社会福祉法人神川町社会福祉協議会特定個人情報等取扱規程
第１章総則

（目的）
第１条

この規程は、社会福祉法人神川町社会福祉協議会（以下「本会」という。）が、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号、以下「番号法」という。）及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）に基づき、本会の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めることを目的とする。
（用語の定義）
第２条

この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
（１）個人情報

個人情報の保護に関する法律（平成１５年５月３０日法律第５７号、以下「個人情報保護法」という。）第２条第１項に規定する生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
（２）個人番号

番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
（３）特定個人情報

個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。
番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第６７条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。
（４）特定個人情報等（５）個人情報ファイル

個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
個人情報保護法第２条第２項に規定する個人情報データベース等であって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
（６）特定個人情報ファイル

個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
（７）個人番号関係事務

番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
（８）個人番号関係事務実施者

個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

（９）役職員

本会の組織内にあって直接又は間接に本会の指揮監督を受けて業務に従事している者をいい、雇用関係にある正規職員、非常勤職員及び非常勤ヘルパー職員のみならず、本会との間に雇用関係にない理事、評議員及び監事を含む。
（10）管理区域

特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
（11）取扱区域

特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

（取り扱う事務の範囲）
第３条

本会が個人番号を取り扱う事務の範囲は、次表のとおりとする。

（１）役職員及び役職員の扶養家 源泉徴収関連事務等
族に係る個人番号関係事務（右欄 扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申に掲げる事務に関連する事務を含 告書兼給 与所得者 の配偶者 特別控除 申告
む。）

書作成事務等
給与支払報告書作成事務等
給与支払 報告特別 徴収に係 る給与所 得者
異動届出書作成事務等
特別徴収への切替え申請書作成事務等
退職手当 金等受給 者別支払 調書作成 事務等
退職所得に関する申告書作成事務等
財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等
健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等
国民年金第３号届出事務等
健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務等
雇用保険、労災保険届出事務等
雇用保険、労災保険申請・請求事務等
雇用保険、労災保険証明書作成事務等（２）役職員以外の個人に係る個 報酬・料金等の支払調書作成事務
人番号関係事務（右欄に掲げる事 不動産の使用料等の支払調書作成事務
務に関連する事務を含む。）
不動産等 の譲受け の対価の 支払調書 作成事務
（特定個人情報等の範囲）
第４条

前条に定める事務において使用される特定個人情報等の範囲は、個人番

号及び個人番号とともに管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号等とする。
２

前項に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断をする。
第２章
第１節

安全管理措置

組織的安全管理措置・人的安全管理措置（組織体制）
第５条

本会に、第３条に定める事務に従事する事務取扱担当者を置く。

２

事務取扱担当者は、本会事務局長が指名するものとする。

３

事務取扱担当者が複数いる場合は、本会事務局長はそのうちの１人を事務取扱責任者として指名する。

４

事務取扱担当者は、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

５

事務取扱担当者が変更することになる場合、本会事務局長は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行うものとし、本会事務局長は引継ぎの内容を確認するものとする。

（事務取扱担当者の監督）
第６条

本会は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要、かつ、適切な監督を行うものとする。
（教育・研修）
第７条

本会は、この規程に定められた事項を理解し遵守するとともに、事務取扱担当者にこの規程を遵守させるための教育・研修を企画・運営する責任を負う。
２

事務取扱担当者は、この規程を遵守させるための教育・研修を受けなければならない。教育・研修の内容及びスケジュールは、事業年度ごとに本会事務局長が定める。

３

本会は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項その他特定個人情報等についての事項を、必要に応じて就業規則に盛り込むものとする。

（取扱状況の記録）
第８条

事務取扱担当者は、次の各号に定める特定個人情報等の取扱い状況について記録し、記録した書面を保存するものとする。
（１）特定個人情報等の入手日（２）源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日（３）源泉徴収票等の本人への交付日

（４）源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日（５）特定個人情報等の廃棄日（漏えい等への対応）
第９条

事務取扱担当者は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知ったとき、又はその可能性が高いと判断した場合は、直ちに本会事務局長に報告する。
（取扱状況の確認）
第１０条

