令和６年５月３０日
佐々町役場

総務課

質問への回答「佐々町文書管理システム構築業務」において提出がありました質問書について、下記のとおり回答します。
該当資料

番号

質問内容

該当箇所

質問回答

① 「原則、業務履行が完了し検査に合格した後に一括支払いとする」と記載ありますが、この業務履行完了は令和 7 年 1 月 4 日までの構築作業と考え
仕様書
1P.4Ⅰ

概要

９

支払方法てよろしいでしょうか？それとも契約終了日の令 ① 本業務の費用（イニシャル及びランニング）を一括支
和 7 年 3 月 31 日でしょうか。
② 環境構築（イニシャル）以外の保守・利用料（ラン払いするため、業務履行完了は令和 7 年 3 月 31 日です。

ニング）については環境構築が完了する令和 7 年 ② お見込みのとおりです。
1 月 4 日から令和 7 年 3 月 31 日までの分を業務履行後にお支払い頂けると考えてよろしいでしょうか。

仕様書
2

Ⅱ

本業務の基本要件１

基本事項 (1)基本方針

仕様書
3

4

P.5

P.5

Ⅱ

本業務の基本要件

１

基本事項 (2)前提条件

仕様書
Ⅱ

P.6

本業務の基本要件

システム構築から運用開始までの打合せについて、効率化、時間の短縮を目的に会議の開催方式として事前の協議の上でリモート会議も併用することで良いでしょうか。

併用化としますが、最低 1 名は現地参加してください。その際、会議室とモニター等は提供しますので、接続 PC や通信回線等の準備をしてください。

クライアント端末にファイルの暗号化ソフトはインストールされていますでしょうか。

職員が通常使用するクライアント端末は、暗号化ソフトのまた、暗号化ソフトをインストールしている場合は、 インストールを行う予定はありません。
そのソフト名を教えて頂けないでしょうか。
bluetooth 機能を持つタブレット PC を使用する想定で お見込みのとおりです。専用端末が必要な場合は、本業務良いでしょうか。

内で調達してください。
1

該当資料

番号

質問内容

該当箇所
２

システム概要 （2）システ

質問回答
また、職員が通常使用するクライアント PC（ノート型）をム仕様用いても構いませんが、その場合は全台にオフラインで動作するための必要なセットアップをしてください。

仕様書
5

P.7

データ移行に際し、本庁にてご提供頂く 2 種のデータ

Ⅱ

本業務の基本要件

２

システム概要 （3）データ 子文書の添付ファイルは、移行対象外という認識で良移行

ア ファイル基準表、イ 文書データのデータの移行対

P.7

Ⅱ

本業務の基本要件

２

システム概要(3)データ移行象期間をご教示ください。
（保存文書の全期間と認識してよろしいでしょうか）
また、移行対象のファイル数（概算件数）がわかれば保存文書の全期間とします。
件数はこれから集計を行います。

ご教示ください。

仕様書
7

お見込みのとおりです。

いでしょうか。

仕様書
6

形式ア ファイル基準表、イ 文書データについて、電P.7

ア ファイル基準表

Ⅱ

本業務の基本要件

２

システム概要移行対象ファイルの文書分類は、AKF ファイリングシ(3)データ ステム方式で提供頂くと理解してよろしいでしょう

移行

お見込みのとおりです。

か。
LGWAN-ASP の提案の場合、年に１回の定期訪問では他仕様書
8

P.7

Ⅱ

本業務の基本要件

３

保守体制 (6)定期訪問

自治体の運用実績等を参考に改善案をご提案することでよろしいでしょうか。また機器に関わる点検はデータセンターからのサービス提供となるため、ログおよお見込みのとおりです。

び機器のリソース状況の報告書を作成しご提出を予定していますがよろしいでしょうか。

仕様書
9４

P.7

マニュアル・操作研修(1)マニュアル

「Ⅰ８（３）イに掲げる操作マニュアルを作成し、提出すること。操作研修の際は、参加職員分のマニュアルを印刷し、配布すること。」について、想定される必要部数をご教授ください。

想定される必要部数は、約 120 部です。
職員向け操作マニュアルに必要な内容が記載されてあれば、お見込みのとおりです。

2

番号

該当資料

質問内容

該当箇所

質問回答

また、操作マニュアルの内容について、本業務の目的に記載されている紙の文書量を減らす観点から、日常業務で必要な操作内容に圧縮した操作マニュアルにし、スポットで操作するマニュアルや管理者向けマニ
ュアルや障害対応マニュアルは紙媒体１部の提供でもよろしいでしょうか。
101112

