定される 所属グループ に応じて、閲覧権限が設定されています。 また、一部のページでは、表示される情報が異なります。
所属グループ には、 事務局、会員、世話人、幹事、講習会委員、学術集会委員、会計、名誉会員、物故会員 などを設定できます。
このデモサイト (架空の団体「EMUYN 学術団体DX研究会」のサイト) においては、 会員 は無料の個人会員、世話人
は有料の個人会員、という扱いです。
もちろん、実際の各団体様の活動内容に合わせて、 講習会委員 を 教育委員 や 研修委員 と呼称変更することは可能です。
これらの所属グループにおいて、例えば、幹事 は必ず 会員 かつ 世話人 でなくてはならない
会計 は必ず 会員 かつ 世話人 かつ 幹事 でなくてはならない、などのルールがあると思います。 初期設定の際、このルールに沿った設定しかできないようにロジックを組みますので、 運用の際は特に注意する必要はありません。
もし、運用開始後に、 見たい情報が見られない、見るべきではないものが見えているなどありましたら、 EMUYN ま
でご報告いただきたく、よろしくお願いします。

1. 個人情報の表示
メールアドレスなど個人情報は、表示対象者を限定しています。 各ページで所属グループにより表示内容が異なりますが、 もし問題があって表示範囲を変更したい場合には事務局にご相談ください。

2. 例外的な設定内容
施設会員登録情報および賛助会員登録情報の変更権限は、会計にも与えてあります。
支払い内容を会計担当者が変更する必要があるためです。

Web 会議
幹事、講習会委員、学術集会委員にそれぞれ、いつでも利用可能な Web会議のページが用意してあります。ログ
インしていればいつでも使えるようになっています。
幹事用 幹事 Web会議講習会委員 講習会 Web会議
学術集会委員 学術集会 Web会議
Web会議には、jitsi meet を利用しています。
人数および時間に制限がありません。
無料です。
30人程度を超えると端末側の処理が重くなり快適でなくなる場合が多いようです。これは環境に依存します。
実際に利用するサーバーの URL は、サイト基本設定 の Web会議サーバー に設定します。
Jitsi 本家のオープンサーバーは https://meet.jit.si/ です。
EMUYN LLC の提供する専用サーバーは https://jitsi.emuyn.net/ です。
定期メンテナンスは夜間に行います。平日・休日を問わず、日中は緊急メンテナンス以外で停止することはありません。
どちらも課金はありませんので、快適に使えるほうを選択してください。
その他、必要に応じて自前の jitsi meet サーバーを用意することもできますし、その他のオープンサーバーのアドレスを設定することも可能です。
毎日、新しい会議室が作成されるため、翌日以降は異なる URL に変わります。外部の方を招待するためにその会
議室の URL を第三者に教えたとしても、翌日以降はのぞき見される心配はありません。

1. 設定
1.1. 参加者の設定
まず、カメラとマイクの使用を許可してください。

メニューの設定から、表示名を設定してください。
Gravatarのメールアドレスを設定する必要はありません。

「ミーティングを開始」した人がモデレータ(管理者)になります。 セキュリティオプションから、パスワードの設定
や、入室の承認制を設定することもできます。 全員が退室すると会議室が閉じるため、モデレータはリセットされます。

画面上端には、EMUYN LLC が提供しているWeb会議システムであることが表示されます。

2. 注意事項
jitsi を利用していますので、参加人数に制限はなく、時間制限もありません。
トラフィックの増加により重くなる可能性もあります。トラブルにお気づきの際は事務局までご連絡ください。
第三者に参加してもらうには、URL を伝えてそのページを開いてもらいます。
URL は毎日変わる「使い捨て」なので安全です。

3. jitsi について
jitsi は高度なセキュリティの確保されたオープンソースの Web会議システムです。
「ミーティングを開始」した人がモデレータ(管理者)になります。
会議室には、URL を知っていれば誰でも入れます。
モデレータはパスワードを設定することもできます。
EMUYN LLC は、本システム専用に https://jitsi.emuyn.net/ を無料で提供しています。
本システムのメンバーが、本システムの機能を用いて会議室をホストする場合のみ無料としていますのでご注意ください。

ダウンロード機能マニュアル
1. 概要
会員にファイルを配布することができるように、EMUYN 学術団体DXシステムでは、 Google Drive と連携したファ
イルダウンロードページを用意しています。
Google Drive の特定のフォルダにファイルを保存すれば、 それのフォルダに対応するページのファイルリストが自動更新され、 会員はそのページに表示されているリンクをクリックすることでファイルを入手することができます。
要するに、ファイルを特定のフォルダに放り込むだけで設定完了となるわけです。
各フォルダにはサブフォルダを作ることができます。 サブフォルダ名は、ダウンロードページの小見出しとして表示されます。
Google Drive と連携することには以下の利点があります。
自動的にウィルスチェックが行われますので安心です。
文書やワークシートであれば、複数の担当者が編集するなどの高度な機能を活用できます。
ファイルの登録や削除、移動の操作に、サイト管理の専門的知識は必要ありません。

1.1. ファイルダウンロードページの例
世話人用ダウンロードページ の例をお示しします。

Google Drive のフォルダ へのファイルの保存は、ドラッグ&ドロップなどで可能です。

2. 世話人、講習会委員、幹事用ファイルのダウンロードページ
デモサイトでは、世話人、講習会委員、幹事それぞれに、ファイルのダウンロードページを設けてあります。
世話人専用ファイルダウンロードのページを開く
講習会委員専用ファイルダウンロードのページを開く
幹事専用ファイルダウンロードのページを開く
ダウンロード対象のファイルは、 それぞれ、Google Drive の世話人に公開するファイル保管用フォルダ講習会委員に公開するファイル保管用フォルダ
幹事に公開するファイル保管用フォルダに保管してあります。

学術集会マニュアル
学術集会の運営支援機能として、参加登録、参加費用の徴収、参加者のデータ登録、参加者への連絡、入場確認
演題登録、抄録集の自動作成、演題登録者への連絡、発表用ファイルの保管
当日の進行と発表資料ファイルの表示などの機能を有します。

