【概要版】第１回神奈川県立公文書館業務検証委員会

議事録

開催日時
平成 30 年８月 10 日（金）午後２時～午後５時 30 分

場所
神奈川県立公文書館 中会議室

出席者（敬称略）
飯田生馬、梅原康嗣、加藤聖文（委員長代理）、篠崎百合子、野村武司（委員長）
事務局（公文書館長、情報公開広聴課長、他９名）

傍聴者
２名

１

開会

事務局から事務局職員の紹介が行われた後、本日の議事の公開及び撮影の許可について審議が行われ、議事の公開及び撮影許可が決定した。

２

議事委員長の選出(1) 委員長の選出互選により、野村委員が委員長となった。
(2) 委員会の運営について事務局から、「神奈川県立公文書館業務検証委員会設置要綱」により、委員会の運営について説明がなされた後、委員長不在時の代行者として加藤委員が任命された。
報告事項(1) 神奈川県立公文書館について事務局から、「資料１」に基づき報告がなされた。
【質疑応答の主な内容】（委員）

職員定数が減っているようだが、何か理由があるのか。
（事 務 局）
業務量が減ったわけではないが、平成 20 年から 21 年では、２つの課を１つにまとめたことか
ら定数が減り、平成 27 年から 28 年には再任用職員が退職したため、再任用の定数が２から０になり、その後も様々な積み重ねの結果、定数が減った。職員が減ったことで担当業務が増え、年々大変になっている。

- 1 -

265

（委

員）
神奈川県の歴史的特殊性から、地域資料も収集しているということだが、職員の数も予算も限られている中で、集中と選択を行い、どこに軸足を置こうと考えているのか。
（事 務 局）
特に方針を打ち立てているわけではないが、古文書、私文書の収集については、歴史的公文書を保管するという考えの下で行っており、また、市史や町史を作っていない市町村については、所在調査を行って、古文書の整理や目録作成等も行っている。これらの業務を継続していくかについても、ご検討いただければと思う。
（委員）

他市と業務的に重なっている部分については、連携する仕組みを考えるべきではないか。
（事 務 局）
他の館との連携について、公文書館設置時の構想としては、神奈川県の公文書館は、市町村の公文書館のセンター的役割を担うべきだとしていたが、現状は実行に移せていない。
(2) 旧優生保護法関係文書の提供事案の概要について
事務局から、「資料２」、「資料２－２」及び「資料２－３」に基づき報告がなされた。
【質疑応答の主な内容】（委員）
個人が特定できる氏名等であっても、時間的な経過の中で、公開してもよいというものがあると思われるが、基準について何か定めがあるのか。
（事 務 局）
閲覧時の公開、非公開の基準だが、特に配慮する事情が無ければ、30 年経過とともに、基本はオープンという考えで運営している。ただし、いくつかの個人情報については、制限することになるが、その中の一つが、今回のような配慮を要すべき個人情報であり、旧優生保護法に係る更生手術を受けた方の病名等が該当する。本来であれば、非公開という扱いにすべきものを見逃して公開してしまったことが、今回の事故である。
（委員）

黄色のシールが貼ってあるものについては、請求があった場合、その都度、非公開にするか見直しをしているのか。
（事 務 局）
現状、黄色シールが貼ってあるものについて、逐一見直しを行っているわけではない。考え方
としては、時の経過を考え、ある時点では非公開であったものを、ある時点からは公開にすべきだと判断することがある。
（委員）
閲覧制限については神奈川県立公文書館条例で制定し、公文書管理簿に時の経過を記載することを規定すべきである。神奈川県立公文書館条例は、第５条に閲覧を制限することは規定されているが、具体的な時の経過について明文で規定がされていない。この点について、そもそもの見直しをした方が良いのではないか。
（委

員）
- 2 -

266

二回目以降の閲覧の場合、再審査をしないということだが、閲覧がいつあったかが不明な中で、二回目以降の閲覧かどうかの判断は青いシールの有無で行っていたということであった。再発防止策として、資料ごとの審査一覧を作成すると書いてあるが、こちらについて今まで作成したことはあるのか。
（事 務 局）
審査一覧を作成したことはない。シール以外に確認できるものがなかった。今後、閲覧履歴台
帳をペーパーで作成する予定だが、今現在、新しい情報管理システムを開発中で、来年の４月からの稼働を予定している。その中に閲覧台帳を組み込んでいこうと考えているが、ペーパー台帳
を常用文書として手元に置いておくことも想定している。

施設調査
神奈川県立公文書館の施設概要及び業務内容について、施設内を回りながら事務局から説明がなされ、質疑応答が行われた。

審議事項(1) 今後の議論の進め方について事務局から、「資料３」に基づき説明がなされた。
【主な質疑応答・意見交換の内容】（委員）

全５回で年度内に提言をするということで予定している。今日はこの後、旧優生保護関係文書の再発防止策に関する当面の対策について議論し、再発防止策については、最後まとめて提言ができればと思っている。当面どういう対策を取るのかは次の審議事項となり、次回と次々回に、公文書館の本体に当たる選別方法と閲覧公開基準等について審議する。４回目は人材育成について議論を行い、最後の５回を目指して提言をまとめるということになると思う。
（委員）

文書を管理している部署であれば、文書の重要性や重大性については直感的に分かると思う
が、公文書館に来ると、文書の重要性や重大性については感覚としては分からなくて、選別基準でやっていくことになると思う。選別基準による選別で、重要性や重大性に抜けがなければいいが、そこは大丈夫なのかということが気になる。
（委員）

全量選別は本当に全量になっているのか疑うところはある。公文書や行政文書というのは、共用性という話になっていて、実際に行政文書や公文書になる時点で、もともとそういうふうになることを予想されていたものもあれば、単なるメモだったものが突然公文書や行政文書扱いになるということもある。そうすると、そういうものが本当に全量選別の中で引き継がれているのかという問題がある。
（事 務 局）

- 3 -

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基本は、メモの類が行政文書に当たるか否かということは、組織共有性で判断するしかない。
判断された時点で行政文書となるので、そこから先は実施機関の方で恣意的に捨てるということはあり得ず、基本的には、行政文書は全量が公文書館に引き渡されていることになっている。
（委員）

文書は、決裁や回議に付すことで公文書性が生じるとしているが、実体としては、文書としての扱いがあやふやであるにもかかわらず、公文書であるということは結構多いと思う。そういったものも、きちんと公文書館に引き継がれているのか。
（事 務 局）
神奈川県では、いわゆる稟議書だけではなく、メモのようなものも、組織共用性を持った時点
で行政文書に当たると判断しており、公文書になった時点で、恣意的な廃棄はできないことにな
っている。
（委

員）

こういった場合に、認識に齟齬が生じるのが組織性の問題だと思う。組織性を持った時点で公文書になるが、組織性がない段階では公文書ではなく、個人的なものと判断される。例えば、会議などで得られた情報や自宅で仕事をして作成したものでも、自分の机や鞄の中に入っているものは、原案になっていなければ、あくまでも個人的なものでメモである。しかし、公文書管理で問題になっているのは、それらも、公務員としての仕事の中で作られたものだから、公文書であると社会的には理解されているのに、役所の方では、それは公文書ではないとされている。そのグレーな部分を、どこまで公文書として組み込んでいくかということが問題になっていて、組織性を帯びたところで公文書とするならば、ほぼ完璧な形で公文書館に送られていると思う。確かに、組織性を帯びる前のものはないので、見た感じはきれいに見えるかもしれないが、その前段として、神奈川県として、公文書の概念、範囲をそこまで広げるのか、組織性の有無によって判断して切り分けてしまうのか、それによってこれからの議論が変わってくるのではないか。
（事 務 局）
その点は、現用文書についての考え方なので、総務局で公文書管理の在り方を検討しているので、そちらで議論すべきものと考える。
（委員）

保存期間が経過した現用文書が、公文書館に引き継がれることになるので、現用文書の対象範
囲には無関心というわけにはいかないと思う。少なくとも、どういった文書を歴史的な公文書として保存していくのかという観点でも、現用文書の公文書性の問題についても、関心を払う必要があると思う。県で扱うすべての行政文書が公文書館に引き継がれるという前提だったとして、それが本当に全量なのかという疑問に無関心ではいられないので、公文書の概念、行政文書の概念とオーバーラップするところで、意見を述べることが必要なのではないか。今の議論は、内容というより進め方の問題だと思うが、全量選別の問題、閲覧制限の問題として議論ができるのではないかと思う。
(2) 旧優生保護法関係文書の提供事案の検証及び当面の対策について事務局から、「資料４－１」～「資料４－３」に基づき説明がなされた。
【主な質疑応答・意見交換の内容】
- 4 -

268

（委

員）
人為的なミスが原因ということで、ダブルチェックなどを中心とした対策を行っていくこととなっているが、それ以外の観点についても議論が必要ではないか。
（事 務 局）
施行規則第５条第２項に、館長は、前項の規定による申し込みがあったときは、文書の処理年
月日が属する年度の翌年度の４月１日から起算して 30 年が経過していない公文書館資料、つまり、30 年保存文書以外の場合、閲覧の申し込みのあった日から起算して 10 日以内に、30 年未経
過公文書等以外の公文書館資料、つまり、保存期間 30 年から、以前の分類でいう永年保存文書の場合、速やかに閲覧に供さなければならないとされている。速やかにという言葉をどのように捉えるかということについて、解釈運用基準によると、閲覧申請者がカウンターで待っている間に行うものとなっており、なおかつ、厳格に解釈すると念押しされており、かなり厳しい規定に
なっている
（委

員）
公文書館における歴史的公文書の閲覧の可否については、延長することはできず、速やかに開示するとされている。しかし、個人情報などの確認は、現用文書と同じように行っていて、なおかつ文書自体は手書きのものも多く、読みづらい文字もある。このような条件で、すべてを確認していくというのは、物理的に難しいのではないか。
（事 務 局）
解釈運用基準では、事前にすべての文書をチェックしておくこととされている。
（委員）
公文書館としては、旧優生保護法関係文書の公開における人為的なミスは、最初の時点で生じたものと考えているということか。最初の閲覧の際にシールを貼ったがために、その後は確認しなかったということだが、その時にどのような取扱いをしたのか、一人でやっていたのか、二人でやっていたのかということは、遡って分からないのか。
（事 務 局）
少なくとも、ここ数年は一人でやっていた。今回、新たに設ける閲覧台帳には、どのような理由で、誰が判断したのかを記載することとしており、事後的に判断の内容を確認できるようにしたいと考えている。
（委員）
一次審査と二次審査を一回ずつ行っているわけだが、例えば、一次審査者は一人の職員がずっと、すべての文書の作業を行っているわけではなく、ローテーションで担当しているのか。
（事 務 局）
一次審査は、資料課の職員だけでなく、管理企画課の職員や情報公開広聴課の職員も手分けして行っているが、二次審査は、ベテランの資料課の職員が行っている。
（委員）
旧優生保護法関連文書に係る事故の再発防止策と、検証の中で見ていく閲覧制限とは、重なり合う部分もある。旧優生保護法関係文書の事案について審議いただいたが、いずれにせよ、閲覧制限の基準と手続きの問題だとすると、次回から検討する中にも当然出てくるので、この問題を振り返りつつ、議論できればと思う。
- 5 -

269

(3) 次回日程確認
次回は、平成 30 年 10 月９日（火）午後２時から、県庁新庁舎５階新庁舎応接で開催することを
確認した。
以

- 6 -

270

上

第２回神奈川県立公文書館業務検証委員会

開催日時
平成 30 年 10 月９日（火）午後２時～午後５時 30 分

場所
かながわ県民センター 12 階第１会議室

出席者（敬称略）
飯田生馬、梅原康嗣、加藤聖文（委員長代理）、篠崎百合子、野村武司（委員長）
事務局（公文書館長、情報公開広聴課副課長、他９名）

傍聴者
３名

次回開催予定平成 30 年 11 月 20 日（火）午後２時～

1271

【概要版】第２回神奈川県立公文書館業務検証委員会
１

議事録

開会

審議事項「(2)閲覧制限」について、取り扱う資料の中に非公開とすべき情報が含まれていることから審議が行われ、同審議事項について非公開とすることが決定した。また、本日の議事の公開及び撮影の許可について審議が行われ、審議事項「(2)閲覧制限」以外の議事の公開及び撮影許可が決定した。

２

議事

報告事項
(1) 神奈川県における行政文書管理の流れについて
事務局から、「資料１－１」及び「資料１－２」に基づき報告がなされた。
【質疑応答】(委 員)
選別と入力の作業には、１年のズレが生じると思うが、選別は、保存期間満了後に行うのか。
例えば、中間書庫にあるものなどは、満了前の最終年度にやるということも考えられる。
(事務局)
選別作業は、保存期間満了後に行われている。
(委 員)
選別、入力の作業は、１年で必ず終わるのか。
(事務局)
例年は１年で終了している。
(委 員)
選別会議の会議録などはあるのか。
(事務局)
選別会議にかける本庁所属の 10 年保存 30 年保存の文書については、ホームページで公開している。会議録という形ではないが、どの選別基準に該当して保存したのか、もしくは、どの選別基準にも該当しなかったため廃棄したという結果を表にしたものである。
(委 員)
他の公文書館では、議事に関する文書閲覧制限の結果だけではなく、会議録が残っていたように思う。どのようなことで閲覧制限するといった記載などが、会議録として記録されていた。そもそも会議録は作成しているのか。
(事務局)
選別段階の会議録は作っていない。残っているのは、館長の決裁を受けた結果の一覧表のみで
ある。
(委 員)
保存期間満了後に選別して翌年に入力するとなると、例えば、入力作業中の文書に関しては、
情報公開条例の対象から外れることになるが、取扱いの根拠はあるのか。
(事務局)
根拠という点になると、保存期間満了で引渡しは終わっているので、情報公開条例ではなくて、あくまで公文書館条例が対象ということになる。
(委 員)
理論的には見ることができるということか。請求した人が、何があるのかを把握していて、これだというふうに特定されれば、それらは閲覧の対象になるけれども、整理をして入力をしていないので、検索ができないということか。
2272

(事務局)
検索が事実上難しいということで、例えば、引渡しの前に請求があって、引渡しを待っていてもらったとか、また、引き渡された瞬間に請求があった場合等は、探してでもお見せしないとい
けないという形にはなる。実例としては、業者の方だったが、何年度の何を見せてほしいという請求があり、たまたまその文書が引き渡されたばかりだったが、探してそれを閲覧してもらった
例がある。
(委 員)
閲覧制限するということは、閲覧する権利があるということを前提にするということである。
それをきちんと条文上表現するというのが一つある。それと、１年保存あるいは常用文書の所属選別というのは、所属が選別をして保存するとみなされた場合には引き渡しがあるが、保存しないとした場合にはどうなるのか。
(事務局)
所属で廃棄される。
(委 員)
１年保存や常用文書については、全量ではなくて所属選別するという理屈は必要なのではないか。施行規則に定められればいいが、なぜそのように定めたかという根拠が必要なのではないか。
(事務局)
まず実質的な面で言うと、１年保存とする文書は、歴史的な公文書として扱うことが難しいものがほとんどである。
(2)

書庫の占有状況について事務局から、「資料２」に基づき報告がなされた。
【質疑応答】(委 員)
委員長としては危機感を感じる。
(事務局)
今のところは何とかなっているが、数字をご覧の通り非常に逼迫しており、書庫を増設している状況である。今１号書庫にレールを敷いているが、３号書庫と６号書庫の空きスペースに新たに書架をいれることも可能ではある。
(委 員)
容量がいっぱいになっているということは、入れられるところがなくなっているということであり、それを意識して、保存文書を減らそうという心理的な圧力がかかる可能性があるということが危惧される。
(事務局)
電子公文書が本格的に今年度から導入されており、いずれは電子文書の割合が大きくなるとは思うが、当分の間は紙ベースで増え続けるであろうということが予想される。
(委 員)
現状の対応が適切だとは言い難い。どこかで保管について、検討する必要性があるように思う。
(事務局)
民間の書庫を借りた場合は、閲覧申請があったときに必ずお待ちいただくことになる。そのため、どこに書庫を持つのか、中に持つのか外に持つかというのは、まさに閲覧サービスをどうするかという問題になる。
(委 員)
いずれにせよ、容量がなくなることによって、これから保存していくものを減らしていこうと
3273

いう力学が働くのは好ましくない。具体的な案はないとしても、検討すべきであるので、報告書のどこかに記載しておいた方がいいと思う。
(3)

現用文書に関する庁内検討の状況報告について事務局から、現在の庁内検討の状況等について報告がなされた。また、事務局の報告の中で、行政文書管理システムの中に、歴史的公文書の該当又は非該当のチェック欄が設けてある旨の説明がなされた。
【質疑応答】(委 員)
引継ぎ公文書ではないのだから、保存しなくていいとすることは、選別をするときにかえって邪魔になるのではないか。歴史的公文書に非該当とするのは、かえって弊害が大きいのではない
かと思う。
(事務局)
このシステムの所管ではないため、今のご意見を踏まえて、庁内要望として出すことにする。
(委 員)現用文書と歴史的公文書のちょうど間のもの、メモや手控えというのは、これは基本的には組織共用文書に原則として当たらないものということになる。メモや手控えであったとしても、組織共用性を持った場合には、これは行政文書に当たるということになる。そうすると、どういう使われ方をしたのかということが、行政文書に当たるということの唯一の手がかりになるのでは
ないか。
(事務局)
文書、図画及び電磁的記録が、職員の個人的検討の段階を離れて、一定の権限を有するもの関
与を得ることとなった時点で、共有された、内部検討に付されたということになり、それは行政文書に当たる。一定の権限を有するものが誰かということについては、概ね本庁の課においてはグループリーダー以上をいい、担当者が書いたメモであっても、それが課として共有性を持ったというものであれば、それは行政文書に当たるというのが、我々の見解である。
(委 員)
何かの手続きを経たものが公文書や行政文書になるという意味合いを持たせると、それは第２の決裁供覧文書になりはしないかという危惧を持っている。それが杞憂に過ぎないのであれば構わないが、いずれにせよ、全量引き渡されているかどうかということの立場から、そういう公文
書や行政文書もきちんと管理されているのかという危惧を持っていることを、受け止めていただ
きたい。
(委 員)
先ほどのシステムの中の歴史的公文書に関する入力項目について、原課の判断としては非該当としても、公文書館の方で歴史的公文書に該当すると判断すれば、その文書は残すということか。
(事務局)
参考（にする）程度ということになる。
審議事項(1) 評価選別について事務局から、「資料３－１」から「資料３－３」までに基づき説明がなされた。
【質疑応答・意見交換】(委 員)
これはまず、全量引渡し、この現状を維持するべきかという問題提起があったが、このことについてのご意見をお聞きしたい。全量引渡し方式というのが、神奈川県、沖縄県、秋田県が変
4274

