申請システム

説明書

作成日：2022.12.28
加筆･修正：2023.4.10

一般社団法人 日本鉄道施設協会
名古屋事務所

初めてのログイン・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

1

次に会社情報確認・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

2

講習会受講の流れ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

3

受講者確認・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

4

写真登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

6

写真データの注意点・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

7

新規者登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

8

講習会申請（「一時保存」まで）・・・・・・・・・・・・・・・・・・

9

講習会申請（「申請」から申請書印刷）・・・・・・・・・・・・・・

13

受講票印刷・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

15

認定証印刷・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

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初めてのログイン・・・・・パスワードを設定してください。
協会からご案内しているログインＩＤを入力（旧システムからのログインＩＤは変わりません）
仮パスワードを入力
そして「ログイン」をクリック（※次回からはログインＩＤと設定したパスワードです）【注意】仮パスワードは、旧システムから利用されている場合はログインＩＤをもう一度入力。
初めてログインＩＤを取得された場合は協会のご案内した仮パスワードです。

仮パスワード（前の画面で入力したもの）
新しくつけるパスワード
新しくつけるパスワード（同じもの）【ポイント】パスワードの規定は半角の英小文字、数字の組み合わせで８文字以上です。
「お知らせ」画面に移行します。
必ず開いて読んでください。
「未読」のままでは他のページに移動できません。

【ポイント】ご担当者様が複数の場合、一度しか「未読」表示がつきません。
お知らせ事項は必ず共有するか、各人が開いた時に確認ください。
1

次にお願いしたいこと・・・・・会社情報確認
未読のお知らせを「開く」で内容を確認後、「会社・支店編集」を開いて、会社情報の確認をお願いします。

登録されている内容に間違いがないか確認ください。
データ移行している会社・支店については、「e-Mail・代表者役職・代表者氏名」が登録されていませんので登録をお願いします。（入力して「更新」をクリック）【ポイント】移転されたり、担当者様の変更があった場合は、ご自身での変更はできません。
「会社情報 登録願」を送付ください。
【ポイント】「e-Mail」アドレスをご入力いただ
くと、受講票が出たお知らせメールが届きます。

2

申請はこの流れで・・・・・各箇所のページがついています（P.〇）講習会受講の流れ簡単にご説明します。
2023.1

まず、「受講者管理」の「受講者一覧」をご確認ください。
受講者名があがっているかどうか「検索」ありなし
慌てることのないよう計画的に継続の方・すでに登録されている方

P.４～7

申込み希望者の「詳細」から「写真登録」・期限の確認を
P.６・７「医適(資格要件にある場合のみ)内容」を確認

新規者登録から始める方

P.８「新規登録」ボタンから「受講者登録」に入力→「登録」※エラーメッセージが出た場合は協会へお問い合わせください。

・医適が必要な資格は毎年度の確認が必須です。

・ＩＤは登録したら自動的に付きます。
・支店異動は、前所属支店から「受講者基礎情報編集」で支店を変更してください。(異動先担当者へ連絡を忘れずに)・「写真登録」で写真を必ず登録 P.４～７
・名前の表記、生年月日を改めて確認(間違った申請で資格取得

資格期限・運適期限を確認のうえ
希望講習日を計画

・「医適(資格要件にある場合のみ)内容」を確認
希望講習日を計画されると変更手続きが必要です(有料))

以前のように新規登録のチェックを協会でしませんので登録には細心の注意をご希望の講習会へお申込みができます。

<一時保存>(仮登録)P.９～14「講習会申込」の「講習会一覧」(検索可)からご希望の講習会へ←講習日の希望講習会「申込」→「受講者選択」(検索可)→希望者を「追加」→３ヶ月前から「戻る」と、受講予定者リストが確認でき、運適希望や詳細も確認できます。
申請可能・「一時保存」中なら「追加」や「削除」が可能です。即「申請」も可能です。
受講者の変更がある場合は「一時保存」を利用してください。
P.９～12 「申請」するまでは追加・削除自由<申請>「講習会申込」の「講習会一覧」の「申込」の申込受講者リストに間違いがなければ(確定)「申請」できます。
P.13・14 ←申請後は<振込>・必ず出席可能かどうか確認してから、「申請」ボタンを押してください。
１週間以内に<発送>・「申請」したら、申請書を印刷し、振込みを済ませて、１週間以内に振込発送のこと必要書類をそろえて送ってください。記入箇所は忘れずに(必ず控えを取って送付)←申込締切日は1週間以内に・システム内に表示されている申込受付終了日・書類必着日を過ぎると申請できません。
講習開始日の※表示の書類必着日１ヶ月前(表示確認のこと)
は、受付終了日に確定した場合の最終必着日[協会]
申請書類を確認します。
問題があった場合はお知らせしますのでご対応お願いします。
です。
[協会] 希望会社全ての申請書類が不備なくそろったら、←講習日の概ね１ヶ月前～3週間前ごろ受講票を一斉に発行します。
<受講票>「講習会申込」の「講習会一覧」で希望した講習会の「受講票」を開き、P.15印刷して、受講者に配布ください。氏名・生年月日の確認を←講習前日までに※講習当日の印刷はできません
・申込受付終了日以降で欠席となる方は、基本、日程変更・返金はできません。

