第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会
講義資料

本日の内容
第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会

レファ協事業の概要／
システムの機能・活用について
国立国会図書館関西館

図書館協力課

協力ネットワーク係

1

事業の概要

2

データ作成の基本とポイント3システムの機能

4

もっと活用、レファ協！

5

おわりにイメージキャラクター

れはっち

1

2

2

・・

レファレンス協同データベース事業とは？

1

公共図書館、大学図書館、専門図書館等におけるレファレンス事例等のデータを蓄積し、並びにデータをインターネットを通じて提供することにより、図書館等におけるレファレンスサービス及び一般利用者の調査研究活動を支援する事業 （事業実施要項より）

事業の概要

図書館員、一般利用者、研究者

全国の参加館
公共図書館?

!

♪

大学図書館
専門図書館
学校図書館
アーカイブズレファ協
データベース

国立国会図書館
43

3

4

館種別の事業参加館数（2023年8月末現在）
アーカイブズ 1%
専門 8%

国会543館 ※1
209館 ※2● 学校図書館等
73館● 専門図書館70館● 国立国会図書館 12館● アーカイブズ
10館
合計917館● 公共図書館

レファレンス事例● 大学図書館

1%

学校 8%

４種類のデータ（2023年8月末現在）

大学

公共23%

59%

?

参加館で行われたレファレンス・サービスの記録（約292,000件）

特別コレクション
参加館が所蔵する特色あるコレクションに関する情報（約1,600件）

調べ方マニュアル!

特定のテーマやトピックに関する情報源の探し方（約12,000件）

参加館プロファイル
参加館の連絡先やサービス内容などについての情報（917件）※1 都道府県立図書館 53館、政令都市立図書館 25館、市町村立図書館 465館
※2 国立大学図書館 51館、公立大学図書館 22館、私立大学図書館 135館、高等専門学校 1館
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6

6

1

第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会
講義資料

公開範囲別登録データ数（2023年8月末現在）

自館のみ参照40%

一般公開53%

参加館
7%● 一般公開約162,000件● 参加館公開

約21,000件

2● 自館のみ参照 約123,000件
計

データ作成の基本とポイント

307,000件

約※四捨五入により、計と内訳の合計が一致していません。

7788

データ作成のルール

データ作成のルール

レファ協事業参加規定

データ公開条件・公序良俗に反するようなデータを送付してはならない (第９項)

・個人のプライバシーが尊重されていること

・著作権を侵害するデータを送付してはならない (第10項)

・質問者の特定につながる恐れがないこと

・質問者の個人情報の保護に十分に留意する（第14項）

・差別表現等の点で問題がないこと(データ作成・公開に関するガイドライン 第4章)

公序良俗＝公の秩序又は善良の風俗（民法第90条）

人物調査などで、本人・親族など関係者が知られたくないと思われる情報や個人情報を公開しない。「著名人（故人）や歴史上の人物に関する事例」についても、プライバシー侵害につながる恐れがある情報は記載しない。

著作権侵害：関連ファイルや「引用」に注意が必要
質問者の個人情報（氏名や連絡先）は登録不可

質問の内容から質問者が特定される恐れがある場合は、「自館のみ公開」にとどめたり、内容を一般化するなどの配慮を行う。
9910

10

データ作成の道しるべ：ガイドライン

レファレンス事例：中核的な情報• データ作成・公開に関するガイドライン
https://crd.ndl.go.jp/jp/library/guideline/index.html→データの作成と公開に関する最低限の緩やかな基準• ガイドラインお悩み相談室
https://crd.ndl.go.jp/jp/library/column.html#sodan→データ作成のポイント解説

付加的な情報質問
回答
回答プロセス
参考資料
事前調査事項
照会先
寄与者

事例作成日
NDC/NDCの版
内容種別
質問者区分

キーワード
調査種別
解決・未解決備考
ローカル項目

データの管理情報
管理番号

公開レベル

システムの管理用項目
登録番号
登録日時

11

11

中核的な情報最終更新日時
参加館ID

12122

第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会
講義資料

レファレンス事例：中核的な情報

レファレンス事例：中核的な情報

質問回答プロセス• 検索結果などで最初に表示される「事例の顔」• 調査の手順を示す。情報がなかった資料も記載を• 質問の内容をわかりやすく記述• 改行、参考資料のナンバリングなど読みやすく• 質問内容が複数のときは箇条書きも有効

