Web予約システム説明会

ホームページ画面

日野南コミュニティハウス

予約状況の確認ができるようになります。

マス目をクリックすると該当日の予約団体が表示されます。
空白の枠が予約可能となります。
20XX

2

エントリーの状況が確認することができます。

団体名表示
団体名表示
団体名表示

日にちをクリックすると、その日のエントリー状況が表示されます。
3

この画面から入力します

ログイン画面
20XX

初期画面
4

≪用語について≫※「エントリー」とは、「抽選参加申込」のこと●２か月先の月の１日から末日まで（１か月分）の部屋利用のWeb申込※「直接入力」とは抽選後の「空き部屋の仮予約」のこと

20XX 年5

(1) エントリーについて-１（Webエントリー・来館エントリー）（資料1）

エントリーは、Ｗｅｂから申し込む方法（以下「Webエントリー」）と、来館して所定の用紙を提出していただく方法（以下「来館エントリー」）のどちらでも行うことができます。電話又はファックスでの申し込みは、受け付けしません。

6

(1) エントリーについて-2 （スケジュール） （資料２）➀Webエントリーは毎月１日から１０日までの間、２か月先の月の１日から末日までの各部屋の利用について、受け付けます。
（現在は応当日抽選会を行っております。）※６か月先の夜間の受付がなくなります。

②来館エントリーは、利用希望日が属する月の３か月前から来館エントリーの書類を受付でお預かりします。（ご利用日にエントリー用紙を提出してください。２か月前になりましたら、当館で入力します。）※毎月（資料２）を配布いたします。
7

(1) エントリーについて-3 （来館エントリーと１件の数え方）（資料3）➀ 来館エントリーは「来館エントリー参加申込書」に記入して受付に提出してください。

② エントリーができる数は、連続して使用する場合は２コマまで１件。AB両面使用する場合も連続して使用する場合は２コマまで１件とし、ひと月５件までです。
③ 「月５件までのエントリー」は、全ての部屋、全ての時間帯に適用します。これまで一部の部屋と時間帯に行っていた「利用制限（一団体、利用は月に２回まで）」は、来年４月以後の利用では行いません。
④ 同じ日、同じ時間帯、同じ部屋に一つの団体が２件以上のエントリーすることは、できません。
8

(1) エントリーについて-4 （優先団体）※優先団体のお申込みは４か月前までに紙ベースで済ませてください。
➀３か月を過ぎますと、来館エントリーが開始されるため優先でお取りする事ができなくなります。ご了承ください。
②来館エントリーをされる団体は優先予約が入っている枠へのエントリーはできません。
（※優先予約状況は紙ベースで掲示いたします。）
9

(2) ２か月先のエントリーの抽選（資料１）①毎月12日にWeb予約システムのコンピュータで抽選を行い、予約申し込みの当落を決定します。
また、抽選後、直ちに当落のご案内を申し込んだ団体あてに電子メールでお知らせします。メール
アドレス登録をお願いいたします。
②毎月１３日よりキャンセル入力がWebマイページからできるようになります。当選したが利用しない部屋のキャンセルをお願いします。
③毎月１３日より備品申込の受付を9時30分から電話・来館で開始いたします他の団体と備品の申し込みが重複して貸し出し可能な数を超えた場合には、ご希望の備品の貸し出しが出来ないことがありますので、早めに申し込みください。
10

(3) 抽選結果の公表（資料１）① 毎月１５日に予約申し込みの抽選結果を館内に表示して公表します。同時にホームページに抽選結果をアップします。この公表後、電話でお問い合わせをいただいたときは、抽選の結果を回答します。
② エントリーをして当選したが利用しなくなった場合は可能な限り19日までにキャンセルをお願いいたします。（Web予約システムマイページから入力・電話・来館でも受け付けます。）
キャンセル忘れを防ぐためにも、必要な枠のエントリーのみをお願いいたします。
ご利用日の６日前からのキャンセルはペナルティが発生します。
11

(4) 抽選後の直接の申し込み「直接入力」 -1 （資料１）① 毎月10日の抽選予約締切りの時点で申し込みがなかった部屋（以下「空き枠」とします。）については、抽選した月の２０日２１時からWebで直接入力ができます。

