第 3 講 複写業務の基本操作

1. 概要

1. 概要
1.1 この講の目的
複写業務における依頼館と受付館との基本的な処理の流れを理解する。
1.2 複写業務の基本の流れ※図中の「影付き四角」は ILL レコードの状態，「ふきだし」は各館で行う作業を表している。
カッコ内の用語は，WebUIP で使用するコマンド名である。

依 頼 館

受 付 館
＊

目録検索
依頼先の決定ILL レコードの作成（FORM）

準備中

依頼の送信（ORDER）
依頼の受付（RECEIVE）

未処理

依頼内容を入力する

依頼内容を確認する

処理中
発送通知の受付（RECEIVE）

発送の通知（SEND）

発送

到着処理中
確認の完了
（OK）

資料を送付した後で，ILL レコードに料金などを入力する到着した資料と，レコードの内容を確認する

確認＊ WebUIP では目録検索の後に ILL レコードの作成を行うが，クライアントによっては逆の場合も考えられる。また ILL レコード作成のためのコマンド「FORM」は WebUIP 固有のコマンドである。

ILL テキスト -23-

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2. 依頼するまで依 頼

受 付

2. 依頼するまで依頼するまでの流れ
業務選択

複写依頼業務を選択する。

書誌検索

雑誌のタイトルや ISSN などを検索キーにして検索する。

所蔵検索

書誌レコードが総合目録データベースに登録されていれば所蔵館を検索する。

依頼先の選択必要に応じて，所蔵巻号等で所蔵館を絞り込み，依頼先を決定する。

レコード作成ILL レコードを作成し，依頼内容を入力する。

依頼の送信

依頼を送信する。

例題 4
依頼館は，雑誌論文の複写依頼を行う。
雑誌のタイトル等： 「オンライン検索」 Vol. 8，no. 2（1987），p.47-67
論文名等：

熊谷紀男“パソコンによる情報交換”

支払区分：公費（pb）

申込者氏名・所属： 相互太郎・工学部教授

操作例
複写依頼業務（新規依頼業務）の選択
複写依頼業務選択画面で，「雑誌」を選択する。

ILL テキスト -24-

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依 頼

2. 依頼するまで

書誌検索依頼する雑誌のタイトルや ISSN 等により，書誌レコードの検索を行い該当の書誌レコードを詳細表示させる。

掲載雑誌の検索であるため，論文のタイトルや論文の著者は検索キーとしては使用できない。

書誌情報の確認と所蔵検索
詳細表示で，求める書誌レコードであるか否かを確認する。
確認後，この雑誌を所蔵している
ILL システム参加館を検索する。
所蔵館の絞り込み
書誌レコードとリンク形成されている所蔵レコードが検索され，簡略表示される。

HLV：8(2)

参加館のサービス状況もチェックし，サービス中の参加館の所蔵レコードだ
けに絞り込む依頼する巻号（Vol. 8，no. 2）を所蔵している参加館に限定するため，検索条件を加えてさらに絞り込む。

ILL テキスト -25-

受 付

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依 頼

2. 依頼するまで依頼先の決定
所蔵館の中から依頼先を決定する。
最大 5 館まで選択可能。

ILL レコードの作成
WebUIP では，所蔵レコード先頭のボタンをクリックすると当該所蔵館が依頼先として選択される。

依頼先を決定した後，ILL レコードの作成作業に移行する。

依頼内容の入力状態が「準備中」の ILL レコードが作成される。依頼に必要な内容を入力する（書誌事項や所蔵館事項については，総合目録データベースから自動的に転記されている）。
ACCT: pb
VLNO: 8(2)PAGE: 47-67
YEAR: 1987
ARTCL:熊谷紀男“パソコンによる情報交換”
CLNT: 相互太郎
CLNTP: 工学部教授

依頼時の入力必須項目

・支払区分（ACCT）
・複写種別（TYPE）
・書誌事項（BIBID，BIBNT，STDNO のいずれか）
・所蔵館コード（HMLID）
・依頼日（ODATE）
・依頼館の担当者情報（OSTAF，OADRS）

