2023年版 ご利用マニュアル

当マニュアル作成者：琉球大学 総務部 職員課 給与支給係
問合せ先：琉球大学「年末調整に関する質問・相談専用フォーム」
jnsikyu@acs.u-ryukyu.ac.jp年末調整の全体の流れ面倒な手作業なし、膨大な入力・確認作業は不要です。
年末調整はPC・スマホで完結。かんたん4Stepで年末調整の提出ができます。

PCやスマホからシステムにログイン

画面の指示に従って質問に回答

必要書類の画像をアップロード

必要書類の原本を勤務先へ提出

お知らせメールや案内資料からアクセスします。

従業員は「変更あり・なし」で回答します。

控除証明書、ローン残高証明書などを添付します。

原本での提出が必要な書類を提出します。

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PCやスマホからシステムにログイン
お知らせメールや案内資料からアクセスします。

3ログインとパスワードの変更

ログイン方法は、ヘルプセンター（Webマニュアル）からも確認できます。
https://www.officestation.jp/helpcenter/431/※ ID・パスワードの案内方法は勤務先により異なるため、勤務先へご確認ください。※ 「オフィスステーション」の配信元メールアドレスはno-reply@officestation.jpです。

1 勤務先から通知されたログインID・パスワードでログインします。
❶ 職員課ホームページ「年末調整に関すること」から、ログイン画面に アクセスします。

パスワードがロックされた場合パスワードを指定回数以上間違えるとロックされます。一度ロックされると、一定時間、ログイン不可となりますので、パスワードは誤りのないよう入力してください。

❷ ID・パスワードを入力し「ログイン」をクリックします。

初回ログインID・パスワード
初回ログインID → 職員番号
※職員番号が０から始まる場合は、冒頭の０は入力しない。
初回ログインパスワード → 生年月日８桁（例）2000年1月1日生 → 20000101

42 ２段階認証❶ 受信メールをすぐに確認することのできるメールアドレスを入力します。
❷ 「ワンタイムパスワードを送る」をクリックします。

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2 ２段階認証❸「入力されたメールアドレスへワンタイムパスワードを送信しました。」と表示されます。

❹ログイン時に入力いただいたメールアドレス宛てに、オフィスステーションからワンタイムパスワードのお知らせが届きます。

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2 ２段階認証❺ ワンタイムパスワードを入力し、「認証」をクリックします。

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2 ２段階認証❻ 【本作業は初回のみ必要です】
・「現在のパスワード」に、ご自身の生年月日（８桁）を入力してください。
・「新しいパスワード」に、新しく設定するパスワード（８文字以上の英数字（半角小文字）・記号）を入力してください。
・「新しいパスワード（確認）」に、もう一度新しく設定するパスワードを入力してください。

・最後に「保存する」をクリックしてください。

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2 ２段階認証❼【本作業は初回のみ必要です】
・「設定を保存しました」という表示が出ますので、「確認」をクリックしてください。

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3 パスワードの変更方法

スマホの場合PCの場合❶ 「MENU」＞「パスワード設定」をタップします。

❶ 「設定」＞「パスワード設定」をクリックします。

❷ 任意のパスワードに変更します。

❷ 任意のパスワードに変更します。

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画面の指示に従って質問に回答
従業員は「変更あり・なし」で回答します。

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年末調整の質問に回答

1 年末調整2023をクリックします。
スマホの場合❶ 「MENU」＞「タスク一覧」＞「年末調整2023」をクリックします。

PCの場合❶ 「タスク一覧」＞「年末調整2023」をクリックします。

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電子的控除証明書の取り込み●画面に「事前準備：電子的控除証明書の取り込み(マイナポータル等の連携)」が表示されていない場合は、電子的控除証明書は取り込めません。次ページへお進みください。

2 電子的控除証明書を取り込む場合は質問の回答前に取り込みます。
マイナポータルからの取り込み

電子データからの取り込み「オン」と設定します。
国税庁のマイナポータル連携特設ページが開きます。

本人または家族等親族の控除証明書等を取得するかを選択します。

「電子的控除証明書の取り込み」をクリックします。
勤務先の設定により表示されない場合は、取り込みできません。

「オン」と設定します。
電子的控除証明書のXMLファイルを選択します。

「アップロード」をクリックします。

電子的控除証明書で取り込める情報「マイナポータルに接続する」（1）生命保険料控除証明書をクリックします。
（2）地震保険料控除証明書（3）国民年金保険料等控除証明書（4）住宅借入金等特別控除証明書（5）住宅取得資金に係わる借入金の年末残高等証明書→→→→→

