2024 年 1月版

便 利 に 使 おう
ガイド ブック

Vol.07プロセス管理画 像付きで解説「プロセス管理」
を使うと、承認経路や業務プロセス（ワークフロー）を設定できます。
「備品購入申請」アプリを例に一緒に設定してみましょう！

よくある活用シーン
承認

上司に承認をもらうとき
1 つのタスクを複数名で分担するとき

発行 サイボウズ株式会社

目 次
プロセス管理とは ............................................................................................................ 3
プロセス管理の導入前／導入後のイメージ ............................................................ 4プロセス管理導入前 ......................................................................................... 4プロセス管理導入後 ......................................................................................... 5
プロセス管理の設定方法 ................................................................................................. 7
プロセス管理の「アクション」「作業者」とは ............................................................ 8Step 1 プロセス管理を有効化する ........................................................................ 9
Step 2 ステータスを設定する .............................................................................. 11
Step 3 ステータスごとのプロセスを設定する .................................................... 13
Step 3-1 「未申請」
ステータスのプロセスを設定する .................................. 14
Step 3-2 「上長確認中」
ステータスのプロセスを設定する ........................... 16
Step 3-3 「差し戻し」
ステータスのプロセスを設定する ............................... 19
Step 4 アプリを公開または更新する ................................................................... 23
Step 5 プロセス管理を使ってみよう ................................................................... 24
Step 5-1 申請者の操作 ................................................................................. 24
Step 5-2 承認者の操作 ................................................................................. 26
プロセス管理の活用例 ................................................................................................... 28
交通費申請 ............................................................................................................. 28
作業タスク管理 ...................................................................................................... 28
もっと便利に使うには ................................................................................................... 29
レコードごとに作業者を変えたい ......................................................................... 29
プロセスを分岐させたい ....................................................................................... 31
複数の作業者を設定したい .................................................................................... 32
通知をメールで受け取りたい ................................................................................ 33
通知をモバイルで受け取りたい ............................................................................ 36
おすすめコンテンツ一覧 ............................................................................................... 372

プ ロ セ ス 管 理 とはプロセス管理とは、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするためのプロセス（ワークフロー）を設定できる機能です。

登録

編集

承認

承認

プロセス管理の主な用途
プロセス管理は、以下のアプリでよく使われます。
●

申請の承認や稟議の決裁を管理するアプリ「稟議書」アプリ○「交通費申請」アプリ○「休暇申請」アプリなど○●

複数のユーザーでタスクを管理するアプリ「作業タスク管理」アプリ○「クレーム処理」アプリなど○

3

プロセス管理の導入前／導入後のイメージ〔 プロセス管理導入前 〕
所定の備品購入申請書（紙）に記入して提出

申請フロー
紙の申請書に備品名を記入する

上司に提出する

承認

承認する

紙の申請書を保管する

課

承認まで時間がかかる

題

承認者が不在だと、なかなか承認をもらえない
承認フローが、今どこで止まっているかが分からない紙の申請書の管理が大変

4

〔 プロセス管理導入後 〕「備品購入申請」アプリを作成して、プロセス管理を設定すると…
申請フロー
アプリで備品名を入力する

申請「申請する」ボタンで上司に申請する

承認「承認する」ボタンで承認する

メ リ ット

ボタン１つで、次の人にフローを回せる会社に戻らなくても、確認や承認ができる
進捗状況がすぐ分かる
すべての申請情報がアプリに蓄積されて検索しやすい5申請者の画面ボタン一つで申請できる承認者の画面レコード上で承認／差し戻しできる

6

プロセス管理の設定方法
アプリでプロセス管理を設定する方法を説明します。
なお、ここでは例として、物品の購入が必要になったときに利用する「備品購入申請」アプリに対して、プロセス管理を設定します。
「備品購入申請」
アプリ以外のアプリでも、現時点でプロセス管理が設定されていないアプリであれば、同様の手順でプロセス管理を設定できます。
簡単なアプリで構いませんので、ぜひお手元にアプリを用意して設定を試してみてください。

