入学予定者への入学前 ID 発行と予定者向けサイトの構築
中澤和紀 1)

北山広喜 2) 増井恵理子 3)

1)2)3)京都大学国際高等教育院

1)2)3)730joho2@mail2.adm.kyoto-u.ac.jp

ID Provision to New Students before Enrollment and Development of a Web
Site for Them
Kazunori Nakazawa1) Hiroki Kitayama2) Eriko Masui3)
1)2)3)Institute for Liberal Arts and Sciences, Kyoto University

概要：大学教育の質保証の観点から学事暦が窮屈になっており，４月の新学期開始までの日程に余裕がなくなってきている．大学新入生にとって入学直後には様々なガイダンスを受けつつ，選択科目の履修登録を慌ただしいスケジュールで行うことになりガイダンスの形骸化や不十分な情報による科目選択などの問題が懸念される．とりわけ入学試験の結果発表から入学までの日程の余裕が少ない国立大学ではこの問題は重要である．本報告では京都大学で 2016 年度から開始した取組として，学部入学予定者への ID の入学前発行と，さまざまな登録や大学での学修に必要な情報の提供を行う
Web サイトの構築と運用経験について報告する．

1 はじめに

ひとつは 3 月の諸手続きなど大学・学生間

京都大学ではかねてから，学部生は合格発表のやりとりが郵送で行われていたことが挙後から入学式までの諸々の手続き，ガイダンスげられる．もしこれらの手続きがオンライ等に時間的余裕がなく，入学予定者は慌ただしン化できれば，配送に要する時間に加え，いスケジュールで郵送による書類手続きをこな

大学側での処理も電子化され，スケジューし，全学共通科目（京都大学の教養・共通教育），ルはかなり余裕の持ったものへと変更可能

全学機構，所属学部・学科等のガイダンスに右である．ただし，そのためには個人認証のも左もわからないまま，機械的に参加していく仕組みが必須である．

状況であった．しかし，手続きの中には，大学

もうひとつは，４月の種々のガイダンスで制度の概要を知識として持ったうえで，高校と大量の情報（本学の規則や制度）が伝達さは異なり自ら学ぶ内容を決めていくという主体れることである．これら指導の一部を事前的な学習への切り替えを必要とするものが含まに Web で代替できれば，ガイダンスの内れている．余裕のないスケジュールと短期間に容を精選し，軽量化できる．

集中するガイダンスでは，必要な情報が消化不このような問題点と解決の方向性をふまえ，良になっていないか，また，必要な情報を得て入学後に必要な情報を提供すること，入学前のいたとしても，学生自身が自らの責任で考え，手続きをオンラインで済ませること，一部のガ的確な判断を下せているのか，心もとない状況

イダンス内容を e-learning 化し学んでもらうこのまま授業開始に至る実状があった．とを目的とした入学予定者サイトを構築した．

入学期の慌ただしいスケジュールとなっていた要因として以下の２点が挙げられる．

２．サイト構築の体制

京都大学の学部等の在籍者となるため影響は深

入学予定者サイトの構築にあたっては ID刻である．現在，入学予定者を含めた 2 つ以上や学籍管理など学内関係部署との連携が求めらの学籍を持つ学生にも対応するよう開発を進めれる．学内で個人認証を統括している情報環境ている．

機構に入学予定者への ID 発行の早期化について協力を依頼した．また，学籍を管理している

3 入学予定者サイトの構築

教育推進・学生支援部教務企画課，学生系基幹

3.1 入学予定者を対象とする業務の概要

システムを運用している企画・情報部情報推進

入学予定者サイト構築の具体的説明の前に，課など関係部署へ協力要請し，サイト構築のた入学予定者に対して従来行っていた業務を示す．

めのワーキンググループを設置した．

入学前の手続きとして，大学は入学予定者へ合格発表後に 2 回，郵送による書類手続きを求

３ 入学予定者への ID の入学前発行

めていた．１回目は合格後で，入学料の振り込

京都大学ではかねてから学内での様々な情みを確認している．２回目は学生番号通知書，報サービスをシングルサインオンで利用できる

授業料納入案内，生協案内，保険関係案内等をようにした学生用アカウント（ECS-ID）を在学送付するとともに住所登録，外国語選択手続の生に提供している．入学予定者サイト用のアカ提出を求めている．これらの提出はショートノ

ウントに，ECS-ID を利用できれば，入学予定ーティスであり，入学予定者は様式を受け取っ者は与えられたアカウントを入学後も継続しててすぐに返送しなくてはならない状況であった．

利用できる．他大学での実践事例もあり[1]，情さらに 28 年度からは少人数教育科目「ILAS セ

報環境機構で ECS-ID の入学前発行について検ミナー」について選択科目の抽選申込手続きも討したその結果，入試合格者に対してアカウン追加される予定であった．科目の選択についてトを発行することが可能であるとの結論を得，は大学での主体的な学習への心構えや，大学制各学部から入学予定者に郵送する入学手続き書

