AVVISO PUBBLICO PER L’OFFERTA DI SPONSORIZZAZIONI PER IL RICEVIMENTO DELLAFESTA NAZIONALE DEL 2022 ORGANIZZATO DALL’AMBASCIATA D’ITALIA IN GIAPPONE

L’Ambasciata d’Italia in Giappone-visto l’Art. 29 del DPR n. 54 del 1° febbraio 2010 (che consente alle Rappresentanze
Diplomatiche e Consolari di stipulare contratti di sponsorizzazione con soggetti
pubblici o privati, imprese, associazioni, fondazioni, cittadini e in generale conqualsiasi soggetto, italiano o straniero, che non svolga attività in conflitto conl’interesse pubblico);-considerato l’interesse manifestato da diverse imprese italiane e straniere aorganizzare iniziative di carattere promozionale in collaborazione con questa
Ambasciata con possibilità di promuovere la propria immagine e di procedere alla
sponsorizzazione di eventi di carattere istituzionale organizzati da questa Sede;-considerato l’interesse della comunità italiana a celebrare adeguatamente, e nelle
opportune forme istituzionali, la ricorrenza della Festa della Repubblica, anche qualemessaggio di rilancio del Sistema Italia in Giappone in una fase di emergenza
sanitaria mondiale;-considerata l’esigenza di assicurare al ricevimento forme organizzative compatibili
con le vigenti misure sanitarie previste dagli ordinamenti italiani e giapponesi percontenere la pandemia COVID-19;
rende noto

che intende offrire ai soggetti interessati la possibilità di concludere con questa
Ambasciata contratti di sponsorizzazione che avranno quale oggetto la concessione dispazi pubblicitari in occasione della Festa Nazionale per l’anno 2022.
1 - OGGETTO
Il ricevimento della Festa della Repubblica si svolgerà presso l’Ambasciata d’Italia aTokyo il giorno giovedì 2 giugno 2022 in orario successivamente definito e comunicato,salvo che circostanze particolari non determinino l’esigenza di modificare il calendario
dell’evento.
Al ricevimento saranno invitati i vertici del corpo diplomatico accreditato in Giappone,
gli esponenti delle istituzioni, del mondo imprenditoriale, culturale e universitario
giapponese, i rappresentanti dei media e della comunità italiana in Giappone.

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L’evento sarà promosso e valorizzato sul Sito Internet dell’Ambasciata e sui profili “social”
istituzionali della Sede (Instagram, Twitter e Facebook). In occasione del ricevimento
saranno messi a disposizione adeguati spazi pubblicitari per quanti aderiranno alpresente Avviso. Per i dettagli e le condizioni si rimanda al punto 3.
2 - REQUISITI GENERALI PER LA SPONSORIZZAZIONE
Sono ammessi a presentare le proprie offerte di sponsorizzazione soggetti pubblici eprivati per i quali non sussistano condizioni pregiudizievoli o limitative della capacità
contrattuale ai sensi dell’Art. 80 del D. Lgs. n. 50/2016.
3 - MODALITÀ DI SPONSORIZZAZIONE
I soggetti pubblici o privati interessati a sponsorizzare la Festa della Repubblica 2022
riceveranno visibilità commisurata al contributo accordato. Per esigenze organizzative
non potrà essere garantita visibilità a donazioni di modesto valore, non adeguate al
numero degli invitati. Le sponsorizzazioni potranno essere effettuate in denaro o “inkind” (strutture, servizi, o prodotti enogastronomici di qualità utili per il ricevimento). I
livelli di sponsorizzazione sono i seguenti:
DIAMOND SPONSOR, con contributi pari ad almeno JPY 1.000.000 (un milione) si avrà lapossibilità di:- esporre propri prodotti e/o materiale promozionale in modalità da concordare con
l’Ambasciata;- esporre il proprio logo sull’invito dell’Ambasciata;- esporre il proprio logo di dimensioni massime su backdrops o altri spazi allestiti perl’occasione;- invitare 8 ospiti al ricevimento (inviti a cura dell’Ambasciata).
GOLDEN SPONSOR, con contributi pari ad almeno JPY 500.000 (cinquecentomila) si avrà
la possibilità di:- esporre il proprio logo sull’invito dell’Ambasciata;- esporre il proprio logo di dimensioni medie su backdrops o altri spazi allestiti perl’occasione;- invitare 6 ospiti al ricevimento (inviti a cura dell’Ambasciata).
SILVER SPONSOR, con contributi pari ad almeno JPY 200.000 (duecentomila) si avrà lapossibilità di:- esporre il proprio logo di dimensioni piccole su backdrops o altri spazi allestiti perl’occasione;- invitare 4 ospiti al ricevimento (inviti a cura dell’Ambasciata).
Eventuali offerte di sponsorizzazione di importo inferiore al minimo indicato saranno
oggetto di valutazione da parte dell’Ambasciata.
4 - PRESENTAZIONE DELLE OFFERTE DI SPONSORIZZAZIONE
L’offerta di sponsorizzazione da parte dei soggetti interessati:- deve essere presentata in forma scritta, firmata dal proprio rappresentante legale(secondo il modulo allegato al presente Avviso), accompagnata da fotocopia di unPag. 2 di 5

