さいたま国際芸術祭２０２０アートプロジェクト企画・構成及び制作管理、実行委員会事務局支援等業務受託者募集要項

１ 企画提案書の招請に付する事項
件名
さいたま国際芸術祭アートプロジェクト企画・構成及び制作管理、実行委員会事務局支援等業務
履行場所
さいたま市内 ほか
業務概要「さいたま国際芸術祭２０２０」の開催に向け、「さいたま国際芸術祭２０２０開催計画」に基づくアートプロジェクトの企画・構成及びアートプロジェクトの制作管理、実行委員会事務局支援に関する業務を委託するものである。詳細については企画提案仕様書のとおり。
履行期間
契約締結日から平成 32 年(2020 年)8 月 31 日（月）まで
提案限度額１３６，５０５千円を上限とする（消費税及び地方消費税を含む）。
※この金額は予定価格を示すものではなく、業務の規模を示すものである。

２ 企画提案書の提出者の資格に関する事項
企画提案書を提出しようとする者は、次の全ての要件を満たしていなければならない。
本募集開始日において、平成 29・30 年度さいたま市競争入札参加資格者名簿（業務委託）に業務「イベント・催事」、「製作等」もしくは「計画策定」で登載されており、多数が来場した美術展やイベント等の事業を実施した実績とノウハウを有している者であること。
次のいずれにも該当しない者であること。
ア 特別な理由がある場合を除き、契約を締結する能力を有しない者、破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者及び暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律（平成３年法律第７７号）第32 条第１項各号に掲げる者
イ 地方自治法施行令（昭和 22 年政令第 16 号）第 167 条の４第２項の規定により、さいたま市の一般競争入札に参加させないこととされた者
本募集開始日から企画提案書等提出期限までの間に、さいたま市物品納入等及び委託業務業者入札参加停止要綱（平成 19 年さいたま市制定）による入札参加停止の措置又はさいたま市の締結する契約からの暴力団排除措置に関する要綱（平成 13 年さいたま市制定）による入札参加除外の措置を受けている期間がない者であること。

３ 企画提案仕様書等の交付
企画提案書の提出を希望する者に対し、企画提案仕様書等を交付するものとする。
交付場所〒330-9588 さいたま市浦和区常盤６丁目４番４号 さいたま市役所１階
さいたま国際芸術祭実行委員会事務局（さいたま市スポーツ文化局文化部国際芸術祭開催準備室内）
電 話 ０４８−８２９−１２２５
交付期間
平成 30 年 8 月 9 日（木）から 8 月 17 日（金）まで（ただし、土曜日、日曜日及び祝日を除く午前９時から正午まで及び午後１時から午後５時まで）
交付費用
無償

４ 質問の受付及び回答
企画提案書を提出しようとする者は、企画提案に関する事項について、次のとおり質問することができる。
受付期間
平成 30 年 8 月 9 日（木）から 8 月 17 日（金） 午後５時まで
質問方法
電子メールのみとし、電話での質問には応じない。なお、送付の際には以下の事項を順守すること。
ア 電子メールの表題は「【国際芸術祭】アートプロジェクト企画・構成及び制作管理、実行委員会事務局支援等業務の質問」とすること。
イ 書式は自由だが、電子メールの本文としてテキストで記載すること。
ウ 電子メールにより質問事項を送信後、電話による到着確認をすること（土曜日、日曜日及び祝日を除く午前９時から正午まで及び午後１時から午後５時まで）。
質問先メールアドレス
arts-festival@city.saitama.lg.jp
質問に対する回答
平成 30 年 8 月 23 日（木）までに全ての事業者に対して、電子メールにより回答するので、回答送付先となるメールアドレスを、受付期間中に質問先メールアドレス宛てに連絡すること。

2５ 参加表明書等の提出
企画提案書を提出しようとする者は、次のとおり参加表明手続きを行うこと。
提出書類
次の書類を原本１部、複写７部提出すること。
・参加表明書（様式１）
添付書類は以下のとおりである。
① 会社概要（様式２）② 類似業務実績（様式３）ａ 平成 25 年４月１日以降の本業務と同種又は類似の主な実績（現在、実施中であるものを含む）を最大７件まで記載すること。
ｂ 複数業者での実績の場合は、その業務の中での役割を明確に記載し、その契約書（写しにて可）を添付すること。
③ 業務実施体制（様式４）
本業務の実施体制図を明確に記載すること。また、本業務を担当する予定である総括責任者、実施責任者及び担当者の所属、役職、氏名、本業務に有益な資格・実績（類似業務など）、年齢及び実務経験年数を記入すること。
提出方法
持参又は書留郵便（簡易書留郵便を含む）による郵送により提出すること。
ア 提出期限平成 30 年 8 月 17 日（金）午後５時まで
なお、郵送の場合は、同日必着とし、郵送後に電話連絡すること（土曜日、日曜日及び祝日を除く午前９時から正午まで及び午後１時から午後５時まで）。
イ 提出先〒330-9588 さいたま市浦和区常盤６丁目４番４号 さいたま市役所１階
さいたま国際芸術祭実行委員会事務局（さいたま市スポーツ文化局文化部国際芸術祭開催準備室内）
電 話 ０４８−８２９−１２２５
提案資格確認結果の通知
参加表明書を提出した全ての者に対し、平成 30 年 8 月 23 日（木）までに電子メール及び書面にて確認結果を通知する。

