総務建設常任委員会視察及び研修報告書

視察…令和４年７月 13 日（水）福岡県福津市・新宮町
研修…令和４年７月 15 日（金）粕屋町役場 31 会議室

目的：議会におけるタブレット端末の導入について

総務建設常任委員会委員長

末若 憲治

総務建設常任委員会視察及び研修
令和４年７月 13 日（水）視察・・・福岡県福津市・新宮町
令和４年７月 15 日（金）研修（業者デモ）・・・粕屋町役場 31 会議室
目 的：議会におけるタブレット端末の導入について
参加者：（視察）議会事務局長、総務課長、経営政策課長、議長、総務建設常任委員７名（研修）議会事務局長他職員２名、総務建設常任委員７名

１．先進自治体の視察について
議会改革を行っていく一環として、タブレットの導入の検討を目的に行った須恵町の視察に続き、須恵町とは別メーカーのシステムを導入している福津市及び新宮町の視察を行った。
まず、午前中に福津市、午後に新宮町を訪問し、それぞれの市町において担当者から機能や実際の利用方法等の説明をいただいた。
その後、タブレット導入に至った経緯、導入に際しての研修体制や問題点、導入後の活用状況について、事前に当町から質問事項を送付し、それに対して回答をいただく形で視察を行った。以下視察先別に内容をまとめる。
１）福津市の導入状況について（１）タブレットの導入状況①導入経緯
・平成 28 年度に議会改革研究会での議題として協議→いずれは導入との認識
・平成 29 年９月議会一般質問に対する町長答弁「市議会において導入の是非について検討を。
」
・平成 30 年９月全員協議会において、導入協議の推進、次年度予算計上了承②導入経過
・平成 31 年４月 議会 ICT 研究会設置（議員７名、）・令和元年 ５月 使用基準案・費用負担検討、業者デモ実施
・令和元年 ５月 仕様書案、スケジュール等の検討
・令和元年 ７月～９月 公募型プロポーザル
・令和元年 ９月～11 月 納品・研修・令和元年 12 月～３月 定例会試行
・令和２年 ６月 定例会・委員会通常運用開始③導入検討方法
運用面については議会運営委員会（スケジュール、運用規程、機器選定等）が行い、使用基準・費用負担の検討、業者選定（公募型プロポーザル）については
議会 ICT 研究会が担当した。

