規程第１８号
国立研究開発法人建築研究所法人文書管理規則を次のように定める。
平成２７年４月１日
国立研究開発法人建築研究所理事長

坂本雄三

国立研究開発法人建築研究所法人文書管理規則
第１章

総則

（目的）
第１条

この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。）第１３条第１項の規定に基づき、国立研究開発法人建築研究所（以下「研究所」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条
一

この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
｢法人文書｣とは、研究所の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、研究所の職員が組織的に用いるものとして、研究所が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
二｢法人文書ファイル等｣とは、研究所における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。

三｢法人文書ファイル管理簿｣とは、研究所における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

四「部等」とは、国立研究開発法人建築研究所組織規程（平成２７年４月１日規程第３号。

以下「組織規程」という。）に規定する部、研究グループ及びセンターをいう。ただし、総務部にあっては、総務課、職員課及び会計課をいい、企画部にあっては、企画調査課及び情報・技術課をいう。
第２章

管理体制

（総括文書管理者）
第３条

研究所に総括文書管理者１名を置く。

２

総括文書管理者は、理事をもって充てる。

３

総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
一

法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製-1-二

法人文書の管理に関する内閣府との連絡調整及び必要な改善措置の実施

三

法人文書の管理に関する研修の実施

四

組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置

五

法人文書ファイル保存要領その他この規則の施行に関し必要な細則の整備

六その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条

研究所に副総括文書管理者１名を置く。

２

副総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。

３

副総括文書管理者は、前条第３項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

（文書管理者等）
第５条

文書管理者は、部等の長をもって充て、当該部等の所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。
２

文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
一

保存

二

保存期間が満了したときの措置の設定

三

法人文書ファイル管理簿への記載

四

移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等

五

管理状況の点検等

六

法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「基準」という。）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

３

文書管理担当者は、文書管理者が指名した者とする。

４

文書管理担当者は、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。

（監査責任者）
第６条

研究所に監査責任者１名を置く。

２

監査責任者は、総務課長をもって充てる。

３

監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

（職員の責務）
第７条

職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章

作成（文書主義の原則）
第８条

職員は、文書管理者の指示に従い、法第１１条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、研究所における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに研究所の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものであ-2-る場合を除き、文書を作成しなければならない。
（別表第１の業務に係る文書作成）
第９条

別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）
第１０条

文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
２

文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
第４章

整理（職員の整理義務）
第１１条
一

職員は、第１２条及び第１３条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。

作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

二

相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。

三前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

（分類・名称）第１２条

法人文書ファイル等は、研究所の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１３条

文書管理者は、別表第１に基づき、基準を定めなければならない。

２

第１１条第１号の保存期間の設定については、前項の基準に従い、行うものとする。

３

第１項の基準及び前項の保存期間の設定においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。

４

第１１条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

５

第１１条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

６

第１１条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただ-3-

し、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
７

第４項及び第６項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする
法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第５章

保存（法人文書ファイル保存要領）
第１４条

総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
２

保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
一

紙文書の保存場所・方法

二

電子文書の保存場所・方法

三

引継手続

四

集中管理の推進に関する方針

五その他適切な保存を確保するための措置

（保存）
第１５条

文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
第６章

法人文書ファイル管理簿（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第１６条

総括文書管理者は、研究所の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条に基づき、磁気ディスクをもって調製するものとする。
２

法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。

３

法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

（法人文書ファイル管理簿への記載）
第１７条

文書管理者は、少なくとも毎年度一回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２

前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

３

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿-4-

の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第７章

移管、廃棄又は保存期間の延長（保存期間が満了したときの措置）
第１８条

文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２

前条第１項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。

３

総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

（移管又は廃棄）第１９条

文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第１項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２

文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

（保存期間の延長）
第２０条

文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場

合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
一

現に監査、検査等の対象になっているもの

当該監査、検査等が終了するまでの間

二現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの

当該訴訟が終結するまでの間
三

現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの

当該

不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
四２

開示請求があったもの

施行令第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間

文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。

３

文書管理者は、前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第８章

点検・監査及び管理状況の報告等-5-

（点検・監査）第２１条

文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２

監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

３

総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講じるものとする。

（紛失等への対応）
第２２条

文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２

総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。

（管理状況の報告等）
第２３条

総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第９章

研修（研修の実施）第２４条

総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）第２５条

文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第１０章

補則

（文書の受付等の取扱い）
第２６条

文書の受付、配布、起案、決裁、施行、貸出し、秘密文書の取扱い等については、国立研究開発法人建築研究所法人文書取扱規程（平成２７年４月１日規程第１９号）等の定めるところによる。
（法令等に基づく特別の定め）
第２７条