質問10へ反映
質問11へ反映
質問12へ反映
質問14へ反映
質問14へ反映
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AI-OCR(画像認識)機能による保険料控除証明書の取り込み(ベータ版)●画面に「事前準備：AI-OCR(画像認識)機能による保険料控除証明書の取り込み(ベータ版)」が表示されていない場合は、保険料控除証明書を画像で取り込めません。次ページへお進みください。

3 保険料控除証明書を画像で取り込む場合は質問の回答前に取り込みます。
❶「AI-OCR(画像認識)機能による保険料控除証明書の取り込み(ベータ版)」をクリックします。

❷「画像を追加する」をクリックします。

❸ 画像を選択またはカメラを起動し画像を撮影します。
画像を追加後、「画像認識中」と表示されます。

●勤務先の設定により表示されない場合は、取り込みできません。

AI-OCR(画像認識)機能に対応している保険会社はこちらから確認できます。

AI-OCR(画像認識)による読み取りは時間がかかるため、反映されるまでに最大1日かかる場合があります。

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AI-OCR(画像認識)機能による保険料控除証明書の取り込み(ベータ版)❹ 正常に画像認識が完了すると、「取込待」と表示されます。
「結果を確認して取り込む」をクリックします。

❺ 読み取った内容を確認し、「はい」をクリックします。
●空欄部分は控除証明書をご準備のうえ手入力してください。

❻ 取込完了です。
●取込完了後のデータを削除したい場合は、「質問10」から削除できます。

AI-OCR(画像認識)機能で取り込める情報
生命保険料控除証明書→ 質問10へ反映

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年末調整の回答開始
4 「年末調整をはじめる」から年末調整をスタート！

メッセージは勤務先の設定により送信できない場合があります。

「年末調整をはじめる」をクリックし、入力をスタートしてください。
年末調整の入力をスタートしたことがある場合、「続きから回答する」ボタンが表示され、前回の続きから入力を再開することができます。

メッセージを入力し、「紙飛行機マーク」をクリックすると、メッセージが送信されます。
※送信したメッセージは削除できません。

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基本操作
表示されている情報を確認し、修正がない場合は追加・修正する場合は変更あり変更なし

を、クリックしてください。

ＴＯＰへ戻ります。

入力のヒント
クリックすると入力間違いが「」マーククリックすると詳しい説明が表示されます。

多い項目に関してのヒントが表示されます。

「お読みください」
勤務先からのお知らせです。
必ず確認してください。

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「質問１ 年末調整」の入力方法●「今年、当社で年末調整をおこないますか？」の質問が表示されていない場合は、表示された次の質問にお進みください。

年末調整をおこなう場合

年末調整をおこなう場合は「はい」を選択してください。

今年、当社以外から給与を受け取った場合は「はい」を、受け取っていない場合は「いいえ」を選択してください。

年末調整をおこなわない場合年末調整をおこなわない場合は「いいえ」を選択してください。

来年分の扶養控除申告書を提出する場合は「はい」を選択してください。
来年分の扶養控除申告書を提出しないと来年1月からの給与天引きの源泉所得税が増える場合があります。

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「質問１ 年末調整」の入力方法（当社以外に給与収入がある場合）●勤務先の設定により、一部の質問が表示されない場合があります。

転職し、前職の源泉徴収票がある場合「はい」を選択してください。
「転職」を選択してください。

「いいえ」の場合、年末調整はできません。
※既に会社へ源泉徴収票を提出している場合も「はい」を選択してください。

「会社に提出済みで手元にない」を選択時、前職の源
泉徴収票の入力フォームは「前職の企業名」「退職年月日」のみ入力をお願いし掛け持ちで仕事をしている場合「はい」を選択してください。
「掛け持ち」を選択してください。

