JIIMA-A001
平成 25 年 10 月 1 日施行
令和 6 年 6 月 4 日最終改訂

公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会
定款

第 1 章総則（名称）第１条 本会は、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（英文名;Japan Image and Information Management Association、略称;JIIMA）と称する。
（事務所）
第２条 本会は、主たる事務所を東京都千代田区に置く。
また理事会の議決を得て、必要な地に従たる事務所としての支部を設けることができる。

第２章

目的及び事業（目的）
第３条 本会は、我が国において文書情報マネジメント（マイクロフィルム・光ディスク・ハードディスク、その他電子記録媒体に文書・図面・写真等の文書・画像情報を記録し、ネットワークも利用しつつ、機能的・効率的に運用かつ管理することをいう。以下同じ）の普及啓発に関する事業を行い、文書情報の利用者に貢献するとともに関連産業の振興を図り、もって高度情報化社会の発展に寄与することを通じて、より良い社会の形成の推進を図ることを目的とする。
（事業）
第４条 本会は、前条の目的を達成するため、次の事業を行う。
（１）文書情報マネジメントに関する調査研究（２）文書情報マネジメントに関する規格の作成及び標準化の推進（３）文書情報マネジメントに関する利用方式の開発及び普及啓発（４）文書情報マネジメントに関する展示会、講習会等の開催（５）文書情報マネジメントに関する人材育成（６）文書情報マネジメントに関する情報の収集と提供、及び政策提言（７）文書情報マネジメントに関する内外関係機関等との交流及び協力（８）文書情報マネジメントに関する製品・ソフトウェア・システム・組織等の認定（９）文書情報マネジメントに関する先駆的な受託サービスの実証実験（10）前各号に掲げるもののほか、本会の目的を達成するために必要な事業
２． 前項の事業は、主に本邦及び必要により海外においても実施するものとする。

-1-

第３章

社員

（構成員）
第５条 本会の会員は、正会員及び賛助会員とし、正会員をもって一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「法人法」という）上の社員とする。
２． 正会員は、一般会員と維持会員とする。
３． 一般会員は、本会の目的に賛同して入会する文書情報マネジメントを利用する法人又は個人とする。
４． 維持会員は、本会の目的に賛同して入会する文書情報マネジメントを業とする法人又は個人とする。
５． 賛助会員は、本会の事業に協力しようとする法人又は個人とする。
（入会）
第６条 本会の正会員になろうとするものは、別に定める入会申込書を理事長に提出し、理事会 の承認を得なければならない。
２． 法人たる会員にあっては、法人又は団体の代表者として本会に対してその権利を行使する 1 人の者（以下「会員代表者」という。）を定め、理事長に届け出なければならない。
３． 会員代表者を変更した場合は、速やかに別に定める変更届を理事長に提出しなければならない。
（入会金及び会費）
第７条 会員は、本法人の事業活動に経常的に生じる費用に充てるため、総会において別に定める入会金及び年会費を納入しなければならない。
（任意退会）
第８条

会員が本会を退会しようとするときは、別に定める退会届を理事長に提出しなければならない。
(会員の資格喪失)
第９条 会員が次の各号の一に該当するときは、退会したものとみなす。
（１）死亡し又は失踪宣告を受けたとき。
（２）法人又は団体が解散し又は破産したとき。
（３）会費を納入せず、督促後なお会費を 1 年以上納入しないとき。

-2-

（除名）
第 10 条 会員が次の各号の一に該当するときは、総会において除名することができる。
（１）本会の定款又は規則に違反したとき。
（２）本会の名誉をき損し又は本会の目的に反する行為をしたとき。
２． 前項の規定により会員を除名する場合は、当該会員にあらかじめ通知するとともに、除名の議決を行う総会において、当該会員に弁明の機会を与えなければならない。
（会員資格の喪失に伴う権利及び義務）
第 11 条 会員が第８条又は第９条及び前条の規定によりその資格を喪失したときは、本会に対する権利を失い、義務を免れる。ただし、末履行の義務は、これを免れることができない。
２． 本会は、会員がその資格を喪失しても、既に納入した会費その他の拠出金品は返還しない。

