規程

令和5年5月25日改定
一般社団法人日本森林技術協会
ＳＧＥＣ認証制度認証審査業務規程
第1章 総 則（趣 旨）
第１条

このＳＧＥＣ認証制度認証審査業務規程（以下、｢規程｣という。）は、一般社団法人日本森林技術協会（以下、｢日林協｣という。）が、一般社団法人緑の循環認証会議（以下、「ＳＧＥＣ」という。）の「ＳＧＥＣ規準文書1:2021
ＳＧＥＣ認証制度の管理運営規則 5.」 に定められた認証機関として行う森林管理認証及びCOC認証の審査（以下、｢審査｣という。）の業務の実施について、必要な事項を定めるものである。

（基本方針）
第２条

審査の業務は、ＳＧＥＣが定める規程並びにこれらに係る通達によるほか、この規程に基づき、公正かつ的確に実施する。

（審査の業務を行う時間及び休日）
第３条

認証審査業務を行う時間は、日林協の就業規則に基づくこととする。

（事務所の所在地）
第４条

事務所の所在地は、東京都千代田区六番町七番地とする。

（審査の業務を行う区域）
第５条

審査の業務を行う区域は、認証範囲とする。

（審査の業務を行う範囲）
第６条

日林協は、ＳＧＥＣが定める森林管理認証及びCOC認証の認証審査業務を行うものとする。

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第２章 認証審査業務の実施方法
第１節 申請手続き（審査の申請）第７条

審査の申請をしようとする依頼者は、日林協に対し、別に定める申請書及び関係書類（以下、「申請書類」という。）を提出しなければならないものとする。

（審査の申請の受理及び契約）
第８条

日林協は、前条の審査の申請があったときは、次の事項を確認し、当該申請書類を受理する。

(1)

申請書類に形式上の不備がないこと。

(2)

申請書類に記載すべき事項の記載が不十分でないこと。

(3)

申請書類に記載された内容に虚偽がないこと。

２ 日林協は、前項の確認により、申請書類が同項各号のいずれかに該当しないと認める場合においては、その補正を求めるものとする。
３ 日林協は、依頼者が前項の求めに応じない場合においては、受理できない理由を明らかにするとともに、依頼者に申請書類を返還又は廃棄する。
４ 日林協は、第１項により審査の申請を受理した場合においては、依頼者と日林協は別に定める契約書により契約を締結する。
（認証審査費用の収納）第９条

日林協は、審査が終了した場合は、審査費用の請求書を依頼者に対して発行する。

２ 依頼者は、前項の審査費用を指定期日までに指定の銀行口座に振り込むものとし、振り込み手数料は、依頼者の負担とする。
第２節 審査の実施方法（審査の実施方法）
第１０条 日林協は、審査の契約を締結した場合は、関係する書類審査を行う。
２ 書類審査の結果を踏まえて、現地審査を行い、審査報告書を作成する。
３ 森林認証判定委員会では、委員が次に定める方法により審議を行う。
(1)

前項の審査報告書等を、ＳＧＥＣ認証規格と照合して審議を行うものとする。

(2)

審議を行うに際し、審査報告書等の記載事項に疑義があり、審議を行うことが困難であると認めるときは、追加の書類を求めて審議を行い、認証の可否を決JAFTA 2021-D1022

規程定する。
（報告）第１１条 日林協は、森林認証判定委員会による審議の結果、申請に係る案件の認証を決定した場合は、ＳＧＥＣの定める審査調書の情報を含む審査報告書を作成し、ＳＧＥＣ本部に通知する。
２日林協は、前項の審議の結果、申請に係る案件が、ＳＧＥＣの定める認証規格に従っていると認めることができない場合は、その理由を付した通知書を依頼者に交付する。
（認証書の交付）第１２条 日林協は、以上の認証審査業務を終了し認証を決定した場合には、依頼者に認証書を交付する。
（審査の申請の取り下げ）第１３条 依頼者は、依頼者の都合によりＳＧＥＣ事務局に審議結果を報告する前に審査の申請を取り下げる場合は、その旨及び理由を記載した書類を日林協に提出する。
２ 前項の場合においては、日林協は、当該申請に係る審査の業務を中止し、申請書類を依頼者に返却又は廃棄し、認証取得までを含めた審査費用を請求する。
第３章 森林認証運営委員会・森林認証判定委員会・森林認証苦情処理委員会（委員会の設置）第１４条 日林協は、審査の業務を実施させるため、審査を行う森林認証運営委員会（以下、「運営委員会」という。）と森林認証判定委員会（以下、「判定委員会」という。）を設置する。また認証判定結果に対する苦情又は異議の申立てを解決するための決定を行う必要がある場合には、森林認証苦情処理委員会（以下、「苦情処理委員会」という。）を設置する。委員は理事長が選任し、運営委員会と判定委員会の事務局は森林認証室、苦情処理委員会の事務局は品質管理室が執り行う。
２ 委員の選任に当たっては、次のとおりとする。
(1)

