退寮オリエンテーション
Leaving Orientation

スムーズに退寮出来るよう
やるべきことを把握しておきましょう。
Let’ s take a look at what you need to prepare
to leave the dormitory smoothly.

桑の木留学生宿舎
Kuwanoki Dormitory

国際学生シェアハウス
International Student Shared House

国際交流会館International House
Card Key

福居留学生宿舎
Fukui Dormitory

管理人

目次

Contents

1. Procedures for leaving the dormitory

1. 退寮の手順
1-1

退去届

01

1-1

Notification of Departure02

退去時チェックリスト

03

1-2

Checklist for moving out

04

1-3

ルームチェック05

1-3

Room check

06

1-4

ガスの閉栓

11

1-4

Gas closure

12

1-5

Garbage disposal

16

1-6

Forwarding mail

22

1-7

Paying rent

22

1-8

Leaving day process

24

1-9

Summary of the procedures for leaving
the dormitory

28

1-2

1-5

ごみ捨て

15

1-6

郵便物の転送21

1-7

寮費の支払い

21

1-8

退寮日当日

23

1-9

退寮の手順まとめ27

2. 市役所等手続きの手順

2. Procedures at City Hall
31

2-1

Resident transfer notification

国民健康保険・国民年金・マイナンバー

31

2-2

大学生協

33

National Health Insurance, National Pension
Plan, and My Number

32

2-3

University Co-op

34

2-4

Bank account

36

2-5

Cellphones and Wi-Fi

36

2-6

Student ID and residence cards

38

2-7

Summary of the procedures at City Hall

38

2-1

住民異動届

2-2
2-3
2-4

銀行口座

35

2-5

携帯電話・WiFi

35

2-6

学生証・在留カード

37

2-7

市役所等手続きの手順まとめ

37

3. その他

32

3. Other

3-1

荷物発送・集荷39

3-1

Sending luggage and picking up services

40

3-2

アパートへの引っ越し

39

3-2

Moving into an apartment40

1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 1 退去届

1-1
注意

1. 退寮日を決める。
2. 退寮日の 1 ヵ月前までに管理人に提出する。

例

Notification of Departure
Caution

1. Set a leaving date.

入居許可期間 ３月 15 日

2. Submit a notification to the manager
by one month before your leaving day.

ex

I want to leave the dormitory
on February 14!

2 月 14 日に退寮したい！

提出後、退寮日の変更はできません。
退寮理由も忘れずに記入してください。

〇〇〇

2月

１

退寮後の連絡先として、以下を記入してください。
・メールアドレス ( 全員 )・新しい住所（日本国内の住所が決まっている人のみ）退寮日の１ヶ月前（1 月 14 日）までに退去届を提出しなかったら…

Once you have submitted the notification,
you will not be able to change the leaving
date.

〇〇〇

Feb

1st

Do not forget to fill in the reason for leaving
the dormitory.

If you do not submit the
notification by January 14…

Provide the following as contact information
after leaving the dormitory.
違約金
寄宿料１ヶ月分

様式第６Penalty・Email address (required for all)・New residence address (who have one inJapan)

One month’s
additional rent

様式第６岡山大学外国人留学生・研究員宿泊施設
OKAYAMA UNIVERSITY DORMITORY FOR INTERNATIONAL STUDENTS & RESEARCHERS
退去届
NOTIFICATION OF DEPARTURE

Date:

年
Year

岡山大学外国人留学生・研究員宿泊施設
OKAYAMA UNIVERSITY DORMITORY FOR INTERNATIONAL STUDENTS & RESEARCHERS
退去届
NOTIFICATION OF DEPARTURE

月
Month

日
Day

岡 山
大
学
長
殿
To: The President of Okayama University

Date:

/

(Family)(Personal)

氏
名
Name (Block letter)氏
名
Name (Block letter)

署
名
Signature

署
名
Signature

下記のとおり岡山大学外国人留学生・研究員宿泊施設から退去しますので、お届けします。
I will leave the OKAYAMA UNIVERSITY DORMITORY FOR INTERNATIONAL STUDENTS & RESEARCHERS
as following day.

２. 退 去 年 月 日
Date of departure

月
Month

日
Day

月
Month

日
Day

2階

S211

号室

１. 居
室
番
Room number号

２. 退 去 年 月 日
Date of departure

３. 退
去
理 由
Reason for departure

３. 退
去
理 由
Reason for departure

４. 退去後 の 連 絡 先
Address after departure

４. 退去後の連絡先
Address after departure

01(Family)記

桑の木留学生宿舎
Kuwanoki Dormitory
年
Year

/

下記のとおり岡山大学外国人留学生・研究員宿泊施設から退去しますので、お届けします。
I will leave the OKAYAMA UNIVERSITY DORMITORY FOR INTERNATIONAL STUDENTS & RESEARCHERS
as following day.

記
号

年
Year

岡 山
大
学 長
殿
To: The President of Okayama University(Personal)

１. 居
室
番
Room number

Permitted period of stay isuntil March 15

桑の木留学生宿舎
Kuwanoki Dormitory
年
Year

月
Month

02

日
Day

2階

S211

号室

1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 2 退去時チェックリスト

1-2

Checklist for moving out「退去時チェックリスト」とは？

What is the “Checklist for moving out” ?

「退去届」提出時に、管理人とみなさんがルームチェックの日時を調整する用紙です。

When you submit the Notification of Departure, use this Checklist to decide on thedate of the room check with the manager.

ガス閉栓日時も調整します。

The date and time of gas closure will also
be decided then.

（桑の木Ｓ棟および福居宿舎の寮生のみ）(Residents of Kuwanoki South Wing and Fukui
Dormitory only)

管理人がどこをチェックするかを参考に清掃しましょう。

桑の木留学生宿舎（南棟）

Use the checklist as a reference when cleaning
your room, as it lists the areas that will need
to be cleaned, which the manager will inspectduring the room check.

