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事例№1595

公表年度

R3

団体の属性

市区団体名

福島県郡山市

事例区分
行政改革
（大）

事例区分
事務効率化
（小）

事例種類 働き方改革の取り組み

事例内容・タイトル「郡山市STANDARD」―全庁共通業務を削減し、各課固有業務の割合増へ―出典

地方公務員月報（令和３年８月号）

地方公共団体金融機構

働き方改革の取り組み

福島県

取組のきっかけ

郡山市総務部行政マネジメント課

郡 山 市 で は、 限 ら れ た 職 員 数 で 質 の 高 い 行 政
サービスを提供するため、庁内の共通業務の業務量を効率的・効果的に削減するための手法をまとめた「郡山市STANDARD」を、二〇一七年

策 定 に あ た り、 二 〇 一 六 年 二 月 ～ 三 月（ 平 成二七年度）にかけて業務量調査を行い、全職員（正職員、再任用職員、嘱託職員、臨時職員）が業務量を次の三分類で百分率により入力し、業務量の所属マネジメント：二項目（主に部長、次長、可視化を行いました。
一

課長等の管理職が所属をマネジメントする業

全庁共通業務：二二項目（予算関係、文書関務）
二係、歳出・歳入関係、庁内会議など、全ての所

各課固有業務：各所属における事務事業数（施属において共通する業務）
三政サービスの提供にあたって、業務量とそのためことです。また、新公会計制度の導入により、行による業務の簡素化や平準化が必要となっていたが増加傾向にあり、BPR（業務プロセス再構築）

取組のきっかけは、東日本大震災以降の業務量

課固有業務」は 八〇．七三％を占める状況です。

一四．〇〇％で、行政サービスの実施を担う「各た。「 全 庁 共 通 業 務 」 の 業 務 量 が 全 体 業 務 量 の庁共通業務」に費やされていることが分かりまし

間数約五九四万時間のうち、約八三万時間が「全業務量調査の結果、職員全体の一年間の業務時策推進のため各所属で実施する本来業務）にかかる人件費などのコストをこれまで以上に意限られた職員数で質の高いサービスを提供するた三月（平成二八年度）に策定しました。

識する必要性が生じたことも影響しました。

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令和 3 年 8 月号

地方公務員月報「郡山市 STANDARD」―全庁共通業務を削減し、各課固有業務の割合増へ―

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めには、BPRの実施により全庁共通業務の業務量を削減し、各課固有業務の割合を増やす必要があると考えました。（図一）
全庁共通業務の業務量を効率的・効果的に削減

出・歳入関係業務、文書関係業務、セミナー等関係業務、庁内会議関係業務の５つの業務を対象に検討することとしました。このうち、PDCA関係業務（実施計画、予算、行政評価）については計画・予算・評価関係の所属で協議を行いながら実施しており、歳出・歳入関係業務は支出・収入関係事務マニュアルや契約事務の手引きを整備し、庶務担当者研修会等で事務の効率化及び適正化 を 図 っ て い る た め、 文 書 関 係 業 務、 セ ミ ナ ー 等

関 係 業 務、 庁 内 会 議 関 係 業 務 の 三 業 務 に つ い てBPRを行うこととしました。そして、庶務担当者 や 文 書 係 長 な ど を 交 え て 意 見 交 換 会 を 開 催 し、目指すべき姿とそのための手法（約束）を「郡山市STANDARD」としてまとめました。

文書関係業務文 書 関 係 業 務 で は、「照会等をする理由や目的が明確になっていない照会」「過去に同様の案件で照会等を実施しているにもかかわらず再度同じ照 会 」「 全 庁 に 照 会 す る 必 要 が な い 内 容 で の 全 課

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地方公務員月報93するために、業務量が相対的に多い予算要求、実施計画策定、行政評価等のPDCA関係業務、歳（図一）kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

郡山市 STANDARD）（図二

へ の 照 会 」「 国 か ら の 文 書 を そ の ま ま 転 送 し、 回答すべき内容が不明な照会」など、必要性が明確ではない庁内照会が日常的に行われていたことから、照会回答業務に係る業務量が多い状況でした。

また、庁内照会の回答で該当すべきものがない場

合でも、照会の担当課が「該当なし」の回答を求めていたため、各課の文書一件に係る収受から回答 ま で の 事 務 処 理 に 時 間 を 要 し て い ま し た。 さ らに、各課からの「該当なし」が多数を占める回答

結 果 を 取 り ま と め る 負 担 を 省 略 す る た め に、 ほ とんどの庁内照会が各部局の主管課（所属する部局内の連絡調整等に関する事務を行う課）を経由して回答を求めており、主管課の事務負担も過大となっていました。

そ の た め、 文 書 事 務 業 務 で は、「 文 書 業 務 の 件数 と 一 件 当 た り の 処 理 時 間 の 減 少 」 を 目 指 し、 文書 の 送 り 手 と 受 け 手 の 双 方 の 立 場 に 立 っ て、 送 り手が必要性の検討や内容の検討を要することと受け 手 の 事 務 効 率 化 の た め に、 次 の 七 つ の 手 法 を 職員間での約束としました。

