Rules for Meetings of the Board of Directors
理事会運営規則SECTION ONE: General Rules

第1章 総 則Paragraph 1 (Purpose)
The purpose of these rules is tosupplement the Articles of Association andBylaws of the Foreign Correspondents’ Clubof Japan (the Club), to help the Board ofDirectors of the Club conduct its meetingssmoothly and lawfully.
Paragraph 2 (Board Meetings)
1 ． Board meetings include ordinary
meetings and extraordinary meetings.
2． Ordinary meetings shall be held on amonthly basis.
3．An extraordinary meeting shall be held
when -(a) The
President
deems
itnecessary.
(b) Any Board member makes awritten request that the President
call a meeting, explaining thepurpose of the meeting.
(c) The Kanji makes a written
request that the President call ameeting, explaining the purposeof the meeting.
(d) The Board member or Kanji who
made the written request calls a
meeting, in the event thePresident fails to issue a
convocation notice within fivedays of the original request to
hold the meeting within two
weeks of the original request.
Paragraph 3 (Composition of the Board（目 的）第１条
この規則は、公益財団法人日本外国特派員協会（以下「本法人」という）の理事会に関する事項について規定し、その適法かつ円滑適切な運営を図ることを目的とする。
（理事会の種類）第２条
理事会は、通常理事会と臨時理事会とする。
２ 通常理事会は、毎月一回開催する。
３ 臨時理事会は、次の各号の一に該当する場合に開催する。
(1) 会長が必要と認めたとき。
(2) 会長以外の理事から会議の目的である事項を記載した書面をもって会長（理事長）に招集の請求があったとき。
(3) 監事から会議の目的である事項を記載した書面をもって会長に招集の請求があったとき。
(4) 前二号の請求があった日から５日以内に、その日から２週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合に、その請求をした理事あるいは監事が招集したとき。
（理事会の構成）第３条

of Directors)
The Board of Directors shall comprise all 理事会は、すべての理事をもって組織する。
Directors.
SECTION TWO: Convocation of Board 第２章 理事会の招集
Meetings
Paragraph 4 (Convener)
1．The President shall convene all Board
meetings, except in the case another Board
member or the Kanji calls a Board meeting,as defined in Paragraph 2-3-(c) and (d).
2．Soon after the election of a new Board,（招集者）第４条
理事会は会長が招集する。ただし、第２条第３項第 4 号により理事が招集する場合及び監事が招集する場合を除く。

any Director may convene a Board meeting.

２ 理事全員改選直後の理事会は、各理事がこれを招集することができる。

Paragraph 5 (Convocation Notice)
1．When a Board meeting is convened,
the convener shall notify all Directors andthe Kanji in writing of the meeting’s date,place and purposes at least one week before
the date.
2．The President, or any other convener,
may send a convocation notice, asdescribed in the preceding clause, to othermembers of the Board and the Kanji throughan electromagnetic method approved inadvance by the Board and the Kanji, in lieu
of the conventional mailing method.
3．Notwithstanding the above clauses, aBoard meeting may be convened without theconvocation process when all Directors andthe Kanji agree to it.
SECTION THREE: Board Meeting（招集通知）第５条
理事会を招集するときは、会議の日時、場所、目的である事項を記載した書面をもって、開催日の 1 週間前までに、各理事及び各監事に対して通知しなければならない。
２ 会長は、前項の書面による通知の発出に代えて、理事及び監事の承諾を得た電磁的方法により通知を発出することができる。
３ 前 2 項の規定に係らず、理事及び監事の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく理事会を開催することができる。
第３章 理事会の議事

Proceedings
Paragraph 6 (Chair of Board Meetings)
1．Board meetings shall be chaired by thePresident.
2．Notwithstanding the preceding clause,
when the President is absent from a Board
meeting, the First Vice President, Second
Vice President, Secretary or Treasurer, inthat order, shall chair the meeting. The
Board meeting soon after the election of anew Board shall be chaired by a Director
chosen by the new Board.

