ISBN978-4-88961-152-6
C3002 ¥1000E「月刊IM」2015年 4月号

平成27年3月25日発行

ISSN 0913-2708

2015年 第4号
平成27年3月25日発行（毎月1回25日発行）

通巻第531号

定価（本体価格1,000円+税）

月 刊 Ｉ Ｍ 2015

〔月刊〕
2 015

４

AIIM 調査報告 紙との戦い2014

AIIM 調査報告

オフィス文書の動向

4
A P R IL

紙との戦い2014
寄稿

これからの文書管理の傾向と導入
公文書管理シリーズ―久喜市公文書館〔連載〕ビッグデータと文書管理
平 成 二十七 年 四 月

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INDEX〔月刊〕
2015-４月号

49

通巻第 531 号

AIIM調査報告書………………「紙との戦い2014」オフィス文書の動向

Paper Wars 2014 – an update from the battlefield
コダック アラリス ジャパン株式会社 楢林 幸一〔寄稿〕……………… これからの文書管理の傾向と導入
ワークフタイル変革時代の文書管理
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

馬場 貴志

紙文書

電子
文書

一元管理

〔連載〕ビッグデータと文書情報管理

17……………… 第五回 ビッグデータが抱える課題を考える
株式会社日本能率協会総合研究所

22

電子
情報

基幹
情報

菊池 健司

〔公文書管理シリーズ〕……………… 行政経営を支え、過去に学び未来を見つめる

久喜市公文書館

IMナレッジコンテンツ委員会 長井勉【わが館のお宝文書】

25……………… 久喜市公文書館所蔵 旧公図
33……………… 税務関係 e-文書法規制緩和に関連するJIIMA活動へ寄附のお願い
20………………
21………………
26………………

案内板「JFK－その生涯と遺産」展

コラム

晴天なれど遠霞 「そしてミミがやってきた」

ニュース・ア・ラ・カルト● e-文書法 規制緩和セミナーに申込殺到● 阪神淡路大震災 関連文書を公開 神戸市● 内閣府 行政文書の管理に関するガイ
ドライン一部改正● 新国立公文書館を歴史学習の場に● ECMサミッ
ト プロジェクト成功事例 現場での「勘所」をセミナーで● アーカイブ立国をめざして アーカイブサミッ
ト2015開催● NDL デジタルアーカイブの国際シンポジウムを開催● 申込業務を電子化できる新サービスを展開トッパンフォームズ● 開発者向け「EVコードサイニング証明書」を提供開始 GMOグローバルサイン● 医療業界向けにCAPA対応文書管理を提供

富士ゼロックス● DNP 東京大学 世界最速レベルのブックスキャナの試行開始● 文書管理・情報共有システムの最新版を販売 住友電工情報システム● 各社ニュース

28………………

新入会員紹介● 日鉄日立システムエンジニアリング株式会社● ソフトバンクコマース＆サービス株式会社● セコムトラストシステムズ株式会社

31………………

新製品紹介

32……………… ■ JIIMAニュース
34……………… ■ IM編集委員から● リコーインタラクティブホワイ
トボードD5510● オブジェク
トスキャン1600

ガイドライン販売のお知らせ

適正事務処理要件による税務関係書類の電子化保存運用ガイドライン������������ 20頁

広告ガイド

キヤノン電子株式会社……………………………………………… 表２

株式会社ムサシ……………………………………………………… 前２

エイチ・エス写真技術株式会社…………………………………… 表３

株式会社インフォマージュ………………………………………… 15頁

株式会社PFU… ……………………………………………………… 表４

株式会社マイクロテック…………………………………………… 16頁

パナソニック システムネットワークス株式会社…………………… 前１

株式会社アピックス………………………………………………… 31頁

AIIM調査報告書「紙との戦い 2014」オフィス文書の動向
Paper Wars 2014 – an update from the battlefield

コダック アラリス ジャパン株式会社
ドキュメント イメージング事業本部

なら ばやし

こう いち

楢林 幸一

この調査は米国のAssociation for Information and Image

紙と戦ってきた。今、戦いの武器は安く、改善され、速くなっManagement（AIIM）がビジネス文書の管理実態を把握すている。オフィス部隊は機動化され、敏捷で、高度に電子化るために2014年９月から10月にかけて、８万人の会員にeされている。戦いのルールはスキャン文書と電子署名を許容

メールで質問した調査結果である。444名の回答者のうち従している。それにもかかわらず、ほとんどの組織は今でもオ業員10人以下の組織及びECM製品サプライヤーとサービス

フィスを阻害し、処理を遅らせている紙との戦いを続けてい業者を除いた336名の回答を分析したものである。

る」。

ビジネス処理を電子化したペーパレス・オフィスは20世紀さらに続く「スペースを削減し、検索性を改善し、無駄をから続く課題であり、実現を目指して国際組織、国家など世省くために電子記録を使うという主張は良く理解されている。

界規模で環境作りが進められている。日本もe-japan構想のそれにもかかわらず、何十億枚もの不必要な紙コピーが毎日、もとにIT国家戦略の策定、法律の整備、IT産業の育成など

世界中でプリントされている。その間に、我々はペーパーフの施策を進めている。この報告書はIT先進国における「紙リープロセス（以下、電子化処理という）という新たな戦場との戦いの現況」を知る上で興味深い内容であろう。以下にに転戦した。これは企業部隊にさらなる戦いの叫びを上げさその概要を紹介する。

せる。さあ、組織を越えて戦いに加わろう。そしてペーパレ

報告書はペーパレスに向けた動きを「紙との “戦争”」に

ス・オフィスというわかりにくい目標ではなく、電子化処理なぞらえて、次のような文章で始めている。
「我々は長い間、のために戦おうではないか。電子化処理によって生産性を上げ、コストを削減する事例を作ることはできるが、インパク
トが強いのは外部メール、障害、規制変更などへの応答の速さである。更に重要なのは顧客、市民、従業員に対する迅速な応答である。紙処理の速度で仕事をこなすというのは数年以内に受け入れられなくなるだろう。
今回は、電子化処理の進捗度、意思決定プロセスとトリガー、
課題、利点及びROI（投資利益率）についての状況をみるた
め、オフィスの書類量、削減計画、電子郵便室の構築、マルチ・チャンネル・キャプチャ、モバイルとクラウドの影響について調べた」。
報告書は主な調査結果を１．オフィスの書類、２．削減のドライバー、３．エントリー時のキャプチャ、４．外注サービ
ス、
５．電子化処理、としてまとめている。他にモバイルキャ

AIIMの調査書

http://www.aiim.org/Research-and-Publications/
Research/Industry-Watch/Paper-Wars-2014

4 月刊 IM 2015-4月号

プチャ、クラウド、支出をとり上げているが、ここでは、５．
の電子化処理までの主な調査結果を紹介する。

注：グラフは誌面の関係上、抜粋して掲載しています。

■ オフィスの書類
44％の組織で減少しているが、

図１．貴組織の紙の消費量とコピー
量の増減は21％で増えている。変わらないが34％。三年前の調査より減少率が上

急速に減少
7%

がっている。５千人以上の組織では43％で減少しており、増えているのは15％でネット28％減。10－500人

減少
37%

急速に増加
5%

図２．ビジネスから紙を追い出すためのポリシーを持っていますか紙の消費量を減らす環境にやさしいポリシーを持っていますか
知らない
4%

増加
16%
変わらない
34%

知らない
7%

有る
35%

無い
37%

無い
60%

多分
11%

の組織ではネット21％減、大組織で減少率が高い。60％の組織が紙を減らすポリシーを持っていない。

■ 紙を使う個人的理由
紙に頼る理由について、59％が会議に持参するためと回答。

ビジネスから
紙を追い出すポリシー

認のためが45％。これは外出先でのタブレットの利用が思ったほど普及していないか、書類をブリーフケースに入れて列車の中で読むほうがパスワード付きのモバイルよりも安全だと考えられていることを示している。

はい、しかし誰も努力していない 21%

紙の消費量を減らす
環境にやさしいポリシー

図 3．紙コピーに頼る個人的な理由は何ですか
0%

それに続くのが署名するためで50％強。オフラインあるいは
オフィス外での利用が50％。レビューあるいは変更箇所の確はい、生産性が向上した 24%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

会議に持参するため署名するためオフライン又はオフィス外で読むため
レビューと変更箇所の確認のため
法的又は監査のため領収又は発注の確認として審査中の参照のため■ 紙とプロセス
ビジネスプロセスでの紙の流通量について46％が減少（増個人又は支所でファイルするため重要な e メールのハードコピーとして

加25％、不変28％）と回答しているが電子化処理への移行は遅い。部分的に電子化処理を採用している組織が多く、実際に全ての処理で紙を使わないことを目指しているのは10％以下となっている。
		■ 紙の削減を促進するドライバー
スキャニングまたはイメージング文書での保存は30年以上前から可能になっていたが、すぐ使うからあるいは仕事の遂行のために必要だとういう理由で手もとに置いておきたいという欲求が、紙削減の障害になってきた。しかし、オフィ
ススペースの中で文書キャビネットの占める割合は３年前の調査の15.3％から今回は13.5％に減少し、更に電子ファイリ
ングに全面的に移行した場合の今後５年間の減少率は平均6.7％と現在の半分になると予測された。これはスペースコ
ストが年間７％削減されることを意味する。

図 7．ビジネス処理にいまだに多くの紙が使われている理由は何だと思いますか
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
経営幹部に紙削減への意欲がない
書面に署名する必要がある
スタッフが取り扱い、読み、メモするのに紙を好む
ペーパーフリーの選択肢への理解不足
顧客や業者が紙を送ってくる
法的許容性が心配混乱しそうな大きな変更だから紙を使う理由として最も多かったのが紙削減への意欲がな

紙記録は信頼でき、監査やアクセスしやすい

いが45％以上、文書に署名が必要、スタッフが紙で処理したスキャン / キャプチャ / ワークフローの実行には経費がかかる

がる、が40％以上であった。紙での契約書の発送が62％でこれは署名の必要性が反映されていると思われるが、請求書
37％、明細書26％、領収書・送金通知の19％などが紙で送付されている。

月刊 IM 2015-4月号

5AIIM 調査報告書「紙との戦い 2014」■ スキャニングとキャプチャ■ アウトソーシング

AIIMでは過去のアンケート調査でスキャニングとキャプ

処理前のスキャニングとデータキャプチャがアウトソーシ

チャの理由を聞いてきたが、最多の答えは文書の検索性と共ングとして最も伸びており、処理後の電子化がこれに続いて有性の改善であった。２番目は生産性の向上で、３番目がスいる。歴史的に重要な既存記録のスキャニングは大プロジェ

ペース削減であった。前回までと違っているのは４番目にはクトが終了したため、減少するだろうと予測されていたが、顧客・市民・スタッフへの迅速な回答が入り、３年前のセキュ

今回の調査では来年の増加が見られ、減少の兆候はなかった。

リティと法令順守を逆転した。

EメールSaaSサービスはECM SaaSサービスより普及しているが両者とも伸びは少ない。

■ スキャニングの特徴
・35.6％がボーンデジタル文書

図 15．文書変換外注サービスの使い方と計画は・16.1％がスキャン前にコピーされている
・65.1％はスキャン後も破棄されない
・26％はオフサイトにアーカイブされる
・19.1％はスキャンコピーから常時再コピーされている
・59.8％はPDFでセーブされている
・22.9％はPDF/Aでセーブされている
スキャニング前のコピーは不要であるが慣習的に行われている。特に遠隔スキャニングやネットワークに接続されていない出先機関は外注スキャンのリスク対策で行っていると思われる。

40% 30% 20%

10%

0%

20%

30%

40% 50%60%

処理前のスキャニングとデータ捕捉
処理前の電子化
処理後にアーカイブ
するための電子化
入着メールサービス、電子郵便室
SaaS 電子メール管理 / 保存
既存紙文書の電子化
ＥＣＭ向けの SaaS サービス
アウトバウンドマージと印刷

65.1％がスキャン後も廃棄されないのは、電子アーカイブ

書庫から検索時のスキャンへの不信感あるいは法規制への理解不足、規制の対象ではな

文書保存箱保管い文書を倉庫保存していることを示唆している。長期保存用

減る

同じ

増える

フォーマットPDF/Aの普及は遅れている。

■ 入着文書の扱い（社内外から入ってくる文書）
電子化処理は遅れているが、回答者の45％がスキャニング■ 意思決定プロセス
組織全体を電子化処理に切り替える意思決定がなされれば、を採用している。到着時に電子郵便室でスキャンしているの個々のプロセスの切り替えは容易になり、アプリケーション

は９％だけ。到着時にスキャンしない中の19％は処理完了後への投資は回収しやすくなり、電子化処理の経験と熟練度もにアーカイブのためにスキャンしている。これは、“紙の速深まる。しかし、残念ながら回答者の半数は、部門あるいは度で処理して光の速度でアーカイブする” ことになり、処理

ビジネスラインは別個の独立した意思決定のもとに実行した

効率改善の機会を逃していると思える。

い傾向であると回答している。

■ 電子化処理

図 17．電子化処理に移行する際の意思決定プロセスを説明してください

電子化処理対象の内、その進捗度の質問に対して計画がな
いが23％、２年で１件以内が22％である一方、着実に前進していると思われる組織は年２件～５件が28％、年５～ 20
件が10％、年20件以上が２％となっている。

紙は仕事の中に定着しているので従来通りが良い 8 %移行の準備や先導する人がいない 12 %ペーパーフリーに移行しているオフィスもあるが、ローカルの意志決定である
8%
異なる地域、部門をまとめるのは調和がとれず
困難 19 %

6 月刊 IM 2015-4月号

それは共通のゴールで、全部門が約束している
15 %全部門は同時発進に加わることに励まされている15 %部門 /LOB が独自に決定して、個々に導入している
23 %注：グラフは誌面の関係上、抜粋して掲載しています。

