の手引き
本棚の準備

更新: 2024/03/01

Webサイト連携

PDFの準備…P3

リンクURL

…P19

アップロード

…P9

読者の誘導

…P22

ファイルのプロパティ …P12

ファイルの公開…P15
東京インタープレイ株式会社
TEL 03-5825-4028
Web https://koho.backshelf.jp/

「広報の本棚」とは情報公開用のクラウドサービスです。「広報の本棚」に登録されたファイルは誰でも閲覧できるため不特定多数の人にコンテンツを配信できます。
活用イメージ

自治体の場合は、広報誌、行政計画、事業別の実施計画などの公開、民間企業の場合は、カタログなどの公開に活用できます。

扱えるファイル

PDF、動画※、音声※（最大ファイルサイズ：500MB、最大再生時間約60分）

取得できる情報

アクセス統計、ログ閲覧

本棚URL

サービス利用開始時に任意のサブドメインをご指定いただきます。
https://OOOO.backshelf.jp/※対応動画・音声ファイル
mp4、m4v、m4a、webm、wmv、wma、avi、asf、mov、3gp、3g2、flv、rm、ogv、ogg、mpeg、mpg、mp3、wav、aif対応形式であっても、内部エンコード方式によっては非対応の場合があります。

2

PDFの準備「広報の本棚」では、基本的にすべてのPDFを扱うことができます。
ただし、以下２点は事前にご確認ください。

■パスワード解除■単ページのままでOK「広報の本棚」ではパスワードのかかったPDFは扱えません。すべてのパスワードを解除してから作業を進めてください。

「広報の本棚」では、単ページのPDFを自動的に見開き表示できます。事前の見開き処理は必要ありません。

P1

P2P3

P4P5P6P7P8P9P1P2P3P4P5P6P7P8P9PDFの見開き処理は不要3

「広報の本棚」へのログイン❶① 弊社が発行した「広報の本棚」のURLを入力

https://********.backshelf.jp/→ログイン画面が表示されます② ユーザー名とパスワードを入力③ [ログイン]をクリック❷❸■動作保証ブラウザ•Edge(Chromium版)•Google Chrome•Firefox•Opera•Safari 16以降
※IEおよび旧Edgeは既にMicrosoft社サポートが終了しています。
※Firefox、Opera、Edgeでは、PDF印刷機能に非対応です。

4

「広報の本棚」のフォルダ構造
ホームには｢公開中フォルダ｣｢テストフォルダ｣｢公開終了フォルダ｣の3つのフォルダがあります。
基本構造公開中フォルダ

テストフォルダ

公開終了フォルダ

サンプル

公開中フォルダ■公開中フォルダ
ファイルは「一般公開用ユーザー」に公開されます。
■テストフォルダ
公開前に組織内部でテスト公開するためのフォルダです。このフォルダ配下は「一般公開用ユーザー」に非公開の領域です。
■公開終了フォルダ
公開終了したファイルを一時的に置きたい場合に利用します。
※各フォルダの配下に、フォルダを作成することができます。

R2
R1
H31

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「広報の本棚」のユーザーの種類「編集用ユーザー」は「アクセス権限※」で他のユーザーが閲覧できるフォルダやファイルをコントロールします。「アクセス権限※ 」は、次の３つのユーザーとグループで設定します。
■ユーザー① 編集用ユーザー
各フォルダにファイルをアップロード、アップデート(差し替え)、移動、削除できるユーザーです。
② 一般公開用ユーザー「公開中フォルダ」内にあるファイルを閲覧できるユーザーです。
ユーザー名／パスワードを入力せずに本棚にアクセスできます(ゲストユーザー)。
このアカウントのユーザー／パスワードは絶対に公開しないでください■ユーザーグループ
1. 管理グループメンバー：①編集用ユーザー
2. 公開グループメンバー：①編集用ユーザー ②テストユーザー③一般公開用ユーザー
3. テスト公開グループ
メンバー：①編集用ユーザー ②テストユーザー③ テストユーザー
公開前の「テストフォルダ」内のファイルが閲覧できるユーザーです。
※ユーザーとユーザーグループは追加・削除することができません。
※「アクセス権限」は次頁以降の文中では「権限」と記載します。
※「アクセス権限」の詳細はP8を参照ください。