1. 概要(1) 学術集会の開催頻度と設定更新
学術集会の開催は年に1～2回の開催という前提で設計しています。
その回の学術集会が終了し、次回の学術集会の日程などが確定したら設定を書き換えます。
学術集会の終了前に次回の学術集会の演題募集が始まるようなタイトなスケジュールは想定していません。

(1) 学術集会のサイトの準備
各学術集会では、その運営責任者が個別にサイトを構築される場合が多く、自由に書き換える必要があると思われますので、EMUYN 学術団体DXシステムとは別に運営されることを想定しています。
別途ご依頼いただければ、内部ページとしてご用意することも可能です。ページ数によって納期や費用は異なりますので、適宜ご相談ください。
そのサイトとリンクしつつ、参加費の管理、発表演題の管理などを EMUYN 学術団体DXシステムで担当します。

(1) 学術集会における各種設定
学術集会設定 ページで設定をお願いします。
開催概要その他のデータは Google Drive のファイルを読み込んで表示します。

(1) サイト内のページの機能とアクセス権限
学術集会 は会員以外にもアクセスを許可しますので、発表演題の登録、参加登録 はログインの必要はありません。
演題発表や参加を会員のみに制限することも可能です。サイト構築時のお打ち合わせでご指示ください。
学術集会事務局 は管理ページとなります。
アクセス権は 学術集会委員 および 事務局 です。
学術集会参加登録および演題登録の一覧を確認し、登録者への一斉メール送信や宛名ラベル印刷ができます。
演題登録一覧 から、採否判定ができます。
発表セクションの設定と抄録集の作成 から登録および発表セクションの設定ができます。
学術集会参加確認ツール を起動できます。
学術集会参加確認ツールは、参加登録証の QRコード をスマホで読み取ってその URL をブラウザで開くことで利用できます。不正利用を防ぐため、URL は毎日変更されます。

2. 参加登録
参加登録 ページにて、参加登録から参加費の支払いまでを処理することができます。
オンラインでリアルタイムに入金処理ができますので、 事前登録だけでなく、学術集会当日の参加登録も可能です。
当日での会場でもオンライン登録とクレジットカードでの支払いをしていただくようにすれば、 会場受け付けでの金銭管理が必要なくなりますので、運営が非常に楽になります。

2.1. 参加費と個人情報金銭管理システムの詳細は、金銭管理システムマニュアル をご参照ください。

(1) 準備学術集会設定 にて、学術集会参加費 (円) を設定してください。
消費税を徴収する場合は、学術集会参加費に消費税を外税で課す にチェックを入れてください。

(2) 参加費の支払い
参加者は、オンラインでの参加登録手続きにて参加費を支払います。
主催者は、後述の認証アプリにて、支払い済みかどうかを確認できます。

(3) 決済処理
クレジットカード、コンビニ支払い、銀行振込に対応しています。
手数料は支払い方法にかかわらず一定であり、請求書や領収書の発行費用は無料です。
全ての支払い情報はデータベースに自動的に記録されます。
支払いの数日後に、学術団体様の銀行口座に入金されます。

(4) 会員の個人情報
参加費の支払い操作において、支払いに関する個人情報を運営側が管理する必要はありません。
参加者は、支払いにあたり、アプリのインストールや、決済処理プラットフォームである Stripe への利用者登録を強要されることはありません。

2.2. 参加登録方法
学術集会への参加登録は、学術集会 ページにて、参加者自身が行います。
デフォルトの設定では、参加登録にログインは必要なく、会員でなくても参加登録できます。 ログインしていれば、氏名などの入力の手間を省くことができます。 もし、学術集会への参加を会員に限る必要がある場合は、そのように設定を変更できますので、 サイト構築の際のお打ち合わせにて調整いたします。
まずは 学術集会 のページを開きます。

続いて、「学術集会への参加を登録する」のボタンを押します、

登録用の入力フォームに参加者の情報を入力します。
入力ページには以下の特徴があります。
入力項目には、各団体様で必要な項目を自由に設定できます。
プライバシーポリシーの項目があり、同意を必須としています。
参加者を一括操作で会員登録する機能を備えています (必要なければ表示しません)。
参加者がSNSで参加登録ページを拡散できるようにしてあるので、参加者の増加を見込めます。
Google reCAPTCHA ver3 で、ロボットによる迷惑送信をAI判定にて防止しています。

参加登録に成功すると、参加登録者へメールがが送信されると同時に、参加費支払いのページが自動的に開きます。
ここで「お支払いフォームを開く」を押すと、決済代行業者である Stripe のフォームが表示されます。
支払い方法は、クレジットカード、コンビニ支払い、銀行振り込みから選択できます。 銀行振り込みの場合は、請求書払いに対応しています。
クレジットカード

コンビニ支払い

銀行振り込み振込先の口座は決済代行業者の管理するワンタイム口座 (取引ごとに専用の口座番号を割り振ることで、口座番号から取引を特定可能) ですので、 振り込み人が不明となるなどのトラブルはありません。
本システムにおいては、料金が支払われると同時に、データベースにその内容が登録されますので、 会計係の仕事
は、定期的に銀行口座の残高を確認する作業くらいで、ほとんど何もしなくで大丈夫です。

また、請求書、領収書の発行に費用はかかりません。

2.3. 参加登録者への連絡
支払いが確認されると、参加登録者には、メールが自動送信されます。
メールに含まれるリンクを開くと、参加登録証 (支払い済みであることを示すページ) が表示されます。 ここには、会場での参加確認に利用する QRコードが含まれます。

参加登録証は、手札サイズに印刷できるようになっていおり、半分に折ればネームホルダーに入るサイズとなります。
参加者に各自印刷して持参していただくようにして、 あとはホルダーさえ用意しておけば、 そのまま参加証として利用することができます。

また、学術集会参加登録一覧 から、 メールの一斉送信や郵送用のラベルの印刷などができます。

2.4. 参加登録証の認証と参加登録
学術集会事務局 から起動できる 学術集会参加確認ツール を用いて 参加登録証の画面の QR コードを読み取れば、参加登録証が真正であることが確認できます。
また、一度確認した後は、すでに確認済みである旨が表示されますので、 一つの参加登録証を使い回す不正を防ぐことができます。

