研究費の不正使用等防止計画［令和６年度具体的対応策］(令和６年４月１日改定)

はじめに
国立研究開発法人農業･食品産業技術総合研究機構（以下「農研機構」という。）は、「研究機関における公的研究費の管理･監査のガイドライン（実施基準）」（文部科学省：令和 3 年 2 月 1 日、農林水産省：令和 3 年 4 月 1 日）及び、「研究費の不正使用等の防止に関する規程」（27 規程第 134 号 平成
27 年 8 月 6 日）第 3３条に基づき、研究費の適正な運営及び管理についての責任体制を明確に定め、研究費の不正使用等を発生させる要因を把握し、その要因に対する具体的な「研究費の不正使用等防止計画」を策定した。さらに、毎年度、リスクマネジメント手法を用いて具体的対策を見直すとともに、「研究費の不正使用等防止の取組み」を公表している。
〈Ⅰ〉機構内における責任体系の明確化
研究費の適正な運営及び管理について、最終責任を負う者や実質的な責任を負う者など責任体制を明確に規程等で定め、ホームページで公表し機構内外に周知する。
１．最高管理責任者 【理事長】
農研機構における研究費の運営及び管理に関する事務を統括し、研究費の運営及び管理について最終責任を負う。
［役 割］①研究費の不正使用等の防止に関する基本方針（以下「基本方針」と言う。）を策定・周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。また、統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が責任を持って研究費の運営及び管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮する。
②基本方針や具体的な不正防止対策の策定に当たっては、重要事項を審議する内部統制委員会において審議を主導するとともに、その実施状況や効果等について役員等と議論を深める。
➂自ら研究所に足を運んで不正防止に向けた取組を促すなど、様々な啓発活動を定期的に行い、職員等の意識の向上と浸透を図る。
２．統括管理責任者 【理事（総務、財務、デジタル化担当）】
最高管理責任者を補佐し、研究費の不正使用等防止対策の策定、実施等並びに農研機構における研究費の運営及び管理に関する事務を統括する。
［役 割］
研究費の不正使用等防止体制の組織横断的な体制を総括する責任者で、研究費の適正な管理執行に対して実質的な責任を負う。基本方針に基づき、農研機構全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認するとともに、最高管理責任者に報告する。
３．コンプライアンス推進責任者
コンプライアンス推進責任者は、本部（管理部及び技術支援部を除く）では管理本部長とし、管理部、技術支援部及び研究所（組織規程第５条に定める研究所）では、各組織の長とする。コンプライアンス推進責
任者は担当する組織における研究費の運営及び管理に関する事務並びに教育等を行う。
［役 割］
統括管理責任者の指示の下、不正使用等防止を図るため担当組織において①対策を実施し、実施状況を確認するとともに、統括管理責任者に報告する。
②適切に研究費の運営及び管理を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。
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③研究費の運営及び管理に関わる全ての職員に対し研修を実施し受講状況を管理監督する。また、定期的に啓発活動を実施する。
４．防止計画推進部署 【内部統制推進部】［役 割］
不正使用等を発生させる要因を把握し、必要に応じて「研究費の不正使用等防止計画」の見直しを行うとともに、「研究費の不正使用等防止計画」を確実に実現するために各担当部署が取り組むべき具体的対応策を毎年度策定して、それら対応策の推進及び実施状況の点検・取りまとめを行う。
なお、これらを実施する各段階において、不正防止に関する整備・運用状況（モニタリング及び内部監査によって明らかになった不正発生要因の不正防止計画への反映、不正防止計画の適切な実施など）について、事前に監事との意見交換を行う。
また、農研機構における不正使用等防止に関する取組を、機構内外に積極的に情報発信する。
〈Ⅱ〉適正な運営・管理の基礎となる環境の整備
１．ハンドブックの改訂と周知
研究費の使用ルールをわかりやすくまとめたハンドブックを定期的に更新し、会議・研修等を活用し、研究費の運営及び管理に係わる職員に直近のルールを周知徹底する。
２．研修及び研修効果の考査
全役職員等に、自身が取り扱う研究費の使用ルールやそれに伴う責任、自らのどのような行為が不正使用等に当たるのかなどをしっかりと理解させるための研修を実施するとともに、理解度を調査する。
３．誓約書の提出
研究費の運営及び管理に係る使用ルール等を遵守する義務があることを理解し、意識の浸透を図るため、研究費の運営及び管理に関わる全ての役職員等（以下「研究費関係役職員等」という。）に対し「誓約書」の提出を義務づける。
（研究費の不正使用等防止に関する規程第 12 条）
４．啓発活動
全役職員等へ、不正を起こさせない組織風土を形成するために、不正防止に向けた意識の向上と浸透を図ることを目的として、啓発活動により不正防止に向けた意識付けを広く定期的に行う。
５．会計事務担当者の知識の共有
会計事務担当者間で使用ルールに関する情報共有や不正使用等防止の取り組みに対する意見交換の機会を必要に応じて設け、知識の共有、運用・解釈の統一を図る。
６．外部資金使用ルールの徹底と運用の改善
外部資金を適切に使用するために、資金毎の使用ルールの徹底と組織内における適正な運用を図る。
〈Ⅲ〉不正を発生させる要因の把握と不正使用等防止計画の見直し、具体的対応策の策定
１．不正を発生させる要因の把握
防止計画推進部署は、研究費の不正使用の残存リスクを定期的に評価するとともに、不正を発生させる要因の把握に努める。
２．研究費の不正使用等防止計画の見直し、具体的対応策の策定
防止計画推進部署は、新たな要因の発生に適正に対処できるよう「研究費の不正使用等防止計画」の見直しを行うとともに、「研究費の不正使用等防止計画」を確実に実現するための具体的対応策を毎年度当初に策定し、周知徹底する。また、各年度の実施状況の点検結果を踏まえ、具体的対応策に反映するととも2に、必要な場合は「研究費の不正使用等防止計画」の見直しを行う。

