印章管理規程
Rules for Managing the Official Seal
（目的）第 1 条

Article 1 (Purpose)

ごの規程は、公益社団法人日本外国特派員協会（以下、本協会という）の印章の制定、改廃、捺印及び管理に関する事項を定める。

These regulations stipulate matters related to theestablishment, revision, rescission and managementof the official seals of the Foreign Correspondents’
Club of Japan (the “Club”).

（定義）第 2 条

Article 2 (Definition)

この規程でいう印章とは、本協会において発行 The seal referred to in these regulations means a sealthat is stamped onto an external document issued or
または受理する対外的文書、証憑に捺印して、直接的あるいは間接的に本協会の権利義 accepted by the Club that directly or indirectly
generates rights and obligations of the Club. The
務を発生させる証とするものをいい、その種類
principles of the type and range of use are specified
及び使用範囲の原則は別表 1 に定める。
in Appendix 1.
（原則）第 3 条

Article 3 (Principle)

本協会に対外的な権利義務を発生させる文書 As a general rule, the seal stipulated in these
及び証憑類には、原則としてこの規程に定める regulations shall be used for documents andvouchers that give rise to external rights and印章を使用する。
obligations to the Club.
（制定、改廃の決定）第 4 条

Article 4 (Decision on establishment, revision andrescission)

印章の制定及び改廃については、総支配人が The establishment, revision and rescission of any
seal will be prepared by the General Manager and
起案し理事会にて決定する。
approved by the Board.
（制定の 手続）第 5 条

Article 5 (Procedure for establishment)

あらたに印章を制定する必要を生じたときは、 When it becomes necessary to newly establish a
当該印章の捺印に関する事項を所管する部署 seal, the head of the department in charge of matters
長が次の各号に規定する事項を記載し「決裁 related to the seal shall record the matters prescribedin each of the following items and obtain approval in
基準一覧」に従って承認を得るものとする。
accordance with the "List of Approval Criteria".
1. 印章名1. Seal name
2. 使用目的及び制定の理由
2. Purpose of use and reason for establishment
3. 彫刻する文字
3. Characters to be engraved
4. 形状、寸法4. Shape and dimensions
5. Scheduled start date
5. 使用開始予定日
6. Job title of the person in charge of storage
6. 保管捺印責任者の職名and stamping（廃印の手続）第６条

Article 6 (Procedure for rescission)

印章を廃印とするときは、次の各号に規定する When a seal is to be rescinded, the matters stipulated
事項を記載し「決裁基準一覧」に従って承認を in each of the following items shall be stated andapproval shall be obtained in accordance with the得るものとする。
"List of Approval Criteria".
1. 印章名1. Seal name
2. 登録日2. Registration date
3. 廃印の理由
3. Reason for rescission（改刻の手続）第 ７条

Article 7 (Replacement procedure)

第 5 条の規定は、摩滅その他の理由により印章を改刻する場合に準用する。但し、印章の文字、形状、寸法等が従来の印章とまったく同様であるときは、第 6 条の規定を準用するものとし、この場合は、第 6 条第 3 号「廃印の理由」を「改刻の理由」と読み替えるものとするりThe provisions of Article 5 shall apply mutatis
mutandis when the seal is replaced due to wear orother reasons. However, if the characters, shape,dimensions, etc. of the seal are exactly the same as
those of the previous seal, the provisions of Article 6
shall apply mutatis mutandis. In this case, the"reason for rescission" referred to in Article 6, Item
3 shall be read as "reason for replacement".

（改 廃後の印章の管理）第 8 条

Article 8 (Management of seals after revision andrescission)

改廃にともない不要となった印章は、管理本部 Seals that are no longer needed due to revision or長（総支配人）が 1 年間保存することとし、その rescission will be preserved by the General Managerof the Administration Division for one year, after
後、理事会長の承認を得て廃棄処分する。
which they will be properly disposed of upon theapproval of the Club President.
（登録）第 9 条

Article 9 (Registration)

印章は印章登録台帳に登録する。当該台帳は The seal is registered in the seal registration ledger.
管理本部（事務局）が管理し、その保存に関し The ledger is managed by the Administration
Headquarters, and its storage is in accordance withては別途定める「文書管理規程」による
the separately established "Document HandlingRegulations".
（管理責任）第 10 条

Article 10 (Management Responsibility)

1. 印章の管理責任者は総支配人（以下、「管1.

