個人情報保護方針
制定 2005 年 4 月 1 日
最終更新日 2019 年 10 月 18 日
東京メンタルヘルス株式会社
代表取締役

武藤 清栄

１．個人情報保護理念
当社は、メンタルヘルスの支援や予防を目的としてメンタルヘルスに関する相談・教育・研究などの事業を行っております。当社のこれらの事業は、関係者(お客様、お取引先様、株主様、および従業員)との信頼の上に成り立っていると考えています。
当社は、当社が事業活動をする上でお預かりする全ての個人情報をより厳正に取り扱うため、役員および従業員等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。
当社は、予め特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。そのための措置を講じてまいります。
また当社は、日本工業規格 JISQ15001：2006「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステム─要求事項」および個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守して個人情報を取り扱います。
なお、この個人情報保護方針における用語の定義は個人情報保護法に準じます。

２．内部管理体制の確立
当社は、適切な個人情報の取り扱いのために以下の事項を実施します。
(1)当社の事業の内容及び規模に応じた適切な個人情報の取得、利用及び提供に努め、また個人情報の取り扱い方法を定めた内部規定を整備します。
(2)個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正(改善)のための対策を講じます。
(3)「個人情報保護管理者」を任命し、内部規定の遵守を徹底します。
(4)役員を含む全従業員に個人情報の取扱に関する教育を年１回以上実施します。
(5)内部規定およびその遵守の状況を年１回以上の監査を行い、点検します。
(6)個人情報保護のための内部管理体制を継続的に改善します。

３．個人情報の取得と利用(1)【利用目的】
当社は、ご本人から書面などで直接お預かりする個人情報についてはお預かりする際に明示し同意をいただいた利用目的の範囲内で個人情報を利用させていただきます。それ以外の方法で取得した個人情報についても、別途公表する利用目的の範囲内でのみ利用させていただきます。
当社の全般的な利用目的は→こちら(2)【ご提供の任意性】
当社がお客様などご本人に個人情報の提供をお願いした場合、ご本人から当社への個人情報の提供は任意です。ただしご提供いただけない情報の種類によって、当社からのサービスの一部又は全部をご提供できない場合があります。
(3)【自動取得する情報】
当社は、当社自身のＷＥＢサイトの評価のため、アクセスログを記録しています。いずれの自動取得情報も当社の情報セキュリティ関連規定に従い、適切に管理いたします。
(4)【利用および第三者への提供】
当社は、以下のいずれかの場合を除いて、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用したり第三者に提供したりいたしません。
① 本人の同意がある場合。なお第三者に提供する場合には原則として、機密保持、再提供の禁止、お客様からのお申し出により利用を停止することを契約の条件といたします。
② 法令等により開示を求められた場合③ 本人または公衆の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
④ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき⑤ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)【委託】当社は、業務を円滑に進めるために、外部業者に個人情報の一部又は全部の処理を委託することがあります。（この場合、安全管理対策の充実した委託先を選定し、かつ安全管理対策を契約において義務付けます）（6）【クッキーの利用について】
当社は、自己の運営するＷｅｂサイトにて、以下の様な目的でクッキー(Cookie)を利用することがあります。クッキーとは、ウェブサーバがお客様のブラウザに送信する小規模の情報で、お客様のディスクにファイルとして格納されるものです。なお、クッキーにより、お客様個人が識別されることはございません。
①お客様が使用されているコンピュータを識別し、お客様がどのページを訪れたかなどを把握するため②Ｗｅｂサイトやメールなどの内容をお客様が更にご満足いただけるよう改良したり、お客様個々のご利用にあわせてカスタマイズしたりするため③クッキーの利用により得られた情報を統計的に処理し、資料として使用あるいは公表するためお客様ご自身がブラウザの設定を変更することにより、クッキーの受取りを拒否したり、クッキーを受取ったときに警告を表示させることができます。ただし、クッキーなしでは内容に制限が生じるサービスや利用できないサービスもございますので、その旨あらかじめご承知置き下さい。
４．個人情報および方針に関するお問合せ対応(1)当社は、当社の保有する個人データに関し、ご本人（代理人を含む）から開示・訂正・利用および提供の停止に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応します。また当社の個人情報の取り扱いに関するご質問、ご相談や苦情にも対応いたします。ただしデータの削除については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えない場合があります。
(2)当社の個人情報に関するお問合せは、以下の窓口で承ります。お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。なお回答を本人限定郵便を利用してお送りする場合、手数料として 1,000 円（税込み）を申し受けます。
窓口の受付時間は平日の午前 10 時から午後５時までとさせていただきます。
担当：

