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事入導interview for

東洋ハイテック株式会社

東洋ハイテック株式会社■ DATA:
ご利用規模：180 ユーザー
ご利用製品：クラウド版 Garoon

Garoon と勤怠管理システムの連携で、働きやすい環境を整備
拡張性を活かし、勤怠状況の見える化と入力工数の削減を目指す
粉体機器の販売や粉体プラントエンジニアリング業務を手掛ける東洋ハイテック株式会社では、サイボウズが提供するクラウド版「Garoon」および「kintone」を活用することで、長年利用してきた IBM Notes からのマイグレーションを実現した
そして導入から 7 年経った現在、同社は新たに Garoon と勤怠管理システムとの連携に挑戦しているという。Garoon の拡張性を活かし、新たな勤怠管理の仕組みを構築した 管理本部 管理本部長 山田 剛秀氏および同本部 主任 碓井 優氏にその経緯を伺った。

導入前の課題海外企業と戦うためには、残業をゼロにする環境整備が必要だった

1964 年に創立され、食品をはじめ、ケミカルや電子そんな同社が手掛けるプラント構築をはじめとする材料、医療など幅広い業界に多種多様な粉体プラン建設業界は、時間外労働の上限が定められていないトを提供している東洋ハイテック株式会社。創業以業務、いわゆる 36 協定外の業務にあたることが多く、来、粉体機器の販売や粉体プラントエンジニアリン結果として大変な環境下で働くことになる従業員もグ業務を専門に手掛けており、様々な会社の製品と少なくない。そんな業界にあって、同社では勤怠管自社の粉体ハンドリング技術を組み合わせて最適な理の見える化を実現し、残業ゼロを目指すことが経プラントを構築するエンジニアリング機能と、自社営方針として示されたという。

製品を扱うメーカー機能を併せ持っているのが特徴だ。粉体プラント構築に関する高度な技術と豊富な「グローバルにプラント事業を展開する我々にとって経験を武器に、世界中の顧客に粉体プラントを提供、競合となるのは、国内企業ではなく海外の企業です。

粉体装置のリユース事業や受託加工事業など粉体に海外では時間内に仕事を終えるのが当然。当社とし関連したさまざまなソリューションを展開している。てもきちんと労働環境を整備し、働く時間を正しく管理していくことが必要だと経営層が判断しました。

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２

勤怠管理を正確に行うことで、コンプライアンスを遵守しながら従業員にも納得して働いてもらえる仕組みづくりに組んでいくことになったのです」と山田氏は当時を振り返る。
以前の仕組みでは、残業申請や休暇申請を Garoon上のワークフローで提出し、申請が承認されたらスケジュールに内容を記入。さらに月末には Excel に自分の 1 ヶ月の勤怠情報をまとめて提出する必要があり、煩雑な管理になっていた。

山田 剛秀様東洋ハイテック株式会社
管理本部長

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新たな勤怠管理では、正確な打刻ができること、手Excel と Garoon でバラバラになっていた勤怠報告の間なく勤務表が作成できることが必要とされた。「自手間をなくすこと、この２つを実現したいと考えて己申告ではなく正確な勤怠状況を把握することと、いました」と山田氏は話す。

導入の決め手複雑な勤務体系にも対応できる勤怠管理と、使い慣れた Garoon との連携が最適解だった

勤怠管理の改善の検討に着手した山田氏。特に重「当社の勤務状況は、プラント構築のためにお客様の視していたのは、Garoon、勤怠管理、そしてワーク工場に常駐しての残業や、2 交代や 3 交代など現場フローが連携できる仕組みだったという。「グループによって複雑な勤務パターンが存在しており、シンウェアと勤怠管理システムが別になってしまうと、プルなシステムでは対応できない部分もありました。

ユーザー側は 2 つのシステムにログインしなければ世の中に適したものがないのであれば、使い慣れていけないし、管理側の手間もかかります。スムーズいる既存のグループウェアをベースに、我々の勤務な勤怠管理を実現するには、グループウェアと勤怠体系にマッチした形でカスタマイズできないか考え管理、ワークフローが連動して動く必要がありましるようになりました」と山田氏は語る。そこで山田た」

氏が着目したのが、Garoon の連携機能だ。

しかし、同社の仕様に適した、十分な機能が備わったものがなかなか見つからなかったという。

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４「Garoon は、連携して利用できるソリューションが対応でき、さらにユーザーから見ると Garoon の一豊富に揃っています。その中の１つ、ファイブクリッ機能のように利用できる。やりたいことが実現できク合同会社の “FCL 勤怠管理システム for サイボウると思いました」Garoon の拡張性を活かし、現場がズ ガルーン” を採用しました。複雑な勤務環境にも使いやすいシステムを作り上げた。

