vol.85

導入事例
ICT ソリューション

ペーパーレス化ソリューション
「 ケアマネパッケージ」

計画書、報告書の山を減らして、書類整理の手間から解放
居宅介 護 支 援事 業 所の課 題を、ペーパーレス化ソリューションで解決
ケアマネージャー６人で 運営する 医 療 法 人 沖 縄 徳 洲 会 ケアプラン薬円台
様 。 ケアプランの 作成と報告のための書 類、 またサービス事 業 所とのやりとりで 発 生 する膨 大 な書 類の 保 管スペースの問 題と、それらの 書 類を整 理し、ファイリングするための時間と手間に頭を悩ませていました。 この問 題を大きく改善したのが、 コニカミノルタのペーパーレス化ソリューション「ケアマネパッケージ」です。紙 文 書の電子 化を促 進すると同時に、自動 仕 分 け で 整 理 の 手 間 から解 放 。 ケアプラン薬 円 台 様 が 抱 える介 護
書 類のさまざまな課 題をスムーズに解決しています。

ケアプラン薬円台様

課題解決・ ケアマネ業務で増え続ける計画書、報告書を減らしたい「ケアマネパッケージ」導入で、ペーパーレス化を促進

・ 介護書類をファイリングする手間と時間を軽減したい

スキャンによる自動仕分けで、書類の分類作業を高速化

・ 膨大なファイルから書類を探し出す手間を減らしたい

電子化したデータから、スピーディーな検索を実現

導入の背景まとめます。計画書、報告書は自分で作成するだけでなく、サーケアマネージャー６人で 運営する事 務所

ビス事業所から FAX や郵送でフィードバックされてくるものがあります。
「当然、書類のやりとりが頻繁に行われます。介護保千葉県 船橋市にあるケアプ

険サービスは、紙ベースの書類がとても多いのです」と山口様。

ラン薬円台様は、ケアマネー

書類が集まってくると、それをファイリングし、整理する作業がジャーが 6 人在 籍する居宅介必要になります。
「ここに多くの手間と時間が取られていまし護支援事業所です。
「母体が医た。この作業が本来業務を圧迫している状況がありました」。

療系で緩和ケア病棟があるた

契 約終了より５年間の 保管義 務で増え続ける書 類

め、末期がん、ターミナル、お看取りの依頼が多いのと、リハビリ病棟もあるので、在宅リハビリや在宅復 帰を目指す方のケアが多いのが特 徴です」とさまざまな書類は、記録として保存する必要があります。
「保主任介護支援専門員
管理者 山口信人様

管期間が契約終了より５年と決められているので、書類は増えおっしゃるのは、この事務所の管理者、山口信人様です。ケア

続ける一方ですね」と山口様。ケアプラン薬円台様では、
セキュ

プラン薬円台様は、居宅介護支援事業所としてだけでなく、船リティ対策のされたオフィスの１室をまるまる書類部屋にあてて橋市から委託を受けて介護保険を使う前段階の方に、予防的いて、そこは書類が詰まったダンボールが山積みに。これらのなケアプランを提供する「在宅介護支援センター」としての顔書類は行政からの求めで過去分を提出することもあり、「そうも持っています。また、「特定事業所加算」にも積極的に取りいったときには、ダンボールの中から目的の書類を探し出す手組み、質の高いケアマネージメントを実現、「特定事業所加算Ⅱ」

間も大変でした」。書類をファイリングする手間と時間、そしての評価を得ています。

増え 続ける紙ベースの書類。この 2 つが大き業 務を圧 迫する
計画書、報告書ファイリングな課 題となっていました。そんなとき、コニカ
ミノルタから「ケアマネケアマネージャーは、介護認定を受けた方のケアプランを作パッケージ」の提案を受成するのが主な仕事です。重度の介護サービス利用者ほど、け、これらの問 題を解サービスも複雑化し高度な調整が求められます。そのため綿密決できるのでは、と使っなケアプランを立て、サービスを実施し、その結果を報告書にてみることにしました。

