国立大学法人浜松医科大学法人文書管理規則
制定 平成 23 年 3 月 28 日規則第 5 号
最終改正 平成 28 年 7 月 4 日規則第 29 号
目次
第 1 章 総則(第 1 条・第 2 条)
第 2 章 管理体制(第 3 条－第 7 条)
第 3 章 作成(第 8 条－第 10 条)
第 4 章 整理(第 11 条－第 13 条)
第 5 章 保存(第 14 条－第 16 条)
第 6 章 法人文書ファイル管理簿(第 17 条・第 18 条)
第 7 章 移管、廃棄又は保存期間の延長(第 19 条－第 21 条)
第 8 章 点検・監査及び管理状況の報告等(第 22 条－第 24 条)
第 9 章 研修(第 25 条・第 26 条)
第 10 章 補則(第 27 条)
附則
第 1 章 総則(目的)第 1 条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成 21 年法律第 66 号。以下「法」という。）第 13 条第 1 項の規定に基づき、国立大学法人浜松医科大学（以下「本学」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第 2 条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) ｢法人文書｣とは、本学の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、本学の職員が組織的に用いるものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、法第 2 条第 5
項各号に掲げるものを除く。
(2) ｢法人文書ファイル等｣とは、本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人
文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) ｢法人文書ファイル管理簿｣とは、本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する

日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
第 2 章 管理体制
(総括文書管理者)
第 3 条 本学に総括文書管理者 1 名を置く。
2 総括文書管理者は、事務局長をもって充てる。
3 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製(2) 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施(3) 法人文書の管理に関する研修の実施(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置(5) 法人文書ファイル保存要領その他この訓令の施行に関し必要な細則の整備(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括(副総括文書管理者)
第 4 条 本学に副総括文書管理者 1 名を置く。
2 副総括文書管理者は、事務局次長(総務・教育担当)をもって充てる。
3 副総括文書管理者は、前条第 3 項第 1 号から第 6 号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者)
第 5 条 文書管理者は、課等の長をもって充て、当該課等の所掌に関する文書管理の実施責任者とする。
2 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存(2) 保存期間が満了したときの措置の設定(3) 法人文書ファイル管理簿への記載(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等(5) 管理状況の点検等(6) 法人文書の作成（第 3 章）、標準文書保存期間基準（第 4 章第 13 条第 1 項）の作成等による法人文書の整理、その他法人文書の管理に関する職員の指導
3 文書管理担当者は、文書管理者が指名した者とする。
4 文書管理担当者は、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。
(監査責任者)
第 6 条 本学に監査責任者 1 名を置く。
2 監査責任者は、監査室長をもって充てる。
3 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)第 7 条 職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規定並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第 3 章 作成
(文書主義の原則)
第 8 条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第 11 条の規定に基づき、法第 1 条の目的の達成に資するため、本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事
務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事
案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(別表第 1 の業務に係る文書作成)
第 9 条 別表第 1 に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
(適切・効率的な文書作成)
第 10 条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
2 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成 22 年内閣告示第 2 号）、現代仮名遣い（昭和 61 年内閣告示第 1 号）、送り仮名の付け方（昭和 48 年内閣告示第 2 号）及び外来語の表記（平成 3 年内閣告示第 2 号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第 4 章 整理(職員の整理義務)
第 11 条 職員は、第 12 条及び第 13 条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3) (2)の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類・名称)
第 12 条 法人文書ファイル等は、本学の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第 1 に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第 13 条 文書管理者は、別表第 1 に基づき、標準文書保存期間基準を別記様式第 1 号により定めなければならない。
2 第 11 条第 1 号の保存期間の設定については、前項の標準文書保存期間基準に従い、行うものとする。

3 第 1 項に定める標準文書保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては、法第 2
条第 6 項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1 年以上の保存期間を定めるものとする。
4 第 11 条第 1 号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の 4 月 1 日とする。ただし、文書作成
取得日から 1 年以内の日であって 4 月 1 日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
5 第 11 条第 3 号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
6 第 11 条第 3 号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のう
ち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の 4 月 1 日とする。ただし、ファイル作成日から 1 年以内の日であって 4 月 1 日以外の日を起算して第 2 項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
7 第 4 項及び第 6 項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第 5 章 保存
(法人文書ファイル保存要領)
第 14 条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
2 保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法(2) 電子文書の保存場所・方法(3) 引継手続(4) その他適切な保存を確保するための措置(保存)
第 15 条 文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書
ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りではない。
(集中管理の推進)
第 16 条 総括文書管理者は、遅くとも平成 25 年度までに、本学における集中管理の推進に関する方針を定めるものとする。
第 6 章 法人文書ファイル管理簿(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)

第 17 条 総括文書管理者は、本学の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成 22 年政令第 250 号。以下「施行令」という。）第 15 条に基づき、別記様式第 2 号により磁気ディスクをもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第 18 条 文書管理者は、少なくとも毎年度 1 回、管理する法人文書ファイル等（保存期
間が 1 年以上のものに限る。）の現況について、施行令第 15 条第 1 項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿(別記様式第 2 号)に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13 年法律第 140 号）第 5 条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開
示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館等に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した別記様式第 3 号により調製した法人文書ファイル移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第 7 章 移管、廃棄又は保存期間の延長(保存期間が満了したときの措置)第 19 条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第 2 に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2 第 18 条第 1 項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)第 20 条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書フ
ァイル等について、前条第 1 項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第 16 条第 1 項第2 号に掲げる場合に該当するものとして国立大学法人浜松医科大学において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

