個人情報管理規程（目 的）
第１条 この規程は、一般社団法人 日本聴覚障害者ソーシャルワーカー協会（以下「この法人」という。）における個人情報(「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」という。）第２条第１項及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)
第２条第３項に規定する個人情報をいい、番号法第２条第８項に規定する特定個人情報を含む。以下同じ)の適正な取扱いに関してこの法人の役職員等が遵守すべき事項を定め、これを実施運用することにより個人情報を適切に保護・管理することを目的とする。
（定 義）
第２条 この規程及びこの規程に基づいて策定される規則等における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1)
個人情報
個人情報保護法第２条第１項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の 記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
(2)
個人番号
番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(3)
特定個人情報個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
(4)
特定個人情報等
特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。
(5)
個人番号関係事務
番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
(6)
個人情報データベース等
個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
ア
特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ
前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができる(7)

ように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
個人データ
1

個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(8)
本 人
当該個人情報によって識別される、又は識別され得る生存する特定の個人をいう。
(9)役職員等
この法人に所属するすべての理事、監事、職員をいう。
（適用範囲）
第３条 この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報については、この規程に従うものとする。
２ 専門委員及びその他この法人の事業について委嘱又は依頼を受けた者が、この法人の業務に従事する場合、当該従事者は、この規程を遵守しなければならない。
３ 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、この規程の遵守を確 保するために必要な措置を講じなければならない。
（個人情報管理責任者）
第４条 この法人においては、代表理事を個人情報管理責任者とする。
（個人情報の取得）
第５条 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。
（利用目的及び個人情報の利用）
第６条 個人情報を取り扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定め、これを本人に通知するものとする。また、個人情報は本人等から同意を得た利用目的の範囲内で利用しなければならない。
（個人情報の提供）
第７条 法令で定める場合を除き、個人情報は第三者に提供してはならない。
２ 前項の定めにかかわらず、この法人の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に 対して提供できるものとする。
(1)
社会通念上相当な事業活動を営む者であること(2)
個人情報の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適(3)

正な運用及び実施がなされている者であること
この法人との間で、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること
2

３ 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければ ならない。
４ 本条第２項の定めに従い、個人情報を取り扱う業務を第三者に委託した場合には、この法人が当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。
(個人情報の正確性確保)第８条 個人情報は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。
(安全管理)
第９条 個人情報管理責任者は、この規定等の適正な実施及び運用を図り、個人情報の不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報を取り扱う役職員等に遵守させなければならない。
(役職員等の監督)
第 10 条 個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理が図られるよう、個人情報等 を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。
(個人情報等の消去・廃棄)
第 11 条 保有する必要がなくなった個人情報は、直ちに消去・破棄しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報の消去・破棄を行うに当たり、消去・廃棄の日、消去・廃棄した個人情報等の内容及び消去・廃棄の方法を書面に記録し、これをこの法人の「文書管理規程」に定める期間、保存しなければならない。
(通報及び調査義務等)
第 12 条 役職員等は、個人情報が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
２ 個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。
(報告及び対策)
第 13 条 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報が外部に漏洩していることを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を関係機関に報告しなければならない。
3

アイ

漏洩した情報の範囲
漏洩先ウ
漏洩した日時エその他調査で判明した事実
２ 個人情報管理責任者は、関係機関とも相談の上、当該漏洩についての具体的対応及び対策を講じるともに、再発防止策を策定しなければならない。
(自己情報に関する権利)
第 14 条 本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。
(個人情報の利用又は提供の拒否権)
第 15 条 この法人がすでに保有している個人情報について、本人からの自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。
(1)
法令の規定による場合(2)
本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合(苦情の処理)第 16 条 この法人の個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局が担当する。
２ 個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行う。
３ 個人情報管理責任者は、適宜、苦情の内容について理事長に報告するものとする 。
（特別個人情報に関する取扱い）
第 17 条 特定個人情報に関する取扱いの細則については、理事長が別に定めるものとする。
(改廃)第 18 条 この規程の改廃は、理事会の承認を経て行う。
附則
この規程は、2020 年 9 月 1 日から施行する。

