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11広島県市町村公文書等保存活用連絡協議会

自治体における公文書等の保存と管理

広文協では ，平成 17 年度第 1 回研修会を ，「地方自治体の電子化と文書管理の改善」というテーマで行いました（ 10／ 4 広島県情報プラザ，20団体24機関36名参加）。電子化を導入した自治体の課題を把握するため，システムを導入した自治体（安芸高田市，北広島町）と ，導入元の企業体（株式会社岡山情報処理センター及び株式会社富士通）の双方に ，報告をお願いしました。また，電子決裁を導入している広島県の現状報告も行いました。
岡山情報処理センターの大塚浩文氏は自治体への導入実績をもとに ，電子と紙の両者の存在を前提として ，紙文書原本の優位性への配慮や紙の文書管理を考慮した電子化を主張されました。また歴史的資料の保存を含めた文書管理システムの必要性を話されました。その大塚報告を以下に紹介します。

コンピューターシステム会社からの事例紹介
岡山情報処理センター

大塚 浩文

1 はじめにいたしますが ，（ 文書管理の）改善なきシステムであれ

岡山情報処理センターの大塚です。今，全国で文書ば ，職員の方が Excel や Access で起案書作成システ

管理一筋でやって ，かれこれ 18 年になります。
今日はＵ町やＫ町といった自治体の名前を付けて事例を紹介します。全て私が経験した事実です。
今日の資料には ，岡山県内の電子申請と国立印刷局の官報の原本性確保の事例を入れています。書庫に何十冊もの官報がある自治体も居られるでしょうが ，官ムや目録管理システムを作れます。そのようなものに何千万円もお金をかけて（システムを導入する）ということは勿体無いことです。

2-1

導入事例その 1

Ｋ町（人口約 5000 人）＝紙文書の整理なくして ，シス
テムのみ導入した事例

報はもう電子でどんどん取っていく時代です。ど ちら

Ｋ町の場合，背景からいうと ，そのとき文書の目録

も「ｅ-文書法」に対応して ，タイムスタンプによってがなかったり ，起案書の書式が 各課でバラバラでし

原本性を時刻で認証していこうというシステムです。

た。決裁欄の様式も各課で異なっていまし た。文書

今日は最新の電子の事例を交えながらお話をさせていも，手書きの人もワード 作成の人もいる。このあたりただきます。

の書式の統一が必要ですし ，若い方と中高年の方と文2 文書管理システム導入事例（成功例・失敗例）

書の作成の仕方のこだわりがかなり違います。いつもこれから ，まず成功・失敗事例ということでいくつならばヒアリングをし て書庫の下見をし て規程を見かお話します。システムを導入しても文書管理上の課て ，文書分類を見て書庫の整理作業を行って ，事務室

題がすべて解決するわけではありません。過年度の文

内のファ イリングの仕方を見て ，過去デ ータを全部

書， 1 年前の保管文書，現在の文書，それから規程，

データ化して ，それからシステムの導入ということにこれらについて（文書管理上の）改善をしなくては ，シなるのですが ，「もうそんなのいいよ」と言われまし

ステムを導入しても，起案書作成システム，目録管理て ，基本パックの文庁システムだけ（収受・起案・決裁・システムにしかなりません。今日は商売抜きでお話を保管保存・廃棄・歴史的資料の保管という流れのシステムの

1

EEE 広文協通信 EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
EEE
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EEE 8 号（ 2005/11 ）EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEみ）導入させていただきました。

効果はそれだけでもあります。文書・ファイルの目

それから別の課題なのですが ，まずＬＧＷＡＮへの録が起案すればほっといても出来て行きます。過去の対応です。認証局が立ち上がってきましたので ，今後起案書を流用して活用起案も出来ますし ，当然事務作

国からもたくさん（ 電子文書が ）来ると思います。そ

業も軽減されます。しかしながら ，問題点がたくさん

れをど う管理していくか。それから 2 年も 3 年もたっ出てきました。簿冊の中に複数年のファイルが収納さていくとこの文書管理も崩壊してきます。これが文書れてしまう。総務課の引継ぎはナシで各課が勝手に書管理の難しさだと思います。意識も低下してきます。

庫に持ち込み，保存リストもない。定期的な廃棄が無定期点検をやりましょうといっています。半年に一度いため ，廃棄リストもない。要は起案書作成システム

でいいかなあと思っています。各課の文書量の増加，になってしまい，せっかくのシステムが生かされていファイリングの方法の点検，職員のうち文書を膨大にない，ということが出てきました。