プロセスのイメージ作成者未申請

承認者

申請する

上長
確認中

差し戻す
作成者

再申請する
差し戻し

7

承認する

承認済

〔

プロセス管理の「アクション」「 作業者」とはプロセスは、作業者、アクション実行前のステータス、アクション名（ボタン名）、〕

アクション実行後のステータスの組み合わせで設定します。

操作に入る前に、プロセス管理における重要な用語を理解しましょう！

アクションとは、レコードを別の承認者ステータスに変更するための操作です。ステータスごとに設定できます。

上長確認中

作 業 者 と は 、ア ク シ ョ ン を 実 行

承認者

で き る ユ ー ザ ー で す 。こ ち ら もステータスごとに設定します。

上長
確認中

アクション
承認する
承認済

作業者
承認する
承認済

アクションを設定すると、作業者の画面に、アクションを実行するためのボタンが表示されます。
作業者がボタンをクリックすることで、レコードのステータスをアクションを実行するためのボタン（アクションボタン）変更できます。
1つのステータスに、複数のアクションを設定することも可能です。

8

Step

1

プロセス管理を有効化する

プロセス管理を使うには、事前にプロセス管理を有効化する必要があります。

1 プロセス管理の設定画面を開く「備品購入申請」アプリの画面でアイコンをクリックします。

「設定」タブを選択し、「一般設定」の「プロセス管理」をクリックします。

「プロセス管理」
をクリックする9

2 プロセス管理を有効化する「１．有効化」の「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。

「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択する

10

Step

2

ステータスを設定する

ステータスとは、レコードの処理状況です。ステータスを設定することにより、各レコードに現在のステータスが表示されるようになります。プロセスに必要なステータスを登録しておきましょう。
ここでは、「未申請」「上長確認中」「差し戻し」「承認済」の4つのステータスを登録します。

プロセスのイメージ
作成者

未申請

承認者

申請する

上長確認中

差し戻す
作成者

再申請する
差し戻し

11

承認する

承認済

1 ステータスを設定する
プロセス管理の設定画面では、あらかじめ「未処理」「 処理中」「 完了」の3つのステータスが設定されています。

右側の「＋」アイコンをクリックしてステータスを1つ追加し、ステータス名をそれぞれ「未申請」「上長確認中」「差し戻し」「承認済」と入力します。

「＋」
アイコンをクリックし、ステータスを追加する

ステータス名を入力する

左側のアイコンで、ステータスの順番を入れ替えることができます 。

12

Step

3

ステータスごとのプロセスを設定する

ここでは、ステータスごとのプロセスを設定していきます。

プロセス管理の設定画面の見かた
このステータスの時この条件であればこのボタンが表示され設定画面の見かたを理解しておくと、スムーズにプロセス管理を設定できます。
プロセス管理の設定に迷ったら、いつでもこのページに戻ってきてください！

プロセス管理の設定画面の完成イメージ

13

クリックするとこのステータスになるStep

3-1 「未申請」ステータスのプロセスを設定する
作成者が「申請する」アクションを実行すると、「上長確認中」にステータスが変更されるプロセスを設定します。
作成 者

未申請

承認者

申請する

上長確認中承認する

承認済

差し戻す
作成者

再申請する
差し戻し

1 作業者を設定する「未申請」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは「作成者」（レコードを作成した人）を選択します。
「作業者」
で「作成者」を選択する

2 アクション名を設定する
アクションを実行するためのアクション名を設定します。
ここでは「申請する」と入力します。
設定したアクション名が、アクションボタンに表示されます。
「アクション名（ボタン名）」に「申請する」と入力する

14

3 実行後のステータスを選択する
アクションが実行された後のステータスを選択します。ここでは「上長確認中」を選択します。

「実行後のステータス」
で「上長確認中」を選択する

これで、「未申請」ステータスのプロセスが完成しました。

実際の運用画面イメージ（レコード詳細画面）画面上部に「申請する」
ボタンが表示されます

15

Step

3-2 「上長確認中」ステータスのプロセスを設定する承認者が「承認する」アクションを実行すると「承認済」ステータスに変更され、「差し戻す」アクションを実行すると「差し戻し」ステータスに変更されるプロセスを設定します。

作成者

未申請

承認者

申請する

上長確認中

承認する

承認済

差し戻す
作成者

再申請する
差し戻し

1 作業者を設定する「上長確認中」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは、 アイコンをクリックして「松田 環奈」を選択します。

16

2 アクションを追加して、アクション名を設定する
ここでは「差し戻す」と「承認する」の２つのアクションを作成します。
画面右側の「＋」アイコンをクリックしてアクションを追加します。

