日本行政書士会連合会
個人情報保護規則

ホ

行政書士の顕彰、福利厚生及び共済事業に関する事務二 事務局職員及び契約社員等従業者に関的）第１条 この規則は、日本行政書士会連合会

する雇用及び人事管理等に関する情報は、（以下「本会」という。
）会則第 74 条の４を行う目的でこれを利用するものとする。

（目

給与計算を含む人事管理及び福利厚生等の規定に基づき、個人情報の保護に関する三 前２号のほか、本会会則に定める事業法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「個人目的を達成するため必要な範囲内でこれ情報保護法」という。
）の趣旨を実現するたを利用するものとする。

め、本会が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることを目的とする。

（適用範囲）
第２条 この規則は、本会が保有する個人情報を取り扱う役員等並びに事務局職員及び契約社員等従業者を対象として適用する。
（定義）
第３条 この規則において使用する用語は、個人情報保護法において使用する用語の例による。
（利用目的）第４条 本会が取り扱う個人情報の利用目的は、以下に定めるとおりとする。
一 行政書士名簿の登録情報及び行政書士法人名簿の社員又は使用人である行政書士の登載情報は、行政書士法（以下「法」という。）及び本会会則等の規定に基づき、登録手続及び行政書士名簿の作成並びに行政書士法人名簿の作成に使用するほか、以下に定める目的でこれを利用するものとする。
イ 各種研修の受講及び電子証明書を含む各種証明書の発行に伴う行政書士の登録及び行政書士法人の届出の状況確認
ロ 会議や催し物等に関する連絡及び会報の送付先管理
ハ 法に規定する報酬額統計調査等の統計資料の作成
ニ 役員名簿等、各種名簿の作成及び管理（利用目的の変更）
第５条 前条の利用目的の変更は、変更前の利用目的と関連する合理的な範囲を超えることはできないものとする。
（取得に際しての原則）
第６条 本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しないものとする。
２ 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
３ 本会は、前項の規定にかかわらず、直接本人から書面（電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。）を含む。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。
ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りではない。
４ 本会が、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
５ 前３項の規定は、次に掲げる場合につい－1－ては、適用しない。
一 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
二取得の状況からみて利用目的が明らか（データ内容の正確性の確保等）
第９条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新であると認められる場合の内容に保つよう努めるものとする。

（要配慮個人情報の取得の制限）
第７条 本会は、次に掲げる場合を除くほか、データに関する変更申請及び行政書士法人

あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮の社員又は使用人である行政書士の個人デ個人情報を取得しないものとする。

ータに関する変更届出は、法に基づき、そ一

法令に基づく場合れぞれ本人又は行政書士法人が行う手続き

二

人の生命、身体又は財産の保護のためによるものとする。に必要がある場合であって、本人の同意

この場合において、行政書士名簿の個人

２ 本会は、保有する個人データが不要となを得ることが困難であるとき三った場合には、当該個人データを遅滞なく国の機関若しくは地方公共団体又はそ消去するよう努めるものとする。

遂行することに対して協力する必要があ（安全管理措置）
第 10 条 本会は、個人データの漏えい、滅失る場合であって、本人の同意を得ること又はき損等の防止その他の個人データの安により当該事務の遂行に支障を及ぼすお全管理のために必要かつ適切な措置を講じそれがあるときるものとする。の委託を受けた者が法令の定める事務を

四

当該要配慮個人情報が、本人、国の機２ 本会は、個人データの適切な管理のため関、地方公共団体、個人情報保護法第 76に必要と認めるときは、次に掲げる事項を

条第 1 項各号に掲げる者その他個人情報含む合理的な安全対策を講じるものとする。

保護委員会規則で定める者により公開さ一れている場合
五

個人データの利用者及び利用方法の制限その他前各号に掲げる場合に準ずるも二のとして政令で定める場合

個人データの保管場所及び保管方法の制限（利用目的による制限）
第８条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わないものとする。
２ 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 法令に基づく場合
二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

三

個人データの廃棄方法の制限

３ 本会は、個人データの保護を維持するために、前項の安全管理措置について、必要に応じて見直しを行うものとする。

（チーフプライバシーオフィサー）
第 11 条 本会は、個人情報保護管理の最高責任者としてチーフプライバシーオフィサー（以下「CPO」という。）を置き、本会における個人情報保護管理に関する業務を指揮監督させ、必要に応じて、その業務内容を理事会に報告させるものとする。
２ CPO は、総務部長をもってこれに充て、その業務を総務部に行わせるものとする。
（事務局個人情報保護管理責任者）
第 12 条 本会は、事務局個人情報保護管理責任者を置き、CPO の指揮監督のもと、事務－2－

