2009/4/14

既存文書管理システムはデータ移行＋階層フォルダ自動生成で蘇る
2009年4月14日
年 月
株式会社コネクテッド

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製品ロードマップ
設計製造用

PDM
ChronoStar

FullWEB
ChronoStar
V1
V1.5

ChronoStar
V1

ChronoStar
V2

PDM
ChronoStar
V1.5

PDM
ChronoStar
V1.8

FullWEB
ChronoStar
V2

FullWEB
V3

ドキュメント管理用

FullWEB
V4.0

FullWEB
V4.1(Fast)

ChronoStar
V2.2

バグ管理用

SAID

FullWEBSAID

参照系 ChronoWEB＜2000＞＜2001＞＜2002 ＞＜2003＞＜2004＞＜2005＞＜2006 ＞＜2007＞＜ 2008 ＞＜2009 ＞ ＜2010＞

Knowledge Management Forum 2009, Connected1

2009/4/14

コネクテッドソリューションの主な導入先（抜粋：順不同）• トヨタ自動車株式会社• 富士重工業株式会社• NOK株式会社• 株式会社東海理化• 日本発条株式会社• 日産車体株式会社• アイシンAW株式会社• 中央化学株式会社• 塩野義製薬株式会社• 新明和工業株式会社• 株式会社クボタ• 株式会社神戸製鋼• 川重冷熱工業株式会社• 住友重機株式会社• 日立造船D&E• シャープ株式会社• 三菱電機株式会社• 東京特殊電線株式会社• マスプロ電工株式会社• 株式会社ニコン• NTT西日本• JR西日本コンサルタンツ• 国立病院呉医療センター • 株式会社奥村組• 大阪警察病院• 株式会社アシックス• 大阪大学• 株式会社味の素• 京都大学• 株式会社シマノ
Knowledge Management Forum 2009, Connected

ほとんどのソリューションにおいて導⼊前もなんらかのドキュメント管理を⾏っていた
FullWEB導入前のシステム
ファイルサーバー
全文検索システム
ドキュメント管理システム
自社製簡易版、たとえばACCESSベース
グル
プウ アやメ ルシステム
グループウェアやメールシステム

Knowledge Management Forum 2009, Connected422009/4/14

既存システムの良い点＆悪い点

ファイルサーバー○なんといっても、操作が簡単
×でも、見つからない
全文検索システム○登録の手間がない
×見つかりすぎる（Googleがスマートすぎ）ドキュメント管理システム○セキュリティー（権限管理ログ管理）が厳密
×操作がややこしい
自社製簡易版 たとえばACCESSベ ス
自社製簡易版、たとえばACCESSベース○カスタマイズできる
×最新の環境（OFFICE2007、IE8)に非対応
グループウェアやメールシステム○広い範囲で使える
×（文書数が多い場合）遅くて使い物にならない
Knowledge Management Forum 2009, Connected

5で、欲しいのは、こんな感じのシステム
まずは、既存システムのデータの移行
操作が簡単 特に 登録と開く操作が簡単、特に、登録と開く
セキュリティーには厳密で安全であれ
速度は大切
自社独自の機能が実現できる

データ移行
簡単
安全
カスタマイズ速い
Knowledge Management Forum 2009, Connected632009/4/14

FullWEBシステム構成
・ユーザはWEBブラウザ（IE）からWEBサーバーのアドレスへアクセス
・各サーバーは物理的にひとつのサーバーで実現されていてもいいし、Hyper-V等の仮想マシンで実現されてもいい、ネットワーク上に複数分散されていてもいい

DBサーバ
SQLServer2008
WEBサーバ １
IIS7.0
全文検索エンジン
Justsystem CBESMS Index Service

WEBサ バ N
WEBサーバIIS7.0
開発用WEBサーバ
SDK

ストレージ
サーバ１
ストレージ
サーバN

Knowledge Management Forum 2009, Connected

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まずは、データ移行を行う
ストレージ容量制限がなくなる
サーバーを並列化すれば同時接続数を拡張できる
配布用フォーマット自動生成で広範囲な利用が可能
布用 ォ
ッ 自動 成 広範囲な利用 可能
他のシステムからURLでアクセス可能データとなる
全文検索ができるようになる

FullWEB
既存文書管理システム
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Knowledge Management Forum 2009, Connected42009/4/14

分類用階層フォルダ自動生成機能
Growing Tree
●概要
登録されたドキュメントに付与された属性の統計をとり、その出現頻度に応じた分類用階層ツリーを自動生成。
●基本技術
タクソノミー（管理分類）とフォークソノミー（登録者分類）の統合●管理者のメリット
分類用フォルダが自動生成される●登録者のメリット
空のフォルダをたどらなくてもいい
大量に文書のあるフォルダがない
キーワードを自由に設定できる

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Knowledge Management Forum 2009, Connected

既存資産の再活性化、混乱から整頓へ混乱した状態

蘇生

整頓された状態

いつも最適に保たれる

たくさんの空フォルダ

ファイルがあふれたフォルダ

Knowledge Management Forum 2009, Connected1052009/4/14

分類用階層フォルダ設定ツール
分類ラベル定義
例：クレーム報告書
事業部は上位5部をフォルダ表示

クレームは6種類の属性で管理する

ライン停止は固定表示
3階層で分類発生年は5個以上あればフォルダ表示

事業部名ライン停止
発生年

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Knowledge Management Forum 2009, Connected

