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サービス担当者会議
Ver.01

1目次
１．導入編
・オンラインサービス担当者会議の意義……………P3・開催の流れ……………………………………………P4・導入のステップ………………………………………P5・必要な機器・ICT ……………………………………P6

３．資料編
・担当者会議「出席者用」接続マニュアル…………P16・オンライン担当者会議導入のご案内………………P17・FAXでの出欠確認用テンプレート…………………P18
・連絡ツール「LINEWORKS」導入マニュアル……P20・「Googleフォーム」を使った日程調整 …………P21
・日程調整ツール「調整さん」の活用方法…………P22・スムーズに開催する為の「事前チェックシート…P24

２．実践編
・会議前日以前：日程調整……………………………P10・会議前日以前：ウェブ会議ツール接続先の連絡…P11・会議当日：機器設置のポイント……………………P12・会議当日：オンライン参加者との接続……………P14

４．FAQ
・情報セキュリティ関連………………………………P27
・ITツール関連…………………………………………P31

2

オンラインサービス担当者会議の意義

導入編

オンラインサービス担当者会議は、「コロナ禍の３密対策」や「業務改善の手段」と思われがちですが、それだけではありません。
オンラインサービス担当者会議は、より良いケアマネジメントを行う新しい手法の１つです。
オンラインで開催することで、医師や薬剤師などの専門職、普段参加がむずかしい家族の方たちの参加促進、ならびに録画による記録とケアチームとの情報共有が可能となる画期的なものです。
利用者と家族、ケアチームとともに「質の高いケアマネジメント」を目指し、オンライン担当者会議の知識とスキルを習得しましょう。

ケアタウン総合研究所
代表 高室 成幸

3

開催の流れ① 日程を調整する

導入編② 参加者へウェブ会議ツールのＵＲＬを送付する＜URL＞
https://us02web.Zoom.us/j/8③ 担会当日、ご利用者さま宅へ行く

画像出所：いらすとや④ ウェブ会議を接続し、担会を開催する4導入のステップ

導入編①自事業所内での話し合い・合意
オンライン担当者会議を導入するメリット、実現性などについて、職場で話し合い、合意しましょう。
まず職員間でウェブ会議ツールを実際に接続して使い方や効果を体感してもらいましょう。

②ケアチームの事業所への相談・合意
サービス提供事業所へオンライン担当者会議の開催について提案・相談し、合意を得ましょう。
その際「オンライン担当者会議のご案内 ：事業所様向け（Ｐ１７参照）」などを活用して、メリットや運用方法を伝えましょう。「オンライン体験会」をやってみるのもよいでしょう。

③ご利用者・ご家族への説明・合意
ご利用者とご家族へオンライン担当者会議の開催について相談し、合意を得ましょう。
その際「オンライン担当者会議のご案内 ：ご利用者さま・ご家族さま向け（Ｐ１７参照）」を活用して、メリットや運用方法を伝えましょう。
5

