福知山公立大学における個人情報の取扱いについて
福知山公立大学（以下「本学」という。
）は、本学が保有する学生、保証人等の個人情報を適切に管理することが、教育・研究の上で極めて重要であると認識するとともに、社会的責務であると考え、福知山市個人情報保護法施行条例に基づき、「公立大学法人福知山公立大学における個人情報の取扱い及び管理に関する規程」「公立大学法人福知山公立大学個人情報に関する取扱指針」を定め、これらの法律等を遵守し、個人情報の適正な取扱いに努めています。
つきましては、以下をお読みいただき、「令和６年度入学手続書類」に綴り込みの「個人情報の取扱いに関する同意書」により、学生本人、保証人連署の上、他の手続書類とともにご提出ください。
１.保有個人情報の利用目的について
学生の個人情報は以下の目的のために利用します。
・学籍管理、履修管理、成績管理、学費情報管理等、学生等の学修支援を行うため
・学生生活相談、課外活動支援、奨学金情報管理、保健衛生管理等、学生等の学生生活支援を行うため
・進路指導、就職活動支援、進路就職情報管理等、学生の進学就職支援を行うため・入学手続業務執行のため・各種証明書発行のため・奨学事業を行う団体、卒業生等で組織する同窓会、学生の父母等で組織する教育後援会に必要情報を提供するため・その他、大学の管理・運営に関する業務に必要な事項を処理するため
２.個人情報の安全管理について
本学は、個人情報の不正利用や、紛失、滅失、改ざんおよび漏洩することのないように厳重に管理するとともに、個人情報を扱う教員、職員、その他本学の業務に従事する者への管理教育・研修を行います。
３.第三者への提供について
本学は、本人の同意なしに個人情報を第三者に提供しません。ただし、公立大学法人
福知山公立大学個人情報に関する取扱指針の定める事項に該当する場合は、提供することがあります。
４.外部委託について
本学の運営に必要なデータ処理業務など全部又は一部を外部に委託することがあります。その場合、個人情報の適切な取扱いに関する契約を締結した上で、委託先に適切な個人情報保護管理を義務付けます。
５.個人情報の関する苦情・相談、開示・訂正・利用停止の請求について学生および保証人の皆様は、収集された個人情報の開示、訂正を請求できます。また、本同意書を提出した後に、個人情報の利用を停止することが可能です。
学生、保証人に係る個人情報の取扱いについての相談及び苦情については、学務・学生支援グループで受け付けます。
また、本人に関する個人情報の開示、訂正又は利用停止の請求については、総務・財務グループで受け付けます。

公立大学法人福知山公立大学における個人情報の取扱い及び管理に関する規程（目的）
第１条 この規程は、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。）、個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号。以下「令」という。）、個人情報の保護に関する法律施行規則（平成28年個人情報保護委員会規則３号。以下「施行規則」という。）、及び福知山市
個人情報保護法施行条例（令和４年条例第13号。以下「条例」という。）、公立大学法人福知山公立大学
個人情報に関する取扱指針及び公立大学法人福知山公立大学における特定個人情報の安全管理に関する基本方針に定めるもののほか、公立大学法人福知山公立大学（以下「法人」という。）における個人情報の取扱いについて必要な事項を定めることにより、個人情報取扱事務の適正な執行を図ることを目的とする。
２ 学術研究の用に供する目的で取り扱う個人情報について、個人情報保護法第18条第１項及び第２項（利用目的による制限）、第20条第２項（要配慮個人情報取得の制限）、第27条第１項（個人情報の第三者提供の制限）においては、個人の権利利益を不当に侵害する恐れがある場合を除き例外規定により適用除外となるが、学問の自由の趣旨を尊重しつつ、適正な取り扱いに努めるものとする。
（定義）
第２条 この規程の用語は、次に定めるもののほか、個人情報保護法、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）その他関連法令及び条例において定めるところによる。
２ この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
（１）部局等 地域経営学部、情報学部、事務局及び附属機関をいう。
（２）教職員等 法人の役員及び教職員、非常勤教職員をいう。
（３）個人情報 個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報をいう。
（４）要配慮個人情報 個人情報保護法第２条第３項及び令第２条に規定する要配慮個人情報をいう。
（５）特定個人情報 番号法第２条第８項に規定する特定個人情報をいう。
