利用ガイド

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1 ShareDoc の概要
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ShareDoc とは？

ShareDoc は柔軟なカテゴライズ機能を備え、検索性に優れたドキュメント共有システムです。分類やキーワードの登録、ドキュメントのカラー設定などで効率よくファイルを探しだせます。インターネットやイントラネットに接続できるパソコンと Web ブラウザさえあれば ShareDoc を利用できます。ShareDoc はファイルサーバーやFTP サーバーよりもわかりやすく、スマートなファイル共有を実現します。

多くの情報を付加できる「ドキュメント」
ShareDoc では、まず「ドキュメント」という “器” を作成す。ShareDoc では、「ドキュメント」に、プロジェクト・分類・し、そこにファイルをアップロードします。これは、ファイキーワード・担当者名など、より多くの情報を付加できます。

ルをまとめるときに使うフォルダのようなものです。一般的検索性も優れており、「分類絞り込み」、「全文検索」、「ドキュなファイルサーバーなどにアップしたファイルには、ファイメント検索」といった 3 つの検索機能を実装しています。そル名やサイズ、更新日時などの情報しか表示されません。その時々にあった方法で目的のドキュメントを見つけだすことのため、ファイルが多くなると探しだすのに時間がかかりまが可能です。

通常のフォルダには限られた情報しか保存されない

ShareDoc のドキュメントにはさまざまな情報が付加できる検索サイトのようにドキュメントを探す「全文検索」機能
ShareDoc は、設定したドキュメントの情報（文書名・本文・を入力して利用します。

ノート・キーワード・URL・分類・日付 1・日付 2）を対象にドキュメントの検索を行う、「全文検索」機能があります。
この機能は、検索サイトでの検索のように、入力欄に文字列検索サイトでキーワードを入力してWeb ページを探すように、ShareDoc に登録されているドキュメントを検索する̶1̶

ドキュメントの検索性を高める「分類」機能
ShareDoc のドキュメントには、「分類」を 3 つまで設定でき時にこの分類を絞り込むことで、目的のドキュメントをすばます。分類には任意の名前を設定できるので、ドキュメントやく探しだすことができる「分類絞り込み」機能が搭載されの内容を識別しやすくなります。また、ドキュメントの検索ています。

ドキュメントに複数の分類を設定しておくことで、絞り込みながら目的のドキュメントを探すことができる

特定のドキュメントを関連付けてまとめる「プロジェクト」
特定の仕事専用のフォルダが必要、といった場合には「プロジェクト」が便利です。同じ「プロジェクト」が登録されているドキュメントは、ほかの情報（分類やキーワード、ファイル形式など）に左右されることなくひとまとめになります。

同じ名前のドキュメントがある場合でも、プロジェクトという “枠” を設けて管理することで、混同を防ぐことができる̶2̶1-2

ShareDoc の利用シーン

次に、主な利用シーンを紹介しながら ShareDoc の特長を説明します。

書類データの管理もおまかせ
多人数がかかわる仕事では、議事録やプレゼン資料、企画書あとから様々な情報をドキュメントに付加できます。アップなど、作成するファイルは多岐にわたります。このようなロードする前にファイルをひとまとめにしたり、付加する情ファイルを、通常のフォルダによって整理する場合、フォル報を決めておく必要がありません。また、「分類絞り込み」

ダが多くなるにつれて目的のフォルダを見つけるのに時間が機能（6 ページ参照）では、ドキュメントに設定した分類をかかったり、OS の検索機能を利用するしかありません。こクリックすることにより、分類 1 〜 3 を組み合わせた様々なれに対して ShareDoc では、まずファイルをアップロードし、絞り込みをワンタッチで行うことができます。

整理しづらい様々な書類データは、ドキュメントの分類を利用してワンタッチで検索することができる

外出先でも、社外メンバーとも簡単にファイル共有
ShareDoc はインターネットに接続できるパソコンと Web ブリーなどに保存して持ち歩かなくても、インターネットに接ラウザがあれば利用できるので、パソコンや場所を問わず簡続すれば簡単にダウンロードできます。社外メンバーと仕事単にファイル共有が行えます。外出時にファイルを USB メモを進めるときもスムーズなファイル共有が可能です。

自宅から出張先からインターネットに接続できる環境があればどこからでも ShareDoc を利用できるので、ファイル共有がスムーズに行える

会社から

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2 操作画面の説明
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ログイン

ShareDoc にアクセスすると、「ログイン」画面が表示されます。この画面から ShareDoc にログインします。
●ログインする
ログインをするには、❶にユーザ名とパスワードを入力して❷をクリックします。