2.5. スマホを利用した認証作業
学術集会事務局 の 「学術集会参加確認ツール」の QRコードをスマホで読み取って、認証アプリを起動します。
認証アプリ起動

QRコードの認証に成功

学術集会参加登録一覧 を確認すると、 認証された日時が登録されていることがわかります。

認証前

認証後

認証できない場合は、以下のようになります。
未登録のエラー

すでに認証済みのQRコード

2.6. オンライン参加
オンライン参加は、現地開催と同時のオンライン参加と、後日録画を再生するオンデマンド参加に対応しています。
いずれも、設定画面 からその会期とURLを設定します。 開催期間中に参加登録証の画面を開くと、URLに移動するためのボタンが表示されます。
そのボタンを押すと、オンライン会場に移動します。 その際、データベースのにアクセス記録が残されますので、 事
後に参加者の確認が可能です。

3. 演題登録
3.1. 発表演題の登録
発表演題の登録は、学術集会演題登録 ページから行います。 サイト基本設定 ページで設定する演題登録期間のみ、登録が可能です。
必須入力項目は、背景が薄いピンク色で表示されます。

発表セクションは、その選択項目を予め サイト基本設定 ページで設定しておき、演者に希望を選択させます。 下図
はその設定例となります。

3.2. 登録した演題の修正
登録内容の修正もウェブから可能です。 演題登録期間 (サイト基本設定 ページで設定) を過ぎると、修正はできなくなります。
修正は、登録時に登録者あてに送付されたメールに記載してある URL にアクセスして行います。 この URL には暗号化キーが含まれており、それが一致しないとアクセスできません。
この方式は、パスワードによる方式と比較してアクセスできないというトラブルが少ないため、 事務局への問い合わ
せが少なくなり負担が軽減します。

3.3. 採否の判定
演題登録一覧 ページ にて登録演題をクリックしますと、学術集会演題プレビュー・選考ページ が表示されますので、 採否の判定を入力してください。

なお、評価者の会員IDと氏名が同時にデータベースに記録されます。

3.4. 演題登録者へのメール連絡
採否が確定したら、 演題登録一覧 ページ下部のボタンより、 演題登録者へメールを送信してください。
送信先ごとの個別の文面をプレビューできますので、 十分確認してから送信してください。
なお、タイトル及び本文のテンプレートはシステムであらかじめ設定された内容となっており、 本文中には、登録内
容の修正や、発表のためのファイルのアップロードのURLが表示されます。
この画面で直接編集して修正や追加をすることもできます。
メールの署名は サイト基本設定 で設定します。

3.5. 演題登録者によるファイルアップロード(1) アップロード用フォルダ
学術集会の演題登録では、発表用のファイルを Google Drive にアップロードして安全な保管庫として利用します。
そのため、そのフォルダにはサイト側から書き込むための権限が必要です。
すなわち、そのフォルダには編集者としての権限の設定が必要となります。 サイトを構築した際に、あらかじめ設定させていただきます。

もしも、フォルダを作り直したりした場合には再設定をお願いします。 ここで設定する編集者は、 学術集会設定 ページの 「演題データファイル アップロード用 フォルダ ID」 の部分に記載してある、 以下のような形式のものです。
□□□□□□@□□□□□□.iam.gserviceaccount.com

何らかの理由で新たにアップロード用のフォルダを作成した場合には、そのフォルダIDを、 上記 学術集会設定ページにて設定をお願いします。
アップロードされたファイルは自動的にウィルススキャンされますので安全です。 ただし、内容が見られないように暗号化されたファイルはスキャンすることができませんので注意してください。 現状ではファイルサイズが25MB以上だとスキャンされないので、ファイルサイズの制限は 25MB を上限としています。

アップロード用 フォルダ ID の設定
アップロード用のフォルダを準備したら、そのファイルIDを 学術集会設定ページ の 演題データファイル アップロー
ド用 フォルダ ID に設定します。

アップロード用フォルダの ID もしくは URL が部外者に知られることのないように管理をお願いします。
学術集会が終了したら、サブフォルダをすべて削除するかアクセス権限を閲覧のみに変更するか、セキュリテ
ィ上の懸念がなくなります。

(2) 演題登録者による発表ファイルのアップロード手順
メールに記載のURLにアクセスすると、 演題登録者は発表用のパワーポイントなどのファイルをアップロードできます。
ファイルの内容については、各学術集会にて規定してください。 システム的に特定のファイルのみ受け付けるなどの制限はしていません。

(3) 事務局側でのファイル確認
アップロードされたファイルは、 Google Drive に用意したアップロード用フォルダの中の、 演題登録者毎に作成されるサブフォルダ (フォルダ名は暗号化されるため誰のフォルダかはわからないようになっています) の中に保管されます。

各々のフォルダには、当日進行のページ からアクセスします。 直接フォルダ名を指定してアクセスすることは想定していません。

3.6. 演題登録者による発表用のリンクの登録
ファイルサイズが大きすぎてアップロードできない場合には、 演題登録者にはそのファイルを各自のクラウドストレージに保存していただき、 その共有URLを登録してもらいます。
動画ファイルに限らず、URLであれば何でも登録できるので、様々な応用が可能です。 ファイル形式などは演題発表
規定に記述をお願いします。

登録したリンクは、クリックして内容の確認ができます。

URL の登録時に、発表者が登録しようとしている URL が悪意を持ったURLかどうかのセキュリティチェック
を行い、 安全と判定されたURLだけが登録されます。
さらに、URLを登録できるのは採用となった演題の登録者だけ ですので、 高い安全性が確保されております。
URL の登録機能はは不要であれば無効に設定することも可能ですが、 持参USBメモリからコピーすることは極めてリスクが高いのでお勧めできません。
(現場では広く行われていますが、もってのほかです)3.7. 発表セクションの設定(1) 発表セクションのリストの記述方法
発表セクションのリストは、学術集会設定 ページで設定しておきます。