（６）保有個人情報 教職員等が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、法人の教職員等が組織的に用いるものとして、法人が保有しているものをいう。ただし、公文書（福知山市情報公開条例（平成14年条例第24号）第2条第2号に規定する公文書）に記録されているものに限る。
（７）保有特定個人情報 教職員等が職務上作成し、又は取得した特定個人情報であって、法人の教職員等が組織的に用いるものとして、法人が保有しているものをいう。ただし、公文書に記録されているものに限る。
（管理体制等）第３条 法人における個人情報の適正な管理を総括するため、総括個人情報保護管理者（以下「総括管理者」という。）を置き、理事長が指名する常任の理事をもって充てる。
２ 部局等における個人情報保護の適正な執行を図るため、部局等に個人情報保護管理責任者（以下「保護管理責任者」という。）を置き、部局等の長をもって充てる。
３ 法人における個人情報保護の適正な執行を監査するため、法人に個人情報保護監査責任者（以下「監査責任者」という。）を置き、理事長が指名する監事をもって充てる。
（教職員の責務）
第４条 個人情報を取り扱う教職員等（以下「担当教職員」という。）は、法令等の定めに従い、総括管理者、保護管理責任者その他上司の指示により、個人情報を適正に取り扱わなければならない。
２ 担当教職員又は担当教職員であった者は、職務上知り得た個人情報を正当な理由なく他人に知らせ又は不当な目的に使用してはならない。
（取扱区域）
第５条 保護管理責任者は、個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にするなど物理的安全管理措置を講ずる。
（個人情報の取扱いにおける条例等の確認等）
第６条 部局等において新たに個人情報の収集、利用及び提供の事務を伴う業務（以下「個人情報取扱事務」を行なおうとするときは、担当教職員は、個人情報の取扱いが個人情報保護法、番号法及び条例に適合することを確認しなければならない。個人情報取扱事務における個人情報の取扱いを変更しようとするときも同様とする。
２ 教職員等は、前項の場合において個人情報の取扱いに疑義がある場合は、保護管理責任者と協議しなければならない。
３ 前項の協議を受けた保護管理責任者は、個人情報取扱事務における個人情報の取扱いが個人情報保護法、

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番号法及び条例に適合しているかを確認しなければならない。保護管理責任者は、個人情報の取扱いに疑義がある場合は、総括管理者と協議しなければならない。
（個人情報取扱事務等の明確化等）
第７条 保護管理責任者は、個人情報取扱事務を行うに当たっては、個人情報取扱事務の範囲、当該事務において取り扱う個人情報の範囲、当該事務の担当教職員を明確にしておかなければならない。なお、担当教職員の範囲と権限の内容、及び保有個人情報へのアクセスについては、当該個人情報取扱事務の実施にあたり必要最低限とする。
２ 個人情報を複数の部局等において取り扱う場合は、当該個人情報を取り扱う部局等の保護管理責任者間において、その分担及び責任の明確化を図る。
（個人情報ファイル簿の作成及び公表）
第８条 部局等において個人情報ファイルを保有しようとするときは、個人情報保護法第75条及び令第21条の規程に基づき、個人情報ファイルを作成し、保護管理責任者を通じ総括管理者に届けなければならない。
総括管理者は、保有している個人情報ファイルについて個人情報ファイル簿を作成しなければならない。
２ 部局等において、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があった時は、直ちに当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。また、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有を止めたとき、もしくは当該個人情報ファイル簿に含まれる本人の数が1,000人未満となった場合、遅延なく当該個人情報ファイルについての記載を削除しなければならない。
３ 前２項について、条例第３条の規定により福知山市に対し通知しなければならない。
４ 公表においては福知山市において行うものとする。
（個人情報取扱事務取扱簿）
第９条 部局等において個人情報取扱事務を開始しようとするときは、個人情報取扱事務登録簿（以下、「登録簿」）を作成し、保護管理責任者を通じ総括管理者に届けなければならない。総括管理者は登録簿を登録しなければならない。登録した事項を変更しようとするときも、同様とする。
２ 部局等において、登録した個人情報取扱事務を廃止したときは、遅延なく総括管理者に届け、当該個人情報取扱事務にかかる登録を登録簿から抹消しなければならない。
（収集の制限）第10条 担当教職員は、個人情報を収集するときは、法人の業務（公立大学法人福知山公立大学定款第23条に定める業務をいう。）を遂行する目的のため必要な場合に限り、あらかじめ個人情報を取り扱う目的を具体的に明らかにし、当該目的の達成のために必要な範囲内で収集しなければならない。
