令和４年度
教科書無償給与事務報告書作成の手引き－ 教科書事務執行管理システム編 －山 形 県 教 育 委 員 会
山形県教科書供給所
参照ページ
項 目

市町村立

1.年間給与事務日程
2.納入指示書
3.返付指示書
4.受領証明書明細表
5.受領証明書
提出経路
6.給与児童生徒名簿
7.給与証明書
8.受領給与報告書明細表
9.受領給与報告書
大江町藤田の丘分校（朝日学園）の例
10.基本情報設定・マスタ設定
11.納入指示書
12.返付指示書
13.給与児童生徒名簿
14.給与証明書
作成要領
15.受領証明書
16.受領証明書明細表
17.受領給与報告書
18.受領給与報告書明細表
採択地区コード
コード表 設置者コード
学校コード
付録 1.教科と教科書
付録 2.教科書の使用形態
付録 3.教科書組み合わせ表
付録 4.給与証明書の記入について
付録 5.給与区分の確認付 録
付録 6.システムの使用サイクル
付録 7.期日等の確認表
付録 8.Q&A
付録 9.提出時チェック表
付録 10.確認演習※1 不要※2 作成して保管

学 校
県 立

国 立

設置者

1
2
5

3
6

4
7
9
9

8
10
10
11，12
※3

※2

13
14

2～4
5～7
8，9
9，10
10
11～13
15

15

16
17，18
19，20
21～34
35，36
37～40
41，42
43，44
45，46
47，48
※3
49，50
51
※1
51
51
52～55
56
57
58
59
60
61
62～65
66
67

※3 作成しない■この他、操作手順の詳細はシステムダウンロードページ掲載の操作マニュアル PDF を参照してください。
■サンプル画面の年度表示は適宜当該年度に読み替えてください。
■小学校用を基準に解説していますが、中学校用も基本的な作業手順や操作ボタンは同じです。

10-1 基本情報設定／マスタ設定

学校用システム■教科書事務執行管理理ステムを使用する場合に必ず設定する。
■基本情報設定では、システムを利用する学校の情報を正しく登録する。
（注）需要数報告事務の際に入力済みの場合は改めて入力する必要はないが ［児童生徒名簿］は必須

基本情報設定学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック［基本情報設定］
プルダウン［▼］
県教委配布のコード表より 4 桁コ
ード入力
プルダウン［▼］プルダウン［▼］
県教委配布のコード表より 2 桁コ
ード入力
入力不要
県教委配布のコード表より入力
正しく入力
正しく入力
正しく入力
正しく入力
正しく入力
チェックボックス［小学校（小学部）］又は［中学校（中学部）］

1
2
3

手順
システムの起動
基本情報設定画面を開く
都道府県コードの入力

4

学校コードの入力

5
6

学校区分コードの入力
設置者区分コードの入力

7

採択地区コードの入力

8
9
10
11
12
13
14
15

課程制度コードの入力
学校名の入力
郵便番号の入力
住所の入力
担当者名の入力
電話番号の入力
FAX 番号の入力
特別支援学級の設定

16

教科書使用冊数の入力

17

児童生徒名簿の入力［児童生徒名簿］

18
19
20
21

教科書取扱書店名の入力
校長名の入力
受領者名
入力内容の登録

22

［呼出］

23

［年度更新］

教科書取次供給所名を入力
正しく入力
入力不要
［登録］
その他の機能［教科書使用年度］で設定した元号・年度の基本情報とデータを呼び出す［教科書使用冊数］［児童生徒名
簿］［給与履歴］の内容について、前年度データから必要な情報を今年度用に反映させる

備考

特別支援学校では不要高等学校のみ適宜

エクセル形式からコピー貼り付け可能
異動があった場合に留意する

マスタ設定
手順
24

教科書マスタの取込み

25

教科書採択配布データの取込み

26

学校独自に採択教科書をセットする

学校用システム操作［ボタン］入力等［年度更新（マスタ入替）］［教科書マスタ Ver.0.0.0］取込［採択教科書リストの取込］［設_00 年度_000_00_採択教科書配布データ_○○市教育委員会］
取込［採択教科書の選択］

備考
必ず最新バージョンを取込む
データファイルは直接開かないこと（エラーになる場合がある）
国私立学校のみ使用※この場合［採択教科書リストの取込］は不要

前年に需要数報告の際に作成した
当該年度のシステムを使用する

パソコンの画面に［編集を有効にする］や［コンテンツの有効化］の案内が表示される場合は、全て有効にする

国立の場合[1：国立]を選択し[マスタ設定]画面
で自校の採択教科
書を設定する

16
23
17
21

基本情報設定画面

困った時は．．．
事例 1：入力作業をしようとしたら、［保護されているシート
上にあります・・・パスワードの入力・・・］とメッセージが出て先に進めない。
対応：パスワードは本来必要ない。操作もしくは手順ミスによって生じているので、再度正しい手順で作業する
事例 2：入力作業をしていたら、途中でボタンが反応しなくなった。
対応 1：トップ画面の［エラーリセット］をクリックする。それでも復旧しない場合は、システムを一旦閉じてパソコンを再起動する。
対応 2：マクロが無効になっている場合は、有効にする。ヘルプデスクの FAQ（よくあるご質問）→学校用システム→その他 参照※校内のセキュリティ上マクロが無効になっている場合、使用する PC を変えてみる。

児童生徒名簿の入力

2

登録したデータは呼び出す事が出来る17
エクセルからコピー
貼り付けが可能※A1 から縦に指名のみコピーする（セル内に余分な空欄がないこと）
うまくいかない場合は、エクセルからコピーしたものを、一旦テキストに貼り付け、そこからコピーして貼り付けてみる

教科書使用冊数

16
マスタ及び採択リストの取込み

2425
ここで登録した冊数が、需要票第２表及び指示書作成時に参照される
中学校では教員用入力欄なし

10-2 基本情報設定／マスタ設定

設置者用システム■教科書事務執行管理理ステムを使用する場合に必ず設定する。
■基本情報設定では、システムを利用する学校の情報を正しく登録する。
（注）需要数報告事務の際に入力済みの場合は改めて入力する必要はない。

基本情報設定手順
1 システムの起動
2 基本情報設定画面を開く
3 使用年度の入力

設置者用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック［基本情報］［元号］［年度（和暦）］

4 都道府県コードの入力

プルダウン［▼］

5 設置者コードの入力
6 設置者名の入力
7 教科書取扱書店名の入力

備考

県教委配布のコード表より 3 桁コー
ド入力
県教委配布のコード表より入力「株式会社 山形県教科書供給所」
と入力

マスタ設定
手順
8

教科書マスタの取込み

9

採択地区コードの入力

10 採択教科書の設定

11 採択教科書配布データの作成

12 管内の学校リストの設定

基本情報設定画面

設置者用システム操作［ボタン］入力等［年度更新（マスタ入替）］［教科書マスタ Ver.0.0.0］取込［採択地区コードの登録］
県教委配布のコード表より［採択地区コード］及び［採択地区名］登録［採択教科書の選択］［教科名称］［発行者略称］［シリーズ名］を［▼］選択し［一括設定］［採択教科書配布データ出力］［設_00 年度_000_00_採択教科書配
布データ_○○市教育委員会］出力［管下の学校リスト管理］［学校コード］及び［学校名］登録
［保存］

マスタ設定

2

8
9
10
11
12

備考
必ず最新バージョンを取込む
特別支援学校では不要

データファイルは 2 つ生成されるが、ファイル名に採択地区コードが付されてる方を配布
必ず［採択地区コード］及び［採択地区名］を設定した上で行う

前年度に需要数入力の際に更新した、
当該年度のシステムを使用する

複数年度分のデータを蓄積できないため、必要に応じてバックアップをとること

特約供給所名採択地区コードの登録

採択教科書の設定

9

採択地区コードを［▼］選択10
10

採択教科書配布データ

管内学校リストの設定

ファイルが 2 つ生成されるが、採択地区
コード（例：01）が付されたファイルを使用
する
00

00

［教科名称］［発行者略称］［シリーズ名］
を［▼］選択し［一括設定］

11

○
×

12

採択地区コードを［▼］選択

11-1 教科用図書納入指示書

様式①②③④■発行者（取次供給所）から教科書を受領しようとするとき、その都度、各学校ごとに作成して、発行者（取次供給所）に交付する。
■納入指示冊数は、給与児童生徒数を正確に把握し、過不足が生じないよう慎重に決定するとともに、転入・転出が見込まれても加えたり除いたりしないこと。
■納入指示冊数には教師用は含めないこと。

