【テーマ】「入試DX ~これまでの入試業務のプロセスを見直して効率化の方法を考えていきましょう~」【主催】事務システム分科会

活動報告

日 時：2023年7月12日（水）15:00 –17:00
場 所：立正大学 品川キャンパス or Webexオンライン （ハイブリッド開催）
出席者：84名
１．研究内容事務システム分科会主催の研究会を立正大学品川キャンパスにおいて開催（ハイブリッド方式）しました。
立正大学様より 「立正大学の入試業務のDX化に向けた現状と課題について～情報システム課から入試課に異動してきた1年間を振り返る～」と題してデータ化の取組みや課題・苦労話などをお話いただき、次に株式会社進研アド様より「学生募集DX ～今なぜデジタルマーケティングが必要か～」と題してお話をいただ
きました。後半は現地参加の方もオンライン参加の方もグループにわかれての意見交換を行い、他大学の取り組み事例や課題などを共有する場となりました。
また、研究会終了後には見学希望者に対して150周年記念館などの学内施設をご紹介いただきました。
（内容詳細については「3項概要レポート」をご参照下さい。）

２．スケジュール

15:00○分科会開始 開催挨拶
○ご紹介
「立正大学の入試業務のDX化に向けた現状と課題について～情報システム課から入試課に異動してきた1年間を振り返る～」
立正大学 入試センター 品川入試課
白川 晃大 様
○ご紹介
「学生募集DX ～今なぜデジタルマーケティングが必要か～」
株式会社 進研アド MA（マーケティングオートメーション）事業部事業部長 荒牧 耕平 様
○グループワーク（意見交換）

17:00○分科会終了 終わりの挨拶〇分科会終了後、希望者を募り施設見学会を行いました。
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３．概要レポート※当日の資料は「CS研・IS研情報交換サイト https://csis.ufinity.jp/shared 」に掲載（会員限定公開）。詳細は6頁「事務局より」をご参照下さい。

「入試DX～これまでの入試業務のプロセスを見直して効率化の方法を考えていきましょう～」
事務システム分科会主催の研究会が、7月12日に開催されました。前回に引き続きハイブリッド方式での開催となり、会場は立正大学様に品川キャンパスをご提供いただきました。
芝浦工業大学の髙野氏の司会で開会し、まず立正大学入試センター長の髙橋氏から「暑い中足をお運びいただきありがとうございます。入試や広報について新たなヒントが得られる会になれば」とご挨拶がありました。
続いて立正大学および株式会社進研アドの方の講演があり、その後グループに分かれて意見交換を行いました。

