YCC 代々木八幡コミュニティーセンター
予約システム利用ガイド

団体登録と施設予約のご案内

YCC 代々木八幡コミュニティーセンター

目 次
Ⅰ 渋谷区施設予約システムのリニューアルについて ..................................................................................... 1① 導入の目的...................................................................................................................................... 1② システム導入施設 ............................................................................................................................. 1③ 団体登録済みの方へ ......................................................................................................................... 1
Ⅱ 団体登録について ...............................................................................................................................2① 団体登録の要件 ...............................................................................................................................2② ワンスオンリー制度について ..............................................................................................................2③ 団体登録手続きの流れ .....................................................................................................................3④ 団体登録に必要なもの ......................................................................................................................3⑤ 団体登録の有効期限.........................................................................................................................4⑥ 団体登録変更届について ..................................................................................................................4⑦ 申請書類の提出先 ............................................................................................................................4⑧ 団体登録更新の期間延長について .....................................................................................................4
Ⅲ 施設利用方法（抽選申込・随時申込の流れについて） ................................................................................5① 施設の利用までの流れ......................................................................................................................5② 抽選・随時申込スケジュール...............................................................................................................5③ 使用当日のご案内 ............................................................................................................................6④ キャンセル・ペナルティについて .........................................................................................................6⑤ 使用承認の取消し等 .........................................................................................................................6⑥ ゲスト利用について ..........................................................................................................................6Ⅳ 施設予約システムの利用について ..........................................................................................................7① 施設予約システムサイト .....................................................................................................................7② 個人情報の取扱いについて ...............................................................................................................7
Ⅴ 施設案内 ............................................................................................................................................8① 施設 ...............................................................................................................................................8② 団体使用施設の使用.........................................................................................................................8③ 個人使用施設の使用.........................................................................................................................9④ 各部屋使用料 ..................................................................................................................................9⑤ 付帯設備使用料 ...............................................................................................................................9⑥ 使用及び注意事項 ......................................................................................................................... 10
Ⅵ 渋谷区施設使用登録申請書・構成員名簿記載例..................................................................................... 11
Ⅶ 種目別使用可能施設一覧表 ............................................................................................................... 13

① 導入の目的
お持ちのスマートフォンやパソコンから、リニューアルされた「施設予約システム」にアクセスしていただき、渋谷区の施設利用の予約が行えます。分かりやすい画面や操作となることに加え、システムを利用できる施設を増やし、制度の見直しを行うことで、利用者の利便性向上を図ります。

② システム導入施設
新施設予約システムでは新たに利用できる施設が増えます。区民施設以外を利用する場合は、各施設にお問い合わせください。
・YCC 代々木八幡コミュニティセンター
今まで同様システムを利用できる施設

・文化総合センター大和田（練習室・学習室・アリーナ）
・社会教育館
・スポーツ施設

新たに利用できる施設

予約状況のみ照会できる施設

ゲスト利用できる施設

・地域交流センター
・渋谷男女平等・ダイバーシティセンター〈アイリス〉
・商工会館
・消費者センター
・はつらつセンター
・区民会館
・笹塚駅前区民施設
・リフレッシュ氷川・文化総合センター大和田（ホール・ギャラリー）・YCC 代々木八幡コミュニティセンター
・地域交流センター
・社会教育館・二子玉川区民運動施設
・渋谷男女平等・ダイバーシティセンター〈アイリス〉※「予約状況のみ照会できる施設」は、システムで施設予約ができません。使用したい施設の窓口にて申請をお願いします。
※ゲスト利用できる施設によって、利用できる部屋が異なります。詳しくは各施設の利用案内をご覧ください。
（YCC 代々木八幡コミュニティセンターについては、P.６「⑥ゲスト利用について」をご覧ください。）③

団体登録済みの方へ・システムリニューアルにあわせて、新たな手続きは必要ありません。
・一部の施設を除き、現在の団体登録期間を延長します。ＹＣＣ代々木八幡コミュニティーセンター（以下、「YCC」という。）の登録団体延長については、P.4「⑧団体登録更新の期間延長について」をご覧ください。
・現行システムを利用できる登録団体は、現在のＩＤ・パスワードで初回ログインが可能です。

