特定個人情報取扱規則
公益財団法人さわやか福祉財団
第１章

総則

（目的）
第１条

この規則は、公益財団法人さわやか福祉財団（以下「本財団」という。）が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」という。）及び「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に基づき、本財団の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。
個人番号及び特定個人情報等に関しては本財団の「個人情報保護規則」に優先してこの規則が適用される。この規則が個人情報保護に関する他の規則等と矛盾抵触する場合にはこの規則が優先される。
（定義）
第２条

この規則で掲げる用語の定義は次のとおりとする。

なお、この規則における用語は他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従うものとする。
（１）「個人情報」とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する個人に関する情報であって、生存する個人に関する情報であり、特定の個人を識別（氏名、生年月日等）することができるものをいう。また、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものをいう。尚、生存する個人は日本国民に限られず、外国人も含まれるが、法人その他の団体は「個人」に該当しないため、法人などの団体に関する情報は含まれない。
（２）「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
（３）「特定個人情報等」とは、特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。
（４）「個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
（５）「 個人データ」とは、本財団が管理する個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
（６）「保有個人情報」とは、本財団が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する「個人データ」をいう。
（７）「本人」とは、個人番号によって識別される特定の個人をいう。
（８）「役職員」とは、本財団の組織内にあって直接又は間接に本財団の指揮監督を受けて本財団の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者（職員、嘱託職員、臨時職員、パート職員等）のみならず、本財団との間に雇用関係のない者（理事、監事等）を含む。
（９）「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定により、その保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
（10）「個人番号関係事務」とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

（11）「個人番号利用事務実施者」とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
（12）「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
（13）「利用目的」とは、本財団内において個人情報を処理することをいう。
（14）「特定個人情報管理者」とは、理事長により任命され、特定個人情報を保護するための実施及び運用及び報告を行う責任と権限を有する者をいう。
（15）「特定個人情報事務責任者」とは、特定個人情報管理者（以下「情報管理者」という。）により指名され、また、その指示に従い特定個人情報事務担当者（以下「事務担当者」という。）と特定個人情報を保護するための実施及び個人番号を取り扱う事務に従事する者をいい、その適切な遂行に責任を持つものとする。
（16）「特定個人情報事務担当者」とは、情報管理者により指名され、特定個人情報事務責任者（以下「事務責任者」という。）の指示に従い、特定個人番号関係事務に従事する者又は一部の委託を受けた者をいう。事務担当者は適切に個人番号関係業務を行う責任と特定個人情報に関する守秘義務を持つものとする。
（個人番号を取り扱う事務の範囲）
第３条

本財団が個人番号を取り扱う事務の範囲は次のとおり。

（１）役職員（扶養家族を含む。）に係る個人番号関係事務
ア.源泉徴収票作成事務（給与所得、退職所得）
イ.雇用保険届出事務
ウ.労働者災害補償法に基づく請求に関する事務
エ.健康保険、厚生年金保険届出事務
オ.国民年金の第三号被保険者の届出事務
カ.その他、上記に付随する手続事務（２）前項以外の個人に係る個人番号関係事務
ア.支払調書作成事務（報酬・料金等、不動産の使用料等、不動産等の譲受けの対価）（特定個人情報の範囲）
第４条

前条において、本財団が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は次のとおりとする。
（１）役職員又は役職員以外の個人から番号法１６条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し。
（２）本財団が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え。
（３）本財団が法定調書を作成するうえで役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等。
（４）その他個人番号と関連づけて保存される情報。
２

前項各号に該当するか否かが定かでない場合は情報管理者が判断する。

第２章

安全管理体制（組織的安全管理体制）
第５条

本財団は組織的安全管理体制を次のとおりと定める。

（１）情報管理者は理事長が任命する者とし、原則として事務局長を任命する。

（２）情報管理者は事務責任者及び事務担当者を指名し、個人番号関係事務に関する業務を行わせるものとする。
（３）情報管理者は特定個人情報の管理に関して、別に定める特定個人情報取扱業務規程（以下「規程」という。）第３条第３号に定める権限を有する。
（４）事務責任者は事務担当者を教育指導し、個人番号関係事務に関する業務を適切に実施するものとする。
（５）事務担当者はこの規則及び規程に従い、特定個人情報等の保護に関する安全管理措置を遵守し、特定個人情報の業務を行うものとする。
（報告義務）
第６条

この規則に違反する事実または違反するおそれがあることを発見した者はその旨 を情報管理者に報告するものとする。
２

情報管理者は前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく理事長に報告し、かつ、関係者に適切な処置を行うよう指示するものとする。

