東北大学での新学生用電子メールサービスの導入
小泉 英介＊1, 早川 美徳＊, 磯辺 秀司＊, 行方 義忠＊, 大川 俊治†＊

東北大学教育情報基盤センター, †東北大学情報部
1koizumi@cite.tohoku.ac.jp

概 要：東北大学では 2014 年 10 月, 学生用の新しい電子メールサービスを導入した. 本稿では, 新しい電子メールサービスの特徴・運用状況やサービスの広報戦略について報告する.

1 はじめにい検討事項として掲げ, 本学情報シナジー機構の大学から学生への連絡は, 目的や内容, 場面等事業として同サービスを整備することとした. そに応じて, 文書や掲示物, 電話, 電子メールなどして, 2 年後の 2014 年 10 月, 新しい学生用電子メ様々な手段でなされている. また, 近年では SNSールサービス Digital Campus Mail （DC メール）による情報発信も行われており, 東北大学（本学）をスタートさせた.

でも積極的に活用している.
SNS は大学から大多数の学生に同時に情報を本稿では, DC メールサービスの特徴や運用状況,サービスの広報戦略等について報告する.

発信する手段として非常に優れているが, 特定の学生へ連絡を行う場合には必ずしも適切な手段で2 サービスの内容[1]あるとは言えない. 一方, 電子メールは以前から存在している連絡手段であるが, 近年のスマート

2.1 認 証本学では, 全学で共通に利用でき, かつ高いレフォンを始めとする携帯情報端末の普及により,ベルのセキュリティを実現する認証機構として,「プッシュ型」のメッセージ伝達手段としてその統合電子認証システムを運用している[2]. 本学の重要性が高まっている. また, 2011 年 3 月に発生した東日本大震災の教訓として, 大規模災害時の安否確認や通信手段の確保という点から見ても,電子メールの重要性が再認識されている.

すべての学生, 教職員は本認証システムのアカウントを有しており, 連携する様々な情報サービスを同一のアカウントでシームレスに利用できるようになっている. DC メールサービスも本認証シス

本学では, これまで各学部・研究科あるいは講テムと連携している. 本認証システム上でのユー座・研究室がそれぞれ独自に電子メールサービス

ザ ID を「東北大 ID」と呼び, それに付随するパを整備してきた. このため, 電子メールサービススワードを「東北大 ID パスワード」と呼ぶ.

を提供していない学部や講座に属する学生は, 本学ドメインのメールアドレスを保持していない場合が多かった. そこで本学教育情報基盤センター
では, 2007 年頃からすべての学生を対象としたメールサービス（旧メールサービス）を提供してきた. しかしながら, サーバ機器等の制約によりウェブメールクライアントの提供しか行うことができず, POP/IMAP を利用したいという要望や情報機器の急速な普及による利用形態の多様化に十分対応しきれていなかった. さらに, 学内の他の情報サービスとの連携についてもほとんど考慮されていなかった.
これらのことを背景として, 2012 年に本学では全学的な電子メールサービスの整備を優先度の高

2.2 利 用 対 象 者
DC メールサービスは学部生, 大学院生を含めて, 本学に所属するすべての学生が利用者となっている. 統合電子認証システム上で学生のアカウント（東北大 ID と東北大 ID パスワード）が作成されると, そのアカウントに基づいて DC メールアカウントが自動的に作成される. このため, 学生は特別な利用申請を行うことなく, 入学後すぐに DC メールを利用することができる.

2.3 利 用 形 態
最初に述べた通り, 旧メールサービスではウェブメールクライアントのみの提供であったが, DC番号アドレスが有効になった後, 以前の学籍番号メールサービスではウェブメールクライアントにアドレス（旧学籍番号アドレス）宛に届いたメー加え, PC やスマートフォン上のメールアプリからルについては引き続き受信することができるが,の利用（SMTP, POP/IMAP）にも対応した. また,旧学籍番号アドレスからのメール送信はできなく

DC メールサービスのアドレス宛に届いたメールなる.

を, 普段主に利用している別のメールアドレスに卒業・修了などで本学を離れた後は, DC メール転送することもできる. 転送設定やメールボックサービスを利用することはできなくなる. ただし,

スの管理などは, ウェブメールクライアント上でDC メール上であらかじめ転送先アドレスを設定行えるようになっている.

しておくことにより, 本学を離れてから 2 年間はDC メールの各アドレス宛に届いたメールが指定

2.3 ア ド レ ス 体 系
各学生には, 表 1 に示した 3 つのメールアドレ
スが割り当てられ, いずれのアドレスに届いたメールも同一のメールボックスで受信するようになされた転送先アドレスに自動転送されるという猶予期間を設けている. これによって, 例えば学外の論文誌等に登録した DC メールアドレスが卒業・修了と同時に突然無効化されてしまうという事態を防いでいる.っている.

