掛札逸美, 2024/3/28

2024 年の掛札は、この手の夏まつりが必要だとは思いません（進化したなあ、自分…）。ですが、これを作った 2015 年の名残りということで…。

〔例〕

夏まつり係（全体の担当：佐藤、川上、鹿島）
こ の 人 た ち が 、「 どう？」「進んでいる？」「ひっかかっている所はない？」などと全体の工程管理をする

用意するもの、しなければいけないこと

プログラム（内容を決める）

p.1

工程表
（全体像）

盆踊り
子どもに伝える
当日の音楽（CD、アンプ）
配置図（事務室に貼るもの）
お知らせの手紙と手紙の飾り「用意するもの」「しなければいけないこと」を厳密に区別する必要はないと思います。
とにかくどんどん書き出す、書き加えることが大事。毎年続けて使うことで、整理できます。

チケット
ホール全体の飾り
入口

イラスト

ホールの真ん中に置くお神輿
模擬店で使う備品（○○○、◇◇◇◇、△△△△）

誤解を防ぐため、製作ヨーヨーを作る道具物のイラストも入れる

ヨーヨーを入れるプール綿あめ機（レンタル）
当日の机、椅子、備品、プールの配置★この紙は手書きのほうが良いと思います。手書きのほうが、遠慮なく書き加えたり、直したりできますから。手で書いたほうが気づきも多い。

目的
１）作業に抜けや漏れがないようにする
２）毎年、同じことをゼロからする必要がない → 保存しておけば、引き継ぎ、改善が容易
３）「上の者の仕事逃れ」「口だけ」を防止できる ←「誰がいつまでに○○をする」が明確
４）明記してあるから、誤解や間違いに早く気づける
３と４のために、全体の作業管理担当が…
★「どう？」「わからないところ、ない？」「どこまで進んだ？」と（優しく）聞く★口先だけの「できてます」「大丈夫です」は信用しない。
「現物を見せて」と言う

掛札逸美, 2024/3/28

〔例〕

全体の流れ
4 週前まで（～6 月 15 日）

終わったら、赤で✓を入れる☑

プログラムに合わせて配置図を作る。（担当：佐藤、市原、武山）→事務室に貼る☑

職員に盆踊りを伝える。（担当：雪野、宇山）☑

お知らせを作る。（担当：鹿島、伊藤）→各クラスで子どもに伝える

保護者に渡すのは 6 月 18 日

p.2

工程表（全体の流れ）

3 週前まで（6 月 16 日～6 月 22 日）☑

各クラスの出し物で必要な備品を聞く。（担当：市原、雪野）→

全部書き出して、配置図の横に貼る。あるもの、買ったものは、どこに置いてあるかを確認した人が場所と自分の名前を書く。

☑

綿あめ機の予約確認、持ってきてもらう時間を確認。電話で。（担当：伊藤）☑

～～～（担当：○○、△△）☑

～～～（担当：××、☆☆）

2 週前まで（6 月 23 日～6 月 29 日）

以下同じ。
★行程の内容は、できるだけ詳しく書きま

1 週前まで（6 月 30 日～7 月 6 日）

しょう。初年度はめんどうでしょうけ
ど、次年度からは基礎があるのでとても楽になります。

2 日前（7 月 11 日）
前日（7 月 12 日）
当日（7 月 13 日）
後片付け（7 月 13 日）★行事によって準備期間は異なりますが、初年度は長めに見積もりましょう。そうすることで、「実際にかかる時間」がわかります。
★準備の日程をだいたい書き出したら、「当日から逆算して、これで間に合うか」「この週にすることが多すぎないか」などを確認しましょう。

このような工程表を、すべての製作物について作る（次のページを参照）。
・最初に作る時は、細かければ細かいほど良い。「これはわかっているから書かなくていい」
はナシ。
・最初に丁寧に作っておけば、翌年以降の作業が楽になり、改善点や変更も容易に行える。
引き継ぎも容易。

掛札逸美, 2024/3/28〔例〕
おみこし（チケット、入場門、衣装、等々）（これは、「全体像」と「全体の流れ」の中に出てくるすべての物について、1 枚ずつ作ります。）★印の人が、この製作物の責任者。他の担当の工おみこしの担当（★伊藤、天谷、加藤）

