愛 知 学 院 大 学
愛知学院大学短期大学部

科研費プロ
入力操作マニュアル【支出伝票入力者用】

目

次

はじめに ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・1
１．科研費プロにアクセスする ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・2
２．科研費プロにログインする ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・3

Ⅰ

支出伝票の作成・物品費（消耗品費）の支出伝票を作成する ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・6
・物品費（備品費）の支出伝票を作成する ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・10・旅費の支出伝票を作成する ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・13
・人件費・謝金の支出伝票を作成する ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・16
・その他の支出伝票を作成する ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・19

Ⅱ 各学部事務室での処理について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・22

Ⅲ

財務部より修正依頼のため、データが差し戻ってきた場合の処理について・・・・・・・・25

Ⅳ

便利機能
・パスワードを変更する（任意） ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・28
・執行状況を確認する ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・29
・収支簿の見方・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・32

はじめに
本学における科研費助成事業については、システムが導入されておらず、伝票や収支簿については、すべて手書にて処理を行っておりましたが、令和 5（2023）年度より科研費管理システムとして「科研費プロ」を導入することとなりました。「科研費プロ」は執行状況（残高）がリアルタイムで確認可能である等研究者をはじめ事務方の作業効率を高め業務を支援するシステムとなっております。導入においては本学の監事の先生にご尽力いただき、多くの関係者のご協力により実現することができました。
当マニュアルは、各部課所における科研費ご担当者が、「科研費プロ」の操作について少しでも理解を深めていただく為に収支簿の閲覧方法や伝票の処理の方法を記載したものです。
科研費伝票入力の際に不明な点等が生じましたら、当マニュアルをご活用いただき、システム操作等が円滑に遂行できれば幸いです。
また、当マニュアルにおいて不明な点等がありましたら、以下表の担当課までご相談ください。

部所名

内線番号

研究推進・社会連携課

7２113４、１１３５

財務部調達課

7１1133

担当業務
ID・パスワードの付与、研究者登録、ユーザー登録、課題登録等
支出伝票入力、修正方法、収支簿の見方等

お願い【ID とパスワードについて】■ID 及びパスワードは、自己の責任において管理し、特にパスワードについては定期的に変更を行い、第三者への漏洩等の防止に努めるようにしてください。
■パスワードを失念した場合には、研究推進・社会連携課までご連絡ください。
研究推進・社会連携課にて初期設定を再度行います。

【各種点検時によるシステム使用停止について】
1 年に数回、システムの保守点検、停電等によりサーバ本体の電源を落とすことがあります。
日時の連絡は事前に「科研費プロ」トップページお知らせ欄に情報を配信いたします。

1

1. 科研費プロにアクセスする科研費プロ（https://aris.agu.ac.jp/kakenhi/login.do）にアクセスします。

2. 科研費プロにログインする①「ユーザ ID、パスワード」を入力します。
Enter キーもしくは、②｢送信｣ボタンをクリックします。

①②

ここには、ログイン画面メッセージが表示されます。

※ユーザ ID・パスワードは研究推進・社会連携課より別途送付されたユーザ ID・パスワードを入力してください。
※ユーザ ID・パスワードを失念した際は、研究推進・社会連携課までご連絡ください。

3. 処理年度を変更する
画面上部の①「切替」をクリックします。
②「処理年度」に操作する年度を選択します。
③「科研種別」は操作不要です（「文科省科研費」を選択）。
④「決定」をクリックします。

①

②
③
④

4. 課題情報を表示する①「TOP」をクリックします。
ログイン者に関連する課題の情報が簡易表示されます。

①

2

各費目共通（支出入力画面の表示）
Ⅰ 支出伝票の作成
1. 支出入力画面を表示する①「支出」タブをクリックし、支出管理画面を表示します。
②「新規入力」をクリックすると、支出伝票作成入力画面（支出入力（新規）が表示されます。

