大阪広域環境施設組合監査委員告示第６号
地方自治法（昭和 22 年法律第 67 号）第 199 条第 14 項の規定により、監査の結果に基づき措置を講じた旨通知があったので、同項の規定により次のとおり公表する。
令和５年 12 月 22 日
大阪広域環境施設組合
監査委員

阪 井 千鶴子

同金 子 恵 美

監査の結果に基づき講じた措置の通知の公表

１ 通知を行った者の氏名
大阪広域環境施設組合管理者 横山 英幸
２ 通知を受けた日及び講じた措置の内容(1) 通知を受けた日：令和５年 10 月４日
対象：令和３年度定期監査等
指摘
No.
１(1)

指摘等の概要公文書を編集する簿冊の保存状況について改善を求めるもの

措置内容又は措置方針等
１
・文書管理システム上、簿冊の分冊の円滑化にむけ、そのための環境施設組合の公文書の簿冊へ簿冊追加登録の手続や様式等にの編集に当たっては、大阪広域ついて早急に検討を行い、令和環境施設組合公文書管理規程

３年度中の適切な簿冊への編集(以下「公文書管理規程」といに係る影響も考慮し、追加登録う。)に基づき、次のとおり取り申請用の暫定様式として「文書扱う必要があると定められてい管理システムへの簿冊登録・修る。

正・削除に係る要請シート（仮）」を作成し、令和４年２月４日に・１簿冊に編集しがたいときは、各課・工場あて通知した。

副題を付けて分冊とすること

・このシートによる試行運用の結（第25条第１項）。

果、運用上の課題が生じなかっ

1

置分類

措置日

措置済

令和４年
３月23日

・公文書の編集は、原則として、たことから、手続や様式を確定表紙、背表紙及び索引目次をし、正式な制度として令和４年付けて行うこと（同）。

３月２３日付で本格運用に切替

・なお、公文書の作成等は文書管える旨の通知を行った。

理システムを利用して行うこ２

措置済とが基本であり、公文書を編・令和３年度の簿冊廃棄の実施に集した簿冊は文書管理システ係る通知文書（令和４年１月24ムに登録する必要がある（第日発出）において、廃棄対象簿冊３条第２項及び第26条）。

中にその簿冊に編集することが適切でない文書が編集されていしかしながら、今回の監査にないかに関する具体例を盛り込おいて、各課（工場を含む。以下んだ内容の資料を添付し、廃棄同じ。
）で保管している簿冊から前の段階でのチェックを徹底さそれぞれ一部を抽出して確認しせているほか、総務課においてたところ、次のとおりであった。

もシステム上の確認作業を行っている。

・起案又は供覧の際に別添資料・簿冊追加登録の仕組みの整備状

管理票を用いるなど紙媒体の況や文書分類表の改正状況等を公文書を編集している簿冊踏まえ、令和４年7月1日に「文書を抽出して確認したところ、事務の手引き」改正した。

現に複数の簿冊に分けて公文・その上で、上記以外の文書につ書を編集しているにもかか

いては、令和４年７～８月におわらず、文書管理システム上ける前年度末保存期間満了の簿の登録では分冊されていない冊廃棄において、前年度に続き事例が少なからず見受けら「簿冊廃棄にあたって必ず確認れた。

すべき事項」を添付して、各課・事業所への注意喚起及び総務課・表紙又は索引目次がない簿冊としてシステム上でのチェックのほか、表紙等に所定の様式を行いながら廃棄作業にあたっを用いていない簿冊が見受けた。

2

令和５年
９月26日

られた。

・令和４年11月24日付で総務課から「公文書を編集する簿冊の編［指摘事項］集・保存状況の点検について(依１ 総務課は、文書管理システム頼)」を発出して、令和３年度編上、簿冊の分冊を円滑に行える集簿冊の総点検を指示し、点検仕組みを整備すること結果の報告を受けた。点検結果の内容としては、目次が無いも２ 総務課は、公文書管理関係規のや実際に紙簿冊が分冊されて程の内容に係る周知徹底を行ういるのにシステム上の分冊がさとともに、定期的に保存中の簿れていないものなどが多く、２冊の実態を確認し、状態に応じ月中には各所属とも是正が行わた是正が行える仕組みを整備すれている。

