ISSN 0913-2708

2017年 第２号
平成29年１月25日発行（毎月1回25日発行）〔月刊〕

Case Study

顧客信頼性をもたらす

技術資料活用の最適化
デジタル化で推進する制度設計と運用
磁気テープによるデジタル情報の長期保存方法

JIS標準化原案の概要
文書の一括管理を目指して
太宰府市の取り組み

2

2017 FEBRUARY

INDEX

月刊IM電子版はPDFダウンロード・
プリント機能が利用できます。

〔月刊〕
2017-２月号

4
10

通巻第 553 号

ダウンロードしたPDFならびにプリントは、著作権法に則った範囲でご利用できます。
JIIMAに許可なく業務・頒布目的で利用した場合は著作権法違反となり罰せられますのでご注意く
ださい。

【ケーススタディ】……………… 顧客信頼性をもたらす技術資料活用の最適化
フィールドエンジニアの作業品質向上が人の安全を守る
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社【ケーススタディ】……………… デジタル化で推進する制度設計と運用競争優位性を叶える情報の可視化

坂田…明明豊ファシリティワークス株式会社

16……………… 電帳法要件を満たしたソフトの利用を！

フェアネス
透明性
お客様側に立つプロ

国税庁より周知依頼を受領
JIIMA 長濱…和彰

磁気テープによるデジタル情報の長期保存方法
慶應義塾大学

1.アーカイブシステム

2. アーカイブプラットフォーム（ドライブ装置，データストレージライブラリ，

価値や用途等に応じた長期保存保証レベルの決定
保存ファイルに関する長期保存保証レベル
記録媒体を覗くアーカイブシステムに関する長期保存保証レベル
デジタル情報ファイル一致検証に関する長期保存保証レベル

コンピュータ，OS ，ソフトウエア）

金子…晋丈

管理台帳
3.記録媒体4.管理台帳

5.施設

デジタル・アーカイブの現状と未来②

21……………… 日本のデジタル・アーカイブの動向と課題
東京大学大学院情報学環

長期保存の保証レベル

アーカイブシステム及び施設

18……………… JIS標準化原案の概要

時実…象一

1. 一般
2. 管理台帳データの管理
3. 保存ファイル
4. 管理台帳データ

運用
プロセス

1. 一般
2. 運用上の前提（所有者の決定事項）

3. 要求事項（提供者に要求すること）

a) 対象デジタル情報ファイルb) 保存期間c) 長期保存の保証レベルa) 登録，利用，移行，破棄b) アーカイブシステムの移行期間
c) アーカイブシステムからの読み出しd) 管理台帳データの保存手法の明確化
e) 本体系の点検f) 作業状況の評価と運用規定の改善

1. デジタル情報ファイルの登録
2. デジタル情報ファイルの保存
3. デジタル情報ファイルの呼び出し
4. アーカイブシステムの移行
5. デジタル情報ファイルの削除，変更及び破棄

作業記録
デジタル情報ファイルに関する作業記録

24……………… 文書の一括管理を目指して
太宰府市の取り組み

太宰府市公文書館

藤田…理子

ECMサミット2016 eドキュメントフォーラム2016より

27……………… ワークスタイル変革とECM 開催報告
JIIMA…ECM…委員会 石井…昭紀

31……………… 文書情報マネージャー 認定者からのひと言【公文書管理シリーズ】

32……………… 共通基盤で県市町村の歴史をアーカイブズ
福岡共同公文書館
JIIMA広報委員会 長井…勉【わが館のお宝文書】

35……………… 尼崎市立地域研究史料館所蔵 明治15・16年波止場関係書
36………………
37………………

コラム

晴天なれど遠霞 「国民に無駄を強いるもの」

ニュース・ア・ラ・カルト● NDL 保存フォーラム開催 現物保存とデジタル化の両立を● ARMA定例会 日本の官僚制と公文書保存を語る● 日経新聞社 文書電子化による業務改善をセミナーで● NTTデータ スマホで税公金・公共料金支払いを可能に● 女性活躍推進法に準拠 コニカミノルタ「えるぼし」認定

38………………

新製品紹介● PaperLab A-8000● AccurioPress C2070/C2070P/C2060● ScanFront 400

40……………… ■ IM編集委員から

平成27年・28年度改正準拠
税務関係書類の電子化保存運用ガイドラインVer.4.0… ……… 13頁

広告ガイド

キヤノン電子株式会社……………………………………………… 表２
文書情報管理士検定試験のご案内………………………………… 表３
株式会社PFU… ……………………………………………………… 表４
パナソニックシステムネットワークス株式会社… ………………… 前１
株式会社ムサシ……………………………………………………… 前２
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社………………………… ９頁

富士ゼロックス株式会社… ………………………………………… 14頁
株式会社ハツコーエレクトロニクス……………………………… 23頁
株式会社アピックス…………………………………………………26頁
エイチ・エス写真技術株式会社… ………………………………… 30頁
JIIMA入会のおすすめ………………………………………………… 39頁

時代のニーズに対応した
文書情報マネジメントを紹介
ケース・
スタディ

顧客信頼性をもたらす
技術資料活用の最適化
フィールドエンジニアの作業品質向上が人の安全を守る伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
流通・EPビジネス企画室
ビジネスソリューション推進部

はじめに今回紹介するお客様は、全国に280拠

テムやファイルサーバに格納されている状態でした。
またシステムのユーザーインターフェー点を有し、フィールドエンジニア（以下、 ス（画面操作）も決して使いやすいもの
FE）を協力会社含めて数千人を抱えるとは言えず、技術資料を効率良く活用で「トータル施設管理サービス、施設診断・きていませんでした。

コンサルティング、総合施設リニューア

このように、技術情報（文書）の閲覧

ルなどを主な事業とする、総合的な施設

がFEに徹底されていないことや、最新

２．資料管理の課題
・部署や個人管理によるセキュリティ・
文書（情報）の整合性の不一致
・更新後の関連資料への未反映
３．システム運用保守の課題
・運用・保守のための労力と費用の投資
これら各課題に対し解決の方向性を設定しました。

のメンテナンスを行っている企業」です。 に更新されていない文書を閲覧させるこ
この企業で行ったFEへの技術資料提供の最適化事例を紹介します。

システム導入の背景と課題
背景
今回のお客様にとって「蓄積された技とは、作業品質の低下を招き、結果的には現場での不具合の原因となります。

質の向上に大きく貢献し、それが顧客からの信頼向上へ直結する、事業成功の重要なファクターと言えます。
これまでは手書き等を含む約50種類に及ぶ大量の資料が、現場個別の用途に応じて構成されており、それぞれのシス

4 月刊 IM 2017-2月号

１．現場支援の課題については、「文

現場（フィールド）の必要性に応じた書へのアクセス効率化」として、検索の情報（価値）提供を目的とし、技術資料

手間を減らし“見るべき時”に、“見るが有効活用できる仕組みの再構築が不可べき人”に、“見るべき文書”を“確実欠との認識で、以下に挙げる課題に取りに閲覧”してもらうために有効なシステ組みました。

ム機能を実現する。
２．資料管理の課題については、「資

術情報を適切にFEへ提供できる環境の整備」は、サービスの業務効率および品解決の方向性課題
１．現場支援の課題

料管理適正化」、また組織における重要文書として、セキュリティや資料の正確・目的の資料にたどり着くまでに手間がかかるさを担保するためのシステム機能を実現

・目的に対して検索結果の情報が不十分

３．システム運用保守の課題について・資料探しに多くの時間は割けないする。
は、「投資最適化」として、システム維持に留まらず、改善のための投資ができるようにする。

システム選定前述の課題を解決するために、複数の文書管理システムを検討した結果、伊藤忠 テ ク ノ ソ リ ュ ー シ ョ ン ズ（ 以 下、CTC）のEIMANAGER（文書管理システム）が選定されました。
選定ポイントは次のようなものです。
１．優れたカスタマイズ性
一般的なパッケージ製品と違い、顧客ニーズに応じて、独自フレームワークを活用し、柔軟なカスタマイズが可能であり、その実績が豊富であること。
またカスタマイズに対応するための専
任開発チームがあること。

図１

EIMANAGERシステム概要図

２．充実した導入支援体制
専任の開発チームだけでなく、文書管

約２ヶ月

約３ヶ月

理や情報活用などの検討を支援するコン３．将来の拡張性
本課題でライセンスを導入すれば、近い将来、他の業務・文書への展開を行う

継続検討

支援が受けられること。

システム化
概要検討

将来像

サルタントなど、製品導入に限定しない

約１ヶ月

ロードマップ／開発計画策定システム化
施策検討
現行システム
移行方針検討現状調査

場合にもライセンス購入が不要であり、

図２

カスタマイズによって業務に応じた使い

コンサルティング作業フロー

勝手が担保できること。
などが、主な理由として挙げられましスタマイズが可能で今回の課題に十分対。
た。
「本システムを作る過程においては、 応できると判断されました（図１）
試行錯誤も想定されることから、共に考えられるパートナーを選ぶという視点でも評価した」という点も考慮されました。

ローで進める方針となりました。
・将来像検討ユーザーのタイプと利用シーンの各パ

将来像の検討採用されたEIMANAGER（文書管理お客様からの要望により、新システム

システム）は、文書管理システムとしての将来像を検討するコンサルティングもの基本機能はもちろんのこと、情報統合行いました。

管理システムとしての一面もあり、文書実施するにあたり、利用シーン、対象

管理フレームワークに実装されたAPIを文書、主なシステム化検討事項について利用して顧客ニーズに合わせた柔軟なカスコープを決めて、図２のような作業フ

ターンにおいて、どの文書にどのようにアクセス・閲覧してもらうようにすべきかを検討する。
・現状調査
将来像および、システム化の施策・概要の検討に必要となる調査を行う（図３、図４）。

月刊 IM 2017-2月号

5

調査項目

内容

把握すべき事項

業務の概要および業務における文書利用の必要性

業務の概要と実施担当者（職種）、各業
務での利用文書をおよび課題を確認• 業務と文書の関連および文書利用の必要性• 活用されていないことによる課題／
活用を阻害する要因

文書の概要および作成単位 •検索方法

文書の内容、文書の作成体系、現状の検索方法およびニーズ• 文書利用の必要性• 有効性•検索性の改善の必要性

文書間の関係性

文書作成時に抜粋・転記・参照等の文
書間の関係確認• 整 合性の確保、最新情報の確
実な閲覧

文書管理業務の現状

各文書が作成されてから、システム上で公開されるまでの業務フロー・作業内容確認• 文書管理業務の改善の必要性

文書属性

新たに追加すべき属性および現行システ
ムが保持している属性を確認• 検索性の改善の必要性• 移行対象となりうる属性の把握

図３

現状調査の概要（一部抜粋）
文書利用システム化テーマ

閲覧
状況

文書の
状態

課題A

②⑥

①

効率的な
文書への
アクセス

文書の利用促進に向けて、限られた時間の中で、必要とする文書に効率的にアクセスする手段を提供する

③④

更新情報の
閲覧徹底

作業ミスの発生を回避するために、
更新情報の閲覧をより促すための仕組みを実現する①②④

図４

文書管理業務
発行
業務

課題B

課題C

種別の文書を閲覧する必要があるが、現状では横断的な検索ができない。
文書管理の観点
１．発行業務・紙とファイルによる文書の登録・更新依頼を行っており、効率が悪い。
・組 織的な原本管理が一部の資料でしか行われておらず、原本が消失する可能性がある。
２．ライフサイクル管理・文 書の廃止など一部ルール化が不十分なものがある。
といった分析結果から現状・課題の解決にむけて次のようなテーマ（一部抜粋）を設定しシステム化の検討に入りました。

①

システム化のテーマと施策①①②

１．効率的な文書へのアクセス・目的／利用シーンに合わせた文書
へのアクセス方法を提供すること

現状分析／現状の課題とシステム化のテーマ（成果物イメージ）・文 書種別をまたいだ検索を可能にすること
２．更新情報の閲覧徹底

・システム化施策検討

観点にて分析しました。

目指すべき文書の活用を実現するために実現すべきことをシステム化することで検討する。
・システム化概要検討
システム化施策を踏まえ、実現すべきシステムの概要を検討する。
・現行文書移行方針検討
各文書の移行方針について、移行のパ
ターンごとにやるべきこと、移行の時期／タイミング、移行方法等を明確にする。
・ロードマップ開発計画策定
本取り組みのロードマップおよび／開発・移行計画を作成する。
上記のヒアリングから、文書の利用および管理業務における主な課題を以下の6 月刊 IM 2017-2月号

現状調査・分析結果
文書利用の観点
１．閲覧状況
・FEが作業をする際、毎回閲覧が必須となる文書はなく、過度に文書閲
覧に時間を割くことはできない。
２．文書の状態

・担 当する作業内容に関連する文書の更新を周知すること
３．文書管理業務の電子化
・登 録・更新依頼・原本管理などをすべて電子化し紙文書を使った面倒な手作業・手運用を削減すること
・紙文書の押印運用を廃止すること解決へ向けたシステム化の概要

・一 部更新が頻繁に行われる文書があ
るが、FEがすべての文書の最新の情報をリアルタイムで把握することは困難。

しいシステムの方向性も決まりました。

・一 部更新が徹底されていないことで、不整合が存在している。

へのアクセス」に注目し、具体的なシス

３．
トラブル対応時の利用・設備の故障対応などで、いろいろな

上述の施策を設定することにより、新挙げたテーマの中から「効率的な文書
テム化施策として、次に紹介する検索機
能群の開発を先行して、新しい文書管理システムの導入を開始しました。

上述の検索機能群を複数の文書種別を対象に同時に行えるだけでなく、文書種別ごとにもつ固有の属性のうち、関連付けが可能なものは関連付けを行うことにより、検索キーワードとして入力された属性の値を「関連付けをたどって」横断検索を可能とする。

導入効果
今回「効率的な文書へのアクセス」を
図５

イメージ検索画面（画面イメージ）

具体的なシステム化のテーマとして行ったことにより、以下の効果を出すことができました。
「１．イメージ検索」により、
エレベー
タやエスカレータなどの設備分類ごとに設備の全体イメージ画像が表示され、視覚的に機器、品目と順次たどる事が可能となり、技術の習熟度合（既知の専門用
語の量）に左右されず、必要な資料を探し出すことができるようになりました。
探し方に困って途方に暮れ、検索途中で利用意欲を失うこともありません。
「２．作業検索」により、標準化された作業を上位階層から順次たどる事が可能になり、作業毎に必要となる資料を探図６

