ISSN 0913-2708

2019年 第３号
平成31年２月25日発行（毎月1回25日発行）〔月刊〕

奈良県立図書情報館におけるデジタルアーカイブの取り組み
デジタルドキュメントフォーラム2018より

医療関連文書のスキャナによる電子化及び保存に関する運用管理規程について
理事長交代のご挨拶

3

2 0 1 9MARCH

INDEX

月刊IM電子版はPDFとデジタルブックで閲覧できます。
ダウンロードしたPDFならびにプリントは、著作権法に則った範囲でご利用ください。
JIIMAに許可なく業務・頒布目的で利用した場合は著作権法違反となり罰せられますのでご注意く
ださい。

〔月刊〕
2019-３月号

4

通巻第 578 号【理事長交代のご挨拶】……………… 多様性を基盤に社会に貢献
勝丸 泰志

長年のご支援に感謝高橋 通彦

6【ケース・スタディ】……………… 奈良県立図書情報館におけるデジタルアーカイブの取り組み
明治期公文書デジタル化を中心に
奈良県立図書館情報館 中西 玄
デジタルドキュメントフォーラム2018より

10……………… 医療関連文書のスキャナによる電子化及び保存に関する運用管理規程について
JIIMA医療市場委員会 渡邊 克也【連載 法令改正等に伴う証憑の電子データ保存】

14……………… 第２回 インボイス方式導入に伴う適格請求書等の書類（紙）の電子化推奨
SKJ総合税理士事務所 龍 真一郎
୰੹শ【連載 働き方改革への取り組みとビジネス】

19……………… 第１回 いまなぜ働き方改革なのか
社会保険労務士‫ق‬ୢ௜ੲਾ৖শ‫ك‬䝕䞊䝍㡿ᇦ੿঵ிભ঻峼੐ม୵ഥ
‫ق‬ୢ௜ੲਾୖশ‫ك‬੿঵ிભ঻

【連載 文書情報管理のイロハ】

22……………… 第１回 企業に不可欠な文書情報管理䜸䝣䜱䝇䛾᝟ሗ㈨⏘

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松永 公一

文書情報マネージャー認定委員会

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䝁䝭䝳䝙䜿䞊䝅䝵䞁㡿ᇦ੿঵঻峼੐଑嵣૰୚ 
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中山 弘毅

25……………… 文書情報マネージャー 認定者からのひと言【わが社のプレゼン】株式会社NID・MI

26……………… 確実性を追求する古い手法と新しい知恵の融合
2019年JIIMA賀詞交歓会

30……………… 電子化の追い風を期待して
29………………
32………………

コラム

温故知新「デジタル時代の憂い」

ニュース・ア・ラ・カルト● JIIMA 賀詞交歓会で電子化普及の追い風を実感● JIIMA 電帳ソフト認証説明会に応募殺到● KIU賀詞交歓会を開催● 法務省 公文書7,000ファイル廃棄● 米国カリフォルニア州「電子領収書」を義務化?!

33………………

新製品紹介● RICOH Intelligent WorkCore● TASKalfa6053ciシリーズ

34……………… ■ IM編集委員から

書籍紹介
文書情報マネジメント概論 ……………………………………………………… 33頁

広告ガイド

コニカミノルタジャパン株式会社 ………………………………… 表２

株式会社ハツコーエレクトロニクス ……………………………… 13頁

富士ゼロックス株式会社 …………………………………………… 表３

株式会社アピックス ………………………………………………… 18頁

JIIMAソフト認証ご案内 …………………………………………… 表４

文書管理達成度評価・調査ご協力のお願い ……………………… 24頁

パナソニック株式会社コネクティッドソリューションズ社 ………… 前１

JIIMA入会のおすすめ ……………………………………………… 28頁

エイチ・エス写真技術株式会社 …………………………………… 前２

JIIMA理事長

就任のご挨拶

多様性を基盤に社会に貢献

勝丸 泰志
JIIMA会員の皆様、月刊IM読者の皆様、２月より理事長に画」、さらに本年１月の通常国会に提出された「デジタル就任しました勝丸です。どうぞよろしくお願い申し上げます。

ファースト法案」はJIIMAの取り組む方向が社会の進む方

私は2013年にJIIMAの理事に就任し、2014年から副理事

向に沿っていることの裏付けとなります。

長を務めてまいりました。所属した企業では、
デスクトップ・しかしこうした社会の進化に中小の地方自治体や企業が追プリンタ、複合機およびドキュメント関連ソフトウェアの設随し生産性を上げるためには多くの課題が山積していると思計・開発、業務ソリューション事業、BPO事業に従事してわれます。これらの課題を解決するためには、会員企業のデきました。振り返りますと世間で言われている モノからコ

ジタル・トランスフォーメーションは極めて有効な施策です。

トへ の転換を自身の職歴の中で体験したことになります。

JIIMAは多くの業種の会員で成り立っていますので、会員相日本の多くの企業も同様な転換を図る中、その困難さを自身

互に知恵を出し合うことでどの業種の企業も実効的かつ効果の経験を通して学びましたので、転換を目指す会員の皆様に的なデジタル・トランスフォーメーションが可能になると期は多少なりともお役に立てるのではないかと思います。

待できます。

JIIMAに参加した当時は、他の業界団体と比べると、会員

デジタル化により社会の仕組みが大きく変わろうとするとの所属する業界が非常に多岐にわたることに感心しつつも同きに新理事長に就任し、責任の重さを痛感すると同時に遣り時に、マイクロ写真のサービス・ビューローとソフトウェア

甲斐も感じています。社会の進化に貢献しかつ会員にとって企業が同じ関心を持てるのだろうかとの懸念を抱きました。

価値のある団体であり続けるよう取り組む所存ですので、従その懸念を乗り越えるために協会としては業界個々の課題を前にも増して会員の皆様、関連省庁、諸団体の皆様のご支援

超えて、もう一段上の概念（つまりJIIMAビジョン）を形

ご協力をお願い致します。

成して活動のベクトルを合わせる必要があります。容易ではありませんが、むしろ多様性を活かして、貢献の領域を広げたいと考えています。
昨今の企業間の競争は情報の有無と利活用の巧拙が鍵を握っており、情報マネジメント力が組織力の源泉となります。
JIIMAビジョン2016で掲げた「安心で社会生産性の高い電子文書情報社会の構築」とは、官民を問わず文書情報を扱う
全ての業務の運用を電子文書によって行えるようにするために、JIIMAが普及・啓発活動および仕組みづくり（標準、ガイドライン、教育等）に取り組むことを表明したものです。
平成29年の「デジタル・ガバメント推進方針」、その後、閣僚会議において決定された「デジタル・ガバメント実行計

4 月刊 IM 2019-3月号

JIIMA理事長

退任のご挨拶

長年のご支援に感謝

高橋 通彦
私高橋はこのたび１月31日をもって退任いたすことにし入れられました。

ました。足かけ17年間にもわたり重責を全う出来ましたこと

後半では事務局の不祥事等もありましたが、これを契機にはひとえに会員はじめ、関係省庁、関係団体の皆様方のご支

内部統制強化に努め、公益認定委員会の監査も高い評価でク援・ご協力の賜物と深く感謝いたします。

リアーし、事業収支も回復してきました。

振り返りますれば、私がJIIMAの前身、マイクロ写真協会に関係したのは52年前のマイクロ写真士制度設立準備委員

このような活動の結果を認められ、平成30年春の叙勲に際し旭日小綬章を賜りました。

会に富士フイルムの委員として参加したのが最初で、その後これもひとえに皆様方のご支援の賜物と感謝致しています。

仕事の都合上、飛び飛びに検定委員会、標準化委員会、ビジョ

今年は文書情報管理マネジメントの世界にフォローの風がン委員会等各種委員会に参加。また後半ではフジカラーサー
ビスから理事として参加しました。

吹き始めています。
第一にe-文書法スキャナー保存に第３次規制緩和が追加さ2001年足掛け25年理事長を続けられた廣岡氏に代わり村れ、JIIMA認証ソフトも国税のお墨付きを得、e-文書法スキャ

岡氏が就任され、JIIMAの活性化に取り組まれた矢先病にナー保存と電帳法電子保存の実施企業がより一層増えます。

倒れられ、残りの任期を再度廣岡氏が代行されました。しか更にデジタルガバメント・デジタルファーストや公文書の電し小生に対し同氏をはじめ理事会の強い就任要請があり

子文書中心の管理等国の方針もデジタル中心に実行されるこ

2003年理事長をお受けしました。

ととなり、JIIMAのビジョンで主張している「電子文書社会理事長就任当時、JIIMAの中心技術であったマイクロシの構築」に一致してきました。このような動きは当然デジタ

ステムが衰退傾向にあり、会員の減少も始まり、収支状況もル文書の普及を生み、IM業界のビジネスチャンスを生みます。

悪化の状況を見せており、先行きが不透明な状況でした。

このようにフォローの風が吹き始める今年、その動きをさ

このような状況下で活動の主体を、マイクロをフォローしらに加速させるべく、２月の新事業計画作成時期に間に合わながら電子化文書、電子文書を取り込むことに決定。実務面せるため、１月末でデジタル知識が豊富で若い指導者、勝丸

ではまず事務局の抜本的改革、不良在庫の処理、事業収支の新理事長に交代することを決意しました。今後は勝丸新理事

改善、TPM端末の信頼性調査の受託、ショー・セミナーの長、甲斐荘新専務理事を中心に会員の皆様方、理事会、委員

強化と事業収支改善、資格制度を文書情報管理士に加え認定会、有識者が一体となり、より発展した新生JIIMAを構築

マネージャーを創設、製品ソフトの認証制度の開始、標準化

していくことを願っています。

をJISからISO重視へ、調査費を受託して統合文書管理のISO
テーマ化などさまざまな施策を実行してまいりました。
更に政策提言もグリーンオフィス推進、地方自治体の道路、管理台帳の作成、電帳法スキャナ保存の規制緩和、公文書管理の中心を電子文書へ等々数多くを提言し、国の施策に取り最後になりましたが、会員、関係省庁、関係団体の皆様方に今までのご支援・ご指導を改めて感謝致しますとともに、
今後の新生JIIMAに格段のご支援・ご指導を賜りますよう
お願い申し上げ私の挨拶とさせていただきます。
本当に長い間有難うございました。

月刊 IM 2019-3月号

5

時代のニーズに対応した
文書情報マネジメントを紹介
ケース・
スタディ

奈良県立図書情報館におけるデジタルアーカイブの取り組み〜明治期公文書デジタル化を中心に〜
図書・公文書課

奈良県立図書館情報館
公文書・地域研究係
係長

はじめに
奈良県立図書情報館は、2005年11月３中西 玄

媒体とインターネットを利用したデジタル情は江戸時代までに刊行された資料を貴重

報をワンストップで横断的に活用できる環書としているため、公文書の保管場所は境が、当館の大きな特色といえる。

図書や雑誌と同じ自動化書庫内である。

日に 想いをかたちに：知的交流の舞台と本稿では、このうち古文書や公文書等

一簿冊ごとに固有のIDを付与してバーコー

して進化する図書館 を基本コンセプトとの地域資料に関して、明治150年記念としドラベルを貼付し、簿冊の大きさに合った

して「さまざまな情報の創造・提供・仲介て今年度行った明治期公文書のデジタルコンテナに紐付けて管理しており、閲覧・を行う情報センター」「奈良県の歴史／文化事業を中心に、当館が進めているデジ

返却時には資料が収載されたコンテナを化に関する専門図書館」「県内の中核的なタルアーカイブの取り組みについて紹介し公共図書館」の３つの機能を持つ総合的なたい。

資料・情報拠点となることを目指して開館した。
2019年１月現在、約70万冊の図書と約地域資料の保存・提供に関する課題

２千タイトルの雑誌を中心とした資料を基

当館所蔵の古文書は中世以降のもので、礎に図書館サービスを行っているところだ

いわゆる家文書が多く、家ごとに整理・登が、同時に、奈良県に関して歴史的価値録した上で保存箱に収容し、古絵図や和を有する古文書（古絵図を含む。以下同）古書等とともに館内の貴重書庫内で管理や公文書を受入・整理・保存する公文書している。公文書については、県庁で非館機能も兼ね備えており、約４万点の古文現用となった簿冊のうち歴史的価値を有す書と約１万５千冊の公文書を所蔵している。

るものを所蔵資料としているが、そのうち

また、館内にインターネットが利用でき

明治期の県庁および県内郡役所文書は現

るPC端末を52台設置し、21の有料データ

時点で4,225冊あり、なかでも当館の前身

ベースを契約しているほか、国立国会図書である奈良県立図書館から引き継いだ明館が図書館向けに提供するデジタル化資治期公文書は、その資料的価値や重要性

料送信サービス等の利用環境も整えており、 が認められ、大正期のものと合わせて県
図書・雑誌・古文書・公文書等の物理的

6 月刊 IM 2019-3月号

指定文化財となっている。なお、当館で自動化書庫内部

端末で呼び出して出納する。しかし、こ３つ目は、歴史的な地域資料の利用促もあるため、この機会にデジタル化の委託

れら地域資料の保存・提供に関しては、

進に関する問題である。古文書・公文書

予算を県に要求し、平成30年度の事業化

常に下記の課題を抱えてきた。

は歴史を調査・研究する上で非常に重要が決定された。

まず、古文書・公文書閲覧に対応するだが、貴重な一次資料であるため、当館今事業の対象資料は、①現在のみなら職員の業務量の問題である。当館では古では郵送も含めて原則的に貸出の対象とはず今後の利用も見込まれ、デジタル化に

文書・公文書の利用に際して、閲覧希望

しておらず、直接来館しないと閲覧できな

よって原資料の保存および職員の業務量者が所定の申請書に記入し、職員によるいという制約がある。しかし、利用は年々軽減につながるもの、②資料の劣化が認審査を経たうえで提供するという事務処理

増加しており、ニーズの高まりは明らかでめられ、青焼き・こんにゃく版を含むなどを行っており、その対応時間は、（審査期あるため、デジタル化してインターネット上

今後の利用に対して不安を抱えるもの、間を除き）書庫出納を含めて１回あたり20に公開し、広く一般の利用に供することが以上に留意して「奈良公園史編纂資料」お分程度かかる。多くの場合、閲覧後に複望ましい。

