CESP2021-007 “Extending knowledge on biodiversity data quality and publication in the Spanish-speaking community”

Modelo para la Movilización de Datos deBiodiversidad y Capacitación en Calidad de Datos
Breve documento, que retrata el modelo utilizado para llevar a cabo este proyecto, plasmando laestructura general, estrategias, recursos necesarios, cronogramas, resultados esperados yrecomendaciones.

Escenario 2021-2022
La pandemia de COVID19 resultó en el cierre de actividades donde se reunían personas, asícomo también en gran cantidad de restricciones para viajar ya sea dentro o entre países.
Este panorama continúo, en mayor o menor medida hasta mediados de 2022. Para podersuperar la necesidad de capacitación tanto en calidad de datos como en publicación de datos,
fue diseñado es proyecto CESP2021-007.

Estructura General
Este proyecto contiene una serie de 2 workshops virtuales (de 2 días, con un total de 5 horas deconexión sincrónica) y 3 webinars virtuales (duración 2 horas de conexión sincrónica) con sus
respectivas réplicas. Además, tanto los workshops, como los webinars, fueron colocados en uncanal de YouTube para su posterior consulta y potencial reúso.
Logística general• Todas las capacitaciones fueron virtuales, realizadas en español, a través de plataformas
abiertas (Zoom, YouTube), transmitidas en vivo y grabadas, para permitir su posterior consulta.
• Toda la capacitación (webinars y workshops) fue abierta la comunidad de habla hispana. Sin
embargo, los talleres requirieron inscripción previa para permitir la distribución de materiales decapacitación de antemano.
• Se promovieron ampliamente las instancias de capacitación a través de la página del proyecto
en el sitio web de GBIF y a través de las redes sociales (con flyers).
• El calendario de toda la serie de capacitaciones estuvo disponible desde el comienzo delproyecto para fomentar la participación, de modo que las personas pudieron programar todas lasactividades para seguir todo el proyecto o elegir las que más les convenían.

Workshops
Se realizaron dos workshops (y sus réplicas)••

Limpieza de datos de Biodiversidad con Open Refine
Publicación de datos de Biodiversidad con el IPT

Para ambos encuentros, se siguió la misma organización. Se detallan a continuación los tiempos
y acciones realizadas:
https://www.gbif.org/project/CESP2021-007/extending-knowledge-on-biodiversity-data-quality-and-publication-in-the-spanishspeaking-community

CESP2021-007 “Extending knowledge on biodiversity data quality and publication in the Spanish-speaking community”
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Un mes antes: diseño del flyer para difusión + formulario de Google para la inscripción +sumar el evento en GBIF.org + campaña de difusión por redes / correos institucionales,
con fechas de inscripción y cierre de la misma.
Veinte días antes: refuerzo de la campaña de difusión, junto a la apertura de lainscripción. En paralelo se comienza un proceso de selección de los participantes, deacuerdo con los cupos consensuados por nodo / iniciativa.
Diez días antes: cierre de la inscripción + selección final de participantes, se conforma
listado de participantes (quienes deben completar el formulario de confirmación) + lista deespera por si se generan plazas libres.
Cinco días antes (Sólo workshop Open Refine): una vez confirmada la participación, seenvía información sobre el programa e instrucciones para instalarloTres días antes: se envía material pertinente, enlace para sumarse a la sala de Zoom +en el caso del workshop de Open Refine, espacio sincrónico por consultas potenciales
por problemas de instalación del programa.
Segundo día del workshop: se envía encuesta de cierre del workshop y para quienes
cumplieron con el requisito de asistencia a ambos encuentros, se genera un certificado
de asistencia.
Una semana luego de finalizado: se envían los certificados de asistencia y se adjunta
información de la próxima actividad del proyecto (próximo workshop y webinars)

Los encuentros se publicaron en un canal de YouTube al terminar cada día, permitiendo a losparticipantes repasar y revisar los contenidos. Además, genera un espacio para quiénes nopudieron asistir (ya sea por no haber sido seleccionados, por haber quedado en lista de espera opor cualquier otro imprevisto).

Webinars
Se realizaron 3 webinars (y sus réplicas)•••Principios de Calidad de Datos
Aplicación de flujos de trabajo de Calidad de Datos
Estándares de datos de biodiversidad: introducción a Darwin Core

Para facilitar la afluencia de un mayor número de participantes sin comprometer a la calidad dela exposición, se realizaron en una sala de Zoom que fue transmitida en directo al canal deYouTube, donde se relevaban las consultas.
A diferencia de los workshops, no se entregaron certificados de asistencia, ya que su duración
era restringida y la finalidad era difundir una temática y ser usados como material preparatorio
para los workshops.
Tanto durante el webinar, como luego en la descripción de cada video de YouTube, se facilitó
una encuesta de opinión, para ser completada por quienes vieran los videos.
Para los tres encuentros, se siguió la misma organización. Se detallan a continuación lostiempos y acciones realizadas:•••Quince días antes: diseño del flyer para difusión + sumar el evento en GBIF.org +campaña de difusión por redes / correos institucionales.
Siete días antes: reiterar la campaña de difusión
El día previo: posteos en Twitter, recordando el webinar, oradores y tópicos a tratar.