④導入機種及びシステム〇タブレット端末機
アイパッドプロ〔iPad Pro〕
（サイズ 11 インチ）
※通信契約あり（セルラーモデル）〇会議システム
モアノート〔moreNOTE〕〇連絡ツール
チャットラック〔ChatLuck〕⑤規程等の整備
タブレット端末は貸与品となるため、福津市議会におけるタブレット型端末使用基準を整備した。
⑥現在の使用状況
端末は、議会側に加え議長より特別職及び一般職 17 名（当初配布時）に貸与。
⑥経費関係〇運用経費（通信運搬費）
平成 31 年度（令和元年度） 3,568 千円
令和２年度
3,628 千円
令和３年度
3,628 千円
※通信業者と一括レンタル契約（システム込）⑦その他
・通信費の一部を議員負担（年額 18,000 円）※月額通信料 5,000 円のうち 1500 円。1500 円×12 カ月）
・執行部側においては、議会対応だけでなく執行部間での連絡、WEB 会議等に活用している。
（定額給付金会場での移動端末としても活用）⑧課題
導入当初の課題としては以下のとおり。
・画面による閲覧の不慣れ
・議員のスキル。適応に差・Wi-Fi 環境の不備
・通信容量の上限を超えた場合の対応※いずれの課題についても現状ではほぼ解決している。
（２）質疑応答
初めに、事前に送付した質問のうち、説明の中で触れられなかった質問に対し回答いただき、その後各委員からの自由質疑を行った。
（事前質問未回答分）
・導入に当たり議会事務局に担当者を置いたか。
⇒別に担当者を置いていない。
・議員間のネットワークは独立したものか。その場合、行政側のネットワークとの情報の流通はどのようにしているか。データのクラウド化はされているか⇒行政側のネットワークとは接続されていない。行政から議員にデータを送る場合、事務局を通じて実施している。データのクラウド化は実施している。
・議員は常に携帯しているか。
（端末の持ち帰りの可否）⇒端末のケースを含む重量が重く、常に持ち運ぶにはあまり適してはいない。
議員が通常使っているのはスマホ。スマホにシステムをインストールし確認。
・情報漏洩対策については何か行っているか。（通常利用・端末紛失など）⇒端末を紛失しても遠隔でロックをかけることができる。そもそも端末自体に情報は格納されていない。
・行政サイドの業務削減にはつながったか。
⇒正確に把握できてはいないが、資料等のコピー等物理的な負荷は軽減できている。資料等の差し替えも PDF ファイルの差し替えで簡単にできる。
・議会運営に関しての効果は⇒議員が大量の紙資料を持ち歩かなくてもよくなった。また資料忘れ等もほぼなくなった。タブレットを忘れる議員はたまにいるが、予備機において対応が可能。
・議会における広報広聴活動等への活用は行われているか。
⇒広報編集委員会では活用しているが、広聴活動については今のところ特に行っていない。
・住民サービス向上を目的とした活用の事例はあるか。
⇒直結するものはない。議会の時間短縮やタブレットの資料を議会中継への表示（現在準備中）など。
以上をもって、事前に提出した質問に対する回答聴取を終了、追加の質疑へ。
・議員が通信費の一部負担、一人当たり年額 18,000 円を負担しているということだが、この決定方法は。
⇒当時月額通信費用約 5,000 円のうち、1/3 を議員活動で使用するとして計算。
年度の末に議会事務局より請求書を切り、支払っていただく。
・政務活動費から使うことは可能か。
⇒可能。ほとんどの会派、議員が政務活動費を使われている
・公募型プロポーザルを実施しているが、価格、機能いずれを重視したのか。
⇒どちらかと言えば、費用より機能を重視した。
・タブレット端末使用基準において、紛失、破損した場合の現状回復に要した費用を弁済する責任を負うとあるが、弁済費用の上限は設けているのか。また、全額負担なのか。
⇒個人の過失による場合は、基本的には保険に入っているので、保険の範囲を超える部分について負担していただくことになる。現在のところそのような事例はない。
・議会中に通信障害が発生した場合の対応等は検討されているのか。
⇒冗長化という点で心配なところ。庁舎内の Wi-Fi 化により解消されたと考えている。
・一般職 17 名にタブレットを貸与しているということで、おそらく課長職の方だと思われるが、委員会で使用の際に課長以外の方についてはどのようにされているのか。
⇒本会議は部長と一部の課長が入っており、その方々以外は委員会の際に事務局より端末を貸し出している。
・一般質問通告書の提出についてはどのようにしているのか⇒タブレット、メール、FAX のいずれでも提出できるが、必ず電話を入れていただきようにしている。受付は電話連絡順。
・タブレットには行政が持っている計画書等も蓄積され、閲覧ができるようにはなっているのか。
⇒タブレット導入以降に出た計画書等は保存されている。仮にその中に無くても、WEB で検索し、ホームページ等から閲覧は可能。
・一般質問において、タブレット内の写真等を示しながら行うことはできるのか。
⇒視覚に訴えたい資料があるときには同時に出すことは可能。操作に関しては事務局において行っている。また、今は傍聴者には見えないが、ネット中継等でも見られるようにしていきたい。
・一般質問で写真等を表示させる場合、提出は通告書提出の時点なのか⇒当市議会で一般質問に資料をつける場合は議長の許可が必要であるため、遅くとも前日の正午くらいまでには提出をお願いしている。
・保存されたデータについては要領に限界があると思う。何年くらいの資料を保存するように考えているのか。
⇒当市議会での契約容量は 10 ㎇。紙資料であれば潤沢な容量と考えている。最低でも４年分は十分に保存できる。その後は容量次第であるが、いっぱいになった段階で古いものから消していくという運用を予定。
・議会主導でプロポーザルをされているようだが、審査は議員のみか。それとも執行部側も入られたのか。
⇒審査には、議会 ICT 研究会の７名と執行部から当時の総務部長、議会事務局から１名というメンバーで当たった。
・個人のスマホにアプリを入れるということだが、ライセンス、契約の形態はどのようになっているのか。
⇒ライセンスに関しては 50 個単位での契約（現在は 41 台導入）。一つの ID でいろいろな媒体で利用が可能。ひとりが複数台の媒体で運用することも可能。
質問内容や写真等の添付資料等も見ることができるようになった。チャットア
プリも同様。
・会議アプリも連絡アプリも、個人の端末と同期ができるということか。
⇒可能である。IOS でも Android でもできる。しかし実際の使い方としては、スマホでは会議システムを利用するにはディスプレイが小さすぎるので、連絡アプリの方が利用されている。
・同期が可能ということなので、個人持ちのタブレットも利用し、２台使いをされている方はおられるか⇒２画面表示機能があるので、同期された資料と別に自分が見たい資料を同時に表示が可能。