■ご紹介：「立正大学の入試業務のDX化に向けた現状と課題について～情報システム課から入試課に異動してきた1年間を振り返る～」
立正大学 入試センター 品川入試課 白川 晃大様より○受験生、保護者、高校、大学のすべてが便利になるために、一歩ずつ前進を
私は昨年度、情報システム課から入試課に異動し1年間入試業務に携わりました。入試課は情報システム課に比べ忙しく、効率化の余地が大きいのではと感じています。1年中、オープンキャンパスや高校訪問、進学ガイダンス、毎年変わる総合型・推薦型選抜試験から始まる入試の対応等に追われている印象です。
忙しい理由の一つは作業が多いことです。出願書類開封、内容物・記載内容の確認、必要に応じて受験生に連絡、システムに登録という作業は人手を要しますし、受験票や合格証の印刷、発送の作業も数が多く重労働です。面接がある入試
では、志願者ごとに志願票、課題、エントリーシート等をホチキスで綴じて封印し、面接官ごとに分けるというアナログな作業もあります。システム課にいたせいか、こんなに紙があるのかと驚きました。手作業には、ミスが起こることもありますので、どうにかして正確性、効率性を上げられないかと考えています。
そこで、出願処理から入試DXを考えてみます。デジタル化されている部分もかなりあり、入試システムで合否の処理等を行っているほか、一般入試についてはWEB出願も行っていますし、合格後の手続きもWEB手続きシステムを導入しています。
ここからさらに統合的にDX化に進めるにはどうしたら良いのでしょうか。今回のアンケート結果を見ても、「完全なデジタル化は難しい」と考える大学が多いようです。実現できれば、郵送、手書き、紙が撤廃でき効率化できるでしょう。例えば封入漏れ、記載漏れ等はシステムでチェックでき、受験生は郵便を出しに行く労力等が減らせます。大学は開封・確認処理が不要です
し、印刷、封入、郵送にかかる日数を考慮せずにスケジュールを立てられるようになります。ほかに課題の文字数を自動でチェックしたり、読みにくい手書き文字の入力ミスがなくなったりするメリットがあるでしょう。さらにデータ化されることで他システムとの連携や今後の分析もしやすくなります。面接官もタブレット等を使ってペーパーレスで面接ができるようになるかもしれません。
書類の保管スペースが不要になるメリットもあります。
ただ実際には大きな壁があります。いくつか挙げてみます。
・高校が発行する調査書等が紙で封緘（本人開封無効）・様々な入試方式、必要書類があるためシステム設定が煩雑
・手書きや紙をなくすことへの抵抗感
・受験票を紙で出力しない受験の可否（スマホを持っていない受験生への対応）
・各種証明書の信用性の担保
・受験生や大学のネットワークやPC環境に依存
このように多くのハードルはありますが、少しずつでも改善できるようこつこつと考えていく姿勢が大事だと思います。オンライン出願の動きが加速する中、オンラインが当たり前になってから対応するのでは、出願が不便な大学として受験生の選択肢から外れてしまうリスクがあります。

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今後は、「入試IRを行うためのデータ化」「複雑な入試方式をシンプルに」「AIチャットボット」等についても検討していきたいと考えています。そのためにも業務を軽減させ、空いた時間で当研究会も活用しながらDXに取り組んでまいりたいと思います。

■ご紹介：「学生募集DX ～今なぜデジタルマーケティングが必要か～」
株式会社進研アド MA（マーケティングオートメーション）事業部
事業部長 荒牧 耕平様より○第一志望に選ばれる大学になるためにできること
当社はベネッセグループ独自のビッグデータを活かし、高等教育機関の皆様を広報と教育の両面で支援する会社です。
今日は3点お話しします。
１．学生募集環境の整理
18歳人口の減少、総合型選抜の拡大（年内入試受験者増加で、一般選抜志願者数の減少）、受験生の上向き思考傾向等の概況の中、全体として競争緩和が進んでおり、大学は、高校生に第一志望に選ばれることが今まで以上に重要になってきています。出願検討者数を増やすには限界があり、「出願者数」だけでなく、検討者の中で実際に出願した「出願率」あるいは「入学率」も重要な指標となります。
2022年度に63万人いた大学入学者は、2040年度は46万人に減る見込みです。国公立大学から定員が埋まるとすると、私立大学の入学者数は50万人から33万人弱へ約35%も減少します。18歳人口の減少が比較的緩やかな、2027年度までに何らかの改革をして備えることが重要です。

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２．大学の顧客である高校生の特徴
今の高校生は、日常生活で企業のデジタルマーケティングに触れています。例えばマクドナルドのアプリでは、モバイルオーダーの注文履歴をもとにパーソナライズされた曜日、時間帯によく注文するメニューのクーポンをプッシュ通知で知らせ購買を促すものです。コロナ禍で飲食店全体の売り上げが落ち込む中、このアプリは同社の売り上げを支えたとしてニュースにもなりました。
これを踏まえ、大学の発信において告知や宣伝色が強すぎると、デジタルネイティブの高校生がギャップを感じ、逆効果になりかねません。
例えば、大学に資料請求して分厚い紙の資料が届くと、「やり方が古い」「自分に関係のない情報が多い」と思う生徒もいるかもしれません。メールやLINEでの情報が一律だと「2年生なのになぜ入試対策講座の情報が届くのか」と思われるかもしれません。今の高校生と貴学の学生募集がかみ合っているか考えてみてください。
３．なぜ学生募集に「デジタルマーケティング」が必要か
現在は、自分に一番合ったものを選び、好きなこと得意なことで勝負する「マイベストマッチング」の時代です。告知、宣伝という概念から、「生徒が価値を感じることは何かを考えること」に意識を変えましょう。