則、佐賀県が永年となっており、ここの業務検証委員会でどういう立ち位置で検証するのかということの基本になるように思う。
(委 員)
全量引渡しというのは、それだけのものを１ヶ所に集めて評価選別をするということは、非常に労力がかかることであり、それをいかに短時間で省力化して行っていくか、経費をかけない人
をつけないでやっていくかということを、各団体が考え始めているのではないか。ただ、その結果によって、歴史的公文書になるもの、そうでないもののレベルが変わる恐れがある。そういう場合には、もともとの文書を一番理解している原課の力を借りて、十分に検討していけばいいと考えている。それでも、神奈川県の独自のやり方があるのであれば、その良さを県民に分かるよ
うな形で主張していくことが大切なのではないかと感じている。
(委 員)（多くの公文書館では）各機関の文書を全部持っていっていいと言われても、おそらく、色々な条件が整っておらずできないということになると思う。そういう中にありながら、神奈川県がこのような発想でやってきた、その独自性や機能というものは、これからも尊重されていいと思う。ただこれが必ずしもすべてではないので、時に応じて何か工夫をする必要性があるのではな
いか。
(委 員)
今のシステムそのものを大きく改善する必要性はあまり感じておらず、リストでやっても現物を見ても似たようなものであり、リストだと多少時間が早くなるという程度だと思う。選別の主体を原課に持たせるということは、事態を後退させる話になるので、現状を改善していくには、
現状のシステムを、より強固なものにするか、少し改善を加えていく方がいいのではないかと思っている。例えば、今の評価選別は公文書館員ですべてやっているが、文書の作成課からそれぞ
れ一人、二人出してもらい、庁内職員共同で評価選別を行うという方法もある。県職員の人にも、こういう評価選別に関わってもらった方が全体としてはいい方向へ行くのではないかと思っている。また、もう一つは、評価選別は庁内の職員で全部行うことになっているが、そこに例えば外部の人間を少し入れてもいいのではないかと思っている。
(委 員)
この全量引き渡し方式というのは、公文書館に期待される役割が大きく、充実していると思う。今回の件の発端となった事件のような、要配慮情報といったセンシティブな情報が含まれる
場合は、文書作成課や主管課でどこかにマークをつけるとか、そういう補佐みたいなものができることを考えてはどうかと思う。
(委 員)
前回の検証委員会で公文書館の仕事を見せていただいたが、仕事量や仕事内容を見ても、かな
り大変なのだろうと思う。その意味で、一つの議論としては、この大変さの中で、どこで折り合いをつけるのかということが、議論としてあるのかもしれない。その一方で、現用公文書も含めて、その文書に対しての国民的な関心や、市民情報公開などの現場でも、文書の特定の誤りだとか、開示、不開示の問題よりも、むしろ文書の存否問題の争いが全国的に非常に多い。要は、文書を残すか残さないかと判断することに対する問題も出てきており、それに対する関心の度合は強くなってきている。公正な保存方法を追求する場合、文書作成課の背景にある事実はとても大事で、この文書を残すべきだと判断することは重要なことだが、逆にこれを廃棄すべきだという判断に今、問題が集中しているようである。そのため、文書作成課の力を借りるのだとしても、残すということの意思表示をどこかで伝えてもらうルートを確保することの方が、意義があると思う。逆に歴史的公文書でないとして、もちろん公文書館が判断することにはなっているが、廃棄する方向の意思表示は、かえって公文書管理には邪魔になると思う。そういう意味では、現状変える必要がないという話もあったが、むしろ現状を維持すべきだろうと感じている。
(委 員)
5

275

もし、文書作成課が判断するということであれば、やはり一つ一つの文書に対するレコードス
ケジュールを最初の段階から決めていくことが必要だと思う。それには、外部の人が入った審議会なり委員会でしっかりとした評価選別基準を設けた上で、原課が具体的にやるのだったらこれがベストだと思う。また、評価選別の段階に外部の人を参加させるという意見もあったが、やはり廃棄する段階で外部の人を入れて具体的に確認をしてもらう方がいいのではないか。
(委 員)
評価選別の段階で廃棄するのかどうかという議論が当然あるが、その段階で外部の人が入ってきた方がより良い評価ができる。残すという判断もできるし、捨てるという判断もできる。そこで外部の人たちも県の職員と一緒に作業を行った方が、私は色々な意味でプラスになると思う。
これは、県の職員が廃棄と決めたものをもう一回ダブルチェックするということで、このようなことを外部の人と共同作業で行うということが、県政のためには必要だと思う。
(委 員)
おっしゃることは良く分かるが、具体的に考えてみると、それをやってくれる人がいるだろう
かという、非常に現実的な危惧があるのと、先程申し上げた通り廃棄の方に分類されたものをずっと見るというのは、実際に９割方廃棄となることが多いが、何もなかったときの徒労感はかな
りあるのではないか。そうだとすると、例えば、廃棄を残すということとは別に、判断保留の部
分の概念を設けて、そこに県民参加あるいは有識者参加という形で、関わる方法もあるのではな
いかと思う。
(事務局)
他県の例だが、熊本県は公文書館がないので、我々が言うところの文書課にあたるところが、公文書館的な機能を持っているが、そこが廃棄文書についてパブリックコメントを募集している。その結果、廃棄から保存になったものはないと聞いているが、文書の数が、神奈川県と比較すると桁が違うということは聞いている。また、第三者の関与というところで言うと、沖縄県
が、アーキビストという職種をつくって、今年度の 11 月から採用し始めるということである。その方たちが選別にも関与していくということだが、元の職は市町村の文書担当の職員だったということである。さらに他の県に聞いたところによると、そういう選別を最終的に内部会議でやるが、専門員のような非常勤職員が２人いて、館長とその専門員が合議して決めるという例もある。
(委 員)
議論となっているのは、文書作成課で選別をするかどうかということと、全量引渡しということがちょうど裏腹の話になっている。廃棄するところに参加するのか、そもそも選別でも参加するのかということは、全量引渡しを前提にした議論になっていると思うが。
(委 員)
全量引き渡しのデメリットは何か具体的にあるのか。
(事務局)
全量引渡しで、事務量は別として、現状何か困っているという事態はない。ただ、これを続ける以上は、人員体制が問題になる。10 年前に比べて資料課の職員だけ見ると半分になっており、厳しい人員体制の中で作業を行っている。
(委 員)
この全量引渡し方式がやりたい仕組みであり、かつそれが現在、仕事量として大変だということがありつつも、やれる下地があるということであれば、それを前提に議論していいのではないか。
(委 員)
原課の職員が評価選別に関わるということは、制度的には可能か。
(事務局)
資料３－１の２ページ目の一番下にある歴史的公文書該当、非該当という欄にチェックをつけ
6276

ることにすれば、普段、職員が文書を作る時から意識を持つというやり方はあると思う。
(委 員)
この問題は、確かに評価選別についてだが、やはり大本の文書の作成からコントロールしていかないと、長期的にはかなり負担がかかってくる問題だと思うので、いわゆるレコードマネジメ
ントという部分で、なにがしかの体制をきちんと作る必要性がある。そこでまず、作成元から文章を絞っていく、無駄な文書を発生させないような形を作って、それが公文書館に流れてくるよ
うな仕組みを作っていかなければならない。根本的な部分を直していかなければ、短期的には何とか維持できるとは思うが、中長期に考えるとそこまで手を考えないといけないのではないかと
思う。
(委 員)
これは全量引渡しの中で、綺麗な文書だけ残っているのではないかということと関わりがある。例えば情報公開請求した時に、綺麗な文書が出てくるが、実際は、何か検証しようとしたときには、文書に書き込んだりしながら、色々なことを意思決定していくことになるので、それらすべてが情報公開の対象文書ということになる。本当に公共用文書として利用価値が高いもの
は、むしろ一番汚い書き込みがしてあるものだと思う。無駄な文書を寄越さなくていいいということになると、そういうことであれば無駄な文書は引き渡さなくていいという話になってくるので、判断が難しいのではないか。
(委 員)
文書を作成して、いかに整理をして保存していくかという話だと思う。文書はいずれ歴史的公文書に変わっていくのだから、どのような議論がされて、どういう経過で決まっていったかということは、後から検証ができるように残していくというのが、国の法律の考え方である。
(委 員)
現に残っていく文書の方に色々と書いてあることがある。何か挿し込まれたりしていることもある。無駄だと思うものでも残した方がいいものもある。そういう仕組みをどうやって作るかだ
と思う。
(委 員)
熊本県に公文書館がないという点は、神奈川と同列の話では全くないと思う。（神奈川県で）外部の意見を取り上げるということについては、やるとしたらそのメリット、デメリットを検討
しなければならないと思う。廃棄されたらもう戻らないという点については、そこに時間的に意見がいえるような仕組みを作ればいいことだろうと思う。そもそもその評価選別を誰がやるのかと言う一番の根本の考えのところに議論が来ているが、今、神奈川の場合では（公文書）管理条
例もない中で、公文書館というのはもう 25 年の実績を積んでいる。公文書館の職員が、県の組織として全部責任を持ってやっているが、それについては成果も出ている。人数が減っているとの話もあるが、かなり業務効率も図られているのではないかと思う。
(委 員)
今、皆さんの議論を聞いていると、基本的には全量引渡しというのは、非常に意義のあることだという理解がなされていると思う。検証委員会が報告書を出すにあたって、全量引渡しの意義ということについては、今出た議論を記載するということがとても大事である。また、報告書をまとめるにあたって、危惧が出ていた点についてもその中に盛り込んでいき、それらの危惧については、解消方法を提案することとしたい。
(委 員)
公文書館が引き渡しを受けるとき、目次のようなものはあるのか。
(事務局)
一覧表はもらうので、それと突き合わせることはできる。
(委 員)
事務局で他に把握されていることはあるか。
7277

(事務局)
資料１－２の裏面を見ていただくと、例えば「昭和 34 年、35 年国庫補助金実績報告書類綴り」と書かれているが、こういうものしかリストに出てこない。しかし、実際にこの文書は、「９資料概要」に書かれている通り、様々な内容が含まれている。資料件名だけでも４万件見るのは大変だし、ましてや廃棄する文書の資料概要を入力するというのは、おそらく現実的ではないと思う。99％廃棄しているので、資料概要の入力が、今の 100 倍の手間がかかるということになりかねない。件名だけのリストを作って何十万件も県民にお見せすることが、どれだけ意味があるのかという議論をすることになる。
(委 員)
せめて廃棄するものだけでも知らせるべきだと思う。確かに熊本県とは桁が違って膨大な件数になるかもしれない。でも、ＰＤＦでリストを出してもらえれば、キーワードを入れて検索ができる。資料件名だけでは曖昧で分かりづらいとするならば、せめてこれから引き継がれていく文書の資料件名については、全部書けないとしても、もう少し具体的に、例えば公益事業国庫関係
書類綴りのように、もう少し工夫することはできないか。県民に対して、評価選別の最後の結果
くらいは、知らせてもらいたいと思う。
(事務局)
10 年、30 年保存だけだが、件数以外に、なぜこれを選んだか、選別会議の結果も含めて、エク
セルでホームページに掲載している。廃棄文書については、廃棄する理由も簡単ではあるが記載
してある。
(委 員)
現用公文書の目録のようなものは作っていないのか。
(事務局)
目録は作っている。
(委 員)
現用文書で、詳細なものであることは要求されないまでも、ある程度このタイトル以上のことが分かるような物があれば、廃棄をするときにそれを使えばいいと思う。
(委 員)
それは、レコードマネジメントの段階で決めてくものだと思う。レコードマネジメントの基準として、文書名のタイトルの付け方等を全部細かく決めていく。レコードマネジメントというのは、このようなタイトルでなくてはならない、もっと具体的にこうしなさいという基準を作っていかないといけない。現用文書の部分でコントロールしなければ、公文書館に引き渡された段階で行うというのは、なかなか難しいと思う。先程の話に戻るが、大本からコントロールする仕組みを作っていかないと、根本的な解決にならないのではないかと思う。
(委 員)
レコードマネジメントという一つのキーワードが出ているが、歴史的公文書から何か作るのではなく、現用公文書の段階で、そういうものができるような仕組みを工夫する必要があるという
ことか。
(委 員)
目録に必要な情報をどのように残すのかということを示して、併せてこのような文書を残すというルールも事前に決めておかなければならない。先ほど言ったような綺麗な文書だけではなくて、手書きの入ったハンドライティングなものも含めて、こういった文書はこういう形で残すという基準を最初に作る必要性がある。それがないと最終的に公文書館に引き渡された段階で、公文書館に一番負担がかかってしまう。大本の部分から根本的に見直しをすれば、後々の作業は楽だと思われる。
また、廃棄文書に対するパブコメも含めて、熊本県がやっていることは確かに理想論としては理解できるが、現実問題としては、もうすでに形骸化していると個人的に思っている。ただ単8278

に、やっているということをアピールしているだけなのではないか。廃棄文書についてもう１回
外部の目を入れるという理想はいいが、現実問題等を踏まえると、早期に形骸化してしまうような印象がある。
(事務局)
ホームページで公開しているリストについては、内容欄という欄には、例えば、表題は単純な「叙位叙勲文書」となっているところを、「叙位叙勲受賞候補者に関する受賞伝達回答関係文書」というふうに、細かく検索するよりは概括的だが、その中間的なものが書いてある。さらに、残す、残さないという理由も公開して、受賞に関する文書で保存とするとか、刊行物に別途あるので残さないといった選別結果を掲載している。
(委 員)
ある程度そこに内容が書かれているところもあるが、現用文書の段階でどういう内容なのかを記載するシステムがあれば、廃棄文書についてもあまり手をかけずに、内容が分かるところまで示すことができるのではないかと思う。ただそれを作ったからといって、公文書館で何も手を入れないというわけではなくて、むしろしっかりと見ていかないと、今回のようなことが起こって
しまう。
(事務局)
選別の経過に県民の方が参加するという意見やパブコメをもらうという意見もいただいたが、それは我が県が扱う行政文書の量を考えると、とても現実的ではない。一方、今その選別基準を定めているわけだが、これをより明確に分かりやすい形に改正をする。その中で、選別基準についてパブコメをかける、県民の意見を吸い上げる、県民の意見を聞いた上で、処理方法や選別の方法を検討して定めていく方法はあり得ると思う。
(委 員)公表に伴ってパブコメは当然必要だと思う。パブコメという方式かどうかはともかくとして、選別会議の結果の一覧表があるのならば、それに意見をいえるような機会があってもいいのではないかと思う。
(委 員)
基準というところでいえば、例えば、それぞれフォルダーや簿冊については、いわゆる分類、
大分類、中分類、小分類と分類する仕組みがあると思うが、神奈川県の場合、そういう仕組みは
ないのか。
(事務局)
現用文書についてはファイル基準表というものを作っている。国ほど細かく項目はないが、第１ガイド、第２ガイド、個別ファイルという３段階で作っている。それぞれ個別ファイルについては、何年保存するということを所属長が定めている。
(委 員)
ファイル基準報告書にどのように記載するのかという概要が出てきているので、またもう少し議論いただければと思う。
(2)

閲覧制限についてここから非公開となり、傍聴者は退出した。
事務局から、「資料４－１」から「資料４－５」までに基づき説明がなされた。
【質疑応答・意見交換】(委 員)
条例自体に閲覧請求の定めがないというのは、30 年経過したら原則公開するということなのだと思う。情報公開は原則公開なので、それにもかかわらず、条例で請求権を認めていることの対比をどのように考えるかということではないか思う。施行規則も、知事の規則なので法規だが、その中に閲覧制限の話が出てくる。しかし、県民としては、条例で請求について書いてある方が9279

分かりやすいので、そういった形式的な部分をどうするのかということについても、どこかで対応した方がいいかもしれない。その上で、まず基準の定め方について検討した方がいいと思うが
いかがか。
(委 員)
行政処分だとしたら、審査基準自体は公表しなければならないと思う。
(委 員)
これは、審査基準として位置付けているわけではないのか。
(事務局)
今の形は、条例で大まかに知事が閲覧制限することができるとして、規則で館長にその権限を降ろしている。その基準については、館長決裁で伺い定めとしており、要するに内規としているので、現状では非公開となっている。これは、公文書館を設置する際にかなり議論された記録が残っており、初めから基準自体を条例に載せるべきではないかという議論もされたが、議論を重ねた結果、今の形となった。
(委 員)
非公開にしている理由は何か。
(事務局)
非公開としている理由は、どこかに書かれているということではないが、他県も調べてみると非公開のところが多い。事務局の考えとしては、当委員会で基本的な方向性をいただければ、当委員会の終了後すぐにでも基準を作り直し、パブリックコメントを経た上で、県民に対し何らかの形でしっかり公表したいと思うが、このまま公表するのは、あまりにも概括的すぎると考えている。資料の４－３というのは、今まで判断してきた結果を蓄積しているもので、決して網羅的なものではなく、現に、資料４－２、４－３に載っていないような事例も数多く出てきているので、これを機に整理し、しっかりと作り直した上で、公表していきたいと考えている。
(委 員)
国立公文書館の審査基準ならどうか。
(事務局)
国立公文書館にすべて合わせるべきかどうかというのもご議論いただきたいと思う。各県ごとにかなり違っているが、国立公文書館のものをかなり引用しているところもあれば、独自の基準、それが先ほどご説明させていただいたように、であるとか、あるいは地
方ではのことを非常にセンシティブに扱っているといった、色々な地域性がある。地域性については、個人的には当然必要ではないかと思っているが、そういうものをどこまで参酌するのかという問題がある。また、現状では神奈川の基準は緩く、公開に至る期間が非常に短い傾向があるので、もし他と整合を取ろうとするのであれば、今まで公開だったものを非公開にしてしまうというようなこともある。そういう事態は基本的にはできるだけ避けた方がいいのではないかと思う。さりとて、要配慮個人情報というものは、逆にもっと隠していかなければならな
いものも出てくる。その辺をご議論いただきたい。
(委 員)
これを手直しするかしないかにかかわらず、公表されるものだと理解すべきである。それと併せて、この閲覧制限の審査基準について、基準として耐えうるような記載にしていくということは必要だと思う。ＩＣＡ勧告では 30 年経過した歴史的公文書は原則公開としているが、神奈川県
は一応これを念頭に置いているということでいいのか。
(事務局)
基本的に 30 年経過したものは、すべて個人情報を含めて公開というのは、このＩＣＡ勧告の考
え方に基づいている。
(委 員)
例外があるのか。
10280

(事務局)
３（２）で、次に掲げる事項に関する個人情報は、原則作成後 50 年間非公開とするとしているが、それが例外になっている。これも本当に概括的なものだが、資料の４－３のような事例を今まで積み重ねてきて、50 年で公開するものもあれば、基本的にずっと非公開にするものもあれ
ば、80 年というようなことを打ち出しているものもある。
(委 員)
ちなみに国の場合には、この年数を定めた根拠はどのような理由があるのか。
(委 員)
最初にこれが権利なのかどうかという話があるが、もともと公文書管理法ができる前は、いわゆる行政サービスという位置付けでやっていたところである。資料の４－５の一番最後のページに別添参考として挙げているが、これは行政サービスとしてやっていた時代から積み上げてきた
実績に基づいているものである。考え方としては、30 年経過すると、多くのものは、歴史的公文書として移管されていくが、０歳の人が公文書に記録として表現されることはめったにない。どんなに早くても成人ぐらいというふうに考えているので、20 歳の人がそこに書かれたとして、30年経過してくると 50 歳位ぐらいになっているということになる。50 年経つと、もうすでにかなりの年齢になっている。この間 50 年、80 年、110 年というのは、間隔が約 30 年で、一つの世代のサイクルを大体 30 年として考えてみたということになる。従って 110 年を超えるものについて
は、左側の欄に書いてあるように個人だけではなくて、遺族にも権利利益を害する恐れがあるものというような形で考えている。80 年のところは、20 歳で文書が作られて、80 年経てばほぼご本
人は 100 歳で亡くなっているだろうという、一つの世代の考え方なども参考にして作っている。
これは当館が持っている資料に書かれている情報ということなので、当然、自治体などによってはもっと住民に密着した資料記録があって、もっと生々しいのかもしれない。そういう点が当然あるので、すべからくそれを当てはめればよいというのは、少々安易だと思う。具体的に自分たちの管理、所蔵する資料のものを見ながら、考えてやってきた実践を一度整理するという形をとった方がいいと思う。
(委 員)
確かに、この資料４－４の別添参考というのは分かりやすいと思う。要するに、30 年を一つの目安に世代のサイクルを考えて、50 年、80 年、110 年という基準が設けられたというのは、とても分かりやすい。そういうものを考慮するかどうかということと、それ以外に何か考慮する点は
あるか。
(委 員)
色々な自治体が色々な形で公開している中で、個人情報の扱いが難しいということは分かる
が、基準が曖昧な状態でやってしまうと、どこまでも広がってしまうという恐れがあり、何でも個人情報ということになってしまう。都道府県のレベルで、自分たちで決めた基準にがんじがらめになってしまって、どんどん身動きが取れなくなってしまっているというところがある。個人情報の基準というのは、かなり厳格に決めなければならず、抽象概念でやってしまうと、あれも個人情報これも個人情報ということになってしまい、何でも個人情報で見せない方がいいということになりかねない。神奈川県の場合は、ここまで公開するというのは、かなり先進的な取り組みをされてきたと思う。そういった中で、何か具体的にそれが公開されて困ったといった、クレーム等はあったのか。
(事務局)
公開したことによって、クレーム等になったというのは、ここにいる職員の中では、覚えがな
い。
(委 員)
おそらく現状で考えると、個人情報だから見せられないといった自治体からの回答が多いが、よくよく見ていくと、それで具体的にどのような問題が発生するのかと突き詰めていくと、案外
11281

