BRITA グループ（以下「BRITA」）のオンブズ・オフィスおよびインターネットバースの内部通報システムに関するよくあるご質問I.

一般

オンブズ・オフィスとは何ですか？
BRITA グループでは、社外の弁護士をオンブズパーソンとして任命し、法令違反や社内のコンプライアンス規制の違反に対処しています。オンブズパーソンは、BRITA グループの重大な不正行為に関する機密情報の提供を希望するすべての内部通報者の問い合わせ担当者となります。

オンブズパーソンに連絡できる人は誰ですか？
オンブズ・オフィスは、原則として違法行為に関する情報を提供できる方であれば誰でも窓口として利用できます。
従業員、顧客、その他第三者がこれに該当する可能性があります。オンブズ・オフィスでは、指定された領域において、違反が疑われる行為すべての通報を受け付けています。

どのような内容を通報できますか？
通報可能な内容としては、特に以下のようなものがあります：•••••••••

汚職、マネーロンダリング、贈収賄、テロの資金供与
競争抑制的な行動
BRITA の行動規範やその他の社内ガイドラインの違反
製品の安全性差別、いじめ、基本的人権
健康、業務上の安全性、職業上の健康と安全人事に関する問題（作業指示の無視などを含む）
データ保護の違反
独占禁止法の違反

内部通報システムでは、業務上の日々の業務に関する通報は対象としていません。内部通報システムで通報された情報のうち、対象外の事項に関するものは、通報者の同意を得た上で、適切な担当者に転送されるか、適切な担当者が指名されます。

BRITA 内部通報システム 2021 年 12 月

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通報はどのように出すことができますか？
オンブズ・オフィス/オンブズパーソン：

Kathrin J. Niewiarra 博士、弁護士
Sybelstr. 7
D-10629 Berlin
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750 50
BRITA@compliance-aid.com

通報はドイツ語と英語で提出できます。

私の匿名性はどのように確保されますか？
弁護士であるオンブズパーソンは、弁護士の守秘義務に従います。連絡先とすべての情報および通報は、厳重な機密扱いとされます。これは、オンブズパーソンのクライアントである BRITA と、別のデータ保護契約によって確保されています。
あなたの身元は、あなたの明示的な同意がある場合限り BRITA に開示されます。あなたの情報が警察による捜査につながる場合は、弁護士の守秘義務により、警察組織に対してもあなたの匿名性は保証されます。

私の情報はどうなるのですか？
オンブズパーソンは送られてきた手がかりを精査した上で、最初の法的評価を行います。通報者の同意があれば、その結果は BRITA のグループ・コンプライアンス・マネージャーに転送され、さらに事実関係に関する調査が行われます。
情報は厳密に機密扱いされることが保証されています。情報が立証される範囲内において、さらなる対策が開始されます。もしその情報が根拠のないものであると判明した場合は、調査は終了します。さらに、すべての個人データは、データ保護規則に基づいて削除されます。

BRITA 内部通報システム 2021 年 12 月

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通報がネガティブな結果につながるのではないかということを、恐れる必要はありますか？
自分の知る限りの通報であれば、社内で不利益を被ることはありません。ただし、あなたが故意に虚偽の通報をしたり、悪意のある通報をした場合や、あなた自身が当該行動規則に違反した場合は、BRITA は法的措置を取る権利を有します。
通報の内容が後になって虚偽であることが判明した場合は？
通報時に内容が真実であるとあなたが信じていた、または思い込んでいた、そして通報は悪用目的で行われたのではなかったということが重要です。事実関係が明らかにされた後、その通報は事実に基づかない事であったとされても、ネガティブな結果について心配する必要はありません。
私自身が違反行為に関係している場合はどうなりますか？
たとえその場合でも、問題となっている事実を通報するようにしてください。事実関係の調査や、制裁を科す際に、このことは法的に可能な範囲で適切に考慮されます。
内部通報者である私がオンブズオフィスを利用する際、何か費用は発生しますか？
内部通報者には費用は発生しません。
内部通報をすると、オンブズパーソンとクライアントの関係になるのですか？
いいえ、クライアントと弁護士のような関係はありません。オンブズパーソンは、今も今後も BRITA の代表者です。しかし、法的にはオンブズパーソンにとって BRITA はクライアントという関係であり、そこには通報者を優先する「保護効力」があります。そのため、オンブズパーソンは、個々のケースの実務的な問題において非公式に内部通報者に助言を与えることはできます。しかし、「あなたの」弁護士としてあなたの法的利益を代弁することはできません。

II.

インターネットベースの内部通報制度

内部通報システムを介してどのように通報できますか？
内部通報システムを介して内部通報をするには、www.compliance-aid.com/BRITA にアクセスしてください。
「Submit a report」ボタンをクリックすると、4 つのステップから構成される通報プロセスが開始されます。
1. あなたの匿名性を保護するための情報を読んでいただき、セキュリティに関する質問に答えていただきます。
このセキュリティに関する質問は、自動化された攻撃からあなたを保護するためのものです。
2. 次のページでは、問題を通報することができますが、それ以上の情報はすべて任意です。報告書は、匿名でも、身元を明らかにしても送ることができます。また、最大で 2 メガバイトのファイルを添付して送信することもできます。

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3. その後、任意のユーザー名とパスワードを使って、自分の保護されたメールボックスを設定することができます。このメールボックスは、質問への回答、フィードバックの受信、内部通報プロセスの進捗状況の通知などに利用できます。
4. 追加の添付ファイルは、この保護されたメールボックスから提出することもできます。オプションで、個人の名前を明らかにしたり、事実に基づく証拠を挙げることもできます。

どのようなデータが、どのような形式で保存されますか？
内部通報システムで通報を出した場合、関連する内容やチャンネルの技術的に個別の暗号化コンステレーションでサーバー上に保護され、オンブズパーソンのみが復号化できるようになっています。あなたの IP アドレスは、あなたへの回答を実現する瞬間にのみ使用され、その後は直ちに利用できなくなります。これは匿名通報用に特別に設計されたアプリケーションに記録されないためです。
内部通報システムへのアクセスがすでに追跡されていないことを確認するために、信頼できる環境で、新しいブラウザウィンドウで、いわゆる「プライベートウィンドウ」（Firefox）または「シークレットウィンドウ」（Chrome）を使用して、次のリンクを使用することをお勧めします：www.compliance-aid.com/BRITA
内部通報者の時間、地理的データ、その他のメタデータは保存されません。メールボックスの設定時に作成するログ
インデータは、ハッシュコードで暗号化されており、閲覧することはできません。

サーバー運用のセキュリティはどのように確保されていますか？
サーバー運用のセキュリティは、IT サービスプロバイダーによって確保されており、内部告発領域と処理領域がサーバー上で厳密に分離されているため、違法なデータの混合は除外されます。

データの保護はどのように確保されていますか？
データの保護は、すべてのデータの送信を暗号化し、通報を暗号化してオンブズパーソンだけが解読できるようにし、ドイツの外部データセンターにデータを保管することで技術的に確保されています。
さらに、オンブズパーソンは、内部告発者の同意なしには、内部告発者のために課せられた弁護士とクライアントの間の守秘義務から解放されないことが、内部告発者を支持する BRITA との間で合意されています。

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