①②

3

各費目共通（支出入力画面の表示）
2. 課題を選択する
課題を選択するには、(A) 「課題番号を入力する方法」 と (B) 「課題を検索する方法」 があります。
(A) 「課題番号を入力する方法」①「課題番号」を入力②「検索」をクリックします。

②①(B) 「課題を検索する方法」①「参照」をクリック②「選択」をクリックします。

①

②

4

各費目共通（支出入力画面の表示）
3. 支出研究者を選択する

4. 各費目の伝票内容を入力する

・物品費（消耗品費） の伝票を作成する➡

P６へ・物品費（備品）の伝票を作成する➡

P１０へ・旅費の伝票を作成する➡

P１３へ・人件費・謝金の伝票を作成する➡

P１６へ・その他の伝票を作成する

➡

P１９へ

5

支出伝票の作成 物品費（消耗品費）物品費（消耗品費）の伝票を作成する❶経費費目を選択する①「経費費目」で「物品費」を選択します。
②請求書に請求番号の記載がある場合には、「請求書番号」を入力

請求書に「請求書番号」が記載されている場合には、システムに「請求書番号」を入力してください。

①

②

6

支出伝票の作成 物品費（消耗品費）❷支払先を選択する①「参照」をクリックし、支払先マスタ画面を表示②業者に✓、「支払先名」を入れて「検索」ボタンをクリックし、「支払先」を「選択」③「次へ」をクリックします。
「支払先区分」で業者に✓、支払先名を入れて検索ボタンをクリックすると下記に支払先一覧が表示されます。

②①

業者検索は一文字でも検索可能です。
例えば、学院株式会社を検索する場合は「支払先名」に「学」を入力し「検索」ボタンをクリックすると、下記に「学」の文字を含んだ業者名一覧が表示されます。

③

＜注意！＞

・業者検索をかけても支払先名としてあがってこない場合は、支出伝票の支払先名は空欄のまま提出してください。
・業者情報は常に更新されております。前回検索した際には登録がない場合でも、情報が更新されて登録されている場合もありますので、業者検索は必ず毎回行うようにお願いします。

7

支出伝票の作成 物品費（消耗品費）❸物品費（消耗品費）の支出内容を入力する①「経費区分」・・・・「消耗品」を選択②「摘要」・・・・・・・・「物品名、総称名」を入力③「金額」・・・・・・・・「税込み金額」を入力④「登録」ボタンをクリックします。

請求書に物品名が複数ある場合には、①「1 行目の商品名 他」と記載してください。
入力不要・
業者検

②

索をかけ て も③

支払先金額は必ず半角で入力してください
名としてあ が ってこない場

合

入力不要

は 、 支
出伝票の支払④

先名は空欄のクリック（詳細の入力）不要です
まま提（注）
出して 1 組の購入金額（税込）が 50,000 円以上
医薬品等 1 個またはください。の場合であっても入力不要です。

8

支出伝票の作成 物品費（消耗品費）⑤「支出伝票出力」ボタンをクリックし「支出伝票」を出力後、⑥「登録」ボタンをクリックします。

学部事務室にて確認後☑を入れる為、「支出伝票」作成者はチェック不要です。

⑤⑥❹登録後は、支出伝票に業者様式の「見積書（1 社）・納品書・請求書」を添付し、各学部事務室へ提出してください。

9

支出伝票の作成 物品費（備品）物品費（備品）の伝票を作成する❶経費費目を選択する①「経費費目」で「物品費」を選択します。
②請求書に請求番号の記載がある場合には、「請求書番号」を入力③「次へ」をクリックします。

①

入力不要
入力不要

入力不要

③10

支出伝票の作成 物品費（備品）❷物品費（備品）の支出内容を入力する①「経費区分」・・・・「備品」を選択②「摘要」・・・・・・・・「物品名、または総称名」を入力③「金額」・・・・・・・・「0」を入力④「ここ」ボタンをクリックして、詳細を入力