それがないということになる。かなり根拠が曖昧な中で、感覚的に見せるとよくないのではないかという判断が先走ってしまっている。それと、一方では見せられないと言っているのだけれど
も、他の情報で結局どこかで見えてしまっているということもある。自分のところだけは一生懸命見せないようにしているのだけれども、別のところに行ったらオープンになっているというケースがかなり多い。そういったことを考えていくと、現状の基準というのは、むしろ維持した方がいいのではないか。また、要配慮個人情報についても、その中で具体的に何が本当に問題になるのか、これはおそらく地域によって違うと思うが、神奈川県であれば、神奈川県なりの何か、
歴史的にセンシティブにならざるを得ない事情があるならば、それはやはり考慮しなければならないが、かといって、他県と同じようなものにしていくというのは、それは事情が違うと感じる。
(事務局)
今回の事件で出てしまった旧優生保護法の情報だが、公開してはいけないということは実はどこにも書いていない。職員が依って立つ基準が規程に定められていないというのは、非常に良くないと思う。
(委 員)
考え方としては、歴史的公文書は原則公開だということである。個人情報であったとしても、原則公開という考え方はとても重要で、その中でプライバシーに関する情報をどこまで非公開にするのか、厳格に考えていかなければならない。その際に、非公開事由としてどういうものを持ってくるのかということと、時の経過をどう考えるのかといった二つの側面があって、それがな
かなか悩ましい点である。もう少し広く非公開を考えた方がいいという議論の根拠としては、要配慮情報というのは、確かに国では 30 年と世代間のことを考えているけれども、今のネット社会の中で、それをその世代間のものだけで捉えていいのかということになる。過去、今のこういう社会が現出する前は、忘却される権利と言うまでもなく忘却されていたものが、忘却されなくなっているという、その現状をどう捉えるのかということがある。現実に、どういうものが要配慮事項として公文書に記載されているのかということを考えたときに、そういうものを、本当に考慮する必要があるのかということもやはり検討しておかなければならない。地域差というのは多分あるのだとは思うが、ただ一方で、あまり地域差のない事項もある。例えば犯罪歴については、あまり地域差がないように思う。そういうものをどうするのかというのは、一つの議論だと
思う。
(委 員)
犯罪の場合は、新聞報道等で窃盗、殺人だと公表されている事実もある。そういった殺人事件
を犯した犯罪者というのは、世間に知れ渡っている。それなのに、報告書にあるからマスキング
かけるという話は、つじつまが合わないように感じる。
(委 員)
今の件については、新聞等でもうすでに報道されているので、既知だということもあるかもし
れないが、それを今すぐ公知として扱うというではなくて、更生をしているということも考慮して、一定期間伏せるという考え方もある。
(委 員)
その更生期間というものを考慮する考え方もあるが、罪を犯したという報道自体はもう流れてしまっていて、図書館で過去の新聞見れば出てくる。そういう状況下で、公文書だけを非公開にする理由はどこにあるのか。
(委 員)
情報公開の審査会での判断では、特定のグループで特定の地域だけで知られていたとしても、一般人が知らないのならば、知らないものとするのが情報公開の取扱いとなっている。また、よほどの労力を使わないと分からないようなものについては、それは公知のものとはしないというような基準を、おそらくどこの自治体の審査会も持っていると思う。だから、新聞に載ったとい12282

うだけでは、公知の事実とは認めていないというのは確かだと思う。
(委 員)
そういう事例もあるが、戦犯の事例は、原告側の資料でもう公開されてしまっている。また、
例えば治安維持法で捕まったという場合は、逆に被害者であるということで結論付けられている。そのような歴史的な経緯によって、犯罪者だとされた人が実は被害者に変わる場合もあるため、一概に犯罪で刑罰を受けたから全部一律に公開しないということは言えないと思う。そういうつじつまが合わない話は、たくさん出てくると思う。そういうことを考えると、かなり細かく規定していかなければならなくなる。戦時中の法律によって犯罪者扱いされていたとしても、それでも犯罪者だから非公開とするのか、その部分の判断までしていかなければならないと思う。
(委 員)
元々プライバシー型の情報公開条例は、本人が知られたくないということを基準にしているが、例えば治安維持法に関しては、別に知られたくないわけではない、犯罪者として扱われたという事実を知ってもらいたいというものもある。そういう意味での利益衡量ができるということが、とても重要だとプライバシー型では言われている。東京裁判の記録に出ている件については、これは探索的ではなく、公知の事実ということにできるが、ごくごく限られたローカル誌のほんの一部に載っていたというものが、公知の事実といえるかどうか、要するに探索的と判断するのかということは、情報公開基準として大体固まってきている印象がある。それでは、基準はもちろん基準として適用することが重要だけれども、その基準に機械的に当てはめればいいというものでもなくて、裁量基準がこれに当たると思う。原則的なことについてはそれで当てはめるが、例外的な事項についても機械的に当てはめればいいのかというと決してそうではなくて、そういう意味では利益衡量の余地を残す必要がある。そうすると、どこでまず原則的な線を引くかというときに、神奈川県のようにより公開度の高いところで引いた上で、事柄の性質によって利益衡量ができるような基準、判断ができるような要素を置いておくということはあり得る。そうすると、例えば、最終的に利益衡量の結果公開にした場合に、後の極端な訴訟等を考えて判断せざるを得ないという点がある。一方では、かつては当然公開すべきとされてきたものが、逆に今は非公開にすべきというふうに変わってきているものもかなりあるのではないかと思う。
(委 員)
旧優生保護法関係の氏名が個人情報であるとするならば、県の個人情報取扱制限ではないけれ
ど、審議会のような機関が現実的に必要なのではないかと思う。
(委 員)
規則に個人情報を細かく書くのか、時の経過で書くのか、どのように書くのかは置いておくとしても、具体的なものは、基準ではなく規則の中に入れた方がいいのではないかと思う。
(委 員)
神奈川県が 80 年、50 年、40 年としているのは、どういう根拠なのか。
(事務局)
具体的な理由がどこかに載っているというものではない。国立公文書館の審査基準を参考にはした形跡はあるが、それと全く同じでもなく、これについて議論した記録はまだ見つかっておらず、具体的な理由は分からない。
(委 員)
ＩＣＡ基準の 30 年というものを一つの原則にした上で、それに第三者機関の判断をかませるよ
うな形で、判断をしていくという仕組みはあり得ると思う。それ以外では、30 年を超えたところ
で、神奈川は 40 年、50 年、80 年となっているが、これは線引きの問題なので、今の基準を維持した上で、第三者委員会の意見を取り入れる仕組みを作って、より精密なものにしていくという以外にないように思う。だから、長すぎるものは短くしていくということになるし、短すぎるものは長くしていくということになるかもしれないが、少なくとも今ある基準を現実の閲覧又は閲覧制限の中で、第三者的な目で見て判断することが一番合理的だと思う。
13283

(委 員)
今回、資料４－３で具体的なものとして出されていて、これが一応要配慮に近いのではないかと思うが、これ以外にもまだあるのか。
(事務局)
これは今まで蓄積されたものという意味であって、先ほどご紹介した後見人の話などがこれ以外にもある。
(委 員)
そうなると、こういった具体的な事例を基に、どういうグルーピングができるかを考えていった方がいいと思う。
(委 員)
また、それが書かれた本人にとどまるのか、もう少し影響があるのかという問題もある。
(事務局)
例えばハンセン病というのは、確かに昔は遺伝性があって隔離しないと危険なものであるという考えだったが、今はそうではないということが科学的にはっきりしている。ただ、あのような差別を受けて隔離していたということから、世の中一般の認識として果たしてどうかという議論が必要だと思う。また、すべてに第三者の手続きをかませるとなると、速やかにとか 10 日以内に公開というのは対応不可能な状況になる。こういう必要性があるのでこういう基準を取った、その審査のために何日間必要だということを併せて考えていくとなると、少なくとも規則の改正というのは避けられないと思う。
(委 員)
それから、どこを基準に何年という起算点も必要になる。
(事務局)
我々は、今ところは文書作成後という言い方をしているが、他のところでは、文書完結後というような表現をしている場合が多い。そうすると、年度始まりが４月１日で、一斉に切り替わることになるが、そういう考え方をとるべきなのか。時の経過という原理原則を突き詰めれば、文書作成後とするのが筋だと思うが、分かりやすさという面でいうと、文書完結後かもしれない。
もう一つ言うと、文章完結後ではなくて作成時だとすると、タイムラグが生じる。我々としては、現用のうちから公開すべきだと考えているが、まだ引渡しが終わってないので非公開とするというような、少しおかしなタイムラグが生じる可能性がある。
(委 員)
審査に要する日数だが、１件ずつ外部の委員に諮るのとしたら、おそらく膨大な事務になってしまうのではないかと思う。規程を作ったり改正したりと、変更する際に外部の委員に諮るのならば別だが、毎回毎回利用請求ごとにやっていたのでは、たぶん追い付かないと思う。
(委 員)
閲覧できるものについては問題なくその日数でやればいいと思うが、閲覧制限をかけたときに不服が出た場合や、基準にはないが閲覧制限をかけた方が良いと思われるような判断をする場合に第三者に諮る仕組みを作った方がいいと思う。
この点については、また整理して議論したほうがいいと思う。
３

次回日程確認
次回は、平成 30 年 11 月 20 日（火）午後２時から開催することを確認し、開催場所については追って連絡することとした。
以

14

284

上

第３回神奈川県立公文書館業務検証委員会

開催日時
平成 30 年 11 月 20 日（火） 午後２時〜午後５時 05 分

場所
神奈川県庁新庁舎５階 新庁応接室

出席者（敬称略）
飯田生馬、梅原康嗣、加藤聖文（委員長代理）、篠崎百合子、野村武司（委員長）
事務局（公文書館長、情報公開広聴課副課長、他９名）

傍聴者
０名

次回開催予定平成 30 年 12 月 14 日（金）午後９時 30 分〜

1285

第３回神奈川県立公文書館業務検証委員会
１

議事録

開会

事務局から、本日の傍聴者はいない旨の報告がなされた。

２

議事

審議事項
(1)

評価選別について事務局から、「資料１」の「Ⅲ １ 評価選別」に基づき説明がなされた。
【質疑応答・意見交換】（委員）

再審査の過程で、これまでの経験に基づいて、公開すべきかすべきではないかという審査をしていく中で、これは公開したほうがいいだろうというものと、非公開した方にしたほうがいいだろうというものを整理したところ、一つは時の経過によって公開すべきと整理ができるものと、それから非公開に変更したものについては、要配慮個人情報にあたるものが概ねを占めたということなのか。
（事務局）
審査をしていく中で、内部で検討した結果、これは非公開にすべきだとか、公開しても構わないというものが出てきた。ただ残念ながら、閲覧台帳を作っていなかったので、非公開にすべきものを本当に見逃したのか、それとも、当時からそのような考えで公開したのかというところは分からない。今回、閲覧台帳を作成し、30 年経過で公開、あるいは不利益情報だが 50 年経過で公開というような考え方をしっかり記入するので、同じことは二度とないだろうと考えている。
（委員）

そうすると、閲覧基準の曖昧性もまだあるということか。
（事務局）
全課員が閲覧基準で、そこまで考えていなかった可能性がある。今回、このような事例を積み重ねているところだが、3,286 件を再審査する予定で、現在 1000 件を超えたところであり、様々な事例が出てくると思われる。
（委員）

ローマ数字１、２のところは引き続き補充していただき、本題の３番に入りたいと思う。
これについては、提案があるとのことなので、ご説明いただきたい。
（委員）

お手元に配布した資料をご覧いただきたい。前回の会議で私の方から発言させていただいたものを具体的に実践してみた。神奈川県立公文書館のホームページ、それから神奈川県のホームページ
から得た情報で実践したので、どなたでもおそらくやれば同じことができるだろうと思う。まず、神奈川県立公文書館のホームページに載っている選別記録、ここには昨年度と一昨年度が掲載されているが、一番直近の２年間分を全部ダウンロードしてみた。それで色々な部署を見て、まずおそらく上の方にあったと思うが、政策局というところをだけ絞り込んで、表１というものができた。
表の一番上の左に 2017、それからその次の行は 2016 ということで、２年分入っているので、それが並んで一緒になっているということになる。それが政策局の２年分で 50 件ということになる。
2286つまり、神奈川県立公文書館の方で、２年でこの政策局で色々と検討されたのは 50 件で、その中には選別の結果保存としたもの、それからその理由、それから廃棄としたもの、その理由等が書かれているだけでなく、館の選別基準とどのように合致するか、また、過去にもそれらの資料が移管されているかどうかという情報までここに載っている。これらが誰でも見られるようになっている。これは優れていると思うが、この選抜結果のところで、例えばその内容の補記があったり、選
別の理由が一応書かれたりしているので、館としての評価選別のプロセスは、ここに出ているということになる。まず、これが実績ということになる。作った時どうなのかということを今度考えてみようということで、県庁のホームページからダウンロードしたものが表２になる。これも先ほどのものと合うようにということで、そこの真ん中に処理年度 2016 と書いてあるが、その年度のものを全部ダウンロードしてみた。これも同じように政策局というところを選んでおり、できたものが表２ということになる。ここにも色々なものが出てくるが、県庁のページを見ると政策局の 2016
年処理年度のものでは、こういった資料がありますよということが理解できる。さらにそれを、最初に見た表１で褒章関係のものが一番上にあったので、この褒章関係に絞り込んだものが、表３ということになる。政策局で 2016 年度に褒章関係で出たものというのがこの表３であり、こちらの方を取りまとめたものということになる。それを表４に引っ張り出して、下の段に並べた。それから先ほど見ていただいた、公文書館の方にあるもので、一番上の方に二つ並んでいたが、その二つを上と下と比較のために並べてみた。下の方は文書作成課の方で、第１ガイドは褒章、第２ガイドは紺綬褒章、遺族追賞、秋の褒章ということで、ここに 15 件ぐらい並んでいると思うが、これがあって、さらに個別のフォルダーが幾つか作られているということが分かる。すでに実績として、上の方を見ていただくと、10 年保存の簿冊になっていると思われるが、それが紺綬褒章・遺族追賞
で２分の１、２分の２と２冊ある。翌年度にも同じように２冊あるが、第２ガイドに該当するものを下に囲ってあって、紺綬褒章と遺族追賞ということになる。この表４を見ると、この２年度だけ
ではなく、過去にもずっと移管しているということが分かる。表４の保存期間欄の右隣りに、スケ
ジュールとして移管と書いてしまえば、原則として、これは移管を受けるものということが理解できるのではないかと思う。なお表５や表６の後ろの方は、公文書館の目録でもう一度確認しているが、具体的な中身や件名単位で整理されており、中身もよくわかるものとなっているため、一つ一
つ丁寧に見ていけば、過去の蓄積と併せてある程度の将来のスケジュールは作成できるのではない
かと思う。
（委

員）

実際に公文書館で選別する時は、実績として移管を受けるものについては、理由が書かれているが、何か特段の審査をするのか。
（事務局）
委員の資料の表１で言うと、右から二つ目に細目基準が載っている。16(1)というふうに書いてあるが、これは前回の会議で配布した「平成３０年度公文書選別マニュアル」26 ページの 16 番にある叙位叙勲褒章表彰等に関する公文書等ということになり、(1)が「主務課で取りまとめたもののうち、授けられたものについてのみ収集する」ということに合致する。褒章に関してはかなりはっきりしているので、ご指摘のように、移管ということで初めから決められていれば、その通り自動的に流れていくことになる。つまり、まず現用文書の段階で、これは将来的に移管されるものだということを職員が認識できるということが一つ、それから引き渡しを受けた公文書館側も、自動的にこれが移管されるものと分かるということは、負担軽減に繋がるということになる。
（委

員）
3

287

実際の事務処理は、そういう形で行っているのか。
（事務局）
実際は、この叙位叙勲褒章であれば、ほぼ自動的に残すということになってくる。ただ、実際には、この叙勲褒章絡みの文書は他にもたくさんあって、紺綬褒章だけならば 100％該当すると思うが、各省庁の大臣表彰等となると、細目基準では「表彰理由が県民生活や県の経済活動などに顕著な功績または効果をもたらすと認められるものについて収集する」と定められているため、もう一段フィルターをかけるということになり、そうなると、レコードスケジュールの時に職員が理解していないと引っかかってこないという危険が生まれる。
（委員）

質問だが、資料１の５ページの(4)③のところに、専門的な職員の育成を進めるべきであると記載されているが、そもそも古文書等を読める人等を選ぶということか。
（事務局）
通常の職員は人事異動で来るので、たまたま今はそういうすぐれた職員が集まっているが、それが保障されているわけではない。また、崩し文字が読める人間が、例えば文書の保存管理について詳しいかというと必ずしもそうではない。国立公文書館で進めているアーキビストの職務基準書というのがあるが、それを全部理解できる人というと少々難しいが、もう少し幅広く専門的知識を持った人材が必要であり、専門性の高い職員を育てていかないといけないということで、そのように
記載した。
（委

員）

最初はアーキビストの知識を持っていないとしても、そこから育成していくということか。
（事務局）
初めからよく知った人間はほとんどいないので、通常の人事異動の中で適性のある、又は向いている職員を異動で受け入れて、通常であれば２、３年で異動してしまうところを、しっかり研修などを受けて専門性を高めてもらい、活躍してもらうことを考えている。もう一方の考え方として、外部から公募するという考え方もあって、例えば沖縄県などはそういう方を募集して、雇用したということを聞いている。
（委員）(3)の全量引渡の優位性及び問題点というところだが、神奈川県の全量引渡方式は全国でも非常に稀な制度であるが、非常にすぐれた制度であると考えられるということの意義の確認だが、どこに意義があると考えればいいか。文書作成課ではなく、相対的に独立した第三者組織である公文書館で選別するというところに、公平な選別が成り立ち得るということでいいのか。
（事務局）
そこはまさにこの業務検証委員会でのご議論になるが、25 年前にこういう方式を作った時には、「開かれた県政」ということが言われており、３点セットで考えられていた。一つは、情報公開請
求があった場合になるべく開いていくこと、もう一つは、公文書館を作ってアーカイブスをしっかり保存していくこと、つまり公開請求があったときにしっかり応えられるようにしていくということ、もう一つは、ここでの議論とは直接関係ないが、積極的な情報公開ということで、求めがあってから公開するのではなくて、積極的に県政の色々な情報を発信していくということが、３点セッ
トで議論されていた。そういう意味で、しっかりアーカイブスを残すということで、公文書館の今のやり方を構想したというふうに認識している。
（委

員）
4

288

３番目の話は、川崎市では総合的情報公開制度と言っており、会議の公開を含む総合的な情報公開を考え、かつ請求があってからではなくて、積極的に情報提供も含めた情報公開制度を構想していこうというものだと思う。公文書館の意義としては、その二つ下のパラグラフに記載されているが、昨今では情報の存否に係わる争いが多くて、恣意的に情報が保存されなかったり、廃棄されるということがある中で、作成課ではない第三者的な組織である公文書館が選別するということの意
義は非常に大きいものと考える、ということで押させておけばいいと思う。
そこを踏まえた上で、次にどういう問題が生じるのかということだが、ここには負担が大きい制度であるということが記載されているが、負担が先に来るというのはあまり感心しない。第三者的な立場で選別するという意義の反面、作成課が重要だと思うものが見逃される可能性がある、というのが一番大きなデメリットだと思う。文書を作成しているところは、それなりの思いがある。その反面で恣意的に廃棄をするというようなことが起こり得る一方で、これは歴史的な公文書として
きちんと保存していくべきだと考えることもあるが、公文書館に来ると、そこが薄まって廃棄の方に回ってしまうという可能性がないわけではない。そのため、文書作成時の文書の意義との切断の可能性があるということが、弊害の第一であると思う。それともう一つは、全量引渡ということになると、その分選別しなければいけないため、負担が大きくなる、というような構造になると思
う。
（委

員）

第５パラグラフの、社会情勢の変化に対して迅速に対応できるかということだが、変化が激しいからこそ、そういった文書に対する評価をきちんとしていかなければならないと思う。そのためのスタッフの充実というのが、今の現状では社会の流れに追いつけない部分があるということか。社会の変化に追いついていくために、公文書館では、これ以降の人材の育成などを含めた制度の充実化を図りたい意向であると解釈をすればよいか。
（事務局）
いくらアーカイブスの研修を受けても、社会の変化に対応するということが、そこで得られるとは限らない。つまり、いかに職員が感度を敏感に保っていくかということと、県の施策に対応していけるかということだと考える。社会が変われば当然行政の対応も変わるので、ここに書いている
ような未病だとかロボット産業特区とか、新しい施策が出てくる。それに対して、どれだけ敏感でいられるか、ということだと思う。今まで色々な業務にかかってきた経験のある職員であれば、どこかで必ず県の新しい施策や事業について聞いたことがあるということで、評価選別の立場になった時にそれが生かされると考えている。
（委員）