運営委員は、森林計画、森林生態、自然環境、国土保全、林産物加工・流通・住宅等森林・林業の専門分野や社会経済情勢に造詣が深い者を充てる。

(2)

判定委員は、レビューアー（評価結果のレビューの実行者）に加え、森林・林業に関する全般的な知識が豊富で、SGEC基準・指標に関する理解が深い者を充てる。

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(3)

苦情処理委員は、品質管理室員、外部有識者で構成され、苦情・異議の申立者と直接の利害関係を有しない者を充てる。

３ 運営委員会の機能は、次のとおりとし、公平性委員会としても機能することとする。
(1)

森林管理認証日本森林技術協会システム及びCOC認証日本森林技術協会システムの運用に係る審議（認証活動の公平性に関わる方針及び原則を含む）
また、公平性の面で、次の事項について該当する事案が認められ、公平性確保に重大な支障をきたすと判断された場合は、理事長に報告する。
審議は、内部監査の結果を用いて行う。

(ア)

一貫して公平な認証活動の提供の支障となる、日林協内における商業的又は他の偏った考慮を許すような傾向(イ)(2)

透明性を含む、認証の公平性及び信頼性に影響する事項
その他森林管理認証日本森林技術協会システム及びCOC認証日本森林技術協会
システムの基本的事項に対する審議

４ 判定委員会の機能は、次のとおりとする。
(1)

認証に係る森林管理及びCOCの適否の判定

(2)

認証の決定

(3)

定期・更新審査結果の審議(4)

認証取り消し措置の決定

５ 苦情処理委員会の機能は、次のとおりとする。
（1）

苦情、異議申立てに対する裁定（委員の定数・任期）第１５条 運営委員又は判定委員の定数は、それぞれ６名以内とし、レビューアーを除く判定委員並びに運営委員は日林協の外部の人材に委嘱する。
２ 運営委員又は判定委員の任期は、２年とする。ただし、補欠の委員の任期は、前任者の残任期間とする。
３ 運営委員又は判定委員は、再任することができる。
（委員会の開催）
第１６条 運営委員会は、理事長が最低年１回開催する。判定委員会は、森林認証室長が必要の都度開催する。運営委員会開催において、認証活動に係る事項を報告書として送付する場合には、意見を求めることとし、その記録を保管することとする。
２ 運営委員会又は判定委員会は、委員の過半数以上が出席しなければ会議を開くこ

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規程とができない。
３ 日林協は、運営委員会の任務に必要な次の情報を、機密保持に関わる個別の事業体の情報を除き、提示する。
(1)

認証業務に関する重要な決定事項及び処置とその事由(2)

判定委員会など認証プロセスに関する特定業務の責任者の選定結果(3)

定期的に提示する情報（事業計画や事業報告、組織変更などの情報、認証状況、依頼者アンケート状況、依頼者クレーム状況、第三者クレーム状況、マネジメントレビューの結果など）(4)

公平性に係る重大なリスクに関する情報(5)

その他運営委員会が提示を求めた情報

４ 運営委員会及び判定委員会が開催された場合は、議事録として記録する。
（委員の解任）第１７条 日林協は、運営委員又は判定委員が次のいずれかに該当する場合においては、理事長がその委員を解任することができる。
(1)

秘密保持義務違反等の職務上の業務違反その他運営委員又は判定委員としてふさわしくない行為があったとき。

(2)

心身の故障のため、職務の執行に堪えられないと認めるとき。

（機密保持及び公平性保持義務）
第１８条 日林協役職員、認証審査員、運営委員及び判定委員は、森林管理者、利害関係者等から審査時に入手した情報を厳重に管理し、外部への漏洩を防止する。
２ 日林協は、審査に関する書類を、他の業務と区別し、10年間、所定の場所に保管する。
３ 個人情報保護については、日林協の個人情報保護規程によるものとする。
４ 運営委員会及び判定委員会は、委員会、その他の活動に関して、機密を漏らさないこと、並びに、商業的及びその他の利害関係に影響されないこと。
５ 運営委員及び判定委員は、認証の審査の対象となる認証の取得者との間に、過去及び現在において利害関係があれば、該当する認証対象森林又は認証対象業種の審査のための委員会には出席しない旨日林協に申し出ること。
６ 理事長が運営委員会の公平性確保に重大な支障をきたす事案に係る報告に従わない場合、運営委員会は認定機関、利害関係者への通知等、独自の行動をとる権利を有する。また、この場合、理事長は、同報告に従わない理由を文書化する。

