2021年11月16日（火）株式会社カーゴニュース ⽯井⿇⾥

■物流業界紙で記者歴２１年■通関業の取材は「ライフワーク」のひとつ■社外活動
・「通関業及び通関士の今後のあり方に関する研究会」に参加（13年）
・女性通関士支援ワーキンググループ事務局に参加（14年～）
・NPO輸出入手続サポートファーム（EIPS)発足に参画
・補助犬ガイド士■記者と通関士の仕事の「共通点」
・時間に追われがちで正確さが必要
・ＡＩや自動化への代替が困難＝「人間的なスキル」への要請→明日からすぐできる「わかりやすい文章」の書き方・指導の仕方のコツを共有させていただきます■１９６９年１０月創刊■“経済の中の物流”という視点から一貫した報道■週２回の発行■発行部数／３万部（20年12月末現在）
読者構成／ 荷主産業界の物流管理担当者（物流子会社含む）54％、トラック・通運28％、倉庫・港運6.5％、物流機器3.5％、航空１％、海運・フェリー0.8％、官庁・団体３％、その他3.2％→荷主の読者が約5割の物流業界紙
４月から電子版をスタート！

■年間８～１０回の特集（特集テーマ：グローバル物流、鉄道、トラック、危険物・化学品物流、倉庫、物流機器、企業物流、安全・環境・BCP）■記者座談会■ダイヤモンド社との提携（週刊ダイヤモンドとの企画記事・セミナー等）■書籍販売／映像事業→専門性の追究とアライアンス

Ⅰ通関士を取り巻く環境
Ⅱ社内文書のあり方
Ⅲ分かりやすい文章のポイント～新聞記事をヒントに
Ⅳ新聞記事の表記ルールの例
Ⅴ社内文書で提案したい表記ルール(案）
Ⅵ読みやすい文章を書くポイント
Ⅶ読みやすい文章の書き方のおさらい～４つのポイント
Ⅷケーススタディ
Ⅸワンポイントアドバイス

■「働き方改革関連法」の施行
・年７２０間の時間外労働上限規制が適用（大企業：19年4月～、中小企業：20年4月～）
・月間残業時間は「40時間以上」が２割■慢性的な通関士不足■サプライチェーンの混乱■コロナ下で在宅勤務の増加→働く人も時間も制約あり本来業務に集中し、マネジメントも効率化したい■輸出入許可件数は10年間で6割増
・通関士数は１割強の増にとどまる■ＦＴＡ・ＥＰＡの拡大
・原産地規則など手続きが高度化・複雑化
・通関コンサルのニーズ拡大→業務の「量」と「質」に対し要員が十分でない？文書を作成する側も受け取る側も忙しい■社外文書について
・多くはトラブル関係
・貿易関係では緊急性を要する内容が多いことに注意・「悪い報告はすぐにしろ。良い報告は遅れても良い」①ためないですぐに書く②要領よく書く③タイトルをしっかり書く「～の件」→「～の件についての対処方法伺い」（タイトルが長くなっても、報告された側の頭の回路が巡るように）④自分の見解（判断）も書いておく⑤関連部門にも情報伝達されるように配慮→報告を受ける立場になって書く（具体策は後程・・・）

■簡素化・「報告する側」も「報告を受ける側」も効率的に処理■標準化
・自由化申告に対応し、報告書類含む業務の標準化の必要性（営業所間でのルール統一）■デジタル化・データの蓄積、将来的な分析に活用（トラブルデータはカイゼ
ンの種の宝庫）→ポイントは「ルール」の共有と浸透。
「部下の書いた報告書が読みにくくて困る」
現状は管理者が変えられる

