るるめネット運用ポリシー

るるめネット運用ポリシー※ 実際の画像使用の際は、市役所地域振興課からの許可が必要です

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一般社団法人 東久留米市医師会

目次

はじめに

……

１

るるめネット運用ポリシー……

２MCS使用時の留意事項……

４＜別紙１＞るるめネットにおける情報管理誓約書……

６＜別紙２＞るるめネットにおける情報保持誓約書……

７＜別紙３＞るるめネットにおけるMCS登録依頼書……

８＜別紙４－１＞在宅医療における個人情報連携同意書……

９＜別紙４－２＞在宅医療における個人情報連携同意書(記入用)…… １０＜別紙５＞患者の個人情報の利用目的

…… １１

更新履歴
版数
初版

更新日
2019/4/1

更新内容
-

更新理由
-るるめネット運用ポリシー
第１条(本書の目的)
東久留米市における円滑な在宅での医療を実現するため、多職種間での情報の連携を「るるめネット」として管理し、情報の連携に使用されるメディカルケアステーション(以下、MCSという。)の取扱い及び運用方法を定め、「るるめネット」を適切に利用することに資することを目的とする。

第２条(法令及びガイドライン)「るるめネット」の利用者は医師法、薬事法、個人情報保護法等の各種法令と以下の厚生労働省のガイドラインを遵守すること、内容については常に最新版を参照すること。、・ 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン
・ 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン

第３条(利用申込み)「るるめネット」を利用する事業所は東久留米市医師会に対して以下の書類を誓約の上で提出すること。
(１) 新たに事業所で「るるねネット」を利用する場合
・ 事業所の管理者１名につき１枚(最低１名必要)
別紙１「るるめネットにおける情報管理誓約書」
・ 事業所内の利用者１名につき１枚(管理者含む)
別紙２「るるめネットにおける情報保持誓約書」
・ MCSのIDの新規作成を東久留米市医師会に依頼する場合
別紙３「るるめネットにおけるMCS登録依頼書」(２)申込済みの事業所で管理者の追加・変更があった場合
・ 追加・変更される管理者１名につき１枚
別紙１「るるめネットにおける情報管理誓約書」(３)申込済みの事業所で利用者の追加があった場合
・ 追加される利用者１名につき１枚
別紙１「るるめネットにおける情報管理誓約書」
・ 事業所内の利用者１名につき１枚(管理者含む)
別紙２「るるめネットにおける情報保持誓約書」(４)申込済みの事業所で利用者の変更・削除があった場合
・ 変更または削除の旨を依頼書の申請欄に記入して提出
別紙３「るるめネットにおけるMCS登録依頼書」

第４条(連携元施設)
患者の情報連携を行う場合は、該当する患者を管理する事業所が「連携元施設」となり以下の役割を負う。
・ 患者情報の管理及びMCSのグループの管理
・ MCSのグループ登録(患者、自由グループ)及び患者グループの保管
・ MCSのグループへの利用者の招待及び解除

第５条(患者同意)
連携元施設は「るるめネット」での情報共有を行うにあたって、患者もしくはその家族と以下の同意書を交わし、患者と事業所の双方が所持すること。また同意書記載の患者からの権利の要求は速やかに対応すること。
別紙４「在宅医療における個人情報連携同意書」
個人状況の利用目的についての開示要求があった際は、以下の資料を元に回答を行うこと。
別紙５「患者の個人情報の利用目的」

第６条(MCS管理者の設置)「るるめネット」を利用する事業所は、許可されている従事者だけが連携される情報を閲覧し、許可の無い不正な閲覧や使用を防ぐことを目的としてMCS管理者を設置し、MCSの管理運用を行う。

第７条(MCS管理者の責務)
MCS管理者はMCSに関わる以下の役割を負う。
・ 患者やその他関係者を含む、個人情報の管理全般
・ 利用者の別紙２「るるめネットにおける情報保持誓約書」記入のとりまとめ
・ 利用者への講習会等への参加を促す
・ 利用するＩＴ機器の管理
・ 利用者のMCSのIDの管理
・ 各グループへ管理者以外が招待したされた利用者の審査及び招待承認・ 各グループ内で利用者の審査及び招待承認
・ MCSへの職場スタッフの登録及び削除
・ MCSで発生した運用上の問題の東久留米市医師会への報告第８条(MCS利用上の留意事項)
MCS管理者及び利用者は後述の「MCS使用時の留意事項」に留意すること。