（特定個人情報等の取り扱い）
第７条

本財団は特定個人情報等を取扱区域、アクセス制御及び識別認証、個人情報取扱い専用電子計算機等の取扱担当者を明確にすることで、安全管理措置を講じなければならない。

第３章

特定個人情報等の取得（特定個人情報の適正な取得）
第８条

本財団は特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段により行うものとする。

（特定個人情報の利用範囲）
第９条 本財団が役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用範囲は、第３条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲を超えてはならない。
（本人から直接に特定個人情報を取得する場合の措置）
第１０条 本人から直接に特定個人情報を取得する場合は、当該本人に対して、規程第６条に定められた方法によって通知する。
(本人以外から間接的に特定個人情報を取得する場合の措置)
第１１条 本人以外の第三者から間接的に特定個人情報を取得する場合は、当該個人情報が当該第三者において適法、適正に取得されたものでなければならない。
（個人番号の提供の要求）
第１２条

本財団は第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して 特定個人番号の提供を求めることができるものとする。
（個人番号の提供を求める時期）
第１３条

本財団は第３条に掲げる事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。

２

前項にかかわらず、本人との契約関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。

（本人確認）
第１４条

本財団は番号法第１６条に定める各方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該個人の身元確認を行うものとする。また、代理人については同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

第４章

特定個人情報の利用(特定個人情報の利用制限)
第１５条 特定個人情報は第３条に掲げる利用目的の範囲内で具体的な権限を与えられた者のみが事務の遂行上、必要な限りにおいて利用できるものとする。
（特定個人情報の取り扱い委託）
第１６条 特定個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には情報管理者の承認を得なければならない。
（特定個人データの作成の制限）
第１７条

個人データを作成するのは第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限るものとし、それ以外の個人データを作成しないものとする。

第５章

個人情報の保管(特定個人情報の管理)第１８条 事務責任者及び事務担当者は個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。
（保有個人情報に関する事項の公表等）
第１９条

本財団は個人情報保護法第２４条第１項に基づき、特定個人情報に係る保有個人情報に関する事項を本人の知り得る状態におくものとする。
（特定個人情報の保管制限）
第２０条
２第３条に定める事務の範囲を超えて、個人情報を保管してはならない。

所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保管期間を経過するまでの間は当該書類及び当該システム内に於いても保管しなくてはならない。

３

番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類 （個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや本財団が行政機関等に提出する法定調書の控え等を所管法令で定められた書類の保管期間を経過するまでの間保管しなくてはならない。

４

特定個人情報の廃棄・削除は規程第１３条に定める。

第６章 特定個人情報の提供（特定個人情報の提供制限）
第２１条

本財団は番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

第７章 特定個人情報の開示、訂正、利用の停止等（特定個人情報の開示）
第２２条

本財団は本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を請求された場合は、遅滞なく当該本人の開示請求範囲内でこれを開示するものとする。ただし、開示する特定個人情報に他の特定個人情報が含まれる場合はその部分について削除 するものとする。
２

本財団は当該開示請求の全部または一部を不開示とすることができる。その場合には当該請求者に対して、その旨及び理由を書面により説明することとする。

（保有個人情報の訂正等）
第２３条

本財団は当該本人が識別される保有個人情報の内容の訂正、追加、又は削除を求められた場合は必要な調査を行い、その結果に基づき、延滞なく当該本人に対し、訂正等の決定の有無を通知するものとする。
（保有個人情報の利用停止等）
第２４条

本財団は本人から当該本人が識別される保有個人情報が個人情報保護法第１６条、第１７条の規定に違反している理由によって、当該保有番号の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは必要な限度で当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。
（開示等を求める手続き及び手数料）
第２５条

本財団は特定個人情報に関して、個人情報保護法第２９条第１項の開示等の求めを受け付ける方法を定めた場合には、本財団の事務所窓口等での掲示・備付け等を行うこととする 。
２

開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認の方法を定めるに当っては十分かつ適切な確認手続きとするよう留意する。

３

個人情報保護法第３０条に従い、手数料を徴収する場合は合理的な手数料額を算定する等の方法により、実費を勘案して、合理的であると認められる範囲において手数料の額を定めなければならない。

（特定個人情報の廃棄・削除）
第２６条

本財団は第３条に掲げる事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。ただし、書類等に記載された個人番号については当該書類についての所管法令に定められた保存期間とし、それらの事務を処理する必要がなくなった場
合で、所管法令に定められた保存期間を経過した場合には個人番号に関する書類を速やかに廃棄又は削除するものとする。

第８章 特定個人情報の取得、利用、保管、提供の安全確認措置（取得、利用、保管、提供の段階における安全確認措置）
第２７条

第３章、第４章、第５章、第６章、第７章、第８章における組織的人的安全確認は第２章安全管理体制の各条に従うものとする。

第９章

特定個人情報の委託の取扱い（委託先における安全管理措置）
第２８条

本財団は個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託をする場合には、本財団と同等の措置が委託先において適切に講じられていることを確認のうえ委託するものとする。

第１０章 その他（委任）第２９条

この規則の施行について必要な事項は、理事長が別に定める。

附則
この規則は決議の日より施行し、平成２７年１２月１１日より適用する。