第４章

総会

（構成）
第 12 条 総会をもって、法人法上の社員総会とする。
２． 総会は、すべての正会員をもって構成する。
（権限）
第 13 条 総会は、次の事項について決議する。
(１) 理事及び監事の選任及び解任(２) 事業報告及び事業計画の承認(３) 貸借対照表及び損益計算書（正味財産増減計算書）並びに付属明細書の承認(４) 入会金及び年会費(５) 理事及び監事の報酬等の額(６) 定款の変更(７) 会員の除名(８) 解散及び残余財産の処分(９) その他総会で決議するものとして法令又はこの定款で定められた事項（開催）
第 14 条 通常総会をもって法人法上の定時社員総会とする。
２． 通常総会は毎事業年度終了後 ３カ月以内に開催する。
３． 必要がある場合には臨時総会を開催することができる。
-3-

(招集)
第 15 条 総会は、法令に別段の定めがある場合を除き、理事会の決議に基づき理事長が招集する。
２． 正会員の議決権の１０分の１以上の議決権により、正会員は理事長に対し総会の目的である。事項及び招集の理由を示して、総会の招集を請求することができる。
３． 総会を招集する場合は、前項の規定による正会員からの請求による招集を除いて、理事会の決議に基づき、日時及び場所並びに会議の目的たる事項を示した書面又は電磁的方法により、 開会の日の２週間前までに通知しなければならない。
（議長）
第 16 条 総会の議長は、理事長がこれにあたる。ただし、第 15 条第 2 項の規定により請求があった場合において総会を開催したときは、出席正会員のうちから議長を選出する。
（議決権）
第 17 条 総会における議決権は、正会員１人につき１個とする。
（決議）
第 18 条 総会の決議は、議決権の過半数を有する正会員が出席し、出席した正会員の議決権の過半数をもって行う。
２． 前項の規定にかかわらず、次の決議は総正会員の半数以上であって総正会員の議決権の３分の２以上をもって行う。
（１）会員の除名（２）監事の解任（３）定款の変更（４）解散（５）その他法令で定められた事項
３． 理事又は監事を選任する議案を決議するに際しては、各候補者ごとに第１項の決議を行わなければならない。理事又は監事の候補者の合計数が第 21 条に定める定数を上回る場合には、過半数の賛成を得た候補者の中から得票数の多い順に定数の枠に達するまでの者を選任することとする。
（議決権の代理行使、書面や電磁的方法による議決権の行使等）
第 19 条 総会に出席できない正会員は、あらかじめ通知された議案について、書面又は電磁的方法、あるいは代理人への委任をもって議決権を行使することができる。
２． 前項による正会員は、総会に出席したものとし、総会の議決権を行使したものとする。
-4-

（議事録）
第 20 条 総会の議事については、法令で定めるところにより議事録を作成する。
２． 総会の議長、及び出席した監事は、前項の議事録に記名押印しなければならない。