２ 担当教職員は、個人情報を収集するときは、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
３ 担当教職員は、本人から直接当該本人の個人情報を収集するときは、あらかじめ、本人に対し、当該個人情報を取り扱う目的を具体的に明示するよう努めなければならない。
４ 担当教職員は、あらかじめ本人の同意を得ることなく要配慮個人情報（番号法第20条の規定により収集してはならない特定個人情報を除く。）を収集してはならない。ただし、個人情報保護法第20条第２項各号に掲げられる場合を除くほか、法令若しくは条例の規定に基づくとき、又は個人情報取扱事務の目的を達成するために当該個人情報が必要であり、かつ、欠くことができないと法人が認めるときは、この限りでない。
５ 前各号の規定にかかわらず、担当教職員は、番号法に基づき法人による収集が認められた場合を除き特定個人情報を収集してはならない。また、特定個人情報の収集に際しては、番号法、条例及びこの規程をはじめとする法人規程等を遵守しなければならない。
（適正管理）
第11条 担当教職員は、個人情報取扱事務において収集した個人情報の適切な管理を行うため、個人情報が記録された、福知山市情報公開条例（平成14年条例第24号）第２条第２号の規定による公文書（以下「公文書」という。）を、保護管理責任者が定めた原則として施錠可能な保管庫等で保管しなければならない。
２ 保護管理責任者は、前項の保管庫等について、担当教職員のみが立ち入ることのできる区域に設置する。
３ 担当教職員は、特定個人情報及び要配慮個人情報が記録された公文書については、当該保管庫等に施錠して保管することや電磁的記録媒体に記録する場合には暗号化するなど、より厳重に保管しなければならない。
４ 保護管理責任者は、保有する個人情報について、個人情報取扱事務の目的を達成するために必要な範囲で、正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
５ 保護管理責任者は、個人情報の送付、送信、複製、持出し等については、必要最小限の教職員のみ当該行為を行うことができるように限定し、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付・誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、複数の教職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
６ 保護管理責任者は、部局等における個人情報取扱事務に応じて、具体的な個人情報の取扱い方法を整備

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し、また、個人情報の利用及び保管等の取扱い状況を記録しなければならない。
（利用及び提供の制限）
第12条 法人は、個人情報を取扱うに当たっては、その利用の目的を出来る限り特定しなければならない。
また、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行なってはならない。
２ 法人は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。ただし、個人情報保護法第18条第３項各号に掲げる場合を除く。
３ 法人は、個人情報保護法第27条第１項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
（特定個人情報の利用の制限）
第13条 担当教職員は、個人情報取扱事務の目的以外に特定個人情報を法人内において利用してはならない。
２ 前項の規定にかかわらず、法人は、個人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、個人情報取扱事務の目的以外に特定個人情報（情報提供等の記録を除く。）を法人内において利用することができる。ただし、特定個人情報を当該目的以外に法人内において利用することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
３ 法人は、番号法第19条各号に該当する場合を除き、特定個人情報を第三者に提供してはならない。
（廃棄）第14条 担当教職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体（端末及びサーバに内臓されているものを含む）が不要となった場合には必要に応じて保護管理責任者と協議し、速やかに当該保有個人情報の復元又は削除が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行なわなければならない。ただし、歴史的文化的価値を有する資料として保存されるものについては、この限りでない。