1

手順
システムの起動2

納入指示書作成画面を開く

3

新規作成（需要数データの反映）

4
5
6
7

指示書番号
交付日の入力発行者（取次供給所）の入力
納入期日の入力

学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面の右側（ピンク部分）受領
冊数集計→［目録掲載図書］→［教科用図書納入指示書］［期］プルダウン［▼］→［新規］→新規作成（データ反映）を行いますか→［はい］→需要数データ内容が指
示書に反映
自動
正しく入力
プルダウン［▼］正しく入力

8

指示冊数の入力

直接入力

9

データの登録［登録］→登録（保存）しますか→
［はい］

10

印刷

［印刷］

11

登録済みデータの編集

12

登録済みデータの削除

13

新規データの作成/登録※二枚目以降の作成

備考［期］を変更すると［納入期日］がリセットされるナンバー ： 枝番 － 登録回数
基準：前期 3/20、後期 8/20
前期：給与日 後期：給与日
複数年連続使用する教科書は最初の給与学年欄に入力
登録内容は、編集用リストにて［期日＋枝番］で管理する発行者交付/実施機関いずれか
を○囲み

その他の機能［編集用リスト］プルダウン［▼］
編集して［登録］［編集用リスト］プルダウン［▼］［削除］［Backspace］、［Delete］、右クリック［数式と値のクリア］により表示内容を削除（リスト表示を削除しても登録済データは保持される）［編集用リスト］
日付がない状態で［新規］

納入指示書作成画面

登録と印刷

10

9

2
2
3

その他の機能 編集用リスト［▼］

11.12
3

経路参照 2-4 ㌻

は手書きするもの

適宜○囲み

前期 3/20・後期 8/20 を基準とする
教科書取次供給所宛て給与区分を確認
納入場所を確認

No.は自動割り振り［登録］すると表示される
印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

冊数は交付（作成）日の児童生徒在籍数とし、教師用は含めない

継続使用する教科書の入力が必要な場合
は、画面右欄外のボタンを使用する（例） 生活、図工、等

給前
与期
日お
はよ
入び
学後
式期
・
始の
納
業入
式期
・日
後
期は
は教
９科
月書
１給
日与
日
と
す
る
こ
と
が
適
当

納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する

納入期日に受領指示書が複数ページになる場合は各々受領欄を作成する
見逃し防止のため両面印刷はさけることが望ましい

・校長氏名を確認し校長職印を押印
・異動があった場合は、前校長名を二本線で抹消し、新校長名に修正する（担当者の訂正印使用）
・4 月 1 日以降は［基本情報設定］から新校長名を登録し使用する

経路参照 2-4 ㌻

は手書きするもの

適宜○囲み

前期 3/20・後期 8/20 を基準とする
教科書取次供給所宛て給与区分を確認
納入場所を確認

No.は自動割り振り［登録］すると表示される
印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

冊数は交付（作成）日の児童生徒在籍数とし、教師用は含めない

継続使用する教科書の入力が必要な場合
は、画面右欄外のボタンを使用する（例） 歴史、地図、音楽、器楽、保健、等（注） 新版と旧版に注意する

納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する

給前
与期
日お
はよ
入び
学後
式期
・
始の
納
業入
式期
・日
後
期は
は教
９科
月書
１給
日与
日
と
す
る
こ
と
が
適
当

納入期日に受領指示書が複数ページになる場合は各々受領欄を作成する
見逃し防止のため両面印刷はさけることが望ましい

・校長氏名を確認し校長職印を押印
・異動があった場合は、前校長名を二本線で抹消し、新校長名に修正する（担当者の訂正印使用）
・4 月 1 日以降は［基本情報設定］から新校長名を登録し使用する

経路参照 2-4 ㌻

は手書きするもの

適宜○囲み

前期 3/20・後期 8/20 を基準とする
教科書取次供給所宛てNo.は自動割り振り［登録］すると表示される

給与区分を確認
納入場所を確認

納入期日に受領納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する

冊数は交付（作成）日の児童生徒在籍数とし、教師用は含めない

継続使用する教科書の入力が必要な場合
は、画面右欄外のボタンを使用する（例） 歴史、地図、音楽、器楽、保健、等（注） 新版と旧版に注意する

指示書が複数ページになる場合は各々受領欄を作成する
見逃し防止のため両面印刷はさけることが望ましい

・校長氏名を確認し校長職印を押印
・異動があった場合は、前校長名を二本線で抹消し、新校長名に修正する（担当者の訂正印使用）
・4 月 1 日以降は［基本情報設定］から新校長名を登録し使用する

印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

給前
与期
日お
はよ
入び
学後
式期
・
始の
納
業入
式期
・日
後
期は
は教
９科
月書
１給
日与
日
と
す
る
こ
と
が
適
当

11-2 特別支援用図書納入指示書

様式③■発行者（取次供給所）から教科書を受領しようとするとき、その都度、各学校ごとに作成して、発行者（取次供給所）に交付する。
■納入指示冊数は、給与児童生徒数を正確に把握し、過不足が生じないよう慎重に決定するとともに、転入・転出が見込まれても加えたり除いたりしないこと。
■納入指示冊数には教師用は含めないこと。

1

手順
システムの起動2

納入指示書作成画面を開く

3

新規作成（需要数データの反映）

4
5
6

指示書番号
交付日の入力発行者（取次供給所）の入力

学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面の右側（ピンク部分）受
領冊数集計→［目録掲載図書］→［教科用図書納入指示書］［期］プルダウン［▼］→［聴・知］→
新規作成（データ反映）を行います
か→［はい］→需要数データ内容が指示書に反映自動
正しく入力
プルダウン［▼］

7

納入期日の入力

正しく入力

8

指示冊数の入力

直接入力

9

データの登録［登録］→登録（保存）しますか→
［はい］

10

印刷

上部の［印刷］をクリック

11

登録済みデータの編集

12

登録済みデータの削除

13

新規データの作成/登録※二枚目以降の作成

備考［期］を変更すると［納入期日］がリセットされるナンバー ： 枝番 － 登録回数
基準：前期 3/20、転学は受入日
前期：給与日転学：一週間を目安
複数年連続使用する教科書は最初の給与学年欄に入力
登録内容は、編集用リストにて［期日＋枝番］で管理する発行者交付/実施機関いずれか
を○囲み

その他の機能［編集用リスト］プルダウン［▼］
編集して［登録］［編集用リスト］プルダウン［▼］［削除］［編集用リスト］
日付がない状態で［新規］

納入指示書作成画面［Backspace］、［Delete］、右クリッ
ク［数式と値のクリア］により表示
内容を削除（リスト表示を削除しても登録済データは保持される）

登録と印刷

10

9

2
2
3
その他の機能 編集用リスト［▼］

3

11.12

は手書きするもの

経路参照 2-4 ㌻
前期 3/20・後期 8/20 を基本とする

適宜○囲み

No.は自動割り振り［登録］すると表示される

教科書取次供給所宛て納入場所を確認

給与区分を確認さんすう☆☆(１)と(２)は前期に 2 冊同時給与する納入期日に受領納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する・校長氏名を確認し校長職印を押印
・異動があった場合は、前校長名を二本線で抹消し、新校長名に修正する（担当者の訂正印使用）
・4 月 1 日以降は［基本情報設定］から新校長名を登録し使用する☆印教科書が表示されない．．．
原因 1：☆印教科書の需要数が登録されていない。
原因 2：☆印の教科書マスタ（特別支援学校小学部用）を取り込んでいない。
対応 1：まず☆印需要数を登録し、その後納入指示書を作成する。
対応 2：改めて必要なマスタを全て取り込み需要数登録し、その後指示書を作成する。

印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

給前
与期
日お
はよ
入び
学後
式期
・
始の
納
業入
式期
日
は
教
科
書
給
与
日
と
す
る
こ
と
が
適
当

は手書きするもの

経路参照 2-4 ㌻
前期 3/20・後期 8/20 を基本とする

適宜○囲み

No.は自動割り振り［登録］すると表示される

教科書取次供給所宛て納入場所を確認

給与区分を確認

納入期日に受領納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する・校長氏名を確認し校長職印を押印
・異動があった場合は、前校長名を二本線で抹消し、新校長名に修正する（担当者の訂正印使用）
・4 月 1 日以降は［基本情報設定］から新校長名を登録し使用する☆印教科書が表示されない．．．
原因 1：☆印教科書の需要数が登録されていない。
原因 2：☆印の教科書マスタ（特別支援学校小学部用）を取り込んでいない。
対応 1：まず☆印需要数を登録し、その後納入指示書を作成する。
対応 2：改めて必要なマスタを全て取り込み需要数登録し、その後指示書を作成する。

