ペーパーレス は「目的」ではなく「手段」です

省力化
業務効率化
生産性向上に 取り組みませんか？

ペーパーレス化 事例集

はじめに
このペーパーレス化事例集は、多くの会員企業から回答いただいたアンケートと、取材に応じてくださった会員のご協力により制作することができました。
ここに厚く御礼申し上げますとともに、先んじた取り組みに対し敬意を表します。
誠にありがとうございました。
さて、この事例集は身近な会員企業が実際に取り組まれた事例をご紹介するものであり、計画から導入そして運用に至る経緯や、その費用や効果などを可能な限り掲載しております。
また、業種業態が異なる全ての会員企業に適した事例集を目指し、多角的な事例になるように取材し、導入を後押しする補助金制度や相談窓口も記載しましたので、ぜひご活用ください。
会員企業の益々のご発展と、この事例集が業務効率向上の一助となることを祈念申し上げ、巻頭のご挨拶とさせていただきます。

川越商工会議所



産業推進委員会

目次【はじめに】 
ペーパーレス化のメリット

ビジネス用アプリ情報サイト「ここからアプリ」について【ペーパーレス化事例】
Yumifon456789

原経営労務管理事務所
有限会社 福呂屋
国立 株式会社

株式会社 長谷川製作所
株式会社 丸広百貨店



川越商工会議所における取り組み

【補助金・相談窓口】
補助金情報・相談窓口のご案内

本パンフレットのデジタル版が当所ホームページからも閲覧できますので、ぜひご覧ください！
2

2331012

ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化に取り組むと、さまざまなメリットがあります。

業務効率化
印刷費用の削減

スペースの有効活用
廃棄物の削減セキュリティ強化

ペーパーレス化に向けてシステムを導入することで、日々の業務で感じている以下のようなお悩みも解決できます。

悩み◆仕 入や売上の管理を簡単にしたい◆確 定申告をスムーズに行いたい◆発 注書、請求書などの帳票が山積み◆書 類が大量に保管されている

導入システム

他にもこんなメリットが会計システム●１ 日ごと、商品ごとの売上状況がすぐに分かる●口座との連携で通帳管理の手間が削減●確定申告の手間が削減

電子帳票システム●手書きや出力の手間が削減●書類検索の効率化●発送費用の削減●書類紛失の防止◆回 覧、稟議などの社内情報伝達のスピードを上げたい

ワークフローシステム●情報共有の迅速化●どこにいても確認や承認が可能●伝達ミスの防止◆在 庫管理をスムーズに行いたい

在庫管理システム●リアルタイムで在庫の可視化●過剰在庫や欠品の防止

ビジネス用アプリ情報サイト「ここからアプリ」についてシステムやアプリを導入したいけど、結局どれにしたらいいの？
システム導入にあたってお困りの場合は、独立行政法人中小企業基盤整備機構（中小機構）が運営している「ここからアプリ」をご利用ください。豊富な検索機能だけでなく導入事例など、ペーパーレス化をはじめデジタル化に関する情報が満載です。この機会にぜひお試しください。
ここからアプリhttps://ittools.smrj.go.jp/

3

導入事例

開店当初から
ペーパーレスYumifon
基本情報：川越市仙波町1-5-38 ムラセビル1F
業務内容：洋菓子製造販売
個人事業主
取材対応者：店主  廣谷 由美子さん

システム/アプリケーション● Airレジ（株式会社リクルート）● Freee（freee株式会社）

決済が多様、レジ締めも簡単
シフォンケーキを製造・販売するYumifonでは「Airレジ」を開店時から利用している。現金だけでなく、クレジットカードや２次元バーコード決済など、さまざまな決済方法に対応しており、便利に利用してきた。現在はクレジットカードや２次元バーコード「PayPay」による決済と、現金での支払いはちょうど半分くらいだ。店主の廣谷さんが以前勤めていた菓子店では、電子決済ができないため、お客さまから不便だと指摘をされたことがあった。また、紙に手書きしながら現金を数えてレジ締めをしていた経験から、簡単に売り上げ計算ができる「Airレジ」が手放せない。