(保存期間の延長)
第 21 条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、1 の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当
該訴訟が終結するまでの間(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの
当該審査請求に対する裁決又は決定の日の翌日から起算して 1 年間
(4) 開示請求があったもの 法第 9 条各項の決定の日の翌日から起算して 1 年間
2 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3 文書管理者は、前 2 項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第 8 章 点検・監査及び管理状況の報告等(点検・監査)第 22 条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度 1 回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度 1 回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第 23 条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、
直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第 24 条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第 9 章 研修
(研修の実施)第 25 条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第 26 条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第 10 章 補則(細則)
第 27 条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附 則
1 この規則は、平成 23 年 4 月 1 日から施行する。
2 国立大学法人浜松医科大学法人文書管理規程（平成 16 年 4 月 1 日規程第 14 号）は、廃止する。
附 則(平成 24 年 2 月 27 日規則第 8 号)
この規則は、平成 24 年 2 月 27 日から施行し、平成 23 年 4 月 1 日から適用する。
附 則(平成 25 年 3 月 22 日規則第 6 号)
この規則は、平成 25 年 4 月 1 日から施行する。
附 則(平成 28 年 1 月 26 日規則第 2 号)
この規則は、平成 28 年 1 月 26 日から施行し、平成 27 年 4 月 1 日から適用する。
附 則(平成 28 年 5 月 26 日規則第 24 号)
この規則は、平成 28 年 5 月 26 日から施行し、平成 28 年 4 月 1 日から適用する。
附 則(平成 28 年 7 月 4 日規則第 29 号)
この規則は、平成 28 年 7 月 4 日から施行し、平成 28 年 4 月 1 日から適用する。

別表第 1(第 9 条関係)
法人文書の保存期間基準
別表第 1（第 9 条関係）
法人文書の保存期間基準

事項

業務の区分

法人文書の
類型

保存
期間

管理運営に関する事項
組織の設置及び改廃に 法人の登記
法人の登記に関する文書 常用
関する事項
学部・研究科等の設 学部、研究科、研究所、病 常用
置改廃の経緯院、学科、専攻等の設置及び改廃の経緯・届出等に関する文書
教育研究組織の変更に関す 30 年
る文書

具体例
登記書
設置計画書
設置届出書
将来構想検討委員会議
事録
指定申請書
組織変更申請書

法令の規定による業務 国立大学法人法(平 業務方法書に関する文書 常用
運営に関する目標・計 成 15 年法律第 112
画等に関する事項
号)等関係法令の規定による意見提出、認可申請、届出、報中期目標、中期計画及び年 30 年
告等に係る経緯度計画並びにその評価に関
する文書

業務方法書

組織の長及び候補者の 組織の長及び候補者 学長候補者の選考及び解任 30 年
選考及び解任に関する の選考及び解任の経 に関する文書
事項
緯学長選考関係
学長選考会議規程等の制定又は改廃 規程等の制定又は改 規程等の立案検討、制定及 30 年に関する事項
廃の経緯
び改廃、文部科学大臣への報告等並びに公表に関する文書

附属病院関係規程○○研究科関係規程○○センター関係規程

他機関等との協議・申 他機関等との協議・ 全国、東海地区等の学長、 10 年
合せ等に関する事項 申合せ等の経緯
部局長会議等に関する文書

国立大学長会議関係
全国医学部長会議関係
国立大学附属病院長会
議関係
国立大学附属病院事務
部長会議関係中期目標・中期計画・年度計画関係中期目標に係る事業報
告書
業務実績報告書

関係団体等における 関連病院等の諸団体に関す 3 年
協議等る文書

関係病院長会関係市内
病院長会関係西遠地区
病院事務（部・局）長
会関係

大学及び各部局の運営 大学及び各部局の運 役員会、経営協議会及び教 30 年
方針・計画等の審議及 営方針・計画等の審 育研究評議会における検討
び決定又は了解(他の 議及び決定又は了解 及び決定又は了解の内容が項に掲げるものを除 の経緯(他の項に掲 記録された文書
く。)
げるものを除く。) 教授会等における検討及び 30 年
決定又は了解の内容が記録された文書

役員会、経営協議会、
教育研究評議会等の会
議の記録

各種委員会等における検討 10 年
及び決定又は了解の内容が記録された文書

教授会等の会議の記録

各種委員会等の記録

大学評価に関する事項 大学評価の実施又は 大学評価の実施又は受審状 30 年
(国立大学法人法の規 受審の経緯況が記録された文書
定による評価を除く)

自己評価関係
外部評価関係
認証評価関係

儀式・記念行事等に関 儀式・記念行事等の 重要な儀式等の企画立案及 10 年する事項
立案・実施経緯
び実施状況が記録された文書

創立三十周年記念事業
関係文書の管理等に関する 文書の管理等
事項

儀式等の企画立案及び実施 5 年
状況が記録された文書

入学式関係
慰霊祭関係
学位記授与式関係

法人文書及び個人情報の管 30 年
理に関する文書

法人文書ファイル管理簿
個人情報ファイル管理簿
法人文書ファイル移管・廃棄簿

文書処理に関する記録

10 年

法人文書開示関係

5年

法人文書及び個人情報の管理に係る自己点検に関する文書
文書処理簿

5年

1年

公印の制定管理に関する文 常用
書
30 年
公印の使用管理に関する文 5 年
書
広報の実施に関する事 広報活動等の実施経 広報の実施状況が記録され 常用項
緯た文書のうち重要な文書

