2023
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時代のニーズに対応した文書情報マネジメントを紹介
ケース・
スタディ

完全ペーパーレス化による受注業務の変革〜育児時短＆残業ゼロ＆テレワーク可能な職場環境づくり〜

太陽化学株式会社
コーポレート本部
ロジスティクスグループリーダー

長戸 有希子会社へトラブル問い合わせ等の対応をしてチェック担当が入力内容と注文書を確認しいます。主業務である受注入力は約600件/返信する。返信済みの注文書は仕分けし、太陽化学は伝統的な天然素材から、最日を６名が他業務と並行して行っています。

紙で保管していました。注文内容は数量

先端技術を応用した新規素材までさまざ

導入前の業務は、取引先毎にFAXやメーであったり、個数であったり、弊社製品名

まな食材・工業用途向け素材を取り扱うとルで届く自動で出力された紙の注文書をと異なる名称であったりと、取引先毎にともに、無限の可能性を秘めた機能性食

出荷日の早い順に仕分け、入力担当者にルールがあるため専属の担当者が必要に品素材の創造に取り組んでいます。研究振分けをしていました。入力担当者は紙をなり、独自のルールも生まれ、ミスを発生開発型のソリューション企業として新しい見ながら基幹システムへ手入力し、出荷日しやすい状態でした。特に担当者が変更価値を「創造」し続けた製品は2000種以等必要事項を注文書に手書きで記載、になるとミスを発生しやすくなるため、普太陽化学株式会社の概要

上あり、取引先企業は1500社以上、食品・生活用品、病院介護市場向けの機能性食品等、皆様の豊かな暮らしを多角的に支えています。

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ペーパーレスはなぜ必要？
導入前の問題点ವ਋ऩन॑ুછऌ‫ঁؚ‬থ॥ই॓ॡ५‫؞‬ও‫ش‬ঝିધછਭ୩৏‫ؚ‬౛पলৡ౛भିધછ॑ৄऩऋै
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クスグループに属し、基幹システムへの受注入力を中心に注文書の返信や転売手配、५य़কথख‫ؚ‬ନଛିધછभ੶ൗ৔ઍध
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受注業務はコーポレート本部ロジスティই॓ॡ५‫؞‬ও‫ش‬ঝള়ਃभষऌਟृலীऐऋপ૗঩੯भ૪৶ऋ଒ੀ‫ؼ‬૪৶ऋ୯ःહऊङషोऩः‫ؼ‬

お客様からの問合せ、要望、苦情の電話対応、社内関係部署への電話連絡、運送

図１

導入前の業務フローIM 2024-3・4月号 17

段よりダブルチェックはもちろん、基幹システム上にもミスをしないよう注意事項をુৢभலহৃउலহ५ঌ‫ش‬५भਹ৷

記載していました。ただ、記載事項は時間が経つにつれ風景となってしまい、ミスは完全に防ぐことができませんでした。そ‫⋊ق‬ৌૢ‫ك‬രਙહଖ‫⋋ق‬ৌૢ‫ك‬嵒嵛崗崽崑嵓崨嵣嵆崡崧ଵ৶峑૗৲峕ৌૢ‫⋈ق‬ৌૢ‫ك‬崰嵔崌峑঵ਜਯக৲峓峘঵ਜ岶೿฽峁峐岮峵岵ঽ୧峑峬ভ঺峑峬નੳ૭ચのため繁忙期でも他部署へ応援を頼むことができず、結果、処理が追い付かず就業時間内に業務が終わらない日もありました。繁忙期や学校行事等で担当者の休みが重なる時期を考えると業務改善が必要なのですが、「日常業務に追われ話し合いの時間が取れない」という状況が続き、その結果自分達では問題を解決することが‫⋇ق‬岝⋉岝⋋ৌૢ‫ك‬岴லহ崸嵤峑঵ਜ峼ఏ૆৲嵣ৄ岲峵৲

図２

共通の仕事場お仕事スペースできないという状態でした。

在宅勤務は必須！
環境変化による業務の見直し

在宅勤務者の作業スピードも読めないためからは、PC操作は苦手であるという理由

未入力フォルダが空になっていても気付かからペーパーレス化には消極的で、今の業ない、在宅勤務者も余分な手間を掛けて務の流れが変わるのであれば、現状維持しまうため出社メンバーに連絡しにくい、を望む声もありました。

