003-02 2022/10/01

大学共同利用機関法人自然科学研究機構法人文書管理規程

平成１６年４月１日
自機規程第５０号

目次
第１章

総則（第１条及び第２条）

第２章

管理体制（第３条－第８条）

第３章作成（第９条－第１１条）

第４章

接受，配布等（第１２条－第１６条）

第５章

起案，決裁及び合議（第１７条－第２２条）

第６章

発送等（第２３条－第２５条）

第７章

整理（第２６条－第２８条）

第８章

保存（第２９条及び第３０条）

第９章

法人文書ファイル管理簿（第３１条及び第３２条）

第１０章

移管，廃棄又は保存期間の延長（第３３条－第３５条）

第１１章

秘密文書の取扱い（第３６条－第３９条）

第１２章

点検・監査及び管理状況の報告等（第４０条－第４２条）

第１３章

研修（第４３条及び第４４条）

第１４章

補則（第４５条）

附則

第１章

総則

（目的）
第１条

この規程は，公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。）第１３条第１項の規定に基づき，大学共同利用機関法人自然科学研究機構（以下「機構」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条
一

この規程における用語の定義は，次のとおりとする。
法人文書機構の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって，機構の役員又は職員が組織的に用いるものとして，機構が保有しているものをいう。ただし，法第２条第５1003-02 2022/10/01

項各号に掲げるものを除く。
二

研究・教育関係法人文書前号に規定する法人文書のうち研究教育職員，年俸制職員（特任専門員を除く。）又はこれらの者の組織が主体となって管理するものをいう。
三

法人文書ファイル等機構における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
四法人文書分類基準表

事務及び事業の性質，内容等に応じた，大分類，中分類，小分類の３段階の階層構造を基本とする系統的な文書の分類及び法人文書ファイルを類型化した標準法人文書ファイルの名称その他の必要な事項を記載した表をいう。
五法人文書ファイル管理簿機構における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
六機関等

大学共同利用機関法人自然科学研究機構組織運営通則（平成１６年通則第１号。以下「組織運営通則」という。）第２条に規定する大学共同利用機関及び共通施設等，第２条の２第１項に規定する機構直轄の研究施設並びに第３条に規定する組織のうち，次に掲げるものをいう。ただし，岡崎共通研究施設（組織運営通則第２条第２項に基づき，第５０条第１号に規定する施設）については，組織運営通則第５１条各号に掲げる施設を担当する大学共同利用機関に属するものとする。
イ

大学共同利用機関及び共通施設等（組織運営通則第２条。ただし，同条第２項を除く。）

ロ

機構直轄の研究施設（組織運営通則第２条の２第１項）

ハ

事務局（組織運営通則第３条第１項第１号。同項各号に掲げる組織を含む。）

ニ

岡崎３機関共通組織（組織運営通則第５０条に掲げる組織。ただし，同条第１号を除く。）

七機関等事務次に掲げる事務をいう。

イ

事務局（組織運営通則第３条第１項第１号）

ロ

国立天文台事務部（組織運営通則第２３条）

ハ

核融合科学研究所管理部（組織運営通則第２８条第１項第１号）

ニ

岡崎統合事務センター（組織運営通則第５０条第２号）

八

課室等

機構において，法人文書の管理を担当する組織単位をいい，当該組織の単位については，各機関等において別に定める。
九

秘密文書

秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいい，その写し，その他の書類，図表，写真等記録されたすべての資料で，秘密保全の必要のあるものをいう。
2

003-02 2022/10/01

第２章

管理体制

（法人文書管理最高責任者等）
第３条

機構に法人文書管理最高責任者を置き，機構長をもって充てる。

２

機構に総括文書管理者１名を置き，理事（総務担当）をもって充てる。

３

総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。
一

法人文書ファイル管理簿及び法人文書ファイル移管・廃棄簿の調製

二

法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施

三

法人文書の管理に関する研修の実施

四

組織の新設・改編・廃止に伴う法人文書の管理に関する必要な措置

五大学共同利用機関法人自然科学研究機構法人文書ファイル保存要領（平成２３年総括文書管理者決定。以下「保存要領」という。）その他この規程の施行に関し必要な規則等の整備

