NPO・団体 等

グランドメゾン磯子（仮名）マンション管理組合
分譲マンションにおける住人で構成される管理組合の連絡体制をLINE WORKSでデジタル化。
運営や活動に関する情報が滞りなく共有され、理事会や組合員の参加意識が高まりました。

マンション管理組合

目的・効果
電話・メールの削減｜従業員間の連絡業務の見える化｜予定の見える化
コンプライアンス・セキュリティ
導入のしやすさ

主な活用機能理事長

下端 豊作さん（仮名）会計

廣瀬 はるかさん（仮名）トーク グループ

掲示板 カレンダー※本記事は実在するマンションの事例ですが、マンション住民のプライバシーなどへの配慮から、架空のマンション名・仮名で表記いたします。

総戸数が300戸を超える横浜市磯子区のとあるマンションでは、管理組合の理事会活動を円滑にするため、1,000名まで無料で利用できるLINE WORKSの「非営利団体向け特別プラン」を活用しています。これまでは電話やメール、紙で行われていた連絡手段をLINE WORKSに置き換えることで、理事会の役員全員が運営や活動に関する情報を瞬時に共有できる環境を整えました。その結果、多くの役員が理事会活動への参加意識を向上し、コミュニティを活性化する効果も得られています。

マンションと管理組合の概要をご紹介ください。
理事長 下端さん：
横浜市磯子区にある当マンションは、1970年代に竣工した総戸数300戸を超える大規模な分譲マンションです。マンション管理組合は区分所有者で構成されており、その理事会は任期2年とし輪番制を採用しています。ただ、2年で総入れ替えするわけではなく、16名の役員の約半数が毎年交代するようになっており、2年目の役員は1年目の役員をサポートする役割も担っています。また、マンション管理組合とは別に、居住者によって運営される自治 会もあり、私たちは連 携しながら活動しています。

マンション管理組合を運営するうえで、以前はどのような課題がありましたか。

会計 廣瀬さん：

理事長 下端さん：

スマホを持っていない高齢の理事会役員も何名かおり、ご自宅の固定理事会内での情報伝達は、これまで主にメールと紙文書の配付を中心電話にかけても、防犯上の理由から留守電に直通させるご家庭もありに行われていましたが、連 絡事項をいつ見てもらえたか分かりませんました。このため、相手が留守番電話を聞いてから折り返しの連 絡をでした。緊急で理事会 役 員の同意 が必 要な場 合には電 話をかけます

待つ必要があり、意思疎通に時間がかかっていました。

が、これもタイムリーに応答が得られないことが多く、一つひとつの対応に時間がかかっていました。

理事長 下端さん：
基本的に、組合に関する情報は理事長を通じてやり取りされるため、私導入事例 / グランメゾン磯子（仮名）マンション管理組合や会計など特定の役員に情報が集約され、タイムリーに状況を把握し上で」とアプリ内で活動を完結させることが可能であり、公式ツールとていない他の 役員に業 務を振り分けることも難しく、負担 が偏ってしして組合員も安心して活用できるように思われました。

まうことも問題でした。私のように普段は会社勤めをしている人にとっては連絡業務が負担に感じられることがありました。

会計 廣瀬さん：

また、多くの決めごとが積極的に参加する理事会の役員を中心に方向

理事会のメンバーは管理組合を運営する大変さをよく理 解しているのづけられるため、そうでない人が意見を述べにくいという雰囲気も存在で、導入に対する反対の声は上がりませんでした。また、私も含める60しました。これらの課題は、組織内で情報を共有する仕組みが欠如し代以上の世代でも、LINEの普及が進んでいるため、操作性が似ているていることに起因していると考えられました。

LINE WORKSならば誰でも簡単に使いこなせると考えました。

導入決定から運用開始までの経緯をお聞かせください。
理事長 下端さん：アカウントは理事会の全メンバーや管理室に常駐する管理人と管理会社の担当者に発行したほか、自治会役員や任意で利用を希望する外部区分所有者にも付与しています。また、スマホを持っていない数名の理事会役員にはタブレット端末を用意し、LINE WORKSアプリをインストールしてログインできる状態で貸与しました。メンバーの表示名は原則「部屋番号＋苗字」とし、どこのだれであるかが一目で分かるようにしています。

課題解決の手段としてLINE WORKSを選ばれた理由を教えてください。
理事長 下端さん：LINE WORKSは、通常のフリープランでは最大100名までの利用が可
能ですが、「非営利団体向け特別プラン」では1,000名までの利用が可能であり、ストレージ容量も5GBから50GBに拡張されています。あるPTA団体がこの特別プランを利用して効率よく運営しているという記事をネットニュースで知り、私たちの組織でも活用できるのではないかと考えました。
個人LINEを使う手もありますが、その場合は理事会としてではなく個人間のやり取りとなり、運 用ルールを徹 底させるのが 難しいという不初期設定ではLINE WORKSの通 知の受信時間が7時~22時となって都合が生じてしまいます。一方、LINE WORKSなら管理組合がアカウいたため、これを運用ルールとして採用しました。特別な禁止事項などントを管理できるので、マンション管理組合のことは「LINE WORKSは設けていませんが、今後はより多くの区分所有者、居住者にアカウン

