運用負担とレスポンスの改善に向けてクラウドへ、デヂエ移行もスムーズに運用負担とレスポンスの改善に向けてクラウドへ、デヂエ移行もスムーズに

お客様情報
昭和産業株式会社
業種：製造
ご利用規模：1000～1999 名
ご利用形態：クラウド版 Garoon「人々の健康で豊かな食生活に貢献する」ことをグループ
経営理念とし、小麦、大豆、菜種、トウモロコシなどの穀物を、小麦粉、プレミックス、植物油、糖化製品、配合飼料などに加工することで、多様な食のニーズに応えている
昭和産業株式会社。
同社は 2021 年にパッケージ版 Garoon をクラウド版に移行しました。その経緯について、移行に関わった情報シス
テム部 情報システム課 課長 野田 郁子さん、同課 金井正子さん（現 業務システム課）、林 茉優さん（現 秘書室）にお話を伺いました。

INDEX
01.導入前の課題：スケジュール管理を全社統一するため Garoon を採用
02.クラウド移行：オンプレミス環境での性能不足、サーバー更新時のマンパワーの問題解決を目指して
03.移行の効果：レスポンスの不満解消で快適な利用環境を整備04.今後の展望：権限やアカウント管理の徹底、kintone 導入に意欲
05.詳しい使い方：掲示板、SmartRooms 連携、ファイル管理、ワークフロー、Create！Web フロー連携

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101.導入前の課題：スケジュール管理を全社統一するため Garoon を採用――はじめに、2011 年にパッケージ版 Garoon を導入するまでの経緯をお聞かせください。
野田さん：グループウェアの利用歴としては、1996 年に Notes を導入し、活用してきました。しかし、スケジ
ュール管理機能はサイボウズ Office やサードパーティ製のソフトのほうが使い勝手が良かったので、部署単位で別途導入していました。その後、スケジュール・設備予約は全社で共有できたほうが便利なため、スケジュール管理を Garoon に統一することにし、2011 年にパッケージ版の Garoon を導入しました。

――導入後、Garoon の利用範囲が広がったそうですね。
野田さん：Garoon は最初スケジュール管理だけを利用し、掲示板をはじめとした情報共有基盤は Notes を継続利用していました。しかし 2 種類のグループウェアを併用することは、運用負荷とコストが二重にかかりよろしくありません。そこで、2012 年に Notes の機能を Garoon へ移行することを決定し、調査を開始しました。
Notes ではなく Garoon を選んだ理由は以下の通りです。
１．Web ブラウザで利用できる（各端末にクライアントソフトの導入が不要）
２．Garoon のほうが維持費用が安かった
移行作業は 2 年計画で行い、初年度は掲示板とデータベース（DB）、翌年にメール機能を移行しました。NotesDBは内容とアクセス権を整理したうえで、サイボウズのデヂエや専用の web システムへ移行しました。

昭和産業様のグループウェアご利用歴

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02.クラウド移行：オンプレミス環境での性能不足、サーバー更新時のマンパワーの問題解決を目指して――2021 年にクラウド版 Garoon に移行されましたが、どのような課題があったのでしょうか？
野田さん：オンプレミスの場合、サーバーのサイジングがうまくいかないことが課題でした。利用者が増え、派遣社員も含めて 1500 名ほどで利用するようになった中で、サーバーの設計が追い付かず、レスポンスが低下。サーバーへの負荷増大による画面表示の遅延が発生したり、社内メールとして使っている Garoon のメールが届きづらかったりする状況でした。
金井さん：特に出社のタイミングに全員がアクセスすることになるため、毎朝現場から電話がかかってくるような状況でした。問い合わせに応対しても結局「申し訳ない」「なんとか解決する方向に持っていくのでしばら
くお待ちください」と伝える日々でした。メモリを増設し、多少は改善しましたが、そんなことをずっと続けていくわけにもいきません。結果として、抜本的なスペック不足解消に向けて、クラウド化を検討することになったのです。
野田さん：ソフトウェアのバージョンアップもサーバー更新時にしか実施できていませんでした。安定稼働中のシステムを止めるリスクや、仕様が変わる箇所をマニュアル化して周知する必要があるためです。その結果、サーバー更新は課の一大イベントとなり、そのために必要なマンパワーも課題でした。2016 年の更新では計画から完了までのべ 5 か月もかかりました。そこで次のサーバー更新（2021 年 2 月）を見据えてクラウド化へ舵を切ったわけです。

