代表的なクラウドサービス
情報システム本部 竹内 朗
2023年9月14日
対面授業でも活用！Web会議・クラウドツールの説明会〜授業における生成AIの活用方法も考える〜本パートの内容
●
●
●
●
●

2

UTokyo Accountでのサインイン
Zoom
Google Workspace
Microsoft 365SlackUTokyo Accountでのサインイン

3

UTokyo Accountでのサインイン①● 多くのシステムへのサインインに
UTokyo Accountを使うようになっています○○

一つのアカウントで複数のシステムにサインインできる仕組み→シングルサインオン (Single Sign-on, SSO)
Google Workspaceなど例外もあります 🙇● システムごとにパスワードを作らなくて良いこと、
UTokyo Account1箇所のセキュリティ強化によりシステム全体を守れることがメリットです○4

セキュリティについては次のパートで説明します

UTokyo Accountでのサインイン②

5

サインインのポイント● 「自分は東京大学のアカウントを使います」と宣言しないといけない○

クラウドサービスは世界中の組織で使われている● 多くの場合IDを @utac.u-tokyo.ac.jp 付きで入力○異なるシステムもあります 🙇
どのアカウントでサインインしますか？
0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp（=東京大学の0123456789です）

6��サインインでありがちなトラブル脱出術①● 個人アカウントや別組織のアカウントでもサインインしているとトラブルになりがち○○

ブラウザは一度サインインしたアカウントを覚えているため
UTokyo AccountのサインインにはMicrosoftのシステムを使っているので、特にMicrosoftアカウントでトラブルが多い● まずはサインアウトしてみる○

7

プロフィール等のメニューを探す（下図はMicrosoftの例）

サインインでありがちなトラブル脱出術②
サインアウトで解決しなければ● サインイン情報を覚えていない“まっさら”なブラウザを使ってみる○

プライベートウィンドウやシークレットウィンドウなど● 継続的な使い分けは「プロファイル」機能がおすすめ○○
8“覚えているアカウント”を切り替えられる機能
Google Chromeの説明ページ／Microsoft Edgeの説明ページ／
Firefoxの説明ページ ※Safariには未搭載

Zoom
https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/zoom/

9Zoomへのサインイン①
専用ページ https://u-tokyo-ac-jp.zoom.us/ にアクセスするのが簡単です「東京大学のアカウントで使います」と宣言

10

このページをブックマークしておくのがお勧めですZoomへのサインイン②
左図の画面が出たら「SSO」ボタン「SSO」を押す"u-tokyo-ac-jp"と入力（「東京大学のアカウントで使います」と宣言）

こちらは使わない11@utac.u-tokyo.ac.jp ではないのが分かりにくい🙇Zoomに関する案内・注意事項

12ウェビナー・大規模ミーティング● デフォルトの大学ライセンスで開催できるのは、参加者数300人までのミーティングです● ウェビナーや大規模（301人以上）ミーティングを開きたい方は、あらかじめ申請してください○○

13

ウェビナー：付与開始（≒URL発行）希望日の2週間前まで
大規模ミーティング：付与開始希望日の1週間前まで● オンライン・ハイブリッド授業で序盤に300人以上の学生が出席するかもという先生は、今のうちに申請をお願いしますアプリのアップデート● ある程度以上古いZoomアプリは使えなくなっています○○14

ある程度以上古い≒9ヶ月以上前のバージョン“古い”と判定されると接続時に更新を要求される（=時間がかかる）

大事なミーティングの前にはアプリ右上のメニューから「アップデートを確認」しておくと安心不要なクラウド録画データ削除のお願い● 「クラウド録画」の使用容量が増加しています○

大学として負担している費用が無視できなくなってきています● 不要なデータの削除にご協力ください 🙇○

調査するとほとんどアクセスされていない録画が多い状況です● データを一覧する方法や移動する方法は、追ってuteleconポータルサイト上でアナウンス予定です15

Zoomの小技

16

Zoomの小技● チャットで絵文字リアクション・返信○

設定→「ミーティング内（ベーシック）」→「新しいミーティング チャット体験」
で有効化すると利用可能● 投票の後、選んだ選択肢によってブレイクアウトルームを割り当て○

デフォルトではアプリが最新であれば利用可能● ウェビナーではなくミーティングでもQ&A○
17

設定→「ミーティング内（詳細）」→「ミーティングでの Q＆A」で有効化すると利用可能

Google Workspace（ECCSクラウドメール）
https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/eccs_cloud_email

18

Google Workspaceとは● Google Workspace≒Googleの組織契約● 東京大学での呼び名が「ECCSクラウドメール」→@g.ecc.u-tokyo.ac.jp というGoogleアカウント○