郵便はがき・切手受払
簿
書留、配達記録、小包、EMS 等の受領書
公印簿
公印制定文書
公印使用簿

年史、要覧、概要、学報、広報誌等
ホームページ関係（保存用）

広報の実施状況が記録され 5 年
た文書のうち軽微な文書

庶務に関する事項

学内外との往復及び 文部科学省等との往復文書 10 年
照会等への対応のうち重要な文書
文部科学省等との往復文書 5 年のうち軽微な文書
学内の通知、依頼及び回答 3 年
文書のうち重要なもの
学内の通知、依頼及び回答 1 年
文書のうち軽微なもの
学外からの通知、依頼及び 3 年
回答文書のうち重要なもの
学外からの通知、依頼及び 1 年
回答文書のうち軽微なもの
各種統計調査に関する文書 常用のうち重要なもの（電磁的記録）

学校基本調査科学技術研究調査

各種統計調査に関する文書 5 年

業務の管理

業務予定等の管理に関する 1 年未 月間週間予定、会議室
文書
満利用簿
無線、高周波等の管理に関 常用する文書
5年

高周波利用施設承認書
無線局の免許申請

国際規制物資の使用に関 常用する文書

国際規制物資使用承認に関する文書10 年

核燃料物質の種類別の在庫量に関する記録

放射性同位元素及び放射線 常用発生装置の使用に関する文書

放射性同位元素等使用承認に関する文書
被ばくによる線量の測定の結果についての記
録
健康診断の結果につい
ての記録

5年

密封された放射性同位元素に関する帳簿、密封されていない放射性同位元素等に関する帳
簿、放射線発生装置に関する帳簿、放射線施設の点検に関する帳
簿、教育及び訓練に関する帳簿、放射線の量及び放射性同位元素による汚染の状況の測定の結果についての記録

毒物劇物等の取扱いに関す 常用る文書

訴訟等への対応

学校基本調査科学技術研究調査訴訟事件に関する文書

特定毒物研究者指定

10 年

覚醒剤研究者指定

30 年
(終結
後)

訴訟関係

防災の立案・実施経 防災に関する文書
緯その他庶務に関する その他庶務に関する文書
こと

常用

防災ヘリコプター臨時発着場の使用承諾に関する文書

5年

防災関係

10 年
5年

献体関係
職員電話番号簿作成に関する文書業務システムに関する 業務システムの設計 業務システムに関する文書 常用事項
管理
監査に関する事項

監査の実施

監査の実施状況及びその結 10 年
果が記録された文書
5年

会計監査人の監査に関する文書
内部監査関係

研究協力に関する事項
研究協力に関する事項 研究員等の受入れに 各種研究員の受入れに関す 5 年
関する経緯
る文書
各種研究助成金の公 各種研究助成金の公募、申 5 年
募、申請及び報告に 請及び報告に関する文書
関する経緯
1年

受託研究員関係
科学研究費関係
研究助成申請書及び報告書
研究助成公募書類

研究不正及び研究費 研究不正及び研究費不正の 10 年
不正に関する経緯 防止等に関する文書

その他研究協力の実 その他研究協力に関する文 常用
施に関する経緯書

学術交流協定に関する文書

5年
研究安全管理等に関す 研究安全管理等の実 遺伝子組換え実験・遺伝子 5 年
る事項
施等に関する経緯 治療臨床研究・クローン研
究の審査に関する文書

遺伝子組換え実験関係
遺伝子治療臨床研究関係
クローン研究関係

動物実験の審査に関する文 10 年
書

動物実験関係

安全保障輸出管理に関する 7 年
文書

安全保障輸出管理関係

産学連携に関する事項 外国企業等との産学 外国企業等との産学連携に 7 年
連携に関する経緯 関する文書

受託研究に関する文書
共同研究に関する文書
学術指導に関する文書
秘密保持契約に関する文書

国内企業等との産学 国内企業等との産学連携に 5 年
連携に関する経緯 関する文書

受託研究に関する文書
共同研究に関する文書
学術指導に関する文書
秘密保持契約に関する文書

知的財産等の審査及 知的財産出願及び収入に関 10 年
び管理に関する経緯 する文書
職務発明の審査に関する文 5 年
書その他産学連携の実 その他の産学連携に関する 5 年
施に関する経緯文書

後援名義関係職員等の人事に関する事項
職員の定員に関する事 定員の管理
項

職員の定員及び配置数に関 常用
する文書
30 年

個人番号簿
定員関係

職員の人事に関する事 職員の任免等に関す 職員の任免及び雇用契約に 常用項る事務の実施及びそ 関する文書
10 年
の経緯

人事記録
職員の任免に関する文書

5年

準職員及びパートタイ
マー職員の任免に関する文書
採用試験関係

障害者の雇用に関す 各種統計調査に関する文書 10 年
る事務の実施及びその経緯
障害者の雇用に関する文書 5 年

高齢者・障害者雇用状
況

職員の懲戒等の決定 職員の懲戒等に関する文書 30 年
及びその実施に関す
る経緯

懲戒処分書
職員の分限に関する文書

障害者雇用関係職員の身分証明等に 職員の身分に関する文書
関する事務の実施

1年

在職証明書
身分証明書

職員の給与支給等に 職員の給与に関する文書
関する事務の実施

10 年

職員の給与に関する文書

5年

職員の退職手当に関す
る文書
基準給与簿

5年

勤務時間関係
出張に関する文書

3年兼業に関する文書

職員の就業管理等

就業管理に関する文書

職員に対する研修の 職員研修の企画実施に関す 3 年
企画及び実施経緯 る文書
職員に関する各種統 各種統計調査に関する文書 1 年
計調査の実施栄典、表彰、称号授与 栄典又は表彰等の実 叙位叙勲に関する文書
10 年等に関する事項
施及び経緯
褒章及び表彰に関する文書 10 年
称号等の授与及びそ 名誉教授の称号授与に関す 10 年の経緯る文書
客員教授の称号授与に関す 10 年
る文書
職員の福利厚生に関す 職員の健康管理等の 電離放射線健康診断に関す 常用
る事項
実施経緯
る文書

