訪問介護事業所の間接業務における課題とテクノロジー活用について
令和４年度 厚生労働省老人保健健康増進等事業「訪問介護事業の継続に向けた担い手の育成・確保等に関する調査研究事業」
報告書より

社会福祉法人 横浜市福祉サービス協会
ケアセンターみなまきみらい 所長 新井仁子

法人の概要⚫ 昭和59年12月に設立⚫ 横浜市と共同出資し、市の外郭団体として誕生（現在は横浜市の関係団体）⚫ 高齢者福祉を中心とした多種多様な事業を運営

横浜市でも歴史ある社会福祉法人です
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法人の理念⚫ お客様の満足⚫ 人を大切にし 共に育ちあう協会風土⚫ 公正で透明感のある協会倫理「できるコト、まだまだ」を合い言葉にお客様の大切な暮らしを支えていきます
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事業内容
在宅介護サービス老人ホーム⚫ 訪問介護（ホームヘルプサービス）⚫ 居宅介護支援（ケアプラン）⚫ 訪問看護⚫ 定期巡回・随時対応型訪問介護看護⚫ 夜間対応型訪問介護⚫ 福祉用具貸与・販売、住宅改修⚫ 通所介護（デイサービス）⚫ 認知症対応型通所介護⚫ 地域密着型通所介護⚫ 短期入所生活介護（ショートステイ）⚫ 小規模多機能型居宅介護⚫ 特別養護老人ホーム⚫ 養護老人ホーム
地域ケアプラザ⚫ 地域包括支援センター⚫ 地域活動交流⚫ 生活支援高齢者用住宅生活援助員派遣

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⚫ 横浜市全域(１８区)に１６０を超える事業所⚫ 横浜市から委託を受けて運営している
地域ケアプラザは２０ヵ所⚫ 職員数は４０００名
横浜市

令和3年4月現在

全国有数の規模を誇る社会福祉法人
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横浜市福祉サービス協会の歴史• 平成9年

社会福祉法人横浜市福祉サービス協会• 訪問介護事業所(23ヶ所特定事業所)①横浜市養護老人ホームの受託開始• 地域ケアプラザ(20ヶ所)②難病患者ホームヘルプ開始• 通所介護(22ヶ所)③ホームヘルプサービスの365日開始• 特別養護老人ホーム(3ヶ所)④在宅介護支援センターの受託開始• 養護老人ホーム(1ヶ所)• 平成12年

居宅介護支援事業開始• 居宅介護支援(43ヶ所特定事業所)• 平成18年

地域ケアプラザ指定管理開始• 高齢者住宅相談(139棟・13棟)• 平成19年

外郭団体から関係団体へ• 小規模多機能型居宅介護(1カ所)• 平成20年

中期経営計画策定• 認知症デイサービス(19ヶ所)• 平成21年

認知症通所介護・小規模多機能の開始• 福祉用具センター(1ヶ所)• 平成22年

福祉用具センター開始• 訪問看護ステーション(5ヶ所)• 平成24年

訪問看護・定期巡回の開始• 平成27年

住宅改修開始• 令和 3年 地区センター合築の地域ケアプラザ開始

サテライト(2ヶ所)• 定期巡回・随時対応型(7カ所)横浜市福祉サービス協会の訪問事業
障害制度

介護保険

介護予防

定期巡回
夜間対応小規模多機能

移動支援

計画相談
訪問看護

自費

はじめに つぶやき
➤ 介護保険制度では、伝送システムなどの画期的なシステム化が進んだ。
➤ 毎月交付する利用票・提供票は紙媒体で印刷、郵送⇒ 4月から厚労省でケアプランデータ送受信システムが運用開始➤

事業所ごとにシステムが違い、事業所単体ではＩＴ化できても、事業所間では、相変わらず紙媒体も現実。
➤ 最近、事業所へ送付する提供票が一括メール送信になり、半日から1日かけていた作業は、ボタン一つで1秒に効率化したが、受け手のサービス事業所のIT化にバラつきがあり、FAX送信や郵送を希望するため、却って手間がかかる事態になっている。
⇒ 小規模事業所がIT化について行けなくなっていることを痛感⇒ 事業所単体では限界がある？

