富山県公安委員会及び富山県警察における保有個人情報開示事務等実施要綱の制定について（例規通達）
富山県個人情報保護条例（平成15年富山県条例第１号）に基づき、富山県公安委員会及び富山県警察に対する保有個人情報の開示請求等の事務処理に関する要綱を定めていると
ころ、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）及び富山県個人情報の保護に関する法律施行条例（令和４年富山県条例第47号。以下「条例」という。）の施行に伴い、別添のとおり「富山県公安委員会及び富山県警察における保有個
人情報開示事務等実施要綱」を制定し、令和５年４月１日から施行することとしたので、事務処理上遺漏のないようにされたい。
なお、「富山県公安委員会及び富山県警察における保有個人情報開示事務等実施要綱の制定について（平成18年４月１日付け富務第599号）」は、廃止する。

別添
富山県公安委員会及び富山県警察における保有個人情報開示事務等実施要綱
第１ 目的
この要綱は、富山県公安委員会及び富山県警察本部長（以下「警察等」という。）における法及び条例に基づく個人情報ファイル簿の作成、個人情報取扱事務登録簿の整備、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止に関する事務、審査請求があった場合の取扱い等の事務処理等に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
第２ 用語の定義
１ この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
⑴ 警察等窓口 警察等に対する保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求（以下「請求」という。）に関する相談及び案内並びに保有個人情報開示請求書（以下「開示請求書」という。）、保有個人情報訂正請求書（以下「訂正請求書」という。）
及び保有個人情報利用停止請求書（以下「利用停止請求書」という。）の受付を行
うための窓口をいう。
⑵ 主管課 請求に係る保有個人情報を保有し、又は請求の内容に係る事務を主管する所属等（富山県公安委員会並びに富山県警察本部の課、室、隊、所、センター及び警察学校をいう。以下同じ。)をいう。
⑶ 開示決定 法第82条第１項に基づく開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をいう。
⑷ 不開示決定 法第82条第２項に基づく開示請求に係る保有個人情報の開示をしない旨の決定をいう。
⑸ 訂正決定 法第93条第１項に基づく訂正請求に係る保有個人情報の訂正をする
旨の決定をいう。
⑹ 不訂正決定 法第93条第２項に基づく訂正請求に係る保有個人情報の訂正をしない旨の決定をいう。
⑺ 利用停止決定 法第101条第１項に基づく利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をする旨の決定をいう。
⑻ 不利用停止決定 法第101条第２項に基づく利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしない旨の決定をいう。
２ １に規定するもののほか、この要綱において使用する用語は、法及び条例において使用する用語の例による。
第３ 体制等
１ 警察等窓口の設置
警務部警察相談課（以下「警察相談課」という。）に、警察等窓口を置く。
２ 警察等窓口の開設時間
警察等窓口の開設時間は、午前８時30分から午後５時までとする（富山県の休日を定める条例（平成元年富山県条例第１号)第１条に規定する県の休日を除く。）。
３ 各課の事務内容⑴ 警察相談課が行う事務
警察相談課は、警察等窓口において、次に掲げる事務を行うものとする。
ア 公安委員会及び警察本部長の個人情報保護制度に係る相談に関すること。
イ 警察等の保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の事務並びに個人情報の取扱
いに関する苦情処理の事務に係る連絡及び調整に関すること。
ウ 警察等の保有個人情報に係る開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書の受付（郵送によるものを含む。
）に関すること。
エ 警察等の保有個人情報に係る閲覧又は写しの交付の実施に関すること。
オ 当該窓口で実施した保有個人情報の開示に係る費用の徴収に関すること。
カ 警察等の個人情報ファイルに係る個人情報ファイル簿の整備に関すること。
キ 警察等の保有個人情報取扱事務に係る個人情報取扱事務登録簿の整備に関すること。
ク 警察等の保有個人情報の開示、部分開示又は不開示の決定（以下「開示決定等」という。
）及び当該決定に係る審査請求についての連絡及び調整に関すること。
ケ 警察等の保有個人情報の訂正又は不訂正の決定（以下「訂正決定等」という。
）
及び当該決定に係る審査請求についての連絡及び調整に関すること。
コ 警察等の保有個人情報の利用停止又は不利用停止の決定（以下「利用停止決定等」という。
）及び当該決定に係る審査請求についての連絡及び調整に関すること。
サ 富山県個人情報保護審議会（以下「審議会」という。
）への諮問に係る富山県経営管理部総務課との連絡等に関すること。
⑵ 主管課が行う事務
主管課においては、原則として次に掲げる事務を行うものとする。ただし、警察署が保有する保有個人情報に請求があったとき、又は警察署の個人情報の取扱いに関して苦情があったときは、警察署は、ア及びキの事務並びに開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に関し、主管課と必要な協議を行うものとする。
ア 請求のあった保有個人情報及び取扱いに関して苦情のあった個人情報に係る検索、特定及び調査に関すること。
イ 開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書の受領及び補正に関すること。
ウ 請求のあった保有個人情報に係る開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等
並びに個人情報の取扱いに関する苦情の処理に関すること。
エ 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等の期間の延長並びに特例延長に関すること。
オ 開示決定等及び訂正決定等に係る事案の移送に関すること。
カ 法第86条第１項に規定する県、国、独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外の者（以下「第三者」という。
）に対する意見聴取に関すること。
キ 開示決定をした保有個人情報が記録されている行政文書等の窓口等への搬入及び閲覧又は写しの交付の立ち会いに関すること。
ク 訂正決定をした保有個人情報の訂正及び利用停止決定をした保有個人情報の利用停止の実施に関すること。
ケ 訂正決定をした保有個人情報の提供先に対する訂正実施の通知に関すること。
コ 保有する個人情報ファイルに係る個人情報ファイル簿の作成に関すること。
サ 主務に属する個人情報取扱事務の登録に関すること。
シ 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る審査請求書の受付に関すること。
ス 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る審査請求事案の審議会への諮問に関すること。
セ 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る審査請求についての弁明書の作成に関すること。
ソ 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る審査請求についての裁決に関すること。
４ 主管課の指定等⑴ 警務部長は、開示請求等があった場合は、速やかに警務部警察相談課長（以下「警察相談課長」という。）に主管課を指定させるものとする。
⑵ 警務部長は、主管課の指定に当たり疑義が生じた場合は、直ちに関係部長の意見を求め、調整するものとする。
第４ 個人情報ファイル簿の公表及び作成
１ 個人情報ファイル簿の公表等
法第75条の規定により作成した「個人情報ファイル簿」（標準様式第33号）の公表は、
富山県ホームページにおいて掲載するほか、警察等窓口及び県の情報公開総合窓口（以下「総合窓口」という。
）に備え置き、一般の閲覧に供する方法で行うこととなる。こ
れら公表に関する事務は、警察相談課において行うものとする。
２ 個人情報ファイル簿の作成
主管課及び警察署は、個人情報ファイル簿の作成に関する事務を行う必要のある個
人情報ファイルの保有に至った場合は、直ちに、個人情報ファイルごとに個人情報フ
ァイル簿を作成し、警察相談課を介して、総合窓口に提出する。個人情報ファイル簿の記載事項に変更が生じた場合は、その都度、遅滞なく内容を修正した個人情報ファ
イル簿を作成し、警察相談課を介して総合窓口へ提出するものとする。個人情報ファ
イルの利用目的の変更を行う場合については、法第61条第３項の規定により、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて利用目的の変更を行ってはならないことに留意する。
また、作成した個人情報ファイル簿に係る個人情報ファイルの保有をやめたとき又は本人の数が千人未満に至ったときは、遅滞なく、警察相談課を介して総合窓口へ個人情報ファイル簿の削除を依頼するものとする。
なお、警察相談課は、一般の閲覧に供するため警察等窓口に備え置く個人情報ファ
イル簿を整備するものとする。
３ 個人情報ファイル簿の作成方法⑴ 個人情報ファイルの名称
当該ファイルが利用に供される事務が具体的に明らかになるような名称を記載する。
【例】○○管理者ファイル、○○受給権者ファイル 等⑵ 行政機関等の名称
当該ファイルを保有している行政機関等（法第２条第11項第２号に規定する地方公共団体の機関及び同項第４号に規定する地方独立行政法人）の名称を記載する。
【例】富山県公安委員会、富山県警察本部長⑶ 個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称
当該ファイルを利用する事務を所掌する室課等の名称を記載する。
【例】○○部○○課、○○センター⑷ 個人情報ファイルの利用目的
当該ファイルがどのような事務に利用されるのか県民が具体的に認識できるよう、利用目的をできる限り特定して、分かりやすい表現で記載する。
【例】○○審査事務における本人の資格審査のために利用する。
〇〇事務の適正な遂行を確保するために利用する。
⑸ 個人情報ファイルに記録される項目（記録項目）
当該ファイルに記録される項目を分かりやすい表現で具体的に記載する。
ただし、
法第75条第３項の規定により、個人情報ファイル簿に記載することにより事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるため、個人情報ファイル簿に不記載とするものは、本欄には記載しない。
また、各記録項目に順に番号を付すとともに、各記録項目の間を「、」で区切る。
【例】1氏名、2住所、3性別、4免許番号、5発給額･･･⑹ 本人として個人情報ファイルに記録される個人の範囲（記録範囲）
保有個人情報の本人として当該ファイルに記録される個人の範囲を分かりやすい表現で具体的に記載する。保有個人情報の本人として記録される個人の種類が複数ある場合には、全てを列挙する。
【例】○○申請書を提出した者（令和△△年度以降）⑺ 個人情報ファイルに記録される個人情報（記録情報）の収集方法
保有個人情報の収集の相手方及び手段を分かりやすい表現で記載する。ただし、法第75条第３項の規定により、個人情報ファイル簿に記載することにより事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるため、個人情報ファイル簿に不記載とするものは、本欄には記載しない。
⑻ 要配慮個人情報
記録情報に法第２条第３項の要配慮個人情報が含まれる場合には「含む」にレ印を付し、含まない場合には「含まない」にレ印を付す。
⑼ 条例要配慮個人情報条例要配慮個人情報となる記述等を条例で規定している場合であって、記録情報に条例要配慮個人情報が含まれている場合には、「含む」にレ印を付し、含まない場
合には「含まない」にレ印を付す。
⑽ 記録情報を当該実施機関以外の者に経常的に提供する場合にはその提供先
記録情報を経常的に提供する相手方の名称を記載する。ただし、法第75条第３項の規定により、個人情報ファイル簿に記載することにより事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるため、個人情報ファイル簿に不記載とするものは、本欄には記載しない。記載する内容がない場合は、「－」を記載する。
⑾ 開示請求等を受理する組織の名称及び所在地
警察等における請求の受理は、警察相談課において行うため、その旨記載する。
ただし、個別の法令の規定により請求ができることとされており、例えば、法第５章第４節の適用を除外されているものについては、「別途、個別法に基づき開示請求等ができますので、詳しくは、所管部署（連絡先××）にお問合せください。
」等と記載する。
⑿ 訂正・利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続
訂正及び利用停止に関する他の法令の規定により特別の手続が定められているときは、①該当する記録項目に付した番号及び②当該法令の条項（法令番号を含む。
）
を記載する。記載すべき内容がない場合は、「－」を記載する。
【例】２、４及び５の各記録項目の内容については、△△法（平成××年法律第○○号）第△条第□号に基づき訂正請求ができる。
⒀ 個人情報ファイルの種別及び政令第21条第７項に該当するファイルの有無
電算処理ファイルの場合は「法第60条第２項第１号（電算処理ファイル）」にレ印を付し、マニュアル処理ファイル（紙ファイル等）の場合は「法第60条第２項第２号（マニュアル処理ファイル）」にレ印を付す。
また、法第60条第２項第１号に係るファイル（電算処理ファイル）である場合には、当該ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内である同項第２号に係るファイ
ル（マニュアルファイル（例：業務システムから出力した紙ファイル等））の有無について、該当する□にレ印を付す。
⒁ 行政機関等匿名加工情報の提案募集をする個人情報ファイルである旨
法第60条第３項各号のいずれにも該当し、行政機関等匿名加工情報の提案募集の対象となる個人情報ファイルについては「該当」にレ印を付し、提案募集の対象とならない場合には「非該当」にレ印を付す。