――移行プロジェクトの全体スケジュールについて教えてください。
野田さん：2020 年 5 月に調査を開始し、8 月にベンダー複数社からクラウド版 Garoon への移行提案をいただ
き、内容を精査しました。10 月に社内稟議を終え、12 月から実際の移行作業に入り、翌 2 月にカットオーバーしました。

クラウド移行プロジェクトのスケジュール――パッケージ版 Garoon をクラウド版に移行する際に、他のソリューションは検討されましたか？
野田さん：他のソリューションは検討しませんでした。実際 Garoon の運用はうまくいっており、ユーザーの負担も考えるとグループウェアを変更する理由はありませんでした。当社は Notes から Garoon へ移行した際にその大変さを経験していますし、Garoon と連携しているワークフロー等のソリューションも設計変更が必要になります。
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――パッケージ版 Garoon で運用していた機能は全てクラウド版に移行されましたか？
野田さん：掲示板、施設予約、スケジュールを移行しました。メールに関しては、社内用メールを Garoon、社
外用メールを CYBERMAILΣと分けて運用してきましたが、この機会に CYBERMAILΣに集約し、Garoon メールの利用を終了しました。
林さん：データ移行を情報整理の機会ととらえ、各部署の掲示物など、一部のデータは現場の社員に移行してもらいました。もし外部委託でデータを一括移行してしまうと、本当に残したい情報以外も移行してしまうことになりかねません。そこで作業の費用感を説明したうえで、あえて現場に協力をお願いしました。もちろん、掲示板など直近の情報をまとめて移行するものや、デヂエライブラリのうち移行件数が非常に多いものは、事前に整理したうえで社外に移行作業を委託しました。Garoon のメールデータも、長期保管が必要な人だ
け自分で書き出して保存できるようにマニュアルを作成しました。クラウド移行から半年間はサーバーを閲覧権限で稼働させておき、過去情報が参照できる猶予期間を設けたこともよかったと思います。

――移行期間が 3 か月という短期間で終わったポイントはなんでしょうか？
野田さん：一つは今申し上げたように移行データをしっかり取捨選択したことです。もう一つは内田洋行さん
ご提案による移行プロジェクトの計画管理です。サイボウズのクラウドサービスは毎月第 2 日曜日に定期メンテナンスがあり、不具合修正や機能追加により仕様が変わる場合があります。そのため定期メンテナンス終了から翌月の定期メンテナンスまでの 1 か月間で移行を完了させる必要がありました。移行プロセスとしては、別途移行用の Garoon サーバーを当社契約 IaaS に用意し、そちらにデータを順次移行。パッケージ版とクラウド版 Garoon のバージョンを同じにしておく必要があるため、この移行用サーバーでバージョンアップを行いました。クラウドへのデータ移行もリハーサルを実施して所要時間を試算し、移行データにも問題がないことを確認しました。このような方法で、運用中のパッケージ版 Garoon に影響が少ない形で進めることができました。
林さん：クラウド移行時にアクセス権の見直しもしたのですが、内田洋行さんに相談しながら進めることでスムーズに検証できました。

昭和産業様のデータ移行プロセス
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――Garoon のクラウド移行にあわせてデヂエの環境も整理されたそうですね。
林さん：デヂエが 2023 年にサービス終了を迎えるため、このタイミングでデヂエを終了することにしました。
具体的には、デヂエの一覧と直近 1 年間の使用状況を各部署に渡して、本当に移行が必要なのか確認してもらいました。確認の結果、移行が必要な 217 個のライブラリのうち、ほとんどがファイル共有の用途でした。そのため kintone のような DB に移行する必要がなく、社内に広く公開するものは Garoon のファイル管理に置き、更新頻度の多いものはファイルサーバーに置くことにしました。事前にデヂエ内の情報を棚卸したことでスムーズに移行できました。

