別紙３仕
１．件

様書

名：
「放送大学学生募集要項資料等の請求受付及び発送業務」委託

２．委託期間：令和 5 年 4 月 1 日～令和 6 年 3 月 31 日
３．業務委託概要
放送大学学園（以下、「本学園」という。
）において令和 5 年度内における募集要項資料等の請求受付及び発送業務について、下記のとおり受託者に委託する。契約期間を 1 年間とする。
（１）募集要項請求に対する受付業務①フリーダイヤルからの資料請求に対して受付・案内をする。
②ホームページからの資料請求に対して受付する。
③ハガキでの資料請求に対して受付する。
④本学園に直接、電話・FAX 及びハガキ等で資料請求があったものに対して受付する。
⑤資料請求データをセキュアな専用ストレージを用意した上で、ネットを介し受付する。
（２）募集要項資料等発送業務①受付した資料請求情報に基づき、必要な同梱・封入等を行い、速やかに発送作業を行う。
②資料請求者からの資料発送状況等の問い合わせについては、カスタマーセンター（問い合わせ窓口）を設置し、全て真摯に対応する。
③募集要項等資料について、発送業務に支障が無いよう在庫管理を行う。
（３）請求者情報等管理及び報告業務①請求者情報については、受託者において一括データ管理を行い、本学園が必要なときに最新の情報を閲覧及び抽出できるものとする。
②請求者情報および、資料請求や問い合わせ、発送等の件数情報を基に本学園が必要とする集計レポートを作成して報告する。
（４）その他①本学園が指定した資料配布期間外については、指揮命令者と受付方法等を協議の上、参考用の関係資料の発送を行うことができるものとする。
②本件に付随する内容において、必要と思われる事項が発生した場合には指揮命令者と協議の上、対処するものとする。
＊上記(４)―①に関して資料配布の移行期間（年 2 回の出願締切後、3 月頃と 9 月頃）における資料請求については、資料配布期間再開時に一斉発送の対応を行うものとする。

別紙３
４．業務作業内容等（１）募集要項請求に対する受付業務（予測値）＊令和 4 年度実績（見込み）： 92,000 件[内③業務： 1,100 件]①フリーダイヤルからの資料請求受付
イ）本学園のフリーダイヤル番号を転送受付できる番号を有し、受託者スペースにて有人による資料請求受付を行うものとする。
ロ）受付時間は毎日 9:30～17:30 で必ず有人対応とし、業務に支障のないよう充分な人員を配置すること。受付時間外については自動音声にて案内するものとする。
ハ）本学園の出願業務については、募集要項等を熟読の上、精通すること。放送大学に関する一般的な問い合わせについては、大学案内、大学院案内等の記述を基に対応すること。なお、詳細な内容の問い合わせについては、本学園本部（代表番号）を案内するものとする。
ニ）フリーダイヤルにて受付した請求者情報については、アンケート情報を含みデータ化するものとする。
ホ）フリーダイヤルの電話代を除き、受託者スペースにおいて必要な設置経費は、受託者負担とする。
ヘ）本学の学生サポートセンター稼働日は必ず資料受付・発送を行うものとする。特に夏季については、締め切りの都合上、資料受付・発送は継続する。
②ホームページからの資料請求受付
イ）本学園が指定する募集要項資料等についての一般用資料請求 WEB ページを受託者が作成し、資料請求受付するものとする。
ロ）一般用資料請求 WEB ページは、学部向け、大学院向け等、必要に応じ複数種を適宜設けられるものとする。
ハ）一般用資料請求 WEB ページは、iOS または android を搭載するスマートフォンいずれでも閲覧できるものとする。
ニ）一般用資料請求 WEB ページは、「https://」対応のほか、SSL 暗号化通信や IPS（不正侵入防御システム）等セキュリティ対策を講じているものであること。
ホ）一般用資料請求 WEB ページは、本学園が指示するお知らせ等についても掲載できるものとする。
ヘ）一般用資料請求 WEB ページは、資料請求者情報のほか、本学園で指定するアンケート情報も入力可能なものとする。
ト）一般用資料請求 WEB ページの作成及び管理に係る経費は、受託者負担とする。
チ）本学園が掲載しているインターネット広告に関して、広告の効果測定のためのタグの設置などの依頼があった場合は協力するものとする。
リ）表示する媒体の順番、掲載する情報については、状況の変化に応じて本学園の要望を反映できる体制を構築するものとする。

