号 日

各部 ･課長6

基 発 第 120600
平 成 1 9年 1 2月
殿

労 働 基 準 局 長(公 印 省 略 )行政の執行 にお ける文書 の適正 な保管 ･管理 について

琴記 については､別添 の とお り大 臣官房長 か ら平成 19年 11月 30 日厚 生労働省
発 給第 1130004号 ｢行政 の執行 にお ける文書 の適正 な保 管 ･･
管理 につ いて｣が通知 されたので､遺漏 なきを期 されたい｡

厚生労働省 発給第 1130004号
平 成 1 9年 1 1月 3 0 日▲}

殿

内 部 部 局 の長
大臣官房各課長

大臣官房 長 ■(公印省略)
行政の執行 にお ける文書の適正な保管 ･管理 について
本 日､｢フィブ リノゲン資料 問題及びその背景 に関す る調査 プ ロジキク トチー
ム調査報告書｣ (別添)において ､｢『行政の執行 にお ける文書管理 の大切●さ』 とい った基本 的かつ重要 な意識 が関係職員に欠落 していためが大 きな問題 で あ りL.
1^
医薬食 品局だ けの臨題 ではな く､厚生労働省全体 として早急 に琴 り組むべ き重｣ 旨指挿 された ところであ り､この点について準､早急 に改善要な問題 で あるOに取 り組む必要がある.
ついては､下記の点にご留意いただき､文書の保管 .管理 に遺漏 のなきよ う､対応方 よろ しくお願 いす る｡
また､同報告書 において文書管理 のあ り方の見直 しが擾言 され てい る ところで あ り､今後､文書管理 に係 る監査 を実施 し､その結果 を踏 まえ､あ らた めて文書管理 の適正化 について必要な措置 を欝ず る予定で あるO
革1 文書管理規程の遵守について
行政文書の管理 について は､厚生労働省文書管理規程 (平成 1.
3年厚生労働規程｣ とい うD) に基づ き行 うこ ととされてお り､規程
省 訓第 21号｡以下 ｢.の内容 につ き職員が理解 し､遵守す る必要があるこ とC
2 行政文書 ファイル管理簿 の調製規程第 10条第 1項 において ､文書に係 る案件 を所 管す る課が当該隈 の保有
す る行政文書 ファイル及び行政文書の管理 を適切 に行 うため､行政文書 ファイ
ル管理簿 を作成す るこ ととされていること｡なお､同条第 2項 において､行政文書 ファイル 管理欝は､年 1回更新す るもの とされてい るが､日頃の行政事務において活用す る観点か ら､随時更新す るよ う努めること｡

3 外部か ら政得 した文書の収受台帳‑の記載･･
外部か ら取得 した文書については､規程及び ｢
文書管理規程 の手引き｣に従い､収受文書台帳 に文書の収受年月 日､件名 等を記載す る必要があるこ と｡

4 文書の保管場所 の整理について
文書 を保 管す る各駅塞書棚及び倉庫 については､文書の所在が容易に把握できるよ う､適切 に整理す ることO ‑5 保存文書情報の引継 ぎについて保存文書 の内容やその所在等の情報については､確実に引き継 がれ るよ う適
卯 こ事務 引継 ぎを行 う三 と｡(別 添)｢フィブ リノゲ ン資料問題及びその背景 に関す.
る調査 プ ロジェク トチー ム調
9年 11月 30日) (抜粋)
査報告書｣ (平成 1車 重 零 尊書

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M ゲ訟資料問題慶び骨壷背景 臆開ずる
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調査によ り判明した事束

