System:

施設予約システム

Subject:

利用者マニュアル

Edition:[ 第 1.0 版 ](History)

2019 年 12 月 10 日 版(株)ジャスウィル

1目次
1.

目的 .................................................................... 3
2. 施設予約システムの概要 ....................................................... 4
3. 施設予約システムにログインする ............................................... 8
4. TOP ページ ................................................................... 95. 空き施設を探す.............................................................. 11
5.1. 利用日を指定して空いている施設を探す .................................... 11
5.1.1. キャンパスマップから空き施設を探す .................................. 115.1.2. 条件を指定して空き施設を探す ........................................ 125.1.3. 簡単な条件で空き施設を探す .......................................... 135.2. 施設を指定して空いている日を探す ........................................ 156. 予約を申請する.............................................................. 196.1. 新しく予約を申請する .................................................... 196.2. 申請した予約を変更する .................................................. 22
7. 複数の予約をまとめて申請する ................................................ 26
7.1. 複数の日付や複数の施設に同じ予約を一括で申請する ........................ 26
8. 個人情報を変更する......................................................... 29
9. お知らせを確認する......................................................... 32

21. 目的
このマニュアルは TriR Campus 施設予約システムの利用者向け操作マニュアルとして作成されています。
本書には、TriR Campus 施設予約システムの画像やデータが記載されているため、無断での配布や転載、2 次利用を禁止します。

3

2. 施設予約システムの概要
施設予約システムでは、各施設の空き状況の確認を行い、空いている施設への予約を行うことができます。
利用者は主に次の機能を利用することができます。
・ログイン
・空き室検索・予約の申請・予約の一括申請
・予約の一括削除
・正課予約の登録
・予約の承認・否認
・予約検索
・個人情報変更※利用可能な機能については、利用者によって異なります。
施設予約システム内の各項目としては、以下のような項目があります。
また、本マニュアルでは各項目を以下の用語で記載しています。
① リンク

下線が表示されており、マウスを合わせると手の形になる所でクリックすることで、他のページに遷移します。
② コンボボックス選択できる値が設定されており、その中から 1 つを選ぶことができます。
③ コンボボックス(マルチ)選択できる値が設定されており、その中から複数選ぶことができます。
※複数の値を選択する場合は、Windows の場合、「Ctrl」キーを押しながらクリックします。
④ ボタン

ボタンをクリックすることで、ボタンに表示されている内容を実行します。
⑤ ラジオボタングループの中から、1 つだけを選択することができます。

4⑥ チェックボックス

グループの中で、複数を選択することができます。
⑦ テキスト

文字を自由に入力することができます。
※改行はできませんので、1 行での入力となります。
⑧ テキストエリア文字を自由に入力することができます。
※改行を行う事ができますので、複数行の入力を行うことができます。
⑨ カレンダー

日付をクリックすることで、対象の日付を選択することができます。
選択されている日付を再度クリックすると選択が解除されます。
⑩ ファイルアップロード

パソコン上にあるファイルをシステムに取込を行います。
⑪ 必須項目
項目の隣に「※必須」が表示されている項目は必ず入力する必要のある項目です。

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施設予約システムで送信されるメール
施設予約システムでは、以下のタイミングで予約を申請した申請者宛にメールが送信されます。
① 申請した予約が承認された時② 申請した予約が否認された時③ 申請した予約が管理者によって変更された時④ 申請した予約が管理者によって取消された時送信されるメールは以下のようなメールが送信されます。
送信者
件名
本文xxxxx@mail.com
施設予約の承認通知
東京都立大学学生サポートセンターです。
下記の予約が承認されました。
----------------------------------南大沢キャンパス ○号館 ○○室
予約日 ：2019 年 12 月 12 日(木)予約時間：3 時限
利用者種別：学生
利用種別：サークル活動
利用内容：サークル活動のため
利用者名：学生 次郎
連絡先(TEL)：xxxx-xxxx-xxxx
備考：----------------------------------※このメールは、送信専用アドレスから配信されていますので返信できません。

