クラウド型ワークフロー「申請便」のご紹介

株式会社アイネスリレーションズ

Contents「申請便」のご紹介
１.

申請便とは

２.

機能紹介
２-１. 機能紹介（一般操作）
２-２. 機能紹介（帳票作成）
２-３. 機能紹介（システム設定）
２-４. 機能紹介（その他）

３.

サンプル帳票

４.

適用事例

1

１
申請便とは
1-1. 申請便 ワークフローとは
1-2. 導入のメリット
1-3. コンセプトと機能・特徴
1-4. 導入形態
1-5. ご導入頂いたお客様の声
1-6. 動作環境
1-7. システム環境2

1-1. 「申請便｣とは決裁書、申請書、報告書などの社内帳票を電子化し、ウェブ上で申請・承認を行って帳票を回覧するシステムです。
お客様自身で帳票を電子化できるシステムです。
稟議書、旅費精算、勤休申請 etc

上長 (承認)

申請者

帳票作成
運用管理印

印印

業務担当(受付)

ワークフロー申請便

決裁 ￥人事等システム等(他システム)3

1-2. 導入のメリット

業務改善！

申請から決裁までの時間を短縮可能
申請漏れ、書類紛失のリスクを低減可能■導入前 課題例：■申請～承認まで時間がかかる■進捗状況がわからない■申請漏れ、書類紛失の発生

申請者

上長 (承認)業務担当(受付)■導入後 効果例：■申請～承認までの時間短縮■進捗状況の確認が可能■申請漏れ、紛失リスクの低減

申請者

上長 (承認)■紙代、輸送費、保管費の発生■承認ルートの間違い■テレワークの阻害要因となる

決裁■ペーパレスによるコスト削減■内部統制化(業務の可視化 等)■テレワーク率アップ

業務担当(受付)

決裁4

1-3. コンセプトと機能・特徴

簡単便利

高機能導入

♦最小限の初期投資で開始可能♦短期間で利用開始可能♦ハードウェアやデータベースの準備は不要

申請♦ガイダンス機能による申請が可能♦直感的なメニュー構成♦シンプルな画面構成

帳票作成♦Excel取り込みが可能♦ウェブ上で簡単に帳票や経路の作成・変更が可能♦自動計算やマスタ選択など高度な設定も可能

サンプル帳票♦52種類のサンプル帳票を付属

データ活用♦検索機能で、申請データを検索可能♦検索結果の出力も可能♦申請データをＣＳＶファイル出力し、活用可能

豊富な機能♦承認依頼を通知するメールの自動送信が可能♦申請・承認履歴から承認状況の確認が可能♦申請帳票の再利用可能

フロー制御♦承認者設定・条件分岐・合議・引き戻し・差し戻しなどが可能
5

1-4. 導入形態

サービスの対応者
比較事項

詳細
1

運用

保守

2

バージョンアップ
ワークフローに関する業務（申請・承認やユーザのメンテナンスなど）

クラウド
IRSにて定期実施
お客様にて実施

3

ワークフローシステムの運用

IRSにて定期実施

4

リモートメンテナンス

IRSにて定期実施

5

暗号化通信更新処理

IRSにて定期実施

6

サーバー保守費

IRSにて定期実施

7

サーバー更新費用

IRSにて定期実施

8

技術者要否(人件費等)

IRSにて定期実施

9

障害原因究明IRSにて定期実施

10

ハードウェアスペース

IRSにて定期実施

11

独自ＵＲＬの使用

その他
シェアードサービスはＵＲＬ指定

6

1-5. ご導入頂いたお客様の声

導入頂いたお客様からの声をご紹介致します

短期導入を実現

導入
業務プロセスの簡素化に成功

無駄な機能がなくシンプル機能
申請ワークフローに特化した充実した機能

サポート体制の充実

運用
簡単に扱える高い操作性

帳票類の作成は部門担当者に任せることができた

7

1-6. 動作環境

クライアントは専用ソフト不要なので、維持費がかかりません。

■PCOS
ブラウザ

下記ブラウザが動作するOS
Microsoft Edge (Chromium版)
Google Chrome 、Firefox※ Edge、Chrome以外は一般ﾕｰｻﾞ操作（申請・承認・履歴参照）のみ対応■スマートデバイス
OS
iPhone/iPadAndroid