印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

給前
与期
日お
はよ
入び
学後
式期
・
始の
納
業入
式期
日
は
教
科
書
給
与
日
と
す
る
こ
と
が
適
当

11-3 一般図書納入指示書

様式③■発行者（取次供給所）から教科書を受領しようとするとき、その都度、各学校ごとに作成して、発行者（取次供給所）に交付する。
■納入指示冊数は、給与児童生徒数を正確に把握し、過不足が生じないよう慎重に決定するとともに、転入・転出が見込まれても加えたり除いたりしないこと。
■納入指示冊数には教師用は含めないこと。

1

手順
システムの起動2

納入指示書作成画面を開く

3

新規作成（需要数データの反映）

4
5
6

指示書番号
交付日の入力発行者（取次供給所）の入力

学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面の右側（ピンク部分）受
領冊数集計→［一般図書］→［教科用図書納入指示書］［期］プルダウン［▼］→［新規］→
新規作成（データ反映）を行います
か→［はい］→需要数データ内容
が指示書に反映
自動
正しく入力
プルダウン［▼］

7

納入期日の入力

正しく入力

8

指示冊数の入力

9

データの登録直接入力［登録］→登録（保存）しますか→
［はい］

10 印刷

その他の機能欄外［入力行追加］
欄外［入力行削除］
プルダウン［▼］［編修用リスト］プルダウン［▼］
編集して［登録］［編集用リスト］プルダウン［▼］［削除］14 登録済みデータの編集
15 登録済みデータの削除
新規データの作成/登録
16※二枚目以降の作成

ナンバー ： 枝番 － 登録回数
基準：前期 3/20、転学は受入日

登録内容は、編集用リストにて［期日＋枝番］で管理する発行者交付/実施機関いずれかを○囲み［種目］は直接入力［Backspace］、［Delete］、右クリック［数式と値のクリア］により表示内容を削除（リスト表示を削除しても登録済データは保持される）［編集用リスト］
日付がない状態で［新規］

納入指示書作成画面［期］を変更すると［納入期日］がリセットされる

前期：給与日転学：一週間を目安［印刷］

11 入力行の追加
12 入力行の削除
13 図書の追加

備考行の追加と削除

9
2
11.12
2
その他の機能 編集用リスト［▼］

3
3

14.15

は手書きするもの

経路参照 2-4 ㌻
適宜○囲み

前期 3/20・後期 8/20 を基本とする

No.は自動割り振り［登録］すると表示される

教科書取次供給所宛て給与区分を確認

作成画面の［発行者コード］の見出しをクリックすると発行者・図書コード順に並び替わる納入場所を確認

種目は直接入力

給前
与期
日お
はよ
入び
学後
式期
・
始の
納
業入
式期
日
は
教
科
書
給
与
日
と
す
る
こ
と
が
適
当

納入期日に受領納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する

印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

・校長氏名を確認し校長職印を押印
・異動があった場合は、前校長名を二本線で抹消し、新校長名に修正する（担当者の訂正印使用）
・4 月 1 日以降は［基本情報設定］から新校長名を登録し使用する指示書が複数ページになる場合は各々受領欄を作成する
見逃し防止のため両面印刷はさけることが望ましい

11-4 教科用図書納入指示書

様式①②③④

転学用■転学あるいは編入学等の事由により、児童に新たに教科書を給与する必要が生じた場合には、その都度速やかに納入指示書を作成し、発行者(取次供給所)に交付しなければならない。
■受入学校では、転学児童教科用図書給与証明書および児童が持参した教科書現物により、給与の必要がある教科書の有無と内容を迅速かつ的確に判断する。

1

手順
システムの起動2

納入指示書作成画面を開く

3

新規作成（需要数データの反映）

4
5
6
7

指示書番号
交付日の入力発行者（取次供給所）の入力
納入期日の入力

学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面の右側（ピンク部分）受領
冊数集計→［目録掲載図書］→［教科用図書納入指示書］［期］プルダウン［▼］→［新規］→新規作成（データ反映）を行いますか→［はい］→需要数データ内容が指
示書に反映
自動
正しく入力
プルダウン［▼］正しく入力

8

指示冊数の入力

直接入力

9

データの登録［登録］→登録（保存）しますか→
［はい］

10

印刷

［印刷］

11

登録済みデータの編集

12

登録済みデータの削除

13

新規データの作成/登録※二枚目以降の作成

備考［期］を変更すると［納入期日］がリセットされるナンバー ： 枝番 － 登録回数
基準：受入日（学籍発生日）
一週間目安
複数年連続使用する教科書は最初の給与学年欄に入力
登録内容は、編集用リストにて［期日＋枝番］で管理する発行者交付/実施機関いずれか
を○囲み

その他の機能［編集用リスト］プルダウン［▼］
編修して［登録］［編集用リスト］プルダウン［▼］［削除］［Backspace］、［Delete］、右クリック［数式と値のクリア］により表示内容を削除（リスト表示を削除しても登録済データは保持される）［編集用リスト］
日付がない状態で［新規］

納入指示書作成画面

登録と印刷

10

9

2
2
3
その他の機能 編集用リスト［▼］

3

11.12

は手書きするもの

経路参照 2-4 ㌻
受入日（学籍発生日）を基本とする

適宜○囲み

No.は自動割り振り［登録］すると表示される

教科書取次供給所宛
て
印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

給与区分を確認
納入場所を確認

異動があった場合、この画面で直接校長名を直すと数式が破損し、以降リンクが機能しなくなるた
め、必ず基本情報設定画面から修正すること。

※歴史編
教科書番号 601

※政治・国際編
教科書番号 602

※さんすう①
教科書番号 101

※さんすう②
教科書番号 102
教科書の行は種目ごと教科書番号が若いものから上から順に該当する
分冊形態のものは、「後期転学」の時期によって、片方の教科書内容が履修済
みであれば、同時給与はしない

納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する。
納入期日に受領指示書が複数ページになる場合は各々受領欄を作成する
見逃し防止のため両面印刷はさけることが望ましい

校長氏名を確認し校長職印を押印

納
入
期
日
は
交
付
日
か
ら
一
週
間
を
目
安
と
す
る

は手書きするもの

経路参照 2-4 ㌻
適宜○囲み

受入日（学籍発生日）を基本とする

No.は自動割り振り［登録］すると表示される

教科書取次供給所宛
て
印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

給与区分を確認
納入場所を確認

異動があった場合、この画面で直接校長名を直すと数式が破損し、以降リンクが機能しなくなるた
め、必ず基本情報設定画面から修正すること。

納
入
期
日
は
交
付
日
か
ら
一
週
間
を
目
安
と
す
る

納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する。

納入期日に受領
校長氏名を確認し校長職印を押印
指示書が複数ページになる場合は各々受領欄を作成する
見逃し防止のため両面印刷はさけることが望ましい

は手書きするもの

経路参照 2-4 ㌻
適宜○囲み

受入日（学籍発生日）を基本とする

No.は自動割り振り［登録］すると表示される

教科書取次供給所宛て給与区分を確認
納入場所を確認
異動があった場合、この画面で直接校長名を直すと数式が破損し、以降リンクが機能しなくなるた
め、必ず基本情報設定画面から修正すること。

印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

納
入
期
日
は
交
付
日
か
ら
一
週
間
を
目
安
と
す
る

納入期日に受領納入指示書の受領欄は空欄での交付を基本とし、教科書を受領確認した後、発行者交付の手書きの箇所を作成（加筆・押印）し処理する。

指示書が複数ページになる場合は各々受領欄を作成する
見逃し防止のため両面印刷はさけることが望ましい

校長氏名を確認し校長職印を押印

12 教科用図書返付指示書

様式①②③④■発行者（取次供給所）から受領した教科書に余剰が生じ、発行者（取次供給所）に返付しようとするとき、その都度速やかに作成して交付する。
■作成は期間内一括せずに、転出発生日毎に作成することが望ましい。
■転入に伴う追加納入教科書の返付はあり得ないので留意すること。
■返付指示冊数は○で囲み、その他斜線などは記入しないこと。

3

新規作成（需要数データの反映）

4
5
6

指示書番号
交付日の入力発行者（取次供給所）の入力

学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面の右側（ピンク部分）受領
冊数集計→［目録掲載図書］→［教科用図書返付指示書］［期］プルダウン［▼］→［新規］→新規作成（データ反映）を行いますか→［はい］→需要数データ内容が指
示書に反映
自動
正しく入力
プルダウン［▼］7

