メールで発注書・注文書・見積書・支払明細書等を自動配信

E‑mail自動配信システム
従来のＦＡＸ、郵送作業の無人化を実現し配信データを暗号化、さまざまな用途に使える汎用システム

概要説明書

2024年2月

１．システムの概要
送信データ（CSV形式）を読み込み、自働的にメールデータに変換し、インターネットを介してメールアドレスを持った相手先へ自働配信するシステムです。
FAXや郵送に比べタイムラグなく配信することができます。
異なる内容の送信データをメールアドレスの違う相手先へ自働配信するため、従来のメールソフトではできなかった一括配信が可能です。
面倒な操作がなく、どなたでも簡単に配信する事ができます。
データは暗号化して配信するため、第三者に読み取られることはありません。
また受信側では特別な暗号解読ソフトは必要ありません。
読み込みデータはエクセル等で保存できる1件複数タイプのCSV形式ですので、今お使いのシステムから簡単にデータ作成が可能です。

ハードディスク内

Ａ社
配信先リスト
配信先リスト

Ａ社用発注書発注1001.ＰＤＦ
自動作成

データをテキスト（CSV形式）でFDまたはLAN経由で出力します。

データ（CSV形式）を読み込みます。
元データをそのままの形式で読み込みます。

相手先マスターのパスワードとアドレスを結合します。

メール配信形式にテキスト整形し、ハードディスク内にパスワードをつけて書き出します。
同時に配信先リストも書き出します。

2モ
デム
及び

Ｂ社
Ｃ社

LANＤ社
自動配信

インターネットに接続します。
SMTPメールサーバーへ接続し配信開始開始します。

SMTPサーバー配信終了後、接続を終了します。

受信者側は添付ファイルを保存し、ファイルの種類にあわせて開きます。
※暗号化されたPDFファイルはパスワードを入力して開いてください。

２．システムの特徴
このシステムは従来のＦＡＸや電話による発注業務や郵送・配布する作業の必要がなく、購買・業務・経理部門の効率が大幅に向上します。
担当者はエクセル等で作成された配信データを用意するだけで、当社の開発した自動整形プログラムにより、自動的にメール配信ファイルを作成し、インターネットのネットワークから、次々と相手先毎にＥメールにて配信します。
また、配信データは添付ファイルとして送られます。
添付ファイルはパスワードにより暗号化されているため、受け取った相手先以外は中身を見ることができません。
従来のＶＢ、アクセス、ＪＡＶＡ、Ｃ等による特別なカスタマイズ作業が不要のため、オーダーメイド価格の1/10程度で運用できます。
■ 省略化
・ 発注書・見積書・支払明細書のＦＡＸ・電話・郵送作業も必要ないので手間が省け大幅なコストが削減されます。
・ 配信作業をパソコンが行いますので、ワンクリックだけで正確に配信されます。
・ 印刷物の手配がなくなるため、経費の削減に効果があります。（どうしても紙でほしい相手先向けに印刷（オプション）も可能です。）■ 万全のセキュリティ
・ 配信ファイルは添付ファイル形式によりパスワード付で配信しますので外部へは漏洩しません。（暗号はPDF標準暗号、オプションにて電子署名AES128も可能）
・ 送信先から一方通行ﾒｰﾙですので、イントラネットによるWebアプリケーションに比べ同時アクセスによるシステムロックなどがまったくありません。
またサーバー保守要員やデータの入れ替えなどの作業にかかる専門知識もいりません。
■ 簡単操作・ テキストファイル（ＣＳＶ形式）を用意するだけなのでエクセル等で作成できます。市販の販売管理ソフトで作られたデータも読み込み可能です。
・ 初めに読込元データの内容（項目名）をこのシステムの項目に対応させ登録するだけで、元データをこのシステム合わせて毎回加工する必要がありません。
単純に元データをテキストファイル（ＣＳＶ形式）に落とすだけです。
■ 自動配信・ SMTPサーバーに接続後、即自動配信されます。送信数制限も可能(４０件送ると１分待つ)
・ メール配信に失敗して送れなかった場合、メールサーバーから通常のアドレスエラーのメッセージが返信されます。（全件数分のログがとれます。）■ カスタマイズ
・ カスタマイズ（有償）が可能ですので導入後、フォーマット変更や貴社システムとの連携が簡単に行えます。
■ 受信側も簡単操作
・ 受け取った添付ファイルはPDF形式のファイルですので、受信側ではアクロバットリーダーのみです。
・ CSV・PDFの各形式で配信できますので、送信する内容によってシステムの選択が可能です。
・ ＭＡＣの場合はＰＤＦ形式の場合のみ見ることができます。(機種によってはみることができない場合がありますので確認をお願いします。)■ 汎用性
・ 発注書・見積書・支払明細書のほか実績データ等を個人別に営業マンへ配信するなど営業系にも応用できます。
■ 環境問題・ 電子メールで配信しますので、紙を一切使わないため、地球環境にもやさしい画期的なシステムです。ＩＳＯ１４００１取得企業の必須アイテムです。
■ 経済性
・ EDI・EC等の電子商取引などの大掛かりで高価なシステムまでも必要ない企業に最適です。