4個人情報保護方針（プライバシーポリシー）
一般社団法人日本聴覚ソーシャルワーカー協会（以下「本法人」といいます。）は、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全役職員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進します。
１．個人情報の取得
本法人は個人情報の利用目的を明確にし、本人の意思で提供された情報を取扱います。
２．利用目的本法人は、提供された個人情報を事前に通知、公表した利用目的の範囲内でのみ利用します。それ以外の目的で利用する場合には、事前に本人から同意を得ることとします。
３．第三者への開示・提供の禁止
収集した個人情報は、以下の場合を除き第三者に提供することはいたしません。
・あらかじめ本人の同意がある場合・本法人が利用目的を遂行するために業務委託をする場合
・個人情報保護法その他の法令で認められた場合
４．個人情報の安全管理(1) 全ての個人情報は、不正アクセス、盗難、持ち出し等による紛失、破壊、改ざん及び漏えい等が起こらないように適正に管理し、必要な予防・是正措置を講じます。
(2) 個人情報を外部に委託する場合は、守秘義務契約を締結するとともに、適正な管理が行われるよう管理・監督します。
(3) 本人による個人情報の開示・訂正・利用停止等の取扱いに関する問合せは、随時受付け、適切に対応します。
(4) 個人情報管理責任者のもと、個人情報を安全に取扱うよう努めます。
５．法令遵守のための取組みの維持及び継続的改善(1) 本法人は、関連する各種法令または規範を遵守した業務運営に努めます。
(2) 本法人が保有する個人情報を保護するための方針や体制等については、本法人の事業内容の変化及び事業を取り巻く法令、社会環境、ＩＴ環境の変化等に応じて継続的に見直し、改善します。
5

事務局規程(目的)
第１条この規程は、一般社団法人 日本聴覚障害ソーシャルワーカー協会（以下「この法人」という。）の事務処理の基準を定め、事務局における事務の適正な運営を図ることを目的とする。
（事務局の構成）
第２条この法人の事務を処理するため、事務局を設置する。
２ 事務局には、事務局長及び所要の職員を置く。
３ 職員の任免は、代表理事が行い、理事会に報告する。但し事務局長の任免は理事会の決議により行なう。
４ 事務局員の職務は、業務執行理事が指定する。
５ 事務局員は、業務執行理事の命を受けて事務に従事する。
（文書による処理）
第３条事務処理は、文書によって行うことを原則とする。
（事務の決済）第４条事務は、原則として担当者が文書によって立案し事務局長を経て、理事長の決裁を受けて実施する。
(緊急を要する事務の決裁)
第５条緊急を要する事務で重要でないものは、事務局長の判断によって処理することができる。ただし、この場合においては、事務局長は遅滞なく代表理事の承認を得なければならない。
(代理決裁)
第６条代表理事が出張等により不在である場合において、特に緊急に処理しなければならない決裁文書は、代表理事があらかじめ指定するものが決裁することができる。
２ 前項の規定により代理決裁した者は、事後速やかに代表理事に報告しなければならない。
（発送文書）
第７条この法人から発送するすべての文書は控えを保管する。
（文書の保存期間）
第８条文書の保存類目と保存期間は次による。
永久保存(1) 定款、設立許可書および定款の変更の認可書(2) 登記に関する書類(3) 予算および決算に関する書類(4) 財産に関する書類(5) 契約に関する書類
１０年保存
6

(1) 役員に関する書類(2) 会計諸帳簿および書類(3) 理事会、評議員会に関する書類と議事録(4) 証明に関する書類(5) 会員に関する名簿および書類
５年保存(1) 業務に関する書類(2) 文書収受発送に関する書類(3) その他の書類（会計処理）
第９条本法人の資産および会計処理に関しては別途定める経理規程に基づく。
（改廃）第１０条この規程の改廃は理事会の決議を経て行なう。
附則
この規程は、2020年9月1日 一般社団法人協会（2020年10月4日理事会議決）施行する。

7日本聴覚障害者ソーシャルワーカー

文書管理規程（目 的）
第１条 この規程は、一般社団法人 日本聴覚障害者ソーシャルワーカー協会（以下「この法人」という。）における文書の保存及び管理に関し、必要な事項を定める。
（適用文書の範囲）
第２条 この規程の適用を受ける文書は、許認可文書・決算書類・契約書・諸規程・決議書類並びに会計に関する書類・議事録・証憑書類、その他一切の業務文書（電磁的記録を含む）であって、一定期間保存を要するものをいう。
（区分）
第３条 文書は以下のとおり区分するものとする。
（１）機密文書
a.極 秘：重要事項で機密に属するもの
b.社外秘：社外に漏らすことを禁ずるもの
c.親 展：社外に発する場合の機密文書（２）重要書類
官公庁からの文書等で前号以外のもの（３）普通文書
前各号以外の一般文書（文書の保存期間）
第４条
文書の保存期間は、法令その他特別に定めのある場合のほか、帳簿はその閉鎖のとき、その他の文書は編綴のときから起算し、以下の５種類に区分する。
（１）永久保存（２）１０年保存（３）５年保存（４）３年保存（５）１年保存（保存の方法）第５条 一定の事務処理を終えた文書はすみやかに編綴するものとし、編綴は一般文書の場合は暦年ごとに、また経理関係文書は会計年度ごとに行うものとし、文書名・保存期間・保存の始期および終期・その他文書保存に必要な事項を明8記し、保存しなければならない。
２ 保存文書は、主管するグループにおいて備えつけを必要とする場合を除き、別途理事長が指定する文書管理責任者に移管するものとする。
（保存文書目録）
第６条 文書管理責任者は、保存文書の区分・保存期間・保存方法を一覧表にまとめた保存文書目録を作成するものとする。
第７条（廃棄） 保存期間を経過した保存文書は廃棄する。ただし、廃棄時に、当該文書を主管するグループと文書管理責任者が協議の上、特に必要と認められたときは保存期間を延長することができる。
２ 文書管理責任者は、廃棄処分にした文書について、保存文書目録に廃棄年月日を記入しなければならない。
（廃棄処分の方法）
第８条
廃棄処分を決定した文書は、当該文書の内容を考慮して、焼却、裁断などの処分をする。
附則
この規程は、2020 年 9 月 1 日から施行する。