① 団体登録の要件
利用要件を整理し、各施設で異なる団体の利用者区分を統一します。
施設利用するには、事前に「団体登録」が必要です。団体登録するには、以下の要件を満たす必要があります。
利用者
登録要件（地域交流センター・YCC）
区分
区分

区内の公共団体・地縁団体又は公益的団体で、次の要件を満たすもの

1-A

１． 会則が確認できること
次の要件を満たす団体

減免割合

抽選上限

予約上限

100%減免

8 コマ

8 コマ

（無料）

/月

/月100%減免

区分

１． 代表者が区内在住者で満 16 歳以上（月 4 回）

8 コマ

8 コマ

1-B

２． 10 人以上で構成され、構成員の 2/3 以上が区内在住者50%減免/月/月50%減免

8 コマ

8 コマ

（半額）

/月

/月

３． 団体登録を行った施設のみで活動する団体（月 5 回以降）

区内で活動する団体で、いずれかに該当するもの
１． 次の要件を満たす団体
区分 2①

代表者が区内在住者で満 16 歳以上②5 人以上で構成され、構成員の 1/2 以上が区内在住者

２． 東京都の認証を受けた特定非営利活動法人で、区内に事務所があること
次の要件を満たす団体
区分 3

１． 代表者が区内在住・在学・在勤者で満 16 歳以上
２． 2 人以上で構成され、構成員の 1/2 以上が区内在住・在学・在勤者

その他団体等
ゲスト
利用

2 人以上で構成され、代表者が満 16 歳以上
満１６歳以上

0%

8 コマ

8 コマ

（減免なし）

/月

/月0%

抽選申込

8 コマ

（減免なし）

不可

/月

抽選申込

５コマ

不可

/月

50%割増

※区分 1-A 及び 1-B は、地域交流センター・YCC 独自の区分です。
※区分 1-B は統一前の区分２特と同要件です。
※区分 1-B はシステムの団体登録時、「団体情報入力」の「活動目的」欄に「区分 1-B 登録希望」と記述してください。
※区内に事務所を有する法人（以下、「法人」という。）登録で、構成員名簿がない場合は、「その他団体等」に属します。

② ワンスオンリー制度について主に利用する施設で団体登録を行うと、施設予約システムを導入している他施設も利用できるようになります。
すでにＹＣＣで団体登録をしている団体も、他の施設の利用に新たな団体登録は不要です。
ＹＣＣ利用者区分

ワンスオンリー制度を用いて他施設を利用する場合の利用者区分

区分 1-A

区分２

区分 1-B

利用不可※団体登録を行った施設のみ利用を条件としているため

区分２
区分 2

※「東京都の認証を受けた特定非営利活動法人で、区内に事務所があること」（以下、「NPO」という。）を要件に登録をした団体は、「その他団体等」で利用可能です。

区分 3

区分３

その他団体等

その他団体等

③ 団体登録手続きの流れ
ゲスト利用を除く利用者区分で使用する際は、事前に団体登録が必要になります。
システムから申請

窓口申請

システムから団体登録申請を行っていただくか、登録申請書等に必要事項を記載の上、各施設へ持参し、団体登録申請を行ってください。

審査・登録には、10 日間程度の審査期間を要します。
・利用者 ID・PW は利用者情報登録時点で団体代表者あてメー
登録証発行ルにて送付されます。

④ 団体登録に必要なもの
必要書類① 登録申請書※全区分

システムから申請窓口申請システムでの申請方法は、利用者マニュアルをご確認ください。

各施設窓口にて配布、もしくは渋谷区ホームページからもダウンロードできます。

② 構成員名簿※区分 1-A、法人（NPO含む）を除く③ 本人確認書類※構成員がメールアドレスを持っていない場合、代表者がその構成員の本人確認書類を窓口に持参する必要があります。

すべての項目に記載がない場合、登録できません。代表者・連絡者含め、使用する方全員を記載ください。
※法人登録は、構成員を最低１名記載する必要があります。

※全区分・代表者： 本書・構成員： コピー※書類が整わない場合は、区外扱いとなります。
※その他団体等は、代表者のみ本人確認書類が必要になります（登録申請時に提示）。