iOS 、iPadOS

ブラウザ

SafariOSAndroid

ブラウザ※一般ユーザ操作のみ対応「ブラウザ」または「Chrome」※OSの標準ブラウザ。一般ユーザ操作のみ対応。

※OSおよびブラウザはセキュリティとパフォーマンス向上を理由に利用できる最新のものをご利用いただくことを推奨しています。

8

1-7. システム環境

システム概要
お客様社内・在宅・テレワーク環境

データセンタ

管理者PC

申請便♦Webサーバー♦DBサーバー

暗号化通信♦ユーザ・組織情報などのメンテナンス♦帳票の作成一般利用者PCインターネット♦ワークフローの申請・承認

社外・外出先暗号化通信

スマートフォン
タブレット♦ワークフローの申請・承認

9

2-1
機能紹介（一般操作）
2-1-1. スマートデバイスモード画面
2-1-2. 申請者の操作
2-1-3. 承認者の操作
2-1-4. 申請のガイダンス機能
2-1-5. 申請機能
2-1-6. 代理機能
2-1-7. 兼務機能
2-1-8. 受信予定の申請書表示

2-1-9. 履歴参照機能
2-1-10. 変更履歴の記録・参照
2-1-11. 検索機能
2-1-12. コメント・メモ機能
2-1-13. 英語対応
2-1-14. ロール機能10

2-1-1. スマートデバイスモード画面
スマートデバイスモードでログインすることにより、スマートデバイス（スマートフォン、タブレット）に対応した画面表示に切り替えることができます。
ログイン画面

受信トレイ

申請メニュー

申請履歴「スマートデバイスモード」
でログイン（自動判別）

スマートデバイスに対応した画面

11

2-1-2. 申請者の操作

手順①ログオンする②申請様式を選択して新規申請書を作成③申請書の必要項目を記入④承認者を指定し申請⑤関連申請があれば続けて申請③申請様式に記入②クリック①事象を選び関連帳票にチェックカレンダー入力も可能

申請を行うと承認者に承認権限が移り承認者へメール通知送信
承認者④承認者を選択
経路の設定によっては選択不要
申請せず保存することも可能⑤関連帳票がある場合続けて申請可能

12

2-1-3. 承認者の操作

手順①メールでの通知②ワークフローにログオンする③申請内容の確認④次の承認者を設定⑤承認・否認⑤承認、却下をクリック①メールによる通知＜ 申請便 ＞

④次の承認者の設定
申請便

申請内容の一部がメール本文に含まれるので急ぎかどうかを判断可能
承認者にて項目の記入・修正も可能（編集可否は経路・項目毎に設定可能）
コメント追加可能⑤複数の申請に対しまとめて承認を行うことも可能（太字は未開封）13

2-1-4. 申請のガイダンス機能－事象による帳票選択初めて行う申請など、どの帳票を提出すべきか分からない場合、（例えば、子供が結婚するなど）事象による帳票選択では、ガイダンスに従って帳票を選択できます。

申請に必要な帳票が表示されるので、わかりやすく、必要な帳票の調査時間や申請漏れを防止します

・帳票名をクリックすると申請帳票が表示されます。
・リンクを５個設定できます。

選択した事象に対応する帳票が表示されます・「稟議規定」のような説明ファイルへのリンクを設ける事が可能です。
・申請に添付すべきファイルデータのリンクを設定しておけば、常に最新の原紙を使用でき、誤って古い形式で作成しないよう防止できます。

14

2-1-5. 申請機能

宛先候補に以前選択した６人が表示されるので操作を軽減できます。

宛先は名前から検索または所属から選択できます。

申請者情報が自動設定されるので、入力を削減できます。

ファイルを添付できます。
（１つの申請に添付できるファイルの総容量は２ＭＢまでです。）

入力誤り、漏れは申請、承認時にチェックされるので、承認・受付者のチェック負担や差し戻し回数を削減できます。
入力途中のものを一時保存することができます。
宛先指定は、個々の帳票の経路設定により、申請者や承認者が選択または自動でセットすることができます。

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2-1-6. 代理機能

（代理承認・代理申請）

本人が事前に代理者を設定しておくことにより、休みや不在時に代理者が本人に代わって申請や承認・却下を行え、停滞を防止できます。
本人が事前に、代理者を設定しておきます。(複数人指定可能)
代わりに受信トレイを見て処理代理者に承認依頼メールを送信するかどうかを設定できます。

代わりに申請16

2-1-7. 兼務機能
他の役職などと兼務可能です。
申請を出す場合に兼務者の立場で申請を出すことが可能です。
承認依頼は、本務者に対してだけではなく、兼務者に対しても行うことが可能です。
申請を出す
総務部長が人事課長、経理課長、を兼務することが可能です。
ユーザ名：
長谷川 申二郎