「いいえ」の場合、年末調整はできません。
※年末調整手続きは収入が主となった企業でおこないます。

提出する場合のみ「はい」を選択してください。
詳細は「入力のポイント」をクリックしてご確認ください。

ます。
前職の源泉徴収票が手元にある場合は、表示された画像を参考に入力してください。
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「質問２ 本人住所」の入力方法
住民票の住所を入力してください。

2024年1月1日時点のお住まいの住所が住民票住所と異なる場合は、チェックを入れ、現住所を入力してください。

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「質問３ 世帯主」の入力方法
世帯主の氏名と続柄を入力してください。

世帯主が不明な場合は、住民票で確認してください。

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「質問４ 本人収入」の入力方法

1カ月あたりの給与収入額や、年間のボーナス支給額などを入力すると、収入額が自動計算されます。

収入額を入力すると、所得が自動計算されます。
※収入が2,000万円を超える場合は、年末調整をおこなえずエラーが表示されます。
※前職の収入がある場合、前職の収入額も合算する必要があります。

「はい」を選択すると、一時所得・雑所得などの入力項目が表示されるので、入力してください。

他の質問への回答によって、控除額が変化する
ため、このページの「今年の合計所得金額」は暫定計算額です。
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「質問５ 本人の障がい」の入力方法

障害者控除を受ける場合は「はい」を選択してください。

手帳の種類を選択してください。

等級を選択します。
手帳の種類「その他」の場合は詳細入力欄が表示されます。

手帳の種類と等級で自動判定します。
手帳の種類「その他」の場合は、手動で設定してください。

手帳の交付年月日を入力してください。

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「質問６ 勤労学生」
質問４で入力した所得が、控除を受けられる条件に当てはまらない
ときにはこの質問は表示されません。

勤労学生控除を受ける場合は、「はい」を選択し、「学校の種類」以下の項目入力してください。

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「質問７ 配偶者」の入力方法

結婚している（配偶者がいる）場合は「はい」を選択し、表示される質問に回答してください。
結婚していない（配偶者がいない）場合は「いいえ」を、事実婚の場合は「事実婚」を選択してください。
今年のうちに配偶者が亡くなられている場合・配偶者の所得が１３３万円未満の場合は、他の要件を満たせば、今年の配偶者（特別）控除が受けられます。「はい」を選択して配偶者情報を入力してください。

・配偶者の所得が１３３万円以上の場合は、今年の配偶者（特別）控除を受けられないため「いいえ」を選択して保存し、質問８寡婦/ひとり親へ進んでください。

配偶者の収入が控除の条件に該当するかどうかわからない場合は、一度「はい」と回答して、配偶者情報を入力してください。控除の条件に当てはまらない場合は、保存時にエラーが表示されます。

配偶者控除、配偶者特別控除を受ける条件を確認のうえ、控除を受ける場合は「はい」を選択してください。

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「質問７ 配偶者」の入力方法

扶養に入る年を選択します。

収入がある場合は「はい」を選択して収入を入力してください。
パート・アルバイト等の給与収入は収入を入れると所得が自動計算されます。

給与収入以外の収入がある場合は「はい」を選択し、収入の種類別に収入金額や所得金額を入力してください。
来年の収入が今年と同じ見込みか、異なるかを選択します。異なる場合は、表示された収入の入力欄に入力します。

今年、配偶者が亡くなった場合はチェックを入れてください。

配偶者に障害がある場合は「はい」を選択し、必要事項を入力してください。

配偶者が同居か、別居かを選択してください。別居の場合は、表示された追加の質問に回答してください。

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「質問８ 寡婦/ひとり親」の入力方法
質問７で「いいえ（結婚していない）」と回答すると質問８が表示されます。
該当する場合は、「はい」と回答し、以下の質問に回答してください。
扶養親族の有無や所得により、寡婦控除、ひとり親控除が受けられるかどうか自動判定します。

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「質問９ 扶養親族」の入力方法

16歳未満の扶養親族またはあなた以外の所得者が扶養している扶養親族の場合でも「はい」を選択してください。

扶養控除申告書に記載が必要な対象の場合、扶養親族情報の入力を求められます。
会社側で事前に情報が登録してある場合、 登録データから選択する をクリックすると登録情報を引用することができます。