第９条(セキュリティ対策)
使用するIT機器のセキュリティ対策について、以下の事項により管理すること。
・ １つのMCSIDにつき、１人の利用者とする。
・ MCSで使用するパスワードは利用者個人が管理し、他者と共有しない。また、パスワードをブラウザへの保存はせず、ログインの度に入力すること。
・ パスワードは、英字と数字を合わせた８ケタ以上とし、推測されにくいものを使用する。
・ MCSは利用時のみのログインとし、離席時等にもログアウトする。
・ MCSを利用する機器(スマホやタブレット、パソコンなど)にはロックをかけておくこと。
・ 使用するIT機器に利用を許可されていないアプリケーションをインストールしないこと。
特にファイル共有ソフト(Winny等)については個人情報流失の恐れがあるためインストールしないこと。
・ 使用するIT機器にはウイルス対策ソフトをインストールしておくこと。
・ MCS内で連携された情報のダウンロードや、コピー、スクリーンショットの取得を行わないこと。
・ 使用するIT機器の紛失による情報流出を防ぐため、次の様なサービスを利用して遠隔操作でのロックやデータ消去を行える状態としておくこと。
(１) リモートワイプサービス(２) 緊急回線停止サービス(３) 端末管理。利用者管理(MDM)サービス(一括での管理を行いたい場合)
・ 情報及び情報機器の持ち出しは、目的、情報の内容、格納する媒体、期間等をMCS管理者に申請の上、所在を明らかにした状態で行う事。
・ 使用するIT機器は可能な限り事業所貸与の物で行い、利用者の個人所有の機器の使用においても同様のセキュリティ対策を行うこと。

第１０条(例外について)
例外として、以下の状況では管理外の機器の使用を認めるものとする。
・ 人の生命、身体の保護のために必要がある場合。
・ 災害時の連絡・情報共有の手段として利用する場合。

第１１条(第三者への状況提供について)「るるめネット」における連携情報を「るるめネット」利用者以外の第三者へ提供する場合は、患者への同意を随時取得した上で行うこと。
ただし、「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」に記載の以下の様な状況では患者への同意なしで第三者へ情報提供できる場合もあるため、ガイドラインを確認すること。
・ 法令に基づく場合
・ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
・ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合

＜別紙１＞

事業所等 管理者向け

るるめネットにおける情報管理誓約書
東久留米市医師会会長 石橋 幸滋 殿第１条(連携情報保持の誓約)
私は、るるめネットを利用する事業所の管理者として、るるめネットを利用する従事者が法令(法律、政令、省令、条例、規則、告示、通達、事務ガイドライン等を含む。)を遵守するとともに、「るるめネット運用ポリシー」(以下、「運用ポリシー」という。)に基づき、以下の①～③の情報(以下、「連携情報」という。)の一切を許可なく開示、不正使用しないよう監督・指導します。
① 患者、患者の家族及び連携業務に関わる者並びにこれらの関係者の一切の個人情報(氏名、生年月日、住所、病歴、治療歴、提供するサービスの計画、提供したサービス内容等のほか、特定の個人を識別することができるものを含む。)② その他連携業務内で知り得た情報(患者、患者の家族及び連携業務に関わる者、並びにこれらの関係者の一切の情報、それ以外の連携業務内における情報も含む。)③ その他業務に関連して知り得た情報(第三者から提供された情報を含む。)

第２条(連携情報の管理等)
１ 私は、従事者が連携情報(紙媒体のものだけでなく、電子データも含む。)を許可なく複写したり、外部への持ち出し、送信を行わないように監督・指導します。
２ 私は、業務で使用する機器(携帯電話、ノートパソコンを含む。)を運用ポリシーに基づき管理し、従事者個人所有の機器については、別途書面での申請の上使用させる事を徹底します。
また、機器に保存されている情報については、業務上不要となった時点で速やかに消去します。
３ 私は、従事者に対して個人情報保護やＩＴ機器のセキュリティについて定期的に教育を実施します。

第３条(利用目的外での連携情報の使用禁止)
私は、従事者が連携情報を連携業務以外で利用せず、患者と第三者のプライバシーやその他の権利を侵害する行為を行わないよう監督・指導します。

