特定個人情報等取扱規程
社会福祉法人 来光会
第１章

総則

第１条 目的
本規程は、当社が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」（平成15 年法律第 57 号、以下「個人情報保護法」という。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（以下「特定個人情報ガイドライン」という。）に基づき、当社の取り扱う特定個人情報等（第２条第４号に定義する特定個人情報等をいう。以下同じ。
）の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
本規程は、特定個人情報等の「取得」、「保管」、「利用」、「提供」、「開示、訂正、利用停止」、「廃棄」の各段階における留意事項及び安全管理措置について定めるものである。
特定個人情報等に関しては、当社の個人情報保護に関する他の社内規程又はマニュアルに優先して本規程が適用される。本規程の規定が個人情報保護に関する他の社内規程又はマニュアルの規定と矛盾抵触する場合には本規程の規定が優先的適用される。
第２条 定義本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。
① 「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。
）をいう。
② 「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
③ 「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
④ 「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
⑤ 「個人情報ファイル」とは、個人情報保護法第２条第２項に規定する個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑥ 「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑦ 「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者（項番⑩）が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定1

個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は６か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
⑧ 「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑨ 「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
⑩ 「個人情報取扱事業者」とは、特定個人情報ファイルを事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。）であって、特定個人情報ファイルを構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。
）の合計が過去６か月以内のいずれの日においても 5,000 を超えない者以外の者をいう。
⑪ 「役職員」とは、当社の組織内にあって直接又は間接に当社の指揮監督を受けて当社の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者（正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員等）のみならず、当社との間の雇用関係にない者（取締役、監査役等）を含む。
⑫ 「事務取扱担当者」とは、当社内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
⑬ 「事務取扱責任者」とは、特定個人情報等の管理に関する責任を担うものをいう。
⑭ 「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
⑮ 「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
第３条 当社が個人番号を取り扱う事務の範囲
当社が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。
役職員（扶養家族を含む）に係る個人番号 源泉徴収関連事務等
関係事務（右記に関連する事務を含む）

扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務等
給与支払報告書作成事務等
給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等
特別徴収への切替申請書作成事務等
退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
退職所得に関する申告書作成事務等
財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等
健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等
国民年金第三号届出事務等

2健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務等
雇用保険届出事務等
雇用保険申請・請求事務等
雇用保険作成事務等
持株会に係る金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務役職員以外の個人に係る個人番号関係事務 報酬・料金等の支払調書作成事務（右記に関連する事務を含む）

配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事
務
不動産の使用料等の支払調書作成事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

第４条 当社が取り扱う特定個人情報等の範囲
前条において当社が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報等の範囲については、別紙１の「特定個人情報ファイル管理台帳」に定めるとおりとする。
第５条 第３条に掲げる事務に係る法定調書等の作成に係る事務フロー
第３条に掲げる事務に係る法定調書等の作成に係る事務フローは、別紙２に定める「特定個人情報等に関する事務フロー」に定めるところに従うものとする。
第２章

安全管理措置

第１節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置
第６条 組織体制
１ 総務を、第３条に掲げる事務のうち、役職員（扶養家族を含む）に係る個人番号関係事務を行う責任部署とする。
２ 経理を、第３条に掲げる事務のうち、役職員以外の個人に係る個人番号関係事務を行う責任部署とする。
３ 総務責任者を事務取扱責任者とする。
４ 事務取扱担当者は、総務の従業員、経理の従業員、および施設長を事務取扱担当者とする。
６ 総務責任者は、法令遵守の観点から、事務取扱担当者及び情報セキュリティ担当者に対して指導、助言する。また、必要に応じ個人情報保護委員会への報告を行う。
７ 情報セキュリティ担当者は、特定個人情報ファイルのセキュリティ確保のための情報システ3

ムインフラの策定を行う。また、事務取扱責任者に対する指導助言を行う。
第７条 事務取扱責任者の責務
１ 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。
２ 事務取扱責任者は、次の業務を所管する。
① 本規程及び委託先の選定基準の承認及び周知② 特定個人情報等の安全管理に関する教育・研修の企画③ その他当社全体における特定個人情報等の安全管理に関すること④ 特定個人情報等の利用申請の承認及び記録等の管理⑤ 管理区域及び取扱区域の設定⑥ 特定個人情報等の取扱区分及び権限についての設定及び変更の管理⑦ 特定個人情報等の取扱状況の把握⑧ 委託先における特定個人情報等の取扱状況等の監督⑨ 特定個人情報等の安全管理に関する教育・研修の実施⑩ その他当社における特定個人情報等の安全管理に関すること
第８条 事務取扱担当者の監督事務取扱責任者は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
第９条 事務取扱担当者の責務
１ 事務取扱担当者は、特定個人情報等の「取得」、「保管」、「利用」、「提供」、「開示、訂正、利用停止」、「廃棄」又は委託処理等、特定個人情報等を取扱う業務に従事する際、番号法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程及びその他の社内規程並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
２ 事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい等、番号法若しくは個人情報保護法又はその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程又はその他の社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。
３ 各部署において個人番号が記載された書類等の受領をする担当者は、できるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならないものとする。