最も電子化処理に後ろ向きなのは法務と財務

図 18．電子化処理への移行に最も抵抗している部門はどこですか

部門で、人事、総務がそれに続いている。経営0%

幹部も積極的ペーパーフリープロセスとは言え法務ないようである。

財務

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

人事
総務 / 業務
取締役 / 取締役会
Ｒ＆Ｄ、設計営業
マーケティング
ＩＴ
物流
ない■ 電子化業務導入の引き金■ 利益と課題

新規採用のきっかけになるのは、上からの命令というのが電子化処理から得られる利益のトップには、他部門とス最も多かった。又、特定のエリアで採用されコスト削減の成

タッフ、外部顧客とサプライヤーを含む顧客への迅速な対応

果をアッピールするが続き、法令順守または法規制への考えがあげられ、生産性の向上が昨年の調査の35％から40％強方を変更することも電子化処理を採用する引き金になると回と大幅に上がった。モニタリングの強化と状況の見える化は答されている。既に電子化処理を始めている組織では、プロプロセス管理者にとっての主要な利益といえる。監査証跡とセス毎にコスト削減効果を確認することがさらに広げるため

法令順守が昨年調査の１番から４番に落ちて、遠隔アクセスの動機になると考えられている。

性がその上に来た。社会的責任と消耗品、輸送費の削減は最下位になり、電子化処理の生産性とサービス向上の利益がペーパレス・オフィス自体よりも強いという事実を裏付けて

図 19．最初の電子化処理導入、拡張の引き金になったのは何ですか
0%

10%

20%

30%

40%

50%

いる。

上からの命令図 20．ペーパーフリー処理で得られた最大の利益は何ですか

特定の分野でのコスト削減実習
例：買掛金 / 請求処理等

0%

法規制、説明責任への変更

40%

60%

内部 / 外部顧客へのより速い回答

新処理、フォーム、承認の導入
キャプチャ / ワークフローのある
新 ECM/BPM/ERP システム

20%

最初のプロセス
追加のプロセス

少ないスタッフでの高い生産性
状況と労働量の監視と見える化の改善

顧客対応を改善するための第一歩
リモート / モバイルアクセス性の改善
情報ガバナンス革新のため

監査証跡と法令準拠の明瞭性

業務効率の定期的なチェック、プロセスの再構築

担当者以外のアクセス性と見える化

外部コンサルタント / 監査役
からの推奨

エラーの減少改革、モバイル、遠隔ワークフォース
採用のための全体的な動き

例外処理と深刻化に対するより良い管理

顧客 / 社員のための
セルフサービスの提供

移送と材料費の削減 / 社会的責任

月刊 IM 2015-4月号

7AIIM 調査報告書「紙との戦い 2014」■ 導入への課題

図 21．ペーパーフリープロジェクトで遭遇した主な困難は何ですか（３件以内）
0%

スタッフの動機付けと管理の変更が最大の課題であり大幅な変更を実施しなければならない。二番目は他のシステムとスタッフの再教育 / 管理の変更の統合という技術的な課題であるが、システムの責任者が電他のシステムとの統合子化処理との統合に後ろ向きのケースでは、１番目の課題とプロセスを明確に定義すること関連して解決する必要がある。次の二つは人と技術が関係し例外処理とワークフローの柔軟性の実現た課題であり、プロセスのワークフローを定義して例外事項

法務、財務、説明責任部門への説得の取り扱いに関するタスクフォースを組織することが必要。
ビジネスケースを担当する組織幹部への説得は昨年の32％から24％に下がったのには元気づけられる。

20%

40%

60%

ビジネスケース開発責任者の説得
開発と稼働までに時間がかかる
全体的な改善内容の測定
ほとんど問題が無かった■ 電子化処理導入へのアドバイス

図 22．電子化処理から学んだことは何ですか
0%

前に述べたように、アーカイブのために文書をスキャンす
るのは生産性向上の機会を逃している。これは可能な限り早出来るだけ早い処理段階で取り込む

い工程で文書を電子化処理に取り込むべきだというユーザー

上級幹部、ＶＰの支持を取り付けるの経験によって裏付けられている。これにはプロセスの再構

全プロセスを見直す−前例を踏襲しない

築、再検討、大幅変更の管理が関係するため、組織の上級幹

全プロセスの変更を管理部が関与してプロジェクトを推進することが必須である。ま

支払勘定のような特定のアプリから始める

た、チームには少なくとも一人は経験のある有資格者あるい

最低一人の経験、訓練、資格者を入れる

はAIIMのような団体の教育者を加えることが望ましい。同

既存の紙ファイルの即時破棄を強要しない

様に外部のアドバイスを受けることも有効である。

10%

20%

30%

40%

50%

署名を問題化させない
法的保守主義者に注意−セドナ会議を確認
モバイルオプションを最初に入れる
事業内容に詳しい外部の顧問を使う■ 調査の結果

ペーパーフリーに進むことは組織のプロセスの大幅改善だけ

紙との戦いは幾つかの局面では成功している。オフィスのでなく、部門間のチームワークと協力関係が改善されるため紙は減っており、電子化処理を採用する組織が増えている。

処理速度が大きく改善されると感じている。加えて、48％がしかしその速度は遅く、組織幹部のリーダーシップと方向づ

移動中に処理するためのモバイルキャプチャとアクセスが必

けが足りない。法律家と財務部門の間でいまだに抵抗があり、要だと感じている。

特に電子署名が法的に有効であることへの理解不足がある。
しかし、この調査が示しているように、利点は明確である。

組織は顧客とスタッフの変化への期待にこたえるため、敏感で、敏捷かつ効率的であることが求められている。一言で顧客・市民・スタッフへの迅速な対応が可能で、プロセスはいうと “紙の速度でのビジネス” は現代の電子エンタープラ

より効率的になり、プロセス監視の見える化が進み、重要度

イズに適応できない。

を増してくるリモートとモバイル業務へのコンテンツの提供

この調査によって電子化処理プロジェクトに必要な要件がが容易になる。電子化処理の採用者の77％はROIが18か月以抽出されているようである。問題は紙を使わない処理の利点

内、60％が12か月で投資を回収できたと報告しているのはがはっきりしていて、技術と導入環境も進んでいるにも関わ

過去最高の結果であり、発生時点での紙の電子化は可能なだ

らず、紙を使わない電子化処理は米国、欧州でさえ思ったほけでなく、非常に大きな利益をもたらす。

ど普及していないと見るのか、あるいは着実に普及している前線で戦う部隊は戦いの重要性を認識している。41％が8 月刊 IM 2015-4月号と見るのか。皆様の感想はいかがでしょうか？

寄稿

これからの文書管理の傾向と導入～ワークフタイル変革時代の文書管理～伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
エンタープライズシステム事業企画室
ビジネスソリューション推進部
ば

ば

たか

し

馬場 貴志
文書情報管理士

はじめに造業各社においても深刻です。
次に、企業の備えに関するものとして、

紙文書、電子文書を含めた文書の管理、システム導入の取・内部統制レベルの向上

り組みは、過去から現在に至るまで絶えず注目されています。

・情報セキュリティの強化

そして今日、ビックデータと言われる情報の爆発的な増大に・企業継続性の担保伴い、企業における情報・文書の取り扱いは放置できない重・環境への貢献

要な課題となっています。

・経営効率の向上

情報は増加の一途を辿る一方、時代は少子高齢化により労・国際競争力の強化

働力減少の時代に突入しました。過去文書や情報の取り扱いなどがあげられます。

に人海戦術で乗り切れる時代ではなくなったのです。

法規制の強化をいくつか挙げるとすると、国内における文

もちろん、伊藤忠テクノソリューションズ（以下、CTC）

書や情報に関わる法令として、においても課題は同様で、この時代を見据えて「働き方変革」

・不正競争防止法（営業秘密の保護）に取り組んでいます。現在のワークスタイルを見直し、いか・PL法に備えるか…。時代の中で企業、従業員をいかに守るか…。

・個人情報保護法

そこには文書や情報をどう守りどう活用するかが言うまでも・新会社法なく大きく影響します。

・金融商品取引法（J-SOX）

そこで弊社の「働き方変革」にも触れ、文書管理の傾向と導入においてのポイントを紹介していきたいと思います。

・事業継続計画（BCPガイドライン）
・e-文書法・特許法（先使用権制度ガイドライン）

企業を取り巻く文書情報の環境
近年、企業を取り巻く環境は多種多様に複雑化し、同時になどなど。
加えてビジネスの舞台は世界となっており、海外における文書や情報に関する法令もおさえねばなりません。

文書や情報の取り扱いについても、より一層重要性を増して

・e-Discovery法

います。

・米国愛国者法（PATRIOT）

時代の進化、文化の変化によるものとして、これらを考慮に入れた検討が必要です。

・企業に求められる責任の変化

当然のことながら、文書管理導入の目的も変化をしながら・企業を取り巻くリスクの多様化
・データの爆発的な増加進んでいきます。
コンピュータの誕生により、文書や情報の管理は紙からなどがあげられます。また少子高齢化、リストラや団塊世

徐々に電子データへとその選択肢も増え、その後パソコンや代の退職による労働力減少、とりわけ熟練技術者の減少は製

インターネットの普及によって一気に電子データが情報管理

月刊 IM 2015-4月号

9機密情報の流出

シェア拡大

新商品・新技術
開発

技術(ノウハウ)の
確保と継承

少子高齢化

業務効率の向上

・海外進出
・売上拡大

特許侵害（裁判）可視化

・市場の縮小・従業員の高齢化
・技術継承

情報の可視化

株主
顧客

環境の変化

取引先

経営判断
（スピード）

説明責任

社内周知（スピード）「コンプライアンス」、「リスクの緩和」、「コスト削減」、「災害対策」、「企業競争力の強化」などが挙げられ、現在の環境を考えると十分想像できるものと言えます。
では、今後の導入予定については？

従業員

というと、
「新規に導入を検討している」、
もしくは「現状の仕組みに変更や拡張

PL法

経営効率の向上（TCO削減）文書管理導入の目的は、「業務効率」、

内部統制

個人情報保護法（BCP）を検討している」企業が半数近くにの

法令遵守

事業の継続性ぼります。導入する必要性は認識して（コンプライアンス）

災害・事故

いるものの、「まだ導入出来ていない」、

業務効率の向上（無駄の排除）図１

事業継続もしくは「現状の仕組みに満足してい企業を取り巻く多種多様な課題ない」、と少なからず問題点や課題を抱えているものと考えられます。

の主役となります。

導入時のポイントはどうかというと、「操作性の分かりや

現在においてはグローバルでのビジネス展開、スマートデ

すさ」
、
「検索性」
、
「運用管理のしやすさ」とユーザーの使い

バイスの普及、そしてクラウド化などがデータを増大させ、勝手を重視している傾向があります。まずはツールを利用しビックデータの時代を迎えました。

なければ、そもそも目的には到達しないという認識があるとパソコン、インターネットの普及は、新たなる問題や事件・言えます。利用者は使いやすくないと利用してくれず、使わ事故を生み出し、これに対応すべく、電子データに関するセ

なければ情報が溜まりません。ゆえにユーザーインター

キュティの強化や情報の保護のための個人情報保護法や金融

フェースが重要と言えます。

商品取引法（J-SOX）などの法整備が進みました。

また課題はどうでしょうか？「業務の絞り込み」、「文書のその後、コンプライアンス、事業継続（BCP）などの要

洗い出し」、「ルールの策定」などが多くあります。文書管理

因も増えつつ、ペーパーレスによる適切なオフィスレイアウの導入は業務の改善と共に行われる側面があります。業務やトの実現、業務効率、説明責任、業務の可視化など文書管理部門の連携を軽く考えてしまったことに起因して、のちのちの導入目的もさまざまに変化してきました。

業務や社内組織などの調整が必要になるケースも散見されこの激しく変化を続ける中で、企業はどのように文書や情ます。

報を考えて行けば良いのか？問題および課題をしっかり理解
して解決していかないと、世界で戦っていけない時代となってきたのです。

２．環境、法令の変化
過去、
日本の特に製造業は「垂直統合型」のビジネスによって高い競争力を発揮してきました。しかし近年は「水平分業

文書管理の傾向
今回は、これからの文書管理の傾向について数多くある見方の中から４つの視点に基づいて考えていきます。

型」のビジネスが主流となり製品は急速にコモディティー化
しています。
ビジネスの舞台は日本国内から世界へと移り、距離は遠くなる一方で時間は短縮の一途をたどり、365日24時間稼働する時代となりました。多くの日本企業も、この世界での競争

１．事例、アンケートから見える傾向
まずは、国内における事例やアンケートの結果から傾向を見ていきたいと思います。

10 月刊 IM 2015-4月号

を余儀なくされています。
こうした中、「増え続ける情報」、「グローバル」、「クラウ
ド／データセンター」、「法律（日本／世界）」をしっかり理寄稿

解しないと、各企業は被害者になるだけではなく、知らない３．ワークスタイル変革時代
弊社の取り組み「CTCが考える働き方変革」の紹介を交え、うちに加害者にもなりかねないのです。
クラウド／データセンターを例に取り上げてみます。

これからの文書管理の傾向と導入

ワークスタイル変革時代における文書管理を考えてみます。

クラウド／データセンターは、コスト削減、事業規模拡大

多くの企業は、国内市場の頭打ち、グローバル企業との競への柔軟性、BCP対策（事業継続）などのメリットもあり、争激化、プロダクトライフサイクルの短期化という外部環境

既に多くの企業が利用し、今後利用していこうとする企業もの変化、及び雇用期間の延長、ダイバーシティ（多様性）の多いと思います。

要請という内部環境の変化にさらされています。

過去このクラウド／データセンターにおいて事件や事故が発生したことがあります。
いくつかポイントをあげると、「データの安全性を事業者は保障していない」、「データの損失は、事業者の損害賠償の国内市場の頭打ち
外部環境

