ENEOS MOL SYNTHETIC RUBBER ZÁRTKÖRŰEN
MŰKÖDŐ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG
ETIKAI TANÁCS MŰKÖDÉSI RENDJE

ENEOS MOL SYNTHETIC RUBBER PRIVATE
COMPANY LIMITED BY SHARESRULES OF PROCEDURE OF ETHICS COUNCIL

Kiadásdátuma/Dateissue: 2024.04.02.

of Módosítás leírása/Change description:
Új kiadás (Verzió A) / New edition (Rev. A)
Hatályon kívül helyezés/Annulment: PMM-5.3-08
Készítette/Prepared by:
Ellenőrizte/Checked by: Jóváhagyta/Approved by:
Név/Name: Boglárka Busa, Név/Name: Róbert
Members of the Ethics Council
Kinga FeksziSzűcs dr.
Board of Directors of EMSR

Tartalom
Az Etikai Tanács hatásköre és feladatai ................................................................. 1
Az Etikai Tanács összetétele .................................................................................. 3
Az Etikai Tanács Elnöke ......................................................................................... 4
Az Etikai Tanács működése .................................................................................... 4
A visszaélés-bejelentések kezelésének alapelvei ................................................... 6
Eljárás visszaélés-bejelentés esetén ...................................................................... 9
Eljárás megindítása, előzetes vizsgálat és döntéshozatali eljárás ........................ 13
Érdemi vizsgálat.................................................................................................... 18
Következménykezelés, az eljárás megismétlése és kiegészítése ........................ 22
Záró rendelkezések .............................................................................................. 24
Content
Scope and duties of the Ethics Council ................................................................... 1
Composition of the Ethics Council .......................................................................... 3
Chairman of the Ethics Council ............................................................................... 4
Operation of the Ethics Council............................................................................... 4
Principles for the management of whistleblower reports ......................................... 6
Whistleblower reports procedure ............................................................................ 9
Initiation of a procedure, preliminary investigation and decisionmaking procedure13
Investigation of merits ........................................................................................... 18
Consequence management, repetition and supplementing of the procedure ....... 22
Final provisions ..................................................................................................... 24

1 / 24Az ENEOS MOL Synthetic Rubber Zrt.
(továbbiakban: Társaság vagy EMSR) az
Etikai Kódexben (továbbiakban: Kódex)foglalta össze azokat a magatartási
szabályokat, amelyeknek a betartását
mindenmunkavállalójátólésszerződéses partnerétől elvár. Ezen
szabályok a közérdek vagy nyomós
magánérdek védelme érdekében, illetveaz etikus üzleti magatartás iránti
elkötelezettségünk jegyében születtek.

ENEOS MOL Synthetic Rubber Ltd.
(hereinafter: Company or EMSR) has set
out in its Code of Conduct (hereinafter:Code) the rules of conduct that it expects
all its employees and contractual
partners to comply with. These
Regulations are designed to protect the
public interest or overriding privateinterest, and to uphold our commitment
to ethical business conduct.

Az EMSR jogszerű és etikus működése
érdekében
a
Kódexbenfoglalt
magatartási szabályok megsértésének
bejelentésére létrehozta a SpeakUp!
visszaélés-bejelentési rendszert.

In order to ensure the lawful and ethicaloperation of EMSR, the SpeakUp!
whistleblower
systemhas
beenestablished to report violations of theCode.

E szabályzat elsődleges célja az etikai
folyamatokban részt vevő személyek ésszervezetek
feladatainak
és
hatáskörének bemutatása a SpeakUp!
visszaélés-bejelentési
rendszerrel
kapcsolatban, valamint a magatartási
szabályokkal kapcsolatos bejelentések
kivizsgálására, illetve az Etikai Tanács
eljárásaira
vonatkozó
szabályok
rögzítése.

The primary purpose of this procedure isto present the tasks and responsibilitiesof the persons and organizations
involved in the ethics management
system in relations to the SpeakUp!
whistleblower system, and to lay down
rules regarding reported breaches of theCode and the rules of procedure for the
Ethics Council.

Az Etikai
feladatai

Tanácshatásköre

és Scope and duties of the Ethics
CouncilAz Etikai Tanács alapvető küldetése
etikaialapelvek
ésmagatartási
szabályok megfogalmazása, érvényre
juttatása, az egységes értelmezéselősegítése, és mindezek megvalósítása
céljából az etikai visszaélés-bejelentési
rendszer működtetése.

The basic mission of the Ethics Council
is to formulate and enforce ethics
principles and rules of conduct, topromote coherent interpretation and tooperate a whistleblower system in orderto accomplish all above mentioned tasks.

Az Etikai Tanács tagjai az ügyeket
pártatlanul, szakszerűen, bizalmasan,
munkaviszonyukból
vagy
testületi
jogviszonyukból
fakadó
érdekeiktől
függetlenül, a Kódexben lefektetett elvek
maradéktalan tiszteletben tartásávalítélik meg, illetve vizsgálják ki.

The members of the Ethics Council judge
and investigate cases impartially,
professionally, confidentially, regardlessof their interests arising from theiremployment
or
corporate
legal
relationship, with full respect for the
principles laid down in the Code.

2 / 24Az Etikai Tanács fő feladata annak
biztosítása, hogy a személyi hatállyalérintett minden természetes és jogi
személy
maradéktalanul
betartsa,
betartassa a Kódex előírásait.

The main task of the Ethics Council is toensure that all natural and legal entities
covered by the scope of the Code are
fully comply with the provisions of theCode.

Az Etikai Tanács felelős:The Ethics Council is responsible for:− Az etikai management rendszer, − Creating and continuously monitoring,valamint az etikai kivizsgálásokra
andmodifyingtheethicalvonatkozó szabályok megalkotásáért
management system, as well as rulesésfolyamatos
figyelemmel
related to ethical investigations;kíséréséért, módosításáért;− A Kódexben és az azokhoz − Initiating impeachment of violators ofkapcsolódó belső szabályzatokban
provisions of the Code and related
foglaltak megszegése esetén az
internal regulations, for remedying theelőírások megszegőinek felelősségre
situation, for the restoration of ethicalvonásának kezdeményezéséért, aoperation, and for taking further
kialakult helyzet orvosolásáért, az
necessary steps (e.g. holding the
etikus működés helyreállításáért,employee responsible or initiating
valamint a további szükséges lépések
other legal steps);(pl. a munkavállaló felelősségrevonása, illetve egyéb jogi eljárások
kezdeményezése) megtételéért;− A Kódexben és az azokhoz − Thediscussionofquestionskapcsolódó belső szabályzatokban
presented in connection with thefoglaltakkal
összefüggésben
provisions of the Code and the relatedelőterjesztett
kérdésekinternal regulations and formulating
megtárgyalásáért és az azokra
relevant resolutions;választadóállásfoglalásokkialakításáért;− Etikai visszaélésnek nem minősülő − Investigating ethical and complianceetikai és megfelelőségi kérdések
issues that do not qualify as ethicalkivizsgálásáért,azokkalmisconduct,
andformulatingösszefüggésben
állásfoglalások
resolutions related to them;kialakításáért;− Az etikai eljárások lefolytatásáért;− Conducting ethical procedures;− A Kódex kommunikációjának
oktatásának ellenőrzéséért.

és − Monitoring the communication andeducation of the Code.

Az Etikai Tanács kérés esetén beszámol Upon request, the Ethics Council reportsaz
Igazgatóságnak
az
elvégzett to the Board of Directors on the work

3 / 24munkáról, a vizsgálatok eredményéről, a performed, the results of investigations,
felmerült etikai kérdésekről.
and any ethical issues that have arisen.
Az Etikai Tanács döntésében nincs kötve The decisions of the Ethics Council areegyetlen EMSR által hozott korábbi not bound by any previous decisions
döntéséhez sem.
made by EMSR.
Nem tartozik az Etikai Tanács
hatáskörébe
ajogszabályokban
biztosított
jogokérvényesítésével
kapcsolatos eljárások lefolytatása, ígykülönösen az Etikai Tanács nem dönt
jogkérdésben,
vagyoniköveteléstárgyában.