確定申告も自動化
確定申告のために、開店3カ月後に導入した会計のクラウドサービス「Freee」。事業用の銀行口座と事業用のクレジットカードをひもづけたことで、入出金情報を入力せずとも口座やカードの利用情報が吸い上げられるため、経費データが自動で表示されるようになった。さらに、「Airレジ」と連動することで、売上高の管理だけでなく、経費についてもリアルタイムで分かるようになったため、収支の状況が一目で確認が可能となった。月間や年間だけでなく、月の途中の経営状況も把握できるため、月の半ばで製造計画の変更なども検討できるようになった。

活用方法を川越商工会議所に尋ねる
川越商工会議所の職員に「Freee」と「Airレジ」との連携作業をしてもらった。また、システムの活用法も教えてもらっている。
今は、お得意さま情報を紙にメモしアナログで管理をしているが、「Airレジ」でも可能と聞き、挑戦予定だ。今後はInstagramやホームページなどでの販促にも力を入れようと意欲が湧いている。

メッセージ

システムの使い方などは、商工会議所にもご支援いただきな「何が何個売れたか、数字で分かる。もしもこのサービスを利用しなかったら、何となく営業をしていたはず」と廣谷さん。マーケティングをシステムに任せることで、製菓に集中できる。

4

がら覚えることができました。皆さんもお困りごとがあれば相談してみると良いと思います。

国が進める電子申請に
いち早く対応原経営労務管理事務所
基本情報：川越市仙波町３丁目27－11
業務内容：社会保険労務士事務所
従業員数：３人
取材対応者：特定社会保険労務士  原 宗康さん

システム/アプリケーション● 台帳（株式会社セルズ）● My Komon（株式会社名南経営ソリューションズ）● Chatwork（Chatwork株式会社）

紙を使わずクラウド上で社会保険手続完結
原経営労務管理事務所では顧問先情報管理システム「台帳」で顧問先の従業員情報をデータで管理し、オンラインでの各種手続きに使用している。さらに顧問先専用オンラインサービス「Mykomon」を使い、メールを使用しない万全のセキュリティー下で、企業の人事・総務担当者と個人情報のやり取りのみならず、秘匿性の高い各種相談までを完結できる。これらのクラウドシステムを使ったやりとりと従来通り紙を使ったものとの割合は､ 現在７対３程度となっている。やり取りの頻度が少ないお客さまには、安全を配慮の上、使い勝手を考え、従来通り郵送やＥメール、ファックスなどを使ったほうが効率がいい場合もある。 ITの苦手な方がこぼれ落ちないようにすることも業界の課題だ。

コミュニケーションツールを分ける
役員を務める埼玉県社会保険労務士会や関連諸団体などの業務において、コミュニケーションには、なるべくメールを避け、ビジネスチャットツールの「Chatwork」を使用している。さまざまなツールがある中で、若干の機能制限はあるものの、無料でありながら、効率的で安全性が高いことが魅力だった。
そうしたことから「LINE」などほかのコミュニケーションツールでもらった連絡も「Chatwork」で返事をするようにし、相手にも利用を促している。

デジタル化が急速に進む
原さんは、埼玉県社会保険労務土会で10数年前から業界の電子化担当として手続業務の電子化推進に取り組んできた。事務所を開業して２年目には前述のシステム「台帳」を導入するなど、自らも業務の効率化、電子化への対応を早くから図ってきた。国のオンライン手続システム「e-gov（イーガブ）」に加え「マイナポータル」のスタート、マイナンバーの管理が必要になったことなど、ここ数年で社労士業務のデジタル化が急速に進んできた。さらに今後業務が大きく変化していくことが予想される。

メッセージ

デジタル化に対する備えは早いに越したことはありません。人口減少社会へと進む中で、デジタル化が一層進みます。近年文書の押印が不要になりつつあるのはそうした動きを反映しているものです。我々士業の仕事も大きく変わっていくでしょう。近い将来への準備が必要です。

5創業147年の菓子店でITによる職場改善
有限会社 福呂屋
基本情報：川越市幸町15-1
業務内容：和・洋菓子製造小売
従業員数：５人
取材対応者：代表取締役  鈴木 貴恭さん

