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Hinweisgeber-Richtlinie
der NRW.Global Business GmbH
(Stand: 1. Dezember 2023)____________________________________________________________________________
Meldemöglichkeit (siehe auch 4.1)
Weblösung:https://t1p.de/hinweisgeber_ngb
QR-Code:Telefonisch (Mo. - Fr.: 09:00 - 17:00 Uhr)Aus Deutschland:

0800 3800 999 (kostenfrei)

Aus dem Ausland:+49 69 9999 8839

Geltungsbereich
In diesem Dokument ist das Meldeverfahren der NRW.Global Business GmbH gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) näher beschrieben. Verantwortlich für diese Hinweisgeber-Richtlinie ist die Geschäftsführung. Die hier beschriebenen Vorgaben sind verbindlich.
Diese Version der Hinweisgeber-Richtlinie ist ab dem 01.12.2023 für die NRW.Global BusinessGmbH und deren Beschäftigte gültig. Diese Richtlinie ersetzt etwaige bisherige Versionen derHinweisgeber-Richtlinie.
Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird in dieser Richtlinie der Einfachheit halber nur die männliche Form verwendet. Die weibliche Form ist selbstverständlich immer eingeschlossen.

Zielsetzung
Wir bei der NRW.Global Business GmbH bieten als Außenwirtschaftsförderungsgesellschaft desLandes Nordrhein-Westfalen Unterstützung bei der Ansiedlung von Unternehmen in NRW sowie
Unterstützung von NRW-Unternehmen im Ausland.
Die NRW.Global Business GmbH setzt und pflegt Verhaltens- und Wertestandards, um für ihre
Mitarbeitenden eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die von Fairness, Integrität und Respekt wieauch Ehrlichkeit, Offenheit und Verantwortung geprägt ist. Bei der Aufrechterhaltung dieser Standards spielen Sie als Mitarbeitende eine entscheidende Rolle. Wir erwarten von unseren Mitarbeitenden die Einhaltung hoher Standards.
Sie werden in vielen Fällen der Erste sein, der erfährt, wenn jemand in Ihrer Arbeitsumgebung
rechts- oder regelwidrig handelt. Wir möchten Sie in einer solchen Situation nicht allein lassen
und sie vielmehr darin unterstützen und Sie dazu ermuntern, derartige Vorkommnisse zu melden.
Jedes verdächtige Fehlverhalten sollte so schnell wie möglich gemeldet werden.
Ziel dieser Regelung ist die Aufdeckung von Gesetzesverstößen und strafbaren Handlungen innerhalb der NRW.Global Business GmbH, die sonst möglicherweise verborgen bleiben. In dieser
Richtlinie erfahren Sie, was Sie unternehmen sollen, wenn Sie von Fehlverhalten am Arbeitsplatz
erfahren bzw. den Verdacht eines Fehlverhaltens am Arbeitsplatz hegen.
Durch das Hinweisgeberschutzgesetz wird gewährleistet, dass Mitarbeitende durch einen Hinweis vor negativen Konsequenzen für ihr Arbeitsverhältnis geschützt werden.

Stand: 01.12.2023

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Umsetzung
1.

Was versteht man unter Hinweisgeber?
Ein Hinweisgeber ist jemand, der mit einer Meldung hilft, Fehlverhalten oder Gefahren in
Bezug auf unser geschäftliches Handeln zu erkennen und zukünftig zu vermeiden. Dasschließt alle rechtswidrigen missbräuchlichen und kriminelle Aktivitäten und jede Verletzung von gesetzlichen Verpflichtungen ein.
Dazu können im schlimmsten Fall die Verwirklichung von Straftaten zählen, aber auchVerstöße gegen gesetzliche Regelungen, Belästigungen und Schikane ebenso wie Handlungen, die den Ruf der NRW.Global Business GmbH schädigen können oder gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, Handlungen, die die Gesundheit oder Sicherheit von Mitarbeitenden oder die Öffentlichkeit gefährden, umweltschädigende Handlungen oder auch
Vorgehensweisen, die dazu dienen, einen der vorgenannten Sachverhalte zu verbergen.
Hinweisgeber bedeutet dagegen nicht das Vorbringen von bewusst falschen Tatsachenoder aber die Meldung von Vorkommnissen in der Absicht, einem Dritten dadurch bewusst
und gezielt zu schaden.

