令和５年度第２回ひろしま国際平和文化祭開催に係る企画・実施運営等業務
基本仕様書
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業務名
令和５年度第２回ひろしま国際平和文化祭開催に係る企画・実施運営等業務

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業務目的
本業務は、令和２年３月に策定した「総合文化芸術イベント基本計画」及び第１回ひろしま国際平和文化祭（以下「ひろフェス」という。）の開催結果等を踏まえて、第２回ひろフェス開催概要の作成及び開催準備を行うことを目的とする。
ひろフェスは、市民や国内外から広島を訪れる人々が多様で上質な音楽・芸術作品等に触れる機会を拡充し、平和への思いを共有する「平和文化」を振興するとともに、国際平和文化都市を象徴する文化芸術活動の創出を目指して開催するものである。ひろフェスの開催を通じて、広島広域都市圏（※）の文化関係団体、アーティストや学生等が出演する機会を拡充し、文化芸術活動の活性化や参加者・団体の交流促進と、文化芸術活動の担い手の拡大・育成等を図る。
※ 広島広域都市圏は、広島市、呉市、竹原市、三原市、大竹市、東広島市、廿日市市、安芸高田市、江田島市、府中町、海田町、熊野町、坂町、安芸太田町、北広島町、大崎上島町、世羅町、三次市、岩国市、柳井市、周防大島町、和木町、上関町、田布施町、平生町、浜田市、美郷町、邑南町で構成している。

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契約期間
契約締結の日から令和６年３月３１日（日）まで

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業務内容⑴ 開催概要の作成
受注者は、企画提案書に記載した内容等について、発注者や関係機関・団体と協議・調整の上、これを具体化した第２回ひろフェス開催概要（経費内訳を含む。
）を作成する。
開催概要の作成及び決定に当たっては、ひろしま国際平和文化祭実行委員会総会及び専門部会（各２回程度の開催を想定）の審議結果を反映させること。これらの会議の開催に際し、受注者は発注者とともに資料作成、進行等の運営や議事録作成を行う。また、これらの会議をオンラインにより開催する場合には、アプリケーションの手配及びそのオペレーションを行う。
なお、開催概要の決定後、資金確保の状況に応じて、実施プログラムの変更を行う場合がある。
⑵ 開催準備
前記⑴で作成した第２回ひろフェス開催概要に基づき、個々のプログラムの参加者・作品募集及び審査、出演者・団体や出展団体のキャスティング、会場設営・警備計画等の作成、各種申請手続、戦略的な広報活動、実施運営体制等の構築を行う。この詳細は次のとおり。
【実施プログラム】
ア 次世代指揮者コンクール
会場の選定・確保、平和学習や音楽ワークショップ内容、審査内容（課題曲、演奏者、審査員、審査基準等)や受賞者の特典等を具体化し、応募要項（日本語及び英語）を作成の上、国内外の若手指揮者を募集・審査する。
1イ ひろしまアワード（音楽）国内外の音楽分野で、次世代につながる取組として高く評価され、平和文化の振興に寄与した個人又は団体を顕彰する「ひろしまアワード（音楽）」について、発注者と協議・調整の上で選定基準を作成し、審査・選定する。
ウ ひろしまアニメーションシーズン
ひろしまアニメーションシーズン（映画祭）のコンペティションの構成、条件等を具体化し、応募要項（日本語及び英語）を作成の上、作品を募集・審査する。また、期間中、コンペティションとは別に上映する、短編・長編アニメーション作品や商業アニメを選定するとともに、当該作品に関わる展示内容等を企画・準備する。
エ ひろしまアワード（メディア芸術）
国内外のメディア芸術の分野で、次世代につながる取組として高く評価され、平和文化の振興に寄与した個人又は団体を顕彰する「ひろしまアワード（メディア芸術）」について、発注者と協議・調整の上で選定基準を作成し、審査・選定する。
オ オープニングイベント
会場の選定・確保、出演者・団体のキャスティングや連絡調整等を行う。
カ 広域連携シンボルイベント（屋外会場）
会場の選定・確保、出演者・団体及び出展者・団体のキャスティングや連絡調整を行うとともに、会場設営や警備計画作成等を行う。
キ 新規プログラム① 必須事業会場の選定・確保、出演者・団体のキャスティングや連絡調整等を行う。
➁ 任意事業
発注者が直営で実施するプログラム（下図≪実行委員会直営≫を参照）について、受注者が新たにプログラムを実施する場合は、その内容に基づき、会場の選定・確保、出演者・団体及び出展者・団体のキャスティングや連絡調整等を行う。
音楽