よび「家禄奉還願」を中心に、寺社関係

写や撮影の申請が追加されるので、対応

これらの理由により、当館（旧奈良県立のものを合わせて47簿冊を選定した。
「奈

時間は一層長くなる。また、資料の性格

図書館も含む）では地域資料の中から資料

良公園史編纂資料」は、明治13年の奈良から職員の目の届く場所での閲覧に限定し的価値が高いと判断したもの、利用の多公園開園に至るまでの経緯やその後のさまており、利用件数が増加の一途をたどっいものを適宜媒体変換してきた。まずはマ

ざまな記録が綴られた公文書群で、近年ている中で、通常の図書館業務との併用

イクロフィルム化、1996年以降はデジタル

新たに当館の所蔵資料となった。奈良公がかなり難しくなってきている。さらに、化も併せて行い、一部の資料は複製版も園は、春日大社や東大寺、興福寺といっ

出版物への掲載やテレビ放映のための出作成している。

た有名社寺と隣接していることから旅行者も多く、奈良県民のみならず広く親しまれ

納・撮影対応も少なくない。
次に、資料保存の問題である。古文書は言うに及ばず、公文書も明治期の簿冊は、最終年である明治45年のものでも100

明治150年記念事業における公文書デジタル化ている観光地で、しばしば調査・研究対象となる。原資料はかなり劣化しているものが散見され、青焼き図面も多く、文字年以上が経過しており、おしなべて相応

平成30年は明治維新からちょうど150年

部分もこんにゃく版が含まれている。
「家

な経年劣化が見られる。なかには青焼き目にあたり、国を挙げて顕彰する中で、関禄奉還願」は、明治士族が現金と引き換

図面やいわゆる「こんにゃく版」のように光連事業を行う地方自治体に対して国からえに旧藩の家禄を返上した際の申請書で、にさらすことによって線や文字が消えゆく

費用の半分が助成されることになった。

住所や禄高が記載されていることから先祖ものも一定数含まれていることから、閲覧

当館では、この「明治150年」という国家調査に利用されることが多い資料である。

利用されるたびに生ずる資料の劣化を防的イベントに合わせて、明治期公文書のデ撮影枚数は、47簿冊合わせて約16,600枚止することが、喫緊の課題となっている。

ジタル化委託事業を計画した。

と予想した。

１

自動化書庫出納口
１

平版印刷の一種。寒天にグリセリンとにかわを混ぜて作った版に特殊なインクで書画をかいた紙を当てて転写したものを原版とした。

古代に都があった奈良は古墳や神社仏

デジタルデータの仕様は、基本画像が閣が多く、明治期の公文書にも陵墓関係

400dpi以上のTIFFファイル、ウェブ公開や寺社関係、国宝修理関係のものが相当

用の圧縮画像は原則300dpiのJPEGファイ

数ある。これらは頻繁に利用されるため、ルとした。なお、各画像にはスケールとカ同じく利用の多い知事引継書や町村制移

ラーチャートを入れて撮影することとして

行関係、鉄道関係等の公文書とともに、いる。また、バックアップとしてマイクロ予算化のタイミングを見つけてはデジタルフィルム（ポジ）も作製することとし、JIS化を実施してきた。しかし明治期の簿冊におよびJIIMAの規格によることを指定し限っても媒体変換できたものは一部分に過た。さらに、撮影、処理及びデジタル画

ぎず、また新たに収蔵する同時期の簿冊

像検査・フィルム検査については、公益社

月刊 IM 2019-3月号

7

No.

工程

内容

1

前整理

リストと原本を照合し、撮影予定コマ数を算出およびマイクロフィルムのリール割り

2

解体および解綴

表紙から順に資料を展開。掛け紙や張り紙のため裏写りが激しいものに間紙挿入

3

撮影

専用のマイクロカメラおよびデジタルカメラで撮影

4

現像・データ変換

マイクロフィルムは専用の現像機にて現像。デジタル画像はRAWデータからTIFFおよびJPEG画像に変換

5

検査

撮影画像と原資料の照合検査およびマイクロフイルムの外観検査と濃度チェック

6

再撮影

画像検査により不備があったものを再撮影

7

後整理

検査・再撮影が終了した原資料を編綴団法人日本文書情報マネジメント協会認定の文書情報管理士（１級以上）又はマイク

デジタル化データの利活用の展開化した「奈良県文化財建造物保存修理事
業撮影写真」3,046枚で、館内外を問わず

ロ写真士の資格を有し、近現代の歴史資

当館が所蔵する資料は、図書館システム

料の取扱いおよび撮影に習熟した技術者（リコージャパン株式会社「LIMEDIO」）「まほろばデジタルライブラリー」では画が行うことを条件とした。以上のことなどに登録してOPAC（オンライン蔵書目録）に像のある資料のみを指定した検索ができ、を仕様書に盛り込んで平成30年７月に一よる検索を可能にしている。また同時に、

結果画面のビューワで精細な画像を閲覧す

般競争入札を行い、株式会社ムサシが落古文書・公文書等の地域資料は国際規格ることができる。OPACからは、検索結札した。

のIIIFに対応した「まほろばデジタルライ

果画面にあるリンクアイコンをクリックする

２

インターネット端末から利用できる。

ブラリー （システムは株式会社シー・エム・

ことで「まほろばデジタルライブラリー」のエス「E-Cats Library」）」にも登録し、該当資料ページに遷移する。当館のIIIF

実際の撮影にあたっては、行政文書のOPACとリンクさせている。そのうち画像

対応ビューワは「Universal Viewer」だが、特徴から多種の原本が綴じ込まれているこがあるものは、公文書1,335タイトル、古たとえば「Mirador」を利用し、当館の別とが多く、喉部への文字潜り込みや折り文書3,350タイトル、絵図146タイトル、和の画像、あるいは他機関が提供している込み図面資料等により文字の判読が不明

古書612タイトル、明治30年代〜昭和40年

IIIF対応デジタル画像と一緒に複数並べ

同社の作業工程は、おおむね上表のとおりである。

瞭な部分がある簿冊について、原資料を３

４

代のガラス乾板 や鶏卵紙写真 をデジタルて閲覧するなど、新たな活用方法も考えら

解体または解綴することで判読性を向上させた。半紙など薄い紙質の資料も多く、裏写りによる文字の再現性低下が危惧されたが、こちらも原資料を解体して展開する
ことにより解決できた。最終画像数は、
合計16,679枚であった。

「まほろばデジタルライブラリー」より、元新選組隊士・尾関薫の家禄奉還願

株式会社ムサシ内の撮影作業風景

8 月刊 IM 2019-3月号

２３４

http://www.library.pref.nara.jp/digital̲nara/search
写真術のひとつ。乳剤をガラス面に塗布し感光させた。
19世紀後半に盛んに行われた写真技法。卵白を使用することに由来する。発色やコントラストが安定的に表現できた。

があっても画素数が低いものがあり、原資料の閲覧を請求されることが少なくない。
同じコレクション内でクオリティに差があるのも利用者にとっては不便であり、原資料の保存や利便性を考えれば、もっと多くの資料をデジタル化することはもちろん、より多く検索にヒットするよう目録の記述内
容を充実させることも重要である。
今後の活用については、まずデジタル画
像のパブリックドメイン化を進め、出版掲
載および放映許可に伴う手続きを省力化したい。当館作成の電子出版物にクリエイ
６

分割撮影した画像から作成したパネルデータ

ティブ・コモンズ・ライセンス を付与しているので、デジタル化データも同様にできれれる。
また当館では、テーマに沿った図書等を集めた展示を常に行っており、ポスターやのが、インターネット端末を使って利用者ばと考えている。レベルは「CC ０（いかと一緒にデジタル画像を見ながら答えを探なる権利も有しない）」が望ましいが、「ませるようになったのはかなり大きい。

ほろばデジタルライブラリー」の中にはデジチラシ等も職員が制作しているが、その際また、公文書・古文書は出版物への掲タル化と公開について許諾を得ただけのにデジタル化データを利用することがある。

載やテレビ放映にたびたび使用されるが、寄託資料もあるので、「CC BY（作品のクたとえば解説パネルに画像を挿入することデジタル化データがあることにより、使用レジットを表示すること）」が現実的な目標

はもちろん、館内にA0サイズまで印刷可能

者の来館が必要なくなり、対応する職員だろう。

な大判プリンターがあるので、画像単体をの業務も省力化できるようになった。

そのほか、研究者だけでなく広く一般の大型パネルに仕立てることもできる。平成

このほか、古文書のデジタル画像を紙

利用者に古文書・公文書を利用してもらう

30年９〜 10月に実施した図書展示「大和に出力し、当館で実施する古文書研修会には、翻刻が不可欠と思われる。当館でのテキストにする等の活用をしている。

も、ボランティアを養成するなどして少し

５から奈良へ〜 150年の記憶とつながり〜」

ずつ翻刻を進めてはいるが、見通しは非では、すでにデジタル化していた奈良県吉野地方における鉄道敷設計画関係書類のうち幻となった路線計画図を複製すべく、おわりに常に厳しいと言わざるを得ない。IIIFに対応しているメリットを活かし、「みんなで翻７

長辺３メートル超の原資料から数枚に分けここまで、当館におけるデジタルアーカ

刻」 のようなプロジェクトで資料の翻刻をて撮影した画像をAdobe Illustratorでつイブの取り組みについて紹介してきた。提進めることができれば、当館のみならず他

なぎ合わせ、A1サイズに印刷してパネル展

供データの増加とともにアクセス件数も増機関においても可能性が広がるに違いない。

示した。これなどは、高精細なデジタル化

え、当館所蔵資料の出版掲載および放映

地域資料をデジタル化することは、利便データがあればこその活用方法と言えるだ

許可申請に占める「まほろばデジタルライ性の向上と業務の省力化を実現しつつ、ろう。

ブラリー」公開画像の割合も増している。

当館の公文書館機能についての認知度を一般的な図書館サービスの中では、レとはいえ、まだまだ課題も多い。古文上げ、ひいては地域研究の促進につながファレンス（調査相談業務）の際にデジタ書・公文書ともにデジタル化件数は所蔵資ル画像を活用している。利用者から相談・料全体から見ればほんの一部で、過去に質問を受けた際、かつては原資料を何度媒体変換した資料についても、マイクロも出納しながら時間をかけて調査していた

フィルムしかないものやデジタル化データると期待している。

５
６
７

http://www.library.pref.nara.jp/gallery/2779
https://creativecommons.jp/
https://honkoku.org/

月刊 IM 2019-3月号

9デジタルドキュメントフォーラム2018より

医療関連文書のスキャナによる電子化及び保存に関する運用管理規程について
JIIMA医療市場委員会

運用管理規程書作成の背景
Society5.0時代の医療政策副委員長

渡邊 克 也

速していくことは明らかです。そのため紙カルテから電子カルテへの切換や移行措置として、これまで紙で運用されてきたカル
テを電子化するニーズが増えていくことが考えられます。加えてわが国が目指すべき未来社会のあり方として、Society5.0が2020年の電子処方せんの本格稼働にあたっても、移行時の運提唱されています。Society5.0とは狩猟社会（Society 1.0）
、農用として電子処方せんと紙の処方せんが併用して使われることも

耕社会（Society 2.0）
、工業社会（Society 3.0）
、情報社会十分考えられます。また次世代医療基盤法においても、診療所（Society 4.0）に続く、サイバー空間（仮想空間）とフィジカル空や薬局のデータは収集対象としてあげられており、外部転送・間（現実空間）を高度に融合させたシステムにより、経済発展保存が必須になります。よって診療所、薬局の電子化された患と社会的課題の解決を両立する人間中心の社会（Society）です。

者情報の連携も重要視されることは間違いありません。

このSociety5.0の医療政策には大きな柱が二つあります。

当委員会では、このような紙の運用が中心となっている診療一つは2018年５月に施行された「次世代医療基盤法」です。

所などにおいても、患者情報の安全管理を実現するための施設

医療機関などが持つ患者の医療情報を匿名加工し、大学や企基準や運用基準の策定が必至になり、そのニーズがあるという業での研究開発などに活用ができるようにするための法律で、仮説のもと、厚生労働省が出している「医療情報システムの安「丁寧なオプトアウト」つまり、同意書にサインしなくても、通知」に基全管理に関するガイドライン （以下、厚労省ガイドライン）により患者本人が拒否しなければ同意したとみなして（広義的にづき、小規模の医療機関や薬局に対して見本になるような規程はオプトアウトに含まれる）、医療情報を第三者である認定事業

書を作成するべく、2016年より着手しました。

１者に提供できるようになりました。2023年には5,000万人規模の以前、当委員会ではすでに関連書として、厚労省ガイドライ

患者のデータベースを構築することを目標にしています。この枠

ン4.2版時の９章「診療録等をスキャナ等により電子化して保存

組みにはJIIMAが取り組んでいる紙のカルテの電子化も大きくする場合について」の解説書 を発行していますが、電子文書情

関係してきます。

報管理を推進する協会として社会的なニーズを考えれば、医療２

もう一つは「データヘルス改革」です。どこでも診療・ケアを機関が扱う紙をスキャンした運用で、現場で実用的に使えるも受けられるようにICTを駆使した「保健医療データプラットフォーのが良いだろうと判断し、本運用管理規程書を作成することでム」を構築し、医療のビッグデータを活用して行こうという取組進めました。

みです。
このようにICT化やデータ利活用の基盤整備が進む中、当委

厚労省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」

員会では小規模の診療所や薬局など、まだ紙で業務の運用を

本運用規程書の作成にあたり、バイブル的の位置づけとなっ行っている医療機関については、患者情報を電子的に取り扱うているのが、厚労省ガイドラインです。これは厚生労働省が平際にさまざまな問題やリスクがあることを改めて認識しました。

成17年に発行した医療情報の電子化について言及したガイドラ

そこで、特に紙をスキャナで取り込む過程で起こりうる医療機関

インです。改訂を重ね平成29年に第５版が出されています。
厚労省ガイドラインの主な構成は次の通りです。

での問題を解決するため、「医療関連文書のスキャナによる電子化及び保存に関する運用管理規程」を作成することとしました。
１

厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第５版」
https://www.mhlw.go.jp/ﬁle/05-Shingikai-12601000-SeisakutoukatsukanSanjikanshitsu̲Shakaihoshoutantou/0000166260.pdf

２

厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第４．
２版」（第９章）の手引きと解説
https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/policy/guideline̲iryo̲201509.pdf

医療情報運用の基盤整備
厚生労働省が主導する全国保健医療情報ネットワークが2020年に向け整備されていく中で、診療所の電子カルテの普及が加

10 月刊 IM 2019-3月号

・電子的な医療情報を扱う際の責任のあり方（人や組織）
・情報の相互運用性と標準化について（情報のインターオペラビ
リティ−）
・情報システムの基本的な安全管理（実務面）

