日本行政書士会連合会
特定個人情報保護規則をいう。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特第１章（目総則定の個人を識別することができるこ的）ととなるものを含む。）

第１条 この規則は、本会会則第 74 条の 4
及び行政手続における特定の個人を識別

ロ 個人識別符号が含まれるもの
二

個人番号

番号利用法第７条第１項

するための番号の利用等に関する法律又は第２項の規定により、住民票コー（平成 25 年法律第 27 号。以下「番号利ドを変換して得られる番号であって、用法」という。
）に基づき、本会が取り扱当該住民票コードが記載された住民票

う特定個人情報等の適正な取扱いの確保に係る者を識別するために指定されるに関し必要な事項を定めることを目的ともの。

する。なお、この規則に定めのない事項に三

特定個人情報個人番号（個人番号ついては、特定個人情報の適正な取扱にに対応し、当該個人番号に代わって用関するガイドライン（事業者編）並びに本いられる番号、記号その他の符号であ会の個人情報保護規則及び関係法令等のって、住民票コード以外のものを含む。
）

定めるところによるものとする。

をその内容に含む個人情報。

（定第２条義）

四

この規則において使用する用語は、次の各号のほか、個人情報の保護に関す特定個人情報等

個人番号及び特定個人情報を併せたもの。
五

特定個人情報ファイル

個人番号をる法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「個その内容に含む個人情報データベース人情報保護法」という。
）及び番号利用法等。

において使用する用語の例による。
一

個人情報

六

個人番号利用事務実施者

特定個人

生存する個人に関する情情報ファイルを検索又は管理するため報であって、次のいずれかに該当するに必要な限度で個人番号を利用して処ものをいう。

理する者及びその全部又は一部の委託イを受けた者。

当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しく

七

個人番号関係事務実施者

個人番号

は電磁的記録（電子的方式、磁気的方を必要な限度で利用して行う事務を処式その他人の知覚によっては認識す理する者及びその全部又は一部の委託ることができない方式で作られる記を受けた者。

録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
）に記載され、若しくは記録され、又は音声、八従業者

本会の指揮監督を受けて本会の業務に従事している者。
九管理区域

特定個人情報等を取り扱

動作その他の方法を用いて表されたう機器等及び特定個人情報ファイルを一切の事項（個人識別符号を除く。
）管理する区域。

十取扱区域

特定個人情報等を取り扱作成した届出書類及びこれらの控え。

う事務を実施する区域。

三（特定個人情報保護基本方針）
第３条

者又は従業者以外の個人から受領する

本会は、特定個人情報等の適正な個人番号が記載された申告書等。

取扱いに関する基本方針を明らかにする

四ため、特定個人情報保護基本方針（以下「基本方針」という。
）を定め、本会のホ２

前項各号に該当するか否かが定かでない場合は、次条に定める特定個人情報保基本方針は本規則とともに、本会の全護責任者が判断する。

（特定個人情報保護責任者）ての役員等及び従業者に周知するものとする。

その他個人番号と関連付けて保存される情報。

ームページ上で公表するものとする。
２

本会が法定調書を作成する上で従業第６条

本会は、特定個人情報等の保護管理の最高責任者として特定個人情報保護第２章管理体制責任者を置き、本会における特定個人情（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第４条

報等の保護管理に関する業務を指揮監督

本会において個人番号を取り扱うさせ、必要に応じて、その業務内容を会長事務の範囲は以下のとおりとする。
一

従業者に係る源泉徴収票作成事務、に報告させるものとする。
２

特定個人情報保護責任者は、副会長の住民税並びに社会保険関係及び雇用保うち会長が指名する者とする。また、必要険関係の届出事務に応じて会長の指名により特定個人情報

二従業者の配偶者に係る国民年金の第保護副責任者を置くことができるものと３号被保険者の届出事務
三

従業者以外の個人に係る報酬、料金する。
３

特定個人情報保護責任者は、特定個人及び契約金等の支払調書、不動産の使情報等に関する監査を除き、次の各号に用料等の支払調書及び不動産の譲受け掲げる事項その他の本会における特定個の対価の支払調書の作成事務