システム/アプリケーション● デジタルサイネージ● POS+（ポスタス株式会社）

紙のポップからデジタルサイネージへ
デジタルサイネージを店内に設置し、リアルタイムに出したい商品情報を画面に表示できるようにした。データさえあれば、季節の商品の画像や多言語での商品説明など、さまざまな内容を表示可能だ。
これまで、商品のポップは、店主や従業員が製造作業の合間に社内のパソコンで作成しプリンターで出力して、店内に貼り出していた。

ウオークスルーで商品を購入
店内には、商品の選択から決済まで、お客さまがモバイルPOSの端末を操作することで完結するウオークスルーシステムを導入した。クレジットカードや２次元バーコードなどの決済方法にも対応している。
売り子を配置せずに、製菓担当や調理担当だけでお店を回す仕組みをつくることが目的だ。人材不足といわれる中でお店を経営していくための手段の一つだ。ウオークスルー形式だけでなく、自動販売機などの導入も検討している。

事業承継でお店も変わる
現社長は、フランス料理店に勤務後、10年前に実家である同店に戻ってきた。先代社長である実父には何度もお店の改善について提案をしてきたが、通らなかった。しかし、事業承継後、社長がやりたいことを先代社長は応援してくれた。事業再構築
補助金を得たことにより、これまでの事業を見直し、長年の歴史の中で拡大し過ぎていた事業を圧縮して、現社長がやりたいことに集中していく。

メッセージ

私が実家に戻って来た時は、製造現場は週休１日でした。当時とは時代も働き方も変わっています。これからは色々なITツール
上記のイメージ図のように、現在、店舗を改装中。リニューア
ル後には入口左脇に設置されたオーダーシステムのタッチパネル（モバイルPOS）を操作し、注文と支払いを行った後、商品をカウンターで受け取れるようになる。また壁面には時の鐘をイメージしたデジタルサイネージを設置し、季節ごとの菓子の宣伝に活用する予定。

6を活用しながら働き方改革を推進して、働きやすいお店に整えていきたいと思っています。働き方改革には、ペーパーレスを含めたデジタルの導入が不可欠です。

ペーパーレスとリモートワークを実現
国立 株式会社
基本情報：川越市問屋町6-3
業務内容：ユニフォーム製造・卸売
従業員数：14人
取材対応者：代表取締役社長  若林 久香さん
営業アシスタント  瀧澤 美栗さん

システム/アプリケーション● FX4クラウド（TKCグループ）● 商奉行

入出金伝票を紙から電子化
国立株式会社は、会計事務所からの勧めで2020年３月にクラウド会計ソフト「FX4クラウド」を導入し、会計事務所と情報をリアルタイムで共有できるようになった。同年末には給与明細をデジタルデー
タで従業員に提供することにより、給与明細の紙や封筒のペーパーレス化を実現した。さらに、2022年４月からは手書きの入出金伝票をデジタル化した。

ペーパーレス化によりリモートワークも可能に
これまでは、注文書をファクス受信したら、手書きで必要事項を追記し、受注済みのスタンプを押し、ファクスで返信していた。新型コロナウイルス感染症の流行を受けて、前社長はIT企業のセミナーに参加するなどしてリモートワークを推進した。「FX4クラウド」の導入後は、注文書のPDFデータを番号で検索できるようになり、注文書管理やファイル検索が楽になった。同じデータを複数人が同時に見られることもあり、助け合える環境も整った。瀧澤さんは、出産後も同社で勤務を続ける初めての従業員。
子どもの体調不良などで出社できない時はリモートワークをすることもある。「無理しないでお子さんファーストで長く働き続けてほしい」と若林社長は話す。

新社長になりIT化進む
現社長は前職の大手企業の環境を模してＤＸ化、ペーパーレス化を加速させた。今後は、以前から利用している会計システム「商奉行」と「FX4クラウド」を連動させ、紙で発行している請求書の電子化、さらに勤怠管理を会計ソフトと連動させて給与計算の自動化を目指している。

メッセージ

DX化を進めることは、業務の効率化につながります。銀行やITベンダーなどさまざまな方に「これはできる？」と尋ねて教えてもらったり、提案し紙で管理していたころの保管書類。現在はデータ管理しているため、保管期間が終了すればスペースを確保できる。給与明細書と入出金伝票の紙の購入コストをカット、文書保管のための場所をなくし、紙類破棄のための費用も削減した。てもらったりすることをおすすめします。業務の効率化により営業に行ける範囲も増えますし、事務担当者のスキルアップを図ることもできます。
7