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６ 企画提案書等の提出
提出書類
次の書類（以下「企画提案書等」という。）を原本１部、複写７部提出すること。
ア 企画提案書（様式は任意。A4 判 20 ページ以内。必要に応じて A3 判による折込可とするが、１枚を２ページと数える。
）
記載項目は、以下のとおりである。
① アートプロジェクト企画・構成について② アートプロジェクト制作管理について以下の点に留意しながら、アートプロジェクトの企画・構成、制作支援の支援する方法を提案すること。
＜留意点＞
・ディレクターの意向を最大限に尊重した企画・構成となるように努めること。
・スケジュールや人員配置など、実現可能な企画・構成・制作管理を行うこと。
・ディレクター及び主催者の意向を調整しながら、業務を効率的に実施すること。
③ 事務局支援の進め方について遅滞なくディレクター等への報酬等の支払いを実施するとともに、事務局が円滑に業務を実施するために必要な業務支援をすること。
イ

見積書（様式は任意）① 企画提案仕様書の業務内容を網羅すること。
② 見積内訳書も作成すること。なお、見積内訳書の作成に当たっては、直接人件費、直接経費、間接経費、技術経費等に区分して記入すること。
③ 消費税は内書きで記載すること。
④ アの企画提案書と別綴じとすること。
提出方法
持参又は書留郵便（簡易書留郵便を含む）による郵送により提出すること。
ア 提出期限平成 30 年 8 月 29 日（水）午後５時まで
なお、郵送の場合は、同日必着とし、郵送後に電話連絡すること（土曜日、日曜日及び祝日を除く午前９時から正午まで及び午後１時から午後５時まで）。
イ 提出先〒330-9588 さいたま市浦和区常盤６丁目４番４号 さいたま市役所１階
さいたま国際芸術祭実行委員会事務局（さいたま市スポーツ文化局文化部国際芸術祭開催準備室内）
電 話 ０４８−８２９−１２２５4

７ 事業者選定の方法
審査の流れ
さいたま国際芸術祭実行委員会内に「さいたま国際芸術祭アートプロジェクト企画・構成及び制作管理、実行委員会事務局支援等業務事業者選定委員会」（以下「選定委員会」という。
）を設置し、第１次審査（書類審査）により優良提案業者（上位３者）を選定し、第２次審査（優良提案業者によるプレゼンテーション審査）により最優秀提案事業者を選定する。
※ただし、提案者数が３者以下の場合は、第１次審査は省略する。
※選定委員会委員は、７名を予定している。
第１次審査（書類審査）【提案者数が３者以下の場合は省略】
ア 審査内容参加表明書（主に添付書類）、企画提案書及び見積書を審査する。
イ 審査方法審査基準に基づき、選定委員会の各委員が評価を行い、得点が上位である事業者３者を優良提案事業者として決定する。
ウ 結果通知選定委員会により優良提案業者（上位３者）の選考を行い、平成 30 年 8 月 31 日（金）までに書面及び電子メールにて、参加表明書を提出した全ての者に通知する。
第２次審査（プレゼンテーション審査）
優良提案事業者が企画提案内容についてプレゼンテーションを行い、選定委員会で審査したうえで最優秀提案事業者を選定する。
ア 審査日程・場所（予定）平成 30 年 9 月 4 日（火） さいたま市役所内会議室※審査日程等については、第１次審査結果通知と併せて通知する。
イ 審査内容参加表明書（主に添付書類）、企画提案書及び見積書の内容を、プレゼンテーション及び質疑応答を通じて審査する。
ウ プレゼンテーション方法① プレゼンテーションを行う順序は、企画提案書等の受付順によるものとする。
② １者当たりの所要時間は、説明 20 分、質疑応答 15 分の計 35 分を予定
③ プレゼンテーション用資料（形式は自由）を作成し、使用することは妨げない。ただし、企画提案書の内容と異なることがないようにすること。
④ プレゼンテーションソフトを用いて行う場合は、パソコンを持ち込むこと。
（プロジェクター及びスクリーン等は当実行委員会で用意する。）⑤ プレゼンテーションには、本業務への配置予定者を含め、４名まで参加できる。
エ 結果通知選定委員会により最終選考を行い最優秀提案業者の選定を行ったのち、第２次審査参加者全員に対し、平成 30 年 9 月 10 日（月）までに電子メール及び書面にて通知する。

5審査項目及び配点

審査項目

主な審査の着目点

開催概要及び趣旨理解

アートプロジェクト
(＊１)
企画構成等

２次審査

・開催趣旨や開催計画を適切に理解したうえでの企画提案となっているか。

10 点

10 点

企画・構成・ディレクター(＊2)の構想を具現化するために必要となるスタッフ体制の構築やアーティストの選定支援、会場構成プラン策定等について具体的な提案となっているか。

