学校法人郡山開成学園 個 人 情 報 保 護 規 程
第１章 総 則（目的）
第１条 この規程は、学校法人郡山開成学園（以下「学園」という｡)が保有する個人情報の適正な取扱い（取得、保管、利用及び訂正等）に関し必要な事項を定め、個人情報の適正な取扱いと個人の権利利益を保護することを目的とする。
なお、特定個人情報（マイナンバー）とその内容を含む個人情報に関しては、「学校法人郡山開成学園特定個人情報取扱規程」において別途定めるところに従うものとする。
（定義）
第２条 個人情報とは、生存する個人に関する情報で、氏名、生年月日、住所、電話番号等により特定の個人を識別できるもの、又はその情報や個人別に付与された番号、記号、その他の符号、画像若しくは音声等から特定の個人を識別できなくても、他の情報と照合することにより特定の個人を識別できることとなるものをいう。
２ 前項の個人情報は、学園が保有する生存する個人に関する全ての情報であり、理事、監事、評議員、教職員、又は学生、生徒、園児等に限られるものではなく、過去の学園の関係者全ての者等に関する情報も含まれるものであることに留意しなければならない。
３ 個人データベースとは、個人情報を含む情報の集合物で、個人情報の検索が容易にできるコンピュータ又は帳簿などによって、体系的に構成、整理したものをいう。
４ 個人データとは、個人データベースを構成する個人情報をいう。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは除く。
(1) 当該個人データの存在が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの(2) 当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの(3) 当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若し
くは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの(4) 当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの(5) 取得後６か月以内に消去することとなるもの
５ 要配慮個人情報とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪被害状況、その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないように特に配慮を要するものとして個人情報の保護に関する法律施行令 （平成 15 年政令第 507 号）で定める個人情報をいう。
６ 実施部門は、法人本部、郡山女子大学大学院、郡山女子大学、郡山女子大学短期大学部、郡山女子大学附属高等学校、郡山女子大学附属幼稚園並びに家庭寮をいう。
（実施部門の責務）
第３条 実施部門は、本規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるものとする。
（教職員、学生、生徒及び園児の責務）
第４条 教職員、学生、生徒及び園児は個人情報の保護の重要性を認識し、自己に関する個人情報の適正な管理に努めるとともに、他人に関する個人情報の取扱いに当たっては、個人の権利利益を侵害することのないよう努めなければならない。
２ 理事、監事、評議員及び全ての教職員は、職務等で知り得た個人情報を、故意又は過失により他に漏えい、滅失若しくはき損、又は不当な目的に利用してはならない。その地位を退いた後においても同様とする。
３ 教職員及び学生、生徒並びに園児に対して、個人情報の適正な取扱いにつき適切に指導及び啓発活動を行うことに努めるものとする。
（個人情報保護の適用除外）
第５条 本規程は、個人情報を取り扱う目的が学術研究の用に供する目的である場合には適用しない。
ただし、その場合にもできる限り本規程に準じて個人情報を取り扱うようにするなど、個人情報
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の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
第２章 個人情報の取得、利用及び提供（個人情報の取得）
第６条 個人情報を取得するに当たっては、その利用目的をできる限り具体的に特定し、本人（当該個人情報から識別される特定の個人のこと。以下同じ｡)の同意確認を得た上で、利用目的の達成に必要な範囲で取得しなければならない。
２ 前項の利用目的は、個人情報を取得する前又は取得後速やかに、本人に通知又は公表しなければならない。ただし、本人から直接に、書面（各種記録媒体なども含む｡)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合には、緊急の事態を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を通知しなければならない。
３ 第１項の利用目的を変更する場合には、変更前と変更後の利用目的が相当の関連性を有すると合理的に認められるものでなければならず、かつ変更された利用目的を本人に通知又は公表しなければならない。
４ 第２項及び前項後段の規定は、次に掲げる場合には、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知又は公表することにより、本人、第三者又は学園の生命、身体又は権利利益を害するおそれがある場合(2) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(3) 利用目的が明らかな場合