⒂ 行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地「⒁ 行政機関等匿名加工情報の提案募集をする個人情報ファイルである旨」に「該当」と記載した場合には、行政機関等匿名加工情報の提案を受ける（当該個人情報ファイルを保有する）組織の名称及び所在地を記載し、「非該当」と記載した場
合には「－」を記載する。
⒃ 行政機関等匿名加工情報の概要
提案に係る行政機関等匿名加工情報を作成した場合には、行政機関等匿名加工情報の本人の数及び行政機関等匿名加工情報に含まれる情報の項目（記録項目及び情報の粒度（住所であれば都道府県単位等））を記載する。作成した行政機関等匿名加
工情報がない場合は「－」を記載する。
【例】本人の数：１万人、情報の項目：氏名（削除）、住所（市町村単位に置換え）、
生年月日（生年月に置換え）、性別（男女の別）⒄ 作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地「⒃ 行政機関等匿名加工情報の概要」に行政機関等匿名加工情報の概要を記載
した場合には、行政機関等匿名加工情報の提案を受け付ける（当該行政機関等匿名加工情報を保有する）組織の名称及び所在地を記載する。作成した行政機関等匿名加工情報がない場合は「－」を記載する。
⒅ 作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間「⒃ 行政機関等匿名加工情報の概要」に行政機関等匿名加工情報の概要を記載
した場合には、当該行政機関等匿名加工情報に関する提案を受け付ける期間を記載する。作成した行政機関等匿名加工情報がない場合は「－」を記載する。
なお、提案を受け付ける期間は、元となる個人情報ファイルの更新頻度や、当該行政機関等匿名加工情報に関して法第112条の規定による提案をした者との間で締結した契約における利用期間を踏まえ、提案を受け付ける期間が当該利用期間より前に到来する場合、契約者が当該利用期間内に事業変更の提案ができなくなることに留意して設定する。
⒆ 備考
その他参考となる事項を記載する。
第５ 個人情報取扱事務登録簿の閲覧及び整備
１ 個人情報取扱事務登録簿の閲覧
警察等の個人情報取扱事務に係る「個人情報取扱事務登録簿」（標準様式第34号。以
下「登録簿」という。
）は、総合窓口及び警察等窓口に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。
２ 登録簿の整備
主管課は、
条例第３条の規定に基づき個人情報取扱事務を開始しようとするときは、
あらかじめ登録簿を作成し、速やかに警察相談課を介して、総合窓口に提出する。
当該登録簿の記載事項に変更が生じた場合は、その都度、内容を修正した登録簿を作成し、速やかに警察相談課を介して総合窓口へ提出するものとし、記録される個人情報の利用目的の変更を行う場合については、法第61条第３項の規定により、変更前の利用目的と担当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて、利用目的の変更を行ってはならないことに留意する。
また、登録した個人情報取扱事務を廃止したときは、遅滞なく、警察相談課を介して総合窓口へ当該登録簿の抹消を依頼するものとする。
なお、警察相談課は、一般の閲覧に供するため警察等窓口に備え置く登録簿を整備するものとする。
３ 登録簿の作成方法⑴ 登録する事務の区分
登録する事務の区分は、次のとおりとする。
ア 全庁共通事務
全ての所属等及び警察署で実施し、又は実施する予定である事務をいう。
【例】公文書開示に関する事務、部門功労表彰事務
イ 出先機関共通事務
警察署が事務委任規則や事務決裁規程などの規定により自らの権限として実施する事務で、複数の警察署において共通の内容で実施し、又は実施する予定である事務をいう。
【例】道路使用許可に関する事務、古物営業の許可等に関する事務
ウ 固有事務
一つの所属等又は警察署のみで実施し、又は実施する予定のある事務をいう。
【例】運転免許試験に関する事務、職員選考採用に関する事務⑵ 登録簿の各記載事項の説明
ア 登録年月日
当該個人情報取扱事務について登録する年月日とする。
イ 個人情報取扱事務を所管する組織の名称(ｱ) 登録組織
当該登録簿を作成した主管課の名称を記載する。
(ｲ) 保有組織
当該個人情報取扱事務に係る個人情報を、実際に保有している主管課又は警察署の名称を記載する。
ウ 記録される個人情報の取扱いの委託の有無
当該個人情報取扱事務の全部又は一部を実施機関以外の者へ委託しているかどうかを記載する。
【例】○○データのパンチ委託、○○金の徴収委託、○○試験の実施委託、印刷、筆耕等
エ 記録される個人情報の電子計算機処理の有無

当該個人情報取扱事務において電子計算機処理（汎用コンピュータ、オフィス
コンピュータ、パーソナルコンピュータ等を用いて個人情報の入力、蓄積、検索、
出力等の処理を行う場合をいい、行政文書等作成の補助として一時的に用いる場合は含まない。
）を行っているかどうかを記載する。
オ 記録される個人情報の電子計算機結合による提供の有無
当該個人情報取扱事務において電子計算機結合による提供を行っているか否か記載する。電子計算機結合による提供とは、当該実施機関の使用に係る電子計算機と実施機関以外の者の使用に係る電子計算機その他の機器とを電気通信回線で接続し、当該実施機関の保有個人情報を実施機関以外の者が随時入手し得る状
態にする方法により提供することをいう。
カ 個人情報取扱事務の名称
当該個人情報取扱事務の名称を簡潔に記載する。
「○○法第○条に基づく事務」
といったような抽象的な名称は避けること。
【例】○○に関する許可事務 〇〇の処理に関する事務
キ 記録される個人情報の利用目的
当該個人情報取扱事務における個人情報の利用目的を、簡潔に記載する。
また、個人情報を保有する根拠となる法令、条例、規則、要綱等がある場合は、その名称も記載する。
【例】〇〇の認定等に関する事務の適正な遂行を確保するため
ク 開始（変更）年月日
当該個人情報取扱事務を開始又は変更する年月日を記載する。変更の場合は、最後に変更した年月日を記載する。
ケ 個人情報を取り扱う理由「記録される個人情報の利用目的」だけでは、個人情報を取り扱う理由が分からない場合に、個人情報を取り扱う理由について簡潔に記載する。
コ 記録される個人の範囲
当該個人情報取扱事務の対象となる個人の範囲を類型化して記載する。
【例】申請者、受験申込者、合格者、候補者、講師等
サ 記録される個人情報の項目「記録される個人の範囲」欄に記載した類型において、通常取り扱うこととなる個人情報の項目について、別表１「個人情報取扱事務登録簿に記載する項目一
覧表」を参考に該当する項目を選択する。様式にあらかじめ例示されている項目
以外の項目を取り扱う場合は、その他を選択しその具体的項目を記載する。
シ 記録される個人情報の取得先
当該個人情報取扱事務で取り扱っている個人情報の取得先について、「本人」若
しくは「本人以外」のいずれか又は「本人」と「本人以外」を選択する。
「本人以外」から取得する場合は、その取得先について「本人以外の区分」欄の該当する

項目を選択する。
なお、実施機関内で既に保有する個人情報を利用する場合は、取得には該当しない（実施機関の内部での利用に当たる。
）ので記載は不要とする（ただし、この場合は、利用目的以外の利用の制限（法第69条）に留意すること。
）。
【例】警察本部のＡ課がＢ課から個人情報を取得する場合(ｱ) 「他の実施機関」とは、警察等以外の実施機関（例えば教育委員会）をいう。
(ｲ) 「他の官公署」とは、国、独立行政法人等又は他の地方公共団体をいう。
(ｳ) 「民間・私人」とは、民間企業、民間団体、本人以外の個人(例えば本人の家族)等をいう｡(ｴ) 「刊行物等」とは、新聞、書物、雑誌、機関誌等をいう。
ス 記録される個人情報の経常的提供先の有無
当該個人情報取扱事務において経常的提供先（継続的に提供する場合又は定期的に提供する場合の提供先をいい、提供する可能性のある程度の提供先は「経常的提供先」に含まない。
）の有無を選択（シの(ｱ)～(ｳ)参照）する。
セ 個人情報が記録される主な行政文書等の件名
当該個人情報取扱事務を遂行するに当たり、作成し、又は取得する主な行政文
書等の件名を記載し、その記録媒体を選択する。
ソ 備考
当該登録簿の記載内容について、特に説明を要する事項がある場合に記載する。
第６ 開示及び苦情処理事務
１ 案内及び相談⑴ 請求及び苦情内容の把握等
ア 主管課の特定等
警察等窓口では、保有個人情報の開示及び個人情報の取扱いに関する苦情に係
る相談に応ずるものとし、警察相談課は、開示請求者等との応対により、当該開示請求者等がどのような自己の情報を知りたいのか、どのような個人情報の取扱いに関して苦情を申し立てているのかをできる限り具体的に特定した上で、請求又は苦情に係る個人情報の主管課を特定し、電話等で連絡を行うものとする。
なお、個人情報の取扱いに関する苦情に対応する場合や主管課の特定又は個人情報の特定が困難な場合など当該開示請求又は苦情に関連する個人情報の主管課の職員の窓口対応が必要な場合は、対応を依頼するものとする。
イ 苦情処理及び情報提供による対応
連絡を受けた主管課は、個人情報の取扱いに関する苦情については、苦情の内容を聴取し、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
また、開示請求については、当該手続によらなくても、本人、本人の法定代理
人、本人の委任による代理人（以下「任意代理人」という。
）又は遺族に提供できる情報がないか検討し、提供できるものについては、当該窓口等において資料提供等を行うものとする。
なお、この場合も、個人情報保護の観点から、公表資料等を除き、必要に応じて本人確認を慎重に行うものとする。
ウ 保有個人情報の特定等
開示請求の手続によることとした場合は、主管課において、請求の対象となる保有個人情報（以下「対象保有個人情報」という。
）の特定及び確認を行うものとする。窓口との電話連絡等では対象保有個人情報を特定することが困難な場合は、主管課の職員が直接請求者と電話又は対面により応対し、対象保有個人情報を的確に検索し、及び特定するものとする。
エ その他の留意事項(ｱ) 対象保有個人情報が著しく大量であることが想定される場合
開示請求書を受け付ける段階で、開示請求者に対し、できるだけ分割請求や抽出請求によるよう協力を要請する。
(ｲ) 電話等口頭による請求並びにファクシミリ又は電子メールによる請求
電話等口頭による請求並びにファクシミリ又は電子メールによる請求は認めていない旨を伝えるとともに、所定の請求手続を案内する。
⑵ 他の制度等との調整
ア 他の法令の規定による開示
法第88条第１項に規定する他の法令（条例を含む。
）の規定により開示請求に係る保有個人情報が法第87条第１項本文に規定する方法と同一の方法で開示することとされている場合（開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。
）には、当該同一の方法による開示を行わないので、開示請求書を受け付ける段階でこれに該当するか否かを確認し、該当する場合には、請求者にその旨を説明するとともに、関係課に案内する等適切に対応するものとする。
ただし、特定個人情報（個人番号をその内容に含む個人情報をいう。以下同じ。
）
に関しては、法第88条の規定は適用しないものとされている（行政手続における
特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。
以下「番号利用法」という。
）第30条第１項）ことに留意する。
イ 試験等の結果に係る情報提供
実施機関が定める一定の試験等の結果については、「試験等の結果に係る情報の提供に関する事務取扱要領」により、情報提供を行うことができることとされており、これに該当する場合には、当該手続によることもできる旨を説明するとともに、関係課等に案内する等適切に対応するものとする。
ウ 情報公開条例による公文書の開示
富山県情報公開条例（平成13年富山県条例第38号。以下「情報公開条例」という。
）に基づく公文書の開示請求において、法第76条に定める本人等の保有個人情報の開示請求があった場合は、法による開示請求手続をとるよう案内するものとする。
⑶ 死者の情報に関する請求
死者の情報は、法第２条第１項に規定する「個人情報」には該当しないため、原則として遺族による開示請求は認められないことに留意する。ただし、①死者の情報が同時に生存する遺族（開示請求者）自身の個人情報と考えられる場合（遺族が死者の財産を相続した場合に、当該相続財産に関する情報を遺族が開示請求する場
合等）、及び②社会通念上、遺族（開示請求者）自身の個人情報とみなし得るほどの密接な関係がある場合（死亡した未成年の子どもに関する情報について父母が開示請求をする場合等）については、当該遺族を本人とする開示請求権が認められる。
死者に属した個人情報のうち開示請求をすることができる遺族等の範囲や情報の範囲について、一定の基準を設けることは、個別の請求事例によっては適切に対応できないおそれがあるので、特段の規定は設けずに、運用において個々の事例に応じて個人の権利利益の保護が図れるよう適切に対応するものとする。
なお、死者の診療記録に関しては、「診療情報の提供等に関する指針」（平成15年９月12日付け厚生労働省医政局長通知）により、診療情報の提供等に関する指針が示されていることにも留意し、開示請求によらない情報提供等による対応を検討する。
２ 開示請求書の受付⑴ 本人等であることの確認
ア 本人による開示請求の場合本人による開示請求の場合に係る本人確認書類及び留意事項については、次のとおりとする。
本人確認書類

留意事項(ｱ) 窓口に ・運転免許証、健康保険の被保険者 ①開示請求書に記載さ来所して開 証、個人番号カード、住民基本台帳カ れている開示請求者の示請求（個 ード（住所記載があるもの）、在留カ 氏名及び住所又は居所
人情報の保 ード、特別永住者証明書又は特別永 と同一の氏名及び住所
護に関する 住者証明書とみなされる外国人登録 又は居所が記載されて法律施行令 証明書、小型船舶操縦免許証、運転経 いることが原則必要。そ（平成15年 歴証明書、猟銃・空気銃所持許可証、 うでない場合について
政 令 第 507 宅地建物取引主任者証、国民健康保 は注１を参照
号。以下「政 険の被保険者証、後期高齢者医療保 ②被保険者証について
令 」 と い 険の被保険者証、船員保険の被保険 は注２及び注３を参照う。
）第22条 者証、共済組合員証、恩給証書、児童 ③個人番号カードにつ
第１項）

扶養手当証書、身体障害者手帳、精神 いては注４を参照
障害者保健福祉手帳等（以上は政令 ④住民基本台帳カード

第22条第１項第１号に通常該当する については注５を参照
書類）⑤外国人登録証明書については注６を参照

・上記書類をやむを得ない理由によ ⑥左欄のほか、住民票のり提示又は提出できない場合に、代 写し、印鑑登録証明書、替として有効な書類になり得ると考 納税証明書等についてえられるもの（政令第22条第１項第 は注７を参照
２号）：⑦このほか、書類に疑義

上記書類が更新中の場合に交付され がある場合については、る仮証明書や引換書類、旅券、住所記 注８を参照
載のない住民基本台帳カード、船員 ⑧左欄において（地方）手帳、海技免状、無線従事者免許証、 とあるのは、国の法令の認定電気工事従事者認定証、電気工 根拠はないが、地方公共事士免状、調理師免許証、外国政府が 団体により発行される
発行する外国旅券、印鑑登録証（地 ことがある書類を指す。
方）、療育手帳（愛の手帳、愛護手帳、 ⑨通知カード及び表面
みどりの手帳）（地方）、敬老手帳（地 に個人番号が記載され方）、り災証明書（地方）、国立大学の ている書類については、
学生証等

注９を参照

(ｲ) 開示請 ・（Ⅰ）(ｱ)の書類の複写物（政令第22 ①（Ｉ）と（Ⅱ）の両方求書を送付 条第２項第１号）の送付が必要。また双方して開示請 ・
（Ⅱ）住民票の写し（注９参照）

は異なる必要がある。

求（政令第 ※住民票の写しを用いることができ ②（Ⅱ）の書類は30日以22 条 第 ２ ない場合に代替として有効な書類に 内に作成されたものに項）なり得ると考えられるもの：在外公 限る。
館の発行する在留証明、開示請求書 ③（Ⅱ）の書類として住に記載された氏名及び住所又は居所 民票の写し以外を用いが明示された配達済みの郵便物、開 る場合については注10
示請求者が所在している施設の管理 を参照。
者が発行した居住証明書や宿泊証明 ④（Ｉ）及び（Ⅱ）いず
書等

