名古屋大学東山地区
入構申請管理システムについて
定期入構申請マニュアル【外来者（※）用】※共同研究者等、課外活動の監督・コーチ、事業者・業者、工事関係者

作成日：2024年2月14日
Ver.3
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●目次

P.2
P.3
P.5
P.9
P.11
P.23

目次 ※本ページです。
外来者用入構申請管理システムの利用対象者
入構申請管理システム利用登録
ログイン方法定期外来入構申請方法
定期外来入構申請後の流れ

P.29

こんなとき、どう申請すればいい？

P.40

Q＆A

P.25 申請が「許可」された場合
P.27 申請が「不許可」となった場合
P.28 申請が「差戻」となった場合

P.30 申請者情報を確認・変更したいP.32 パスワードを変更したい/パスワードを忘れてしまった
P.34 申請情報（登録車両等）を変更したい2外来者用入構申請管理システムの利用対象者
Ｐ3～43

●外来者用入構申請管理システムの利用者
名古屋大学東山地区入構申請管理システム（以下、「本システム」）を利用していただくのは、やむを得ない事由で公共交通機関での来校が困難であり、教育、研究、本学への役務提供その他本学に関係する用務を行う必要がある外来者の方が、定期入構を申請される場合です。

名古屋大学東山地区構内における自動車等の入構,駐車等の規則に関する要項「別表 入構許可の申請資格,許可証等の申請手続き及び許可期間」

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入構申請管理システム利用登録
Ｐ5～P8

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●入構申請管理システム利用登録「本システム」を利用するには、まず最初に「新規登録」（いわゆるユーザー登録）を行う必要があります。

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ログイン
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入構申請管理システム（外来者用）
新規登録

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●入構申請管理システム利用登録①入構申請者登録フォーム（定期外来）へ、必要な事項を入力してください。

東山地区教職員了承のもと、不備のないよう登録をしてください。
学内連絡先教職員へも審査結果の通知が届きます。宛先不明や本学教職員からの依頼があった場合は、「許可」の申請が取り消されます。

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●入構申請管理システム利用登録②内容を確認いただき、変更があれば「戻る」をクリックし、再入力してください。
問題なければ「登録」をクリックしてください。
③登録が完了すると、登録したメールアドレスに「件名：利用登録完了しました」という通知メールが届き、手続き完了です。

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ログイン方法
Ｐ9～P109

●本システム

ログイン方法登録したメールアドレス ・パスワードを入力いただき、「ログイン」ボタンをクリックしていただくと、ログインできます。

※ログイン後TOPページ

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定期外来入構申請方法
Ｐ11～P2211●定期外来入構申請方法①「【四輪】定期外来入構申請」をクリックします。

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●定期外来入構申請方法②「入構申請」をクリックします。
※以前に申請したことがある方は、「【外来】定期入構申請履歴一覧」に表示される過去の申請履歴の、「申請日時」をクリックすることで、再利用が可能です。申請当時の情報が反映されておりますので、適宜修正をしてご利用ください。

・申請者の申請履歴一覧表が表示されます。
初めてログインする場合は、何も表示されません。
・ご自身の申込履歴を検索される方はこちらをクリックしてください。
検索フォームが表示されます。

・「申請日時」をクリックすると、この時の申請内容を再利用して申請していただくことが可能です。

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●定期外来入構申請方法③必要事項を選択・入力してください。

※【遵守事項】、【申請資格】をそれぞれご確認し、項目1，2に✓を入れて下さい。

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●定期外来入構申請方法

A 新規・・・本システムに登録するのが初めての車両の場合。
前回利用期間から間が空いたご申請をされる場合。
※業務車両等で複数台の登録をするときは、1台ごとに入構申請フォームの「入構申請」より登録をしてください。登録車両ごとに利用期間分の入構整理料が発生します。
B 変更（利用期間中の変更）※車両変更を含む・・・既に許可された期間中に変更事項（※）がある場合。
※住所、申請理由、証明書類データ、車両情報
C 延長（利用期間の延長）・・・連続した期間の申請で、申請資格に変更がない場合。
（例）令和5年10月31日までの定期入構許可を受けていた方が、令和5年11月30日まで利用期間を延長する。
※利用期間が終了してから1か月以上空く場合、または申請資格（申請理由）を変更して申請する場合は、A新規を選択する。
D 代車申請（車の修理・車検理由で、利用期間は30日が限度）・・・代車を申請する場合。
E R6.2月～3月の利用申請・・・令和5年度利用分をご申請される場合。

