平成23年度

海外在住者が権利を有する事業用地の取得について
留萌開発建設部用地課○上野 泰裕加藤 健吾

私たちが担当している事業用地の取得業務の中で関係者が海外に在住しているケースがある。
海外に在住している邦人は、勤務していたり留学している者が多いが、近年、国際結婚や定年退職を機に海外に永住する者もおり、人数は依然として増加傾向にある。
そのため、海外在住者が権利を有する事業用地の取得は稀なケースであるが、今後も同様の事例があると考えられ、一般的な事務処理の手法について発表するものである。
キーワード：用地・管理、海外在住者

1. はじめに
公共事業用地の取得業務を行う中で、「多数共有者が存する案件」、「多数相続人が存する案件」、「財産管理人制度を利用する案件」、「成年後見制度に関わる案件」等稀なケースに当たることがある。
これらの事務処理を行う場合は、各々に関わる知識や法令等の習得、綿密な調査、慎重な対応が求められ、通常の事務処理よりも労力を要し事務処理期間が長期化してしまう。その間にも、相続人が増えてしまう等関係人の状況も変化してしまうため、事務処理が滞りがちになり、公共事業の施工にまで影響が出てしまうことが度々見受けられる。
中でも関係人が海外在住者である場合は、書類のやりとりだけではなく、その者と連絡がとれるまでに期間を要してしまう可能性が高い。
海外に在住している邦人数については、年々の増加率は減少しているものの、総数は依然として増加傾向にある。それについては多く割合を占めていた勤務や留学の目的以外に、近年は国際結婚や定年退職を機に海外に永住する邦人も増えていることが背景にある。（※「海外在留邦人数調査統計（平成２３年度速報版 外務省領事局政策課）」より）
海外在住者が権利を有する事業用地の取得は稀なケースではあるものの、今後も同様の事例が生ずると考えられるため、本論文において一般的な事務処理の手法について発表するものである。

Yasuhiro Ueno, Kengo Kato

図-1

写真-1

2. 所在の調査
関係人の所在については、通常、住民票や戸籍の附票等で調査するが、海外在住者の所在地については、住所までの記載は求められていないこともあり、国名しか記載されていないことが多い。
また、住民票や戸籍の附票については、転居あるいは転籍後、市町村での文書保存年限が５年であることから、５年後以降は国名すら把握できない場合がある。そのため、通常、住民票等で所在を把握するのは難しいことから、親族等についても調査する場合は、参考としてその方々から所在地を聞き取りする方法もある。
親族等が所在地を把握していない場合は、外務省が行っている「所在調査」により調査する方法もある。
「所在調査」とは、海外に在住する日本国籍を有する邦人の所在について、管轄在外公館にて把握できる資料を中心に調査するものである。調査依頼人の範囲は、(1)３親等以内の親族(2)官公庁(3)弁護士会（弁護士法第２３条の２に基づく請求）(4)裁判所である。そして外務省が調査を受ける条件としては、(1)日本国籍を有する海外在住者で現住所が不明であること(2)渡航した国又は州、都市が特定できること(3)親族等に住所を確認しても判明しなかった場合である。
附票の全部事項証明
氏

