ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答

CAT2020 運用開始以降は、レコード ⇒ データ
ファイル ⇒ データセットと読み替えてください。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章
1項

依頼内容の問い合わせと回答
ILL 操作とレコード状態遷移
図は、問い合わせから回答、その確認までの基本フローです。
まず、受付館は依頼館から複写依頼や貸借依頼を受付けます。
レコードの状態は「処理中」になります。
依頼内容に不明な点がある場
合、受付館は問い合わせを送信します。レコードの状態は「新着照会」となります。
依頼館は問い合わせの内容を確認します。レコードの状態は「照会」となります。
依頼館が回答を送信すると、レコードの状態は「回答待」となります。
受付館が回答内容を受け確認すると、レコードの状態は「処理中」となります。
問い合わせと回答が終わり、受付館が通常の受付業務として依頼されたものを発送し、レコードを更新すると、レコードの状態は「発送」となります。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章
1項

依頼内容の問い合わせと回答
依頼の受付と問い合わせ
依頼内容について、例えば「カラーページが含まれているがどうするか」「ページが異なる」「該当論文がない」といったことを、受付館が依頼館に問い合わせる方法を説明します。
この例題では、広告ページも複写するかを問い合わせることとします。
まずは、受付館から依頼館に問い合わせ内容を送信するまでの操作です。
依頼の受付を行った後、その資料を確認したところ、複写希望の 26-29 ページには、その論文以外に広告ページが含まれていることがわかりました。
依頼資料を発送する前に、依頼館に、広告ページも必要かどうかを確認します。
ILL 業務選択画面で「複写受付」をクリックします。
複写受付業務選択画面です。
既に受付を済ませているレコードが「処理中」に 1 件あります。
「処理中」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答
複写受付検索・簡略表示画面です。
連絡が必要なレコードのレコード ID をクリックして、詳細情報を表示させます。

複写受付詳細表示画面です。
「処理中」のレコードが表示されました。
依頼館に依頼内容についての問い合わせを行うときは、CMMNT フィールドにその内容を入力し、「INQUIRE」コマンドを発行します。
「INQUIRE」を使用する場合は、CMMNT フィールドの入力が必須です。
この例題では、CMMNT フィールドに「p.27 は広告です」と入力し、「INQUIRE」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答
レコードの状態は「新着照会」となりました。
問い合わせ内容は、履歴のコメント欄に記録されています。
これで、依頼内容への問い合わせが送信できました。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章
1項

依頼内容の問い合わせと回答
問い合わせへの回答
連絡内容を確認し、適切な処置をとって回答する操作に移ります。
受付館からの連絡や問い合わせが発生すると、依頼館側のILL 業務選択画面に早急処理マークが表示されます。
「複写依頼」をクリックします。

複写依頼業務選択画面です。
「新着照会」が１件あることがわかるので、「新着照会」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答
複写依頼検索・簡略表示画面です。
該当するレコード ID をクリックして、レコードの詳細情報を表示しましょう。

複写依頼詳細表示画面です。
「新着照会」のレコードが表示されました。
「RECEIVE」をクリックして、レコードを受け付けます。

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7ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答
レコード状態は「照会」となります。
履歴のコメント欄に受付館からの問い合わせ内容が記録されています。確認すると、「p.27 は広告です」とありました。
受付館からの照会には、「ANSWER」コマンドで回答します。「ANSWER」を使用するときは、CMMNT フィールドの入力が必須です。
この例題では、申込者に確認したところ、広告ページは必要ありませんでしたので、PAGE を修正し、CMMNT に「p.27 は不要です」と回答を記入し、「ANSWER」をクリックします。

レコードの状態は「回答待」となります。
回答は、履歴のコメント欄に記録されています。
これで、問い合わせへの回答ができました。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答

依頼館からの回答内容を確認する操作に移ります。
依頼館からの「回答待」のレコードが発生すると、受付館側の ILL 業務選択画面に早急処理マークが表示されます。
「複写受付」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答
複写受付業務選択画面です。
「回答待」が１件あることがわかるので、「回答待」をクリックします。