オフィスの一部屋を占有する過去分の膨大なファイル導入の効果

紙の書 類を現状の1/3に。
残 業削減の思わぬ 効果も「ケアマネパッケージ」は、増え続ける介護書類を電子化し、簡単に整理・保管ができるソリューションです。書類を複合機でスキャンし、利用者やサービス事業所を選択するだけで自動的にリネームされ、PDF ファイルを作成、所定のフォルダーに分貯めておいてからまとめてファイリングしていましたが、『ケアマネパッケージ』導入後は、書類が出るたびにスキャンして電子化するようになりました」。すると、手作業のファイリングにも思わぬ効果が生まれ、「整理に要する時間が月に 5 ～ 6 時間短縮することができました」とおっしゃいます。

理 解が 進むまで、スタッフの 側について指導保存します。2018 年に導入決定、12 月から運用を始めました。

「『ケアマネパッケージ』の運用にあたり、心配だったのは IT「まだまだ使い始めて間もないこともあり、スタッフの不安もやコンピューターに不慣れなスタッフが多いことでした」。そこあって電子化と紙文書のファイリングを並行して行っています

で山口様は、活用のメリットについてきちんと説明した上、スが、ゆくゆくはファイリング作業はやめて、『ケアマネパッケータッフ全員が理解するまで側について操作を手伝いました。
「ちジ』の利用だけにするょうど、介護システムも導入した時期だったので、スタッフも慣つもりです」と山口様。

れるのが大変だと思ったのです。操作はタッチパネルで簡単なそうすれば、書類は現ので、今では全員が問題なく使えています」。

在 の 1/3 程 度 に 削 減できるとのこと。
数多くの書類が置かれるケアマネージャーのデスク他のスタッフにも「ケアマネパッケージ」の感想を伺いました。
「これを使えばファイリングの必要がないことは頭ではわかるさらに、「 以前は介のですが、これまでやってきた作業なので、まだ並行してやっ護書類を、例えば一月ています。でもいずれは慣れて、スキャンだけで済むのでしょ増 え 続 け る 書 類 の 保 管 ・ 管 理 の 手 間 を 一 挙 に 解 決！
簡単操作で、ファイル整理の手間から解放！
FAXや郵送書類をペーパーレス化でスッキリ！

Dispatcher Phoenix を利用した居宅介護支援事業所のペーパーレス化ソリューション

「ケアマネパッケージ」

介護の現場で欠かせない計画書、報告書など紙ベースの書類。
「ケアマネパッケージ」なら必要項目を選択し、書類をスキャンするだけで、自動で仕分けてパソコンで管理が可能。

オフィスを圧迫する書類の保管スペースを削減！

居宅介護支援事業所のペーパーレス化を促進します。これからは、ファイリングの手間も書庫も要りません。電子化した書類は、データ上からすぐに検索できます。

STEP 1

STEP 2

利用者や事業所名を選択

書類をスキャン

複合機のパネル上から、利用者や事業所名をタッチ

FA X、郵送などで届いた計画書、報告書をスキャン

あ と は 自 動 ♪
ケアマネ太郎フォルダー

利用者 A 様
フォルダー

サービス事業所 A
フォルダー

訪問介護-計画書20190515.pdf

利用者 B 様
フォルダー

サービス事業所 B
フォルダー

通所介護-計画書20190515.pdf

利用者 C 様
フォルダー

サービス事業所 C
フォルダー

通所介護-報告書20190515.pdf

D i s p a t c h e r P h o e n i x により、自動 で 書 類のPDFファイルが作成され 、担当ケアマネージャーのフォルダーにリネームされ、保存されます。

うね」とは唐澤眞佐子様。
「タッチパービス事業所のデータや、介護シスネルで選んでいくだけで分類できるテムに入 力済みのデータを活かし、のは楽ですね。書類の保管スペース『ケアマネパッケージ』用に少し編集が必要なくなるのは嬉しいし、今までするだけで 使うことが できました。