第４条(退職後の連携情報保持の誓約)
私は、従事者が退職後も、取得した連携情報の一切を、許可なく開示、または不正に使用することのないよう、監督・指導します。

第５条(損害賠償)
私は、本誓約書の各条の規定に違反した場合、対応について誠意をもって協議致します。

西暦年月日

事業所名 ：
所在地 ：
管理者名 ：㊞
本誓約書は、記入後にコピーを各事業所に保管頂き、原本を東久留米市医師会事務局までご提出をお願いいたします。

＜別紙２＞

各利用者向けるるめネットにおける情報保持誓約書
東久留米市医師会
会長 石橋 幸滋 殿第１条(連携情報保持の誓約)
私は、るるめネットの利用者として、法令(法律、政令、省令、条例、規則、告示、通達、事務ガイドライン等を含む。)及びるるめネット使用にかかわる諸規定(運用ポリシー、MCSの利用規則等を含む。)を遵守するとともに、下記の①から③の情報(以下、「連携情報」という。)の一切を、東久留米市医師会の許可なく開示、または不正に使用しないことを誓約します。
① 患者、患者の家族及び連携業務に関わる者並びにこれらの関係者の一切の個人情報(氏名、生年月日、住所、病歴、治療歴、提供するサービスの計画、提供したサービス内容等のほか、特定の個人を識別することができるものを含む。)② その他連携業務内で知り得た情報(患者、患者の家族及び連携業務に関わる者、並びにこれらの関係者の一切の情報、それ以外の連携業務内における情報も含む。)③ その他業務に関連して知り得た情報(第三者から提供された情報を含む。)

第２条(連携情報の管理等)
１ 私は、取得した情報(紙媒体のものだけでなく、電子データを含む。)を使用するにあたって、連携情報を許可なく複写したり、外部に持ち出し、送信を行いません。
２ 私は、個人所有の機器(携帯電話、ノートパソコンを含む。)の所属事業所からの貸与でない機器を業務で使用する場合には、必ず各事業所の管理者に書面での許可を得た上で使用します。
また、機器に保存されている連携情報は、業務上不要となった時点で速やかに消去します。
３ 私は、不正な手段を用いたり、与えられた権限を越えての連携情報の取得を行いません。

第３条(利用目的外での連携情報の使用禁止)
私は、連携情報を連携業務以外で利用せず、患者と第三者のプライバシーやその他の権利を侵害する行為を一切致しません。

第４条(退職後の連携情報保持の誓約)
私は、退職後も、取得した連携情報の一切を、許可なく開示、または不正に使用しないことを誓約します。

第５条(損害賠償)
私は、本誓約書の各条の規定に違反した場合、対応について誠意をもって協議致します。

西暦年月日

事業所名 ：
利用者名 ：㊞

メールアドレス ：※ この情報保持誓約書は、事業所の管理者様を含む「るるめネット」の連携情報を利用される全員にご記入頂き、事業所内で取りまとめの上ご提出をお願いいたします。また、この情報保持誓約書は「るるめネット」使用のみに関する誓約書となりますため、事業所内のみでの外部連携されないMCSを使用した情報共有はこの限りではなく、そちらは各事業所の管理の元に責任を持った使用をお願いいたします。
本誓約書は、記入後にコピーを各事業所に保管頂き、原本を東久留米市医師会事務局までご提出をお願いいたします。

＜別紙３＞

事業所等 管理者向け

るるめネットにおけるMCS登録依頼書
東久留米市医師会
会長 石橋 幸滋 殿
本事業所において「るるめネット」利用のため、以下の人員のMCSのID登録・変更・削除を依頼いたします。
西暦年月日

事業所名 ：
郵便番号 ： 〒－管理者名 ：㊞

住所 ：
TEL ：
利用者名

FAX ：
性別

職種

メールアドレス

申請

男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除男・女

新 変 削
規 ・ 更 ・除※ 利用申込の管理者は別紙1「るるめネットにおける情報管理誓約書」を、利用者は別紙2「るるめネットにおける情報保持誓約書」を理解・誓約している事を前提とし、「るるめネット運用ポリシー」にある通りメールアドレスの共有は禁止とします。また、既にMCSのIDをお持ちの利用者はこちらでの新規登録は不要とし、別紙2「るるめネットにおける情報保持誓約書」のみ提出をお願いいたします。
本誓約書は、記入後にコピーを各事業所に保管頂き、原本を東久留米市医師会事務局までご提出をお願いいたします。

＜別紙４－１＞

患者向け

在宅医療における個人情報連携同意書
１ 本書の目的
患者(利用者)の円滑な在宅での医療を実現するためには、患者(利用者)の家族、医療従事者、介護従事者、その他の関係者が適切に連携していく必要があります。そのため適切な連携を行うにあたって連携される内容と方法を患者に理解し、同意頂くためのものとなります。

