装丁・本文デザイン

轡田昭彦＋坪井朋子

カバー写真©MAKOTO IWASAKI/orion/amanaimages

目 次

まえがき… …………………………………………………………………………………………………………………… 007…

一生使えるエクセル仕事術… ……………………………………………………………………… 007…

アカウンティングファームで学んだ情報共有の技術…………………………………… 009…

本書で学べる内容………………………………………………………………………………………… 011

第１部…

ミスを少なく仕事を早く終わらせる
Excelの技術

第１章…

仕事が早くなる便利なテクニック… ………………………………………… 017…

1…よく使う機能をクイックアクセスツールバーに登録する… …………………… 018…

2…仕事が早くなるショートカットキー… …………………………………………………… 021…

…

3…形式を選択して貼り付けるテクニック… ………………………………………………… 026…

4…シートを並べてストレスなく入力する… ………………………………………………… 029…

5…ドロップダウンリストを使って効率的に入力する… ……………………………… 032…

6…多くのシートの中から必要なシートを素早く選択する…………………………… 036…

7…リボンをたたんで画面を広くする…………………………………………………………… 037

第２章…

知っておきたい表示・印刷の基本… ………………………………………… 039…

1…意外と便利なカメラ機能… ……………………………………………………………………… 040…

2…大きな表を見やすく表示する… ……………………………………………………………… 042…

3…大きな表を印刷する時の注意点… …………………………………………………………… 045…

4…エクセルシートをPDFで保存する………………………………………………………… 050

…

5…１円単位で入力し、100万円単位で表示する… ……………………………………… 052…

…

6…複数の図をきれいにまとめるテクニック………………………………………………… 056

第３章…

ムダな作業を減らすエクセル機能… ………………………………………… 061…

1…データの入力規則を使ってミスを防ぐ… ………………………………………………… 062…

2…不要な変更を防ぐシートの保護… …………………………………………………………… 066…

3…自動バックアップを１分に設定する… …………………………………………………… 069…

4…数式の入っているセルを表示する…………………………………………………………… 070…

5…別シートにある数式の参照元を素早く見つける……………………………………… 073…

6…外部ソースへのリンクの処理方法…………………………………………………………… 075…

7…置換を使って不必要なスペースを削除する… ………………………………………… 079

第４章…

データ集計・分析に役立つテクニック… ……………………………… 081…

1…
「条件付き書式」を使って必要なデータを目立たせる……………………………… 082…

2…知っておきたい参照式のポイント…………………………………………………………… 085…

3…分析のための数式を一瞬で入力する… …………………………………………………… 091…

4…SUMIF関数を使って経費明細を集計する… …………………………………………… 093…

5…複数条件での集計にはSUMIFS関数を使う… ………………………………………… 097…

6…ピボットテーブルを使ってデータを集計する… ……………………………………… 102

第２部…

センスを感じさせる資料作成の技術

第１章…

センスを感じさせる資料の作り方… ………………………………………… 109…

1…アカウンティングファームの情報共有術………………………………………………… 111…

①…世界標準フォーマットでの資料作成… ………………………………………………… 111…

②…リファレンスを振って上からも下からもデータをつなげる………………… 112…

③…情報共有とトレーニング……………………………………………………………………… 116…

2…見やすく使いやすい資料の作り方…………………………………………………………… 119

…

①…データの流れが分かりやすいファイルを作成する… …………………………… 119…

②…シート構成図を入れてデータのつながりを明確にする… …………………… 122…

③…書式はなるべくシンプルに… ……………………………………………………………… 123…

④…データの出所を記入する……………………………………………………………………… 125…

⑤…フッターにファイル名、シート名を入れる… ……………………………………… 125…

⑥…検索しやすいファイル名をつける… …………………………………………………… 126…

⑦…不要なシートを削除する……………………………………………………………………… 127…

3…ミスを減らすための工夫… ……………………………………………………………………… 128…

①…合計式の1つ手前に「余裕行」「余裕列」を入れる… ……………………………… 129…

②…タテ計とヨコ計の一致を確かめる… …………………………………………………… 131…

③…数式はなるべくシンプルに… ……………………………………………………………… 132…