Q. どの程度くわしく？

回答• 利用者に求められたことに対しどのように対応したか

A. 「他の人がその調査を再現できる」ことが目安。
ただし、適宜簡略化してもOK• 回答（質問や要求に応える）≠ 解答（答えを出す）

Q.「回答」との書き分けは？

• 未解決のときも「回答」として登録できる

A. 書き分けにくければ「回答」にまとめてもOK
13

13

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レファレンス事例：中核的な情報

便利な機能１：参考資料の自動入力

参考資料

１

3

• 回答の情報源• 資料を特定できる形で記載（正確なタイトル、版、出版年、出版者…）
Q. 参照したが、求める情報がなかった資料は？

2

A. 回答プロセスや備考へ（「なかった」も大事な情報）①入力画面で、参考資料の箇所にある書誌的事項にキーワードを入力し「資料検索」をクリック

Q. インターネット情報源を用いた場合の注意点は？

②検索結果一覧の中から使用した資料と同じものを選んで「反映」をクリック

A. ページの名称、URL、最終確認日などを必ず記入☆リンク切れ予防のために、 WARPも活用ください（WARP＝国立国会図書館インターネット資料収集保存事業）③選択した資料の情報が自動で入力されるのを確認する。
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便利な機能２：参考資料の入力補助
１

レファレンス事例：中核的な情報

3

事前調査事項
質問者が事前に調べた情報など、レファレンスインタ
ビューの中で確認できたこと照会先 （≠「紹介先」）
2

回答を得るために問い合わせた機関名など。
①入力画面で、参考資料の箇所にある「入力補助」をクリック

寄与者②入力補助画面の各項目に該当資料の情報を入力し、「反映」をクリック

データ作成に際し情報を提供した機関名など。
照会先との違いは「どちらから働きかけたか」③選択した資料の情報が自動で入力されるのを確認する。
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第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会
講義資料

