2023.06.07

ソーシャルエンタープライズアプリケーション

rakumoソーシャルスケジューラー管理者マニュアル

お問い合わせrakumo サポート

9:00~18:00（土/日/祝日除く）

support-sfdc@rakumo.com
https://help.rakumo.com/r/inquiry-form目次① 概要・アクセス………………………… 3② 設備管理………………………… 4③ 予定種別の設定………………………… 5④ 共通設定-グループ管理………………………… 7⑤ 共通設定-カレンダー設定………………………… 11⑥「ソーシャルスケジューラーで表示」ボタンの設置 …15⑦ 活動カスタム項目の設定……………………………16⑧ 取引先責任者の複数選択の許可設定……………17⑨ Salesforce1 に rakumo のリンクを設定………… 18⑩ データメンテナンスの実行……………………… 19

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① 概要・アクセス
概要・アクセス
rakumo ソーシャルスケジューラーの 概要 と アクセス URL をご案内します。

概要
rakumo ソーシャルスケジューラーは、個人やグループ（部署）のスケジュールをスムーズに閲覧できるアプリケーションです。ユーザー企業の営業時間に合わせたスケジュール表示や設備・会議室と組織グループを分けた表示機能などを実装しています。
アクセス【URL】https://ap.salesforce.com/にログインします。画面右上のプルダウンから「rakumo ソーシャルスケジューラー」を選びアクセスします。

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② 設備管理
設備管理
ソーシャルスケジューラーで使用する設備の管理を行います。

設備管理の画面

設備をドラッグ&ドロップして、カテゴリを変更できます。
「子カテゴリの追加」を登録して、子カテゴリに含まれる設備を「子設備の追加」に登録します。
【例】「大阪支社」（子カテゴリ）の「大会議室」(子設備の追加)の登録
子カテゴリの下階層に更にカテゴリを登録する
場合、「子カテゴリの追加」を登録します。
【例】「大阪支社」(子カテゴリ)の「営業第一部」(子カテゴリ)の登録

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③ 予定種別の設定(1)
予定種別の設定
予定種別毎に表示色を設定 します。

予定種別の設定(1)
予定種別の作成
システム管理者が行動項目の種別画面で、予定種別を作成できます。
＜作成方法＞
Salesforce 画面右上の [設定] > 画面左の [カスタマイズ] >[活動] > [行動の項目] > [種別] > 行動項目の種別画面の行動の種別選択リスト値の [新規] ボタンから作成

項目レベルセキュリティの設定「予定種別」を利用するためには、システム管理者が項目レベルセキュリティの設定をします。
＜設定方法＞
Salesforce 画面右上の [設定] > 画面左の [カスタマイズ] >[活動] > [行動の項目] > [種別] > 行動項目の種別画面の [項目レベルセキュリティの設定] > 参照可能にチェック > [保存]クリック<項目レベルセキュリティの設定画面><行動項目の種別画面>

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③ 予定種別の設定(2)予定種別の設定
予定種別毎に表示色を設定 します。

予定種別の設定(2)「予定種別の設定」をクリックします。

各予定種別の [色] をクリックしてください。色の選択
BOX が表示されます。BOX から使用する色を選んでください。
すべて選択した後、[設定を保存する] ボタンをクリックしてください。

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④ 共通設定-グループ管理
グループ管理グループを作成、更新 します。

グループ管理rakumo ソーシャルスケジューラーで利用ができるグループは、次の 3 種類です。
1. ロール階層
2. Chatter グループ
3. rakumo 独自グループ
1. ロール階層
全てのユーザーが、ロールの各階層をグループ利用できます。
▼ ロール階層の作成
https://developer.salesforce.com/trailhead/ja/data_security/data_security_roles
2. Chatter グループ
ユーザーは、自分が参加している Chatter グループだけをグループ利用できます。
▼ Chatter グループの作成
https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=collab_group_creating.htm&language=ja

3. rakumo 独自グループ
全てのユーザーが、rakumo 独自グループをグループ利用できます。 rakumo 独自グループは、ロール階層やChatter グループと異なり、rakumo ソーシャルスケジューラー上でのみ利用されるものです。
次のページから、rakumo 独自グループの作成方法をご案内します。

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④ 共通設定-グループ管理-設定(1)グループ管理－設定
ユーザーが使用するグループの作成、更新を行います。

グループ管理-設定(1)共通設定で作成したグループは、ユーザーがrakumoソーシャルスケジューラーだけで利用ができるようになります。

サンプルファイルをクリックして、サンプルのCSVファイルをダウンロードします。

上記のような総務部グループを作成する場合<CSVファイル>※CSVファイルの詳細につきましては、次のページでご案内をしています。

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④ 共通設定-グループ管理-設定(2)グループ管理－設定
ユーザーが使用するグループの作成、更新を行います。