これまでの、広告→資料請求→オープンキャンパス→出願といった流れは、受験生が多かった時代には有効でした。今後はデジタル技術を活用し、WEBサイトの閲覧（回数、時間）、メールやLINEの閲覧開封状況、動画視聴、オープンキャンパ
ス参加といった生徒一人ひとりの興味関心の度合いに合わせて次の行動を促すコミュニケーションが必要で、これをできるだけ人手をかけずに行うのがマーケティングオートメーション（以下、MA）です。マクドナルドの例のように、企業では従来からよく使われていますが、最近大学の学生募集においても注目されています。
MAはデジタルマーケティングのツールの一つで、ユーザーデータを蓄積し、接触機会を増やすだけでなく、接触の鮮度（タイムリーさ）と頻度（継続性）が従来と異なります。
また、例えばメールを開いたかどうか等でコミュニケーションを分岐させて次のアクションに誘導したり、WEBサイトの閲覧状況から「学費のことを気にしているようだから、奨学金制度について案内しよう」、「先輩がどのような学生生活を送っているか知りたいようだから、在学生と直接対話できる機会を案内しよう」等、一人ひとりの関心やニーズに合わせた情報提供を行ったりできます。
ある大学でこういった働きかけをしたところ、来校申込率8%向上、ホームページ再閲覧率10%向上という実績を上げることができました。タイミングも重要で、イベントの前後で送ったメールの開封率が大幅に上がることもあります。
MAツールを導入すると、高校生のセグメント化、スコア化もでき、高校生の関心度が可視化できるため、戦略の幅を広げられます。個人情報が取れていなくてもメール、LINE、ホームページのコンテンツを充実させていくことで、結果的に大学を理解したモチベーションの高い出願者を獲得できます。ある大学では、メールアドレスの取得に力を入れ、MAツールで接触者フォローを行ったところ、来校後の出願率が2倍になったという成果もありました。この大学では、制作・印刷費と発送費が都度かかるハガキのDMを抑えつつデジタルフォローに移行することで、コストを削減しつつ更なる効果を上げようとしています。今後も、高校生一人ひとりに合わせた、頻度、密度の高いコミュニケーションを実施することで、高校生との接点が増えて効果的なマーケティングができ出願率も上がる、という学生募集の好循環の構築を目指して支援してまいります。
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■意見交換講演後には、オンライン参加の方も含めて3グループに分かれて意見交換を行い、全体会で各グループの意見交換内容の振り返りを行いました。
Aグループ
メンバー各学校の運用方法をご紹介いただきました。千葉工業大学様では基本的に受験票を含めて郵送をしていないそうです。受験生が印刷して持参し、写真は学校側で教室ごとに印刷しているとのことで、皆さん関心を持たれていました。また
ホチキス止めやPDF化等も外部に委託しているそうです。
また、課題の文字数の話題でも盛り上がりました。学校により対応が様々で規定に満たない場合、立正大学様のように受験生に電話する学校もあれば、不合格にする学校もありました。今回お話を伺い、各学校で使っているシステムも運用も、本当に違うと改めて感じました。
Bグループ
主に2つの話が出ました。まずWEB出願です。ほとんどの大学で、一般入試については対応されているようです。まだ対応していない学校も検討中とのことでした。次に、調査書については、現状紙でしか提出されませんが、そもそも高校ではデータで作っているのでは、という話が出ました。やはり高校との連携が必要という結論でした。入試にあたっては、「書類をすべてスキャンして学部の先生にはデータで見てもらっている」、あるいは「学部にすべて書類を渡して、実施もすべて学部に任せている」という学校もあり運用がまちまちで、興味深かったです。
Cグループ
入試関連のDXで言うと郵送、紙の撤廃が理想ですが、調査書をはじめ紙が残るのが課題です。高校と連携をしてデータをもらう方向性もありますが、いっそ調査書をもらわないこともが考えられる、という意見もありました。選抜方法ごとに検討が必要だと思います。
入試方式が複雑化しているという話も出て、分かりやすい入試を目指し改善にチャレンジしていく必要があると思いました。
ほかに、高校訪問や入試課と他課とのやり取りについて等、各大学の話を聞けて非常に参考になりました。
結びに幹事の清泉女子大学 可児氏が閉会の挨拶をされました。「今回は、今まで事務システム分科会ではあまり扱ってこなかった入試業務を扱いました。新しい試みで面白かったと思います。紙の撤廃は難しいですが、Aグループのように紙をなくした事例もあり、大変参考になりました。ただ本学も含め入試課は忙しいので、システム課等の部署と連携できればと感じました」
研究会終了後には、現地参加の希望者が立正大学の施設を見学させていただきました。