①

入力不要

②
③

金額は必ず半角で入力してください

入力不要
入力不要

④
「ここ」をクリックすると下記の画面が表示されます。

⑤
⑥
⑦
⑧
⑨

「共用備品」はチェック不要です。

➉

⑪

入力不要

11

支出伝票の作成 物品費（備品）⑤「品名」・・・・・・・・・・・「摘要」に記載した物品名、または総称名を入力⑥「メーカー」・・・・・・・・「メーカー名」を入力⑦「型式・規格」・・・・・・「型式・規格等」を入力⑧「設置場所」・・・・・・・「設置するキャンパス名、研究室名」を入力⑨「単価」・・・・・・・・・・・「0」を入力⑪の段階ではまだ支出伝票の登録は完了していません！

➉「数量」・・・・・・・・・・・「数量」を入力⑪「登録」ボタンをクリックします⑪の登録後、「入力完了」「登録」ボタンをクリックすると、「支出伝票」の登録が完了します！

続けて⑫「支出伝票出力」ボタンをクリックし「支出伝票」を出力後、⑬「登録」ボタンをクリックします。

学部事務室にて確認後☑を入れる為、「支出伝票」作成者はチェック不要です。

備品が複数ある場合、2 品目以降は「新規追加」をクリックし、前ページ「❷物品費（備品）の支出内容を入力する」①～⑪を繰り返し行う。

⑫⑬❹登録後は、支出伝票に業者様式の「見積書（1 社）」・「カタログ」を添付し、各学部事務室へ提出してください。

12

支出伝票の作成

旅費

旅費の伝票を作成する❶経費費目を選択①「経費区分」で「旅費」を選択②「次へ」をクリックします。

①

入力不要

「支払先番号」、「支払先名」、「支払先口座」は入力せず、空欄のまま提出してください！

入力不要

②13

支出伝票の作成

旅費「研究協力者」が出張する場合は、自動反映されている出張者を消去し、「研究協力者名」を入力し直してください。

①「0」泊の場合は自動反映しないため、「0」を②半角で入力してください。
海外出張なら「国名」、愛知県外なら「都道府県名」、愛知県内なら③「市町村名」を入力④「上記内容を反映」をクリック⑤
半角で「0」を入力

クリック（詳細の入力）不要です❷旅費の支出内容を入力する①「経費区分」「国内出張」なら「国内」、「海外出張」なら「国外」を選択②～④について入力後、「上記内容を反映」をクリック⑤「0」を入力④②⑥「登録」ボタンをクリックします。

③14

支出伝票の作成⑦「支出伝票出力」ボタンをクリックし「支出伝票」を出力後、⑧「登録」ボタンをクリックします。

学部事務室にて確認後☑を入れる為、「支出伝票」作成者はチェック不要です。

⑦⑧❸登録後は支出伝票を出力し、出張報告書を添付のうえ、学部事務室に提出してください。

15

旅費

支出伝票の作成 人件費・謝金

人件費・謝金の伝票を作成する❶経費費目を選択する① 「経費費目」で「人件費・謝金」を選択② 「次へ」をクリックします。

請求書に「請求書番号」が記載されている場合には、システムに「請求書番号」を入力してください。

①「支払先番号」、「支払先名」、「支払先口座」は入力せず、空欄のまま提出してください！
入力不要

入力不要

②

16

支出伝票の作成 人件費・謝金❷人件費・謝金の支出内容を入力する
人件費・謝金は、（１） アルバイト等 と （２）研究支援者 で支出伝票の入力内容が異なりますのでご注意ください。

（１）アルバイト等（短期的（２か月以内）または単発的に研究に協力し、その対価として謝金、報酬が支払われる者が該当します）① 「謝金・賃金の区分」・・・・謝金を選択② 「摘要」・・・・・・・・作業内容「アルバイト〇月分（作業内容）（作業従事者 〇〇 〇〇）」を具体的に入力③ 「金額」・・・・・・・・交通費を含めた金額を入力④ 「備考-その他」・・・・・・・・交通費が発生する場合のみ「交通費あり」と入力⑤ 「登録」をクリックします。

