Rules for the Handling of Personal Information
個人情報取扱規程
The Foreign Correspondents’ Club of Japan
公益社団法人 日本外国特派員協会
第１条

Article 1 (Purpose)In

lightofthesignificantlyexpanded

utilization of personal information in society,these rules are set forth to protect the rights ofindividuals at the Foreign Correspondents’
Club of Japan (the “Club”). The rules below
provide for the proper handling of personal
information and stipulate basic measures toprotect such information, while ensuring theproperandeffective

utilizationof（目的）本規程は、高度情報通信社会の進展に伴い 個 人 情 報 の 利 用 が 著 し く拡 大 し て いることに鑑み、本協会における個人情報の 適 正 な 取 り 扱 い に 関 す る基 本 理 念 およ び 個 人 情 報 の 保 護 に 必 要な 基 本 事 項を定め、個人情報の適正にして効果的な活用を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

suchinformation by the Club.

Article 2 (Definitions)

第２条

1. A “third party” means any person or1.

organization

otherthanthepersonconcerned or the Club.
2. Definitions of “personal information” andother terms used in these rules are inaccordance with the terms defined in theActon

theInformation

Protection(the“PersonalofPersonalInformation

Protection Law”), unless otherwise defined（定義）

本規程において「第３者」とは、本人および本協会以外の全ての者あるいは組織をいう。

２．本規程における「個人情報」およびその他の用語については、本規程に別途定義しない限り、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という）に明示された定義を準用する。

separately in these rules.

Article 3 (Guiding Principle)
Personal information of individuals at theClub should be properly handled under theguiding principle of respecting the privacy
rights of the individuals.

第３条

Article 4 (Specifying Utilization Purpose)
In handling personal information, the Club

第４条

shall specify the purpose for utilizing the

り、その利用の目的（以下「利用目的」という）をできる限り特定しなければならない。

personal information (the “utilization purpose”)
in a clear and detailed fashion.

Article 5 (Restriction
beyond its Purpose)on

Utilization（基本理念）

個 人 情 報 は 、 個 人 の 人 格 尊重 の 理 念 の下、慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取り扱いが図られなければならない。
（利用目的の特定）

本 協 会 は 、 個 人 情 報 を 取 り扱 う に 当 た

第５条（利用目的による制限）

1. 本協会は、あらかじめ本人の同意を

1. Without obtaining the consent of the1

得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を
beyond the necessary scope to achieve the
超えて、個人情報を取り扱ってはな
utilization purpose specified pursuant toらない。
the provision under the preceding Article.
2. 前項の規定は、個人情報保護法第 16
2. The provision under the preceding条 3 項に記された適用除外要件に該
paragraph shall not apply to those cases
当する場合においては、適用しない。
set forth in Article 16(3) of the Personal
person concerned in advance, the Club
shall not handle personal information

Information Protection Law.

第６条

Article 6 (Proper Acquisition)
The Club shall not acquire personal
information by deceit or other improper means.

Article 7 (Notification of Utilization
Purpose when Acquiring)
1. When the Club acquires personal
information, the Club shall promptly
disclose the utilization purpose directly tothe person concerned, or through a publicstatement, except in cases where thepurpose has been publicly disclosed inadvance. The same shall apply when theutilization purpose is altered.
2. The provisions under the preceding
paragraph shall not apply in those cases
set forth in Articles 18(2) and 18(4) of the
Personal Information Protection Law.
Article 8 (Ensuring the Accuracy of Data)
The Club shall strive to keep personal data
accurate and up to date within the scopenecessary to achieve the utilization purpose,and to delete personal data without unduedelay when such utilization has become
unnecessary.

（適正な取得）本協会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
第７条 （取得に際しての利用目的の通知等）
1. 本協会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し又は公表しなければならない。 利用目的が変更された場合も同様である。
2. 前項の規定は、個人情報保護法第 18
条 2 項および 4 項に記された適用除外要件に該当する場合においては、適用されない。

第８条（データ内容の正確性の確保）

本協会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞 な く 消 去 す る よ う 努 め なけ れ ば な らない。

Article 9 (Security Control Measures)
The Club shall take necessary andappropriate actions to protect the personal

第９条（安全管理措置）

data it handles, including preventing theimproper dissemination or loss of the data.

