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通常総会（総代会）議事録記載例

通常総会（総代会）議事録○○○○組合招 集 年 月 日

令和○○年○○月○○日（総会招集手続きは、全員の同意があり省略する。
）
開催の日時及び場所

令和○○年○○月○○日

午前（午後）○○時○○分○○○市○○○……
理事・監事の数及び出席理事・監事の数並びにその出席方法
理事 ○人

出席理事○人（本人出席 ○人、ＷＥＢ出席 ○人）

監事 ○人

出席監事○人（本人出席 ○人、ＷＥＢ出席 ○人）

出席理事

○○○○

○○○○

○○○○

出席監事○○○○○○○○……【※1】○○○○……【※1】

組合員数及び出席者数並びに出席方法
組合員 ○人出 席 者 ○人
本人出席 ○人（うち書面出席 ○人、ＷＥＢ出席 ○人【※2】）、委任状出席 ○人

議長

○○○○

議事録の作成に係る職務を行った理事○○○○

議事の経過の要領及び議案別議決の結果定刻に至り（氏名）は、司会者となり組合員（総代）総数及び出席者数を報告、定足数を満たしており本総会（総代会）の成立を宣す。【※3】
まず開会にあたり、議長選任について議場に諮ったところ、司会者一任と決まり、司会者から（氏名）を議長に選任することについて提案全員異議なく賛成した。

よって、議長は挨拶を行い議事に入る。
第号議案

令和○○年度事業報告書及び決算関係書類承認の件

議長は、（氏名）より、中小企業等協同組合法第40条第８項に基づき、決算関係書類、事業報告書及び監査報告書を提出並びに説明させ、議場にその承認を求めたところ全員異議なく賛成、可決決定した。
第号議案

令和○○年度賦課金の額及び徴収方法決定の件（企業組合は不要）

議長は、（氏名）より賦課金の額及び徴収方法案の説明をさせ、議場に諮ったところ全員異議なく賛成、次のとおり可決決定した。
賦課金の額

一般賦課金○○○円、教育情報賦課金○○○円

賦課徴収方法第号議案

令和○○年度事業計画及び収支予算決定の件

議長は、（氏名）より、事業計画案・収支予算案を説明させた後、これを議場に諮ったところ全員異議なく賛成、可決決定した。

第号議案

令和○○年度組合借入金残高最高限度決定の件

議長は、（氏名）より、最高限度を○○○円とする旨の説明をさせ、議場に諮ったところ全員異議なく賛成、可決決定した。
第号議案

令和○○年度１組合員に対する貸付（手形割引を含む。
）又は１組合員に対する債務保証金額最高限度決定の件
議長は、（氏名）より、最高限度を○○○円とする旨の説明をさせ、議場に諮ったところ全員異議なく賛成、可決決定した。
第号議案

令和○○年度役員（理事・監事）報酬決定の件

議長は、（氏名）より、役員（理事・監事）報酬について説明させ、議場に諮ったところ全員異議なく賛成、次のとおり可決決定した。
理事○○○円（無報酬）、監事○○○円（無報酬）第号議案

役員選挙の件（指名推選による役員選挙）①

総会の時点で既に役員の任期が満了している場合
議長は、役員（理事・監事）全員が令和○○年○○月○○日をもって任期満了退任したため改選する必要がある旨を述べ（※に続く）②

総会の時点では、役員の任期満了前であるので、予選を行い、任期満了後に次期役員が就任する場合
議長は、役員（理事・監事）全員が令和○○年○○月○○日をもって任期満了となるので、あらかじめ選挙して任期満了日の翌日に就任することといたしたい旨を述べ（※に続く）③

総会の終結をもって満了する場合
議長は、役員（理事・監事）全員が本総会（総代会）の終結をもって任期満了となるので、改選する必要がある旨を述べ（※に続く）④

総会当日をもって任期満了する場合
議長は、役員（理事・監事）全員が本日をもって任期満了となるので、改選する必要がある旨を述べ（※に続く）⑤

役員の辞任がある場合
議長は、役員（理事・監事）全員（全員でない場合は、辞任役員の氏名を記載すること。
）が令和○○年○○月○○日をもって辞任したため選挙する必要がある旨を述べ（※に続く）※

その選挙方法を諮ったところ「指名推選」との発言があり出席者全員異議なく賛成、同意が得られた。よって議長は、選考委員の選任方法及び人数を議場に諮ったところ「議長一任」との発言があり、全員賛成したので議長は次の選考委員を指名した。
選考委員

