監査結果に関する措置状況報告書
監査の対象：令和３年度定期監査等
指摘№

指摘等の概要措置内容又は措置方針等

措置分類

措置日
（予定）

１
・文書管理システム上、簿冊の分冊の円滑化にむけ、そのための簿冊追加登録の手続や様式等について早急に検討を行い、令和３年度中の適切な簿冊への編集に係る影響も考慮し、追加登録申請用の暫定様式として「文書管理システムへの簿冊登録・修正・削除に係る要請シート（仮）」を作成し、令和４年２月４日に各課・工場あて通知した。
・このシートによる試行運用の結果、運用上の課題が生じなかったことから、手続や様式を確定し、正式な制度として令和４年３月２３日付で本格運用に切替える旨の通知を行った。

措置済

令和 4 年 3 月 23 日

２・令和３年度の簿冊廃棄の実施に係る通知文書（令和４年１月 24 日発出）において、廃棄対象簿冊中にその簿冊に編集することが適切でない文書が編集されていないかに関する具体例を盛り込んだ内容の資料を添付し、廃棄前の段階でのチェックを徹底させているほか、総務課においてもシステム上の確認作業を行っている。
・簿冊追加登録の仕組みの整備状況や文書分類表の改正状況等を踏まえ、令和４年 7 月 1 日に「文書事務の手引き」改正した。
・その上で、上記以外の文書については、令和４年７～８月における前年度末保存期間満了の簿冊廃棄において、前年度に続き「簿冊廃棄にあたって必ず確認すべき事項」を添付して、各課・事業所への注意喚起及び総務課としてシステム上でのチェックを行いながら廃棄作業にあたった。
・令和４年 11 月 24 日付で総務課から「公文書を編集する簿冊の編集・保存状況の点検について(依頼)」を発出して、令和３年度編集簿冊の総点検を指示し、点検結果の報告を受けた。点検結果の内容としては、目次が無いものや実際に紙簿冊が分冊されているのにシステム上の分冊がされていないものなどが多く、２月中には各所属とも是正が行われている。
・令和５年４～６月において、令和３年度編集簿冊の総点検の結果をもとに、４年度編集簿冊の点検を総務課から全所属に指示し、点検結果として所属から求めのあったシステム上の分冊や不要簿冊の削除等を行った。

措置済

令和 5 年 9 月 26 日

公文書を編集する簿冊の保存状況について改善を求めるもの
環境施設組合の公文書の簿冊への編集に当たっては、大阪広域環境施設組合公文書管理規程(以下「公文書管理規程」という。)に基づき、次のとおり取り扱う必要があると定められている。
・１簿冊に編集しがたいときは、副題を付けて分冊とすること（第 25 条第１項）。
・公文書の編集は、原則として、表紙、背表紙及び索引目次を付けて行うこと（同）。
・なお、公文書の作成等は文書管理システムを利用して行うことが基本であり、公文書を編集した簿冊は文書管理システムに登録する必要がある（第３条第２項及び第 26 条）。

１(1)しかしながら、今回の監査において、各課（工場を含む。以下同じ。）で保管している簿冊からそれぞれ一部を抽出して確認したところ、次のとおりであった。
・起案又は供覧の際に別添資料管理票を用いるなど紙媒体の公文書を編集している簿冊を抽出して確認したところ、現に複数の簿冊に分けて公文書を編集しているにもかかわらず、文書管理システム上の登録では分冊されていない事例が少なからず見受けられた。
・表紙又は索引目次がない簿冊のほか、表紙等に所定の様式を用いていない簿冊が見受けられた。
［指摘事項］
１ 総務課は、文書管理システム上、簿冊の分冊を円滑に行える仕組みを整備すること
２

