AIG 総研コラム #18

BCP としての「Web 飲み会」のすすめ
藤居学（AIG 総合研究所 主任研究員）「Web 飲み会」というのをご存知でしょうか。
Web 飲み会とは、参加者が各々の自宅などばらばらの場所から Web 会議サービスに接続し、オンライン上で「集まって」飲んで話して盛り上がるという、新しい飲み会のスタイルです。
お店に集まるリアル飲み会と比較すると、お酒やつまみは自分で用意しなければなりませんが、周囲がうるさかったりトイレや出入口の近くなど快適でない席に案内されたり、喫煙者と非喫煙者がお互いに気を遣わなければならないといった心配事がなく、飲み会が終わったあと帰宅する必要がない、外で飲むよりも圧倒的に安く済む、外出が難しい人や遠くにいる人も参加できるな
ど、Web 飲み会ならではのメリットもたくさんあります。
オンラインで集まる、というと奇異な印象も受けるかもしれませんが、実際に試してみると意外なほど飲み会としてしっかり成立することに驚きます。動画つきの Web 会議サービスなら、「みんなの顔を見ながら楽しく話す」という飲み会のエッセンスが損なわれないのです。自宅など職場外から接続することで、参加メンバーのオフの表情が見えたり、たまに家族が「乱入」したりするハプニングが起こることも、Web 飲み会ならではの面白さです。
インターネットで「Web 飲み会」もしくは「オンライン飲み会」というキーワードで検索すると、実際に Web 飲み会を開催しているさまざまな事例を見ることができるでしょう。
ところで、この「Web 飲み会」、中小企業やプロジェクトチームなどのリスク対策としても活用できることをご存知でしょうか。具体的には、災害等発生時の業務継続リスクに備える BCP（Business Continuity Plan）の体制作りならびにその訓練として位置づけられます。
2011 年の東日本大震災や 2018 年の大阪北部地震といった大きな震災では公共交通機関がマヒし、帰宅困難者や出勤困難者が多数生じました。震災だけでなく、2019 年の台風 15 号に伴う計画運休による首都圏の混乱や同年の台風 19 号による浸水被害など、自然災害等による従業員の出社困難、それによるビジネスの停滞や遅延は、喫緊のリスクとしてますます無視できないものになってきています。
このような従業員が出社不能リスクへの対策として、テレワークの導入の有効性が唱えられています。普段から在宅やオフィス外での業務が可能な体制をとっていれば、自然災害等で出社できない従業員が生じたとしても、テレワークに切り替えることで業務を継続できるからです。テ
レワークを BCP の一環として位置づけ、導入を推進する企業も増えてきました。
もちろん、業務の性質やコストの問題から、日常業務にテレワークを導入することが困難なケースも少なくないと考えられます。しかしながら、そのような状態で従業員の大半が出社できな

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いような非常事態がひとたび発生すれば、上席者が従業員に個別に電話をかけるといった非効率な対応しかできず、ビジネスに致命的な停滞を招く恐れがあります。仮に上席者がケガ等で動けない状況にあった場合には、まったくコミュニケーションが成立しない可能性さえあるでしょう。

このようなリスクに備えるために、可能な限り低コストで、必要最小限のテレワーク環境を「災害対策として」導入しておくという対策が考えられます。具体的には、SNS のグループ機能やメーリングリスト等によって連絡網を構築しておく、クラウドベースのストレージサービスにより社外に緊急時用の「共有フォルダ」を用意しておくといった対応を、セキュリティに配慮しつつ予め準備しておくことなどがあげられますが、中でも有効なのが、「Web 会議サービス」を用意しておくことだと考えられます。
災害時、自らも損害を蒙り、オフィスに集まることもできず不安を感じている社員の気持ちをまとめ、チーム一丸となってビジネスを継続していくためには、「みんなの顔が見える」コミュニケーション手段が効果的です。仮に上司が不在でも、動けるメンバーから随時集まって対策を話し合えること、即時性のない SNS やメールでは難しい、「いま、ここ」のコミュニケーションが可能なことなど、Web 会議サービスは、物理的にばらばらになっているチームメンバーの心理的な距離を縮め、業務継続・復興への大きな力になります。サービス利用料も十分に低廉です。

一方、Web 会議サービスの課題として、いざというときに急に利用しようとしてもうまく接続できないメンバーが多発するリスクがあげられます。Web 会議サービスを利用するためには、従業員それぞれがスマートフォンや PC に対応アプリやプラグインをインストールし、インターネットにアクセスする必要があります。カメラやマイクの準備・設定も必要です。普段からテレワークで Web 会議サービスを利用していれば問題ありませんが、BCP としてサービスを導入したために平時は利用されていないという状況の場合、いざというときにサービスを利用できず、集まるべきメンバーが揃わないといった事態も想定されます。
そこで有効なのが、その Web 会議サービスを活用した「Web 飲み会」の開催です。BCP を策定した場合、定期的なリハーサル（訓練）によってその手順を従業員に定着させることが重要となりますが、「Web 飲み会」は、Web 会議サービス利用の「BCP リハーサル」を、飲み会という前向きなイベントに置き換えて実施する、一石二鳥の取り組みです。
年に数回程度 Web 飲み会を開催し、従業員に Web 会議サービスを実際に利用してもらうことで、サービスの利用方法を習得してもらうと当時に、個々の従業員のハードウェア・ソフトウェア・ネットワーク等の問題をあらかじめ発見し、対処しておくことができます。同時に、少額とはいえかかり続ける Web 会議サービスの月額費用を、従業員のコミュニケーション改善や気分転換の機会という形で「回収」できるという副次的なメリットも生まれます。

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このような着眼を念頭に、実際に Web 飲み会を個人的に開催してみました。集まってもらったメンバーは SNS でつながりのある友人、利用したのは、参加メンバーの ID 取得が不要、従量課金なし、主催者が来なくても Web 会議が始められる、Web 会議上でファイルの共有ができるな
ど、「BCP としての Web 会議サービス」として優位性の認められる、Zoom.us という Web 会議サービスです。
ほとんどのメンバーが自宅から参加するため、スタート時間は夜９時ごろと、通常の飲み会よりも遅めの設定となりました。また、全員が一斉に参加するのではなく、１時間ほどかけて三々五々集まり、また時間の経過とともに抜けていくという緩い雰囲気の飲み会となりました。飲み会としてはリアルのそれ同様に盛り上がり、また地方在住の方や子どもがいる等で夜の外出が難しい方も参加できるなど、Web 飲み会ならではのメリットも十分に活かすことができました。
また、参加者の中にはサービスへの接続がうまくいかなかったり、接続できても映像や音声が出なかったりといったトラブルが発生した人もあり、その際はリアルタイムで SNS 上でやりとりして解決することになりました。サービス利用の「リハーサル」としても、Web 飲み会が有効に機能することが示されたと言えるでしょう。
ささやかな、でもいざというときに頼りになる BCP 施策として、またテレワーク導入の試験的第一歩として、安価な Web 会議サービスを導入し、あわせてその「リハーサル」を兼ねて「Web飲み会」を開催することを、一度検討してみてはいかがでしょうか？
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