キャビネット内の所在については、個別フォルダの備機能要求書

考に記載いだくことで当該機能を満たしていると考え基本要件 No1ていいでしょうか。
ご提供範囲の中にバーコードリーダー本体（機器）と機能要求書

タブレット PC も含みますでしょうか？

基本要件 No7

また、機器を含む場合は何台必要でしょうか。
前年度ファイル基準表を基にする形ではなく、前年度機能要求書ガイド、個別管理No11のガイドを一括複写登録することで登録が可能です
が、要件を満たしていると考えていいでしょうか。

AKF の基本的な考え方を述べたものですので、AKF を前提としたシステムであることという意図です。
お見込みのとおり、本業務内で調達してください。
機器は 1 セット調達してください。
BS フォルダの階層まで複写登録できるのであれば、お見込みのとおりです。
レイアウトは、BS フォルダについては、別紙を参照してください。＜別紙 1＞
なお、現行では、くろがね A4 プリントラベル（フォルダーラベル）を使用しており、印字は表計算ソフトで出力し13機能要求書検索、印刷等管理

具体的なレイアウトイメージ及び印字事項及びその数
No18をご教示ください。ています。
第 1 ガイド及び第 2 ガイドについては、現行では、くろがねガイドラベルを使用しており、印字はラベルライターで縦書き印刷し、ガイドに貼り付けています。
印字事項及びその数は、個別フォルダについては、同項目No.11 のとおりです。第 1 ガイド及び第 2 ガイドについて
3

該当資料

番号

質問内容

該当箇所

質問回答
は、両面にガイド名のみです。
書棚に表示するガイドラベルは、現行利用しているレイアウトはありません。

「個別フォルダは、BS フォルダ（行政文書管理改善機
14機能要求書構）を使用すること。」

ガイド、個別フォルダ管理と記載ございますが、文書管理システムへ BS フォルダ

No26の情報を登録できれば要件を満たしている認識でよろ出力される個別フォルダのラベルが、BS フォルダに対応したものであることという意図です。

しいでしょうか。
「保存期間」欄が未入力のものを抽出しエラー表示されること。について、「保存期間」はフォルダの保存年15

機能要求書移替管理 No2限との解釈でよろしいでしょうか。
保存期間が保存年限である場合、弊社システムではフ 前段及び後段いずれもお見込みのとおりです。
ォルダ作成時に保存年限を必須入力としているため、抽出時には保存年限が未入力は抽出されないようになっていますが、要件を満たしていますでしょうか。
収受後に供覧ができること。必要に応じて供覧用紙の16機能要求書出力も可能であること。について、弊社では標準の供収受、起案、供覧管理 No2覧書もございますが、ご指定の供覧書のフォーマットはございますでしょうか。
評価項目及び点数について記載がありますが、こちら

17

実施要領 P.8の点数はプレゼンテーション・デモンストレーション

別紙の点数は別になりますでしょうか。それとも含まれて評価基準いますでしょうか。
18

実施要領 P.8

機能要求書の対応度につきまして、◎○△で評価点に別紙影響しますでしょうか。

評価基準

佐々町文書取扱規程様式第 9 号を参照してください。
＜別紙 2＞
また、資料として佐々町文書取扱規程を別途掲載します。
評価項目及び点数は、提案内容全体を総合的に判断し、評価するためのものです。
したがって、提出書類のほか、プレゼンテーション及びデモンストレーションで説明された内容も評価項目に含まれています。
お見込みのとおりです。

4

別紙 1
フォルダラベルレイアウト

表面
継裏面

⑤

第 ○フ
２ ○ォ
ガ
イ ○ル
ド ○ダ
名 ○名
○ ○○
○
○ ○○
○ ○○

○○
○○
○○
保 ○○
存 ○○
期
間 ○○
○○

○フ
○ォ
○ル
○ダ
○名
○○
○○
○○
○○
○○
○○
○○
○○
○○
○○

色は白、赤、黄、緑、青の５色

5

別紙 2
佐々町文書取扱規程
様式第９号（第 24 条関係）
町長

副町長

総務
理事

事業理事課長

参事

課長補佐

係長班員

取扱者

供覧

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