作業項目検索画面（画面イメージ）

し出すことが容易なため、作業に必要なものが全て一覧で参照することができる

１．イメージ検索
保守の対象となる設備分類毎に設備のイメージ画像を表示し、視覚的に設備から部位にたどって資料の一覧を表示する（図５）。
【主な選択項目】
設備、部位、資料
２．作業検索設備分類ごとに階層化された作業体系をたどる事で資料の一覧を表示する（図６）。

【主な選択項目】
設備、作業、資料
３．キーワード検索
各文書が保持している属性を指定し、資料を検索表示する。

ようになりました。
これは作業現場での面倒な資料の検索時間の削減につながりました。
「３．キーワード検索」により、文書に設定された共通属性、個別属性、またまた、指定項目を決めずにフリーワー

指定項目を決めずにフリーワードが入力

ドを入力して文書内容からの検索表示

でき、全文からの検索表示も可能とした（全文検索）も可能とする。

ことで、正確な情報をもたない断片的な

４．横断検索情報からでも、資料に対して探すことを

これまでのシステムで管理されていた文書を新システムで一元化することで、諦めずに、高い確率で文書（情報）にたどり着けるようになりました。

月刊 IM 2017-2月号

7情報活用者
支社・支店

効率的な
文書アクセス

現場

多様な文書へのアクセス手段を提供

後方支援（技術支援・
品質管理・生産管理）

ＦＥ
障）（保守・故障）社外での必要文書の利用を可能にイメージ 検索

後方支援

管理者

文書登録

承認・公開

技術情報活用システム

登録・改定通知

改定内容・
箇所確認
閲覧督促

更新情報の
閲覧徹底
管理者

更新候補
資料を案内

ライフサイクル
管理の徹底
ＦＥ（保守・故障）改定管理そしていろいろな検索方法を可能とし意欲を失うことなく、必要な文書を効率よく精度高く結果を得ることができるよ

更新や廃棄の必要性を把握

後方支援

図７

とです。

うになった点です（図７）。

改定対象を選定

各人の意識任せにしない仕組み
各人の意識任せにしないのを、横断で検索できるようになったこ

により、情報を探す人が検索途中で利用

管理者

いつでも簡単に状況を把握可能やファイルサーバが異なり、関連する文たことや、使いやすいインターフェース

登録

既読管理

文書分類ごとに保存されているシステム
書を横断で探す行為が不可能であったも承認依頼

パッケージ検索

検索
利用状況の
タリング
モニタ

紙運用の
廃止

レコメンド

故障対応時の文書活用環境整備果を説明しましたが、今回最大の効果は、電子化によりマニュアル作業を削減

キーワード検索( 全文検索）作業
ツリー検索

個別にひとつひとつの施策における効

情報発信者

今後の取組み今回の取り組みでは、お客様が事業の重要な成功要因のひとつとして考えてい利用イメージる、FEの技術資料の活用における業務効率向上・品質向上に一定の効果を見い出すことができました。
今後は、更なる業務効率向上・品質向
上を高めるための以下のような機能を中心とし、カスタマイズ開発を継続する予全体の利用状況や文書の更新状況からユーザーの利用履歴から定です。
・レコメンデーション
各FEにあわせて、担当施設／設備の情報や利用ログから、より有用な文書をユーザーの設定から作業予定から

図８ FE向けポータル画面（画面イメージ）抽出し、検索をできるだけ減らして見るべき文書（情報）にアクセスできるようにする（図８）。
・既読管理
各FEの担当施設／設備／業務に関連「４．横断検索（キーワードの関連付が向上しました。

する文書の更新が行われた場合に、そのけ）」により、複数の資料には共通属性

また各検索画面には、
検索に
「役に立っ

閲覧状況をシステム上で管理し、更新情を保持させることで、いままで同じ属性たか？／役に立たなかったか？」ボタン

報の確認漏れが生じないようにする。

項目で検索できなかった各文書を同一属を実装し、今後の検索効率・精度向上の・差分表示性項目で検索が可能となり、現場作業でための情報として活用します。

利用する複数の文書に対して検索の精度

8 月刊 IM 2017-2月号

変更前後の文書内容を比較表示することで、変更内容を効率的かつ確実に確認

できるようにする。

おわりに人の危険に関わる機器設備を安全運用させる「FEの仕事」には、高い技術力と作業品質が要求されます。
不足しがちな「現場での時間」を無駄にしないよう、探すことに費やす時間の短縮を狙い、不具合を発生させない間違いのない精度（品質）の高い文書管理シ
ステムを提供しました。
改めて「情報の品質」と「提供の仕方」について重要性を感じます。

この度は、将来像検討・文書管理業務

・文書管理の運用やルールが不完全の変更・システム仕様の検討・データ整などです。

備など、お客様の多大な協力とご理解の記載したポイントや改善方針の内容が、もと、文書管理の課題解決のモデル的な皆さんの文書管理導入の際に、少しでも進め方をすることができました。

成功に導く参考になればと思います。

近年、文書管理の課題で悩まれている
多くの企業は代表的な課題を同じように持っておられます。
・文 書分類ごとに情報が分断されている、そして共通属性がない
・利 用側の熟練技術の差を埋める考慮がされていない
・原本管理が不完全
・最 新化された文書の閲覧が徹底さ
れていない

ば

ば

たか し

馬場 貴志

JIIMA認定
文書情報管理士 e-文書++
文書情報マネージャー

月刊 IM 2017-2月号

9

時代のニーズに対応した
文書情報マネジメントを紹介
ケース・
スタディ

デジタル化で推進する制度設計と運用
競争優位性を叶える情報の可視化

明豊ファシリティワークス株式会社
代表取締役社長

坂田 明

保守まで、プロジェクトのあらゆる情報

会社概要を提供し、発注者の課題解決とプロジェ

当社は設立38年目、社員数228名、資クトの推進を支援している。

透明性

本金5.3億円、ジャスダックに上場している唯一のCM（コンストラクション・マネ

フェアネス

企業風土に落とし込んだ理念

ジメント）会社として発注者支援事業をCM手法による発注者支援業務は、プ専業として行っている。発注者が、オフィ

ロジェクト終了時に、発注者に納得感をス移転や、教育施設、商業施設、生産施与えられることが最大の魅力である。そお客様側に立つプロ

設、研究施設、倉庫、データーセンター、 のために当社では、発注者が競争環境のほども疑われぬ」よう、プロジェクトの医療施設等を新築もしくは改修する際、中で選ぶこととなる設計会社や施工会社

すべてのプロセスについて情報（文書）

当社は基本計画策定、業者選定支援、設等との関係について、明確に一線を引いを可視化し、発注者と共有している。ま

計監修、施工監理マネジメント、引越し、 ている。併せて、当社が発注者から「露た発注者の課題解決に向けた相談相手になれるよう、建設に関する高い専門性はもちろん、発注者の業態による特殊性や、社会情勢等ビジネスの常識を含めて、「常に学ぶ姿勢」を社員に意識付けさせていお客様
マネジメントフィー

プロジェクト立上げ支援
基本構想策定設計者・施工者選定
設計・施工マネジメント

発注支援業務当社（プロ）

お客様の専門性を補完し良いものを安く早く実現
プロセスの透明性担保
図１

10 月刊 IM 2017-2月号

CMのビジネスモデルの概念図る。この「フェアネス」
「透明性」
「顧客

供給者（プロ）
・設計事務所
・ゼネコン
・設備工事会社 など側に立つプロであれ」という企業理念が、現在風土として定着している。
この企業理念に共感したプロたちが当社に集まり、社員として顧客の課題解決にむけ業務を行っており、当社は単独でも技術面や契約方式の相談にのれる網羅性の高い体制を構築した。

表１

①技術士

顧客側に立つプロ集団：5名（総合技術監理、電気・電子、衛生工学部門）② 一級建築士 （総数71名内訳）
設計系

：17名

技術系

：34名

技術営業系

：7名

見積系

：4名

設備設計1級建築士：6名

設備・設備設計系：7名

構造設計1級建築士

：2名

建築

：41名

電気

：17名

土木

：7名

造園

：1名

：2名

第3種

：6名

管工事

：20名

照明士

：1名

ト事例などはホームページを参照いただ
きたい。

⑤ コンストラクションマネージャー：38名⑥ 建築積算士・コスト管理士：10名⑦ 消防設備士 甲種：13名⑧ CASBEE建築評価員：25名

LEED-AP：1名⑨ 建築設備士

：16名

設備士

：7名

⑩ 特殊建築物調査資格者：7名

建築仕上診断士：5名⑪ ファシリティマネージャー：32名

デジタル化の仕組み
建築設備検査資格者：9名

宅地建物取引主任者

：12名

税理士

：1名

⑫ その他
：9名

質」
「スケジュール」「コスト」の３要素の最適化を図るものである。プロジェク④ 電気主任技術者

情報処理技術者

CM手法は、コストカットのみではなく、建築・設備のプロが、発注者本位で、「品③ 一級施工管理技士

第2種

CM手法の有用性

ＡＶ技術者

：2名

※ 一部資格は重複しております

デジタル化への課題と対応
社会の変化への対応した。同時に、デジタル情報の活用を前提としたこの環境において、紙の情報が混在すると、発信方法がデジタル・アナ

当社のデジタルな働き方
デジタルな働き方を導入することによって、当社に３つ効果がもたらされた。
１ 「どこでもオフィス」の実現
２ 情
 報の可視化でお客様との信頼関係構築

20数年前、当社はクライアントサーバ

ログの二通りとなり、又、会って話さざ

３ 効
 率 的な働き方への意 識 改 革で、フィービジネスにおける生産性向上

方式とインターネットの普及により、今るをえなくなる等もあり、テレワークのどこでもオフィスは、社員が「セキュ後デジタル化が進展し、隠し事の無い社

効果をつぶす異端は早い段階から認めな

アな環境の中で、どこでもオフィスと同会が実現すると確信した。高い倫理観やかった。

じ執務環境で働ける」仕組みである。

透明性のある風土づくりを当社の競争優

現在の当社オフィスは、紙の保存場所

顧客プロジェクトについても、顧客と位性のトップに置き、デジタル化を推進

を一部に限定するとともに、デジタル情当社と工事関係者とが、クラウド上で共することとした。

報を活用して、仲間とコミュニケーショ

働作業している。

ンをとりながら効率的に働ける環境としデジタル化への意識改革

デジタル化のルールている。

まずペーパーレスを徹底した。徹底するにあたって、その必要性を自らの声でデジタル情報を利活用するためには、主要な得意先目的となる情報へ容易にアクセスできる社員へ語り続けた。ペーパーレスのメリッ

当社のＣＭ手法は、日本において既に環境が利用者にとって大切である。当初、トを社員が感じられるよう、SI部門が社

多くの大手企業及び公共団体等で採用さファイル名のルール等を協議して定めた員の声を聞き、さまざまな改善を重ねなれている。

が、検索技術の高度化と低価格化によっ

がら丁寧に対応した。その結果、社員が品質

主体的に、ビジネスに関る全ての情報をスケジュール

紙ではなくデジタル情報とし、関係者間顧客等から受け取った紙情報について活用可能な形式で蓄積し始めた。そして

コスト

当該情報は、ネットワークを通じて、誰レビュー、発信」できるICT環境を構築

導入可能となり、厳格なルール化は不要となった。

で周知された場所に、ルールに則った利もが容易に「収集、評価、分析、加工、て、グーグルでの検索と同等の仕組みが３要素の最適化を図るマネジメント
図２

CM手法を用いた「プロジェクトマネジメント」の有用性

は、文字検索可能な形式でPDF化し、ファイルサーバ等へ格納している。
一方では、利用者の中で、ファイル名の付け方等を含めた最適な情報整理のア

月刊 IM 2017-2月号

11イデアが考えられ、その良い方法を他の営の可視化へつなげ、プロジェクト情報

データ活用推進室は、２名の現場経験者

社員が採用することで、利用者である社の共有と、関連情報による内部統制やで立上げ、現在は５名体制になっている。

員が主体的に実質的なルール作りをしてデータ活用を実践している。明豊マンア

さまざまな部門の社員から声がかかり、いる。

ワーシステム（以下「MMS」）がその中心データコンシェルジュとして社内で大活にあり、全社員の日々のアクティビティ

躍している。

情報セキュリティマネジメントシステムの導入

情報を、顧客別、プロジェクト別、業務

当社では、顧客に安心して当社と取引内容別等に集計活用することで、ホワイして頂けることを目的として、ISO27001

トカラーの生産性向上を実現している。

就業規則と運用
便利な世の中であることから、いつで（情報セキュリティ）を、全拠点全部署をもどこでも働けてしまう。そうであって対象として取得している。当社の情報は、 利便性と規律も当社では「自宅は休息の場」と定め、

一般公開情報であるレベル１から社外秘情報であるレベル４まで区分し、すべての情報が分類されている。アクセス権設

働く人に対しては、「自主的に効率化を目指す意識改革」を徹底している。
会社は社員に対して「働きやすさを目

就業規則において、自宅での勤務を原則として禁止している。その上で、短時間であれば自由に、長時間であれば、上司定により、必要な人が必要な情報をいつ的とした精緻な仕組・制度構築」を行い、 と安全衛生面のことも話し合った上で在でも利用できるようにしている。

「やるべきことをやった社員が改善策を

宅勤務を認めるテレワークポリシーを公提案」してきた場合に限って、その声を表し、運用している。テレワークを認め

社員がこの分類を正しく判断できることを含め他のルールとともに規程に定め、 大切にし、最優先で改善につなげている。 る基準や程度等は、社員の話し合いに委
その必要性を踏まえた社員教育を徹底しこれにより、働く人のための仕組みや制ねており、その運用状況は非常に柔軟性ている。その上で生じたインシデントに度として足が地についた業務改善につなが高いものとなっている。これは、デジ

対して、PDCAサイクルの中でルールやがっている。

タル化業務の基本の上に、本人、上司、会社との信頼関係があるからこそ、実現

仕組みを改善し続けている。
データーの長期保存対応
ファイルサーバ内には、日々情報が蓄積されていく。利便性を高めるため、一テレワークの実践
こうしたデジタル化を経て当社ではテレワークを実践している。

