Código de Conduta

Fazer o que está certo, da forma correta

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Recursos úteis

Mensagem do Diretor Executivo
Estimada família do Grupo HOYA,
Ao longo da nossa longa história, o Grupo HOYA
manteve sempre um compromisso inabalável
para com a nossa missão de criar produtos
e serviços, através da inovação e tecnologia
criativa. Este foco permite-nos, como empresa,
ter um lucro justo e melhorar a vida das
pessoas. Mas a forma como alcançamos estes
resultados é ainda mais importante. É da nossa
responsabilidade desenvolver a nossa atividade
com um compromisso absoluto em termosde conformidade jurídica e práticas éticas econtribuir positivamente para a sociedade. Alémdisso, devemos sempre agir de forma a demonstrar respeito e cuidado para com
todos os membros da família HOYA.

Com colaboradores em mais de 35 países e com um alcance comercial em muitos
mais, é agora mais importante do que nunca operar sob um conjunto de normas
globais. Por esta razão, desenvolvemos este Código de Conduta Global paraorientar todos os colaboradores do Grupo HOYA, na manutenção da confiança
dos nossos colaboradores, clientes e acionistas. Embora nenhum Código possa
abarcar todas as situações que se possam encontrar no local de trabalho, omesmo pode proporcionar uma base sólida sobre a qual se podem fazer boas
escolhas. Se, depois de consultar o Código, ainda tiver dúvidas ou preocupações,deve discuti-las com o seu supervisor ou gestor, com o departamento jurídico ou
de conformidade, ou contactar a Linha de Apoio da HOYA.
Lembre-se, é um membro valioso do Grupo HOYA e as escolhas que faz
estabelecem a base para a confiança na nossa empresa. Espero que abordem
os problemas com integridade e trabalhem juntos todos os dias para fazero que está certo. Juntos, construiremos e manteremos um Grupo que seja
realmente respeitado e merecedor de confiança.

Não importa como os tempos mudam ou onde realizamos negócios, existe
um objetivo no qual, juntos, nos devemos concentrar - manter a confiança no
Grupo HOYA. Cada um de vós tem um papel crucial em assegurar o sucesso daempresa. A vossa conduta tem um grande impacto na forma como a empresa
cresce e como somos vistos pelas nossas partes interessadas. Realizar vendas elucros com base em atos ilegais ou pouco éticos não é aceitável. Para que uma
empresa seja reconhecida e altamente valorizada pela sociedade, cada um devós precisar de fazer boas escolhas a cada dia de trabalho - fazendo o que estácerto, da forma correta.

Uma vez mais agradeço a vossa dedicação e apoio contínuos à missão da
HOYA. A HOYA continuará a centrar-se, como sempre, na segurança e bemestar dos nossos colegas e em prestar serviços e produtos de excelência aosnossos clientes, em todo o mundo. Vamos permanecer unidos e ajudar-nos
uns aos outros a alcançar os objetivos comuns do Grupo HOYA, através de um
foco constante em fazer o que está certo, da forma correta.
Eiichiro Ikeda
Diretor Executivo, Grupo HOYA
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Recursos úteis

Objetivo institucional
Dedicada à inovação em tecnologia da
informação, estilos de vida e cultura, a HOYA
perspetiva um mundo onde todos podem
desfrutar de uma vida boa, vivendo em
harmonia com a natureza.
Compromisso para com os clientes

Compromisso para com os acionistas
A HOYA esforça-se por aumentar o valor empresarial, melhorando
os resultados empresariais e mantendo o crescimento. O
nosso objetivo é pagar dividendos justos e dar aos acionistas
uma rentabilidade do investimento, que corresponda às suas
expetativas. Divulgamos de forma voluntária e
imparcial a informação empresarial.

Compromisso para com os colaboradores

O objetivo da HOYA é fornecer produtos e
serviços seguros e de alta qualidade, que
ofereçam um verdadeiro valor. Fazemos todos
os esforços para aumentar a satisfação docliente, melhorando continuamente a qualidadedas nossas operações.

Compromisso para com asociedadeA HOYA esforça-se sempre por ser
um cidadão empresarial responsável.
Trabalhamos arduamente para garantir
que as nossas atividades empresariais
são realizadas com respeito pelo
ambiente. Estamos absolutamentecomprometidos com a conformidade
jurídica e práticas éticas.

A HOYA respeita a personalidade e individualidadede cada colaborador. Oferecemos aos colaboradoresoportunidades para maximizar a sua iniciativa ecriatividade, num ambiente de trabalho seguro egratificante. Fazemos o nosso melhor para garantir
um bom nível de vida para os nossos colaboradores.

Princípios
de Gestão
Para concretizar a Visão da HOYA,
estabelecemos um conjunto deprincípios de gestão que orienta todas
as nossas decisões e ações. Traduzimos
estes princípios em ação que contribuipara a prosperidade económica,
progresso social e para o avanço cultural,e esforçamo-nos por conquistar aconfiança de todos aqueles quetêm uma participação nonosso sucesso.
3

Dedicação à gestão
inovadora
A HOYA esforça-se constantemente
por criar novos valores, através dainovação e da tecnologia criativa.
Aproveitamos ao máximo os avançosda era da informação, com a nossa redede gestão mundial. Assumimos uma
perspetiva global, ao mesmo tempo que
respeitamos a cultura e os costumes locais.

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Recursos úteis

Índice527

Introdução
Honramos o nosso Código de Conduta. . . . . . . . . . . . . . . 6
Entendemos as nossas responsabilidades.. . . . . . . . . . . . 8
Partilhamos as nossas preocupações.. . . . . . . . . . . . . . . . . 10

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Obrigações do setor dos cuidados de saúde. . . . . . . . . 28
Relações com fornecedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflitos de interesses.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Ofertas e entretenimento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
O ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

35

12

Salvaguardamos o Grupo
Manutenção precisa de registos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informação do Grupo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Ativos do Grupo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Abuso de informação privilegiada.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicações Responsáveis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Respeitamos os outros
Direitos humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Um local de trabalho positivo e produtivo. . . . . . . . . . . . 14
Saúde e segurança. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacidade de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Proteger as informações comerciais de terceiros. . . . . . 18

19

Desenvolvemos a atividade de forma legal
Qualidade e segurança dos nossos produtos
e serviços. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Concorrência leal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Anti suborno e anticorrupção. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comércio internacional.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Anexo
Formulário de confirmação do Código deConduta do Grupo HOYA (para colaboradores). . . . . . . 45
Recursos úteis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Este Código de Conduta não é um contrato de trabalho.

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responsáveis

Introdução
O nosso Código é um recurso importante para nos ajudar a alcançar anossa missão. O nosso Código ajuda-nos igualmente em todas as ações
que tomamos, a fazer o que está certo, da forma correta.
Honramos o nosso Código de Conduta. . . . . . . . . . . . . . . 6
Entendemos as nossas responsabilidades.. . . . . . . . . . . . 8
Partilhamos as nossas preocupações.. . . . . . . . . . . . . . . . . 10

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Honramos o nosso Código deConduta

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o GrupoAnexo

Recursos úteis

O nosso Código aplica-se a:• Todos os colaboradores, a todos os níveis do Grupo. Cada um
é responsável por ler, compreender e respeitar o Código deConduta da HOYA.
• Pessoal temporário e trabalhadores com contrato local, que
trabalham para o Grupo HOYA, enquanto não diretamente
contratados pelo Grupo.

De acordo com a política e os valores fundamentais do Grupo HOYA
(conforme declarado na sua Missão Institucional e nos Princípios
de Gestão), o Código de Conduta da HOYA (“Código”) define as
diretrizes básicas pelas quais todos trabalhamos e devemos cumprir
no desempenho dos nossos deveres no Grupo HOYA.

É também pedido aos estimados parceiros do Grupo HOYA,
trabalhadores temporários e trabalhadores com contrato, quese comportem de acordo com o Código de Conduta da HOYA.

Na HOYA:- Nunca violamos o Código de Conduta, mesmo que
um supervisor ou gestor lhe peça para o fazer.
- Sacrificamos o lucro, se tal significar violar o nosso
Código de Conduta.
- Não permitimos que as práticas de outras empresas
influenciem o nosso compromisso para com o nosso
Código de Conduta.

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Recursos úteis

ou um especialista responsável pela área envolvida (por exemplo,
departamento financeiro, recursos humanos, o departamento
jurídico ou de conformidade, ambiente, controlo de exportação,questões farmacêuticas, etc.), para determinar a linha de atuação
apropriada.
Se achar que não consegue resolver o problema no seu local detrabalho, contacte a Linha de Apoio da HOYA ou outro canal decomunicação disponível localmente, para aconselhamento, em vez
de descurar o assunto. As comunicações para esses canais também
podem ser feitas anonimamente, quando permitido pela lei. Comoum Grupo, a HOYA proíbe estritamente a retaliação contra qualquer
pessoa que comunique uma preocupação de boa-fé.

O QUE FARIA?

O que acontece se alguém violar o nosso Código?

E se se verificar um conflito entre o que se
encontra no nosso Código e as leis do país onde
trabalha e não tiver a certeza de como atuar?

Qualquer colaborador que viole o Código ou incentive outros afazê-lo, ou que feche os olhos a uma violação, pode estar sujeito aação disciplinar, de acordo com a natureza e gravidade da infração.
Para os executivos ou diretores, as sanções podem ser mais severas.

Deve seguir o requisito mais rigoroso. Se não for claro
qual o requisito mais rigoroso, deve procurar orientação
junto do departamento jurídico ou de conformidade.

Se surgirem questões sobre o Código de Conduta da HOYA, nodecurso do seu trabalho, ou se vir ou suspeitar de uma violação
do Código, deve consultar imediatamente o seu supervisor, gestor
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Salvaguardamos
o GrupoEntendemos as nossas
responsabilidades

Anexo

Recursos úteis

É legal?

Cada membro do Grupo HOYA tem a responsabilidade de manter a
nossa reputação, para exercer a atividade de forma legal e ética. Paracumprir esta responsabilidade:• Cada um de nós deve demonstrar um comportamento no local
de trabalho, que reflita os nossos valores e cumpra todas as leis,
estatutos, políticas e regulamentos do Grupo HOYA aplicáveis
(incluindo regulamentos específicos do setor relacionados com
algumas das nossas operações comerciais). Devemos também
comportar-nos de acordo com os regulamentos e políticas do
Grupo HOYA e evitar até mesmo a falta de deontologia.
• Compreendemos que estas orientações não abordam todas assituações que podemos enfrentar no local de trabalho. Em situações
em que o caminho certo não é claro, questionamo-nos:Sentir-me-ia
confortável seoutros tivessem
conhecimento
da minhadecisão?

É consistente
com os objetivos
e interesses alongo prazo do
Grupo HOYA?

É permitido pelo
nosso Código deConduta e pelas
nossas políticas?

Reflete anossa missão
e princípios degestão?

Se conseguir responder “sim” às cinco perguntas, é provavelmente
aceitável avançar. Mas um “não” ou “não tenho a certeza” aqualquer pergunta significa que deve parar, reconsiderar ou procurar
orientação do seu supervisor, gestor, chefe de departamento,
recursos humanos ou do departamento jurídico ou de conformidade,antes de prosseguir. Lembre-se de que é sempre apropriado, seja em
que circunstância for, pedir ajuda.
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Somos parceiros comerciais
responsáveis• Não respondemos a quaisquer exigências de organizações
criminosas organizadas.
• As decisões comerciais que tomamos, independentemente da nossa
categoria profissional, devem ser tomadas no melhor interesse do
Grupo HOYA. Como colaboradores, devemos garantir que:- Desenvolvemos a atividade isentas de quaisquer conflitos deinteresses.
- Não nos apropriamos indevidamente de qualquer propriedade do
Grupo HOYA.
- Seguimos os procedimentos adequados do Grupo HOYA.
- Somos autorizados e totalmente responsáveis pelas decisões que
tomamos.

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

• Comuniquem imediatamente ao departamento jurídico
quaisquer violações da lei ou outra má conduta de natureza ouâmbito significativo.
• Garantam que os colaboradores (que comunicam direta ou
indiretamente) sabem que não haverá retaliação por comunicar
violações de boa-fé.

Atualizamos anualmente o nosso Código.
Ler, rever e confiar no nosso Código é uma forma de cadaum promover um local de trabalho ético. Para confirmar acompreensão do Código por todos, a HOYA realiza uma Revisão
Anual e Confirmação, de uma forma aplicável em cada país.
Os colaboradores também receberão recursos adicionais para
melhorar a sua compreensão do Código, tais como formação
presencial e assistida por computador.
A implementação dos procedimentos acima será confirmada
através de uma auditoria interna.

Os líderes têm responsabilidades acrescidas.
Se for um supervisor ou gestor, deve definir o tom para um local detrabalho ético. A HOYA espera que os líderes:• Deem um bom exemplo, reflitam os valores do Grupo e
demonstrem um compromisso para com este Código, através das
suas palavras e ações.
• Criem uma atmosfera que ajude a promover um comportamento
legal e ético, que permita aos colaboradores fazer perguntas erevelar preocupações.
• Promovam a conclusão da formação de conformidade exigida
e procurem formas adicionais de comunicar regularmente aimportância de cumprir este Código e outras políticas da HOYA ou
as políticas da sua divisão na HOYA.

O Grupo de Linha de Apoio da HOYA
(Grupo HHL) na sede da HOYA Corporation
supervisiona e administra o Código deConduta da HOYA. O Código não pode sermodificado sem autorização do Grupo HHL.
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Partilhamos as nossas preocupações

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Recursos úteis

Caso se sinta desconfortável em falar com o seu supervisor ou gestor,
pode contactar:- Outro membro da administração
- Um membro do departamento de recursos humanos, jurídico ou
de conformidade- A Linha de Apoio da HOYA

Trabalhamos em conjunto para promover um local de trabalhoético. Comunicar violações do nosso Código de Conduta é daresponsabilidade de todos. Se tiver dúvidas sobre o Código ou
suspeitar de uma violação do nosso Código, existem vários recursos
disponíveis que o podem ajudar.
Comece com o seu supervisor ou gestor. Ele ou ela está na melhor
posição para compreender a sua preocupação e tomar as medidas
adequadas.

O que é a Linha de Apoio da HOYA?
A Linha de Apoio da HOYA é um canal de comunicação
independente para colaboradores do Grupo HOYA, em determinados
locais, para comunicar potenciais violações da lei ou do Código deConduta da HOYA. Quando disponível, a Linha de Apoio da HOYA
serve como recurso além das linhas de comunicação regulares,
disponíveis em cada empresa do Grupo HOYA.
Se a Linha de Apoio da HOYA estiver disponível na sua localização,pode aceder à mesma para colocar uma questão ou partilhar uma
preocupação. Quando contactar a Linha de Apoio da HOYA:• Pode falar no seu próprio idioma usando o canal telefónico
disponível na sua localização ou fornecer um relatório, através deum formulário de admissão online ou por e-mail.
• A sua preocupação será documentada em detalhe e comunicada àequipa interna da Linha de Apoio da HOYA, para investigação.
• Pode verificar novamente o estado da investigação ou comunicar
qualquer informação adicional que possa ter.
• Tem a garantia de que a sua preocupação será tratada de forma
imediata e discreta.
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Recursos úteis

Avance sem medo.

Levamos as infrações muito a sério.

Pode comunicar preocupações anonimamente, a menos que
restringido pelas leis locais. Se fornecer o seu nome, serão
envidados todos os esforços para proteger a sua identidade, sesolicitado. Em alguns casos, no entanto, pode não ser possível
manter a sua identidade confidencial devido à natureza dainvestigação, às exigências para realizar uma investigação minuciosa
ou a determinados requisitos legais.
Se estiver envolvido, de qualquer forma, numa investigação deconformidade (mesmo como testemunha), não pode discutir ainvestigação com ninguém além daqueles que a realizam, a menos
que seja especificamente permitido pelo investigador. Também
deve cooperar de boa-fé com qualquer investigação e fornecer
respostas verdadeiras a quaisquer perguntas feitas pela equipa deinvestigação.