タ の 安 全 管 理 の た め に 必 要か つ 適 切 な措置を講じなければならない。

Article 10 (Supervision of Employees)

第 10 条本協会は、その取り扱う個人データの漏洩、滅失又毀損の防止その他の個人デー（従業者の監督）

本協会は、その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人デー
タの安全管理が図られるよう、当該従業When employees of the Club handle
personal data, the Club shall exercise
necessary and appropriate supervision to2

ensure the security of the data.

者 に 対 す る 必 要 か つ 適 切 な監 督 を 行 わなければならない。

Article 11 (Supervision of a Trustee)

第 11 条In cases where data is entrusted to a third（委託先の監督）

本協会は、個人データの取扱いの全部又

the entrusted party, so as to ensure theは一部を委託する場合は、その取扱いを
委 託 さ れ た 個 人 デ ー タ の 安全 管 理 が 図られるよう、委託先に対する必要かつ適

security of the personal data.

切な監督を行わなければならない。

Article 12 (Restriction on Third PartyProvision)

第 12 条party for handling, the Club shall exercise
necessary and appropriate supervision over（第３者提供の制限）

1. 本協会は、個人情報保護法第 23 条 1
a third party without obtaining consent from
項各号に掲げられた場合を除くほthe person concerned in advance, except in
か、あらかじめ本人の同意を得ない
those cases set forth in Article 23-1 of theで、個人データを第３者に提供してPersonal Information Protection Law.
はならない。
2. In exceptional cases, the Club can provide 2. 本協会による個人データの第３者へ
personal data to a third party in accordanceの提供に関しては、個人情報保護法
with Article 23(2) through 23(5) of the law.
第 23 条 2 項ないし 5 項を準用する。
1. The Club shall not provide personal data toArticle 13 (Disclosure on Matters related
to Retained Personal Data)
1. Concerning the personal data retained bythe Club, the Club shall maintain thosematters set forth in Article 27(1) of the
Personal Information Protection Law sothat they can be made available to theperson concerned without undue delay,including those cases in which the Club
responds without undue delay at his or herrequest.

第 13 条 （保有個人データに関する事項の開示等）
1. 本協会は、保有個人データに関し、法 27 条１項各号の定める事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）に置かなければならない。
2. 本協会による保有個人データに関する事項の開示等に関しては、個人情報保護法第 27 条 2 項および 3 項を準用する。

2. Regarding disclosure of matters related tothe personal data retained in the Club, theClub shall handle it in accordance with
Article 27(2) and 27(3) of the Personal
Information Protection Law.

Article 14 (Disclosure of Retained
Personal Data)

第 14 条1. A person concerned may demand that the

1. 本協会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、遅滞なく、当該保Club disclose to him or her the personal
data retained by the Club that can identify
the individual. When such a demand ismade, the Club shall comply without undue
delay.
3（保有個人データの開示）

有個人データを開示しなけれ ばならない。
2. 前項の規定に関わらず、当該保有個人データの開示が個人情報保護法第when demanded disclosure of data falls
28 条 2 項に規定された事項に該当す
under any of the cases prescribed in Article
る場合は、その全部又は一部を開示
28(2) of the Personal Information
しないことができる。
Protection Law, the Club may not disclose
3. 本協会は、第 2 項の規定に基づき、that data to the person concerned.
請求に係る保有個人データの全部又3. When the Club decides not to disclose toは一部について開示しない旨の決定
the individual all or a part of the data underをしたとき又は当該保有個人データ
the provision of the preceding paragraph orが存在しないときは、本人に対し、
finds that the demanded data does not
遅滞なく、その旨を通知しなければexist, the Club shall inform the person ofならない。
the decision or the finding without undue
4. 他の法令の規定により、本人に対しdelay.
第 1 項に規定する方法に相当する方4. In cases where a whole or part of the
法で、当該本人が識別される保有個2. Notwithstanding the preceding paragraph,

personal data is to be disclosed to theperson concerned under the provisions ofother laws or regulations in a manner

人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、第 1 項および第 2 項の規定は適用しない。

equivalent to that prescribed in Paragraph
1, the provisions of Paragraph 1 and 2 ofthis Article shall not apply.

