自動発注
オークラ情報システム（株）
2024/06

薬VAN

Okura Information System Co.,Ltd

自動発注
目次

1 : 概要･･･････････････････････････P3
2 : パソコン事前設定･･･････････････P6
3 : システム設定変更･･･････････････P7

4 : 安全在庫・確保在庫登録･････････P10
5 : スケジュール登録･･･････････････P11
6 : 稀品設定（人管理品）･･･････････P13

7 : 開始設定･･･････････････････････P14
8 : 注意点･････････････････････････P15

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1:概要❑発注データの作成から送信まで、全て自動化▼特徴1
発注に関わる作業時間を大幅に削減設定した発注時間に･･･

1.SIPSデータの取込
2.発注データ作成
3.発注データ送信

全て自動処理▼特徴2
処方実績に基づき、発注点を下回った薬品をピックアップし発注量を計算▼特徴3
高額商品・麻薬などあらかじめ除外することが可能【自動発注処理画面イメージ】

トップ画面にしている状態で設定時刻に、達したとき自動発注処理が開始します

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1:概要
❏自動発注を利用する場合、レセコンからSIPSデータとして処方情報を取込していることが条件です▼SIPS設定を確認します
1.トップ画面上部にあるメニュー【設定】→【システム設定】→【レセコン】を開き【リアルタイム取込】へ✅、【取込パス】両方が設定されているか確認してください※こちらの取込パスの内容は、一例です
既に設定がある場合は、変更しないでください

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1:概要
▼未設定の場合
自動発注の利用条件を満たしていないため、ご利用いただけません
ご利用希望の場合は、レセコン保守会社様またはネットワーク保守会社様へご確認のうえ
以下の内容を依頼してください

1. 薬VANパソコン と レセコンパソコンの同一ネットワーク接続
薬VANパソコン と レセコンパソコンとデータの送受信が可能となります

2. レセコン側のSIPSデータ出力設定
SIPSデータとして処方情報を出力できるように、設定する必要があります

3. 出力先フォルダの共有設定
レセコンからSIPSデータが出力されるフォルダを、共有設定することで薬VANパソコンがアクセスできるようになり、SIPSデータを薬VANに取込します
設定完了後、出力先フォルダ（ネットワークパス）の情報を控えサポートまでご連絡ください
遠隔接続にて内容確認し、設定後ご利用いただけます

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2:パソコン事前設定❏スリープ・スタンバイ設定されてる薬VANパソコンは、自動発注が正常に起動しないため、解除設定が必要です
1.パソコンの画面左下にある【スタート】ボタンの上で右クリックします2.メニュー項目が表示されたら【電源オプション】を左クリックします

3.【電源とスリープ】画面が表示されたら【スリープ】を【なし】に設定することで解除となります※【なし】になっている場合、または設定変更後は右上の【ｘ】印をクリックし閉じます

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3:システム設定変更❏薬VANのシステム設定を変更します
1.トップ画面上部にあるメニュー【設定】→【システム設定】をクリックします

2.【発注①】を開き【発注控出力方法】を設定します「ｖ」のプルダウンを押すと、下記のように選択肢が表示します「常に出力する」「出力しない」のどちらかに設定してください「毎回確認する」の場合、発注が自動確定されません

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3:システム設定変更
3.【発注①】にある【発注承認書】【発注先設定】【不動店舗判定】を設定します「医薬品マスタの設定」をクリックし設定します
トップ画面の薬品名下に表示されている、取引先が発注先として反映します「判定しない」をクリックし設定します「発注承認書を利用しない」をクリックし設定します

判定設定をしていると、 「確」チェックが付かない状態で発注データ作成されるため、自動発注で確定されず登録画面に残ります「発注承認書を利用する」は発注が自動確定されないため設定不可

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3:システム設定変更
4.【発注②】をクリックして【発注日】【発注画面】【予定数計算方法】を設定します「発注データ作成日」をクリックし設定します「発注データ作成日」以外の設定は、発注が自動確定されないため設定不可「全て含む」をクリックし設定します「全て含む」以外の設定は発注データが重複する可能性があるため設定不可※ただし「予定数計算方法」の設定が、下記設定の場合は変更不要です※

