アプリ運用ルール策定ガイド
基本機能編〈第2版〉
サイボウズ株式会社※この資料は2021年12⽉時点のkintoneを基に作成しております当資料の作成背景と目的
l kintoneは必要なアプリをマウス操作で作っていけるノーコードプラットフォームです。
その特性を⽣かし、業務で必要なシステムを業務担当者⾃⾝で作成していくことができます。
⼀⽅でkintoneを利⽤する部⾨や対応業務が多い場合は、メンテナンス性を保つためにkintoneを管理する部⾨を明確にし、運⽤ルールを整備する必要があります。
l kintoneの運⽤ルールを策定する際の参考資料として考慮すべきポイントをまとめた資料になります。
l 主にkintoneの管理部⾨の⽅向けに作成しておりますので、複数部⾨・複数業務でkintoneを利⽤する際にご利⽤ください。

単⼀部⾨、単⼀業務で利⽤

複数部⾨、複数業務で利⽤（例：営業部10名でSFAとして利⽤）（例：営業部ではSFA、総務部では契約書管理、⼈事部では社員名簿や採⽤管理として利⽤）

利⽤部⾨、⽤途が限られているため、各⼈が⾃由にスペースやアプリを作成しても都度相談、確認しながら運⽤していけるため問題が起きにくい

kintoneの全体像が把握しづらくなるため、各⼈が⾃由にスペースやアプリを作成していくとアプリの乱⽴などの問題が起きやすい1

目次

l kintoneの管理者の種類

3l kintoneの運⽤ルールの考え⽅

4l アプリ運⽤ルール策定例

5

l アプリ運⽤ルール検討ステップ

6

l まとめ

152

kintoneの管理者の種類
kintoneには⼤きく4種類の管理者が存在します。運⽤ルールを整備する前に各管理者の影響範囲を確認します。

cybozu.com
共通管理者
アプリ管理者
ユーザー情報や利⽤環境のセキュリティ設定を⾏う最上位の管理者
・組織/ユーザーの追加、編集、削除
・セキュリティ設定や監査ログの閲覧
・すべてのアプリの管理画⾯へのアクセス
・webhookや他システム連携利⽤有無

アプリ作成
権限付与

作成した各アプリの管理画⾯に⼊ることができる・アプリ内のフィールド追加
・アプリ内のアクセス権、通知設定

権限付与
or同⼀ユーザーで兼任

kintoneシステム管理者
kintone「システム管理」画⾯に⼊ることができる管理者
・アプリの作成/スペースの作成権限の付与
・kintone利⽤機能の選択・利⽤できるプラグインの追加
・ポータル/お知らせ掲⽰板の設定、編集スペース作成権限付与