退去時チェックリスト/ Checklist for Moving out/ 退居时确认表

点線の枠内を記入して管理人に提出してください。/ Please ﬁll in the dotted line and submit it to the manager. / 请填写虚线框内部分并将其提交给管理员。

部屋番号

︓

Room No.

氏名/ Name/ 姓名

南

棟

South

Wing

桑の木宿舎
Kuwanoki Dormitory

房间号码

S
Room Number

号室

S

︓

退去予定日

桑の木留学生宿舎（南棟）

年/year日/date月/month

部屋番号

Desired date for inspection

︓

Room No.

*退去予定日の3日前以降、前日までの日にちで設定してください。/ Please set the date from 3 days to 1 day before the scheduled

氏名/ Name/ 姓名

︓月/month

希望室内检查日期

日/date

時間/time

南

棟

South

Wing

桑の木宿舎
Kuwanoki Dormitory房间号码

departure date. / 这里请填写为预定出发日期前3到1天之间的日期。

チェック希望日時

退去時チェックリスト/ Checklist for Moving out/ 退居时确认表

点線の枠内を記入して管理人に提出してください。/ Please ﬁll in the dotted line and submit it to the manager. / 请填写虚线框内部分并将其提交给管理员。

︓Date of departure退居预定日期S
Room Number

号室

S

︓

︓
退去予定日

︓

Date of departure《注意事項/ Warning/ 注意事项》

ガス閉栓

年/year退居预定日期

Termination of gas

私物は居室内、寮建物内の共用部に残さないでください。何かを残していった場合、部屋を十分に清掃していない場合、備品の破損や︓/

Please do not leave any personal items in your room or common spaces in the dormitory. If anything is left behind, the room is notcleaned enough, or the equipment is damaged or lost, the resident must pay 25,000 yen for cleaning and purchase of equipment.

日/date月/month*退去予定日の3日前以降、前日までの日にちで設定してください。/ Please set the date from 3 days to 1 day before the scheduled

煤气阀关闭

紛失があった場合、入居者は清掃費25,000円および備品等の購入費を支払わなければなりません。

departure date. / 这里请填写为预定出发日期前3到1天之间的日期。

~

チェック希望日時︓

Desired date for inspection

︓月/month

希望室内检查日期

日/date

時間/time︓请不要将个人物品遗留在房间或宿舍楼的公共区域内。如有遗留下任何物品、房间没有清扫干净、设备损坏或丢失的情况发生，
入住者将必须支付25,000日元清洁费以及购买相应设备所需的费用。

《注意事項/ Warning/ 注意事项》※管理人記入欄/ For manager use only/ 管理员填写栏[:Charge for the ﬁnal month
最终清算金额（房租，水费，电费，煤气费）
チェック日時/]cleaned enough, or the equipment is damaged or lost, the resident must pay 25,000 yen for cleaning and purchase of equipment.

日/date︓

時間/timeチェック※管理人記入欄/ For manager use only/ 管理员填写栏ベッド/ Bed/ 床

風呂/ Bath room/ 浴室

カーテン/ Curtains/ 窗帘

布団/ Beddint set/ 床垫シャワーカーテン/ Shower Curtain/ 浴帘

各種照明/ Room lights/ 照明

排水溝/ Drain/ 下水道フロアー(床）/ Floor/ 地板

トイレ/ Toilet/ 厕所

モデム/ Modem/ 调制解调器

冷蔵庫/ Refrigerator/ 冰箱

自転車/ Bicycle/ 自行车

机/ Desk/ 写字台

キッチン棚/ Kitchen Shelf/ 厨房置物架

その他の私物/ Other items/ 其他个人物品

卓上電気スタンド/ Table lamp/ 台灯

シンク/ Sink/ 水池[

椅子/ Chair/ 椅子

ガスコンロ/ Stove / 燃气灶

その他、共用部に置いている物

シューズボックス/ Shoe box/ 鞋柜クローゼット/ Closet/ 衣柜

洗面台/ Wash basin/ 洗漱台

最终清算金额（房租，水费，电费，煤气费）
チェック日時Wi-Fiルーター/ Wi-Fi router/ Wi-Fi路由器

状態

月/month

室内检查日期日/dateべランダ/ Balcony/ 阳台

ベッド/ Bed/ 床

風呂/ Bath room/ 浴室

カーテン/ Curtains/ 窗帘

布団/ Beddint set/ 床垫シャワーカーテン/ Shower Curtain/ 浴帘

エアコン/ Air conditioner/ 空调

各種照明/ Room lights/ 照明

排水溝/ Drain/ 下水道

Wi-Fiルーター/ Wi-Fi router/ Wi-Fi路由器

フロアー(床）/ Floor/ 地板

トイレ/ Toilet/ 厕所

モデム/ Modem/ 调制解调器

冷蔵庫/ Refrigerator/ 冰箱

自転車/ Bicycle/ 自行车

机/ Desk/ 写字台

キッチン棚/ Kitchen Shelf/ 厨房置物架

その他の私物/ Other items/ 其他个人物品

卓上電気スタンド/ Table lamp/ 台灯

シンク/ Sink/ 水池[

椅子/ Chair/ 椅子

ガスコンロ/ Stove / 燃气灶

その他、共用部に置いている物

本棚/ Book case/ 书架

シューズボックス/ Shoe box/ 鞋柜クローゼット/ Closet/ 衣柜

洗面台/ Wash basin/ 洗漱台（フィルター清掃/ Cleaning ﬁlter/ 清扫空调过滤网）

Other items in common spaces
其他公共领域的物品

]
対応

Check

]

Other items in common spaces
其他公共领域的物品[]《対処事項》
日付03]
︓

時間/time《チェック項目/ Check item/ 检查项目》《対処事項》
チェック項目/︓

Date of inspection

]

