答申行政第３号

答第１

申審査会の結論岡山県知事（以下「実施機関」という。）が行った、公文書一部開示決定は妥当である。

第２１

異議申立てに至る経緯
異議申立人は、平成２０年１月１５日付けで、岡山県行政情報公開条例（平成８年岡山県条例第３号。以下「条例」という。）第５条の規定により、実施機関に対して、次に掲げる公文書の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行った。
人事課の文書事務関連文書①

総務学事課長から課における文書等が円滑に処理されるよう、その処理状況について、随時指導を受けた内容を記載した文書②

課長（文書管理者）が、課の文書事務が円滑に処理されるよう職員を指導した事績を記載した文書③

課長が、文書副管理者として、所属職員のうちから指名したことを証する文書④

文書副管理者が行った文書事務の処理の促進及び改善に関し処理した事績並びに総合的文書管理システムの運用に係る課内の基本的な設定に関する事項を記載した
文書

２

実施機関は、本件開示請求に係る公文書として、①については「岡山県庁文書保存分類表の見直し等について」、「保存年限経過文書の廃棄処分の実施について」、「平成１７年度完結文書の引継ぎについて」の総務学事課長からの文書を、④については「平成１９年度岡山県総合的文書管理システム操作研修会マニュアル」をそれぞれ特定した上で開示とし、②及び③については、作成していないため保有していないことを理由として非開示とした、公文書一部開示決定（以下「本件処分」という。）を行い、平成２０年１月２４日付けで異議申立人に通知した。

３

異議申立人は、本件処分を不服として、行政不服審査法（昭和３７年法律第１６０号）第６条の規定により、平成２０年３月２４日付けで、実施機関に対して異議申立てを行った。

４

実施機関は、条例第１７条の規定により、平成２０年４月２日、岡山県行政情報公開・個人情報保護審査会（以下「審査会」という。）に対して、本件開示請求に係る公文書の開示の可否の決定について諮問した。

-1-

第３
１

異議申立人の主張要旨
異議申立ての趣旨
異議申立ての趣旨は、非開示とした②及び③について当該処分を取り消して開示すること並びに非開示とした理由の付記について一般人が容易に理解できるよう適法に記載することを求めるものである。

２

異議申立ての理由
異議申立人が、異議申立書、意見書及び意見陳述において主張している異議申立ての理由は、概ね次のとおりである。

（１）地方公務員法（昭和２５年法律第２６１号。以下「地公法」という。）第３２条
において、職員は職務を遂行するに当たって、法令、条例、規則及び規程に従わなければならないと覊束されている。実施機関が、②及び③の文書を作成していないのは、文書による事務処理の原則を定めた岡山県庁文書規程（昭和３８年岡山県訓令第１８号。以下「規程」という。）に違反しており、地公法第２９条の規定による懲戒処分適格である。合規適法に文書を作成して開示すべきである。
実施機関が主張する「条例に基づく公文書の開示は、実施機関が現に保有している公文書を対象としたものである」というロジックは、地公法第３２条に規定する条件が成就したものである場合に妥当する論法であり、そうでない場合には失当である。
あるべき文書がなかったり、その所在が明確でない状態では、条例は的確に機能しない。このため、行政文書の作成管理が適正に行われていることが不可欠であり、現に保有しない故をもって、不問に付することはできない。
また、実施機関が主張する「条例に基づく公文書の開示は、実施機関に新たな文書の作成を義務付けるものでない」という弁明は、パブリックベネフィットの観点から是認することはできないものである。
（２）職員が文書を作成、起案、回議等する過程において、課長により加筆修正により随時指導が行われていることが真実だとすれば、当該加筆修正事績も一つの立証文書であり、開示すべき客体である。主体的立場にある課長は、文書事務の処理の促進及び改善について、一片の事績もなかったのか、明らかにしていただきたい。
「事績を文書として記載する必要はない」と判断した裏には、指導監督そのものの実践が不存在であったのではないかと疑われる。
（３）職務の割り当て行為は、それによって職権を与えられると同時に職務遂行の責任と義務を課される重要事であることにかんがみれば、書面によって授権の事実を地公法第２９条の関連においても明確にしておくべきものである。本件の場合、職員の事務分担指定書のうえにおいても記載がないのかあるのか伺いたい。
また、「文書副管理者の職務遂行及び課の文書事務全般に支障はない」ことの証明としては、客観的にも具体的にも不分明であり、にわかに信ずることはできない。
文書管理者（課長）を補佐する文書副管理者が「文書事務の処理の促進及び改善に関する事務」について、いかなる寄与貢献をしたのか、明らかにしていただきた

