福岡県保健環境研究所外部研究費取扱規程

第１章 総則（目的）第１条

この規程は、福岡県保健環境研究所（以下「研究所」という。）で実施する外部研究費助成事業（以下「助成事業」という。）において、助成事業を適正に運営・管理するために必要な事項を定めることにより、その体制を構築及び整備し、もって、助成金の不正使用や助成事業における不正行為（以下「不正」という。）を未然に防止するほか、助成事業実施に係る業務の適正化及び効率化を図ることを目的とする。
第２章 管理運営体制（最高管理責任者）
第２条

所長は、助成事業の最高管理責任者として、研究所全体を統括し、その運営・管理について最終責任を負うものとする。
２

所長は、統括管理責任者及び適正管理推進責任者が、その責任を十分に発揮できるよう、適切にリーダーシップを発揮しなければならない。

（統括管理責任者）
第３条

副所長は、助成事業の統括管理責任者として所長を補佐し、その運営・管理について実務上の責任と権限をもつものとする。なお、副所長職が空席の場合は、管理部長が兼ねる。
２

統括管理責任者は、前項の規定に基づき、次の各号に規定する任務にあたるものとする。
（１） 基本方針に基づく、不正防止計画を初めとする機関全体の具体的な不正防止対策の策定・実施（２） 具体的な不正防止対策の実施状況の確認及び最高管理責任者への報告（適正管理推進責任者）
第４条

管理部長は、適正管理推進責任者として、不正の未然防止、助成事業に係る業務の適正化及び効率化の観点から所長を補佐し、実務上の責任と権限をもつものとする。
２

適正管理推進責任者は、前項の規定に基づき、次の各号に規定する任務にあたるものとする。
（１） 監査部門の統括（２） 研究所内外からの不正に関する通報の受付（３） 不正に係る内部調査（４） 適正管理推進部署の統括

（コンプライアンス推進責任者）
第５条

各部長は、コンプライアンス推進責任者として、研究所内において実施される助成事業を対象に、次の各号に規定する任務にあたるものとする。また、各課長は、コンプライアンス推進副責任者として推進責任者を補佐するものとする。
（１）不正防止対策の実施及び実施状況の確認ならびに統括管理責任者への実施状況の定期的な報告（２）助成事業の運営・管理に関わる全ての構成員を対象とするコンプライアンス教育の実施ならびに受講状況及び受講者の理解度の管理監督（３）研究費の適切な管理・執行状況のモニタリング、及び改善の指導
２

各部長は、前項記載の任務の遂行状況について、次の各号のいずれかにより、所長及び適正管理推進部署へ報告するものとする。

（１） 所長部長会議（２） 部課長会議（責任者及び関連規程の公表）
第６条

研究所における外部研究費の管理運営体制等についてはインターネット等により、これを公表するものとする。
（監査部門）
第７条

研究所管理部内に、助成事業に係る経理及び業務全般について検証し、評価を行い、経理処理の適正化、事務手続の効率化及び不正要因の把握を図るために、内部監査を行う最高管理責任者直轄の監査部門をおく。
２

監査部門は、次の各号に掲げる監査員により組織し、適正管理推進責任者が統括する。

（１）企画情報管理課長（２）必要に応じ最高管理責任者が選任した者（適正管理推進部署）
第８条

研究所管理部企画情報管理課内に、不正の未然防止、業務の適正化及び効率化を推進するため、最高管理責任者直轄の適正管理推進部署をおく。
２

適正管理推進部署は、前項の規定に基づき、次の各号に定める業務を行うものとする。

（１） 不正発生要因の把握（２） 不正発生要因に対応する具体的な不正防止計画の策定及び実施（３） 助成事業に係る業務の適正化及び効率化への取組（４） 助成事業の実施に係る制度、規程等の制定及び改正（５） 前４号に関する研究所職員への周知（６） 不正に係る内部調査
３

