2020 年 12 月 17 日
みずほ信託銀行株式会社

議決権行使書の集計方法の見直し等について
みずほ信託銀行株式会社（取締役社長：梅田 圭、以下「当行」）は、2020 年 9 月 18
日付ニュースリリース「議決権行使書の集計方法について」および 2020 年 9 月 24 日
付ニュースリリース「議決権行使書の集計方法の確認結果について」にてお知らせいたしました、繁忙期における議決権行使書の集計作業の取り扱い（以下「先付処理」）（※1）に関して、調査委員会を行内に設置し、外部弁護士の意見をいただきながら、発生原因の究明とともに、繁忙期における議決権行使書の集計方法の見直し、および再発防止策の検討を行ってまいりました。その検討結果の概要について、以下の通りお知らせいたします。また、今回の事態に至った責任を明確化するため、当行役員等は報酬返上を実施いたします。
1．先付処理の導入経緯、発生原因について
当行は、議決権行使書集計業務を含む証券代行業務にかかる事務を日本株主データサービス株式会社（以下「JaSt」）に委託しております。先付処理は、2009 年のJaSt への委託開始時から運用しておりましたが、先付処理の不適切性が長年に亘り見過ごされてきたのは、委託開始時に当行業務の JaSt への外部委託取扱いに関する適切性を十分に確認しなかったこと、および先付処理が長年の実務慣行となっていたため定期モニタリングなど複数の検証機会においても疑義を抱かなかったこと、が原因であると考えております。
本来、議決権行使書集計業務は、株主の皆さまの意思を株主総会に伝達し経営に反映させる機能の一部であり、コーポレートガバナンスの根幹を支える業務であるとの認識の下、既存の規定や慣行にとらわれずに検証を行うべきでありました。
2．再発防止に向けた取り組みについて(1)新たな議決権行使書集計フローの構築
先付処理については、次回繁忙期である 2021 年 3 月開催の株主総会よりその運用を取りやめ、実際に郵便局から議決権行使書を受領した日を基準に集計を行うことといたします。先付処理の廃止後も委託会社さまの株主総会運営に支障が出ないように集計処理を行うために、議決権行使書の受領方法、集計フロー、および集計体制の見直しを行います。



最も早く議決権行使書を受領するために、これまでの JaSt の事務センター所在地域を所管する郵便局からの配達によって受領する方法から、新東京郵便局に私書箱を設置し引き取りを行う方法に変更いたします。
議決権行使書受領後の集計フローにおいては、郵便物の仕分け作業など、人手を用いる作業に従事する要員の増員を進めるとともに、議決権行使書のデータ化や議決権行使書の分別を行う機器等の増強に取り組みます。
なお、上記の見直し後の議決権行使書の受領方法を含む議決権行使書の集計オペ
レーションについては、外部の弁護士の検証を経て、適切性に問題ない旨を確認しております。
(2)管理態勢の強化
本事案の反省を踏まえ、以下の取り組みにより、改めて法令遵守を徹底するとともに、正確かつ迅速な業務遂行による証券代行業務の適切性の確保に努めてまいります。
①

独立した第三者である専門家（弁護士および会計コンサルタント）のサポートを受け、議決権集計以外の証券代行業務全般に係る事務手続書やマニュアル等の見直しを実施し、改めて業務遂行の適切性の点検を進めてまいります。

②

業務の外部委託開始時および定期見直し時に、委託業務におけるリスクの度合いやお客さまへの影響等を踏まえた業務フローの適切性確認を行うとともに、適切なモニタリング・指導を行う体制を強化し外部委託の管理を高度化いたします。

③

コンプライアンス管理にかかる確認・検証の観点を明確化・規定化し、業務の取り扱い開始時や事務フロー変更時等のコンプライアンス部門の関与を高め遵法性の確認態勢を強化いたします。

④

業務に関係する法令等に対する知見の向上を図るべく社員への教育・研修を強化いたします。

⑤

内部監査においては、外部環境の変化を含む様々な要素を考慮したうえでリスクを検証する態勢を強化し、適切なリスク認識をもった監査・モニタリングを実施してまいります。

⑥

委託先である JaSt の法務・コンプライアンス面にかかる内部管理体制強化の取り組みを連携して進めるとともに、JaSt における法令等遵守状況についての検証を強化いたします。