④…作業リスト、チェックリストを作成する……………………………………………… 133…

⑤…リファレンスを振りながら数字のつながりを確認する… …………………… 134

第２章…

初歩的な関数を使って資料を作成する… ……………………………… 137…

1…経費精算書の作成… ………………………………………………………………………………… 138…

①…設計図を作る… …………………………………………………………………………………… 138…

②…ひな型を作る… …………………………………………………………………………………… 139…

③…関数と数式を入力する… ……………………………………………………………………… 140…

2…決算推移表・比較表の作成……………………………………………………………………… 150…

①…B/S、P/L推移表を作成するときのポイント… …………………………………… 150…

②…HLOOKUP関数を使って自動的に比較表を作成する…………………………… 152

第３部…

分かりやすく伝える説明の技術

第１章…

なぜコミュニケーションが難しくなったのか…………………… 159…

1…コミュニケーションが難しくなった理由を分析する… …………………………… 159…

2…暗黙知に頼る日本企業、形式知を重視する外資系企業… ………………………… 162

…

3…分かりやすく伝えるための３つのポイント… ………………………………………… 164

第２章…

分かりやすく伝えるための説明の技術… ……………………………… 167…

1…分かりやすく伝えるための準備… …………………………………………………………… 168…

①…ターゲットを明確にして必要な情報を厳選する… ……………………………… 168…

②…構成図を作って伝える内容を整理する………………………………………………… 169…

③…分岐図を描きながら説得力のあるシナリオを考える…………………………… 172…

④…相手がイメージしやすい表現で伝える………………………………………………… 176…

⑤…ターゲットに合わせて数字の伝え方を工夫する… ……………………………… 177…

⑥…声を出して資料を読む… ……………………………………………………………………… 179…

⑦…アウトプットを繰り返しながら情報を吟味する… ……………………………… 180…

2…
［ケーススタディ］月次決算の数字を分かりやすく説明する… ………………… 182…

①…増減分析による数字のチェック…………………………………………………………… 183…

②…説明ポイントの抽出… ………………………………………………………………………… 185…

③…説明ポイントの裏付け… ……………………………………………………………………… 185…

④…リハーサル及び説明資料の作成…………………………………………………………… 187…

⑤…本番……………………………………………………………………………………………………… 188…

3…有名企業のIR資料分析… ………………………………………………………………………… 193…

①…ソフトバンク──シンプルなスライドでストーリーを伝える……………… 194…

②…楽天──英語での情報発信に力を入れる……………………………………………… 196…

③…任天堂──内容をテキストで丁寧に説明する……………………………………… 198…

④…リクルート──分かりやすい図を使ってビジネスモデルを説明する…… 199…

⑤…ローソン──統合報告書で企業価値創造サイクルを説明する……………… 201

あとがき 木を見て森を見る技術………………………………………………………………………………… 203まえがき■ 一生使えるエクセル仕事術
私は 18 年前の 1997 年に公認会計士の 2 次試験に合格し、青山監査法人（現PwC あらた監査法人）からキャリアをスタートさせました。青山監査法人
では監査やコンサルティングなどの業務を通じて多くのことを学びましたが、その中でもいまだに役立っているのはエクセルを使った仕事術です。当時学んだ会計基準などの知識は陳腐化しましたが、エクセルと説明の技術は今でも十分に通用していますので、一生使える技術といってもよいでしょう。
それでは最初に、私がどのようにしてエクセル仕事術を身につけたかをお話ししたいと思います。PwC（プライスウォーターハウスクーパース）な
どのアカウンティングファームでは、プロジェクト単位で仕事を進めていきます。プロジェクトは短くて数日、長くても数カ月で終わってしまうため、
割り当てられた仕事を最小限の時間で終わらせなければなりません。仕事の大部分はデータ分析を中心とした作業時間と、分析したデータを分かりやす
い資料にまとめた上で、上司やクライアントに説明するコミュニケーションの時間です。そのような中で身につけたのが作業時間とコミュニケーション
時間を最小化するエクセル仕事術です（図１）
。

まえがき

007

■図１ アカウンティングファームで身につけたエクセル仕事術
作業時間
ミスを少なく仕事を早くする
エクセルの技術

コミュニケーション時間
分かりやすい資料を作成する技術分かりやすく伝える
説明の技術

新入社員（スタッフ）の頃は膨大なデータを分析し資料を作ることが主な仕事であるため、エクセルの本を何冊も買い込んだり、先輩や同僚とエクセルの便利な機能を教えあいながら、ミスを少なく仕事を早くするエクセルの技術を身につけていきました。エクセルの便利な機能を知るたびに「いまま（プロジェクトの組織構造）（ツリー状に情報を整理）で苦労していたのはなんだったんだ！」と思う反面、「エクセルってこんなパートナー機能があるんだ。面白いな」という数多くの発見がありました。