The Ethics Council is not authorized to
conduct proceedings related to theenforcement of rights provided bylegislation, especially in matters of legal
decisions or financial claims. Therefore,
the Ethics Council does not makedecisions on legal issues or financial
claims.

Az Etikai Tanács nem avatkozhat be The Ethics Council may not intervene infolyamatban lévő hatósági vagy bírósági ongoing official or judicial proceedings.
eljárásba.
Az Etikai Tanács összetétele

Composition of the Ethics Council

Az Etikai Tanács 5 tagú. Az Etikai The Ethics Council may consist of 5
Tanács tagjai maguk közül elnököt members. The members of the Ethics
választanak.
Council elect a chairman from among
themselves.
Az Etikai Tanács tagjai:

The members of the Ethics Council are:− Vezérigazgató;− Pénzügyi vezető;− Vállalatirányítási Iroda vezető;− Chief Executive Officer;− Chief Financial Officer;− Corporate
Coordination
manager;− Plant manager;− Human Resources leader.

− Üzemvezető;− Humán Erőforrás vezető.

OfficeA tagok tanácsi tagsága az alábbi Membership of the Ethics Council
esetekben szűnik meg:
members shall cease in the following
cases:− Lemondással;− By resignation;− Munkavállaló
tagok
eseténa − In the case of employee members,
munkaviszony megszűnésével, illetve
upon termination of employment; inállandó tagok esetén a munkakör
the case of permanent members uponmegváltozásával is, automatikusan;change of role, too, automatically;− Visszahívással, melyet a Tanács − By recall, which must be justified byindokolni köteles;
the Ethics Council;

4 / 24− A tag a Tanács Elnökéhez címzett − A member may resign at any time byírásosnyilatkozatávalbármikor
a written declaration addressed to thelemondhat tagságáról.
Chairman of the Ethics Council.
Az Etikai Tanács Elnöke

Chairman of the Ethics Council

Az Etikai Tanács munkáját annak Elnöke The work of the Ethics Council shall be(továbbiakban: Elnök) irányítja és directed and coordinated by its Chairman
hangolja össze.
(hereinafter: Chairman).
Az Elnök feladatai ellátása során nem The Chairman may not be instructed inutasítható.
the performance of their duties.
Az Elnök feladatai különösen:The Chairman shall in particular:− Az Etikai Tanács összehívása;− Az Etikai Tanács üléseinek ésszavazásainak levezetése;− Az
etikaieljárások
pártatlan
lefolytatásának
felügyeleteésbiztosítása;− Az Etikai Tanács által hozottállásfoglalások külső és belső
kommunikációban
történő
képviselete.

− Convenes the Ethics Council;− Conducts the meetings and voting of
the Ethics Council;− Oversees the impartial conduct of
ethics related procedures;

Az Etikai Tanács működése

Operation of the Ethics Council− Represents the resolutions defined by
the Ethics Council in external andinternal communication.

Az Etikai Tanács, mint testület működik The Ethics Council shall function andés hoz döntéseket.
make decisions as a body.
Az Etikai Tanács szükség szerint, de The Ethics Council shall meet as
legalább
évente egy alkalommal necessary, but at least once a calendarülésezik.
year.
Az Etikai Tanács ülését az Elnök, vagyaz általa megbízott tanácstag meghívó
küldésével jogosult összehívni, minimum
5 nappal az ülés időpontja előtt.

Meetings shall be convened by the
Chairman or the member of the Ethics
Council appointed the Chairman at least
5 days before the meeting.

Különösen
indokoltéssürgős Extraordinary meeting can be convened
intézkedést igénylő esetben rendkívüli within 24 hours in case particularlyülés 24 órán belüli időpontra is justified and urgent action needed.
összehívható.
Az üléseket az Elnök iránymutatásaialapján egy megbízott tanácstag készítielő. A tárgyalni kívánt témaköröket ameghívóban olyan részletességgel kell

The meetings are prepared by appointed
member of the Ethics Council based on
the guidelines of the Chairman. The
topics to be discussed must be indicated5 / 24

feltüntetni, hogy azokban a tanácstagok in the invitation in such detail that theálláspontjukat kialakíthassák.
Council members can form their opinion
on them.
Az Etikai Tanács bármely tagja jogosult Any member of the Ethics Council isa napirend kiegészítésére javaslatot entitled to propose additional topics totenni.
the agenda.
Az Etikai Tanács ülése határozatképes,amennyiben azon a tagok több mint afele jelen van. Abban az esetben, ha azelsőösszehívás
alkalmávalahatározatképességhez
szükséges
többség nincs jelen, az Etikai Tanácsot
újból össze kell hívni.

Meeting of the Ethics Council has aquorum if more than half of its members
are present. If it is established that there
is no quorum at the first convening, theEthics Council shall be reconvened.

Amennyiben az Etikai Tanács ülésén
valamelyik tag személyesen nincs jelen,de a távollevő tag telefon vagy videó
konferencia kapcsolat útján a teljesülésen részt vesz, úgy kell tekinteni,mintha a távollevő tag az Etikai Tanácsülésén jelen lett volna. A telefon vagy
videó konferencia útján történő részvétel
tényét a jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

If a member is not present in person at a
meeting of the Ethics Council, but theabsent member attends the full meetingby telephone or video conference, theabsent member shall be deemed to havebeen present at the meeting of the Ethics
Council. The fact of participation by
telephone or video conference shall berecorded in the minutes.

Az ülést az Elnök, akadályoztatása The meeting shall be led by the
esetén az általa kijelölt tanácstag vezeti. Chairman or, in case he/she is prevented
from attending, by a council member
appointed by him/her.
Amennyiben az Etikai Tanács ülésénekösszehívására az ügy sürgősségére
tekintettel nincs mód, vagy annak
jellegére tekintettel nincs szükség, atagoktól megfelelő határidő előírásával,elektronikus úton vagy írásban (levélben,
e-mailen) írásos vélemény bekérése,
továbbá írásban vagy más rögzített
informatikai vagy telekommunikációs
csatorna útján (applikáció) szavazás islehetséges. A szavazásra történő
felhívást a döntéshez szükséges
iratokkal és a szavazásra rendelkezésreálló határidő megjelölésével az Elnök,
akadályoztatása esetén az általa kijelölt
tanácstag küldi meg a tagoknak.

If the meeting of the Ethics Council can
not be convened due to the urgency ofthe matter or it is not necessary due to its
nature, it is possible to request writtencomments from the members byelectronic means or in writing (by letter,e-mail) or to conduct a voting procedurein writing or by other recorded IT or
telecommunication
channels(application), if setting a common
deadline. The invitation to vote shall besent to the members by the Chairman
along with the relevant documents andthe deadline for voting, or, in the eventhe/she is prevented from attending by
the assigned council member.

6 / 24

Az olyan tag, aki a szavazásra A member who fails to meet the deadline
rendelkezésre álló határidőt elmulasztja for voting shall be deemed to beúgy tekintendő, mint aki a kérdésben abstaining.
tartózkodik.
Az Etikai Tanács hivatalos nyelve az The official language of the Ethics
angol.
Council is English.
Az Etikai Tanács a határozatait (döntés The Ethics Council takes its decisions
vagy állásfoglalás) a szavazásban (decision or resolution) with the consent
résztvevő tagok több mint felének of more than half of the members voting.
egyetértése alapján hozza meg.
Az Etikai Tanács üléseiről jegyzőkönyv Minutes shall be taken of the meetings ofkészül.
the Ethics Council.
A jegyzőkönyvet nyomtatott vagy The minutes shall be drawn up in printed
elektronikus formában el kell készíteni.
or authentic electronic form.
Az
EtikaiTanácsüléseiről
és The minutes of the meetings and votes ofszavazásairól készült jegyzőkönyveit 3 the Ethics Council shall be kept for 3évig kell megőrizni.
years.
A
visszaélés-bejelentések Principles for the management ofkezelésének alapelvei
whistleblower reports
1. A tisztességes eljárás elve
Az eljárásokban minden résztvevő az
objektivitás, pártatlanság kritériumainak
megfelelően és a Kódex szerint köteles
eljárni.

