Werken met styles en templates in MS Word
Arno Wouters – 14 maart 2010
Achtergrondinformatie
Wat is een style (ʻopmaakprofielʼ)?
een style-naam (met optionele alternatieven, gescheiden door kommaʼs)
Normalbody text,bt
heading 1,1
heading 2,2
main text,tlist 1,l1
list 2,l2
short cut (toetsencombinatie om de style toe te passen) (optioneel)
lettertype (family, face, grootte, kleur etc.)
alinea-formaat (alignment, kantlijnen, tabulator-standen, indentation, leading,paragraph spacing, borders etc.)
prefixen (e.g. bulletts en numbers)
taal
style van de volgende alinea
Waarom styles bewust en consequent toepassen?
het scheelt heel veel ellendestyles vormen de basis van ieder Word document, ook als je ze niet expliciet
toepast — zo werk Word
als je de styles zelf niet expliciet en bewust toepast, doet Word dat voor je,
waardoor jijzelf zowel als Word in de war raken (gevolg: onverwachte en
ongewilde wijzigingen van lettertype, kantlijn-instelling, regelafstand,alignment etc., geklooi met de spellingscontrole, alineaʼs die onder je cursor
wegspringen, problemen met lijsten en nummering, en documenten die
technisch gezien zo ingewikkeld zijn dat ze gemakkelijk gecorrumpeerd raken,
het werken met Word traag en Word regelmatig crashed)
als je niet bereid bent met styles te leren werken en deze consequent toe tepassen doe je er verstandig aan Word links te laten liggen en een
eenvoudiger programma te gebruiken voor het schrijven van je teksten

1consequent gebruik van styles vergroot de consistentie van je layout en helpt je
om de layout zo in te richten dat deze de structuur van je tekst ondersteuntmet behulp van styles kun je makkelijker, sneller en consistenter grootschaligewijzigingen aanbrengen dan door het herhaald selecteren en wijzigen vanstukken tekst
als je in een document een style wijzigt, wijzigen alle alineas in die style in het
hele document
styles vormen de basis voor het automatiseren van combinaties van handelingen
waardoor het werken met Word gemakkelijker en sneller wordt
bovendien kun je, als je styles begrijpt en er mee kunt werken, effectiever
gebruik maken van de vereenvoudigingen en automatiseringen die anderen
aanleveren
Alinea-styles (ʻparagraph stylesʼ) en character-styles
character-styles spelen i.t.t. alinea-styles geen fundamentele rol in Wordje raakt dus niet in de problemen als je ze niet toepast
het is in een beperkt aantal gevallen handig ze toe te passen
als het aanbrengen van de character-wijziging ingewikkeld is
als je een bepaalde combinatie van een aantal lettertypewijzigen veel
gebruiktmaar ga geen zinloze alternatieven voor italics zoals als ʻemphasisʼ en ʻcitationʼ
gebruiken
in HTML en LaTeX spelen character-styles wel een fundamentele rol en wordt
het gebruik van styles als ʻemphasisʼ en ʻcitationʼ inplaats van ʻitalicʼ of ʻboldʼdan ook ten zeerste aanbevolen
Twee fundamentele regels voor het werken met MS Word:
breng wijzigingen die een hele alinea betreffen altijd aan door toepassing vanalinea-styles
laat character-wijzigingen (fonttype en grootte, kleur, taal etc.) nooit over een
alinea-scheiding heenlopen (ook niet als je de wijzigingen door middel van een
character-style hebt aangebracht)
Wat is een template?
een document met:
een paginaformaat (lengte en breedte, margins, plaats van headers en footersetc.)
voorraad styles
voorraad toolbars
tekst
en nog zo wat