① ⑤
入力不要

②
③

金額は必ず半角で入力してください
入力不要

④

⑤

交通費が発生する場合のみ「交通費あり」と入力（２）研究支援者（長期的に研究に協力し、その対価として給与が支払われる者が該当します）① 「謝金・賃金の区分」・・・・人件費を選択② 「摘要」・・・・・・・・「令和〇年〇月分給与（研究支援者 〇〇 〇〇）」と入力③ 「金額」・・・・・・・・「支払依頼書」の請求額を入力④ 「登録」をクリックします。

① ⑤
入力不要

②
③

金額は必ず半角で入力してください
入力不要

④17

支出伝票の作成 人件費・謝金⑤ 「支出伝票」ボタンをクリックし「支出伝票」を出力後、⑥ 「登録」ボタンをクリック学部事務室にて確認後☑を入れる為、「支出伝票」作成者はチェック不要です。

⑤⑥❸登録後、支出伝票に必要書類※を添付のうえ各学部事務室に提出してください。
（※「科学研究費助成事業マニュアル」P31～35 参照）

18

支出伝票の作成 その他

その他の伝票を作成する❶経費費目を選択する① 「経費費目」で「その他」を選択② 請求書に請求書番号の記載がある場合は、「請求書番号」を入力③ 「支払先」が個人の場合は空欄のまま、業者の場合は支払先名から業者を検索し選択④ 「次へ」をクリックします。

請求書に「請求書番号」が記載されている場合には、システムに「請求書番号」を入力してください。

①②③
支払先が個人の場合は、「支払先番号」、「支払先名」、「支払先口座」は入力せず、空欄のまま提出してください
支払先が業者の場合は、支払先名から業者を検索し、選択してください（P７参照）

入力不要④19

支出伝票の作成 その他❷その他の支出内容を入力する① 「経費区分」・・・・選択不要② 「摘要」・・・・・・・・支出内容を具体的に入力③ 「金額」・・・・・・・・税込み金額を入力④ 「備考-その他」・・・・・研究者が立替で支払いをした場合のみ、「立替者（立替先）」を入力⑤ 「登録」をクリックします。

①
入力不要

②

金額は必ず半角で入力してください③④

研究者が立替で支払いをした場合のみ⑤「立替者（立替先）」を入力してください。
クリック（詳細の入力）不要です

20

支出伝票の作成 その他⑥ 「支出伝票」ボタンをクリックし「支出伝票」を出力後、⑦ 「登録」ボタンをクリック

学部事務室にて確認後☑を入れる為、「支出伝票」作成者はチェック不要です。

⑥⑦❸登録後、支出伝票に必要書類※を添付のうえ各学部事務室に提出してください。
（※「科学研究費助成事業マニュアル」P36～37 参照）

21

Ⅱ 各学部事務室での処理について
1. 所属する研究者から提出された支出伝票一式を確認する。
2. 伝票の内容に問題がなければ、「科研費プロ」にアクセス、ユーザーID・パスワードにてログインし（アクセス、ログイン方法は P２を参照）、所属する研究者が起票した「入力中」の伝票を選択し、「入力完了」ボタンに☑
を入れて、登録ボタンをクリックし、データを財務部調達課へ送信する。

① 「科研費プロ」にアクセスし「ユーザーID・パスワード」にてログインすると、所属する研究者の研究課題情報が画面上に表示されます。
② 「支出」タブをクリックし、支出管理画面を表示します。

②③ 「入力中」に☑を入れて、 ④「課題番号」を入力し、⑤「検索」ボタンをクリックする。

⑤
④
③22⑥

⑦

業者検索をかけても支払先名として業者名があがってこない場合は、空欄のままにしておいてください。

➉

⑪
⑧
⑨

⑫
⑥現在「入力中」の伝票データが表示されるので、これから処理する伝票データの「入力」ボタンをクリックする。
⑦「経費費目」が間違っていないか確認。間違っている場合は費目を変更する。
「請求書番号」が入力されてるか確認。入っていない場合は請求書番号を入力する（P５参照）。
「支払先名」が入力されてるか確認。入っていない場合は支払先名を入力する（P６参照）。