第５章

役員等

第 21 条 本会に、次の役員を置く。
（１）理 事13 人 以上

18 人 以内（２）監 事2 人 以上3 人 以内２． 理事のうち、1 人を理事長、1 人以上 3 人以内を副理事長、1 人を専務理事、1 人を事務局長とする。
３． 理事長をもって法人法上の代表理事とする。
４． 専務理事、事務局長をもって法人法上の業務執行理事とする。
（役員の選任）第 22 条 理事及び監事は、総会の決議によって正会員（法人にあっては会員代表者とする。
以下同じ。
）の中から選任する。ただし、理事にあっては 3 人、監事にあっては 1 人を限度として、正会員以外の者から選任することができる。
２． 理事には、3 人の正会員の推薦によって、立候補することができる。
３． 理事長、副理事長、専務理事及び事務局長は、理事会において選定する。
４． 理事及び監事は、相互に兼ねることができない。
（理事の職務及び権限）
第 23 条 理事は、理事会を構成し、法令及びこの定款で定めるところにより、職務を遂行する。
２． 理事長は、法令及びこの定款で定めるところにより、本会を代表し業務を執行し統括する。
２の１．副理事長は、理事長を補佐する。
２の２．専務理事は、理事長及び副理事長を補佐し、本会の業務を掌理する。
２の３．事務局長は、専務理事を補佐し、本会の業務を分担執行する。
３． 代表理事及び業務執行理事は、毎事業年度に 4 箇月を超える間隔で 2 回以上、自己の職務の執行状況を理事会に報告しなければならない。
４． 削除
５． 理事長に事故あるとき又は欠けたとき、副理事長は理事長の職務を代行する。ただし、副理事長が複数人選定された場合は、理事会において代行順位を決定する。
６． 専務理事に事故あるとき又は欠けたとき、事務局長は専務理事の職務を代行する。
-5-

（監事の職務及び権限）
第 24 条 監事は、理事の職務執行を監査し、法令で定めるところにより監査報告を作成する。
２． 監事は、いつでも理事及び使用人に対して事業の報告を求め、本会の業務及び財産の状況の調査を行うことができる。
（役員の任期）
第 25 条 理事及び監事の任期は、選任後２年以内に終了する事業年度のうち、最終のものに関する定時総会の終結の時までとする。
２． 任期の満了前に退任した役員の補欠として選任された理事又は監事の任期は、前任者の任期の満了する時までとする。
３． 理事又は監事は、第２１条に定める定数に足りなくなるときは、任期の満了又は辞任により退任した後も、新たに選任された者が就任するまで、理事又は監事としての権利義務を有する。
（役員の解任）第 26 条 理事及び監事は、総会の決議によって解任することが出来る。ただし、監事を解任する場合は、総正会員数の半数以上であって総正会員の議決権の３分の２以上の決議をもって行なわなければならない。
（役員の報酬）第 27 条 理事及び監事は無報酬とする。ただし、常勤の理事及び監事並びに正会員以外から選任された非常勤理事及び監事には報酬を支給することができる。
２． 理事及び監事には、その職務を行うために要する費用の支払いをすることができる。
３． 前２項に関し必要な事項は、理事にあっては理事会の審議を経て総会の決議により、監事にあっては総会の決議により定める役員報酬並びに役員費用に関する規程による。
（顧問及び参与）
第 28 条 本会に顧問 2 人以内、及び参与 2 人以内を置くことができる。
２． 顧問及び参与は、本会に功労のあった者又は学識経験者のうちから、理事会の推薦により、理事長が任期を定めて委嘱する。
３． 顧問は、本会の運営に関して理事長の諮問に応え、理事長に対して意見を述べることができる。
４． 参与は、本会の業務の処理に関して、理事長の諮問に応えることができる。
５． 顧問及び参与は無報酬とする。ただし、その職務を行うために要する費用の支払いをすることができる。
-6-

第６章

理事会

（構成）
第 29 条 本会に理事会を置く。
２． 理事会は、全ての理事をもって構成する。
（権限）
第 30 条 理事会は、この定款に別に定めるもののほか、次の職務を行う。
（１）総会の日時及び場所並びに目的である事項の決定（２）規則の制定、変更及び廃止（３）本会の業務執行の決定（４）理事の職務の執行の監督（５）理事長、副理事長、専務理事及び事務局長の選定と解職（６）その他、法令またはこの定款で定められた事項（召集）
第 31 条 理事会は、理事長が招集する。
２． 理事会は、事業年度毎に６回以上開催する。
３． 理事会は、理事及び監事の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができる。
（決議）
第 32 条 理事会の決議は、決議について特別の利害関係を有する理事を除く理事の過半数が出席し、その過半数をもって行う。
２． 前項の規定にかかわらず、理事が理事会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき議決に加わることのできる理事の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をし、かつ監事が当該提案に異議を申し出た場合を除き、当該提案を可決する旨の理事会決議があったものとみなす。
（議事録）
第 33 条 理事会の議事については、法令で定めるところにより議事録を作成する。
２． 出席した理事長及び監事は、前項の議事録に記名押印しなければならない。