度の概要を知識として持っておくことが求めら類一式と ECS-ID の通知書を同封し，郵送するれる．従来の運用では適切な科目選択が行えず，こととした．

入学予定者の学習動機の低下を招く懸念があっ大半の入学予定者への ID 発行はこの方法た．

でよかったが，少数の予定者で問題が起きた．

ガイダンスは，4 月以降入学式までの期間に具体的には，入学予定者の一部に現在，本学の開催されるが，全学部に共通のものは 1 日を要学籍を有しており，再度，本学を受験した者がし，午前中に教養・共通教育についての概要やいた．このような予定者は ECS-ID から紐づけ

大学の制度，履修登録などの手続きが説明され，られる学生番号として既存の学籍が優先され，午後は大学の情報サービスの利用法や大学生の入学予定者としてのデータが参照されなかった

コンプライアンスにまつわること等が指導されため入学予定者として入学予定者サイトにログる．学生はいわば缶詰状態で詰め込み教育を強インできなくなっていた．これは正式な学籍のいられていた．学生の集中力も途切れがちで，発行前に ID を交付したことで ID から学籍せっかく聞いてもどこまで頭に残っているかわへの紐付けが多重化したことにある．今後，入からないといった不安の声がアンケートに寄せ学予定者サイトを大学院合格者にも展開するこられていた．とを予定しているが，大学院については，合格入学予定者サイトの構築と並行して，全学共時期も多様であり，なおかつ，かなりの割合で通科目については平成 28 年度から実施される

様々な見直しが行われた[2]．入学時のスケジュ

でもなお，入学前ガイダンスの内容は盛りだくールに関連するものとしては時間割のブロックさんであるため，一部の内容を e-learning にま化がある．従来は外国語の科目選択の決定後にとめ，事前に自宅で学習できる環境を作ることクラスごとに時間割を編成していたが，クラスとなった．これらの e-learning の総称を「e-編成方法を見直すとともにこれを学部・学科ごlearning：大学生活における基本ルール」とし，とに必修性の高い科目（外国語科目や理系の基入学予定者サイトにリンクを付け，入学前に必礎教育科目など，卒業に必修もしくは選択必修ず学習するよう指示する形をとった．となる科目）の時間割指定をクラスに関係なく3.3 Web サイトの構成固定化した．これにより，合格時に学生は時間

入学予定者サイトには ECS-ID で京都大学全割を知ることが可能になり，選択科目の履修の学生共通ポータルにログインすることにより，検討を開始できる．とりわけ，ILAS セミナーアクセスできる．

は各曜日の 5 限に主に開講しているが，5 限にアクセスした全員が必須の手続きを漏れなくは必修性の高い科目は配置していないので，完了できるよう，初めてアクセスすると基本情

ILAS セミナーの履修希望を入学前に提出する報の登録を行うためのポップアップ画面が表示ことが可能になった．

される．アルファベット氏名登録，住所等登録

3.2 入学予定者サイトの機能概要

および入試に関するアンケートは当画面のなか入学予定者サイトの機能概要は従来業務の改善と，全学共通科目の見直しによるメリットを活かすことを意識してまとめた．
登録手続きについては，ショートノーティスで登録する．基本情報の登録が完了したらホーム画面に進むことができる．
ホーム画面には，大きく分けて以下の 6 つのコンテンツがある．

で学生に負担を強いていたものを中心に下記の

１）学修案内ものを取り込んだ．

２）必要な諸手続と e-learning

・ 学生番号通知３）京都大学生協加入案内へのリンク

・ アルファベット氏名登録４）お知らせ掲示板

・ 住所等登録

５）就学支援手続きスケジュール案内など，

・ 入試に関するアンケート

その他関連サイトへのリンク

・ 外国語科目履修選択手続き

６）授業シラバス閲覧，指定時間割閲覧

・ ILAS セミナー抽選申込手続（新規）１）の学修案内と２）の手続き関係について

これらの手続きを行う前に，または並行して，は，相互に確認しつつ，短期間で確実に手続き大学での主体的な学習に際しての心構えや，単を済ますことができるようにユーザーの導線を位制度など大学制度の概要を知ってもらうため意識し，UI 等デザインを工夫した．に，大学の学修案内のページも構築することにまた，１）の学修案内は入学予定者のみでななった．4 月に入ってすぐに必要となる履修登く，受験生や保護者にも確認してもらえるよう録の手続きの概要や，ブロック化した時間割に既存の国際高等教育院のサイト内にコンテンツついての注意事項等，大学での勉学生活に必要を作成して参照する形式をとった．入学予定者な情報の提供を目的としている．

