I5-3

メールサービスの継続利用確認システムの運用葭葉 純子 1)

中村 直毅 1)

竹村 克奈 1)

塩飽 仁 2) 久志本 成樹 1)
1)東北大学大学院医学系研究科情報基盤室

高畑 知香 1)

長瀬 祥子 1)

辻 一郎 3) 冨永 悌二 1)2)東北大学大学院医学系研究科小児看護学分野

3)東北大学大学院医学系研究科公衆衛生学分野

yoshiba@med.tohoku.ac.jp
概要：東北大学大学院医学系研究科・医学部では、退職・卒業後も希望者に対してメールサービスを継続して提供することとした。ただし、メールサービスの不正利用を防ぐための利用者教育を行うとともに、不正な利用者に対しては罰則等を課すことを継続利用の条件とした。具体的には、毎年１回全メール利用者に対して継続利用の意志の確認を行い、損害賠償を含むメール利用の遵守事項に同意する者のみメールの継続利用を認めることとした。本稿では、メールサービスの継続利用確認シス
テムの概要とその運用について報告する。

1

表 1：メールサービスの利用状況（2012 年 11 月現在）はじめに
著者らは、グループウェアのアカウント情報を用いた認証基盤を用いてメール、ウェブ、ネットワークストレージ等のネットワークサービスを提供している[1]。教職員および学生が退職・卒業すると、グループウェアのアカウントと連動して、全てのネットワークサービスが利用停止となる。
一方、留学や後期研修等で大学を離れて数年後に大学に戻る人が多くいるため、退職・卒業後もメールを利用したいという多くの要望が寄せられて

項番 分類
1 公式
2 公式
3 研究室
4 公式
5 公式
6 研究室
7 公式
8 公式
9 研究室

対象
ドメイン数 取得アドレス数
医学系研究科教職員・大学院生
1
1,793
医学部・学部生
11,853
医学系研究科分野
68896
歯学研究科教職員・大学院生
1365
歯学部・学部生
1341
歯学研究科分野
2
9
メディカル・メガバンク教職員
167
大学病院教職員
1301
大学病院診療科・部門
780

いた。検討の結果、メールサービスの不正利用をよび、研究室メールから構成される。運用中のメ防ぐための利用者教育を行うとともに、不正利用ールサービスの利用状況を表 1 に示す。公式メーに対しては罰則等を課すことを条件に継続利用をルには、教職員用（大学院生含む）と学部生用の認めることとした。具体的には、毎年 1 回全メー

2 種類があり、部局長の責任の下で運用している。

ル利用者に対してメールの継続利用の意志の確認

教職員用メールは、利用者本人がグループウェアを行い、損害賠償を含むメール利用の遵守事項にのアカウントを用いて Web 申請フォームから取「同意」する者のみメールの継続利用を認める[2]。

得する。学部生用メールは、学籍番号のアカウン

2012 年 2 月よりメールサービスの継続利用確認シトで自動作成され、卒業時には削除される。研究ステムの運用を開始した。本稿では、開発したメ室メールは、分野・部門の長の責任の下、メールールサービスの継続利用確認システムの概要とそ担当者がメールアカウントの発行・削除・修正をの運用について報告する。

行う。

2

メールサービス

2.1 概要

本稿におけるメールサービスの継続利用確認の対象は、医学系研究科公式メール（表 1 のピンク医学系研究科では、postfixadmin[3]を拡張し、の部分）である。東北メディカル・メガバンク機キャンパス内の部局（医学系研究科、大学病院、構、大学病院および歯学研究科の公式メールの継

歯学研究科および東北メディカル・メガバンク機

続利用の可否については、現在検討中である。

構）に対して、バーチャルドメイン対応のメール

2.2 継続利用確認対象メールの利用状況サービスを提供している。本サービスは、教職員・メールサービスの継続利用確認の対象の医学大学院生用公式メール、学部生用公式メール、お系研究科公式メールの取得状況の推移を図 1 に示