身の丈に合ったITツールを選ぶ株式会社 長谷川製作所
基本情報：川越市下小坂83-1
業務内容：配線器具・照明器具製造
従業員数：40人
取材対応者：代表取締役  長谷川 正さん
専務取締役兼技術開発課課長  長谷川 雄大さん

システム/アプリケーション● LINEWORKS（ワークスモバイルジャパン株式会社）● ZAICO（株式会社ZAICO）● Microsoft365（マイクロソフト）● YouTubeプレミアム（グーグル）

なじみのアプリで社内コミュニケーション
「LINEWORKS」は、国内でも多くの人が利用しているメッセージングアプリ「LINE」の企業向けチャットツールだ。電話を受けるために仕事が止まることがなく「LINE」のように楽しくやりとりできることもあり活用されている。同社が利用しているコミュニケーションツールは、このほかにＥメール、「Microsoft Teams」と複数あり、活用されているが、どのツールを使ってやりとりをしたのかが分からなくなってしまうデメリットもある。今後はツールのすみ分けについてルール決めをしたいと考えている。

定額アプリを徹底活用
ほかにも、２次元バーコードによる在庫管理ができるクラウド管理ソフト「ZAICO」を使い、在庫の状況をリアルタイムで確認できるようにしている。また、「Microsoft365」の「Excel」を使って図面データの格納先を記した台帳を作るほか、「OneNote」によるデータ管理、「Power Apps」を使って勤怠管理アプリの制作も行った。月々定額で支払いの「Microsoft365」が備えているアプリをフル活用しているのだ。

お金をかけずにIT活用
３年程前、長谷川専務はITの勉強会に参加し、お金をかけなくてもITを活用できることを知った。同社では専務とパート従業員がシステム担当者となり、社内のIT化を推進してきた。広告が表示されない「YouTubeプレミアム」を契約し、各部門が動画でソフトの操作を学び、必要なシステムが構築できるように支援してきた。今後は、社員が作成する日報を生産管理へつなげるような仕組みを検討している。

メッセージ

ITの活用は、業務の効率化が目的。システ
ムやソフトの導入後は、コストや利用状況などを評価し使わないものはカットしてい
以前は紙に記入していた勤怠申請を、各自のスマートフォンに入力してもらうことで、勤怠情報をデータとして即時処理できるようになった。

8ます。身の丈に合ったITツールがきっとあります。

請求書1,000枚を半分に、1,000枚超えの給与明細をペーパーレス化
株式会社 丸広百貨店
基本情報：川越市新富町2-6-1
業務内容：百貨店
従業員数：約1,000人
取材対応者：総務人事部長執行役員  高月 美彦さん
業務部次長  吉澤 健さん
総務人事部就業管理・福利厚生担当チーフ

榎本 貴美子さん

システム/アプリケーション● BtoBプラットフォーム（インフォマート）● 携帯便（新日本システム・サービス株式会社）

紙も残業時間も削減
株式会社丸広百貨店が毎月受け取る請求書は、約1,000枚。企業間取引を電子化するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム」の利用により、その半分、500枚を電子的に処理ができるようになった。
請求漏れや未処理件数などが画面上で分かること、システム自体が作業を学習しており、矛盾があればエラーメッセージが表示されるため、ミスを防ぐことができるのもメリットだ。同社の締め日は月末。
これまで、月の後半は残業して請求作業をするのが常だったが、改善された。ただし、課題も残されている。取引先がITを使っていない場合には電子化に移行してもらえないことだ。

給与明細書の印字作業も激減
複数の店舗を持つ同社では毎月1,000枚以上の給与明細を社内で印字し、各店舗向けに仕分けして届けていた。クラウド型給与明細配信システム「携帯便」を導入したことで、給与明細書に使う紙のコストを削減しただけでなく、社員は印字作業や仕分けをする必要もなくなった。さらに、社員はスマートフォンさえあれば、自分が見たいときに給与や源泉徴収票などをチェックできるようになり、利便性が向上した。スマートフォンを持っていない社員には、今も紙の給与明細書を発行しているが、少数だ。

