行政文書の管理に関する公文書管理課長通知Ｑ&Ａ
令和４年 7 月２０日
内閣府大臣官房公文書管理課（令和６年７月１日改訂）

目次
行政文書の管理に関するガイドラインの細目等を定める公文書管理課長通知 .................................................................................. 1
課長通知１－１

行政文書の管理体制について .............................................................................................................................................. 1

課長通知１－２

行政文書の作成について ........................................................................................................................................................ 2

課長通知１－３

行政文書の整理について ........................................................................................................................................................ 4

課長通知１－４

行政文書の保存について ........................................................................................................................................................ 9

課長通知１－５

行政文書ファイル管理簿について ................................................................................................................................. 10

課長通知１－６

行政文書の保存期間の延長、移管、廃棄について ............................................................................................... 12

課長通知１－７

行政文書の管理に関する点検・監査等について .................................................................................................... 18

課長通知１－８

行政文書の管理に関する研修について ........................................................................................................................ 19

デジタル化への対応に関する公文書管理課長通知 ......................................................................................................................................... 22
課長通知２－１

デジタル技術を用いた行政文書の作成・管理等について ................................................................................. 22

課長通知２－２

業務システムと公文書管理のルールについて ......................................................................................................... 26

課長通知２－５

スキャナ等を利用して紙媒体の行政文書を電子媒体に変換する場合の扱いについて....................... 31

個別の具体的運用に関する公文書管理課長通知 .............................................................................................................................................. 39
課長通知３－４

業務マニュアル等への公文書管理のルールの記載について ............................................................................ 39

行政文書の管理に関するガイドラインの細目等を定める公文書管理課長通知
課長通知１－１
1

行政文書の管理体制について

質問箇所

項目

質問

回答

2(2)④

公文書監理官

外局の文書管理規則で本省の公文書監理官を外局の役割を果たす上では、実質的な権限を有することが適

総括文書管理者を助ける職に充てる旨を規定する際切と考えられるため、外局の併任発令が必要となる。

には、本省の公文書監理官を外局に併任発令をした上で充てる必要があるか。

2

2(5)③

文書管理担当者「必要な人数」とは、課内に複数の係等がある場合は、 必ずしも係等の数以上の文書管理担当者を設置する係等の数以上の人数を指すのか。

1

ことを求めているものではない。

課長通知１－２
3

行政文書の作成について

質問箇所

項目

質問

回答

１(3)

歴史的緊急事態

令和６年２月９日改正で本規定の表題が「歴史的緊急

今般のガイドライン改正においては「歴史的緊急事

事態に対応する会議等における記録の作成の確保」か態に対応するために行われた業務」について記録のら、「歴史的緊急事態に係る記録の作成の確保」に改作成をすることとされており、打合せの記録に限定正されたが、打合せ（会議等）の記録に限定されない

されていない。

ことになるのか。

4１(4)①

標準的フォーマット「特段の事情がある場合を除いて、「標準的フォーマ

法令関係業務（一太郎）や設計関係業務（CAD）、ット」（表１）で作成することが望ましい。」とあり、 システム関係業務（html、CSS、CSV 等）を想定「特段の事情」についての注釈において、「業務の性している。

質上、標準的フォーマットでないフォーマットで作成した方が効率的である場合などを想定している。」とあるが、想定している業務は何か。

5

１(4)①

標準的フォーマット

標準的フォーマットは、長期保存に当たってリスクが文書の作成時に標準的フォーマット」以外を使用し低いフォーマットを示したものと承知しているが、文ている場合、文書の移管時に標準的フォーマットへ

書の作成までも標準的フォーマットで行うことを推変換する必要が生じるため、作成の段階から標準的奨しているのはなぜか。

フォーマットを使用することを推奨している。

2

6

質問箇所

項目

質問

回答

２(1)③

打合せ記録

「記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるよう確証が持てるという状況による。例えば、録音によに記載する」とあるが、相手方の確認を経ていなくてる音声データを確認したとしても、相手方の意図とも、相手方の発言内容に確証が持てる場合には、必ず発言がずれている場合等もあるため、確証が持てる

しも当該打合せ等の記録に係る文書に「相手方未確か否かの判断は慎重に行う必要がある。

認」等の記載は要しないとの理解でよいか。また、その場合、行政機関の外部の者との打合せ等の記録について、必ずしも相手方の確認を経る必要はないとの理解でよいか。

7

２(1)③

打合せ記録

「記録を確定し難い場合」の記載について、国民との質問のとおり、そうした場合は未確認であることが通間でやり取りした結果の応答録や国際会議における常であると考えられるため、確認したものに確認済等

やり取り等については、相手方の発言内容の確認は現と記載すること等により、確認したものと未確認のも実的に困難であり、当然に「記録を確定し難い場合」 のに区別がつけば（その文書のステータスが分かれに該当すると考えられるが、個々の応答録に、逐一「相手方未確認」等の表示を付す必要があるのか。

3ば）問題ない。

課長通知１－３
8

行政文書の整理について

質問箇所

項目

質問

回答

１(2)⑦

文書整理期間「例えば、文書を作成・取得した年度の３月から翌

現状を把握した上で例として示したものであるた

年度の７月末までを「文書整理期間」として、」とめ、管理状況報告の報告期限に合わせて柔軟な対応あるが、管理状況報告の報告期限までに対応するこをしていただきたい。

とが困難になるのではないか。

91(3)②ホ

束ね型の開示請求｢開示請求の際に、～当該特定の参考となる情報を

以下の情報公開法の規定に基づき、これまでの開示

開示請求者に提供するよう努めつつ、補正を求める

請求における実務と同様に対応していただきたい。

こととなる。」について、具体的にどのような方法
で、どのような情報を提供することを想定しているのか。

（参考）行政機関情報公開法第４条第２項
行政機関の長は、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求をした者（以下「開示請求者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、行政機関の長は、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならな
い。

10

2(2)③

保存期間表の見直し

毎年度、年度の始めや新規業務が生じた時など、適毎年度必ず 1 回は見直しを行っていたくことが必

切なタイミングで、とは、何を想定しているのか。

要であるが、タイミングは、当該課室の性質に応じて判断する必要がある。また、前年度に作成・取得した行政文書ファイル等で保存期間表に定めがないもので今後も作成・取得が継続的に発生することが見込まれる新規業務を都度追加すること等を想定している（課長通知２－３ ３⑴①）。

11

2(3)②

保存期間の設定「責任をもって主管する文書管理者がいることが明

基本的には御理解のとおりであるが、主管省庁・部

らかなときは～主管課よりも短い保存期間を設定す署ではないという判断が誤っている場合（お見合

4

質問箇所

12

2(3)②

項目

保存期間の設定

質問

回答

ることができる」ことについて、明らかなときとい、割りもめ等）があり得るため、必要に応じて、は、主管省庁、主管部署でないことをもって判断す主管省庁・部署を確認するか、短い保存期間を設定ることで構わないか。

せず、本来の保存期間を設定する必要がある。

「責任をもって主管する文書管理者がいることが明

保存期間の長短に関わらず、基本的には主管課でな

らかなときは～主管課よりも短い保存期間を設定でい限りは保存期間表に記載しないことが考えられきる」ことについて、主管課から取得した行政文書る。

に対しより短い保存期間を設定する場合は、保存期間表に記載する必要があるのか。

13

2(3)③

保存期間の変更

規則又は保存期間表の変更に伴い、行政文書ファイ

保存期間の長短によって、当該文書の歴史的価値は

ルの保存期間を変更した場合に「保存期間満了時の影響を受けないことが通常であると考えられるた措置の再設定は不要である。」とあるが、なぜ不要

め。

なのか。

14

2(3)④

保存期間の変更と移管 「事前に相談をし、移管時期の調整を行う」という「当初の予定より早く移管が必要となる場合」に限のは、「当初の予定より早く移管が必要となる場られる。また、質問のとおり保存期間を延長してい合」に限られるのか。また、「新館の完成までのただくことを想定している。

間」の調整とは、保存期間を延長することを想定しているのか。

152(4)⑧

保存期間の起算日

なお書きは、支払い関係事務に関する文書を前年度

御理解のとおり。

の行政文書ファイルにまとめてしまうと保存期間が1 年短くなり、債権の時効（５年）との関係で問題になるということを指摘しているのか。

16

２(4)⑩

1 年未満文書の保存

保存期間を１年未満とする行政文書・行政文書ファ

保存期間を１年未満とする文書については、効率的期間の起算日イル等の起算日について、４月１日ではなく、作な業務遂行の観点から必ずしも起算日を翌年度の４成・取得した日以降の適当な日を設定することがで月１日にする必要がないものと考えられる。したがきる理由は何か。また、「適当な日」とはどのようって、施行令第８条第５項第１号及び同条第７項第な日が想定されるのか。

１号の規定により作成・取得した日から１年以内の

5

質問箇所

項目

質問

回答
適当な日を起算日として設定することも妥当であり、⑩はそのことを確認的に記述したものである。
また、「適当な日」とは、文書の性質によるが、例
えば作成・取得した日の翌日等が想定される。

17

3(2)①

常用文書

表中２）の b の括弧書きにある「本体」の趣旨は何関係法令や通知そのもの（法令協議に関する文書、か。

内部説明資料等その立案過程等の文書を含まない）のことである。

18

3(2)①

常用文書

Slack というチャットツールを業務上導入していSlack 全体を常用の行政文書ファイルとできるかる。表中２）d 蓄積型データベースなどとして常用は、整理が必要であるが、いずれにせよ、Ｓlackとして扱えるものか。