2.

Organisation
Wir haben uns entschieden, die Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form mit einer
digitalen Hinweisgeber-Lösung zu erfassen. Diese Hinweisgeber-Lösung wird in unserem
Auftrag durch eine sog. Ombudsstelle betrieben. Bei der Ombudsstelle handelt es sichum die unavigator GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Gütersloh ("unavigator"). Dieunavigator unterliegt als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sehr strengen berufsrechtlichen
Verpflichtungen, wie z.B. Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Verschwiegenheit, Gewissenhaftigkeit und Eigenverantwortlichkeit. Durch die Inanspruchnahme der unavigator erreichen wir ein Höchstmaß an Vertraulichkeit und Verschwiegenheit für einen Hinweisgeber.
Lesen können die Meldungen nur der Leiter der Compliance-Abteilung der unavigator sowie gegebenenfalls von diesem eingeschaltete, unabhängige Rechtsanwälte. Die unavigator soll sobald als möglich, spätestens in drei Monaten, der Geschäftsführung vorschlagen, welche Maßnahmen bei einem nicht akzeptablen Verhalten für eine angemessene
Reaktion zu ergreifen sind.

Stand: 01.12.2023

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3.

Schutz und Unterstützung für Hinweisgeber
Wir wollen zur Offenheit ermutigen und werden Hinweisgeber unterstützen, die unter diesen Grundsatz fallende Vorkommnisse zu melden, selbst wenn es sich später als unbegründet herausstellen sollte.
Hinweisgeber sollen keine Benachteiligungen befürchten müssen, weil sie solche Vorkommnisse gemeldet haben. Wer der Meinung ist, benachteiligt worden zu sein, sollteumgehend die für die Aufdeckung von Fehlverhalten zuständige Führungskraft oder dieunavigator informieren. Sollte die Angelegenheit damit nicht gelöst sein, ist eine förmliche
Beschwerde einzureichen. Hinweisgeber dürfen weder bedroht noch in irgendeiner Form
Rache an ihnen verübt werden. Wer in solch ein Vorgehen verwickelt ist, muss mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen. In bestimmten Fällen haben Hinweisgeber auchdas Recht zur Schadenersatzklage vor einem Arbeitsgericht.
Sollten wir umgekehrt feststellen, dass ein Hinweisgeber bewusst falsche Anschuldigungen erhoben hat, weil ihm das persönliche Vorteile verschafft, muss auch der Hinweisgeber mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen.

4.

Wie funktioniert das im Detail?

4.1

Meldung und BearbeitungsfristAusschließlich zu Hinweisgeberzwecken haben wir über die unavigator eine Weblösung
sowie eine Telefon-Hotline eingerichtet, wo jeder Mitarbeitende und Geschäftspartner(Dienstleister, Lieferant, etc.) betriebsbezogene Rechtsverstöße offen mit Namensnennung, aber auch anonym, melden kann und die wie folgt lauten:
Weblösunghttps://t1p.de/hinweisgeber_ngb
QR-Code:Telefonisch (Mo. - Fr.: 09:00 - 17:00 Uhr)Aus Deutschland:

0800 3800 999 (kostenfrei)

