独立行政法人酒類総合研究所の保有する個人情報及び個人番号の適切な管理に関する規程
平成17年３月30日
訓令第４号
改正 平18訓令第８号
改正 平19訓令第２号
改正 平24訓令第３号
改正 平27訓令第14号
改正 平27訓令第32号
改正 令元訓令第６号
改正 令５訓令第10号

第１章 総則（目的）第１条

この規程は、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。
）、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）及び「個人情報の保護に関する基本方針」（平成16年４月２日閣議決定）に基づき、独立行政法人酒類総合研究所（以下「研究所」という。
）の保有する個人情報及び個人番号の適切な管理に関する基本的事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条

この規程における用語の定義は、個人情報保護法第２条及び第60条並びに番号法第２条の定めるところによるほか、次のとおりとする。
一 保有個人情報等 保有個人情報及び個人番号をいう。
二 特定個人情報等 特定個人情報及び個人番号をいう。
三 総括保護管理者 理事とする。
四

保護管理者

保有個人情報等を取り扱う各課部門に一人置くこととし、当該課部門の長又はこれに代わる者とする。
五

保護担当者 保護管理者の補佐として、各保護管理者が指定する職員をいう。

六

監査責任者

独立行政法人酒類総合研究所内部監査規程に定める内部監査責任者をいう。
七

特定個人情報等取扱者

各保護管理者が指定する特定個人情報等を取り扱う職員をいう。
八アクセス

保有個人情報及び個人番号（電磁的記録に限らず、紙媒体等に記録されたものを含む。
）に接する行為をいう。
九

媒体

文書、図画等人の知覚によって認識することができる情報を記載する紙その他の有体物及び電磁的記録方式により電子情報を記録する外付けハードディスク、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ、ＭＯ、ＵＳＢメモリ、フラッシュメモリ等をいう。
第２章 管理体制（保有個人情報等の管理体制）
第３条 研究所に総括保護管理者、保護管理者、保護担当者及び監査責任者を置く。
２

総括保護管理者は、理事長を補佐し、研究所における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
３

保護管理者は、各課部門における保有個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。

４

保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
５

保護管理者は、次に掲げる事項を指定する。

一

特定個人情報等取扱者及びその役割

二

特定個人情報等取扱者が取り扱う特定個人情報等の範囲

６

保護管理者は、次に掲げる管理体制を整備する。
一

特定個人情報等取扱者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護管理者への報告連絡体制
二

特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等（以下「漏えい等」という。
）の事案の発生又は兆候を把握した場合の保護管理者への報告連絡体制
三

特定個人情報等を複数の課部門で取り扱う場合の各課部門の任務分担及び責任の明確化
四７

特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課部門における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
８

監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
（保有個人情報等の適切な管理のための委員会）

第４条

総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
第３章 教育研修（教育研修）
第５条

総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員（非常勤職員及び派

遣労働者（注）を含む。以下同じ。
）に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
（注）労働者派遣契約により派遣された者をいい、保有個人情報等の取扱いに従事する派遣労働者についての当該契約は、保有個人情報等の適切な取扱いを行うことに配慮されたものとする必要がある。
２

総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
３

総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課部門の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
４

保護管理者は、当該課部門の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第４章 職員の責務（職員の責務）
第６条

職員は、独立行政法人等個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第５章 保有個人情報等の取扱い（アクセス制限）第７条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容（注）に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
（注） 個人識別の容易性（匿名化の程度等）、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。
２

アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。

３

職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
（複製等の制限）第８条 職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行う。
一保有個人情報等の複製

二

保有個人情報等の送信

三保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

四その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為（誤りの訂正等）
第９条

職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
（媒体の管理等）
第10条

職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
２

保護管理者は、特定個人情報等が記録された媒体を持ち出す場合には、個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。
３

職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を研究所内で移動させる場合、紛失・盗難等に留意する。
（廃棄等）
第11条

職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。
）が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
２

保護管理者は、特定個人情報等を消去した場合又は特定個人情報等が記録されている媒体を廃棄した場合には、消去又は廃棄した記録を保存する。
（保有個人情報等の取扱状況の記録）
第12条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
２

保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
（個人番号の利用の制限）
第13条

保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
（個人番号の提供の求めの制限）

第14条

特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務（以下「個人番号利用事務等」という。
）を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第15条

特定個人情報等取扱者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
（特定個人情報等の収集・保管の制限）
第16条

特定個人情報等取扱者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報等を収集又は保管してはならない。
（取扱区域）
第17条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下「取扱区域」という。）を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
第６章 情報システムにおける安全の確保等（アクセス制御）第18条

保護管理者は、保有個人情報等（情報システムで取り扱うものに限る。以下第６章（第30条を除く。
）において同じ。）の秘匿性等その内容に応じて、パスワード、ＩＣカード、生体情報等（以下「パスワード等」という。
）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。
）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる（注）。
（注）アクセス制御の措置内容は、第７条第１項により設定した必要最小限のアクセス権限を具体化するものである必要がある。
２

保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。
）するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
（アクセス状況の記録）
第19条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
２

保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
３

保護管理者は、前２項のアクセス状況の記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。

（アクセス状況の監視）
第20条

保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のための必要な措置を講ずる。
（管理者権限の設定）
第21条

保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に搾取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
（外部からの不正アクセスの防止）
第22条

保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの「不正アクセス行為の禁止等に関する法律」（平成11年法律第128号）第２条第４項各号に規定する不正アクセス行為その他の外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
（不正プログラムによる漏えい等の防止）
第23条

