名古屋大学東山地区
入構申請管理システムについて
定期入構申請マニュアル【役職員（※）用】※機構の役員，教員，職員及び東山地区非常勤講師

作成日：2024年2月1日
Ver.8
1

●目次

P.2
P.3
P.5
P.9
P.11
P.21

目次 ※本ページです。
入構申請管理システムの利用対象者
入構申請管理システム利用登録
ログイン方法
定期入構申請方法
定期入構申請後の流れ

P.27

こんなとき、どう申請すればいい？

P.43

Q＆A

P.23 申請が「許可」された場合
P.25 申請が「不許可」となった場合
P.26 申請が「差戻」となった場合
P.28
P.30
P.32
P.38

申請者情報を確認・変更したい
パスワードを変更したい/パスワードを忘れてしまった
登録の車両を変更したい
代車の申請をしたい

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入構申請管理システムの利用対象者
Ｐ３～43

●入構申請管理システムの利用対象者
名古屋大学東山地区にやむを得ない事由で公共交通機関での通勤通学が困難である役職員が、名古屋大学東山地区入構申請管理システム（以下、「本システム」）を利用することで、以下の各種申請を受け付けております。
【定期入構申請】【臨時入構申請】

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入構申請管理システム利用登録
Ｐ５～P８

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●入構申請管理システム利用登録

本システムを利用するには、まず「教職員新規登録」（いわゆるユーザー登録）を行う必要があります。

スマホからもご利用いただけます

ログイン
ページはこちら！

入構申請管理システム
教職員新規登録6

●入構申請管理システム利用登録①入構申請者登録フォーム（教職員用）へ、必要な事項を入力してください。

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●入構申請管理システム利用登録②内容を確認いただき、変更があれば「戻る」をクリックし、再入力してください。
問題なければ「登録」をクリックしてください。
③登録が完了すると、登録したメールアドレスに「件名：利用登録完了しました」という通知メールが届き、ユーザー登録手続き完了です。

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ログイン方法
Ｐ９～P109

●本システム

ログイン方法

登録したご自身の個人番号・パスワードを入力いただき、「ログイン」ボタンをクリックしていただくと、ログインできます。

※ログイン後TOPページ

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定期入構申請方法
Ｐ11～P2011

●定期入構申請方法①「【四輪】定期入構申請」をクリックします。

※「【四輪】定期入構申請」のボタンがグレーアウトしてクリックできない方は、「申請者情報確認・変更」をクリックして、「役職員確認欄 ＊ 」、「非常勤講師以外チェック欄」にチェックがされているかの確認をお願いいたします。

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●定期入構申請方法②「入構申請」をクリックします。
※以前に申請したことがある方は、「【教職員】定期入構申請履歴一覧」に表示される過去の申請履歴の、「申請日時」をクリックすることで、再利用が可能です。申請当時の情報が反映されておりますので、適宜修正をしてご利用ください。

・申請者の申請履歴一覧表が表示されます。
初めて申請する場合は、何も表示されません。

・ご自身の申込履歴を検索される方はこちらをクリックしてください。検索フォームが表示されます。

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●定期入構申請方法③必要事項を選択・入力してください。

※【遵守事項】、【申請資格】をそれぞれご確
認し、項目1，2にチェックを入れて下さい。

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●定期入構申請方法

A 新規・・・令和6年度利用分をご申請される場合
B 変更（利用期間中の変更）・・・既に許可された期間中に変更事項（※）がある場合。
※住所、申請理由、証明書類データ、車両情報
C 延長（利用期間の延長）・・・連続した期間の申請で、申請資格に変更がない場合。
（例）令和5年10月31日までの定期入構許可を受けていた方が、令和5年11月30日まで利用期間を延長する。
※利用期間が終了してから1か月以上空く場合、または申請資格（申請理由）を変更して申請する場合は、A新規を選択する。
D 代車申請（車の修理・車検理由で、利用期間は30日が限度）・・・代車を申請する場合。
E R6.2月～3月の利用申請・・・令和5年度利用分をご申請される場合。

