山形県公文書センターの設置及び運営に関する要綱
（目的）
第１条

この要綱は、山形県公文書等の管理に関する条例（平成31年３月県条例第14号。以下「条例」という。）附則第９項の規定に基づき、公文書センターの設置及び運営に関し必要な事項を定めるものとする。
（設置）
第２条 条例附則第８項に規定する、特定歴史公文書を保存し、及び一般の利用に供すること等の業務を行う施設として、山形県公文書センター（以下「公文書センター」という。）を山形市に設置する。
２

特定歴史公文書の利用等は、公文書センターで行うものとする。ただし、学事文書課長が認めるときは、この限りでない。
（公文書センターの休日）

第３条 公文書センターの休日は、次のとおりとする。
(1) 日曜日及び月曜日(2) 国民の祝日に関する法律（昭和23年法律第178号）に規定する休日(3) 12月29日から翌年の１月３日までの日（前号に掲げる日を除く。）（利用時間）
第４条 公文書センターの利用時間は、午前９時から午後５時15分までとする。
（臨時休日等）第５条 学事文書課長は、特定歴史公文書の整理その他の理由により必要があると認めるときは、第３条の休日のほかに臨時に休日を定め、若しくは前条の規定にかかわらず利用時間を変更し、又は特定の特定歴史公文書を利用に供することを停止することがある。
（特定歴史公文書の目録の備付け等）
第６条 学事文書課長は、特定歴史公文書の目録を山形県庁及び公文書センターに備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を 方法により公表するものとする。
（利用の手続）第７条 特定歴史公文書の利用をしようとする者は、あらかじめ山形県公文書等の管理に関する条例施行規則（令和２年３月県規則第21号。以下「規則」という。）別記様式による特定歴史公文書利用請求書（以下「請求書」という。）を、次に掲げる方法で提出するものとする。
(1) 公文書センターの受付に提出(2) 公文書センターにファックス送信(3) 公文書センターに郵送
２

学事文書課長は、前項の請求書について、条例、規則及び山形県公文書等の管理に関する条例に基づく特定歴史公文書の利用請求に対する処分に係る審査基準に基づき審査を行い、書面により通知するものとする。

３

前項の通知は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める通知書により行う。
(1) 利用請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させる旨の決定 別記第１号様式(2) 利用請求に係る特定歴史公文書の一部を利用させる旨の決定 別記第２号様式
1

４

学事文書課長は、請求書に係る特定歴史公文書の全部を利用させない場合は、利用請求者に対し、その旨を書面（別記第３号様式）により通知するものとする。

５

条例第19条第２項の規定により、同条第１項の期間を延長する場合は、利用請求者に対し、書面（別記第４号様式）により通知しなければならない。

６

条例第20条の通知は、別記第５号様式により行うものとする。

（利用の促進）
第７条の２ 前条の規定にかかわらず、利用の促進を図るため、学事文書課長が指定した特定歴史公文書については、閲覧に供するものとする。

（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）
第８条 条例第21条の規定による第三者への通知は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める様式で行う。
(1) 条例第21条第1項の本人情報の利用に関する意見照会 別記第６号及び７号様式(2) 条例第21条第2項の本人情報の利用に関する意見照会 別記第８号及び７号様式(3) 条例第21条第3項の情報の利用に関する意見照会

別記第９号及び10号様式(4) 条例第21条第4項の反対意見書提出者に対する通知

別記第11号様式（移管元実施機関等の利用）
第９条 移管元実施機関等が、条例第26条に基づき特定歴史公文書の利用請求をする場合は、別記第12号様式により知事あて請求するものとする。
２

前項の利用の決定は、別記第13号様式により通知するものとする。

（閲覧時の撮影）第10条 閲覧時の撮影は、利用請求者が持参した撮影機器（デジタルカメラ、携帯型複写機等をいう。）により利用請求者が自ら行うものとする。この場合において、利用請求者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 撮影を希望する旨、事前に公文書センター職員に申し出ること。
(2) 公文書センター職員の指定した場所で行うこと。
(3) フラッシュを使用しないこと。
(4) カメラを特定歴史公文書に直接密着させないこと。
（閲覧後の返却）第11条 閲覧した特定歴史公文書は、公文書センターの受付において職員の確認を得て返却しなければならない。
（利用の停止又は禁止）
第12条 学事文書課長は、次の各号のいずれかに該当する者に対し、特定歴史公文書の利用を停止させ、又は禁止することができる。
(1) 条例、規則及びこの要綱の規定に違反した者(2) 特定歴史公文書を汚損し、若しくは毀損し、又はそのおそれがあると認められる者(3) 他人に迷惑を及ぼし、又はそのおそれがあると認められる者(4) 職員の指示に従わない者（その他）
第13条 この要綱に定めるもののほか、公文書センターの運営に関し必要な事項は、学事文書課長が別に定める。

