地方独立行政法人山口県産業技術センター公文書管理規程
令和６年４月１日
規程第４１号
目次
第１章 総則（第１条―第９条）
第２章 法人における文書、電子文書及び簿冊等の取扱い
第１節 帳票等の種類（第 10 条―第 11 条）
第２節 受領、配布及び収受（第 12 条―第 16 条）
第３節 処理（第 17 条―第 26 条）
第４節 施行（第 27 条―第 33 条）
第５節 整理、保管及び保存（第 34 条―第 40 条）
第３章 簿冊管理簿（第 41 条）
第４章 管理状況の点検及び報告等（第 42 条―第 44 条）
第５章 研修（第 45 条）
第６章 雑則（第 46 条）
附則
第１章 総則（趣旨）
第１条 この規程は、山口県公文書等管理条例（令和５年山口県条例第１号。以下「条例」という。）第 12 条第１項の規定に基づき、地方独立行政法人山口県産業技術センター（以下「法人」という。）における公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
（用語の意義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
一 公文書 法人の役員又は職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）（以下「文書等」という。）であって、当該役職員が組織的に用いるものとして、法人が保有しているもの（条例第２条第２項各号に掲げるものを除く。）をいう。
二 電子文書 文書の作成に代えて作成される電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
三 簿冊等 能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、相互に密接な関連を有する公文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「簿冊」という。）及び単独で管理している公文書をいう。
四 簿冊管理簿 簿冊等の管理を適切に行うため、簿冊等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
五 回議書 決裁に係る一切の公文書をいう。
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（総括文書管理者）
第３条 法人に総括文書管理者を置く。
２ 総括文書管理者は、経営管理部長をもって充てる。
３ 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
一 簿冊管理簿の調製に関すること。
二 公文書の管理に関する改善措置の実施に関すること。
三 公文書の管理に関する研修の実施に関すること。
四 組織改廃に伴う必要な措置に関すること。
五 前各号に掲げるもののほか公文書の管理に関する事務の総括に関すること。
（文書管理者）
第４条 法人に文書管理者を置く。
２ 文書管理者は、総務・人事グループリーダーをもって充てる。
３ 総括文書管理者は、必要があると認める場合は、前項の規定により文書管理者に充てられた者に代えて、当該者以外の者を文書管理者に選任することができる。
４ 文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
一 公文書の保存に関すること。
二 保存期間が満了したときの措置に関すること。
三 簿冊管理簿に関すること。
四 移管又は廃棄に関すること。
五 公文書の管理状況の点検に関すること。
六 公文書の管理に関する職員の指導に関すること。
（文書取扱主任等）
第５条 法人に文書取扱主任を置く。
２ 文書取扱主任は、室長・グループリーダーをもって充てる。
３ 文書取扱主任は、前条第４項各号に掲げる事務について文書管理者を補佐するほか、次に掲げる事務を行う。
一 公文書の収受及び発送に関すること。
二 公文書の審査に関すること。
４ 文書管理者は、文書取扱副主任を置き、文書取扱主任を補佐させることができる。
（条例第４条の公文書管理規程で定める事項）
第６条 条例第４条の公文書管理規程で定める事項は、次に掲げる事項その他法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証するために必要な事項とする。
一 定款・規則等の制定又は改廃及びその経緯
二 法人業務の総合計画、基本方針又は基本計画の策定又は変更及びその経緯
三 研究開発に関する事項
四 職員の人事に関する事項（文書等の作成）
第７条 文書等の作成に当たっては、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
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（役職員以外の者の公文書の閲覧等）
第８条 公文書は、山口県情報公開条例（平成９年山口県条例第 18 号）又は個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号）に基づき開示する場合を除き、役職員以外の者に閲覧させ、写させ、聴取させ、又は視聴させてはならない。ただし、理事長の許可を受けたときは、この限りでない。
（公文書の持出し）
第９条 公文書は、事務所（地方独立行政法人山口県産業技術センター定款第４条に規定する事務所をいう。以下同じ。）の外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ理事長の許可を受けたときは、この限りでない。
第２章 法人における文書、電子文書及び簿冊等の取扱い
第１節 帳票等の種類（帳票等）
第 10 条 文書の取扱いに要する帳票等及びその様式は、次に定めるところによる。
一 特殊取扱文書等交付（受領）票 別記第１号様式