ILL テキスト -26-

受 付

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2. 依頼するまで

依 頼

受 付

システムへの依頼送信
依頼内容を入力したら，依頼コマンド（ORDER）により，システムへ依頼の送信を行う。

「複写依頼」の初期画面に戻る。
状態更新の確認
レコードの状態は「未処理」になる。
最初の受付候補館への依頼が行われた。

ILL テキスト -27-

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3. 受付から発送まで

依 頼受 付

3. 受付から発送まで受付から発送までの流れ
依頼の有無の確認

自館への依頼が発生すると，画面に早急処理マークが表示される。

受付「未処理」の状態のレコードを表示して，受付（「処理中」に）する。

資料の複写・送付

資料の送付後に，ILL レコードの状態を「発送」にする。

発送の通知

例題 5
受付館は，例題 4 の複写依頼を受け付け，資料の発送を通知する。
雑誌のタイトル等：「オンライン検索」 Vol. 8，no. 2（1987），p.47-67
論文名等：

熊谷紀男“パソコンによる情報交換”

会計事項：

大きさ→ A4

複写単価→ 35 円

複写枚数→ 21 枚

操作例
早急処理マークの確認
早急処理マークにより，複写受付業務を行う必要のあることが確認できる。

以下の状態のレコードが存在する時，早急処理マークが表示される【複写受付業務】
・ 「未処理」
・ 「回答待」
・ 「クレーム未処理」「未処理」レコードの表示
複写受付業務の初期画面に移る。「未処理」の状態の ILLレコードが存在するので，表示する。

ILL テキスト -28-

送料→ 240 円

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3. 受付から発送まで簡略表示されたレコードを詳細表示させる。

ILL レコードの受付
このレコードの受付を行うためにシステムに受付コマンド（RECEIVE）を送信する。
業務用システムでは，所蔵事項（HMLID～）は自館の情報のみ表示される。
依頼内容の確認
レコードの状態は「処理中」となる。依頼内容を確認する。

資料の複写・発送資料を複写し，依頼館への送付を行う。
「処理中」レコードの表示
ILL レコードの状態を「処理中」から「発送」にするため，複写受付業務で，「処理中」のレコードを選択する。

ILL テキスト -29-

依 頼

受 付第 3 講 複写業務の基本操作

3. 受付から発送まで

依 頼

通知内容の入力「処理中」の状態の ILL レコードが簡略表示されるので，詳細表示させる。

大きさ（ITEM），複写単価（UPRCE），複写枚数（QNT），送料（POSTG）などの料金事項を入力する。

WebUIP では，料金小計（CHRGE），ITEM: A4
UPRCE: 35
QNT: 21
POSTG: 240

合計金額（SUM）をシステムが自動的に計算するため入力を行っていない。

ILL レコードの更新
ILL レコードの状態を「発送」にするため，発送コマンド（SEND）を送信する。

発送時の入力必須項目（複写業務）

・合計金額（SUM）

状態更新の確認
レコードの状態は「発送」となる。

ILL テキスト -30-

受 付

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4. 資料が届いたら

依 頼

受 付

4. 資料が届いたら資料到着後の処理の流れ
レコードの選択「発送」の状態にあるレコードの中から，該当レコードを表示する。

レコードとの照合

到着資料と依頼内容を照合し，料金を確認する。

確認

照合の結果，問題がなければ ILL レコードの状態を「確認」にする。

例題 6
依頼館は，資料が到着したので ILL レコードの依頼内容との確認を行う。
雑誌のタイトル等： 「オンライン検索」Vol. 8，no. 2（1987），p.47-67
論文名等：

熊谷紀男“パソコンによる情報交換”

操作例
複写依頼業務の選択「発送」レコードの表示
レコードの状態は「発送」と思われるので「発送」を選択する。

該当の ILL レコードを詳細表示する。（画面省略）

ILL レコードの受付
このレコードの受付を行うために，システムに受付コマンド（RECEIVE）を送信する。

ILL テキスト -31-

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4. 資料が届いたら依頼内容等との照合
レコードの状態は「到着処理中」となる。
到着資料と，ILL レコードの依頼内容や料金項目等との照合を行う。

ILL レコードの更新
照合の結果問題がなければ，ILLレコードの状態を「確認」にするために，システムに確認コマンド（OK）の送信を行う。

状態更新の確認レコードの状態は「確認」になる。

複写業務では，依頼館・受付館双方にとって，「確認」状態が最終的な状態である。

ILL テキスト -32-

依 頼

受 付