２ 個人情報を含むデータ（電子計算機若しくは情報システムを利用して作成され、若しくは記録され、又は情報通信ネットワークを利用して処理される情報をいう。）の廃棄は、本条に定めるもののほか、公立大学法人福知山公立大学情報セキュリティポリシー等の定めるところによる。
（点検及び監査）第15条 保護管理責任者は、部局等が保有する個人情報が記録されている媒体、処理経路、保管方法等について定期に又は随時に（特定個人情報を取り扱う事務にあっては定期に及び必要に応じ随時に）点検を行い、その結果を総括管理者に報告する。
２ 監査責任者は、部局等が保有する個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に（特定個人情報を取り扱う事務にあっては定期に及び必要に応じ随時に）監査を行い、その結果を総括管理者に報告する。
３ 総括管理者は、第１項の点検及び前項の監査の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、個人情報の取扱いについて必要な見直し等の措置を講じる。
第16条 電子計算機又は情報通信ネットワーク（以下「情報システム」という。）を利用して個人情報を取り扱う場合においては、公立大学法人福知山公立大学情報セキュリティポリシー等に基づき、情報システムの安全の確保等の措置を講じる。
（研修の実施）第17条 総括管理者は、教職員等に対し、個人情報の適正な取扱いのために必要な研修を実施する。
（委託に伴う措置等）
第18条 個人情報取扱事務を法人以外のものに委託する場合は、委託先に対して必要かつ適切な監督を行う。
２ 個人情報取扱事務を派遣労働者によって行なわせる場合は、保護管理責任者は、労働者派遣契約書秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項が明記されるよう必要な措置を講じるものとする。
（情報漏えい等への対応）
第19条 担当教職員は、情報漏えい等の事案の発生若しくは兆候を把握した場合又は個人情報保護法、令、施行規則、条例、法人規程等に違反している事実若しくは兆候を把握した場合は、直ちに保護管理責任者に報告する。
２ 前項の規定により報告を受けた保護管理責任者は、直ちに総括管理者へ報告を行い、総括管理者の指示に基づき関連部署と連絡調整を行うとともに、被害の拡大防止又は復旧、情報漏えい等の対象となった本人への対応等のための必要な措置を講じ、また、情報漏えい等に係る事実関係の調査、原因の分析、影響範囲の特定並びに再発防止策の策定及び実施を行う。
３ 前項の規定により報告を受けた総括管理者は、速やかに情報漏えい等に係る内容等に関して理事長へ報告する。
４ 理事長は、漏えい等の事実の内容、影響等に応じて、個人情報保護委員会に報告するとともに、二次被害の防止、類似事案の発生防止の観点から、速やかに、情報漏えい等に関する事実関係、再発防止策等について公表を行う。

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個人情報取扱事務を委託する事業者において情報漏えい等が発生した場合は、前各号の取扱いに準じて適切に対応するとともに、当該事業者に対して、個人情報の適正管理に関しての指導を行い、また、事実関係、再発防止策等が記載された報告書の提出を求める。
（縦覧、開示、訂正及び利用停止手続き等）
第20条 個人情報の開示、訂正及び利用停止（以下「開示等」という。）に係る手続きその他個人情報保護法の施行については、令、施行規則、又は条例の例による。
２ 開示等の手続きに係る事務は、総務・財務グループにおいて行う。
（継続的改善）第21条 この規程は継続的に見直し、その改善に努める。
（苦情の処理）第22条 法人は、現に保有している個人情報の取扱いについて苦情の申し出があった時は、適切かつ迅速にこれを処理するよう努めなければならない。
（委任）第23条 この規程に定めるもののほか、個人情報保護法、令、施行規則、又は条例の実施に関し、法人において必要な事項は総括管理者が定める。
（事務）第24条 この規程の運用に係る事務は、事務局総務・財務グループにおいて処理する。
（規程の改廃）第25条 この規程の改廃は、人権・倫理委員会の議を経て理事長が行う。
附 則
この規程は、令和３年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和４年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、令和５年４月１日から施行する。
附 則
１ この規程は、令和５年10月１日から施行し、令和５年度から適用する。
（経過措置）
２ この規程の施行の際現に改正前の福知山市個人情報保護条例（以下「旧条例」という。）第15条、第28条又は第35条の規定によりなされている開示請求、訂正請求、利用停止請求又は是正の申し出については、改正後の福知山市個人情報保護法施行条例の規定にかかわらず、なお従前の例による。
