青山学院大学 出張申請
手配ポータルサイト
簡易操作マニュアル
2018年5月Ver２

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■目次・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ P2■出張報告（タイトル）・・・・ P16

1.
2.
3.
4.
5.

南海国際旅行のご案内 ・・・・・・・・・・ P3
19. 出張報告書 ・・・・・・・・・・・P17~18
BTOL/ビートルとは ・・・・・・・・・・・ P3
20. 各種問合せ先 ・・・・・・・・・・P19
BTOLの出張手配区分 ・・・・・・・・・・・ P3
お得なきっぷの手配 ・・・・・・・・・・・ P3
BTOL利用の事前準備 ・・・・・・・・・・・ P4○JAL/ANA BTOLご利用前の事前準備○楽天・じゃらん ご利用前の事前準備
6. BTOLへログインとパスワード ・・・・・・・ P5
7. 個人情報の取扱い ・・・・・・・・・・・・P5
8. ログイン用パスワードの変更 ・・・・・・・・ P6
9. 利用者情報の確認 ・・・・・・・・・・・・P6
10. 航空会社マイレージ情報の登録 ・・・・・・ P7
11. 初期登録の完了
・・・・・・・・・・・・ P8
12. 初期登録・出張伺書提出から手配までの流れ・ P9
13 .新規申請・予約 ・・・・・・・・・・・・・ P10
14. 出張伺書（申請書）の入力 ・・・・・・・・ P11
15. 出張伺書起票後の出張手配 ・・・・・・・・ P12
16. 出張申請後の編集・その他機能 ・・・・・・ P13
17. オンライン予約 ・・・・・・・・・・・・・ P14
18. メールリクエスト予約 ・・・・・・・・・・ P15

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1.

南海国際旅行のご案内○南海国際旅行は南海電鉄グループの総合旅行会社です。

3. BTOLの出張手配区分○BTOLは、24時間手配が可能なオンライン予約と、メールリクエスト機能で構成されています。

２. BTOL/ビートルとは○南海国際旅行が開発した出張手配システムで交通機関や宿泊施設 の法人専用WEBサイトにシングルサインオンし予約する事が可能。
○WEB予約機能全てが、１ID・１Passwordで利用可能。
○スマートフォン、タブレット、PCでどこでも利用可能。

４. お得なきっぷの手配○オンライン予約以外のきっぷはお届します。
○お得なきっぷをご用意
東京/品川 ⇔ 名古屋・京都・大阪
東京⇔ 仙台・新潟○変更の出来る安い航空券を用意
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ＪＡＬ、ＡＮＡ、南海スペシャル

5. BTOL利用の事前準備○JAL/ANA BTOL 利用の事前準備○楽天・じゃらん 利用の事前準備（1）ＢＴＯＬでＡＮＡ、ＪＡＬのオンライン予約を行うには、「ＡＮＡ ＭＩＬＥＡＧＥ ＣＬＵＢ」「ＪＡＬ ＭＩＬＥＡＧＥ ＢＡＮＫ」の事前登録が必要です。

（1）宿泊予約の楽天またはじゃらんをご利用の場合は初回の予約時に初回のみ、「楽天ＩＤ、じゃらんＩＤとそれぞれのパスワード」の登録が必要です。

（2）マイレジーカードは、皆様が現在ご利用中のカードをそのままご利用いただけます。
（3）マイレージカードをお持ちではなく、直ぐに出張が発生した場合は、各航空会社のホームページで作成いただきその場でマイレージ番号が発番されＢＴＯＬがご利用いただけます。

ANA MILEAGE CLUBカードは新規作成分よりデザインが変更されます。
既存のカードでもご利用いただけます。

（2）すでに、楽天またはじゃらんをご利用されている場合はそのＩＤ、パスワードをご利用いただく事が可能です。

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6. BTOLへログインとパスワード

7. 個人情報の取扱い◆以下のURLでログイン画面を表示◆一度ログイン後、ブラウザのお気に入りに保存
URL: https://www.btol.jp/btol_main/AoyamaUserLogin.do（青山学院専用画面）
または https://www.btol.jp （BTOL一般画面）
からもログインは可能です。
ID） ag + 職員番号（最初の 「0/ゼロ」 を 「t」 にかえて）
初期PW）ag + 職員番号（最初の 「0/ゼロ」 を 「t」 にかえて） + 生年の西暦例） 職員番号 099999、生年が1980生まれの方
ユーザーＩＤは agt99999
初期パスワードは agt999991980①「上記取扱い内容に同意する」 をチェック②