1. The principle of due process
All participants in the proceedings are
required to act in accordance with thecriteria of objectivity, impartiality and theCode.

2. A felek magatartása
Az eljárás során a résztvevők egymás
közötti
és
mások
felé
történő
kommunikációjában a hivatalos szakmai
kapcsolatokban elvárható stílust kellalkalmazni, a jóhiszeműség, tisztesség
és együttműködés elvének megfelelő
magatartást kell tanúsítani.

2. Conduct of the parties
In the course of the procedure,
participants must apply a communicationstyle with each other and with others thatis also expected in formal professional
relations and conduct themselves inaccordance with the principles of goodfaith, fairness and cooperation.

3. Határidők
Az eljárásban résztvevők minden tőlük
telhetőt megtesznek annak érdekében,hogy betartsák a jelen szabályzatban
foglalt határidőket oly módon, hogy az
EtikaiTanácseljárása
hatékonytámogatásul szolgálhasson a szükséges
intézkedések megtételére felhatalmazott

3. Deadlines
Participants in the procedure shall use
their best endeavors to meet thedeadlines set forth in this Regulation sothat the procedure of the Ethics Council
can effectively facilitate the decision
making of the executives authorized totake the necessary measures, as well as

7 / 24vezetők döntéséhez, illetve az egyéb support the managementszerződésen
alapuló
jogviszonyok contractual relationships.
kezeléséhez.

of

other

4. Bizalmasság
Az érintettek személyes adatainak, jóhírnevének és az EMSR üzleti
információinak védelme érdekében az
eljárás
során
készített,illetverendelkezésre
bocsátottmindeninformáció és irat bizalmas.

4. Confidentiality
In order to protect the personal data,
reputation of all parties involved, as well
as EMSR business data, all informationand documents prepared or madeavailable during the process are
confidential.

A visszaélés-bejelentési rendszeren
keresztül érkezett ügyekben minden
résztvevőnek (Etikai Tanács tagok,
Bejelentő, Bejelentett, tanú, szakértő,stb.) bizalmasan kell kezelni minden, abejelentés tartalmára,
továbbáa
Bejelentőre, valamint arra a személyre
vonatkozó
információt,
akinekamagatartása
vagymulasztásaabejelentésre okot adott, vagy aki abejelentésben
foglaltakról
érdemiinformációval
rendelkezhet(
továbbiakban: bejelentésben érintettszemély).

In cases received via the whistleblower
system, all participants (members of the
Ethics Council, the reporter, theimplicated person, witness, expert etc.)
must keep confidential all details of the
filed report and data regading theReporter, as well as the information
pertaining to the person whose conduct
or omission gave rise to the report or who
may have relevant information on thecontent of the report (hereinafter: person
concerned in the report).

A
titoktartásikötelezettség
nemkorlátozza a Bejelentett védekezéshez
vagy tényállás tisztázáshoz kapcsolódó
jogát, azonban jogainak gyakorlása
során a Bejelentett köteles törvényesen,így többek között a személyiségi jogok,
információs önrendelkezési jog és üzleti
titok tiszteletben tartásával eljárni.

The obligation of confidentiality does not
limit the implicated person's right todefend himself/herself or to clarify thefacts, however, in exercising his/herrights, the implicated person is obliged toact lawfully including.

5. Személyes adatok kezelése
Az EMSR, mint adatkezelő a SpeakUp!
bejelentési rendszer keretei között abejelentésben érintett személyeknek abejelentés
kivizsgálásához
elengedhetetlenül szükséges személyes
adataitkizárólag
abejelentés
kivizsgálása és a bejelentés tárgyát
képező magatartás orvoslása vagy
megszüntetése céljából kezelheti és abejelentés
kivizsgálásában
közreműködő más MOL-csoporton belüliszervezet részére továbbíthatja.

5. Management of personal data
EMSR, as the data controller may - within
the framework of the SpeakUp!
whistleblower system - process those
personal data of the persons involved in
the report that are strictly necessary forthe investigation of the report for the sole
purpose of investigating the report andremedying or terminating the reported
conduct, and may transfer those data to
another organisation within MOL Group
which may participate in the inquiry.

8 / 24Az
adatkezelés
jogalapja
jogikötelezettség teljesítése: az adatkezelő
vagyonát,üzletititkait,szellemi
tulajdonát és üzleti hírnevét, valamint a
megfelelő, tiszteleten alapuló és félelem,
valamint
megtorlásmentes
munkakörnyezetet
veszélyeztető
szabálytalanságok
megelőzése,
feltárása és a felelős személyek
felelősségre vonása (a GDPR1 6. cikk
(1) c) és 9. cikk (2) bekezdés g) pontjai
alapján).

The legal basis for data processing isfulfillment of a legal obligation of the data
controller : to prevent, detect violations
which jeopardize the data controller's
assets, trade secrets, intellectual
property and business reputation, as wellas the appropriate, respectful work
environment devoid of intimidation andretaliation (pursuant to (1) c) of Article 6
and (g) of Section 2, Article 9 of the
GDPR1).

A bejelentési rendszer keretei között
kezelt adatok közül haladéktalanul törölni
kell a bejelentés kivizsgálásához és abejelentés tárgyát képező magatartásorvoslásához vagy megszüntetéséhez
nem szükséges személyes adatokat.

Personal data not vital for theinvestigation of the report and for the
remedying or termination of the conduct
forming the subject matter of the reportshall be deleted immediately from thedata processed under the reporting
system.

A bejelentés vizsgálata során a bejelentő
vagy a meghallgatott kérheti személyes
adatai zártan történő kezelését, hogy
személyes adatait csak az Etikai Tanács
Elnöke ismerhesse meg. Amennyiben akérésavizsgálat
lefolytatását
akadályozza vagy lehetetlenné teszi,
erre az Etikai Tanács a Bejelentő
figyelmét fel kell hívja.

During the investigation of the report, theReporter or the person heard may
request the confidentiality of his/her
personal data, so that his/her personal
data can only be known to the Chairman.
If the request impedes or makes it
impossible to conduct the investigation,
the Ethics Council shall bring the matterto the attention of the Reporter.

A rendszerben a bejelentéssel, az az
alapján folytatott vizsgálattal és a megtettintézkedésekkel kapcsolatos adatokat –a bejelentő védelme és az érdekében tettintézkedések utólagos igazolhatósága
céljából–az
utolsó
vizsgálati
cselekmény
vagy
intézkedés
befejezésétől számított öt évig meg kellőrizni, azt követően törölni kell.

In the electronic system, data related to
the report, the investigation based on it,
and the measures taken must be kept forfive years from the end of the lastinvestigative act or measure, for the
purpose of protecting the Reporter andfor the subsequent verification of themeasures taken, and then must be
deleted.

6. Anyanyelv használata
A Bejelentő vagy az eljárás alá vont
Bejelentett kérésére az eljárás során
anyanyelv használatátaTanácsbiztosítja, részükre az eljárás soránkészült iratokat anyanyelvükön bocsátja
rendelkezésre.
Az
EMSR

6. Use of native language
At the request of the Whistleblower or thereported person subject to theprocedure, the Council ensures the useof their native language during theprocedure, and provides them with the
documents
prepared
duringthe9 / 24

munkavállalóinak anyanyelven történt
meghallgatásáról készült feljegyzések és
jegyzőkönyvek
angolra/japánra/magyarra fordítása az
EMSR tolmácsainak közreműködésével
történik.

procedure in their native language. The
notes and minutes of the interview in thenative language of the employees’ of
EMSR
aretranslated
into
English/Japanese/Hungarian with theassistance of the interpreters of EMSR.

7. Eljárás hatóság vagy bíróság előtt
folyamatban lévő ügyekben
Ugyanazon, vagy összefüggő kérdésben
folyamatban lévő hatósági vagy bírósági
eljárás lezárultáig jelen szabályzatban
leírt eljárás nem indítható, a már
folyamatban lévő eljárást pedig a
hatósági vagy bírósági eljárás jogerős
befejezéséig fel kell függeszteni.

