※ セミナーテキスト抜粋

文書情報マネージャー認定資格取得セミナー
これからの経営に求められる

文書情報マネジメントのあり方

3-2
P.97

２．JIIMAの考える

文書情報マネージャ―とは（１）■これまでは、経営者から文書情報管理は、・存在している書類や情報を整理・整頓すること。
・ 必要な期間保管・保存すること。
各職場に任せておけば、普通に出来ていることと認識されていることが多かった。
文書情報管理＝各職場での５S（整理、整頓、清掃、清潔、躾）
これでは不十分です。
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23-2
P.97

２．JIIMAの考える

文書情報マネージャ―とは（２）■これから企業に必要な文書情報管理とは、・経営の観点から見た情報の重要性を認識し、・必要な情報や記録 を残し、・業務に利用するだけでなく、・新たな付加価値を生み出して行くことです。
●守りだけでなく、攻めが必要です。
企業の競争力は「攻め」で、差がつきます。
●まさに、DX(デジタルトランスフォーメーション）に通じています。
守り＋攻め(C) Copyright JIIMA, 20203

4-1(1)
P.140

紙文書への押印はテレワーク化の妨げ

新型コロナウィルス対策で、テレワーク化が必要とされている中、ハンコを押すために出社している？
★判子にも多くのリスクがあり、これを機会に電子化の検討を進めてはどうでしょうか。
判子利用による真正性のリスクについて考えてみます。
１．印影の偽造リスク
・IT技術の進歩により判子の偽造は容易になっているのでは？
・偽造と真の印鑑をどうやって見分けられますか？
２．印鑑の保管運用リスク
・印鑑を鍵のかかる場所に、鍵BOX等に保管しているか。
・その鍵の管理は十分か？
・鍵のありかを知られていないか？引き出しに入れてませんか？
３．本人の意志で必ず押しているか？
運用上の代行者が勝手に押すことはないでしょうか？
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4-1(1)
P.140

紙文書への押印はテレワーク化の妨げ

新型コロナウィルス対策で、テレワーク化が必要とされている中、電子契約を進めればいいのではないか？
★電子契約は、便利な反面、慎重な分析と対策が必要です。
１．電子契約サービスの方式が多種ある。
・ＰＫＩ電子署名だけでなく、ワークフロー的な電子契約サービスもある。
２．本人認証が重要・テレワークで、社外からの承認を行うので、ＩＤ，パスワード以上の多要素認証が必要である。
３． 契約期間（解約するまでが契約、長い期間のケース）もある。
・利用システムの利用可能期間の確認が必要。
⇒契約書は自社でも保存する方法も検討（サービス事業者に頼らず）・ＰＫＩ技術利用の場合は、厳密には、10年毎に延長署名が必要。
⇒そこまでの厳密さが必要か回避手段がないか、専門家との検討。
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4-11(2) （５）クラウドサービス
P.164③心構え クラウドＳＬＡを考える-1

パブリッククラウドの利用時も、使用条件は、オンプレミス（自社運用）と同様に確認する必要がある。
利用部門は、情報システム部門の協力を得て、利用目的に応じて、サービス条件を確認しましょう。
★なくそうシャドーIT, IT部門もユーザー部門に協力を協力依頼

条件確認
サービス提供会社

文書情報マネジャー（利用部門の長）情報システム部門(C) Copyright JIIMA, 2012, 2020

SIeｒ
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「33自治体のデータがIaaSから消失」、日本電子計算がシステム障害の詳細明かす
クラウドを過信しない！

ハードは故障するもの、ソフトにはバグがあり、運用には、運用ミスがつきもの。
DELL EMCサーバーのストレージ（ＳＳＤ）のデータを喪失（ＳＳＤ）のファームウェアバグが原因で、全データ喪失モードバックアップデータからの復旧が出来なかった。
原因は、①バックアップデータを取れていなかった。
②仮想ＯＳのバックアップ方法として適切でなかった。

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5-3(2)P.176

文書管理規則の制定・改訂②規則類の体系

基本方針
大原則規程に関しては、関連法令が変更されても変更のない基本的な部分を記載し、細則で対応する

文書管理規程文書管理細則文書保存期間表

文書の具体的な取り扱い規程を解説または補足説明するものでわかりやすくする

文書管理ガイドライン
特定の文書取り扱いや文書管理システム利用の手順

文書管理システム登録・利用手順書部門などで運用するための、部内ルールのこと
DH C_P

文書取り扱い
手順書
ルールブックポイント

規則類について役割と相互関連性を確認し、重複分と不足分を整理する(C) Copyright JIIMA, 2012 - 2020

5-3(3)P.177

文書管理規則の制定・改訂④文書情報取り扱いのルール制定 -2
 文書分類基準（重要文書、機密文書など）と管理方法
 文書作成方法・作法

全社的な視点で策定するレベル

 保存期間（リテンションスケジュール） 文書削減判断基準（廃棄・移管）
 文書の棚卸方法
 ファイリング基準と改善手順（用具・背表紙項目・配列方法）
電子データ
 情報システム管理基準、メール取り扱い基準、セキュリティ管理基準
 各部門で管理すべき文書の種類

部門単位で具体的に策定するレベル

 保存期間（部門独自で長期に保存すべきものの抽出）
電子データ
 PC、ファイルサーバー、文書管理システムの各利用基準
 標準フォルダー体系、文書登録/検索ルール
 アクセス権の設定（参照のみから修正、削除権限など）

DH C_Pポイント

全社的視点で策定するレベルは文書管理ガイドラインにて策定し、部門・部署の実態にあった固有のルールは運用マニュアルや手順書、ハンドブックなどでまとめると良い。

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5-4(4)P.180

電子文書管理改善③ルールの体系とシステム

・紙文書同様、組織として管理すべき電子文書の定義を行います。
・全社統一の保管ルールを作ることは難しいですが、「必ずルールに従った名前をつけて保管する」などといった基本的な方針を策定しておくことは必要です。
登録・保管のルールがないと似たような名前のフォルダが多い

自分で保管したのに見つからない

他の人が作ったものをすぐに探せない

どれが最新版なのかわからない

策定しておきたい実施方針※①～③
次ページ以降詳細解説①ネーミング②フォルダ体系③見直し；
保存期間・別媒体移行

アクセス権版管理

スキャン文書の登録

DH C_P

ポイント

ここに6つ挙げたものは最低限、策定しておきたいルール(C) Copyright JIIMA, 2012 - 2020

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維持管理計画策定⑥「あるべき姿」を実現するための要素

ドキュメントのあるべき姿を実現し、維持していくためには、「仕組み」「人・体制」「システム」の3要素が必要です。弊社は、この3つの視点でお客様の改善活動をご支援します。

ルールの明確化 電子文書管理台帳の作成・運用
 文書管理規程・ガイドライン文書
保存期間表の整備

仕組み運用の効率化

 文書管理・運用ルール

 文書管理システムの導入/
エンハンス

徹底と定着化 文書の電子化推進 維持管理体制の構築

 電子文書主体の働き方の浸透 社員教育人・体制

システム

組織的な取り組みを、継続して実践していくことが重要(C) Copyright JIIMA, 2012 - 2020