10 点

10 点

実現性

・実際のアートプロジェクト制作を見据えた適切な手段、スケジュールを踏まえた企画構成とするための提案がなされているか。

10 点

10 点

支援内容

・アートプロジェクト制作が確実に遂行されるよう、管理手法・体制について適切な提案がなされているか。
・ディレクターと各アーティストとの仲介役となり、双方の意見調整等により、作品展開が円滑に進むよう援助できる工夫はあるか。

10 点

10 点

実現性

・アートプロジェクト制作に必要となる関係法令に基づく許認可等（道路の一時利用や占有使用、各アーティストの渡航滞在に係る諸手続き等）、制作物の構造上の安全性担保など専門性を伴う支援体制について適切な理解と対応策を踏まえた提案がなされているか。

10 点

10 点

人材確保

・類似業務の経験がある者を安定して確保、配置できる計画になっているか。

15 点

15 点

組織体制・実行委員会事務局やディレクターの意向が確実に反映できるよう指揮命令系統が確立されているか。
・市民プロジェクトなど、他の関連事業間の連携について、情報や意見を集約できる体制や実施方法等の提案がなされているか。
・必要に応じて建築士やイベント等における許認可業務経験者、渡航滞在手続き業務経験がある者（専門家）との連携が可能な体制となっているか。

20 点

20 点

過去の業務実績

・本業務に類する業務実績を有しており、その経験等を十分に生かすことが期待できるか。

5点

5点

・本業務に対する取組意欲が感じられるか。

−

10 点

90 点

100 点

アートプロジェクト
制作管理等

実施体制

実績

取組意欲
（第２次審査のみ）
合配点
１次審査

計

＊1 アートプロジェクト：アーティストが制作する作品及び作品の制作過程。
＊2 ディレクター：さいたま国際芸術祭のアートプロジェクト及び市民プロジェクトの企画・立案及び実施における監督者。

８ スケジュール
8 月 9 日（木）8 月 17 日（金）8 月 23 日（木）まで
8 月 29 日（水）午後５時
8 月 31 日（金）まで
9 月 4 日（火）(予定)
9 月 10 日（月）まで
9 月中旬頃

企画提案の募集開始
参加表明書提出期限、質問提出期限
提案資格確認結果通知、質問に対する回答
企画提案書提出期限
第１次審査結果通知
第２次審査（プレゼンテーション審査）
第２次審査結果通知
業務委託契約締結

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９ 不適格事項
次のいずれかに該当するときは、その者の参加及び提案は無効とする。
提出した書類に不備が認められたとき。
提案に参加する資格のない者が提案したとき。
提案者が他人の提案の代理をしたとき。
複数の企画提案を行ったとき。
参加に際して事実に反する申し込みや提案などの不正行為があったとき。
見積書の金額、住所、氏名、印影、若しくは重要な文字の誤脱、又は識別しがたい見積又は金額を訂正した見積をしたとき。
提出書類が提出期限後に提出されたとき。
見積書の見積金額（税込）が提案限度額を超えて提出されたとき。
その他、あらかじめ指示した事項に違反したとき及び提案者に求められる義務を履行しなかったとき。

１０

その他

企画提案書の作成等
企画提案書等に使用する言語は日本語、通貨は日本円とし、文字サイズは９ポイント以上で作成すること。
イ 企画提案の手続きに係る一切の費用は、提案者の負担とする。
ウ 提出された企画提案書等は、返却しない。
エ 提出された各資料について、再提出は認めないものとする。
オ 提出された各資料は、行政情報開示請求の対象となるため、非開示としたい箇所であれば、任意の様式で当該箇所を提示すること。
カ 選定委員会は非公開とし、審査結果の異議申立ては受け付けないものとする。
契約方法等
ア 最優秀提案事業者と契約条件を協議の上、契約を締結する。
イ 委託業務内容の詳細は、受託者と実行委員会との協議により決定する。
ウ 契約金額は原則として、実行委員会に提出した見積書に記載された額を超えないこととする。
エ 契約条件を協議した結果、合意に至らなかった場合、又は９（５）の不適格事項に該当することが判明した場合は、第２次審査において次点の事業者と協議するものとする。
オ 契約方法に関する事項① アの契約条件の協議は、下記１１の場所で行うものとする。
② 契約書は２通作成し、実行委員会及び受託者の双方各１通を保有するものとする。なお、契約金額の表示は消費税を内書きで記載するものとする。
③ 契約書の作成に要する費用は、全て受託者の負担とする。
カ 監査及び検査は、契約条項の定めるところにより行うものとする。
ア１１

提出先及び連絡先〒330-9588 さいたま市浦和区常盤６丁目４番４号 さいたま市役所１階
さいたま国際芸術祭実行委員会事務局（さいたま市スポーツ文化局文化部国際芸術祭開催準備室内）
電 話 ０４８−８２９−１２２５7