会員へのお願い「あなたの会費が国大化学会と大学・学生を支えてくれています」
会費納入の現状と今後の会費納入促進対策について（お願い）
寄付金の全額が，平成 26 年度より学生支援金になりました
会費納入促進 G
坂本泰一（平成 2 年物工卒）

本間昭弘（昭和 44 年 2 部応化卒）（対策）

はじめに昨今，同窓会の役割が，従来の卒業生の懇親会的① 連絡先不明者の掘出しと連絡先不明化の防止位置づけから，大きく変化しています．すなわち，同窓委員の皆様にお願いしてクラスまたは研究室法人としての大学への参加協力，学生への具体的支の不明者の住所を調べていただいます．また，会誌援の比重が大きくなってきています．の送付時に，住所・氏名等の変更届用紙を同封しま

私たち卒業生は，これらの変化を敏感に受け止めす．抜本的には，平成 27 年度に設立予定の国大校ての活動が必要です．そのために，会費納入状況は，友会と協力して連絡先（親元を含む）を登録してい十分ではありません．皆様に，その実情を知っていただき，不明者をなくして行きます．

ただくとともに，今後の同窓会をより強固にしてい② 会費納入率の向上
会費の振込みは，郵貯銀行が中心になっています

こうではありませんか．対策への御協力をお願いいが，銀行（横浜）振込み口座の方法も紹介していまたします．

す．同窓委員の方より，他の会員の方に会費納入の（現状）

呼びかけをさらにしていただきます．
会費納入を促進するために，皆様から具体的対策① 同窓会の運営は赤字
平成 25 年度は約 40 万円の赤字．平成 26 年度よりなどのご意見をお願いしています．

名簿発行を電子化することにより，赤字額を縮小で現在，会費の約 10％相当分を学生支援等に使ってきる見通しですが，依然として毎年 100 万円程度のきましたが，平成 26 年度より新たに，博士課程に進赤字が予想されます．これまでの繰越金を切り崩し学する学生に対する一時支援金制度が発足しました．て運営していますが，このままでは 10 数年後には同これに伴い，会費納入時に振り込まれていた寄付金窓会を存続できなくなります．の全額を学生支援金会計に繰り入れます．これから② 会費納入者が少ないの日本の将来を背負っていく横浜国大の学生をこれ

赤字の原因として，会費納入者が少ないことが原まで以上に応援しようではありませんか．皆様，ご因の一つとなっています．平成 25 年度は，全会員理解頂き会費納入と寄付金増額をお願いいたします．
（文責6,837 人のうち，会費納入者は 1,541 人でした．
③ 連絡先不明者が多い
現在，連絡先がわからず，会誌が届かない方が2,930 人います．これは，卒業生の約 43％です．

― 29 ―本間）役員会からの連絡会員情報システム「Yokochem Network」の導入について
副会長，名簿ワーキンググループリーダー
鈴木恵一朗（昭和 45 年電化卒）＜はじめに＞
今春に発行された「国大化学会ニュース 2014」に記しましたように，現在，従来の会員名簿（事務局の名簿の原簿，および冊子版の名簿）からインターネットを利用した Web 版の会員情報システムへの移行作業中です．
導入する会員情報システムは（株）イーストゲー
トが運営する「アルムネット」というクラウド型の名簿管理・情報システムです．アルムネットはすでに 25 以上の大学等の同窓会・各種団体で使用実績室，勤務先，住所，電話番号を掲載しましたが，次のあるシステムで，横浜国大でも理工学部同窓会連第に載せられる情報が減っており，空白部分の多い合の中の横浜電子情報工学会が 2012 年度に採用し名簿となってきていました．

ました．同様なシステムには（株）ワンネットが運3）印刷物であるために，名簿が外部に流出するな営する「アルセント」システムもあり，富丘会が昨ど，名簿情報管理の難しさがありました．

年これを採用しましたが，名簿ワーキンググループ

上記のような状況は多くの団体に共通の問題であり，で両システムにつき機能の点，コストの点等から総すでに冊子名簿の発行自体を止めてしまった団体も合的に比較し，国大化学会としてはアルムネットを多くあります．

選択しました．横浜電子情報工学会の吉川信行教授

今回の名簿情報システムの導入により，上記の問には検討の当初より，色々丁寧にご教授いただきま題のすべてが軽減ないし解決されることになりました．

して，大変感謝しております．

1）に対し会員情報システムの場合，初期の導入

また，この会員情報システムの愛称を学生役員を費用は 100 万円超かかりますが，以後の年間費用は通じて学生に募集し，十数種の案の中から学生役員30 万円程度となり，十分なコストダウンが見込まれにより「Yokochem Network」が選ばれました．学