六その他法人文書の管理に関する事務の総括

４

機構に副総括文書管理者１名を置き，事務局長をもって充てる。

５

副総括文書管理者は，第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

（機関等文書管理者）
第４条
２

機構に機関等文書管理者を置き，機関等の長をもって充てる。

機関等文書管理者は，当該機関等における前条第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するとともに，法人文書を適切に管理するものとする。
（文書管理者等）

第５条

文書管理者は，機関等の各課室等の長をもって充て，当該課室等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。ただし，研究・教育関係法人文書については，機関等文書管理者が指名する者とする。
２

文書管理者は，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行うものとする。
一保存（所在情報及びアクセス権の管理を含む。）

二

保存期間が満了したときの措置の設定

三

法人文書ファイル管理簿への記載

四

移管又は廃棄（法人文書ファイル移管・廃棄簿への記載を含む。）等

五

管理状況の点検等

六

法人文書の作成，標準文書保存期間基準（以下「保存期間基準」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
３

文書管理担当者は，文書管理者が指名した者とする。
3

003-02 2022/10/01

４

文書管理担当者は，文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。

（監査責任者）
第６条

機構に監査責任者１名を置く。

２

監査責任者は，監査室長をもって充てる。

３

監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

（職員の責務）
第７条

職員は，法の趣旨にのっとり，関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者，機関等文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
（文書処理簿等）
第８条

機関等事務には，次の各号に掲げる文書処理簿等を備える。

一

文書処理簿

二

特殊文書受付簿

三原議書

四

郵便物発送請求簿

五

電報発信簿

六

法人文書分類基準表

七

法人文書ファイル管理簿

八

法人文書ファイル移管・廃棄簿

第３章

作成

（文書主義の原則）
第９条

職員は，文書管理者の指示に従い，法第１１条の規定に基づき，法第１条の目的の達成に資するため，機構における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに機構の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。
（別表１の業務に係る文書作成）
第１０条

別表１に掲げられた業務については，当該業務の経緯に応じ，同表の法人文書の類型を参酌して，文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）
第１１条

文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，役員及び職員にとって利便性の高い方式を用いてその利用に供するものとする。
２

文書の作成に当たっては，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
4003-02 2022/10/01

第４章

接受，配布等（文書の接受）第１２条

機関等の課・係等又は職を名あて人とする文書は，当該機関等における文書担当係において接受する。
２

職員が文書を直接受け取ったときは，速やかに文書担当係へ回付しなければならない。
（接受文書の処理）

第１３条

文書担当係は，前条の規定により文書を接受したときは，次に掲げるところにより処理しなければならない。
一接受した文書は，第１５条に定める特殊文書を除き，直ちに開封し，その内容により所管の課・係等別に分類し，接受文書に記号，番号及び受付年月日を記入するとともに，文書処理簿に所要事項を記入する。ただし，軽易な文書は，記号，番号の記入及び文書処理簿への記入を省略することができる。

二前号の規定により処理した文書は，名あて人又は所管の課・係等に配布すること。

（文書の記号及び番号）
第１４条
２

文書の記号は，別表２のとおりとする。

文書番号は，毎年４月１日をもって更新し，文書の記号別に付与するものとする。
（特殊文書の処理）

第１５条

第１２条により接受した文書のうち，親展文書，秘密文書，書留郵便物及び電報は，特殊文書受付簿に所定事項を記入の上，受領印を徴し，名あて人に配布するものとする。
２

特殊文書の名あて人不在等のため，事務処理に支障を来すおそれがあるときは，文書担当係が開封し，適切な措置をとるものとする。

３

特殊文書で，名あて人又は前項の規定による開封者が閲覧し，文書処理簿に記載することが適当と認めた場合は，文書処理簿に所要事項を記入するものとする。
（所管の課係の接受文書の処理）

第１６条

前条に規定する文書の配付を受けた名あて人又は所管の課・係等は，直ちに文書処理簿，特殊文書受付簿に記入された当該文書に関する情報を確認の上，受領印を押印し接受する。