を使って意思決定をした場合など、跡付け検証に必要な文書（やりとり）は、削除・更新せずに保存しておく必要があることに留意が必要と考える。

19

20

3(2)③

3(2)③

常用文書

常用文書

保存期間が常用と設定された行政文書ファイルに、御理解のとおり。

例えば、過去５年間に実施されたロジ文書が編てつ

その場合、行政文書ファイルの名称を「○○ロジ資されている場合、新たに文書を編てつすることで、料（過去５年分）」として常用として保存しておく

既に編てつされている文書が更新、上書きされたとことで取扱いが対外的にも明確となると考える。な

判断されれば、一部の既存の文書については、廃棄お、この場合であっても、例えば式典のロジ資料の手続きを行うことなく随時廃棄することが可能とは、別途「○○式典」などのファイルに格納したいう理解で良いか。

上、有期の保存期間を設けて管理する必要がある。

常用として行政文書ファイル管理簿に登録した場

有期の行政文書ファイルが常用に網羅されることは合、その登録により網羅されるものについては、過通常考えられないが、いずれにせよ一度行政文書フ去登録の行政文書を同管理簿から削除することにな

ァイル管理簿に登録された行政文書ファイルを廃棄るのか。

協議なしに削除することはできない（行政文書ファ
イル等の分割・統合した際の元の行政文書ファイル
等を除く）。

6

21

質問箇所

項目

質問

回答

3(2)③

常用文書

外部サービスに登録した情報（安否確認サービス、

アカウントデータが組織的に保有・利用しているもファイルストレージサービス等の利用者登録データのかつ恒久的なものであるのなら、常用（更新型デ等）に登録したアカウントデータも、常用文書としータベース）でよいと考えられる。あるいは、常用て管理すればよいのか。

ではなく、契約が終了する日に係る特定日以後○年としておくことも考えられる。

22

3(3)

案件別管理

ソートしてグルーピングできる場合は、別ファイル

紙媒体の場合は、複数の行政文書ファイルを一つのにする必要はないという考えは紙媒体でも適用されファイリング用具に格納する場合の方法と同様に例るのか。

えば一冊のドッジファイルの中で明確に区分けする
ことや、複数のファイリング用具に分けた場合には書棚の中のドッジファイルの背表紙に保存期間満了
年度ごとに色分けした紙を貼るなどで適用が可能であると考えられる。

23

3(3)

案件別管理

案件別管理は、データベースとしての機能を持って例えば、一般的なエクセルファイル等でデータを管いない領域における管理（LAN 上に設けられた共理する場合についても、保存期間が確定した場合に有フォルダなど）は想定していないという理解でよ

保存期間満了日を記入する列を設けることで、同様いか。

にソートしてグルーピングすることが可能であると考えている。

24

3(3)

案件別管理

案件別管理を行う場合に、どのように行政文書ファ

行政文書ファイル管理簿には、例えば、まず次のよ

イル管理簿に情報を記載し、また、移管の手続や廃うに登録を行う。

棄協議を行えば良いのか。

・「現役職員の記録」
保存期間：退職に係る特定日から５年
保存期間の起算日：未定
保存期間満了日：未定
その上で、例えば 2024 年度の退職者が確定した
際には、次のような行政文書ファイルを抜き出し作成することが考えられる。
7

質問箇所

項目

質問

回答
・「2024 年度退職者の記録」
保存期間：退職に係る特定日から５年
保存期間の起算日：2025 年４月１日
保存期間満了日：2030 年３月 31 日
移管・廃棄の手続を行うのは保存期間が確定した行
政文書ファイル等（この場合「2024 年度退職者の記録」）であり、通常どおりの手順で問題ないと考
える。

25

4①

行政文書ファイル管理簿「各々の職員は、随時ファイル方式により行政文書

下の段落において、「確定する」と記載しているとへの記載

ファイルをまとめたときは、確定前の仮のものとしおり、確定前の記載や分類という趣旨である。

て、分類の名称等を随時、行政文書ファイル管理簿

文書管理システム上の処理としては、通常の入力との様式に仮記載しておく。この際、進行中の事務に変わるところはないが、確定前の仮のものとして入係るものは仮分類での整理となる場合もある。」と力してもらうという意味で「仮」を入れている。

されているが、「仮記載」、「仮分類」とは、どのような処理を想定しているのか。

8

課長通知１－４
26

行政文書の保存について

質問箇所

項目

質問

回答

1(3)①ハ

電子文書の保存「１年未満の保存期間を設定する電子文書について

保存期間１年未満の行政文書については、記録用フ

は、１年以上の保存期間を設定している行政文書ファ

ォルダ、検討中フォルダ、執務参考資料フォルダのイル等とはフォルダ等を別にして管理することが望

いずれにも保存される場合が考えられるところ。

ましい」とあるが、当該１年未満の保存期間を設定し

ただし、フォルダ名に例えば「【小分類：未廃】」とたファイル等を記録用フォルダ階層の直下に置くこ

記入しておくことにより、1 年以上の保存期間を設定とは可能か。

したファイル等と分別可能にしておくことが望まし
い。

27

1(5)①

文書の引継ぎ

府省庁をまたいだ組織再編等により行政文書の引継

例えば、引き継がれる行政文書ファイル数の確認等なぎが生じる場合に、内閣府が引継ぎの状況を確認す

ど、適切に引継ぎが行われているか確認を行うことをる」とあるが、具体的にどういった確認を行うのか。 想定している。

28

1(5)①

文書の引継ぎ

府省庁をまたがない行政文書の引継ぎはどのように府省庁をまたがない省庁内部での行政文書の引継ぎ

対応すべきか。

については、各行政機関ＣＲＯ室に連絡の上、文書管理システムにおける引継ぎの手続等を行うなど、適切に対応いただきたい。

29

1(5)②

文書の保存方法「行政文書の保存に当たっては、長期にわたり、内容

紙媒体は、劣化や破損の進行を防ぐために、温湿度のの同一性と見読性が求められる」とある。電子媒体以変化が少ない書庫等へ排架することや中性紙製の封外の媒体を保存するに当たって、望ましい保存方法を筒等に収納する。また、フィルム等は、フィルム同士御教示いただきたい。

が固着し、専用の再生機器で再生ができなくなる前に、媒体変換をすることなどが考えられる。

30

3(2)④

電子媒体と紙媒体と紙媒体のものとは別に電子媒体でも一定期間（１年以

御理解のとおりであるが、電子媒体により体系的に管の関係上）保存しておきたいと考える場合についても、「行理することを基本としていることから、紙媒体を正本

政文書ファイル管理簿への記載をはじめ、公文書管理として管理するのは最小限にすることが望ましい。

法上の手続を二重に行う必要はない。」との理解で良いか。

9課長通知１－５
31

行政文書ファイル管理簿について

質問箇所

項目

質問

回答

2(2)①

行政文書ファイル管理簿

行政文書ファイルの作成取得年度や保存期間満了日

現行の文書管理システムにおいて小分類を作成するの表記を西暦とする理由は何か。

際に「作成・取得年度等」の入力時に文例を「年度」への記載で選択すると西暦での表示となること、また、デジタ
ルでの処理に当たっては、元号による管理は必ずしも適当ではない（例：平成 31 年・令和元年度の扱い）
ことから、西暦で表記することを基本としたもの。
なお、本通知を踏まえ、過去に遡って、書誌情報を西暦表記に修正することは要しない。

32

2(2)④

行政文書ファイル管理簿

保存期間が常用の行政文書ファイル等について、「台への記載

帳作成日の翌日など起算日とみなすことが適当な日

適切な日を起算日として設定いただく必要がある。

を起算日とする」とあるが、必ず起算日を設定する必要があり、「未定」とすることは許容されないのか。

33

2(2)⑤

行政文書ファイル管理簿
への記載

当初不確定である期間を保存期間（特定日以後○年） 起算日は未定と設定し、保存期間は「○○に係る特定とする場合は、どのように行政文書ファイル管理簿に日以後○年」として設定することとなる。

記載すればよいか。

特定日（＝起算日）の確定後、保存期間には「５年」など、あらかじめ決められた有期の期間を設定するこ
ととなる。

34

2(2)⑧

行政文書ファイル管理簿

大量の紙媒体を保有している場合において、所在管理

大量の紙媒体を保有している場合において、書庫の棚への記載を効率的に行う手段として別途エクセルファイルを

番号や上段から下段への文書の移動の都度、文書管理

活用するとはどういう趣旨か。また、エクセルファイシステムにおいて、１件１件、行政文書ファイル管理

ルではなく、文書管理システムの保存場所のその他（） 簿の書誌情報を更新することは、職員にとって多大な欄や備考欄２・３詳細欄を活用してもよいのか。

業務負担となることから、例えば、別のエクセルファ
イルで詳細な所在を管理（更新）することができる旨を定めるものである。

10

質問箇所

項目

質問

回答
なお、御指摘のように、行政文書ファイル管理簿の備考欄に記載することにより管理する方法も可能である。

11

課長通知１－６35

行政文書の保存期間の延長、移管、廃棄について

質問箇所

項目

質問

回答

2(1)①

保存期間満了時

ガイドラインでは、文書管理者は、別表第２に基づき

規則別表第２を踏まえ、業務の実情に合わせ、各文書の措置

保存期間が満了したときの措置を定めなければなら管理者等において保存期間表を作成し、その中で保存ないとされているが、課長通知では文書管理者は、別

期間満了時の措置を記載している。実務上は、保存期

表第２ではなく保存期間表に基づき設定するとして間表を見ながら満了時の措置を設定することとなり、いるのはなぜか。

課長通知は実務的な利用を想定して作成しているた
めである。

36

3(1)①

保存期間の延長当初の保存期間が「１年未満」の行政文書が開示請求

１年以上保存することから、行政文書ファイル管理簿の対象となった場合も、同様に施行令第９条第１項にに記載することとなる。その場合、適宜の名称を付し、基づいて継続して保存する必要があると承知してい同管理簿に掲載し、起算日を開示決定の日又は翌年度

