国立大学法人東京外国語大学特定個人情報取扱規程

平成27年10月27日
規 則 第 110 号
改正

平成29年 12月19日規則第62号

令和5年3月22日規則第56号（目的）
第１条 この規程は、国立大学法人東京外国語大学（以下「本学」という。
）が、
「行政手続
における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 17号、以下「番号法」という。
）、「個人情報の保護に関する法律」（平成 15 年法律第 57 号、
以下「個人情報保護法」という。
）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」（平成 26 年特定個人情報保護委員会告示第 5･6 号、以下「ガイドライン」という。）に基づき、安全管理措置について定めることにより、本学における特定個人情報の適正な取扱いを確保することを目的とする。
２ 個人番号及び特定個人情報については、番号法、個人情報保護法、ガイドライン、及び
この規程に定めるもののほか、「国立大学法人東京外国語大学個人情報保護規程」（令和 4
年規則第 13 号。以下「個人情報保護規程」という。
）及び「国立大学法人東京外国語大学
個人情報の管理に関する細則」（令和 5 年規則第 号）を適用する。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コード（住民基本台帳法（昭和 42 年法律第 81 号）第７条第 13 号に規定する住民票コードをいう。以下同じ。
）を変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(2) 「個人番号カード」とは、氏名、住所、生年月日、性別、個人番号その他行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行令（平成 26 年政令第 155 号。以下「政令」という。）第１条で定める事項が記載され、本人の写真が表示され、かつ、これらの事項その他総務省令で定める事項（以下「カード記録事項」という。
）が電磁的方法（電子的方法、磁気的方法その他の人の知覚によって認識することができない方法をいう。
）により記録されたカードであって、番号法又は同法に基づく命令で定めるところによりカード記録事項を閲覧し、又は改変する権限を有する者
以外の者による閲覧又は改変を防止するために必要なものとして総務省令で定める措置が講じられたものをいう。
(3) 「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
(4) 「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
(5) 「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項から第３項までの規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
(6) 「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第４項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
(7) 「個人番号利用事務実施者」とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用
事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
(8) 「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係
事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
(9) 「事務取扱担当者」とは、本学内において、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。
）を取り扱う事務に従事する者をいう。
(10) 「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム（サーバ等）を管理する区域をいう。
(11) 「取扱区域」とは、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域をいう。
２ 前項に規定するもののほか、この規則において使用する用語は、法令等において使用する用語の例による。
（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第３条 本学において個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。
(1) 役員及び職員（扶養親族を含む）に係る個人番号関係事務ア

税務関連の届出事務イ

国家公務員共済届出・申請事務

ウ

健康保険・厚生年金保険届出・申請事務

エ

労働保険届出・申請事務(2) 役員及び職員の配偶者に係る個人番号関係事務ア

国民年金の第３号被保険者の届出事務(3) 第１号以外の個人に係る個人番号関係事務ア

税務関連の届出事務（特定個人情報の範囲）
第４条

前条において本学が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個

人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。
(1) 役員、職員又はそれ以外の個人から、番号法１６条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写し(2) 本学が行政機関等に提出するために作成した届出書等及びこれらの控え(3) 本学が届出書等を作成するうえで役員、職員又はそれ以外の個人から受領する個人
番号が記載された申告書等(4) その他個人番号と関連づけて保存される情報（管理体制）
第５条

本学に総括保護管理者を置き、個人情報保護規程第３条第２項１号に規定する者をもって充てる。
２ 本学の課又は室に事務取扱責任者及び事務取扱担当者を置く。
３ 事務取扱責任者は、課にあっては課長を、室にあっては室長をもって充てる。
４ 事務取扱担当者は、事務取扱責任者が指名する者をもって充てる。
５ 前３項の規定にかかわらず、教育・研究関係における特定個人情報の取扱に当たっては、部局等の長を事務取扱責任者とし、当該部局等の長が指名する者を事務取扱担当者とする。
６ 事務取扱担当者が携わる事務の範囲は、次表に掲げるとおりとする。
部 署

