文部科学省共済組合個人情報保護管理規則

平成１７年４月１日制定
目次
第１章
第２章
第３章
第４章
第５章
第６章
第７章
第８章
第９章
附則

総則（第１条－第３条）
管理体制（第４条－第７条）
個人情報等の取得等（第８条－第１１条）
個人情報等の管理（第１２条－第２０条）
個人情報等の第三者提供（第２１条－第２３条）
保有個人データの開示等（第２４条－第２７条）
苦情の処理（第２８条）
遵守状況の確認等（第２９条－第３１条）
雑則（第３２条）

第１章

総則

（目的）
第１条

この規則は、「個人情報の保護に関する法律」（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）第２０条及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。）第１２条の規定に基づき、文部科学省共済組合（以下「組合」という。）が講ずべ
き措置について、その適切かつ有効な実施を図るために必要な事項を定め、もって個人情報及び個人番号（以下「個人情報等」という。）の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条

この規則における用語の定義は、個人情報保護法、番号法及び文部科学省共済組合定款の定めるところによる。
（基本方針の公表）
第３条

本部長は、個人情報等の保護に関する基本方針を策定し、公表するものとする。

第２章

管理体制

（個人情報保護管理者）
第４条
２

組合に個人情報保護管理者を置き、本部長をもって充てる。

個人情報保護管理者は、組合が取り扱う個人情報等の保護体制の実施、運用等について監督を行う。
（個人情報保護責任者）

第５条

組合に個人情報保護責任者を置き、本部及び文部科学省支部にあっては人事課長、支部（文部科学省支部を除く。）にあっては支部長、所属所にあっては所属所長、所属機関（文部科学省共済組合運営規則（平成１３年１月５日制定。）第５条第１項に規定する機関（本部、所属所を除く。）をいう。）にあっては、所属機関の長をもって充てる。
２

個人情報保護責任者は、本部等（本部、支部、所属所及び所属機関をいう。）における個人情報等の取得、利用目的の通知等、管理、第三者提供、開示等及び遵守状況の確認等を行うものとする。
（特定個人情報等取扱者）

第６条

個人情報保護責任者は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）を取り扱う共済組合業務従事者（以下「特定個人情報等取扱者」という。）並びにその役割を指定するものとする。
２

個人情報保護責任者は、各特定個人情報等取扱者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。
３

前２項の指定は、業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
（特定個人情報等に関する組織体制の整備）

第７条

個人情報保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。

(1) 特定個人情報等取扱者が本規則等に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護責任者への報告連絡体制(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損等（以下「漏えい等」という。）事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から個人情報保護責任者等への報告連絡体制(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化(4) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制

-2-

第３章

個人情報等の取得等（利用目的の特定）第８条

組合が取り扱う個人情報等については、国家公務員共済組合法（昭和３３年法律第１２８号。）第１条第１項に規定する目的の達成に必要な範囲を超えて利用してはならない。
（適正な取得等）
第９条

組合は、個人情報等を取得するに当たっては、偽りその他不正の手段を用いてはならない。
２

特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務（以下「個人番号利用事務等」という。）を処理するために必要な場合その他番号法で定める特定個人情報等の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報等の提供をし、又は個人番号の提供を求めてはならない。
３

特定個人情報等取扱者は、番号法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第１０条

個人情報保護責任者は、別に定めるところにより、個人情報等を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
２

個人情報保護責任者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項及び第２７条第１項第２号において同じ。)に記載された当該本人の個人情報等を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報等を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

３

個人情報保護責任者は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

-3-

４

前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1)

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2)

利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3)

国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき(4)５

取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
インターネットその他の高度情報通信ネットワーク上でその付随する機能を用いて、本人から自動的にメールアドレス等の個人情報等を取得することとなる時は､その事実と利用目的を通知し､又は公表しなければならない。
（個人番号の利用の制限）
第１１条

個人情報保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。

第４章

個人情報等の管理（データ内容の正確性の確保）
第１２条

個人情報保護責任者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
（共済組合業務従事者の責務）
第１３条

共済組合業務従事者（以下｢従事者｣という。）若しくは従事者であった者は、その業務に関して知り得た個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
２

従事者は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、規則の定め並びに個人情報保護管理者及び個人情報保護責任者の指示に従い、個人情報等を取り扱うとともに、次に掲げる項目を遵守しなければならない。
(1)

個人情報等を含む書類等を机の上等に放置してはならない。

-4-

(2)

個人情報保護責任者が業務上特に必要があると認めた場合以外は、個人情報等を含む書類等を複製してはならない。
(3)

個人情報保護責任者が業務上特に必要があると認めた場合以外は、個人情報等を含む書類等を事務室その他の施設から持ち出してはならない。
(4)

事務分掌により定められた業務上必要な範囲を超えて個人情報等を取り扱ってはならない。
(5)

個人情報等の取り扱いに関する規定等に違反している事実又は兆候があることに気づいた場合は、速やかに個人情報保護責任者に報告するものとする。
(6)

個人情報等の漏えい等の事故が発生した場合、又は発生の可能性が高いと判断される場合は、速やかに個人情報保護責任者に報告するものとする。
３

特定個人情報等が記録された媒体を電子メ－ル等により外部に送信する場合、パスワ－ド設定等の通信経路における漏えい等を防止するための措置を確実に講ずるものとする。
４

原則として、特定個人情報等が記録された媒体を庁舎等外へ持ち出さないこととし、業務上やむを得ず持ち出す場合には、持ち出したデ－タのパスワ－ドによる保護及び個人番号部分のマスキング等の容易に個人番号が判明しない措置の実施並びに追跡可能な移動手段の利用等、安全な方策を講ずるものとする。
５

個人番号が記載された書類及び媒体を、個人番号利用事務等以外の業務で利用するため写しを作成する際は、個人番号部分のマスキング又は削除等の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
６

従事者は、遵守すべき事項に不明な点がある場合は、個人情報保護責任者に確認し、指示を仰ぐものとする。
（安全管理措置）第１４条

個人情報保護責任者は、次に掲げるところにより、その取り扱う個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のための措置を講じなければならない。
(1)

他の組合規則等の規定に基づき、組合員から提出された申告書、請求書、申込書等及びそれらに添付される書類は、施錠可能な場所に保管し、適切な管理を行うものとする。特に特定個人情報等が記録されている媒体については、施錠できるキャビネ-5-

ット・書庫等へ保管するものとする。
(2)

従事者は、保有個人情報等が記録された媒体を庁舎等内で移動させる場合、紛失・盗難等に留意する。
(3)

個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等にアクセス（紙等に記録されている個人情報等に接する行為を含む。以下同じ。）する権限を有する者とその権限の内容を、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲に制限するものとする。
(4)

アクセスする権限を有しない従事者は、個人情報等にアクセスしてはならない。

(5)

従事者は、アクセスする権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報等にアクセスしてはならない。
(6)

個人情報保護責任者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
(7)

個人情報保護責任者は、前項に定めるアクセス状況の記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(８)

個人データの廃棄を行う場合は、個人データを復元不可能となるような廃棄を行わなければならない。
（従事者の監督等）
第１５条

個人情報保護責任者は、従事者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
２

個人情報保護責任者は、特定個人情報等を消去した場合又は特定個人情報等が記録されている媒体を廃棄した場合には、消去又は廃棄した記録を保存するものとする。また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に消去又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
（特定個人情報等の取扱状況の記録）
第１６条

個人情報保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
２

特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番-6-

号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
（取扱区域）
第１７条

個人情報保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、間仕切りの設置、座席配置の工夫又は事務用備品の配備等の物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
（委託先の監督）第１８条

個人情報保護責任者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
２

個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、契約条項に、次に掲げる事項について規定を設けるものとする。

(1)

安全確保の措置に関する事項(2)

再委託に関する事項(3)

個人データの使用及び第三者への提供に関する事項(4)

個人データの複写に関する事項(5)

個人データの管理状況についての管理に関する事項(6)

業務完了後の個人データの返却、廃棄等に関する事項(7)

事故等の発生時における報告に関する事項(8)

違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項

３

個人情報保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。また、契約書等に、前項で定める事項に加え以下の事項を盛り込むものとする。
(1)

事務所内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止に関する事項(2)

特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化、及び従業者の監督・教育に関する事項(3)

契約内容の遵守状況についての報告に関する事項(4)

必要に応じて委託先に対する実地の調査を実施できる旨

４

個人情報保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切-7-

な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。個人番号利用事務等の全部又は一部の再委託を受けた者が再々委託を行う場合以降も同様とする。
５

個人情報保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
６

個人情報保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、再委託を受けた者において組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。個人番号利用事務等の全部又は一部の再委託を受けた者が再々委託を行う場合以降も同様とする。
７

個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者に行わせる場合は、労働者派遣契約書に、秘密保持等個人情報等の適正な取扱いに関する事項を設けるものとする。
（教育）

第１９条

個人情報保護責任者は、個人情報等の従事者に対し個人情報等保護に必要な知識の習得及び意識の高揚を図るための教育を行うものとする。
（個人情報等の漏えい等の事案が発生した時の対応）
第２０条

個人情報保護責任者は、特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又はその兆候を把握した場合及び特定個人情報等取扱者が本規定に違反している事実若しくは兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案のおそれを認識した場合には、直ちに個人情報保護管理者に報告するものとする。
２

個人情報保護責任者は､二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、必要な調査を行い、事案に則して次の各号に掲げる措置を適切に講じるものとする。

(1)

漏えい等の事案における個人情報等の範囲の特定(2)

当該個人情報等の重要度の評価(3)

当該個人情報等の漏えい経路の特定等、事案の事実関係等の把握(4)

事案の事実関係等の公表(5)

当該個人情報等に係る本人への対応（謝罪等）(6)

当該個人情報等の原状回復（紛失した個人情報等の捜索及び回収、破壊又は改ざんされた個人情報等の修復等）(7)

当該個人情報等に係る安全管理体制及び類似の他の個人情報等に係る安全管理体制

-8-

の見直し
(8)
３

犯罪性がある場合は、警察等への被害届の提出及び告訴
個人情報保護管理者は、個人情報等の漏えい等の事案の発生を把握した場合には、直ちに財務省に事実関係等を連絡するものとする。

第５章

個人情報等の第三者提供（第三者提供の制限）
第２１条

個人情報保護責任者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1)

法令に基づく場合(2)

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3)

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4)

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

２

個人情報保護責任者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供してはならない。
（本人への通知等により第三者に提供できる場合）
第２２条

個人情報保護責任者は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前条の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
(1)

第三者への提供を利用目的とするデータ(2)

第三者に提供される個人データの項目(3)

第三者への提供の手段又は方法

-9-

(4)

本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止する
データ

２

個人情報保護責任者は、前項第２号又は第３号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
（第三者提供に該当しない場合）

第２３条

個人情報保護責任者が利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前２条の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

第６章

保有個人データの開示等（保有個人データに関する事項の通知等）
第２４条

個人情報保護責任者は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。
(1)

当該事業者の氏名又は名称(2)

すべての保有個人データの利用目的(第１０条第４項第１号から第３号までに該当する場合を除く。)(3)

次項又は次条第１項の規定による求めに応じる手続(4)

保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先２

個人情報保護責任者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

(1)

前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合(2)

第１０条第４項第１号から第３号までに該当する場合

３

個人情報保護責任者は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

- 10 -

（開示）第２５条

個人情報保護責任者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2)

組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3)

他の法令に違反することとなる場合

２

個人情報保護責任者は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

３

他の法令の規定により、本人に対し第１項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場
合には、当該全部又は一部の保有個人データについて同項の規定は、適用しない。
（理由の説明）

第２６条

個人情報保護責任者は、第２４条第３項又は第前条第２項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。
（開示等の求めに応じる手続）
第２７条

個人情報保護管理者は、第２４条第２項又は第２５条第１項の規定による求め(以下この条において「開示等の求め」という。)を受け付ける方法として、次に掲げる事項を定めることができる。
(1)

開示等の求めの申出先(2)

開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式(3)

開示等の求めをする者が本人又は第３項に規定する代理人であることの確認の方法

２

個人情報保護責任者は、本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人- 11 -

データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、個
人情報保護責任者は、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない。
３

個人情報保護責任者は、本人が次に掲げる代理人によって開示等の求めをしてきた場合､これを受けなければならない。

(1)

未成年者又は成年被後見人の法定代理人(2)

開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人

４

個人情報保護管理者は、前３項の規定に基づき開示等の求めに応じる手続きを定めるに当たっては、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮しなければならない。

第７章

苦情の処理

（苦情の処理）第２８条

個人情報保護管理者は、個人情報等の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
２

個人情報保護管理者は、前項の目的を達成するため、苦情受付窓口の設置、苦情処理手順の策定等、必要な体制の整備に努めなければならない。

第８章

遵守状況の確認等（遵守状況の確認）
第２９条

個人情報保護責任者は、個人情報等の保護の遵守状況を確認するため、原則として年１回及び必要な場合はその都度、自主点検を行うものとし、次条に規定する監査受検時に、監査員の求めに応じ、その点検結果を提示するものとする。
（監査）
第３０条
２

本部長は、個人情報等保護の遵守状況について監査を行うものとする。

本部長は、前項に規定する監査を行う監査員を別に定めるものとする。

- 12 -

（見直し）
第３１条

個人情報保護管理者は､適切な個人情報等の保護を維持するため､常に個人情報等の取得等及び管理の状況を把握し、必要に応じて個人情報等の保護のための措置を見直すこととする。

第９章

雑則

（細則の制定）第３２条

この規則に定めるもののほか、この規則の実施に関し必要な事項は、本部長が別に定める。

附則

この規則は、平成１７年４月１日から施行する。

附則

この規則は、平成２７年１２月２２日から施行する。

附則

この規則は、平成３０年１０月１７日から施行する。

- 13 -