「持続可能性に配慮した調達コード」に係る通報受付窓口について
東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会
総務局 持続可能性部

2020年11月

【この資料の目的】• 東京2020組織委員会の通報受付窓口については、2018年4月より運用していますが、「仕組みがわかりにくい」、「通報フォームが複雑で出しづらい（書けない）」等のご意見をいただくことがあります。
• 通報受付窓口をより利用しやすいものとするため、本資料では、通報する方の立場に立って、どのようなことが通報できるのかや、通報する際にどのような情報が必要か、手続がどのように進んでいくのかといったことについて、わかりやすく説明します。

目次• 調達コードに係る通報受付窓口とは• 通報受付窓口で扱う対象について• 通報できる方について• 通報を受け付ける期間と通報の方法について• 通報に必要な情報について• 通報処理の流れについて• その他ご理解いただきたいこと• 別紙「通報フォーム記載留意事項」

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調達コードに係る通報受付窓口とは⚫ 通報受付窓口は、「持続可能性に配慮した調達コード」の不遵守に関する通報を受け付け、その解決に向けて対応する仕組みです。
⚫ 具体的には、調達コードを遵守していない（可能性のある）企業等と、それによって負の影響を受けている個人等（両者を「当事者」と呼んでいます。）の間の対話を促進※します。それによって、両当事者間の合意に基づいた改善が行われることを目指します。

※第三者による通報で当事者が特定できない場合など、当事者間の対話が実施されない場合もあります。

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通報受付窓口で扱う対象について⚫ 東京2020組織委員会が設置する通報受付窓口では、以下の２点に該当する通報を取り扱います。
• 東京2020組織委員会が調達する物品・サービスまたはライセンス商品に関する案件で、かつ、• 調達コードの不遵守※に関する通報（調達コードの不遵守又はその疑いを生じ得る事実をその内容とするもの）⚫ ただし、（上記に該当するものであっても、）他の紛争処理手続において係争中である場合など、扱えない場合があります。
⚫ 上記に該当しない案件については通報受付窓口で扱うことはできませんが、提供いただいた情報に関しては、調達コードの運用その他の業務の参考とさせていただく場合があります。
※調達コードは、組織委員会が調達する物品・サービス及びライセンス商品の製造・流通等の過程を適用範囲としていますので、本通報受付窓口においても、同じ範囲における調達コードの不遵守が対象となります。
3通報受付窓口で扱う対象について⚫ 対象になる案件としては、以下の例のようなケースを想定しています。
（例）・東京2020組織委員会が調達する物品の製造に従事する従業員の賃金が最低賃金未満となっている。
・東京2020組織委員会へのサービス提供に従事する従業員が法律上の上限を超えて残業している。
・東京2020組織委員会へのサービス提供業務の中で取得した個人情報が漏洩している。
・東京2020のライセンス商品の製造に従事する外国人技能実習生が適法な雇用手続きを経ずに働いている。
・東京2020のライセンス商品の製造に際して発生した廃棄物が不法投棄されている。

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通報受付窓口で扱う対象について（取り扱いの対象とならない通報の例）⚫ 以下の例のような通報は、本通報受付窓口における取り扱いの対象とはなりませんので、ご注意ください。
（例）
・国や地方自治体が調達する物品・サービスの製造・流通等に関する通報・組織委員会との調達契約を有する事業者の製品だが、組織委員会に供給されない製品に使われている原材料の採取に関する通報・組織委員会と調達契約を有する事業者の労働者だが、組織委員会に提供するサービスに従事しない労働者の労働環境に関する通報・業界全体における賃金水準等の改善を求める通報
・組織委員会が国際労働機関（ILO）と締結している覚書※を根拠とする通報※同覚書は、組織委員会とILOがディーセントワークの推進に向けた啓発等に協力して取り組むことについて、両機関間で締結したものです。組織委員会とILOの協力については、以下をご参照ください。
https://tokyo2020.org/ja/games/sustainability/humanrights-ilo5

通報できる方について⚫ 本通報受付窓口の仕組みにおいては、通報者の要件は定めていませんので、だれでも通報することができます。
⚫ 当事者である労働者等が通報することもできますし、代理人を介して通報することもできます※。当事者に該当しない方が通報することもできます。
⚫ 通報者に係る情報は、法の要請による場合を除き、外部には公開されません。また、通報者が希望すれば、被通報者に対しても匿名とすることができます。

※代理人に委任したことがわかる書類の添付が必要です。

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通報を受け付ける期間と通報の方法について⚫ 通報受付期間：2018年4月2日～2021年11月30日※東京2020大会の延期に伴い、通報の受付期間を延長しています。