るが、この場合の行政文書ファイル管理簿への記載のの４月１日とし、保存期間を１年とすることが考えら

要否や、登載の仕方（作成取得日や保存期間、起算日れる。

等をどのように設定すべきか）はどうなるのか。

あるいは、当該年度の「情報公開対応」に関する行政文書全体のファイルの中に入れて管理することも考えられる。この場合、開示請求の対象となった行政文書を個別に管理簿に記載する必要はない。

37

3(2)③

保存期間の延長[一部複製方式]の起算日は複製日に係る年度の、翌年[複製］は、新たな行政文書を作成しているのに対し、度の４月 1 日であるのに対し、[一部延長・抜出方式][抜出]は、元の行政文書を抜き出しているだけであは元の行政文書ファイルの起算日を引き継ぐのはな

り、文書の性質が変わらないため。

ぜか。

12

38

質問箇所

項目

質問

回答

3(2)③

保存期間の延長[一部複製方式]及び[一部延長・抜出方式]により抜き

文書管理システム上、別の行政文書ファイルとして登出した文書は、元の行政文書ファイルが保存期間満了

録したものであるため、国立公文書館へ RS 設定に当時の措置を設定済みの場合は、改めて国立公文書館にたっての助言依頼を行う必要がある。

保存期間満了時の措置に関する専門的技術的助言をまた、そのようにして部分的に取り出したものである

求める必要はないという理解でよいか。

ことが分かるよう適切な名称を付けることが望まし

当該文書の名称は、元の行政文書ファイルと同じ名称

い（脚注 3９参照）。なお、保存期間表に記載するこになるのか。名称が異なるとした場合、新たな行政文とは必要とはしていない。

書ファイルとして保存期間表に記載するのか。

39

4(3)①ハ

移管文書の写し移管を終えた文書は、国立公文書館等において国民の行政機関が保有している以上、１年以上の保存期間と利用に供されており、一旦行政文書としての役割を終する場合には、行政文書ファイル管理簿に記載する必えたものとして、移管文書の写しについて行政文書フ要がある（法７条）。ただし、例えば、過去の法令を

ァイル管理簿への登録を不要とできないか。

まとめた常用文書などにまとめる（入れる）場合には、
当該常用文書について既に行政文書ファイル管理簿に記載されていれば、登録は不要となる。

40

4(3)①ホ

移管文書の写し必要な文書を複製して保存しておくことで、国立公文

必要な部分（一部）を複製して開示請求に対応し、元の開示請求書館等への移管を進めることが可能とされているこのファイルを移管するのは、「束ね型」の行政文書フとについて、公文書管理法施行令第９条第１項第４号

ァイルに限り可能である（課長通知 1-6 3(2)）。そにより、開示請求があったものについても、移管するの際、電子媒体であれば、正本と複製は同内容であることが可能か。また、開示決定の日の翌日から起算しため、正本を移管しつつ、複製で開示請求に対応するて１年間の保存が求められているところ、当該期間経ことは可能であり、１年間の経過後まで待つ必要はな

過後に移管するということで良いか。

い（待ってもよい）。
なお、施行令９条１項は行政文書を保存し続けることを求めており、保存期間の延長によらなければならな
いとしているものではないと解釈している。

13

41

質問箇所

項目

質問

回答

4(3)①ホ

移管文書の写し開示請求があった文書が、国立公文書館等に対象文書

国立公文書館等に移管済みで利用請求ができることの開示請求の原本が移管されている場合は原本管理をしている

や、一般論として、国立公文書館等の方が利用（開示）

国立公文書館等への利用請求をまず案内してもよいの範囲が広いことをお知らせすることは考えられる。

か。

42

4(3)①ホ注

移管文書の写し

情報公開法の不開示情報と公文書管理法の利用制限

行政機関が保有する行政文書は情報公開法に基づきの開示請求事由の範囲が異なるところ、行政機関が保有する移管

不開示情報を判断すればよい。ただし、当該文書が移文書の写しに開示請求を受けた際は、行政機関は公文管されているのであれば、国立公文書館等の利用請求書管理法の利用制限事由により不開示情報を判断すを案内することも考えられる。

ることに努める必要があるのか。

43

4(3)③

移管文書の写し

紙媒体であっても、移管前に必要な文書をコピー機で原本開示の請求があった場合に、「移管済み」で国立複写して保存することで、国立公文書館等への移管作

公文書館等の管理物となっていれば、取扱いに支障が業を止めることなく開示請求の対応が可能と思われ生じる可能性があり、また、「移管済み」とはなってるので、紙媒体の移管に関しても、同様の取扱いを行いなくとも、国立公文書館等に移送される膨大な行政えないのか。

文書の中から当該行政文書ファイルを探すことは時間を要する可能性がある。このような支障を考慮して、なお同様の取り扱いを行っても問題ないという場
合には、行うことが考えられる。

44

4(４)②

移管に当たっての
留意事項

45
46

5(1)①
5(2)①

廃棄の事前審査
廃棄の事前審査

現在、保存中の行政文書を移管する際は、標準的フォ

技術的に変換が困難な場合を除き、標準的フォーマッーマットに変換する必要はあるか。

トへ変換する必要がある。

事前審査は「前年度の 11 月まで」に行うとあるが、 前年度４月（保存期間満了日の２年前）から事前審査
始期はいつからか。

の申込みが可能。

「廃棄についての了解」と「廃棄同意」の違いについ「廃棄についての了解」は廃棄協議の前段階で行う事てそれぞれの用語を解説していただきたい。

前審査において、内閣府が事務的に了解をすることであり、基本的に文書管理システム内で行われる。
「廃棄同意」は、行政機関の長が内閣総理大臣に協議

14

質問箇所

項目

質問

回答
し、内閣総理大臣が同意することであり、公文によりやり取りをする。

47

48

5(2)①

5(2)②

廃棄の事前審査

廃棄の事前審査

廃棄協議について内閣府と国立公文書館が定める一

現時点では、保存期間３年以下の文書である。対象範部の案件は内閣府からの依頼を行わないとする旨記

囲については、これまでの事例を考慮し、今後拡充す載があるが、一部の案件とは何か。

ることは考えられる。

「国立公文書館による保存期間満了時の措置に関すご理解のとおり。

る助言」とは、保存期間満了時の措置を設定した際に行政機関に対して行う助言を指すのか。

49

5(2)②注 5１

廃棄の事前審査

脚注 5１で、「保存期間の起算日が４月１日以外の行

当面は一律のスケジュールで手続きを進めることを政文書ファイル等については満了日が 3 月 31 日以

基本に考えており、年度途中で保存期間が満了する文外となるが、これらについても満了日が 3 月 31 日

書については、当該年度の前年度の 3 月に廃棄同意の行政文書ファイル等と同じスケジュールで対応すの公文のやり取りを行っておくことが考えられる。

る」とあるが、例えば、暦年管理（起算日が 1 月 1日）の行政文書ファイル等は、保存期間満了までに協議が完了しないということか。

50

5(2)④

廃棄の事前審査

保存期間が 1 年の行政文書ファイルについても、基保存期間が１年の行政文書ファイル等については、各本的なスケジュールを示していただきたい。

行政機関が国立公文書館に保存期間満了時の措置について助言を求める際に、他の行政文書ファイル等と分けることを求めており、国立公文書館においても、優先的に助言を行うこととしている。国立公文書館からの助言が行われれば、各行政機関は、速やかに内閣
府に廃棄協議の事前審査を出すことになる。内閣府においては、保存期間が３年以下の文書については、国立公文書館の助言を改めて求めることはしないため、各行政機関において適切に区分して事前審査依頼を

15

質問箇所

項目

質問

回答
行えば、速やかに審査が行われ、保存期間満了年度の１月末までに審査を終えることも可能であると考えている。その後、他の行政文書ファイルと同様、事前審査を終えた文書について、２月に廃棄協議の公文が出されれば、年度末までに廃棄同意が得られることになる。
＜保存期間１年の行政文書ファイル等の廃棄スケジ
ュール（想定）＞７月末

各行政機関から国立公文書館に保存期
間満了時の措置の助言依頼（１年保存
文書と他の文書を区分）

１１月頃

国立公文書館から１年保存文書についての満了時の措置の助言

１２月頃

各行政機関から内閣府に廃棄協議の事
前審査依頼（保存期間３年以下の文書と他の文書を区分。１年保存文書を区分することも可能。）

１月中

内閣府から審査完了の回答

２月

各行政機関から内閣府に廃棄協議の公
文発出

３月

51

5(3)