テレワーク時の対応
社員が自宅でテレワークする場合には、会社が貸与したPCもしくは自宅にある

定期間アクセスされなかった情報は、アーカイブする運用としている。

出来ているものである。

テレワークは働く人のためのもの

私物PCによるリモートデスクトップ接アーカイブしたデータを利用する場合会社が導入するさまざまな仕組みは、

続環境にて仕事をする。セキュリティをは、システム部門へ申し出ることで、社往々にして会社が管理しやすくするため確保するため、接続時の本人確認や、私員はいつでも利用することが出来る。

のものであるが、当社は「社員のツール」

物PCへの情報のダウンロード等をシス社員が使うアプリケーションは、互換だと言い続けている。デジタルな働き方

テム的に制限している。

性を確認した上で常に最新のバージョンをすることで、時と場所を気にせずに効

長時間になる場合は、VDT作業ガイを使うことで社員が効率的に働けるよう

率的に働ける環境になる。社員は蓄積さドライン 等を参考に、安全衛生面の対にしている。

れた情報を自ら加工するのではなく、情応を行うよう指導している。

１

報活用の目的を良く理解した専任スタッ
情報の可視化とフィービジネスにおける生産性の定量化、デジタルの活用状況

フがデータ活用推進室として、目的に沿っ当社はワンインプットで収集したデジ

ようなことの継続により、この環境で働

タル情報をプロジェクトマネジメントや経き続けたいと社員が考えるようになった。

12 月刊 IM 2017-2月号

た加工を代行して行う体制とした。この１ デ ィスプレイ、キーボード等により構 成されるVDT
（Visual Display Terminals）を使用して作業を行う
際の作業基準。厚生労働省策定「VDT作業における労働衛生環境管理のためのガイドライン」のこと。

人事評価

社員の成長に繋がる納得感づくりを目指

テレワーク環境では、人事評価が難ししている。

また出産、子育て、介護等で、男性よいと言われているが、当社ではもともと専門性の高い個々のプロが、チームを組

・介護相談サービス（外部委託）
会社負担での介護計画等の作成

働く人の心の安らぎ

りも仕事に専念出来ないケースが多い優んでプロジェクトの推進を支援するプロ

テレワークにより、在宅のみならず社

秀な女性社員に、当社で末永く活躍してジェクト型組織であるため、被評価者の外で一人ひとりが個人である時間が長くもらうため、会社の気持ちをきちんと伝ライン上の上司のみが評価してフィードなることから、さまざまな不安を抱くケーえる行動が必要だと考えている。

バックするのではなく、他の部門長や、スには、さまざまな策を導入している。

被評価者が評価対象期間中担当した多く・キャリアカウンセラーとの面談

女性が話して来た場合、上司としては動のプロジェクトの関係者から、評価コメ

・産業医との面談

揺するだろうが、「おめでとう！」と先ントを収集する仕組みを構築している。

・なんでも相談サービス（外部委託）ず自分の気持ちを言葉に出して伝えるこ・コミュニケーション支援（社員同士のコ
ミュニケーション支援を目的に、年間２万円／人を会社が負担する）

ジャークラスへ伝えている。

幹部クラスで開催する最終評価者会議で十分審議された後、多数決によって個人の評価が決まることから、被評価者にとっては納得感の高い仕組みとなっている。この仕組みを丁寧に運用することで、国税庁

・お誕生日休暇（２万円小遣い付き／人）
家族との安らぎの場の増加

関連取扱い通達・Q&A

例えば「赤ちゃんを授かりました」ととが大切だということを、普段からマネー
このようにデジタル化を定着させたことで、企業としての競争を優位に導き、社員にも安心をもたらす事業が展開できている。

全文掲載！

平成27年度改正・平成28年度改正 準拠

税務関係書類の電子化保存
運用ガイドライン Ver.4.0
スマートフォン画質サンプルなど一挙掲載！
！

おもな内容

●第1章

平成27年度税制改正準拠

電子化文書の作成、運用及び保存に関する理念

システムの機能要件

管理組織

機器の管理と運用

統括管理責任者及び管理責任者の債務適正事務処理要件による定期的なチェック

適正事務処理要件

マニュアル及び管理記録の整備

利用者の債務

教育と訓練実務責任者の債務●第2章

平成28年度税制改正準拠

追加改正の目的
重要書類を受領した者が読み取る場合の要件
一般書類を受領した者が読み取る場合の要件
スマートフォン等で税務関係書類を読み取る場合の留意事項

購入はJIIMAホームページ［出版物・販売品／ガイドライン・解説書］
へ

http://www.jiima.or.jp/publishing/hanbai̲cd.html
頒布価格

3,500円（会員 3,000円）／税込

お問合せは

JIIMA事務局 03-5821-7351

月刊 IM 2017-2月号

13

14 月刊 IM 2017-2月号

月刊 IM 2017-2月号

15電帳法要件を満たしたソフトの利用を！
国税庁より周知依頼を受領
JIIMA 専務理事

長濱 和彰

昨年12月20日に国税庁から、電子帳簿保存法の保存要件を満たしていない会計ソフトを使用して帳簿・書類の電磁的保存を行った場合、ルール違

平成 28 年 12 月 20 日
公益社団法人
日本文書情報マネジメント協会

御中反することになり、納税者で国税庁課税部課税総括課

あるユーザー企業が思わぬ不利益を被ることがあり得るの国税関係帳簿書類の電子保存に関する周知の依頼についてで、注意するようにとの周知依頼を受領しました。
また国税庁ホームページでも年末12月28日のトピックス
で「市販の会計ソフトによる経理処理等を行っている場合の国税関係帳簿書類の保存等

日本文書情報マネジメント協会の皆さまには、平素より税務行政にご理解とご協力を賜り厚くお礼申しあげます。
さて、平成 28 年度税制改正により電帳法（※）のスキャナ保存に関する要件が緩和され、来年１月以降、改正後の電子保存が開始されるところです。また、いわゆるクラウ
ド会計をはじめとして、簡易に会計処理や税務申告が行える会計ソフトが増加し、普及しつつあるとの報道もあるところです。
※

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

税務署長の承認を受けた者は、税法上保存義務がある帳簿及び書類について、電帳法について」が注意喚起されてに定める一定の要件を満たすシステムを使用して作成した電子データを保存することいます。これに関連して新たで紙での保存に代えることができることとされています。
一方で、電帳法の要件を満たさない会計ソフトが普及した場合、その利用者が誤解し、に電帳法 Q& A に 問２が追加

電帳法に定める税務署長の承認を受けることなく、税法上保存義務がある帳簿及び書類されました。

を紙での保存を行わずに、電子データで保存を行う納税者が増加するおそれがあります。
税務調査等で上記のことを把握した場合には、仮に納税者の誤解に基づくものであっても、税法上の帳簿・書類の保存義務を果たしていないとして、青色申告を取り消すことがあり、その場合には、青色申告を行うことによる税法上の各種特典（※）についても取り消すといった不利益が納税者に生じることになります。
※

青色申告の主な特典
青色申告特別控除、青色事業専従者給与、貸倒引当金の特例、欠損金の繰越控除、特別償却・特別控除

さらに、このような状況が生じることは、今後の会計ソフトの普及に悪影響が生じる
ことも懸念されるところです。
以上のことから、会計ソフトの利用者が、電帳法の要件を満たさない会計ソフトを利用することにより、税法上保存義務がある帳簿及び書類を紙ではなく、電子データで保存することが可能であるとの誤解が生じることのないよう、電帳法の要件を満たしていない会計ソフトには、その旨を表示し、税法に定める帳簿及び書類については、別途、紙での保存が必要な旨の注意喚起を行うなどの対策を行っていただくよう、会員の皆様へ周知いただきますようお願い申し上げます。
最後に、日本文書情報マネジメント協会の皆さまには、今後も引き続き税務行政にご理解とご協力を賜りますよう、重ねてお願い申し上げます。

16 月刊 IM 2017-2月号

問2 市販の会計ソフトを使って経理処理や申告書の作成などを行っている場合には、国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等は認められますか。
回答
国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等を行う場合は、法令で定められた要件を満たし、税務署長等の承認を受ける必要があります。
したがって、税務署長等の承認を受けることなく、市販の会計ソフトを使用して、紙による保存等に代えて、電磁的記録等による保存等を行うことは認められません。
なお、電磁的記録等による保存等を行う場合の具体的な要件については【問13】をご覧ください。

解説
国税関係帳簿書類は申告納税制度の基礎となる重要なものであるため、その電磁的記録等による保存等は、適正公平な課税が損なわれることがないように法令で定められた要件を満たし、税務署長等の承認を受けた場合に限り認められます。
そのため、使用している会計ソフトに例えば電磁的記録の訂正・削除の履歴を確認できる機能が備わっていない
場合は、法令で定める要件を満たしていないため、当該ソフトを使用して作成した帳簿については電磁的記録等による保存等は認められないことから、紙出力して保存等を行うことになります。

税務関係書類のスキャナ保存を検討される法人の皆様へ
１．国税関係書類のスキャナ保存を行う場合は、３か月前までに所轄税務署長あてに承認申請書の提出が必要です。
２．市販のコンピュータソフト（承認申請書に記載する必要があります）を使用する場合には、電帳法スキャナ保存の法的要件を満たしたソフトの使用をお勧めいたします。JIIMAでは電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度で、製品ソフトの認証審査を行っており、ホームページ「認証製品一覧」で公表しています。
３．また社内のスキャナ保存事務の分掌や、定期的な検査の実施、内部規程の整備など法人の皆様が継続実施する
ルールもあります。
JIIMA「税務関係書類の電子化保存運用ガイドライン」を参考にして下さい。
４．帳簿については、紙で保存するか、または電磁的に作成・保存する場合は承認申請が必要です。

会計ソフトメーカーやクラウドサービス事業者の皆様へ
１．電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応したソフトやサービスを販売される場合には、JIIMAが実施する「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」による製品ソフトの認証審査を受けられることをお勧めします。
２．製品の認証基準や機能チェックリストは、JIIMAホームページ「認証を受ける方へ」の中で公表しています。

スキャナ保存は２年連続して大幅に規制緩和されましたが、電子化ルールを守って、適正に電子記録・保存を進めていきましょう。

月刊 IM 2017-2月号

17磁気テープによるデジタル情報の長期保存方法

JIS標準化原案の概要「磁気テープによるデジタル情報の長期保存方法」JIS化原案作成委員会
慶應義塾大学

はじめに

理工学部

専任講師

かね

こ

委員長
くに たけ

金子 晋丈

システムとしてのデジタルアーカイブ

情報をデジタルで管理し利活用する流れの加速とともに、

一般にデジタルアーカイブの技術的な要件として記録媒体

デジタルアーカイブの需要が高まっている。しかしながら、の寿命や種類、品質に注目が集まることが多いが、これらはデジタルアーカイブを構築しようとしても、なにに注意を払っ

デジタルアーカイブを構成するにあたって留意すべき事項のてどのように構築したらよいのかに戸惑うのが現実である。

ごく一部であることに注意しなければならない。例えば、寿例えば、どの記録媒体を使えばよいのか、マイグレーション

命の長い記録媒体を選択したとしよう。しかし、この記録媒はどのように行うのか？アーカイブされたデータの検索にど体からデジタル情報を取り出すためのドライブやオペレーのような技術を用いれば良いのか、それらをどのように組み

ティングシステムの製造期間や保守期間が記録媒体のメディ合わせていけば良いのかなどである。特に、日々進化していア寿命よりも短い場合は、データを読み取れなくなる危険性

るように感じられるデジタル情報の検索性の向上やデジタルがあるため、メディア寿命に達していなくても記録媒体から情報を保存する記録媒体の読み書き速度や容量の日進月歩のデータを一度読み取り、別の記録媒体にデータを移し替える

進化など、デジタル特有の急速な技術進展はアーカイブ設計

必要が出てくる。すなわち、デジタルアーカイブはビット列における未知数となり、期待が高まる一方で現実的な一歩をが記録媒体に存在することが重要なのではなく、ビット列を踏み出せない原因の一つではないだろうか？以下では、日本

読み取り利用できることが重要であるとともに、デジタル規格協会の助成を受け日本文書情報マネジメント協会で進め

アーカイブを複数の技術要素が組み合わさったシステムとしているデジタル情報の長期保存に関するJIS標準化原案の作て捉える必要がある。この規格案は、記録媒体として品質が成プロセスとその指針、および原案の構成について述べる。

安定しておりデジタルアーカイブを構成する他の技術と比べて十分に寿命が長い記録媒体である磁気テープの利用を前提

規格案作成の進め方とすることで、デジタルアーカイブを記録媒体の側面ではなくシステムとしての側面から捉え、具体的な構成方法を規定

日本文書情報マネジメント協会では、日本規格協会の「平しようとするものである。そして、結果的に規格案が規定す成28年度JIS原案作成公募制度（区分Ａ）」の助成を受け、筆るシステムは記録媒体との機能分離が達成されており、将来者を委員長とし生産者４名、使用者４名、中立者４名を構成的に他の記録媒体にも流用が可能となる。

員とする委員会を組織し、「磁気テープによるデジタル情報の長期保存方法」のJIS標準化原案を作成している。前述の規格案の指針とおりデジタルアーカイブの汎用的なシステム設計の方法は未確立であるため、まず、すでにデジタルアーカイブを構築

本規格案を構成するにあたり、以下の３点が主たる指針とし運用している使用者の委員からそれぞれの組織で構築したなっている。

アーカイブの設計や運用についてヒアリングを行った。その1.

