特記仕様書
指定管理者が行う業務の詳細

施設運営に関する業務
指定管理者は、ホタルの館及び川舟の館（以下「館」という。）の使用許可、施設利用料等の利用料の収納等を行います。館内展示では、祖母・傾・大崩ユネスコエコパークや市内のアウトドア観光に関する展示を行います。あわせて館内や屋外敷地内の周辺環境を良好な状態に維持するため、見回りや適宜清掃等を行います。来館者へは親切丁寧な対応を心がけながら、問い合わせ等への対応や観光情報の案内、館内及び敷地内の状況把握に努めてください。
（１）館の使用許可、使用許可の取消しその他館の使用に関する業務① 研修室を会議、研修等で占用して利用する場合は、使用申込書の記載を求め、使用の許可・不許可の決定を行ってください。また、特別の設備又は器具の搬入の有無について確認を行い、使用の許可、不許可、特別の設備等、使用許可の取消し等について、延岡市ホタルの里休暇村条例（以下「館条例」という。）第５条、第６条、第７に基づいて行ってください。
② 使用の許可に当たっては、公平性を確保してください。
③ 使用申込書等、利用者の求めに応じて配布するとともに、手続きの手順を説明してください。
④ 使用許可申込を受け付けたときは、記載漏れや誤記がないことを確認してください。
⑤ 使用者に対し、施設等の使用説明及び付帯設備の操作説明並びに注意事項等の説明をしてください。
⑥ 使用者が退去する際には、立会を行い、原状回復状況の確認を行うとともに、原状回復が行われていないとき及び部屋の破損等があるときは、使用者に対して回復を指示してください。

（２）館の利用料金の徴収及び還付に関する業務
ア 利用料金の窓口収納①利用料金（基本料金）は条例第８条の規定に沿って指定の期日までに納付させてください。
②使用者が窓口で現金支払いを希望する場合は現金での支払いに応じてください。
③現金での支払いに素早く対応できるよう領収書の発行など対応をスムーズにとれるよう準備を行ってください。
イ 利用料金の減免
指定管理者は、条例第９条の規定に基づき、特別に理由があると認めるときは利用料金を1減額し、又は免除することができます。
ウ 利用料金の還付条例第 10 条の規定により原則還付しません。ただし、使用者の責めに帰すことができない理由により館を使用することができないときは、その全部又は一部を還付することができるものとします。

（３）飲食物の提供に関する業務
のべおか道の駅株式会社など他の事業者等との連携や自動販売機等を用いるなど、来館者に対して飲食物や特産品、土産物等の販売及び提供に努めてください。

（４）館の施設、附帯設備等の維持管理に関する業務
指定管理者は、館として相応しい環境を維持するとともに、安全かつ安心して利用できるよう施設保全を行ってください。また、施設の破損、不具合等の異常時には、使用者の安全を確保するとともに、施設運営に支障をきたすことがないように適切な措置を講じ、速やかに市に報告してください。
【基本事項】
ア 施設の維持管理及び修繕①

電気料金、水道料金については、検針の親メーターが隣接する北川体育館に設置されており、館には子メーターを設置する予定です。従って、料金の支払いは、子メーターの使用料に応じた使用料を北川体育館の指定管理者へ支払うことになります。支払金額の算定方法や時期、その他の手続きについては、改めてお知らせいたします。
②

合併処理浄化槽維持管理費用については、北川体育館との共用となりますので、かかる費用の取扱いについては、同様に今後の協議によりお知らせいたします。
③

維持管理に係る電話料金・ネット料金は、指定管理者が支払うこと。なお、通信運搬費は指定管理料に含んでいます。
④

施設等を常に清潔な状態に保持するよう努め、管理上発生した廃棄物については適正な分別を行い、所定の場所に搬出するとともに、定期的な清掃等を実施してください。
⑤

電球等の消耗品は、随時補充又は交換してください。

⑥

指定管理者に対して支払う指定管理料により購入した物品は、当該業務のみに使用すしてください。また、指定管理料により購入した備品は、台帳（電子データ可）により管理すること。
⑦

維持管理に要する諸工具、器具、消耗品の費用については、指定管理料に含んでいます。
⑧

施設保守管理業務の結果、施設等の修繕及び市が貸与する備品の修理等を必要とする場

合は、速やかに処置することとし、1件につき10万円（消費税及び地方消費税を含む。）
未満の修繕等は、指定管理者が行ってください。なお、修繕料については、指定管理料に含んでいます。
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⑨