レファレンス事例：データの管理情報
中核的な情報付加的な情報質問
回答
回答プロセス
参考資料
事前調査事項
照会先
寄与者

事例作成日
NDC/NDCの版
内容種別
質問者区分

レファレンス事例：データの管理情報

管理番号

キーワード
調査種別
解決・未解決備考
ローカル項目▶

データの管理情報
管理番号▶

登録日+連番、内容分類、分館名など▶

15文字以内（全角・半角問わず）

公開レベル

公開レベル

システムの管理用項目
登録番号
登録日時

各館で設定するデータのID館内で重複したものはつけられない

最終更新日時
参加館ID

19

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▶

自館のみ参照（作成館IDでログインしたユーザのみ）▶

参加館公開（レファ協にログインしたユーザのみ）▶

一般公開（ウェブ上で公開・検索エンジンも収集可）

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レファレンス事例：付加的な情報

レファレンス事例：付加的な情報
事例作成日

中核的な情報付加的な情報質問
回答
回答プロセス
参考資料
事前調査事項
照会先
寄与者

事例作成日
NDC/NDCの版
内容種別
質問者区分

▶

キーワード
調査種別
解決・未解決備考
ローカル項目

解決／未解決▶

データの管理情報
管理番号「未解決」として登録すると情報提供が得られる場合も備考

公開レベル

▶

システムの管理用項目
登録番号
登録日時

レファレンスの処理日 ≠ データ登録日（自動で登録）
情報がいつ時点のものなのかを示す（遡及入力など）

補足事項、追加調査でわかった事項等。
公開データでは公開される。

ローカル項目

最終更新日時
参加館ID▶

公開データでも公開されない。
→館内だけで共有したいことを記載可能（個人情報は不可）

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21

22

22

レファレンス事例：付加的な情報

便利な機能３：Web NDL Authorities

NDC▶

1~3桁入力可能

キーワード▶

内容を表す単語や追加したい検索キーワード▶

件名標目を流用しても、新たに作成してもOK▶

▶

簡易検索、詳細検索で「すべて」の項目を指定した場合にヒット
地名を記入すると「テーマから探す」でブラウジング可能

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23

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4

第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会
講義資料

レファレンス事例：付加的な情報調べ方マニュアルデータ

内容種別▶

事例のジャンル（郷土／人物／言葉／地名）

質問者区分
▶

中核的な情報付加的な情報調査テーマ
調べ方

調べ方作成日NDC/NDCの版
キーワード
完成/未完成質問者の属性（未就学児／学生／社会人など）

自館にあるパスファインダー、ブックリストを登録できる！

データの管理情報

調査種別
▶

参考資料
備考

管理番号

調査の種類（文献紹介／事実調査／書誌的事項調査／所蔵調査／所蔵機関調査／利用案内）

公開レベル

システムの管理用項目
登録番号
登録日時

→自由記入も可能なので最終更新日時
参加館IDそれぞれの館の事情に応じて細分化・カスタマイズを！
25

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26

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便利な機能４：関連ファイルの登録

特別コレクションデータ

各館作成のパスファインダーのPDFファイル等をそのままアップロードできます！
①新規登録画面「関連ファイル」にある「関連項目」等に情報を記入する。
ファイルの本文
テキストも検索対象になります!

②「ファイルを選択」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択する。
③「関連ファイルのアップロード」をクリックする。

中核的な情報付加的な情報コレクション名
〃ヨミ
内容
来歴
所蔵点数
継続

紹介文献
目録等
利用条件

データの管理情報
管理番号④調べ方マニュアルのデータを登録すると「関連項目」で指定された箇所にファイルへのリンクが表示される。

NDC
キーワード
備考

貴重書でなくても！
ビジネス支援コーナー、闘病記文庫、夏休み自由研究支援コーナー etc.

公開レベル

システムの管理用項目
コレクションID 最終更新日時※レファレンス事例や特別コレクションもファイルの登録が可能ですが、ファイルの本文テキストを検索できるのは調べ方マニュアルだけです。

登録日時

参加館ID

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27

28

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参加館プロファイルデータ

使いやすいデータとは？
いろいろなルートからたどり着ける

中核的な情報付加的な情報図書館名
図書館名（略）
図書館名ヨミ
郵便番号
住所
電話番号 (1～3)
FAX番号
E-Mail（管理者）
E-Mail（コメント通知）
E-Mail（未解決事例通知）

開館情報
特色
交通アクセス 利用条件
注意事項
URL
沿革
ISIL参加館の窓口→更新・修正はこまめに！

▶

検索でヒットしやすくするために…

▶

キーワード、NDC、地名などを適切に入力

利用者を適切に想定している

データの管理情報▶

公開範囲とデータの書き方は合っている？

図書館ID
館種コード

▶

一般公開データなら…

公開レベル

システムの管理用項目

自館でしか通じない表現に注意

登録日時
最終更新日時

専門用語には解説を 難読の人名・地名等にはふりがなをより多くの人が参照しやすい情報源を記載※国立国会図書館デジタルコレクションもご活用を！
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第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会
講義資料

ユーザの種類• 一般利用者（ログイン不要）• 一般公開のデータを検索して参照できる

3• 参加館の職員（３種類のIDのどれかでログイン）

システムの機能• 検索用ID：＋一般／参加館公開のデータを検索・参照＋参加館のコミュニケーション機能• 登録用ID：＋データの登録（「自館のみ参照」のみ）• 管理用ID：＋データの管理☆データの公開範囲変更や削除が可能

31

31

32

32データの検索（簡易検索）

データの検索（詳細検索）
検索項目を指定・組み合わせて検索目的や状況に応じて検索結果を絞ることができる

検索窓にキーワードを入力：4つのデータを一度に検索
https://crd.ndl.go.jp/jp/help/crds/search.html#chap2-1-2

