User Guide

EPOS System Web AccessSystem Web Access Guide

Table of Contents

Introduction

3

Target audience��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3
System web access������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 4
Logging in���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 5
Factory reset���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 6
User Interface overview ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������7
Dashboard ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������7
Auto logout��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������7General Settings

8

Locating ‘General Settings’������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 8
Firmware�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 8
System������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 8
Download Logs: �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������9
Restart Device ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������9
Restore Factory Defaults:���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������9Location Management����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������10Time������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������11

Network12
LAN Configuration������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 12
IP Configuration for DHCP & Static�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������12
Proxy�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 13
NTP Server������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 13

Server14
Device Sync���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 14
Provision������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 15
Enterprise Cloud Server:��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������15

Administrator16
Access Code�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 16About������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 16Appearance 217

System Web Access GuideIntroduction

EPOS SYSTEM WEB ACCESS provides integrated management for EXPAND Vision 5and EXPAND Control devices.
This manual serves as a comprehensive guide for IT administrators, simplifying the deployment
and management of these devices across enterprise networks. It centralizes essential functions
for improved video conferencing experience.
Refer to this guide for detailed configuration and maintenance procedures. In case of issues orquestions, additional support is available through the user and device manuals or by contacting
our technical support team.

Target audience
This manual is made for a diverse group of technology experts and specialists:• System Administrators• IT Professionals• Support Staff• Audio/Visual Device Managers

3System Web Access Guide

System web accessThis section provides a step-by-step guide on how to access the web tool to perform tasks.
Step 0		Finding IP Address and Initial Access code

To use the web tool, start by finding the IP address of the collaboration device on the company
network using a web browser.
To find the IP address:
Via Controller:
1.	
2.	
3.	
4.	
5.	

On first page of controller, click on ‘More’Enter settingsEnter device settings
Click ‘About’ or ‘Network’Now under ‘About’ or ‘Network’ you can see the IP address.

Via EPOS Manager:
1.	
2.	
3.	
4.	
5.	

Open ‘Manage device’Type in EXPAND Vision 5 on the search field
Find the relevant device
Click Configuration
Under Configuration, see IP addresses

Note: You can only find the device’s IP address after it has been added on the corporate network.

4

System Web Access Guide

Logging in
To access the web tool, type thefollowing into your browser’s address bar:https://<ip address>:8443
You will then be directed to the log in interface.
When you get to the login screen, you willneed to type in an access code. For your firstlogin, use the default access code, which is
the 10-digit serial number of your device.

To find the serial number:Via controller
1.	
2.	
3.	
4.	

On first page of controller, click on ‘More’Enter settings
Enter device settings
Click ‘About’

Via EPOS manager
1.	
2.	
3.	
4.	
5.	
6.	
7.	

Open ‘Manage device’Type in EXPAND Vision 5 on the search field
Find the relevant device
Click Configuration
If the status of System web access if off, click ‘Edit’
Set the status ‘On’
Set an access code

The first time you log in with Serial number,
you will be asked to change the access code.
Here you can update the default access codewith your unique password.
• The access code must contain:• 8–12 characters• an uppercase letter• a lowercase letter• a number• a special character

5System Web Access GuideEnhancing Security:
To secure your system, it is important to change the default access code to a strong password.
You can change the access code through the website interface by following the steps below:
1.	

On the side menu, select ‘Administrator’

2.	 Change your access code as desired.

Factory reset
If a user forgets the access code and needs to recover the default access code, they must perform
a factory default reset on the collaboration device, which resets both the collaboration bar and thecontroller. Here are the steps to do this:From your device controller, navigate to:
Device Settings > Debug Tools > Enter pin* code > Click on Factory Reset.
*Default pin is 0000
Select ‘OK’ in the popup and the reset is completed. For more information, please see:
How to factory reset the EXPAND Vision 5 (youtube.com)

6

System Web Access Guide

User Interface overview
Once you have successfully logged in, the screen will transition to the following page:Device IP address
Side menu

Device image

Device nameSign out button
System tab

Dashboard
The dashboard offers status details:• System Status: Summarizes the device’s operational state and service connectivity.
• System Details: Displays the device name and firmware specifics.
• Network Status: Lists network configuration details such as IP address, netmask, and gateway.
• Location Status: Indicates the precise installation site of the device, with building, floor, androom information.
To update settings or make changes, please navigate to the appropriate option within the Side Menu.

Auto logout
For security reasons, the web tool features an automatic logout function:• Inactivity timer: After some time of inactivity, a prompt will alert you that an automatic logout will
occur in 2 minutes.
• Options: Select ‘Cancel’ to continue your session or ‘Log Out’ to exit the application immediately.

7

System Web Access GuideGeneral Settings

This section of the web tool enables
customization of your device for yourenterprise needs, including configurations,updates, log downloads, resets, andtime adjustments.

Locating ‘General Settings’
Access the General Settings via
the side menu:

Firmware
The Firmware section shows the current
version of the software installed on thedevice. If there is a newer version available,
it will be displayed here along with anoption to update.

SystemIn this section, we will learn how todownload logs, restart the system, andperform a factory default restoration.