3３．操作手順
メインメニュー各ボタンをクリックする事により、処理が始まります。

メニュー
環境設定

処理内容
メール本文を設定、暗号設定、件数指定、配信内容の切替やデータパス名を設定します。
送信先SMTPサーバー名を指定します。

相手先マスタ設定

相手先のパスワードやアドレスを管理します。
相手先マスタの新規追加ができます。(ＣＳＶデータ内にアドレスがあれば管理の必要がない場合があります。)

E-Mail自働配信（CSV・PDF
データファイル
CSV to 携帯
同報形式）

テキストデータ（CSV形式）を読み込み、整形処理プログラムでメール配信用データを作成します。
データ作成後、設定した相手先へメール自働配信をおこないます。
読み込んだデータへ相手先マスタからパスワードをつけて自動的に保存します。
（保存形式はシステムタイプによって異なります。）

エラーログ

配信時のファイルの不備や、サーバーがない時等にエラー情報を表示、印刷します。

印刷

紙媒体をご希望の送信先用に、明細データを印刷することができます。(デザイン変更可能、有償となります)

終了

システムを終了します。

4４．データの流れ
メニューのCSV形式読込処理を開始すると、ホストから出力されたテキストデータ（CSV形式）を読み込み、整形処理プログラムでメールデータを作成します。

整形処理ソフト

テキストデータ（CSV形式）
元データ
そのままの形式

作成した配信データをつぎつぎと自働配信します。

A社ID

メール配信用データの作成

モデム
ＬＡＮ

B社ID

C社ID

注意：テキストデータ（ＣＳＶ形式）の制約事項について
1.文字は半角全角の混在は可
2.数字は小数点以下は可
3.金額等の３桁ごとのコンマは不可
4.ヘッダ部に項目名が必要
5.MicrosoftExcelで作成したＣＳＶファイルの読み込み可能

データサンプル5５．データの変換
メニューのE-mail自働配信ボタンをクリックすると送信データ（CSV形式）を読み込み後、メール配信用データを作成します。
作成後、相手先ごとにパスワードをつけて暗号化します。(注文書等のタイトルは読み替えてください。)

オリーブ整形処理ソフト変換

テキストデータ（CSV形式）の基本仕様

1行目は項目名をセットしてください。

CSV形式のまま配信することもできます。
受信側ソフトはMicrosoftExcel、桐等で読み込み可能です。
PDFファイルはAdobeAcrobatReader（無償）から参照してください。
※この仕様は予告なしに変更される事があります。