綴じ ている人はいないかど うかなど ，点検し ようと

今この自治体に向けて ，システムの改革だけではな

言っています。

導入事例その 3

くて ，公文書に関しての意識改革を求めています。文2-3

書に始まり文書に終わる，そういう業務の中で皆さん

Ｕ町（約 2 万 5000 人）＝電子決済，電子文書の原本性に意識改革をしていただく。私どものように第三者が総務課に代わって言いにくいことをいっていくことが必要だと感じております。

2-2

導入事例その 2

Ｎ町（ 人口約 1 万 5000 人）＝紙文書の整理をしながらシステムを導入2

く必要があると思っています。

確保のシステムを導入した事例
ここは首長のトップダウンで情報公開の対象文書の範囲を全面的に広げ るよう命じられました（ それまで
平成14年文書までの公開だった）。そのための整理が急務だったことに加えて意思決定のスピード アップのために全市の電子決裁を導入し ，住民への説明責任を果た

Ｎ町の場合には ，整理作業をし まし た。もともとすために電子文書の原本性確保のシステムまで導入しバーチカルファイリングを行っていて ，ホルダーを立たのです。ここは書庫整理や過去データの管理を自分てて色別に管理されていました。しかしこれが崩壊したちでやられました。

てきたので ，見直ししたいというニーズと情報公開のまずは引継ぎ・リテンションも含めて保管保存の切目録がないということでシステム導入を検討されまり分けが 出来るようになりまし た。
「あり場所管理」

した。こちらは ，ヒアリング ，書庫の下見，規程・分から事務室内文書の対応も電子データの対応も出来る類の見直し ，書庫整理・事務室内整理，過去データ作

ようになりました。

成，全てをやって導入しました。その時，問題は業者

ここが早く進んだのは ，ｅ-文書法にいち早く着目しだけがすべてを行ってはいけないということです。職たことが大きいと思います。これは民間事業者向けに員にも汗をかいていただく。私どもは判断業務は出来

まだ適応されているものですが ，このタイムスタンプませんので ，クラークと呼ばれるスタッフを入れて判を押し ますと電子データは 10 年持ちます。今のＳＳ

断業務を行っていただく。一緒に廃棄する保存箱を廃Ｌの認証だと 5 年しか持ちません。タイムスタンプは棄する場所まで持って行っていただく。そうすると自国からお墨付きを貰ったタイムセンターからインター

分たちできれいにしたところは ，汚すまいと思うのでネットの回線を通じて打ちますので公的な証明になりす。それから ，効果として ，文書検索システムを確立ます。ただし 10 年しかもちません。税務書類が（ 電子

して 3 分間以内に文書を探してくる，「あり場所探し 」

文書化して ） 7 年経ったからこのｅ -文書法が出来たんが出来るようになってきました。ただし ，残念なことですね。こういった背景もふまえて ，早くから自治体に ，歴史的資料に関してあまり意識がありませんでしが取り込まれたというのはすごいと思います。

た。整理業務を通じて ，歴史的資料を発見できたといでは課題は何か。Ｕ町の場合職員の判断で文書を電うことが ，一つのステップアップではなかったかと思子化できるかど うか決めています。それで 20 パーセ

います。私どものシステムも歴史的資料の管理が出来ントくらいの電子化率です。要は無理がない中で電子るようになっています。ただ ，歴史的資料か行政的価化にトライし ていますので今後もっと財務会計や庶値のある資料かという区分は ，担当の職員ではなかな務など も電子化していければいいのではと思います。

か区別がつきません。このあたりはシステムのほうで上からの押し付けではないので ，スムーズに流れてい解決することは難しいのです。課題として検討しています。

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EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE 8 号（ 2005/11 ）EEE
電子デ ータも紙デ ータも流れは一緒だというのが3 地方自治体における文書管理の現状と課題
文書管理システム導入の目的

我々の考え方です。紙であろうが電子であろうが同じ

3-1管理をするのが 得策です。結論を先に言ってし まえ

なぜ今文書管理が言われるのか。それは電子化の流

ば ，電子電子と騒ぐ 前に紙の管理をきちんとしましょ

れと ，合併の最終ステージといわれるなか ，結局合併う，ということです。紙の管理が出来ない自治体は電前に紙文書の整理をしよう，廃棄すべきものは廃棄し子の管理はもっと出来ません。紙も電子も同じ流れなて ，歴史的資料も残していこう，昭和の大合併の時のんですね。受付から配布し て収受し て供覧になるも教訓を生かしていこう，ということで紙文書も含めたの，発意起案して回議して決裁して保管して引継ぎす