ストレージに焦点をあてた必要最小限の規格上で、デジタルアーカイブという漠然とした大きなシステム

デジタルアーカイブは用途範囲が広く、さまざまな形態のに求められる技術的な要件の整理を行い、規格案を作成して利用や運用、ビジネス化が想定される。そこで、
デジタルアーきた。

カイブという巨大で多様なシステムを一つの規格にするので

18 月刊 IM 2017-2月号

はなく、デジタルアーカイブを複数の機能コンポーネントにしては、デジタル情報をどのようなファイルフォーマットで保分け、機能コンポーネントごとに規格化し、デジタル情報の存するかによってデジタル情報の利用形態が制約されるため、所有者は規格化されたコンポーネントを組み合わせることで本規格の対象範囲外と判断した。すなわち、アーカイブにお多様なデジタルアーカイブ構成を実現できるように、と考えいて利用するファイルフォーマットはデジタル情報の所有者た。本規格案では、特にストレージ部分を、デジタルアーカ

が責任を持って決定することを前提とする。その意味においイブを構成する一つのコンポーネントと捉え、ここに焦点をて、ISO14721に規定されたデジタル情報長期保存システム

絞った最小限度の規格案となっている。本規格案が要求するの参照モデルであるOAIS（Open Archival Informationのは、デジタル情報を一意に特定する識別番号がシステムにSystem）のアーカイブ情報パッケージに準拠したファイル

与えられたならば、システムはその識別番号のデジタル情報

フォーマットを利用者が設計、実装し利用することを否定すのビット列を出力することである。具体的には、識別番号やるものではなく、また将来OAISやその他のアーカイブ用保存されている記録媒体の位置などはデジタルアーカイブのファイルフォーマットの規格が出現した際に本規格案の利用

管理台帳に記載することを求める一方で、そのデジタル情報が制限されることもない。磁気テープのフォーマットについの主題を示す情報や検索キーワード、保存しているデジタルては、現在、ベンダー間で磁気テープの物理フォーマットが情報のフォーマットなどを管理台帳に記載することは求めて統一されていないこと、また、長寿命、大容量、読込速度、いない。本規格では高度な検索機能やフォーマットの解釈、書込速度などの評価基準においてより高性能な製品が出現しデジタル情報の再生環境の保持等は規格の範囲外とし、これうる企業間の自由な競争環境が望ましいことから、本規格でらは本件とは別の規格化が待たれる。

は規定しない。そのため、デジタルアーカイブ間の磁気テー
プのカートリッジ単位の互換性は保証されず、単一のデジタ

2.

ファイル単位のアーカイブ

ルアーカイブ内において記録媒体からのデジタル情報の読

本規格はデジタル情報を記録媒体単位ではなく、ひとかたみ取りを保証することが必要となる。したがって、基本的にまりの連続するビット列であるデジタルファイル単位で扱う。

はアーカイブ外へのデジタル情報の持ち出しは、いったん記

具体的には、本規格案が定めるストレージは保存対象となる録媒体からファイルとして取り出した上で、アーカイブ用記

デジタル情報をファイルとして受け取り、ファイル単位で管録媒体とは異なる搬送用記録媒体やネットワークを用いる。

理し、ファイル単位で提供することが求められる。ファイル

もちろん、デジタルアーカイブ間の記録媒体に互換性がある単位で扱う主たる理由は、（１）現在のコンピュータシステ

場合には、必要に応じてデジタル情報が保存されている記録

ムではファイルが保存されたデジタル情報を処理する上での媒体を用いたファイルの受け渡しも可能である。

基本単位であること、（２）デジタルアーカイブにおいて、保存すべき情報はあくまでデジタル情報であり、記録媒体を

3.

構成選択の自由度

保存しようとするものではないこと、（３）記録媒体はビッデジタルアーカイブのストレージシステムは、保存対象とト列で表現されるデジタル情報にとってあくまで一時的な仮なるデジタル情報の重要度や資産性によってシステム構成に住まいに過ぎずマイグレーションによって記録媒体が変わり違いがあって良い。例えば、システムの分散度に関しては、

うること、（４）長期保存に対する要求度はデジタルファイ

災害等が発生してもデジタル情報を失わないように複数拠点

ル毎に決定されるものであること、が挙げられる。記録媒体に跨がったデジタルアーカイブ、拠点数が一カ所で局所的なとデジタルファイルを一対一に対応させるとデジタル情報の障害のみを想定するデジタルアーカイブなどがあげられる。

アーカイブを、物理的形状を有するモノのアーカイブとしてまたファイルの重要度に応じて、ファイルの複製をいくつ作実現することができるが、アーカイブされるデジタル情報は成するかや、複製したファイルの保存場所に違いが発生する。

膨大な数に上ることが容易に予想され、情報のスムーズな取さらに、記録媒体から記録媒体へとデジタルファイルをマイ

り出しを考えるとモノとして管理することは現実的とはいえグレーションする際には、記録媒体間のコピーの正確性をどない。

の程度厳密に検証するかもデジタルアーカイブのシステム構

本規格案では、保存するファイルのフォーマットや磁気テー成の違いと言える。本規格案は、このようにデジタルアーカ

プのフォーマットは規定しない。ファイルフォーマットに関

イブの構成方法に幅を持たせ、アーカイブしたいデジタルファ

月刊 IM 2017-2月号

19磁気テープによるデジタル情報の長期保存方法

JIS標準化原案作成概要

イルの所有者が個々のデジタルファイルに対して必要とする

メディア寿命を有していれば本規格をそのような記録媒体にレベルを決定することを義務づけ、所有者が主体的にアーカ流用することも可能である。管理台帳は、デジタルファイル

イブを構築できるようにしている。一方で、過度なレベル設

単位の属性情報の集合でありアーカイブを管理するデータ

定は、デジタルアーカイブの運用コストを高めることになる

ベースである。

ため最終的には所有者がそのコストを負担しなければならな

次に、運用規程として、アーカイブを運用するにあたってい。本規格案は、すべてのデジタルアーカイブに十分すぎる

デジタルファイルの所有者が決めなければいけないことを本備えを求めるのではなく、構成選択によって過不足のないデ規格の前提として明記した。あわせて、本規格に基づいてシジタルアーカイブが構築できるようになっている。

ステムを構成する事業者に対する要求事項を明確化している。
デジタルアーカイブに明るくないデジタルファイルの所有者であっても、この規格に基づいたデジタルアーカイブを調達

本規格案の構成すれば問題が起きないよう配慮したつもりである。

最後に、本規格案の構成について述べる。本規格は、デジ

そして、管理台帳の管理方法、およびデジタルファイルのタルアーカイブのストレージの構成法を示すものであり、アーカイブへの入出力の方法やアーカイブシステムの移行方

OAISのモデルにおけるArchival Storageの機能を具現化す

法、作業記録について記述することで、アーカイブシステム

る主たる構成要素と捉えることもできる。

運用における具体的な方法を規定している。

本規格の構成を図１に示す。まず、本規格では、アーカイ
ブシステムをアーカイブプラットフォーム、記録媒体、管理

おわりに台帳の三つから構成するものとしている。アーカイブプラッ
トフォームは、ドライブ装置やドライブ装置を収容するコン

本規格案の立案にあたっては、デジタルアーカイブをひとピュータ、OS、ソフトウエアなど、記録媒体からデジタルファ

つのシステムとして捉え、記録媒体やマイグレーションをシ

イルを読み取るための装置と考えて差し支えない。本規格でステムの構成要素や運用プロセスとして明確化することで、は記録媒体として磁気テープを用いることになっているが、デジタルアーカイブに対する漠然とした不安感を取り除き、本質的には、記録媒体がアーカイブプラットフォームを構成

安心してデジタルアーカイブを利用できることを目指してきするハードウエアやソフトウエアの寿命と同等かそれ以上のた。今後のスケジュールとしては、今年度中に規格案の審議を完了させ、日本規格協

長期保存の保証レベル

アーカイブシステム及び施設
1.アーカイブシステム

2. アーカイブプラットフォーム（ドライブ装置，データストレージライブラリ，

価値や用途等に応じた長期保存保証レベルの決定
保存ファイルに関する長期保存保証レベル
記録媒体を覗くアーカイブシステムに関する長期保存保証レベル
デジタル情報ファイル一致検証に関する長期保存保証レベル

コンピュータ，OS ，ソフトウエア）

管理台帳
3.記録媒体4.管理台帳
1. 一般
2. 管理台帳データの管理
3. 保存ファイル
4. 管理台帳データ

5.施設

運用
プロセス

1. 一般
2. 運用上の前提（所有者の決定事項）

a) 対象デジタル情報ファイルb) 保存期間c) 長期保存の保証レベルa) 登録，利用，移行，破棄b) アーカイブシステムの移行期間

3. 要求事項（提供者に要求すること）

c) アーカイブシステムからの読み出しd) 管理台帳データの保存手法の明確化
e) 本体系の点検f) 作業状況の評価と運用規定の改善

図１

20 月刊 IM 2017-2月号

1. デジタル情報ファイルの登録
2. デジタル情報ファイルの保存
3. デジタル情報ファイルの呼び出し
4. アーカイブシステムの移行
5. デジタル情報ファイルの削除，変更及び破棄

作業記録
デジタル情報ファイルに関する作業記録

デジタル情報長期アーカイブ体系会に原案を提出する。来春には日本規格協会から経済産業省に規格案が提出され、その後おおよそ一年をかけたさらなる審議を経て規格となる予定である。本規格案がデジタルアーカイブの技術的な支柱となることを願ってやまない。最後に、デジタルアーカイブ実現に向けての未来を共有し少しでもよい原案になるよう忌憚なきご意見を頂いたJIS原案作成委員の皆様に感謝する。

デジタル・アーカイブの現状と未来②

日本のデジタル・アーカイブの動向と課題
東京大学大学院情報学環
とき ざね

そう いち

時実 象一

先月より引き続き、デジタル・アーカイブの現状と未来について解説する。

わが国デジタル・アーカイブ活動
1.

国立国会図書館の蔵書電子化

１、
２

国立国会図書館では2000年から蔵書のデジタル化を進めてきたが、2009年に至り、著作権法が改正され、納本された本については直ちに保存のためのデジタル化がで

立体物
目録
文書
地図
新聞
書籍
写真
古文書
絵図
絵画
音声・音楽
ビデオ・映画
データベース
その他印刷物
その他

1

3

5

23

4
17
18

1

3
2

23

9

6

きるようになったことと、総額約128億円にのぼる補正

55

32

図１

対象情報資源タイプ毎の図書館数

予算がついたことにより、過去の蔵書の大規模なデジタル化を実施することとなった。最終的には90万冊を超えるデジタル化が実現し、このうち著作権がクリアされたものについては「近代デジタルライブラリー」（現国立
国会図書館デジタルコレクション）からオンラインで提供されている。著作権が残存しているものについても、同館の館内では閲覧できるほか、「デジタル化資料送信サービス」に申し込んだ図書館では専用の端末で閲覧可
能である。
2.

大学におけるデジタル・アーカイブ

３

目録
文書
地図
新聞
書籍
写真
古文書
絵図
絵画
音声・音楽
ビデオ・映画
データベース
その他印刷物
その他

3
45

7408
3742
2101
12245
7555
2647

10
176

22699

2
1278
1526

図２

ある程度の歴史をもつ大学では、大学図書館を中心に

137573

対象情報資源タイプ毎の資料件数

してさまざまな古文書や貴重書を持っている。これらをデジタル化して公開している例はよく見受けられる。筆者らの調査はやや古いが、2008年のアンケート調査では72
大学においてデジタル・アーカイブが実施されていた。
3.

地方自治体・図書館におけるデジタル・アーカイブ

４4.

その他のデジタル・アーカイブ活動

よく知られているデジタル・アーカイブ活動には次のようなものがある。
（ａ）国立国会図書館インターネット資料収集保存事業（Warp）

地方自治体、とりわけ公立図書館においては、所蔵する古国立国会図書館では、著作権法の改正により、官公庁や地

文書や写真などのデジタル化が盛んである。筆者の調査では

方自治体、大学等の公共的な機関のホームページを許諾なし

全国85図書館で523件のアーカイブ・コレクションが見つに収集することできるようになった。2015年末で10,886タイ

かった。その内訳は図１・２のとおりである。

トル、102,891件のページが保存されている 。これにより、５

市町村合併などで消滅した市町村のホームページなども保存されている。

月刊 IM 2017-2月号

21

ム」として一般にも公開している。
（ｅ）東日本大震災アーカイブ
前述のＮＨＫ「東日本大震災アーカイブス」を含め、多数のアーカイブが生まれた。なかでも有名なのが、東北大学災害科学国際研究所が作成している「みちのく震録伝」である。
（ｂ）NHKアーカイブス

また米国ハーバード大学のエドウィン・Ｏ・ライシャワー日

NHKアーカイブスはNHKが放送した過去のテレビ番組を本研究所が作成した「2011東日本大震災デジタルアーカイ

ネットで見ることのできるサービスであるが、
その中でも
「戦

ブ」 は、Internet Archiveのデータを使ってSNSなど多量

争証言アーカイブス」と「東日本大震災アーカイブス」はテの情報を公開している。民間でもYahoo! Japanの「東日本レビで放映しなかったコンテンツも含めた貴重なオーラル・

大震災 写真保存プロジェクト」、Googleの「未来へのキオク」

ヒストリーとなっている。これらは無料でネットで閲覧するはよく知られている。

７

ことができる。
（ｃ）新聞記事アーカイブ

デジタル・アーカイブの動向と問題点

朝日、読売、毎日の全国紙は、明治時代の創刊号からのす「アーカイブ」ということばが広く使われるようになった

べての紙面を画像デジタル化してオンライン提供している。

のは最近である。文献データベースCiNiiで調べてみると、画像からOCRで全文データを得ることが難しいので、手作

2000年ごろから記事数が増加し2006年以降は年500件前後で業で索引を作成して検索できるようにしている。

安定している。その1/4ほどがデジタル・アーカイブ（震災アーカイブも含む）ものである。

（ｄ）科学映像館

６

元明海大学歯学部教授の久米川正好氏が設立した「NPO
科学映像館を支える会」が、日本の記録映画を集めてデジタル

600
500
400

化しているもので、すでに800本以上をホームページ上で無300料公開している。

200
100

19
9
19 5
9
19 6
9
19 7
9
19 8
9
20 9
0
20 0
0
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0
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0
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0
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0
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1
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1
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1
20 3
1
20 4
1
20 5
16

0

デジタル・アーカイブ

図３

アーカイブ

アーカイブに関する記事数

デジタル・アーカイブと称するものは、それまでの公文書を中心とするアーカイブ活動にとどまらず、書籍、画像（写真等）、映像（映画・テレビ・ビデオ）、音声、美術作品、ゲーム、など多岐にわたっている。こうしたアーカイブ活動が盛んになった理由としては、（１）コンピュータの記憶容量と（ｅ）早稲田大学演劇博物館