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地方公務員月報kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk
する際は、主管課を経由させないようにする、㊄メール数（庁内照会等）を減らす、㊃文書を発送会等になっていないかを確認する、㊂所属あてのていました。そのうち、五五回のセミナー等にの種大会を調査したところ、合計一一九回開催されのセミナーや講演会、階層別研修を除く研修、各策定にあたって、二〇一五年度（平成二七年度）

セミナー等関係業務

文書を発送する際は、アウトラインにより簡潔にべ四六八二人もの職員が動員されており、各部局㊀照会の必要性を検討する、㊁わかりにくい照伝える、㊅該当がなければ回答を要さない、㊆添

況にありました。動員人数（四六八二人）×一回割り当てで出席を求められる安易な動員が多い状
なお、
庁内照会等の文書は、あたりの平均時間数（三．四時間）×人件費/時

書をつけずに回答する「 郡 山 市STANDARD」

動員に要していたこととなります。また、開催さ間（四四七一円）＝七一一七三千円もの人件費がメールで送付していたた

そのため、セミナー等関係業務では、「セミナーれたセミナー等一一九回のうち、事後のアンケー

ス テ ム が 導 入 さ れ、 庁 内等の回数及び安易な動員の減少」を目指し、実施

め、 ㊂ で メ ー ル 数 を 減 ら

照会等は文書管理システ

後の成果の検証を行うこととして、㊀検証をしてトやテストなどの事後検証を実施していないもの

ムで発送処理を行うこといない、成果が生じていないセミナー等は実施しす と し て い ま し た が、 令と さ れ た た め、 現 在 の 手ない、㊁真に必要な参加者を募る、という二つのが七六回にも及んでいました。

法から㊂は削除していま手法（約束）を示しました。

和元年度に新文書管理シす。

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策定当時は各課あての（図三 アウトラインの様式及び記載例）

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二〇一八年度（平成三〇年度）にセミナー等の開目的と成果を一目でわかるようにする、という四は 三 〇 分 で 終 了 す る、 ㊃ 会 議 録 を 作 成 す る 際 は、めに、真に必要な関係者だけを招集する、㊂会議催状況や動員状況を調査した結果、未だに理由がつの手法（約束）を示しました。

な お、「 郡 山 市STANDARD」 策 定 後 の不明な動員があったため、より明確化する目的で、㊂動員の理由・対象者を明確化する、㊃出席者名

う に す る、 ㊁ 安 易 な 動 員 は 行 わ な い よ う に す る、

催手法は、一定期間熟考したうえで整理された意的と最適な開催方法を検討するものです。文書開

交 換 会 議 」「 調 整 会 議 」 の 四 つ に 区 分 し て 開 催 目㊀ は、「 意 思 決 定 会 議 」「 情 報 共 有 会 議 」「意見簿を作らないようにする、という４つの手法（約見を聴取することができるため、共有すべき情報㊀開催の必要性の低いセミナー等は実施しないよ束）に改めました。の 伝 達 と 確 認 を 目 的 と す る「 情 報 共 有 会 議 」 と 利

わされない、開催することが目的化している会議

求めることや長時間におよぶ割に活発な質疑が交庁内会議関係業務は、必要以上に多数の参加を挨 拶 や 不 要 な 事 務 局 説 明 を 廃 止 す る こ と な ど、 会

第 に 記 載 す る こ と、 資 料 等 の 事 前 配 布 に よ り 冒 頭

称、日時、場所の他、開催理由や行動計画等を次有効であることを提案しました。また、会議の名害関係者相互の調整を目的とする「調整会議」になど、非効率な会議運営により職員に負担のかか議の開催理由を明確にして実効性を高めるための庁内会議関係業務る状況でした。

全体の回数と一回あたりの開催時間の減少」を目るため、現在は、㊀会議は必要に応じて文書開催

なお、手法については、わかりやすい表記とす取組も提案しました。

指し、㊀会議の種類を四分類し、内容に応じて開や庁議（二役及び各部局長による定例会議）を活そ の た め、 庁 内 会 議 関 係 業 務 で は、「 庁 内 会 議催方法を検討する、㊁効果的な会議を実施するた96

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レット等を活用し、ペーパーレス化を推進するこミーティングを実施すること、費用削減からタブ環境面では会議時間短縮を図るためにスタンドという七つの手法（約束）を示しています。また、

回 答 を 繰 り 返 し、 意 見 が 出 や す い 会 議 を 目 指 す、止する、㊅事務局説明を極力行わない、㊆質問と催理由や行動計画等を記載する、㊄冒頭挨拶を廃

一週間前には資料を事前配付する、㊃次第には開用する、㊁真に必要な関係者だけを招集する、㊂も定着しつつあります。文書決裁の電子化やペーになったこともあり、主管課を経由させない手法発送としたことや新システム上の収受登録が簡易ています。また、文書管理システムで原則各課へことで、該当がなければ回答不要の手法が定着しいか確認を促す「リマインドメール」を活用するが、照会元の所属で回答期日前後に回答もれがな確認もれが怖い」という意見も出されていました