2.顔料の保管 A管理 仁引継につも寸て4) 厚生 労働省 にお ける文書 管理の在 t
J方及びその束駿 につ いて
b 厚 生労働省 にお け る文書 管理 は､ T厚 生労働省文 書管理視程 (厚生 労働省 訓第 21号 )｣ (以下 ｢管 理規程 J とい う｡)及 び r厚生 労働 省文書 管理規
轟 の字引｣ (以下 r手引 ｣ とい うO) に基づ いて いる｡･ 管理規程第 14
条 にお いて､厚生 労働大 臣あての文書 につ いて は､大臣官房総務課 にて省収受文 書台帳 に件 名等必要事 項 を記 載 し､その後主管部局の総括課革 と配布 され ､そ こで配 布文書台 帳 に必要事 項を記載後､担 当課長 に配布す る もの とされて いるB 但 し､同条 【声つ いて手引で は､運用上 ､担 当課 に直軽届 いた文書 で厚生労轡大 臣あての文書 につ いては､当惑課 にお いて収受台帳 へ必要事項由記 載 を行 うこ とで足 uる､ とされ て いる｡

3年 ､14
年の一連 の報告命令 に基づ き 旧三菱 ウェル
こ こで前述 した平 成 1
3年 当時は旧ウェル プ アイ ド社 ) か ら報 告 された経過 をフ ァーマ社 (平成1{挙 げる と､イ) 平 成 j
3年3月26日付 け｢命令書 U要生 労薗省発 医薬第 166号)に封す る ご報告 j｢命令書 博 生労働省発 医薬 黄緑6割 別紙 Zに封す る ご報告 ｣ハ)

平成 14年4月5･El付けr
命令書 も厚生労働省発医薬第 0322072号)に対す る ご報告 ｣､ニ) 平成14年 5月声1日柳ナr
命令書 (厚生 労働省発医薬 第8422028号)に対す る ご報告 ｣ホ) 平成 14年7月16日付 け618053号 )に対す る ご報告 Jr
命令書 t
厚生 労働省発 医薬 療0ベ)

平成 14年8月9日付 け｢命令書 (厚生 労働省発 匪轟第 0726t)
02号 )に対す る ご報告 Jの順 とな り､ これ ら全 て の事務 は医薬 食 品馬 監視 指導 ･
麻 薬対 策課 と顕 るが ､ この計 6回の報 告 の うち､省収 受文書 台 帳及 び総括 課 で あ る医薬 食 品局総務課 の配布文書 台帳 に収受記 載 の ある ものは無 く､手 引 きで運用上記‑23‑

め られて いる医薬食品眉監視指導 ･
麻薬対策課の親戚重文署台帳にも上記件L,か記載がなかったBイ)及びハ)の2
ま葦 ､医薬食品局内各課で作成 している管理簿を確認 した ところ､管理簿 自体の作成はなされていたが､記載項 目の中で､例 えば行政文書ファイルの名前が正確に記載されていないな ど､必ず しも適切 に遅商されていない箇所が卑受けられた｡

I5) マスキング無しの資料が保管 されていた地下倉庫の状況について①調査チ‑且の療分実績

1月相 棒 )牛乳 馴 闇 大臣をはじ臥 調査チ‑ム東関 ･ほ∴ 平射 搾 1号鰻の地下3階にある医薬食品局が管理岡弁護士)他チ‑ム晶が合同庁舎5している倉庫を検分 し､監視指導 ･藤森対策課長池から文書管理の実態 につ いて説明を受けた｡‑

1･ 平成 1
9年11月20日 (火)午後､松浪大臣政務官及び伊藤大臣政務官をはじめ､調査チ‑ム顧問 (申込弁護士､吉岡弁護士)粒子‑ム鼻が､同じく号鰭の地下3階にある医琴食品局が管理 している倉醇を検分 し､･合 同庁舎5監視指導 A麻薬対策課監視指導墓長池か ら文書管理の実態について説明を受けた｡②検分現場呼実態階フロア 82階フロアと区分けされてお u､各フロ
h 検分現場の倉庫内は1
アにスチ‑ル製の書棚が並んでお り､課窒毎にそれを複数占有 していたol･.
･ r
課 窒毎 に書棚 を確認 したが､例えば国書鴇のよう に､Tどの書棚笹どの書類があるj と系統立てて整理 されていないため､文書 ファイルが実際どこにあるかは､一つ一つ書棚を探さな いと分からない状態となってお u､各文書ファイルの重要度や優先度 も分か らない状態であった｡
保管されている個々の文書 ファイルについて確認すると､文書 ファイルの背表紙 に件名が記載されていな申った り､通路から文書フ ァイルの背表‑24‑