総務課は、公文書管理関係規程の内容に係る周知徹底を行うとともに、定期的に保存中の簿冊の実態を確認し、状態に応じた是正が行える仕組みを整備すること。

・令和５年７～８月における前年度末保存期間満了の簿冊廃棄においても、４年度同様に各所属と連携して、総務課としてシステム上のチェックを行いながら廃棄作業にあたった。
・令和５年９月 25 日、「令和５年度の文書分類表の改正等について（照会）」において毎年、６～７月にかけての「前年度編集簿冊の点検」、７～８月にかけての「前年度末に保存期間の満了した簿冊の廃棄前点検」、９～10 月にかけての「文書分類表の改正」を例年のルーティンとして、それぞれ少しずつ視点を変えて点検を行う
ことにより、必要に応じて是正が行えるよう総務課として各所属に対して適時に通知、依頼を発出する旨周知した。
・なお、上記の点検スケジュールや注意事項等を、毎年、各所属の文書事務担当者や文書主任に対して通知、または必要に応じて説明会等を行うことにより保存中簿冊の実態確認や是正を徹底する。

指摘№

指摘等の概要公文書の簿冊への編集状況について改善を求めるもの
環境施設組合は、公文書管理関係規程において公文書管理の細目を規定しており、これらの関係規程に基づき、環境施設組合において作成し、又は取得した公文書については、課ごとに簿冊への編集等を行い、適正に管理しなければならないところ、簿冊への編集に当たっては、事務及び事業の性質及び内容等に応じて系統的に公文書を分類するために定められた文書分類表に従った取扱いを行う必要がある。
なお、公文書の編集に当たっては、公文書管理規程第 25 条第１項第２号に基づき、２以上の分類に関連する場合、保存期間の最も長い分類に係る簿冊に編集するほか、公文書管理規程第 29 条第１項及び第２項に基づき、主管課で作成し、又は取得した公文書は、主管課長が適正に管理しなければならない。
しかしながら、今回の監査において、各課において保管している簿冊からそれぞれ一部を抽出し、編集されている公文書の内容等を確認したとこ
ろ、次のとおりであった。

１(2)

・本来編集すべき簿冊に公文書を編集していない事例が少なからず見受けられた。
・起案等をした課において簿冊に編集した上で保管すべき別添資料管理票が別の課で保管されている事例が見受けられた。
［指摘事項］
１ 総務課は、編集すべき簿冊に現に編集されていない公文書については、編集先として適切な簿冊に編集するよう指示した上で、その進捗状況を確認すること。また、各課が公文書を適切な簿冊に編集できるよう、文書分類表の改正を柔軟かつ適正に実施すること。
２

総務課は、特に簿冊の廃棄に際しては、当該簿冊に編集されている個々の公文書の内容の確認を各課に徹底すること。

措置内容又は措置方針等

措置分類１
・編集すべき簿冊に現に編集されていない公文書の調査については、まず令和３年度に簿冊廃棄手続において実施することとし、各課・工場に対し、今回の監査指摘や監査中に判明した実情を踏まえた確認・再編集を行うよう、簿冊廃棄の実施に係る通知文書（令和４年１月 24 日発出）で指示し、各課・工場の回答をもとに令和４年３月９日総務課にてその結果の集約を行った。
・また、文書分類表の改正の実施については、上記の指示に並行して、令和４年２月４日付けで各課・工場あて照会し、これに対する各課・工場からの申し出をもとに、簿冊の新設及び改正の要否判定の上、令和４年３月２３日付で文書分類表の改正を行い、各課・工場へ通知、ホームページに公表した。今後も必要に応じ文書分類表の改正を行う。
・なお、起案等をした課以外で別添資料管理票が保管されていた事案については、令和４年度より当該事務の処理方針を改め、令和４年４月８日総務課より各課・工場あてに公文書管理規程の内容に沿った公文書保管を実施する旨の通知文書を発出した。
・指摘 NO.１-(1)の措置による文書管理に係る年間ルーティンの再整理により、総務課として各所属の文書事務担当者（文書主任）に対し、点検の年間スケジュールや注意事項等の通知や必要に応じて説明会等を開催して、保存中簿冊の実態確認や是正を徹底する。