局における個人情報保護管理業務を行わせ、必要に応じて、その業務内容を CPO に報告させるものとする。
２するよう努めるものとする。

（第三者提供の制限）
第 17 条 本会は、あらかじめ本人の同意を得事務局個人情報保護管理責任者は、総務ないで、個人データを第三者に提供しない課長をもってこれに充てるものとする。

ものとする。

（監査）第 13 条 本会は、個人情報保護管理に関する監査責任者を置き、本会の個人データの安全管理措置及び実施状況が、個人情報保護法、第 26 条に規定する個人情報保護方針及び本規則に合致しているかを客観的に評価させるものとする。
２ 監査責任者は、法規監察部担当副会長をもってこれに充てるものとする。
３ CPO は、監査の結果に基づき、安全管理ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一

法令に基づく場合

二人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
三国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ること措置の適正な実施に努めるものとする。

により当該事務の遂行に支障を及ぼすお（役員等及び従業者の監督及び教育等）
第 14 条 本会は、安全管理措置その他の個人データの適正な取扱いの保護のため、役員等並びに事務局職員及び契約社員等従業者に対し、必要かつ適切な監督、教育等を行うものとする。

それがあるとき四単位会からの請求により、本会から当該単位会の会員に関する行政書士名簿の登録情報又は行政書士法人名簿の登載情報を、当該単位会に提供する場合
２ 本会が利用目的の達成に必要な範囲内に（秘密の保持）第 15 条 本会の個人データを取り扱う者は、業務上知り得た個人データの内容をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならないものとする。その業務に係る職を退いた後も同様とする。
２ 本会は、事務局職員及び契約社員等従業者が退職する場合、その者から、在職中に知り得た秘密の保持等に関し、誓約書（様式第１号）の提出を受けるものとする。
（個人データの委託に伴う措置）
第 16 条 本会は、個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合は、個人データの保護について十分な措置を講じていると認められる者を選定するとともに、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
２ 前項の監督を行うに当たっては、別に定める「個人情報取扱業務委託基準」に合致おいて個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
３ 第１項に規定する本人の同意を得るにあたっては、本人に対し、以下に掲げる事項を提示するものとする。
一

個人データの提供先

二

第三者に提供される個人データの種類

三

第三者への提供の手段

四

提供先での個人データの利用目的及び方法（第三者提供に係る記録の作成等）
第 17 条の２ 本会は、個人データを第三者に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成するものとする。

－3－ただし、当該個人データの提供が前条第保護委員会規則で定めるものを除く。以下１項各号又は第２項のいずれかに該当するこの条において同じ。）にある第三者（個人場合は、この限りでない。

データの取扱いについて個人情報保護法第２３

本会は、個人データを提供した第三者か４章第１節の規定により個人情報取扱事業

ら個人情報保護法第26条に基づく確認を求者が講ずべきこととされている措置に相当められた場合において、当該第三者に対しする措置を継続的に講ずるために必要なもて、当該確認に係る事項を偽ってはならなのとして個人情報保護委員会規則で定めるい。

基準に適合する体制を整備している者を除

本会は、第１項の記録を、当該記録を作く。以下この条について同じ。）に個人デー成した日から個人情報保護委員会規則で定タを提供する場合には、第 17 条第 1 項各号める期間保存するものとする。に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国（第三者提供を受ける際の確認等）
第 17 条の３ 本会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得るものとする。この場合においては、同条の規定は適用しない。

びに法人にあっては、その代表者（法人（保有個人データに関する事項の公表等）
第18条 本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置くものとする。
一 本会の名称でない団体で代表者又は管理人の定めの二 全ての保有個人データの利用目的（第あるものにあっては、その代表者又は管６条第５項に該当する場合を除く。）げる事項の確認を行うものとする。
ただし、当該個人データの提供が第 17条第１項各号又は第２項のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一

当該第三者の氏名又は名称及び住所並理人）の氏名
二２

三 次項〈利用目的の通知〉の規定による当該第三者による当該個人データの取求め又は次条第１項〈開示〉、第20条第得の経緯

１項〈訂正等〉若しくは第21条第１項〈利本会は、前項の規定による確認を行った用停止等〉若しくは第２項〈第三者提供ときは、個人情報保護委員会規則で定めるの停止〉の規定による請求に応じる手続

ところにより、当該個人データの提供を受（手数料の額を含む。）けた年月日、当該確認に係る事項その他の四個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成するものとする。
３

本会が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
２ 本会は、本人から、当該本人が識別され本会は、前項の記録を、当該記録を作成る保有個人データの利用目的の通知を求めした日から個人情報保護委員会規則で定められたときは、本人に対し、遅滞なく、こる期間保存するものとする。