確認するが、いわゆる業務に対して非常に深く理解している職員を内部の異動で補うことと、いわゆるアーカイブスといった県の職務とは別の専門知識を持った人を外部から採用することと、二つの人材によって、この公文書館のスタッフが構成されるということか。
（事務局）
現状では、常勤の異動できた職員と古文書の読解に精通した者や修復専門の非常勤職員が混在しており、お互いに分野としては重なり合ってない。今後は、そこをいかにうまく融合していくか、
例えば人事異動で来た職員にも専門研修を受けてもらって、場合によっては温湿度管理の勉強をしてもらうとか、あるいはその逆のことも当然あると考えている。実際に全量引渡で評価選別を公文書館側でやるということは、そういう職員がいないとできないことであり、密接に繋がっていると考えている。
5

289

（委

員）

５ページの３段落目に第三者が参加する手続きを設ける方法もあるが、現実的ではないと書いてある。評価選別にあたって、有識者や第三者を参加させる手続きを入れるということか。
（事務局）
前回、熊本のパブリックコメントのこともご紹介したが、件数が神奈川県とは比較にならず、事務量としても、それを見る県民の側からしても、ほとんど不可能に近いのではないかと思っている。また、県民代表の方が評価選別の現場に立ち入るということについても、わざわざ来ていただ
くような形を取れるかどうか、来ていただいたとしてもどれだけの効果があるのかと考えると、これもなかなか難しいと思っている。そのため、評価選別に県民を入れるということは、現状で考えられる選択肢ではないが、何らかの形で外部のメンバーを入れる必要性があるということは認識し
ている。
（委

員）

熊本の話は、実際に作業をやっている人が知り合いなので話を聞いているが、リストを見て、それから廃棄するというのは膨大に時間がかかるということで、実際はサンプルだけ出されてどうですかと聞かれるが、結局は全部見ないといけないということである。全部というのは、やはりリス
トだけでも見るのは大変なので、理想はともかく、なかなか現実的には難しいと聞いている。それならば、例えば、評価選別の結果と理由をウェブに上げているので、これで一応外部から見ることができる。それから、そこでウェブに上げていることを告知して、県民側から意見募集するという期間を作れば、県民の方の目にも届いているということになるのではないか。このように、県民の方に知らされるという仕組みはあった方が良いのではないかと思っている。これは、インターネッ
トに繋げることができれば、それほど難しいことではない。結果をウェブに上げて、意見募集する
期間だけを作って、あとは粛々と進めるというだけである。何か特定の人に依頼するということは、かなり難しいのではないかと思う。
（委員）

廃棄される文書だけを見ていてもあまり興味を持てない。この文書はこういうふうに作られて廃棄されるというレコードスケジュールが、先程の報告にあったような形で示されれば、パブリックコメントもおそらく上手くいくと思うが、一覧表だけ出してパブリックコメントを募集しても、アリバイ作りにしかならないのではないか。作成された文書のライフサイクルみたいなものが見えると、分かりやすくていいと思うが。
（事務局）
神奈川県の場合、３年、５年保存文書は莫大な量があって、それこそほとんどが廃棄されて、残る方が１％、２％という中で、それを一覧として見せて、皆さんが一定期間で判断できるのかと考えると、ちょっと無理があると思う。むしろ、その選別の基準をパブコメでお示しして、こういう選別基準でやっていくということを県民の皆様に判断いただくということならば、可能だと思う。
（委員）

選別基準の明確化という方が現実的か。
（事務局）
評価基準に基づいて選別していることを明らかにするために、細目基準のどこに該当したのかということも表に書いて、例えば紺綬褒章で言うと 16 の(1)というふうに記載して、そこにプラスア
ルファで第三者をどうやって入れるかという方法は今思いつかない。しかし、すでにある評価選別の基準、元の基準はすでに県告知で出しているが、細目基準については館長の内規で定めているの
6290

で、この際、改めて県民の意見を聞く手続を取ることは意義があると思う。しかし、毎年のものを
意見を聞いていくか、となると難しい。
（委員）

確認をしたいが、④の選別会議の議事録、これは確か従来作成していなかったと思うが、新たに作成して公表するという方向で考えているということか。従来作成していないのなら、実際にどのような議論がされているのかわからないが、どういう形になるのか。
（事務局）
選別会議では、その基準に合致しているかという点をまず検討するが、本当にこれを捨てていいのかという議論も時々はあるが、紛糾することはあまりない。選別基準はこちらの方がいいのではないかとか、これどうして捨てるのかということで、ひっくり返る事自体が非常に少ないので、議事録は非常に作りやすい。それまでの保存実績も鑑みているので、会議録としては簡易なものになると思っている。基準のどこに当たるかというような解釈の違いは時々あるので、それを残すこと自体に意義があることだと思う。
（委員）

県民が探した結果、それが廃棄されていたことについて、何か不平不満を持つことはあるので、
なぜそれが廃棄されたのかという過程が明らかになることは重要だと思う。国立国会図書館でも閲覧制限の事務、協議した文書というのがあるが、それは情報公開請求の対象になることが多い。そういう意味では、廃棄されたことを合理的に説明できるような形を取っておくということが重要だと思う。①も負担軽減ともなることが第一義的に上がっているが、作成文書の段階で歴史的文書として非常に重要であるということを表記するのは、第三者的な組織で選別したことに伴う弊害の除去のために必要だし、それが結果として、負担の軽減に繋がっていくと思う。
（委員）

評価選別を行うと、必ずどこかルーチンワーク的な「慣れ」になってしまう。そのため、どこかの部分でそれを明確にして、評価選別が社会変革の中で適切に行われているのか見直しができるよ
うな仕組みがあったほうがいいと思う。そのときには、そういった第三者の人を加えることも選択肢としては考えられるということか。
（事務局）
この評価選別に限らず、後ほどご議論いただく閲覧基準についても、やはり定期的な見直しにあたっての有識者ないし第三者による批判的検証というものが必要だと思う。そういう趣旨をここに盛り込んでいくということは、当然考えられると思う。
（委員）

評価選別基準の明確化と、評価選別基準に対しての意見を聴取する仕組みについては、選別基準
だけなく、全体の館の運営、例えば年に１回でも、選別の年間の実態で、現場から上がってきた選
別基準との不整合な面などを報告してもらったり、閲覧制限基準についての運用上の不整合や、あるいは実際の利用者からの声などを踏まえて、選別基準についても見直しの仕組みを、どこかでビルトインした方がいいのではないかと思う。そこで第三者の声を聞くという形の方が現実的かもしれないので、ここでは選別基準の明確化とかいうことを書いたほうがいいのではないか。あとの人
材育成のところで混在しているので、そこを上手く分けた方がいい。
（委

員）

7

291

最近の条例では、基本的に５年とか、10 年とか必ず見直し条項を入れていると思う。だから、今回の報告書を出すにあたっても、その後も見直しを継続して行ってもらいたいので、そういうものをどこかに入れたほうがいいのではないかと思う。
（事務局）
神奈川県では、条例は全般的に５年ごとに見直すという、見直しのための条例があるが、それ以外に特別な理由がある場合は、さらに短くすることを個別の条例で定めている。今回の報告書の最後に、例えば５年ごとの見直しを謳っておいて、それ以外の事象が発生したときに、その都度必ず見直すという文言を入れるという解決策もあると思う。
(2)

閲覧審査基準について

事務局から、「資料１」の「Ⅲ ２ 閲覧審査基準」及び「資料２」に基づき説明がなされた。
【質疑応答・意見交換】（委員）

資料２の、「神奈川県立公文書館は県民の知る権利のために設置されたことを念頭に置く」とい
うのは、どこか条例で決まっているのか。
（事務局）
条例などで知る権利を謳っているわけではない。
（委員）

これは事務局の考え方ということか。
（事務局）
遡ると、公文書館の設置のための構想の中で縷々述べられているので、原点に戻るというところになる。ただ、そればかり強調するのでは、今回の事故の反省がないと言われかねないので、社会情勢の変化ということもあり、個人情報についてはしっかり審査していくということのバランスを取りたいと考えている。
（委員）

神奈川県と川崎市には「知る権利」が入っている。そうでないと困るので、「知る権利」はきちんと明確に書いた方が良いと思う。それから審査日数の上限、これは「速やかに」を改正すべきである、「速やかに」ということが不適切事例の遠因となっているとも考えられると書いてある。確かにそうだが、「速やかに」ではないとなると、その反面として、上限を設けることによって、その間公開しなくてもいいように聞こえてしまう。「速やかに」という原則はとりつつも、閲覧制限があるものについて閲覧に付してしまうことの弊害を考えて、上限を定めた上でということか。
（事務局）「速やかに」と限定していて例外もないような規定は、というふうに書き直す。
（委員）「速やかに」を取っ払ってというわけではなくて、上限を定めた上で、慎重に判断すべきものであるという書き方がいいと思う。それから、上限を定めたことによって、その間公開しなくていいというふうに解してはならないということは、どこかに書いたほうがいいと思う。
（委員）

この「速やかに」だが、これは「直ちに」、「遅滞なく」、「速やかに」の順番だと思う。一番緩いのが「速やかに」なので、処分庁側が速やかだと思えば、10 日でも「速やか」になる。元々8292

「速やかに」という規定なので、少し緩めの規定ではあると思うが、それをさらに緩めるのはいかがなものか。
（事務局）「速やかに」を一般的に解釈すると、おそらくご指摘の通りだと思う。公文書館条例や行政文書管理規程の中でも、「速やかに」というのはそのように解釈されている。ただ、この規則に限っては、「解釈と運用の基準」の中で、窓口で待っている間にと解釈する、という限定がついており、しかも、業務都合による延長を一切認めていないというところが問題である。
（委員）「速やかに」を取るかどうかという問題があるが、「速やかに」というと速やかに決定しなければならないという話になるので、期間や上限を入れるのは難しいのではないか。
（事務局）
色々な規定の仕方があると思うが、「速やかに」を残しておいて、解釈と運営の基準でこれはこ
ういうことであると解釈するようなやり方もある。ただ、それだと県民向けに何も説明していないことになるので、今ご指摘があったように上限を設けて、なおかつ解釈運用基準かどこかで、「速やかに」がなくなったからといって、15 日目いっぱい取っていいわけではないということをはっきり記載する方法もある。もちろん 15 日というのは決まったわけではなくて、10 日とか、それなりの期間というふうにご議論いただければと思う。また、延長の規定が全くないということも問題だと考えている。
（委員）

現状の事務が大変だからこそ、この部分を議論するということになっているので、実情に合うかどうかで検討すればいいのではないか。その場で閲覧できるのが一番いいと思うが、現状ではそれが難しいのならば、現実的に公文書館としてどれくらいならば対応ができるのか。さらなる延長をしなければならない案件が大量請求で出された場合とか、今の体制では回り切らないというものが出てきた場合、どのぐらいならばできるのかということを示してもらえれば、議論しやすくなると
思う。
（事務局）
10 日か 15 日かが問題ということではなく、どういう理由でどこまで上限を設けるのかということが問題だと思う。大量請求があったような場合や、現局などに事実確認をしないといけない場合が考えられると思う。文書の意味意義、あるいは公開した時の影響等について、文書作成課に確認しなければならないケースも出て来るのではないかと思う。ただ、どのぐらい延長するのが適切かというと、公文書館としては経験が全くないため、情報公開制度に合わせるというのがわかりやす
いと思う。これは、制度としてわかりやすいだけではなくて、県民にとってもわかりやすい制度になると考えている。
（委員）

歴史的公文書の大量請求はそれほどないのか。
（事務局）
お願いベースだが、１回に 10 点までということで、ほとんどの方がそれで請求してくださっている。あくまで好意で、10 点までに抑えていただくということになっている。
（委員）

10 件でお願いしているということは、重要だけど問題になりそうな箇所ではある。「10 点でお願いしています。それ以上の方はご相談ください」とした方が良いのではないか。「速やかに」と9293

いう原則を下げたわけではないことがわかるようにして、「その間公開しなくていいと解してはならない」ということは、条例や規程に入れる必要はないかもしれないが、少なくとも報告書には書
いておくことにする。後に解釈運用基準を作るのならば、それが参考になると思う。それから、この四角の中と閲覧基準の考え方だが、この四角の中の①の「歴史的公文書を閲覧できる権利」というのを条例又は規則に明記すべきであるということだが、「知る権利に基づいて」と書いてしまえ
ばいいのではないか。
（委員）

パブリックコメントのところだが、６ページの下のところに、閲覧制限のため審査基準は本来有権者からの意見聴取やパブリックコメントを経て策定の上公開されるべきだと書いてある。「本来」と書いてあるが、パブコメのための規程があって、その中にお題目があると思う。本来というよりは、何のためにやるかというと、行政処分を行って制限をかけるから、県民の意見を具体的に聴取しておきたいということになるが、そういうことがパブコメの規程に定められているのではな
いか。
（委

員）

行政手続法との関係ではどうなるのか。審査基準は、本来だったら策定すべきものであり公開すべきものではないのか。
（事務局）
神奈川県民意見反映手続要綱では、「規則等」という中に、審査基準ということで「申請により求められた許認可等をするかどうか、その法令の定めに従って判断するために必要とされる基準」ということになっている。
（委員）

審査基準に該当するとすれば、本来やるべきことをやっていなかったことになる。審査基準であれば当然パブリックコメントを経ないと行政手続条例上いけないはずなので、その部分を問われるのではないか。
（事務局）
行政手続条例との関係で申し上げると、行政手続情報閲覧サービスの中では、私どもの閲覧の制限については、処分基準が非設定ということで、条例規則に尽くされているということになっている。要は規則に閲覧を制限できる場合の公文書館の基準が書いてあるので、現段階の解釈としては、それに定められているという解釈をしている。
（委員）

処分基準ではなくて審査基準ではないか。処分基準というのは不利益処分のことだと思うが。申請に対する処分ではないのか。
（事務局）
申請に対する処分である。
（委員）

そうしたら、それは処分基準ではなくて審査基準ではないか。
（事務局）
パブコメには適用除外条項があって、「審査基準、処分基準又は行政指導指針であって、法令の規定により若しくは慣行として、又は規則等を定める県の機関の判断により公にされるもの以外のもの」ということで、公にされてない状態なので、これはパブコメの適用除外ということになって

10

294

いる。今後、審査基準を公にするということになれば、その時にパブコメをかけるということにな
る。
（委

員）

その大元の審査基準や処分基準は、行政手続条例上は届け出る事務所において、公にしておかな
ければならないと思うが。
（委員）

審査基準は作られていないということなのではないか。
（事務局）
表向きはそうだ。
（委員）

基本的に情報公開法では、審査基準については作らなければいけない、公開しなければならな
い、申請が到達する事務所等で公にしておかなければならないとなっている。処分基準について
は、作り、公にするよう努めなければならないという努力義務になっている。だから、審査基準については、基本的には公開しなければならなくて、当然のことながら、審査基準については意見公募手続きにおいて諮るという仕組みになっている。そのため、そもそも審査基準を公開していないということ自体が、条例との関係で整合が取れていないということになる。閲覧制限は、申請に対する処分なのではないか。
（事務局）
閲覧制限のためのものなので、条例の作りが閲覧を制限することができる規定になっている。そのための基準だと考えている。
（委員）

閲覧制限をされたときに不服があれば審査請求ができるように、決定通知書には下に不利益処分を受けた後のことが書かれていると思う。それで不利益処分かどうかが分かるが。
（事務局）
閲覧制限条項該当通知書の中にはそういう教示文はない。
（委員）

行政処分でないというのは、要するに処分性があるかどうかというのは、争ってみないと分からないところではある。
（事務局）
今の規則ができたのは平成５年だから、そういう考え方がなかったのではないかと思う。
（委員）

公文書館条例の５条の閲覧制限というのを、その制限自体を不利益処分と見て処分基準だと言っている。処分基準だということになれば、それを定め、公にするよう努めなければならないという努力義務になるので、出さなくてもいいということになる。ただ実態としては、申請に基づいて閲覧の可否を決定しているので、申請に対する処分ということになるので、その構造から変えなければならないと思う。
（委員）

そのためには、権利として請求することができるという規定がないから、①のところをしっかりやってもらったほうがいいと思う。
（事務局）
閲覧請求を権利としてとらえ、今回新たに作り直すことが必要だと考えている。
11

295

（委

員）

条例改正というところまで提言できるのか。
（事務局）
条例改正となると、現実的にはかなり時間がかかるが、規則改正はそこまでの問題はないので、「条例又は規則改正」と提言していただくのは良いと思う。
（委員）

歴史的公文書については県民の共有財産であり、県民にそれを閲覧する、あるいは知る権利があるということを明記した上で、きちんと閲覧に対しての請求権を明示すべきということになる。そうなると、これは申請に対する処分になるので、その審査基準は定めなければならず、公開しなければならず、従ってパブリックコメントしなければならないというところになる。だからそこの構造を変えるという提言をしていく必要がある。そうでないと旧態依然たるままになってしまう。いつ条例改正するかは別にしても。そこが解消されれば。
（事務局）
提言としては、そのように書いていただいてかまわない。
（委員）

現在の条例の構造を書いた方が良いと思う。一般的な制限規定として不利益処分として定めているため処分基準としているが、それを文書の県民共有性とそれに対する権利をきちんと明記した上で、請求権を明記すべきであり、それに伴って、これを審査基準として位置付けた上で、公表するとともに、策定あるいは変更にあたってはパブリックコメントに付すべきである、とすればすっき
りする。
（委

員）

もともと公開することを前提に組み立てているので、制限できるという文言をとりあえず入れたということではないか。そうすると、条例等でどうしてもかみ合わないところが発生してくる。県民の知る権利は当然あることを前提にして、できる限り公開していくというスタンスだが、法的にかみ合わない部分があるので、そこを手直しして整合性のある形にして、より公開するという姿勢を示したいと理解すればいいか。
（事務局）
その通り。25 年間この形でやってきたが、こういう時でもないと見直しができないので、これを機に議論をしっかり行って叩き直したい。一方で、今までの知る権利や実際に公開していた姿勢に後退があってはいけないと考えている。
（委員）

元来、法律は原則についてはあまり書いていなくて、むしろ例外事項を書き込むことが多い。この条例と情報公開条例は、その意味では制限する話が規定されている。決定的な違いは、さっき言ったような話になる。その上で、この②のところ、それから閲覧審査基準に入るが、ＩＣＡ勧告の30 年原則を「基本とする」と記載してあって、報告書の方は「遵守する」と記載してある。
（委員）

前回も話したと思うが、ＩＣＡ勧告の 30 年原則は日本では独り歩きしているが、国際的な流れの中では、あまりそれを前面に出してしまうと、これがグローバルスタンダードだから絶対だ、ということになりかねない。やはりこれは、時代の変化や社会状況の流れの中で、当然この 30 年というものが揺らいで、短くなったり長くなったりと色々な形で変化する。だから、ＩＣＡ勧告では
こうだからこれだというふうにあまり前面に出さずに、国際的な流れを意識したという条項を入れ
12296

てもらったほうがいいと思う。国際的な流れの中では、今は基本的には大体 30 年ということにな
るが、将来的にはこれが 20 年と短くなる傾向がある。だからといって、先進的にここでいきなり20 年というわけではなくて、そういった国際的な流れや価値観との整合性を持たせながら、県公文書館もそれに対応していきたい、というような文章の方が良いのではないかと思う。
（委員）

30 年未満の文書は、通常、現用文書で同じようなものがたくさん出てくる。同じ案件で 30 年文書にもあれば 10 年保存文書にも、同じ内容のものが出てくるということは現実としてある。ところが、情報公開条例上は現用文書の場合は識別型で非公開となるものが、歴史的公文書になって公文書館に来た途端、30 年未満の同じ文書が公開となるケースがある。そういうものをどう解釈するのか。情報公開請求の時はＩＣＡ勧告とは関係なく、単なる識別型で非公開となるので、現用文書との取扱いを考えなければいけないと思う。
（事務局）
神奈川県の現状を申し上げると、30 年に至ってないような、５年、10 年のものも公文書館に引き渡されると基本公開となるが、個人情報に限っては 30 年間伏せるという扱いになる。30 年経つと、基本個人情報も含めて公開となるので、そこは神奈川県の扱いとしては統一されている。ただし、資料２で示したとおり、現用文書で情報公開請求があって公開するようなものについては、公文書館でも公開することになる。公開する方に足並みを揃えようと考えている。
（委員）