膨大なデータの分析が終わったら、分析した結果を分かりやすい資料にまマネージャー
X
とめる必要があります。この時に大切となるのは、作成する資料がどのように利用されるかをしっかりと理解した上で、シンプルでロジカルな資料を作
シニアスタッフ
Y1
Y2
Y3
成することです。上司から「君の作った資料ごちゃごちゃして分かりにくいな。もっと分かりやすい資料を作れるようになってください」と言われなが
スタッフ
スタッフ
スタッフ
Z1 Z2 Z3
Z4 Z5 Z6Z7 Z8 Z9

Z1

ら何度も資料を修正していくうちに、だんだんとシンプルでロジカルな資料を作るコツが分かってきました。
■図２

資料の作成が終わったら、次はポイントを絞って分かりやすく説明しなけ
ればなりません。通常の会社は上司と部下が自社のオフィスで一緒に仕事をすることが多いと思いますが、アカウンティングファームではクライアントの現場で仕事をすることが多く、上司とは週に一度くらいしか会わないこと
一生使えるエクセル仕事術があります。上司とはメールや電話、ミーティングを通じて情報共有を行うのですが、論点を明確にして短い時間で伝えることができないと、「話をする前にしっかりと準備をして、短い時間で伝えられるようにしてください」
第１部
第２部
第３部
ミスを少なく仕事を早く終わらせると言われてしまいます。
Excelの技術

008

センスを感じさせる
資料作成の技術

分かりやすく伝える
説明の技術

A10

このような経験を積み重ねることによって、相手が必要とする情報を短時間で伝える技術を身につけることができました。プロジェクト単位で仕事を進めていくアカウンティングファームでは、一人一人の社員の頭の中にある情報（暗黙知）を資料という形でアウトプットし、形式知として共有するカ
ルチャーがあり、そのための技術も進んでいます。そこで次は、アカウンティングファームで学んだ情報共有の技術についてお話ししたいと思います。
ちなみに、PwC とは世界 157 カ国で 208,000 人以上のスタッフを擁し、監査や税務、コンサルティングなどの業務を行う国際的な会計事務所（アカウ
ンティングファーム）です。日本ではアカウンティングファームという名称はあまり知られていませんが、組織構造や業務の進め方はコンサルティング
ファームとほぼ同じだと考えてください。

■ アカウンティングファームで学んだ情報共有の技術
短時間で情報を共有するために一番重要となってくるのは、相手が必要としている情報を厳選して伝えることです。日々の業務を行うために必要な情報は、組織内のポジションによって異なってきます。そこで最初に、プロジ
ェクト単位で仕事を進めていくアカウンティングファームの組織構造を説明した上で、情報を共有するしくみを説明します（図２）
。

まえがき

009

■図２ アカウンティングファームの情報共有システム（プロジェクトの組織構造）（ツリー状に情報を整理）

パートナー

マネージャー

X

シニアスタッフ

スタッフ

スタッフ

Y1

スタッフ

Z1

Y2

Z2

Z3

Z4

Z5

Y3

Z6

Z7

Z8

Z9

プロジェクトチームは、プロジェクトリーダーとしてのパートナー、クラ

Z1

■図２

イアントと交渉などを行うマネージャー、現場をまとめるシニアスタッフ、現場作業員としてのスタッフという４つ階層でチームを作るのが一般的です。
現場作業員としてのスタッフは１度に１つのクライアントを担当しますが、
シニアスタッフでは２～３、マネージャーは５～８、パートナーは10 以上
一生使えるエクセル仕事術のクライアントを同時に担当することがあります。組織の中で上に行けば行
くほど担当クライアント数が増えていくため、必要な情報に短時間でアクセスする仕組みがなければ、仕事が回らなくなってしまいます。
第１部
第２部
第３部
ミスを少なく仕事を早く終わらせる
Excelの技術

センスを感じさせる
資料作成の技術

分かりやすく伝える
説明の技術

情報共有を効率的に行うために、アカウンティングファームでは入手した情報を図２のようにツリー状に整理し、必要な情報を瞬時に取り出せるようにしています。最初に現場作業員としてのスタッフが、クライアントのビジネスや財務状況などを分析して、網羅的な情報が記載された資料を作成します。スタッフが作成する資料は図２の「Ｚ１」、「Ｚ２」、「Ｚ３」という一番下の階層の情報と考えてください。 全社
予算

