20200826 版

日本水環境学会シンポジウム座長用手引き
日本水環境学会 年会・シンポジウム等検討委員会 WEB 開催検討部会
1. 概要
本文書は、遠隔会議システム Zoom を使ったオンライン開催にあたって座長の参考用にまとめたものです。
発表をおこなう方は「発表者用マニュアル」もご参照ください。
2. 事前の確認事項
a.

事前のインストール
Zoom ビデオ会議システムを初めて利用する時は、アプリケーションのダウンロードとインストールが必要です。
セキュリティの問題もあるので、利用の前に最新版をインストールし直しておいてください（強制的に更新されることもあります）。ネットワークへの接続状況が悪いとダウンロードに時間がかかることがあるため、事前に良好な接続状態のもとでダウンロードをお願いします。
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ダウンロードはこちらから https://zoom.us/download

ミーティング用 Zoom クライアントのダウンロードをクリックします。

b. 動作確認とデバイスの認識確認
Zoom のテストサービスを用いて音声の送受信に問題がないか、外付けのスピーカー・マイクや Web カメラを接続する場合は、利用したいデバイスを正しく認識するか、事前に確認しておいてください。
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動作確認用のテストサービスはこちらから https://zoom.us/test （解説）参加をクリックします。

Zoom Meeting を開くをクリックします。

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左上の緑のマークか、左下のミュートの隣の∧をクリックしてオーディオの設定を選ぶと、スピーカーとマイクのテストができます。

聞こえない場合（認識されない場合）は別の機器に変更してください。
Zoom をいったん切って、入りなおすか、PC を再起動すると認識される場合もあります。
PC の設定によってはマイクやスピーカーを認識しない場合もあります。例えば、PC の設定のサウンドでデバイスのプロパティやマイクのプライバシー設定が無効もしくはアクセス不可になっていると認識できません。
また、PC のスピーカーのマスター音量をゼロ以外の適切な数値に設定してください。

2c.

セッションへの入室
講演集ダウンロード画面に掲載されている「各セッションの WEB 会議室情報」から、参加するセッションのURL につなぎ、ミーティングパスワード(パスコード)を入力してください。
入室情報は、理由の如何によらず他者へ漏洩しないでください。

d. 表示名の設定
座長は、発表者、聴講者が座長を識別しやすいよう、表示名を「［座長］氏名_所属」としてください。
表示名は入室後でも変更可能です（下図参照）。座長や発表者は、セッションごとに表示名を変更してください。表示名に不備がある場合は主催者側が退室操作をおこなうことがあります。
〔本シンポジウムでの表示名の立場別記載方法の例〕

聴講者：琵琶 湖太郎_ 日本水環大学
発表者：[発表者]水 澄志_水環境研究所
座 長 ：[座長]神楽千穂_岩戸大学

この画面のどこかで右クリックすると下のウィンドウが開き、名前の変更ができます

e. 同室での複数利用
同じ部屋にいる複数の参加者がそれぞれビデオ会議の会議室に接続する場合、それぞれの端末でマイクやスピーカーが有効になっていると、エコーやハウリングの原因となるので、座長をなさっている方以外の端末では、必ずマイク・スピーカーをミュートしておいてください。また、ヘッドセットのご利用をお勧めします。
f.

会議室の最大人数制限
Zoom では、一つの会議室に接続できる参加者の数に制限があり、それを超えた接続は受け付けられません。
本シンポジウムでは上限 300 で設定しているので超えることは無いと思いますが、座長の皆様には余裕をもって早めに接続をお願いします。

a. 不測の事態
Zoom ミーティングルームが何らかの妨害等によって利用できなくなった場合、主催者側で該当するミーティングルームを終了させます。当該セッションの代替のミーティングルームの URL とパスコードにつきましては、日本水環境学会のメールアドレスから、5 分後の再開を目途に参加登録者全員にメールで連絡します。

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3. セッション聴講の方法と注意点
a. マイクミュートと聴講時は、発言しないときは必ずマイクをミュートしておいてください。接続後、会議開始まで時間があるときは、前掲のスピーカー&マイクテストをしてください。また、可能ならば音声が送受信できているかどうか、他の方と確認しておくことをお勧めします。
b. ビデオの ON/OFF
回線の安定のため、聴講時は原則としてビデオを OFF にしておいてください。ただし、座長として参加しているとき、質疑等や他の座長から依頼があった場合は ON にしてください。

赤い斜線があるときはミュートになっている。ここをクリックすることでミュート／ミュート解除を変更できます。

赤い斜線があるときはビデオ OFF になっている。ここをクリックすることでビデオの ON/OFF を変更できます。

c. 画面共有時の表示
発表者が画面共有をおこなうと、全画面表示になることがあります。全画面表示にさせたくない場合は、事前に設定の「画面を共有」のところで、「参加者が画面を共有した場合、全画面に移行」のチェックを外しておいてください（デフォルトはチェック有り）。全画面表示を終了させるには、右上隅の全画面表示を終了を押すか、画面中央付近のオプションを表示で全画面表示のチェックを外すか、ESC キーを押すか、ダブルクリックします。全画面表示にする場合は右上隅に表示される4をチェックします。

全画面表示と左右表示モードの組み合わせによって表示画面は以下のようになります。

全画面表示時全画面表示時の左右表示モード

全画面表示停止時

全画面表示停止時の左右表示モード

d. 受信映像や資料等の扱い
受信映像や発表資料の保存（画面キャプチャを含む）、録音、再配布は禁止です。必要な場合は、事前にすべての関係者に許可を得てください。
e. 発言したいとき
聴講時は、質疑などで発言したいときは、原則として発言の意思を「手を挙げる」機能で伝え、発言の許可を得た上で、ミュート解除を確認し、所属と名前を名乗ってから発言してください。発言終了後は忘れずに直ちにミュートしてください。また発言時は、騒音や他の人の会話が聞こえたり、電話がかかってきて中断しなくても良いように留意してください。
＊「手を挙げる」機能は画面下部の「参加者」をクリックすると、右下に表示が出るので、そこをクリックします。終了時は「手をおろす」をクリックしておいてください。

