課題解決のための最初の一歩「アクションプラン会員実行シート」を活用して発表者

福島県公立小中学校事務研究会 研究推進委員会
いわき市立小名浜第二小学校 主査 郡司俊行
福島市立大森小学校

主査 斎藤洋子

１ はじめに福島県公立小中学校事務研究会（以下 県事務研）は、新しい時代の学校事務職員像を創造し、学校経営に欠かせない基幹的職員としての位置づけを明確にするための活動指針として、平成18年に「福島県事務研ビジョン（以下 ビジョン）」【資料１】を策定した。このビジョンで掲げた目標達成のため、会員の目指す姿として３つの事務職員像【資料２】も合わせて示された。
しかし、なかなか定着が進まなかったことから平成22年にビジョンの見直しを図りつつ具体的な行動計画を策定することを目的として、特別委員会が設置された。特別委員会では、福島県の学校事務職員が抱えている課題について10項目に整理し、さらにその10項目の課題を解決する方策を「７つの課題解決策」としてまとめた。この課題と課題解決策を表にしたのが「課題と解決策の相関表（アクションプラン）」である。
特別委員会の報告をうけ、福島県事務研では平成23年に「課題と解決策の相関表（アクションプラン）」を具体的な行動に移すために企画推進委員会プランニンググループで「実行シート」を作成することになった。実行シート作成にあたり、「研修の基本は、会員個人である」と考え、「課題と解決策の相関表（アクションプラン）」の中から特に「会員」の部分に着目して作ったのが「アクションプラン会員実行シート」である。
２ 「アクションプラン会員実行シート」の目的「アクションプラン会員実行シート」は、仕事を進める上での問題点（課題）を改善（解決）するためのツールとして会員個人が活用することを目的として作られた。解決への手立てを系統立て、問題点（課題）をわかりやすく整理し、焦点をしぼり、何をどうしたいのか（目標）、具体的に何をするのか（解決方法）、実施の工程を視覚化することにより、課題解決までの手順がわかりやすいよう工夫されている。さらに、個人だけでなくグループにおける課題解決においても役割分担や工程等を明確化することで共有化が図れるなど有効である。工程表で進捗状況を確認しながら、現状に即しているか、不足していることはないかなど改善を加えていく。
実践に重きを置くのか評価に重きを置くのか、個人が力をいれる部分によってシートの使い方も変わっていく。ＰＤＣＡサイクルによって結果から次に生かす使い方が期待される。
なお、左上のレーダーチャートは満足度を自己評価した結果を記入するようになっている。

必ずしも成果と同じになるとは限らないが、満足が次の課題解決のエネルギー源となるように視覚化している。
３ 「アクションプラン会員実行シート」の活用方法「アクションプラン会員実行シート」【資料３】の活用の手順は以下のとおりである。
① 学校経営グランドデザイン（重点目標）
学校では教育目標達成のために全ての職員がそれぞれの立場で仕事を進めている。私たちが行っている仕事が学校運営の中でどのように関わっているのか、その位置づけを明確にするために記載する。
② 目標（具体的課題解決のための目標）
自ら抱えている課題から、どのようにしたいのか目標を設定する。
③ 実態（現状）の把握
目標に向けて「できていること」と「できていないこと」を把握する。簡潔に箇条書きにすることで焦点をはっきりさせる。
④ 課題とその要因解決すべき課題を整理・焦点化し、その要因を探る。
⑤ 目標達成のための手立て
目標達成（課題解決）の手立てを考える際に、手立てが「７つの課題解決策」のどの項目に分類すべきかを考え記入する。
県事務研ホームページに「人」「モノ」「金」「情報」の経営資源ごとに分類した「アクションプラン会員実行アシストシート」【資料４】が掲載してあるので参考にする。
⑥ 重点項目の視覚化⑤で分類した項目のどこに重点を置くのか「力を入れようとする程度（Ａ→Ｄ）
」を図にプロットし、その点を線で結ぶ。
⑦ 工程表⑤で示した手立てに期限（時間）を定めながらスケジュールを作成する。
⑧ 中間経過及び追加・変更事項等進めていく中で変更が必要になった場合に記入する。
⑨ 評価及び次年度への課題年度末に自己評価を行い、次へとつなげる。
⑩ 自己評価の視覚化