サイトからは手続きの順に沿ってコンテンツを学修案内ページの内容は従来のガイダンスで確認していけるようリンクの並べ方を工夫した．

周知してきた事項も含まれ，4 月にガイダンス

２）に含まれる「e-learning：大学生活におけへ参加する前に内容の予習が可能となる．それる基本ルール」については，e-learning のコンテンツを京都大学サイバーラーニングスペース

3.4 供用に際しての懸念事項とその対策という別システム内で展開したが，開発期間の実際にサイトを入学予定者に向けてリリース

制約からシステム連携はしていない．受講完了

するにあたり，以下のような懸念事項があったを本サイトに反映させることは諦め，受講が完ためそれぞれ対策をとった．

了した学生に自己申告させる形でチェックボッ

１）確実に操作してもらえるか，クスにチェックを入れさせることとした．

２）短期間にオンラインで手続きを漏れなく４）のお知らせ掲示板は京都大学全体および各学部教務担当からのお知らせを随時掲載するものである．

完了できるか，
３）電話での問い合わせが多数あった場合，対応できるか．

６）の授業シラバス閲覧，指定時間割閲覧で１）については，詳細な操作マニュアルを作

は全学共通科目および所属学部専門科目のシラ成し，入学手続き書類に同封した．２）ついてバスや，ブロック化した各学部の指定時間割なは，操作マニュアルの中にチェックリスト形式

どを入学前からサイト上で確認できるようにしの「MUST-DO リスト」を掲載し，オンラインた．これらの情報は，学生が入学前から履修計で行う手続き全体のスケジュールを把握しても画を立てるうえでの参考になると考えられる．

らうこと，及び完了した手続きにチェックを入その他全体について，当初，PC 用の画面だけれることで未完了の手続きを一目で把握できるを開発する予定で進めたが委託業者の協力を得ようにして対策をとった．てスマートフォン向けの画面を併せて開発した．
その効果については後述する．

図１

入学予定者サイトホーム画面
図２

MUST-DO LIST

３）については，問い合わせ先の電話番号を 5

該当者にはスマートフォンや高校での共有 PC

つ用意し，操作マニュアルに受付時間とともにで対応してもらうようお願いした．スマートフ掲載した．

ォンへの対応は PC の利用で困難を抱えた利用者に別のアクセス方法を与える点でも有用であ

4 入学予定者サイトの運用実績

る．

入学予定者サイトを実際に運用した平成 28
年度の結果を以下にまとめる．

5 おわりに対象となる予定者数は 2996 名であるが，手本報告では，入学予定者に対して年度当初の続き等の完了率は，締め切り日時点で 99％を超

スケジュールの緩和のために ID の早期発行と，え，登録作業はおおむね円滑に進んだと考えら入学予定者サイトによる各種登録を導入したこ

れる．e-learning の修了率は入学予定者自身にとを紹介した．これらの取り組みにより余裕をよるチェック結果を確認すれば 92％と高い数持ったスケジュールで入学手続き等を行っても字であったが，e-learning システムの受講デーらえるようになった．現在，京都大学では大学タ（修了テストの完了）では，修了率は約 58％

院生を対象に同様にシステムを稼働させることであった．実情と学生の自己申告は大幅に異なを検討している．また，本学では全学生に，学るとはいえ，その前年度の入学者に 4 月以降に生教育研究災害傷害保険等の加入を義務付けて実施した e-learning の修了率はおおよそ 37%いるが，その申請手続き等，入学当初に済ませであったことからは改善している．ておくべき手続きを集約することも進めている．

多数の問い合わせを懸念した電話対応については，15 日間の運用期間で 100 件程度あり，対さらに，留学生への配慮から英訳についても進めている．

応しきれないほどの件数には至らなかった．受験生やその保護者のほとんどは，オンラインシステム等の操作に慣れていると考えられる．ただし，問い合わせの中にはパスワード忘れや先述の旧在籍者，現在籍者に対する不具合など
ECS-ID アカウントに関連するものが多く，これらについては情報環境機構の学生窓口の協力を得て対応した．
Web サイトの構築にあたっての留意事項の一つは種々のブラウザへの対応である．入学予定者の問い合わせに対し，本サイトでは初回のログイン直後に必要な登録を完了させるためにポップアップ画面が開く仕組みになっているが，Windows Vista 上の Internet Explorer ではこれが開かないという問題があった．Windows
Vista では Internet Explorer が Version 9 まで

図３

合格発表からの流れ（サイト導入後）しか使えない．家庭で利用されているパーソナ
ルコンピュータは業務などで用いるものより長参考文献期に使われることへの配慮が必要である．なお，[1] 藤村直美：九州大学における学生 PC 必携

化の取り組みとその後について，情報処理学会 教育とコンピュータ研究会，第 127 回研究会 (2014)[2] 大いに学んで世界に羽ばたけ－新しくなった教養・共通教育－，京都大学国際高等教育院(2016)