2Het ʻNormalʼ templateHet ʻNormalʼ template is bepaald geen normaal templateHet bevat meer informatie dan een gewoon templateHet fungeert als basis voor alles wat Word doet
Als het ʻNormalʼ template gecorrumpeerd raakt, zit je in de puree. Maak daarom
een reservekopie (in aanvulling op je normale backups) en bewaar dezezorgvuldig. Maak na iedere wijziging van het Normal-template een nieuwe
reservekopie en bewaar die eveneens (gooi je oude reservekopieën dus niet
weg!).
Hiërarchische definitie van styles
Styles in Word zijn ʻhiërarchischʼ gedefi nieerd
Alle styles in het Normal-template dat met Word meegeleverd wordt zijngebaseerd op style ʻNormalʼDe styles zijn in een document opgeslagen als wijzigingen t.o.v. style ʻNormalʼ inhet ʻNormalʼ template van degene die het document opent.
Het gevolg is dat je document er voor de ene gebruiker anders uit kan ziendan voor de andereverschillende versies van Word komen met verschillende Normaltemplates
sommige gebruikers hebben hun Normal-template gewijzigd
Oplossing: style ʻNormalʼ niet gebruiken
Dit impliceert dat geen enkele gebruikte style direct of indirect op styleʻNormalʼ gebaseerd mag zijn
Vervang het Normal template dat met Word meekomt daarom door een
Normal template met ʻbody textʼ als basisstyle (zorg er voor dat ʻbody textʼ
gelijk is aan je oorspronkelijke style ʻNormalʼ)
Door een handige hiërarchie te gebruiken worden aanpassingen eenvoudiger
Je wilt soms het lettertype van alle headings (kopjes) wijzigen zonder het
lettertype van de tekst te wijzigen (of omgekeerd) dat gaat gemakkelijker
als je heading-styles op een andere style gebaseerd zijn dan je tekststyles.
Daarom heb ik:
ʻheading 1ʼ en ʻmain textʼ gebaseerd op basisstyle ʻbody textʼ,alle overige heading-styles op elkaar (heading 2 op heading 1, heading
3 op heading 2 etc.)
voor elke type lijst het eerste niveau op body text gebaseerd, het
tweede niveau op het eerste, het derde op het tweede etc.
alle overige tekst-styles (main text, first line, quote) gebaseerd op ʻmaintextʼ.
3alle overige tekst-styles (main text, first line, quote) gebaseerd op ʻmaintextʼ.
Word-wizards adviseren meestal om ook van ʻheading 1ʼ een basisstyle temaken (net als van ʻbody textʼ).
een heading is strict gesproken geen subtype van body text en dientvolgens hen daarom apart behandeld te worden
het is handig om twee subtypen body text te onderscheiden: lijsten(waarbij elk type lijst gebaseerd is op ʻbody textʼ) en blokken(gebaseerd op ʻmain textʼ, dat weer op ʻbody textʼ gebaseerd is)Toen ik dit advies hoorde had ik al vele jaren op mijn eigen manier
gewerkt. Als ik een nieuw template maak volg ik dit advies meestal op,
maar ik heb nooit de moeite genomen om bestaande templates aan tepassen.
wetenschappelijke tijdschriften willen doorgaans manuscripten met
de headings en tekst in één en dezelfde font family en size,
waardoor de eerste reden voor mij niet zo urgent isook mijn opzet voldoet aan de tweede reden
Word-wizards die voor klanten werken gebruiken (enigszins tegen wil
en dank) vaak toch ʻbody textʼ als enige basisstyle, omdat ʻbody textʼ op
die manier precies dezelfde rol heeft als style ʻNormalʼ in het standaard
Normal template van WordAdvies: breng behalve het buiten werking stellen van style ʻNormalʼ en eenverbeterde hiërarchie geen wijzigingen aan in je Normal template, maar maakvoor nieuwe documenten gebruik van specifieke templates

Gebruik
Gebruik van templateZet de templates in je user templates map
als je meerdere computers gebruikt (bijvoorbeeld een thuis en een op hetwerk) is het handig om de user templates map op een sharing service zoals
iDisk of Dropbox te zetten
Gebruik de ʻProject Galleryʼ om documenten op basis van je templates te creëren
Pas een template toe op een bestaand document met behulp van het ʻTemplates
and Add-Insʼ menu.
Toepassen van styles
formatting toolbar
formatting palet
cmd-shift S (Mac) / cntrl-shift S (Windows)
short cut keys voor individuele styles
customized toolbar

