【テーマ】「教務DX ~今こそ教務DXを見直して更なる業務効率化を目指しませんか～」【主催】事務システム分科会

活動報告

日 時：2023年6月23日（火）15:00 –17:00
場 所：富士通ソリューションスクエア or Webexオンライン （ハイブリッド開催）
出席者：84名
１．研究内容事務システム分科会主催の研究会をハイブリッド方式（対面とオンライン）で開催しました。
当日は、富士通Japan様より 「富士通の考える大学DX～Campus-Xsで実現していること、今後目指すこと～」 と題してお話いただきました。後半は現地参加の方もオンライン参加の方も4テーマにわかれての意
見交換を行い、他大学の取り組み事例や課題などを共有する場となりました。
（内容詳細については「3項概要レポート」をご参照下さい。）

２．スケジュール
15:00○分科会開始 開催挨拶
○紹介：「富士通の考える大学DX～Campus-Xsで実現していること、今後目指すこと～」
富士通Japan株式会社 パブリック＆ヘルスケア事業本部
大学ソリューション事業部 第一大学ソリューション部
シニアマネージャー 山内 祐貴 様

15:30

（休憩）

15:40

○意見交換意見交換のテーマ：
A：ポータル活用
C：証明書申請

B：学修成果の可視化
D：履修登録16:40○全体会（各グループの意見交換内容を全体で共有）

17:00○分科会終了 終わりの挨拶

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３．概要レポート※当日の資料は「CS研・IS研情報交換サイト https://csis.ufinity.jp/shared 」に掲載（会員限定公開）。詳細は5頁「事務局より」をご参照下さい。

「教務DX ~今こそ教務DXを見直して更なる業務効率化を目指しませんか～」
私立大学キャンパスシステム研究会の事務システム分科会が、6月23日に開催されました。今回は、富士通ソリューションスクエア（大田区新蒲田）の会場とオンライン配信でのハイブリッド開催です。
運営委員の千葉工業大学山﨑氏の進行で、まず分科会幹事である清泉女子大学の可児氏が開会の挨拶を述べました。
全国から100人以上の参加者がいること、ハイブリッド開催は分科会初の試みであることを述べ、幹事・運営委員の紹介を行い、その後講演に移りました。講演の後は、オンライン参加の方も含め他大学の取り組み事例や課題等の意見交換を行い、全体で共有してお開きとなりました。

■ご紹介：「富士通の考える大学DX～Campus-Xsで実践していること、今後目指すこと」
富士通Japan株式会社 パブリック＆ヘルスケア事業本部 大学ソリューション事業部
第一大学ソリューション部 シニアマネージャー 山内 祐貴氏より○Open Connectを採用し、全体最適で大学DXを推進するCampus-Xs
富士通の考える大学DXのテーマは、「デジタルを活用し、大学本位のティーチングから学修者本位のラーニングに学びのあり方を変革すること」です。大学は、変化の激しいこの時代に、多様化するニーズに応えることを求められています。またニーズに応えようと個々のサービスを最適化するだけでなく、全体最適を考えてシステムを導入し、DXを推進しなければならないと捉えています。