施設保守管理業務に係る諸費用は、指定管理料に含んでいます。

⑩

施設保守管理業務については、年度当初に緊急連絡体制表と年間の設備保守点検計画表を作成し、指定管理者はこの計画に従って業務を遂行してください。変更が生じた場合は、その理由と対処方法を記録保存してください。
⑪

指定管理者は、管理対象設備等の動作不良及び故障発生の通知を受けた場合は、速やかに原因を究明及び対処し、市に報告してください。
⑫

施設保守管理業務の実施に際し、業務ごとに事前に必要と思われる箇所を補強養生し、業務実施後は、施設及び設備周辺を施設保守管理業務前の状態に維持してください。
⑬

施設保守管理業務の結果生じる消耗品、使用済み部品等廃棄品の廃棄については、適切に対処してください。
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施設保守管理業務を行った後は、速やかに点検の結果等を記録し保存してください。

また、市へ報告してください。
イ 備品等の維持管理及び修繕①

市が設置する備品に関する修理や更新に係る費用については、市と協議により負担を決定します。
②

指定管理者は、延岡市の所有に属する物品については、延岡市の管理の原則及び分類に基づいて管理するものとします。また、延岡市備品台帳に記載された物品については備品保管簿を備えて、その管理にかかる物品を整理し、購入及び廃棄等については、市と協議して行うものとします。
③ 備品及び消耗品（以下「備品等」という。）については、点検、良好な維持管理を行い、故障時には速やかに修理を行ってください。なお、備品を使用する上で必要となる消耗品の購入は、原則指定管理者の費用負担により行ってください。
④ 備品等を購入する際は、原則市内の事業者から購入してください。また、複数の事業者から見積りを取得し、最も低い額の見積を提出した事業者と契約を行ってくだ
さい。ただし、購入予定価格が３万円未満の場合はこの限りではありません。

ウ 清掃管理業務①

屋外の清掃業務の範囲は、敷地内とします。（平面図参照）②

快適な環境を保つために、屋内外ともに清掃業務を適切に行ってください。

③

場所ごとに、日常清掃、定期清掃、簡易的な草刈りを組み合わせ、除塵、汚損部分の除去を行う等、施設の美観を保ってください。使用者が退場した後ごみなどがあった場
合には周辺に飛散しないよう迅速に回収に努めてください。
④

ごみの処理にあたっては、集積・搬出等、使用者が快適に利用できるよう適切に行ってください。なお、ごみ搬出にあたっては、事業系ごみとして、別途市から許可を受けた一般廃棄物収集運搬業者と契約してください。
⑤

トイレの便器、洗面所、汚物類の収集処理、床面、壁面及び鏡面の清掃、トイレットペーパー及び洗浄剤の補充等については、使用者が快適に利用できるよう、適切に行ってください。
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⑥

清掃業務を専門業者等（原則として市内の事業者とする。）に委託する場合は、原則として複数の事業者から見積りを取得し、最も低い額の見積りを提出した事業者と契約してください。
⑦

その他、専門業者を必要とする大規模な清掃や樹木の伐採、除草等が必要になった場

合は、市と実施方法について協議してください。
エ 駐車場管理業務① 駐車場を占用する場合や、多数の駐車が想定される場合は、北川体育館の指定管理者との連絡を密にし、必要に応じて調整を行ってください。
② ホタルの宿の駐車場を使用する場合は、ホタルの宿の指定管理者への連絡調整を行うってください。
③ 総合運動公園内の通路（道路）上への駐車はしないでください。
オ 日常点検警備業務① 警備業務の範囲は、館の室内とします。
②

館の使用者が安心・安全に使用できるように業務にあたってください。

③

館内の防犯、火災予防に努め、それらを発見した場合は直ちに適切な措置を講じてください。閉館時間については、機械警備等により適切な措置を講じてください。特に敷地内での火の始末について、残り炭やごみ等が放置されていないかの確認を徹底し常に安全確保を徹底してください。
④

警備業務を、専門業者（原則として市内の事業者とする。）に委託する場合は、原則として複数の事業者から見積りを取得し、最も低い額の見積りを提出した事業者と契約してください。
⑤

遊具をはじめとした屋外の施設は、目視や触診での簡易的な点検を行うこと。特に遊具の接続箇所のゆるみ、割れ、ボルトの外れなどの損傷の有無を確認し、異常がある場合は、市に通報するとともに緊急的な使用中止の措置を講じること。
⑥

