2022
JIIMA
ベストプラクティス
受賞事例
奨励賞

時代のニーズに対応した
文書情報マネジメントを紹介
ケース・
スタディ

文書情報管理における業務効率化とBCP改善に関して
株式会社エフ・アイ・エス
代表取締役社長

株式会社エフ・アイ・エスの概要

限界を感じつつありました。

朝香 貴裕

ニーズがあり、新規ビジネスとしての可能業務面においても長年蓄積された紙文性も感じました。そこで、まずは自分たち

株式会社エフ・アイ・エスは、「お客様書や電子文書、印刷サンプルや物品などで文書情報管理を行ってみてメリット等をが本業に専念できる職場づくり」をミッショがオフィスや工場で溢れかえっている状況体感することにしました。

ンに掲げ、「印刷事業」「アウトソーシングでした。キャビネットの中は乱雑に書類が事業」「文書マネジメント事業」３つの主詰め込まれ、閉じてある書類には背表紙軸事業を行っております。神奈川県横浜市にタイトルがないので中に何が入っているを拠点に今年で創業40年を迎え、現在従のかわかりませんでした。資料の廃棄や業員23名で事業を行っております。

保管に明確なルールがなかったため、古い資料も置きっぱなしの状況が続いていま

取り組みの背景

文書情報管理―具体的な取り組み事項
当社での文書管理は、具体的に４つのステップ（図１）に分けて実施しました。

した。また、業務のやり方や資料の管理方法が属人化されてしまっており、担当者■Step.1 社内体制の構築

この取り組みを実施した背景には、事が退職してしまうとその人が携わっていた

ステップ１では、まずプロジェクトを発業面と業務面それぞれに大きな課題が資料がどこにあるのか、どのような資料が足し、プロジェクトメンバーの役割を明確あったからです。当社は長年、印刷を主軸あるのか、どのようなやり方で仕事をしてにしました。文書情報管理は日常業務のとしたサービスを行ってきました。しかし、いたのかわからなくなることもあり、BCP合間を縫って行わなければならず、誰でもPCやスマートフォンの普及に伴うデジタルの観点からも大きなリスクがありました。

進んでやりたがるわけではありません。一化によって、印刷の売り上げは年々減少傾

そんな中、JIIMAの文書情報マネージャー

人でも多くの従業員に携わってほしかった向にあり、特に2020年以降は新型コロナの認定セミナーに参加し、文書情報管理ので、このプロジェクトはトップの意向でウイルス感染拡大によるイベントの減少や、 という考え方に出会いました。文書情報管あることを理解してもらうのが重要と考え、リモートワークの拡大は印刷事業の売上理は、当社の業務課題を解決してくれるだ

代表である私が号令を出し、プロジェクト低下に大きく繋がり、既存事業だけではけでなく、ウィズコロナの世の中においてメンバーには、業務に精通していて、かつIM 2023-1・2月号 13

と部門のメンバーへの案内をしてもらいます。部門のメンバーには文書管理活動全般を一緒に行ってもらいました。
全従業員が参加できる役割分担を決め、組織全体で認識を統一できるよう意識改革を呼びかけました。

■Step.2 問題点の洗い出し
ステップ２では、問題点の洗い出しと目標設定を行いました。事務局のメンバーが従業員にヒアリングを行い、社内業務にお図１

文書情報管理を実施する４つのステップ

いて困っている点を洗い出しました。その結果、さまざまな意見が出てきましたが、他の従業員から信頼されていている人を選

文書情報管理が進まない企業の一番の原どの意見にも共通して言えることは「情報出しました。

因は従業員のモチベーションの低さにあるの属人化」でした。

トップがプロジェクトオーナーを担うことと考えます。そのため、ある程度トップかそこで、「属人化から組織化へ」をこのプは、文書情報管理を行う上で非常に重要らの強い号令を出すことで、従業員には会ロジェクトの目標に設定しました（図３）。

な要素の一つです。従業員は通常業務の社が本気で文書情報管理に取り組んでい課題解決に向け、ゴールと成果物を明忙しさから文書整理を途中でやめてしまっることを伝える必要があります。

たり、そもそも最初からやるつもりがなかっ事務局は外部とのやり取りや、進捗状たりする人もいます。発足直後は、従業員況の報告等全体の取りまとめを行います。各部門リーダーには、活動の把握から批判的な意見もありました。おそらく、 （図２）

