個人情報保護法全面施行に向けた大分県医師会の取り組み

資料１ 個人情報保護方針
法 第３条（基本理念）を受けた措置
資料２ 大分県医師会 個人情報保護規程
法 第２０条〜２２条
資料３ 大分県医師会 個人情報保護管理体制
法 第２０条〜２２条
資料４ 利用目的の公表 （法 第１８条・第２４条）①各郡市医師会長への書面通知②大分県医師会報への掲載③大分県医師会ホームページへの掲載
資料５ ① 苦情相談窓口 … 大分県医師会 庶務課
法 第３１条 大分県医師会 ℡：０９７−５３２−９１２１② 開示等請求窓口 … 当該データ保有各部署
法 第２５条〜２７条
資料６

業務委託に際しての個人情報保護に関する確認書

資料７

個人情報の保護に関する誓約書

一部改正

平成２０年
平成２２年

４月
４月

１日
１日

資料１
平成１７年４月１日

個 人 情 報 保 護 方 針社団法人 大 分 県 医 師 会会 長
嶋 津 義久

社団法人 大分県医師会（以下「当会」）は、個人情報を保護することが大分県医師会定款第５条に定める事業活動の基本であるとともに、当会の社会的責任、責務であると考え、以下の個人情報保護方針を制定し、確実な履行に努めます。
１. 個人情報の収集・利用及び提供について（1）収集の原則
個人情報の収集は、目的を明確にし、事前に本人の同意を確認できる適切な方法で行います。
（2）利用・提供の原則
個人情報の利用、提供は、法令の定めに基づき事前に明確にした目的の範囲内でのみ行います。
２. 開示、訂正請求等への対応
当会は、個人情報について本人からの開示の要求があった場合は、合理的な期間、妥当な範囲内で対応致します。
また、個人情報に誤り、変更があって、本人から訂正等の要求があった場合は、合理的な期間、必要な範囲内で対応致します。
３. 個人情報の適正管理について
当会は、収集した個人情報について、適切な安全対策を実施し、不正アクセス、改ざん、破壊、漏洩、紛失などを防止するために合理的な措置を講じます。
４. 法令及びその他の規範の遵守について当会は、個人情報保護責任者を設置し、個人情報に関して適用される法令及びその他の規範を遵守します。
５. 個人情報保護・管理の継続的改善
当会は、監査責任者を設置して、定期的に監査を実施し、個人情報の保護・管理の見直し、改善に努めます。
個人情報に関する問い合わせ
大 分 県 医 師 会
庶 務 課
TEL:０９７−５３２−９１２１

資料２

大分県医師会個人情報保護規程
第１ 総則
１ 目的
この規程は、社団法人大分県医師会（以下「本会」という）の事業遂行上取り扱う個人情報を適切に保護するために必要な基本的事項を定めたものである。
２ 適用範囲
この規程は、本会の役員及び職員に対して適用する。 また、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合の委託先及び労働者派遣法に基づく派遣労働者に対しても適用する。
３ 用語の定義（1）個人情報
会員等の個人を特定することができる情報のすべて。
（2）役員
本会定款第１２条第１項で規定する役員を指し、会長、副会長、理事（含む常任理事）、監事を含む。
（3）職員
本会の業務に従事する者で、正職員のほか、嘱託職員、臨時職員を含む。
（4）開示
会員等の本人または別に定める関係者に対して、これらの者が本会の保有する本人に関する情報を自ら確認するために、本人等からの請求に応じて、情報の内容を書面等で示すこと。
（5）情報主体
一定の情報により特定される個人のこと。
第２ 個人情報保護方針の策定等
１ 個人情報保護方針の策定
本会の会長（以下「会長」）は、個人情報の保護・管理に対する姿勢を示し、役員及び職員に周知させるとともに、一般に公開するために個人情報保護方針を策定しなければならない。
方針に含む基本事項は以下の内容とする。
（1）個人情報の収集、利用及び提供に関する事項（2）開示、訂正請求等に関する事項（3）個人情報への不正アクセス、改ざん、破壊、漏洩及び個人情報の紛失等の防止に関する事項（4）個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守する事項（5）個人情報の保護・管理に係る措置の継続的改善に関する事項

