神戸大学における新たなグループウェアの導入について
林

文武神戸大学 情報基盤センター
istc-jimusys@office.kobe-u.ac.jp

Introduction of a new groupware system in Kobe University
Fumitake Hayashi
Information Science and Technology Center, Kobe Univ.
概要
神戸大学では、2016 年 9 月にグループウェアを更新し、新たなグループウェアを導入した。その更新過程では、システムの更新だけでなく、運用ルールの見直しとこれまでグループウェアを利用していなかった教員の利用についても検討を行った。本稿では、その更新過程及び検討結果について説明する。

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はじめに大学の業務において情報システムを利用するサポート期限が数年後に迫っていることから、グループウェアの更新を検討することとなった。
2.2 更新の検討ことは今や必須となっている。その中でもグルーグループウェア更新の検討を行うため、学内にプウェアは、学内での情報伝達や情報共有のためグループウェア更新検討部会を設置した。メンバに、重要な役割を担っており、各大学において様々

ー構成は、事務局各部の課長補佐クラス、医学部なグループウェアシステムが導入されている。

等一部の大規模部局の事務長補佐クラス及び情報その一方で、情報伝達における電子メールの重基盤センターの教職員とし、2014 年 6 月から約 1要性も依然高く、大学の業務におけるグループウ年半かけて検討を行い、導入方針を決定した。

ェアとの共存がいろいろなかたちで行われている。

まず、新たなグループウェアを導入する際の導これまで、神戸大学では、グループウェアは事入コンセプトとして次の 3 点を第 2 回の部会で掲

務組織を中心に利用され、教員への情報伝達は電げ、その後の検討のための礎とした。

子メールを利用していたが、この度、教員を含め・導入するソフトウェアの機能に業務を合わせることで業務のイノベーションを実現する。

た教職員全てが利用することをコンセプトに掲げ、グループウェアを更新した。

・1 人当たりの業務量がより増大すると考えられる将来世代に負担を先送りしない。

本稿では、神戸大学におけるグループウェアの更新過程を、教員への利用拡大を目指した点を踏・教員を含めた全ての教職員の利用を実現する。
また、導入方法としては、導入コストや導入後まえ、説明したい。の保守コストを削減するために、グループウェア

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グループウェア更新の背景と検討

2.1 背景神戸大学では、2002 年にグループウェアを更新し、カワイビジネスソフトウエア社製の WeblyGo単体での導入を行わず、神戸大学最大の基幹システムである教育研究用計算機システム（KAISER2016）に新たな機能として追加することにより導入することとした。

を導入した。導入当初は、教員も含めた全教職員以上の部会での決定内容を踏まえ、仕様書を作の利用を想定していたが、ごく一部の教員が利用成し、入札の結果、2016 年 1 月に株式会社 OSKするのみで、事務組織中心のグループウェアとな社製の eValueNS の導入が決定した。っていった。
その後、10 年以上が経過し、レスポンスなどのパフォーマンスが低下したことやベンダーによる3運用ルール等の検討
グループウェアの調達手続きと並行して、2015

年 12 月には更新後のグループウェアの運用ルー

3.3 グループウェアのキャッチフレーズ

ル等を検討する WG（グループウェア導入準備・教員部会において、教員の利用を促進するため運用ルール等検討 WG）を設置した。メンバーはに、グループウェア利用のメリットをアピールすグループウェア更新検討部会のメンバーを引き継るキャッチフレーズを作成するアイデアが生まれぎつつも、教員の利用を見据えた検討が必要であた。その後、他の部会や WG での議論を経て、教ったため、情報基盤センター以外の部局から 3 名

員だけでなく、全ての教職員に対するキャッチフの教員をメンバーとして追加した。
WG では、教員部会や事務部会の部会を設置し、教員、事務職員それぞれの立場での議論を行った
後、それらの意見を教員・事務合同部会や WG ですり合わせるかたちで議論を進めていった。
また、導入するグループウェアが決定した後は、レーズとして、「便利（スムーズ）に！」「生産的（プロダクティブ）に！」「安全（セキュア）に！」の 3 つを策定した。
このキャッチフレーズでは、大学の運営に関する業務を、グループウェアの利用を通じて効率化することで、教員の教育・研究の時間を確保でき特定の部局で先行トライアルを実施し、実際にることや、セキュアな環境での情報伝達・情報共

eValueNS（株式会社 OSK 社製）を利用した上での有を行えることで情報漏洩等のリスクから解放さ意見やアイデアを吸い上げることとした。

れることをアピールしている。

以上のように、約 8 か月の検討を経て、WG として次の成果物を得ることができた。
・グループウェア運用管理規則
・グループウェアの運用及び利用に関するガイド
ライン
・グループウェアのキャッチフレーズ
・グループウェアの愛称
3.1 グループウェア運用管理規則
今回のグループウェアの更新は、その導入コン

