共用機器管理支援システム

ご利用マニュアル（事務担当者向け）

Ver3.0.0
都立大Edition
Copyright (C) NIPPON CONTROL SYSTEM Corporation

目次
１．研究室ユーザーの管理
1-1. 自研究室のユーザーを登録したい
1-2. 自研究室のユーザーを編集したい
1-3. 自研究室のユーザー停止したい
1-4. 自研究室のユーザーのパスワードを再設定したい
1-5. 複数のユーザーを一括で登録したい
1-6. 複数のユーザーを一括で編集したい
1-7. 複数研究室に所属するユーザーの設定をしたい（サブ所属承認）

２．研究室の管理
2-1. 研究室の担当者になるには
2-2. 自研究室の予算を登録したい

３．利用状況の確認
3-1. 自研究室ユーザーの機器利用状況を確認したい

４．請求の管理

都立大Editionにこの機能はありません

4-0. SimpRentにおける請求の考え方
4-1. 自研究室ユーザーの課金状況を確認したい
4-2. 自研究室ユーザーの請求書を発行したい

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1-1.自研究室のユーザーを登録したい
１
システムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [ユーザー] → [ユーザー]をクリックします。

ｃ2

ユーザーID

半角英数、一部の記号を入力できます。

パスワード８文字以上が必須です。
半角英数、一部の記号を入力できます。

所属選択できるのは、登録者が担当している研究室のみです。

有効期限

ユーザーがシステムにログインできる期日です。

学内/学外ユーザーが、・学内の利用者(学内料金を適用)・学外の利用者(学外料金を適用)を指定します。

役職／権限

支払責任者
事務担当者
機器管理者
一般を選択します。

ユーザーの一覧が表示されます。

ｃ

新規ボタンをクリックします。

サブ所属の申請の可/不可を設定できます。
サブ所属

3「申請不可」にすると、他の研究室にサブ所属できません。

ユーザーの新規登録画面が表示されます。
技術サポートｃ

ユーザーが技術サポート員となるか選択します。

技術サポート員を選択する際のプロプロフィール フィールの公開/非公開を設定しま
す。

ｃ

コメント

予約時にコメントが表示されます。
空いている日程などを登録してください。

詳細条件の開閉

検索画面の「詳細な検索条件を表示」の初期表示の開く/閉じるを設定します。

機器の予約スケジューラや、マイページのカレンダーなどのスケスケジュール ジューラのデフォルトの表示方法を種別切替設定します。
日、週、月、一覧、タイムライン、縮小表示から選択します。
スケジューラで表示される時間帯のスケジュール デフォルトを設定します。
表示時間切替 営業時間表示、全日表示を選択します。
必要事項を記入して、保存ボタンをクリックします。
ユーザーが新規に登録されます。

1-5. 複数のユーザーを一括で登録したいの、解説付き登録Formをダウンロードして記入し、アップロードして登録する方法を推奨します。
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1-2.自研究室のユーザーを編集したい
１

1-3.自研究室のユーザーを停止したい
１

システムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [ユーザー] → [ユーザー]をクリックします。

ｃアカウントの停止以下のいずれかの操作を行うと、ユーザーのログインを停止することができます。

ｃ2

 ユーザー編集から「有効期限」を過去の日付にする
 一覧でユーザーを選択して、「無効にする」ボタンをクリックするユーザーの一覧が表示されます。

ｃ42
システムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [ユーザー] → [ユーザー]をクリックします。

編集したいユーザーを選択し、編集ボタンをクリックします。

ユーザーの一覧が表示されます。

3ｃ

ユーザーの編集画面が表示されます。

停止したいユーザーを選択し、無効にするボタンをクリックします。

3ｃｃ

ユーザーが停止されます。
保存後はユーザーの一覧画面が表示されます。

編集したい項目を修正して、保存ボタンをクリックします。
ユーザーの情報が更新されます。

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ユーザーの申請ステータスについてユーザーには 申請中、承認済み、却下／無効 の3つの申請ステータスがあります。
承認済み のユーザーのみ、ログインすることができます。
申請ステータスの切り替えは以下の方法で行ってください。
■ ユーザーを 承認済み にする[マスタ管理] → [ユーザー] の画面で、対象のユーザーのユーザーIdのリンクを押して、ユーザーの参照画面を開きます。
ユーザーの参照画面の画面下部にある、「承認」ボタンをクリックしてください。
※ 「承認」ボタンはユーザーの申請ステータスが 申請中 または却下／無効 の時に表示されます。