Podem ser tomadas medidas disciplinares, incluindo a rescisão
do contrato de trabalho, contra qualquer colaborador da HOYA
que viole a lei, os regulamentos, este Código ou as nossas
políticas ou procedimentos. Isto aplica-se a supervisores ou
gerentes que ignoram infrações ou não as detetam ou não
corrigem intencionalmente. A administração da HOYA e osrecursos humanos são responsáveis por supervisionar as normas
disciplinares, para garantir que quaisquer ações disciplinares
relacionadas são aplicadas de forma consistente, conforme
permitido pelas leis laborais locais.

O que é uma preocupação de “boa-fé”?

O Grupo HOYA proíbe a retaliação.

Significa que está a apresentá-la com um desejo
sincero de fornecer informações honestas e precisas,
mesmo que se venha a provar que está enganado.

A HOYA não permite retaliações contra qualquer pessoa que,de boa-fé, apresente uma preocupação de conformidade ou
problema de integridade. Qualquer pessoa que se envolva em
retaliação estará sujeita a medidas disciplinares, que podem incluir
a rescisão do contrato de trabalho. Se acredita que foi alvo deretaliação, ou que outro colaborador tenha sido alvo de retaliação,por levantar uma preocupação de boa-fé ou uma violação da lei,
regulamentação, política ou deste Código, contacte imediatamente
o departamento de conformidade ou a Linha de Apoio da HOYA,
quando disponível e permitido pela lei.
11

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Respeitamos os outros
Somos uma equipa de colaboradores dedicados que opera em países em
todo o mundo, pensando de forma criativa, impulsionando a inovação efazendo a diferença na vida das pessoas, em todo o mundo.
Direitos humanos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Um local de trabalho positivo e produtivo. . . . . . . . . . . . 14
Saúde e segurança. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Privacidade de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Proteger as informações comerciais de terceiros. . . . . . 18
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Recursos úteis

Direitos humanos
Respeitamo-nos uns aos outros e reconhecemos a dignidade e ovalor de cada indivíduo.

Estamos empenhados em:• Proporcionar um ambiente de trabalho onde os colaboradores
possam realizar o seu melhor trabalho. Não discriminamos ou
assediamos outras pessoas com base na raça, nacionalidade, sexo,
religião, crença, nascimento, idade, deficiência física ou mental,
orientação sexual ou quaisquer outros requisitos legais.
• Promover um local de trabalho livre de assédio (incluindo assédio
sexual), intimidação, violência e perseguição.
• Proteger os direitos humanos básicos. Proibimos o trabalho
infantil, trabalho forçado e tráfico humano, nas nossas próprias
operações e em toda a nossa cadeia de abastecimento.
• Respeitar os direitos familiares dos nossos colaboradores. Não
iremos assediar, despedir, despromover, reduzir o salário outransferir um indivíduo por motivos de gravidez, parto, licença deassistência a filhos ou licença para cuidados de enfermagem.
• Partilhar as nossas preocupações se sofrermos outestemunharmos discriminação, assédio ou uma violação dos
direitos humanos.

O QUE FARIA?
Um dos seus colegas envia
e-mails com anedotas sobre
certas nacionalidades. Este tipode e-mails fazem-no(a) sentir-se
desconfortável e normalmenteelimina estes e-mails. Deverá
tomar alguma medida adicional?
Sim. Deve pedir ao seu colega para
parar de enviar os e-mails e, se o
seu colega o continuar a fazer, deve
notificar o seu supervisor ou gestor.
Esse tipo de comportamento édesrespeitoso e pode prejudicar amoral e o ambiente de equipa, quetodos nos empenhámos em criar.

13

Ao visitar um novo fornecedor,
apercebe-se que os funcionários
que aí trabalham parecem sermenores de idade. Quando
questiona o fornecedor a esse
respeito, não obtém uma resposta
clara. Quais são os seus próximos
passos?
Tomou a decisão certa, num
primeiro momento, de estar atento
a abusos dos direitos humanos e,em segundo lugar, de comunicar as
suas preocupações ao fornecedor.
O próximo passo seria comunicar oincidente ao departamento jurídico.
Estamos empenhados nos direitos
humanos e na eliminação de abusos
destes direitos, incluindo o trabalho
infantil.

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Recursos úteis

Um local de trabalho positivo e
produtivo
O QUE FARIA?

Promovemos um ambiente de trabalho aberto e positivo e
fomentamos boas relações humanas para criar um ambienteamigável e de colaboração.

Durante uma entrevista deemprego, uma candidata refere
que tem dois filhos pequenos.
Sabe que o cargo irá requerer
horas extraordinárias, e por issoquestiona sobre os seus planospara assistência às crianças.
Isso é permitido?

Estamos empenhados em:• Entreajudar-nos para alcançar o sucesso. Isso significa que:- Não desempenhamos as nossas funções sob a influência deálcool, nem possuímos, utilizamos ou distribuímos drogas ilegais
ou substâncias regulamentadas nas instalações do Grupo HOYA.
- Não levamos armas de fogo, facas ou outros artigos perigosos
para as instalações do Grupo HOYA.
- Não jogamos, não emprestamos dinheiro nem solicitamos aos
nossos colegas de trabalho ou parceiros comerciais, contribuições
do seu tempo, recursos ou fundos durante o horário de trabalho.
- Não utilizamos serviço de vigilância de gravação ou de vídeo
no local de trabalho, a menos que exista um motivo comercial
legítimo, que cumpra com as leis locais e tenha sido obtida
autorização por parte da empresa.
• Honrar a contribuição de cada indivíduo, ouvindo, participando
numa discussão livre e aberta e trabalhando no sentido de uma
colaboração conjunta.

Não. Fatores como o estado civil,o estado parental e a gravidez
não podem ser considerados aotomar uma decisão de contratação.
No entanto, é permitido dizer ao
candidato que a capacidade detrabalhar horas extraordinárias
é uma expetativa do cargo adesempenhar e perguntar se esta
condição será um problema para ela.

14

Foi-lhe recentemente
diagnosticada uma condição
médica que dificulta a realização
de um dos seus deveres
profissionais regulares.
O que deve fazer?
A HOYA está empenhada em
fornecer instalações razoáveis atodos os indivíduos qualificados
com deficiências. Deve notificar oseu gestor ou os recursos humanos
da sua situação, para que possam
discutir possíveis instalações
consigo.

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Recursos úteis

Saúde e segurança
Valorizamos os esforços de cada indivíduo e trabalhamos paragarantir a segurança, eliminar acidentes e desastres no local detrabalho e prevenir lesões.

• Registar com precisão as nossas horas de trabalho. Nãotrabalhamos horas extraordinárias não remuneradas, nem
permitimos que outros o façam.
• Nunca retirar substâncias perigosas ou outros produtos químicosdas áreas permitidas, a menos que exista um motivo legítimo parafazê-lo e, nesses casos, seguimos os procedimentos prescritos pelo
Grupo HOYA.

Estamos empenhados em:• Fazer a nossa parte para manter todos os colaboradores na HOYA
livres de lesões e doenças:- Seguir as políticas das instalações onde trabalhamos, mantero local de trabalho limpo e higiénico e observar sempre boas
práticas de segurança.
- Participar em formações e exercícios. Temos o cuidado de nunca
operar máquinas ou equipamentos para os quais não estamos
autorizados ou para os quais não temos formação.
- Seguir as regras de saúde e segurança no trabalho. Usamos
equipamento de proteção quando necessário, mantemonos fora das zonas de perigo e verificamos os dispositivos desegurança.
- Evitar trabalho excessivo, o que pode colocar a segurança dos
indivíduos em risco.
- Tomar medidas para proteger os colaboradores, evitando que
pessoas doentes entrem no local de trabalho.
• Honrar os direitos de cada um em relação à legislação laboral (porexemplo, licença de assistência a filhos, licença de assistência àfamília, férias remuneradas).