本会事務局長は、特定個人情報等の取扱状況について、１年に１回以上の頻度で確認を行うものとする。
第２節

物理的安全管理措置（取扱区域の管理）
第１１条

本会は、特定個人情報等の取扱いに際し、管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い措置を講じるものとする。
（１）管理区域
入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
（２）取扱区域
可能な限り間仕切り等を設置し、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど工夫をするものとする。
（盗難等の防止）第１２条

本会は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。
（１）特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
（２）特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。
（持出しの禁止）第１３条

本会は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、次に掲げる場合を除き禁止する。なお、持出しとは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域のほかへ移動させることをいい、事業所内での移動等も持出しに該当するものとする。
（１）個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合

（２）行政機関等への法定調書の提出等、当社が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
２

事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体を持ち出す場合はパスワードの設定、書類等を持ち出す場合は封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失、盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。

（削除等の確認）第１４条

本会事務局長は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。
第３節

技術的安全管理措置（取扱者の限定）
第１５条

本会における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は、次のとおりとする。
（１）特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
（２）機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。
（不正アクセス等の防止）第１６条

本会は、次の方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
（１）情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。
（２）情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法。
（３）導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。
（４）機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。
（５）ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。
（漏えい等の防止）
第１７条

本会は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場

合、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。
（１）通信経路における情報漏えい等の防止策
通信経路の暗号化（２）情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策

データの暗号化又はパスワードによる保護
第３章

特定個人情報の取得（利用目的）
第１８条

本会が役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に定める事務の範囲内とする。
（利用目的の通知）
第１９条

本会は、役職員又は第三者から特定個人情報を取得する場合は、利用目的を記載した通知を交付又は送付する方法によるものとする。
２

利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更し、本人への通知又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

（個人番号の要求）
第２０条

本会は、第３条に定める事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
２

役職員又は第三者が、本会の個人番号の提供の要求又は第２４条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。それにもかかわらず、役職員又は第三者が個人番号の提供に応じない場合は、提供を求めた経緯等を記録するものとする。

（個人番号提供を求める時期）
第２１条

本会は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。
２

前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。

（提供の求めの制限）
第２２条

本会は、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。
（収集制限）
第２３条

本会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。
（本人確認）
第２４条

本会は、第１９条第１項に定める方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該者の身元確認を行うものとする。

（取得段階の安全管理）第２５条

特定個人情報の取得段階における安全管理措置は、第２章安全管理措置に従うものとする。
第４章

特定個人情報の利用（利用制限）
第２６条

本会は、第１８条に定める利用目的の範囲内でのみ特定個人情報を利用するものとする。
２

本会は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。

（特定個人情報ファイル作成の制限）
第２７条

本会は、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。
（利用段階の安全管理）第２８条

特定個人情報の利用段階における安全管理措置は、第２章安全管理措置に従うものとする。
第５章

特定個人情報の保管（保管制限）
第２９条

本会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
２

本会は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。

３

本会は、提供を受けた通知カードその他の本人確認書類等の写しや本会が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成する上で事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

（保管段階の安全措置）
第３０条

特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は、第２章安全管理措置に従うものとする。

第６章

特定個人情報の提供（提供の制限）第３１条

本会は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。
（提供段階の安全管理）第３２条

特定個人情報の提供段階における安全管理措置は、第２章安全管理措置に従うものとする。
第７章

特定個人情報の開示（情報の開示）第３３条

本会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る特定個人情報について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。
第８章

特定個人情報の廃棄・削除（廃棄、削除）第３４条

本会は、第３条に定める事務を処理するために必要がある場合に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所
管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除するものとする。
（廃棄、削除段階の安全管理）第３５条

特定個人情報の廃棄又は削除段階における安全管理措置は、第２章安全管理措置に従うものとする。
第９章

特定個人情報の取扱いの委託（収集等の委託）第３６条

本会は、役職員に対して、当該役職員の扶養家族に係る者からの個人番号の収集及び本人確認は、当該役職員に委託するものとする。
第１０章

その他

（変更後の個人番号の届出）
第３７条

役職員は、個人番号が漏えいした等の事情により、役職員又は当該役職員の扶養家族の個人番号が変更された場合は、変更後の個人番号を遅滞なく本会に届け出なければならない。
（委任）
第３８条
附

この規程に定めるもののほか、必要な事項は会長が別に定める。
則

この規程は平成２７年１０月５日から施行する。