初任者研修関係
中堅研修関係
毎月勤労統計調査
叙位叙勲者名簿
永年勤務表彰者名簿
名誉教授称号授与関係
客員教授称号授与関係
健康診断の結果についての記録

職員の健康管理及び安全管 5 年
理に関する文書

健康安全管理関係

レクリェーションに関する 1 年
文書

レクリェーション関係

職員に対する福利厚 災害補償に関する文書
生事業等の実施経緯

5年

災害補償関係

雇用保険に関する文書

5年

雇用保険関係

財産形成貯蓄に関する文書 5 年

財形貯蓄関係

社会保険に関する文書

社会保険資格取得喪失
等関係
意見書

5年

労使交渉等に関する事 労使交渉等に関する 就業規則の意見聴取に関す 10 年
項
経緯
る文書

労使協定等に関する文書

30 年

労使協定書

10 年

労使協定書以外の文書

職員の服務等に関する 服務規律の保持に関 服務規律の保持に関する文 10 年
事項
する経緯
書
3年
ハラスメント対策に ハラスメント対策に関する 10 年
関する経緯
文書
3年

贈与等報告書
通知文書
申立書
通知文書

財務に関する事項
会計処理に関する事項 会計処理に関する業 会計法規に関する文書
務10 年

国の機関等からの通知

会計事務の取扱いに関する 10 年
文書

会計規則の制定、改正
関係

予算及び決算に関する 予算の要求・編成に 概算要求に関する文書
事項
関する業務

決算に関する業務

10 年

概算要求関連資料

予算編成及び配分に関する 5 年
文書

予算配分等関連資料

財務諸表等に関する文書

30 年

財務諸表
決算報告書
業務報告書

計算証明に関する文書

10 年

合計残高試算表、総勘
定元帳

借入金及び法人債等 借入金及び法人債等に関す 償還終 長期借入金及び償還計に関する業務る文書のうち重要なもの 了まで 画
借入金申請
金銭消費貸借契約

出納に関する事項

借入金及び法人債等に関す 5 年
る文書のうち軽微なもの

月次の資金計画、状況報告等

資金管理に関する業 資金の管理及び運用に関す 10 年
務
る文書のうち重要なもの

資金管理計画、資金運
用収入に関する業務

資金の管理及び運用に関す 5 年
る文書のうち軽微なもの
収入に関する文書のうち重 10 年
要なもの

債権の保全報告書

支出に関する業務

調達に関する事項

契約に関する業務

収入に関する文書のうち軽 5 年
微なもの

収入関係伝票、振替伝票、債権発生通知書、債権計上票、債権管理簿、科学研究費収支簿、領収書受払簿、領収書原符

支出に関する文書のうち重 10 年
要なもの
支出に関する文書のうち軽 5 年
微なもの

小切手原符

契約締結に関する文書

5年

契約伺、契約書、仕様書に関する文書、官報掲載に関する文書

契約の調査に関する文書

5年

契約・支出の調査に関する文書

競争参加資格審査に関する 5 年
文書

競争参加資格審査に関する文書

契約実績等の公表に関する 3 年
文書

発注の見通し情報、政府調達実施状況のフォ
ローアップ調査、環境物品等の調達実績の概要等、環境配慮契約締結実施調査、政府調達契約に係る年度当初の調達計画閲覧表

支出決議書、債務計上票、科学研究費支出決
議書、振替伝票

源泉徴収に関する事項 源泉徴収に関する事 源泉徴収に関する文書
務の実施

7年

扶養控除等申告書等
賃金台帳

物品の管理に関する事 物品の管理に関する 物品の管理に関する文書
項
業務

常用

固定資産台帳
備品一覧表

5年

科研費に係る寄附物品
受納及び返還の文書
物品不用決定の文書
物品の寄附受入の文書受託事業等の契約に関する物品の貸付、譲渡及び所有権移転に関する申請の文書
郵便切手・はがき・図書カード等受払簿
麻薬・覚せい剤譲受証

化学薬品受払簿
亡失・損傷等に関す
る文書

会計監査等

会計監査等

3年

盗難等に関する報告書

1年拾得物に関する文書

会計検査院が実施する実地 10 年
検査に関する文書

会計検査院実地検査調書

文部科学省が実施する実地 5 年
監査に関する文書
施設及び不動産管理に関する事項
施設整備計画に関する 施設整備計画の立 施設長期計画に関する文書 10 年
事項
案・決定及び予算要求等に係る経緯
施設整備概算要求に関する 10 年
文書