⑥で作成した図に「自己満足度Ａ→Ｄ」をプロットし、その点を⑥とは違う色の線で結ぶ。
４ 「アクションプラン会員実行シート」の活用に向けて
平成25年度の福島県公立小中学校事務研究大会において、「アクションプラン会員実行シート」の作成経緯、目的、活用方法について説明を行い、会員の具体的な行動を促した。さらに同年中に各支部事務研からの要請を受け、より理解を得るために伊達・いわき・相馬・東白川の４支部で県事務研講師派遣事業による説明会を行っている。
しかし、平成26年度に行なった「アクションプラン会員実行シート」の活用状況アンケートでは「個人で利用」が3.1％、「地区事務研で利用」が22.5％と利用者は少なかった。また、利用者の中でも「アクションプラン会員実行アシストシート」を「利用しない」及び「存在を知らない」の合計が85％と全県的な活用率は低かった。そこで、なぜ活用されないのか、どうすれば活用してもらえるかを検討した。活用されない一番の要因は必ずしも利用する必要がないこと、また内容が類似する上に全会員が必ず作成する「教職員人事評価シート」（平成26年度までは「教職員目標管理シート」）があることが考えられた。そこで、「教職員人事評価シート」と連動して使えるようにすれば活用が図れるのではないかと考え、形式等の見直しを行った。
課題解決の手段として「アクションプラン会員実行シート」の提案を行ってきたが、課題解決の手立ては様々であり、必ずしもこの形に固執していない。日々の仕事の中で「なんとかしたい」と思っていることを、まずしっかり視覚化してみること。次に、自分なりの「実行シート」をつくり、会員が主体的に行動（アクション）を起こすことで、福島県事務研がめざす３つの事務職員像に近づけると考えられる。
５ 「アクションプラン会員実行シート」を使った実践例
支部事務研において「アクションプラン会員実行シート」を使った実践例を２点紹介したい。
（１）相馬地方小中学校事務研究協議会（以下 相馬事務研）
相馬事務研では「『事務研主導型』の研修から個人の課題解決を主とする研修」、「個人の研修をサポートする事務研としての研修」を軸とした研修を展開していく手立てとして「アクションプラン会員実行シート」を活用している。
活用に際しては、少人数のグループに分かれ、実行シートの一部を抜粋したものや独自に作成した様式を使用している。使い方も運動会や文化祭などの短期的な目標達成のためのものから、数年単位で解決していく事業の工程表として利用したものまで様々である。初任者研修の研修予定表として作成されたものは、いつどんな研修を行うのが効果的かや反省・改善点などが書き込まれており、次年度以降の資料としても有効である。さらに、蓄積していけば地区研修のマニュアルとしても活用できる内容となっている。
（２）安達地区小中学校事務研究会（以下 安達事務研）
安達事務研では「アクションプラン会員実行シート」が提案される以前から、財務分野において全事務職員で共通の「課題解決シート」を作成し、課題の共有・分析をしている。自校の課題をはっきりさせるとともに、互いに課題を共有し、情報交換をしながら解決の手立てを見つけるきっかけとしていた。１枚のシートで課題を把握し、課題解決に向けての方策を固めていくといった手法が「アクションプラン会員実行シート」と類似した活用法といえる。視覚的に課題と手立てを提示することによって、同じ課題を抱える会員への課題解決に大きな役割を果たすなど成果を得ている。
ほかにも、事務研の班別協議の中で課題解決シートを作成して問題や解決法を洗い出す手段として使用し、有意義な話し合いが行われている。
６ おわりにここ数年で学校事務職員を取り巻く環境は大きく変わってきている。中教審の「チームとしての学校の在り方と今後の改善方策について」答申では、学校マネジメント機能の強化の方策として事務体制の強化が示され、これまで行ってきた職務に加え、より広い視点に立った役割が期待されている。複雑化・多様化していく学校事務をスピーディーに処理していくためにもまず行動を起こすことが重要であり、他職種や関係機関・団体との連携・協働の際には共通のビジョンが必要となってくる。学校教育法が改正され、事務職員の職務は「事務に従事する」から「事務をつかさどる」となった。事務職員の職務が見直され、全ての事務職員に学校運営チームの一員としての役割が今まで以上に求められるようになった。一定の仕事を単純作業でこなすだけでなく、専門性を生かし主体的・積極的に校務運営に参画していくため、課題を見つけ分析し、解決のための方策を様々な方向から考え実行する能力が必要になってきている。
さらに平成31年度から全県下で実践される学校事務の共同・連携実施では、福島県・支部事務研が行ってきた組織的な研修や研究を関係付けることで、行政を巻き込んで行えるようになる。
一人職では難しかった課題も組織化されることで解決に向けての実践がやりやすくなると期待したい。
福島県の学校事務職員はこれから大量退職を迎えることになる。円滑な世代交代を実現するためにも、機能的な事務手法の継承と対応策が急務となってくる。また、各種「実行シート」による成果を会員間で共有化するなど継続した研究の体系化を図ることも重要である。
これからの時代に求められる事務職員像の実現のために、まずは「アクションプラン会員実行シート」を積極的に活用して、最初の一歩を皆で踏み出していきたい。

【資料１】

【資料２】【資料３】

【資料３】

【資料４】