特定個人情報保護評価書（基礎項目評価書）

評価書番号
2

評価書名
建設業退職金共済事業、清酒製造業退職金共済事業及び林業退職金共済事業の退職金給付業務に係る事務
基礎項目評価書

個人のプライバシー等の権利利益の保護の宣言
独立行政法人勤労者退職金共済機構は、建設業退職金共済事業、清酒製造業退職金共済事業及び林業退職金共済事業の退職金給付業務に係る事務における特定個人情報ファイルの取扱いに当たり、当該ファイルの取扱いが個人のプライバシー等の権利利益に影響を及ぼしかねないことを認識し、特定個人情報の漏えい等が発生するリスクを軽減させるために適切な措置を講じ、もって個人のプライバシー等の権利利益の保護に取り組んでいることを宣言する。
特記事項

評価実施機関名
独立行政法人勤労者退職金共済機構
公表日
令和2年4月28日[平成31年１月 様式２]

Ⅰ 関連情報
１．特定個人情報ファイルを取り扱う事務①事務の名称②事務の概要③システムの名称

建設業退職金共済事業、清酒製造業退職金共済事業及び林業退職金共済事業の退職金給付業務に係る事務
中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160号）第4章の規定に基づく退職金共済事業（特定業種退職金共済事業。現在は建設業退職金共済事業、清酒製造業退職金共済事業及び林業退職金共済事業を実施。）は、共済契約者（事業主）から掛金の納付（共済契約者が購入した証紙の貼付）を受けた被共済者（従業員）について、被共済者が退職等した場合にその請求（被共済者が死亡していた場合はその遺族の請求）に基づき退職金を支給するものである。
このうち、（１）及び（２）の事務において、特定個人情報ファイルを取り扱う。
（１）税務手続における法定調書の作成に係る事務
退職金を支給する際に、相続税法等により必要な場合は退職手当金等受給者別支払調書等の法定調書を作成し、税務署に提出する等の必要があるが、当該法定調書を作成・提出する際などに個人番号を記載することとなる。
なお、法定調書の作成等のため、退職金請求書の添付書類として個人番号を取得する。当該添付書類は、受理後、紙媒体で保存することとするとともに、一定期間は情報システム内で保存するがその後は情報システムから消去することとしている。また、提出した法定調書等の控えは紙媒体で保存することとしている。
（２）長期未更新者対策のための事務
退職金共済手帳を所持しながら長期にわたり更新していない者（長期未更新者）を縮減するための取組として、一定期間退職金共済手帳を更新していない者で、住所不明のものについて、住民基本台帳ネットワークを活用して本人確認情報（個人番号を含む。）を取得し、退職金の請求勧奨等を行うこととしており、その事務の中で、特定個人情報ファイルを取り扱うこととなる。
なお、住民基本台帳ネットワークから提供を受けた情報については、その中から現住所情報のみを抽出（この時点で個人番号は削除）した後、本人確定作業を行うこととしているため、住基ネットから提供を受けた個人番号は業務上使用しない。
特退共電算システム

２．特定個人情報ファイル名
建設業退職金共済事業、清酒製造業退職金共済事業及び林業退職金共済事業の被共済者に係る特定個人情報ファイル

３．個人番号の利用

法令上の根拠行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第9条第１項、第3項及び別表第１の三十三の二の項
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律別表第一の主務省令で定める事務を定める命令（平成26年内閣府令・総務省令第５号）第24条の４
住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第30条の９、第30条の23、第30条の28、第30条の30及び別表第１のうち六十三の二の項
住民基本台帳法別表第一から別表第六までの総務省令で定める事務を定める省令（平成14年総務省
令第13号）第１条第77項
中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160号）第17条の２
中小企業退職金共済法施行規則（昭和34年労働省令第23号）第72条

４．情報提供ネットワークシステムによる情報連携①実施の有無[実施しない]＜選択肢＞
1) 実施する
2) 実施しない
3) 未定②法令上の根拠

５．評価実施機関における担当部署①部署

独立行政法人勤労者退職金共済機構建設業退職金共済事業本部建設業事業部業務課、履行調査課（建退共事業）、清酒製造業退職金共済事業本部・林業退職金共済事業本部清酒製造業・林業事業部
事業運営課（清退共事業及び林退共事業）②所属長の役職名