運用管理規程書の主なポイント
趣旨と定義
規程書の趣旨は前述のように、厚労省ガイドラインの規定に・電子保存の要求事項について（医療の三原則／真正性、
見読性、保存性）

基づき、紙媒体のスキャンによる電子化を安全かつ合理的に行・療録及び診療諸記録を外部に保存する際の基準（海外のクラウド利用）

スキャンによる電子化の定義は、紙媒体に記録された文書等をスキャナ等で読み取り、電子的な情報として病院情報管理シ

前回版の4.3版からの更新点としては「電子カルテの代行入力

ステムで参照可能にすること、また対象文書はカルテ、紹介状、を時間経過で自動確定する事への言及」「『製造業者による医診療情報提供書、問診表、同意書（説明書）、処方せん、調剤

療情報セキュリティ開示書』ガイドへの言及」「モバイルデバイス

録、薬歴、各種証明書（コピー）、手術記録・麻酔記録、病歴の対応」などがありますが、当協会活動に関連するところとして管理委員会で認めた文書としました。

うための取扱いについて定めるものとしました。

は「医療情報システムの対象範囲が拡大したこと」と「電子署名電子化の対象文書の採用」であり、同時に注目すべき点となっています。
一方、医療専門の工業会として活動する一般社団法人保健医対象となる文書

紙媒体作成

電子化及び保管

廃棄

カルテ

医療機関

同左

同左

紹介状

医療機関

同左

同左

診療情報提供書

医療機関

同左

同左

問診表

患者

医療機関

同左

同意書（説明書） 患者

医療機関

同左

厚労省ガイドライン第９章の「スキャナ等により電子化して保存

処方せん

医療機関

調剤薬局・薬剤部同左する場合について」の内容を細かく精査、規定し、医療機関が調剤録

調剤薬局・薬剤部

同左

同左

薬歴

調剤薬局・薬剤部

同左

同左

各種証明書
（コピー）

医療機関

同左

同左

手術記録・
麻酔記録

医療機関

同左

同左

病歴管理委員会
で認めた文書

医療機関

同左

同左

療福祉情報システム工業会（JAHIS）においては厚労省ガイドラ
インを広くカバーし、電子保存WGでは全体の電子保存についてガイドラインを策定しています。
そこで当委員会としては前解説書同様、紙の電子化に特化し、どのように対処すべきかを示すことにしました。この第９章の項
番は、
９．
１ 共通の要件（対象：病院・薬局）
９．
２ 診療等の都度スキャナ等で電子化して保存する場合（対象：病院）
９．
３ 過去に蓄積された紙媒体等をスキャナ等で電子化保存する場合（対象：病院・薬局）
９．
４ 紙の調剤済み処方せんをスキャナ等で電子化し保存する場合について（対象：病院・薬局）
９．
５（補足） 運用の利便性のためにスキャナ等で電子化を行うが、紙等の媒体もそのまま保存を行う場合（対象：
病院・薬局）
で、構成されています。
いずれの項番も現場の課題に対し指導している実務的な項目
で、病院を網羅していることがわかります。そこで運用管理規程書も病院での運用を前提としました。

実施体制と責務
責務等は法律やガイドラインで定められているところなので、厚労省ガイドラインから主に引用してまとめましたが、病院の組織は複雑なうえに人材不足等で、現場の人間はどうしていいかわからない、また病院長や事務長は忙しくて動けないという本
質的な課題もあるので、それに応えるため、標準的な実施体制を記述しました。
病院長の下に情報作成管理者がおり、その下に作業責任者、そして実際の作業者がいるという体制です。情報作成管理者の責務はスキャナで読み取った電子情報と元の文書等から得られる情報とが同等であることを担保するため、作業者を指導監督することで電子化を適正な手続きで確実に実施できる措置を講じることであり、作業責任者は読み取った画像を原本として保月刊 IM 2019-3月号

11

存する場合、電子署名

୰੹শ法に適合した電子署名・タイムスタンプが遅滞な‫ق‬ୢ௜ੲਾ৖শ‫ك‬ੲਾ੿ਛଵ৶঻

く付され責任が明確にされていることがわかる੿঵ிભ঻峼੐ม୵ഥ
‫ق‬ୢ௜ੲਾୖশ‫ك‬ようにすること、作業੿঵ிભ঻

者は改ざん防止のため
紙媒体の電子化対象の情報が作成または入手ભ୵੿঵঻峼੐଑嵣૰୚ ੿঵঻

に責任を果たすため、スキャン業務実施日に勤務している作業
責任者本人が行うこと、電子署名・タイムスタンプの付与は長期署名方式にすることが基本的な考えになります。
少なくとも紙を残しておくと、紙が原本となり、紙の原本を廃棄して初めてスキャナ画像が原本になるということであり、両方ある場合は、両者の同一性を担保しなければならない点に注意が必要です。
スキャン処理から電子署名・タイムスタンプまでの処理期間は24時間以内、アーカイブタイムスタンプは電子署名を付与後24

してから遅滞なく電子

時間以内と、期日も電子署名法に準拠しました。スキャン処理し化をすることとし、そて署名タイムスタンプの付与後24時間以内にアーカイブタイムス

れぞれの役割を定義し、タンプを付与する過程は忘れがちなので、バッチ処理などで対責任の範囲を明確にしました。情報作成管理者は医療情報部

応させることを推奨しています。

の部長、作業者責任者は課長が適当であるという例示もしています。

電子証明書取得と更新については厚生労働省ヘルスケアPKI
証明書ポリシーに準拠した認定局より発行されるものを事前に取得し、有効期限が満了する45日前に更新することも忘れないよう促しています。

スキャナ等の機能と保存形式
基本的な考え方は厚労省ガイドラインから引用していますが、一番大事なのは医療業務に差し支えない程度にしなければなら

過去に蓄積された紙の電子化ないということです。読み取った電子情報と紙媒体の情報の同過去からの紙媒体をまとめて電子化する時は、データの喪失

一性が担保されていることは必須であり、放射線フィルム等のや漏れがあっては困るので実施手順規程書をつくることが重要

特に高精細な画質が求められているものは、日本医学放射線学です。紙やフィルムを廃棄する際の注意点としては、システム監

会の「デジタル画像の取扱いに関するガイドライン3.0」に準拠し査技術者やISACA 認定された適切な能力をもつ外部監査人になければならないため、規程書でも該当部分を抜粋し記載してよって実施することを推奨しており、また契約を交わす際には、います。

契約書にその注意点も記載することを推奨しています。

対象

３

また電子ファイルの原本性を示す証跡には、長期署名の検証

要求条件

紙媒体の
医療情報

300dpi/RGB各色8ビット（24ビット）以上

放射線
フィルム等

①サンプリングピッチ
200μm以下②空間分解能CTF（0.25）≧0.9、CTF（0.5）≧0.8、CTF（1.0）≧0.7
ここでCFT（n）はn lp/㎜のCTFを示す③濃度階調数
1024以上（10ビットグレイスケール以上）④デジタイズ濃度範囲
0.0D−3.0D以上金融庁CA秘密鍵危殆化時の対応機能を有することが必要で、必要に応じて検証内容を画面もし
くは書面に印刷し確認できるものとしています。
異常時の対応と報告
異常時の対応と報告について記載している規程書は少ないと思われますが、小規模事業者（医療機関）でも使われることを前提とすると、必ずしも情報セキュリティに詳しくない経営者においてもその方策が示されるべきだと考えて記述しています。セキュリティの侵害、署名検証に異常を発見した場合など、起こ

スキャン画像を原本とする場合

り得る現象に対応した対策を記載しました。

重要なポイントはスキャン画像を原本とする場合です。スキャ
ン画像を原本としてたくさんの紙を捨てて行きたいというのは病院のニーズだと思われます。したがって取扱いは電子署名法に適合した電子署名とタイムスタンプを遅滞なく行うことと、もとの文書等とスキャン画像が同一のものであることを担保すること

12 月刊 IM 2019-3月号

３

情報システム、情報セキュリティ、ITガバナンス、リスク管理、情報システム監査、
情報セキュリティ監査等、情報通信技術専門家の国際的団体。公認情報システ
ム監査人、公認情報セキュリティマネージャー、公認ITガバナンス専門家等の資格認定を行っている。

医療関連文書のスキャナによる電子化及び保存に関する運用管理規程について

リクスアセスメント、不正アクセス対策、情報漏えい対策、情まとめ

報セキュリティ対策をする際に、今回策定したJIIMAの運用管

電子保存・電子化保存はサイバー攻撃に対して強固な対策が理規程を参考に、各病院での状況にあった運用管理規程を作必要です。紙はカルテ箱にいれて鍵をかけておけば済むと考え成して、その規程を基準に電子化業務を実施していただきたいがちですが、紙情報は電子化しなければ医療情報のビッグデーと思います。

タの基盤として活かされないことになります。国は個人情報保

それにより、紙カルテや紙処方せんなどもデジタルデータとし護法や不正アクセス禁止法等で罰則を設けて規制強化していまて保管することができ、Society5.0時代の医療情報のビッグ

すが、悪意をもった攻撃側も手法や手口が巧妙化しているため、データ解析がより高度になると当委員会では期待しています。

いろいろなリスクがあると考えておかなければなりません。

医療関連文書のスキャナによる電子化及び保存に関する運用管理規程

は下記からダウンロードできます

https://www.jiima.or.jp/wp-content/uploads/policy/iryou̲denshikaunyoukitei̲v1.pdf

EM2015 プライベートクラウド・エントリーシステム

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月刊 IM 2019-3月号

13

連 載 法令改正等に伴う証憑の電子データ保存
第２回

インボイス方式導入に伴う適格請求書等の書類（紙）の電子化推奨
SKJ総合税理士事務所
税理士

インボイス方式導入に伴う書類の電子化保存の検討（1）書類管理強化の必要性

龍 真一 郎であれば、発行先へ記載事項要件を充足した適格請求書等の再発行を求めなければなりません）。
また、従来３万円未満のものは請求書等の保存がなくても、従来から国税関係書類は電子帳簿保存法（以下、電帳法とい帳簿への記載があれば無条件に仕入税額控除が可能でしたが、う）に定められたスキャナ申請をすることにより、書面（紙）保存

インボイス方式導入後は３万円未満のものであっても保存しなに代えて電子データでの保存は可能ですが、申請に当たっては、ければなりません（一部の免除されているものを除く）。

そもそもどうすれば良いか解らない、保存要件が分かりづらい、

ハ まとめ

要件が厳しそう、書類は何処かに誰かが取ってあるはずだから適格請求書等の発行側、受領側ともに①適格請求書等（写大丈夫だろう等々の理由により、なかなか電子化保存に踏み切

しを含む）の保存及び②当該保存されるものは必須記載事項がれていない事業者が多いのが現状です。

記載されたものを保存しなければならないことから、書類を整

しかしながら、インボイス方式導入により、国税関係書類の一つである適格請求書等の保存が、消費税の仕入税額控除を理して保存することや個々の書類の記載事項の確認をより厳格に実施しなければなりません。

受けるための受領事業者（買い手）のみならず、発行事業者（売り手）にとっても必要となることからその影響は大きいと思われます。
そのため、しっかりとした保存管理体制により、保存が的確になされるような措置を行うことが肝要です。
イ 発行事業者（売り手）の対応（2）書類の管理強化のための電子化保存の有効性
そこで適格請求書等を整理して保存するとともにその記載内容を的確に確認するための有効な手段の一つが、当該書類について電帳法申請を行い電子化して保存するというものです。
電子データでの保存は書面での保存に比し一旦保存してしま

2023年からのインボイス方式の導入により、発行事業者（売えばその管理は非常に楽ですし、一元管理も可能です。またそり手）の発行した適格請求書等の写し（控え）の保存が義務化の記載事項に不備がある書類のチェックにおいても、特定の取されることで、現状において、例えば営業担当者各自に保存を引業者との全取引に関する書類データの検索・抽出やその後の任せている事業者やそもそも保存していない事業者などは、今横展開においても、より迅速な対応が可能となります。

後は的確に作成・保存管理する必要があります。
また、適格請求書等には記載しなければならない必須記載
事項が定められていることから、書類毎に記載事項要件を満たしたものを作成・送付しているかどうかを厳格にチェックしなけ

書類（紙）の電子化保存（1）電子化保存のための関係法令（法・消共通）

れば取引先に迷惑がかかることになります（記載事項要件を充

前回、電子取引で授受した適格請求書等の保存に関しては足していないものについては取引先において仕入税額控除が受今後、電帳法10条と新消費税法といった別の法令によりその保けられないことから記載事項要件を充足したものの再発行が求存義務が課せられているものの、それぞれの法令上保存の義

められる可能性があります）。

務があること及び保存のための要件は同一であることから、従ロ 受領事業者（買い手）の対応

来からある電帳法10条の保存要件を充足して保存すれば問題受領事業者（買い手）が仕入税額控除を行うためには受領しないことは解説しました。

た適格請求書等の保存は元より、個々の適格請求書等は記載

一方、書面で授受した適格請求書等は、新消費税法（現行事項要件を満たしたものである必要がありますから（経過措置

消費税法においても書類の保存が義務付けられているものを含あり）、記載内容を厳密にチェックすることが必要となります（記む）並びに法人税法において保存が義務付けられている国税関載に不備があるものについて仕入税額控除を受けようとするの係書類であるということは共通であり、電子化して保存するため

14 月刊 IM 2019-3月号

には、電帳法上の申請が必要になります。

また、発行事業者についても、電帳法上のスキャナ申請を行えば、自己が作成し、書面で保存している適格請求書等（控え）を電子データで保存することが可能です。

（2）申請による電子化保存
書面の適格請求書等を電子化して保存するためには、発行事

ただし、スキャナ申請は書類申請に比して、さまざまなシステ

業者は電帳法４②の書類申請又は電帳法４③のスキャナ申請をム及び運用要件を整える必要があります（保存要件は表１・表行い、受領事業者は電帳法４③のスキャナ申請を行って保存す

２を参照）
。

ることとなりますがその効果と保存要件については以下のとおりとなります。

（3）適格請求書等の具体例（補足説明１）
適格請求書等として新消費税法上保存しなければならない書

イ 書類申請による保存
発行事業者については、電帳法上の書類申請を行えば、適類とは、必須事項の記載がある請求書、納品書その他これら

格請求書等（控え）を書面に出力して保存することなく電子デーに類する書類とされ、その必須事項の記載があればその書類タで保存することが可能です。

の名称は問われません。また必須事項の記載については単体の書類申請は、スキャナ申請に比して、訂正削除要件及び帳簿書類で充足する場合であっても複数の書類にまたがって必須事との相互関連性要件が不要で、かつ検索要件における検索項