長谷川 申二郎
さんの兼務

総務部長

どの立場で申請を出すか選択します。

人事課長

受信トレイ
経理課長・ログインは常に本務ユーザで行いますので、兼務を意識する必要はありません。
・承認依頼は本務宛の依頼も、兼務宛の依頼もユーザの受信トレイに入ります。（兼務ユーザの受信トレイはありません）
承認時に本務・兼務の切替をおこなう必要はありません。
自動で判断します。
・申請を出す場合は本務、兼務を切替えて依頼を出します。

本務と兼務が同時に表示されます。

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2-1-8. 受信予定の申請書表示
受信トレイには承認依頼の一覧が表示されますが、「受信予定トレイ」画面では今後承認依頼がくる予定の申請書一覧が表示されます。
この機能を使用して、手前の承認者が止めている申請に関してフォローするなど仕事量の予測に役立ちます。
※「受信予定トレイ」で表示されるものは、現在の承認者以降に自身が設定されている案件です。
途中で却下や経路が変わることで、案件が実際には届かない場合もあります。
また、同様に「受信予定トレイ」に表示されていない案件が届く場合もあります。

長谷川 申二郎の「受信予定トレイ」です。

この稟議書は以下のような承認者が設定されています。
この稟議書があがってくるので事前に○○さんに相談しておいた方がいいな。

長谷川 申二郎 部長[課長承認]↓[部長承認]鈴木
長谷川申四郎
申二郎

現在の案件は鈴木 申四郎の受信トレイにありますが、経路上に長谷川 申二郎が設定されていますので、「受信予定トレイ」で内容を確認することが可能です。

18

2-1-9. 履歴参照機能（申請履歴・承認履歴）

申請、承認／却下した帳票が、現在どこにあるかを簡単に確認できます。
届いているかどうかといった不安や問い合わせがなくなり、自身で確認できるので安心です。
自身が申請した案件が表示されます。

自身が承認／却下した案件が表示されます。

案件を再利用（コピー）することも可能です。

案件を開き内容を確認することが可能です。
（最新の状態が表示されます）

19

2-1-10. 項目内容等の変更履歴の記録・参照機能
案件の各項目・連絡事項欄の内容を変更したり、添付ファイルの入替え・追加・削除をした際に、「いつ・誰が・どのような変更を実施したか」を自動的に記録できます。
帳票の「操作履歴」画面から該当案件分の情報を確認できます。

■ 記録・参照できる情報
項目変更

項目の内容を変更した情報

連絡事項変更連絡事項欄の内容を変更した情報

添付ファイル

添付ファイルを追加・変更・削除した情報※ファイル名・ファイルサイズの変化で判断しています。

変更履歴情報（ＣＳＶ）

変更履歴情報（ＣＳＶ）に出力される内容列順

内容列順

内容列順

内容

1

案件ID

5

操作日時

9

変更項目名

2

帳票名

6

操作者

10

項目変更前の内容

3

経路名

7

操作者の組織11

項目変更後の内容

4

操作名

8

操作種別

12

変更された添付ファイル名変更された項目が１行ずつ表示されます。

20

2-1-11. 自部門検索機能／検索機能
自部門検索では、自身の所属している部門の他のユーザが申請した案件を検索・参照することが可能です。
自部門検索画面・帳票名、帳票の項目の値、申請者、申請日などを指定して検索することが可能です。
・検索した案件をコピーして再利用申請することも可能です。
・他部門ユーザの案件は検索・参照することができません。
・自部門検索を許可するかどうかを帳票単位に指定可能です。
特定の承認権限ユーザのみに許可することも可能です。

検索結果のダウンロードも可能！

特定のユーザに対し、全案件の検索・参照を許可することも可能です。
帳票の主管部門ユーザに対し検索権限を与えて案件の滞留条件を確認することが可能です。
検索画面
・帳票名、帳票の項目の値、申請者、申請日などを指定して検索することが可能です。
・検索した案件をコピーして再利用申請することも可能です。
・検索操作は、その帳票の検索権限を持つ人ができます。
・ある帳票に対し検索権限を持ったユーザは、その帳票の全ての案件を参照することが可能です。
・管理者は検索画面から案件の振替えを行う事も可能です。

管理者は案件の振替えも可能

21

2-1-12. 相談コメント機能／管理者メモ機能
相談コメント機能では、申請者、承認者、および同報通知を受けたユーザが申請内容にコメントを付ける機能です。
この機能を使って、ワークフロー上で関係者と相談を行う事が可能です。
承認する前に、関係者に内容の相談をしておきたいなぁ。
メールや電話以外に良い方法はないかなぁ。