7. Procedure in cases pending at an
authority or court
Proceeding described in this Regulation
may not be initiated in case of a pending
proceeding in the same or related matter
until the proceeding in question is closed.
Proceedings already in progress shall besuspended until the final judgement of
the official or judicial proceedings.

8. Bizonyítás szabadságaAvisszaélés-bejelentési
rendszertműködtető
személyek
szabadonválasztják meg a bizonyítás módját, és arendelkezésre
állóbizonyítékokatszabadmeggyőződésük
szerintértékelik.

8. Freedom of evidence
Participants in the whistleblower system
are free to choose their method of proof
and to evaluate the available evidence
according to their free beliefs.

9. Irányadó jog
Jelen szabályzatra, illetve a lefolytatotteljárásra a panaszokról, a közérdekű
bejelentésekről, valamint a visszaélések
bejelentésével összefüggő szabályokról
szóló
2023.
évi
XXV.
törvény
rendelkezéseit kell alkalmazni.

9. Governing law
Provisions of section XXV of the 2023 Act
about complaints,reports in the public
interest, and rules related to reporting
abuses shall apply to the present

Eljárás visszaélés-bejelentés esetén

Whistleblower reports procedure

Értesítés avizsgálatról

bejelentésről

ésa Notification
investigationofreportsandA bejelentés, a vizsgálat és a döntés The following persons are entitled tomegismerésére a következő személyek inspect the report, the investigation andjogosultak:
the decision:− az Etikai Tanács Elnöke;− Chairman of the Ethics Council;− az Etikai Tanács tagjai;− members of the Ethics Council;− a bejelentést tevő (Bejelentő);− the person making the notification(Whistleblower/Reporter);− avisszaélés
elkövetésének − a person suspected of committing
gyanújávalérintettszemély
abuse (Reported);(Bejelentett);

10 / 24− az ügy kivizsgálásában részt vevő,ahhoz
információkkal,
szakmaitámogatással
hozzájáruló
munkatársak (beleértve a Bejelentett
felett munkáltatói jogkört gyakorló
vezetőt),aközreműködésükhöz
feltétlenül szükséges mértékben.

− employees participating in theinvestigation of the case andcontributing to it with information andprofessional support (including themanager
exercising
employerauthority over the Reported Party), tothe extent absolutely necessary for
their cooperation.

A bejelentési rendszert úgy kellkialakítani, hogy a személyazonosságát
felfedő
bejelentő,valamintabejelentésben
érintettszemélyszemélyes adatait az erre jogosultakon
kívül más ne ismerhesse meg.
A bejelentést kivizsgáló személyek a
vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat
eredményeképpen
történő
formális
felelősségre vonás kezdeményezéséig abejelentés tartalmára és a bejelentésben
érintettszemélyekre
vonatkozó
információkat – a bejelentésben érintettszemély tájékoztatásán túl – a
foglalkoztató más szervezeti egységével
vagy
munkatársávalavizsgálat
lefolytatásához feltétlenül szükséges
mértékben oszthatják meg.

The reporting system should bedesigned in such a way that the personal
data of the reporter who reveals his
identity, and the implicated person
cannot be known by anyone other thanthose authorized to do so. Until theconclusion of the investigation or the
initiation of formal prosecution as a resultof the investigation, the persons
investigating the report may share
information about the content of thereport and the persons involved in thereport - in addition to informing theimplicatedpersonwith
otherorganizational units or employees of theemployer to the extent absolutely
necessary for the conduct of theinvestigation.

Ez nem érinti a Bejelentett azon jogát,
hogyszükséges
mértékbenamunkáltatói jogkört gyakorló vezetőjével,ajogi
képviselőjével
vagyazérdekképviseletének delegáltjával aközreműködésükhöz
szükséges
mértékben egyeztessen, illetve az általa
megjelölt tanút tájékoztassa a vizsgálat
tényéről.

This shall be without prejudice to theimplicated person's right to consult withhis/hermanager
exercisingtheemployer’s
rights,his/her
legal
representative or a delegate of his/hertrade association to the extent necessary
for their participation or to inform thewitness nominated by him/her of the factof the investigation.

Kizárás a vizsgálatból

Exclusion from investigation

Nem folytathat vizsgálatot és nem vehet
részt a döntéshozatalban a Bejelentő, az
eljárás alá vont Bejelentett, valamint az aszemély, akinek meghallgatása az
eljárás során szükséges, vagy akitől az
ügy elfogulatlan megítélése egyéb okból
nem várható el.

The Reporter, the implicated person andthe person whose hearing is necessaryduring the procedure or from whom an
impartial assessment of the case cannot
be expected for other reasons may notconduct an investigation or participate in
the decision-making.

11 / 24Az érintett a kizárási okot köteles az
Elnöknek az arról való tudomásszerzést
követően haladéktalanul jelezni. Az
Elnök az őt érintő kizárási okot az arról
való
tudomásszerzést
követően
haladéktalanul köteles jelezni az Etikai
Tanácsnak.

The person concerned in the report shallnotify the Chairman of the reason for the
exclusion immediately after becoming
aware of it. The Chairman shallimmediately notify the Ethics Council ofthe reason for his/her exclusion as soon
as he/she becomes aware of it.

Az eljárásban érdekelt bármely féltől
érkező elfogultsági kifogás tárgyában az
Elnök dönt, az Elnök ellen érkező
elfogultsági kifogás tárgyában a Tanács,
mint testület határoz.

The Chairman shall decide on an
objection of bias from any party to theproceedings, and the Council as a bodyshall decide on an objection of bias
against the Chairman.

Amennyibenameghallgatottólelfogultság, vagy egyéb ok miatt objektív nyilatkozat nem várható el, errea Tanács figyelmét fel kell hívnia és anyilatkozattételt megtagadhatja.

If an objective statement cannot be
expected from the person heard due tobias or other reasons, he/she must makethe Council aware and he/she may
refuse to make a statement.

Vizsgálati eszközök

Means of inspection

Az eljárás során különösen az alábbi The following means of inspection in
vizsgálati eszközök vehetők igénybe:
particular may be used during theprocedure:− a bejelentésben érintett személyek − hearing the person concerned in theszemélyes,
telefonos
vagy
report in person, by telephone or by
videókonferencia
útjántörténő
videoconference;meghallgatása;− az üggyel összefüggő, rendelkezésre − requesting available documents andálló dokumentumok és egyéb adatok,other data or information relevant toilletve információk bekérése;
the case;− azügyszempontjából
fontos − inspection of sites, locations or
helyszínek,illetvetárgyakobjects relevant to the case;megtekintése;− különösen indokolt esetben szakértő − the involvement of an expert inbevonása.
particularly justified cases.
A meghallgatáson a meghallgatotton és In addition to the interviewee and theaz Etikai Tanács tagjain kívül más member of the Ethics Council no otherszemély nem vehet részt.
person can be present at the hearing.
A Bejelentett meghallgatásán kérésére
jelen lehet a munkáltatói jogkört gyakorló
vezetője, az érdekképviselet delegáltja,
mint segítő vagy a Bejelentett jogi
képviselője. A segítő a meghallgatotthelyett nem nyilatkozhat, de a

At the request of the implicated person,
his/hermanager
exercisingtheemployer’s rights, the delegate of the
trade unions as an assistant or the legal
representative of the implicated person
may attend the hearing. The assistant
may not make a statement on behalf of12 / 24

meghallgatást vezető engedélyével a the person being heard, but may, with themeghallgatotthoz kérdést intézhet.
permission of the person conducting thehearing, address a question to theperson being heard.
A meghallgatáson az egyéb érdekelt
meghallgatottat(tanú,
szakértő)tájékoztatni kell személyes adatainak(neve, pozíciója, az üggyel kapcsolatban
elmondottak alapján rá vonatkozó
következtetés)kezeléséről,illetveszemélyes
adataivédelméhez
kapcsolódó jogairól.