人情報等に関する全ての権限と責務を有（取り扱う特定個人情報等の範囲）
第５条

前条の本会が個人番号を取り扱うするものとする。
一第３条に規定する基本方針の策定、事務において使用される個人番号及び本会の全ての役員等及び従業者への周個人番号と関連付けて管理される特定知、一般への公表個人情報は以下のとおりとする。
一従業者又は従業者以外の個人から、番号利用法に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し。
二

本会が行政機関等に提出するために

二

本規則に基づき特定個人情報等の取扱いを管理する上で必要とされる事案の承認
三事務取扱責任者からの報告徴収及び助言・指導
四

特定個人情報等の適正な取扱いに関する事務取扱担当者に対する教育・研（事務取扱担当者）

修の企画
五その他特定個人情報等の安全管理に第９条関する事項（監査責任者）
第７条

う事務を行う事務取扱担当者を置く。
２

本会は、特定個人情報等の保護管理に関する監査責任者を置き、本会の特本会は、特定個人情報等を取り扱事務取扱担当者は事務局経理課職員をもってこれに充てるものとする。

３

事務取扱担当者は、次の各号に掲げる

定個人情報等を取り扱う業務において、方法により特定個人情報等を取り扱う。

関係法令、本規則等が遵守され、適法かつ一取得した特定個人情報等を含む書類

適正に取り扱われているかについて、定等（磁気媒体及び電子媒体（以下「磁気期的に監査し、その結果を本会の会長及媒体等」という。
）を含む。
）は、事務取び特定個人情報保護責任者に報告する。

扱担当者の責任の下に安全に管理する。

２

監査責任者は、副会長のうち会長が指二名する者とする。

（事務取扱責任者）
第８条

定個人情報ファイルを作成する。
４

本会は、次条に定める事務におけに管理し、利用権限のない者に使用させ事務取扱責任者は事務局長をもってこれに充てるものとする。

３

事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う情報システム及び機器等を適切る事務取扱責任者を置く。
２

取得した特定個人情報等に基づき特てはならない。
５

事務取扱責任者は、次の各号に掲げる事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱状況を明確にするため、適宜、執務記業務の権限と責務を有するものとする。

録を作成する。

一（苦情等への対応）

特定個人情報等の利用申請の承認及び記録等の管理
二第 10 条 本会は、本会における特定個人情

特定個人情報等を取り扱う保管媒体

報等の取扱いに関する苦情等に対する窓の設置場所の指定及び変更の管理
三

特定個人情報等の管理区分及び権限口担当者を置き、適切に対応する。
２についての設定及び変更の管理ち事務局長が指名する者とする。

（漏えい事案等への対応）

四 特定個人情報等の取扱状況の把握
五

委託先における特定個人情報等の取第 11 条 本会は、特定個人情報等の漏えい、扱状況等の監督六

滅失又は減損による事故（以下「漏えい事

特定個人情報等の安全管理に関する案等」という。）が発生したことを知った

教育・研修の実施
七

場合又その可能性が高いと判断した場合

特定個人情報保護責任者に対する報は、本規則に基づき、適切に対処するもの

告八

前項の窓口担当者は、事務局職員のうとする。
その他事務局内における特定個人情報等の安全管理に関する事項

２

特定個人情報保護責任者は、速やかに会長の承認を得て関係役員を招集し、必要に応じて、適切かつ迅速に次の各号に（個人番号の利用）掲げる対応を行う。
一

本会内部における報告、被害の拡大

第 14 条 本会は、第４条に規定する事務を防止処理するために必要な場合に限り、個人二 事実関係の調査、原因の究明番号を利用するものとする。なお、たとえ

三 影響範囲の特定本人の同意があったとしても、利用目的

四 再発防止策の検討・実施を超えて個人番号を利用してはならない。

五影響を受ける可能性のある本人への２

連絡

人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意六 事実関係、再発防止策等の公表があるか、又は本人の同意を得ることが七困難であるときは、前項の規定にかかわ個人情報保護委員会・所管官庁への報告らず本会が保有している個人番号を利用することができる。