建設業事業部 業務課長、履行調査課長
清酒製造業・林業事業部 事業運営課長

６．他の評価実施機関

７．特定個人情報の開示・訂正・利用停止請求請求先〒１７０－８０５５
東京都豊島区東池袋1丁目24番1号
独立行政法人勤労者退職金共済機構総務部総務課
電話 ０３－６９０７－１２７５

８．特定個人情報ファイルの取扱いに関する問合せ
連絡先〒１７０－８０５５
東京都豊島区東池袋1丁目24番1号
独立行政法人勤労者退職金共済機構総務部総務課
電話 ０３－６９０７－１２７５

Ⅱ しきい値判断項目
１．対象人数

評価対象の事務の対象人数は何人か

いつ時点の計数か[1万人以上10万人未満]＜選択肢＞
1) 1,000人未満（任意実施）
2) 1,000人以上1万人未満
3) 1万人以上10万人未満
4) 10万人以上30万人未満
5) 30万人以上

令和2年2月1日 時点

２．取扱者数
特定個人情報ファイル取扱者数は500人以上かいつ時点の計数か[500人未満]＜選択肢＞
1) 500人以上

2) 500人未満]＜選択肢＞
1) 発生あり2) 発生なし

令和2年2月1日 時点

３．重大事故過去１年以内に、評価実施機関において特定個人情報に関する重大事故が発生したか[発生なし

Ⅲ しきい値判断結果
しきい値判断結果

基礎項目評価の実施が義務付けられる

Ⅳ リスク対策
１．提出する特定個人情報保護評価書の種類＜選択肢＞
1) 基礎項目評価書[基礎項目評価書]
2) 基礎項目評価書及び重点項目評価書
3) 基礎項目評価書及び全項目評価書
2)又は3)を選択した評価実施機関については、それぞれ重点項目評価書又は全項目評価書において、リスク対策の詳細が記載されている。

２．特定個人情報の入手（情報提供ネットワークシステムを通じた入手を除く。）
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

]

＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

３．特定個人情報の使用目的を超えた紐付け、事務に必要のない情報との紐付けが行われるリスクへの対策は十分か権限のない者（元職員、アクセス権限のない職員等）によって不正に使用されるリスクへの対策は十分か[十分である

４．特定個人情報ファイルの取扱いの委託［］委託しない＜選択肢＞
委託先における不正な使用
1) 特に力を入れている[十分である]2) 十分である等のリスクへの対策は十分か
3) 課題が残されている
５．特定個人情報の提供・移転（委託や情報提供ネットワークシステムを通じた提供を除く。）［ ○ ］提供・移転しない
不正な提供・移転が行われる
リスクへの対策は十分か[]

６．情報提供ネットワークシステムとの接続
目的外の入手が行われるリ
スクへの対策は十分か[]

不正な提供が行われるリスクへの対策は十分か

[]

＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている［ ○ ］接続しない（入手） ［ ○ ］接続しない（提供）＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

７．特定個人情報の保管・消去
特定個人情報の漏えい・滅失・毀損リスクへの対策は十分か[十分である]＜選択肢＞
1) 特に力を入れている
2) 十分である
3) 課題が残されている

８．監査
実施の有無

[ ○ ］ 自己点検

[ ○ ］ 内部監査

[ ○ ］ 外部監査

９．従業者に対する教育・啓発
従業者に対する教育・啓発[十分に行っている]＜選択肢＞
1) 特に力を入れて行っている
2) 十分に行っている
3) 十分に行っていない