次に現場をまとめるシニアスタッフは、スタッフが作成した資料をすべて
A事業所
予算

010

売上
予算

B事業所
予算

人件費
予算

経費
予算

A10

チェックした上で、
「Ｙ１」
、
「Ｙ２」
、
「Ｙ３」という要約資料を作成します。
ちなみに、スタッフの数が足りないときやスタッフにとって難易度の高い部
作業時間
コミュニケーション時間分についてはシニアスタッフ自ら「Ｚ１」、「Ｚ２」、「Ｚ３」の階層の情報を分かりやすい資料をミスを少なく仕事を早くする

分かりやすく伝える

作成します。その後シニアスタッフは作成した要約資料を使って、マネージ
作成する技術
説明の技術
エクセルの技術
ャーに分析したクライアント情報を説明します。
その後マネージャーと相談しながら、
「Ｙ１」
、
「Ｙ２」
、
「Ｙ３」という情報の中から特に重要な部分を「Ｘ」という情報に要約してパートナーとディスカッションします。私は PwC に在籍していたときにスタッフやシニアス（プロジェクトの組織構造）（ツリー状に情報を整理）タッフとして数千ページの資料を作成することによって、情報をツリー状に整理する技術を徹底的に学びました。情報をツリー状に整理するための具体パートナー的な方法については、「アカウンティングファームの情報共有術」（111 ページ）で説明しています。
マネージャー

X

シニアスタッフ■ 本書で学べる内容

Y1

Y2

Y3

本書は読者のみなさまに「一生使えるエクセル仕事術」を身につけてもら

スタッフ

スタッフ

スタッフ

Z1

Z2

Z3

Z4

Z5

Z6

Z7

Z8

Z9

うことを目標とし、「第１部 ミスを少なく仕事を早く終わらせるエクセルの技術」、「第２部 センスを感じさせる資料作成の技術」「第３部 分かりやすく伝える説明の技術」の３部構成となっています（図３）。

■■図３ 本書で学べる内容

一生使えるエクセル仕事術

第１部
ミスを少なく仕事を早く終わらせる
Excelの技術

第２部
センスを感じさせる
資料作成の技術第３部
分かりやすく伝える
説明の技術

まえがき

011

「第１部 ミスを少なく仕事を早く終わらせる Excel の技術」では、エクセ
ル作業を効率的に行うテクニックを説明します。
「第 1 章 仕事が早くなる
便利なテクニック」では、ショートカットキーや多くのシートの中から必要なシートを素早く選択する方法などを紹介します。
「第２章 知っておきたい表示・印刷の基本」では、思い通りのレイアウトで資料を作成できるカメ
ラ機能、「第３章 ムダな作業を減らすエクセル機能」では置換を使って不必要なスペースを削除する方法、「第４章 データ集計・分析に役立つテクニック」では「条件付き書式」などのデータ集計・分析を効率的に行うためのテクニックを説明します。
「第２部 センスを感じさせる資料作成の技術」では第１部で学んだ知識を応用して、見やすく使いやすい資料の作り方を説明します。エクセルのセンスというのは、高度な関数やマクロを駆使できる技能ではなく、作業プロセスの思考をワークシートの数字の繋がりで表現できる能力の高さから生まれてくると思います。そして表現力の高さは、総合力でもあります。
「第１章 センスを感じさせる資料の作り方」では、情報共有を効率的に行
うためのエクセルファイルの作り方を説明します。最初に「アカウンティン
グファームの情報共有術」を説明した上で、見やすく使いやすい資料の作り方を説明します。
「第２章 初歩的な関数を使って資料を作成する」では今までに学んだ知識を使って、経費精算書と決算推移表・比較表を作成します。
「第３部 分かりやすく伝える説明の技術」では、自分の頭の中で考えていることをシンプルでロジカルに伝える方法を説明します。書店のビジネス書のコーナーには、「伝える技術」「話し方入門」「分かりやすく説明する技術」などのコミュニケーションに関する本があふれるようになりました。このよ
うな本が売れるようになったのは、コミュニケーションについて悩む人が昔よりも増えたからだと考えられます。そこで、「第１章 なぜコミュニケー
ションが難しくなったのか」では、コミュニケーションが難しくなった背景