れにも開示請求書に記（政令第22条第２項第２号）

載されている開示請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所の記載されていることが原則必要。そうでない場合については注11を参照⑤その他書類に疑義がある場合については注
８を参照⑥住民票の写しは、市町村が発行する公文書であり、その複写物による提出は認められない。
注１ 【窓口請求において氏名・住所不一致の場合】
婚姻や転居等の事由により、本人確認書類に記載されている氏名又は住所が開示請求書に記載されたものと異なっている場合には、開示請求者に事実関係を確認した上で、開示請求書と同一の氏名等が記載されている他の本人確認書類の提示又は提出を求める。ただし、災害により一時的に転居している場合等
やむを得ない理由がある場合は、住所又は居所が開示請求書と一致しない書類しか準備できなくとも、下記に従い、有効な本人確認書類として認める余地がある。
【窓口請求において住所不記載・不一致の書類しかない場合】住所が記載されていない本人確認書類しか提示又は提出ができないとする場
合又は開示請求書の記載と異なる住所が記載された本人確認書類しか提示又は提出できないとする場合は、開示請求者に事情の説明を求め、災害による一時的転居、国内短期滞在（外国人）等のやむを得ない理由があることを確認した
上で、それらの本人確認書類の提示又は提出を求める。なお、この場合は、住所の確認が取れていないことを念頭に置いて、その後の補正、開示の実施等の手続を進める必要がある。
注２ 【被保険者証の取扱い】
医療保険制度の適正かつ効率的な運営を図るための健康保険法等の一部を改正する法律（令和元年法律第９号）により、保険者番号及び被保険者等記号・番号について、「告知要求制限」の規定が設けられていることから、告知要求制限に抵触することのないよう、被保険者証の取扱いには十分注意する。
注３ 【複数の者が記載された書類】
複数の者の氏名が記載された被保険者証は、そこに記載された他の者によるなりすまし請求が行われることもあり得ると考えられることから、例えば、比較的年齢の近い兄弟の一方が請求している場合などのように被保険者証のみで本人確認をしにくい場合においては、別の本人確認書類の提示又は提出を追加して求めるなどの慎重な対応が必要である。
注４ 【個人番号カードの取扱い】

番号利用法では、個人番号及び特定個人情報の取扱いに関し、提供の求めの制限（第15条）、特定個人情報の提供の制限（第19条）、収集等の制限（第20条）
等の制限が規定されていることから、誤って個人番号を収集等することのない
よう、個人番号カードの取扱いには十分注意する。
注５ 【住民基本台帳カードの経過措置】
住民基本台帳カードは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律の施行に伴う総務省関係政令の整備に関する政令（平成27年政令第301号）附則第９条の規定により、次に示す時まで個人番号カードとみなされ、引き続き使用可能である。
旧住民基本台帳法第30条の44第９項の規定により住民基本台帳カードの有効期間が満了した場合等においてその効力を失うとき又は番号利用法に基づき個
人番号カードの交付を受けるときのいずれか早いとき
注６ 【外国人登録証明書の経過措置】
特別永住者が所持する外国人登録証明書は、出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律の施行に伴う関係政令の整備及び経過措置に関する政令（平成23年政令第421号）附則第３条の規定により、次に示す日まで
特別永住者証明書とみなされ、引き続き使用可能である。
特別永住者証明書とみなされる期限（特別永住者）：外国人登録証明書に記載されている旧外国人登録法に基づく次回確認（切替）申請期間の始期である誕
生日。ただし平成24年７月９日に16歳未満の場合は16歳の誕生日
注７ 【他人へ提出することを常とする書類】
住民票の写し、納税証明書、印鑑登録証明書等は、それ単独で政令第22条第１項の本人確認書類として認める余地がないわけではないが、他人へ提出することを通常とする書類であり本人以外の者が所持している可能性も高いことから、原則として、別の本人確認書類の提示又は提出を追加して求めるなどして慎重に確認することが必要である。
注８ 【その他疑義がある場合】
上記のほか、提示又は提出された書類に疑義がある場合は、適宜、事情の説明を求め、又は追加で他の本人確認書類の提示又は提出を求める。
注９ 【通知カード及び表面に個人番号が記載されている書類の取扱い】
内閣府大臣官房番号制度担当室参事官及び総務省自治行政局住民制度課長は、
平成27年８月28日付け府番第285号及び総行住第102号において、各府省等に対し、番号利用法第16条の規定に基づく本人確認以外の一般的な本人確認の手続において、通知カード（令和２年５月以降、通知カードによる個人番号の通知

は廃止され個人番号通知書に変更）及び表面に個人番号が記載されている住民票の写し等の書類を本人確認書類として取り扱うことは適当でないと考えられる旨を通知している。
注10 【送付請求において住民票の写し以外を用いる場合】
災害による一時的転居、海外長期滞在、国内短期滞在（外国人）等のやむを得ない理由により、住民票の写しが送付できないか、又は住民票の写しに記載された住所と開示請求書記載の住所若しくは居所が異なる場合は、住民票の写し以外の（Ⅱ）の書類であって開示請求書の住所又は居所と記載が一致するものの送付を求める。この場合、（Ｉ）の書類の住所の記載については、記載されていなくとも、又は開示請求書と異なるものが記載されていても構わないが、疑義が残る場合は、開示請求者に説明した上で、所在施設の管理者等の関係者に問い合わせ、事情を確認することが必要である。
なお、（Ⅱ）の書類として、開示請求者が申告した住所又は居所に宛てて確認のための書面を転送不要扱いで送付し、当該請求者自身が署名した当該書面の提出を求めることとすれば、より確実に住所又は居所の確認をすることができる（時間がかかるため、開示請求者には当該書面等において当該確認の必要性について十分な説明をすることが望ましい）。また、刑事施設又は地方入国管理官署に収容されている等の事情で他の確認手段がない場合にも、これらの施設の発行する在所証明等の送付（（Ⅰ）の書類に相当）を求めることと併せて、この方法を用いることが考えられる。
注11 【送付請求において住所不一致・不記載の場合】（Ｉ）又は（Ⅱ）のいずれかの書類について、婚姻や転居等の事由により氏名又は住所が開示請求書に記載されたものと異なっている場合や住所の記載がない場合には、開示請求者に事実関係を確認した上で、開示請求書と同一の氏名、住所等が記載されている他の本人確認書類の送付を求める。ただし、注10に該当する場合は、この限りでない。
イ 法定代理人による開示請求の場合
法定代理人による開示請求の場合に係る本人確認書類及び留意事項は、次のとおりとする。
本人確認書類

留意事項(ｱ) 窓口に ・本人による開示請求の場合に係 ・留意事項は本人によ来所して開 る(ｱ)の書類

る開示請求の場合に係示請求る(ｱ)と同様（政令第22条第１項）

・上記に加え、法定代理人の資格 ・複写物は認められなを証明する戸籍謄本、戸籍抄本、 い。
成年後見登記の登記事項証明書、 ・30日以内に作成され家庭裁判所の証明書（家事事件手 たものに限る。
続法（平成23年法律第52号）第47 ・注12を参照
条）等（政令第22条第３項）(ｲ) 開示請 ・本人による開示請求の場合に係 ・留意事項は本人によ求書を送付 る(ｲ)（Ｉ）の書類

る開示請求の場合に係して開示請 （政令第22条第２項第１号）

る(ｲ)と同様

求・本人による開示請求の場合に係る(ｲ)（Ⅱ）の書類（政令第22条第２項第２号）
・上記に加え、法定代理人の資格 ・複写物は認められなを証明する戸籍謄本、戸籍抄本、 い。
成年後見登記の登記事項証明書、 ・30日以内に作成され家庭裁判所の証明書（家事事件手 たものに限る。
続法第47条）等

・注12を参照（政令第22条第３項）
注12 【法人による開示請求】
成年後見人となっている福祉関係の公益社団法人、社会福祉法人等が法定代理人として開示請求をする場合については、法定代理人の資格を証明する書類（政令第22条第３項）として成年後見登記の登記事項証明書、家庭裁判所の証明書（家事事件手続法第47条）等が必要となるほか、提示又は提出を求める本
人確認書類の例は次のとおりとする。
① 窓口請求の場合（政令第22条第１項）：請求の任に当たる者（担当者）に係る上表（本人による開示請求の場合）(ｱ)の書類に加えて、法人の印鑑証明書（又は印鑑カード）及びそれにより証明される印が押された担当者への委任状（代表者本人が請求の任に当たる場合は委任状不要）。
② 送付請求の場合（政令第22条第２項）：①の本人確認書類の複写物に加え、法人の登記事項証明書。なお、確認のため開示請求書にも押印を求める。
ウ 任意代理人による開示請求の場合
任意代理人による開示請求の場合に係る本人確認書類及び留意事項は、次のとおりとする。
本人確認書類

留意事項(ｱ) 窓口に ・本人による開示請求の場合に係 ・留意事項は本人によ来所して開 る(ｱ)の書類

る開示請求の場合に係示請求る(ｱ)と同様（政令第22条第１項）

・上記に加え、任意代理人の資格 ・複写物は認められなを証明する「委任状」（標準様式等 い。
27号）（政令第22条第３項）

・30日以内に作成されたものに限る。
・注13を参照(ｲ) 開示請 ・本人による開示請求の場合に係 ・留意事項は本人によ求書を送付 る(ｲ)（Ｉ）の書類

る開示請求の場合に係して開示請 （政令第22条第２項第１号）

る(ｲ)と同様

求・本人による開示請求の場合に係る(ｲ)（Ⅱ）の書類（政令第22条第２項第２号）
・上記に加え、任意代理人の資格 ・複写物は認められなを証明する委任状（標準様式第27 い。
号）

・30日以内に作成され（政令第22条第３項）

たものに限る。

注13 【任意代理人の資格を証明する書類として委任状を提出する場合】
任意代理人の資格を証明する書類として委任状の提出を受ける場合には、その真正性を確認するために、委任者の実印を押印することとした上で印鑑登録証明書の添付を求める、又は委任者の運転免許証、個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の複写物の添付を求める。
これらの措置については、
法令上の義務ではなく、委任状の真正性の確認のための運用上の措置であることに留意する。
エ 資格喪失の届出（政令第22条第４項及び第５項）
開示請求をした法定代理人及び任意代理人は、当該開示の請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、「資格喪失届」（標
準様式第２号）により、その旨を当該開示の請求をした実施機関（事案の移送を行った場合は移送を受けた実施機関）に届け出なければならず、当該届出があったときは、開示の請求は取り下げられたものとみなすこととされている。このため、当該届出があった際には、主管課は、警察相談課にその写しを提出するものとする。
⑵ 開示請求書の記載
窓口では、開示請求者との応対により対象保有個人情報が特定できる程度に請求の内容を把握した上で、「開示請求書」（標準様式第１号）に必要事項の記載を求めるものとする。
なお、当該開示請求書の記載を求めるに当たっては、次の点に留意する。
ア 開示請求者の押印は、要しないものであること（法人が法定代理人として開示請求を行う場合であって、開示請求書を送付の方法により行う場合を除く。
）。

イ 開示請求書は、日本語により記載してもらうこと。
ウ 開示請求書の宛先は正確に記載してもらうこと。公安委員会に請求すべきもの
が警察本部長宛てに、警察本部長に請求すべきものが公安委員会宛てに行われた
場合のほか、主管課又は警察署宛てに誤って記載された場合は、開示請求者に開示請求先を確認の上、補正を求めること。
なお、警察等以外の他の実施機関に対して行うべき開示請求である場合は、開示請求書を開示請求者に返戻するとともに、当該実施機関等を教示すること。
エ 「氏名」、「住所又は居所」及び「TEL」欄は、開示請求者の本人等の確認、開示決定等の通知先の特定及び連絡調整のために必要となるので、正確に記載してもらうこと。
オ 「開示を請求する保有個人情報（具体的に特定してください。
）」欄は、対象保有個人情報を検索し、その内容を特定できる程度に具体的なものとし、できるだ
け当該情報の所在、事務の名称及び行政文書等の名称を含めて記載してもらうこと。
なお、内容が開示請求書の所定の欄に書ききれないときは、別紙（任意様式）に記載の上、当該請求書に添付してもらうこと。
カ 「求める開示の実施方法等（本欄の記載は任意です。
）」欄は、開示を受ける場
合の開示の実施の方法について、希望がある場合に記載してもらうこと。
キ 「本人確認等」欄は、開示請求者本人であることの確認及び法定代理人又は任意代理人が請求する場合の本人の特定や意見照会のために必要となるので、正確に記載してもらうこと。
ク 開示請求者が窓口において開示請求書を記載する場合であって、自ら開示請求書を記載することが困難な場合は、職員が代筆するなど適当な方法により対応すること。
⑶ 開示請求書の補正
ア 窓口における補正
開示請求書の提出を受けた窓口では、その記載内容及び必要書類等を確認し、開示請求書の記入欄に記載漏れ（不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。
）がある場合や保有個人情報が特定できない場合（例えば「県の保有する私に関する一
切の個人情報」といった記載で対象保有個人情報の特定が困難な場合）、本人等であることを確認できない場合等、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求者に対して、その場で補正を求めるものとする。このとき、主管課
は、必要に応じ、開示請求者に対し、当該補正の参考となる情報（個人情報ファ
イル簿、登録簿等）を提供するものとする。
イ 郵送された場合等の補正
開示請求書が郵送により送付された場合その他窓口において直ちに補正を求めることができなかった場合は、主管課において相当の期間を定めて開示請求者に補正を求めるものとする。
ウ 補正に応じない場合の対応
開示請求者が当該期間内に補正に応じない場合（開示請求者に連絡がつかない場合を含む。
）で、補正を待たなければ請求を処理できないとき（例えば、保有個人情報が特定できないとき、本人等の確認に必要な書類が提出されないとき）は、
当該開示請求に対し不開示の決定を行うこととなる。
エ 補正に当たっての留意事項(ｱ) 明らかな誤字・脱字など不備が軽微な場合や、開示請求者本人に開示請求書の記載の補正を求めることが困難な場合等には、開示請求者の同意を得た上で、記載を補正することができる。この場合には、必要に応じ、補正した開示請求書の写しを開示請求者に送付して確認を求めるなどの配慮をする。
(ｲ) 開示決定等の期間は事務所に開示請求書が到達した日の翌日から進行するが、補正に要した日数は当該期間計算に算入しないこととなる（条例第６条第１項ただし書）ので、補正を指示した日及び補正が行われた日を明確に記録しておくことが必要である。
⑷ 開示請求書が提出された際の窓口での説明等
開示請求書が提出されたときは、当該請求者に対し、おおむね次の事項について説明するものとする。
ア 開示決定等の期限等(ｱ) 開示請求書が到達した日の翌日から起算して15日以内に決定すること。
(ｲ) やむを得ないときは30日を限度として期間を延長することがあること。
(ｳ) 大量請求に係る開示決定の期限の特例を適用することがあること。
イ 第三者意見照会等(ｱ) 開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、当該情報に係る第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容等を通知して、意見聴取する場合があること。
(ｲ) 未成年者の法定代理人による開示請求の場合は、当該未成年者本人の意思確認を行う場合があること。
(ｳ) 任意代理人による開示請求の場合は、保有個人情報の本人の意思確認を行う
場合があること。
ウ 法定代理人又は任意代理人による開示請求の場合は、保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに資格喪失届により、その旨を届け出る必要があること。
エ 開示の実施の場所及び日時等(ｱ) 保有個人情報が開示される場合は、開示の実施の方法等は、開示決定後に開示請求者が「開示の実施方法等申出書」（標準様式第４号）により別途申し出る
ことができること。