メール配信用添付文書

PDFファイル（暗号化）出力

6６．機器仕様

項 目

機器内容

仕 様

運用環境
対応機種

Windows １０／１１CPUＣｏｒｅｉ５ ３Ｇｈｚ以上 推奨

メモリ

８ＧＢ以上を推奨

ハードディスク

インストールに必要なハードディスクの空き容量 400MB以上
推奨：桐の運用のために2.0GB以上の空き容量があること

CD-ROMドライブ

４倍速以上 １台以上（インストール用）

ネットワーク環境

インターネット環境で直接ファイル参照できる環境

E-mail送信文書

ＣＳＶ、ＰＤＦ、データファイルの添付ファイル

メール環境

メール送信ができる環境（SMTP、ポート25、587等）

読込項目数

500項目まで

１行の読込バイト数

1行当たりの最大8000バイト※仮想PCには対応しておりません。

7７．標準価格
タイプ

価格については、税別表示、内容につきましては予告なく変更することがございます。

CSV

PDF

データファイル

CSVto携帯同報【アプリケーション】
300,000

400,000

200,000

300,000

200,000

帳票印刷代行料 1帳票-

100,000-

100,000

-

印刷機能

-

50,000-100,000--

50,000-

基本ライセンス【オプション・カスタマイズ】

自動起動バッチ機能

50,00050,000

タイマー送信機能

50,00050,00050,00050,00050,000連続処理機能150,000

150,000

150,000

150,000

150,000

ファイル管理機能

100,000

100,000

100,000

100,000

100,000

同報送信機能150,000

150,000-

150,000-

差出人変更機能

150,000

150,000

150,000

150,000

150,000

CSV-メール本文

50,00050,00050,00050,00050,000

インストール費用

50,00050,00050,000

50,00050,000

導入指導費用

25,00025,00025,00025,00025,000【初期費用】【サポート費用】※年間サポート費用必須※
年間保守費用

基本ライセンスの10％

年間保守費用(V-UP対応5年間)

基本ライセンスの15％【その他】
端末移設 再インストール費用

30,000

年間保守サポート契約のユーザー様は8,000円〜

8アプリケーション
ＣＳＶ

読み込んだＣＳＶファイル相手先コードごとに分解して添付ファイルとしてメール配信します。

ＰＤＦ

ＰＤＦファイルに暗号をかけ、添付ファイルとしてメール配信します。
支払通知書、注文書、納品書、請求書、様々な明細に対応しています。

データファイル

MicrosoftExcel、word、CSV、TXTファイル等のファイルを添付してメール配信します。

ＣＳＶto携帯ＣＳＶデータを自由に整形し携帯メールへ自動配信します。
売上報告や就業シフト連絡などＣＳＶデータを元に自由に整形し、携帯メールへ配信します。
（注意 各携帯の文字数に依存します。各携帯メーカーの配信制限に依存します。）