横浜市福祉サービス協会のICT化の現状
2022年3月まで契約
紙ベース
アセスメントエクセル
訪問介護計画エクセル
サービス提供記録 紙ベース

2022年4月以降変わらず
システム(ケアマネ共有)システム
システム（QRコード）
特記事項は音声入力

請求システム
1日には完結している
スマホ貸与
メールがメイン＋電話

ヘルパー連絡ｼｽﾃﾑとｻｰﾋﾞｽ提供記録と照合
記録票の仕分作業あり1週間
携帯電話貸与電話がメイン＋メール

休み等連絡簿紙ベース
会議(開催できない 電話がメイン＋メール

クラウド管理メールがメイン＋電話

横浜市福祉サービス協会のIT化の効果と課題
効果

課題

入退室の確認ができる

定期巡回など、1日複数回派遣は、事前登録の業務量負担が大きい

記録票の印刷が不要となったヘルパーへの記録票の送付が不要

職員が見に行かないと確認ができな
い（サービス内容・交通費・休暇）記録票の仕分作業の人手が不要（シルバー人材6名＋職員）

入力で済む事柄と電話しなくてはいけない事柄の選別⇒

不適合のアラートが出ない(要改修)

作業時間削減・経費削減

高齢化したヘルパーへの指導が困難（半日かかり＋何回も個別指導）記録票の紛失の恐れがなくなった※ スマホ紛失対策は必要
定期巡回は毎日1時間の余裕ができた 内部連携に留まっている

ICT導入の効果
人しかできない業務に特化できるサ責の役割が明確化され、成長が促される

ﾘｱﾙﾀｲﾑ

業務負担ミス減少

で把握

経費削減

軽減

質の向上

ICT導入の効果➤ リアルタイムの利用者の立体的理解
・毎日確認できるので、月末まで訪問状況がわからないことがなくなった⇒ 活動の見える化➤ 業務負担軽減• 時間と経費を７割以上削減 ・月末の請求業務が８割削減⇒ 残業が減り、若い人材が辞めなくなった• 活動確認･指示･キャンセルを一覧で見られる ⇒ 一括管理できる• ファイルに綴る手間なし ・ファイル持ち出し不要• 過去の記録が見られる ・写真を送れる ・検索しやすい ・引継ぎが楽• 事務所に寄る必要なく、リアルタイムで伝達できる⇒ 電話の行き違いなく、無駄な電話の時間が削減• 在宅勤務できる

ICT導入の効果➤ 経費削減・記録用紙の削減 ・書類の突合の手間が不要 ・書類を保管する倉庫が不要➤ ミス減少・派遣漏れなし ・シフトミスに気付ける ・紛失がなくなった➤ 質の向上• ヘルパー同士の記録が見れる ⇒ 情報共有・記録力向上
仲間意識・孤独感解消• 活動前に記録を読んで利用者を把握できる ・情報を自分から取りに行ける• 家族にも自動送信できる• ヘルパーの遅刻や利用者から遅刻と言われても遅刻していない証拠がある⇒ 利用者・ケアマネから信頼される・特定事業所の指示・報告ができる・人しかできない業務に特化 ⇒ サ責の役割が明確化され、成長が促される

介護保険最新情報Vol.1089
・介護現場における生産性向上の取組
・ICT の導入促進に向けた資料について「生産性向上に資するガイドラインR2年改訂版
R4一部改訂」

間接業務を減らす！

➤ 間接業務における課題➤ 問題解決に向けたテクノロジーの活用状況
テクノロジーのニーズ

間接業務における現状
テクノロジーの活用状況
間接業務における課題
テクノロジーのニーズ

人材募集
現状

• ホームページに採用専用サイト ・ハローワーク

・有料・無料求人サイト

テクノ
ロジーの活用• ホームページの採用専用サイトから電子的に応募できる状況• システム上の応募は、返信がなかったり、面接当日のドタキャンが多い。
課題• 応募者の働き方と募集者の採用条件のマッチングは、面談しないとわからないことが多い。せっかくの応募者を、法人内で有効に活用できていない。

テクノロジーのニーズ• 応募者を取りこぼすことなく、法人内でマッチする職場を選定できるソフト

労務管理
現状

• 専用システムによる管理・賃金はアウトソーシング

テクノロジーの活用• 専用システム状況• 非常勤が多く、働き方が多様。・交通費は通勤費と活動交通費など複雑。
課題• 移動賃金など、賃金体系が複雑。・扶養範囲内での就労の管理が必要。
• 介護報酬請求と賃金の連動はできているが、月遅れの過誤再請求が煩雑。

