〔３〕

管理・処務（個人情報保護規程）○個人情報保護規程（平成 24 年 4 月 19 日理事会議決）
（目的）

第1条

この規程は、本会が取扱う個人情報の保護についての基本的な事項を定めることにより、本会の業務の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）

第2条

この規程において、次の各号に掲げる用語は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。）第８条の規定に基づき定められた農林水産分野における個人情報保護に関するガイドライン（平成２７年７月１１日農林水産省告示第１６７５号。以下「ガイドライン」という。）第２に定義に従うものとする。
(1)

個人情報

(2)

個人データ

(3)

本人

(4)

保有個人データ

(5)

公表

(6)

本人が容易に知り得る状態

(7)

本人に通知

(8)

個人データ又は保有個人データの提供

(9)

本人の同意

（一般原則）
第3条

本会は、本会が行う事務及び事業の遂行にあたって遵守すべき法令等の規定並びに法及び個人情報の保護に関する基本方針（平成１６年４月２日閣議決定）の規定を遵守するほか、ガイドライン及び雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン（平成１６年７月１日厚生労働省告示第２５９号）（以下「雇用管理ガイドライン」という。）の規定に従い個人情報を適正に取扱うものとする。また、本会が定める情報セキュリティーポリシーについて遵守する。
（利用目的）
第4条
２

本会の保有する個人情報は、本会定款第４条に規定する事業の円滑な実施のため利用する。

労働者等（雇用管理ガイドライン第２の７に規定する労働者等をいう。）の個人情報は、前項に掲げる事業等を実施する際の雇用管理のために取得し利用する。
（利用目的による制限）

第5条

本会は、前条の規定する利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱う場合は、あらかじめ本人の同意を得るものとする
２

前項に規定する本人の同意を得るに当たっては、書面により同意を得ることを原則とする。

３

第１項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1)

法令に基づく場合(2)人（法人を含む）の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合(3)

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合

〔３〕

管理・処務

(4)

（個人情報保護規程）

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合（取得の制限及び取得に際しての利用目的の通知等）
第6条

本会は、本会定款第４条に規定する事業の遂行に必要な場合に限り、個人情報を取得する。また、思想、信条、宗教、病気、健康状態その他社会的差別要因となる個人情報の取得にあたっては、その適正な取扱いの確保に努めるものとする。
２

本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその目的利用を、本人に通知又は公表するものとする。

３

前項の規定にかかわらず、契約書、アンケートなど、書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）により直接本人から個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、書面により利用目的を明示するものとする。ただし、人（法人を含む）の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場
合には、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示することなく個人情報を取得することができる。この場合は、前項の規定に基づいて、取得後、速やかにその利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。

４

利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

５

前３項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1)

利用目的を本人に通知又は公表することにより、本人又は第三者の生命身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2)

利用目的を本人に通知又は公表することにより、本会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3)

国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合(4)

取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（個人データの内容の正確性の確保）
第 7 条

本会は、第4条に規定する利用目的の達成に必要な範囲内において、取扱う個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
（保存期間等）第8条

本会は、その取扱う個人データについて、利用目的の達成に必要な範囲内で保存期間を定めるものとし、当該保存期間経過後または利用目的達成後は、遅滞なくこれを消去するものとする。
（安全管理措置）第9条

本会は、その取扱う個人データの漏えい、滅失又はき損（以下「漏えい等」という。）の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置（以下「安全管理措置」という。）を講ずるものとする。また、当該安全管理措置を講ずるにあたっては、次の各号に掲げる事項について、それぞれ当該各号に掲げる措置を講ずるよう努めるものとする。
(1)

組織的管理措置

個人情報取扱いの安全性に関する監査の実施、第12条に規定する個人情報保護管理者の設置その他の安全確保のための組織体制の整備に関する措置(2)

技術的管理措置

外部からの不正アクセスへの防御に関するシステム構築及び情報の暗号化、個人データへのアクセス制限、その他の個人データの取扱いに関する技術的措置

〔３〕
(3)

管理・処務

（個人情報保護規程）

人的管理措置

個人情報の取扱に関する役職員（臨時及び嘱託の職員を含む。以下同じ。）に対するこの規程の周知徹底、次条第２項に規定する教育研修の実施、その他の措置（役職員の監督）
第10条