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●定期外来入構申請方法※項目6～13は「申請者登録フォーム」で登録いただいた情報が反映されます。
※こちらの情報を変更したい場合は、「申請者情報を確認・変更したい」（P32～P33）を参照ください。
※過去の申請を再利用した場合は、その当時の申請情報がそのまま反映されますので、適宜ご変更してください。

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●定期外来入構申請方法※至急連絡が取れる電話番号、メールアドレスを記入してください。

※項目17～20は、「申請者登録フォーム」で登録いただいた情報が反映されます。
※こちらの情報を変更したい場合は「申請者情報を確認・変更したい」（P32～
P33）を参照ください。
※過去の申請を再利用した場合は、その当時の申請情報がそのまま反映されますので、適宜ご変更してください。
※東山地区教職員了承のもと、不備のないよう登録をしてください。
学内連絡先教職員へも審査結果の通知が届きます。宛先不明や本学教職員からの依頼があった場合は、「許可」の申請が取り消されますのでご注意ください。

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●定期外来入構申請方法

項目21陸運支局

項目22車種コード

項目21～24に入力ミスがありますと、ゲートが開きません。
入力に間違いの無いようご確認ください。
項目23用途コード
項目24一連番号18

●定期外来入構申請方法※25申請理由は以下を参考にしてください。

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●定期外来入構申請方法※PDFファイルでお願いします。

・車検証・・・必ず添付すること。
・居住地の地図（共同研究者等）・・・地図アプリよりダウンロードし居住地がわかるように印をつけること。
・診断書（共同研究者等）・・・医師による自動車通勤が必要であることの記載がある診断書で、発行後1カ月以内のもの。
・部活動指導証明書・・・申請理由及び活動計画等の記載があり、教育推進部及び附属学校が認めた書類。
・個人車両業務使用の証明書（業務車両で社用車でない場合）・・・東山地区用務先と契約がある会社より、業務車両として利用することの記載がある公的な書類。（様式任意）20

●定期外来入構申請方法④全ての事項の入力が完了しましたら、「確認」をクリックしてください。

※利用終了末日は、利用年度末日の3月31日までとなります。
年度をまたいで申請することはできません。
ご注意ください。
※利用開始希望日を西暦で入力してください。
※代車申請は、30日が限度です。
※注意事項をご確認の上、項目29，30で入力した日付から、利用期間を入力してください。
※年間を通して申請の場合は、「12」か月と入力してください。

※利用期間は１日単位での申込はできません。入構整理料も月額での計算となり，日割り計算はいたしません。

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●定期外来入構申請方法⑤入構申請フォームへ入力いただいた内容の確認画面です。修正がある場合は「戻る」をクリックしていただくと、入構申請フォームに戻ります。この内容でよければ、「確認」をクリックしてください。
⑥申請受付メールが届きます。後日審査結果が申請フォームに入力いただいたメールアドレスに通知されますので、結果が出るまでお待ちください。

省略

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定期外来入構申請後の流れ
Ｐ23～P2823

●定期外来入構申請後の流れ※ログイン後TOPページ※申請状況が「申請中」→「審査中」→「入金依頼中」、 「不許可」もしくは「差戻」と変わります。
・審査開始後→・審査の結果、「許可」の場合→
・審査の結果、「不許可」の場合→
・審査の結果、申請に不備がある場合→

申請状況「審査中」
申請状況「許可」・・・・P25へ申請状況「不許可」・・・P27へ
申請状況「差戻」・・・・P28へ

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●定期外来入構申請後の流れ【申請が「許可」の場合1/2】①「審査結果のお知らせ」通知メールが届きます。

