独立行政法人農林漁業信用基金法人文書管理規則

平成 23 年４月１日独信基 502 平成 22 年度第 12 号制定
平成 24 年２月 15 日独信基 502 平成 23 年度第 ５号改正
平成 26 年 12 月８日独信基 701 平成 26 年度第 52 号改正
平成 27 年３月 31 日独信基 601 平成 26 年度第 164 号改正
平成 28 年６月６日独信基 601 平成 28 年度第 62 号改正
平成 28 年 10 月 27 日独信基 601 平成 28 年度第 156 号改正
平成 30 年３月 20 日独信基 601 平成 29 年度第 239 号改正
平成 30 年９月 28 日独信基 602 平成 30 年度第 71 号改正
平成 31 年１月 21 日独信基 601 平成 30 年度第 137 号改正
平成 31 年４月 26 日独信基 601 平成 31 年度第 15 号改正
令和元年 10 月１日独信基 601 令和元年度第 101 号改正
令和２年３月 27 日独信基 601 令和元年度第 212 号改正
令和２年８月 26 日独信基 601 令和２年度第 74 号改正
令和３年３月 31 日独信基 601 令和２年度第 243 号改正
令和４年３月 29 日独信基 601 令和３年度第 182 号改正
令和４年９月 26 日独信基 601 令和４年度第 100 号改正
令和６年３月 25 日独信基 200 令和５年度第 158 号改正
目

次
第１章 総則（第１条～第 17 条）
第２章 接受文書の取扱い（第 18 条～第 23 条）
第３章 起案の取扱い（第 24 条～第 33 条）
第４章 決裁の取扱い（第 34 条～第 41 条）
第５章 法人文書の施行（第 42 条～第 46 条）
第６章 法人文書の完結及び利用（第 47 条～第 49 条）
第７章 法人文書の保存（第 50 条～第 52 条）
第８章 法人文書ファイル管理簿（第 53 条・第 54 条）
第９章 法人文書の保存期間の延長、移管又は廃棄（第 55 条～第 60 条）
第 10 章 点検・監査及び管理状況の報告等（第 61 条～第 63 条）
第 11 章 研修（第 64 条・第 65 条）
第 12 章 その他（第 66 条～第 69 条）
附 則