対象となっていない」ということです。

プロダクトライフサイクルの短期化

事業者は免責事項に守られており、顧客のデータ損失は損
害賠償の対象にならないものがほとんどです。過去の例でも、する顧客がこうむった被害に対する賠償は「顧客が支払った額が限度」となっています。
事業者の運用体制やセキュリティ、バックアップなどの

ひとり
ひとりの
働きがい

雇用期間の延長
内部環境
ダイバーシティーの要請

ウェブサイトやメールに加え、顧客情報やスケジュールなど、多種多様なデータが失われるような障害が発生しても、利用

ひとり
ひとりの
高い生産性

グローバル企業との競争激化●

多くの企業は、国内市場の頭打ち、グローバル企業との競争激化、プロダクトライフサイクルの短期化という外部環境の変化、及び雇用期間の延長、ダイバーシティの要請という内部環境の変化にさらされている● これらビジネス環境の変化に対応するため、社員ひとりひとりの高い生産性と働きがいを持った “メリハリのある柔軟な働き方” が求められている
図２

サービス内容を利用する側がしっかりと確認し、しっかりとビジネス環境の変化

精査、選択して安全性を確保しなければいけません。
次に法令の面でみると、「個人情報保護法」は皆さんが良弊社では、これらビジネス環境の変化に対応するため、社

く知る法律です。この個人情報をクラウド／データセンター員ひとりひとりの高い生産性と働きがいを持った “メリハリで利用する場合は、事業者が、個人情報保護法及びガイドラのある柔軟な働き方” を目指し「働き方の変革」の取り組み

インで規定された内容について、対応可能か否かを確認するをはじめています。

必要があります。

そのひとつとして朝方勤務の推奨、原則20時以降の残業禁

一方、近年のグローバルでのビジネスの世界における例を

止、代わりに早朝残業の割増手当を支給することを実施しま

あげると、米国捜査機関は海外進出企業を含む米国企業に対した。結果として社員の意識が変化したあらわれとも思われし、裁判所の令状なしにデータセンターの情報を調査できる

る、月平均10時間の残業時間削減が実現されました。

という、米国愛国者法（PATRIOT）があります。事実、日本国内にある米国企業が運営するクラウド／データセンターの事業者は、米国愛国者法（PATRIOT）の影響下にあると説明しています。
データや情報の取り扱いは、サーバ設置国、またはクラウ
ド事業者国の法律に従う必要がある、ということを認識しておくことが重要です。

そして次に時間外労働を更に削減し、より柔軟なメリハリのある働き方を実現するために何が必要かを考えました。
無駄な時間の低減により、また、仕事と作業という観点から考え、生産性を上げるための施策がまずは必要との結論に至りました。そこでCTCが考える働き方変革（目指す働き方の姿）として、①勤務場所と時間帯の変革

このようにクラウド／データセンターを例に挙げても、い②知見・情報活用の変革

ろいろな環境や法律の下で運営されています。しっかりと認③取引先と協業の変革識した上でメリットが多いこのサービスを安全安心して活用④会議の変革し、世界とのビジネスで戦っていただければと思います。

を継続して取り組んでいます。

月刊 IM 2015-4月号

11

1.

勤
務
場
所

場所に縛られない柔軟な勤務

取引先とのリモート協働• 何時でも、何処からでも、仮想化技術•

により、オフィスと同じ作業ができる

•

と

時
間
帯

私物、どんな機器でも利用できる•

外部とリモートでコミュニケーションし、円滑に共同で作業できる
セキュアな状態で資料がどこからでも共有できる

Wi-ﬁ
ルーター

機動的な会議仮想デスクトップ環境

仕事の上で求める“スキル”から、• 場所やデバイスを問わず、機動的に会議に参加できる

人を検索できる

共有ファイルサーバ

求める人に直ぐにコンタクトして、組織が保有する知識をフルに活用できる
キーワードから人を検索でき、すぐに打合せできる

ビデオ会議
システム

メッセンジャー

グループ会社

高画質ビデオ会議と資料共有で臨場感ある遠隔会議、高機ホワイトボード
で議事メモを効率的に共有できる

遠隔地とも臨場感ある
会議を直ぐに始められる

高機能ホワイトボード

バーチャル
ミーティング執務室•

eWork@CTC環境

の

変
革

取
引
先
と
の

協
働
変
革

Web会議

ひとのスキルと知見の最大活用

•

バーチャル
PJルーム

エンタープライズ・ポータル

BYOD端末

3.

の取引先に出向かなくても協業できる

自宅•

パートナー企業

オンライン・ストレージ
モバイルPC

変
革

知
見
・
情
報
活
用

直ぐ決まる！

在 宅 勤 務 でプライベートな時 間 が 確 保 で き 、 育 児や介護等と仕事の両立できるの2.

移動途中でも日程を参照して予定がスマートフォンやタブレット等、会社貸与や取引先とリモートで安全・簡単に資料やデータを共同利用
できる

4.
会
議
の

変
革
議事メモを
即座に共有

本社
本社

執務室

図３

チェックイン機能

目指す働き方の姿（全体像）

これらを実現するためには、従来の勤務場所や勤務時間の自由度を高める必要があります。そしてそのために有効活用

増やすきっかけになります。しっかりと社内において事前に関係部署との検討・準備が重要です。

したいものとして「文書／情報」があり、「会議・打ち合わせ」

このように、会社の制度面でいえば「PC持ち出しルール」

を見直して、「見る（探す）・作る・伝える」の効率を上げる「人事制度」の整備などがあげられ、IT化ツールとして「モことが必要となります。

バイルの利用」「セキュリティの担保」など解決すべき問題

場所、時間に囚われず効率良く仕事をするには、特定の場所からスムーズに情報を持ち出さなくてはなりません。弊社
ではPCの持ち出しルールや持ち出し専用PCなどの整備、まはたくさんあります。そこで重要になるのがそれらを総合的に管理できる「文書管理」です。
必ずワークスタイル変革の推進に役立つもとのと思います。

たBYOD（私的デバイス活用）による社内外での勤務、人事制度の改革など、環境整備を実施し進めています。
しかし現在企業においてPCの持ち出しを許可している従
業員比率は30％ほどと言われています。

４．紙文書の電子化
文書管理の話に必ず出てくる要件に「紙文書の電子化」があります。皆さんにも思い当たる話は多いのではないでしょまた外で自由に仕事をしても良いという人事制度まで整備うか？そして、その要件はほとんどの企業において、目的をされている企業はそれよりもかなり少なく、在宅勤務を認め達成出来ていない、企画倒れ、中途で挫折したという話を良ていない企業の方が多いのではないでしょうか。

く耳にします。

現場で実施したアンケートによれば「予定の調整やメール「ペーパーレス」が叫ばれて久しくなりますが、ITが進化のチェックなど」で、１日２時間程度の時間を費やし、「情していく中で、逆に紙が増えてしまったという事例もあります。

報を探す（文書、情報問わず）」という行為に、１日１時間

長い間、企業における電子化作業のプロジェクト推進が最以上も費やしているという結果があります。
文書や情報を場所・時間を問わずに「見る・作る・伝える」
ことの出来る環境整備の重要度はかなり高いと言えます。
環境整備を未整備のまま進めると、情報漏えいの可能性を

12 月刊 IM 2015-4月号

後まで完了したという話はそう多くは聞けないにも関わらず、今現在「紙文書の電子化」は近年において、より一層増えている傾向にあるようです。
しかしながら、現在言われている「紙文書の電子化」は過寄稿

これからの文書管理の傾向と導入去のものとは目的が違います。
「紙文書の電子化」の目的は、電子化する必要があるものの電子化の優先順位、電子化が必

まさに文書管理の導入目的と同じく変化しながら存在します。

要な業務範囲など、範囲と順番を決めた取り組みが必要。

これからの「紙文書の電子化」の目的、最新の「紙文書の②「成功が想像できる詳細なスケジュールとメリットの伝達」

電子化」に要求される目的は、「社内のあらゆる情報を一括

作業者は明確な道筋と自分に明確なメリットがないと前向して管理・共有する文書情報共有基盤」という要求が増えてきに動かない、そしてもちろん最後まで続かないものといういるところにあります。

認識が必要。

紙文書、電子文書だけではなく、「会社にある情報全てに関連性を持たせて有効活用」したい、という要求の延長上に③「会社としての意思表示」
会社として最後まで実施を推進していくという、要員や費用も含めた強い意志表示が必要。

あるものです。

このように、「紙文書の電子化」という取り組みは紙文書をなんでも全て電子化するという妄想の時代から、紙文書、

紙文書

電子化文書、電子文書をどうやってうまく使い分かられるか？一元管理していけるか？という文書の種類にとらわれず
電子
文書

一元管理

電子
情報

に、会社の業務視点に立って考える時代になっていると言えます。

これからの文書管理の導入とは基幹
情報

文書管理導入のキーワード
企業を取り巻く環境の中で、多く挙げられている目的の中から、自社に必要な要件に強弱をしっかりとつけて進めてい最新の「紙文書の電子化」が要求される理由には、企業において「社内のあらゆる情報を一括して管理・共有する文書情報共有基盤」という要求が増えているところにあります。
そして紙文書、電子文書だけではなく、「企業情報全てに関連性を持たせて有効活用」したい、という要件の延長上にあるものです。
図４

これからの「紙文書の電子化」の目的

くことが重要です。これからの文書管理を考える時に、意識する必要があるキーワードを以下にあげます。
①「クラウド」各企業の事業、社内機密、環境、法令の元で有効活用する判断が必要。

しかし実際は、次のような課題を解決できずになかなか進みません。

②「モバイル」
外部利用はセキュリティの観点から不可能！と全てを否定

・見ただけで挫折しそうな膨大な紙文書

せずに、セキュリティを担保したうえで、文書機密をしっか

・紙 文書の内容を仕分けできるのは現場の特定の人間だ
け、もしくは既にいない

りと分類化し、社内規定や法律を考慮し、一部でも利便性を・紙文書同様に電子文書もまだファイルサーバで煩雑に管理されているに必要。

・紙 文書の電子化後の検索に必要なOCR認識率はまだまだ低い
こういった状況の中、次の点を明確にしないことが、紙文
書を最後まで電子化しきれない要因と考えられます。以下に高めることが、業務効率やワークスタイル変革を進めるため③「セキュリティ」
考え方として、文書を守るのではなく、企業を守ることを意識して全体を考えて検討することが必要。
④「企業環境」
取り巻く環境は日々変わり、特に近年はその変化するス

企業の原因と分析をまとめて表します。

ピードも速くなっている。自社はこうだからと決めつけずに、①「電子化が必要な文書の選別」

時代の変化に合った考え方に企業も合わせていくことを常に本当に電子化が必要な紙文書、紙文書のまま管理するもの、

意識することが必要。

月刊 IM 2015-4月号

13

⑤「業務効率」「なぜみんな文書を登録してくれないんだろう？」、「せっかビジネスの舞台は世界となり、距離は遠く、時間は短縮のく登録してもらった文書も分類がバラバラで整理されていな一途を辿る。
そしてその傾向は一層加速することを念頭におく。

い」、「どの部署でも、どの業務でも利用できるのに何で使っ⑥「操作性」てくれないんだ？」、「とにかく機能は充分なシステムを選択

実際に操作する利用者の日常業務に絞り込んで検討する必したのに、“うちでは使えない” という部署があるんだけど？」、要があり、権限などの面倒なチェックを意識させない日常業「一部の従業員から業務効率が向上するどころか、負担が増

務に寄り添った直感的な操作性など、利用者目線で考えるこ

えた」、「管理はされているけれど、文書の活用（再利用）がとが必要。

うまく行かない」⑦「法令遵守」

なぜでしょうか？

情報管理をなくしては、被害者のみならず、知らずに加害者になってしまう可能性もある。無知は会社をトラブルに巻
き込むリスクを増大させるため法令を理解して運用する。
⑧「紙文書」

使われる文書管理システムとは？
これら前述した「文書管理導入のキーワード」に、各企業の要件に強弱をつけて検討し、そして次の２つの考え方を加全てではなく必要なものを選択し、一気に全ての紙文書を電子化するのではなく、優先順位の高いものから。紙と電子を区別することなく会社で活用できるように考える。

えてください。
■「利用者のメリット」
作業をしている立場からすると「自分の業務効率」が大きいのです。

これからの文書管理を考える時に、次のキーワードを意識してください。

「グローバル」

場から考えると、「業務効率」

・必要な情報を短時間で取り出せる

6

「操作性」

・間違った情報を使わない「セキュリティ」

7「法令遵守」「企業環境」

8「紙文書」「クラウド」

5

2「モバイル」

３

41

文書管理の主な目的は、さまざま考えられますが、使う立・関係者や自分の時間を奪わない
・作業の整理、作業洩れの回避など「自分の業務効率が上がるか否か？」が優先されます。
これが満たされないと使いたいと思えない、そして使ってくれないのです。
■「業務の視点」

図５

文書管理導入のキーワード「文書管理の傾向（事例、アンケートから見える傾向）」でも少し触れましましたが、文書管理導入はどうしても、業務

そしてこの８つのポイントに「グローバル」を加味して検討し、解決を目指し継続することが必要です。

から少し離れたところで話が進むことが少なくありません。
しかし文書管理導入と運用は業務改善、業務の視点から、全体を検討し方向性を見出すことが大切で、それを疎かにし企業の課題を解決する文書管理導入ては継続して日常業務に取り込むことは難しいのです。

文書管理を導入する場合、多くの会社は課題とリスクを分改善ポイントを見つけ出し、業務が改善されれば、そこで析し、文書管理への要件を機能に当てはめてシステムを導入

初めて文書管理もより的確に業務を反映したものになります。

します。
「これで希望を叶える文書管理が出来る」、「全ての課題（要件）を満たすことが出来る」と思ってしまいがちですが、導入しても課題が解決されない企業が多いことは前述のとおりです。
例えば、導入後に次のようなことはありませんでしたか？

