同志社大学文学部・社会学部父母会個人情報保護に関する規程 改正
2019 年 4 月 1 日制定
2023 年 4 月 1 日改正
（目的）
第１条

この規程は、同志社大学文学部・社会学部父母会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人情報の取得、利用、保管に関する本会の責務を明確にするとともに、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。

（定義）
第２条

この規程において、「個人情報」とは、生存する個人（本会の会員）に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
（１）当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号等により特定の個人を識別することができるもの（２）当該情報自体からは特定の個人を識別することができなくても、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるもの（３）個人識別符号が含まれるもの
２

この規程において、「情報主体」とは、個人情報から識別される又は識別されうる個人をいう。

（責務）
第３条

本会は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関し必要な措置を講じるとともに、個人情報の収集又は利用を行うにあたっては、情報主体の基本的人権を尊重し、プライバシーの保護に努めなければならない。
２

本会の役員並びに役員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を漏えい、滅失若しくは毀損し、又は不当な目的に使用してはならない。

（個人情報保護委員会の設置）
第４条

個人情報の保護を適 正 に 行う ため、同志社大学文学部・社会学部父母会個人情報保護委員会（以下「個人情報保護委員会」という。
）を設置する。
２

前項の個人情報保護委員会のメンバーは、本会会長、副会長並びに監事とする。

（管理者の設置）第５条

本会は、この規程の目的を達成するために、個人情報管理者（以下「管理者」という。）を置く。
２

前項の管理者は、本会会長とする。

３

管理者は、所管の個人情報の取扱いに関し、同志社大学又は個人情報保護委員会から助言又は指導等があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。

（収集の制限及び方法）

第６条

個人情報の収集は、本会の業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要な最小限度の範囲で行わなければならない。
２

個人情報を第三者から収集する場合には、情報主体の権益及びプライバシーを侵害しないよう、十分に留意しなければならない。

（共同利用）
第７条
２

本会は、個人情報を同志社大学との間で共同して利用できるものとする。

前項の場合において、本会は、次の各号に掲げる事項を、あらかじめ、情報主体に通知し、又は情報主体が容易に知り得る状態に置かなければならない。
（１）個人情報を共同利用する旨（２）共同利用する個人情報の項目（３）共同利用する者の範囲（４）共同利用する者の利用目的（５）共同利用する個人情報の管理について責任を有する者（以下「共同管理者」という。
）の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名

３

本会は、情報主体から共同管理者に対して、所定の手続きにより自己に関する個人情報の共同利用の停止の請求があった場合には、当該個人情報の共同利用を停止する。

（利用及び提供の制限）
第８条

収集した個人情報は、あらかじめ定められた利用目的以外のために利用し、又は第三者に提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
（１）情報主体の事前の同意がある場合（２）個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るために、情報主体の同意を得ることが困難である場合（３）法令の規程に基づく場合（適正管理）
第９条

管理者は、個人情報の安全保護及び信頼性を確保するため、所管の個人情報の漏えい、滅失、毀損及び改ざんの防止に関し、必要かつ適切な措置を講じなければならない。
２

管理者は、所管の個人情報を、その利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態に保つように努めなければならない。

３

管理者は、保有する必要がなくなった所管の個人情報を確実かつ迅速に破棄又は消去しなければならない。

（外部への持ち出し）第 10 条個人情報を外部に持ち出してはならない。ただし、管理者が、許可した場合及び個人情報を使用する業務を外部の者に委託する場合は、この限りではない。
２

前項の委託をする場合は、委託業者と個人情報の保護に関する必要な事項について、契約しなければならない。

（開示請求及び開示制限）
第 11 条

情報主体は、本会が保有する自己に関する個人情報が本会にとって保有個人データである場合について、自己が識別される保有個人データの電磁的記録の提供による方法及び書面の交付による方法による開示を請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。
２

前項の請求があった場合は、管理者は当該個人情報を開示しなければならない。ただし、開示しないことに正当な理由があると認められる場合は、その理由を文書で通知することにより、個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。

３

本会は、第 1 項の請求を受けたとき、情報主体に対し、同項の規定により当該情報主体が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）により、遅延なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
（１）情報主体又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合（２）本会の業務に適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合（３）他の法令に違反することとなる場合

４

開示は、当該保有個人データの記載されている文書の写しを交付する方法により行う。当該保有個人データが、コンピュータ処理用の個人情報データファイルを構成するものである場合は、コンピュータによって出力した帳票の交付をもって行う。ただし、情報主体の同意があれば、その他の適宜な方法をもって開示することができる。

５

本会は、保有個人データの全部又は一部を開示しない旨の決定をしたとき、又は当該保有個人データが存在しないときは、情報主体に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（訂正又は削除）
第 12 条

情報主体は、自己に関する個人情報に誤りがあると認められる場合、管理者にその箇所の訂正、追加又は削除を文書により請求することができる。
２

前項の請求は、前条第１項に定める手続に準じて行わなければならない。

３

第１項の請求があった場合は、管理者は遅滞なく調査・確認のうえ、当該個人情報の訂正、追加又は削除等の必要な措置を講じ、その結果を情報主体に文書により通知しなければならない。訂正又は削除に応じられないときは、その理由を文書により通知しなければならない。

（利用の停止等）
第 13 条

情報主体は、本会が所有する自己に関する個人情報が、その利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われていると認められる場合、又は不正な手段によって取得されていると認められる場合は、管理者に文書でその利用の停止又は消去を請求することができる。
２

情報主体は、本会が所有する自己に関する個人情報が、不当に第三者に提供されていると認められる場合は、管理者に文書で第三者への提供の停止を請求することができる。
３

管理者は前２項の請求があった場合は、遅滞なく調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を情報主体に文書により通知しなければならない。

（不服の申立て）第 14 条

情報主体は、自己の個人情報に関し、第 11 条第２項、第 12 条第２項及び第 13 条第３項に規定する請求に基づいてなされた措置について不服がある場合には、個人情報保護委員会に対し、文書で不服の申立てをすることができる。
２

個人情報保護委員会は、前項の規定による不服の申立てを受けたときは、すみやかに審議・決定し、その結果を情報主体に文書で通知しなければならない。

（報告）
第 15 条本会での個人情報の取扱いに関し、漏えい、滅失、毀損又は改ざん等の事故が発生した場合又はそのおそれがある場合には、直ちに本会会長及び同志社大学に報告しなければならない。

（規程の改廃）第 16 条

この規程の改廃は、本会の役員会において決定する。

附則１

この規程は、２０２３年４月１日から施行する。

２

個人情報の取扱いは、この規程の定めのほか、同志社個人情報保護規程を準用する。