テクニック
電子メールソフトとしてだけではなく、マイクロソフト

スケジュール管理から仕事の管理、メ34s.Ωh98

モといったものまでビジネスに必要なツールが揃っているのがマイクロソフトのオフィス製品の1つであるアウトルックだ。インターネットメールを使うのに評判はあまり良くなかったアウトルック97だったが、より使いやすく改良されたア
ウトルック 98の販売が開始される。この号が出る頃には、多くのユーザーが手に入れていることだろう。そこで今回の裏ワザシリーズでは、このアウトルッ
ク 98 をさらに使いこなすための上級テクニックを紹介しよう。

!

本田雅一

OM Iモードの裏ワザ

インストール時に気を付けたい3つの動作モード

MAPI モードの裏ワザ
両モードの裏ワザ

われている「MAPI」というソフトウ

いないユってインストールする際、3 つのモーェアの標準インターフェイスを利用しーザーはドの中から1つを選択する。ている。MAPIではモジュールを組みOMIモー

1つ目は「インターネットのみ」と込めば、インターネットメールサーバドを選択

いうモードで、POP3やIMAP4といーやExchangeサーバー、Notes サ

するのがったインターネットの標準的なメールーバーなどに同等にアクセスするこ

正解であサーバーにのみアクセスする場合に使とができ、MAPI に対応していれば、る。

う。このモードを「OMI」と呼び、すべての種類の電子メールを一括し最後は「個人情報管理のみ」と仕組みが単純なため、起動速度やて扱うことができる。主に企業ユーいうモードで、このモードを選ぶと電メモリー使用量で有利だ。アウトル

ザー向けといえる。

子メールを読むための機能がインス

アウトルック98をウィザードに従ックエクスプレスからアップグレード

仕組みとしては優れた面もある

すると自動的にこのモードになる。

MAPI モードだが、インターネットだ

今回はOMI またはMAPI、もしく

2つ目は「企業/ワークグループ」とけで使うのであれば不要な機能も多はその両方についての裏ワザを紹介いうモードで受信トレイやExchangeい。起動や終了もとても遅くなるたしよう。各裏ワザは色分けされていなど以前からウィンドウズ環境で使め、Exchange サーバーを利用してるので右上を参考にして欲しい。

トールされない。

裏ワザ

1

OMIモードとMAPIモードを切り替えろ！

OMI モードは軽くてインターネッ98」を選び、コンポーネントの追加トだけの利用に適している、逆にインストールで、現在のモードとは逆MAPI モードは重いがそのぶん会社のコンポーネントを組み込めば、簡と家で併用するノートPC などでは単にモードを変更できる。

便利な機能も少なくない。また、以裏ワザ18 にあるFAX 機能もモー

前にアウトルック97 やウィンドウズ

ドごとに自動的に変更してくメッセージングを使っていると、勝手れるが、ExchangeサーバーにMAPI モードになっている場合ものユーザーはサーバー上のメッある。

セージまでは変換してくれない

このようなとき、「コントロールパので注意が必要だ。いったん、ネル」→「アプリケーションの追加個人用フォルダーにメッセージと削除」→「Microsoft Outlookをコピーしてから変更しよう。

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裏ワザ

3

裏ワザ

2

整理機能でメッセージを振り分けろ！

ほかのメールソフトからアウトルック98に移行せよ！

アウトルックのメール振り分けは、条件をよく吟味して振り分けルー

アウトルック98 をインストールす

また、マイクロソフトインターネッ

自動仕分ウィザードを使って簡単にルを作るのもいいけど、もっと簡単るとき、「Outlook にアップグレード

トメール、Eudora プロ、ネットスケ

ルールを設定できるが、さらに簡単にに「この人のメッセージはこっち」とするプログラムを選んで下さい」といープメール（メッセンジャー）のメッする方法が今回のバージョンで追加やるほうが気軽でいい。余計なことうメッセージが出てくる。アウトルッ

セージとアドレスも、インストール後された。

を考えずに設定できるから、これまクエクスプレスからアップグレードすにインポートできる。

ツールバーの「整理」ボタンをクリでメッセージの振り分け機能を敬遠ると、それまでのアウトルックエクスックすれば、現在選択しているメッしてきたユーザーにぜひ使ってみてプレスのメッセージとアドレス帳をとセージを別フォルダーに移動したり、ほしい。