14 月刊 IM 2015-4月号

おわりに企業における文書管理の導入には、それぞれ違った理由や事情があり、まったく同じ仕組みや事例で導入することは難寄稿

しいものです。杓子定規に分析結果や要件などを型にはめただけで進めても最終的に文書管理の成功まで結び付けること

これからの文書管理の傾向と導入

問する前に確認する簡単なアンケート項目です。
文書管理の導入を検討する際に、操作性と業務視点を考えながら、一度チェックしてみて下さい。

が難しいと考えられます。
下記は、私が文書管理システムを導入しているお客様へ訪
文書管理（システム）導入のためのチェック導入前（方針）ツール（機能）導入後（運用）導入目的が明確か？

導入目的に合ったツールを選定しているか？

利用者に運用ルールの徹底がされているか？

利用者にメリットは伝わっているか？

一般社員でも簡単に使える（登録出来る）
システムか？

対象の各部門において管理方法の意見がまとまっているか？

増え続ける情報量に対して、検索性は維持できるか？

利用者の業務内容を考慮したシステムとなっているか？

管理（属性）項目は目的（検索・利用）に合っているか？

社内規定（文書管理規定など）は改訂されているか？

適切なセキュリティ設定は継続できるか？

文書ライフサイクルは明確になっているか？

対象部門・業務範囲は決まっているか？
対象文書種類は決まっているか？
 存ファイルサーバー・既存文書（紙文書
既含む）の取り扱いは決まっているか？

今回ご紹介させて頂いた内容が、少しでも皆さんの文書管理の導入を成功に導く手助けとなれば幸いです。

その業務、コアビジネスへの負担 になっていませんか？

専門外な作業への人員・設備の調達、運用・管理は非効率で負担も多いものです。

餅 は 餅屋 。
スペシャリスト への委託は、効率的で確実です。
イメージングソリューション

歴史的に貴重な材料をはじめ、行政、企業、学術機関の重要文書・技術資料など、形態によって最適なデジタル化をご提案致します。また、長期保存が必要な資料に対しては、マイクロフィルム化にも対応しています。

情報システム開発

ＢＰＯ

ビジネス・プロセス・アウトソーシング（BPO）は、企業の基幹業務を支える他部門を外部委託して、本業の基
幹業務を集中強化しようというビジネスの形態です。
中でも、文書情報管理部門のスペシャリストへの委託は、正解で合理的な運用を可能とします。

デジタルデータ化することで最適な状態にし、それらの必要な画像情報をスムーズに検索や閲覧できるデータベースの構築をサポートします。

月刊 IM 2015-4月号

15立体物、植物、昆虫、化石等の標本を非接触でスキャンします。

オブジェクトスキャン１６００
新製品

980,000円（税別）◆上部からスキャンする方式でスキャン対象には非接触でダメージを与えることがありません。
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◆３波長LEDを使用し、色の再現性に優れています。
◆対象物の厚みに合わせて２段階で高さの調整ができるスキャン台がついています。
◆±6.5ｍｍの焦点深度でクリアなイメージが作成できます。
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輸入総代理店

16 月刊 IM 2015-4月号

様々な対象物のスキャンが可能です。
使用例
◆学術標本
（植物、昆虫、鉱石、化石等）等の立体物
や、木簡、古文書等の壊れやすい資料もスキャンして研究、教材等に利用できます。
◆宝飾品等の商品をスキャンしてネット販売での商品の紹介に利用できます。
◆生地や素材をスキャンしてパターンの 作 成や 化 粧
シールの作成ができます。

■仕様●イメージセンサー／ラインCCD●ス

キャン範 囲 ／ 3 0 4 . 8 ㎜×4 2 9 . 2 6 ㎜（12”×16.9”） ●スキャン速度／12秒：
400dpi、A3 カラー（キャリブレーションの
時間は含みません） ●階調／48-bit（Input）／24-bit（Output） ●原稿サイズ／A3●インターフェイス／ハイスピー

ドU S B 2 . 0● 出 力ファイル 形 式 ／TIFF、JPEG、BMP、PDF
Windows7/8●対応OS／●寸法（L×W×H）／

750×470×376㎜（フットスタンドを除く）●重量／45㎏ ●電源／AC100V-240V、
47-63Hz、最大1.5A
37.5W●消費電力／●PCの仕様／CD-ROMドライ

ブ（ソフトウェアのインストールのため）、24
ビットカラーディスプレイ、4 G B 以 上のRAM、Intel Core i5 Processor 3.0GHz
以上のPC、
ハイスピードUSB（USB 2.0）
ポート、Microsoft Windows 7/8●付

属ソフト／スキャンウイザードLS※上記仕様は、予告無しに変更される場合があります。
※記載されている各製品名は一般に各社の商標
又は登録商標です。

第５回 ビッグデータと文書情報管理

ビッグデータが抱える課題を考える
株式会社日本能率協会総合研究所
MDB事業部 第１情報サービス部
部長

本連載においてはこれまで、海外や国内におけるビッグデータ活用事例を紹介してきた。

きく

ち

けん

じ

菊池 健司

であろうか。企業や団体がビッグデータを活用することで、すぐに何ができるのかをわかりやすく解説できる人は、まだ国の政策や各業界における具体的な取組みを見ていても、少数派である。様々な顧客と議論を交わす機会があるが、ビッグデータが秘める可能性には、その名の通り、非常に大「ビッグデータはまだ正体がよくわからない」というコメン

きなものを感じる。

トを今もってよく耳にする。このコメントこそがビッグデー

ただ多くの方の実感としては、おぼろげながらその展開イ

タの課題である。

メージが見えてきたものの、自身のおかれている環境で何が1989年にアメリカの調査会社Gartner社のアナリストが提できるのか、どう変化を及ぼすのかまでは具体像がまだ見え唱した「ビジネスインテリジェンス」という手法がある。皆てこない、のが正直なところではないか。これについては、様ご記憶であろうか？これは企業内の膨大なデータを分析す

個々人が自分の業界になぞらえて研究を進めていくしかないることで、企業の意思決定に活用するという考え方であり、のだが、業界に関わらず、いくつかの共通課題が存在するの

大量の情報分析による成果をビジネスに活かすといかす点では疑いのないところである。

はビッグデータと類似している。2010年頃にはビジネスシー

第５回はこのビッグデータが抱えている課題について整理ンにおいて随分と話題になり、私も注目していたのだが、いしていくこととする。

つしかビッグデータに置き換わりつつある。

ビッグデータは正体不明？

メンタルブロックを外すということ

1980年代後半から高度情報化社会という概念が登場し、情ビッグデータの登場、というエポックメイキングな出来事

報活用が個人生活を豊かにし、企業の成否すら左右していくにより世の中がどう変化していくかについては、楽しみの方という潮流が生まれた。

が多い、と個人的には感じている。一方で自分の業界や仕事

1996年にはインターネットが登場、このアメリカ国防総省の学術機関向けネットワークを礎とする巨大通信網は瞬くに当てはめた場合には、「様子見」状態の人が多いことがどうにも気にかかる。

間に世界中に広がった。企業利用はもちろんのこと、個人利連載の第３回において、日本とアメリカにおけるビッグ用においても、老若男女問わず受け入れられている。ネット

データへの取組みに関する温度差について指摘した。両国間上でのやりとりに革命を起こしているLINE（無料通話・メーの大きな違いは、社会を巻き込んで大きな流れを創りだそう

ルスマートフォンアプリ）
も然りである。LINEは2015年２月、とできているか否かである（図１）。少し前の報告書となるが、公開型アカウントLINE@をグローバルで提供開始するなど、経済産業省「IT融合新産業の創出に向けて～ビッグデータ・

ビジネスでの利用も広がっている。

ブームの次を見据えて」はなかなか興味深い内容であり、是インターネットやLINEの早期浸透の理由はその「わかり非ご覧いただきたい（図２）。
１

やすさ」「便利さ」によるところが大きい。
「すぐに調べられ

もちろん、官民を挙げた取組みにおいてビッグデータ活用

る」「すぐに連絡がとれる」「誰でもアクションが容易」といっの有効性をこれからも証明していかなくてはならない。ただた点が支持され、人々は活用する。
やや種類は違うことは承知の上だが、大きくICT（情報通信技術）というカテゴリーで見た場合、ビッグデータはどう

１

http://www.meti.go.jp/committee/kenkyukai/shoujo/it_yugo_forum/
pdf/001_04_00.pdf

月刊 IM 2015-4月号

17

出所「IT融合新産業の創出に向けて」経済産業省（2012年６月）

図１

日米におけるビッグデータ登場前後の対応の差異

出所「IT融合新産業の創出に向けて」経済産業省（2012年6月）

図２

IT融合新産業のイメージ

もう一つ重要なことは、ビッグデータを活用してその恩恵に様々な調査結果を参照したのだが、どの結果を見ても、大預かろうとする側がメンタルブロック（固定観念）を外して体以下の３項目が課題として浮上してくる。

いくことではないか。利用する側に、少しずつでもまずは利① どう有効活用するのが良いのかが不明

用してみる、という前向きなスタンスが必要ではないだろうか。

② データ分析の専門家の不在関心はあるのだが、どうしたらよいのかわからない→故に③ 費用対効果が見えにくい

動向は気にかかるものの具体的なアクションには至らない→
時間が経過していく→いつしか遠い存在になっていく…

なるほど、いずれも「メンタルブロック」としてはなかな
か高い壁である。一つずつ見ていくこととする。

そうはならないようにしたいものである。

どう有効活用するのか良いのかが不明
ビッグデータ活用が抱える共通の課題
ビッグデータ活用に関する課題、というアンケート調査がビッグデータの有効活用の仕方、どう使ったら良いのかがわからないのはある意味当然のことである。

複数の機関において実施されている。注目しておきたい結果

実は今号では、ビッグデータ活用の失敗事例を紹介するこについては、表１にまとめておいたので、機会があればぜひとを当初想定していたのだが、調査やヒアリングの結果、まそれぞれご覧いただきたい。

だ活用がスタートしたばかりで、ICT業界において先端をひ

18 月刊 IM 2015-4月号

第５回

表１

内 容
大手企業経営者のビッグデータ活用意識
ビッグデータに対する取り組み状況

ビッグデータと文書情報管理

見ておきたいビッグデータ関連アンケートの一例

出所先日 付
日経ビッグデータ／日経BP社
2015年１月
2015年 版ITロードマップ ／ 野2015年１月
村総合研究所

公開形態
雑誌

2014年３月

URL

第20回 企業IT動向調査2014

2014年４月

URL

ビッグデータ活用に関する調査結果（関西） 大阪商工会議所

2014年11月

URL

第２回ビッグデータで取り扱う生活者情報
日立製作所・博報堂
に関する意識調査2014年８月

URL

平成26年版情報通信白書

2014年７月

書籍・URL

総務省

考

単行本

データの高度な利活用による業務・サービ
ス改革が我が国経済及び社会に与える波 総務省
及効果に係る調査研究報告書

日本情報システムユーザー協会

備http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/
linkdata/h26_06_houkoku.pdf
http://www.juas.or.jp/servey/it14/it14_
ppt.v4.pdf
http://www.osaka.cci.or.jp/Chousa_
Kenkyuu_Iken/press/261112bigdata.pdf
http://www.hakuhodo.co.jp/uploads/
2014/08/20140804.pdf
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/
whitepaper/ja/h26/pdf/n3100000.pdf

筆者作成

た走る企業でさえ、まだ試行錯誤の域を出ていないのが実情

育成・養成の動きには今後も注視しておくことをお勧めする。

ではと考えるに及んだ。

何をするにしても「ある日突然できるようになる」という

まず失敗かどうかの判断材料が少なく、何を持って失敗とするのかも十分解明されていない（売上や顧客増につながらことはない。ビジネスシーンにおけるデータ分析専門家の必要性を問われれば、間違いなく答えはイエスである。

なければ失敗？）。失敗事例を紹介するには、まだ早計と判断せざるを得なかった経緯がある。

こちらも様々な事例を参照しながら、地道に、ただし一定のスピード感を持って取り組んでいく必要がある。コストの有効活用については、やはり取組みを進めている企業・団問題はあるかもしれないが、外部専門家の力を借りるという体事例を見るのがわかりやすい。
「日経ビッグデータ」のよ

選択肢もある。日本では育成が遅れているデータサイエン

うな専門誌や、各業界の業界誌のビッグデータ特集から貪欲ティストだが、様々な企業を飛び回って新事業構築を担うグにヒントを得ていくことは基本ではあるが、やはり重要である。

ロースハッカー（急成長請負人）のデータサイエンティスト

どの業界もそうだが、成功のためには自分の業界の枠に留版のような存在が、普通に組織に派遣される時代が今後来る

まらず、異業種の成功事例も見ておき、それを自分の組織にであろう。

活かすことができないかを考える発想を磨いておきたい。
なお失敗事例は、2015年はいろいろと試行錯誤の結果が出てくると思うので、機会があればご紹介したいと思う。

費用対効果が不明
一見関係なさそうなデータ同士が結び付き、思いもしなかった結論・結果を導き出してくれることに対する期待は大データ分析の専門家の不在

きい。世のブームと相まって、経営者は普通に過大な期待を

データサイエンティストは世界一セクシーな職業だと言わ描きがちである。仮に5,000万円投資が必要、と聞かされたれている。大手企業においては自社で本格的に養成する動き

経営陣は、費用対効果はどれ位あるのか？と尋ねるに違いながある一方で、トップの指示により、「データ分析が何とない。多くの方はこれを聞かれると返答に窮するだろう。今後

く得意そうだから」という軽めの理由で「にわか社内データのビジネスの可能性を拡げるための投資と言い切ることも必

サイエンティスト」に任命され困惑している人もちらほら登要である。

場している。またビッグデータシンドロームの流れにおいて、とはいえ、当然投資が伴う事象においては、最初にある程社内に「データ分析チーム」を新設した企業は多いのだが、度目的をはっきりさせてはおきたい。新規顧客を10％増やす、