紙ベースの業務は「在宅勤務不可」であ申し訳ない、業務がはかどらない等の理

そこで、カスタマイズされたシステムではるとの認識があったため、新型コロナの国由から在宅勤務は受注業務では根付きまなく以下の点だけを重視して検討を開始し内感染が確認された当初は検討を全くせんでした。このように別々の場所で業務ました。

行っておりませんでした。ところがどんどを行うことは「業務の進捗状況・情報を時①業務フローは現状維持ん悪化する社会状況、受注担当には感染差なく共有できること」、「作業手順を明確②在宅勤務時も進捗状況を時差なく共有

リスクの高い妊婦さんや保育園児・小学生にし、同じ状態で業務を行うこと」が重要③応援可能な標準化業務のお子さんを持つ人もいます。このまま感であることを思い知らされました。

④ミスがなくなる仕組み⑤時代の変化に自社内で対応可能

染が広がると業務が成り立たないため、できるだけ社内と同じやり方で在宅勤務を行
おうと以下の方法で運用を開始しました。

ペーパーレス検討開始

その結果、富士フイルムビジネスイノベー①出社メンバーが工場や客先への確認

これら経験を踏まえ完全ペーパーレスにション㈱「DocuWorks」が要望に応えられ不要な注文書をスキャナーで読み込向けての業務改善は、チームリーダーとロると思い導入を決めました。まずは担当者

み、共有フォルダ（未入力）に保管

ジスティクス戦略担当で先導、受注担当がの不安をなくすために作業の大筋を変えな②在宅勤務者が共有フォルダ（未入力）形にしていくことから始めました。まずはいような業務フローを作成、作成には受注を確認しシステムに入力。必要事項を導入システムの検討を開始したのですが、業務の経験が浅くPC作業の苦手なメン注文書に記載し共有フォルダ（入力済

受注担当の要望を重視すればシステムがカバーを指名、細かなルールは考えずに標み）に保管スタマイズとなってしまうため、ランニング準作業のみで行える業務フローを考えましコストも含め莫大な費用がかかってしまう。

た。経験の浅いメンバーをシステム導入検会社側としては経費節減や費用対効果を討の中心メンバーとして入れたことで、「彼

しかしこの運用方法では、出社メンバー重視するため、カスタマイズされたシステ女ができるなら……」と他のメンバーも認が注文書を保管する事に時間がかかる、ムの導入は許可できない。また受注担当識が変わり、ペーパーレス化を後押ししま③出社メンバーが内容をチェックし注文書に必要事項を記載して返信。

18 IM 2024-3・4月号

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メール送信も可能にしました。この業務フ଑ো৏भ঵ਜইট‫قش‬੝ఒ⋇‫ك‬z $IWHU‫ڭ‬ஷॉীऐॹ‫ॱش‬োৡିધછਭ୩

ローにより、複合機へ行き来、紙の保管ವ਋ऩनभ੶োନଛ‫؞‬৳ଵ

等がなくなりPC上で全ての作業が完結、在宅勤務も無理なくでき、繁忙期には応਄ਬ੔ିધછই॓ॡ५‫؞‬ও‫ش‬ঝਭਦ

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といったミス発生の解決までは至りませんでした。

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援を呼ぶことができました。ただ、「手入力」

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完全自動化に向けて
AI-OCR検討開始

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改善①ではまだまだ問題点が山積みで図３導入後の業務フロー（改善①）した。作業場所や応援を頼むことができても問題解決の話し合いが十分できるだした。仕組み作りが終わったら個々のPCレイへ自動振分、各自入力担当がトレイよけの時間の余裕はありません。
「手入力」に「DocuWorks」を導入、共通の仕事場り注文ファイルを取り、基幹システムへ内といった一番ミスの発生しやすい箇所を改として「お仕事スペース」を活用しました。

容を手入力します。
「DocuWorks」のスタ

善しなければ道半ばです。まずは現在あリンク先やトレイを共通にしておけば場所ンプ機能で受領印や必要事項を注文ファる仕組みで改善を試みました。弊社で使を選ばず、情報に時間差なく、業務を行う