電子の文書管理を検討される自治体が多いということ

るもの ，それから保管されている文書を活用し ながだと思います。しかし ，何のために文書管理システム

ら ，また発意していくもの，いろんな流れがあります。

を導入するのか ，ということを考えて導入しないと失外部から入ってくるものはＬＧＷＡＮもありますし ，敗します。ちょっと前は情報公開のために ，何千万円

ＬＧＷＡＮメール ，インターネット メール ，それからもかけてシステムも導入し て書庫も整理し て準備し紙文書もあります。電子書庫と紙書庫を同レベルで管たけれども，開示請求は一件もない，という自治体も理します。紙だからこういう検索をするとか電子だか

けっこうおられました。しかし今はいわれなくなりまらこういう検索をするというわけではなくて ，同じ土した。電子自治体，ＬＧＷＡＮも含めて電子で色んな俵の中で紙ならば目録，電子ならば全部のデータを原ものが 来るから電子の文書管理で色んなものを保管

本性を確保しながら ，ＡＭＡＮＯのタイムセンターかし なくてはならないということでのニーズもありまら刻印して保持していく。それから廃棄のプロセスがした。私どもは一番皆さん方に考えて欲しいのは検索あるのですが ，歴史的資料を救うプロセスを入れてお時間と歴史資料の保存です。まずは検索時間の短縮でります。こちらはないがし ろになりが ちですけれどす。簡単に言うと人件費の削減なんですが人減らしとも，岡山県では記録資料館のほうに持っていかれる自いうわけではありません。 3 分以内で文書が探せる ，

治体も結構いらっしゃいます。こちらの流れも文書管という仕掛けがとれるかど うかです。本当にそれが取理のポイントとしています。

れる自治体はシステムが無くても，バーチカルファイ

2-4

導入事例その 4リングでファイル管理表があって「あり場所管理」がＨ町とＳ町＝合併後の文書管理維持崩壊の事例

出来ていれば ， 3 分以内で捜して来れるはずです。こ

Ｈ町はバーチカルファイリングでフォルダーできれれをしようと思うと事務室内，書庫を働き易くしない

いに管理されていまし た。Ｓ町はルールがあってもと出来ません。要は文書管理は職員の皆様方のために守られず定期的な廃棄もない自治体だったのですが ，あります。住民のため ，電子自治体のためということ

合併後Ｈ町のファイリングは崩壊してし まいました。

もありますが ，本来あるべき姿は自分たちのためにルールが 統一されなかった ，保存場所を明確にし な（ 文書管理を ）立ち上げる，ということが意識改革につかった，などの要素もありましたけれども，根本的にながって行きます。

は合併対応の事務作業の中で公文書管理の優先順位はもう一つのポイントは ，日ごろ文書を作られて記録

低く，この時期に文書文書と言ってくれるな ，というして保存して廃棄するという流れは ，文書に始まり文ことが原因としてあったと思います。

書に終わるなか ，歴史的資料も含めて ，それらと行政

2-5

導入事例その 5

Ｍ市（ 4 万 7000 人）＝第三セクターの会社に文書の管理・検索・配送作業をすべて任せた事例的価値があるものとを区分けしてきちんと記録して保存する義務があるということです。こちらをどれだけシビアに遂行できるか ，という所になります。昔の文

本当にこれで出来るのか ，と最初は思っていまし

書管理システムはど ちらかというと目録だけを管理すた。その理由はセキュリティー対策です。個人情報がるものでした。最近はレコード マネジメントです。記

漏れる場合，結局職員から漏れてしまいます。Ｍ市で録することから始めてそれを保存して廃棄する（ライは厳重に管理して ，勝手にモノは出せないようになっ

フサイクルを管理する）。歴史的資料は区分して保存すています。また配送サービスが成り立つか ，ど うかでるということになります。

レコードマネジメント導入の効果

すが ，合併して場所がかなり離れています。そういっ3-2

たところで人件費の削減を狙っているわけです。この

文書管理システムは職員がやればいいということも成否はこれからでしょう。

いわれますが ，導入すると ，定性的効果も定量的効果

3

EEE 広文協通信 EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
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EEE 8 号（ 2005/11 ）EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEも得られます。これから始まる電子は画期的なものとことがある…約 50 ％以上なると思います。民間の会社に家賃を払ってまで書庫

2 他人管理の文書で必要な時にすぐに取り出せないにしていた自治体が電子化で家賃が浮いたということことがある…約 95 ％以上も聞きます。定性的な効果として情報の共有化，事務3 整理すれば捨てられる文書がある…約 90 ％以上

効率の向上，執務環境の改善，電子化の促進，などが4 廃棄時に迷うことがある…約 85 ％以上期待でき，定量的な効果としても，保管用スペースの5 文書管理改善を実施すべき…約 95 ％以上