※本フォームは振込報告用のフォームです。

（この時、ログイン後TOPページの申請状況欄が、「入金依頼中」に自動更新されます。）

振込完了報告フォーム②メール本文中に記載された金額を、指定口座にお振込みの後に、メール本文中のURLから振込完了報告をしてください。
入構整理料免除場合は、p.28へ。

金融機関からの「入金証明」の画像を添付してください。
※PDFファイルでお願いします。

③ 「入金証明」（ご利用明細票やインターネットバンキングの振込画面等）を添付できましたら「報告」をクリックしてください。

※複数台分の入構整理料をまとめて振り込んだ場合、登録車両毎に該当する入金証明書を必ず添付してください。
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●定期外来入構申請後の流れ【申請が「許可」の場合2/2】④振込完了報告の送信をされますと、「件名：振込報告ありがとうございました」という通知メールが届きます。（この時、ログイン後TOPページの申請状況欄が、「入金済」に自動更新されます。）⑤交通担当事務室の担当者が、入金の確認を行います。確認ができましたら、「件名：入構許可証をお送りします」という通知メールを配信します。（この時、ログイン後TOPページの申請状況欄が、「許可」に自動更新されます。）⑥メール本文中のURLから「許可証」PDFをダウンロードしていただけます。

入構許可証は、各自A4サイズでカラー印刷をして下さい。
構内入構の際には、ダッシュボード等、車外から確認できる位置に入構許可証を掲示して下さい。

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●定期外来入構・駐車許可申請後の流れ【申請が「不許可」の場合】「審査結果のお知らせ」通知メールが届きます。
メール本文中のURLからログインいただき、不許可となった理由を確認することができます。
申請内容の修正はできません。
再度申請をご希望される場合は、入構申請をクリックして初めから申請し直してください。
※申請状況も「不許可」となります。

ログイン省省略

略

詳細画面の最下部に、交通担当事務室からの否認理由が記載されます。
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●定期外来入構・駐車許可申請後の流れ※本フォームは修正用のフォームです。

【申請が「差戻」の場合】

入構申請修正フォーム「件名：申請が差戻されました」という通知メールが届きます。
メール本文中のURLから「入構申請修正フォーム」
へ遷移して再申請下さい。

フォームの最上部の「事務局コメント」に、交通担当事務室からの差戻理由が記載されます。

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こんなとき、どう申請すればいい？
1.申請者情報を確認・変更したい・・・P30～P31
2.パスワードを変更したい/パスワードを忘れてしまった・・・P32～P33
3.申請情報（登録車両等）を変更したい・・・P34～P39

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1.申請者情報を確認・変更したい（1/2）
入構申請者登録フォームで登録していただいた情報（パスワード・氏名・メールアドレス・所属機関・学内連絡先等）を確認したい・変更したい場合は、ログイン後TOPページの「申請者情報確認・変更」から手続きいただけます。

※ログイン後TOPページ30

1.申請者情報を確認・変更したい（2/2）

１．情報を確認したい場合は、左図の画面でご覧ください。
確認後は、ページを閉じて終了してください。
２．情報を変更したい場合は、以下の手続きをしてください。
①「変更項目」から変更する内容の項目を選択（複数選択可）するとともに、以下の選択した項目に、変更後の情報を入力してください。
②変更する箇所の選択が済みましたら、「登録」をクリックしてください。
登録後、指定メールアドレスに以下の「件名：申請者情報変更の手続きを完了しました」通知メールが届きましたら変更手続き完了です。

①省略
②

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2.パスワードを変更したい/パスワードを忘れてしまった（1/2）①「パスワードの変更/パスワードをお忘れの場合」をクリックすると、メールアドレスを入力する画面に遷移しますので、登録のメールアドレスを入力して送信してください。