At the hearing, all other parties heard(witness, expert) must be informed about
the management of their personal data(name, role, conclusion drawn on thembased on what has been said during thecase) and about their rights related to theprotection of their personal data

A meghallgatásról jegyzőkönyv vagy
feljegyzés készül, melyet a meghallgatottmegtekinthet.
A
Bejelentett
meghallgatásáról
kérésére
jegyzőkönyvet
kell
felvenni.
Ameghallgatott kifejezett és előzetes
hozzájárulása alapján, ha célszerűnek
látszik, a meghallgatásról jegyzőkönyv
hangfelvétel útján is készülhet – ez
esetben elegendő a meghallgatónak és
a meghallgatottnak jelen lennie. A
felvétel alapján a meghallgatásról
tartalmi leirat készül. A leirat jelenlévők
által történő jóváhagyását követően afelvételt törölni kell.

Minutes or notes of the hearing are
made, which the person heard can view.
Minutes shall be taken of the hearing of
the implicated person upon his/herrequest. With the express and priorconsent of the person heard, a report of
the hearing may, if it seems appropriate,
be made by audio recording - in whichcase it is sufficient for the person
conducting the hearing and the personheard to be present. Based on therecording, a content description of thehearing will be made. After the transcript
is approved by those present, therecording must be deleted.

Az eljárásban dokumentumok vagy
információ szolgáltatása érdekében
megkeresett a megkereséstől számított
5 napon belül köteles megküldeni a kért
dokumentumokat és információt az Etikai
Tanács részére.

A person requested to provide
documents or information in theprocedure must send the requested
documents and information to the Ethics
Council within 5 days of the request.

Ügyintézési határidő

Administrative deadlineAbejelentésben
foglaltakatakörülmények
által
lehetővé
tett
legrövidebb időn belül, legfeljebb abejelentés beérkezésétől számított 30
napon belül kell kivizsgálni, amely
határidőtől csak különösen indokolt
esetben,a
bejelentő
egyidejű
tájékoztatása mellett lehet eltérni. A
bejelentőt ebben az esetben akivizsgálás várható időpontjáról és a

The contents of the report must be
investigated within the shortest timepossible under the circumstances, nomore than 30 days from the date ofreceipt of the report, which deadline canonly be deviated from in particularly
justified cases, with the exception of areport made by an anonymous or
unidentifiable reporter, with simultaneous
notification to the reporter. In this case,13 / 24

kivizsgálás meghosszabbítása indokairól the whistleblower must be informed of
tájékoztatni kell.
the expected date of the investigationand the reasons for extending theinvestigation.
A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem
haladhatja meg, meghosszabbítás
esetén sem.

The duration of the investigation should
not exceed 3 months, not even in thecase of an extension.

Eljárás
megindítása,előzetes Initiation of a procedure, preliminary
vizsgálat és döntéshozatali eljárás
investigation and decisionmaking
procedure
Bejelentés

Whistleblower report

Az eljárás bejelentés vagy tudomásra The procedure is initiated on the basis of
jutás alapján indul meg.
a report or disclosure.
A visszaélés-bejelentési rendszerben
etikaivétségre,jogellenes
vagyjogellenesnek feltételezett cselekményre
vagy
mulasztásra,illetveegyéb
visszaélésre
vonatkozó
információt
(továbbiakban:
visszaélések)lehet
bejelenteni.

In the whistleblower system, information
about ethical misconduct, illegal orsuspected illegal acts or omissions, orother abuses
canbereported(hereinafter: abuses).

Bárki, aki az EMSR munkavállalója,
illetve azzal szerződéses viszonyban áll,vagy akiknek a bejelentés megtételéhez
vagy a bejelentés tárgyát képező
magatartás orvoslásához méltányolható
jogos érdeke fűződik, kezdeményezheti
azeljárás
megindítását,tehet
bejelentést.

Anyone who is an employee of EMSR or
has a contractual relationship with
EMSR, or who has a legitimate interest in
making the report or in remedying the
conduct that is the subject of the report,
may initiate the initiation of theprocedure, may make a report if one of
the abuse is detected.

Bejelentést
tenni,
illetveeljárás Reporting or initiating proceedings may
megindítását
kezdeményezni
a ensue in the ways listed in the Code.
Kódexben felsorolt módokon lehet.
Az
eljárás
megindításához
a To initiate a procedure, the Reporter
Bejelentőnek az alábbi adatokat kell must provide the following information or
megadnia, illetve nyilatkozatokat kell make the following statements:
megtennie:− a Bejelentő nevét és elérhetőségét;− the name and contact details of theReporter;− az EMSR-ral fennálló viszonyát vagy − their relationship to EMSR or anabejelentéstárgyát
képező
indication of their legitimate interest in
magatartás orvoslásához fűződő

14 / 24−−−−

méltányolható
jogosérdekének
megjelölését;amennyiben ismeri, a bejelentéssel
érintettszemély(ek)nevét,
beosztását, az EMSR-ral fennálló
viszonyát;
a vélelmezett visszaélés leírását és az
ügyelbírálásához
szükséges
valamennyi lényeges információt;az üggyel összefüggő – a visszaélés
elkövetését
alátámasztó–
bizonyítékokat;a Bejelentő nyilatkozatát, miszerint abejelentést jóhiszeműen teszi olyan
körülményekről,amelyekről
tudomása van, vagy kellő alappal
feltételezi, hogy azok valósak.

A
visszaélés-bejelentési
rendszerműködtetője a visszaélés-bejelentési
rendszerben tett írásbeli bejelentés
kézhezvételétől számított hét napon
belülabejelentés
megtételéről
visszaigazolást
küldabejelentő
számára. A Bejelentő figyelmét fel kellhívniarosszhiszemű
bejelentés
következményeire,abejelentés
kivizsgálására irányadó eljárási, valamint
adatkezelési szabályokra és arra, hogy
személyazonosságát - ha az annak
megállapításához szükséges adatokat
megadja - a vizsgálat valamennyi
szakaszában bizalmasan kezelik.
Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a panaszosvagyaközérdekű
bejelentő
rosszhiszeműen, döntő jelentőségű
valótlan információt közölt, a panasz
vagy a közérdekű bejelentés elbírálását
megalapozó
vizsgálat
intézkedésmellőzésével befejezhető.
Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a Bejelentő
rosszhiszeműen, döntő jelentőségű
valótlan információt közölt és alappal
valószínűsíthető,hogy
másnakjogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet
okozott, személyes adatait az eljárás
kezdeményezésére, illetve lefolytatására

remedying the conduct forming the
subject matter of the report;− if known, the name of the implicatedperson(s) and their role with EMSR;− a description of the alleged abuse andall relevant information to review the
case;− the evidence relating to the casewhich support the commission of theabuse;− the statement by the Reporter thathe/she is making the report in goodfaith of circumstances of which he/she
is aware or has reasonable grounds tobelieve that they are true.
The operator of the whistleblower systemshall send a confirmation of the reportingto the reporter within seven days ofreceiving the written report made in theinternal whistleblower system. The
Reporter needs to be made aware of theconsequences of any report filed in bad
faith, the procedural and data protection
rules governing the report’s investigationand the fact that his/her identity, if he/she
provides the information necessary for
identification, will be kept confidential at
all stages of the investigation.

If it becomes apparent that the Reporteror the person who filed the public interest
disclosure has acted in bad faith,
provided thus decisive, false information,
the investigation on which the report or
public interest disclosure is based may
be terminated without any action taken.
If it becomes apparent that the Reporter
has acted in bad faith, provided thus
decisive false information and there is alikelihood that it has caused unlawful
damage or other impairment of a right ofanother person, his/her personal data
shall be disclosed to the body or person

15 / 24

jogosult szervnek vagy
kérelmére át kell adni.

személynek authorized to initiate or conduct theproceedings.

A bejelentés kezelése

Whistleblower report management

Minden bejelentésről írásos feljegyzést
kell készíteni. A szóbeli bejelentéstírásba kell foglalni és – annakellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással
történő
elfogadására
vonatkozó
lehetőség biztosítása mellett – abejelentő számára másodpéldányban átkell adni.

A written record must be prepared of allreports received via phone or in person.
The verbal notification must be put inwriting and – in addition to ensuring thepossibility of checking, correcting andaccepting it by signature – a duplicate
must be given to the reporter.