パッケージ版 Garoon とデヂエの運用やデータの移行について

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503.移行の効果：レスポンスの不満解消で快適な利用環境を整備―クラウド版 Garoon へ移行したことで、どのような効果を得られていますか？
金井さん：パッケージ版時代のような遅延の問い合わせがなくなり、使い勝手に関する不満を解消できました。
野田さん：クラウド移行と導入パートナーのサポートのおかげで、問い合わせ対応時間が減りました。以前は調査を含めた対応で年間のべ約 400 時間もかかっていたのですが、今では不具合に関する問い合わせがなくなりました。サイボウズが自動的にバージョンアップして改善してくれているためです。オンプレミス運用と比べるとコストアップになりましたが、ユーザーは不具合なく利用できています。システム管理者の負担軽減や、管理者が異動しても安定した品質の管理体制を築けた効果も大きいと思います。また、クラウド化したことでユーザー単価が明確になり、アカウント管理の意識が高まりました。

パッケージ版（オンプレミス）

ハードウェア管理 ハードウェア更新の工数が大 ハードウェア更新が不要 サイジング最適化には専門的な知識 サイジング不要が必要なため業者に委託

 バージョンアップやパッチ適用の作
ソフトウェア
管理

クラウド版

業が必要
 ハード更新時以外は対応できず

 遅延に関する問い合わせがない セキュリティ対策、最新機能が提供される
 不具合に対する問い合わせ対応工数も削減

 インシデント発生時のシステム管理
運用管理者の負担が大きい システム管理者の負担が減少
 維持コストが明確

 維持コストがわかりにくい

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――クラウド版に移行して運用に変化はありますか？
野田さん：パッケージ版のときから Garoon と連携させているワークフロー「Create!Web フロー」がオンプレミス環境でしたので、オンプレミスサーバーとクラウドサーバーを連携させるために IDaaS「CloudGate UNO」を導入し、シングルサインオン化しました。前述の通り、社内メールと社外メールの二重運用もなくし、メール機能は社外用に使用していた「CYBERMAILΣ」に一本化しました。社内のコミュニケーションでは「CYBERCHAT」も使っています。

システム利用の図――今回移行作業を手掛けた内田洋行さんについては、どのように評価していますか？
野田さん：以前の保守ベンダーは、サイボウズに詳しいエンジニアが社内にいなくなってしまい、外部に再委託していたことからお返事に時間がかかることも。内田洋行さんは、社内に専任のエンジニアがいるため、返答までの期間が大幅に短縮されました。
金井さん：メールでの問い合わせに加えて会議を通じても的確に回答いただけており、手厚い支援にとても助かっています。サイボウズのこともよくご存じで心強いです。
林さん：定例会では問い合わせや回答の状況をまとめてご報告いただいています。記録として残るため、後から改善や振り返りにも活用でき、助かっています。

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04.今後の展望：権限やアカウント管理の徹底、kintone 導入に意欲―Garoon の利用ついて、今後どのような展開を計画されていますか？
野田さん：現在は特に問題なく使えていることから、あまり大きく手を広げる予定はありません。ただ、運用管
理権限については再考していきたいです。現在は、フォルダー設計等を柔軟に変更できるように、一部の部署で運用管理者を設定しているのですが、異動や交代で後任者の教育がきちんとできているのかが懸念事項です。
Notes や Garoon のオンプレミス時代のように、情シスで集中管理していくべきかは検討の余地があると思っています。
ユーザー機能については、ポータル画面の改善を予定しています。今までのポータル画面はデフォルト設計のまま使っていましたが、スケジュールをたくさん登録しても、ワークフローや掲示板の新着通知が隠れないレイアウトに変更します。
林さん：私が情報システム部に在籍して Garoon を担当していたときには、オンラインセミナーにも参加しており、便利な新機能が出るたびに紹介いただいていました。おそらくもっと便利な機能がたくさん Garoon に備わっているはずで、ユーザーの立場としてフル活用していきたいと思っています。

