Käytännesäännöt

Toimimme oikein oikealla tavallaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Toimitusjohtajan viesti
Hyvä HOYA Group -perhe
Yrityksellämme on henkilöstöä on yli 35 maassa ja kaupallinen toiminta
on sitäkin laajempaa. On siis tärkeämpää kuin koskaan toimia yhteisten
maailmanlaajuisten standardien mukaisesti. Olemme siksi kehittäneet nämä
maailmanlaajuiset käytännesäännöt, jotta voimme ohjata kaikkia HOYA Group-konsernin työntekijöitä ylläpitämään työntekijöidemme, asiakkaidemme ja
osakkeenomistajiemme luottamusta. Mikään säännöstö ei voi kuitenkaan
kattaa kaikkia tilanteita, joita saatat kohdata työpaikalla, mutta se voi tarjota
vankan perustan hyvien päätösten tekemiselle. Jos sinulla on kysymyksiä tai
huolenaiheita sääntöihin tutustumisen jälkeenkin, ota ne esiin esihenkilösi
tai lakiasiain- tai vaatimustenmukaisuusosaston kanssa tai ota yhteyttä HOYA
HelpLine -palveluun.

Koko pitkän historiansa ajan HOYA Group on
aina sitoutunut vankkumattomasti missioonsaluoda tuotteita ja palveluita innovaation ja luovan
teknologian avulla. Näin voimme varmistaa,
että yrityksen tuotot ovat reiluja, ja voimme
samalla parantaa ihmisten elämää. Siksi tapa, jolla
saavutamme nämä tulokset, on sitäkin tärkeämpi.
Meillä on velvollisuus monia sidosryhmiämme
kohtaan harjoittaa liiketoimintaamme niin, että
sitoudumme täysin lakien noudattamiseen
ja eettisiin käytäntöihin ja vaikutamme
myönteisesti yhteiskuntaan. Lisäksi meidän on aina toimittava tavalla, joka
osoittaa kunnioitusta ja välittämistä kaikkia HOYA-perheeseen kuuluvia henkilöitä
kohtaan.

Muista, että olet HOYA Group -konsernin arvostettu jäsen, ja tekemäsi päätökset
ovat osa yhtiömme osakseen saaman luottamuksen perustaa. Odotan, että
pystyt selviytymään ongelmista rehellisesti ja että voimme työskennellä yhdessä
joka päivä ja toimia oikein. Yhdessä rakennamme ja ylläpidämme konsernia, jota
kunnioitetaan ja joka ansaitsee saamansa luottamuksen.

Vaikka ajat tai liiketoimintapaikkamme muuttuvat, meidän on keskityttävä
yhdessä yhteiseen päämäärään: varmistamaan, että HOYA Group -konserni
pysyy luotettavana yrityksenä. Kaikilla meillä on erittäin tärkeä rooli yrityksen
menestyksen varmistamisessa. Päätöksilläsi on suuri vaikutus siihen, miten yhtiö
menestyy ja miten sidosryhmämme näkevät meidät. Myynti tai tuotot, jotka
perustuvat laittomaan tai epäeettiseen toimintaan, eivät ole hyväksyttäviä. Jotta
yritys voisi olla yhteiskunnan kunnioittama ja arvostama, jokaisen työntekijämme
on tehtävä hyviä ratkaisuja joka päivä. Meidän on toimittava oikein aina ja
kaikkialla.

Kiitos vielä kerran siitä, että omistaudut HOYA:n missiolle ja annat meille tukesi.
HOYA keskittyy jatkossakin työntekijöidemme turvallisuuteen ja hyvinvointiin ja
tarjoamaan erinomaista palvelua asiakkaillemme ympäri maailmaa. Pysykäämme
yhdessä ja auttakaamme toisiamme saavuttamaan HOYA Group -konsernin
yhteiset tavoitteet keskittymällä jatkuvasti asioiden tekemiseen oikealla tavalla.
Eiichiro Ikeda
Toimitusjohtaja, HOYA Group2SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Yrityksen missio
HOYA on omistautunut tietotekniikan,
elämäntyylin ja kulttuurin innovaatioille, ja se
kuvittelee maailman, jossa kaikki voivat nauttia
hyvästä elämästä ja elää sopusoinnussa
luonnon kanssa.

Sitoutuminen osakkeenomistajiin
HOYA pyrkii lisäämään yrityksen arvoa parantamalla
liiketoiminnan tuloksia ja ylläpitämällä kasvua.
Tavoitteenamme on maksaa reilua osinkoa ja antaa
osakkeenomistajille tuottoa sijoituksista, jotka vastaavat
heidän odotuksiaan. Luovutamme yrityksen
tietoja vapaaehtoisesti ja puolueettomasti.

Sitoutuminen työntekijöihin

Sitoutuminen asiakkaisiin

HOYA kunnioittaa jokaisen työntekijän
persoonallisuutta ja yksilöllisyyttä. Tarjoamme
työntekijöillemme mahdollisuuksia maksimoida
aloitteellisuutensa ja luovuutensa turvallisessa ja
palkitsevassa työympäristössä. Teemme parhaamme
taataksemme työntekijöillemme hyvän elämän.

HOYA:n tavoitteena on tarjota turvallisia,
laadukkaita tuotteita ja palveluita, jotka
tarjoavat todellista arvoa. Pyrimme kaikinkeinoin lisäämään asiakastyytyväisyyttä
parantamalla jatkuvasti toimintojemme laatua.

Sitoutuminen yhteiskuntaan
HOYA pyrkii aina olemaan vastuullinen
yrityskansalainen. Työskentelemmeahkerasti varmistaaksemme, että
yritystoimintamme toteutetaan
ympäristöä kunnioittaen.
Olemme täysin sitoutuneita lakien
noudattamiseen
ja eettisiin käytäntöihin.

Johdonperiaatteet
Jotta HOYA-visio toteutuisi,
olemme luoneet joukon
johtamisperiaatteita, jotka
ohjaavat jokaista päätöstämme ja
toimintaamme. Muunnamme nämä
periaatteet toiminnaksi, joka edistää
taloudellista hyvinvointia, sosiaalista
kehitystä ja kulttuurillista kehitystä,
ja pyrimme ansaitsemaan kaikkien
menestykseemme osallistuvien
luottamuksen.

3

Sitoutuminen innovatiiviseenjohtamiseen
HOYA pyrkii jatkuvasti luomaan
uutta arvoa innovaation ja
luovan teknologian avulla.
Hyödynnämme tiedon aikakauden
edistymisen parhaalla mahdollisella
tavalla maailmanlaajuisen
hallinnointiverkostomme avulla. Otamme
globaalin näkökulman kunnioittaen
samalla paikallista kulttuuria ja tapoja.

SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Sisällysluettelo
527

Johdanto
Kunnioitamme käytännesääntöjämme.. . . . . . . . . . . . . . . 6
Ymmärrämme vastuumme.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Kerromme huolenaiheistamme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Olemme vastuullisia liikekumppaneita
Terveydenhuoltoalan velvollisuudet.. . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Toimittajasuhteet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Eturistiriidat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Lahjat ja viihde.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Ympäristö.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Suojaamme konsernia
Tarkka kirjanpito. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
HOYA Group -konsernin tiedot. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HOYA Group -konsernin omaisuus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Sisäpiirikaupat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Vastuullinen viestintä. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Kunnioitamme muita
Ihmisoikeudet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Positiivinen, tuottava työpaikka.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Terveys ja turvallisuus.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Tietosuoja.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Muiden tahojen yritystietojen suojaaminen.. . . . . . . . . . 18

19

Harjoitamme liiketoimintaa lainmukaisesti
Tuotteidemme ja palveluidemme laatu
ja turvallisuus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Reilu kilpailu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Lahjonnan- ja korruptionvastaisuus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Kansainvälinen kauppa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Liite
HOYA Group -konsernin käytännesääntöjen
vahvistuslomake (työntekijöille). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Hyödyllisiä resursseja.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Nämä käytännesäännöt eivät ole työsopimus.

4SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Johdanto
Käytännesääntömme ovat tärkeä resurssi auttamaan meitä saavuttamaan
tavoitteemme. Se myös auttaa meitä toimimaan oikein ja oikealla tavalla
kaikissa toimissamme.
Kunnioitamme käytännesääntöjämme.. . . . . . . . . . . . . . . 6
Ymmärrämme vastuumme.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Kerromme huolenaiheistamme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

5

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Kunnioitammekäytännesääntöjämme

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Sääntömme koskevat seuraavia:• Jokainen työntekijä konsernin jokaisella tasolla. Jokainen
on vastuussa HOYA:n käytännesääntöjen lukemisesta,
ymmärtämisestä ja noudattamisesta.
• HOYA Group -konsernissa työskentelevä tilapäinen henkilöstö
ja paikan päällä olevat sopimustyöntekijät, jotka eivät ole
suoraan konsernin palveluksessa.

HOYA Group -konsernin peruskäytäntöjen ja -arvojen (kuten sen
yritysmissiossa ja johtamisperiaatteissa mainitaan) mukaisesti HOYA:nkäytännesäännöissä (”käytännesäännöt”) määritellään perusohjeet,
joita kohden me kaikki työskentelemme ja joita meidän on
noudatettava suorittaessamme velvollisuuksiamme HOYA Groupissa.

HOYA Group -konsernin arvostettuja kumppaneita, väliaikaisia ja
sopimustyöntekijöitä, pyydetään myös käyttäytymään HOYA:nkäytännesääntöjen mukaisesti.

HOYA:ssa me:- Emme koskaan riko käytännesääntöjä, vaikka esimies sitä
pyytäisikin.
- Uhraamme voiton, jos se tarkoittaa käytännesääntöjemme
rikkomista.
- Emme anna muiden yhtiöiden käytäntöjen vaikuttaa
sitoumukseemme käytännesääntöihimme.

6SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

yhteyttä esimieheesi tai asiaan liittyvästä alueesta vastaavaan
asiantuntijaan (esim. taloushallinto, henkilöstöhallinto, laki- tai
vaatimustenmukaisuusosastot, ympäristö, vientivalvonta, lääkeasiatjne.) asianmukaisen toimintatavan määrittämiseksi.
Jos sinusta tuntuu, että et pysty ratkaisemaan ongelmaa
työpaikallasi, ota yhteyttä HOYA HelpLine -palveluun tai muuhun
paikalliseen ilmoituskanavaan saadaksesi neuvoja sen sijaan,
että jättäisit asian huomiotta. Tällaisten kanavien kautta voidaan
myös tehdä nimettömiä ilmoituksia, jos laki sen sallii. HOYA kieltää
ankarasti kostotoimet kaikkia hyvässä uskossa huolenaiheista
raportoivia henkilöitä vastaan.

MITÄ TEKISIT?
Entä jos käytännesääntöjemme sisällön jatyöskentelymaasi lakien välillä on ristiriita,
etkä ole varma, mitä tehdä?

Mitä tapahtuu, jos joku rikkoo sääntöjämme?
Työntekijään, joka rikkoo sääntöjä tai rohkaisee muita tekemään
niin tai joka jättää rikkomuksen huomiotta, voidaan kohdistaa
kurinpitotoimia rikkomuksen luonteen ja vakavuuden mukaan.
Virkailijoille ja johtajille rangaistukset voivat olla ankarampia.

Sinun on noudatettava tiukempaa vaatimusta. Jos ei
ole selvää, mikä vaatimus on tiukempi, on kysyttävä
neuvoa laki- tai vaatimustenmukaisuusosastolta.

Jos sinulla on kysyttävää HOYA:n käytännesäännöistä tai jos näet
tai epäilet sääntöjen rikkomista, sinun on välittömästi otettava
7SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Ymmärrämme vastuumme
Jokaisella HOYA Groupin jäsenellä on velvollisuus ylläpitää
mainettamme laillisesta ja eettisestä toiminnasta. Tämän vastuun
täyttämiseksi:• Jokaisen meistä on osoitettava työpaikalla käyttäytymistä, joka
heijastaa arvojamme ja noudattaa kaikkia sovellettavia lakeja,
asetuksia ja HOYA Group -konsernin määräyksiä ja käytäntöjä(mukaan lukien toimialakohtaiset määräykset, jotka liittyvät
joihinkin liiketoimiimme). Meidän on myös toimittava HOYA Group-konsernin määräysten ja käytäntöjen mukaisesti ja vältettävä
antamasta edes vaikutelmaa sopimattomuudesta.
• Ymmärrämme, että nämä ohjeet eivät kata kaikkia tilanteita, joita
kohtaamme työpaikalla. Tilanteissa, joissa oikea polku ei ole selvä,
kysymme itseltämme:Onko selaillista?
Tuntisinko oloni
hyväksi, josmuut tietäisivät
päätöksestäni?

Onko seyhdenmukaista
HOYA Groupin
pitkän aikavälin
tavoitteiden ja
etujen kanssa?

8

Onko sekäytännesääntöjemme ja
käytäntöjemme
sallimaa?

Heijastaako se
missiotamme ja
johtamisperiaatteitamme?

Jos voit vastata kaikkiin viiteen kysymykseen ”kyllä”, on
todennäköisesti hyväksyttävää jatkaa asian kanssa. Mutta vastaus”ei” tai ”en ole varma” mihin tahansa kysymykseen tarkoittaa, että
sinun on lopetettava, harkittava uudelleen tai pyydettävä ohjeita
esimieheltäsi, osaston johtajalta, henkilöstöosastolta tai laki- tai
vaatimustenmukaisuusosastolta ennen jatkamista. Muista, että avun
pyytäminen on aina sopivaa kaikissa olosuhteissa.

SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita• Vastustamme järjestäytyneiden rikollisjärjestöjen vaatimuksia.
• Työtehtävästämme riippumatta tekemämme liiketoimintapäätökset
on tehtävä HOYA Group -konsernin parhaan edun mukaisesti.
Työntekijöinä meidän on varmistettava, että:- Toimimme ilman eturistiriitoja.
- Emme kavalla mitään HOYA Group -konsernin omaisuutta.
- Noudatamme asianmukaisia HOYA Group -konsernin
menettelytapoja.
- Olemme valtuutettuja ja täysin vastuussa tekemistämme
päätöksistä.

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja• Ilmoittavan lakiasiainosastolle viipymättä kaikista lain tai
muun rikkomuksen rikkomuksista, jotka ovat luonteeltaan tailaajuudeltaan merkittäviä.
• Varmistavan, että työntekijät (jotka ilmoittavat suoraan tai
epäsuorasti) tietävät, ettei rikkomuksista hyvässä uskossa
ilmoittamiseen kohdisteta kostotoimia.

Tarkistamme vuosittain käytännesääntömme.
Sääntöjemme lukeminen, tarkistaminen ja niihin luottaminenon yksi tapa, jolla jokainen meistä voi edistää eettistä työpaikkaa.
Vahvistaakseen, että kaikki ymmärtävät säännöt, HOYA suorittaa
vuositarkastuksen ja vahvistuksen tavalla, joka on sovellettavissa
kussakin maassa. Työntekijöille annetaan myös lisäresursseja,
jotka parantavat heidän ymmärrystään säännöistä, kuten
henkilökohtaista ja tietokonepohjaista koulutusta.
Yllä mainittujen menettelytapojen toteutus vahvistetaan sisäisellä
tarkastuksella.

Johtajilla on lisävastuita.
Jos olet esimies, luot ilmapiirin eettiselle työpaikalle. HOYA odottaa
johtajien:• Näyttävän hyvää esimerkkiä, heijastavan konsernin arvoja ja
osoittavan sitoutumista näihin sääntöihin sanoilla ja teoilla.
• Luovan ilmapiirin, joka auttaa edistämään lainmukaista ja eettistä
käytöstä, joka sallii työntekijöiden esittää kysymyksiä ja tuoda esiin
huolenaiheita.
• Edistävän vaaditun vaatimustenmukaisuuskoulutuksen
suorittamista ja etsivän uusia tapoja kommunikoida säännöllisesti
näiden sääntöjen ja muiden HOYA-käytäntöjen tai heidän HOYAdivisioonansa käytäntöjen noudattamisen tärkeydestä.

HOYA HelpLine Group (HHL Group) HOYA
Corporation -yhtiön pääkonttorissa valvoo ja
hallinnoi HOYA:n käytännesääntöjä. Koodia ei
voi muokata ilman HHL Groupin lupaa.

9SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Kerromme huolenaiheistamme

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Jos et halua puhua esimiehesi kanssa, voit ottaa yhteyttä:- Toiseen johdon jäseneen- Henkilöstö-, laki- tai vaatimustenmukaisuusosaston jäseneen- HOYA HelpLine -palveluun

Teemme yhteistyötä edistääksemme eettistä työpaikkaa.
Toimintaohjeidemme rikkomuksista ilmoittaminen on jokaisenvelvollisuus. Jos sinulla on kysyttävää säännöistä tai epäilet
sääntöjemme rikkomista, sinulla on käytettävissäsi useita resursseja.
Aloita esimiehestäsi. Hän on parhaassa asemassa ymmärtääkseen
huolenaiheesi ja ryhtyäkseen asianmukaisiin toimenpiteisiin.

Mikä on HOYA HelpLine?
HOYA HelpLine on itsenäinen viestintäkanava HOYA Group -konsernin
työntekijöille tietyissä paikoissa, joissa he voivat ilmoittaa mahdollisista
lain tai HOYA:n käytännesääntöjen rikkomuksista. Jos HOYA HelpLine
on saatavilla, se toimii resurssina HOYA Group -konsernin jokaisen
yrityksen tavallisten sisäisten raportointilinjojen lisäksi.
Jos HOYA HelpLine on käytettävissä omassa toimipaikassasi, voit
käyttää sitä kysymyksen esittämiseen tai huolenaiheen ilmaisemiseen.
Kun otat yhteyttä HOYA HelpLine -palveluun:• Voit puhua omalla kielelläsi käyttämällä toimipaikassasi käytettävissä
olevaa puhelinkanavaa tai tehdä ilmoituksen verkkolomakkeen
kautta tai sähköpostitse.
• Huolenaiheesi dokumentoidaan yksityiskohtaisesti ja raportoidaan
HOYA:n sisäiselle HelpLine -palvelutiimille tutkittavaksi.
• Voit ottaa uudelleen yhteyttä tutkimuksen tilan tarkistamiseksi tai
ilmoittaa lisätietoja.
• Voit olla varma siitä, että huolenaiheesi käsitellään nopeasti ja
huomaamattomasti.
10SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Tuo asia esiin ilman pelkoa.

Suhtaudumme rikkomuksiin vakavasti.

Voit ilmoittaa huolenaiheista nimettömästi, elleivät paikalliset laitrajoita sitä. Jos annat nimesi, pyrimme suojaamaan henkilöllisyytesi,
jos sitä pyydetään. Joissakin tapauksissa ei kuitenkaan välttämättä
ole mahdollista pitää henkilöllisyyttäsi luottamuksellisena tutkinnanluonteen, perusteellisen tutkinnan suorittamisen vaatimusten tai
tiettyjen lakisääteisten vaatimusten vuoksi.
Jos olet millään tavalla osallisena vaatimustenmukaisuustutkimuksessa(vaikka todistajanakin), et saa keskustella tutkimuksesta kenenkään
muun kuin tutkintaa suorittavan henkilön kanssa, ellei tutkija
nimenomaisesti salli sitä. Sinun on myös tehtävä vilpittömästi
yhteistyötä kaikissa tutkimuksissa ja annettava todenmukaiset
vastaukset kaikkiin tutkimustiimin esittämiin kysymyksiin.