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第４章 認証審査業務に関する公正の確保（認証審査業務の実施及び管理の体制）
第１９条 日林協は、認証審査業務に従事する職員を森林認証室に配置する。
２ 日林協は、理事長を認証業務の包括的管理責任者とする。理事長は、森林認証室長を管理者として任命する。ただし、これらの者が職務続行が困難とみられる場合は、次の職位にあるものが代行する。
３ 森林認証室長は、認証審査業務を統括し、認証審査業務の適正な実施のため、必要かつ十分な措置を講ずるものとし、認証審査業務について責任を有する。
４ 認証審査業務を行うことができるのは、運営委員、判定委員、又は日林協の森林認証室長及び同室長が任命する認証審査員とし、それ以外の者は認証審査業務に従事しないものとする。判定を行うことができるのは判定委員会のみとする。レビューアーは、自らが審査を行った案件の判定には加わらないものとする。
５ 日林協は「認証業務品質マニュアル」3.4外部委託契約により外部の認証審査員に認証審査業務に係る審査業務及び認証審査報告書作成を実施させることができる。
外部委託契約先の決定に当たっては、業務の責任能力、業務実施能力、機密保持、利害の相反について十分配慮する。
（認証審査業務に関する公正の確保）
第２０条 認証審査業務に携わる者が、当該審査の依頼者と利害関係を有する場合には、認証審査業務を行わないものとする。
２ 運営委員会又は判定委員会の委員のうち、当該審査の依頼者と利害関係を有する者は、認証審査業務に携わらないものとする。
３ 森林認証室長は審査毎に認証審査員を定め利害関係がないことを確認する。
４ 認証審査業務に当たっては、法令等を遵守する。
５ 公平性に係るリスクの特定と対応については、公平性に係るリスクの報告事案の妥当性評価を行い、重大なリスクがあると評価された場合は、認証審査員の選任又は交代、当該審査業務の引き受け取止めを選択して対応する。詳細は別途定める「公平性に係るリスクの特定と対応」による。
第５章 雑則（認証審査業務規程の公開）
第２１条 日林協は、本規程をインターネットを利用して公開する。

（財務諸表の備付け等）
第２２条 日林協の財務状況については、経理規程に基づき、毎事業年度末日に帳簿をJAFTA 2021-D1026

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締切り、(1) 貸借対照表、(2) 正味財産増減計算書、(3) 財産目録、(4) 貸借対照表及び正味財産増減計算書の付属明細書、(5) 収支計算書、(6) 公益目的支出計画実施報告書を作成し、５年間事務所に備えて置くものとする。
（帳簿及び申請書類等の保存期間）
第２３条 帳簿及び申請書類等の保存期間は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるとおりとする。
(1)

帳簿（依頼者名、依頼者所在地、申請書受理日、現地審査日、運営委員会日、判定委員会日、認証決定日、認証番号など）は、認証後10年間保管する。

(2)

申請書類（是正がなされたものについては、是正後のものに限る。）及び審査報告書の写しは、認証後10年間保管する。

（帳簿及び書類の保存及び管理方法）
第２４条 前条各号に掲げる文書及びその他審査に係わる文書の保存は、審査中にあっては審査のため特に必要ある場合を除き事務所において、審査終了後は施錠できる室、ロッカー等において、確実かつ秘密の漏れることのない方法で行う。
２ 前項の保存は、前条(1)号に規定する帳簿への記載事項及び(2)号に規定する申請書類等を、日林協のサーバーとは別媒体の磁気ディスク等に記録し、その保存を行うことができる。
（事前相談）
第２５条 依頼者は、審査の申請に先立ち、日林協の森林認証室に相談をすることができる。この場合において、森林認証室は、誠実かつ公正に対応する。

※当文書は理事長の判断により改廃する。
この規程は、平成 24 年 10 月 10 日より施行する。
平成 26 年 1 月 15 日改定
平成 26 年 4 月 15 日改定
平成 27 年 3 月 31 日改定 JAB の書類審査に伴い修正
平成 28 年 1 月 1 日改定 JAB の認定審査結果に対応
平成 29 年 9 月 1 日改定
平成 30 年 6 月 1 日改定 文章の見直しによる修正
令和 3 年 12 月 1 日改定 SGEC 規格の改正に伴い改定、令和 4 年 4 月 1 日より施行

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令和 4 年 2 月 8 日改定 JAB の認定審査に伴い修正
令和 5 年 5 月 25 日改定 JAB の再審査に伴い修正

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