返付期日の入力

正しく入力

8

指示冊数の入力

9

データの登録10

印刷

11

登録済みデータの編集

12

登録済みデータの削除

13

新規データの作成/登録※二枚目以降の作成

1

手順
システムの起動2

納入指示書作成画面を開く

直接入力不要な“0”は削除［登録］→登録（保存）しますか→
［はい］
［印刷］

備考

［期］を変更すると［納入期日］がリセットされる
需要情報が反映されるが、返付数はあらかじめ“0”が表示される。
ナンバー ： 枝番 － 登録回数
基準：学校を去った日
前期：4/15 まで 後期：9/15 まで
転学：不可
複数年連続使用する教科書は最初の給与学年欄に入力
登録内容は、編集用リストにて［期日＋枝番］で管理する発行者交付/実施機関いずれかを○囲み

その他の機能［編集用リスト］プルダウン［▼］［編集用リスト］プルダウン［▼］［削除］［編集用リスト］
日付がない状態で［新規］

納入指示書作成画面［Backspace］、［Delete］、右クリック［数式と値のクリア］により表示内容を削除（リスト表示を削除しても登録済データは保持される）

その他の機能 編集用リスト［▼］

11.12
2

2
3
3

経路参照 5-7 ㌻

は手書きするもの
学校を去った日（保護者来校日）とする

適宜○囲み

No.は自動割り振り［登録］すると表示される

教科書取次供給所宛て納入場所を確認

給与区分を確認

記号の①や②ではなく、印刷した後で○を手書きする

実施機関控の受領欄は、返付教科書を回収した後、取次供給所が作成する
この場合、発行者交付については空欄のままとする

株式会社○○書店代表者 ○○○ ○○返付期日に受領取次供給所が作成する

印発
影行
に者
よ交
る付
省は
略校
可長
職
印
必
要
、
実
施
機
関
控
は
コ
ピ
ー

返
付
処
理
は
、
前
期
は
４
月
１
５
日
、
後
期
は
９
月
１
５
日
ま
で
に
完
了
す
る
こ
と

13-1 教科用図書給与児童生徒名簿

様式⑤⑥〔視･聴･知〕〔一般〕■前期用、後期用、の教科書の給与が完了したとき、給与の事実を明らかにするために作成するものである。
■給与名簿は、学校ごと、学年ごと、学級ごとに別葉として作成する。
■給与児童数、各給与種目、給与人員は、納入(返付)指示書および受領証明書明細表と一致すること。

1

手順
システムの起動

2

名簿の登録

3

給与児童生徒名簿作成画面を開
く

4
5
6
7
8

特別支援用
［期］［学年］［学級名］の入力
給与年月日の入力
児童生徒氏名の入力
教科用図書の入力

9

データの登録学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面［基本情報設定］→緑セル［児童生徒名簿］→［学年］［学級］［氏名］を入力→［登録］トップ画面の右側（ピンク部分）受領
冊数集計→［目録掲載図書］→［教科用図書給与児童生徒名簿］［聴・知］［視覚］
プルダウン［▼］正しく入力［氏名反映］［教科用図書反映］［登録］→登録（保存）しますか→［はい］

10 整合性のチェック［整合性チェック 1］

11 整合性のチェック［整合性チェック 2］

12 印刷

［印刷］

13 登録済みデータの呼出し
14 登録済みデータの削除

備考

クラス毎に登録画面に表示された給与児童数と、各教科書の給与人員が同数であるかチェックする（学級単位のチェ
ック）
学年において、全給与人員と納入（返付）指示書の総冊数が同数であるかチェックする（学年単位のチ
ェック）その他の機能［期］［学年］［学級］
プルダウン［▼］選択した内容で既に登録済みデータが表示される［期］［学年］［学級］
プルダウン［▼］→［削除］給与児童生徒名簿作成画面

名簿の入力

4
5

3

7

3
5
5

8

経路参照 10 ㌻

は手書きするもの※国立は作成し保管する・作成は「学校ごと、学年ごと、学級ごと」が基本のため、特別支援学級でも学年ごとに作成する（いわゆる親学級に含めず、特別支援学級で作成する）
・☆印（聾・養）教科書の名簿作成画面は小・中学校（学部）用に、一般図書は一般図書にある給与区分を確認
学級名は、公簿の記載と一致することが望ましい
児童氏名数により自動表示

氏名は［学年］［学級名］［氏名反映］により自動表示される
給与月日は、前期は入学式または始業式 （後期は９月１日）
始業式と入学式の期日が異なる
場合は、新入生＝入学式
在校生＝始業式
転学者の備考欄に受入日（転入日）を記入する

当該学年で通常給与する教科書の記号番号は［教科用図書反映］ボタンで自動表示される
自動表示されない教科書はセルに直接入力する旧版がある場合は教科書番号に注意

困った時は．．．
事例 1：［氏名反映］をクリックしても表示されない。
原因：［学校基本情報］に名簿が登録されていない。
事例 2：児童生徒の氏名を貼り付けできない。［保護されているシー
ト上にあります・・・］とメッセージが出る。
対応：ここでは貼り付けしない。先に［学校基本情報］の名簿を登録してから［氏名反映］で表示させる。
事例 3：特別支援用（例 ☆印教科書）が表示されない。
対応：特別支援用は別の作成画面［聴・知］から作成する。視覚用
は［視覚］から作成する。
名簿整合性チェックのエラー例
例 1：［給与データが存在しません］
原因：作成した名簿を登録していない場合。
例 2：［不整合の項目が見つかりました］→［整合性チェック結果］→［全体給与冊数と全体給与人数が一致しません 差分：○○冊］
原因：登録していないクラスがある場合。
複式課程、特別支援、転入生等の理由により、特別な給与を行ったために生じたエラーメッセージの場合は、［整合性チェック結果］のコ
メント欄に漏れなくコメントを入力しエラーを回避してよい。
但し、この場合でも、印刷した名簿の給与総冊数と、受領証明書明細表の総冊数は一致するので確認を怠らないこと。

13-2 教科用図書給与児童生徒名簿

様式⑦〔視･聴･知〕〔一般〕 転学用■前期転学用、後期転学用、の教科書の給与が完了したとき、給与の事実を明らかにするために作成するものである。
■給与名簿は、学校ごと、学年ごと、学級ごとに別葉として作成する。
■給与児童数、各給与種目、給与人員は、納入(返付)指示書および受領証明書明細表と一致すること。
■「転学児童生徒教科用図書給与証明書」を添付する場合には、「転学前の学校において給与を受けた教科用
図書の記号・番号」欄への記号・番号の記入は「給与証明書のとおり」として省略してもよい。

1

手順
システムの起動2

給与児童生徒名簿作成画面を開
く

3
4
5
6
7
8
9

転学用作成画面を開く
特別支援用［期］の入力［学年］の入力［児童生徒の氏名］入力［転学の年月日］入力［給与年月日］入力

10 教科用図書の入力

学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面の右側（ピンク部分）受
領冊数集計→［目録掲載図書］→［教科用図書給与児童生徒名簿］［転学用］［聴・知］［視覚］
プルダウン［▼］プルダウン［▼］
直接入力
正しく入力
正しく入力

備考

児童生徒の受入日
対象学年の給与教科書が表示されるため、必要に応じて加除し作成する［教科用図書反映］［登録］→登録（保存）しますか→
［はい］
［印刷］
その他の機能11 データの登録
12 印刷
13 登録済みデータの呼出し［期］［学年］プルダウン［▼］14 登録済みデータの削除［期］［学年］プルダウン［▼］［削除］

転学用給与児童生徒名簿作成画面

選択した内容で既に登録済みデータが表示される

名簿の入力

4

6

2
10
2
3

5

経路参照 10 ㌻
給与区分を確認するは手書きするもの

当該学年で通常給与する教科書の記号番号は［教科用図書反映］ボタンで自動表示される年月日等については、在籍発生日（納入指示書交付日）や受領日との整合性に注意すること※表示形式は変更できない

転学児童生徒教科用図書給与証明書の通り

教科用図書の記号･番号を記入する欄だが、「転学児童生
徒教科用図書給与証明書の通り」として、前在籍校の給与証明書写しを添付し、記号・番号の記載を省略できる

氏名を確認

在籍発生日から一週間以内に教科書を給与する

児童虐待を受けた児童生徒に対する教科書給与報告書の通り

DV 等による特別な給与の場合は「児童虐待を受けた児童生徒に対する教科書給与報告書の通り」として、報告書別
紙⑩の写しを添付し、記号・番号の記載を省略できる

継続使用教科書を給与したため、追加入力が必要な
場合は、最終行に氏名を入力すると行が挿入される※氏名セルは結合できない

14 転学児童生徒教科用図書給与証明書

様式⑧⑨■転学する児童が転学後の学校において、速やかに必要な教科書の給与を受けられるようにするため、転学前の学校の校長が作成するものである。同一採択地区内や海外へ転学の際も必ず作成すること。
■数か年にわたって使用する教科書については、転学年度以前に給与されていても、引き続き転学の年度に使用している場合は、給与教科用図書として記入する。
■複式学級で児童の所属学年用教科書のほかに、他学年用の教科書を併給している場合は、併給したものの内訳を記載する。
■転学する児童が従前に転学した事実がある場合は、本証明書のほかに、従前の転学に係る教科用図書給与証明書の写しを添付すること。