紙が見えない状態で置かれた ものも多々あ り､.
通路から‑見 して文書 フア
イ叶の内容が判別できるような状況ではないところがあった｡なお､これ版 に合わせた高さのままとなっは､そ もそも書棚の入れるスペースが B5て いるた め､そ こに A4版の文書 ファイルが立てて入 らないため､横 にして詰 めているものと患われた｡
また､スぺ‑ス不足のためか､書鞠の隙間に斜めに究め込まれた文書ファイルや､文書がまとめて段ボ‑ル箱 に入れ られて通路脇 に置かれているものがあったD
その他 ､｢ハイキ｣ と書かれた段ボール箱が通路脇 に置かれたままとなっていた り､30
年以上前の日付の書類が書棚 にそのまま置かれたものがあったO加えて､殆 どの文書 7アイJ
Vは､背表紙などに保存年限が記載されてお らず､廃棄の時期が分からなかった｡‑25‑

枇 考察 と葦任の所在5).
資料の 引継‑管理等 について

p 今 回､収受台帳への記載漏れや管理簿の不完全な調製が確認 されたが､これ らは総 じて ｢台帳には綾で記載すれ ば良いjなどという文書管理に対する 意識の低さや､そもそも賭員が管理規程を適切に把捉 して いないということが考えられるB
廿･ また､例えば､管理芦 につ いて見れ ば､その記載欄 に文書 ファイルを保管する.
場所の項 目を盛I
J込めば､一文書 ファイルの概要 とその所在を リンクさせる ことができ､寒際によ り使い添字の良いものとなる｡ このような､職員がよ u使い勝手の良い方法 についての管理規程の抜本的見直心や同規定の職鼻 に対する今一度の周知 も革要で あるO

D. そ もそも r
行政の執行 における文書管理の大切 さ｣ といった基本的かつ重要な意識が関係職員 に欠落 していたのが大きな問題であ り､医薬食品局だけの問題ではな く､厚生労働省全体 と して早急に取 り組 むべき重要な間‑34‑

題である｡
ま私

資料の引継が適切になされていなかった ことも明確であ争Dこれは､当時の Fチ‑ムがきちん とした組織では串 く､責任の所在や各課 との関係も不明確であったことに加え､チャムとして収集 した資料や成果物等を碑猿 していく ｢引継｣意識が欠けていたことによるものであり､組織上の問題 としてとらえるべきであるD職員か らの聴 き取 り調査では､日々の業務 に忙殺され､適切な文嘗管理が十分に行われていない実情が浮草彫 りになったが､国民の生命や健康 に直結する部局であるだけに､これ らの点の意識の改革は､重要な課題 と考えるB
なお､肝炎に関する訴訟の担当であ争副作用被害対策蔓では､14
年報告書及び添付資料 については､裁判の準備書簡作成の際 に準要な部分を清岡
4
年 に企業か ら提出された資料等同報告審作成時に収集していたが､平成1された様々な資料は同室には共有されていなかった｡今回の南軍では駄告の‑人について､投与の有無について争うこととな ったが､資料の共有が行われていれば､結果 として授与の有無について争 う必要はなかったといえる｡‑35‑

iV.今後改善すべき事項

2)文書管理の改善(‑ 今●回の検証 によ t
J､行政内部の文書管理や事務引継等の不十分 軍が浮き確 りになった｡ このため､･文書管理 については､厚生労働省全体の問題 として､現行の文書管理規程をは じめ､よ u使 いやす い文書フ ァイル管理簿のあ り方等､文書 の保存 d
L
廃棄ル ‑ル につ いて､外部の 目を入れ る等 によL
J抜本的に見直す必要があるD

一､‑36‑