Ａさん

過去の事例について教えて下さい。

承認者

案件に相談コメントを付けて、他の承認者や同報通知受信者に意見を求めることができます。

Ａさん

同報通知受信者

前回○○の時は××でした。

管理者メモ機能は、管理者が任意のタイミングで案件に対しメモをつける事が可能です。案件で最終承認後に処理しなければならない事やワークフローシステム外でのステータスを記載しておく事が可能です。

承認済み案件は経理システムに反映するんだけど未処理のものが分からなくなるんだよなぁ。

経理担当者

案件が完了する前後に自由なタイミングでメモを追加、変更可能です。

案件にメモを付けられます。

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2-1-13. 英語対応
メニューの英語化が可能です。
各ユーザ毎に日本語、英語の指定が可能です。
メニュー、メッセージが英語表記に変わります。
ユーザ名、所属等が英語で表示されます。
組織、役職、権限レベル情報は日本語表記と英語表記の両方を持ちます。

帳票画面
各個人の言語選択画面
初期値は英語でセット

英語メニュー画面

組織名、氏名、役職は英語表示

日本語メニュー画面あて先指定画面

23

2-1-14. ロール機能
ロールとは、「総務課長」や「経理受付」といった、業務上の特定の役割のことです。
ロールには実際に処理を行うユーザを割り当て、そのユーザがロールに届いた案件を承認・却下します。
例えば、「総務課長」というロールには実際の総務課長のＡさんを割り当て、「総務受付」というロールには実際に処理をする、ＢさんとCさんを割り当てます。
承認経路の固定処理ユーザや条件振り分け処理ユーザにロール設定することで、担当者が変更になった際に、帳票の経路情報を変更せずとも、ロールのメンバーを修正することで対応可能です。
ロールのメンバー

経路：

申請

上長

総務受付

総務課長

処理者：

Ｘさん

Ｙさん

ロール：総務受付

Ｚさん

Ｂさん

ロール：総務受付

Ａさん

Ｃさん

実際にはロールメンバーの誰かが処理を行う。

予めメンバーを登録しておく■ロールに届いた案件の操作

ロールのトレイを開く

自分が処理する案件を自分のトレイに移動させる。

自身のトレイに移動した案件を開き処理を行う。

24

2-2
機能紹介（帳票作成）
2-2-1. 帳票デザイン機能2-2-2. 入力項目・選択項目設定
2-2-3. サブレイアウトの追加
2-2-4. Excel帳票取込み機能
2-2-5. 拡張チェック機能
2-2-6. 汎用マスタ機能

2-2-7. 自動計算・自動採番
2-2-8. 経路の定義画面
2-2-9. 経路の種類
2-2-10. 引継ぎ申請
2-2-11. 上長の自動設定機能25

2-2-1. 帳票デザイン機能

帳票の作成・変更は、ウェブ上で誰でもカンタンにできます。
プログラミング不要で、専門知識は必要ありません。
現場部門でも帳票を作成・変更可能 ですので、迅速で柔軟な運用が可能です。
デザイン画面
プレビュー

マウスでレイアウト

捺印は５パターンから選べます

ウェブ上でカンタン作成！

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2-2-2. 入力項目・選択項目設定

入力項目の種類は８種類から選択

項目の表示/非表示と印字対象にするかを選択

帳票の項目にホームページへのリンクをセットすることが可能
省略可／不可(必須)を選択入力できる
最大文字数を指定

必要に応じて初期値を指定初期値として申請者の氏名などを選択可

選択項目の種類は5種類から選択

選択候補を指定(最大３２個)27

2-2-3. 帳票画面サブレイアウトの追加
通常の帳票レイアウト（メインレイアウト）とは別にサブレイアウトを作成できます。
サブレイアウトは複数作成することが可能です。レイアウト毎に項目の配置や、表示／非表示を変更できます。
経路やデバイスごとに表示させるレイアウトの種類を設定できます。
経路毎に表示させる項目を変更したり、利用するデバイスに適したレイアウトを設定したりできます。
メインレイアウトサブレイアウト

経路へのレイアウト割り当て

承認経路毎、デバイス毎にレイアウト種類を指定可能
不必要な項目を省略したり、スマホ用にレイアウトを変更したり、利用者が使いやすい帳票の作成が可能

28

2-2-4. Excel 帳票取込み機能
Excelで作成している帳票デザインを取り込むことができます。
取込みは、表示項目、入力項目、罫線が可能です。
Excel取り込みツールの取り込み結果は、帳票デザインファイルを経由して申請便に取り込みます。
Excelの帳票

