テレワークによるコミュニケーション不⾜問題を解決する、つのアイデア多くのテレワーク実施企業が抱える「コミュニケーション不⾜」問題
働き⽅改⾰の推進や新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークを実施する企業が増えています。
テレワークでは場所や時間にとらわれずに仕事できる⼀⽅、さまざまな課題が⾒えてきているのも事実です。
特に、コミュニケーション不⾜については早急に解決しなければならない最重要課題といえるでしょう。
国⼟交通省が公表している「平成31年度（令和元年度） テレワーク⼈⼝実態調査」によると、テレワークによるマイナス効果として「職場に出勤している⼈とコミュニケーションが取りづらかった」

zzzzzzzzzと回答した⼈の割合が全体の約21％を占めました。また、コミュニケーション不⾜だけが原因というわけではありませんが、27％が「業務の効率が下がった」と答えているのです。さらに同調査によると、テレワークを実施して問題があったことについては、回答者全体の約20％が「営業・取引先」や「同僚・上司」との意思疎通に苦労したことを挙げています。
従来の出社勤務では、ちょっとした会話から業務について確認したり、アイデアを交わしたりするようなコミュニケーションが⾃然と発⽣します。しかし、それぞれが異なる場所・時間で業務するテレワークではそういった機会が減り、ひいては業務の進捗が滞ることによる⽣産性の低下や、従業員満⾜度（ES）の低下などにつながる恐れがあります。テレワークが浸透しつつある今こそ、それぞれの企業がコミュニケーション不⾜を積極的に改善していく必要があるのです。
（参照元：総務省「令和2年版 情報通信⽩書」
https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd123210.html）（参照元：国⼟交通省「平成31年度（令和元年度） テレワーク⼈⼝実態調査」
https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001338554.pdf P18、P30）

テレワークによるコミュニケーション不⾜問題を解決する、4つのアイデア

必要なのは、コミュニケーションを活性化するツールの導⼊「LINE WORKS」や「Slack」「Chatwork」、「Zoom」などのツールを導⼊する
ことで、遠隔でも従業員同⼠が積極的にやり取りできる環境を作ることが可能です。
テレワークによるコミュニケーション不⾜を解消するためには、コミュニケーションを活性化させるツールの導⼊が必要不可⽋です。代表的なものに、LINEと同じようにやり取りができスケジュールなどを共有できる「LINE WORKS」や、チャットやタスク管理などの機能がある「Chatwork」、ワークスペース（業務）ごとにチャンネルを作成し、チャットなどでやり取りができる「Slack」があります。また、離れていてもお互いの顔を⾒ながら会話ができるビデオ会議システム「Zoom」や、Microsoft365と連携でき、従業員が気軽に情報発信できる社内SNS「Yammer」などがあります。これらを企業規模や業務内容などに合わせてカスタマイズすることで、たとえ遠隔であっても従業員同⼠が積極的にやり取りすることが可能となるでしょう。

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コミュニケーションツールは単なる情報共有の⼿段というだけでなく、従業員の精神的な健康や仕事へのモチベーションを維持していく意味でも重要な役割を持っています。
また、仕事中のコミュニケーションの多さは、ストレスの解消度合いにも影響することがわかっています。それを⽰すのが、株式会社リクルートキャリアによって2020年9⽉に実施された「新型コロナウイルス禍における働く個⼈の意識調査」です。同調査によると、テレワークでストレスを感じたという回答者を、仕事中に雑談がある⼈とない⼈とに分けたところ、「現在までに、テレワークでのストレスが解消できていない」と回答した⼈の割合は、「雑談あり」で63.2％、「雑談なし」では77.3％という結果となり、14ポイントもの差が開いていることがわかります。
このように、コミュニケーションツールは単なる情報共有の⼿段というだけでなく、従業員の精神的な健康や仕事へのモチベーションを維持していく意味でも重要な役割を持つのです。
（参照元：株式会社リクルートキャリア「新型コロナウイルス禍における働く個⼈の意識調査」
https://www.recruitcareer.co.jp/news/20210122_02gis1f.pdf P4）
テレワークによるコミュニケーション不⾜問題を解決する、4つのアイデア

リモートでのやり取りをスムーズにして、コミュニケーションを増やす4つのアイデア
コミュニケーションツールを活⽤してリモートでのやり取りを円滑にし、同時にコミュニケーションを活性化させていくための4つのアイデアをご紹介します。