二 用紙、資料等送付伺簿 別記第２号様式（収受印等）
第 11 条 前条に定めるもののほか、収受印その他の文書の取扱いに要するもの及びその様式は、次に定めるところによる。
一 収受印 別記第３号様式
二 起案用紙 別記第４号様式
三 供覧用紙 別記第５号様式
四 送付票 別記第６号様式
第 2 節 受領、配布及び収受（到着文書の取扱い）
第 12 条 総括文書管理者は、郵便料金又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成 14 年法律第 99 号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第２項に規定する信書便の役務に関する料金の不納又は不足の文書があるときは、法人の業務に関するものであることが明らかであるものに限り、必要な料金を支払って、これを受領することができる。
（文書の収受等）第 13 条 法人に到達した文書は、文書管理者において別表第１に規定する収受手続を経た後、特に必要があると認められるものについては理事長の閲覧に供し、その他のものについては 事務主任者に交付しなければならない。
２ 理事長は、前項の規定により文書を閲覧したときは、自ら処理する必要があるものを除くほか、これに処理期限その他必要な指示を付して直ちに文書管理者を通じて事務主任者に交付するものとする。
３ 文書取扱主任は、親展又は秘に属する文書その他の開封してはならない文書を受領したときは、直ちに名あて人に配布し、又は交付しなければならない。
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（ファクシミリにより受信した情報が出力された用紙の取扱い）
第 14 条 事務所に設置されたファクシミリにより受信した情報が出力された用紙は、法人に到達した文書とみなす。
（電子文書の収受等）
第 15 条 文書管理者は、電気通信回線を通じて法人の使用に係る電子計算機に送信され、当該電子計算機に備えられたファイルに記録された電子文書であって、特に必要があると認められるものについてはその内容を出力した用紙を理事長の閲覧に供し、その他のものについては事務主任者に引き継がなければならない。
２ 理事長は、前項の規定により電子文書を閲覧したときは、自ら処理する必要があるものを除くほか、これに処理期限その他必要な指示を付して、文書管理者を通じて事務主任者に引き継ぐものとする。
第 16 条 役職員は、電気通信回線を通じて役職員ごとに割り当てられた当該役職員の使用に係る電子計算機に直接送信され、当該電子計算機に備えられたファイルに記録された電子文書又は電磁的記録に係る記録媒体により受領した電子文書について、特に必要があると認められるものについては理事長の閲覧に供し、その他のものについては自ら処理するものとする。
２ 理事長は、前項の規定により閲覧した電子文書のうち、自ら処理する必要があるものを除くほか、これに処理期限その他必要な指示を付して、文書管理者を通じて事務主任者にその処理をさせるものとする。
３ 第１項の電子文書について、当該役職員が事務主任者でないものがあった場合は、当該電子文書に係る事務主任者が明らかな場合は当該事務主任者に、これが明らかでない場合は文書管理者に回付しなければならない。
第３節 処理（文書番号）
第 17 条 次条に規定する場合を除き、原則として文書及び電子文書には、年度の表示、記号及び番号からなる文書番号を付さなければならない。この場合において、当該文書又は電子文書が訓、達又は指令であるときは、年度の表示の前に「訓」、「達」又は「指令」の文字を付するものとする。
２ 前項の年度の表示は、文書番号を付した日の属する年度の元号の最初の一文字及び当該年度を表す数字によるものとする。
３ 第１項の記号は、「山産技」とする。
４ 第１項の番号は、同一記号ごとに一連番号とし、会計年度により毎年度更新しなければならない。
（規則等の記号及び番号）
第 18 条 規則、訓令及び告示には、その種類ごとに記号及び番号を付するものとする。
２ 前項の記号は、それぞれ「地方独立行政法人山口県産業技術センター規則」、「地方独立行政法人山口県産業技術センター訓令」及び「地方独立行政法人山口県産業技術センター告示」とする。
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３第１項の番号は、一連番号とする。

（起案）
第 19 条 起案は、次の要領によるものとする。
一 用字用語は、別に定めるところによること。
二 文案は、平易な言葉で、簡明かつ正確に表現すること。
三 必要なものには起案理由を付け、関係法令の条文その他参考資料を添付すること。
四 例規となるもの、秘密取扱いを要するもの、急を要するもの等については、それぞれ「例規」、「秘」、「至急」等と必要な表示を起案用紙の取扱種別欄に朱書すること。
五 特に緊急を要するものには、赤付せんをはり付けること。
六 「書留」等の処理を必要とするものについては、その旨を起案用紙の発送種別欄に朱書すること。
七 金額その他重要な箇所を訂正したときは、加え、又は削った文字の範囲を明らかにして、その箇所に認印を押すこと。
第 20 条 次の各号のいずれかに該当する場合には、それぞれ当該各号に定める方法により起案することができる。
一 情報処理システム（電子計算機及びプログラムの集合体であって、情報処理の業務を一体的に行うよう構成されたものをいう。）により事務を処理すべき場合において、当該情報処理システムが文書又は電子文書の決裁又は供覧を行うための機能を有しているとき 当該情報処理システムを使用する方法
二 軽易な事件について起案する場合 文書の余白に決裁欄等及び文案を朱書する方法
三 用紙、資料等の送付について起案する場合 用紙、資料等送付伺簿を使用する方法