スペース管理者
作成した各スペースの管理画⾯に⼊ることができる・スペースの公開設定
・スペース参加メンバーの追加
・スペースの削除

3

kintoneの運用ルールの考え方
業務担当者が⾃分でアプリを作成できるkintoneのメリットを活かしつつ、⾃社にあった運⽤ルールの強度を検討します。

統制が強い
利⽤部⾨が⾃由にアプリ作成できる

運⽤ルールを作成し、利⽤部⾨の権限を絞る

業務改善のスピード早い

利⽤部⾨の望むスピードでアプリを展開することが難しい

アプリ作成や検証等にかかる管理部⾨の⼯数が少ない

メンテナンス性が低くアプリが乱⽴するリスクがある

データ閲覧権等のルールを徹底しにくい

アプリ作成や検証等
管理部⾨の⼯数がかかる

必要なアプリのみを運⽤できメンテナンス性が⾼い

データ閲覧権限等のルールを徹底できる4アプリ運用ルール策定例
統制が強い
⾃由度低

⾃由度⾼
サイボウズ

A社

運⽤指針

運⽤指針・基本的には⾃由にアプリを作成できるようにしたい・顧客等の個⼈情報に関しては社内規則に則って厳密に管理する必要がある
基本ルール

基本ルール

・アプリ作成権限はユーザー全員に付与
・トライアルアプリと本番アプリは明確に分ける

アプリの作成権限を現場に渡さず
システム部⾨に権限をまとめる

・本運⽤する際には責任者を明⽰し、情シスに申請
・本番アプリは必ずスペースに所属させる

フロー例

︕ Point

フロー例
テス
ト

個⼈情報
アプリに登録

アプ
リ
本稼
働

利⽤
部⾨

半年に1回棚卸状況の確認

情シス

⼀度⼊⼒したデータは⼆度と⼊⼒させないために、同じ項⽬を持つアプリは作りたくない

基本ルール

半年に1度棚卸を⾏う

アプリ
作成

運⽤指針

・⾃分たちの業務改善は⾃分たちで⾏える状況を作る
・作成されたアプリがメンテされずに使われなくなる
状況は作らない・アプリ作成権限はユーザー全員に付与
・個⼈情報を含むアプリに関しては情報責任者を明⽰し

利⽤
部⾨

B社

情シス

アプリ
作成

現場に権限を付与しない場合でも、現場の要望を吸い上げ、システムに反映できる導線を⽤意することが重要！
（例）新規アプリ作成依頼アプリ
kintone要望アプリ等

フロー例

テス
ト

本番申請

責任者等の確認

本番利⽤
スペースに移動

アプ
リ
本
稼
働

利⽤部⾨情シス

依頼⼊⼒受付
確認

アプリ作成

テス
ト

アプ
リ
本
稼
働

5

アプリ運用ルール検討ステップ
アプリ運⽤ルールを策定する

各フェーズにおける検討ポイントを確認する

Step. 3

Step. 2
権限付与の範囲を決定する

Step. 1
6

Step. 1：権限付与の範囲を決定する

Step. ２：各フェーズにおける検討ポイントを確認する

Step. 1

Step. 3：アプリ運⽤ルールを策定する

権限付与の範囲を決定する

⾃由度とガバナンスのバランスを考慮しつつ、権限を付与する範囲を決めます。
選択した権限設定により想定される問題点は、各種ルールを定めることで回避しましょう（Step. 2, Step. 3）。

︕ Point
アプリの作成権限を利⽤部⾨に付与するかスペースを利⽤するか、スペースの作成権限を利⽤部⾨に付与するか各ポイントの詳細は次ページへ
補⾜：カスタマイズの許容範囲についても別途検討が必要
個別カスタマイズを許可するかプラグインを許可するか連携サービスを利⽤するか

詳細については「拡張機能編」へ
7

Step. 1：権限付与の範囲を決定する

Step. ２：各フェーズにおける検討ポイントを確認する

ポイント①
利⽤部⾨に付与するメリット
利⽤部⾨主導でスピーディに業務のシステム化ができる
デメリット
アプリの乱⽴やルールからの逸脱が懸念される管理部⾨に限定する
メリット
メンテナンス性が⾼く、ルールを重視し統制が強いた運⽤が可能デメリット
業務改善のスピードが遅く、管理部⾨の負担も⼤きいStep. 3：アプリ運⽤ルールを策定する

アプリ作成権限運⽤ルール例l 利⽤部⾨が⾃由にアプリを作成できる
利⽤部⾨主導の業務改善やスピーディなシステム化を重視したい
l アプリ作成は許可するが、事前の申請 or 報告を求める
利⽤部⾨主導の業務改善を尊重しつつ、作成したアプリがルールに則っているかを確認したい
l 研修を受けた特定の担当者にのみアプリ作成権限を付与する
アプリの質を⼀定に保ちつつ、利⽤部⾨主導のアプリ作成も実現したい