経営改革からIT化が加速
同社は、過去に経営改革や業務改革を担当する専門部署を設置し、担当者が経営陣と話をしながら、業務の効率化を進めていった。メンバーにITに詳しい社員が加わったことで、社内のIT化が促進された。複数のITベンダーからの提案を受け、自社内で比較検討しシステムを選択していった。取引先の同意を得ることが先決ではあるが、今後は契約書の電子化を検討している。

メッセージ

効率化を目指しているのは社内の業務についてです。お客さま向けにはスマートフォン向けのアプ
リケーションやLINE、メールなど、さまざまな方１カ月分の帳票。ペーパーレス化を実現させたことで、書類作成や仕分け、保管などにかかる工数削減にもつながった。

法でアプローチを図っています。

9

川越商工会議所における取り組み導入しているシステム● FX4クラウド（TKC）● 年末調整クラウド（OBC）● 就業・人事・給与奉行（OBC）● Microsoft365（Microsoft）● MR設計ツール（TKC）● 勤怠管理クラウド（OBC）● 楽楽精算（ラクス）商工会議所も活用した「IT導入補助金」
顧問税理士と相談をしながらIT導入補助金を申請して「FX4クラウド」と連携ツール「MR設計ツール」を導入した。会計処理の正確性の向上と日常業務や決算作業の効率化を図るために導入したが、現在はシステム移行期のため、２重に入力しないといけない作業などがあり、一時的ではあるものの負担が増えたり、作業が追い付いつかなかったりする部分があるという。しかしながら将来的には、今まで手作業で入力していた決算書のExcelデータなどが、通常の会計作業を行うだけでリアルタイムに反映することができるため、会計の即時化と見える化が図られ、分析なども容易になることが期待されている。
また「楽楽精算」（後述）との連携により、大幅な効率化が見込まれている。

勤怠管理の「脱アナログ」化にも着手
導入前までは出勤簿に押印したり、給与計算を手計算したりと、アナログな方法で出勤管理を行っていた。それらの作業の効率化を図るために導入したのが、人事情報・勤怠管理・給与計算の一元化を図れるOBCシステム（就業・人事・給与奉行、勤怠管理クラウド、年末調整クラウド）だ。
企業の規則に合わせて、設定の必要はあるものの、導入後は出退勤管理が電子化され、職員情報・就業情報から給与計算までの一元化に結び付いた。また、給与明細や年末調整がペーパーレス化でき、手作業となっていたオペレーションも改善され、経理担当者の効率化につな紙媒体で管理していた勤怠をデジタル化。職員が出勤・退勤時にICカードをレコーダーにかざすと打刻される仕組みで、出退勤記録だけでなく、ソフトウェアの活用により出張や休暇取得の状況も一元管理できるため勤怠管理・確認時間の削減につながっている。

がった。また、職員の有給休暇や時間外労働の管理も一括して行えるなど、正確性と効率性が高まった。

電子帳簿保存法への対応に向けて
経費精算や請求書などをペーパーレスで処理するために「楽楽精算」を導入。電子帳簿保存法への対応も可能で、稟議関係のペーパーレス化も見据えて採用した。
こちらもシステム移行期に発生する２重作業による手間が課題だが、ペーパーレスでの経費精算が可能となっただけでなく、行政機関などに提出する伝票の検索の効紙で決裁していた経費精算や稟議書類もペーパーレス率化が図られ、作業時間の短縮効果が見込まれる。また、 化を進めている。経費精算では経理担当者の負担削減、稟議書類の電子化と管理により、書式の混在がなくなり、統一化が容易になった。
10

入力ミスの防止が期待されており、稟議書類はどこでも確認できるようになったため、効率化につながっている。

さまざまな場面で活用ができるMicrosoft365
職 場 内 コ ミ ュ ニ ケ ー シ ョ ン の 円 滑 化 な ど を 図 る「 グ ル ー プ ウ ェ ア 」 と し て、Microsoft社 のMicrosoft365を導入。Microsoft365には多種多様なアプリケーションが入っているが、TeamsやYammerの活用により、コミュニケーションの円滑化が図られ、事務所内の伝言メモなどが減り、リアルタイムで情報のやりとりが可能となった。職員が持ち歩いている業務用スマートフォンにもアプリケーションが入っているため、外出中の場合でも即時確認ができる。また、Forms（アンケートフォーム機能）の活用で、アンケートやセミナー参加者の集計業務の効率化にもつながっている。ほかにもSharePointによる情報や資料の共有、OneDriveによるデータ管理により、利便性の向上につながっている。
Microsoft365に限ったことではないが、職員によってデジタルに関する意識・知識が異なっていることから、全員に理解してもらうことに課題があるという。また、システム系を管理する職員が属人化してしまっていることも課題として挙げられる。