２ 個人情報保護の基本方針
個人情報の安全な管理は医療従事者としての社会的責務であると認識し、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、適切に管理いたします。

３ 個人情報保護の概要
東久留米市では患者(利用者)の安全な個人情報の利用のため、連携される情報を「るるめネット」と称して管理しております。
（１) 利用の条件について「るるめネット」を利用できるのは東久留米市医師会との守秘契約を結んだ事業所、従事者のみとなり、不特定の第三者に個人情報が公開されることはありません。
（２) 情報の連携方法について患者(利用者)の情報連携を安全に行うため「るるめネット」では連携方法のひとつとして、医療介護専用に開発されたシステムの「メディカルケアステーション」(MCS)を使用しています。
・ 医療介護従事者の連携を円滑に図るために、医療介護専用に開発されたシステムです。
・ セキュリティ、アクセス制御、管理体系が整った完全非公開型のシステムのため、不特定の第三者から許可の無い個人情報の閲覧を防ぎます。
・ 災害時等でも医療介護従事者間での連携が取りやすいように配慮されたシステムです。
（３) 患者の有する権利について
患者(利用者)及び家族は「るるめネット」において、以下の権利を有しております。
・ 個人情報の内容および利用目的の開示を求める権利
・ 誤った個人情報に対しての訂正、追加、または削除を求める権利
・ 個人情報の一部、または全ての「るるめネット」での利用停止、及び消去を求める権利

４ 連携される個人情報の内容について「るるめネット」において、連携される個人情報は以下のとおりです。
・ 患者氏名、生年月日、年齢、住所、電話番号
・ 病歴、病名
・ 治療や検査の内容(使用している薬剤、処置、血液検査の結果など)
・ 日々の状態(褥瘡の画像やリハビリの様子の動画などを含む）
・ 関係する医療・介護・福祉施設の情報
・ その他、医療・介護・福祉に付随する情報
以上

＜別紙４－２＞

患者向け

在宅医療における個人情報連携同意書(記入用)
西暦年月日

私は、在宅医療における個人情報連携同意書について説明を受け、いずれも同意します。
＜ 患者 ＞
氏名 ：

㊞

住所 ：
＜ 患者家族１ ＞
氏名 ：㊞

続柄 ：

㊞

続柄 ：

住所 ：
＜ 患者家族２ ＞
氏名 ：住所 ：患者本人は、身体の状況等により署名ができないため、患者本人の意思を確認のうえ、私が代筆 しました。 (代筆の必要がなければ未記入で可)＜ 署名代筆者 ＞
氏名 ：

㊞

続柄 ：

住所 ：

＜ 患者説明・同意書取得 ＞
事業所名 ：
氏名 ：㊞

本同意書は、2通を作成・記入を頂き、患者と事業所のそれぞれでお持ち頂く様にお願いたします。

＜別紙５＞

事業所向け・患者説明用

患者の個人情報の利用目的
個人情報の使用目的は以下に記載の通りですが、必ずしも記載の全ての目的に使用されるというものではなく、実際には使用されない目的も含めての記載となっております。

（１) 当施設での利用
・ 患者に提供する医療サービス
・ 医療保険事務
・ 入退院等の病棟管理（もし必要があれば）・ 会計・経理・ 医療事故等の報告
・ 患者への医療サービスの向上
・ 当施設での医療実習への協力・ 医療の質の向上を目的とした当施設での症例研究
・ その他患者に係る管理運営業務（２) 関係する医療・介護・福祉施設への情報提供としての利用
・ 他の病院、診療所、薬局、訪問看護ステーション、介護事業者等との連携
・ 他の医療機関等からの照会への回答
・ 患者の診療のため、外部の医師等の意見・助言を求める場合
・ 検体検査業務等の業務委託及びその他の業務委託
・ 家族等への病状説明
・ その他患者への医療提供に関する利用
・ 保険事務の委託
・ 審査支払機関へのレセプト(診療報酬請求明細書)の提供
・ 審査支払機関または保険者からの照会への回答
・ その他医療・介護・労災保険・公費負担医療等に関する診療費請求のための利用及びその照会に対する回答
・ 事業者等から委託を受けた健康診断に係る事業者等へのその結果通知
・ 医師賠償責任保険等に係る専門の団体及び保険会社等への相談又は届出等
・ その他患者への医療保険事務に関する利用
・ 患者個人を識別あるいは特定できない状態にした上での症例研究、発表及び教育（３) その他の利用
・ 医療・介護サービスや業務の維持・改善のための基礎資料
・ 外部監査機関への情報提供
以上