012

を分析した上で、「分かりやすく伝えるための３つのポイント」について説明します。
多くの方がコミュニケーションを難しいと感じてしまうのは、分かりやす
く伝えるための準備方法を知らないからです。そこで「第２章 分かりやす
く伝えるための説明の技術」では、説得力のあるシナリオの作り方や経営者に対する月次決算報告のケーススタディ、ソフトバンクの孫正義社長のプレゼンなどを紹介しながら、自分の考えを整理して分かりやすく伝えるための準備方法を説明します。
センスというのは基本をうまく使いこなすことから生まれます。本書は経理社員向けに行った研修をベースとして作成しているため、ある程度の会計知識を必要とする部分もありますが、内容はすべて基本的なものであり、多くのビジネスパーソンのお役に立てると考えています。本書がみなさまのビ
ジネスセンスの向上に少しでも役立てば、著者としてこの上ない喜びを感じます。
公認会計士 望月 実
公認会計士 花房幸範

まえがき

013

ご購入の前に必ずお読みください。
本書は「Windows 7」パソコンに Excel 2013 をインストールして操作方法を解説しています。本書の情報
は 2015 年 11 月時点の情報に基づいて記載してありま
すが、ソフトウェアはバージョンアップする場合があり、本書での説明とは機能や画面内容が異なることがあります。本書に記載されている会社名及び商品名は、各社の商標または登録商標です。

第

1

部

ミスを少なく
仕事を早く終わらせる
Excelの技術

第１章

仕事が早くなる便利なテクニック

エクセルには多くの機能がありますが、日々の業務に使用する機能は限られるため、よく使う機能をクイックアクセスツールバーに登録したり、必要なショートカットキーを覚えることによって作業スピードを一気に上げることができます。また、ドロップダウンリストの使い方やシートを並べてスト
レスなく入力する方法を知っていれば、入力作業のスピードを上げることができます。そこで第１章では、仕事が早くなる便利なテクニックを紹介します。

1 よく使う機能をクイックアクセスツールバーに登録する
2 仕事が早くなるショートカットキー
3 形式を選択して貼り付けるテクニック
4 シートを並べてストレスなく入力する
5 ドロップダウンリストを使って効率的に入力する
6 多くのシートの中から必要なシートを素早く選択する
7 リボンをたたんで画面を広くする

第１部

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術

017

1 よく使う機能をクイックアクセスツールバーに登録するエクセル 2007 以降のユーザーインターフェースにはリボン方式が採用され、「ファイル」「ホーム」「表示」「レイアウト」などのタブによって使える機能が制限されるようになりました。初期設定の状態で印刷するためには、「ホーム」から「ファイル」タブに切り替えた上で「印刷」を選択するという面倒な操作が必要となりますが、クイックアクセスツールバーを使えばこの操作を１クリックで済ませることができます。
クイックアクセスツールバーの右側のボタンを押すと、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」メニューが開きます（図１）。その中の「印刷プレビューと印刷」を選択すると、クイックアクセスツールバーにアイコンが追加され、以後はこのアイコンをクリックするだけで簡単に印刷することができます。
■図１ クイックアクセスツールバーのカスタマイズ

018

また、
「その他のコマンド」を選択すると「エクセルのオプション」ダイ
アログボックスが表示され、必要な機能をクイックアクセスツールバーに追加することができます（図２）。クイックアクセスツールバーに追加するおすすめの機能としては、後ほど説明する「カメラ機能」、「オブジェクトの選
択」、「罫線」などがあります。
クイックアクセスツールバーのカスタマイズは、エクセルだけではなくワードやパワーポイントなどの他のアプリケーションでも利用できます。私はワードのクイックアクセスツールバーに「ページ番号の挿入」や「図形」な
どのコマンドを追加することによって、作業の効率化を図っています。
■図２ エクセルのオプション

第１部

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術

019

また、
「ホーム」タブ以外のタブの中にあるアイコンでよく使用するもの
をクイックアクセスツールバーに登録しておくと便利です。登録したいアイ
コンを右クリックするとショートカットメニューが表示されますので、「ク
イックアクセスツールバーに追加」を選択します（図３）。
■図３ 「レイアウト」タブにある「配置」をクイックアクセスツールバーに追加