Amennyiben a bejelentés közvetlenül az
Elnökhöz vagy bármely tanács taghozérkezik, azt haladéktalanul továbbítja az
Etikai Tanács részére.

If the report is received by the Chairman,
or any of the members of the Ethics
Council, it shall be forwarded to the
Ethics Council without delay.

Hiánypótlás, bejelentés mellőzése

Deficiencies, dismissing a report

A Kódexbe ütköző cselekményről vagy
visszaélésről
való
bejelentői
tudomásszerzést követő 6 hónapon túl,valamint az elkövetésétől számított 3éven túl eljárás csak különösen indokolt
esetben indítható, ha a feltételezettvisszaélés súlyával arányban áll.

Proceedings beyond 6 months of theReporter becoming aware of an abuse,and beyond 3 years from the time of its
commission, may be instituted only inparticularly justified cases if they areproportionate to the seriousness of thealleged violation.

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha Investigation of the report may be waived− abejelentést
azonosíthatatlan if
bejelentő tette meg;
− the report was made by anunidentified reporter;− a bejelentést nem erre jogosult
személy tette meg;
− the notification was made by a person
not authorized to do so;− a bejelentés ugyanazon bejelentő
által tett ismételt, a korábbi − the report is a repeated report madebejelentéssel
azonostartalmúby the same notifier, with the same
bejelentés;content as the previous notification;− a közérdek vagy a nyomós
magánérdek sérelme a bejelentésben
érintett természetes személy, jogi
személy jogainak a bejelentés
kivizsgálásából eredő korlátozásával
nem állna arányban;− a sérelmezett magatartásról vagy
mulasztásról
történt
tudomásszerzéstől számított 6 hónap
után tettek bejelentést;− the harm to the public interest or thecompelling private interest would be
disproportionate to the restriction of
the rights of the natural person orlegal entity involved in the reportresulting from the investigation of thereport;− a report was made after 6 months
from becoming aware of theaggrieved conduct or omission;16 / 24− abejelentés
nyilvánvalóan
megalapozatlan;− asérelmezettmagatartás
nyilvánvalóan nem sérti a Kódexet,
nem minősül visszaélésnek.

− the report is clearly unfounded;

A bejelentés kivizsgálása során avisszaélés-bejelentési
rendszerműködtetője
kapcsolatot
tartabejelentővel,ennek
keretében
abejelentés
kiegészítésére,pontosítására, a tényállás tisztázására,valamint
továbbiinformációk
rendelkezésre bocsátására hívhatja fel abejelentőt.

During the investigation of the report, theoperator of the whistleblower system
keeps in touch with the reporter, within
the framework of which he/she may invite
the reporter to supplement and clarify thereport, to clarify the facts, and to provide
additional information.

Amennyiben a bejelentés nem felel meg
a szabályzatban foglaltaknak, azt az
EtikaiTanácsaz
eljárást
kezdeményezőnek a hiányosságok
megjelölésével hiánypótlás céljából,rövid – legfeljebb 3 napos – határidő
tűzésével visszaküldi.

If the report does not comply with theprovisions, the Ethics Council will returnit to the reporter in order to fill in the
deficiencies, setting a short deadline ofno more than 3 days.

Név nélküli vagy azonosíthatatlan
bejelentőtől érkező bejelentést az Etikai
Tanács a fentebb leírt adatok, vagy azok
egy része hiányában csak abban az
esetben vizsgál, ha az abban szereplő
egyéb tények, adatok a vizsgálat
megindítására alkalmasak.

In the absence of the data written inabove, or a part of it, the Ethics Council
investigates a report from an anonymousor unidentifiable reporter only if the otherfacts and data included in it are suitablefor initiating the investigation.

− the aggrieved behaviour does not
obviously violate the Code and is notconsidered abuse.

A hiányos bejelentések vizsgálatának The Ethics Council shall decide not tomellőzéséről az Etikai Tanács dönt.
examine incomplete reports.
Azonnali intézkedési javaslat

Immediate action proposal

Amennyiben az Etikai Tanács a hozzáérkezett bejelentés vagy jelzés alapjánészleli, hogy
− a Kódex megsértése és az emiatti
felelősség
egyértelműen
megállapítható, valamint− az ezt alátámasztó bizonyítékok
rendelkezésre állnak, és− a szükséges intézkedések sem
igényelnek jelentősebb mérlegelést
határozattal megállapíthatja a Kódex
megsértését, és közvetlenül ajánlásokat

If, based on the report or signal received,
the Ethics Council detects that− violation of the Code and the resulting
liability can be clearly established, as
well as− supporting evidence is available, and− the necessary measures do not
require significant consideration either
may decide to establish the violation of
the Code and make recommendations
directly to the manager, who is entitled to17 / 24

fogalmazhatmegaszükséges decide on the necessary measures to be
intézkedésekről
döntenijogosult taken.
vezetőnek.
Előzetes vizsgálat

Preliminary investigation

Ha a bejelentés alapján az eljárás
elrendeléséről,amegfelelő
eljárásmódról
vagy
avizsgálat
mellőzéséről megnyugtatóan nem lehetállástfoglalnielőzetes
információgyűjtésnek van helye. Az
előzetes információgyűjtés határideje 30
nap, mely egy alkalommal 15 nappal
meghosszabbítható.

If based on the report, it is not possible toadopt a conclusion to initiate theprocedure, to decide on the appropriate
procedure or on dismissing theinvestigation, a preliminary investigationcollection shall be ordered. The deadline
for preliminary investigation collection is
30 days, which can be extended once
only with 15 days.

Az előzetes információgyűjtés során az
Etikai Tanács a vizsgálat szempontjából
releváns bármely személyt megkereshet,hozzájukkérdéstintézhet,
dokumentumokba betekinthet, illetve a
Bejelentőt meghallgathatja.

During the preliminary investigation, theEthics Council may contact any person
relevant to the investigation, ask themquestions, inspect documents or hear theReporter.

Egyéb szervezetek
vizsgálatba

bevonása

a Involvement of other organizations in
the investigation

Amennyiben a jóhiszemű bejelentő
jogszabályban biztosított védelmét,
valamint a bejelentés tisztességes és
elfogulatlan
kivizsgálását
nem
veszélyezteti,
ésabejelentett
normasértés egyben− munkaviszonyból eredő kötelezettség
megszegését is megvalósítja, az
EtikaiTanácsaszükséges
információkat a munkáltatói jogkört
gyakorló vezetőnek átadja további
intézkedés
céljából
éserről
tájékoztatja a munkáltatói jogkört
gyakorló felettes vezetőjét;− egyéb
konkrét
szerződéses
jogviszonyhoz
köthető
szerződésszegő
magatartástismegvalósít, a Tanács a szükséges
információkat a rendelkezéseiben
megsértettszerződést
kezelő
szervezeti egység vezetőjének átadja
további intézkedés céljából;Provided that the legal protection of thebona fide reporter and the fair andimpartial investigation of the report are
not jeopardized, and the notified ethics
violation− also violates the obligation arisingfrom the employment relationship, theEthics Council shall provide thenecessary information to the manager
exercising the employer's rights forfurther action and inform the senior
manager exercising the employer's
rights thereof;− engages in other breach of contractthat may be related to a specificcontractual relationship, the Council
shallprovidethenecessary
information to the head of theorganisational unit managing thecontract violated for further action;

18 / 24− valamely speciális, jogszabályban
vagy belső szabályzatban rögzített
kötelezettségszegést (pl. versenyjog,
egészség-biztonságkörnyezetvédelem, vagyonbiztonság,
adatvédelmi
incidens,stb.)
ismegvalósít, az Etikai Tanács aszükséges információkat az adottterület felügyeletéért felelős szakmai
szervezetnek továbbítja kivizsgálásra;− also constitutes an ethics violation ofa specific obligation regulated by law
or internal rules (e.g. competition law,health-safety-environment, property
security, data protection incident2 ,non-ethics related retail report, etc.),
the Ethics Council shall provide thenecessary information to the tradeorganisation overseeing the given
field for further action;− bűncselekménynekminősül,és
annak elkövetésére alapos gyanú áll
fenn, az Etikai Tanács a szükséges
információkat a jogi képviselőnek
vizsgálat
lefolytatása,
továbbiintézkedések megtétele, és hatósági
eljárások megindítása céljából átadja.
Haabejelentés
alapján
büntetőeljárás
kezdeményezése
indokolt, akkor intézkedni kell afeljelentés megtételéről.

