一般社団法人日本リハビリテーション工学協会

個人情報取扱規則
２010年12月12日 制定
2014年 3月 9日 改定
2021年 7月18日 改定
2022年 6月12日 改定

第1章 総則（目的）
第１条 本規則は、一般社団法人日本リハビリテーション工学協会（以下、「当法人」という。）定款第６９条第２項により、当法人が所有し管理する個人情報の取り扱い並びにその保護に必要な事項を定める。

（定義）
第２条

本規則において、各用語の定義は次の通りとする。

（１）個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により、特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む）をいう。
「個人に関する情報」は、氏名、性別、生年月日等個人を識別する情報に限られず、個人の身体、財産、職種、肩書き等の属性に関して、事実、判断、評価を表す全ての情報であり、評価情報、公刊物等によって公にされている情報や、映像、音声も含まれ、暗号化されているかどうかを問わない。
（２）個人情報データベース
特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
（３）個人データ
当法人が管理する個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（４）保有個人データ
当法人が開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データ（６ヶ月以内に消去することとなるものを含む）であって、その存否が明らかになることにより、本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれがあるもの、または違法もしくは不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの以外のものをいう。

(５) 本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。

一般社団法人日本リハビリテーション工学協会（６）従業者
この法人にあって、直接間接に当法人の指揮監督を受けて、この法人の業務に従事している者をいう。
（７）利用目的一連の個人情報の取扱いにより達成しようとする目的をいう。
（８）個人情報の取扱い
個人情報の取得、整理、分類、照合、処理、複製、委託、第三者提供、共同利用その他一切の利用、保有及び個人情報の廃棄、消去、破壊をいう。
（９）本人の同意本人の個人情報が、当法人によって示された取扱方法で取り扱われることを承諾する旨の当該本人の意思表示をいう。
（10）明示本人に対し明確に示すことをいい、本人の同意は要しない。
（11）通知直接知らしめることをいう。具体的には、面談、電話にて口頭で説明すること、電磁的方法にて送信すること、文書を郵便で送付することなどが挙げられる。
（12）公表広く一般に自己の意思を知らしめること（不特定多数の人々が知ることができるように発表すること）をいう。具体的には、ホームページ、協会誌等に掲載すること等が挙げられる。
（13）本人が容易に知り得る状態本人が知ろうとすれば、時間的にも、その手段においても、容易に知ることができる状態に置くことをいう。具体的には、ホームページ、協会誌等に掲載すること等による公表が継続的に行われていること、当該事項を知るための方法をあらかじめ通知しておくこと等が挙げられる。
（14）本人が知り得る状態問合せ窓口を設けるなど、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいう。
（15）要配慮個人情報不当な差別、偏見その他の不利益が生じないように取扱いに配慮を要する情報として、個人情報保護法に定められた情報。①人種、②信条、③社会的身分、④病歴、⑤犯罪の経歴、⑥犯罪により害を被った事実、⑦身体障害、知的障害、精神障害等の障害があること、⑧健康診断その他の検査の結果、⑨保健指導、診療・調剤情報、⑩本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索等の刑事事件の手続が行われたこと、⑪本人を非行少年又はその疑いがある者として、保護処分等の少年の保護事件に関する手続が行われたことが該当する。

（適用）
第３条

本規程は、従業者に適用する。

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２ 本規程は、当法人が現に保有している個人情報（その取扱いを委託されている個人情報を含む。）、及びその取扱いを委託している個人情報を対象とする。

（個人情報保護方針）
第４条 当法人における個人情報の適切な取扱いに関する基本方針を内外に知らしめるため、個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を定める。
２ 個人情報保護方針は、従業者に周知せしめるとともに、ホームページに掲載する等の措置を講じるものとする。

（個人情報の範囲）
第５条 本規則で対象とする個人情報とは、会員資格を有する個人および顧問ならびに以下の関係する個人に関する情報をいう。
（１）福祉機器コンテスト応募者、選考委員、専門委員およびオブザーバー（２）リハ工学カンファレンスや当法人が主催する講習会等の発表者、参加者および招待者（３）協会誌等当法人発行物への投稿者ならびに著者（４）協会誌等当法人発行物の購入者（５）分科会および委員会など当法人下部組織の構成員（６）分科会が主催する講習会等への参加者および講師等（７）分科会が発行する印刷物の読者および執筆者