別紙３③ハガキ等の印刷物での資料請求受付
イ）本学園にて作成した印刷物（ハガキ）等の物理媒体による資料請求については、受託者スペースで直接受付が出来るものとする。
ロ）ハガキにて受付した資料請求者情報については、アンケート情報を含みデータ化するものとする。
ハ）本学園に届いた印刷物については、個人情報を保護できる移送サービスによって移送し、受付するものとする。その際の発送料金は、本学園負担とする。
④データでの資料請求受付
イ）受託者は、本学園からインターネットを通じて、CSV や Excel 等の表形式データおよび印刷物をスキャンした jpg 等の画像データ、pdf 等のファイル形式で複数の請求者データを一括受付するものとする。
ロ）受託者は、IP アドレス制限等によるセキュアなデータストレージ環境を用意し、運用する。データの受渡し等については運用マニュアル等を準備するものとする。
ハ）データの仕様については、できるだけ本学の都合に合わせることとし、DB 登録のための変換処理作業は受託者にて行うこととする。
ニ）ストレージ環境の整備及び管理に係る経費は、受託者負担とする。
⑤業務用 WEB ページの作成及び本学園に直接、電話・FAX 及びハガキ等で資料請求があったものに対する受付
イ）受託者は、本学園の業務担当者が資料請求者情報を直接入力できる業務用 WEB
ページを作成し、入力のあったものに対して受付するものとする。
ロ）業務用 WEB ページは、資料請求者情報のほか、本学園で指定するアンケート情報も入力可能なものとする。
ハ）業務用 WEB ページは、「https://」対応のほか、SSL 暗号化通信や IPS（不正侵入防御システム）等セキュリティ対策を講じているものであること。
ニ）業務用 WEB ページの作成及び管理に係る経費は、受託者負担とする。
ホ）発送だけでなく、本学園から発送した請求者情報を DB にて受付・管理できるようにする。
（発送はなし）ヘ）業務用 WEB ページは、本部向け、学習センター向け、本部共済向けの 3 種類を用意するものとする。また要望に応じ適宜増減できるものとする。
ト）業務用 WEB ページは、入力者情報も DB に登録するものとする。
チ）表示する媒体の順番、掲載する情報については、状況の変化に応じて本学園の要望を反映できる体制を構築するものとする。

（２）募集要項資料等発送業務（予測値）＊令和 4 年度実績（見込み）： 92,000 件

別紙３①資料発送業務
イ）上記４．
（１）の方法にて受付したものについて、指揮命令者が指定する同梱・封入作業及び出荷ラベル印字・貼付等を行い、速やかに資料を請求者へ発送するものとする。
ロ）資料の発送作業は、宅配便等の配送会社により行い、配送会社が集配業務を行う日は発送業務を実施するものとする。また、1 日に最低 1 回は発送作業を行うこととする。
ハ）利用する発送サービスは、追跡機能を有するものとする。
ニ）利用する発送サービスは、局・営業所などに留め置きができるものとする。
ホ）利用する配送会社については、請求者が事前に認識できるよう、資料請求ＷＥＢページのわかりやすい位置に配送会社の名称を明記するものとする。
へ）複数の配送会社を利用する場合は、請求者が利用される配送会社を事前に容易に判別できるように、資料請求ＷＥＢページに条件等を明記するものとする。
ト）請求者への資料到着目安は、原則として 2～3 日程度とする。
②資料発送状況等への問い合わせ対応
イ）上記４．
（１）の方法にて受付し資料発送したものについて、受託者スペースにカスタマーセンターを設置し、発送状況を正確に把握した上で、資料未着者からの問い合わせに全て対応するものとする。
ロ）宛先不明で返送されたものについては、カスタマーセンターで受付情報を再確認し、再発送するものとする。
ハ）その他、発送に関して何かあれば指揮命令者と相談の上、処理対応する。
③資料の在庫管理イ）本学園より発送委託された資料については、受託者スペースにて適正に在庫管理を行う。また、資料を保管するための経費については、受託者の負担とする。
ロ）不足が見込まれる資料については、業務に支障のないよう、不足となる日を予測し、その日の 2 週間前までには、指揮命令者に追加請求するものとする。
（３）請求者情報等管理及び報告業務イ）資料請求者情報については、個人情報の取り扱いに十分注意を払い、受託者において一括してデータ管理を行うものとする。
ロ）データ管理を行うためのサーバー等機器については、受託者スペースに設置し、経費は受託者の負担とする。
ハ）本学園が必要なときに WEB を利用する方法で、最新の請求者情報を容易に閲覧及び抽出できるシステムを有するものとする。
ニ）情報閲覧等用の WEB ページについては、SSL 暗号化通信や IPS（不正侵入防御システム）等セキュリティ対策を講じているものであること。