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CESP2021-007 “Extending knowledge on biodiversity data quality and publication in the Spanish-speaking community”•Día del webinar: se comparte encuesta de opinión y se comparte en la descripción delvideo de YouTube.

Recursos utilizados
Exceptuando la licencia de Zoom (ya que se requería espacio para los participantes y disponerde funciones que la versión gratuita no tiene) y el servicio de conexión a internet, todos losrecursos utilizados no tienen costo alguno.
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Conexión a internet
Licencia de Zoom básica, para 100 personas
Canal de YouTube
Formularios de Google
Espacio en Drive de Google
Calendario de Google para seguimiento de actividades
Panel de Trello para coordinación de actividades / reuniones del grupo de organizadores
Cuenta de correo electrónico
Programa Open Refine y conjunto de datos de uso didáctico para la práctica
Acceso a IPT-Test y caso de uso didáctico para la práctica

Resultados esperados
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Se esperaba contar con la asistencia sincrónica y asincrónica de 100 personas para loswebinars
Se esperaba contar con la asistencia completa de 60 personas para los workshops.
Contar con opiniones de los participantes sobre los contenidos y desarrollo de lasactividades
Contar con un listado de personas interesadas en la temática para la difusión deactividades similares.
Difundir temáticas importantes para la comunidad de Latinoamérica en su propio idioma,
ya sea en forma de webinars o workshops.
Facilitar el acceso a herramientas gratuitas para mejorar la calidad de los datos que lospublicadores comparten en GBIF
A pesar del aislamiento y la obligatoriedad del trabajo remoto, no detenerse y continuar
con las capacitaciones con los publicadores de nuestros respectivos nodos.

Recomendaciones••••

Evaluar las actividades y el tiempo que demandan. Un webinar consume menos tiempo
en su organización, pero un workshop consume mucho más tiempo que el utilizado en el
encuentro sincrónico.
Tener preparados la gráfica que utilizará el proyecto, así como hashtags y los textos.
Pautar de antemano las vías de comunicación que se utilizarán para la difusión.
Procurar tener las presentaciones en una carpeta alojada en una nube, compartida
entre los oradores, de modo tal que si alguno tiene algún problema con su conexión, otro
orador pueda reemplazarlo.
Si se necesitan insumos para los workshops, compartirlos en la nube, para que seande fácil acceso y no saturar las casillas de correo de los participantes al enviarlos.

https://www.gbif.org/project/CESP2021-007/extending-knowledge-on-biodiversity-data-quality-and-publication-in-the-spanishspeaking-community

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Procurar, en los formularios, pedir que se reiteren los emails, ya que muchas veces hayerrores de tipeo y luego resulta casi imposible comunicarse con esa persona.
Si el proyecto está dirigido a un público de diversos husos horarios, aclarar esto en losflyers, ya sea colocando las banderas o los nombres de los países y el horario
correspondiente.
Para los workshops, solicitar completar la encuesta como último requisito para obtener elcertificado de asistencia. También aclarar que el certificado se emitirá con los datos denombre y apellido tal cual figuran en la encuesta.
Generar un calendario de Google (o similar) con todas las actividades pertinentes a laorganización y difusión de los webinars y workshops y compartirlo con todos los
miembros del equipo.
Es deseable que los formularios de las encuestas envíen una copia de la respuesta aquien lo completa. De la misma forma, en algunos casos, como los formularios deconfirmación, es deseable que sólo puedan ser respondidos una única vez. Es importantecompartir un email de contacto al inicio y al final del formulario, por si surge algún
inconveniente y se necesite comunicación con quien coordina.
Si alguna encuesta o formulario tiene fecha de cierre, recordarlo (y reiterarlo) a losparticipantes. Una vez vencido el plazo, cerrar el formulario, ya que se debe valorar alparticipante que contesto a tiempo. De cualquier forma, dejar un email de contacto poralgún eventual.
En cuanto a la cantidad de participantes en los workshops, procurar mantener una
relación de 10 a 15 participantes – 1 entrenador, de lo contrario será muy difícil tenertiempo para solucionar todas las consultas y dar el feedback adecuado a las actividades.

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