教学系予算における財務会計システム「Dr.Budget」
操作マニュアル（青山キャンパス版）

目次
1.

教員研究費残高・執行状況の確認方法 ............................................................................2

2.

執行依頼書（業者払い）の起票方法 ...............................................................................6

3.

執行依頼書（立替払い）の起票方法 .............................................................................112021/10/01 作成
庶務部経理課（研究・教育担当）

1

1.

教員研究費予算残高・執行状況の確認方法

財務会計システムから教員研究費予算の残高と執行状況の確認をすることができます。
紙の執行依頼書をご提出の場合は、執行依頼書のご提出から起票（＝財務会計システムへの反映）まで、お時間をいただいておりますので、ご了承ください。

【財務会計システム上での確認方法】①

青山学院教職員ポータルから「財務会計システム」を開く
教職員ポータル＞システムメニュータブ＞【教員用システムメニュー】＞「財務会計システム」②「MY 予算 TOP」タブから教員研究費予算の執行明細欄の「CHECK」を選択

青山太郎
青山太郎
青山太郎

③

残高と執行状況を確認

同じ依頼番号の中で行を複数に分けて執行している場合は、この画面では 1 行目の起票分のみが表示され、2 行目以降が表示されません。
※詳細欄の「伝票」ボタンを押すことで、執行依頼書の入力内容の確認ができます。

2

【PDF 出力での確認方法】①

青山学院教職員ポータルから「財務会計システム」を開く
教職員ポータル＞システムメニュータブ＞【教員用システムメニュー】＞「財務会計システム」②「各種機能」タブから「予算差引簿」を選択③

業務の「検索」ボタンを押す

3

④

業務検索画面の名称に「教員研究費」を入力して検索、「教員研究費」のコードを選択

検索後、表示されるので選択⑤

配分先小 CD の「検索」を押す⑥

配分小 CD 検索画面の名称に「自分の名前」を入力して検索、自分の教員研究費のコードを選択 ※コードはご自身の教員コードと一致します
フルネームで検索※姓と名の間にスペースなし青山太郎

012345青山太郎

青山太郎

012345青山太郎

青山太郎

012345青山太郎

青山太郎

検索後、表示されるので教員研究費のコードを選択

4

⑦

業務と配分先小 CD がセットされたことを確認し、予算差引簿の「PDF」を押す

012345⑧青山太郎

執行状況と残高を確認

5

2.

執行依頼書（業者払い）の起票方法

業者払いの請求書等の証憑書類に基づき、財務会計システムを入力し、執行依頼書を作成します。ここでは消耗品の購入等、一般的な業者払いの執行依頼書の入力方法を記載しています。5 万円以上の備品登録が必要な用品等の執行や源泉が必要な謝礼の執行、銀行や郵便局の指定用紙を使用する執行については、下記の方法では起票できませんので、紙の執行依頼書をご提出ください。
※1 つの支払い先（1 つの業者）につき、１件の執行依頼書を起票してください。
①

青山学院教職員ポータルから「財務会計システム」を開く
教職員ポータル＞システムメニュータブ＞【教員用システムメニュー】＞「財務会計システム」②

MY 予算 TOP タブの「残高一覧（支出）」から教員研究費予算の「伝票」を選択

青山太郎
青山太郎
青山太郎

③

予算選択表から申請内容にあった費目を選択する（青字をクリック）

青山太郎

青山太郎

青山太郎

6

④

明細入力の費目欄が選択した予算費目に変更されたことを確認

青山太郎

青山太郎

青山太郎

⑤

請求書に基づき、請求書番号を入力する（番号がなければ「なし」と入力）⑥

請求書の税込金額を「借方金額」に入力する⑦

支払先欄の左側のプルダウンから「業者」を選択し、右側の「検索」ボタンを押す

7

⑧

請求書の業者名から業者検索画面の業者名欄を入力し、「検索」ボタンを押す

直接入力

フリガナ検索でも OK⑨

表示された業者を確認し、間違いがなければ業者コードを押す※複数表示された場合は請求書に記載された口座情報と表示された口座情報を照合し、正しい業者を選んでください。

