個人情報ファイル簿（単票）
個人情報ファイルの名称

人口動態調査票

行政機関等の名称

小山市長

個人情報ファイルが利用に供される事務 市民生活部市民課をつかさどる組織の名称

個人情報ファイルの利用目的

人口動態調査令の規定により、戸籍法による届書等に基づいた調査票を作成し報告するために利用する。

記録項目

１氏名、２性別、３生年月日、４住所、５本籍・国籍、６届出種類、７身分事項

記録範囲

記録情報の収集方法

小山市及び在外公館に人口動態調査対象の届出をした者

戸籍届出、死産届出

要配慮個人情報が含まれるときは、その含む
旨
記録情報の経常的提供先

厚生労働省（栃木県を経由）（名 称）「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織」と同じ開示請求等を受理する組織の名称及び所在地（所在地）〒３２３－８６８６ 小山市中央町１－１－１
訂正及び利用停止に関する他の法令のー規定による特別の手続等
法第60条第2項第1号（電算処理ファイル）

法第60条第2項第2号（マニュアル処理ファイル）

個人情報ファイルの種別
政令第21条第7項に該当するファイル
有無
行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の概要（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間（実施なし）

記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨

（なし）

備考

個人情報ファイル簿（単票）
個人情報ファイルの名称

住民基本台帳ファイル

行政機関等の名称

小山市長

個人情報ファイルが利用に供される事務 市民生活部 市民課をつかさどる組織の名称

個人情報ファイルの利用目的

住民に関する記録の適正な管理

記録項目

１氏名、２性別、３生年月日、4住所、5個人番号、6住民票コード、7世帯主、8続柄、9住民となった年月日、10異動日、11届出日、12本籍・国籍、13筆
頭者、14在留資格、15在留期限、16在留カードの番号、17特別永住者証
明書の番号、18前住所、19転出先、20転出日、21個人番号カード交付状
態、22個人番号カード運用状況、23個人番号カード交付前設定日、24交付通知発付日、25個人番号カード交付日

記録範囲

小山市に住民票を有する者
マイナンバーカード交付申請及び交付した者

記録情報の収集方法

本人、他の実施機関、国又は他の地方公共団体

要配慮個人情報が含まれるときは、その含む
旨
記録情報の経常的提供先

—

（名 称）
「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織」と同じ
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地（所在地）〒３２３－８６８６ 小山市中央町１－１－１
訂正及び利用停止に関する他の法令の－規定による特別の手続等
法第60条第2項第1号（電算処理ファイル）

法第60条第2項第2号（マニュアル処理ファイル）

個人情報ファイルの種別
政令第21条第7項に該当するファイル
有無行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の概要（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間（実施なし）

記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨

（なし）

備考

個人情報ファイル簿（単票）
個人情報ファイルの名称

印鑑登録台帳ファイル

行政機関等の名称

小山市長

個人情報ファイルが利用に供される事
務をつかさどる組織の名称

市民生活部 市民課

個人情報ファイルの利用目的

印鑑登録情報の記録管理

記録項目

1氏名、2住所、3生年月日、4登録印鑑の印影、5性別、6カナ氏名

記録範囲

印鑑登録者

記録情報の収集方法

本人

要配慮個人情報が含まれるときは、その含まない
旨
記録情報の経常的提供先

—

（名 称）
「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織」と同じ
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地（所在地）〒３２３－８６８６ 小山市中央町１－１－１
訂正及び利用停止に関する他の法令の－規定による特別の手続等
法第60条第2項第1号（電算処理ファイル）

法第60条第2項第2号（マニュアル処理ファイル）

個人情報ファイルの種別
政令第21条第7項に該当するファイル
有無行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の概要（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間（実施なし）

記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨

（なし）

備考

個人情報ファイル簿（単票）
個人情報ファイルの名称

埋火葬許可事務

行政機関等の名称

小山市長

個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称

市民生活部 市民課

個人情報ファイルの利用目的

死亡届を受け埋火葬許可証を作成交付

記録項目

１死亡者の本籍、２死亡者の住所、３死亡者の氏名、４死亡者の性別、５死亡者の出生年月日、6死因、7死亡年月日時、8死亡の場所、9火葬の場所、10申請者の住所、11申請者の氏名、12死亡者との続柄

記録範囲

死亡届の死亡者、届出人

記録情報の収集方法

死亡届

要配慮個人情報が含まれるときは、その含む
旨
記録情報の経常的提供先

—

（名 称）
「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織」と同じ
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地（所在地）〒３２３－８６８６ 小山市中央町１－１－１
訂正及び利用停止に関する他の法令の－規定による特別の手続等
法第60条第2項第1号（電算処理ファイル）

法第60条第2項第2号（マニュアル処理ファイル）

個人情報ファイルの種別
政令第21条第7項に該当するファイル
有無行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の概要（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間（実施なし）