今回富士通は、Campus-Xs（キャンパスクロス）という製品をリリースしました。「職員の業務のスリム化」と「学びの個別最適化」を2本の軸としています。業務のスリム化に関しては、徹底した自動化と分かりやすいユーザーインターフェースを追求しました。学びの個別最適化に関しては、Campus-Xsだけではなく、Open Connectの考え方を採用し、富士通以外のベンダー等が提供する多様なサービスと連携できるようにしています。また、最近は、オンライン化が進み、学修者のデータが蓄積しやすくなってきました。そういったデータを収集し、パーソナル分析を行います。データだけではなく、システムそのものも継続性の対象です。
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将来的には、Campus-Xsを中心に大学マルチデータベースを構築することを目指しています。これまでは、SoR（System of Records）と呼ばれる記録データの蓄積が中心でしたが、これからはSoE（System of Engagement）と呼ばれる学生の行動を中心に据えたデータ、例えば学修行動ログ、ポートフォリオ、インターン情報等も集約、統合していく必要があります。その中核のシステムとしてCampus-Xsを位置づけています。これを実現するためにも地域や企業、他大学とつなげるインターフェースであるAPIコネクタを拡充していく予定です。
Campus-Xsシリーズは2022年4月に教務系のサービスをリリースしました。今後、問い合わせ用のAIチャットボット、多言語対応、ポートフォリオ、履修マッチング等の機能を計画中です。さらに、Open Connectを用いたWeb出願(入試関連サービスとの連携）、図書館システムとの連携も企画しています。
ここからは、この後のグループワークの話題に添って、Campus-Xsでの取り組みについてご紹介します。
A ポータル活用
これまで学生向け、教職員向けのポータルがありましたが、最近は保護者、保証人等へとポータルの対象が広がっています。
Campus-Xsでは、利便性向上のためMicrosoftのAzure Active Directory認証サービスとの連携を採用し、ログインし直すことなくアプリケーション間でシームレスに連携できるよう取り組んでいます。
B 学修成果の可視化
Campus-Xsには、Diploma Policyと科目・カリキュラムマップの紐づけ、重みづけをしてそれを可視化する機能があります。
学生にも指導者にもより分かりやすいよう、グラフ等様々な形で表示し、自身の立ち位置や強み弱みを可視化します。また、学生自身が目標を設定し振り返ったり、先生方からのフィードバックをもらったりすることもできます。さらに今後、可視化の視点の在り方、活用やディプロマサプリメントにも取り組む予定です。
C 証明書申請
紙媒体の申請では様々な書式がありますが、それをテンプレート化し汎用申請にすることで非対面でもスムーズに申請、運用ができる仕組みを検討中です。
D 履修登録
すべての学生が必ず行う手続きのため、ここでデータを収集する仕組みを取り入れました。例えば履修登録の前に、重要なお知らせを見せる、住所の確認・更新をさせる、あるいはアンケートを差し込むといった運用ができます。また、リアルタイムの卒業見込み判定はすでにありますが、これを進化させ「○○の単位が不足しているからこの科目を履修すれば良い」とまで表示するような仕組みを加えました。これにより情報収集や学生指導を行う職員の負担を軽減します。
ここで富士通が目指すデジタル証明の世界についてご紹介します。IDYXという技術を使い、大学が発行する証明書を紙ではなくデジタルベースにする仕組みです。デジタル庁の実証事業として、昨年9月から今年3月まで行いました。学生の学びや資格、活動等を客観的に第三者が証明するためのデジタル証明書の実証実験です。
参考：Data e-TRUST : 富士通 (fujitsu.com)
デジタル証明は始まったばかりですが、出欠証明、入退室管理、施設利用管理等広い範囲での活用が考えられますので、今後も積極的に取り組んでまいります。

■意見交換
休憩をはさんで、約1時間にわたりオンライン参加の方も含めて4グループに分かれ意見交換を行いました。途中でメンバーを変え、多くの方と意見交換をすることができました。その後全体会で各グループの意見交換内容を共有しました。
A ポータル活用
ポータルでの掲示について、「重要な通知が埋もれてしまう」という課題が挙がりました。件名に「重要」と入れる、アプリの通知機能を使って既読率を上げている、といった工夫をされている例を紹介いただきました。ただ、アプリではWebの機能のすべてが使えるわけではない、OSのバージョンアップにアプリの対応が追いつかないという課題もありました。保護者ポータルについては、入学時に案内をしているが、1年生から学年が上がるにつれ利用率が落ちてしまうという声もありました。

