税務・財務相談Ｑ＆Ａ！

税務・財務相談― 社会保障・税番号制度 ―マイナンバー！その影響と対策②

村上 敬子（むらかみ けいこ）
村上敬子税理士事務所
税理士

日本年金機構は６月１日、125万件の年金情報が外部に流出したことを公表しました。個人情報の流出125万件は、国内の公的機関としては過去最大規模の極めて深刻な事態です。
これを受けて政府は６月５日、「マイナンバー制度の年金への適用は、流出問題の検証を踏まえて導入時期を考えていく。」として、マイナンバーと年金情報を結びつける時期の見直しに言及しています。マイナンバー制度導入を目前に、不安を煽る衝撃的な脅威として、政府関係者はもとより国内を震撼させた事件であることは間違いありません。
同機構は、企業や団体から機密情報を盗む「標的型攻撃」に遭ったとしていますが、同機構の対応の不手際が被害を拡大させたとも指摘されています。マイナンバー制度が予定通りスタートすれば、すべての事業者が、同様の網羅性と連鎖性を持つ個人情報を標的とする同様の危機にさらされることになる可能性は否定できません。
本誌５月号では、マイナンバー制度の概要と導入スケジュール及びその影響などを取り上げました。今月号では、マイナンバー制度導入に向けた準備と導入後の対策などについて検討してみたいと思います。

〔質問１〕

個人番号を記載する必要があります。番号法にお番号制度の下、事業者は個人番号関係事務実いて、個人番号関係事務の実施者としての規制施者になるとのことですが、非常に厳しい罰則がありますので、個人番号の①取得・本人確認、が規定されていることからも、番号制度の厳格②利用・安全管理、③提供の各段階において注意な運用を求められていることがわかりました。

すべき事項があります。

では、従業員等の個人番号の取扱いについて、

１．個人番号の取得・本人確認

具体的にどのようなことに注意する必要があり■ 取得期限ますか。

事業者の従業員等の個人番号は、平成28年１月以降に行政機関等の個人番号利用事務実施者へ提〔回答〕

事業者は従業員等の個人番号を取得し、社会保険関係の届出書や税務署への提出書類に従業員の50

福島の進路 2015. 7出する書類に記載すべきときまでに取得する必要があります。
例えば、支給する給与の源泉徴収を甲欄で行う

税務・財務相談Ｑ＆Ａ

ためには、支給前までに個人番号の記載のある扶また、本人に相違ないことが明らかに判断でき養控除等申告書の提出を受ける必要があります。

ると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身しかし、個人番号カードの発行が平成28年１月か元確認書類を不要とすることも可能です。

らなので、平成28年の制度導入時は個人番号カー■ 従業員の扶養家族の個人番号を取得

ドの発行状況に応じて取得することになります。

従業員の扶養家族の個人番号を取得するときは、平成28年分の源泉徴収票の提出期限は平成29年１その扶養家族の個人番号の提供がだれに義務付け月末ですが、中途退職者がある場合には、退職時られているかによって異なります。健康保険の扶の源泉徴収票に個人番号を記載することになりま養家族の届出や所得税の扶養家族の屈出は、従業すので注意が必要です。

員が個人番号関係事務実施者として、その扶養家■ 利用目的の公表・通知族の本人確認を行うことになります。そのため、個人番号を利用するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。このとき複事業者は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

数の利用目的をまとめて明示することは可能です

一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、が、利用目的を超えて利用することは認められず、従業員の配偶者本人が事業主に対して届出を行う利用目的を後から追加することもできません。

必要がありますので、事業主がその配偶者の本人

ただし、当初の利用目的と相当の関連性を有す確認を行う必要があります。

ると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更■ 従業員などに個人番号の提供を拒否された場合することは、本人への通知等を条件として認めら法令で定められた義務であることを周知し、提れます。