情報基盤室

各月の取得アドレス数
取得アドレス数累計

全利用者に対し継続利用確認のメールを送付
メール本文にメール継続利用確認WebフォームへのURLを添付

2,000
1,800
1,600
1,400
1,200
1,000
800
600
400
2000

メール利用者
メール継続利用確認Webフォームにメールアドレス、メールパスワードでログインし、「継続利用する」／「しない」を入力

継続利用しない場合遵守事項を確認し同意を選択

2012年9月

2012年6月

2012年3月

2011年9月

2011年12月

2011年6月

2011年3月

2010年9月

2010年12月

2010年6月

2010年3月

2009年9月

2009年12月

継続利用する場合生年月日、本人確認用の秘密の質問、質問の答え等を入力し更新

図 1：継続利用確認対象メールアドレス数の推移

メールアドレスの論理削除

入力更新したメール利用者に対し、継続利用登録完了をメールで通知

す。2009 年 10 月サービス提供対象を教職員のみとし、申請に従ってサーバ管理者が手動によるメ

継続利用登録が完了していないユーザに対し、再度、継続利用確認のメールを送付

ールアカウントの作成・配布を開始した。2010 年

2回繰り返し4 月より大学院生もサービス提供対象とし、利用継続利用登録が完了しないユーザのメールアドレスを数か月後に論理削除

者本人がグループウェアのアカウントで Web 申
請フォームからメールアドレスを取得する方式に継続利用確認作業終了変更し、管理者の作業負荷を軽減した。図 1 より2010 年 4 月から取得メールアドレス数が急激に増

図 2：メール継続利用確認の処理フロー加している。また、翌年以降は、取得メールアドレス数が 4 月、5 月には、150 個程度、これ以外スワードでログインする。次に、①メールの継続の月は 10 から 20 個程度であり、Web 申請フォー利用の有無、②遵守事項への同意、③個人情報のムの導入によってメールアドレスの取得が集中す再設定を行い、継続利用確認が完了する。③個人る際の作業負担を軽減できたことが確認できる。

情報の再設定で設定された情報は、退職・卒業後3の利用者の現況確認とパスワード紛失時の本人確

メール継続利用確認システム

認に用いる。メールの継続利用確認が完了しない

3.1 概要メール継続利用確認システムは、メール利用者および運用者の作業負担を軽減するため、Web フ
ォームを用いた電子申請で実施することとした。
メール継続利用確認の処理フローを図 2 に示す。

利用者については、継続利用確認の実施を督促するメールを送付する。継続利用確認を督促しても実施されない場合には、メールを論理削除する。

3.2 作業スケジュール

まず、全利用者のメールアドレス宛に「継続利用メール継続利用確認の実施前作業スケジュール

確認 Web フォーム」の URL が記載された「メーを図 3 に示す。2011 年 11 月から 2012 年 2 月にル継続利用確認の依頼メール」を送付する。利用かけて利用者へ丁寧に周知をした。プログラム開者はメールに記載された「継続利用確認 Web フォ

発、テストは、2011 年 12 月から 2012 年 3 月にーム」にアクセスし、自分のメールアドレス、パかけて実施した。

連絡方法
1.利用者への周知・教授会での周知文書
・ネットワーク担当者説明会での周知 パワーポイント
・全教職員・大学院生へ連絡
グループウエア配信

2011年11月

12月

2012年1月

2月

11/30 ▼
12/16▼

2.プログラム開発
・継続利用確認プログラムの開発
・テスト
・英語ページ

図 3：メール継続利用確認の実施前作業スケジュール

2/6▼

3月

3.3 利用者への周知① 継続利用確認

利用者への周知を徹底するため、11 月の教授会で図 4 の周知文書を配布して周知した。また、12月には、各分野のネットワーク担当者を集め、メール継続利用確認の実施内容およびスケジュール② 遵守事項同意確認を説明した。さらに、依頼当日には、全教職員・大学院生向けにグループウェアから実施内容を配信して周知を図った。

③ 個人情報設定

図 4：教授会での周知文書
3.4 プログラム開発
メール継続利用確認 Web フォームは、2.1 のメ

図 5：メール継続利用確認 Web フォームールの管理プログラム上に実装した。具体的には、メールアドレス、メールパスワードによる認証画遵守事項同意画面で同意した場合にのみ、③の個面を実装するとともに、メール継続利用確認画面、人情報設定画面へ遷移し、継続利用確認を完了す遵守事項同意画面、個人情報確認・修正画面を実ることが可能である。

