Olive Systems Co.，Ltd.

ＦＡＸ/E-mail自動配信システム
ご提案資料(概説書)

2024年2月

FAX/E-mail自動配信システムとは？
注文書・納品書・受注確認等の印字、封入、封かん、FAX・郵送業務を完全無人化した、FAXとE-mailによる画期的システム
相手先によって内容の異なる文書やデータを、ＦＡＸとメールにより自動的に送信するシステムです。
従来の手作業によるＦＡＸ、メール送信を無人化してすばやく送ることができます。
操作はとても簡単。
配信担当者は配信データをCSV形式で作成するだけで、システムが送信先アドレス、FAX番号をチェックして＠マークがあればメール、＠マークがなければFAX配信処理を行います。
明細ファイルはPDF形式で添付ファイルとして送られており、暗号化されていますのでセキュリティも万全です。
このシステムの導入により、２システム必要だったプログラムがひとつで処理可能となり毎日の業務効率が大幅に改善されます。

明細書データfAX/E-mail自動配信システムは様々なメリットがある地球環境にやさしい画期的システムです。
相手先メール受信

E-mailFAX
コンピュータ

自動配信だから簡単！
相手先ＦＡＸ受信

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システムの特徴
TCO削減注文書・支払通知書等の印刷や封入封かん・郵送作業の必要がない→大幅なコスト削減
メール配信の場合、紙を一切使わない為地球環境にもやさしいFAX配信の場合、自動ダイアルなのでFAX機の場所までいかなくてもよいワンクリックで正確に配信セキュリティパスワード付添付ファイル形式で配信により外部漏洩不可

配信操作が簡単
CSVデータを用意し、ワンクリックで配信可能自動配信機能
SMTPサーバに接続後、メールを即配信→メール配信後自動的にFAXで自動配信配信ログデータをメール配信分、FAX配信分全件保存
送信に失敗したときなどの確認が容易

受信操作も簡単メールは添付ファイルとしてPDF形式で送信される→ 受信側は Acrobat Readerがあれば表示確認できる
FAXの場合は通常のFAXと同様に受信できる

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システムイメージ

SMTPサーバー

業務システムより

明細配信端末各POPサーバー
インターネット
Eメール

SMTP
メール

明細書

ＣＳＶ
データ

配信先リスト
明細はメールに添付

FAXモデムＦＡＸ

FAXデータ

メール受信者は添付ファイルをパスワードを入力して閲覧します。

CSVデータを準備します。
※お客様が作成配信データ(CSV形式)を読み込みます。

相手先PC& FAX

メールで配信する形式に帳票を SMTPメールサー変換し、ハードディスク内にパバーへ接続し配信スワードをつけて書き出します。 を開始します。

FAXで配信する形式に帳票を変換し、イメージファイルとしてハードディスクに書き出します。

同時に配信先リストも書き出します。

同時に配信先リストも書き出します。

その後FAX配信に切り替わります。

配信準備完了後、FAXモデムへ接続しFAX配信処理を開始します。

各相手先がメール、FAXを受信します。

4データの流れ
メインメニュー「明細作成-メールFax自動配信」を開始すると、テキストデータ（CSV形式）を読み込み、メール、FAXデータを作成後、順次配信処理を行います。
メールを受け取ったユーザーは、添付ファイルを開き、パスワードを入力することによって明細PDFファイルを開くことができます。

パスワード入力

テキストデータ（CSV形式）

明細PDFファイルはパスワード付で暗号化され、メールに添付されます

発注データなど、お客様が作成自動配信システム

テキストデータ（CSV形式）

相手先ﾒｰﾙ
メール配信データの作成
ＦＡＸデータの作成

インターネット

Email相手先ﾒｰﾙまたはＦＡＸ

相手先 ＦＡＸ機

相手先ID
相手先 ＦＡＸ機

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データの変換
テキストデータ（CSV形式）を読み込み、プログラムで配信用のイメージデータに自動変換処理します。
メール、FAX配信文書サンプル
テキストデータ（CSV形式）

変 換
メール添付PDFファイルサンプル※この仕様は予告なしに変更される事があります。

FAX文書サンプル6基本的な操作の手順
メニューメニューをマウスでクリックするだけの簡単な操作で処理が進められます。

処理内容

環境設定

ＦＡＸ設定、メール設定、暗号設定、配信内容の設定や切替、データパス名等を設定します。

明細作成-メールFax自動配信

テキストデータ(CSV形式)を読み込み、自動配信プログラムで配信用データを作成、配信します。
1.メール配信データの作成、配信※作成した配信データから、配信先の選択も可能です。
2.FAX処理プログラム Exec OliveFAX の起動
3.FAX配信データの作成、配信の順に処理を行います。

メール配信ログ

メール配信ログ、エラーログを表示印刷します。
※FAX配信ログは Exec OliveFAX から閲覧します。

終 了

システムを終了します。

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パスワードの設定についてパスワード設定についての Q&A(Q) ＰＤＦファイルのパスワードは同じものですか？
いいえ、相手先毎に文書パスワードが違います。