ミッション通りに業務を遂行できていないと悩む相談も時折

既存顧客の売上を20％伸ばす、顧客満足度No.1を獲得する、いただく。悩ましいところである。

生産工程を10分短縮できる等々、業種・業界・担当業務によ

日本では2013年５月にデータサイエンティスト協会 が立
２り、目標は異なるはずである。
目的を達成するために、どのようなデータ分析をするのがち上がっており、その育成に力を注いでいる。民間においても、例えばリクルートホールディングスが、オンライン学習
サービスにおいて、データサイエンティスト養成講座を開設

２

http://www.datascientist.or.jp/index.html

している 。

３

http://edmaps.co/udacity/

３

月刊 IM 2015-4月号

19

第５回

ビッグデータと文書情報管理

良いのか、そもそも自社を取り巻くデータには何があるのか

大きな課題も横たわるが、高度なデータ分析がビジネスの成はあらかじめ、細かくしっかりと棚卸しをしておきたい。

功を導く確率が高いことは、どうやら間違いないと昨今の流

世の中のどのようなデータを活用すると参考になるのかにれから強く実感している。

ついても、他社事例が参考になる。事例を見ていると、気象

ただ、ビッグデータ活用は「大企業のもの」という風潮もデータと自社データを組み合わせて新たな顧客層を掴むこと

正直感じる部分がある。そうした風潮は、中堅・中小企業をに成功した等、意外に記事ひとつからわかるものである。

含めた民間企業だけではなく、地方自治体や公的機関におけ

費用対効果が不明なのは、新たな試みをする上では仕方なる取組み意欲にもブレーキをかけかねない。

い部分もある。いたずらにコストを費やすことは当然避けな

どうしたらうまく使えるのか、という前提で前向きに発想ければならないが、この理由だけで躊躇し続けるのはいかにしていくことが極めて重要であることを強調しておきたい。

ももったいない。

さて、早いもので次号が最終回である。本誌読者の皆様へのメッセージとして、文書管理業界が今後ビッグデータとどう向き合っていくべきかについて、私なりの提言をお届けす

まとめ及び次号についてる予定である。最新の必読ビッグデータ関連書籍リストもごこれまで見てきたように、ビッグデータ活用にはいくつか

案内板

紹介するので、是非ご覧いただきたい。

「JFK －その生涯と遺産」展

1961年１月、43歳で第35代アメリカ合衆国大統領に就任したケネディ大統領。出身地アメリカ・ボストンにあるジョン・F・ケネディ大統領図書館・博物館に残された膨大な文書、写真、遺品などを中心に、日本の国
立公文書館及び国内関係機関が所蔵する公文書その他の記録を含む貴重な資料と映像により、ケネディの生涯と遺産をたどります。
■会期／平成27年３月６日（金）～５月10日（日） 会期中無休■開館時間／午前10時～午後５時30分（金曜日のみ午後８時まで）■会場／国立公文書館 本館（東京都千代田区北の丸公園３番２号）■入 場 料／無料

ガイドライン販売のお知らせ
平成27年度税制改正大綱「税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し」準拠

適正事務処理要件による税務関係書類の電子化保存運用ガイドライン
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA） 法務委員会
頒布価格

4,630円（税別・送料別）

お申し込みはJIIMAホームページ

http://www.jiima.or.jp/publishing/hanbai_cd.html
ガイドライン・解説書

20 月刊 IM 2015-4月号

よりお申込み下さい。

晴天
なれど

遠霞

コラム◆せいてんなれどとおがすみ

そしてミミがやってきた義母が亡くなり、愛犬のチャコが死んで、ちょうど２年
たった2010年９月の朝。リビングの雨戸を開けると、家の「……」こうして子猫を飼うことが認められた。その日は義母か

陰から庭を突っ切って来る影のようなものがあった。

チャコの命日の日だったが、どちらかは忘れた。名前は妻の「なんだろう」と思っていると、「ニャー、ニャー」と鳴い案でミミと決まった。私の案は一蹴された。

ている。上げてくれと言っているみたいだ。体つきは小さく、その年に生まれたらしい黒と白の子猫だ。
いったんガラス戸を閉めて、妻を呼びに行った。
「猫がやって来て、リビングに上がりたがってるぞ」
妻の返事は芳しいものではなかった。
「いったん上げたら飼いたくなるでしょ。もう動物を飼うのはチャコだけでたくさん。看取るのもつらい」
もともと猫好きだった私は、飼いたいと思っていたのだ
が、その目論見を妻は見抜いたようだ。

飼ってみて、
よく返事をする猫であることが分かった。
「お
はよう」
「ニャー」
「寒くなったなあ」「ニャー」と言う具合だ。
餌は、いくつか試すうち、花かつおの味がすきだと分かった。それしか食べない。
「同じものばかり食べてちゃガンになるぞ」と脅すのだが、他の餌をやっても、残すことが多い。
それで花かつおをやってしまう。
トイレは簡単だった。トイレに流せる砂（本当の砂ではない）を敷けば、教えなくてもやる。いつの間にか、私がミミの餌やりとトイレの当番である。

しかし、その後何日も、雨戸を開けるたびに駆け寄ってく

それにしても、早くも翌年の春先に盛りがついたのには驚る。そのたびに「ニャー、ニャー」と鳴き、私は「だめなんいた。夜中にすごい声を上げて鳴く。寝てられない。すぐにだ、うちじゃ飼えないんだ」と妻を見て言う。

獣医のところに連れて行き、避妊手術をしてもらった。

しばらくして妻に言ってみた。
「子供たちも皆家を出て寂寝るときは、私の布団に連れて行く。最初は抵抗した。そしいなあ。あの猫が、お義母さんとチャコの死んだのと同じのうち抵抗しても布団に入るまでで、掛布団を一緒にかけれ月に、まるで我々の家を選んだかのようにやってくるのも何ば、すぐおとなしくなる。妻は猫と一緒に寝るなんて気持ちかの縁だ。ひょっとしたら、どちらかの生まれ変わりかも知

悪いというが、一生のうちで、よもや猫と添い寝できるとはれないな」

思ってもみなかった。母が猫好きで、猫が自動車にはねられ妻は、そんな気になったのか、「じゃあ、サンルームにて死ぬたびに猫を飼い、私は猫と一緒に寝ようとしたのだが、ちょっとの時間ならいい」ということになった。チャコが病

これまでどの猫も寝てくれなかった。
ついに念願がかなった。

気になって作ったのだけど、チャコはここがあまり好きでは外犬だったチャコに同じことがしてやれず「ごめんな」と詫なく、ほとんど入らなかったサンルームに子猫は開けるとすびつつミミと寝ている。

ぐに入ってきた。

しかし、私が寝入ってしまうとミミは、役目は終わったと

そうして水と食べ物を持ってきたが、妻がエサは与えないばかりに妻の布団の上に行き、足元に寝ている。朝起きるとようにいうので、しぶしぶ止めた。よく見ると、顔と背中、必ずそこにいるし、うとうとしていると、がさがさと出て行

足は黒だが、足の下の方は白いソックスをはいたようになっ

くので、それを知った。うーん、本音では、私と寝るのは嫌ている。口の下から腹にかけては白だが、首のところに蝶ネ

だけど、我慢していたのかな。

クタイのような黒い模様がある。
あれこれ触っているうちに、雌であることが分かった。

それはともかくとして、助けてあげたと思っている猫に夫
婦ともども癒されている。

「おーい」と妻を呼ぶ。
「大変だぞ。この猫、メスだった」「それがどうしたの」「だって、そうだろう。いつも庭にいるんだろ。大人の猫になったら庭中、子猫だらけになるぞ」

茂谷 知己（もたにともみ）

早稲田大商学部卒後、産経新聞東京本社に入社。政治部・経済部を経て法務次長、知的財産管理センター上級専門委員を務める。定年退職
後は㈱WOW LIFEを設立。インターネットを利用した情報配信、新規ビジネスをサポートしている。http://wowlife.info/index.html

月刊 IM 2015-4月号

21

第３弾

公文書管理シリーズ

行政経営を支え、
過去に学び未来を見つめる

久喜市公文書館

IM ナレッジコンテンツ委員会

委員

なが

い

長井

つとむ

勉

都心から約50km、埼玉県東北部に位置する久喜市。平成22年に久喜市・菖蒲町・栗橋町・鷲宮町の１市３町で合併し、15万人規模の新久喜市として新たにスタートした。久喜市役
所本庁舎の隣接地にある平成５（1993）年10月に開館した久喜市公文書館を訪問し、丸山謙司館長と堀内謙一副館長にお話を伺った。

IM委員 公文書館に入りすぐに展示室を拝見させていただ

年に予定通り成果物を出し終えて完了しました。

きました。公文書館建設計画から公文書の意義などのパネル

IM委員 展示活動も活発に行われているようですね。

展示、また利用されている文書箱の実物まで置かれていまし

久喜市公文書館 館の目的は展示よりも閲覧が基本ですが、た。まずは公文書館設立の経緯をお話し頂けますか。

市民が主体的にまちづくりを考えていけるような機会を提供

久喜市公文書館 昭和62年施行の公文書館法 がきっかけとできればと考えています。現在は年１回の企画展と、その前してあったと思います。当時本市には３つの懸案事項があり後に各１回の常設展を行っています。

ました。一つ目は昭和59年から完全導入したファイリングシ

IM委員 計画当初から公文書管理を目的とした館の役割にステムが定着し、文書庫の狭隘化が始まっていたことです。

焦点を合わせていたということですね。

二つ目は情報公開制度の導入を検討していたこと、三つ目は久喜市公文書館 開館にあたり公文書管理を意識したのは事

市史編纂事業の完了が見えていて、事業で収集した古文書等

実です。それは公文書館法に照らして考えてみると自然とその活用をどうするかということでした。新しい法律に基づく

うなります。開館当時の既設の公文書館と比べると少し違和

公文書館を設立することで、これらの懸案事項を解決するこ感がありましたが、同じ年に開館した神奈川県立公文書館もとができると考えたのだと思います。

中間書庫機能を持ち、公文書管理主体の運営ということで国IM委員 １階の展示室に公文書館の歩みが展示されていまからも高い評価を得ていましたので、迷いはありませんでし

したが、公文書館構想がスタートしたのはいつごろですか。

た。毎年度発生する大量の公文書群を前にして、その発生か

久喜市公文書館 平成元年から計画がスタートし、平成３年

ら含めて全てをどのように組織的に管理していくのが良いのに開設準備室ができました。本市は特にファイリングシステ

かという点を検討していった結果、公文書のライフサイクル

ムに積極的でしたので、その延長線上にある公文書館法の考を確立し、効果的、計画的な運用を進めていく本市のシステ

え方は執行部にも馴染みやすかったのかもしれません。ただ、ムと当館のスタイルが出来上がったわけです。

１

その後の他自治体の様子を拝見しますと、本市のような動き
は市町村レベルでは大変珍しかったようです。
IM委員 市史編纂事業はどのくらいの期間実施してきましたか？
久喜市公文書館 この事業は期限付きの10年でした。平成３22 月刊 IM 2015-4月号

１

昭和62年12月15日施行。第一条（目的）この法律は、公文書等を歴史資料として保存し、利用に供することの重要性にかんがみ、公文書館に関し必要な事項を定めることを目的とする。第二条（定義）
この法律において「公文書等」とは、国または地方自治体が保管するその他の記録（現用のもの除く）をいう。第三条（責務）国及び地方公共団体は、歴史資料として重要な公文書等の保存及び利用に関し、適切な措置を講ずる責務を有する。

重要な役割を持つ中間書庫
選別作業をするまで保存される。

仕組みがあげられます。このようにしないと、本市の公文書のライフサイクルの一貫性が保たれないという理由からです。
検索は紙目録又は公文書館職員の補助によって行っています。
IM委員 評価・選別の作業状況はいかがですか？また基準、移管率は？
久喜市公文書館 現在館長を含めて５人の正職員で運営していますが、だいたい１～２名で評価・選別作業を行っています。選別基準は今のところきちんとした基準はありません。
文書１件ずつ目視で評価選別を実施している段階です。選別
したものは抜き出して、中性紙製の個別フォルダに挟み込み、IM委員 中間書庫 の役割について教えて下さい。

登録番号を付与し、目録を作成します。発生課が歴史公文書

久喜市公文書館 事案ごとに公文書を管理する国と違って、を評価選別するようなところでは、評価・選別基準のような単年度形式のファイリングシステムを導入している市区町村

マニュアルが必要かもしれませんが、目視ができる当館の強では、中間書庫を適時・適切に管理することがとても大切にみを活かすとともに、人材の育成という観点も考えて実施しなってきます。そういった意味では、公文書館に中間書庫をています。ただ、いずれは外部にもお示しできるようなもの設けることで、職員による集中管理が可能になるとともに、を作成したいと考えています。これまで本市から４名の正職評価選別もその場で行うことができるという点で、ベストな員を国立公文書館の長期研修に参加させるなど、評価選別職選択であったと考えています。ただこの場合、他課の職員か員の育成についても市として力を入れています。移管率は、ら単なる倉庫代わりとして認識されないようにすることが大

年度や資料群によっても差がありますが、発生年度単位で全切です。平成22年の合併によって新市の各課の執務スペース

体の量の５％未満を目途にしています。

はいうに及ばず、当館の中間書庫スペースも万全とはいえな

IM委員 文書管理システムは導入されていますか？

い状況ではありますが、各総合支所の文書庫を活用する等、

久喜市公文書館 平成17年度にパッケージ型ソフトを本市よりベターな方策で運用するよう努めています。

仕様に若干カスタマイズして導入したことがありました。そIM委員 公文書の発生から廃棄までのライフサイクルの現の後、業者が対応できなくなって撤退したため、現在は導入状を教えて下さい。