第 21 条 常例の文案によることができる事案については、文案その他についてあらかじめ決裁を受けた後、一定の帳簿又は特別の起案用紙をもって起案し、処理することができる。
（発信者名）
第 22 条 文書及び電子文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか、理事長名とする。
（文書及び電子文書の例式）
第 23 条 文書及び電子文書の例式は、山口県文書例式（令和６年山口県訓令第５号）の規定の例による。
（決裁区分）
第 24 条 回議書には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める表示をしなければならない。
一 理事長の決裁すべきもの 甲１
二 副理事長の専決すべきもの 甲２
三 部長（これに相当する職を含む。）の専決すべきもの 乙１
四 副部長（これに相当する職を含む。）の専決すべきもの 乙２
5五前各号に掲げる者以外の者で決裁権を有するものが専決すべきもの

丙（回議書の持ち回り）
第 25 条 回議書（特に重要なものに限る。）は、持ち回りにより決裁を受け、又は供覧しなければならない。
２ 前項の持ち回りは、起案者又は当該回議書の内容を説明できる者がこれに当たらなければならない。
（決裁年月日の登録等）
第 26 条 起案者は、起案用紙又は供覧用紙を使用して決裁又は供覧を終えたときは、当該起案用紙又は供覧用紙に決裁又は供覧を終わった年月日を記入しなければならない。
第４節 施行（公印の押印）
第 27 条 文書を発送しようとするときは、これに公印を押し、かつ、原議と契印しなければならない。ただし、往復文書のうち軽易なもの及び書簡については、これを省略することができる。
２ 公印を押そうとするときは、押そうとする文書に原議を添えて管守者（地方独立行政法人山口県産業技術センター公印規程（平成２１年地方独立行政法人山口県産業技術センター規程第４号）第５条に規定する管守者をいう。以下同じ。）に申し出なければならない。
３ 管守者は、前項の規定により公印使用の申出があったときは、原議と対照審査して、相違がないことを確認しなければならない。
４ やむを得ない事由により、勤務時間以外の時間に公印を押そうとするときは、勤務時間内に原議を添えて管守者に申し出て、その承認を得なければならない。
（文書の発送）第 28 条 発送しようとする文書は、速やかに原議を添えて文書取扱主任に提出し、文書取扱主任が発送の手続をとらなければならない。
第 29 条 文書取扱主任は、特に必要があると認めるときは、前条の規定にかかわらず、文書を本人若しくはその代理人に直接手交し、又は特使をもって送付することができる。
この場合においては、原議にその旨を記入し、押印しておかなければならない。
第 30 条 文書取扱主任がファクシミリによる送信が必要と認めた文書は、前２条の規定にかかわらず、ファクシミリを用いて送信することができる。
（電子文書の送信）
第 31 条 文書取扱主任が電気通信回線による送信が必要と認めた電子文書は、電気通信回線を通じて送信することができる。
２ 電子文書のうち電子署名（電子署名及び認証業務に関する法律（平成 12 年法律第 102号）第２条第１項に規定する電子署名をいう。以下同じ。）を行うことを要するものには、別に定めるところにより、これを行うものとする。
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（施行年月日の記入）
第 32 条 起案者は、文書又は電子文書の発送又は送信を終えたときは、その年月日を原議に記入しなければならない。
（出版物の納入）
第 33 条 理事長は、国立国会図書館法（昭和 23 年法律第５号）第 24 条第 1 項に規定する図書、小冊子、逐次刊行物その他の出版物（以下「出版物」という。
）を発行したときは、その都度、これを国立国会図書館長に納入するものとする。
第 5 節 整理、保管及び保存（未処理文書の整理及び保管）
第 34 条 未処理文書は、関係者が不在の場合でもその所在及び処理経過が直ちに分かるように整理し、保管しなければならない。
２ 未処理文書の整理及び保管は、文書の規格、量等に適合した整理用具又は保管器具に収納し、グループ等単位に特定の場所に集中して保管しなければならない。
（文書及び電子文書の分類）
第 35 条 理事長は、別に定める作成基準に基づき、毎年度、文書及び電子文書の分類（以下「文書分類」という。）を定めるものとする。
２ 理事長は、前項の規定により定めた文書分類を変更する必要が生じたときは、速やかに同項の作成基準に基づきこれを変更するものとする。
（保存期間）
第 36 条 公文書の保存期間は、法令に定めがあるもののほか、次に掲げるとおりとする。
一 30 年
二 10 年
三 ５年
四 ３年
五 １年
六 １年未満２ 公文書ごとの保存期間は、文書分類の定めるところによる。ただし、文書管理者が公文書の適正な管理に資すると認める場合には、文書分類に定める保存期間を超える期間を保存期間として設定することができる。
３ 前項の規定にかかわらず、次に掲げる公文書は、その保存期間を１年未満とすることができる。
一 別途正本が保存されている公文書の写し
二 定型的又は日常的な業務連絡又は日程表等
三 出版物その他公表されているものを編集した公文書
四 所掌事務に関する事実関係の問合せに対する応答
五 明白な誤りがあることその他正確性の観点から利用に適さなくなった公文書
六 意思決定に至る過程で作成したもので当該意思決定に与える影響がないと認められる公文書であって長期間の保存を要しないと認められる公文書
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前２項の規定にかかわらず、歴史公文書に該当しない公文書であっても意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証するために必要な公文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。