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B 学修成果の可視化
各大学が、カリキュラムの整合性に問題はないか、カリキュラムマップが正しいか、グラフは正確か等を都度見直しているようです。到達具合に対する状況の確認として、定期的に試験を実施している大学や、オープンバッジを発行している学校もありました。
学生がまだ学修成果を活かし切れていないという声もありました。この可視化は、企業や保護者に対して学力、成果を証明するものなので、矛盾のないようにするのが大切だという意見に皆さん同意していました。
C 証明書申請
証明書の発行方法は、どの大学でも学内発行、郵送に対応しており、今後コンビニ発行を取り入れる予定の大学もありました。デジタル発行の検討を進めているが壁が高いという意見もありました。決済方法は現金、交通系ICが主で、PayPayやクレジットカード決済も導入したいが手数料等の関係で難しい印象でした。
証明書の申請は教務課で扱っている学校が多いですが、情報システム課、学生課、経理課等との連携が難しいという意見もありました。
D 履修登録主に3点について話し合いました。1つ目は履修指導で、大学によって担当が違い、「職員」、「職員と教員が共同」のほか、学生のスタッフが相談に乗っている大学もありました。コロナ禍でメール等での対応も経験しましたが、今後どう併用していくかも課題として挙がりました。2つ目が履修登録の手順について、履修登録や中止の期間が大学によって様々だということが分かりました。3つ目は抽選科目についてです。どれくらいの確率で当たるか分かりにくいという学生の声があるなか、定員と申込人数をリアルタイムで履修画面に表示している大学もあり、参考になりました。
最後に分科会幹事の立正大学白川氏が、「久々の一部対面での分科会は、やはり楽しかったです。オンラインの方もいらっしゃいましたが、ハイブリッドでの開催は思いのほかうまくできたと思いました。オンラインは遠方の方等も参加できるメリットもありますので、今後もハイブリッド開催を検討していきます」と挨拶を述べ次回の案内をして、閉会となりました。

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44．参加校 [18校49名] ・参加企業[6社35名] ・参加総数[84名]
亜細亜大学[1]秋田県立大学[1]大阪経済大学[1]学校法人椙山女学園[1]関西国際大学[4]神田外語大学[5]京都大学[2]
共立女子大学[3]久留米大学[1]産業能率大学[1]芝浦工業大学[4]上智大学[1]
成蹊大学[6]
清泉女子大学[1]大東文化大学[2]拓殖大学[1]
千葉工業大学[1]東京富士大学[2]東洋学園大学[4]明治大学[1]
名城大学[1]
立教大学[2]
立正大学[1]
流通科学大学[2]株式会社ディスコ[1]テクノシステム株式会社[1]富士電機ITソリューション株式会社[1]
有限会社ハーティサービス[1]富士通Japan株式会社[26]富士通株式会社[5]5．所感（事務システム分科会運営委員会）
今年度第１回目の事務システム分科会では「教務DX」をテーマに更なる業務効率化を検討しました。
コロナ禍により、CS研もオンラインでの開催を行ってきましたが、今回初めてハイブリッド形式(対面とオンライン併用)での開催となりました。
前半の富士通Japan山内様からはCampus-Xsのご紹介を通じて、意見交換会の呼び水となるアイディアをお話頂きました。
変化の激しい大学では、業務効率化と学生の学び向上をシームレスに行う必要があり、今後も焦点となるテーマであると感じました。
後半は各テーマに分かれて意見交換会を行いました。当初ハイブリッド開催を不安視していましたが、想像以上に円滑に進行していたように感じました。
しかしながら、アンケートの結果をみると、Webexを使い慣れていない方へのレクチャーが不足していたり、意見交換の時間が足りなかった等、改善すべき点もありました。
今後は頂いたご意見をもとに、対面とオンラインどちらの形式で参加しても、一定の満足度が得られるよう、開催方法を考えたいと思います。
今年度の事務システム分科会では、新しい取り組みとして、大学各部署のDXを検討していきます。
是非、関心のあるテーマについて、お気軽にご参加頂けますと幸いです。 (千葉工業大学 山﨑)【分科会の様子】【事務局より】
次頁以降に開催後アンンケート結果（抜粋版）を記載しています。
開催後のアンケート結果詳細版や当日プレゼン資料ご覧になりたい方は、「CS研・IS研情報交換サイト」に掲載しておりますのでそちらをご覧ください。
また、今回の分科会開催に際し事前アンケートを行っています。事前アンケート結果につきましても「 CS研・IS研情報交換サイト」に掲載しております。
「CS研・IS研情報交換サイト」について○CS研・IS研の会員向けに情報・資料をご提供し、会員の皆様で情報交換をする会員専用のサイトです。
（新規入会・サイトのご利用をご希望の方は、右下の事務局までご連絡ください。）
URL： https://csis.ufinity.jp/shared【連絡先】
私立大学キャンパスシステム研究会 事務局〒105-7123 東京都港区東新橋1-5-2 汐留シティセンター
富士通株式会社 Japanリージョン 戦略企画統括部内
E-mail : contact-csisken@cs.jp.fujitsu.com
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開催後アンケート結果 【回答数／対象者数：36／49（大学関係者のみ）】■担当業務と役職について■参加した目的について■本日の分科会の全体満足度について