⑧「摘要欄」に不備がないか確認。不備等があれば⑨「詳細」ボタンをクリックし修正を行う。
23

➉「入力完了」ボタンに☑、⑪「支出伝票」ボタンをクリックし「支出伝票」を出力後、⑫「登録」ボタンをクリックするとデータが財務部調達課に送信されます。
「入力完了」ボタンに☑を入れて、「登録」ボタンをクリックしてしまうと、各学部事務室にて修正を行うことはできません！
データ送信後、修正等を行う場合は財務部調達課に連絡し、データを戻してもらい、「入力中」の状態で修正を行ってください。

24

Ⅲ 財務部より修正依頼のため、データが差し戻ってきた場合の処理について
1.

「科研費プロ」にアクセス、ユーザーID・パスワードにてログインし（アクセス、ログイン方法は P2参照）、差し戻った伝票データを選択し、修正を行い、再度、財務部調達課にデータを送信する。

① 「差戻し」に☑を入れて、 ②「課題番号」を入力し、③「検索」ボタンをクリックする。

③①②

差し戻ったデータ一覧が表示されるので、修正を行う支出データの④修正「入力」ボタンをクリックする。

④25

「経費費目」、「請求書番号」、「支払先名」に不備があれば、修正を行う。

⑤

⑨

⑤
⑥

➉

「摘要」や「金額」を修正する場合は⑥修正「詳細」ボタンをクリックして修正を行う。

26

≪詳細画面≫⑦「摘要」や「金額」の修正を行う。

⑧⑧の段階ではまだ支出伝票の登録は完了しておりません！
前ページ⑨「入力完了」ボタンに☑をいれて、➉「物品費一覧」画面の⑧「登録」ボタンをクリックすると、登録が完了し再度、データが財務部調達課に送信されます。

27

便利機能
Ⅳ 便利機能●パスワードを変更する
ログイン後、画面右上の①「パスワード変更」をクリックし、パスワード変更画面を表示②「現在のパスワード」に今までのパスワードを入力③「新しいパスワード」に今後使用する新しいパスワードを入力(再入力)にも同じものを入力
最後に、④「登録」をクリックします。変更完了のメッセージが表示されましたら完了です。

②③④※パスワードは個人で責任を持って管理してください。

28

①

便利機能
●執行状況を確認する
執行状況は、次の 2 つの画面で確認できます。
❶執行状況画面❷執行状況（新レイアウト）画面

予算額、入金額、費目ごとの支出額、支出合計額、残高、執行率を一覧に表示
予算額、入金額、繰越額、前倒し額、入金合計額、支出合計額、残高、執行率を一覧に表示❶執行状況画面 から確認したい課題を検索する①「執行状況」タブをクリックし、執行状況画面を表示します。
検索条件に任意の内容を入力し、②「検索」をクリックし、執行状況一覧を表示します。

①②※「予定額」とは支出入力が完了し、支出管理状態が「入力完了」となっているものです。入力完了の支出金額として反映されます。

※「実績額」とは入力された支払日時点で実際に支払完了し、支出管理状態が「支払完了」となっているものです。支払完了の支出金額として反映されます。

③費目ごとの支出額、支出合計額等が、執行状況一覧に表示されます。

③29便利機能❷執行状況（新レイアウト）画面 から確認したい課題を検索する①「執行状況」タブのサイドメニューから②「執行状況（新レイアウト）」をクリックし、執行状況（新レイアウト）画面を表示します。
検索条件に任意の内容を入力し、③「検索」をクリックし、執行状況一覧を表示します。

