特定個人情報保護評価書（基礎項目評価書）

評価書番号
1

評価書名
一般の中小企業退職金共済事業の退職金給付業務に係る事務 基礎項目評価書

個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言
独立行政法人勤労者退職金共済機構は、一般の中小企業退職金共済事業の退職金給付業務に係る事務における特定個人情報ファイルの取扱いに当たり、当該ファイルの取扱いが個人のプライバシー等の権利利益に影響を及ぼしかねないことを認識し、特定個人情報の漏えい等が発生するリスクを軽減させるために適切な措置を講じ、もって個人のプライバシー等の権利利益の保護に取り組んでいることを宣言する。
特記事項

評価実施機関名
独立行政法人勤労者退職金共済機構
公表日
令和2年4月28日[平成31年１月 様式２]

Ⅰ 関連情報
１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務①事務の名称②事務の概要③システムの名称

一般の中小企業退職金共済事業の退職金給付業務に係る事務
中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160号）第2章の規定に基づく退職金共済事業（一般の中小企業退職金共済事業）は、共済契約者（事業主）から掛金の納付を受けた被共済者（従業員）について、被共済者が退職等した場合にその請求（被共済者が死亡していた場合はその遺族の請求）に基づき退職金又は解約手当金（以下「退職金等」という。）を支給するものである。
このうち、（１）及び（２）の事務において、特定個人情報ファイルを取り扱う。
（１）税務手続における法定調書の作成に係る事務退職金等を支給する際に、所得税法等により必要な場合は退職手当金等受給者別支払調書等の法定調書を作成し、税務署又は市区町村に提出する等の必要があるが、当該法定調書を作成・提出する際などに個人番号を記載することとなる。
なお、法定調書の作成等のため、退職金等の請求書の添付書類として個人番号を取得するが、当該添付書類は紙媒体で保存することとするほか、提出した法定調書等の控えは情報システムの外で保存することとしている。
（２）退職金未請求者対策のための事務
退職金未請求者を縮減するための取組として、従業員（被共済者）が退職する際に事業主（共済契約者）が提出する被共済者退職届に個人番号を記載することとし、被共済者が退職金又は解約手当金を請求する際に取得する情報と突合することにより、退職したにも関わらず退職金を請求していない者に対し、住民基本台帳ネットワークの活用等も図りながら請求勧奨を行うこととしている。
また、従前の退職金未請求者に対しても、住民基本台帳ネットワークを活用して本人確認情報（個人番号を含む。）を取得し、請求勧奨を行うこととしており、その事務の中で、特定個人情報ファイルを取り扱うこととなる。
なお、被共済者退職届に記載され、情報システムに入力した個人番号については、退職金又は解約手当金の支給を行った後は情報システム上から削除することとし、住民基本台帳ネットワークから提供を受けた情報については、その中から現住所情報のみを抽出（この時点で個人番号は削除）した後、本人確定作業を行うこととしているため、住基ネットから提供を受けた個人番号は業務上使用しない。

中退共電算システム、Pcdesk

２．特定個人情報ファイル名
一般の中小企業退職金共済事業の被共済者に係る特定個人情報ファイル

３．個人番号の利用

法令上の根拠行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第9条第１項、第3項及び別表第１の三十三の二の項
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律別表第一の主務省令で定める事務を定める命令（平成26年内閣府令・総務省令第５号）第24条の４
住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第30条の９、第30条の23、第30条の28、第30条の30及び別表第１のうち六十三の二の項
住民基本台帳法別表第一から別表第六までの総務省令で定める事務を定める省令（平成14年総務省令第13号）第１条第77項
中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160号）第17条の２
中小企業退職金共済法施行規則（昭和34年労働省令第23号）第72条