（例）
参考資料
「あの資料を使った事例はある？」
主題×館種「あのネタ、この館種ではどう答えてる？」
主題×質問者「小学生からの質問にどう答えてる?」

検索窓の下には、詳細検索と登録データ一覧があります

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33

34

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データの検索（テーマから探す）

データ登録：３つの方法• NDCや地名からブラウジング
特定の分野・地域の事例を調べる場合に便利！

a.ウェブフォームから手動入力
b.ファイルをアップロード

レファ協
システム

c.システムが自動で取得

市町村名を都道府県に分類

a

テキスト
ファイル

ｂ

１件ずつ登録X

A

ウェブ上のサーバーｂ
自館の図書館
システム

一括で登録

3535cｂ36366

第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会
講義資料

ウェブフォームからの登録
１

便利な機能５：複写登録
自館で登録した過去のデータを複写して、新規データを作成する機能です。

①「新規登録」をクリック① 複写したい登録済みデータの詳細画面を表示する。

② 必要な項目の入力・選択を行う② 画面上部の「複写登録」をクリックする。

③ 入力を終えたら、「登録」をクリック③ 新しい管理番号を入力し、変更の必要がある項目を修正する。
④ 最後に「登録」をクリックする。

④ 登録済みデータが表示される。修正が必要な場合は、「更新画面へ」をクリック

2※ 「管理番号」、「公開レベル」、「関連ファイル」の3項目は初期化されます。

4

3

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37

38

38

ファイルアップロード手順
１

参加館支援機能（コメント機能）• コメント機能①「アップロード」をクリック• コメントの交換で登録データをブラッシュアップ！

②「ファイルを選択」でアップロードするファイル（XMLかCSV）を選択する• 記入：データ詳細画面③他の項目も確認し「送信」をクリック

2

確認：トップ画面「コメント」④エラーがなければ翌朝に反映される。結果はメール通知が来るほか、処理予定・処理結果一覧画面で確認できる。

①登録

②閲覧

更新の場合は上書きに注意！
（管理番号で同定します）④閲覧③コメント！
！

4

参加館A⑤更新&返信

3

⑥確認！

参加館B

39

39

40

40

参加館支援機能（メール通知機能）

参加館支援機能（統計機能）• メール通知機能• 自館の登録件数・被参照数を簡単に表示• 未解決事例の登録時とコメント到着時• 統計データはダウンロードが可能（csv形式）• 未解決事例の配信はメールアドレスを登録した館のみ

参加館A• 統計機能で表示できる値

①登録
(未解決)

②通知

• 登録件数＝図書館がどれだけ活動したか？

④通知

③コメント

• 被参照数（アクセス数）、拍手数＝その活動の成果がどれだけ届いたか？

⑤更新&返信⑥通知*（参考）拍手機能 https://crd.ndl.go.jp/jp/library/handclap_2013.html

参加館B

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41

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7

第19回レファレンス協同データベース事業担当者研修会
講義資料

統計機能の表示方法
１4

2①トップ画面「統計」をクリックし取得したい条件を選択し「検索」

もっと活用、
レファ協！

②「ダウンロード」をクリックするとCSVファイルを取得※取得できるのは、前日までの数値
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43

44

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運用の方法を考える

運用の方法を考える：実践のためにあらかじめ決めておくべきこと• 受付時からレファ協に記録（※個人情報は入力不可）
例）レファレンス質問を受けた職員は、「自館のみ参照」レベルで登録•

管理番号の採番ルール•

作業フロー、職員の役割分担と使用するID•

登録・公開のポリシー•

ローカル項目などの運用方法→利用者に回答後、回答欄やその他の項目を入力→最終的に、担当責任者が登録された事例を選択し、公開レベルを変更
メリット① 状況を共有しやすい② 正確な統計③ 二度手間を削減• 他のしくみと併用
自館独自の記録から、レファ協に登録・公開する事例を選定して登録
メリット① 比較的なじみやすい

マニュアルを作っておこう！

② カスタマイズしやすい45454646

レファ協でPR：公開事例をより広く届ける

御礼状・企画協力員賞

図書館HPにレファ協リンクを掲載してみる

・御礼状
データ総登録数、年間登録数、年間アクセス件数のいずれかが一定以上に達した参加館に御礼状を送付（対象期間は1月～12月）• 各事例の固定URL• 事例一覧（赤字は参加館ID）

詳しくはこちら 令和4年度 国立国会図書館長からの御礼状送付
https://crd.ndl.go.jp/jp/library/thanks_R4.html

https://crd.ndl.go.jp/GENERAL/servlet/list.reference?id=XXXXXXX→御礼状がきっかけで取材を受けたケースも！

• 自館登録データの検索窓
https://crd.ndl.go.jp/jp/library/member.html#PR_script

・企画協力員賞
御礼状の基準には当てはまらないが貢献の大きな参加館
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講義資料

レファ協公式 X (旧Twitter) アカウント@crd_tweetで 事例やイベント情報など を日々ご紹介5▶

おわりに4949

50

50

研修を最大限に生かすためにれはっちです！

わたしもれはっちです。

ご清聴ありがとうございました。

• ワークショップで、思ったことを話してみてください• 使ったことがなかった機能を試してみてください• 今日の研修内容をどなたかに話してください

わからないこと、心配なことはいつでも事務局へお問い合わせください。

info-crd@ndl.go.jp
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