項が記載されている場合であっても、それらの書類を保存する

目は日付情報のみで構わないなど、ハードルがかなり低く、適ことにより要件を満していることとなります（新消法57の４①、

格請求書等（控え）の保存には非常に有効な手段であると思わインボイス通達３−１）。

れます（保存要件は表１を参照）。

つまり、適格請求書等として領収書、請求書（明細あり）あたりを保存しておくことで新消費税法上の保存要件は満たされます

ロ スキャナ申請による保存
受領事業者については、電帳法上のスキャナ申請を行えば、適格請求書等を書面から電子データ化して保存することが可能（ただし、法人税法上の保存すべき書類の範囲はもっと広いことはご留意ください）（書類の具体例は表３を参照）。

です。

表１ 電帳法上の書類とスキャナ保存要件比較表
電法…電帳法、電規…電帳法施行規則、法法規…法人税法施行規則

項目

書類

スキャナ

保存対象書類

電法４②

一貫してＰＣ等から入力することにより作成した適格請求書等を含む国税関係書類

対象の例示

法法規
59①

適格請求書を含む取引関係書類として相手方に法法規59①
紙で交付した請求書控え 等

保存場所＆期間

納税地又は事務所等【7年〜 10年】

申請書の提出期限

電法６①、②

保存に代える日の３ヶ月前まで

変更届の提出期限

電法７②

変更しようとする前日まで

電法４③

適格請求書等を含む国税関係書類のうち、相手方から受け取った取引書類及び自己が作成した取引書類の写し・相手方から受領した適格請求書を含む領収書、請求書、納品書、発注請書、契約書、見積書、工事完了届 等
・相手方に紙で交付した請求書控、発注書控、見積書控 等

訂正削除履歴訂正削除履歴不要

電規３⑤二

訂正・削除の事実及び内容を確認することができ
ること

相互関連性

相互関連性不要

電規３⑤五

電子データの記録事項と関連する適格請求書等を含む国税関係帳簿との間において相互にその関連性を確認できること

備付書類

電規３①三

システム関係書類及び事務手続きを明らかにした各種書類を備え付ける

見読可能性

電規３①四

PC、プリンターを備え付け、当該ディスプレイの画面及び紙に整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できるよ
うにしておくこと

検索機能（原則一課税期間を 電規３②
通して検索）

以下の全てができる必要がある
・取引年月日、その他の日付での検索
・日付はその範囲を指定した検索

電規３⑤七
電規８

以下の全てができる必要がある
・取引年月日、その他の日付、取引金額、その他
主要な記録項目での検索
・日付、金額はその範囲を指定した検索・ニ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索

月刊 IM 2019-3月号

15

（4）適格請求書等の必須記載事項（補足説明２）
適格請求書等には、次の表のとおりの記載が求められています（表４を参照）。

（2）会計仕訳
軽減税率対象のものについては適用税率が異なり、かつ帳簿に軽減税率適用のものである旨の記載が必要であることから、
軽減税率対象のものがある場合の仕訳については、軽減税率

インボイス方式導入に伴う会計システム等（帳簿）への影響について対象のものと軽減税率対象以外のものと分けて仕訳を作成することとなります。

（1）帳簿の記載事項
インボイス方式導入下において適格請求書等の受領事業者（3）総括（買い手）が仕入税額控除を行うための要件としては、当該書類

インボイス方式導入後は新たな帳簿の記載事項として「軽減の保存に加え、一定の事項を記載した帳簿の保存が必要となり税率適用のものである旨」の記載が必要となりますが、全体とします（新消法30⑦）。

ては経費等で軽減税率対象のものがある場合の適用税率の選帳簿の記載事項には、帳簿と書類の保存をもって仕入税額控除が認められる場合の記載事項と、帳簿のみの保存で仕入択とその旨の記載が必要な程度で従来からの帳簿記載事項とさして変わりはありません。

税額控除が認められる場合の２つに区分されます（表５を参照）。

表２ 電子帳簿保存法要件一覧表（スキャナ保存独自の要件）

書類区分

国税庁
告示四

電規…電帳法施行規則

一般書類関係…赤字表示

・重要書類
帳簿代用書類、契約書、契約申込書（定型約款有りのものを除く）、預貯金の預入・引出、口座開設・解約、為替取引に際して作成された書類（口座振替依頼書は除く）、領収書、請求書及びその他これらに準ずる書類
手形・小切手、納品書、外国法人における恒久的施設と本店等の内部取引に係る上記書類
自己の作成した上記請求書までの書類の写し
・一般書類
上記以外の書類
契約申込書（定型約款ありのもの）、口座振替依頼書、検収書、受領書、注文書（注文請書により注文が確定する場合に限る。写し含む）、見積書（写し含む）、納品書写し及びその他これらに準ずる書類

次の何れかの方法により入力すること・作成・受領後、速やか（7日以内：7日ルール）
電規３⑤一、・業務サイクル後速やかに（37日以内：37日ルール）
入力方式 二ロ
ただし、作成・受領する者がスキャナで読み取る際は、書類に署名した上で特に速やか（3日以内：3日ルール）（なお、3日ルー
電規３⑥
ルは7日、37日と併用可）
・適時入力（一般書類に限る）

装置等

・スキャナを使用（スキャナとは原稿をデジタル画像に変換する入力装置を指し、スマートフォン等を含む）
・解像度が200dpi以上
・赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）
電規３④
電 規 ３ ⑤ 二 ・スキャナで読み取った際の解像度、階調及び大きさに関する情報（作成又は受領した者がスキャナで読み取る場合で、A４以下のものは大きさ情報不要）
を保存
イ、ハ、六
・カラー対応した35センチ以上ディスプレイ及びプリンターに整然かつ明瞭に拡大・縮小し、4ポイントの文字が認識できた上で速や電規３⑥かに出力できること（ただし、一般書類に限り、白黒（グレースケール）画像で保存し、白黒で表示・出力可、かつ大きさ情報不要）

・一の入力単位ごとに（財）日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すこと（ただし複数証憑を台紙に貼ってスキャンすることは可）タイム
電規３⑤二ロ・保存期間を通じて記録事項が変更されていないことが確認できること
スタンプ・課税期間中の任意の期間を指定して一括検証できること
電規3⑤三

記録事項の入力を行う者、又はその者を直接監督する者の情報を確認することができること（当該情報はデータもしくは紙での保管も可）（※入力を行う者とは、スキャン画像が紙の記載事項や色調と同等であることなどを確認した者をいう）

適正事務
電規3⑤四
処理要件

当該国税関係書類の作成又は受領から当該国税関係書類の記録事項の入力までの各事務について、その適正な実施を確保するために必要なものとして次に揚げる事項に関する規程を定めるとともに、これに基づき各事務を処理すること（一般書類は除く）
・相互に関連する当該各事務（作成又は受領する者がスキャナで読み取る場合は当該作成又は受領する事務を除き、記録事項の確認を行う事務（画像のみを全件確認し、必要に応じて原本との確認を行うこと）
を含む）について、それぞれ別の者が行う体制（ただし小規模事業者において、税務代理人が定期検査を実施している場合は不要）
・当該各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続
・当該各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制

原本の廃棄

・重要書類：定期検査後、破棄可能
・一般書類：書類の入力後、破棄可能

入力者
情報

16 月刊 IM 2019-3月号

表３ インボイス方式導入に伴い新消費税法上保存義務が生じる書類（例）

書類区分

（※注１）

国税関係書類（控えを含む）
適格請求書等（控えを含む）

重要書類
一般書類

契約書
領収書
預り証
借用証書
預金通帳
小切手
約束手形
有価証券受渡計算書
社債申込書
契約の申込書（定型的約款なしのもの）
請求書
納品書
送り状
輸出証明書
検収書
入庫報告書
貨物受領証
見積書
注文書
契約の申込書（定型的約款ありのもの）〇〇△（※注２）△（※注２）△（※注２）

国税関係書類

書類区分

適格請求書等以外のもの（※注３）

仕入明細書もしくは仕入計算書等
重要書類（仕入先が作成し、購入先から確認を受けたもの等）〇※注１ 参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問２「国税関係帳簿書類のスキャナ保存の区分」
より。
※注２ 適格請求書には必須事項の記載が求めらていますが、一つの書類に必須事項を全て記載するのではな
く、複数の書類であってもこれらの書類について相互に関連性が明確であり、必須事項を適正に確認できるのであれば、複数の書類全体として（複数の書類にまたがって）必須事項の記載があることで要件を満たします。
そのため、例えば請求書と納品書、請求書と見積書、もしくは請求書と注文書において必須事項の相互補完関係があるのであれば、これら複数の書類の相互関連性を担保した上での保存をもって要件を満たすこととなります（インボイス通達３−１）。
※注３ 適格請求書等の保存に代わり、当該書類の保存をもって仕入税額控除が可能なもの。

表４ 適格請求書等の必須記載事項№ 軽減税率等複数適用税率なしの場合

軽減税率等複数適用税率ありの場合

適格簡易請求書等の軽減税率等複数適用税率ありの場合① 発行事業者の氏名又は名称発行事業者の氏名又は名称発行事業者の氏名又は名称② 発行事業者の登録番号

発行事業者の登録番号

発行事業者の登録番号③ 取引年月日

取引年月日

取引年月日

④ 取引内容

取引内容

取引内容

⑤ ー

軽減税率対象の取引内容

軽減税率対象の取引内容⑥ ー

軽減税率対象である旨の表示

軽減税率対象である旨の表示⑦ 税抜合計価額又は税込合計価額

税率ごとに区分した税抜合計価額又は税込合計価額（複数） 税率ごとに区分した税抜合計価額又は税込合計価額（複数）⑧ 適用税率

税率ごとに区分した適用税率（複数）

税率ごとに区分した適用税率（複数）⑨ 消費税額等税率ごとに区分した消費税額等（複数）

税率ごとに区分した消費税額等（複数）⑩ 受領事業者の氏名又は名称受領事業者の氏名又は名称

ー※いずれか一方※なお、電子取引データにおいても必須記載事項は同様です。

表５ 帳簿の必須記載事項№ 帳簿と書類の保存がある場合の帳簿記載事項①

発行事業者の氏名又は名称（取引先コード等の番号でも可）② 取引年月日

帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合の帳簿記載事項（請求書等の交付を受けることが困難な一定の取引に係るもの）
発行事業者の氏名又は名称（取引先コード等の番号でも可）
取引年月日

取引内容
取引内容
③ （商品コード等でも可。軽減税率対象商品等である場合はそ （商品コード等でも可。軽減税率対象商品等である場合はその旨の記載（インボイス通達の旨の記載（インボイス通達4-5）
。）
4-5）
。）
④ 支払対価の額

支払対価の額⑤ ー

帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められるものであることがわかる記載（新消令49①）
ex：「公共交通機関使用」「入場券」「自販機」「切手」「社内規定に基づく旅費支給額」⑥ ー

課税仕入れの相手方の住所又は所在地（国税庁長官が指定する者に係るものを除く（インボイス通達4-5））（新消令49①）※なお従前から、消費税の帳簿として、課税、非課税、不課税、免税の区分の記載は必要です。

月刊 IM 2019-3月号

17連載 法令改正等に伴う証憑の電子データ保存【参考法令等】※なお、新消費税法等については書面の都合上割愛しています。

現行消費税法30条（抜粋）

ハ 課税貨物の引取りに係る消費税額及び地方消費税額（これらの税額（仕入れに係る消費税額の控除）に係る附帯税の額に相当する額を除く。次項第三号において同じ。
）又

８ 前項に規定する帳簿とは、次に掲げる帳簿をいう。

はその合計額一 課税仕入れ等の税額が課税仕入れに係るものである場合には、次に掲げる事項が記載されているもの

現行消費税法基本通達11-6-1

イ 課税仕入れの相手方の氏名又は名称（仕入税額控除に係る帳簿及び請求書等の記載事項の特例）

ロ 課税仕入れを行った年月日

法第30条第７項《仕入税額控除に係る帳簿及び請求書等の保存》に規定す

ハ 課税仕入れに係る資産又は役務の内容

る課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等に関して同条第８項第ニ 第一項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額

１号《仕入税額控除に係る帳簿》及び同条第９項第１号《仕入税額控除に係る二 課税仕入れ等の税額が特定課税仕入れに係るものである場合には、次に掲げる事項が記載されているもの
イ 特定課税仕入れの相手方の氏名又は名称

請求書等》に規定する記載事項については、次により取り扱って差し支えない。
（平９課消2−5、平27課消1-17により改正）⑴ 法第30条第８項第１号及び第２号《仕入税額控除に係る帳簿》に規定す

ロ 特定課税仕入れを行った年月日

る記載事項

ハ 特定課税仕入れの内容

イ 同項各号イに規定する課税仕入れの相手方の氏名又は名称ニ 第一項に規定する特定課税仕入れに係る支払対価の額
ホ 特定課税仕入れに係るものである旨
三 課税仕入れ等の税額が第一項に規定する保税地域からの引取りに係る課
税貨物に係るものである場合には、次に掲げる事項が記載されているもの

取引先コード等の記号、番号等による表示
ロ 同項各号ハに規定する課税仕入れに係る資産又は役務の内容

当該仕入れが課税仕入れかどうかの判別 が明らかである場合の商品コード等による表示イ 課税貨物を保税地域から引き取った年月日（課税貨物につき特例申告（注） 帳簿とは、第１号イからニ及び第２号イからホに規定する記載事項

書を提出した場合には、保税地域から引き取った年月日及び特例申告を記録したものであればよいのであるから、商業帳簿のほか、所得書を提出した日又は特例申告に関する決定の通知を受けた日）

税又は法人税の申告の基礎となる帳簿でも差し支えない。

ロ 課税貨物の内容

18 月刊 IM 2019-3月号

連載

働き方改革への取り組みとビジネス

第１回

いまなぜ働き方改革なのか
社会保険労務士

松永 公 一今年の４月から、いわゆる働き方改革関連法に基づく法改正

層強化する「希望を生み出す強い経済」の第一の矢によって、あが施行に移り、中小企業の場合は一部施行時期が先送りされらゆる政策を総動員して戦後最大のGDP600兆円の実現を目指

る部分はありますが、事業所として対応を考えていかなければし、それを通じて得られる成長の果実で、第二、第三の矢のならない時期になっています。

実現のための基盤を強化するとしました。

本稿では、社会保険労務士である私の立場から見た、働きそして、第二の矢である「夢をつむぐ子育て支援」では、あら方改革の背景と持つ意味、内容と対応、そしてビジネスへの展