４．情報提供ネットワークシステムによる情報連携①実施の有無[実施しない]＜選択肢＞
1) 実施する
2) 実施しない
3) 未定②法令上の根拠

５．評価実施機関における担当部署①部署

独立行政法人勤労者退職金共済機構中小企業退職金共済事業本部業務運営部企画課②所属長の役職名

企画課長

６．他の評価実施機関

７．特定個人情報の開示・訂正・利用停止請求
請求先〒１７０－８０５５
東京都豊島区東池袋1丁目24番1号
独立行政法人勤労者退職金共済機構総務部総務課
電話 ０３－６９０７－１２７５

８．特定個人情報ファイルの取扱いに関する問合せ連絡先〒１７０－８０５５
東京都豊島区東池袋1丁目24番1号
独立行政法人勤労者退職金共済機構総務部総務課
電話 ０３－６９０７－１２７５

Ⅱ しきい値判断項目
１．対象人数

評価対象の事務の対象人数は何人か

いつ時点の計数か[1万人以上10万人未満]＜選択肢＞
1) 1,000人未満（任意実施）
2) 1,000人以上1万人未満
3) 1万人以上10万人未満
4) 10万人以上30万人未満
5) 30万人以上

令和2年1月31日 時点

２．取扱者数
特定個人情報ファイル取扱者数は500人以上かいつ時点の計数か[500人未満]＜選択肢＞
1) 500人以上

2) 500人未満]＜選択肢＞
1) 発生あり2) 発生なし

令和2年1月31日 時点

３．重大事故過去１年以内に、評価実施機関において特定個人情報に関する重大事故が発生したか[発生なし

Ⅲ しきい値判断結果
しきい値判断結果

基礎項目評価の実施が義務付けられる

Ⅳ リスク対策
１．提出する特定個人情報保護評価書の種類＜選択肢＞
1) 基礎項目評価書[基礎項目評価書]
2) 基礎項目評価書及び重点項目評価書
3) 基礎項目評価書及び全項目評価書
2)又は3)を選択した評価実施機関については、それぞれ重点項目評価書又は全項目評価書において、リスク対策の詳細が記載されている。

２．特定個人情報の入手（情報提供ネットワークシステムを通じた入手を除く。）
目的外の入手が行われるリス
クへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

３．特定個人情報の使用目的を超えた紐付け、事務に必要のない情報との紐付けが行われるリスクへの対策は十分か権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員等）によって不正に使用されるリスクへの対策は十分か

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託［］委託しない＜選択肢＞
委託先における不正な使用
1) 特に力を入れている[十分である]2) 十分である
等のリスクへの対策は十分か
3) 課題が残されている
５．特定個人情報の提供・移転（委託や情報提供ネットワークシステムを通じた提供を除く。）［ ○ ］提供・移転しない
不正な提供・移転が行われる
リスクへの対策は十分か[]

６．情報提供ネットワークシステムとの接続
目的外の入手が行われるリス
クへの対策は十分か[]

不正な提供が行われるリスクへの対策は十分か[]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている［ ○ ］接続しない（入手） ［ ○ ］接続しない（提供）＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

７．特定個人情報の保管・消去
特定個人情報の漏えい・滅失・毀損リスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

８．監査
実施の有無

[ ○ ］ 自己点検

[ ○ ］ 内部監査

[ ○ ］ 外部監査

９．従業者に対する教育・啓発
従業者に対する教育・啓発[十分に行っている]＜選択肢＞
1) 特に力を入れて行っている
2) 十分に行っている
3) 十分に行っていない