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■全体満足度の評価理由について（一部省略・抜粋）➢ Campus-Xsの拡張性に関する展望をお伺いできたため。
➢ 久々の対面開催で、有意義な意見交換ができました。 ハイブリッド開催については、音声や映像など、対面/オンライン参加者の垣根がもっと低くなるような方法をお取りいただければもっと満足度が上がったように思いました。
➢ 多数の他大学の意見考え方を知ることができたため。
➢ 対面形式で久々に他大学の方々と意見交換ができたため。
➢ Campus-Xs導入の参考となった。他大学との情報交換ができた。
➢ オンライン参加でしたが、気になる内容については会場の方々が話していただけたので助かりました。オンライン参加では、呼びかけて名乗って話始めるという形になりますので、会話に参加しずらいというのはありました。
➢ 他大学の方のお話を伺えて勉強になりました。あっという間に終わってしまいもっと色々聞きたかったので、もう少し時間を長めにとっていただけたら嬉しいです。
➢ 問題共有はできたが、解決しなかったため➢ 情報システム課からの参加であったが、グループワークでは学生対応よりの話が中心であったため、自分が相談したい内容とは少しずれていた。
しかし、富士通様の製品概要や他大学の状況を知れたのは良かった。
➢ オンライン参加では質疑応答が困難であったり、他者との交流ができなかったため。 次回都合が叶えば現地での参加にしたい。
➢ キャンパスクロスの活用法の事例を教えてもらえると思っていたが、 思っていた内容ではなかった。
➢ Campus-Xsについて理解が乏しかったので今回参加させていただきました。Campus-Xsの基礎的な部分の話を含めてもっとあるのかと思っていたので、失礼ながら上記評価とさせていただきました。

■満足度－開催テーマについて■満足度－富士通Japan様ご紹介について■満足度－意見交換について■満足度－当日の運営について■満足度－当日の時間配分について

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■今後、CS研で取り上げて欲しいテーマについて（一部省略・抜粋）➢➢➢➢➢➢

事務業務DX
AI関連や、DX化の成功事例等
Campus-Xsの基礎的な研修会を開いていただきたいです。マニュアルの配布だけでの対応となると厳しいです。
出席管理 教職員のグループウエアによる業務の効率化 Microsoft365やGoogleなどのクラウドとの連携
各大学における多様な学生への個別最適化された支援の仕組みについて、いろんな事例を知ることができたらと思います。
同じようなテーマでもう少し長い時間で開催されたら嬉しいです。

■ＣＳ研についてのご意見・ご要望について（一部省略・抜粋）➢ オンライン参加でしたがグループでの会話にも参加できてよかったです➢ ハイブリッドでの開催は参加しやすく、多くの方と意見交換できるのでよかったです。
➢ もう少し長めに時間を取っても良いのではないかと感じました。本務でお忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。（異動したばかりで今回が初参加だったため、実施回によって時間設定が異なるのでしたら申し訳ございません。）➢ 大学で行う際にはキャンパス見学もできたら。
➢ 遠方ですのでオンラインを行っていただけるのは非常にありがたいのですが、やはり直接会話に参加したいというのも感じました。 Web-exの操作に慣れていなかったため、拍手などのボタンを探しているうちに終わってしまいました。
➢ 対面とオンラインのハイブリットだったので運営が大変だったと思いますが、地方の者が参加できて良かったです。※できれば、使い慣れたZoomでやって頂けると助かります。
➢ 難しいところではあるが、グループワークの時間が少なくしゃべれない方がいた。 １人が長々と話してしまい、その他の内容を詰めて会話できていないように思えた。
➢ 会場参加者とオンライン参加者が同じグループで話せるのはよかったと思います。ただ、周囲で立ち話している方や、他のグループの方の声も結構会場のマイクが拾ってしまい、聞き取りづらくなる部分があったので、テーブルの配置等に工夫がいるかもしれません。

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