第１章 総則（目的）
第１条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成 21 年法律第 66 号。以下「法」という。）第 13 条第１項の規定に基づき、独立行政法人農林漁業信用基金（以下「信用基金」という。）における法人文書の取扱い及び管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
（１）「法人文書」とは、信用基金の役員又は職員（以下「職員等」という。）が職務- 1 -上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。
以下同じ。）であって、信用基金の職員等が組織的に用いるものとして、信用基金が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
（２）「電子文書」とは、法人文書のうち電磁的記録によるものをいう。
（３）「法人文書ファイル等」とは、信用基金における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
（４）「法人文書ファイル管理簿」とは、信用基金における法人文書ファイル等の管理を適切に行うため、文書分類、法人文書ファイル名、作成者、取得時期、保存年度、保存期間満了時期その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
（５）「部室」とは、独立行政法人農林漁業信用基金組織規程（以下「組織規程」という。）第２条に定める部又は室をいう。
（６）「主管部署」とは、法人文書の内容たる事案を主管する部、室及び課をいう。
（７）「文書管理システム」とは、信用基金基幹ＬＡＮシステム上で稼働する法人文書の管理を電子的に行うシステムをいう。
（８）「電子決裁」とは、文書管理システム上で起案文書の決裁行程を電子的に行うことをいう。
（９）「承認」とは、起案された法人文書を回付された者が承認し、又は供覧することをいい、「承認者」とは、承認をする者をいう。
（10）「決裁」とは、起案された法人文書の最終の承認者が承認し、又は供覧することをいい、「決裁者」とは、決裁をする者をいう。
（総括文書管理者）
第３条 信用基金に総括文書管理者を置く。
２ 総括文書管理者は、総務経理部長をもって充てる。
３ 総括文書管理者は、信用基金における次に掲げる事務を行う。
（１）法人文書の管理に関する規程類の整備に関すること。
（２）法人文書分類基準表、法人文書ファイル管理簿、移管簿及び廃棄簿の整備に関すること。
（３）法人文書の管理に関する研修の実施に関すること。
（４）法人文書の管理に関する事務の指導監督等に関すること。
（５）組織の新設・改正・廃止に伴う法人文書の管理に必要な措置に関すること。
（主任文書管理者）
第４条 部室に主任文書管理者を置く。
２ 主任文書管理者は、部又は室の長をもって充てる。
３ 主任文書管理者は、部又は室における次に掲げる事務を行う。
（１）事案処理に係る法人文書の点検、確認に関すること。
（２）法人文書分類基準表、法人文書ファイル管理簿、移管簿及び廃棄簿の作成に関すること。
（３）法人文書の保存期間の延長、移管又は廃棄の実施に関すること。
（４）部又は室が保有する法人文書の管理の徹底を図ること。
４ 総務課長は、総括文書管理者の指示により第３条第３項各号に掲げる事務の全部又は一部を行うとともに、前項各号に掲げる事務及び信用基金における法人文書の管理- 2 -に関する事務の取りまとめを行う。
（監査責任者）
第５条 信用基金に法人文書の管理に関する監査責任者を置き、監理室長をもって充てる。ただし、監理室に関する法人文書の管理状況に係る監査責任者は、総務課長をもって充てる。
２ 監査責任者は、独立行政法人農林漁業信用基金内部監査規程に基づき、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員等の責務）
第６条 職員等は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び主任文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
（法人文書の作成の原則）
第７条 職員等は、主任文書管理者の指示に従い、法第 11 条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、信用基金における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに信用基金の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、
次に掲げる場合を除き、文書を作成することを原則とする。ただし、第１号の場合においては、事後に文書を作成しなければならない。
（１）意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合（２）処理に係る事案が軽微なものである場合
２ 第１項の規定に基づき、信用基金内部の打合せ、信用基金外部の者との打合せ等を含め、事業に係る実施計画の立案並びに事務及び事業の方針等に影響を及ぼす打合せ
等（以下「打合せ等」という。）の記録については、文書を作成するものとする。
３ 法人文書については、契約書等に基づき紙媒体での作成・保存が義務付けられている場合、電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作成又は取得することを基本とする。
（適切・効率的な文書作成）
第８条 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員等による確認を経た上で、主任文書管理者が確認するものとする。
作成に関し、上位の職員等から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
２ 信用基金の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、信用基金の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せの相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。
３ 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成 22 年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和 61 年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和 48 年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
４ 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
（法人文書の処理の原則）- 3 -第９条 法人文書の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。文書を取得又は接受した場合も遅滞なく処理を行うこととする。
（帳簿）第 10 条 総務課にシステム法人文書管理簿（様式１）を備える。
２ 前項に規定するシステム法人文書管理簿は、文書管理システムを使用して、電磁的記録により作成するものとする。
３ 総務課に、書留等接受簿（様式２）を備え、必要事項を記入するものとする。
（書式）第 11 条 法人文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書きとする。