取り扱う事務の範囲(1)人事労務課

第３条第１項第１号及び第２号に定める事務(2)会計課第３条第１項第３号に定める事務(3)前２号以外の事務取扱担当

前２号の事務に付随する個人番号が記載された書者類等の受領、確認の事務

７ 本学に監査責任者を置き、監査室長をもって充てる。
（総括保護管理者の責務）
第６条 総括保護管理者は、この規程を遵守するとともに、事務取扱責任者及び事務取扱担
当者にこれを遵守させるための教育、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施す
る責任を負う。
２ 総括保護管理者は、事務取扱責任者及び事務取扱担当者について、番号法、個人情報保護法、ガイドライン、及びこの規程に反する行為があるなど、特定個人情報を取り扱うに適していないと判断した場合には、当該者が特定個人情報の取扱いに携わることを禁ずることができる。この場合、総括保護管理者は、前条第２項から第４項の規定にかかわらず、代わりの者を指名しなければならない。
３ 総括保護管理者は、次の業務を所管する。
(1) 特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の企画及び実施(2) 特定個人情報の利用申請の承認及び管理(3) 特定個人情報の運用状況の把握及び管理(4) 特定個人情報ファイルの取扱状況の把握及び管理(5) 事務取扱責任者の指名、監督及び管理(6) 委託先における特定個人情報の取扱状況等の監督(7) その他、本学全体における特定個人情報の安全管理（事務取扱責任者の責務）
第７条 事務取扱責任者は、この規定を遵守するとともに、事務取扱担当者がこれを遵守しているかを常時把握し、管理する責任を負う。
（事務取扱担当者の責務）
第８条 事務取扱担当者は、特定個人情報の「取得」、
「利用」、
「保管」
、
「提供」、
「開示、訂
正、利用停止」、「廃棄」,「削除」又は委託処理等、特定個人情報を取扱う業務に従事す
るに当たっては、特定個人情報を保護するため、番号法、個人情報保護法、ガイドライン、
この規程及び個人情報保護規程を遵守するとともに、総括保護管理者及び事務取扱責任者の指示に従わなければならない。
２ 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号法、個人情報保護法、ガイドライン、
この規程又は個人情報保護規程に違反している事実、若しくはその兆候を把握した場合には、速やかに事務取扱責任者を通じて総括保護管理者に報告するものとする。
３

第５条第６項第３号に規定する各部署において、個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後は速やかに書類等を担当部署に受け渡すこととし、各部署に特定個人情報を残してはならないものとする。
（職員等の責務）

第９条 職員等は、特定個人情報の漏えい等、法令等又は本規則に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに保護責任者に報告するものとする。
（特定個人情報の運用状況の記録）
第１０条 事務取扱担当者は、この規程に基づく運用状況を確認するため、以下の項目につき、システムログ及び利用実績を記録し、事務取扱責任者がこれを管理、保管するものとする。
(1) 特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況(2) 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録(3) 書類及び特定個人情報記録媒体等の持出しの記録(4) 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録（取扱状況の確認）
第１１条 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するため、本学が保有する特定個人情報ファイルについて、それぞれ次に掲げる事項を記録した帳簿を作成し、事務取扱責任者がこれを管理、保管するものとする。なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報等は記載しないものとする。
(1) 特定個人情報ファイルの種類、名称(2) 特定個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称(3) 特定個人情報ファイルの利用目的(4) 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人（他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。）として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲(5) 特定個人情報ファイルに記録される個人情報の収集方法(6) 取扱区域、管理区域(7) 削除・廃棄状況（情報漏えい事案等への対応及び再発防止措置）
第１２条 総括保護管理者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏えい事案等」という。
）が発生したことを把握した場合又はその可能性が高いと判断した場合は、適切に対処するものとする。
２ 総括保護管理者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、速やかに発生した経緯、被害状況等の調査を行い、その結果等を学長に報告するとともに、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。
３ 学長は、前項の報告を受けた場合は、速やかに個人情報保護委員会及び文部科学大臣に必要な報告を行い、当該漏えい事案等の対象となった情報主体（特定個人情報を本学に提供する本人等をいう。以下同じ。
）に対して、漏えい事案等の発生に係る事実関係の通知、原因関係の説明等を行い、必要に応じて公表するものとする。
４ 総括保護管理者は、漏えい事案等の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、事案に応じて、再発防止策等を公表するものとする。
（監査）第１３条 監査責任者は、特定個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（点検）第１４条 事務取扱責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（評価及び見直し）
第１５条

総括保護管理者は、第１３条に規定する監査又は前条に規定する点検の結果を踏まえ、特定個人情報の適切な管理のための措置について、実効性等の観点から評価を行うものとする。
２ 総括保護管理者及び事務取扱責任者は、前項の評価の結果を踏まえ、必要があると認めるときは、その見直しの措置を講ずるものとする。
（苦情処理）
第１６条

総括保護管理者は、本学における特定個人情報の取扱いに関し苦情があった場

合には、その内容に応じて、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
（教育研修）
第１７条 総括保護管理者は、事務取扱責任者及び事務取扱担当者に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の啓発その他を図るため