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「質問１０ 生命保険料控除」の入力方法• 保険情報を追加する場合「変更あり」をクリックしてください。
• 保険情報を追加しない（控除を受けない）場合「変更なし」をクリックしてください。

次のようなお知らせが表示されてる場合、編集はできません。前年の年末調整情報または、勤務先で加入している団体保険情報に誤りがある場合は、勤務先へお問い合わせください。

控除額満額お知らせ機能
一般・年金・介護の「新区分」「旧区分」「新旧両方」の各区分で、これ以上入力しても控除額が増えない場合には、次のようなお知らせが表示されます。

該当の区分の保険は、追加で提出しても「一般」「年金」「介護」から、保険区分を選択します。

控除額が増えないので入力・提出は不要ませんのでご注意ください。

選択肢に、該当の保険会社が無い場合は、手動で入力してください。

※「新区分」「旧区分」、「一般」「年金」「介護」保険の種類を選択します。

です。なお、上記のお知らせが表示されていない区分は、控除額は満額ではありを間違えると正しい控除額が計算されませんのでご注意ください。

29「質問１１ 地震保険料控除」の入力方法

21件以上登録の場合は、合算し、入力をお願いします。

控除額満額お知らせ機能
地震保険や旧長期損害保険で、これ以上入力しても控除額が増えない場合には、次のようなお知らせが表示されます。

選択肢に、該当の保険会社が無い場合は、手動で入力してください。

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「質問１２ 社会保険料控除」「質問１３ 小規模企業共済等掛金控除」の入力方法
質問１２ 社会保険料控除
国民年金（基金）、国民健康保険料、任意継続保険料などを支払っている場合に受けられる控除です。給与天引き分は申告不要です。

給与天引きされている社会保険料は含みません。
iDeCoや401K、小規模企業共済等掛金については「質問１３ 小規模企業共済」で入力してください。
※社会保険料に該当するかの確認は「 この控除に該当する方」をクリックしてご確認ください。

質問１３ 小規模企業共済等掛金控除
iDeCoや401K、小規模企業共済等掛金などを支払っている場合に受けられる控除です。給与天引き分は申告不要です。

該当する項目の入力欄に掛金金額を入力してください。

こちらの文言が表示されている場合、編集はできません。誤りがある場合は、勤務先へお問い合わせください。

「国民年金」「国民年金基金」を選択した場合のみ、画像および原本を会社に提出してください。

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「質問１４ 住宅ローン控除」の入力方法「借入金の年末残高証明書」「住宅借入金等特別控除申告書」兼「住宅借入金等特別控除証明書」を事前にご準備ください。
❶ 「住宅控除申告書」をご準備のうえ、 ❷計算された情報を「住宅控除申告書」に必要に応じて記入してください。
入力してください。

令和2年以降に住宅控除申告書の発行を受けた場合「住宅控除申告書」のフォーマットが異なります。

マークをクリックすると「住宅控除申告書」のどの部分を参照して入力するのか、ヒントテキス
トが表示されます。

記入が必要な場合、申告書記入位置をご参照ください。

※STEP2の「住宅控除申告書」への転記
は、勤務先の指示に応じて記入してください。
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必要書類の画像をアップロード
控除証明書、ローン残高証明書などを添付します。

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必要画像をアップロードしデータを送信

1 すべての質問の回答を終えると確認画面に移動します。項目ごとに入力内容を確認のうえ、次へすすむ をクリックします。
❶ 入力した内容を確認し、 ❷ 「次へすすむ」をクリッチェック欄にチェックします。 クします。

2 必要書類の画像アップロード画面に移動します。
●「画像を追加する」ボタンが表示されない場合は画像のアップロードは不要です。 7 へ進んでください。

表示されている書類の、写真や画像データをアップロードします。

アップロードできるファイル情報・ファイル形式 ：jpeg、jpg、png、pdf
・ファイルサイズ：4MB・ファイル数：最大5ファイル
（書類1件に対し）

ファイル選択のウィンドウが開きます。
あらかじめ保存していた画像ファイルを選択します。

カメラを起動して撮影します。

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3 同じ項目で複数の画像を提出する場合は、続けて画像を追加するから登録してください。

