個人情報保護方針
株式会社アスクメンテナンス（以下、「当社」）は、総合ビル管理業（清掃管理業務、設備管理業務、環境衛生管理業務）、マンション管理業、建築・設計・施工業として取り扱う依頼者･取引関係者等の個人情報について、その重要性と社会的責任を正しく認識し、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、かつ国際的な動向にも配慮して自主的なルール及び体制を確立し、以下のとおり個人情報保護方針を定め、これを実行し維持することを宣言いたします。

記
1. 当社役職員、その他関係者に個人情報の重要性を 周知徹底させ、継続的に教育･監督・見直しを実施します。
2. 情報入手に当たっては、個人情報の本人から同意を得ることを原則とします。
3. 個人情報を不正な方法により入手しません。
4. 当社は、業務遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は収集目的の範囲内で、担当者のみが、業務上必要な範囲においてのみ利用し、目的外利用を行わないための処置を講じます。
5. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個 人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等の防止及び是正・予防に努めます。
6. 当社は、個人情報に関するお問い合わせ、苦情、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。
7. 当社は、個人情報を取得時に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社は ご提供いただいた個人情報を、ご本人の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
8. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令、国が定める指針その他規範を遵守します。
9. 当社は『個人情報保護マネジメントシステム（以下、当社規程）』を構築し着実に実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。
10. ご依頼者またはご相談者等以外への相談･依頼等の内容については口外しません。
11. ご相談者・ご依頼者等への連絡は、原則として指定された連絡先以外には致しません。
12. ご相談･ご依頼等により受け取った帳票･記録の保管管理ならびに廃棄処分については、責任をもって行います。

制定：2021 年 9 月 1 日
改訂：2024 年 2 月 27 日
株式会社アスクメンテナンス

代表取締役

志水 秀行

個人情報の取扱いに関して提供するサービスの概要
・総合ビル管理業（清掃管理業務、設備管理業務、環境衛生管理業務）
・マンション管理業
・建築・設計・施工業

取得する個人情報とその取得方法
当社が取得する個人情報（以下、A）とその取得方法（以下、B）は、以下の通りです。
A. 取得する個人情報
ア. お取引先担当者様情報（会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど）
イ. 業務委託によりお預かりする情報（マンション管理組合様よりお預かりする入居者様情報など）
ウ. 従業者情報（氏名、年齢、住所、電話番号、職歴、家族構成など）
エ. 従業者などの個人番号
B. 取得方法
ア. 直接本人より書面にて取得
イ. 直接委託元より書面もしくは電子データにて取得
ウ. 直接本人より書面にて取得
エ. 本人確認のもと、直接本人もしくは代理人より取得

個人情報の利用目的
当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第 18 条第 1 項及び JIS Q 15001:2017 に基づき公表します。
なお、予め明示・公表した利用目的の範囲を超えて、 個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご本人等にその旨をご連絡し、ご本人等の同意をいただいた上で利用します。
（お取引先担当者様情報）
当社が提供する下記サービスにおける業務上の連絡や顧客管理、アフターサービスの提供に利用
1) 総合ビル管理業（清掃管理業務、設備管理業務、環境衛生管理業務、など）
2) マンション管理業（事務管理業務、管理員業務、清掃業務、設備管理業務、など）
3) 建築・設計・施工業（業務委託によりお預かりする情報）
1) 委託された業務の適切な遂行（マンション管理業務など）（従業者情報）1) 人事労務管理（人事評価、配置（出向、転籍を含む）、研修、採用、を含む）
2) 賃金管理（給与・一時金の決定、退職金の支払い、を含む）
3) 健康管理（健康診断、保健指導、を含む）
4) 福利厚生業務（各種手当、慶弔見舞金の支払い、を含む）

5) セキュリティ管理（防犯、防災、労働安全衛生を含む）
6) 業務管理（業務の連絡、各種報告書作成、グループウェアなどへの掲示、を含む）（従業者の個人番号）
1) 年金の資格取得･確認、給付を受ける際に利用。
2) 雇用保険等の資格取得・確認、給付を受ける際に利用。ハローワーク等の事務等に利用。
3) 医療保険等の保険料徴収等の医療保険者における手続、福祉分野の給付、生活保護の実施等、低所得者対策の事務等に利用。
4) 国民が税務当局に提出する確定申告書、届出書、調書等に記載。当局の内部事務等に利用。
5) 上記の他、社会保障、地方税、防災に関する事務その他これらに類する事務であって地方公共 団体が条例で定める事務に利用。

個人情報の提供
当社は、次の場合を除き、ご提供いただいた個人情報を第三者に開示または提供しません。
1) ご本人の同意がある場合
2) 法令に基づく場合
3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を取ることが困難な場合
4) 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
5) 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

個人情報の開示等
当社は、開示対象個人情報（「個人情報の利用目的」の利用範囲）について、次の事項をご対応させていただいておりますので、ご請求がございましたら弊社、苦情相談窓口までお問合せ下さい。
1) 利用目的の通知の請求
2) 開示の請求
3) 内容の訂正の請求
4) 追加又は削除の請求
5) 利用の停止の請求
6) 削除及び第三者への提供の停止の請求
7) 第三者提供記録の開示

個人情報に関するお問合せ
ご自身の個人情報について、また個人情報保護方針全般に関するお問い合わせなどがございましたら、弊社、お客様相談窓口までお問合せ下さい。

【お客様相談窓口】
個人情報保護管理者：管理本部 総務企画課（担当者：池田）
電話：096-285-5841／

Mail：support@ask-m.jp

FAX：096-285-5844

【認定個人情報保護団体に関する事項】
当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局

団体所在地：東京都港区六本木一丁目 9 番 9 号六本木ファーストビル内

電話番号：03（5860）7565/0120（700）779※ 認定個人情報保護団体は、個人情報の取扱いに関する苦情や相談のみを受け付けています。
※ 当社のサービスに関する問合せは受け付けておりません。

保有個人データの安全管理措置
当社は、保有個人データを安全に管理するため、以下の措置を講じています。

（組織的安全管理措置）
1) 当社の個人情報保護規程内で個人データの取扱い方法や管理方法等を定めている。
2) 事故発生時等、従業者から責任者への報告や連絡の体制・手順を整備している。
3) 従業者の個人データの取扱い状況や管理状況の確認・見直しを実施している。

（人的安全管理措置）
1) 個人情報保護や個人データの取扱いに関する従業者教育を実施している。

（物理的安全管理措置）
1) 個人データを扱う電子機器や書類等の盗難・紛失を防ぐため の管理を実施している。
2) 個人データの移送は、追跡可能な方法にて行っている。
3) 個人データを扱う電子機器やシステムについて、利用可能な従業者の制限等を実施している。

（技術的安全管理措置）
1) 個人データを扱う電子機器やサーバーへのセキュリティ対策を実施してい る。