必要な機材・ICT①

ネットに繋がっている本体

導入編

パソコンやタブレットをご利用者さまのご自宅でネットに接続します。
＊起動すると直ぐにネットが使用できる「回線契約付タブレット」もお勧めです。

本体

本体をネットに接続する手段

ノート

1. ご自身のスマートフォンのネット回線と接続（P32参照）

パソコン

1. モバイルルーターと接続
タブレット

1. ご利用者様ご自宅のWi-Fiと接続
6

必要な機材・ICT②

ウェブ会議システム（Zoom）

導入編

ウェブ会議システムはZoomがお勧めです。ホームページから無料でダウンロードできます。初期設定は画面の案内通りに実施すれば3分で完了します。

写真提供：医療法人社団健育会ひまわり在宅サポートグループ

ＺＯＯＭは無料版と有料版があります。
P31参照。

7

必要な機材・ICT③

周辺機器

導入編

以下の周辺機器があると、より良い会議が開催できます。

名称

スピーカーフォンタブレット/スマホスタンド

モバイルバッテリー

価格帯

3,000円 ～ 15,000円

100円 ～ 700円

1,300円 ～ 3,000円

メリット

・音量が拡大できる・リモート参加者の声が聴きやすい
・複数人で参加する場合、PCから離れていても声が届く

・カメラの角度を柔軟に調節できる・ご利用者様の表情が映る角度にセットするのがお勧め

・充電切れが回避できる
・可能なら充電器と延長コードを持参すると安心8目次
１．導入編
・オンラインサービス担当者会議の意義……………P3・開催の流れ……………………………………………P4・導入のステップ………………………………………P5・必要な機器・ICT ……………………………………P6

３．資料編
・担当者会議「出席者用」接続マニュアル…………P16
・オンライン担当者会議導入のご案内………………P17・FAXでの出欠確認用テンプレート…………………P18
・連絡ツール「LINEWORKS」導入マニュアル……P20
・「Googleフォーム」を使った日程調整 …………P21・日程調整ツール「調整さん」の活用方法…………P22
・スムーズに開催する為の「事前チェックシート…P24

２．実践編
・会議前日以前：日程調整……………………………P10
・会議前日以前：ウェブ会議ツール接続先の連絡…P11・会議当日：機器設置のポイント……………………P12・会議当日：オンライン参加者との接続……………P14

４．FAQ
・情報セキュリティ関連………………………………P27
・ITツール関連…………………………………………P31

9【事前準備】日程調整

実践編

日程調整は、通常のサービス担当者会議と同じです。
＊日程調整アプリを使用すると効率よく日程調整ができます（P21~23参照）。

日程調整のコツ
なかなか日程が合わない・・

1. 前月～2週間以上前に設定する
2. 候補日を複数挙げる
3. 「この日は◎◎さんが大丈夫」と伝える ＊推し日程がわかっていると決まりやすい
4. 開催後に、その場で次回開催日を決める。
10

【事前準備】ウェブ会議ツールの「接続先」の連絡

実践編

参加者に以下の方法でウェブ会議ツールの「接続先」を連絡しましょう。接接続先URLをメール・SMSで送る

QRコードを作成し、FAXで送るこんにちは。
A様のサービス担当者会議についてご案内致します。

電話で接続先番号とパスワードを伝える
接続先は、「823-424-3321」です。

■日時＊月＊日(＊) ＊時＊＊分～＊＊時＊＊分

パスワードは、「1234」です。

■Zoom接続先
https://Zoom.us/j/***********
ミーティングID： ***-***-***
パスワード： ******

QRコードの作成方法は、
P19参照
11

【会議当日】機器設置のポイント①

実践編

カメラの角度は、ご利用者様の表情が写るように調節しましょう。タブレッ
トの場合は、角度が調節できるタブレットスタンドの活用も有効です。
タブレットスタンド（100均）

出典：「介護サービス事業における生産性に資するガイドライン」（厚生労働省）（https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/000679165.pdf）のP111の写真を転載

12

【会議当日】機器設置のポイント②

実践編

パソコンは、マイクの集音範囲を考慮して、ご利用者様や他の出席者の声を集音できる位置に本体を設置しましょう。スピーカーフォン活用も有効です。
一般的なノートパソコンのマイク位置と集音範囲

45度

マイク位置

音量と集音範囲を補完するスピーカーフォン

集音範囲
１ｍ～１.５ｍ

マイク ＆ スピーカー13

【会議当日】オンライン参加者との接続

実践編

以下のポイントを押さえながら遠隔でフォローし、全員と接続しましょう。
円滑に接続するポイント
1.

事前に、参加者と携帯電話番号を交換しておく

1.

事前に、参加者に「オンライン会議出席方法」
マニュアルをお渡しし、自分も印刷して持参する

2.