長期計画書

施設の維持管理に関す 施設の維持管理に関 施設維持管理に関する文書 10 年る事項
する経緯のうち重要なもの

国立学校施設実態調査に関する文書

5年

警備関係
駐車場関係
建物の老朽度調査に関する文書
簡易専用水道に関する文書

施設維持管理に関する文書 1 年のうち軽微なもの

施設維持管理に関する文書(定期検査の結果の記録に関する文書を除く。)

電力、ガス、通信等に関す 常用る協定・契約書

ガス契約関係
電気使用申込書

職員宿舎に関する文書

常用宿舎鍵貸与簿

30 年

宿舎現況記録
宿舎居住者名簿3年

宿舎の居住証明に関する文書
宿舎の損害賠償金に係る文書

施設整備概算要求に関する文書

宿舎の貸与承認に関する文書(同居含む。)
宿舎の入居若しくは専用開始の延期の承認又は貸与取消しの承認に関する文書
宿舎の明渡猶予承認に関する文書工事等の実施に関する 工事等の実施に関す 営繕工事実施協議に関する 10 年
事項
る経緯
文書

不動産に関する事項

工事請負契約に関する文書 10 年

工事請負契約に関する
文書

競争参加者資格審査に関す 5 年
る文書

競争参加者資格審査に関する文書

工事の設計積算に関する文 30 年
書

基本設計図面
実施設計図面
各種計算書

5年

工事の設計積算に関する文書

設計監理委託に関する文書 10 年

工事監理書類に関する文書

5年

設計監理委託に関する文書

工事の施工管理に関する文 5 年
書工事の施工管理に関する文書(かしの修補等の請求の際に必要となる文書を除く。)

工事契約及び施工の報告に 3 年
関する文書

工事契約・施工に関す
る報告に関する文書

申請・許可・届出及び協定 常用書に関する文書

計画通知書
建物工事許可申請書関係

不動産に関する業務 不動産の取得及び処分に関 常用する文書のうち重要なもの
30 年

境界査定に関する文書
建築交換に関する文書
土地建物等の購入に関する文書
土地収用に関する文書

土地建物等の寄附に関する文書
不動産の取得及び処分に関 5 年する文書のうち軽微なもの

宿舎の設置に関する
文書
宿舎廃止に関する文書
建物の移築及び改築に関する文書建物の新築及び増築に関する文書
占有許可に関する文書
資産の用途廃止に関する文書

不動産の管理に関する文書 常用のうち重要なもの

30 年

資産台帳
土地現況平面図
土地求積図
公図
建物鍵受領簿

国有財産の引継に関する文書

不動産の管理に関する文書 5 年（借 土地又は建物の借入
入終了のうち軽微なものに関する文書後）5年

不動産監守計画に関する文書

不動産使用許可に関する文 30 年
書のうち重要なもの

不動産（土地）使用許可（電柱）

不動産使用許可に関する文 5 年
書のうち軽微なもの

不動産（土地・建物）
使用許可

防火・消防に関する事 防火・消防の実施に 防火管理及び消防に関する 10 年 消防計画、防火対象物（計画変 等維持台帳等
項
関する経緯
文書のうち重要なもの
更後）

防火管理及び消防に関する 5 年
文書のうち軽微なもの

消火器点検結果報告書
消防管理点検報告書

病院運営に関する事項 各種承認申請に関す 開設承認申請に関する文書 常用る事務等の実施経緯

病院開設承認事項の一
部変更及び構造設備の使用承認

病院運営に関する事項

各種指定医療機関の承認申 30 年
請に関する文書

労災保険指定医療機関
関係

厚生労働大臣等が定める基 30 年
準等の承認に関する文書

施設基準に係る届出

高度先進医療の承認申請に 30 年
関する文書

高度先進医療関係

院内安全衛生管理に 保険医の登録に関する文書 常用
関する事務等の実施
経緯
30 年

保険医登録票

保健所等の立入り検査に関 5 年する文書

医療監視関係院内感染対策に関する文書 5 年

感染管理関係通知

麻薬等に関する文書で重要 30 年
なもの

麻薬施用者免許申請に関する文書

患者給食の管理

麻薬等に関する文書で軽微 5 年
なもの
患者給食に関する文書
5年

献立表

診療録等の管理

診療録簿

保険医新規登録関係5年

診療録等（Ｘ線写真を
除く。）

3年

Ｘ線写真

病院経理に係る事項 諸料金の設定及び契約に関 30 年の決定及び実施経緯 する文書

特定疾患治療研究事業
委託契約
診療契約関係校費負担等に関する文書

5年

校費負担承認申請書

公費負担等に関する文書

5年

公費負担に関する申請
書類

診療報酬請求等に関する文 5 年
書3年

診療費用請求状況一覧

その他病院運営に係 その他病院の運営に関する 5 年
る事項の決定及び実 文書
施経緯3年

医療情報トータルシス
テム利用申請書等不在者投票関係

外来会計伝票入院会計伝票研修医等の受入れに 外国医師及び外国歯科医師 3 年
関する経緯の臨床修練に関する文書

外国医師臨床修練指導
医関係

研修登録医の受入れに関す 3 年
る文書

研修登録医関係

病院研修生、受託実習生等 3 年の受入れに関する文書

病院研修生関係
受託実習生関係

病院に関する報告及 医療法等に基づく各種報告 30 年
び調査の実施に関する文書
各種統計調査に関する文書 5 年

施設基準実施状況報告
書
病院資料

教育、学生支援及び国際交流に関する事項
教務に関する事項

学位の授与に関する 学位授与の経緯に関する文 常用
申請、審査、決定等 書で重要なものの経緯

卒業証書交付台帳
医学博士交付台帳
学位論文

学位授与の経緯に関する文 3 年
書で軽微なもの

卒業論文
学位授与関係

他大学との単位互換 他大学等との単位互換に関 30 年等の実施に関する経 する文書
緯
授業等の計画及び編 シラバス及び授業時間割で 常用
成
重要なもの

単位互換関係

シラバス及び授業時間割で 5 年
軽微なもの

シラバス関係
特別講演関係

学籍及び成績の管理 学籍簿及び成績原簿

常用

臨床実習協定書、教育要項(シラバス)
臨地実習の手引き、臨床実習の手引き
(保存用)