第２章 個人情報の利用目的の特定等（利用目的の特定）
第６条 当法人は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という）を以下のとおりとする。
（１）協会誌の発送（２）当法人からのお知らせの発送（３）当法人からのお知らせの電子メールでの連絡（４）会費の請求や算出（５）請求書、領収書等の発送（６）Web版会員サービスの認証（７）分科会および委員会など当法人下部組織からの要求に対する会員資格の回答（８）リハ工学カンファレンス実行委員会からの要求に対する会員資格の回答（９）リハ工学カンファレンス開催に必要な各種連絡（10）福祉機器コンテスト開催に必要な各種連絡（11）当法人主催の講習会等の開催に必要な各種連絡。
（12）執筆依頼および査読依頼ならびに原稿督促等協会誌等出版物の編集に必要な連絡一般社団法人日本リハビリテーション工学協会（13）役員（理事および監事）等組織の公開（14）編集委員会等各種委員会の構成員の選出（15）謝礼や交通費の算出事務（16）省庁の要請による協力者の選出
２ 当法人は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わないものとする。
３ 当法人は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、または公表を行う。

（目的外利用の制限）
第７条 当法人は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 当法人は、合併その他の事由により他の法人等から事業を継承することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで継承前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３ 前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前６条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
（１）法令に基づく場合（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第３章 個人情報の取得の制限等（個人情報の取得）
第８条 当法人は、個人情報を取得するときは、その利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 思想、信条および宗教に関する個人情報、社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
３ 当法人は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（１）本人の同意があるとき（２）法令の規定に基づくとき（３）個人の生命、身体または財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき（４）所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得することができないとき

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４ 当法人は、前項第４号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨および当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。

（取得に際しての利用目的の通知等）
第９条 当法人は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、または公表するものとする。
２ 当法人は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って、契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合や、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３ 前２項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
（１）利用目的を本人に通知し、または公表することにより、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第４章 個人データの適正管理および第三者提供（個人データの適正管理）第１０条 当法人は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
２ 当法人は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる。
３ 当法人は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄または削除するものとする。
４ 当法人は、個人データの安全管理が図られるよう、個人データを取り扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行う。
５ 当法人は、個人情報の取扱いの全部または一部を当法人以外の者に委託するときは、原則として、委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行う。

（個人データの第三者提供）
第１１条 当法人は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。

一般社団法人日本リハビリテーション工学協会（１）法令に基づく場合（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（１）当法人が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合（３）個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨ならびに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３ 当法人は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的または個人データの管理について責任を有する者の氏名もしくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
４，第三者提供された個人データは、本人がその提供・受領の記録について開示を請求することができる

第５章 保有個人データの開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去（保有個人データの開示）
第１２条 当法人は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面または口頭により、その開示の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、書面の交付による方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法）で開示をするものとする。ただし、開示することにより、次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないことができる。
（１）本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）当法人の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）他の法令に違反することとなる場合
２ 保有個人データの開示または不開示の決定の通知は、本人に対し書面または電磁的記録のうち、可能な限り本人の要望に沿った方法により遅滞なく行うものとする。

（保有個人データの訂正・追加・削除、利用停止・消去）一般社団法人日本リハビリテーション工学協会

第１３条 本人は、以下の場合自己の個人データの利用停止等または第三者への提供の停止を請求することができる。
（１）当法人が当該個人データを, 本人の同意なく当初利用目的範囲外で利用している場合（２）当法人が当該個人データを偽りその他不正手段により取得した場合（３）下記のような本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合、(a) 事業者が当該個人データを利用する必要がなくなった場合(b) 当該個人データについて漏えい・滅失・毀損等であって規則で定めるもの（漏えい等）が生じた場合(c) その他当該個人データの取扱いにより本人の権利または利益が害されるおそれがある場合（４）当法人が本人の個人データを違法もしくは不当な行為を助長または誘発するおそれがある方法により利用している場合当法人は、本人から、保有個人データの訂正、追加または削除ならびに利用の停止または消去の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
２ 当法人は、本人から、保有個人データの訂正、追加または削除ならびに利用の停止または消去の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
３ 当法人は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。