利用者が承認の必要な予約の申請・変更を行った時には、施設の管理者宛にメールが送信されます。
施設の管理者にメールが送信される条件は以下の通りです。
利用者の所属する利用者グループが施設の管理者になっている場合① 利用者の個人設定が「メールを受信する」になっている② 利用者の個人設定が「利用者グループの設定を使用する」になっており、施設の管理者になっている利用者グループのうちどれかひとつでも「メールを受信する」設定になっている
利用者個人が施設の管理者になっている場合① 利用者の個人設定が「メールを受信する」になっている② 利用者の個人設定が「利用者グループの設定を使用する」になっており、所属する利用者グループのうちどれかひとつでも6「メールを受信する」設定になっている
また、一般利用者の利用申請を受付ける場合には利用申請のあった利用者宛に以下のタイミングでメールが送信されます。
① 利用申請を行った時② 利用申請が承認された時(利用申請に対する承認が必要な場合)③ 利用申請が否認された時(利用申請に対する承認が必要な場合)※一般利用者が利用申請を行った時には、管理者側に設定されたメールアドレス宛にも、メールが送信されます。

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3. 施設予約システムにログインする
施設予約システムへのログインを行います。
施設予約システムへのログインには、利用者 ID とパスワードが必要となります。

(1)(1) 利用者 ID とパスワードを入力して、「ログイン」ボタンをクリックします。
※利用者 ID とパスワードには、文字の全角・半角や大文字・小文字も正しく入力して下さい。
利用者 ID またはパスワードが間違っている場合、エラーメッセージが表示されます。

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4. TOP ページ
ログイン後に最初に表示されるページです。

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(1) ログインしている利用者名と前回ログインした日時が表示されます。
(2) 「閉じる」ボタンをクリックすると、システムを終了し画面を閉じます。
※ログインしていない場合は、「ログイン」ボタンが表示されます。
「ログイン」ボタンをクリックすると、ログインページを表示します。
(3) 使用可能な機能のメニューが表示されます。
使用したい機能をクリックすることで、対象の機能のページを表示します。
(4) 施設の管理者となっている利用者の場合、申請中の予約の件数が表示されます。
クリックすると、予約の承認ページを表示します。
(5) 利用者宛にお知らせが登録されている場合、お知らせのタイトルが表示されます。
お知らせのタイトルをクリックすると、お知らせの詳細ページを表示します。
(6) キャンパスのマップが表示されます。
マップ拡大をクリックすると、マップが拡大されて各建物をクリックできるようになります。建物をクリックすると、建物内にある施設の予約状況ページを表示します。
(7) 空き室を探す条件を指定して、空いている施設を探します。
「この条件で検索」ボタンをクリックすると、条件に該当する施設の予約状況ページを表示します。
(8) 簡単な条件で空き室を探します。
条件をクリックすると、条件に該当する施設の予約状況ページを表示します。
(9) ログインしている利用者が申請した本日以降の予約が表示されます。
正課予約については表示されません。
利用内容をクリックすると、予約の詳細ページを表示します。

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5. 空き施設を探す
5.1. 利用日を指定して空いている施設を探す
施設を利用したい日が決まっている場合に利用したい日に空いている施設を探します。
空き施設の探し方は 3 種類あります。
5.1.1. キャンパスマップから空き施設を探す
TOP ページのキャンパスマップから建物をクリックすることで、その建物にある施設の本日の空き室状況を表示します。

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(2)

(1) マップ内の各建物をクリックすると、各建物に所属する施設の本日の空き室状況を表示します。
クリックできない建物には、予約可能が施設がありません。
(2) 「閉じる」をクリックすると、マップ拡大を閉じ、TOP 画面へ戻ります。

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5.1.2. 条件を指定して空き施設を探す
TOP ページの「空き施設を探す」にある各条件を設定して、「この条件で検索」ボタンをクリックすることで、設定した条件に該当する施設を表示します。

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(1) 「日付を指定」を選択すると、選択された日の空き室状況を探すことができます。
「期間を指定」を選択すると、選択された期間の空き室状況を探すことができます。
(2) 利用したいキャンパスを選択します。
(3) 「空き室のみ表示」を選択すると、指定された時間に空いている施設だけを探すことができます。
「空き室のみ表示」を選択していない場合、空き状況に関係なく施設が表示されます。
(4) 利用したい建物を選択します。
(5) 利用したい施設の種類を選択します。
(6) 利用したい施設の収容人数を選択します。
通常時の収容人数、テスト時の収容人数を指定して探すことができます。
(7) 利用したい備品がある場合に、備品を選択することでその備品のある施設を探すことができます。複数の備品を選択した場合、選択された全ての備品のある施設だけが表示されます。
(8) 「この条件で検索」ボタンをクリックすると、設定された条件に該当する施設の空き状況を表示します。