4

Wijzigen van styles
Methode 1: by example
1. wijzig een alinea in de betreffende style2. pas de style van de betreffende alinea opnieuw toe op die alinea
3. Word vraagt dan of je de style (ʻupdate the style to reflect recent changesʼ)of de alinea (ʻreapply the formatting of the style to the selectionʼ) wilt
aanpassen.
4. Kies voor de eerste optie
de style wordt dan gewijzigd overeenkomstig de wijzigingen die je eerderin de alinea aanbracht, hetgeen betekent dat in het hele document alle
alineaʼs in die style aangepast worden
als je voor de andere optie kiest wordt de style opnieuw toegepast op dealinea, hetgeen betekent dat alle wijzigingen weer ongedaan gemaakt
worden
Methode 2: via het style menu
kies dit menu in de menubalk of roep het op met cmd-T (Mac) / cntrl-T(Windows)
Let op: in de recentere versies van Word is deze short cut niet standaard
aanwezig, voeg hem zelf toe of vraag iemand dat voor je te doen.
Maak zelf een template
1. Maak een document dat als template kan dienen
2. ʻSaveʼ dit ʻas templateʼ in je user templates mapTips & trucs
Tips om het werken met styles te vergemakkelijken
werk in de ʻNormal viewʼzet de alinea en tab markering aanzorg dat je altijd een toolbar of palette open hebt waaruit blijkt wat de style is vande alinea waarin je werkt
maak gebruik van een styles toolbar
Aanvullende beginselen voor het werken met styles
Pas de basisstyle (ʻbody textʼ) niet rechtsreeks toe op je tekst, maar gebruik hemalleen om andere styles op te baseren; gebruik voor je tekst een specifieke stylezoals ʻmain textʼ
Inspringen via de style (niet door middel van tabs)
Witruimte boven een alinea invoegen met ʻspace beforeʼ in de style (niet door
tweemaal op return te drukken)
het kan geen kwaad om een enkele keer in een stuk van 3 bladzijden
witregels te creëren door een keer extra op return te drukken, maar maak ergeen gewoonte van
5witregels te creëren door een keer extra op return te drukken, maar maak ergeen gewoonte vanVeel gebruikte styles
Basisstyle: body text,bt
Status, title, author, affiliation, abstract, keywords
Headings
baseer heading 2 op heading 1, heading 3 op heading 2 etc.
de meeste Word-wizards adviseren om van heading 1 een basisstyle temaken, zelf baseer ik heading 1 op body text
Tekst-styles: first paragraph (f), main text (t), quote (q)Ik heb de style voor de eerste alinea van een paragraaf ooit ʻfirst lineʼ
genoemd. Deze onjuiste benaming heb ik nooit veranderd.
Lijstenbaseer list 1 op body text, list 2 op list 1, list 3 op list 2 etc.
simpele lijsten
prefix lijsten (bullets, numbers)
een goede methode: met de hand prefix en tab toevoegen aan de items
van een simpele lijst
als je automatische prefixing verkiest: gebruik de relevante styles
Let op: dit werkt alleen goed in recentere versies van Word (in MacOS
vanaf Word 2004, in Windows vanaf Word 2003)
nooit prefixen door op ʻbullletedʼ of ʻnumberedʼ te klikkenin een toolbar
of menu
dit heeft onduidelijk gespecificeerde (en dus voor de gebruiker
onvoorspelbare) gevolgen en werkt bovendien bij de ene variant van
Word anders dan bij de andere

Meer informatie
Mijn softwarepagina
http://www.xs4all.nl/~morepork/software.html#id3246728106
Links naar goede informatie over MS Word voor beginners en gevorderden“Basic concepts of Microsoft Word” (Shauna Kelly)
http://www.shaunakelly.com/word/concepts/introduction/index.html
Een uitstekende inleiding voor echte beginners.
“Understanding Styles in Microsoft Word” (Charles Kenyon)
http://addbalance.com/usersguide/styles.htm
Een meer geavanceerde uitleg van styles“Creating a Template (Part II)” (John McGhie)
http://word.mvps.org/FAQs/Customization/CreateATemplatePart2.htm
Een goed artikel over styles, templates en typografie dat ook een aantal
praktische kwesties bespreekt die in artikelen over tekstverwerken meestal niet
aan de orde komen: ʻwelke styles heb
6 ik nodig?ʼ, ʻhoe organiseer ik die styles?ʼ,ʻwelke fonts kan ik het beste gebruiken?ʼ, ʻwelke margins zijn gebruikelijk?ʼ enEen goed artikel over styles, templates en typografie dat ook een aantal
praktische kwesties bespreekt die in artikelen over tekstverwerken meestal niet
aan de orde komen: ʻwelke styles heb ik nodig?ʼ, ʻhoe organiseer ik die styles?ʼ,ʻwelke fonts kan ik het beste gebruiken?ʼ, ʻwelke margins zijn gebruikelijk?ʼ enʻhoeveel witruimte moet er boven of onder een alinea?ʼ.
“Bend Word to Your Will” (Clive Huggan)
http://word.mvps.org/Mac/Bend/BendWordToYourWill.html
De beste hulp bij het temmen van Word, niet geschikt voor beginners.
“So You Want to Write a Book with MS Word” (Daiya Mitchell)
http://daiya.mvps.org/bookword.htm
Sterk aanbevolen voor iedereen die een proefschrift (of ander boekwerk) in Word
schrijft of gaat schrijven.

7