9調査研究倫理指針
第１条（目的）一般社団法人 日本聴覚障害ソーシャルワーカー協会（以下、「当会」という。）
は、倫理綱領を遵守すべき義務を負っているところ、委託する調査会員会が聴覚障害ソーシャルワーク・社会福祉に関する調査研究（以下「ソーシャルワーク調査・研究」という）を実施する際の行動基準および判断基準を明確にするため、本指針を定める。
第２条（遵守義務）
調査委員は、「ソーシャルワーク調査・研究」のために資料を収集し、研究発表または報告書作成を行うにあたり、良識と職業倫理が求められることを自覚し、倫理綱領および本指針に則って行動しなければならない。
第３条（指針内容）
当会は、指針内容を次のとおり定める。
１．引用(1)「ソーシャルワーク調査・研究」は、先行業績の上に新たな知見を積み重ねることであるから、調査委員は、先行業績の検討に際し、自説と他説とを峻別することが重要であることを認識し、これを怠った場合に盗作もしくは剽窃となることを自覚しなければならない。
(2)他説の引用は厳格であるべきであり、既に古典となった場合を除き、原著作者名・文献・出版社・出版年・引用箇所を明示しなければならない。
(3)長文にわたり引用し、または図表を転載する場合は、原則として、出版社または原著作者の承諾を得なければならない。
(4)引用する場合は出来る限り原典に基づくものとし、原典が入手できないなどやむを得ない事由がある場合にのみ、いわゆる「孫引き」が許されるものとする。
2．調 査(1)調査委員が、ソーシャルワーク調査・研究のために当会を通じて事例研究、アンケート、面接調査等を実施しようとする場合には、理事会決議を受けなければならない。
(2)調査委員は、前（1）の理事会決議を経たうえで調査等を実施する場合、調査対象者に対し、事前に研究の目的・内容・予想される結果などについて説明を行うとともに、自らの意思によって調査・研究の参加・拒否を決定することができること、承諾しないことにより何ら不利益を被ることがないこと、一旦承諾した後にいつでも承諾を取り消すことができることを明確に説明したうえで、調査対象者の承諾を得なければならない。
10なお、調査委員は、調査対象者に不必要な負担、苦痛や不利益をもたらすことが予見される場合には、研究計画を変更しなければならない。
(3)調査のために使用する調査用紙（質問紙）の文言は、調査対象者の名誉やプライバシー等の人権を侵害するものであってはならない。
(4)調査委員は、理由の如何を問わず、調査結果を改竄してはならない。
(5)調査委員は、調査研究過程について説明を求められた場合に対応すべく、調査研究過程の詳細を記録に残さなければならない。
(6)医療または介護サービス等を提供する機関から資料を収集する場合には、その機関において資料提供に関する責任のある管理者の許諾を得なければならない。
(7)調査委員の調査用紙（質問紙）および結果データの開示要求については、調査実施日から最低５年間は、当会に保存しなければならない。
(8)調査委員は、第三者が行った調査で使用された調査用紙（質問紙）の全部または一部を使用する場合には、その旨を明示しなければならない。
3、研究費(1)外部資金（研究費）を導入して研究する場合、調査委員は、その会計を明瞭にし、研究目的に合致した予算を立て、予算どおりに研究費を費消するように努めるとともに、支出に関する領収書などの証拠書類の整理保存に努める。
(2)調査委員は、理由の如何を問わず研究費を不正使用してはならない。
５．用語(1)研究業績を著書・論文・口頭等で発表する場合に、研究目的を外れて不適切と判断される恐れのある用語を使用してはならない。ただし、引用文中の語についてはこの限りではないが、その旨を明示しなければならない。
(2)調査委員は、差別的表現とされる用語や社会的に不適切と判断される恐れのある用語に関して理解を深めなければならない。
附則
１ この指針は、2020 年 9 月 1 日より施行する。

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