全学メールアドレス[Name]@dc.tohoku.ac.jp

2.5 非 常 時 対 応
本学では, 災害などの有事の際に学生および教サブ ID アドレス

[サブ ID]@dc.tohoku.ac.jp

職員の安否確認を行うことを目的とした, 東北大

学籍番号アドレス[学籍番号]@dc.tohoku.ac.jp

学安否確認システム[3]を導入している. DC メー

表 1 DC メールのアドレス

ルのアドレスには, 有事の際にこのシステムから全学メールアドレスの[Name]の部分は, 各自安否確認メールや緊急連絡が届くようになっていの氏名に基づいて決定される文字列であり, 東北る. しかし, 災害時に DC メールのサーバが停止

大 ID が設定される際に同時に自動的に決定されしてしまうと安否確認システムからの連絡が DCる. サブ ID アドレスは, 統合電子認証システム上メールのアドレスや DC メール上で設定されていで東北大 ID とは別にユーザが各自で設定できるる転送先アドレスに届かなくなってしまう.

「サブ ID」を利用したアドレスである. このアド

このような不測の事態を想定し, DC メールサーレスは, 学生本人が自分でサブ ID を設定していビスでは, 外部に非常時用サーバを用意している.

る場合のみ有効なアドレスであり, システム側で非常時用サーバには各学生が DC メール上で設定自動的に割り当てられるアドレスではない.

した転送先アドレスが保持されており, その情報全学メールアドレスは最も基本的なアドレスでは定期的に最新のものに更新されている. DC メー

あって, 各学生が個人的に汎用的な用途で自由にルのサーバが災害や停電などによる事情で停止し利用することを想定した大学公式のアドレスであた場合であっても, 非常時用サーバを利用するこる. そして, サブ ID アドレスは学生が独自に取得とで, そこに保持されている転送先アドレスに対できる「別名アドレス」の役目を果たしている. そして緊急連絡を学生へ送信できる仕組みになってれに対して, 2.6 節にて後述する通り, 学籍番号アいる.

ドレスは学内の教職員との通信に限定されることを想定した事実上の「学内専用アドレス」になっている.

2.6 学 籍 番 号 ア ド レ ス に 対 す る 制 限
学籍番号アドレスはその形式が決まっているので, 第三者による類推がしやすく, 迷惑メールの2.4 大 学 院 進 学 時 お よ び 卒 業 ・ 終 了 時
大学院進学などにより学籍番号が変わった場合,新しい学籍番号に基づく学籍番号アドレス（新学籍番号アドレス）が自動的に生成され, このアドレスによるメールの送受信が可能になる. 新学籍標的になりやすいと考えられる. さらに, 学籍番号は入学年度や学部, 研究科などの情報を含んでいるため, 学外の第三者との通信用途には適切ではないこともある. そのため, 学籍番号アドレスによるメールの送受信については, 以下の制限を設けている.

1.
2.

学籍番号アドレスを使って学外アドレス aに等の際に出張講習会を行う機会も増えてくるものメールを送信することができない.と思われる.

学外アドレスから学籍番号アドレス宛に送信されたメールは受信拒否される.

また, 4 月と 5 月にそれぞれ 2 日間, 学生からの問い合わせに直接対応するため, 川内北キャンパ
スの学生用談話室のテラスにおいて利用相談会を3 サービスの広報および利用状況実施した.

3.1 学 生 に 対 す る 広 報
3.1.1 マ ニ ュ ア ル の 整 備
教育情報基盤センターでは, 学内の各関係部局と連携して,「教育の情報化」に向けた取り組みを

3.2 教 職 員 に 対 す る 広 報
DC メールを利用して教職員が学生と連絡を取る場合, 主に学籍番号アドレスが利用されると想「ディジタルキャンパスプロジェクト」として展定される. これは, 教職員は一般に学生の学籍番開している. 本プロジェクトでは, 学生向け教育号は教育業務上必要な情報として把握しているが,用情報サービスについて, 認証情報やサービスの利用方法に関する解説を網羅的に集約したウェブサイト「教育系情報システムオンラインガイド」[4]を整備している. 学生はこのオンラインガイド

全学メールアドレスやサブ ID アドレスは把握していないためである. このため, 2.6 節で述べた学籍番号アドレスに対する制限, およびメール送受信の際に注意が必要な具体的なケースを記したパを通して, 学内の情報環境やサービスの利用に関ンフレットを作成し, 教職員向けの FD および利する情報へ容易にアクセスできるようになってい用者講習会などで解説した. また, 同内容のウェる. DC メールサービスについても, サービスを開ブサイトも作成した.

始した 2014 年 10 月からオンラインガイド上で利また, DC メールサービスの概要（メールアドレ

3.3 サ ー ビ ス の 認 知 度 と 利 用 デ ー タ
教育情報基盤センターでは, 毎年 7 月に全学教スやメールアプリ向けの設定情報など）を記した

育科目「情報基礎 A」および「情報基礎 B」を受簡易的なパンフレットを作成しており, 利用相談講している全学生（大部分が学部 1 年生, 学部を会等の際に配布して広報している.

問わずほぼ全ての 1 年生が受講）を対象に情報機用方法を解説・周知している.