ｃ■ ユーザーを 却下／無効 にする
本マニュアルの「1-3. 自研究室のユーザーを停止したい」をご参照ください。
※ ユーザーの申請ステータスが 申請中 の場合、上記ユーザーの参照画面の「却下」ボタンを押すことでも、ユーザーの申請ステータスを 却下／無効 にすることができます。

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1-4.自研究室のユーザーのパスワードを再設定したい

4
パスワードの入力欄が表示されます。

ｃ１
所属ユーザーのパスワードを変更する
パスワードの変更、再設定はユーザー自身で行えます。
研究室の担当者がパスワードを再設定することもできます。

新しいパスワードを入力して、保存ボタンをクリックします。
ユーザーのパスワードが変更されます。

ｃシステムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [ユーザー] → [ユーザー]をクリックします。

2
ユーザーの一覧が表示されます。

ｃ

編集したいユーザーを選択し、編集ボタンをクリックします。

3
ユーザーの編集画面が表示されます。

ｃ

パスワードの横にある 変更ボタンをクリックします。

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1-5.複数のユーザーを一括で登録したい

5
アップロード結果が一覧に表示されます。

１
システムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [ユーザー] →[一括登録]をクリックします。

ｃ2

アップロード結果ユーザーの一括登録画面が表示されます。

ｃ「ユーザー情報入力用テンプレートをダウンロード」というリンクをクリックして、テンプレートファイルをダウンロードします。

3
表計算ソフトなどでダウンロードしたファイルを開き、登録したいユーザーの情報を記入します。

ｃ4

アップロード結果には、以下のようなメッセージが表示されます。
メッセージ

説明「メールアドレスはすでに存在します」

登録済みのメールアドレスが指定された場合です。

「指定された研究室に権限のない研究室に所属させ対するユーザー登録ようとした場合のエラーです。
権限がありません」「指定されたロールに対するユーザー登録権限がありません。」

事務担当者は、「システム管理者」のユーザーを登録することができません。

「***は必須項目です」

必須項目が未記入である場合に表示されるエラーです。

「***は不正な値です」

記入内容に不適切な文字が含まれていた場合に表示されるエラーです。

「ユーザーIDが***に変換されました」

ユーザーIDに使用できない文字が含まれていた場合、自動的に変換処理が実施されます。

「パスワードが自動生成されました」

パスワードが未指定の場合、自動生成されます。

「ロールが***に変換されました」

学外ユーザーの場合、権限は強制的に「一般」に訂正されます。

ｃSimpRentに戻り、記入したファイルをアップロードします。

赤文字・・・該当のデータは登録されていません。
青文字・・・該当のデータは正常に登録されています。

ｃユーザー一括登録が成功すると、ユーザーに仮パスワードが記載されたメールが送られます。
ただし、ステータスが「有効」になっている場合に限ります。

ファイルを選択ボタンで編集したファイルを選択し、アップロードボタンをクリックします。

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1-6.複数のユーザーを一括で変更したい
１
システムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [ユーザー] →[一括変更]をクリックします。

ｃ2
ユーザーの一覧が表示されます。

ｃ
編集したいユーザーを選択し、一括設定ボタンをクリックします。
※複数選択が可能です。

3
一括変更画面が表示されます。
前の画面で選択したユーザーが一覧に表示されます。

ｃ

編集したい項目を変更して、保存ボタンをクリックします。
ユーザー情報が更新されます。

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1-7.複数研究室に所属するユーザーの設定をしたい（サブ所属承認）

3
サブ所属申請を却下するには、申請を選択し、却下ボタンをクリックします。

１ｃ
サブ所属の承認
自身が所属する研究室の他に、別の研究室にも所属することができます。これを「サブ所属」と呼びます。

サブ所属が却下され、無効になります。

別の研究室にサブ所属すると、その研究室内にのみ公開されている機器の閲覧、予約ができます。
サブ所属の申請については、利用者向けのマニュアルをご参照ください。
ここでは、利用者が申請したサブ所属申請を承認する手順を記載します。