（１）法令等の規定により縦書きと定められているもの（２）賞状、表彰状、祝辞その他これらに類するものであって、縦書きが適当と認められるもの（３）前二号に掲げるもののほか､縦書きとすることが適当と主管部署の長が認めたもの（文書記号及び文書番号）
第 12 条 システム法人文書管理簿に登録を要する法人文書には、起案の登録時に付される文書記号と文書番号を付するものとする。
２ 文書記号は次の形式とする。
（１）先頭に「独信基」と表記する。
（２）前号の「独信基」の後方に、第 15 条に定める法人文書分類基準表（様式３）の「大分類」に該当する番号を付ける。
３ 文書番号は次の形式とする。
（１）先頭に「作成年度（元号＋和暦）」を付け、その後方に「年度」と表記する。
（２）前号の後方に文書管理システムにより採番される連続番号を付けて、その後方に「号」と表記する。
４ 前項第２号の連続番号は、毎年４月１日をもって更新する。
５ 同一の事案により法人文書の接受又は施行が繰り返される場合には、当該事案に係る最初に登録した文書記号及び文書番号を用いることができる。
６ 第１項の規定にかかわらず、届出書等に係る法人文書は文書記号及び文書番号を省略できる。
（職員の整理義務）
第 13 条 職員は、次条及び第 16 条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
（１）作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間が満了する日を設定すること。
（２）法人文書ファイルにまとめること。
（３）法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）
第 14 条 法人文書ファイル等は、信用基金の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（大分類、中分類、小分類及び細分類）に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。
２ 前項に規定する分類の方法は、総括文書管理者が定めるところによるものとする。
- 4 -（法人文書分類基準）
第 15 条 主任文書管理者は、部又は室の所掌する事務に係る法人文書の適切な分類及び保存に資するため、主管部署の担当課長又は担当職員に指示し、法人文書分類基準を定めさせ、総務課の担当職員へ提出させるものとする。
２ 前項の提出を受けた総務課の担当職員は、速やかに文書管理システムにより法人文書分類基準表を作成するものとする。
３ 主任文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、法人文書分類基準について、毎
年定期的に、又は、時宜に応じて見直しを行うものとする。
（保存期間）
第 16 条 法人文書の保存期間は、法令において保存期間が定められているものを除き、30 年、10 年、５年、３年、１年のいずれかとする。
２ 第 13 条第１号の保存期間の設定については、別表の基準に従い、行うものとする。
ただし、別表の区分に掲げられているものを除き、以下の類型に該当する文書については、保存期間を 1 年未満とすることができる。
（１）別途、正本が管理されている法人文書の写し（２）定型的・日常的な業務連絡、日程表等（３）出版物や公表物を編集した文書（４）信用基金の業務に関する事実関係の問合せへの応答（５）明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書（６）意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書（保存期間の起算）
第 17 条 保存期間の起算は、完結した年度（４月１日から翌年の３月 31 日までの間をいう。以下同じ。）の翌年度の４月１日とする。ただし、保険契約及び保証契約その他の効力を有する期間が一つの年度を超える契約の締結に関する法人文書にあっては、当該契約の効力が消滅する日の属する年度の翌年度の４月１日とする。
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる法人文書については、完結した年度の４月１日とする。
（１）独立行政法人通則法（平成 11 年法律第 103 号。以下「通則法」という。）第 32条第２項の規定により毎事業年度の終了後３月以内に、主務大臣に提出する報告書に係る法人文書（２）通則法第 38 条第１項の規定により、毎事業年度の終了後３月以内に、主務大臣に提出し、その承認を受ける法人文書及び同条第２項に規定する事業報告書、決算報告書並びに財務諸表及び決算報告書に関する監査報告に係る法人文書（３）通則法第 44 条の規定による利益及び損失の処理に係る法人文書
第２章 接受文書の取扱い（法人文書の接受）第 18 条 法人文書（電子メールにより受信した電子文書を除く。）の接受は、総務課の接受担当職員が行う。
２ 前項により総務課において接受した法人文書は、直ちに、主管部署に配布する。
（接受印の押印）- 5 -第 19 条 前条第２項により配布を受けた主管部署の担当職員は、十分に内容を確認のう
え、当該法人文書に接受印（様式４）を押すものとする。
（電子文書の接受）第 20 条 電子メールにより受信した電子文書の接受は、電子メールを受けた職員が行う。
２ 前項の規定により電子文書を接受した職員は、速やかに内容を確認し、主管部署の担当職員に送信する。
３ 第１項の電子文書の接受年月日は、信用基金のメールサーバに到達した日とする。
（法人文書の受理）
第 21 条 接受した法人文書のうち、標準処理期間が定められているものについては、主管部署において、当該法人文書の記載事項に不備がないこと、当該法人文書の処理に必要な書類が添付されていること等を確認し、形式上の要件に適合しないものについては、提出した者に対して相当の期間を定めて補正を求めなければならない。
２ 前項の補正の結果、当該法人文書の記載事項の不備等が解消し、処理が開始できる状態となった場合には、当該法人文書を正式に受理することとして、主管部署の担当職員は当該法人文書（電子メールにより受信した電子文書を除く。）に受理印（様式５）を押すものとする。
（接受した法人文書の登録）
第 22 条 接受した法人文書は、起案により処理するものと主管部署の主任文書管理者が認めるものについては、速やかに文書管理システムにより登録を行わなければならない。
２ 前項の文書管理システムへの登録は、主管部署の担当職員が、当該法人文書の件名、接受年月日、起案年月日、その他必要な事項を記録して行う。
（書留等の取扱い）第 23 条 郵便法（昭和 22 年法律第 165 号）第２章第４節に定める特殊取扱の郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成 14 年法律第 99 号）第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者の提出する信書便の役務のうち、郵便物の特殊取扱に準ずる取扱いがされた信書便物（同条第３項に規定する信書便物をいう。）を総務課において接受し、主管部署の担当職員へ配布したときは、書留等接受簿に当該主管部署の受領者の署名を行い、その接受を明らかにしておかなければならない。
第３章 起案の取扱い（起案）
第 24 条 決裁（供覧を含む。以下同じ。）を行う法人文書については、事案ごとに起案を行う。
２ 接受した２以上の法人文書で相互に関連のあるものについては、１の事案とみなして、合併処理又は一括処理をして起案することができる。
３ 接受した１の法人文書で、その内容が異なる２以上の事案について起案する場合には、その写しを作成し、分割処理をして起案することができる。この場合には、当該法人文書の写しを必要部数だけ作成し、それぞれについて、第 22 条の規定による登録
を行う。
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４

起案する文書に添付する接受文書は、原本を添付するものとする。ただし、至急の処理を要する場合であって、主任文書管理者が認める場合は、原本に替え写しをもって添付することができる。
なお、原本については、適切にスキャナ等で読み取ること等により、電子媒体に変換し、当該電子媒体の文書を正本として添付することができるものとする。

（起案方法）
第 25 条 法人文書の起案は、文書管理システムにより、起案様式（様式６）に必要な事項を記録して電子決裁機能を用いて行う。ただし、第 30 条第１項第３号及び第４号に掲げる発信名義人が決裁者となる場合には、文書管理システムにより紙に出力して起案を行う。
２ 故障、停電等により文書管理システムが使用できない場合における起案は、紙に出力した前項の起案様式に必要な事項を記載して行う。この場合において、起案後に文書管理システムが使用できることとなったときは、速やかに、文書管理システム上の起案様式に必要な事項を記録する。
３ 起案する文書には、事案が定例的又は軽微なものを除き、起案の趣旨及び事案の概要等を記載するとともに、必要に応じて、参照条文、新旧対照表その他の参考資料を添付する。
（個人情報を含む旨の表示）
第 26 条 起案文書を作成する場合に、処理事案が個人情報を取り扱う法人文書については、当該事案文書としての判別ができるよう、起案者が起案文書の個人情報有無欄にその旨を明示するものとする。
（属性確認の要否の表示）
第 27 条 起案文書を作成する場合に、処理事案が属性確認を必要とする法人文書については、起案者が起案文書の属性確認要・不要欄にその旨を明示するものとする。
２ 前項の規定により属性確認が必要と明示された事案については、独立行政法人農林
漁業信用基金反社会的勢力への対応に関する規程の定めるところにより、属性確認を行い、文書管理システムに当該確認の結果を記録し、属性確認者印欄に属性確認者を明示するものとする。
（情報の格付及び取扱制限の表示）
第 28 条 起案文書については、情報の格付及び取扱制限に関する要領第７に基づき、文書の左上に機密性に係る情報の格付を明示し、必要に応じて、右上に情報の取扱制限を明示するものとする。
（決裁者及び発信名義人の特例）
第 29 条 接受した法人文書に基づき起案する場合であって当該法人文書の事案の内容又は性質からみて、主任文書管理者が認める場合は、当該名あて人以外の者を、決裁者及び発信名義人とすることができる。
２ 前項の場合は、名あて人以外の者を決裁者及び発信名義人として起案するものとする。
（発信名義人）第 30 条 起案により法人文書を作成するときは、次に掲げる者の職名又は組織名を発信- 7 -名義人として表示する。
（１）通則法第 19 条第１項及び第２項の規定により代表権を有する者（２）前号に規定する者のほか独立行政法人農林漁業信用基金公印及び契印取扱要領（以下「公印要領」という。）別表１に掲げる名称欄に応じた組織名、機関名及び職務者名（３）独立行政法人農林漁業信用基金法（平成 14 年法律第 128 号）第 11 条の２の規定により設置される運営委員会の委員長（４）独立行政法人農林漁業信用基金契約監視委員会設置運営要領により設置される契約監視委員会の委員長
２ 前項の規定にかかわらず、次に掲げる法人文書を起案により作成するときは、理事（総括理事を含む。以下同じ。）、総括調整役、参事、部長、室長、考査役及び課長の職名を発信名義人として表示することができる。
（１）内容が軽微な通知、照会、回答等に関する法人文書であって、主任文書管理者が決裁を要すると認めるもの（２）前項に規定する発信名義人により施行すると事務処理上支障が生じる法人文書
３ 前二項の場合において、契約書、賞状その他発信名義人の氏名を表示することが適当であるときは、その氏名を併せて記載する。
４ 信用基金の組織の名称を表示する法人文書であって、次に掲げるものについては、起案により作成するものとする。
（１）組織の公印の押印を要するもの（２）主管部署の主任文書管理者が決裁を要すると認めたもの（起案の登録をした法人文書の点検確認）
第 31 条 主管部署の主任文書管理者は、決裁を開始する前に起案の登録をした法人文書について、必要事項を記載していることの点検、確認をしなければならない。
なお、主任文書管理者が病気、出張、その他やむを得ない事由により不在であり、かつ、事案処理が急を要する場合、各担当の総括調整役又は参事が代わって点検確認を行うものとする。
（発議した法人文書の起案の登録）
第 32 条 発議による法人文書は、起案の登録を行わなければならない。
２ 前項の起案の登録は、主管部署の担当職員が文書管理システムにより、当該法人文書の件名、起案年月日、その他必要な事項を記録して行う。
（起案様式の記載要領等）
第 33 条 この章に定めるもののほか、起案様式の記載要領その他法人文書の起案に関し必要な事項は、総括文書管理者が定める。
第４章 決裁の取扱い（起案文書の決裁者）
第 34 条 起案文書の決裁者は、発信名義人（発信名義人が組織名であるときは当該組織の長）とすることを原則とする。
（承認の方法）第 35 条 承認は、承認者が承認をしたことを文書管理システムに記録することにより行う。ただし、紙媒体の起案文書（第 25 条第１項ただし書及び第２項の規定により起案- 8 -された法人文書をいう。）による場合は、当該紙媒体の起案文書の決裁・供覧欄に署名又は押印をすることにより行う。
２ 起案文書は、原則として、主管部署から回付し、次いで組織規程による建制順の後
順位の部署から順に回付する。また、回付順序は、起案文書の作成時に文書管理シス
テムにおいて登録する。
３ 独立行政法人農林漁業信用基金の農業信用保険業務、林業信用保証業務及び漁業信用保険業務に係る会計規程第８章及び独立行政法人農林漁業信用基金の農業保険関係業務及び漁業災害補償関係業務に係る会計規程第８章に規定する契約に係る起案文書
は、決裁者の決裁の前に総務課長及び総務経理部長の承認を得なければならない。
情報システムに関する契約に係る起案文書については、これらの者の承認に加え、ＩＴ活用課長及び企画調整室長の承認を得なければならない。
４ 決裁の進行は、起案者が責任を持って行うものとする。
（合議）第 36 条 起案文書の事案が他の部室及び課に関係する場合は、当該関係する部室及び課に合議しなければならない。ただし、緊急に処理を要するときは、部、室及び課の複数の部署と同時並行的に合議を行うことができるものとする。この場合、前条第２項の回付順序については、文書管理システムにより、合議する部署を同順位に登録する。
（決裁の委任）
第 37 条 独立行政法人農林漁業信用基金法人文書決裁規程（以下「決裁規程」という。）
第３条の規定により、同規程に定める者に決裁の委任を行うことができるものとする。
２ 主任文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、決裁規程の委任者を定める別表について、毎年定期的に、又は、時宜に応じて見直しを行うものとする。
（決裁の登録）第 38 条 法人文書で決裁者の決裁を受けたものについて、起案者は、文書管理システム
により、速やかに当該起案文書の決裁年月日、その他必要な事項を記録して、決裁の登録を行わなければならない。
（持ち回り）
第 39 条 起案文書で緊急に処理を要するもの又は詳細な説明を要するものは、文書管理システムにおいて「至急決裁」として取扱う旨登録し、当該起案文書の起案者又はその事案に係る説明を行うことができる職員が直接説明して決裁を受けるものとする。
（代理承認）
第 40 条 承認者が病気、出張その他やむを得ない事由により不在であり、かつ、法人文書の施行が急を要する場合には、当該承認者の上位の者が内容確認して承認又は決裁することができる（通則法第 19 条第２項により定められた場合を除く。）。
（起案文書の回付に係る事案の検討）
第 41 条 決裁又は承認のため起案文書の回付を受けた者は、直ちに、内容を確認し、異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡する。
２ 修正が必要な場合は、文書管理システムによる場合にあっては、当該起案文書を起案者に差し戻し、起案者が内容を確認して、その上司の承認をもらい、当該起案文書を差し戻した者へ再回付する。紙媒体の起案文書による場合にあっては、インクその- 9 -他の容易に消去できない筆記具を使用して、これを行う。
３ なお、決裁終了後の起案文書の内容について修正が必要な場合は、改めて起案を行い、順次承認を経て決裁を取り直さなければならない。
第５章 法人文書の施行（浄書）
第 42 条 決裁が終了した起案文書で施行を要するものは、浄書を行う。
２ 前項の浄書に係る法人文書には、次の各号に掲げるものを除き、当該起案文書の文書記号及び文書番号を付するものとする。
（１）浄書文書の書式について法令等に定めのあるもの（２）賞状、表彰状、人事異動通知書、祝辞類（３）文書記号及び文書番号を付さないことが通例となっているもの（４）前各号に掲げるもののほか、主管部署の長が文書記号及び文書番号を付すことを要しないと認めたもの（施行年月日）第 43 条 法人文書の施行年月日は、当該法人文書の発送又は発信の日とする。ただし、次の各号に掲げる方法により施行される法人文書の施行期日については、それぞれ当該各号に定める日とする。
（１）交付 交付した日（２）発令 発令した日（３）ホームページへの登載 登載した日（４）官報、公報への掲載 掲載した日（５）刊行物の発行 発行した日（６）掲示 掲示した日（７）公表 公表した日（８）配布 当該法人文書を作成した日
２ 浄書文書に明記する日は、前項に規定する施行年月日とすることを原則とする。ただし、特別な事情があるときは、主任文書管理者が認めた場合に限り、施行年月日と異なる日を浄書文書に付することができる。
３ 前項ただし書の規定により第１項に規定する日と異なる日とするときは、起案文書の伺い文に当該理由を明記するとともに、当該指定する年月日を指定日施行年月日欄に記録するものとする。
（施行の登録）第 44 条 起案者は、施行を行った場合は、文書管理システムにより、速やかに当該起案文書の施行年月日、その他必要な事項を記録して、施行の登録を行わなければならない。
（押印の省略）第 45 条 浄書文書には、公印及び契印の押印を省略するものとする。ただし、施行の相手先が明示的に公印の押印を求めている場合その他総括文書管理者が公印及び契印の押印を要すると認める場合を除く。
２ 前項により、公印の押印を省略する場合は、発送する法人文書の発信名義人の下に「（公印省略）」と付記するものとする。
３ 浄書文書の押印は、公印要領第 10 条及び第 11 条の規定により行うこととし、原則- 10 -