ゆる面で子育てに優しい社会への改革を目指し、結婚や出産等望を４回に分けて考えていきたいと思います。

の希望が満たされることにより希望出生率1.8がかなう社会の実
現と、待機児童解消、幼児教育の無償化の拡大（多子世帯へ

新・三本の矢の重点的な支援）による子育て支援を実現するとし、第三の矢である「安心につながる社会保障」では、高齢者のみならず、

平成27年10月７日に第３次安倍内閣初の改造内閣が発足し、現役世代の「安心」も確保する社会保障を構築するために社会

その冒頭の記者会見で安倍首相は、「本日、内閣を改造いたし

保障制度の改革・充実を進めるとし、介護離職者数をゼロにし、ました。この内閣は、「未来へ挑戦する内閣」であります。少子

多様な介護基盤の整備、介護休業等を取得しやすい職場環境

高齢化に歯止めをかけ、50年後も人口１億人を維持する。そし整備による「生涯現役社会」の構築を行うとしました。

て、高齢者も若者も、女性も男性も、難病や障害のある方も、誰もが今よりももう一歩前へ踏み出すことができる社会をつくる。
一億総活躍という輝かしい未来を切り開くため、安倍内閣は新しい挑戦を始めます。戦後最大のGDP600兆円、希望出生率

そして、この三本の矢を横断する政策的な課題として挙げられたのが「働き方改革」なのです。
働き方改革の捉えるべきポイントは多いのですが、ごく大ま
かに言うと1.8、そして、介護離職ゼロ。この３つの大きな目標に向かって、・働く人間（働ける人間）を増やす

新しい三本の矢を力強く放つ。そのための強固な体制を整える

・労働生産性を向上させることができたと考えております」と宣言しました。

の、２つの要素からなっていると思います。

そして「一億総活躍社会」づくりに関する関係省庁の連絡会

従来の「三本の矢」はすべて経済政策だったのですが、それ議を設置し、総理自らが議長となって一億総活躍国民会議を発をさらに拡大し、あらゆる政策による経済成長を目指す第一の足させ、一億総活躍国民会議は会合と意見交換会を重ね、平矢と、その実現のためには生活と労働の環境を整える第二、第

成28年６月２日に「ニッポン一億総活躍プラン」が閣議決定され三の矢が必要であると考え、少子高齢化のわが国において、働ました。

く人間（働ける人間）を増やし、かつ生産性の高い労働環境を安倍内閣はそれまで「大胆な金融政策」「機動的な財政政策」

法制度の整備で実現しようということだと考えられます。

「民間投資を喚起する成長戦略」をアベノミクスの「三本の矢」としてきたのですが、「ニッポン一億総活躍プラン」では、「新・三本の矢」として、・「希望を生み出す強い経済」
・「夢をつむぐ子育て支援」
・「安心につながる社会保障」を打ち出し、まず、誰もが活躍できる社会を実現するためには、「働き方改革」の背景１

少子高齢化

わが国において「少子高齢化」が叫ばれるようになってずい
ぶん経ちます。国立社会保障・人口問題研究所の「日本の地域別将来推計人口（平成30（2018）年推計）」によれば、前回推計
よりは改善しているとしながらも、都道府県別の推計では、

経済的基盤の強化が不可欠であるとして、従来の三本の矢を一

月刊 IM 2019-3月号

19・2030年以降は全都道府県で総人口が減少する
・65歳以上人口は大都市圏と沖縄県で大幅に増加
・０〜 14歳人口割合は全都道府県で低下となっています。
右のグラフ（図１・図２）は、同研究所の「日本の将来推計人口（平成29年推計）報告書」から抜粋した総人口の推移と年齢３区分別の人口割合（出生中位）を示すグラフです。今後わが国の人口は緩やかに低下し、50年後には9,000万人程度となり、生産年齢人口の割
合は50％代前半まで低下し、老年人口の割合は40％近くに上昇し、年少人口の割合は10％程度に低下すると推計されています。つまり、今までの人口構造、労図１ 総人口の推移
出典：国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口（平成29年推計）報告書」

働人口構造のままでは、働き手がいなくなるのです。
このような状況を改善するためには、先の「新・三本の矢」にあるように、子供を産みやすい環境の整備と子育て支援が必要なことは明らかですが、子供を産み、育てるのは生産年齢の男女なのです。託児所に子供を預けるとしても、夫婦のどちらかは夕方早くに子供を迎えに行かなければならず、それがために夫婦のどちらか（多くは妻です）は無職であったり低収入の非正規労働に就いている現実があります。子供を産み、育てながら仕事が続けられる環境がなければ安心して子供を産み、育てることができません。
子育てだけではありません。高齢化社会では親の介護による離職もあり得るリスクとして考えなければなら

図２ 年齢３区分別人口推移
出典：国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口（平成29年推計）報告書」

ないので、これも子供を生むことに対する阻害要因となります。このように、仕事と家庭の両立が可能な環境の整備用モデルが維持できなくなり、今まで若い年代で結婚して専業と、働き方の多様化を推進していくことは、今後、喫緊の課題

主婦として家庭を守ることが多かった女性の社会進出を促すとと言えるでしょう。

共に、核家族化が進行し、結果として晩婚化、子育ての手不足が深刻化し、前記の少子高齢化に拍車を掛ける結果になりま「働き方改革」の背景２した。

わが国の労働環境・慣行・法制の弊害

しかし、終身雇用・年功序列による雇用モデルが崩壊したにわが国では高度成長期に終身雇用と定年制（55歳または60歳）

もかかわらず、その就労形態は比較的画一的で、多くは月曜かを定着させ、学校を卒業後就職し、同じ会社で長く働き、定年ら金曜まで毎日通勤し、社内で同じように机を並べて働くなど、退職して年金生活に入るのが、ひとつの標準的なモデルになっ

まだまだ多様性に乏しく、また、そういった枠にはまらずに働こてきました。

うとするとパートタイマーや登録型派遣社員など、非正規型の

この終身雇用・年功序列による雇用モデルは、従業員は30年か雇用形態にならざるを得ず、その場合の待遇は正社員に比べてら40年同じ会社で働き、ある程度は自動的に昇進・昇給するた良いとは言えず、労働時間あたりの収入も少なく、生活が不安

め、「今日の平社員は30年後の部長」でなければなりません。つ定になる可能性が高いのが現状です。

まり、企業が継続的に拡大することが必須の条件だったのです。

一方、わが国の労働生産性に目を向けると、高い技術力や高高度成長期が終わり、「企業が発展する」ことを前提とした雇品質の製品やサービスを売り物にしてきたイメージとは裏腹に、

20 月刊 IM 2019-3月号

働き方改革への取り組みとビジネス

労働生産性が高いとは言えません。次のグラフは公益財団法人

い課題は多いと言えます。

日本生産性本部が発表している「労働生産性の国際比較 2018

また、わが国の労働基準法の賃金規制は、昭和20年代の工年版」の時間あたりの労働生産性を示すグラフ（図３）ですが、場労働者をモデルとした法制定当時から大きくは変わっていな

これによるとわが国の時間あたりの労働生産性はOECD加盟35

いので、基本的には時間をベースにした賃金の支払を求めていか国中20位であり、いわゆる先進国と呼ばれている国の中ではます。しかし一方では、古典的な製造業の比率が下がり、IT産最下位に近いものです。

業が台頭するなどして、仕事の内容を時間で計ることが必ずし

労働生産性を低下させる要素は多様ですが、労働慣行として、
長時間の時間外労働・休日労働の横行や、年次有給休暇の取得率の低さが挙げられます。

も合理的ではなくなってきた現実があります。
今後、わが国が高い生活水準を保っていくためには、このよ
うな、画一的な労働環境の改革、労働生産性の向上、非正規

今後ますます増大する高齢者に目を向けると、法改正で60歳労働者や高年齢労働者の処遇問題の改善、賃金と労働時間の未満の定年が原則禁じられ、かつ、65歳までの継続雇用また関係の見直しは、人口の減少と少子高齢化を抱えるわが国が早は再雇用が義務づけられて離職に一定の歯止めは掛かり、雇用急に解決しなければならない課題なのです。

はある程度確保されたのですが、高齢者一人一人の能力や仕事の内容に対して、あまり合理的とは言えない画一的で大きな賃金の低下を伴うことが多く、非正規労働者の場合と同様、高齢者が社会で活躍できるようにするために解決しなければならな「働き方改革法案」の成立とその内容
働き方改革実行計画のために必要な法改正は、平成29年から労働政策審議会で議論され、厚生労働省が「働き方改革のた

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１．従来の「雇用対策法」を「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」と改め、働き方改革の総合的かつ継続的な推進を図る。
２．労働基準法等を改正し、長時間労働の是正と多様で柔軟な働き方の実現等を実現する。
３．労働契約法等の改正により、雇用形態にかかわらない
公正な待遇の確保を図る。
からなっているのですが、２回目、３回目の本稿では、上記の内容のうち、④ 長時間労働に対する医師面接の見直し⑤ 時間外労働の限度基準適用除外の見直し⑥ 労働時間把握の実効性確保⑦ 勤務間インターバルの確保⑧ フレックスタイム制の見直し⑨ 高度プロフェッショナル制度
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図３ OECD加盟諸国の時間当たり労働生産性（2017年／ 36カ国比較）
出典：公益財団法人日本生産性本部「プレス資料

この法案の骨子は、③ 長時間の時間外労働の賃金割増率の引き上げ㻞㻣㻚㻡㻻㻱㻯㻰ᖹᆒ

の本会議で可決成立しています。

② 時間外労働の上限規制㻟㻢㻚㻢䝫䝹䝖䜺䝹 㻞㻥30年の196回通常国会に働き方改革法案が提出され、６月29日① 年次有給休暇を消化させる義務㻠㻜㻚㻠䝸䝖䜰䝙䜰 㻞㻣めの関係法律の整備に関する法律案要綱」をとりまとめ、平成

労働生産性の国際比較2018」⑩ 同一労働同一賃金（順不同）の内容の検討と、事業主としての対策を考えていこうと思っています。

月刊 IM 2019-3月号

21文書情報管理の イ ロ ハ
第１回

企業に不可欠な文書情報管理
JIIMA文書情報マネージャー認定委員会

中山 弘 毅います。業務に携わる従業員なども、そもそも紙で持っていな

文書管理の動向

いといけない、紙で業務を回さないといけないといった、紙で最近ほど文書情報管理についてのさまざまな話題が出てくる

なければならない文書が法的文書以外にどれだけあるのかと思ことはこれまでありません。行政の文書絡みの不祥事はもちろ

うことも普通の感覚となり、電子文書中心の業務に変わってきんですが、IoTやRPA、AIなどのデータ系の話題が現在、人気ています。

トピックとなっています。各企業におかれては会社の業績を上げ

政府の意識も電子的な保存と活用にシフトしてきており、文よう、会社の風土を変えようといった具体的な活動に取組むこ

書管理に関する顕著な法整備として、電子帳簿保存法が改正さとになった時、試行錯誤した結果、文書情報管理の体系の変れたのは新しい話題です。電帳法スキャナ保存制度は国税関係

更に行き着くというケースが数多く見受けられます。

書類を一定の要件を満たせば、電子に代えて保存することが可

近年、ICTの発展、インターネットの普及加速で、急激に紙から電子へと変わる動きが勢い増してきています。普段の業務からみてもメールでの連絡、資料配布も電子的に行うケースが多くなってきました。

能としたものですが、こうした社会情勢の動きも影響していると思われます。
このような現状を踏まえ本稿では、企業がどのような文書情報管理に取り組むべきか、方向性を探っていきます。

たとえば移転などをする場合、以前であれば移転に伴うオ
フィスの紙削減目標値がせいぜい50％と設定するところを最近

文書管理の目的の例では一気に90％削減とするという目標が掲げられたり、保有する紙の総量を 人数×キャビネット１段 の範囲に限定するとさて、文書とは何でしょう。

いったように、ストックする紙文書は徹底的に減らし、業務プ

JIIMAでは「人の意思を、文字その他の記号や信号でアナロ

ロセスも紙から電子へ変えていくといった動きが急速に拡大してグ記録メディア（紙、フィルム、写真、ビデオ、録音テープ等）
やデジタル記録メディア（磁気テープ、磁気ディスク、
光ディスク、光磁気ディスク、半導体メモリー等）

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に記録したものをいう」と定義しています。この文䝅䝇䝔䝮䜢ά⏝䛧䛯䝕䞊䝍

書は業務・ビジネスを進めるにあたって情報の伝達、䝕䞊䝍㡿ᇦz ఍ィ⟶⌮䚸㈍኎⟶⌮䛾䝕䞊䝍z ᅾᗜ䞉㉎㈙⟶⌮䚸⏕⏘⟶⌮䛾䝕䞊䝍z ே஦䞉⤥୚䝅䝇䝔䝮z ᝟ሗ䝅䝇䝔䝮䛷⟶⌮䛥䜜䜛䝕䞊䝍z 䝯䜲䞁䝣䝺䞊䝮䛾䝺䝁䞊䝗₯ᅾ໬䝗䜻䝳䝯䞁䝖䞉
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企業が持つ一般的なデータ

22 月刊 IM 2019-3月号

共有、報告、記録のために必要であり、効率的に業務を進めていくうえではこれらを有効に活用することが大切になります。
多くの企業では、業務効率化、生産性向上を旗印にペーパーレスに取り組むと思われますが、目的がはっきりしないまま、ペーパーレスだ、とにかく紙を減らすんだという流行に踊らされているケースも見受けられます。 移転してフリーアドレスの事務所にして、うちも「働き方改革」で他社に後れをとらないようにするんだ とトップからの指示が降りてきて、形から整えるケースです。そこではオフィスの生産性向上やコミュニケーションの活性化と謳われてはいるものの、自社がなぜこの活動に取り૨୿ᴾ

組むのか目的が明確にされません。キーワードだけが落ඥˋሁỂ̬‫܍‬፯ѦầᴾᛢẶỤủềẟỦ૨୿ᴾ

ちてくるため、社員の実行動には反映されない単なる言葉の羅列に終わってしまいます。現場で働く従業員が納Ҿஜỉ̬‫܍‬ầ࣏᪰ễ૨୿ᴾ得し活動できる方法を提示しないと、形だけ、あるいは
初動だけ積極的に行い、その後は継続できないものにᾴḗ૨୿ඥሁỂᩓ‫܍̬҄܇‬ầᚩܾẰủẺ૨୿ᴾ