■極力「選択」方式を採用する・カレンダー上で日付を選択させる
・営業所や申告官署にコードをふって選択させる■選択させることで表記の揺れがなくなる①統計をとるときに分析しやすい②紛らわしい文字や数字の見間違いをなくせる③類似事象を検索する時に検索しやすい→表記の揺れがない文章の典型が「新聞記事」
そのルールを社内文書に応用できないか■全社的に文書類のフォーマットを決めておく
・各営業所でフォーマットが異なると集計・分析しにくい■「自由記述欄」は最小限にする（各側も読む側も大変）
・選択方式を多用することで集計・分析しやすくなる
・「自由記述欄」の記述にも一定のルールを設ける■「報告書のための報告書」になってはダメ・「報告書の作成・読解に膨大な時間を要する」→本末転倒→文書類は短時間で作成（理解）でき、誤解を生まず、統計・分析に活用しやすいものであるべき（カギを握るのは管理者です）

■一定の表記ルールがある■見出しや図表が理解を補完■５W１Hの原則に基づく■一つの文が短い■同じ言葉の繰り返しを避ける→新聞記事のように「表記の揺れ」をなくすと読みやすくなる（読みにくい＝×文章が下手 〇ルールがない）■単位、年、半角or全角の表記が決まっている・キログラム→kg
・令和元年→２０１９年（半角表記）
・Packing list→パッキングリスト（片仮名表記）→社内の報告書などで一定の表記ルールを決めてみるといい■「ですます」調（敬体）でなく、「だ、である」調（常体）■常用漢字を使用する「常用漢字表」の漢字が目安■ひらがな多用「現代仮名遣い」に従う
ex～為、亦→～ため、また→迷ったらひらがなで！

■単位や数字の表記の統一(カタカナor英語、全角or半角)■だ、である（常体）に統一■感情・敬語を交えない
・「見落としてしまい情けない」→「情けない」は不要
・「許可していただいた」→シンプルに「許可を得た」
・「Ａ社様から」→社内文書なら「Ａ社」でよい→ルールを共有し、極力ルールに沿って書こうという気持ちで読みやすさは変わる（部内で使えそうな「文章を読みやすくするポイント」を共有します）

■一つの文であれこれ書こうとすると、主語がどんどん述語と離れていき（移り変わってしまい）、主語と述語のねじれを招く＝
結局何だったか分かりにくくなる例：
当社が10年間取引している機械メーカーA社は、国内の生産拠点であるB工場を昨年閉鎖したため、日本から部品をタイへ輸出して現地で本体を生産しており、部品のアイテム数が膨大であることから、A社担当者よりインボイスを入手してから輸出申告までの間の時間がタイトであり、輸出申告の品物のすべての詳細を、資料等を入手して確認することは困難で、A社と一部の品物について口頭確認を行ったが、すべての品物については確認しなかった。

→「主語」と「述語」をあまり離れさせないで！
（お互いを見つけられなくなってしまう）
１センテンス90文字超えると読みにくい■一つの文を短くするのに役立つ「接続詞」
・「しかし」「ところが」「すると」「さらに」「ただ」「また」「したがって」「つまり」等でつないであげると、次の展開が読める■前後関係や時系列説明に役立つ「つなぎの語句」
・「その結果」「このため」「それにより」「にもかかわらず」「これに対し」「一方で」「具体的には」「これらを踏まえ」等でつないであげると、理解の助けになる・「あらかじめ」「その後」など時系列を示す語句も便利→まずは文を短く切って、前後の関係を考え、上記の語句でつないでみよう■長い文章はところどころ短く切って、「接続詞」や「つなぎの語句」でつないでみる例：
当社が10年間取引している機械メーカーA社は、国内の生産拠点であるB工場を昨年閉鎖した。そのため、日本から部品をタイへ輸出して現地で本体を生産している。
ただ、部品のアイテム数が膨大であることから、A社担当者よりインボイスを入手してから輸出申告までの間の時間がタイトである。したがって、輸出申告の品物のすべての詳細を、資料等を入手して確認することは困難となっている。こうした背景により、A社と一部の品物について口頭確認を行ったが、すべての品物については確認しなかった。