（理事会の議長）第６条
理事会の議長は、会長がこれに当たる。
２ 前項にかかわらず、会長が欠席した場合は第一副会長が、第一副会長も不在の場合は第二副会長が、この三者とも不在の場合は総務担当理事が、上記いずれもが不在の場合は財務担当理事が議長を務める。理事全員改選
直後の理事会における議長は、出席した理事のなかから互選された者がこれに当たる。

Paragraph 7 (Quorum)
The quorum of a Board meeting shall bea majority of the Board members.

（定足数）第７条

Paragraph 8 (Resolution)
A Board resolution shall be decided by amajority vote of the Directors at a Board
meeting, provided that a majority of all
Directors is in attendance and excluding a
Director or Directors who have a conflict ofinterest in the resolution.
Paragraph 9 (Passage of Resolution（理事会の決議方法）第８条

without Physical Attendance)
1．In the event all Directors, excluding a
Director or Directors who are ineligible to理事会は、理事の過半数の出席がなければ会議を開くことができない。

理事会に付議された事項は、議決に加わることのできる理事の過半数が出席し、その過半数をもって決議する。
（議決の省略）第９条
理事が、理事会の決議の目的である事項につparticipate in the voting, express theirapproval in writing or by electronic means ofa resolution proposed by a Director
regarding a matter brought before the Board,
it shall be deemed adopted at a Board
meeting, except in the case the Kanji(s)expresses an objection to it.
2．The electronic means mentioned in thepreceding clause shall be as defined inArticle 89 of the law to enforce the Act onGeneral Incorporated Associations andGeneral Incorporated Foundations (the“Shadan Hojin Law”).

いて提案した場合において、その提案について、議決に加わることのできる理事の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、その提案を可決する旨の理事会の議決があったものとみなすものとする。
ただし、監事が異議を述べたときは、その限りではない。
２ 前項の電磁的記録とは、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般社団法人法」という）施行規則第 89 条に定めるものとする。

Paragraph 10 (Kanji’s Attendance)
The Kanji shall attend Board meetingsand may express opinions at his or her
discretion.
Paragraph 11 (Attendance by Others)
The President may invite any non-Board
member to attend a Board meeting to
express his or her opinions on an issue on
the agenda, when the President deems it
necessary.
Paragraph 12 (Minutes)
The minutes of a Board meeting shall be
kept in writing, as required by the law,
including the items described in the
supplementary provisions for minutes, andshall be signed by Directors and the Kanji
who attended the meeting.

（監事の出席）第 10 条
監事は、理事会に出席し、意見を述べることができる。
（関係者の出席）第 11 条
会長が必要と認めるときは、議事に関係を有する者の出席を求めて、その意見を徴することができる。
（議事録）第 12 条
理事会の議事については、法令で定めるところにより、書面をもって附則に記載された事項を内容とする議事録を作成し、出席した理事及び監事は、これに署名しなければならない。

Paragraph 13 (Distribution of Minutes)
The Chair of a Board meeting shall
distribute copies of the minutes of thatmeeting and related documents to any
Director or Directors or Kanji who did notattend the meeting to inform them without
delay what was discussed and decided.
SECTION FOUR: Powers and Duties（議事録の配布）第 13 条
議長は、欠席した理事及び監事に対して、議事録の写し及び資料を配布して、議事の経過及びその結果を遅滞無く報告するものとする。
第４章 理事会の権限of the Board of Directors
Paragraph 14 (Powers)
The Board of Directors shall have theauthority to make decisions on the executionof Club businesses, oversee Directors’
execution of their duties, select the President
and Executive Directors, and remove a（権 限）第 14 条
理事会は、この法人の業務執行を決定し、理事の職務の執行を監督するとともに会長並びに業務執行理事の選定及び解職を行う。

Director from the post of the President or anyof the Executive Director positions.

Paragraph 15
1．In accordance with Article 27(2) and(3) of the Articles of Association, thePresident shall execute Club business as thechief executive officer, and the First VicePresident, Second Vice President, Secretaryand Treasurer shall assist the President andshare the responsibilities of conducting Clubbusiness. However, the President may
assign part of his or her responsibilities toany other Director.
2 ． In the event part of his or her
responsibilities is assigned to a Director
other than Executive Directors, the President
must report it to the Board.