として、総務課長又は総務課の押印担当職員が行うものとする。
ただし、総務課長又は総務課担当職員に承諾を得た場合は、事案を担当する主管部署の担当職員が押印することができるものとする。
４ 総務課に公印管理簿（様式 11）を備え、前項により公印及び契印の押印を行う場合
は、必要事項を記入するものとする。
（施行の方法）第 46 条 法人文書を施行するときは、第２項に定める方法のいずれかとするが、経済的観点及び事務の簡素について考慮して行うものとする。
２ 法人文書を施行するときは、次に定める方法によるものとする。
（１）郵送又はメール便あるいは信書便による送達（２）使送（３）直接の交付（４）電子メールによる送信（郵便事業株式会社のホームページによる申し込みによって送付する電子内容証明も含む。）（５）ファクシミリによる送信（６）電報による送付（７）ホームページへの登載（８）官報、公報への掲載又は刊行物の発行（９）掲示（10）公表又は配布（11）その他主任文書管理者が認める方法
３ 前項第４号の電子メールによる送信により施行した場合は、総括文書管理者及び主任文書管理者へ電子メールにより報告するものとする。
４ 総括文書管理者は、電子メール施行記録簿（様式 12）を作成し、第２項第４号の電子メールによる送信により施行した法人文書の管理を行うものとする。
第６章 法人文書の完結及び利用（法人文書の完結）
第 47 条 法人文書の事案処理が終了したときは、当該事案に係る処理が終了したものとして、当該文書を完結するものとする。
（完結の登録）第 48 条 起案者は、法人文書の事案処理が終了した場合は、文書管理システムにより、速やかに当該起案文書の完結年月日、その他必要な事項を記録して、完結の登録を行わなければならない。
（法人文書の利用）
第 49 条 主任文書管理者は、職員等から部又は室で保存する法人文書の利用の申込みがあったときは、当該職員等に法人文書を閲覧させ、又は貸し出すことができる。
２ 公表その他の方法により国民に情報提供される法人文書については、何人に対しても閲覧させ、又は配布するものとする。ただし、１人当たりの配布部数を制限することができる。
第７章 法人文書の保存（保存要領）- 11 -

第 50 条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル等保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
２ 保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
（１）電子文書の保存場所・方法（２）紙文書の保存場所・方法（３）引継手続（４）その他適切な保存を確保するための措置（保存）
第 51 条 主任文書管理者は、保存要領に従い、当該主管部署の担当職員に対し、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間が満了する日までの間、適切に保存をさせなければならない。
２ 法人文書については、契約書等に基づき押印又は自署が行われている紙媒体で保存する場合等を除き、電子媒体により体系的に管理することを基本とする。
（集中管理の推進）
第 52 条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の集中管理の推進に関する方針を定めるものとする。
第８章 法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の作成及び公表）
第 53 条 総括文書管理者は、信用基金の法人文書ファイル管理簿（様式７）について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成 22 年政令第 250 号。以下「施行令」という。）
第 11 条の規定に基づき、文書管理システムをもって作成するものとする。
２ 法人文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。
３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記録）
第 54 条 主任文書管理者は、少なくとも毎年度一回、管理する法人文書ファイル等 （保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第 11 条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記録しなければならない。
２ 前項の規定による記録に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成 13 年法律第 140 号。以下「独立行政法人情報公開法」という。）第５条
各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３ 主任文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法
人国立公文書館（以下「公文書館」という。）に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記録を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、移管簿（様式８）又は廃棄簿（様式９）に記録しなければならない。
第９章 法人文書の保存期間の延長、移管又は廃棄（保存期間が満了したときの措置）- 12 -

