地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター研究費の管理・監査の基本方針

制定 平成 27 年 3 月 31 日付 26 健事第 2857 号
一部改正 平成 30 年 7 月 31 日付 30 健経第 2176 号
一部改正 令和 3 年 8 月 25 日付 3 健イ事第 652 号

１ 目的
この基本方針は、地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター（以下「センター」という。）において研究費の適正な管理・監査体制を構築するための基本的事項を示し、もって関係規程等の整備と研究費の不正使用防止を図ることを目的とする。

２ 定義
この基本方針において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
(1) 研究費
公的研究費（文部科学省、厚生労働省等国の行政機関及び左記行政機関の所管する独立行政法人等から配分される競争的資金を中心とした公募型の研究資金）、一般財源研究費、外部資金研究費（共同研究費、受託研究費、提案公募型研究費及び研究を目的とする寄附金）、業務受託費等、センターの研究活動に係るすべての資金をいう。
(2) 不正使用 次に掲げる行為をいう。
ア 故意若しくは重大な過失による研究費の他の用途への使用
イ 法令及び研究費を配分した機関が定める規程、交付決定の内容や条件等並びにセンター内関係規程等に違反する研究費の使用(3) 研究者 次に掲げる者をいう。
ア 研究部門においては、研究員・研究助手・技術員（常勤職員・非常勤職員・臨時職員）、協力研究員、研究生その他研究活動を行う者
イ 病院部門においては、研究費を受給して研究活動を行う者
ウ その他、センターの施設・設備等を利用して研究活動を行うすべての者(4) 構成員 研究者、事務職員等、センターにおいて研究又は研究費の運営・管理に関わる者をいう。
(5) コンプライアンス教育
不正を事前に防止するために、センターが全ての構成員に対し、自身が取り扱う研究費の使用ルールやそれに伴う責任、自らのどのような行為が不正に当たるのか等を理解させることを目的として実施する教育をいう。
(6) 啓発活動
不正を起こさせない組織風土を形成するために、センターが全ての構成員に対し、不正防止に向けた意識の向上と浸透を図ることを目的として実施する諸活動全般をいう。

３ 責任体制(1) センター全体を統括し、研究費の運営・管理について最終責任を負う者として最高管理責任者を置き、理事長をもって充てる。最高管理責任者は、不正使用を防止するため、次に掲げる各号を実施する。
ア 不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。
また、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が責任を持って研究費の運営・管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮する。
イ 不正防止対策の基本方針や具体的な不正防止対策の策定にあたり、重要事項を審議する理事会において審議を主導するとともに、その実施状況や効果等について役員等と議論を深める。
ウ 最高管理責任者が自ら部局等に足を運んで不正防止に向けた取組を促すなど、様々な啓発活動を定期的に行い、構成員の意識の向上と浸透を図る。
(2) 最高管理責任者を補佐し、研究費の運営・管理についてセンターを統括する実質的な責任と権限を持つ者として統括管理責任者を置き、センター長をもって充てる。統括管理責任者は、不正防止対策の組織横断的な体制を統括する責任者であり、基本方針に基づき、センターの具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、最高管理責任者に報告する。
(3) 各部門（経営企画局・病院部門・研究部門）における研究費の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ者としてコンプライアンス推進責任者を置き、経営企画局は経営企画局長を、病院部門は内科系副院長及び外科系副院長を、研究部門は自然科学系副所長及び社会科学系副所長をもって充てる。コ
ンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、次に掲げる業務を行う。
ア 自己の管理監督する部門における対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告する。
イ 自己の管理監督する部門における研究費の運営・管理に関わるすべての構成員に対し、コンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督する。
ウ 自己の管理監督する部門において、定期的に啓発活動を実施し、不正を起こさせない組織風土を形成する。
エ 自己の管理監督する部門において、構成員が、適切に研究費の管理・執行を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。
(4) 最高管理責任者、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者は、それぞれの職務においてその管理監督の責務を十分に果たさず、結果的に不正を招いた場合には、その責任を負う。

４ ルールの明確化・統一化
最高管理責任者は、この基本方針に基づき、研究費の使用及び事務処理手続きに関するルール（以下「ルール」という。）を明確に定め、統一的な運用を図るとともに、研究費の運営・管理に関わるすべての構成員に周知し、その浸透状況を把握する。

５ 職務権限の明確化
最高管理責任者は、研究費の事務処理に関する構成員の権限と責任について、業務の実態を踏まえて責任の所在を明確にする観点から、適切な職務分掌を定め、各段階の職務権限を明確化するとともに、責任の所在を反映した簡素な決裁手続きを定める。

６ 関係者の意識向上(1) 最高管理責任者は、全構成員の取組みの指針として、構成員の問題意識を反映した行動規範を策定する。構成員は、上記行動規範を遵守することを約し、別に定める誓約書を所属部門のコンプライアンス推進責任者を経由して、最高管理責任者に提出しなければならない。
(2) コンプライアンス推進責任者は、当該部門の構成員に対し、センターの不正防止対策に関する方針及びルール等に関するコンプライアンス教育を実施し、受講者の受講状況及び理解度を把握するとともに、誓約書等の提出を求め、遵守事項等の意識付けを図る。