効率化につながるペーパーレス化
今後のペーパーレス化への取り組みとして目指しているのは、会議・打ち合わせの完全ペーパーレス化、稟議書類の完全ペーパーレス化、情報発信のペーパーレス化だ。どれも課題は残されているが、ペーパーレス化により、紙やインク、トナーの購入コストだけでなく、紙資料を印刷する職員の人件費など、積み重なると意外に大きな経費を削減できる。効果が見込まれるものは取り組んでいきたい。

メッセージ

経営支援や入会案内をモニターで共有しながら行う。モニターで「見える化」することで相談者の理解がより深められるようになった。

導入するには「ヒト」
「モノ」
「カネ」
「情報」
「ノウハウ」が必要です。特に「ヒト」は重要で、既存業務に加え、新しい取り組みをするために割く時間も必要になります。
組織内で誰もやってこなかった取り組みをすることになりますが、システム導入やオペレーションの変更は、ペーパーレスだけが目的ではなく、さまざまなものの生産性の向上や効率化による人的リソースの有効活用に結びついていきます。
目先の利益より将来の利益を見据えて、いろいろ障壁はありますが、ぜひ一歩踏み出iPadを使ったペーパーレスミーティング。紙の削減だけでなく印刷時間の削減や情報漏洩リスクの低減、資料修正も即座に行えるうえ、リモートでの参加も可能などメリットは幅広い。

してください。

11ペーパーレス化・デジタル化で活用できる！補助金・相談窓口のご案内※掲載している情報は、2022年10月時点のものです。
※補助金は、事業年度などにより内容や補助金額が変更となる場合があります。
※詳細につきましては、それぞれのホームページをご確認ください。

補助金に関する情報

ＩＴ導入補助金

小規模事業者持続化
補助金

会計・受発注・決済・給与・顧客管理などのシステムからセキュリティ対策、さらにはRPAの導入まで対象になります。ペーパーレス化やデジタル化に向けてさまざまな場面で活用できる補助金です。

ホームページの制作や、特定業務に特化したソフトウェアの導入のほか、業務システムの開発に係る経費などが対象になります。

ものづくり・商業・サービス
生産性向上促進補助金

経営革新デジタル活用支援事業補助金

ＤＸ無料相談窓口

ＩＴ経営簡易診断

中小企業などの新製品・サービス・生産プ
ロセス改善に必要な設備投資などが対象となります。

相談窓口に関する情報

DXの取り組みに向けて、第一歩を踏み出したいが、何から手を付けたら良いか分からない、といった疑問や悩み事を気軽に相談できる窓口を設置しています。
運営：埼玉県DX推進支援ネットワーク（公益財団法人埼玉県産業振興公社）☎ 048－621－7051

経営革新計画に基づき、デジタル技術を活用した新サービス・新製品の開発、効率化による生産性向上、販売促進等を行う際にかかる費用について、補助金を交付します。

ITと 経 営 の 専 門 家 が ヒ ア リ ン グ と デ ィ ス
カッションを通してIT経営の現状および課題を見える化し、その課題解決につながるITツールなどの情報提供を行います。
運営：独立行政法人中小企業基盤整備機構☎ 03－5470－1637（関東本部）

本パンフレットでご紹介した情報以外にも、ペーパーレス化・デジタル化を支援するためのさまざまな補助金や支援制度があります。

□システムを導入したいけど、パソコンに詳しくない…
□どの業務からシステムを導入すべきか迷っている…
□システムやアプリについて詳しい人が近くにいない…
□導入することでメリットがあるのか疑問…
□デジタルに関する情報が多すぎて困っている…
上記のようなお困りごとがありましたら、まずは川越商工会議所にご相談ください！

川越商工会議所

経営支援部☎ ０４９－２２９－１８１０ ✉ keieishien@kawagoe.or.jp