学籍簿

研究生等の受入れに 研究生、科目等履修生等の 10 年
関する事務の実施経 受入れに関する文書
緯

科目等履修生関係
研究生関係

成績評価の実施

定期試験関係

成績評価の実施に関する文 5 年
書資格認定に係る教育 教職課程に関する文書
課程の編成及び認可に関する経緯10 年

課程認定申請関係

社会教育・課外教育 公開講座、講習会等のうち 30 年の実施に関する経緯 単位授与に関する文書
課外教育に関する文書
5年
学生支援に関する事項 学生の表彰、処分等 学生の表彰及び懲戒に関す 30 年の実施及び経緯る文書
学生の身上調査

学生の身上に関する調書

学生の身分証明

学生証等の各種証明書発行 5 年に関する文書学生団体の登録及び 学生団体に関する文書
運営等に関する経緯

10 年

5年

公開講座に関する文書
学生表彰関係
学生懲戒関係
学生身上書
学生証発行関係
学生団体設立許可願

国家試験の出願に関 国家試験の出願に関する文 5 年する経緯
書

医師国家試験
保健師国家試験
助産師国家試験
看護師国家試験

教育施設等の使用許 教育施設等の使用許可に関 3 年
可
する文書

施設使用願

学生寄宿舎の管理運 学生寄宿舎の入退寮に関す 10 年
営に関する経緯る文書
学生寄宿舎の管理運営に関 5 年する文書
学生に対する福利厚 学生教育研究災害傷害保険 5 年
生事業等の実施に関 に関する文書
する経緯
学生の生活支援に関する文 5 年
書
福利厚生施設の利用に関す 3 年
る文書

学生教育研究災害傷害保険加入者名簿
学生納付特例制度関係
施設使用願

学生の経済支援に関する文 5 年
書入学料免除及び授業料免除関係
日本学生支援機構その他奨学団体の奨学金関係

学生の就職支援等に関する 5 年
文書

就職状況関係
就職支援行事関係

1年

病院見学実習関係

学生の健康管理に関する文 5 年
書

学生健康診断関係

留学生に関する事項

留学生受入れに関す 留学生受入れに関する文書 5 年
る経緯

外国人留学生受入関係

留学生に対する生活 国際交流会館の入居等に関 5 年
支援等の実施経緯 する文書

国際交流会館入居関係

留学生の各種奨学金の申請 5 年等に関する文書

国費留学生奨学金延長
関係
留学生民間奨学金

留学生の支援団体に関する 5 年
文書
国際交流事業に関する 協定締結の立案協議 国際交流協定の締結に関す 常用事項
締結に関する経緯 る文書

学術交流等協定書

国際交流行事の企画 国際交流行事に関する立案 10 年及び実施に関する経 実施に関する文書
緯国際シンポジウム関係

外国人研究者等に関す 外国人研究者等の受 外国人研究者等の受入れに 5 年
る事項
入れ等に関する経緯 関する文書

外国人研究員関係、外国人招へい研究者関係

学生募集及び入学に関 学生定員の管理及び 学生定員に関する文書
する事項
変更に係る経緯

学生定員関係
学生定員変更届出書

30 年

学生の募集、選抜及 学生募集及び入学者選抜の 10 年
び受入れに関する事 立案及び実施に関する文書
務の実施経緯学生募集要項
入学者選抜資料
入学試験関係委員会の記録

1年

入学試験問題及び答案

入学手続き等に関する文書 10 年

入学手続関係

図書その他の学術資料の管理公開に関する事項
図書その他の学術資料 図書その他の学術資 蔵書目録等所蔵資料の管理 常用の管理公開に関する事 料等の管理台帳となる文書項
図書館が発行する刊行物で 常用
重要なもの

図書その他の学術資 図書その他の資料の収集・ 10 年料等の収集・整理等 公開に関する基準の策定及の経緯
び実施に関する文書のうち
重要なもの

図書原簿
蔵書目録
図書館報
図書館概要
紀要
（保存用）
寄附受入関係
除籍関係
学術機関リポジトリ関係

図書その他の資料の収集・ 5 年
公開に関する基準の策定及び実施に関する文書のうち
軽微なもの
図書その他の学術資 他機関との相互利用に関す 3 年料等の利用提供に係 る文書
る経緯及び実施状況

収書関係

文献複写料金等後納関係
重複雑誌交換に関する
もの

整理、閲覧、貸出等の業務 3 年に関する文書
文献複写に関する文書

3年

図書館の利用に関する文書 1 年
学内外との図書その 各種統計調査に関する文書 常用
他の学術資料に関す のうち重要なもの
る調査の実施蔵書統計及び利用統計に関 30 年するもの
その他の各種統計調査に関 3 年するもの