供を求めることになりますが、それでも提供を受■ 番号確認と身元確認

けられないときは、書類の提出先の機関の指示に個人番号を取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と、手続を行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。
原則として、従うことになります。
２．個人番号の利用 ･ 安全管理
利用・安全管理面で定められている事項は次のとおりです。
■ 個人番号の利用範囲

個人番号カード（番号確認と身元確認）

原則としてマイナンバーを法に定められた利用② 通知カード（番号確認）と運転免許証な範囲を超えて利用することは許されませんし、特①ど（身元確認）定個人情報をむやみに提供することも許されませ③ 個人番号の記載された住民票の写しなどん。また、個人番号の漏洩、滅失、毀損を防止す（番号確認）と運転免許証など（身元確認）る適切な管理のために必要な措置を講じなければこれらのいずれかの方法で確認する必要があります。

なりません。
具体的には、特定個人情報保護委員会から示さ

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税務・財務相談Ｑ＆Ａ
れているガイドラインに準拠した措置を講じる必特定個人情報を提供してはなりません。各個人が要があります。特定個人情報を不適正に取り扱っ自分の番号を安易に他人に知らせたり、公開したた場合には、特定個人情報保護委員会から指導・りすることも禁止されています。

助言や勧告・命令を受ける場合があるほか、正当■ 出向・転籍先の事業者に特定個人情報を提供

な理由がないのに個人の秘密が記録された特定個すること、出向・転籍元の事業者から特定個人情報ファイルを提供した場合などには、処罰の人情報を取得することは、目的外利用となり対象となります。

禁止されています。出向 ･ 転籍先の事業者が■ 個人番号の管理直接本人から提供を受ける必要があります。

個人番号は不正使用のおそれがある場合には変更されることがあるので、常時その有無を確認す■ 合併などによる事業承継の場合は、番号法19条５号により認められます。

る必要があります。個人番号が変更されたときは■ 従業員等から源泉徴収票の提供を求められた事業者に申告するよう従業員などへの周知が求め場合､ 個人番号が記載された源泉徴収票を提られます。

供すると、目的外利用となる可能性があります。

■ 専門家に事務を委託する場合

行政機関外への提出を目的とするものである事業者は社会保険関連事務や税務事務の全部又は一部を、それぞれの専門家に委託することがあ場合など、個人番号をマスキングして提供すべき幾つかのケースが考えられます。

ります。委託を受けた者は委託をした者の許諾を■ 個人番号の提供が禁止されているのに対応して、受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再番号法19条で認められている場合を除き、特委託することができます。

定個人情報を収集したり、保管したりするこ

委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全とも認められません。

管理が図られるように、事業者は委託や再委託を受けた者に対して、必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者は委〔質問２〕

託を行った者と同様に、個人番号を適切に管理す番号制度の導入により、顧客や取引先との対る義務があります。

応ではどのような注意が必要ですか。

■ 従業員100人以下の ｢中小規模事業者｣ の場合
特定個人情報保護委員会のガイドラインでは、〔回答〕

従業員100人以下の次に掲げる事業者を除く ｢中平成28年１月以降に支払う配当、報酬、家賃等小規模事業者｣ は、取り扱う個人番号の数量が少について法定調書を作成するときは、株主や取引なく限定的であることなどから、特例的に簡便な先、不動産の貸主等の個人番号等を記載すること方法による管理が認められています。になります。企業が取引先等の個人番号等を記載①

個人番号利用事務実施者

しなければならない法定調書は概ね次のようなも②

個人番号関係事務等の委託を受けている事のが挙げられます。

業者（社会保険労務士・税理士など）

給与所得（退職所得）の源泉徴収票③

金融分野の事業者

報酬､ 料金、契約金及び賞金の支払調書④

個人情報取扱事業（個人情報5,000件以上不動産の使用料等の支払調書を取扱い､ 個人情報保護法の規制対象となる健康保険被保険者資格取得届事業者）

厚生年金保険被保険者資格取得届

３．提供事業主が特定個人情報を第三者に提供できるの雇用保険被保険者資格取得届
給与支払報告書など

は、番号法19条に定められている場合に限定され一方、契約書の署名などに個人番号等を付記すます。特定個人情報の提供を求められた場合には、るようなことは、番号法19条（提供制限）に違反その提供を求める根拠が番号法第19条に該当するすることになるので認められません。個人番号のものかどうかをよく確認し、該当しない場合には取得や本人確認には、雇用関係とは異なった注意