措置済措置日（予定）
令和 5 年 9 月 26 日

２・令和３年度の簿冊廃棄の実施に係る通知文書（令和４年１月 24 日発出）において、廃棄対象簿冊中にその簿冊に編集することが適切でない文書が編集されていないかに関する具体例を盛り込んだ内容の資料を添付し、廃棄前の段階でのチェックを徹底させているほか、総務課においてもシステム上の確認作業を行った。確認の結果、廃棄が不適切な簿冊については保存延長を行い、令和４年３月９日付で各課・工場に通知した。
・令和４年７～８月における前年度末保存期間満了の簿冊廃棄において、前年度に続き「簿冊廃棄にあたって必ず確認すべき事項」を添付して、各課・事業所への注意喚起及び総務課としてシステム上でのチェックを行いながら廃棄作業にあたった。
・指摘 NO.１-(1)の措置による文書管理に係る年間ルーティンの再整理により、総務課として各所属の文書事務担当者（文書主任）に対し、点検の年間スケジュールや注意事項等の通知や必要に応じて説明会等を開催して、保存中簿冊の実態確認や是正を徹底する。

措置済

令和 5 年 9 月 26 日

指摘№

指摘等の概要措置内容又は措置方針等

措置分類

措置日
（予定）

１
・令和４年度中に情報セキュリティ検査を実施するべく、課題整理や関係規程の整備を行い、「情報セキュリティ検査実施要綱（案）」を作成した。
・令和５年３月 10 日付で「情報セキュリティ検査の実施について(通知)」を各所属に通知し、情報セキュリティ検査を実施した。なお、この検査では「要綱（案）」を暫定的に運用し、情報実施手順により提出されるチェックシートの内容を基にハードウェア等の管理状況を検査した。
・令和５年３月に実施した情報セキュリティ検査結果を踏まえて、令和５年 12 月 20 日付で「情報セキュリティ検査実施要綱」と令和５年度情報セキュリティ検査を実施するために必要な「情報セキュリティ検査基本計画」を策定した。
・令和６年２月 22 日に「庁内情報ネットワークシステムにかかる情報セキュリティに関する点検の実施について（依頼）」を全所属に送付し、令和５年度情報セキュリティ検査を実施している。
・令和６年度以降についても、継続的に情報セキュリティ検査を実施する。

措置済

令和 5 年 12 月 20 日

情報セキュリティ検査の実施について改善を求めるもの
環境施設組合では、庁内通信ネットワークにおける情報等のセキュリティの保持を目的とする大阪広域環境施設組合情報セキュリティ管理規程（以下「情報管理規程」という。
）第 11 条において、情報セキュリティ対策の実施状況の検証を目的として、統括情報セキュリティ責任者（事務局長）による定期的な検査（以下「情報セキュリティ検査」という。）の実施が規定されており、情報セキュリティ検査を実施する必要がある。
しかしながら、今回の監査において、情報セキュリティ検査の実施状況を確認したところ、次のとおりであった。

２(1)・令和３年 10 月末の時点では、情報セキュリティ検査は実施されたことがなく、実施に向けての具体的な計画も作成されていなかった。
・情報セキュリティ検査の実施に際しては、情報管理規程第 11 条第４項に基づき、統括情報セキュリティ責任者が情報セキュリティ検査の実施方法その他必要な事項（以下「実施方法等」という。）を定める必要があるが、実施方法等が定められていなかった。
・なお、情報セキュリティ検査に近い取組みとしては、 平成 30 年度の監査指摘を受けて令和２年６月に作成された大阪広域環境施設組合情報セキュリティ実施手順（以下「情報実施手順」という。
）に、課情報セキュリティ責任者が所定のチェックシートによる点検結果を統括情報セキュリティ責任者あて報告する制度が設けられているが、この制度は、課情報セキュリティ責任者が自己点検を行うものであるため、統括情報セキュリティ責任者の判断により課情報セキュリティ責任者の管理状況を検査する情報セキュリティ検査には該当するものではない。
［指摘事項］
１ 総務課は、情報管理規程の趣旨に沿った内容の情報セキュリティ検査を定期的に実施すること。なお、実施に当たっては、実施方法等を定める規程を新たに定めるほか、情報実施手順により提出されるチェックシートの精査等を行い、実情に応じた内容とすること。

