医療・福祉・介護

医療法人尽心会 百武整形外科・スポーツクリニック
多様な勤務形態・院内に点在して働く職員にスピーディかつセキュアな業務連絡ができる環境に。ナレッジのシェアや人事評価にも活用しています。

目的・効果
電話・メールの削減｜従業員間の連絡ノウハウ共有｜予定の見える化
コンプライアンス・セキュリティ｜導入のしやすさ

主な活用機能COO：最高執行責任者 Jリーグサガン鳥栖 チーフドクター 整形外科医
経営戦略部COO補佐室主任・ COO補佐 理学療法士
リハビリテーション部部長 理学療法士

西古 亨太さん（右）立川 千紘さん（左）トーク グループ

田渕 俊紀さん（中）掲示板 カレンダー アンケート アドレス帳

佐賀県佐賀市の医療法人尽心会 百武整形外科・スポーツクリニックは、職員間のコミュニケーションをスムーズにする目的でLINE WORKSを導入。連絡手段を対面、電話、メールなどからトークに移行させることで、迅速・確実な情報伝達が行われるようになりました。リハビリテーションを行う部門
では、施術の様子を撮影した動画をLINE WORKSにアップロードして、ナレッジの共有にも活用。セキュリティ性の高いツールを利用することで、患者さまの個人情報を安全に扱えるようになったことも大きな導入成果です。
百武整形外科・スポーツクリニックの概要をご紹介ください。
西古さん：
私どもは「トップアスリートからも信頼される医療を地 域の患者さまにも」をモットーに、佐賀県と近隣地 域の幅広い患者さまに高度な医療を提供しています。所属医師はプロ野球・福岡ソフトバンクホークスやプロサッカークラブ・サガン鳥栖などのチームドクターを務めるほか、所属する理学療法士などが学校等でのトレーナー活動も行い、スポーツ外 傷を治療するだけでなく予防やコンディショニングを通じたサポートにも力を入れています。

以前はどのような課題を抱えておられましたか。
西古さん：

立川さん：

外来施設である「百武整形外科・スポーツクリニック」と入院施設であ職員間の主な連絡ツールはメール、紙の書類、ホワイトボードなどで、る「百武整形外科 病院」は、歩いて移動できる距離にありますが施設情報をスムーズに共有する環 境が整っていませんでした。電話や対面自体分かれています。ドクターや一部の職員は両棟を行き来しますが、で伝達されることも多く、「言った/聞いていない」のトラブルも少なか

それ以外の職員は基 本的にそれぞれの職 場に勤務しています。そのたらず発生していました。LINE WORKS導入以前は業務連 絡にプライめ、スポーツクリニックと病院のどちらかで決定した重要事項がもう一ベートで使っているLINEを利用する職員が増えてきたことも気になっ方にはしっかり伝わらないなど、全体への情報周知が不十分でガバナていました。退職した職員を管理することもできないLINEのグループンスが徹底されていませんでした。

トークで、秘匿すべき院内の 情報 が発信されてしまう恐れなど、情報導入事例 / 医療法人尽心会 百武整形外科・スポーツクリニック
セキュリティ面のリスクも感じられるようになりました。

築しました。アカウントは正規職員だけではなく、一定時間以上の勤務をしている非正規のパート職員にも付与しています。全職員がBYODで田渕さん：の利用で、アプリのダウンロードの手順などがデバイスによって異なる

私 が管 理するリハビリテーション 部では 重要な伝 達事 項を朝 礼や 部

ため、準備期間に2ヶ月ほど要しました。導入後全体で運用が開始して署毎のミーティングで周知しています。その場にいない職員には各部からは全員がスムーズに使えています。

署の主任などを介して伝達するのですが、内容に正確さを失って“伝言ゲーム”になってしまうことがありました。職員間での正しい情報伝達

スタッフ以外が見たときにトークで患者さまが特定されないようにすについて改善が必要だと感じていました。

るといった配慮をしています。ただ、最初から厳しい運用ルールを設けすぎると定着しにくくなると思い、可能な範囲で自由な利用を促進する

西古さん：
2019年12月に法人のCOOに就任した私は、よりよい職 場環境を実現するための業務改革を行うにあたり、まずは業務連 絡やコミュニケーションの課題を解消したいと考えました。

ようにしました。

LINE WORKSの具体的な活用シーンと導入効果をお聞かせください。
西古さん：
オフィシャルのコミュニケーションツールを導入したことでシャドーITにともなう懸念が解消されました。COOとしてまずは、情報をやり取りする際のセキュリティが担保されたことに安心しました。
立川さん：
職 員どうし の 連 絡 手 段 が 電 話 、メール 、L I N E や 紙 媒 体 か ら L I N EWORKSの通話やトークに一本化された事により、情報共有が目に見えてスピードアップしました。トークルームには、組織図に基づく部署ごとのグループのほか、各種委員会やプロジェクト単位のグループがつくられ、重要な情報がそれを必要とする職員だけに効率的に届くようになったことも大きな変化です。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれたのはなぜですか。
西古さん：
多くの患者さまの 個人情報を扱うことから、何よりも重視したのはセキュリティ性の高さです。なおかつ操作が容易なツールをリサーチした結果、LINE WORKSの一択となりました。
立川さん：
いくつか のチャットツールを比較検討しましたが、幅広い年齢層の職員に最も定着しやすいツールとなると、やはりUIがLINEに近いLINEWORKSがベストだと考えました。