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●定期入構申請方法※項目6，7，8，9，10は、「申請者登録フォーム」で登録いただいた情報が反映されます。こちらの情報を変更したい場合は、「申請者情報を確認・変更したい」（P28～）を参照ください。
※過去の申請を再利用した場合は、その当時の申請情報がそのまま反映されますので、適宜ご変更してください。

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●定期入構申請方法※項目13，14は、「申請者登録フォーム」で登録いただいた情報が反映されます。
こちらの情報を変更したい場合は「申請者情報を確認・変更したい」（P28～）を参照ください。
※過去の申請を再利用した場合は、その当時の申請情報がそのまま反映されますので、適宜ご変更してください。

項目15陸運支局

項目16車種コード

項目17用途コード

項目15～18に入力ミスがありますと、ゲートが開きません。
入力に間違いの無いようご確認ください。

項目18一連番号17

●定期入構申請方法※PDFファイルでお願いします。

※車両情報変更/代車申請の場合は、証明書類の提出がありませんので、こちらにチェックをしてください。

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●定期入構申請方法④全ての事項の入力が完了しましたら、「確認」をクリックしてください。

※年度をまたいで申請することはできません。ご注意ください。
利用終了末日は、利用年度末日の3月31日までとなります。
※代車申請は、30日が限度です。

※注意事項をご確認の上、項目22，23で入力した日付から、利用期間を入力してください。

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●定期入構申請方法⑤確認画面に遷移しますので、修正がある場合は「戻る」をクリック、この内容でよければ、「確認」をクリックして申請を完了させてください。
⑥申請受付メールが届きます。後日審査結果が申請フォームに入力いただいたメールアドレスに通知されますので、結果が出るまでお待ちください。

省略

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定期入構申請後の流れ
Ｐ21～P2621

●定期入構申請後の流れ※申請状況が「申請中」→「審査中」→「入金依頼中」、 「不許可」もしくは「差戻」と変わります。
・審査開始後→・審査の結果、「許可」の場合→
・審査の結果、「不許可」の場合→
・審査の結果、申請に不備がある場合→

申請状況「審査中」
申請状況「許可」・・・・P23へ
申請状況「不許可」・・・P25へ申請状況「差戻」・・・・P26へ

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●定期入構申請後の流れ【申請が「許可」の場合1/2】①「審査結果のお知らせ」通知メールが届きます。

（この時、ログイン後TOPページの申請状況欄が、「入金依頼中」に自動更新されます。）※このフォームは振込報告用のフォームです。

②メール本文中に記載された金額をお振込みの後に、メール本文中のURLから振込完了報告をしてください。

金融機関からの「入金証明」の画像を添付してください。
※PDFファイルでお願いします。

③ 「入金証明」（ご利用明細票やインターネットバンキングの振込画面等）を添付できましたら「報告」をクリックしてください。

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●定期入構申請後の流れ【申請が「許可」の場合2/2】③振込完了報告の送信をされますと、「件名：振込報告ありがとうございました」という通知メールが届きます。（この時、ログイン後TOPページの申請状況欄が、「入金済」に自動更新されます。）④交通担当事務室の担当者が、入金の確認を行います。確認ができましたら、「件名：入構許可証をお送りします」という通知メールを配信します。
（この時、ログイン後TOPページの申請状況欄が、「許可」に自動更新されます。）⑤メール本文中のURLから「許可証」PDFをダウンロードしていただけます。

入構許可証は、各自A4サイズでカラー印刷をして下さい。
構内入構の際には、ダッシュボード等、車外から確認できる位置に入構許可証を掲示して下さい。

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●定期入構申請後の流れ【申請が「不許可」の場合】「審査結果のお知らせ」通知メールが届きます。
メール本文中のURLからログインいただき、不許可となった理由を確認することができます。
申請内容の修正はできません。
再度申請をご希望される場合は、入構申請をクリックして初めから申請し直してください。

※申請状況も「不許可」となります。

ログイン省

略

詳細画面の最下部に、交通担当事務室からの否認理由が記載されます。
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●定期入構・駐車許可申請後の流れ【申請が「差戻」の場合】※このフォームは修正用のフォームです。