(ｲ) 開示請求者が窓口での開示の実施を希望する旨を開示請求書に記載をしている場合は、開示の実施をすることができる日時は、「開示決定通知書」（標準様式第３号）で案内すること。
オ 写しの交付の方法により保有個人情報を開示する場合は、保有個人情報の写しの作成に要する費用（写しを郵送するときは、写しの送付に要する費用を含む。
）
をあらかじめ納付することが必要なこと。
カ 開示を受ける際には、開示決定通知書及び２⑴アの(ｱ)又は(ｲ)の本人確認書類のいずれか１つの書類の提示又は提出が必要になること。
⑸ 開示請求書の取扱い
警察相談課は、警察等窓口において開示請求書を受け付けたときは、富山県警察の文書管理に関する訓令（平成14年富山県警察本部訓令第11号）第51条第４項の規定により、当該開示請求書の余白に受付印を押印の上、収受番号を記入するとともに、「保有個人情報開示請求等受理簿」（標準様式第35号）に所要事項を登載する。
登載後、当該開示請求書の写しを２部作成し、当該開示請求書は直ちに主管課に送付するとともに、写しの１部を開示請求者に交付（郵送による開示請求の場合は郵送）する。また、警察相談課においても写しを保管し、当該請求にかかる処理の経過について、「保有個人情報開示請求等処理簿」（標準様式第36号）により管理する
ものとする。
３ 開示決定等(1) 請求保有個人情報の検索及び内容の検討
ア 主管課は、開示請求書を受領したときは、速やかに収受の手続を終え、当該請求書の記載内容を審査し、形式上の不備があると認めるときは、相当な期間を定めて、開示請求者に補正を求めるものとする。
イ 不開示情報該当性の審査
主管課は、対象保有個人情報に法第78条第１項各号（以下「不開示情報」という。
）に該当する情報が記録されているかどうかを検討するものとする。この場合において、必要に応じて、関係所属等及び警察相談課と協議するものとする。
また、開示決定等に当たっては、県全体の統一性に留意するため、必要に応じて、警察相談課を介して総合窓口と協議を行うものとする。
なお、不開示情報の取扱い等の判断は、次のことに留意すること。
(ｱ) 部分開示の可否
開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても、不開示情報に該当する部分を他の部分から容易に区分して除くことができるときは、当該不開示情報に該当する部分を除き、開示する。
なお、不開示情報の区分が困難であるか又は区分は容易であるが分離が困難である場合には、「容易に区分して除くことができるとき」に当たらないため、不開示とする。

(ｲ) 裁量的開示の判断
不開示情報に該当するかどうかを判断する際には、当該開示請求を拒否することにより保護される利益と開示することにより得られる利益とを比較衡量する。法第80条による裁量的開示は、不開示情報に該当すると総合的に判断した場合であっても、このような比較衡量の結果、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、行政的判断により、開示することができるとするものである。
(ｳ) 存否応答拒否の適否
開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで不開示決定を行うことができる。
なお、このような性質の保有個人情報については、開示請求の対象となる保有個人情報が存在しない場合であっても、その性質上常に存否を明らかにしな
いで不開示決定をしなければならないことに留意する。
⑵ 第三者情報に係る意見聴取
第三者に対する意見聴取は、法第86条第１項に規定する任意的なものと同条第２項に規定する必要的なものがあり、その取扱いは次によるものとする。
ア 任意的な意見聴取の方法
法第86条第１項の規定による第三者への意見聴取は、開示決定等の判断を行うに当たって、より的確な判断を行うため任意的に行うものであり、該当する第三者が多数であり、すべての第三者に対して意見照会することが困難であるときは、開示決定等の判断に必要な範囲内で行うものとする。
当該意見聴取は、主管課において、警察相談課を介して第三者に対し、「第三者意見照会書（法第86条第１項適用）」（標準様式第10号）を送付し、返信用として同封する「第三者開示決定等意見書」（標準様式第12号）により意見を徴する方法
で行うものとする。通常は、１週間程度の期間を提出期限として当該第三者の協力を求めるものとするが、意見書の提出が短期間に行えない合理的理由があり、そのために必要な意見書の提出期限を設定することにより、開示決定等が開示請求があった日の翌日から起算して15日以内に行えない場合は、条例第６条第２項の規定による期間延長を行うことになる。
なお、判断の比較的容易なもので、第三者に関する情報の開示決定等について
当該第三者に確認のために聴く程度のものは電話等口頭で照会することができるものであるが、意見照会を行ったことを明確にしておくことが望ましいことか
ら、原則として書面によることとしたものである。また、電話等口頭で照会する場合であっても、意見聴取の結果、開示に反対する旨の意見があった場合は、法第86条第３項の規定による手続が必要になるので、その場合は必ず書面（意見書）の提出を求めるものとする。

イ 必要的意見聴取の方法
法第86条第２項の規定による第三者への意見聴取は、公益上の理由による開示でなければ不開示となる情報について、第三者に意見書提出の機会を与えることが義務づけられているものである。
当該意見聴取は、主管課において、警察相談課を介して第三者に対し、「第三者意見照会書（法第86条第２項適用）」（標準様式第11号）を送付し、返信用として同封する「第三者開示決定等意見書」（標準様式第12号）により意見を徴する方法
で行うものとする。通常は、１週間程度の期間を提出期限として当該第三者の協力を求めるものとするが、意見書の提出が短期間に行えない合理的理由があり、そのために必要な意見書の提出期限を設定することにより、開示決定等が開示請求があった日の翌日から起算して15日以内に行えない場合は、条例第６条第２項の規定による期間延長を行うことになる。
なお、当該意見聴取は、任意的な意見聴取の場合と異なり、必ず書面により通知し、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在を把握するため合理的な努力を行ったにもかかわらず、所在が判明しない場合
は、この限りでない。
ウ 意見を聴取するに当たっての留意事項
第三者に関する情報に係る意見聴取に当たっては、当該保有個人情報が開示されることによる当該第三者に係る権利利益の侵害の有無、その内容及び程度、関係者との協力関係に対する影響その他必要な事項の把握に努めるものとする。また、意見聴取を行うに当たっては、次の点に留意し、対象保有個人情報の本人の権利利益を不当に侵害することのないようにすること（政令第25条第１項参照）。
(ｱ) 対象保有個人情報に係る当該第三者に関する情報の内容を記載する際には、対象保有個人情報そのものではなく、第三者が自己のどのような情報について開示がなされようとしているかを認識するに足りる程度の内容（概要的なもの）とし、対象保有個人情報が第三者に開示されることのないよう留意すること。
(ｲ) 自己情報の開示制度の性格上、意見聴取を行うことにより、第三者に開示請求者が誰であるか判明してしまうことがあり得ることから、意見聴取に当たっては、開示請求者の個人としての識別性をできる限り消去する（照会書に開示
請求書の写しを添付するようなことはしない（氏名等を伏せても筆跡等により開示請求者が判明するおそれがある。
）。
）など、当該請求者の権利利益の保護に十分留意する。このため、任意的な意見聴取の要否についてはその必要性を慎重に検討するものとし、意見聴取が必要な場合であって、開示請求者の氏名等個人情報を第三者に知らせざるを得ない場合は、開示請求者の同意を得るように努めるとともに、第三者に他の者への当該情報の漏えい防止を要請するものとする。
なお、開示請求者の同意が得られない場合は、第三者の意見聴取を要しない

範囲で開示決定等の判断を行うものとする。
エ 国、他の地方公共団体及び地方独立行政法人に関する情報が記載されている場
合の取扱い
国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人については、法第86条の「第三者」に含まれていないため、開示請求に係る保有個人情報にこれらの情報が含まれている場合であっても、同条の意見聴取手続の対象とはならない。
しかしながら、開示・不開示の判断を行うに当たって必要と判断する場合には、開示・不開示の判断を行うための調査の一環として、適宜、関係する国、独立行
政法人等、他の地方公共団体及び地方独立行政法人に対して口頭又は文書等により意見の照会や事実関係の確認を行うものとする。
オ 反対意見書の提出があった場合の留意事項
ア及びイにより、意見書の提出を求められた第三者が当該保有個人情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示又は部分開示（当該第三者に関する情報を不開示とする場合を除く。
）の決定をするときは、当該第三者に対して争訟の機会を確保するため、開示決定の日と開示を実施する日との間に２週間以上置かなければならないことに留意すること。
⑶ 未成年者に対する意見聴取
未成年者の法定代理人からの開示請求に対する開示決定等には、法第78条第１項
第１号による「本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報」に該当するか否かを慎重に判断する必要があるため、必要に応じて、未成年者（本人）に意思確認を行うものとする。
ア 意見聴取の方法(ｱ) 本人が満15歳以上である場合
保有個人情報の内容から本号に該当すること又は該当しないことが明らかである場合を除き、本人の意思を確認する。本人が開示に同意した場合には、原則として本号に該当しないものとする。ただし、本人の判断能力に個人差があること、また、同意が真意に基づかないこともあることから、これらの事情が認められる場合は、本号該当性を慎重に判断すること。本人が開示に同意しない場合には、原則として、本号に該当するものとする。
(ｲ) 本人が満15歳未満である場合
特に必要があると認めるときに限り、本人の意思を確認するものとする。意思確認を実施した場合には、回答内容を参考に本号該当性を判断するものとする。
(ｳ) 回答がなかった場合の取扱い
意思確認を実施したが本人から回答がなかった場合であっても、必ずしも本人が開示に同意しているとは限らないので、対象保有個人情報の内容等を慎重に検討し、本号該当性を判断すること。

(ｴ) 意見聴取の手続
主管課は、警察相談課を介して、未成年者本人あてに封書（親展扱い）により開示請求の内容に対する開示についての意思を確認するため、保有個人情報の内容を記載した意思確認の書面と返信用封筒を送る方法によるか、これが行い難い場合は、電話又は訪問等により意思確認を行うものとする。通常は、１週間程度の期間を提出期限として回答を求めるものとするが、回答が短期間に行えない合理的理由があり、そのために必要な回答期限を設定することにより、開示決定等が開示請求があった日の翌日から起算して15日以内に行えない場合
は、条例第６条第２項の期間延長を行うことになる。
イ 意見を聴取するに当たっての留意事項
意思の確認を行うに当たっては、対象保有個人情報そのものが本人に開示されることのないよう留意するとともに、法定代理人と当該本人との間で無用のトラ
ブルが生ずることのないよう十分配慮すること。
⑷ 事案の移送主管課は、法第85条第１項に該当すると判断した場合は、次の手順にしたがって処理するものとする。なお、事案の移送は、実施機関内部における主管課の変更手続ではないので、事務処理上誤りがないよう注意すること。
また、開示請求に係る保有個人情報が番号利用法第23条第１項及び第２項に規定する記録に記録された特定個人情報である場合には、事案の移送ができないことに留意する（番号利用法第31条第１項）。
ア 移送の協議
主管課は、次に掲げる場合のほか、それ以外の場合であっても、開示請求に係る保有個人情報について、他の行政機関の長等において開示決定等をすることにつき正当な理由があり、開示の請求事案を他の行政機関の長等に移送することが適当と認める場合は、警察相談課を介して、速やかに当該他の行政機関の長等と協議するものとする。
なお、当該協議は、必ずしも文書による必要はなく、当該他の行政機関の長等の了解が得られれば、口頭で行っても差し支えがないものである。
(ｱ) 開示請求に係る保有個人情報が他の行政機関等から提供されたものである場
合(ｲ) 開示請求に係る保有個人情報を記録した行政文書が他の行政機関等と共同で作成されたものである場合(ｳ) 開示請求に係る保有個人情報の重要な部分が、他の行政機関等の事務・事業に係るものである場合
イ 移送の決定及び通知
主管課は、他の行政機関の長等との協議が整ったときは、警察相談課を介して移送先の行政機関の長等に対し、事案を移送する旨の通知文「他の行政機関の長等への開示請求事案移送書」（標準様式第８号）及び当該事案に係る開示請求書を送付するとともに、開示請求者に対し、「開示請求者への開示請求事案移送通知書」（標準様式第９号）により事案を移送した旨を通知するものとする。
ウ 移送後の協力
主管課は、事案を移送した場合、移送を受けた行政機関の長等との連絡を密にし、開示の請求に係る保有個人情報の貸与その他必要な協力を行うものとする。
エ その他の留意事項(ｱ) 移送をした実施機関が移送前にした補正命令や第三者等に対する意見聴取等の行為は、移送を受けた行政機関の長等がしたものとみなされること。
(ｲ) 事案の移送に係る協議を含め移送に要する日数は、開示決定等を行うまでの期間に算入されることとなるため、移送の協議は、開示請求を適法なものとして受け付けた後速やかに開始し、原則１週間以内に終了するものとする。
なお、移送に関する協議が整わない場合には、移送することができない。
⑸ 開示決定等の期限
条例第６条第１項に規定する「開示請求があった日」とは、開示請求書が開示決定等を行う権限のある実施機関の事務所に「到達した日」のことを指し、「到達した日」とは、開示請求書が相手の支配領域に入った日をいう。
ア 窓口に来所して開示請求を行う場合
この場合には、開示請求者が窓口に来所して開示請求書を提出した日が「開示請求があった日」となる。
イ 開示請求書を送付して開示請求を行う場合
この場合には、開示請求書が実施機関の事務所に配達された日が「開示請求があった日」となる。
ウ 期間計算民法（明治29年法律第89号）第140条の規定に基づき、「開示請求があった日」の翌日から起算し、同法第142条の規定により、その期間の末日が休日（富山県の休日を定める条例（平成元年富山県条例第１号）第１条各号に規定する県の休日をいう。
）に当たる場合は、その翌日をもって期間が満了することになる。なお、
この間に開示請求書の補正が行われた場合、その補正に要した日数は算入されない。
⑹ 開示決定等の期間の延長
開示決定等を行うに当たって、本人等の確認、第三者、未成年者への意見聴取等に期間を要した場合、その他当該決定を条例第６条第１項に規定する期間内（15日以内）に行うことができない場合には、当該期間内に主管課は、30日以内に限り当該決定を延期する旨を、「開示決定等期限延長通知書」（標準様式第６号）により、警察相談課を介して開示請求者に通知するものとする。
⑺ 開示決定等の期限の特例