-2-

い。
（４）本件処分の②及び③の非開示に係る理由付記について、「なぜ文書を作成しないのか」「作成していないのか」当該理由をその根拠とともに示さなければ、十分とはいえず、条例第１１条第３項に違反するものである。
第４実施機関の説明要旨
実施機関が非開示理由説明書及び意見陳述において説明している内容は、概ね次のとおりである。

（１）本件は、異議申立人から開示請求があった文書事務関連文書のうち②及び③について、作成していないため保有していないことを理由として開示しないこととし、一部開示決定としたものである。
条例に基づく公文書の開示は、実施機関が現に保有している公文書を対象としたものであり、実施機関に新たな公文書の作成を義務付けるものではない。したがって、保有していない文書を非開示にすることはやむを得ないものである。
また、規程第２条第１項は「事務は、文書等によつて処理することを原則とする。」と定めているが、県庁各課で行われている事務は膨大であり、すべての事務を逐一文書の形で行うことは、公務能率の観点からも不合理であり、かえって円滑な事務処理に支障を来すことになる。規程第２条第１項の規定も「原則とする」とし、事務の性質等に応じて例外を認めているところである。
このため、特に、課内で完結し、かつ日常的に行われる内部事務に関しては、文書の形で記載するかどうかの判断について、一定の裁量が認められていると考えるのが妥当である。
（２）規程第５条の規定による指導監督は、職員が文書を作成、起案、回議等する過程
において、課長（文書管理者）により加筆、修正あるいは口頭で指示する方法等によって随時行われているものであり、事績を文書として記載する必要はないと判断し、規程第２条第１項の例外として作成していないものである。
また、異議申立人が開示請求したのはあくまでいつどのような指導を行ったなどの記載がされた文書、あるいは課内の指導マニュアル的な文書を開示請求しているものだと理解しており、そのような文書は存在していない。
（３）文書副管理者の指名については、従来から、課の庶務を担当する職員を口頭で指名しており、その指名は、課内で完結する内部的かつ定例的な行為であり、指名したことを記載した文書によらなくとも文書副管理者の職務遂行及び課の文書事務全般に支障はないことから、指名したことを文書に記載する必要はないと判断し、規程第２条第１項の例外として作成していないものであり、また、事務分担指定書においても記載はしていない。
（４）本件処分については、公文書の不存在を理由として非開示決定を行ったものであるところ、決定に当たり開示しない理由として「作成していないため、保有していない。」と記載しており、理由の付記に不足はない。

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第５
１

審査会の判断本件対象公文書について
本件異議申立ての対象となった公文書（以下「本件対象公文書」という。）は、「人事課長（文書管理者）が、課の文書事務が円滑に処理されるよう職員を指導した事績を記載した文書」（以下「指導事績文書」という。）及び「人事課長が、文書副管理者として、所属職員のうちから指名したことを証する文書」（以下「指名文書」という。）である。

２

本件対象公文書の存否について
実施機関は、本件開示請求に対し、本件対象公文書は不存在のため非開示とする本件処分を行っているので、本件対象公文書の存否について以下検討する。