廃棄の公文協議

内閣府から各行政機関に廃棄同意

公文での依頼について電子メール上に必要事項を記

行政機関の長から内閣総理大臣に対する法定協議で載し関係ファイルを添付するなど手続を簡素化できあり、公文の発出は必要な手続きであると考えていないのか。

る。（廃棄協議の事前審査においては公文を不要としており、協議が整った後の然るべき時期において公文のやり取りが必要と考えている。）

16

52

53

54

質問箇所

項目

質問

回答

5(4)②

廃棄の実施

「保存期間の延長が２年未満であれば、再度の廃棄協

基本的に再度の廃棄協議は不要であるが、第９条第１

議を行う必要はない」とあるが、施行令第９条第１項項各号に記載の各事由により事情変更が生じたと考各号に該当する場合も再度の廃棄協議は不要か。

えられるような場合には、内閣府に相談されたい。

「外部サーバに保存されている当該行政文書へのア

外部サーバの文書を他の主体が利用する場合もあり、クセスを切断すること」とあるが、外部サーバの場合そのような場合には、当該サーバからのデータの削除は当該文書の削除は必要ないということか。

はできないので、削除は必ずしも必要ない。

特定行政文書ファイ

特定行政文書ファイル等の廃棄協議について、電子メ

特定行政文書ファイル等の文書の廃棄協議について

ル等の廃棄ールなどインターネットの環境下で行うことは問題

も、やり取りされるのは基本的に書誌情報のみである

無いか。

ため、従来通りの方法で、メールでの公文のやり取り

5(4)③

6(2)①

廃棄の実施

と文書管理システムで行うことが可能である。

55

6(2)②

特定行政文書ファイ
ル等の廃棄

56

57

6(2)③

様式２別紙１

特定行政文書ファイル等に係る廃棄協議については、 可能である。
原議と複製物を分けて協議することは可能か。

特定行政文書ファイ

国立公文書館が特定行政文書ファイル等の歴史公文

公文書管理法第９条第３項又は第４項の実地調査等ル等の廃棄書等への該当性を審査（助言）等するに当たって、実は、特定秘密保護法第１０条の「公益上特に必要があ

地調査等を行わせることには問題がないとされる制ると認められるこれらに準ずる業務」に該当するため

度上の根拠は何か。

である。

行政機関における保存場所の情報は必要、国立公文書保存場所の情報は、移管方法を確認し、移管漏れを確館として必要か。

認するために必要である。

各項目

17

課長通知１－７5859

行政文書の管理に関する点検・監査等について

質問箇所

項目

質問

回答

2(1)①

点検

「公文書管理自己点検用チェックシート」は公表され内閣府ホームページ「公文書監察室（公文書管理の適ているのか。

正確保）」にて公開している。

「点検を少なくとも毎年度１回、効果的に実施する必点検項目は各行政機関の総括文書管理者及び公文書要がある。」とあるが、個別の業務システム内で長期監理官が示すものであり、内閣府として行政文書ファ保存している大量の行政文書ファイル等の点検につイル管理簿と実際の行政文書ファイルの全件突合をいてはどのように行えばよいのか。

求めるものではない。その上で、例えば、点検実施の

2(2)①

点検

前年度に新たに作成・取得したファイルについては重点的に確認を行うなどメリハリをつけた点検を行う
方法があり得る。

60
61

2(3)②
４①

監査
実地調査

イからニに記載の監査の実施方法について、全て取り

2(3)②のイからニは監査の実施方法の例示であり、入れる必要があるのか。

各行政機関における監査で全て実施する必要はない。

デジタル技術を活用して行うものは、公文書管理法第公文書管理法第 9 条第 3 項に基づき行う実地調査

9 条第 3 項に基づく実地調査だけか。

に加え、法第 9 条第４項に基づき行う実地調査、法第 9 条第 3 項、第 9 条第 4 項を背景として行う監査なども、同様に対象となる。

62

４①

実地調査

デジタル技術を活用した実地調査や監査とは、どのよ

例えば、当面は、オンライン会議の仕組みを活用して、うなものを想定しているのか。

室内の文書管理の状況や、まとめられている文書の内容を遠隔地から確認することや、質疑応答を行うことが考えられる。具体的な方法は、活用可能な技術の状況を踏まえることとなる。

63

４①

実地調査

全ての監査を原則オンライン（デジタル技術を活用し実地調査や監査の実施に当たっては、当該業務の趣たもの）とするのか。

旨、活用できるデジタル技術の状況等を踏まえ、効果的かつ適切な方法で行うこととしている。

18

課長通知１－８64

行政文書の管理に関する研修について

質問箇所

項目

質問

回答

2(2)

研修

「定期的な職員研修」は、1(2)②の「ハ」に相当する

御理解のとおり。

という理解でよいか。

65

2(3)

研修

「各府省ＣＲＯ室等との連携（文書管理に関する懸念

ＣＲＯ室の存在と役割を十分に認識している職員ばが生じた場合速やかに相談すること等）」とあるが、かりではないと考えられるため文書管理に関する懸これはどのような研修を行うことを想定しているの念が生じた場合に速やかに CRO 室等と連携・相談すか。

ることを職員に周知・浸透させることを想定してい
る。

66

１（２）②

研修

１（２）②イ文書管理者及び文書管理担当者の職に１（２）②ヘに該当する職員とは、各部局及び地方初めて就いた者に対する研修は、１（２）②ヘ各部支分部局における公文書管理の窓口として、とりま局において文書管理のとりまとめ業務に当たる職員とめを行う職員を指すため、文書管理担当者の職にと各地方支分部局において文書管理のとりまとめ業

初めて就いた者のうち一部の職員は、重複する可能務に当たる職員と重複感を感じる。公文書管理研修

性はある。

Ⅰを受講した者は文書管理者及び文書管理担当者の一方、公文書管理研修Ⅰの内容には、２（３）（※

職に初めて就いた者に対する研修の対象から除外で文書管理者及び文書管理担当者の職に初めて就いたきないか。

者に対する研修）で例示している、「文書管理に関する職員の指導」、「管理状況の点検」、「各府省ＣＲＯ室等との連携」等は含まれない。また、「文書管理者及び文書管理担当者の職に初めて就いた者
に対する研修」も必ずしも、公文書管理研修Ⅰと同程度の内容を含むものではないと考える。そのため、一律に対象外とすることはできない。
なお、「同等の研修を受けたこと等により、十分な知識を有する場合には不要。」としており、例えば、初任文書管理担当者向け研修とこれまでの文書

19

質問箇所

項目

質問

回答
管理業務の経験からそのように認められる場合には、不要という判断も可能である。

67

１（２）②

研修

第９８回公文書管理委員会（令和４年９月開催）資「同等の研修」とは、国立公文書館で実施する公文料２－１に「※同等の研修を受けたこと等により、書管理研修Ⅰ、Ⅱに準ずる内容・時間の研修を想定

十分な知識を有する場合には不要。」とあるが、している。

「同等の研修」とはどのような研修が想定されるの

なお、「十分な知識を有する場合」とは、各省ＣＲか。

Ｏ室や内閣府の公文書管理担当等において、1 年程
度業務を行い、十分な知識を有している場合も含ま
れる。

68

１（２）②

研修

「原則」とあると、例外が認められるように読める「必修」としているＣＲＯ室職員は、必ず受講をおが、どのような場合に例外となるか。

願いしたい。
「原則」も、基本的には受講をお願いしたい。ただ、各部局及び地方支分部局における公文書管理の窓口としてとりまとめを行う担当は、複数名が他業務と兼務で行っている場合も多いと思われるため、そのような場合には、最も公文書管理の対応を行う
職員のうち、少なくとも１～２名は受講するようお願いしたい。

69

１（２）②

研修

「各部局及び地方支分部局において文書管理の取り各部局及び地方支分部局における公文書管理の窓口

まとめ業務に当たる職員」について、対象となる職として、取りまとめを行う職員を指している。取り員はどこまで含まれるか。

まとめ・窓口担当以外の各課室の職員については、
今般の必修化の対象ではない。

70

１（２）②

研修

公文書管理研修の「受講」とは動画視聴も含まれる「受講」には、オンライン受講や、事後の動画視聴のか。

も含む。なお、オンライン受講や動画視聴の際には、集中して研修を受講できる環境となるよう配慮する必要がある。

20

71

質問箇所

項目

質問

回答

１（２）②

研修

研修必須化に伴い、公文書管理研修Ⅰ、Ⅱの受講に

人事記録に記載する研修は、「二十時間若しくは三係る人事記録へ記録する必要があるのか。

日を超えて行われた研修」若しくは「任命権者が必要と認めるその他の研修」とされている。
初任者研修（公文書管理研修Ⅰ）、実務担当者研修（公文書管理研修Ⅱ）はどちらも、「二十時間若し
くは三日を超えて行われた研修」には、該当しないが、「任命権者が必要と認めるその他の研修」とすることは可能である。
なお、両研修は、オンライン受講や事後の動画視聴も可能であるため、受講状況を把握するのが難しい場合もあることに留意が必要となる。