５ 要配慮個人情報については、あらかじめ本人の同意を得ないで取得してはならない。
６ 個人情報を取得するに当たっては、適法かつ相当な手段により取得しなければならない。
（個人情報の利用）
第７条 個人情報の利用は、その利用目的の達成に必要な範囲で利用しなければならない。ただし、次に掲げる場合は除く。
(1) 本人からあらかじめ同意を得た場合(2) 法令に基づく場合(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得るのが困難なとき。
(4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意を得るのが困難なとき。
(5) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力するする必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（個人データの第三者提供）
第８条 個人データは、第三者に提供してはならない。ただし、次に掲げる場合は除く。
(1) 本人からあらかじめ同意を得た場合(2) 次に掲げる事項を、あらかじめ本人に通知するか、又は本人が容易に知りうる状態においている場合
イ 個人データを第三者へ提供すること。
ロ 第三者へ提供する個人データ項目
ハ 第三者への提供の手段又は方法
二 本人の求めがあれば、その本人に関する個人データを第三者へ提供することを停止すること。
(3) 第７条第１項第２号から第５号までのいずれかの場合
２ 個人データを第三者へ提供する場合には、当該提供先において、個人データの提供目的以外での利用、他の者への再提供、複写複製、改ざん、漏えい、盗用等がされないように、個人データの安全管理のために講ずべき措置について提供先と合意書を締結するなど、適切な措置を講じなければならない。
３ 個人データを第三者に提供した場合は次に掲げる事項を記録し、提供を行った日から起算して３年を経過する日までの間保存するものとする。
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(1) 当該個人データを提供した年月日(2) 当該第三者の氏名又は名称(3) 当該個人データの項目(4) 本人の同意を得ている旨（個人データの取扱委託、共同利用）
第９条 前条の規定は、次に掲げる場合には、適用しない。
(1) 学園が外部業者等に対し個人データの全部又は一部の取扱いを委託する場合。ただし、この場合には、当該外部業者等において、委託目的以外での利用、他の者への再提供、複写複製、改ざん、漏えい、盗用等がなされないように、個人データの安全管理のために講ずべき措置について委託契約書の中に明記するなど、適切な措置を講じなければならない。
(2) 学園が特定の者との間で個人データを共同利用する場合。ただし、この場合には、次に掲げる事項を、あらかじめ本人に通知するか、又は本人の容易に知り得る状態におかなければならない。次に掲げる事項を変更した場合も、同様とする。
イ 個人データを共同利用するとき。
ロ 共同利用する個人データの項目
ハ 共同利用する者の範囲
二 共同利用する共通の目的
ホ 共同利用する個人データの管理責任者の氏名又は名称
第３章 個人情報の保管及び管理（個人情報管理責任者）
第 10 条 個人情報管理責任者は、学園長並びに大学院、大学及び短大の学長、副学長及び各学科主任並びに高校校長及び教頭並びに幼稚園園長並びに事務局の各部長及び室長並びに附属機関の各館長、主任及び室長とする。
２ 個人情報管理責任者は、それぞれの部署における個人データを総括的に管理するとともに、個人データの取扱いについて各部署に所属する教職員を監督する。
３ 個人情報管理責任者は、個人情報データベースに関し次の各号に掲げる事項を記載したものを一つの簿冊に綴って備え置き、閲覧に供しなければならない。ただし、第６条第４項第１号及び第２号に掲げる場合、個人情報データベースが取得後６か月以内に消去することになる情報のみからなる場合、個人情報データベースが専らコンピュータの試験的操作のために利用するものである場合、その他合理的理由がある場合は除く。なお、個人データ自体は記載しないものとする。
(1) 個人データベースの名称(2) 個人データベースの利用目的(3) 個人情報データベースを取り扱う部署の名称、責任者及び担当者（アクセス権者）名(4) 個人情報データベースに記録されている項目及び記録媒体(5) 個人データの取扱期間（保存期間）、削除及び廃棄方法(6) その他必要な事項（個人情報管理委員会）
第 11 条 個人情報の保護を適正に行うため、個人情報管理委員会を置く。
２ 個人情報管理委員会は、次に掲げる事項について審議する。
(1) 個人情報の保護に関する学園の施策に関する事項(2) 個人データを含むコンピュータシステム及び帳簿等並びに個人データの適正な管理のための方法及び措置に関する事項(3) 個人データの開示、訂正若しくは抹消、利用停止、利用目的の通知の各請求、又は苦情申立がなされたときの措置に関する事項(4) その他個人情報の保護のために必要な事項
３ 個人情報管理委員会に関する事務は、総務部総務課において処理する。
（個人情報の削除及び機器、電子媒体等の廃棄）
第 12 条 個人データの廃棄及び削除段階における記録媒体等の管理は次の各号によるものとする。
(1) 個人データが記録された書類等を廃棄する場合 シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、外部の焼却場での焼却又は溶解等の復元不可能な手段を用いる。