――Garoon の周辺サービスの展望についてはいかがでしょうか？
野田さん：サイボウズのクラウドサービスである「kintone」の利用を考えています。エクセルで管理している台帳類や簡易データベース等を、より使いやすい形にしていきたいです。

――kintone もあわせて活用をご検討いただけているとのことで光栄です。貴重なお話をありがとうございました。

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805. 詳しい使い方：掲示板、SmartRooms 連携、ファイル管理、ワークフロー、Create！Web フロー連携
掲示板は主管部署別に整理、部署別の掲示板ではアクセス権や権限移譲も活用
社内横断で利用する掲示板を上方に配置、それ以外の掲示板は部署別にまとめ、主管部署がわかるようになっています。部署別の掲示板はアクセス権を設定し、情報を適切に管理しています。また、運用管理権限を主管部署の担当者に付与し日々の運用を任せています。

部署ごとに掲示板のカテゴリーを作成している

スケジュールと SmartRooms を連携、利用実態に合わせた会議室管理を実現
パッケージ版のときから Garoon と SmartRooms を連携させています。会議室の前に設置した SmartRooms の端末には、Garoon に登録した予定のタイトルや時間、参加者が表示されます。また、SmartRooms の端末で「利用登録」「延長」「退室」の操作を行うと Garoon のスケジュールに反映され、会議室の予約状況の確認と空き部屋の有効利用ができます。

会議室の前に設置された SmartRooms の端末。Garoon に登録した予約状況が表示されている

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9ワークフロー製品の申請状況をポータルで確認、Create!Web フローとの連携で確認をスムーズにパッケージ版のときから使っているワークフロー製品「Create!Web フロー」と Garoon を連携させ、Garoon のポータルから申請の処理状況を確認できるようにしています。ワークフローの情報をポータルの見やすい位置に配置することで、確認しやすくしました。

Create!Web フローのポートレット（パーツ）を置いたポータルの設定イメージ

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10デヂエで管理していたファイルをファイル管理に移行、テキスト情報のみの場合は「ダミーファイル.txt」を利用
デヂエは Garoon のファイル管理に移行しました。kintone も候補に挙がりましたが、データベース的な利用はほとんどなく、マニュアル、規程、レシピ、市場調査結果などのテキスト情報が多かったので、Garoon のファイル管理で十分でした。
なお、ファイル管理は添付ファイルがないとデータをアップロードできない仕様ですが、デヂエではテキスト情報のみでも保存ができていました。そのため、テキスト情報のみのデヂエ文書をファイル管理にアップロードする方法として、「このファイルは、添付ファイルのない情報を『ファイル管理』に登録するためのダミーファイルです。」と書かれた「ダミーファイル.txt」を用意して添付する方法を考案しました。
「ダミーファイル.txt」は開く必要がないことを周知していますので、ユーザーは「ファイルの説明」欄のテキスト情報を確認するだけで済みます。

添付するファイルとして「ダミーファイル.txt」を用意し、共有したいテキスト情報を「ファイルの説明」の欄に記載している

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11デヂエで行っていた社内募金を Garoon のワークフローに移行、申請データを CSV で書き出して給与引きの手続きに利用
当社では大規模災害等の際に社内募金を実施しており、その申込をデヂエで行っていました。現在は、Garoon のワークフロー機能を募金専用にして運用しています。募金の受付期間だけ Garoon のアプリケーションメニューに表示し、終了時に非表示にします。 承認ルートは「ユーザー→募金受付担当」のみです。また、ユーザーは自分が申し込んだ内容しか見えないよう、アクセス権を設定しています。申請データは CSV で書き出し、申し込んだ人の給与から募金額を差し引くときに利用します。

募金の申請データ

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