JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI

TIETOSUOJASELOSTE
Rekisteröidyn informoimiseksi

Tietohallinto
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016
Tietosuojalaki 1050/2018
Laatimispäivä: 21.1.2020

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän kaupunki, Tietohallinto

2. Rekisterinyhteyshenkilöt

Tietohallintojohtaja
Arto Jalkanen
etunimi.sukunimi@jyvaskyla.fi

3. Tietosuojavastaavat

Jyväskylän kaupungin tietosuojavastaava
Liina Kuusela
PL 193, 40101 JYVÄSKYLÄ
p. 014 266 2487
etunimi.sukunimi@jyvaskyla.fi

4. Rekisterin nimi

Jyväskylän kaupungin Office 365 -pilvipalvelujen rekisteri

5. Henkilötietojen
käsittelyn tarkoitus

O365 on sähköinen työskentely-ympäristö, jota käytetään työsuhteen, luottamushenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden työtehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen. O365 sisältää sähköisiä työvälineitä ja käyttäjien tuottamaa sisältöä.
Henkilötietoja käytetään:• Käyttöoikeuksien hallintaan ja käyttäjien välisen vuorovaikutuksen
mahdollistamiseen·• Sähköpostipalvelun käyttöön• Tiedostopalveluiden käyttöön (Sharepoint, OneDrive, Teams, Stream,Skype)
Perusopetuksen Office 365 -pilvipalvelua käytetään edellä mainittujen lisäksi
opetuksen järjestämisen tukena.

6. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen tehtävään ja oikeutettuun
etuun.
Ohjaava lainsäädäntö:- Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) EU2016/679, art. 6
kohta 1, alakohdat C: lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

7. Rekisterin
tietosisältö

Azure AD:sta tulevat henkilötiedot
1) Hallinnon Office 365−−−−−Käyttäjän nimi·
Sähköpostiosoite
Käyttäjätunnus
Puhelinnumero (työpaikan matkapuhelin ja/tai pöytäpuhelin)
Työosoite

2) Perusopetuksen Office 365:
− Käyttäjän nimi·− Sähköpostiosoite− Käyttäjätunnus− Puhelinnumero (työpaikan matkapuhelin ja/tai pöytäpuhelin)− Työosoite− Koulu− Luokka1

JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI

TIETOSUOJASELOSTE
Rekisteröidyn informoimiseksi

Tietohallinto
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016
Tietosuojalaki 1050/2018
Laatimispäivä: 21.1.2020− Oppilaitostunnus
Toimialan tai käyttäjän Office 365 ympäristössä tuottamat aineistot eivät
sisälly tähän Office 365 rekisteriin vaan ovat osa toimialojen palveluiden
henkilörekistereitä, joista on omat tietosuojaselosteet. Käyttäjän tuottamilla sisällöillä tarkoitetaan järjestelmään määritellylle käyttäjäjoukolle vietyjä
kuvia, tekstejä, linkkejä, videoita ja äänitiedostoja. Käyttäjä voi esim. lisätä
kaikille / rajoitetuille käyttäjille palveluun mm. oman kuvauksen itsestään ja
vastuualueestaan, matkapuhelinnumeron, sijaintitiedon, osaamistiedot, syntymäpäivän, sekä muut kiinnostuksen kohteet. Käyttäjällä on mahdollisuus halutessaan sallia tuottamansa tietosisällön hyödyntämistä ja saada tietoja verkostoitumisestaan ja lähimmistä kavereistaan.
Lisäksi Office 365 ympäristössä tuotettava ulkoiset palvelut (esim. tilojen
varausjärjestelmä) muodostaa oman henkilörekisterin ja siitä on erillinen tietosuojaseloste.
8. Säännönmukaiset
tietolähteet

Pääasiallinen tietolähde:Microsoft Active Directory / Microsoft Azure Active Directory.
Yhteydet muihin rekistereihin:- MultiPriimus (Perusopetus)

9. Tietojen
säännönmukaiset
luovutukset ja tietojen
siirto EU:n tai ETA:nulkopuolelle

Jyväskylän kaupungin käytössä olevat Office 365 palvelut tuotetaan
pääosin EU:n alueella, poikkeuksia ovat Sway ja Whiteboard, joiden data
voi sijaita Yhdysvalloissa.
Henkilötietojen siirto:
Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Microsoft online) käyttö- ja tukipalveluiden toteuttamiseksi. Siirtoperusteena on Microsoft Online-palvelujen sopimusehdot mukaan lukien komission
hyväksymät mallisopimuslausekkeet (liitteessä 3), jotka ovat luettavissa Microsoftin käyttöehdoista internet-sivuilla:
http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=Finnish