4 画像の削除や変更は、該当の画像をクリックして、操作してください。 削除 ボタンからも削除できます。

令和5年1月1日

令和5年1月1日

こちらからも、「削除」できます。

令和5年1月1日

画像の追加が完了すると、このように表示されます。

「ファイルを削除する」から、削除をお願いします。
35

5 すべての必要書類の画像をアップロードしてください。
このようなエラーが発生した場合には、必ず必要書類の画像をアップロードしてください。

6をクリックすると、申告書をPDFで出力することができます。内容の確認や提出後の控えとしてご使用ください。
PDFダウンロード

申告書ごとに出力してください。

令和5年1月1日

7 伝達事項がある場合はメッセージを入力してください。
●勤務先の設定により表示されない場合があります。

8 「当システムに入力した内容で年末調整を申請することに同意します」にチェックし、 年末調整データを会社に送信する
クリックすると提出完了です。

を※入力可能文字数500文字

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必要書類の原本を勤務先へ提出
原本での提出が必要な書類を提出します。

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必要書類の原本を勤務先へ提出
ー 提出書類チェックリスト ー

共通

必要書類の提出方法は、勤務先の指示に従ってください。
なお、必要書類添付台紙はシステムからも出力できます。
（提出後の画面にある「添付台紙をダウンロードする」）●「添付台紙をダウンロードする」が表示されない場合は、勤務先の指示に従って提出してください。

提出する書類はすべて揃っていますか？
書類は「2023年分（令和5年分）」のものですか？
書類の名義は合っていますか？
年末調整に必要のない書類が混ざっていませんか？

住宅ローン控除を受ける方複数の借入先がある場合は、残高証明書はすべて揃っていますか？
住宅ローンの借り換えがある場合は、住宅ローンの借り換え前の残高がわかる書類を提出しましたか？（勤務先によっては、前年までに書類を提出している場合は提出不要の場合もあります。勤務先へご確認ください）
連帯債務者がいる場合は、申告書の備考欄に記入・押印してもらいましたか？
利用中のブラウザによって「PDFプレビュー」ボタンがない場合があります。

［記載例］
私は、連帯債務者として、住宅借入金等の残高19,500,000円のうち9,750,000円を負担することとしています。
東京都港区芝5-8-1 マニュアル恵美
勤務先新宿区三栄町24 △△株式会社※添付台紙には、質問の回答結果より、原本の提出が必要な書類の一覧が表示されます。

連帯債務者の方に記入していただく欄です(ご自身で記入するのではありません）。
勤務先が無ければ、勤務先の記入は不要です。

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ふるさと納税控除上限額シミュレーション
ふるさと納税控除上限額シミュレーションとは自己負担の2,000円でおこなえる寄付金の上限額の目安を、年末調整の回答結果をもとに、計算します。
また、会社から源泉徴収票が公開された後に、源泉徴収票情報をもとにおこなうこともできます。

提出後の画面にある「ふるさと納税控除上限額を確認する」をクリックします。
●勤務先の設定により表示されていない場合があります。

寄付金の上限額の目安が表示されます。

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提出後に申告内容を修正することはできますか？

勤務先担当者が確認作業を開始する前までは修正ができます。

推奨ブラウザを教えてください。
次の通りです。
【PC】〈OS〉 Microsoft Windows10以降、Mac 12（Monterey）以降〈ブラウザ〉 Microsoft Edge（最新版）、Google Chrome（最新版）、Safari（最新版）

提出画面の最下段の「年末調整データの送信を取り消す」をクリックし、回答履歴から該当の質問に移動して修正してください。
勤務先担当者が確認作業を開始すると修正はできません。その場合は、勤務先へお問い合わせください。

パスワードを間違えたためロックされてしまいました。
ログイン画面の「パスワードをお忘れの方はこちら」から解除作業をおこなってください。 「パスワードをお忘れの方はこちら」が表示されていない場合は勤務先へご相談ください。
※勤務先が設定している時間経過後に自動でロックは解除されます。

【スマホ】〈OS〉 iOS 13以降、Android 9以降〈ブラウザ〉 Chrome（最新版）、Safari（最新版）

回答途中で画面を閉じてしまいました。入力したデータは消えてしまいますか？
「変更なし」または「次へ進む」をクリックしたページの情報は保存されています。

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