独立行政法人日本芸術文化振興会個人情報管理規程

平成１７年

４月

１日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第８９号

改正

平成２１年

４月

１日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第１６４号

改正

平成２５年

４月

１日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第２７１号

改正

平成２７年１１月

５日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第３１２号

改正

平成２７年１２月１０日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第３３０号

改正

平成２８年

４月

改正

平成２９年

５月３０日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第３７７号

改正

令和 ２年 ６月３０日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第４１３号

改正

令和 ４年 ４月

改正

令和 ５年

４月２６日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第５０４号

改正

令和 ６年

４月

１日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第３５２号

１日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第４５３号

１日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第５１７号

第１章 総則（目的）第１条

この規程は、独立行政法人日本芸術文化振興会（以下「振興会」という。
）における保有個人情報の管理について、必要な事項を定めることにより、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。
）の適正かつ円滑な運用に資することを目的とする。
（法令との関係）第２条

この規程に定めのない事項については、法その他関係法令の定めるところによる。

（定義）
第３条

この規程における用語の意義は、法第２条及び法第６０条に定めるところによる。

２ この規程において「各課等」とは、独立行政法人日本芸術文化振興会組織規程（平成１５年独立行政法人日本芸術文化振興会規程第１号）第２条に規定する課並びに同規程第３条に規定する監査室及び監事室をいう。
３ この規程において「規則」とは、法に基づき個人情報保護委員会が定める規則をいう。

第２章 管理体制（総括保護管理者）
第４条

振興会は、総括保護管理者を一人置き、総務企画部担当理事をもって充てる。

２ 総括保護管理者は、振興会における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
（総括保護副管理者）
第５条

振興会は、総括保護副管理者を一人置き、総務企画部長をもって充てる。

２ 総括保護副管理者は、総括保護管理者の任務を補佐する。
（管理責任者）
第６条

振興会は、管理責任者を一人置き、総務企画部総務課長をもって充てる。

２ 管理責任者は、個人情報の適切な管理のために必要な体制を整備するとともに、各部署における保有個人情報の管理に関する事務を総轄する。
（保護管理者）
第７条

振興会は、保有個人情報を取り扱う各課等に、保護管理者を一人置き、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
２ 保護管理者は、当該課等における保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たるものとする。
３ 情報システムを用いて保有個人情報を取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して保有個人情報の適切な管理を確保するために必要な措置を講ずる。
（保護担当者）
第８条

振興会は、保有個人情報を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を一人又は複数人置く。
２ 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当するものとする。
（監査責任者）
第９条

振興会は、監査責任者を一人置き、監査室長をもって充てる。

２ 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査する任に当たるものとする。
（個人情報管理委員会）
第１０条

総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行う

ため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、開催するものとする。

第３章 個人情報ファイル簿（個人情報ファイルに関する報告）
第１１条

保護管理者は、法第７５条の規定に基づき、個人情報を保有するに至ったときは、別紙様式により、管理責任者に対し、個人情報ファイルの名称等に関する報告をしなければならない。

２

保護管理者は、個人情報ファイル簿の記載内容に変更があったときは、直ちに修正し、管理責任者に報告しなければならない。

３

管理責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、当該変更の内容を総括保護管理者に報告しなければならない。
（個人情報ファイル簿の公表）第１２条

管理責任者は、法令に基づき、前条による報告をもとに個人情報ファイル簿を作成し、遅滞なく、一般の閲覧に供するとともに、インターネットを利用して公表しなければならない。
（個人情報ファイル簿からの削除）
第１３条

保護管理者は、個人情報ファイル簿に記載された個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが法第７４条第２項第９号の規定に該当するに至ったときは、遅滞なく、管理責任者に報告し、この場合、管理責任者は遅滞なく個人情報ファイル簿から、当該個人情報ファイルについての記載を削除し、総括保護管理者に報告しなければならない。

第４章 教育研修（教育研修）
第１４条

管理責任者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
２

管理責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。

３

管理責任者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を行うものとする。

４

保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、管理責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

第５章 職員の責務（職員の責務）
第１５条

職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、総括保護副管理者、管理責任者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

第６章 保有個人情報の取扱い

（アクセス制限）
第１６条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセス（情報システム又は書類等の情報媒体に対して接触・接続を行うことをいう。以下同じ。）する権限（以下「アクセス権限」という。
）を有する職員の範囲及び権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
２ アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
３ 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
（複製等の制限）第１７条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、次に掲げる行為を行うことができる場合を限定するものとし、職員は、保護管理者の指示に従い、これを行うものとする。
（１）

保有個人情報の複製（２）

保有個人情報の送信（３）

保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し（４）

その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為（誤りの訂正等）
第１８条

職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
（媒体の管理等）
第１９条

職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
（廃棄等）
第２０条

職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体（情報システム端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。
）が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
（保有個人情報の取扱状況の記録）
第２１条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
（情報システム等における安全確保の措置）

第２２条

情報システム等の安全確保の措置については、独立行政法人日本芸術文化振興会情報セキュリティポリシー（平成１９年４月１日独立行政法人日本芸術文化振興会理事長裁定）の定めるところによる。
（情報システムにおける保有個人情報の処理）
第２３条

職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うために複製等を行う場

合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
２ 保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
（情報システム端末の限定）
第２４条

保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う情報システム端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
（入力情報の照合等）
第２５条

職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

第７章 保有個人情報の提供及び業務の委託等（保有個人情報の提供）
第２６条

保護管理者は、法第６９条第２項第３号及び第４号の規定に基づき独立行政法人等及び行政機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として事前に、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。
２