ること。

・令和５年４～６月において、令和３年度編集簿冊の総点検の結果をもとに、４年度編集簿冊の点検を総務課から全所属に指示し、点検結果として所属から求めのあったシステム上の分冊や不要簿冊の削除等を行った。
・令和５年７～８月における前年度末保存期間満了の簿冊廃棄においても、４年度同様に各所属と連携して、総務課としてシステム上のチェックを行いながら廃棄作業にあたった。
・令和５年９月25日、「令和５年度の文書分類表の改正等について（照会）」において毎年、６～７月にかけての「前年度編集簿冊の点検」、７～８月にかけての3「前年度末に保存期間の満了した簿冊の廃棄前点検」、９～10月にかけての「文書分類表の改正」
を例年のルーティンとして、それぞれ少しずつ視点を変えて点検を行うことにより、必要に応じて是正が行えるよう総務課として各所属に対して適時に通知、依頼を発出する旨周知した。
・なお、上記の点検スケジュールや注意事項等を、毎年、各所属の文書事務担当者や文書主任に対して通知、または必要に応じて説明会等を行うことにより保存中簿冊の実態確認や是正を徹底する。
１(2)

公文書の簿冊への編集状況について改善を求めるもの

１

措置済・編集すべき簿冊に現に編集されていない公文書の調査について

環境施設組合は、公文書管理関は、まず令和３年度に簿冊廃棄係規程において公文書管理の細手続において実施することと目を規定しており、これらの関し、各課・工場に対し、今回の監係規程に基づき、環境施設組合査指摘や監査中に判明した実情において作成し、又は取得したを踏まえた確認・再編集を行う

公文書については、課ごとに簿よう、簿冊廃棄の実施に係る通冊への編集等を行い、適正に管知文書（令和４年１月24日発出）理しなければならないところ、で指示し、各課・工場の回答をも簿冊への編集に当たっては、事とに令和４年３月９日総務課に務及び事業の性質及び内容等にてその結果の集約を行った。

応じて系統的に公文書を分類す

・また、文書分類表の改正の実施

4

令和５年９月26日

るために定められた文書分類表については、上記の指示に並行に従った取扱いを行う必要があして、令和４年２月４日付けでる。

各課・工場あて照会し、これになお、公文書の編集に当たって対する各課・工場からの申し出

は、公文書管理規程第25条第１をもとに、簿冊の新設及び改正項第２号に基づき、２以上の分の要否判定の上、令和４年３月類に関連する場合、保存期間の２３日付で文書分類表の改正を最も長い分類に係る簿冊に編集行い、各課・工場へ通知、ホーするほか、公文書管理規程第29ムページに公表した。今後も必条第１項及び第２項に基づき、要に応じ文書分類表の改正を行主管課で作成し、又は取得したう。

公文書は、主管課長が適正に管・なお、起案等をした課以外で別理しなければならない。

添資料管理票が保管されていた

しかしながら、今回の監査にお事案については、令和４年度よいて、各課において保管していり当該事務の処理方針を改め、る簿冊からそれぞれ一部を抽出

令和４年４月８日総務課より各し、編集されている公文書の内課・工場あてに公文書管理規程容等を確認したところ、次のとの内容に沿った公文書保管を実おりであった。

施する旨の通知文書を発出した。

・本来編集すべき簿冊に公文書・指摘NO.１-(1)の措置による文を編集していない事例が少なか書管理に係る年間ルーティンのらず見受けられた。

再整理により、総務課として各・起案等をした課において簿冊所属の文書事務担当者（文書主に編集した上で保管すべき別添任）に対し、点検の年間スケジュ

資料管理票が別の課で保管ールや注意事項等の通知や必要されている事例が見受けられた。に応じて説明会等を開催して、保存中簿冊の実態確認や是正を徹底する。

5

［指摘事項］

２

措置済

１ 総務課は、編集すべき簿冊に・令和３年度の簿冊廃棄の実施に現に編集されていない公文書に係る通知文書（令和４年１月24

ついては、編集先として適日発出）において、廃棄対象簿冊切な簿冊に編集するよう指示し中にその簿冊に編集することがた上で、その進捗状況を確認す適切でない文書が編集されていること。また、各課が公文ないかに関する具体例を盛り込書を適切な簿冊に編集できるよんだ内容の資料を添付し、廃棄う、文書分類表の改正を柔軟か前の段階でのチェックを徹底さつ適正に実施すること。

せているほか、総務課において２ 総務課は、特に簿冊の廃棄にもシステム上の確認作業を行っ際しては、当該簿冊に編集された。確認の結果、廃棄が不適切なている個々の公文書の内容簿冊については保存延長を行の確認を各課に徹底すること。

い、令和４年３月９日付で各課・工場に通知した。
・令和４年７～８月における前年度末保存期間満了の簿冊廃棄において、前年度に続き「簿冊廃棄にあたって必ず確認すべき事項」を添付して、各課・事業所への注意喚起及び総務課としてシステム上でのチェックを行いながら廃棄作業にあたった。
・指摘NO.１-(1)の措置による文書管理に係る年間ルーティンの再整理により、総務課として各所属の文書事務担当者（文書主任）に対し、点検の年間スケジ
ュールや注意事項等の通知や必要に応じて説明会等を開催し

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令和５年
９月26日

て、保存中簿冊の実態確認や是正を徹底する。

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