-7-

第７章

委員会

（委員会の設置等）
第 34 条 本会は、事業の円滑な遂行を図るため、委員会を設置し、理事のうちから担当理事を配することができる。
担当理事は、理事会の決議を経て、理事長が指名する。
２． 委員会の委員長・副委員長は、会員、学識経験者又は高度専門資格保有者（弁護士、税理士等）から、理事会の決議を経て、理事長が指名する。
ただし、会員で委員長・副委員長であったものが退職等により非会員となった場合等やむを得ない場合は、理事会決議を経て、理事長が委員長・副委員長に継続して指名することができるものとする。
３． 委員会の組織及び運営に関して必要な事項は、理事会の決議を経て、理事長が別に定める。

第８章

資産及び会計（財産の種別）
第 35 条 本会の財産は、基本財産及びその他の財産の 2 種類とする。
２． 基本財産は、本会が本会の目的である事業を行うために不可欠なものとして、理事会で定めた財産とする。
３． その他の財産は、基本財産以外の財産とする。
（基本財産の維持及び処分）
第 36 条 基本財産について本会は、適正な維持及び管理に努めるものとし、基本財産の一部を処分又は担保に提供する場合には、理事会の決議を得なければならない。
（財産の管理運用）
第 37 条 本会の財産の管理運用は、理事長が行うものとし、その管理の方法は、理事会の決議による。
（事業年度）
第 38 条 本会の事業年度は、毎年 4 月 1 日に始まり翌年 3 月 31 日に終了する。
（事業計画及び収支予算）
第 39 条 本会の事業計画書、収支予算書については、毎事業年度の開始の日の前日までに理事長が作成し、理事会の決議を経て、当該事業年度の最初の総会で承認を受けなけ-8-

ればならない。
２． 前項の書類については、本会の主たる事務所に当該事業年度が終了するまでの間備え置き、一般の閲覧に供するものとする他、本会ホームページにおいても公開する。
（事業報告及び決算）
第 40 条 本会の事業報告、決算については、毎事業年度終了後すみやかに理事長が事業報告書及び計算書類、並びにこれらの付属明細書、財産目録（以下「事業報告書・収支決算書」という。
）を作成し、監事の監査を受けた上で、理事会の承認を経て、当該事業年度終了後の最初の定時総会で承認を受けなければならない。
２． 前項の事業報告書・収支決算書については、毎事業年度終了後３か月以内に行政庁に提出しなければならない。
３． 前項の事業報告書・収支決算書及び監査報告については、本会の主たる事務所に５年間備え置くとともに、定款、会員名簿、役員名簿、役員報酬並びに役員費用に関する規程、運営組織及び事業活動の状況の概要及びこれらに関する数値のうち重要なものを記載した書類も合わせて主たる事務所に備え置き、一般の閲覧に供するものとする他、本会ホームページにおいても公開する。
（特別会計）
第 41 条 本会は、事業目的を遂行するために必要あるときは、理事会の決議を経て、特別会計を設けることができる。
２． 前項の特別会計に係る経理は、一般の経理と区分して整理するものとする。
３． 特別会計の報告及び決算については、第４０条の規定を準用する。

第９章

事務局

（事務局の設置等）
第 42 条 本会は、事務を円滑に処理するため、事務局を設置し、所要の職員を置く。
２． 事務局の組織及び運営に関して必要な事項は、理事会の決議を経て、理事長が別に定める。

第１０章

定款の変更、合併及び解散等（定款の変更）第 43 条 この定款は、第 46 条の規定を除き、総正会員の半数以上であって、総正会員の議決権の 3 分の 2 以上の議決により変更することができる。
-9-