複写受付検索・簡略表示画面です。
該当のレコード ID をクリックして、詳細を表示します。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答複写受付詳細表示画面です。
「回答待」のレコードが表示されました。
「RECEIVE」をクリックします。

レコードの状態は「処理中」となります。
履歴のコメント欄に、依頼館からの回答が記録されています。
確認すると、コメントには「p.27 は不要です」とあり、PAGE も「26,28,29」に修正されていました。
この内容で、資料の複写を行い、発送します。
その後、会計事項を入力します。
例題に示すとおりに、 ITEM（大きさ）に A4、UPRCE（1 枚あたりの単価）に 35 円、QNT（コピー枚数）に 3 枚、POSTG（送料）に80 円と入力します。
WebUIP では、「SUM」をクリックすると合計金額を自動セットします。
「SEND」をクリックして送信します。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第1章

依頼内容の問い合わせと回答
レコード状態は「発送」になります。
これで、依頼内容の問い合わせと回答の作業は終了です。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章1項

到着資料の問い合わせと回答
ILL 操作とレコード状態遷移図は、到着資料の問い合わせと回答の基本フローです。
まず、受付館から依頼館宛てに資料が発送され、レコード状態は「発送」となっています。
依頼館に資料が届いたら、依頼館はレコードを確認し、状態を「到着処理中」にします。
到着資料とレコードを照合し、不備などが見つかった場合、受付館に問い合わせを行います。
レコード状態は「クレーム未処理」となります。
受付館が依頼館からの問い合わせを受け付けるとレコード状態は「処理中」となります。
問い合わせ内容を確認し、回答を入力し、送信すると、レコード状態は「クレーム回答待」となります。
依頼館側が回答内容を受け付けると、レコード状態は「到着処理中」となります。
回答内容を確認すると、レコード状態は「確認」となります。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章1項

到着資料の問い合わせと回答
レコードの照合と問い合わせ届いた資料と ILL レコードを照合して、例えば「料金に間違いがある」「コピーの質に問題があった」などを、受付館に依頼館が問い合わせる方法を説明します。
この例題では、依頼館がコピーを受け取り、レコードと照合したところ、コピーに足りないページが見つかったので、受付館に連絡するというものです。
まず、依頼館が資料を受け取り、レコードとの照合を行うところから始めます。
ILL 業務選択画面で、「複写依頼」をクリックします。

複写依頼業務選択画面です。
レコードの状態は「発送」です
ので、「発送」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答
複写依頼検索・簡略表示画面です。
レコード ID をクリックして詳細を表示します。

複写依頼詳細表示画面です。
「発送」のレコードが表示されました。
「RECEIVE」をクリックして、受け付けます。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答
レコード状態は「到着処理中」となります。
到着資料とレコード内容を照合します。
資料に欠落があることがわかったので、CMMNT フィールドに受付館への連絡内容を入力し、CLAIM をクリックして、送信します。
CLAIM を使用するときは、CMMNT フィールドは入力必須です。
この例題では、「p.28 が欠落していました」と入力し、CLAIMをクリックします。

レコード状態は「クレーム未処理」となります。
受付館への問い合わせ内容は、履歴のコメント欄に記録されています。
これで、到着資料についての問い合わせができました。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答

依頼館からの問い合わせ内容を確認し、回答するまでの操作に移ります。
依頼館からの連絡や問い合わせが発生すると、受付館側の ILL業務選択画面に早急処理マークが表示されます。
「複写受付」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答
複写受付業務選択画面です。
「クレーム未処理」のレコードがあることがわかるので、「クレーム未処理」をクリックします。

複写受付検索・簡略表示画面です。
該当するレコード ID をクリックして、レコードの詳細情報を表示しましょう。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答
複写受付詳細表示画面です。
「クレーム未処理」のレコードが表示されました。
「RECEIVE」をクリックして、レコードを受付けます。