8

System Web Access GuideDownload Logs:
Click on ‘Download Logs’ in the ‘System’
menu as shown in the figure above.
Note: Be aware that log files may be large,
requiring the system to enter idle modeas the log is prepared and downloaded.

Restart Device
Simply click on ‘Restart Now’, if the device
has successfully rebooted, you will view themessage below:

Restore Factory Defaults:
Click on ‘Restore Factory Defaults’ in the‘System’ menu. If restarting was successful,
you will receive the message below:

Keep in mind that initiating this will perform
a complete factory reset, erasing all device
settings, and returning it to its original state.
Note: You will also have the option to resetthe connected controller simultaneously,
allowing for a complete system reset.

9System Web Access GuideLocation Management
The ‘Location’ tab allows users to name and modify the locations of their devices.
To adjust device Location settings:
1.	 Access General Settings.
2.	 Select the Location tab.
3.	 Update settings as required.

4.	 Confirm changes by clicking ‘Apply.’

Note: the ‘Capacity’ parameter indicates the maximum occupancy of the meeting space.
This feature helps to efficiently organize devices within the EPOS Management app.

10

System Web Access Guide

Time
This section allows you to adjust the device's time zone to match the local time region.
To adjust device Location settings:
1.	 Access General Settings.
2.	 Select the Time tab.
3.	 Update settings as required.

4.	 Confirm changes by clicking “Apply.”

11

System Web Access Guide

Network

This section displays the network
configuration menu.
To access network settings, select ‘Network’
from the Side Menu.

LAN Configuration
The LAN configuration section allows tomanage network connections, offering
options for automatic or static IP setup.

IP Configuration for DHCP & Static
In the 'IP Configuration' section, users can choose between DHCP and Static settings.
Here is what each option means:• DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol): Automatically manages IP Addresses,
Subnet Masks, and other network details for network devices.
• Static Configuration: Manually input an IP Address, Subnet Mask, and default gateway.

12System Web Access GuideOnce the preferred selection has been made, click ‘Apply’ to save the settings.
Certain settings are only editable with Static IP Configuration (read-only for DHCP).
Default Gateway
This section specifies the device's IP address used to route traffic to external networks.
Primary DNS (DNS 1)
The main DNS server's IP address, providing IP addresses to devices.
Primary DNS (DNS 2)
The backup DNS server’s IP address used if the Primary DNS is unreachable.
MAC Address
A unique identifier for the network interface, permanently set and read-only
and the control address for media access.
Once the changes have been made, press ‘Apply’ to save the settings.

Proxy
Proxy serves as a mediator between a user
and the internet, managing requests andresponses.
In this section, you can configure proxy
server settings such as the port and host.
1.	

Enable the edit tool via thetoggle button.
2.	 Enter the Host & PORT numbers
for the proxy server access.
3.	 Click ‘Apply’ to save settings.

NTP Server
The Network Time Protocol (NTP) is fortimekeeping across internet-connectedcomputers and devices.
To customize the NTP settings or switch toa preferred NTP server, enter the address in
the NTP Server section provided below.

13System Web Access GuideServerThe Server section provides details
and configuration options for theEPOS Manager Tenant.

Changes in the web access synchronizes
every 2 hours with EPOS Manager. To
synchronize the change immediately,
click ‘sync’ button.

Device Sync
The Device Sync tab displays:
1.	

The server info for the connected
EPOS Manager tenant.
2.	 Time since the last sync from server
to device.

To start synchronization, click on ‘Sync.’14

System Web Access GuideProvision
Under the Provision Tab, users can selectthe server type based on their requirements:• Enterprise Cloud Server:• On-Premises Server:Enterprise Cloud Server:
When choosing Enterprise Cloud mode,users must enter the Quick Connect Code.
Quick Connect code can be generated fromEPOS Manager in the ‘Provisioning’ section.

On Premise:
Alternatively, the user can select to be on‘on Premise’ mode.
In this case an existing EPOS Manager
Server can generate a QR code to connect
without manually entering the URL or
manually enter the ‘Quick connect code’ andthe ‘On-Premises Server URL.’

15

System Web Access Guide

Administrator

The ‘Administrator’ section allows
changing the ‘Access Code’ and ‘About’
subsection, which includes guides and legal
documentation.

Access CodeYou can change the Access Code neededto log into the EPOS System Web Access.
Usually, EPOS Manager centrally manages
this setting, but you also have the option tochange it directly on the local device.
Access Code/Password requirements• Length: 8–12 characters• Include at least one uppercase letter• Include at least one lowercase letter• Include at least one number• Include at least one special character
IMPORTANT
There is no recovery option for a forgotten
global access code. If the global accesscode is lost or forgotten, the only solution isto reset the device to its factory settings.

AboutIn the ‘About’ section, you will find a link toessential quick start guides for your device,alongside important legal information.

16

System Web Access GuideAppearance

For added user convenience, an alternativeDark Mode feature is available.
To switch between Light and Dark mode, use
the ‘Light/Dark’ button at the bottom of thehome screen.

17THE POWER OF AUDIOEPOS Group A/S
Industriparken 272750 Ballerup, Denmark
eposaudio.com