--documento d’identità valido e pervenire a mezzo posta elettronica entro e non oltre
lunedi’ 28 marzo 2022. Si prega di indirizzare la predetta documentazione
all’indirizzo email econaff.tokyo@esteri.it (in copia: ammcont.tokyo@esteri.it) con
allegati in formato PDF non superiori ai 2,5 Mb;
deve certificare il controvalore monetario dei beni o servizi che si intende offrire
all’Ambasciata ai fini della sponsorizzazione;
deve essere accompagnata da apposita autocertificazione attestante l’insussistenza
di condizioni pregiudizievoli o limitative della capacità contrattuale dello sponsor ai
sensi dell’Art. 80 del D. Lgs. n. 50/2016;
deve contenere l’impegno dello sponsor ad assumersi tutte le responsabilità inerenti
l’esposizione del marchio e gli adempimenti conseguenti;
deve essere accompagnata dall’informativa sulla protezione delle persone fisiche
con riguardo al trattamento dei dati personali (art. 13 Reg. UE 679/2016),
debitamente datata e firmata dal rappresentante legale (modulo allegato alpresente avviso).

Gli offerenti acconsentono al trattamento dei propri dati personali ai sensi del D. Lgs. n.
196/2003 e del Regolamento UE 679/2016 sulla protezione delle persone fisiche conriguardo al trattamento dei dati personali per tutte le esigenze procedurali. Saranno
escluse offerte condizionate o espresse in modo indeterminato o incompleto (adesempio prive di sottoscrizione autografa).
5 - VALUTAZIONE DELLE OFFERTE DI SPONSORIZZAZIONE
Le offerte di sponsorizzazione, inviate all’Ambasciata entro i termini di cui al punto 4 delpresente Avviso, saranno valutate dall’Ambasciata nel rispetto dei principi dieconomicità, efficacia, imparzialità, parità di trattamento, trasparenza, proporzione. Inconsiderazione della particolarità dell’evento oggetto del presente Avviso, l’Ambasciata
potrà ricevere più sponsorizzazioni.
6 - DIRITTO DI RIFIUTO
L’Ambasciata ha titolo di rifiutare l’offerta di sponsorizzazione qualora:a) ritenga che possa derivare un conflitto con l’attività istituzionale e diplomatica svolta
ovvero qualora configuri violazione delle leggi o dei principi dell’ordinamento
giuridico italiano;b) ravvisi nel messaggio pubblicitario un possibile pregiudizio o danno per la propria
immagine e/o iniziative;c) la reputi non ricevibile per motivi di opportunità generale;d) contenga elementi di propaganda aventi finalità politica, sindacale, filosofica oreligiosa;e) contenga messaggi offensivi (incluse manifestazioni di fanatismo, razzismo, odio,minacce o intolleranza);f) sia di modesto valore o quantità e non contribuisca efficacemente alle esigenzeorganizzative del ricevimento.
7 - CONTRATTO DI SPONSORIZZAZIONE
Il contratto di sponsorizzazione è sottoscritto dallo sponsor prescelto e dall’Ambasciata.

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In nessun caso è consentito a terzi soggetti di subentrare nel suddetto contratto disponsorizzazione salvo autorizzazione scritta dell’Ambasciata.
In caso di ravvisata non veridicità del contenuto delle offerte e delle relative
autocertificazioni, il soggetto interessato incorrerà nelle sanzioni penali previste,
decadendo immediatamente da ogni beneficio eventualmente conseguito sulla basedelle dichiarazioni non veritiere.
Qualora l’evento, per motivi non imputabili all’Ambasciata, non avesse luogo, le Parti
decideranno di comune accordo le modalità di rimborso nel caso in cui il versamento sul
conto dell’Ambasciata sia stato già effettuato.
Tokyo, 28 febbraio 2022

L’Ambasciatore
Gianluigi BenedettiPag. 4 di 5

Il presente Avviso è stato affisso all’Albo di questa Ambasciata il giorno 28 febbraio 2022
e nello stesso giorno pubblicato sul sito Internet dell’Ambasciata(http://www.ambtokyo.esteri.it/ambasciata_tokyo/it/).