Kurinpidollisia toimenpiteitä, mukaan lukien työsuhteen
irtisanominen, voidaan kohdistaa keneen tahansa HOYAtyöntekijään, joka rikkoo lakia, määräyksiä, näitä sääntöjä tai
käytäntöjämme tai menettelytapojamme. Tämä koskee esimiehiä,
jotka jättävät rikkomukset huomiotta tai eivät tietoisesti tunnista
tai korjaa niitä. HOYA:n johto ja henkilöstöosasto ovat vastuussa
kurinpidollisten standardien valvomisesta, jotta voidaan varmistaa,
että niihin liittyviä kurinpidollisia toimenpiteitä sovelletaan
johdonmukaisesti paikallisen työlainsäädännön sallimalla tavalla.

Mikä on ”hyvässä uskossa” -ongelma?

HOYA Group kieltää kostotoimet.

Se tarkoittaa sitä, että tuot asian esiin vilpittömässä
tarkoituksessa antaa rehellistä ja tarkkaa tietoa,
vaikka sinun todistettaisiinkin myöhemmin
erehtyneen.

HOYA ei salli kostotoimia sellaista henkilöä vastaan, joka
hyvässä uskossa ilmoittaa vaatimustenmukaisuuteen liittyvästä
huolenaiheesta tai rehellisyyteen liittyvästä ongelmasta. Kaikkiin
kostotoimiin ryhtyviin henkilöihin kohdistetaan kurinpidollisia
toimenpiteitä, joihin saattaa kuulua työsuhteen irtisanominen.
Jos uskot, että sinuun tai toiseen työntekijään on kohdistettu
kostotoimia vilpittömän huolenaiheen tai lain, asetuksen, käytännön
tai näiden sääntöjen rikkomuksen johdosta, ota välittömästi yhteyttä
vaatimustenmukaisuusosastoon tai HOYA HelpLine -palveluun, jos
se on saatavilla ja lain sallima.
11SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Kunnioitamme muita
Tiimimme koostuu omistautuneista työntekijöistä, jotka toimivat eripuolilla maailmaa ja ajattelevat luovasti, kehittävät innovaatioita ja
vaikuttavat ihmisten elämään kaikkialla maailmassa.
Ihmisoikeudet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Positiivinen, tuottava työpaikka.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Terveys ja turvallisuus.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Tietosuoja.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Muiden tahojen yritystietojen suojaaminen.. . . . . . . . . . 18
12

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Ihmisoikeudet
Kunnioitamme toisiamme ja tunnistamme jokaisen henkilön
arvokkuuden ja ihmisarvon.

Olemme sitoutuneet:• Sellaisen työympäristön luomiseen, jossa työntekijät voivat tehdä
parhaansa. Emme syrji tai häiritse muita rodun, kansallisuuden,
sukupuolen, uskonnon, uskomusten, syntymän, iän, fyysisen tai
henkisen vamman, seksuaalisen suuntautumisen tai muiden
lakisääteisten vaatimusten perusteella.
• Häirinnästä, pelottelusta, väkivallasta ja kiusaamisesta vapaan
työpaikan edistämiseen (mukaan lukien seksuaalinen häirintä).
• Perusihmisoikeuksien suojelemiseen. Kiellämme lapsityövoiman ja
pakkotyövoiman käytön ja ihmiskaupan omissa toiminnoissamme
ja koko toimitusketjussamme.
• Kunnioitamme työntekijöidemme perheoikeuksia. Emmehäiritse, hylkää, alenna tai siirrä henkilöä raskauden, synnytyksen,
päivähoidon tai hoitovapaan vuoksi tai alenna heidän palkkaansa.
• Kertomaan huolenaiheistamme, jos koemme syrjintää, häirintää tai
ihmisoikeuksien loukkaamista tai näemme niitä.

MITÄ TEKISIT?

13

Yksi työtovereistasi lähettää
sähköpostiviestejä, jotka
sisältävät vitsejä tietyistä
kansallisuuksista. Ne tekevät
olosi epämukavaksi ja yleensä
poistat ne. Pitäisikö sinun ryhtyä
lisätoimiin?

Vieraillessasi uudellatoimittajalla huomaat siellä
työskentelevän alaikäiseltä
näyttäviä työntekijöitä. Kun kysyt
toimittajalta asiasta, et saa selvää
vastausta. Mitkä ovat seuraavat
vaiheet?

Kyllä. Sinun tulee pyytää
työtoveriasi lopettamaan
sähköpostiviestien lähettäminen,
ja jos toiminta jatkuu, ilmoittaa
asiasta esimiehellesi. Tällainen
käytös on epäkunnioittavaa ja voi
vahingoittaa henkistä ilmapiiriä jatiimiympäristöä, jonka luomiseksi
olemme kaikki työskennelleet.

Teit oikein, kun etsit
ihmisoikeusloukkauksia ja kun
kerroit huolistasi toimittajalle.
Seuraava vaihe on raportoida
tapauksesta lakiasiainosastolle.
Olemme sitoutuneet ihmisoikeuksiin
ja ihmisoikeuksien väärinkäytön
poistamiseen, lapsityövoima
mukaan lukien.

SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Positiivinen, tuottava työpaikka
Edistämme avointa ja positiivista työympäristöä ja edistämme hyviä
ihmissuhteita luodaksemme ystävällisen, yhteistyöhön perustuvan
ilmapiirin.

MITÄ TEKISIT?
Työhaastattelun aikana hakija
mainitsee, että hänellä on
kaksi pientä lasta. Tiedät,
että työtehtävä vaatii
ylitöitä, joten kysyt hänen
lastenhoitojärjestelyistään.
Onko se sallittua?

Olemme sitoutuneet:• Auttamaan toisiamme saavuttamaan ja menestymään. Tämä
tarkoittaa:- Emme suorita tehtäviämme alkoholin vaikutuksen alaisena
emmekä omista, käytä tai jakele laittomia huumeita tai valvottuja
aineita HOYA Group -konsernin tiloissa.
- Emme tuo tuliaseita, veitsiä tai muita vaarallisia esineitä HOYA
Group -konsernin tiloihin.
- Emme harrasta uhkapelejä, lainaa rahaa tai pyydä
työtovereitamme tai liikekumppaneitamme työaikana antamaan
työaikaansa, resurssejaan tai varojaan.
- Käytämme nauhoitus- tai videolaitteita työpaikalla ainoastaan,
jos siihen on perusteltu liiketoiminnallinen syy, se on paikallisen
lainsäädännön mukaista ja sitä varten on saatu valtuutus yhtiöltä.
• Kunnioitamme jokaisen henkilön panosta kuuntelemalla,
osallistumalla vapaaseen, avoimeen keskusteluun ja tekemällä
yhteistyötä toistemme kanssa.

Ei. Rekrytointipäätöksen
tekemisessä ei voida ottaa
huomioon sellaisia tekijöitä kutensiviilisääty, vanhemmuus ja raskaus.
On kuitenkin sallittua kertoa
ehdokkaalle, että ylityökyky on
odotus työtehtävässä ja kysyä, onko
se hänelle ongelma.

14

Sinulla on hiljattain diagnosoitu
sairaus, joka vaikeuttaa tavallistentyötehtäviesi suorittamista. Mitä
sinun tulisi tehdä?
HOYA on sitoutunut tarjoamaan
kohtuullisia mukautuksia kaikillevammaisille henkilöille. Sinun tulee
ilmoittaa tilanteestasi esimiehellesi
tai henkilöstöosastolle, jotta hevoivat keskustella mahdollisista
muutoksista kanssasi.

SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Terveys ja turvallisuus• Työtuntien tarkka kirjaaminen. Emme tee palkatonta ylityötä
emmekä salli muiden tehdä niin.
• Emme koskaan vie vaarallisia aineita tai muita kemikaalejapois sallituilta alueilta, ellei siihen ole perusteltua syytä, janäissä tapauksissa noudatamme HOYA Groupin määräämiä
menettelytapoja.

Arvostamme jokaisen henkilön työtä ja työskentelemme
työpaikan turvallisuuden varmistamiseksi, työtapaturmien ja-onnettomuuksien eliminoimiseksi ja loukkaantumisten estämiseksi.

Olemme sitoutuneet:• Tekemään oman osuutemme estääksemme kaikkien HOYA:ntyöntekijöiden loukkaantumiset ja sairastumiset:- Noudattamalla työtilojen käytäntöjä, pitämällä työpaikan
puhtaana ja hygieenisenä ja noudattamalla aina hyviä
turvallisuuskäytäntöjä.
- Osallistumalla koulutukseen ja harjoituksiin. Me emme koskaan
käytä koneita tai laitteita, joihin meillä ei ole lupaa tai joita varten
emme ole saaneet koulutusta.
- Noudattamalla työturvallisuus- ja terveyssääntöjä. Käytämme
tarvittaessa suojavarusteita, pysymme poissa vaara-alueilta ja
tarkastamme turvalaitteet.
- Estämällä ylityön, joka voi vaarantaa ihmisten turvallisuuden.
- Ryhtymällä toimenpiteisiin työntekijöiden suojelemiseksi
estämällä sairaiden henkilöiden pääsy työpaikalle.
• Toistemme työlainsäädäntöön liittyvien oikeuksien
kunnioittaminen (esim. lastenhoitovapaa, perheloma, palkallinenloma).

MITÄ TEKISIT?
Eräs työtovereistasi ehdottaa prosessin nopeuttamista muokkaamalla
jotakin tuotantolinjan vaihetta, mutta olet huolissasi siitä, että tämä
voisi olla vaarallista. Mitä sinun tulisi tehdä?
Älä koskaan tingi turvallisuudesta. Vaikka HOYA arvostaa ja rohkaisee
jatkuvaan parantamiseen, menettelytapoihimme tehdyt muutokset on
tarkastettava ja hyväksyttävä, jotta voidaan varmistaa, ettei niillä ole
haitallisia vaikutuksia työntekijöidemme tai tuotteidemme kannalta. Sinun
tulee ottaa yhteyttä esimieheesi keskustellaksesi työtoverisi ehdotuksesta;
älä toteuta sillä välin mitään prosessiin liittyviä muutoksia.

15SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Tietosuoja

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Olemme sitoutuneet:• Ymmärtämään, millaisia tietoja pidetään ”henkilötietoina”.
• Työtovereidemme, asiakkaidemme ja liikekumppaneidemme
yksityisyyden kunnioittamiseen ja heidän luottamuksensa
säilyttämiseen käsittelemällä heidän henkilötietojaan huolellisesti.
”Arkaluontoisista henkilötiedoista”, kuten pankkitilinumeroista
tai lääketieteellisistä tiedoista, on huolehdittava erityisen
huolellisesti.
• Henkilötietojen käyttöön ainoastaan tavalla, jonka henkilö on
valtuuttanut. Niitä ei saa koskaan jakaa muiden kanssa (HOYA:nsisällä eikä ulkopuolella), ellei heillä ole valtuutusta ja laillista syytä
nähdä niitä.
• Henkilötietojen keräämiseen, tallentamiseen, käyttämiseen,
jakamiseen, siirtämiseen ja hävittämiseen maailmanlaajuisten
tietosuojalakien mukaisesti ja tavalla, jolla nämä tiedot pidetään
turvassa.
• Olemaan varuillamme vääränlaisen käsittelyn tai
tietoturvaloukkauksen suhteen ja ottamaan välittömästi yhteyttä
laki- tai vaatimustenmukaisuusosastoon, jos tiedot vaarantuvat.
Ymmärrämme, että henkilötietojen paljastaminen – vaikka setapahtuisi vahingossa – voi aiheuttaa haittaa henkilöille ja johtaa
lailliseen vastuuseen, sekä myös heikentää luottamusta HOYA
Group -konserniin.

Arvostamme yksilön oikeutta yksityisyyteen ja varmistamme,
että kaikki tiedot kerätään asianmukaisesti ja oikeutetuista
liiketoiminnallisista syistä.

16SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaMITÄ ”HENKILÖTIEDOT” OVAT?
Kaikki tiedot, joita voidaan käyttää jonkun henkilön
tunnistamiseen joko suoraan tai epäsuorasti, kuten:MITÄ TEKISIT?

- Nimi

Saat puhelun ulkopuoliselta
asianajajalta, joka pyytää tietoja
osastosi työntekijöistä. Miten
sinun pitäisi vastata?

- Työntekijän tunnusnumero- Sähköpostiosoite- Puhelinnumero

Älä koskaan anna työntekijätietoja
kenellekään tarkistamatta, onko
tietojen paljastaminen sallittua. Kysy
esimieheltäsi tai lakiasiainosastolta
ennen tietojen antamista.

Jos et ole varma, katsotaanko tiedot ”henkilötiedoiksi”, tarkista
asia asianmukaiselta osastolta ennen tietojen jakamista.

17

Kannettava tietokoneesi
varastetaan autostasi, kun
pysähdyt kotimatkallasi olevaan
myymälään. Aiheuttaako tämä
tietosuojaongelmia?
Jos kannettavassa tietokoneessasi
on henkilötietoja, sitä voidaan
pitää tietoturvaloukkauksena ja seedellyttää paljastamisilmoituksia
ja jopa korjaustoimia. Vaikka ettallentaisikaan tietoja kannettavalle
tietokoneellesi, tiedot on ehkä
liitetty kannettavalle tietokoneellesi
tallennettuihin sähköposteihin.
Ota välittömästi yhteyttä laki- ja
IT-osastoon ja selvitä asianmukaiset
seuraavat vaiheet.

SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Muiden tahojen yritystietojen
suojaaminenMITÄ TEKISIT?

Kunnioitamme ja suojaamme muiden luottamuksellisia
yritystietoja ja kohtelemme niitä kuin omiamme.

Uusi työntekijä liittyi juuri tiimiisi eräältä kilpailijaltamme. Olisi
arvokasta, jos hän kertoisi tietoa laatumenettelyistä, joita hän kehitti
työskennellessään kyseisen kilpailijan palveluksessa. Olisiko hänen
hyväksyttävää tehdä se?

Olemme sitoutuneet:• Kaikkien tekijänoikeuslakien ja niihin liittyvien lakien
noudattamiseen. Emme tee seuraavia ilman lupaa:- Kopioi tai käytä muiden yritysten tai henkilöiden kehittämiä
ohjelmistoja tai muita tuotemalleja.
- Kopioi tai käytä medialähteistä, kuten internetistä, peräisin
olevia kuvia tai tekstitietoja.
• Muiden luottamuksellisten liiketoimintatietojen pitäminen
turvassa, niiden käyttäminen vain sovellettavien sopimusten
ehtojen mukaisesti.
• Harjoitamme huolellisuutta luottamuksellisia yritystietoja
hankittaessa ja varmistamme, että meillä on oikeus käyttää
niitä ja että emme koskaan käytä tietoja, joiden alkuperä on
kyseenalainen.
• Emme koskaan painosta muita, mukaan lukien uusia
työntekijöitä, paljastamaan luottamuksellisia yritystietoja
aiemmilta työnantajilta.

Ei. Se rikkoisi käytäntöjämme, hänen velvollisuuksiaan aiempaa
työnantajaansa kohtaan ja mahdollisesti lakia. Sinun ei tule pyytää tai
painostaa häntä paljastamaan näitä tietoja. Hän voi käyttää aiemmassa
työssään oppimiaan yleisiä tietoja ja taitoja, mutta kukaan meistä ei voi
tuoda HOYA:lle mitään luottamuksellisia tai suojattuja materiaaleja, jotka on
tuotettu työskennellessämme muualla. Hänen velvollisuutensa on suojellaentisen työnantajansa luottamuksellisia tietoja samalla tavalla kuin HOYA:ntyöntekijät ovat velvollisia suojaamaan meidän tietojamme.

18SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Harjoitamme liiketoimintaa lainmukaisesti
Kun venytämme teknologisia rajoja paremman huomisen tarjoamiseksi,
kunnioitamme aina sekä oman alamme lakeja ja määräyksiä että niiden
maiden lakeja ja määräyksiä, joissa toimimme.
Tuotteidemme ja palveluidemme
laatu ja turvallisuus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Reilu kilpailu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Lahjonnan- ja korruptionvastaisuus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Kansainvälinen kauppa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Tuotteidemme ja palveluidemme
laatu ja turvallisuus
Säilytämme asiakkaidemme luottamuksen varmistamalla, että
tuotteemme ja palvelumme täyttävät tai ylittävät omat sisäiset
standardimme sekä toimialamme asettamat standardit.

- Hankkimalla kaikki viranomaishyväksynnät etukäteen ja täyttämällä
tuotteiden markkinointiin tai myyntiin liittyvät voimassa olevat
sääntelyvelvoitteet.
• Olemalla rehellisiä ja läpinäkyviä siinä, mitä kerromme asiakkailletuotteistamme ja palveluistamme – ymmärrämme, että liioitellut
väitteet tai perusteettomat takuut voivat aiheuttaa oikeudellisen
vastuun ja vaarantaa asiakkaiden turvallisuuden.

Olemme sitoutuneet:• Noudattamaan korkeita laatu- ja turvallisuusstandardeja prosessinjokaisessa vaiheessa:- Muokkaamalla tai poistamalla tuotesuunnitteluvaiheiden aikaisia
ominaisuuksia, jotka voivat johtaa onnettomuuksiin.
- Esittämällä asianosaisen osapuolen huolenaiheet tuotteista,
jotka eivät vastaa määrityksiämme tai standardejammevalmistus- ja tarkastusvaiheiden aikana, sekä tällaisten tuotteiden
julkaisemisen estäminen.
- Sisällyttämällä käyttöohjeisiin asianmukaiset ilmoitukset ja
varoitukset, joilla varmistetaan tuotteiden turvallinen käyttö jaylläpito.
- Säilyttämällä tuotteet asianmukaisesti käytäntöjemme ja
menettelytapojemme mukaisesti.
- Tuotevalitusten nopealla raportoinnilla määritettyjen
menettelytapojen mukaisesti.

MITÄ TEKISIT?
Eräs sopimuksistamme edellyttää testiä, joka toistetaan prosessin
myöhemmässä vaiheessa. Aikaisempi testi vaikuttaa ajan ja rahan
tuhlaukselta ja hidastaa toimitusta. Voiko lisätestin jättää väliin?
Ei. Koska sopimus edellyttää, että molemmat testit suoritetaan, testausta
tai laadunvalvontaa ei voida muuttaa ilman, että asiasta on ensin ilmoitettu
ja asianmukainen johtotason hyväksyntä sekä asiakkaan hyväksyntä on
saatu. Tietoisesti toimittamalla tuote, joka ei täytä sopimusmäärityksiä tai
testausvaatimuksia ilman asiakkaan hyväksyntää, voidaan katsoa petokseksi
ja lain rikkomiseksi.

20SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Reilu kilpailu

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Olemme sitoutuneet:• Vapaan, reilun ja avoimen kilpailun edistämiseen noudattamalla
kilpailu-, kartelli- ja monopolinvastaisia lakeja kaikkialla, missä
harjoitamme liiketoimintaa.
• Hyvässä uskossa toimimiseen ja asiakkaille antamiemme
lupausten täyttämiseen:- Emme hanki myyntiä epäreiluilla markkinointikäytännöillä.
- Varmistamme, että mainokset ja mainosmateriaalit ovat asiallisia
ja täydellisiä.
- Emme koskaan esitä vääriä tai harhaanjohtavia väitteitä
tuotteistamme.
- Emme pakota tiettyä jälleenmyyntihintaa tai
jälleenmyyntihinnan jakautumista asiakkaille.
• Kilpailijoitamme parempaan suoriutumiseen oikeudenmukaisella
ja lainmukaisella tavalla:- Emme keskustele kilpailijoiden kanssa kilpailullisesti
arkaluontoisista aiheista (kuten hinnoista, kustannuksista,tuotantomääristä tai myyntiehdoista).
- Emme solmi sopimuksia tai yhteisymmärryksiä – muodollisesti
tai epävirallisesti – jotka rajoittaisivat (tai edes vaikuttaisivat
rajoittavan) kilpailua.
- Emme vahingoita kilpailijan hyvää nimeä ja mainetta
panettelemalla tai vääristelemällä sitä tai sen tuotteita ja
palveluita.

Kilpailemme tarmokkaasti, mutta reilusti, ja annamme
korkealaatuisten tuotteidemme (emme koskaan epäeettisten tailaittomien käytäntöjen) ajaa menestystämme.

21SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita• Markkina- tai kilpailutietojen kerääminen oikealla tavalla julkisista
lähteistä (kuten uutiskertomuksista, alan aikakauslehdistä
ja asiakaspalautteesta). Emme koskaan käytä väärin
luottamuksellisia tietoja tai esitä väärin sitä, keitä olemme
tai kenen palveluksessa työskentelemme. (Lisätietoja löytyy
käytännesääntöjemme osiossa Muiden tahojen yritystietojen
suojaaminen.)MITÄ TEKISIT?
Kauppajärjestön kokouksessa kaksi kilpailijaamme alkaa keskustellamatalista voittomarginaaleistaan ja valittaa suurista alennuksista.
Et sano mitään sillä hetkellä, mutta muutamaa viikkoa myöhemminmolemmat yhtiöt nostavat hintojaan. Mietit, olisiko sinun pitänyt
ryhtyä erityisiin toimiin kokouksessa keskustelun aikana.
Kyllä, sinun olisi pitänyt. Viranomainen saattaisi päätellä, että kaikki
kokouksen osallistujat – olivatpa he osallistuneet keskusteluun tai
eivät – suostuivat korjaamaan hintoja, vaikka asiasta ei koskaan sovittu
muodollisesti. Oikea toimintatapa tällaisessa tilanteessa olisi ollut sanoa,
että keskustelu on sopimaton, ja poistua kokouksesta ja ilmoittaa asiasta
välittömästi lakiasiainosastolle.

22

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Lahjonnan- ja
korruptionvastaisuus
Työskentelemme rehellisesti. Emme koskaan tarjoa tai
hyväksy lahjuksia tai salli muiden tarjota tai hyväksyä lahjuksia
puolestamme.

Olemme sitoutuneet:• Saamaan liiketoimintaa tuotteidemme ja palveluidemme
ansioiden perusteella.
• Ylläpitämään nollatoleranssia lahjonnan tai voitelurahojen
suhteen.
• Välttämään jopa vaikutelmaa sopimattomasta maksusta,
riippumatta paikallisesta käytännöstä tai muiden yhtiöiden
käytännöstä.
• Täsmällisen kirjanpidon pitämiseen, jotta kaiken annetun tai
vastaanotetun luonne on selkeä ja käytäntöjemme sallima.
• Asianmukaisen due diligence -prosessin suorittamiseen HOYA:nliikekumppaneita valittaessa, heidän suoriutumistaan valvottaessa
ja kyseenalaisista liiketoimintakäytännöistä puhuttaessa.
• Olemaan koskaan maksamatta voitelumaksuja. Jos
voitelumaksua pyydetään, ilmoita pyynnöstä laki- tai
vaatimustenmukaisuusosastolle.

MIKÄ ON “LAHJUS”?
Mikä tahansa arvokas, joka annetaan jollekulle julkishallinnossa
tai yksityisellä sektorilla liiketoiminnan, taloudellisen tai
kaupallisen edun saamiseksi (tai ylläpitämiseksi). Lahjus voi
olla käteistä, mutta se voi olla myös muuta. Lahja, palvelus,
henkilökohtainen hyvitys, jopa laina- tai työtarjous, voidaan
katsoa lahjukseksi, jos sitä tarjotaan vastineeksi erityiskohtelusta
tai päätöksenteosta.

23SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneitaMIKÄ ON ”VOITELUMAKSU”?
Pieni maksu (jota kutsutaan joskus ”takaisinpalautukseksi” tai”voitelumaksuksi”), joka suoritetaan alemman tason valtion
virkamiehelle, jotta virkailijaa rohkaistaan suorittamaan tai
nopeuttamaan rutiinitoimia (kuten paperitöiden käsittelyä taipuhelinpalvelun tai virtalähteen hankkimista). HOYA kieltää
voitelumaksut.

MITÄ TEKISIT?
Olen huomannut, että lahjojen antamista odotetaan joskus yleisenä”tavanomaisena kohteliaisuutena” jossakin maassa, mutta sitä voidaan
pitää epäasianmukaisena maksuna tai jopa lahjuksena toisessa maassa.
Kun matkustan ja tapaan asiakkaita, mitä tämä tarkoittaa minulle?
Et saa antaa minkäänlaista maksua tai etua sopimattoman liiketoimintaedun
saamiseksi. Jopa lahjanvaihtoa, joka on ”tavanomainen kohteliaisuus”
kotimaassasi, voidaan pitää lahjuksena toisessa maassa, jos lahjan arvo
on suurempi kuin nimellinen summa. Sinun on aina noudatettava HOYA:nkäytäntöjä ja sovellettavia paikallisia lakeja. Jos et ole varma, onko lahja sopiva,
ota yhteyttä laki- tai vaatimustenmukaisuusosastoon.

24

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Kansainvälinen kauppa

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Olemme sitoutuneet:• Tuntemaan tuonti-, vienti- ja kauppavaatimukset
ja noudattamaan niitä sekä käytäntöjämme ja
menettelytapojamme, jotka koskevat maita, joissa harjoitamme
liiketoimintaa.
• Vaadittujen tuonti-, vienti- ja tulliasiakirjojen ylläpitämiseen
jokaisessa HOYA-toimipaikassa.
• Due diligence -tarkastuksen suorittamiseen sen varmistamiseksi,
että tunnemme loppukäyttäjän ja tuotteidemme aiotun
loppukäytön.
• Kieltäytymään liiketoimista kansallisten ja maailmanlaajuistenrajoitettujen maiden kanssa turvallisuussyistä, ellemme ole
saaneet asianmukaisia lisenssejä kyseisiin maihin myymiseen.
• Auttamaan rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisessä
ja havaitsemisessa tarkkailemalla epäilyttäviä maksuja, joihin
voivat kuulua:- Käteismaksut.
- Henkilökohtaisilta tileiltä tehdyt maksut yritystilien sijaan.
- Liiketoimet rahoituslaitosten tai kolmansien osapuolten
kanssa, joilla ei ole loogista suhdetta asiakkaaseen tailiikekumppaniin.

Olemme sitoutuneet vastuulliseen liiketoimintaan yli rajojen
ja työskentelemme estääksemme terrorismin rahoituksen ja
kansainvälisen rauhan ja turvallisuuden uhat.

25SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneitaMITÄ TEKISIT?
Toimittaja pyytää meitä lähettämään maksut uuteen osoitteeseen.
Epäilet, että jotain laitonta tai sopimatonta on meneillään. Pitäisikö
sinun kertoa huolenaiheistasi?
Kyllä. Sinulla on oikeus olla epäileväinen. Tämä saattaa olla pyrkimys rahan
pesuun tai muutoin lakisääteisten vaatimusten välttämiseen. Sinun tuleeottaa viipymättä yhteyttä talousosastoon, ja tällä välin älä muuta osoitetta,
ennen kuin sinua on pyydetty tekemään niin. Mikäli mahdollista, äläkeskustele toimittajan kanssa pyynnöstä ennen kuin talousosasto on antanutsiihen luvan.
Ostin liikematkalla väärennetyn tuotteen, joka oli tarkoitus tuoda
takaisin matkamuistona. Koska ostin sen ulkomailla, voinko tuoda se
takaisin omaan maahani?
Et. Sinun on oltava tietoinen siitä, että joissakin maissa on kiellettyä tuoda
maahan väärennettyjä tuotteita, eikä ainoastaan henkilöitä, vaan myös
yritystä, johon henkilöt kuuluvat, voidaan rangaista asianmukaisilla laeilla.
Saat suuren tilauksen yritykseltä, josta et ole koskaan kuullut
tai jonka kanssa et ole aiemmin asioinut. Heillä ei näytä olevan
kokemusta alaltamme, ja heidän laskutusosoitteensa vaikuttaa olevan
asuinkiinteistö. Pitäisikö sinun kysyä lisää ennen tilauksen täyttämistä?
Kyllä. Sinun vastuullasi on tietää kaikkien tuotteiden lopullinen määränpää
vientivalvontalakien noudattamiseksi ja kansallisten turvallisuusongelmien
turvaamiseksi. Sinun tulee kysyä lisää heidän toimialastaan, lopullisesta
loppukäyttäjästä ja tuotteiden loppukäytöstä. Jos tunnet olosi yhä
epämukavaksi, ota yhteyttä laki- tai vaatimustenmukaisuusosastoon.

26

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Olemme vastuullisia liikekumppaneita
Luomme ja ylläpidämme hyviä, molemminpuolisesti hyödyllisiä suhteita
asiakkaisiimme ja liikekumppaneihimme.