ます．またシステムが安定的に使用されるようにな

生役員の皆さん，ありがとうございました．

ると，事務局の名簿管理・更新作業も大幅に軽減されると思われます．
2）に対し＜従来の冊子名簿の問題点とその解決＞

個人情報保護の問題も，会員情報シス

従来，国大化学会では概ね 3 年毎に冊子名簿を発テムに登録する情報の公開範囲を会員自身が随時変行してきましたが，次のような問題がありました．

更できるため，ほぼ解決できると思われます．公開

1）冊子名簿発行による出費が会の財政を圧迫

範囲は，「会員すべて」，「グループのみ（同クラス，印刷費と送付費用で一回 200 万円程度が必要でした．

同研究室など）」，「公開しない」等の 5 段階で指定

また，名簿更新のために会員の皆様に更新依頼をおできます．もちろん，会員情報システムを開く際に送りし，その修正をするなど，印刷に出す以前に事は個人別の ID，パスワードが必要なため，公開範務局でかなりの作業が必要となり，労務費用がか

囲を「会員すべて」とした場合にも，外部の人に見かっていました．

られる心配はありません．

2）個人情報保護の観点から，名簿にどこまでの情3）に対し報を掲載するかが問題となってきており，前回の名場合，情報流出がしばしば問題となりますが，アル簿発行の際にも時間をかけて議論をしました．そのムネットには様々なセキュリティ対策が講じられて結果，前回の名簿には以前とほぼ同様に氏名，研究おり，名簿の高い安全性を確保できます．会員でも，― 30 ―

名簿情報管理についても，電子情報の登録情報全体をダウンロードすることはもちろん，法もありますが，会費の納入に関しては他の方法の会員検索による結果のリストもダウンロードができ利用も考えられ，まずは導入しないこととしました．

ないこととなっています．また，事務局で定期的に登録情報をダウンロードし，名簿情報の保全を行い＜会員情報システムの概要＞
会員情報システムへの登録項目を図 1 に示します．

ます．

まずは事務局原簿より登録し，皆様に修正・追加を＜会員情報システムの新たなメリット＞

していただきます．また，情報の公開範囲の設定も上記の冊子名簿に対するメリットに加え，会員情各自で項目ごとに可能です．
会員情報システムの会員サイトのログインページ報システムによる，新たなメリットがあります．

を図 2 に示します．ログインページへは国大化学会

1）会員同士の交流の活発化
会員情報システムを通じて，会員同士がメール交のホームページから入ることもできます．ログイン

換をしやすくなります．個人間だけでなく，例えば，ページで，皆様に個人別にお送りする会員 ID およ

ある会員が何らかの会員検索をして，抽出された会

びパスワードを入れていただくと，トップページが員にメール連絡をしたいような場合，それぞれの開きます（図 3）．トップページでは，事務局からのメールアドレスを知らなくても，一括メールができ連絡など最新情報を表示しており，このページからます．

会員検索，メッセージの送信，クラス会の案内作

2）クラス会，研究室等のグループ活動の活発化

成・配信等ができます．また，トップページから同期クラス，同研究室等の会員をグループとしてユーザーページを開くことができます（図 4）．ユー

登録すると，グループの掲示板を設けたり，ファイザーページからは自分の登録情報を確認したり，更ル共有，メッセージの一括送信等ができるようにな新することができます（図 5，6）．他の会員が閲覧ります．クラス会を開く際等に便利です．

することができるページの見え方を確認することも

3）会の運営の効率化・経費削減できます．

会員により名簿情報の更新が随時されるようにな

この他に事務局が管理する管理者サイトがあり，こると，会の名簿が常に最新のものとなり，このためのサイトから新規の登録（学生の入会等），情報のの事務局での名簿管理業務が軽減されます．会から更新，プロフィール項目の設定，ニュース・案内ののお知らせ，ニュース等を会員情報システムのトッ

掲載，メール配信等ができます．また，管理者サイプページに簡単に掲載することができ，また必要なトでは，全情報をダウンロードすることができ，一情報を必要な会員にメール配信することができます．

括修正等ができます．また，各グループの代表者

近い将来，会からの総会等の連絡はメールのみでよ（同窓委員等）にはそのグループのメンバーの情報

いという会員にはメールのみの連絡とすることがでの更新ができる権限を与えるようにしたいと考えてきれば，経費を節約することも可能になります．会

おります．図 7 に会員情報システムでできることを誌を希望者には電子版としダウンロードすることがまとめました．
なお，パソコンを使用しない会員の方々のために，できるようにすることもできます．また，会費納入をシステムに組込み，会費管理事務をより簡単にす