21

デジタル化への対応に関する公文書管理課長通知
課長通知２－１
72

デジタル技術を用いた行政文書の作成・管理等について

質問箇所

項目

質問

回答

2(2)①

ＯＣＲ

ＯＣＲで読み取ったものを元の紙媒体の行政文書と基本的には可能であると考えられるが、御指摘のよう突き合わせ、正しく読み取れている場合は、ＯＣＲでな取扱いができるか否かは、文書の性質・内容にもよ読み取ったものを正本とし、紙媒体は１年未満の保存るため、通知を踏まえ、各行政機関において個別具体期間を設定してよいか。

的に適切に判断いただきたい。また、ＯＣＲの読み取りと同時にスキャンしておくことも考えられる。

73

3(1)①

ウェブ・ＳＮＳ

ウェブサイトを行政文書ファイル管理簿に掲載する

御理解のとおり。各ページの管理者が区々である場合

場合は、各府省ウェブサイトの管理部署において、「○など、管理の在り方の実情に応じて登録を行っていた○省ウェブサイト」といった行政文書ファイルを登録

だければ良いと考える。

すればよいか。

74

3(1)①

ウェブ・ＳＮＳ

ウェブサイトは必要に応じて随時更新されることがいわゆる炎上等があった場合には残す必要があるが、一般的であると考えるが、更新前のデータ（該当のウ

通常の更新であれば差し支えない。

ェブサイトのトップページなど）については、特段保存の必要はないという考えで差し支えないか。

75

3(1)①

ウェブ・ＳＮＳ

階層ごとにページがある場合も、行政文書ファイル管公式ホームページを１つの常用の行政文書ファイル

理簿上、まとめて「公式ホームページ」と登録してよとして登録すればよい。

いか。

76

3(1)①

ウェブ・ＳＮＳ

ウェブサイト、イントラネット、SNS 自体を行政文

ウェブサイト、イントラネット、SNS 自体について

書ファイルとして登録し、情報公開により過去の情報

は、常に更新されることが前提であるため、当該ウェを開示請求された場合は、現在の情報に更新されていブサイト等について開示請求があった時点で、過去のるため、文書不存在として対応するのか。

特定時点の情報が上書きされている場合、当該過去の特定時点の情報が記録されている当該行政文書ファ
イルを明示的に求められたときには、文書不存在とし

22

質問箇所

項目

質問

回答
て対応することが考えられる（ウェブサイトについて
は国立国会図書館のアーカイブを案内すること等も考えられる）。他方、開示請求者が求める文書が最新時点のもので足りる場合には、最新時点のもので対応することも可能である。

77

3(1)①

ウェブ・ＳＮＳ「ウェブサイトからこれらの情報を削除する必要は

ウェブサイトそのものが常用の行政文書ファイルとない」の記載について、ウェブサイト上に掲載されてして行政文書ファイル管理簿に記載されていれば可

いる対象の文章や資料及びその意思決定に係る文書能である。

が移管又は廃棄された場合、各行政機関の判断によ

当該記述は、一般的には、移管や廃棄を契機として関り、ウェブサイト上から削除しないことも可能である係文書をウェブサイトから削除するという対応はなということか。

されていないと考えられることから、ウェブサイトを常用文書として登録することで、そのような取り扱い
でも差し支えないことを確認的に記載したものであ
る。

78
79

3(1)③
3(2)

ウェブ・ＳＮＳ
ウェブ・ＳＮＳ

各府省内のＬＡＮ上にある職員向けのポータルサイ

外部から閲覧できないものであれば、イントラネット

トや掲示板等の扱いはどうなるのか。

と同じ扱いとされたい。

SNS の中には比較的短期間で削除等がなされる機能

短期間で削除されるような機能は、その用途を慎重にもあるが、そうした機能を利用することは差し支えな検討いただく、あるいは投稿した文書について一定のいか。

保存期間を定めて保存していただくべきと考える。
なお、当該 SNS を保存期間「常用」の文書として扱うのであれば、修正・変更等を随時行うことは許容されると考える。

80

3(2)①

ウェブ・ＳＮＳＳＮＳそのものを常用ファイルとして行政文書ファ

公式のＳＮＳについては通常記載が必須になるもの

イル管理簿に記載することは任意か、それとも必須と考えられる。

か。

23

81

質問箇所

項目

質問

回答

3(2)①

ウェブ・ＳＮＳ

行政文書ファイル管理簿においてＳＮＳを保存場所

差し支えない（別途保存することも妨げられない。）。

とすることにより、文書管理システム上に別途データ

ただし、業務上の必要性や説明責任を果たす上で必要を保存しなくても差し支えないか。

な場合には、SNS の個別のメッセージなどについて、共有フォルダ等で適切な期間保存することが考えら
れる。

82

3(2)①

ウェブ・ＳＮＳ

ＳＮＳのデータは行政機関が「保有」しているとは言

行政機関として投稿し、その内容を管理可能な状態にい難く、行政文書には該当しないのではないか。

ある場合には、「保有」している（実質的に支配している）ものと考え、行政文書に該当すると考えるべき。

83

3(2)①

ウェブ・ＳＮＳ

ＳＮＳの行政文書ファイルとしての単位は、具体的にサービスによるが、例えば X であればアカウントごどのレベル（省内広報担当部局、各発信部局、各アカとに行政文書ファイルとすることなどが考えられる。

ウント別、等）を想定しているのか。

84

3(2)③

ウェブ・ＳＮＳ「国立公文書館等に移管する情報」を保存するためのSNS のままでは移管できないと思われるため、例え適切なフォーマットとはどのようなフォーマットか。 ば X の投稿をワードファイルにコピー＆ペーストして保存することなどが考えられる。

85

５

チャットツール

オンライン会議上の質問などのチャットであっても、 Web 会議中の補足的な意味合いを持つチャットが跡
跡付け・検証に必要なものは保存するべきなのか。

付け・検証メッセージに該当するものは保存されるべ
きものと考えられるが、別途議事録等を作成し保存されていれば問題ないものと考える。

86

５②ⅰ)

チャットツール「メッセージ」と「一連のやり取り」の違いは何か。 「メッセージ」は単体での発言を想定しており、「一連のやり取り」は、メッセージの集合体を想定してい
る。

87
88

５②ⅰ)

５②ⅱ)

チャットツール

チャットツール

跡付け・検証メッセージに該当しない場合の具体例は定型的・日常的な業務連絡など、保存期間が１年未満何か。

であるものを想定している。

「政策の企画・立案や事務・事業の実施の方針等に影

例えば、政策の企画立案に係る意思決定権者本人から響を及ぼす指示」の具体的例は何か。

の直接的な指示や事務・事業の実施の方針を大幅に転換することとなった一連のやりとりなどを想定して

24

質問箇所

項目

質問

回答
いるが、課長通知２－４を参酌の上、各行政機関において判断いただきたい。

89

５③ⅱ)

チャットツール「チャットツール外に出力し」とあるが、出力しない
まま保存期間を常用として保存することは認められ
ないのか。

25

あくまでも外部出力することが基本である。

課長通知２－２
90

91

業務システムと公文書管理のルールについて

質問箇所

項目

質問

回答

—

全般

業務システムが更改時期を迎え、次期システムにデ業務システム内の当該データが１つの行政文書ファータ移行の上、現行システムのデータを削除した場

イル等として管理されている場合には、同ファイル

合、行政文書としては、現行システムに存在してい内のデータが過不足なく移行されれば、同じ行政文たデータと次期システムに移行されたデータは同じ

書ファイル等と解して差し支えない（再度行政文書

行政文書と解してよろしいか。

ファイル管理簿に登録する必要はない。）。

業務システムの業務システムの整備又は運用（使用）においては、

法第 2 条第 4 項の定義を満たした場合には、行政文

データ「意思決定の過程や事務・事業の実績を合理的に跡書に該当することになる。ただし、テスト用のデー

付け・検証ができる文書」ではないデータ（例：テスタであれば、一般的にはテストを終えた段階で不要

ト段階のデータ等）が生成されることもあるが、ことなり、長期間の保存を要しないと判断されるもの

れらは行政文書に当たるのか。また、１年未満保存と考えられる。

1①の文書として廃棄しても良いのか。

92

93

１①

2(2)

業務システムの行政文書ファイルは概念上の集合物であると理解し必要な場合に視認できる形で出力可能であれば、基データているところ、業務システム内にデータが保存され本的には保存方法の制約はないと考えられるが、公ていて、必要なときに視認できる形で出力すること

文書管理法上の手続き（行政文書ファイル管理簿へができれば、その保存の方法などの制約はないといの記載、延長、移管、廃棄）を行うに当たって、支障う理解でよいか。

が生じないか慎重に確認が必要である。

業務システムの業務システムが複数の業務案件を包括している場

行政文書ファイルの区分と、システム上の業務区分

データ

合、それぞれの業務毎に切り分けて、行政文書ファ

は、必ずしも同じである必要はなく、システムの設

イル等とする必要があるのか。

計に当たっては基本的にデータ管理がしやすいよう設計すればよい。その上で、行政文書ファイルの区分は、文書の内容・性質、保存期間等を踏まえて検討すればよい。

94

3(2)行政文書ファイル管理簿

業務システム内のデータが、業務システム上の問題

システム障害等によらない形で誤廃棄が生じた場への記載ではなく、同システム内の特定のデータを扱う部署

合、当該個別案件に係るデータの文書管理者がその

26

質問箇所

95

3(4)

