Verfahrensordnung Compliance Hotline (Heraeus SpeakUp)

Version: 2.0 – 01.10.2023

Allgemeines

1.

Heraeus ist es wichtig, dass Mitarbeiter, aber auch Geschäftspartner oder andere Personen,die von der Geschäftstätigkeit von Heraeus betroffen sind, die Möglichkeit haben, mögliche
Gesetzesverstöße oder Menschenrechtsverletzungen (Compliance-Verstoß, genauer definiert
unter Ziff. 2) einfach und ohne Furcht vor Benachteiligung oder Bestrafung melden können.
Deswegen bietet Heraeus seinen Mitarbeitern schon seit vielen Jahren eine interne (zumHeraeus Compliance Officer, HCO) und externe (zum Ombudsmann) Compliance Hotline an.
Seit dem 01.04.2020 haben auch externe Dritte die Möglichkeit, über die Compliance Hotline
mögliche Compliance-Verstöße zu melden.
Ab dem 01.10.2023 besteht bei Heraeus die weltweite Möglichkeit, Hinweise über Heraeus
SpeakUp entweder IT-gestützt (via WEB oder APP) oder telefonisch abzugeben. Die Hinweise
werden im Heraeus SpeakUp Tool erfasst und an die Heraeus Meldestelle weitergeleitet.
Die Compliance Hotline kann von Mitarbeitern, ehemaligen Mitarbeitern, Geschäftspartnern
von Heraeus, Zulieferern und mittelbaren Zulieferern und allen, die durch die Aktivitäten von
Heraeus betroffen sind, genutzt werden.
Mit dieser Verfahrensordnung stellt Heraeus sicher, dass die unterschiedlichen rechtlichen
Anforderungen, wie sie sich insbesondere aus dem deutsche HinweisgeberSchutzGesetz(HinSchG),
demdeutschen
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz(LKSG),
derEU-Konfliktmineralienverordnung sowie der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
ergeben, umgesetzt werden.
2.

Zweck dieser Verfahrensordnung und Definition des Compliance-Verstoßes

Ziel von Heraeus SpeakUp ist es, dass Heraeus Kenntnis von-Straftaten,
insbesondere
Geldwäsche,

Vermögensdelikten,Korruption,

Umweltdelikten,-erheblichen Gesetzesverletzungen,-der Verletzung menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten,-

erheblichen Verletzungen interner Richtlinien, bzw. dem Risiko solcher Verletzungenerhält, soweit sich diese Verletzungen oder Risiken aus dem wirtschaftlichen Handeln vonHeraeus oder eines unmittelbaren Zulieferers ergeben. Insbesondere ein möglicher Verstoßgegen die Heraeus Supply Chain Due Diligence Policy oder die Heraeus Human Rights Policy
ist als Rechts- bzw. Menschenrechtsverletzung im Sinne der vorigen Bestimmung anzusehen(zukünftig: „Compliance-Verstoß“).

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Für Hinweise zu Fehlverhalten von Kollegen oder Vorgesetzten ohne direkten Bezug zurGeschäftstätigkeit von Heraeus, zu arbeitsrechtlichen Konflikten oder zu sozialen Konflikten
mit Vorgesetzten oder Kollegen oder zu nicht wesentlichen Verstößen gegen interne Richtlinien
ist die Compliance Hotline nicht zuständig.
Heraeus begrüßt, wenn mögliche Compliance-Verstöße zunächst lokal bei den Vorgesetzten
oder Compliance Officern (CO) der jeweiligen Gesellschaft angesprochen werden. Wenn das
nicht möglich oder zielführend ist, z.B. weil der Vorgesetzte nicht aktiv wird, es um ein
Fehlverhalten des Vorgesetzten selbst geht oder der Hinweisgeber persönliche Nachteile
befürchtet, sollte von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, Hinweise auf ComplianceVerstöße über den IT-gestützten Meldekanal Heraeus SpeakUp oder den externen
Ombudsmann abzugeben. Alternativ zu Heraeus SpeakUp kann sich der Hinweisgeber auchimmer persönlich oder per E-Mail an den CO der Gesellschaft oder der Operating Company(OpCo) wenden.
3.