保護管理者は、振興会の利用目的のために又は法第６９条第２項第３号及び第４号の規定に基づき独立行政法人等及び行政機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、提供に係る個人情報について、利用目的若しくは方法等の必要な制限を付し、又は漏えい、滅失若しくは毀損（以下「漏えい等」という。）の防止その他の個人情報の適切な管理のため、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。

３

保護管理者は、法第６９条第２項第３号の規定に基づき独立行政法人等又は行政機関に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前２項に規定する措置を講ずるものとする。
（業務の委託等）

第２７条

保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先によるアクセスを認める情報及び情報システムの範囲を検討した上で、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場
合において、当該業務の委託に係る契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
（１）

個人情報に関する秘密保持等の義務（２）

目的外利用の禁止（３）

再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成１７年法律第８６号）第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。）である場合を含む。第４項において同じ。
）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項（４）

個人情報の複製等の制限に関する事項（５）

個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項（６）

委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項（７）

違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

２ 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年１回以上、原則として実地検査により確認する。
３ 第１項第３号に規定する制限又は条件には、次に掲げる事項を含めるものとする。
（１）

再委託先を選定し、及び契約を締結する際、第１項の規定に準じた措置を委託先の責任において講ずること（２）
４

振興会又は委託先が前項に準じた検査等を再委託先に対して行うこと

当該業務の委託において再委託より下層の委託関係が生じる場合、前３項の規定は、各々の契約において同様とする。

５保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。

６

保有個人情報の取扱いに係る業務を行う派遣労働者は、職員に準じて、当該業務を適切に行うものとし、振興会はそのために必要な措置を講ずるものとする。

７

保有個人情報を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に書き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。

第８章 安全確保上の問題への対応（事案の報告及び再発防止措置）

第２８条

保有個人情報の漏えい等その他の保有個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして規則４３条各号で定めるものが生じたとき又はそのおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。
２ 保護管理者は、当該課等の職員を指揮し、外部からの不正アクセス、不正プログラムの感染等が疑われる端末等の隔離等を直ちに行うとともに、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。
３ 保護管理者は、規則第４４条１項各号に該当する事項を調査検討し、管理責任者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに管理責任者に当該事案の内容等について報告するものとする。
４ 管理責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、前項の規定に基づき報告を受けた事項を総括保護管理者及び理事長に直ちに報告するものとする。
５ 総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、前項の規定に基づき報告を受けた事項について、文化庁の振興会所管部署に対し、直ちに情報提供を行うとともに、法第６８条第１項の規定に基づき、個人情報保護委員会に報告しなければならない。
６ 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
（公表等）
第２９条

総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表措置を講ずるものとする。
２ 総括保護管理者は、前条第１項に規定する事態が生じたときは、本人に対し、規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知する（同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。）。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
（１） 本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるとき。
（２）

当該保有個人情報に法第７８条各号に掲げる情報のいずれかが含まれるとき。

第９章 監査及び点検の実施

（監査）
第３０条

監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、第２章から前章までに規定する措置の状況を含む振興会の保有個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じ監査（外部監査を含む。
）を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（点検）

第３１条

保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、管理責任者からの指示を受け定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を管理責任者に報告するものとする。
２ 管理責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、報告の内容等に応じて必要な措置を講ずるとともに、当該報告の内容、講じた措置等を総括保護管理者に報告するものとする。
（評価及び見直し）
第３２条

総括保護管理者、総括保護副管理者、管理責任者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

第１０章 行政機関との連携（行政機関との連携）
第３３条

振興会は、「個人情報の保護に関する基本方針」（平成１６年４月２日閣議決定）を踏まえ、文部科学省及び文化庁の所管部署と緊密に連携して、保有個人情報の適切な管理を行う。

第１１章 雑則（庶務）第３４条

個人情報の管理等に関する庶務は、総務企画部総務課において処理する。

（雑則）
第３５条

この規程に定めるもののほか、個人情報の管理等に関し必要な事項は、理事長が別に定める。

附 則
この規程は、平成１７年 ４月 １日から施行する。
附 則（平成２１年 ４月 １日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第１６４号）
この規程は、平成２１年 ４月 １日から施行する。
附 則（平成２５年 ４月 １日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第２７１号）
この規程は、平成２５年 ４月 １日から施行する。
附 則（平成２７年１１月 ５日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第３１２号）
この規程は、平成２７年１１月 ５日から施行し、平成２７年４月１日から適用する。

附 則（平成２７年１２月１０日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第３３０号）
この規程は、平成２７年１２月１０日から施行する。
附 則（平成２８年 ４月 １日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第３５２号）
この規程は、平成２８年 ４月 １日から施行する。
附 則（平成２９年 ５月３０日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第３７７号）
この規程は、平成２９年 ５月３０日から施行する。
附 則（令和 ２年 ６月３０日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第４１３号）
この規程は、令和 ２年 ６月３０日から施行する。
附 則（令和 ４年 ４月 １日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第４５３号）
この規程は、令和 ４年 ４月 １日から施行する。
附 則（令和 ５年 ４月２６日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第５０４号）
この規程は、令和 ５年 ４月２６日から施行する。
附 則（令和 ６年 ４月１日独立行政法人日本芸術文化振興会規程第５１７号）

この規程は、令和 ６年 ４月 １日から施行する。

別紙

管理責任者

宛
部

個人情報ファイルの名称
個人情報ファイルの利用目的

記録項目

記録範囲
記録情報の収集方法
要配慮個人情報の有無□ 含む

記録情報の経常的提供先開示等請求を受理する組織の名称及び所
在地
訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等
記録項目
個人情報ファイ
ル簿に記載しな 記録情報の収集方法
い事項
記録情報の経常的提供
先□ 掲載する
個人情報ファイル簿への掲載

保有開始年月日□ 掲載しない年月日

課 保護管理者