セクションの記述例

発表セクションは、大分類、中分類、小分類の三段階に区分けできます。
大分類は必要です。
大分類、中分類、小分類 は半角 : で区切ります。
各セクションには、ラベルを付与できます
付与しなくても構いません。
行頭に半角 [ ] で括って指定します。
各抄録の通し番号に前置されますので、演題数の多い学会での抄録集での検索性が向上します。
各セクションは、抄録集に載せる順に指定してください。
座長などは、セクション名の右側に {役職:氏名 (所属)} を記載してください (複数可)。
ラベル、セクション名は演題の割付後に変更することはできません (割付が解除されてしまう) が、{} の内部の座長などの情報は変更可能です。

(2) 各演題の割り付け
それぞれの演題の発表セクションを 発表セクションの設定と抄録集の作成 にて設定します。

事前に設定しておいた発表セクションのリストと、 その下の未分類のエリアに演題リストが表示されます。
左右に分かれて表示されていますが、内容は同じで、 単に縦に長くなるために操作しやすいように重複表示してあります。
ここで、演題をマウスでドラッグして発表セクションにドロップします。 発表セクション内で順番を入れ替えることもできます。

設定が済みましたら、その内容を保存してください。 その後、抄録集の原稿を出力することができます。

3.8. 抄録集の作成
前述の手順で抄録集の原稿が出力されます。 レイアウトは、1演題/ページから 2列2行の4演題/ページまでが用意されています。

(1) セクションにラベルを設定した場合
シンポジウム 患者の権利 のセクションに、 SY1 のラベルを付ける例をお示しします。
[SY1] シンポジウム:患者の権利 {座長:本間丈太郎 (東亜大学外科)}

このセクションは、抄録集では次のように表示されます。

(2) 枠内に表示しきれない場合
枠内に表示しきれない演題に対しては、右下のボタンを押してみてください。 フォントと行間が小さくなります。

これで枠内に収まらない場合は、演者や抄録を修正するか、レイアウトを変更していただくのが良いでしょう。

(3) 抄録集の印刷と編集方法
抄録集は、ウェブページとしてブラウザに表示されますので、ここから印刷してください。 紙媒体に出力しないでPDF として出力すれば、その後の編集作業が可能となります。

PDF を直接編集するツールをお持ちでない場合には、 まず ファイルを docx 形式に変換し、Microsoft Word にて編集作業をすることをお勧めします。 変換には、PDF の開発元である Adobe のツールが利用できることを確認しています。
https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/pdf-to-word.html

(4) 演題登録一覧から出力する方法
演題登録一覧 ページから 抄録集の形式に準じた原稿を出力することもできます。
こちらの方法では、演題の一部のみを選択することが可能です。 不採用の演題も印刷できます。 特別な用途で必要時にご利用ください。
まず、出力したい採用演題をすべて選択します。

右上のボタンから抄録集を出力します。 レイアウトは、1演題/ページから 2列2行の4演題/ページまでが用意されています。

3.9. 演題登録者への追加のメール連絡
発表セクションが確定したら、 演題登録一覧 より演題登録者へメールを送信するとよいでしょう。
この時点で、抄録集もしくはその目次が完成しているなら、 そのファイルを Google Drive にアップロードして共有設定をしておき、 そのリンクをメール本文に掲載することもできます。

4. 当日の進行
発表用のスライドなどの資料はウィルスチェックされた上でクラウドに保管され、 当日の進行に合わせて開くことができますので、 ファイルの管理が極めて容易です。

4.1. 進行画面の操作
学術集会当日の運営と進行 のページを開いてください。
画面左側の演題の一覧から、これから発表 (もしくは資料確認) する演題を選択します。
右側にはその内容が表示されます。
アップロード済みの発表用ファイルの一覧と、保管フォルダを開くためのボタンが表示されます。
サイズの大きなファイルを利用する場合は、発表用リンクが表示されます。

Google Drive を開くと、ファイルの一覧が表示されます。

このように、 演題登録者本人によるファイルのアップロードにより、 間違いなくそのファイルを開くことが可能です
ので、 ファイルの管理に気を遣う必要がありません。
また、自動的にウィルススキャンされますので安心です。

(1) 同名ファイルの存在に注意してください
演題登録者がファイルを修正して再登録すると、 ファイルは上書きされるのではなく、同じファイル名の新しいファイルとして保存されます。
古いファイルを残すことで、手違いにより必要なファイルが消えてしまうのを防ぐための仕様です。
複数ある場合には警告表示がなされます。

複数ある場合は、それらの中から、最新のファイルを選択して開いてください。 もちろん、演者の希望に応じて古いバージョンを開くことも可能です。

このように、古いバージョンも保持することで修正ミスにも対応できます。

(2) 発表用リンクからのファイル再生
ファイルサイズが大きすぎてアップロードできない場合などでは、 演題登録者は、発表用ファイルの共有URLを「発表用リンク」として登録することができます。
その場合、このリンクをクリックすると、リンク先が開きますので、適宜再生操作を行ってください。

4.2. Microsoft Power Point の表示崩れについて
アップロードされた Microsoft Power Point の pptx ファイルを Power Point を用いないで Google Drive から Googleス
ライドで直接開いた場合、 使用されるフォントによっては表示が崩れる場合があります。
もちろん、ひと手間かかりますがいったんローカルのPCにファイルをダウンロードしてから Power Point で開けば問題は生じません。
使用するフォントを「メイリオ」「MS Pゴシック」「MS P明朝」の3種類に限定すれば Googleスライドで直接開いても問題ない場合が多いようです。
また、「画像として保存」してあれば、崩れることはありませんので、 規定にてそのようにお願いする方法もあります。

Chromebook や Android tablet のユーザーも増えてきており、 互換性も向上してきておりますので、 全てがブラウザで完結するメリットや 無料であるというメリットも考えますと、 標準のプレゼンテーションツールを
Google スライド にしてしまうことは 合理的な考え方かもしれません。

4.3. 演者からアップロードされたファイルを事前にダウンロードしておくと安心です

本システムの稼働率は 99.95% 以上ですが、タイミング悪く本番の最中にサーバーがダウンする可能性もあり得ます！

演者からアップロードされたファイルの保存フォルダ名は「ハッシュ値」となっていますので、 それを見ただけでは、どのフォルダに目的の演者のファイルが保管しているかがわかりません。
したがって、万一、学術集会の本番中に、 サイトのサーバーのダウンやデータベースのエラーなどで上記のアクセス方法ができなくなってしまった場合、 会を進行できなくなってしまいます。
サイトをホストしている月間のサーバー稼働率が 99.95%以上であることが保証されていますが、 絶対ではありません。
そのため、万一に備えて、 データベースに保存されている演題に割り付けられたハッシュ値の一覧、 すなわち、演者からアップロードされるファイルの保存フォルダ名のリストを 学術集会本番前にダウンロードしておくことをお勧めします。
演題ハッシュ値一覧 より CSV 形式でダウンロード可能です。 エクセルなどで開けますので、いざというときにご利用ください。