個人情報について 30 年で公開ということを言っているわけではない。一般的な行政文書に関しては、作成されてから最長で 30 年で公開するというのが原則で、その中に個人情報とか、外国の場合はプライバシー情報というが、それらについては、ＩＣＡ勧告の中でプライバシーも関係なく30 年と言っているわけではないので、当然 30 年超過しても非公開とするものはあるということで
はないか。
（委

員）

（ＩＣＡ勧告は）秘密情報については 30 年で公開するという意味である。
（事務局）
30 年までは、神奈川県でも個人情報は伏せている。
（委員）

30 年経つと名前が出るようになるのではないか。
（委員）

そうなるが、その他の非公開にしていた情報も 30 年経つと出すということではないか。非公開にしていた個人情報や法人情報や行政執行情報や審議情報も、30 年経つと全部公開ということでは
ないか。
（事務局）
30 年経つと原則公開だが、それ以外の、例えば 10 年保存で公文書館に引き渡された文書であっても、基本個人情報以外は閲覧の対象となる。
（委員）

歴史的公文書になった場合には、情報公開でいうところの非公開の利益がなくなるということ
か。
（事務局）

13

297

非公開にできる規定はあるが、現状では、ごく稀に原局と相談の上、非公開にしている場合もあるが、現状は公開としていることが多い。
（委員）

しかし、基本的な構造としては、個人情報にかかわらず、この規定に基づく不開示情報について
は、30 年で公開するという意味ではないか。
（事務局）
すべての文書は 30 年保存が上限になっている。
（委員）

その上で 30 年経って以降なお非公開とするものは、基本的には個人情報で、それはプライバシ
ー性を加味するということではないか。
（委員）

そのこと自体が、今の例規の中には規定をされていないということではないか。
（事務局）
条例上は知事が制限することができるとなっていて、規則でその基準を館長に委任している。
（委員）

30 年原則を入れるとすると、条例にどのように入れることになるのか。
（委員）

どこかに「時の経過」を入れた方がいいのではないか。法律や相模原市の条例には入っている。
条例に入れていいのかという問題はあるが。
（事務局）
行政文書管理規則上は、例外として延長しているものもあるが、保存期間 30 年が上限であることを考えると、ここに 30 年原則を入れる必然性はあまりないかもしれない。
（委員）

情報公開条例であれば、請求をして、その時点で公開できるかできないかという判断をすることになる。非公開情報に当たれば非公開であって、そこに 30 年原則も何もなくて、その時点で公開できるかどうかということだと思う。この 30 年原則とは何かというと、どちらかといえば、30 年経ったら解除しなければならないという秘密保護法の仕組みだと思う。今の仕組みだと、館長は制限をすることができる。請求にかかわらず公開しないということを決められるという仕組みである。30 年経ったらそれを解除するというのであればわかりやすい話だと思うが、先程の話だと、請求に対して閲覧の仕組みを設けていくと、その時点で閲覧制限をするかしないかというのは、構造上そこで判断することになる。そこの判断の中で、30 年原則を加味して、30 年経ったものについては、基本的には閲覧制限する決定をしないということであれば、30 年経った文書については、閲覧制限の適用除外となるのではないか。
（委員）

現実的に、30 年超えて閲覧制限している文書はかなりあると思うので、適用除外としたら運用していけないのではないか。
（委員）

だから、ただし 30 年を超えて閲覧を拒否する場合には相当な理由があるものでない限り、とい
うただし書きになってくる。つまり、30 年原則というのは、非公開だったものをそこで解除するという仕組みである。それはアメリカでは秘密指定をしているものがあって、日本でも機密保護法というものがあって、それで指定されたものについては 30 年たったら解除すると、そうであれば 3014298

年原則とうまく整合的に表現できる。しかし、原則公開で、閲覧によってその都度判断をしていくとなると、30 年ということはあまり意味がなく、その時点で支障があるかどうかを判断するということになる。ここに 30 年原則を入れようとすると、請求があったものについても 30 年経ったものについては拒否することができないとか、30 年経過したものは閲覧制限事由の適用除外であるとか、そういう仕組みにしないと入れられなくなる。
（事務局）
30 年原則というのは、非公開にすることを抑制する原理として働くのではないか。
（委員）

それをどういうふうに条例上表現すればいいのか。その都度判断していく中で、30 年を加味するという解釈基準であれば良いが、これを条例に反映していくということになると、30 年経ったものについては適用除外とするということを、どこかに入れるということになる。
（委員）

時の経過を概念として入れて欲しいというのは、現場の願いでもある。
（事務局）
条例規則に 30 年原則はなかなか入れにくいというご指摘は、そのとおりだと思う。それ以下の館長に委任された審査基準を作る際に、解釈の基本として、30 年原則というのをまず掲げて、30
年原則によらない非公開期間を延ばすものについて、審査基準を作っていくという構造だろうと思
う。
（委

員）

審査基準として 30 年原則を入れるということか。
（委員）

審査基準は 30 年という基準でいいと思うが、時の経過自体が条例にも規則にもなくて、単なる審査基準だけで時の経過を判断するという方法にして良いのか。少なくとも、館長に委任された規則に時の経過を考慮するというものが入ってこないと、審査基準が作れないのではないかと思う。
（委員）

条例の中に入れて、その上で、審査基準として時の経過の 30 年を入れることにしなければ入れられないと思うが、今の条例の形だと入れにくい。
（事務局）
公文書管理法には入っているので、それと同じレベルで授権された形の方が綺麗なことは間違い
ない。
（委

員）

規則のところで「時の経過を加味するもの」と入れて、時の経過にあたっては、次のことを考慮する、とする。国際的な基準であるＩＣＡ勧告が 30 年経過したものを公開とする考えであることに鑑み、30 年を超えた場合には、原則として閲覧制限しないものとする。ただし、次の各号に定めるものについては除く、という形になり、この中の一つが要配慮個人情報ということになる。
（事務局）
神奈川県の歴史的公文書は、どこにも書かれていないが原則公開が大前提である。特定個人情報等については、現用文書の情報公開では公開してはならない、歴史的公文書になったものについて
は、閲覧の制限をすることができる規定になっている。ということは、逆に言うと、本当は全部見せなければならないが、見せなくていいことにできる規定を設ける中で、30 年原則を明言する必要があるのか。もともと現用文書であれば見せられなかったものでも、30 年経ったから隠す価値はな
15299いということで、原則公開にするという形で条例ができている。制限しなければならないという現用文書の規定と、制限することができるという歴史的公文書の違いが、規定上でなぜ違っているのか、という大元の発想が 30 年原則。
（委員）

なぜこれを議論しているのかというと、ＩＣＡ勧告の 30 年原則を基本とするという考え方が示されているので、それを基軸に考えているが、今の考え方だと、現用文書でなくなった以上は原則公開となるので、30 年原則はいらないということになる。
（事務局）
確かに神奈川県の場合は、それが大前提となる作りになっている。
（委員）

そうすると、今の閲覧審査基準をどこかで評価するには、公文書館のあり方自体を評価して、30年経ったものは歴史的公文書に移っていくということにする。30 年超えのものは現用文書としてはなく、30 年を超えたら少なくとも歴史的公文書もしくは廃棄になるということだから、30 年超えたら原則公開だとすると、30 年原則を書く必要がないということになる。
（事務局）
今までの規定はそういう規定で、大前提の暗黙の了解ができていた。
（委員）

ＩＣＡ勧告に今までの運用というのは整合的である、ということを評価をした上で、ここで現用が終わったものについては歴史的公文書として扱い、これはもう原則公開だというところからスタートするとすれば、もうこの 30 年というものは、いらないということにならないか。
（委員）

今のおっしゃられたとおりの理屈になるが、それは現場で対応できるのか不安だ。現に非公開としているものがたくさんある。
（委員）

もちろん、原則公開だが、そこで改めて請求に応じて閲覧制限することができるというのが、次の仕組みになる。
（事務局）「できる」規定で、どのように明文で運用していくのかが、ここでの問題。
（委員）

要するに、30 年原則を前提にすると、30 年経った文書、あるいは現用ではなくなった文書については原則公開ということになるので、公文書館条例施行規則４条の閲覧制限のところ、これは情報公開条例と同じではまずいのではないか。施行規則４条で閲覧制限を定めているが、この閲覧制
限の定めというのは、情報公開条例そのままである。要するに、原則公開なのに、さらに屋上屋を重ねる構造になっている。情報公開がそのままずっと続いているような状態になっている。時の経過を考慮するにしても、一旦公文書館に来たら情報公開の考え方はおしまいとした上で、ただし一部については閲覧制限するという限定したものになっていないと本来構造上おかしいと思う。
（委員）

原則は公開で、例外が閲覧制限だとすべきではないか。
（委員）

原則はきちんと書くが、例外の閲覧制限が情報公開と同じだったら、30 年保存文書が 30 年の保存期間満了で公文書館に移管されてきたときに、また同じになってしまってはまずいと思う。30 年
16300

で公開すると決めたのならば、情報公開条例と同じ閲覧制限規定を取らないという作りにしなければならない。あるいは、もう少しきついものにしなければならない。時の経過を踏まえた上で、という書き方にするのがいいかもしれないが。
（事務局）
施行規則は前の条例と個人情報保護条例に合わせて少しずつ変えてきて、今の形になっている。
今のご指摘は、個人情報保護条例と情報公開条例の一部分だけを直して、ほぼそのままになっているが、実際のところ、この規制はほぼ使っていないものである。
（委員）

要配慮個人情報等についてはきちんと書くが、その他で全く制限できないと困る場合があるので、時の経過を踏まえた上で情報公開条例何条から何条までに当たるもの、とするのはどうか。差別化しないと実質的にはあんまり変わらないかもしれないが、大きく変えるとなると、反発が出るかもしれない。
（事務局）
条例を直さなければならないと書くと、かなり実現が難しくなってしまうので、提言にせっかく書いていただいても実現できない可能性がある。規則ならば、構造上こういう問題点があるというご指摘をいただいた上で、整合性や不要な規定は整理するとかできると思う。
（委員）

条例上は制限することができるという規定だけなので、今、見直すとしたら規則だと思う。まず、規則を公開原則と請求権を入れた形で整備しておいて、条例改正の時にそれを全部反映させるというのはどうか。
（委員）

提案しないと残らないので、短期的には規則改正、機会があれば条例改正の際に反映させるという書きぶりでいいのではないかと思う。
（委員）

現用として命を終えたもの又は 30 年を超えた歴史的公文書については、基本的にはＩＣＡ勧告
を踏まえてすべて公開すべきであるが、諸般の事情により閲覧制限が必要な場合もあるということになる。閲覧制限すべきものの審査基準の考え方としては、要配慮個人情報や情報公開条例の非公開条項にあたる場合で、時の経過を考慮してもなお閲覧制限すべきもの、という形で整備してはど
うか。
（委

員）

要するに、将来的には条例改正が望ましいが、まずは規則改正が急務であるという形にして、ただ規則改正で留めるのではなくて、将来的には条例改正というものまで視野に入れて欲しいという内容を入れれば、次に繋がっていくと思う。その規則改正の内容について、具体的な提言をこちらで出していくということだ。
（委員）

その上で、50 年や 80 年というもの（期間）をどうするか。その都度判断するのが要配慮との関係で言えば原則だとは思うが、その都度といっても、亡くなられた方の情報と思われるものを色々と慮って閲覧に付さないというのは好ましくないので、50 年又は 80 年経っていて配慮する利益がないものと見なす、という形になるかと思う。問題となるのは 30 年文書で、それが 50 年経つと 80
年になる。
（事務局）
17

301

作成したときから 50 年なので、仮に 20 歳の時に文書に記録されたとなると、80 年たてばもう100 歳ということになる。いくら人生 100 歳時代といっても、ほぼ亡くなっていると推定されるということで、そこの段階で公開してもいいのではないかと思う。ただ 50 年となると、20 歳の方は70 歳ということだが、公開されてもやむを得ないものと 70 歳になっても隠しておきたいだろうと思われるもののカテゴリーに分かれると考えられる。その中でも微妙なものがあって、例えば 20歳に受けた県の採用試験の合否判定というのは、当然文書として残っているわけだが、それを 70
歳になれば退職していてもう利益がないと考えるか、不合格になったことは恥ずかしいことなのでやっぱり隠して欲しいと考えるか、そのような考慮をしていくことになる。
（委員）

試験に落ちたかどうかということと実際の犯罪を、重要度の高い情報ということで同列に扱えるのか。試験に落ちたか落ちてないかは、本人が 70 歳になって知られることは恥ずかしい、不名誉だとは思うが、具体的に社会の中でどのような不利益を及ぼすかを考えると、おそらくない。このような判断は、いちいち細かく網をかけるのではなく、情報のレベルにおいて 30 年で公開として良いと思う。これに対して、公開されたことによって及ぼす影響が本人にとって大きすぎるというものについては、30 年を超えても閲覧制限できるというものを作った方がいいと思う。
（事務局）
合否判定は、我々の現行法では職業上の不名誉な情報ということで 50 年としている。犯罪歴については同じく 50 年と考えていたが、前回の議論で委員からそれでは短いのではないかとのご意見があった。他県でも 80 年としているところもあれば、禁固以上の身体刑に及ぶようなものは長くして、そうでないものは短くするというような配慮をしているところもある。現状 50 年としているので、それを延ばすということは、今まで神奈川県公文書館として公開としていたものを非公開に変更することになるので、その影響も考えなければならないと考えている。
（委員）

50 年で線を引いて、「ただし特段の配慮が必要なものについてはこの限りでない」という一文を置くことになる。
（委員）

犯罪歴や精神疾患も含めて、すべて 50 年で公開しているのか。
（事務局）
すべてではない。前回お配りしたＡ３横長の資料にも載せているが、犯罪歴は懲役刑も含めてす
べて 50 年としているが、精神疾患等については延ばすとしている。
（委員）

戸籍謄本はどうなっているのか。80 年か 100 年か。
（事務局）
戸籍謄本に関しては、内規では 50 年としているが、実際に 50 年で公開しているのは本籍地の表示のみで、戸籍謄本、戸籍抄本そのものについてはすべて年数に関わらず非公開として出していない。その理由については、特に明記していないが、戸籍謄本の中には、被差別部落に関わるようなことがわかってしまう情報がある、と言われている。私も実際にその中で、私生児だとか、庶子だなどの情報は目にしているので、被差別というよりは、家族関係のあまり知られたくない情報が現に載っているということは間違いない。
（委

員）

18

302

地方では、こういう情報は 100 年ぐらい隠しておくと聞くが、辿ってこちらに来てしまった場合はどうするのか。
（事務局）
戸籍の請求は利害関係がある人のみ請求が認められているが、公文書館の場合は請求者の理由を問わないので、公開されることになってしまう。
（委員）

情報公開でも、他制度で謄本とか写しを請求できる人が限られている場合は、適用除外にしていることがある。対象者以外の人が請求して開示されては困るので、情報公開請求でも歴史的公文書になっても、謄本自体は公開しないというのはあると思う。
（委員）

例えば戸籍の写しが何かに綴られている場合に、それは情報公開のときに個人情報の対象にはなるが、適用除外にはならない。一方で、登記簿などの他制度の場合には適用除外になるが、登記簿から外れて何かに綴られているというような場合には対象になる。ただし、独立して請求できるようなものについては適用除外になる。多分ケースバイケースだと思う。
（委員）

要配慮個人情報というのはあるので、50 年一律で公開ではなくて、50 年超えても閲覧制限する
ものは出てくるので、ただし書きが必要だと思う。
（委員）

これはどのような規定を考えているのか。
（事務局）
色々なやり方があると思うが、一番よく行われているのは、例えば国立公文書館のように別表で整理するという方法がある。こういうカテゴリーについては 50 年、こういうカテゴリーは 80 年、こういうカテゴリーは 100 年というような形が一番わかりやすいと思うが、わかりやすいがゆえに一律適用になりがちだという弊害がある。犯罪歴理由ならば、重い犯罪については 100 年にして、重い犯罪の重いとは、例えば禁固刑などの身体刑に及んだ場合とか、そういうふうに分けるということが考えられる。ただ一律に適用していいのかというと、細かく見ていくとおそらく色々な場面があると思う。確か国立公文書館は目安というような説明をしていたと思うが、そういうことを明記しないと、そこだけ一人歩きしてしまうことになる。
（委員）

この閲覧制限というのは、要配慮個人情報であって 50 年を超えないものと定めた上で、ただし、それ特段の事情がある場合にはその限りではない、ということになると思う。
（事務局）
例えば身体障害と精神障害は、各県とも分けており、精神障害については知的障害も含めて 80
年とか 100 年と定めて、身体障害については 50 年とか 80 年とかより短くしている。ただ身体障害であっても、すべからく 50 年、80 年かというわけではなくて、例えばパラリンピックに出場した選手の名簿を 80 年隠すかというとそんなことはないし、それ以外の場合であっても、障がい者の当事者団体の代表の方で、公開されている附属機関以外にも色々な審議会の委員に任命されている例が神奈川県でも相当数ある。そういうものをすべて隠すのかというと、そうではないと思う。そのように、色々な場面で使い分けなければならないということが想定される。
（委

員）

19

303

後段の話は、すでに公開されている文書ということで処理できると思う。水準を下げないという意味で 50 年とした上で、特段の事情がない場合はこの限りではないという考えになると思う。あとは公知事実の扱いで、新聞記事や裁判記録の扱いについて、新聞に載っている情報は大体公知だと思われているが、色々な自治体の情報公開答申を見ると、新聞に載ったというだけでは公知とは見ていないということが多い。しかも、地方紙に少し載っただけで、これは公開ということはあまりしていない。
（事務局）
神奈川県の場合は、新聞に載ってしまうとそれは慣行公としているが、ただし運用解釈の基準の中で、５条１号の個人に関する情報については、「なお、過去に公にされたものであっても相当期間の経過により公開請求の時点では公にされていると判断できない場合があることに留意する必要がある」と書かれている。これは非公開の判断基準の中で、除外規定が慣行公（法令に基づくもの
ではないが慣行により公にされている情報でもあるという一方で、それでも公開できない場合もあるということが規定されている。
（委員）

時の経過にかんがみ非公開にするということと逆の話になってくるので、なかなか難しい。
（事務局）
具体例としては、公文書館の文書でいうと旧婦人保護の関係がある。一連の文書の中に過去の新聞記事がコピーして貼られており、そこに買春防止法で摘発されたという個人名が載っている。それも併せて全体を個人名や住所等含めて、全部黒塗りにしてマスキングして閲覧に出している。その新聞記事は一旦出てしまっているが、すでに誰もそんなものは探せないだろうし、忘れられているだろうということを考えてだと思うが、とにかく旧婦人保護関係の書類については、すべて個人
名は非公開という扱いにしているという事例がある。
（委員）

今の情報についても 50 年か。
（事務局）
旧婦人保護の関係だと、50 年ではなくて 80 年以上非公開としている。戦後のものが多く 80 年はまだ経過していないので、結果的に非公開のままになっている。
（委員）

50 年を原則として、特段の配慮を要するものはこの限りではないとして、そこに 50 年の次に 80
年を設ける必要があるか。
（事務局）
年数を書く必要があるのか。配慮を要するものについては、大きな目安として 50 年というのは書く必要があるかもしれないが、それ以上は社会情勢の変化で判断するとした方がいいのではない
か。
（委

員）

例外があるとして、請求があるたびに判断するとした方が良いのではないか。
（委員）

原則として、一般的な個人情報の場合は 30 年として、要配慮の個人情報については 50 年で公開とする。さらにその中でも 50 年を越して保護しないといけないものも若干あると規定すれば、30年と 50 年しか出てこないことになる。
（委

員）
20

304

特段の配慮を要するものとして被差別部落に関するもの等があって、そういうものはひょっとしたら青天井かもしれない。
（事務局）
場合によってはそうなると思う。100 年経ってどうかというのはちょっと分からないが、今の段階では非公開となると思う。
（委員）

誰からも忘れ去られて親族も特に問題がないという場合には、公開することになると思う。
（委員）

被差別部落の場合は、むしろ古文書にかなり出てくる。そういった場合はどういう対応になるのか。
（事務局）
現状では、いわゆる江戸時代の古文書の類で被差別部落に関わるものは公開していない。
（委員）