・プリントアウトの要望をされる議員への対応は。
⇒紙で出してほしいという要望はない。ただし、個人的に自宅等でプリントアウトされている方はおられるようである。
・会議参加者の端末を同期している際に、個人的に書き込みをされたものはどのように保存されるのか⇒同期を受けているときには、書き込みをすることはできない。同期は一人の画面を共有しているだけ。運用としては同期を外し、その状態で書き込んだうえで保存し、同期に戻るということになる。
・２画面での運用時、片方は同期されていてももう片方も画面では書き込みは可能ということか。
⇒その通り。
・同期中に書き込みができるのは、メインになる方だけということか。
⇒同期中に書き込みができるのは発表者のみ。ただし、他の方が発表者の権限を取り上げることができる。執行部が委員会で、次々に発言者を変わる際などに使用している。
・費用について通常は機器を分割で支払うと一定期間で支払いが終わると思うがそのような契約形態ではないのか。
⇒分割契約でなく、通信運搬費として一本の契約。その中に通信代、機器レンタル代、アプリ代のすべてを含んでいる。機器はレンタルであるので、費用がなくなるということは無い。使う限り費用が掛かるということ。
・機種変更の際に、メモ機能等の引継ぎはどのようになされるのか。
⇒この会議アプリは媒体を選ばないので、機器を変えても同じ ID 出入りさえすれば、以前のものがそのまま再現される。ただし、タブレットのローカルディスクに写真等を保存されていれば、自分で移行する必要がある。
以上をもって、質疑を終了し福津市の視察を終えた。
２）新宮町の導入状況について（１）タブレットの導入状況①導入経緯
・議会活性化推進特別委員会（平成 23 年６月～平成 26 年６月）を設置し、議案等のペーパーレス化の推進を決定→執行部にタブレット端末導入を依頼
・以降、議会改革推進会議にて調査研究を継続（～令和 2 年 12 月）（視察・規定等・機器、通信費・導入スケジュールなど）
・令和３年１月、執行部よりタブレット導入計画（案）説明「議会のペーパーレス化だけではタブレット導入の効果としては乏しい。
デジタル技術の広範囲な活用を視野に導入を決定。
」②導入経過
・令和３年 ３月 議会改革推進会議にて協議（以降４回開催）
・令和３年 ６月 会議システムデモ（３社）