当日の接続が上手くいかない参加者には電話でやりとりし、一緒にマニュアルを参照しながら問題を解決する
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目次
１．導入編
・オンラインサービス担当者会議の意義……………P3
・開催の流れ……………………………………………P4
・導入のステップ………………………………………P5
・必要な機器・ICT ……………………………………P6

３．資料編
・担当者会議「出席者用」接続マニュアル…………P16
・オンライン担当者会議導入のご案内………………P17
・FAXでの出欠確認用テンプレート…………………P18
・連絡ツール「LINEWORKS」導入マニュアル……P20
・「Googleフォーム」を使った日程調整 …………P21
・日程調整ツール「調整さん」の活用方法…………P22
・スムーズに開催する為の「事前チェックシート…P24

２．実践編
・会議前日以前：日程調整……………………………P10・会議前日以前：ウェブ会議ツール接続先の連絡…P11
・会議当日：機器設置のポイント……………………P12
・会議当日：オンライン参加者との接続……………P14

４．FAQ
・情報セキュリティ関連………………………………P27
・ITツール関連…………………………………………P31

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出席者配布用Zoom接続マニュアル

資料編

Zoomを初めて使う事業所・ご家族にマニュアルを印刷してお渡ししましょう。

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オンライン担当者会議導入のご案内文テンプレート
ご利用者さま・ご家族さま用

事業者さま用

資料編

ご利用者さま・ご家族さま・事業所さまに、オンラインサービス担当者会
議のメリットや運用方法をお伝えし、開催の同意を得ましょう。
但し、オンラインを望まれていない場合は、無理に勧めず、従来通りご利用者宅から出席して頂きましょう。

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FAXでの出欠確認用テンプレート

資料編

Zoom接続先URL・ミーティングIDの記載欄付き
接続先URLの「QRコード」も記載可能

参加予定者は、①ご利用者宅からの参加②WEB参加を選択して回答が可能

18

QRコード作成サイト（無料）

資料編

URLを貼り付けるだけでQRコードが作成できます。

無料のQRコード作成サービスを利用して URLをQRコードに変換します
QRコード作成【無料】／QRのススメ https://qr.quel.jp/

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連絡ツール「LINE WORKS」導入マニュアル

資料編

無料で使える連絡ツール「LINE WORKS」をケアチーム全員で導入して、連絡・情報共有を効率化しましょう。
LINEWORKSのセキュリ
ティの安全性については、P29をご覧下さい。

20

「Googleフォーム」を使った日程調整①

資料編

Googleフォームを使った日程調整のメリット●Eメール、ショートメール、チャットで送信。FAX
送信の場合はQRコードに変換して送付が可能（スマホから回答）●回答者に回答記録が残る。（保管文書）●不参加の場合の意見照会も求めることができる。
●テンプレート化して利用できる。

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「Googleフォーム」を使った日程調整②

参加者が多い日程がひと目でわかる

資料編

個別に回答を確認（意見照会）

スプレッドシートで表示して、メールアドレスを確認。
ZoomのミーティングIDを一斉送信するために利用できる。

※パソコン上で集計結果を確認

22

日程調整ツール「調整さん」の活用方法

資料編

無料で使える日程調整ツール「調整さん」を利用すると、出席予定者の空いている日程を全員がリアルタイムで共有できます。
【使い方】①候補日を入力する②以下のURLをEメール、ショートメッセージ、LINE WORKS等で連絡する③参加予定者は、URLをクリックし、参加可否を「〇・△・×」で記入する
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スムーズに開催するための「事前チェックシート」

主催者
用

仮

参
加者
用

資料編

事前チェックシートを使って、準備物の抜け漏れ等を減らしましょう。

仮24

目次
１．導入編
・オンラインサービス担当者会議の意義……………P3
・開催の流れ……………………………………………P4・導入のステップ………………………………………P5・必要な機器・ICT ……………………………………P6