Article 15 (Correction)
1. When the person concerned finds that any
content of retained personal data that canidentify the individual is not correct, he or
she may demand that the Club make acorrection, addition or deletion (collectivelycalled a "correction” in this Article) in
regard to the content of the retained
personal data.
2. When a demand is made under theprovision of the preceding paragraph, theClub shall conduct a necessary
investigation without undue delay to theextent necessary to achieve the utilization
purpose and, based on the result thereof,
make a correction of the content of theretained personal data, except in cases
where special procedure concerning acorrection of the content is prescribed by
the provisions of other laws or regulations.
3. When a correction is made under theprovisions of the preceding paragraphs, or4

第 15 条（訂正等）

1. 本人は、本協会に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という）を請求することができる。
2. 本協会は、前項の規定による請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
3. 本協会は、前 2 項の規定の下、保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をした
ときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

a decision is made not to make any
correction, the Club shall inform the person
concerned about the action or decision
without undue delay.

Article 16 (Discontinuance of Utilization)

第 16 条1. When retained personal data that can

1. 本人は、本協会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第 5 条

identify the person concerned is being
handled in violation of the provisions ofArticle 5 or has been acquired in violationof the provisions of Article 6, he or she may（利用停止等）の規定に違反して取り扱われているとき又は第 6 条の規定に違反して取得されたものであるときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去
utilization or delete the retained personal（以下この条において「利用停止等」
data.という）を請求することができる。
2. The Club shall comply with the demand in
2. 本協会は、前項の規定による請求をaccordance with Article 30(1) through 30(5)受けた場合、個人情報保護法第 30 条of the Personal Information Protection Law.
1 項ないし 5 項の規定に準じ、そのdemand that the Club discontinue

請求に応じなければならない。
Article 17 (Explanation of Reason)
In regard to a request or demand by anindividual under the provisions of Articles 13
through 16, the Club shall strive to explain thereason therefor to him or her when informing

第 17 条him or her to the effect that the action will not

措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

be taken, or that a different action will betaken.

（理由の説明）

本協会は、第 13 条ないし前条の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を 通 知 す る 場 合 又 は そ の 措置 と 異 な る

Article 18 (Procedure for Responding toDisclosure Request or Demand)

第 18 条 （開示等の請求に応じる手続）

1. In regard to a request or demand made1. 本協会は、第 13 条ないし第 16 条の規定による求め又は請求（以下この条において「開示等の請求」という）に関し、政令で定めるところにより、その請求を受け付ける方法を定めることができる。

under the provisions of Articles 13 through16, the Club may decide on a method ofreceiving a request or demand, asprescribed by the relevant government
ordinance.
2. The Club may request that the person
concerned present information sufficient tospecify the retained personal data subject
to the request or demand. In this case, theClub shall take appropriate action inconsideration of his or her convenience sothat he or she would be able to easily andadequately provide the information.
3. A request or demand for disclosure may be5

2. 本協会は、本人に対し、開示等の請求に関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本協会は、本人が容易かつ的確に開示等の請求をすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとらmade through an agent, as prescribed bygovernment ordinance.
4. In establishing a procedure for responding
to a request or demand for disclosure
under the provisions of the preceding threeparagraphs, the Club shall giveconsideration so as not to impose
excessive burden on the person

なければならない。
3. 開示等の請求は、政令で定めるところにより、代理人によってすることができる。
4. 本協会は、前 3 項の規定に基づき開示等の請求に応じる手続を定めるに当たっては、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮しなければならない。

concerned.

第 19 条Article 19 (Fee)（手数料）

1. 本協会は、第 13 条の規定による利用
complies with a request pursuant to the
目的の通知又は第 14 条の規定によ
provisions of Article 13, or when it complies
る開示を求められたときは、当該措with a demand for disclosure pursuant to
置の実施に関し、手数料を徴収する
the provisions of Article 14.
ことができる。
2. In case of collecting a fee pursuant to the
2. 本協会は、前項の規定により手数料
provisions of the preceding paragraph, theを徴収する場合は、実費を勘案してClub shall decide on the amount of the fee
合理的であると認められる範囲内にwithin a range recognized as reasonable,
おいて、その手数料の額を定めなけ
considering the actual expenses incurred.
ればならない。
1. The Club may collect a fee when it

Article 20 (Dealing with a Complaint)
1. The Club shall strive to deal appropriately
and promptly with any complaint about thehandling of personal information.
2. The Club shall strive to establish a system
necessary to meet the requirements of thepreceding paragraph.

第 20 条（本会による苦情の処理）

1. 本協会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2. 本協会は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。

Supplementary Provision附則

These rules shall take effect on February
15, 2018.

この規程は、平成 30 年 2 月 15 日から施行される。

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