分類用階層フォルダ自動生成 具体例１
ワインを分類項目（色、生産国、エリア）でBEST3のみで構成で分類
赤ワイン生産国
ベスト３はフランス
イタリア
スペイン

ワイン

赤

ロゼ
用意したロゼは該当なし

フランスの赤のエリアとしては
ボ ド がボルドーがNo.1であることがわかる。

フランス

ボルドー

イタリア

ブルゴーニュ

スペイン

ロワール

その他

その他

白
Knowledge Management Forum 2009, Connected1262009/4/14

分類用階層フォルダ自動生成具体例２
社内文書を分類項目（部門、行動、書類名）で出現最低１０個で分類
営業の報告文書としては日報、週報、月報の3種類ですべてだとわかる

よく利用している部門が営業、総務、経理の3部門であることがわかる

社内文書

営業

報告

日報
週報

総務

月報
経理送付照会

その他

依頼
招待

注文書
納品書請求書
見積書

お詫び
その他
その他

営業の送付文書は注文書納品書請求書見積書が主なものであることがわかる。

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Knowledge Management Forum 2009, Connected

操作が簡単であること
特に、登録と開く操作– 登録は：ドラッグ＆ドロップ• 複数ファイルも可能• フォルダも可能– 開くは：ダブルクリック• 開くフォーマットはオリジナルとPDF
選択可能– 属性値付与は：ファイルから自動抽出
属性値付与は ファイルから自動抽出• 登録するフォルダが保持する属性値を付与することも可能• 一括設定も可能
Knowledge Management Forum 2009, Connected1472009/4/14

セキュリティーには厳密で安全であれ••••

すべての処理で優先される権限処理
改ざん防止
詳細な権限操作ログ
改訂履歴

改ざん防止

操作ログ
改訂履歴

編集
Ver.1

Ver.220181614121086420

Ver.N

Knowledge Management Forum 2009, Connected

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自社独自の機能が実現できるSDK(Software Development Kit)を用意
製品バージョンアップに影響されないカスタマイズが可能。
操作オブジェクトを用意し EXCELのマクロが扱える知識で操作オブジェクトを用意し、EXCELのマクロが扱える知識でカスタマイズ可能
使用できる言語はWindows用の開発言語すべて（VB,VC,C#,Ruby,Java…)
既に、１０社以上のエンドユーザにおいてSDKが使用され、既存システムとの連携が行われている
開発パートナーはSDKで拡張オプションを開発
プ
新明和ソフトOpener
コベルコシステム
FullWEB加速パック
コマツCSS
FullWEB-DjVu
開発元であるコネクテッド社からのコーディング支援16
Knowledge Management Forum 2009, Connected82009/4/14

将来的には、こんなシステムが欲しい管理の効率化
クライアントという概念をなくしたい
データがどこにあるか意識しない
必要なアプリケーションがインストなしで使える
意識しなくて使える
通常の仕事（文書作成や属性変更や承認）をしていればいつのまにか登録されていて、それがればまにか登録されそれが必要な人の伝達されている。

Knowledge Management Forum 2009, Connected

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操作が簡単であること２（自動属性設定）
••
•
•
•

入力としてEXCELテンプレートを採用
自動属性抽出用テンプレートはEXCEL標準機能で5分程度で作成可能
記入済みのEXCELをシステムへドラッグ＆ドロップ
EXCEL内情報は自動抽出されてデータベース化
EXCEL内情報は自動抽出されてデ タス化
EXCEL作成時にシステムに接続する必要がないので、現場で作成可能

ドラッグ＆ドロップ
現場で作成

FullWEB
属性自動抽出Knowledge Management Forum 2009, Connected1892009/4/14

自動メール通知• ユーザ操作（登録、承認、状況変更）と連動したメール通知• 文書に対する操作を行うだけで自動送信されるため、連絡もれがない新規案件が登録されました

登録承認担当部門承認済

FullWEB
上司が承認済承認状 変更状況変更
受理

部下Aさん受理

処理中

部下Aさん処理中

仕事依頼ですKnowledge Management Forum 2009, Connected

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配布用フォーマット自動作成• 登録時に自動で配布用フォーマットへ変換されたものとオリジナルが保存される。
• 配信時には、配布用のフォーマットが配信される。
• 編集権限を持ったユーザは、編集時
ザは 編集時にはオリジナルを取り出すことができる。

登録

編集

Knowledge Management Forum 2009, Connected

配信

2010

2009/4/14

そろそろ講演終了時間が近くなったので、本日の、出張報告書を書いてみます
登録メ ル通知
メール通知

出張者
上司FullWEB
出張報告書
Knowledge Management Forum 2009, Connected21

ご静聴ありがとうございました。
•本日使用したスライドはコネクテッド社のホームページからダウンロドできます
らダウンロードできます•さらに詳しいDEMO等をご希望の方は下記へ連絡下さい•大阪本社
06-6390-2505
support@connected.co.jp•東京事務所
東京事務所 03
03-5639-0113
5639 0113
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