株式会社 超高温材料研究センターにおける競争的資金等の不正使用防止規程

第 1 章 総則（目的）第 1 条 この規程は，株式会社 超高温材料研究センター（以下「当社」という。）における競争的資金の取扱いに関し必要な事項を定め、不正使用を防止し、その適正な管理を図るとともに、競争的資金等の不正使用と疑われる事案が発生した場合の処理の手続きについて定めることを目的とする。
（定義）
第 2 条 この規程において「競争的資金等」とは、国、地方公共団体又は独立行政法人等公的機関から配分される公募型の研究資金、及びそれらが配分された他機関とのそれらを原資とする受託研究又は共同研究により当社に配分される資金をいう。
2 この規程において「不正使用」とは、故意又は重大な過失による、実態とは異なる人件費又は謝金の請求、物品等購入に係る架空請求、不当な旅費の請求、及び関係法令、競争的資金等の配分機関の定め、社内規則等に違反して競争的資金等を使用することをいう。
第２章 管理体制（最高管理責任者）
第３条

当社に、競争的資金等の執行及び管理について最終責任を負う者として最高管理責任者を置き、代表取締役社長をもって充てる。
２ 最高管理責任者は、競争的資金等の不正使用防止基本方針を策定し、社内外に周知する。
（統括管理責任者）
第４条

当社に、競争的資金等の不正使用防止対策の体制を統括する責任者として統括管理責任者を置き、管理副本部長をもって充てる。
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統括管理責任者は、競争的資金等の不正使用防止について具体的な対策の策定及び実施を行ない、実施状況を確認するとともに、その状況を最高責任者に報告しなければならない。
（コンプライアンス推進責任者）
第５条

当社に、競争的資金等の管理及び執行のモニタリングを実施する責任者としてコンプライアンス推進責任者を置き、山口事業所副所長をもって充てる。
２ コンプライアンス推進責任者の役割は以下とする。
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（1） 競争的資金等の不正防止対策を実施し、状況を確認し統括管理責任者へ報告する。
（2） 不正防止を図るため当社内の競争的資金等に関わる全ての者にコンプライアンス教育を実施し受講状況を管理監督する。
（3） 不正行為を抑止するため定期的に啓発活動を行う。
（4） 競争的資金等の執行及び管理について適切に行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。
（責任者職名の公開）
第６条 当社は、第２章第３条から第５条の責任者の職名を社内外に公開する。
（相談窓口）
第７条

競争的資金等について社内外からの相談に対応するため、社内に相談を受け付けるための窓口（以下「相談窓口」という。）を設置する。
２ 前項の相談窓口は管理本部とし、その連絡先は社内外に公開する。
第３章 不正使用防止計画（不正使用防止計画の策定及び推進）
第８条 統括管理責任者は、競争的資金等の不正使用に係る防止計画（以下「不正使用防止計画」という。
）を策定し、これに基づく業務の推進及び管理を行う。
２ 統括管理責任者は、不正使用防止計画の実施状況を毎年度確認し、その結果を最高管理責任者に報告する。
３ 不正使用防止計画の推進は、管理本部が実施する。
第４章 競争的資金等の執行及び管理（行動規範）
第 9 条 競争的資金等の不正使用を防止するため、当社の職員（当社の役員、社員、シニア社員、派遣社員等、当社において、経費の執行及び管理に関わる全ての者をいう。
）の行動規範を別に定める。
（同意書の提出）第１０条 競争的資金等を使用して業務を遂行する職員は、前記行動規範に同意し、その旨を明示した同意書を提出する。但し、職員が、同様の同意書、誓約書又はこれらに類する書類を提出している場合は、前記行動規範に対する同意書の提出は免除される。
（予算執行及び管理）第１１条 職員は、株式会社 超高温材料研究センターの社内規定に基づき、自らの権限の2 / 5

