Rules for Handling Official Documents【文書管理規程】第 1 条（目的）本規程は、文書の保存、管理に必要な基準を定め、適正かつ円滑な文書の保存、管理を図ることを目的とする。
第 2 条（適用範囲）
本規程は、業務を遂行する過程で作成または取得した書類、規程、棄議書、契約書、注文書、報告書、図表、伝票、帳簿、その他会社業務に必要な一切の記録で、一定期間の保存を要するものに対して適用するものとする。記録は紙によるものに限らず、マイクロフィルム、磁気テープ、光ディスク、磁気ディスク等の一切の電磁的記録も含む。
第 3 条（帰属）業務を遂行する過程で作成または入手した文書は、管理者を明らかにしなければならない。また、文書の所有権その他の一切の権利は会社に帰属し、私有してはなら ない。
第 4 条（主管）
文書の主管は、総務部門とする。

Article 1 (Purpose)
The purpose of these regulations is to establish
the standards necessary for document storageand management, and to ensure proper andsmooth document storage and management.
Article 2 (Scope of Application)
These regulations cover all documents, rules,drafts/proposals, contracts, purchase orders,reports, charts, statements, account books, andall other records necessary for club business
which are created or acquired in the process ofoperations that require preservation for acertain period of time. Recording is not limited
to paper, but includes all electromagnetic
recording of microfilm, magnetic tape, opticaldiscs, magnetic disks, etc.
Article 3 (Attribution)
Documents created or obtained in the processof carrying out club business must have a clear
administrator. In addition, the ownership of thedocument and all other rights pertaining to themvest in the club and cannot be privately held.
Article 4 (Management)
The general affairs department shall be incharge of documents.
Article 5 (Confidential Documents)

第 5 条（機密文書）
1) A confidential document is a document
1) 機密文書とは、特にその内容を他に漏ら
whose contents must not be leaked toしてはならない書文で、次のいずれかに該
others, and is a document that falls under
当する文書をいう。
any of the following.
1. 重要政策並びに理事会など重要な会
1. Matters related to important policies and議の議事または人事および経理関係
important meetings such as the Board ofDirectors or personnel and accounting等 の事項で、職務上これを取り扱う
related matters that are not allowed to
関係部門以外に公表を許さないもの。
be disclosed to anyone other than the
2. 契約、協定または申し合わせにより、当relevant departments that handle them
事者以外に公表することを禁じられてin their duties.
2. Those that are prohibited from being
いるもの。
disclosed to anyone other than the
3. 競争優位を保つために必要な「営業上parties by contract, agreement orの情事」及び「技術上の情報」を記載
agreement.
した書類。
3. A document containing "business
2) 第 5 条第 1 項に定める機密文書の判断
information" or “technical information"necessary to maintain a competitive
について、疑義が生じた場合は当該機密advantage.
文書を保有する部門長が判断するものと
2) If any doubt arises regarding the judgment
する。
of a confidential document stipulated in

第 6 条（保存義務）
法令、定款、社内規程その他の定めによりArticle 5(1), the department manager who
holds the confidential document shall makea judgment.
Article 6 (Obligation to preserve)
Documents that are required by law, the articles一定期間保存を義務付けられた文書、並びに各部門が業務を遂行するために必要な文書（以下「保存対象となる文書」）は、これを保存しなければならない。