会長は、役職員に個人データを取扱わせるにあたっては、当該役職員に対し、当該個人データの安全管理が図られるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
２

会長は、安全管理措置その他の個人情報の適正な取扱いの確保のため、当該役職員に対し教育研修その他の措置を実施し、又は役職員が教育研修その他の措置を受けることができるよう措置するものとする。

３

前項に規定する教育研修その他の措置においては、役職員がその在職中並びに退職後、その業務に関して知り得た個人情報の内容を正当な権限なく他人に知らせ、また不当な目的に使用しないようにするための内容を含むものとする。
（委託先の監督）

第11条

本会が個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者（以下「委託先」という）に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。また、必要に応じて、委託先に対して、契約の内容が遵守されていることを確認するものとする。
２

前項前段に規定する必要かつ適切な監督に係る措置として、本会は委託先として適切な者を選定して委託契約を結ぶとともに、当該委託契約等において、次に掲げる事項を定めるものとする。

３(1)

委託先の個人データの取扱いに関する事項(2)

委託先の秘密保持に関する事項(3)

委託された個人データの再委託に関する事項(4)

契約終了時の個人データの返却に関する事項

既に委託を受けている者と、個人データの取扱いについて複数の委託契約を締結する場合（締結する予定の場合を含む。）は、前項各号に規定する事項について別途個人情報保護に係る安全管理措置等に関する契約を締結できるものとする。
（個人情報保護管理者）

第12条

本会は、個人情報の適正な取扱いのため、個人情報保護管理者（本会が取り扱う個人情報に関する責任者をいう。以下同じ。）を置くものする。
２

本会の個人情報保護管理者は専務理事とする。

３

個人情報保護管理者は、個人情報の保護に関する規程及び監査体制の整備、その他個人情報の取扱いの監督を行うものとする情報の取扱い状況についての監査を行うものとする。
（個人情報の保護に関する方針）

第13条

本会の個人情報の保護に関する方針は次のとおりとする。

(1)

法令等を遵守し、個人情報を適切に取扱う。

(2)

苦情処理に適切に取り組む。

(3)

個人情報の利用目的は可能な限り限定して示す、又は本人の選択による利用目的の限定に取り組むなど、本人にとって利用目的がより明確になるようにする。
(4)

個人データの取扱いを外部に委託する場合は、委託する内容を公表する等委託処理の透明化を進める。
(5)

本人からの求めにより保有個人データを開示するときは、個人情報の取得元又はその取得方法を可能な限り具体的に明示する。

〔３〕
(6)

管理・処務

（個人情報保護規程）

保有個人データについて本人から求めがあった場合には、利用停止に応じる。

（第三者提供の制限）
第14条

本人の同意を得て本会が取扱う個人データを第三者へ提供する場合は、当該同意は書面によるものとする。
２

次の号のいずれかに該当する場合は、本人の同意を得ずに、個人データを第三者に提供することができる。
(1)

法令に基づく場合(2)人（法人を含む）の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(3)

公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(4)

国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
３

第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止する場合、次の事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前２項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供ができるものとする。

４(1)

第三者への提供を利用目的とすること(2)

第三者に提供される個人データの項目(3)第三者への提供の方法(4)

個人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること

次に掲げる場合は、当該個人データの提供を受ける者は第三者に該当しない者とし、前３項の規定にかかわらず、当該個人データを提供することができるものとする。
(1)

利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合(2)

個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、次に掲げる事項について当該共同利用をする前にあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態においているとき。
ア

共同利用をする旨

イ

共同して利用される個人データの項目

ウ

共同して利用する者の範囲

エ

利用する者の利用目的

オ

開示等の求め、及び苦情を受け付け、その処理に尽力するとともに、個人データの内容等について、開示、訂正、利用停止等の権限を有し、個人データの安全管理等について共同利用者の中で第一次的に責任を有する事業者の氏名又は名称（保有個人データに関する事項の公表等）
第15条

本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項を記載した書面を事務所に備えるとともに、ホームページ上に掲載し、公表するものとする。
(1)

本会の名称

(2)

第4条に規定する利用目的(3)

