製 造・メーカー

株式会社ダイビ
年間470時間に及ぶ事務処理の削減と8,600枚のペーパーレス化を実現。電話・メールで発生しがちな業務の滞留・タイムラグを軽減させました。

目的・効果
電話・メールの削減｜従業員間の連絡
プロジェクト管理｜ノウハウ共有
予定の見える化｜FAX削減・ペーパーレス
採用・労務｜会議・朝礼｜BCP・安否確認業務自動化・Bot｜連携ツール

主な活用機能代表取締役社長

前田 哲治さん

経営管理部 総務課

主査

吉田 幸司さん

経営管理部 総務課主任

赤松 紗帆さんトーク

掲示板 カレンダー

タスク

Bot

創業以来、100年以上にわたり卒業アルバムの制作を手掛けている株式会社ダイビ。聴覚障がいを持つ従業員とのコミュニケーションをきっかけにLINE WORKSを導入しました。同社は電話・メールでの連絡をトークに置き換え、確認に係る時間を大幅に削減。また勤怠管理システム「奉行クラウド」との連携によって業務の効率化を図り、勤怠管理に係る業務時間を年間で474時間短縮させました。創出した時間はBCP対策や採用関連業務に充て、時代の変化を乗り越えられる組織作りに取り組む予定です。

御社の企業概要をご紹介ください。

LINE WORKSを導入された経緯を教えてください。

前田さん：

吉田さん：

当社は1918年の創業以来、100年以上にわたり卒業アルバム制作事業を中L INE WORKS 導入のきっかけは、マスクをつける習慣 が始まったこ

心に展開している印刷企業です。とくに大学の卒業アルバム制作に強みをとで聴覚障がいを持つ従業員とのコミュニケーションの課題に直面し持ち、北は北海道、南は沖縄県まで、年間で約2,100校・約26万冊の卒業アたことでした。その 社 員は、読 唇 術つまり口の動きで人の話をほとんルバムを制作しております。今後は少子化による生徒数・学生数の減少は避ど理 解できる優秀な人材のため、これまでは大きな問題なくコミュニけられない状況です。厳しい市場環境の中、どのようにしてシェアの維持・ケーションを取れていました。しかし、新型コロナウイルス感染症拡大拡大を図っていくのかが、当社のみならず業界全体の課題となっています。の影響で、皆がマスクをするようになり、スムーズなコミュニケーションが 難しくなりました。筆談をするにしても生 産性 が 落ちてしまうため、新たなコミュニケーションツールとしてLINE WORKSが候補に挙がり、2020年7月頃より一部部署から導入を開始しました。
前田さん：LINE WORKSの導入は、生産管理のデジタル化を推し進めている当社の取り組みの一つでもありました。卒業アルバム業界は、繁忙期と閑散期の差が非常に激しい業界です。具体的には8〜9月は就業時間が短く休みも多いですが、卒業シーズンに近い1〜2月に向けて非常に忙しくなります。労働の不均一性をいかになくし、合理的な生産体制を整えるかが当社にとっての大きな課題です。この課題解決の手段として、LINEWORKSの導入をはじめとしたデジタル化の推進を進めています。

導入事例 / 株式会社ダイビ共有し、求職者管理に役立てています。

最初にLINE WORKSを使用した所感を教えてください。
前田さん：
実際にLINE WORKSを使用し始めると、「さすが餅は餅屋だ」という印象を受けました。実はLINE WORKS導入前に、自社開発したグループウェアでチャットをしていたのですが、LINE WORKSの方が格段に使いやすく機能も揃っています。とくに、アプリのアイコン右上に赤丸で表示されるバッジの機能は素晴らしい発想だと思います。あの赤丸がタスクを活用して求職者の状況をまとめる。
選考状況に応じて適宜修正を行い、常に最新の状況に保っている通知を確認する動機付けになり、さらに操作性の高さやLINEへの馴染みもあり、想定以上に社内での浸透が早かったのが印象的でした。

LINE WORKSはどのように活用されていますか。

LINE WORKSの導入により、どのような業務改善を実現されましたか。

吉田さん：

前田さん：

主に使用している機能はグループトークやノート、掲示板、カレンダー、コミュニケーションが 圧 倒 的に円 滑になりました。L IN E WO R K S

タスクです。トークは部署内や部署間、担当者間でのコミュニケーショ

導入前に使っていたチャットツールやメールでは、連 絡を確 認したのンのために活用しています。例えば、営業部門から製本部門へ、印刷部か 送り手からは判 断できません。そのため、いちいち「○○さんは確数の変更やデータの修正などの指示連 絡をトーク上で行っています。

認しました か？」と電 話で確 認する手間がかかっていました。一方、

グル ープのノートは、部 署ごとに業 務上の 注 意 点を掲載したり、各 写LINE WORKS導入後は、誰が既読したかのかが一目で確認できるた

真館の特記事項の情報共有のために使用しています。掲示板について

め、電話による確認作業を省くことができているほか、連 絡漏れによは、社内全体のお知らせ や 会議議事録、社内報などを掲載し、社内向るミスも劇的に減らせています。また、情 報をトークで一 斉にリアル