MEMO

アカウント情報についてユーザ名とパスワードは管理者権限をもつユーザが発行します。アカウ
ント情報を忘れた場合は、管理者ユーザに問い合わせをしてください。

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メニュー

ログインすると、「メニュー」画面が表示されます。この画面では、分類絞り込みやプロジェクトの一覧表示画面への移動、ドキュメントの新規作成や検索などが可能です。

❾［新規ドキュメント］
新しいドキュメントを作成します［ドキュメント検索］
設定したドキュメントの情報を検索条件に、ドキュメントの検索を行います❶［全文検索］
ボタンの左側にある入力欄に文字列を入力して［全文検索］ボタンをクリックすると、その文字列に合致するドキュメントが検索されます。
［全文検索］の検索対
象については8ページを参照してくだ
さい❷［分類絞り込み］
登録している［分類］を利用して、ドキュメントを絞り込んで検索を行います❸［プロジェクト］
ドキュメントに登録されている［プロジェクト］の一覧が表示されます❹［新規］［分類絞り込み］

新しいドキュメントを作成します

登録している［分類］を利用して、ドキュ❺［ドキュメント検索］メントを絞り込んで検索を行います

設定したドキュメントの情報を検索条［分類編集］

件に、ドキュメントの検索を行います

分類の追加／編集／削除を行います❻［メニュー］［プロジェクト編集］

リストから移動したいメニュー名を選

プロジェクトの追加／編集／削除、プ択して、各操作画面に移動します

ロジェクトアイコンの設定を行います❼［ログアウト］［カラー編集］

ログアウトして「ログイン」画面に戻りドキュメントにつける色の追加／編集

ます／削除を行います❽［ヘルプ］［ユーザ編集］

操作ガイドをダウンロードできます

ユーザの追加／編集／削除を行います

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分類絞り込み「メニュー」画面で［分類絞り込み］をクリックすると、「分類絞り込み」画面が表示されます。
「分類絞り込み」
画面では、ShareDoc に登録されているドキュメントを分類から絞り込んで検索することができます。

❶は［分類1］、❷は［分類2］、❸は［分類3］の分類名をそれぞれ示しています。❹にはShareDocに登録されたドキュメントが10個ずつ表示されます。❶❷❸の中から分類名を選択すると、選択した分類名が設定されているドキュメントだけが❹に表示されます。
分類を選択するたびに条件に合致するドキュメントを絞り込むことができます。なお、❶❷❸の最上部にある［＜すべて＞］を選択
すると、すべてのドキュメントが表示されます。

●［分類絞り込み］の使用例［分類絞り込み］は各分類の分類名をクリックすると、ただちに絞り込みが行われます。下の例では、絞り込みされていない状
態から［分類 1］に「リビングボード」、［分類 2］に「キッチン」、［分類 3］に「PP4」をそれぞれ選択していきます。

01 ［分類 1］を選択する［分類1］で「リビングボード」
を選択します次のページに続く
̶5̶

02 ［分類 2］を選択する［分類 1］に「リビングボード」が登録されているドキュメントのみ［検索結果一覧］に表示されます。また、［分類 2］と［分類 3］の一覧には［分類 1］に「リビングボード」が登録されているドキュメントの分類名のみに絞り込まれます。該当のない分類名は表示されません。次に、［分類 2］を選択します。

［分類2］で「キッチン」を選択します03 ［分類 3］を選択する
さらに［分類 2］に「キッチン」が登録されているドキュメントのみに絞り込まれました。続いて［分類 2］を選択します。

［分類3］で「PP4」を選択します

04 絞り込みが完了した［検索結果一覧］には、［分類 1］〜［分類 3］で選択した分類名に該当するドキュメントが表示されました。

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全文検索

「メニュー」画面の［全文検索］ボタンの左側にある入力欄に文字列を入力してボタンをクリックすると、全文検索が行われます。全文検索は入力した文字列が含まれるドキュメントを検索します。
●全文検索をする
全文検索をするには、❶に文字列を入力して❷をクリックします。
すると、「全文検索結果」画面（下画面）が表示され、入力された文字列に合致するドキュメントが A に表示されます。

MEMO 全文検索の検索対象
全文検索の検索対象になる項目は下記のとおりです。

! 文書名! 本文 ! 本文! キーワード! URL ! 分類 1 〜 3! 日付 1・日付 2
また、VectorWorks プラグインを組み込むことで、図面上に配置された文字列も検索対象になります。