「＋」
アイコンをクリックして、アクションを追加する

ア ク シ ョ ン を 実 行 す る た め の ア ク シ ョ ン 名 を 設 定 し ま す 。こ こ で は「 差 し 戻 す 」、「承認する」と入力します。
設定したアクション名がアクションボタンに表示されます。

「差し戻す」「承認する」と入力する

3 実行後のステータスを選択する
アクションが実行された後のステータスに「差し戻し」と「承認済」を選択します。

「差し戻し」「承認済」を選択する

これで、「上長確認中」ステータスのプロセスが完成しました。

17

実際の運用画面イメージ（レコード詳細画面）「差し戻す」「承認する」の2つのボタンが表示されます

今回のように、2つのアクション（差し戻す・承認する）を設定して、プロセスの分岐を作成することもできます。

18

「差し戻し」ステータスのプロセスを3-3 設定する
Step

作成者が「再申請する」アクションを実行すると、「上長確認中」ステータスに変更されるプロセスを設定します。

作成者

未申請

承認者

申請する

上長確認中

差し戻す
作成者

再申請する
差し戻し

19

承認する

承認済

1 プロセスを追加する（ ここでは「上長確認中」）の「＋」アイコンをクリック「アクション実行前のステータス」

して、プロセスを追加します。

「＋」
アイコンをクリックして、プロセスを追加する

下にプロセスが追加されます

2 アクション実行前のステータスを選択する
アクションが実行される前のステータスを選択します。
ここでは「差し戻し」を選択します。

「差し戻し」
を選択する

20

3 作業者を設定する「差し戻し」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは、申請した人が再申請できるように「フォームのフィールドを追加」から「作成者」を選択します。

「作成者」
を選択する

4 アクション名を設定する
アクションを実行するためのアクション名を設定します。
ここでは「再申請する」と入力します。
設定したアクション名がアクションボタンに表示されます。

「再申請する」と入力する

5 実行後のステータスを選択する
アクションが実行された後のステータスを選択します。
ここでは「上長確認中」を選択します。

「上長確認中」を選択する

これで、プロセスの設定が完成しました！

21

プロセス管理の設定画面の完成イメージ

6 設定を保存する
画面右下の「保存」をクリックします。

「保存」
をクリックする

22

Step

4

アプリを公開または更新する

画面右上の「アプリを公開」または「アプリを更新」
をクリックして、運用環境に適用します。

「アプリを更新」
をクリックする

これで、プロセス管理の適用が完了しました。
プロセス管理の適用が完了すると、アプリに「（作業者が自分）」という一覧が表示されます。
ここには、自分が作業者（プロセスの作業者）に指定されているレコードの一覧が表示されます。

23

Step

5

プロセス管理を使ってみよう

Step

5-1 申請者の操作
1 レコードを作成する
アプリの画面で右上の「＋」アイコンをクリックし、レコードを作成して保存します。

2 「申請する」アクションを実行する（アクションボタン）をクリックし、レコード詳細画面上部の「申請する」作業者を確認して「実行」をクリックします。

「申請する」をクリックして、「実行」する

24

「ステータス：上長確認中」、「現在の作業者：松田 環奈」に変更されました。

25

Step

5-2 承認者の操作
1 「通知」欄または「未処理」欄から、該当の通知またはアプリ名をクリックする

通知、もしくは未処理のアプリをクリックする「未処理」欄からアプリ名をクリックした場合、自分が「作業者」になっているレコード一覧が表示されます。

2 レコード詳細画面を表示する
レコードの一番左にあるアイコンをクリックします。

レコード詳細画面を表示する

26

3 「承認する」アクションを実行する（アクションボタン）をクリックして、レコード詳細画面上部の「承認する」「実行」をクリックします。
「承認する」をクリックして、「実行」する「ステータス」が「承認済」になりました！

お疲れ様でした！
プロセス管理を活用することで、申請フローの見える化や、ペーパーレスで効率的な申請業務を実現できます。
自社に合わせたプロセス（ワークフロー）を設定する時も、あらかじめ P.7「プロセスのイメージ」のような図を用意しておき、操作画面と照らし合わせながら設定することをおすすめします！
27

プロセス管理の活用例
交通費申請
毎月の交通費を登録して、承認者に申請できます。

作業タスク管理
タスクごとに担当者、締め切り、進捗状況などを登録しておきます。レコード上で担当者に作業を依頼するなど、複数のユーザーで業務プロセスに沿った進捗管理ができます。