同意画面を次回以降表示しない場合は「次回以降この画面を表示しない」にチェック③

確認ボタンを押下[スマートフォン]青山学院
専用画面 ＵＲＬ ＱＲコード

58.ログイン用ＰＷの変更

9.

利用者情報の確認

初期パスワードの変更は必ず行ってください。
① 生年月日
② 第2連絡先メールアドレス入力ください。【任意】③ 第2連絡先電話番号を入力ください。【任意】④ 切符のお届先をご確認下さい①

初期PW）ag + 職員番号（最初の 「0/ゼロ」 を 「t」 にかえて） + 生年の西暦例） 職員番号 099999、生年が1980生まれの方
初期パスワードは agt999991980②

新しいパスワードを入力
8～32文字の半角英数字
パスワードの有効期間は90日間
変更後のログイン用パスワード（確認用）を入力③

決定ボタンを押下

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10. 航空会社マイレージ情報の登録（1） ANAマイレージクラブカード
・ANAお客様番号
・AMCパスワード （数字４ケタ）（2） JALマイレージバンクカード
・JALお得意様番号
・姓 （ローマ字）・名 （ローマ字）（3） スターフライヤー
・マイレージ登録は不要です。
・既にお持ちの方はご入力ください※オンライン予約をご利用にならない場合はこの項目への入力は必要ありません。スキップでお進みください。
※ログイン後 「マイページ」 からも登録が可能です。
※マイレージカードをお持ちの方各航空会社のホームページより作成して下さい。

※ANAのパスワードは、マイレージカードの作成時の4ケタのパスワードでWEB用パスワードとは異なります。
※JALローマ字姓名は、カタカナ変換できる
ローマ字で登録ください
例） ENDO様の場合は、ENDOUで登録。
TARO様の場合は、TAROUで登録。

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11. 初期登録の完了（1）利用開始ボタンを押下
BTOL TOP画面へ

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12. 初期登録・出張伺提出から手配までの流れ■初期登録■出張申請・予約（1）ログイン（３）ログイン（２）初期登録（４）トップ画面①ＰＷ変更～国内出張タブ押下～■出張手配（６）トップ画面～国内出張タブ押下～（７）出張ファイル
一覧・手配～サイドメニュー押下～②登録内容確認（５）出張伺入力※登録申請後完了③マイレージ登録（８）オンライン
予約・メールリクエスト画面

Ⅰ. 事前に指定された承認者へ通知（1）研究推進部（2）学部長/研究科長
Ⅱ. 申請後、出張手配へ進むことが出来ます。
Ⅲ. 承認済みの連絡は、申請者へメールで連絡されます。

913. 新規申請・予約◆以下のURLでログイン画面を表示
URL: https://www.btol.jp/btol_main/AoyamaUserLogin.do（青山学院専用画面）
または https://www.btol.jp （BTOL一般画面）
からもログインは可能です。

[スマートフォン]青山学院
専用画面 ＵＲＬ ＱＲコードID） ag + 職員番号（最初の 「0/ゼロ」 を 「t」 にかえて）例） 職員番号 099999
ユーザーＩＤは agt99999
PW）変更済みの新しいパスワード（2）ユーザーＩＤとパスワードを忘れた場合は、こちらからお手続きください。

