周南市徳山駅前賑わい交流施設

交流室ご利用案内■交流室について交流室は、周南市徳山駅前賑わい交流施設条例（以下「条例」）に基づき、周南市の中心市街地において賑わいと交流の場を創出するとともに活性化を図り、もって持続的な地域社会の形成及び福祉の向上に資するために設置される施設です。
利用希望者は以下の案内を確認の上、利用いただきますようお願い致します。

■利用時間について〇交流室は周南市徳山駅前賑わい交流施設（以下「施設」）が開館している時間（9:30-22:00）で利用できます〇施設の休館日はありません（施設の点検等による臨時休館を除く）〇交流室は、1時間単位で申請・利用できます
利用開始時刻は各時間の00分から、または30分から、のいずれかとさせていただきます〇利用時間には、準備・片付け及び備品の搬入出・原状回復等、一切の時間を含みます〇施設の開館時刻（9:30）より前に入場することはできません〇施設の閉館時刻（22:00）の5分前（21:55）までに終了し、閉館までの退館にご協力ください■交流室等

概要と利用料金について【交流室】※写真は設営イメージです

交流室１写真交流室２写真交流室３写真

名称

交流室１

名称

交流室２

名称

交流室３

面積100㎡

面積160㎡

面積13㎡

人数

36~60名人数

60~80名

人数

4~6名

用途

会議・セミナー用途

大会議・セミナー

用途

控室・ミーティング

料金

1時間あたり900円

料金

1時間あたり1200円

料金

1時間あたり200円

冷暖房

1時間あたり100円

冷暖房

1時間あたり150円

冷暖房

1時間あたり50円〇1時間単位の利用となります
利用時間が1時間未満の場合も、料金は1時間分をお支払いいただきます〇冷暖房料金は当日利用前に利用時間を申告の上、利用料金と同時にお支払いください〇以下の場合は、利用料金が割増しとなります（１）営利（営業、宣伝等を含む。以下同じ）を目的とする場合（２）営利を目的としないが、入場料等の徴収、又は物品販売を行う場合

上記料金の2倍
上記料金の1.2倍

〇賑わい交流施設の設置目的に沿って、以下、交流室等の利用料金が減額又は免除になる場合があります。なお、冷暖房利用料は減免されません（以下1の場合を除く）
1免除（１）周南市または周南市教育委員会が主催又は共催するとき（２）指定管理者が行政目的で使用するとき（３）市内に設置された児童福祉法（昭和22年法律第164号）第39上に規定する保育所、学校教育法（昭和22年法律第26号）に規定する学校｛大学（短期大学を含む。以下同じ）及び高等専門学校は除く｝及び社会福祉施設が保育又は教育目的で使用するとき250％減額（１）周南市以外の官公庁が行政目的で使用するとき（２）賑わい交流施設の設置目的に沿って、市内の公共的団体（※）が使用するとき※社会教育団体（子ども会、青年団、体育協会、文化協会など）
公益団体（自治会、コミュニティ推進協議会、観光コンベンション協会など）
社会福祉団体（社協、老人クラブ、日本赤十字社など）（３）市内に設置された大学、高等専門学校、専修学校及び各種学校が教育目的で使用するとき330％減額市又は教育委員会が後援するとき（入場料その他これに類する料金を徴収する場合を除く）

詳しくは、施設にお問い合わせください■備品について【交流室備え付け備品】

以下の備品は各交流室に備え付けられており予約無く利用できます※（）内の数字は数量です
交流室１

交流室２

交流室３

長机（18）

長机（30）

長机（3）

椅子（36）

椅子（60）

椅子（6）120インチスクリーン（1）120インチスクリーン（1）ホワイトボード（1）ホワイトボード（1）【交流室貸出備品】

以下の備品の利用を希望する場合は、交流室等の予約時に合わせて予約が必要です■音響設備（AV操作卓）一式
BD/DVDレコーダー・ワイヤレスマイク（ピンマイク2本・ハンドマイク３本）・スピーカー1対マイクスタンド（卓上・床上）がセットでご利用になれます※ワイヤレスマイクは同時使用は4本まで■液晶プロジェクター