レコード状態は「処理中」となります。
履歴のコメント欄に依頼館からの問い合わせ内容が記録されています。確認すると、送付した資料に欠落があったことがわかります。
該当箇所のコピーを行い、発送しましたので、依頼館にその旨、連絡をします。
送付した資料についての依頼館からの照会には、「SEND」コマンドで回答します。
この例題では、レコードのCMMNT フィールドに依頼館への回答を入力し、「SEND」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答
レコード状態は、「クレーム回答待」となります。
回答は、履歴のコメント欄に記録されています。
これで問い合わせへの回答ができました。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章1項

到着資料の問い合わせと回答
回答の確認
受付館からの「クレーム回答待」のレコードが発生すると、依頼館側の ILL 業務選択画面に早急処理マークが表示されます。
「複写依頼」をクリックします。

複写依頼業務選択画面です。
「クレーム回答待」のレコードがあることがわかるので、「クレーム回答待」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答
複写依頼検索・簡略表示画面です。
該当のレコード ID をクリックして、詳細を表示します。

複写依頼詳細表示画面です。
「クレーム回答待」のレコードが表示されました。
「RECEIVE」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第2章

到着資料の問い合わせと回答
レコードの状態は「到着処理中」となります。
履歴欄の回答を確認します。
到着した資料とレコード内容とを照合し、問題がなければ、「OK」をクリックします。

レコード状態は「確認」となります。
これで、回答の確認の作業ができました。
以上で到着資料の問い合わせと回答の作業は終了です。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章

貸借業務における問い合わせ

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章
1項

貸借業務における問い合わせ
ILL 操作とレコード状態遷移

図は、返却期限の更新請求から回答、その確認までの基本フローです。
借用中の資料について、利用者からの返却期限の延長の依頼がありました。まず、「借用中」のレコードに対し、返却期限の更新請求を入力し、送信します。レコードの状態は「更新請求」となります。
受付館は、更新請求の内容を確認します。レコードの状態は「返却処理中」となります。
受付館は、更新請求に対する回答を入力し、送信すると、レコードの状態は「返却クレーム未処理」となります。
依頼館が回答内容を受け確認すると、レコードの状態は「借用中」となります。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章
1項

貸借業務における問い合わせ
更新請求
この例題では、利用者からの依頼により、借用中の資料の返却期限について、更新請求を行います。
まずは、依頼館が受付館に、更新請求を送信するまでの操作です。
貸借依頼業務選択画面です。
「借用中」の中から該当のレコードを表示します。

貸借依頼検索・簡略表示画面です。
該当のレコード ID をクリックして、詳細を表示します。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章

貸借業務における問い合わせ
貸借依頼詳細表示画面です。
「借用中」のレコードが表示されました。
更新請求コマンド「RENEW」を使用する場合は、CMMNT フィールドの入力が必須です。
この例題では、依頼内容を CMMNT フ
ィールドに「返却期限の更新をお願いいたします」と入力し、「RENEW」をクリックします。

レコードの状態は「更新請求」となりました。
更新請求の内容は、履歴のコメント欄に記録されています。
これで、返却期限の更新請求が送信できました。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章

貸借業務における問い合わせ

依頼館からの更新請求が発生すると、受付館側の ILL 業務選択画面に早急処理マークが表示されます。
「貸借受付」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章

貸借業務における問い合わせ貸借受付業務選択画面です。
「更新請求」が１件あることがわかるので、「更新請求」をクリックします。

貸借受付検索・簡略表示画面です。
該当するレコード ID をクリックして、レコードの詳細情報を表示しましょう。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章

貸借業務における問い合わせ貸借受付詳細表示画面です。
「更新請求」のレコードが表示されました。
「RECEIVE」をクリックして、レコードを受け付けます。

レコード状態は「返却処理中」となります。
履歴のコメント欄に依頼館からの更新請求内容が記録されていますので、確認します。
更新請求の問合せには「CLAIM」コ
マンドで回答します。
「CLAIM」コマンドを使用するときは、CMMNT フィールドの入力が必須です。
この図書館の規定では、更新請求は1 回 10 日間に限り可能ですので、その旨、回答します。
返却期限 DDATE を、更新後の期限に修正し、CMMNT に「10 日間延長します。ただし、更新請求は 1 回のみとさせていただいています。
」と入力
し、「CLAIM」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章