O QUE FARIA?
Um dos seus colegas de trabalho sugere modificar um passo na linha
de produção para acelerar o processo, mas você fica preocupado que
isto possa ser inseguro. O que deve fazer?
Nunca comprometa a segurança. Embora a HOYA valorize e encoraje amelhoria contínua, quaisquer alterações aos nossos procedimentos devem
ser revistas e aprovadas, para garantir que não se verifica impacto adverso
nos nossos colaboradores ou produtos. Deve contactar o seu supervisor
ou gestor para discutir a sugestão do seu colega de trabalho. Entretanto,
não implemente quaisquer alterações ao processo.

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Somos parceiros comerciais
responsáveisPrivacidade de dados

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Recursos úteis

Estamos empenhados em:• Compreender os tipos de informação considerados “dados
pessoais”.
• Respeitar a privacidade dos nossos colegas de trabalho, dos
nossos clientes e dos nossos parceiros comerciais e mantera sua confiança, ao tratar as suas informações pessoais com
cuidado. Deve ter-se ainda mais cuidado no que diz respeito a“informações pessoais sensíveis”, tais como números de contas
bancárias ou informações médicas.
• Usar dados pessoais apenas na forma como foram autorizados
pelo indivíduo a serem usados e nunca partilhar tais dados com
outros (dentro ou fora da HOYA), a menos que estes estejam
autorizados e tenham uma finalidade legítima para ver tais dados.
• Recolher, armazenar, utilizar, partilhar, transferir e eliminar dados
pessoais, de acordo com as leis globais de privacidade de dados
e de uma forma que mantenha essas informações seguras.
• Estar alerta para um tratamento inadequado ou violação dedados e contactar imediatamente o departamento jurídico
ou de conformidade, se os dados estiverem comprometidos.
Reconhecemos que a divulgação de dados pessoais – mesmo
que acidentalmente – pode não só incomodar indivíduos como
levar a responsabilidade jurídica, bem como minar a confiança
no Grupo HOYA.

Valorizamos o direito de um indivíduo à privacidade e certificamonos de que quaisquer dados são recolhidos com o devido cuidado
e para motivos comerciais legítimos.

16

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responsáveis

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Recursos úteisO QUE SÃO “DADOS PESSOAIS”?
Qualquer informação que possa ser usada para identificar
alguém, direta ou indiretamente, como:O QUE FARIA?

- Um nome

Recebe uma chamada deum advogado externo, quepede informações sobre um
dos colaboradores no seu
departamento. Como deve
responder?

- Um número de identificação de colaborador- Um endereço de e-mail- Um número de telefone
Se não tiver a certeza se as informações são consideradas“dados pessoais”, verifique junto do departamento relevante,
antes de partilhar estas informações.

Nunca deve fornecer dados decolaboradores a ninguém, semverificar se a divulgação é permitida.
Deve perguntar ao seu supervisor,
gestor ou departamento jurídico
antes de fornecer os dados.

17

O seu portátil é roubado do seu
carro, quando para numa loja acaminho de casa. Isto representa
algum problema de privacidadede dados?
Se o seu computador portátil
continha dados pessoais, podeser considerado uma violação
de segurança dos dados e exigir
notificações de divulgação eaté mesmo medidas corretivas.
Mesmo que não tenha guardado
efetivamente a informação no seu
portátil, a informação pode ter sido
anexada a e-mails que residem
no seu portátil. Deve contactar
imediatamente o departamento
jurídico e de TI, para determinar os
passos seguintes adequados.

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Proteger as informações
comerciais de terceiros
O QUE FARIA?

Respeitamos e protegemos as informações comerciais
confidenciais de terceiros, tratando-as como se fossem nossas.

Um novo colaborador acabou de juntar-se à sua equipa, saído de um
dos nossos concorrentes. Seria valioso para ela partilhar algumas
informações sobre os procedimentos de qualidade que desenvolveu
enquanto trabalhava para esse concorrente. Seria aceitável para ela
fazê-lo?

Estamos empenhados em:• Cumprir todas as leis de direitos de autor e outras leis
relacionadas. Sem autorização, não:- Copiamos ou utilizamos software ou outras conceções deprodutos desenvolvidos por outras empresas ou indivíduos.
- Copiamos ou utilizamos imagens ou dados de texto defontes de meios de comunicação, como a Internet.
• Mantemos as informações comerciais confidenciais de outros
em segurança, usando estas informações apenas de acordo
com os termos dos acordos aplicáveis.
• Temos cuidado ao obter informações comerciais confidenciais,
certificando-nos de que temos o direito de usá-las e nunca
usamos informações de origem questionável.
• Nunca pressionamos outros, incluindo novos colaboradores,
a divulgar informações comerciais confidenciais deempregadores anteriores.

Não. Isso violaria as nossas políticas, as suas obrigações para com o seu
anterior empregador e possivelmente a lei. Não deve pedir ou pressionar acolega a divulgar essas informações. Pode usar o conhecimento geral e ascompetências que adquiriu no seu trabalho anterior, mas nenhum de nós
pode trazer para a HOYA quaisquer materiais confidenciais ou protegidos
produzidos, enquanto trabalhávamos noutro lugar. A colega é obrigada aproteger as informações confidenciais do seu antigo empregador, tal comoos colaboradores da HOYA são obrigados a proteger as nossas.

18

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos
o GrupoDesenvolvemos a atividade de forma legal
Ao mesmo tempo que desafiamos os limites tecnológicos para proporcionar
um futuro melhor, respeitamos e honramos sempre as leis e regulamentos danossa indústria, bem como os dos países em que operamos.
Qualidade e segurança dos nossos produtos
e serviços. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Concorrência leal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Anti suborno e anticorrupção. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Comércio internacional.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
19

Anexo

Recursos úteis

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Qualidade e segurança dos
nossos produtos e serviços
Mantemos a confiança dos nossos clientes, assegurando-nos que osnossos produtos e serviços cumprem ou excedem as nossas próprias
normas internas, bem como as normas definidas pelo nosso setor.

- Obter todas as aprovações regulamentares previamente e cumprir
todas as obrigações regulamentares em curso, associadas ao
marketing ou à venda dos nossos produtos.
• Ser verdadeiros e transparentes no que dizemos aos clientes
sobre os nossos produtos e serviços – compreendemos que
reclamações exageradas ou garantias sem fundamento podem criar
responsabilidade jurídica e colocar a segurança do cliente em risco.

Estamos empenhados em:• Cumprir elevados padrões de qualidade e normas de segurança,
em todas as fases do processo, ao:- Modificar ou eliminar quaisquer funcionalidades, durante as
fases de planeamento e conceção do produto, que possam
resultar em acidentes.
- Colocar, à parte apropriada, preocupações sobre quaisquer
produtos que não cumpram as nossas especificações ou
normas, durante as fases de fabrico e inspeção e impedir quetais produtos sejam lançados.
- Incluindo alertas ou avisos apropriados nos manuais doutilizador, para garantir que os produtos estão a ser usados e
mantidos em segurança.
- Armazenar os produtos adequadamente, de acordo com as
nossas políticas e procedimentos.
- Comunicar prontamente reclamações de produtos, de acordo
com procedimentos definidos.

O QUE FARIA?
Um dos nossos contratos requer um teste, que é repetido durante uma
fase posterior do processo. O teste anterior parece uma perda de tempo
e dinheiro e atrasa a entrega. O teste adicional pode ser ignorado?
Não. Uma vez que o contrato exige que ambos os testes sejam realizados,não podem ser feitas alterações nos testes ou controlos de qualidade, semantes informar e obter a aprovação do nível adequado de gestão, bem como
a aprovação do nosso cliente. Entregar conscientemente um produto quenão cumpra as especificações do contrato ou os requisitos de realização detestes, sem a aprovação do nosso cliente, pode ser considerado fraude e
uma violação da lei.