名

本○○ △△

籍

北海道▲▲市■■町1丁目1番地

附票記録事由欄

平成21年12月11日改製

名

住所

住所を定めた日 記録事項欄

北海道▲▲市■■町1丁目1番地 平成20年12月1日△△アメリカ

平成23年12月1日

図-3 所在調査申込書様式（外務省のＨＰより）

発行番号
この写しは、戸籍の附票の原本と相違ないことを証明する。

3. 法務局との打合せ

平成23年12月28日
北海道▲▲市長☆☆ ★★

図-2 戸籍の附票（イメージ図。転出先が「アメリカ」の例）

Yasuhiro Ueno, Kengo Kato

海外在住者の事務処理が特殊なケースであることはもちろん、土地の所有権移転登記に必要な書類で関係人自ら在住している国の在外公館に出向いてもらい、用意してもらう書類もあることから、事前にそれらの書類についても確認しておく必要がある。それを怠ると書類の発行手数料や在外公館までの交通費を余分に負担させてしまう可能性があり、書類を用意してもらうのにも時間を要してしまう。そのため、登記の手続きも含め事前に法務局と打合せしておくべきである。
なお、法務局と打合せをする際、基本的な部分の打合せは法務局の一般窓口でよいが、詳細な部分については登記業務において裁量を委ねられている登記官と直接打合せをした方がよいと思われる。

4. 在外公館との連絡
関係人自ら在外公館（大使館、総領事館）に出向き用意してもらう書類があるが、書類の発行手数料もかかるため、その後の事務処理をスムースに進める点からも、起業者は事前に在外公館に連絡し手続きも含めて確認しておいた方がよい。

5. 関係人との協議
関係人の所在が確定すると、関係人と直接協議を行うことになる。
協議については直接伺って行うのが理想だが、費用の面等からも現実は国際電話、ＦＡＸ、メールあるいは資料の郵送での対応になると考えられる。また、関係人が一時帰国している場合は、その時に合わせて直接協議が出来る場合もある。
なお、国際電話で対応する場合は、関係人が在住している国との時差があるので、配慮する必要がある。

(1)在留証明書
日本国内での不動産登記時には権利者の住所を証する書類として住民票等が必要となるが、海外在住者は日本国内で住民登録されていないため、住民票等に代わるものが必要となる。それが「在留証明書」である。
在留証明書は在住している国のどこに住所を有しているか、あるいは在住している国内での転居歴を証明するもので、在外公館で発給する。
在留証明の発給条件は、①日本国籍を有する②在住している国に既に３ヶ月以上滞在し、現在居住している。３ヶ月以内に一旦日本に帰国した場合は発給を受けられない③委任状による代理申請も可能だが、あくまで証明を必要とする者が在外公館へ出向いて申請することとなっている。
証明書の発給申請時に、①日本国内の運転免許証等、日本国籍を有していること及び本人確認ができるもの②在住する国での滞在許可証や運転免許証等、住所を確認できるもの③在住する国のアパートの賃貸契約書等、滞在開始時期を確認できるものが必要書類になるが、証明書の発給にあたっては事前に在留届の提出が必要である。
手数料は日本円で 1,200 円相当であるが、現地通貨で関係人が負担する。

6. 関係人との土地売買契約関係人との協議が整い土地売買契約を行うことになれば、契約書や登記承諾書等関係書類に署名押印（拇印による捺印）してもらうことになる。その際、関係人に在外公館へ出向いてもらい、そこで署名押印（拇印による捺印）してもらうことになる。
関係書類の郵送手段については、ＥＭＳ（国際スピード郵便）、ＦＥＤＥＸ、ＤＨＬ等がある。ただ、各々の手段によって「料金は安いが、到着までの日数がかかる」、「料金は高いが、到着までの日数がかからない」等の状況もあるため、利用すべき郵送手段の内容については事前に調べておくべきである。また、国によっては郵便事情が悪く郵便物が紛失する場合もあるため、関係書類を郵送する場合は書留等の対応が必要な場合もある。
一般的に海外在住者の土地の所有権移転登記に必要な書類について以下で説明する。
Yasuhiro Ueno, Kengo Kato

図-4 在留届様式（「在ニューヨーク総領事館」のＨＰに載っている記載例）

必要とする者が在外公館へ出向いて申請することとなっている。
証明書の発給申請時には、①日本国内の運転免許証等、日本国籍を有していることが確認できるもの②在住する国での滞在許可証や運転免許証等、住所を確認できるもの③署名する契約書等を綴り合わせて発給者である在外公館の割印を押す形式を希望する者は、日本より送付されてきた署名（及び拇印）すべき契約書等が必要書類になる。
手数料は日本円で 1,700 円相当であるが、現地通貨で関係人が負担する。
なお、日本国籍を有し海外に在住している者が印鑑を持っている場合は、在外公館で署名証明ではなく印鑑登録・印鑑証明書の発行により対応することも可能である。