装した。また、大学院生の中に日本語が分からな

4 運用

い留学生がいることから、2 月から 3 月にかけて利用者へのメール継続利用確認の実施作業スケ
ジュールを図 6 に示す。最初に、対象となるメー英語ページを追加実装した。
メール継続利用確認 Web フォームを図 5 に示す。

ルアドレスをデータベースから CSV 出力し、上から①継続利用確認画面、②遵守事項同意確認

Word の差し込み印刷の電子メール送信機能を利画面、③個人情報設定画面から構成される。②の用して利用者のメールアドレス宛に、図 7 に示す

対象アドレス数 2012年2月
依頼1回目
依頼2回目
依頼3回目
個別連絡（電話など）
メール削除（アクセスログなし）
メール削除（アクセスログあり）
メールの復活依頼対応

1,449 2/6▼
367263

3月

4月

5月

6月

3/12▼
4/18▼

133
71
7
図 6：メール継続利用確認の実施作業スケジュール

6/5▼
6/22▼
6月末

7月

1 回目依頼

800
700

600
500400

2 回目依頼300

3 回目依頼2001000

図 7：メール継続利用確認の依頼文
図 8：メール継続利用確認の実施件数の推移依頼文をメールで送付した。当初、2 回の確認依頼を行い、継続利用確認が未登録のアドレスにつ

次に継続利用確認の実施件数の推移を図 8 に示

いては、論理削除する予定であった。しかし、2す。1 回目の依頼を行った 2 月 6 日の当日に対象回目の確認依頼後、273 件のアドレスで継続利用者の約半数の 721 件のアドレスで登録され、1 週確認が実施されなかったため、未登録だった利用間後には、944 件のアドレスで登録された。1 回者に対して 3 回目の確認依頼を行った。表 2 に確目の依頼の締め切りの 2 月末までに、対象の 74％

認依頼の実施状況を示す。この結果から Web フォの 1,068 件のアドレスで登録され、2 回目の依頼ームにより効率的に登録されたことが確認できる。の締め切りである 3 月末までには対象者の 81％にあたる 1,176 件の登録が完了し、残り 273 件であ

表 2：継続利用確認の実施状況
依頼

依頼日

締切日

対象アドレス数った。最終的に未登録で削除したのが 210 件であ締切日の登録完了数累計

り、当初の計画通りに 2 回目の依頼後、削除処理を実施してもあまり影響は無かったと思われる。

1回目

2月6日

2月29日

1,449

1,068

2回目

3月12日

3月31日

367

1,176

ワードが分からないためログインできないという

3回目

4月18日

5月11日

263

1,209

問い合わせが数十件あったが、操作方法が分から

本継続利用確認の実施を通して、メールのパスないという質問がなかったことから、比較的円滑
3 回目の依頼後、電話連絡等で個別対応を行うとともにメールサーバへのアクセスログ等を確認
し、6 月にメールアカウントを論理削除した。表 3に継続利用確認が実施できたと思われる。

4 考察
今回のメールサービスの継続利用確認を通して、に削除状況を示す。メール継続利用確認で削除し次回の運用に向けて考察する。

たアカウントの総数は 210 件であり、アカウント4.1 実施時期を削除した後、アカウントの復活依頼が 7 件あっ

今回は、メール継続利用確認を 2 月に開始したた。全てのアカウント復活依頼者は、継続利用確ため、大量の人事異動が発生する 3 月末の期間を認の依頼を認識していたが、メールを読み飛ばし跨いでしまった。そのため、退職・異動等の理由ており、作業を行わなかったと報告を受けている。

で 3 月末にメールアドレスの利用を停止したいが、

表 3：メールアドレスの削除状況

2 月の時点では継続利用とし、別途削除申請をし削除の種類た人も少なくなかった。次回は人事異動が落ち着

アドレス数

メール継続利用確認で本人が削除

13

く 5 月頃に実施することが望ましいと思われる。

メールアクセスログなしを削除

133

4.2 周知方法

メールアクセスログありを削除

71
小計

復活依頼がありアドレス復活
合計

周知方法に関して、以下の（１）（２）（３）の217

混乱が生じた。

-7（１）バーチャルドメインで提供している研究室210

メールの利用者から、継続利用確認のメー

ルが届かないという問い合わせが 10 件程グループウェアのメニューでメールのパスワード度あった。これは、医学系研究科公式メーを初期化する機能を提供していたため、グループ