第３章

個人番号の取得、利用等（特定個人情報ファイルの作成の制限）（個人番号の取得、提供の求め）

第 15 条 本会は、第４条に規定する事務を

第 12 条 本会は、第４条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、特定処理するために必要がある場合に限り、個人情報ファイルを作成するものとする。

本人若しくは代理人又は他の個人番号関係事務実施者又は個人番号利用事務実施

第４章者に対して個人番号の提供を求めること（管理区域及び取扱区域）ができるものとする。
２

特定個人情報等の保管、管理等個人番号の提供を求める時期は、原則

第 16 条 本会は、特定個人情報等の情報漏として個人番号を取り扱う事務が発生しえい等を防止するため、次の各号に掲げたときとする。ただし、個人番号を取り扱る区域を定めるとともに、必要な措置をう事務が発生することが明らかなときは、講じることとする。

契約等の締結時に個人番号の提供を求め一ることができるものとする。
３

管理区域にはキャビネット等を設置し、施錠等の安全管理措置を講じる。

前２項により、個人番号の提供を求め

二

取扱区域は事務取扱担当者の執務机るときは、あらかじめその利用目的を公の周辺とし、座席配置等による安全管表している場合を除き、書面により利用理措置を講じる。

（保目的を通知する。

（本人確認）管）

第 17 条 事務取扱担当者は、特定個人情報

第 13 条 本会は、本人又は代理人から個人等を第 12 条により特定された利用目的番号の提供を受けたときは、番号利用法の達成に必要な範囲内において、正確か

第 16 条の規定に従い、本人確認を行うこつ最新の状態で管理するよう努める。ととする。

２

特定個人情報等を取り扱う機器、書類等（磁気媒体等を含む）は、特定個人情報

等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他により発送するときは、簡易書留等のの安全管理の確保のため、次に掲げる方追跡可能な移送手段等を利用する。

法により保管又は管理する。
一三

特定個人情報ファイルを磁気媒体等

特定個人情報等を取り扱う機器は、又は機器に保存して持ち出すときは、施錠できるキャビネット等に保管するファイルへのパスワードの付与等又はか、又は盗難防止用のセキュリティーパスワードを付与できる機器の利用等

ワイヤー等により固定する。の措置を講じる。

二

特定個人情報等を含む書類等（磁気四特定個人情報等をインターネット等媒体等を含む）は、施錠できるキャビネにより外部に送信するときは、通信経ット等に保管する。

路における情報漏えい等を防止するた（情報システムの管理）

め、通信経路の暗号化、データの暗号化

第 18 条 本会は、特定個人情報等を取り扱又はパスワードの付与等の措置を講じう情報システムを使用するときは、次にる。

掲げる方法により管理する。
一 ユーザーID に付与するアクセス権の第５章（特定個人情報等の提供）設定により、情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。

第 20 条二 ユーザーID、パスワード、磁気・IC カ

本会にて保有する特定個人情報等の提供は、第４条に規定する事務に限ード等の識別方法により、事務取扱担当者が情報システムへの正当なアクセ特定個人情報等の提供るものとする。
２

人の生命、身体又は財産の保護のためス権を有する者であることを、識別しに必要がある場合であって、本人の同意た結果に基づく認証をするものとする。

があるか、又は本人の同意を得ることが三

情報システムを外部からの不正アク困難であるときは、前項の規定にかかわセス又は不正ソフトウェアから保護すらず本会が保有している特定個人情報等るため、情報システム及び機器にセキを提供することができる。

