群馬県市町村会館管理組合処務規程

昭和４７年 ４月 １日
規程第１号

改正 昭和５６年 ３月２８日 規程第１号
平成 ４年 ７月２２日 規程第１号
平成 ４年１０月２７日 訓令第２号
平成 ５年 ６月 ８日 規程第５号
平成 ５年 ８月 １日 規程第８号
平成 ７年 ３月３１日 訓令第１号
平成１９年 ３月 ８日 訓令第１号
平成２１年 ３月 ８日 訓令第１号
平成２５年 ６月２８日 訓令第１号
平成２６年 ４月 １日 訓令第１号
平成３１年 ４月１５日 訓令第１号
令和 ３年 ８月２６日 訓令第１号
令和 ４年 ３月２８日 訓令第２号
第１章 総則（目的）
第１条 この訓令は、群馬県市町村会館管理組合（以下「組合」と言う。）の事務局の運営及び事務局職員の服務に関し必要な事項を定めるものとする。
第２条及び第３条 削除第２章 事務の代決及び専決（決裁）
第４条 すべて事務は、管理者の決裁を経なければならない。
第５条 事務の代決及び専決については、別に訓令で定めるところによる。
第３章 公印（公印）
第６条 公印については、別に訓令で定めるところによる。
第４章 処務
（公文書の署名）第７条 発送する公文書は、管理者名を用いなければならない。ただし、軽易な事項については、事務局長名を用いることができる。
（文書番号）
第８条 文書の記号は一般文書にあっては「群会合」の文字を冠し、番号は文書収受発送簿（別記様式第１号）に登載し、秘密文書にあっては「秘」の字を朱書きしなければならない。
２

文書番号は４月から起し翌年３月をもって終わる。

３

文書の番号は同一の事件に属するものは、完結に至るまで終始同一の番号を用いなければならな

い。翌年にわたる事件についてもまた同様とする。
４

告示を要するものの番号は告示台帳による。
（収受及び配付）

第９条 到達した文書（電報を含む。以下同じ。）及び物品は、総務課において収受するものとする。
２

郵便料金の未納若しくは不足の文書又は物品が到着したときは、公務に関するものであることが明らかであるものに限り、郵便切手をもって必要な料金を支払って受け取ることができる。
（普通文書）

第１０条 普通文書は、即時開封してその文書右下に受付印を押し、文書収受発送簿にそれぞれ必要な事項を記入してこれを関係宛に配付しなければならない。
２

雑誌、図書及びカタログ等であって軽易な文書と認められるものは文書収受発送簿に登載することなくこれを配付することができる。
（親展文書）

第１１条 親展文書は、開封することなく前条の例により宛先に配付しなければならない。
（電報）第１２条 電報を収受したときは、第１０条第１項の例によるほか訳文を付し宛先に配付しなければならない。ただし、親展電報にあっては第１１条の例によるものとする。
（金券等の添付のある文書）
第１３条 現金、金券、有価証券及びこれらに類するものは、現金等配付簿（別記様式第２号）により総務課に配付し、これらに添付する書類は、その余白に「総務課保管」と朱書きし、総務課が保管しなければならない。
（特殊な文書の取扱い）
第１４条 収受の日時が権利の消長又は変更に関する文書は、その収受の時刻を当該文書の余白に記入するとともに取扱者の印を押しその封筒を添付しなければならない。
２

投書等で封筒を保存する必要があると認めるものは、これを添付しなければならない。
（文書の取扱い）

第１５条 総務課は、文書の配付を受けたときは、これを査閲し更に事務局長に配付しなければならない。
（文書の処理）第１６条 文書は直ちに処理し処理期限のあるものについては、これを経過しないようにしなければならない。
（秘密文書）
第１７条 秘密文書の処理は特に指定された者が、立案し欄外上記に「秘」の文字を朱書きし関係者に供覧するものとする。
第１８条 総務課は重要又は異例の文書を受けたときは直ちに事務局長の閲覧に供しその処理について指揮を受けなければならない。
（起案）
第１９条 事案の処理は文書によることを原則とし、起案は当用漢字、ひらがな及び現代かなづかいを用い簡明な口語体で書かなければならない。
２

