2018 年度私立大学図書館協会
第 2 回東地区部会役員会事務連絡会 議事要録
日 時：2018 年 8 月 29 日（水）12：00～13：45
場 所：龍谷大学 大宮キャンパス 東黌（とうこう）2 階 202 演習室
出席校：会長校 名城大学

（佐川、伊深、皆見）

部会長校 東海大学（中嶋、紅谷、平井、田崎、福井）研究部担当理事校 成城大学

（田嶋、新井）分科会更新担当理事校 創価大学

（前田、澤登、藤本）

分科会月例担当理事校 聖心女子大学（塩谷、花上）地区ブロック選出理事校 郡山女子大学（和知）

監事校 東洋大学（和田、岩井、布施、髙橋）

次期部会長校 法政大学

（髙畑、吉田）
※敬称略

配付資料：
議事次第
資料 1：出席者名簿
資料 2：2018 年度 第 1 回東西合同役員会 東地区部会会務報告（4 月～7 月）
資料 3：2019 年度 東地区部会総会・館長会・研究講演会の開催について
資料 4-1：2018 年度 東地区部会研究部 地域研修開催通知
資料 4-2：2018 年度 東地区部会研究部 地域研修決定通知
資料 4-3：東地区部会 地域研修申し込み状況（地区ブロック別）
資料 5：東地区部会 オンデマンド研修受講状況（地区ブロック別）
資料 6-1：研究部引継ぎ資料一覧
資料 6-2：研究部引継ぎ資料スケジュール案
資料 6-3：研究部引継ぎ資料別対応案
資料 7-1：私立大学図書館協会東地区部会 役員校等選考に関する申し合わせ事項（案）資料 7-2：私立大学図書館協会国際図書館協力委員会委員選出についての申し合わせ
資料 7-3：国際図書館協力委員会 東地区委員・委員長校ローテーションの見直しについて
資料 8：東地区部会歴代役員校一覧_20180829
資料 9：2008～2018 年度館長会テーマ
資料 10：東地区部会講師謝礼等の基準について（申し合わせ）
議事進行は、東海大学付属図書館長中嶋卓雄が担当した。
議 事：
１. 第１回東西合同役員会での報告について部会長校東海大学より、会務報告の内容について説明があり、東西合同役員会での報告者が以下のとおり提案され、承認された。
部会関係

部会長校（東海大学） 紅谷 龍司-1-研究部関係２.

部会長校（東海大学） 紅谷 龍司

2019 年度東地区部会総会・館長会・研究講演会の開催について部会長校東海大学より、資料３に基づき説明があり、承認された。

３.

2018 年度地域研修の概要および申し込み状況について研究部担当理事校成城大学より、資料４－１～３に基づき、以下のとおり申し込み状況の報告があった。
・７月 31 日現在の申し込みは 24 大学 34 名である。
・参加決定通知は、８月４日以降に順次送付している。
・申込者が 20 名以下の場合、９月初旬に２次募集も考えていたが、今回は行わない。
・北海道地区については、14 大学 23 名が集まっている。

４. オンデマンド研修の地区ブロック別受講状況について研究部担当理事校成城大学より、資料５に基づき、以下の説明がなされた。
・オンデマンド研修申し込み状況について
昨年度は図書コースを２回開講したが、今年度２年目は雑誌コースで 31 名の申し込みがあり、現在受講中である。11 月からの図書コース３回目と合わせて、全体で 50 名分の予算を組んでいる。
５. その他(1) 研究部引継ぎ資料について研究部担当理事校成城大学より、資料６－１～３に基づき、以下のとおり説明がなされた。
① 現在、ダンボール 36 箱分ある引継ぎ資料をどのように取り扱っていくかが課題となっている。古いものは 1999 年からあり、電子化して廃棄することを検討したが、それには費用がかかる。(約 200 万円)② これに伴い、研究部関係の会計書類の保存期間について、以下のような案（資料６－２）を作成した。
・証憑書類保存は 10 年分（５期前まで）とする。
・決算報告書（監査報告書）と会計帳簿は原本を保存する。
③ また、研究部関係の引継ぎ資料（～2016 年度分まで）を減らすための案（資料６－３）を以下のようにまとめた。
・保存か、廃棄かを現時点で完全にルール化するのは困難なため、大まかな判断基準をもって廃棄する、しないを決めたい。
・電子化にはある程度の経費がかかるため、本当に残すべきものだけを選定し、次期役員校とも相談しながら検討を進めていきたい。

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④ 検討事項・会計関係の証憑書類は 10 年分までの保存とし、それ以前は廃棄してもよいか。
・資料６－３のように一定の基準で処理をすすめてよいか。
上記の提案については既に運営委員会の承認を得ているが、役員校でもご確認していただ
きたい。
（質問）
このルールに則って廃棄した場合、36 箱がどの程度削減できるのか。
（回答）
大幅な削減は期待できないが、大学単位でまとめられているために箱によって内容量に差があり、またファイル自体が容量を増やしている場合もあるため、そのあたりを整理すれば、箱数を減らすことは可能である。
例えば、図書館見学時のパンフレット類等をこのまま引き継いでいく必要があるのか、古いカセットテープや消耗品などと合わせて、これらを処分すれば 10 箱程度は削減可能だと思われる。
（意見）
会計関係の帳簿類は５年分程度を残し、残りは不用である。証憑書類も５年分程度でよい。
決算報告書だけを残せば問題はない。
（意見）
今後も出てくる問題なので、資料を減らす方法を議論して決めた方がよい。帳簿類も PDF化しておけば相当な量を削減することができる。
（意見）
原則として電子媒体で次へ引き継ぐ方向で進めた方がよい。今後はほとんどの資料が電子媒体になると思われる。
部会長校の引継ぎ資料としては６箱程度あるが、ほとんどの資料はハードディスクで管理されている。そのハードディスクのデータを大学のサーバーへコピーして、日常的な業務を行っている。
（意見）
外注できるものはできるだけそれを活用し、少しでも資料を削減してはどうか。
（回答）
電子化にかかる費用約 200 万については、あくまで 36 箱を処理した場合であり、箱数が減ればもっと金額は抑えられる。
意見交換の結果、まずは２つの案に沿って資料の削減を図ることが確認された。

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(2) 東地区部会、役員校選考に関する申し合わせ事項【案】について部会長校東海大学より、資料７－１～３に基づき説明がなされた。
(3) 東地区部会歴代役員校一覧（20180829）
部会長校東海大学より、資料８に基づき説明がなされた。
なお現在のところ、次期地区ブロック選出校である白鷗大学の次は、常葉大学より内諾をいただいている。
(4) 館長会テーマについて
部会長校東海大学より、資料９に基づき説明がなされた。
(5) 東地区部会講師謝礼等の基準について部会長校東海大学より、資料 10 に基づき説明がなされ、以下のとおり意見交換が行われた。
（意見）
私立大学図書館協会という団体の特性上、課税について問題となることがなかったので、これまで税込み額として謝礼等を支払っていた。
税金処理は個人で処理してもらうと判断している。
東地区部会と西地区部会では成り立ちが異なり、活動内容や規定等もそれぞれの判断で処理している。特に東西で統一する必要があるという認識はなかった。
（意見）「申し合わせ」の文中で「謝礼は税込みである」という記載を追加したほうがよいのではないか。東地区部会では「謝礼は税込みである」という認識で記載をしたい。
（意見）「申し合わせ」等の文書をみると、「交通費は原則として謝礼に含む」となっているので、それぞれの講師の方に処理を任せてもよいのではないか。
（意見）
次回の役員会にて見直したものを提案させていただきたい。

以上-4-