本日はよろしくお願いします！

本日のテーマ

地域づくりの仲間の考えを引き出し、合意形成しながら前に進むための、「対話の場」「会議」の運営

準備の仕方を身につければいい会議は運営できる。

世の中で言われている多くの会議やミーティングは、ミーティング風なものが多い。
有意義な会議やミーティングにするには、意識すべきポイントがいっぱいある、という「前提」と「テクニック」の存在を今日は知ってもらえれば、嬉しいです。

会議の作り方はスキルである。そして、会議はエンタメである。

わかりやすくいうと、会議はイベントです。あなたは主催者であり舞台に立つアーティスト。そして、参加する人々はお客様です。お客様自身が会議で「楽しかった」や「有意義だった」という事前準備（企画）がどれだけできるか、そして会議を通じて主催者側が生み出したい空気感やアウトプットを作れるかの勝負。そのため、事前準備で8割のクオリティが決まります。

今日は3つのフェーズに分けて説明
事前設計（15分）

2.

会議当日の進め方（3 3.会議後のフォロー（5分）分）
効果的な会議にするために、事前にどのような設計をするのか

当日の進め方について気をつけ 会議後について、やるべきことることを紹介します
を伝えます

1.

今日は3つのフェーズに分けて説明
事前設計（15分）

2.

会議当日の進め方（3 3.会議後のフォロー（5分）分）
効果的な会議にするために、事前にどのような設計をするのか

当日の進め方について気をつけ 会議後について、やるべきことることを紹介します
を伝えます

1.

1.

事前計画について

1

会議のゴール・目的を設定

つの種類の会議のうち、どの種類なのかを定めた上で準備をすること。
（種類ごとに準備が違う）
52

アウトプットの型を事前決定

3

ゴールに辿り着くためのストーリー・タイムライン設計

会議を通じて情報をまとめていくフォーマットをあらかじめ決定しておく
得たいアウトプットにたどり着くための効果的な会議ストーリー・タイ
ムラインを設計する。

1.

事前計画について

1

会議のゴール・目的を設定

つの種類の会議のうち、どの種類なのかを定めた上で準備をすること。
（種類ごとに準備が違う）
52アウトプットの型を事前決定

3

ゴールに辿り着くためのストーリー・タイムライン設計

会議を通じて情報をまとめていくフォーマットをあらかじめ決定しておく
得たいアウトプットにたどり着くための効果的な会議ストーリー・タイ
ムラインを設計する。

参考：https://fujiwebs.com/2021/04/21/1471/

重要なポイントアウトプットゴールを明確にする
例：プロジェクトのコンセプトに関するキーワードが3つでる
例：イベントの日時と会場が決定している
参加者に対しての状態ゴールを設計する
例：参加者がプロジェクトに対してワクワクしている状態にする
例：参加者のプロジェクトに対しての不安が場に出ている状態にする
例：1人1人が最低1回は発言した状態になっている1.

事前計画について

1

会議のゴール・目的を設定

つの種類の会議のうち、どの種類なのかを定めた上で準備をすること。
（種類ごとに準備が違う）
52

アウトプットの型を事前決定

3

ゴールに辿り着くためのストーリー・タイムライン設計

会議を通じて情報をまとめていくフォーマットをあらかじめ想定しておく
得たいアウトプットにたどり着くための効果的な会議ストーリー・タイ
ムラインを設計する。

アウトプットの型の例
文字（議事録はホワイトボート）
グラレコ
テンプレート※必ず何かしらの型に残しておくことが大事、かつフォーマットも参加者同士で共有を行なっておく例：イベントづくりのテンプレート

1.

事前計画について

1

会議のゴール・目的を設定-

会議には5つの種類がある。どこの会議の種類なのかを定めること。

2

アウトプットの型を事前決定

3

ゴールに辿り着くためのストーリー・タイムライン設計

会議を通じてでた情報をまとめていくフォーマットをあらかじめ決定しておきます。
プロジェクトを小さなタスクに分割し、適切にスケジュールします。

良いタイムラインとは
1

会議後の状態と、会議前の状態の差分を計算

プロジェクトリーダーが一番テンション高い。そのテンションを他の参加者に期待していけはいけない。参加者のスタート時での状態をしっかり見極めた上で、理想の状態に辿り着く差分を計算する。
2

差分を埋めていくための論理と感情ステップを設計する

差分を埋めていくためのコンテンツを設計していく。論理と感情、両方を意識することが大事。論理だけ = つまらない会議、感情だけ = 生産性のない会議
ワクワクの醸成 - 映像や絵を駆使して右脳を刺激する
不安の除去 - 感情や不安を共有できる時間を設ける
視座の整理 - 情報をしっかり共有することで現在地を統一※会議の場所、雰囲気づくり、当日使う資料やスライドもすべてここから逆算する
3

オープニングコンテンツの重要性

会議の目的を伝えるとともに、それに沿ったスタンスになれるオープニングコンテンツを仕込む。最初がつまらないと、つまらない。
意思決定会議 - 集中力高く会話が行われるスタンス
アイデア出し会議 - リラックスし、安心性の高い場づくり
情報共有会議 - 共有する情報が手元に揃っている状態をつくる

今日は3つのフェーズに分けて説明
事前設計（15分）

2.

会議当日の進め方（3 3.会議後のフォロー（5分）分）
効果的な会議にするために、事前にどのような設計をするのか

当日の進め方について気をつけ 会議後について、やるべきことることを紹介します
を伝えます

1.

2.

会議当日の進め方

目的に最適な場づくり

司会者の服装、机のレイアウト、空間の明るさや雰囲気、喋り方等すべてを目的から逆算して計算

目的・ゴールの協調全体ファシリテーターとして全体目的を協調することと、「今、なんの時間なのか」ということを常に伝え、参加する人への期待値を明確にする

発言機会をなるべく多くする

参加者が多い場合は基本グループワークに。情報共有のときのみ、全体で集まる意
識で。

参考：https://www.koyou.co.jp/business/campaign/2020/08/makeoffice-19.html

3

つのフェーズに分けて説明

会議後のフォローについて効果的な会議にするために、事 当日の進め方について気をつけ
1.

事前設計

前にどのような設計をするのか

2.

会議当日の進め方ることを紹介します3.

会議後について、やるべきことを伝えます会議後について
会議終了時に必ず作業・宿題の分担

会議を通じて出てきた作業・宿題については、「誰が、いつまでに」を明確にすること。

適切なケーキの切り分けが重要

地域プロジェクトは基本、みんな本業との兼業で行うケースが多いため1人1人のキャパが違う。多くやれる人が偉い、という空気にしないこと。それぞれができる範囲をやってもらうこと、その適切なサイズにケーキを切り分けていくことがとにかく重要。

報告と奨励の見える化

会議の間に各々が行ったことを、チームで見える化すること。（LINE、SLACKなどのツールを活用）。そしてそこに対してリーダーから奨励することで、進んでいる雰囲気をつくる。

タスクの振り分けと進行管理の重要性

あらかじめ細分化しておくことで、相手のキャパに合わせたサイズのタスクを振れるように準備の仕方を身につければいい会議は運営できる。

世の中で言われている多くの会議やミーティングは、ミーティング風なものが多い。
有意義な会議やミーティングにするには、意識すべきポイントがいっぱいある、という「前提」と「テクニック」の存在を今日は知ってもらえれば、嬉しいです。