2

転学児童生徒教科用図書給与証
明書作成画面を開く

3456

転出先の入力交付日の入力児童生徒氏名の入力
学年の入力

学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面の右側（ピンク部分）受
領冊数集計→［目録掲載図書］→［転学児童生徒教科用図書給与
証明書］
正しく入力
正しく入力
正しく入力
プルダウン［▼］7

給与教科用図書の入力［教科用図書反映］

8

データの登録

9

印刷

1

手順
システムの起動不明の場合は「転出先学校長」宛
基準：学校を去った日

対象学年の給与教科書が表示されるため、必要に応じて加除し作成する［登録］→登録（保存）しますか→
［はい］
［印刷］を
その他の機能10 登録済みデータの呼出し［氏名］［学年］プルダウン［▼］

11 登録済みデータの削除［氏名］［学年］プルダウン［▼］［削除］

給与児童生徒名簿作成画面

備考

選択した内容で既に登録済みデータが表示される教科用図書の入力と登録

7
2

2

6

8

は手書きするもの

経路参照 11-13 ㌻㌻

様式は給与区分の別なく年度内共通
正本一部作成し保護者を通じて転出先へ
2 部コピーを取り、1 部教委提出、1 部控え保管する（国立はコピー1 部控え保管する）
学校を去った日を交付日とする※在学証明書交付とともに

または

転出先小

校長職印を押印

学校長 殿

転出先学校を確認
転出先不明の場合「転出先小学校長殿」と入力作成し、後日確認後学校名を控える

氏名・学年を確認

新学期当初（4 月 1 日～）に、新年度用教科書を未給与で転出する場合は「新年度用教科書未給与」と記入する

新年度用教科書未給与
本校では教科書未給与［教科用図書反映］により当該学年の給与教科書が自動表示されるため、必要に応じて加除し作成する
併給した教科書の入力漏れ、または給与していない教科書が印刷されることのないよう注意する

新たな給与を行わず転出する場合は、給与教科用図書欄は空欄とし、「本校では教科書未給与」と記入した証明書を作成する
例 院内学級、おひさま分教室、など［教科用図書反映］されない教科書は、空欄セルを利用して直接入力する ※入力毎に一行追加される

困った時は．．．
事例：9 月以降で上巻が表示されない。
対応：前期該当の指示書及び給与名簿が正しく登録されているか確認する。（納入指示書及び給与名簿に登録された教科書が給与教科書として表示されるため、未登録だと何も表示されない。）

15 教科用図書受領証明書

様式⑩■前期用、後期用、前期転学用又は後期転学用の各期用別に、発行者（取次供給所）から受領した教科書の冊数等を証明するために交付するものである。
■発行者(取次供給所)へ交付する前に、納入指示書、返付指示書、受領証明書明細表、給与児童生徒名簿、との給与種目および冊数を精査し、冊数の一致は元より無償給与の対象とならない者または対象とならない種目が給与されていないか確認すること。

1
2
3

手順
システムの起動
データ取込・削除画面を開く
データの取込

4

受領冊数集計画面を開く

教科用図書受領証明書画面を開く
6 学校を選択する
8 データの保存
9 受領証明書の印刷
10 印刷する学校の選択
5

11 印刷する

9

設置者用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック［データ取込・削除］［データ取り込み］
トップ画面の右側（ピンク部分）受
領冊数集計→［前期］［前期転学］［後期］［後期転学］

一度取込んでいれば二度は不要

学校から提出された CSV データの集計結果が学校毎に表示される［教科用図書受領証明書］［学校名］プルダウン［▼］［保存］→保存します→［はい］［印刷］［印刷選択］［全選択］［全解除］［受領証明書］と［受領証明書明細
表］は連続して印刷される。

［印刷］
その他の機能［学校名］プルダウン［▼］→直接
修正

修正

備考

受領冊数データの取込み・削除［保存］しなければ修正結果に反映されない

受領データの保存

2
4

3
5

6
学校データ削除

受領証明書の印刷

410

該当校を削除は手書きするもの

経路参照 9-10 ㌻
正本１部作成し発行者（取次供給所）へ交付し、コピーを控え保管する県立学校はコピー2 部取り、1 部県教委提出、1 部控え保管する特約供給所宛国県立学校は実施機関名を学校名とし校長印を押印

給与区分を確認

県立特別支援学校は学部毎に作成する

市町村教育委員会においては、小学校分と中学校分をまとめて交付することは差し支えない
その際、印字されている校数・枚数を訂正する

給与児童生徒名簿と照合済

市町村教育委員会および国県立小・中学校は、取次供給所と両者で「納入(返付)指示書」「給与児童生徒名簿」「受領証明書明細表」との照合確認を行い、下部余白に記名押印
し証明する

令和 4 年 4 月 20 日○○市教育委員会

株式会社

○○○○課

○○

○○

㊞

○○書店

○○

○○

㊞

16 教科用図書受領証明書明細表

様式⑪⑫⑬⑭■前期用、後期用、前期転学用又は後期転学用の各期用別に、発行者（取次供給所）から受領した教科書の冊数等を証明するために交付するものである。給与区分満期ごとの提出とし、転入の都度提出する必要はない。
■受領冊数は、各学校ごとの納入指示書、返付指示書の差引合計数に合致することとなっているので、給与児童名簿の記載内容と併せて必ず照合確認の上作成する。 ※帳票の内容はデータと一致する

1

手順
システムの起動

学校用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック
トップ画面の右側（ピンク部分）受
領冊数集計→［受領冊数集計データ出力］
プルダウン［▼］2

受領冊数集計データ出力画面を開く

3［期］の入力4

整合性のチェック
※［データ出力］は整合性チェックを実施しなければ使用できない［整合性チェック］

5

整合性チェック結果表示［整合性チェック結果］

6

データの出力※出力された CSV ファイル名は絶対に変更しないこと［受領冊数集計データ出力］

7

出力データ

8

受領証明書明細表の印刷

9

選択して印刷［問題はありませんでした］の場合→6 へ［不整合の項目がみつかりました］の場合→5 へ不整合箇所を修正するか、修正が不要の場合は［コメント欄］に修正
不要の理由等を入力→6 へ
再度整合性チェックを実施すると、
入力コメントは消去される
ファイル名を変更した場合、上位機関のシステムで取込み出来なくなる［学_00 年度_0000_受領提出デー
タ_○○市立○○小学校_給与区
分］が出力される［教科用図書受領証明書］［小学校］［中学校］［聴・知］［視覚］［一般］［一般（視覚）］から選択して→［印刷］

受領冊数データ出力画面

4

2

受領冊数データ出力と受領証明書明細表印刷

5

8

9

該当の給与区分データであることを確認

整合性チェック

3

6

備考

は手書きするもの

経路参照 8-9 ㌻
適宜○囲み

給与区分を確認

納入指示書と返付指示書の足し引き合計冊数と、受領証明書
明細表及び給与児童生徒名簿の総冊数が一致する

整合性チェックのエラー例
教科書が正しく表示されない場合、システム本体
またはマスタが最新版でない可能性があるバージョンを確認し最新版で作成し直すこと

事例：［整合性チェック］→［不整合の項目が見つかりました］→［整合性チェック結果］→［受領冊数合計と給与人員合計が一致しません］
原因：納入（返付）指示書または給与名簿が余分に登録されている、
または登録されていない、など。
対応：各々の登録履歴をよく確認し、不要なものを削除する、未登録のものを登録する、などにより冊数を合致させる。
正しく表示されない事例
事例 1 作成した納入指示書の 2 倍の冊数になっている。
原因：同じ冊数の指示書が 2 枚登録されている。
対応：不要な方の指示書を削除する。
事例 2 冊数が最初に作成した指示書しか合計されていない。
原因①：追加指示書が登録されていない。
原因②：追加指示書の給与区分が「前期転学」になっている。
対応①：追加指示書を作成し登録する。
対応②：前期用で作成し登録する。前期転学分の削除を忘れずに。

17 教科用図書受領給与児童生徒数報告書

設置者用システム 様式⑮■前期用、後期用、前期転学用又は後期転学用の各期用別に、発行者（取次供給所）から受領し児童生徒に給与した教科書冊数を県教育委員会へ報告するために作成するものである。