削減や人件費の削減が期待できます。

6 実施したいが時間がない…約 50 ％以上

3-3

地方自治体における文書管理の問題点

7 ファイリングシステムについて教育研修を受けた

次に一般的な文書管理上の問題点を挙げて見ます。

ことがある…約 5 ％以下

1 ライフサイクルが徹底していない。

4 電子文書管理推進における留意点

2 歴史的資料の保存意識が薄い。
3（文書管理上の）ルールがない。運用が個人任せ。

—紙と電子の関連付け —様々な電子○○システムというものがありますが ，

4 書庫が満杯で文書と物品が混在

一点注意しておきたいことがあります。それは ，発生

5 什器と文書のサイズが不一致，収納効率も悪い。

の段階から電子作成されている電子データなのか ，発6 文書探しに時間がかかる。

生の段階は紙でその後電子化されたデータなのか ，二7 文書目録なし。あっても更新なし。

つに大別されると思うのですが ，要はそのシステムか

8 効率よい文書管理方法が職員に理解されない。

ら発生した保存データの原本管理の問題です。やはり

9 文書整理の時間が取れない。

原本として紙データを取っていくのか ，電子データを

色々耳が痛い話がありますけれども，一般的な事例

原本とするのか ，難し い問題です。ｅ -文書法も出来としてこういうものが多かったです。写真を見ていたてきましたが ，今は紙原本がいいと思います。外部かだきます。

らは紙が来ますし ，添付文書も紙，書庫にも紙文書があるので ，紙文書をきちんと扱えてなおかつ紙文書の原本のことも考えてシステム導入すべきです。要は永遠に紙文書はなくならないわけで ，紙文書と電子文書を関連付けて管理しないといいことになりません。
電子化推進の留意点としては電子データの定義付けが大切だと思います。職務上作成した，職務上取得した電子文書という点です。そのほかに現在の文書管理（ 紙）にあっているか ，紙文書の管理が考慮されているのか ，また運用面での問題解決が大切です。業務改
善 ，意識改革なしに ，成功はありません。それから ，机の上に山のように文書が載っている自治体の方がセキュリテ ィー管理 ，原本性確保が 不可欠です。まこれまではよくいらっしゃいました。什器の上，机のた，電子データはめくるのが下手です。この見読性や上，足元ですね ，私物化の最たるものですね。

保存性の確保は考慮するべきですが ，だんだん解消さ

私がもしこの自治体の職員であれば ，貴重な文書はれてきています。一度に何十枚のＰＤＦを表示したり

絶対にこの書庫には持っていきませんね。足の踏み場することも出来始めています。それから ，最後に開示もなく紛失してしまうことは明瞭です。

請求の対象に操作ログがはいっていることを確認すべ

紙も電子も一緒です。こんな状態では電子化もままきです。みなさんあまりご存じないのですが ，文書管なりません。私ども職員さんに色々申し上げても動い理システムを導入される場合，操作ログ（いつ誰が記録てくれませんので総務課と相談してこんなアンケートを作成し開示し廃棄したかなどの記録）の有無を ，チェッを取ります。次の平均値が出てきます。ここから改善クすべきだと思います。

点を探っていきます。職員の意識改革とともに検索時

最後になりましたが ，要は職員のため皆さんのため間の短縮や歴史的資料の区分が大切だと理解していたのシステム作りです。皆さんの仕事がしやすくなる ，だけると思います。

政府のシステムとも結びつけていきながら ，やがて住1 自分管理の文書で必要な時にすぐに取り出せない4

民のためという形で結び付けて行かないと ，電子自治EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE 広文協通信 EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
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体に向いづらいのではないかと思っております。文書の，急いで変更する必要性は感じませんでした。

管理システムは奥が深いと思います。やればやるほど県の電子化，現状と課題についての公文書館副館長

きりがないですけれども，広島では中国サンネットとの報告では ，文書管理システムの対象は限定的で ，電兄弟会社のようにしてやっております。何かありまし子文書と紙文書の二元性が残ったとの指摘もありましたら ，言ってください。今日はありがとうございまし