Excel取り込みツール

ワークフロー画面
表示項目

エクスポート

入力項目インポート

帳票デザイン
ファイル

黄色で塗りつぶしたセルが入力項目になります。

Excelファイル名、シート名、取り込み範囲を指定して、罫線、表示項目、入力項目を取り込みます。
取り込み後、縮尺や余白の変更が可能です。
個々の罫線の位置の変更は行えません。

※Microsoft Excel 32bit版がインストールされている必要があります。

29

2-2-5. 拡張チェック機能
入力項目や選択項目の必須チェック、型のチェックのような単純なチェックに加えて、より複雑なエラーチェックを設定することが可能です。
単一の条件だけでなく、複数の条件を満たす場合にエラーとしたり、メッセージの表示が可能です。２つの項目の相関チェックを行う事も可能です。
承認経路の承認者を変更したり、項目に値を自動セットすることが可能です。

開始日＜終了日でない場合はエラーとする。

開始時間が入力されている場合は「理由・業務内容」を必須とする。
区分が「製造不良」の場合は自動で、回答要否に「要」をセットする。

30

2-2-6. 汎用マスタ機能「汎用マスタ」は、項目にセットしたいデータを登録できるマスタです。
項目をクリックすると登録データが子画面で表示され、データを選択することで項目へセットされます。項目の入力補助として使用できます。
Web画面またはユティリティからCSVファイルでアップロード可能です。
申請画面

汎用マスタの登録
申請便クラウド環境
汎用マスタが表示される(例)購入品マスタ

項目をクリック
インターネット
HTTPSアクセス

行を選択

お客様環境
汎用マスタ登録ユティリティ

項目にデータがセットされる

複数の項目を一括してセットすることも可能

ユティリティでアップロード

Web画面からアップロード

CSVファイル31

2-2-7. 自動計算、自動採番■自動計算機能
数値属性の項目に対して、計算式を設定できます。
合計、比率、税込み価格などを自動計算して設定できます。
自動計算の設定

設定例： 予算内＋予算外＝総額■自動採番機能
決裁番号、受付番号などを自動で採番することが可能です。自動採番機能は設定のみでご利用できます。
自動採番の設定

どの承認または申請のタイミングで採番するかを設定できます。
※１案件で２ヶ所採番可能です。
稟議などで、受付時に採番して決裁されたときに別の採番を行う事が可能です。

32

2-2-8. 経路の定義画面
次のような経路設定がウェブ画面から簡単に行えます。
社長

条件により処理ユーザを決定する

ＹＥＳ

関連部門１

申請

重大案件か？

上長
（課長）

自動設定

経路編集画面

上長
（部長）

自動設定

主管部門受付

完了

事業部長

製品カテゴリがＸなら Ａさん
Ｙなら Ｂさん
Ｚなら ＣさんＮＯ
関連部門2

関連部門１と関連部門２の合議

遷移先(宛先)の設定

条件分岐の設定33

2-2-9. 経路の種類
以下の回覧経路の作成・変更が、経路の編集画面で簡単にできます。
⑤引き戻し①順次とスキップ
申請者

主任

スキップ（宛先でユーザを選択しない）②条件分岐

申請者が自分のトレーに案件を引き戻すことができます。

⑥引継ぎ申請
10万以上

課長

主任

申請者

課長

金額

部長

10万未満

申請者

完了

承認

審査

申請者

審査

帳票の項目の内容により、承認経路を自動的に切り換えます。

③処理ユーザ条件振り分け
申請者

支店受付地域が ”関西”

なら課長
Aさん

“中四国”ならBさん“九州” ならCさん
条件により、処理者を自動で決定します。

④合議
申請者

⑦同報
Ａさん
メールのＣＣのイメージでコピーを配布できます。

Ｂさん

Ｃさん

⑧差し戻し(却下)

幹部Ａ
幹部Ｂ
幹部Ｃ

申請者

主任

課長

差し戻し(却下)先を選択できます。

幹部全員が承認・却下を行った時点で次に進みます。

×並行
帳票が２つに分かれて進んで、あるときに合流するような経路は作成できません。

申請者

案件が完了したら、その内容を引き継いで新しい案件を自動で作成します。
実施伺いが完了したら、実施報告を自動作成する場合などに使用します。

人事担当

人事課長

総務担当

総務課長

⑨振替え
申請者
自分への依頼を他者に振替えることができます。仕事の分配や、異動後の後任者への展開に使用します。
管理者による振替えも可能です。

主任Ａ課長

主任Ｂ

34

2-2-10. 引継ぎ申請案件が完了し、その内容を引き継いで新しい案件を自動で作成する機能です。
例えば、実施伺いが完了し、実施報告を自動作成する場合などに使用します。
引継ぎ先案件の申請者には、引継ぎ元案件を任意で、経路の処理ユーザを指定できます。
（帳票の種類毎に指定します）■ 帳票「旅費仮払申請書」の引継ぎ先を「引継ぎ元＜申請者＞の処理者」に設定した例
旅費仮払申請書

