例

事入導interview for

鳥取県自治体 ICT 共同化推進協議会様

組みとして導入しました。

ね。やりとりの途中で、それまでの文章を消してしまったら、過去の経緯がわからなくなってしまいま̶自治体どうしの情報共有にグループウェアを利用す。また、宛先に入っている職員しか確認できないするというのは、先進的な使い方ですよね。なぜこので、業務の進捗確認や、不在時のフォローがしにのような使い方を考えたのですか？

くい部分もあります。さらに、受信容量を制限している自治体もあり、容量の大きな添付ファイルが送

鳥取県には全部で１９の市町村があり、以前は自治れない、などの問題も発生していました。

体どうしのやりとりはメールが中心でした。一方で、我々鳥取県庁の中では昔からグループウェアを使っ多様化する住民ニーズに応えるためには、自治体どた活発な情報共有を行っていて、この有利さを常々うしで情報共有をシームレスに行なう基盤が必要に感じていました。

なります。グループウェアなら、メールで起きていた問題を解決し、よりスピーディな情報共有ができメールだとやはり前後の経緯がわかりづらいですよ導入の決めてるようになると考えました。

Garoon の良いところは「使いやすさ」「LGWAN−ASP」

̶１９市町村の合意を得るのはかなり大変だった

デ モ を 見 た り し て、実 際 に 体 験 す る こ と で、団 体のではと思います。どのように検討を進められた間を繋ぐグループウェア導入の有効性を共有してのですか？

いきました。

市町村の職員から、自治体間のメールの容量制限

̶Garoon の良い点はどのようなところですか？

によってメールが届かない等の問題について、たびたび相談を受けていたので、共通の課題意識を

まず、グループウェア導入にあたっては、「ユーザーもっていたのだと思います。県からの提案がきっどうしで広く情報共有ができるコミュニケーショかけでしたが、特に反対する団体はありませんでン機能があること」が大前提でした。Garoon はスし た。共 同 調 達、共 同 運 用 に 向 け た 検 討 に あ た っ

ペースでそれが実現できます。操作がわかりやすて は、ま ず 協 議 会 内 に「行 政 イ ン ト ラ 部 会」を 立く直感的に使えるのも良いと思いました。

ち上げ、団体間の情報共有についての課題や自治体を超えた情報基盤をつくるための足場固めをしま し た。い く つ か の ベ ン ダ ー に 来 て も ら い、実 演
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もう 1 つ、我々が調達時の仕様として特にこだわったのは、グループウェアを LGWAN-ASP として導入 す る こ と で し た。自 治 体 で 扱 う 情 報 は、基 本 的にインターネット環境から分離された環境で扱うため、当初から「とっとり行政イントラ」はセキュリティを担保されている LGWAN 環境で使うことを想定していました。さらに ASP 型の採用により運用コストを抑えたいとも考えていましたので
LGWAN-ASP として使えるところも Garoon の良い点です。

下田 耕作 課長補佐
鳥取県 総務部 情報政策課
市町村連携・セキュリティ対策担当

導入の効果

幅広い業務で「スペース」を活用
自治体どうしの連携が加速

̶ご導入から約１年たちました。Garoon はどの

現時点で約 200 のスペースが立ち上がり、ほぼ毎ように利用されていますか？

日利用しています。

現 在、主 に 利 用 し て い る 機 能 は ス ペ ー ス（デ ィ ス
カ ッ シ ョ ン 機 能）で す。業 務 ご と に ス ペ ー ス を 作
成 し、情 報 の や り と り を お こ な っ て い ま す。具 体
的には、監査分野、税務、防災対策、職員の研修、次世代エネルギー推進分野、厚生分野、情報セキュ
リ テ ィ・・・な ど、活 用 業 務 は 多 岐 に 渡 り ま す。
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4Garoon の利用イメージ
右の図の「ワークグループ」がスペースを表している̶自 治 体 ど う し の や り と り を ス ペ ー ス で 行 う メ

ま た、添 付 フ ァ イ ル 容 量 が 大 き く て も、気 に す るリットはどのようなところで感じますか？

ことなく安心して情報共有できることも大きなメリットです。

ま ず 過 去 の 情 報 の 蓄 積 で す ね。や り と り が 時 系 列

ス ペ ー ス は、あ ら か じ め ア ク セ ス で き る 職 員 を 設に 整 理 さ れ る の で、あ と か ら 見 返 し た と き に 経 緯

定 す る の で、利 用 者 が 書 き 込 む ス ペ ー ス さ え 間 違が す ぐ に わ か る の が 便 利 で す。ス ペ ー ス に 情 報 がえ な け れ ば、内 部 で 機 密 情 報 が 漏 洩 す る こ と は あ