− it is a criminal offense and there is areasonable suspicion that it had beencommitted, the Ethics Council shallprovide the necessary information to
the legal counsel for the purpose of
conducting the investigation, taking
further action and initiating official
proceedings. If the initiation of
criminal proceedings is justified basedon the report, measures must be
taken to file the report.

Az előző bekezdés alapján vizsgálatot
lefolytató szervezet köteles legfeljebb 20
napon belül eljárása eredményéről az
Etikai Tanácsot tájékoztatni. Az Etikai
Tanács ez alapján határozhat további
vizsgálat indításáról, illetve az eljárás
lezárásáról.

The
organization
conductinganinvestigation pursuant to the previous
paragraph shall inform the Ethics Councilof the outcome of its proceedings withina maximum of 20 days. The Ethics
Council may accordingly decide toinitiate a further ethics investigation or toconclude the procedure.

Az Etikai Tanács tájékoztatja abejelentés egyéb – nem etikai eljárásban
történő – vizsgálatáról a Bejelentőt és
figyelemmel kíséri a további eljárás
alakulását.

The Ethics Council shall inform theReporter of any other non-ethics
investigation of the report and shallmonitor the progress of the further
proceedings.

Érdemi vizsgálat

Investigation of merits

Az érdemiértesítések

eljárás

megindítása, Initiation of an investigation of merits,
notifications

Az érdemi eljárás megindítását az Etikai
Tanács rendeli el. Az érdemi eljárásmegindítása esetén az Etikai Tanács
tájékoztatja a Bejelentőt az eljárásmegindításáról.

The initiation of the investigation of merits
is ordered by the Ethics Council. In theevent of the initiation of the investigationof merits, the Ethics Council shall informthe Reporter of the initiation of theprocedure.

19 / 24

A Bejelentőnek, valamint a kivizsgálás
során
meghallgatottszemélyeknek(tanú, bejelentett személy, stb.) meg kell
küldeni jelen eljárási szabályzat egy
példányát, valamint az adatvédelmi
tájékoztatót.

A copy of the present rules of procedureand the data protection notice must be
sent to the Reporter and to the persons
heard during the investigation (witness,
implicated person, etc.).

A Bejelentő kiléte az eljárás alá vontszeméllyel csak abban az esetben
közölhető, ha ezt az ügy jellege
kifejezetten indokolja, illetve az eljárás
eredményes lefolytatása szükségessé
teszi.

The identity of the Reporter may be
communicated to the implicated person
only if this is expressly justified by thenature of the case or if this is necessary
for the procedure to be conductedsuccessfully.

A bejelentésben érintett személyt avizsgálat megkezdésekor részletesentájékoztatni kell a bejelentésről, aszemélyes
adataivédelmével
kapcsolatban őt megillető jogairól,valamint az adatai kezelésére vonatkozó
szabályokról. A tisztességes eljárás
követelményének
megfelelően
biztosítani kell, hogy a bejelentésben
érintettszemélyabejelentéssel
kapcsolatos álláspontját jogi képviselője
útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal
támassza alá. A bejelentésben érintettszemély tájékoztatására kivételesen,
indokolt esetben később is sor kerülhet,haazazonnalitájékoztatás
meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

At the start of the investigation, theimplicated person must be informed indetail about the report, his/her rights
regarding the protection of his/her
personal data, and the rules regarding
the handling of his/her data. In
accordance with the requirement of a fair
procedure, it must be ensured that the
implicated person expresses his position
regarding the report through his legal
representative and supports it withevidence. In exceptional cases, theimplicated person may be informed at alater date if immediate information would
prevent the investigation of the report.

Az előző bekezdés arra a személyre isalkalmazandó, aki a bejelentésben
foglaltakról
érdemiinformációval
rendelkezhet.

The previous paragraph also applies tothe person who may have substantial
information about the content of thereport.

Az érdemi eljárás lefolytatása

Conducting an investigation of merits

Az Etikai Tanács bizonyítási eljárást The Ethics Council conducts anfolytat le a döntését megalapozó adatok evidentiary procedure to obtain the dataés bizonyítékok beszerzése érdekében. and evidence.
Az érdemi eljárásban minden olyan, a In the investigation of merits, all means
korábbiakban
felsorolt
bizonyítási of proof listed in above may be used toeszköz felhasználható, amely a tényállás clarify the facts.
tisztázására alkalmas.

20 / 24

A bejelentés kivizsgálása során értékelni
kell a bejelentésben foglalt körülmények
helytállóságát, és meg kell hozni azokat
az intézkedéseket, amelyek alkalmasak
a visszaélések orvoslására.

During the investigation of merits, thecorrectness of the circumstances written
in the report must be assessed, and themeasures suitable for remedying theabuse must be taken

Az eljárás felfüggesztése

Suspending the procedure

Az Etikai Tanács az eljárást felfüggeszti, The Ethics Council shall suspend thehaprocedure if− az eljárás lefolytatásához más külső − the conduct of the proceedings
vagy az anyavállalatok hatáskörébe
requires the examination of aeső előzetes kérdés vizsgálata
preliminary issue falling within the
szükséges, annak a vizsgálatnak acompetence of another external or
lezárásáig; illetve
mother companies, pending theconclusion of that examination; official
or− ugyanabbanvagyösszefüggő − judicial proceedings have been
kérdésben hatósági vagy bírósági
instituted in respect of the same or aeljárás kezdődött, annak jogerős
related matter, pending its final
befejezéséig.
conclusion.
Az Etikai Tanács nem avatkozhat be The Ethics Council may not interfere withfolyamatban lévő hatósági vagy bírósági ongoing official or judicial proceedings.
eljárásba.
Az eljárás megszüntetése

Termination of the procedure

Az Etikai Tanács az eljárást megszünteti, The Ethics Council shall terminate thehaprocedure if:− nyilvánvalóvá vált, hogy a vizsgált
magatartás nem ütközik a Kódexbe;− a vizsgálat alapján nem állapítható
meg a Kódexet sértő magatartás, ésaz eljárás folytatásától sem várható
eredmény;− a vizsgált ügyet hatóság vagy bíróságérdemben jogerősen már elbírálta,vagy az Etikai Tanács már korábban
állást foglalt benne.

− itbecameobviousthat
theinvestigated behaviour does notconflict with the Code;− based on the investigation, it is notpossible to establish conduct that
violates the Code, and no results canbe expected from the continuation of
the procedure;− the examined case has already been
judged on its merits by an authority ora court, or the Ethics Council has
already taken a position on it.

Az eljárás megszüntetését közölni kell a
Bejelentővel, illetve azzal a vezetővel,akinek a felelősségi körébe esőműködést az eljárás érintette.

The termination of the procedure shall be
communicated to the Reporter or the
manager overseeing the operations
concerned by the procedure.

21 / 24Vizsgálati jelentés

Investigation report

A vizsgálati jelentésben le kell írni afelhasznált vizsgálati eszközöket, amegállapított tényállást, az Etikai Tanács
döntésére vonatkozó javaslatot és ajavasolt
intézkedési
ajánlásokat,
ismertetni kell a javaslat hátterét,
indokait.

The investigation report shall describe
the used means of investigation, theestablished facts, the proposal for adecision by the Ethics Council and the
proposed recommendations for action
and shall describe the background andreasons for the proposal.

A jelentéseket az Elnök hagyja jóvá.
Amennyiben szükséges, a felhasznált
dokumentumok, az üggyel kapcsolatos
releváns levelezések és minden egyéb
megszerzett bizonyíték csatolásra kerül.

The reports are approved by the
Chairman. If necessary, the documents
used, relevant correspondence relating
to the case and any other evidence
obtained shall be attached.