2

附 則
この要綱は、令和２年４月１日から施行する。
附 則
この要綱は、令和３年４月１日から施行する。

3

別記第１号様式(第７条第３項第１号関係)

特定歴史公文書利用決定通知書
第年号日月様（殿）山形県知事

印

年月日付けで請求のありました特定歴史公文書の利用については、山形県公文書等の管理に関する条例第 18 条第１項の規定により、次のとおりその全部の利用を認める旨決定しましたので通知します。
識別番号目録に記載された特定歴史公文書の名称

利用の方法
１２１２
１２
１２
１２

利用に供する日時
利用に要する費用の額

年月日（１ 写しの作成に要する費用
２ 写しの送付に要する費用）

時

閲覧
写しの交付
閲覧
写しの交付
閲覧
写しの交付
閲覧
写しの交付
閲覧
写しの交付分

郵便切手円円分

問 合 せ 先 (電 話 番 号 )備考（教示）
この決定に不服がある場合は、この決定があったことを知った日の翌日から起算して３箇月以内に山形県知事に対して、審査請求をすることができます。
また、この決定の取消しの訴えは、この決定があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に山形県を被告として（訴訟において山形県を代表する者は山形 県 知 事 と な り ま す 。） 提 起 す る こ と が で き ま す 。 た だ し 、 こ の 決 定 の 日 の 翌 日 か ら
起算して１年を経過したときは、この決定の取消しの訴えを提起することができません。
また、審査請求をした場合のこの決定の取消しの訴えは、その審査請求に対する裁決があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に提起することができます。ただし、その審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して１年を経過したときは、この決定の取消しの訴えを提起することができません。
（注）１
２

特定歴史公文書を利用する際は、この通知書を提示してください。
納入通知書が同封されている場合は、当該納入通知書に記載された金額を、あらかじめ納付し、その領収証書を持参してください。
３

指定された利用日時の変更を希望するときは、あらかじめ申し出てください。

4

別記第２号様式(第７条第３項第２号関係)

特定歴史公文書部分利用決定通知書
第年月号
日様（殿）
山形県知事

印

年
月日付けで請求のありました特定歴史公文書の利用については、山形県公文書等の管理に関する条例第 18 条第１項の規定により、次のとおりその一部の利用を認める旨決定しましたので通知します。
識別番号目録に記載された特定歴史公文書の名称

利用の方法
１２

閲覧
写しの交付

利用に供しないこととした部分

上記の部分を利用に供しない理由
利用に供する日時
利用に要する費用の額

年１２

月日（写しの作成に要する費用写しの送付に要する費用）

時

郵便切手分円円分

問 合 せ 先 (電 話 番 号 )備考（教示）
この決定に不服がある場合は、この決定があったことを知った日の翌日から起算して３箇月以内に山形県知事に対して、審査請求をすることができます。
また、この決定の取消しの訴えは、この決定があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に山形県を被告として（訴訟において山形県を代表する者は山形県知事となります。）提起することができます。ただし、この決定の日の翌日から起算して１年を経過したときは、この決定の取消しの訴えを提起することができません。
また、審査請求をした場合のこの決定の取消しの訴えは、その審査請求に対する裁決があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に提起することができます。ただし、その審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して１年を経過したときは、この決定の取消しの訴えを提起することができません。
（注）１

特定歴史公文書を利用する際は、この通知書を提示してください。

２

納入通知書が同封されている場合は、当該納入通知書に記載された金額を、あらかじめ納付し、その領収証書を持参してください。
３

指定された利用日時の変更を希望するときは、あらかじめ申し出てください。

5

別記第３号様式(第７条第４項関係)

特定歴史公文書利用制限決定通知書
第年月号
日

様（殿）
山形県知事
年月印

日付けで請求のありました特定歴史公文書の利用については、山形県公文書等の管理に関する条例第 18 条第２項の規定により、次のとおり全部を利用に供しない旨決定しましたので通知します。
識別番号

利用に供しない理由

目録に記載された特定歴史公文書の名称

山 形 県 公 文 書 等 の 管 理 に 関 す る 条 例 第 15条 第 １ 項 第該当（説明）

号に問 合 せ 先 (電 話 番 号 )備考（教示）
この決定に不服がある場合は、この決定があったことを知った日の翌日から起算して３箇月以内に山形県知事に対して、審査請求をすることができます。
また、この決定の取消しの訴えは、この決定があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に山形県を被告として（訴訟において山形県を代表する者は山形県知事となります。）提起することができます。ただし、この決定の日の翌日から起算して１年を経過したときは、この決定の取消しの訴えを提起することができません。
また、審査請求をした場合のこの決定の取消しの訴えは、その審査請求に対する裁決があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に提起することができます。ただし、その審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して１年を経過したときは、この決定の取消しの訴えを提起することができません。

