公立大学法人尾道市立大学における個人情報の取扱い及び管理に関する規程
平成２５年３月２６日
規程第１４３号（趣旨）
第１条 この規程は、尾道市個人情報保護条例（平成６年条例第２号。以下「条例」という。）及び尾道市個人情報保護条例施行規則（平成７年規則第３０号。以下「規則」という。）に定めるもののほか、公立大学法人尾道市立大学（以下「法人」という。）における個人情報の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程において使用する用語の意義は、条例及び規則において使用する用語の例による。
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この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 部局 各学部・学科・研究科、事務局、附属図書館、尾道市立大学美術館、情報処理研究センター、地域総合センター及び国際交流センターをいう。

(2) 教職員等 教職員及び非常勤教職員等法人に勤務する者をいう。
（個人情報管理総括者）
第３条 法人に、個人情報の適正な管理を行うため、個人情報管理総括者（以下「総括者」という。）を置き、理事長をもって充てる。
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総括者は、法人における個人情報の管理に関する事務を総括する。
（個人情報管理責任者）
第４条 各部局に条例第１１条第１項に規定する個人情報管理責任者（以下「管理責任者」という。）を置き、当該部局の長をもって充てる。
２ 管理責任者は、当該部局における個人情報の保管等に関する事務を掌握するとともに、個人情報の保護に関し当該部局に所属する教職員等を指揮監督しなければならない。
（個人情報取扱責任者）
第５条 各部局に規則第８条第３項に規定する個人情報取扱責任者（以下「取扱責任者」という。）を置き、当該部局の教職員等のうちから管理責任者が指定するものとする。
２ 取扱責任者は、管 理 責 任 者 の 命 を 受 け 、 個 人 情 報 の 適 切 な 取 扱 い に 努 め なければならない。
（個人情報保護監査責任者）
第６条 法人における個人情報の管理状況を監査するため、法人に、個人情報保護監査責任者（以下「情報監査責任者」という。）を置き、教職員等のうちから理事長が指名する者をもって充てる。
（個人情報の取扱いにおける協議）
第７条 各部局において新たに個人情報の収集、保管及び利用を伴う事務（以下「個人情報取扱事務」という。）を実施しようとするときは、当該担当教職員等は、あらかじめ、管理責任者と協議しなければならない。個人情報取扱事務における個人情報の取扱いを変更しようとするときも同様とする。
２ 管理責任者は、前項の協議を受けたときは、個人情報取扱事務における個人情報の取扱いが条例の定める内容に適合することを確認しなければならない。この場合において､管理責任者は、個人情報の取扱いに疑義がある場合は、総括者と協議しなければならない。
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総括者は、前項の協議を受けたときは、個人情報取扱事務における個人情報の取扱いが条例の定める内容に適合することを確認しなければならない。この場合において､総括者は、個人情報の取扱いに疑義がある揚合は、尾道市長と協議しなければならない。
（収集等の一般的制限）