対象保有個人情報が著しく大量であるため、開示の請求のあった日から45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しく支障が生ずるおそれがあると判断した場合には、主管課は、条例第７条に規定する期限の特例を適用する旨を、「開示決定等期限特例延長通知書」（標準様式第７号）により、警察相談課を介して、開示請求者に通知するものとする。
なお、この場合、45日以内に処理できる分については当該期間内に開示決定等を行うべきであり、期限の特例の対象となるのはその残りの分であることに留意する。
当該通知は、開示請求があった日から15日以内（補正に要した日数を除く。
）に開示請求者に対してなされなければならない。特例規定を適用する理由は、可能な限
り具体的に通知書に記載する。
「残りの保有個人情報について開示決定等する期限」とは、最終的に当該開示請求に係る保有個人情報の全てについて開示決定等を終えることが可能と見込まれる期限であり、具体的な年月日を通知書に記載するものとする。
⑻ 開示決定等
開示決定等の手続は、主管課において行うものとする。条例第６条第２項の規定による期間の延長及び条例第７条の規定による期限の特例の手続についても、同様とする。
⑼ 開示決定等に係る通知
ア 主管課は、開示決定等をしたときは、速やかに「開示決定通知書」（標準様式第３号）、又は「開示をしない旨の決定通知書」（標準様式第５号）を警察相談課を介して、開示請求者に送付するものとする。この場合において、警察相談課は、
当該通知書の写しを保管する。
なお、開示決定通知書を送付する際には、「開示の実施方法等申出書」（標準様式第４号）の様式を同封する。
イ 不開示理由が不存在である場合など開示決定等に係る通知の内容から、本人の保有個人情報に関する情報が実質的に一部開示されるような特別な事情がある場合は、当該通知を送付する際に、開示請求者に送付日をあらかじめ電話等で連絡する等の配慮を行う（開示請求者に連絡がつかない場合を除く。
）ものとする。
ウ 開示決定通知書の作成時の留意事項(ｱ) 開示する保有個人情報の利用目的
開示することとした保有個人情報が、行政機関等においてどのような目的で利用されているかについて、開示請求者が分かるように、少なくとも個人情報
ファイル簿に記載されている個人情報ファイルの利用目的と同程度の具体的な記載とする。
(ｲ) 開示請求者が求めることのできる開示の実施の方法
開示することとした保有個人情報の開示の実施方法については、当該保有個
人情報の記録の状況等に応じて、閲覧や写しの交付等実施できる全ての方法に

ついて記載し、その中から開示請求者が希望する方法を選択することができる
ようにする。
(ｳ) 窓口における開示を実施することができる日時及び場所開示を行う日時は、開示決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮して、到達予定日から数日を経過した日以後の窓口の開設時間内の日時を指定す
るものとする。
なお、窓口における開示は、原則として警察等窓口で行うものとする。
(ｴ) 写しの郵送による開示を実施する場合の準備日数及び費用
写しを郵送する場合には、当該写しを作成し、発送するまでのおおよその日
数と写しの作成に要した費用及び郵送料を記載する。
(ｵ) 不開示とした部分がある場合の不開示部分及び不開示理由
開示請求に係る保有個人情報の一部を開示する旨の決定をしたときは、どの部分を不開示としたかを記載するとともに、当該部分を不開示とした理由について記載する。
(ｶ) 開示請求書に記載された開示の実施の方法等による開示の実施の可否開示請求書に開示の実施の方法等に係る任意的記載事項が記載されているとき（政令第22条）は、(ｱ)ないし(ｵ)に加え、記載された方法による開示の実施が可能か否かについても記載する。
エ 開示をしない旨の決定通知書の作成時の留意事項
開示請求に係る保有個人情報について全部を開示しないこととした場合には、該当する開示をしないこととした理由を全て提示する。
開示をしないこととした理由は、行政手続法第８条（平成５年法律第88号）の規定により、開示請求者が明確に認識することができるよう、不開示情報を規定する法第78条各号のどの規定に該当するかだけでなく、開示請求に係る審査基準の内容といった不開示と判断する要件、該当する事実について、不開示情報を開示しない程度に可能な限り具体的に記載するものとする。
(ｱ) 不開示情報に該当する場合
開示請求に係る保有個人情報に含まれているどの情報が不開示情報に該当し、これらを開示するとどのような支障等があり、法第78条各号のどの規定に該当するかを記載する。
(ｲ) 不存在の場合開示請求に係る保有個人情報が存在しない理由（○年○月○日に保存期間○年が満了したので廃棄等）を具体的に記載する。
(ｳ) 開示請求書に形式上の不備がある場合
形式的要件（必要的記載事項の記載、保有個人情報の特定等）として求められる要件のうち、どの要件を満たしていないかを明確に記載する。
(ｴ) 存否応答拒否をする場合

存否応答拒否をする場合においても、
不開示情報が明らかにならない範囲で、
法第81条の条項を示す以外に、存否そのものを答えられない理由、存否を答えた場合に法第78条各号に規定するどの不開示情報を開示することになるかについて示す必要がある。
⑽ 反対意見書を提出した第三者に対する開示等の通知
開示決定をするに当たり、開示請求に係る保有個人情報に自己に関する情報が含まれている第三者に意見聴取を行い、当該第三者から不開示（部分の不開示を含む。
）
を求める意見を述べたときであって、当該第三者が不開示（部分の不開示を含む。
）
を求めた情報について開示する場合は、主管課は、開示決定後、速やかに「開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書」（標準様式第13号）により通知書
を警察相談課を介して、当該第三者に送付するものとする。この場合において、警察相談課は、当該通知書の写しを保管する。
この場合、当該第三者に対して争訟の機会を確保するため、開示決定の日と開示を実施する日との間に２週間以上置かなければならないことに留意すること(第６の３(2)オ参照)。
４ 開示の実施⑴ 開示の実施方法等申出書の確認開示決定に基づき保有個人情報の開示を受ける者は、開示決定通知があった日から原則として30日以内に、求める開示の実施の方法等を書面（以下「開示の実施方
法等申出書」という。）により申し出ること（法第87条第３項、政令第25条第３項）になるが、開示の実施方法等申出書についての主な確認事項は、次のとおりとし、
警察相談課において行う。
なお、開示請求書に、任意的記載事項である開示の実施の方法等が記載されている場合において、その希望する方法により開示を実施することができる場合には、開示請求者が当該方法を変更しないのであれば、開示の実施方法等申出書を提出す
る必要はないことに留意すること（政令第25条第２項）。
ア 求める開示の実施の方法
求める開示の実施の方法が、開示決定通知書で提示した開示の実施の方法のうちから選択されているかを確認する。
イ 開示の実施を求める部分の特定開示決定に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求めている場合で、「○○に関連する部分」などのように開示の実施を求める部分が不明確な記載となっているときは、開示請求者に対し、開示の実施を求める部分を明確にするよう求める。
ウ 開示の実施を希望する日
窓口における開示の実施を希望する日が、開示決定通知書で提示した日のうちから選択されているかを確認する。選択した日が複数ある場合は、開示請求者に連絡をし、実施日を確定する。
エ 「写しの送付」の希望の有無
写しの送付を求める旨が記載されている場合は、送付に要する費用として開示
決定通知書に記載された額が添付されているかを確認する。金額が不足する場合
は、請求者に連絡し、不足分を納付させる。
オ 開示の実施の方法等の申出保有個人情報の開示の実施の方法等の申出は、開示決定通知があった日から原則として30日以内に書面により行わなければならないとされている。この場合の30日とは、開示を受ける者が開示決定通知書を受け取った日の翌日から起算して30日以内に、開示の実施方法等申出書を投かん等すれば足りる。30日経過後であっても、災害や病気療養中等の正当な理由がある場合には申し出ることができる。
このため、30日経過後に申出があった場合は、期間内に申出ができなかったことについての正当な理由の有無を審査し、正当な理由があると認められるときは開示するものとする。
⑵ 開示の日時
ア 窓口における開示の場合(ｱ) 開示請求書において開示の実施の希望日が記載されている場合
開示請求書に記載されている開示の実施の希望日に開示が実施できる場合は、当該希望日のうち、警察等窓口の開設時間内に行うものとする。この場合、開示請求者は、開示の実施方法等を変更しないときは、開示の実施方法等申出書の提出を要しない。
他方、開示請求書に記載されている開示の実施の希望日に開示が実施できな
い場合は、実施機関が開示決定通知書に記載する開示を実施することができる
日のうちから、原則として開示の実施方法等申出書による申出の際に開示請求者が希望する日時に行うものとする。
(ｲ) 開示請求書において開示の実施の希望日が記載されていない場合
実施機関が開示決定通知書に記載する開示を実施することができる日のうちから、原則として開示の実施方法等申出書による申出の際に開示請求者が希望する日時に行うものとする。
イ 写しの送付の方法による開示の場合
開示請求者から写しの作成に要する費用及び送付に要する費用が納付された
後、写しの送付により開示を行うものとする。なお、開示請求者が開示請求書において、写しの送付の方法による開示を希望した場合において、開示の実施方法
を変更しないときは、開示の実施方法等申出書の提出を要しない。
⑶ 開示の場所
写しの送付の方法による開示の場合を除き、開示決定通知書によりあらかじめ指
定した場所において行うこととなるが、原則として、警察等窓口において行うもの

とする。
⑷ 希望した日時以外の開示の実施
開示請求者から希望した日時が都合が悪い旨の連絡があった場合又は開示請求者が希望した日時に開示を受けることができなかった場合には、主管課は、警察相談課を介して開示請求者と連絡の上、改めて別の日時を指定することができる。この場合においては、改めて開示の実施方法等申出書の提出を要しないものとする。
⑸ 保有個人情報が記録された行政文書等の搬入
開示請求に係る保有個人情報が記録された行政文書の原本を閲覧させる場合等における原本の用意及び開示請求に係る保有個人情報が記録された行政文書の写しを閲覧させ、又は交付する場合等行政文書の写しの作成が必要な場合の当該写しの作成は、主管課において行うものとする。
主管課の職員は、開示決定後速やかに、対象保有個人情報（写しにより開示をする場合は、当該保有個人情報の写し）を警察等窓口など指定した場所へ搬入するものとする。
⑹ 職員の立ち会い等開示を行うに際しては、原則として警察相談課において対応するものとするが、必要に応じ、主管課の職員が立ち会うものとし、開示請求者の求めに応じ請求のあった保有個人情報の内容について説明するものとする。
⑺ 開示を受ける者であることの確認
警察相談課は、開示の実施に当たっては、開示請求者に対して、開示決定通知書
及び第６の２⑴アの(ｱ)又は(ｲ)の本人確認書類のいずれか一つの書類の提示又は提出を求め、開示を行う保有個人情報の内容と提示又は提出された開示決定通知書の内容及び提示又は提出された開示決定通知書に記載された開示請求者の氏名等と本人確認書類に記載された氏名等がいずれも同一であることを照合し、開示を受ける者であることの確認を行うものとする。なお、開示決定通知書及び本人確認書類の提示又は提出については、その写しにより行うことができる。
⑻ 開示の実施方法
ア 文書又は図画に記録されている保有個人情報（イに掲げるものを除く。
）(ｱ) 文書又は図画の対象保有個人情報に係る部分の閲覧又は複写機により複写したものを交付することにより行う。ただし、当該保有個人情報が記録されている文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その写しにより、閲覧を行うことができる。
(ｲ) 対象保有個人情報以外の情報が同一ページに記録されている場合は、当該情報の部分を遮へい物で覆って複写機で複写（白抜き）したものによる。以下、他の媒体に記録されている保有個人情報についてもこの方法又は⑼の部分開示の方法に準じて、対象保有個人情報以外の情報を除いて開示するものとするが、当該情報が容易に分離し得ない場合には、対象保有個人情報が記録されている当該行政文書等全体について、開示するか否かの判断を行うこととなる。
(ｳ) 写しの作成は、複写機により最大で日本産業規格Ａ列３番までの規格の用紙を用いて行うものとし、日本産業規格Ａ列３番を超える大きさのものであるときは、数枚に分けて写しを作成する。写しの作成は原則として、原寸により行うものであるが、開示請求者から申出があった場合において、複写作業に著し
い支障を来さないと認められるときは、日本産業規格Ｂ列５番、Ａ列４番、Ｂ
列４番又はＡ列３番のいずれかの規格に拡大又は縮小することにより写しを作成し、交付することができる。ただし、冊子等の見開きになった２ページ分を１枚に複写することは妨げないが、複数ページの文書を合成して、１枚の写しを作成することはしない。
(ｴ) なお、複写する際の片面、両面の取扱いは、原則として原本と同様になるよ
うに行うものとするが、請求者から申出があったときは、行政文書等を破損、又は汚損するおそれがないと認められる場合に限り、用紙の両面に写しを作成し、交付することができる。また、多色刷りの場合にあっては、多色刷りに対応した複写機により写しを作成し交付することができるが、単色刷りに比べて費用がかかることから、あらかじめ開示請求者の意向を確認するものとする。
イ マイクロフィルム、写真フィルム、スライドフィルム等
閲覧は、対象保有個人情報に係る部分を専用機器により映写したもの又は用紙等に印刷し若しくは印画したものを閲覧に供することにより行う。写しの交付は、対象保有個人情報に係る部分を用紙等に印刷し若しくは印画したものを交付す
ることにより行う。
なお、既に印画された写真は、写真フィルムではなく、アの文書又は図画として、閲覧又は写しの交付により対応する。
ウ 電磁的記録(ｱ) 録音テープ又はビデオテープ
対象保有個人情報に係る部分を専用機器により再生したものの聴取若しくは視聴又は録音カセットテープ若しくはビデオカセットテープに複写したものを交付することにより行う。複写に使用する録音カセットテープは、いわゆるコンパクトカセットテープのタイプⅠ（いわゆるノーマルポジション）のもので、
記録時間120分のもの、ビデオカセットテープについては、ＶＨＳのもので、記録時間120分のものとする。
(ｲ) その他の電磁的記録
対象保有個人情報に係る部分を実施機関が保有する既存の機器及びプログラ
ムを使用して、
ａ 用紙に出力したもの（その複写したものを含むが、画面のハードコピー（画面に表示されている状態をそのまま印刷する機能を用いて出力したもの）は行わない。
）の閲覧又は交付