遊具は、毎年１回、市が専門業者に定期点検業務を委託する。

カ モニタリングの実施
市と指定管理者は、延岡市指定管理者制度運用方針に基づき、以下の項目について、それぞれモニタリングを実施する。
・協定書、仕様書に従って、適正かつ確実なサービスが提供されているかどうか。
・サービスの安定的・継続的な提供が可能な状態にあるかどうか。
・適正な業務の履行や管理運営が行われているかどうか。
【指定管理者によるモニタリング】①

業務報告書の作成・提出
市と指定管理者の協議に基づき、実施した事業の内容及び実績、また事故防止の観点から施設の安全点検業務報告等を記載した月報を作成し、市に報告すること。
② 利用者アンケートの実施
施設の管理状況、職員対応、催し等について、アンケート調査を実施し、調査終了後、4

速やかにその対応状況とともに市に報告すること。
③ 苦情・事故等の対応
利用者等から指定管理者に寄せられた苦情、意見等については、その対応状況とともに市に報告する。事故が発生した場合は速やかに市に報告すること。
【市によるモニタリング】①

各種報告書の点検
指定管理者から提出される報告書の内容について点検を行うこと。

②

実地調査等（随時）
各種報告書の点検内容に疑義等が生じた場合は、実態を把握するため実地調査等により確認を行い、必要に応じて指定管理者に対し、改善指導等を行うものとする。
③ 苦情・事故等の対応
市に直接寄せられた苦情、意見等については、必要に応じて実地調査等により確認を行ったうえで、指定管理者に改善等の措置を求めるものとする。
キ 記録保存業務①

指定管理者は、管理運営及び経理状況に関する帳簿類は常に整理しなければならない。

②

指定管理者は、指定業務開始日から起算して①の帳簿類を５年間保存し、市から請求のあった際は、速やかに提示できるようにしなければならない。なお、指定期間終了時には市へ引き継ぐものとする。

（５）館の管理運営に関し市長が必要と認める業務として、観光振興及び地域間の交流を促進するため、特に祖母・傾・大崩ユネスコエコパークの情報発信等や本市のアウトドア観光の拠点として必要となる業務①ユネスコエコパークへの理解を深めるための機能ア

ユネスコエコパーク情報の展示・紹介・学習コーナーを設け、季節ごとの情報など定期的な更新を行うこと。

イ

アウトドア活動（カヌー体験、川遊び、大崩山、北川湿原など）については、自主事業として企画・実施すること。

ウ

地域団体等との連携による自然環境の保全及び清掃活動等を行うこと。

エ アウトドア活動等をより幅広く、また将来にわたり持続していけるように、活動に必要なインストラクター等の人材育成に努めること。
②観光ワンストップサービスの提供
ア 企画行事、アウトドア体験等のガイド、他団体等の紹介等についてのＰＲポスタ
ー・パンフレットの配置を行い、申し込みや問い合わせへの対応に努めること。
イ 窓口機能として、市内の自然、歴史、文化、アウトドアに係る説明や、観光物産等様々な問い合わせ等の対応に努めること。
ウ 他団体や店舗等と連携したうえで、特産品、グッズ等の販売を行うこと。特にユネスコエコパークやアウトドア活動に関連するものを扱うことが望ましい。
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③交流スペース・サービス、スポーツ合宿機能、レンタサイクル基地の設置
ア 施設内に交流・休憩スペースを設置するとともに軽食等の提供も考慮すること。
イ 学習、会議、リモートワーク及びスポーツ合宿等の受け入れに対応できる体制を整えること。
ウ レンタサイクル基地として、管内を巡回できるコースを創出し、随時、来館者への貸し出し等の提供ができるようすること。
④ホタルの名勝地再生活動
ア ホタル保護活動等に取り組む団体と連携を密にし、飼育室等の施設使用に協力するなど北川飼育室内の生育環境の整備に努めること。
イ ホタル保護活動等に取り組む団体と連携を密にし、北川地域でのホタル観察会、イベント等の開催に協力すること。
ウ ホタルの鑑賞時期には、発生、鑑賞スポットの情報収集等を行い、来館者等の問い合わせへの対応に努めること。
エ ホタル保護活動等に取り組む団体の後継者育成等、活動を持続させるための支援を行うこと。

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