80 年も保護しなければならないものは、おそらくその先もそのままだと思う。だから線を引くことに意味はなくて、要配慮については一旦 50 年で切るとしたらどうか。
（事務局）
裁判で一旦公開になったもの、例えば性犯罪に当たるようなものもかなり公開された時代があると聞いている。それから不当労働行為事件になると、必ずと言ってもいいほど暴行や傷害という記述が出てくる。そのあたりについても、おそらく一旦公開していたとしても配慮を要して、当時は公開でも今となっては非公開というカテゴリーが出てくるのではないかと思う。
（委員）

不当労の方は、むしろ労働者側の個人名を伏せているものが多いように思う。性犯罪に係る裁判
事例は、自分ではそういう事例は見たことはないが、80 年ぐらいは隠した方がいいとは思う。
（委員）

あとは例外的な部分についてもう１回議論するということにして、基本的な骨格は見えてきた。
あと個別の問題については、次回以降の課題としたい。

３

次回日程確認

次回は、平成 30 年 12 月 14 日（金）午前９時 30 分から開催することを確認し、開催場所については追って連絡することとした。
以

21

305

上

306

第４回神奈川県立公文書館業務検証委員会

開催日時
平成 30 年 12 月 14 日（金） 午前９時 30 分〜午前 12 時

場所
かながわ県民活動サポートセンター 12 階

第１会議室

出席者（敬称略）
飯田生馬、梅原康嗣、加藤聖文（委員長代理）、篠崎百合子、野村武司（委員長）
事務局（公文書館長、情報公開広聴課長、文書課長、他 11 名）

傍聴者
０名

次回開催予定平成 31 年１月 25 日（金）午後２時〜５時

1307

第４回神奈川県立公文書館業務検証委員会
１

議事録

開会

事務局から、本日の傍聴者はいない旨の報告がなされた。

２

議事

審議事項
(1)

人材育成
事務局から、「資料１」に基づき説明がなされた。

【質疑応答・意見交換】（委員）

前回、評価選別のところで第三者的な目を入れるかどうかという議論があったが、実際の評価選
別の作業では、それはなかなか難しいであろうという話があったと思う。そうすると、この公文書館の中で、どういう人材を確保して育てるのか、あるいは組織体制をどうするのかというのは、非常に重要なテーマということになる。
１は現在の公文書館の職員構成ということになる。２は公文書館職員に求められる資質ということで、ここには国立公文書館のものも出ているので、そのあたりについて何かご指摘があればお聞きしたい。それから、３の専門的な知識、技術を有する職員の育成ということで、基本的な考え方は示されているが、この辺もご議論いただけたらと思う。また、庁内公募という仕組みがあるという話もあった。４は組織に関する課題で、決定する組織のあり方について、それから職員の数ということが課題として上がっていた。
職員の育成については、ある程度行政実務経験が必要不可欠であるということで、それはその通りだが、自治体の色々な委員をやると、大体２期や３期、場合によっては任期の上限が決まっておらず 10 年以上やることもあるが、その間に職員が色々と変わっていく。そのたびに、庁内的にはうまく引き継ぎを行っているようだとしても、人が変わったことによって業務が停滞する瞬間が体感的にある。神奈川県では３年ごとということになると、３年は意外と短いので、人材の確保をどうするかという問題はあると思う。この表だけ見ると、一旦入って出て行って、そのまま出て行ったきりのような感じは受けるが、戻ってくる方もいるだろうとは思う。それから庁内公募というのは、これはまさに公募なのか。
（事務局）
グループウェアに掲載して、手を挙げてもらうという制度である。
（委員）

人事異動のタイミングで、庁内公募があるということか。
（事務局）
その通りで、年度途中での移籍ということではない。
（委員）

公募をした結果応募がなくても、通常の人事異動で人が入れ替わるということはあるのか。
（事務局）
庁内公募で手を挙げる人がいなかった、又はいても適性がなかったということで、庁内公募でゼロ採用の場合は、通常の人事異動で置き換えるということが行われている。
2

308

（委

員）

ある程度行政実務経験のある人材ということだが、例えば新任採用でここに来ることはあるので
はないか。
（事務局）
たまたまそういう方面にかなり詳しい適性のある職員で、しかも勉強家の方が新採で来て、主力として頑張っている。ただ、条件をつけるとすれば、ある程度実務経験があったほうが望ましい。
（委員）

職務基準書について補足説明をしたい。これは昨年の 12 月に、外部有識者を交えて、アーキビストの仕事内容や必要な技能、知識が明確ではないことから、それを形として残すということで作ったものである。実際にこれを使う可能性がある全国の公文書館等に確認してもらった上で、１年経つので、最終の取りまとめを予定している。いただいた意見を踏まえて若干の微修正を加える予定ではあるが、骨格となるところは、基本的には変わらないと思う。自治体の公文書館、国の公文書館、それから文書を作成するところにも、将来的にはこういったアーキビストのような方が入る
ことが望ましいので、歴史資料等を保存している機関を対象にこれを普及し、その機関の実情に合わせて作り直してもらいながら、人材の採用や研修、育成に役立ててもらいたいというものである。これを議論していく中で、アーキビストを認証して欲しいという意見が出たため、日本アーカ
イブズ学会が登録アーキビストというやり方でアーキビストを認証しているので、それらを参考にしつつ、何らかの認証制度を検討していくということになった。これについては、内閣府の公文書管理委員会からも、法の施行から５年経ったので、次の段階としてそのような認証制度を作成する
ことが課題としてあがっており、国立公文書館からも何らかの知恵を出すようにとの要請があるが、これは色々なところと協力しなければ実現できないと考えている。特に、現職者の知識、技能を高めることが重要なので、国立公文書館の研修会やアーカイブズ・カレッジを修了した方たちが認証されれば、より自分の役割が理解できるため、さらなる向上に役立つのではないかと考えている。従って、認証という形でうまく結びつけられれば、神奈川県でもアーキビストの人員育成や能力開発に努めていけるのではないかと思う。蛇足になるが、国立公文書館ではアーカイブズ研修を
もう 20 年近く開催しているが、神奈川県立公文書館の職員の方が平成 10 年から平成 19 年頃までは毎年のように参加していた。この研修の最後には、参加者が各館の課題を把握して、それに対する解決策を論文にまとめる課題があるが、神奈川県の職員からも大変すぐれたものが提出されていた。平成 20 年以降は神奈川県からは参加者がいなかったが、今年久しぶりに参加があったので、このような研修に職員が参加できるような仕組みが提示されることが望ましいと考える。
（委員）

私どももアーカイブズ・カレッジをやっていて、今、課題として考えられるのは、全国の公文書
館関係者の方が受講生として参加しているが、カレッジを修了して実地に戻った翌年には人事異動で他の部署に異動してしまうというケースがかなりあるので、実際そこで学んだことが実地で反映されていない可能性がかなり高いと思う。新しい人が異動してきて、研修を受けたあとにまた異動で出ていてしまうということが繰り返されていると思う。そのため、国立公文書館で認定制度を設けて、そのスキルを身につけたとしても、館の業務の中でずっと継続性が担保されないという問題が出てくる。そうなると、スキルアップの仕組みを色々と作ったとしても、最終的にそれが根付く体制を作らなければ、それが生かされないと思う。
（委

員）

3

309

人材が一つの部署に停滞するのはよくないという考え方はよくわかるが、継続性が担保されない部分がある。国の省庁等を見ても、短い会議の中で次々と人が変わっていくことがよくある。そこに関わった人達が色々な部署に異動して、身につけた感覚で業務を行うということはとても大事ことだと思うが、一方でどんどん人材が出ていくことによって、継続性が担保されないという問題が出てくる。例えば、ある文書について、これがいつ頃どういう議論で作成されたのか尋ねても、その場で答えられずに持ち帰って、それでも結局わからなかったということが何度もある。そういうことは、政策能力の減退にも繋がっているような気がしてならない。だから、継続性をいかに確保するのかということは、大きな課題だと感じている。先程の話の中に、文書作成のところから関わるという話があったが、どういうイメージを持っているのか。
（委員）

まだ明確な方針は検討中であるが、文書作成課というのは、現場で文書を作って業務を行うだけで手一杯というような状況があるので、昨今の色々な問題を考えると、きちんとした文書が作成されなければ、当然アーカイブズとして公文書館に来るものも、質の良いものではなく、中途半端なものということになってしまう。そのため、通常の研修等で勉強してもらうだけではなく、何らかの支援が行えるような仕組みを考えなければならない。また、文書監査のような部分に具体的に携わってくっていう人達も必要になる。さらに、国の場合は、各機関の職員がすべての文書のレコー
ドスケジュールを決めることになっており、それが適切に行われているのかということを公文書館に来た後でチェックするが、現場サイドにもう少し寄り添って、できるだけ初期の段階で協力したり援助したりする方法があるのではないかと考えている。業務をもう少し前倒ししていくというこ
とも、将来的には考えられるのではないかと思っている。
（委員）

一つは外部的な観点から、例えば文書作成の段階からアーキビストの視点を入れるという話があった。要はアーキビストとしての資質は、公文書館に来た人特有のものではなくて、一般に公文書館に関わらない人でも持っている資質の一つというふうに見た方がいいと思う。アーキビスト認証を受けるかどうかはともかくとして、議論に上がっている資質は、公文書館以外の職員にも共通共有されるべき資質が相当程度あるのではないかという印象を受けた。最近、今までの皇室会議の議事録は残っているのに、今回の代替わりを議論した皇室会議の会議録がないという記事を目にしたが、仮に将来、残った文書が何らかの物議を醸したり、議論が沸騰して収拾がつかなくなる可能性があったとしても、文章を作らないと気持ち悪くなるというような感覚というのが、公務員にとってはとても大事な資質だと思う。実用性移行文書管理というのは非常に重要な事柄であったが、最近そういうものがおろそかになっているという指摘がある。そういう意味では、アーキビストの資質というのは公文書館の職員としては大事だが、公文書館の職員でない人にとっても、とても大事な資質であるため、公文書館から異動した人たちがそれを広げていくということも重要ではないか
と思った。
（委

員）

アーキビストが文書作成段階から入るというのは、色々と社会的にも意見が分かれている。アー
キビストはいわゆるレコードマネージャーの立場だという考え方もあるが、レコードマネージャーとアーキビストは一緒なのか違うのかという点も、色々と議論が分かれている。本来は作成段階か
ら公文書館が管理しなければならないという考え方は、第二次世界大戦時のアメリカでの文書量が激増してしまうのならば、作成段階からコントロールしてしまえというところから始まっている。
おそらくどこの自治体にしても、業務量が増えていくと、それをコントロールするためには、作成4310段階から監視しなければならない。これはおそらく県でも、そのようにすれば効率的な運用が可能になると思うが、現段階では、作成段階に公文書館が関与できるかといえば、それは難しい問題だと思う。そこで、公文書館でスキルを身につけた職員が、他に異動してその知識を広げていくという考え方もあるが、むしろ公文書館側が積極的に現職員を対象にした文書管理作成についての研修会を開催するということは考えられないのか。
（事務局）
いくら全量引き渡しといっても、作る方できちんとした意識がなければ、それは担保されないという指摘はもっともだと思う。そこは職員の意識の問題だと考えているので、まずそこから研修するというのは大事だと考えている。文書課とも相談しているが、来年度からこちらでも研修を行う
ことを考えていて、その中の項目の一つとして、文書課とも連携しながら、そういった趣旨の研修も行うということを話し合っている。それとあわせて、公文書館でも研修を行っていくという形
で、職員の資質というよりは根本的な意識の向上を目指したいと考えている。
（委員）

レコードマネージャーやレコードマネージメントという考え方は大事であり、例えばアーカイブズ研修と言うと何かすごく公文書館特有のもののように聞こえるが、むしろレコードマネージメン
ト研修というふうにすると、現用文書と歴史的公文書のちょうど間ということになり、広く興味を持ってもらえる研修となるように思う。研修というのは、仕方ないから出てるとか、とりあえずこの時間過ごせばいいというのでは身につかないので、どう研修を見せていくのということも大事だ
と思う。
（委

員）

自分が携わっている仕事に直接関わりがあると興味が持てると思う。専門職なら別だが、どうしても行政一般職や事務職として採用されて配属されているなら、何年か経てば異動するのはやむを得ないと思う。ただ、人事の方針として、ジェネラリストとスペシャリストの区分けは、役所の中で工夫して、やろうと思えばできるのではないか。３年を超えて残っている人もいれば、３年ごとで定期的に人事異動している人もいると思うが、そのような中で公文書館として、専門的な知識、技術を有する職員を育成していくために、スペシャリストをある程度確保することを強く打ち出し
つつ、通常の人事異動で変わっていく部分も設ける方法が望ましいと思う。
（委員）

要望になるが、県職員向けの研修も、１日設定してあるので皆さん聞いてくださいというものではなくて、外部の人等を交えながら、県民と県職員等の意思が伝わる形のしっかりとしたカリキュ
ラム作って、ある程度みっちり習得できるような仕掛けを作るべきだと思う。そのような改善の余地はあると思うので、そういったことも考えて研修を行ってもらいたい。
（委員）

認証制度、それから研修制度と発展途上の部分もあるので、受動的ではなく、何か発言できるよ
うな取り組みがあるといいと思う。
（委員）

１番の組織のところだが、現状ではこれでうまく回っているようだが、副館長の話は別にして、管理企画と資料課の２課体制で構成されているが、人数的に見ると、課長を入れて５人の課と 14人の課というように、だいぶ隔たりがあるように思う。これでうまく回っているのならいいのだ
が、現場として何か課題になっていることはあるのか。
（事務局）
5

311

現状は上手く回っているとは思うが、それは今、組織人員体制に合わせた仕事をしているからだと思う。今は再調査のために非常勤を３名雇用しているが、おそらく年内では終わらないので、職員が引き継いでやらざるを得ないと思う。そういうことに対応していくとなると、人員が足りないという事態が当然起こり得ると思う。それから、この委員会での意見を踏まえた閲覧審査基準を新たに作り直すとなると、当然、来年度はそれに伴う規則改正事務が発生する。今回のような再審査は設立 25 年目にして初めて実施したが、時の経過を考えるとなると、棚卸し的に 10 年に一度はチェックした方がいいのではないかという意見も職員の中から上がっている。そうなると、場合によっては、棚卸の年には何かの事業を切り捨ててそれに注力しなければならないと想定されるので、それに合わせた体制も整えなければならない。このように、その年度ごとの特別な課題に応じた体制というのを、今後長期的に考えなければならないのではないかと思っている。
（委員）

今の定数で業務を回すということは、公文書館として考えなければならないことではあるが、ここでは必要とされる業務の中で、どのぐらいの人数が必要なのかということを議論すべきだと思う。これまで人員が徐々に減ってきているが、逆に言えば、25 年経って何にどのぐらい人員が必要なのかということが経験的に分かるようになっていると思うので、次回の検討会でそれを審議資料として提示してもらいたい。それを委員会で審議して、提案できることは提案したいと思う。委員
会としては、そこはまだ把握できない部分ではあるので、事務局から提案してもらい、その上で審議したいと考えている。
（委員）

専門人材としての非常勤職員は、人事異動とは関係なく長く在籍できるのか。
（事務局）
非常勤職員は館で採用しているので、通常は館でこういう技能を持った人という条件で募集して選考している。ただし、予算に縛りがあるので、どのような人材を何人募集するということを人事
当局又は財政課と交渉して調整することになる。
（委員）

公文書館の業務は普通の業務とは違うので、単に常勤や非常勤ということではなく、専門家を取り入れた方がいいと思う。
（委員）

議論の前提として、例えば閲覧制限の決定は公文書館長名で出るのか。
（事務局）
公文書館の場合は、閲覧制限回答通知は館長が知事から権限を委任されて行っている。
（委員）

館長不在時の閲覧業務等に色々と支障があると聞いたが、これは館長の権限として認めることの裏返しの問題として、館長権限を下位職が決裁できる仕組みを整える必要性があると思う。
（事務局）
今は、代決は資料課長にやらせている。
代決は、厳密には資料１の６ページで引用した事務決裁規程に反しているが、資料の中身の審査になるため、事実上資料課長しか判断できない。今日も資料課長は出席していないが、ここに館長が出席しているため、資料課長は出席できないということになる。
（委員）

専決なので、下位職に決裁権限があってもいいように思うが。
6

312

（事務局）
その場合は、資料１の７ページ、第 16 条の副所長ランクの者でなければならないことになる。
（委員）

所属長が不在又は事故のあった場合に通常代決を行うと思うが、通常業務の中の専決の仕組みを整えるべきではないか。閲覧請求について許可又は拒否決定をする業務を専決で回すということは、重要なことだと思う。
（事務局）「速やかに」となっている規則の改正を行って、即日に決定しなくてもいいことになれば、次に館長が出勤した日に決定すればいいことにはなるが、中身によっては即日で審査できるような分量の資料もたくさんあるため、それを今日は館長がいないので後日お越しくださいとするのは、県民サービスの低下に繋がると思う。
（委員）

この報告書の中では、歴史的公文書の閲覧については県民の権利であると位置付けた上で、それに見合った組織体制の整備や日常業務における専決の問題、館長が不在また事故があった場合の代決の仕組みというのを整えるということを、提案したほうがいいと思う。
(2)

電子文書への対応
事務局から、「資料２」に基づき説明がなされた。

【質疑応答・意見交換】（委員）

資料２の１ページ目は、紙媒体のものと電子的に作成した文書の話だが、紙媒体のものを電子化するという話もあるのか。
（事務局）
現在保存している紙媒体を電子化することもあるが、それに関しては２ページ目に目録等を登録する場合を記載してある。紙文書を電子化した後、公開用サーバに登録するということになっている。紙文書を積極的に電子化するということである。
（委員）

たまたま電子化したものということか。
（事務局）
予算の範囲内で計画的に徐々に進めるということである。劣化の激しいものや閲覧ニーズの高い
ものは、紙よりも電子化してインターネットで見た方が県民サービスに繋がるというものを中心に選んで、順次デジタル化している。
（委員）

資料の２ページだが、行政文書管理システムで文書をつくると、ワードやエクセルを使って作った文書がそのまま入っていると思う。保存用テーブルから公開用に移す場合に、長期保存の観点か
らどのような対応を考えているのか。そのまま最初の媒体を公開用に移すのか、それとも媒体変換を行うのか、このあたりをどのように考えているのか聞きたい。
（事務局）
資料２の２ページの中程の図を見ていただくと、開発中のシステムには受け口は作ってあるが、そのような機能は入れていない。今後の検討課題として、個人情報等の審査が終わらないと公開はできないが、どのような保存方法を取るのかというものがある。その辺の課題がまだ整理されてい7313

ないので、こういうことができるという機能は残してあるものの、直ちには始められない状況である。適切な保存方法があってうまくＰＤＦ化できればいいが、例えばエクセルでは色々なシートがあったり、アニメーションを使ったりしたパワーポイントだと、ＰＤＦ化しても中身が全く伝わらなかったりする状況があるので、それが今後の検討課題となっている。
（委員）

前回の資料の中に公開用件名というものがあるが、非公開用件名というのはあるのか。
（事務局）
この名前の付け方は誤解を招いているようだが、公開用件名とは、現用文書の話にはなるが、いわばインターネット検索の目録で、情報公開条例で情報公開を積極的に進める観点から、県民がイ
ンターネットから行政文書を検索しやすいように導入したものである。今年度から導入を開始した
が、県民が資料をみたいが名前がよく分からないという場合に、インターネットから検索できるよ
うにしたもので、現用文書の情報公開用に作った文書の件名である。
（委員）

キーワードは入っているのか。
（事務局）
キーワードではなく件名である。現用文書だと、例えば誰に対する生活保護の受給費といったように件名にも生々しい情報が入っている場合があるので、それをそのまま表に出してしまうことは問題である。そのため、個人名等を取った形で件名を表に出す。隠しているわけではなくて、公開しても差し支えない件名を入れるということである。そうすることで県民がインターネットで検索しやすくなるという作りであって、検索用のキーワードではない。
（委員）

情報公開用ということならば、キーワードが入ってもいいかと思う。
（事務局）
公開用件名での目録検索は、件名が 100％合致しないと検索できないわけではなくて、部分的なキーワードが合致すればできる。
（委員）