運⽤ルール例l 利⽤部⾨の意⾒をもとに管理部⾨がアプリを作成するが、項⽬の内容、細かい設定、デザイン等は利⽤部⾨に任せる
アプリの質を⼀定に保ちたいが、利⽤部⾨での使いやすさも重視したい
l 管理部⾨が課題整理からアプリ作成まで全て⾏う
機密情報を取り扱う等の理由でガバナンスを重視するため、利⽤部⾨でのアプリ作成、アプリ変更を⼀切許可しない
8

Step. 1：権限付与の範囲を決定する

Step. ２：各フェーズにおける検討ポイントを確認する

ポイント②

Step. 3：アプリ運⽤ルールを策定する

スペース利用と作成権限

スペース利⽤のメリット
l 部署、プロジェクト等のチームごとにアプリやスレッドを作成でき、スムーズな情報共有を実現できる
l アプリをスペースに所属させることで、管理者や利⽤者が明確になりメンテナンス性が向上する

スペース作成権限を利⽤部⾨に付与
メリット
社内の様々なチームの情報共有を促進できる
デメリット
スペースの乱⽴やルールからの逸脱が懸念される

スペース作成権限を管理部⾨に限定
統制が強い運⽤ルール例
l 利⽤部⾨が⾃由にスペースを作成できる
l 利⽤部⾨がスペースを作成するが、利⽤⽬的や参加メンバーを管理部⾨に報告する

運⽤ルール例メリット
メンテナンス性が⾼く、ルールを重視した運⽤が可能

l 利⽤部⾨からの申請を受付け、管理部⾨が審査の上でスペースを作成する

デメリット
チームごとの情報共有のスピードや効率が低下する

l 各組織（部⾨や部署）にスペースを１つずつ与え、それ以外のスペース作成は⾏わない
9Step. 1：権限付与の範囲を決定する

Step. 2

Step. ２：各フェーズにおける検討ポイントを確認する

Step. 3：アプリ運⽤ルールを策定する

各フェーズにおける検討ポイントを確認する

アプリ・スペース作成は「試作 〜 トライアル 〜 運⽤開始 〜 メンテナンス・修正 〜 再運⽤」のフローで⾏われます。
運⽤ルールを作成するにあたって、最低限検討が必要なポイントを確認します。