スピードが増加し、安価に記録が可能となったこと、（２）

早稲田大学演劇博物館は劇作家坪内逍遙氏が設立した博物

インターネットの普及により安価にこれらデジタル・コンテ

館で、戯曲、台本、書籍、雑誌など演劇に関するさまざまなンツを流通させることが可能となったこと、（３）スマート

図書資料の他、原稿や日記、演劇の小道具や仮面、楽器など

フォンが普及し、誰でも簡単に映像記録ができるようになっ

さまざまな演劇資料を集めている。デジタル化された資料のたこと、などがある。特に（３）については、2011年の東うち著作権がクリアされたものは「オンライン・ミュージア

日本大震災において、多数のビデオ画像がYouTubeなど映22 月刊 IM 2017-2月号

デジタル・アーカイブの現状と未来②

像サイトにアップロードされ、貴重な記録となったことが挙のが消滅する危機にある。関係各方面の力を統合して、必要げられる。

な立法措置や予算確保を進めることが望ましい。

デジタル・アーカイブを発展させていくうえでの問題点としては、（１）権利処理、（２）資金、（３）人材育成、が指摘されている。権利処理では著作権の問題が最大で、国立国会図書館の電子化でも1/3近くの費用を権利者の捜索に費やしたとされている。最近文化庁における著作権者不明の際の裁定制度の要件が緩和され、かなり使いやすくなったとされているが、米国のようにフェアユース で実施されているの１と比べればまだまだ使い勝手に問題がある。
加えて、
震災アー
カイブのような映像や写真のアーカイブでは肖像権が大きな問題として立ちはだかっている。デジタル・アーカイブの対象となる文化財は映画フィルムやビデオテープなど劣化が進みつつあり、とりあえずデジタル化を行わないと素材そのも１ 米
 国著作権法で規定された「公正に利用する行為には著作権の効力は及ばない」とするルール。

参考文献
１：太田浩平．国立国会図書館蔵書電子化レポート．月刊IM．2010、
（12）
、
8-12．
２：村上浩介．国立国会図書館の蔵書デジタル化事業．オンライン検索．
2011、32（３、４）、99-107．
３：鈴木良徳、時実象一 国内大学図書館におけるデジタルアーカイブの現状．情報知識学会誌．2009、19（２）、63-69．
４：時実象一、神谷枝里．公共図書館のデジタル・アーカイブの現状と課題．第12回情報プロフェッショナルシンポジウム予稿集．2015、
B41．
５：W ARPについて．統計.http://warp.da.ndl.go.jp/info/WARP_
statistic.html
６：久米川正好．アナログ記録映像遺産の保存と活用：デジタル・アー
カイブ「科学映像館」の成果．第13回情報プロフェッショナルシン
ポジウム予稿集．
７：時実象一．
「東日本大震災デジタルアーカイブ」推進者Dr.Andrew
Gordonインタビュー．情報の科学と技術．2012、62（10）、450451．

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月刊 IM 2017-2月号

23

文書の一括管理を目指して
太宰府市の取り組み

太宰府市公文書館
ふじ

た

まさ

こ

藤田 理子
はじめに

書選別・保存審査委員会を設置している。文書の評価選別基準（「太宰府市文書保存マニュアル」）を作成し、第１次評価

2014年４月に開館した太宰府市公文書館は公文書館法に選別（市史編さん室及び市史資料室が実施）を経たものの長基づき設置されたもので、「文書資料部門」と「太宰府学研

らくため置かれたままになっていた文書の第２次評価選別を究センター部門」という二つのセクションからなる。前者は開始した。

行政文書に係る業務、後者は地域資料に係る業務を行い、館現用文書については、狭隘化し倉庫然となっていた市役所

長は文書情報課長が兼任し、４名の専門職員（職員１名・嘱書庫の機能を改善するため、2009年から総務課情報法制係

託３名）を配置する。

（当時の文書主管部署）が書庫内保管文書の整理を開始した。

公文書館は文書主管課（総務部文書情報課）の下にあり、これは、長らく担当者の手元で温められていた書庫管理適正

このことが市の文書を現用から非現用まで一括管理する体制化計画が、県の緊急雇用創出事業により作業人員確保の見通の構築を可能にした。現在市では、文書のライフサイクルをきっしがついたことでようやく動き出したものである。

ちり押さえた文書管理の徹底に向け取り組みを進めている。

当時書庫の機能を妨げていた大きな要因の一つは、書架が課ごとに割り振られていた点にあった。よって保存すべき箱文書管理体制の変化数の算出やデータ整備を行い、全ての文書箱を廃棄年度ごとの並びに配架し直した。この「改革」により、市役所書庫は太宰府市の文書管理は、2012年４月、文書主管課として中間書庫的機能を持った場所に生まれ変わることになる。

新しく情報・公文書館推進課（現文書情報課）が誕生したこ

2014年以降はバーコードによる管理を導入して文書箱のとで大きく変わった。

データ登録を行い、文書の検索を容易にした。同時に公文書

市は、1993年から非現用文書の保存を開始したが、市史館においても本庁書庫と共通のバーコードを導入、使用する編さん事業の一環として太宰府市史編集委員会が主導し、市文書箱の規格も全庁で統一し、現用－非現用を同じルールにが直接管理する現用文書とは切り離した形で保存に取り組ん

より管理できる形を構築した（データの共有については、市でいた。市は将来的に公文書館の設置を計画しつつも、財政は2012年にシンクライアントシステムを導入している）。

上の課題等からやむなく保留していたが、福岡県の公文書館

例規の整備については2010年以降、文書管理規程を順次設置構想の進展（県と県内全市町村が共同で公文書館を設置

改正し、文書の保存年限見直しや保存年限が経過した文書の運営するという全国初の試み。2012年11月開館）に触発され、本格的に市独自の館設置の検討を始めた。2012年４月、
情報・文書引継後のバーコード（本庁書庫）

公文書館推進課を設置、太宰府市市史編さん室の後身である

Ａは永年、
Ｂは廃棄、
Ｋは公文書館へ移管

Ｆは第１次、
Ｓは第２次評価選別終了

太宰府市市史資料室を経営企画課から引き継ぎ、現用－非現

引継年度

移管年度

用文書のトータルな管理体制の整備に着手した。翌年２月、市内にあった国士舘大学の旧キャンパスが市に譲渡されることとなり、その約一年後、学校施設を転用した公文書館の設置が実現した（改修費用約3,200万円）。
公文書館の設置に先駆け、市では2011年３月、非現用文書の選別及び収集、保存及び廃棄に関する決定を行う行政文

24 月刊 IM 2017-2月号

箱の通し番号

移管後のバーコード（公文書館）

箱の通し番号

移管等に関する条項を盛り込み、文書の適正な流れを規程上と箱の中身の突合を文書主管課が行うようになったが、公文で明確化した。

書館の業務を文書主管課が所管するにあたり、評価選別の実施方法も含めた形で引継作業の抜本的な見直しを行った。
以前の評価選別は、保存年限が終わる年度の前年に第１次各課参加型の文書引継作業の選別を行い、箱に直接貼られた引継書を手掛かりに箱単位

2014年、従来の文書引継（各課保管の文書を文書主管課

でその存廃を判断するやり方をしており、第２次評価選別をへ引き継ぐ）作業のやり方を大幅に変更した。以前の文書引待つ文書の量が毎年膨大となって保管スペースを圧迫してい継は、各課が文書箱の内容を記した「文書引継書」を箱ごとた（例えば、一つの箱の中に100件の文書が入っている場合、に３枚作成していたが（文書主管課提出分・箱貼付分・課でその中の数件だけが保存の対象であっても、その数件を抜き控え分）、箱番号の付け方や文書名の表記等の統一がなされ取るのではなく、第２次評価選別までは100件入ったままのておらず、また引継書と箱の中の文書が一致しない場合も多箱を丸ごと残していた）。また、引継書と箱の中身が一致しかった。前述の書庫機能改善の過程で、文書引継時に引継書ていないことも多く、２次選別に移るまでに文書と引継書
データとを突合し目録を作り直す作業が

各

課

文書主管課

提出

文書引継書データを作成

市史編さん室～市史資料室

文書引継書データを受け付けが大きな負担となっていた。
新しく編み出された引継方法はこの問箱を書庫に搬入課ごとで文書を箱詰め

第 1 次評価選別
書書庫に入り、箱単位で○×付け

庫○ ○ ○ × × × ○○ ○ ○ × ○ ○ ×○ × × ○ ○ ○ ○× × ○ ○ ○ ○ ○書データの突合、１次選別実施のタイミ
し、また三者（作成した文書を出す各課、○箱を一時保管場所へ搬出

目録作成

第 2 次評価選別○ × × ○ ○ ○ ×

題の解消をねらったもので、文書と引継
ングを変えて全て同時に実施することと保存年限が次年度に終わる分○ × ○ ○ ○ × ×
保存年限経過分

必要で、人員と一時保管スペースの確保

×箱を廃棄

文書を引き継ぐ文書主管課、文書を選別する公文書館）が共同で作業にあたることにした。変更後の作業の段取りは次の以前の文書引継作業（公文書館設置前）

とおりである。
文書の引き継ぎは年２回、それぞれ１
各

課

文書主管課

文書引継書データを作成

文書引継書データを受け付け

文書箱に仮詰め○・×の付いた文書引継書データを戻す

公文書館

週間程度の期間を設けて行い、事前に各

第 1 次評価選別（仮）課が共通のルールに沿って引継書を作成

データ上で文書 1 件ごと○×付け

書１件ごとの存廃を判定する。引継期間には公文書館・文書主管課・各課担当者

引継作業を行う場所（本庁会議室）に箱を移動が一緒に作業を行い、引継書データの突文書引継書と文書を突合・引継書データを修正
保存／廃棄を協議し、原物を確認しながら第 1 次評価選別
文書を箱詰めし（廃棄年度ごと・○×ごと）、バーコード（K/B）を貼付
文書主管課指導のもと、箱を書庫に搬入
書保存年限経過分K B K K B B K
K B B B B K K

は廃棄年度と保存／廃棄の別を基準に箱詰めして省スペース化を図る（以前は課ごと・引継年度ごとで箱詰めされていた箱が滞留していた）。保存年限が経過しB B B K B K B
B B B B K B B

合と文書の箱詰めを行う。その際、文書ため、書庫内に廃棄年度が混在した文書

庫

B B B B B B K
B B B K K K Kする。そのデータをもとに公文書館が文K 箱を公文書館へ搬出
B 箱を廃棄現在の文書引継作業（公文書館設置後）た文書は、時期を決めて各課協力のもと
第 2 次評価選別

移管分を公文書館へ搬入し、廃棄分についてはこちらも各課協力のもと分別作業を行う。この新しい引継方法により、保月刊 IM 2017-2月号

25

文書の一括管理を目指して

太宰府市の取り組み

存・移管文書の大幅な減量化、作業の省力化と同時に、公文移管している。

書館・文書主管課・各課とのコミュニケーションも容易となった。

職員の意識の向上に向けておわりに
電子文書の管理問題も当市にとっては喫緊の課題であるが、引継方法改変の別のねらいは、各課職員を作業に従事させ

紙幅の都合もあり、ここでは市内部の紙文書管理に関する取ることで、文書保存の重要性と公文書館の役割を理解してもり組みの紹介に止めたことをお断りしておく。最後に、公文らうということにある。当初、「事務の負担が増す」等の意

書館のみに限っていくつか具体的な課題と展望を挙げさせて見が出るかと心配もされたが、おおむね順調に移行できた。

いただく。

この方法を定着させるため、文書主管課では年一度の文書廃職員の利便性向上だけでなく、市民利用にも適う検索シス

棄作業に合わせ、主に新規採用職員を対象とした説明会を開

テムの構築は今後の最重要課題であり、デジタルアーカイブ

催し、なぜ文書は保存すべきか等のレクチャーを始めた。

化を視野に入れた資料整理も将来検討していかなければなら

また文書の誤廃棄を防止するため、各課が事務室等で管理ない。

している文書については、2010年から文書の廃棄前点検をまた、現在公文書館では地域資料の利用に比べ、行政文書行っている。書庫に入っていない文書はいわば文書主管課のに関しては市民の利用がほとんどない。その原因の一つは、守備範囲外であるが、各課の判断で勝手に廃棄することのな

市民にとって行政文書が具体的にどう役立つのか知られていいよう公文書館で点検を行う（開始当時は市史資料室が実施）。

ない点にあると考えられる。よって市民に公文書館の役割と廃棄予定の文書があれば公文書館に連絡して点検を受けるか、

行政文書の有効性を知ってもらうため積極的な働きかけを２か月に一度の古紙回収の際に廃棄予定文書の持ち出し場所

行っていかなければならないだろう。その準備として公文書（定められたスペースに各課が一斉に廃棄予定の文書を持ち館では、昨年11月からパネル展示の実施と館の見学会を試行込む）に公文書館担当が出向き、文書全てをチェックする。

した（「文化遺産調査ボランティア」
を対象に実施。
このグルー

この方法は現在定着しており、各課からの事前相談（文書のプは文化庁補助事業の中で発足したもので、市民が多様な価処遇をどうするべきか）も年々増えつつある。

値観を持って市内のさまざまな文化遺産に関する情報を調査

他に、各部署で作成した刊行物は７部の移管を公文書館条
例施行規則上で定め、その中の一部を福岡共同公文書館等に

26 月刊 IM 2017-2月号

収集する活動を行っている）。今後はホームページや広報紙などで広く参加を呼びかけていく予定である。

ECMサミット2016

eドキュメントフォーラム2016よりワークスタイル変革とECM 開催報告
JIIMA ECM 委員会
委員長

ECMサミットとは

いし

い

あき のり

石井 昭紀

ます。今回は、米国のAIIMがDigital Transformationなど
より幅広いテーマに乗り出しているという話をきっかけに、

昨年10月20日ｅドキュメントフォーラムにおいて、恒例のその一端を担うワークスタイル変革について、現在進行形のECMサミットを実施しました。ECMサミットとは、JIIMA