第５章

起案，決裁及び合議（起案の原則）
第１７条

事案の処理は，原則として起案文書によらなければならない。
5003-02 2022/10/01

２

起案文書は，原則として事案ごとに作成するものとする。

３

起案文書の表紙には，原則として原議書を用いるものとする。なお，原議書を用いない場合にあっては，原議書の内容のうち，必要と思われる事項の記載された任意の様式を用いることができる。

４

起案文書は，左横書きとする。ただし，特に縦書きの必要があるものについては，この限りではない。

５起案文書には，必要に応じ，関係資料を添付するものとする。

６

起案文書のとじ方は，左とじとする。ただし，縦書きのもの並びに縦書きの文書及び資料が添付されているものについては，この限りではない。
（起案文書の区分）

第１８条

起案文書には，当該文書の内容を区分する簡単な語句を件名の後ろに括弧書きする等の方法により，その区分を明示しなければならない。
２

前項に規定する文書の区分については，次の各号に掲げるとおりとする。
一制定

規則，基準，内規等を定める文書

二通知

所掌事務に関して必要な事項を伝達するための文書

三

依頼

依頼に関する文書

四

照会

照会に関する文書

五

回答

依頼，照会に対する回答に関する文書

六

報告

法令等に基づいて官公庁，上司その他に報告する文書

七

申請

許可，認可，承認等を求めるために提出する文書

八協議

他の行政機関等に対する協議のための文書

九

供閲

供閲に関する文書

十契約

契約に関する文書

十一

証明

事実証明に関する文書

十二その他必要に応じた当該文書の内容を区分する簡単な語句（供閲文書）
第１９条

供閲文書は，原議書を用い，又は適宜の方法により，上司及び関係課・係等の閲覧に供するものとする。
（決裁の原則）第２０条
２

起案文書は，名義者の決裁を受けることを原則とする。

文書の名義及び決裁に関する事項は大学共同利用機関法人自然科学研究機構文書決裁規程（平成２１年自機規程第８０号）によるものとする。
（合議を要する場合）

第２１条

起案文書の内容が，起案する課・係等以外の課・係等の所掌事務に関係があるときは，当該課・係等に合議しなければならない。ただし，決裁を得た後その内容を連
6

003-02 2022/10/01

絡することをもって足りるとき，又は当該文書の写しを関係課等に配布することをもって足りるときは，合議を省略することができる。
（合議の際の訂正）
第２２条

合議を受けた課・係等において起案文書を訂正するときは，訂正個所に押印し，原議書の備考等の欄にその訂正理由を記入しなければならない。

第６章

発送等

（発送準備）
第２３条発送文書の浄書及び印刷等の発送準備は，起案者の所属する課・係等において行う。
２

発送文書の日付は，特別の事情がある場合を除き，決裁年月日とする。
（公印の押印）第２４条

公印を必要とする文書を発送しようとする場合は，発送文書及び起案文書を大学共同利用機関法人自然科学研究機構公印規程（平成１６年自機規程第１５号）に規定する公印管守責任者又は公印管守担当者（以下「公印管守責任者等」という。）に回付し，次項に規定する照合を得て，公印管守責任者の定める公印使用簿に所要事項を記入の上，押印を受け，又は公印を使用しなければならない。ただし，文書の名義者が支障ないと認めたときは，公印の押印に代え，署名することができる。
２

公印管守責任者等は，公印を使用する際，文書に違式，誤り，脱字があり又は用語上不適当なものがあるときは，訂正させることができる。
（発送）

第２５条

発送文書は，郵便物発送請求簿を添え，文書担当係に回付するものとする。

２

前項の文書の発送は，文書担当係において行う。

３

電報は，電報発信簿に所要事項を記入して起案課において発信するものとする。

４

電子メールシステム及びファクシミリにより文書の発送を行う場合は，前２項の規定に係わらず，次の各号に定める者が行うことができる。
一

電子メールシステムにより行う場合

二

ファクシミリにより行う場合

第７章

電子メールの送信者

送信文書の担当者

整理（職員の整理義務）
第２６条

職員は，第２７条及び第２８条に基づき，次に掲げる整理を行わなければならない。
7003-02 2022/10/01

一作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

二

相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。

三前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

（分類・名称）第２７条

法人文書ファイル等は，機構の事務及び事業の性質，内容等に応じて法人文書分類基準表に従い分類（別表１に掲げられた業務については，同表を参酌して分類）し，分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第２８条

