私立大学図書館協会
２０１２年度東地区部会 臨時役員会議議事要録

日 時：２０１２年８月２９日（水）１２時４５分～１３時４５分
会 場：慶応義塾大学三田キャンパス 南校舎 ４１２教室
出席者：名簿のとおり
配布資料
資料１：出席者名簿
資料２：「役員校活動費」運用内規（改正案）

本日の議題である、役員校の活動費の規程の改定について、議事に先立ち、部会長校明治学院大学(秋月)より今回の提案にいたる経緯について説明があった。
役員校活動費について、部会長校より３００キロより遠い役員校については１０万円という内規があるが、交通費が１０万円を超える役員校がある実情に対応するため、昨年度、前任の増山館長のときに、実費を支払う方向で話し合いがあった。これに基づき、距離に応じて上限を定め、期末において残額が生じた場合には返納し、実質的に実費負担の形にできる改正案を、提出したい。昨年度より検討されていたが、今年度４月開始に間に合わなかったため、改正案は今年度より適用したい。
議 事：
１．役員校活動費改正案について（資料２）「私立大学図書館協会東地区部会役員校活動費」運用内規（改定案）について、明治学院大学（秋月）より、改正部分の説明があった。
（標題）について正式名称「私立大学図書館協会東地区部会」を追加した。
（２．財源）の項「予算額は、10 千円とする。
」の一文を削除した。
（３．交付の対象校と金額）の項「部会長校から 300km 以遠の役員校 100 千円」を削除した。
「部会次長校から役員校の鉄道距離に応じた金額を役員校に交付する。100km 以上 300k 未1

満

100 千円/300km 以上 600km 未満 150 千円/600km 以上200 千円」を追加した。

「参考：（東京←→函館 871km）」を追加した。
上限が定められて実費支給できなかったため、上限の条件を再考し、距離に応じて上限金額を定めた。
（５．使用使途）の項
私立大学図書館協会の運用内規を参考に、「５．使用用途」を新たに追加した。
「（１）使用については、役員校として出席した会議、行事等の出張経費用とする。
（２）出張費については、交通費、宿泊費を主として、飲食費に使用しない。
（３）役員校として出張する会議、行事等は、以下のものを主とする。
１）東地区部会総会
２）東西合同役員会
３）東地区部会役員会
４）東地区役員会事務連絡会（４）業者への支払い、部会長校への残金返金に伴う振込手数料については。
「役員校活動費」から執行する。
」を追加した（付則）について末尾に「付則」を新たに追加した。
「2012 年度 8 月 29 日一部改正。2012 年度より施行。」を追加した。
2012 年度からの施行とし、今年度の予算は予備費から執行したい。2013 年度より改正案を前提に役員活動費を予算化する。
・「交付の対象校と金額」の数字の根拠について補足説明
仙台 350km 10,790(片道)×2 ＋ 宿泊 10,000 とする（=31,580）、会議 4 回で 126,320 円
八戸 631km

15,550（片道)×2＋宿泊 10,000 とする（=41,100）、会議 4 回で 164,400 円

北海道は航空機利用を勘案したが、パック等安いプランがあるため、定価を前提とせずに、金額を想定した。
Q：残額の返納について領収書添付か。
A：領収証の添付は義務付けていない。現在は出納一覧の提出により運用している。
Q：目的のところの「地区での活動」とはなにか。
A：ここに書かれた理由はわからない。全体の役員校活動費に含まれれば削除してもよい。
Q：300km 以上が変更になるので、実際には、東北北海道地区の幹事校１校のみが対象か。
A：そういうことになる。
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Q：改正案が全額補填なのか、一部補填なのか。北海道は、航空機利用で１回５万円では足りない。全額補填でかつ残金返納という考え方であれば、さらに余裕を持って金額を設定してはどうか。
今年１月の 2011 年度第 2 回役員会で話された実費支給という考え方へ改正するのであれば、北海道だけ実費負担がでてしまうのはどうか。
A：高く設定し、残額は返却いただくという前提で全額カバーできる上限を設定、600km 以
上は 25 万円としたい。
北海道からは航空機使用を認めていただきたい。
Q：８月２９日に改正し、２０１２年度より予算執行し、年度末には残額返納となれば、付則で２０１２年度より施行とわざわざ言わなくともよいのではないか。改正が決まれば即日施行という理解で十分ではないか。
A：付則は削除する。
以上の、意見交換の内容を集約し、明治学院大学（秋月）より、改正案について以下のとおり修正する提案があり、承認された。

（１．目的）の項「地区での活動」の文言を削除する。
（３．交付の対象校と金額）の項
600km 以上 の「200 千円」を「250 千円」へ修正する。
（付則）について末尾の「付則」に記述をすべて削除する
２．その他
東北北海道地区からの役員校選出について、意見交換を行った。
役員校活動費に関する問題は今回の改正案で解決したが、役員校を東北北海道地区からのみ選出されて、他の地域から選出されないという問題も継続した課題である。東北北海道地区から選出する意義はなにかを考える必要があるのではないか。
東北北海道地区以外のところは、役員校になるチャンスもない。西地区のように地区を分け3

て何年に 1 度の持ち回りも考えられるのではないか。
以前、私立大学図書館協会は財政状況がきびしく、出張経費なども役員校が負担していた時代があったため、規模の大きい大学でないと役員校が受けられないという事情があった。現在は経費が出ているので事情が変わって広げられる可能性もある。その反面各図書館の力が弱くなっている。
首都圏以外の大学と交流をはかって、意見をいただいたほうがよいのではないか。
西地区は、歴史的な経緯もあって地区ごとにローテーションができている。東地区は、西地区の協議会と同様の活動を行うのは難しいのでは。地域をどのように分けてどのように明記するかが難しい。東北北海道地区という明記の仕方が問題であり、名称をどう読み換えるか。
共通認識をもったうえで変更した方がよい。
東北北海道地区から提示された課題４点のうち１点（役員活動費）は解決したが、残りの３点について、今期に検討したことを次期に引き継げるようにしたい。
1）東北と北海道を一つの地域とすることは無理があることから、北海道地区、東北地区とそれぞれの地区として考え、任期は当面現状と同じく 2 年交代とする。
2）「地区担当理事校」の名称は地区に対する何らかの役割があるように見えるため適切な名称に変更すること。
3）東北、北海道についてはあくまで「地方枠理事校」の考えから、今後理事校を選出していない他の地域（静岡、新潟等）からの理事校選出及びその任期についても検討し具体化すること。
4）役員活動費についても担当及び参加しやすい条件整備の充実のため、東地区部会役員会において早々に改正すること。
以上の意見交換の後、酪農学園大学（頭川）より、以下のような要望があった。
北海道地区私立大学図書館協議会と私立大学図書館協会東地区部会とは違う組織である。この課題について、東北北海道の問題ということではなく、東地区全体でどうしたいのかということを、あと２年後（２０１５年度）までに提示していただきたい。
これを受けて明治学院大学（秋月）より、東地区の活動をどのような形にしていくか、今期中に何らかの方向性をだしていきたい、との発言があり、意見交換を終えた。
以上4