していません。

久喜市公文書館 １年保存文書を除く現用公文書は完結後１

IM委員 保存資料のデジタル化や長期保存のためのマイク

年を経過すると原則として全て公文書館の中間書庫又は各総ロフィルム化の取り組みはいかがでしょうか？

２

合支所の文書庫に移管されます。その後、３年、５年、10年保存文書はそれぞれ保存期間満了後、さらに３年、５年、５年の期間を非現用文書として中間書庫又は各総合支所の文書庫に保存して、その間に評価選別の調査をします。30年保存文書だけは25年経過後に現用公文書の状態で評価・選別の調査をします。したがって、最短の３年保存文書であれば完結後７年目に、最長の30年保存文書でも31年目には特定歴史公文書として閲覧可能になるものが出てきます。なお、本市の特徴的なこととして、非現用公文書も情報公開条例の例によって市民等がアクセスできるようにしているという
２

中間書庫の運営は、公文書館運営、統括部局運営、併用の３パターンに分かれる。公文書館運営方式は引継ぎが円滑に行われるので
評価・選別の判断がしやすい。久喜市はこの方式を採用。

歴史公文書の数々。書庫にて保存されている。

月刊 IM 2015-4月号

23

公文書管理シリーズ

第３弾

久喜市公文書館

います。原則としてすべての課で発生した公文書を有期限とし、１年保存を除く全ての有期限公文書を評価・選別しますが、その評価の主体は公文書館の役割としました。このような中、合併によって若干の方針転換を余儀なくされました。
現在の短期的な課題としては、今までよりも広い中間書庫ス
ペースの確保です。中長期的な課題では、行政経営という視丸山謙司館長堀内謙一副館長

点において、職員が公文書を正しく作成・活用できるようにするとともに、職員の説明責任を踏まえて、市民も公文書というものを正しく理解し、有効に活用できるような社会が創久喜市公文書館 魅力的なテーマですが現状デジタル化は造されると良いと思います。行政経営という視点で執行部に行っていません。紙で残すことを第一に考え、デジタル化は

公文書管理の大切さを認識してもらえれば、その延長線上に

将来の課題としています。ただ、本市の評価選別の対象になは必ず公文書館の設置という課題が存在してくるはずです。

らない、まとまって大量に存在する伝票等の文書は、デジタル

すべての自治体で大変多くの現用公文書、いわゆる情報を保の電子決裁システムを構築し、紙文書を発生させない方向で積有しているわけですから、これらを活かすことが行政マネジ

極的に検討していくような姿勢が、市として必要なのではな

メントの一つだと当たり前のように社会全体で理解されるよ

いかと考えています。すべての公文書をデジタル化してペー

うな世の中が来るといいですね。

パレスにするのではなく、歴史公文書になりえないパターン

IM委員 本日はご多忙の中、確立した組織体制の下、充実化されているものを積極的にデジタル化して省力化するといした久喜市公文書館の役割を聞かせていただきありがとうごう発想です。また、劣化や大型等の理由で利用に供すること

ざいました。

が難しい資料については、積極的に複製化を行い、一般の利用に供していこうとする姿勢も大切なことだと思います。
IM委員 貴館のこれからの課題はなんでしょうか？お話を伺った限りでは地方公共団体での公文書館のベストプラク
ティスだと思えますが。
久喜市公文書館 小さい規模だからここまでできたように思

久喜市公文書館

http://www.city.kuki.lg.jp/
埼玉県久喜市下早見85－1
施
設：敷地面積2,310㎡ 建築面積1,035㎡ ２階建て。閲覧室、相談室、執務室、中間庫、一般保存庫、古文書等収蔵庫、マイクロフィルム
収蔵庫、仕分け・裁断・製本室、展示室、会議室
開館時間：午前９時～午後５時（休館：土日祝・年末年始）
交通案内：JR宇都宮線・東武伊勢崎線 久喜駅西口下車徒歩17分

インタビューを終えて開設20年以上を経過した久喜市公文書館。取材で感じたことは公機能だけの公文書館設置の検討など時折耳にするが、継続活動す文書の発生から廃棄までばらつきがちな管理を公文書館法、公文書

る社会資本の一つとしての公文書館は、やはり単独館でないと法制

管理法に則り確実に実施する体制が出来上がっていることである。

度を実現することは難しいのかもしれない。また公文書館が市長部

特に一つ一つ目視で評価・選別した後、１点づつフォルダに収納し局の組織下に位置付けられていることは、即ち首長の思い入れの表ていることは、久喜市の特定歴史公文書に対する真摯な姿勢がうかれでもあり、それも久喜市の成功要因だろう。

がえる。これらは地道な努力を必要とし、手間と労力のかかる作業

また公文書館の知名度アップのためには市民への企画展示も欠かである。まさに公文書と対話しながらの作業と思われる。昨今アー

せないが当館の場合、平成22年に「戦後報道写真で見る昭和の久喜

キビストの育成が問題視されるが、この全体の業務は、まさに育成市」を、平成23年に「地図資料で見るむかしの久喜市」を、また平のためのオン・ザ・ジョブ・トレーニングといえる。地方自治体の成24年、25年には公文書関連の展示を開催するなど、合併後は歴運営において「行政経営」という言葉が使われるようになってから史公文書から久喜の歩みを積極的に紹介している。お宝の一つでも久しい。これは地方分権をめざす社会のために地域が自ら決定と責ある旧公図（25ページ）は、平成23年の東日本大震災時の液状化

任を持つことである。当然、法令を積極的に活用及び運用し自らの現象や地盤変化の際に注目を浴び、積極的に企画展で紹介した。こ

判断と責任で自律的に行動する考え方に立つことの「経営」の姿勢のような企画展がより一層市民に公文書館の存在をPRすることになが必要となる。その行政経営を支えるのがインテリジェンス（情報）る。なお、特定歴史公文書と行政資料の所蔵数は旧市、旧町を含めであり、市民サービスと共に公文書が行政組織の意思決定のためにて約12,000点以上になるという。

利活用されることである。久喜市はこのコンセプトがしっかり認識されている。

24 月刊 IM 2015-4月号

最後に久喜市公文書館の益々の繁栄を祈念申し上げ、ご対応頂きました丸山館長と堀内副館長に御礼申し上げます。

わが館の久喜市公文書館所蔵

旧公図

久喜市公文書館に入るとホール正面の壁一面に大きな地図が掛かっているのが目に入ります。現
在実務で活用している「公図」とは区別し、平成22年の合併以前の旧久喜市において、「旧公図」の名称で歴史的な活用をしていた資料群（現在残っているのは206点）の１点（縮小複製）です。明治初期に作成されたことが明らかな7点は江戸時代の町村単位を基本に作成され、2ｍ×2ｍを越える
大変大きなもので、江戸時代のこの地の姿を映す資料として、当市にとって貴重なお宝の一つとなっています。東日本大震災の後には、多くの市民が利用に訪れました。
現在掛けてあるのは、「久喜新・久喜本・野久喜・古久喜全図」という実物は4ｍ×4ｍを越す資料群中最大のもので、久喜駅
かんとういん

よねきつ

前西口の中心市街地にあたる地図です。まだ駅が設置されていない時分で、今も残る古河公方ゆかりの名刹甘棠院や藩主米津氏の久喜藩陣屋敷地や堀の跡（寛政10年（1798）まで存在）など、旧久喜市の歴史において重要な拠点がともに描かれています。
ほりあげ たまた、江戸時代の町割りやこの地特有の堀上田の区割りなどもみてとれるなど、当時の風景が浮かびあがってくるような逸品です。
当市職員が著した池田勝幸「地図目録の試み－行政体区分による目録編成－」（『北の丸』第42号、平成21年10月）もあわ
せてご参照ください。

久喜市公文書館◆ わが館の特長

久喜市公文書館は、歴史資料として重要な久喜市の公文書等を保存し、閲覧や写しの交付などが行える施設です。平成
22年の市町合併までは、
民間資料の受贈・受託も副次的に行っていましたが、合併後は郷土資料館との役割分担を行い、公文書や行政資料といった市役所内部で発生した紙文書を主に保存しています。内部的には公文書のライフサイクルを統率管理するとともに、外部的には情報公開の総合窓口も兼ねて現用公文書の案内なども行っています。
◆ 所蔵品

http://www.city.kuki.lg.jp/〒346-8501

埼玉県久喜市下早見85-1

TEL. 0480-23-5010■お宝文書投稿募集中！
！

FAX. 0480-22-1996

紙文書関連

約22,000点

その他

旧公図（旧久喜市）、S29年からの議会会議録原本（旧久喜市）などの行政資料や、中島元男家古文書（中島撫山・中島靖・中島竦之助関係）、戸賀崎正道家
古文書【寄託】（神道無念流関係）などの古文書所蔵する貴重な文書・特長ある文書を貴館のご紹介と共に掲載します。ご連絡は編集部まで。

月刊 IM 2015-4月号

25

e-文書法 規制緩和セミナーに申込殺到

DVDに保存されている。
目録は市政情報室のほかホームペー

例や利用する現場サイドの声をベンダー

ジで閲覧でき、個人情報に関わらないも

レーターが対になり、ECMプロジェク
ト導入時のコツや問題点を公表した。

のは市政情報室で常設展示される。
未整理文書も一定数の整理・保存作業が済み次第、公開目録に追加する方針だ。

内閣府 行政文書の管理に関するガイドライン一部改正とそのパートナー、システムインテグ

利用者とシステムインテグレーターの間で起こる認識の違いや想定外の問題、業務目線の重要性、利用者の声の吸い上げ方など、失敗や反省点から導かれ成功した事例が解説された。日本初としてケー
スマネジメントの先進事例も紹介された。

内閣府で構成する公文書管理委員会
JIIMAが主催するe-文書法規制緩和をテーマとしたセミナーに申込みが殺到している。１月28日の会員を対象としたセミナーを皮切りに、２月20日には東京品川のキヤノンホールで第２回目を、３月６日の３回目の特別セミナーでは、
すぐに180席が満席となった。
会員向けのセミナーでは国税関係書類のスキャナ保存の要件緩和について、
平成27年度税制改正大綱に準拠した「電子化運用ガイドラン」を急きょ作成し、
JIIMA法 務 委 員 会e-文 書 推 進WGリ ー
ダーらが要件のポイントや注意点、混同しやすい関連法との兼ね合いを解説した。
３回目の特別セミナーでは、牧野二郎
弁護士、袖山喜久造税理士らが規制緩和
が企業に与える影響、そして企業としてどのように対応していったらよいかを課
題を含め説明した。
聴講者からは実務的な質問が数多く寄せられ、国税と折衝を重ねてきた実績をもとにJIIMA専務理事らが答えた。

阪神淡路大震災 関連文書を公開
神戸市
阪神淡路大震災から20年が経ち、これに合せ神戸市では、震災関連文書の公開を１月16日から開始した。整理・保存作業終了分として紙文書関係4,072
ファイル／冊子・写真関係1,474 冊／
FD・MO105枚／ビデオ 40本計5,691
点を情報公開請求に応じて公開する。文
字が薄れて読めなくなったFAXや感熱紙等は判読可能となるよう修復され、FD・ビデオ、ネガフィルム等は耐用年数を長期化するためデジタル化した上で26 月刊 IM 2015-4月号

は１月21日の会議の中で「行政文書の管理に関するガイドライン」を一部改正した。昨年12月に施行された特定秘密保護法にからみ「特定秘密」には指定されないが、非公開の必要がある記録を「極秘文書」と位置づけ一定の基準のもと管理するとした。極秘文書は５年の期限で管理され、管理状況は各省庁の閣僚へ定期的に報告することが義務づけられた。

アーカイブ立国をめざして
アーカイブサミット2015開催

新国立公文書館を歴史学習の場に

記録文書、映像・写真、美術品などのあらゆる文化資源を保存、管理する、新２月11日の日経新聞によると、政府が検討している新しい国立公文書館の運

たな「知」を創造するための基盤を目指す「アーカイブサミット2015」が１月

営方針は歴史学習の場としての機能が重要視される見通しだ。古文書の保存・展

26日日比谷図書文化館で開催された。
アーカイブをめぐる政策・法制度、課題、人材育成をテーマにしたミーティング、研究者・有識者らによる講演会、各分野のアー
カイブ実践を報告するワークショップが夜８時30分まで繰り広げられた。
主催したのはアーカイブサミット組
織委員会。前国立国会図書館館長を務めた長尾真（現京都府特別顧問）氏や青柳
正規文化庁長官らが進めた。
海外に比べてデジタル化が遅れており、所蔵する組織間の連携も進まないことから、アーカイブセンターの設立や人材育
成、資源の積極的公開などを提言した。

示に最新の知見を取り入れ、IT機器を活用し学びやすくする。海外の事例を参考に機能の充実を目指すとのことだ。
展示・運営項目については内閣府が３月までに報告書をまとめるが、有識者会議がこれまで海外５カ国を訪問し実地調査で得た、劣化を防ぐ特殊ケースでの展示、デジタル化資料を用いた参加型展示などが参考にされる。
またこれまで人員不足とされていた国立公文書館の人員を15年度は10名以上増やすと伝えている。

ECMサミット プロジェクト成功事例
現場での「勘所」をセミナーで
JIIMA ECM委員会（石井昭紀委員長）
は、19回目となるECM研究会「ECM
サミット2015（冬）」を２月25日開催した。
これまでのアンケートで寄せられた意見をもとに、今回は要望の多かった事

NDL デジタルアーカイブの国際シンポジウムを開催
１月22日、欧州にあるデジタルアー
カイブの文化資源を統合的に検索できる「Europeana」の事業モデルを広く国内に紹介する国際シンポジウムが国立国会図書館（NDL）にて開かれた。国内で同様の事例である国立国会図書館サーチ

書」を12月よりソフトウェアなどの開日本印刷が共同で高速ブックスキャナを（NDLサーチ）も取り上げ、デジタル文化資源の未来を考察した。
Europeanaから招かれたニック・プール