文書管理者は，別表１に基づき，保存期間基準を定めなければならない。

２

第２６条第１号の保存期間の設定については，保存期間基準に従い，行うものとする。

３

保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては，法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては，１年以上の保存期間を定めるものとする。

４

第２６条第１号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし，文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。

５第２６条第３号の保存期間は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

６第２６条第３号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし，ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算して第２項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
７第４項及び第６項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書，当該法人文書がまとめられた法人文書ファイル及び他の法令等に定めがある場合については，適用しない。

第８章

保存（法人文書ファイル保存要領）
第２９条

総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう，保存要領を定めるものとする。
8

003-02 2022/10/01２

保存要領には，次に掲げる事項を記載しなければならない。
一

紙文書の保存場所・方法

二

電子文書の保存場所・方法

三

引継手続

四

その他適切な保存を確保するための措置（アクセス権を含む。）

（保存）
第３０条

文書管理者は，保存要領に従い，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りではない。

第９章

法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第３１条

総括文書管理者は，機構の法人文書ファイル管理簿について，公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条に基づき，磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。）をもって調製するものとする。
２

法人文書ファイル管理簿は，あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットを利用して公表しなければならない。

３

法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

（法人文書ファイル管理簿への記載）
第３２条

文書管理者は，少なくとも毎年度１回，管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について，施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２

前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号。以下「情報公開法」という。）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

３

文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した法人文書ファイル移管・廃棄簿に記載しなければならない。

第１０章

移管，廃棄又は保存期間の延長
9003-02 2022/10/01（保存期間が満了したときの措置）
第３３条

文書管理者は，法人文書ファイル等について，別表１に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２

第３２条第１項の法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で，法人文書ファイル管理簿への記載により，前項の措置を定めるものとする。

３

総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

（移管又は廃棄）第３４条

文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書フ

ァイル等について，前条第１項の規定による定めに基づき，国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。
２

文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして機構において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，国立公文書館に意見を提出しなければならない。

３

法人文書を廃棄するに当たっては，廃棄する法人文書の内容に応じた方法で行うものとし，当該法人文書に情報公開法第５条各号に規定する不開示情報が記録されているときは，当該不開示情報が漏えいしないようにしなければならない。
（保存期間の延長）

第３５条

文書管理者は，次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は，当該法人文書ファイル等の区分に応じ，それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間，当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において，一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならない。
一

現に監査，検査等の対象になっているもの

当該監査，検査等が終了するまでの間

二現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの

当該訴訟が終結するまでの間
三

現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの

四

当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間開示請求があったもの

情報公開法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２

文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，その職務の遂行上必要があると認めるときには，その必要な限度において，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
10

003-02 2022/10/01

３

文書管理者は，前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長しようとする場合は，予め，延長する期間及びその理由について機関等文書管理者を経て総括文書管理者の承認を得なければならない。

第１１章

秘密文書の取扱い（区分及び指定）第３６条

秘密文書は，その内容の秘密保全の必要性に応じて，次の各号の基準により区分する。
一

極秘

秘密保全の必要度が高く，その漏えいが機構の安全又は利益に損害を与えるおそれのあるもの
二２

秘前号以外の秘密文書で，関係者以外に知らせてはならないもの

秘密文書の区分の指定は，極秘とする文書にあっては機関等文書管理者が，秘とする文書にあっては文書管理者が行うものとする。

３

秘密文書の区分の指定は，これを必要最小限にとどめるものとする。
（秘密保持）

第３７条

秘密文書の作成，回付，発送，保管等に当たっては，その秘密が漏れないよう，細心の注意を払って取り扱わなければならない。
２

職員は，秘密文書又はその内容をその内容となっている事項の処理に関係のある者であって指定者が必要と認めた者以外の者に手交し又は知らせてはならない。
（表示）

第３８条

秘密文書には，次の事項を明記しなければならない。

一「極秘」又は「秘」の区分

二

作成部課名等三秘密取扱期間四

極秘文書にあっては，配布先等その所在を明らかにするための一連番号

（保管）
第３９条

秘密文書を保管するときは，他の文書と区別して，施錠が可能な書庫等に保管しなければならない。

第１２章

点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第４０条

文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度１回，点検を行い，その結果を機関等文書管理者を経て総括文書管理者に報告
11003-02 2022/10/01