テクノロジー• 多様な働き方に対応したシステムのニー• 介護報酬請と賃金に完全に連動したシステムズサービス依頼・提供票の取り込み
現状

テクノロ

• 依頼書が統一されていない・システムが統一されていない• メール程度の活用以外、ほとんどなし

ジーの活 • 法人内では提供票のメールによる取り込み⇒4月より国の連携システム

用状況• 電話での依頼がほとんどで、利用者情報はケアマネジャーによりまちまちの課題

ため、情報不足のこともある。

テクノロ • ケアマネジャーの『課題分析標準項目』の23項目のような、利用者情報の標ジーのニーズ

準化をした統一システムによるサービス依頼

契約• 紙ベース現状

テクノロ • なし
ジーの活用状況• 高齢者・障害者に電子化した契約書が受け入れられない場合、紙ベースと併課題用する必要があり、煩雑になる。

テクノロ • 高齢者・障害者が受け入れられやすい電子契約システム
ジーのニーズアセスメントから訪問介護計画
現状テク• 専用システム

ノロ• 専用システムジー• アセスメントはケアマネジャーと共有できるの活用状
況
課題
テク
ノロ

• ケアマネジャーの『課題分析標準項目』の23項目のような、利用者情報の標準化ができていない。

・LIFE対応していない。

• アセスメントと訪問介護計画の連動性はない。

・評価システムがない。

• ケアプランを取り込めないため、ケアプランとの連動性がない。
• 身体と生活の区分けによるサービスコード選定の複雑さ

ジーの• ケアプランからアセスメント、訪問介護計画の一連の連動性を持たせる。

ヘルパー選定・シフト調整• 専用システム
テク現状ノロ
ジーの活用状況

・紙ベース• 専用システム• 非常勤が多く、働き方が多様。・扶養範囲内での就労の管理が必要。
• 多能工化できていないため、マッチングが困難。

課題 • 依頼がランダムに入るため、エリアを集中できず、非効率な移動になり、ヘルパーから断られる確率が高まる。
• ヘルパーの就労可能な日時が常に変動していて、現状の把握が難しい。
テク

ノロ • サービス内容とヘルパーのマッチング＋効率的な移動ルートを導き出すAI
ジーの• ヘルパーの就労可能な日時が常時更新できるシステム

ニー • ヘルパー発信によるヘルパー空き情報アプリ。

利用者からの電話
現状• 紙媒体のケースファイル

テクノ
ロジー

• メール程度でほとんどなしの活用
状況

課題• 日々更新していないと、最新情報になっていない。
• 職場に行かないと見れない。

テクノ
ロジーのニーズ• 外出先でもデータ送信できる。

ヘルパーとの連携(連絡・調整)現状• 電話 ・メール

テクノロジー• メール配信 ・災害時の安否確認の活用
状況課題• メールの見落としがあるため、「メール見た？」と電話が必要になってしまう。
• 直行直帰のヘルパー同士の情報共有が少ない。

テクノロジー• メール・チャットによる一斉配信と双方向のやりとりのニー• 音声入力・自動送信ズ

・既読の確認ができる

記録• QRコードから読み取り、スマホで入力(音声入力も併用)
現状
テク• 障害制度は、紙ベースに押印またはサインノロジーの活• システムに経過記録を入力

・ヘルパーからの入力の経過記録への取り込み

用状況• 障害制度は未だに紙ベースに押印またはサインが必要

課題• 制度による縦割りの弊害で、同じようなことを何度も重複して行い、業務負担となっている。

テク• 紙ベースの保存期間の長さと保存場所の確保とそれによる経費負担。

ノロジーのニー• 記録システム ・音声入力・自動送信

実績確定と請求業務
テク • システム
現状
ノロジー

・伝送・ケアマネジャーへの報告は紙ベース• システム ・伝送の活 • ヘルパー賃金へ連動はしているが過誤再請求は精算用状
況• ヘルパーの入力ミスを見つけにくい• 訪問介護計画と連動していないため、間違いを発見しにくい
課題• 自機関内ではシステムで完結できても、ケアマネジャーへは紙ベースで報告

テク • ヘルパー賃金へ過誤再請求も連動するノロジーの• ヘルパーの入力ミスを防げるシステム• 訪問介護計画との連動からアラームが出る

ニー • 実績の日々取り込み

・ケアマネジャーへの実績送信会議・研修会
現状• 対面 ・書面(感染時期)

テクノ
ロジーの活用• ヘルパーに関しては、なし

状況• ヘルパーへの携帯or個人携帯へのアプリ導入が必要。・ヘルパー宅のWifi環境
課題• 経費負担 ・制度上で対面orテレビ電話でなければならないなどの制約がある。

テクノ

ロジーのニーズ• オンライン開催 ・オンデマンド・eラーニングテクノロジーの導入・活用の円滑化に向けた取組
トップの決意システム導入担当・ヘルパーには導入計画

準備段階から関わってもらう

業務の棚卸
ITと人の業務仕分
け

利用者・家ヘルパーには族への説明

半年前からスマホを先行導入貸与し、慣れておい試験導入てもらう
法人単位・中小の連携・組合・市町村単位の取組（様式の統一など）

マニュアルは、業者任せでなく、職員が作成

テクノロジーの導入・活用の円滑化に向けた課題
ICタグがQRコード
システム障害だと複製できてしまうシステムに頼りすぎによる問題の防止（事例：センサー故障で孤独死）

サ責に期待される役割
サ責の本来業務の理解

ITと人の業務の仕分けの理解

テクノロジー導入のテクノロジー導入後の意義の理解

世界を思い描ける力

テクノロジー技術を学ぶ姿勢

ヘルパーへの諦めない指導ICTへの要望
開始アラート

他のソフトと連携

派遣漏れアラート

できること

送信日時を指定
操作量の少なさできると良い参考：「居宅サービス事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き」厚生労働省 https://www.mhlw.go.jp/content/12305000/000535305.pdf①導入計画の作成：導入する対象事業所やサービスを選定、スケジュールの作成②導入するICT機器・ソフトウェアの検討：製品の機能、導入の効果、価格体系、サポート・メンテナンス、セキュリティ、利用しやすさ等③業務フローの見直し：導入前後で何が変わるか、関係者にどの様な影響があるかを整理④実施体制の整備：導入の意義の共有、実施体制・役割分担の整理⑤関係者への説明：職員、利用者・家族、他のサービス事業所など、関係者それぞれへの説明⑥職員への研修：現場責任者、介護職員それぞれへの説明⑦効果検証：ICT導入による目的が達成されたかを検証

訪問介護の役割と専門性➤➤➤➤

お豆腐がいくつも冷蔵庫に入っていることを知っている⇒ こんなサービスは他にない➤

点のサービスなのに、訪問時に不在でも居場所を知っている⇒ 家の中の仕事だが、家の外のことも知っている生活に密着していて、利用者の生活の全体像を知っている
デイサービスに毎日行っても自宅での生活を支えることはできない
在宅介護にはヘルパーはなくてはならない存在

A I

ヘルパー

ビッグデータ

➤

予後予測

共感➤

意欲の換気

➤

自立支援

➤ 医師・看護師・ケアマネジャー・ソーシャルワーカー(ヘルパー)・
小学校教諭(中学校教諭はAIにとって代われる)は、AIにとって代われない➤ AIには「共感」はない ⇒ 「共感」がないところに「意欲の喚起」はない「意欲の喚起」のないところに「自立支援」はない➤ アメリカのヘルパーは「花束を持って行く」➤ 喜楽苑の介護職は「オムツの替え屋やない、幸せを作る仕事と思うてます」

コロナ禍から見える訪問介護の利用者像
入浴介助

利用控え

ヘルパーがヘルパーはデイサービスへデイの送り出し

軽度者と家事援

ひょっとして、助が多かった過剰サービス？

ヘルパーの使命

巡回サービス感とモチベー

必要な利用者

ションは高い認知症

訪問介護の利用者像➤

コロナ禍前から、ヘルパーの利用者像に変化があった。
⇒ 以前のような「排泄介助・食事介助・入浴介助」などの身体介護は、デイサービスへ移行し、デイサービスの送り出しと掃除がメイン➤ 生活援助は単なる家事の作業か？ ⇒ 環境整備と考える➤ コロナ禍による利用控えで垣間見えた、軽度者への過剰サービス➤ ヘルパーがなければ生きていけない利用者が、本来の訪問介護の利用者像ではないか？
⇒ 巡回サービスの利用者・認知症の利用者➤ その利用者へのヘルパーの使命感とモチベーションは高い。
➤ コロナ陽性でも、ヘルパー自らが訪問するべきと言っている。
➤ 担い手不足・担い手高齢化の中、本来の訪問介護の利用者へ選択・集中せざるを得ないし、選択・集中するべき？

訪問介護の担い手
ヘルパーの業態
滞在型ヘルパー

短時間巡回型ヘルパー

ヘルパーの技術自立支援含む家事援助中心

身体介護中心雇用形態
非常勤(扶養範囲内)

常勤

身体介護中心の巡回型ヘルパーは、常勤志向の若い世代を取り込める

株式会社和妍

ＩＣＴ機器を活用した居宅介護サービスの効率的な運営と効果
2023年11月１7日

経歴

「経歴」
介護支援専門員

市部会長

株式会社和妍

統括責任者「職種」
准看護師・介護支援専門員
スマート介護士・システムエンジニア

ICTとはICTとは通信技術を用いて、情報の共有を行う方法

ICTの活用方法①ケガを発見
↓②写真をとる↓③データを関係職へ送る
転↓送④経過記録を入力
す
る

写真を撮る

ご利用者様
介護支援専門員

医師など

その他のICT活用例●リモートによる担当者会議●サービス事業所の検索・紹介●AIによるケアプラン作成●電子サインによるペーパーレスなど

これらはすべて、離れた場所から、通信技術を活用した、情報の共有方法であり、これをすなわち「ＩＣＴ」といいます。

～ご利用者様に寄り添う時間を増やす～わけんの在宅向けICT

02
ICT

医師が取り入れ大絶賛
気軽に報告できるツール

ＭＣＳ（エムシーエス）
アプリ費用：基本無料
スマホ代

：職員負担

通信費

：別費用

・ その場で写真や動画を送り医師や薬剤師へ映像と一緒に報告可能
・ 緊急でなければメッセージとして報告可能
・ 医師だけでなく多職種への連絡ツールとしてケアマネが活用個人別に送ることが可能

医師や薬剤師へのコメントに返答可能

画像や動画やＰＤＦ
送信可能

ファイル数が多い場合は別課金が必要

使い慣れた入力画面

音声入力可能02
ICT

施設やサービス探しを経験で行う時代は終わる

サービス検索サイト
アプリ費用：無料
スマホ代

：別費用

通信費

：別費用

02
ICT

山口県介護情報公表制度

02
ICT

条件付き検索サイト

02
ICT

福祉用具別カタログ

02
ICT

福祉用具別カタログ

02
ＩＣＴ

事務所に資料を取りに行くムダをなくそう
新規利用者宅へ行き、資料もなしに話をする⇩
別日に資料をもってデイ体験や福祉用具提案⇩
別日にデイ体験や福祉用具納品

新規利用者宅へ行き、資料を提案し、その場でデイ体験や福祉用具提案を行う⇩
別日にデイ体験や福祉用具納品

02
ICT

日々の予定管理は共有する時代

カレンダー
共有アプリ
アプリ費用：無料
スマホ代

：職員負担

通信費

：別費用

02
ＩＣＴ

カレンダーアプリにてスケジュール共有
スマートフォン標準のカレンダーを職員と共有することにより、予定が立てやすい⇩
・通所介護の体験や利用者休みなど
・訪問介護の臨時や休みなど
・ケアマネの担当者会議や新規訪問など「デメリット」
・共有の初期設定が必要
・ＩＰｈｏｎｅカレンダーはアンドロイドでは使えない
・もともと私用で使っている人は見にくいかも

02
ICT

契約書もペーパーレス時代
タブレットと電子ペンで電子サインの導入
アプリ費用：無料スマホ代

：職員負担

通信費

：別費用

やりにくいとご利用者の評価は悪い

どこでもいつでも契約書がとれる

ペンと同じような書き心地

タブレットさえあれば仕事ができる時代

02
ICT

時代はスマホ入力

経過記録入力ソフト
本体リース ：6万円/年
スマホ
ライセンス ：２万/年
スマホ代

：別費用

通信費

：別費用

システムエンジニア有志による介護職が中心となった独自システム
機械やシステムを入れることで費用がかかる⇩
導入しても売り上げは変わらない⇩
人件費の削減を行うと、職員へ負担がかかる⇩

外部に委託するなら自分で作ろう

02
ICT

経過記録

04
ムラ

機能紹介
・経過記録（音声入力可能）
・体重測定（グラフ表示）
・IN/OUT（グラフ表示）
・担当者会議記録
・入所予約フォーム/照会
・おむつ交換チェック・ヒヤリハット・インシデント・有給届・おむつ等注文・発注
・風水害等会社マニュアル

02
ICT

次世代入力ツール

Apple Watch
経過記録入力

本体価格 ：6-9万円
システム ：無料
スマホ代：別費用通信費：別費用

02
ICT

アップルウォッチ
本体が６万－９万と高額音声入力に慣れが必要
文章を考えながらしゃべる
技術は難しい・ 訪問後、モニタリン
グ記録は車内で終了するため、事務所に戻る必要がなくなる。
・電話などの経過記
録もＰＣよりも音声のほうが早い

運転中にしゃべるだけで経過記録が終了する

音声入力可能誤変換がほぼなしご清聴
ありがとうございました
システムにご興味ありましたらお気軽にご連絡ください。
TEL：0836-39-7773
Mail:satoshi020210@yahoo.co.jp