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5.1.3. 簡単な条件で空き施設を探す
TOP ページの「空き施設を探す(簡易検索)」では、条件をクリックすることで対象の条件に該当する施設の空き状況を表示します。

(1)

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(1) 利用したいキャンパスを選択します。
(2) 利用したい施設の種類に該当する施設の空き状況を表示します。
(3) 利用したい施設の収容人数に該当する施設の空き状況を表示します。
通常時の収容人数、テスト時の収容人数を指定して探すことができます。
(4) 利用したい備品を設置している施設の空き状況を表示します。

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条件に該当する施設の空き室状況が表示されます。

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(1) 表示している日にイベントや祝日が設定されている場合に表示されます。
(2) 空き室状況を表示している日が表示されます。
「前の日へ」をクリックすると、前日の空き室状況が表示されます。
「次の日へ」をクリックすると、翌日の空き室状況が表示されます。
(3) 施設名をクリックすると、施設の詳細情報が表示されます。
表示されている日に予約できる施設の場合は「予約する」ボタンが表示されます。
「予約する」ボタンをクリックすると、予約の申請ページを表示します。
また、予約のない時間をクリックすることでも予約の申請ページを表示します。
(4) 予約は利用種別によって背景色が異なって表示されます。
申請中で承認されていない予約は、背景色が灰色で表示されます。
利用内容と利用者が表示されている場合、クリックすると予約詳細を表示します。
利用内容のみや「予約有」と表示されている場合は予約の詳細を確認できません。
右下にアイコンが表示されている予約は、備考が入力されている予約になります。
(5) 表示されている空き室状況を PDF で出力します。

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5.2. 施設を指定して空いている日を探す
使用したい施設が決まっている場合、1 ヵ月の空き室状況から予約できる日を探すことができます。

(1)① メニューの「施設一覧」をクリックします。
施設検索ページが表示されます。

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(1) キャンパスを選択します。
(2) 建物を選択します。
建物は選択されたキャンパスにある建物から選択できます。
(3) 施設を選択します。
施設は選択された建物にある施設から選択できます。
(4) 利用したい施設の種類を選択します。
(5) 利用した施設の収容人数を選択します。
(6) 利用したい備品がある場合に、備品を選択することでその備品のある施設を探すことができます。
複数の備品を選択した場合、選択された全ての備品がある施設が表示されます。
(7) 「施設を検索」ボタンをクリックすると、設定された条件に該当する施設の一覧を表示します。

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条件に該当する施設の一覧が表示されます。

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(1) 施設名をクリックすると、該当の施設の当月の空き室状況を表示します。
(2) 虫眼鏡のアイコンが表示されている施設は、アイコンをクリックすると施設の画像が表示されます。

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対象の施設の 1 ヵ月の空き室状況が表示されます。

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(1) 空き室状況を表示している月が表示されます。
月名をクリックすると、対象月の空き室状況が表示されます。
「前年へ」をクリックすると、前年の空き室状況が表示されます。
「次年へ」をクリックすると、翌年の空き室状況が表示されます。
(2) 「施設の詳細を表示する」ボタンをクリックすると、対象施設の詳細情報が表示されます。
(3) 予約できる日の場合、「予約する」ボタンが表示されます。
「予約する」ボタンをクリックすると、予約の申請ページが表示されます。
また、予約のない時間をクリックすることでも予約の申請ページが表示されます。
祝日やイベントが設定されている日の場合、祝日名やイベント名が表示されます。
(4) 表示されている空き室状況を PDF で出力します。

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「予約する」ボタンは、以下の条件を満たしている場合に表示されます。
① 年度毎に予約の申請が行える予約開始日が設定されています。
設定されている予約開始日になるまでその年度の全ての日が予約できません。
② 各曜日には利用者グループ毎に利用できる時間帯が設定されています。
利用可能な時間が設定されていない曜日については、予約できません。
③ 各施設には利用者グループ毎に予約の申請を行える下限日が設定されています。
設定されている予約の下限日を過ぎている場合は、予約できません。
例：）
ログインした日：2014 年 10 月 10 日設定されている予約の下限日：5 日
予約の申請を行いたい日：2014 年 10 月 14 日 ← 予約不可
予約の申請を行いたい日：2014 年 10 月 15 日 ← 予約可能
④ 各施設には利用者グループ毎に予約の申請を行える上限日が設定されています。
設定されている予約の上限日より後の日には予約できません。
例：）
ログインした日：2014 年 10 月 10 日設定されている予約の上限日：7 日
予約の申請を行いたい日：2014 年 10 月 17 日 ← 予約可能
予約の申請を行いたい日：2014 年 10 月 18 日 ← 予約不可
⑤ 対象日に予約を受付けない祝日が設定されている場合は、予約できません。
⑥ 対象日にイベントが設定されている場合は、予約できません。
⑦ ログインした日より過去の日付は予約できません。
ただし、対象日にイベントが設定されていてイベント時に予約可能な利用者グループとして設定されている場合は、⑤、⑥の場合でも「予約する」ボタンが表示されます。
また、対象の施設の管理者となっている利用者については、全ての日に「予約する」ボタンが表示されます。