④ 会則・規約※区分 1-A のみ⑤ 法人確認書類※法人（NPO 含む）のみ※法人登録は、構成員を最低１名入力していただく必要があります。
※法人登録で、⑤の確認書類を提出する場合は、代表者の③本人確認書類と併せてアップロードしてください。

会則・規則がない場合、区分 1-A で登録することができません。

所在地（渋谷区であることを確認）・代表者・事業内容を確認できるもの
例： 登記簿、履歴事項全部証明書 など※「区分 1-B」を希望する団体は、団体情報の「活動目的」に「区分 1-B 登録希望」と記載してください。
※NPO 法人は「区分 2」、その他法人は「その他団体等」に該当します。
※法人登録は、構成員名簿の提出は不要です。ただし、システム上構成員を１名登録しなければならないため、連絡者等を記載してください。

■本人確認書類
氏名・生年月日・自宅住所が記載されているものが必要です。
区内在住者： 運転免許証、健康保険証（住所記載欄）、マイナンバーカード ⇒住所が分かる書類区内在勤者： 社員証、職員証、在勤証明書等
区内在学者： 学生証、在学証明書等⇒区内の事業所等に勤務していることが分かる書類→区内の学校等に在学していることが分かる書類■本人確認書類として認められないもの
名刺・マイナンバー通知カード・公共料金の領収書等

⑤ 団体登録の有効期限
令和 6 年 3 月 31 日まで（予定）

その後、2 年ごとに登録の更新があります。

※一部団体は登録期限を延長します。詳しくは、ホームページをご確認ください。
※更新手続き期間については、別途ご案内します。
※有効期限は変更する場合がございます。

⑥ 団体登録変更届について
登録申請書の内容に変更があった場合は変更届を、構成員名簿に変更が生じた場合は新規の構成員名簿と本人確認書類（渋谷区区内在住・在勤・在学の方）を代表者が提出してください。
※システムでの団体登録変更手続きはできません。主な利用施設の窓口にて手続きをしてください。

⑦ 申請書類の提出先※P.8「施設案内」を参照⑧ 団体登録更新の期間延長について
新施設予約システム導入に伴い、P.4「団体登録の有効期限」のとおり、登録団体の有効期限を統一します。現在、YCC の登録団体で団体有効期間を延長している団体については、再度団体登録期間を延長して施設をご利用いただけます。

※令和 4 年 11 月 1 日以降に団体登録をする団体の有効期限は令和 6 年 3 月 31 日になります。

① 施設の利用までの流れ【団体利用】
抽選申込

抽選

抽選結果確認・申請

団体登録

随時予約

施設利用

随時予約

施設利用

【ゲスト利用】
利用者登録② 抽選・随時申込スケジュール
新しい利用者区分をもとに、各施設で抽選申込・随時予約のスケジュールを統一します。

※第 1 回抽選で申込上限件数 8 コマを申し込んだ場合、当選の有無に関わらず、第 2・３回抽選では申込ができません。随時予約時（当選コマ数含め 8 コマまで）に申込が可能です。
※利用日の 5 日前からは予約上限コマ数を超えて予約することができます。（ゲスト利用除く）
抽選申込期間

随時予約期間区分 1-A：

第 1 回～第 3 回

区分 1-B・２：

第 2 回～第 3 回

区分 3：

第3回

区分１～その他団体等：

3 か月前 22 日～

ゲスト利用：

利用日の５日前～

③ 使用当日のご案内窓口で代表者が登録証と代表者の本人確認書類を提示し、施設使用料をお支払いください。登録証をお持ちでない方は、予約システムの団体情報を施設窓口ご提示ください。やむを得ず、代表者が来館できず代理の団体員が手続きを行う場合は、事前に代表者から施設へ連絡し、代理の方の本人確認書類をご提示ください。

④ キャンセル・ペナルティについて
予約のキャンセルをする際、利用日の 8 日前までに、予約システムでキャンセル手続きを行ってください。この期間を過ぎて行われたキャンセルについては、事前キャンセルや無断キャンセルとして、ペナルティの対象となることがあります。やむを得ず当日キャンセルする場合は、必ず代表者から施設へ連絡してください。
種類

