○特定個人情報の適正な取扱いに関する要綱（平成２７年１２月１日制定）（趣旨）
第１条 この要綱は、公益財団法人神奈川県公園協会（以下、「協会」という。）が、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成 25 年法律第 27 号）」（以下、「番号法」という。）及び公益財団法人神奈川県公園協会個人情報保護規程に基づき、協会の取扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
（定義）
第２条

この要綱における特定個人情報とは、個人番号（個人番号に対応し、その個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第七条第一項及び第二項、第八条並びに第六十七条並びに附則第三条第一項から第三項まで及び第五項を除く）をその内容に含む個人情報をいう。
（協会の責務）
第３条

協会は、公益財団法人神奈川県公園協会定款第２７条第２項に定める役員、公益財団法人神奈川県公園協会就業規程第２条に定める職員、採用内定者並びに報酬支払対象者等（以下、「役職員等」という。）から取得した特定個人情報の適正な取扱いに努めるものとする。
（取扱い範囲）第４条 協会が取扱う特定個人情報は、原則として次のとおりとする。
(1)給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務(2)雇用保険届出事務(3)労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務(4)健康保険・厚生年金保険届出事務(5)国民年金の第３号被保険者の届出事務(6)報酬等の支払調書作成事務（組織体制）
第５条 特定個人情報の取扱い者は次の者をもって充てる。
(1)責任者 事務局長
(2)管理者 総務企画課長及び経営課長(3)事務担当者 事務局長が別に指定する職員（職務）第６条 前条に規定する者の職務は、次のとおりとする。
(1)責任者
特定個人情報の取扱いに関する総括(2)管理者- 484 -

所掌事務に係る事務担当者の監督及び事務担当者に対する特定個人情報が記された書類及び電子データの取扱いの許可、特定個人情報を保管する書庫等の管理、特定個人情報を取扱う専用機器の管理、特定個人情報取扱簿の管理、その他特定個人情報の事務に関する総括(3)事務担当者
所掌事務に関する特定個人情報が記された書類及び電子データの第４条で定める範囲での取扱い、特定個人情報取扱簿の記載、その他特定個人情報に関する事務（守秘義務）
第７条

第５条に定める責任者、管理者、事務担当者（以下、「管理者等」という。）は、業務上知り得た情報を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
２

前項を確認するため、管理者等は特定個人情報の適正な取扱いに関する誓約書（第１号様式）を理事長に提出しなければならない。
（情報システム）

第８条

特定個人情報に関する電子データは情報システムにより管理するものとし、情報システムは特定個人情報専用の機器（以下、「専用機器」という。）により運用するものとする。
２ 専用機器は、特定個人情報に係る手続き以外に使用してはならない。
３ 専用機器に保存された電子データは、専用機器以外に持ち出してはならない。
４

専用機器は、電子データの流出防止のため、専用の印刷機以外の機器に接続してはならない。

５ 専用機器は、鍵付の書庫等に保管し、この鍵は管理者が管理するものとする。
６ 専用機器は、管理者の許可を得て使用するものとする。
（取得等）
第９条

理事長は、番号法に基づき、役職員等に対し、個人番号の提供を求めることができる。なお、常勤役員、常勤職員、主任専門員、専門員が扶養対象家族を有する場合にあっては、扶養対象家族の個人番号の提供を求めることができる。
２ 協会は、役職員等に対し、特定個人情報の利用目的をあらかじめ周知するものとする。
３

役職員等から特定個人情報を取得する際は、その書類の写しを簡易書留等の方法により受領するものとする。

４ 必要に応じ、本人を証する書類の写しを併せて受領することができる。
５ 協会は、必要に応じ、国民年金第３号被保険者の届出事務の実施に関しての委任状（第２号様式）の提出を求めることができる。
（利用）
第 10 条 事務担当者は、第４条に定める事項について特定個人情報を取扱うことができる。
２