たが ，むしろ紙の方が結果だけでなく経過も残り，保た（拍手）。

存の面では優れており，紙文書は残るのではないかと感じました。

福山市情報管理課 坂本泰之

電子化・デジタル化は ，意思形成の迅速化，情報の福山市では ，今年度の機構改革により市政情報課の共有化には有効であっても，セキュリティや電子文書

名称を情報管理課と変え ，企画総務局企画部に位置づの保存性，記録性（ ＨＰは逐次更新され経過が残らない）

け ，移管文書の管理と情報セキュリティも新たに担当

等の課題が整理できていない現状では ，将来の電子化しています。また ，平成 20 年完成予定の新中央図書は避けられないとしても，保存の面では紙文書の優位

館に歴史的文書の保存施設を整備する計画もあり，今が続くように思われました。

■ 参加記 1回の研修テーマ「地方自治体の電子化と文書管理の改善」及び公文書館の館内見学はタイムリーでした。
合併を機に一気に電子化を図ったものの，システム

図書館等との複合施設である文書館の館内見学は ，当初の予定にはなかったものの，歴史的文書保存の現場を見ることができ，理解が深まりました。

が生かされていないという安芸高田市の報告は ，ある

行政文書庫はエアコンが完備しており，保存年限が意味で「想定の範囲」であり，主な原因とされた「シ経過した歴史的文書だけでなく永年文書も，ホッチキ

ステム化する前の紙での文書管理の考え方がなかっ

スやクリップを取り外し ，コヨリで綴じ変えるなど 保た」「 職員意識が変わらない」の２点は福山市でも思存に留意されており，Ａ版化の影響等で本庁舎の地下

い当たるものがありました。

書庫は保管スペースが不足している福山市にとって参福山市情報公開条例では ，「 磁気テープその他電磁考となるものでした。

的記録（電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によってはまた ，古文書書庫では ，福山市の旧・山野村の文書

認識することができない方式で作られた記録をいう。）」もが整理保管されているの見て ，福山市では合併町を始

公文書と定義しているものの，電子決裁も実現しておめ毎年発生する廃棄文書を組織的に引き継ぐ 体制を整

らず ，紙に印刷して印鑑を付いている現状であり，文備したところですが ，さらに ，この資料を活用できる

書実務は紙ベースで行われ ，ペーパーレス化には程遠体制整備の必要性を感じました。

い状況です。

自分自身の意識改革ができておらず ，公文書の電子「使いにくい」＝「融通が利かない」からこそ，合併

化・デジタル化には消極的な参加記となってしまいま

前の旧町のやり方を統一できたのではないかと思われしたが ，今すぐ 電子化しても，今後 10 年間は保存年限ます。職員の意識改革を促すきっかけとしては十分役が経過した紙の文書の移管作業は続くのであり，研修立っていると ，前向きに評価しても良いのではないでの成果を生かしながら ，じっくりと考えたいと思いましょうか。

す。有難うございました。

差し迫った必要性がなければ ，県のように紙ベース■ 参加記 2

広島市公文書館 武田明子の作業をそのまま電子データで実施するのが ，回り道

今回の研修会では ，現場の電子化の現状と課題及びのようでも職員の抵抗感が少なく，結果的には効果がシステム内容について興味深く拝聴できました。私が上がるのではないかと思われました。

特に重要だと思った点 ，感じ たことをまとめてみま業者の文書管理システムのプレゼンは ，紙との併用した。

が考慮されており ，「 人の知覚によっては認識するこ

まず ，文書管理システムを十分に機能させるためにとができない方式で作られた記録」に対する不安感がは ，個々の職員が文書事務の流れ ，文書分類の定義 ，

ぬぐ えず ，紙に印刷し て自分用の資料を持ちたが る

システムの機能等を理解していることが必要であり ，自分自身の感覚からも ，受け入れやすそうに感じ ま

職員に対する研修が重要であると痛感しました。

した。

次に ，文書管理システムを電子化しても，起案文書

また ，情報公開，個人情報保護，歴史的文書の保存

中に紙資料があればその紙資料は電子化せず ，それに活用への配慮もされており，利便性は感じられたもの

関する文書はすべて紙文書にするため ，電子文書と紙5

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文書が混在した状態が生じるという問題です。保存し東広島市は ，平成 17 年 2 月に近隣５町と合併し ，現ている完結済みの文書も全て紙文書です。システム導在，各支所における文書管理方法を本庁と統一してい入に当たっては ，紙文書と電子文書の混在管理方法をく方向で整理を行っているところである。様々な文書検討する必要があることを改めて認識しました。