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4. 座長のセッション進行の手順と注意点
a. 場所の確保
発表中にトラブルが発生することをできるだけ避けるために、安定で良好なネットワーク接続環境を確保してください。また、騒音や他の人の会話が聞こえたり、電話等による中断が起こらず、比較的大きな声ではっきりしゃべっても問題が無く、カメラに関係のない人や背景が映り込まないような場所を確保してください。なお、ヘッドセットの利用をお勧めします。
b. ホスト（共同ホスト）権限
座長の皆様には、ホスト（共同ホスト）として進行していただきます。共同ホストへの指名は、各セッションの監視担当者が行います。 複数の共同ホスト指名をご希望の場合は監視担当者（admin として参加）に依頼してください。ホストは参加者のミュート／ミュート解除、ビデオ OFF、待機室への移行の権限があります。必要に応じて、発表者、参加者のミュート／ミュート解除、ビデオ ON/OFF 等をおこなってください。
（参加者自身でマイク・ビデオを OFF にしている場合、および一旦ビデオを OFF にした場合は、ホストが ONにすることはできず、ON にするように要請することになります）＊画面下部の「参加者」をクリックすると、右側に参加者リストが表示されます。参加者リストのマイク、ビデオの表示をクリックすると参加者のミュート／ミュート解除、ビデオ OFF(ON 要請)が可能です。

c. 会場名表示のファイル
セッション開始前は、どのセッションか分かり易いように、下記を表示したファイルを掲示(画面共有)しておく予定です。休憩時間も掲示をご希望の場合は監視担当者（admin として参加）に掲示を依頼してください。

6d. 監視担当者との事前打合せ
発表時間、質疑時間はセッションの監視担当者がベルを鳴らして知らせます。セッション開始前に、発表時間の管理方法（ベルを鳴らすタイミング等）について、監視担当者と打合せを行ってください。
また、発表及び質疑中の発表者、参加者のミュート／ミュート解除は、原則として座長に担当いただきますが、必要があれば、監視担当者に代行を依頼してください。
e. マイクの ON/OFF
接続後、会議開始まで時間があるときは、音声が送受信できているかどうか、他の方と確認しておいてください。座長も、自分が発言していないときは出来る限りミュートにしてください。ただし、進行等で発言される場合は必ずミュート解除を確認してください。
f.

ビデオの ON/OFF
座長、発表者及び質問者はビデオを ON にすることが望まれますが、回線の状態により、必要に応じて OFFにしてください（発表者及び質問者のビデオの ON/OFF も同様に回線の状態により判断ください）。
画面共有している際は、ビデオ ON の人しか表示されないため、座長のビデオは ON にしていたほうが、円滑な進行に有効かもしれません。画面共有している発表者自身の画面(発表者ツールを使用した場合)の例を以下に示します。
PPT のバージョンによって異なることがあります。

ビデオが ON になっている参加者のみが表示されます。

経過時間が表示されます。
PPT のバージョンによっては表示されない場合もあります。

発表者以外の人の画面に表示されるのはこのスライド部分だけです。

g. 画面共有

参加者が画面共有できる設定でミーティングを開始してください（ウィンドウ下部の「画面の共有」「同時に1 名の参加者が共有可能」）。
ホストは発表者・参加者の画面共有を停止することもできます。
h. 発表時間の管理
発表及び質疑の時間は監視担当者（ベル担当）がベルを鳴らして知らせます（前述の通り）。

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i.

質疑時の対応
質疑時間中は、参加者リストで手を挙げるを確認し、質問者を指名してミュートを解除してください。必要と判断した場合には発表者、参加者のミュート、ビデオ OFF、画面共有停止の措置をとってください。
なお、参加者用のマニュアルにおいて「質問のある方は「手を挙げる」で表示してください」と記載していますが、チャットを用いる方もいる可能性もあるため、余裕がある場合は随時チャットのチェックをお願いします。
なお、監視担当者も参加者リストとチャットで質問者の有無を確認しており、必要に応じて質問者がいることを伝えます。

j.

主催者側（監視担当者）からの制御
セッション中に問題等が発生した場合、監視担当者からの連絡等がチャットに表示されることがあります。
無用な音声の流入や不安定なネットワークからの接続などによりセッション運用に支障があると判断される場
合には、監視担当者から該当者に対してミュートや強制退室の操作を行います。
万一、ルーム閉鎖が必要な事態が発生した場合は、監視担当者がルーム閉鎖をアナウンスした後、学会事務局からメールで新しいルーム情報を伝えます。

k. 終了
セッションから退出する際は、退出を押してください。別のセッションに参加する場合はそのセッションの URLとパスコード(ミーティングパスワード)で改めて入室してください。他のセッションに参加する場合は、表示名をそのセッションでの参加形態（聴講者、発表者、座長）に合わせて変更してください。

85. セキュリティ対策
シンポジウムのオンライン講演集及びオンライン開催参加情報を記載したページへ入るためのログイン ID とPW は、参加費納入済の参加登録者のみに案内するものなので流出させないでください。また、このページに掲載されている「各セッションの WEB 会議室情報（URL とパスコード）」は流出させないでください。
また、著作権を侵害する行為をしてはなりません。
Zoom というオープンなツールを使用している限り、我々の想像しえない事故やトラブルが起こらないとも限らないことを理解し、十分に注意したうえで参加し、公序良俗に反しない行動をお願いします。

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