⚫ 通報手段：通報はメールまたは郵送で提出できます。
メールアドレス：grievance@suscode.tokyo2020.jp
郵送先住所※：〒104-6119
東京都中央区晴海1-8-11 晴海トリトンスクエアY棟19階（公財）東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会
総務局 持続可能性部※郵送先の住所は変更される場合がありますので、郵送に当たっては組織委員会のHPで最新の情報を確認してください。（https://tokyo2020.org/ja/games/sustainability/sus-code）
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通報に必要な情報について⚫ 通報は、通報フォームに以下の必要事項を記載の上、提出してください。
(1) 通報者の氏名・住所・連絡先(2) 被通報者に関する情報(3) 負の影響の内容(4) 調達コード不遵守の具体的事実及び該当する調達コードの条項(5) 調達コード不遵守と負の影響の因果関係(6) 通報者が期待する解決策(7) 被通報者との対話の事実(8) 他の紛争処理手続において係争中の案件、又は、本通報受付窓口業務における手続が行われている案件に該当するか否か(9) 代理人の有無と代理人がいる場合には委任したことが分かる書類⚫ 通報フォームの項目ごとの留意事項については、本資料の別紙「通報フォーム記載留意事項」 を参照してください。
⚫ 通報フォームの様式は以下のウェブサイトからダウンロードできます。
https://tokyo2020.org/ja/games/sustainability/sus-code8

通報に必要な情報について⚫ 通報フォームの記載は、原則として、日本語または英語でお願いします。日
本語・英語以外の言語についてもできる限り対応しますが、対応が難しい場合もあり得ますので、あらかじめご了承ください。
⚫ 対象案件に該当するかの判断を含め、その後の手続きが円滑に進むように、通報フォームの記載に当たっては、根拠となる客観的な情報をできるだけ詳しく記載いただくようお願いします。
⚫ 通報が不完全でも、それだけを理由に却下されることはなく、情報の追加・補正をお願いした上で、必要な情報がそろえば、手続きを進められる場合があります。
⚫ 本資料P3～5の「通報受付窓口で扱う対象について」もご覧になり、通報しようとしている内容がこの仕組みに該当するかご確認ください。

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通報処理の流れについて⚫ 通報処理の標準的な流れを以下に示します。
(1)
(2)
(3)

(4)
(5)
(6)

(7)
(8)
(9)

• 通報の受付

メールまたは郵送により通報を受け付けます。

• 処理開始案件の審査処理手続きを開始するか審査します。

• 情報収集、助言委員会の組成• 当事者間による一次対話

当事者等から情報を収集・整理します。また、助言委員会※を組成します。
当事者間の対話の機会を設けます。

• 一次対話不調時の詳細調査
対話が不調となった場合、追加の詳細調査を実施します。

• 当事者間による二次対話• 二次対話不調時の対応方針決定

二次対話も不調の場合、組織委員会は、案件の経緯や当事者双方の主張を整理し、対応方針案を作成します。

• 改善措置等被通報者に対して、（改善の必要がある場合）改善措置計画の提出や改善結果の報告を求めます。

• 処理完了※通報処理の中立性、公平性を高めるために、専門的な知見を有する者から組成され、当事者や組織委員会に対して助言等を行う組織

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通報処理の流れについて⚫ 案件の内容によって、一部のプロセスが省略されたり、並行して行われたりします。
⚫ 通報者が当事者（調達コードの不遵守によって負の影響を受ける個人等）でない場合は、当事者間の対話が可能かどうか判断するため、当事者またはその代理人を紹介いただけるか通報者へ確認させていただきます。
⚫ 代理人については、その名称・連絡先、委任事項、本人（委任者）の氏名及び署名、連絡先について記載された書面をご用意いただきます。その後、当事者本人に連絡し、代理した事実について確認します。
⚫ 第三者による通報で当事者が特定できない場合など、当事者間の対話が見込まれない場合は、前ページの「(3)情報収集」として調達コード不遵守に係る事
実確認を行い、その結果を踏まえて、必要があれば(8)の改善措置を求める等した上で、処理を完了します。なお、この場合も助言委員会は組成され、組織委員会の求めに応じて助言等を行います。

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その他ご理解いただきたいこと⚫ 通報の概要並びに処理手続きの状況及び結果の概要については、原則として、組織委員会のウェブサイトで公表されます。
https://tokyo2020.org/ja/games/sustainability/status-of-the-reports⚫ 新型コロナウイルス等の影響により、（特に海外での）事実関係調査等が実施できないようなことも考えられますので、ご了承ください。
⚫ 組織委員会は大会終了後に解散される時限的な組織であるため、通報の受付時期や内容によっては、業務運用基準で予定するすべてのプロセスを行うことができず、窓口の対応を途中で終了せざるを得ない可能性がありますので、あらかじめご了承ください。そうした場合においても、通報者等に対して、可能な限り、利用可能な他の苦情処理メカニズムに係る情報を提供する予定です。

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通報フォームの記載に当たっては、脚注 1～7 及び吹き出しの説明を参照してください。

【別紙】通報フォーム記載留意事項

別添 1
通報フォーム1
XXXX 年 XX 月 XX 日
公益財団法人
東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会 行
通報受付窓口における処理手続を進めるためには、通報は本名で行い、ご連絡先を明記していただく必要があります。ただし、通報者が希望すれば、被通報者に対して匿名とすることができます。

(1) 通報者について2
1) 氏名
2) 住所
3) 電話番号4) E メールアドレス
5) 被通報者への匿名を希望しますか？3(2) 被通報者について4
1) 被通報者氏名又は名