1
2
3

手順
システムの起動
データ取込・削除画面を開く
データの取込

4

受領冊数集計画面を開く

5

教科用図書受領・給与児童生徒
数報告書画面を開く

6

集計該当の選択7

提出データの出力

8

学校別修正

9

学校別印刷

設置者用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック［データ取込・削除］［データ取り込み］
トップ画面の右側（ピンク部分）受
領冊数集計→［前期］［前期転学］［後期］［後期転学］［教科用図書受領・給与児童生徒
数報告書］［小学校］［中学校］［聴・知］［視覚］［一般］［一般（視覚）］［教科書無償給与事務報告書提出データ出力］
その他の機能［学校別集計］プルダウン［▼］直接修正→［保存］備考
一度取込んでいれば二度は不要

学校から提出された CSV データの集計結果が表示される［保存］しなければ修正結果に反映されない
複数学校選択し連続印刷する画面に移動する※提出用はあくまでも市町村集計
結果のみ［学校別印刷］［全選択］［全解除］（注）［教科用図書受領・給与児童生徒数報告書］と［教科用図書受領・給与児童生徒数報告書明細表］は一括して印刷されるため、必要項目を全て入力してから印刷するとよい。

データの取込み

提出データの出力

7

2
3

その他の機能8
教科用図書受領・給与児童生徒数報告書画面

549

は手書きするもの

経路参照 15 ㌻
国県立学校は正本１部作成し県教育委員会へ提出し、コピーを控え保管する
県立特別支援学校は学部毎に作成する

山形県教育委員会宛

国県立学校は実施機関名を学校名とし校長印を押印

給与区分を確認5

枚数が正しく表示されない場合は、［学校別印刷］
より［全選択］を設定する
但し、明細表の合計冊数が正しければ手書きしても差し支えない18 教科用図書受領給与児童生徒数報告書明細表

様式⑮■前期用、後期用、前期転学用又は後期転学用の各期用別に、発行者（取次供給所）から受領し児童生徒に給与した教科書冊数を県教育委員会へ報告するために作成するものである。
■市町村教育委員会においては、受領証明書明細表の管内合計冊数と一致するので、必ず照合確認の上提出する。 ※書類の内容はデータとも一致するよう留意

1
2
3

手順
システムの起動
データ取込・削除画面を開く
データの取込

4

受領冊数集計画面を開く

5

教科用図書受領・給与児童生徒
数報告書画面を開く

6

集計該当の選択7

交付日の入力設置者用システム操作［ボタン］入力等
エクセルファイルをダブルクリック［データ取込・削除］［データ取り込み］
トップ画面の右側（ピンク部分）受
領冊数集計→［前期］［前期転学］［後期］［後期転学］［教科用図書受領・給与児童生徒
数報告書］［小学校］［中学校］［聴・知］［視覚］［一般］［一般（視覚）］
正しく入力

8

印刷

［印刷］

9

提出データの出力［教科書無償給与事務報告書提出データ出力］

備考

一度取込んでいれば二度は不要

学校から提出された CSV データの集計結果が表示される

都道府県教委提出/実施機関いずれかを○囲み（注）［教科用図書受領・給与児童生徒数報告書］と［教科用図書受領・給与児童生徒数報告書明細表］は一括して印刷されるため、必要項目を全て入力してから印刷するとよい。

データの取込み

提出データの出力2

93

教科用図書受領・給与児童生徒数報告書画面

4

5

は手書きするもの

経路参照 14-15 ㌻
適宜○囲み

給与区分を確認４405

0

検定教科書、特別支援学校用教科書、一般図書毎に、管内学校の受領証明書明細表の総合計と一致する

教科書給与区分の確認

前期
返付② 前期転学後期③
返付①④ 後期転学付録５

3 月 20 日（基準日）から前期給与日（入学式・始業式）まで。
3 月 20 日（基準日）から最終 4 月 15 日までに完了する。
給与日の翌日から 8 月 31 日まで。返付処理はできない。
8 月 20 日（基準日）から後期給与日（9 月 1 日（基準日））まで。
8 月 20 日（基準日）から最終 9 月 15 日までに完了する。
小学校は給与日翌日から、中学校は 9 月 1 日から、各々2 月末日まで。返付処理はできない。

入学式
３/２０ 始業式① 前期

８/２０ ９/１

４/１５

返付

③ 後期

９/１５

２/末

返付

② 前期転学④ 後期転学中学校は「後期」該当なし

教科書システムの使用サイクル

付録６

3 年度

システム

月 ３
月

3 年度
4 年度

８
月

4 年度
２ ３
月 月

▶年度末まで受領機能を使用▶システムを作成
需要機能を使用

８
月

5 年度
２ ３
月 月

８
月

２
月

使用終了
▶年度末まで受領機能を使用

5 年度▶システムを作成
需要機能を使用

使用終了▶年度末まで受領機能を使用（１）８月頃に新たなシステムを作成、需要数機能により次年度の教科書需要数を報告する。
（２）受領機能により翌３月（３月２０日基準日）に次年度の納入指示書の一枚目を作成する。そのまま引き続き受領報告等の給与事務に使用。
（３）同システムは後期転学受領報告を行って使用を終了。
（４）システムやマスタのバージョンアップを行う場合は必ずシステム年度を確認すること。

給与事務報告書等期日確認表

付録７

重要な日付を確認しておきましょう
給与事務報告書等

区 分

期 日
交

教科用図書納入指示書
前期一枚目

教科用図書納入指示書
後期一枚目

日

年

月

日

納 入 期 日

年

月

日

受

領

日

年

月

日

交

付

日

年

月

日

納 入 期 日

年

月

日

受

年

月

日

期

年

月

日

前期転学

年

月

日

期

年

月

日

後期転学

年

月

日

新入生給与日年月日

在校生給与日

年

月

日

給

年

月

日

前

後

前

期

期

受領証明書明細表付

領日

委員会提出期日後

前期

教科用図書給与児童生徒名簿

後

期

与

日

中学校は「後期」該当なし

教科書システムに関するＱ＆Ａ
問い合わせ

1

2

バージョン
アップ

バージョン
アップ

システムのバージョンアップ
の指示がありましたが、必ず行うのでしょうか。

教科書マスタのバージョンアップ［年度更新（マスタ入替え）］を行ったら、［需要データに不正データが見つかり‥‥］［不正データを修正してから‥‥］［空白項目を含む行があります］とエラーメ
ッセージが表示され、納入指示書作成に進めない。

付録８
回答・対応
「バージョンアップ＝不具合の改修」のため、対応するのが望ましい。マスタの場合でも、学校と教育委員会のバージョンが異なったままでは、集計に不都合があるため同様。
原因：マスタバージョンアップの際［需要数の種目を‥‥セットし直しますか？］のメッセージを［はい］にしたため。［いいえ］選択すれば需要数は保持される。
対応：需要数を再度登録する
方法：①トップ画面［マスタ設定］→［採択教科書リストの取込み］ ②トップ画面需要数集計→［目録掲載図書］→［小学校用］［中学校用］→需要数が表示されていることを確認する。
（注）トップ画面に戻った時［データ出力を再度行ってください］の表示が気になる場合は、データ出力す
ればメッセージは消える。
原因 1：ファイルを直接開いてしまい、データ内のコードが変わってしまった。（例）コード“06”の“0”が外れて“6”になってしまう

3

マスタ設定

［採択教科書リストの取込み］で［採択地区コードが一致しない］とのエラーメッセージが出る。

原因 2：採択地区コードが付いていないファイルを取り込もうとしている。
（例）正［設_４年度_020_06_採択教科書配布デー
タ_○○教育委員会等］ 誤［設_４年度_020_採択教
科書配布データ_○○教育委員会等］
対応：必要なファイルを教育委員会から取り寄せ、直接開かずに取り込む。
エクセルから直接ではなく、テキスト形式から貼り付
けること。

4

基本情報設定名簿登録名簿の児童生徒氏名のコピー貼り付け方法について。

方法 1：エクセル名簿→［名前をつけて保存］→［テキスト形式］を選択→保存したテキストを開く→［ドラッグ（範囲指定）&コピー］→学校基本情報の名簿
入力欄に貼り付け。
（注）エクセルは A1，A2，A3‥‥の順に氏名のみであること。
方法 2：エクセル名簿→［ドラッグ&コピー］→パソコンのメモ帳に貼り付け→メモ帳を［ドラッグ&コピー］→学校基本情報の名簿入力欄に貼り付け。

5

基本情報設定名簿登録名簿の児童生徒氏名のコピー貼り付けがうまくいかない。

原因：エクセル名簿又はテキスト名簿に余分な空欄があると、学校基本情報の名簿入力欄に貼り付けられな
い（表示されない）場合がある。
対応：余分な空欄を削除してやり直す。