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一般的に文書管理の目的・課題としてあげられるのは

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下記のような項目です。

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（1）業務の効率化 （2）情報・知識の共有 （3）文書保有量の削減（検索性向上とスペースの確保）（4）アカ㻌ᾀὸᩓ‫܍̬҄܇‬ᙲˑầଢᄩễờỉᴾᅜ⛯㛵ಀ᭩㢮䚸་⒪㛵ಀ᭩㢮䛺䛹㻌
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ウンタビリティー（説明責任）（5）リスクマネジメント
上記から具体的な目標を定めていきます。

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出典：JIIMA電子化文書取扱ガイドライン 電子化文書の法的証拠能力の考え方に付いて（2010年10月）

文書保存の区分説明責任を担保する文書情報（記録）管理

ぐに証拠である記録が提示できるという説明責任を担保する仕ご存知のように最近、文書情報（記録）管理に関して改ざん組みを構築しておかなければなりません。つまり全社的に記録などの問題が世間を賑わせています。事故や事件が起こったとをとる仕組みが体系化されていなければならないということです。

きに社長や経営陣がでてきて頭を下げることが頻発しています

これは「文書管理規程を作り、運用する」ということに尽きます

が、記者に質問されてもきちんと説明できず立往生するといったが、仕組みを構築していくときには、何を記録に残すか、どこ

ケースが数多く見受けられます。ここで一番問題となるのは、きで残すか、いつまで残すかなどが明確になっていないと始まりちんとした記録をもって説明ができていないということです。たません。

とえば製品に関する事故を起こした時は消費生活用製品安全法

何を残すかについては企業によりその業務等から判断するこでは「知った時から10日以内」、欧州個人情報保護のGDPRでとになりますが、法令等で保存義務が課せられている文書は必は「72時間内」という報告義務が課せられていますが、日頃のず残しておかなければなりません。また監査時に必要な文書、情報・文書管理ができていないと対応できないことになります。

訴訟対応に備えた文書も企業経営の観点からは残しておくこと

経営陣は企業を守るためコンプライアンスの遵守、事業を継を推奨します。文書の分類・仕分けはさまざまですが、法令の続させるためのリスクマネジメントをするため、要求されればす視点からみた大まかな分類は上の図の通りとなります。
どこで残すかということについては、セキュリティが強固なクラウドシステムを利用したり、文書管理シǳȸȝȬȸȈǬȐȊȳǹᲢ˖ಅወ඙Უ

ステムを構築して保存する、また紙であれば書庫・外部倉庫に預けるケースも考えられます。そしていつまで残すかは、利用頻度によって決めますが、法定
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文書であれば法律に従った期間残さなければなりま

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せん。また廃棄の条件や、重要度を考えたアクセス఍♫ἲe-ᩥ᭩ἲ䞉㟁ᖒἲ

権の付与、ログ管理など、定めておく基準は山ほどあります。
ただ単に残すといったことだけでなく、業務に使
うこと、つまり情報共有・運用も考慮した文書情報ᛟଢᝧ˓ǛௐƨƠŴᚡ᥵ǛസƢƨǊƷž૨୿ሥྸſƕɧӧഎ（記録）管理が不可欠になります。

経営目線で文書管理を考える

月刊 IM 2019-3月号

23文書情報管理のイロハ

管理をすることが目的とはならず、「生産性を上げる」「業務効“働き方改革”と文書管理率を上げる」といった改善の目標を見失わないことです。

最近では何をするにも 働き方改革 のワードが出てきます。

近い将来、労働人口が減少し、人手不足は深刻化してきます。

ですがその定義は企業によりさまざまです。残業削減目的か、

2060年にはピーク時の半分になると予測されています。生産性

労務的な問題か、業務効率を上げるためか、などです。

を上げていかなければ仕事が回らない、育児や介護に携わって業務の生産性を上げることを目的とした働き方改革ですと、いる多様な労働力を活用しなければならないなどの課題に直面

全社的な業務改革に着手することも必要になってくるため、部します。これらに対応するための基盤として文書管理は電子や門ごとに業務プロセスが違う場合は、改革の統制をしていくこ

電子化されて管理されていることが必須となります。

とがなかなか難しいと言わざるを得ません。改革を迫られるな

必要な情報にすぐにたどり着け、時間あたりのアウトプット量

かで、部門間で業務の綱引きが起こり、どちらもその業務を引を上げる。重複や作業のムダをなくして効率を上げる。さらにき受けることを渋るなどの現象が現れてしまいます。結果、部門

は時間や空間の制約をなくして情報を共有する・コミュニケーショ

内だけの最適化に留まり、企業として生産性が上がらずじまい

ンをとるためにも文書の電子・電子化は不可欠です。

で終わってしまうということが起こってしまいます。

だからといって電子化をするだけで業務がはかどるわけでは

文書情報というのはすべての業務を支えるものなので、業務ありません。そこには文書管理を行うための核となるシステムやそのものだということをまず認識することです。そして働き方改共有するルールの設計が伴います。それぞれ業務を担当する人

革を推進するために、文書情報をどのように活用するか、どのの目線で、利用しやすく、かつセキュアで、企業のコンプライア

点を見直すかを具体的に考えていくことです。

ンスをも遵守させる体制整備の構築が必要になります。

具体化させるためには、業務の棚卸しなどをしていかなけれ

新たなナレッジの構築、新たなビジネスの創出のためにも、ば見えない部分もあるため、プロジェクトを発足させるなどをし文書を電子化し働き方改革に乗り出していただきたいと思います。

て、専門的に推進する部隊を作るとよいでしょう。企業規模に
よっては大きな組織、大きな取組みとなることもあります。この組織で全体像をおさえ、段階的な計画を立てて推進していきます。

次回は 記録管理 と 説明責任 を念頭において、実際の取り組みについて述べていきます。

ここで忘れてはならないのが、改革の目的です。決して文書

御社の文書管理診断します！
文書管理達成度評価・調査ご協力のお願い「皆さんの組織の文書管理のレベルはどのくらいですか？」
各組織では、内部統制、説明責任など、社会のさまざまな要請にもとづいて文書管理を実践しています。しかし、文書管理のレベルを測る仕組みがな
く、これで十分なのか、不足している点は何かを知ることが難しいのが実情だと思います。
JIIMA文書管理委員会では、そんな疑問を解消し、各部門が正しく文書管理ができているかを診断するサービスを開始しました。貴社組織の現状を回答用シートに書き込み送付いただければ、文書管理委員会が診断しお返しします。
将来的にはご提供いただいた情報を元に、日本における組織の文書管理現状をまとめ、その中で各組織がどのレベルに位置づけられるかをわかるようにしたいと考えています。
自社の文書管理に関心がある組織の方々のご利用をお待ちしています。

詳細は右記URLを参照ください。

24 月刊 IM 2019-3月号

メリット• 自社の強みや弱みを明確に把握することができるとともに、取り組
むべき方向性も明らかになり、文書管理の改善に結びつけられます。
• 他社のレベルと比較でき、自社の文書管理推進の動機付けになります。
• 一定の時間が経過した後に再評価することにより、自社の改善の度合
いを確かめることができます。

https://www.jiima.or.jp/basic/doc̲mng/

文書情報マネージャー
認定者からのひと言
2018年11月21日〜 22日に行われた第19回認定セミナーで合格された皆様より意見・感想が寄せられたので紹介する。

① 文書情報マネージャー認定制度はどこでお知りになりましたか？
②受講の動機は？（受験のきっかけ）③セミナー内容の感想④今後この資格をどのように活かしていきますか？
⑤ 文書情報管理について、もっと知りたい、学習したいことは何ですか？

野口 新一 さん株式会社 JR西日本ITソリューションズ
鉄道情報ソリューション部・シニアSE① 同じプロジェクトに従事している同僚からの紹介です。
② 現在、社内文書をデジタルで管理する文書管理システムの運用・保守に従事しています。ユーザー目線で、より
文書管理業務の本質を理解したいと思い受講しました。
③ 今までは漠然と認識していた文書管理業務を体系的に理解することができました。また、実例が多く、グルー
プワーキングも含まれていたので、理解しやすかったです。

黒岩 仁謙 さん株式会社 仙台昭和化学研究所
総務部 課長① JIIMAからいただくメールで内容を拝見し興味を持ちました。
②文書管理規程・情報システム管理規程は整備しておりま
すが、運用に課題がありました。
課題解決のヒントを得たいと思い受講しました。
③文書情報管理の重要性について改めて強く認識させられる内容でした。自社内での文書情報管理の課題と重なる具体的な事例も講義内容に盛り込まれており、現状の改善に大いに役立てることのできるものでした。

片山 靖仁 さん④ 現在、運用・保守と並行して文書管理システムのリプレースを計画しています。システム面、業務面の両側から、
今回取得した知識を次期システムに反映させたいと考えています。
⑤・e-文書法への対応について・GDPR(一般データ保護規則)への対応について④ 社内の文書情報管理マネージメントに関わり、その重要性について役員はもちろん社員にも適宜提言を行っていく所存です。また、状況に応じて柔軟に規定や運用の変更を行っていく事で、業務効率化・事業継続・リスク
マネジメントに関する先導役となりたいと思います。
⑤・最新の文書情報管理システム
・GDPR
・電子データの長期保存の今後の展望

リノベる株式会社
内部監査室 室長

① e-文 書法についてインターネットで 調べている最中に
JIIMAホームページにて知りました。
②文書管理業務に関するあるべき統制、方法論を学ぶためです。現職、それ以前の会社でも各種法定保管書類
スペースの活用の課題や電子ファイル保管用のサーバーのごみ箱化は解決が 難しい課題であり、解決に向けた
具体的方法論や考え方が必要でした。
③ 業種を問わず汎用性が高い内容でした。ベンチャー企
業でも上場企業でも十分参考になります。印象に残ったのは法定保管期限が設定されていない書面に関する保管期限の考え方です。講師陣の知識レベルの高さや豊富な実務経験に裏打ちされた納得のいく方法論を提示してくれました。
④当社から私を含めて２名（管理部と内部監査室）受講したため、あるべき姿の共通化が図れました。
そういった意味では、目標とする文書管 理についてのゴール設定の「共通化」の指標として活用できれば良いと思います。
⑤・特定業界に特化した文書管理の課題
・上記の解決策・上記２点について電子化する際の注意点（e-文書法の観点から）

月刊 IM 2019-3月号

25

わが社の

会員企業突撃インタビュー

文書情報マネジメント業界で活躍するJIIMA会員企業をご紹介

確実性を追求する古い手法と新しい知恵の融合
インタビュー

株式会社NID・MI

http://www.nidmi.co.jp/proﬁle/〒261-0023 千葉県千葉市美浜区中瀬1-6
m BAY POINT 幕張18階（本社/千葉事業所）
・事業内容：ソフトウェア開発／ソフトウェアパッケージ開発／システムインテグレーション／
データエントリー・サービス／ BPOサービス
・創立：1985年９月

・資 本 金：3,000万円
・拠

点：佐原事業所

データエントリーからシステム開発まで
株式会社NID・MIは、株式会社エヌアイデイ社を中心としたグループ企業の一つで、グループ４社のうち主にソフトウェア開発、パッケージ開発・販売、データエ
ントリー、BPOを手掛けている企業です。設立は、親会社であるエヌアイデイが1967年５月に株式会社京葉
計算センターとして千葉県佐原市（現：香取市）にデー
タエントリー業務を立ち上げたのが始まりです。データ
エントリー・サービスは当時と変わらず現在も提供し続けており、グループ４社のうち、データエントリーとBPO業務は当社に集約されています。
1985年９月には分社化し、株式会社エヌアイデイ・イ
ンフォメーションシステムズとして事業を開始しました。
その後、2016年に現名称NID・MIに変更、2018年10月に本社及び千葉事業所を幕張に移転しました。
データエントリー・BPOサービスは、お客様先でのオンサイト形式より、持ち帰って入力をする持ち帰り形式の方がラシステムなどをお客様の要望に合わせて開発しています。一多いのが当社の特長です。当社佐原センターで入力業務を請け部パッケージ製品の開発もしていますが、受託の開発が大半で、負い、画像等を成果物として納品しています。

ユーザー企業、メーカー、SI企業との取引がほとんどです。

しかし当社の事業は、エンタープライズ系、エンベット系など

パッケージ製品は特定保健指導を総合支援するクラウドサービのシステム開発が３分の２を占めています。金融系システム、組ス「MIEL（ミエル）」や、土地改良区に対して開発した会計ソフ

込み系システム、IOTソリューション、ネットワークなどのインフ

ト「水土理ネット会計」などがあります。

26 月刊 IM 2019-3月号

わが社の会員企業突撃インタビュー

JIIMAで情報の先取りを
昨年JIIMAに入会しました。入会の理由としてはエントリー
サービスを提供するにあたり、画像ファイルの取り扱いに対しての最新情報をいち早く入手したいと思ったからです。
以前、中央高速の崩落事件があった直後に、道路橋の図面や写真などを電子化して保存すべきだというJIIMAの政策提言について情報収集をしたことがありました。電子化を自治体に対して提案したこともありましたが、橋梁の管理主体などが明
データエントリーとBPOを主に行う佐原事業所

確に分からず断念しました。しかし今後、電子化が進むとなれ
ば、JIIMAからさまざまな情報を得て、自治体やお客様に提案したいと思っています。もっとも世の中の動きとしては、紙の利

昔かたぎのやり方でやるべきことをやる

用が減少することは確実だと考えておりますし、その中で制約・条例なども出てきますから、JIIMAからの情報は大変重要です。

千葉県に根ざした企業として、幕張（美浜区）と佐原（香取市）

委員会活動には当社からも参加させていただき、業種が異なの２拠点に事業所を設けています。佐原事業所にはソフトウェる企業が参加するなか、さまざまな意見交換をさせていただいア開発とデータエントリー・BPOが、幕張にはソフトウェア開発ております。教育面でも文書情報管理士などの資格取得も社内と総務機能があります。当社の特長として、生産性ばかりを追で広めたいと考えており、また認証制度など、サービスをお客求することなく、コストを掛けるべきところはかけるといった方様に提供する際に有用であればJIIMA制度を活用したいと思っ