第13条第１項に規定する個人情報の保護に関する方針(4)

利用目的の通知又は保有個人データの開示等を求める場合の手続及び手数料(5)

第22条に規定する個人情報の取扱いに関する苦情の申出先

〔３〕
２

管理・処務

（個人情報保護規程）

本会に対し、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを通知するものとする。

ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

３(1)

前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合(2)第6条第５項(1)から(3)までに該当する場合

本会は、前項の規定により求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく当該決定をした旨を通知するものとする。
（保有個人データの開示等）

第16条

本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別さる保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、本人に対し、書面を交付する方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく当該保有個人データを開示するものとする。

ただし、開示することにより次の各号のいずかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

２(1)

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2)

本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3)

他の法令に違反することとなる場合

前項の規定により求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく当該決定をした旨及び当該決定をした根拠となる条文等を通知するものとする。
（訂正等）

第17条

本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）を求められた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく事実の確認等必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人情報の訂正等を行うものとする。
２

前項の規定により求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。
（利用停止等）第18条

本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下「利用停止等」という」）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合、その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
２

前項の規定による求めに対し、保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知するものとする。

（理由の説明）
第19条

本会は、第15条第３項、第16条第２項、第17条第２項または前条第２項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めるものとする。
（開示等の求めに応じる手続）
第20条

第15条第２項、第16条第１項、第17条第１項又は第18条第１項の規定による求め（以下この条に〔３〕

管理・処務（個人情報保護規程）おいて「開示等の求め」という。）を行う者は、開示等の求めを行う旨及びその内容を記載した書面を会長へ提出するとともに、次に掲げる書類を提示、又は提出しなければならない。
(1)

開示等の求めをする者が本人である場合は、本人であることを示す書類(2)

開示等の求めをする者が未成年者または成年被後見人の法定代理人、若しくは開示等の求めをすることについて本人が委任した代理人である場合は、代理人であることを証する書類
（手数料）
第21条

第15条第２項及び第16条第１項に規定する開示等にあたっては、必要に応じて手数料を徴収するものとし、当該手数料は別表のとおりとする。
２

前項に規定する手数料の納付は、現金支払又は振込によるものとする。

ただし、送料については、郵便切手によることができるものとする。
（苦情の処理）第22条
２

本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

前項の目的を達成するために、苦情の適切かつ迅速な処理は、個人情報保護管理者が担当するものとする。
（法違反又は法違反のおそれが発覚した場合の対応）

第23条

本会は、本会が取扱う個人情報（委託を受けた者が取り扱うものを含む）について、法違反又は法違反のおそれが発覚した場合には、次の対処を実施するものとする。
(1)

事実調査、原因の究明
事実関係を調査し、法違反又は法違反のおそれが把握できた場合には、その原因究明にあたる。

(2)

影響範囲の特定前号の規定で把握した事実関係による影響がどれほど及ぶのか、その範囲を特定する。

(3)

再発防止策の検討・実施
第１号の事実調査で究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施する。

(4)

影響を受ける可能性のある本人への連絡及び公表等
個人データの安全管理について法違反があった場合には、二次被害の防止、類似事案の発生回避の観点から、事実関係について、速やかに本人に連絡し、又は本人が容易に知り得る状態におくとともに、事実関係、再発防止策について速やかに公表する。
(5)

関係行政機関への報告
事実関係及び再発防止策などについて、直ちに秋田県、及び東北農政局に報告する。東北農政局への報告は秋田県を経由して行うものとする。

附則（平成24年4月19日理事会議決）

この規程は、平成 24 年 4 月 1 日から適用する。
附則（平成29年2月17日理事会議決）

この規程は、平成 29 年 2 月 17 日から施行する。

〔３〕別表 手数料

管理・処務（個人情報保護規程）（第21条関係）書面の交付による場 口頭・電話による場

ファクシミリ・電子メ合合ールによる場合

20円 お よ び 送 料無料20円

第 16条 第 1項

用 紙 1枚 に つ き 20円―

用 紙 1枚 に つ き 20円（保有個人データ等の開示および送料

第 15条 第 ２ 項（利用目的の通知の求め）（注）の求め）（注）ファクシミリ・電子メールによる通知等は、開示の求めを行った者が同意した場合に限る。