of association, internal rules and otherprovisions to be retained for a certain period oftime, and documents necessary for eachdepartment to carry out its business (hereafter"documents to be preserved") must bepreserved.
Article 7 (Organization / Preservation)
第 7 条（整理・保存）
1. 各部門において、業務を遂行するために 1. In each department, the documents
necessary to carry out the work must be
必要な文書は、常時、確実に保存さ
reliably stored at all times so that they can
れ、必要時は直ちにこれを取り寄せること
be retrieved immediately when necessary,ができ、業務に支障がないように努めなけand efforts must be made so as not tointerfere with the work.
ればならない。
2.
The department head must sort and2. 部門長は、必要な文書を分類、整理
organize the necessary documents andし、次の区分に従い保存しなければなら
save them according to the followingない。
categories.
1) 電磁的記録：所定のファイルフォルダ
1. Electromagnetic recording:Predetermined file folder
2) 書面：保存棚または倉庫等
2. Hard copy: Storage shelf or warehouse
3. 機密文書等の特に重要な文書は、次の3. Especially important documents such as
区分 に従い保存し、紛失、盗難を避け
confidential documents must be storedなければならない。
according to the following categories toavoid loss or theft.
1) 電磁的記録：所定のファイルフォルダ
1. Electromagnetic recording:
2) 書面：鍵のかかる場所または倉庫等
Predetermined file folder
2. Hard copy: Locked place
Article 8 (Document Preservation Manager)
第 8 条（文書保存の管理責任者）
The person in charge of document storage
文書保存の管理責任者（以下「管理責任(hereafter the "Manager") shall work under the者」）は、総務部長をもてっ充てる。
general affairs department manager.
Article 9 (Document Storage Management
第 9 条（文書保存管理台帳）
Ledger)1. 管理責任者は、第 10 条に定める保存 1. The Manager must create and manage adocument storage management ledger
期間が 10 年以上の文書については、文(hereafter "Management Ledger") for
書保存管理台帳（以下「管理台帳」）をdocuments with a retention period of 10作成し、これを管理しなければならない。
years or more specified in Article 10.
2.
For business contracts and other
2. 営業上の契約書およびその他保存対象
documents to be stored that can beとなる文書で、システム上で管理できるもmanaged by an electronic system, theのについては、当該データをもって管理台relevant data shall be used as the帳とする。
Management Ledger.
Article10 (Retention Period)
第 10 条（保存期間）
1. 会社は法令、定款、社内規程等（以下 1. The club must retain documents for a
specified period based on laws, the Articles「法令等」）に基づく期間、文書を保存しof Association, internal rules, etc. (hereafterなければならない。文書の保存期間は別"Decree, etc."). The retention period shall be
表第 1、別表第 2 の通りとする。別表第as shown in Appendix 1 and Appendix 2.
Documents for which the retention period is1、別表第 2、法令等に保存期間の定め
not specified in Appendix 1, Appendix 2, orなき文書については、類似文書に準ずる
laws and regulations shall be in accordance
ものとし、管理責任者の判断に従う。
with the period for similar documents in the2. 保存期間を異にする関連文書を同時にjudgment of the Manager.
保存する場合は、期間の長いものに従2. When related documents with different
retention periods are stored together, theyう。
shall be stored for the longer retention
3. 文書の分類の判断について、疑義のあるperiod.

ものは管理責任者の判断に従う。

3. If there is any doubt regarding documentclassification, the Manager shall make ajudgment.
Article 11 (Calculation of storage period)
第 11 条（保存期間の算定）
別表第 2 の文書の保存期間の起算日につ The starting date of the retention period of the
いては、文書の作成、または取得した時期の documents specified in Appendix 2 iscalculated from the first day of the year
属する年度の翌年度の初日から起算する。 following the year in which the document was
created or acquired.
Article 12 (Shortening and extension of
第 12 条（保存期間の短縮、延長）
storage period)
Documents that have passed the retention
保存期間を経過した文書、もしくは保存期
period, or documents that are within the
間内の文書であっても、その保存期間疑義
retention period, but whose retention period isのあるものは管理責任者の判断に従い、廃doubtful, should be either discarded or stored
棄またはさらに期間を定めて保存する。
for an additional fixed period in accordance withthe judgment of the Manager.
Article 13 (Storage location)
第 13 条（保存場所）
1. Documents shall be stored in a dedicated
1. 文書は組織としての管理が適切に行い
place conducive to organized management.
得る専用の場所に保存する。
2. The "dedicated place conducive to
2. 前項に定める「組織としての管理が適切organized management” stated in theに行い得る専用の場所」とは、事務室おprevious paragraph means an office or
よび書庫（文書の管理が適切に行い得archive (a place the document manager
recognizes as a dedicated place conducive
る専用の場所であると文書管理者が認
to organized management of theめた場所）をいう。
document).
Article 14 (Principle of complete deletion
第 14 条（完全削除および廃棄の原則）
and disposal)
保存期間を経過した文書は、機密の漏洩お Documents that have passed the retention
よび悪用を防ぐため、書面の場合には原則と period are to be, in principle, incinerated or
shredded in the case of paper documents, and
して焼却または裁断、電磁的記録の場合に completely deleted from all file folders in theはファイルフォルダーからの完全削除により廃case of electromagnetic records, in order toprevent the leakage or misuse of confidential
棄する。
information.
Article 15 (Penalties)
第 15 条（罰則）
役員および従業員が故意または重大な過失 If officers or employees violate these
により、本規程に違反した場合、就業規則に regulations, either intentionally or by grossnegligence, the penalty shall be decided with
照らして処分を決定する。
reference to the Rules of Employment.
Article 16 (Amendment and Abolition)
第 16 条（改廃）
本規程の改廃は、理事会の決議により行う。 The amendment or abolition of theseregulations shall be by a resolution of the boardof directors.
Supplementary Provisions
附則
本規程は、令和３年３月４日より実施する。 These rules shall be effective from March 4,
2021.
These rules are adopted in both the English
本規約は、英語版と日本語版の両方を採用している。両者の間で意見の相違があった and Japanese. In case of any disagreement
between the two, the English language version
場合は、英語版が優先されるものとする。
shall prevail.