法律及びこれに基づく命令の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。
（細則）
第２８条

この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
-6-

附則（平成２７年４月１日規程第１８号）（施行期日）
第１条

この規則は、平成２７年４月１日から施行する。

（独立行政法人建築研究所法人文書管理規則の廃止）
第２条

独立行政法人建築研究所法人文書管理規則（平成２３年規程第１号）は、廃止する。

-7-

別表第１

法人文書の保存期間基準
当該業務に係る法人文書の類型（施行令別表の該当項）

保存期間

具体例

組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1 設立又は改廃及び 組織の存立に関する 設立又は改廃に係る登記、財重要な経緯
産的基礎に関する文書
その経緯

無期限

・ 固定資産台帳
・ 財務諸表３０年

・ 業務方針・ 業務計画・ 理事長指示・ 開催経緯・ 議事概要・議事録
・ 配布資料・ 最終報告等

事 項

2

業務の区分

規程の制定又は改 (1) 立案の検討
廃及びその経緯① 立案基礎文書② 立案の検討に関する審議会等文書

・ 調査・検討資料
・ 関係団体・関係者のヒア
リング
・ 協議案
・ 関係機関からの質問・意見・ 関係機関への回答③ 立案の検討に関する調査
研究文書(2) 関係機関への協 関係機関協議文書
議(3) 国土交通大臣の 国土交通大臣の同意を求めるための決裁文書及び提出さ同意れた文書

・ 規則案
・ 理由、新旧対照文、参照
条文
・ 同意書

制定又は改廃のための決裁
文書

・ 規程案、細則案
・ 法人文書管理規則案
・ 理由、新旧対照文、参照
条文(4) 制定又は改廃(5) 国土交通大臣へ 国土交通大臣への届出に関する文書の届出公表に関する文書(6) 公表3

法令の規定に基づ 独立行政法人通則法 ① 立案基礎文書
く国土交通大臣の その他の法令の規定による国土交通大臣
認可、承認の求め、届出等及びそ の認可、承認の求② 立案の検討に関する調査
め、届出等に関するの経緯
研究文書
立案の検討その他の経緯③ 評価委員会に意見聴取のための資料として提出された文書、評価委員会における議事が記録された文書及び評価委員会の決定又は了解に至る過程が記録された文書④ 認可、承認の求め、届出等を行うための決裁文書
及び提出された文書⑤ 公表に関する文書

－8－

・ 届出書
・ 公表書
１０年

・ 中長期目標
・ 業務方針・ 理事長指示・ 調査・検討資料・ 関係団体・関係者のヒア
リング・ 開催経緯・ 諮問・ 議事概要・議事録
・ 配布資料・ 意見・ 業務方法書案
・ 中長期計画案
・ 年度計画案
・ 届出案
・ 報告案
・ 公表書

45

業務運営の方針・ 業務運営の方針・計 ① 立案基礎文書
計画等の審議及び 画等の審議及び決定決定又は了解（他 又は了解に関する立の項に掲げるもの 案の検討その他重要 ② 立案の検討に関する調査を除く。）
な経緯
研究文書③ 研究所内会議に検討のため資料として提出された文書④ 決定又は了解の内容が記録された文書
運営費交付金、施 (1) 運営費交付金等 運営費交付金、施設費の要の要求に関する 求に関する文書
設費及び会計検査
重要な経緯に関する事項（３の項に掲げるも (2) 会計検査に関す ① 会計検査院に提出又は送のを除く。）
付した計算書及び証拠書る重要な経緯
類

１０年

１０年

・ 計算書
・ 証拠書類（＊会計検査院保有のものを除く。）
・ 意見又は処置要求（＊会計検査院保有のものを除く。）

３年

・ 外国・自治体・民間企業の状況調査
・ 関係団体・関係者のヒア
リング
・ 計画案

③ 職員の研修の実施状況が記録された文書（十七の項）(2) 職員の兼業の許 職員の兼業の許可の申請書
可に関する重要 及び当該申請に対する許可な経緯に関する文書（十八の項）(3) 退職手当の支給 退職手当の支給に関する決に関する重要な 定の内容が記録された文書
経緯及び当該決定に至る過程が記録された文書（十九の項）

実験、調査、研究及び情報の収集等に関する事項
7 実験、調査、研究 実験、調査、研究等 ① 立案基礎文書の報告に関する事 の報告及び調査研究の企画の検討その経項
緯② 立案の検討に関する調査研究文書③ 立案の検討に関する研究
所内会議等文書－9－・ 議事概要・要旨
・ 決定・了解文書
・ 執行状況調査
・ 要求書