発会社に向け提供開始した。

開発、このたびの試験運用となった。
今回電子化するのは著作者死後50年

氏は社会的・経済的な観点からEuropeanaが持ち得るインパクト等について報告しによって改ざんされていないことに加え、た。生貝直人東京大学大学院特任講師は
オープンデータ政策の結節点としてのEuropeanaの重要性、日本における同様のプラットフォームの必要性を示唆した。
パネルディスカッションでは、NDL
サーチが果たす役割やEuropeana領域内

EVコードサイニング証明書で行う電子署名はソフトウェアが署名後に第三者
厳格な審査によりソフトウェアの開発・提供元（配布元）の法人または公共団体の実で読み取る。画像データの文字をOCR

在性を証明できる。USBトークンによっ

タにし、電子書籍として利用できるようて署名鍵の保護を強化し、CA/Browser
Forum（業界団体）とMicrosoft社の認コンテンツの作成を行う。
学術書の電子化を効率的・効果的に行

証ガイドラインに準拠、信頼性の高いアう仕組みを確立し、原典である紙の資料そのものを次世代に継承するための取組

プリやソフトを提供できる。

サーチが学ぶべきこと、国全体のデジタ
ルアーカイブ政策の必要性が討論された。

申込業務を電子化できる新サービスを展開 トッパンフォームズ
トッパン・フォームズ株式会社（会員No.967、代表取締役社長・櫻井醜氏）は従来の紙の申込書を使った業務フローを変更せずに簡単に各種申込業務を電子化できる新サービス「FastEntry ／ファス
トエントリー」を12月から提供開始した。
クレジットカード、ポイントサービスの店頭入会や、金融機関の窓口で行われる各種手続きに、紙の申込書に記入するのと同じ感覚で利用できる。
ユーザーにとっては従来の感覚のま
ま、補助機能により手続きが簡素化され、導入企業にとっては、サービス導入時に既存の申込み業務のフローを変更する点がないことが利点だ。取得データは導入
企業の入力工程に送付するか、顧客デー
タベースに登録するかが選べて、希望に沿った形で利用できる。

開発者向け「EVコードサイニング証明書」
を提供開始 GMOグローバルサイン
電子認証サービスを展開するGMOグ
ローバルサイン株式会社（会員No.362、代表取締役社長・中條一郎氏）は、ソフ
トウエアに対してデジタル署名ができる
電子証明書「EVコードサイニング証明

処理によりテキスト化、検索可能なデーみを進めたい考えだ。

でのユーザーコミュニティとの関係構築、二次利用を容易にする制度的・システム
的な仕組みが検討され、そこからNDLを経過した著作権が消滅した蔵書。１分
間に250頁という驚異的な高速スピード

医療業界向けにCAPA対応文書管理を提供 富士ゼロックス
富士ゼロックス株式会社（会員No.19、代表取締役社長・山本忠人氏）と株式会
社ユニオンシンクは、厚生労働省や米国
食品医薬品局が定める、医薬品・化粧品
および医療機器の品質、有効性、安全性のための規制で要求される是正・予防措
置（CAPA）対応記録文書管理システムの提供を開始した。
医薬品や医療機器に関連するER ／ ES
指針などの法規制に準拠した富士ゼロッ
クスの文書管理ソフトウェア「Apeos
PEMaster Evidence Manager 2.3」とユニオンシンクのCAPA業務ワークフ
ローシステム「業務デザイナー for GxP」
を連携、パッケージ化させたもの。CAPA
業務を正確かつ効率的に回せ、そのプロセスで生じた記録文書の電子原本を自動的に登録、堅牢に管理することができる。

DNP 東京大学 世界最速レベルのブックスキャナの試行開始
東京大学附属図書館と大日本印刷は、共同で開発した世界最速レベルのスキャナを使って蔵書の電子化を試行的に開始したと発表した。
東京大学では、附属図書館を中心に学内の知識基盤を再整備する計画のもと、「知の森（デジタル・フォレスト）」プロ
ジェクトを立ち上げている。このプロ
ジェクトの一環として、東京大学石川正俊教授・渡辺義浩講師の研究チームと大文書管理・情報共有システムの最新版を販売 住友電工情報システム
住友電工情報システム株式会社は登録
ファイルのセキュリティを強化し、ファイルの社外流出を防止できる文書管理・情報共有システムの最新版「楽々 Document
Plus（らくらくドキュメント プラス）
Ver.3.6」を２月より販売開始した。
楽々 Document Plusは、企業内に分散して存在する文書やデータを閲覧・登録・保存・管理し、必要な時に必要な情報を高度な検索ですぐに取り出すことのできる文書管理・情報共有システム。新たに添付ファイルのセキュリティ強化と柔軟な権限設定、未読文書の一覧表示、共通ロール（権限）の導入などの機能が加わった。パッケージライセンス150万円（税別）から販売する。

各社ニュース
人事のお知らせ（敬称略）
株式会社スカイコム（会員No.925）
代表取締役社長
川橋郁夫
キヤノンマーケティングジャパン株式会社（会員No.45）（発令日3/26）
代表取締役社長執行役員
坂田正弘
取締役兼常務執行役員
松坂喜幸
取締役兼常務執行役員
足立正親
上席執行役員岩屋 猛
上席執行役員
三上公一
相談役
川崎正己

月刊 IM 2015-4月号

27新入会員企業紹介

会員 No.

1017

日鉄日立システムエンジニアリング株式会社
http://www.nhs.co.jp/
JIIMAの皆さん
はじめまして帳票の課題を解決する
ソリューションを提案します。

JIIMA加入の動機・期待・抱負●ビジネスソリューションサービス●ITコンサルティング＆サービス●パッケージソフトウエア等の開発・販売・
Paples（帳票ソリューション）●コンピュータ及び関連機器の販売

当社では約20年前よりペーパレスに着目し、帳票ソリューションPaples（パピレス）を構築・販売してまいりました。
近年、電子帳簿保存法を申請するお客様が増え、申請時の支援サービスを立ち上げ電子
帳簿保存法をお客様に広げ、啓発しようとしていた際にJIIMAを知りました。
今まで蓄えた帳票システムの技術やノウハ
ウで社会に貢献し、文書管理の最先端知識を習得出来ればとの思いを抱き加入いたしました。

創 業 年 月：1988年４月
資本

金：25,000万円

従業

員：439人代表取締役社長：宮田收〒 104-6591
東京都中央区明石町 8 番 1 号 聖路加タワー 26 階TEL 03-3544-7880 FAX 03-3544-7901

当社は、新日本製鐵株式会社（現 新日鐡住金株式■主な取扱商品・サービス

会社）と株式会社日立製作所の共同出資により、1988

・電子帳簿保存法申請サポートサービス

年４月に誕生しました。

・ペーパレスソリューション

その設立趣旨は、新日本製鐵株式会社の持つコン・カット紙化ソリューション

ピュータユーザーとしての多様な利用技術と、世界を・プリントアーカイブソリューション

代表するコンピュータメーカーである株式会社日立製

・FAX-ASPソリューション

作所の情報通信技術を活用し、各種産業分野のお客様・セキュリティソリューション

等に貢献できるシステムエンジニアリング会社を目指すというものです。
帳票ソリューションPaplesは、約20年前にホストコ
ンピュータから出力される帳票を電子化し、お客様の御要望に応え、数々の機能拡張を行ってまいりました。
Paplesとは、帳票基盤として必要な「作る」「閲覧する」「出力する」という３つの機能をひとつにまとめたWebパッケージソリューションです。
商用データベースを用いないシンプルな構造なので部門から会社全体に適用できるスケーラビリティを持ち、各企業様の帳票の課題を解決いたします。

28 月刊 IM 2015-4月号

商品等のお問い合せは産業・流通ソリューション第一事業部

TEL 03-3544-7880

E-MAIL：ohnuma.shoichi@nhs.co.jp

大沼章一

会員 No.

1018

ソフトバンクコマース＆サービス株式会社
パーチェスワン事業統括部
http://cas.softbank.jp

情報革命で人々を幸せに

JIIMAの皆さん
はじめましてJIIMA加入の動機・期待・抱負

IT関連製品の製造・流通・販売、IT関連サービスの提供

企業間取引の根幹をなす契約書を、インター
ネットやクラウドの最新ICTインフラを活用し、契約行為の効率化・迅速化を実現することで、書面から電子文書、電子化文書への移行を加速させ、経済社会へ広く普及させることを目的とし、関係する会員企業の皆様と連携・協力を図り普及促進に努めて参ります。

創 業 年 月：2014年４月
資本

金：50,000万円

従業

員：約1400人

パーチェスワン事業統括部
米谷 雅之

統括部長

〒 106-0032

東京都港区六本木一丁目 4-5
アークヒルズサウスタワー 20F
TEL 03-6865-6063 FAX 03-6888-5318

ソフトバンク コマース＆サービス株式会社は、ソフトバ
ンクの創業事業であるIT関連商品の卸売事業を引き継いだ
ソフトバンクのDNAとも言える企業で、IT・通信関連の卸
売事業はじめ、モバイルアクセサリーの企画・販売、購買・調達業務を代行する購買支援事業を通じて商品やサービスを提供しています。
弊社では2008年から間接材購買システム＆アウトソーシ
ングサービス「パーチェスワン」を提供しています。パーチェ

コスト削減、業務の効率化、内部統制が実現できるクラウドサービス■主な取扱商品・サービス
・間接材購買システム＆サービス「パーチェスワン」
http://www.purchaseone.info/
・電子契約サービス「サインナップワン」
http://signup-one.com/

スワンはWeb購買システムを活用し、企業が必要とする間接材購買機能を搭載し、弊社がユーザー企業様の購買部門に代わって日々の購買・調達業務を行うことで業務を集中化・集約化し効率化が実現できるサービスです。また、
2013年からB2Bで発生する紙の契約書を電子契約に置換えることで、コスト削減と契約締結におけるプロセスの効率化が実現できる電子契約サービス「サインナップワン」の総販売元としてサービス提供を行っています。サインナッ
プワンは、契約書の電子化に必要な機能とサービスを統合
しトータルにクラウド化した革新的な電子契約サービスで、本年は規制緩和を見据えて紙契約書のスキャナー保存機能を搭載し電子保存済みの契約書と合わせて保管・管理・検索が行えます。

商品等のお問い合せはパーチェスワン事業統括部

谷／関／児嶋TEL 03-6865-6063

月刊 IM 2015-4月号

29新入会員企業紹介

会員 No.

1020

セコムトラストシステムズ株式会社
http://www.sts-secom.co.jp

安全・安心をコアにトータル情報・
ネットワークサービスを提供

JIIMAの皆さん
はじめましてJIIMA加入の動機・期待・抱負

高度化、複雑化するネット社
会 の 脅 威 に 対 し、 安 全・ 安
心を提供する情報セキュリ
ティサービスや、大規模災害時の事業継続にむけたリス
クコンサルティングサービ
スからトータルなソリュー
ションまでを一貫して提供。

当社は、情報セキュリティと大規模災害対策などをコアに、お客さまに安全・安心・便利・
快適なサービスの提供することを目指しています。
e-文書法施行当時から安全・安心なe-文書法
対応の電子化サービスや電子契約サービスをさまざまな業種にご採用いただいた実績と経験を生かし、協会が普及を目指す「紙から電子の社会」に、微力ながら貢献したいとの思いから加入させていただきました。

創 業 年 月：1985年８月
資本

金：146,800万円

従業

員：912人代表取締役社長：泉田達也〒 150-0001
東京都渋谷区神宮前一丁目 5 番 1 号 セコム本社ビル
TEL 03-5775-8641

当社は、セコムグループの情報・ネットワークシステムの構築・運用を担うと共に、ここで培った技術力と運用力、ノウハ
ウを生かして、先進的なサービスの創造に取り組んでいます。
各種のサービスは、セコムが誇るセキュリティと最新技術の粋を結集した“セキュアデータセンター”を基盤に、“高い技術力”と“24時間365日の有人対応”を融合した独自の『機能レンタルサービス（セコムクラウド）』によって、さまざまなニーズにきめ細やかに対応することにより、お客さまの価
値創出に貢献しています。
サービスの中でも電子認証事業で培われたノウハウを活かし、クラウド型の長期署名機能を備えた「セコムあんしんエ
コ文書サービス」
による電子契約などの商取引の電子化や国税、
医療関係文書のスキャニング保存などの業務効率とコスト削減を実現するサービスをご提供しています。最新の情報技術と運用力でペーパーレスを実現、業務プロセスを革新し、お客さまの業務遂行におけるさまざまな課題を解決します。情報セキュリティとコンピュータ・ネットワークの高度なサービス基盤を使って、企業の競争力と価値創造力を飛躍的に高めるため、注力しているサービスの一つであります。
このように、セコムトラストシステムズは、「安全・安心」
で「快適・便利」なシステムやサービスを創造し続けることにより、「困った時はセコム！」と頼りにされる存在になることをめざしています。

30 月刊 IM 2015-4月号■主な取扱商品・サービス・大 規模災害対策（安否確認、リアルタイム災害情報、BCP策定支援）・情報セキュリティ（サイバー攻撃対策、
プレミアムネット）・電 子認証サービス（サーバ証明書、パブリック証明書、認定認証業務の証明書、等の発行）
・データセンター（ハウジング、ホスティング、データバッ
クアップ）
・セコムあんしんエコ文書サ-ビス（文書スキャニング保存、
電子契約）
・ネットワーク（ネットワーク構築、リモートアクセス）・コンサルティング（プライバシーマーク取得支援、BCP
策 定 支 援、e-文 書 法 対 応
支援）・シ ステム開発（基幹系システム開発、Webシステ
ム開発、CTI/CRMシステ
ム開発）