５ 山口県公文書等管理条例施行規則（令和６年山口県規則第１２号。以下「施行規則」という。）第５条第４項第２号の実施機関が公文書管理規程で定める日は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の４月１日とする。
６ 施行規則第５条第６項第２号の実施機関が公文書管理規程で定める日は、簿冊作成日の属する年度の翌々年度の４月１日とする。
７ 第５項及び前項の規定にかかわらず、１年未満の保存期間が設定された簿冊等の保存期間の起算日については、簿冊にあっては簿冊作成日とし、単独で管理している公文書にあっては文書作成取得日とする。
（文書の保存期間の延長）
第 37 条 前条の規定にかかわらず、次に掲げる簿冊等について保存期間を延長する場合は、当該簿冊等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該簿冊等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保管するものとする。
一 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
三 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの
当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
四 情報公開条例第６条第１項の規定による開示の請求があったもの 情報公開条例第11 条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
五 個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号）第 76 条第２項に規定する開示請求、同法第 90 条第２項に規定する訂正請求又は同法第 98 条第２項に規定する利用停止請求があったもの 同法第 82 条各項、第 93 条各項又は第 101 条各項の決定の日の翌日から起算して１年間（保存）
第 38 条 文書管理者は、簿冊等について、当該簿冊等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。
第 39 条 条例第５条第５項の規定による定め（以下「移管等の定め」という。）をするに当たっては、別表第２を参酌するものとし、必要に応じ、文書館の長の助言を求めるものとする。
（廃棄）第 40 条 条例第９条第１項の規定により廃棄する簿冊等のうち、秘密保持を必要とするものについては、消去し、焼却し、又は細断する方法その他当該簿冊等の内容に応じ、適切な方法により廃棄しなければならない。

8第３章 簿冊管理簿（簿冊管理簿の調製及び公表）
第 41 条 総括文書管理者は、施行規則第７条の規定により、電子媒体等をもって簿冊管理簿を調製するものとする。
２ 簿冊管理簿は、総務・人事グループに備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットを利用する方法により公表するものとする。
第４章 管理状況の点検及び報告等（点検）
第 42 条 文書管理者は、公文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の点検の結果を踏まえ、公文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
（紛失等への対応）
第 43 条 文書管理者は、簿冊等を紛失し、又は誤って廃棄したことが明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大の防止のために必要な措置を講じるものとする。
（管理状況の報告等）
第 44 条 総括文書管理者は、簿冊管理簿の記載状況その他の公文書の管理状況について、毎年度、知事に報告するものとする。
２ 総括文書管理者は、条例第 10 条第３項の規定による求め又は実地調査が行われる場合には、必要な協力を行うものとする。
第５章 研修第 45 条 総括文書管理者は、役職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
２ 総括文書管理者は、役職員が少なくとも毎年度１回、前項の研修を受けられるよう必要な環境を整備しなければならない。
３ 文書管理者は、第１項の研修に役職員を積極的に参加させなければならない。
４ 役職員は、適切な時期に第１項の研修を受講しなければならない。
第６章 雑則（その他）
第 46 条 この訓令に定めるもののほか、公文書の管理について必要な事項は、理事長が別に定める。

附 則（施行期日）
１ この訓令は、令和６年４月１日から施行する。
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（地方独立行政法人山口県産業技術センター公文書管理規程の廃止）
２ 地方独立行政法人山口県産業技術センター公文書管理規程（平成 21 年規程第３号）は、廃止する。
（経過措置）
３ 条例附則第３項の既存の簿冊等（以下「既存の簿冊等」という。）については、この訓令の規定に準じて管理するものとする。
４ この訓令の施行の際現に永年又は 30 年を超える保存期間が設定されている既存の簿冊等は 30 年の保存期間が設定されているものとみなす。
５ 前項の規定により 30 年の保存期間が設定されているものとみなされることにより、施行日の前日までに保存期間が満了しているとみなされる既存の簿冊等については、保存期間が施行日の前日まで延長されているものとみなす。

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