また、Google ドライブがダウンしてしまう可能性もあり得ますので、 必ず保存フォルダ全体をダウンロードして備
えておいてください。
万一、サーバーのダウンにより学術集会の運営に支障が生じた場合、EMUYN LLC はその責を負いかねますので、予
めご了承ください。

5. 演題募集要項記載上の注意点
演題登録は、すべてウェブサイトから行うことを明記してください。
演題発表に用いるファイルは、すべてウェブサイトからアップロードすることを明記してください。
ファイルは直前でもアップロード可能であり、発表時には、クラウド上のファイルを直接もしくはダウンロ
ードして用います。
学術集会当日にファイルを物理媒体で持ち込むことを許可することはできるだけお避けください。ファイル
サイズが巨大となりがちな動画ファイルはアップロードできないのでやむを得ませんが、パワーポイントに組み込まず別ファイルとして、パワーポイントの法だけアップロードする規定にしておくと管理しやすくなると思われます。
ネットワークやサーバのトラブル時の連絡及び演題募集期限の延期等の情報は、すべてウェブサイトで連絡を行う旨を明確に記述してください。
本システムは、Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Safari で動作します。
Internet Explorer はサポートが終了しており利用できないことを明記してください。
直前になって技術的な問題で演題登録やファイルのアップロードができなくても、主催者側はその責を負わないことを明記してください。
EMUYN LLC は、可及的速やかにトラブルの解消に努めますが、その責を負いませんのであらかじめご了承ください。なお、休日・夜間は対応できません。
できるだけ、演題の締切日が１週間程度延長されても運営に支障がないような日程を設定してください。
登録時に送信されるはずのメールが届かない場合には迷惑メールフォルダを確認していただき、そこにも見つからない場合には入力したメールアドレスが間違っているので入力をやり直していただく必要があることを明記してください。
演題登録時に発行される登録抄録確認・修正・発表ファイルアップロード用の URL は、問い合せには応じられな
いこと明記してください。
URL は登録時に送信されるメールに記載されているので、登録者はメールソフトからいつでも参照できるはずです。
抄録の長さが規定を超えている場合は採用されないことを明記してください。
受理通知・採択通知は全てメールで行い、その確認は登録時に送信されるメールに記載されている URL から行っていただくことを明記してください。
演題応募者が、EMUYN LLC に直接問い合わせをすることのないようにしてください。EMUYN LLC は、演題登録者からの直接のお問い合わせにはお答えしません。

5.1. 演題応募規定のサンプル
上記注意事項に配慮した演題応募規定のサンプルになります。 自由に改変してご利用ください。

学術集会演題及び抄録作成に係る倫理的配慮について
学術集会への演題及び抄録の作成に際しては、世界医師会のヘルシンキ宣言ならびに国内関連法規・指針等の規定を遵守し、以下の点に十分留意してください。
● 症例報告は個人の同定がなされないように情報の機密性に十分配慮し、また、対象となる個人の尊厳及び人権が十分に守られる内容でなくてはならない。
● 臨床例（もしくは人体から採取された試料等）を用いる研究は、通常、各施設に定められた倫理委員会の承認が必要となる。また、研究実施に際しては、わが国の行政による倫理指針における「インフォームド・コンセントの手続の簡略化」で定められる要件に該当する場合を除き、原則として、被験者（もしくは代諾者）からインフォームド・コンセントを受ける手続が必要となる。
疫学研究、ヒトの遺伝子解析研究、ヒトの細胞を用いる研究、動物実験等を含む基礎研究に関しても同様に、国内関連法規・指針等に照らしたうえで、各施設のルールを遵守しなくてはならない。
● 研究に関する倫理規定が未だ定められていない施設や個人でおこなう案件については、当該研究者の出身大学または日頃から地域で深く関係する施設の倫理委員会の判断に委ねられる。動物実験を含む基礎研究に関しても同様である。
● 倫理的見地からの価値判断が困難であり、その判断如何によって社会的に重大な影響を与えうることが懸念される場合、学術集会主催者または当該研究者は学術集会主催者を通じて、あらかじめ当委員会に報告の上、対応に係る助言を求めることが望ましい。

利益相反の開示について○○○○研究会では、学術集会演題発表に際し、発表者（共同発表者を含む）について、発表する研究内容に関連する利益相反の申告（演題登録日を起点とする過去3年度分）が必要です。

利益相反自己申告の基準● 医学的研究に関連する企業・法人組織や営利を目的とした団体（以下、「企業・組織や団体」という）の役員、顧問職については、一つの企業・組織や団体からの報酬額が年間100万円以上。
● 株式の保有については、一つの企業についての一年間の株式による利益（配当、売却益の総和）が100万円以上の場合、あるいは当該全株式の5％以上を所有する場合。
● 企業・組織や団体からの知的財産権の対価として受ける使用料、譲渡額等については、当該対象者が受ける1件あたり年間100万円以上。
● 企業・組織や団体から、会議の出席（発表）に対し、拘束した時間・労力に対して支払われた日当（講演料等）については、一つの企業・団体からの年間の講演料等の合計が50万円以上。
● 企業・組織や団体がパンフレット、座談会記事等の執筆に対して支払った原稿料等については、一つの企業・組織や団体からの年間の原稿料等の合計が50万円以上。
● 企業・組織や団体が提供する研究費については、医学系研究（治験、受託研究費、共同研究費等）に対して一つの企業・団体から、申告者個人または申告者が所属する部局（講座・分野）あるいは申告者が長となっている部局に割り当てられた総額が年間100万円以上。
● 企業・組織や団体が提供する奨学（奨励）寄附金については、一つの企業・組織や団体から、申告者個人または申告者が所属する部局（講座・分野）あるいは申告者が長となっている部局に割り当てられた総額が年間100万円以上の場合。
● 企業・組織や団体が提供する寄附講座に申告者が所属している場合。
● 研究と直接無関係な旅行・贈答品等の提供については、一つの企業・組織や団体から受けた総額が年間5万円相当以上。
● 企業・組織や団体から共同研究等の契約なく役務の提供を受けた場合。

