【適正化法第 72 条・第 73 条・第 77 条関連】
電磁的⽅法による交付・ＩＴ重説等に係るガイドライン

実務Ｑ＆Ａ

Ver.1_2021.3.26

適正化法第７２条・７３条・７７条関連（電磁的⽅法による交付）
Ｑ１．電磁的⽅法により交付する際は、電⼦署名等は必要ですか。
適正化法７２条、７３条における書⾯交付について、紙の場合は、管理業務主任者の「記名・押印」が規定されておりますが、電磁的⽅法により交付する際は、押印に代わる措置として、電⼦署名等は必要でしょうか。

Ａ

電⼦署名等を付すことについては、法定要件ではありません。
電磁的⽅法により交付する際、以下の通り、⼀定の技術的基準への適合が求められております。
１．相⼿⽅が電⼦ファイルを出⼒することにより書⾯を作成できるものであること。
（⾮改ざん性・⾒読性の確保）
２．管理業者のホームページに電⼦ファイルを掲載する旨⼜は掲載した旨を相⼿⽅に対し通知するものであること。（ロ・ハの⽅法に限る（施⾏規則参照））
３．管理業務主任者名が明⽰されるものであること 。（本⼈性の確保）
上記３．については、そもそも、書⾯における「記名＋押印」の⽬的は、主任者本⼈が重説書の内容の正確性を担保し、その責任の所在を明確化することと考えます。
今般の電磁的⽅法による交付にあたっては、この書⾯における「記名＋押印」に準ずる措置として、「主任者名の明⽰」や「相⼿⽅が出⼒することにより書⾯を作成できること」など、その⽬的を果たすための技術的基準が規定されております。
ついては、電⼦署名等は必ずしも必要ありませんが、本⼈性や⾮改ざん性の確保を強化するために、技術的基準への適合に加え、電⼦署名等（電⼦捺印や電⼦サイン、タイムスタンプ等）を施すことは、有効な⼿段であると考えますので、各社において、適宜判断していただきたいと思います。

適正化法第７２条・７７条関連（重要事項説明会等）
Ｑ２．ＩＴ重説会を実施する際、区分所有者全員の承諾が必要ですか。
ガイドラインにおいて、ＩＴ重説会の実施に際しては、説明の相⼿⽅に意向確認する必要がある旨、記載がありますが、区分所有者全員に対し意向確認をする必要がありますか？また、その際、承諾書を取得することは必須となりますか。

ＡＩＴ重説⼜はＩＴ重説会の開催については、管理組合への意向確認を⾏った上、実施する必要があります。なお、各区分所有者への意向確認並びに承諾書の取得までは要件となっておりません。
今般の通達により、重説の解釈が明確となり、重説会の開催⼿法においても、幅が広がりました。管理会社は、組合毎の事情に鑑み、開催⽅法を選択し、従来通り、開催⽇時、開催場所と併せて、組合の意向を確認（協議）の上、決定することが望まれます。
その際の、組合への意向確認の⼿法については、特段定めはありませんので、運⽤として、従来開催要件（開催⽇時・場所等）について、確認していた相⼿⽅（理事会や管理者等）に対し、⾏うことが考えられます。
また、意向確認については、承諾書の取得を要件としておりませんが、後⽇のトラブル防⽌の観点から、書⾯⼜は電⼦ファイル等の記録として残る⽅法で⾏うことが望ましいと考えます。
なお、完全オンライン形式によるＩＴ重説会の選択に当たっては、区分所有者全員の参加機会を失わないよう配慮する必要があり、⼀⽅的に実施することのないよう留意してください。
（参考）
リアル＋オンラインの併⽤型を採⽤する場合においては、会場に参集される⽅は特段意思表⽰の必要はないと考えますが、オンライン参加を希望する区分所有者については、その意思表⽰（オンライン参加申請等）を確認することで、後⽇ WEB 会議シ
ステムにログインするＩＤ・ＰＷ等を発⾏することが考えられます。
また、完全オンラインを採⽤する場合においては、区分所有者に対し事前の周知を図るなど、管理組合に対し、⼗分な理解を得ると共に、ＩＴ環境にない区分所有者への配慮として、併⽤型の採⽤⼜は、参加を可能とする環境構築（パソコンの貸与・会場への設置等）やその操作につき助⼒するなど、丁寧な対応が必要と考えます。