前回の委員会で指摘したが、歴史的公文書の有無という欄の非該当という項目は、非該当を選択するとその文書が選別の際に抜け落ちる可能性があるため、歴史的公文書として保存するという観点から言うと、該当だけを選択できるようにした方がいいと思う。
（委員）

今のところ仮に非該当を選択したとしても、自動的に廃棄されるわけではないということか。
（事務局）
この欄は、今は実際上機能しているわけではないので、今後機能することを前提として申し上げ
るが、ここに該当、非該当が入っていたとしても、機械的にこれで選別するということではなくて、公文書館の方でこれを参考にしながら評価選別を行うということになると思う。
（委員）

それならば該当だけでいいのではないか。それこそ人事異動で人が変わったときに、該当、非該当が入っていると、非該当ならば廃棄してしまおうということになりかねないので、それならば該当だけでいいのではないかということである。
（委員）

入力項目を入力して、実際の資料が添付されるという形になるのか。
8314

（事務局）
この画面は入力項目で、ここに添付ファイル形式で伺い文や任意の参考資料等が添付される。
（委員）

その時にワードやエクセルで作られたものが添付されると思うが、保存期間が最長 30 年で作られたもの等は、いわゆる市販ソフトで作られたものなので、例えば Windows95 で作られたものが今ではもう使えないように、保存期限 30 年満了後にそれを読み込めるかという問題が出てくると思うが、そういった問題に対する対策は何か検討しているのか。
（事務局）
その問題は常々話題にはなっている。文書管理システムは国内で使われているパッケージソフト
をほぼ無改造で使用しているものだが、国のデジタル・ガバメント推進実行計画等々や国立公文書館の色々な研究でも、どういう形のフォーマットにするか、概ねＰＤＦ−Ａにするかという話は出ているが、まだ結論が出ていない。変換したものの原本の証明も問題になる。今のところは、30 年経っても世界的に使われているものは、上位互換で古いものを読めるだろうという想定でしか動いておらず、課題意識は持っているが、具体的な検討は進んでおらず様子見をしているところであ
る。
（委

員）

これは世界的にも問題になっているが、汎用性があるものだと、仮にそのソフトを作っている母
体がなくなったとしても転換できるようにする新しいビジネスがあるので、それで乗り切れるんじゃないかという非常に楽観的な話で成り立っている。しかし、実際これは、現実的にどうすれば対応できるかという問題ではないので、大きな課題として常に意識を持った方がいいのではないかと思っている。
（事務局）
色々な意見はあるが、ＰＤＦにしてもソフトを作成しているメーカー依存になってしまうという点があるので、メーカーに依存しない形の電子的な保管の仕組みを統一的にどこかで決めるしかな
いと思う。ここは非常に大きな検討課題ではあるが、今のところは我々だけでは結論を出せる状況
ではない。
（委

員）

電子文書であっても、公文書管理法の趣旨に鑑みると、最終的な文書になるまでの意思形成過程
はとても重要だと思う。紙文書の場合は、そこに朱書きしてあるメモ等が残されたりするが、電子文書では、その点はどうなっているのか。
（事務局）
この文書管理システムでは、決裁になるまでは、すべての修正履歴が全部残っているので、それを呼び出せるようにはなっている。それ以外の機能としては、資料２の４ページの下に申し送り事
項という欄があるが、そこに入力された承認者のコメントが決裁後も残るようになっている。また、ワードやエクセルで作成して添付している施行案文等をシステム上で修正をすると、誰がいつ修正したという履歴を残したまま処理を進めることができるようになっている。ただし、決裁完結になると、この修正履歴は削除されて、最終完成形の決裁済みの文書で凍結されることにはなって
いる。
（委

員）

神奈川県は組織共用型だと思うが、決裁済みとなると修正履歴の管理版がなくなってしまうとい
うことは、決裁供覧型に戻るのではないかと危惧している。
9315

（事務局）
この点についての課題意識は持っている。紙ならば、物理的に朱書きで修正した箇所を残せる
が、電子文書の場合、それと同じような形でどこまでやるのか、国でも決裁文書の修正をどこまで残すのかということが問題になっている。神奈川県でも今公文書のあり方の見直しを進めている中で、大きな課題の一つとして検討している最中である。
（委員）

紙媒体の文書でも、例えばいじめの検証で、学校の先生などから個人のメモであっても全部出してくれと言って出してもらっている。公務員的な感覚だと、公文書ではないものをどうして出さなければならないのかということだが、検証委員会の中でそれが出されることによって、組織共用性を持った公文書になっていく。そういう意味では、個人的なメモであっても、後から組織共用性を持つということもある。そのため作成された文書について、歴史的価値を失わない現用文書のあり方をぜひ考えてもらいたい。
（事務局）
ご指摘はもっともだが、システムをいくら整備しても、結局、職員がその文書を歴史的価値があるものとして選ばなければ何もならないので、そういった意味でも、やはり研修というものは大事だと思う。そのため文書課とも連携して、文書作成から公文書館への引き渡しまで、あるいは情報公開も一連の過程として、研修をやった方がいいのではないかと考えている。
（委員）

文書が県民の共有文書であるということは言われているが、そのことが文書管理規則に基づいているということが大きな問題であり、やはり条例で定めることが重要ではないかと思う。なので、ぜひ公文書管理条例の制定を目指してもらいたい。
（委員）

確かに文書をきちんと作成することは、説明責任を果たすための組織防衛でもある。文書きちんと残すことによって、きちんと決定自体したんだということをアピールするためでもある。そういったことを研修の場で職員間で意識共有することが望ましいと思う。文書を作るということは、自分たちの業務の効率化にも役立つし、プラスになるということを積極的にＰＲしてもらいたい。資料という意味では、庁内でやり取りしたメール等も文書として保存されて、公文書館に移管される
のか。
（事務局）
行政文書である電子メールは、何らかの形で起案文書に添付することになるので、それは公文書館に移管されることになるが、メールそのものの行政文書性の判断は難しいところがあって、今色々と研究しているところである。メールには、昔なら電話で済ませたようなちょっとしたやり取り等も含まれており、そういったものを含めてどのように整理、引継するかということを今検討し
ている。
（委

員）

個人の私的なメモやメールは、このように考えていくと、やはり公文書として残さなければならないものだと思う。システム化されてくると、ここに載っているものだけを残せばいいのではないかという意識になってしまい、会議メモや職務の中で発生した文書の管理がおろそかになりかねない。そういったものでも公文書館に移管されるということは常に意識したほうがいいと思う。
（事務局）

10

316

人事異動後１ヶ月程度経った頃に公文書館で研修を行っているが、３日間の日程のうちどこか１日で、文書がどういうもので、どういうふうに扱われて、最終的にはこの書庫に納められるというところまで見ると、かなり文書についてのイメージができるようである。研修を県庁でやってくれという要望が毎年必ず来るが、公文書館の書庫を見て、自分たちの文書がどのように厳重に管理されているかということを見てもらえば、文書の重要性が認識できるのではないかと考えている。
(3)

報告書（骨子案）
事務局から、「資料３」に基づき説明がなされた。

【質疑応答・意見交換】（委員）

本日は時間があまりないので、次回本格的な議論ができればと思っている。構成だが、大きなⅠ、Ⅱが神奈川県立公文書館の話になっていて、Ⅲが今回の契機になった旧優生保護法関係文書についての検証、ⅣからⅥまでが公文書館の業務に関する検証となっている。そうなると、ⅠとⅡが分かれているが、これは一つにまとめて「Ⅰ 神奈川県立公文書館について」というような見出で全部記載したほうがいいと思う。それから、「Ⅲ 旧優生保護法関係文書の検証及び再発防止策」
は独立でいいが、この項目の最後の 24 ページに囲みがあるので、これもⅢの冒頭に持ってきた方がいいのではないか。Ⅳ、Ⅴ、Ⅵが公文書館業務の検証となっているが、これも一つにまとめて「Ⅲ

公文書館の業務とその検証」というような見出しにして、その下に「１

歴史的公文書の評

価選別」、「２ 人材育成」、「３ その他公文書管の運営に関する諸課題」というふうにまとめた方が全体として見やすいかと思う。そうなると提言のまとめに工夫が必要だと思うが、そこは検討してもらいたい。それと、現在Ⅴになっている人材育成だが、先ほどの議論だと人材育成と組織体制となると思う。人材育成だけでなく組織体制も入れたほうがいいと思う。これが全体の構成になると思うが、今日は今まで議論した内容が盛り込まれているかを指摘してもらって、細かい内容についてはまだ整理が必要なところもあるので、また次回議論をしたいと思う。また、事実と問題点が統一されていないので、そこをもう少し工夫してもらいたい。
（事務局）
１点確認したいが、資料３の 12 ページだ、評価選別の提言の②だが、最終的な課題として公文書管理に関する条例等を整備すべきであるとなっている。これは、前の文書の全量引渡しを制度的に担保するためという文言との関係で、公文書館条例の方で全量引渡しを規定しているが担保が不十分なのか、それを実効性があるものとするために文書管理条例で規定すべきなのか、どちらの意
味合いか分からないので、その点をお伺いしたい。
（委員）

歴史的公文書の保存と利用を確立させるために、それも含めた上で公文書管理条例を定めるべきとか、そういう言い回しでもいいと思う。
（事務局）
要は、そういうものをしっかり担保するために、現用文書の中身をしっかり管理するということなのか、現用文書を公文書館に持ってくる前に廃棄してはいけないということなのか、どちらの趣旨かということである。
（委

員）

11

317

現行文書がきちんとしていなければ、歴史的公文書にも価値がなくなるという話なので、端的には廃棄するなということになると思うが、両輪で成り立つものなので、どちらに重きがあるというような書き方ではないほうがいいと思う。
（事務局）
県議会の状況を報告させていただくと、第３回までの業務検証委員会の状況検討状況については、12 月 10 日の県議会総務政策常任委員会で報告を行った。また、常任委員会が 12 月 14 日と 18
日に開会が予定されているが、これまでのところ、本件について質問等は特になかった。今後の議会等の関係では、１月に提言がまとまるということを仮定して、２月に県議会総務政策常任委員会にいただいた提言とそれに対する対応策案を県議会で報告し、３月に議会での意見を踏まえて対応策を取りまとめて公表することになる。その後、公文書館は速やかに改善策に着手するという流れになる。

３

次回日程確認

次回は、平成 31 年１月 25 日（金）午後２時から神奈川県立公文書館で開催することを確認し
た。
以

12

318

上

第５回神奈川県立公文書館業務検証委員会

開催日時
平成 31 年１月 25 日（金） 午後２時〜午後５時

場所
神奈川県立公文書館 中会議室

出席者（敬称略）
飯田生馬、梅原康嗣、加藤聖文（委員長代理）、野村武司（委員長）
事務局（公文書館長、情報公開広聴課長、文書課長、他８名）

傍聴者
０名

319

第５回神奈川県立公文書館業務検証委員会 議事録

１

開会

事務局から、本日の傍聴者はいない旨の報告がなされた。

２

議事

審議事項
(1)

人員体制について事務局から、「資料１」に基づき説明がなされた。

【質疑応答・意見交換】（委 員）
公文書館の職員は、もともと 40 人だったのが平成 20 年に 30 人になっているが、平成 25
年にさらに急に減ったのはなぜか。
（事務局）
マイクロ撮影の業務は委託に置き換え、この時にマイクロ撮影の専門職員を含め同時期に 11 名退職したからである。
（委 員）
常勤職員 129 日分というが、結局何人必要なのか。
（事務局）
今までの４回の議論の中で、検索システムの入力に１年半から２年半かかっており、この間、県民が情報資料を検索できないという状況が問題視されている。このようなタイムラグ
を、できるだけ短くしなければならないと考えると、検索システム入力のための人員が１人増えれば、その人員で 1,000 時間分補えるため、年度内に作業を終えられる。
（委 員）
一番業務量として多いのは何か。検索システムの入力は、中身を確認しながら作業するので大変だと思うが、評価選別作業もある程度の理解がないとできないと思う。
（委 員）
古文書、私文書についても、バックログ、未処理の資料がたまっていくという問題は、別にここだけの話ではなくて、アーカイブス機関であれば、どこでもかなり問題になっている。
そういうことを考えると、整理の仕方や整理から公開までの一連の流れといった業務をいかに短縮させるかということについて何か検討しているのか。資料の公開、目録ができるまで、目録データの取り方をなるべく少ない項目にして、目録化されるまでの期間をできるだ
け短くしていくという工夫が必要だと思う。作業工程の見直しをせずに人員を確保しても、それを上手く回すということはなかなか難しい。そのため、まず作業工程の見直しをして、
- 1 -

320

その中でさらに人員的にここが足りないという洗い出しをした方が、もう少し説得力があるのではないかと思う。
（事務局）
古文書、私文書の整理方法等を見ると、過去のやり方がかなりまずかったという部分がある。具体的には、書類の編綴の仕方が悪くて、もう１回やり直したり、整理の仕方について館として統一されておらず、作業効率を落とす足枷になっている。
（委 員）
日本の場合、特に目録を精緻化するという、あまりよくない方向に行きがちだが、基本は利用者がアクセスできる最低限の情報を提供できればいい。私の所属では、目録を段階的に作っていくという方法を取っている。最初に基本データだけを作って、それを公開して、利用者がアクセスできるような状態を作り、その中から優先順位をつけて、目録の情報を精緻化していくというものである。完璧なものを作らないと提供できないという訳ではなくて、このような資料があるということが最初に分かるレベルで目録を作って公開して、公開している間に、情報をアップデートして精緻化させていくという方法も考えてみたらどうか。
（事務局）
利用者から、データベースに入っているものが不足しているのではないかという声も聞
くので、もっとデータベースを充実させなければならないという方向に考えが向いてしまうが、参考にさせていただきたい。
（委 員）
今の話はとても重要な指摘だと思う。古文書等の整理については具体的に考えていなかったが、古文書が来るとどのように整理しているのか。
（事務局）
行政文書のように中身が揃っているものはほとんどない。雑多なものが入っており、図面があったり、単なる書き付けがあったり、お上からのお達しが紛れていたりする。100 年、200 年経っているので、保存状態が非常に劣悪で、100 枚ぐらいが固着して板のようになっているものもあるので、まずそれを１枚１枚剥がすという作業から始まる。これが実は相当の作業量になるが、その後で何があるのかということが分かった段階で目録を作る。
（委 員）
雑多なものの中から、何に関するものか分類していくということか。
（事務局）
二段階目としては、分類されたものを封筒に入れて、何に関する文書、図面とか、分類ごとに鉛筆書きし、三段階目にそれを目録システムに入力するという流れになる。
（委 員）
今の話では、その目録を完璧なものにするために時間がかかっているので、段階的にある
程度内容が把握できたところで、それを公表公開すべきだということではないか。
（事務局）
- 2 -

321

現状では、目録をきちんと作るために、中身を一生懸命読んで、タイトルや概要を作成しているので、１件あたりに相当時間がかかっている。そのため、一見してわかる程度の仮のタイトルをつけたり、あるいはタイトルをつけず、資料番号だけをつけるという形を取れば、時間を短縮することはできる。
（委 員）
古文書を頻繁に読んでいる大学の歴史学科の大学院生をインターンで受け入れて、仕事に関わってもらうという方法もあるという話をしたが、それについてはどうか。
（事務局）
古文書を１枚１枚剥がしたりする作業で、その地域の学校の先生や、大学の若い教員と現地で一緒に作業してもらって謝礼を支払うという形では、すでに取り入れている。
（委 員）
異論もあるかもしれないが、今の提案は、大学院生や大学生が将来のために実地で勉強できるいい機会だと思う。古文書解読のベテランの方が参加している古文書の解読講座を行っているが、古文書に書かれている表題や年号とおぼしきものを読み解くのが得意な方もいると思う。そういう方に協力してもらうということも考えてもいいのではないか。どこか外部の力を借りないと、このままの体制では進められないのではないかと思う。
（委 員）
これは全国的に同じ状況で、今まではそれぞれの組織で何とかできたが、今では外部の力を活用していかないと回らない状況になっている施設が多いと思う。県の施設ならば、県民とパートナーという形で協力関係を作って、うまく県民の協力を仰げるようなシステムを作ることが必要だし、業務に県民が関わることで、県民と協力関係を築ける体制を作った方が、県にとってもいいのではないかと思う。ただその場合には、こちらの方できちんとしたマニュアルを作り、これをやってもらうという業務の指針を決めておかないと、業務がなかなか進まないということになりかねない。
（事務局）
ご指摘のような議論をしているが、まず講座を一緒にやってもらって、その中から良い人に関わっていただくという意見や、古文書の整理の最初の段階ではまだどれだけ貴重なものかわからないので、資料を壊してしまったり、資料の順番が入れ替わったりしてしまう可能性があるので、県民を参加させるのは慎重であるべきだという意見もあり、まだ試行錯誤している最中である。
（委 員）
熊本県の天草市では、古文書や役場の古い資料について、最初の埃をかぶっているものの汚れを落とすという作業を、市民の方にボランティアを募ってやってもらっている。このよ
うな作業は、古文書が読めなくても、声をかければ誰にでもやってもらえる作業なので、そのようなところから関わってもらうのはどうか。解読しなければいけないわけではなくて、
ただ単に掃除をするだけなので、そういった業務でなら問題ないと思う。
- 3 -

322

（委 員）
アルバイトで人を募るということもあるが、講座に関わった人も含めて、何かに関わった人たちのニーズを掘り起こして、そのニーズに合うような形で実施できるのが一番いいと思う。中には古文書をただ読みたいだけという人達もいると思うが、そのような人たちにどんな仕事をやってもらえばいいのかということを確立していくということが大事だと思う。

(2)

報告書案について事務局から、「資料２」に基づき説明がなされた。

【質疑応答・意見交換】（委 員）（委員に事前に送った）１月 16 日版に少し手を入れたが、実際は書かれている内容を大きく変更したというよりは、むしろ構成を組み替えたというのが主な変更内容である。
まず１ページの本委員会の設置についてだが、これは前回の委員会の後に、議論のきっかけとなった事案について記載があった方がいいのではないかという指摘があり、簡単に事件の発生から審議の経緯を入れた。検証部分についてはすべて後の方に移した。
それから２番については、公文書館の現状ということになっている。設立の経緯の中で、当初、神奈川県の県政 100 年を記念して始められた県史事業の資料保管ということがきっ
かけで、もともとは県立図書館という社会教育施設、教育委員会所管のものとして設置されたものが、情報公開制度との関わりの中で、知事部局に置かれたということはとても重要なことだと思ったので、そこは特に分かるように記載をした。それから公文書の組織、仕組みについて、歴史的公文書と古文書が何かということは、分かりやすくどこかに記載したほうがいいと思う。
（事務局）
それについては、10 ページに入れた。
（委 員）「保存および保管」という項目があって、ここには現状がずっと書かれている。再発防止策というのは、あの事件が起こった後に館がとった防止策のことで、そのことも含めて検証するのがこの委員会の役割なので、検証及び再発防止策ではなくて、再発防止策も含めた検証と提言ということで、タイトル全体の構成も少し変えた。
「検証」という項目が 19 ページにあって、事件の発生の経緯をまとめているが、①が責任者の関与、②が「速やかに」のこと、③が審査を経たシールのこと、④は青シールが貼付されたこと、⑤が事件発生の経緯に照らすと、今回のものは見落としがあったためであると思われるという発生原因について指摘してある。その上で閲覧審査の問題点を上げて、最後の提言にまとめてある。
（委 員）
11 ページの「イ 保存および保管」の３行目だが、神奈川県の場合は、現状としては公安委員会の文書は移管されないという理解でいいのか。そうであるならば、このままでいい
- 4 -