貸借業務における問い合わせ
レコードの状態は「返却クレーム未処理」となります。
更新請求への回答は、履歴のコメント欄に記録されています。
これで更新請求への回答ができました。

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第3章
1項

貸借業務における問い合わせ
回答の確認
更新請求に対する受付館からの回答内容を確認する操作に移ります。
受付館からの「返却クレーム未処理」のレコードが発生すると、依頼
館側の ILL 業務選択画面に早急処理マークが表示されます。
「貸借依頼」をクリックします。

貸借依頼業務選択画面です。
「返却クレーム未処理」に 1 件レコードがあります。
「返却クレーム未処理」をクリックします。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章

貸借業務における問い合わせ貸借依頼検索・簡略表示画面です。
該当のレコード ID をクリックして、詳細を表示します。

貸借依頼詳細表示画面です。
「返却クレーム未処理」のレコードが表示されました。
「RECEIVE」をクリックして、レコードを受付けます。

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ILL システム応用操作(2)-問い合わせと回答

第3章

貸借業務における問い合わせ
レコードの状態は「借用中」となります。
履歴のコメント欄に受付館からの回答内容が記録されています。確認す
ると、「10 日間延長します。ただし、更新請求は 1 回のみとさせていただいています。
」とありました。
返却期限 DDATE を見ると、更新後の期限「20080323」に修正されています。
確認の結果、問題がなければ、利用者に返却期限が更新されたことを連絡します。
貸借資料を受付館に返送するまでは、レコードの状態は、「借用中」のままです。
これで、更新請求への回答確認の作業は終了です。

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第3章
1項

貸借業務における問い合わせ
ILL 操作とレコード状態遷移貸借業務において資料が返却された時点での問い合わせについて説明します。
既に操作についてはいろいろなケースを行なってきましたので、最後にここでは状態遷移図の見方の復習をしておきましょう。
資料が返送されて、返却処理中の状態にしたところで、別の資料が返却された、資料が破損していた等の不備が見つかった場合、状態遷移図で「返却処理中」からの矢印をみます。

「返却処理中」から出ている矢印は「OK」と「CLAIM」の 2 本です。
「OK」してしまうと最終状態の「返却確認」になってしまいますので、もうひとつの「CLAIM」コマンドを発行すれば、状態を「返却クレーム未処理」にできることが分かります。間違えて「OK」コマンドを発行した後でも、「CALLBACK」によって「返却処理中」に戻すことが可能です。
状態遷移図のこの部分は、資料の返送を伴わない場合の流れです。
次に依頼館の立場になって「返却クレーム未処理」状態のレコードについて考えてみましょう。回答をコメントに書いて「RENEW」コマンドを発行すれば ILL レコードを受付館の方に戻すことができます。状態は「更新請求」となりますが、受付館は問い合わせの回答だということがこの図によって分かります。

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おわりに
これは「NACSIS-ILL 複写/貸借業務状態遷移図」です。レ

コードの各状態と、そこからの動きをコマンドとともに示しています。基本操作の流れが太い矢印、応用操作の流れが細い矢印で示されています。
この教材の１章では、依頼内容の問い合わせと回答の操作を練習しました。
２章では、到着資料に関する問い合わせと回答の操作を練習しました。
同じ「問い合わせ」でも、ケースによって随分操作の流れが異なることが理解できたでしょう。
３章では、貸借業務における資料の返送を伴わない問い合わせの流れを学習しました。
いずれも、依頼館と受付館とでやりとりが必要なため、操作方法もレコードの動きも複雑です。実際の業務で操作が分らなくなった時は、「状態遷移図」で確認してみましょう。

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