もに引き継いでくれるだけではなく、選択しているメッセージの「差出人」

メッセージ振り分けのルールまでイもしくは「宛先」を選択して同じ条件ンポートしてくれる。もちろん、アウのメッセージを特定フォルダーに移トルック97 やウィンドウズメッセー動させたりするルールを1ボタンで作ジング（受信トレイ）のメッセージや成できる。

アドレス帳はそのまま利用できる。

「ファイル」→「インポートとエクスポート」
illustration: NANKIN

裏ワザ

5

裏ワザ

4

整理機能を使ってメッセージを色分けせよ！

迷惑メールを撃退せよ！

整理機能はタブを切り替えること

ら、自動書式機能でさらに詳しい条で色分けの設定もできる。
「差出人」

件を付けることもできる。条件はアや「宛先」で色分けできるから、大ウトルック98のメッセージ検索と同アウトルック98には迷惑メールをフォルダーに移動させたりできる。

事な相手のメールをひと目で見分けじ機能を持っている。たとえば「本撃退する機能が付け加えられた。迷米国で作られている迷惑メールのるのに役立つ。たとえばプライベー

文か件名に Internet が含まれる惑メールや成人向けメールを無断でリストを利用して迷惑メール対策をトな相手と仕事の相手を色分けしたメッセージ」といった条件もOKだ。

送り付けてこられるのは不快なもの行うこともできるが、日本語で書かり、現在進行している計画の関係者だが、これをメールサーバーからダれたメールには対応していない。しの色を変えたりと、運用次第でいろウンロードしないようにするのはとかし、自分で迷惑メールの送信者いろなことができるはずだ。ても難しい。アウトルック98 では、を指定することは可能だから、このこの機能はアウトルックの自動書

メールを読みこんだ後に条件を比較方法で少しずつ不快なメッセージを式という機能を簡素化したものだかして迷惑メールを色で分類したり別減らしていくしかないだろう。メッセージの上でマウスの右ボタンをクリックし、迷惑メールに送信者を簡単に登録することもできる。

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裏ワザ

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裏ワザ

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メッセージのフォントを設定せよ！

簡単になった全文検索を使え！
アウトルック97でもメッセージの全文検索も実行してくれる。

初期インストールの状態では、メ示される。これを防ぐために等幅フッセージの表示フォントが「MS P

ォントに変えて置こう。おすすめのゴシック」というプロポーショナルフォントは「MS ゴシック, 9 pt」だ。

この機能はメッセージだけではなフォントになっているので、せっかメニューバーの「ツール」から雑な検索ダイアログを呼び出し、メく、メモや仕事、スケジュールに対く整形してある署名などが崩れて表「オプション」→「メール」タブでッセージの本文も検索対象に変更しても実行できるので、ぜひ試して「メッセージ形式」が「テキしてからでなければ実行できなかっみよう。

スト形式」であることを確認

全文検索はサポートしていたが、複た。アウトルック98では、もっとシし、「フォント」ボタンを押しンプルになり、整理ボタンと同じよて設定すればいい。

うにツールバーの「検索」ボタンを押してキーワードを指定するだけだ。
「メッセージ内のすべてのテキストを検索する」がチェックされていれば、裏ワザ

8

スペースキーだけを使ってメッセージを読め！
アウトルック97 からアウトルックることがある。それはスペースキー

98 への見た目の上で一番の変更点を押すだけで、次々にメッセージをといえば、プレビューウィンドウでメ読み進められること。

裏ワザ

9

ッセージの中を覗けるようになった

ただし、表示されているリストのことだ。しかし、プレビューウィンド

下方向にしか進んでいかないので注

ウを開いているともう1つ便利にな意したい。最新メッセージが一番下

OMI モードはアウトルックエクスプ

み込むことができる。インターネットに来るようにメッセージをソートしてレスと同じモジュールを使っているメールサービスを会社が契約していおこう。

から、複数のメールアカウントを設定るプロバイダーの数だけ追加すれば、できる。しかし、MAPI モードでは同

アウトルック98 で一度に読み出すじような設定項目がないため、諦めことが可能だ。送信時にどの設定をている人もいるのではないだろうか。

使って送るかは、受信アドレスを処複数のメールアカウントを作成せよ！

実はMAPI モードの場合、メール配信のサービスは同じものを複数組「ツール」→「サービス」→「追加」

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インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D理するサービスの順位を変更することで行う。