20

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Concorrência leal

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Estamos empenhados em:• Promover a concorrência livre, leal e aberta seguindo as leis daconcorrência, antitrust e antimonopólio onde quer que façamos
negócios.
• Lidar de boa-fé e cumprir as nossas promessas aos clientes:- Não obtemos vendas através de práticas de marketing injustas.
- Certificamo-nos de que os anúncios e materiais promocionais
são factuais e completos.
- Nunca fazemos declarações falsas ou enganosas sobre os nossos
produtos.
- Não forçamos um preço de revenda específico ou um spread dopreço de revenda aos clientes.
• Superar os nossos concorrentes de forma justa e legal:- Não nos envolvemos em conversas com concorrentes sobre
tópicos sensíveis do ponto de vista da concorrência (tais comopreços, custos, volumes de produção ou termos de venda).
- Não celebramos quaisquer acordos ou entendimentos – formais
ou informais – que possam limitar (ou até mesmo parecer
limitar) a concorrência.
- Não danificamos o bom nome e a reputação de um concorrente
ao difamá-lo ou caluniá-lo ou aos seus produtos e serviços.

Competimos vigorosamente, mas de forma justa e deixamos que osnossos produtos de alta qualidade (nunca práticas pouco éticas ou
ilegais) impulsionem o nosso sucesso.

21

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

• Reunir informações de mercado ou competitivas da forma
correta, através de fontes públicas (como histórias de notícias,
revistas comerciais e feedback de clientes). Temos o cuidado denunca abusar de informações confidenciais ou deturpar quem
somos ou para quem trabalhamos. (Para mais informações,consulte a secção Proteger as Informações Comerciais deTerceiros do Código.)

O QUE FARIA?
Durante uma reunião de associação comercial, dois dos nossos
concorrentes começam a discutir as suas margens de lucro reduzidas
e queixam-se de descontos profundos. Não diz nada na altura, mas
algumas semanas mais tarde ambas as empresas aumentam os seuspreços. Questiona-se se deveria ter tomado alguma medida específica
na reunião, quando a discussão teve lugar.
Sim, deveria ter. Uma autoridade pode concluir que todos na reunião
– independentemente de terem ou não participado na conversa –concordaram em fixar preços, mesmo nunca tendo havido um acordo
formal. Neste tipo de situação, a linha de conduta adequada teria sido
dizer que a conversação era inadequada e depois abandonar a reunião ecomunicar imediatamente o assunto ao departamento jurídico.

22

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Anti suborno e anticorrupção
Trabalhamos com honestidade e integridade. Nunca oferecemos
ou aceitamos subornos ou permitimos que outros ofereçam ou
aceitem subornos em nosso nome.

Estamos empenhados em:• Ganhar negócios com base no mérito dos nossos produtos e
serviços.
• Manter uma política de tolerância zero, no que diz respeito asubornos ou comissões ilícitas.
• Evitar até mesmo a aparência de um pagamento indevido,
independentemente da prática local ou da prática de outras
empresas.
• Manter livros e registos precisos, para que a natureza de qualquer
coisa dada ou recebida seja clara e permitida pelas nossas
políticas.
• Realizar a devida diligência na seleção dos parceiros comerciais
da HOYA, monitorizar o seu desempenho e falar sobre quaisquer
práticas comerciais questionáveis.
• Nunca efetuar pagamentos de facilitação. Se for solicitado um
pagamento de facilitação, comunique o pedido ao departamento
jurídico ou de conformidade.

O QUE É UM “SUBORNO”?
Algo de valor que é dado a alguém no governo ou no setor
privado, para obter (ou manter) uma vantagem comercial ou
financeira. Um suborno pode ser em dinheiro, mas também
pode assumir outras formas. Uma oferta, um favor, um desconto
pessoal, mesmo uma oferta de empréstimo ou um empregopode ser considerado um suborno, se for oferecido em troca deum tratamento especial ou para influenciar uma decisão.

23

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveisO QUE É UM “PAGAMENTO DE FACILITAÇÃO”?
Um pequeno pagamento (por vezes chamado “comissões ilícitas”
ou “luvas”) feito a um funcionário público de baixo nível para oincentivar a realizar ou a agilizar uma ação de rotina (como processar
documentos ou obter serviço telefónico ou fornecimento deenergia). A HOYA proíbe pagamentos de facilitação.

O QUE FARIA?
Apercebi-me que dar ofertas é, por vezes, uma “cortesia habitual” comum
num país, mas que pode ser visto como um pagamento indevido ou
mesmo um suborno em outro país. Quando viajo e me reúno com clientes,
o que é que isso significa para mim?
Para obter uma vantagem comercial indevida, não deve efetuar qualquer
pagamento ou conceder benefícios de qualquer tipo. Mesmo a troca deofertas, que sejam uma “cortesia habitual” no seu país de origem, pode serconsiderada um suborno noutro país, se o valor do presente for superior a um
montante nominal. Deve cumprir sempre as políticas da HOYA e as leis locais
aplicáveis. Se não tiver a certeza se uma oferta é adequada, deve consultar odepartamento jurídico ou de conformidade.

24

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Comércio internacional

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Estamos empenhados em:• Conhecer e seguir os requisitos de importação, exportação e
comércio – bem como as nossas políticas e procedimentos –na medida em que se aplicam aos países nos quais fazemos
negócios.
• Manter os registos necessários de importação, exportação eaduaneiros, em cada local de negócios da HOYA.
• Realizar as devidas diligências para garantir que conhecemos outilizador final e a utilização final prevista dos nossos produtos.
• Recusar fazer negócios com países que aparecem em listas
restritas nacionais e globais devido a preocupações desegurança, a menos que tenhamos recebido as licenças
adequadas para vender a esses países.
• Ajudar a prevenir e detetar o branqueamento de capitais
e o financiamento do terrorismo, observando quaisquer
pagamentos suspeitos, que podem incluir:- Pagamentos em dinheiro.
- Pagamentos feitos a partir de contas pessoais em vez decontas empresariais.
- Transações com instituições financeiras ou terceiros, sem uma
relação lógica com o cliente ou parceiro comercial.

Estamos empenhados em práticas comerciais responsáveis ao
operarmos transfronteiras e trabalhamos para evitar o financiamento
do terrorismo e quaisquer ameaças à paz e segurança internacionais.

25

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveisO QUE FARIA?
Um fornecedor pede que enviemos os pagamentos para um novo
endereço. Suspeita que pode tratar-se de algo ilegal ou inadequado.
Deve partilhar as suas preocupações?
Sim. Está certo em desconfiar. Isto pode ser um esforço para branqueamentode capitais ou evitar, de outra forma, requisitos legais. Deve contactar odepartamento financeiro imediatamente e, entretanto, não altere o endereço
até que lhe tenha sido pedido para o fazer. Se possível, não volte a abordar oassunto com o fornecedor, até ser notificado pelo departamento financeiro
para fazê-lo.
Comprei um produto falsificado numa viagem de negócios, paratrazer como lembrança. Considerando que o comprei no estrangeiro,é aceitável trazê-lo para o meu país?
Não. Deve estar ciente de que em alguns países é proibido trazer produtos
falsificados para o país, e não só os indivíduos mas também a empresa a que
os indivíduos pertencem podem ser punidos pelas leis relevantes.
Recebe uma grande encomenda de uma empresa da qual nunca
ouviu falar ou teve relação comercial. Não parecem ter experiência
na nossa indústria e o seu endereço de cobrança parece ser um imóvel
residencial. Será que deve tentar recolher mais informações, antes deconcluir a encomenda?
Sim. Tem a responsabilidade de conhecer o destino final de todos os
produtos para cumprir as leis de controlo de exportação e salvaguardar as
preocupações de segurança nacional. Deve colocar mais questões sobreo seu ramo de atividade, o utilizador final e a utilização final dos produtos.
Caso ainda se sinta desconfortável, contacte o departamento jurídico ou deconformidade.

26

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos
o GrupoSomos parceiros comerciais responsáveis
Estabelecemos e mantemos boas relações mutuamente vantajosas com
os nossos clientes e parceiros comerciais.