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6. 予約を申請する
6.1. 新しく予約を申請する
日別や月別の空き室状況一覧から予約の申請を行いたい施設または日付の「予約する」ボタンをクリックすると予約の申請ページが表示されます。 予
約の申請ページでは、申請する予約内容を入力して「予約申込の確認へ」ボタンをクリックすると、申請する予約内容の確認ページが表示されます。

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(1) 申請する予約の利用時間を入力します。
時限単位で利用する施設の場合は、時限で選択します。
時間単位で利用する施設の場合は、時間で選択します。

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(2) 申請する予約の利用者種別を選択します。
(3) 申請する予約の利用種別を入力します。
(4) 申請する予約の利用内容を入力します。
利用内容は 100 文字まで入力することができます。
(5) 申請する予約の利用を行う利用者名を入力します。利
用者名は 25 文字まで入力することができます。
(6) 申請する予約の連絡先を入力します。
(7) 申請する予約で利用する利用人数を入力します。
(8) 申請する予約に備考として記載する必要がある場合に入力します。備考は 1000 文字まで入力することができます。
(9) 予約の申請内容を入力して「予約申込の確認へ」ボタンをクリックすると申請する予約の確認画面が表示されます。
(10)
対象の施設の曜日毎に利用可能な時間が表示されます。
利用時間はここに表示された時間の範囲内である必要があります。
予約不可と表示されている曜日は予約の申請を行うことができません。
施設の管理者となっている利用者は、施設管理者となっている利用者グループ以外の全ての利用者グループが予約可能な時間情報が表示されます。
施設の管理者となっていない利用者は、自分が所属する利用者グループの予約が可能な時間情報が表示されます。
(11)
予約の申請を行う施設の詳細情報が表示されます。
施設の画像が登録されている場合に、施設の画像が表示されます。

予約の申請内容に誤りがある場合や、既に他の予約が申請されている場合のように予約の申請が行えない場合は、メッセージが表示されます。

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入力した予約内容で申請できる場合、予約内容の確認画面が表示されます。
表示されている内容で予約の申請を行う場合は、「予約申込」ボタンをクリックします。申請する予約内容を修正する場合は、「予約内容を修正する」ボタンをクリックします。

(1)

(2)

① 表示されている内容で予約の申請を行う場合にクリックします。
② 表示されている予約の申請内容を修正する場合にクリックします。
予約の申請が完了すると以下のようなメッセージが表示されます。

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6.2. 申請した予約を変更する(学生課承認後はweb変更不可、学生課にメールで願い出る)
予約内容の変更を行う予約をクリックします。

または、TOP ページに表示されている予約一覧の利用内容をクリックします。

申請している予約の詳細情報が表示されるので、「予約の変更へ」ボタンをクリックします。
申請した予約が管理者による承認が必要な利用者の場合、予約の変更を行えるのは、予約の承認が行われる前までになります。
承認された予約については、施設の管理者でないと変更できません。
また、施設の管理者以外は利用者自身が申請した予約しか変更できません。

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申請済みの予約内容が表示されるので、変更内容を入力して「予約変更の確認へ」ボタンをクリックします。

施設の利用日、利用時間が未来の場合に施設の管理者が他の利用者が申請した予約の変更を行う際にメール送信を行える場合、「メール通知」チェックボックスが表示されます。
予約を申請した利用者に変更内容をメールで通知する場合は、選択してください。
予約の変更内容に誤りがなく、予約変更を行える場合に予約変更の確認画面が表示されます。
予約変更の確認画面に表示されている内容で予約の変更を行う場合は「予約変更」ボタンをクリックします。
予約の変更が完了すると以下のようなメッセージが表示されます。

※施設の管理者が承認済みの予約の内容を変更した際に予約施設の変更を行い承認者が変わる場合、予約の状態が承認済みから未承認に変更されます。

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6.3.