応募資格
筆頭演者は○○○○研究会の会員もしくは入会予定者であることが必要です。ただし、学生もしくはそれに準ずる立場の方はこの限りではありません。

発表形式
一般演題の発表形式は以下の2種類です。
※採否、発表形式はプログラム委員会で選考させていただきます。希望の発表形式と異なる場合がございますがご了承ください。
● 一般口演（PC形式）● 一般ポスター（ポスター形式）

応募方法● 演題登録は、すべてウェブサイトから行います。ブラウザは、Google Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Safari で動作確認してあります。Microsoft Internet Explorer はサポートが終了しており利用できません。
● ネットワークやサーバのトラブル時の連絡及び演題募集期限の延期等の情報は、すべてウェブサイトで連絡を行います。
● 演題を登録すると、登録したメールアドレス宛てに受領通知メールが自動配信されます。その本文中に、演題の記載事項を修正するためのURL(インターネットアドレス)が記載されます。このURLにアクセスすれば、締切時刻まで何回でも修正が可能です。
登録時に送信されるはずのメールが届かない場合には、迷惑メールフォルダを確認してください。そこでも見つからない場合には、入力したメールアドレスが間違っていますので、入力をやり直していただく必要があります。
メールが届きましたら、URLから登録内容をご確認ください。
● 締切時刻を過ぎますと、以降の訂正・登録削除はできません。
● 演題の記載事項を修正するためのURLに関するお問合せには応じられません。
● 締切直前はアクセスが集中し、演題登録に支障をきたす可能性がありますので、余裕をもって登録を行ってください。
技術的な問題で演題登録ができなくても、主催者側はその責を負いませんのであらかじめご了承ください。

演題採否通知● 演題の採否・発表日時の通知は、登録したメールアドレス宛てに送信されます。演題の採否や発表形式などは、学術集会事務局にご一任ください。
● 演題の応募期間終了後1ヶ月を過ぎても通知が届かない場合には、迷惑メールフォルダを確認していただいた上で、事務局にお問い合わせください。
● 演題登録ページに記載してある要件(抄録本文の長さなど)を満たしていない場合には、演題は採用されません。

演題発表に用いるファイルのアップロード●●●

演題発表に用いるファイルは、事前にウェブサイトからアップロードしていただきます。
アップロードするためのURLは演題採否通知のメールに記載してあります。
発表前日までアップロード可能ですが、直前はアクセスが集中し、アップロードに支障をきたす可能性がありますので、余裕をもって登録を行ってください。
技術的な問題でアップロードができなくても、主催者側はその責を負いませんのであらかじめご了承ください。
動画ファイルなど、アップロードの制限を超えたサイズのファイルは、アップロードができませんので、学術集会当日にファイルを物理媒体にて持参してください。
オンラインにて発表される場合は、発表者が管理する共有可能なクラウドストレージに保存し、そのファイルを「URLを知っている全員がファイルを閲覧できる」という設定にした上で、URLを登録してください。
学術集会の会場では、発表に用いるファイルの内容の確認は可能ですが、修正することはできません。

講習会マニュアル
講習会の運営支援機能として、参加申し込み参加費用の徴収
参加者のデータ登録
参加者への連絡
参加確認などの機能を有します。
このマニュアルでは、「講習会」の呼称を用いていますが、 学術団体によっては、「教育集会」や「教育セミナー」などの呼称を使われておられると思います。
初期設定の際に、お使いの呼称に合わせてサイトを構築いたします。

1. 概要(1) 講習会の開催頻度と設定更新
開催は年に1～2回の開催という前提で設計しています。
その回の講習会が終了し、次回の講習会の日程などが確定したら設定を書き換えます。
講習会の終了前に次回の講習会の申し込みが始まるようなタイトなスケジュールは想定していません。

(1) 講習会のサイトの準備各会では、その運営責任者が個別にサイトを構築される場合が多く、自由に書き換える必要があると思われます
ので、EMUYN 学術団体DXシステムとは別に運営されることを想定しています。
別途ご依頼いただければ、内部ページとしてご用意することも可能です。ページ数によって納期や費用は異なりますので、適宜ご相談ください。
そのサイトとリンクしつつ、受講申し込み、受講費の管理などをEMUYN 学術団体DXシステムで担当します。

(1) 講習会における各種設定
講習会設定 ページで設定をお願いします。
開催概要その他のデータは Google Drive のファイルを読み込みます。

(1) サイト内のページの機能とアクセス制限
講習会 は会員以外にもアクセスを許可しますので、受講申し込み はログインの必要はありません。
受講申し込みを会員のみに制限することも可能です。サイト構築時のお打ち合わせでご指示ください。
講習会事務局 は管理ページとなります。
アクセス権は 講習会委員 および 事務局 です。
講習会受講申し込みの一覧を確認し、申し込み者への一斉メール送信や宛名ラベル印刷ができます。
講習会受講申し込み一覧 から、採否判定ができます。
講習会参加確認ツール を起動できます。
講習会参加確認ツールは、参加登録証の QRコード をスマホで読み取ってその URL をブラウザで開くことで利用できます。不正利用を防ぐため、URL は毎日変更されます。

2. 申し込みから受講まで
受講希望者は、講習会 ページにて、受講申し込みをします。
事務局 (講習会委員会) は、受講申し込み者一覧から、受講者の選定を行い、メールにてその結果を連絡します。
受講資格の確認と、参加者数に上限があって採否の判定を行う場合を想定しています
選定を必要とせず、すべての申込者が受講できる講習会の場合は、そのように動作設定を変更しますので、サイト構築の際にご指示ください。
受講希望者は、メールに記載の通りに費用を支払います。
入金確認後に、事務局 (講習会委員会) は受講希望者に参加登録証をメールで送ります。
講習会当日には、参加登録証を事務局 (講習会委員会) が確認します。
オンラインの場合はアクセスで確認できます。