旅費精算書

Aさん

Bさん

Cさん

Dさん

Eさん

Aさん

申請者

主任

課長

担当受付

経理決裁

申請者

主任

課長

担当受付

経理決裁

■ 帳票「 ○○○ 質問票」の引継ぎ先を「引継ぎ元＜担当受付＞の処理者」に設定した例○○○ 質問票
Aさん

Bさん

Cさん

Dさん

Eさん

Dさん

申請者

主任

課長

担当受付

回答部署

申請者

担当受付

課長

主任

質問者

35

2-2-11. 上長の自動設定機能
承認経路で、申請者の上長を自動で設定することが可能です。
上長の自動設定は、組織と役職から自動検索する方法と、各ユーザのユーザ情報に予め上長を設定※１しておく方法があります。
※１上長の設定は管理者が行います。

上長の自動検索
Ｚ部

帳票Aの承認経路

審査

承認

※課長以上

※部長以上

申請

X課 Ａさん

Ｂ課長

Ｂ課長

Ｃ部長

Ｃ部長

・自動検索では、帳票の各経路ごとに、満たすべき役職を指定しておきます。
申請者と同じ部署内で、役職を満たすユーザを検索します。
役職を満たすユーザがいない場合は上位の部署を検索します。

Ｘ課
Ａさん
想定役職権限
順位

Ｙ課

本部長権限
↑

Ｅ課長
Y課 Ｄさん

Ｅ課長

Ｄさん

Ｃ部長

部長権限
↑課長権限
↑主任権限

このように組織図と役職から、上長が自動的に検索・設定されます。

ユーザ拡張領域を使用した上長の自動設定
・各ユーザの拡張領域に上長をセットしておきます。
・拡張領域を使用する経路では、どの拡張領域を使用するかを指定しておきます。

帳票Aの承認経路

申請

Ｅさん

審査

承認

※拡張領域
上長1

※拡張領域
上長3

ユーザ拡張領域の設定
上長１：Ｇさん上長２：Ｈさん上長３：Ｊさん

経路ごとにどの拡張領域を使用するか指定しておきます。

ユーザごとに上長を設定

Ｅさん

Ｇさん

Ｊさん

ユーザ拡張領域の値が自動セットされます。

※上長の自動検索と、拡張領域を使用した自動設定を併用することも可能です。
自動検索で上長が見つからない場合は、拡張領域を使用する、など。

36

2-3
機能紹介（システム設定）
2-3-1. ユティリティ機能
2-3-2. データメンテナンス機能
2-3-3. 申請データ出力機能
2-3-4. 督促メール機能

37

2-3-1. ユティリティ機能
ユティリティとは、申請便の一部の機能を提供するツールです。
以下の機能を使用できます。
・データメンテナンス（ユーザ情報、組織情報、役職情報、承認権限情報、代理情報、汎用マスタ）
・申請データ出力
ユティリティは、お客様環境内のPC上で実行します。
申請便 クラウド環境

インターネット
HTTPSアクセス

お客様環境内のPC
案件データ等のCSVファイル

データメンテナンス
ユティリティ

申請データ出力
ユティリティ

人事データ等のCSVファイル

ユティリティはお客様内のPC上で実行します。
タスクスケジューラなどで自動化可能です。

添付ファイル
帳票ファイル(HTML/PDF)

38

2-3-2. データメンテナンス機能
人事データは、ＣＳＶファイルの一括取り込みで簡単に短時間で登録・変更ができます。
ユティリティのバッチモードにより、自動メンテナンスする設定も可能です。
方法１
ウェブ画面から１件ずつ直接入力

方法２
ウェブ画面から手動でＣＳＶ取り込み

ユーザ情報情報CSV ファイル

申請便
ユーザ情報
代理情報

代理情報CSV ファイル
組織情報CSV ファイル
役職情報CSV ファイル

承認権限情報CSV ファイル

Excel等で作成

方法３
バッチで自動でＣＳＶ取り込み(タスクスケジューラ等で自動実行させる)

データメンテナンス
ユティリティ

組織情報
役職情報
承認権限情報ユーザ ID
従業員コードパスワード
氏名漢字、カナ
性別
メールアドレス
組織コード
役職コード
代理元ユーザID
代理先ユーザID
etc
組織コード
組織名
役職コード
役職名
承認権限コード
承認権限名