文書の起案は特に定めるものを除き起案用紙（別記様式第３号）を用い文案には表題を附して、その内容を記載し署名、押印の上、事務局長に提出しなければならない。
３

事務局長が必要と認めた場合はほかの職員に合議させることができる。

４

電報案は特に簡明を旨とし、本文の上に片かなで朱書きしなければならない。
（軽易な事件の処理）

第２０条 事案が定例のもの又は軽易なものについては、前条の規定にかかわらず次の各項により処理することができる。
２

軽易なものについては、文書の余白を利用して処分案を朱書きし、これを処理することができる。

３

定例又は軽易な文書は総務課においてあらかじめ処理様式、文書等を伺い定めて処理することができる。
（起案文書の特別取扱い）

第２１条 起案文書（以下「原議」という。）には必要に応じて「例記」「親展」「至急」「速達」「書留」「配達証明」「はがき」「電報」「提示」等取扱要領を朱書きしなければならない。
（供覧）
第２２条 文書のうち起案を要しないものについて、その余白に「完結」と朱書きして関係者の閲覧に供さなければならない。
（未完結の文書の取扱い）
第２３条 未完結の文書は便宜の方法で区分し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
（文書番号、発送及び公印の省略）
第２４条 文書の発送は、郵便、宅配便、ファクシミリ、電子メール又は持参とする。
２

発送する文書のうち重要なものは、総務課においてこれを文書収受発送簿に登載しなければならない。

３

発送する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、文書の施行者名の下に「（公印省略）」と記し、公印を省略するものとする。

（１）各種会議又は研修会の出席報告（２）群馬県市町村会館の入館団体への事務連絡（３）その他軽易な文書
４

規約、条例、規則、規程等公表を必要とするものは、総務課において台帳に登載の上処理しなければならない。
（切手の受払い）第２５条 総務課は、郵便切手台帳を備え付け、常にその受払いを明らかにしておかなければならない。
（編冊）
第２６条 文書は、一年度毎に一冊の厚さおよそ１０センチメートルを限度として編冊しなければならない。ただし、分類しがたい文書にあってはこの限りでない。
（保存）第２７条 文書の保存期間は、これを次の５種とし、その計算は編冊の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、決算の終わった翌年度から起算する。
第１類 永年保存

第２類 １０年保存
第３類 ５年保存
第４類 ３年保存
第 5 類 １年保存
２

文書の編さん種別は別表第１、保存類別は別表第２のとおりとする。

第２８条 編冊した文書は、書庫に保存しなければならない。
２

書庫に保存する時は、その編冊年度毎に保存類別に従い配列しなければならない。
（廃棄）第２９条 保存期間を経過した文書は、事務局長の決裁を経てこれを廃棄する。ただし、必要があるものは更に期間を定めて保存することができる。
第５章 服務
（服務の原則）第３０条 職員は、地方公務員としての自覚を深く認識し、法令及び上司の職務上の命令に従うとともに秘密を守り、誠実かつ公正な職務の執行に努めなければならない。
２

職員は、その職務を行うに当たっては、常に創意工夫をこらし能率の発揮及び増進を図り迅速かつ的確な事務処理に努めなければならない。
（服務の宣誓）第３１条 新たに職員となった者は、群馬県市町村会館管理組合職員の服務の宣誓に関する条例（昭和４７年群馬県市町村会館管理組合条例第４号。以下「服務の宣誓に関する条例」という。）の定めるところにより、服務の宣誓をしなければならない。
２ 服務の宣誓は、服務の宣誓に関する条例第２条の規定に基づき、宣誓書を管理者に提出することによって行うものとする。
（人事記録）
第３２条 新たに職員となった者は、辞令を受けた日から５日以内に人事記録を事務局長に提出しなければならない。
２

職員は、本籍地、現住所、氏名、学歴、資格、その他の人事記録記載事項（任免、給与等の発令事項を除く。）に変更を生じたときは、速やかに人事記録事項異動届（別記様式第４号）にその事実を証明する書類を添えて、事務局長に届けなければならない。
（出勤簿）

第３３条 職員は、出勤した時は出勤簿に自ら押印しなければならない。
２

事務局長は、前項の出勤簿を管理し、常に職員の勤務状況を明らかにしておかなければならない。
（執務上の心得）

第３４条 職員は、勤務時間中みだりに勤務場所を離れてはならない。
２

職員は、公務員としての品位を傷つけないように留意しなければならない。
（時間外勤務等）

第３５条 職員は、事務局長の命令があったときは、勤務時間外又は週休日、休日若しくは年末年始の休日であっても勤務に服さなければならない。
２

事務局長は、職員に前項の勤務を命ずるときは、時間外勤務命令簿（別記様式第５号）によって行わなければならない。

（公務旅行）第３６条 公務による旅行を終えたときは、直ちに口頭で復命し軽易な事項以外のものについては速やかに復命書を管理者に提出しなければならない。ただし、上司に随行した場合はこの限りでない。
２