第 55 条 主任文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表に基づき保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第５条第５項に規定する保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 前項の措置は、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記録により定めるものとする。
３ 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（保存期間の延長）
第 56 条 主任文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、職務遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長するものとする。当該延長に係る保存期間が満了した後に、これを更に延長しようとするときも同様とする。
２ 次に掲げる法人文書ファイル等については、保存期間が満了した後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において、１の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存する。
（１）現に監査、検査等の対象になっているものについては、当該監査、検査等が終了するまでの間（２）現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるものについては、当該訴訟が終了するまでの間（３）現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるものについては、当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間（４）独立行政法人情報公開法第４条に規定する開示請求があったものについては、同法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
３ 主任文書管理者は、前二項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長する
ときは、当該法人文書ファイル等の目録及び延長の理由を総括文書管理者に報告し、同意を得るものとする。
４ 前項の規定により保存期間を延長する法人文書ファイル等については、総括文書管理者の指示を受けた総務課の担当職員が、文書管理システムにより、システム法人文
書管理簿に延長後の保存期間満了年月日、その他必要な事項を記録して、登録を行う。
（移管又は廃棄）第 57 条 主任文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等については、保存期間を延長するものを除いて、第 55 条第１項の規定による定めに基づき、公文書館に移管し、それ以外のものにあっては廃棄しなければならない。
２ 主任文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等について、法第16 条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、公文書館に意見を提出しなければならない。
（廃棄目録の作成及び承認）
第 58 条 保存期間が満了した法人文書ファイル等を廃棄するときは、廃棄対象の目録を- 13 -

作成し、総括文書管理者の承認を受けなければならない。
２ 法人文書ファイル等に係る廃棄対象の目録の作成は、文書管理システムを用いて行う。
（廃棄方法）
第 59 条 主任文書管理者は、前条の目録に従って、当該主管部署の担当職員に指示し廃棄対象の法人文書ファイル等を集積させる。
２ 法人文書ファイル等を廃棄するときは、総務課において一括して廃棄するものとする。
３ 処理事案が個人情報を取り扱う法人文書については、廃棄の際、当該情報が特定の個人情報と識別できないよう当該文書について判読が不可能な方法により廃棄する。
（廃棄の登録）第 60 条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等について廃棄が完了したときは、総務課の担当職員に指示して、文書管理システムにより、システム法人文書管理簿に廃棄
年月日、その他必要な事項を記録して、登録させなければならない。
第 10 章 点検・監査及び管理状況の報告等（点検・監査）第 61 条 主任文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少な
くとも毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を理事長及び総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
第 62 条 保存する法人文書ファイル等の紛失又は誤廃棄（以下「紛失等」という。）をした者は、速やかに紛失等届（様式 10）を、当該法人文書ファイル等を管理する主任
文書管理者に提出しなければならない。
２ 主任文書管理者は、前項の届出があったときは、総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。
４ 主任文書管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じる。
５ 保存する法人文書ファイル等の紛失等をした者は、当該法人文書ファイル等の写し等をもって復元に努めなければならない。
（管理状況の報告等）
第 63 条 総括文書管理者は、法第 12 条第１項の規定に基づき、法人文書ファイル管理
簿の記録状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第 11 章研修- 14 -

（研修の実施）
第 64 条 総括文書管理者は、職員等に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第 65 条 主任文書管理者は、総括文書管理者及び公文書館その他の機関が実施する研修に職員等を積極的に参加させなければならない。
第 12 章 その他（文書管理システムにより管理しない法人文書）
第 66 条 次に掲げる規程等の規定により、第 25 条第１項に規定する様式６以外の様式を用いて起案したものは、文書管理システムによる管理を行わないものとする。
ア 独立行政法人農林漁業信用基金の農業信用保険業務、林業信用保証業務及び漁業
信用保険業務に係る会計規程
イ 独立行政法人農林漁業信用基金の農業保険関係業務及び漁業災害補償関係業務に係る会計規程ウ 独立行政法人農林漁業信用基金就業規則及び独立行政法人農林漁業信用基金非常
勤職員就業規則エ 独立行政法人農林漁業信用基金物品取扱要領
オ 独立行政法人農林漁業信用基金郵便切手類管理要領
カ 独立行政法人農林漁業信用基金図書類管理要領
キ 独立行政法人農林漁業信用基金リース契約物件管理要領
２ 前項の規程等に規定されている様式を用いて職員等が申請・承認を行う場合には、グループウェア掲示板掲載等手続規程第２条に規定する承認手続の機能（以下「グループウェア承認手続」という。）を利用する。ただし、経理関係の手続等の事情により、グループウェア承認手続を利用することが適当でない場合は、この限りでない。
（会計等に関する文書の取扱いの特例）
第 67 条 会計等に関する法人文書のうち請求書に類するもので、接受した法人文書の欄
外余白が少なく接受印を押印した場合、当該法人文書に記載されている文字が汚染されるおそれがあるときは、第 19 条の規定による接受印の押印を省略することができる
ものとする。
（特別の定め）第 68 条 法令等の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている法人文書の取扱いは、当該法令等の定めるところによる。
（細則）
第 69 条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に定める。