第 15 条Paragraph 16 (Resolution Matters)
Matters to be resolved by the Board shallbe as follows:
1． Matters defined by the law(a) Decisions on the execution ofClub business(b) Selection and removal of theRepresentative Director andExecutive Directors(c) Disposal and receipt of assets ofimportance(d) Borrowing of a large sum ofmoney(e) Hiring and dismissal of a General
Manager(f) Installation of a secondary officeor an important part of the Club
organization and its change orabolition(g) Approval of a Director’s businessarrangement with the Club(h) Approval of a business plan andarevenue-and-expenditurebudget proposal(i) Approval of a business reportand financial reports(j) Others defined in the law
2． Matters defined by the Articles ofAssociation(a) Selection and removal of thePresident, First Vice President,
SecondVicePresident,
Secretary and Treasurer(b) Designation of basic assets, andmaintenance and disposal of the（決議事項）第 16 条

定款第 27 条第２項及び第 3 項に基づき会長
はこの法人の業務を執行し、副会長、第二副会長、総務担当理事及び財務担当理事は、会長を補佐し、この法人の業務を分担執行する。ただし、会長は業務執行の一部を業務執行理事以外の理事にも委任することができる。
２ 前項により業務執行理事以外の理事に業務執行を委任した場合、会長はそれを理事会に報告しなければならない。
理事会が決議すべき事項は、次のとおりとする。
(1) 法令に定める事項
イ この法人の業務執行の決定
ロ 代表理事並びに執行理事の選任・解任
ハ 重要な財産の処分及び譲受ニ 多額の借入
ホ 総支配人の選任・解任へ 従たる事務所その他重要な組織の設置、変更及び廃止
ト 理事の取引の承認
チ 事業計画書及び収支予算書等の承認
リ 事業報告及び計算書類等の承認
ヌ その他法令に定める事項(2) 定款に定める事項
イ 会長、第一副会長、第二副会長、総務担当理事、財務担当理事の選任・解任
ロ 基本財産の指定、維持及び処分
ハ その他定款に定める事項(3) その他重要な業務執行に関する事項
イ 業務執行に必要な規則の制定、変更及び廃止
ロ 重要な事業などに関する契約の締結、

assets(c) Other matters defined in theArticles
3． Other matters related to execution ofimportant business(a) Establishment,
revision
andabolition of rules necessary forexecution of Club business(b) Execution,
revision
andtermination of a business
contract of importance(c) Handling of a legal dispute ofimportance(d) Other matters recognized asnecessary by the Board

解除、変更
ハ 重要な事業などに関する争訟の処理
ニ その他理事会が必要と認める事項

Paragraph 17 (Approval of Director’s （理事の取引の承認） 第 17 条
Business Arrangement with the Club)
1．When a Director, or any individual ororganization that is related to the Director,
seeks a business arrangement with theClub, the Director must obtain the Board’s
approval after disclosing the following:(1) Reasons
forthebusinessarrangement(2) Contentofthebusinessarrangement(3) Reference material to show thelegitimacyofthebusinessarrangement(4) Other necessary information
2 ． When any of the items in thepreceding clause is to be changed, theDirector must obtain the Board’s approvalin advance.
． The Director in question shall notparticipate in the process of making adecision on the proposed arrangement.
Paragraph 18 (Exemption from Liability)
Officers’liabilityindemnityanditsexemption shall be in accordance with the理事または理事の関連する個人あるいは団体が本協会と取引をしようとする場合は、次の事項を明示して理事会の承認を得るものとする。
(1) 取引をする理由(2) 取引の内容(3) 取引が正当であることを示す参考資料(4) その他必要事項
２ 前項に示した事項について変更する場合は、事前に理事会の承認を得るものとする。
３ 当該理事はこの取引契約の決定に関わってはならない。

（責任の免除）第 18 条
役員の賠償責任とその免除に関しては一般社団法人法の規定による。

Shadan Hojin Law.