グループ管理-設定(2)
グループデータの CSV ファイルの作成方法をご案内します。
CSVファイルの詳細

A列：Code
一意に識別するためのものです。グループの場合は、半角英数のユニークなコードを入力してください。ユーザーの場合は、SalesforceのログインID(“UserName”)を入力してください。ここでは、総務部には”soumu_department”を指定して入力します。
B列：Nameソーシャルスケジューラー上に表示する名前を指定します。
C列：ParentGroupCode
親グループになるCodeを入力します。ここでは、管理課、人事課、経理課に対する親グループは総務部（soumu_department）になります。
さらに、ユーザーに対しては所属グループも入力します。管理太郎の場合、管理課（soumu_department_kanri_section）になります。
D列：IsGroup
グループに対しては、全て”1”を入力してください。ここでは、総務部、管理課、人事課、経理課に対しては”1”を入力します。
ユーザーに対しては、空白にしてください。
E列：Description
説明文がある場合に入力します。入力した説明文は、グループ管理の一覧設定からのみ確認が可能です。
F列：Display
ソーシャルスケジューラー上での表示する／表示しないの指定をします。表示にする場合は”1”、非表示の場合は空白を指定してください。

グループ内のユーザーの表示順序は、CSV内の行の順序がそのまま反映されます。

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④ 共通設定-グループ管理-設定(3)グループ管理－設定
ユーザーが使用するグループの作成、更新を行います。

グループ管理-設定(3)(2)の続きインポート完了後に、グループデータ一覧の「有効」にチェックを入れた後、「表示設定を保存」をクリックします。

作成したCSVファイルは「ファイルを選択」から選択後、「インポート」を実行します。

CSVファイルの文字コードは「UTF-8」で行ってください。

グループ管理のグループ一覧から現在「有効」チェックが入っているグループを確認することができます。

既存のロールとChatterグループを本機能の独自グループの下階層に表示することができます。その際、ロールとChatterのCodeは、グループ管理の設定画面のロールデータをダウンロード、ChatterグループデータをダウンロードからダウンロードしたCSVファイルをご参照ください。
既存のロールとChatterグループをCSVファイルに登録をする際、C列：ParentGroupCode には必ず既存のロールとChatterグループ以外の独自グループを指定する必要があります。さらに、D列：IsGroup は必ず空白にしてください。

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⑤ 共通設定-カレンダー設定(1)共通設定
スケジューラーの共通の設定を行います。

カレンダー設定(1)
予定の閲覧設定
チェックありチェックなしチェックボックスにチェックを入れると、ユーザー全員が相互に予定の詳細の閲覧ができるようになります。
チェックを外した場合、自分と部下のみ（ロール階層上）の予定の詳細を閲覧することができます。
それ以外のユーザーの予定の詳細を確認することができなくなります。
チェックを外した状態でも、関連先や名前が紐づけられている予定は、参照できます。

時間の設定
ユーザー側で表示される予定の時間帯の設定を行うことができます。

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⑤ 共通設定-カレンダー設定(2)共通設定
スケジューラーの共通の設定を行います。

カレンダー設定(2)チャターで予定を購読する機能の設定
チェックありチェックなしソーシャルスケジューラー上の予定のフィード購読機能のON/OFF設定を行うことができます。
チェックを入れると、全ユーザーの名前の下に”C”のアイコンが表示されます。
チェックを外すと、全ユーザーの名前の下から”C”のアイコンが表示されなくなります。

グループの階層表示設定「まとまりにする」チェックを入れると、グループやユーザーの選択欄のトップに「最上位ロール」、「Chatterグループ」が表示されます。
そこから下階層のグループやユーザーを選択して、登録できます。
<トップ階層><下階層グループ>

チェックあり12

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⑥ 共通設定-カレンダー設定(3)共通設定
スケジューラーの共通の設定を行います。

カレンダー設定(3)予定登録画面予定の通知機能のデフォルト設定

チェックあり予定登録画面チェックなし

予定登録画面の「予定の通知」（チェックボックス）のデフォ
ルトチェックの オン／オフ 切り替えを行うことができます。

Salesforce 標準
予定登録画面

ルックアップウィンドウ設定

チェックあり予定登録画面

rakumoソーシャルスケジューラー専用

チェックなし

予定登録画面の「取引先」や「関連先」のルックアップウィン
ドウを rakumo ソーシャルスケジューラー専用、もしくはSalesforce 標準のものに切り替えを行うことができます。

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⑥ 共通設定-カレンダー設定(4)共通設定
スケジューラーの共通の設定を行います。

カレンダー設定(4)予定一覧に表示する情報

予定に「関連先」「名前」ともに紐づいているとき、カレンダーの一覧に表示する情報を選べます。

▼［「名前」を表示する］ にチェックをしたとき▽［「関連先」を表示する］ にチェックをしたとき

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⑥ 「ソーシャルスケジューラーで表示」ボタンの設置「ソーシャルスケジューラーで表示」ボタンの設置
カレンダー行動画面からソーシャルスケジューラーに移動できようになります。
※Ver1.8.1のアップデートを行った後にソーシャルスケジューラー上で作成、編集を行った予定にのみ対応しています。