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裏ワザ

11

メッセージをFAX として送信せよ！
OMI モードでFAX 機能を組み込Outlook 98」を選んで「追加と削んでいるなら、「宛先」のアドレスを除」ボタンを押して、セットアップウ「fax@w03-1234-5678」というよィザードに従えばいい。この時アウ

うにFAX 番号を指定すれば、メッセ

トルック98 のインストールディスクージをFAXで送信することができる。

が必要なので用意しておこう。

ただし、送信先にFAX受信者と電MAPIのインターネットメールサービスを活用せよ！
これまでMAPI に対応したメールサービスは、単にPOP3サーバーかかりだが、従来のユーザーには涙モノの機能のはずだ。

ら受信してSMTPに配信するだけの単純な機能しか持っていなかった。
しかし、アウトルック98 に含まれて子メール受信者を混在させることはいるインターネットメールサービスは、できないので注意したい。

メールサーバーに一定期間メールをFAX 機能を組み込んでいなけれ残す設定をはじめ、これまでとは比ば、「コントロールパネル」→「アプべ物にならないほど機能がアップしリケーションの追加と削除」→「イている。

ンストールと削除」→「Microsoft

そのほとんどは普通のインターネ
ットメーラーでは当たり前の機能ば「ツール」→「サービス」→「インターネットの電子メール」のプロパティ→「詳細設定」

裏ワザ

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Wordメールで引用符を付けろ！

裏ワザ

インターネットへの接続が中心なセージを選択して「書式」メニューから、決しておすすめできないWord メ

ら「箇条書きと段落番号」機能を呼ール機能。できれば使わないほうがび出し、行頭文字に好きな引用記いいのだが、どうしてもとなればしか号を指定すればOKだ。さらにWordたがない。ただ、Wordメールを利のマクロを使えばより効果的に引用用すると返信元メッセージに引用符符を付けることができる。

を付けられない。

13

自動的には引用符を付けられないが、Wordの箇条書き機能を利用すると手動で付けられる。返信元メッドラッグアンドドロップでメールを送信せよ！
アウトルック98 の連絡先は電子の内 容 が備 考

メールアドレスを一括して管理でき欄 に入るので、る。この連絡先に登録されている人それを参考にしをドラッグして受信トレイにドロップながらそのほかすれば、その人宛ての新規メールをの項目を入力で作成することが可能だ。

きる。

その反対に受信メールを連絡先アイコンにドロップすると、連絡先登録のダイアログが表示され、発信者のメールアドレスや名前（名前は正しく入力されないこともある）が自動入力される。また、メッセージ

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裏ワザ

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メッセージをフィールドごとに分類せよ！
メッセージなどの一覧表示において、フィールド名の上でマウスの右ボタンメニューを表示させて「グループボックス」を選ぶと、リストの上上でマウスを右クリックし「このフィールドでグループ化する」を選択すれば、グループボックスを使わずに簡単にグループ化して表示できる。

右上のアイコンを右クリックせよ！
アウトルック98の右上にあるアイ

また、このアイコンをドラッグアン

コンは、そのとき開いているフォルドドロップすることも可能で、アウダーを示している。実はこのアイコトルックバーに登録したり、フォルン、単にどんなフォルダを開いているダー一覧にドロップしたりすることのかを見せているだけではなく、こでフォルダー位置を移動する、といの上でマウスの右ボタンをクリックすった操作ができるようになっている。

ると、開いているそのフォルダーにスペースが空く。空いた領域にに対するさまざまな操作をメニュフィールド名をドラッグアンドドロッ

ーから指示することができる。

プすると、ドロップした項目でグループ化されてメッセージが表示される。別のフィールドでさらに分類することもでき、ドラッグアンドドロッ
プによりグループ化の順番も簡単に変更できる。
さらに、分類したいフィールドの裏ワザ

16

ドラッグアンドドロップでツールバーをカスタマイズせよ！
アウトルック98のツールバーはアックして「ユーザー設定」を選べば、ウトルック97よりもかなり整理されツールバーをカスタマイズできる。ていて、利用頻度が低いボタンは排