2台 ■100インチスクリーン

1台

■椅子

20脚 ■長机

6台■演台

2台 ■プロジェクター台

1台※数に限りがありますので、予約時に使用備品を申告してください
予約がない場合は当日使用できない可能性があります※上記の備品は屋内用です。屋外では使用できません【注意事項】〇リストにない備品は自身でご準備ください（大型物品持込については事前に相談ください）〇持込みできないものがありますので、詳しくは事前にご相談ください〇持込みの備品類の設置、調整等は利用者にておこなってください〇ワイヤレスマイクは混線のおそれがあるので持込みはできません■飲食について〇外部からの飲食物の持込みは事前にご相談ください〇飲酒、アルコール類の持込みは原則としてできません（施設が認める特別な場合を除く）■駐車場について〇施設の隣に徳山駅西駐車場（125第・24時間営業・最初の1時間無料）がありますが、交流室の利用に対する駐車サービスはありませんので予めご了承ください〇駐車台数に限りがありますので、なるべく公共交通機関をご利用ください■館内の掲示物について〇指定場所以外への看板、のぼり、旗、ポスター等（以下、看板類）の掲示は施設内外・エレベーター内等も含めてできません※指定された場所であっても、当施設が管理運営上必要と判断した場合には、移動・撤去をお願いする場
合があります〇指定場所で、のぼり・旗を設置する際、自立して固定できるものをご準備ください
壁や手すり等にくくりつけることはできません〇大型看板を持込まれる場合は事前にご相談ください■交流室利用までの流れ
利用には、審査及び許可書が必要です。以下の手順に沿って手続きを進めてください
1．予約

利用希望日の空室状況を確認の上、予約してください

2．申請

所定の申請書を記入し、提出してください

3．許可書の受領審査の結果、利用許可がなされた場合に許可書を発行します

4．支払い

利用当日の、利用時刻前に支払いをしてください■予約申込期間について〇交流室等の予約は利用月の3カ月前月の1日9:30から申込できます■お申込方法
1．予約〇利用希望日の空室状況を確認の上、予約してください【空室確認方法】【予約方法】【予約受付時間】①来館

施設3階受付カウンターまでお越しください②電話0834－34－0836（交流室専用）③ホームページ

https://shunan.ekimae-library.jp/①来館

施設3階受付カウンターまでお越しください②電話0834－34－0836（交流室専用）③メール

yoyaku.koryu@shunan-ekimae.jp

施設開館日

9:30－21:00〇予約時に利用日時、利用施設、使用責任者、貸出備品、その他必要事項をお伺いします〇利用時間は、準備及び片付けや備品の搬入出を含めた原状回復に要する時間を含めて予約してください〇交流室等への入室は許可を得た利用開始時刻の5分前からです（利用開始時刻まで他の予約が入っている場合は利用開始時刻からの入室になります）〇利用当日に来館される方使用責任者が予約・申請を行ってください
使用責任者が当日来館できない場合は代理となる責任者の使命・連絡先を利用日までにご連絡ください〇中学生以下が施設を利用する場合は成人の保護者が申請を行ってください〇大型物品の搬入・搬出が見込まれる場合は予約の際に必ず申し出てください〇利用内容の詳細が決まっていない場合は、詳細が決まり次第、速やかにご連絡ください※利用の詳細をご連絡いただけるまで、利用許可書は発行されません〇利用希望日直前の予約は利用許可書の発行が間に合わず利用できない場合があります
利用希望日が決まりましたらなるべく早めに予約をお願いいたします（最終受付目安：利用予定日の3日前まで）〇連続して利用できる日数は原則として最大3日までとなります〇同じ申請者や代表者（団体）が1カ月に使用できる日数は最大4日までとなります〇メールで予約された場合、『予約受付完了』のお知らせが届くまで予約は完了しておりませんのでご注意ください（時間を要する場合がございます）

2．申請〇予約完了後、1週間以内に「使用許可申請書」（※）を、施設3階受付カウンターへ提出いただくか、以下の方法でお送りください※申請書は図書館ホームページhttps://shunan.ekimae-library.jp/からダウンロードできます〇FAXでの提出は、送信後にお電話で到着確認をしてください〇メールでの提出は、申請書をPDF化したファイル又は写真撮影したデータをお送りください〇提出期限までに申請書が届かない場合は予約は取消となります〇提出期限に間に合わない場合は、提出期限までに交流室専用番号0834－34－0836までご連絡ください宛先

周南市立徳山駅前図書館

交流室予約係

郵送

745-0034 周南市御幸通2丁目28番2

FAX

0834－34－0835

メールyoyaku.koryu@shunan-ekimae.jp

備考
申請書はコピーし許可書が届くまで保管してください

申請書は許可書が届くまで保管してください〇不特定多数の来場者を見込むイベントや大きな機材を運び入れるイベントなどは利用者導線等を確認するため事前に打ち合わせを行います。予定の1カ月前位までにはご予約をお願いします〇打ち合わせが必要な方は、申請書到着後、管理者よりご連絡させていただきます〇関係官公署等の許可申請、届出が必要な場合は、利用者の責任において行い承認を得てください
また、施設が必要と判断する場合はその指示に従って関係各署へ届出を行ってください※当日、関係官公署の査察を受ける場合がある為、届出書や許可書等は必ず持参してください