管理の歴史をもつ 1 市 5 町の文書を統一した方法で管最後に電子文書の保存についての課題です。公文書理すること ，個人情報等を含むため ，徹底した文書管

を将来の世代に確実に伝えていくためには ，電子文書

理が求められること ，また ，情報公開の業務に対応すを長期的に保存し ，かつ利用できるような対策の検討

ること等の課題を抱える中，文書管理システムを導入が必要です。また ，ホームページの保存に関しては ，

すれば ，このような課題がいくらか解決できるのではリンク先との関連も考慮しなければなりません。併せないかと考えていた。

て ，セキュリティ管理や原本性の確保も必要です。保

この研修会の中で ，文書管理基準表を検討しつくさ

存についてはまだまだ課題が多いという印象を受けまず ，システムを導入してしまったため ，システムの運した。

用が 徹底されないことや職員の認識が 薄いままであ広島市では現在，国の動向や本市の既存 IT 基盤とるといった事例の発表は ，非常に衝撃を受けた。さらの適合性等を考慮しつつ，文書管理システムの電子化に ，文書管理システムの導入前に電子文書とともに紙の検討を行っている段階です。このたびの研修会は先文書のライフサイクルを見直すことが重要であるとの進自治体とシステム開発者双方の立場から報告され ，株式会社富士通中国システムズや株式会社岡山情報処

様々なケースと課題について学ぶことができ，大変有理センターの方の話を聞いて ，文書管理の見直しは重意義なものでした。今後ともこのような研修会を活用要であると再認識した。

し ，業務に役立てていきたいと思います。

この研修を受けて ，文書管理システムの導入前に文

東広島市総務課 谷川知里

書管理方法を見直す必要があると再認識することがで

この研修会では ，「 地方自治体の電子化と文書管理

き，また ，実際の例を忌憚無く発表してくださった発改善の課題〜中国地方の事例から考える〜 」と題し

表者の方のお陰で ，有益な情報を得ることができ，非て ，安芸高田市，株式会社富士通中国システムズ ，株常に有意義な研修であった。

■ 参加記 3

式会社岡山情報処理センターと広島県立文書館からの発表がなされた。文書管理システムに興味があったた

今後も研修会に参加し ，文書管理について知識を深め ，真摯に取り組んでいきたい。

め ，期待して参加した。

平成17年度

総会・役員会議事報告

関徳 龍昭（三次市総務室長）
楢原 秀樹（三原市総務課長）
六 郷 寛（北広島町教育委員会生涯学習課文化係長）
監事 酒永 光志（江田島市総務課長）
丹 羽 勤（海田町総務部総務課庶務係長）

総会議事報告日 時 平成 17 年 5 月 31 日
（火） 13:30〜 15:30
場 所 広島県情報プラザ第 1 研修室
出席者 27 名（ 23会員）安藤福平事務局長が開会を宣言し ，石本俊憲会長代行（広島県立文書館長）が挨拶した。

協議に先立ち広島県地域振興部地域行政室事業調整監の小川紀之氏から挨拶があり，合併状況を紹介し（ 86市町
村が 15市13町へ），広文協への協力と支援を表明された。

2 議長選出会長代行が議長に選出された。

3 議事（ 1 ）平成 16 年度事業報告（次頁【資料 1 】）
（ 2 ）平成 16 年度決算報告（次頁【資料 2 】）
（ 3 ）平成 17 年度役員選任
次のとおり，理事 7 名，監事 2 名を選出した。

6（ 5 ）平成 17 年度予算（次頁【資料 4 】）

4 協議

1 開会

理事

（ 4 ）平成 17 年度事業計画（次頁【資料 3 】）

石本 俊憲（県立文書館長）
角屋 正法（広島市公文書館長）
津田 文夫（呉市市史文書課長）
三輪 順治（福山市情報管理課長）

協議では安藤事務局長が合併時公文書選別の実践例として ，日本アーカイブズ学会での天草アーカイブズ本多報告の紹介を行った。
その後，合併前後の公文書保存をテーマに ，各市町の取組みについて報告が行われた。
1 江田島市から対等合併での公文書の統一的な整理の困難さが報告された。
2 安芸高田市からは新市での文書管理システム導入と新たな庁内組織での調整の現状が報告された。
3 北広島町からは合併契機の文書管理システム導入に

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より起案管理・保存年限管理が出来たことと ，一方，

講師／テーマ

公文書廃棄の凍結を求めることができる事務状況で村上はなかったことが報告された。

「市町村合併時の公文書廃棄を救う―岡山県邑久町の実

4 東広島市からは ，編入合併での文書管理方式の違い

岳（瀬戸内市教育委員会社会教育課）

践から― 」（ホルダーか簿冊か ）により統一が困難なこと ，及び新定兼庁舎建築をひかえて文書管理方式の新たな見直しが「岡山県における アーカイブズ

必要であり，支所にそのままになっている文書の簿冊存の課題」

調査と書庫確保を含め課題であることが報告された。

学（岡山県総務部総務学事課文書館整備推進班）
設立と行政文書保25 名（ 16機関）

参加者

5 三次市からは本年度 ，合併時に支所にそのまま保管

5 会員現況

した文書の状況把握が行われることが報告された。

会員数

次に ，個人情報の漏洩問題について ，* 合併減33町村，増 1 市 2005.5.24 現在
登録機関
（部局）
数 61（ 総務24 ，教委23 ，資料館・図書館 9 ，編纂室 1 ，その他 4 ）