〈Ⅳ〉研究費の適正な運営・管理活動
１．適正な予算管理
定期的に予算執行状況の確認を行うとともに、必要に応じて改善を指導する。特に執行率の低い研究課
題の責任者に対してはヒアリングを行い、計画的な予算執行の促進と無理な予算執行の回避の為の取組を行うことにより、年度末に予算執行が集中することがないよう適切な予算執行に努める。
２．予算執行のチェック体制の点検
予算執行におけるチェック体制（手続きの流れ、承認者等）を明確にし、職員に周知する。また、毎年度点検を行い、必要な場合は見直しを行う。
３．取引業者との関係に係る注意事項
取引業者との関係について、以下の事項を厳守することにより、不正使用等の要因となるリスクの軽減を図る。
①取引業者と研究職員の直接取引の禁止を徹底する。
②取引業者が研究所の施設に出入りする場合は、受付場所においてその記録を確実に管理する。
③研究職員が取引業者から情報収集する場合、オープンスペースで行う。
４．取引業者からの誓約書の提出
取引業者から、以下の事項を盛り込んだ誓約書の提出を求める。
➀農研機構が定める諸規程を遵守し、不正に関与しないこと。
②内部監査・その他調査等において、取引帳簿等の閲覧・提出等の要請に協力すること。
③不正が認められた場合は、取引停止を含むいかなる処分を講じられても異議がないこと。
④役職員からの不正な行為の依頼等があった場合には通報すること。
５．検収業務の徹底
検収業務の形骸化が不正使用等の要因となるため、以下の事項により引き続き検収業務の強化を図る。
①特殊な物品等であっても発注書と納品書、物品等との照合、確認を徹底する。
②取引業者に対して、書面等により納品、検収場所の周知徹底を行う。
③検収体制の有効性を検証し、効果的・効率的な検収手法を確立するなどにより検収体制を強化する。
④物品の発注、検収時における疑義等に適時適切に対応できるよう、研究内容、試薬等について一定の知見を持った者と常に相談、検証等が行える状況を確保する。
６．会計システム機能の適切な運用
会計システムを適切に運用することにより、不正の発生を未然に防止する。
７．換金性の高い物品の管理
換金性の高い物品については、会計システム内の資産台帳で管理することにより、適切に管理する。なお、競争的研究費等で購入した物品については、その旨を明示する。
８．代表機関（事業実施機関）としての取組みコンソーシアムの代表機関（事業実施機関）として、構成員に、「ガバナンスの強化」、「意識改革」、「不正防止システムの強化」を指導し、公的研究費の適正な執行への意識向上と執行ルールの浸透を図る。
〈Ⅴ〉情報の伝達を確保する体制の確立
１．「受付窓口」「相談窓口」の周知
研究費の使用ルールに係る事項の「相談窓口」と、通報を受け付ける「受付窓口」について周知徹底を図り、3

適切な研究費執行に努める。また、「受付窓口」はホームページ等において機構内外に公表する。
２．「相談窓口」の充実（使用ルールの徹底）
研究費の使用ルールについて疑義が生じた場合は、各担当者及び相談窓口に相談することを職員に徹底させる。
また、相談窓口が適正な指導が出来るよう、相談窓口担当者の知識の共有、運用・解釈の統一を図る。
３．研究職員と事務担当者のコミュニケーションの充実
研究職員と会計担当者が直接意見交換する場を設定する等、コミュニケーションの充実を図り、現場の意見や問題意識を的確に把握する。
４．情報の伝達のルール化
研究費の使用に関わる事項の周知において、伝達手段、伝達経路及び共有化の方法等のルール化を行い、情報伝達の徹底を図る。
〈Ⅵ〉モニタリングの在り方
１．コンプライアンス推進責任者によるモニタリング
コンプライアンス推進責任者は防止計画推進部署とともにモニタリングを強化、徹底する。（四半期毎の自己点検）
また、年１回「研究費の不正使用等防止計画」の実施状況等を防止計画推進部署に報告する。
２．内部監査によるモニタリング①内部監査の実施に当たっては、過去の内部監査や、日常的モニタリングを通じて把握された不正発生要因に応じて、監査計画を随時見直し、効率化・適正化を図る。
②監査部署は、不正が発生するリスクに対して重点的かつ機動的な監査（リスクアプローチ監査）を実施し、恒常的に組織的牽制機能の充実・強化を図る。
➂研究費の使用ルールに照らして会計書類の形式的要件等が具備されているか、財務情報に対するチェックを一定数実施する。
④書面検査に加えて、研究現場での聞き取り調査を実施する。
⑤監事、会計監査人、防止計画推進部署との連携により、研究費の不正使用等防止策の検証を実施する。
⑥専門的な知識を有する者（公認会計士や他の機関で監査業務の経験のある者等）を活用して内部監査の質の向上を図る。

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