Jyväskylän Office 365:n sisältämiä henkilötietoja käsittelevät rajoitetusti Microsoftin globaalit alihankkijat seuraavissa tukipalvelutoimenpiteissä:− Ylläpito
− Teknisten ongelmien ratkaisu− Tekninen asiakastuki
Alihankkijat ovat sitoutuneet noudattaman Microsoftin tietosuojan ja tietoturvan tasoa.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Microsoft ei luovuta Asiakastietoja eikä Henkilötietoja Microsoftin tai sen hallinnoimien tytäryhtiöiden ja konserniyhtiöiden ulkopuolelle, (1) ellei Asiakas
toisin ohjeista, (2) ellei toisin ole määritetty Online-palveluiden ehdoissa tai (3)ellei laki toisin vaadi. Lisätietoja Microsoftin ajantasaisista käyttöehdoista internet-sivulla:
http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=Finnish

10. Rekisteritietojen säilytysaika ja sen perusteet

Jyväskylän kaupungin Office 365 pilvipalvelut on tarkoitettu työskentely-ympäristöksi. Arkistoitavat tai varmuuskopioitavat asiakirjat on tallennettava arkistokelpoisiin järjestelmiin tai arkistoitava manuaalisessa muodossa.
Säilytysaika perustuu Jyväskylän kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmaan, jota ylläpitää kaupungin arkisto.
2JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI

TIETOSUOJASELOSTERekisteröidyn informoimiseksi

Tietohallinto
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016
Tietosuojalaki 1050/2018
Laatimispäivä: 21.1.2020

11. Rekisterinsuojauksen
periaatteet

Rekisterin tietoja saa käyttää vain selosteessa kuvattuun tehtävään.
Rekisterin aineisto on digitaalisessa muodossa.
Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne, työntekijät, viranhaltijat tai tekniset ylläpitohenkilöt, joiden nimenomaisiin työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tietoja
saa käsitellä vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät. Pääsy tietoihin on rajattu työroolin mukaisilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, millä varmistetaan, että tiedot ovat suojassa luvattomalta ja yhteen sopimattomalta käsittelyltä. Tietojen tarkastelusta jää lokimerkintä. Manuaalisia henkilötietoja
säilytetään lukitussa tilassa.
Lisäksi kaikilta kaupungin työntekijöiltä edellytetään vaitiolovelvollisuutta, perehtymistä tietosuoja- ja turvaohjeisiin. Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti
ja ohjeiden noudattamista valvotaan osana sisäistä valvontaa. Tietojärjestelmiin vaaditaan henkilökohtaiset käyttäjätunnukset.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on:-oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
oikeus saada pääsy omiin tietoihin
oikeus oikaista tietoja
oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon
kohteeksi ilman lainmukaista perustetta

Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista: https://www.jyvaskyla.fi/ota-yhteytta/tietoa-sivustosta/tietosuoja/asiakkaan-oikeudet-rekisteritietoihin-ja-tietopyynnon
13. Rekisteröidyn oikeus
saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Tämä tietosuojaseloste toimii informaatioasiakirjana henkilötietojen käsittelystä.

14. Rekisteröidyn oikeus
saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, onko hänen tietojaan tallennettu henkilörekisteriin ja mitä tietoja hänestä henkilörekisterissä on.
Henkilön tulee esittää tarkastuspyyntö, jossa tarkastettavat tiedot ovat yksilöitynä. Pyyntöjä varten on laadittu lomakkeet, jotka ovat saatavilla Jyväskylän
kaupungin palvelupisteissä ja kaupungin verkkosivuilla: https://www.jyvaskyla.fi/ota-yhteytta/tietoa-sivustosta/tietosuoja/asiakkaan-oikeudet-rekisteritietoihin-ja-tietopyynnon
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta
kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun
käsiteltäväksi.
Tarkastusoikeus on maksutonta kerran vuodessa.

15. Muut rekisteröidyn oikeudet

https://www.jyvaskyla.fi/ota-yhteytta/tietoa-sivustosta/tietosuoja/asiakkaan-oikeudet-rekisteritietoihin-ja-tietopyynnon

3JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI

TIETOSUOJASELOSTE
Rekisteröidyn informoimiseksi

Tietohallinto
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016
Tietosuojalaki 1050/2018
Laatimispäivä: 21.1.2020

16. Oikeus tehdä valitus
valvontaviranomaiselleRekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity
katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä
tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 80000521 HELSINKI
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs 00520 HELSINKI
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi4