ポータル型グループウェア

茨城大学

茨城大学は首都圏北部における学術文化の中核的な拠点として、教育と研究における専門性と総合性の調和を図りつつ、世界的視野と先験的視点に立脚し、人材育成と学術研究を通じて社会の持続的な発展に貢献しています。

大学の独立法人化を前に業務の効率化、情報共有、そして大学の特色化を進める茨城大学。そのために導入された IT インフラがサイボウズ ガルーンだ。ガルーンの導入によって、迅速な通達、規則集などの文書のネットワーク化、申請書類のワークフロー化などの実現を目指している。事務情報化推進センターの広木康男さんにガルーン導入の経緯や将来の展望について聞いた。

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大規模への対応、将来性、拡張性、使いやすさが採用の決め手▼

的確なアドバイスをしながら導入をサポートするパートナー▼

ユーザーの声を聞き、製品に迅速に反映するサイボウズ▼

情報共有、効率化のためにガルーンが活躍

大規模への対応、将来性、拡張性、使いやすさが採用の決め手「どのグループウエアを使うかの選定には吟味に吟味を重ねました」と語るのは、茨城大学で情報システムを管理している事務情報化推進センターの広木康男さんだ。
実は５年前から同大学には別のグループウエアが稼動していた。しかし満足に機能しているとはいいがたい。使われているといっても、ほとんどは一方通行の通知のみ。職員全員の情報共有という目的には程遠いと広木さんは考えていた。
それにはいくつかの要因がある。まず、使いやすさの問題。導入されていたグループウエ
アはクライアント／サーバー型で専用のクライアントソフトを使用するタイプ。ワープロや表計算などの一般的なソフトとは使い勝手が違うため、気軽に使うには敷居が高いと広木さんは考えた。

▲広木 康男様また、サーバーとクライアントの両方を管理しなくてはいけないことも重荷だった。同大学では専任のシステム管理者がいるわ
けではなく、広木さんたちが他の業務と兼任しながらシステムのメンテナンスをしているのだ。事務職だけで数百台にも登るパソコンを管理するのはかなりの負担となる。
さらに、OS のバージョンの問題も決定的だった。５年前のグループウエアが対応しているのは Windows 98 まで。しかし、2000
年以降に購入したパソコンの OS は Windows Me か 2000/XP になっており、クライアントソフトをインストールすることすらできない。
そこでシステム一新を検討していた広木さんは Web ブラウザベースのグループウエアを探していたという。Web ブラウザベースのグループウエアであれば職員が使用するパソコンに必要なのは Web ブラウザだけなので、サーバーのみ管理すればよい。しかも将来 OS のバージョンの問題で悩むことはないはずである。その上、Web ブラウザはインターネットを利用する時にも使用するので、慣れているユーザーも多いはず。だから、気軽に使ってもらえるのではないか、情報共有もうまくいくのではないか、という読みもある。

さまざまなグループウエアを試用した上で、広木さんがもっとも希望にあっていると判断したのがサイボウズ ガルーンだった。サイボウズ ガルーンであれば、Web ブラウザベースであるため OS のバージョンで問題が起こることもなく、将来に渡って長く使っていける。また画面構成がシンプルなので、利用するユーザーが楽に情報が得られることなどが決め手となった。その上、大規模なシステムにも対応できるので、事務職員、教員だけでなく、学生をも参加させることも可能だ。

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的確なアドバイスをしながら導入をサポートするパートナー

従来のサイボウズ製品がインターネットを使ったメーカー直接販売だったのに対して、サイボウズ ガルーンはサイボウズがソフト開発に専念し、パートナーが販売、サポートする制度を取っている。ガルーンが発表されてすぐにサイボウズに問い合わせた広木さんに紹介されたのは、リコーテクノシステムズ だった。

「製品のよさもあるが、サイボウズ ガルーンを採用してよかったと実感したのはパートナーの存在。私自身これほどの大規模システムは初めてで、いろいろ悩むことが多かったのです。パートナーは無理難題ともいえる相談に乗ってくれ、さまざまなアドバイスをしてくれました」と広木さんは感謝のことばを述べる。
これだけの規模のネットワークでグループウエアを利用するとなると、サーバーにはどの程度のスペックが必要なのか、何の OSを利用すればよいのか、導入までのスケジュールなどの見極めは、経験豊かな人でないと難しいことだ。しかし、適当にやっては導入後に問題が起こってしまう。
パートナーは、広木さんの要望や条件をよく聞いて、実際に検証してから、サーバーや OS の選定に協力してくれた。
また、実際に使ってみると「本当はこういうことがやりたかったが、実際の機能は少し違っていて、希望の通りにできない」ということもある。
「そういうときパートナーが、運用の仕方で実現できるとアドバイスをしてくれました。こちらが思ってもいなかった方法で、やりたいことが可能になりました」と広木さんは驚きを隠さない。

また、パートナーが来校して作業したときはその内容を記録し、それを広木さんに見せながら、どんな作業をしたのか、今までと違う点はどこかなどを逐一説明した。
「記録があれば、後でわからなくなっても自分たちで検討できます。また、公務員は異動が多いわけですが、担当者がいなくなっても資料が残るので安心。これまでの業者が作業後に何の説明もしないまま帰ったことを考えると、大きな違いです」と広木さん。

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ユーザーの声を聞き、製品に迅速に反映するサイボウズ

中には運用では解決できない問題が出ることがある。そのようなときは、パートナーからサイボウズへと知らされる。

「サイボウズの対応にも驚きました。私たちがパートナーに伝えた要望が、きちんと製品に反映されてくるんです。サイボウズとパートナーが一緒になってサポートしてくれているのだと、パートナー制度のよさを実感しました。いつの間にか、ちゃんと対応してくれるのだからパートナーにはいいたいことは全部伝えようという雰囲気になり、まるで同じ会社の同僚のような関係でした。こんなにしていただいて私たちは助かりましたが、サイボウズやパートナーは採算が合うんでしょうか」と広木さんは満足げに語った。

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情報共有、効率化のためにガルーンが活躍「大学はいずれ独立法人になります。
そのときのために特色を打ち出していく必要があります。情報共有、業務の効率化は必須です」

今後は、通達などこれまで紙で出していたものを掲示板で公開してペーパーレス化を進める。また、ファイル管理の機能で大学の規則集などを PDF にしてネットワークで閲覧できるようにする。規則集は紙だと 25cm くらいの書籍になるが、PDF だと邪魔にならず検索も容易だ。申請書類をワークフローにすることも検討中だ。
今のところ「これまでメールを出さない人が、メッセージを送ってくれるようになった」と導入効果はすでに現われ始めている。
現在事務職（約 300 名）を中心にガルーンを利用しているが、今年の夏までには教員を含めた職員全員（1,100 名以上）が参加する予定だ。

「将来は学生にもグループウエアを使える環境を作りたいと思っています。企業で使っているソフトを学生時代に触れられるのはメリットですから」と広木さんは抱負を語った。

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