申請した予約の取消を行う(学生課承認後はweb取消不可、学生課にメールで願い出る)取消を行う予約をクリックします。

申請している予約の詳細情報が表示されるので、「予約の取消へ」ボタンをクリックします。
申請した予約が管理者による承認が必要な利用者の場合、予約の取消を行えるのは、予約の承認が行われる前までになります。
承認された予約については、施設の管理者でないと取消できません。
また、施設の管理者以外は利用者自身が申請した予約しか取消できません。

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申請済みの予約内容が表示されるので、予約の取消を行う場合は「予約を削除する」ボタンをクリックします。

施設の利用日、利用時間が未来の場合に施設の管理者が他の利用者が申請した予約の削除を行う際にメール送信を行える場合、「メール通知」チェックボックスが表示されます。
予約を申請した利用者にメールで通知する場合は、選択してください。
予約の取消が完了すると以下のようなメッセージが表示されます。

257. 複数の予約をまとめて申請する
7.1.

複数の日付や複数の施設に同じ予約を一括で申請するメニューの「予約の一括登録」をクリックします。

予約の一括申請画面が表示されます。

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予約の申請を行う日をクリックして選択します。
選択されている日を再度クリックすると、選択が解除されます。
予約の申請を行う施設のあるキャンパスを選択します。
予約の申請を行う施設のある建物を選択します。
予約の申請を行う施設を選択します。
複数の施設を選択する場合は、「Ctrl」キーを押しながらクリックすることで複数の施設を選択することができます。
申請する予約の利用時間を選択します。
時限を選択すると、時限単位で予約の申請を行います。
時間を選択すると、時間単位で予約の申請を行います。
時限単位で利用する施設の場合に時間単位で申請すると申請された時間が含まれる時限での予約を申請します。
時間単位で利用する施設の場合に時限単位で申請すると申請された時限の時間で予約を申請します。
申請する予約の利用者種別を選択します。
申請する予約の利用種別を選択します。
申請する予約の利用内容を入力します。
利用内容は 100 文字まで入力することができます。
申請する予約の利用を行う利用者名を入力します。
利用者名は 25 文字まで入力することができます。
申請する予約で利用する連絡先を入力します。
申請する予約で利用する利用人数を入力します。
申請する予約に備考として登録する必要がある場合に入力します。
備考は 1000 文字まで入力することができます。
予約の申請内容を入力して「予約の確認画面へ」ボタンをクリックすると申請する予約の確認画面が表示されます。

「予約の確認画面へ」ボタンをクリックすると、申請する予約内容の確認ページが表示されます。
予約可能が「×」になっている予約は、予約がされません。
予約可能が「○」になっている予約の申請を行う場合、「予約する」ボタンをクリックします。
予約内容を修正する場合は、「予約内容を修正する」ボタンをクリックします。

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予約の申請が完了すると、以下のようなメッセージが表示されます。

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8. 個人情報を変更する
利用者は自分のメールアドレス、パスワード、メールの受信有無を変更することができます。
※メールの受信有無の設定は、施設の管理者になっている場合のみ行えます。
メニューの「個人情報変更」をクリックします。

利用者の情報が表示されます。

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(1) 利用者の利用者 ID が表示されます。
(2) 利用者の利用者名が表示されます。
(3) 利用者が所属している利用者グループが表示されます。
(4) 利用者のメールアドレスを入力します。
メールアドレスに入力したメールアドレス宛に予約の承認時や否認時、変更時、取消時にメールが送信されます。
(5) 施設予約システムにログインする時に使用するパスワードを変更する場合は変更するパスワードを入力します。
(6) 利用者が管理者となっている施設に承認が必要な予約が申請された際にメールを受信するかどうかを設定します。
（※施設の管理者となっている場合のみ表示されます。）(7) 変更内容の確認ページを表示します。

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個人情報の変更内容確認ページが表示されます。
パスワードは「*」で表示されます。

(1)

(2)

(1) 表示されている内容で変更する場合「更新」ボタンをクリックします。
(2) 変更内容を修正する場合「更新内容を変更する」ボタンをクリックします。
個人情報の変更が完了すると、以下のようなメッセージが表示されます。

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9. お知らせを確認する
利用者宛に登録されたお知らせの内容を確認します。
利用者宛にお知らせが登録されている場合、TOP ページにお知らせのタイトルが表示されます。

お知らせのタイトルをクリックすると、お知らせの詳細ページが表示されます。

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