特定個人情報を取扱う際は、事前に特定個人情報取扱簿（第３号様式）により、管理者の許可を得なければならない。

３

特定個人情報を取扱う際は、指定の取扱い区域において管理者等以外の目に触れないよう取扱わなければならない。
- 485 -

４

第９条において取得した特定個人情報は、速やかに情報システムに入力するものとする。

５

前項において、入力後、特定個人情報が記載された写しは、管理者の立ち会いのもと速やかにシュレッダーにて裁断処分をしなければならない。

６

事務担当者は、情報システムを利用し特定個人情報を含む書類を作成することができる。

７

前項において、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等（以下「行政機関等」という。
）への提出にかかる書類に限り、印刷出力をすることができる。

８

前項において、行政機関等へ書類を提出する場合に限り、管理者の許可を得て印刷出力した書類について、鍵付の鞄により事務局の外に持ち出すことができる。
（保存期間）

第 11 条 特定個人情報は、情報が記載された書類の関係法令に定める保存期間（別表）まで、保存するものとする。
２

書類は鍵付の専用の書庫等に保管するものとする。なお、この鍵は管理者が管理するものとする。
（提供）

第 12 条 特定個人情報は、関係法令に規定されている場合に限り、行政機関等へ提供することができる。
（削除・廃棄）第 13 条 個人番号が記載された書類及び電子データの削除、廃棄にあたっては、第４条に規定する事務を行う必要がなくなった場合、かつ第 11 条第 1 項に定める保存期間を経過した場合に、速やかに処理するものとする。
（紛失・情報漏えい等）
第 14 条 管理者等は、紛失及び情報漏えい発生時又はその可能性が疑われる場合には、速やかに原因の究明をするとともに、漏えいの拡大防止に努めなければならない。
２

紛失及び情報漏えい発生時又はその可能性が疑われる場合には、速やかに理事長及び役職員等の本人に報告しなければならない。
（教育）

第 15 条 責任者は、管理者、事務担当者に対し特定個人情報の適正な取扱いに関する教育を行うものとする。
（その他）
第 16 条 この要綱の施行について必要な事項は理事長が別に定める。
附則

この要綱は、平成 27 年 12 月 1 日から施行する。

- 486 -

第１号様式(第７条関係)

特定個人情報の適正な取扱いに関する誓約書

私は、公益財団法人神奈川県公園協会「特定個人情報の適正な取扱いに関する要綱」に基づき、役職員等の特定個人情報を適正に取扱うことを誓約します。
なお、業務上知り得た情報の守秘義務は退職後についても厳守します。

平成年月日

公益財団法人神奈川県公園協会
理事長

殿所 属
職 名
氏 名

- 487 -

第２号様式(第９条関係)

委

任状

私は、国民年金第３号被保険者の届出事務の実施に関して、次の者を代理人と定め、貴協会に個人番号を提供する権限を付与します。
受任者 公益財団法人神奈川県公園協会(職員氏名)

平成年

月日

委任者 (職員の配偶者氏名)- 488 -

第３号様式（第 10 条関係）

特定個人情報取扱簿
平成年
事務取扱日

内容担当者
印

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

月日

- 489 -

管理者
印備 考

別表（第 11 条関係）
関連文書類

起算日

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申法定申告期限告書、保険料控除申告書
給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書
源泉徴収簿

課税関係終了日
法定申告期限

根拠条文等
国税通則法
70～73 条
国税通則法70～73 条
国税通則法70～73 条

保存期間

7 年間

7 年間
7 年間

雇用保険被保険者関係書類（雇用保険被保険者資格取得等確
認通知書、離職証明書の事業主

完結の日

雇用保険法施行規則
143

4 年間

控等）
労災保険に関する書類
労働保険の徴収・納付等の関係
書類
健康保険・厚生年金保険に関する書類

完結の日

労働者災害補償保険
法施行規則 51

3 年間

労働保険の保険料の完結の日徴収等に関する法律

3 年間

施行規則 72
健康保険法施行規則
完結の日

143、厚生年金保険法施行規則 28- 490 -

2 年間