Az Etikai Tanács döntése

Decision of the Ethics Council

Az Etikai Tanács egyedi ügyben hozott The decision of the Ethics Council in any
döntése alapvetően az alábbi lehet:
individual case can basically be thefollowing:− megállapítja, hogy a vizsgálat − it finds that the conduct undertárgyává tett magatartás megsértetteinvestigation has violated a provisiona Kódex valamely rendelkezését;of the Code; in this case it establishes
ebben az esetben megállapítja az
individual responsibility and proposes
egyéni felelősséget és javaslatot tesz
to apply the appropriate legalamegfelelő
jogkövetkezmények
consequences;alkalmazására;− megállapítja, hogy az érdemi vizsgálat − it finds that the conduct undertárgyává tett magatartás nem ütközik
investigation has violated a provisiona Kódex rendelkezéseibe;of the Code; in this case it establishes
individual responsibility and proposes
to apply the appropriate legal
consequences;− megállapítja, hogy az érdemi vizsgálat − it finds that the conduct subject to thetárgyává tett magatartás a Kódex
investigation of merits violates any
valamely rendelkezésébe ütközik és
provision of the Code and identifies aolyan visszásságot észlel, amely – az
misconduct that in addition toegyéni felelősségen túl – az EMSR
individual liability constitutes aértékeinek potenciális és jelentős
potential and serious abuse of EMSR
sérelmét hordozza.
values.
Az Etikai Tanács döntésében intézkedési
javaslatot (ajánlást) fogalmazhat meg amunkáltatói jogkör gyakorlója, az üzleti
terület vezetője és a támogató szervezeti
egységek
számáraavisszaélés

In the decision, the Ethics Council may
formulate a proposal (recommendation)
for the employer, the head of thebusiness area and the supporting
departments to remedy the violation, to22 / 24

orvoslására,amegfelelő
javító
intézkedések meghozására, illetve olyan
intézkedések meghozására, amelyek
alkalmasak a Kódex megsértésének
elkerülésére, megelőzésére és akockázatok csökkentésére.

take appropriate corrective measuresand to take appropriate measures toavoid and prevent violations of the Codeand reduce risks.

Amennyiben jogszabály előírja, az abban
foglalt feltételek fennállása esetén, etikai
vétség megállapítása helyett az Etikai
Tanács kezdeményezi az illetékes
hatóság eljárását. Amennyiben büntető
feljelentés megtétele látszik indokoltnak,
azt a biztonsági vizsgálatokért felelős,mint a büntető ügyekben hatósági
kapcsolattartást irányító szervezettel
egyeztetve kell megtenni.

If required by law, if the conditions
contained therein exist, the Ethics
Council shall initiate the proceedings ofthe competent authority instead ofestablishing an ethics violation.
If a criminal report appears to be justified,
it should be done in consultation with theorganization responsible for security
investigations, the one designated forcommunication with the authorities incase of criminal matters.

Az Etikai Tanács döntését köteles írásba The decision of the Ethics Council must
foglalni és megindokolni.
be in writing and justified.
Az Etikai Tanács döntését 5 napon belül
közli az érintettekkel (Bejelentővel és az
eljárás alá vont Bejelentettel, szükség
esetén az ügyben érintett területet
irányító, illetve a bejelentett érintett felett
munkáltatói jogkört gyakorló vezetővel).

The decision of the Ethics Council shallbe communicated to the parties
concerned within 5 days (the Reporterand the implicated person concerned,
and if necessary to the manager
exercising the employer's rights over the
implicated person).

A bejelentés kivizsgálásáról vagy annakmellőzéséről és a mellőzés indokáról, abejelentés
kivizsgálásánakaz
eredményéről, a megtett vagy tervezett
intézkedésekről a Bejelentőt írásban
tájékoztatni kell. Az írásbeli tájékoztatásmellőzhető, ha a bejelentő szóban
tájékoztatást kapott, és a tájékoztatásttudomásul vette.

The Reporter must be informed in writing
about the investigation of the report or its
omission and the reason for theomission, the result of the investigation of
the report, the measures taken orplanned. Written information can bedispensed with if the reporter received
information orally and acknowledged theinformation.

Visszaélés megállapítására irányuló In proceedings described in thiseljárásban az Etikai Tanács határozata regulation, the decision of the Ethics
nem nyilvános.
Council is not public.
Következménykezelés, az eljárás Consequence management, repetition
megismétlése és kiegészítése
and supplementing of the procedure
KövetkezménykezelésConsequence management

23 / 24

Amennyiben az Etikai Tanács ajánlást
fogalmaz meg a Kódexnek megfelelő
magatartás elősegítésére, folyamatok
javítására és a Kódexbe ütköző
magatartások
kockázatainak
csökkentésére, arról az érintett szakmai
vezetőt és a terület felettes vezetőjét
tájékoztatja.

If the Ethics Council makes arecommendation to promote a culture
and behaviour in accordance with theCode, to improve processes and to
reduce the risk of conduct in violation of
the Code, they shall inform the manager
exercising employer’s rights and the
manager managing the area concerned.

Az Etikai Tanács döntése alapján azérintett
területetirányító,illetvebejelentett személy felett munkáltatói
jogkört gyakorló vezető haladéktalanul,de legkésőbb 15 napon belül dönt aszükséges további intézkedésekről, az
esetlegesen alkalmazandó szankcióról
és a visszaélés teljesítményértékelésben
történő figyelembevételéről, melyekről
haladéktalanul köteles értesíteni az
Etikai Tanácsot.

Based on the decision of the Ethics
Council, the manager managing the area
concerned or exercising the employer's
rights over the person involved in theproceedings, shall immediately, but notlater than within 15 days, decide on thenecessary additional measures, possible
sanctions and consideration of abuse inperformance evaluation, which shallimmediately be brought to the attentionof the Ethics Council.

Amennyiben az érintett vezető nem teszaz Etikai Tanács javaslatának megfelelő
intézkedéseket, az Etikai Tanács értesíti
a vezető felett munkáltatói jogkört
gyakorló vezetőt, aki dönt a szükséges
további intézkedésekről, az esetlegesen
alkalmazandó szankcióról.

If the manager concerned does not takeaction in accordance with the proposal of
the Ethics Council, the Ethics Council
shall notify the manager exercising
employer’s rights over the manager, whoshall decide on any necessary additional
measures,possiblesanctions or
consideration in performance evaluation.

Felülvizsgálati kérelem (a vizsgálat Request for a review (repetition andmegismétlése vagy kiegészítése)
supplementing of an investigation)
Az
EtikaiTanácshatározatának
ismeretében az érintettek a határozatról
szóló értesítést követő 15 napon belül,de legfeljebb 6 hónapon belül akezdeményezhetikadöntésfelülvizsgálatát különösen akkor, ha az
EtikaiTanácshatározatának
meghozatalát követően addig nem
ismert, lényeges, új információ áll
rendelkezésükre.

In light of the decision of the Ethics
Council, interested parties may, within 15
days after receiving notification about thedecision, but not later than 6 months
initiate a review, especially if unknown,
relevant new information becomes
available after the decision of the Ethics
Council.

A megismételt vagy kiegészítő vizsgálat The Ethics Council shall decide on the
indításáról az Etikai Tanács dönt.
initiation of repeating or supplementing
an investigation.

24 / 24

Záró rendelkezések
Visszaélés-bejelentési
keresztülérkezett
nyilvántartása

Final provisions
rendszeren Registration of cases receivedügyek through the whistleblower system

A bejelentésekről és intézkedésekről az The Ethics Council maintains –EtikaiTanács–anonimizált– anonymized – records and statistics on
nyilvántartást és statisztikát vezet.
reports and actions taken.
Az eljárásrend módosítása

Procedure amendment

Az Etikai Tanács bármely tagja jogosult Any member of the Ethics Council iskezdeményezniajelen
eljárási entitled to initiate amendments andszabályzat módosítását, kiegészítését.
supplements to these Regulation ofprocedure.
Átmeneti szabályok

Transitional rules

Az eljárásrend módosított változata ahatálybalépést
követően
érkezett
bejelentések alapján indult eljárásokra
és intézkedésekre alkalmazandó.

The amended version of the procedure
shall apply to proceedings and measuresinitiated on the basis of reports received
after its entry into force.