特定個人情報の取扱い規程
第 1 章 総則（目的）第 1 条 この規程は定款第 10 章第 57 条に関し，定款第 3 条の目的ならびに第 4 条の事業を円滑に遂行するために必要な特定個人情報を管理するとともに運用に必要な事項について定め，個人の権利と利益を保護することを目的とする．
（定義）
第 2 条 本規程で掲げる用語の定義は，次のとおりとする．なお，本規程における用語は，他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う．
（1）個人情報：個人情報保護法第 2 条第 1 項に定める個人情報であって，生存する個人に関する情報であり，当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む．
）をいう．
（2）個人番号：番号法第 7 条第 1 項または第 2 項の規定により，住民票コードを変換して得られる番号であって，当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう（番号法第 2 条第 6 項および第 7 項，第 8 条ならびに第 67 条ならびに附則第 3 条第 1 項から第 3 項までおよび第 5 項における個人番号）．
（3）特定個人情報：個人番号（個人番号に対応し，当該個人番号に代わって用いられる番号，記号その他の符号であって，住民票コード以外のものを含む．番号法第 7 条第 1 項および第 2 項，第 8 条ならびに第 67 条ならびに附則第 3 条第 1 項から第 3 項までおよび第 5 項を除く．
）をその内容に含む個人情報をいう．
（4）特定個人情報等：個人番号および特定個人情報を併せたものをいう．
（5）個人情報ファイル：特定個人情報ファイルであって，行政機関および独立行政法人等以外の者が保有するものをいう．
（6）特定個人情報ファイル：個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう．
（7）個人番号利用事務：行政機関，地方公共団体，独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第 9 条第 1 項または第 2 項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し，および管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう．
（8）個人番号関係事務：番号法第 9 条第 3 項の規定により個人番号利用事務に関して行われる
他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう．
（9）役職員：本学会の組織内にあって直接または間接に本学会の指揮監督を受けて本学会の業務に従事している者をいい，雇用関係にある従業者（事務局職員，嘱託職員，臨時職員，パート職員，アルバイト職員等）のみならず，本学会との間の雇用関係にない者（理事，監事，等）を含む．
（10）役職員以外の個人：本学会の依頼により本学会が主催する会議，セミナー等における講師または委員であって，その対価としての謝礼を受けるものをいう．
（11）事務取扱担当者：本学会内において，個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう．
（12）管理区域：特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう．
（13）取扱区域：特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう．

1

（14）情報主体：本学会に特定個人情報を提供する者をいう．
（適 用 範 囲）
第 3 条 この規程は特定個人情報の保護に係る安全管理措置について定めるものである．個人番号および特定個人情報等に関しては，他の規約，規程，内規，地方支部細則に優先して本規程が適用される．
第 2 章 細則

（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第 4 条 本学会が個人番号を取扱う事務の範囲は以下のとおりとする．
役職員に係る個人番号関係事務

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
雇用保険届出事務
労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
健康保険・厚生年金保険届出事務

役職員の配偶者に係る個人番号関係事務

国民年金の第三号被保険者の届出事務

役職員以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務
配当，剰余金の分配および基金利息の支払調書作成事務
不動産の使用料等の支払調書作成事務
不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務（取扱う特定個人情報等の範囲）
第 5 条 前条において本学会が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号および個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする．
（1）職員または職員以外の個人から，番号法 16 条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード，通知カード，身元確認書類等）およびこれらの写し（2）本学会が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書およびこれらの控え（3）本学会が法定調書を作成するうえで役職員または役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等（4）その他個人番号と関連付けて保存される情報
2．第 1 項各号に該当するか否かが定かでない場合は，第 6 条で定義される事務取扱責任者が判断する．
（組 織 体 制）
第 6 条 本学会は，総務担当理事が指名する者を事務取扱担当者とする．
2．事務取扱担当者が複数いる場合は，総務担当理事はその中から一人を事務取扱責任者に指名する．
3．事務取扱担当者が変更することになる場合，総務担当理事は新たに事務取扱担当者となる者

2

を指名するものとする．この場合，従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行わせるものとする．総務担当理事はかかる引継ぎが行われたか確認するものとする．
4．事務取扱責任者は，本規程に定められた事項を理解し，遵守するとともに，事務取扱担当者の監督，教育訓練，安全対策ならびに周知徹底等を実施する責任を負う．
（特定個人情報の適正な取得）
第 7 条 本学会は，特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする．
（本 人 確 認）
第 8 条 本学会は，所管法令およびガイドラインに定める各方法により，役職員または第三者の個人番号の確認および当該人の身元確認を行うものとする．また，代理人については，所管法令およびガイドラインに定める各方法により，当該代理人の身元確認，代理権の確認および本人の個人番号の確認を行うものとする．
（特定個人情報の利用目的）
第 9 条 本学会が，役職員または第三者から取得する特定個人情報の利用目的は，第 3 条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする．
（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）
第 10 条 本学会は，特定個人情報を取得した場合は，あらかじめその利用目的を公表している場合を除き，すみやかに，その利用目的を情報主体に通知し，または公表しなければならない．
2．本学会は，利用目的の変更を要する場合，当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して，本人への通知，公表または明示を行うことにより，変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる．
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第 11 条 本学会が，特定個人情報ファイルを作成するのは，第 4 条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り，これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする．
（特定個人情報等の正確性の確保）
第 12 条 事務取扱担当者は，特定個人情報を，第 9 条に掲げる利用目的の範囲において，正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする．
（特定個人情報等に関する事項の本人への開示等）
第 13 条 本学会は，本人であることを確認した上で，本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合，開示することができるものとする．
（特定個人情報等の訂正等）
第 14 条 本学会は，当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正，追加または削除を求められた場合は，必要な調査を行い，その結果に基づき，遅滞なくこれに応ずることとする．

3

（特定個人情報等の提供制限）
第 15 条 本学会は，法令に別段の定めがある場合を除き，本人の同意の有無に関わらず，特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し，同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする．）に提供しないものとする．なお，本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする．
（委託先における安全管理措置）
第 16 条 本学会は，個人番号関係事務または個人番号利用事務の全部または一部を委託する場合には，本学会自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう，必要かつ適切な監督を行なうものとする．
（罰則）
第 17 条 本学会は，本規程に違反する行為を行った者に対し，損害賠償請求の対象にすることができる．また，職員においては本学会の就業規則に従い懲戒解雇を含む処分の対象とすることができる．
（改廃）第 18 条 本規程の改廃は，理事会の議決による．
（会員情報の取扱いに関する窓口）
第 19 条 会員情報に関する苦情等の問合せ窓口は，学会事務局とする．
（担務）
第 20 条 この規程に関する担務は，総務委員会とする．
付則
1．この規程は，理事会の議決により改訂することができる．
2．この規程は，理事会にて承認後，平成 28 年 6 月 25 日より発効する．
平成 30 年 3 月 1 日 一部改訂

4