サンプルガイダンス

安否確認システム

株式会社インターコム

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はじめに『まいと～く VoiceFAX Center』 は直感的で分かり易いGUIのコールフロー作成ツール “ガイダンスエディタ”を持つ、音声応答(IVR)・FAXサーバシステムの構築ツールです。
サンプルガイダンスは、”ガイダンスエディタ“を活かし、より簡単で、より短期間に 『まいと～く VoiceFAXCenter』 システムをご利用頂くためのものです。
本書の説明を参考に、コールフローを御社業務向けにアレンジし、業務の効率化に是非、お役立て下さい。

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「安否確認システム」
概要• 適用出来る
適用出来る業務◆ 大規模災害時等の社員の安否状況の受付• 導入メリット
導入メリット◇インフルエンザ大流行等のパンデミック時や災害時でも、電話等最低限のインフラが確保できれば、社員の安否状況登録が出来ますので、迅速な状況把握や対応が可能になります。

• 機能の機能の概要
システムを開始させると、着信の音声フローの中で社員の安否状況登録が行われます。
社員番号はプッシュトーンで受け付け、安否状況の詳細はメッセージとして録音し、音声ファイルとして保存します。
入力された安否状況のＣＳＶでの出力や、録音されたメッセージを外部から確認する事も可能です。

※ 仕様上の主な注意点
電話を録音の途中で切られた場合、メール配信は行われません。
この場合の情報もメール配信したい場合、「中断終了連携」によるプログラムが必要です。
(まいと～く VoiceFAX Center PDF 操作マニュアル 9章 4.1.8 参照)

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「 安否確認システム 」
システム立ち上げ迄の流れ(1) まいと～く VoiceFAX Center のハードウェア・ソフトウェアをインストールします。
※ まいと～く VoiceFAX Center のマニュアルをご参照下さい。

(2) まいと～く VoiceFAX Center のユーザー管理ツールでユーザーを作成します。
※ まいと～く VoiceFAX Center のマニュアルをご参照下さい。

(3) 本書を参考に ガイダンスを設定、編集し、保存します。
※ 本書ではポイントのみを説明してあります。まいと～く VoiceFAX Center の詳しい使用法は別途、まいと～く VoiceFAX CenterのCD-ROMに収録されている、PDFマニュアルをご覧下さい。

(4) まいと～く VoiceFAX Center のログビューア内の回線設定で、使用する回線に完成したガイダンスを割り当てます。
(5) まいと～く VoiceFAX Center の通信カードに電話線を接続し、電話を架け、正常に動作する事を確認します。

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「 安否確認システム 」
サンプルガイダンスの説明
ここからは、本サンプルガイダンスの全体の流れや、ポイントになるアクションを図解で説明します。
「ガイダンスエディタ」でフローを見ながら、実際に確認してみて下さい。

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サンプルガイダンスの説明

1. ガイダンスの処理フロー< 処理フロー
処理フロー図
フロー図 >
着信
こちらは安否確認システムです。社員番号の入力と安否状況について申告をお願いします。

①

社員番号入力②

社員番号による分岐③

社員番号に該当有り

社員番号に該当なし

社員番号再入力
確認へ
確認へ

社員番号入力管理者モード②

録音されたメッセージの確認

④

⑯

※ ①、②
②・・の番号は、本書の 「3. ガイダンスのガイダンスの詳細」
詳細」 で使われている番号、ガイダンスファイル内のアクションアクションにアクションに付けられている番号けられている番号と関連しています。
番号
処理フローのどの部分、ガイダンス内のどのアクションを説明しているかは、この番号で確認することができます。

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サンプルガイダンスの説明

1. ガイダンスの処理フロー
社員番号／社員番号／安否状況入力
安否状況入力メニュー
入力メニュー⑤
社員番号再入力確認

⑥

次へ進む

②

社員番号入力へ戻る

安否状況の入力⑦⑧

安否状況再入力確認⑨

次へ進む
安否状況の分岐

安否状況入力へ戻る

⑦⑩１２

⑪

１、２以外

⑪

安否に問題がない場合安否に問題がある場合⑫

安否状況受付メール送信

安否詳細の録音⑮⑬

CSVファイル名を作成

安否状況受付メール送信⑫⑭

受付結果をｃｓｖ出力

CSVファイル名を作成⑬

受付結果をCSV出力

⑭

終了

⑪

安否状況の入力に戻る

終了
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サンプルガイダンスの説明

2. ガイダンスの完成イメージ
このサンプルガイダンスでは、・ 社員番号をプッシュトーンで受け付け、・ 安否情報の入力・録音を行い、・ 受付結果をメールで配信しています。
社員番号を受け付けます