項目

質問

回答

が誤廃棄した場合であっても、この誤廃棄の責任は責任を負う主体となり、業務システム全体を管理す

業務システムを管理する部署が負うのか。

る部署がその責任を負うものではない。

行政文書ファイル管理簿

業務システム内に格納されるデータのうち、どうい

移管・廃棄かを可能な限りあらかじめ確定させるこへの記載ったものが公文書管理課及び国立公文書館との調整とにより、仕様を確定させやすくするために調整す対象となるのか。

るものである。
（保存期間満了時の措置の確認や廃棄協議の効率化にも資するものである。）

96

3(5)

行政文書ファイル管理簿
への記載

97

98

4(2)

4(2)

データの移管データの移管

複数の業務システムを連携して運用する場合、保存指定してもよいが、保存場所欄には課長通知のとお場所に複数のシステムを指定してもよいのか。

り記載いただきたい。

「当面、PDF、TIFF ファイルの形式で保存される仕移管となる歴史的に重要なデータを扱う業務システ

様であれば、差し支えない。」とあるが、今後構築すムは少ないと考えられるため、今後構築する全てのるシステム又は現在運用中のシステムには必ず業務システムおいて、PDF による出力機能を必須と

PDF 出力機能を持たせる必要があるという理解でしているわけではない。

よいか。また、CSV ファイルの形式は認められるの

また、CSV ファイルであれば PDF 化することも可か。

能であるため差し支えない。

廃棄するデータのみを扱うことが確定している業務

移管しない場合においても情報公開請求や個人情報システムであれば、システム内で保存するデータの保護の開示請求への対応が発生する可能性を踏まえ

保存形式は自由か。また出力する機能は不要か。

ると、一定のフォーマット（汎用性の高いもの）でデータを出力する機能を備えることが望ましいと考え
る。

99

4(2)

データの移管「出力の際には、データの羅列でなく、各項目の名

各項目の名称が表示されれば、ＣＳＶファイルでの称が表示されるよう設計する必要がある 」とある

出力は問題ない。現状においても、行政文書ファイが、例えば、ＣＳＶファイルでの出力は望ましくな

ル管理簿や移管・廃棄簿は、文書管理システムを通いという理解か。

じて、各データ項目が記載されたＣＳＶファイルでの出力が可能となっている。

100

4(2)

データの移管出力する作業は煩雑であるため、業務システム自体

業務システムで取り扱われる移管する文書は限られを移管することはできないのか。

ると考えており、移管対象となる文書となるかは事

27

質問箇所

項目

質問

回答
前に相談されたい。（なお、移管が必要な場合には、出力までをシステムに組み込むことや、ＲＰＡの活用により効率的に行うことが考えられる。）

101

4(3)

データの廃棄3(4)事前の調整において個別の廃棄協議は不要と保存期間１年未満の文書（データ）を除き、法律上必なると理解して良いか。

須となっている廃棄協議を不要とすることはできない。また、廃棄協議の方法やタイミングも事前調整を行ったか否かによって変更はない。ただし、事前の調整を行うことで移管・廃棄かを可能な限りあらかじめ確定させることにより、仕様を確定させやす
くなると考える。
（保存期間満了時の措置の確認や廃棄協議の効率化にも資するものである。）

102

4(3)①

データの廃棄「システムの構築前等の適切なタイミングで」とは、 システムの仕様に影響を与える可能性もあることか早期に調整を図りたいとの意図か。

ら、4(3)①の１）の事項がある程度確定した段階で行っていただくことが望ましい。

103

4(3)①1）

データの廃棄内閣府としては様式例のとおりの様式に記載の情報

事前の調整に当たっては、この様式に必要な事項ががあればシステム構築前の事前調整に十分と考えて記載されていれば足りると考えるが、必要に応じて、いるのか。また、機密性３相当の情報を扱うシステ

詳細な説明を求める場合がある。

ムについては、設計に関する情報も機微なものにな

システムの設計ではなく、公文書管理法との関係でるが、どのように調整すればよいのか。

調整を行うものであり、機微情報を記載しない形で調整いただきたい。
機密性３相当のいわゆる秘密文書については、別途、各行政機関が定める秘密文書管理要領に従って秘密指定を行い、同要領に基づき、厳重に管理されることとなるので、このことを前提に調整方法を相談さ
れたい。

104

4(3)②

データの廃棄「当該データの消去又は行政機関から当該データへ

28

一般の職員が職務上利用・閲覧不可能になったこと

質問箇所

105

106

4(3)②

5(1)③

項目

質問

回答

のアクセスの切断をもって行うものとする」とあるをもって、アクセスが切断されたものとする。
（一般

が、何をもって切断したとするのか（クラウド上にの職員の権限では、アクセスの回復ができない仕様あるデータが残っていてもよいのか、又はクラウドが必要である。）

上のデータも読取不可能な状態（無意味な文字列にアクセス切断後も外部のクラウド上に一定期間デー置き換える、暗号化されたデータを複合できないよ

タが残っていたとしても、公文書管理上は、「廃棄」

うにする等）にしておくのか）。

されたものとなる。

オンプレミスの業務システムの場合、「アクセスの切御理解のとおり。
（オンプレミスの業務システムであ断」する方法又は削除する方法の 2 つの「廃棄」方っても、一般の職員がアクセスできない状態にでき法があり、どちらを選択するかは各行政機関の判断るのであれば、アクセスの切断をもって廃棄とするによるとの理解でよいか。

ことも可能である。）

複数の行政機関が活

全省庁共有の業務システムの場合には、デジタル庁

全省庁共有の業務システムについては、当該業務シ用する業務システム又は内閣府において、データの管理方法等を周知す

ステムを構築する行政機関が管理方法等を定め、当るのか。

該システムを利用する各行政機関に周知することとデータの廃棄

なる。

107

5(1)④

国と地方公共団体で「地方公共団体の保存期間を踏まえてデータの保存

一律の保存期間を設定しなければならない場合は、利用する業務システ

期間を設定」とあるが、約 1700 もある市町村が相保存期間を把握するか、国で定めた保存期間に従っム

手の場合も保存期間を把握しなければならないのてもらうよう地方公共団体に連絡するなど必要な調か。

整を行う必要がある。なお、国と地方公共団体で差が生じる場合の取扱いは課長通知に記載のとおり。

108

5(2)②

データベースを用い「それぞれの意思決定に係るデータについては、デデータベースの修正前・更新前、最新のデータに関た意思決定ータベースを参照した時点（年月日等）と参照によわらず意思決定の根拠となる情報は全て保存する必り取得（又は確認）した情報を含めて、意思決定に関要がある。

する行政文書を作成する、又は一つの行政文書ファ
イルの中にまとめられることが必要である。」とある
が、意思決定時に参照した情報全てを行政文書として残す必要があるということか。

29

109

質問箇所

項目

質問

回答

5(2)②

データベースを用い

業務システムにおいて、たとえば、「データベースを「データベースを参照」については、例えば、ある意

た意思決定

参照（した時点）」とはどのようなことを指すのか。 思決定を行うための根拠となるデータとして、デー
タベースから、特定の必要なデータを取得又は確認したことを指す。

110

5(2)②

データベースを用い意思決定に関する行政文書を作成する、又は一つの例えば、ある意思決定を行うために根拠となったデ

た意思決定

行政文書ファイルの中にまとめるために必要な業務ータ等を、必要な際に、行政文書として出力等がでシステムの機能は具体的にどのようなものになるのきるような機能を備えておく必要がある。
（更新等に

か。

より、必要な際に出力等ができなくなるようでは、支障が生じる。）

111

5(2)③

データベースの廃止

データベースの廃止が決定した場合、当該データベ

データベースについては、行政文書ファイルとしてースのデータが意思決定過程や後付けの検証に要し管理簿にも記載されることから、その廃棄に当たっないものであれば、廃止後速やかに廃棄することもては、廃棄協議を行うことが必要である。このため、可能と理解してよいか。

廃棄が決定した段階で、保存期間満了日を定め、廃棄協議を行うことになる。

112

5(4)

業務システム自動通知

システム上で通知した事実が確認できれば、通知の申請者側が受け取っているであろう通知画面を個別

内容については、保存する必要は無いと理解して良に保存する必要はないが、必要な記録（通知先、通知

いか。

日時、通知内容等）に係るデータは、一定期間、保存する必要がある。

113

7(1)

公文書管理との整理

限られた業務システム予算のなかで、優先順位によ

公文書管理のルールに基づく手続、特に法令に定めと相談っては公文書管理に必要な機能をシステムに組み込ているもの（行政文書ファイル管理簿への記載、延めないと判断した場合は公文書管理課に相談すると長、移管、廃棄（廃棄同意）等）については確実に実いう理解でよろしいでしょうか。

行される必要がある。それをシステムの機能として組み込めない場合、別の方法で行うよう、各行政機関で工夫されたい。

30

課長通知２－５
114

スキャナ等を利用して紙媒体の行政文書を電子媒体に変換する場合の扱いについて

質問箇所

項目

質問

回答

—

総論

紙媒体の行政文書を電子媒体に変換した場合に、変換

公文書管理法のルールでは、行政機関における経緯も後の行政文書（電子媒体）が正本と位置付けられるこ

含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事とになる理屈は何か。

務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができることが重要である。適切な媒体変換を行う
ことによって行政文書の内容や性質が変更されるものではないため、媒体変換後の文書を行政文書の正本として管理することが可能である。

