京都府中小企業団体中央会
個人情報保護規程制定

１．目

平成１８年３月１６日

的

本 規 程 は 、 京 都 府 中 小 企 業 団 体 中 央 会 （ 以 下 「 本 会 」 と い う 。） が 取 り 扱 う
個人情報の適切な保護のための項目を定め、役員、職員をはじめとする従事者がその事業内容に応じた個人情報保護を遵守することを目的とする。

２．用語の定義
本規程における用語の定義は、次のとおりとする。
（１）個人情報「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（画像・音声含む）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それによ り 特 定 の 個 人 を 識 別 す る こ と が き る も の を 含 む 。） を い う 。

（２）本人「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（３）従事者本会内において業務に従事する役員、職員、嘱託及び臨時職員などをいう。

３．適用範囲
本規程は、コンピュータ・システムにより処理されているか否か、及び書面に記録されているか否か等を問わず、本会において取り扱われるすべての個人情報を対象とする。

４．照会先
この規程に関する照会先は、本会情報グループとする。

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５．計画
（１）個人情報の特定取得、利用、保管など、取り扱う個人情報は、すべて特定する。

（２） 個人情報に関するリスクの認識
特 定 さ れ た 個 人 情 報 は 、必 ず そ の リ ス ク（ 個 人 情 報 へ の 不 正 ア ク セ ス 、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなど）を認識する。

（３） 法令及びその他の規範
a 本会における個人情報の取り扱いに関わる業務に関する法令やその他の
規 範 は 、「 個 人 情 報 に 関 す る 法 令 及 び そ の 他 の 規 範 リ ス ト 」 を 作 成 し 特 定するとともに、法令及びその他の規範の本文をいつでも参照できるように整備する。リスト及び本文は、最新の状態で維持できるように定期的に見直す。
b 法令及びその他の規範に改廃があった場合は、速やかにその改廃内容を本規程や関連規程類に反映する。

６． 個人情報保護に関する文書（１） 文書の構成
本会における個人情報保護に関する文書の体系は、下記のとおり三階層で構成される。

個人情報保護に関する文書の体系
個人情報保護方針

個人情報保護規程

規則・手順等●監査規則●文書管理に関する規則●情報システム管理手順など

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① 個人情報保護方針
本会の個人情報保護に対する取り組みの方針を示すもの。すべての従事者はこの方針に従って行動する必要がある。
② 個人情報保護規程
本 規 程 の こ と 。個 人 情 報 保 護 方 針 を 実 践 す る た め の 仕 組 み 及 び 規 則 等を文書化したもの。
③ 規則・手順等
本 規 程 に 準 じ て 、個 人 情 報 保 護 体 制 を 運 用 す る た め に 定 め る 具 体 的 な手順等を文書化したもの。

（２） 文書の見直し
各文書を所管する部門は、本会の組織変更、社会情勢の変化、関係法令・技術などに対して、個人情報保護関連文書が常に合理的かつ現実に即したものとなるよう、必要に応じて内容を見直す。

７．個人情報保護委員会の設置
本会が保有する個人情報及び情報資産について、本会全体として適切に取り扱い、それを保護するとともに、必要かつ適切な措置を講ずるため、個人情報保護委員会を設置し、委員会を年 1 回開催する。

個人情報保護委員会体制
委 員 長 (最 高 責 任 者 )＜専務理事＞
監
委査員＜ 各 ﾁ ｰ ﾑ ﾘ ｰ ﾀ ﾞ ｰ・ 所 長 ＞

個人情報保護責任者

個人情報主管者＜ 総 務 ﾁｰﾑﾘｰﾀﾞｰ＞＜ 各 ﾁ ｰ ﾑ ﾘ ｰ ﾀ ﾞ ｰ・ 所 長 ＞

個人情報保護事務局＜ 総 務 ﾁｰﾑ・ 情 報 グ ル ー プ ＞

各チーム・教育責任者＜個人情報取扱担当者＞

・苦情対応責任者
・ 情 報 ｼ ｽ ﾃ ﾑ管 理 者

3役

（１）本委員会の具体的役割
本委員会は、個人情報と情報資産全般に係る取り扱い方針を決定し、体制整備及びその維持改善に努める。また、必要に応じて個人情報保護管理責任者に対し、企画立案又は改善案策定、作業実施、状況又は結果報告等の指示を行い、報告内容を評価のうえ、判断又は承認を行う。

（２）本委員会の構成とメンバーの責務
本委員会は、以下のメンバーで構成する。
①委員長（最高責任者）
a

会長の命により、専務理事がこれにあたる。

b

委員長は、本会における個人情報等情報資産全般に係る取り扱いの最高責任者となる。

c

委員長は、各チームリーダー及び北部事務所所長を本委員会委員に任命する。

d

委員長は、公平かつ客観的な立場にある者を監査役として任命する。

e

委員長は、総務チームリーダーを個人情報保護管理責任者として任命し、管理責任者としての責任と権限を明確にし、業務を行わせる。

②監査役の責務
監 査 役 は 、「 （ ７ ） 個 人 情 報 保 護 に 関 す る 監 査 」 に 定 め る 個 人 情 報 等
情報資産の取り扱いに関する監査を実施し、個人情報保護委員会に報告する。
③委
a