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第１０条 教育・研修
１ 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。
２ 事務取扱担当者は、事務取扱責任者が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。研修の内容及びスケジュールは、事業年度毎に事務取扱責任者が定める。
３ 当社は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込み、役職員に「守秘義務および個人番号の取扱いに関する誓約書」（別紙４）の提出を求めるものとする。
第１１条 本規程に基づく運用状況の記録
事務取扱担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、以下の項目①～⑥につき、確認するものとする。
① 特定個人情報等の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況② 番号確認および本人確認書類の取得・返却の記録③ 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録④ 書類・媒体等の持出しの記録⑤ 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録⑥ 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等⑦ 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録
１ 役職員（扶養家族を含む）に係る特定個人情報等について
項目①・③については、別途情報システムにより、項目②・⑤については、「人事台帳」により、項目④については、「特定個人情報等持ち出し記録簿」（別紙７）により記録するものとする。
項目⑥については、委託先から受領した証明書等により、項目⑦については別途情報システムのログにより、確認するものとする。
２ 役職員以外の個人に係る特定個人情報等について
項目①・②・③・⑤については、「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙６）により、項目④については、「特定個人情報等持ち出し記録簿」（別紙７）により記録するものとする。項目⑥については、委託先から受領した証明書等により、確認するものとする。項目⑦は該当なし。
第１２条 取扱状況の確認手段
事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として、「特定個人情報ファイル管理台帳」（別紙１）に以下の事項を記録するものとする。なお、特定個人情報ファイル管理台帳には、特定個人情報等は記載しないものとする。
① 特定個人情報ファイルの種類、名称② 特定個人情報等の範囲③ 利用目的5

④ 記録媒体⑤ 保管場所（管理区域）⑥ 責任者⑦ 取扱部署⑧ 事務取扱担当者（アクセス権者）⑨ 保存期間⑩ 削除・廃棄方法
第１３条 情報漏えい等事案への対応１ 事務取扱責任者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故（以下「漏えい等事案」という）が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、本規定及び「番号法第２９条の４第１項及び第２項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する規則」（平成 27 年特定個人情報保護委員会規則第 5 号、以下「漏えい等事案規則」という）、特定個人情報ガイドライン「（別添２）特定個人情報の漏えい等に関する報告等（事業者編）」（以下「漏えい等事案ガイドライン」という）に基づき、適切に対処するものとする。
２ 事務取扱責任者は、代表取締役及び個人情報管理責任者と連携して漏えい等事案に対応する。
３ 事務取扱責任者は、漏えい等事案が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果を理事長に報告し、当該漏えい等事案の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。
４ 事務取扱責任者は、漏えい等事案が発生した場合、個人情報保護委員会に対して必要な報告を速やかに行う。報告を行うか否かは、漏えい等事案規則第２条及び漏えい等事案ガイドラインに従い判断をする。
５ 事務取扱責任者は、漏えい等事案が発生したと判断した場合は、漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。
６ 事務取扱責任者は、漏えい等事案が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。
７ 事務取扱責任者は、他社における漏えい事故等を踏まえ、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。
８ 事務取扱責任者は、漏えい等事案への対応状況の記録を年に１回以上の頻度にて分析するものとする。
第１４条 苦情への対応
事務取扱担当者は、番号法、個人情報保護法、特定個人情報ガイドライン又は本規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者に報告する。報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。