７ 告発等の取扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用(1) 最高管理責任者は、研究費の不正使用に係る告発等を受け付けるため、経営企画局事務部経営企画課経理係（以下「経理係」という。）に告発等受付窓口を設置する。
(2) 経営企画局事務部経営企画課長は、不正に係る情報を統括管理責任者を経由して、最高管理責任者に迅速かつ確実に報告する。
(3) 最高管理責任者は、以下のアからオを含め、不正に係る調査の体制・手続き等を明確に示した規程等を定める。
ア 告発等の取扱い
イ 調査委員会（不正使用調査委員会）の設置及び調査
ウ 調査中における一時的執行停止
エ 認定
オ 配分機関への報告及び調査への協力等(4) 調査の結果、不正使用が認められた者については、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センタ
ー懲戒手続きに関する規程」に則って懲戒処分等を行う。

８ 不正要因の把握と不正防止計画の策定・実施(1) 最高管理責任者は、その直属部署として不正防止計画推進に係る部署を置く。不正防止計画推進に係る部署は、健康長寿イノベーションセンター事務ユニット（以下「事務ユニット」という。）をもって充てる。
(2) 事務ユニットは、統括管理責任者とともにセンター全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認する。
(3) 事務ユニットは、統括管理責任者とともに基本方針に基づき、機関全体の具体的な対策のうち最上位のものとして不正防止計画を策定する。

(4) 事務ユニットは、経理係との連携を強化し、不正を発生させる要因について、センター全体の状況を把握し、体系的に整理し評価する。
(5) 事務ユニットは、監事との連携を強化し、必要な情報提供等を行うとともに、不正防止計画の策定・実施・見直しの状況及び内部統制の整備・運用状況について意見交換を行う。
(6) 最高管理責任者は、前項の評価結果を踏まえた具体的な不正防止計画を策定し、その進捗管理を行い、計画の着実な実施を図る。

９ 研究費の適正な運営・管理(1) コンプライアンス推進責任者は、当該部門の研究費の執行状況について検証し、予算の執行が当初計画に比較して著しく遅れていると認める場合は、研究者に対し、その理由を確認の上、必要に応じて改善を指導しなければならない。執行の遅れが研究計画に起因する問題であると判断される場合は、繰越制度の活用、資金交付元への返還等を含めた改善策を研究者等に遅滞なく示さなければならない。
(2) 研究者は、物品購入等の依頼を行うとき又は発注の段階において、その支出財源を特定しなければならない。
(3) 構成員は、物品購入等の依頼、発注、契約等、研究費の執行、検収に関する諸手続きについて、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター会計規程」等関係規程の定めにより行わなければならない。
(4) 構成員は、本人及びその親族が経営する業者等と取引を行うときは、予めコンプライアンス推進責任者を経由して最高管理責任者に申告し、その許可を得なければならない。
(5) 経営企画局事務部総務課契約管財係は、契約事務所管部署として、別に定める範囲の取引業者に対して、センターの不正対策に関する方針及びルール等の説明を行い、不正な行為に加担しない旨の誓約書の提出を求めなければならない。
(6) コンプライアンス推進責任者は、必要に応じて構成員と取引業者との癒着を防止するための措置を講じなければならない。
(7) 最高管理責任者は、不正な取引に関与した業者について、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センターにおける物品購入等契約に係る取引停止等の要綱」に基づき、取引停止等の措置を講じる。
(8) 最高管理責任者は、発注者以外の者による確実な検収を実施するため、総務課に検収センターを設置する。ただし、特殊な役務については事務ユニットの検査員が検査を実施する。
(9) 経営企画局事務部総務課人事係は、雇用管理所管部署として、非常勤職員、臨時職員について、本人が雇用内容を適切に把握できるようにするとともに、勤務状況の事実確認を実施する。
(10) 経営企画局事務部総務課給与福利係は、雇用管理所管部署として、研究者の出張に係る事実確認を実施する。

10 情報発信・共有化の推進(1) 最高管理責任者は、ルールに関する明確かつ統一的な運用を図るため、事務ユニットに相談窓口を設置する。
(2) 最高管理責任者は、研究費の不正防止に向けた取組みについてホームページで公開する。

11 モニタリング及び監査体制(1) コンプライアンス推進責任者は、当該部門における不正防止計画の実施状況について把握、検証し、事務ユニットへ報告する。
(2) 事務ユニットは、前項のコンプライアンス推進責任者からの報告等を踏まえて、モニタリングを行う。
(3) 経理係は、「地方独立行政法人東京都健康長寿医療センター内部監査細則」に基づき、研究費の執行状況等に関する内部監査を実施する。内部監査の実施にあたっては、以下の事項に留意する。
ア 経理係は、会計書類の形式的要件等のチェック及び研究費の管理体制の不備の検証を毎年度定期的に行う。
イ 経理係は、事務ユニット、監事、会計監査人と連携し、センターの実態に即して不正を発生させる要因を分析した上で、抜き打ちを含むリスクアプローチ監査等を随時実施する。
(4) 事務ユニットは、(2)のモニタリング及び前項の内部監査により把握された課題を検証し、その検証結果について、統括管理責任者を経由して最高管理責任者に報告する。
(5) 最高管理責任者は、前項の検証結果の報告を踏まえて、不正防止計画の見直しを行うとともに、前項の検証結果をコンプライアンス教育及び啓発活動に活用する。

12 その他
最高管理責任者は、上記に定める他、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）（平成 19 年 2 月 15 日文部科学大臣決定、令和 3 年 2 月 1 日改正）」において実施が必要とされた事項について、所要の取組みを実施する。