の必要な教育研修を行うものとする。
２ 事務取扱責任者は、その所属する組織の職員に対し、特定個人情報の適切な取扱いのために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
３ 役員及び職員は、特定個人情報の適切な取扱いのために、総括保護管理者の実施する教育研修に参加しなければならない。
（管理区域及び取扱区域）
第１８条

本学における管理区域及び取扱区域は事務取扱責任者が設定し、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講ずるものとする。
(1) 管理区域
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
(2) 取扱区域
事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所を割り当て、座席配置の工夫、壁又は間仕切り等を設置するなど、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないように安全管理措置を講ずるものとする。
（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）第１９条 総括保護管理者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講ずる。
(1) 特定個人情報を取扱う機器、電子媒体又は書類等は、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
(2) 特定個人情報ファイルを取扱う情報システム機器は、セキュリティワイヤー等により固定する。
（電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止）第２０条 本学は、特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等の持ち運び（特定個人情報を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、学内での移動も含む。）は、次に掲げる場合を除き禁止する。
(1) 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合(2) 行政機関等への届出書等の提出等、本学が実施する個人番号関係事務に関して個人
番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合(3) 各部署で取りまとめた個人番号関係事務に必要な特定個人情報を担当部署に移動する場合
２

前項により特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等の持ち運びを行う場合には、以下の安全策を講ずるものとする。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。

(1) 特定個人情報が記録された電子媒体を安全に持ち運ぶ方法
ア

持ち運びデータの暗号化

イ

持ち運びデータのパスワードによる保護ウ

施錠できる搬送容器の使用

エ追跡可能な移送手段の利用(2) 特定個人情報が記載された書類等を安全に持ち運ぶ方法
ア封緘、目隠しシールの貼付け（各部署の事務取扱担当者間において特定個人情報が記載された書類等を移送する場合を含む。
）（廃棄・削除）第２１条 特定個人情報の廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次のとおりとする。
(1) 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録された書類等を廃棄する場合、裁断又は溶解等の復元不可能な手段を用いなければならない。
(2) 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いなければならない。
(3) 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報を削除する場合、容易に復元できない手段を用いなければならない。
(4) 特定個人情報を取り扱う情報システムにおいては、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過後、最初に到来する年度末に個人番号を削除する
よう情報システムを構築するものとする。
(5) 個人番号が記載された書類等については、所管法令で定められた保存期間を経過後の最初に到来する年度末に廃棄をするものとする。
(6) 前号の規定にかかわらず、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた
本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しについては、事務取扱責任者が必要と認める保存期間経過後の最初に到来する年度末に廃棄をするものとする。
２

事務取扱責任者は、事務取扱担当者が個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した以下の内容についての記録を保存するものとする。
(1) 特定個人情報ファイルの種類、名称(2) 特定個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称(3) 削除、廃棄状況（アクセスの制限）

第２２条

事務取扱責任者は、情報システムを使用して個人番号利用事務又は個人番号関係事務を行う場合、事務取扱担当者及び当該事務で取り扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定するため、特定個人情報へのアクセス制御は次の各号に掲げる方法により適切に行うものとする。
(1) 特定個人情報ファイルを取り扱うことのできる情報システム端末等を限定する。
(2) 情報システムにおいて、アクセスすることのできる特定個人情報ファイルを限定する。
(3) ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を第５条第６項に掲げる事務取扱担当者に限定する。
（アクセス者の識別と認証）
第２３条 特定個人情報を取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワード、磁気・Ｉ
Ｃカード等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを識別した結果に基づき認証するものとする。
２

事務取扱担当者が異動等によって変更となった場合には、即時にパスワードを変更するなどし、アクセス権の変更設定を行わなければならない。
（外部からの不正アクセス等の防止）第２４条 事務取扱責任者は、次の各号に掲げる方法により、情報システムを外部等からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用するものとする。
(1) 特定個人情報等を取り扱う情報システムと外部ネットワーク（又はその他の情報システム）との接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。
(2) 情報システム及び機器に、セキュリティ対策ソフトウェア、ウイルス対策ソフトウ
ェア等を導入し、不正ソフトウェアの有無を確認する。
(3) 機器、ソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフト
ウェア等を最新状態とする。
(4) 定期に及び随時にログ等の分析を行い、不正アクセス等を検知する。
（情報漏えい等の防止）第２５条 本学は、特定個人情報をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路
及びデータを暗号化、パスワードによる保護等により、通信経路における情報漏えい等を防止するものとする。
（外国における特定個人情報の取扱い)
第２６条 事務取扱責任者は、職員が外国において特定個人情報を取り扱う場合、当該外国の個人情報に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
（特定個人情報の利用目的）
第２７条 本学が、役員、職員又はその他の個人から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
（特定個人情報の取得時の利用目的の通知）
第２８条 本学は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。
２ 前項の利用目的の公表については、本規則において明示するほか、情報主体への書面による通知等適切な方法によるものとする。
３