ルのみが確認依頼の対象であることが正しウェアのアカウントを持つほとんどの利用者に対く伝わらなかったためである。そのため、2しては、パスワードの初期化方法をメール等で連

月 15 日に医学系研究科公式メール以外の絡するだけで対応することができた。しかしなが医学系研究科ドメインの研究室メール

ら、今後は退職や卒業によりグループウェアのア(*.med.tohoku.ac.jp)の全利用者 679 人にカウントを保有していないために、容易にパスワ

対し、研究室メールは、実施対象以外であードを初期化できない利用者が増加することが予ると再通知をした。次回は、対象範囲を明想される。退職・卒業者を対象としたパスワード確にして周知する必要がある。

忘れ対応の作業負荷軽減の検討が必要である。

（２）初めにグループウェアから追って継続利用

4.4 継続利用しない場合の申請方法

確認の通知がメールアドレス宛に届く旨のメールアドレスが不要な場合、継続利用確認概要の周知を行い、半日後に各メールアドWeb フォームから「継続利用しない」と登録したレスに対して、メール継続利用確認 Web フ

メールが 13 件と非常に少なかった。追跡調査を行ォームへの URL が付与されたメール継続っていないため正確な理由は分からないが、（１）

利用確認メールを送付した。この通知によ

既にメールを見ていない、（２）自動的に削除されり、グループウェアからの周知と継続利用て良いと考え継続利用手続きをしなかった、（３）

確認メールを利用者に混同させてしまい、パスワードが分からないため手続きをしなかった

グループウェアからの周知文に URL が付などが考えられる。管理者側の手間を軽減するた

与されていないという問い合わせが 20 件

め、（２）（３）の理由で手続きをしてなかった人程度あった。次回からは、概要を伝える周に廃止手続きをしてもらうための仕組みについて知文と、継続利用確認メールが混同されなも合わせて検討が必要である。

いよう工夫が必要である。

5 おわりに（３）２回目の依頼にあわせて、英語版の継続利

本稿では、メールサービスの継続利用確認シス

用確認 Web フォームを用意したにもかか

テムの概要と運用について報告した。今後は、公わらず、継続利用確認の依頼メール自体は式メールだけでなく、分野で管理している研究室日本語で送付してしまった。この対応によメールも対象としてアカウント管理を徹底する仕り、日本語が分からない多くの留学生が、組みの検討を進める。また、医学系研究科で利用手続きを完了できていないことが判明した。

しているグループウェアを全学グループウェアにそこで、今回は分野の秘書さんに電話して、移行し、ネットワークサービスについても全学の留学生のフォローをお願いするなどの対応統合認証基盤と連携する予定である。全学の統合を行った。次回からは、英語版の依頼メー認証基盤と連携するにあたり、今まで以上に運用ルを用意するとともに、事前に各分野の秘ルールの遵守が必要となる。ネットワークサービ

書さんへ留学生のフォローを依頼するなどス利用者の情報リテラシを向上させるための仕組の対応が必要である。

みの確立は今後の課題である。

以上が周知の際に生じた課題であるが、教授会

参考文献やネットワーク担当者説明会で事前に周知して準[1] 葭葉純子 他 7 名、「グループウェアを中心と備をしていたため、「なぜこの作業をしなければなしたネットワークサービスの構築と導入」、らないのか」といった利用者からのクレームはな

2010 年度 情報教育研究集会 講演論文集、かった。また、1 回目の依頼の締切日までに 74％

2010 年の利用者が登録したことから、比較的円滑な運用[2] 葭葉純子 他 6 名、「退職者の継続利用を考慮が行えたと思われる。

したメールサービス」、大学 ICT 推進協議会

4.3 パスワード忘れへの対応

2011 年年度年次大会 論文集、pp.209-211、当初の予想通り、メールアドレスのパスワードが分からないため、継続利用確認プログラムへログインできないという問い合わせが数十件届いた。

2011 年[3] postfixadmin、http://postfixadmin.sf.net/