Terveydenhuoltoalan velvollisuudet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Toimittajasuhteet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Eturistiriidat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Lahjat ja viihde.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Ympäristö.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Terveydenhuoltoalan
velvollisuudet

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Olemme sitoutuneet:• Kaikkien sääntelyvelvoitteidemme ymmärtämiseen ja kaikkien
sovellettavien sääntöjen ja määräysten noudattamiseen.
• Vuorovaikutukseen terveydenhuollon ammattilaisten kanssa, joihinkuuluvat lääkärit, sairaanhoitajat, terveydenhoitajat, avustavat
lääkärit, terveyssuunnitelmien ylläpitäjät, optikot ja lääketieteelliset
laitokset sovellettavien lakien, määräysten, alan standardien ja
järjestösääntöjen mukaisesti.
• Terveydenhuollon ammattilaisiin vaikuttamisen välttäminen
heidän ammatillisissa lääketieteellisissä päätöksissään, jotka
koskevat HOYA-tuotteiden käyttöä sopimattoman viestinnän,
hyväksymättömien markkinointimateriaalien tai sopimattomientaloudellisten kannustimien perusteella.
• Maksujen tai muiden arvonsiirtojen tarkkaan ilmoittamiseen
lääkäreille, opetussairaaloille ja muille henkilöille tai tahoillesovellettavien lakien edellyttämässä laajuudessa.
• Tutkimus- ja koulutusapurahojen ja käyvän markkina-arvon
korvauksen tarjoamiseen terveydenhuollon ammattilaisilleainoastaan sovellettavien lakien ja määräysten sekä HOYA:nkäytäntöjen ja menettelyjen mukaisesti.
• Avun pyytämiseen, kun meillä on kysyttävää.

Ymmärrämme, että jotkin yrityksemme toimivat erittäin säännellyllä
terveydenhuoltoalalla ja että meillä on entistä suurempi
velvollisuus täyttää tiukat laatu- ja turvallisuusvaatimukset.

28SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

TIESITKÖ?
HOYA kunnioittaa erilaisia terveydenhuollon lainsäädännöllisiä
ja sääntelyvaatimuksia maissa, joissa toimimme. Näihin kuuluvat
säännöt, jotka koskevat:MITÄ TEKISIT?
Lääkäri haluaa HOYA:n maksavan matkansa Japaniin vieraillakseen
HOYA:n toimipaikoissa. Japanissa hän haluaa myös käyttää
tilaisuuden muutaman päivän nähtävyyksien kiertämiseen HOYA:nkustannuksella. Onko tämä sallittua?

- Kliinistä tutkimusta- Tuotekehitystä- Valmistusta

Ei. Vaikka HOYA voi maksaa terveydenhuollon ammattilaisen vaatimattomat
ja kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset yhtiön toteuttamaan
ohjelmaan osallistumisesta tai lääketieteellistä teknologiaa koskevasta
tapaamisesta tietyissä olosuhteissa, yhtiön etukäteen antamalla luvalla,
matkan nähtävyysosuus voidaan katsoa sopimattomaksi yritykseksi
vaikuttaa lääkärin itsenäiseen päätöksentekoon, eikä se siksi ole sallittua.
Kysy neuvoa tässä tilanteessa laki- tai vaatimustenmukaisuusosastolta.

- Tuotteiden markkinointia- Tietosuojaa- Asiakasvuorovaikutusta- Tuotteidemme ja niihin liittyvien palveluiden laskutusta
Emme saa ehdottomasti tarjota tai luvata sopimatonta hyötyä
terveydenhuollon ammattilaisille tuotteidemme käyttöön, ostoon
tai suositukseen vaikuttamiseksi.

29SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Toimittajasuhteet

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

HALUATKO TIETÄÄ LISÄÄ?

Valitsemme toimittajat objektiivisten ja mitattavissa olevien kriteerien
perusteella ja työskentelemme sitten yhdessä varmistaaksemme,
että he täyttävät velvollisuutensa tukea HOYA Groupin liiketoimintaa
ja missiota.

HOYA:n toimittajia koskevat säännöt

Olemme sitoutuneet:• Yhteistyöhön sellaisten liikekumppaneiden kanssa, jotka jakavat
sitoumuksemme rehellisen liiketoiminnan harjoittamiseen,
yrityksen yhteiskuntavastuun ymmärtämiseen ja ihmisoikeuksien jatyöntekijöiden perusoikeuksien suojelemiseen.
• Hyvien valintojen tekemiseen, kriteereiden kuten laadun,kokemuksen, toimitushistorian ja hinnan arvioimiseen konsernillesopivien liikekumppaneiden määrittämiseksi.
• Liikekumppaneidemme oikeudenmukaiseen kohteluun, emmekä
koskaan käytä heitä hyväksi manipuloimalla, salaamalla, käyttämällä
väärin asemaamme, pakottamalla, esittämällä väärin tosiasioita tai
muulla epäreilulla toiminnalla tai käytännöllä.
• Toimittajiemme suorituksen valvomiseen, jotta voidaan varmistaa,
että aika, materiaalit ja toimitukset, jotka täyttävät standardimme ja
HOYA:n toimittajia koskevat säännöt, kirjataan rehellisesti.
• Tekemään oman osuutemme varmistaaksemme, että koko
toimitusketjumme, alihankkijat mukaan lukien, toimii korkeiden
eettisten standardien mukaisesti.

MITÄ TEKISIT?
HOYA:ssa työskentelevä konsultti on lähettänyt laskun, jossa
luetellaan hyvin epämääräiset käteismaksut ja haetaan korvausta
näistä maksuista. Pitäisikö sinun kyseenalaistaa tämä lasku?
Kyllä. Kun tarkistat käteismaksuja tai laskussa olevia nimikkeitä, sinun
tulee aina pyytää lisätietoja ja kuitteja. Odotamme konsulttiemme,
jakelijoidemme ja muiden kolmansien osapuolien olevan avoimia ja
rehellisiä kirjanpidossaan, joten pyydä lisätietoja, ja jos olet huolissasi,
että kyse on jostakin sopimattomasta tai laittomasta, kerro huolenaiheistasi
välittömästi.

30SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Eturistiriidat

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

TIESITKÖ?

Vältämme tilanteita, joissa henkilökohtaiset etumme tai toimintamme
saattavat olla ristiriidassa kykymme kanssa tehdä objektiivisia
päätöksiä HOYA:n puolesta.

Ei ole mahdollista tunnistaa kaikkia tilanteita, joissa voi syntyä
eturistiriita, mutta on tiettyjä tilanteita, jotka voivat johtaa
tilanteeseen. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä esimieheesi.
-T oinen työ. Osa-aikaisen työsuhteen vastaanottaminen,
palvelusopimuksen solmiminen tai liiketoimien tekeminen HOYA:nkilpailijan, toimittajan, palveluntarjoajan tai asiakkaan kanssa.

Olemme sitoutuneet:• Ennakoivaan toimintaan – sellaisten tilanteiden tuntemiseen ja
välttämiseen, jotka voivat aiheuttaa eturistiriidan.
• Ilmoittamaan mahdollisista eturistiriidoista esimiehellemme(olosuhteista riippuen useimmat eturistiriidat voidaan ratkaista, josniistä ilmoitetaan ennakoivasti ja niitä hallitaan asianmukaisesti).

-T aloudellinen etu. Omistajuusetu HOYA:n kilpailijaa, toimittajaa,
palveluntarjoajaa tai asiakasta kohtaan.
-H enkilökohtainen etu. Päätöksentekovalta HOYA:n liiketoimessa
tai liiketoimintapäätöksessä, kun sinulla tai perheenjäsenelläsi
saattaa olla henkilökohtainen tai taloudellinen intressi.
-H enkilökohtainen suhde. Perheenjäsen, joka on HOYA:n tai
HOYA:n kilpailijan, toimittajan, palveluntarjoajan tai asiakkaan
palveluksessa.
-L ahjat, viihde ja liikelahjat. Sellaisen lahjan tai tarjouksen
antaminen tai vastaanottaminen, joka on käytäntöjemme rajojen
ulkopuolella.
-U lkopuolinen mahdollisuus. HOYA Groupin tuotteiden ja
palveluiden kanssa kilpailevien tuotteiden tai palveluiden
myyminen.
-V iestintä. Puheen pitäminen tai artikkelin kirjoittaminen
aiheesta, joka liittyy HOYA Group -konserniin tai työhösi
HOYA:ssa, ilman ennakkohyväksyntää.
Etkö ole varma, aiheuttaako tilanne ristiriidan? Kysy ennen kuin
jatkat.

31

SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneitaMITÄ TEKISIT?
Haluat ottaa vastaan osa-aikatyön viikonloppuisin. Sillä ei ole mitään
tekemistä työsi kanssa HOYA:ssa, ja se olisi vain muutaman kuukauden
ajan. Onko tämä ristiriita?
Se riippuu tekijöistä, kuten harkitsemasi työn tyypistä ja työtunneista. Mutta
sinun on keskusteltava esimiehesi kanssa ennen kuin hyväksyt sen, jotta voit
varmistaa, että ristiriitoja ei ole.
Olet osa päätöksentekotiimiä uudesta toimittajasta, ja lankosi
työskentelee yhdessä niistä yrityksistä, jota HOYA harkitsee
toimittajaksi. Hänen yhtiönsä on maineikas oikea-aikaisessa
toimituksessa ja sillä on myös parhaat hinnat. Voitko sinä suositella
hänen yritystään, koska se olisi HOYA:n edun mukaista?
Kyllä, mutta sinun on oltava avoin suhteestasi. Vaikka sinusta tuntuu, että
olet harkinnut kaikkia vaihtoehtoja ja voit tehdä objektiivisen päätöksen, on
parasta, että poistat itsesi päätöksentekotiimistä eturistiriidan välttämiseksi,jotta et anna vaikutelmaa mistään epäreilusta tai sopimattomasta
toiminnasta.
Kollegan poika on juuri liittynyt tiimiisi. Onko tämä sallittua?
Sukulaiset voivat työskennellä samassa yrityksessä. Ainoa rajoitus on, että
kukaan sukulainen ei saa koskaan olla asemassa, jossa hän voi palkata,valvoa, vaikuttaa työsuhteen ehtoihin, palkkoihin tai ylennyksiin tai vaikuttaa
toisen sukulaisen johtamiseen.