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「広報の本棚」のフォルダに付与したアクセス権限
ホームの3つのフォルダに予め権限[編集者]又は[読者(DL、印刷可)]を付与しています。
基本構造

ホームフォルダ

公開中フォルダ

テストフォルダ■公開中フォルダ
【権限】
・管理グループ(編集者)
・公開グループ(読者DL,印刷可)■テストフォルダ
【権限】
・管理グループ(編集者)
・公開グループ(読者DL,印刷可)

ここに作成したフォルダやアップロードされたファイルは即一般公開されます。
(テストフォルダから移動したアイテムも同じ)

ここに作成したフォルダやアップロードされたファイルは、テスト公開グループのユーザー(編集用/テストユーザー)のみが閲覧可能です。
※「一般公開用ユーザー」は「公開中フォルダ」をホームにしており閲覧できません。ただし公開終了後、「リンクURL」機能は利用できるため、権限変更や対象フォルダやファイルの削除が必要です。

公開終了フォルダ

■公開終了フォルダ【権限】
・管理グループ(編集者)
一時的な保管場所として利用します。

7

4つのアクセス権限
作成した各アイテム(フォルダ、ファイル)のプロパティで、管理グループ（編集用ユーザー）以外に対して権限を設定することができます。

[編集者][読者(DL,印刷可)]そのファイルを手元の端末にダ■フォルダに付与した場合そのフォルダ以下のアイテム ウンロード、または印刷するこに関して[編集者]権限を継承し とができます。
ます。新規フォルダ作成、アップロード、アップデート、削除、アクセス権限の設定などを行うことができます。
■文書に付与した場合その文書のアップデート(差し替え)を行うことができます。

※ファイルのプロパティの詳細はP12を参照ください。

[読者]■フォルダに付与した場合そのフォルダが本棚画面でユーザーに表示され、フォルダを開くことができます。

[情報のみ]
本棚にそのアイテムが表示され、アイテムの情報を見ることができます。閲覧およびフォルダの中に入ることはできません。

■ファイルに付与した場合そのファイルを閲覧することができます。

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PDFのアップロード(1/3)① クラウド本棚にログイン。
② 「テストフォルダ」を開く。
③ PDFをドラッグ・アンド・ドロップでアップロード画面が表示される。
(アップロードできるユーザーは、編集用ユーザーのみ)❷
公開中フォルダ

テストフォルダ

公開中フォルダ内へフォルダを作成したりファイルをアップロードしたりすると、即一般公開されます。
④ ドラッグ・アンド・ドロップが行えない環境の場合は、[編集]をクリックし[アップロード]をクリック。
（次頁参照）❸❹
9

PDFのアップロード(2/3)⑤ [アップロード]の確認画面が表示される。

⑥ [開始]をクリックするとアップロードが開始される。
また[一括アップロード開始]で複数ファイルをまとめてアップロードも可能。

❻❺

緑色のインジケーターがいっぱいになるとアップロード終了(この時点では、ファイルはまだ公開されていません)

10

PDFのアップロード(3/3)⑦ アップロードされたファイルは、自動的に解析が始まり、画像が表示されると解析終了。
(データ解析は１ページあたり２～３秒かかる)⑧ 右下の[完了]をクリックし、編集作業を終了した後、ファイルをクリックするとブラウザ上でファイルを閲覧することが可能になる。
（ドラッグ・アンド・ドロップでアップロードした場合は、[完了]は表示されない）

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ファイルのプロパティ(1/3)
ファイルの詳細情報を設定します。
[編集]をクリックして6つの項目を設定。設定変更後は、[保存]をクリックする。