Ｑ３．通信障害等が発⽣した場合の対応について。
ＩＴ重説会において、⼀部のオンライン参加者が通信障害の発⽣等により、双⽅向のやりとりが不可能となった場合、当該重説会を中⽌する必要がありますか。

Ａ

必ずしも中⽌する必要はないと思われますが、状況に応じて組合と協議の上、中⽌するか否かを判断することが望ましいと考えます。
ＩＴ重説を可能とする要件は、対⾯と同様、情報伝達の双⽅向性と即時性が確保された環境下において実施することとされております。
そのため、⼤半の⽅が通信障害等の発⽣により、双⽅向のやりとりが不可能となった場合においては、管理組合と協議し、改めて重説会を開催することが望まれます。
ただし、⼀部の区分所有者が受付時にオンライン参加不可、⼜は何らかの理由で途中に双⽅向のやりとりが不可能となった場合には、他のオンライン参加者との通信状態を確認し、主催者側に起因する問題ではないことを確認した上で、管理組合と協議し、ＩＴ重説会を継続することが望ましいと考えます。
上記については、事前に管理組合と協議し、オンライン形式による運⽤ルールを明確にした上で、区分所有者へ周知することが望ましい対応と考えます。
（通信障害等への対応に関する承諾書の記載例：併⽤型パターン）オンライン参加については、通信障害等の発⽣等も踏まえて、会場参加かオンライン参加のご判断をお願いします。なお、オンライン参加された区分所有者側に起因する通信障害等により、⼀部双⽅向性のやりとりが困難となった場合においては、他の区分所有者との通信状態を確認した上で、組合と協議し、重要事項説明会を継続実施することもございますので、ご了承ください。
（参考：国不参第５１号 国⼟交通省通知）
２．重要事項の説明等について
法第７２条に基づき管理業務主任者が⾏う重要事項の説明及び規則第８８条並びに規則第８９条に基づき管理業務主任者が⾏う管理事務報告書の説明（以下「重要事項説明等」という。
）にＩＴを活⽤するにあたっては、次に掲げるすべての事項を満たしている場合に限り、対⾯による重要事項説明等と同様に取り扱うこととする。
併せて、ＩＴを活⽤した重要事項説明等（以下「ＩＴ説明」という。
）を⾏う場合、添付した本ガイドラインに準拠した⽅法により実施する必要がある。
また、管理業務主任者は、ＩＴ説明を開始した後、映像を視認できない⼜は⾳声を聞き取ることができない状況が⽣じた場合には、直ちに説明を中断し、当該状況が解消された後に説明を再開するものとする。
(1) 管理業務主任者及び重要事項説明等を受けようとする者が、関係書類及び説明の内容について⼗分に理解できる程度に映像を視認でき、かつ、双⽅が発する⾳声を⼗分に聞き取ることができるとともに、双⽅向でやりとりできる環境において実施していること。
(2) 重要事項説明等を受けようとする者に重要事項説明書⼜は管理事務報告書を法令に従って送付していること。
(3) 重要事項説明等を受けようとする者が、関係書類を確認しながら説明を受けることができる状態にあること並びに映像及び⾳声の状況について、管理業務主任者が重要事項説明等を開始する前に確認していること。
(4) 管理業務主任者が、管理業務主任者証を提⽰し、重要事項説明等を受けようとする者が、当該管理業務主任者証を画⾯上で視認できたことを確認していること。
なお、本ガイドラインに準拠した⽅法以外により⾏われたＩＴ提供及びＩＴ説明（以下、「ＩＴ提供等」という。）は、法令違反となる場合があることに留意する必要がある。ただし、軽微な通信障害の発⽣などにより必ずしも本ガイドラインに準拠したとは⾔いがたいＩＴ提供等を⾏った場合については、当⾯の間、監督処分の実施を柔軟な運⽤とする。