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第１５条 監査個人情報管理責任者は、当社の特定個人情報等の適正な取扱いその他法令及び本規則の遵守状
況について検証し、その改善を事務取扱責任者である総務責任者に促す。
第１６条 取扱状況の確認並びに安全管理措置の見直し
１ 事務取扱責任者は、１年に一回以上の頻度で又は臨時に第１１条に規定する特定個人情報等の運用状況の記録及び第１２条に規定する特定個人情報ファイルの取扱状況の確認を実施しなければならない。
２ 事務取扱責任者は、前項の確認の結果及び前条の監査の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むものとする。
第２節 物理的安全管理措置
第１７条 特定個人情報等を取り扱う区域の管理
当社は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。
① 管理区域
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
② 取扱区域
可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。
第１８条 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
当社は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。
① 特定個人情報等を取扱う電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
② 特定個人情報ファイルを取扱う機器は、セキュリティワイヤー等により固定する。
第１９条 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止
１ 当社は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出し（特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も含まれる。）は、次に掲
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げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も持出しに該当するものとする。
① 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合② 行政機関等への法定調書の提出等、当社が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
２ 前項により特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には、「特定個人情報等持出し記録簿」（別紙７）に記録するとともに、以下の安全策を講じるものとする。
ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。
(1)特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法① 持出しデータの暗号化② 持出しデータのパスワードによる保護③ 施錠できる搬送容器の使用④ 追跡可能な移送手段の利用(2)特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法① 封緘、目隠しシールの貼付（各部署から事務取扱担当者に特定個人情報等が記載された書類等を移送する場合を含む。
）
第２０条 廃棄・削除段階における物理的安全管理措置
１ 特定個人情報等の廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次のとおりとする。
① 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、自社又は外部の焼却場での焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。
② 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。
③ 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。
④ 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後の毎年度末に個人番号を削除するものとする。
⑤ 個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後の毎年度末に廃棄をするものとする。
２ 事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、役職員（扶養家族を含む）は「マイナンバー回収リスト」、役職員以外は「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙６）に記録するものとする。削除・廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。
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第３節 技術的安全管理措置
第２１条 アクセス制御特定個人情報等へのアクセス制御は以下のとおりとする。
① 個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。
② 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。
③ ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
第２２条 アクセス者の識別と認証
特定個人情報等を取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワードの識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づく認証するものとする。
第２３条 外部からの不正アクセス等の防止
当社は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
① 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。
② 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法。
③ 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。
④ 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。
⑤ ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。
第２４条 情報漏えい等の防止
当社は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。
①

通信経路における情報漏えい等の防止策
通信経路の暗号化② 情報システムに保存されている特定個人情報等の漏えい等の防止策
データの暗号化又はパスワードによる保護
9第３章

特定個人情報の取得

第２５条 特定個人情報の適正な取得
当社は、特定個人情報の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。
第２６条 特定個人情報の利用目的
当社が、役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。
第２７条 特定個人情報の取得時の利用目的の通知等
１ 当社は、特定個人情報を取得する場合は、「個人番号の提供のお願い」（別紙３－１－１～別紙３－５－１）を交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。
２ 当社は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。
第２８条 個人番号の提供の要求
１ 当社は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
２ 役職員又は第三者が、当社の個人番号の提供の要求又は第３２条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。それにもかかわらず、役職員又は第三者が個人番号の提供に応じない場合は、役職員（扶養家族を含む）は「マイナンバー回収リスト」、役職員以外は「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙６）に提供を求めた経緯等を記録するものとする。また、「マイナンバー提供の拒否についての確認書」（別紙５）の提出を求めることができるものとする。
第２９条 個人番号の提供を求める時期
１ 当社は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
２ 前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場
合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求める
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ことが可能であるものとする。たとえば、従業員等の給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等及びこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることも可能である。
第３０条 特定個人情報の提供の求めの制限
１ 特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、個人番号の利用制限（第３４条）に従うものとする。
２ 当社は、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
第３１条 特定個人情報の収集制限
当社は第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
第３２条 本人確認
当社は、「個人番号の提供のお願い」（別紙３－１－１～別紙３－５－１）に定める各方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。本人確認方法
については、役職員（扶養家族を含む）は「マイナンバー回収リスト」、役職員以外は「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙６）に記録する。
第３３条 取得段階における安全管理措置
特定個人情報の取得段階における安全管理措置は第２章（安全管理措置）に従うものとする。
第４章

特定個人情報の利用

第３４条 個人番号の利用制限
１ 当社は、第２６条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
２ 当社は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。
第３５条 特定個人情報ファイルの作成の制限
当社が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を実施するために必要な11

範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。
第３６条 利用段階における安全管理措置
特定個人情報の利用段階における安全管理措置は第２章（安全管理措置）に従うものとする。
第５章

特定個人情報の保管第３７条 特定個人情報の正確性の確保
事務取扱担当者は、特定個人情報を、第２６条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
第３８条 特定個人情報の保管制限
１ 当法人は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
２ 当法人は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。
３ 当法人は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや当社が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。番号確認および本人確認書類の写しは必要最小限の保存期間する。
第３９条 保管段階における安全管理措置
特定個人情報の保管段階における安全管理措置は第２章（安全管理措置）に従うものとする。
第６章

特定個人情報の提供

第４０条 特定個人情報の提供制限
当社は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。）に提供しないものとする。なお、本人の事前同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。
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第４１条 提供段階における安全管理措置
特定個人情報の提供段階における安全管理措置は第２章（安全管理措置）に従うものとする。
第７章