員委員は、本会における個人情報等情報資産の取り扱いに関する事項又は事務所内外で発生する情報セキュリティに関する事項を、個人情報保護委員会に議題として提示する。
b

委員は、本規程に定められた事項を理解し遵守するとともに、各部門従事者にこれを理解させ、安全対策の実施及び周知徹底等の措置を実施する責任を負う。

④個人情報保護管理責任者
a

個人情報保護管理責任者は、個人情報保護委員会を運営する上で必要な事務並びに個人情報等情報資産の取り扱い全般に関する文書等を管理する。

b

個人情報保護管理責任者は、個人情報保護委員会で決定した事項の実施、状況の調査・報告、企画・改善案の策定等について、個人情報保護事務局を設置し、必要な指示を行い、その結果を判断した上で個人情報4保護委員会に報告する。
C

個人情報保護管理責任者は、前項の責務を果たすため、個人情報保護事務局職員の中から、教育責任者、苦情対応責任者並びに情報システム管理者を定める。

⑤個人情報保護事務局
a

個人情報保護管理全般を主管する総務チームが、情報システム管理を主管する情報グループと連携しこれにあたる。

b

個人情報保護事務局は、個人情報保護管理責任者の指示に基づいて、本規程に定められた事項を理解し遵守するとともに、従事者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施及び周知徹底等の措置を実施する責任を負う。

⑥教育責任者の責務a

教育責任者は、本規程に定められた事項を理解し遵守するとともに、個人情報に関連のある業務に関わる従事者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。

⑦苦情対応責任者の責務
a

苦情対応責任者は、本規程に定められた事項を理解し遵守するとともに、会員等からの個人情報に係る問い合わせ・苦情等を受け付けて対応するとともに、相談内容を分析し再発防止等を検討して本規程の運営に反映させる責任を負う。

b

問 い 合 わ せ ・ 苦 情 を 受 け 付 け た 従 事 者 は 、 問 い 合 わ せ ･苦 情 の 受 付 内
容を苦情対応責任者に報告する。

⑧情報システム管理者の責務
a

情報システム管理者は、本規程に定められた事項を理解し遵守するとともに、本会情報システムの安全管理と効果的かつ効率的な運用に努める責任を負う。

⑨個人情報主管者の責務
各チームリーダー及び北部事務所所長が個人情報主管者として、各部の業務上保有する個人情報の管理責任を持つ。

（３）個人情報の取り扱い①利用目的の特定a

利用目的は、本会の正当な事業の範囲で、明確に定めること。

b

利用目的は、できる限り具体的に特定すること。

c

利用目的を変更する場合は、本規程に従い、新たに本人に通知又は5公表すること。
②取得に際しての利用目的等の通知a

以下の事項を本人に通知すること。
・個人情報を収集、利用する事業名
・利用目的・開示等の手続きにおいて手数料を取得する際は、手数料の額
・個人情報の取り扱いに関する苦情の申出先bＷｅｂページなどで公表している場合でも、契約書その他の書面、インターネットの入力フォームなど、本人から直接に個人情報を収集する際には、利用目的を本人に通知すること。

c

個人情報を都道府県中小企業団体中央会と共同して利用する場合は、その旨並びに共同して利用されるデータの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的を、あらかじめ本人に通知するか、Ｗｅｂページなどで公表すること。

③ 個人情報の収集と利用の原則
a

個人情報の収集は、適法かつ公正な手段によって行うこと。

b

個人情報の取得と利用は、利用目的の達成に必要な範囲内で行うこと。

c

他者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ない限り、個人情報の収集と利用は、承継前における当該個人情報の利用目的の範囲内で行うこと。

④特定の機微な個人情報の取得、利用及び提供の禁止
次に示す社会的差別を助長するような内容を含む個人情報の収集、利用又は提供を行ってはならない。ただし、これらの取得、利用又は提供について、本人の明確な同意、法令に特別の規定がある場合及び司法手続上必要不可欠である場合はこの限りでない。
・思想、信条及び宗教に関する事項
・ 人 種 、 民 族 、 門 地 、 本 籍 地 （ 所 在 都 道 府 県 に 関 す る 情 報 を 除 く 。）、
身体・精神障害、犯罪歴、その他社会的差別の原因となる事項
・勤労者の団結権、団体交渉及びその他団体行動の行為に関する事項
・集団示威行為への参加、請願権の行使及びその他の政治的権利の行使に関する事項
・ 保健医療及び性生活

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⑤提供の制限
個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ないで、第三者に提供してはならない。ただし、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、当該個人データを第三者に提供することができる。
・第三者への提供を利用目的とすること。
・第三者に提供されるデータの項目
・第三者への提供の手段又は方法
・本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止すること。
⑥ 個人情報の委託処理に関する措置a