[

[

:

Charge for the ﬁnal month

エアコン/ Air conditioner/ 空调

本棚/ Book case/ 书架

支払日/ Date of payment/ 付款日期最終精算金額（寄宿料・光熱水料）

べランダ/ Balcony/ 阳台

日付

~

︓

入住者将必须支付25,000日元清洁费以及购买相应设备所需的费用。

《チェック項目/ Check item/ 检查项目》（フィルター清掃/ Cleaning ﬁlter/ 清扫空调过滤网）︓/

Please do not leave any personal items in your room or common spaces in the dormitory. If anything is left behind, the room is not请不要将个人物品遗留在房间或宿舍楼的公共区域内。如有遗留下任何物品、房间没有清扫干净、设备损坏或丢失的情况发生，月/month

室内检查日期煤气阀关闭

紛失があった場合、入居者は清掃費25,000円および備品等の購入費を支払わなければなりません。

︓Date of inspection

ガス閉栓Termination of gas

私物は居室内、寮建物内の共用部に残さないでください。何かを残していった場合、部屋を十分に清掃していない場合、備品の破損や支払日/ Date of payment/ 付款日期最終精算金額（寄宿料・光熱水料）

チェック項目04

状態

対応

1. 退寮の手順
1 - 3 ルームチェック

1. Procedures for leaving the dormitory
1-3

Room check「ルームチェック」とは？

What is “Room check” ?

「退去時チェックリスト」で決定した日時に、管理人が部屋を訪問します。

The manager will visit your room on thedate that you specified on the Checklist
for moving out.

みなさんの立ち会いが必要です。
清掃ができているか、備品が壊れていな
いかをチェックする作業です。
掃除道具（掃除機、洗剤など）は管理人室で借りることができます。
清掃が不十分なところは再清掃しなければなりません。
帰国する人は、清掃を済ませ、荷物を１か所にまとめた状態でルームチェックを受けてください。
前月分の支払い忘れが多発しています。
ルームチェック時に、最後に寮費を支払った時のレシートを管理人に見せてください。

入居時と同じ状態にしてください。

The dorm resident must be present.
The manager will check whether the room
have been cleaned properly and that noneof the equipment is broken.
If you need cleaning tools such as vacuum
cleaners and detergents, you can borrowthem from the manager’ s office.
If the room is not cleaned properly, youwill need to reclean it.
For those who are returning to home country
after leaving the dormitory, clean up andpack your belongings in one place before
going through the room check.
Many students forget to pay the previous
month’ s rent. The manager will check thiswhen conducting the room check, so show
the manager the receipt from the last time
you paid the dorm fee by transfer.
Must be in the same condition
as when you moved in.

05

06

1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 3 ルームチェック

1-3

Room check
If the room is not cleaned properly, youwill have to pay the actual cost for cleaning (average 25,000 yen).

清掃が不十分な時は、清掃費実費 ( 平均25,000 円 ) を支払わなければなりません。

悪い例

Bad example

指定の日時に片付けが終わっていない。

Tidying up has not been completed by the
specified date and time.

物が散乱している。

Personal belongings are scattered around.

清掃ができていない。

NoodleNoodle

ごみは早めに捨てておきましょう！

私物を置いて退去することはできません！

悪い例

NoodleThe room has not been cleaned up.
Remove all
garbage earlier!

Noodle

You cannot leave personal
belongings behind!

Bad example

中が空っぽになっていない。

Not empty inside.

中の汚れが残っている。

Dirt remains inside.

いらない食料品は処分すること！

Unnecessary food items must be
disposed of!

中の汚れもきれいに拭き取ってください！

Wipe the inside clean!

0708

1. 退寮の手順
1 - 3 ルームチェック

1. Procedures for leaving the dormitory
1-3

Room check

Bad example

悪い例
便器の中を掃除していない。

The inside of the toilet bowl is not cleaned.

シェアハウスShared House
Bad example

悪い例「私が先に退寮し、ユニットメイトはまだ暮らしている」

The shared spaces are not cleaned andtidied with the excuse like

「私の物ではない！」「私が汚したわけではない！」“Because I left the dorm first and my unit
mates are still living there."という理由で共用部の掃除をしない。

“It doesn’t belong to me!”
“I didn’t use that!”

注意

Cautionベランダ

個室だけでなく、ユニット内全ての箇所が一人一人の清掃範囲です。

共用部
・キッチン ・洗濯機
・洗面台
・排水口
・シャワー室・冷蔵庫
・椅子とテーブル
・ごみ箱
・電子レンジ ・カーテン
・掃除機
・トイレ
・エアコン ・電気ケトル など
09

Balcony

The entire unit, not just a privateroom, must be cleaned by each
person.

Shared spaces
・Kitchen・Drain・Fridge・Trash can
・Microwave
・Toilet・AC
10・Washing machine・Wash basin
・Shower room・Chairs and tables
・Curtains
・Vacuum cleaner
・Electric kettle, etc.

1. 退寮の手順
1 - 3 ルームチェック

1. Procedures for leaving the dormitory
1-3

カーテンは洗濯してください。

Room check

You must wash the curtains.

乾燥機にはかけないでください。
カーテンが縮んでしまいます。

Do not use the clothes dryer, as it may
cause the curtains to shrink.

元通りに吊るして干しましょう。

After washing them, hang them up to dry
as they originally were.

表裏や前後を確認してかけましょう。

Check the curtains so that you do not hangthem up the wrong way around, such as
mistaking the front and the back or mistaking the order.

シェアハウスShared House

個室だけでなく、共用部のカーテンも洗濯が必要です。

You must wash the living room curtains,
as well as the curtains in the private room.

ユニットメイトと相談して役割を分担しましょう。

Work together with your unit mates to get
the cleaning and washing done.

