ポータル型グループウェア

株式会社日立製作所
創業：

明治 43 年（1910 年）

資本金：282,032 百万円

本社：

東京都千代田区神田駿河台四丁目 6 番地

グループ従業員数：

単独 44,375 名 連結 339,572 名

日立製作所は、ポータル型グループウエア「サイボウズ ガルーン」を販売するG パートナーである。その担当部署であるユビキタスプラットフォームグルー
プ ソリューション統括本部では、自社モデルケースとして実際にサイボウズガルーンを導入し、ユビキタスオフィス環境の実現をめざしノウハウを蓄積している。今回は、事業企画室の古結明男主任技師に、サイボウズ ガルーン導入の効果について聞いた。

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新しいタイプのオフィスにはガルーンが有機的に機能した▼

複数のシステムが混在する大企業特有の問題もガルーンが解決▼

より早く大人数にガルーンを浸透させるためのノウハウを蓄積▼

サイボウズ ガルーンはユビキタス実現のひとつの形

新しいタイプのオフィスにはガルーンが有機的に機能した「ユビキタス」とは、いつでもどこでもインターネットを介して情報にアクセスできることを意味する言葉だ。サイボウズ ガルーンを販売する G パートナーである日立製作所ユビキタスプラットフォームグループ ソリューション統括本部事業企画室の古結明男主任技師は、サイボウズ ガルーンをソリューション統括本部に導入した理由として「ユビキタスオフィスの実験の一環に、当部署をモデルケースとしてガルーンを導入してみようと考えました」と説明する。今回のモデルケースでは、品川区(大森)と横浜市戸塚区のオフィスで、３部署の約 700 名がサイボウズガルーンを利用している。
同部署で主に利用しているサイボウズ ガルーンの機能は、スケジュール共有、会議室予約と電話メモの３つだ。特にスケジュールと会議室予約の連動で、会議の内容も深まったと古結氏は語る。

会議室予約「会議室予約の機能で良いところは、予約画面で、メッセージのやり取りができることですね。『これは何の会議？』とか『キーマンの○○さんの都合にあわせてこの日にしました』などと会議前のコミュニケーションがとれます。そのため実際の会議ではいきなり本題に入り内容の深い話し合いができます」（古結氏）

電話メモ

また、同部署におけるユニークな活用法としてサイボウズ ガルーンの電話メモが挙げられる。一般的な会社では各社員に専用の机を用意しているが、同部署では、モバイル席という誰でも使える机があるだけで、社員はその日空いている机を見つけて仕事をする。だから誰がどこにいるのかを把握することができない。
そこで活躍しているのが電話メモだ。不在者あてに電話メモに用件が書き込まれると、当人の携帯電話にメールとして届くようにしている。だから、電話を受けるべき人がその場で捕まらなくても、確実に用件を伝えられる。

「モバイル席を作った当初は、郵便物や荷物をしまう個人用ロッカーに用件を書いた紙を入れていました。当然、当人が見るまでに時間がかかりましたが、今ではすぐに担当者に届きます。実のところ、外からの電話を受ける庶務や秘書の方々がたいへん喜んでいます」（古結氏）
実は、電話メモは本来、担当者の不在時に受けた電話の内容を伝えるものだが、さらに工夫した使い方も実践している。

「ガルーンユーザー同士でしか使えませんが、電話メモを使ってダイレクトに携帯電話から連絡をもらう方法があるのです」と古結氏は裏技を明かした。
緊急に、あるガルーンユーザーに連絡を取りたいときに、メールではなく電話メモを使うのである。つまり、「私のこの番号に電話をください」と電話メモを残す。すると、その人の携帯電話にメールが届き、書かれていた電話番号をクリックすると連絡がとれる。
「相手の携帯電話の番号やアドレスを知らなくても、ポケベルのように使えるところが便利です」（古結氏）

導入規模

700 ユーザー

拠点

東京、横浜

サーバーOS

Linux

利用目的

導入の決め手▲「トピックス」に戻る

グループウエアによる情報共有
特にスケジュール共有、会議室の予約、電話メモ等
・

使いやすさ

・

Web アプリケーション

・安定性

複数のシステムが混在する大企業特有の問題もガルーンが解決

同部署は、パソコンを扱ってきた事業所とテレビを扱ってきた事業所が中心となって統合してできたのだが、実はそのふたつの事業所で使われていたシステムが、一方が Windows NT/2000 系、他方が Netware 系と異なっており、そのままではファイル共有ができなかった。実際、他方の社員にデータを渡す時には、メールで送るかホームページを介するしかないのだが、前者には添付ファイルサイズの制限があり、後者にはホームページ作成の手間がかかるという問題があった。