020

2 仕事が早くなるショートカットキー
エクセルの作業には、コピー＆ペースト、行や列の挿入や削除、シートの移動など何度も繰り返す動作があります。何度も繰り返す作業をマウスの右クリックメニューやツールバーから選択していると時間がかかってしまいます。作業時間を短縮するために、① 使用頻度の高いショートカットキー② 知っておくと便利なショートカットキー ③ Alt キーの便利な使い方、の順番で紹介していきます。

① 使用頻度の高いショートカットキー■図１ 使用頻度の高いショートカットキー※1※2※１ 日本語入力システムとして「Microsoft…IME」を利用している方は、日本語入力をoffにする必要があります。
※２ キーボードから入力する場合は「Ctrl」＋「Shift」＋「＋」、テンキーから入力する場合は「Ctrl」＋「＋」となります。

図１の中では、「Ctrl ＋ Shift ＋ → ↓ 」（選択中のセルを起点に入力済セルを飛び越して次の未入力セルの手前までの範囲を選択する）というショート
カットキーの意味が分かりにくいと思いますので、使い方を説明したいと思

第１部

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術021

います。このショートカットキーを使うと、広い範囲のデータを一瞬で選択することができます（図２）。
■図２ 「Ctrl ＋ Shift ＋ → ↓ 」の使い方■図３ 集計結果

売上高の数字が記載されている「D3」セルを選択した状態で、「Ctrl ＋
Shift ＋ ↓ 」と押すと、売上高の数字が記載されているセルをすべて選択することができます。また、売上高の数字をすべて選択した状態でエクセル画
面の右下に出ている集計結果を見ると「データの個数：24」「合計：35,250」と選択した範囲の合計額を計算することができます（図３）。
ちなみに、「Shift ＋ ↓ 」と押すと選択中のセルの一つ下のセルを選択します。また、「Ctrl ＋ ↓ 」と押すと選択中のセルから次の未入力セルの一つ手
前のセルに飛びます。この２つのショートカットを組み合わせた「Ctrl ＋
Shift ＋ ↓ 」と押すと、一続きのデータが入力されているセルをすべて選択することができるため、多くのデータを集計しなければならない時には範囲
選択の時間を短縮することができます。

022

② 知っておくと便利なショートカットキー■図４ 知っておくと便利なショートカットキー

図４の中では、「Shift を押しながら行／列の移動」、「Shift ＋ Ctrl を押しながら行／列の移動」という部分が分かりにくいと思いますので説明します。
例えば、月次試算表を作成している時に、「当座預金」と「小口現金」の順
番を間違えたとします（図５）。そのような時には小口現金の行を選択した
上で Shift を押しながら当座預金の行に移動させると、小口現金と当座預金の順番が入れ替わります（図６及び７）。また、Shift ＋ Ctrl を押しながら同じ作業を繰り返すと図８のように小口現金の行が追加されます。
■図５ 小口現金と当座預金の順番を間違う

第１部

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術

023

■図６ 小口現金の行を選択した上で Shift を押しながら当座預金の行に移動させる➡
■図７ 小口現金と当座預金が正しい順番で並ぶ■図８ 小口現金の行が追加される③ Alt キーの便利な使い方
Alt キーを１回押して離すと、クイックアクセスツールバーの部分に数字が、タブの部分にアルファベットが表示され、必要な機能をキーボードから選択することができます。図９の状態で「M」をクリックすると「数式」タブが選択され、「数式」タブのアイコンもキーボードから選択することができます（図 10）。

024

■図９ Alt キーを１回押して離す■図 10 「数式」タブを選択

使えるショートカットキーを増やす一番の近道は、毎日行っている動作をショートカットキーで代替できないかと考えることです。例えばコンピュー
タをシャットダウンするショートカットキーを知りたい場合はグーグルで「シャットダウン ショートカットキー」と検索すると見つかります（ Win➡ → ➡

Enter ：ウィンドウズキーを押して離すとスタートメニューが表示されます。その後、 → を一度押すとシャットダウンが選択されるため、Enterを押します）。また、マイクロソフトのホームページではアプリケーシ

ョン別にショートカットキーを紹介していますので、興味のある方は以下のページをご覧になってください。
キーボードショートカットキーの一覧
http://www.microsoft.com/ja-jp/enable/products/keyboard/default.aspx