ｂ 専用機器により再生したものの閲覧、聴取又は視聴
ｃ 録音カセットテープ、ビデオカセットテープ、フレキシブルディスクカー
トリッジ又は光ディスクに複写したものの交付により行う。
複写に使用するフレキシブルディスクカートリッジは、いわゆるフロッピー
ディスクを指し、２ＨＤ（幅90mm）のもの、光ディスクについては、ＣＤ－Ｒ
又はＤＶＤ－Ｒ（いずれも直径120mm）のものとする。
開示の実施においては、保有個人情報をありのまま開示することとしており（部分開示の場合以外）、原則として加工はしない。したがって、電磁的記録を複写したものを交付する際も、特定のプログラムを利用したデータの圧縮やフォーマットの変換は行わない。ただし、データベースについては、必要なデー
タのみを検索して出力できることから、既存のプログラム及び処理装置で出力が可能であれば、データベース内の特定のデータのみを開示することは、あり得る。
また、データベースについては、通常は、過去の時点のデータは残存されないので、過去の時点のデータについて開示請求があった場合には、最新時点のもので対応することとする。
写しを作成する場合の記録媒体については、実施機関のシステムへの安全性を考慮して、開示を受ける者の持参した物ではなく、実施機関側で用意した物を用いて写しの交付を行うこととする。
なお、一つの請求により複数の記録を請求された場合は、当該複数の記録を一つの媒体に合わせて複写し、交付することができるものとする。
(ｳ) 光磁気ディスク（ＭＤ、ＭＯ等）等についても、当面は、各実施機関における媒体の普及状況等を考慮して、一般的には(ｲ)の範囲で実施可能な方法により行うこととするが、当該電磁的記録と同種の媒体に複写したものの交付が容易である（①新たなプログラムを作成することを要しない、②機器の新たな購入等を要さず容易に手配することができる、③複写作業及び複写が正確に行われたことの確認が容易である）ときは、(ｲ)の場合に準じて積算した複写したものの作成に要する費用を徴収し、当該複写したものを交付することにより行うこともできるものとする。
また、汎用機等を利用した業務用システムのデータの開示についても、原則として同様とするが、媒体への複写に際し、特別の処理を必要とし、当該特別の処理に要する費用が生ずる場合は、その実費（複写したものの作成に要した費用）を徴収することとし、原則として、その概算額を前納させるものとする。
特別の処理とは、他の媒体へ複写するために必要な処理であって、当該システ
ムにおける通常の業務としては行わないものをいう。ただし、当該特別の処理が、データの一部を非公開とするのみである場合を除く。
エ 開示の実施方法については、できる限り開示請求者の意向に添うよう努めるものとし、写真フィルム等印画紙に印画したものを作成し交付する場合に限らず、
上記ア、イ又はウによる対応が困難な場合について、外部に発注することにより容易に対応できる場合には、専門業者に外注することにより複写物を作成し交付することも検討するものとする。この場合は、当該発注に係る費用は請求者の負担となることから、あらかじめ請求者の意向を確認するものとする。
なお、閲覧の場合において、筆写については認められるが、開示を受ける者がカメラやビデオカメラを持参して自分で写しを撮ることはできない。
⑼ 部分開示の方法
部分の開示を行う場合は、おおむね次の方法によるものとする。
ア 文書又は図画（次のイに掲げるものを除く）(ｱ) 開示をする部分と不開示とする部分とをページ単位で区分することができる
ときは、不開示とする部分を分離したものによる。
(ｲ) 開示をする部分と不開示とする部分とが同一ページにあるときは、当該ページを複写した上で不開示とする部分をマジック等で塗りつぶしたもの又は不開示とする部分を覆って複写したものによる。
(ｳ) 部分的に削除すべき範囲は、文書であれば、一般的には、文、段落等、表であれば個々の欄等を単位として判断することをもって足りる。
イ マイクロフィルム、写真フィルム、スライドフィルム等(ｱ) マイクロフィルムについては、一般的には用紙に印刷したものにより行うこととし、その場合の開示方法は、アと同様の方法による。
(ｲ) 写真フィルムについては、一般的には、コマ単位で不開示情報が写っていな
いかどうか確認し、不開示情報が写っていないものを印画紙に印画したものによる。
(ｳ) その他スライドフィルム等については、不開示情報を含む部分を容易に分離できる場合（過度の費用及び時間をかけずに、かつ、物理的な困難さを伴わずに分離できる場合をいう。
）に部分開示を行うものとする。
ウ 録音テープ又はビデオテープ
録音テープについては、当該原本の内容を同種の媒体に複写して、その際に不開示情報の部分について無録音部分とする作業を行い対応するものとするが、不開示情報、例えば、氏名等が当該原本の数箇所に散在して録音されている場合には、「容易に区分できない」場合に該当することもあり得、一般的には、録音テープの前半部分又は後半部分の消去等の措置で足りる場合に、部分開示を行うものとする。
なお、ビデオテープは録音テープと同様の対応とする。
エ その他の電磁的記録
原則として、用紙に出力したものについて、アと同様の方法により行う。ただし、次の方法によることが事務処理上効率的である場合には、該当する電磁的記

録を複写した上で、その方法によることができる。
なお、いずれの場合にあっても、実施機関が保有する既存の機器及びプログラ
ムにより行うことができない場合及び不開示情報と開示情報とを容易に分離し得ない場合には、対応しないものとする。
(ｱ) 不開示となる部分の電磁的な被覆又は文字（情報）の記号等（例 ＊（アスタリスク））への置換え等を行う。この場合、不開示部分の範囲（量）が不明となるため、一般的には電磁的な文字（情報）の削除は行わないが、開示をする部
分と不開示とする部分とをページ単位で区分することができる場合は、当該不開示部分を削除した（後方を詰めた）ものによることができる。
(ｲ) データベース等置換処理が困難なデータについては、不開示とするデータ項
目を削除又は出力しないこととした上で、ファイルレイアウト等によりデータの存在を示し、当該項目について不開示とする旨を付記する。
(ｳ) 置換え又は削除の処理をすることにより、開示するデータの内容が変更される（関数、乗率、係数等でその後の計算がエラーとなるようなデータ等）場合
は、用紙に出力したものによる一部開示で対応する。
⑽ 写しの交付
写しの交付に当たっては、警察相談課は、でき得る限り開示請求者に写しの内容の確認を行い、写しの作成に要した費用を現金で徴収した後、当該写しを交付するものとする。
この場合において、当該請求者に対し領収証書を交付するものとする。
⑾ 写しの郵送
ア 開示を受ける者であることの確認
写しの送付による開示の実施を行う場合は、
警察相談課は、開示請求者に対し、開示決定通知書を送付する際に、併せて、⑺の書類の写しを提出するよう通知す
るものとする。提出された開示決定通知書の記載内容と開示を行う保有個人情報の内容及び提出された開示決定通知書に記載された開示請求者の氏名等と本人確認書類に記載された氏名等がいずれも同一であることを照合し開示を受ける者であることを確認した上で、当該氏名等を宛先として、親展とした書留郵便により郵送するものとする。
イ 写しを郵送するに当たっての留意事項
写しの送付による開示の実施をする場合は、写しの作成に要した費用に郵送料を加えた金額を通知し、その前納を求め、納入があった後、当該写しを送付するものとする。当該通知には、親展扱いで送付するが家族等が開封することも想定されること、更に本人限定受取郵便による送付も選択できる（当該費用は本人負担）ことを併せて記載するものとする。
⑿ 代理人に対する開示
法定代理人又は任意代理人は、本人に代わって開示請求を行うことができるが、開示の実施を受ける前にその資格を喪失したときは、開示の実施を受けることができないため、法定代理人又は任意代理人に開示の実施を行う場合には、警察相談課
は、代理人としての資格を喪失していないことを確認すること（第６の２(1)エ参照）。
第７ 訂正事務
１ 案内及び相談⑴ 請求内容の把握等
ア 請求内容の特定等
警察等窓口において保有個人情報の訂正に関する相談に応ずるものとし、警察相談課は訂正請求者等との応対により、当該訂正請求者等がどのような情報の開示を受け、どのように訂正することを求めているのかをできる限り具体的に特定した上で、主管課を特定し、原則として、当該主管課に窓口での対応を依頼する
ものとする。主管課は、明らかな誤字、脱字等の軽微な誤りなど訂正請求によらないで職権により訂正することができるときは、当該訂正を行うものとする。
訂正請求の手続によることとした場合は、主管課において、対象保有個人情報の特定及び訂正請求者が訂正を求めている内容の確認を行うものとする。
イ 開示を受けていることの確認
訂正請求の前提として、開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報又は開示決定に係る保有個人情報であって、法第88条第１項の他の法令の規定により開示を受けたものである必要があるため、当該訂正請求が当該開示を受けた保有個人情報に係るものであることを確認する（郵送による訂正請求の場合も含む）。当該開示を受けていない場合は、開示請求の手続について案内する。
また、法第90条第３項の規定により訂正請求は保有個人情報の開示を受けた日の翌日から起算して90日以内にしなければならないため、当該請求が開示を受けた日の翌日から起算して90日以内のものであることを確認する。
ウ その他の留意事項(ｱ) 訂正請求の対象は、客観的に正誤の判断を行うことができる事実に関する保有個人情報に限られるものであり、それ以外の情報について訂正請求があった
場合は、その旨を十分に説明すること。
(ｲ) 電話等口頭による請求並びにファクシミリ又は電子メールによる請求
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の１⑴エ(ｲ)）⑵ 他の制度等との調整
保有個人情報の訂正に関して法令等の規定により特別の手続が定められている
ときは、当該法令等の定めるところによる（法第90条第１項ただし書）こととなる
ので、訂正請求書を受け付ける段階でこれに該当するか否かを確認し、該当する場
合には、訂正請求者にその旨を説明するとともに、関係課へ案内する等適切に対応するものとする。
２ 訂正請求書の受付

⑴ 本人等であることの確認
ア 本人による訂正請求の場合
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の２⑴ア）イ 法定代理人又は任意代理人による訂正請求の場合
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の２⑴イ又はウ）
ウ 郵送による訂正請求
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の２⑴ア、イ又はウ）⑵ 訂正請求書の記載
窓口では、訂正請求者との応対により訂正請求の趣旨を把握した上で、「訂正請求書」（標準様式第14号）に必要事項の記載を求めるものとする。
なお、当該訂正請求書の記載を求めるに当たっては、次の点に留意する。
ア 訂正請求者の押印は、要しないものであること（法人が法定代理人として訂正請求を行う場合であって、訂正請求書を送付の方法により行う場合を除く。
）。
イ 訂正請求書は、日本語により記載してもらうこと。
ウ 訂正請求書の宛先は、開示請求の場合の取扱いに準ずる。
エ 「氏名」、「住所又は居所」及び「TEL」欄は、開示請求の場合の取扱いに準ずる。
オ 「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄は、開示を受けた日付を正確に記載してもらい、「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄において、開示決定通知書の文書番号及び日付、開示決定に基づき開示を受けた保有個
人情報の名称等を記載してもらうこと。
カ 「訂正請求の趣旨」欄は、保有個人情報の内容をどのような内容（訂正請求者
が事実と合致すると思料する内容）に訂正すべきかが特定できる程度に具体的に記載してもらうこと。
キ 「訂正請求の理由」欄は、実施機関が訂正決定等を行うための判断材料となるものであり、可能な限り具体的に記載してもらうこと。
ク 「訂正請求の趣旨」又は「訂正請求の理由」欄の内容が訂正請求書の所定の欄に書ききれないときは、別紙（任意様式）に記載の上、当該請求書に添付してもらうこと。
ケ 訂正請求者が窓口において訂正請求書を記載する場合であって、自ら訂正請求書を記載することが困難な場合は、窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応すること。
コ 事実に合致することを証明する書類又は資料の提示又は提出
訂正請求者が事実と合致すると思料する内容については、当該請求に係る事実及びその根拠に関する（当該請求内容が事実に合致することを証明する）書類又は資料の提示又は提出を求めることはできないが、当該書類を訂正請求者が任意で提示又は提出した場合には、訂正請求の処理に必要な範囲で、訂正請求者の同意を得た上で、その写しをとるものとする。