別紙３ホ）資料請求者情報（アンケート情報を含む）に基づき、本学園が必要とするクロス集計レポート等を作成し報告するものとする。
（４）その他イ）出願受付期間終了間際の対応やその他本件に付随する内容において、必要と思われる事項が発生した場合には、指揮命令者と協議の上、対処するものとする。
ロ）本学園が指定した資料配布期間外については、指揮命令者と受付方法等を協議の上、関係資料の参考発送等を行うことができるものとする。
ハ）本件に付随する内容において、必要と思われる事項が発生した場合には指揮命令者と協議の上、対処するものとする。
５．本学園の指定する資料配布期間（学生募集スケジュール）予定
委託期間内の本学園の指定する過去の資料配布期間は、以下のとおりである。なお、発送スケジュールは本学園から事前に指示するものとする。
●集中科目履修生募集（学校図書館司書教諭資格取得に資する科目）
・令和 2 年度配布期間：令和 2 年 4 月 1 日～令和 2 年 5 月 31 日・令和 3 年度配布期間：令和 3 年 4 月 1 日～令和 3 年 5 月 31 日
・令和４年度配布期間：令和 4 年 4 月 1 日～令和 4 年 5 月 24 日
●修士全科生、博士全科生学生募集
・令和 2 年度配布期間：令和 2 年 6 月 15 日～令和 2 年 8 月 20 日
・令和 3 年度配布期間：令和 3 年 6 月 15 日～令和 3 年 8 月 19 日
・令和 4 年度配布期間：令和 4 年 6 月 13 日～令和 4 年 8 月 18 日
●教養学部、修士選科生、修士科目生学生募集
・令和 2 年度第 2 学期配布期間：令和 2 年 6 月 10 日～令和 2 年 9 月 15 日
・令和 3 年度第 1 学期配布期間：令和 2 年 11 月 26 日～令和 3 年 3 月 16 日
・令和 3 年度第 2 学期配布期間：令和 3 年 6 月 10 日～令和 3 年 9 月 14 日
・令和 4 年度第 1 学期配布期間：令和 3 年 11 月 26 日～令和 4 年 3 月 15 日
・令和 4 年度第 2 学期配布期間：令和 4 年 6 月 10 日～令和 4 年 9 月 13 日
・令和 5 年度第 1 学期配布期間：令和 4 年 11 月 26 日～令和 5 年 3 月 14 日
●その他、各種資格等に関する資料
・通年
６．資料発送件数（見込み）・・・・・・・・・・・・・・・92,000 件
令和 4 年度資料発送処理件数の見込み件数をもって本件の見込件数とする。
※媒体別件数は、別紙令和 4 年度資料発送処理件数参照