５年② 会計検査院の検査を受けた結果に関する文書
職員の人事に関する事項
6 職員の人事に関す (1) 職員の研修の実 ① 計画の立案に関する調査研究文書（十七の項）
る事項
施に関する計画（１の項から５の項の立案の検討そまでに掲げるものの他の職員の研を除く。）
修に関する重要② 計画を制定又は改廃するな経緯ための決裁文書（十七の項）

・ 業務方針・ 業務計画・ 理事長指示・ 調査・検討資料
・ 関係団体・関係者のヒア
リング
・ 配布資料

・ 実績

３年

・ 申請書
・ 承認書

支給制限 ・ 調書
その他の支給に関する処分を行うことができる
期間又は５年のいずれか長
い期間５年

・ 業務方針・ 業務計画・ 理事長指示・ 調査・検討資料
・ 関係団体・関係者のヒア
リング・ 開催経緯・ 議事概要・要旨
・ 配布資料④ 実験、調査、研究等を実施するための決裁文書その他経緯が記録された文書
8

実験、調査、研究 実験、調査、研究等 ① 立案基礎文書の資料等に関する の資料の収集等に関する検討その他の経事項
緯② 実験、調査、研究に関する文書

・ 調査研究計画
・ 調査研究報告書
３年・ 調査・検討資料
・ 関係団体・関係者のヒア
リング・ 開催経緯・ 議事概要・要旨
・ 配布資料・ 実験調査研究計画
・ 実験調査研究資料③ 資料に関する研究所内会議等文書④ 実験、調査、研究の資料を収集するための決裁文書
その他経緯が記録された文書
9 国等からの依頼に (1) 技術指導に関す ① 依頼に関する文書
よる技術指導等のる検討その他の事項
経緯② 依頼案件に関する決裁文
書(2) 受託業務に関す ① 依頼に関する文書
る検討その他の経緯② 依頼案件に関する決裁文
書
10 国際地震工学研修 国際地震工学研修の ① 立案基礎文書
事業に関する事項 実施に関する検討その他の経緯② 立案の検討に関する文書

５年

３年

５年

④ 研修を実施するための決裁文書その他実績が記録された文書⑤ 研修生に関する文書

３年

・ 所内検討資料・ 回答案
・ 業務方針・ 業務計画・ センター長指示・ 調査・検討資料
・ 関係団体・関係者のヒア
リング・ 開催経緯・ 議事概要・要旨
・ 配布資料・ 研修講師依頼
・ 研修記録１０年

・ 研修生名簿・ 試験結果１０年

・ 大臣指示・ 報告、資料提出の求め
・ 調査計画・ 文書管理状況報告
・ 保存及び利用状況報告・ 意見書・ 提出資料・ 調査報告書

個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
12 個人の権利義務の 国立研究開発法人建 ① 訴訟の提起に関する文書 訴訟が終（十五の項イ）
得喪及びその経緯 築研究所を当事者と結する日に係る特する訴訟の提起その他の訴訟に関する重 ② 訴訟における主張又は立 定日以後証に関する文書(十五の項 １０年
要な経緯ロ）－10－

・ 依頼文書・ 所内検討資料
・ 回答案
・ 依頼文書③ 立案の検討に関する懇談会等文書

11 法律の規定に基づ 法律の規定に基づく ① 報告、資料提出の求め、く文書管理状況報 文書管理状況報告、実施調査に至る経緯が記
告、資料提出の求 資料提出の求め、実録された文書
め、実施調査に関 施調査及びその経緯 ② 報告、資料提出の求め、する事項
実施調査の内容が記録された文書

・ 業務方針・ 業務計画・ 理事長指示・ 訴状・ 期日呼出状・ 答弁書
・ 準備書面・ 各種申立書・ 口頭弁論・ 証人等調書
・ 書証

③ 判決書又は和解調書（十五の項ハ）
13 法人の権利義務の 国立研究開発法人建 ① 訴訟の提起に関する文書 訴訟が終（十五の項イ）
結する日
得喪及びその経緯 築研究所を当事者とする訴訟の提起その ② 訴訟における主張又は立 に係る特証に関する文書(十五の項 定日以後他の訴訟に関する重ロ）
要な経緯
１０年

③ 判決書又は和解調書（十五の項ハ）
その他の事項
14 栄典又は表彰に関 栄典又は表彰の授与 栄典又は表彰の授与又ははく １０年する事項
又ははく奪の重要な 奪のための決裁文書及び伝経緯
達の文書(二十八の項）
15 文書の管理等に関 文書の管理等する事項

備考一二三四五六・ 判決書
・ 和解調書・ 訴状・ 期日呼出状・ 答弁書
・ 準備書面・ 各種申立書・ 口頭弁論・ 証人等調書
・ 書証・ 判決書
・ 和解調書・ 選考基準・ 選考案
・ 伝達・ 授章者名簿① 法人文書管理簿その他の 常用
業務に常時利用するもの
として継続的に保存すべき
法人文書(三十の項）② 取得した文書の管理を行う ５年ための帳簿(三十一の項）