どの企業にとっても現実的に取り組みを始めているか、検討

ナレッジ系委員会の一つであるECM委員会が主催するセミ

中の地に足がついたテーマと言えそうだということで比較的

ナーイベントであり、概ね年２回のペースで行っています。

時間をかけずに「ワークスタイル変革とECM」をテーマとす

ECMのコンセプトと最新情報を広く知っていただくためとることにまとまりました。テーマを決定した後、ECMサミッ

いう趣旨で、日頃は競合としてしのぎを削っているECMトッ

ト当日までの間に過労死にまつわるニュースなどもあり、ワー

プベンダーのエバンジェリストやコンサルタント、エンジニア

クスタイル変革という言葉はより労務面を強調した文脈で語の方々が肩を並べて語るという「珍しい」コンセプトのイベられるようになったように感じましたが、企業が抱える課題

ントと言い続けてきましたが、今回で13回目になりましたのやそれを解決するための技術・手法などに急激な変化があるで、物珍しさはだいぶなくなってきてしまいました。技術志

わけではないので、特にナビゲーションなどに大きく手を加向のイベントでは最近では競合サービスのエンジニアが競演えるようなことはしませんでした。

することも珍しくなくなってきているようにも感じられます。

元々、ワークスタイル変革自体は労働負荷の軽減など労務

今回のテーマは『ワークスタイル変革とECM』でした。テー

的な文脈を含んだとても幅の広い議論になっている領域です。

マだけを共有して独立したプレゼンをやっていただく方法もオフィスレイアウトを見直して創造的な議論を引き出そう、なありますが、今回はパネルディスカッション形式で進めました。

どのおよそECMとは無縁な取り組みもたくさんあります。

パネリストとして参加いただいたの

それでも、ワークスタイル変革の成果を具体的に出していく

は、IBMの三ツ谷直晃氏、OPENTEXTとためには、文書情報（を含む業務情報）の管理精度の向上の市野郷学氏、Hylandの金井芳美氏、が求められるだろうという思いもありましたし、実際に提案

そして富士通総研の小林潔氏の４人の現場での顧客との対話や情報共有を推進した事例などネタの有識者の方々です。事前のナビゲーとなる情報はそれなりに集められるだろうという手応えを感ションと司会はECM委員長 石井が担じていました。

当しました。

ワークスタイル変革をとりあげるにあたって

ECMが「効く」理由
時短やリモートワークを推進すると、（これまでと比較する

ECMサミットのテーマは毎回ECM委員会のメンバーが定例と）限定されたリソースで個々の仕事を回さなければいけな会の中でディスカッションをして決めています。これまでのアいケースが増えます。一人の人間に情報を集中させることでンケートの中でリクエストがあればなるべくそれに沿ったもの

情報を共有することに伴う負荷を省略するような働き方は有にしたいと考えていますが、各社に該当する内容でお話がで効ではなくなります。物理的に人と物が集約されていること

きる方がいらっしゃるとは限らず、またECMサミットのように依存している業務スタイルは、リモートワークによって確保な不特定多数が聴講する場所に情報を出すことができないでされる労働力を有効活用することができないという大きな弱

あろうケースもあるため、毎回それなりに苦労と議論があり点を持つと評価されることでしょう。リモートワークは時間

月刊 IM 2017-2月号

27

的また空間的に業務（とそれに必要な情報）を分離可能にすントという製品ベンダーを代表しない立場で参加いただいた

る必要があり、それこそ我々が推進してきたECMの価値と

小林氏は、「SIerの本分はBPRである」とした上で、「具体的なります。個々人が業務に関する情報を抱え込むことなく、な特定業務の改善はBPR、それ以外の全体を底上げするよ

システムに随時登録していくことで、他の人がそれらの情報

うな取り組みがワークスタイル変革」という整理をされていを引き継いで仕事を続けることができるようになります。

ました。この説明には対しては会場の反応も大きく、皆さん

ECM導入の本来の大きな目的の一つは、「個人による情報の感銘を受けている様子でした。

囲い込み」の防止にあるわけですから、方向性は合致していると言えそうです。
表面的には矛盾しそうに見える論点もあります。個人による情報の囲い込みは、会社に対する防衛策であるとも考えられます。従業員の立ち場における経済合理的な行動として、他の人間による交換を難しくしようとすることで企業（あるいは同僚や上司）からみた自身の価値を高めようとしている、と解釈できるわけです。労使の関係において、雇用者側である会社の方を強化する試みは労働負荷の議論からすれば社会から要請されているワークスタイル変革と相反するものにも見えそうです。しかし、この見解は二つの点で克服できるはずです。一つは企業内という狭い領域で足の引っ張り合いをすることが、より大きな害悪として認識されているという点、OPENTEXTの市野郷氏からはそれこそDigital Transfor-

もう一つが、情報を抱え込まずに企業内の公式なリポジトリ

mationなど広い視点からのトップベンダーらしいコンセプに登録することが責任問題という意味で不測の事態においてチュアルな説明が整った形で提示されました。それに加えて、従業員をむしろ守る側に作用するはずだという点です。グワークスタイル変革の本質は（良い）労働力の確保である、

ローバル化や情報化による社会全体の競争の激化や、変化のという立ち位置から一貫性のある回答をいただけました。ア

加速については改めて説明を要しない状況にあると思われま

メリカでもDigital Transformationに至るまでの議論の中です。その中で、何かあった時に公式に登録された記録であれミレニアム世代（デジタルネイティブと言われた世代に近い

ば徹頭徹尾「組織として」責任をとることができるわけです。

層）の就労人口における割合が増えることにより不可避的にECMリポジトリにはそのような公式な記録の器として必要

ワークスタイルも変わらざるを得ないという見解が提示されな機能が揃えられています。

ていました。コンシューマライゼーションという言葉で表現されている通り、
この世代は消費者向けのクラウド・ソーシャ

当日のパネルディスカッション

各社の論点

ル・モバイルのデジタルツールに慣れ親しんでいるため、古い仕組みの上に成り立った企業とはうまくフィットしないと以上がこのディスカッションの前提として委員会で考えてい予想されます。もちろん、ITの面以外でも合理的に労働負たことになります。当日は、上記を結論の先出しにならない

荷の集中を避け多様な働き方を需要できる企業の方が働く場

程度に希釈したナビゲーションを行った上で、として魅力的であるということも間違いありません。商品開・ワークスタイル変革をどう捉えているか
・その成功要因は何か
・成功要因の根拠となるような事例はあるか

発やマーケティングだけでなく、人材確保のフィールドでも競争は激しくなっているわけです。
Hylandの金井氏には非常に丁寧に設問の意図に沿った回・反対に注意点や失敗などはあるか

答をご用意いただきました。実際にアメリカで最先端の（自というような設問に各パネリストからの回答を求めるスタ社製）ツールを活用した在宅ワーク中心の働き方を体現してイルで進めました。
印象に残ったところを幾つか紹介すると、唯一コンサルタ

28 月刊 IM 2017-2月号

いるという立場から、「ワークスタイル変革」後の勤務実態について具体的な話がありました。ナビゲーションの内容を

ワークスタイル変革とECM引き受けた観点として、（これまでも主張されてきたことでワークスタイル変革で高まるECMもありますが）社内の業務システムがECMという統一プラッ

全体を通してみると、HylandとOPENTEXTという専門ベ

トフォームに接続していることのメリットも、これまで以上

ンダーからは「統一基盤（プラットフォーム）に揃える」ことに具体性を持って伝わったのではないかと思います。

のメリットを強調する発言が多く、より統合的な視点に立ってSIサービスなどを手がける富士通総研とIBMからは状況に応じたツールの使い分けの話が出てくるという差異が印象的でした。また前提として考えていた、ワークスタイル変革には業務の時間的・空間的な分解が必要になるからこそ
ECMが効果を発揮する、という予定調和的な論の割合は低く、各社からそれぞれの立ち場で多様な見解と情報が示されたと感じました。
ワークスタイル変革に対する関心は今なお高まっています
し、それをうまく定着させるためにECMをはじめとする文
書情報の管理手法の必要性もそれに応じてより高まっているはずです。また、文書情報の管理精度を高め経営に資するも同じく体現者の立ち位置から立体的な説明をされたのがのとすることをミッションといしている我々のようなECMをIBMの三ツ谷氏です。社内制度を当事者として紹介し、「信扱う者としても、これは一つの好機であるはずです。今後も頼」関係の確立が実際どのような形で効いてくるのかをお話委員会としても、テーマとして「ワークスタイル変革」を継いただけました。ツールだけ整備されても、また一部のユー

続的にフォローしていきたいと思います。

ザーだけがその使い方に習熟したり新しいワークスタイルを

最後に、ECMサミットにご参加頂いた多くの方々にお礼望んだりしただけでは、うまく行かない、業務に携わる人間を申し上げます。ご参加頂けなかった方には当日の資料・過同士の信頼感が一層重要性を増してきている、という内容で

去ECMサミットの資料が JIIMA ECMポータルサイトに掲載

す。管理者の立ち場からすれば自分の目が直接行き届かない

していますのでご覧下さい。今後も有意義なセミナーイベン

ところでの就業実態をどのように把握し管理するのかというトを開催していくために、是非取り扱うべきテーマのご要望

新たな問題が発生しているということでしょう。それを乗りなどの声を頂ければと思います。

越えるもっとも端的な解決策がお互
自身の体験を元に説明されました。

マルチチャネル
キャプチャ

委員会内部でのディスカッションにおいても、リモートワークをしていスキャン

えてないのではないか」という不安

モバイルをかかえるメンバーが出てくるので、業務内容的にも評価のスタイルを含めた相性のようなものを吟味しメール&FAXIntelligent Data Capture

ると「上司から働きぶりを見てもら

外部から
セキュアに
アクセス

情報を検索
業務プロセスを実施

ERP

CRM

HRIS

自社開発

ERP Screens

CRM Screens

HRIS Screens

App Screens

OnBase Client

モバイル

integration hub

ドキュメント

OutlookFirewall

いの信頼関係であるということをご

データ

お客様向け
ベンダ向け
ポータル

監査
アクセス

て進める必要があるのではないか、という議論がありました。変革を進めるためにどれだけそのような不安を払拭していけるのか、ということが問われそうです。

既存システム

ERP

CRM

HRIS

自社開発

情報を
共有・収集

データの同期

提供：Hyland Software

統一基盤のプラットフォームはワークスタイル変革にメリットをもたらす

月刊 IM 2017-2月号

29

30 月刊 IM 2017-2月号

文書情報マネージャー

認定者からのひと言

2016年11月に実施した「文書情報マネージャー認定
セミナー」で認定された方のなかから、資格取得について感想をいただいたので紹介する。

あ い ざ わあ きよ相澤 晃代 さん

独立行政法人 石油天然ガス・金属鉱物資源機構
探査部 海外探査課①上司よりセミナーの存在を聞き、インターネットで詳細を調べました。
②業 務の効率アップのためにも重要なはずなのにおろそかにしがちな部分ですが、基礎を身につけ、自己のスキルアップはもちろん、周囲にも重要さを伝えられる術を学びたいと思ったためです。
③日々の業務を言い訳にして、積み上がる書類やデータの整理を怠っていることや、効率の悪さを生み出している現実を、改めて実感できました。また、普段は取引先同士として接する他業

わ た な べか つや渡邊 克也 さん

ま つだ

か ず ひ こゆみこ

塙 由美子 さん 日、２日とも実技、グループ討議などで活発な意見交換によ
初り、受講者同士の課題共有や関係構築もできて非常に有意義でした。内容の量、質的にも適度であると思います。
④・部内の文書情報管理（デジタル化、廃棄含め）・顧客への提案（紙カルテの電子化とその保存管理）・医療系業界団体へのワーキング提案や国への政策提言⑤・文 書情報における個人情報保護及び匿名化について・文 書情報の廃棄（紙と電子化情報の考え方の整理）

NECマネジメントパートナー株式会社
開発支援サービス事業部①社内ですでに取得している方からの紹介がありました。
②今後の業務に必要と考えました。
以前いた部門での文書情報管理の在り方に（紙文書・電子文書とも）疑問があり、もっと検索性の良い文書情報管理ができな
いものかと感じていたところに紹介があったので受講を致しました。
③文 書情報管理の重要性、その整理の考え方は為になりました。
特 に文書情報の廃棄までのライフサイクルの考え方がとても有意義だったと感じています。文書情報をどう扱い廃棄にまで持っはなわ

種の方々と話せる機会を持てたことで、他社での対応を知ることもでき有益だったと思います。
④今必要なもの、過去分だが残さねばならないもの、廃棄するものを見極める判断力と実行力をつけたいと思います。
それと同時に、属人化し過ぎない情報管理の仕方、周囲と協力し合える環境作りを目指したいと思います。
⑤・様々な媒体の電子データの適切な長期保存の仕方（劣化をできるだけ防ぐ環境についてなど）
・文書管理の効果的なルール作りについて

パナソニックヘルスケア株式会社
医療政策渉外部 主席技師

①JIIMA委員会、WG（医療ＷＧ、光メディアＷＧ）に参加して知りました。
②国の政策の一つである医療データ、健康データの利活用、解析をふまえて、社内あるいは顧客の文書情報（紙情報）をどうデジタル化して保存管理していくかということが課題となってきたためです。
③教 科書での授業的な講義ではなく、講師の方の独自の作成資料を使って、経験談も織り交ぜながらの生きた講義で非常に理解が進みました。

松田 和彦 さん①文 書情報マネージャー認定制度はどこでお知りになりましたか？
②受講の動機は？（受験のきっかけ）③受講内容の感想④今後この資格をどのように活かしていきますか？
⑤文 書情報管理について、もっと知りたい、学習したいことは何ですか？

て行けば良いのか、講習の内容をベースに今後、方針を決めていきたいと思います。
また、ワークショップは他社、他業種の方との交流ができ大変、有意義でした。
④今後も文書情報管理の業務がありますので、管理方法の方針決めのシーンで有効に活用していきたいと考えています。
⑤・文 書情報管理の実務について
・BCP的な文書情報管理手法について・文 書情報管理における検索性の向上について

日立ソリューションズ・サービス
BPO本部 技術事務受託部 製品管理G①社内ポスターです。
②同じ部署内にJIIMA委員会に参加する社員が所属しているため
常々、参加希望アピールをさせていただいておりました。
③さまざまな業種・職種の方々とお話させていただいたところ、大まかな書類管理という観点であってもどこに書類があるのかみつけられない等、同じ問題を共有していることがわかりました。ワークショップでは、グループ内メンバー全員活発に参加
し大変有意義でした。恐らく、会社におきましても同様のモチベーションでコミュニケーションしながら、お互いの意見を出し合い尊重しあえば、万事うまくいくのだろうと思います。
④会 社の仕事上でのさまざまなシチュエーションで活かしてまいりたいと思いますが、私生活上でのちょっとした仕分け等においても、違った観点からモノを捉え考えてまいりたいと思っております。
⑤・ワークショップをメインにもう少し学びたいです。さまざまな
Casestudyを実際のjobから考えてみたいと思います。
・牧 野先生のお話が大変興味深かったので講義とは別にお話を聞く会があったら伺いたいです。