「件名：申請が差戻されました」という通知メールが届きます。
メール本文中のURLから「入構申請修正フォーム」へ遷移して再申請してください。

フォームの最上部の「事務局コメント」に、交通担当事務室からの差戻理由が記載されます。

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こんなとき、どう申請すればいい？
1.申請者情報を確認・変更したい・・・P28～
2.パスワードを変更したい/パスワードを忘れてしまった・・・P30～
3.登録の車両を変更したい・・・P32～
4.代車の申請をしたい・・・P38～

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1.申請者情報を確認・変更したい

1/2

入構申請者登録フォームで登録していただいた情報（個人番号・パスワード・氏名・メールアドレス・所属部局・職名・内線番号等）を確認したい・変更したい場合は、ログイン後TOPページの「申請者情報確認・変更」から手続きいただけます。

※ログイン後TOPページ28

1.申請者情報を確認・変更したい

2/2

①②

１．情報を確認したい場合は、左図の画面でご覧ください。
確認後は、ページを閉じて終了してください。
２．情報を変更したい場合は、以下の手続きをしてください。
①「変更項目」から変更する内容の項目をを選択するとともに、以下の選択した項目に、変更後の情報を入力してください。
②「パスワード」は、変更の有無にかかわらず、上下とも現在設定してあるパスワードを入力してください。
変更したい場合は、上下とも変更後の新しいパスワードを入力してください。
※パスワードの変更のみの場合は、ログイン画面の「パスワードの変更/パスワードを忘れた場合」のメニューからも可能です。詳しくはP30～P31を参照ください。
③入力が済みましたら、「確認」をクリックしてください。
登録後、指定メールアドレスに以下の「件名：申請者情報変更の手続きを完了しました」通知メールが届きましたら変更手続き完了です。

③
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2.パスワードを変更したい/パスワードを忘れてしまった

1/2①「パスワードの変更/パスワードをお忘れの場合」をクリックすると、個人番号を入力する画面に遷移しますので、入力して送信してください。

30

2.パスワードを変更したい/パスワードを忘れてしまった

2/2②登録メールアドレス宛に、「件名：［パスワード］再登録手続き通知」という通知メールが届きます。
メール本文中のURLをクリックすると、「パスワード再登録手続き」の画面に遷移します。

③新しいパスワードを入力し、「再登録」をクリックしてください。
④「件名：［パスワード］再登録完了通知」という通知メールが届き、手続き完了です。

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3.登録の車両を変更したい

１/6【申請の流れ】①許可中の最新の申請を再利用します。申請日時をクリックし、次画面の「再利用して申請する」をクリックしてください。

※【四輪】定期入構申請TOPページ32

3.登録の車両を変更したい

2/6②3申請区分 で、「B変更（利用期間中の変更）」を選択してください。
③４更新内容※複数選択可 で、「車両情報（陸運局・車種コード・用途コード・一連番号）を選択してください。

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3.登録の車両を変更したい

3/6④１５～１８に、変更後の車両番号の情報を入力してください。

項目15陸運支局

項目16車種コード

項目15～18に入力ミスがありますと、ゲートが開きません。
入力に間違いの無いようご確認ください。
項目17用途コード
項目18一連番号34

3.登録の車両を変更したい

4/6⑤19申請理由は、変更しないでください。
⑥20証明書類の種類は、「車両情報変更のため証明書類の提出はない」を選択してください。

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3.登録の車両を変更したい

5/6⑦21証明書類不要チェックボックスにチェックをしてください。
⑧21利用開始日、23利用終了日、 24利用期間を入力してください。
⑨「確認」をクリックし確認画面に進み、問題なければ送信してください。
⑩登録のメールアドレスに受付完了メールが届きます。

※年度をまたいで申請することはできません。
ご注意ください。
※項目22「利用開始日」は申請日を、項目23「利用終了日」は年度末日の3月31日を限度とします。

※注意事項をご確認の上、項目22，23で入力した日付から、利用期間を入力してください。

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3.登録の車両を変更したい

6/6【申請後の流れ】①交通担当事務室の担当者が、車両変更の手続きを行います。手続きが完了しましたら、「件名：入構許可証をお送りします」という通知メールを配信します。
（この時、ログイン後TOPページの申請状況欄が、「許可」に自動更新されます。）②メール本文中のURLから「許可証」PDFをダウンロードしていただけます。