安否状況を選択します
担当者へメールします

入力結果をCSV出力します

社員番号先など各項目受付処理

安否状況を録音します

担当者へメールします

入力結果をCSV出力します

録音されたメッセージの確認処理

録音されているメッセージを外部からアクセスして確認します

まずは、まずは、ガイダンスエディタでガイダンスエディタで本サンプルガイダンスをサンプルガイダンスを開き、[ テストモード ] で動作を動作を確認してみてください
確認してみてください。
してみてください。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細① 利用開始の設定
安否確認システムの最初に流れるメッセージの設定を行います。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細② 社員番号入力の設定
社員番号の入力を受付けるための 「トーン入力」アクションを設定します。
入力されたトーンは ロッカーに格納されるので、そのロッカーの名前を設定します。

< トーン入力>

入力されたトーンを格納するロッカーの名前を設定します10

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細③ 社員番号による分岐の設定②社員番号入力の社員番号入力の設定で、入力された値による分岐を行います。
設定「ロッカー値分岐」で“ 社員番号 ”というロッカーの値に従って判定させるようにします。
< ロッカー値分岐>“安否状況“ ロッカーを元に判定するよう設定します。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細④ 社員番号の判定結果の設定“ 社員番号 ”の値によって、処理を分ける設定を行います。
１：“0～9998”(社員番号該当有り) と２： 社員番号外となしと３： “9999”の 場合でそれぞれフローが分かれるよう、「ロッカー値範囲判定」アクションで設定します。
< ロッカー値範囲判定>「社員番号」の0～9998を該当有り、に設定しています。

「社員番号」の9999が入力された場合に管理メニューへ進むように設定しています。

安否状況で分岐12

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑤ 社員番号再入力確認の設定
入力を間違えた場合を考慮して、社員番号の再入力確認を行います。
「処理分岐入力」アクションでアナウンスを設定します。
< 処理分岐入力>

社員番号再入力のアナウンスを設定します。

＜ポイント！＞
ポイント！＞
ロッカー名を ％記号で囲んで記述することで、その時のロッカーの値を利用することができます。
例えば、アナウンス文言を下記の様に記述し、入力内容が0300000001だった場合、(設定内容)

入力した発信者番号%ですね
入力した番号
した番号は番号は%発信者番号
発信者番号 ですね。
ですね。

(実際のアナウンス) 入力したですね。
入力した番号
した番号は番号は0300000001ですねですね。

13というメッセージが再生されます。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑥ 社員番号再入力確認の判定結果の設定⑤ 社員番号再入力確認
社員番号再入力確認で、「次へ進む」が選択された場合、「社員番号訂正」が選択された場合で、再入力確認
それぞれフローが分かれるよう設定します。
< 処理分岐判定>< 処理分岐判定>

判定番号に “1” を設定します。
（社員番号を訂正せずに次の処理へ進みます。）
判定番号に “2” を設定します。
（社員番号を訂正する処理に進みます。）

社員番号再入力確認で分岐

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑦ 安否状況入力の設定
安否状況の入力を受付けるための 「トーン入力」アクションを設定します。
入力されたトーンは ロッカーに格納されるので、そのロッカーの名前を設定します。

< トーン入力>

入力されたトーンを格納するロッカーの名前を設定します15

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑧ 安否状況再入力確認の設定
入力を間違えた場合を考慮して、安否状況の再入力確認を行います。
「処理分岐入力」アクションでアナウンスを設定します。
< 処理分岐入力>

安否状況再入力のアナウンスを設定します。

＜ポイント！＞
ポイント！＞
ロッカー名を ％記号で囲んで記述することで、その時のロッカーの値を利用することができます。
例えば、アナウンス文言を下記の様に記述し、入力内容が0300000001だった場合、(設定内容)入力した
発信者番号%ですね
入力した番号
した番号は番号は%発信者番号発信者番号 ですね。
ですね。

(実際のアナウンス) 入力したですね。
入力した番号
した番号は番号は0300000001ですねですね。

16というメッセージが再生されます。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑨ 安否状況再入力確認の判定結果の設定⑧ 安否状況再入力確認
安否状況再入力確認で、「次へ進む」が選択された場合、「安否状況訂正」が選択された場合で、再入力確認それぞれフローが分かれるよう設定します。
< 処理分岐判定>< 処理分岐判定>

判定番号に “1” を設定します。
（安否状況を訂正せずに次の処理へ進みます。）
判定番号に “2” を設定します。
（安否状況を訂正する処理に進みます。）

安否状況再入力確認で分岐17

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑩ 安否状況分岐の設定⑦ 安否状況入力の安否状況入力の設定で、入力された値による分岐を行います。
設定「ロッカー値分岐」で“ 安否状況 ”というロッカーの値に従って判定させるようにします。
< ロッカー値分岐>“安否状況“ ロッカーを元に判定するよう設定します。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑪ 安否状況の判定結果の設定“ 安否状況 ”の値によって、処理を分ける設定を行います。
“１”(安否状況問題なし) と “２”(安否状況問題あり)と “１．２以外”の 場合でそれぞれフローが分かれるよう、「ロッカー値範囲判定」アクションで設定します。
< ロッカー値範囲判定>