Obrigações do setor dos cuidados de saúde. . . . . . . . . . 28
Relações com fornecedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Conflitos de interesses.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Ofertas e entretenimento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
O ambiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
27

Anexo

Recursos úteis

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Obrigações do setor dos cuidadosde saúde

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Estamos empenhados em:• Compreender todas as nossas obrigações regulamentares e
cumprir todas as regras e regulamentos aplicáveis.
• Interagir com profissionais de saúde (healthcare providers, “HCP”),
que incluem médicos, enfermeiros, assistentes de médicos,
administradores de planos de saúde, optometristas e instituições
médicas, em conformidade com as leis, regulamentos, normas daindústria e códigos de associação aplicáveis.
• Evitar influenciar os HCP nas suas decisões médicas profissionais,
relativamente à utilização de produtos da HOYA com baseem comunicações inadequadas, materiais de marketing não
aprovados ou incentivos financeiros inadequados.
• Divulgar com exatidão pagamentos ou outras transferências devalor a médicos, hospitais universitários e outros indivíduos ou
entidades, na medida do exigido pelas leis aplicáveis.
• Fornecer bolsas de investigação e formação e compensação devalor justo de mercado a HCP, apenas em conformidade com as
leis e regulamentos aplicáveis, e políticas e procedimentos da
HOYA.
• Pedir ajuda quando tivermos uma questão.

Compreendemos que alguns dos nossos negócios operam nosetor dos cuidados de saúde altamente regulamentados e têmuma obrigação acrescida de cumprir requisitos rigorosos dequalidade e segurança do produto.

28

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteisSABIA QUE?
A HOYA honra uma variedade de requisitos legais e regulamentaresde cuidados de saúde, nos países onde operamos. Estes requisitos
incluem normas sobre:

O QUE FARIA?
Um médico gostaria que a HOYA pagasse a sua viagem para o Japão,para visitar centros da HOYA. Enquanto se encontra no Japão, gostaria
também de aproveitar a oportunidade para passar alguns dias a
passear às custas de HOYA. Isto é permitido?

- Investigação clínica- Desenvolvimento de produtos- Produção

Não. Embora a HOYA possa pagar os custos modestos e razoáveis deviagem e alojamento de um HCP para participar numa reunião ou
programa realizado pela empresa, em relação a tecnologias médicas, em
determinadas circunstâncias, sujeito a aprovação prévia pela empresa, aparte turística da viagem pode ser considerada uma tentativa indevida deinfluenciar a tomada de decisão independente do médico e, portanto, nãoé permitida. Consulte o departamento jurídico ou de conformidade para
obter mais aconselhamento sobre esta situação.

- Promoção de produtos- Proteção de dados- Interações com clientes- Faturação dos nossos produtos e serviços relacionados
Estamos estritamente proibidos de fornecer ou prometer qualquer
benefício impróprio a qualquer profissional de saúde, com oobjetivo de influenciar a utilização, compra ou recomendação dos
nossos produtos.

29

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Relações com fornecedores

Salvaguardamos
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Recursos úteisQUER SABER MAIS?

Selecionamos fornecedores com base em critérios objetivos emensuráveis e, em seguida, trabalhamos juntos para garantir que
cumprem as suas obrigações de prestar apoio à atividade e missão
do Grupo HOYA.

Código do fornecedor da HOYA

Estamos empenhados em:• Trabalhar com parceiros comerciais que partilham o nosso
compromisso de realizar negócios com integridade, compreendera sua responsabilidade social empresarial e proteger os direitos
humanos e laborais básicos.
• Fazer boas escolhas, avaliar critérios como a qualidade, experiência,
registo de entrega e preço, para determinar os parceiros comerciais
certos para o Grupo.
• Tratar os nossos parceiros comerciais de forma justa e nunca tirarproveito dos mesmos, através de manipulação, dissimulação,utilização indevida da nossa posição, coação, deturpação de factos
ou qualquer outra negociação ou prática desleal.
• Monitorizar o desempenho dos nossos fornecedores para garantira contabilização honesta do tempo, materiais e produtos, que
cumprem as nossas normas e o Código do Fornecedor da HOYA.
• Fazer a nossa parte para garantir que toda a nossa cadeia deabastecimento, incluindo subcontratantes, está a funcionar com
elevados padrões éticos.

O QUE FARIA?
Um consultor que trabalha para a HOYA enviou uma fatura que
lista alguns pagamentos muito vagos em dinheiro e está a solicitar
reembolso destes pagamentos. Deve questionar esta fatura?
Sim. Ao rever pagamentos em dinheiro ou quaisquer itens numa fatura,deve sempre pedir informação pormenorizada complementar e recibos
comprovativos. Esperamos que os nossos consultores, distribuidores e
outros terceiros sejam transparentes e honestos na sua manutenção deregistos, por isso peça mais detalhes e, se estiver preocupado com algoimpróprio ou ilegal, partilhe as suas preocupações imediatamente.

30

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Conflitos de interesses

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteisSABIA QUE?

Evitamos situações em que os nossos interesses ou atividades
pessoais possam entrar em conflito com a nossa capacidade detomar decisões objetivas em nome da HOYA.

Não é possível identificar todos os tipos de situações em que
possa surgir um conflito de interesses, mas existem determinadas
situações que podem conduzir a um conflito. Em caso de dúvidas,
consulte, por favor, o seu supervisor ou gestor.

Estamos empenhados em:-U m segundo emprego. Aceitar emprego a tempo parcial,celebrar um contrato de serviços ou participar numa transação
comercial com um concorrente, fornecedor, prestador deserviços ou cliente da HOYA.

• Ser proativos – conhecer e evitar os tipos de situações que podem
representar um conflito.
• Divulgar quaisquer potenciais conflitos de interesses ao nosso
supervisor ou gestor (dependendo das circunstâncias, a maioria dos
conflitos pode ser resolvida se forem proativamente divulgados e
devidamente geridos).

-U m interesse financeiro. Ter um interesse de propriedade num
concorrente, fornecedor, prestador de serviços ou cliente da HOYA.
-U m interesse pessoal. Ter poder de decisão numa transação
comercial da HOYA ou decisão comercial, quando pode ter, ou
um seu familiar pode ter, um interesse pessoal ou financeiro.
-U ma relação pessoal. Ter um familiar que seja colaborador da
HOYA ou de um concorrente, fornecedor, prestador de serviços
ou cliente da HOYA.
-O fertas, entretenimento e cortesias comerciais. Oferecerou aceitar uma oferta, que esteja fora dos limites das nossas
políticas.
-U ma oportunidade externa. Vender bens ou serviços que
concorrem com os bens e serviços do Grupo HOYA.
-C omunicações. Fazer um discurso ou escrever um artigo sobre
um assunto relacionado com o Grupo HOYA ou o seu trabalho na
HOYA, sem obter aprovação prévia.
Não tem a certeza se uma situação representa um conflito?
Questione antes de continuar.

31

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Somos parceiros comerciais
responsáveisO QUE FARIA?
Gostaria de aceitar um emprego a tempo parcial aos fins de semana.
Não tem nada a ver com o seu trabalho na HOYA e seria apenas por
alguns meses. Isso é um conflito?
Depende de fatores como o tipo de trabalho que está a considerar e das
horas que terá de trabalhar. Mas terá de falar com o seu supervisor ou gestor,
antes de aceitar, para garantir que não existe conflito.
Faz parte da equipa de tomada de decisões de um novo fornecedore o seu cunhado trabalha para uma das empresas que a HOYA está aconsiderar para o efeito. A empresa onde o seu cunhado trabalha tem
um historial impressionante em termos de entrega atempada e, delonge, os melhores preços. Pode recomendar a empresa onde trabalha oseu cunhado, uma vez que seria no melhor interesse da HOYA?
Sim, mas teria de ser transparente na sua relação. Embora possa sentir que
ponderou todas as opções e pode tomar uma decisão objetiva, seria melhor
para si mitigar o conflito de interesses, retirando-se da equipa de tomada dedecisão, para não dar a ideia de algo injusto ou impróprio.
O filho de um colega acabou de juntar-se à sua equipa. Isto é permitido?
Os familiares podem trabalhar na mesma empresa. A única limitação éque nenhum familiar deve alguma vez estar numa posição para contratar,
supervisionar, afetar os termos e condições de emprego, salário ou
oportunidades de promoção, ou influenciar a gestão de outro familiar.