導入効果

重複入力を排除し現場の負担を軽減、Garoon と kintone を連携させることで位置情報の証跡も管理できる以前まで、勤怠のワークフロー申請は Garoon、月次出社するときは、Garoon 上のポータル画面に表示さの勤怠報告は Excel と分かれており煩雑だったが、れたボタンを押すと、勤怠管理システムに勤務時刻

今回 Garoon と勤怠管理システムを連携させたことが反映される。

で、スムーズな勤怠登録が実現できるようになった。

残業をする場合などは、Garoon 上のワークフローを行ったかが表示され、Garoon のスケジュール上にも使って残業申請を行うことで、勤務表に残業申請を自動的に申請が反映されるようになっている。

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５残業申請のみならず、有給申請や出張申請、休日出度手間がなくなったという。

勤 申 請、私 用 外 出 申 請 な ど さ ま ざ ま な 申 請 業 務 がGaroon 上で行えるようになっており、マネージャー

新たな仕組みでは、社外にいてもスマートフォンが管理画面を見て勤務時間が適正かどうか一目で判のアプリから打刻できるようになっており、管理者断できるようになっている。打刻し忘れなどの場合による承認も社外から可能だ。また、打刻時刻と共はコメント欄にその理由を入力し、管理者側で判断にスマートフォンの GPS による位置情報を取得できできる仕組みだ。申請したワークフローが Garoonる仕組みになっており、不正の防止や事故防止の記上のスケジュールにも自動的に表示されるため、従録としても役立っている。この位置情報のデータは、業員側はワークフロー申請とスケジュール登録の二kintone（*1）で閲覧することができる。

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６給与計算システムへのデータの受け渡しもスムーズ

ルが以前より守られるようになり、全社のガバナンになった。以前は Excel の勤務表が給与システムとス強化に大きく役立っています」と碓井氏は評価す連携していなかったために転記作業が発生していたる。従業員が同じ情報を何度も入力せずにすむようが、今は勤怠管理システム側から CSV で情報を取りになり、従業員の業務時間削減にも大きく貢献して出して給与計算システム側に流し込めるようになっいるという。ており、転記の手間やミスの削減にもつながっている。

なお、今回のプロジェクトを進めるにあたって、社外のメンバー含めたプロジェクトの情報共有および「Garoon と勤怠管理システムの連携によって、正確コミュニケーション基盤として Garoon の持つスペーな打刻ができるようになりました。勤怠に関するルース機能が活用された。

Garoon については、勤怠管理システムとの連携以外内の人員を割くことなく運用できる点も助かっていにも、さまざまな機能が日々の業務に活用されていますね。オンプレミス版の場合、データサイズが増る。「すでに数年クラウド版の Garoon を利用していえるとストレージの増強などが必要ですが、クラウますが、スペースやファイル管理、電話メモなどのドだけに管理工数含めて外部にお願いできるのはあ機能も便利で、社内のコミュニケーション基盤となっりがたい」と碓井氏。ています。また、バックアップや BCP 対策などに社

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７

今後の展望Garoon と kintone、そして基幹システムとの連携によって業務基盤のさらなる進化を目指す

同社では、Garoon による情報基盤を整備しているだ
けでなく、日々の業務基盤として、自由に業務システムが作れるプラットフォーム kintone も併用している（*2）。営業日報や顧客管理、人事考課の際の現場からのヒアリングも kintone にて情報収集するな
ど、さまざまな業務にサイボウズ製品が生かされている。ただ、現状は Garoon と kintone が十分に連携されておらず、外部との連携も今回の勤怠管理が初めての試みとなる。
「今後は kintone 上に蓄積された情報や基幹システム内のマスターデータなどを有機的に連携させることで、案件管理から請求管理まで一連のフローを全てシステム化することにも挑戦したい」と山田氏は意欲的に語る。最終的にはプラント受注など案件単位での原価計算を徹底させるなど、管理会計の充実を図 り た い 考 え で、そ の た め に も 基 幹 シ ス テ ム やGaroon、kintone の連携を強化していきたいと話した。

碓井 優様
東洋ハイテック株式会社
管理本部「手始めに名刺管理システムと kintone を連携させ、顧客管理や案件管理と連携させることで現場の入力
負 担 軽 減 に つ な げ て い く 予 定 で す。単 純 な 業 務 はRPA を活用するなど、できる限りの業務を IT 化することが今経営から課せられたミッションの 1 つとなっています。そのための情報共有基盤として、Garoonと kintone をさらに活用していきたい」と山田氏は語った。
*1 …自由に業務システムが作れる web データベース。他システムとの連携やカスタマイズが可能。
*2 …クラウド版 Garoon ユーザーの 40% が、kintone と併用をしている。

取材日 2018 年 10 月

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