ボタンの設置名前 ＞ 設定 ＞ アプリケーションの設定 ＞ カスタマイズ ＞ 活動 ＞ 行動のページレイアウトへと移動をします。
「編集」をクリック

ボタン ＞ 「rakumoソーシャルスケジューラーで表示」を行動の詳細の「カスタムボタン」までドラッグ&ドロップ。
最後に「保存」をクリック

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カレンダー行動画面に表示されました。

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⑦ 活動カスタム項目の設定
活動カスタム項目の設置
予定登録画面の入力項目に、Salesforce の活動の標準項目以外に、カスタム項目も設定することが可能です。

活動カスタム項目の設定＜活動のカスタム項目の作成＞
名前 ＞ 設定 ＞ アプリケーションの設定 ＞ カスタマイズ ＞ 活動 ＞ 活動カスタム項目へ移動します。
現在は下記のカスタム項目に対応しています。
・チェックボックス ・テキスト ・テキストエリア ・数値 ・選択リスト
・選択リスト (複数選択)・日付 ・日付/時間 ・電話 ・URL ・参照関係・通貨＜活動のカスタム項目を設定＞
名前 ＞ 設定 ＞ アプリケーションの設定 ＞ カスタマイズ ＞ 活動 ＞ 行動のページレイアウトへ移動します。
ソーシャルスケジューラーの予定登録画面に対応しているページレイアウトの「編集」をクリックします。

ボタン ＞ 作成したカス
タム項目を行動の詳細までドラッグ&ドロップ。
最後に「保存」をクリッ
ク「項目の連動関係」の設定は、ソーシャルスケジューラーにも対応しています。

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⑧ 取引先責任者の複数選択の許可設定
取引先責任者の複数選択の許可設定
予定の登録／編集時に複数の取引先責任者を予定に登録することができます。

取引先責任者の複数選択の許可設定＜設定方法＞
設定 ＞ ビルド ＞ カスタマイズ ＞ 活動 ＞ 活動設定
「ユーザが複数取引先責任者をToDoと行動に関連付けられるようにする 」にチェック＞ 保存

機能を有効後に、無効へ変更するときは、Salesforce.com カスタマーサポートチームへの連絡が必要です。

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⑨ Salesforce1 に rakumo のリンクを設定
Salesforce1 に rakumo のリンクを設定
Salesforce1 に rakumoソーシャルスケジューラーへのリンクを設定します。
rakumo のリンク設定＜リンクの設定方法＞
設定 > モバイル管理 の 「モバイルナビゲーション」 >rakumoカレンダー を[選択済み] 欄に追加 > 「保存」

Salesforce1 のアプリケーション内に rakumoのリンクが表示されるようになります。

※ rakumoソーシャルスケジューラー ver.1.11.0 から
Salesforce1 対応により、 スマートフォンのタブ名を、rakumoカレンダー に変更しました。

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⑩ データメンテナンスの実行(1)
データメンテナンスの実行
データメンテナンスを実行することで、表示速度が改善されます。

データメンテナンスの実行< データメンテナンスを実行する際の注意事項 >データメンテナンスは、rakumoソーシャルスケジューラー バージョン 1.13 以降へのアップデート完了後に実行することができます。データメンテナンス実行中も、ユーザーはソーシャルスケジューラーを通常のご利用が可能です。
データメンテナンス実行前に下記の設定を行っている場合は、必ず設定を無効にしてください。
◆行動の入力規則 （設定 > ビルド > カスタマイズ > 活動 > 行動の入力規則）◆ワークフロールール （設定 > ビルド > 作成 > ワークフローと承認申請 > ワークフロールール）※データメンテナンスの終了後に、再度有効に戻してください。

既にデータメンテナンス作業を実施済みの場合、「データメンテナンス」ボタンは表示されません。
2014年5月以降にソーシャルスケジューラーの使用を開始した場合、データメンテナンスの実行は不要です。

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⑩ データメンテナンスの実行(2)データメンテナンスの実行
データメンテナンスを実行することで、表示速度が改善されます。
データメンテナンスの実行
データメンテナンス完了後に、「データメンテナンスが完了しました。」と表示されます。表示は、完了から30日後に自動で表示されなくなります。データメンテナンスを実行したユーザーあてに、データメンテナンス完了のメールが自動送信されます。

「データメンテナンスが途中で止まりました。お手数をおかけしますが、再度データメンテナンスを行ってください。」と表示された場合は、「開始する」ボタンをクリックしてください。

「一部のデータに問題がありデータメンテナンスを中止しました。メ
ンテナンスを実行された方へ詳細についてメールを送信しております
ので、ご確認ください」と表示された場合は、メールをご確認ください。

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