第１部

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術025

3 形式を選択して貼り付けるテクニック
ワードやパワーポイントなどの他のアプリケーションで作った文章をエク
セルにコピーするときには、そのまま貼り付けると他のアプリケーションで使っているフォントや文字のサイズを引き継いでしまうため、形式を選択して「テキスト」で貼り付ける必要があります。そこで今回は、そのような作業を簡単に行う方法を説明します。

① 繰り返しを使って貼り付ける
テキスト形式で貼り付けたいときには、ショートカットキーを使うと便利です。他のアプリケーションを開いた状態でコピーする範囲を選択して「Ctrl+C」と押し、エクセルの貼り付けるセルを選択した状態で「Ctrl+Alt+V」と押すと、「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスが表示されるため、「テキスト」を選択して貼り付けます。
■図１ 形式を選択して貼り付け

026

他のアプリケーションの情報をコピーする時には、何カ所も繰り返してテ
キストで貼り付けることが多いと思います。同じ形式で貼り付ける場合には、
一回一回「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスを開いて「テキスト」を選択しなくても、「Ctrl ＋ Y」という「繰り返し」のショートカット
キーを使えば前回と同じ形式で貼り付けることができます。

② クイックアクセスツールバーにアイコンを作る
もっと楽に「形式を選択して貼り付け」を行うためには、よく使う貼り付けのパターンをクイックアクセスツールバーに登録しておくのがよいでしょう。
「ホーム」タブから「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」を選択し、「その他のコマンド」を選択すると、「Excel のオプション」ダイア
ログボックスが開きます（図２）。
■図２ 「Excel のオプション」ダイアログボックス

第１部

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術

027

コマンドの選択から「すべてのコマンド」を選択した上で、下のボックスから「貼り付け先の書式を適用して貼り付けます」を選択し、「追加」ボタンを押した後に、「OK」をクリックします。
「貼り付け先の書式の適用」というのは貼り付け先として選択したセルの書式となりますので、他のアプリ
ケーションで使われていたフォントの大きさや色などを気にせずに、エクセルに情報を貼り付けることができます。

③ ショートカットキーを使って素早く入力する②の作業を行うとクイックアクセスツールバーに「貼り付け先の書式を適用して貼り付けます」アイコンが表示されます（図３）。このアイコンをマウスでそのままクリックしてもよいのですが、Alt キーを１度押して離すと
図４のようにクイックアクセスツールバーに対応する数字が表示されます。
「貼り付け先の書式を適用して貼り付けます」に対応する数字は「９」ですので、この状態で「９」をクリックすると、エクセルの貼り付け先のセルで設定している書式で貼り付けを行うことができます。
■図３ 「貼り付け先の書式を適用して貼り付けます」アイコン■図４ Alt キーを１度押して離す

028

4 シートを並べてストレスなく入力する
エクセルで資料を作成していると、同一ファイルの中にある別シートの情報を使いたい時がありますが、入力のたびにシートを切り替えるのは面倒です。そこで今回は、２つのシートを並列表示することによって、ストレスなく入力する方法を説明します。

① 新しいウィンドウを開く「表示」タブの中にある「新しいウィンドウを開く」をクリックすると、現
在表示されているシートと同じシートがもう一枚表示されます（図１）。
■図１ 新しいウィンドウを開く

第１部

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術029

② ウィンドウを並列表示させる「表示」タブの「整列」をクリックすると、「ウィンドウの整列」ダイアロ
グボックスが表示されますので、「並べて表示」を選択して「OK」をクリックします（図２）。
■図２ 「並べて表示」を選択する

030

③ シートを並列表示して入力作業を行う
同一ブックの同一シートが第１ウィンドウと第２ウィンドウに並列表示されますので、第２ウィンドウに入力に必要なデータが入っているシートを表示します（図３）。第１ウィンドウの中にある「G11」（自己資本の数字を入力すべきセル）に「=」と入力し、第２ウィンドウの中の「F86」（自己資本の数字が入力されているセル）を選択すれば、必要な情報を簡単に入力することができます。
■図３ シートを並列表示して入力作業…

（第１ウインドウ）…

（第２ウインドウ）

第１部

ミスを少なく仕事を早く終わらせるExcelの技術

031

5 ドロップダウンリストを使って効率的に入力するエクセルでワークシートを作成していると、同じ内容を何度も入力しなければならないことがあります。そのような時にはドロップダウンリストを使えば素早く入力できるだけではなく、いつも同じ文字列で入力されるためミスを防ぐことができます。それでは経費申請書を作成するという前提で、①マスタの作成方法と②ドロップダウンリストの作り方を説明したいと思います。