理事会全体のグループと役割ごとに作成された各グループで、活動に関するありとあらゆる情報を素早く共有

設備の不具合は写真とともに報告

2名の会計担当者と理事長の下端さんが会計グループを構成し、連絡事項をタイムリーに伝達導入事例 / グランメゾン磯子（仮名）マンション管理組合
トを提供する予定であり、必要に応じて詳細なルールを整備していく

WORKSに置き換わったことで報告の受け渡しをより迅 速に行えるよ

予定です。

うになりました。管理会社の担当者とも、理事長の私と管理人の3名でLINE WORKSの具体的な活用シーンと導入成果をお聞かせください。

情報を共有したり、理事会への提 案事項を事前に送信してもらうなどすることで、会議の合間のコミュニケーションを円滑にしています。

理事会の全メンバーが所属するグループに加えて、会計、大規模修繕委

ほかにLINE WORKSのどんな機能をよく使われますか。

員会、子供会役員、自治会など、組織や役割に応じたさまざまなグルー

理事長 下端さん：プを運用することで、情報の伝達 速 度が飛躍的に高まったことを実感

最近では、マンションの植 栽活動に参加できなかった方にも活動の様しています。

子を知っていただくために、理事会 全体 の グループトークのノートにアジェンダを事前に送信することで、会議も効率的に進行できるよう植 栽担当の 役員が活動報告を共 有してくれるようになり、いつでも確になりました。また、言葉だけでは説明が 難しい設備の不具合 や故障認できるようになりました。コメントやリアクションを通して他のメンの 状 況も、写真を添 付することで一目瞭 然になります。以前は写真をバーから労いの言葉をもらうことも増え、理事会 全体の活動がより活プリントして確認してもらっていましたが、現在はそのような手間をか発になることに期待しています。

理事長 下端さん：

ける必要もなくなりました。
理事会の議事録は掲示板に掲載して、全員に周知するとともに、修正す
会計 廣瀬さん：べき点 があれば担当者からコメントで指摘してもらうようにしていま私ともう1人の担当者の2名で会計業 務に携わっております。メールやす。議事録の 掲載が遅れてしまっても、翌朝の時刻を指定して予約投電話で確認していた頃と比較して、LINE WORKS導入後は理事長の下稿できる機能が非常に便利です。

端さんを含む3名での情報共有が格段にスピードアップしました。返答がすぐに来ない場合でも、既読が付くことで「情報が伝わった」と安心

理事会 全体、大規模修繕、植 栽の各グループの会 合や活動の日程は、できるのは、LINE WORKSの大きなメリットです。

それぞれのカレンダーに登録することで予定を共有しています。このよ
うに、LINE WORKSを通じてだれもがタイムラグなく情報を共有でき各グループの投稿を見ていれば「近く出金がありそう」といった予想がるようになった結果、全体的に理事会への参加意識が高まっているこ立ちます。そのため、要請があった場合にも素早く対応できるように準とを感じます。

備しておけるようになりました。投稿から支出の内容も事前に把握することで、精算手続きも円滑に進むようになりました。

マンション管理会社の方とはどんなやり取りをされていますか。

LINE WORKSの活用を今後どのように発展させたいとお考えですか。
理事長 下端さん：
将来的には区分所有者・賃貸居住者を問わず、全世帯にLINE WORKS

理事長 下端さん：のアカウントを付与することを構想しています。管理室で配布している管理室には、管理 人が使 用するパソコン、スマホがあり、設備の 不 具

各種書類の書式をダウンロードしたり、集会室など共用設備の利用を合などに気づいたときに連 絡をしてもらっています。以前はメール をカレンダーで予約したりすることも可能になります。そのような展望を使 用し、緊急性の高い場合には電話でやり取りしていましたが、LINE

踏まえ、これまで付与したアカウントは、理事会役員の 任期を終えらノートを活用して活動の様子を全メンバーに周知

理事会の議事録は掲示板で共有。
修正すべき点があればコメントとして書き込んでもらうことができる

導入事例 / グランメゾン磯子（仮名）マンション管理組合れた方にもそのままお持ちいただいています。
L INE WOR KSの非営利団 体 向け 特別プランは1,000名まで利用できるので、仮に300世帯に2アカウントずつ発行することも可能です。
LINE WORKSは、当マンションのコミュニティ活性化にこれからも大きく貢献してくれそうです。

※掲載している内容、所属やお役職は取材を実施した2023年8月当時のものです。

提供元
LINE WORKS株式会社
line-works.com

販売パートナー