で、原則、該当がない場合を回答不要としたいが、さない」は、策定前の意見交換会では「庁内照会パーレス化の推進のため、送り手はわかりやすいとなど、より効率的で効果的な会議を目指すことも明記しました。

文書作成や適正な回答期限の設定等に配慮し、受より、取組の定着を図りました。また、文書管理

ネジメント課で発行している「カイゼン通信」に「 郡 山 市STANDARD」 策 定 後 は、 行 政 マ

席者の把握を行うことで、事前の出席者報告や出セミナー等関係業務では、事後アンケートで出など、双方の配慮や工夫がより必要となります。

るデータ保管場所や所属内のルール等を整備する

け手は新任者でも容易に回答できるよう回答に係システムの新システム移行や事後調査により削減

席 者 名 簿 作 成 業 務 を な く す 工 夫 が な さ れ ま し た。

策定後の取組状況等が不足している取組をわかりやすい表記に変更

令和元年東日本台風や新型コロナウィルス感染症対策によりセミナー等の実施自体が減少していまするなど、改訂を行ってきたところです。
文書関係業務の手法「該当がなければ回答を要

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ります。

やオンライン開催などの活用は継続する必要があ

自治体等の参加機会の拡大を図るために録画配信ることに加え、市職員はもとより関係団体や近隣すが、コロナ後においても開催の必要性を精査す

た め に 対 面 や 集 合 の 実 施 が 制 限 さ れ た 中 で、 文 書

そのため、新型コロナウィルス感染症拡大防止のた 様 々 な 手 法 の 選 択 が な さ れ て い る と こ ろ で す。

（ 令 和 元 年 一 二 月 開 設 ） の 活 用 な ど、 目 的 に 応 じ

ク タ ー を 利 用 し た プ レ ゼ ン が で き る「Eル ー ム 」

庁内会議関係業務については、以前は実施状況説明の会議や実績報告の依頼を事業ごとに実施していたものを、部内の関連会議をまとめて文書開催 と し て 行 う 事 例（「 郡 山 市 協 働 の ま ち づ く り 推98

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地方公務員月報進本部」「郡山市ユニバーサルデザイン推進本部」

開 催 ）、 出 席 者 が 同 じ 他 部 局 の 会 議 を 同 日 に 集 約
し て 行 う 事 例（「 生 活 困 窮 者 自 立 支 援 庁 内 連 絡 会議」「多重債務者対策庁内連絡会議」「ひとり親家庭自立支援対策本部会」の同時開催）など、各課で会議の効率化を図る取組がなされています。また、庁内のイントラネットシステム上のチャット機能（スペース）を活用した担当者間の打ち合わせや情報共有、庁内外の打ち合わせでのオンライン会議の実施、スタンドミーティングやプロジェE ルーム）

（写真

「郡山市男女共同参画庁内推進会議」の共同文書

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開催による会議の効率化やオンライン会議の拡充などに速やかに移行することができました。

業務量の推移と今後の取組
平成二七年度以降、全職員に対する業務（図四）

量調査は毎年度実施しており、各所属の各業務、事務等の業務量を可視化し、今後の調査結果をフィードバックしています。また、新公会計制度による財務諸表や行政評価で使用する各事務事業のマネジメントシートに業務量調査に基づき算出した人件費を引用して分析等を実施し、町田市主催の「自治体間ベンチマーキング」の中で業務の自治体間比較を行った際にも調査結果を活用しているところです。
平成二七年度から令和二年度までの調査結果を見ると、全庁共通業務の時間数は、平成二七年度は合計約八三万時間（正職員一人あ令和 3 年 8 月号

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99「 業 務 カ イ ゼ ン 」 に つ な げ る た め、 庁 内 へ

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たり三八一時間）から、令和二年度は合計約六〇万時間（正職員一人あたり二七七時間）と、減少傾向となっています。全業務時間に占める全庁共通業務時間の割合は、平成二七年度の一四・〇〇％から令和二年度の九・八五％となり、郡山市行財政改革大綱実施計画で定めた目標値一〇％未満を達成することができ、「郡山市STANDARD」が目的とする全庁共通業務の業務量の縮小と各課固有業務への注力につながっていると分析しています。

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しかしながら、令和元年度東日本台風や新型コロナウィルス感染症対策などの影響により、業務量は増加傾向にあります。また、押印・対面主義からの脱却に向けた行政手続の転換やテレワークの導入など、業務内容も職員の働き方も急速に変化しています。時代の変化等に対応するためには、
継 続 し て 検 証 し、 適 宜 見 直 し を 行 う こ と に よ り、一層の効率化を検討して参ります。

なければならない業務」に注力するために、よりを 図 り、「 市 で な け れ ば な ら な い 業 務。 市 職 員 で「 郡 山 市STANDARD」 の ブ ラ ッ シ ュ ア ッ プ

kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk（図五）