２ 個人情報保護方針の周知
会長は、本会の策定した「個人情報保護方針」を役員及び職員へ周知し、理解させる。
３ 個人情報保護方針の公開「個人情報保護方針」の一般への公開は、大分県医師会報、大分県医師会ホームページ等による。
４ 個人情報保護方針の見直し
会長は「個人情報保護方針」を必要に応じ適宜見直さなければならない。
第３ 個人情報保護管理体制
会長は個人情報の保護・管理を適切に実施するために、個人情報保護管理体制を定め、役割、責任及び権限を明確にしなければならない。
第４ 個人情報保護の措置
１ 個人情報の収集（1）収集の原則
個人情報の収集は、本会が行う事業の範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要な限度においてのみ行わなければならない。
（2）収集方法の制限
個人情報の収集は、適法かつ公正な手段で行わなければならない。
２ 個人情報の利用（1）利用及び提供の原則
個人情報の利用及び提供は、情報主体が同意を与えた利用目的の範囲内で行うものとする。 ただし、生命、身体、財産の保護のために必要な場合、情報主体の同意を得ることが困難であるとき等法令の定めによる場合は、情報主体の同意なく利用及び提供することが出来る。
（2）目的の範囲外の利用及び提供
個人情報の利用及び提供を行う場合は、前項但書による場合を除き、事前に情報主体の同意確認を確実に実施しなければならない。
３ 個人情報の適正管理（1）正確性の確保
個人情報は利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
（2）安全性の確保
取得した個人情報に関するリスク（個人情報への不正アクセス、改ざん、破壊、漏洩及び個人情報の紛失等）に対して、合理的な安全対策が講じられなければならない。
（3）委託先管理
本会が業務を委託するために個人情報を外部へ預託する場合、個人情報保護が損なわれることのないよう、適切な措置がとられなければならない。

４ 個人情報に関する情報主体の開示、訂正請求等に関する権利
情報主体から自己の情報について開示を求められた場合は、合理的な期間内に速やかに対応しなければならない。
開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内に速やかに対応し、訂正又は削除を行った場合は可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行わなければならない。
５ 教育・訓練の実施
個人情報保護管理責任者は、役員及び職員に教育資料に基づき継続的かつ定期的に教育・訓練を行う。
６ 苦情及び相談
本会は、個人情報の取扱に関する苦情及び相談窓口を設置し、苦情等の適正かつ迅速な処理に努める。
第５ 内部監査
本会に監査体制を整備して個人情報保護の運用について監査し、法令等の遵守を最良の状態に維持するよう努める。
第６ 規程の見直し等
社会情勢や情報主体の意識の変化、施行状況、監査の結果等を考慮し、本規程等を見直すものとする。
第７ 各部署の細則等への委任
本会内の各部署における個人情報の取扱については、それぞれの取扱細則等で定める。

資料３

大分県医師会個人情報保護管理体制

会長
監査責任者
（担当副会長）

個人情報保護管理責任者（担当副会長）総括個人情報管理者（担当常任理事）

事務局長（局長・次長・課長）

各部
署
個
人
情報
取
扱
責任者

事務局次長

庶務課

保険課

経理課

地域
保健課

施設
管理室

資料４

保有する個人データ及び利用目的
事務局長
保有する個人データの種類

利用目的

職員住所録

〇 緊急事務連絡〇 職員相互の個人的使用（挨拶状等）

職員名簿〇 職員労務管理（人事・給与等）のための内部事務手続きに使用

職員健診結果○ 労務管理に使用

職員届出書類〇 労務管理に使用（通勤届・扶養家族異動届・住民票記
載事項証明書・住所変更届・特別休暇届出書等）
医事紛争関係書類○ 賠償責任保険の請求に使用

役員履歴○ 対外関係団体への人事に使用

庶務課

保有する個人データの種類
会員情報

利用

目的・会員の入退会・異動履歴の管理（「入会申込書」、「退会届出書」・会報発刊に関わる業務（人事掲載）「異動報告書」により収集）

・各種アンケート・学術講演会案内等の送付に利用する宛名
シールの作成に関わる業務
・生涯教育制度運営に関わる業務
・日本医師会ホームページメンバーズルームのアカウント・日本医師会及び郡市医師会との連携
・個人を特定しない形態での統計情報作成
・その他、本会の定款に掲げる事業

会員証発行申込者情報

・日本医師会会員証の発行に関わる業務

定期刊行物情報・大分県医師会報の発行

各都道府県医師会名簿

・都道府県医師会との連携

生涯教育申告者情報

・生涯教育制度運営に関わる業務

認定健康スポーツ医情報・認定健康スポーツ医制度運営に関わる業務（含む講習会申込者情報）
登録医療機関情報・がん精密検診協力医療機関登録に関する業務

母体保護法指定医師情報・母体保護法第１４条の指定に関わる業務

大分県医師会会員名簿情報

・会員、郡市医師会等との連絡連携（・定款施行規則第２条によるデータ名簿作成。（毎年）・役員改選期の冊子発刊。)