6 福山市からはシステムや制度の問題以前の扱う人間の問題として職員研修の徹底が図られ ，個人情報の27 *（市14 ，町12 ，県 1 ）

適正な管理と情報セキュリティーの一体的な確立に向け職場全体が取り組んでいる現状が報告された。
最後にまとめとして ，安藤事務局長が合併時の公文書【資料 2 】 平成16年度 広文協会計決算報告書

1 収入の部保存に関して ，文書を（ 廃棄の）凍結によりそのまま保存することが当面の賢明な策といえると確認できたのではないかと述べた。また合併以前に作られた文書はそのようなものとしての取扱いが今後必要であり ，新市での文書とは取り扱いを異にすべきだという点 ，また残された文書を今後いかに活用していくかも大切であるという点を全体で確認し ，協議を終えた。

科会

前年度繰越金預金利子
合

計

188,000 188,000
54,87554,8751
1242,876 242,876

0
0
0
0

44,0005,500

45,876 △ 1,876
5,450
50

広島県情報プラザ第 1 研修室

通信・通信費
消耗品費 消耗品費70,00056,17652,72034,065

17,28022,111

46 名（ 38会員）広島県地域振興部市町村合併

会議費67,20047,704

19,496室から 1 名参加

合242,876 185,815

57,061

平成 16 年 5 月 31 日（月）13:30〜 15:30 ／

科

目

役員旅費

計

1 講習会
行政文書・古文書保存管理講習会

日時／場所

と共催

県立文書館会議室

10 名（理事 5 名，事務局 5 名）

3 行政文書・古文書保存管理講習会（県立文書館と共催）
日時／場所 平成 16 年 11 月 26 日
（金）10:00〜 15:30 ／広島県情報プラザ第 1 ・ 2 研修室
出席者
58 名（ 27市町 うち非会員 1 町，県機関 1 ）4 研修会【第 1 回】
日時

平成 16 年 11 月 12 日
（金）13:30〜 15:30

場

所

広島市公文書館（広島市中区大手町 4 丁目 1 番 1 号）

講

師

テーマ

現地研修会 2 回程度，小研修会 1 回程度

3 機関紙「広文協通信」を 2 回発行

4 その他
役員会開催（ 2 回），会費の徴収・管理【資料 4 】 平成17年度 広文協予算

1 収入の部
科

目

場

時
所

前年度

増減
（△）

平成 17 年 2 月 25 日
（金）13:30〜 16:00
県立文書館研修室

備考106,000 188,000 △ 82,000 合併による会
員減33（ 町33 ），
会員増 5（市 1

前年度繰越金57,06154,875

2,186

1

1

0

町4 ）

21 名（ 15機関）【第 2 回】
日

単位
（円）
本年度

会費

書館の実務〜

参加者

11 月頃，県立文書館

2 研修会

岡本昭子（広島市公文書館歴史資料係主査）
広島市公文書館の現状と課題 〜新館における公文

備考【資料 3 】 平成17年度 広文協事業計画【第 2 回】
平成 16 年 11 月 26 日
（金）15:45〜 16:20 ／

差引額

57,061 円（次年度繰越額）

平成 16 年 5 月 31 日
（月）15:45〜 16:30 ／

考

単位
（円）

講習会・ 報告者旅費
研修会費 会場借上料

12 名（理事 6 名，監事 2 名，事務局 4 名）

出席者

備

決算額

県立文書館会議室
出席者

差引額

2 支出の部

2 役員会【第 1 回】
日時／場所

決算額

予算額

1 総会

出席者

予算額

費

【資料 1 】 平成16年度 広文協事業報告

日時／場所

単位
（円）

目

預金利子
合

計

163,062 242,876 △ 79,814

7

EEE 広文協通信 EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
EEE
EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
EEE 8 号（ 2005/11 ）EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
2 支出の部