第６章 体 制
（個人情報保護管理者）
第１４条 当法人は、個人情報の適正管理を積極的に推進するため、個人情報保護管理者を定め、当法人における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、理事の中から１名以上を会長が任命する。
３ 個人情報保護管理者は、会長の指示および本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する有効な教育研修等を行う責任を負うものとする。
４ 個人情報保護管理者は当法人が保有する個人情報の利用者ではないものであること。
５ 個人情報保護管理者が会長であることは妨げない。

（個人情報保護管理者の業務）第１５条 個人情報保護管理者は、以下の業務を行う。
（１）当法人が保有している個人情報の使用目的の監督（２）新たに取得する個人情報が適正に取得されていることの確認（３）個人情報保護方針（プライバシーポリシー）の公開（４）当法人が保有している個人情報の漏洩、逸失、棄損の防止のための適切な措置

一般社団法人日本リハビリテーション工学協会（５）当法人が保有している個人情報の正確性を担保する措置（６）当法人が保有している個人情報の持ち出しの禁止措置（７）当法人が保有している個人情報を取り扱う職員の啓発（８）当法人が保有している個人情報を取り扱う委託先の監督（９）会員からの情報開示・訂正・利用停止に関する要望に対する処理の監督（10）関連法令の変更等に対する対応（社内報告体制の整備）
第１６条 個人データの漏えい等事態対応要綱を別に定め、次に掲げる組織体制を整備する。
⑴

従業者が、個人情報保護法、個人情報の保護に関する法律施行令（平成 15 年政令第 507 号。

以下「政令」という。）、個人情報保護委員会が定める規則（以下「規則」という。）、個情法ガイドライン及び本要領に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制⑵

個人データの漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合に適切かつ迅速に対応するための報告連絡体制（個人情報の所在）
第１７条 当法人が保有する個人情報は事務局にのみ所在することとし、個人情報の逸失あるいは毀損を防ぐための目的以外には複製物を作成し保有してはならない。
２ 理事が業務を遂行する上で必要と認められる場合は、個人情報保護管理者の許諾の下で個人情報の複製物を当該業務の遂行に必要な範囲と期間に限って保有できるものとする。
３ 当法人の下部組織が保有する会員以外の個人情報に関しては第１項の規定に関わらず、当該組織が保有する。
４ 第１項の規定は当法人が個人情報保護に関して適切な扱いを行っていることを確認できる相手先に対しては適用しない。ただし、当法人が保有する個人情報のうち当該業務の遂行に必要な範囲と期間に限る。
５ 第１項の規定は当法人が個人情報保護に関する契約を交わした委託先での利用については適用しない。ただし、当法人が保有する個人情報のうち当該業務の遂行に必要な範囲と期間に限る。
６ 事務局が移転した場合は、移転元の事務局は確実かつ適正な方法で保有していた個人情報を速やかに抹消し、その旨会長に誓約する。

（分科会等の保有している個人情報の監督）第１８条 分科会および委員会など当法人の下部組織が独自に入手し保有している会員以外の個人情報の保護に関しては、各々担当理事がその取扱いについて監督する。

（従業者の義務）
第１９条 従業者は、本規則および個人情報保護方針を遵守しなければならない。

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２ 従業者は、当法人が実施する個人情報保護に関する教育研修を受講しなければならない。
３ 従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。
４ 従業者は、個人情報保護法、政令、規則、個情法ガイドライン及び本要領に違反している事実又は兆候を把握した場合及び個人データの漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、別に定める規程に従って報告する。。

（責任の所在）第２０条 当法人が保有している個人情報の管理に伴い生じる訴訟あるいは訴追に関する一切の責任は任命権者である会長が負う。

（苦情処理）
第２１条 当法人は、個人情報の取扱いに関する苦情への対応について必要な体制整備を行い、当該苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。

（本規則の改廃）第２２条 本規則の変更または追加には、理事会の承認を得なければならない。

（付 則）
この規程は、2022年 7月 1日から施行する。