Meldewege und Meldestellen

3.1

Meldung über SpeakUp oder persönlich an den Heraeus Compliance Officer
Die Meldung ist über das Webportal Heraeus SpeakUp, über App oder Telefon oder ineinem persönlichen Gespräch möglich.
Webportal: Hinweisgeber erreichen das Webportal zur Abgabe von Hinweisen hier.
App: Der Meldende hat ebenfalls die Möglichkeit, über das Mobiltelefon mit der App„SpeakUp“ einen Hinweis abzugeben. Voraussetzung ist die Installation der App„SpeakUp by People Intouch“ aus dem für das jeweilige Betriebssystem notwendigenStore.
Telefon: Der Meldende hat auch die Möglichkeit einen Hinweis telefonisch abzugeben.
Der gesprochene Text wird zunächst aufgezeichnet, im nächsten Schritt transkribiert
und soweit notwendig, maschinell in Englisch oder Deutsch übersetzt. DieSprachaufzeichnung wird nach der Übersetzung gelöscht.
Persönliches Gespräch: Zuletzt kann der Hinweisgeber mit dem HCO auch einen
Termin für ein persönliches Gespräch über MS Teams oder im Büro vereinbaren.
Meldestelle: Meldestelle ist der Heraeus Compliance Officer (bzw. sein Vertreter)(HCO). Zur Meldestelle gehört auch der Leiter der Konzernrevision (bzw. sein Vertreter)(KR), den der HCO für die Vorprüfung und ggf. auch die vollständige Prüfung desSachverhalts (Ziff. 4) regelmäßig einbeziehen wird. Der HCO und der Leiter derKonzernrevision handeln beim Umgang mit Hinweisen weisungsfrei und unabhängig.

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3.2

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Meldung über E-Mail oder Telefon oder im persönlichen Gespräch an den lokalen COoder den CO der OpCo
Mitarbeiter haben weiterhin die Möglichkeit, mögliche Compliance-Verstöße auch perE-Mail oder Telefon oder persönlich an den lokalen CO oder den CO der Operating
Company (OpCo) zu melden. Meldestelle ist dann der lokale CO oder CO der OpCo,der HCO, der beratend tätig werden kann, und der Leiter der Konzernrevision (KR), derin die Sachverhaltsermittlung einbezogen werden kann. Der lokale CO und der CO derOpCo handeln beim Umgang mit Hinweisen unabhängig und weisungsfrei.

3.3

Ombudsmann
Die Meldung an den Ombudsmann kann telefonisch oder per E-Mail oder in einem
persönlichen Gespräch erfolgen.
Ausschließlicher Kontaktpunkt für den externen Ombudsmann ist der HCO. Dazu trägt
der externe Ombudsmann die vom Hinweisgeber erhaltenen Informationen in Heraeus
SpeakUp ein. Nur dann, wenn sich die Vorwürfe gegen den HCO oder den GeneralCounsel richten, gibt der externe Ombudsmann die Hinweise direkt an den CEO von
Heraeus weiter.
Der Ombudsmann ist Rechtsanwalt und der anwaltlichen Schweigepflicht unterworfen.
Das bedeutet, dass er ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Hinweisgebers
weder den mitgeteilten Sachverhalt noch den Namen des Hinweisgebers an Heraeus
weitergibt. Der externe Ombudsmann ist unabhängig und nicht an Weisungen von
Heraeus gebunden.
Soweit nicht im Einzelfall anders vereinbart, übernimmt der HCO die Bearbeitung desHinweises nach dem unter Ziff. 4 beschriebenen Prozess wie für Hinweise, die direkt
bei ihm über Heraeus SpeakUp eingegangen sind. Ziff. 3.1 gilt entsprechend.

3.4

Heraeus begrüßt, wenn der Hinweisgeber bereit ist, auch seine Identität preiszugeben,
aber auch anonyme Hinweise sind möglich und anonymen Hinweisen wirdnachgegangen. Die Glaubwürdigkeit der Angaben des Hinweisgebers hängt in vielen
Fällen davon ab, ob der Hinweisgeber bereit ist, seine Identität dem HCO oderOmbudsmann oder lokalen oder OpCo CO offenzulegen, die den Schutz desHinweisgebers sicherstellen, vgl. Ziff. 5.

4.

Ablauf des Meldeverfahrens und Umgang mit Hinweisen

4.1

Die Meldestelle wird den Eingang des Hinweises innerhalb von 7 Tagen bestätigen.

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4.2

Ist der Hinweis nicht offensichtlich unplausibel, liegt die Verantwortung für dieUntersuchung des gemeldeten Sachverhaltes bei der jeweiligen OpCo. FürSachverhalte, die die Gesellschaften betreffen, die keiner OpCo zugeordnet sind(Gesellschaft) betreffen, liegt sie bei der jeweiligen Gesellschaft. Hierzu leitet der HCO
den Sachverhalt an den CO der OpCo bzw. an den CO der jeweiligen Gesellschaft
weiter. Soweit eine Vorprüfung nicht bereits erfolgt ist, kann der CO der OpCo bzw.
Gesellschaft eine Vorprüfung vornehmen und leitet ggf. eine Untersuchung ein.