針をもって業務にあたっています。デリバリーは社員が行う、ています。

入力センターの社員は制服を着て作業するなど、一風古いやり方ですが、しかしこれは確実性を追求する、しっかりした成果

また委員会活動を通じて、長年弊社が行ってきた取り組みについても広くお伝えできればうれしいですね。

物を作っていくという方針に根ざしたものです。
BPOサービスは、帳票を直接回収し、スキャニング、データの入力、データ変換・加工、封入などを行います。データエント

AI技術を進化させてリーを外部に委託されるお客様は多く、生保・損保など保険会

今後、世の中は人手不足により働き手の確保が難しくなってく社や医療機関、教育機関など幅広い業種から業務を請け負っるでしょう。当社エントリーサービスもこの流れは同様で、これています。これら業務は全社員300名のうち、80名ほどの社員からは人手を介さず作業できる環境の構築、より効率的で生産が携わり、パートタイマーも70名ほど従事しています。彼らはポ性が向上する技術の導入や運営が必要となると考えています。

リシー通り、とても正確で確実な仕事ができています。またここ

当社には広範な分野のシステム開発のノウハウがあり、AIやには、エントリー用ソフトや、ネットワーク系ソフトの開発要員もRPAの技術にも積極的な取り組みを行っています。

おり、業務効率化を後押ししています。

現在、定型の帳票については、文字の読み取り、自動入力を「ヒューマンウェア」を経営理念とし、人が会社の資本であり、可能にしています。これは単なるOCR技術ではなく、AIの深層

その人の成長こそが会社の成長になるということを念頭に、社員学習の技術を応用したものです。文章の意味を学習し次の作業とともに一歩先を歩みながら、常に世の中の企業からアドバンに適用する、このAI技術を非定型の帳票においても展開できるテージが得られるように最先端の技術・環境維持に力を注いでよう開発しています。これにはもちろん入力の正確性が欠損しないます。

いことがポイントです。不正確な情報では、お客様にとっては何

この考え方からか、すぐに辞める社員は少ないというのが自のメリットもありません。手書き文字は人が見ても読み取れない慢です。こうした人材をもって顧客からの信頼も厚く、付加価値ものもありますが、AIでは読み取れるケースもあり、AIとキーの高いソリューション提案ができていると自負しています。

入力が相互に補完しあい正確性を向上させています。
生産性のみにこだわらず、正確性を求めるために確認チェッ

月刊 IM 2019-3月号

27

わが社の

会員企業突撃インタビュー

思っていますが、今後は紙ではなく、画像（イメージ情報）や電付加価値が高いこと。
そういった意味では競争から外れたところで戦いたいと思っています。
取締役

事業部長

市川 雅康 氏子データが主体となって動いていくことは間違いないと思います。
すると厳しくなっていくのは情報のセキュリティに対する考え方です。当社においてもこの点はより力を入れて取り組まなければならないところだと、強く認識しています。お客様には何よりも安心を与えるべきだと考えています。

クを増やすなど必要な部分にコストをかけていくことが重要だと

また海外などを視察すると、今後は単純作業、たとえば単に考えているのは前述の通りです。当社では、「お客様事業のおスキャニングだけをするなどのエントリー業務は海外に出てしま

役に立つサービスをだれよりも早く正確に、かつ安全に提供でうだろうという懸念があります。そうなった時に我々は何をしたきること」をポリシーとして事業を推進しています。

ら良いかを考えると、人が監督しなければならない業務、付加

まめで正確な作業者と最先端技術を合わせることにより、正確で生産性の高い製品をお客様に提供することができると考えております。

価値の高い仕事、一筋縄でいかない課題解決、これを追求す
るのが我々の業務になっていくと考えられます。
エントリー業務は創業時からの仕事ということもあり将来的にも続けていきたいと思っています。情報サービス産業を営む上付加価値の高い業務は我々で紙を回収するなどの業務は将来も現在同様発生するだろうとで、お客様が望んでいる限りは質の高い仕事を提供するのが使命です。これからも最新の技術を取り入れつつ、昔ながらのやり方も忘れないサービスの提供を続けてまいります。

！
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会に入会しよう！
日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）
は内閣総理大臣から認定された公益法人です。設立60年の歴史を誇り、国際規格ISO/TC171（ 文書画像）の日本審議団体でもあります。文書情報マネジメント関連国内唯一の団体で、会員企業も中小から大企業まで全国にわたり、その数は200社を数えています。

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文書情報マネジメントに関 ㈨ᮏ㔠൨௨ୖ 30୓෇
連するメーカー、ディーラー、
ソフト開発、入力サービス ㈨ᮏ㔠  㹼൨ᮍ‶20୓෇
などを業とする法人・個人 ࡑࡢ௚ࡢἲே 10୓෇

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日本文書情報マネジメント協会事務局まで

28 月刊 IM 2019-3月号

故故 新新温温 知知

デジタル時代の憂い
平成の時代が数か月で終了します。平成の30年は何であったか、雑誌、テレビなどで多くの識者がさまざまな意見を述べています。筆者の専門分野である画像科学についてもこの30年は銀塩写真が終焉し、デジタルカメラの普及、PCの驚異的な性能向上、ネットワーク環境の整備、携帯電話、スマホの普及、テレビはNTSCからハイビジョン、デジタルテレビそして４Ｋ、８Ｋ
テレビ、立体テレビへとアナログの世界からデジタルの世界へと驚異的な技術革新がありました。
また、中国、韓国、台湾などの発展も目覚ましくシャープや東芝、パイオニアなど日本を代表する画像関連企業の衰退、海外企業による買収など昭和40年から平成の初めには考えられない激コラム

動の時代でした。
平成の時代に社会の第一線で活躍された団塊世代の大部分の人々は、今リタイアを迎え上述したようにアナログからデジタルへの急激な変化に多くの戸惑いを感じています。最近、セキュリティを担当する大臣がPCに触ったこともないとのことで世界中から失笑されました。しかし、この年代の人々にとって、SNS、LINE、YouTube、Google、スマホ、ビットコイン、また、最近話題となっている５Ｇに関する中国ファーウェイなどについても別世界の話と感じている方が大部分ではないかと思います。ネットワークを介して検索や、切符購入、ホテルや病院の予約など使用したことがない人が筆者の知人にも数多くおります。しかし、政府や自治体の広報、企業の宣伝などは、決まって「詳細はホームページをご覧ください」で終わります。このようなデジタル万能な時代、多くの情報弱者は誠に住み難い世の中になったと感じています。
一方では、幼少時よりスマホやゲームに慣れ親しんでいる若者は、本を読まない、新聞も購読
しない、紙などの辞書も持たないことで深く物事を考える習慣がなくなっているようにも感じます。生きるための最も基本である草花を育てる、のこぎりで木を挽く、ナイフで果物の皮を剥いたり火を使ってご飯を炊くなどについては、特に都会の高層マンションなどに住んでいる多くの子供たちは学校のキャンプや林間学校での経験しかありません。幼少時は、スマホやパソコンに親しむのではなく上記のような人間として生きる最低限のことを体で覚えさせることが必要だと思います。大きな災害がいつ襲うかわからない時代、実世界があり初めてバーチャルな世界が理解できるようになるのだと思います。
平成の30年間に科学者にとっての最高の栄誉であるノーベル賞の我が国の受賞者は、物理学賞８名、化学賞６名、医学生理学賞４名の合計18名でした。受賞者の伝記などからいずれの方々
も幼少時は自然に親しみ、猛烈な読書をされたことがわかります。脳が一番活性し、いろいろな知識を学習できる幼少時に多くのことを学んでほしいと思います。
今、ディープラーニング、AI（Artiﬁcial Intelligence：人工知能）が最もホットな話題として、自動車の自動運転、病気の自動診断、介護ロボットなど多くの応用が考えられています。このような応用は、未来を明るくするものですが、デジタル時代の陰の部分をもっと理解することが必要です。例えば、自動診断のためには、病気の多数の診断データを蓄積しその特徴を学習することが必要です。この考え方は50年前にMarvin MinskyとSeymour Papertにより提案されたパー
セプトロンを基礎にしています。当初は数層の学習層を持つパーセプトロンでしたが計算機の飛躍的な性能向上により膨大な数の学習層が可能となりAIで多くのことを行えるようになりました。しかし、ディープラーニングに使われる疾病のデータは、本人の同意なく使われることが問

三宅 洋一（みやけよういち）
1968年千葉大学大学院修了。 東京工業大学工博、スイス連邦工科大学留学、京都工芸繊維大学助教授、千葉大学助教授を経て1989年千葉大学教授。 同大学医工学センター長を務め2009年定年退職。 現在千葉大学名誉教授、東京工芸大学理事。日本写真学会会長、
米国画像科学技術学会副会長、日本鑑識科学技術学会（現日本法科学技術学会）理事長、ロチェスター大学客員教授等歴任。米国画像科学技術学会（IS&T）
名 誉 会員、日本VR医 学 会 名 誉 会員、
Edwin Land Medal（OSA）、電子画像賞（SPIE、IS&T）など多数受賞。ディジ
タルカラー画像の解析評価等著書多数。

題になっています。
また、個人情報の保護などが盛んに叫ばれて同窓会名簿などは発行されることが少なくなりましたが、例えば一度宿泊したホテルや贈呈品などで利用したデパート、旅行会社などからは、頻繁にメールが送られてきます。Google mapでは、住所を指定すれば個人家屋の空中写真や側面からの外観写真を誰でも見ることが可能です。 クレジットカード、各種ポイントカードなどにはすべて利用状況が記録されています。アナログ時代にはなかった、このような個人情報が至るところで蓄積されています。また、ネットで広がるうわさやフェイクニュース、いじめや犯罪などデジタル時代の負の側面を幼少時より十分に理解させることが必要です。情報弱者と情報の過多、デジタル時代のまさに光と影、新たな格差社会が生まれています。昔のアナログ時代に戻れない今日、情報弱者にもっと易しく、そして優しく利用できる機器の開発と情報過多の若者にリアルな世界を体験させることが必要です。

月刊 IM 2019-3月号

292019年JIIMA賀詞交歓会

電子化の追い風を期待して2019年１月16日、公益社団法人 日本文書情報マ
ネジメント協会(JIIMA)は会員各社・官公庁・関係団体を集めて新春の賀詞交歓会を開いた。政府のデジタルファーストが叫ばれるなか、業界の躍進を願って一堂に会した。

JIIMA挨拶
開会にあたり、JIIMA高橋理事長より挨拶を申し上げた。
高橋通彦理事長
経済の見通しなど不透明な中、今年、文書情報マネジメントに関しては、良いフォローの風が吹くと期待しています。長年取り組んできたe-文書法が昨年発表の税制改正大綱でますます規制緩和され電子化がさらに進む見通しです。税制改正大綱では国税関係書類の電子化について、公益社団法人が認証するソフトウェ
アを使う場合は申請の手続きを簡素化するなどの方針が示されました。JIIMAのスキャナ保存ソフト、電子帳簿ソフトの認証制度は国税庁より信頼される制度となり、こうした国税関係書類の電子化をきっかけに一
般書類へも電子化の波が広がっていくことでしょう。また政府もデジタルファースト法案などの成立で、一貫してデジタルで行政文書を管理・利用していくという強い意志も感じられます。官民問わず電子化が進む流
れに協会も、皆様と一緒に文書情報マネジメントの普及促進に拍車をかけていきたいと思います。
また高橋理事長は、16年の理事長職にピリオドを打ち、若く強い世代にバトンタッチ
し、フレッシュな力でデジタル推進に取り組んでいただきたいと理事長退任を表明された。新理事長の勝丸泰志より以下の挨拶があった。
勝丸泰志新理事長
次期理事長を拝命し、大変な重責を背負ったと感じております。これまで高橋理事長が築いてこられた皆様の信頼・期待を裏切ることな
く、業界を発展させていきたいと思います。今後とも宜しくお願い致します。

新入会員ご挨拶乾杯

昨年入会した会員の皆様からも挨拶を頂戴した。

乾杯の音頭はJIIMA顧問弁護士
牧野二郎氏。

インフォテック株式会社

岡田 英一 氏（左）リックソフト株式会社

大塚 和彦 氏（右）デジタル化の橋渡し、当社のノウハウが役に立てられれば幸いです。

30 月刊 IM 2019-3月号

激 動の時 代、世界の動きを見定めながら世界と手を携えて進んで行こう！

来賓ご挨拶
数多く参加いただいた来賓の皆様より挨拶を賜った。
前衆議院議員

経済産業省 製造産業局 産業機械課 課長

土屋 正忠 氏玉井 優子 氏近年20年ほどの間にデジタル化・IT化は急速に進み、変化の大きい時代

経済産業省は中長期的にイノベーを過ごしています。これからはセキュリションを基軸にしながら経済を支えていティをどのように構築していくべきかがきたいと考えています。これまでの垣根

大きな課題です。情報が集積されればを越えて、人・企業・データが繋がるコされるほどセキュリティが重要になって

ネクティッドインダストリーを実現するたきます。

めには、文書の電子化が一番の基盤となります。

国立公文書館 理事

福井 仁史 氏JIIMAとの付き合いは古く、これま

国立国会図書館 電子情報部 副部長

木藤 淳子 氏で古い文書をどうやって保管するかと国のデジタルアーカイブの取り組みのいうことしか考えていなかった私たち

なかでメタデータを分野横断的に提供に電子化の扉を開いてもらいました。

するジャパンサーチの試験版を今年度

元号が変わる新しい時代に、これまで中に行います。ビジョン「ユニバーサル

同様、長くお付き合いいただければ幸

アクセス2020」に則り、情報データに、いです。

よりアクセスしやすい環境を提供する役
割と使命をもって推進してまいります。
日本イメージ情報業連合会 会長

井上 信男 氏業務の都合でご臨席いただけなかった 情報通信技術

JIIMAとはマイクロフィルムの時 代（IT）政策担当から50数年、友好団体として共に歩ん寄せられた。

平井 卓也大臣より、メッセージができました。e-文書法の規制緩和が二弾三弾と進むなか、紙からデジタルに謹んで新年のご挨拶を申し上げます。日頃よりデジタ変換する実働部隊として今年は大きなル時代ふさわしい文書情報マネジメントの普及啓発に対ビジネスチャンスを掴み、業界全体が大きく発展すると期待しています。

し多大なるご尽力・ご協力いただいており感謝申し上げます。
社会課題の迅速かつ柔軟な解決や持続的な経済成

昨年12月より開始したJIIMA電子帳簿ソフト認証制度の委長を実現して行くためには我が国の社会構造をデジタ

員長からも祝辞をいただいた。

ルを前提としたものに変革していなければなりません。

電子帳簿ソフト認証審査委員会 委員長（中央大学商学部 教授）

このため政府ではデジタルで完結された利便性の高い

酒井 克彦 氏
企業の税務調査にあたっては、電子データの推進と改ざん等を見分ける慎重さのバランスが必要になります。国の産業をストップさせず、なおかつ慎重に舵

行政サービスを実現するための法案の策定や文書管理などの行政内部の業務のデジタル化に取り組んでいます。デジタルの恩恵が社会の隅々まで行きわたるようにするためには官民一体となった取り組みが不可欠です。引き続きより一層のご協力をお願いいたします。