4
サブ所属申請の有効期限を設定するには、申請を選択し、「期間設定」ボタンをクリックします。

※ サブ所属機能はオプション機能になります。

システムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [サブ所属承認／却下] をクリックします。

ｃ

サブ所属の期間設定画面が表示されます。

ｃ
以下に該当するサブ所属申請が表示されます。
• 担当する研究室宛に発行された申請• 担当する研究室のメンバーが起票した申請
この画面では、以下の操作を行うことができます。
• 申請を承認する• 申請を却下する• 申請されたサブ所属の有効期限を設定する

任意の期間を入力し、保存ボタンをクリックすると、有効期限が設定されます。

サブ所属の有効期限

2
サブ所属申請を承認するには、申請を選択し、承認ボタンをクリックします。

有効期限を超過すると、そのサブ所属申請は無効になります。

ｃ

サブ所属が承認され、選択されたサブ所属が有効になります。
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4

2-1.研究室の担当者になるには研究室の担当者の選択画面が表示されます。

研究室の担当者とは？
研究室の管理者として登録されているユーザーです。
担当者に設定されている研究室について研究室情報の管理
所属ユーザーの管理請求処理などの操作が行えます。

ｃ

研究室の担当者に設定したいユーザーを選んで[選択]ボタンをクリックします。

ｃ

研究室の編集画面で設定します。

１ｃ

システムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [研究室] をクリックします。

追加の担当者が選択されました。
保存ボタンをクリックして完了です。

設定できるユーザー

2
研究室の一覧が表示されます。

研究室の担当者は以下のユーザーが設定できます。
対象研究室の担当者
システム管理者

ｃ
編集したい研究室を選択し、編集ボタンをクリックします。

3
研究室の編集画面が表示されます。

ｃ
担当者は画面右部の「研究室の担当者」で設定します。
担当者を追加したい場合、「＋」ボタンをクリックします。

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2-2.自研究室の予算を登録したい
１
研究室予算
自分の担当する研究室の予算情報（「研究室予算」といいます）を管理できます。
研究室予算を登録しておくと、利用者が予約をする際に「どの予算を使用してこの機器を予約するか」を報告することができます。

ｃ

また、機器の利用状況を一覧する機能（利用実績）
にて、特定の予算を使用した機器利用状況を検索することができます。
※ この機能はオプション機能です。

システムにログインし、メニューの [マスタ管理] → [研究室予算] をクリックします。

2
研究室予算の一覧が表示されます。

ｃ
新しく研究室予算を登録する場合は、新規ボタンをクリックします。

3
研究室予算の新規作成画面が表示されます。

ｃ
必要事項を入力し、保存ボタンをクリックします。
研究室予算が新規に登録されます。

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3-1.自研究室ユーザーの機器利用状況を確認したい

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詳細な検索条件を指定することができます。

１
システムにログインし、メニューの [機器] → [利用実績一覧] をクリックします。

ｃｃ2
担当する研究室のユーザーが利用した機器利用状況が一覧表示されます。
検索結果は、CSV形式でダウンロードできます。

期間入力ボタン
予約期間の右にある「今年度」「4月～12月」「1月～3月」ボタンを押すと、その期間が予約期間に入力されます。
※4月～12月に「1月～3月」ボタンを押すと、「昨年度の1月～3月」が入力されます。

ｃ

利用合計金額
利用実績一覧に表示されている全ての予約の利用金額の合計を表示します。
請求未作成の場合、予約時に選択した料金から自動で計算されます。請求作成済みの場合は、請求金額が利用金額となります。
利用予算の変更
利用実績一覧画面から利用予算の変更ができます。
利用予算のカラムをクリックすると、その予約で利用できる予算が選択できるようになります。
※ 利用者が、自分の担当する研究室に所属している場合に限ります。

利用したい予算を選択すると、利用予算が変更されます。

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このマニュアルで使用している一部の画像の著作権は、Freepik Company S.L. 社、もしくは株式会社キーストーンに帰属します。

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