4.3

Für den Fall, dass(a) sich ein Vorwurf gegen ein Lead-Team Mitglied oder gegen den Geschäftsführer
der Serviceplattform richtet, bzw. denkbar ist, dass das beanstandete Verhalten durch
das Lead-Team Mitglied bzw. den Geschäftsführer unterstützt oder zumindest gebilligt
wurde,(b) der Hinweis nicht nur eine OpCo oder Gesellschaft betrifft,(c) bei unterstellter Richtigkeit gravierende Auswirkungen auf den Heraeus Konzern
insgesamt haben kann,(d) der Schutz der Identität des Hinweisgebers bei Abgabe derAufklärungsverantwortung an die OpCo bzw. Serviceplattform gefährdet sein könnte
und der Hinweisgeber einer Weitergabe der Identität nicht zugestimmt hat,
liegt die Aufklärungsverantwortung bei dem HCO unter Einbeziehung des Leiters KR.

4.4

Die Meldestelle wird innerhalb des Heraeus Konzerns nur die Personen einbeziehen,
die zur Aufklärung des Sachverhalts oder zur Entscheidung über das weitere Vorgehen
einbezogen werden müssen. Die Meldestelle stellt dabei den Schutz der Identität desHinweisgebers sicher.

4.5

Die Verantwortung für das ggf. erforderliche Abstellen des Verstoßes und ggf. dieSanktionierung von Mitarbeitern liegen bei der OpCo-Leitung bzw. der GF derServiceplattform. Die Abhilfemaßnahme dient dazu, den Verstoß oder die Verletzung
zu verhindern oder abzustellen.

4.6

Spätestens drei Monate nach Eingang des Hinweises informiert die Meldestelle denHinweisgeber über bereits ergriffene und geplante Folgemaßnahmen sowie die Gründehierfür.

4.7

Der Inhalt der Meldung sowie das Ergebnis der Untersuchung, sofern eine solche
stattgefunden hat, sind für einen Zeitraum von 3 Jahren ab dem Zeitpunkt der Erstellung
der Dokumente aufzuheben, sofern nicht auf der Grundlage anderer Rechtsvorschriften

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oder zur Erfüllung der Anforderungen aus dem HinSchG eine längere Aufbewahrung
erforderlich und verhältnismäßig ist.
5.

Schutz des Hinweisgebers

5.1

Der HCO und die COs stellen den Schutz des Hinweisgebers sicher. Dazu gehört auch,dass der Hinweisgeber nicht gedrängt wird, seine Identität offen zu legen und dieIdentität des Hinweisgebers, wenn sie ihm bekannt ist, ohne dessen Zustimmung nicht
offenlegt. Auch Dokumente, aus denen sich die Person des Hinweisgebers ermitteln
lässt, wird die Meldestelle ohne Zustimmung des Hinweisgebers nicht weitergeben.

5.2

Die Weitergabe der Identität des Hinweisgebers ist ausnahmsweise zulässig, wenn derHinweisgeber zugestimmt hat oder das für die Untersuchung oder Folgemaßnahmen
unvermeidlich oder im Rahmen eines staatlichen Ermittlungsverfahrens notwendig ist.

5.3

Vergeltungsmaßnahmen, insbesondere arbeitsrechtliche Maßnahmen, gegen einen
Hinweisgeber, der einen möglichen Compliance-Verstoß gemeldet hat, sind verboten
und selbst als Compliance-Verstoß anzusehen und entsprechend zu ahnden.

5.4

Nicht geschützt ist der Hinweisgeber, der wissentlich oder grob fahrlässig falscheAngaben macht, um anderen zu schaden oder in anderer Weise die Compliance Hotline
missbraucht. Vielmehr behält sich Heraeus vor, denjenigen Hinweisgeber, derwissentlich falsche Angaben macht, um anderen zu schaden oder in anderer Weise dieCompliance Hotline missbraucht, auf Schadensersatz in Anspruch zu nehmen.

5.5

In gleichem Umfang geschützt sind auch Mittler und Unterstützer des Hinweisgebers.

5.6

Für die Nutzung von Heraeus SpeakUp oder die Einschaltung des Ombudsmanns oderlokalen COs oder OpCo COs entstehen für den Hinweisgeber keine Kosten. Die Kosten
trägt Heraeus. In wenigen Fällen fallen bei telefonischer Abgabe des Hinweises
Telefongebühren auf Seiten des Hinweisgebers an.

6.

Datenschutz

6.1

Der Hinweisgeber und die Betroffenen werden in den Datenschutzhinweisen über die
Verarbeitung und Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten informiert.

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