試作

複数部署関わるマス
タ系のアプリはどうするか

トライアル

運⽤開始

本番運⽤前のトライアル
アプリと本番稼働中のアプリをどう区別するか

アプリ乱⽴を防ぐた
め、アプリ作成前に確認は必要か

太枠

メンテナンス・修正

再運⽤

アプリ命名ルールを設けるか棚卸頻度/⽅法の確認

アプリごとに責任者を設けるか責任者を表記するか

トラブル発⽣時の導線はどうするかの検討ポイントはkintone SIGNPOSTにてTipsをご紹介していますので、併せてご覧ください。

https://kintone.cybozu.co.jp/kintone-signpost/10

Step. 1：権限付与の範囲を決定する

Step. ２：各フェーズにおける検討ポイントを確認する

Step. 3：アプリ運⽤ルールを策定する

アプリ運用ルールを策定する

Step. 3

Step.1、2で確認したポイントを踏まえて、アプリ作成のフローとルールを整備します。
フロー設計例
試作

トライアル

アプリ作成

チームで
トライアル

運⽤開始
運⽤開始
依頼

利⽤部⾨

メンテナンス・修正

運⽤
開始

運⽤
開始

※ルールＡアプリの場合

運⽤
ルール番号付与

アプリ
内容精査
情シス

修正

再運⽤

確認
依頼

運⽤
開始

確認

承認

※ルールＢアプリの場合

設定内容の確認/修正※ルールＢ／Ｃアプリの場合

A. 利⽤部⾨にて⾃由にメンテ可能
B. アプリ修正時に管理部⾨で確認必要
C. 利⽤部⾨でアプリ修正不可等

各フェーズのポイントを確認しながらフローを設計していく
例lトライアルアプリの作成は【試⽤中スペース】に限定する

l

本番運⽤する際には該当アプリのテンプレートを管理部⾨に渡すアプリ内容精査後、各部⾨のスペースにアプリを配置可能

l

本番アプリとして運⽤開始する
際はアプリ名を【利⽤部⾨】●●アプリとする

l

半期に⼀度棚卸を⾏う最終更新⽇が1年以上前のアプリについては利⽤状況をアプリ管理者に確認する

l

すべてのアプリは運⽤開始時に管理部⾨が確認する既存アプリと重複する場合は管理部⾨から利⽤部⾨に連絡

l

アプリに格納するデータ別にメンテナンス、修正ルールを分けるl

各アプリのメモ欄にアプリ管理者名とアプリ概要を必ず表記する

l

トラブル発⽣時には管理部⾨依頼アプリへ登録

11参考：アプリ管理で活用できる機能
システム管理者にてkintoneの各機能の利⽤状況を確認、出⼒可能

アプリ⼀覧

プラグイン⼀覧

https://jp.cybozu.help/k/ja/admin/add_plugin/confirm_plugin.html

スペース⼀覧

https://jp.cybozu.help/k/ja/admin/app_admin/confirm_app_list.html

https://jp.cybozu.help/k/ja/admin/space_admin/manage_spaces.html

12

参考：アプリ管理で活用できる機能
各アプリ毎に運⽤ルールなどを記載するメモ欄保持
利⽤者向けメモ機能

アプリ利⽤ユーザー向けにアプリ責任者や利⽤ルールを記載可能
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/app_generals
ettings/appearance.html

管理者向けメモ機能

各アプリ管理画⾯内に⽤意引き継ぎなどをスムーズにするための作成背景や注意事項を記載可能
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/notes_for_app_administrators.html

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参考：アプリ管理で活用できる機能
各スペース内でアプリの作成者を制限することで、スペース内の統制をとりやすくすることができます。
スペース内アプリの作成をユーザーごとに制限

https://kintone.cybozu.co.jp/update/main/2021-11.html

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参考：アプリ管理で活用できる機能
すべてのアプリをスペースに所属させることで、スペース単位でアプリの運⽤を検討しやすくなります。
スペースに所属しないアプリ作成を禁⽌https://kintone.cybozu.co.jp/update/main/2021-11.html

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参考：アプリ管理で活用できる機能
トライアルスペースから本番利⽤スペースに移動など、運⽤ルール策定においてスペースを活⽤する際便利な機能
アプリの所属スペースの変更

https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/changespace_app_belongsto.html

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参考：アプリ管理で活用できる機能
各ユーザーのログイン状況やアプリの作成、変更、削除などのログの閲覧/出⼒が可能

監査ログ

https://jp.cybozu.help/k/ja/admin/other/audit_logs.html

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まとめ
kintoneは必要なアプリをマウス操作で作っていけるノーコードプラットフォームです。
その特性を⽣かし、業務で必要なシステムを業務担当者⾃⾝で作成していくことができます。
⼀⽅でkintoneを利⽤する部⾨や対応業務が多い場合は、メンテナンス性を保つためにkintoneを管理する部⾨を明確にし、運⽤ルールを整備する必要があります。
単⼀部⾨、単⼀業務で利⽤

複数部⾨、複数業務で利⽤（例：営業部10名でSFAとして利⽤）（例：営業部ではSFA、総務部では契約書管理、⼈事部では社員名簿や採⽤管理として利⽤）

利⽤部⾨、⽤途が限られているため、各⼈が⾃由にスペースやアプリを作成しても都度相談、確認しながら運⽤していけるため問題が起きにくい

kintoneの全体像が把握しづらくなるため、各⼈が⾃由にスペースやアプリを作成していくとアプリの乱⽴などの問題が起きやすい・利⽤⽤途の分からないアプリが乱⽴・使われていないアプリがある
・⼤切なデータがいつの間にか削除されていた 等

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