サ 「本人確認等」欄は、開示請求の場合の取扱いに準ずる。
⑶ 訂正請求書の補正
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の２⑶）⑷ 訂正請求書が提出された際の窓口での説明等
訂正請求書が提出されたときは、当該請求者に対し、おおむね次の事項について説明するものとする。
ア 訂正決定等の期限等(ｱ) 訂正請求書があった日（到達した日）の翌日から起算して30日以内に決定すること。
(ｲ) やむを得ないときは、30日を限度として期間を延長することがあること。
(ｳ) 訂正決定に特に長期間を要するときは、期限の特例を適用することがあること。
イ 訂正決定等の通知
訂正決定等をした旨は、「訂正決定通知書」（標準様式第15号）、「訂正をしない
旨の決定通知書」（標準様式第16号）により通知すること。
⑸ 訂正請求書の取扱い
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の２(5)）
３ 訂正決定等⑴ 保有個人情報の内容の検討等
ア 主管課は、訂正請求書を受領したときは、速やかに収受の手続を終え、当該請求書の記載内容を審査し、形式上の不備があると認めるときは、相当な期間を定めて、訂正請求者に補正を求めるものとする。
イ 主管課は、訂正請求に理由があるかどうかについて、訂正請求書等を参考とし、関係書類等の確認、関係機関への照会その他適切な方法により事実関係の調査を行い、訂正の可否を検討するものとする。その際は、必要に応じて関係課等及び警察相談課と協議するものとする。なお、訂正決定等に当たっては、県全体の統一性に留意するため、必要に応じて警察相談課を介して総合窓口と協議を行うものとする。また、関係機関への照会に当たっては、訂正請求者が識別できる情報をできるだけ提供しないようにしたり、照会先に訂正請求者の情報が漏えいしな
いように要請するなど、訂正請求者等の権利利益を不当に侵害しないよう十分配慮するものとする。
(ｱ) 訂正請求に理由があると認められない場合
ａ 調査の結果、保有個人情報の内容が事実であることが判明し、訂正請求に理由があると認められない場合には、不訂正決定を行うこと。
ｂ 調査の結果、請求時に行政文書に記録されていた保有個人情報の内容及び訂正請求の内容のいずれについても事実と異なることが判明した場合には、不訂正決定を行い、必要に応じて職権で訂正を行うこと。

ｃ 調査の結果、保有個人情報の内容が事実であるか否か判明せず、訂正請求に理由があるかどうか明らかでない場合には、訂正決定を行うことができな
いため、不訂正決定を行うこと。
(ｲ) 訂正請求に理由があると認められる場合
調査の結果、保有個人情報の内容が事実でないことが判明し、訂正請求に理由があると認められる場合（訂正請求に係る請求内容の一部について理由があると認められる場合を含む。）には、当該保有個人情報の利用目的に照らして、訂正又は不訂正のいずれかの決定を個別に行う。
⑵ 事案の移送
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の３⑷）
ただし、移送先の他の行政機関の長等に対する移送の通知は、「他の行政機関の長等への訂正請求事案移送書」（標準様式第19号）、訂正請求者に対する移送した旨の通知は、「訂正請求者への訂正請求事案移送通知書」（標準様式第20号）によるものとする。
また、移送を受けた行政機関の長等が訂正をする旨の決定をした場合は、移送をした実施機関において当該訂正決定に基づき訂正を実施しなければならないこととなる。
なお、訂正請求に係る保有個人情報が番号利用法第23条第１項及び第２項に規定する記録（情報提供等の記録）に記録された特定個人情報である場合には、事案の移送ができない（番号利用法第31条）ことに留意すること。
⑶ 訂正決定等の期限、期間の延長、期限の特例
ア 訂正決定等の期限
訂正請求を受けたときは、原則として、訂正請求があった日から30日以内に、訂正決定等を行わなければならない。
「訂正請求があった日」及び期間計算は、開示請求の場合の「開示請求があった日」及び期間計算（第６の３(5)）と同様である。
イ 訂正決定等の期限の延長
訂正請求に係る保有個人情報について、事務処理上の困難その他正当な理由により、30日以内に訂正決定等を行うことができない場合には、30日以内に限りその期限を延長することができる。
「事務処理上の困難その他正当な理由」としては、訂正請求に理由があるかどうかを確認するために行う調査に時間を要すること、調査の結果に基づき訂正す
るか否かあるいはどの範囲で訂正するかの判断に時間を要することなどが該当する。
主管課は、訂正決定等の期限を延長する場合は、警察相談課を介して、訂正請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を「訂正決定等期限延長通知書」（別記様式第17号）により通知するものとする。当該通知は、遅くとも訂

正請求があった日から30日以内（補正に要した日数を除く。）に訂正請求者に対してなされることが望ましい。
「延長後の期間」とは、訂正決定等が行われる時期の見込みを示すものであり、必要最小限の期間とし、訂正決定等の期限についても、具体的な年月日を通知書に記載すること。「延長の理由」は、可能な限り具体的に通知書に記載するものとする。
ウ 訂正決定等の期限の特例
訂正請求に係る保有個人情報についての事実関係を確認するための調査や、調査結果に基づき訂正を行うか否かの判断等を行うに当たって、特に時間を要する
ため、訂正請求があった日から30日以内はもとより、法第94条第２項の規定に基づく期限の延長（30日以内）を行ったとしても、当該期限内（60日以内）に訂正決定等を行うことが困難な場合には、法第95条に規定する期限の特例規定を適用する。
主管課は、訂正決定等の期限の特例規定を適用する場合は、警察相談課を介して、訂正請求者に対し、法第95条の規定を適用する旨及びその理由並びに訂正決定等をする期限を「訂正決定等期限特例延長通知書」（別記様式第18号）により通知するものとする。なお、当該通知は、訂正請求があった日から30日以内（補正に要した日数を除く。）に訂正請求者に対してなされなければならないことに留意すること。
⑷ 訂正決定等
訂正決定等の手続は、主管課において行うものとする。法第94条第２項の規定による期間の延長及び法第95条の規定による期限の特例の手続についても、同様とする。
⑸ 訂正決定等に係る通知
主管課は、訂正決定等をしたときは、速やかに当該訂正決定等に係る通知書を警察相談課を介して訂正請求者に送付するものとする。この場合において、警察相談課は当該通知書の写しを保管しておくものとする。
ア 訂正決定通知書作成時の留意事項
訂正請求に基づき、当該請求内容の一部について訂正を実施することとした場合（例えば、訂正請求書で10か所の訂正を請求され、このうちの５か所の訂正を実施することとした場合）には、訂正決定を行った上、訂正決定通知書に不訂正とした部分及びその理由を記載する。
イ 訂正をしない旨の決定通知書作成時の留意事項(ｱ) 不訂正理由の記載
訂正請求に係る保有個人情報について訂正をしないこととした場合には、該当する不訂正理由を全て提示するものとする。
(ｲ) 理由の記載方法

不訂正理由は、訂正請求者が明確に認識することができるよう、可能な限り具体的に記載すること。
ａ 訂正請求に理由があると認められない場合
事実を確認するためにどのような調査を行ったのか、調査の結果、どのような事実が判明したのかなどを記載する。
なお、保有個人情報の内容及び訂正請求の内容のいずれも事実と異なることが判明し、職権で訂正を行う場合は、その旨を記載する。
ｂ 訂正が利用目的の達成に必要な範囲を超える場合訂正請求に理由があると認められるにもかかわらず、当該保有個人情報の利用目的の達成という観点からみて、当該保有個人情報を訂正する必要がな
いと判断する具体的な理由を記載する。
ｃ 訂正請求書に形式上の不備がある場合
形式的要件（必要的記載事項の記載、保有個人情報の特定等）として求められる要件のうち、どの要件を満たしていないかを明確に記載する。
ｄ 訂正請求に係る保有個人情報が法第90条第１項各号に掲げる保有個人情報に該当しない場合又は同条第３項の期間を徒過した後に訂正請求がなされた
場合訂正請求に係る保有個人情報が法第90条第１項各号に掲げる保有個人情報でない旨又は開示を受けた日から90日を過ぎている旨をそれぞれ記載する。
４ 訂正の実施⑴ 訂正の時期
保有個人情報の訂正は、原則として、主管課において訂正決定をした後直ちに行うものとする。訂正に時間を要する場合は、訂正に必要な合理的な期間内に訂正をするものとする。
⑵ 訂正の方法
訂正は、次に掲げる方法によるほか、訂正する内容や保有個人情報が記録されている媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。
ア 文書又は図画に記録されている保有個人情報の訂正の方法(ｱ) 誤った保有個人情報に二重線を引き、行政文書等の余白部分に朱書き等で正確な情報を新たに記入する。
(ｲ) 記載が不十分な保有個人情報の余白部分に必要な情報を追加する。
(ｳ) 削除する保有個人情報が記録された部分を塗りつぶす。
(ｴ) 誤った保有個人情報を完全に消去し、正確な情報を新たに記入する。
(ｵ) 下線を引くこと等により誤った個人情報を明示した上で、当該保有個人情報が事実でない旨及び訂正後の内容を注記する。
(ｶ) 別紙に保有個人情報が事実でない旨及び訂正後の内容を記載し、誤った保有個人情報が記録された行政文書等に添付する。

イ 電磁的記録に記録されている保有個人情報の訂正の方法
当該電磁的記録の誤った保有個人情報を記録した部分について、情報の変更、削除又は追加を行う。
ウ 保有個人情報の訂正を実施した場合において、当該保有個人情報が記録されている行政文書等以外の行政文書等に当該保有個人情報と同一の個人情報が記録されているときは、当該保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、職権で訂正を行うよう努めるものとする。
⑶ 提供先に対する訂正実施の通知
主管課は、保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認める
ときは、当該保有個人情報の提供先に対し、警察相談課を介して、遅滞なく、その旨を「保有個人情報提供先への訂正決定通知書」（標準様式第21号）により通知する
ものとする。
第８ 利用停止事務
１ 案内及び相談⑴ 請求内容の把握等
ア 請求内容の特定等
警察等窓口において保有個人情報の利用停止に関する相談に応じるものとし、
警察相談課は利用停止請求者等との応対により、当該利用停止請求者等がどのような情報の開示を受け、どのように利用停止することを求めているかをできる限
り具体的に特定した上で、主管課を特定し、原則として、主管課の職員に窓口対応を依頼するものとする。主管課は、職権により利用停止すべきものと判断した
ものについては利用停止を行うものとする。
利用停止請求の手続によることとした場合は、主管課において、対象保有個人
情報の特定及び利用停止請求者が求めている利用停止の内容の確認を行うものとする。
イ 開示を受けていることの確認
訂正請求の場合の取扱いに準ずる。
（第７の１⑴イ）
ウ 電話等口頭による請求並びにファクシミリ又は電子メールによる請求
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の１⑴エ(ｲ)）⑵ 他の制度等との調整
訂正請求の場合の取扱いに準ずる。
（第７の１⑵）２ 利用停止請求書の受付⑴ 本人等であることの確認
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の２⑴ア、イ又はウ）⑵ 利用停止請求書の記載
窓口では、利用停止請求者との応対により利用停止請求の趣旨を把握した上で、「利用停止請求書」（標準様式第22号）に必要事項の記載を求めるものとする。

なお、当該利用停止請求書の記載を求めるに当たっては、次の点に留意する。
ア 利用停止請求者の押印は、要しないものであること（法人が法定代理人として利用停止請求を行う場合であって、利用停止請求書を送付の方法により行う場合を除く。
）。
イ 利用停止請求書は、日本語により記載してもらうこと。
ウ 利用停止請求書の宛先は、開示請求の場合の取扱いに準じる。
エ 「氏名」、「住所又は居所」及び「TEL」欄は、開示請求の場合の取扱いに準ずる。
オ 「利用停止に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄及び「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄は、訂正請求の場合の取扱いに準ずる。
カ 「利用停止請求の趣旨」欄は、法第98条第１項各号のうち、どの号に該当すると思料するか選択し、レ印を付してもらうととともに、第１号を選択した場合は、「利用の停止」又は「消去」のいずれの措置を求めるのかを選択し、レ印を付してもらうこと。
留意点として、当該保有個人情報が、適法に取得されたものでなく、かつ、法が定める例外事由に該当する場合以外に利用目的以外の目的で提供されていることを理由とする場合には、保有個人情報の消去（法第98条第１項第１号）及び提供の停止（同項第２号）を同時に求めることができるが、一方、法が定める例
外事由に該当する場合以外に利用目的以外の目的で提供されていることを理由とする場合には、保有個人情報の提供の停止を求めることはできる（法第98条第１項第２号）が、保有個人情報の消去を求めることはできないため、このような請求があった場合には、利用停止請求者に対して補正を求めること。
キ 「利用停止請求の理由」欄は、「利用停止請求の趣旨」欄に記載した事項について、どのような取扱いが法の規定に違反していると思料するのか利用停止請求の趣旨を裏付ける根拠を記載してもらうこと。この部分の記載は、実施機関が利用停止決定等を行うための判断材料となるものであり、可能な限り具体的である必要がある。内容が利用停止請求書の所定の欄に書ききれないときは、別紙（任意様式）に記載の上、当該請求書に添付してもらうこと。
なお、次の理由以外で利用停止請求を行おうとしている場合は、利用停止請求をすることができない旨を教示し、なお利用停止請求が行われる場合には、法第101条第２項の規定に基づき利用停止をしない旨の決定を行うものとする。
(ｱ) 利用停止請求者が利用停止を求める保有個人情報が、
ａ 利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有されている
ｂ 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用されている
ｃ 偽りその他不正の手段により取得されている
ｄ 所定の事由に該当しないにもかかわらず、
利用目的以外の目的で利用され、又は提供されている