右に表示された内容を確認し、間違いがなければコードを押す⑩

請求書記載の支払先が設定されたことを確認

8

⑪摘要欄に請求書に記載された内容を簡潔に入力する「品名 + 個数」等、直接入力※摘要 1 に入りきらなかったら摘要 2 も使用≪同一業者の請求書が複数ある場合≫「行追加」ボタンを押すと行が追加されるので、③～⑫と同じ手順で入力する⑫

全体を確認し、内容に問題がなければ「保存+印刷」ボタンを押す

9

⑬

PDF 画面が表示されるので、A4 片面で印刷⑭

出力後、内容を確認し、問題がなければ「送信」ボタンを押す⑮

執行依頼書に証憑書類・その他必要書類を添付し、証憑書類に印鑑を押印※請求書等支払の根拠となる資料には押印が必要です。
※必要書類は執行内容により異なります。
「青山学院大学教員研究費支出取扱いハンドブック（青山キャンパス版）」P.16～「2.
教員研究費予算執行時必要書類について」をご確認の上、添付してください。

⑯

執行依頼書一式を経理課（研究・教育担当）窓口に提出

10

3.

執行依頼書（立替払い）の起票方法

学会費領収書等の証憑書類に基づき、財務会計システムを入力し、執行依頼書を作成します。こちらでは学会費等、立替払いが認められている一般的な執行依頼書の入力方法を記載しています。5 万円以上の登録が必要な用品等の執行については、下記の方法では起票できませんので、紙の執行依頼書をご提出ください。

①

青山学院教職員ポータルから「財務会計システム」を開く
教職員ポータル＞システムメニュータブ＞【教員用システムメニュー】＞「財務会計システム」②

MY 予算 TOP タブの「残高一覧（支出）」から教員研究費予算の「伝票」を選択

青山太郎
青山太郎
青山太郎

③

実行区分のプルダウンから「期中振込」を選択

青山太郎
青山太郎

青山太郎

11

④

予算選択表から申請内容にあった費目を選択する（青字をクリック）

青山太郎

青山太郎

青山太郎

⑤

明細入力の費目欄が選択した予算費目に変更されたことを確認⑥

領収書の税込金額を「借方金額」に入力する⑦

支払先欄の左側のプルダウンから「個人」を選択し、右側の「検索」ボタンを押す

12

⑧

教職員検索画面の教職員名欄に自分の名前を入力し、「検索」ボタンを押す

直接入力
フリガナ検索でも OK※姓と名の間にスペースあり⑨

表示された教職員名を確認し、間違いがなければ教職員コードを押す

青山 太郎

右に表示された内容を確認し、間違いがなければコードを押す

012345⑩青山 太郎

ｱｵﾔﾏ ﾀﾛｳ

自分の名前が支払先に設定されたことを確認

青山太郎

13

⑪

摘要欄に領収書に記載された内容を簡潔に入力する「品名 + 個数」等、直接入力
本来の支払先を必ず記載
青 山太 郎※摘要 1 に入りきらなかったら摘要 2 も使用可

≪領収書が複数ある場合≫「行追加」ボタンを押すと行が追加されるので、④～⑫と同じ手順で入力する

青 山

⑫

太 郎

全体を確認し、内容に問題がなければ「保存+印刷」ボタンを押す

青 山太 郎14

⑬

PDF 画面が表示されるので、A4 片面で印刷⑭

出力後、内容を確認し、問題がなければ「送信」ボタンを押す⑮

執行依頼書に証憑書類・その他必要書類を添付し、証憑書類に印鑑を押印※請求書等支払の根拠となる資料には押印が必要です。
※必要書類は執行内容により異なります。
「青山学院大学教員研究費支出取扱いハンドブック」P.18～「2.教員研究費予算執行時必要書類について」をご確認の上、添付してください。

⑯

執行依頼書一式を経理課（研究・教育担当）窓口に提出
以上

15