[別紙２]お手続きのご案内

お手続きのご案内

個人情報の開示等のお手続きにつきましてご案内をいたします。
（お手続きの流れ）①（申込書をダウンロードしていただきます）

お客様②（申込書等を郵送いただきます）

当社③（結果をご通知（返送）します）※郵送以外での開示等のご請求には応じられませんのでご了承ください。
※ご来社いただいてのお申し込みはお受けしかねますのでご了承ください。

（お申し込み（＝ご返送）の際に必要なもの）
・当社所定の保有個人データ開示等申込書
・ご本人確認のための書類
・当社所定の委任状（代理人様によるお申し込みの場合のみ必要です。
）
・返信用切手（書面の場合 860 円、CD-R の場合 890 円：本人限定受取郵便用）※返信用切手は、保有個人データの「内容の開示」および「利用目的の通知」のご請求の場合のみ必要です。（「訂正」「追加」「削除」「利用停止」「第三者への提供の停止」のご請求の場合は不要です。
）※３ヶ月以内に開示に必要な書類一式をご提出いただけない場合は、それまでにお預かりした申請書類等一式を返送させていただきます（ご郵送先）〒661-8540 西日本旅客鉄道株式会社 個人情報お問い合わせ窓口 行 電話：0570-00-8691※住所の記載は不要です（費用について）(1)①保有個人データの「内容の開示」および「利用目的の通知」をご請求される場合実費として本人限定受取郵便料金（書面の場合 860 円、CD-R の場合 890 円）をいただきます。
申込書等のご郵送の際に切手をご同封下さい。
（切手以外での受け付けはできかねますのでご了承ください。
）②保有個人データの「削除」をご請求される場合実費として簡易書留郵便料金（460 円）をいただきます。申込書等のご郵送の際に切手をご同封下さい。
（切手以外での受け付けはできかねますのでご了承ください。
）(2)

保有個人データの「訂正」「追加」、「利用の停止又は消去」、「第三者への提供の停止」のみをご請
求の場合費用はいただきません（但し、（１）と同時にご請求される場合は実費として本人限定受取郵便料金をいただきます。書面の場合 860 円分、CD-R の場合 890 円相当の切手をご同封ください。
）

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[別紙２]お手続きのご案内（ご本人確認のための書類の添付について）
以下の書類のうち、いずれか 1 点のコピーをご同封ください。なお、いずれもご本人のお名前、ご住所の記載がある部分のコピーをお願いします。
※氏名変更があったお客様（ご結婚等に伴う苗字の変更）で、ＩＣカード券面に記載のある氏名と、今回開示のお申込みをされる方の氏名が一致されない場合は、旧姓・新姓どちらも記載のある運転免許証、住民票等のコピーをお送りください。
・運転免許証（住所、氏名の必要事項のみ）
・パスポート（住所、氏名の必要事項のみ）※2020 年２月３日以前発行の物に限る
・住民基本台帳カード（住所、氏名の必要事項のみ）※有効期限内のものに限る
・マイナンバーカード（住所、氏名の必要事項のみ）
・戸籍抄本（住所、氏名の必要事項のみ）
・住民票記載事項証明書（住所、氏名の必要事項のみ）
・各種保険の被保険者証（裏面の住所及び表面の氏名の必要事項のみ）
・在留カード及び特別永住者証明書（住所、氏名等の必要事項のみ）（回答について）回答につきましては、郵送により、遅滞なく行います。６ヶ月以内に本人限定受取郵便を受領いただけない場合は、廃棄させていただきます。開示請求等の手続により弊社が取得しました個人情報は、当該手続のための調査、ご本人ならびに代理人の本人確認、および当該開示請求等に対する回答に利用いたします。
（通知方法について）
書面による通知又は CD-R にコピーしての通知をご選択いただけます。申込書の指定の欄にご希望をご記入ください。

（開示等をしない場合のお取扱いについて）
次に定める場合は、開示等をいたしかねますので、予めご了承ください。開示等をしないことを決定した場合は、その旨理由を付してご通知申し上げます。
（開示等の手続きを開始しない場合）① ご本人の確認ができない場合② 代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合③ 所定のご提出書類に不備があった場合④ 所定の手数料（書面の場合 860 円、CD-R の場合 890 円分の切手：本人限定受取郵便料金）のお支払いがない場合（「開示」及び「利用目的の通知」の場合のみ）（開示をしない場合）① ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合② ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合③ 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合④ 他の法令に違反することとなる場合⑤ 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合（利用目的の通知をしない場合）① ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合② 利用目的が明らかな場合③ ご本人又は第三者の生命､身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合④ 会社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合⑤ 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場
合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき（訂正、追加又は削除をしない場合）① ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合② 「保有個人データ」の内容が事実であった場合③ 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合④ 利用目的から見て訂正、追加又は削除が必要でない場合⑤ 所定の手数料のお支払いがない場合（460 円）

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[別紙２]お手続きのご案内（利用停止又は消去をしない場合）① ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合② あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む）③ 適正な方法で取得している場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む）④ 多額の費用を要する等、利用停止又は消去を行うことが困難であって、ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合（第三者提供の停止をしない場合）① ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合② あらかじめお客様ご本人の同意を得て提供している場合③ 法令に基づく場合④ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることが困難であるとき⑤ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることが困難であるとき⑥ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき⑦ 多額の費用を要する等、第三者提供の停止を行うことが困難な場合であって、お客様ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合（代理人による開示等のご請求の場合）
開示等のご請求をする方が、ご本人の代理人である場合には、以下の書類をご郵送下さい。
(1) 本人の法定代理人の場合・法定代理権を確認するための書類のコピー（次の書類のうちいずれか 1 点）
（本人の戸籍抄本、住民票記載事項証明（家族分）、後見に関する登記証明事項、親権者の場合は扶養家族が記載された健康保険証のコピーも可）・法定代理人本人であることを証明する書類のコピー（前記「ご本人確認のための書類の添付について」の欄の書類の中から、法定代理人本人の書類のうち 1 点）
(2) 委任による代理人の場合・委任状（当社所定の委任状をご記入ください）・本人の印鑑証明書
・代理人ご本人であることを確認するための書類のコピー（前記「ご本人確認のための書類の添付について」の欄の書類のうち１点）※開示等の結果の送付先には、ご本人または開示請求した代理人以外の受取人を指定することはできません。なお、代理人を受領者とした場合、事由の如何を問わず、開示等の結果をご本人が受け取ることができなかったときは、当社は何らの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。

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