1-4

1 - 4 ガスの閉栓

Gas closure

Kuwanoki S-Wing

桑の木 S 棟
退寮前にガスを止めます。( 閉栓 )ルームチェックの日時を決める時にガス
閉栓日時も決めます。
ガス会社スタッフが、指定された日時に各部屋を訪問します。
ガスを止める時間帯は必ず部屋にいてください。

You must go through the procedure forturning off the gas before leaving thedormitory.
When you decide on a room check date,
you must also decide on a gas stop date.
A staff from the gas company will visit on
the specified date and time to turn off
the gas.
You must be present, so make sure to stayin your room then.

福居留学生宿舎

Fukui Dormitory
The manager will explain the process toyou in detail.

管理人が個別に詳しく説明します。
1112

1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory
1-4

1 - 4 ガスの閉栓
桑の木 S 棟Gas closure

Kuwanoki S-Wing

福居留学生宿舎

Fukui Dormitory

メールボックス

退寮する前月分のガス料金は、「使用量のおしらせ」のみメールボックスに届き、振込用紙は届きません。

You will receive a notice of how much gas
you used in the month before leaving thedormitory, “使用量のおしらせ” , but you
will not receive a transfer form to pay for it.

ガス閉栓時に、ガス会社スタッフが最終検針を行います。
一番最後に振り込みをしたガス料金の支払いレシートをガス会社スタッフに見せてください。

検針

When the gas company staff comes toturn off the gas, they will take a final meterreading.

You will pay in cash for the previous monthand up to the time of gas closure. Change
is available.

閉栓

冷たい！

個人差はありますが、退寮月のガス代は約 2 か月分を現金でまとめて支払わなけ
ればなりません。
お金は余裕をもって準備しておきましょう。
約 2 か月分

When the gas valve is closed, in addition
to not being able to use the kitchen stove,
you will not be able to use the hot water.
Think carefully when deciding on a closing
date.
Although it varies from person to person,
the gas bill for the leaving month must be
paid in cash for approximately two months
altogether.
Prepare enough cash.

13

Meter
readingShow the staff your receipt for the lastgas payment you transferred.

前月分＋ガス閉栓時までの料金をガス会
社スタッフに現金で支払います。おつりが出ます。
ガスを閉栓すると、シャワーからお湯が出なくなります。閉栓日を決める時は気を付けましょう。

Mailbox14

ClosedCold!

Approximately
two months

1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 5 ごみ捨て
シェアハウス

1-5

Shared House

桑の木留学生宿舎

退寮する寮生に限り、退寮日の 2 週間前
から何曜日でもごみを捨てることができます。

ごみは分別しましょう。

桑の木宿舎の管理人がいる時間帯に持ってきてください。

Kuwanoki Dormitory

Leaving residents from Kuwanoki Dormitory
and Shared House are allowed to disposeof garbage every day for the last two weeksof their stay.

Remove all garbage by the day before yourleaving date.

ごみの分別に迷ったときは岡山市のごみ分別アプリで検索するか、管理人に聞いてください。

If you are confused about how to sort yourgarbage, ask the manager or check the
Okayama City’ s garbage sorting app.

Android 端末
iOS

シェアハウスShared House

退寮日の 2 週間前から何曜日でも捨てることができるのは、退寮する人のごみだ
けです。

It is allowed to throw out garbage every
day for the last two weeks, but leaving
residents only.

部屋全員 ( ユニットメイト ) 分のごみは捨てられません。

退寮する寮生ユニットメイトのごみ

You cannot dispose of the garbage of yourunit mates.

退寮しないユニットメイトのごみは、通常のごみ捨てルールに従ってください。

Other residents must follow the basic garbage disposal rules.

部屋全員分のごみを捨てに来た場合は、持って帰らなければいけません。

If you come to throw out their garbage,
you must take it back to your unit.

15

Separate your garbage.

Bring your garbage to the manager’ s officeduring the Kuwanoki manager’s working
hours.

ごみは退寮日前日までに捨てましょう。

iOS 端末Garbage disposal

16

AndroidLeaving
resident
Garbage ofyour unit mates1. 退寮の手順
1 - 5 ごみ捨て

1. Procedures for leaving the dormitory
1-5

Garbage disposal

布団を捨てるには？

How do I dispose of a futon?

宿舎に置いていくことはできません。
退寮までに処分してください。

You are not allowed to leave the futon(bedding) in your room when you leave
the dormitory. Please dispose of it before
leaving.

分別をしましょう。

The items must be properly separated.
自転車を処分する方法は？

How do I dispose of a bicycle?
Bicycle Shop

自転車店に持ち込む回収業者に依頼する

Take it to a bicycle shop that accepts usedbicycles

粗大ごみとして処分する

Find a bicycle disposal company

友達に譲るDiscard it on your own as a large-sized
garbage item

※譲る人、もらう人両方による防犯登録変更の手続きが必要です。

Bicycle Shop

Give it to a friend* You, the old owner, and your friend, the new owner,need to follow the bicycle registration change procedure.

Institute of Global Human Resource
Development

グローバル人材育成院
入居中のみなさんへ
https://intl.okayama-u.ac.jp/support/housing/dormitory/residents/

17

To Current Residents
https://intl.okayama-u.ac.jp/en/support/housing/dormitory/residents/18

1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 5 ごみ捨て

1-5

粗大ごみを出すには？

Garbage disposal

How do I dispose of large items?

「粗大ごみ受付センター」に電話で申し込みます。( 日本語のみ )コンビニ

You must phone the large-sized garbage
reception center and make a pick-up reservation. (Japanese only)「粗大ごみネット受付」は、過去に戸別収集を利用したことがある事が要件となっています。
粗大ごみ処理券が必要です。コンビニで買うことができます。
ごみの種類によって処分費用が異なりますので、詳細は岡山市のウェブサイトで確認してください。

Online application is only accepted if you
have used the service in the past.
粗大ごみ
受付センター

Large-sized garbage disposal ticket isrequired. You can buy them at convenience
stores.
The disposal fee will depend on the type of
garbage. For details, check the Okayama
City website.