変更箇所
変更日

項目

変更前の記載変更後の記載提出時期

平成29年2月24日 Ⅰ.１.②.事務の概要

中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160号）第4章の規定に基づく退職金共済事業（特定業種退職金共済事業。現在は建設業退職金共済事業、清酒製造業退職金共済事業及び林業退職金共済事業を実施。）は、共済契約者（事業主）から掛金の納付（共済契約者が購入
中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160した証紙の貼付）を受けた被共済者（従業員）号）第4章の規定に基づく退職金共済事業（特について、被共済者が退職等した場合にその定業種退職金共済事業。現在は建設業退職金請求（被共済者が死亡していた場合はその遺共済事業、清酒製造業退職金共済事業及び林族の請求）に基づき退職金を支給するものであ業退職金共済事業を実施。）は、共済契約者る。
（事業主）から掛金の納付（共済契約者が購入
このうち、退職金を支給する際に、相続税法等した証紙の貼付）を受けた被共済者（従業員）
により必要な場合は退職手当金等受給者別支について、被共済者が退職等した場合にその払調書等の法定調書を作成し、税務署に提出請求（被共済者が死亡していた場合はその遺する等の必要があるが、当該法定調書を作成・族の請求）に基づき退職金を支給するものであ提出する際などに個人番号を記載することとなる。
る。
このうち、（１）及び（２）の事務において、特定個
なお、法定調書の作成等のため、退職金請求人情報ファイルを取り扱う。
書の添付書類として個人番号を取得する。当該添付書類は、受理後、紙媒体で保存することとするとともに、一定期間は情報システム内で保存するがその後は情報システムから消去することとしている。また、提出した法定調書等の控えは紙媒体で保存することとしている。

事前

平成29年2月24日 Ⅰ.１.②.事務の概要（１）税務手続における法定調書の作成に係る事務
退職金を支給する際に、相続税法等により必要な場合は退職手当金等受給者別支払調書等の法定調書を作成し、税務署に提出する等の必要があるが、当該法定調書を作成・提出する際などに個人番号を記載することとなる。
なお、法定調書の作成等のため、退職金請求書の添付書類として個人番号を取得する。当該添付書類は、受理後、紙媒体で保存することとするとともに、一定期間は情報システム内で保存するがその後は情報システムから消去することとしている。また、提出した法定調書等の控えは紙媒体で保存することとしている。

事前

平成29年2月24日 Ⅰ.１.②.事務の概要（２）長期未更新者対策のための事務
退職金共済手帳を所持しながら長期にわたり更新していない者（長期未更新者）を縮減するための取組として、一定期間退職金共済手帳を更新していない者で、住所不明のものについて、住民基本台帳ネットワークを活用して本人確認情報（個人番号を含む。）を取得し、退職金の請求勧奨等を行うこととしており、その事務の中で、特定個人情報ファイルを取り扱うこととなる。
なお、取得した特定個人情報ファイルについては、一定期間満了後、削除することとしている。

事前

平成29年2月24日 Ⅰ.３.①.法令上の根拠

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第9条第１項、第3項及び別表第１の三十三の二の項
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律別表第一の主務省令で定める事務を定める命令（平成26年内閣府令・総務省令第５号）第24条の４
行政手続における特定の個人を識別するため
住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第30の番号の利用等に関する法律（平成25年法律条の９、第30条の23、第30条の28、第30条の30第27号）第9条第3項
及び別表第１のうち六十三の二の項
住民基本台帳法別表第一から別表第六までの総務省令で定める事務を定める省令（平成14年総務省令第13号）第１条第77項
中小企業退職金共済法（昭和34年法律第160号）第17条の２
中小企業退職金共済法施行規則（昭和34年労働省令第23号）第72条

事前

平成29年2月24日 Ⅰ.５.①部署

独立行政法人勤労者退職金共済機構建設業
独立行政法人勤労者退職金共済機構建設業退職金共済事業本部建設業事業部企画調整
退職金共済事業本部建設業事業部業務課（建課（建退共事業）、清酒製造業退職金共済事業退共事業）、清酒製造業退職金共済事業本部・本部・林業退職金共済事業本部清酒製造業・林業退職金共済事業本部清酒製造業・林業事
林業事業部業務課（清退共事業及び林退共事業部業務課（清退共事業及び林退共事業）業）

事後

平成29年2月24日 Ⅰ.５.②所属長建設業事業部企画調整課長 安田 康一（建退 建設業事業部業務課長 竪山 賢治（建退共事共事業）業）
清酒製造業・林業事業部業務課長 中島 憲蔵 清酒製造業・林業事業部業務課長 中島 憲蔵（清退共事業及び林退共事業）（清退共事業及び林退共事業）

