総務建設常任委員会視察報告書

令和４年５月 10 日（火）福岡県須恵町

目的：議会におけるタブレット端末の導入について

総務建設常任委員会委員長

末若 憲治

総務建設常任委員会視察報告
令和４年５月 10 日（火）福岡県須恵町
目 的：議会におけるタブレット端末の導入について
参加者：議会事務局長、経営政策課長、議長、総務建設常任委員８名
１．議会におけるタブレット端末の導入について
議会改革を行っていく一環として、タブレットの導入を検討していく中で、近隣の自治体の事前調査を行った結果、タブレットの活用状況が最も充実していると思われる須恵町を視察した。
まず、須恵町吉開議会事務局主任主事からタブレットそのものを実際に利用しながら、機能や実際の利用方法等の説明をいただいた。
その後、タブレット導入に至った経緯、導入に際しての研修体制や問題点、導入後の活用状況について、事前に当町から質問事項を送付し、それに対して回答をいただく形で視察を行った。
１）タブレットの導入状況①導入の目的・ペーパーレスの推進
・議員活動利便性の向上
・情報の迅速化
・議会準備の効率化（資料の修正、差し替え）②導入経過
・平成 27 年度検討開始（議会運営委員会）
・平成 29 年８月議会側に導入
・平成 30 年５月執行部側に導入
・平成 30 年７月にタブレットを用いた模擬議会実施
・平成 30 年９月定例会より本格導入③導入検討方法
議会運営委員会をタブレット端末機導入検討会議とし、その内容を全員協議会で報告する形を取った。
タブレット端末機導入検討会議は、議会運営委員会、議会事務局、総務課で構成した。
④検討事項〇先進地事例の視察
県内２か所、県外２か所、会議システムがそれぞれ異なる自治体を視察した。また自治体向け ICT 推進セミナーにも参加した

〇タブレット端末機の検討
セキュリティ、サポート体制、操作性、会議システムとの互換性を考慮し機種を決定。
・タブレットの種類 iPad Pro（サイズ 12.9 インチ（導入当初は 10.5 インチ）
※通信契約あり（WIFI 環境以外でも利用可、当初 7 ㎇、現在 3 ㎇）
〇会議システムの検討
操作性、通知機能、メモ機能、２画面表示等を考慮し決定。
・利用しているアプリ SideBooks（会議アプリ【クラウド】）〇連絡ツール
セキュリティ、操作性、グループトーク機能等を考慮し決定。
・利用しているアプリ LINE WORKS（連絡ツールアプリ）〇規程の整備
タブレット端末は町からの貸与品となるため、須恵町タブレット端末機貸与規程、須恵町タブレット端末機使用規程及び須恵町議会情報通信機器持込規程を整備した。
⑤現在の使用状況〇タブレット端末
93 台※議員、執行部（3 役、課長）は 38 台（通信契約あり）。課長補佐分はWIFI 環境下のみ利用可。
〇連絡アプリ（LINE WORKS）42 ID〇会議アプリ（SideBooks）100 ID(クラウドの容量 11 ㎇ 令和４年４月現在 73%使用)⑥費用対効果〇運用経費
2,175,048 円／年（通信費、アプリの月額費用等）〇その他経費6,126,170 円【投入コスト】（タブレット端末及び付属品）
タブレット導入により紙が 12 万枚削減にはなっているが、コスト削減とはなっていないのではないと思われる。しかし、利便性は大幅に向上している。
⑦その他
執行部側においては、議会対応だけでなく課長会や災害発生時の執行部間での連絡、WEB 会議等にも活用している。
⑧デメリット・異なる資料を比較することが難しい。
⇒会議システムによる通知機能や２画面表示、会議室への大型のモニターの設置で対応。