岡山市

Okayama City

粗大ごみの出し方
https://www.city.okayama.jp/kurashi/
0000005008.html

How to dispose of large-sized garbage

グローバル人材育成院

Institute of Global Human Resource
Development

入居中のみなさんへ
https://intl.okayama-u.ac.jp/support/housing/dormitory/residents/

19

Convenience
storeshttps://www.city.okayama.jp/kurashi/
0000005008.html

To Current Residents
https://intl.okayama-u.ac.jp/en/support/housing/dormitory/residents/

20

Large-sized garbage
reception center1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 6 郵便物の転送

1-6

新居に郵便物を転送するには？
郵便局には、旧住所宛の郵便物を新住所に一年間無料で転送してくれる便利なサービスがあります。

How do I forward mail to my new address?
転居届

The post office has a convenient service
that forwards mail addressed to your oldaddress to your new address free of charge
for one year.

郵便局

日本に残る人は、引っ越し先が決まり次
第、最寄りの郵便局窓口へ行き、「転居届」を提出してください。

Relocation form
Post Office

If you will continue living in Japan, submit
a “relocation form” at the post office once
you have a new address.

郵便局のウェブサイトでも手続きができます。(ID 登録が必要）

You can also apply for the procedure on
the post office’s website. (ID registrationis required)
ウェブサイト

海外へ転送は出来ません。

WebsiteMail cannot be forwarded overseas.

持っていくもの

What to bringID card with your address onit (e.g., residence card)

住所が記載された身分証明書( 在留カードなど )1 - 7 寮費の支払い

1-7

Paying rent

What about my leaving month’s rent?

退寮月の寮費は？

桑の木留学生宿舎

Forwarding mail

月の途中に退寮する場合でも、1 ヶ月分の月額寄宿料の支払いが必要です。

Even if you leave during the middle of the month,
you must pay the entire month’s rent.

ただし、3 月または 9 月に退寮する人で、各月の 15 日までに退寮する場合は、月額寄宿料の半額の支払いとなります。日割り計算は行いません。

March and September are exceptions, where you will only be charged
for half a month if you leave by the 15th of each month. Rent is not
calculated by the day.

シェアハウス

国際交流会館例

Kuwanoki Dormitory

2 月に退寮する場合

1日

14日 15日

28日

2月

定額光熱水費は、入居日数が退寮月の半分以下の場合は半額です。
（30 日以上の月は 15 日以内が半額）
21

退寮→ 光熱水費
半額

退寮→ 光熱水費
全額

Shared HouseInternational House
The fixed utility fee will be halved if yourstay is less than half of the month.
(For months of 30 days or more, 15 days orless will be half price.)22

ex If you leave on February
1st

14th 15th

28th

Feb
Leave→ Utility fee
HalfLeave→ Utility fee
Full1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 7 寮費の支払い

1-7

請求書は、ルームチェックの１週間前にメールボックスに届きます。
ルームチェックの前日までに現金で管理人に支払ってください。

メールボックス

桑の木 S 棟The bill for the month in which you leave
will be posted to your mailbox, around a
week prior to your room check.
Pay the rent and utilities fee at the manager’ s
office at least one day before your room
check date.

請求書

おつりがいらないように持って来てくだ
さい。
前月分の支払い忘れが多発しています。
ルームチェック時に、最後に寮費を支払った時のレシートを管理人に見せてください。

Paying rentBill

Make the payment in cash, and pay theexact price as there will be no change.
管理人

Many students forget to pay the previous
month’ s rent. The manager will check thiswhen conducting the room check, so show
the manager the receipt from the last time
you paid the dorm fee by transfer.
Kuwanoki S-Wing

福居留学生宿舎

ガス代は、閉栓時にガス会社スタッフに直接現金で支払います。

Manager

Fukui Dormitory

Pay your gas bill directly to the gas company staff in cash at the time of gas closure.

1 - 8 退寮日当日

1-8

Leaving day process

注意

Caution

退寮日は、入居した時のように何もない状態にして退寮してください。

On the leaving day, leave the dormitory
in the same empty condition as when you
moved in.

私物やごみを残していった場合は、戻ってきて自分で処分しなければなりません。

If you leave any personal belongings or trashbehind, you must come back and disposeof them yourself.

戻って来られない場合は、指導教員や協定校に報告し、本人に清掃代金を請求します。
国際部にルール違反の記録が残ります。
入居時と同じ状態にしてください。

23

Mailbox

If you fail to return, the dormitory willcontact your supervisor or the person in
charge at the partner university, to charge
you for the cleaning.
Your violation of the rules will be recordedby the International Affairs Department.
24

Must be in the same condition
as when you moved in.

1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 8 退寮日当日

1-8

メールボックスの確認

Leaving day process

Check mailbox
メールボックス

メールボックスに何も残っていないか確認してください。

Mailbox

何も残さない転居届
郵便局

Any mail that arrives after you leave will
be returned to the sender.

郵便局で「転居届」の手続きをしておきましょう。

Submit a “relocation form” at the post
office to forward your mail.

鍵の返却

Return of keys

部屋の鍵とカードキーは管理人に返却してください。

Make sure to return your room key andcard key to the manager.

管理人不在時に退寮する場合は、ルーム
チェック時に管理人に伝えた上で、自分の部屋のメールボックスに入れて退寮してください。
鍵をなくしたり、返却しなかった場合は鍵の代金を支払わなければいけません。

y

管理人

Card Key

Card K

鍵の紛失・未返却

Relocation form
Post Office

Notify the manager during your room check,if you plan to leave the dormitory in theabsence of the manager. In that case, put
the keys in your mailbox on the day thatyou leave.