ペナルティ内容

事前キャンセル

利用日の 7 日前から利用開始時間前までに行ったキャンセル

施設利用日の翌日から 30 日間、施設予約システムにおける全施設の予約権限を停止

無断キャンセル

予約の利用開始時間前までに連絡せず、施設を利用しない場
合に生じるキャンセル

施設利用日の翌日から 90 日間、施設予約システムにおける全施設の予約権限を停止⑤ 使用承認の取消し等
使用内容、使用目的等が申請と異なる場合や虚偽の記載があった場合、その他、施設の運営上支障があると認められる場合、使用承認の取消し、もしくは使用の中止を命じる場合があります。その結果、何らかの損害が生じても当施設ではその責任を負いません。
使用承認を受けた権利を他人に譲渡・転貸することはできません。

⑥ ゲスト利用について
令和５年４月１日から、団体登録不要で施設を利用することができます。システムから利用者登録を行い、ゲスト利用登録を行ってください。利用当日は必ず本人確認書類を提示してください。
利用要件

満１６歳以上 ※区内在住・在勤・在学の要件なし

利用上限

月５コマまで ※当日予約は上限なし

施設使用料50%割増使用可能範囲YCC 代々木八幡コミュニティセンター： すべての部屋

随時予約期間

利用日の５日前から ※当日は窓口のみ受付

利用者登録・予約開始日

令和５年３月２７日９時から※既に団体登録や利用予約でシステムを使用している方は、お持ちの ID・パスワードでログインできます。
※団体登録済みで、ID・パスワードが不明な方は、ゲスト利用を希望する施設にお問い合わせください。
※ゲスト利用の登録方法はホームページにあります「利用者マニュアル」をご確認ください。

① 施設予約システムサイト
インターネットを利用して、施設の予約や施設の空き状況を確認することができます。
Step1: 渋谷区のホームページに入る
Ｓｔｅｐ２: トップの「施設案内」をクリック

Step3： 「カテゴリ一覧」の「施設予約システム」をクリック

Step4： もう一度、「カテゴリ一覧」の「施設予約システム」をクリック② 個人情報の取扱いについて
渋谷区では、「個人情報の保護に関する法律」に基づき、「渋谷区個人情報保護条例」に個人情報の適正な取り扱いについて定めています。施設利用に関する目的以外には一切使用しません。

① 施設
YCC 代々木八幡コミュニティーセンター【住所】 渋谷区代々木 5-1-15【電話】 03-3466-3239【アクセス】 小田急線： 代々木八幡駅 徒歩 6 分
地下鉄千代田線： 代々木公園駅 徒歩 6 分
バス： 渋 61・渋 63・渋 64・渋 66、ハチ公バス 八幡下 徒歩 5 分【受付時間】 9 時～20 時【休館日】 団体利用： 第 2・第 4 水曜日、年末年始（12 月 29 日～1 月 3 日）
個人利用： 第 2・第 4 水曜日、日曜日、年末年始（12 月 29 日～1 月 3 日）
階数

施設

1階

2 部屋利用

１０0 人

146.7 ㎡

和室 1・２

2 部屋利用

42 人

35 畳スタジオ 1・２

2 部屋利用100 人

138.6 ㎡

スタジオ 3-30 人

46.8 ㎡

ホール（舞台付き）-

プレイルーム

-

15 人

35 ㎡

浴室

-

カラン 3 箇所

50 ㎡（男・女）

リラクゼーションルーム

-

10 人

20.2 ㎡

団体使用施設個人使用施設規模

スタジオ 4・５

3階

2階

定員

184 人
（固定 177 席）

172.6 ㎡

※プレイルームは、60 歳以上の方の優先施設です。
※プレイルームの一般団体予約は、夜間を除き、3 か月前 22 日から随時予約ができます。
※プレイルームを優先して使用するシニア団体は、3 か月前 8 日から 21 日まで施設窓口にて予約ができます。（システム予約不可・先着）② 団体使用施設の使用
団体登録・施設予約申請については、渋谷区予約システムで行います。P.9「①施設予約システムサイト」から申し込みができます。