(2) 個人データが記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合 専用データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いる。
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(3) 個人情報データベース中の個人データを削除する場合 容易に復元できない手段を用いる。
(4) 個人データを取り扱う情報システムにおいては、法令及び学園が定める保存期間経過後の毎年度末に廃棄するようシステムを構築する。
(5) 個人情報が記載された書類等については、学園が定める保存期間経過後の毎年度末に廃棄する。
２ 個人データ若しくは個人情報データベース等を削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、その種類及び名称、取扱部署及び責任者並びに削除及び廃棄状況を記録するものとし、当該個人データ自体は含めないものとする。
第４章 個人データの開示等（個人データの開示）
第 13 条 本人は、自己に関する個人データの開示を請求することができる。この請求は、代理人によってもすることができる。
２ 前項の規定による請求は、学園の定める様式の請求書を、総務部総務課に提出して行うものとする。なお、この請求は郵送によっても行うことができる。
３ 前項の規定により請求書を提出する場合には、本人確認のため、次の各号の区分に従い、それぞれに定める書面を提示又は提出しなければならない。
(1) 請求書を本人が総務部総務課に持参して提出する場合 学生証、教職員証又は運転免許証等の身分証明書の提示(2) 請求書を郵送により提出する場合 運転免許証の写し及び住民票の提出、又は学園の認める書面の提出(3) 請求書を本人の代理人が総務部総務課に持参して提出する場合 当該代理人の学生証、教職員証又は運転免許証等の身分証明書の提示、及び本人の委任状など代理権を有することを証明する書面
４ 開示請求に係る個人データは、次の各号の一に該当する場合を除き、開示しなければならない。
(1) 開示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合(2) 開示することにより、学園の業務の適正な実施に支障を及ぼすおそれがある場合、又は学園と国の機関、地方公共団体、その他の団体等との信頼関係を害するおそれがある場合(3) 開示することにより法令に違反することとなる場合
５ 理事長は、必要に応じ、開示請求に係る個人データを開示するかどうか等につき、個人情報管理委員会に付議し、又は個人データ管理責任者等から意見を聴くことができる。
６ 個人データの開示は、当該個人データに記載されている文書の写しの交付によって行う。個人データがコンピュータ処理用の個人情報データファイルを構成するものである場合は、コンピュータによって出力した帳票の交付を持って行う。ただし、本人の同意があれば、その他の適宜な方法をもって開示することができる。
７ 個人データの開示を郵送により行う場合、簡易書留による郵送料の実費を郵便切手により収受する。
８ 個人データの全部又は一部を開示しない場合は、開示しないことを遅滞なく本人に通知しなければならない。
（個人データの訂正又は削除）
第 14 条 本人は、自己に関する個人データの内容が事実でない場合、その内容の訂正又は削除を請求することができる。この請求は、代理人によってもすることができる。
２ 前項の請求は、前条第２項及び第３項に定める手続きに準じて行うものとする。
３ 個人情報管理責任者は、第１項の請求を受けた場合、遅滞なく調査を行い、必要な措置を講じ、結果を本人に対し文書で通知しなければならない。
（個人データの利用停止）
第 15 条 本人は、自己に関する個人データが法令若しくは本規程その他の学園の諸規程に違反して取得又は利用されている場合、その利用を停止し、又は適切な措置をとるよう請求することができる。
２ 前項の請求については、第 13 条第２項及び第３項に定める手続きに準じて行うものとする。
３ 個人情報管理責任者は、第１項の請求を受けた場合、遅滞なく調査を行い、必要な措置を講じ、結果を本人に対して文書で通知しなければならない。
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（個人データの利用目的）
第 16 条 本人は、自己に関する個人データの利用目的の通知を請求することができる。この請求は、代理人によってもすることができる。
２ 前項の請求は、第 13 条第２項及び第３項に定める手続きに準じて行うものとする。
３ 第１項の請求を受けた場合、第６条第４項第１号又は第２号に掲げる場合を除き、請求に係る個人データの利用目的を通知しなければならない。開示しない場合には、そのことを遅滞なく本人に通知しなければならない。
（個人データの取扱いに関する苦情申立）
第 17 条 本人は、自己に関する個人データの取扱いについて苦情申立をすることができる。この請求は代理人によってもすることができる。
２ 個人情報管理責任者は、第１項の請求を受けた場合、遅滞なく調査を行い、適切に対応し、結果を本人に対し通知するものとする。この場合、第 13 条第５項を準用する。
第５章 雑 則第 18 条 本規程に定めのない事項又は本規程の解釈適用は、個人情報の保護に関する法律（平成 15年法律第 57 号)、その他の関係法令に従う。
第 19 条 本規程の改廃は、理事会が行う。
附 則 この規程は、平成 21 年 10 月１日より施行する。
附 則（平成 29 年５月 30 日変更）
この規程は、平成 29 年５月 30 日より施行する。

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