・令和３年 10 月 貸与規程、使用基準を決定（議会改革推進会議）
・令和３年 10 月 タブレット配布
・令和３年 10 月～11 月 タブレット研修
・令和３年 11 月～12 月 第 4 回定例会にて試験導入（紙資料併用）
・令和４年 １月 第 1 回臨時会より本格導入③導入検討方法
令和３年６月に実施した会議システムのデモンストレーションの際、議員にアンケートを実施し、その結果に基づき業者を決定。
（特命随意契約）④導入機種及びシステム〇タブレット端末機
アイパッドプロ〔iPad Pro〕（サイズ 議員…11 インチ 職員…12.9 インチ）
（Wi-Fi＋セルラーモデル）※アップルペンシルもセット〇会議システム
スマートディスカッション〔Smart Discussion〕〇連絡ツールラインワークス〔LINE WORKS〕⑤規程等の整備
タブレット端末は町からの貸与品となるため、議員についてはタブレット貸与規程、タブレット使用基準を、職員についてはタブレット使用規定を整備した。
⑥現在の使用状況
議員…11 インチ 〔12 台〕
職員…12.9 インチ〔38 台〕
⑥経費関係
〇初期費用
・タブレット（議員分）
1,587 千円（アップルペンシル含）・タブレット（職員分）
6,349 千円（アップルペンシル含）・スマートディスカッション〔Smart Discussion〕
713 千円※初期費用財源は新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金〇ランニングコスト（議会分）
・タブレット基本通信料
266 千円・タブレット管理システム
79 千円
・スマートディスカッション〔Smart Discussion〕（1 年分） 218 千円
・ラインワークス〔LINE WORKS〕（1 年分） 47 千円⑦その他
・オンライン会議システム「zoom」も利用（有料 ID はホストのみ）
・議場や委員会室等で使用できる Wi-Fi 環境を整備
・会議システムの同期はせず（議員要望）
・通信料について 1 人 3 ㎇までは公費（超過分は政務活動費）

⑧課題・過去資料の保存期間の検討
・議員のスキル向上の為、定期的な研修が必要
・貸与時のほか、改選や人事異動によるタブレット返却時のデータ消去、更新マニュアルの作成
・当初予算書、決算書のペーパーレス化（２）質疑応答
事前に送付した質問については書面で回答いただき、合わせて担当より説明を受けた。その後各委員からの自由質疑を行った。自由質疑の詳細は以下のとおり。
・会議システムについて同期をされていないということだが、委員会等で執行部側が説明しながら、一括してタブレットを操作するというようなこともしていな
いということか。
⇒その通り。各々で操作をしている。
・更なる充実化のところで、当初予算書、決算書のペーパーレス化を進めるとあり、補正予算書は入っていないが⇒補正予算書については既にデータでの配布としている。
・導入のきっかけとなった議会活性化推進特別委員会について、構成はどのようになっていたのか。
⇒議員全員で構成されていた。
・議会改革推進会議についても同様か。
⇒議会改革推進会議についても同様に議員全員での構成となっている。
・会議室等にはタブレット用のコンセントは用意されたのか。
⇒議場については、今年度各議員の席に一つずつコンセントを設置。基本的には会議が始まる前に各自充電をしておくこととしている。
・タブレット自体には保険等加入しているのか。また使用規定には「破損等の際自己の費用をもってこれを補填し」とあるが金額の上限はあるのか。
⇒保険には入っていない。破損の際はその本人に支払っていただく。
・本会議の一般質問の際は、通告書をタブレットに表示して行うのか。その際に写真・グラフ等を合わせて表示できるような仕組みになっているのか。
⇒通告書はタブレットにより共有する。写真等を使う場合も同様。WEB 中継には書画カメラで映し出しながらタブレットに共有している写真等を説明する。
・平成３年６月に会議システムのデモを３社で行われ、10 月にはタブレットを配布しているが、この間にどのように業者の選定を行われたのか。
⇒デモの際にどの業者がよいか、あらかじめ審査表を配って、議員と職員それぞれが審査を行った。その結果をもとに協議を行い、ほぼ総意で現在の業者に決定した。
・通信料に関し、容量を超えた場合は政務活動費とあるが、実際どのように請求されるのか。
⇒どの機種がどのくらいの通信量になっているか、把握できるようにしている。