しなければならない。
２

監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度１回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

３

総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。

（紛失等への対応）
第４１条

文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者及び機関等文書管理者に報告しなければならない。
２

総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。

（管理状況の報告等）
第４２条

総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。

第１３章

研修

（研修の実施）第４３条

総括文書管理者及び機関等文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第４４条

文書管理者は，総括文書管理者，機関等文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

第１４章

補則

（細則）
第４５条

附

この規程の施行に関し必要な事項は，別に総括文書管理者が定める。

則

この規程は，平成１６年４月１日から施行する。
附則

この規程は，平成１８年４月１日から施行する。
附則

この規程は，平成１８年１０月１日から施行する。
12

003-02 2022/10/01

附則

この規程は，平成２１年５月１日から施行する。
附則

この規程は，平成２１年５月２８日から施行する。
附則

この規程は，平成２２年４月１日から施行する。
附則

この規程は，平成２２年８月１日から施行する。
附則

この規程は，平 成 ２ ３ 年 ４ 月 １ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

この規程は，平 成 ２ ３ 年 ７ 月 ２ １ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

この規程は，平 成 ２ ４ 年 ４ 月 １ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

この規程は，平 成 ２ ７ 年 ３ 月 １ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

この規程は，平 成 ２ ７ 年 ４ 月 １ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

この規程は，平 成 ２ ８ 年 ４ 月 １ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

この規程は，平 成 ２ ８ 年 １ ０ 月 １ 日 か ら 施 行 す る 。
附則

この規程は，平成３０年４月１日から施行する。
附則

この規程は，平成３１年４月１日から施行する。
附則

この規程は，令和３年４月１日から施行する。
附則

この規程は，令和４年４月１日から施行する。
附則

この規程は，令和４年１０月１日から施行する。

13

003-02 2022/10/01

別表１（第１０条，第２８条及び第３３条関係）
法人文書の保存期間及び保存期間満了時の措置基準
法人文書の区分１

保存期間

保存期間満了時の措置

管理運営に関する事項

機構の沿革記録に関する重要な文書
行事及び儀式に関する重要な文書
組織，予算，定員の基本的事項に関する文書
法人登記に関する文書
不動産登記に関する文書
施設に関する特に重要な文書

無期限

移管

３０年

廃棄

１０年

廃棄

７年

廃棄

中期目標，中期計画，年度計画，業務方法書及びそれらに関する文書業務の実績に関する報告書及びそれに関する文書
その他無期限保存が必要であると認められる文書
裁定，通達，回答等のうち特に重要な文書
通則等の制定及び改廃に関する文書
役員会，機構長選考・監察会議，経営協議会，教育研究評議会等の重要な会議に関する文書
公印の制定及び改廃に関する文書
訴訟に関する文書
総勘定元帳，有形固定資産の台帳及び財務諸表
資産の寄附，購入，交換，貸付等に関する重要な文書
契約等に関する文書のうち重要な文書
その他３０年保存が必要であると認められる文書
裁定，通達，回答等のうち重要な文書
事業報告書
各種会議及び委員会に関する文書のうち重要な文書
国立大学法人評価委員会に関する文書
各種統計調査に関する文書のうち重要な文書
その他１０年保存が必要であると認められる文書
予算，決算及び出納に関する文書のうち，予算要求書，決算報告書，月次試算表等の重要な文書
経理に関する伝票及び証拠書類

14003-02 2022/10/01

契約等に関する文書
会計検査及び監査に関する文書
総勘定元帳及び有形固定資産の台帳以外の会計帳簿
資産の用途変更，引き継ぎ，新築及び改築等に関する文書
その他７年保存が必要であると認められる文書
裁定，通達，回答等のうち軽易な文書
他機関等からの照会及び回答等に関する文書
供閲文書のうち重要な文書
各種会議及び委員会に関する文書
各種統計調査に関する文書
本機構が発行する広報，職員録等に関する文書
予算，決算及び出納に関する文書（７年保存する文書を除く。）