第８条

教職員等は、尾道市立大学学則（平成２４年規程第１号）第１条及び尾道市立大学大学院学則（平成２４年規程第２号）第２条に定める目的を達成するために必要な場合に限り、個人情報を収集、保管及び利用することができるものとする。
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教職員等は、条例第７条第２項各号に掲げる事項に関する個人情報を収集、保管及び利用してはならない。ただし、法令若しくは条例の規定に基づくとき又は尾道市個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）の意見を聴いた上で、個人情報取扱事務の目的を達成するために当該個人情報が必要であり、かつ、欠くことができないと理事長が認めるときは、この限りでない。
（個人情報の保管等の届出）
第９条 教職員等は、個人情報の収集、保管及び利用に当たり、新たに個人情報ファイルを作成しようとするとき又は変更しようとするときは、あらかじめ条例第８条第１項各号に掲げる事項を規則第３条第１項に規定する届出書に記載して、管理責任者に提出しなければならない。個人情報ファイルを廃止したときも、同様とする。
２ 管理責任者は前項の届出書を総括者に提出するものとし、条例第８条の規定による尾道市長への届出は、総括者が行うものとする。
３ 管理責任者は、個人情報の開示請求等に資するため、条例第８条第１項各号に掲げる事項を記載した個人情報ファイルの目録を作成し、窓口に備え一般の閲覧に供するものとする。
４ 前項の窓口は総務課とする。
（収集方法の制限等）
第１０条 教職員等は、個人情報を収集するときは、条例第７条第１項及び条例第１０条第１項の規定を遵守し、あらかじめ規則第６条第１項各号に掲げる事項を明示して、第８条第１項に規定する目的の達成のために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により、本人から直接収集しなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、教職員等は、条例第１０条第２項各号のいずれかに該当するときは、同項の規定により本人以外の者から個人情報を収集することができる。
３ 管理責任者は、条例第１０条第２項第１号の規定により、本人以外の者から個人情報を収集するに当たって本人の同意を得ようとするときは、規則第６条第１項各号に掲げる事項を本人に明示しなければならない。
４ 管理責任者は、本人から収集することにより、個人情報取扱事務の目的の達成に支障が生じ、又はその円滑な実施を困難にするおそれがあること、その他本人以外の者から収集することに相当の理由があると認められる場合において、条例第１０条第２項第５号の規定により審議会の意見を聴こうとするときは、本人直接収集に係る審議会諮問事項申出書を総務課へ提出しなければならない。
５ 管理責任者は、条例第１０条第２項第３号又は第５号の規定により、本人以外の者から個人情報を収集したときは、審議会が必要でないと認めた場合を除き、規則第７条第１項に定めるところにより速やかにその旨を本人に通知しなければならない。
（適正管理）
第１１条 管理責任者は、取扱責任者と協力して、個人情報の適正な維持管理のために、条例第１１条第１項各号及び次の各号に掲げるもののほか必要な措置を講じなければならない。
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(1)

教職員等は、収集した個人情報の適切な管理を行うため、執務室等の施錠等を適切に行うとともに、個人情報が記録された法人文書（尾道市情報公開条例（平成１２年条例第８号）第２条第２号に規定する法人文書であって、法人が保有するものをいう。以下同じ。）を、定められた保管庫等で保管する等適正に管理しなければならない。
(2) 教職員等は、個人情報を保存した電子計算機等の機器の盗難防止や紛失防止のために、執務室の施錠及び保管等を適正に行うとともに、電子計算機による個人情報の取扱いに係るパスワードやＩＤカードを適正に管理しなければならない。
(3) 教職員等は、個人情報が記載された法人文書、個人情報を保存した記憶媒体又は個人情報データを移動させるときには、持参によるなど移動に際しての紛失等の事故を防止するための適正な方法によらなければならない。
２ 法人の情報システム等（以下「情報システム」という。）を所管する部局は、情報システムにおける個人情報の適切な管理を図るために、情報システムにおけるセキュリティシステムの整備、アクセスの制限等の管理運用上の取扱い並びに電子機器及びデータ保存媒体の管理、取扱い等について、必要な措置を講ずるものとする。
３ 教職員等は、保管等の必要がなくなった個人情報を、速やかに焼 却 、 裁 断 そ の 他
適 正 か つ 確 実 な 方 法 に よ り 廃棄、又は消去しなければならない。ただし、歴史的文化的価値を有する資料として保存されるものについては、この限りでない。
４ 前項ただし書に該当する場合には、教職員等は、取扱責任者を通じ管理責任者の承認を得なければならない。
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個人情報が情報システムや個々の電子計算機に保存されている場合において、当該保有個人情報の改竄、漏えい、滅失又はき損の防止その他の管理に係る事項は、この規程に定めるもののほか、情報処理研究センターの関連諸規程の定めるところによる。