このようにいくつものシステムが存在する大企業特有の問題もサイボウズ ガルーンが解決した。
HTTP サーバーを使う Web ベースのシステムなので、特別なことをしなくても、従来のシステムを超えて簡単にファイル共有が可能になったのである。
なお、事業所によってはシステム管理部門の承諾なしに勝手にアプリケーションをインストールすることを禁止しているところもある。そういう部署でも、Web ブラウザーさえあれば利用できるサイボウズ ガルーンは問題なく導入できる。

「中小企業であれば、最初から全社を統一したシステムにできるでしょうが、大企業になると部署ごとに違うシステムになっているケースが多々あります。そういう会社にこそガルーンは適しているでしょう」（古結氏）

他にも Web ベースのシステムのメリットとして、クライアントのパソコンに必要なのはInternet Explorer などの Web ブラウザーだけですむことが挙げられる。そのため、出張で別の支社に行った時でも、そこの社員のパソコンを拝借してサイボウズ ガルーンが利用できる。

▲事業企画室 主任技師 古結明男 氏「誰かのパソコンを一時的に使うなんて、専用のアプリケーションをインストールしなくてはいけないグループウエアではとてもできないことです」（古結氏）
もちろん、PDA や携帯電話などのモバイル機器を使ってサイボウズ ガルーンを利用することも可能だ。

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より早く大人数にガルーンを浸透させるためのノウハウを蓄積

いかにサイボウズ ガルーンが使いやすくとも、何百人もの社員全員に浸透するまでには時間がかかるもの。古結氏は「一度使って便利さを理解してもらえば浸透は早い。できるだけ早くガルーンに触ってもらうことが課題」という。
そこで同部署では講習会を実施するなどして普及させるための啓蒙活動を続けてきた。そしてその過程で、効率的に多くの人に使ってもらうためのノウハウが蓄積されてきたのである。
例えば、早く浸透させるには誰が使っていないかを把握することが大事。
「その確認にもスケジュール共有を使います。例えば、一週間一度もスケジュールを利用していない人をピックアップして、重点的にフォローします」（古結氏）
その結果サイボウズ ガルーンの便利さを実感した社員は、日常的に使うようになっているという。

また、古結氏はオリジナルのユーザーズマニュアルも作っていた。これを見ながらであれば、困ったときに確実に対応できるという丁寧な作りで、取材の際にサイボウズ社員も見て驚いたほどの出来映えのものだ。

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サイボウズ ガルーンはユビキタス実現のひとつの形

このように、サイボウズ ガルーンは、いつでもどこからでもアクセスし、そこにあるデータをパソコンだけでなく、携帯電話や PDA からも同じように利用することができる。これはまさにユビキタスオフィスが実現された形のひとつである。
「私たちのモデルケースを通じて、ユビキタス情報社会の実現のためのノウハウを蓄積し、それをソリューションとしてお客様に提供していきたい」と古結氏はサイボウズ ガルーン導入の意義を語った。

■ガルーンは現場主義
さまざまなユーザーからのユニークなアイディアを実現

グループウエアは、システム管理部門が設定したおしきせのものという色合いが強い。それに対して、古結氏は「ガルーンは現場主義のソフトだ。現場での応用動作ができるところが、使いやすさに結びついている」と言う。
その一例が、本文でも触れた電話メモを携帯電話に転送する方法だ。
他には、営業部門からでたアイデアとして、アドレス帳の顧客先の住所地図を表示・登録する機能で、待ち合わせ場所を登録し、クリックひとつで簡単に待ち合わせ場所が確認できるようにした例もある。

また、職場アンケートをメールで集めるのは面倒な作業だが、そこにワークフローを応用する方法も考え出した。

ワークフローは本来、申請書や稟議書などの承認のために書類を回す機能だ。そのワークフローの提出先をアンケートの実施者にすることで、アンケートを自動的に回収できる仕掛けができる。

いずれも現場の声から生まれたユニークな使用方法だ。

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