図-5 在留証明様式（「在ニューヨーク総領事館」のＨＰに載っている記載例）(2)署名（及び拇印）証明書
日本国内では契約書等に印鑑登録された印を用いて押印してもらい、合わせて登記に必要とする印鑑証明書を用意してもらうのが一般的だが、日本国内で住民登録されていない海外在住者は印鑑登録もされていないため、印鑑証明書に代わるものが必要となる。それが「署名（及び拇印）証明書」である。
署名（及び拇印）証明書は日本国内で住民登録していない海外在住者に対し、印鑑証明に代わるものとして日本国内での手続きのために在外公館で発給されるもので、署名（及び拇印）が確かに領事の面前でなされたことを証明するものである。
証明の形式は「署名（及び拇印）証明書のみの形式」と「署名（及び拇印）証明書と領事の面前で署名する契約書等を綴り合わせて発給者である在外公館の割印を押す形式」の２種類で、後者の形式は契約書等が複数ある場合、各書類毎に証明することになる。
署名（及び拇印）証明の発給条件は、①日本国籍を有する②領事の面前で署名（及び拇印）をしなければならないので、代理申請や郵便申請は出来ず、証明を
Yasuhiro Ueno, Kengo Kato

図-6 署名（及び拇印）証明申請書様式（「在ニューヨーク総領事館」のＨＰに載っている記載例）

証

明書（※関係人名）は、本職の面前で別添書類に署名（及び拇印を押捺）したことを証明します。

証第平成号
年月日

在○○日本国総領事館
総領事□□

なお、海外に在住している関係人が国際結婚等で外国籍を有している場合は、公証人が証明する署名証明書しか利用出来ない。
また、海外に在住する関係人が日本に一時帰国している時に署名証明書が必要な場合は、日本の公証人役場で発行した署名証明書を利用することが可能である。
(2)宣誓口述書及び申述書
海外２カ国以上に在住していた場合の住所証明や相続登記における他に相続人がいない証明等の公的書類が用意できない場合の対応策として、海外現地の公証人の前で関係人が申し立てした事項は真実であると宣誓する「宣誓口述書」や、関係人本人が記載した事項について間違いない旨を申述する「申述書」を作成し登記に利用している例もあるため参考に記載する。

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8. 終わりに
以上、海外在住者が権利を有する事業用地の取得にかかる一般的な事務処理の手法について述べた。これらについてはあくまで一般的に考えられる手法であるため、案件によっては他の手法もあり、他の関係書類も求めら7. その他れる場合がある。また、スムースな事務処理を進めるた
めにも、関係人の状況を出来る限り詳細に把握するのはもちろん、在外公館や法務局等の関係機関と密に連携を(1)公証人が証明する署名証明書とるべきである。
在外公館で発給される署名証明書については 6(2)でなお、在留証明書や署名証明書の交付手数料及び在外述べたが、署名証明書については在住している海外現地の公証人が証明する署名証明書もある。
公館までの交通費等は補償できないため、関係人が負担関係人の海外居住地から在外公館が離れている場合で、 することになるが、土地代が低額でも在留証明書等は用意してもらう必要があるため、費用面において関係人の近隣の公証人が証明した署名証明書を発行してもらうことが出来れば、発行に必要な手数料はかかるものの、交持ち出しが生ずる可能性がある等、今後対応する上での通費をかけて在外公館に出向く手間を省けるメリットが解決していきたい課題の一つであろうと考える。
ある。
図-7 署名（及び拇印）証明書（イメージ図）

Yasuhiro Ueno, Kengo Kato