Card Keey

25

Leave nothing
behindAny mail left after you leave the dormitory
will be thrown away, without your permission.

退寮後、メールボックスに郵便物が残っていた場合は、不要物とみなし処分します。
退寮後に届いた郵便物は、すべて差出人に返却します。

Check your mailbox to make sure that it isempty.

If you lose your keys or do not return them,
you must pay for the keys.

鍵の代金を支払う

Card KeyManager

Card Key

Card Key

Lost or unreturned

26

Payment for keys

1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 9 退寮の手順まとめ例

ルームチェック

3 月 13 日
9 月 13 日

1-9、退寮日

3 月 15 日
9 月 15 日

exの場合

2 月 1 日頃 2 月 15 日
1月
1月
8 月 1 日頃 8 月 15 日
6月
6月
（第 1 回）（第 2 回）

退寮オリエンテーション

In case of room check

March 13
September 13

March 15
September 15, leaving day

Check your permitted period of stay and plan your preparations accordingly.

自分の入居許可期間を確認して計画しましょう。

※第 1 回
欠席者対象

Summary of the procedures for leaving the dormitory

3 月 1 日頃

3 月 8 日頃

3 月 12 日頃

3 月 13 日

3 月 15 日

9 月 1 日頃

9 月 8 日頃

9 月 12 日頃

9 月 13 日

9 月 15 日

ルーム
チェック

退寮日

退去書類
提出期限

January
June（1st）*For first-timeabsentees

Leavingorientation

2 回のうちいずれか１回は必ず参加しなくてはなりません。

JanuaryJune（2nd）AroundFeb. 1
Aug. 1Feb. 15
Aug. 15AroundMar. 1
Sep. 1

AroundMar. 8Sep. 8AroundMar. 12
Sep. 12

Deadline forsubmission ofleaving
documents

You must attend one of thetwo sessions.

Mandatory

参加必須
新アパート探し

なるべく、ルームチェックまでに引っ越しを完了できるよう、物件探しは早めに開始しましょう。

帰国チケット手配

Book a flight backto home country

管理人室で
退去書類一式
受け取り

Pick updocuments fromthe manager’s
office

退去届提出

Submit theNotificationof Departure( 提出後変更不可 )退寮日の 1 ヶ月
前までに

Start looking for a place as
early as possible so that you
can finish removing your belongings by the time of room
check.

Look for a
new apartment(No changes
allowed after
submission)

退去時チェック
リスト提出

書類提出締切2 月 15 日
8 月 15 日

退寮日の１ヶ月
前までに

Due at least one
month before
your leaving date

ガス閉栓日決定Submit the
Checklist formoving out

Strict deadline
for submissionof documents!

退去時チェック
リストに記入Due at least
one month before
your leaving dateFebruary 15
August 15

厳守！

Decide the date
and time of gas
closureFill in the
Checklist formoving out

27

28

Mar. 13
Sep. 13Mar. 15
Sep. 15

Room
check

Leavingday1. 退寮の手順

1. Procedures for leaving the dormitory

1 - 9 退寮の手順まとめ例

ルームチェック

3 月 13 日
9 月 13 日

1-9
3 月 15 日
9 月 15 日

、退寮日

の場合

ex

自分の入居許可期間を確認して計画しましょう。

退寮準備
部屋の清掃

1月
1月
2 月 1 日頃
6月
6月
8 月 1 日頃（第 1 回） （第 2 回）

2 月 15 日※第 1 回
欠席者対象

退去書類
提出期限

8 月 15 日

3月1日頃 3月8 日頃 3 月 12 日頃 3 月 13 日 3 月 15 日
9月1日頃 9月8 日頃 9 月 12 日頃 9 月 13 日 9 月 15 日
ルーム
チェック

転居届
郵便局で手続き

ルームチェック( 提出後変更可 )新居の住所が決まり次第、郵便局の窓口で「転居届」の手続きをします。1 年間、無料で旧住所宛の郵便物を新住所に転送してくれるサービスです。

支払い期限：
ルームチェック前日

管理人に現金で支払います。おつりがいらないように持って来てください。

決定した日時に、部屋で待っていてください。管理人が部屋を訪問し、チェックを行います。

ガス閉栓時、立ち会いが必要です。
ガス会社スタッフに現金でガス代を支払います。（おつりが出ます）

当日の時間変更は不可

退寮日当日の夜は寮に泊まることはできません。

延長不可, leaving day

June
（2nd）

AroundFeb. 1
Aug. 1

AroundMar. 1
Sep. 1Feb. 15
Aug. 153 月 16 日
9 月 16 日

Pay the rent
and utilities fee

At post office

Room check(Can be changed
after submission)

AroundMar. 12
Sep. 12Mar. 13
Sep. 13Mar. 15
Sep. 15

Room
check

Leavingday

If you are moving into an apartment,
have your belongings carried out
and clean before the room check.

You will receive a bill for themonth one week before you
leave the dormitory.
Once you have a new address,
submit a “relocation form” at thepost office. This is a service thatforwards mail addressed to yourold address to your new address
free of charge for one year.

Make sure to stay in your room on
the day and time you have decided
in advance. The manager will visit
and check your room.

You must be present when the gas
is shut off. Pay your gas bill to thegas company staff in cash.
(Change is available.)Time change on
the day is notallowed.

がないように、不動産屋さんに確認してください。

No extension
allowed.

鍵の返却

Deadline:
The day before yourroom check

Pay the exact
price in cash at
the manager’ s
office.

It takes some time to take effect.