文献複写受付関係
特別利用申込書
貸出証交付等申請書
学術情報基盤実態調査
加盟館統計
蔵書統計
利用統計
図書館調査

備考
一 他の法令により別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。
二 本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。

別表第 2(第 19 条関係)
保存期間満了時の措置の設定基準
１ 基本的考え方
法第１条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第４条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。

【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書

２ 具体的な移管・廃棄の判断指針
１の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、以下の(1)～(2)に沿って行う。
(1) 別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表（用語の意義は、別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおりとする。

事項

業務の区分

保存期間満了時の措置

管理運営に関する事項
組織の設置及び改廃に関す
る事項

法人の登記
学部・研究科等の設置
改廃の経緯

廃棄
廃棄

法令の規定による業務運営に関する目標・計画等に関する事項

国立大学法人法(平成15 年法律第 112 号)等関係法令の規定による意見提出、認可申請、届出、報告等に係る経緯

廃棄組織の長及び候補者の選考及び解任に関する事項

組織の長及び候補者の選考及び解任の経緯

廃棄規程等の制定又は改廃に関する事項

規程等の制定又は改廃の経緯

廃棄他機関等との協議・申合せ等に関する事項

他機関等との協議・申合せ等の経緯廃棄関係団体等における協議等
大学及び各部局の運営
方針・計画等の審議及び決定又は了解の経緯(他の項に掲げるものを除く。)

廃棄

大学評価の実施又は受
審の経緯

廃棄

儀式・記念行事等の立案・実施経緯文書の管理等

廃棄広報活動等の実施経緯

廃棄学内外との往復及び照会等への対応業務の管理

廃棄大学及び各部局の運営方
針・計画等の審議及び決定又は了解(他の項に掲げるものを除く。)
大学評価に関する事項(国立大学法人法の規定による評価を除く)
儀式・記念行事等に関する事項
文書の管理等に関する事項