事後

平成27年12月1日時点

事前

平成29年2月24日

Ⅱ.しきい値判断項目１、２の計数時点

平成29年3月14日時点

提出時期に係る説明

平成30年4月13日 Ⅰ.５.①部署

独立行政法人勤労者退職金共済機構建設業
独立行政法人勤労者退職金共済機構建設業
退職金共済事業本部建設業事業部業務課（建退職金共済事業本部建設業事業部業務課（建退共事業）、清酒製造業退職金共済事業本部・退共事業）、清酒製造業退職金共済事業本部・
林業退職金共済事業本部清酒製造業・林業事
林業退職金共済事業本部清酒製造業・林業事
業部事業運営課（清退共事業及び林退共事業部業務課（清退共事業及び林退共事業）業）

事後

組織変更

平成30年4月13日 Ⅰ.５.②所属長建設業事業部業務課長 竪山 賢治（建退共事 建設業事業部業務課長 竹川 英二（建退共事業）業）
清酒製造業・林業事業部業務課長 中島 憲蔵 清酒製造業・林業事業部事業運営課長 中島（清退共事業及び林退共事業）
憲蔵（清退共事業及び林退共事業）

事後

組織変更及び人事異動

平成31年4月1日 Ⅰ.５.②所属長の役職名

建設業事業部業務課長 竹川 英二（建退共事業）
建設業事業部業務課長
清酒製造業・林業事業部事業運営課長 中島 清酒製造業・林業事業部事業運営課長
憲蔵（清退共事業及び林退共事業）

事後

様式変更による

Ⅱ.しきい値判断項目１、２の計数時点

平成29年2月27日時点

事後

Ⅰ.１.②.事務の概要（２）長期未更新者対策のための事務
退職金共済手帳を所持しながら長期にわたり（２）長期未更新者対策のための事務
更新していない者（長期未更新者）を縮減する
退職金共済手帳を所持しながら長期にわたりための取組として、一定期間退職金共済手帳を更新していない者（長期未更新者）を縮減する
更新していない者で、住所不明のものについための取組として、一定期間退職金共済手帳をて、住民基本台帳ネットワークを活用して本人更新していない者で、住所不明のものについ確認情報（個人番号を含む。）を取得し、退職金て、住民基本台帳ネットワークを活用して本人の請求勧奨等を行うこととしており、その事務の確認情報（個人番号を含む。）を取得し、退職金中で、特定個人情報ファイルを取り扱うこととなの請求勧奨等を行うこととしており、その事務のる。
中で、特定個人情報ファイルを取り扱うこととな
なお、住民基本台帳ネットワークから提供をる。
受けた情報については、その中から現住所情
なお、取得した特定個人情報ファイルについ報のみを抽出（この時点で個人番号は削除）しては、一定期間満了後、削除することとしていた後、本人確定作業を行うこととしているため、る。
住基ネットから提供を受けた個人番号は業務上使用しない。

事後

令和2年4月1日 Ⅰ.５.①部署

独立行政法人勤労者退職金共済機構建設業 独立行政法人勤労者退職金共済機構建設業
退職金共済事業本部建設業事業部業務課（建 退職金共済事業本部建設業事業部業務課、履退共事業）、清酒製造業退職金共済事業本部・ 行調査課（建退共事業）、清酒製造業退職金共
林業退職金共済事業本部清酒製造業・林業事 済事業本部・林業退職金共済事業本部清酒製業部事業運営課（清退共事業及び林退共事造業・林業事業部事業運営課（清退共事業及業）
び林退共事業）事後

組織変更

令和2年4月1日 Ⅰ.５.②所属長の役職名

建設業事業部業務課長
清酒製造業・林業事業部事業運営課長

建設業事業部業務課長、履行調査課長
清酒製造業・林業事業部事業運営課長

事後

組織変更

平成31年2月28日時点

令和2年2月1日時点

事後

平成31年4月1日

令和2年4月1日

Ⅱ.しきい値判断項目１、２の計数時点

平成31年2月28日時点