理責任者」という。）とする。
2. 人事異動等により管理責任者が交代する場
2.
合、前任者と後任者は、印章に関する業務の引継を正確に行うとともに管理責任者の変更を遅滞なく理事会に届出なければならない。
（捺印・保管）第 11 条The person in charge of managing the seal shallbe the General Manager (hereafter, the "SealManager").
When the Seal Manager changes due topersonnel changes, etc., the predecessor andsuccessor must accurately hand over the work
related to the seal and report the change of Seal
Manager to the Board without delay.

Article 11 (Seal / Storage)

印章の捺印及び保管は、第 10 条に定める管 The use and storage of the seals shall be carried out
理責任者が行なう。やむを得ない事情により代 by the Seal Manager stipulated in Article 10. Any
行者を定める場合は理事会長の事前承認事 appointment of a substitute due to unavoidable
circumstances is subject to the prior approval of the項 とする。また、印章は使用しない時は、施錠 President. When the seal is not in use, it must be
場所に格納する等厳格に管理しなければなら strictly managed such as by storing it in a lockedplace.
ない。
（紛失・盗難・毀損・事故）第 12 条

Article 12 (Loss / Theft / Damage / Accident)

印章の紛失、盗難、毀損及びそれらに伴う事故発生の場合、管理責任者は、理事会に、遅滞なく報告しなければならない。

In the event of loss, theft, damage or accidents
involving the seal, the Seal Manager must report itto the Board without delay.

（捺印申請）第 13 条

Article 13 (Seal application)

実印、銀行印の捺印を求める者は、捺印 1.
申請書をもって捺印を必要とする内容を総支配人へ報告し、管理本部はこれを保管する。
契約締結の場合、クラブの会則に従い、会長が契約締結を正式に承認していることを確認することは、総支配人の責任となる。
2. 捺印に際して、稟講申請が必要な場合は、別途定める「職務権限規程」に定める決裁 2.
権者の承認を得たうえで、捺印する。
1.

A person who requests use of the registered sealor the bank seal must report to the General
Manager the contents requiring the seal using
the seal application form, and the administrative
department will maintain the record. In the caseof contract execution, it shall be theresponsibility of the General Manager to ensurethat the President has duly authorized executionof the contract in accordance with Club bylaws.
If it is necessary to apply for a training course
when stamping, the seal will be stamped after
obtaining the approval of the decision-making
authority stipulated in the separately established"Rules for Division of Authority".

（捺印申請書の保存）第 14 条

Article 14 (Preservation of seal application)

印章の捺印請求に使用した捺印申請書の保存については「文書管理規程」による。

Seal application forms used for requesting use of theseal shall be retained in accordance with the "Rulesfor Handling Official Documents".

（持出）第 15 条

Article 15 (Removal)

登記目的等手続き以外、印章の事業所外への It is strictly forbidden to remove the seal from theClub’s premises, except for official registration
持出は厳禁とする。
purposes.
附則

Supplementary Provisions

本規程は、令和３年 8 月 19 日より実施する。 These rules shall be effective from August 19, 2021.
本規約は、英語版と日本語版の両方を採用し These rules are adopted in both the English andている。両者の間で意見の相違があった場合 Japanese. In case of any disagreement between thetwo, the English language version shall prevail.
は、英語版が優先されるものとする。

別表 1 印章の種類及び使用範囲の原則（第 2条関係）
捺印文書の種類 実印（代表印） 社名角印
株券、社債券
官公庁届出書、法的文書
契約書（実印のみ対応の物）
契約書

Appendix 1 Principles of types of seals and scopeof use (related to Article 2)
Type of seal document: Registered Seal, Clubname square seal
Stock certificates, corporate bonds
Government notification forms, legal documents
Contracts (only for registered seals)
Contracts（簡印不可の物）
雇用契約書
納品書、見積書
受領証、領収証
注文請書(Items that cannot be stamped)
Employment agreements
Invoices, quotations
Receipts
Order confirmations