・ 法人文書ファイル管理簿③ 決裁文書の管理を行うた ３０年めの帳簿(三十二の項）④ 法人文書ファイル等の移 ３０年
管又は廃棄の状況が記録された帳簿(三十三の項）

・ 処理簿

・ 受付簿

・ 移管・廃棄簿

この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
1 立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書
2 審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「審議会等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書
3 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書
4 決裁文書 研究所の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を研究所の意思として決定し、又は確認した法人文書
5 関係機関協議文書 他の機関（国の機関、独立行政法人等及び国際機関等を含む。）への協議に係る案、当該協議に関する他の機関の質問若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書
6 特定日 第１３条の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日であって、４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日）
運営費交付金等及び会計検査に関する事項について、別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。
職員の人事に関する事項について、別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。
本表の第三欄は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意志決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、研究所における重要な経緯が記録された文書である。
本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する部等に適用するものとする。
本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。

－11－

別表第２
１

保存期間満了時の措置の設定基準

基本的な考え方法第１ 条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第４ 条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ 】～ 【Ⅳ 】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。

【Ⅰ 】 国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ 】 国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ 】 国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ 】 国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書

２

具体的な移管・廃棄の判断指針
１ の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、以下の(1)～(2)に沿って行う。
(1) 別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表（用語の意義は、別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおりとする。

事 項

業務の区分

保存期間満了時の措置

組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1 設立又は改廃及び 組織の存立に関する重要な経緯
その経緯
2

3

4

5

移管
廃棄

規程の制定又は改 (1) 立案の検討
廃及びその経緯(2) 関係機関への協議(3) 国土交通大臣の同意(4) 制定又は改廃(5) 国土交通大臣への届出(6) 公表法令の規定に基づ 独立行政法人通則法その他の法令の規 廃棄
く国土交通大臣の 定による国土交通大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検討その認可、承認の求め、届出等及びそ 他の経緯の経緯
業務運営の方針・ 業務運営の方針・計画等の審議及び決 廃棄計画等の審議及び 定又は了解に関する立案の検討その他
決定又は了解（他 重要な経緯の項に掲げるものを除く。）
運営費交付金、施 (1) 運営費交付金等の要求に関する重 廃棄
要な経緯
設費及び会計検査＊別表第１の備考二に掲げるものも同様とに関する事項する。
(2) 会計検査に関する重要な経緯（３の項に掲げるものを除く。）－12－

職員の人事に関する事項
6 職員の人事に関す (1) 職員の研修の実施に関する計画の 廃棄
立案の検討その他の職員の研修に ＊別表第１の備考三に掲げるものも同様とる事項
関する重要な経緯（１の項から５の項する。
までに掲げるものを除く。）(2) 職員の兼業の許可に関する重要な経緯(3) 退職手当の支給に関する重要な経緯実験、調査、研究及び情報の収集等に関する事項
7 実験、調査、研究 実験、調査、研究等の報告及び調査研 廃棄の報告に関する事 究の企画の検討その経緯
項
8 実験、調査、研究 実験、調査、研究等の資料の収集等に 廃棄の資料等に関する 関する検討その他の経緯
事項
9 国等からの依頼に (1) 技術指導に関する検討その他の経 廃棄よる技術指導等の緯事項(2) 受託業務に関する検討その他の経
緯10 国際地震工学研修 国際地震工学研修の実施に関する検討 廃棄事業に関する事項 その他の経緯
11 法律の規定に基づ 法律の規定に基づく文書管理状況報
く文書管理状況報 告、資料提出の求め、実施調査及びそ告、資料提出の求 の経緯
め、実施調査に関する事項

廃棄個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
12 個人の権利義務の 国立研究開発法人建築研究所を当事者 以下について移管
得喪及びその経緯 とする訴訟の提起その他の訴訟に関す ・ 法令の解釈やその後の政策立案等に大る重要な経緯
きな影響を与えた事件に関するもの
13 法人の権利義務の 国立研究開発法人建築研究所を当事者 以下について移管
得喪及びその経緯 とする訴訟の提起その他の訴訟に関す ・ 法令の解釈やその後の政策立案等に大る重要な経緯
きな影響を与えた事件に関するもの
その他の事項
14 栄典又は表彰に関 栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要 廃棄する事項
な経緯
15 文書の管理等に関 文書の管理等する事項
注①②③

廃棄「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管することとする。
「廃棄」とされているものであっても、１の基本的考え方に照らして、国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるようなものについては、移管が必要となる。
移管については、当該業務を主管する部等の文書管理者において行うものとする。
(2) 上記に記載のない業務に関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。

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