ジャンル間連携

メディア芸術≪委託業務範囲≫

コンペティション（音楽祭）◎オープニングイベント

コンペティション（映画祭）◎次世代指揮者コンクール

アワード◎ひろしまアワード（音楽）◎ひろしまアニメーションシーズン◎広域連携シンボルイベント（屋外会場）

アワード◎ひろしまアワード（メディア芸術）◎新規プログラム00≪実行委員会直営≫
アカデミー◎街かどフェスティバル

アカデミー◎ジュニアウインドオーケストラ広島プロジェクト◎プロ音楽家による出前音楽授業◎アーティスト・イン・レジデンス◎街かどアニメーション教室◎メディア芸術エデュケーション

連携事業
・「平和の夕べ」コンサート
・ひろしまオペラルネッサンス 等

連携事業
・広島ゆかりのアニメーション上映会
・広島国際映画祭 等【戦略的な広報活動】
ア 公式ホームページ及びＳＮＳによる情報発信
第１回ひろフェス全体・ひろしまミュージックセッション・ひろしまアニメーションシーズンの公式ホームページを参考に、第２回ひろフェスの公式ホームページを７月３１日（月）までに制作・公開し、管理運営する。
なお、第１回公式ホームページについてもアーカイブ化し、公開すること。
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公式ホームページは、デザイン性と分かりやすさを重視した構成とし、タイムリーな情報発信を行う。また、ひろフェス全体・ひろしまアニメーションシーズン公式ＳＮＳ（ツイッター、フェイスブック、インスタグラム、ユーチューブ）において、各プログラムの実施内容等の情報を積極的に発信する。
なお、公式ホームページ及びＳＮＳの管理運営上、合理的な理由があれば、第１回の枠組みを変更（例えば、公式ホームページを１つに統合、あるいは公式ＳＮＳに他のプログラムのアカウントを追加等）できるものとする。
イ 啓発イベント（任意）啓発イベントを実施する場合は、その内容に基づき、会場の選定・確保、出演者・団体及び出展者・団体のキャスティングや連絡調整等を行う。
ウ 広報物の作成
実施プログラムごとに広報物（ポスター、チラシ、映像等）を作成し、コンサートパンフレットへのチラシの折込みや公共施設・教育機関等へポスター掲示を依頼するな
ど、それぞれのターゲットに応じた広報活動を行う。
エ その他広報宣伝
新聞、テレビ、ラジオ、デジタルサイネージ等の媒体を活用した広告掲載や報道機関等への情報提供による記事掲載・ニュース放送等による広報を行う。
【実施運営体制等】
ア プロデューサー等の選定
総合プロデューサー、音楽・メディア芸術プロデューサーを選定する。また、必要に応じて、各部門のディレクターを選定できるものとする。
なお、音楽・メディア芸術プロデューサー及び各部門ディレクターの人選に当たっては、専門的知識やノウハウを必要とすることから、前回の従事者を中心に検討すること。
イ 運営事務局の設置
発注者やプロデューサー等との調整のほか、市民等からの問合せ対応、参加者・作品等の募集・審査手続、広報活動、出演者や関係機関・団体等との連絡調整など、個々のプログラムを円滑に実施するための運営事務局を設置する。
ウ 業務責任者や主な担当者等の配置
他の文化芸術イベントを企画・運営した経験のある者を業務責任者（全体調整担当）及び主な担当者として配置する。また、実施プログラムごとの必要経費や広報費等の積算、入場料や出展料等の資金管理を行う経理責任者（業務責任者が兼務することも可）を配置する。
エ 文化関係団体やボランティア等との連携実施プログラムごとの開催準備や開催当日の運営について、文化関係団体やボランティア等と連携して実施する。
オ 事業費の確保
受注者は、発注者と協力して必要な事業費の確保に努めること。
カ 定例会議の開催
発注者と受注者の双方が業務の実施内容及び進捗状況等を確認・共有するため、定例会議を開催する。受注者は、定例会議終了後、速やかに議事録を作成し、提出する。
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委託業務実施計画書の作成⑴ 実施体制本業務に従事する人員の役割分担や実施プログラムごとの運営事務局体制を明記した実施体制図を作成し、後記８の提出期限までに提出する。