ここで新しいツールバーを作るのも除されている。以前からアウトルッ

いいが、少しだけカスタマイズする

クを使っているユーザーは逆に使いなら標準のツールバーにボタンを追にくいと感じることもあるだろう。

加するほうがいいだろう。「コマンでもアウトルック98 のツールバード」をクリックし、追加したいコマは、とても簡単にカスタマイズできンドをドラッグしてツールバーの好きるので、ぜひ自分でオリジナルのツな位置にドロップすればいいだけだ。

ールバーに仕上げてみよう。ツール「プレビューウィンドウ」機能を入れバーの上でマウスの右ボタンをクリておくのがおすすめだ。

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アウトルックバーをカスタマイズせよ！
大きなアイコンが並ぶアウトルッ

加」を選ぶことで、アウトルックバークバーだが、アウトルックバーの上のアイコンの仕切りを追加できる。

でマウスの右ボタンをクリックして出てくるメニューを使って、グループの追加やアイコンのサイズを変更できる。
アウトルックバーをスクロールしなければ一部のアイコンが見えないようなら、アイコンを小さくしてしまうほうが使いやすいだろう。また、「新しいグループの追304 INTERNET magazine 1998/8

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FAX機能を導入せよ！

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OM Iモードでアウトルック98を利FAX がインストールされていた環境用する場合は、アウトルック98に標でOMI モードのインストールを行う

準で付いてくるシマンテックの「Winと、自動的にWinFAX の利用が可

FAX Starter Edition」を利用して能になるはずだ。もしマイコンピュ

FAX 機能を実現できる。ただし、これータの中の「プリンタ」フォルダーにはMAPI サービスとして組み込まれWinFAX がプリンターとして登録さるマイクロソフトFAXの代わりとしれていないようなら、「コントロールて用意されているだけなので、MAPIパネル」→「アプリケーションの追モードでは利用できない。

裏ワザ

加と削 除」→「インストールと削もしOMIモードでインストールし除」→「Microsoft Outlook 98」ていて、マイクロソフトFAXが消えを選んで、「追加と削除」ボタンをてしまったと困っているなら、Win押せば、セットアップウィザードに従FAX を使えばいい。マイクロソフトって「WinFAX」を追加できる。

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仕事始めに「Outlook Today」を使え！
アウトルック98 で管理する情報のを表示するように設定しておこう。

中で必要だと思われるものをまとめて表示してくれるのが「OutlookToday」だ。アウトルック98 を使いこんでくると、一番最初にこの画面を見たくなるだろう。そうなれば、「ツール」メニュー→「オプション」→「その他」→「詳細オプション」
で起動時に必ず「Outlook Today」

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裏ワザ

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ドラッグアンドドロップでスケジュール、仕事、メモを入力せよ！
裏ワザ13と同様に電子メールでれのアイコンにドロップすると、簡単ネットミーティングと連携して今すぐ会議を開始せよ！

連絡の入ったスケジュールや仕事、に登録できる。スケジュールや仕事

ネットミーティングをインストール

こに連絡先相手が登録しているネッ

メモなどは、そのメッセージをそれぞは備考欄に、メモの場合はメモの本してあれば、アウトルック98 の連絡

トミーティングのディレクトリーサー

文に、メールの内容が自動コピーさ先と連動させて簡単に電子会議のバー（ユーザーロケーションサーバとれるから、あとはそれを元に編集すれ接続をができる。

もいう。ils.microsoft.com など）

ば楽に入力できる。

連絡先の登録を開いて、「詳細」を入力し、電子メールフィールドにタブをクリックすると、「NetMeetingディレクトリサーバーに登録してあの設定」という入力項目がある。こる電子メールアドレスを入力しておく。そして「今通話する」ボタンをクリックするとネットミーティングが開始される。

裏ワザ

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アラームが不要ならこのチェックをはずせ！
インストールしたそのままの状態で予定表にスケジュールを入力する

また、ここでは何分前にアラームを鳴らすのかを指定できる。と、必ず15 分前にアラームを出す設定になる。しかしアラーム機能が必要ないというユーザーも少なくないはずだ。そこで「ツール」メニューから「オプション」を選び、「予定表」の「アラームの既定値」のチェックをはずしておくといい。