4 教員利用促進のための機能追加
導入コンセプトではソフトウェアの機能に業務を合わせると掲げていたが、もう 1 つのコンセプトである教員の利用を実現するために最低限のカスタマイズを行った。
カスタマイズの内容は教員部会で発案され、その後、教員・事務合同部会や WG の議論を経て、決定された。

セプトにあるように業務改善とも深く結びついて教員部会では、教員の利用を実現するための方いる。そのため、規則では、グループウェアの運策を検討する上で、まず、教員の業務スタイルに用管理責任者を業務改善推進のリーダーである事ついて議論した。これは、業務において、教員が務局長とすることにより、事務組織での積極的利これまで利用したことのないグループウェアとい活用を図る上での実行性を担保した。

うツールを利用することは、教員の業務スタイル

また、導入当初のコンセプトを守りつつ、グループウェアの運用範囲を拡大していくためには継続的な運用体制が必要であることから、運用管理を変えることになり、それが利用を妨げる要因になるのではないかとの考えに基づいている。
その結果、同部会では、本学教員の業務スタイ責任者である事務局長を委員長とする運用管理委ルを以下のように分析した。

員会の設置を規定した。

・毎日定時に出勤してパソコンに向かうわけでは

3.2 グループウェアの運用及び利用に関するガイドライン
グループウェアの利用時間や業務で使用する機能の設定などの運用に関するルールと、利用者がグループウェアを利用する上で守るべきルールを定めた。
特に、利用者が守るべきルールは、各機能の利ない。
・日常的に電子メールを連絡手段として利用している。
・学外での活動が多く、モバイルデバイスを利用しなければならない。
・スケジュール管理は、Google カレンダー等の外部サービスを利用している場合が多い。

用方法に関する注意事項だけでなく、連絡事項のグループウェアを業務で新たに利用すること

タイトル・本文の記載方法や添付ファイルの原則

は、これらの業務スタイルの変更を強いる可能性禁止など、業務の在り方にも踏み込んだ内容としがある。特に、事務サイドからの情報伝達を、電たことが本学の取り組みの特徴である。

子メールではなくグループウェアを通じて行うということになれば、受け手である教員もそれに従わざるを得ないが、それが教員の反発を招くことに多大な労力を費やしている。これまで、大学のが考えられる。

運営業務に関する会議等の日程は、事務サイドか

しかし、業務スタイルを全く変更することなくら主に電子メールで調整や連絡が行われ、その度（人によって変更の幅はあると言えど）、グループに教員自らが利用しているカレンダーツールで調ウェアの利用を開始することはできない。では、整、登録するのが一般的であった。しかし、毎日どうすれば業務スタイルの変化に対する反発を抑送られてくる多くのメールの中からそれらを漏れえつつ、グループウェアの利用を促すことができなくチェックし、カレンダーに登録することは想るのか。

像以上に面倒で時間を要する作業である。

その 1 つの方法として、劇的な変化を強いるの今回導入する eValueNS（株式会社 OSK 社製）

ではなく、漸進的な変化が可能な環境を提供するにはもちろんスケジュール管理機能が備わっていことが有用ではないかとの提案がなされた。そしるが、権限の設定によっては、自分のカレンダーて、その環境を提供するためには、少なくとも次だけでなく、他人のカレンダーにも予定を登録すの機能追加が必要であるとの結論に達した。

ることができる。その機能を利用して、これまで・グループウェアで自分宛に届いている連絡事項の電子メールでの連絡の代わりに、事務サイドがのサマリーを電子メールに自動送信する機能

教員のカレンダーに直接、会議等の日程を登録す・グループウェアに登録したスケジュールをる運用を検討している。そうすれば、教員が多くGoogle カレンダー等の外部カレンダーに連携すのメールの中から会議等の連絡を探し出し、自分る機能のカレンダーで調整、登録するという作業から解4.1 サマリーメール送信機能放されることになる。