業務を委託するなどのため個人情報を外部に委託する場合は、委託処理に関するリスクを十分に認識した上、以下の原則に従う。
・委託を行う業務を厳選する。
・実際に委託する個人情報やデータ項目は必要最小限のものに絞り込む。
・委託事業者による再委託は原則禁止とし、必要な場合は承諾を得る旨を盛り込む。

b

十分な情報セキュリティ水準を提供する者を委託事業者として選定するとともに、契約などの法律行為により、本会の指示の順守、個人情報に関する秘密の保持、再委託に関しての事項及び事故時の責任分担などを担保し、当該契約書などの書面又は電磁的記録を個人情報の保存期間にわたり保存するものとする。

c

業務委託を行った部門は、委託先の情報管理水準を維持するため、次の項目に関する現地確認、委託先からの報告徴取など、安全管理の状況についての指導・監督を実施する。
・安全管理に関する手順の整備状況
・安全管理体制の運用状況、各種記録
・事故や事故の可能性があった事由など⑦個人情報に関する本人の権利
a

本人又はその代理人（未成年者又は成年被後見人の法定代理人、及び 開 示 等 の 求 め を す る こ と に つ き 本 人 が 委 任 し た 代 理 人 に 限 る 。） から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応ずること。

7b

ただし、法令が定める場合及び開示を求められた個人情報が、本人の評価、選考などに関するものであって、これを開示することにより業務の適正な実施に支障が生ずるおそれがあると認められる場合などには、その全部又は一部に応じないことができるものとする。

c

開示の結果、誤った情報があった場合で、訂正又は削除を求められた場合には、原則として合理的な期間内にこれに応ずるものとし、訂正又は削除を行った場合には、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うこと。

d

本会が既に保有している個人情報について、本人から自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応ずること。

（４） 個人情報の適正管理義務① 個人情報の正確性の確保
個人情報は利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理すること。
② 個人情報利用時の安全性の確保
a

個人情報に関するリスク（個人情報への不当なアクセス又は個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等）に対して、技術面及び組織面において合理的な安全対策を講ずること。

b

個人情報管理責任者は、個人情報台帳の作成及び見直しを行い、その重要度を委員長に報告すること。

c

個人情報の廃棄方法
本会が個人情報を廃棄する場合、その方法は次のとおりとする。
1)

書面に記録された個人情報・破砕機による破砕、溶解又は焼却
2)

電磁的に記録された個人情報

・記 録 媒 体 の 破 砕 又 は 電 子 フ ァ イ ル の 完 全 消 去（ 再 利 用 不 可 能 な 方 法 ）3)

廃棄業者を使用する場合、セキュリティ水準を持った安全かつ信頼できる業者に委託する。

（５） 教a育すべての従事者は、教育責任者の定める個人情報保護に関する教育を受けなければならない。
b

教育には下記の事項を含むこととする。

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・個人情報保護の重要性及び利点・個人情報保護のための役割及び責任・本規程や関連法令の規程に違反した際に予想される結果と処置c

研修の内容及びスケジュールは、毎年教育責任者が定め、委員長の承認を得るとともに、スケジュール及び実績を整理する。

（６） 苦情及び相談a

本会は、苦情相談窓口を設置し、個人情報の取り扱いに関して、情報主体からの苦情及び相談を受け付けて対応、整理する。

b

是正・予防措置が必要な場合は、速やかに是正・予防措置を実施するとともに、実施内容を記録する。

（７） 個人情報保護に関する監査＜監査の実施＞a

監 査 は 、「 監 査 規 則 」 に 従 い 、 実 施 す る 。

b

監査役は、毎年監査計画を立案し委員長の承認を得る。

c

監 査 役 は 、 監 査 計 画 に 従 っ て 監 査 を 行 い 、「 監 査 報 告 書 」 を 作 成 し 、委員長に報告する。委員長は報告書を保管する。

d

報告書に改善勧告が含まれていた場合、委員長は被監査部門に対し改善活動の実施を命じるものとする。

e

被監査部門は、改善勧告に従って改善活動を行わなければならない。

f

監査役は、改善活動のフォローアップを行うとともに、改善状況を委員長に報告する。

（８） 委員長による見直しa

委員長は、監査報告及びその他取り巻く環境などに照らして、適切な個人情報の保護を維持するために、定期的に個人情報保護体制を見直さなければならない。

b

個人情報保護体制の見直しは定期監査の後に実施し、委員長は見直しの結果を整理、個人情報保護管理責任者に指示する。

c

個人情報保護管理責任者は、委員長の指示に基づき必要な作業を実施する。

８．罰則

本規程に故意又は過失によって違反した役員及び職員は、就業規則に基づ

9き解雇を含む懲戒の対象となる。
９．その他①本規程は平成１８年４月１日より施行する。
②本規程の運用に必要な細則は別に定める。

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