単位
（円）

科 目

本年度

前年度
予算額

講 習 会・ 報告者旅費
研修会費

44,00044,000

通信・
通信費
消耗品費

備 考

0 5,000
× 2 人，
34,000×1人

5,500

28,00070,000 △ 42,000 100円
×70
×4回

まり細かく決めないほうが良い。簿冊タイトルや保存年限など 現場で決め ，現場の積み上げ 主義でやっている（六郷理事）。
•

△ 50

消耗品費

18,41256,176 △ 37,764 会報用紙

役員旅費

67,20067,200

的かど うかよりも ，実態とシステムのズレがある
ほうが勉強になる。合併契機の文書管理刷新を選定の軸に据え候補を検討したい（事務局）。
•

会員の市町は少なくなったが登録機関は依然 60 以0

163,062 242,876 △ 79,814

し い。関係する資料館や図書館の方々も参加でき

0
計（ 2 ）講習会（文書館と共催）の内容について上ある。登録機関も参加できるような内容が望ま

予 備 費
合

0 4,800
×7人
×2回

電子化をテーマに企業のプレゼンテーションが可能か ，情報を収集する。電子自治体の研修は先進

代など
会 議 費

北広島町では電子化により仕事の能率がかなりあがった。システムを入れるまでは大変だった。あ

増減
（△）

5,450

会場借上料

•

0

る内容はど うか。行政文書 ，古文書双方に関わる内容をこれまでも考えてきた（事務局）。

第 1 回 役員会議事報告日時 平成 17 年 5 月 31 日
（火）15:45〜 16:30

場

所 県立文書館会議室【出席者】
理事 石本俊憲（ 県立文書館長） 角屋正法（ 広島市公文書館長）増本好文*（ 呉市史文書課主事） 森野英治*（ 三原市総務課総務統計係長）三輪順治（ 福山市情報管理課長）
関徳龍昭（ 三次市総務室長）六郷 寛（ 北広島町教育委
員会生涯学習課文化係長） *代理出席
監事 酒永光司（江田島市総務課長） 丹羽 勤（海田町総務課•

話を聞くにはお金も要る。外部から人を呼んで基調的な提案と質疑応答があるほうがよい。遠くから来ても良かったなと思える研修会を期待する。
理事の旅費は出張で来れば 研修会に使える（ 六郷
理事）
。
•

•

治体での公文書館システムの実現のきっかけとな

安藤・森脇・長澤・数野

るようなところがよいのではないか。実際にそうした市での公開シンポジウムも構想して良いと考1 役員の選任について協議会の趣旨から考えて「市町から会長選任を」，と現地研修会では公文書館設立に向けた動きがあり進んだところでの研修と ，研修会の開催がその自【協議事項】•

役員旅費は自治体の出張旅費とする方向で解決してよいか（役員全体の賛同を得る）。

庶務係長）

事務局

経費節約のために講師を呼ばないのは困る。いいえている（事務局）。
•

い う意見もあったが ，会長に 石本理事（ 広島県立文公文書館設立に向けたシンポジウムなど を計画されるのなら ，現地のボランティアを公文書館の参加

書館），副会長に角屋理事（ 広島市公文書館）が選任さスタッフとして想定し 活用してはど うか。またパれた。

ネラーとしても想定してはど うか。施設とともに

2 今年度の事業について（ 1 ）現地研修会の内容に向けて•

電子決裁や電子文書管理システムが県内の市町で進められている。電子文書を今後ど う管理してい参画する人材を育て，県民参加を考えるべき。力のあるボランティアの方々がとても多い（三輪理事）。
（ 3 ）アンケートについて••

現在の市町の課題は何か ，現状はど のようか ，一つの市や町ではなく，全体として明らかにしたい。

くのか ，研修できたら良いと考える（丹羽監事）。
現地研修会では電子文書の文書管理システムの出アンケートで市町の負担にならないよう考慮する

来ている所を一箇所とそうでない所を一箇所見る。

（事務局）
。

ミニ研修会では電子文書管理・ファイリングをテー•いいことではないか。協力したい（三輪理事）。

マに企業のプレゼンテーションを考える。将来的•

細かい数字をあげなくても明らかに出来る設問のな方向と基本的な部分を見る研修という両にらみ

アンケートをお願いする（六郷理事）。

で考えてみてはど うか（三輪理事）。
•

電子化で気になるのは ，規準が無いなかで何となく起案されたものを電子化していること。標準化が出来たあとに文書の電子化はなされるべき。記

第8号

2005 年 11 月 28 日 発行

思決定過程の記録がないまま ，市町横並びで文書

編集・発行 広島県市町村公文書等保存活用連
絡協議会

録が何も無いことにならないか（石本理事）。
市町単独で出来ない研修を広文協でやって欲しい。
思想的な内容の研修も必要。設計思想も含め色々な考え方を研修したい（三輪理事）。

8

広文協通信

録発生時点の問題を抱えたまま，走り出したら ，意の電子化だけがすすむ。結局 ，保存活用すべき記•

ひろぶんきょう〒730-0052 広島市中区千田町三丁目 7–47

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