(Q) すでに導入している会社では、パスワードの初期設定はどうしていますか？
２つの方法があります。
1.事前にパスワードを募集する。
2.最初は相手先コードを使用し、要望があれば変更をメールで受け付ける。

(Q) アドレスとパスワードは相手先が直接変更できますか？
直接変更できません、操作担当者が管理します。
またＣＳＶデータ内にメールアドレス、FAX番号、パスワードをご用意いただけましたら、そのパスワードやアドレスを活用できます。
操作担当者が管理されたほうが、パスワードをお忘れになる方への問い合わせ応対を迅速に行うことができます。
Webタイプで管理するものですと、変更後過去の閲覧に不都合が生じます。

8送信者側画面イメージ （4）−ＦＡＸ配信●Exec OliveFAX−FAX配信ファイル作成、配信処理
メール配信処理後、FAX配信ファイル作成と配信処理を行います。

FAX配信ファイル作成、配信処理プログラム画面

送信ログタブから送信状況の確認、再配信、ログ削除が可能です。

ＦＡＸデータ配信

9受信側画面イメージ
メール受信

FAX受信

ＰＣへの配信は暗号化されたPDFファイルにて配信されます。
配信されたPDFファイルは暗号化され、パスワードが設定されています。
パスワードがわからなければ、開封することはできません。
※人為的ミスにより他人のアドレスへ送信されてしまった場合、情報の流出となる場合がありますので労使間で事故があったときの覚え書きを取り交わすことをお勧めします。

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動作環境項目内容

対応機種

MicrosoftWindows１０応機種

CPUCorei7 3.0Ｇｈｚ以上 推奨

メモリ

４GB以上を推奨

HDD

５００GＢ以上推奨､推奨インストール空容量 ５GB以上

回線ポート

ＣＯＭポート接続で２〜８回線の場合、ＲＡＴＯＣ社製回線ボードを推奨します。

FAXモデム

ＦＡＸ送信できる市販モデム
ラトックシステム社製 RS-USB56N
IO-DATA社製 DFM-56U

モデム・LAN環境

FAX送信のための電話回線とFAXモデム、メール送信ができる環境(SMTPポート25)

ネットワーク環境

インターネット共有ドライブ・共有フォルダ

データ形式

テキストＣＳＶ形式 の1行1明細方式 行末はＣＲ／ＬＦ
１行８０００バイト以内 最大500項目まで サンプル参照

メール配信文書本文

１０行まで 簡単な連絡文書を記入可(メール本文になります)

最大配信件数

制限なし

運用方法

ウイルス対策ソフトのリアルタイム検索はオフにしてください。
本システムは日本語データベース桐の一括処理で動作しています。
桐の仕様上､画面等でマウス操作による動作不具合が出る場合がありますのでご了承ください。
(PDF作成やメール配信による影響はありません。)※記載されている商品名は各社の登録商標です。
※製品の使用は予告なく変更する場合があります。
※本プログラムを使用したことによる不具合については、弊社では責任を負いかねますのでご了承ください。

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標準価格表FAX/E-mail自動配信システム
タイプ

CSVtoFAX/CSVCSVtoFAX/PDF【アプリケーション】

500,000

600,000

60,000100,000-50,000

自動起動バッチ機能50,000

50,000

タイマー送信機能

50,00050,000連続処理機能100,000

100,000

インストール費用 １PC

75,00075,000

導入指導料

30,00030,000

年間保守費用

基本ライセンス価格の10％

基本ライセンス価格の10％

年間保守費用(V-UP対応、5年間)

基本ライセンス価格の15％

基本ライセンス価格の15％

端末移設再インストール費用

30,00030,000Windows10対応モジュール

70,00070,000

基本ライセンス【カスタマイズ】
帳票作成代行 １帳票
印刷機能【初期費用】【サポート費用】【その他】※旧ＯＳからＷｉｎｄｏｗｓ10、11へのシステム移行は保守対象外です。

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オプション・カスタマイズ
オプション・カスタマイズ
帳票作成代行 1帳票