② 電話での申し込みは２１日の午前９時３０分からとなります。お電話で対応中にご希望の部屋が埋まってしまう場合がありますことをご了承ください。また、電話を受けながらスタッフが直接入力を行います。確定を確認してから電話をお切りください。
※２１日は電話のみの受付とさせていただきます。
12

(4) 抽選後の直接の申し込み「直接入力」 -2 （資料１）③ 空き枠利用の申し込み件数は、一団体ひと月について５件までとします。なお、この５件には、抽選予約で当選した数を含みます。また、１件消化すれば１件申込ができます。
④利用したい日の１週間前より個人利用の直接入力ができるようになります。
⑤ご利用日の前日・当日の予約は来館・電話のみとなります。
※演奏団体のお隣のお部屋の予約も受けます。（この部屋では大きな音が出せません。）
13

(5) キャンセル（資料１）① 予約の取り消し（キャンセル）は、Ｗｅｂ，来館、電話のいずれかで受け付けます。
② キャンセルの受付日から利用日までの日数が６日以内の場合、Webでの操作ができません。地区センターではキャンセル料が発生いたします。当館は無料でご利用いただいておりますので、キャンセル料は発生いたしませんが、ペナルティを設けます。

③ キャンセルが多い団体様には、その理由をお聞きし利用をお断りする場合がございます。
（目安；年間５回で面談。８回で１か月の利用停止※やむをえない場合は除く）
14

２ 団体登録-１（資料４）① 当館をご利用される団体の皆様には、Web予約をなさる、なさらないに関わらず あらためて「利用団体登録票」の提出をお願いします。
利用団体登録票の案は資料４のとおりで本年９月頃、皆様にお配りする予定です。
② 港南地区センター・東永谷地区センター・野庭地区センターでも活動されており、IDをお持ちの団体はそのままご利用になれます。また、桜道コミュニティハウスをご利用の団体は当館と同じく来年度よりWeb予約システムを導入致します。５施設で登録情報を共有します。
15

２ 団体登録-２ （資料４）③ 他の施設で登録のある団体名での登録はできません。団体名の後に「日野南」を付けるなど工夫をお願いする場合があります。
④

演奏団体は団体名に♪マークを入れてください。また、AB全面エントリーをして片面の利用をお願いします。
演奏団体の隣のお部屋の貸出につきましては、♪マークを目印に電話・来館でお問い合わせください。
16

２ 団体登録-３ （資料４裏面）⑤ 講師自らが教室を開くことも、代表者になることもできません。
⑥ ほぼ同一メンバーで構成されている団体が団体名を変えて複数の団体登録を行うことは、できません。

⑦ AB全面利用の団体は20名以上となります。
メンバー表を提出していただきます。
⑧ Web予約導入後は、当館のホームページの「予約状況」に登録団体名を表示します。
17

４

団体メールアドレスの登録方法について（資料5・6）➀ 団体登録票を提出後、「メールアドレス・パスワードご登録手引き」をお渡しいたします。
② QRコードを読むかURLを入れていただ
きますと、施設予約用「メールアドレス・パスワードの登録」画面が表示されますので、ID番号・承認コード入力してメールアドレスの登録・パスワードの変更を行ってください。

メールアドレス登録の完了メールが登録のメールアドレスに届きます。
届かない場合は各自、「f-supportsys.com」から受け取れるようドメイン（＠より後ろ）指定受信設定を行ってもらいます。

③ 設定が完了しますと、資料6の完了メールが届きます。
18

3
当館控え

ご利用日当日の手続き（本予約）➀ご利用日当日は必ず受付にて本予約の手続きをしてください。
②受付にてID番号や団体名をお伝えください。
予約状況を確認します。
③プリントアウトした利用申請書にサインをいただき利用許可書をお渡しいたします。

2022.8.5/6④この手続きがこれまでの本予約となります。当日ご利用日に手続きをしていただきます。
19

５

ご利用様へのお願いとご案内

今回のＷｅｂ予約システムの導入の目的は、利用者の皆様の利便性の向上です。また、導入にあたりましては、利用申込み並びに利用の公平性の確保に努めてまいります。
今後、入力方法などについての説明会（2/10・3/10）を開催いたします。
また、資料の配布、施設ホームページでのご案内を予定しています。
幅広い層の皆様が気軽に、そして便利に利用していただける施設を目指しています。利用者様のご理解とご協力をお願いします。

20ありがとうございます21