神奈川県民生委員児童委員協議会

個人情報保護規程（目的）第１条 この規程は、神奈川県民生委員児童委員協議会（以下「県民児協」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、個人の権利利益の保護並びに県民児協の事業の適正かつ円滑な運営を図ることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
(1)当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第２号において同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）(2)個人識別符号が含まれるもの
２ この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号をいう。
(1)特定の個人の身体の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの(2)個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
３ この規程において「要配慮個人情報」とは、本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要する個人情報であって、次の各号のいずれかの記述等が含まれるものをいう。
(1)本人の人種、信条、社会的身分(2)身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の心身の機能の障害があること(3)本人の病歴、医師等による健康診断その他検査の結果及び指導、診療、調剤が行われたこと(4)本人の犯罪の経歴又は犯罪により本人が害を被った事実(5)本人を、被疑者又は被告人として、刑事事件に関する手続が行われたこと(6)本人を、罪を犯した少年又はその疑いのある者として、少年の保護事件に関する手続が行われた
こと
４ この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く。）をいう。
(1)特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2)前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
５ この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
６ この規程において「保有個人データ」とは、本会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。但し、次に掲げるものを除く。
(1)その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるもの
７ この規程において「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
（県民児協の責務）
第３条 県民児協は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
（個人情報保護管理者）
第４条 県民児協は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、県民児協における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、県民児協事務局長（以下「事務局長」という。）とする。
３ 事務局長は、県民児協会長の指示及びこの規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
４ 事務局長は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
５ 事務局長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する従業者に委任することができる。
（利用目的の特定）第５条 県民児協は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定するものとする。
２ 県民児協は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
（目的外利用の制限）
第６条 県民児協は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 前項の規定は次に掲げる場合には適用しない。
(1)法令に基づく場合(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(4)法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（不適正な利用の禁止）
第６条の２ 県民児協は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。

（取得に際しての利用目的の通知等）
第７条 県民児協は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。
２ 県民児協は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３ 県民児協は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
４ 前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより県民児協の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合(3)法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき(4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合（適正な取得）第８条 県民児協は、個人情報を取得するときは、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 県民児協は、原則としてあらかじめ本人の同意を得て、要配慮個人情報を取得するものとする。
ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1)法令に基づく場合(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(4)法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき(5)当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、出版、報道等により公開されている場
合(6)本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合(7) 本規程第12条により、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき（個人データの適正管理）第９条 県民児協は、利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データを正確かつ最新の状態に保つとともに利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めるものとする。
２ 県民児協は、個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
３ 県民児協は、個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

４ 県民児協は、個人データの取扱いの全部又は一部を県民児協以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
（個人データの漏えい等の報告等）
第９条の２ 県民児協は、次の各号に掲げる個人の権利利益を害するおそれが大きい事態が発生し、又は発生したおそれがある事態が生じたときは、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告を行うものとする。ただし、県民児協が他の事業者又は行政機関及び独立行政法人等（以下「行政機関等」という。）から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、当該事態が生じた旨を当該他の事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
(1)要配慮個人情報が含まれる個人データ（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下同じ。）の漏えい、滅失若しくは毀損（以下、「漏えい等」という。）。
(2)不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えい等。
(3)不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏えい等。
(4)個人データに係る本人の数が千人を超える漏えい等。
２ 前項に規定する場合には、県民児協（同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。）は、本人に対し、当該事態が生じた旨の通知を行うものとする。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するための必要な措置をとるときは、この限りでない。
（個人データの第三者提供）
第10条 県民児協は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
(1) 法令に基づく場合(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき(4)法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 県民児協が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合(3) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあってはその代表者の氏名についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３ 県民児協は、前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあってはその代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
（第三者提供に係る記録の作成等）
第11条 県民児協は、個人データを第三者に提供したときは、次の各号の記録を作成する。なお、前条第１項の特別な事由により本人の同意を得ずに第三者に個人データの提供を行った場合、次の第2号から第5号の記録を作成する。
(1)本人の同意を得ている旨(2)当該個人データを提供した年月日(3)当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）(4)当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項(5)当該個人データの項目
２ 第１項の記録の保存期間は、その作成日から３年間とする。
（第三者提供を受ける際の確認等）
第12条 県民児協は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項の確認を行うものとする。ただし、法令により確認を要しないとされている場合はこの限りではない。
(1)当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名(2)当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 県民児協は、第１項の規定による確認を行ったときは、次の各号の記録を作成する。
(1)個人データの提供を受けた年月日(2)前項の各号に掲げる事項(3)当該個人データによって識別される本人の氏名その他当該本人を特定するに足りる事項(4)当該個人データの項目
３ 第２項の記録の保存期間は、その作成日から３年間とする。
（保有個人データに関する事項の公表等）
第13条 県民児協は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態に置き、または本人から照会を受けたときに遅滞なく回答する。
(1)本会の名称及び住所並びに代表者氏名(2)すべての保有個人データの利用目的（本人への通知又は公表により本人又は第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合は除く。）(3)次項の規定による求め又は第14条第１項、第19条第１項の規定による請求に応じること(4) 保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
２ 県民児協は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合(2) 本人への通知又は公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合(3) 県民児協は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する（保有個人データの開示）

第14条 本人は、県民児協に対し、県民児協の役員及び職員（以下「役職員」という。）が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、役職員が組織的に用いるものとして、本会が保有しているもの（新聞、雑誌、書籍その他の不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの及び文書又は図画の作成の補助に用いるため一時的に作成した電磁的記録を除く。以
下「請求対象文書」という。）に記録されている、当該本人が識別される保有個人データの書面の交付による方法、電磁的記録の提供による方法又は県民児協が定める方法による開示を請求すること（以下「開示請求」という。）ができる。
２ 県民児協は、本人から当該本人が識別される保有個人データの開示請求を受けたときは、本人に対し、遅滞なく、同項の規定により当該本人が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）により当該保有個人データを開示するものとし、本人が請求した方法による開示が困難であるときは、その旨を通知するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)法令等の定めるところにより本人に開示することができないと認められるとき(2)個人の評価、診断、判断、選考、指導、相談等に関する保有個人データであって、開示することにより、事業の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき(3)開示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき(4)第三者から取得した保有個人データであって、第三者が開示することに同意しないとき若しくは開示することにより、県民児協と第三者との間における信頼関係を損なうおそれがあり、事業の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき(5)その他県民児協の権利利益を不当に害するおそれがあり、開示することが適当でないと県民児協会長が認めるとき
３ 第１項から第２項までの規定は、当該本人が識別される個人データに係る第11条第１項及び第12条第２項の記録（その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるものを除く。第15条第２項において「第三者提供記録」という。）について準用する。
（開示請求手続き）
第15条 本規程第14条第１項の規定に基づき開示請求をしようとする者は、県民児協に対して、別に定める自己情報開示申出書（以下「開示申出書」という。）を提出し、己が当該開示請求に係る保有個人データの本人又はその代理人であることを証明するために必要な書類を提出又は提示するものとする。
２ 県民児協は、本人に対し、開示請求に関し、その対象となる保有個人データ又は第三者提供記録を特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、県民児協は、本人が容易かつ的確に開示請求をすることができるよう、当該保有個人データ又は第三者提供記録の特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。
３ 県民児協は、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求をした者（以下「開示請求者」という。）に対し、相当の期間を定めてその補正を求めることとし、開示請求者が補正を行わない場合には、当該開示請求に応じないことができる。
４ 県民児協は、開示請求があったときは、当該開示請求があった日から原則として15日以内に、開示請求者に対して、書面により、当該開示請求に係る保有個人データの全部もしくは一部を開示する旨の決定（以下「開示の決定」という。）又は開示しない旨の決定（以下、「不開示の決定」という。（第17条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る保有個人データが記録された請求対象文書を保有していないときの当該決定を含む。））を行うものとする。ただし、前項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
５ 県民児協は、やむを得ない理由により、前項に規定する期間内に開示決定等をすることができないと認められる場合には、45日以内に決定し、回答を行うものとする。
６ 県民児協は、第４項の規定により開示請求に係る保有個人データの不開示の決定又は一部を開示しないとき（第17条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る保有個人データが記録された請求対象文書を保有していないときの当該決定を含む。）は、開示請求者に対し、その理由を併せて通知するものとする。この場合において、当該文書の開示を拒む理由がなくなる期日をあらかじめ明示することができるときは、その期日を明らかにするものとする。
（意見の聴取）第16条 県民児協は、開示決定等をする場合において、当該決定に係る保有個人データに県民児協以外の者との間における協議、協力等により作成し、又は、取得した保有個人データがあるときは、あらかじめ、これらの者の意見を聴くことができる。
（保有個人データ等の存否に関する情報）
第17条 県民児協は、開示請求に対し、当該開示請求に係る保有個人データが存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、当該保有個人データの存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
（開示の実施）第18条 県民児協は、開示決定をしたときは、速やかに、当該保有個人データを開示するものとする。
２ 開示は、当該保有個人データの閲覧又は写しの交付により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を考慮して行うものとする。
３ 開示請求に係る当該保有個人データが記録された文書の開示をすることにより、当該文書を汚損し、又は破損するおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、前項の規定にかかわらず、当該文書の開示に代えて、当該文書を複写したものにより、これを行うことができるものとする。
（異議の申出）第19条 開示請求者は、県民児協の開示請求に係る保有個人データの不開示の決定もしくは一部を開示しない旨の決定に対し、異議がある場合は、当該決定を知った日の翌日から起算して90日以内に県民児協に対して異議を申し出る（以下、「異議申出」という）ことができる。
２ 前項による異議申出は、書面によるものとし、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1)異議を申し出ようとする者の氏名又は名称及び住所又は事務所の所在地(2)異議の申出の対象となった決定を知った日及びその内容(3)異議の申出の趣旨及びその理由（異議の申出に係る処理）第20条 県民児協は、前条による異議申出があった場合には、申出のあった日から原則として15日以内に対象となった決定について再度の検討を行った上で、当該異議申出についての回答を書面により行うものとする。やむを得ない理由によりこの期間内に異議申出に対する回答をすることができないと認められる場合には、30日以内に決定するものとする
２ 前項に規定する回答の検討においては、必要に応じて、県民児協が設置する役員会に諮問し、役員会の議を経て、当該異議申出に対する裁決を行うものとする。
(手数料)
第21条 県民児協は、第14条第１項の規定による開示請求を受けたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
２ 県民児協は、前項の規定により手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その手数料の額を定めなければならない。
（保有個人データの訂正等）
第22条 本人は、県民児協に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を請求することができる。
２ 県民児協は、前項の規定による請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
３ 県民児協は、第１項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。
（保有個人データの利用停止等）
第22条の２ 本人は、県民児協に対し、当該本人が識別される保有個人データが第６条若しくは第６条の2の規程に違反して取り扱われているとき、又は第8条の規定に違反して取得されたものである
ときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を請求することができる。
２ 県民児協は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
３ 本人は、県民児協に対し、当該本人が識別される保有個人データが第10条第1項の規定に違反して第三者に提供されているときは、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求することができる。
４ 県民児協は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
５ 本人は、県民児協に対し、当該本人が識別される保有個人データを県民児協が利用する必要がなくなった場合、当該本人が識別される保有個人データに係る第９条の２第１項本文に規定する事態が生じた場合その他本人が識別される保有個人データの取扱いにより当該本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合には、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止を請求することができる。
６ 県民児協は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、本人の権利利益の侵害を防止するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止するものとする。ただし、当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の利用停止等又は第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
７ 県民児協は、第１項若しくは第３項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第３項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
（苦情対応）
第23条 県民児協は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２ 苦情対応の責任者は、個人情報保護管理者とする。
（従業者の義務）
第24条 県民児協の従業者又は従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２ この規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
３ 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
（委任）第25条 この規程の施行に関し、必要な事項は、会長が別に定める。

附則
１ この規程は、令和4年7月4日から施行する。