商品等のお問い合せは

営業開発本部

マーケティング推進担当

TEL 0120-39-0756

E-MAIL：sts-info5@secom.co.jp

■新製品に掲載希望の方は、編集部宛送付ください。

ワークスタイル変革ツール

リコーインタラクティブホワイトボードD5510
14言語のOCR機能に対応した遠隔地との画面共有を可能にするホワイトボード。

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富士ゼロックス㈱◦ネットワークを経由した遠隔拠点とのコ■特長
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語、ドイツ語、中国語、ポルトガル語な ■お問い合わせ先ど、14言 語 にOCR化、図 形 描 画、ス お客様相談センター
タンプ機能つきで、議事録作成も簡単。 TEL：050-3786-3999
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PDFファイルも生成できる。

学術標本等の立体物対応スキャナ

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平面以外の立体物も非接触でスキャンできる高精細スキャナ。
■特長◦最 高光 学 解 像 度1600dpiの高 精 細なスキャンが可能。
◦非 接触の上部方向スキャンのため、原稿に負荷を与えない構造を実現。
◦原稿の厚みを2段階で変更できるスキャン台搭載。
◦±6.5mmの焦点深度でクリアなイメージを作成。
◦外光の影響を受ける事のない完全密閉状態でのスキャン方式採用。

㈱マイクロテック◦３波長LEDを使用した優れた色再現性。
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営業部 畠岡TEL：03-3798-5661
hataoka@microteknet.com
http://microteknet.com

月刊 IM 2015-4月号

31

第 54 期

第６ 回 理事会報告

開催日時 平成27年１月21日（水）16：00 ～ 17：45
開催場所 JIIMA大会議室
出席役員 高橋理事長（議長）、勝丸副理事長、廣岡理事、（敬称略）
内藤理事、河村理事、辻理事、岡本理事、中村理事、野村理事、桂林執行理事、石田執行理事、太田理事代理、後藤理事代理、藤井理事代理、中口理事代理、長濱専務理事、小向監事

さ らに、１月15日には第３四半期会計監査を受け承認された旨、報告され、異議なく承認された。
3）e-文書法推進特別プロジェクトについて（1）議長より、「e-文書法推進特別プロジェクトの進め方」と「同メンバー構成」の説明が行われた。
（2）専務理事より、一部会員企業の協力のもと、
下記セミナー
を開催することが説明された。
①主に会員を対象とする緊急セミナーを１月28日PFU横冒頭 議長挨拶
議長より、「先週１月15日に開催したJIIMA賀詞交歓会は、e文書法 税務関係書類の規制緩和や国会図書館での新規電子化に

浜本社、２月20日キヤノンMJ品川本社で開催。
②主にユーザーを対象とする特別セミナーを３月６日東京・秋葉原で開催。

加えて、有望会員の入会などの明るい話題に包まれ、例年にない

以上、異議なく承認された。

盛況ぶりであった。年初めから良いスタートが切れたので、2015

４）JIIMA内部規程 一部変更の件

年を通じてこの調子を持続したい。役員の皆様のご協力をお願い（1）議長より、委員会関係者がJIIMAの役職名で外部主催したい」趣旨の挨拶が行われた。

セミナーで講演するケースが増える見込みである事、

１．審議内容「ワーキンググループ」、「研究会」と明確化しオーソラ

および活動の枠組みを「委員会」の他、「プロジェクト」、
１）理事の辞任と執行理事推薦の件
所属する企業の協会に対する代表者変更に伴い、吉尾仁
司理事より理事退任届が提出され、同社・石田敏氏（執行役

イズするため、関連する内部規程２種の一部変更が提案された。また定年を65歳とする就業規則改訂案についても提案され、理由説明が行われた。

員 プロダクトマーケティングe-文書ビジネス推進担当）を（2）続いて専務理事より、「会員に関する規程」と「委員会

JIIMA執行理事に推薦する旨議長より提案があり、全員異の運営に関する規程」の追加改訂案、及び「職員の就議なく承認した。石田氏には法務委員会を担当いただく。

業規則（定年再雇用）」の追加改訂案について内容が説２）第54期 12月までの事業遂行概況について（1）議長より、54期は公益法人として１年間の本格的な活動を行う本決算初年度であるため、黒字化を目指した
事業遂行を努めたい旨、概要説明あり。

明され、異議なく承認された。
５）第55期事業計画の立案と5月セミナー・通常総会について（1）議長より、公益法人法によって来年度（第55期）の予春
 セミナー・新規セミナー、検定試験・マネージャー

算を含む事業計画案を決算より先行して３月末までに認定セミナー、JIS/ISO等は、概ね予算収支達成の見込立案（理事会承認）し、内閣府に提出の必要があり、

みだが、eドキュメントショウ・セミナー（2014年10月）、５月の通常総会までを下記のスケジュールで進めたい

出版関係や機関誌・ホームページの広告減、新会費・との提案が行われ、異議なく承認された。

新入会による年会費等がマイナス見込み、1月14日閣議

２月中旬～委員会との個別審議決定された「e-文書法 税務関係書類のスキャナ保存の３月18日 理事会 第55期事業計画案・予算案の審議

規制緩和」をテーマとする緊急セミナーを今期中に数

３月27日 内閣府 公益認定等委員会へ提出

度開催し、赤字を縮小できれば、３期ぶりに黒字決算

４月末まで 決算→監査役監査できる可能性がある。

５月中旬 第54期事業報告案・決算書類作成（2）続いて専務理事より、３月までの事業別の収支見込みの

５月20日 理事会 第54期事業報告案・決算書類の審議

詳細が報告され、今期黒字決算するために下記の協力

５月28日 東京 春セミナー・通常総会・懇親会

が役員各位に求められた。

６月上旬 役員登記①２月マネージャー認定セミナーへの追加勧誘

６月末まで 第 54期事業報告・決算書類を公益認定等委
員会へ提出②アーカイブ用光ディスク製品認証の申請③役員一人1社の新入会員候補の紹介

６） JIIMA会員入退会審査の件④会員向け緊急セミナーへの多数参加と３月の特別セミ（1）入会申請

ナーへのスポンサー協力

32 月刊 IM 2015-4月号

freee株式会社セコムトラストシステムズ株式会社

存運用ガイドライン」について、国税庁に内容確認を依頼中。

株式会社ラスク「運用ガイドライン」は当面有料頒布し、有料セミナーでは（2）退会報告

無料配布を予定。資料のドラフト版が回覧された。

日本テクノ・ラボ株式会社

３．公益法人への寄附について（専務理事）

FMソリューションズ株式会社
以上、異議なく承認された。

昨年９月からホームページで寄付の募集開始。２社から一般寄附の申し入れを受けた。
４．認証審査委員会報告（望月理事-藤井代理）

２．理事会報告

アーカイブ用光ディスクシステムの製品認証には、現在５１．国会図書館の補正予算による所蔵資料のデジタル化につ件・６製品（ハード２製品、媒体４製品）の申請があり、今いて（理事長）期中に第１回の認証が出来る見込み。アーカイブ委員会で、

平成26年度補正予算で10億円規模の蔵書等デジタル化が全国図書館等への入札仕様への追加の普及活動を進めていく。

行われる。３月にも４件に分割して公開入札され、実質来年

５．文書情報マネージャー認定委員会（桂林執行理事）

度中の電子化作業となる。

２月12日・13日認定セミナーでは牧野弁護士によるe-文書

２．e-文書法規制緩和の緊急セミナー説明資料とガイドライ

法 スキャナ保存の規制緩和に関する追加説明も行われる

ン（専務理事）ので、セミナーへの参加勧誘をお願いしたいとの報告が行わ

閣議決定した税制改正の大綱に準拠した内容の「セミナーれた。

資料」と「適正事務処理要件による税務関係書類の電子化保

税務関係 e-文書法規制緩和に関するJIIMA活動へ寄附のお願い
１月14日に閣議決定されたように、JIIMAの強い要望により政府では、税務関係書類のe-文書法による電子化要件について、思い切った規制緩和を10月施行する予定です。詳細は財務省令で明らかになりますが、JIIMAでは今年１
年を通じ、詳細内容や社内規程、運用ガイドライン等の普及啓発に注力して参ります。
しかしながら現在JIIMAでは、その活動における財政に余裕がなく、急展開した規制緩和関連での調査や新規セミナー等を実施する資金が不足している実情です。
そこで皆様からのご温情を賜りたく、JIIMAへの寄附による支援を切にお願いいたします。

寄付による控除・個人様から公益社団法人への寄附はJIIMA発行寄附金領収書を添付した確定申告によって所得控除が申請できます。
・法人様から公益社団法人への寄附は公益法人に対する寄附に適用される、別枠の損金算入をご利用いただけます。
＊詳しくはJIIMAホームページの「寄付について」をご参考ください。http://www.jiima.or.jp/pdf/jiima_kifunitsuite.pdf

寄付についてのお問い合せ
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）
専務理事

長濱和彰

TEL.03-5821-7351

E-mailnagahama@jiima.or.jp

月刊 IM 2015-4月号

33

編集委員から新年あけて早や３か月が経過、一月は「イク」
二月は「ニゲル」三月は「サル」と昔の人は上手く言ったものだ！と朝礼で話したのはつい
この間、すでに１年の４分の１が過ぎた。

さて日本では９月にお米を収穫し、２月は新酒のふるまわれる季節である。一方ワインは８月にぶどうを収穫し、新酒が10月くらいと、どちらも季節感が異なり毎年その味わいを楽しませてくれる。当協会前役員のS氏はワイン愛好家としてのお友達。その御仁は更にワインを極めておられ、去年は厳選したブルゴーニュのシャンベルタンをいただいた。高級なワインであるからこそ、どのような環境でどのような食材とどのような仲間とたしなむかが重要。悩んだあげくに、
ワイン愛好家の仲間とジャズを聴きながらイタリアンでたし
なむことに。至高のお酒と音楽と仲間は、私にとって最高の道楽です。
（河村武敏）

ラジオをよく聞く。
平日の朝は、別所哲也さんの番組。明るくて庶民的なお人柄は好感度高し。何しろ毎朝休まず続けるというのは頭が下がる。夜は、NHK–
FMの23時台の番組がお気に入りだ。特に木曜日の「ザ・ソウルミュージック」はご機嫌なダンスミュージックに気分が高揚し、「今週も明日を乗り切れば！」という前向きな気持ちにさせてくれる。
土曜日の朝は、ピーター・バラカンさんで始まる。バラカンさんの番組は、ブルースやソウル、ロック、ワールドミュージッ
クなど、商業主義とは一線を画した独特のセンスで選ばれた曲が流され、穏やかな語り口とあいまって耳に心地よい。夜は、「ジャズ・トゥナイト」を聞きながらほろ酔い気分で本を読む。
日曜日の夜は忙しい。17時からは滝川クリステルさんの「サウージ・サウダージ」。ブラジルのボサノヴァを中心に、ヨーロッパのポップスも取り上げられるこの番組、なにはともあれ滝クリの声に癒される。18時からは「バラカン・ビー
ト」に周波数を合わせる。21時半からの「ワールド・ミュー
ジック・クルーズ」でしばし海外旅行気分にひたったあと、22時からはジェイミー・カラムの「JAZZ Riot」でちょっととんがった感じのジャズを聴き、23時から別のジャズ番組に切り替え、週末の夜を締めくくる。
盆暮れにスポット的に放送される津嘉山正種さんの「クロスオーバーイレブン」が再びレギュラー化されないかなあ。
（久永茂人）〈IMナレッジコンテンツ委員会委員〉〈編集通信員〉

担当理事

河村武敏（アピックス）

北村一三（JIIMA長野県会）

松浦英士朗（双光エシックス）

委

長

山際

祥一（マイクロテック）

関

森松久惠（国際マイクロ写真工業社）

員

久永

茂人（国立国会図書館）

阿部史穂（ニチマイ）

員

委

雅夫（光楽堂）小長谷武敏（PFU）
川村
長井
広森
事

務

局

月刊IM ５月号予告

忠士（ミウラ）勉（横浜マイクロシステム）
順子（富士ゼロックス）

伝法谷 ひふみ〔ケース・スタディ〕 札幌市における文字情報基盤への取り組みとマイナンバー制度（仮）脚本アーカイブズの保存と活用（仮）〔e-文書法規制緩和セミナー講演録〕企業に求められる電子化への制度整備（仮）※本誌内容についてご意見・ご要望等ありましたらＥメールdenpouya@jiima.or.jpまでお寄せ下さい。

〔月刊〕
2015年

4月号 Ⓒ
第4号／平成27年3月25日発行

発 行 人／長濱©日本文書情報マネジメント協会 2015

印刷版（オンデマンド）定価（1冊） 1,000円＋消費税（送料別）

和彰

発 行 所／公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）〒101-0032 東京都千代田区岩本町2－1－3
TEL（03）5821－7351

和光ビル7階FAX（03）5821－7354

印刷版（オンデマンド）年間購読

12,000円＋消費税（送料共）

印刷版（オンデマンド）のお申し込みはJIIMAホームページから。

JIIMA・JCプラザ／http://www.jiima.or.jp
編集・制作／日本印刷株式会社

ISSN0913-2708
ISBN978-4-88961-152-6

C3002 ￥1000E

Journal of Image & Information Management（本誌に掲載された写真記事いっさいに関して、JIIMAの許可なく複写、転写することを禁ず）

34 月刊 IM 2015-4月号

IM-表2-3-cs5.indd 1-3

15/03/10 15:34

ISBN978-4-88961-152-6
C3002 ¥1000E「月刊IM」2015年 4月号

平成27年3月25日発行

ISSN 0913-2708

2015年 第4号
平成27年3月25日発行（毎月1回25日発行）

通巻第531号

定価（本体価格1,000円+税）

月 刊 Ｉ Ｍ 2015

〔月刊〕
2 015

４

AIIM 調査報告 紙との戦い2014

AIIM 調査報告

オフィス文書の動向

4
A P R IL

紙との戦い2014
寄稿

これからの文書管理の傾向と導入
公文書管理シリーズ―久喜市公文書館〔連載〕ビッグデータと文書管理
平 成 二十七 年 四 月

IM-表1-4-5c_cs5.indd 1-3

15/03/17 10:27