32

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o GrupoAnexo

Recursos úteis

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Ofertas e entretenimento

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteisSABIA QUE?

Apenas trocamos ofertas e entretenimento de valor modesto, quesão um complemento razoável das relações comerciais e não sedestinam a influenciar indevidamente os outros.

É necessário ter cuidados redobrados ao lidar com funcionários
públicos (incluindo funcionários quase públicos, como
funcionários em hospitais nacionais ou outros hospitais euniversidades de natureza pública). O que pode ser permitido
aos clientes comerciais pode ser ilegal ao lidar com funcionários
públicos.

Estamos empenhados em:

Não dê a – nem aceite de – um funcionário público, algo de valor,a menos que tenha obtido aprovação prévia do departamento
jurídico e de conformidade.

• Nunca dar ou aceitar ofertas ou entretenimento, se a intenção for
influenciar uma decisão ou for em troca de negócios, serviços ou
informações confidenciais.
• Nunca solicitar ofertas ou entretenimento.
• Apenas dar ou aceitar ofertas e entretenimento que sejam:- Razoáveis, em termos de custo.
- Não aparentarem ser excessivos ou extravagantes.
- Em conformidade com as políticas das organizações de dadores
e destinatários, bem como com todas as leis e regulamentos
aplicáveis.
- Aprovado por um supervisor ou gestor.
• Seguir todas as políticas aplicáveis ao pagar honorários a
funcionários públicos – isto inclui as políticas da HOYA e as políticas
da organização do funcionário público.
• Registar com precisão quaisquer despesas com ofertas eentretenimento.

O QUE FARIA?
E se receber uma oferta, que sabe que é inadequada – o que deve fazer?
Devolva-a ao dador com uma explicação educada de que a política
proíbe-o de aceitá-la. Nalgumas circunstâncias, se devolver a oferta
for inadequado ou não for possível, podem ser consideradas outras
alternativas, como a apresentação da mesma numa área pública ou
donativo a uma organização de caridade. Neste tipo de situação, falecom o seu supervisor, gestor ou com o departamento jurídico ou deconformidade, sobre a linha de conduta adequada.

33

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

O ambiente
Estamos empenhados em preservar o ambiente, promover asustentabilidade, conservar recursos e observar práticas corretas do
ponto de vista ambiental, nas nossas operações.

Estamos empenhados em:• Cumprir todas as leis, estatutos e regulamentos relacionados com
o ambiente e comunicar prontamente quaisquer suspeitas deinfrações ao nosso supervisor ou gestor.
• Eliminação adequada de resíduos. Não despejamos resíduos
ilegalmente.
• Procurar a sustentabilidade ambiental em todas as nossas
operações, através de:- Melhoria contínua do desempenho ambiental, minimização dedesperdícios e prevenção da poluição.
- Integração de práticas ambientais sólidas nas nossas práticas
comerciais, incluindo aprovisionamento e conceção de produtos,
realização de testes, produção e apoio.
- Consideração do impacto ambiental no decurso dodesenvolvimento de novos produtos ou processos e na seleção demateriais de produção.

O QUE FARIA?
Tem algumas ideias sobre como utilizar menos papel nas suas
instalações. Com quem deve falar?
A HOYA agradece quaisquer ideias para diminuir o nosso impacto
ambiental. Explore as suas ideias com o seu supervisor ou gestor, para ver
se podem ser implementadas no seu local.

34

Introdução

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos o Grupo
Protegemos os nossos ativos, as nossas informações e a nossa reputação
– pois são eles que impulsionam o trabalho que fazemos e as pessoas
que servimos, todos os dias.
Manutenção precisa de registos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Informação do Grupo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Ativos do Grupo HOYA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Abuso de informação privilegiada.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicações Responsáveis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
35

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

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Somos parceiros comerciais
responsáveis

Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Manutenção precisa de registos
Preservamos a confiança de todas as partes interessadas(incluindo entidades reguladoras, investidores e clientes) do
Grupo HOYA, mantendo livros e registos que refletem com
precisão a situação financeira do Grupo.

• Estar atento a irregularidades ou imprecisões e comunicar
quaisquer atos de fraude ou má conduta financeira.
• Comunicar prontamente ao departamento jurídico ou deconformidade, à Linha de Apoio da HOYA ou a qualquer outro
canal de comunicação, qualquer pressão da administração para
comunicar resultados financeiros de forma inadequada.

Estamos empenhados em:• Conhecer e seguir os nossos procedimentos internos, controlose políticas contabilísticas.
• Garantir que a informação que registamos é honesta, completa
e atempada.
• Gerir, armazenar e eliminar informação, conforme descrito nas
nossas políticas.
• Nunca efetuar declarações incorretas ou deturpar informações.
• Nunca reescrever, apagar ou destruir informações do Grupo
HOYA (incluindo informações digitais), que possam sernecessárias para uma investigação, auditoria ou procedimento
legal.
• Confirmar com um supervisor ou gestor, antes de divulgar
informações não divulgadas, em resposta a um pedido deinformação dos meios de comunicação ou fonte fora da HOYA.

SABIA QUE?
Cada um de nós, independentemente do trabalho que fazemos
na HOYA, tem a responsabilidade de manter registos precisos.
Um “registo” pode ser:- Um relatório de despesas- Um mapa de serviço- Um relatório de produção
- Uma nota de encomenda- Uma fatura- Um relatório regulamentar ou governamental

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Salvaguardamos
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Recursos úteisO QUE FARIA?
Por vezes, leva o trabalho para casa e trabalha no seu computador
pessoal. Existe algum problema em manter alguns registos e
documentos no seu computador pessoal, como cópia de segurança?
Não. É proibido armazenar quaisquer registos ou documentos da HOYA
no seu computador doméstico, mesmo como cópia de segurança. Caso
descarregue quaisquer documentos da HOYA para o seu computador
pessoal, certifique-se de que os elimina, mesmo que sejam apenas
rascunhos ou documentos em curso.

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Salvaguardamos
o GrupoAnexo

Recursos úteis

Informação do Grupo HOYA
Salvaguardamos as informações do Grupo HOYA, incluindo
informações comerciais e financeiras e informações técnicas, contra
perda, uso indevido ou acesso ou divulgação inadequados.

- Mantemo-nos atentos a mistificação da interface, programas
maliciosos, software de sequestro e outras formas de ataque,que possam colocar os nossos sistemas em risco.
• Ter cuidado ao usar as redes sociais – nós:
- Deixamos claro que quaisquer opiniões que publicamos como
colaboradores não representam as opiniões da HOYA.
- Nunca divulgamos informações confidenciais sobre o Grupo, os
nossos clientes, os nossos colegas ou sobre os nossos parceiros
comerciais.
- Nunca publicamos informações que possam constituir
discriminação, assédio ou perseguição.
• Evitar discutir informações confidenciais com a família ou amigos
e em locais onde pessoas não autorizadas possam ouvir o queestá a ser dito (por exemplo, em elevadores, restaurantes outransportes públicos).
• Comunicar imediatamente qualquer roubo, perda ou divulgação
não autorizada de informações confidenciais.
• Devolver toda a documentação e suportes que contenham
informações do Grupo, quando saímos do Grupo.