ュリティ対策ソフトウェア等を導入す（開る。

第 21 条 本会は、本人から、当該本人が識（特定個人情報等の持出し等）
第 19 条示）

別される特定個人情報に係る保有個人情本会において保有する特定個人報について開示（当該本人が識別される情報等を取扱区域の外に出すときは、次保有個人情報が存在しないときにその旨に掲げる方法により管理する。

を知らせることを含む。以下同じ。）を求一

特定個人情報等を含む書類を持ち出められた場合は、本人に対し、書面の交付すときは、外部から容易に閲覧されなによる方法（開示の求めを行った者が同いように封筒に入れる等の措置を講じ意した方法があるときは、当該方法）による。

り、遅滞なく、当該保有個人情報を開示す

二特定個人情報等を含む書類を郵送等るものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、するものとする。

その全部又は一部を開示しないことがで（利用停止等）きる。
一第 23 条 本会は、本人から、当該本人が識本会の業務の適正な実施に著しい支別される特定個人情報に係る保有個人情報が偽りその他不正な手段により取得さ二 法令に違反することとなる場合れた場合、第５条に規定する事務を処理

２

障を及ぼすおそれがある場合するための必要を超えて取得された場合た保有個人情報の全部又は一部についてなど、関係法令、本規則等に違反して取り開示しない旨の決定をしたときは、本人扱われているという理由によって、当該に対し、遅滞なく、その旨を通知するもの

保有個人情報の利用の停止又は消去（以とする。

下この条において「利用停止等」という）

３

本会は、前項の規定に基づき求められ関係法令により、本人に対し第１項本を求められた場合であって、その求めに文に規定する方法に相当する方法により理由があることが判明したときは、違反

当該本人が識別される保有個人情報の全を是正するために必要な限度で、遅滞な部又は一部を開示することとされている

く、当該保有個人情報の利用停止等を行場合には、当該全部又は一部の保有個人うものとする。ただし、当該保有個人情報情報については、同項の規定は、適用しなの利用停止等に多額の費用を要する場合い。

その他の利用停止等を行うことが困難な（訂 正 等）場合であって、本人の権利利益を保護す

第 22 条 本会は、本人から当該本人が識別るため必要なこれに代わるべき措置をとされる特定個人情報に係る保有個人情報の内容が事実でないという理由によってるときは、この限りでない。
２

本会は、本人から、当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報が第条において「訂正等」という。
）を求めら

25 条の規定に違反して第三者に提供されれた場合には、関係法令の規定により特ているという理由によって、当該保有個別の手続が定められている場合を除き、人情報の第三者への提供の停止を求めら

利用目的の達成に必要な範囲内において、れた場合であって、その求めに理由があ遅滞なく必要な調査を行い、その結果にることが判明したときは、遅滞なく、当該基づき、当該保有情報の内容の訂正等を保有個人情報の第三者への提供を停止す行うものとする。

るものとする。ただし、当該保有個人情報

２

その内容の訂正、追加又は削除（以下この本会は、前項の規定に基づき求められの第三者への提供の停止に多額の費用をた保有個人情報の内容の全部若しくは一要する場合その他の第三者への提供を停部について訂正等を行ったとき、又は訂止することが困難な場合であって、本人正等を行わない旨の決定をしたときは、の権利利益を保護するため必要なこれに本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を代わるべき措置をとるときは、この限り行ったときは、その内容を含む。
）を通知でない。

３

本会は、前２項に規定する求めについ２

本会は、本人に対し、開示等の求めに関て、利用停止等を行ったとき若しくは利し、その対象となる保有個人情報を特定用停止等を行わない旨の決定をしたとき、するに足りる事項の提示を求めることが又は第三者への提供を停止したとき若しできる。この場合において、本会は、本人くは第三者への提供を停止しない旨の決が容易かつ的確に開示等の求めをするこ定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、とができるよう、保有個人情報の特定にその旨を通知するものとする。