１
２

附 則
この規則は、平成 23 年４月１日から施行する。
独立行政法人農林漁業信用基金文書管理規程（平成 15 年規程第４号）は、廃止する。

- 15 -

附 則
この規則は、平成 24 年２月 15 日から施行する。
附 則
この規則は、平成 26 年 12 月８日から施行する。
附 則
この規則は、平成 27 年４月１日から適用する。
附 則
この規則は、平成 28 年６月６日から適用する。
附 則
この規則は、平成 28 年 10 月 27 日から適用する。
附 則
この規則は、平成 30 年４月１日から適用する。
附 則
この規則は、平成 30 年 10 月１日から適用する。
附 則
この規則は、平成 31 年１月 21 日から適用する。
附 則
この規則の改正は、平成 31 年４月 26 日から適用する。
附 則
この規則の改正は、令和元年 10 月１日から適用する。
附 則
この規則の改正は、令和２年３月 27 日から適用する。
附 則
この規則の改正は、令和２年８月 26 日から適用する。
附 則
この規則の改正は、令和３年４月１日から適用する。
附 則
１ この規則の改正は、令和４年４月１日から適用する。
２ 令和４年３月 31 日までに林業信用保証業務に係るシステムにより、第 24 条第１項に規定する起案用紙以外の用紙を用いて起案したものは、改正前第 59 条第２項の規定を適用する。
附則- 16 -

この規則の改正は、令和４年 10 月１日から適用する。
附 則
この規則の変更は、令和６年４月１日から実施する。

- 17 -

別表
法人文書保存期間基準
保存期間

区分

類型

30年保存 １ 信用基金中期計画、年度計画、業務方 ・中期計画
法書又は基金の運営に必要な諸規程の制 ・年度計画
定、改正又は廃止に関する決裁文書・業務方法書・組織規程
・就業規則
・給与規程等
２ 監督官庁が行う許認可等（以下単に「許認可等」という。）に関する文書で重要なもの（１に掲げるものを除く。）
３ （削除）

廃棄

５ １から４に掲げるもののほか、基金の運営 ・基金の設立又は統合に係る決裁文書
上重要な事項に係る意志決定を行うための ・登記に関する決裁文書
決裁文書
６ 基金を当事者とする訴訟に関する決裁文書

８ 決裁文書の管理を行うための帳簿

廃棄

廃棄

４ 出資に関する重要文書

７ 固定資産に関する重要なもの

保存期間満了後の措置

移管
廃棄・固定資産台帳

廃棄・不動産取得に関する決裁文書

廃棄・法人文書管理簿等

廃棄

９ 独立行政法人等の保有する情報の公開 ・法人文書ファイル管理簿等に関する法律施行令第２条第２項に規定する帳簿
10 公印の制定、改正又は廃止を行うため ・公印の作成に関する決裁文書
の決裁文書

廃棄
廃棄

11 会計等に関する重要な文書

・会計重要帳簿・財務諸表、決算報告書

廃棄12 人事に関する重要な決裁文書

・役職員の命免に関する決裁文書

廃棄・退職に関する重要な決裁文書

廃棄

13 監査に関する文書

廃棄

14 １から13のほか、30年保存が必要である ・監督官庁へ行う報告で重要な決裁文書と認められるもの
・監督官庁が行う検査に関する重要な決
裁文書

廃棄・労働協約に関する文書

廃棄・社会保険等に関する重要な決裁文書

廃棄10年保存 １ 会計等に関する重要文書（30年保存に ・補助簿
該当するものは除く。）
２ 中期計画・年度計画に関するもの

廃棄

・検討資料
・説明資料

廃棄
廃棄

３ 承認、認可、承諾、同意等（以下「承認 ・有効期限が10年の承認等をするための等」という。）をするための決裁文書であって 決裁文書
当該承認等の効果が10年間存続するもの（30年保存に該当するものは除く。）

廃棄

４ ３に掲げるもののほか、信用基金の所掌 ・監督官庁が行う許認可等に関するもの
事務に係る重要な事項に関する意志決定を行うための決裁文書（30年保存に該当するものは除く。）

廃棄５ 保険契約、保証契約及び貸付契約に関する文書
６ 表彰を行うための決裁文書

廃棄
・永年勤続表彰又は各種表彰の決裁文
書

７ １から６のほか、10年保存が必要であると ・収入、支出決定に関するもの認められるもの（30年保存に該当するものは
除く。）
５年保存

１ 承認等をするための決裁文書であって ・有効期間が５年以上10年未満の承認等
当該承認等の効果が５年間存続するもの をするための決裁文書（30年保存又は10年保存に該当するものを除く。）
２ １に掲げるもののほか、信用基金の所掌 ・監督官庁が行う許認可等に関するもの
事務に係る重要な事項に関する意志決定を行うための決裁文書（30年保存、10年保
存、３年保存、１年保存に該当するものを除
く。）

廃棄

廃棄

廃棄

３ 取得した法人文書の管理を行うための ・法人文書開示請求処理簿
帳簿又は法人文書の廃棄又は移管の状況が記録された帳簿（独立行政法人等が保有する情報の公開に関する法律第23条第１項の記録を含む。）