安否状況が “１ ”や “２”の場合を設定します。

安否状況で分岐19

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑫ メール送信の設定
受付内容を担当者にメールするために、メール送信・メール内容に関する各種設定を行います。
メールには 受付けた情報を本文に記載したり、録音した音声ファイルを添付するよう設定します。

<メール送信4ページ>＜ポイント！＞
ポイント！＞
ロッカー名を %記号で括って記述することで、その時のロッカーの値を利用することができます。
例えば、本文に下記の様に記述し、着信日時が2006年7月31日 10時55分37秒だった場合、(設定内容)

受信日時 ： %着信日
着信日%
着信時間%
着信日 %着信時間
着信時間(実際のメール) 受信日時 ： 06-07-31 10-55-37という内容でメールが送信されます。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑬－1 CSVファイル名の設定
受付内容をCSV出力する際に、ファイル名が重複しないように各種設定を行います。

<ロッカー値保存>＜ポイント！＞
ポイント！＞
受付けた結果を出力するCSVファイル名が重複せずユニークになる様に、発信者番号を利用したCSVファイル名を作成します。
この時、ロッカー値保存のコマンドを利用して、発信者番号を「CSVファイル名」と名づけたロッカーに代入します。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑬－2 CSVファイル名の設定
受付内容をCSV出力する際に、ファイル名が重複しない様に各種設定を行います。

<ロッカー値保存>＜ポイント！＞
ポイント！＞⑫-１で作成した「ＣＳＶファイル名」というロッカーに対してCSV形式で出力させる為に「.ｃｓｖ」という値（拡張子）を結合させます。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑭ CSV出力の設定
受付内容をCSV出力するために、各種設定を行います。

⑫で作成したロッカーをファイル名に指定します

CSVに出力するロッカーを指定します＜ポイント！＞
ポイント！＞
ロッカー値で指定した情報を、CSV出力する事が可能です。
CSV出力した情報をFAX送信イメージに差し込むには別途外部連携プログラムが必要となります。
また、出力したCSVの情報を、随時担当者へFAX送信するには、別途「異文書自動送信機能」の設定が必要です。
（異文書送信機能の詳細については、操作ガイドの13章を参照して下さい。

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サンプルガイダンスの説明

3. ガイダンスの詳細⑮ 録音の設定
安否状況で問題がある場合にメッセージ録音する設定を行います。
録音されたメッセージはメール添付で利用するため、ファイル名をロッカーに保存しておきます。
< メッセージ録音>

安否状況が録音された音声ファイル名を“安否に問題あり” ロッカーに格納します。

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3. ガイダンスの詳細⑯ 録音されたメッセージ再生の設定⑮ 安否詳細の安否詳細の録音で録音されたメッセージを、リモートでアクセスして確認します。
録音< リモート再生>

暗証番号の入力や再生したメッセージの消去等の設定を行います。

新規メッセージ件数の読上げも可能です。

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安否確認システム
サンプルガイダンス
ソフトウェア使用許諾契約
ソフトウェア使用許諾契約
本契約書は、以下の契約書に記載されている対象製品の使用に関し、お客様と株式会社インターコムとの間に締結される契約です。
＜使用許諾ソフトウェア製品＞
製品名 ：安否確認システム サンプルガイダンス
使用許諾数 ： 1サーバー＜サンプルソフトウェア契約書＞
お客様（以下乙という）は本契約書に同意することによって、下記に記載した株式会社インターコム（以下甲という）の使用許諾ソフトウェア製品（以下本製品という）をインストール、使用することができます。本契約書に同意されない場合は、本製品のインストール、使用することができません。
第1条
本サンプルソフトウェアは、ガイダンスファイル、プログラム、および説明書より構成される著作物に該当します。本契約書に記載されている使用方法や目的以外で使用しないものとします。
第2条
乙はまいと～く VoiceFAX Centerを既にインストールしてあるパソコンへ、本製品をインストールして使用することができます。
第3条
本製品は、まいと～く VoiceFAX Centerを使用したシステム開発に限り使用を許諾するものです。
第4条
本製品に含まれるガイダンスの参照、変更、修正は自由に行えます。
第5条
本製品は著作権、その他知的財産権に関する法律および国際著作権条約によって保護されています。本製品に関するタイトル、その他すべての知的財産権は甲に帰属します。
第6条
本製品はまいと～く VoiceFAX Center専用のサンプルソフトウェアであり、乙の特定の作業、プログラムに適合することを保証するものではありません。
第7条
本製品 （本製品を変更、修正したものを含む） の使用により、乙または第三者が被った直接的、間接的な一切の損害に対して、甲はいかなる責任も負わないものとします。
第8条
乙が本契約のいずれかの条項に違反した場合、甲は本契約を解約し、乙の本製品の使用を中止させるとともに、乙に対し損害賠償を請求できるものとします。
以上

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