業務スタイルの分析では、教員の主な連絡手段

しかし、この運用を行うためには教員が自分のは電子メールであった。これは、学生や学外者とスケジュール管理をグループウェアの機能で行うも連絡を行う必要があることによるもので、事務ことが前提となるが、業務スタイルの分析では、サイドからの情報伝達のみを突然電子メールから多くの教員が Google カレンダー等の外部サービグループウェアに変更することは教員の反発を招スを利用していることが明らかとなった。

くことが予想される。

そこで、グループウェアのスケジュール管理機だからと言って、事務サイドがグループウェア能で登録しているデータを Google カレンダー等での情報伝達と並行して、電子メールでも情報伝の外部カレンダーに連携する機能を追加すること達を行うことは、業務改善とは程遠い結果となっとした。てしまう。

これにより、教員はこれまで利用していた外部そこで、グループウェアで自分宛に届いているカレンダーの利用を止めることなく、事務サイド連絡事項を電子メールに自動送信する機能を追加がグループウェアのカレンダーに登録した予定をすることとした。

確認することができる。

これにより、これまで教員に対しては電子メールで情報伝達を行っていた事務サイドの連絡業務

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運用開始と見えてきた課題を、グループウェアのみで行うことが可能となり、新たなグループウェアである eValueNS（株式会連絡業務で使用するツールの一元化が図れること社 OSK 社製）は 2016 年 9 月よりテスト運用を開となる。

始し、同年 10 月より、まずは事務組織における本また、教員にとっては、自分に届いている連絡運用を開始した。教員も一部、ペーパーレス会議

事項をサマリーとして定期的に電子メールで確認での利用が開始されているが、教員への連絡業務することができるため、毎日、グループウェアににおける利用はまだ行われていない。今後、教員ログインする必要は無く、業務スタイルの大幅なへの周知を行い、準備を進めていく予定であるが、変更を行うことなく業務を継続できるというメリ事務組織での運用を開始して約 1 ヶ月、幾つかのットが生じる。

課題が見えてきた。

4.2 外部カレンダー連携機能

今回の新たなグループウェアの導入では、グル

教育・研究と大学の運営業務に携わる教員は分ープウェアシステムを更新するだけでなく、その刻みの予定を抱えており、そのスケジュール管理運用ルールを見直すことを目的として、WG で検討を行い、ガイドライン等の策定を行った。しかし、ガイドラインの規定を守っていない、また、守ろうとしてもその通りに利用できない場合がある、などの状況が発生している。
まず、運用ルールを守っていないことについては、ガイドライン等の周知期間が短かった点が原因として考えられる。WG メンバーとしては事務局各部の課長補佐クラス等が参加していたが、検討段階での各部内での共有が十分に行われているとは言えず、メンバー以外の教職員にとっては知らない間にガイドラインが策定されていたとの印象だったように思われる。また、テスト運用期間を 1 ヶ月設けたが、ほとんどの部署では通常業務に追われ、テストを行う余裕が無く、準備を行えないままでの運用開始となったことも原因と考えられる。
次にガイドラインの規定通りに利用できない場合があることについては、ガイドライン検討時の議論が主に机上でのシミュレーションに依らざるを得なかった点が原因として考えられる。ガイドラインのうち、特に利用者が守るべきルールについては、事務部会を中心に検討を行ったが、議論はあまり活発に行われないまま進み、内容を十分に詰めることができなかった。これは大学の事務組織にありがちな、会議メンバーからの発言が少なく、活発な議論が行われずに、実際には一部のメンバーによって物事が決定してしまうという典型的な事例であったと考えられる。また、メンバーが所属する部署での共有もあまり行われていなかったため、現場の意見を吸い上げ、それを反映することができなかった。
これらの問題点については、今後、運用管理委員会等の議論を経て、利用者からの要望などを精査し、ガイドラインを柔軟に見直すなど、様々な改善を行っていく予定であるが、現場の業務に沿ったルールの策定とそれを現場に浸透させる難しさが浮き彫りになった。
しかし、これらのことは事前に想定していたことでもあり、今後も粘り強く、現場への浸透を会議などの場を通じて訴えていくことで、当初掲げた「教員を含めた全ての教職員の利用を実現する。
」ことに一歩でも近づけていきたいと考えている。
また、グループウェアにおける電子決裁についても、来年 4 月からの試行を経て、同年 10 月から全学展開を図る予定である。