パスワード再登録手続き

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2.パスワードを変更したい/パスワードを忘れてしまった（2/2）②登録メールアドレス宛に、「件名：［パスワード］再登録手続き通知」という通知メールが届きます。
メール本文中のURLをクリックすると、下の「パスワード再登録手続き」の画面に遷移します。
パスワード再登録手続き③新しいパスワードを入力し、「再登録」をクリックしてください。
④「件名：［パスワード］再登録完了通知」という通知メールが届き、手続き完了です。

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3.申請情報（車両番号等）を変更したい（1/6）
【申請の流れ】①許可中の最新の申請を再利用します。申請日時をクリックし、次画面の「再利用して申請する」をクリックしてください。

※【四輪】定期外来申請TOPページ※申請の審査が開始された以降に、登録情報の変更をする
場合、審査結果の通知が遅れます。入力内容に誤りがないようにご注意ください。申請状況が「審査中」となっている時、審査が開始されています。

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3.申請情報（車両番号等）を変更したい（2/6）②申請区分を選択してください。
・許可されている申請情報の変更をする場合→B変更（利用期間中の変更）※車両変更を含む
・許可されている車両が利用期間を延長する場合→C継続（利用期間の延長）

項目4「更新内容」で、変更をする内容の選択肢をチェックしてください。複数ある場合は、すべて選択してください。

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3.申請情報（車両番号等）を変更したい（3/6）③4更新内容で選択した項目を、変更後の情報に入力（選択）し直してください。

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3.申請情報（車両番号等）を変更したい（4/6）④変更後の内容を証明する書類を選択し、添付してください。
※車検証は申請毎に必ず添付してください。
※項目１４「緊急連絡先」、項目１５「メールアドレス２」の変更については、証明書類の添付は不要です。

※項目２7「証明書類の種類」のファイルを選択し、変更した事項に対する書類をPDFでまとめて添付してください。

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3.申請情報（車両番号等）を変更したい（5/6）⑤入力が完了したら、「確認」ボタンをクリックし確認画面に進み、問題がなければ送信してください。
⑥登録のメールアドレスに受付完了メールが届きます。

※年度をまたいで申請することはできません。
※項目29「利用開始日」は、申請者情報の変更を希望する日を入力してください。
※項目30「利用終了日」は年度末日の3月31日を限度とします。

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3.申請情報（車両番号等）を変更したい（６/6）
【申請後の流れ】①申請情報が許可された場合、ログイン後TOPページの申請状況欄が、「許可」に自動更新され、メールで通知があります。変更内容により、審査が必要となりお時間がかかることがあります。

許可②メールの通知に従い、振込、許可証の印刷等を行ってください。（ｐ.25～ｐ.26）

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Q ＆ A
Ｐ40～4140

●Q＆A
Q1．申請・入構申請管理システム関する問い合わせをしたいです。
A．sis-kou2@t.mail.nagoya-u.ac.jpへお問い合わせください。
Q2．複数台申請をしたいです。（業務車両に限る）
A．登録フォームで登録していただいたID（メールアドレス）とパスワードで申請フォームにログインしてください。車両1台ごとに申請フォームの「入構申請」より新規をチェック し、必要事項を記入し申請してください。登録車両ごとに利用期間分の入構整理料がかかります。
Q3．申請をした後に、申請内容を修正したいです。
A. 申請が審査中の場合、修正はできません。審査結果の通知後、再度申請内容の変更をしてください。
手続きが遅れるため、申請の際には内容に誤りがないか、よくご確認ください。
Q4．申請後、審査結果の通知はいつ頃になりますか。
A．年度途中の申請については、大学営業日10日後になります。
次年度4月1日の申請については、次年度申請期間中に申請された場合、3月中旬頃より順次通知いたします。次年度申請期間外の場合は、4月1日からのご利用ができませんのでご注意ください。
Q5．プリントアウトした許可証を紛失しました。
A．許可証配信メールのURLから再度許可証のデータをダウンロードしてください。
Q6．許可証のダウンロードができません。
A．別のブラウザやスマートフォンでダウンロードをお試しください。
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●終わりに安全運転を心がけ、くれぐれも事故にはお気を付けてご入構ください。

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