323

のか。確かに公安委員会の文書については、移管が非常に難しいと言われていることは事実だが、近年、公安委員会の文書を移管している県がもうすでに出てきているので、神奈川県
は遅れをとってはいけないのではないか。これは少し前からいくつかの県で色々と検討されているし、県警からも国はどうなっているのかと聞かれることがある。そういう状況があるので、これをこのまま見過ごすわけにはいかないと感じた。
もう１点、22 ページの「速やかに」ということがプレッシャーになるということは、解釈及び運用の基準に書かれていて確かにそうだなと思ったが、よくよく読んでみると「原則として」と書いてあるのだから例外があるのではないか。今まで議論していることはそういうことなので、ここを解釈として、今回の提言書にあるような内容も踏まえて追加すればいいのではないかと思った。
（事務局）
国立公文書館で国家公安委員会の文書は受けているのか。
（委 員）
国家公安委員会の文書はおそらくほとんどないと思っているが、警察庁の文書については移管が行われている。目録のデータベース等をご覧いただくと古いもの、法令関係が結構あり、そういうものは順次移管されている。
（事務局）
かなり将来の検討課題かもしれないが、全量引渡制度との関係も含めて議論する必要があると思う。
それから、22 ページの原則との関係だが、実はこの解釈と運用基準は平成 12 年に作成したものなので、これについては全面改正をしないととてもやっていけないものである。そのため、委員会からの提言を踏まえて、解釈運用基準自体については、規則改正を含めて、来年度、抜本的に全面見直ししようと考えているが、現段階では何か問題があったら、これで読むしかないということである。
（委 員）
報告書を加筆修正する際に規則を改めて見たが、30 年未満のものについては「10 日以内」と日数が書いてあるが、30 年を超えたものについては、「速やかに」という一言しか書いていない。それで、これは規則の全面改正なのか、それとも運用の改正なのか、色々と選択の余地がありそうだと思っていた。
「速やかに」を「待っている間に」と解釈するというのは、一般的にはあまりないと思うが、30 年越えの歴史的公文書については、基本的にはもう非公開にするものは何もないという発想から来ていて、「原則として」と書かれているものの、ほとんど待たせることなく公開できるという運用が、実際にはこの公文書館で行われていたということだろうと思う。そのため、ここの記述も解釈運用基準では「原則として」とは書かれているが、「『その場ですぐに』又は『待っている間に』」と解されていたという様に、実際どのように運用されていたのかということを書き表してもいいのかもしれない。
（委 員）
- 5 -

324

報告書 24 ページの提言の②だが、今回のこの優生保護法関係の検証でずっとこう書いていると思うが、文書作成課から評価選別に関して意見をもらうということなのか、公開に関して意見をもらうということなのか、よく分からない。
（事務局）
現在、文書管理システムというのが新たに運用されていて、そのシステムで基本的には行政文書を作成するということになっている。文書作成の際に、歴史的公文書の該当の有無というフラグを立てる表示があって、文書作成課がこれを歴史的公文書として保管して欲しいという意思があれば、そこにフラグを立てるということを想定している。従って、評価選別に際して文書作成課の意見をもらうということになると思う。
（委 員）
これは後の方の記述では、歴史的公文書ではないというフラグは不要だと記載している。
（事務局）
現状では、
「歴史的公文書の有無」となっているが、ご審議いただいている中で、「無」につける必要はないという意見があったため、ここは調整したいと考えている。
（委 員）
閲覧審査をした記録を台帳に残すことを検討しているようだが、これは具体的にどういう情報を残して引き継いでいこうと考えているのか。おそらくずっと常用文書で保存していくということになると思うが、どのようなものをイメージしているのか。
（事務局）
後ほど、施設視察で現物を見ていただくことになるが、見直さなくても済むようにするというよりは、後で検証が可能かどうかということで作成している。例えば、袋掛けにしている文書については、次に閲覧申請があった時に、いちいち破かなくても、これは、こういう情報なので、30 年経過によって、あるいはまだ 50 年経過していないので袋掛けにしているということが分かるようになる。
（委 員）
請求があって、その審査をした日付がまずあって、何も問題がなければ公開という判断が残るが、逆に非公開部分が何ヶ所かあって、袋がかかっているが中は戸籍謄本が入っているというような記録を残して、後でわざわざ開けなくてもわかるような情報が残せればいい
と思う。
（事務局）
全面公開であれば、そこに個人情報が載っているがこういう理由で公開したという判断を誰がいつ行ったか、という記録が残る。
（委 員）
非公開にしている場合はその箇所だけ説明すればいいが、公開の場合は公開だからということしか言えなくて、なかなか記録を書きにくいのではないかと思う。
（事務局）
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325

こういった個人情報が記載されているが、もう 30 年過ぎたので公開したとか、50 年過ぎたので公開したとか、そういうイメージである。
（委 員）
その後、神奈川県の状況、他の都道府県の状況という項目があって、全量引渡の意義と、それから課題があるということの整理がなされていて、評価選別に関する問題点が記載されている。ここには、評価選別基準の適切性確保と、運用の適切性確保が課題だとしたうえで、28 ページに続いている。ここでは、評価選別基準が変えられていないということ、選別会議の議事録が作成されていないということを指摘した。そのうえで課題の解決方法として、評価選別基準について、有識者の意見を反映させるということ、それから次に評価選
別の適切な実施については、選別作業の議事録作成、有識者等の評価選別の過程への連動についても検討されたが、それについては実施することが難しいということが記載されている。それから文書作成課の職員について、評価選別に加わらせることも考えられるが、それも難しいということで、その意味では公文書館が職員の研修に努めるということと、文書作成時に文書作成課において歴史的資料としての価値が想定されるとのフラグをつけることは合理的と考えるという話になる。
（委 員）
文書作成課の職員を評価選別に加わらせることにより、歴史資料として保存すべき資料を見落とすことがないようにという文章があるが、公文書館とは、公文書その他の記録で歴史資料として重要なものを収集するところ、という定義だったと思う。単に歴史資料として保存すべきではなくて、重要なものという定義を置かれていたと思うが。
（事務局）
条例上は、
「歴史資料として重要なもの」を収集し保存となっているので、保存といった段階で既に重要だと判断をされているという前提で、こういう文章になっている。
（委 員）
ここのところは、文書作成課が関わるということはあまりよろしくないという話なので、
29 ページの「以上に加えて」という部分に、歴史的公文書として重要なものという文言はどこかに入れたほうがいいかもしれない。閲覧審査基準の提言の方は、閲覧する権利をきちんと条例に明記すべきだということ、それから閲覧制限に係る基準を審査基準として明確に位置付け、パブリックコメントを経て公開すべきということ、その際、ＩＣＡ勧告の 30
年原則に基づくということ、それから閲覧審査には慎重さも求められるため、速やかにという姿勢は維持しつつ、慎重な審査ができるようにすべきだということを記載している。また、④としては、閲覧審査基準は定期的に見直し、有識者の意見を聞く仕組みを設けるということを記載した。(1)が閲覧する権利についての記述、それから閲覧制限の基準ということで、議論の中でこの閲覧内規が処分基準だと言っていたが、それはおかしいと思っていたが、よく考えてみると、どうも申請に基づくというよりは、一般処分的な意味合いで、不利益処分的なことを想定しているようだったので、なるほどと思った。それと、条文上は申込となっ
- 7 -

326

ているので、申請に対する処分の形式を取っていないということだが、実務上は申込に対して閲覧制限をするという形になっているので、明確に申請に対する処分とした上で、審査基準に位置付けることが大事だと思う。申込という言葉が適切かどうかということもあり、申込というとあまり権利性がないものというように一般には考えられていて、申請とするのか申込とするのかというのは、要検討事項だと思うが、そこにはあまり触れていない。そのため、申請（申し込みに対する審査基準）というふうにしている。それからＩＣＡの 30 年
原則についての記述があって、基本的にはもう年限を越えているため公開となるが、その時の経過を踏まえて審査基準を整備すべきだということ、その際にはパブリックコメントを経たうえでの見直しが必要だということを記載した。31 ページの下には、歴史的公文書の個人情報と閲覧制限のこと、さらに審査日数の上限のことについて書いてある。閲覧審査基
準だが、結局必ず何年で公開ということはいえず、ケースバイケースの場合もあるということになるが、それは仕方ないと思う。
（委 員）
今までに、30 年超と 50 年超の一応二つは議論されているが、それ以上については、まさにケースバイケースになると思う。そうなった場合に、目安がないとそれぞれの担当者が迷うことになるということも考えられる。国立公文書館では、80 年、110 年を越えるものがい
くらでもあるので、何でもかんでも基準に当てはめるという強引なことはしていないが、現場サイドでは、50 年を越えるものについての判断は難しいと思う。
（事務局）
今回の再調査でご指摘のような微妙なケースが数十件見つかっていて、例えば犯罪歴については、今までは一律 50 年で公開していたが、ここでの議論を受けて、犯罪歴でも身体刑、禁固とか長期刑のような重いものについては、保留にしているケースがある。そうなると、50 年ではなくて永久かあるいは 80 年か、どこかで線を引かなければならないケースが当然出てくると思う。これに関しては、来年度、閲覧審査基準を改めて策定する際に、線引きができるのかどうかという基準を有識者の意見を聞きつつ、作っていかなければならな
いと思っている。そうしなければ、担当者が迷って、また事故に近いようなことが起きないとも限らない。
（委 員）
80 年とか結構長い年限になっていて、それを公開できるかどうかの判断をきちんとできるかどうか。
（事務局）
前回の議論にあったように、職務上の不利益ということで、単なる試験の合否、採用試験の合否であれば 50 年、例えば 20 歳で受験していれば 70 歳になっていて、大体社会人としてはリタイアしている年齢になるので、それは公開してもいいだろうということになる。ただ、犯罪歴で非常に恥ずかしい事件だったりすると、20 歳で事件を起こして 70 歳になったとしても、その時はまだ近所付き合いのような社会とのかかわりもあるので、それを 50 年
- 8 -

327

で公開するのは厳しいのではないかということになる。そのように同じ 50 年でも、ウェイト付けが違ってくるのではないかと考えているので、報告書にもその考え方は少し入れて
いる。
（委 員）
33 ページに被差別部落のことが記載されているが、これについての判断は非常に難しくて、それぞれの地元や地域によって違ってくると思う。永久に非公開にするしかないのではないかと思ってもいるが、江戸期のものについては、非公開とすべき地域や公開できる地域があるのではないかと思う。単純にすぐさま当てはめられるものでもないので、ここで例を挙げて非公開とすべきだと言ってしまうのもどうかと思う。
（委 員）
被差別部落の場合は関東ではあまり取り上げられないが、関西ではかなり慎重になっているし、色々な団体によって解釈や立場が違っている。私の職場の資料の中にも、当然個人の文書の中にはこういったものが入っているが、その当時の関係団体との話し合いで公開にしているというものもあるので、結局ケースバイケースになってしまう。絶対にこれは駄目だというのもあれば、同和教育の中で明らかにしないといけないという考え方もある。そのため、こういう文書は永久に非公開や何年で公開というように決めるのではなくて、単純
明解にこうだと決められない情報もあるというような文言で処理して、あとは閲覧審査基
準を具体的に決める際に、個別に被差別部落の情報を確認しながら基準を決めていったほうがいいのではないか。
（委 員）「例えば」という文言を入れなくてもいいかもしれない。被差別部落に関する情報のように、公開判断に難しいものも出てくるという記載にして、永久に非公開でいいかという問題提起をしておく方法もあるが、ここについては、以下の文章は取ってしまってもあまり差し支えないと思う。
34 ページの審査日数の上限で、「速やかに」の話として少し解説を加えたのは、閲覧申し込みがあった際の審査手続きについては施行規則に規定されていて、作成後 30 年経過した文書については速やかに、30 年未満文書は 10 日以内に閲覧の諾否決定をすると定められており、延長の規定がないとなっている。30 年を経過した文書には審査を要しないとの立場
から、迅速公開の趣旨設定したものと思われるとの記載を加えた。ダブルチェックという言
葉が出てくるが、ダブルチェックというと多義的だと考えていて、複数職員による審査という趣旨ではないのか。
（事務局）
神奈川県庁内で慣用的に、１人が２回ではなくて複数職員がそれぞれ見るという意味で使われている。ただ、そうではない受け取り方もあると思うので、複数職員によるという言い方の方が一般向けの報告書としてはいいと思う。
（委 員）
- 9 -

328

館長が決定するという言い方があったかと思うが、決裁でいいのではないか。
（事務局）
内部では、決裁という言い方をずっとしている。
（委 員）
専決の場合は館長が決裁権限者なので「決定」になるということだが、「決裁」でいいかと思う。上限日数を設けると、館長不在で決裁ができないという事情で閲覧許否することがあるという記載は、ちょっと分かりにくいのではないか。
（委 員）
29 ページの提言の③のところで、現用文書の情報公開条例の日数を参考とするなどと記載されているが、ここに 30 年以上経過文書も含まれていて、30 年未満経過文書なら 10 日
で公開できるものを、情報公開条例を参考にすると 15 日になってしまうのではないか。そうすると、30 年経たない文書よりも審査日数が長くなってしまうので、考え方が逆転するのではないか。
（事務局）
30 年未満文書については 10 日、それを越したものについては速やかにというようにして、すべての歴史的公文書について何日以内に判断を下すという書きぶりを想定している。
30 年未満を 15 日以内で 30 年超を 10 日以内にすべきとか、そういうご意見があるのであれ
ば、再度検討することになる。
（委 員）
提言の②で、ＩＣＡ勧告の 30 年原則を「基本とするとともに」云々と記載されていて、ここの解釈だが、30 年原則を絶対的な基準とするというふうに取るということなのか。後の方では、世界的な潮流の中で、30 年より短くなっていると記載されていると思う。そうなると、ここでこれを入れてしまうと、30 年原則が絶対的なものとしながら、なおかつ独
自の審査基準を設けるように見える。30 年原則を「基本としつつ」とか、そういう文言の方が解釈の余地があるのではないかと思う。
(3) 施設視察神奈川県立公文書館の施設内を回りながら事務局から説明がなされ、質疑応答が行われた。
(4) 新システムについて
大会議室において、事務局から画面デモを用いた新システムの概要説明がなされた。
(5) 報告書案について（続き）【質疑応答・意見交換】（委 員）- 10 -329

「人材育成と確保」の提言のところだが、実務経験が必要であるとして、専門研修、大学との連携を活用すべきと記載されている。②で一定程度経験を積み、専門性を高める必要があるとして、その期間が５年となっている。③として、優秀な人材を検索入力に１年間用意するべきとして、⑤で閲覧制限の審査において、公文書館職員にはアーキビストとしての資質が求められるという説明がある。それから、県の職員としての実務経験、公文書館における人材育成の話があり、ＯＪＴも重要であるとの記述がある。40 ページには、非常勤職員、インターンシップを積極的に導入するとしている。職員体制の充実強化のところは、小見出
しをつけないと読みにくいかと思う。職員体制の現状と、職員が足りないことにより、収蔵
資料、県民サービスに影響があるとして、人員体制の充実強化と書いてあるので、何か具体的な数字を入れられると良いと思うが、小見出しをつけた結果、人員体制の強化について非常に強調された気がする。組織構成のあり方で、館長不在の際の話などが書かれており、電子文書への対応ということで、今後も使用可能なファイル形式であるかどうかによって、メ
リット、デメリットがあることが記載されている。閲覧予約の整備、長期保存への対応、書庫の確保ということで中間保管庫の記載となっている。
（委 員）
37 ページだが、国立公文書館で行ったアーキビストの職務基準書は今月、最終版が出されたので、そのように書き換えてもらいたい。人員体制について色々あり、具体的な数値を挙げることが非常に難しいと思われるが、全国の館の実績、数値を平均すると、神奈川県は中規模館とはいえないと思う。
現状からすると 20 人を下回ると苦しいのではないか。
今後、これ以上職員数が減らないよう、特段の配慮してもらいたい。
（事務局）
40 ページの下から三つ目ぐらいのパラグラフに、職員数が 15 人から 20 人ということで中規模であるとしつつ、議論の中で、人口規模からしてそれでは足りないだろうというご指摘があったので、現状をこれ以上下回るということはあってはならないという表現にした。
（委 員）
41 ページに職員体制の減少のことが書いてあるが、10 人減少して当初の半数になってしまっているので、どこかに職員減少の歯止めとなる数字の記載があってもいいのではないか。
（事務局）
逆にそれが職員数のキャップになってしまう可能性がある。
（委 員）
収蔵資料、サービスへの影響もあるため、人員強化が必要だというのは、文章構成として現れてはいるが、客観的な数値としてどのぐらいの時間数が必要だということを記載する意味があるのか。これを見ただけでは、人員が何人必要なのか分からない。
（事務局）
評価選別を短期間に終わらせるということと、審査の厳格化を考えると、あと１人いれば- 11 -

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かなり状況が改善するとまでは言えない。また、数字には出てこない収蔵資料、県民サービ
スなどについては、１人増やしたからそれでよいかというとそうではない。
（委 員）
検索入力だけの話ではないので、もう少しうまく記載できるといいのではないか。結局、何かを厚くすると何かを減らすという構造があるので、何かを減らしたことにより、そこの部分に遅滞が生じたり縮小したりしてしまう。展示ももっと見られれば面白いと思うが、人員が少ないため回数を減らさざるを得ないというのは、いかにも寂しい話である。この検索入力の記載は残すとしても、それ以外にもこういう課題があるので、その分の人員手当をすべきだという記載も必要ではないのか。一部を増やしたからといって、他の部分を減らすべきではないと思う。
（委 員）
先ほどの人口規模に関して、神奈川県の人口が 900 万弱、人口 900 万人規模というのはスウェーデンの人口が該当する。スウェーデン並みの人口規模を擁する県であるのに、20 人にも満たない人数で運営しているというのは問題ではないか。国家の場合は、外交、安全保障等の問題があるが、それを差し引いたとしても、行政機関として細かくサービスを行うということで、それぐらいの規模だということを表現として入れておけば、職員数が少なすぎることが理解できるのではないか。
（事務局）
スウェーデン、スイス、ベルギーあたりの一国の人口規模とＧＤＰは、神奈川県のそれとほぼ同じ規模であるとよく言われている。
（委 員）
外国であろうとなかろうと、外交、防衛は別として、業務内容は基本的には同じようなものであり、同じような文書が作成される。
（事務局）
40 ページにインターンの記述を入れたが、先ほど提案のあった、利用者の力を借りてというような記載を入れたいと思う。
（委 員）
最近は時給単価が非常に高くなっており、アルバイトを確保することが難しい。行政機関の場合は基準が定められており、実態経済から後追いする形になるので、文言としては確かに必要だというのは分かるが、現実問題として一般基準の時給ではアルバイトを確保できなくなると思われる。神奈川県は特別な形で時給を上げることは可能なのか。
（事務局）
時給単価はすべて統一単価で雇用しているが、年収で 300 万円に届かない。ただし、特別な事情がある場合、人事課と別途協議した上で単価を定めることができる制度があり、現に別途定めている部局もある。ただし、現状とどこが変わったのでどれだけ金額を上げないといけないという理論武装をしないと応じてもらえないと思う。
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（委 員）
非常勤職員の時給はいくらなのか。
（事務局）
時給ではなく、基準報酬額は日額 9860 円で、時給では 1273 円が上限となっている。
（委 員）
職員数が減ってきた理由がよく分からない。業務量に応じて人を減らしてきたわけではなく、単に人員を減らしてきたと思われる。
（事務局）
私が新人の頃は、県職員は１万 4000 人位いたが、今では 8000 人を切っている。病院が県立ではなくなった等、様々な理由があるが、条例が増え、仕事量も増えている。いわゆる行政改革の中で、それぞれの理由で減らしてきたということに加えて、全体でどの程度減らせという要請があり、そういった中で定数調整が行われてきたという実情がある。
（委 員）
これ以上減らさないのではなく、増える方向の材料があると良い。
報告書は何月何日までに完成させる必要があるのか。
（事務局）
報告書は、本日から概ね 10 日ないし２週間程度で完成させたいと考えている。その後、
局内関連報告を済ませ、来月 28 日に総務政策常任委員会が予定されているので、この報告書と、この報告書を踏まえた改善策案といった形で常任委員会に報告したいと考えている。
（委 員）
本日、提案のあった点について修正して、加えて、本日の検証委員会の前に、私が修正指示をした点について、いくつか修正が抜けているところがあるため、そちらも反映していた
だきたい。
（事務局）
本日の議論を踏まえ、事務局で作業した上で、また皆さんにメールで御確認いただくという作業を何回かさせていただきたい。
（委 員）
最後は委員長一任で確定したいと思う。
（事務局）
精力的にご審議いただき、感謝申し上げる。委員会の開催は本日が最後だが、本日の議論を受けて報告書作成ということになるため、今しばらくおつき合いをお願いしたい。完成した報告書は、県議会に報告し、県議会の意見も踏まえて、行政として、しっかり業務の見直しを行っていく。さらに、事故を起こしたことについての監督責任も行政としてしっかりやる必要があると考えている。評価選別基準、閲覧審査基準について有識者の意見を入れる必要があるため、場合によっては皆様の中から、引き続きお願いすることもあると思われる。
以上- 13 -

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