大学事務の業務ファイルの削減・整理に関する提案
早坂 成人，佐藤 之紀
室蘭工業大学

情報メディア教育センター{hayasaka,yukinori}@mmm.muroran-it.ac.jp
概要：本学の事務局では部局ごとに業務ファイルの共有に NAS を活用しているが，バックアップ作業に苦慮している部局もあるため，一元的なバックアップの仕組みを提供すべきと考えた。バックアッ
プ総容量の目安とするため，いくつかの NAS の容量や種別を調べてみたところ，我々には不要と思えるファイルが保存されていたため，まずはファイル削減・整理のルール化が必要と考えた。使用状況を第三者的に見て，ファイル削除の習慣がないなどのファイル増加の要因があると思えた。このため削減・整理のために，期限の設定や削除日の明示を解決方法として提案する。

1 はじめに当初，大学事務に PC が普及し出した頃のファまずは必要と考えた。本報告では調査した NASの使用状況とファイル増加の要因，削減方法の要イル保管場所は，PC 内のハードディスクであった。

件について述べる。

PC が故障しファイルの消失を経験すると，FD や

2 NAS 利用の現状

CD 等の外部媒体にバックアップを実施するよう総務系 2 部局と学務系 2 部局の NAS に関して，になった。一方，国立大学の事務職員は人事異動「Folder Info」という分析ツールを使用して，どで学内外に異動するが，ファイルを個人が管理しの拡張子がどれだけ存在するか調査した結果から，ている場合には，度々ファイルの所在が不明にな

主な種別データを表 1 と表 2 に示す。

ることも生じていた。本学ではこの経験から部局独自に安価な NAS（Network Attached Storage）を購入し，ファイル消失のリスク軽減を図りながら，部局内で業務ファイルを共有するようになった。しかし ICT スキルに長けている事務職員が少ないため，十分な維持管理ができずに，エラー等の表示にも注意を払うことなく故障するまで使用し続けて，ファイルの消失を再度経験している。
また本学では 2012 年 11 月に暴風雪によって停電

表 1 総務系 NAS ファイル種別の個数と容量種別
写真
音声
ビデオ
PDF
word
PowerPoint
TMP

個数74,990
305
1325,000
103,000400
7,040

容量(GB) 容量（％）
13043.6
299.7
103.4
227.4
3010.1
10.3
62.0が発生し，UPS 未設置のこれらの NAS が起動しなくなった経験もしている。
その後 NAS のバックアップは部局ごとに実施し出したが，その方法は一部では手動で実施しており，データの保管先が同事務局内であった。このため建物が異なる情報メディア教育センターへ一元的に自動バックアップする仕組みを提供するべきと考えた。バックアップ総容量の目安とするため，いくつかの NAS の使用容量と保存ファイル

表 2 学務系 NAS ファイル種別の個数と容量

種別
写真
ビデオ
PDF
word
Excel
PowerPoint
TMP，BAK

個数
137,130
1,560
10,00063,00013,000600
14,000容量(GB) 容量（％）
364
55.3
216
32.8
172.6
121.8
20.3
50.8121.8の種別を調べてみた。その結果，保存ファイルの多くは写真やビデオ映像などの記録用のもので，総務系はファイル個数では word が，容量ではWord や Excel などのオフィスファイルもあるも写真が多かった。全学の広報を担当している部局のの，大勢を占めてはいなかった。

であることから，写真の容量が多いと推測できる。

第三者的に見て不要なファイルが管理されずに削除されていないため，整理のためのルールがまた教授会や各種委員会などの会議体の記録保存として，音声ファイルが多い。

学務系は写真とビデオが他の種別に比べて突にはさせない。ルール化に伴う削減・整理は，単出しており，学生行事などの記録用ファイルが大に作業を実施するだけとするべきである。

半を占めていた。また両系ともに写真には JPEG（３）ルール化への理解

形式のほか，CR2（Canon の RAW 画像）形式と最も重要な要件として，業務ファイルの削減・いうメーカー固有のファイルが 1 割弱含まれてい整理の必要性を十分に事務職員に説明して理解をた。さらに TMP や BAK などの一時ファイルが多深めることである。上司に言われて嫌々実施する数あった。のではなく，必要性を理解し積極的に行動できる

3 業務ファイル増加の要因ようにするべきである。

（１）ファイルを削除する習慣がない

4.2 ルールの提案

事務職員は人事異動で部局を渡り歩くが，後任（１）期限の設定者に配慮して作成したファイルをそのまま残して部局の業務ごとにファイルの削除日（期限）をいる。後任者は前任者が作成したファイルのため，決める。例えば業務 A に関する公文書の廃棄期限

削除してよいか決断ができずに古いファイルがそが 3 年であれば，その業務で作成した作業ファイのまま残る。

ルすべての廃棄期限を公文書廃棄後の 3 年後とす

最近の NAS は安価でかつディスク容量も豊富であり，いくら利用しても枯渇する心配がないた
め，削除の必要性を感じていないと思われる。

（２）機器の初期設定利用るなどと決める。

（２）フォルダ構成の設定
ファイル整理の一方式として，部局ごとにフォルダ構成が異ならないように事務局内全体で統一

スチルカメラや IC レコーダーを初期設定で利の構成方式とする。例えば第一階層は“業務名”，用しているため，必要以上に高解像度や高音質で第二階層は“和暦年度”，第三階層以降にフォルダ撮影・録音をしている。表 1 および表 2 のデータやファイルを作成するなどと決める。

から平均写真サイズを算出すると，総務系で（３）削除日の明示

1.7MB/枚，学務系では 2.7MB/枚となる。利用用

フォルダ名またはファイル名の命名ルールを決途がホームページへの掲載や A4 程度の報告書作めて，その中に削除日や永久保存などの記号等を成に使用するのであれば，このような高解像度は組み込む。これにより一度の検索操作で全ての対必要がない。

象ファイルを抽出できるようにする。

（３）不要なファイルを保存している（４）機器の設定

上記の事項に関連するが，例えば行事の記録用スチルカメラや IC レコーダーの設定内容をルに撮影した写真は全てが必要とはならないはずでール化し，不必要に大きなサイズで記録しないよある。ディスク容量をセーブする意識があれば不うにする。例えばポスター用の写真を撮影すると要な写真を排除して保存するべきである。それにきだけ，必要に応じて設定内容を変更して高画質よってファイルを使用するときには，選定時間を撮影をする。撮影が終わったら必ず標準の設定に短縮することができる。

戻すなどと決める。またこれに併せて不要な写真

4 ファイル削減・整理方法

は保存しないこともルール化する。

4.1 ルール化への必要要件

5 おわりに（１）手間や時間をかけない

これまで放置され続けた業務ファイルの整理作

ルール化に伴ってファイルを削減する場合は，業は，ルールの明確化を含め事務職員の負担は小フォルダ毎にフォルダを開き目視で確認したり，さくはない。しかし増え続けるファイルを削減し何度も検索作業を繰り返したりすることは避ける

整理しなければ，保存やバックアップ処理のコスべきである。短時間で削減・整理ができるルール

トは増すばかりである。またファイル管理の労力としなければ継続的に実施されない。

面から考えても，整理されることが望ましい。

（２）整理時の個人判断の排除

事務職員もファイル削減・整理の必要性を感じ自分自身で作成したファイルを除き，前任者がている方は多いと思われるため，今後，これを提作成したファイルの削減・整理の判断は，後任者案し，本学事務でルール化への検討を始めたいと考えている。