措置内容又は措置方針等

措置分類

措置日
（予定）

１
・情報実施手順に定める様式については、様式の利用状況の把握や実際の記入手順等の自己検証等を行い、その結果を基に令和５年12 月 19 日付で情報実地手順を改定した。
・改定した情報実施手順について、令和５年 12 月 27 日に「大阪広域環境施設組合情報セキュリティ実施手順の改定について（通知）」を各所属に送付し、改定した「情報実施手順」を庁内ポータルサイトへ掲載した旨の周知を行った。
また、情報実施手順の改定箇所や内容等を丁寧に記載した「主な改定」資料についても庁内ポータルサイトへ掲載し、その旨も周知した。

措置済

令和 5 年 12 月 27 日

２
・それぞれの情報関係規定の内容の妥当性を検証し、令和５年３月24日付で「大阪広域環境施設組合情報セキュリティ対策基準」を、令和５年３月27日付で「大阪広域環境施設組合情報セキュリ
ティ管理規程」をそれぞれ改定し、本組合ホームぺージに掲載した。
上記の改定内容を踏まえつつ、令和５年12月19日付で情報実［指摘事項］
施手順を改定し、12月27日付で各所属に対して改定した情報実
１ 総務課は、情報実施手順に定める様式について、その利用状況を改め施手順を庁内ポータルサイトへ掲載した旨の周知を行った。て把握した上で、適正な手続のために必要な実務上の手順を整理し、また、これらの改定に際しては「主な改定歴」を作成し、情報その結果を様式に反映させた見直しを行うこと。なお、見直した場合関係規定の改定箇所の内容の整理し、保管している。
は、様式の利用手順について、その目的に沿って丁寧に説明して周知
今後も情報関係規定の妥当性を含めた内容の検証を継続的に実すること。
施していく。

措置済

令和 5 年 12 月 27 日

指摘№

指摘等の概要情報実施手順に定める様式及び関係規程の検証について改善を求める
もの
環境施設組合の庁内情報ネットワークにおける情報セキュリティの確保については、情報管理規程並びに情報管理規程に基づく定められた大阪
広域環境施設組合情報セキュリティ対策基準（以下「情報対策基準」という。）及び情報実施手順等の情報セキュリティ関係規程が設けられているが、これらの制定状況及び運用状況については、これまでも定期監査の対象としてきたところである。
しかしながら、今回の監査において、情報セキュリティ関係規程の運用状況を確認したところ、次のとおりであった。

２(2)

・情報実施手順に規定する様式を用いて、庁内情報端末や記録媒体の管理等が行われているが、課情報セキュリティ責任者が確認すべき時点との間の齟齬等が見受けられる。なお、一部では、様式の取扱いの誤認も見られた。
・情報実施手順については、その内容上、年度ごとに更新するべき部分が更新されていなかったほか、文言の不備や関係規程間の齟齬と思われる箇所も見受けられた。

２

総務課は、情報実施手順に定める様式に限らず、これまでの定期監査でも指摘したとおり、情報セキュリティ関係規程については、ＩＣＴに関する状況の急速な進歩や変化等も踏まえつつ、その内容の今日的妥当性を含め、内容の点検整理や関係資料の整理保管、さらには検証の継続的な実施を行うこと。

指摘№

指摘等の概要各工場の運転制御システムにおける情報セキュリティの確保について改善を求めるもの

２

環境施設組合の設置・運営するごみ焼却工場（破砕設備を含む。
）においては、工場設備の状況を一元的に把握し、制御装置を通じて状況に応じた指令が行える運転制御システム（Distributed Control System。以下「ＤＣＳ」という。
）を整備し、運用している。
ＤＣＳは、工場運転制御用に特化した設備管理用のシステムであり、庁内情報ネットワークに接続しておらず、かつインターネット等の外部通信ネットワークにも接続しない運用方針のもとで運用していることから、組合の運用する情報システムの情報セキュリティに関する基準である情報管理規程の適用外として取り扱われている。
一方で、ＤＣＳの正常な運用に支障を来す事態が発生した場合、市民の生活インフラである工場の運営にも多大な影響が生じ、市民の日常生活にもその影響が及びかねないため、ＤＣＳについても、運用実態に応じた情報セキュリティの確保を図ることが必要である。
しかしながら、今回の監査において、各工場におけるＤＣＳの運用状況について確認したところ、次のとおりであった。