程管理をする自分一人で責任を負いたく4 週前まで（～6 月 15 日）

ないなら、担当は複数に☑

おみこしの設計図を作る →事務室に貼る☑

おみこしを作るために必要なものとだいたいの数を書き出す（担当：天谷）□

牛乳パックを回収するための保護者向けお知らせを作る。（担当：加藤）

p.3

工
程表
（各製
作物
や準備物）

保護者に渡すのは 6 月 18 日

おみこしはこんな感じです。
おみこし設計図を書いたので、別のの絵紙を見てください。アイディアがあったら担当まで。

1 週前まで（6 月 23 日～6 月 29 日）□

台座の部分と、上の部分をそれぞれ完成させる（担当以外でも手があいている人がいたら、手伝ってください！）

4 日前（7 月 10 日）□

台座と上の部分をくっつけて完成させる

当日（7 月 13 日）
後片付け（7 月 13 日）

作業をしていく中で、「ここは間に合わなかった」「これは、もっと余裕がないとダメ！」「この部分は、もっと細かく書いておかないとわからない」といった気づきが出てきたら、そのつど、工程表に赤字でメモしていく。翌年は、そのメモも見ながら作業工程を作ることができる。

掛札逸美, 2024/3/28

p.4

おまけ：作業を効率的かつ効果的に進め、ミスを減らすために

年度末から年度初めにかけては「優先順位リスト」
年度の切り替えでは、細かい作業がたくさんあります。工程表の代わりに「優先順位リスト」を作れましょう。これも次年度に活かせます。
１）大きめの付箋に大きな字で「すること」を書き出し、日付（いつまでに）も書く
２）ホワイトボード（紙でも）に作業の優先順で貼る（上から、優先順位が上位）
３）終わったら優先順位からはずし、枠外に順に並べて置いておくか、終わった順番に重ねていく（捨てない！）
４）優先順位が変わったら、付箋を入れ替える。作業が増えたら付箋を加える
５）最初の付箋の並びと、終わった後の付箋を写メに撮っておき、翌年の作業に活かす

以下の内容は方法も更新したうえで、「保育の安全」
サイトの「安全」2-4 の後半にまとめてあります。

★記録を残す、メモを残す ： 日常のコミュニケーションで自分自身のリスクを減らす方法★
報告・連絡・相談の重要性はわかっていても、口頭のやりとりだけでは「聞いていない」「忘れてしまう」が起こります。特に、保育現場ではいろいろな連絡が飛びかいますので、口頭だけでやりとりするのは非常に危険です。
「そんなこと、聞いていない」「ちゃんと言ったのに」と他の保育者や保護者から言われて、最終的に傷つくのはあなたです。職場全体のコミュニケーションも悪化します。
自分自身のリスク・マネジメントのため、メモを残すクセをつけましょう。
１）他人から言われたことは、すぐにメモを書く。例：保育室の棚にそれぞれが自分用のメモ用紙とペンを置いておく。※ 保護者や子ども、保育者の名前はイニシャル等で書く。
２）他人に何かを伝えた時、相手がメモを書いていなかったら、後でもう一度口頭で確認する（「○○先生に確認する」と自分のメモに書いておく）。または、その先生用のメモ用紙に「○○から」と名前を書いて、メモを残す。
「言った」「聞いてない」を防ぐため。
３）園長や主任などに報告や相談をしたいけれども、話し中、電話中。その時はメモを残す。メモを置く時には、「これ、後でお願いします」のひと言を、小声で、アイ・コンタクトしながら。相手がメモをチラリとでも見たことを確認する。
４）今、そこにいない人（保護者、保育者）に後で渡す必要がある物を預かった場合は、非常に危険（渡すべき時に、預かった人がいない＝渡しそびれる可能性がある）。リスク低減のため、預かった人はその部屋にいる人たちに、「○○さんに渡す物を、ここに置きました」と大きな声で呼びかける。返事が返ってくるまで呼びかけをくりかえす。
呼びかけられた人たちは、一瞬でもその場所（「ここ」と言われた場所）に目を向けて、返事をする（あなたが呼びかけた時に、返事が返ってこなかったらイヤですよね。
「お互いさま」です。）
できれば、その物に、大きめの紙で「○○さんに渡すもの」とメモを付けておく。