6別記第４号様式(第７条第５項関係)

利用決定等期間延長通知書
第年月号
日様（殿）
山形県知事
年月印

日付けで請求のありました特定歴史公文書の利用については、山形県公文書等の管理に関する条例第 19 条第２項の規定により、次のとおり利用決定等の期間を延長しましたので通知します。
識別番号目録に記載された特定歴史公文書の名称

条 例 第 19条 第 １ 項 の 規 定 に よる利用決定等の期間

年
年月月日から日まで延長後の利用決定等の期間

年
年月月日から日まで延長の理由
問 合 せ 先 (電 話 番 号 )備考7

別記第５号様式(第７条第６項関係)

利用決定等期間特例延長通知書
第年月号
日様（殿）
山形県知事
年月印

日付けで請求のありました特定歴史公文書の利用については、山形県公文書等の管理に関する条例第 20 条の規定により、次のとおり利用決定等の期間を延長しましたので通知します。
識別番号目録に記載された特定歴史公文書の名称

条 例 第 19条 第 １ 項 の 規 定 に よる利用決定等の期間

年
年月月日から日まで

利用請求に係る特定歴史公文書のうちの相当部分につき利用決定等をする期間

年
年

月
月日から日まで

残りの特定歴史公文書について利用決定等をする期限

年月日条 例 第 20条 を 適 用 す る 理 由

問 合 せ 先 (電 話 番 号 )備考8

別記第６号様式(第８条第１号関係)

第年月号
日様（殿）

山形県知事

印

特定歴史公文書の利用請求に関する意見について（照会）
あなた（貴団体）に関する情報が記録されている特定歴史公文書について、山形
県公文書等の管理に関する条例第 17 条第１項の規定による利用請求がありました。
つきましては、当該特定歴史公文書の利用決定等を行う際の参考とするため、同条例第 21 条第１項の規定に基づき御意見を伺いますので、この特定歴史公文書を利用させることについて御意見があれば、別紙「特定歴史公文書の利用に関する意見書」により回答してください。
なお、提出期限までに意見書の提出がない場合は、特に御意見がないものとして取り扱います。
利用請求があった特定歴
史公文書の名称利用請求があった年月日

年月日

年

月日

利用請求があった特定歴
史公文書に記録されている あ な た （ 貴団体） に 関する情報
意見書の提出期限

意見書の提出先及び問合せ先（電話番号）

備考9

別記第７号様式(第８条第１号及び第２号関係)

特定歴史公文書の利用に関する意見書
年
山形県知事

月日

殿
住所（法人その他の団体にあっては、主たる事務所又は事業所の所在地）（〒氏－）

名（法人その他の団体にあっては、名称及び代表者の氏名）連絡先（法人その他の団体にあっては、連絡先及び担当者の氏名）（電話番号）

（担当者）

年
月日付け
第号で照会のありました特定歴史公文書の利用について、次のとおり意見を提出します。
照会のあった特定歴史公文書の名称

１

利用されても支障（不利益）はない。

２

利用されると支障（不利益）が生じる。
（１）支障（不利益）が生じる部分

利用に関しての御意見※（２）支障（不利益）の具体的内容※

１又は２のうち該当する番号に○印を付してください。２を選択した場合は、支障(不利益)が生じる部分及びその具体的内容も記載してください。なお、必要に応じて、別紙を添付していただいても構いません。
10

別記第８号様式(第８条第２号関係)

第年号
月日

様（殿）

山形県知事

印

特定歴史公文書の利用請求に関する意見について（照会）
あなた（貴団体）に関する情報が記録されている特定歴史公文書について、山形
県公文書等の管理に関する条例第 17 条第１項の規定による利用請求がありました。
つきましては、当該特定歴史公文書の利用決定等を行う際の参考とするため、同条例第 21 条第２項の規定に基づき御意見を伺いますので、この特定歴史公文書を利用させることについて御意見があれば、別紙「特定歴史公文書の利用に関する意見書」により回答してください。
なお、提出期限までに意見書の提出がない場合は、特に御意見がないものとして取り扱います。
利用請求があった特定歴
史公文書の名称利用請求があった年月日

年月日

年月日

利用請求があった特定歴
史公文書の利用をさせようとする理由
利用請求があった特定歴
史公文書に記録されているあなた（貴団体）に関する情報
意見書の提出期限

意見書の提出先及び問合せ先（電話番号）

備考11

別記第９号様式(第８条第３号関係)