広報の実施に関する事項

庶務に関する事項

業務システムに関する事項
監査に関する事項
研究協力に関する事項

廃棄

廃棄

廃棄

訴訟等への対応

廃棄防災の立案・実施経緯

廃棄

その他庶務に関すること業務システムの設計管
理

廃棄

監査の実施

廃棄
廃棄

研究協力に関する事項

研究員等の受入れに関
する経緯

廃棄

各種研究助成金の公募、申請及び報告に関する経緯

廃棄

研究不正及び研究費不正に関する経緯

廃棄その他研究協力の実施に関する経緯廃棄研究安全管理等に関する事
項

研究安全管理等の実施等に関する経緯

廃棄

産学連携に関する事項

外国企業等との産学連携に関する経緯

廃棄国内企業等との産学連携に関する経緯廃棄知的財産等の審査及び管理に関する経緯

廃棄その他産学連携の実施に関する経緯廃棄職員等の人事に関する事項
職員の定員に関する事項
職員の人事に関する事項

定員の管理

廃棄

職員の任免等に関する事務の実施及びその経緯

廃棄障害者の雇用に関する事務の実施及びその経緯

廃棄職員の懲戒等の決定及びその実施に関する経緯

廃棄職員の身分証明等に関する事務の実施

廃棄

職員の給与支給等に関する事務の実施

廃棄職員の就業管理等

廃棄職員に対する研修の企
画及び実施経緯廃棄栄典、表彰、称号授与等に関する事項

職員の福利厚生に関する事
項

職員に関する各種統計
調査の実施

廃棄

栄典又は表彰等の実施
及び経緯

廃棄

称号等の授与及びその経緯

廃棄

職員の健康管理等の実
施経緯

廃棄

職員に対する福利厚生事業等の実施経緯

廃棄

労使交渉等に関する経廃棄

労使交渉等に関する事項
緯
職員の服務等に関する事項

服務規律の保持に関する経緯

廃棄ハラスメント対策に関
する経緯

廃棄

会計処理に関する業務廃棄予算の要求・編成に関
する業務

廃棄

決算に関する業務

廃棄借入金及び法人債等に
関する業務

廃棄

資金管理に関する業務

廃棄収入に関する業務

廃棄支出に関する業務

廃棄契約に関する業務

廃棄源泉徴収に関する事務の実施

廃棄物品の管理に関する業

廃棄財務に関する事項
会計処理に関する事項
予算及び決算に関する事項

出納に関する事項

調達に関する事項
源泉徴収に関する事項
物品の管理に関する事項

務
会計監査等
施設及び不動産管理に関する事項

会計監査等

廃棄

施設整備計画に関する事項

施設整備計画の立案・決定及び予算要求等に係る経緯

廃棄施設の維持管理に関する事
項

施設の維持管理に関する経緯

廃棄工事等の実施に関する事項

工事等の実施に関する経緯

廃棄

不動産に関する業務

廃棄防火・消防の実施に関
する経緯

廃棄

各種承認申請に関する事務等の実施経緯

廃棄

院内安全衛生管理に関する事務等の実施経緯

廃棄不動産に関する事項
防火・消防に関する事項
病院運営に関する事項
病院運営に関する事項

患者給食の管理廃棄

診療録等の管理廃棄病院経理に係る事項の決定及び実施経緯

廃棄その他病院運営に係る事項の決定及び実施経緯

廃棄研修医等の受入れに関
する経緯

廃棄

病院に関する報告及び
調査の実施

廃棄

教育、学生支援及び国際交流に関する事項
教務に関する事項

学位の授与に関する申請、審査、決定等の経緯

廃棄

他大学との単位互換等の実施に関する経緯

廃棄

授業等の計画及び編成

廃棄

学籍及び成績の管理

廃棄研究生等の受入れに関する事務の実施経緯

廃棄成績評価の実施

学生支援に関する事項

廃棄資格認定に係る教育課
程の編成及び認可に関する経緯

廃棄

社会教育・課外教育の実施に関する経緯

廃棄学生の表彰、処分等の実施及び経緯廃棄

学生の身上調査

廃棄

学生の身分証明

廃棄

学生団体の登録及び運営等に関する経緯

廃棄国家試験の出願に関する経緯

廃棄教育施設等の使用許可

廃棄

学生寄宿舎の管理運営に関する経緯廃棄

学生に対する福利厚生事業等の実施に関する経緯廃棄

留学生受入れに関する経緯

廃棄

留学生に対する生活支援等の実施経緯

廃棄協定締結の立案協議締
結に関する経緯

廃棄国際交流行事の企画及び実施に関する経緯

廃棄外国人研究者等に関する事項

外国人研究者等の受入れ等に関する経緯

廃棄

学生募集及び入学に関する事項

学生定員の管理及び変更に係る経緯廃棄

学生の募集、選抜及び受入れに関する事務の実
施経緯

廃棄

留学生に関する事項

国際交流事業に関する事
項

図書その他の学術資料の管理公開に関する事項

図書その他の学術資料の管理公開に関する事項

図書その他の学術資料
等の管理

廃棄

図書その他の学術資料等の収集・整理等の経緯

廃棄図書その他の学術資料等の利用提供に係る経緯及び実施状況

廃棄

学内外との図書その他の学術資料に関する調査
の実施

廃棄

注
①「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管することとする。
②｢廃棄｣とされているものであっても、１の基本的考え方に照らして、国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるようなものについては、移管が必要となる。
③移管については、当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。
(2) 上記に記載のない業務に関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。

別記様式
別記様式第 1 号（第 13 条第 1 項関係）
標準文書保存期間基準
大分類

中分類

標準法人文書ファイル名（小分類）

保存期間

備考

(注)
1 分類の基準は，「大分類」，「中分類」及び「小分類」の 3 段階とする。
2 「大分類」は，別表に定める「業務の区分」とする。
3 「中分類」は，別表に定める「法人文書の類型」とする。
4 「標準法人文書ファイル名（小分類）」は，関連する法人ファイルをまとめ，そのまとまりの内容を示したものとする。
5 「保存期間」は，別表第１に定める法人文書保存期間基準の区分に応じた保存期間とする。

別記様式第 2 号（第 17 条第 1 項関係）
法人文書ファイル管理簿
作成・取
得年度等

分類
大分類

中分類

名称
(小分
類)

作成
者・取
得者

起算日

保存期
間

保存期
間満了
日

保存媒
体の種
別

保存場
所

管理
者

保存期間満了時
の措置

備考

(注)
1 「作成・取得年度等」は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち，作成・取得された時期が最も古いものの作成・取得年度とする。なお，その他年度に準ずる時間単位（例：暦年，事業年度）で文書を管理している場合は，その単位を用いて記載することもできる。この場合，「20XX 年」・「20XX 事業年度」などと当該単位を明確に記載する。
2 「分類」，「名称」は，標準文書保存期間基準による。なお，「名称（小分類）」は，法人文書ファイル等の名称とする（掲載するのは，保存期間が 1 年以上のものとする。）。
3 「作成者・取得者」は，係等単位で記載する。
4 「起算日」は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の 4 月 1 日とする。ただし，ファイル作成日から 1 年以内の日であって 4 月 1 日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資す
ると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
5 「保存期間」は，当該法人文書ファイルに設定された保存期間を記載する。「許認可の効力消滅に係る特定日以後 5 年」等，保存期間が当初不確定である期間が設定されたものについては，具体的に保存すべき期間が確定した後に，具体的な年数を記載する。
6 「保存期間満了日」は，当該法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち，保存期間の満了する日が最も遅い文書の満了日を記載する。
7 「保存媒体の種別」は，紙，電子情報等の別を記載する。長期保存の観点から媒体変換等を行った場合は，適切に記載を更新する。
8 「保存場所」は，事務室，書庫，データ保管庫等の別を記載する。集中管理に伴い保存場所の変更を行った場合は，適切に記載を更新する。
9 「管理者」は，当該法人文書ファイルを管理している文書管理者を記載する。
10 「保存期間満了時の措置」は，保存期間の満了前のできる限り早い時期に「廃棄」，「移管」及び「保存期間の延長」等と記載する。

別記様式第 3 号（第 18 条第 3 項関係）
法人文書ファイル移管・廃棄簿
作成・取得
年度等

分類
大分類

名称
(小分類)

作成者・
取得者

起算日

中分類

保存期間

移管又は
廃棄をし
た日

保存媒体
の種類

移管元担
当課・係
等

移管又は
廃棄の別

備考

(注)
1 作成・取得年度等、分類、名称（小分類）、作成者・取得者、起算日、保存期間及び保存媒体の種別･････それぞれ「法人文書ファイル管理簿」の該当欄の載内容を転記する。
2 移管又は廃棄をした日………当該法人文書ファイルを独立行政法人国立公文書館等へ移管した日又は廃棄した日を記載する。
3 移管元担当課・係等………当該法人文書ファイルを管理していた課・室・係・担当又は事務室等を記載する。
4 移管又は廃棄の別……「移管」又は「廃棄」と記載する。