名称に反してメール以外のサービスも含まれる（分かりにくい🙇）● 主な機能

19

○
○
○
○
○

メール：Gmailファイル作成・共有：Googleドライブ／Googleドキュメントなど
アンケートや小テスト：Googleフォーム
予定の管理・共有：Googleカレンダー
ホームページ：Googleサイト

Googleへのログイン● GoogleだけはUTokyo Accountではない 🙇● 最初に自分のメールアドレス・パスワードを初期設定○

手順→ https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/eccs_cloud_email● 初期設定が済んだら約40分後にログイン可能に 🙇○

初期設定で決めた @g.ecc.u-tokyo.ac.jp のメールアドレスで初期設定

20

Google Workspaceの使いどころ

21

ファイル作成・共有：Googleドライブ①● Googleドライブ=Googleのサーバ上にデータを保存○

Googleのサーバ上でそのまま編集も可能（Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド）● 共有=他の人がアクセスできるように設定

22

ファイル作成・共有：Googleドライブ②
メリット・役に立つケース● ファイルに記入して返送してもらう代わりに1個のファイルを皆で更新してもらう→“取りまとめ”作業不要● 委員会の資料→事務局で“取りまとめ”するのではなく各自で共有フォルダに直接アップロードしてもらいそのまま見てもらう○

23

正式な委員会だと難しいかもしれませんがWG・PTなどでは有効？

● 更新したとき→最新版を送り直す必要はない● ミーティングの議事録→その場で共同編集して作成

ファイル作成・共有：Googleドライブ③
授業のグループワークで同時編集できるワークシートとして活用することもできます→参考24

アンケートや小テスト：Googleフォーム● Webフォームを自作できる○“ファイルに記入して返送する”よりも答えるのが簡単● 結果は自動で表形式・グラフ形式にTODO スクリーンショット追加25

予定の管理・共有：Googleカレンダー
オンラインのカレンダー
使いこなすと便利な機能がいろいろ● 予定の開始前に通知を表示● 複数人で予定のデータを共有○●

ミーティングの参加者に招待メールを送信○●
26

メンバー固定のミーティングに招待の受信者はワンクリックで自分のカレンダーに追加できるZoomとの連携

ホームページ：Googleサイト● 簡単に編集できるホームページ作成○

サーバを設定して……などは一切不要● 学内のみに公開・学外含めて公開のどちらも可能

27

画像協力：東大MATLABアンバサダー

Googleドライブの容量制限についてのお知らせ

28

Googleドライブの容量制限についてのお知らせ①● GoogleがGoogleドライブの保存容量に上限をかけるようになりました（組織全体で100TB）● 2023年5月から1人あたり100GBに制限しています○○

利用負担金の支払いで容量を増加可能（100GBあたり年3000円）
支払えるのは教職員のみだが、学生の容量を増やしてあげることも可● 複数人が共同で持ち主になる「共有ドライブ」の場合○○
29

誰か1人に共有ドライブの「代表責任者」を引き受けていただきます
合計25GBまでは負担なく引き受け可能です。25GBを超えて代表責任者を引き受けると、自分の容量が減らされます

詳細は説明ページをご覧くださいGoogleドライブの容量制限についてのお知らせ②
対応が必要となる主なケース● 100GBを超えてデータを保存したい場合○○

既に上限を設定済みのため、そのままでは保存できません
利用負担金をお支払いください● 「共有ドライブ」を使っている（と自覚がある）場合○○

誰が「代表責任者」を引き受けるか決め、登録してください
登録されていない場合、近日中に削除する予定です

詳細は説明ページをご覧ください30

案内が分かりにくく混乱を招いたことをお詫びします 🙇Googleドライブの容量制限についてのお知らせ③
Googleドライブ以外のデータ保存先● OneDrive：こちらも容量制限がかかる予定（後述）● 研究用のデータであれば→データ活用社会創成プラットフォームmdx→スーパーコンピューターシステム○

こちらも費用負担は必要ですが● DropboxやBoxなどのクラウドサービスを独自に契約することも考えられます31

Microsoft 365(UTokyo Microsoft License)
https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/microsoft/32

Microsoft 365とは● Microsoftの組織契約● Oﬃceアプリのインストールが可能○「学生と東京大学に雇用されている教職員（非常勤含む）」が対象● 機能はGoogleと似たりよったり
○
○
○
○
○
33

メール：Outlook（要申請：後述）
ファイル作成・共有：OneDrive
アンケートや小テスト：Microsoft Forms
予定の管理・共有：Outlookカレンダー（要申請：後述）
チャット・Web会議：Teams（教職員のみ：後述）