(3)

・ＤＣＳの運用に際しては、保守点検及び緊急対応に係る業務委託契約(以下「保守契約」という。
）がメーカー等との間で工場ごとに締結されているが、情報管理規程の対象となるシステムに係る契約と異なり、契約書や仕様書において情報セキュリティ関係の条項が設けられていなかった。
・ＤＣＳに対しては、保守契約の受注者の作業員等が来場して作業を行う中でＵＳＢメモリ等の外部記憶媒体を接続することもあるが、その接続記録等が整備されていなかった。
［指摘事項］
１ 施設管理課は、各工場のＤＣＳに係る保守契約において、管理規程等を参考に、情報セキュリティの確保に関する規定を統一的に盛り込むよう取り計らい、各工場は現に盛り込むこと。
２

各工場は、ＤＣＳに対する外部記憶媒体の接続等を記録する仕組みを整えること。

措置日

措置内容又は措置方針等

措置分類

１
・各工場が実施する保守契約の仕様書等に情報セキュリティの確保に関する統一的な条項を盛り込むために、情報セキュリティ特記仕様書を作成し、令和４年度契約分より運用した。

措置済

令和 4 年 4 月 1 日

２
・受注者の作業員等による外部記憶媒体の接続等を記録する仕組みを情報セキュリティ特記仕様書の条項に盛り込み、情報セキュリティの確保が確認できるように是正した。

措置済

令和 4 年 2 月 24 日

（予定日）

指摘№

指摘等の概要
工場施設の更新・運営事業における公文書の管理について留意すべき事項

今回の監査においては、工場更新事業に係る事務及び課又は事業所の事務の実施状況全般に対する監査を実施するため、建設企画課（住之江工場現場事務所）の実情を確認した。
今回の監査の結果としては、これらの事務に関して是正又は改善が必要な事項として指摘する事項はなかったものの、住之江工場更新・運営事業を主管する建設企画課の分室として、現地において工事監理等の業務を担っている住之江工場現場事務所においては、事業進捗に伴って工事監理等の大量の書類が発生しており、同事務所のスペースを圧迫しかねない状況が見受けられた。
こうした事態は、更新工事の受注者及び工事監理業務委託の受注者から設計・施工関係の各種書面（図面を含む。）が工事の進捗に伴って段階的に提出されることによるもので、契約済の案件でもあり、現状ではやむを得ないとは認められるが、工事の竣工は令和５年３月末の予定であり、今後も保管を要する書類が相当数増加することが確実である。
一方、公文書管理規程第３条第２項において、文書の取扱いに当たっては、原則として電子情報処理組織である文書管理システムを利用して行うものと定めており、また、文書処理の電子化には、事務の効率化だけでなく、紙の使用量の減に伴う紙資源の節約及び購入費用の節減、文書保管に係る労力やリスクの皆減、事務スペースの有効活用といった多大な効果が期待できる。
ついては、今後の工場更新事業の実施に当たっては、現行の事業における課題を整理した上で、受注者からの申請書等に係る処理の電子化について検討し、可能な範囲で導入するよう留意されたい。

措置内容又は措置方針等

措置分類

措置日
（予定日）

（見解）
・住之江工場現場事務所では、日々、更新工事の受注者や工事監理業務委託の受注者と調整を行いながら、工場更新作業を進めているところである。
・更新工事の受注者等から提出される図書等は、Ａ２サイズの大きな図面等が含まれ、組合のパソコン上で縮小された画像を見ると、図や記号が細かくなることや、図面全体を俯瞰して見ることができないことから、紙媒体でチェックする方が効率的な作業を行うことができると考えている。
・しかしながら、審査や確認が終了して不要となった書類等については、受注者のノウハウ等が含まれるため受注者に返却するなど、極力、情報管理に注意しながら処分するなどして事務スペースを確保することや、事業に支障が生じない範囲で電子データでの受領及び保存が可能なものは電子化に努めてまいりたい。

見解―