適正管理推進部署は、次の各号に掲げる者により組織し、適正管理推進責任者が統括するものとする。

（１） 管理部長（２） 企画情報管理課長

（３） 必要に応じ最高管理責任者が選任した者（相談窓口）
第９条

研究所管理部内に、助成事業の実施に係る事務手続等に関し、研究所内外からの相談に対応するための窓口を置く。
２

前項記載の相談は、適正管理推進部署が対応するものとする。

第３章 内部監査（内部監査の統括）
第１０条

内部監査は、最高管理責任者の命により、適正管理推進責任者が統括し、監査部門が実施するものとする。
（内部監査業務）
第１１条

監査部門は、助成事業について、内部監査マニュアルに従い、次の各号に定める内部監査業務を行うものとする。
（１） 外部研究費について、福岡県及び研究所の規程並びに助成元の規程等に基づき適正に執行されているかを検証するとともに、経理処理について、正確性、妥当性及び効率性の観点から問題提起を行う経理監査（２） 助成事業の実施における業務及び制度（規程等）の運用状況が適正であるかを検証し、妥当性及び効率性の観点から問題提起を行う業務監査（３） 助成事業を適正に運営・管理するため、助成金の不正使用等を発生させる要因の把握を行うリスクアプローチ監査（内部監査の方法）
第１２条

内部監査は、その時期及び対象とする研究課題を、所長が任意に定め、事前に監査事項及びその他必要な事項とともに通知し、次の各号に定める方法により行うものとする。
（１） 経理事務に係る帳票類及びその他の関係書類に基づいて実施する書面審査（２） 監査員が研究所にて実施する現地調査
２

前項記載の内部監査における監査事項は、監査部門と適正管理推進部署とが協議し、これを決定するものとする。ただし、監査部門は適正管理推進部署を兼ねることができるものとする。

（監査員の権限）第１３条

適正管理推進責任者及び監査員（以下「監査員等」という）は、内部監査にあたって、以下の各号に定める事項を関係職員に求めることができるものとする。
（１） 必要な帳票及び書類等の閲覧又は提出（２） 関係者への聴取

（３） その他、内部監査遂行上必要な一切の行為
２

監査員等は、最高管理責任者が必要と認める場合には、研究所以外の関係者へ照会又は確認を求めることができるものとする。

（監査員等の遵守義務）
第１４条
２

監査員等は事実に基づき公正不偏に内部監査を実施しなければならない。

監査員等は、不正の未然防止、並びに業務の適正化及び効率化に関する業務改善について、適正管理推進部署と連携し、対処しなければならない

３

監査員等は、第２項記載の事項に関する場合を除き、内部監査により知り得た事項を監査部門以外の者に漏洩してはならない。

（監査に対する協力）
第１５条

研究所職員は、監査員等が実施する内部監査において、誠実に協力しなければならない。
２

研究所職員は、監査員等の求めに対し、正当な理由なくこれを拒絶してはならない。

（監査報告書の作成及び報告）
第１６条

監査員は、内部監査を実施したのち、次の各号に定める事項に関する監査報告書を作成するものとする。
（１） 監査を実施した日程、監査の種類、監査員及び受検者の氏名（２） 監査を実施した事業に関する項目（事業名、課題名、事業期間、事業費総額、事業実施者）（３） 監査項目（４） 監査の結果及び意見（５） 外部研究費の執行及び管理における不正発生要因とその改善提案（６） 助成事業実施に係る業務の改善提案（７） その他特記事項
２

監査員等は、前項記載の監査報告書を所長へ提出するものとする。

３

監査部門は、第２項記載の監査報告の取りまとめ結果について、コンプライアンス教育の一環として、次の各号のいずれかにより、適正管理推進部署を通じて最高管理責任者へ報告し、機関内における周知及び類似事例の再発防止を図るものとする。

（１） 所長部長会議（２） 部課長会議（是正の指示）第１７条

最高管理責任者は、内部監査の結果、研究所において是正改善を要する事項が認められた場合には、これを当該部長及び課長に指示するほか、研究担当職員へ通知し、再発の防止に努めるものとする。
２

前項の指示を受けた部長及び課長は、直ちに是正改善を図らなければならない。

３

第２項の是正改善を実施した部長及び課長は、これを最高管理責任者に報告しなければならない。

４

部長及び課長は、正当な理由に基づき是正改善に時間を要する場合には、当該理由を付した是正改善計画書を所長に提出しなければならない。

５

所長は、第３項記載の是正改善の実施報告を受けた場合は、監査員等にこれを検証させることができるものとする。

（不正に係る内部調査）
第１８条

最高管理責任者は、提出を受けた監査報告書を精査し、不正の疑いが認められると思料される場合には、「福岡県保健環境研究所の研究活動における不正等の取扱に関する規程」（以下「不正等取扱規程」という）に基づき、調査を行うものとする。