現在お使いの支払明細書の帳票デザインを作成代行します。
サンプルからお客様自身での作成も可能です。

レポート作成マニュアル

帳票をお客様が作成する際のマニュアルです。

印刷機能

ネットワークプリンタから印刷可能になります。

自動起動バッチ機能

メニュー画面を出さずに自動起動→配信処理→終了します。
ノンオペレーションが可能となります。

タイマー送信機能関連ファイルを作成後、指定した時間経過後メールとFAXを自動配信します。

連続処理機能

環境設定に登録してある設定情報に従って順次処理します。
主に同時に複数の帳票を送信する場合に有効です。

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保守契約の主な内容＜保守契約の主な内容＞
１．インストール・操作方法の指導
２．処理結果が違う場合の原因解明と修正処理
３．導入時のシステムバックアップ管理
４．電話およびメール、リモートによるお問い合わせに対しての応答
５．緊急時の訪問対応(弊社システムに瑕疵がない場合は別途費用が発生します。)＜ソフトメンテナンスに含まれない内容（別途有料）＞
１．入力画面におけるﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの変更､追加
２．ﾏｽﾀｰﾌｧｨﾙにおけるﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの変更､追加
３．処理におけるﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑの変更､追加・処理の追加・更新処理に関係する定義表の変更
・処理順序の変更
４．出力帳票および指定書式の追加
５．パソコン、ＯＳ等の破損および変更による、再インストール・移設作業
６．担当者変更に伴う追加の操作説明
７．OSのアップデート及び変更時の不具合
８．運用中のユーザーによる操作ミス、スタンバイモード、ログオフ、電源オフ
９．外部要因による不具合、ネットワークセキュリティ変更、メール送信の認証方法の変更
10．法改正に伴うシステム変更
11．メジャーバージョンアップ（バージョンアップ対応5年15％サポートの場合は除く）
12．旧ＯＳからＷｉｎｄｏｗｓ10、11へのシステム移行
13．2023/4/1より訪問による復旧作業費用2万円(税別)+別途交通費を請求します。
ただしリモートソフトTeamvVewerによる遠隔サポートができる場合と弊社アプリケーション側に瑕疵・不具合がある場合は訪問作業費・交通費は請求しません。
作業費・訪問による復旧作業費・交通費を請求する対象要件はPC故障、操作ミス、担当者PC変更による移設再インストール、OSアップデート、他社アプリに起因する不具合、不具合の調査分析、障害報告書作成、作業完了報告書作成等はすべて有償となります。
なおリモートソフトTeamViewerが利用できる場合でもユーザー様の都合・原因・瑕疵がある場合は作業費を請求します。
※各オプション・カスタマイズは保守費用に含まれておりません。
※サポート年間保守契約を締結・更新されていないユーザー様へのサポートはサポート年間保守契約の開始が条件となり、過去未契約期間分については遡って請求させていただきます。

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サポートの注意事項＜弊社製品の動作保証範囲について＞
SMTPサーバーへ正常送信できた時点までです。
受信側によるセキュリティ上のドメイン拒否・添付ファイル拒否・ファイヤーウォール・セキュリティソフトでのブロック等での未着についての責任は負いません。
また、Office365、Gmail等などSMTPサーバーへの認証手順を予告なく変更されるプロバイダへの対応は誠意を持って対応しますが今後追加される未知の認証手順については責任を負いません。
＜PDFの表示について＞
フォント置き換え処理にバグのあるMicrosoftのEdgeやGoogle chromeブラウザの動作保証はありません。
必ずAdobe社のAcrobatReaderで開くようにしてください。
理由はMicrosoftのEdgeやGoogle chromeブラウザで表示されたPDFは明朝体の数値がゴシック体になる、罫線に重なるなど原本通り正しく表示されません。
またPDFはブラウザで開くものではありません。
＜YAHOOブラウザについて＞
WebサイトからのPDFダウンロードに確実に失敗します。

※ご注意※
このシステムは重要な基幹システムです。
WI-FI接続(無線LAN)での送信は禁止です。
LANケーブルで接続して配信してください。
また、メール配信中はWindowsUpdate、スタンバイモード、省電力モード、ウイルススキャンでの運用は絶対に禁止です。

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会社案内
商号

オリーブシステムズ株式会社

本社〒060-0042 札幌市中央区大通西6丁目5-4 58山京ビル3F
TEL：011-206-7720 FAX:011-215-1085

東京事務所〒105-6490 東京都港区虎ノ門１丁目１７−１ 虎ノ門ヒルズ ビジネスタワー
TEL:03-6868-8326

URL

https://olive-sys.co.jp

Olive Systems Co.，Ltd.

会社地図↑

地下鉄南北線 大通駅下車、１番出口より徒歩５分
2023年12月25日（令和5年）

資本金1,500万円

業務内容

既存システムのすき間を埋めるソフトウエア開発と販売
当社におけるシステム開発の特徴はパッケージでは使いにくい、オーダーメイドではコストが合わない、システム化が難しいなど取り残されている手作業分野のソフトウエ
ア開発柔軟性のある当社パッケージソフトで処理し、セミオーダーパッケージの開発と販売

西６丁目

西５丁目

西４丁目

北 大 通

札幌駅前通

設立

至札幌駅

大通公園
南 大 通

OLIVE

給与明細書WEB閲覧クラウドサービス、支払報告書Web閲覧クラウドサービス
Email自動配信システム、電子帳票作成、PDF高速暗号化、PDF結合、Excel自動
取込

S
北海道銀行

58山京ビル

開発、販売
アプリケー
ション

セイコーマート

昭和ビル(地下鉄大通駅１番出口)

北海道信用金庫電車通り
至すすきの↓

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