Aus dem Ausland:+49 69 9999 8839

Stand: 01.12.2023

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Wir möchten noch einmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass ausschließlich die Ombudsstelle Zugriff auf und Einsicht in die vorgebrachten Hinweise hat, die über die vorstehenden Meldemöglichkeiten gegeben werden. Bei jedem Kontakt ist daher die Wahrung
der Vertraulichkeit der beteiligten Personen und der Meldung selbst sowie des Datenschutzes sichergestellt.
Jedem Hinweis wird sorgfältig unbegründet nachgegangen. Es sind bei einer anonymen
Meldung unbedingt umfassende Informationen zu dem entsprechenden Sachverhalt zur
Verfügung zu stellen. Sie können sich auch bei einer anonymen Meldung im Hinweisgebersystem wieder melden (telefonisch oder über das Web), falls Ihnen noch ergänzende
Umstände ein- oder aufgefallen sind.
Außerdem kann die unavigator Sie für Rückfragen mit der Chat-Funktion des Hinweisgebersystems kontaktieren, stets unter Wahrung der Anonymität, falls dies gewünscht ist.
Die unavigator wird die gemeldeten Informationen unter Angabe des Datums der Meldung, der Art und Umstände des mitgeteilten Regelverstoßes sowie ggf. des/der Namen/s
der für die behauptete Rechtsverletzung verantwortlichen Person/en dokumentieren. Dieunavigator wird diesem binnen 7 Tagen eine Eingangsbestätigung übermitteln (bei offenen Meldungen) bzw. zum Abruf zur Verfügung stellen (bei anonymen Meldungen).
Auf jeden Hinweis soll spätestens innerhalb einer Frist von weiteren drei Monaten reagiert
werden, bei besonders schwerwiegenden Rechtsverstößen wird die unavigator unverzüglich Untersuchungen einleiten und ggf. alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um ein
festgestelltes deliktisches Verhalten zu unterbinden.
4.2

Berichtspflicht
Die unavigator wird jede eingegangene Anzeige mit einer kurzen Stellungnahme versehen, aus der nachvollziehbar hervorgeht, welche Untersuchungshandlungen eingeleitet
wurden, ob sich der in der Anzeige mitgeteilte Verdacht als begründet oder unbegründet
erwiesen hat und welche Maßnahmen zur Beseitigung des Rechtsverstoßes ergriffen wurden. Soweit der gemeldete Rechtsverstoß grundsätzliche Bedeutung hat, die Vermögensinteressen der NRW.Global Business GmbH gefährdet oder die Geschäfts- bzw. Risikopolitik der NRW.Global Business GmbH betrifft, ist sie der Geschäftsführung derNRW.Global Business GmbH zur Kenntnis zu bringen. Diese entscheidet in Absprache
mit der unavigator und ggfs. ihrem Rechtsbeistand über die einzuleitenden Schritte (z. B.
Erstattung einer Strafanzeige etc.).

4.3

Datenschutzrechtliche Hinweise
Mit der Meldung von Verstößen gegen Verhaltenspflichten geht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einher. Betroffene Personengruppen sind vor allem die Hinweisgeber sowie die belasteten Personen. Die Datenerhebung umfasst Angaben über die

Stand: 01.12.2023

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auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.
Die Information gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems sind in derWeblösung hinterlegt und abrufbar.
4.4

Alternativer Meldeweg
Bitte beachten Sie: Ihnen stehen grundsätzlich auch die externen Hinweisgeberstellen desBundesamtes für Justiz (BfJ), des Bundeskartellamtes (BKartA) und der Bundesanstalt
für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gleichwertig zu unserer internen Meldestelle zurVerfügung. Diese externen Meldestellen kommen mit einer Eingangsbestätigung auf Siezu und weisen auf die Möglichkeit einer Meldung an unsere interne Meldestelle hin.
Kommt die externe Meldestelle nach Prüfung Ihrer Meldung zu dem Ergebnis, dass dieseunter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt und der Vorwurf
stichhaltig ist, dann wird diese sich mit der NRW.Global Business GmbH in Verbindung,setzen, um den Sachverhalt zu klären. Kann die externe Meldestelle den Sachverhalt nicht
in angemessener Zeit klären, gibt sie diesen an die zuständigen Verfolgungsbehörden ab.
Um dem Hinweis schnell, effizient und vollumfänglich nachzukommen sowie denggf. bestehenden Missstand zügig abzustellen, bitten wir Sie, die Interne Meldestelle der NRW.Global Business GmbH, welche von der unavigator betrieben wird,vorrangig zu nutzen. Damit helfen Sie den Betroffenen, Ihren Kolleginnen und Kollegen sowie der NRW.Global Business GmbH Fehlentwicklungen frühzeitig abzustellen.

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