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共立女子大学[3]久留米大学[1]産業能率大学[1]芝浦工業大学[2]上智大学[1]
清泉女子大学[2]大東文化大学[2]千葉工業大学[2]中部大学[1]

東海大学[1]
東京工科大学[4]東京農業大学[1]東洋学園大学[1]日本医科大学[2]日本工業大学[1]日本女子大学[2]名城大学[1]
立教大学[4]

立正大学[6]
立命館大学[1]龍谷大学[1]

株式会社進研アド[2]京都電子計算株式会社[1]
有限会社ハーティサービス[1]富士通Japan株式会社[35]
富士通株式会社[5]5．所感（事務システム分科会運営委員会）
今年度第2回目の事務システム分科会では「入試DX」をテーマに入試業務における業務効率化について、事例紹介とグループワークを軸に議論を行いました。
これまでの事務システム分科会では「入試業務」にスポットをあてた開催は初めての試みであったため、各大学の状況も把握できていない中での分科会となり、具体的な好事例をご紹介できなかった点は次回に向けての反省点とさせていただきます。
一方で、他大学の入試業務の考え方や運用方法など、参考になる意見が多くあり、グループワークも大変盛り上がったため、時間が足りなかったという意見も多くありました。
今回の分科会を「入試DX」を推進していくスタートとして、次年度以降も継続して開催をしていきたいと考えています。
また、今回ご参加頂いた大学の皆様も、ぜひ次回以降の事例紹介にご協力頂き、入試業務効率化を推進していきたいと考えています。
よろしくお願いします。（立正大学 白川）【分科会の様子】【事務局より】
次頁以降に開催後アンケート結果（抜粋版）を記載しています。
開催後のアンケート結果詳細版や当日プレゼン資料ご覧になりたい方は、「CS研・IS研情報交換サイト」に掲載しておりますのでそちらをご覧ください。
また、今回の分科会開催に際し事前アンケートを行っています。事前アンケート結果につきましても「 CS研・IS研情報交換サイト」に掲載しております。
「CS研・IS研情報交換サイト」について○CS研・IS研の会員向けに情報・資料をご提供し、会員の皆様で情報交換をする会員専用のサイトです。
（新規入会・サイトのご利用をご希望の方は、利用アカウント申し込みサイトにてお申込みください。）
情報交換サイトURL：
https://csis.ufinity.jp/shared※利用アカウント申し込みサイトURL： https://seminar.jp.fujitsu.com/public/seminar/view/89954【連絡先】
私立大学キャンパスシステム研究会 事務局〒105-7123 東京都港区東新橋1-5-2 汐留シティセンター
富士通株式会社 Japanリージョン 戦略企画統括部内
E-mail : contact-csisken@cs.jp.fujitsu.com
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開催後アンケート結果 【回答数／対象者数：24／40（大学関係者のみ）】■担当業務と役職について➢ その他
入試関連（10名）■参加した目的について➢ その他
入試業務のDX化に興味があった■本日の分科会の全体満足度について