115

—

総論

法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられご理解のとおり。

ているものや資料・記録としての価値を維持する上で紙媒体での保存が不可欠なもの以外では、行政文書において、媒体の種別による公文書管理法令上の違いはないと理解してよろしいか。

116

—

総論

取得後直ちに紙媒体を電子媒体に変換し、変換後の電差し支えないが、各行政機関の文書取扱規則も踏まえ

子媒体の文書を正本とした場合、その後の行政機関にて対応されたい。なお、「受付」や「受理」を行った

よる事務処理（受付、転送、進達、上申、起案等）は、 時点については、電子媒体への変換時ではなく、紙媒

117

—

総論

変換後の電子媒体の文書をもって行うことができる

体で「受付」や「受理」をした時点となることに留意と認識してよいか。

が必要である。

電子媒体を行政文書の正本として管理するに当たっ

訴訟における証拠能力については、最終的には裁判所ては、正本として証明力を維持できるのか。（訴訟にの判断となるため、証拠能力に絶対に疑義を抱かせな

おいて、変換後の電子媒体の原本性が争われた場合にいための措置を定めることは困難であると考えてい備え、事前に措置を講じておく必要があるのではないる。一方で、今回の通知に沿って適切に媒体変換されかとの問題意識がある。
）

た文書については、行政機関においては、紙媒体の書面に記載された事項と同一であると推定することになると考えている。なお、電子媒体への変換後も必要

31

質問箇所

項目

質問

回答
と思われる一部の紙媒体の文書を保有しておくことも可能としている（当該紙媒体については、基本的に行政文書ファイル管理簿への記載は不要）。

118

—

総論

紙媒体の文書を電子媒体に変換し、当該電子媒体を行

本通知に基づき適切に電子行政文書化が行われた場

政文書の正本として管理する「電子行政文書化」にあ

合には、行政文書の正本であると推認されるものと考たり、原本証明（電子化したものが紙媒体のものと相えている。お尋ねの証明については、法令の規定で原違ないことを証する何か）は必要ないか。

本証明が求められる場合には必要となると考えられるが、一般的には、各行政機関において証明の必要が生じた場合に、文書管理者等が適切に電子行政文書化した正本であり、紙媒体と同一の内容であると証明す
れば（説明責任を果たせば）よいと考えている。なお、
電子媒体への変換後も必要と思われる一部の紙媒体を保有しておくことも可能としている（当該紙媒体については、基本的に行政文書ファイル管理簿への記載
は不要）。

119

—

総論

紙媒体を電子行政文書化したもの（電子媒体）は正本「正本」となり得る。

として管理できるところ、紙文書として作成・取得さ仮にコピーされた文書であっても、文書管理者（所掌れた文書をコピーした紙媒体の複写物についても（行

事務に関する文書管理の実施責任者）が、当該文書を政文書の「写し」ではなく）行政文書の「正本」とな

行政文書として管理すべきものと判断すれば、行政文り得るのか。

書の「正本」として管理されることになる。
なお、複写前の文書（紙）と複写後の文書（紙）を保有する場合には、複写前の文書を、原本として管理することが適当であると考えられる。

120

—

総論

全ての文書を電子行政文書化する必要があるのか。Ａ

通知文に記載のとおり、電子行政文書化により業務の２サイズの図面などは困難である。

複雑化・非効率化につながる場合には、電子行政文書化を行う必要はない。

32

121

質問箇所

項目

質問

回答

—

総論

例えば、全国の地方支分部局において同一の許認可事

公文書管理法令上は、問題はない。

務に関する行政文書について、電子媒体に変換して保存する部署と紙媒体のまま保存する部署が混在している場合、公文書管理法令上問題となることがあるか。また、同一部署の同一の事務において、電子媒体に変換するものと、しないものが混在していても問題
ないか。

122

１①

媒体変換留意点

電子行政文書化を行う文書の範囲等の判断（法令等の基本的には文書管理者の責任で行っていただくこと制約の有無等）は、各文書管理者以上の者の責任で行になるが、総括文書管理者又は部局長の下で統一的なうとあるが、各文書管理者の判断で行えるもの、更に対応を示す可能性もあることから、「以上の者」を付

上位の者で行う必要があるものの基準はあるのか。

しているものである。（例えば、地方支分部局に係る基準について本省庁が統一的な対応方針を示すなど）

123

1①

媒体変換留意点「歴史公文書等の資料・記録としての価値を維持する

例えば、御名御璽や元号の墨書等が考えられる。

上で不可欠な場合」における紙媒体とは具体的にどのような文書等が対象となるのか。

124

1①

媒体変換留意点「電子行政文書化を行う文書の範囲等の判断」につい許容される。

て、保存期間が１年未満である文書については、電子行政文書化しない（そもそも随時廃棄する文書であれ
ばわざわざ媒体変換するための手間をかけることが非効率）という判断も許容されるか。

125

126

1②

1②脚注１

媒体変換留意点

媒体変換留意点「紙媒体の行政文書と同程度の見読性が維持される

300dpi については、会計検査院の「計算証明の電子ような解像度（300dpi 以上が適当）」とする根拠は化に関する基準」、米国の国立公文書館の基準、国立何か。

公文書館の助言等を踏まえたもの。

脚注１「保存期間が１年未満の文書や明らかに歴史公

多くの文書の保存期間満了時の措置が廃棄であるも文書に該当しない文書については、文書の性質や見読のであることも踏まえれば、全ての文書について性に応じて 200dpi 以上での対応も可能である。
（略） 300dpi を下限とすることは、業務の効率的な運営の

33

質問箇所

項目

質問

回答

保存期間満了時の措置の見直しが必要になる場合が観点から適当ではないため、200dpi 以上による対応あることから、200dpi 以上での対応については慎重も可能としている。

に判断すること。」とあるが、事後的に想定していな

なお、例えば、200dpi でスキャンし、紙媒体を廃棄い事態が生じ、明らかに歴史公文書等に該当しないとしていたところ、事後的に移管が必要となる事情が生考えていた文書が歴史的な重要性を帯びた場合に後じた場合には、200dpi の文書を移管しても差し支え

戻り（300dpi に）できないのは問題ではないか。

ない。（200dpi で判読可能として実際の行政実務を行っていたという事実があるのであるから、事後的に300dpi で作成し直すことは求めない。）

127

1②

媒体変換留意点「スキャナ等での読み取り等を行い、」の「等」とは「等」は、例えば、行政機関が所有するデジタルカメ

何を想定しているか。

ラ等で撮影し、そのデータを共有フォルダで保存する場合を想定している。

128

1②

媒体変換留意点

例えば、書面に記載された文字及び数字を全て業務シ

手作業による入力は、行政文書管理の観点からは、コステムにデータ入力した場合は、媒体変換として認め

ピーやスキャンと異なり、文書の内容の同一性の担保られないということか。

ができないものと考えている。現在でも、業務システ

また、紙媒体に記載されている文字及び数字等を全てムにデータ入力した後に、紙媒体を保存している場合

業務システムに入力した場合の取扱いを示す予定はに、本通知をもって、元データの保存が不要となるもないのか。

のではない。
なお、業務システムにデータを入力した場合に、元の文書の取扱い（ＲＳや保存期間等）については、元の文書の性質・内容等によって個別に判断されるべき事
柄である。

129

1③

媒体変換留意点「多色での保存の必要性が乏しい場合は、白黒又はグ

例えば、色や色が付けられている箇所に情報として固レースケールで読み取り等を行うことも可能」とある

有の価値がある場合は元の色のまま保存する必要がが、カラーの必要性が乏しい文書の具体例は何か。朱ある。言い換えれば、白黒又はグレースケールで読み色で押印した文書は含まれる（＝白黒でスキャンして取り等を行うことで、情報量や情報の価値が変化しなもよい）か。

ければ多色での保存の必要性は乏しい。つまり、朱色

34

質問箇所

項目

質問

回答
で押印した文書も含まれるか否かは、当該押印が朱色であることに意味があるか否かによる。

130

1④

媒体変換留意点

事前事後に正確にスキャン読取できているかを確認

・誤廃棄案件（不適切事例）として扱うかは、その読することは十分理解できるが、日々大量の文書を扱い取漏れの範囲、内容に応じて判断されることになるとスキャン作業を行う過程においては人為的な確認漏考えている。

れは必ず発生するものと考える。紙媒体を廃棄した後・人為的ミス、あるいは、機械の誤作動を見落とすこの事後的に読取漏れが発覚した場合は、誤廃棄（不適とは、どれだけ万全を尽くしてもあり得ることである切）事例として取り扱われるのか。

が、担当外の職員を含め、複数名や複数回のチェック

また、紙媒体のほうにページ漏れ（抜け）がそもそも等を行うことが考えられる。また、チェックの内容とあったにも関わらず、上記のような人為的な確認漏れ

しては、ＰＤＦで読み取った場合、総ページ数が紙媒により気づけていなかった場合、紙媒体廃棄後の事後体のページ数と一致するかというチェックや、ＰＤＦ

的に当該抜けているページが当初から存在していたを複数ページ表示にして、ページ番号が飛んでいないかの検証ができず、誤廃棄かどうかの判断が困難にな

かや端の文字が切れていないかを確認するという方

る状況も想定される。

法が考えられ、こうした主だったチェック内容をリス

以上のことから、媒体変換において、人為的ミスを誘

ト化しておく等の工夫が考えられる。

発する仕組みを放置することに懸念があり、上記のよ
うな不適切事例の発生が当初から想定される場合を踏まえ、事前に講ずるべき必要な手段（措置）があれ
ばご教示願いたい。