① マスタの作成方法
1 マスタの作成
ドロップダウンリストを作成するときには事前にマスタを作成し、表示内
容を入力しておく必要があります。そこで最初に、図１のような立替経費のマスタを作成します。
■図１ 立替経費のマスタ032

2 ドロップダウンリストに表示したい範囲に名前をつける
ドロップダウンリストに表示したい範囲（青線で囲まれている「B4」から「B31」セル）を選択します（図１）。次に「数式」タブの「名前の管理」
をクリックすると、「名前の管理」ダイアログボックスが開きますので「新規作成」をクリックします。表示された「新しい名前」ダイアログボックスに「支出項目」と入力し「ＯＫ」をクリックすると、「名前の管理」ダイア
ログボックスに戻りますので「閉じる」をクリックします。
3 選択した範囲の確認
2 で入力した選択範囲の確認を行います。まず、任意のセルをクリック
して、2 で設定した選択範囲を一度解除します。次に名前ボックスの右の部分にある「▼」をクリックすると、今までに登録した選択範囲の名前が表示されます。登録された選択範囲の中から「支出項目」を選択すると、2で設定した範囲が選択されます。
なお、範囲設定を間違えた場■図２ 名前をつけた範囲を確認

合は、「数式」タブの中の「名前の管理」をクリックするか、「Ctrl ＋ F3」というショートカ
ットキーを使うと「名前の管理」
ダイアログボックスが表示されますので、そちらから修正を行うことができます。

第１部

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033

② ドロップダウンリストの作り方
1 入力範囲の設定
ドロップダウンリストを設定したいセルを選択し、
「データ」
タブの中の
「デ
ータの入力規則」をクリックし、表示されたメニューの中から「データの入力規則」をクリックします（図３）。
■図３ 入力範囲の設定

2 入力規則の設定「データの入力規則」ダイアログボックスの中の「入力値の種類」からリストを選択し、「元の値」の部分に先ほど設定したマスタの名前である「= 支出項目」と入れて「OK」をクリックしてください。
「= 支出項目」の部分の「=」は半角で入力する必要があります（図４）。
■図４ データの入力規則

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3 ドロップダウンリストからの選択
セルを選択すると右側に「▼」が出てきます（図５）。
「▼」をクリックすると「支出項目」として登録したリストから選択できるようになり、登録した項目以外の内容を直接入力しようとしてもエラーとなり入力できなくなります。もし、思い通りにいかなかった場合は、入力対象のセルを選択した上で「データの入力規則」をクリックすれば、再設定をすることができます。
■図５ ドロップダウンリストからの選択

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6 多くのシートの中から必要なシートを素早く選択する
多くのシートが含まれているファイルを使って作業をするときには、必要とするシートを探し出すのに時間がかかってしまいます。そのような時には、「シートの選択」を使うと目的のシートに素早く移動することができます。

①「シートの選択」ボックスの表示
シートの左下にあるシートの選択をする矢印の上で右クリックをします（図１）。
■図１ シートの選択ダイアログボックスの表示② 必要なシートの選択「シートの選択」ダイアログボックスが表示されますので、必要なシートを選択して、「OK」をクリックします（図２）。ちなみに「OK」をクリックしなくても、選択したシートをダブルクリックすれば選択したシートが表示されます。
■図２ シートの選択036

7 リボンをたたんで画面を広くする
ノートパソコンなどの狭い画面で作業を行うときには、リボンを非表示にすると入力範囲が広くなり、効率的に入力作業を行うことができます。

① リボンの非表示
シートの右上にある「∧」をクリックするとリボンが非表示となり、
「フ
ァイル」
「ホーム」
「挿入」などのタブの部分だけが表示されます（図１、図２）。
■図１ リボンの表示■図２ リボンの非表示

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② リボンの再表示
表示されているタブをクリックするとリボンが表れます。このままの状況では選択したリボンでの作業が終わると、リボンは非表示となります。シートの右上にある「ピン」をクリックすると、図１の状態に戻り、リボンを再表示することができます（図３）。ちなみに、リボンが表示された状態で「Ctrl＋ F1」と押すとリボンが非表示となり、リボンが非表示の状態で「Ctrl ＋F1」と押すとリボンを再表示することができます。
■図３ リボンの再表示

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