保険課

保有する個人データの種類
会員情報

利用

目的・各種アンケートの送付（「入会申込書」、「退会届出書」・認定産業医に関わる業務「異動報告書」により収集）

・日本医師会及び郡市医師会との連携
・個人を特定しない形態での統計情報作成
・その他、本会の定款に掲げる事業

各都道府県医師会名簿

・都道府県医師会との連携

認定産業医情報・認定産業医制度運営に関わる業務（含む講習会申込者情報）
労災部会員情報・労災部会運営に関わる業務再審査申請情報・審査に対する疑義申立業務

保険医療機関指定（承認）申請書等 ・保険医療機関の指定等に関わる業務
情報

経理課

保有する個人データの種類
会員情報

利用

目的・各種アンケートの送付（「入会申込書」、「退会届出書」

・日本医師会医師年金制度運営に関わる業務「異動報告書」により収集）

・日本医師会医師賠償責任保険（含む日医医賠責特約保険）
運営に関わる業務・日本医師会及び郡市医師会との連携
・その他、本会の定款に掲げる事業・診療報酬、介護給付費データ

・会費徴収に関わる業務

・銀行口座データ
各種団体保険加入者名簿

・団体保険各種手続に関わる業務

互助会加入者情報・給付手続きに関する業務

各都道府県医師会名簿

・都道府県医師会との連携

認定産業医情報及び認定健康・認定産業医及び認定健康スポーツ医制度運営に関わる業務

スポーツ医情報（含む講習会申込者情報）
労災部会員情報、健康スポーツ医部 ・労災部会及び健康スポーツ医部会運営に関する業務
会員情報
訪問看護 ST 連絡協議会加入者情報

・訪問看護 ST 連絡協議会の運営に関わる業務

各種参加者名簿等情報・各種の参加費用等の徴収に関わる業務

地域保健課
保有する個人データの種類
会員情報

利用

目的

・各種アンケートの送付（「入会申込書」、「退会届出書」

・日本医師会及び郡市医師会との連携「異動報告書」により収集）

・個人を特定しない形態での統計情報作成
・その他、本会の定款に掲げる事業

各都道府県医師会名簿

・都道府県医師会との連携

訪問看護 ST 連絡協議会加入者情報

・訪問看護 ST 連絡協議会の運営に関わる業務

登録医療機関情報・骨粗鬆症の登録に関する業務・前立腺がんの登録に関する業務

資料５①苦情相談窓口･･････大分県医師会
法 第３１条

庶務課

大分県医師会０９７−５３２−９１２１（内容により当該データ保有各部署に転送）②開示訂正等請求窓口･･････当該データ保有各部署
法 第２５条・２６条・２７条

資 料 ６

業務委託に際しての個人情報保護に関する確認書
甲乙(住所)

大分県大分市大字駄原2892番地の1(氏名)

大 分 県 医 師 会 長

(住所)

(氏名)

,,

第１条
乙は、甲より委託を受けた業務（ 以下、本件業務） の実施に際して知り得た個人情報については、厳重に管理し、正当な理由なく第三者に開示、提供、漏洩してはならない。
第２条
乙は、前条の義務を履行するため、自己の組織内に個人情報の安全管理に関する責任者を定め、十分な安全管理対策を講じなくてはならない。
第３条
乙は、本件業務の遂行にあたり、個人情報保護に関する甲の指示に従うものとする。
第４条
乙は、本件業務における個人情報の安全管理に関する状況を、毎月最終営業日に甲に対して報告するものとする。
また、甲はいつでも乙の個人情報の安全管理の状況について報告を求め、検査することができる。
第５条
乙は、本確認書にもとづく安全管理措置の内容を、自己のすべての従業者が、在職中、退職後を通じて遵守することを、保証するものとする。
第６条
乙は、本件業務に関して、自ら保管する個人情報が漏洩したことにより甲に損害が生じた場合には、これを賠償するものとする。
第７条
本確認書は、本件業務委託契約の終了後も有効に存続する。
平成年月日

資 料 ７

個人情報の保護に関する誓約書

大分県医師会長

殿

私は、大分県医師会事務局の職員として、会員の個人情報保護に関する方針及び大分県医師会個人情報保護規程を十分に理解し、これを遵守いたします。
私は、在職中はもちろん、退職後においても、職務上知り得た会員の個人情報を、正当な事由なく第三者に漏らしません。
以上、誠実に遵守することを誓います。

平成年月日

住所氏名,