れを通知するものとする。

（外国にある第三者への提供の制限）
第 17 条の４ 本会は、外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。以下同じ。）（個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報－4－

ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
一 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
二第６条第５項に該当する場合

３

本会は、前項の規定に基づき求められた査を行い、その結果に基づき、当該保有個保有個人データの利用目的を通知しない旨人データの内容の訂正等を行うものとする。の決定をしたときは、本人に対し、遅滞な一 法に規定された行政書士名簿の変更登く、その旨を通知するものとする。

録による訂正（開示）第19条 本会は、本人から、当該本人が識別二 法に規定された行政書士法人名簿の変される保有個人データについて開示（当該三 前２号のほか、法令の規定により特別更届出による訂正本人が識別される保有個人データが存在しの手続が定められている場合ないときにその旨を知らせることを含む。

２ 本会は、前項の規定に基づき請求された以下同じ。）を請求された場合は、本人に保有個人データの内容の全部若しくは一部対し、書面の交付による方法（開示の請求について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行った者が同意した方法があるときは、を行わない旨の決定をしたときは、本人に当該方法）により、遅滞なく、当該保有個対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行った人データを開示するものとする。

ときは、その内容を含む。）を通知するもただし、開示することにより次の各号のいのとする。

本会は、前項の規定に基づき請求された（利用停止等）第21条 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第６条第１項又は第７条の規定に違反して取得されたものであるという理由若しくは第８条の規定に違反して取り扱われているという理由によっ保有個人データの全部又は一部について開て、当該保有個人データの利用の停止又は示しない旨の決定をしたとき又は当該保有消去（以下この条において「利用停止等」

個人データが存在しないときは、本人に対という）を請求された場合であって、そのし、遅滞なく、その旨を通知するものとす

請求に理由があることが判明したときは、る。

違反を是正するために必要な限度で、遅滞ずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一

本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
二２

３

法令に違反することとなる場合

本会の会則を含む法令により、本人に対なく、当該保有個人データの利用停止等をし第１項本文に規定する方法に相当する方行うものとする。

法により当該本人が識別される保有個人デ

ただし、当該保有個人データの利用停止ータの全部又は一部を開示することとされ等に多額の費用を要する場合その他の利用ている場合には、当該全部又は一部の保有停止等を行うことが困難な場合であって、個人データについては、同項の規定は、適本人の権利利益を保護するため必要なこれ用しない。に代わるべき措置をとるときは、この限り（訂 正 等）第20条 本会は、本人から当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によってその内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を請求された場合には、以下の各号に掲げる場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調でない。
２ 本会は、本人から、当該本人が識別され－5－る保有個人データが第17条第１項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求された場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止するものとする。

３

人であることを証明する書類（請求者がただし、当該保有個人データの第三者へ行政書士である場合は行政書士証票の写の提供の停止に多額の費用を要する場合そし）を添付することとする。また、代理の他の第三者への提供を停止することが困人による請求の場合は、請求者本人であ難な場合であって、本人の権利利益を保護ることを証明する書類のほか、代理人自するため必要なこれに代わるべき措置をと身であることを証明する書類に加えて法るときは、この限りでない。

定代理人であることを証明する書類又は本会は、前２項に規定する請求について、委任状を添付することとする。

利用停止等を行ったとき若しくは利用停止

四 第18条第２項〈利用目的の通知〉の規等を行わない旨の決定をしたとき、又は第定による求め及び第19条第１項〈開示〉三者への提供を停止したとき若しくは第三に関する請求については、所定の手数料者への提供を停止しない旨の決定をしたとを徴収するものとし、本会が指定する口きは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通座に振り込むこととする。手数料の算出知するものとする。

根拠は、本会のホームページ上で公表す（理由の説明）
第22条 本会は、第18条第３項、第19条第２項、第20条第２項又は前条第３項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本２ 本会は、本人に対し、開示等の請求等に人に対し、その理由を説明するよう努めるが容易かつ的確に開示等の請求等をするこものとする。とができるよう、保有個人データの特定に（開示等の請求等に応じる手続）
第23条 本会は、第18条第２項〈利用目的の通知〉の規定による求め又は第19条第１項〈開示〉、第20条第１項〈訂正等〉若しくは第21条第１項〈利用停止等〉若しくは第２項〈第三者提供の停止〉の規定による請求（以下この条において「開示等の請求等」という。）に関し、これを受け付ける方法
は、次に掲げるとおりとする。
一 開示等の請求等の申出先は、「東京都港区虎ノ門四丁目1番28号虎ノ門タワーズオフィス10階 日本行政書士会連合会会長」とする。
二 開示等の請求等に際しては、個人情報開示等請求書（様式第２号）に必要事項を記載し、郵送又は持参にて提出することとする。
三 開示等の請求等に際しては、請求者本るものとする。
五 開示等の請求等に対する回答は、文書にて本人限定受取郵便で行うものとする。
関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本会は、本人資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。
３ 本会は、次に掲げる代理人による開示等の請求等に応じるものとする。
一