Estamos empenhados em:• Manter a confidencialidade de todas as informações privadas
do Grupo HOYA, tais como informações técnicas, informações
sobre novos produtos, dados financeiros não publicados, planoscomerciais e de marketing, previsões, estratégias e políticas.
• Partilhar apenas informações confidenciais do Grupo HOYA com
aqueles que estão autorizados e que têm uma necessidadecomercial legítima de saber.
• Restringir respostas a inquéritos de marketing externos, a menos
que tenhamos aprovação adequada.
• Garantir que temos as aprovações necessárias, antes de divulgar
qualquer informação confidencial a qualquer pessoa fora da HOYA.
• Praticar uma boa cibersegurança – nós:
- Seguimos as normas, políticas e procedimentos do departamento
de TI, para evitar o acesso não autorizado aos nossos dados.
- Utilizamos apenas hardware, software, aplicações e dispositivos dearmazenamento aprovados pela HOYA.
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responsáveisO QUE SÃO “INFORMAÇÕES TÉCNICAS”?
Informações e saber-fazer que são propriedade da HOYA e ainda
não estão protegidas por uma patente. Inclui:- Invenções de I&D- Técnicas de produção
- Melhorias em tecnologias
Não tornamos esta informação pública (por exemplo, em
conferências académicas ou em artigos técnicos), a menos que
exista um motivo legítimo para tal e tenhamos uma aprovação
prévia de um supervisor ou gestor.

O QUE FARIA?
Um amigo está a iniciar um novo negócio e pediu-lhe uma lista declientes da HOYA que podem estar interessados nos seus serviços. Podefornecer esta informação ao seu amigo?
Não. As nossas listas de clientes são confidenciais e nunca devem serpartilhadas com quem quer que seja (dentro ou fora da HOYA), que não
esteja a realizar negócios da HOYA.

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Recursos úteis

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responsáveis

Ativos do Grupo HOYA
Compreendemos que os ativos do Grupo HOYA se destinam a
negócios relacionados com o Grupo, e é nossa responsabilidade
assegurar que os protegemos contra perdas, danos, roubo e
utilização indevida.

Estamos empenhados em:• Garantir que todos os ativos do Grupo são utilizados apenaspara negócios relacionados com o Grupo e que qualquer outra
utilização é aprovada por um supervisor ou gestor.
• Nunca usar indevidamente fundos do Grupo.
• Conservar e manter registos precisos relacionados com
equipamento e inventário.
• Nunca retirar matérias-primas, inventário, ferramentas depromoção de vendas ou fornecimentos, nem eliminá-los sem
autorização.
• Comunicar qualquer equipamento que esteja danificado,
inseguro ou que necessite de reparação.
• Devolver toda a propriedade do Grupo que nos foi fornecida,quando deixamos o Grupo.

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Recursos úteis

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Recursos úteisO QUE É UM “ATIVO DA HOYA”?
Pode ser:- Físico, tais como: instalações, veículos, mobiliário, equipamento
de produção e fornecimentos.
- Financeiro, tais como: fundos do Grupo, incluindo cheques,cartões de crédito, faturas e outros registos que sirvam um
valor monetário.
- Eletrónico, tais como: computadores, dispositivos decomunicação, telefones, sistemas de informação, acesso àinternet/intranet, organizadores pessoais e outros dispositivos,
sistemas e tecnologias semelhantes.
A informação também é um ativo valioso do Grupo. Para mais
informações, consulte a secção Informações do Grupo HOYA.

O QUE FARIA?
Acabou de receber um novo computador como parte do processo
de atualização de tecnologia da empresa. Pode dar o seu
computador antigo à sua filha?
Não. Embora o computador antigo já não esteja a ser usado, deve serdevolvido à empresa para uma eliminação adequada.

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Abuso de informação privilegiada
Respeitamos as leis em matéria de abuso de informações
privilegiadas, em todos os locais onde fazemos negócios.

Estamos empenhados em:• Reconhecer os tipos de informação considerados “informação
privilegiada” e nunca usar essa informação como base para tomar
decisões sobre a compra ou venda de ações, obrigações, opções
ou outros títulos do Grupo HOYA ou qualquer outra empresa
pública, a menos e até que a informação seja divulgada ao
público.
• Nunca transmitir “informação privilegiada” a outras pessoas, como
amigos e familiares, para que possam tirar partido da mesma.
• Depois de sair da HOYA, abstenha-se de negociar com base em
informações privilegiadas não públicas, até que as mesmas se
tornem públicas.

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Recursos úteisO QUE É “INFORMAÇÃO PRIVILEGIADA”?
Informações que um investidor razoável consideraria úteis, para
determinar se deve negociar ações ou outros títulos do Grupo. Os
exemplos incluem:

O QUE FARIA?
Um fornecedor confidenciou-me acerca de um novo produto. Não
podemos usar o produto, mas acho que tem um potencial real e que
as ações na empresa do fornecedor irão subir rapidamente. Posso
comprar ações da empresa?

- Resultados financeiros do grupo- Projeções de resultados financeiros futuros- Notícias de uma aliança pendente ou proposta, fusão ou compra deativosNão. Não pode comprar ações do fornecedor, até que a informação de quedispõe esteja disponível publicamente. Estas informações são “informações
privilegiadas”, que lhe foram fornecidas confidencialmente. Negociar com
base nas mesmas (ou dar dicas a outros para que possam negociar com
base nas mesmas) violaria as nossas políticas e a lei.

- Um novo e importante contrato ou cancelamento de contrato- Informações relativas a litígios que envolvam o Grupo- Uma alteração na política de dividendos- Uma mudança na administração

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Recursos úteis

Comunicações Responsáveis
Designamos um ponto de contacto central, que pode falar com uma
voz clara e consistente, ao fornecer informações ao público e aos
meios de comunicação.

Estamos empenhados em:• Nunca dar a impressão de que estamos, na qualidade decolaboradores individuais, a falar em nome da HOYA, em qualquer
comunicação que possa tornar-se pública, a menos que tenhamos
sido designados pelo Grupo HOYA para fazê-lo.
• Encaminhar todos os contactos ou consultas externas para orecurso apropriado dentro da HOYA.
- Se formos contactados pela imprensa ou pelos analistas
financeiros, notifique imediatamente o seu supervisor, gestor ou
Grupo de Revisão Independente (RI).
- Se formos contactados por um responsável pelas autoridades
de aplicação da lei ou por entidade reguladora ou recebermos
qualquer tipo de notificação legal de aplicação da lei, informamos
imediatamente o departamento jurídico ou de conformidade.
• Obter aprovação de um supervisor ou gestor, antes de aceitar um
convite para fazer uma palestra ou escrever um artigo sobre um
assunto relacionado com a empresa ou com o nosso trabalho no
Grupo HOYA.

O QUE FARIA?
Recebe um e-mail a pedir-lhe que participe num inquérito de estudo
de mercado e que responda a algumas perguntas básicas sobre o
Grupo. Até se oferecem para lhe pagar pelo seu tempo ou para fazer
um donativo para uma instituição de caridade à sua escolha. Podeparticipar no inquérito sem consultar o seu supervisor ou gestor?
Não. É importante confirmar a credibilidade destes tipos de pedidos dee-mail informais (ou chamadas telefónicas) que procuram informações
sobre a HOYA ou sobre empresas da HOYA, porque podem ser tentativas
impróprias de obter informações competitivas ou de mercado. Devemos
também ter o cuidado de garantir que tais pedidos de e-mail não são
incidentes de “mistificação da interface” ou tentativas maliciosas deintroduzir vírus nocivos nas nossas redes informáticas. Antes de abrir
quaisquer ligações de e-mail ou responder a estes tipos de pedidosde informação, deve consultar o seu supervisor ou gestor e também odepartamento de TI.

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Recursos úteis

Anexo
Formulário de confirmação do Código deConduta do Grupo HOYA (para colaboradores)
1. Recebi uma cópia do Código de Conduta do Grupo HOYA (outenho acesso a uma cópia na intranet do Grupo HOYA ou na
intranet da minha divisão HOYA).
2. Li e compreendi o Código de Conduta do Grupo HOYA.
3. Cumprirei e respeitarei o Código de Conduta do Grupo HOYA,
cumprirei a lei e todas as políticas do Grupo.

Assinatura do colaborador

Data

Número do colaborador

Organização e Localização HOYA
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Recursos úteis

Recursos úteisHOYA HelpLine: www.hoyahelpline.com
HOYA Code of Conduct: https://www.hoya.com/en/company/guidelines/
HOYA Compliance:
https://www.hoya.com/en/sustainability/governance/compliance/
HOYA ESG: https://www.hoya.com/en/sustainability/46