6

基本情報設定
名簿登録

学校基本情報の名簿入力欄に様々試しているうちにエクセ
ルから貼り付け出来たが、その後作業を続けられなくなった。（登録も削除もできない）

この場合、［バックアップ&復元］※2 でシステムを再現すると復旧した→エクセルから貼り付けた学級の名簿を削除→改めてテキスト貼り付けで作成し直して登録。
※2：①不具合のシステムから［バックアップ］でバックアップデータを出力。 ②真っ新なシステムをダ
ウンロードする。 ③新しいシステムの［復元］でバックアップデータを取り込む。

7

納入(返付)
指示書

問い合わせ

回答・対応
教科書事務執行管理システム（以下教科書システム）の指示書ナンバーは自動割り振りのままで使用して下さい。ナンバリングのルールは、納入（返付）期日毎に枝番－登録回数。

指示書のナンバーが自動で割り振られるようです。必ず記
入例のように［１-１］にしなければなりませんか。

（例）
期日 4/7、1 枚目、登録 1 回目→［１-１］
期日 4/7、2 枚目、登録 1 回目→［２-１］→登録 2 回目→［２-２］
期日 6/13、1 枚目、登録回数 1 回目→［１-１］登録 2 回目→［１-２］（注）ナンバリングのない指示書は未登録です。集計
されないので、確認し登録してください。

8

9

10

11

12

13

14

15

納入指示書

後期転学の指示書作成画面を開いたが、教科書が表示されません。前期では正常に作動していました。

納入指示書

新たに、特別支援学級の児童生徒に☆印教科書を給与することになったが、指示書作成
画面に☆印教科書が出てこな
い。
（需要数報告では検定教科書の予定だった。）

納入指示書

納入(返付)
指示書

納入(返付)
指示書

納入(返付)
指示書

一般図書の納入指示書作成にあたり、バージョンアップの指示があったので行ったとこ
ろ、指示書作成画面の書名が全て赤色表示になってしまいました。
6 学年に受入れた児童に地図を納入指示する必要がある。
地図の第 6 学年欄に入力しようとすると、セルが保護されておりパスワードを要求されます。入力方法を教えてください。
複式学級で下巻教科書の納入
指示や、転入生で下学年で給与した教科書が必要な場合の入力方法はどうしますか。
指示書を印刷すると、予め受領欄に学校長名が印刷される
ようですが、異動があった場
合の受領欄処理はどうすればよいですか。

納入(返付)
指示書

指示冊数がない教科書欄は“空欄”か“0”と入力するかどちらが適当ですか。

給与名簿

名簿作成画面で名簿を作成し［登録］をクリックしても登録されない。
（例）次回開くと消えている、［整合性チェック］を実行すると消えてしまう、等［給与区分］が後期転学になっていることを確認した
ら、画面左上の［新規］ボタンをクリックします。
但し、年度途中でシステムを作り直した、というような状況があれば、マスタの不備や需要数の未設定の疑いもあるので確認して下さい。
原因：☆印教科書が需要数登録されていない。
対応：手順概略 ①［マスタ］の再取り込み（検定＆特別支援） ②［採択リスト］の再取り込み ③需要数の登録 ④納入指示書を作成※1 し登録。
※1：指示書作成画面上方［聴・知］をクリック。
教育委員会から、最新バージョンのマスタで作成した［採択教科書リスト］を取り寄せて取り込んで下さい。それで黒色表示に戻ります。
マスタにバージョンアップの指示があった際は、［採択教科書リスト］のバージョンアップも忘れずに行って下さい。
システム、マスタ、採択リストの全てが最新版であることが基本です。
小中学校とも当該教科書の「最初の給与学年欄」に入力することになっています。（例：小学校地図ならば
３年生欄）
通常の入力作業で、パスワードを求められる作業手順はありません。
指示書入力画面の右側欄外にある［旧版入力］[下巻入力]ボタンにより、旧版や下巻の入力行が挿入されます。
前校長名を二本線で抹消し新校長名に修正、担当者の訂正印を押します。または、あらかじめ指示書作成画
面［受領欄］の校長名を右クリック［数式と値のクリア］で表示せずに作成・印刷することも可能です。
4 月 1 日以降は［基本情報設定］から新校長名を登録し使用します。
何れでも可とします。
但し、数字でないものが入力されていると、データ集計の際にエラーになるおそれであるので注意して下さい。
（例）記号“①”や“スペース”は集計エラーの原因になります。
原因：学校基本情報で登録した名簿の［学級］が［３］と英数全角になっていた。
対応：①登録している名簿を削除。②［学級］を英数
半角［3］で再度作成し登録。③名簿作成画面でも再度作成し登録。
（注）特別支援学級「べにばな」は全角で OK。

問い合わせ16

給与名簿

特別支援学級で検定教科書と☆印教科書を給与したが給与
名簿どう作成するとよいか。

回答・対応
検定教科書と☆印教科書の名簿作成画面が異なるため、この場合は一人の児童生徒に対して名簿が２葉になる。☆印教科書の名簿作成画面へは、通常（検定教科書）の名簿作成画面上方の［聴・知］より移動。
［給与した教科用図書の記号・番号］の欄は［教科用図書の記号・番号］セルのプルダウンリストから選択するが、リストが表示されない場合は、前述の 8 項を参照。
児童生徒を特別支援学級と、いわゆる親学級の両方に登録したことによるトラブルの問合せがあります。
名簿登録は在籍学級優先です。

17

18

19

20

給与名簿

給与名簿

給与名簿

受領冊数
集計データ

給与名簿を作成して登録した。後日訂正のため［呼出し］したところ、氏名は表示されたが給与教科書の記号番
号や冊数が表示されない。
（システムは校内サーバに保管）
名簿作成画面で特別支援学級の名簿を作成しています。
［氏名反映］をクリックしな
くても、既に［給与児童生徒
数］が［１人］と表示されています。
需要数の入力作業のため年度更新した場合、学校基本情報
で登録済みの［名簿データ］
は学年更新されますか。
［受領冊数集計データ出力］の［整合性チェック］をしたら“実行時エラー13 型が一致しません”とエラーメッセージが表示され先に進めな
い。

21

受領冊数
集計データ

［受領集計データ出力］の整合性チェックが通りません。
納入（返付）指示書の帳票は間違いないのですが、アドバ
イスお願いします。

22

受領証明書

受領証明書の数が納入指示した冊数の２倍になっている。

直接の原因は不明です。「システムをサーバに置いている場合、データの上書きが上手くいかない」という事例報告があります。サーバではなくデスクトップ上で使用すると上手くいくことが多いようです。
下の［教科用図書を給与した児童生徒の氏名］欄にス
ペースが入っていると、スペースを“１人”と数えてしまいます。全ての欄を確認し、余分なスペースを消してください。
なお、スペースが原因でない場合に、［バックアップ］＆［復元］で解消された事例があります。
名簿は学年更新されないため、新年度用の名簿は改めて作成・登録します。従って、名簿についてはエクセ
ル等の元データで管理して下さい。
原因：納入（返付）指示書作成画面の冊数を入力する
セルが数字ではない入力値になっている。
（例）不要な“スペース”や“①”などの文字が入っている、等
対応：正しく入力し登録する。
指示書作成時にデータを［登録］しなくても［印刷］できるため、登録が漏れている指示書はありませんか。
［受領冊数合計と給与人員合計が一致しない］場合
は、手元にある納入（返付）指示書が、システムに全て登録されているか確認して下さい。
原因：同じ冊数の指示書が２枚登録されている。
対応：不要な指示書を削除する。
原因 1：何れの場合も、指示書が正しく登録されていないため対応：納入指示書作成画面上方の［編集用リスト］のプルダウンで登録履歴を確認し、“少ない”場合は必要な指示書を作成し登録、“多い”場合は不要な指示書を削除する。

23

受領証明書

受領証明書の数が実際に納入指示した冊数より少ない。
（または多い）24

受領証明書

受領証明書明細表のプリント
アウトについて。

（注）システムのバグによる集計ミスはまずないので、落ち着いて履歴を確認すること。
原因 2：4 月になってから給与日前までの転入生分の指示書を“前期転学”区分で作成していたため。
対応：①“前期転学”の指示書を削除 ②改めて“前期”で作成し登録。
（注）4 月の給与日（入学式・始業式）に給与した教科書までが前期処理となる。
平成 27 年３月のバージョンアップにより、設置者用システムを使わずに学校用システムからの印刷が可能になりました。
手順：学校用トップ画面→［受領冊数集計データ出力］→［教科用図書受領証明書］→［印刷］問い合わせ受領証明書