器およびサービスの利用に関するアンケートを実

3.1.2 テ ク ニ カ ル ア シ ス タ ン ト の 配 置
学生向けの各種情報サービスの利用相談に対応施している[5]. そのアンケートにおける, DC メーするため, 学部初年度級の学生が多く集まる本学の結果を表 2 で示す. また, 2014 年 10 月から 2015

川内北キャンパスにおいて「テクニカルアシスタ

年 9 月までのウェブメール, POP および IMAP にント」と呼ばれる大学院生を配置し, 学生（主による月別の実利用者数を表 3 に示す. なお, 2015

学部 1〜2 年生が対象）からの各種相談に対応して

年 10 月 2 日現在で, 何らかの転送設定を行っていいる.

る学生は 6,259 名であった.

3.1.3 出 張 講 習 会 ・ 利 用 相 談 会 の 実 施
今年 5 月に, 本学医学部医学科 1 年生を対象に,ルサービスの認知度と主な利用方法に関する設問

表 2 DC メールの認知度と利用方法（複数回答可）[5]

サービスの概要説明およびウェブメールクライア

知らない

11.4%

ントによるメール送受信の実習を目的とした講習

知っているが利用したことがない

31.5%

会を実施した. 今後, DC メールを学生との連絡手

転送で利用

38.3%

段の筆頭と位置づける学部・研究科が増えてくる

ウェブメールで利用

11.1%と予想され, それに伴い学生オリエンテーション

メールアプリで利用

10.8%

a

学内アドレスとは一部の例外を除いて「tohoku.ac.jp」で終わるアドレス, 学外アドレ
スは, 学内アドレスではないアドレスをそれぞれ指す.

表 3 DC メールの月別実利用者数

4 まとめ

ウェブメールPOPIMAP

本稿では, 本学で 2014 年 10 月より全学生に対14 年 10 月

3,561

70

144

して提供を開始した DC メールサービスの概要,

11 月

2,065

74169

運用状況やサービスの広報などについて述べてき

12 月

2,324

82

209

た.

15 年 1 月

2,739

108250

サービス提供初年度ということもあり, 利用割

2月

3,442126284

合はまだそれほど高くない. しかし, 少しずつで3月

3,232

140

320

はあるが POP/IMAP 利用者が増加していること,

4月

8,222

319678

また, 既存のメールサービスからの移行が進むこ

5月

5,699

349

709となどを考えると, 利用割合は今後も増加すると

6月

5,053

362744期待される. それを確かなものにするために, 授

7月

5,237

368

759

業やオリエンテーション, 出張講習会などでの学

8月

4,259

372

764

生への周知, 利用者講習会や FD での教職員への9月

4,491

394810周知が重要である. 加えて, 学生と大学との公式の連絡手段の一つと位置づけられているという重3.4 現 状 の 分 析 お よ び 今 後 の 課 題
表 2 によれば, 9 割近くの学生が少なくとも DCメールサービスの存在を知っていることになり,要性に鑑みると, サービス停止を伴わない安定的サービスそのものの認知度は高いと言える. 一方,

参考文献

DC メールを何らかの方法で利用している割合は[1] 磯辺秀司, 小泉英介, 行方義忠, 学生用電子メ57.1%に低下する. この割合が多いか少ないかをールサービスの運用開始について, 東北大学情単純に判断することはできないが, 非常時の緊急報 シ ナ ジ ー 機 構 TAINS ニ ュ ー ス ,連絡手段として考えた場合, 決して高い数値とは言えない. 教職員との教務上の連絡や緊急時の連絡など, 学修活動に直結する重要な連絡手段と位な運用が必須である.

No.42,

pp.6-9, 2015.
[2] 東北大学統合電子認証システム, 統合電子認置づけられているという DC メールサービスの趣証システム概要,旨の周知をより徹底する必要がある.

http://www.tohoku.ac.jp/auth/

POP/IMAP については, 少しずつではあるが利auth-online.html, 2015 年 10 月 2 日現在.

用が増加していることが表 3 から読み取れる.

[3] 国立大学法人東北大学災害対策推進室, 安否POP/IMAP によるサービスが提供できるようになったことにより, メールサービスを従前に独自に設置したものから DC メールサービスに切り替える学部や研究科も出てきている. このため, これらの数値は今後も増加することが期待できる.
DC メールサービス開始の際に一番懸念されていたことは, 2.6 節で述べた学籍番号アドレスに対する制限に関することである. 2014 年 10 月のサ確認システム,http://www.bureau.tohoku.ac.jp/somu/
saigaitaisaku/index3.html, 2015 年 10 月 2 日現在.
[4] 東北大学生のための教育系情報システムオン
ラインガイド,http://www.dc.tohoku.ac.jp/guide/, 2015 年
10 月 2 日現在.

ービス開始当初は, この制限に関する理解が不十[5] 東北大学教育情報基盤センター, 情報機器・サ分であることなどから, 利用者から「メールが不ービスの利用実態に関するアンケート調査,達になる」などの問い合わせが寄せられることが2015 年 7 月実施.

多かったが, 最近では問い合わせもほとんどなく,広報活動やウェブサイト上での周知が効果を発揮したものと考えられる.