→短く切って、経緯を示す「つなぎの語句を入れると少し読みやすくなりませんか井谷と云うのは、神戸のオリエンタルホテルの近くの、幸子たちが行きつけの美容院の女主人なのであるが、縁談の世話をするのが好きと聞いていたので、幸子はかねてから雪子のことを頼み込んで、写真を渡しておいたところ、先日セットに行った時に、「ちょっと奥さん、お茶に附き合って下さいませんか」と手の空あいた隙すきに幸子を誘い出して、ホテルのロビーで始めてこの話をしたのである。実はこちらへ御相談をしないで悪かったけれども、ぐずぐずしていて良い縁を逃がしてはと思ったので、お預かりしてあったお嬢様のお写真を何ともつかず先方へ見せたのが、一箇月半程も前のことになる。それきりしばらく音沙汰がなかったので、自分は忘れかけていたのであったが、先方ではその間にお宅さんのことを調べた模様で、大阪の御本家のこと、御分家のお宅さんのこと、それから御本人のことについては、女学校へも、習字やお茶の先生の所へも、行って尋ねたらしい。

→「細雪」は一文が長い。小説では味があるが、報告書ではマネしないように

■「」を使うのはどういう時？
①強調したい時・上司の指示通り「３２９０円」で発注した・ 「GROSS WEIGHT」と「NET WEIGHT」を誤った
・「中国製」と認識していたが、実は「韓国製」である②固有名詞であることを示す
・「顧客コード」に入力した
・「業務連絡票」を提出する→「 」があると視覚的にも見やすくなります「」を読み手の意識付けに活用

■「」を使うのはどういう時？
③会話、意見、指摘の中身を示す時（地の文と区別する）
・「数字に間違いはないだろう」と思い込んだ・「当該モデルとは別であった」ことが判明
・税関担当者から「表記に誤りがある」との指摘を受ける④強調したいが「 」と使い分けたい時は“ ”をよく使う
例“ウッドショック”の影響で住宅建材が高騰している。

→「 」の多用をお勧めします（読む人の理解の助けになる）

■「箇条書き」を使うと整理される・全部を文章にするのでなく「箇条書き」「マル数字」を使って見やすくするのも手例
数量の誤りについては、・カンマと小数点を見誤るケース
・インボイスに記載の単位と申告単位（第１単位および第２単位）を誤るケースが多く発生しています。
申告の際には、・数量が不自然に大きく（小さく）なっていないか
・第１数量と第２数量の関係が不自然になっていないかの2点を確認しましょう。

→「箇条書き」にして「改行」すると少し読みやすくなりませんか（「並列事項であること」が明確になる）

■表記の揺れをなくす
・まずはおおまかなルールを決めて慣れていく■一つの文を短く、「接続詞」「つなぎの語句」を多用
・あえて使ってみることで、文章の流れを意識できる■「」を効果的に使う・ちょっと多すぎるくらいでも見やすくなる■文章で長々書いて分かりにくくなりそうだったら、「箇条書き」「マル数字（①②③）」を使う
・並列事項がたくさんある場合に便利→文章の「見た目の読みやすさ」を心がけて１人の「名文家」
育成より部内・課内全員の「標準化」を

■インボイス漏れの原因に関する報告【原文】
当初、書類確認時にパッキングリスト上に品番の記載がなく重量のみ記載された箇所があったため顧客に確認したが、顧客からは１品番が複数のパレットに分かれて梱包されている旨説明があり、パッキングリストを差し替えたうえで申告手配を進めていた。追加のインボイス及びパッキングリストを確認したところ、当初１品番が分かれて梱包されている旨確認していたパレットに無償の返送品（故障品）が搭載されていることが判明した。輸出者から輸入者に対し故障品の返送について連絡がなく、また輸入者においても故障品の返送分が含まれていると気づかなかったことがインボイス漏れの原因と考えられる。