月刊 IM 2017-2月号

31

第19弾

公文書管理シリーズ共通基盤で県市町村の歴史をアーカイブズ
福岡共同公文書館
ふつ か いち鹿児島本線二日市 駅から徒歩15分。
全面ガラスに覆われた明るい正面玄関の建屋が見えた。ここには福岡県立公文書館と福岡県市町村公文書館の二つの施設が一体化した全国初めての県単位による共同公文書館がある。館内紹介ビデオを見たのち、お話を伺った。

JIIMA 広報委員会

委員

なが

い

長井

つとむ

勉

広報委員 平成24（2012）年に開館し、今年で４年目を迎え

福岡共同公文書館 当然、市長会、町村会に事前の根回しもたと聞きました。まずは公文書館設置の経緯をお伺いします。

あり、各会長には積極的に協力いただきました。

福岡共同公文書館 昭和60（1985）年に福岡県情報公開審

広報委員 平成21（2009）年に市町村公文書館の運営を福

議会から「文書館」設置を検討するよう提言がありましたが、岡県自治振興組合に決めていますが、この組織は公文書館設

厳しい財政環境の中、すぐには具体化しませんでした。平成

置のために設立されたのですか。

17（2005）年に有識者である九州大学の先生などから福岡県に、

福岡共同公文書館 元々は市町村職員研修のために設立した

また翌年には県市長会と県町村会に公文書館設置の要望書が組合で、昭和57（1982）年３月、当時97自治体が参加して出されました。県と市町村を一体化させる案は単独より共同設立した一部事務組合です。事業内容は市町村職員の研修、で運営する方が経費面で削減できるとも考えたからです。そ

採用試験の共同実施、市町村の振興に関する調査研究と資料

こには県が昭和61年から歴史的価値ある公文書の選別保存取集などでしたが、平成21（2009）年度からは福岡市、北を開始していたことも追い風になったのではないでしょうか。

九州市を除く58市町村の歴史公文書等の保存・供用、公文書

広報委員 県内の自治体との共同の公文書館ということです

館の設置・管理運営に係る事務を行っています。まさに格好が、それまで福岡県内には公文書館はなかったのですか。

の受け皿だったわけです。

福岡共同公文書館 いえ、政令市の北九州市では平成元年に広報委員 公文書館の建設費は58市町村で分担されたので開館した単独館があり、福岡市は平成８（1996）年、総合

すか。

図書館の中に公文書館機能を加えましたので、県内の自治体

福岡共同公文書館 実は宝くじの益金を活用しています。福

にはすでに２館ありました。

岡県自治振興組合は福岡県市町村振興協会から100％の助成

広報委員 平成17（2005）年に町村合併がありましたが、そをいただきました。この協会は各市町村へ益金を再配分する

れも共同館構想の理由だったですか。
福岡共同公文書館 公文書館がないのは県内58市町村でしたが、やはり町村合併それ以前の昭和の合併で旧町村の公文書が紛失したことがあったのも公文書館設置への理由です。
広報委員 そこで基本計画に参加するなど58自治体の首長の足並みが揃ったのですね。

32 月刊 IM 2017-2月号

田中秀幸副館長（左）と大場正博参事補佐（右）組織です。宝くじの益金の一部が福岡県を通じて市町村振興協会に入ってきます。そこで施設の利用面積を按分して、六割は福岡県自治振興組合、四割を福岡県が負担し共同公文書
館は実現しました。市町村は一切負担していません。
広報委員 では文書庫もその割合で？
福岡共同公文書館 文書保存庫は全部で七つありますが、二つは県、五つは福岡県自治振興組合の持ち分となっています。
移管された文書は評価選別室へ

広報委員 維持費はどうされていますか。
福岡共同公文書館 年間の維持費は県と組合で50％ずつ折半します。いったん県が全額負担し、年度末に精算して組合かに担当者向け研修、２月には文書担当課長（総務課など）研ら県に支払います。維持費も58市町村は全く負担のない仕組修を実施しています。

みができたので公文書館建設はスムーズにスタートできました。

広報委員 市町村からの移管のスケジュールはどのように

広報委員 なるほどそうして開館したわけですね。昨年、建なっていますか。一般的には６～７月頃と聞きますが。

築賞を受賞したと聞いていますが。

福岡共同公文書館 福岡県の場合、移管公文書数が多いので

福岡共同公文書館 一般社団法人公共建築協会から「地域特移管時期は決まっています。また保存期限30年文書とそれ以別賞」を平成28（2016）年６月に受賞しました。これは当外の文書が年２回搬入されます。一方、市町村からは不定期

館が優れた建築物に加え、県と市町村が共同で設置・運営をで移管されます。各市町村の総務課は仕事量も多いので決行う全国に類を見ない公文書館として機能している点などがまった時期に作業ができません。したがって年間を通じて不評価されました。

定期になるようです。

広報委員 さて話は変わりますが、58の市町村から公文書が広報委員 毎年市町村から移管される量はどのくらいですか。

移管されるについて何かルール化しましたか。

福岡共同公文書館 毎年３千から４千冊です。移管のリスト

福岡共同公文書館 当館では明治期以降の公文書を対象としも添付されています。選別基準マニュアルがあっても実際にています。それ以前の古文書などは各自治体の専門施設や歴一次選別が難しい、また作業時間もないという市町村もあり

史編さんの部門で保存されているようです。特に複雑なルーますのでこの場合、選別に迷ったらとにかく移管することをルはなく、市町村側で一次選別をしてからここへの移管をおお願いしています。しかし移管の実績数は当初の予測に比べ願いしています。

て少ない状況です。毎年必ず廃棄があるはずなので移管され広報委員 共同公文書館が開館した後、各自治体では文書管ても良いのですが。このようなケースの場合、現地へ廃棄文

理方法に変化がみられましたか。

書の選別の指導も行っています。

福岡共同公文書館 各市町村では公文書館への移管を文書管

広報委員 きめ細かい配慮ですね。

理規程に入れました。また国や県では一般的に保存年限は最

福岡共同公文書館 市町村では「何かあったら困るので」と長30年が主流になっていますが、県内では未だに保存満了期いう理由で手元に置きたいという気持ちがあります。当館は限に永年があります。そこで永年保存文書は10年毎に見直し

一部事務組合という別組織であることも理由ですが、距離的て、現用から非現用文書にして当館に移管いただくことをおに遠い場合もあり、直ちに取りに行けないなどの理由により願いしています。福岡県では30年を超えたら公文書館へ移管

移管が進まないという課題もあります。

するルールがありますが、市町村でこのルールを適用してい広報委員 30年間で80万冊の受け入れ可能な施設と聞いてるところは少ないですね。

いますが。

広報委員 ということは自治体側にも公文書管理の見直しが福岡共同公文書館 現在は約８万冊を保存しています。その必要で、研修などが必要になりますね。

うち、約５万５千冊が歴史公文書、残りは行政資料です。

福岡共同公文書館 今では年に２回当館への移管についての広報委員 公文書の検索システムについてお話し下さい。館説明をしています。市町村の担当者も代わるので、毎年５月

内紹介ビデオにもありましたように、バーコード技術を上手

月刊 IM 2017-2月号

33

公文書管理シリーズ

福岡共同公文書館

第19弾

く利活用されていま

福岡共同公文書館 まず当館の存在を知ってもらうための展すね。

示会を考えています。常設展では「公文書にみる福岡140年

福岡共同公文書館のあゆみ～福岡県誕生と市町村合併」を開催中です。平成27

移管された公文書は

年７月には「百道松風園～終戦と子供たち」をテーマに終戦

一点ずつ新たに公文書館のデータベース

バーコードが貼付された公文書
資料がすぐに特定できる

後の引揚孤児収容施設の設立から孤児等の保護活動の記録、資料（名簿、日誌など）を紹介しました。博多港は引揚げ港に入力しています。バーコード利用は当初からシステム開発だったのでこのような施設がありました。当時の職員だった

されました。文書保存庫の仕切りをせずに順次文書箱を入れ方も来館され感慨深く見られていました。平成27年度の来館

込むメリットがあります。市町村ごとに場所を設定したら不者数は３千名を超えました。

効率です。したがって公文書、文書箱、書庫棚にバーコード

広報委員 最後になりますが今後の課題は。

が貼付されています。

福岡共同公文書館 課題は三点あります。まず受け入れ先の広報委員 公文書の劣化対策はどうされていますか。

拡充です。知事部局からの公文書は移管されていますが、人

福岡共同公文書館 マイクロフィルム化を実施し、専用フィ

事委員会、労働委員会などからの移管・受け入れを、また移ルム保管庫で管理しています。また撮影業務はカメラを持ち管が進んでいない自治体に対して公文書管理に取り組むよう込む委託業務で継続的に進めています。特に感熱紙など劣化に現地に出向き、移管のお願いをしないといけません。二点の進む公文書を中心に撮影しています。またデジタル画像化

目は保存公文書のデジタル・アーカイブを促進し、HPで公にも取り組んでいます。２年間で約５千コマのデジタル化し開したいですね。当館を知っていただき、来場者を増やした

た歴史公文書を公開しています。

いと思います。三点目は人材育成です。開館４年目なので調広報委員 展示会も定期的に開催されていますね。

査研究することはかなりあります。評価選別や利用普及の調査などを全員でやっていこうと考え、国立公文書館の研修などに積極的に参加しています。
広報委員 本日はご多忙の中、ありがとうございました。
福岡県立公文書館（福岡共同公文書館）

地域性に富み趣向を凝らした展示

http://kobunsyokan.pref.fukuoka.lg.jp/〒818-0041 福岡県筑紫野市上古賀1-3-1
開館：平成24年11月18日
施
設：鉄筋コンクリート造、地上３階、
文書保存庫2,516㎡（７室、県２室、市町村５室）、展示室、閲覧室
所 蔵 資 料：歴史公文書約５万５千冊、行政資料約２万５千点
開 館 時 間：午前９時～午後５時（月・祝・年末年始・整理日）
交 通 案 内：JR二日市駅下車 徒歩13分、バス 警察署前 下車徒歩１分、車 筑
紫野インターから約５分

インタビューを終えて県単位でオール市町村をアーカイブズできる共同公文書館は初め書館が利用される範囲は多いはずである。特に平成28（2016）年ての取材であった。伺う前に公文書館の建設資金や運営費をどのよ

４月に発生した熊本地震を契機に共同公文書館の利用が促進、またうに工面したか興味を持っていたが、聞きなれない「福岡県自治振は改めて検討された市町村もあるだろう。確かな行政マネジメント

興組合」が建設から運営まで支援していたとは知らなかった。

には公文書による説明責任は不可欠で、そのための文書庫の需要はこうした組合はそもそも地方自治法第284条に「地方公共団体の組合は、一部事務組合及び広域連合とする」として相互に関連する必ずあると思われる。したがって自治行政経営という大きな視点で利用の説明も大切である。

事務を共同で処理するためものである。たとえば広域清掃や電算シ

今後は一般利用者増加への魅力ある展示会と58市町村が利便性をステムの共同開発利用、最近ではクラウド利用を一部事務組合で調感じる行政利用、たとえば移管された後の公文書のサポートも大事

整している自治体も見受けられる。

で、必要に応じてデジタル化による迅速な送信などのスキャニング

県内各市町村の共通の課題としての「文書庫の狭隘化」、「災害時対策」、「老朽化による庁舎建替え」などを解決するために共同公文

34 月刊 IM 2017-2月号

サービスもあるかもしれない。夢のある、またやりがいのある課題が多く、これからが楽しみな福岡共同公文書館である。

わが館の

16

尼崎市立地域研究史料館所蔵

明治 ・ 年波止場関係書

15

尼崎市の文書館施設である地域研究史料館は、尼崎町・市及び合併村の歴史的公文書約19,000冊を保存しています。この「明治15・16年波止場関係書」は、町制施行以前の戸長役場時代に作成されたもので、史料館が所蔵する最古の歴史的公文書です。
尼崎港を管理していた尼崎藩が廃藩となり、あとを引き継ぐ旧城下・周辺村の戸長役場には十分な財源や余力がなく、明治10年代には港湾機能の低下が進んでいました。この簿冊には、尼崎城石垣の払い下げを受けた尼崎町が、町村民の寄付や労力提供により修築を行うも、台風被害により工事途中の防波堤が損壊し、兵庫県に費用面の支援を求める様子が工事予算書や図面などとともに綴られています。
当時の尼崎地域にとって最重要課題のひとつであった港湾管理の実情や、地域と県の関係などを具体的に知ることができる、貴重な文書と言えます。

尼崎市立地域研究史料館◆ わが館の特長

尼崎市立地域研究史料館は、古文書・近現代文書類、歴史的公文書、図書、地図や写真、絵はがき、ビラ・チラシなど、尼崎地域の歴史に関する文書・記録・史料類を幅広く保存・公開する尼崎市の文書館施設です。レファレンス機能を中心に、利用者のみなさんとのインタフェースを重視して、
閲覧サー
ビス及びWeb上のデータベース・デジタルコンテンツ公開などに努めています。
◆ 所蔵品

http://www.archives.city.amagasaki.hyogo.jp/〒660-0881 尼崎市昭和通2-7-16 尼崎市総合文化センター7F
TEL. 06-6482-5246 FAX. 06-6482-5244■お宝文書投稿募集中！
！

紙文書関連

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マイクロフィルム

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全国の地域史文献・紀要類10万冊、地図類3千点、絵はがき3千点、映像・音響資料1,200点所蔵する貴重な文書・特長ある文書を貴館のご紹介と共に掲載します。ご連絡は編集部まで。