３．資料編
・担当者会議「出席者用」接続マニュアル…………P16・オンライン担当者会議導入のご案内………………P17
・FAXでの出欠確認用テンプレート…………………P18
・連絡ツール「LINEWORKS」導入マニュアル……P20
・「Googleフォーム」を使った日程調整 …………P21・日程調整ツール「調整さん」の活用方法…………P22
・スムーズに開催する為の「事前チェックシート…P24

２．実践編
・会議前日以前：日程調整……………………………P10・会議前日以前：ウェブ会議ツール接続先の連絡…P11・会議当日：機器設置のポイント……………………P12・会議当日：オンライン参加者との接続……………P14

４．FAQ
・情報セキュリティ関連………………………………P27・ITツール関連…………………………………………P31

25FAQ（情報セキュリティ関連）

FAQ

Q 個人情報について、ご利用者様・ご家族様にどのように伝えればいいですか？
A 「個人情報の取り扱いについては重要事項説明書および個人情報の同意書と同じです。」という旨を冒頭にお伝えしましょう。利用する機会は「担当者会議のみです。」と伝えましょう。
Q 個人情報の「利用範囲」をご利用者様・ご家族様にどのように伝えればいいですか？

A 「利用範囲は、関係する介護サービス事業所・医療機関です。詳しくは同意書に表記されている内容に順じます。」と伝えましょう。

Q 個人情報の「活用方法」をご利用者様・ご家族様にどのように伝えればいいですか？
A 欠席者・途中退席者への情報提供および、サービス担当者会議の記録・振り返り用に録画データを提供する事もあります。その際、随時ご利用者様・ご家族様にお伝えします。
26

FAQ（情報セキュリティ関連）

FAQ

Q 個人情報の「活用期間」をご利用者様・ご家族様にどのように伝えればいいですか？
A 「動画・音声データについては、〇月〇日～〇月〇〇日を想定しています」と具体的に伝えましょう。なおサービス担当者会議の記録は５年間の保持が制度上定められていることも伝えましょう。
Q 個人情報の「管理方法・守秘義務」をご利用者様・ご家族様にどのように伝えればいいですか？

A 動画・音声データについては、〇〇事業所において、管理を行っています。アクセスできるものは、担当ケアマネおよび〇〇〇であり、データにアクセスした人はすべて記録（ログ）が残っています、と伝えましょう。
Q ウェブ会議ツールの映像データが漏洩してしまわないか心配です。
A ウェブ会議ツールは、厚労省が令和3年度の介護報酬改定で活用を承認したように、安全に利用できるシステムです。但し、情報管理については細心の注意を払っている旨を伝えましょう。
＊これらの内容については、事業所の「個人情報管理マニュアル」に必ず記載しておきましょう。

27

FAQ（情報セキュリティ関連）

FAQ

Q 個人のスマートフォンやケータイや個人のパソコンで参加してもよいか？
A ウェブ会議システムでは使用したスマートフォンやパソコンに動画データ等は残りません。
但し、私物で参加することは基本的に避け、必要な場合は事前に事業所内で合意を取りましょう。
Q 重要事項説明書や個人情報の同意書は修正は必要でしょうか？

A 保険者や各自治体から提示されている重要事項説明書のひな型に「電磁的記録・データについての個人情報の管理」の表記があるかを確認しましょう。
但し、保険者および市町村によってルールが異なる可能性もあり、介護保険課等に確認すると良いでしょう。