3. 受講申し込み
3.1. 参加費
金銭管理システムの詳細は、金銭管理システムマニュアル をご参照ください。

ここでは、参加費の収納を Stripe に代行させる手順を記載していますが、 所定の手数料 (2022/11時点で3.6%)が発生しますので、 参加費によっては手数料が比較的高額になることがあります。
これを避けるため、昔ながらの銀行振り込みを利用することもできます。 支払期限がはっきりしているので、通帳との突合作業もそれほど大変ではないことが多いです。
サイト構築時にご指示いただければご希望の通りにセットアップいたします。

(1) 準備講習会設定 にて、講習会参加費 (円) を設定してください。
消費税を徴収する場合は、講習会参加費に消費税を外税で課す にチェックを入れてください。

(2) 参加費の支払い
参加者は、オンラインでの申し込み後に、選定作業にて採用となりそのメールを受け取ってから、参加費を支払います。
主催者は、後述の認証アプリにて、支払い済みかどうかを確認できます。

(3) 決済処理
クレジットカード、コンビニ支払い、銀行振込に対応しています。
手数料は支払い方法にかかわらず一定であり、請求書や領収書の発行費用は無料です。

全ての支払い情報はデータベースに自動的に記録されます。
支払いの数日後に、学術団体様の銀行口座に入金されます。

(4) 会員の個人情報
参加費の支払い操作において、支払いに関する個人情報を運営側が管理する必要はありません。
参加者は、支払いにあたり、アプリのインストールや、決済処理プラットフォームである Stripe への利用者登録を強要されることはありません。

3.2. 受講申し込み手順
受講申し込みは、講習会の受講申し込み ページにて、申込者自身が行います。
デフォルトの設定では、受講申し込みにログインは必要なく、会員でなくても受講申し込みできます。 ログインしていれば、氏名などの入力の手間を省くことができます。 もし、受講申し込みを会員に限る必要がある場合は、そのように設定を変更できます。
まずは 講習会 のページを開きます。
「講習会の受講を申し込む」のボタンを押すと、講習会の受講申し込み ページに移動します。

受講申し込みの入力フォームに申し込み者の情報を入力します。
入力ページには以下の特徴があります。
入力項目には、各団体様で必要な項目を自由に設定できます。
プライバシーポリシーの項目があり、同意を必須としています。
受講者を一括操作で会員登録する機能を備えています (必要なければ表示しません)。
受講者がSNSで受講申し込みページを拡散できるようにしてあるので、申し込み者の増加を見込めます。
Google reCAPTCHA ver3 で、ロボットによる迷惑送信をAI判定にて防止しています。

4. 受講者の選定選定を必要とせず、すべての申込者が受講できる講習会の場合は、そのように動作設定を変更しますので、サイト構築の際にご指示ください。

4.1. 事務局 (講習会委員会) による受講者の選定作業
講習会参加申し込み一覧 を開くと、受講申し込み者の一覧が開きます。

選定対象の申し込みをクリックすると、申込内容が表示され、その下部に選定のボタンが表示されます。

ここで、申込内容を確認し、採用か選外かを決定します。
この作業を繰り返し、選定を進めます。 選定が終了したら、 講習会参加申し込み一覧 を開きなおすと (F5,CTRL+R(Win), CMD+R(Mac))、 選定の結果が表に反映されていることが確認できます。

4.2. 受講案内のメールを一斉配信
選定結果の確認後、「採用 の申込者に受講案内を配信」のボタンを押すと、受講案内のメールを採用者全員に一斉配信することができます。

メール配信のページは以下のようになっています。

内容を十分確認して、誤送信のないようにお願いします。

なお、何らかの理由で一部の採用者にのみ配信したい場合には、一覧表にて対象者を選択し、「受講内容を配信」を押すと、受講案内のメールを配信することもできます。
こちらの場合は、選考結果に関係なく選外の申込者にも受講案内を送信できてしまいますので、ご注意ください。

4.3. 選外の連絡を一斉配信
受講案内のメールと同様に、選外となった申込者に対してメールを一斉配信することができます。
選外の全員に送る場合は以下の通りです。

個別に送信することもできます。

5. 受講料の支払い採用となった受講申し込み者には、下記のようなメールが送信されます。
...
講習会費用(25,000円)を、○○月○○日までに
https://aoss-demo.emuyn.net/r/cp?hash=cd79590142b7281b6a682e5f65ce3f67
よりお支払いください。
...

ここに記載された URL は、それぞれの受講申し込み者専用の、受講料支払い用のアドレスです。
下図のページが開き、 ここで「お支払いフォームを開く」を押すと、決済代行業者である Stripe のフォームが表示されます。
支払い方法は、クレジットカード、コンビニ支払い、銀行振り込みから選択できます。 銀行振り込みの場合は、請求書払いに対応しています。

クレジットカード

コンビニ支払い

銀行振り込み振込先の口座は決済代行業者の管理するワンタイム口座 (取引ごとに専用の口座番号を割り振ることで、口座番号から取引を特定可能) ですので、 振り込み人が不明となるなどのトラブルはありません。
本システムにおいては、料金が支払われると同時に、データベースにその内容が登録されますので、 会計係の仕事
は、定期的に銀行口座の残高を確認する作業くらいで、ほとんど何もしなくで大丈夫です。
また、請求書、領収書の発行に費用はかかりません。

支払いが確認されると、受講申し込み者には、メールが自動送信されます。
メールに含まれるリンクを開くと、参加登録証 (支払い済みであることを示すページ) が表示されます。 ここには、会場での参加確認に利用する QRコードが含まれます。

参加登録証は、手札サイズに印刷できるようになっており、半分に折ればネームホルダーに入るサイズとなります。
受講者に各自印刷して持参していただくようにして、 あとはホルダーさえ用意しておけば、 そのまま参加証として利用することができます。

また、 講習会受講申し込み一覧 ページを再読み込み (F5, CTRL+R(Win), CMD+R(Mac)) すると、 支払われた金額が支払い済みの項目に反映されていることがわかります。