①②③※「予定額」とは支出入力が完了し、支出管理状態が「入力完了」となっているものです。入力完了の支出金額として反映されます。

※「実績額」とは入力された支払日時点で実際に支払完了し、支出管理状態が「支払完了」となっているものです。支払完了の支出金額として反映されます。

④繰越額、前倒し額、入金合計額等が、執行状況一覧に表示されます。
執行状況の詳細は、⑤「詳細」から見ることができます。
収支一覧は、⑥「支出詳細」から見ることができます。

④30

⑤⑥

便利機能
●研究期間全体（基金）の執行状況を確認する
・執行状況（基金）画面を表示し、基金の課題を検索する① 「執行状況」タブのサイドメニューから②「執行状況（基金）」をクリックし、執行状況（基金）画面を表示します。
検索条件に任意の内容を入力し③「検索」をクリックし、執行状況一覧を表示します。

①③②

執行状況（基金）画面の執行状況一覧に表示される研究課題は、研究種目の研究費種別が「基金」の課題のみです。
検索の対象期間が処理年度ではなく課題の④「研究期間全体」です。
執行状況の詳細は、⑤「詳細」から見ることができます。

※「予定額」とは支出入力が完了し、支出管理状態が「入力完了」となっているものです。入力完了の支出金額として反映されます。

※「実績額」とは入力された支払日時点で実際に支払完了し、支出管理状態が「支払完了」となっているものです。支払完了の支出金額として反映されます。

④⑤31便利機能●収支簿の見方
・差引簿は「課題全体」と「研究者別」にシートがわかれています。

注意①「課題全体」の差引簿です。研究代表者および学内の研究分担者の支出が反映されます。課題全体の残高を確認する際はこちらをご確認ください。

「研究者別」の収支簿です。研究代表者および学内の研究分担者それぞれの残高を確認する際はこちらをご確認ください。
※学外に所属する研究分担者の差引簿には、分担金配分額の表示のみで支出内容は反映されません。学外に所属する研究分担者の差引簿は、年度終了後に研究推進・社会連携課から送付する学外研究分担者所属機関で作成した差引簿をご確認ください。

左端の年月日は、支払処理が完了した日付が表示されます。
当該欄が空欄の場合は、支払処理が未完了の状態であるため、日にちを置いて再度ご確認ください。

32

便利機能

注意②

（例）
交付額（支払請求書に基づく配分額）

研究者別の執行額

差引簿の残高研究代表者 A

600,000

700,000-100,000

学内研究分担者 C 先生に学内研究分担者 B

300,000300,0000

配分した 分担金 100,000

学内研究分担者 C

100,000

0100,000円を、研究代表者 A 先生

課題全体（合計）1,000,0001,000,0000が執行したケース

学内研究者間で配分金額を変更して使用すること（研究者間の経費移動）は可能であるため、上記（例）の場合、学内研究分担者 C 先生は、「研究者別」の自身の差引簿上では残高がある状態であっても、「課題全体」では残高が 0 円の状態であるため、注意が必要です。
そのため、研究分担者 C 先生が当初分担金として配分された 100,000 円を執行しようとしても、「課題全体」で残高がないため、残高不足で伝票起票することができません。
（エラーが表示されます）。

差引簿で残高を確認する際は、◎「研究者別」の収支簿を確認するとともに◎必ず「課題全体」の収支簿においても残高を確認するようにしてください。
※なお、学内研究者間の流用については研究者間で調整をお願いします。

33

便利機能
●収支簿（補助金・基金課題）を表示する
・帳票出力画面を表示し、研究課題一覧を表示する①「帳票出力」タブをクリックし、提出書類作成画面を表示します。
検索条件に任意の内容を入力し、②「検索」をクリックし、研究課題一覧を表示します。

①②・補助金・基金課題の帳票を出力する③「帳票選択」から出力したい帳票を選択します。
帳票を出力したい課題の④「選択」にチェックをつけます。
⑤「Excel 出力」をクリックし、Ｅｘｃｅｌファイルをダウンロードします。

③⑤④「ファイルを開く」で Excel ファイルを表示します。
「保存」で Excel ファイルを保存します。

34

版

日付

初版

2023.11.1

内容（変更点）
発行頁－35