変更箇所
変更日

項目

変更前の記載変更後の記載提出時期

平成29年2月24日 Ⅰ.１.②事務の概要

中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160号）第2章の規定に基づく退職金共済事業（一般の中小企業退職金共済事業）は、共済契約者（事業主）から掛金の納付を受けた被共済者（従業員）について、被共済者が退職等した場 中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160合にその請求（被共済者が死亡していた場合は 号）第2章の規定に基づく退職金共済事業（一その遺族の請求）に基づき退職金又は解約手 般の中小企業退職金共済事業）は、共済契約当金（以下「退職金等」という。）を支給するもの 者（事業主）から掛金の納付を受けた被共済者である。
（従業員）について、被共済者が退職等した場
このうち、退職金等を支給する際に、所得税法 合にその請求（被共済者が死亡していた場合は等により必要な場合は退職手当金等受給者別 その遺族の請求）に基づき退職金又は解約手支払調書等の法定調書を作成し、税務署又は 当金（以下「退職金等」という。）を支給するもの
市区町村に提出する等の必要があるが、当該 である。
法定調書を作成・提出する際などに個人番号を このうち、（１）及び（２）の事務において、特定個記載することとなる。
人情報ファイルを取り扱う。
なお、法定調書の作成等のため、退職金等の請求書の添付書類として個人番号を取得するが、当該添付書類は紙媒体で保存することとするほか、提出した法定調書等の控えは情報システムの外で保存することとしている。

事後

平成29年2月24日 Ⅰ.１.②事務の概要（１）税務手続における法定調書の作成に係る事務退職金等を支給する際に、所得税法等により必要な場合は退職手当金等受給者別支払調書等の法定調書を作成し、税務署又は市区町村に提出する等の必要があるが、当該法定調書を作成・提出する際などに個人番号を記載することとなる。
なお、法定調書の作成等のため、退職金等の請求書の添付書類として個人番号を取得するが、当該添付書類は紙媒体で保存することとするほか、提出した法定調書等の控えは情報システムの外で保存することとしている。

事後（２）退職金未請求者対策のための事務
退職金未請求者を縮減するための取組として、従業員（被共済者）が退職する際に事業主（共済契約者）が提出する被共済者退職届に個人番号を記載することとし、被共済者が退職金又は解約手当金を請求する際に取得する情報と突合することにより、退職したにも関わらず退職金を請求していない者に対し、住民基本台帳ネットワークの活用等も図りながら請求勧奨を行うこととしている。
また、従前の退職金未請求者に対しても、住民基本台帳ネットワークを活用して本人確認情報（個人番号を含む。）を取得し、請求勧奨を行うこととしており、その事務の中で、特定個人情報ファイルを取り扱うこととなる。
なお、被共済者退職届に記載され、情報システムに入力した個人番号については、退職金又は解約手当金の支給を行った後は情報システ
ム上から削除することとし、住民基本台帳ネットワークから提供を受けた情報については、その中から現住所情報のみを抽出（この時点で個人番号は削除）した後、本人確定作業を行うこととしているため、住基ネットから提供を受けた個人番号は業務上使用しない。

平成29年2月24日 Ⅰ.１.②事務の概要

事後

平成29年2月24日 Ⅰ.３.①法令上の根拠

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第9条第3項

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第9条第１項、第3項及び別表第１の三十三の二の項
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律別表第一の主務省令で定める事務を定める命令（平成26年内閣府令・総務省令第５号）第24条の４
住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第30条の９、第30条の23、第30条の28、第30条の30
及び別表第１のうち六十三の二の項
住民基本台帳法別表第一から別表第六までの総務省令で定める事務を定める省令（平成14年総務省令第13号）第１条第77項
中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160号）第17条の２
中小企業退職金共済法施行規則（昭和34年労働省令第23号）第72条

平成29年2月24日 Ⅰ.５.②所属長

企画課長 中島 義幸

企画課長 糸谷 暢晃

事後

平成27年12月1日時点

平成29年2月27日時点

事前

企画課長 糸谷 暢晃

企画課長

事後

平成29年2月24日

Ⅱ.しきい値判断項目１、２の計数時点

平成31年4月1日 Ⅰ.５.②所属長の役職名

提出時期に係る説明

事後平成31年4月1日

Ⅱ.しきい値判断項目１、２の計数時点

平成29年2月27日時点

平成31年2月28日時点

事後

令和2年4月1日

Ⅱ.しきい値判断項目１、２の計数時点

平成31年2月28日時点

令和2年1月31日時点

事後

様式の変更による