<講習会>

受講者は、受講票のチェック欄を確認、チェックして当日ご持参ください。

講習会当日[協会] 結果データアップ←講習終了から翌日以降(発行日は、特別な講習を除き講習会終了日(講習当日お知らせ))・協会からの通知はありません。

<認定証>

受講した講習会の日程から、認定証が発行可能です。不合格者も確認可能です。
受講者データの確認・認定証に誤りがないかご確認ください。

(「申込・合否情報」とP.16・17出ていれば確認出力可能)

・講習終了後、１ヶ月間は受講講習会から発行できますが、以降は個人データから発行してください。

※基本的な流れですので、途中に出てくるメッセージなどに注意しながら進めてください。
※社内経理上、支払日などが限られている場合はあらかじめ予定を組んで進めてください。

3

受講者確認・・・・・継続の方またはすでに登録されている方
ログイン後のトップページで「受講者管理」を開いてください。

【ポイント】ちなみにこのトップ画面にもお知らせが載っていますので、一読ください。

いろいろな方法で検索ができるので、選択や入力をして「検索」をクリック【ポイント】検索の指定をせずに「検索」を押すと登録者が全員出ます。
検索の氏名はカタカナです。
生年月日は、1965-12-13 こんな感じ。
西暦です。８ケタを入力しても大丈夫です。
4

「検索」して出てきた受講者の「詳細」が確認できます。

※医適データは入っていませんので、システム内に医適に関する項目はありませんが、資格要件に医適がある資格は毎年度の受診・確認が必要です。

↓次ページ【基礎情報編集】こちらから変更できる項目は「支店」「フリガナ」「性別」「所属会社」のみです。
その他には、変更手続きが必要です。
あらかじめ他支店の登録があれば、支店ＩＤを変更することで異動可能です。（行き先の担当者には必ずご連絡を）ただし、申請中は変更不可。

【ポイント】資格期限や運転適性検査の期限を確認してお早めに講習日の計画を立ててください。
期限後の継続講習は受けられません。
申請希望者の写真が入っていない場合は登録してください。（方法は次ページ）
5写真登録・・・・・あらかじめ顔写真を撮ってパソコンへ保存ください。
「受講者管理」→「受講者一覧」→受講者「詳細」で「写真登録」をクリック【ポイント】写真データはＪＰＥＧファイルです。
パスポート写真の規格に準じて撮影してください。
一度はパスポート写真の規格を検索してご確認ください。 次ページの注意点も参考に。

あらかじめ撮った写真のファイルをパソコンから選択後「登録」をクリック【ポイント】写真期限は登録してから２年半。
受講承認された時から１０カ月は写真の変更はできません。「ファイルクリア」ボタンが消えます。
【注意】写真期限が期限内でないと「申請」ができません。受講承認で１０カ月の変更不可期間になってしまうと、次の「申請」ができなくなります。
写真期限に余裕をもって「申請」ください。
万一、写真変更不可で「申請」できなくなった時は、協会まで連絡ください。

「ファイルクリア」をすると、上の画面になりますので、「ファイル選択」から何度でも登録し直せます。
間違いがなければ「更新」をクリック

6写真データの注意点
あごから頭の天辺までが4
3

写真の天地のおよそ4分の3ほどに。
送られた写真データが横に倒れていたら、縦長に直して保存してからアップデートしてください。

近づいて、縦型でこの枠くらいで撮れるとベスト。
そのままアップできます。写真サイズの縦横比が４：３の場合です。

横型で撮影したものをそのままアップすると顔が縦長に圧縮。

顔を小さく撮ってしまい、トリミングをかける時は、縦４：横３の長方形にしてください。
撮影時の写真サイズが４：３になっている写真なら対角線を意識してのトリミングをおすすめ。

横長や正方形にトリミングしてアップすると、顔が縦長に。

比率の違う縦長にトリミングしてアップすると、顔が横長に。

撮影時の角度などにもよりますので、違和感の無い程度でかまいません。
まれに縦長に撮り、アップされた写真が縦長状態にも関わらず、受講票や認定証を出した時に横になってしまうケースがあるようです。
その場合、ファイルデータの形式を変えて保存し直してアップすると良いようなのですが、再登録できなくなっている状態など、お困りの場合は協会までお知らせください。