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税務・財務相談Ｑ＆Ａが必要です。株主や支払先等からの個人番号取得に使用することが可能です。契約書や見積書、請で注意する点は次のとおりです。

求書等に、自社の法人番号を記載することなども■ 株主の個人番号の取得予想されます。

利益の配当を行う場合は、配当金の支払調書に記載するため、株主の個人番号を取得しなければなりません。株主数が多い場合は、郵送による本

法人番号は、次の法人等に対して国税庁長官が指定する13桁の番号です。
①

会社法その他の法令により設立の登記をした法人人確認手続が必要になると思われますので、株主名簿で住所を確認しておく必要があります。

②

国の機関■ 支払先の個人番号の取得③

地方公共団体④

税務署に申告書、法定調書等を提出する前報酬、料金等の支払先の個人番号は、支払調書記以外のその他の法人及び人格のない社団等提出期限までに取得する必要があります。本人確認手続に手間を要することが予想されますので､郵送による本人確認手続を考慮して手順を考えておく必要があると思われます。

〔質問３〕■ 不動産の貸主の個人番号の取得

中小規模事業者にとって、番号制度の実施に貸主が個人である場合は、不動産の使用料等の支払調書に貸主の個人番号を記載する必要があり伴う事務負担や罰則のリスクが予想されますが、どのような準備をすればよいのでしょうか。

ます。全く面識のない貸主の場合など、個人番号の取得と本人確認は困難を極める場合が予想され〔回答〕ます。郵送による本人確認、不動産仲介業者を代個人番号制度への対応は、総務、人事、経理部理人としての番号確認手続を行うことも考慮して門などが中心となって対応することが予想されまおく必要があります。

すが、中小規模事業者にとっては全従業員の理解■ 法人番号の公表と利用と協力が必要な場面も多いと思われます。番号法法定調書の支払先が法人である場合は、法人番号を記載しなければなりません。

では事業者の努力規定が定められているので、事業者は研修などで番号法や個人番号制度について法人番号はだれでも利用できるように国税庁の全従業員を啓蒙する必要があります。事業者は、ホームページに公表されることになります。国税

番号法の概要、個人番号の適切な取扱いについて、庁長官は、番号の指定を受けた者（代表者又は管全従業員に研修等を行い特定個人情報に関する保理人の同意を得ていない人格のない社団等を除護措置を実効性のあるものにしなければなりませく）の商号（名称）、本店（主たる事務所）の所ん。

在地及び法人番号を公表することになっています。

罰則のリスクについては、｢特定個人情報の適法人番号は自由に利用できるので、企業間取引正な取扱いに関するガイドライン｣ を遵守してい福島の進路 2015. 753

税務・財務相談Ｑ＆Ａ
くことが必要です。このガイドラインでは「（別添）特定個人情報に関する安全管理措置（事業者⑷

組織的安全管理措置①

責任者、事務取扱担当者の明確化と責任、編）」として安全管理措置の検討手順が示されて役割の明確化､ 違反している場合の報告体制います。などの組織体制の整備■ 安全管理措置の内容②