範疇で、競争的資金等に係る物品調達、外注委託、及び出張旅費並びにその他諸経費の執行を行い、その責任を負わなければならない。
2 財務・経理部は、競争的資金等に係る予算執行状況の把握に努め、適切に管理しなければならない。
（内部監査及び監事）
第１２条 最高管理責任者は、競争的資金等の運営・管理に関して、案件ごとに年１回の監査を実施させることとし、担当は競争的資金等を直接執行する部門以外の部門が行う。
2 監事は当社において次の各号の役割を果たすものとする。
（1）不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について機関全体の観点から確認し、その結果を役員会などにおいて定期的に報告し意見を述べなければならない。
（2）統括管理責任者又はコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか、また不正防止計画が適切に実施されているかを確認し、その結果を役員会などにおいて定期的の報告し、意見を述べなければならない。
第 5 章 不正使用に係る通報への対応（通報の受付）第１３条 不正使用に係る社内外からの通報は、第７条に記す相談窓口にて受け付ける。
２ 通報は、面談、電話、ＦＡＸ、電子メール又は書面にて受け付ける。
（通報の取扱い）
第１４条 通報は、原則として次に掲げる要件を全て満たすものとする。
(1)通報を行う者（以下「通報者」という。）の氏名、所属、連絡先が明示されていること(2)不正使用に関与した職員（以下「被通報者」という）、不正使用が行われた時期及び不正使用が行われた研究資金名等の調査対象が特定されていること(3)不正使用の態様等、事案の内容が明示され、かつ不正使用とする合理性のある根拠が示されていること
２ 相談窓口は、通報を受け付けたときは、統括管理責任者に報告する。
３ 統括責任者は、不正使用に係る報告を受けたときは、当該通報の受理又は不受理を決定し、通報者に通知するとともに、最高管理責任者にその旨を報告する。
4 最高管理責任者は、通報内容の合理性を確認し、必要に応じて被通報者に対して競争的資金等の使用停止を命ずる。
5 通報者に関し、通報を行った事による不利益な取り扱い等を受けないよう保護するものとする。但し、通報が悪意に基づくもの等と判明した場合はこの限りではない。
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（不正使用の調査）
第１５条

最高管理責任者は、統括管理責任者より不正使用に係る通報を受理する旨の報告を受けたときは、当該通報内容を精査し、不正使用を疑うに足りる相当な理由があると認められる場合は、通報の受付日より３０日以内に調査委員会を招集する。
２ 前項の調査委員会の委員長には、統括管理責任者をもって充てる。
３ 前項の委員長は、第 1 項の調査委員会を構成する委員として 3 名以上を指名し、不正使用の調査業務を委嘱する。3 名以上については、社外（第三者）より 1 名を指名し、社内より 2 名以上を指名する。
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前項の委員は、通報者及び不正使用が疑われる職員と直接利害関係を有しない者とする。さらに社外（第三者）の委員にあっては当社と直接利害関係を有しない者とする。
５ 第 1 項の調査委員会は、関係者への事情聴取、関係資料の収集及び精査等を行って、不正使用の有無について調査し、「不正の有無及び不正の内容」、「関与した者及び関与の程度」、「不正使用の相当額等」について認定する。
6 調査結果については通報の受付日より 120 日以内に最高管理責任者に報告する。
（措置及び調査結果の報告）
第１６条 最高管理責任者は、不正使用があった旨の認定が行われたときは、不正使用に関与したと認定された職員及び当該職員の管理監督責任を有する職員に反論等を述べる機会を与えたうえで、必要に応じて次に掲げる措置を行う。
(1)不正使用に関与したと認定された職員に対する懲戒処分(2)管理監督責任を有する職員に対する懲戒処分(3)研究費の返還命令又は使用停止命令（配分機関等から返還命令を受けた場合への対応を含む。
）(4)不正使用に関与したと認定された職員等に対する刑事告発等の法的措置（私的流用など、行為の悪質性が高い場合に限る。）(5)不正使用に関与したことが認定された業者へは別途定める処分方針に基づき手続きを行う(6)その他必要と認める事項
２ 最高管理責任者は、不正使用がなかった旨の認定が行われたときは、必要に応じて通報者、調査対象職員等への不利益発生を防止するための措置を講ずる。
３ 最高管理責任者は、通報が悪意に基づくものと認定された通報者に対しては、必要に応じて、懲戒処分、刑事告発等の法的措置を講ずることができる。
（配分機関等への報告等）
第１７条 最高管理責任者は、通報の受付日から 30 日以内に調査の要否を判断するととも
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に調査の要否を配分機関へ報告する。
2 調査が必要な場合は、調査方針、調査対象及び方法等について配分機関に報告、協議するものとする。
3 受理を決定した通報について、当該通報の受付日から２１０日以内に、調査結果及び再発防止計画を含む報告書を作成し、配分機関等に提出する。尚、調査終了前であっても、配分機関の求めに応じ中間報告を配分機関に提出するものとする。
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最高管理責任者は、調査の過程であっても、不正の事実が一部でも確認された場合は、速やかに認定し配分機関等に報告する。
5 調査に支障がある等、正当な事由がある場合を除き、調査資料の提出又は閲覧、現地調査に応じるものとする。

付則
1． この規程は令和元年７月１日から施行する
2． 令和６年３月１日 一部改訂

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