（委託等に伴う措置等）
第１２条 管理責任者は、個人情報取扱事務を外部に委託する場合には、当該業 務 の 委
託 を 受 け た 者 (以 下 「 受 託 者 」 と い う 。 )が 、 当 該 受 託 し た 処 理 業 務 の 範 囲
内 で 個 人 情 報 の 保 護 に つ い て 法 人 と 同 様 の 義 務 を 負 う こ と 、 及 び 、そ の 他条 例 及 び 規則の規定を遵守することを求めるとともに、規則第２条各 号 に 掲 げ る 事項を当該委託に関する契約書に明記しなければならない。
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管理責任者は、個人情報取扱事務を派遺労働者によって行わせる場合は、労働者派遣契約書に規則第２条各 号 に 掲 げ る 事 項 を 明 記 す る と と も に 、個人情報の取扱いに関し必要な措置を講じるものとする。
（目的外利用及び外部提供の制限）
第１３条 教職員等は、個人情報を個人情報取扱事務の目的以外に法人内において利用、又は法人以外の者に提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 条例第１２条第２項各号のいずれかに該当するとき。
(2) 出版、報道等により公にされているものを利用し、又は提供することが正当であると認められるとき。
(3) 専ら統計の作成又は学術研究の目的のために利用し、又は提供する場合で、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
２ 前項第１号から第３号までのいずれかに該当するものとして法人内において個人情報取扱事務の目的以外に個人情報を利用、又は法人以外の者へ保有する個人情報を提供する場合は、教職員等は、総括者の承認を得なければならない。
３ 第１項第１号又は第３号の規定により個人情報を法人内で個人情報取扱事務の目的以3

外に利用場合は、規則第１０条の規定の例によるものとする。
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第１項第１号又は第３号の規定により個人情報を法人以外の者に提供（以下「外部提供」という。）する場合は、規則第１１条の規定の例によるものとし、提供に際してその利用期間及び規則第１２条各号に掲げる事項を条件として付さなければならない。

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条例第１２条第２項第１号の規定による目的外利用又は外部提供に係る本人の同意を求める場合は、規則第１３条各号に掲げる事項を本人に明示しなければならない。
６ 条例第１２条第２項第３号又は第４号の規定に該当するものとして目的外利用又は外部提供をしたときは、審議会が必要ないと認めた場合を除き、速やかに本人にその旨を通知しなければならない。
（電子計算機の通信回線による結合の禁止）
第１４条 教職員等は、審議会の意見を聴いた上で、公益上の必要があり、かつ、個人の権利利益を侵害するおそれがないと法人が特に認めた場合以外は、通信回線により結合された電子計算機（法人の保有する個人情報を法人以外の者が随時入手しうる状態にするものに限る。）を用いて個人情報を提供してはならない。
（開示、訂正及び利用停止手続き等）
第１５条 条例が定める個人情報の開示、訂正及び利用停止（以下「開示等」という。）に係る手続並びに開示等に係る費用その他条例の施行については、別に定めるものを除き、規則の例による。
２ 開示等の手続に係る事務は、総務課において取り扱う。
３ 開示等の手続に係る様式は、尾道市長が定める様式の例による。
（教職員等の義務）
第１６条 教職員又は教職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
（事案の報告及び再発防止措置）
第１７条 保有個人情報の漏えい、滅失又はき損その他の保有個人情報の安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った教職員等は、速やかに取扱責任者を通じ管理責任者に報告しなければならない。
２ 前項の報告を受けた管理責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じるとともに、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括者に当該事案の内容等について報告するものとする。
３ 総括者は、前項ただし書の報告を受けた場合は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を尾道市長に速やかに報告するものとする。
４ 管理責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるとともに、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。
（研修の実施）第１８条 総括者は、必要に応じ、教職員等に対し、個人情報保護に関する研修を実施するものとする。
（監査、点検、評価及び見直し）第１９条 情報監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期又は随時に監査を行い、その結果を総括者に報告するものとする。
２ 管理責任者は、取扱責任者とともに当該部局における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括者に報告するものとする。
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前２項の報告を受けた総括者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、保有個人情報の適切な管理のための措置について、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
（その他）

第２０条

この規程に定めるもののほか、法人における条例又は規則の実施に関する必要な事項は、総括者が定める。
附 則
この規程は、平成２５年４月１日から施行する。

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