IDEA

IDEA

情報共有や雑談を定例化し、意識的に会話量を増やす

テレワークでは、お互いの業務の進捗状況などが把握しにくくなります。
そのため、業務に関連する情報共有や雑談の場は、できるだけ定例化することをおすすめします。
「毎週何曜⽇の何時」と⾼頻度で定例会議を設定したり、社員教育をOJTからオンライン研修に切り替えたりすることで、おのずとやり取りする機会が増え、お互いの状況を確認しやすくなります。
また、チャットツールでは「質問ルーム」などを導⼊し、業務に関係ないことやちょっとした疑問、不安を気軽に話し合える環境を整えたり、定期的にオンライン飲み会を実施したりするのも⼿です。出社勤務では何となくできていた⾮公式のコミュニケーションを、テレワーク下でも再現する⼯夫が求められます。

テレワークによるコミュニケーション不⾜問題を解決する、4つのアイデア

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スタンプや絵⽂字は積極的に活⽤。
会話のラリーが⻑くなったら通話へ移⾏してチャットツールでは、通常のメールのような形式的で硬い印象の⾔い回しを避け、絵⽂字やスタンプを積極的に使いましょう。⽂字だけのやり取りはどうしても相⼿に冷たい印象を与えがちですが、シーンに合わせた絵⽂字やスタンプを取り⼊れれば、⽂字だけでは伝わらないニュアンスや感情を伝えるのに役⽴ちます。
また、チャットで質問や確認作業のようなラリーが⻑く続くと、相⼿が不快に感じていないか気になってしまう場⾯があります。グループチャットの場合は、⼀対⼀のラリーが続くと別の従業員が話しかけにくくなることもあります。そのような時には、電話やビデオ通話に移⾏するなど、柔軟に連絡⼿段を切り替えることもテレワークにおけるコミュニケーションを円滑にするコツの⼀つです。

リモートでのやり取りをスムーズにして、コミュニケーションを増やす4つのアイデア

IDEA

オフィスやオープンスペースでのIDEA

オフラインとオンラインのWeb会議は、参加者が混在する場合、周囲の環境にも気を配ろう

端末は1⼈1台が理想

テレワークでは⾃宅勤務以外にオープンオフィスやカフェなどで作業する

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z必要です。会議室にいる複数のメンバーが⼀つのモニターで参加するとなることがあります。このような公共の場でテレビ会議ツールを使⽤する際には、周囲への気配りが必要です。そもそもWeb会議を実施してよいスペースなのか、周りの⽅の集中⼒を妨げることがないか、事前に確認しておくのがベターです。
また、相⼿が安⼼して話せる環境を整えることも⼤切です。部下の⼈事に関する内容や社内の機密情報などを話しあう場合には、会話が周囲に漏れ聞こえることがないよう配慮しなければなりません。これらの問題は個別スペースを利⽤することでクリアできます。

オンライン（リモート）参加者とオフライン参加者が混在する時にも配慮がと、オンライン側のメンバーが疎外感を感じることがあります。基本的にはオフライン参加者も1⼈1台、それぞれの端末から参加し、全員が同じ条件下で会議に臨めるようにした⽅が互いの表情も⾒やすくなるでしょう。ただし、同じ会議室にいるメンバーが同時にオンラインにつなぐとハウリングが起きやすいため、発⾔者以外は⾳声をミュートにするなどの⼯夫が必要です。

テレワークによるコミュニケーション不⾜問題を解決する、4つのアイデア

まとめ
テレワークはコミュニケーションが不⾜するのが課題ですが、コミュニケーションツールなどを活⽤すれば、従来の働き⽅と同じように情報共有や雑談を活性化させることは可能です。
プラザクリエイトは、証明写真ボックスのノウハウを⽣かした
パーソナル・ミーティング・ボックス「One-Bo（ワンボ）」を展開しています。
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ワンボは、スマートガラスによってオフィスの中でも個室空間を演出し、イヤホンボイス公害や会議室難⺠、情報漏洩といったオンライン会議の課題を解決します。
また、テレワーク導⼊の参考となる「リモートワークと出社勤務を併⽤したハイブリッド体制のためのガイドライン（URL：https://www.one-bo.com/guide/）」で情報発信も⾏っております。
この機会にぜひご活⽤ください。

テレワークによるコミュニケーション不⾜問題を解決する、4つのアイデア