↑こんな感じ7

新規者登録ログイン後のトップページで「受講者管理」を開いてください。

「新規登録（新規ＩＤ取得）」をクリック※ちなみに右の「新規登録（ＩＤ取得済み）」ボタンは協会への確認無しでは使わないでください。

「登録」が済みましたら、こちらから写真登録をしてください。
Ｐ.４～７※「戻る」→「検索」も可

全て入力後（ＪＲ出向者の箇所は該当者のみ）必ず確認をしてから（登録後は変更できませんので協会まで連絡ください）「登録」をクリック【ポイント】「受講者氏名（カナ）姓、受講者氏名（カナ）名、生年月日の受講者が既に存在します。」とエラーメッセージが出た場合は協会まで連絡ください。
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講習会申請・・・・・講習会一覧から希望講習会を選択
ログイン後のトップページで「講習会申込」を開いてください。

希望の講習会を「検索」します。

希望の講習会の「申込」をクリック【ポイント】
申込受付終了日や書類必着日を確認ください。
書類必着日は、申込受付終了日に「申請」をした場合の最終必着日です。（「申請」ボタンを押したら一週間以内に振込・書類送付願います）

9

講習会申請・・・・・希望者を「追加」
希望の講習会かどうか確認して「受講者選択」で希望者を追加してください。

希望者を「検索」します。資格や期限で検索してください。

【ポイント】継続者は持っている資格や有効期限で具体的に検索しないと「一時保存」時にはエラーメッセージが出ないので要注意です。
なので、写真が入っていなくても席は取れますし、期限が無くても追加できますが、「申請」時に慌てないように必ず「詳細」を確認して、期限確認や写真確認をしてください。他の会社の迷惑にならないよう余分に席は取らないでください。

希望者を「追加」クリックすると希望者は消えます。

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希望者を追加したら「戻る」を押して希望者の確認をしてください。

「詳細」を確認して写真や期限の確認をしてください。

【ポイント】「申請」をクリックするまでは、運適希望「一時保存」をクリックすると席は確保されたことになりますが「申請」をしないと申込みにはなりません。

は変更可能です。運適要件のある資格を初めて受講される方は必ずチェックです。
ちなみに軌工管継続で同時更新希望の確認も下記のように出ますので希望の無い方はチェックを外してください。

受付終了日までに忘れずに申請してください。
次ページへ
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「一時保存」をしたら「戻る」を押すと、講習会一覧になります。

ここから「追加」できます。

「削除」できます。

ステータスを確認ください。

これで席は確保できましたが「申込」から上の画面に。

申請は終わっていません。

一時保存すると忘れずに受付終了日までに「申請」をしてください。次ページへ口座番号も確認できますが、受講者が確定していろいろなステータスから振込みをお願いします。
「申込」「申込情報」でその講習会に登録している受講者が見られます。

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「申請」・・・・・必ず受講者が参加できるか確認して進んでください。
「講習会申込」の「講習会一覧」で「一時保存」している講習会を探します。

希望者を確認して「申請」をクリック 次ページへ

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申請書印刷「申請」が終わったら「戻る」を押して「申請書」を出します。

ステータスは「申請中」になります。
経歴書はここにありません。
あらかじめ協会ホームページから準備、作成してください。

「申込書」をクリックすると、画面の下にＰＤＦファイルが送られていますので、開いて印刷してください。
確認しながらチェックを入れる。
「必要書類一覧」はホームページにあります。
添付する医適が要件を満たしていないと受講に間に合わない場合があります。
よく確認ください。
振込口座番号は講習ごとに違います。
振込年月日を記入してください。
ちょうど１０名の受講【ポイント】軌工管の同時更新希望資格は記事欄に出ま者の場合、２ページ目す。もしも、入っていない場合は手書きで記入ください。

を印刷しなくてもいい

運適希望を間違えていたら訂正印で訂正ください。

です。ただし、一番下の余白に（以上）と記入してください。

「申請」後、一週間以内に振込・送付をお願いします。

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受講票印刷・・・・・講習会のおよそ３週間前に一斉に出力可能になります。
「講習会申込」の「講習会一覧」で「申請」している講習会を探します。
講習前日までに出してください。
（当日は出ません）【ポイント】あらかじめ会社情報に「e-Mail」アドレスが入力されていると、受講票が出たタイミングでお知らせメールが届きます。

「受講票」をクリックすると、画面の下にＰＤＦファイルが送られていますので、開いて印刷してください。
受講者には注意事項をチェックして当日持参するよう伝えてお渡しください。
【ポイント】特に新規の方は、氏名・生年月日の間違いがないか受講者に確認を。
（写真や運適の有無も確認を）

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認定証印刷・・・・・「申込・合否情報」ボタンが出ると出力できます。
「講習会申込」の「講習会一覧」で受講した講習会を探します。

「申込・合否情報」をクリック

合否が確認できます。

「認定証」をクリック

次ページへ

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「認定証」をクリックすると、画面の下にＰＤＦファイルが送られていますので、開いて印刷してください。
Ａ5サイズ仕様になっています。
そのまま印刷すると、Ａ4用紙にもひとり１枚ずつで印刷されると思います。
各社のプリンターによって印刷設定が違いますのでお確かめください。

【ポイント】プリンターによっては、２ページの設定にして二人分ずつ出したりできる場合もありますので、それぞれお試しください。

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