記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨

（なし）

備考

個人情報ファイル簿（単票）
個人情報ファイルの名称

戸籍事務

行政機関等の名称

小山市長

個人情報ファイルが利用に供される事務 市民生活部市民課をつかさどる組織の名称

個人情報ファイルの利用目的

親族的な身分関係を登録公証等のために利用する。

記録項目

１氏名、２性別、３生年月日、４本籍・国籍、５続柄、６身分事項

記録範囲

小山市に本籍を有する者又は有していた者
小山市に戸籍届をした者

記録情報の収集方法

戸籍届出、他市区町村からの通知等

要配慮個人情報が含まれるときは、その含まない
旨
記録情報の経常的提供先

法務省

（名 称）
「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織」と同じ開示請求等を受理する組織の名称及び所在地（所在地）〒３２３－８６８６ 小山市中央町１－１－１
訂正及び利用停止に関する他の法令の 戸籍法第２４条及び第１１３条から第１１７条の規定に基づき戸籍訂正を申請することができる。
規定による特別の手続等
法第60条第2項第1号（電算処理ファイル）

法第60条第2項第2号（マニュアル処理ファイル）

個人情報ファイルの種別
政令第21条第7項に該当するファイル
有無行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の概要（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間（実施なし）

記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨

（なし）

備考

個人情報ファイル簿（単票）
個人情報ファイルの名称

戸籍附票

行政機関等の名称

小山市長

個人情報ファイルが利用に供される事務 市民生活部市民課をつかさどる組織の名称

個人情報ファイルの利用目的

住民票と戸籍を関連させ、住民基本台帳の記録の正確性を確保するために利用する。

記録項目

１氏名、２性別、３生年月日、４本籍・国籍、５住所、６住定日、７在外選挙人登録情報、８住民票コード

記録範囲

小山市に本籍を有する者又は有していた者

記録情報の収集方法

戸籍届出、他市区町村からの通知等

要配慮個人情報が含まれるときは、その含まない
旨
記録情報の経常的提供先

ー

（名 称）
「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織」と同じ
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地（所在地）〒３２３－８６８６ 小山市中央町１－１－１
訂正及び利用停止に関する他の法令の 戸籍法第２４条及び第１１３条から第１１７条の規定に基づき戸籍訂正を申請することができる。
規定による特別の手続等
法第60条第2項第1号（電算処理ファイル）

法第60条第2項第2号（マニュアル処理ファイル）

個人情報ファイルの種別
政令第21条第7項に該当するファイル
有無行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の概要（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間（実施なし）

記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨

（なし）

備考

個人情報ファイル簿（単票）
個人情報ファイルの名称

犯歴事務

行政機関等の名称

小山市長

個人情報ファイルが利用に供される事務 市民生活部市民課をつかさどる組織の名称

個人情報ファイルの利用目的

公職選挙法第１１条第３項の通知や官公庁からの身上照会等への回答をするために利用する。

記録項目

１氏名、２性別、３生年月日、４住所、５本籍、６犯罪歴

記録範囲

小山市に本籍を有する該当者

記録情報の収集方法

国又は他の地方公共団体

要配慮個人情報が含まれるときは、その含む
旨
記録情報の経常的提供先

選挙管理委員会（名 称）「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織」と同じ
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地（所在地）〒３２３－８６８６ 小山市中央町１－１－１
訂正及び利用停止に関する他の法令のー規定による特別の手続等
法第60条第2項第1号（電算処理ファイル）

法第60条第2項第2号（マニュアル処理ファイル）

個人情報ファイルの種別
政令第21条第7項に該当するファイル
有無行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の概要（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間（実施なし）

記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨

（なし）

備考

個人情報ファイル簿（単票）
個人情報ファイルの名称

相続税法第５８条通知事務

行政機関等の名称

小山市長

個人情報ファイルが利用に供される事務 市民生活部 市民課
をつかさどる組織の名称

個人情報ファイルの利用目的

相続税法第５８条に基づき所管税務署に通知するために利用する。

記録項目

１死亡者氏名、２性別、３生年月日、４住所、５本籍・国籍、６相続開始日、７死
亡届出人氏名、８死亡届出人住所、９親族関係

記録範囲

死亡または失踪者及びその相続人

記録情報の収集方法

死亡届出、失踪届出

要配慮個人情報が含まれるときは、その含まない
旨
記録情報の経常的提供先

所管税務署長（名 称）「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織」と同じ
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地（所在地）〒３２３－８６８６ 小山市中央町１－１－１
訂正及び利用停止に関する他の法令のー規定による特別の手続等
法第60条第2項第1号（電算処理ファイル）

法第60条第2項第2号（マニュアル処理ファイル）

個人情報ファイルの種別
政令第21条第7項に該当するファイル
有無行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

行政機関等匿名加工情報の概要（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地（実施なし）

作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間（実施なし）

記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨（なし）

備考