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All’Ambasciata d’Italia in Giappone
Io sottoscritto __________________________________________________________________(nome e cognome del rappresentante legale)______________________________________________________________________________(nome della società),
Indirizzo: _____________________________________________________________________
E-mail / Tel. ___________________________________________________________________
Dichiaro che la soprammenzionata Azienda intende aderire all’avviso pubblico per l’offerta
di sponsorizzazioni per la Festa Nazionale 2022 organizzata da codesta Ambasciata.
A tal fine dichiaro che la società______________________________________________________________________________(nome della società)
Opzione 1
Presenta un’offerta pari a Yen Giapponesi______________________________________________(importo in cifre e in lettere)
Opzione 2
Intende contribuire al ricevimento della Festa Nazionale 2022 con una sponsorizzazione in-kind:_______________________________________________________________________________(si prega di precisare ogni utile dettaglio)
Pari ad un valore di (in Yen Giapponesi) _______________________________________________(importo in cifre e in lettere)
Dichiaro sotto la mia responsabilità che non sussistono condizioni pregiudizievoli o limitativedella capacità contrattuale dello sponsor ai sensi dell’art. 80 del D. Lgs. 50/2016.
La società _______________________________ (nome della società) si impegna ad assumere
tutte le responsabilità e gli impegni inerenti e conseguenti all’esposizione del marchio.

Luogo, data
Firma: ___________________________
Si prega di allegare alla presente una copia del documento d’identità in corso di validita’ dellegale rappresentante.
________________________
Persona da contattare:
E-mail:Telefono:INFORMATIVA SULLA PROTEZIONE DELLE PERSONE FISICHECON RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Regolamento (UE) 2016/679, art. 13
Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di liceità, correttezza e trasparenza a tutela
dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone fisiche. A tal fine, si forniscono le seguenti
informazioni:
1. Il titolare del trattamento è il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale(MAECI) della Repubblica italiana, che, nel caso specifico, opera per il tramite dell’Ambasciata
d’Italia a Tokyo, 2-5-4 Mita, Minato-ku, Tokyo 108-8302, ambasciata.tokyo@esteri.it, Tel. 033453-5291.
2. Il MAECI dispone di un responsabile della protezione dei dati personali che, in caso di quesiti oreclami, può essere contattato ai seguenti recapiti (Ministero degli Affari Esteri e dellaCooperazione Internazionale, Piazzale della Farnesina 1, 00135 ROMA, tel. 0039 06 36911(centralino), e-mail: rpd@esteri.it; pec: rpd@cert.esteri.it).
3. I dati personali richiesti sono necessari ai fini della valutazione delle offerte di sponsorizzazione
pervenute in occasione della celebrazione della Festa Nazionale del 2 giugno 2022.
4. Il conferimento dei dati è un obbligo previsto dalla normativa italiana e l’eventuale rifiuto a fornire
i dati richiesti comporta l’esclusione dalla procedura di valutazione delle predette offerte disponsorizzazione
5. Il trattamento sarà effettuato in modalità manuale e/o informatizzata da personale appositamente
incaricato.
6. Con la firma della presente informativa, l’interessato dà il suo consenso al trattamento ed alla
conservazione dei dati ai fini delle necessarie valutazioni interne ed all’eventuale comunicazione
dei predetti dati alle competenti autorità locali per la loro verifica.
7. I dati sono conservati per un periodo massimo di 5 anni a decorrere dalla trasmissione degli stessi.
Questo termine è sospeso in caso di avvio di un procedimento giudiziario.
8. L’interessato può chiedere l’accesso ai propri dati personali e la loro rettifica. In questi casi,
l’interessato dovrà presentare apposita richiesta ai recapiti indicati al punto 1, informando perconoscenza il responsabile della protezione dei dati del MAECI ai recapiti indicati al punto 2.
9. Se ritiene che i suoi diritti siano stati violati, l’interessato può presentare un reclamo al responsabiledella protezione dei dati del MAECI. In alternativa, può rivolgersi al Garante per la protezione deidati personali (Piazza di Monte Citorio 121, 00186 Roma, tel. 0039 06 696771 (centralino), email: garante@gpdp.it, pec: protocollo@pec.gpdp.it) o all’autorità giudiziaria.
[Luogo, data]
Firma dell’interessato per presa visione e accettazione…………………………………………………….