別紙３

７．指揮命令者について
本学園の指定する指揮命令者は、総務部広報課専門職とする。
８．実施体制（１）受託者は、本学園指揮命令者との連絡調整、及び業務を円滑に遂行させるために業務総括リーダー及びサブリーダーを選任し届け出ること。
（２）受託者は、作業従事者及び受託体制を報告すること。また，体制に変更があった場合は、速やかに報告すること。
９．業務委託経費について（１）処理手数料
本件の実施内容を全て満たすことが可能である１件あたりの処理単価（消費税及び地方消費税含む）に、実施月の処理件数を乗じた金額を算出し、実施の翌月初旬に本学園に請求するものとする。
（２）発送に伴う料金について発送に伴う経費については、受託者が代行で支払処理を行い、実施月終了後に当月分を取りまとめ翌月初旬に証拠書類（件数報告等）とともに本学園に請求するものとする。
（３）発送に伴う料金の変更について契約期間中において社会情勢等による発送仕入れ費用の変更が発生する場合については、協議の上で契約を変更できるものとする。
10．受託条件（１）プライバシーマークを取得していること。
（２）過去 5 年間に、複数の大学と大学入学関連資料の受付発送委託業務もしくはその同等の業務の実績があること。
11．その他
上記作業を委託するにあたり受託者は以下のことを満たし、実施できること。
または、それらを証明するための必要書類が提出できること。
（１）個人情報保護の重要性を十分に理解し、両者で別途「個人情報保護」の契約を締結するものとする。また、その取扱いについては細心の注意を払うこと。
（２）受託者は、受託期間中に取得したデータについては、その機密保持に努めることができること。
（３）①受託者は、本業務の全てについて一括して第三者に請け負わせたり再委託してはならない。

別紙３②本業務の一部を第三者に対して請け負わせたり再委託する場合、受託者はあらかじめ所定の事項について本学園に申請した上で、承諾を得なければならない。
（４）この契約の事項について、本学園の承諾を得ないで第三者に継承してはならない。
（５）本学園は必要に応じ、受託者が契約の内容について誠実に遂行しているかを実地確認することができる。
（６）受託者はこの契約の実行上知り得た内容について他に漏らし、又は他の目的に使用しないこと。なお、この機密保持義務は本契約終了後も継続できること。
以上

令和元年度～令和４年度

資料発送処理件数
合計

業務内容

令和元年度
2019年度2020年度

2021年度

2022年度

7月

8月

9月

10月

11月

12月

1月

2月

3月

98,086

5,719

5,032

21,126

8,031

7,671

4,436

3,521

12,906

7,012

9,571

8,227

4,834

発送業務

数量

97,441

5,707

5,023

21,050

7,949

7,600

4,379

3,505

12,880

6,893

9,494

8,170

4,791

合計

4月

5月

6月

7月

8月

9月

1月

2月

3月

10月

11月

12月

個人情報データ処理業務

数量

101,699

6,170

5,743

19,474

8,773

8,063

4,070

3,507

11,693

6,459

10,077

10,982

6,688

発送業務

数量

101,197

6,148

5,720

19,376

8,713

8,026

4,030

3,499

11,6796,402

10,05010,953

6,601

合計

4月

5月

6月

7月

8月

9月

1月

2月

3月

10月

11月

12月

個人情報データ処理業務

数量99,465

5,894

4,898

20,204

7,723

7,568

4,372

3,518

12,341

7,053

9,982

9,649

6,263

発送業務

数量

99,042

5,882

4,892

20,137

7,640

7,543

4,325

3,511

12,335

6,990

9,967

9,613

6,207

4月

5月

6月

7月

8月

9月

1月

2月

3月

合計

業務内容

令和4年度

6月

数量

業務内容

令和3年度

5月

個人情報データ処理業務

業務内容

令和2年度

4月

10月

11月

12月

個人情報データ処理業務

数量

91,633

5,520

3,839

18,117

7,563

7,427

3,215

2,763

9,737

5,705

10,077

10,982

6,688

発送業務

数量

91,187

5,478

3,813

18,083

7,514

7,389

3,162

2,761

9,714

5,669

10,05010,953

6,601≒92,000件
2022年1～3月の予測値：
2020年度の数値（過去3年の最大値）を適用