CSVファイル出力

人事システムなど

392-3-3. 申請データ出力機能完了した申請データをＣＳＶファイルで出力することができます。
EXCELなどで集計、分析を行って、有効活用できます。
利用に合わせて出力する項目、出力順などを定義できます。
申請データ出力ユティリティにより、完了した申請データを様々な方法で出力し他システムへ連携することが可能です。
ユティリティでの自動処理■申請データ出力定義編集画面

他システム
CSVファイル

申請データ
出力ユティリティ

Excel等で集計、分析他システムのDBタスクスケジューラ等で自動実行させる。

添付ファイルCSVファイル

文書管理システム

帳票ファイル(HTML/PDF)

申請便

・１帳票で複数定義が可能です。
・出力操作は、その帳票の管理権限・編集権限を持つ人ができます。

一時フォルダ

CD-R等で保存40

2-3-4. 督促メール機能
承認依頼を長期間処理していないユーザに督促メールを自動で送信できます。
督促対象とする帳票と督促までの期間を定義しておくと、１日１回自動で督促メールが送信されます。
督促メール

申請便

督促メール本文例

ブラウザ上で帳票ごとに督促までの期間を設定

申請便

41

2-４
機能紹介（その他）
2-4-1. ユーザ逆引き機能
2-4-2. セキュリティ機能2-4-3. 企業間でのワークフロー活用
2-4-4. 企業間ワークフローの例

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2-4-1. ユーザ逆引き機能あるユーザが、ワークフローの設定のどこに設定されているかや、案件を何件所持しているかなどを確認することができます。
ユーザを削除する際に、そのユーザの削除による影響範囲の確認ができます。
表示できる情報●案件に関する情報
・現在受信トレイにある案件
・受信予定の案件・申請したものの中で未完了の案件・承認したものの中で未完了の案件●代理ユーザに関する情報
・代わりに「受信トレイを開く」ユーザ
・代わりに「申請を出す」ユーザ
・代わりに「受信トレイを開く」ユーザに指定しているユーザ
・代わりに「申請を出す」ユーザに指定しているユーザ●ロールに関する情報・属しているロールの名称●帳票の管理に関する情報・帳票の管理者になっている帳票
・「編集・設定変更可能ユーザ」に登録されている帳票●案件検索に関する情報
・「検索可能ユーザ」に登録されている帳票●承認経路に関する情報
・「経路編集」の「固定処理ユーザ」に登録されている帳票・経路・「経路編集」の「条件振分け」に登録されている帳票・経路・「拡張チェック機能」の「動作設定２」に登録されている帳票名・設定名

情報確認画面43

2-4-2. セキュリティ機能
セキュリティ機能の一環として、以下のようなパスワードに関する機能を用意しています。
機能機能の説明

初回に必ずパスワード設定をさせる

初めて申請便を使用する際に、ユーザにパスワードを設定 してもらうことが可能です。ログイン時にパスワード設定画面に強制的に画面遷移します。

過去のパスワードの使用を不可にする

ユーザが設定・変更したパスワードを最大過去１０世代分保持しておきそれらと同じパスワードは設定できないようにすることが可能です。
保存する世代数は指定可能です。

パスワードの有効期限を設定するパスワードの有効期限を設定することが可能です。有効期限が切れているユーザがログインすると、パスワード設定画面に強制的に画面遷移します。

パスワード長の最小値を設定する

ユーザが設定・変更するパスワードの長さについて、最小値を指定することが可能です。

パスワードに英数混合を必須にする

ユーザが設定・変更するパスワードについて、必ず半角英字と半角数字の両方を含むことを強制することが可能です。
また、半角記号を含める事を強制することも可能です。

パスワードとユーザIDが同一であることを禁止にするユーザが設定・変更するパスワードについて、パスワードがユーザＩＤと同一の文字であることを禁止することが可能です。

不正利用の防止策として、一定回数を超えるログインの失敗でアカウントをロックすることが可能です。
また、ロックされたアカウントの解除は、管理者による手動での解除と、一定時間後に自動解除する方法があります。

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2-4-3. 企業間でのワークフロー活用
関連各企業からの申請をワークフローシステム上で処理することができます。
各企業内で承認された後、自社に届きます。
各関連企業から他の企業のユーザや案件を参照することはできません。
自社で承認するユーザは、１つの画面（受信トレイ）に全企業の申請が表示されます。
（企業毎の切替作業は不要）
各企業毎に申請できる帳票を指定することができます。（必要な帳票のみ見せることができます。）
承認者を選択する際は自企業内のユーザのみ選択可能です。
他企業は見えません。