Paragraph 19 (Matters to Be Reported)
1．The President and Executive Directors
must report the state of execution of theirduties to the Board every month.
2．The Kanji must report to the Board
when he or she sees that a Director has
committed or likely to commit malfeasance,or when he or she notes any violation of thelaw or the Articles of Association or any（報告事項） 第 19 条
会長並びに業務執行理事は、毎月、自己の職務の執行状況を理事会に報告しなければならない。
２ 監事は、理事が不正の行為をし、若しくはその行為をするおそれがあると認めると

grossly wrongful act committed by a Director.
3 ． When a Director is engaged in abusiness arrangement with the Club, as
described in Paragraph 17, the Director must
report, without any delay, the significant factsof the arrangement to the Board.

き、又は法令若しくは定款に違反する事実若し
くは著しく不当な事実があると認めるときは、これを理事会に報告しなければならない。
３ 理事が第 17 条に規定する取引をしたときは、その取引の重要な事実を遅滞なく、理事会に報告しなければならない。

SECTION FIVE: Secretariat

第５章 事務局

Paragraph 20 (Secretariat)
The Secretariat of the Board of Directors
shall be manned by staff members headedby the General Manager.
SECTION SIX: Miscellaneous Provision（事務局） 第 20 条

Paragraph 21 (Revision and Abolition（改 廃) 第 21 条

理事会の事務局には、総支配人以下の事務局員が当たる。
第６章 雑 則of These Rules)
Any revision or abolition of these rules この規則の改廃は理事会の決議による。
shall be decided by a Board resolution.
附則 1 議事録記載事項
SUPPLEMENTARY PROVISIONS
Provision 1 (Content of Minutes)
Matters to be recorded in the minutes ofa Board meeting are as follows:
1． An Ordinary Board Meeting(a) The date, time and place of theBoard meeting(b) In case the Board meeting isconvened by someone other than thePresident, the background of theconvocation process(c) Names of the Directors and the Kanji
in attendance, as well as the name of
the Chair of the meeting(d) Summaries of discussions on itemson the agenda and their results,
including, where applicable, reportsby the President and ExecutiveDirectors.
(e) A summary of an opinion orstatement delivered at a Board
meeting
under
thefollowing
provisions:(1) When the Board resolves on a
proposedClubbusinessarrangement with a Director, oran individual or organization
related to the Director, inⅠ 通常の理事会
１ 理事会が開催された日時及び場所
２ 会長によって招集された理事会以外の場
合は、その理事会が招集されるに至った経緯
３ 出席理事・監事の氏名、議長の氏名
４ 理事会の議事の経過の要領及びその結果。代表理事及び業務執行理事の報告を含む。
５ 決議を要する事項について特別の利害関係を有する理事があるときは、その理事の氏名及びその理が関係の内容
６ 次の規定により理事会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要
イ 理事あるいは理事の関連する個人又は団体が本協会と取引することを決議する際第 17 条第 1 項にしたがって行われる報告accordance with Paragraph 17-1.
(2) When the Kanji reports to theBoard on any malfeasance,
violation of the law or the Articles,
or grossly wrongful act by aDirector, in accordance withParagraph 19-2.
2. A Deemed Board Meeting under Article
36(2) of the Articles of Association(a) Content of the resolution adopted at
the deemed Board meeting(b) The name of the Director whoproposed the resolution(c) The date of the deemed Boardmeeting(d) The name of the Director who took
the minutes of the deemed Board meeting

ロ 第 19 条 2 項に規定により、監事が理事の不正、法令・定款違反などにつき理事会に行う報告
Ⅱ 定款第 36 条第 2 項のみなし理事会
１ 理事会の決議があったものとみなされた事項の内容
２ 上記１の事項を提案した理事の氏名
３ 理事会の決議があったものとみなされた
日
４ 議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名附則 ２Provision 2
These rules shall take effect on January この規則は、平成 27 年 1 月 15 日から施行
15, 2015. (Resolved by the Board ofする。（平成 27 年 1 月 15 日理事会議決）
Directors on January, 15, 2015)