③ 個人使用施設の使用
区内在住の 60 歳以上の方が使用できます。事前に個人登録が必要です。利用者カード（敬老館・はつらつセンター・地域交流センター共通）をお持ちの方は登録不要です。
個人登録の申請は、施設窓口にて受け付けます。登録には、ご本人の氏名・住所・生年月日が確認できるもの（免許証や健康保険証などの公的書類）が必要です。
使用時間

9 時～17 時

使用料

無料④ 各部屋使用料
午前

午後 1

午後 2

夜間

全日

9:00～12:30

13:00～15:00

15:30～17:30

18:00～22:00

9:00～22:00

ホール

5,100 円

3,500 円

3,500 円

8,800 円20,900 円

スタジオ 11,900 円

1,300 円

1,300 円

3,300 円

7,800 円スタジオ 22,100 円

1,400 円

1,400 円

3,600 円

8,500 円スタジオ 31,300 円

900 円

900 円

2,300 円

5,400 円スタジオ 42,200 円

1,500 円

1,500 円

3,800 円

9,000 円スタジオ 52,100 円

1,400 円

1,400 円

3,600 円

8,500 円

和室 1

800 円

500 円

500 円

1,400 円

3,200 円

和室 2800 円

500 円

500 円

1,400 円

3,200 円プレイルーム1,000 円

700 円

700 円

1,700 円

4,100 円

※使用時間は準備・片付けの時間を含みます。
※同室を連続して使用する場合は、区分間の時間も使用できます。
※施設予約システムでは 2 部屋利用（スタジオ１・２、スタジオ４・５、和室１・２）の申込になります。1 部屋利用を希望する際は、施設へお問い合わせください。
※2 部屋利用（スタジオ１・２、スタジオ４・５、和室１・２）は、各部屋の使用料の合計額となります。
※2 以上の使用区分を引き続き使用するときは、各使用区分の使用料の合計額となります。
※利用者から 2,000 円以上の入場料などを徴収する場合は、使用料の 5 割増しの金額となります。

⑤ 付帯設備使用料
付帯設備の種類

1 使用区分あたり単位

使用料

ビデオプロジェクター

1台500 円ピアノ（アップライト）

1台

1,000 円

※付帯設備使用料の免除・減額はありません。
※付帯設備はこの他にも無料で使用できるものがあります。詳しくはお問い合わせください。

⑥ 使用及び注意事項■使用内容について
・使用施設によって、使用できる内容が異なりますので、詳しくはお問い合わせください。
・使用目的が不適当及び区民、周辺住民に迷惑がかかる場合、お断りすることがあります。
■使用制限について・音量制限があります。
・床を汚す恐れのあるもの（書道、絵画、水墨画等）は、敷物をご用意ください。
・飲食は可能ですが、冷蔵庫等の設備はありません。室内を汚さないように十分ご注意ください。
■注意事項
・催し物等での物品搬入については、あらかじめ施設窓口にてご相談ください。
・事前に来館する人数の把握できないイベント等を行う場合や募集方法等については、事前にご相談ください。
・催し物の案内やチラシ等の連絡先に問う区民施設の電話番号を記載する場合、事前にご相談ください。
・敷地内は禁煙です。
・ごみは各自でお持ち帰りください。
・周辺住民の迷惑になるような行為は慎んでください。（迷惑駐車等）
・区の主催事業等及び選挙投票所となった場合は、利用を制限する場合があります。
・使用した付帯設備（机など）は、使用後、元の位置に戻してください。
・営利、営業目的で利用する場合（物品の販売、勧誘、あっせん、撮影等）は、使用できません。

西暦で記載してください。

メールアドレスを登録すると、予約完了時などメールを受け取れます。

メールアドレスを登録すると、予約完了時などメールを受け取れます。

該当する利用種目にチェックを付けてください。
（複数選択可）一般団体は「その他団体」、法人登録団体は「法人一般」にチェックしてください。

区分 1-B 希望団体は、「区分 1-B登録希望」と記載してください。

団体への入会希望者を募るために登録された内容につて情報提供してもよろしければイベントを開催する場合の対象者を選択してください。
※原則不特定多数の利用は禁止しております。

「可」にチェックしてください。

発行

渋谷区 区民部 地域振興課 施設係
渋谷区宇田川町１－１ 本庁舎 7 階℡： 03-3463-1639
令和 5 年 3 月