Microsoftへのサインイン● サインインはUTokyo Account● IDを @utac.u-tokyo.ac.jp 付きで入力○「東京大学のアカウントを使います」と宣言

どのアカウントでサインインしますか？
0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp（=東京大学の0123456789です）34��OutlookとTeams
Outlook：メール● 「職員メールシステム」として教職員が利用可能○○

現在のところ事務職員を中心に利用されている案内ページ（利用開始手順）はこちら● @mail.u-tokyo.ac.jp のメールアドレス
Teams：チャット・Web会議● 教職員のみが利用可能● 「ITツールの利活用」ページ（教職員限定）を参照
35○「チーム」の作成には申請が必要

GoogleとMicrosoftの使い分け● Microsoftの善し悪し○○○🙂 WordやExcelなどOﬃceファイルがそのまま（変換せず）扱える🙂 TeamsでのチャットやWeb会議と連携
🙁 一部の機能が教職員のみ■○○

ライセンス契約やデータ管理の都合 🙇🙁 Web版のOﬃceは動作が不安定なことも🙁 画面が分かりにくい箇所も（特に共有設定）● とりあえずは（私見）

36

○
○
○

授業など学生が関わる→基本的にはGoogleを使う方がスムーズ？
事務職員が関わる→Oﬃceを扱うのでMicrosoftの方が慣れている？
どちらでもない→関係者が慣れている方のツールを選べばよい？

OneDriveの容量制限についてのお知らせ● 2023年8月にMicrosoftも容量制限を発表○○

Program Updates in Microsoft 365 for Education
Microsoft 365 Education 全体のストレージ オファリングに対する変更● 組織全体で“100TB + 契約者数に応じた追加容量”に○○

これまでは1人あたり5TB、組織全体は無制限
適用は2024年8月（一部は2024年2月）以降● 東京大学での対応は現在のところ未定 🙇○○37

詳細についてMicrosoftに確認中の段階
現在より上限を切り下げざるを得ない可能性が非常に高いですSlack(UTokyo Slack)https://utelecon.adm.u-tokyo.ac.jp/slack/38

UTokyo Slack● Slackの「Enterprise Grid」プランを全学で契約○○

有料プランなので過去のメッセージを無制限に参照可能
1つの契約で複数のワークスペースを包含● ワークスペース作成は申請制● サインインはUTokyo Account39

招待はUTokyo Accountで● 招待も 0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp 宛に○それ以外のメールアドレスに招待することも一見できるが実際にはワークスペースに入れない 🙇● UTokyo Accountの情報を集めるには……
10桁の共通ID（UTokyo Accountのユーザ名）を効率よく収集する方法○ Microsoft Formsでサインイン必須なフォームを作り入力してもらう○ 授業ならばUTASやITC-LMSから登録済み学生の情報を取得可能

0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp40

情報セキュリティ教育・多要素認証が必須
利用開始前に情報セキュリティ教育・多要素認証をお済ませください（詳細は次のパートにて）

このエラーは情報セキュリティ教育未了
41

このエラーは多要素認証未了Slackの小技

42

Slackの小技「カスタムセクション」でサイドバーを整理「リマインダー」でタスク管理

43「ユーザーグループ」で複数人にまとめて通知を送信

他にも……
● 「ハドルミーティング」で気軽に音声通話● 「ピン留め」でリンクやメッセージに素早くアクセス● 「ワークフロー」で連絡や作業を自動化

過去の説明会等での紹介
学内でのこれまでの活用事例
●
●
●
●
●

「計算数理演習」（理学部、教養学部3年）におけるSlackの活用とWINGS-FMSPポスター発表におけるSlackの活用
電気系におけるSlackの活用
ワークスペース全学交換留学(USTEP)派遣学生2022-23の活用についてSlack活用事例 「図形科学A」・文理融合ゼミナール「個と群」「オンライン教育支援サポーター」運営におけるSlack利用

お役立ち情報共有会：Slackを有効活用しよう！明日から使える小ネタをお見せします44●●

快適に使うための個人設定
チームワーク／スキマワーク／情報の整理の場面別にコツを紹介

おわりに45

情報システムゼミ「働き方の多様化とコミュニケーションツール」● 「情報システムゼミ」でも様々なツールの使い方を紹介しています● 次回「働き方の多様化とコミュニケーションツール」
2023年10月10日（火）11:00-11:30○

46

開催通知（教職員限定）

まとめ● 多くのシステムがUTokyo Accountでサインインして使えるようになっています● 進んだ使い方をぜひマスターして日々の快適な活動につなげてください47

終48