保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。
（情報システムにおける保有個人情報等の処理）
第24条

職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
２

保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
（暗号化）
第25条

保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
２

職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う（注）。
（注）職員が行う暗号化には、適切なパスワードの選択、その漏えい防止の措置等が含まれる。

（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）
第26条

保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、ＵＳＢメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限等の必要な措置（当該機器の更新への対応を含む。
）を講ずる。
（端末の限定）第27条

保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
（端末の盗難防止等）
第28条

保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
２

職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
（第三者の閲覧防止）
第29条

職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
（入力情報の照合等）
第30条

職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
（バックアップ）
第31条

保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
（情報システム設計書等の管理）
第32条

保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第７章 情報システム室等の安全管理（入退管理）第33条

保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域（以下「情報システム室等」という。
）に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、並びに外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは、前項の規定と同様の措置を講ずる。
２

保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
３

保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。）、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
（情報システム室等の管理）
第34条

保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠措置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
２ 保護管理者は、災害等に備え、可能な限り、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第８章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等（保有個人情報等の提供）
第35条

保護管理者は、個人情報保護法第69条第２項第３号及び第４号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等（個人情報保護法第２条第９項に規定する「独立行政法人等」をいう。以下同じ。
）以外の者に保有個人情報を提供する場合には、次による。
一

原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
二

安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
２

保護管理者は、個人情報保護法第69条第２項第３号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前項に規定する措置を講ずる。
３

保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
（業務の委託等）
第36条

保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
２

契約書は、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
一 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
二

再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成17年法律第86号）第２条第１項（注）第３号に規定する子会社をいう。）である場合も含む。本号及び７号において同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項（注）

委託先との契約書に、再委託に際して再委託先に求める事項は、再委託先が子会社である場合も、同様に求めるべきことを明記すること。
三

個人情報の複製等の制限に関する事項

四

個人情報の漏えい等の事案の発生時のおける対応に関する事項

五

委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

六違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

３

保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき研究所が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、契約書等に、前項で定める事項に加え、以下の事項を織り込む。
一事務所等内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止に関する事項

二 特定個人情報等を取り扱う従事者の明確化及び従事者の監督・教育に関する事項
契約内容の遵守状況の報告に関する事項

四

必要に応じて実施可能とする委託先に対する実地の調査に関する事項

４

三

保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が、再委託をする際には、「再委託を受けようとする者」において取り扱う特定個人情報等について、研究所が果たすべき安全管理措置と同様の措置が講じられることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
なお、個人番号利用事務等の全部又は一部の「再委託を受けた者」が再々委託を行う場合以降も同様とする。
５ 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」（その者から委託（二以上の段階にわたる委託を含む。）を受けた者を含む。以下同じ。
）において、研究所が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。

６

保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理状況について、少なくとも年１回以上、原則として実地検査により確認する。
７

委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第１項の措置を、個人番号利用事務等が再委託される場合には、委託先に第１項から第５項までの措置をそれぞれ講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。
なお、保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
８保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
９

保有個人情報を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。
第９章 安全確保上の問題への対応（事案の報告及び再発防止措置）
第37条

保有個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合及び特定個人情報等取扱者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等には、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する（注）。
（注）職員は、当該事案の発生（事案発生のおそれを含む。
）を認識した場合、時間を要する事実確認を行う前にまず保護管理者に報告する。
２

保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のＬＡＮケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（職員に行わせることを含む。
）ものとする。
３

保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況を調査し、総括保護管理者に報告する。
ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

４

総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を理事長に速やかに報告する。

５

総括保護管理者は、第４項の規定に基づき報告を受けた事案等が個人の権利利益を害する恐れが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものに該当するときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事案等が生じた旨を個人情報保護委員会に報告する。
６

総括保護管理者は、前項の場合においては、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事案等が生じた旨を通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
一

本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるとき。
二

当該保有個人情報に個人情報保護法第78条第１項各号に掲げる情報のいずれかが含まれるとき。
７

総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、国税庁に対し、速やかに情報提供を行う。

８

保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
（公表等）

第38条

事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応（注）等の措置を講ずる。
（注）漏えい等が生じた保有個人情報等に係る本人への連絡等の対応。
２

公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに総務省（行政管理局）に情報提供を行う。
第10章 監査及び点検の実施
（監査）
第39条

監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理がなされているかを検証するため、第２章から第９章に規定する措置の状況を含む研究所における保有個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査を含む。以下同じ。）（注）を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
（注）保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、実地監査を含めた重点的な監査として行うものとする。
２

内部監査については、独立行政法人酒類総合研究所内部監査規程に従い実施する。

（点検）
第40条

保護管理者は、各課部門における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
（評価及び見直し）

第41条

総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第11章 行政機関との連携
（連携）
第42条

研究所は、「個人情報の保護に関する基本方針」（平成16年４月２日閣議決定）４を踏まえ、国税庁と緊密に連携して、その保有する個人情報及び個人番号の適切な管理を行う。
附則

この規程は、平成17年４月１日から施行する。
附則第３条及び第４条の改定は、平成18年７月10日から施行する。
附則

第３条の改定は、平成19年４月１日から施行する。
附

則第３条及び第11条の改定は、平成24年６月22日から施行する。
附則（平成27年３月31日一部改正）

この改正規程は、平成27年４月１日から施行する。
附則

この改正規程は、平成27年11月26日から施行する。
附

則

第７条、第36条の改定は、令和元年６月26日から施行する。
附

則

第１条、第２条、第 35 条及び第 37 条の改定は、令和５年３月 30 日から施行する。