*Only Kuwanoki
S-wing andFukui residents

Leaving day

You will not be allowed to stay in the dormitoryon the night of the day you leave.
Check with your real estate agent to ensure thatyou do not receive the keys to your new apartment
on the morning of March/September 16.

Return the keys
(to your mailbox
when the manager
is absent)

29

AroundMar. 8Sep. 8

Clean the roomの朝に新居の鍵を受け取るということ（管理人不在時は自分のメールボックス）

March 15
September 15

Deadline forsubmission ofleaving
documents

Gas closure

ガス閉栓※桑の木・福居
宿舎のみ

退寮日当日

January

June*For first-timeabsentees

Submit arelocation form
登録までに時間がかかります。

January（1st）

退寮日
Prepare toleave thedormitory

退寮日１週間前に、メールボック
スに請求書が投函されます。

March 13
September 13

In case of room check

Check your permitted period of stay and plan your preparations accordingly.

ルームチェックまでに荷物整理・搬出・清掃を済ませておきましょう。

寮費の支払いSummary of the procedures for leaving the dormitory30

2. 市役所等手続きの手順

2. Procedures at City Hall

2 - 1 住民異動届

2-1

Resident transfer notification

帰国する人

If you are returning home

帰国日が決まったら、帰国日を証明する
書 類 ( 航 空 券 や Ｅ チ ケ ット ) を 持 っ て 、
市役所で住民異動届を提出しましょう。

Submit a resident transfer notification at
City Hall once you have decided on yourreturn date. Bring documents providing
your return date (air ticket or E-ticket).

日本に住む人

住民異動届

市役所

引っ越し後、2 週間以内に市役所で住民異動届を提出しましょう。在留カードの住所が変更されます。

If you will continue living in Japan

City Hall

Submit a resident transfer notification within
two weeks after moving into your new apartment. The address on your residencecard
will be changed.

届出後、新しい住所が記載された在留カードを必ず国際部に提出してください。

Submit your residence card withyour new address to the International Affairs Department.

住所が
変更される

2 - 2 国民健康保険・国民年金・マイナンバー

2-2

The address on
your card will bechangedNational Health Insurance, National Pension Plan, and My Number

帰国する人

If you are returning home

市役所で住民異動届の手続きをしたあと、保険料を清算し、国民健康保険証を返却してください。

After completing the procedures of theresident transfer notification, settle your
National Health Insurance premiums, andreturn your National Health Insurance card
at City Hall.
You may need to pay the last month’s
premium in cash.
If you forget to cancel your National Health
Insurance, you may be billed for National
Health Insurance premiums even after you
return to your home country.
Even after you have completed the cancellation procedure, the insurance is stillvalid until your departure date.
If you are a member of the National Pension
Plan, do not forget to cancel that too.

最終月の保険料を現金で支払わなければならない場合があります。
解約手続きを忘れると、帰国後も国民健
康保険料等が請求されることがあります。
解約手続きを済ませても、出国日まで保険は有効です。
国民年金に加入している場合は、解約し
ましょう。

31

Resident transfer
notification

市役所

返却

32

City Hall

Return2. 市役所等手続きの手順

2. Procedures at City Hall2 - 2 国民健康保険・国民年金・マイナンバー

2-2
住民異動届

市役所

日本に住む人
国民健康保険・国民年金は継続します。
健康保険証およびマイナンバーカード( 取得した人のみ ) の住所変更を依頼しましょう。

National Health Insurance, National Pension Plan, and My Number

The National Health Insurance and National
Pension Plan will be continued. Ask for theaddress to be changed for your National
Health Insurance card and My Number card
(Only those who have been issued one).
Ask for the address
to be changed

住所変更を依頼する

持っていくもの① パスポート

帰国する人② 在留カード

Resident transfer
notification

City Hall

If you will continue living in Japan

If you are
returning home

① Passport

If you willcontinue
living in Japan② Residence card

市役所

日本に住む人What to bring③ 国民健康保険証③ National Health Insurance card

④ 帰りの航空券 ( あれば )④ Return air ticket (if you have)⑤ 支払い証明書 / レシート ( あれば )⑤ Proof of payment or receipt (if you have)⑥ マイナンバーカード ( あれば )⑥ My Number card (if you have)2 - 3 大学生協

2-3

University Co-op

帰国する人

If you are returning home

保険の解約と大学生協の脱退手続きをしてください。

Withdraw from the University Co-op or
cancel the insurance.

加入料

Visit the Co-op counter on the first floorof Peach Union.

ピーチユニオン１階の生協窓口でできます。
加入料が返金されます。

返金City Hall

Subscription fee

RefundYour subscription fee will be refunded.
If you will continue living in Japan

生協窓口

日本に住む人
住所変更の手続きをしてください。
33

住所変更

Co-op counter

Visit Peach Union to change your address.
34

Changeyour address

2. 市役所等手続きの手順

2. Procedures at City Hall2 - 4 銀行口座

2-4

Bank account

帰国する人

If you are returning home

銀行の窓口で口座を解約してください。

Close the account at the bank counter.

在留期限が切れたあとは口座からお金が引き出せません。帰国前に必ず解約しま
しょう。

Once your period of stay has expired, youwill no longer be able to withdraw moneyfrom the account. You must close theaccount before returning home.

解約は、口座引き落としの支払いが済み、奨学金や給与などを全て受け取ったあとに行います。
日本に住む人

Close the account once you have made all
direct debit payments and received all
your scholarships and salaries.
If you will continue living in Japan

持って行くもの

住所変更の手続きをしてください。
入国後 6 ヶ月が経過したら「非居住者」
から「居住者」に登録を変更しましょう。

① 通帳② キャッシュカード③ 在留カード④ 印鑑（登録した人のみ）

2 - 5 携帯電話・WiFi

What to bring① Bankbook

Change your bank account address.

② Cash card

Change your status from “non-resident” to“resident” after six months have passed
since your entry into Japan.

