コンプライアンス委員会規約（趣旨）
第１条 この規約は、公益財団法人東洋文庫（以下「文庫」という。）の活動・運営が法律・諸規定を遵守し、社会規範に合致したものである事を確保するために、文庫に置くコンプライアンス委員会（以下「委員会」という。）の組織及び運営に関し、必要な事項を定めるものとする。
（開催）
第２条 委員会は、原則、前期・後期の年 2 回開催し、後期は監事等を含めた拡大コンプライアンス委員会として開催する。
２．その他、本規約第４条に定める最高管理責任者が必要と認めた場合には、臨時コンプライアンス委員会を招集することができる。
（審議事項）
第３条 委員会は、次の各号に掲げる事項を審議する。
一 文庫におけるコンプライアンス（法令遵守）体制の強化に関すること
二 法令違反に対する是正措置及び再発防止策に関すること
三 公的研究費等取扱規程第４条の「防止計画推進部署」として、不正防止計画（文庫全体の具体的な対策のうち最上位の計画）の策定及び見直し等に関すること
四 公益財団法人東洋文庫における公的研究費等の不正使用に関する通報・調査規約（以下「通報・調査規約」という。
）第３条に基づく、委員会業務に関すること
五 内部通報者及び相談者の保護に関すること
六 研究活動における不正行為が生じた場合の調査、審査等に関すること
七 公的研究費等の不正使用の疑いがある場合の調査等に関すること
八 その他、不正行為、不正防止に関すること（組織）
第４条 委員会は、次の各号に掲げる者をもって組織する。
一 理事長（最高管理責任者）
二 専務理事（統括管理責任者）
三 研究担当の業務執行理事
四 その他理事長が必要と認めた者（最高管理責任者）
第５条 最高管理責任者は、「公的研究費等取扱規程」第１条第１項に基づき、文庫における公的研究費等の適正な管理及び運営について最終責任を負う者とし、これをもってコンプライアンス委員会の委員長にあてる。
２．最高管理責任者は、不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。
３．最高管理責任者は、基本方針や具体的な不正防止対策の策定に当たり、重要事項を審議する常務会において審議を主導するとともに、その実施状況や効果等について役員等と議論を深める。 ４．最高管理責任者自らが、様々な啓発活動を定期的に行い、構成員の意識の向上と浸透を図る。

（統括管理責任者）
第６条 統括管理責任者は、「公的研究費等取扱規程」第１条第２項に基づき、最高管理責任者を補助し、管理・運営について文庫全体を統括する実質的な責任と権限を持つ。
２．統括管理責任者は、最高管理責任者の策定した基本方針に基づき、文庫全体の具体的な対策のうち最上位にあるものとして不正防止計画を策定するとともに、その他必要な諸対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を最高管理責任者に報告する。
３．不正防止計画の策定にあたっては、優先的に取り組むべき事項を中心に、明確な内容とするとともに、不正を発生させる要因に対応する対策を反映させ、実効性のある内容とする。また、モニタリングの結果やリスクが顕在化したケースの状況等を活用して、不正防止計画の内容を定期的に点検し、必要に応じて見直しを行う。
（コンプライアンス推進責任者）
第７条 コンプライアンス推進責任者は、研究担当の業務執行理事とし、各部における受講管理・指導、モニタリング・改善指導等の対策を主導的に実施し、各部におけるコンプライアンス教育等の実施状況について統括管理責任者に報告を行う。
２．コンプライアンス推進責任者は、各部における公的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対し、コンプライアンス教育を実施し、受講状況を把握する。
３．コンプライアンス推進責任者は、各部における公的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対し、定期的に啓発活動を実施する。
４．コンプライアンス推進責任者は、各部において、構成員が適切に公的研究費等の管理・執行を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。
（コンプライアンス推進副責任者）
第８条