未成年者又は成年被後見人の法定代理人
二

開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人（苦情及び問い合わせ等の処理）
第 24 条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情及び問い合わせ等に対する受付窓口を事務局に置き、これに迅速かつ適切に対応するものとする。
２ 受付窓口で解決した事案については、事務局個人情報保護管理責任者は、CPO に一定期間毎に報告するものとする。
３ 受付窓口で解決しなかった事案については、事務局個人情報保護管理責任者は、CPO－6－に迅速に報告するものとする。
４

前項の報告を受けた CPO は、総務部でこれを検討させ、必要に応じて当該個人データの収集･保管担当部署の意見を聞いて、対応を決するものとする。

５

CPO は、受け付けた苦情及び問い合わせ等の内容を精査し、本会の個人情報保護体制の改善に反映するよう、努めるものとする。

（漏えいが発生した場合の措置）
第25条 本会は、個人情報の漏えいが発生した場合は、当該個人情報に類する個人情報の安全の確保を図るとともに、事実関係等を本人に速やかに通知し、再発の防止に努めるものとする。
（個人情報保護方針の策定、公表）
第26条 本会は、別に定める個人情報保護方
針を、本会のホームページ上で公表するものとする。
（文書管理）
第 27 条 本会は、以下に掲げる文書について、CPO 及び総務部に管理させるものとする。
一

個人情報保護方針

二

本規則

三

個人データ管理台帳

附則

この規則は、
平成 17 年４月 20 日から施行し、平成 17 年４月１日から適用する。
附則

この規則は、平成 24 年 11 月 14 日から施行する。
附則（施行期日）
この規則は、平成 26 年 11 月５日から施行し、平成 26 年 10 月 14 日から適用する。
附則

この規則は、平成 29 年 5 月 30 日から施行する。

－7－

様式第１号（個人情報保護規則第 15 条関係）

誓約書
年月日

日本行政書士会連合会会長
殿
住所：
氏名：

私は、日本行政書士会連合会（以下「連合会」という。）の事務局を退職するにあたり、下記の事項を遵守することを誓約いたします。
記
１．私は、在職中に知り得た連合会及びその関係機関における一切の情報（個人情報を含む。以下「本件情報」という。
）の秘密を保持いたします。
２．私は、連合会から使用を許可されたパーソナルコンピュータ、本件情報が含まれた書類、ＣＤ-ＲＯＭやＦＤ等の磁気媒体その他一切の資料（複製物を含む。） を連合会に返還し、これらの情報を一切有していません。
３．私は、在職中に知り得た機密情報を基に競合的又は競業的行為を行いません。
４．私が本件情報を不正に使用し、又は漏えいする等前各項に違反した場合、それにより連合会が被った損害を賠償することを約束します。
以－8－上様式第２号（個人情報保護規則第 23 条関係)

個人情報開示等請求書
日本行政書士会連合会
会長

宛
氏

名：

住

所：

㊞

電話番号：
（代理人）
私は、個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 57 号。以下「法」という。
）第 27条第 2 項、第 28 条第１項、第 29 条第１項又は第 30 条第 1 項若しくは第 3 項の規定に基づき、貴会が保有する私の個人データのうち、以下のデータについて開示等を求めます。

請求の種別※ いずれかにチェックしてください。

□ 利用目的の通知（法第 27 条第 2 項関係）

□ 訂正、追加又は削除（法第 29 条第 1 項関係）

□ 開示（法第 28 条第 1 項関係）

□ 利用停止、消去（法第 30 条第 1 項関係）
□ 第三者提供の停止（法第 30 条第 3 項関係）

開示請求の場合の区分□ 閲※ いずれかにチェックしてください。

覧□ 視聴□ 写しの交付請求に係る個人データの内容

請求の理由

注 1：「請求に係る個人データの内容」欄は、開示等の請求をしようとする個人データが特定できるよう、具体的に記入してください。
注 2： 請求の際は、請求者自身であることを証明するために必要な書類（行政書士証票、運転免許証の写し等）を添付してください。
注 3：法定代理人による請求の場合は、注 2 の書類のほか、代理人自身であることを証明する書類及び請求者の法定代理人であることを証明する書類（戸籍謄本等）を添付してください。
注 4：任意代理人による請求の場合は、注 2 の書類のほか、代理人自身であることを証明する書類及び委任状を添付してください。
注 5：「利用目的の通知」及び「開示」の請求については、手数料が必要です。

－9－