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日付をドラッグして予定表の表示範囲を指定しろ！

裏ワザ「予定表」のツールバーには「124日」、「稼働日」、「週」、「月」単位での表示方法しかボタンが登録されていないが、月間表示以外で表示さカレンダーを一度に数か月表示させろ！

れるカレンダーの日付をドラッグすることで、任意の日数を表示できる。

予定表のカレンダーは、インストール直後では2か月分が表示されるようになっているが、その左の予定部分や下の仕事リストとの境界線をドラッグすることで、1か月に減らし裏ワザたり、もしくは数か月に増やしたり25と柔軟性のある表示ができる。

予定表の表示単位を変更せよ！
予定表の週間表示や月間表示以裏ワザ外の表示モードでは、予定表の左に26時間ごとのスケールが表示される。スケールの単位は規定値で30 分だが、これを変更することもできる。スケー
ルの上でマウスの右ボタンメニュー

時間スケジュールと期間スケジュールを切り替えろ！

を出し、スケールの単位を分で指定すればいい。

月間表示で予定表を入力するとールドの右にある「終日」チェック

き、入力する日をダブルクリックすボックスで、期間単位を時間単位ると、ダブルクリックした日が入力さのスケジュールに切り替えればいい。

れた予定表入力のためのウィンドウ裏ワザが開く。しかし、この操27

作では必ず期間スケジュールのモードでウィンドウが開いてしまうため、時タイムゾーンをもう1つ表示せよ！

間を入力できない。
予定表に時間を入力しアウトルック98では時間スケール

上でマウスの右ボタンメニューを出しの表示に2 つのタイムゾーンを指定「タイムゾーンの変更」を選べば簡単できる。たとえば海外出張の予定をに呼び出せる。

たければ、日付入力フィ組む場合など、出張先のタイムゾーンを表示させれば、出張先の予定も簡単に入れられる。米国などで異なるタイムゾーンの地域間を1 日の間に移動する場合や、海外の取引先や友人と連絡をとる場合にも便利だ。
なお、タイムゾーンの設定ダイアログは非常に深い階層でしか呼び出せないが、予定表の時間スケールの306 INTERNET magazine 1998/8

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裏ワザ

アウトルックからウィンドウズのタイムゾーンを変えろ！
裏ワザ27 で紹介したタイムゾーン

刻やタイムゾーンも自動的に切り替を2つ表示する方法だが、2つのうえてくれるので、時刻調整などを行ちの1つを現在いる場所のタイムゾう必要もない。

ーンとして入れ替えることができる。裏ワザ27 と同様に「タイムゾーンの変更」から「タイムゾーンの切り替え」ボタンをクリックすればいい。
ここでタイムゾーンを切り替えると、ウィンドウズ自体の時

29

アウトルック98でウィンドウズのファイルを管理せよ！
アウトルック97に上書きした人はトロールパネル」→「アプリケーシ最初から利用できているが、アウトョンの追加と削除」→「インストー

ルック98 だけをインストールするとルと削除」→「Microsoft Outlook

アウトルック98を使ったウィンドウ98」を選んで「追加と削除」ボタズのファイル管理機能がインストーンを押す。あとはウィザードに従っルされない。ファイル操作を含んだてファイル管理のコンポーネントをすべての操作をアウトルック98で行追加する。

いたい場合は、ファイル管理機能をインストールが済んだら、アウトル追加インストールする必要がある。

ックバーの上で右クリックメニューを追加インストールの方法は「コン表示させ、「Outlook バーのショートカット」を選んで表示されるダイアログの「フォルダの場所」を「ファイルシステム」にして、アウトルックバーに表示させたいフォルダーを追加すればいい。

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デスクトップのアウトルック98 のアイコンからユーザー設定せよ！
OM I モードの場合はアカウント設定を、MAPIモードの場合はサービスの追加を、デスクトップ上のアウトルッ
ク98 のアイコンのプロパティにより呼び出すことができる。特にMAPI モードの場合は、サービス設定の変更でアウトルック98の再起動が必要になる場合があるため、いちいち起動してから設定しなくてもいいのは便利だ。

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