各部部長および研究部運営委員をコンプライアンス推進副責任者とし、コンプライアンス推進責任者を補助し、自己の管理監督又は指導する部・研究班・研究グループ等において、具体策の実施、受講管理・指導、モニタリング・改善指導等を行い、コンプライアンス推進責任者に対して状況報告を行う。
（コンプライアンス教育の実施）
第９条 公的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員を対象に、e ラーニングなどを活用してコンプライアンス教育を実施し、不正防止対策の理解や意識を高めるため、他機関で実際に行われた不正行為・不正使用の事例紹介を盛り込む。
２．不正行為が行われた際の文庫への影響、運用ルール・手続き・告発等の制度などの遵守すべき事項、不正が発覚した場合の機関の懲戒処分・自らの弁償責任、配分機関における申請等資格の制限、研究費の返還等の措置、機関における不正対策等について説明を行う。
３．コンプライアンス教育の対象者は、下記の全構成員とする。
（1）常務理事（2）研究部・図書部・普及展示部の部課長・研究員・嘱託職員・臨時職員（3）総務部の部課長・研究員の身分を持たない事務職員・嘱託職員・臨時職員
４．コンプライアンス教育の内容について、定期的に点検し、必要に応じて見直しを行う。
（啓発活動の実施）

第 10 条 啓発活動は、不正を起こさせない組織風土の形成のために、公的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員を対象に意識の向上と浸透を図り、不正根絶に向けた継続的な啓発活動を実施する。特に、下記 3 点に重点を置く。
（1）意識啓発：最高管理責任者の不正防止ビジョンの周知、リスクマネジメントを通じた危機意識の醸成など。
（2）情報の周知・認識の共有：不正防止計画に基づく取組内容の周知、相談窓口・告発制度の周知、内部監査結果の周知と認識の共有、不正使用事例他機関の事案も含む）の周知と認識の共有など。
（3）意識調査の実施・活用：公的研究費の使用に関する意識調査を実施・分析して、その結果をフィードバックして、啓発活動の内容の見直しに活用する。
２．啓発活動の具体的な実施方法は、下記のとおり。
（1）研究費の不正使用防止に関する意識調査・アンケート等（2）既存の会議等において啓発資料の配付。
（3）構成員への啓発資料のメール送付（4）研究員専用ページへの啓発資料の掲載（5）文庫内の掲示板等への啓発資料の掲示（監事との連携）
第 11 条 コンプライアンス委員会は、防止計画推進部署として、監事との連携を強化し、不正防止計画の策定・実施の状況・見直し、およびコンプライアンス教育・啓発活動の年間計画の策定・実施の状況・見直しなどについて意見交換を行う。
（不正発生要因の把握と不正防止計画の策定・実施）
第 12 条 コンプライアンス委員会は、防止計画推進部署として、内部監査委員会とも連携し、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン」17～18 頁（平成 19年 2 月 15 日（令和 3 年 2 月 1 日改正）文部科学省決定）に例示される一般的なリスクや文庫特有のリスクに留意して、不正を発生させる要因を把握し、文庫全体の状況を体系的に整理・評価する。
２．内部監査の実施に当たっては、過去の内部監査や、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリング等を通じて把握された不正発生要因に応じて監査計画を立案する。また、随時見直しを行い、効率化・適正化を図る。
（調査の実施体制）
第 13 条 通報・調査規約第９条第１項に基づき、通報が行われた事項に関する事実関係の調査は、本委員会が中心となって行う。本調査に当たっては、弁護士、公認会計士等の第 3 者を半数以上含む「本調査委員会」を設置することとする。ただし、最高管理責任者である理事長を除く。また、当該通報事案に関係する者を委員に選んではならない。
２．本調査委員会の構成人数は、特に上限を定めない。事案に応じて、適切な人員構成となるよう配慮する。
３．本調査委員会の委員長は、第三者の委員より互選で選出する。
（その他）
第 14 条 この規約に定めるもののほか、委員会の運営に関し、必要な事項は別に定める。

2007 年 11 月１日施行
2015 年４月１日改訂
2021 年 10 月 27 日第 2 次改定
2023 年 11 月 20 日第 3 次改定