9・発注残管理を行う（予約分を含まない）
・発注残管理を行う（予約分を含む）

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4:安全在庫・確保在庫登録❏安全在庫（発注点）・確保在庫（発注量）の設定をします
・新たに出庫頻度に応じた安全在庫（発注点）･ 確保在庫（発注量)を設定します・連続した日数の合計出庫（処方）の最大量を、確保するよう計算します
1.トップ画面上部にあるメニュー【設定】→【システム設定】→【発注③】をクリックして設定します※ 操作手順：P7-1参照
発注点※ 確保在庫の推奨値：発注量

安全在庫 ＋ 2日(例：安全在庫：3日確保在庫：5日)※設定できたら、画面右下にある【設定更新】をクリックします
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5:スケジュール登録❑各卸ごとに自動発注のスケジュール登録が必要です
1.トップ画面上部にあるメニュー【マスタ】→【取引先一覧】をクリックして【店舗区分：卸】を選択します

店舗区分：卸を選択します
選択後、卸マスタのみ抽出表示します

2.自動発注にしたい、卸マスタの左側【修正】をクリックします

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5:スケジュール登録
3.【発注設定】をクリックして、スケジュール登録をします▼卸ごと曜日ごとの時間、発注点、発注量の登録します※１日１回分のみ設定可能（複数回の設定不可）※一例です▼時 間 ：卸の発注締め時刻や業務に応じて、開始時間を設定します(休みの曜日は設定不要)▼発注点：【安全在庫】を、プルダウンから選択します▼発注量：【安全在庫を上回る量】【基準確保在庫を上回る量】どちらかを、プルダウンから選択します

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6:稀品設定（人管理品）❑高額商品・麻薬、 複数規格を同じ薬品マスタで管理している場合は自動発注の除外品設定をします【稀品 （人管理品）の具体例】＊稀品設定（人管理品）は、取扱薬品の約１％ほどを目標＊

・麻薬 ・ エンシュア（複数の味管理） ・・超高薬価品 ・軟膏（チューブ、瓶）など

酸化マグネシウム（複数分包品）※ 稀品設定（人管理品）は、定期的に見直しが必要です※ 自動発注の開始時刻までに発注データ作成を行っていれば、自動送信可能（詳細：P16）▼トップ画面に表示されてくる、薬品欄の出庫頻度の下にある✅欄をクリックし✅をつけます

こちらに✅を付けると、稀品設定の登録完了です13

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7:開始設定❏事前設定が完了したら、自動発注の開始設定をします
1.トップ画面上部にあるメニュー【設定】→【システム設定】→【発注③】をクリックします【設定内容】①：【利用する】に設定します②：通常、マイナス在庫の薬品は自動発注対象外です
マイナス在庫も自動発注対象にする場合、✅をつけます①③：固定発注数の設定をしている薬品に関して、発注点を下回っていない場合でも、常に発注候補の赤で表示させ自動発注対象にする場合に✅をつけます②③

薬価改定時や年末年始など、一時的に定期自動発注を中止したい場合は【定期自動発注】を【利用しない】に変更して下さい

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8:注意点
注意点1
▼日々の操作（仕入処理など）などが終わったあとは、トップ画面に戻り常にトップ画面を表示した状態にします※自動発注の処理時刻にトップ画面以外の場合、自動発注が起動しません
その場合はトップ画面に戻った際に、自動発注処理が開始になるため設定時刻とは異なります注意点2▼自動発注の処理中は、薬VANが利用できません

注意点3▼自動発注を利用する場合、薬VANパソコンは毎日【終了】→翌日起動をしてください
常時パソコンを起動したままの場合、自動発注が正常に動作しない可能性があります

注意点4▼自動発注に関わる設定内容を変更した場合は、薬VANの再起動が必要です
再起動がされていない場合は、設定変更前の内容で自動発注の処理をします
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8:注意点

注意点5
▼稀品（人管理品）の発注タイミング
従来通り手動で発注登録画面にて発注データを作成し、当日日付で未確定の状態にして残しておくと自動発注の設定時刻に自動発注分と同時に確定および送信されます※未確定で残しておく場合、必ず【確】へ✅がついていることを確認してください✅がついていない場合は、処理されません

注意点6▼オンライン発注不可の特定卸への分割発注品は、自動発注処理後にFAX注文書が印刷されます
印刷物を必ず、確認してください※上記の特定卸以外の分割発注分がある場合、確定できず発注登録画面に残ります
トップ画面に【発注未確定あり】のメッセージ表示がある場合、発注の登録画面へ進み必要に応じて確定しFAX注文書を送るか、卸の分割システムにて発注してください

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