28

もっと便利に使うにはレコードごとに作業者を変えたい
前述の例では、「作業者」にレコード作成者や特定のユーザーを設定しましたが、「作業者」にはフォームのフィールドを設定することも可能です。
これにより、レコードごとに異なる作業者を設定することが可能です。
たとえば、申請する内容によって承認者が異なる場合は、あらかじめ「承認者」フィールドを配置しておき、プロセス管理の「作業者」に「承認者」フィールドを設定します。

1 フォームに「承認者」フィールドを配置する
フォームに「ユーザー選択」フィールドを追加し、フィールド名を「承認者」に設定します。

「ユーザー選択」
フィールドを追加する

29

フィールド名を「承認者」に変更して、「保存」
する

2 プロセス管理の「作業者」に「承認者」フィールドを設定する
プロセス管理の設定画面で「作業者」を選択する際に、「フォームのフィールドを追加」から「承認者」を選択します。

「承認者」
を選択する

30

プロセスを分岐させたい
プロセス管理の設定画面で「アクションが実行できる条件」を設定すると、フィールドの値によって次のアクションを分岐させることができます。

合計金額が10万円以上（要部長決裁）と10万円未満（上長決裁）で分岐させる「合計金額」
で分岐させる31

複数の作業者を設定したい
複数の作業者を設定したい場合は、作業者を追加したうえで、「次のユーザーから作業者を選択」をクリックし、ドロップダウンで以下のいずれかを選択します。
どれを選択するかによって、作業者の決まりかたや、ステータスが変わるタイミングが異なります。
「次のユーザーから作業者を選択」
作業者が指定したユーザーがアクションを実行したら、ステータスが変更されます。
「次のユーザー全員」
作業者全員がアクションを実行したら、ステータスが変更されます。
「次のユーザーのうち1人」
作業者のうち誰か1人がアクションを実行したら、ステータスが変更されます。

32

通知をメールで受け取りたい
メール通知の設定を行うと、プロセス管理の通知をメールで受け取ることが可能です。

1 cybozu.com共通管理者が、ユーザー情報にメールアドレスを設定する
画面右上のアイコンから「cybozu.com共通管理」をクリックし、「ユーザー管理」の「組織 /ユーザー」をクリックします。

「組織/ユーザー」
をクリックする

メール通知を受信するユーザーの「ユーザー情報の変更」を開き、メールアドレスを設定します。

メールアドレスを設定する

33

2 kintoneシステム管理者が、メール通知を有効化する
kintoneトップ画面右上のアイコンから「kintoneシステム管理」をクリックし、「その他」の「利用する機能の選択」をクリックします。

「利用する機能の選択」をクリックする「通知のメール送信機能を利用する」のチェックボックスを選択し、「ユーザーの個人設定におけるメール受信の初期設定」および「メールの送信形式」を選択します。

34

3 ユーザーが、メール通知の受信設定を行う
画面右上のアイコンから「個人設定」をクリックし、「メール通知」の「受信する」を選択して、「メール通知を受信する対象」および「メール通知の形式」を選択します。

35

通知をモバイルで受け取りたい
kintoneのモバイルアプリを利用すると、プロセス管理の通知をプッシュ通知で受け取ることができ、そのまま承認をすることも可能です。

モバイルアプリは、以下からダウンロードしていただけます。

iPhone用

Android用

お疲れ様でした！
これであなたもプロセス管理マスターです！

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おすすめコンテンツ一覧
このガイドブックを活用してくださったあなたへ
kintoneをもっと便利に使いこなすためのコンテンツを紹介します！

講師に教えてもらいながら機能を学びたい方
kintone ハンズオンセミナー 便利に使おう講座
便利に使おうガイドブックをなぞって、実際に操作しながら演習を通じて機能を学ぶことができます。
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マニュアルを見ながら自分で設定したい方
kintone ヘルプ
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https://jp.cybozu.help/k/ja/

ヘルプを見ても解決しなかった・操作方法に困った方
カスタマーサポート
電話、メールまたはチャットでお問い合わせいただけます。

「こんなことで問い合わせてもいいのかな?」というときも、安心してご相談ください。
サイボウズのサポートメンバーがよろこんでお手伝いします。
https://kintone.cybozu.co.jp/support/tel.html

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