イルに追記、ルールを決めたチェック用フォ用している基幹システムは情報を特定の書ことが可能となります。作業手順はお仕事

ルダに保管します。チェック担当は内容を式に変換し取り込めば自動で情報を入力、バーに記載、手順を逸脱することなく「標確認後送信用トレイにファイルを入れるだエラーを確認できる機能があります。そこ

準化」、「見える化」する事により「業務応けで、送信先に返信できます。注文ファイで「DocuWorks」に付属されているOCR援」が簡単にできるようにしました。フォルルも送信先毎にファイルサーバーに保管さを使用して文字の判別、特定書式への転ダ内の情報数を見える化できる「トレイ」れます。送信トレイはFAXだけでなく、予記を行ったのですが、注文書によっては取は中に入っているファイル数が表示される

めアドレス、件名、本文を入力しておけば込に対してデータを追加しなければならなので、業務の進捗がわかります。トレイはメールと同じように文書の受け渡しができるので、在宅勤務者の労務管理にも活用$,2&5भ੿঵૿ਊ॑ৠीङॺঞॖभਯஊ॑નੳखथ৸৩द঵ਜ

できます。連絡事項を記載した文書をトレイに入れてもらうだけで文書の作成日時も分かり、急な業務中断連絡も可能、このよ
うに「DocuWorks」を共通の仕事場として決めたことが、後の業務改善も考えやすくなりました。
ペーパーレス化後の業務フローは導入前と大きく変わっていません。注文方法は紙ベースと一緒で、事前に用意したマスタにਭਦॺঞॖऊैইज़ঝॲ‫ش‬षই॓ॖঝ୎৿ ‫ܒ‬ঝ‫ش‬ঝ൐प:HE઺એदનੳ ‫ܒ‬লৡୄठऊैॲक़থট‫ܒ ॻش‬੦ୌ३५ॸ঒ष਄੢ ‫ܒ‬નੳ৏ିધછନਦ

よって注文ファイルは送信番号等属性を付与し、ルールによって共通で確認できるト

図４

AI-OCRの作業

IM 2024-3・4月号 19

い、識字率が低いため転記情報の信頼はWeb画面上の確認が入り、その後も基性が低いといった問題が発生しました。こ幹システム内でエラーチェックが入るため、のままでは業務改善することはできないと

入 力画 面と注 文 書 の内 容 確 認 専用の思い、注文情報のデータ抽出・読替・「チェック担当」を必要としなくなります。

私達はDocuWorksを作業の基準とし加工ができ、識字率の高いAI- OCRを検また、どの取引先に対しても同一作業なのて改善を行っていたのですが、取引先が討、DocuWorks文書も読み取り可能なで、担当を決めることなくトレイの数値で指 定するWebを用いた注文方法は一旦「ApeosPlus desola」の導入に踏み切りま進捗状況を確認しながら業務を行えるようDocuWorksから離れ、Web画面を確認すした。になりました。

る必要があります。注文が入る時間は一定全ての受注業務対応へ
24時間業務に向けてRPA始動

AI-OCRでの業務はどのような注文書で全体の業務フローは大きく変わっていまではなく、Web画面や仕組みも取引先毎もキャンセル、変更でない限り受注担当はせんが、「手入力」と「チェック担当」を無に違います。そのため担当を決め受注業同じ業務フローで行います。受信トレイにくす事により、倍の件数が処理可能となり務を行っていました。そこでDocuWorks

入った電子ファイルの注文書を予めルール残業もなくなりました。さらに業務改善のでできない業務はRPA（ロボティック・プ化されているアップロードフォルダへドラッ

ための話し合いの時間が取れるようになり、 ロセスオートメーション）を用い、作業結果グ＆ドロップ、AI-OCRで認識された文字

以前ロジスティクス戦略担当にお願いしてをDocuWorksに落とし込む方法を考えまをWeb画面上で確認します。確認作業はいた業務改善を自分達で行えるようになりした。取引毎のWeb画面確認作業のRPA注文書そのものが自動で文字が大きくなるました。数字として確認できた効果は、を作成、納期にあまり余裕のない注文は日ため、文字のつぶれや小ささから発生する①年間198,000枚の紙削減