２． 公益社団法人及び公益財団法人の認定に関する法律（以下「公益認定法」という。
）
第 11 条第 1 項各号に掲げる事項に係る定款の変更（軽微なものを除く。
）をしようとするときは、あらかじめ行政庁の認定を受けなければならない。
３． 前項以外の変更を行った場合は、遅滞なく、その旨を行政庁に届け出なければならない。
（合併等）
第 44 条 本会は、総正会員の半数以上であって、総正会員の議決権の 3 分の 2 以上の議決により、他の法人法上の法人との合併、事業の全部又は一部の譲渡及び公益目的事業の全部の廃止をすることができる。
２． 前項の行為をしようとするときは、予めその旨を行政庁に届け出なければならない。
（解散）
第 45 条 本会は、法令に定める事由によるほか、総正会員の半数以上であって、総正会員の議決権の 3 分の 2 以上の議決により、解散することができる。
（公益認定の取消し等に伴う贈与）
第 46 条 本会が公益認定の取消しの処分を受けた場合、または合併により消滅する場合（その権利義務を継承する法人が公益法人であるときを除く）において、公益目的取得財産残額があるときは、これに相当する額の財産を 1 か月以内に、総会の決議を経て、この法人と類似の事業を目的とする他の公益法人若しくは公益認定法第 5 条 17 号に掲げる法人、国若しくは地方公共団体に贈与するものとする。
（残余財産の帰属）
第 47 条 本会が清算をする場合において有する残余財産は、総会の決議を経て、この法人と類似の事業を目的とする他の公益法人、若しくは公益認定法第 5 条 17 号に掲げる法人、国若しくは地方公共団体に贈与するものとする。

第１１章

公告の方法

（公告の方法）第 48 条 本会の公告は電子公告による。
２． 事故その他やむを得ない事由により、前項の電子公告ができない場合には、官報に掲載する方法による。

- 10 -

第１２章

補則

（委任）
第 49 条 この定款に定めるもののほか、この法人の運営に必要な事項は、理事会の決議を経て、理事長が別に定める。
（法令準拠）
第 50 条 この定款に定めのない事項は、法人法及び公益認定法、その他の法令による。
（責任の免除又は限定）
第 51 条 本会は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第 111 条第 1 項の役員の賠償責任について、法令に定める要件に該当する場合には、理事会の決議によって、賠償責任額から法令に定める最低責任限度額を控除して得た額を限度として、免除することができる。
２． この法人は、非業務執行理事等（同法第 115 条第 1 項に規定する理事及び監事をいう。
）との間で、前項の賠償責任について、法令に定める要件に該当する場合には賠償責任を限定する契約を、理事会の決議によって、締結することができる。ただし、その契約に基づく賠償責任の限度額は、金 10 万円と法令の定める最低責任限度額とのいずれか高い額とする。

附則
１． この定款は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律第 106 条
第 1 項に定める公益法人の設立の登記の日から施行する。
２．

一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律第 106 条第 1 項に定める特例民法法人の解散の登記と、公益法人の設立の登記を行ったときは、第 38 条の規定にかかわらず、解散の登記の日の前日を事業年度の末日とし、設立の日を事業年度の開始日とする。
３． この法人の最初の代表理事は 高橋通彦、業務執行理事は 長濱和彰とする。

- 11 -４． 改訂履歴
平成 24 年 10 月 11 日

通常総会承認平成 25 年 6 月 19 日

臨時総会改訂平成 25 年 10 月 1 日

施行（設立登記日）

平成 28 年 9 月 28 日

臨時総会改訂平成 30 年 5 月 24 日

通常総会改訂令和 元年 5 月 28 日

通常総会改訂令和 2 年 6 月 10 日

通常総会改訂令和 3 年 6 月 11 日

通常総会改訂令和 5 年 6 月 7 日

通常総会改訂令和 6 年 6 月 4 日

通常総会改訂- 12 -