入構許可証は、各自A4サイズでカラー印刷をして下さい。
構内入構の際には、ダッシュボード等、車外から確認できる位置に入構許可証を掲示して下さい。

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4.代車の申請をしたい

1/5①許可中の最新の申請を再利用します。申請日時をクリックし、次画面の「再利用して申請する」をクリックしてください。

※【四輪】定期入構申請TOPページ※代車の申請は、利用期間が30日以内のものに限ります。30日を超えて登録車両の変更をしたい場合は、P38～「3.登録の車両を変更したい」をご確認ください。
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4.代車の申請をしたい

2/5②3申請区分の「 D代車申請（利用期間は30日が限度）」を選択してください。
③15～18に代車の車両番号を入力してください。

項目15陸運支局

項目16車種コード

項目17用途コード
項目18一連番号

項目15～18に入力ミスがありますと、ゲートが開きません。
入力に間違いの無いようご確認ください。

39

4.代車の申請をしたい

3/5③19申請理由は、変更しないでください。
④20証明書類の種類は、「代車申請のため証明書類の提出はない」を選択してください。

40

4.代車の申請をしたい

4/5⑤21証明書類不要チェックボックスにチェックをしてください。
⑥21利用開始日、23利用終了日に、代車の利用開始日と終了日を入力してください。
⑦24利用期間は、「0か月」としてください。
⑧「確認」をクリックし確認画面に進み、問題なければ送信してください。

41

4.代車の申請をしたい

5/5⑨システムから「代車登録完了しました」とメールが届き、手続き完了です。
メールに記載のURLから入構許可証をダウンロードしてご利用ください。

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Q ＆ A
Ｐ43～4543

●Q＆A
Q1．申請に関する問い合わせをしたいです。
A．sis-kou1@t.mail.nagoya-u.ac.jpへお問い合わせください。
Q2．入構申請管理システムに関する問い合わせをしたいです。
A．sis-kou3@t.mail.nagoya-u.ac.jpへお問い合わせください。
Q3．申請をした後に、申請内容を修正したいです。
A．申請が申請中のステータスの場合は、以前の申請を再利用して修正したい申請内容にて申請してください。ステータスが審査中の場合は、sis-kou1@t.mail.nagoya-u.ac.jpへお問い合わせください。
入金依頼中以降の修正ですと、修正内容によって手数料が発生する場合があります。申請の際には内容に誤りがないか、よくご確認ください。また、お問い合わせの際には、申請受付メールに記載の「受付番号」をお伝えください。
Q4．ログイン後TOPページに表示される申込履歴一覧の「申請日時」とはいつを指しますか。
A．一番最初に申請を提出した日時です。差戻などで再提出した場合も、一番最初に申請した日時が表示されています。
Q5．プリントアウトした許可証を紛失しました。
A．許可証配信メールのURLから再度許可証のデータをダウンロードしてください。メールを削除してしまった場合、許可証のデータを保存していない場合は、 sis-kou1@t.mail.nagoya-u.ac.jpへお問い合わせください。再交付手数料が発生する場合がございますので、ご了承ください。
Q6．個人番号はどこで確認できますか。
A．労働条件通知書や人事労務Webサービスで確認いただけます。
Q7．教職員新規登録で個人番号が、「既に登録済みです」というエラーが出てしまいます。
A．ご自身で既にユーザ登録済みであるか、他の方が誤って登録してしまった可能性があります。
sis-kou3@t.mail.nagoya-u.ac.jpへお問い合わせください。

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●Q＆A
Q8．許可証のダウンロードができません。
A．別のブラウザやスマートフォンでダウンロードをお試しください。
Q9．申請後、審査結果が出るまでにどのくらい時間がかかりますか？
A．新規申請や延長申請、変更申請の場合は1週間から10日ほどかかります。
代車申請につきましては3日ほどかかります。
※ただし次年度の利用申請については、別途次年度申請の事務連絡（添付書面含む）の通りです。

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●終わりに安全運転を心がけ、くれぐれも事故にはお気を付けてご入構ください。

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