確化して、全従業員に発信したのちに、文書情報管理の活動をスタートさせました。

■Step.3 紙文書の整理
ステップ３で、紙文書の整理を行いました。JIIMAの情報管理研修で学んだ方法を含め４つのポイントで行いました。
まずは、社内に保存される文書や物品を「必要」「不要」「迷い中」の３つに分けました。なるべく仕分けに時間をかけないよう作業し、少しでも迷ったものは「迷い中」に仕分けしました。役員や所属部門のリーダーが率先して行うことにより、参加しなければいけないという雰囲気を作り、全員を巻き込んで実践しました。
次に、文書閲覧の統計を使って３つの仕分けで出た「迷い中」の資料の判断基準を明確化しました。これは、通称ナレムコの統計と呼ばれ、文書を作成した後、半年後に見る可能性は10%､１年半後に見る

図２

14 IM 2023-1・2月号

プロジェクトメンバーの役割図

文書はわずか１%といわれています。つまり、

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２年分の文書をオフィスに保管しておけばほぼすべての業務に対応できるため、迷ったら２年以内に作成されたものか否かを判断基準としました。判断基準を数値化することで、全メンバーが同じ認識で仕分けをできるようになりました。それでも迷った時は担当者個人ではなく、チームで判断させることにより、より多くの文書を廃棄することができました。
次は、仕分けた文書の分類です。資料を業務内容に応じて大分類から小分類に並び替え、背表紙ラベルを付けていきました。文書は誰でも迷わず探せて使用でき
図３ 問題点を改善するため目指したもの

合わせることで、その業務に関わる情報を■紙文書整理のポイント実施事項ることで情報が生かされます。業務内容に主なポイント一か所にまとめることができたので検索性の向上につながりました。ラベルの名称は皆で話し合い、文書の情報が誰でもわか１．３つの仕分け
アメリカ連邦政府の保管文書実態調査による文書仕分ける状態に変更しました。キャビネットにも情報を明記し、どのキャビネットに何の文書が入っているか、誰でもすぐにわかるようになりました。
最後に、管理台帳の作成をしました。
これはオフィスでの保管期間から倉庫での２．文書閲覧の統計

保管期間、最終的にいつ廃棄するかを記載したものです。これにより、分類された文書がどこに保管されているのか、いつまで保存するのかが明確にわかるようになった結果、文書を組織的に管理できるようになりました。

３．文書の分類これらの作業が一通り完了するまでに、約１カ月半かかり、作業時間の合計は51時間でした。

■Step.4 電子文書整理

４．台帳での組織管理管理台帳の作成を行う

最後にステップ４、電子文書整理を行いました。電子データは複製や共有、編集性に優れていますが、簡単に複製できるこ
図４

紙文書における整理の４つのポイントとで同じデータが複数保存され、簡単にIM 2023-1・2月号 15

つまでも置いておくことは、サーバー容量を圧迫し、さらに検索性を低下させるため、捨てられる仕組みづくりを構築することが重要です。
三つ目のポイントは、「フォルダ名に二桁の連番を入れる」ようにしたことです。これにより、ファイルの順序が崩れず、誰のパソコンから閲覧しても同じ見え方となりました。
四つ目のポイントは「命名規則のルール化」です。フォルダやファイルの命名規則をきちんとルール化しました。これにより、どのフォルダに何が入っているかがわかるようになります。
図５

エフ・アイ・エスが文書管理を実施する時点でのフォルダ数

五つ目のポイントは、「業務の内容を加味したフォルダ体系の構築」です。業務の編集できるからこそ古いデータと新しいした保管場所と保管ルールが必要と考え、視点で使いやすいルールを作り、体系をデータが混在してしまうなど実は紙文書よ

全社で新しいフォルダ体系を構築すること構築しました。これは業務を最大限に効り管理が難しいのです。としました。

率化するために最も重要な要素なのです

皆さんの会社ではこのようなことはない

電子文書情報管理において、一つ目のが、自分たちの業務を可視化するところかでしょうか？ フォルダ階層がどこまでもポイントは「数をコントロールする」ことです。 らスタートしなければならず、各部署の業続いていたり、コピーされたデータが重複階層の深さや、フォルダ数、ファイル数に務を整理しながら皆で話し合って業務内して数多く存在していたり、修正前と修正制限を設けることにしました。階層の深さ容を洗い出し、まとめていく必要があるた