はい・いいえ（いずれかに○をする）

調達コードの不遵守（又はその疑いを生じ得る事実）を生じさせていると考えられる人や企業を記載してください。

称2) 被通報者の住所・連絡先3) 東京 2020 組織委員会が調達する物品・サービス及びライセンス商品を特定するに足る情報5

1

通報しようとしていることがどの商品の製造（またはサービスの提供）等で起きているか分かるように、以下の情報を把握している範囲でできるだけ詳しく記載してください。
・商品（ライセンス商品を含む）の種類や名称、製造又は販売業者の名称
・商品の特徴（色、デザイン、素材等）
・製造や納入の時期、ロット番号、製造場所、製造数量、納入先（発注者）等の情報・サービスの場合は、その種類や名称、提供事業者の名称、提供の時期や場所、提供先（発注者）等の情報（その商品やサービスが組織委員会の調達する物品・サービ
スまたはライセンス商品と関連していると考えた理由を併せて記載していただけるとありがたいです。）

必要事項について正確にご記載ください。正確に記載されていない場合は、通報者に対して詳細な確認を行わせて頂く等のため処理開始までに時間がかかるほか、処理の過程において必要な情報が入手できない等の理由から処理完了が適切になされない可能性があります。
2
通報は本名で行われ、連絡先が明記されていなければいけません。ただし、通報者に係る情報は、法の要請による場合を除き、外部には公開されません。また、処理の過程において匿名を希望する場合には、その旨記載することができます。
3 「いいえ」に○がされた場合でも、通報者に係る情報は、法の要請による場合を除き、外部には公開されません。
4 「被通報者」とは、当該通報において、調達コードの不遵守（又はその疑いを生じ得る事実）を生じさせていると考えられる者を指します。
5
商品の種類、商品の名称、製造又は販売業者の名称、または、商品名のみで特定が困難な場合は商品が特定できる特徴等を記載してください。さらに、製造や納入の時期、ロット番号等、可能な限り詳細な情報を記載してください。

4) 通報者と被通報者と（例：雇用主とその社員 等）の関係(3) 通報者に対して生じた現実の負の影響または将来発生する相当程度の蓋然性があると考えられる負の影響の具体的内容
通報者に現在発生している被害（負の影響）を具体的に記載してください。現在発生していなくても、将来高い確率で発生することがわかっていれば構いません。
通報者が被害を受ける当事者でない場合は、だれ（何）にどのような被害が発生しているか又は将来高い確率で発生するといえるのかを具体的に記載してください（「工場からの違法な排水によって、隣接する河川で水質悪化が起きている」等）。
いずれの場合も、被害の発生を示す客観的な情報があれば、併せてご提供ください。

(4) 通報者が考える調達コード不遵守の具体的事実6及び当該不遵守の対象となる調達コー
ドの条項
調達コードの不遵守がどのような状況で起きたのか（いつ、どこで、どのような作業・工程において、だれによって、どのような行為があったのか）が分かるように、できるだけ詳しく記載してください。また、その記載の根拠となる記録や資料などもできる限り提供いただくようお願いします。

(5) 調達コード不遵守と負の影響の因果関係
上記の(3)の内容と(4)の内容が関連していることの説明を記載してください。

(6) 通報者が期待する解決策
上記の(3)に記載いただいた被害（負の影響）を回復するために、被通報者に対してどのような改善等の対応を望んでいるのか記載してください。

(7) 被通報者との対話の事実7

当該不遵守が上記(2)の 3）の調達物品等の製造・流通等の過程において生じていることが特定できる情報を含みます。
7
当事者間の自主的な紛争解決に向けた努力を促すため、通報者は、通報を行う前に、被通報者との対話に向けた努力を行うことが求められます。このため、被通報者との協議に向けた通報者の行為にかかる事実関係については、日時・相手方・対応の内容など詳細が記載される必要があります。ただし、通報者が被通報者との対話に向けた努力を行うことができないやむを得ない事情がある場合には、かかる事情を記載してください。
6

(8) 他の紛争処理手続において係争中の案件、もしくは、本通報受付窓口業務における手続が行われている案件、に該当するか。該当する場合はその具体的内容。
通報しようとしていることについて、裁判や企業内相談窓口など他の仕組みの手続きが進んでいる場合は、その状況を記載してください。

今後の手続きを代理人を介して行うことが可能です。

(9) 代理人について
1) 代理人の有無

有・無（いずれかに○をする。有の場合のみ、2）～4)を記入）

2) 代理人が必要な理由

代理人を立てる背景事情について簡潔に記載していただくことでかまいません。（通報者本人に法律の知識や対応する時間がない等）

3) 代理人氏名・連絡先（住所、電話番号、E メールアドレス）

4) 授権の証憑※通報者が代理人に対し授権していることの証憑を添付してください

代理人に委任したことがわかる書類（代理人の名称・連絡先、委任事項、本人（委任者）の氏名及び署名、連絡先について記載されているもの）をご用意ください。