32

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Lahjat ja viihde

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

TIESITKÖ?

Vaihdamme vain kohtuullisen arvoisia lahjoja ja tarjoamme viihdettä,
jotka edistävät kohtuullisesti liikesuhteita ja joiden ei ole tarkoitus
vaikuttaa muihin sopimattomasti.

Erityistä huolellisuutta on noudatettava, kun toimitaan valtion
virkamiesten kanssa (mukaan lukien valtion virkamiesten kaltaiset
henkilöt, kuten kansallisten tai muiden julkisten sairaaloiden ja
yliopistojen työntekijät). Se, mikä voi olla sallittua kaupallisten
asiakkaiden kanssa, saattaa olla laitonta asioitaessa valtion
virkamiesten kanssa.

Olemme sitoutuneet:Älä anna valtion virkamiehelle tai vastaanota tältä mitään
arvokasta, ellet ole saanut siihen etukäteen lupaa laki- ja
vaatimustenmukaisuusosastolta.

• Olemaan koskaan tarjoamatta tai vastaanottamatta lahjoja tai
viihdettä, jos tarkoituksena on vaikuttaa päätökseen tai vastineeksiliiketoiminnasta, palveluista tai luottamuksellisista tiedoista.
• Älä koskaan pyydä lahjoja tai viihdettä.
• Vain sellaisten lahjojen ja viihteen tarjoaminen tai vastaanottaminen,
joilla on:- Kohtuulliset kustannukset.
- Eivät vaikuta liioitelluita tai liiallisilta.
- Myöntäjän ja vastaanottajan organisaatioiden käytäntöjen sekä
kaikkien sovellettavien lakien ja määräysten mukaista.
- Esimiehen hyväksymää.
• Kaikkien sovellettavien käytäntöjen noudattaminen, kun julkisillevirkamiehille maksetaan palkkioita – tähän sisältyvät HOYA:nkäytännöt ja julkisen virkamiehen organisaation käytännöt.
• Kaikkien lahjojen ja viihdykkeiden kulujen tarkka kirjaaminen.

MITÄ TEKISIT?
Entä jos saat lahjan, jonka tiedät olevan sopimaton – mitä sinun
pitäisi tehdä?
Palauta se lahjoittajalle ja anna kohtelias selitys siitä, että käytäntö kieltää
sinua pitämästä sitä. Joissakin tilanteissa, jos lahjan palauttaminen olisi
sopimatonta tai mahdotonta, voidaan harkita muita vaihtoehtoja, kuten
lahjan asettamista näytteille julkiselle paikalle tai sen lahjoittamista
hyväntekeväisyysjärjestölle. Keskustele tällaisessa tilanteessa esimiehesi
tai laki- tai vaatimustenmukaisuusosaston kanssa asianmukaisesta
toimintatavasta.

33SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Ympäristö
Olemme sitoutuneet suojelemaan ympäristöä, edistämään kestävää
kehitystä, säästämään resursseja ja noudattamaan toiminnassammeympäristön kannalta terveitä käytäntöjä.

Olemme sitoutuneet:• Kaikkien ympäristöä koskevien lakien, asetusten ja määräysten
noudattamiseen ja epäilyttävistä rikkomuksista ilmoittamiseenviipymättä esimiehellemme.
• Jätteiden asianmukaiseen hävittämiseen. Emme hävitä jätettä
laittomasti.
• Pyrkimään kestävään kehitykseen kaikissa toiminnoissamme
seuraavilla tavoilla:- Jatkuvaa ympäristötehokkuuden parantamista, jätteiden
minimointia ja saastumisen estämistä.
- Hyvien ympäristökäytäntöjen integrointi
liiketoimintakäytäntöihimme, mukaan lukien hankinta- ja
tuotesuunnittelu, testaus, valmistus ja tuki.
- Ympäristövaikutusten huomioiminen uusien tuotteiden tai
prosessien kehittämisessä ja tuotantomateriaalien valinnassa.

MITÄ TEKISIT?
Sinulla on joitakin ideoita siitä, miten voit käyttää vähemmän paperia
laitoksessasi. Kenelle sinun tulisi puhua?
HOYA ottaa ilolla vastaan kaikki ideat ympäristövaikutuksemme
pienentämiseksi. Käsittele ideoitasi esimiehesi kanssa nähdäksesi,
voidaanko ne toteuttaa toimipaikassasi.

34SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia
Suojelemme omaisuuttamme, tietojamme ja mainettamme – needistävät työtämme ja palvelemiamme ihmisiä joka päivä.

Tarkka kirjanpito. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
HOYA Group -konsernin tiedot. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
HOYA Group -konsernin omaisuus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Sisäpiirikaupat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Vastuullinen viestintä. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Tarkka kirjanpito
Säilytämme kaikkien HOYA-konsernin sidosryhmien (mukaan
lukien sääntelyviranomaiset, sijoittajat ja asiakkaat) luottamuksen
ylläpitämällä kirjanpitoa ja asiakirjoja, jotka heijastavat tarkasti
konsernin taloudellista asemaa.

• Pysymään varuillamme poikkeamien tai epätarkkuuksien varalta ja
petoksesta tai taloudellisesta rikkomuksesta ilmoittamiseksi.
• Raportoimaan viipymättä laki- tai
vaatimustenmukaisuusosastoille, HOYA HelpLine -palveluun
tai mihin tahansa muuhun raportointikanavaan, johtotason
painostuksesta raportoida sopimattomasti taloudellisesta
tuloksesta.

Olemme sitoutuneet:• Tuntemaan sisäiset prosessimme, valvontamenetelmämme ja
kirjanpitokäytäntömme ja noudattamaan niitä.
• Varmistamaan, että kirjaamamme tiedot ovat rehellisiä, täydellisiä
ja ajantasaisia.
• Tietojen hallintaan, säilytykseen ja hävittämiseen
käytännöissämme kuvatulla tavalla.
• Emme koskaan ilmoita tai esitä tietoja väärin.
• Emme koskaan kirjoita uudelleen, poista tai tuhoa HOYA Groupin
tietoja (mukaan lukien digitaaliset tiedot), joita saatetaan tarvita
tutkinnassa, tarkastuksessa tai oikeuskäsittelyssä.
• Kysymään esimieheltä ennen julkaisemattomien tietojen
luovuttamista vastauksena HOYA:n ulkopuolisen median tai
lähteen esittämään kyselyyn.

TIESITKÖ?
Jokaisella meistä on velvollisuus pitää tarkasti kirjaa riippumatta
siitä, mitä työtä teemme HOYA:ssa. ”Tallenne” voi olla:- Kuluraportti- Tuntilomake- Tuotantoraportti- Ostotilaus- Lasku- Viranomais- tai hallintoraportti36SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaMITÄ TEKISIT?
Joskus viet töitä kotiin ja työskentelet kotitietokoneellasi.
Onko hyväksyttävää säilyttää joitakin tallenteita ja asiakirjoja
henkilökohtaisella kotitietokoneellasi varmuuskopiona?
Ei. On kiellettyä tallentaa HOYA-tietueita tai -asiakirjoja kotitietokoneellesi,
myös varmuuskopioina. Jos satut lataamaan HOYA-asiakirjoja
kotitietokoneellesi, muista poistaa ne, vaikka ne olisivat vain luonnoksia tai
käsittelyn alla olevia asiakirjoja.

37SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

HOYA Group -konsernin tiedot
Suojaamme HOYA Groupin tietoja, mukaan lukien liiketoimintaan
ja talouteen liittyviä tietoja ja teknisiä tietoja, ja suojaamme
niitä katoamiselta, väärinkäytöltä tai sopimattomalta käytöltä tai
paljastamiselta.

- Käytämme vain HOYA:n hyväksymiä laitteita, ohjelmistoja,
sovelluksia ja tallennuslaitteita.
- Pysymme valppaana tietojenkalastelun, haittaohjelmien,kiristysohjelmien ja muiden hyökkäysten varalta, jotka voivat
vaarantaa järjestelmämme.
• Olemme varovaisia käyttäessämme sosiaalista mediaa – me:- Teemme selväksi, että mitkään työntekijöinä julkaisemammenäkemykset eivät edusta HOYA:n näkemyksiä.
- Emme koskaan paljasta luottamuksellisia tietoja konsernista,asiakkaistamme, työtovereistamme tai liikekumppaneistamme.
- Emme koskaan julkaise mitään, mikä katsotaan syrjinnäksi,häirinnäksi tai kiusaamiseksi.
• Vältämme luottamuksellisista tiedoista keskustelemista perheen
tai ystävien kanssa ja paikoissa, joissa valtuuttamattomat henkilöt
voivat kuulla, mitä sanotaan (esim. hisseissä, ravintoloissa tai
julkisissa kulkuvälineissä).
• Ilmoitamme välittömästi kaikista luottamuksellisten tietojen
varkauksista, katoamisesta tai luvattomasta paljastamisesta.
• Palautamme kaikki konsernin tietoja sisältävät asiakirjat ja mediat,kun lähdemme konsernista.