ファイル左下の設定ボタンをクリックしプロパティを開く。

❶❼❽❷❸❹❺❻① タイトル② 表紙：表紙の有無を指定。
③ 読む方向：右開きか左開きか指定。
④ 本棚内の表示位置：本棚内での表示順を指定。
⑤ 内容：ファイルごとの説明文を記入。横断検索の対象になります。
⑥ 関連タグ：このファイルにタグ付けができ、カンマで区切ると複数設定可能。
⑦⑧はP14を参照ください。
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ファイルのプロパティ(2/3)■[表紙あり/なし]の切替え[表紙あり]の場合は、先頭１ページが単ページ表示になり、２ページ以降は見開きのペアとして表示されます。
単頁

見開き

見開き

見開き

見開き

表紙あり
※初期設定

P1

P2

見開き

P3

P4

見開き

P5P6

見開き

P7P8P9

見開き

表紙なし

P1P2P3P4P5P6P7P8P9■「読む方向」の切替え[右綴じ][左綴じ]のどちらかを選択できます。
概ね、タテ書きの文書は[右綴じ]、ヨコ書きの文書は[左綴じ]です。
※初期設定は[左綴じ]です
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ファイルのプロパティ(3/3)⑧ページ名称設定
文書内の各ページに「ページ名称」を自由に設定、表示することができます。文書下部に設定したページ名称が表示されます。
「ページスライドバー」でサムネイ
ルの下にページ名称が表示されます。

❼❽⑦アップデート
文書の付属情報(メモ、しおり)を維持したまま、新たに表示する文書に差し替え・上書きします。クリックでダイアログが表示されますので、文書を指定します。
維持される情報・タイトルなどプロパティ内の情報
・編集用/テストユーザーのメモ情報
・編集用/テストユーザーのしおり情報

変更される情報・ファイルの更新日とバージョン情報・アップロード者[1][2][1]開始番号
ページ名称を設定していないページに対して、1ページからページ数を割り当てます。

[2]ページ名称
表紙を1ページとして、特定ページに名称を入力します。
[行追加]で必要ページ分を追加、不要であれば[行削除]できます。
CSVファイルのインポートによる一括設定も可能です。
入力完了後、[保存]をクリックし、設定を保存します。
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ファイルの公開(1/4)
「テストフォルダ」にアップロードしたファイルを公開するには、ファイルを「テストフォルダ」から「公開中フォルダ」へ移動します。
ホームフォルダ

公開中フォルダ●●計画

公開終了フォルダ

テストフォルダ

広報誌

総合計画

2024年

個別計画

2023年

パブリックコメント

議会

◇◇政策

提出議案

☆☆計画

請願陳情

お知らせ
一覧

議会だより

ファイルを移動15

ファイルの公開(2/4)■ファイルの移動① 画面右下の[編集]をクリック。

③ フォルダ一覧から移動先のフォルダにチェックを入れる。「公開中フォルダ」に移動した時点で、ファイルは公開される。

■ファイルの公開終了② 移動したいファイルにチェックを入れ、 [移動/複製]をクリック。

[編集]をクリックし、ファイルにチェックを入れ、次のいずれかを選択。
A.[移動/複製]をクリックし、「公開終了フォルダ」へ移動
B.[削除]をクリック。自動で「ごみ箱」へ移動
Bの場合

16

ファイルの公開(3/4)～「ごみ箱」内の削除、アイテムの移動～[ごみ箱]ボタンをクリックすると削除日ごとのフォルダが表示。

該当フォルダをクリックすると、削除したアイテムが表示。右下の[編集]をクリックする。

該当アイテムにチェックを入れ、[本棚に戻す]をクリックすると該当フォルダに移動させることが可能。
[ごみ箱から削除]で完全にアイテムを削除することが可能。
ただしごみ箱から削除したアイテムを復元することはできません。
作業後は[完了]をクリックする。