管理部部長 個人情報相談窓口
電話：０３－３９８６－３２２０ FAX：０３－３９８６－３２４０
Email :info@tmaweb.net
以上個人情報の利用目的
・個人情報の取扱事業者の名称
東京メンタルヘルス株式会社
・個人情報の管理者およびその連絡先
個人情報保護管理者：管理部部長
住所：東京都豊島区西池袋 2-39-8 ローズベイ池袋ビル 3F
TEL: 03-3986-3220 FAX:03-3986-3240
Email :info@tmaweb.net

・個人情報の利用目的
個人情報

開示対象

個人情報の利用目的

お客様情報

〇

・メンタルヘルス事業に関わるご案内、契約・申込処理、請求収納、商品・サービスの提供、品質管理、アフターサービス、商品・サービスの改善、および取得時に明示したまたは同意いただいた目的のためお問合せで取得した〇・お問合せに回答するため株主様情報〇

・商法に基づく権利の行使・義務の履行および株主優待のためお取引先様（担当〇・業務遂行および契約に伴う連絡、諸手続きのため〇・採用選考のため個人情報者）情報
採用応募者・従業員情報

・その他、従業員情報管理規定に定める目的のため

契約カウンセラー様〇・業務委託のため。

―

・当社メンタルヘルス事業における受託業務を処理するため情報受託業務で取得した個人情報・開示等の手続きについて
当社では、保有個人データに関して、ご本人の情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人或いはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で回答、情報の訂正、追加又は削除、利用停止、消去及び第三者への提供の停止をします。
ただし、これらの情報の一部又は全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがあります。
【開示等の受付方法・窓口】
当社では、保有個人データに関して、ご本人の情報の開示等のお申し出は、下記の受付窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致しますので、記入の上、必要書類を同封し送付にてお申し込み下さい。（送付料は請求者のご負担となります。）
ご本人（または代理人）であることを確認した上で、書面の交付により回答いたします。
■本人確認方法
本人【必要書類（各１通ずつ）】保有個人データ開示等請求書に同封する
・「開示等対象本人確認のための書類」
代理人【必要書類（各１通ずつ）】保有個人データ開示等請求書に同封する
・「開示等対象本人確認のための書類」（※１参照）
・「代理人確認のための書類」（※１参照）
・（開示等対象本人からの）委任状
・印鑑証明証※１ 開示等対象本人および代理人確認のための必要書類
・運転免許証・健康保険の被保険者証・年金手帳・パスポート・在留カード等の公的証明書のいずれかのコピーまたは住民票の写し・本籍地などの機微情報は提出時にマスキングを依頼する事。
・電話による場合は、本人を判別できる一定の登録情報（氏名・生年月日、または ID・パスワード等）の確認後、窓口責任者がコールバックを行います。
・個人情報に関するお問合せ窓口、および保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。
なお、開示対象個人情報の利用目的の通知及び開示対象個人情報の開示の場合は、手数料として 1,000 円（税込み）を定額小為替で申し受けます。
窓口の受付時間は平日の午前 10 時から午後５時までとさせていただきます。
担当： 管理部部長 個人情報相談窓口
電話：０３－３９８６－３２２０ FAX：０３－３９８６－３２４０

・個人情報の安全管理のために講じた措置について（基本方針の策定）
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定（個人データの取扱いに係る規律の整備）
個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備（組織的安全管理措置）整備した取扱方法に従って、個人データが取り扱われていることを責任者が確認
従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備（人的安全管理措置）
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
個人データについての、秘密保持に関する事項を就業規則に記載（【安全管理のために講じた措置として本人の知り得る状態に置く内容の事例】と同様）（物理的安全管理措置）
個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施（技術的安全管理措置）
個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止
個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

以上