① 国内出張のタブをクリック※国外出張の場合は「海外出張」タブから同様の手続きにて出張申請をお願いします。

1014. 出張伺書（申請書）の入力①職名＊職名をプルダウンから選択。
②承認者（研究推進部）＊ （承認者1）デフォルト表示③承認者（学部長/研究科長）＊ （承認者2）デフォルト表示④出張する期間をカレンダーから入力＊⑤宿泊の『なし、あり』をラジオボタンで選択＊⑥宿泊日程を入力＊⑦費用（全て必要、全て不要、一部必要）をプルダウンから選択＊⑧予算をプルダウンから選択＊⑨請求書払いの『なし、あり』をラジオボタンで選択＊⑩ 用務概要を入力＊⑪面談者所属を入力⑫面談者氏名を入力⑬休講・補講の『なし、あり』を選択。ありの場合は月日、休講時間、代講教員等の項目を入力。

⑭その他、特別に指示がある場合は入力ください⑮前泊希望の『なし、あり』を選択ください＊⑯ありの場合は、前泊日を入力ください⑰後泊希望の『なし、あり』を選択ください＊⑱ありの場合は後泊日を入力ください⑲出張経路起点『自宅、大学』を選択してください＊⑳経路を入力してください＊㉑日程表を入力してください㉒補足、複数予算による日程の区分、レンタカー利用など記入ください㉓用務日程根拠資料をアップロードする事が可能です㉔用務日程資料等のURLを入力する事が可能です
11㉕一時保存が可能です＜＊は入力必須項目です＞

15. 出張伺書起票後の出張手配（1）BTOL

トップ画面の国内出張のタブを押下。

（3）出張伺書を申請した該当の「予約」タブを押下。

（2）国内出張ファイル一覧・手配のタブを押下。

（4）予約機能に画面が遷移します。

1216. 出張申請後の編集・出張伺書の印刷とその他機能

編集のアイコン
複製のアイコン
伺書印刷
旅費添付用紙の印刷

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17.

オンライン予約・マイレージ登録やID登録が完了するとアイコンが青に変わります。（グレーアウトしたサービスは利用できません）
・BTOL経由で必ずアクセスしてください。
（パソコン・タブレット・スマートフォン）（2）各予約サービスサイトでご予約ください。

各サイトの一括精算の対象サービスは
ANA＠desk ⇒ 航空券予約のみが対象です
JALOnline
パックツアーや宿泊は対象外（1）予約をしたいサービスの予約アイコンを押下

楽天じゃらん⇒ 宿泊予約のみが対象です
ダイナミックパックやレンタカーなど宿泊予約以外は対象外です。
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18.

メールリクエスト予約（2） 検索後、ご希望の路線を選択してください。
◆オンラインで手配ができないサービスの手配が可能です（1）JR全線の手配（紙のキップ）（2）私鉄（スカイライナーなど）（3）LCC（スカイマーク/ピーチなど）（4）ビジネスパックツアー など
紙のきっぷは①青山：お届けいたします②相模原：宅配便で送付します
グループ旅行などは、南海国際旅行まで問合せください。別途対応いたします。

（1）「依頼する」のアイコンを押下・乗換BIZで検索し、選択した交通機関が 自動反映されます。
オーダーフォームの ＊ 必須項目は選択してください。
（クラス・変更の有無など）（3）「チケットのお届け先の選択に進む」を押下。

（4）「チケットのお届期限」に希望日を選択。

＊「チケットのお届期限」は指定日までにお届けいたします。

（5）入力が完了しましたら、送信を押下してください。
国内出張は「乗換案内Bizを利用する」を選択
すると路線検索が可能です。

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出張報告

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19.

出張報告書

（1）「国内出張」のアイコンを押下（3）該当する「報告書」アイコンを押下※最新の出張伺書は画面の左から表示されます。

※国外出張の場合は「海外出張」タブから同様の手続きにて出張報告をお願いします。
（2）「出張ファイル一覧・予約」アイコンを押下

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（4）出張報告書の入力（5）出張報告書入力の完了（6）旅費添付用紙の印刷と報告書印刷

旅費添付用紙の印刷

報告書印刷① 申請時の内容と変更 「なし・あり」を選択してください。
② 出張の内容、得られた成果などを具体的にご記入ください。
出張で得られた資料等も可能なものはご一緒にご提出ください。
③ 行程などのファイルをアップロードする事が可能です。
④ 出張日程を入力ください。

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20. 各種問合せ先19