・メモが書きにくい。
⇒タブレットのメモ機能の利用や個人でのメモ帳の準備で対応。
・人事異動等に伴う事務手続きの集中。
⑨今後の課題（議会）
・オンライン会議等への活用。
（執行部）
・業務や職員以外への活用。
２）質疑応答初めに、事前に送付した質問に回答いただき、その後各委員からの自由質疑を行った。※事前質問のうち、説明の中で回答があったものは省略。
・利用範囲についてはどのようになっているか。
（議会資料、行政資料の閲覧・インターネット・議員間連絡など）⇒インターネット、カメラ等のツールは利用可能。連絡ツールは議員から執行部を除き相互の連絡は可能。
（議員から職員へは議会事務局を通して行う。
）
・議員間のネットワークは独立したものか。その場合、行政側のネットワークとの情報の流通はどのようにしているか。
⇒一般的なインターネット回線を利用。今後 VPN 化も検討。
・データのクラウド化は実施されているか。
⇒実施している。
・議員は常に携帯しているか。
（端末の持ち帰りの可否）⇒持ち帰り可。規程に基づき管理。
・利用するにあたって、何か制限は設けているか。
⇒端末については特に制限なし。規定により禁止事項等を定めている。
・情報漏洩対策については何か行っているか。
（通常利用・端末紛失など）⇒会議システム上のファイルはタブレットでの閲覧のみとしている。
・端末破損による情報の保護に関しては何か対策を行っているか。
⇒会議システムのデータはクラウド上に保存しており、破損しても別端末で閲覧できる。ただし個人で撮った写真等は対策なし。
・行政サイドの業務削減にはつながったか。
⇒連絡ツールを使用した執行部間の連絡や災害時の連絡、会議システムの利用でのペーパーレス化が実施できた。しかし、人事異動時の作業が短期間に集中するなどの問題もある。
・議会における広報広聴活動等への活用は行われているか.
⇒広報特別委員会において、取材時の録音、カメラの活用等を行っている。
・住民サービス向上を目的とした活用の事例はあるか。
⇒現在のところ議会・会議での使用のみ。今後の検討事案。

以上をもって、事前に提出した質問に対する回答聴取を終了、追加の質疑へ。
・情報漏洩対策について規程で禁止しているとのことだが、保険に入る等の対策は行っているのか。
⇒特に保険には入っていない。ケースバイケースにはなるが、町の総合賠償責任保険での対応となる可能性もあると考えている。町の方はセキュリティーポリシーがあるが、議会はそこまでしておらず、今後個人情報保護条例を議会において作らねばならないので、段階的に進めていきたい。
タブレットには利用者毎にパスワードを設定し、データの漏えいは無いようにしている。また、紛失時にはキャリア側でタブレットを使用できなくする作業が行えるよう契約も行っている。
・会議システムの検討の際、４社の中から SideBooks を選択されたわけだが、どのような点がよかったのか。
⇒階層化が自由に作れる点、設計の自由度がよかった。また、過去データが複数年閲覧できる。また、メモ機能、しおり機能の使い勝手がよかった。
・メモ機能について、過去にデータにメモしたものは翌年になっても見ることは可能なのか。
⇒可能である。
・行政側として、印刷という面では楽になったかもしれないが、逆に仕事が増えたということは無いのか。
⇒内部の会議は全てタブレットになり、資料の印刷製本にかかる作業がなくなり格段に楽になった。しかし、どうしても紙ベースの方がよいという方もあり、そのような方は個人的に印刷して対応している。ただ、管理職の年代がタブレットに慣れている職員になってきており、今後は問題なくできるようになるのではないか。別の問題点としては、資料の修正が簡単にできるようになったため、作製に当たって職員の緊張感がなくなっているよう感じる。
議会事務局としては、議員への連絡の手間が格段に減っている。
また災害対応時の連絡がスムーズにできるようになった。
・タブレット破損時、別の端末のブラウザ等からデータを閲覧することになるのか。
⇒予備機を利用し閲覧する。各個人の私有端末から閲覧はできるようにはしていない。
・過去のデータを閲覧できるということは、年々データ量が増えサーバーの容量も増やさないといけないと思うがそのコストはいくらくらいかかるのか。
⇒保存する過去データは５年を想定している。それ以降については事務局のパソコン内に保存するので、現状の費用と変わらない。
・予備機は確保しているのか。
⇒総務課で一括管理している。本日視察で利用していただいている端末がそうである。古い機種を予備機としている。
・タブレットについては各議員固定され使用しているのか。
⇒各議員決まった端末を利用している。
・リースでなく買取にした理由は。
⇒導入当初に、議員から始めて執行部、課長、係長へ広げていくということを念頭に置いていたため。今後どうしていくかは検討課題。
・紙で打ち出し利用したいという議員もいると思うが、個人での印刷のコストについて、政務活動費を設けてほしい等の要望はなかったのか。
⇒あくまでもタブレットを使うとしているので、意見はいろいろあったが、紙に印刷するのは個人的に負担をしていただくとした。
・議案書等の印刷が必要なくなったことにより、議案の配布時期は早まったのか。
⇒議会運営委員会が終わらないと配布できないので、配布時期は特に変わらない。なお、通常は 1 週間前、臨時会は 3 日前まで。
・一般質問で、議員が資料を提示しながら質問するということはできるようになったのか。
⇒質問内容や写真等の添付資料等も見ることができるようになった。
・議会報告会で、このタブレットを使って報告するということなどはできるようになったのか。
⇒当議会では議会報告会は行っていないが、するとなったときは活用可能と思う。
・議員間で情報共有ができるようになって、議会活動として変わってきたことはあるか。
⇒直接議会とは関係ない議員間の連絡についても、グループを設定できるため、連絡が早く行えるようになった。また、広報委員会では集まらずに連絡ツール上で校正や写真選定が可能になった。
・ワードやエクセルも入っているようだが、議長に提出する書類等もこちらで作って出すことができるのか。
⇒タブレット内ではあくまで閲覧用として入っている。議員側から出す書類で、受付順が関係する一般質問通告書などは紙で出している。他は PDF 等で送ることは可能。
・紛失、盗難、破損の場合の費用負担の取り決めは。
⇒総務課に届け出後、総務課長が自費か公費かを判断。保険等で対応できる場合は保険で対応する。
以上をもって、質疑を終了し須恵町の視察を終えた。