口頭やメールで伝えられていた情報がトークで伝達されるようになり、コミュニケーション速度が大幅に向上した

経営戦略などに関して話し合うグループでは、議論すべき話題を日頃からこまめにトークで共有しています。各自が検討内容をあらかじめ頭に入れておくことで会話が効率的になり、実際のミーティング時間を3〜4割ほど短縮する効果を感じています。短縮できた時間で別のミーティングができるようになるなど大幅な業務の効率化ができています。

LINE WORKSの利用範囲や運用ルールを教えてください。

リハビリテーション部ではどのような活用をされていますか。

立川さん：

田渕さん：

大半の職員がLINE WORKSでコミュニケーションを取れる環境を構

リハビリ部は患者さまにリハビリを行う部署やジムを担当する部署な導入事例 / 医療法人尽心会 百武整形外科・スポーツクリニック
ど、4つの部署によって構成されています。LINE WORKS導入後はグ箱」を設置しました。法人に対する不満点や気づいたことなどをアンループを活用することで、部全体で共有すべき情報と特定の部署だけケート機能でヒアリングし、職場環境を改善するヒントとして活用してで共有すべき情報を切り分けて発信できるようになりました。以前はいます。上長、同僚、部下などさまざまな立場の人が対象者を多角的によく見られた「言った/聞いていない」のトラブルは、大幅に改善された評価する「360度評価」を人事考課に採り入れており、そのための評価と思います。既読の付かない職員だけに電話をするといった対応がでシートもアンケートで実施しています。紙の用紙と違ってスムーズかつきるのも便利です。

漏れなく回答を得ることができます。

業務に関するドキュメント類は、グループ機能のフォルダやノートで共有。
文書ファイルだけではなく、リハビリのノウハウを説明する動画なども保存しています。経験の浅い職員が、患者さまの走り方や関節の動きなどを撮った画像を共有して、先輩職員からアドバイスをもらうことも可能です。こうした使い方で手軽にナレッジを引き継げるようになりました。

人事考課の資料とする「360度評価」のためのヒアリングシートもアンケート機能で速やかに配付/回収。自動集計画面による速やかな結果確認やCSV出力によって集計も容易に

また、職員全体への通 達は掲示板で行い、迅 速な周知を図るようになりました。院全体の行事日程についてはカレンダーで共有しています。

部門・部署単位で共有する情報はグループフォルダに保存し、職員がいつでも閲覧できるようにした治療やエクササイズの模様を撮影した動画なども容易に共有できる

リハビリ部に所属する40名ほどの職員が一堂に会することは難しいので、不参加だった職員があとから見られるようにミーティングの動画も共有しています。これは整形外科・スポーツクリニックの全体での会議でも同様にしており、伝言ゲームがなくなり正確な情報伝達が可能になりました。

院内では、ほかにどんな機能を使って業務効率化に役立っていますか。
西古さん：
職員の満足度を高めるため、アンケート機能の部分に常時「職員意見全体への通知・通達は掲示板で発信。
職員が都合のよいタイミングで閲覧できる

導入事例 / 医療法人尽心会 百武整形外科・スポーツクリニック

院内の行事や、メディカルサポートをしているサガン鳥栖の試合日程をカレンダーで共有「その他」のメニュー画面には、よくアクセスする機能や情報へのリンクボタンを配置することが可能

田渕さん：

スポーツクリニックと病院の職員どうしはお互いの顔を知らないとい

職 員どうしが 直 接 話したいときは、相 手 の 電 話 番 号を 知らなくてもうケースがあります。LINE WORKSのアカウントでアイコンに顔写真

アドレス帳 からかけられる無料音声通話がよく使われます。突発的なを入れるようにすれば、院内のコミュニケーションツさらに促進するのミーティングを開く必要が生じたときなどは、複数のメンバーが簡単にではないかと思い、順次写真を撮 影しスタッフどうしの顔 がわかるよ

つながれるビデオ通話も活用しています。

うに現在変更しています。また、BotやAPI連携も業務効率化に有効なので、将来的にはこちらも活用を検討したいですね。

立川さん：
経営理 念や就 業 規 則、コロナ対応マニュアルなどが記載され た院のホームページや、経費精算をするためのフォームなどへのリンクを「その他」のメニュー画面に配置。LINE WORKSを必要ツールへのアクセスの起点として職員にとって使いやすくカスタマイズしています。

LINE WORKSの活用を、今後どのように発展させたいとお考えですか。
西古さん：
今はまだ 会 議 室や応接室の利用は ホワイトボードで管 理していますが、今後はそれらを共有設備として登録し、カレンダーの「設備予約」で予約管理 ができるようにするなど、デジタル 化の 徹 底を図っていくつもりです。

提供元
LINE WORKS株式会社
line-works.com※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年7月当時のものです。

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