後のファイルが混在していたり、ナレッジは８階層まで、各階層のフォルダは15フォめ、非常に時間がかかりました。とレコードデータが整理されていない等。

ルダまで、各フォルダの中のファイル数はしかし、業務視点でフォルダを構築した

当社においては、漏れなく全て該当してお15ファイルまでとしました。これは、人がことにより、データの検索性が格段に上がりました。

一目見た際にだいたいのファイル数を把握りました。

そのため、今一度社内の電子文書がどできる数です。この数はあくまでも基準でこれらの作業が一通り終わるまでに約のようになっているのかを可視化するためあり、各現場の内容を考慮した保管ルール

２カ月、そこから３カ月かけて新しいフォルに、フォルダ数を洗い出すところから始めをしっかりと構築することが電子文書情報ダに移行しました。

ました。こちらが、当社の電子文書管理管理において重要な要素です。

を実践する前のフォルダ数です（図５）。

二つ目のポイントは、「年度の考え方を取改善効果について第一階層だけで、276ものフォルダが構り入れる」ことです。紙文書と同様必要か築されており、また、何が入っているのか不要かの判断基準として、「いつ作成され乱雑に収納されていたキャビネットの中わからない「その他」と命名されたフォルたか？」という考え方を取り入れました。年

身を整理し、ファイリングの方法を統一し、ダが10 0以上あるという状況でした。

度別にまとめることで、古くなったデータ

背表紙やBOCには名称や分類を追加する

これでは、どこに何の文書が入っているは削除することができ、保管が必要なもことで、見た目も綺麗で検索性も上がりまのかわかりにくく、ファイルを探すのに時間のはDVD等外部メディアにアーカイブしてした。

がかかってしまいます。そこで、きちんといくことにしました。使わないファイルをい16 IM 2023-1・2月号

文書の他に、物品の廃棄も進み、工場

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奨励賞の意識付けです。文書の整理については、「担当である自分さえわかっていればいい」という考え方の人も多く、組織管理の重要性を理解してもらうのに大変苦労しました。
今回はトップである私が積極的に声をかけ、全員で取り組むことで大きな成果を得られました。特に事務局のメンバーはトップと従業員の間で板挟みに合い相当な苦労があったと思います。このようなことは事前に予想をたて、従業員から信頼の厚いメンバーを選出することが大変重要なポイントでした。作業面での苦労は、長年利用し図６てきたファイル名やフォルダ名を変更したこ

文書情報マネジメントを実施した結果とです。一時的に検索性の低下にもつながるため、従業員の間でも反対派が多くいまでは、過剰な在庫物品や、現スタッフも知らない長年置き去りにされていた驚くべきまとめした。しかし、文書整理後にファイル検索を行い検証してみると、探す時間は大幅廃棄品も多数出てきました。不用品は引き今回の取り組みで成功のカギとなったのに減り、誰でもどこにあるかわかるように取り業者にお願いをし、まだ使用できる不は、全員で取り組みができたことです。通なったことで、業務の共有が可能になり、用品は各種団体へ寄付しました。その結果、 常組織では賛成派２割、抵抗勢力が２割、 テレワークもスムーズに進みました。最終テニスコート２面分にもなる不用品の処分

どちらでもない人が６割いると言われてい的には文書情報管理を行ってよかったといができました。

ます。このどちらでもない人たちを、いかう声が多く寄せられる嬉しい結果となりま

スペースコストの削減効果を検証してみにやる気にさせるかが成功に向けて大きくした。

ると、２か所の拠点で７本分のキャビネッ影響します。そのためにもトップが率先し、文書情報管理はルール構築後からのストを削除できており、これをスペースコストプロジェクトチームを作って会社が本気でタートです。当社も文書情報管理に取り組として換算すると、年間51万円分のコストあることを伝えます。

んでからまだ一年。これからも引き続き改削減となりました。

前述の改善効果の他に間接的な効果もまた、文書検索時間においては、１件あり、属人化していた業務を見える化したあたりの検索時間が３分17秒削減されておことにより、お互いの業務を改めて把握すり、該当部門30名分に換算すると、180万ることができました。今期からさまざまな円分の人件費分が、文書を探している時部署で担当の変更が進められていますが、間から、本業に専念できる時間に変換す以前よりも引継ぎがスムーズに行われていることができました。

ます。属人管理から組織管理に移行でき

電子文書管理においては、フォルダの数たことで風通しも良くなりシナジー効果がが半数以下になったため、サーバーの容得られるようにもなってきています。また、量が減り、年間のサーバーコストで換算す

本活動を通じたノウハウを他の企業に提ると120万円相当の削減ができました。

供することで、少しずつ新規案件も得られ善活動と意識改革を行っていこうと思います。

るようになってきました。
本活動で最も苦労した点は、従業員へ

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