2-5

If you are returning home

携帯電話・WiFi 契約などの解約を行ってください。

Cancel your cellphone or Wi-Fi contract.
The cancellation procedures may take sometime. If you return to your home country
without canceling the contract, the dormitory
will continue receiving reminder letters,
which can cause a serious problem.

解約する④ Personal seal
(if you have registered)

Cellphones and Wi-Fi

帰国する人

手続きに時間がかかることがあります。
解約をせずに帰国してしまうと、宿舎に督促状が送られ続け、重大なトラブルになることがあります。

③ Residence card

Cancel your contract

If you will continue living in Japan

日本に住む人Store window

ショップ窓口Change the address in your contract.

住所変更の手続きをしてください。

Changeyour address

住所変更

35

36

2. 市役所等手続きの手順

2. Procedures at City Hall2 - 6 学生証・在留カード

2-6

Student ID and residence cards

If you are returning home

帰国する人
学生証

在留カード

Student ID card

Residence card

学部・研究科によっては返却が求められます。所属する学部・研究科に確認しましょう。

空港の出国審査で返却してください。穴を開けた後、返してもらえます。

Some faculties require you to
return it. Ask the faculty or
graduate school you belong to.

Return it at the airport upon
departure. It will be punctured
and then returned to you.

2 - 7 市役所等手続きの手順まとめ
例 退寮日

3 月 15 日
9 月 15 日

帰国する人

3 月 16 日
9 月 16 日、出国日

出国日が決まった日

日本に残る人
住民異動届

2-7
ex

の場合

3 月 15 日
9 月 15 日
退寮日

3 月 16 日
9 月 16 日
出国日

3 月 30 日
9 月 30 日
引っ越し後 14 日が決まり次第、市役所

日本に残る人は、引っ越で手続きをしましょう。

し後 14 日以内に市役所

大学生協（加入者のみ）（解約 / 住所変更）

解約で手続きをしましょう。

学生証
在留カード

If you are
returning home
If you willcontinue
living in Japan奨学金の受

日本に残る人は、け取りや支National Health Insurance,
National Pension Plan,and My Number (Cancel/
Change of address)

Bank account(Close/Change of address)

住所変更手続きを早めに行いま

後に解約し

しょう。

ましょう。
学生証は、学部・研究科
によっては返却が求められます。

Cellphones and Wi-Fi

Student ID andresidence cards

37

March 15
September 15

The day thedeparture dateis decided

University Co-op(Member only)(Cancel/Change of address)

払いの精算
携帯 / WiFi（解約 / 住所変更）

In case of leaving day

Resident transfer
notification

帰国する人は、出国日

国民健康保険・国民年金・
マイナンバー（解約 / 住所変更）

銀行口座（解約 / 住所変更）

Summary of the procedures at City Hall, departure day

March 16
September 16

March 15
September 15

March 16
September 16

March 30
September 30

Dorm leaving day

Departure day

14 days after moving

If you are returning to yourhome country, submit a
notification to City Hall, as
soon as you have decided
on your departure date.

If you will continue living
in Japan, register your new
address at City Hall within
14 days after moving.

CancelClose youraccount after
you have madeall payments
and received
all scholarships
and salaries.

If you will continue
living in Japan,change your address
as soon as possible.

Some faculties require
you to return your student
ID card.

38

3. その他

3. Other3 - 1 荷物発送・集荷

3-1

集荷

Sending luggage and picking up services

Picking up services

段ボールはスーパーなどで手に入れま
しょう。

スーパー

You can get cardboard boxes at supermarkets to use for packing.

荷物を送るときは、集荷サービスを使うと便利です。

Pick-up services are helpful if you are
sending luggage.

電話・オンラインで予約できます。

To use a pick-up service, make a reservation by phone or online.

※管理人室の電話番号は使用しないでください。

Supermarkets*You are not allowed to use the manager’s
phone number.

ヤマト運輸

Yamato Transport

https://www.kuronekoyamato.co.jp/ytc/customer/

https://www.kuronekoyamato.co.jp/ytc/en/

日本郵便

Japan Post

https://mgr.post.japanpost.jp/C20P02Action.do

https://mgr.post.japanpost.jp/C20P02Action.do

3 - 2 アパートへの引っ越し

3-2

Moving into an apartment

Apartment

アパート

Consult with the apartment’ s management company or landlord.

今後は、アパートの管理会社や家主に相談しましょう。

管理会社

39

Management

家主

40

Landlord

3. その他

3. Other
3-2

3 - 2 アパートへの引っ越し

Moving into an apartment

ごみの出し方

How to take out the garbage

ゴミ袋は多くの市町村で指定されています。

Many municipalities have designated garbage bags.

捨てる場所、曜日、時間を守りましょう。

Follow the rules regarding where, which
day and time to take out the garbage.

今までどおり、ゴミの分別をきちんとしましょう。

Sort the garbage appropriately as before.

ごみ捨てについて分からない場合は、管理会社や大家に聞きましょう。

If you have any questions, ask the management company or your landlord.

電気・ガス・水道の手続き

To use electricity, gas, and water

電気・ガス・水道を使うには手続きが必要です。

You need to go through procedures.

基本的には自分で手続きをしますが、管理会社が代行・サポートしてくれる場合もあります。

Some management companies may help
you with these procedures or do them on
your behalf.

中国電力

The Chugoku Electric Powerhttps://www.energia.co.jp/elec/proc/move/decision.html

https://www.energia.co.jp/elec/proc/move/decision.html

岡山ガス

Okayama Gas

https://www.okagas.co.jp/family/about/form1

https://www.okagas.co.jp/family/about/form1

岡山市水道局

Okayama City Waterworks Bureau

https://www.water.okayama.jp/riyo/375.html

https://www.water.okayama.jp/riyo/375.html

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