月刊 IM 2017-2月号

35

晴天
なれど

遠霞

コラム◆せいてんなれどとおがすみ

国民に無駄を強いるもの

前回に引き続き、国民に無駄を強いる仕組みを挙げてみたい。

私のは細々としたビジネスだから、高額の印紙税はとられな

まず、利用者から見て、国の非効率はまだまだある。たといが、５万円以上からは、払わなければならない。一番大きえば商標である。Ａという商標を取ろうと思ったら、特許庁に出願しなければいけない。その申請料は、１万2000円の印紙である。
しかし、これは分かる。大事な商標を守ろうとするなら、しかるべき役所にしっかりと登録しておかなければいけない。
いざ登録となれば、１万6400円の印紙代がかかる。
これは、期間10年のうち半分の５年分である。５年過ぎ
ればまた、１万6400円がかかる。
弁理士のサイトを見れば、この実費を載せているところもな額で70万円の支払いがあった。
記者時代から、この印紙税の課税を不思議に思っていた。
なぜ払わなければならないのだろうか。人の使ったお金の領収書に課税するという国家の意思はなんなのか。どうも癪にさわる。
そこで、領収書はもらわない、出さない方針を決めた。銀行振り込みで決済し、念のためメールで「振り込んだ」と書いたり、書いてもらったりするのだ。取引相手には了承してもらった。

あれば、まったく載せておらず、出願あるいは登録を依頼さ

決算書も自分でつくることにした。税務署が開くセミナー

れた料金と委託料をプラスした合計金額だけ記載しているとに行くと、レクチャーしてくれる税理士は、自分で決算書をころもある。国に記録してもらうだけなのに、結構なビジネ作っているか、税理士に任せているかを聞いて、ごく少数がスになるのだ。

自分で作っている方に手を挙げると「税理士に任せたほうが私の場合、あまり資金を使いたくなかったので、自分でいいですよ」と言う。自分でやっていることで褒められこそやったが、特許庁に電話すれば、手続きの仕方を教えてくれ

すれ、そんなこと言われる筋合いはないと思うのだが、自分

るし、特許庁の中にも相談窓口がある。

でやられたら商売あがったりだからであろう。

すでに他社あるいは他人が取った商標であるかどうかは、

自分は商学部の出身であるが、学業に身をいれなかったせ

インターネットで特許庁のサイトを見れば、すぐに出て来る。

いで会計や簿記は学んだ覚えはあるが、知識はそんなにない。

弁理士事務所のサイトには、成功報酬などと仰々しく載ってただ、原理原則を覚えれば意外と自分でできるものだ。それいるが、弁理士に頼まなくても簡単に手続きできる。

に、今はインターネットで調べれば、どこの科目で処理すれ

しかし、この商標は１区分だけである。たとえば、衣料品

ばいいのかがすぐわかる。毎年自分で書いたのを出しているだけこの商標でやれば一つでいいが、バッグを同じ商標で取が、文書さえ整っていれば、税務署もうるさいことはいわな

ろうとすると、同時に出願すれば二つで若干割り引かれ２万かった。

600円、時期がずれていれば、また１万2000円かかるのだ。

１円起業といいながら、国家が金をコツコツととり、その手

これが登録となると、１区分につき期間５年で１万6400円

助けする形でがっちり儲けている事務所のなんと多いことか。

かかる。弁理士事務所では、出願で１件約５万円とっている

それから、無料ではあるが、国が各地に企業支援オフィス

ところがおおいようだ。
この費用を払わなくてすむ方法がないかと考えていたら、一ついい手を思いついた。ストーリーを作ってホームページにアップして、著作権があるということで対抗するのである。
これが有効かどうかは分からないが、ホームページにその旨を書いておけば、十分な防御策になると考えた。著作権なら、海外にも通用する。とはいえ、２区分くらいは取っといた方が無難だと思い、出願、登録した。
もう一つよく分からないのが、領収書にかかる印紙税だ。

36 月刊 IM 2017-2月号

を作っている。これもあまり役に立つとは思えない。大いに役立つものと、普通の知識を言ってるだけのものと玉石混交である。人員、場所代に一体いくらかけているのか。
役人に退職前のポストの用意をしたのかもしれないが、税金を使っているのだから、相当の無駄遣いといえよう。

茂谷 知己（もたにともみ）

早稲田大商学部卒後、産経新聞東京本社に入社。政治部・経済部を経て法務次長、知的財産管理センター上級専門委員を務める。定年退職
後は㈱WOW LIFEを設立。インターネットを利用した新ビジネスを展開中。http://wowlife.info/index.html

NDL 保存フォーラム開催
現物保存とデジタル化の両立をだと説いた。
経済産業省は経産省のITの取組みを紹介。行政手続きをオンラインで利便性よ

国立国会図書館（NDL）収集書誌部はく、法人情報をオープンデータとして公27回目の保存フォーラムを昨年12月７日開催した。今回はオックスフォード大学

表するなど、行政と民間が連携しデジタ
ルファーストな電子政府を構築していきたいと語った。

ボドリアン図書館からコンサバター（保存修復家）のヴァージニア・リィヤドブ
イサン氏を招いて、貴重書をデジタル化
する際のコンサバターの役割を解説した。

治期になり国家が確立すると、文書管理は各省庁に委ねられ、また法令が出来たことでそれに則り行政を行えばよく、そのため文書保存の意思がなくなってしまったと説明した。
過程を示す文書が作成されにくかった状況は今後、情報公開法や公文書管理法などで徐々に改善されるだろうとし、その間、文書管理の専門家の養成と官僚

氏は、自身が指揮をとった事例をあげ、デジタル化のプロセスは、初期段階から
機材や過程などあらゆるものを含めて全員で検討すること、コレクションにストレスを与えない撮影のタイミングを設定すること、モノによっては復元など安定化処置を施してから撮影することが重要だと説明された。またマネージャーは、
プロジェクト推進と現物保護の間に立った立場で物事を考え、プロジェクトのための資金調達の役割も担うものだと語った。
ほか、一橋大学社会科学古典資料セン
ターの床井啓太郎氏が同センターの事例を発表、媒体変換は資料点検の機会として捉えればよく、原本保存にとって損失ではなく大きな機会だと告げた。

ARMA定例会
日本の官僚制と公文書保存を語る
ARMA International東京支部（西川康男会長）は、113回目の定例会を昨年
12月１日、東京・千代田区にて開催した。
講師は成蹊大学文学部の若月剛史助
教。日本近代史研究のなかから公文書保存の大切さを訴えた。若月助教は、近代
日本において、社会での意思決定のあり
方は寄り合いなど合議によるところが大きかったと振り返り、記録は全員が納得して決定した結論だけが重要とみなされ、過程は重要視されなかったと語った。明等の私文書収集をすることが重要だと説いた。

日経新聞社 文書電子化による業務改善をセミナーでNTTデータ スマホで税公金・公共料金支払いを可能に
株式会社NTTデータは、金融機関向け
スマートフォンアプリ「アプリバンキン
グ」を拡張し、ペイジー払込票の支払いができる日本で初めての機能を2017年
上期目途に提供を開始する。ペイジーは金融機関などが運営する料金払い込みサービスで、今回の拡張により、これま
で手入力の必要があった収納機関番号、
お客様番号、確認番号をスマホのカメラで撮影し読み取り、場所や時間を問わず

2016年12月８日、日本経済新聞社は
日経産業新聞フォーラム2016を開き、税公金や公共料金などの支払いができるようにしたもの。利用者はインターネッ
トバンキングの契約をしなくても、アプリ

e-文書法対応による最新の業務改善ソ
リューションを紹介した。
挨拶に立った日経産業新聞編集長は、への簡単な登録だけですぐに利用できる。
昨年12月末時点で西日本シティ銀行、
足利銀行、岩手銀行等が採用を検討して

平成27年度・28年度改正と二度にわたる電子帳簿保存法の規制緩和により文書の電子化が加速してきていることに期待を寄せ、これからは内部統制・ソリューション導入が進むだろうと述べた。
基調講演はSKJ総合税理士事務所所長
でJIIMA法務委員会アドバイザーである
袖山喜久造氏が電帳法の法的要件と申請のポイントをレクチャー。要件が緩和されるということは利用者の自己責任の幅が広がることを意味し、とりわけ税務調
査では、社内の内部統制や権限の分散など税務処理のプロセスがチェックされる
ため、電子化運営の体制整備作りが肝要

おり、17年春までには約30の金融機関のほか、電力・ガス会社、携帯電話会社などから協力を取り付けたい考え。
NTTデータは、支払用紙を持ってコン
ビニエンスストアに出向く手間もなくなるため、決済金額２兆円分を取り込みた
いとしている。

女性活躍推進法に準拠
コニカミノルタ「えるぼし」認定
コニカミノルタ株式会社（会員No.
122、代表執行役社長・山名晶衛氏）は、
女性の活躍推進に関する取組みが優良な企業として、厚生労働大臣より「えるぼし」の最高段階の認定を受けた。
「えるぼし」の認定は、採用、継続就業、労働時間、管理職比率等の項目で設定された基準を満たした数によって、３段階に分かれ、コニカミノルタは全ての基準を満たしたとして最高段階の認定となった。

月刊 IM 2017-2月号

37

■新製品に掲載希望の方は、編集部宛送付ください。

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ビュー表示、ページスクロール、回転、拡大などが操作できる。
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４タテ/200dpi）の高速 スキャン。表
裏を同時に読み取る「１パス両面スキャン」対応。
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法人・個人

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ラー、ソフト開発、入力サービスなどを業とする
法人・個人

入 会 金

年 会 費

1万円

5万円

入 会 金

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30万円
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10万円

30万円
20万円
10万円

資本金10億以上

日本文書情報マネジメント協会事務局まで

月刊 IM 2017-2月号

39

編集委員から2016年はテレビや新聞で人工知能（Artificial

全寮制の学校に着いたトムは○○に興味を抱き、Intelligence：AI）に関するニュースをよく目にしま「プレイさせてくれないか？」と尋ねた。寮生は「駄した。

目だよ、だってルールを覚えるのに１ケ月はかかるよ。

私がAIと聞いて思い出すのは、30年以上前に現（中略）なにしろこの学期になって、鎖骨を折った

在の会社に入社したとき、人工知能システムの開発用コンピュータのが二人、足を折ったのが十何人もいるんだからね」と答えた。

を扱う専門組織があり、AI専用ハードと開発言語を販売していたこ○○のスポーツ名を直ちに答えられる人はかなりの通である。ことです。その当時、第五世代コンピュータプロジェクトという国家プのセリフはトーマス・ヒューズ著の「トム・ブラウンの学校生活」に

ロジェクトがあり、関連する書籍を読んだことも思い出します。そして、載っているパブリックスクールの１コマで○○はフットボールである。

「2001年宇宙の旅」という、AIを搭載したコンピュータHAL9000が登場するSF映画を見たのもその頃だったように思います。

現代ラグビーになる前のフットボールは荒々しく、複雑なルール
でハッキング（足を蹴る）、トリッピング（相手を足でひっかける行

その後、チェスプログラム「ディープブルー」がチェスチャンピオ為）などが正当なルールであった。また当時はパブリックスクール

ン（人間）に勝利、自然言語を理解するスーパーコンピュータ「ワごとに独自のルールがあり、ボールを手で扱うこともできるルールがトソン」が全米クイズ王（人間）をやぶり優勝、
囲碁対戦用AI「ア「ラグビー校」、サッカーに近いルールは「イートン校」であった。

ルファ碁」がプロ囲碁棋士（人間）に勝利、日本のAI囲碁ソフト

その後、ラグビーとサッカー二つに分かれ、ラグビーのルールが「ディープゼンゴ」がプロ囲碁棋士（人間）に互角の勝負をしたも統一されたのは1800年代後半である。
さて、３年後の2019年ラグビーワールドカップが日本で開催し、のの敗れる、など数々の話題を呼びました。
最近では、AIを使った“自動運転”の技術開発や実用化に関

決勝は横浜で行う。前回イングランド大会で南アフリカを破り、するニュースも増えてきています。まだまだ課題も多いのでしょうが、世界を驚愕させた日本の活躍が楽しみだが、東京五輪の前に世近ごろの高齢者による痛ましい暴走事故のニュースを見聞きするに

界ラグビー大会があることは意外と知られていない。サッカー競

つけ、AIが高齢者の状況判断や運転操作に勝って、痛ましい事

技人口90万人、ラグビー競技人口11万人、この格差が大会

故がなくなることを切に願います。

人気を物語っているようだ。

（米田謙次）〈広報委員会委員〉〈編集通信員〉

担当理事

河村武敏（アピックス）

北村一三（山本マイクロセンター）

委

長

山際

祥一（マイクロテック）

関

員

長井

勉（横浜マイクロシステム）秂弘樹（国際マイクロ写真工業社）

菊地幸（コニカミノルタジャパン）

員

委

事

務

局

Jan Askhoej（文書管理プロジェクトマネージャ /デンマーク在住）

月刊IM ３月号予告

山路真一郎（山路工業）
米田

雅夫（光楽堂）（長井 勉）〔ケース・スタディ〕 COMフィルムのデジタル化（仮）光ディスクを用いたデジタルデータの長期保存（仮）〔標
準化〕 ISO/TC171/PDF専門家会議 次期PDFの検討開始

謙次（富士ゼロックス）

伝法谷 ひふみ※本誌内容についてご意見・ご要望等ありましたらＥメールdenpouya@jiima.or.jpまでお寄せ下さい。

〔月刊〕
2017年

2月号 Ⓒ
第２号／平成29年１月25日発行

発 行 人／長濱©日本文書情報マネジメント協会 2017

印刷版（オンデマンド）定価（1冊） 1,000円＋消費税（送料別）

和彰

発 行 所／公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）〒101-0032 東京都千代田区岩本町2－1－3
TEL（03）5821－7351

和光ビル7階FAX（03）5821－7354

印刷版（オンデマンド）年間購読

12,000円＋消費税（送料共）

印刷版（オンデマンド）のお申し込みはJIIMAホームページから。

JIIMA・JCプラザ／http://www.jiima.or.jp
編集・制作／日本印刷株式会社

ISSN0913-2708
ISBN978-4-88961-174-8

C3002 ￥1000E

Journal of Image & Information Management（本誌に掲載された写真記事いっさいに関して、JIIMAの許可なく複写、転写することを禁ず）

40 月刊 IM 2017-2月号

ISBN978-4-88961-174-8
C3002 ¥1000E「月刊IM」2017年 ２月号

平成29年１月25日発行

通巻第553号

定価（本体価格1,000円+税）

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