A「リビングボード」という文字列を検索条件として全文検索を行い、検索結果が表示された

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新規ドキュメント登録「メニュー」画面や「プロジェクト一覧」画面で［新規］をクリックすると、「新規ドキュメント」画面が表示されます。
この画面で新しいドキュメントを登録します。
＊が付いている項目が、［全文検索］の検索対象となっている。これらの項目に設定した情報が、全文検索をするときの文字列になる

A

＊
＊
＊

＊
＊
＊

●ドキュメントを登録する
ドキュメントを登録するには、❶〜 のうち、必要な項目を設定して、［登録］ボタン（ A ）をクリックします。
❶［分類1］〜［分類3］❻［添付］

登録済みの分類をリストから選択します。また、新しい分類ドキュメントにファイルをアップロードします。アップローを登録することもできます

ドしたファイルは［ダウンロード］ボタンと［チェックアウ

❷［プロジェクト］

ト］ボタンからダウンロードできます

登録済みのプロジェクトをリストから選択します。また、新❼［文書名］しいプロジェクトを登録することもできます

ドキュメントの名前を設定します❸［キーワード］❽［日付］

ドキュメントを連想させるキーワードを設定できます。カン

任意の日付を入力します（通常は、［日付1］に添付ファイルのマ（,）で単語を区切ることで複数のキーワードを設定するこ作成日、［日付2］に添付ファイルの更新日を入力します）とが可能です❾［色］❹［URL］

ドキュメントの一覧画面で表示される色を設定できます

URLを入力します。
［GO］
ボタンをクリックすると、入力した［担当］URLのページがブラウザで開きます

ドキュメントの担当者名を入力します

❺［本文］

［ノート］

ドキュメントの説明文などを入力できます

メモなどを入力できます

MEMO ［チェックアウト］ボタンについて添付ファイルが編集中であることを他のユーザに伝えたい同じファイルを同時に編集してしまうことを防止できます。

ときは、［チェックアウト］ボタンを使います。このボタンをチェックアウトを解除（チェックイン）するには、チェックアクリックすると、クリック（チェックアウト）をしたユーザ名ウトしたユーザが、そのファイルを再びアップロードします。

が［チェックアウト］ボタンの上に表示されます。これにより、

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分類編集

メニューリストの［分類編集］を選択すると、「分類編集」画面が表示されます。この画面で分類の追加／編集／削除を行います。
●分類を追加する
分類を追加するには、❶に分類名を入力して❷をクリックします。

●分類を編集／削除する
分類を編集するには、 A から編集したい分類名をクリックします。すると、「変更／削除」画面（下画面）が表示されます。分類名を変更する場
合は❸に新しい分類名を入力して❹をクリックします。分類を削除したい場合は❺をクリックします。

A̶9̶

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ユーザ編集

メニューリストから［カラー編集］を選択すると、「カラー編集」画面が表示されます。この画面でドキュメントにつける色の追加／編集／削除を行います。色をつけることで、「重要」「チェック済み」などの情報を見てわかるようになります。
●色を追加する
色を追加するには、❶をクリックします。すると、「追加」画面が表示されるので、❷に色につける情報を入力し、❸から色の名前を選択して、❹をクリックします。
A●色を編集／削除する
色の編集を行うには、 A から任意の色を選択します。すると、「更新／削除」画面（下画面）が表示されます。色につける情報を変更する場合は❺に新しい情報を入力し、❼をクリックします。分類を削除する
場合は❽をクリックします。色を変更する場合は、❻から色の名前を選択して❼をクリックします。

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ユーザ編集

メニューリストの［ユーザ編集］を選択すると、「ユーザ編集」画面が表示されます。この画面でユーザの追加／編集／削除を行います。なお、管理者権限をもたない一般のユーザは、自分のアカウント情報のみ変更できます。
●ユーザを追加する
ユーザを追加するには、❶をクリックします。すると、「追加」画面が表示されるので、❷の情報を設定し、❸をクリックします。

●アカウント情報を編集／削除する
アカウント情報を編集するには、 A から編集するユーザ名をクリックします。すると、「更新／削除」画面が表示されます（下A画面）。パスワードや表示名の変更をする場合は、❹に新しいパスワードや表示名を入力して❺をクリックします。アカウント情報を削除する場合は、❻をクリックします。

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ShareDoc 利用ガイド
2008 年 4 月 16 日発行

制作株式会社 デジカル

発行元

株式会社 治郎吉商店©2008 Jirokichi Corporation.All Rights Reserved.

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