私立大学図書館協会 2001 年度第 1 回協会ホームページ委員会議事要録

日
場

時：2001 年 4 月 26 日（木） 14：30～17：15
所：中京大学 名古屋キャンパス 図書館会議室

出席者：〔委員〕三井悟（東海大学）、藤倉 恵一（文教大学）、久保木和義（明治大学）、春日井正人（中京大学）、柏本 純（愛知工業大学）、二宮 敦（岡山理科大学）、市川 隆幸（亜細亜大学・記録）〔協力委員〕新井 和之（成城大学）、篠原 貴士（獨協大学）、鈴木 卓
美（金城学院大学）、平井 尊士（兵庫大学）
欠席者：〔委員〕高 靖敏（佛教大学）
配布資料
１．2000 年度第５回協会ホームページ委員会議事要録
２．私立大学図書館協会 2000 年度協会ホームページ委員会活動報告
３．協会ホームページコンテンツ新規・追加・更新・削除について
４．私立大学図書館協会のホームページの開設について
５．私立大学図書館協会ホームページ委員会設置要項（2000 年 12 月 6 日一部改正）
６．私立大学図書館協会ホームページ運用要項（2000 年 12 月 6 日一部改正）
７．私立大学図書館協会ホームページ運用要項（2001 年４月 20 日一部改正）
８．協会ＨＰ委員会協力委員の提案趣旨並びに位置付け
９．協会ホームページ委員会委員・協力委員並びに委員推薦候補校一覧
10．私立大学図書館協会ホームページ運用申し合わせ（案）11．私立大学図書館協会ホームページ公開細則（案）12．私立大学図書館協会ホームページ作成ガイドライン（案）
13．私立大学図書館協会ホームページ下部組織リンク登録手続き（案）
14．協会ＨＰから協会下部組織が運営するＨＰへのリンク作業経過報告並びに手続き方法について（案）15．私立大学図書館協会ホームページ委員会委員並びに協力委員選出に関する申し合わせ（案）16．申請書類の取扱い並びに申請書類受付に伴う協会ＨＰの修正作業について
17．加盟申込書
18．館名変更について（報告）19．私立大学図書館協会ホームページ 2000 年度登録作業分担について
20．私立大学図書館協会ホームページ 2001 年度登録作業分担について（案）21．「協会ホームページ」の更新基準覚え書き
22．私立大学図書館協会ホームページ英語版ページ構成（案）23．協会ホームページにおける英文表記について（案）24．DONATION OF DUPLICATE BOOKS AND PUBLICATIONS ほか（英文ページ）
25．私立大学図書館協会ホームページコンテンツ簡略一覧（案）26．【追加資料】 2001 年度第１回ホームページ委員会

議事に先立ち、会長校である中京大学の長谷川端館長及び田谷郁事務長から挨拶があり、その後、委員・協力委員の自己紹介を行った。
引き続き、協会ＨＰ委員会の委員長選出が行われ、会長校から前年度協会ＨＰ委員会委員長であった三井委員の推薦があり、全員一致で委員長の再任が決定した。その後、委員長を議長として以下のような報告と協議が行われた。

Ｉ．報告事項
１. 2000 年度協会ホームページ委員会報告
三井委員長から、【資料 1】・【資料 4】については、協会ＨＰ委員会の発足の経緯と活動内容を把握出来る資料であるので、確認願いたいとの案内があった。また、協会ＨＰ委員会の位置付け等の説明があり、協会ホームページを運用するにあたり、情報を共有することの重要性について改めて確認がなされた。引き続き、【資料 2】に基づき、2000 年度協会ＨＰ委員会の活動の報告があり、その後【資料 3】・【資料 5～9】に基づき、前回協会ＨＰ委員会以降の変更点及び確認事項について説明及び活動内容の報告があった。特に今年度は、会長校、部会長校の交代時期であったため、2000 年 3 月末日から 4 月の期間は、コンテンツの更新周期や削除のタイミング等については、最低限の情報の更新や公開に留めたとの報告があった。
２. その他
2000 年度協会ＨＰ委員から、2000 年度における協会ホームページの運用や活動上の反省点等の報告があった。

II．協議事項
１．運用並びに業務分担について
三井委員長から、【資料 10～15】については運用に関する資料として、取り纏めてある。ついては、2001 年度を目処に最終的な取り纏めをしたいので、メーリングリスト等で意見を交換しながら、見直しを図っていきたいとの提案があり、了承された。引き続き、以下の運用並びに業務分担について協議した。
《運用について》(1) 下部組織の東地区部会研究部研究分科会が独自に運営しているホームページについては、2001 年度第１回分科会代表者会議（ 5 月 30 日･･･亜細亜大学）の際に、各分科会によるホームページの運用状況について確認を行う。なお、確認については、東地区部会研究部担当理事校である市川委員が行うことになった。また、西地区部会各地区協議会組織についても、ホームページの開設並びに開設計画について確認を行う。なお、東海地区協議会は現在加盟図書館のサーバーを借用して運用中であるが、サーバー等の運用も含め検討中との報告が鈴木協力委員からあった。ついては、次回西地区部会の役員会において、鈴木協力委員に現況の確認をお願いすることになった。
(2) 協会関係の各種申請書類の取扱いと書式統一については、2000 年度第 2 回東西合同役員会において承認されているが、 2001 年度からの申請の事務手続きが円滑に行われるように、会長校に確認することになった。
(3) 協会関係の各種申請書類の取扱いと書式統一に関連して、加盟申請書類等ダウンロード出来ない大学図書館があるため、両地区部会長校、地区協議会役員校でファイルを持つ必要があることが望ましいとの提案があり、【 資料 16～18】の書式統一ファイルを会長校から、両地区部会長校及び地区協議会理事校に送付することになった。また、加盟申請中の大学については、8 月 7 日から開催される、明治大学での私立大学図書館協会総会を待って協会ホームページの加盟図書館名簿に登録手続きを行うことも合わせて確認された。
ついては、新規加盟申請校、館名 変更、脱会校等の情報は、基本的には部会長校経由で集約されるが、協会ＨＰ委員会としては会長校からの連絡を正式な通知として、作業にあたることを再度確認した。
(4）議事録作成について
新井協力委員から、機種依存文字及び議事録作成にあたっての見出し番号の振り方についての基準が示され、了承された。【資料 26】参照《業務分担について》
三井委員長から、2000 年度の作業分担についての報告の後、2001 年度の作業分担について説明と提案があり、了承された。【資料 19～20】参照また、東地区部会関係の具体的な作業手 順と流れについても新井協力委員から、説明と提案があり、東地区委員間で確認がなされた。
【資料 26】参照
主な業務分担は次のとおりである。
(1) 協会関係・委員会関係の作業手順：会長校事務局（加藤、渡辺、磯谷）→会長校ＨＰ委員（春日井）・ＨＰ委員会委員長（三井）・委員（高）→協会登録担当者（久保木、藤倉）(2) 東地区部会関係の作業手順：部会関係（藤倉）→東地区ＨＰ委員間で確認（市川）→東地区部会登録担当者（藤倉）：研究部関係（市川）→東地区ＨＰ委員間で確認（藤倉）→東地区部会登録担当者（久保木、藤倉）(3) 西地区部会関係の作業手順：部会関係（二宮）→西地区ＨＰ委員間で確認（柏本）→西地区部会登録担当者（久保木、藤倉）(4) 協会報関係データの入手については、 会報担当理事校の同志社女子大学に目データの他に講演者の氏名の読みデータも合わせて依頼する必要がある。依頼については、鈴木協力委員にお願いすることになった。
(5) 西地区部会のページについては、地区協議会、研究会の活動が協会ホームページに掲載されていない。今後は地区協議会、研究会の活動についても、どこまで協会ホームページに載せるかを西地区部会で協議していただくことをお願いすることになった。
(6) 全体的な運用の流れについては、「協会ホームページ」の更新基準覚え書きを基に更新基準を設け、運用していくことが確認された。【資料 21】参照

２．協会ＨＰ委員会の今後の活動について
三井委員長から、2001 年度の活動並びに新規コンテンツについて、次のような提案及び指針が示された。
(1) 英語版ページについて【資料 22～25】参照
三井委員長から、協会ホームページの英語版トップページについての検討事項及び確認事項について報告があった。

1) Japan Association of Private University Libraries の略称については、JASPUL とすること。
2) 試作版では CILC となっている国際図書館協力委員会寄贈資料搬送事業への入口を最終的にどのように表記するか。また、スケジュールについては掲載しない方向で考えているとの提案があった。表記並びに掲載について、会長校に確認の上、作業を進めることになった。なお、今後の英語版ページの作成については、秦前委員の後任として平井協力委員が担当することになった(2) 『公開書式のテンプレート』ページについて説明があり、PDF 形式、Word 形式でも可能なように、公開に向けてページの作成を進めることが確認された。また、作業分担としては引き続き新井協力委員が担当することになった。
(3) 協会ホームページのコンテンツ一覧及び協会、両地区部会における歴代の当番校、担当理事校一覧についても半年後を目処に公開していくことが確認された。
(4) アーカイブには「開催通知」や「議事録」を３年分保管し、４年目を追加の際に１年目分を削除することが再確認された。
(5) ホームページを立ち上げていない大学へのサービスとして、加盟図書館名簿の中に、加盟大学共通フォーマットによる相互協力便覧をイメージした利用案内を作成し、ホームページに載せたらどうかとの提案があった。検討の結果、作成にあたっては、相当の作業量と時間を要すると思われるので、当面は掲載項目、表現方法等を含め、鈴木、篠原両協力委員にたたき台の作成依頼をすることになった。また、具体的なスケジュールについては、追って決定することになった。
(6) 協会の規則集ページの見直しについては、会長校からの掲載する規則の指示を待って作業することになった。

３．その他(1) リンク集の中にある「協会ホームページ委員」について、新委員のものと差し替えを行う。作業は平井協力委員が担当することになった。
(2) 今後のスケジュールについて（予定）
三井委員長から、協会ＨＰ委員会は年４回の開催を予定したいとの提案があり、了承された。
ついては、東西交互に開催をしたいとのことで下記のとおり決定した。
第 2 回協会ＨＰ委員会
第 3 回協会ＨＰ委員会

6 月中旬 文教大学、亜細亜大学の何れかで開催予定
10 月中旬 岡山理科大学開催予定
以上