集 約 さ れ て い る の で、担 当 の 職 員 が 不 在 に し て いり ま せ ん。も ち ろ んＬＧＷＡＮ環 境 な の で、外 部る と き で も、他 の 人 が フ ォ ロ ー し や す く な り、業へ の メ ー ル 誤 送 信 も あ り ま せ ん。情 報 漏 洩 防 止 の務の進捗管理にも大きく寄与しています。人事異動観点でも大きな安心感があります。

で担当者が変わった際の事務引継ぎにも有効です。

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５Garoon( とっとり行政イントラ ) で利用されているスペース

また、たとえば各自治体間で照会・回答を行う場合、「ど の 自 治 体 が」「い つ」「ど ん な 回 答 を し た の か」が 全 て 共 有 で き る の も 良 い で す。メ ー ル だ と 自 分の 自 治 体 の 回 答 し か 見 え ま せ ん で し た が、ス ペ ースだと他自治体の回答状況もリアルタイムに共有できます。

同 じ 自 治 体 の 中 だ っ た ら、ち ょ っ と 隣 の 課 に 行 って「ど ん な 回 答 し て る？」と 様 子 を 聞 い た り も で
き ま す が、自 治 体 を ま た ぐ と そ う い う こ と は 難 しい。でもスペースを使うことで、「他はこんな回答を し て い る ん だ な」と 他 の 自 治 体 の 回 答 を 参 考 にす る こ と が で き ま す。団 体 の 枠 を 超 え て グ ル ー プ
ウェアを活用する効果はそういうところにもあると思います。

阪本 博 主事
鳥取県 総務部 情報政策課
市町村連携・セキュリティ対策担当

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６照会・回答業務のやりとり

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７「まずは慣れてもらう」を優先
オープンな使い方で利用を促進̶市町村の方にも利用が進んでいるのですね。利用

作して、全団体で職員に配信するなど、地道な活動促進のために工夫されていることはありますか？

もしました。システムは、導入しただけではなかな
か利用は浸透しません。新しい仕組みを始めるとき最初のうちは、事務局がスペースの活用メリットやには、こうした地道な施策も重要だと考えています。

簡単な利用イメージ等をまとめたリーフレットを自「とっとり行政イントラ」リーフレット
利用の目的や FAQ をまとめることで、利用促進につながっている

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８また、スペースに慣れていただくために、職員が新

たとえば、各自治体は、自組織内の課代表ユーザー

たにスペースを作成するための条件は、最小限にしを必ず登録するようにし、どんな種類の行政業務でました。主な条件は、２つ以上の自治体間の職員があ っ て も、す ぐ に 運 用 開 始 で き る よ う に し て い ま

スペースに入っていることです。これを満たしていす。そ の 他 の ユ ー ザ ー の ア カ ウ ン ト 登 録 に つ い てれば、誰でも自由にスペースを作って良いことにしは、そ れ ぞ れ の 自 治 体 の 判 断 に お ま か せ し て い まています。

す。

その他、職員が遵守すべき共通ルールについては、「とっとり行政イントラ管理運用要綱」（以下、「要また要綱では、システムの総合的な管理者や各団体綱」）を協議会で策定し、徹底することで、現在ののシステム管理者、スペースの管理者を定義し、そところ大きな問題なく運用できていると思います。

れぞれの役割や責務などを規定しました。県や市町村においてそれぞれ導入しているグループウェアの̶運用のルールはどのように決めているのですか？

運用で得たノウハウを共有しながら、県と市町村が知恵を出し合って作成しました。

運用のルールは全て協議会で決めています。

今後の展望

行政のインフラとしてあらゆる分野で活用していく̶これから Garoon をどのように活用していきた

ス テ ム の 運 用 に 向 け た 検 討 や 調 整 で も Garoon

いですか？

（とっとり行政イントラ）がコミュニケーションの基盤になっています。Garoon（とっとり行政イン

行政のあらゆる業務にこのシステムを活用してもらトラ）は本県自治体の重要なインフラになりつつあいたいと思っています。鳥取県は東西 100km くらりますし、なっていくべきだと思います。今ある運いある横に細長い県です。各自治体の職員が集まっ用課題を一つ一つ整理しながら、様々な分野で活用て会議をするとなると、団体によっては往復の移動できるように取り組んでいきたいと思っています。

時間が３時間かかるケースもあります。職員も忙しい中、頻繁に会議をすることは大きな負荷になることもあります。
もちろん、対面での会議は基本ですが、軽易な意思決定についてはわざわざ対面での会議を開かなくてもよい場合もあります。
対 面 で な く て も で き る 意 思 決 定 を Garoon（と っとり行政イントラ）上で行うことで、会議や移動にかけていた時間を別の業務の時間に活用できる。このような意思決定のスピード化は、大きな働き方改革の一環だと思っています。
協議会では、今年の 4 月に県内全市町村立学校に学校業務支援システムを一斉導入し、共同運用する予定です。これも全国初の取り組みで、各方面から注目いただいているのですが、この学校業務支援シ
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