3．許可書の受領
申請書の到着後、審査を経て許可された場合は2週間以内に『交流室等使用許可書』を発行します（2週間を経過しても希望された方法でお手元に届かない場合は、お手数ですが施設までご連絡ください）
審査の結果、利用許可が出ない場合は、管理者より連絡させていただきます

4．支払い〇交流室・冷暖房の利用料金は、利用日の利用開始時刻までに施設3階カウンターにてお支払いください〇お支払いは現金またはキャッシュレス決済がご利用いただけます〇2日以上連続する利用の場合は、初日の利用開始時刻までに一連の利用料金の合計を一括でお支払いください■利用時間の延長について〇当日の利用時間の延長は空室があれば可能な限りお受けいたします
この場合の利用料金も1時間単位でお支払いください〇延長分の料金は利用時間が終了するまでに3階受付カウンターにてお支払いください■利用の取消・変更について〇利用の取消や変更の際は速やかに交流室専用番号0834－34－0836までご連絡ください■使用制限・注意・禁止事項【使用制限】
次の場合は、予約・使用許可の取消し、利用中であっても即時中止していただく場合があります〇宗教、思想、政治またはこれに類する集会等で利用する場合〇利用者が暴力団関係者、その他反社会団体に属する者と当施設が判断した場合〇公序良俗に反すると当施設が判断した場合〇使用許可申請書に記載された内容と事実が大きく異なる場合〇条例等、関係法令に違反すると当施設が判断した場合〇施設の設備及び機器等を破損するおそれがあると当施設が判断した場合〇利用案内又は施設職員の指示に従っていただけない場合〇その他、当施設が不適当と判断した場合【注意事項】〇荷物の事前預かりはできません。当施設宛に荷物を発送しないでください〇利用許可を受けた場所以外へは一時的であっても荷物を置くことはできません〇不測の災害に備え、非常口、消火設備等を予めご確認ください〇設営・レイアウト変更・原状回復は利用者にて行ってください〇出席者からの電話受付、取次ぎ、伝言サービスは行いませんので、出席者へ事前案内をする場合には主催者等の連絡先をお伝えください〇イベント開催等、多数の来館者が見込まれる場合、外階段の使用をお願いする場合があります〇持込みの備品類の設置、調整等は利用者にて行ってください〇当施設からの荷物の発送は行っておりません。荷物は退室時間までに搬出を終えてください【禁止事項】〇当施設の利用権を第三者に譲渡、転貸することはできません〇原則として火器（電気暖房を含む）、発火物、危険物、腐敗物、重量物、ペット類（盲導犬・聴導犬等の介助犬を除く）の持込みはできません〇喫煙（当施設は全館禁煙です。喫煙室・スペースはありません）〇他の施設や交流室等の迷惑となる大きな音、異臭、煙等を出す行為等はご遠慮願います【その他】〇管理運営上、利用中の交流室等に施設職員が許可なく立ち入る事があります〇当施設が管理運営上必要と判断しお願いする事項については必ず遵守をお願いします〇当施設の構造物・設備及び備品の汚損・損傷・紛失等の毀損をした場合は、直ちに施設へ届出るものとし、その損害を賠償していただきます■免責事項
下記の場合、当施設ではその責任を負うことができませんのでご了承ください〇利用許可が得られなかった事により生じた一切の損害〇天変地変や行政からの指導等、不可抗力により交流室等の利用が困難になった場合の一切の損害〇利用者が本利用案内に違反する等、当施設の判断により利用を中止したことにより生じた一切の損害〇利用者の帰責事由により与えた第三者への損害、人身事故、展示品、物品販売の商品、資料、現金等の貴重品その他これらに類する物の盗難、紛失、損壊等による一切の損害（必要に応じ、利用者の責任において保険等の保全措置を講じてください）〇利用者の都合により当施設に残置もしくは一時的に保管した物品の盗難・紛失等の毀損による一切の損
害〇当施設の帰責事由により利用者が損害を被った場合において、その損害のうち機会損失等の得べかりし
利益〇本利用案内は予告なく変更・改訂することがあります■申込み・問合わせ先

周南市徳山駅前賑わい交流施設
および周南市立徳山駅前図書館
745－0034

受付時間
年中無休

9:30－21:00

周南市御幸通2丁目28番2【代表】0834－34－0834【交流室】0834－34－0836【メール】yoyaku.koryu@shunan-ekimae.jp【ホームページ】https://shunan.ekimae-library.jp/【FAX】0834－34－0835