け情報共有の用途で活用しています。

タイム共有できるようになったため、単純に情報の共有速 度も上がりました。
吉田さん：
情 報 の 共 有速 度向 上は、業 務 の 滞 留 防止にも寄 与しています。例 えば、営業部はLINE WORKSを用いて、お客さま先に居ながらデータの修正依 頼を送ることができるようになったため、営業社員が帰社するよりも前に、制作担当が修正対応に取りかかれるようになりました。とくに繁忙期は、リアルタイムに修正指示をやり取りできるので助かっています。

掲示板には落とし物のお知らせも掲載。
電話やメールよりも手軽かつスムーズな全社共有が可能に

そのほか、カレンダーは社員どうしの予定共有のために、タスクは人材募集時に活用しています。タスクには面接日や選考状況などを記録・

導入事例 / 株式会社ダイビLINE WORKSと奉行クラウドを連携させているとのことですが、どのように活用されているのでしょうか。

奉行クラウドとのアプリ連携により、どのような業務改善を実現されましたか。

吉田さん：

ワークフローの改善ひいては業務時間の削減を実現できました。ワー

まず、奉行クラウドからの通知やアラートを、該当者のLINE WORKS

クフローの改善で大きな効果を上げているのが、未打刻者対応に係るのトークに通 知させています。具体的には 未打刻の通 知、有給付与お業 務の削減です。未打刻者がいた場 合、以前は上長へ電話で「○○さよび有給残日数のお知らせ、4段階の残業時間の超過アラート、残業申ん、昨日打刻をしていないですが、有給ですか？打刻忘れですか？」と請や休暇申請など各種申請の通 知・アラートが該当者のトークへ送ら確認作業をしていました。しかし、これでは電話をする私はもちろん、れます。

上長も電話対応のため、業務の手が止まってしまいます。

赤松さん：

現在は、奉 行クラウドとの連 携により、未打刻通 知が該当者へ送られるようになりました。その結果、未打刻に係る申請を該当者本人が行うようになり、電話連 絡の手間と時間がなくなりました。また、奉 行クラ
有給の付与日数はトークで通知。従業員からは自分でメモを取ったり、総務課に問い合わせたりする必要がなくなり、「手間が減った」という声が多く上がる

ウドとの連 携で、残業申請や休暇申請など各種申請のペーパーレス化も進められています。以前はすべて紙ベースでの申請だったため、申請者→部課長→経営管理部長と、各階で判子リレーを物理的に行う必要

このうち、残 業時間の超 過アラートは、該当者のトークへ送られるとがありました。現在はそれらの作業をすべて奉行クラウド内で完結して同時に、管理職 へはメールで通 知される仕様です。また各種申請の通います。

知については、部下（申請者）から申請が届いたタイミングで上長（承認者）に通 知が届き、上長の承認後に部下に承認の通 知が届くようになっています。

勤怠管理や各種社内申請業務が奉行クラウドとLINE WORKSの連携によってペーパーレス化し、申請者と承認者双方にとっての手間が削減された

残業時間の超過アラートは、残業時間が40時間・60時間・80時間・100時間を超えると該当者に通知が届く

この 各 種 申 請 の ペーパーレス化 は 申 請 者 や 承 認 者 の 負 担 は もちろん、総務課の負 担も大幅に低 減させています。具体的には、残業 届の導入事例 / 株式会社ダイビ

Excel入力やチェック作業、休暇の事由の入力、申請書のシュレッダー

前田さん：作業などの手間がなくなったため、勤怠管理に係る事務処理時間を年経営サイドとしては、総務課と共に社員教育にもより注力していきたい間474時間、シュレッダー作業に係る手作業を年間2,880回削減し、年と考えています。例えば、勉強会やセミナーなども展開し、従業員のス間8,640枚のペーパーレス化できました。

キルを伸ばすサポートができたら良いなと思います。このような 新た効率化されたことで創出した時間で何をされる予定ですか。

な取り組みを考えられるのも、奉 行クラウドとの連携により総務課のキャパシティに余裕が生まれたからこそです。

赤松さん：

今後、当社が業界で生き残るためには、競合優位性の確保および従業これまで総務課として手薄になっていたほかの仕事に取り組みたいと考員満足度の向上を目的に、DX（デジタルトランスフォーメーション）をえています。具体的には、緊急事態時における事業継続のための対策、推進していく必要があります。LINE WORKSについては、DX推進の観いわゆるBCP対策（事業継続計画）の策定を進めていく予定です。加え点から、引き続き社内のコミュニケーションツールや外部システムとのて、費用対効果の高い求人媒体の選定や採用手法の見直しなどを行い、連携を進めていきたいと考えています。

より効果的な採用活動の実現も目指していきたいと考えています。
※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2022年9月当時のものです。

提供元
LINE WORKS株式会社
line-works.com

販売パートナー