５年

廃棄

３年

廃棄

１年

廃棄

無期限

廃棄

契約等に関する文書（３０年保存及び７年保存する文書を除く。）
資産に関する文書（３０年保存及び７年保存する文書を除く。）
交付金，寄附金等に関する文書のうち重要な文書
その他５年保存が必要であると認められる文書
行事及び儀式に関する文書のうち軽易な文書
照会，回答，通知，依頼等に関する文書のうち重要な文書
その他３年保存が必要であると認められる文書
照会，回答，通知，依頼等に関する文書のうち軽易な文書
証明に関する文書
講師派遣に関する文書
あいさつ状，案内状，礼状等に関する文書
その他１年保存が必要であると認められる文書
２

人事に関する事項

役員及び職員（非常勤職員を除く。）の人事記録及び履歴等の付属書類
職員の健康安全管理に関する重要な文書

15

003-02 2022/10/01

栄典又は表彰の授与の結果を証明する文書
その他無期限保存が必要であると認められる文書

名誉教授の称号授与に関する文書
役員及び職員（非常勤職員を除く。）の任免，給与，分限，懲戒，長期給付及び退職手当に関する文書

３０年

廃棄

１０年

廃棄

５年

廃棄

３年

廃棄

１年

廃棄

３０年

廃棄

７年

廃棄

５年

廃棄

職員の災害補償に関する文書
その他３０年保存が必要であると認められる文書
非常勤職員の任免に関する文書
職員の給与に関する文書
栄典又は表彰に関する文書（無期限保存する文書を除く。）
その他１０年保存が必要であると認められる文書
職員の諸手当に関する文書
職員の出張に関する文書
その他５年保存が必要であると認められる文書
職員の研修に関する文書
職員の兼業に関する文書
職員の勤務状況に関する文書
その他３年保存が必要であると認められる文書
講師派遣に関する文書
その他１年保存が必要であると認められる文書
３

研究協力に関する事項

知的財産に関する特に重要な文書
その他３０年保存が必要であると認められる文書
安全保障輸出管理に関する文書
その他７年保存が必要であると認められる文書
知的財産に関する文書
利益相反に関する文書
科学研究費補助金等の申請等に関する文書
共同利用・共同研究に関する文書
民間等との共同研究に関する文書
受託研究に関する文書
受託研究員に関する文書
16003-02 2022/10/01

研究連携に関する文書
各種研究助成金の申請等に関する文書
国際交流協定に関する文書
国際交流等に関する文書
その他５年保存が必要であると認められる文書
４

その他の事項

法人文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用する文書として継続的に保存すべき文書
法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿
文書処理簿
その他の法人文書

別表２（第１４条関係）
自機総第号

事務局総務課

自機人第号

事務局人事労務課

自機財第号

事務局財務課

自機研第号

事務局研究協力課

自機施第号

事務局財務課施設・資産マネジメント室

自機監第号

監査室

自機共第号

文部科学省共済組合自然科学研究機構支部

国天総第号

国立天文台事務部総務課

国天研第号

国立天文台事務部研究推進課

国天財第号

国立天文台事務部財務課

国天経第号

国立天文台事務部経理課

国天施第号

国立天文台事務部施設課

国天ハ第号

国立天文台ハワイ観測所

国天チ第号

国立天文台チリ観測所

国天野第号

国立天文台野辺山宇宙電波観測所

国天水第号

国立天文台水沢ＶＬＢＩ観測所

核研総第号

核融合科学研究所管理部総務企画課

核研財第号

核融合科学研究所管理部財務課

核研研第号

核融合科学研究所管理部研究支援課

核研施第号

核融合科学研究所管理部施設・安全管理課

17

常用

廃棄

３０年

廃棄

５年

廃棄

１年未満

廃棄

003-02 2022/10/01

核研技第号

核融合科学研究所技術部

岡崎総第号

岡崎統合事務センター総務部総務課

岡崎国第号

岡崎統合事務センター総務部国際研究協力課

岡崎財第号

岡崎統合事務センター財務部財務課

岡崎調第号

岡崎統合事務センター財務部調達課

岡崎施第号

岡崎統合事務センター財務部施設課

基研技第号

基礎生物学研究所技術課

生研技第号

生理学研究所技術課

分研技第号

分子科学研究所技術推進部

18