利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、情報主体への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

４ 前３項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、利用目的の通知、公表
又は明示を行わないことができるものとする。
(1) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(2) 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(3) 利用目的を本人に明示することにより、国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
（個人番号の提供の要求）
第２９条 本学は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号利用事務実施者若しくは個人番号関係事務実施者に対し、個人番号の提供を求めることができるものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第３０条

本学は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
２ 前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができる
ものとする。
（特定個人情報の提供の求めの制限）
第３１条

本学は、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
２ 前項の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動であり、同一法人の内部等の特定個人情報の移動は、第３４条に定める個人番号の利用制限によるものとする。
（特定個人情報の取得制限）
第３２条 本学は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を取得しないものとする。
（本人確認）
第３３条

本学が個人番号を取得するに当たっては、番号法第１６条に定める各方法により、個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。
（個人番号の利用制限）
第３４条

本学は、第２７条に掲げる利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用するものとする。
２ 本学は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならないものとする。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第３５条

本学は、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲内でのみ特定個人情報ファイルを作成する。
（特定個人情報の正確性の確保）
第３６条 事務取扱担当者は、特定個人情報を、第２７条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（特定個人情報の保管制限）
第３７条 本学は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
２

本学は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、届出書類の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められる限り、当該書類及び書類を作成するシステム内においても保管することができる。

３ 本学は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや本学が行政機関等に提出する届出書等の書類の控えや当該書類を作成するうえで本学が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、関連する所管法
令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、事務取扱責任者が必要と認める期間、保管することができる。
（特定個人情報の提供制限）
第３８条 本学は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、
特定個人情報を第三者に提供しないものとする。
（開示、訂正及び利用停止等）
第３９条 本学は、個人情報保護法の規定に基づき、特定個人情報の開示、訂正及び利用停止の求めがあった場合には、その適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
（特定個人情報の廃棄・削除）
第４０条

本学は第３条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについてはその期間保管するものとし、第２１条に規定するとおり、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。
（委託先における安全管理措置）
第４１条

本学は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を委託する場

合には、本学自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。
２ 前項の「必要かつ適切な監督」には次に掲げる事項が含まれる。
(1) 委託先の適切な選定(2) 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結(3) 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
３ 前項第１号の「委託先の適切な選定」としては、以下の事項について特定個人情報の保護に関して本学が定める水準を満たしているかについて、あらかじめ確認する。
(1) 設備(2) 技術水準(3) 従業者（事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者をいう。具体的には、従業員のほか、取締役、監査役、理事、派遣
社員等を含む。以下同じ。
）に対する監督・教育の状況(4) 経営環境状況(5) 特定個人情報の安全管理の状況（「個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化」、「特定個人情報の範囲の明確化」、「事務取扱担当者の明確化」、「個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄」を含む。
）
４ 第２項第２号の「委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」については、契約を締結するときは、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者等の管理体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持等の義務(2) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止(4) 再委託の制限又は条件に関する事項(5) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項(6) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における委託先の責任、対応に関する事項(7) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項(8) 違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項(9) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定(10) 委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定(11) 従業者に対する監督･教育することを求める規定(12) 契約内容の遵守状況について報告を求めることができる規定

(13) 削除･廃棄を委託した場合、これを証明する書面の交付を求める規定
５

外部に特定個人情報が記録されている媒体又は情報システム等の廃棄を委託する場合
は、前項に定めるもののほか、当該記録媒体等に記録された情報が復元又は判読できない方法を用いることを定めて契約しなければならない。

６ 本学は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、
１年に１回又は臨時に必要に応じてモニタリングをするものとする。
７ 本学は、委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに本学に報告される体制になっていることを確認するものとする。
８ 委託先は、本学の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号
利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。
９ 本学は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。
１０ 本学は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第４項と同等の規定等を盛り込ませるものとする。
（雑則）
第４２条 この規程に定めるもののほか、特定個人情報の管理に関し必要な事項は、総括保護管理者が定める。
附 則
この規程は、平成２７年１１月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成２９年１２月１９日から施行し、平成２９年５月３０日から適用する。
附 則
この規程は、令和５年４月１日から施行し、令和４年４月１日から適用する。