131
132

1④
1④

媒体変換留意点
媒体変換留意点

用紙の縦横が混在する文書について、スキャナの読み読み取る文書との同一性・見読性が担保されるのであ取りは縦統一でもよいか。

れば、差し支えない。

紙媒体を電子媒体に変換する過程で、誤って書類を破行政文書が破損しないよう、適切に管理する必要があ

損等した場合、テープ補修で切れ目が確認できるもの

るが、万が一破損した場合は、補修処置を行い、そのだと後々改ざん等疑われるかもしれない。破損した文

必要に応じて補修後の文書を読み取り、行政文書ファ

書を補修前後で読み取り、保存する必要はあるか。

イル管理簿の備考欄においてその経緯を記載してお

35

質問箇所

項目

質問

回答
くことや、破損した文書そのものを保存しておくことが考えられる。

133 ２(1)①脚注 4

媒体変換留意点

脚注４「電子媒体のファイル名の最後に「（スキャン）」 御理解のとおり。
「scan」「_scan」等を付す」とあるが、これはスキャンした文書であることが何らかの形で確認できればよいという範囲の例示として考えればよいのか。

134 ２(1)①脚注 4

媒体変換留意点「電子媒体のファイル名の最後に「（スキャン）」

行政文書ファイル管理簿に記載する必要はない。

「scan」「_scan」等を付す」とあるが、これを付すのはファイル名のみであり、行政文書ファイル管理簿（小分類名等）にまで媒体変換したことが分かるよう記載する必要はないとの理解でよいか。

135

２(1)①

媒体変換留意点

紙媒体の文書を電子媒体に変換した場合、基本的に紙媒体と電子媒体の両方が存在する場合に、どちらをは、元の紙媒体の方を正本とすることはできないの

行政文書の正本とし、どちらを写しとするかについてか。

は、各行政機関において判断するものだが、判断に当

紙媒体の文書を正本としたままで、電子媒体も作成

たっては、「行政文書の管理に関するガイドライン」

し、作成した電子データを「写し」として管理するこにおいて「電子媒体により体系的に管理することを基とは想定されるのか。

本とする」としていることを踏まえる必要があると考
える。

136

２(2)①

媒体変換後の紙媒体

電子媒体に変換した後の紙媒体について、行政文書と電子媒体により行政文書ファイルの正本が管理されの扱いしての保存の有無、保存期間の設定は、各府省等の判ているのであれば、写しである紙媒体の保存期間は、断で行われるという理解でよいか。

各行政機関の判断で設定可能である。なお、保存期間を１年未満と設定することも可能である一方、正本の保存期間を超える期間とすることは適当でない。

137

２(2)①

媒体変換後の紙媒体「１年未満の保存期間を設定できる」とあるが、既に可能である。なお、既に行政文書ファイル管理簿に登の扱い

行政文書ファイル管理簿に登録されている紙媒体の録されている紙媒体の行政文書ファイルを電子行政

行政文書ファイルの全体について、電子行政文書化を文書化した場合には、同管理簿上、媒体の種類を「紙」

36

質問箇所

138

２(2)①

項目

質問

回答

図った場合、「行政文書の写し」となった変換前の行から「電子」に変更し、保存場所を変更することで対政文書ファイルの保存期間を１年未満に変更可能と応する。その際、備考に「令和○年○月に媒体変換」

いう整理でよいか。

と記載しておくことが望ましい。

媒体変換後の紙媒体

全部を紙媒体で保存している既存の行政文書を電子媒体変換後の元の紙媒体の文書については、正本であの扱い化した際においては、紙文書は、廃棄同意を得ていな

る電子媒体の写しとして、保存期間を１年未満と設定

いものであっても直ちに廃棄することが可能である

することが可能である。保存期間１年未満の文書につという理解で良いか。

いては、行政文書ファイル管理簿に記載する必要はな
く、適宜廃棄ができる（廃棄協議不要）。

139

140

２(2)①

２(3)①

媒体変換後の紙媒体

補助金の申請受理を地方支分部局の事務としている

当該補助金に係る法令に抵触しない限り、そのようなの扱い場合、当該申請が本省宛でも、地方支分部局にて紙媒運用も可能と考えられる。なお、当然ながら、スキャ

体をスキャンし、スキャンしたデータを正本として本

ンに伴う文書の誤廃棄等のないよう、本省がスキャン省宛にデータのみ送付、地方支分部局にて紙媒体は１に当たっての留意事項や一定期間の紙媒体の留置等

年未満保存するという扱いでよいか。

について示すことが考えられる。

押印等がなされた文「法令による義務付けに基づき・・・」とあるが、こ本通知においては、含むものとして整理している。

書の媒体変換の法令には、省令の別表の様式や局長決定等も含む
か。

141

142

２(3)①

２(3)②

押印等がなされた文法令に基づき押印又は自署が義務付けられている場

法令所管省庁が個別に示すことが理想的ではあるが、書の媒体変換合、その義務付けの趣旨は当該法令を所管する府省等そのための業務が膨大になること、各府省等が法令実において判断されるべきものと考えられるが、当該法施の主体としての判断の下で業務を行っていること令を所管するわけではない（単なるユーザーとして当もあることを踏まえれば、義務付けの趣旨を踏まえつ

該手続等を行う）各府省等が電子行政文書化するかど

つ、また、必要に応じて法令所管省庁に確認しつつ、うかを判断して差し支えないか。

各府省等において判断して差し支えないと考える。

押印等がなされた文「文書の作成・取得時点において、法令に基づき押印

押印・自署等の見直しにより、義務付けがなくなった

書の媒体変換又は自署が義務付けられていたが、その後の法令改正場合に、問題がない場合には、過去の文書に遡って電等により当該義務付けがなくなった場合、当該改正等

子行政文書化できることを規定したものである。例えの前の法令により義務付けられていた趣旨や、義務付

ば、後援名義の申請様式で押印を求めていたが、その

37

質問箇所

項目

質問

回答

けをなくした際に文書の成立の真正の証明や本人確

後押印を不要とした場合や個人の認印で可能であっ認のために取ることとした措置等を踏まえ、適当と判た場合などは、従来の押印に特段の意義がないという断される場合には、電子行政文書化することは可能で判断により、押印された文書を電子行政文書化するこある。」とはどのような趣旨か。

とは可能と考えられる。一方で、文書の成立の真正を確保するため、「押印を行わない場合には電子署名を必要とする」ことなどを定めた場合には、紙媒体で取得した場合には電子署名ができないため、電子行政文
書化は適当ではないと考える。

143

２(3)③

押印等がなされた文書の媒体変換「他の適切な立証手段が確保されている場合」とは、 例として、「押印についてのＱ＆Ａ」の問６の回答に「押印についてのＱ＆Ａ」（令和２年６月 19 日内閣

記載のものが考えられるが、それぞれの事案に応じ府・法務省・経済産業省）問６の回答の「様々な立証て、「他の適切な立証手段」も変わり得ると考えてい手段」として記載されているものの想定か。

る。
※URL「押印についてのＱ＆Ａ」
https://www8.cao.go.jp/kiseikaikaku/kisei/publication/p_index.html

38

個別の具体的運用に関する公文書管理課長通知
課長通知３－４
144

業務マニュアル等への公文書のルールの記載について

質問箇所

項目

質問

回答

1

業務マニュアル等「業務の手順や方法、ルールを体系的にまとめた業

基本的にはすべての業務マニュアル等に、文書管理に

務マニュアル等」とあるが、対象範囲が広すぎるので関する事項が記載されていることが望ましいと考えはないか。

ているが、どのような業務マニュアル等にどのような

例えば、行政文書の管理に関するガイドラインの趣

内容をどのようなタイミングで記載するかについて旨を踏まえたマニュアルを別途作成し、対応するこは、業務マニュアル等の性質・内容・利用状況・業務とも可能か。

の状況等を踏まえて各行政機関で適切に判断する必要がある。
文書管理のマニュアルについては、既に法律・政令・
ガイドライン・課長通知、研修資料等の整備を行っており、さらにマニュアルを作るよりも、個々の業務マ
ニュアル等に（簡単な記述であっても）文書管理の観点を記載することで、公文書管理法に基づく手続が確実に認識され、文書の作成・取得、管理簿登録、廃棄（移管）が適切に行われることにつながると考えてい
る。

145

2

業務マニュアル等「２．業務マニュアル等に記載する事項、内容、記載

本課長通知で示しているのはあくまでも記載例であ例」は、事項ごとに記載例などを記載することとなっり、業務マニュアル等の性質、内容等に応じ、記載いているが、(1)行政文書の作成・取得、(2)行政文書のただければよい。業務マニュアル等によっては、質問

整理（行政文書ファイルの作成）、行政文書ファイルの通り、マニュアルの冒頭若しく末尾にまとめて書く

管理簿への記載、(3)行政文書ファイルの廃棄についことが適当な場合もあると考えている。

ての留意点を、マニュアルの冒頭若しく末尾にまとめて記載することも可能か。

39