第４章 不正発生要因の把握と対処（監査部門による不正発生要因の把握）
第１９条

監査部門は、不正を未然に防止するために、内部監査を通して、研究所全体を対象として、助成事業に係る不正発生要因の把握に努めなければならない。
２

適正管理推進部署は、監査部門と連携し、内部監査及び研究所に対するモニタリング、並びに「不正等取扱要領」に基づく内部調査を通して、助成事業に係る不正発生要因の把握に努めなければならない。

３

前２項において、把握した不正発生要因は、すみやかに統括管理責任者に報告しなければならない。

（日常業務における不正発生要因の把握）
第２０条

助成事業の実施に携わる研究担当職員、経理担当者及び経理責任者（以下「助成事業実施者」という。）は、不正を未然に防止するために、助成事業の執行及び管理において、不正発生要因の把握に努めなければならない。
２

助成事業実施者は、前項記載の不正発生要因を把握した場合には、統括管理責任者に報告するものとする。

３

第２項記載の報告を受けた統括管理責任者は、次の各号のいずれかにより、最高管理責任者へ報告、又は報告させるものとする。

（１） 所長部長会議（２） 部課長会議（不正発生要因への対処）
第２１条

第１９条第３項及び前条第３項記載の報告を受けた統括管理責任者は、最高管理責任者と協議し、所長が必要と認めた場合には、助成事業実施に係る運営・管理体制を整備しなければならない。
２

統括管理責任者は、前項記載の体制を整備するにあたり、必要に応じ、新たな監査計

画及び不正防止計画を策定するものとする。
３

統括管理責任者は、第８条第３項記載の者に、第２項について指示することができるものとする。

４

統括管理責任者は、不正防止計画を策定した場合には、これを最高管理責任者に報告するものとする。

５

最高管理責任者は、不正防止計画を策定した場合には、統括管理責任者をして実施状況のモニタリング及び評価を行わせ、その進捗管理に努めなければならない。

６

第５項記載の実施状況のモニタリングは、監査部門が実施するものとする。

第５章 助成事業実施に係る業務の改善（業務改善点の把握）
第２２条

監査部門は、助成事業を適正かつ効率的に実施するために、内部監査を通して、助成事業に係る事務手続及び制度等において改善が必要な事項（以下、「改善点等」という。）の把握に努めなければならない。
２

適正管理推進部署は、監査部門と連携し、内部監査及び研究所に対するモニタリングをとおして改善点等の把握に努めなければならない。

３

第２項において把握した改善点等は、速やかに統括管理責任者に報告しなければならない。

（研究所における改善点の把握）
第２３条

助成事業実施者は、助成事業を適正かつ効率的に実施するために、助成事業に係る事務手続及び制度等における改善点等の把握に努めなければならない。
２

助成事業実施者は、前項記載の改善点等を把握した場合には、研究所内の会議において統括管理責任者に報告するものとする。

３ 第２項記載の報告を受けた統括管理責任者は、第２２条第３項に記載の手続に従い、最高管理責任者に報告するものとする。
（改善点等への対処）
第２４条

第２２条第３項及び前条第３項記載の改善点等への対処については、第２１条の規定を準用する。

第６章 その他（職員の遵守義務）
第２５条

研究所職員は、研究所、福岡県、助成元及び国等の規程や通知等に基づき、助成事業実施において不正のないよう誠実に行動しなければならない。

（制度及び規程等の周知）
第２６条

最高管理責任者は、助成事業を適正に運営・管理し、不正を未然に防止するた

めに、助成事業実施に係る制度及び規定について研究所職員に周知しなければならない。
２

最高管理責任者は、第２１条第１項及び第２４条に基づき、助成事業に係る運営・管理体制の変更があった場合、並びに第２８条に基づき必要な事項を定めた場合には、速やかに研究所職員に通知しなければならない。

３

最高管理責任者は、第２１条第２項及び第２４条に基づき、不正防止計画を策定した
場合には、速やかにこれを周知しなければならない。

（周知の方法）第２７条

前条に規定した周知は、次の各号のいずれかにより行うものとする。

（１） 文書又は電子メール（２） 各種会議（３） 説明会又は研修会
（その他）
第２８条

最高管理責任者は、この規程に定めのない事項等について、これを定める必要があると認めた場合には、その都度定めるものとする。

附則
この規程は、平成２７年１０月１日から施行する。