廃棄

４ 出資に関する文書（30年保存に属するものを除く。）

廃棄５ 重要な会議に関する決裁文書

廃棄

６ 公告及び広報等に関する決裁文書

廃棄

７ 支出に関する書類

・請求書、領収書・支出決議書・予算実施決議書

８ 契約に関する文書（保険契約、保証契
約及び貸付契約に関する文書を除く。）
９ 職員の諸手当の認定等に関する決裁文 ・通勤手当認定書
・扶養親族認定・諸手当の認定に必要な届出書
10 職員の勤務の状況が記録されたもの
・職員の出勤及び出張に関する決裁文書

３年保存

廃棄

廃棄

廃棄

廃棄
廃棄

11 １から10のほか、５年保存が必要である ・調査統計に関する決裁文書と認められるもの（30年保存、10年保存に該 ・福利、厚生に関する決裁文書
当するものを除く。）
・固定資産管理に関するもの
・会計検査の実施に関する決裁文書
・預金の預入れ払戻し及び収入金の納付に関する決裁文書
・余裕金の運用（期間の長期にわたるものを除く。）に関する決裁文書
・物品増減に関する決裁文書

廃棄

１ 承認等をするための決裁文書であって ・有効期間が３年以上５年未満の承認等
当該承認等の効果が３年間存続するもの をするための決裁文書（30年保存、10年保存又は５年保存に該当するものを除く。）

廃棄

２ 信用基金の所掌事務上の定型的な事務 ・研修実施計画に係る意志決定を行うための決裁文書（１年保存に該当するものを除く。）

廃棄３ 会議開催に関する文書（５年保存に属するものを除く。）

廃棄４ 調査及び統計に関する文書（５年保存に ・事業の決定又は遂行に反映させるため属するものを除く。）に実施した調査の結果報告書

廃棄５ ４に掲げるもののほか、所掌事務に係る ・役員会議事録
事業の決定又は遂行上参考とした事項が ・業務運営上の会議の議事録記録されたもの・業務上参考としたデータ
６ 労働組合に関する文書

１年保存

廃棄
廃棄

７ 陳情等に関する文書

廃棄

８ １から７のほか、これらの法人文書と同程 ・国会議員等からの資料要求に関する文度の保存期間が必要であると認めるもの 書（30年保存、10年保存又は５年保存に該当するものを除く。）

廃棄

１ 承認等をするための決裁文書（30年保 ・有効期間が１年以上３年未満の承認等
存、10年保存、５年保存又は３年保存に該 をするための決裁文書
当するものを除く。）
２ 所掌事務上の簡易な事項に係る意志決 ・事案照会定を行うための決裁文書
・会議開催
・講師依頼
・資料
・式辞、祝辞

廃棄

廃棄

様式１

システム法人文書管理簿
年度 文書番号 主管部署 起案者 文書分類番号 文書件名

個人情報
保存期間
起案
決裁
施行
完結
媒体
施行先 施行方法有無
満了年月日 年月日 年月日 年月日 年月日（注）「媒体」欄は、個人情報を取り扱う場合で、保有個人情報が記録されている媒体名を登録する。

様式２

書留等接受簿

受付年月日

発信(送付)者

書留番号

事案処理主管部署

受領者

備考

様式３

法人文書分類基準表
大分類
中分類

小分類

細分類

法人文書ファイル名

保存年数

備考

様式４

接受印

接
○○ . ○○ . ○○

受

25mm

様式５
受理印

受 理
０４．１０．０１

○ ○
備考
「○

○」の部分は、部門の名称とすること。

35mm

様式６
【

】

独信基○○

○○年度

第

号

決裁規程 別表 第
受

年

月

日

登

録

年

月

日

起

案

年

月

主任
文書
管理者印
日

決

裁

年

月

日

施

行

年

月

日

完

結

年

月

日

年

監事回付欄
監 事

月

保存年数

月

案

起案者印
者

名

内 線 番 号
(

属性確認
要・不要
記
事

件 名

伺

日

施行者印

主 管 部 署

個人情報
有無
日

監 事

年

照合者印

起

年

法人文書
ファイル名
保存期間満了年月日

接指定日施行年月日

分類番号

い

属性確認
者印

)

様式７

法人文書ファイル管理簿

大分類

文書分類
中分類 小分類細分類

法人文書ファイル名

作成者
取得時期（管理担当者）

起算日

保存年数

保存期間
満了時期

媒体種類 保存場所 管理者

保存期間満
了時の措置

備考

様式８
移管簿
大分類

文書分類
中分類 小分類細分類

法人文書ファイル名

作成者(管理担当者）

取得時期

保存年度

保存期間
満了時期

管理者

保存期間満了
時の措置

移管日

備考

様式９
廃棄簿
大分類

文書分類
中分類 小分類細分類

法人文書ファイル名

作成者(管理担当者）

取得時期

保存年度

保存期間
満了時期

管理者

保存期間満了
時の措置

廃棄日

備考

様式１０
紛失等届

紛

失

等

届
年

月

日

主任文書管理者 殿
主管部署名
氏

文書番号

名

件名

紛失等理由

紛失等後の
措置

(注)「紛失等」とは「法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄」をいう。

印

様式１１

公印管理簿
作成日：
年月日

文書記号番号

件名

施行先

公印

押印数

押印者

確認者

様式１２
電子メール施行記録簿
送信（施行）
年月日

送 信 す る 文 書 の 内 容
主管部署

起案日
文 書 番 号

件

名

宛

先

決裁日

総括文書管理者
確認