中もRPAが確認し、データ作成後に基幹「思い込みミス」を無くすことができます。

②作業時間63％削減システムに取り込む、RPAは行った作業を内容に問題なければCSVファイルをダウンがあげられますが、それ以上に複合機へまとめてDocuWorksのトレイに入れ、受ロード、ファイルを基幹システムへ取り込むの紙補充や注文書を纏めて保管する作業注担当が確認します。納期に余裕のあると注文内容が自動入力され、エラーチェッ等ちょっとした毎日の作業がなくなったこ

注文は夜間にRPAが行い、翌朝受注担当

ク文書が生成されます。内容を確認後、とで数字以上に効果を実感しました。また、 が確認します。

必要事項を注文書に入力し取引先へ返信

ほとんどの注文書が自動取込可能となっ

夜間作業用RPAはFAX、メール注文します。手入力の場 合は別の人が入力たため入力ミス、チェックミスを減らすこと業務にも使われます。
「AI-OCR」へのアッチェックを行っていましたが、この作業でができ、在宅業務効率もアップしました。

プロードや確認作業にはイレギュラーやエラーが発生しやすいので人が昼間確認を行い、夜間に確認後のデータをRPAがダウンロードし「基幹システム」へ取込み、そ଑ো৏भ঵ਜইট‫ ش‬੝ఒ⋈‫ك‬の結果をDocuWorksのトレイに入れ、翌z $IWHUஷॉীऐॹ‫ॱش‬োৡିધછਭ୩ವ਋ऩनभ੶ো

朝から受注担当が確認を行い返信してしନଛ‫؞‬৳ଵます。
਄ਬ੔ିધછ਄ਬ੔ਫखःૹષ੡ই॓ॡ५‫؞‬ও‫ش‬ঝই॓ॡ५‫؞‬ও‫ش‬ঝ
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最後に私達が目指したものਗ਼৕द৳ଵ

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図５

20 IM 2024-3・4月号

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導入後の業務フロー（改善②）

ステムを取り入れたことはもちろん３つのルールを徹底したことにあります。
・業務の標準化（属人化しない）

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たわけではありません。少しずつ考えながくありません。コロナ感染が落ち着いた最ら、少しずつ変化させています。その変化

近でも在宅勤務は必要です。在宅勤務はは標準化された変化であり属人化を無くす

育児に限ったことではなく介護や通勤困難変化です。私達のチームメンバーは何か特な社員に必要な業務手段です。労働人口

その結果、導入によってできた時間は更別なスキルを持っているわけではありませの減少や社会を取り巻く環境の変化が、によくしていこうという気持ちが生まれ、ん。今でもＰＣ操作の苦手意識は高くそれ更なる業務改善を必要とすることでしょう。

変化をおそれない提案型のチームができでもRPA作成といった新たなチャレンジをどのような環境変化に対しても常にチャレあがりました。

しています。

ンジする意識を持ち続けたいと思います。

・情報の共有化、見える化（持ち込まない、ため込まない）・チャレンジ！スキルアップ！
（変化をおそれず提案）

私達の業務改善は最初から上手くいっ

私達は家事も育児もそして仕事も諦めた)$;‫؞‬ও‫ش‬ঝିધभ53$ఽ৑ણ৷୻

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図６

改訂版

FAX・メール注文のRPA夜間活用例

文書情報管理士2024夏試験の指定参考書

文書情報マネジメント概論
文書情報管理士検定試験受験者必読！
！
文書情報マネジメントの実践に役立つ参考書
第９章プロジェクトマネジメントについて
JIS Q21500:2018「プロジェクトマネジメントの手引」を規範とした解説を掲載
第９章以外の章も全体的に見直しを実施（第３版）

公益社団法人
日本文書情報マネジメント協会
文書情報管理士検定試験委員会 編
2017年10月１日 初版発行
2022年10月７日 第３版発行
B5版 178ページ
ISBN 978-4-88961-016-1
定価3,300円（税込）◆ お問合せ・お買い求め
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）

https://www.jiima.or.jp/ 「JIIMAの活動」→ 出版物・販売物 より

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