企業A各企業からの申請を窓口として受付けます。

自社
承認

承認
審査

受付

起票企業B

企業C

各企業からの申請は１つのトレイに全て入ります。

企業内で申請した内容を検索することが可能です。
他企業の案件は検索できません。

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2-4-4. 企業間ワークフローの例 ライセンス発行依頼

関連企業 X社

主幹企業 A社
技術部門

営業部門

システム部門

X社が起票可能な帳票のみ表示される

営業部門

宛先指定時はX社の組織のユーザのみ選択可能

営業担当

ライセンス
発行依頼

営業課長
システム担当
宛先指定はせずロールに遷移させる
手配内容と依頼内容の整合性チェック

システム的に間違いが無いかチェック

システム課長営業担当
ライセンス発行処理

営業課長
開発部門受付

開発部門課長ライセンス受取り

営業課長※企業間WFを使用する場合には相談コメントが使用できません。（制限事項）

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３
サンプル帳票3-1. サンプル帳票

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3-1. サンプル帳票

52種類のサンプル帳票を付属しています。
類似するサンプル帳票をコピーして作成すれば、新規に作成するより早く作成できます。
帳票を定義ファイルでインポート、エクスポートができますので、帳票定義の保存(バックアップ)もできます。
総務・経理系
旅費精算／本人結婚届／本人改姓(名)届／住所変更届／通勤費申請書／出産届／
会社施設利用申込書／事連絡票／寮・社宅入居申請書 など

旅費精算も標準で付属！

部門系
出張報告書／週報／顧客問合せ登録／顧客カード登録
その他

稟議書／採用伺／分譲変更書／
各種業務質問・要望／備品購入申請

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４
適用事例
４-1. 某製造業殿
４-2. 某量販店殿４-3. 某製造業殿

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4-1. 適用事例１某製造業殿

グループガバナンス強化
利用環境
クラウドサービス

導入課題
短期立ち上げ・契約後５営業日で稼働開始
・３週間で１００帳票以上作成（お客様開発）

ガバナンス強化・承認ルートの厳守
・業務ルールの徹底

コンプライアンス徹底

・証跡管理・改ざん防止

(PC)
適用業務
グローバル決裁ワークフロー

システム概要
海外の企業買収に伴うグループガバナンス強化の為、グローバルで利用できるワークフローシステムの導入が必要となった。
帳票作成やチェック機能などシステムの柔軟さを評価頂き、ご採用頂いた。
※機器の購入、採用、昇給昇格などでご利用50

4-2. 適用事例２

某量販店殿

遠隔地にある店舗からの直ぐに採用したい採用稟議をスピード決裁！
利用環境

導入効果

各店舗からも利用

業務スピードアップ

紙の回覧時間のロスをなくせます。

業務効率アップ

人事システムへの登録を軽減します。

顧客サービス向上

パート補充の遅れによるサービス低下を防ぎます

社員サービス向上

パート補充の遅れによる他の社員への負担増加を防ぎます

業務品質アップ

店舗で稟議書を紙保管しないので、情報漏洩のリスクが軽減

コストの削減ペーパレス化が図れます。

適用業務
採用稟議
(パート・アルバイト)

これらのほかにも、再雇用の際のデータコピーや、データの検索も行うことができます。

システム概要採用稟議は紙に起票し郵送やＦＡＸで本店に送って承認をもらっていました。
総務
これでは最終承認が下りるまでに時間がかかり、急ぎで人員を補充したい場合に支障がありました。
申請
これを申請便で電子化することでスピードアップを図ることができました。
また、電子化されているので、人事システムへの登録や再雇用の際のデータ流用など業務の効率化を図ることもできました。
店舗

人事部長

採用データを利用して人事システムへ登録

通知
人事担当

人事システム51

4-3. 適用事例３

某製造業殿

テレワーク推進の為、紙運用からの脱却！
利用環境

導入効果

クラウドサービス(PC、スマートデバイス)

業務スピードアップ

ｽﾏｰﾄﾃﾞﾊﾞｲｽを利用することで申請・承認場所を選びません。

業務効率アップ

人事システムへの登録を軽減します。

顧客サービス向上

テレワーク率が向上しました。

社員サービス向上

申請書の進捗管理が可能となりました。

業務品質アップ

紙保管しないので、情報漏洩のリスクが軽減。

コストの削減クラウドサービスを利用し、安価に導入できました。

適用業務
人事諸届

システム概要コロナ禍におけるテレワーク率の向上を目的にワークフローシステムを導入。
携帯便(ファミリー製品を)からワークフローシステムをシングルサインオンし各種人事諸届の申告業務として利用。
クラウドサービスは、同時接続＆ディスク容量課金のライセンス体系の為、安価に導入することができた。

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