１枚１枚探していた書類を、すぐに検これは大変助かりました」と山口様。

索できるのはとても便利だと思います」とのこと。
「非常に画期的だと思います。でもまた、書類をスキャンするための介護支援専門員

唐澤眞佐子様

介護支援専門員藤井早苗様

複合機のメリットも実感されています。
「これまで出力機としてインクジ私が使いこなすにはもう少し慣れが必要ですね」とおっしゃるェットプリンターを使っていましたが、高性能の複合機でスキのは藤井早苗様。
「全部電子化して、紙の書類が必要な時はデャン作業以外も効率化できました」とおっしゃいます。両面印ータをプリントアウトする。そういう使い方でペーパーレス化は刷機能で出力は半減、小冊子出力モードで配布しやすい体裁進むと思います」。新規の利用者、サービス事業所の追加入力で印刷が実現し、さらに裏写り除去機能で印刷も鮮明になりについては、「パソコンだけでなく、複合機のパネル上からも入ました。
「この機能を使えば、書類に地色がついていても白地力できればいいなと思います。使っているといろいろ課題も出にして出力できます。FAX しても文字が見えにくくならないのてくるので、コニカミノルタさんと一緒に解決していきたいですで、サービス事業所とのやりとりに重宝しています」。

ね」。さまざまな観点から貴重なご意見をいただけました。

「ケアマネパッケー介 護システムの情 報を活かしデータ作成もスムーズシステムの導入にあたり大変なのが、利用者や関連事業所などのデータの移行ですが、「これまでパソコンに入っていたサジ」効果はもちろん、ソリューションとセッ
トに なった 複 合 機も、 業務の効率化、作業性向上に一役買っています。

複合機からのスキャンで紙文書の電子化も着々と進行中

今後の展開業界は、電子化、ペーパーレス化がますます進行

書類を減らし効率化を進め人員拡充を図りたい

現在、福祉・介護の分野では行政もペーパーレス化を積極「このソリューションを活用して書類を減らせば、スペースが的に推進しています。しかし、すべてを電子化するのはまだま確保できます。できたスペースにデスクを置いて、スタッフのだ先の話、と山口様はおっしゃいます。
「例えば、関連するサ拡充を図っていきたいですね」と山口様。スタッフを増やすこービス事業所はまだまだ FAX を利用するところが多いんですとでさらに上位の「特定事業所加算」を目指し、収益を安定さね。我々だけが電子化を進めてもペーパーレスにはなりませせ、本来業務への集中と充実を図りたい。
「ケアマネパッケーん。業界全体がペーパーレス化をするにはまだ時間が必要でジ」を活用した事務所の展望を語っていただきました。今回はす」。その過渡期のソリューションとして、「ケアマネパッケージ」

新たなソリューションの導入で、業務改善への大きな一歩をの効果・有用性をまさに実感されています。

踏み出したケアプラン薬円台様にお話を伺いました。

コニカミノルタの・ タッチパ ネルで 選 択 するだけの 簡 単で わかりや すい 操 作「ケアマネパッケージ」

・ 介 護 業 務 の 効 率 化 に寄 与する 複 合 機 の 高 い 利 便 性

満 足 ポ イント・ FAX 受 信 書 類 を 活 かしつつ ペーパーレス化 で きる 柔 軟 性

企 業プロフィール
名住設

称：医療 法 人 沖縄徳 洲会

ケアプラン薬円台

所 ： 千葉県船橋市薬円台 6-20-7-103

立： 2009 年 4 月

従業員数 ： 6 名（2019 年 4 月現在）

営業種目 ：	 ● 医療・介護の総合的なサービス● 在宅介護支援センターとしての在宅介護支援教室・地域ケア会議などの開催● 地域の福祉行事やミニ講座などへの講師派遣● 介護保険サービスに関する各種の研修・勉強会などの開催

要支援・要介護認定を受けた利用者とその家族が、住み慣れた自宅で安心した生活を送り、自立した生活を営むことができる支援を行う。また、利用者とその家族の心身の状況や環境などにおけるニーズを正確に把握し、利用者やその家族の意向を確認しながら、公平・中立に介護保険サービスを調整するとともに、地域における医療・保健などの各種社会資源の適切な活用に貢献。職員の研修については、積極的に参加させ、自己研鑽に努める。
記載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。（取材日：2019 年 4 月）

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Web サイトで詳しくご紹介：
コニカミノルタ ケアマネ

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