３ この規程の施行の際現に旧条例第41条第１項の規定により福知山市情報公開・個人情報保護審査会に対してなされている諮問は、個人情報保護法第105条第３項において読み替えて準用する同条第１項の規定によりなされた諮問とみなす。

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公立大学法人福知山公立大学個人情報に関する取扱指針
令和３年４月１日制定
令和５年４月１日改正
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目的
この指針は、福知山市個人情報保護法施行条例（以下「条例」という。）の実施機関である公立大学法
人福知山公立大学（以下「法人」という。）の個人情報の取扱いについて、条例を遵守し行う基本的な指針を定めることにより、法人における個人情報の適正な取扱いを推進することを目的とする。
２ 利用目的の特定法人が、個人情報を取り扱うにあたっては、法人が行う業務の範囲内で、利用目的をできるかぎり具体的に特定しなければならない。
３ 利用目的による取扱い制限
法人は、次に定める場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。
（１）法令に定めのある場合（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき（３）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
４ 特に慎重な取扱いを要する個人情報
法人は、個人の思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに人種、国籍、犯罪歴、病歴その他社会的差別の原因となるおそれがあると認められる事項に関する個人情報については、個人の権利利益を侵害することのないよう特に慎重に取り扱わなければならない。
５ 適正な取得
法人による個人情報の取得は、原則として本人からの収集によるものとし、また、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
６ 利用目的の公表等
法人は、次の場合を除き、個人情報の利用目的を公表し、又は本人に通知しなければならない。
（１）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合（３）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（４）取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき
７ 正確性の確保
法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、取得した個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
８ 安全管理措置法人は、当該事業の性質及び個人情報の取扱い状況に応じて、漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止その他の安全管理措置を講じるとともに、個人情報を取り扱う事務を法人以外の者に委託するときは、安全管理措置を遵守し、適正に管理するよう、委託先の監督を行わなければならない。
９ 第三者提供の制限
法人は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならない。
（１）法令又は福知山市の条例等に基づく場合（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき（３）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（４）第三者提供を利用している場合であって、本人の求めに応じて当該個人情報の第三者への提供を停止することとしているとき（５）委託、事業の承継又は共同利用による個人情報の提供の場合（６）出版物、報道等により公にされている個人情報を利用し、又は提供することが正当であると認められる場合
10 開示等1

法人は、本人から法人に対し自己に関する個人情報の開示、訂正又は利用停止を求められたときは、条例の規定に従い、適切に対応しなければならない。
11 苦情の処理
法人は、法人が行う個人情報の取扱いに関し、苦情、申入れ等があったときは、適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
12 大学の学術活動に係る個人情報の取扱い
条例の適用にあたっては、学術研究に供する目的で取り扱う個人情報については、学問の自由の趣旨を尊重しつつ、適切な取扱いに努めるものとする。
13 この取扱指針の改廃は、人権・倫理委員会が行う。

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