病院図書館２００２；２２(4)：198‑200

７２相互貸借のための便利ﾉー 卜
FAXでの複写申込様式

今回は、ＦＡＸでの複写申込を、より円滑にいる巾込書の上に乗せてみてください。下から行うことができるように、「相互利用申込書．

申込普がはみ出すようなら、大きすぎです。逆通知書」の様式について取り上げてみました。に、切り抜いた申込書を官製はがきの上に乗せ各機関により事情はさまざまで、すべてによて、一回り以上小さいようなら、小さすぎです。

い方法に統一するのは困難ですが、相互貸借で統一サイズの申込書で依頼することで、受付は、できるだけ相手先に負担をかけないよう努側の、その後の処理がしやすくなります。申込

力していくことが大切です。自館の申込方法を書は、官製はがき（100mm×148mm)、または見直し、改良点がないか考えてみましょう。

Ａ６判（lO5nllll×148ｍ）と、だいたい同じサイズにするのが原則です。

②余白の量

迷惑な申込書とは？

まずは、自館で使用している申込書を見直し

ＦＡＸは、受信側のＦＡＸにより打ち出されるてみてください。相手先にとって迷惑な申込書

サイズが変わりますので、余白を完全に無くすになっていないか、簡単なCheckをしてみまことはできません。しかし、Ａ４サイズにしてしょう。

送ることで、無駄な余白を減らすことはできま①申込書のサイズす。申込群・通知書をＡ５（Ａ６×２枚）で作

官製はがきを用意し、それを自館で使用して成し、宛名ラベルなどを含めて、Ａ４サイズにして送るのが一般的な形式です。

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図３．２件申込例（A4＋別紙）

か、Ａ４横（図２）に配置するか、という問題①申込の指定については、各機関によりさまざまな意見があ

左端の、相互利用と申込書，，の間に、ります。自館の申込書の作成方法や、相手先の｢照会、閲覧、借用、複写、ゼロックス、フイ希望、下記のような点を考慮して、どちらの書ルム、八ツ切、キャビネ、その他」の選択項目式で作成するか決めてください。ただし、相手がある場合がありますが、この欄で複写以外の先から特に指示があった場合には、それに従い指定をしても､見落とされる可能性が高いので、ます。

実際の使用には向きません。余計な混乱を避け①Ａ４縦の利点るために、複写以外の記載は省いた方がよいでoLettura1)２)のＦＡＸ相互貸借文献複写依頼晋しょう。

照会、閲覧、借用の場合は、ただ申込書をと同じ注'）

・申込件数に関係なく同じ書式が使用できる

FAXするのではなく、電話などで事前確認し・はがきサイズの申込書を作成しやすいてから依頼します。その上で相手先の指示によ②Ａ４横の利点

り、申込書をＦＡＸすることもありますが、そ・JMLA相互利用マニュアル3)のファクシミリの際の指定は、この欄ではなく申込書の中に書き入れます。

複写申込用紙と同じ。Ａ４サイズで受信すれば上下の余白がなくなり、申込書・通知書の部分を切り抜きやすい
・２件申込の場合、１枚に複数件入れることができ用紙の節約になる（図３）
申込書を作り直そう１

以前に使用していた往復はがきの書式(図４）を、そのまま使用している機関があります。今では使用しない項目も多く、無駄なスペースをとっています。不必要な項目を省いて、使いや
図４．往復はがき書式

すい書式に作り直しましょう。

−１９９−

病院図書館２００２；２２(4)ゼロックス、フイルム、八ツ切、キャビネ、記入しづらくなるので、空白にしておくのがよ

その他、といった項目は、文献を写真に撮っていでしょう。

やり取りしていた頃に使用していた言葉で、写⑤必要項目の記載

真のサイズや種類をあらわしています｡しかし、申込書の棚外の記載は、切り落とされたり、現在では使用することはないので、すべて省き見落とされたりすることがあります。必要事項ます。

は､申込書の中にもあわせて明記してください。

②複写料金

例えば、申込書を見ただけで下記の項目に答え

右端の、複写料金の欄にも、「ＭＦコマ、伸られるか、Checkしてみましょう。

しその他」といった写真用語が出てきますが、・発送方法は？

現在では使用することはないので、省きます。

・申込者の所属、フルネームは？

複写料金の欄で必要なのは、「枚円｣、ｏ返信先のＦＡＸは？

｢送料円｣、「合計円」の枠です。この３ケ。問い合わせ先の電話番号、担当者名は？

所はほとんどの機関で使用しますので、記入し・送付先の住所、宛名は？

やすい大きさにします。

機関によっては、「基本料金｣、「＠円｣、参考文献｢通信費」などの枠を使用する場合があります。

l）須井麻由美：近畿病院図書室協議会相互

また、支払方法の選択欄が必要な場合もありま

貸借ソフト Lettura（レチュラ)''の作成．

す。そのほか、相手先から指示があったときに薬学図書館．1999;44(4):345‑354.

は、項目を増やすなど、工夫して対応してください。

2）須井麻由美： Lettura,，の作成．病院図書室．1999;１９(2):53‑61.

③受領の確認3）日本医学図書館協会相互利用マニュアル改

右下の、受領日、受領印の枠は、各機関の処理方法により、使用する場合と使用しない場合

訂委員会編.相互利用マニュアル．第四版．
東京：日本医学図書館協会；1996.

があります。もし後日、受領印をもらう必要のある場合は、押しやすいように充分な大きさを

注１）『Lettura』は、作成後に数回バージョンとりましょう。

アップされ、レイアウトおよび機能が改④年月日訂されています。したがって、参考文献

上段の、年月日の欄に、「受付年月日｣、「発ｌ）２）の内容と多少異なる点がありま送年月日」と、枠が2つある場合がありますが、す。本記事の内容についても、平成14年両方記入する必要はないので、まとめて「日付」

９月現在、改訂済みです。とします。また、あらかじめ「年月日」が記載されている場合がありますが、かえって−２００−(文責：春日井泉江／豊橋市民病院）