28

FAQ（情報セキュリティ関連）

FAQ

Q LINEのようなチャットツール（SNS）で連絡を取り合うのはセキュリティが心配です。
A 採用する連絡手段は、事業所で十分話し合って決めましょう。なお、厚労省はガイドラインでSNSを「公開型」と「非公開型」に分類し、「非公開型」の使用を推奨しています。
（例）・公開型：LINE、Facebook、Twitterなど
・非公開型：LINE WORKS、Chatwork、Slackなど
非公開型の場合、法人のシステム管理者が、利用者やアクセス者を管理・コントロールできます。
また、万が一情報漏洩が発生しても、ログ情報から漏洩者や漏洩経路を特定する事ができ、被害を最小限に留める事ができます。
「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」
https://www.mhlw.go.jp/content/10808000/000730541.pdf「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第 5.1 版」に関するＱ＆Ａ
https://www.mhlw.go.jp/content/10808000/000730559.pdf
一般社団法人保健医療福祉情報安全管理適合性評価協会（HISPRO）が公表している「医療情報連携において、SNS を利用する際に気を付けるべき事項」
http://www.hispro.or.jp/open/pdf/SNS_RiyouCheckJikou_20160126.pdf

29

FAQ（ITツール関連）

FAQ

Q Zoomの有料アカウントを職場のケアマネ間で使いまわす事は可能か？
A はい。Zoomの利用規約上、アカウントの共有利用は可能です。
また「ミーティング」メニューから予約日時を管理する事も可能です。

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FAQ（ITツール関連）

FAQ

Q 当日、上手くZoomを接続・会議を運営できるか心配です。
A 初めて開催する場合は、事前に、職場内で接続テスト＆リハ―サルする事をお勧めします。
Q Zoomの無料と有料のアカウントの違いは？
A 無料アカウントでは、3人以上のミーティングが40分の時間制限があります。
有料アカウント（Pro以上）には時間制限はありません。また、録画データをクラウドに保存できるなどの機能が使えます。詳細は公式ページをご確認ください。 https://zoom.us/pricing
Q Zoomの無料アカウントを使う際の注意点
A 「時間制限40分」は3人以上がミーティングに参加した時間からカウントダウンされます。
例えば、14:00から会議を予定をしていても13:50に3人が集まれば、終了時間は14:30となります。
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FAQ（ITツール関連）

FAQ

Q ご利用者さまのご自宅にWi-Fiが通っていないため、ネットに接続する事ができません。何かよい対策はありますか？
A ご利用者さまのご自宅にWi-Fiが通っていない場合は、「テザリング」という方法があります。
テザリングとは、ご自身のスマートフォンのインターネット通信を利用して、ノートパソコンやタブレットをインターネットに接続することです。この方法なら、WiiFiが通っていない場所でも、インターネット通信を定額利用で契約しているスマートフォンが1台あれば、オンラインサービス担当者会議を開催する事ができます。設定は意外と簡単で。３分あれば完了します。詳しい設定方法はコチラの動画をご覧ください。https://youtu.be/pC8Avv_2ccM

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FAQ（ITツール関連）

FAQ

Q

ケアプランや写真、動画などを画面共有をしたいのですが、何か注意する点はありますか？

A

動画を共有する場合には、共有する前に音声を共有にチェック☑を入れておきましょう。（図1）

ホスト以外の人が画面共有をする場合には、ホストはセキュリティを調整する必要があります。（図2）
詳しくは、Zoomヘルプセンターをご確認ください。
画面共有中にコンピュータ サウンドを共有する – Zoom ヘルプセンター https://l.pg1x.com/rNC2
ミーティング中のセキュリティ オプション – Zoom ヘルプセンター https://l.pg1x.com/5pH6
図1

図2

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便利、簡単、効率的
オンラインで始めるサービス担当者会議
2021年9月1日発行
発行
NPO法人タダカヨ

理事長 佐藤拡史

理事 藤田博之 理事 早坂光順

143-0014 東京都大田区大森中2－1－20－1001
tel：050-6872－9884

Mail：info@tadakayo.jp

監修
ケアタウン総合研究所

代表 高室成幸

制作協力
医療法人社団健育会ひまわり在宅サポートグループ

在宅部長 若林陽盛 介護支援専門員 山田麻美

一般社団法人マリーゴールド

理事 島影まなみ34