資する情報の提供その他本人の利便を考（理由の説明）慮した適切な措置をとるものとする。

第 24 条 本会は、第 21 条第２項、第 22 条

３

本会は、次に掲げる代理人による開示第２項又は前条第３項の規定により、本等の求めに応じるものとする。

人から求められた措置の全部又は一部に一ついて、その措置をとらない旨を通知す

未成年者又は成年被後見人の法定代理人る場合又はその措置と異なる措置をとる

二

旨を通知する場合は、本人に対し、その理開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人由を説明するよう努めるものとする。

第６章（開示等の求めに応じる手続）

委託（委託先の監督）

第 25 条 本会は、第 21 条、第 22 条又は第23 条の規定による求め（以下この条にお第 26 条 本会は、第４条に規定する事務をいて「開示等の求め」という。）に関し、処理するために、本会が行う個人番号関これを受け付ける方法は、次に掲げると係事務の全部又は一部を委託するときは、おりとする。

委託先において安全管理が図られるよう、一必要かつ適切な監督を行うこととする。

開示等の求めに際しては、本会が指定する「特定個人情報開示等請求書」に２

本会は、個人情報保護規則に定める個必要事項を記載し、郵送又は持参にて人情報取扱業務委託基準によるもののほ提出することとする。本人確認資料はか、委託先に対して次に掲げる事項を実事務取扱責任者が適宜判断し、代理人施する。

による請求の場合は、本会が指定する一証明書類を添付することとする。
二 第 21 条に関する請求については、所定の手数料を徴収するものとし、本会委託先における特定個人情報等の保護体制が十分であることを確認した上で委託先を選定する。
二

委託先との間で次の事項等を記載しが指定する口座に振り込むこととする。

た「業務委託契約覚書」を締結する。な

手数料の算出根拠は、本会のホームペ

お、締結に際しては、委託業務の実態にージ上で公表するものとする。

即して、適宜必要な事項を追加し、不要三開示等の求めに対する回答は、文書にて本人限定受取郵便で行うものとする。

な事項は省略するものとする。
イ

特定個人情報等に関する秘密保持義務

ロ

事業所内からの特定個人情報等のは消去したときは、廃棄等を証明する記持ち出し禁止
ハ録等を保存する。

（誤って収集した場合の措置）

特定個人情報等の目的外利用の禁止

第 29 条 従業者は、誤って特定個人情報等ニ再委託における条件の提供を受けた場合、自ら特定個人情報ホ漏えい事案が発生した場合の委託を削除してはならず、速やかに所属長、事先の責任
ヘ

務取扱責任者又は特定個人情報保護責任

委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄者に報告しなければならない。
２

本会は、前項の報告を受けた際、第 27

ト

従業者に対する監督・教育等条に従って、当該特定個人情報等をできチ

契約内容の遵守状況についての報るだけ速やかに廃棄又は削除した上で、告等３その記録を保存するものとする。

委託先が本会の承諾を得て再委託する

第８章

ときには、再委託先の監督については、前２項の規定を準用する。

（雑第 30 条

第７章

廃棄、消去

（特定個人情報等の廃棄、消去）
第 27 条 本会は、個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、かつ、所管雑則則）
この規則に定める以下の事項については、常任理事会において別途定めるものとする一 特定個人情報開示請求書
二 業務委託契約覚書

法令において定められている保存期間を経過した場合には、次のとおり速やかに廃棄または削除する。
一

特定個人情報等を含む書類の廃棄は、焼却又は熔解等の復元不可能な手法により廃棄する。
二

特定個人情報ファイルは、完全削除ソフトウェア等により完全に消去する。
三

特定個人情報等を含む磁気媒体等は、破壊等により廃棄する。
２

特定個人情報等を含む書類又は特定個
人情報ファイルを法定保存期間経過後も引き続き保管するときは、個人番号に係る部分を消去したうえで保管する。

（廃棄の記録）第 28 条 本会は、特定個人情報等を廃棄又附則

この規則は、平成 27 年 11 月 11 日から施行する。
附則

この規則は、平成 29 年 5 月 30 日から施行する。