ｅ 所定の事由に該当しないにもかかわらず本人の同意なく外国にある第三者に対して提供されているのいずれかに該当すること(ｲ) 利用停止請求者が利用停止を求める特定個人情報がａ 利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有されている
ｂ 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用されている
ｃ 偽りその他不正の手段により取得されている
ｄ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときに該当しないにもかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用されている
ｅ 番号利用法第19条の規定に違反して提供されている
ｆ 番号利用法第20条の規定に違反して収集され、若しくは保管されている又は同法第29条の規定に違反して作成された特定個人情報ファイルに記録されているのいずれかに該当すること（番号利用法第30条第１項）。ただし、番号利用法
第23条第１項及び第２項に規定する記録（情報提供等の記録）に記録された特定個人情報に関しては、法第５章第４節第３款（利用停止）の規定は適用しないこととされている（番号利用法第31条）ことに留意すること。
ク 利用停止請求者が窓口で利用停止請求書を記載する場合であって、自ら利用停止請求書を記載することが困難な場合は、窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応すること。
ケ 「本人確認等」欄は開示請求の場合の取扱いに準ずる。
⑶ 利用停止請求書の補正
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の２⑶）⑷ 利用停止請求書が提出された際の窓口での説明等請求書が提出されたときは、当該請求者に対し、おおむね次の事項について説明するものとする。
ア 利用停止決定等の期限等(ｱ) 利用停止請求書が到達した日の翌日から起算して30日以内に決定すること。
(ｲ) やむを得ないときは、30日を限度として期間を延長することがあること。
(ｳ) 利用停止決定等に特に長期間を要するときは、期限の特例を適用することがあること。
イ 利用停止決定等の通知
利用停止決定をする旨は、「利用停止決定通知書」（標準様式第23号）、利用停止をしない旨は、「利用停止をしない旨の決定通知書」（標準様式第24号）により通知すること。

⑸ 利用停止請求書の取扱い
開示請求の場合の取扱いに準ずる。
（第６の２(5)）
３ 利用停止決定等⑴ 保有個人情報の内容の検討等
ア 主管課は、利用停止請求書を受領したときは、速やかに収受の手続を終え、当該請求書の記載内容を審査し、形式上の不備があると認めるときは、相当な期間を定めて、利用停止請求者に補正を求めるものとする。
イ 主管課は、対象保有個人情報の取扱いが法第98条第１項各号のいずれかに該当するかどうかについて、関係書類等の確認、関係機関への照会その他適切な方法により調査を行い、利用停止の可否を検討するものとする。その際には、必要に応じて、関係所属等及び警察相談課と協議するものとする。
なお、利用停止決定等に当たっては、県全体の統一性に留意するため、必要に応じて警察相談課を介して総合窓口と協議を行うものとする。また、関係機関への照会に当たっては、利用停止請求者が識別できる情報をできるだけ提供しないようにしたり、照会先に利用停止請求者の情報が漏えいしないように要請するな
ど、利用停止請求者等の権利利益を不当に侵害しないよう十分配慮するものとする。
(ｱ) 利用停止請求に理由があると認められない場合
ａ 調査の結果、法第98条第１項各号に規定する事由に該当しないことが判明
し、利用停止請求に理由があると認められない場合には、不利用停止決定を行うものとする。
ｂ 調査の結果、当該保有個人情報が、法第98条第１項各号に規定する事由に該当するかどうか判明せず、利用停止請求に理由があるかどうか明らかでない場合には、利用停止決定を行うことができないため、不利用停止決定を行うものとする。
(ｲ) 利用停止請求に理由があると認められる場合
調査の結果、法第98条第１項各号に規定する事由に該当することが判明し、利用停止請求に理由があると認められる場合（利用停止請求に係る請求内容の一部について理由があると認められる場合を含む。）には、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要か否かの判断を行った上で、利用停止又は不利用
停止のいずれかの決定を個別に行うものとする。
なお、利用停止請求に理由があると認められる場合であっても、利用停止をすることにより、利用目的に係る事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及
ぼすおそれがあると認められるときは、
この限りでない（法第100条ただし書）。
⑵ 利用停止決定等の期限、期間の延長、期限の特例
訂正請求の場合の取扱いに準ずる。
（第７の３⑶）ただし、「利用停止決定等期限延長通知書」（標準様式第25号）、「利用停止決定等

期限特例延長通知書」（標準様式第26号）によること。
⑶ 利用停止決定等
利用停止決定等の手続は、主管課において行うものとする。法第102条第２項の規定による期限の延長及び法第103条の規定による期限の特例の手続についても、同様とする。
⑷ 利用停止決定等に係る通知
主管課は、利用停止決定等をしたときは、速やかに当該利用停止決定等に係る通知書を警察相談課を介して利用停止請求者に送付するものとする。この場合において、警察相談課は当該通知書の写しを保管しておくものとする。
ア 利用停止決定通知書作成時の留意事項
利用停止請求に基づき、当該請求内容の一部について利用停止を実施することとした場合（例えば、利用停止請求書で10か所の利用停止を請求され、このうちの５か所の利用停止を実施することとした場合）には、利用停止決定を行った上、利用停止決定通知書に不利用停止とした部分及びその理由を記載すること。
また、保有個人情報の消去を求めているが利用の停止を決定する場合等のように、当該利用停止請求を受けて必ずしも請求の趣旨どおりの利用停止決定を行わなくても請求に理由があると認めて何らかの利用停止を行う場合にも、利用停止決定を行う。この場合には、利用停止決定通知書に不利用停止とした部分及びその理由、利用停止請求の趣旨と異なる利用停止を行うことを決定した理由等を記載する。
イ 利用停止をしない旨の決定通知書作成時の留意事項(ｱ) 不利用停止理由の記載
利用停止請求に係る保有個人情報について利用停止をしないこととした場合には、該当する不利用停止理由を全て提示すること。
(ｲ) 理由の記載方法
不利用停止理由は、利用停止請求者が明確に認識することができるよう、可能な限り具体的に記載すること。
４ 利用停止の実施⑴ 利用停止の時期
保有個人情報の利用停止は、原則として、主管課において利用停止決定をした後直ちに行うものとする。利用停止に時間を要する場合は、利用停止に必要な合理的な期間内に利用停止をするものとする。
⑵ 利用停止の方法
利用停止は、次に掲げる方法によるほか、利用停止する保有個人情報の取扱いの状況や保有個人情報が記録されている媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。
ア 利用又は提供の停止の方法

(ｱ) 保有個人情報が記録されたデータベースへのアクセスを停止する。
(ｲ) 定期的な文書の送付を中止する。
イ 消去の方法(ｱ) 保有個人情報が記録された部分を塗りつぶす（文書又は図画の場合）。
(ｲ) 保有個人情報が記録された部分を電磁的に消去する（電磁的記録の場合）。
ウ 保有個人情報の提供の停止を実施した場合においては、必要に応じて、当該保有個人情報の提供先に対し、当該提供先の事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれのない範囲で当該保有個人情報を消去すること等を依頼するものとする。
第９ 審査請求があった場合の取扱い
１ 審査請求書の受付
開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る審査請求については、主管課でその審査請求書の受付を行うものとする。このとき、主管課は、必要に応じて、警察相談課の職員の立ち会いを依頼することができる。また、受け付けた当該審査請求書の写しを警察相談課に送付するものとする。
２ 主管課における審査請求書の形式的審査等
主管課は、行政不服審査法（平成26年法律第68号）に基づき、審査請求人が審査請求適格を有するかどうか、審査請求が審査請求期間内に行われたものであるかどうか等を審査するものとする。この場合において、審査請求人に対し、審査請求の補正を命じたときは補正命令書の写しを、却下の裁決を行ったときは却下の裁決書の写しを警察相談課へ送付するものとする。
開示決定に反対する第三者から審査請求があった場合、一般的には、実施機関は、
当該第三者の申立てにより、又は実施機関の職権で、開示の実施を停止（執行停止）
することが必要となろう（行政不服審査法第25条）。
なお、当該執行停止をした場合は、当該第三者及び当該開示決定に係る開示請求者
に対し、その旨を通知するものとする。
３ 審査請求に係る審議会への諮問等⑴ 審議会への諮問方法
審査請求書を受領した主管課は、その請求内容を正確に把握した上で、却下する
場合等を除き、速やかに警察相談課を通じて審議会に当該審査請求について諮問しなければならない。
なお、諮問に当たっては、主管課は、「諮問書」（標準様式第28号から第31号までのうちいずれか）に弁明書等の写し及び審査請求書の写しを添付して、提出するものとする。
⑵ 諮問をした旨の通知
主管課は、審議会に諮問したときは、「諮問書をした旨の通知書」（標準様式第32号）を遅滞なく作成し、警察相談課を介して法第105条第２項に定める者へ送付する

ものとする。
４ 審査請求についての答申・裁決等⑴ 審査請求に対する裁決案の作成
審議会の答申書を受領した主管課は、必要に応じて関係所属等並びに警察相談課と協議及び調整を行った上、当該答申を十分尊重して当該審査請求に対する裁決案を作成するものとする。
⑵ 裁決書の送付等
主管課は、審査請求に対する裁決があったときは、速やかに当該裁決に係る裁決書を警察相談課を介して審査請求人に送付するものとする。この場合において、警察相談課は当該裁決書の写しを総合窓口へ送付するものとする。
⑶ 第三者への結果の通知
審査請求に対する裁決が、第三者情報が記録されている保有個人情報における開示決定等を変更するものとなった場合には、主管課は、必要に応じて警察相談課を介して第三者にその旨を通知するものとする。
なお、当該裁決が、開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却するものであるとき、又は第三者である参加人が当該保有個人情報の開示に反対の意思を表示している場合に、審査請求に係る開示決定等を変更し、当該開示決定等に係る保有個人情報を開示する旨の裁決を行うものであるときは、当該第三者に対して争訟の機会を確保するため、開示決定の日と開示を実施する日との間に２週間以上置くとともに、開示決定をした旨を必ず当該第三者に通知しなければならない。
第10 開示決定等の決裁手続等
１ 決裁手続⑴ 主管課長は、開示決定等をするに当たっては、開示請求に係る保有個人情報について、開示請求者に対して発出する通知書の案に、開示請求書、開示請求に係る保有個人情報が記録されている行政文書の写し及び開示請求に係る保有個人情報の一部を開示しようとする場合は不開示としようとする部分を見え消し等により示した
当該保有個人情報が記録されている行政文書の写し等を添えて、所要の決裁を受けるものとする。
⑵ 主管課長は、訂正決定等をするに当たっては、訂正請求に係る保有個人情報について、訂正請求者に対して発出する通知書の案に、訂正請求書、訂正請求に係る保有個人情報が記録されている行政文書の写し等を添えて、所要の決裁を受けるものとする。
⑶ 主管課長は、利用停止決定等をするに当たっては、利用停止請求に係る保有個人
情報について、利用停止請求者に対して発出する通知書の案に、利用停止請求書、
利用停止請求に係る保有個人情報が記録されている行政文書の写し等を添えて、所要の決裁を受けるものとする。
⑷ 主管課長は、⑴から⑶までの場合において、開示請求等に係る保有個人情報に関連する事務を所掌する所属等が他にあるときは、当該所属等の部の長及び所属長と合議するものとする。
⑸ 主管課長は、開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る審査請求があった場合は、当該審査請求に係る審議会への諮問、審議会からの答申に基づく裁決案の作成及び送達等の事務手続に関し、その都度、所要の決裁を受けるものとする。
２ 決裁資料の写しの保管
警察相談課長は、⑴から⑸までの場合における決裁資料の写しについて、当該主管課長に対して提出を求め、保管するものとする。
第11 その他
１ 警務部長は、この要綱の手続によることが困難な場合には、別の取扱いをすることができる。
２ 開示請求等の事務処理等に当たっては、この要綱のほか、「個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド（行政機関等向け）」（令和４年10月個人情報保護委員会事務局）等を適宜参照すること。

別表１
個人情報取扱事務登録簿に記載する項目一覧表
項

目

記載項目の内容
（例示）

基本的事項
個人番号

番号法に基づく個人番号

識別・整理番号

受験番号、免許番号、旅券番号、基礎年金番号、住民票コード

氏名

本名、通称、芸名、ペンネーム、氏、名前

性別

男女の別

生年月日・年齢

生年月日、年齢、干支

住所

住所、所在地、居所、居住区域、住所歴、連絡先

電話番号

電話番号

本籍・国籍

本籍、本籍地、出身地、国籍

その他

指紋、声紋、DNA情報、顔写真、虹彩の模様、ファックス番号、電子メールアドレス

心身の状況
健康状態・病歴

健診結果、血液型、傷病名、傷病の原因・程度、治療内容
障害の有無・種類・部位・原因・程度・等級、補装具の有無

障害の状況

身長、体重、体力、運動能力
性質、性格

身体的特徴
性質・性格
その他
家庭・経済
家族の状況

家族構成、母子・父子家庭、同居・別居、扶養関係

親族関係

養子縁組、認知、血族・親族関係

婚姻関係

婚姻歴、離婚理由、内縁関係

資産・収入

年収、所有財産、持家等、預金、借入金、償還金

納税状況

各種税金の納税額

公的扶助

年金・生活保護等の受給、福祉資金等の貸付け取引状況

事業における取引相手、取引額

その他

生活の状況、食生活

社会生活
職業・職歴

勤務先、在職期間、就職・退職年、職種

地位・役職

地位、職位、昇任、降格

学業・学歴出身校、学業成績、入学、卒業、退学、在学年

資格

行政書士等の資格、免許、講習会等の受講

成績・評価

各種試験の結果、評価、内申書、指導要録

賞罰

叙位、叙勲、表彰、行政処分歴、反則金の納付状況

趣味・嗜好

趣味、好き嫌い

その他

地域活動等の状況

思想・信条等
思想・信条

思想、信条、主義、主張、支持政党

信教

宗教、信仰の状況

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