取扱規程等に基づく運用状況の確認手段の整備

安全管理措置の検討手順が次の⑴から⑺のように示されています。

③

取扱状況の確認手段の整備⑴④

情報漏えい等事故発生に備えた体制の整備⑤

取扱状況の把握と安全管理措置の定期的見

次の事項の明確化①

個人番号を取り扱う事務の範囲②

特定個人情報ファイルの範囲③

個人番号を取り扱う事務に従事する従業者の範囲⑵

直し＜中小規模事業者における対応方法＞
責任者と事務取扱担当者を区分する。

基本方針の策定

取扱記録を保存する。

事業者の名称、関係法令・ガイドライン等の遵事故時の連絡体制を事前に確認。

守､ 安全管理措置に関する事項、質問・苦情処理責任者の定期的な点検を行う。の窓口など。
⑶

取扱規程等の策定⑸

人的安全管理措置

次の管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務

特定個人情報等についての秘密保持事項を就業取扱担当者及びその任務等について定めます。中

規則等に盛り込み、定期的な研修を行うことなど。

小規模事業者は､ 取扱規程等の策定は要求されて⑹いませんが、取扱いを明確化し､ 責任者が処理を物理的安全管理措置①

確認することとされています。

特定個人情報等を取り扱う区域の管理：入退室管理、間仕切り、座席配置など。

①

取得する段階②

利用する段階

できるキャビネット等への保管、セキュリ③

保存する段階ティワイヤーなど。

④

提供する段階⑤

削除・廃棄する段階

各段階での安全管理措置を考える場合に、次の４つの要素（①組織的②人的③物理的④技術的）を考慮すべき事項としています。

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福島の進路 2015. 7②③

機器及び電子媒体等の盗難等の防止：施錠

電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止：データの暗号化、封緘など。

＜中小規模事業者における対応方法＞
電子媒体､ 書類等の移送時に安全な方策を講ずる。

税務・財務相談Ｑ＆Ａ④

個人番号の削除、機器及び電子媒体の廃社会保険関係の管理・書類作成のためのシステ

棄：焼却等の復元不可能な廃棄方法、保存期ムについては、平成28年１月からは番号法に対応間経過後の削除・廃棄手続させる必要があります。個人番号などを記載した＜中小規模事業者における対応方法＞
削除 ･ 廃棄したことを確認する。
⑺

番号法対応の書類作成ができることは当然ですが、ガイドラインの「安全管理措置」に対応したシステムであることが必要です。
例えば、目的外利用となる源泉徴収票の提供は技術的安全管理措置①

アクセス制御禁止されていますので、所得証明用等として提供②

アクセス者の識別と認証する場合は、個人番号をマスキングするか印字し③

外部からの不正アクセス等の防止ないなどの機能が必要です。また、印刷したのが④

情報漏えい等の防止

だれなのかを特定できる機能等は最低限必要にな＜中小規模事業者における対応方法＞
機器を特定し､ 取扱担当者も限定する。
標準装備されているユーザーアカウント制御

ります。
⑵

番号制度全体を視野に入れたシステムの検討①

システム利用者を制限し、だれがいつどのような形で入出力をしたかの記録のため、を利用する。

ユーザーID・パスワードによる認証とメニュー等の権限設定、ログの保存ができるシステム。

〔質問４〕

②

当社は、給与計算システム及び人事管理シスれているシステム。

テムを導入していますが、ガイドラインに準拠した特定個人情報ファイルの安全性を確保する③

特定個人情報そのものは暗号化した上で保存するシステム。

ための変更を検討する場合、どのような点に注意する必要がありますか。

特定個人情報ファイルを参照・出力するメ
ニューと参照・出力しないメニューが区別さ④

個人番号又は特定個人情報を復元不可能な形で削除できる機能を有しているシステム。

〔回答〕

⑴

ガイドラインに準拠したシステムに変更⑤

個人情報ファイルの出力が強く制限されたシステム。

本稿で使用した資料等は以下の各サイトで確認いただけます。
内閣官房ホーム
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」平成25年５月31日公布
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/kaiseirireki/250531bangouhou.pdf「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」平成26年７月17日公表
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/pdf/260717bangouhou.pdf
特定個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」平成26年12月11日
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/261211guideline2.pdf「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」
最終改正：平成二六年六月二五日法律第八三号
http://law.e-gov.go.jp/announce/H25HO027.html
特定個人情報保護委員会【（別添）安全管理措置】
http://www.ppc.go.jp/legal/policy/faq/#kanri

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