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⑵ 業務スケジュール
発注者と調整の上、契約終了までの業務スケジュールを作成し、後記８の提出期限までに提出する。
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委託業務実施報告書等の提出
本業務完了後、委託業務実施計画書に対応した委託業務実施報告書（業務実施に要した経費内訳を含む。
）やその他発注者が必要とする書類等を作成し、発注者の検査を受けること。

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成果物の提出提出を求める成果物とそれぞれの提出期限は下表のとおり。提出方法は、紙（正副２部）及び電子データ（ＣＤ－ＲОＭ等）とする。
成果物
提出期限
委託業務実施計画書（実施体制、業務スケジュール）
令和５年６月３０日（金）開催概要（経費内訳を含む。
）
令和５年８月１０日（木）次世代指揮者コンクール応募要項（日本語版）（※）
令和５年９月２９日（金）ひろしまアニメーションシーズン コンペティション応募 令和５年９月２９日（金）要項（日本語版）（※）
ひろしまアワード選定基準
令和５年９月２９日（金）委託業務実施報告書
令和６年３月２９日（金）広報物等の電子データ（JPG、AI、映像データ）
令和６年３月２９日（金）会場設営・警備計画等（作成が必要なもののみ）
令和６年３月２９日（金）審査関係資料や各種申請手続資料等
令和６年３月２９日（金）※ 英語版は受注者が作成する日本語版を基に発注者が作成する。

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権利関係⑴ 本業務における成果物の取扱い
ア 本業務の履行に係る成果物(印刷物等)の所有権は全て実行委員会に帰属する。
イ 受注者は、成果物が著作権法(昭和４５年法律第４８号)第２条第１項第１号に規定する著作物(以下「著作物」という。)に該当する場合は、当該著作物に係る受注者の著作権(著作権法第２１条から第２８条までに規定する権利をいう。)を当該著作物の引渡し時に発注者に無償で譲渡するものとする。ただし、当該著作物のうち受注者が従前より保有するものの著作権は、受注者に留保されるものとし、受注者は発注者及びその指定する者の必要な範囲で発注者及びその指定する者に無償で使用することを許諾するものとする。
ウ 受注者は、本成果物について、発注者及び発注者が指定する第三者に対して著作者人格権を行使しない。
⑵ 著作権・知的財産権の使用
ア 本業務を履行するに際し、第三者の著作権、特許権、その他権利を使用する場合は、受注者がその使用に関する一切の責任、費用負担を負うものとする。
イ 上記にかかわらず、発注者がその方法を指定した場合は、その限りでない。

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再委託の制限本業務について再委託が必要となる場合は、事前に再委託範囲及び再委託先を発注者に提示し、その承認を得ること。
なお、再委託範囲は受注者が責任を果たせる範囲とし、再委託先に問題が生じた場合は受注者の責任において解決すること。
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守秘義務及び個人情報の取扱い⑴ 守秘義務
本業務の履行に当たり知り得た一切の事項について、外部への漏洩がないよう注意すること。発注者が提供する資料等の第三者への提供や目的外使用は認めない。
⑵ 個人情報の取扱い
本業務を履行する上で個人情報を取り扱う場合は、「個人情報の保護に関する法律」及び「広島市個人情報保護条例」を遵守しなければならない。また、収集する個人情報について、発注者に情報提供することを当事者に事前に説明し同意を得ること。

11その他⑴ 本業務を適正かつ円滑に実施するため、受注者は各々の業務について発注者と常に密接な連絡調整に努め、本仕様書に定めのない事項及び疑義が生じた場合は、双方で協議の上、発注者の指示に従い業務を遂行すること。
⑵ 本業務(再委託した場合を含む。)の履行につき著しく不適当と認められる場合、発注者は受注者に対して、その理由を明示した書面により必要な措置を講じることを要求することができる。受注者は、上記要求があったときは、当該要求に係る事項について対応措置を決定し、その結果を要求のあった日から起算して１０日以内に、発注者に書面で回答しなければならない。
⑶ 本業務は、地方交付税による財政措置が講じられるものであることから、受注者は次の事項に留意すること。
ア 実施プログラムや啓発イベントの内容については、広島広域都市圏全体に波及するものとなるよう工夫すること。
イ 業務実施に当たっては、その都度収支を明らかにした領収証書等の書類を取りそろえ、また帳票を備えてその予算の出納の一切の事項を記入しておくこと。
ウ 前記イの書類及び帳票は、事業の完了した日の属する会計年度の終了後、５年間保存しておくこと。

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