通信費は町が一括して払っており、超過分は町から議員に請求し雑入処理の予定。今までのところは超過した方はない。
・導入方式は、リース、レンタル、買取のいずれになるのか。また入札はどのように行われたか。
⇒買取で行った。新型コロナの交付金を使用するため、事業期間中で完結する必要があった。入札に関しては、通信エリアが、町内の離島相島を含め全域カバーできるキャリアが docomo しかないため、docomo と随意契約を行った。
・通告書の提出についてもタブレットを用いて行っているのか。
⇒通告書は従来通り、紙に印鑑を押印のうえ提出。
・タブレットについては通常のインターネット回線を使用していると思うが、職員側が使っている内部システムからどのようにデータを移動させているのか。
⇒総務課が各課分を集約してシステム上にアップロードしている。アップロードの権限を持つのは総務課３名、議会事務局３名。職員側のＰＣにある「エルジートーク」という仕組みを使い、データをタブレット側に移行させている。
・LINE WORKS について、職員側は次の更新時以降、利用を中止するということだが、その理由は。
⇒通常職員の PC は LG-WAN 内にあり別のグループウェアを利用しており、職員間の LINE WORKS の利用が少なかったため。
・会議システムの決定に際しては、機能重視か、それとも費用重視で行ったのか。
⇒操作性というところが優位であったと思う。
・Smart Discussion は 50ID ということだが、これは 50 人が使えるということか。また一人が一つの端末しか入れないということか。
⇒50ID というのは使う機械が 50 個ということ。100 人が 50 個の端末を使っても同じ金額。端末の種類等は問わない。
・利用範囲について全職員への資料掲示と記載されているが、50 個の端末しかないのにどのようにするのか。
⇒現在、タブレット端末は持っている人が限られているのだが、いつでも見ることができるように職員の登録だけは全職員行っている。端末は一つでもログインする職員を変えることにより、資料等を見ることはできるということ。
・資料のアップロードの権限を総務課と議会事務局に限定している理由は。
⇒もともと議案の取りまとめ等を総務課が行っていたため、その方法を踏襲している。様々な所管が入れると整理がつかなくなる。ただしこれは新宮町議会のフォルダに関しての話。それ以外の共用されるフォルダなどは各自で収納が可能。
・貸与規程には議員と監査委員に貸与するとなっているが、職員についてはどのようになっているのか。
⇒職員にはタブレット使用規程の方で定めている。議員に関しては町長部局から議員の方に貸与、町長部局は内部で使用者を決定して使わせるとしており、位置づけが若干違っている。
以上をもって、質疑を終了し新宮町の視察を終えた。

２．研修…ペーパーレス会議システムの実機によるデモンストレーション
須恵町、福津市及び新宮町において視察を行ったペーパーレス会議システムのうち、２業社においでいただき、各社 1 時間半ずつシステムのデモンストレーションを実施していただくとともに、それぞれのシステムの実機を実際に使いながら、操作性等の体験を行った。
デモンストレーションを行ったシステムについては以下のとおり。
① スマートディスカッション〔Smart Discussion〕
販売会社名：キッセイコムテック㈱本社：長野県松本市 ※福岡に九州営業所あり
官公庁納入実績…累計 400 団体超② サイドブックス〔Side Books〕
販売会社名：東京インタープレイ㈱本社：東京都中央区 ※福岡に九州営業所あり
官公庁納入実績…520 自治体（令和４年１月末現在）
３．視察及び研修を終えての感想及び今後の当町としての取り組みについて視察後、令和４年７月 28 日に総務建設常任委員会を開催し、視察を経ての感想と今後の当委員会としての取り組みについて協議を行った。
通信費については、公費での負担に限度があり、それを超えた分は自費となっているところもある。また、その分を当町にはないが、政務活動費で対応しているところもある。そのような課題もあるのではないか。セキュリティについても、今後どこまで縛っていく必要があるのかさらに検討の必要がある等の意見が出された。
また、タブレットの必要性についての提案書を、今回の視察報告書と合わせて議長宛てに提出することと決定した。
３．まとめ
近年の新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴い、民間企業では在宅勤務や WEB 会議などデジタル技術の活用がより重要視されるようになりました。しかし、行政の分野ではあまり積極的に取り組まれているところは少なく、粕屋町、そして我が議会においてもその取組みが進んでいる状況にはない。
今回の視察、研修を通じて、議員ひとり一人による住民の皆さんへの情報発信力の向上、自治体のデジタル化の推進、併せて持続可能な社会の構築を目指す上でのペーパーレス化の推進のためにも、可能な限り早く、当議会主導でタブレット端末を導入する必要があると考える。