6. 参加登録証の認証と参加登録
講習会事務局 から起動できる 講習会参加確認ツール を用いて 参加登録証の画面の QR コードを読み取れば、参加登録証が真正であることが確認できます。
また、一度確認した後は、すでに確認済みである旨が表示されますので、 一つの参加登録証を使い回す不正を防ぐことができます。

6.1. スマホを利用した認証作業
講習会事務局 の 「講習会参加確認ツール」の QRコードをスマホで読み取って、認証アプリを起動します。
認証アプリ起動

QRコードの認証に成功

学術集会参加登録一覧 を確認すると、 認証された日時が登録されていることがわかります。

認証前

認証後

認証できない場合は、以下のようになります。
未登録のエラー

すでに認証済みのQRコード

7. オンライン参加
オンライン参加は、現地開催と同時のオンライン参加と、後日録画を再生するオンデマンド参加に対応しています。
いずれも、設定画面 からその会期とURLを設定します。 開催期間中に参加登録証の画面を開くと、URLに移動するためのボタンが表示されます。
そのボタンを押すと、オンライン会場に移動します。 その際、データベースにアクセス記録が残されますので、 事後に参加者の確認が可能です。

8. 修了証の発行
講習会が終了したら、事務局 (講習会委員会) は、修了者に修了証を発行することができます。
講習会参加確認ツール を用いて参加登録証の認証と参加登録が行われていれば、 データベースが更新され、その受講者には修了のマークが付けられています。
講習会参加確認ツール を用いていない場合には、個別に修了者を登録する必要があります。
ほぼ全員が終了している場合は、まず 講習会受講申し込み一覧 ページ下部の「採用となった受講者全員を修了に設定する」ボタンにて全員を修了扱いにし、続いて、 講習会参加申し込み一覧 ページにて未修了者を選択し、個別に修了状態を魅了に変更します。

修了者の設定作業が終了したら、引き続き 講習会受講申し込み一覧 ページ下部の「「修了」 の受講者に修了証を発行」ボタンにて修了証を発行してください。

発行される修了証は以下のようなものです。
修了証に通し番号などが必要な場合もあるかと思われますが、そこには対応できていませんので、 必要に応じて差し込み印刷ツールなどをご利用ください。

ここで、講習会修了証のテンプレートは、 講習会設定 ページにて、 「講習会 修了証」ドキュメント ID で設定します。

9. 講習会修了証明書発行業務
講習会が何らかの資格に関わる内容である場合、受講者が後日に受講したことを希望される場合があります。 そのような場面に備えて、講習会修了証明書の発行をサポートする機能が備えてあります。
既受講者は、講習会修了証明書発行申し込みページより、講習会修了証明書の発行を申し込みます。
証明書の発行を希望される理由が、氏名の変更の場合もありますので、新しい氏名を入力する欄が設けてあります。
画面に手数料を支払うためのボタンが表示されるので、そこからクレジットカードないし銀行振り込み、コンビ
ニ支払いで手数料を支払います。

事務局 (講習会委員会) は、講習会修了証明書発行申し込み一覧 にて、申込者の確認ができます。
手数料が支払われると、講習会修了証明書発行手数料の支払い済み一覧 にて、対象の申込者の行を選択し、講習会修了証明書を発行することができます。
ここで、講習会修了証明書のテンプレートは、 講習会設定 ページにて、 「講習会 修了証明書」ドキュメント ID で設定します。

問い合わせ対応マニュアル
1. 概要
EMUYN 学術団体DXでは、 基本的な問い合わせや申込みをすべてウェブベースとし、 対応業務をできるだけわかり
やすく、また複数の担当者が分散して対応できるように設計してあります。

問い合わせや申込みがあると、通知メールが事務局のメールアドレス ( emuyn.aoss.demo@gmail.com ) に届きます。
あらかじめメールを自動転送する設定にしておけば、担当幹事にメールが転送されます。 担当幹事は、転送されたメールの URL をクリックして、問い合わせや申込みに対応します。
もしも担当幹事が返答できない場合には、メールを転送して他の会員に返答を依頼することもできます。 この場合も同様に、転送されたメールの URL をクリックして、問い合わせや申込みに対応します。
そのため、専従の事務局職員がいなくても学術団体の運営が可能となります。
また、すべての対応内容はデータベースに保存され、それを確認することができますので、 対応し忘れるトラブル
や、重複して対応してしまうこともありません。
なお、問い合わせへの電話対応が必要であれば、代行業者と契約しておくという方法があります。

1.1. メールの自動転送の設定
通知メールの転送には、Google Mail のフィルタ機能を利用します。
手順の詳細は、 Gmail のメールを他のアカウントに自動転送する (検索) を参照し、 特定の種類のメールのみを転送する の方法を利用してください。

2. 対応手順
本デモサイトでは、以下の問い合わせや申込みを受け付けています。
事務局及び幹事、もしくは対応を依頼された世話人が、それぞれに対応する (返答を書き込んで問い合わせや申込み者に送信する) ことができます。
お問い合わせ一覧
未返信のみを表示
入会お申し込み一覧
未返信のみを表示
新世話人の推薦一覧
未返信のみを表示
施設会員お申し込み一覧
未返信のみを表示
誰がいつどのように対応したかどうかがわかるようになっているので、責任の所在が明らかになります。 また、ログとして残るので、将来的に FAQ を準備することなどにも役立ちます。

2.1. お問い合わせへの対応の具体的手順
お問い合わせ一覧 のページを開くと、お問い合わせ一覧が表示されます。

返信したいお問い合わせの行をクリックすると、返信ページが開きます。
通知メールに記載してある URL をクリックした場合には、このページに直接ジャンプします。
「この問い合わせに返信不要マークを付ける」ボタンは、いたずらや勧誘などに対して利用してください。

適宜返信を記載して、送信してください。 メール末尾の署名は、サイト基本設定 ページで設定できます。

お問い合わせ一覧 を F5, CTRL+R(Win), CMD+R(Mac) でページの再読み込みをしていただくと、 先程の返信内容が登録されていることが確認できます。

2.2. その他の申込みなどへの対応
その他、申込みなどがあった場合には、必要に応じてとりあえず返信することで、申込者に安心していただくことができます。
例えば、入会の申し込みに対して、入会の審査の時期などを通知する、などの目的で対応してください。