取りをする力がJIIMAに求められます。

最後にJIIMA勝丸新理事長より。
数年前には動かなかった電子化が進み多忙になったという話を伺い、フォローの風が現実になったと感じています。デジタルガバ
メントの具体化をスピードを以て実現し、ますます高まる期待に応えて行きたいと思います。社会によい貢献ができるよう、理事とも
ども力を合わせて公益法人としての役割を進めてまいります。

月刊 IM 2019-3月号

31

JIIMA 賀詞交歓会で電子化普及の追い風を実感
日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）

JIIMAはこうした背景を受けとめ、正しい要件で保存できるソフトウェアの法的要件認証制度を開始したが、要件緩和がう会員企業と歩みたいと抱負を述べた。
また本年10月には日本イメージ情報業連合会（ISU）の全国大会がKIU主管では１月16日、会員各社・官公庁・関係団大きかったスキャナ保存のソフトウェア認証が先行し、電子帳簿のソフトウェアに関開催されることを予告し、経費を抑え、継続性を重視した大会にしようと考えている体等を集めて、新春を祝う賀詞交歓会をしては、昨年12月からのスタートとなった。

と伝えた。出席者67名。

開催した（於：如水会館・東京都千代田区）。

ちょうど平成31年度の税制改正大綱が政府がデジタル化を推進する昨今、国発表され、当協会認証ソフト利用者には税関係書類のスキャナ保存制度にさらな申請手続きが簡素化される見直しが発表

る緩和が示されるなど、JIIMAの活動とされたことが話題となり、開発メーカー・相まって、一般企業における紙文書も電ベンダー各社がJIIMAの認証制度に関心

子化に大きくシフトしそうだ。これを好感を高めた。

法務省 公文書7,000ファイル廃棄
各社報道によると１月14日、法務省は、
公文書7,688ファイルを誤って廃棄したとして関係各者は「今年は追い風が吹く」と発表した。山下貴司法相が「誠に遺憾だ」

期待をにじませ一堂に会した。

と陳謝した。
廃棄されたのは全国29庁の保護観察所や地方更生保護委員会で管理していた文書で、職員の出勤簿や会計書類、事件関係の記録や統計作成のための元データなどだ。
公文書管理法では、文書の作成後と廃所管の経済産業省、国立国会図書館、説明会に参加した企業は22社。中小から大手各社が、申請の仕方、審査方法などを入念に確認した。

国立公文書館、関係団体の皆さんが来賓として会員各社を激励されたほか、情報説明会に参加できなかったメーカー・ベ
ンダーにはホームページに詳細が記されて通信技術（IT）政策担当大臣・平井卓也
衆議院議員から異例の新春メッセージもhttps://www.jiima.or.jp/activity/certification/

寄せられた。賀詞交歓会の詳細はｐ30で紹介している。

JIIMA 電帳ソフト認証説明会に応募殺到いるので参照いただきたい。

廃棄した99％の文書は保存期間を満了していたが、残りは保存期間が残っていた。

米国カリフォルニア州「電子領収書」を義務化?!
米国カリフォルニア州では米国で初めて、顧客が「印刷領収書」を要求しない限り「電

神田駅前ビジネスセンターで行う予定。応募は下記から。

子領収書」を自動発行する法案AB161が発議され、2022年からの施行を目指して

https://www.jiima.or.jp/seminar/zeiseitaikou2019/いる。
この法案は、主に次の理由から発議された。
①「印刷領収書」のコーティング層に、合成樹脂の化学物質BPA（Bisphenol-A）

KIU賀詞交歓会を開催

委員会は急きょ、１月17日・29日の両日、財務会計ソフトウェアメーカー・ベンダーを集めて説明会を開いた。

関東イメージ情報業連合会（KIU）
でも１月10日、東国税関係書類の電子化、いわゆるスキャ
ナ保存に関しては、将来のデジタル化を

京會舘（東京都・港区）で恒例の賀見据えて2015年、国税庁は大幅な規制緩和をした。翌年以降も要件は緩和され普及が進み始めたが、電子帳簿保存法の詞交歓会を開催した。開会にあたり廣岡潤会長は、年末年
始は穏やかな天候には恵まれたものの、要件を満たさないソフトウェアを使用して電子化保存されるケースが散見され、国年末からの株価が落ち込みで厳しい景気が予測されると憂いつつ、亥年である今年、税当局より注意喚起がなされていた。

猪突猛進で一歩一歩一確実に成長するよ

32 月刊 IM 2019-3月号

職員の認識が薄く、今回の誤廃棄となった。

なお、H31年度税制改正大綱で発表されたスキャナ保存制度の見直しについては、解説セミナーを２月27日（水）、TKP

昨年12月に開始したJIIMAの「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」は反響も高く、順調な滑り出しをみせている。多くの問い
合わせに対して電子帳簿ソフト認証審査

棄前に内閣府への報告を求めているが、とBPS（Bisphenol-S）が含まれており、人体に悪影響を及ぼす懸念があると共に、リサイクルできない。
②環境保護団体グリーンピース・アメリ
カによると、「印刷領収書」を発行するために、数百万本の木と数十億ガ
ロンの水が毎年使用されている。
「電子領収書」に切り替えることにより、企業は大きなコストダウンを図ることができるとしている。
（DCA協会Newsletterより）

■新製品に掲載希望の方は、編集部宛送付ください。

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ラットフォーム「RICOH Smart Integration」
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新世代複合機「RICOH IM Cシリーズ」
７機種16モデルとさまざまなクラウドサービスを繋ぎ、紙からデジタルデータに 変 換・ 加 工 す る。RICOH Smart
Integrationアプリケーションとして提供するAIを活用したOCR機能により、紙ドキュメントの情報をデジタル化できる。
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トできる「RICOH Always Current
Technology」を実装。
「RICOH IM Cシリーズ」は全モデルに10.1インチのWSVGA大型フルカラー

タッチパネル「新MultiLink-Panel」を採用。タブレット感覚で操作可能。
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将来的なソリューション拡張に備えた独自開発のソリューションプラットフォーム「HyPAS」を搭載。変化する働き方に応じて複合機の機能も変化可能に。
1台で最大４系統の同時接続を実現する
機能、クラウドストレージとの直接連携やスキャン時にOCRをかけて編集可能なファイルにするなど多彩なオプションを多数用意。
部門管理機能を使えば利用状況を部署ごとに把握。各部門の使い過ぎや不要な機能利用を抑えるのにも有効。またゲ
スト利用設定も可能。
4,800dpi相当×1,200dpiの高精細画質で出力。
スキャンはフルカラー・モノクロ片 面
120ページ/分、両 面220ページ/分 の
高速スキャン。
■価格（税別）TASKalfa 6053ci
2,185,000円
TASKalfa 5053ci
1,785,000円■お問い合わせ先
京セラドキュメントソリューションズ
TEL 0570-046562
https://www.kyoceradocumentsolutions.co.jp/

書籍紹介
文書情報管理士
検定試験指定参考書

文書情報マネジメント概論「新しい文書情報マネジメントの基礎と応用」を最新情報で全面見直し、システム導入に重要なプロジェクトマネジメントの知識を盛り込んだ文書情報管理士必読の実用書。
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）著
B5判（186ページ）
ISDN：978-4-88961-016-1
定価 3,000円+税

購入は

第１章
第２章
第３章
第４章
第５章
第６章
第７章
第８章
第９章
第10章

文書情報マネジメントとは
ファイリングとは
電子化プロセス
文書情報の活用
文書情報の保存
文書情報の廃棄リスクマネジメントとセキュリティ
コンプライアンスとアカウンタビリティ
プロジェクトマネジメント
法令・ガイドライン

日本文書情報マネジメント協会ホームページ 「出版物・販売品」から

http://www.jiima.or.jp/publishing/hanbai.html

事務局／電話03-5821-7351

月刊 IM 2019-3月号

33

All you need is 〇〇

ら

編集委員か

芥川龍之介の小説「杜子春」で、お金にひかれて寄ってき、お金がなくなれば去っていく、そんな人間というものに嫌気がさした杜子春に、不思議な老人は、何があっても決して声を出さなければ仙人にしてやると約束した。仙人になるためにさまざまな恐
ろしい幻覚を我慢した杜子春だったが、死んだ両親が人から獣に変わる畜生道という地獄に落ちて、馬となって鬼に鞭打たれながらも「お前が幸せになってくれればいいんだよ」という母の声を聞いたときは、たまらず「おかあさん」と叫んでしまう。
夢から覚めた杜子春は仙人にしてくれるはずの不思議な老人に対して「仙人になれなくても私はこれで良かったと思います」というと、老人からも「もしもあそこで声をあげなかったら私はお前を殺していた」といわれる。
よく考えてみれば杜子春はどちらに転んでも仙人になれなかったんじゃないの？と思うが「詐欺だ！」とは思わずに二人の言葉を受け入れてしまうのは、杜子春の気持ちも分かり、不思議な老人の気持ちも分かるからだと思う。
実社会での意見の相違の裏には、その人にはその人の立場があったりして、理解し合うどころかどちらも引くに引けなくなって、話があちこちに飛び火してなかなか皆が納得する解決策が見つからないことも多い。
どうしたものかと考えていたら、芥川龍之介の「杜子春」の元になった中国の唐代伝奇「杜子春伝」はもっと明確だった。
魔導士から声を出すなと言われた杜子春は地獄の責めにも声を出さずに耐え、女性としてこの世に生まれ変わる。声を出さな
い杜子春と結婚した男は最初こそは声を出さないことを咎めなかったが二人の間に子供が生まれて、それでも声を出さない杜子
春に怒り子供を殺してしまう。その時、母となっていた杜子春は心からあふれてくる思いを止めることができずに「ああ」と声をあげてしまう。
目が覚めた杜子春の前に立った魔導士は「お前は、喜び、怒り、悲しみ、恐怖、憎悪、欲望の情は忘れることができた。しかし愛だけは忘れられなかった」と嘆く。
やっぱり愛が大切なのか、そうか、だからこれからはA Iの時代と言われているのか、なんて冗談にもならないが、人として忘れることができないはずの大切なことを忘れて、忘れることのできる情を拠り所としていがみ合うのはなんとも悲しく、愚かしい、それでは確かに仙人になるどころか人にもあらず、畜生にも劣るということになってしまう。
（山際祥一）〈広報委員会委員〉〈編集通信員〉

担当理事

河村武敏（アピックス）

北村一三（山本マイクロセンター）

委

長

山際

祥一（マイクロテック）

関

員

長井

勉（横浜マイクロシステム）菊池幸（コニカミノルタジャパン）員

委雅夫（光楽堂）

月刊IM ４月号予告

山路真一郎（山路工業）

JIIMA新体制の船出 新理事長抱負
始めませんか電子契約（仮）標準化海外調査報告（仮）安齋 美香（ハイパーギア）
倉持
事

務

局

Jan Askhoej（文書管理プロジェクトマネージャ /デンマーク在住）

勉（富士ゼロックス）

伝法谷 ひふみ※本誌内容についてご意見・ご要望等ありましたらＥメールdenpouya@jiima.or.jpまでお寄せ下さい。

〔月刊〕

3月号 Ⓒ

2019年 第３号／平成31年２月25日発行
発 行 人／甲斐荘©日本文書情報マネジメント協会 2019

博司

印刷版（オンデマンド）定価（1冊） 1,000円＋消費税（送料別）

発 行 所／公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）〒101-0032 東京都千代田区岩本町2−1−3
TEL（03）5821−7351

印刷版（オンデマンド）年間購読

12,000円＋消費税（送料共）

和光ビル7階FAX（03）5821−7354

印刷版（オンデマンド）のお申し込みはJIIMAホームページから。

JIIMA ／https://www.jiima.or.jp
編集・制作／日本印刷株式会社

ISSN0913-2708
ISBN978-4-88961-199-1

C3002 ￥1000E

Journal of Image & Information Management（本誌に掲載された写真記事いっさいに関して、JIIMAの許可なく複写、転写することを禁ず）

34 月刊 IM 2019-3月号

ISBN978-4-88961-199-1
C3002 ¥1000E「月刊IM」2019年 ３月号

平成31年２月25日発行

通巻第578号

定価（本体価格1,000円+税）

JIIMAのソフト認証

電帳法スキャナ保存ソフト認証と電子帳簿ソフト認証制度
平成31年度税制改正大綱で、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が行うソフト認証にはスキャナ保存ソフトと電子帳簿ソフトの２種類があります。電帳法

JIIMA認証ソフトを利用することで、承認申請が簡略化されることになりました！

スキャナ保存ソフト認証制度は、スキャナ保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断したものを認証、また電子帳簿ソフト認証制度は、国税関係帳簿の作成・保存を行う市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断したものを認証します。

審査方法
ソフトウェアの認証に当たっては、そのソフトウェアのマニュアル、取扱説明書などで公開されている情報をベースに、公正な第三者機関でチェックし、必要な機能を全て備えていることを確認したうえで認証審査委
員会で審議し、認証を行います。また、認証した製品の一覧は、JIIMAのホームページで公表するとともに、国税庁に対して認証製品リストを提出します。

審査料
スキャナ保存新規審査手数料￥400,000（税別）
JIIMA 会員価格 ￥320,000（税別）

更新審査手数料認証した製品には、次のようなロゴの表示を認めて
（一例）
います。

￥250,000（税別）

JIIMA 会員価格 ￥200,000（税別）

電子帳簿
認証した製品には、次のようなロゴの表示を認めて
（一例）
います。

会計パッケージ：帳簿作成・保存

新規審査手数料￥500,000（税別）
JIIMA 会員価格 ￥400,000（税別）

更新審査手数料￥300,000（税別）

JIIMA 会員価格 ￥240,000（税別）

電子帳簿ソフト：帳簿保存のみ

新規審査手数料￥400,000（税別）
JIIMA 会員価格 ￥320,000（税別）

更新審査手数料￥250,000（税別）
JIIMA 会員価格 ￥200,000（税別）

詳しくはJIIMAホームページ
お問合せ

https://www.jiima.or.jp/activity/certiﬁcation/

日本文書情報マネジメント協会

TEL 03-5821-7351

アーカイブ用光ディスクとドライブの組み合わせを認証するアーカイブ用光ディスク製品認証
制度もご活用ください。