注意点• アイテムに既に付与されていたアクセス権限は、ごみ箱から他のフォルダに移動した後も維持されるため、必ず移動先でアクセス権限を確認してください。
• ごみ箱内のアイテムを削除しない限り「しおり」や「メモ」機能の内容は維持されます。
• ごみ箱にアイテムがある限り使用容量にカウントされるため、不要なアイテムは定期的に削除してください。
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ファイルの公開(4/4)■ファイルの公開終了後、アイテムを削除せずに保管したい「公開終了フォルダ」へ移動させます。その場合、移動だけでは権限が変わらないため、確実に公開終了するためには権限を削除する必要があります。
①「公開終了フォルダ」内にサブフォルダを作成し、「公開中フォルダ」内のファイルを移動する。

② 作成したフォ
ルダのプロパティを開く③ [この権限設定をフォルダ内すべてのアイテムに適用する]をクリック。「公開終了フォルダ」に予め付与されている「上位フォルダから継承されたアクセス権限」が対象フォルダに適用されます。

次の場合は、必ず権限の削除(変更)を行ってください。
• フォルダやファイルのリンクURLを顧客に案内した。
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リンクURL(1/3)
「広報の本棚」では、フォルダやファイルへのショートカットとなる「リンクURL」を発行する機能があります。

主な用途

Webサイトからフォルダやファイルを直接閲覧することができる
SNSやメールから
19リンクURL(2/3)
リンクURLはプロパティ画面「このファイルへのリンク」で取得できます。
（ファイル、フォルダ共通）① 「ゲスト用リンクURL」の赤枠内をクリックするとURLが全選択されるため、コピー＆ペーストでお使いください。

❷❶② [QR]をクリックすると、当該のリンクURLをQRコード化します。
またQRコードを右クリックするとポップアップされる選択肢か
ら「名前を付けて画像を保存」など二次利用も可能です。
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リンクURL(3/3)
読者がリンクURLを開いたとき、端末を判別して自動的に「広報の本棚」に切り替わります。

サーバーが端末を自動判別
URLを開くと…

http://open.backs
helf.jp/?server=...

パソコンやWindowsタブレット
ではブラウザが起動

タブレット等ではSideBooksアプリが起動

リンクURLを使用するメリット• どんな端末でも「広報の本棚」を閲覧できる。
• WebサイトのリンクURLの設定が一つで済む。
• 印刷物にQRコードを掲載することで「広報の本棚」へ誘導できる。

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読者の誘導(概要)
広報の本棚

SideBooksアプリから直接アクセス

QRコードやリンクURLを利用
WebサイトSNSやメール

印刷・配布物22

「広報の本棚」で取得できる情報■ログ閲覧

日付を指定してユーザーのログイン記録を閲覧・ダウンロードできます。
～取得できる項目～
DATE：日付TARGET：ACTION対象
MEMO：その他詳細情報
USER：ユーザー名

IP_ADDR：IPアドレス
TERMINAL：ユーザーの閲覧環境
USER_AGENT：閲覧時のブラウザやアプリの種類
DEVICE_ID：端 末 の 固 有ID■アクセス統計

期間を指定しアクセス数とファイル閲覧回数を集計します。
～切替え項目～対象：「アクセス数」「文書閲覧数」「文書閲覧数」は、ファイルごとのアクセスランキング上位も表示されます。
フィルター：「一般公開用」「編集用」「テスト」の各ユーザー

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参考資料：PDFの最適化(中級者向け)■画像の圧縮•••PDF内の画像を圧縮すると、ファイルサイズの節約になる
144～300dpi程度まで圧縮しても、読み心地はあまり変わらない
PDFの圧縮はAdobe Acrobatや、フリーソフトで作業可能■テキストデータ、フォントデータの埋め込み••••

テキストを保持していれば、文書内のキーワード検索が可能フォントを保持していれば、拡大時にも文字表示が乱れない
印刷所やデザイン部門からPDFを取り寄せるときには、上記2点を指示すれば対応してくれる
Office系ソフトからPDFを発行する場合は、これらのデータは自動的に付加される(設定によって選択可能)■PDFもくじ••「広報の本棚」上の「目次」を参照できる
参照方法は「SideBooksクラウド本棚_クイックマニュアル」をご覧ください■PDFのアップロード•

公開中フォルダに直接アップロードすることも可能※この場合は即時に公開された状態になるのでご注意ください24