２．視察を終えての感想及び今後の当町としての取り組みについて視察後、同日午後に総務建設常任委員会を開催し、視察を経ての感想と今後の当委員会としての取り組みについて協議を行った。
１）視察を終えての感想
まず、須恵町の視察を終えての感想及び今後当町にどのように反映していくかなどの意見の共有を行ったところ以下の通りであった。
・素晴らしい取り組み。国もデジタル化の取り組みを進めていることでもあり、早急に、できれば今年度中にという意気込みでやるべき。
・今日は総務建設常任委員会として勉強させていただいたが、須恵町も議会運営委員会で進めたということもあり、当町もそちらで進めるべきではないか。
・最終的に、規定等の整備もあり議会運営委員会で行うべきと思うが、その前提として、総務常任委員会でデジタル化の推進について閉会中審査を行っていることから、スピード感をもって対応していくことが必要と思う。
・議会だけでなく、執行部側も実施していかないと効果が半減する。しっかり検討し、次年度の予算要求を行い、実現ができるよう進める必要があると考える。
・私自身は使えると感じているが、遅れてくる人はどうなるかが心配。
・ぜひとも早めに進めるべき。職員も対応していただくよう進めていくべき。
・議会だけでなく、執行部側も入っていただき、一気に進めていかないとうまくいかない。そのためにも当委員会である程度の方向性を出し、ネットワークのことやセキュリティの問題は経営政策課にかかわっていただくことが重要。
・できれば今年度補正予算で導入するくらいの勢いがあってもよい。
以上のような意見が出され、それに基づき、今後の当委員会での取り組みの方向について検討を行い、７月には視察を実施し、早急に検討を進めていくこととなった。
３．まとめ
今回の視察においては、当議会のデジタル化進めるという観点から、タブレット端末の導入について勉強をさせていただいた。
先進地である隣町須恵町では、議会側がイニシアチブを発揮し、単に議会のデジタル化ということだけでなく、執行部を巻き込んだ全体最適化の取り組みとなっていた点が素晴らしいと感じた。
検討開始からわずか１年半の間で議会側において試験的に実施し、翌年には執行部側に広げ、その翌年には本格実施と進めたスピード感は、今後当町において進める場合にもお手本となるものであると思う。
今後、当町で進めていくにあたっては、単なるデジタル化、ペーパーレス化ということだけでなく、業務手順も含めた全体的な業務の全体最適化に向けた取り組みを進め、執行部側としっかり連携を取った事業としていく必要があると考える。