○○○○

○○○○

○○○○

○○○○……

続いて、選考委員会が開催され、選考委員会から次の各氏が推選された。
理事

○○○○

○○○○

○○○○

○○○○……

監事

○○○○

○○○○

以上の推選に基づいて議長は、これらの被指名人を役員と決定するかどうかを議場に諮ったところ全員異議なく賛成、可決決定した。なお（全）役員は令和年月日付で（本総会（総代会）終結時をもって）就任を承諾した。
第号議案

役員選挙の件（連記式無記名投票による役員選挙）（指名推選による役員選挙例①～⑤と同じ。
）※

その選挙方法を議場に諮ったところ、定款規定どおり連記式無記名投票となった。よって議長

は、選挙管理委員の選任方法及び人数を諮ったところ「議長一任」との発言があり全員賛成した
ので、議長は次の選挙管理委員を指名した。
選挙管理委員

○○○○

○○○○

○○○○

○○○○……

続いて、連記式無記名投票が行われ、次の各氏が当選した。なお（全）役員は令和年月日付で（本総会（総代会）終結時をもって）就任を承諾した。

第理事

○○○○

○○○○

監事

○○○○

○○○○

号議案

○○○○

○○○○……

定款一部変更の件

議長は、（氏名）より、別紙【※4】変更理由書及び定款の変更をしようとする箇所を記載した書面を朗読説明させ、議場に諮ったところ、原案どおり全員異議なく賛成、可決決定した。
議長は、本総会（総代会）の審議を終了した旨を告げ午前（後）○時○分に閉会を宣す。
本総会（総代会）の議事の審議要領及びその結果を明確ならしめるため、議事録作成理事は本議事録を作成し、次に記名押印す。
令和年月日
議事録作成理事（氏名）印(注) 各ページの余白部分に記名押印した者が捨印を押印すること。
２枚以上にわたる場合には記名押印した者が契印を押印すること。

【※1】：総会開催時点での就任者を記載してください。当該総会において役員の改選を行う場合は、新旧役員の就・退任時期等により記載内容（氏名・数）が異なりますので注意が必要です。
新旧両方の氏名及び数を記載する場合は、新旧の区別をわかりやすく記載してください。
【※2】：本人出席した組合員のうち、開催場所に存しない方法（書面又は電磁的方法のほか、ＷＥＢ・テレビ会議方式等）により出席がある場合は、その出席方法と出席者数を記載してください。
該当がない場合は、『本人出席○人（開催場所に存しない出席なし）』と記載してください。
なお、書面又は電磁的方法により出席する場合には、定款に事前の定めが必要です。
【※3】：延期をした総会の議事録には、延期した理由、認可行政庁の延期了承の旨や延期にかかる組合員への周知方法（組合事務所掲示、機関誌掲載、文書通知等）などについて記載してください。
【※4】：別紙は必ず議事録の一部として契印を押印して添付してください。

この総会（総代会）議事録の記載例は、会社法の施行（平成 18 年５月１日）に伴い中小企業等協同組合法が改正されたことを受け、定款の総会（総代会）の議事録につき「総会（総代会）の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成するものとする。
」とのみ規定している場合の例示となります。
法改正以降、法令上は総会（総代会）議事録に議長及び出席理事の署名（記名押印）は要求されていませんが、定款に「総会（総代会）の議事録は、議長及び出席した理事が作成し、これに署名するものとする。
」と規定している組合では、定款の規定に従い次のように記載してください。

本総会（総代会）の議事の審議要領及びその結果を明確ならしめるため、議長及び出席理事は本議事録を作成し、次に記名押印す。
令和年月日
議長

（氏名）

㊞

出席理事（氏名）㊞

出席理事（氏名）㊞（出席した理事全員が記名押印すること。
）◎役員定数について、当該総会の選挙と同時に定款変更の議決を行った場合、就任日に停止条件を付すことが必要です。
（役員定数の増員をした場合）
なお、（全）当選者は就任を承諾した。また、定款変更に伴う増員分については、行政庁の定款変更認可書到達日をもって就任する旨、全員了承した。
（役員定数の下限を下回る減員をした場合）
なお、（全）当選者は就任を承諾した。また、就任日については、行政庁の定款変更認可書到達日をもってする旨、全員了承した。

書面議決書記載例
令和年月日○○組合理事長 様
住 所
氏 名㊞（㊟ 組合員が法人の場合は、会社名、代表者名を記載し押印する。）

書 面 議 決 書
私は、令和○○年○○月○○日の第○回通常（臨時）総会に都合により出席できませんので、下記事項について書面をもって議決権を行使致します。
記第第第号議案 令和○年度事業報告及び決算関係書類承認の件
原案に賛成する・反対する
号議案 令和○年度事業計画及び収支予算決定の件
原案に賛成する・反対する
号議案 役員選挙の件
別紙、投票用紙にて投票。
以 上(㊟議案ごとに、原案に賛成するか、反対するかを全て書面に記載し、提出する。)