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■全体満足度の評価理由について（一部省略・抜粋）
意見交換するには時間が全く足りなかったですが、大学ごとにやり方など聞くことができたのは有意義でした。
進研アド様のDMのお話がとても興味深いものだった。 ・普段聞くのが難しい出願受付方法の様子など聞くことができた。
他大学の入試の状況を本学の状況と比較しながら聞けたため立正大学様，進研アド様の良い話が聞けました。
どの大学様も同じような課題を持っていることが分かり、参考になりました。 課題のブレイクスルーにつながるヒントを今後もお願いいたします。
なんとなくイメージしていた入試業務について知る良い機会になった。入試業務も一層DXが進むことを期待したい。
他大学においても、本学と同じような課題が生じているということを改めて理解できました。
入試課の苦労話とDX化するためのヒントをいただけたこと
他大学の入試現場の方と情報交換する機会が中々少ないが、各大学の課題や悩みを聞くことができてよかった。
他大学の状況等を聞いて参考になったものの、本学でも実施している内容が多くあったため。
立正大学の入試に関する課題は本学も抱えているものとほとんど同じに感じた。 課題認識→対策実施のフェーズだと思うが、実際の対策＋効果を聞きたかったのが正直な感想です。
➢ グループワークの時間をもう少し取れると色々な話が膨らんで良いかなと思いました。
➢➢➢➢➢➢➢➢➢➢➢■満足度－開催テーマについて■満足度－立正大学様ご講演について■満足度－進研アド様ご講演について■満足度－意見交換について■満足度－当日の運営について■満足度－当日の時間配分について

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■今後、CS研で取り上げて欲しいテーマについて（一部省略・抜粋）➢ 募集から卒業生までのIR（データ統合・蓄積含め）➢ 名前のない事務仕事のDX➢ 個人情報保護の観点から、入試・学部・キャリアなど学生の情報が分断してしか得ることができず、IRなどでしか統括できない。他大学でどのようにしているのかなど知る機会があると気になります。
➢ 学修環境のクラウド化➢ 財務会計関連のペーパーレス化■ＣＳ研についてのご意見・ご要望について（一部省略・抜粋）【会場参加】➢ 参加させていただき，有難うございました。現時点での要望は特にありませんが，何かありましたら相談させていただければ有難く存じます。
➢ 貴重な機会をありがとうございました。全体を通して満足度が高い勉強会でした。特にグループワークでは、過去に自身が参加した入試関連の外部研修よりも、他大学の事例を聞く機会が多く、よっぽど実利が多かったかと思います。 今後の内容検討に向けて不躾ながら以下コメントさせていただきます。
・ディスカッションの時間が短すぎた。
・ざっくりしたテーマを用意して、ほぼフリートークで1時間くらいやっても良いと感じた。
・10人でのディスカッション実施であったが、多様な事例を聞けるメリットがある一方で人数が多すぎてディスカッションには無理があると思う。 ・せめてオンライン参加と対面参加はグループを分けて実施するとスムーズであった。オンライン参加の方がもう少し話したかったのでは？と感じた。
・進研アドさんの講演において、市場動向的な話は不要かもしれない。既に予備校の勉強会等で何度か聞いている内容と重複する。
【オンライン参加】➢ もともと講演を拝見させていただくことのみを予定していたので、申し訳ありませんがディスカッションについては退室いたしました。他の講演会において、オンラインの場合は講演のみという段取りのところもありましたが、それで十分なのかなと思いました➢ グループディスカッション、もう少しお時間欲しかったです･･･。 ただWEB参加でもチャット等に積極的に書くことで話に混じれたのはGD回していただいた大学様効果だったのでありがたく思います。。

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