旧版を含む納入指示書を作成した。印刷した指示書には【旧】と印字されているが、受領明細表には旧版が全く表示されず、出力したデータにも含まれていません。

全般

操作途中でボタンをクリック
しても反応しなくなってしま
った。

27

全般

操作途中で「シートに保護‥‥」「パスワード‥‥」とメ
ッセージ表示され、作業を続行できなくなった。

28

全般

教科書関係システムの保存年
限をおしえて下さい。

25

26

回答・対応
原因不明の現象です。何らかの原因で正常に登録されなかったものと思われます。このような場合は、当該指示書を［削除］ボタンで削除※し、改めて同じ内容の指示書を作成し［登録］して下さい。
※削除しないで指示書が二重になると、受領冊数も二倍になるので注意して下さい。
トップ画面の右下方［エラーリセット］ボタンをクリックする。
なお復旧しない場合は、システムを閉じてパソコンを再起動する。
原因：操作方法や操作手順が間違っているため。
対応：一度システムを閉じ、改めて正しい手順で作業する。
（注）パスワードの入力が必要な作業手順はないので、無理にシートの保護を解除しないこと。
教科書給与事務関係書類は５か年保存と定められていますが、システムには特に年限はありません。
市町村教育委員会の指示に従ってください。
県内では一般的に以下の対応をとっています。
（例）A 校と B 校が統合して C 校になる場合

29

30

全般

学校が統合になる時の教科書
システムの運用について教え
て下さい。

全般

今年度に学校のパソコンの入れ替えがあります。教科書シ
ステムをどのように移したらよいでしょうか。

①年度内に交付する A 校と B 校の納入指示書（3 月
20 日基準日以降）の納入場所を C 校とする。（これにより全て C 校に納入。） ②新年度からの納入/返付等の給与事務は全て C 校が行う。 ③C 校の教科書システムには①のデータが入っていないため、①の分を漏れなく C 校のシステムに入力・登録し、受領証明書明細表に集計されるようにします。
エクセルベースのシステムのため、インストールなどの面倒な手順はありません。
現在使用しているシステムを一旦 USB メモリ等の記
録媒体に保存し、その後、新しいパソコンに移して下さい。

提出時チェック表

付録９

各給与区分（満了時）に教育委員会へ書類を提出する時はチェック表で確認しましょう！
チェック項目☑

① 教育委員会へ最終提出する書類の「原本」「コピー」は間違いありませんか？

□② 学校で保管する書類の「原本」「コピー」は間違いありませんか？

□③ 書類の左上「発行者交付」「実施機関控」など○囲みすべき個所は囲んでありますか？

□④ 書類に記載した日付は適正ですか？

□⑤ 必要な公印は押印されていますか？

□⑥ 指示書、受領証明書明細表、給与児童生徒名簿の総冊数が等しいか検算しましたか？

□⑦ 教育委員会へ提出する受領冊数集計データと⑥の内容は一致しますか？

□⑧ 転入生への給与では、前籍校からの給与証明書と持参教科書の現物を照合しましたか？

□⑨ 校内に未給与のままの不要な教科書が残っていないか確認しましたか？

□⑩ 給与事務で疑問点や不安な事柄があれば、教育委員会へ確認して解決しましたか？

□

参
納入指示書
①
教
育
委
員
会
へ
最
終
提
出

返付指示書
受領証明書
受領証明書明細表

転学児童生徒給与証明書
受領冊数給与児童生徒数集計報告書

納入指示書
返付指示書

受領証明書明細表

転学児童生徒給与証明書

納入指示書
返付指示書
受領証明書明細表
受領冊数給与児童生徒数集計報告書明細表

納入指示書

返付指示書

納入指示書
⑤
公
印

［発行者交付］［実施機関控］

給与児童生徒名簿

受領冊数給与児童生徒数集計報告書明細表

④
日
付

転入の場合
転出の場合
［県教委提出］［県教委提出］［実施機関控］［発行者交付］［実施機関控］［発行者交付］［実施機関控］

受領証明書

受領冊数給与児童生徒数集計報告書③
囲み［発行者交付］［実施機関控］

給与児童生徒名簿

受領冊数給与児童生徒数集計報告書明細表

②
学
校
で
保
管

［発行者交付］［実施機関控］［発行者交付］［実施機関控］

返付指示書
給与証明書
受領証明書
受領冊数給与児童生徒数集計報告書

転入の場合
転出の場合
［県教委提出］［県教委提出］［実施機関控］

考
市町村立
コピー（受領処理）
原本
コピー
原本（受領処理）
作成不要
原本
原本
原本
原本
コピー
作成不要
作成不要
作成不要
コピー（受領処理）
コピー
コピー
コピー（受領処理）
作成不要
コピー
コピー
コピー
コピー
コピー
作成不要
作成不要
作成不要

県立
コピー（受領処理）
原本
コピー
原本（受領処理）
コピー
コピー
原本
原本
原本
コピー
原本
原本
原本
コピー（受領処理）
コピー
コピー
コピー（受領処理）
コピー
コピー
コピー
コピー
コピー
コピー
コピー
コピー
コピー

国立
提出不要
提出不要
提出不要
提出不要
提出不要
提出不要
提出不要
提出不要
提出不要
提出不要
原本
原本
提出不要
コピー（受領処理）
原本
コピー
原本（受領処理）
コピー
コピー
原本
原本
原本
コピー
コピー
コピー
原本

［発行者交付］ または ［実施機関控］［県教委提出］ または ［実施機関控］
前期
後期
転学
交付日
3 月 20 日 基準
8 月 20 日 基準
在籍発生日
納入期日
始業式 または 入学式
9 月 1 日 基準
交付日から一週間
受領日
納入期日と同日が基本 ※搬入日と区別する
交付日
学校を去った日が基本
返付期日
納入期日と同日が基本 ※前期 4/15、後期 9/15 を越えない受領日
返付期日と同日が基本
交付時
受領時［発行者交付］
校長朱印
校長朱印［実施機関控］
校長朱印 または コピー印影［発行者交付］
校長朱印［実施機関控］
校長朱印または コピー印影
取次供給所朱印
校長朱印
実施機関朱印実施機関朱印教科書無償給与事務の基本○×で解答しましょう

確認演習

付録１０

正解は右下
問

題

解答欄

1

納入指示書に記載する冊数は、需要数報告の時と同じく児童生徒用と教師用の合計冊
数とする。

2

入学式と始業式の期日が異なる場合、教科用図書給与児童生徒名簿の「給与年月日」
はどちらかの期日に合わせる。

3

義務教育諸学校の在籍ならば、外国籍の児童生徒であっても無償給与の対象となる。

4

夏休み中に転入生を受け入れた場合、前の学校と採択が合わない教科書の納入指示は休み明けの登校日でもよい。

5

３月の転入児童生徒への無償給与は、終業式の前日まで認められている。

6

通常、納入指示書と返付指示書の足し引き総冊数は、受領証明書明細表や給与児童生
徒名簿の総冊数と一致する。

7

聴講生を受け入れたので、持参した教科書の現物確認をして持っていない教科書については納入指示した。

8

A さんの家が不幸にして火事を出し教科書を焼失してしまった。この場合は再給与の対象となる。

9

特定教科用図書の「拡大教科書」の給与については、実施機関が責任を持って使用を検討し決定する。

10

特別支援学級の児童生徒に検定教科書を給与した場合は、給与児童生徒名簿はいわゆ
る“親学級”に含めてよい。

11

転学区分の納入指示を間違ったため余分な教科書が届いてしまった、速やかに返付指示書を交付した。

12

特定教科用図書の「拡大教科書」は、検定教科書に替えて給与するものである。

13

指導上必要な場合は、検定「書写」と☆印「国語」や、検定「器楽」と一般図書の「歌集」をあわせて無償給与することができる。

14

いわゆる☆印本の、さんすう☆☆（1）と（2）は、（1）を前期、（2）を後期に給
与する。

15

5 月に転入して来た B さんが 10 月に転出することになった。本校で作成した給与証
明書の他、B さんが転入時に持参した前籍校の給与証明書の写しも保護者へ渡した。

16

児童虐待による避難転居の児童生徒を受け入れた。給与証明書と持参した教科書の現物確認を行い、報告書を提出した。その後教育委員会より連絡があり、納入指示した。

17

年度末に転出があったが、新年度になっても転出先の学校から連絡がない。除籍にならないと返付できないと思い、教科書はそのまま保管することにした。

18「藤田の丘分校」に転出する児童生徒がいる。こういった場合は、児童生徒の特別な事情を考慮して給与証明書は交付しない。
正解○ 3、6、9、12、15、他×