→少し一文が長いように感じます■インボイス漏れの原因に関する報告【改善案】
当初、書類確認時にパッキングリスト上に「品番」の記載がなく、「重量」のみ記載された箇所があった。このため、顧客に確認したが、顧客からは「１品番が複数のパレットに分かれて梱包されている」旨説明があり、パッキングリストを差し替えたうえで申告手配を進めていた。しかし、追加のインボイス及びパッキングリストを確認したところ、当初「１品番が分かれて梱包されている」旨確認していたパレットに、「無償の返送品（故障品）が搭載されている」ことが判明した。したがって、インボイス漏れの原因としては、「輸出者から輸入者に対し故障品の返送について連絡がなかったこと」、また、「輸入者においても故障品の返送分が含まれていると気づかなかったこと」の２点が考えられる。

→文章を分割し、つなぎの語句でつなげよう！
連絡、説明の中身に「」をつけて明示する

■「なぜ・・・ですか」に対し、理由・原因を書く時・～ため。～が理由。～が原因。など「体言止め」で終わらせると、かえってわかりにくくなる。
・「結果として」「以上のような要因により～となった」等を便利に使い、「動詞」で終わらせる
例 訂正原因は何ですか？
入手していた資料により成分に精製鉱油が含まれていることは認識していたが、精製鉱油が歴青油に該当することについて、作成者、審査者共に知識不足であった事。
また、精製鉱油や歴青油について深く掘り下げることなく安易に統計品目番号を決定した事が原因。
→入手していた資料により成分に精製鉱油が含まれていることは認識していたが、精製鉱油が歴青油に該当することについて、作成者、審査者ともに知識不足であった。また、精製鉱油や歴青油について深く掘り下げることなく安易に統計品目番号を決定した。以上のような要因により、訂正を行った。

〇〇様
いつもお世話になりありがとうございます。
お願いがあり、ご連絡させていただきました。
以下、3点をご確認いただけますでしょうか。
・輸入開始が２０２３年「3月」とありますが、「4月」ではございませんか
・神戸工場のご住所をご教示ください
・輸入の「内訳」は「冷凍１５ｔ、冷蔵１０ｔ」でよろしかったでしょうか
お忙しいところ、恐れ入りますが、締め切りの都合上、６月11日（金）までに、ご回答いただけますようよろしくお願い申し上げます。
カーゴニュース 石井麻里

→失礼がないように、的確に伝え、確実にレスポンスを得る（上司の上司にコピペ・転送できるメールに）当社は６月1日から、EPA／FTA利用に関する通関手続きのコンサルティングサービスを開始しました。
■背景
我が国ではEPA、FTAの締結が加速しており、利用することで特定の国や地域間で輸出入にかかる関税が撤廃・削減されるなどの優遇措置を受けることができます。
■概要
当社ではEPA、FTAの利用にあたって欠かせない、原産地規則に習熟した通関士５名を育成し、お客様のEPA、FTA利用に関するアドバイスから通関手続きまでをワンストップでサポートします。
■メリット
各種協定の中から、お客様のビジネスに最適な協定の利用を助言し、関税の削減に貢献します。

→長い文書は次に何を説明するか「ガイド」（ここでは■背景等）
をつけてあげると読み手に親切■簡潔さ×親愛の情×おもしろみ■ルール×好感を与える×用件を伝える→手紙を書く＝その人のために時間をかける■文章をうまく書く必要はない
・文章を読む人、その先の人（その文章を活用する人）まで意識して書く■誰もが忙しく、時間がない→“転送”、“コピぺ”可能な文は喜ばれる（時短につながる）
・“転送”、“コピペ”を意識すると自然と「配慮された文章」に■文章力=人間力
・「技術」ではなく、「誤解のないよう、分かりやすく伝えようとする気持ちや心配り」＝思いやりが重要・「コミュニケーション力」を補うのも「人間力」（他人への温かい気持ち）→受け取る側への心配りが「わかりやすい文章」

ご静聴ありがとうございました