Olemme sitoutuneet:• K aikkien omistusoikeudellisten HOYA Groupin tietojen, kuten
teknisten tietojen, uusien tuotetietojen, julkaisemattomientaloustietojen sekä liiketoiminta- ja markkinointisuunnitelmien,
ennusteiden, strategioiden ja käytäntöjen luottamuksellisuuden
säilyttämiseen.
• Luottamuksellisten HOYA Groupin tietojen jakamiseen vain
sellaisten henkilöiden kanssa, jotka ovat valtuutettuja ja joilla on
perusteltu liiketoiminnallinen tarve tietää.
• Ulkoisten markkinointikyselyiden vastausten rajoittamiseen, ellei
meillä ole asianmukaista hyväksyntää• Varmistamaan, että meillä on tarvittavat hyväksynnät ennen
luottamuksellisten tietojen luovuttamista kenellekään HOYA:nulkopuoliselle.
• Hyvän kyberturvallisuuden harjoittamiseen – me:- Noudatamme IT-osaston sääntöjä, käytäntöjä ja menettelytapoja
estääksemme tietojemme luvattoman käytön.
38SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneitaMITÄ ”TEKNISET TIEDOT” OVAT?
Tiedot ja tietotaito, jotka ovat HOYA:n omaisuutta ja jota patentti
ei vielä suojaa. Se sisältää:- Tutkimus- ja kehitysinnovaatiot- Valmistustekniikat- Teknologioiden parannukset
Emme julkaise näitä tietoja (esimerkiksi akateemisissa
konferensseissa tai teknisissä julkaisuissa), ellei siihen ole
perusteltua syytä ja ellei meillä ole esimiehen etukäteen antamaa
hyväksyntää.

MITÄ TEKISIT?
Ystäväsi on aloittamassa uutta liiketoimintaa ja on pyytänyt sinulta
luetteloa HOYA:n asiakkaista, jotka saattavat olla kiinnostuneita hänen
palveluistaan. Voiko nämä tiedot antaa ystävällesi?
Ei. Asiakasluettelomme ovat luottamuksellisia, eikä niitä tule koskaan jakaa
kenenkään (HOYA:n sisä- tai ulkopuolella) kanssa, joka ei harjoita HOYA:nliiketoimintaa.

39

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

HOYA Group -konserninomaisuus
Ymmärrämme, että HOYA Groupin omaisuus on tarkoitettu
konserniin liittyvään liiketoimintaan, ja velvollisuutemme on
varmistaa, että suojaamme niitä katoamiselta, vahingoittumiselta,
varkauksilta ja sopimattomalta käytöltä.

Olemme sitoutuneet:• Varmistamaan, että kaikkia konsernin varoja käytetään vainkonsernin liiketoimintaan ja että esimiehen on hyväksyttävä
kaikki muu käyttö.
• Olemaan koskaan väärinkäyttämättä konsernin varoja.
• Ylläpitämään laitteisiin ja varastoihin liittyviä tarkkoja tietoja.
• Olemaan koskaan poistamatta raaka-aineita, varastoja,
myynninedistämistyökaluja tai tarvikkeita tai hävittämättä niitä
ilman lupaa.
• Ilmoittamaan kaikista vahingoittuneista, vaarallisista tai korjausta
vaativista laitteista.
• Palauttamaan kaikki konsernin omaisuus, joka on annettu meille,
kun lähdemme konsernista.

40

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaMITÄ ON ”HOYA:N OMAISUUS”?
Se voi olla:- Fyysistä, kuten tilat, ajoneuvot, huonekalut, valmistuslaitteet ja
tarvikkeet.
- Taloudellista, kuten: Konsernin varallisuus, mukaan lukien sekit,
luottokortit, laskut ja muut asiakirjat, joilla on rahallinen arvo.
- Sähköistä, kuten: tietokoneet, viestintälaitteet, puhelimet,
tietojärjestelmät, internet-/intranetyhteys, henkilökohtaiset
digitaaliset avustajat ja muut vastaavat laitteet, järjestelmät ja
teknologia.
Tieto on myös arvokasta konsernin omaisuutta. Katso lisätietoja
HOYA Group -konsernin tiedot -osiosta.

MITÄ TEKISIT?
Olet juuri saanut uuden tietokoneen osana yhtiön teknologian
päivitysprosessia. Voitko antaa vanhan tietokoneesi tyttärellesi?
Ei. Vaikka vanhaa tietokonetta ei enää käytetä, se on palautettava
yhtiölle asianmukaista hävittämistä varten.

41SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Sisäpiirikaupat
Kunnioitamme sisäpiirikauppalakeja kaikkialla, missä harjoitamme
liiketoimintaa.

Olemme sitoutuneet:• Tunnistamaan “sisäpiiritietoina” pidetyt tiedot, emmekä
koskaan käytä näitä tietoja perusteena päätöksille osakkeiden,joukkovelkakirjojen, optioiden tai muiden HOYA Group -konsernin
tai minkään muun julkisen yhtiön arvopapereiden ostamisesta tai
myymisestä, ellei tietoja luovuteta yleisölle.
• Olemaan koskaan antamatta ”sisäpiiritietoja” muille, kuten ystävilletai perheenjäsenille, jotta he voivat hyödyntää tietoja.
• Lähdettyämme HOYA:sta pidättäytymään käymästä kauppaa
ei-julkisten sisäpiiritietojen perusteella, kunnes tiedot ovat tulleet
julkisiksi.

42

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaSISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resurssejaMITÄ ”SISÄPIIRITIEDOT” OVAT?
Tiedot, joita järkevä sijoittaja pitäisi hyödyllisenä päättäessään,
käykö hän kauppaa konsernin osakkeilla vai muilla arvopapereilla.
Esimerkkejä:MITÄ TEKISIT?
Toimittaja kertoi minulle uudesta tuotteesta luottamuksellisesti.
Emme voi käyttää tuotetta, mutta uskon, että sillä on todellista
potentiaalia ja että toimittajayrityksen osakkeet kasvavat nopeasti.
Voinko ostaa yhtiön osakkeita?

- Konsernin taloudelliset tulokset- Ennusteet tulevista taloudellisista tuloksista- Uutiset tulevasta tai ehdotetusta liittoutumasta, fuusiosta tai
omaisuuden hankinnasta

Ei. Et voi ostaa toimittajan osakkeita, ennen kuin hallussasi olevat tiedot ovat
julkisesti saatavilla. Nämä tiedot ovat ”sisäpiiritietoja”, jotka on annettu sinulleluottamuksellisesti. Sen perusteella tapahtuva kaupankäynti (tai vinkkien
antaminen muille kaupan käymistä varten) rikkoisi käytäntöjämme ja lakia.

- Merkittävä uusi sopimus tai sopimuksen peruutus- Tiedot konsernin oikeustoimista- Osinkopolitiikan muutos- Muutos ylimmässä johdossa

43SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Vastuullinen viestintä
Nimeämme keskeisen yhteyshenkilön, joka voi puhua yhdellä
selkeällä ja yhdenmukaisella äänellä antaessaan tietoa yleisölle jatiedotusvälineille.

Olemme sitoutuneet:• Olemaan koskaan antamatta vaikutelmaa siitä, että me yksittäisinä
työntekijöinä puhumme HOYA:n puolesta missään viestinnässä,joka saattaa tulla julkiseksi, ellei HOYA Group ole näin määrännyt.
• Ohjaamalla kaikki yhteyshenkilöt tai ulkopuoliset kyselyt
asianmukaiselle taholle HOYA:ssa.
- Jos lehdistö tai talousanalyytikot ottavat meihin yhteyttä, ilmoita
asiasta välittömästi esimiehellesi tai IR-ryhmälle.
- Jos lainvalvontaviranomainen tai sääntelyviranomainen
ottaa meihin yhteyttä tai saamme jonkinlaisen oikeudellisen
ilmoituksen, ilmoitamme siitä välittömästi laki- tai
vaatimustenmukaisuusosastolle.
• Esimiehen hyväksynnän saamiseen ennen kuin hyväksyy kutsun
puhua tai kirjoittaa aiheeseen liittyvän artikkelin yhtiöstä tai
työstämme HOYA Group -konsernissa.

MITÄ TEKISIT?
Saat sähköpostiviestin, jossa sinua pyydetään osallistumaan
markkinatutkimuskyselyyn ja vastaamaan joihinkin peruskysymyksiin
konsernista. He jopa tarjoutuvat maksamaan sinulle ajastasi tai
lahjoittamaan valitsemallesi hyväntekeväisyyskohteelle. Voitko
osallistua kyselyyn kysymättä neuvoa esimieheltäsi?
Ei. On tärkeää vahvistaa tällaisten epävirallisten sähköpostipyyntöjen(tai puhelinsoittojen) uskottavuus, jotka kysyvät tietoja HOYA:sta tai
HOYA-yhtiöistä, koska ne voivat olla sopimattomia yrityksiä saada
kilpailu- tai markkinatietoja. Meidän on myös varmistettava, että tällaiset
sähköpostipyynnöt eivät ole ”tietojenkalastelua” tai haitallisia yrityksiälähettää viruksia tietokoneverkkoihimme. Sinun on kysyttävä esimieheltäsi
ja myös IT-osastolta, ennen kuin avaat mitään sähköpostilinkkejä tai vastaat
tällaisiin tietopyyntöihin.

44SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN | SEURAAVA

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Liite
HOYA Group -konsernin käytännesääntöjen
vahvistuslomake (työntekijöille)
1. Olen saanut kopion HOYA Groupin käytännesäännöistä (taiminulla on pääsy siihen HOYA Groupin intranetissä tai HOYAdivisioonani intranetissä).
2. Olen lukenut ja ymmärtänyt HOYA Group -konsernin
käytännesäännöt.
3. Noudatan ja kunnioitan HOYA Group -konsernin
käytännesääntöjä, lakia ja kaikkia konsernin käytäntöjä.
Työntekijän allekirjoitus

Päivämäärä

Työntekijän numero

HOYA-organisaatio ja -sijainti
45SISÄLTÖ |Johdanto

Kunnioitamme muita

Harjoitamme liiketoimintaa
lainmukaisesti

VIIMEINEN SIVU KATSOTTU | TAKAISIN

Olemme vastuullisia liikekumppaneita

Suojaamme konsernia

Liite

Hyödyllisiä
resursseja

Hyödyllisiä resursseja
HOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46