同報

同一内容のメール本文と添付ファイルをメール配信します。

オプション・カスタマイズ
帳票作成代行料１帳票

注文書、明細書等のデザインを作成代行します。
※お客様でも改造が可能です。

印刷機能

ネットワークプリンタから作成帳票を印刷します。

自動起動バッチ機能

メニュー画面を出さずに、自動起動し自動終了します。
ノンオペレーションが可能となります。

タイマー送信機能

すべてのＰＤＦファイルを作成後、指定時間後にメールサーバーへ自動配信します。

連続処理機能

環境設定に登録してある設定情報を順次処理していきます。
主に複数会社を一括管理している場合に有効です。

ファイル監視機能

ホストから生成されるＣＳＶファイルを監視して、自動送信します。

同報送信機能同一文書、同一ファイルを順次送信します。

差出人変更機能

差出人の変更を社員ごとにでき、返信の際にそのまま返信ができます。

CSV-メール本文

ＣＳＶデータの指定列からメール本文に文字を差し込みします。
（お礼、受注確認案内用）

9

８．保守契約の主な内容
保守契約の主な内容※年間サポート費用必須※《ソフトメンテナンスに含まれる内容》
１．インストール・操作方法の指導
２．処理結果が違う場合の原因解明と修正処理
３．導入時のシステムバックアップ管理４．電話およびメール、リモートによるお問い合わせに対しての応答
５．緊急時の訪問対応(弊社システムに瑕疵がない場合は別途費用が発生します。)《ソフトメンテナンスに含まれない内容（別途有料）》
１．入力画面におけるﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの変更､追加
２．ﾏｽﾀｰﾌｧｨﾙにおけるﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの変更､追加
３．処理におけるﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの変更､追加・処理の追加・更新処理に関係する定義表の変更
・処理順序の変更
４．出力帳票および指定書式の追加
５．パソコン、ＯＳ等の破損および変更による、再インストール・移設作業
６．担当者変更に伴う追加の操作説明
７．OSのアップデート及び変更時の不具合
８．運用中のユーザーによる操作ミス、スタンバイモード、ログオフ、電源オフ
９．外部要因による不具合、ネットワークセキュリティ変更、メール送信の認証方法の変更
１０．法改正に伴うシステム変更
１１．メジャーバージョンアップ（バージョンアップ対応5年15％サポートの場合は除く）
１２．旧ＯＳからＷｉｎｄｏｗｓ10、11へのシステム移行
１３．2023/4/1より訪問による復旧作業費用2万円(税別)+別途交通費を請求します。
ただしリモートソフトTeamvVewerによる遠隔サポートができる場合と弊社アプリケーション側に瑕疵・不具合がある場合は訪問作業費・交通費は請求しません。
作業費・訪問による復旧作業費・交通費を請求する対象要件はPC故障、操作ミス、担当者PC変更による移設再インストール、OSアップデート、他社アプリに起因する不具合、不具合の調査分析、障害報告書作成、作業完了報告書作成等はすべて有償となります。
なおリモートソフトTeamViewerが利用できる場合でもユーザー様の都合・原因・瑕疵がある場合は作業費を請求します。
※各オプション・カスタマイズは保守費用に含まれておりません。
※サポート年間保守契約を締結・更新されていないユーザー様へのサポートはサポート年間保守契約の開始が条件となり、過去未契約期間分については遡って請求させていただきます。

10

９．サポートの注意事項＜弊社製品の動作保証範囲について＞
SMTPサーバーへ正常送信できた時点までです。
受信側によるセキュリティ上のドメイン拒否・添付ファイル拒否・ファイヤーウォール・セキュリティソフトでのブロック等での未着についての責任は負いません。
また、Office365、Gmail等などSMTPサーバーへの認証手順を予告なく変更されるプロバイダへの対応は誠意を持って対応しますが今後追加される未知の認証手順については責任を負いません。
＜PDFの表示について＞
フォント置き換え処理にバグのあるMicrosoftのEdgeやGoogle chromeブラウザの動作保証はありません。
必ずAdobe社のAcrobatReaderで開くようにしてください。
理由はMicrosoftのEdgeやGoogle chromeブラウザで表示されたPDFは明朝体の数値がゴシック体になる、罫線に重なるなど原本通り正しく表示されません。
またPDFはブラウザで開くものではありません。
＜YAHOOブラウザについて＞
WebサイトからのPDFダウンロードに確実に失敗します。

※ご注意※
このシステムは重要な基幹システムです。
WI-FI接続(無線LAN)での送信は禁止です。
LANケーブルで接続して配信してください。
また、メール配信中はWindowsUpdate、スタンバイモード、省電力モード、ウイルススキャンでの運用は絶対に禁止です。
11

１０．会社概要

商号

オリーブシステムズ株式会社

本社〒060-0042 札幌市中央区大通西6丁目5-4 58山京ビル3F
TEL：011-206-7720 FAX:011-215-1085

東京事務所〒105-6490 東京都港区虎ノ門１丁目１７−１ 虎ノ門ヒルズ ビジネスタワー
TEL:03-6868-8326

URL

https://olive-sys.co.jp

Olive Systems Co.，Ltd.

会社地図↑

地下鉄南北線 大通駅下車、１番出口より徒歩５分

設立

至札幌駅

2023年12月25日（令和5年）
西６丁目

西５丁目

西４丁目

1,500万円

業務内容

既存システムのすき間を埋めるソフトウエア開発と販売
当社におけるシステム開発の特徴はパッケージでは使いにくい、オーダーメイドではコストが合わない、システム化が難しいなど取り残されている手作業分野のソフトウエ
ア開発柔軟性のある当社パッケージソフトで処理し、セミオーダーパッケージの開発と販売

札幌駅前通

北 大 通

資本金

大通公園
南 大 通

OLIVE

給与明細書WEB閲覧クラウドサービス、支払報告書Web閲覧クラウドサービス
Email自動配信システム、電子帳票作成、PDF高速暗号化、PDF結合、Excel自動取込

S
北海道銀行

58山京ビル

開発、販売
アプリケーション

セイコーマート

昭和ビル(地下鉄大通駅１番出口)

北海道信用金庫電車通り
至すすきの↓

12