（１）指導事績文書について
実施機関は、指導事績文書について、規程第５条の規定による指導監督は、職員が文書を作成、起案、回議等する過程において、課長（文書管理者）により加筆、修正あるいは口頭で指示する方法等によって随時行われているものであり、事績を文書として記載する必要はないと判断し、規程第２条第１項の例外として作成していないものであると説明している。
これに対して、異議申立人は、職員が文書を作成、起案、回議等する過程において、課長により加筆修正により随時指導が行われていることが真実であるとすれば、当該加筆修正事績も一つの立証文書であり、開示すべき客体であると主張している。
この点について、実施機関は、異議申立人が開示請求したのはあくまでいつどのような指導を行ったなどの記載がされた文書、あるいは課内の指導マニュアル的な文書を開示請求しているものだと理解しており、そのような文書は存在していないと説明している。
規程は、文書による事務処理を原則とした上で、事務の性質等に応じて例外を認めており、特に、課内で完結する内部事務に関しては、文書の形で処理するかどうかの判断について、課長に一定の裁量が認められていると解されるところ、課長が課員に対して行う文書事務に関する指導監督も内部事務に含まれると考えるのが妥当である。
また、異議申立人は、課長により加筆修正された文書についても開示すべき対象であると主張するが、当該文書は、起案文書が回議を経て、決裁される過程において加筆され、修正が加えられているものに過ぎず、あくまでも各々の事務の実施に係る文書として作成し、管理されているものであり、加筆修正されたことによって指導事績文書として位置付けられるものではないから、当該文書について本件対象公文書として取り扱うべきものとは解されない。
以上のことから、文書を作成していないため保有していないとする実施機関の主張に、不自然・不合理な点は認められない。
（２）指名文書について
実施機関は、文書副管理者の指名については、従来から、課の庶務を担当する職員を口頭で指名しており、その指名は、課内で完結する内部的かつ定例的な行為で-4-あり、指名したことを記載した文書によらなくとも文書副管理者の職務遂行及び課の文書事務全般に支障はないことから、指名したことを文書に記載する必要はないと判断し、規程第２条第１項の例外として作成していないものであると説明している。
これに対して、異議申立人は、職務の割り当て行為は、それによって職権を与えられると同時に職務遂行の責任と義務を課される重要事であることにかんがみれば、書面によって授権の事実を地公法第２９条の関連においても明確にしておくべきものである。本件の場合、職員の事務分担指定書のうえにおいても記載がないのかあるのか伺いたいと主張している。
この点について、実施機関は、慣例的に従来から庶務の職員を口頭で指名しており、事務分担指定書においても記載はしていないと説明している。
事務は、文書等によって処理することを原則とすることとされているが、文書副管理者の指名は、内部的かつ定例的な行為であることから、従来から口頭で行っていたという事務処理については、首肯できるものである。
以上のことから、実施機関が指名文書をその裁量により作成しなかったことについての説明は是認できるものであって、文書を作成していないため保有していないという実施機関の主張に関して、不自然・不合理な点は認められない。
（３）条例に基づく公文書の開示について異議申立人は、本件対象公文書が作成されていないことについて、地公法及び規程の定めなどの点から違法であり、合規適法に文書を作成して開示すべきと主張しているが、条例は、あくまで実施機関が保有している公文書についての開示を義務づけるものであり、特定の公文書の作成を義務づけているものではない。
３

理由の付記について
異議申立人は、本件処分の理由について、文書を作成していない理由をその根拠とともに示さなければ、条例第１１条第３項に違反すると主張しており、これに対して実施機関は、公文書の不存在を理由として非開示決定を行ったもので、開示しない理由として「作成していないため、保有していない。」と記載しており、理由の付記に不足はないと主張している。
行政処分に理由の付記が要請される趣旨は、処分庁の判断について合理性を担保し、その恣意を抑制するとともに、処分の理由を相手方に知らせて不服申立てに便宜を与えるというものであると解されていることから、実施機関が、本件処分に当たり付した理由はこれに反するものということはできない。

４

異議申立人のその他の主張について異議申立人は、その他種々主張するが、当審査会は、実施機関から本件処分に係る公文書の開示の可否の決定について意見を求められているものであり、それらの主張について意見を述べる立場にない。

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５

結論
以上により、実施機関が、本件対象公文書について不存在を理由として非開示とした本件処分は妥当であると認められ、本件処分に係る理由の付記に関し不適切な点も認められないことから、「第１第６審査会の結論」のとおり判断した。

審査会の経緯等
当審査会の処理経過は、次のとおりである。

年月日

処理

内容

平成２０年 ４ 月 ２ 日

実施機関から諮問を受けた。

平成２０年 ４ 月２２日

実施機関から非開示理由説明書が提出された。

平成２０年 ５ 月２９日
（審査会第１回目）

平成２０年 ６ 月１２日

平成２０年 ７ 月 １ 日（審査会第２回目）
平成２０年 ８ 月２５日
（審査会第３回目）
平成２０年 ９ 月３０日
（審査会第４回目）
平成２０年１１月１１日（審査会第５回目）

平成２０年１２月 ３ 日

事案の審議を行った。

異議申立人から意見書が提出された。

実施機関の意見陳述の聴取を行った。

異議申立人の意見陳述の聴取を行った。

事案の審議を行った。

事案の審議を行った。

実施機関に対し答申を行った。

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岡山県行政情報公開・個人情報保護審査会委員名簿
氏
会

名

職

長
神

岡山大学名誉教授
山敏

会長職務代理者
清 野 幸雄

宇佐美

藤英

貴

備

考

審査会第４回目まで審
議

弁護士

審査会第４回目まで審
議代

会長職務代理者

進

名

弁護士
司子

川崎医療福祉大学
医療福祉学部准教授
岡山県農業信用基金協会

森会

長
中藤

義

村

田

奈郎

専務理事

誠

岡山大学大学院社会文化科学研究科教授

審査会第５回目から審議

弁護士

審査会第５回目から審

美

議

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