事務局へ登録情報の確認，更新修正の依頼ができるることも可能です．これについては既に組込み，オようにし，また，ダウンロードした情報から作成すンラインでクレジットカードによる支払等ができるる簡易的な冊子名簿（有料）の配付，事務局への会ようにしている団体もあり，我々も導入を検討しま

員情報の問合せへの対応等を考えており，ご不便をした．しかし，現状ではコストがかかり過ぎ，シスおかけしないようにしたいと思っております．

テムが複雑になります．より簡便なシステム導入方― 31 ―

図 1 会員情報システム
登録項目

基本情報

会員番号ID パスワード
氏名
旧姓・性別 も会員種別（正会員・・）等

連絡先情報

Eメールアドレス 2ア ドレス登録可
自宅住所 その他住所も自宅TEL 携帯TEL

在学・卒業情報学士 学年・卒業年月・学科・研究室
修士 学年・修了年月・専攻・研究室
博士
同上

勤務先情報

勤務先・所属部署・役職 （現職・元職選 択）
勤務先住所・TEL

その他

サークル
同窓会 役員・同窓委員
会員自由記載欄

図２ ログインページ

図 3 トップページ― 32 ―

図４ ユーザーページ
例

図 5 ユーザーページ
基本情報画面 例

図６ ユーザーページ
連絡先画面（修正・公開範囲設定画面） 例― 33 ―

図７ 会員情報システ
ムでできることマイページ
・自分の登録情報 の更新、公開範囲設定
・パスワード変 更・メンバー検索・ニュース閲覧

セキュリティ

メール配信

名簿管理
会員名 簿を一元管理

・事務局より会員 へ
・会員から事務局へ
・会員から会員へ絞込み 一斉配信など
会員からクラス全員へ 等

グループ

事務局 業務の効率化
・SSL（暗号化）やIPフィルタで悪意 のあるアクセスを排除
・会員は データダウン
ロード不 可・ニュース等発信・データダウンロード→冊子名簿 作成（有料）・各クラス、研究室毎のグル ープ設定可能
・同窓委員が 情報更新可能
・グル ープ毎の掲示板、ファイル 共有等＜おわりに＞＜今後の予定＞皆様に本会誌をお届けした後には，皆様に会員情以上，会員情報システムの利点，概要，今後の予報システム利用のための会員 ID，パスワードと共定等について説明してきました．よくわからない点に，事務局原簿より会員情報システムに登録した各も多いかと思いますが，まずは是非使ってみていた個人の情報をプリントアウトして郵送する予定とだきたいと思います．各自の情報の更新が，事務局なっています．簡単なマニュアルもお送りしますのに連絡する必要もなく Web 上で簡単にできますので，で，会員情報システムのウエブページを開き，会員変更があった場合にはすぐに更新をお願い致します．

ID，パスワードを入力して，ユーザーページを開い皆様にこまめに情報の更新をしていただくことがこてください．ここで，各個人の情報を確認・修正し，のシステムでもっとも重要な点です．また，公開範またそれぞれの公開範囲を設定してください．まだ，囲を絞りすぎると，会員情報システムの価値が薄れこの段階では他の会員の情報を見ることはできませますので，できるだけ公開範囲を広げておいていた

ん．パソコン等を使用されない方は，送付された登だきたくお願い致します．本システムにより，同窓録情報を確認し，必要があれば修正をお加えくださ

生と学生，教員の交流が一層深まり，またクラス，い．また，公開範囲も必要があれば修正の上，事務研究室等のグループ，国大化学会の活動がより盛ん局にお送りください．事務局にて登録情報の更新をとなることを期待しております．
皆様，国大化学会会員情報システム「Yokochem

します．
上記の登録情報確認・修正のための期間を 1，2 ヵNetwork」を是非ご活用ください．

月取り，その後，順調に進めば，来年１月より会員情報システムの利用開始としたいと考えております．
また，簡易的な冊子名簿の発行は来年 3 月頃を予定しております．まだ価格等については決まっておりませんので，購入の検討をされたい方は，皆様にお送りする上記の登録情報確認・更新の用紙の冊子
名簿 購入案内送付希望にチェックし，事務局にお送りください．資料を希望された方には来年 1 月頃に購入案内をお送りする予定です．
― 34 ―

以上