特定個人情報の公表、開示、訂正等、利用停止等第４２条 保有個人データに関する事項の公表・開示・訂正等、利用停止等
当社の特定個人情報に係る保有個人データの公表、開示、訂正等、利用停止等については、別途定める[個人情報保護管理規定]に規定するところに準じるものとする。
第８章

特定個人情報の廃棄・削除

第４３条 特定個人情報の廃棄・削除
当社は第３条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。
第４４条 廃棄・削除段階における安全管理措置
特定個人情報の廃棄・削除段階における安全管理措置は第２章（安全管理措置）に従うものとする。とりわけ、特定個人情報の廃棄・削除段階における物理的安全管理措置は第２章（安全管理措置）第２節（物理的安全管理措置）の第２０条（廃棄・削除段階における物理的安全管理措置）に従うものとする。
第９章

特定個人情報の委託の取扱い

第４５条 委託先における安全管理措置
１ 当社は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託する場合には、当社自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。
２ 前項の「必要かつ適切な監督」には次に掲げる事項が含まれる。
（１）委託先の適切な選定（２）委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結（３）委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
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３ 前項第１号の「委託先の適切な選定」としては、以下の事項について特定個人情報の保護に関して当社が定める水準を満たしているかについて、委託先に「特定個人情報委託先評価チェックリスト」（別紙９）の提出を求め、あらかじめ確認する。
① 設備② 技術水準③ 従業者（事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者をいう。具体的には、従業員のほか、取締役、監査役、理事、監事、派遣社員等を含む。
）に対する監督・教育の状況④ 経営環境状況⑤ 特定個人情報の安全管理の状況（「個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化」、「特定個人情報等の範囲の明確化」、「事務取扱担当者の明確化」、「個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄」を含むがこれらに限らない。）⑥ 暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなった時から５年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロまたは特殊知能暴力集団等、その他これらに準ずる者（以下総称して「暴力団員等」という。）または以下の(i)から(v)までのいずれにも該当しないこと(i)

暴力団員等が経営を支配していると認められる関係を有すること(ii) 暴力団員等が経営に実質的に関与していると認められる関係を有すること(iii) 自己、自社もしくは第三者の不正の利益を図る目的または第三者に損害を加える目的をもってするなど、不当に暴力団員等を利用していると認められる関係を有すること(iv) 暴力団員等に対して資金等を提供し、または便宜を供与するなどの関与をしていると認められる関係を有すること(v) 役員または経営に実質的に関与している者が暴力団員等と社会的に非難されるべき関係を有すること
４ 第２項第２号の「委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」については、委託契約の内容として、以下の規定等を盛り込んだ「特定個人情報委託契約書」（別紙８）を用いて契約の締結を行うものとする。
①秘密保持義務に関する規定②事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止③特定個人情報の目的外利用の禁止④再委託における条件⑤漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定⑥委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定⑦従業者に対する監督・教育に関する規定⑧契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定⑨特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定⑩委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
５ 当社は、委託先の管理については、総務を責任部署とする。
６ 当社は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、１年14

に１回以上の頻度で及び必要に応じて「特定個人情報委託先評価チェックリスト」（別紙９）を用いてモニタリングをするものとする。
７ 当社は、委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに当社に報告される体制になっていることを確認するものとする。
８ 委託先は、当社の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。
９ 当社は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。
10 当社は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第４項と同等の規定等を盛り込ませるものとする。
第４６条 役職員への国民年金第３号被保険者の個人番号の収集・本人確認の委託
当社は、役職員の配偶者であって国民年金第３号被保険者であるものから「委任状（国民年金第３号被保険者）」（別紙１０）の提出を求めるものとし、その旨「人事台帳」に記録する。役職員は配偶者の代理人として、当社に配偶者の個人番号の提供を行うものとする。役職員は、記入済みの「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を会社に持参し速やかに提出するものとする。
第１０章

その他

第４７条 代理人からの個人番号の提供（役職員以外）
個人番号の提供を要求した本人が委託した代理人から当該個人番号の提供を受ける場合は、「委任状」（別紙１１）および代理人の身元確認書類の提示を求めるものとし、「特定個人情報等の運用状況記録票」（別紙６）に記録するものとする。
第４８条 変更後の個人番号の届出役職員は、個人番号が漏えいした等の事情により、自ら又は扶養家族の個人番号が変更された場合は、変更後の個人番号を遅滞なく当社に届け出なければならない。
第４９条 改廃
本規則の改廃は、取締役会の決議による。

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附

則

１．本規程は令和 4 年 4 月 1 日から施行する。

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