3．議決権行使の電子化の推進等について議決権集計業務を適切かつ迅速に行うために、株主総会の開催時期の集中に伴う業務繁忙化への対応として、今後とも委託会社さま、市場関係者の皆さまのご協力を得ながら、議決権行使の電子化(以下「電子行使」)の推進等に取り組んでまいります。
(1) 電子行使の採用により株主さまは議決権行使の手段が広がるとともに、行使期限までに何度も議決権行使をやり直せる等利便性が向上します。また、委託会社さまもタイムリーに行使状況を把握することができるほか、議決権行使書返送のデジタル化によるコストメリットも享受することができます。
(2) 当行の調査では、本年 6 月に株主総会を開催した上場会社 2,407 社のうち、電子行使の採用会社数は 936 社、採用率は約 39%で前年同期比＋15%伸長しており、新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点からもニーズが高まっているものと考えております。
(3) 引き続き、委託会社さまに対して、電子行使導入について、利便性やコストメリットに加えて、コロナ禍における株主総会の基本的インフラとなること、削減したコストの一部を寄付する等の SDGs の取り組み事例も複数あること等を訴求して、採用率引き上げに取り組んでまいります。
(4) 電子行使を導入した当行委託会社さまにおける株主さまの電子行使利用率は、本年 6 月の株主総会においては 21％となっております。当行としては、招集通知への利用促進の記載やリーフレットの同封等、委託会社さまと協力し、電子行使の利用率の更なる引き上げに取り組んでまいります。
(5) 近年においても特定の時期に株主総会が集中する傾向にあり、当行は株主名
簿管理人として、株主総会開催時期の分散化に向け、情報提供等を通じて委託会社さまの取り組みを引き続きサポートしてまいります。

4．責任の所在の明確化
本事案に関する責任を明確化し、当行役員等は、下記のとおり報酬返上を実施いたします。
対象者
みずほ信託銀行 取締役社長（代表取締役）

内容
梅田圭

月額報酬の 20％×3 ヵ月

同専務取締役（代表取締役）

眞武 伸哉

月額報酬の 10％×3 ヵ月

同常務執行役員鶴岡 正人

月額報酬の 10％×3 ヵ月

（参考）
対象者
日本株主データサービス 代表取締役社長
同代表取締役副社長

内容
日向研

月額報酬の 10％×3 ヵ月

粟野 徳之

月額報酬の 10％×3 ヵ月

当行に証券代行業務を委託していただいている委託会社さまをはじめ、委託会社の株主の皆さま並びに資本市場参加者の皆さまにご迷惑・ご心配をおかけいたしましたこと、改めて深くお詫び申しあげます。
当行が取り扱う業務が、コーポレートガバナンスの根幹を支えることを改めて強く認識し、高い専門性を発揮することで、資本市場の健全な発展に貢献してまいります。
＜日本株主データサービス株式会社（JaSt）の概要＞
商号

日本株主データサービス株式会社（Japan Stockholders Data Service Company, Limited

本社所在地

東京都杉並区和泉2-8-4

設立

2008年4月1日

資本金の額

20億円

株主・出資比率

三井住友信託銀行株式会社

50％

みずほ信託銀行株式会社

50％

事業内容

証券代行業務における株主名簿管理および特別口座管理にかかる事務の受託に関する業務、株主名簿管理および特別口座管理にかかるシステムの開発および運営に関する業務（※1）当行および JaSt は、議決権行使書の集計作業について、従来、3 月・5 月・6 月など株主総会が多く開催される繁忙期において、大量の集計作業を円滑に実施するため、所管郵便局との間で調整の上、議決権行使書の郵送受付分について、本来の配達日（郵便局が発行する「交付証」に記載された日付）の前日に郵便局から JaSt に持ち込んでいただき、事務処理を進める対応を行ってきました。なお、本年は新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響により 7 月にも株主総会が集中したことから、7 月中も同様の対応を行っておりました。
本来の配達日の前日に郵便局から持ち込まれた議決権行使書について、JaSt が議決権行使書を集計する際には、実際の持込日ではなく、本来の配達日の日付が記載された「交付証」の日付を基準に集計することとしておりました。そのため、「交付証」の日付が議決権行使期限後である場合には、実際の持込みの時点が議決権行使期限前であっても、議決権行使書の集計作業の対象外としてきました。
以上