職員は、旅行中公務の都合又は病気、天災、その他やむを得ない理由により公務を遂行できなくなったときは、速やかに上司に連絡しその指揮を受けなければならない。

第３７条 職員は、命令による場合を除くほか、上司の許可を受けなければ他人に公文書を示し、若しくはその内容を告げ、又はその謄本若しくは抄本を与えてはならない。公文書を勤務所以外の場所に持ち出すときもまた同様とする。
（火気取締り）
第３８条 職員は、退庁するときは書類等を整理し盗難または火災のおそれのないように注意しなければならない。
２

事務局長は、正副各一人の火気取締責任者を定め、管理に属する建物または施設について火災及び盗難の予防に当たらせなければならない。

３

火気取締責任者は、常に火災及び盗難の予防に意を用いるとともに、退庁するときは火気取締り等の安全を確認しなければならない。

４

火気取締責任者は、退庁するときはまだ室内に残留する者があるときは、前項に規定する処置をその者に引継ぐものとする。この場合においては、火気取締責任者から引継ぎを受けた残留者は、火気取締責任者にかわってその任に当らなければならない。
（非常時の処置）第３９条 職員は、庁舎又はその附近に火災その他の災害が発生したときは、速やかに登庁して上司の指揮を受け臨機の処置に当たらなければならない。
２

事務局長は、非常事態に備えるため、重要な文書、物品等は常に整備しておき、「非常持出」の表示を朱書して持ち出しやすいようにしておかなければならない。
（退職）

第４０条 職員は、その意思により退職しようとする時は、特別の事情がある場合を除くほか、少なくとも１ヶ月前までに退職願（別記様式第６号）を事務局長に提出しなければならない。
（死亡報告書）第４１条 事務局長は、職員が死亡したときは速やかに死亡報告書（別記様式第７号）を管理者に提出しなければならない。
（事務引継ぎ）
第４２条 職員は担当事務について引継ぎをする理由を生じたときは、速やかに事務引継書を作成し、それにより後任者等にその事務を引継がなければならない。ただし、主任以下の職員にあっては口頭をもってこれに代えることができる。
（勤務時間、休憩時間及び休息時間）
第４３条 群馬県市町村会館管理組合職員の勤務時間、休暇等に関する条例（平成１６年群馬県市町村会館管理組合条例第２号）第３条第２項の規定に基づく職員の勤務時間、休憩時間の割り振りは、次のとおりとする。
勤務時間

午前8時30分から午後0時まで及び午後1時から午後5時15分まで

休憩時間

午後0時から午後1時まで

第６章 表彰（表彰）
第４４条 職員の表彰については、群馬県町村会の職員の例による。
第７章 職務に専念する義務の免除（職務に専念する義務の免除）
第４５条 職員は、職務に専念する義務の特例に関する条例（昭和４７年群馬県市町村会館管理組合条例第９号。以下「職専免除条例」という。）第２条第１号又は第２号の規定に基づき、研修を受け、又は厚生に関する計画の実施に参加しようとする場合においては、職務専念義務免除簿により、管理者の承認を得なければならない。
第４６条 職専免除条例第２条第３号に掲げる職務に専念する義務の免除に関し、「管理者が定める場合」については、別に定めがあるもののほか、次のとおりとする。
（１）職務上必要な資格試験を受ける場合（２）日本赤十字社の実施する献血を群馬県市町村会館において行う場合
２

職員は前項第一号又は第二号に該当する場合において、職務に専念する義務の免除を得ようとす
るときは、職務専念義務免除簿により管理者の承認を得なければならない。
附 則
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則（昭和５６年３月２８日規程第１号）
この訓令は、公布の日から施行し、昭和５６年４月１日から適用する。
附 則（平成４年７月２２日規程第１号）
この規程は、平成４年８月１日から施行する。
附 則（平成４年８月２８日訓令第２号）（施行期日）

１

この訓令は、平成４年１１月１日から施行する。
（群馬県市町村会館管理組合処務規程の一部を改正する規程の一部改正）

２群馬県自治会館管理組合処務規程の一部を改正する規程（昭和５６年群馬県市町村会館管理組合
訓令第１号）の一部を次のように改正する。
附則中「規程」を「訓令」に改める。
附 則（平成５年６月８日規程第５号）
この規程は、平成５年６月８日から施行する。
附 則（平成５年８月１日規程第８号）
この規程は、平成５年７月１日から施行する。
附 則（平成７年３月３１日訓令第１号）
この訓令は、平成７年４月１日から施行する。ただし、改正後の第３５条及び第４３条の規程は、平成６年１２月２２日から適用する。
附 則（平成１９年３月８日訓令第１号）
この規程は、平成１９年４月１日から施行する。
附 則（平成２１年３月８日訓令第１号）