第年（移管元実施機関等の長）

号
月日

殿

山形県知事
特定歴史公文書の利用請求に関する意見について（照会）
貴機関が山形県公文書等の管理に関する条例第 15 条第１項第１号ニに該当するものとして同条例第８条第４項の規定により意見を付して移管された特定歴史公文書について、同条例第 17 条第１項の規定による利用請求がありました。
つきましては、同条例第 21 条第３項の規定に基づき御意見を伺いますので、この特定歴史公文書を利用させることについて御意見があれば、別紙「特定歴史公文書の利用に関する意見書」により回答してください。
なお、提出期限までに意見書の提出がない場合は、特に御意見がないものとして取り扱います。
利用請求があった特定歴
史公文書の名称利用請求があった年月日

年月日

年月日

利用請求があった特定歴
史公文書に付されている
条例第８条第４項の規定による意見の内容
利用請求があった特定歴
史公文書の利用をさせようとする理由
意見書の提出期限

意見書の提出先及び問合せ先（電話番号）

備考12

別記第10号様式(第８条第３号関係)

特定歴史公文書の利用に関する意見書
年
山形県知事

月日

殿

移管元実施機関等の長
年月日付け第号で照会のありました特定歴史公文書の利用について、次のとおり意見を提出します。
照会のあった特定歴史公文書の名称

１

意見はない。

２

意見がある。
（１）意見がある部分

利用に関しての御意見※（２）意見の具体的内容

担当課：
連絡先

担当者の職氏名：
電話番号：※ １又は２のうち該当する番号に○印を付してください。２を選択した場合は、意見がある部分及びその具体的内容も記載してください。なお、必要に応じて、別紙を添付していただいても構いません。

13別記第11号様式(第８条第４号関係)

第年（反対意見書を提出した第三者）

号
月日

様（殿）

山形県知事

印

特定歴史公文書の利用決定について（通知）
あなた（貴団体）から

年

月日付けで「特定歴史公文書の利用に関する意見書」の提出がありました特定歴史公文書については、次のとおり利用に供することを決定しましたので、山形県公文書等の管理に関する条例第 21 条第４項の規定により通知します。
利用決定した特定歴史公文書の名称利用決定した特定歴史公文書に記載されているあなた（貴団体）に関する情報利用させる理由

利用させる日

問合せ先年月日（電話番号）

備考（教示）
この決定に不服がある場合は、この決定があったことを知った日の翌日から起算して３箇月以内に山形県知事に対して、審査請求をすることができます。
また、この決定の取消しの訴えは、この決定があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に山形県を被告として（訴訟において山形県を代表する者は山形県知事となります。）提起することができます。ただし、この決定の日の翌日から起算して１年を経過したときは、この決定の取消しの訴えを提起することができません。
また、審査請求をした場合のこの決定の取消しの訴えは、その審査請求に対する裁決があったことを知った日の翌日から起算して６箇月以内に提起することができます。ただし、その審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して１年を経過したときは、この決定の取消しの訴えを提起することができません。
14別記第12号様式(第９条第１項関係)

移管元実施機関等利用請求書
年
山形県知事

月日

殿

移管元実施機関等の長
山形県公文書等の管理に関する条例第26条の規定により、次の特定歴史公文書の利用を請求します。
識別番号目録に記載された特定歴史公文書の名称求める利用の方法(希望する方法を〇で囲んでください。)

１閲覧

２ 公文書センター以外の場所で利用
１閲覧

２ 公文書センター以外の場所で利用
１閲覧

２ 公文書センター以外の場所で利用
１閲覧

２ 公文書センター以外の場所で利用
１閲覧

２ 公文書センター以外の場所で利用
１ 閲覧の場合
閲覧希望日
利用希望日等年月日

２ 公文書センター以外の場所で利用する場合
希望する利用期間
年（返却日

月年日 ～月日）

請求の目的

担当課：
連絡先

担当者の職氏名：
電話番号：※受付年月日年月(注) ※印の欄は、記入しないでください。

15日

年月日まで

別記第13号様式(第９条第２項関係)

移管元実施機関等利用決定通知書
年
移管元実施機関等の長

月日

殿

山形県知事
年月日付けで請求のありました特定歴史公文書の利用については、次のとおり利用を認める旨決定しましたので、通知します。

識別番号

利用の方法

目録に記載された特定歴史公文書の名称

１ 閲覧の場合
閲覧日
利用日等

年月日

２ 公文書センター以外の場所で利用する場合
利用期間
年
（返却日

問合せ先

月日 ～年月年

月日まで日）（電話番号）（注）１ 利用に関しては、丁寧に取り扱うとともに損傷しないよう十分御注意ください。
２ 公文書センター以外の場所で利用する場合、返却日は必ず守ってください。

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