この規程は、平成２１年４月１日から施行する。
附 則（平成２５年６月２８日訓令第１号）
この規程は、公布の日から施行する。
附 則（平成２６年４月１日訓令第１号）
この規程は、公布の日から施行する。
附 則（平成３１年４月１５日訓令第１号）
この規程は、令和元年 5 月 1 日から施行する。
附 則（令和４年３月２８日訓令第２号）
この規程は、令和４年４月 1 日から施行する。

別表第１
文書の編さん種別
１２３４５６７

人事関係文書庶務関係文書
議会関係文書
財政関係文書
例規文書
会計関係文書
雑関係文書

別表第２
文書保存類別第1類（永年保存）
１ 議会の会議録及び議決書
２ 規約、規則、条例、規程その他組合規約の制定及び改廃に関する文書
３ 中央官庁、上級官庁の訓令、指令、通知及び往復文書で重要なもの
４ 歳入歳出予算書及び決算書
５ 組合保有財産の取得、管理及び処分に関する重要なもの
６ 原簿、台帳等の簿冊で特に重要な文書
７ 許可、契約等に関する文書で特に重要なもの
８ 工事の設計、施工に関する文書で特に重要なもの
９ 職員の人事に関する文書で特に重要なもの
１０ 組合の沿革を知る重要書類
１１ 前各号に掲げるもののほか永年保存する必要があると認められる文書
第2類（10年保存）
１ 法令等により処分した書類で永年保存に属しない重要文書
２ 会計帳簿及び会計に関する文書
３ 許可、契約等に関する文書で重要なもの
４ 工事の設計、施工に関する文書で重要なもの
５ 中央官庁、上級官庁の訓令、指令、通知及び往復文書で将来参考となるもの
６ 職員の人事及び給与に関する文書で永年保存に属さない文書
７ 原簿、台帳等の簿冊で重要な文書
８ 運営協議会の協議に関する文書
９ 前各号に掲げるもののほか、１０年保存する必要があると認められる文書
第3類（５年保存）
１ 歳入歳出予算及び決算に関する資料関するもの
２ 許可、契約等に関する文書に関するもの
３ 工事の設計、施工に関する文書に関するもの

４ 原簿、台帳等の簿冊
５ 運営協議会に関する文書で重要でないもの
６ 前各号に掲げるもののほか、５年保存する必要があると認められる文書
第4類（3年保存）
１ 諸報告、届出、復命又は調査に関する文書
２ 文書の収受、発送簿
３ 出勤簿及び年次休暇簿等
４ 時間外命令簿及び出張命令簿
５ 各個別事業業務の簿冊で重要でないもの
６ 前各号に掲げるもののほか、3年保存する必要があると認められる文書
第５類（1年保存）第1類から第４類に属さない文書

別記様式第１号
文番 号

書 収 受 発 送 簿

発(受)信人月 日
件 名処 理経 過
別記様式第２号
現年月日

発送人

金等

件名及び種類「注」 本組合からの発送等は朱書する。

配付
金簿
額

受領印

備考

別記様式第３号

起

発議年月日

年

月

案

用紙

日
公

決裁年月日
施 行 区 分

年
□書面発送

施行年月日

月日

□電子メール年印

月

□押印

□省略

□その他（日決 裁 区 分）
文 書 番 号

群会合発第号

編さん種別
発議者
保 存 期 間□永年

管理者

□１０年 □５年 □３年

事務局長

次□１年

長課

係長・係員

長

件名

群馬県市町村会館管理組合別記様式第４号
人 事 記 録 事 項 異 動 届
年
事務局長

月日

様職氏名

㊞

次のとおり人事記録事項に異動を生じたのでお届けします。
１ 異動事項（該当欄を○で囲む）
氏名

本籍

住所

旧新
２ 異動年月日
３ 理 由「注」証明書等の参考書類を添付すること。

学歴

資格

賞罰

別紙様式第５号
時

間 外 勤 務 命 令 簿

従事務局長印

月日

曜日

監督者印
時間数「注」125/100 の場合は（事時間
事業内容氏名）書にすること。

別記様式第６号
退職

願
年

管理者

月日

様職氏名

㊞

下記理由により退職したいので、承認して下さい。
記
１ 事由

２ 退職希望年月日

別記様式第７号
死亡報

告書
年

管理者

職員が死亡したので報告します。
１ 死亡職員の職氏名
ＴＨ日

様
主務者

Ｓ

月年

月日生（才）㊞

２ 死亡の原因
３ 死亡年月日
４ そ の 他
「注」１ 死亡診断書添付のこと。
２ 提出部数１部