2021/4/27

長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

開催日 :2021年04月27日
講演場所:⾧崎総合科学大学 総合情報学部総合情報科 マネジメント工学コース「個」が尊重される時代のチーム活動を考える

3日目:Trelloではじめる
プロジェクト管理（実習編）
株式会社コクリエシステムズ
代表取締役社⾧/CEO:山田 努

1

目次（アジェンダ）1. 前回までのおさらい

Trelloの基本機能、Trelloによるプロジェクト管理の進め方（ワークフロー(活動流れ）

2. モデルケースで学ぶ

Trelloのプロジェクト管理（実習）3. 管理者／リーダーの確認/調整で使える
便利な機能紹介

4. 地域連携活動で得られる経験（就職でも有利）@ 2021 株式会社コクリエシステムズ2@ 2021 株式会社コクリエシステムズ1

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

前回までのおさらい• Trelloは無料で使えるチーム活動
支援ツール（プロジェクト管理）• ワークスペース、ボード、リスト、カードで「やること」管理• カード(やること)に目的/担当者/期日を決め、チーム力で推進@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

3Trelloの基本機能を理解• Trelloでプロジェクト管理する為に各機能を理解する• ボード、リスト、カードの操作・使い方を習得する@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

4@ 2021 株式会社コクリエシステムズ2

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基本機能

Trello ホーム@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

5

基本機能ボード• ボード＝プロジェクト全体
やること、流れ、共有情報のフォルダ@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

6@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

3

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基本機能

リスト
• リスト＝やることのグループ/状態
やることの進捗状態やその纏まり@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

7

基本機能

カード

• カード＝やること/情報
一つひとつのやること/情報(単位)@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

8@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

4

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基本機能

カードの基本機能• 説明:タスク説明/メモ機能
テキストの他簡易HTMLも可• 進捗遷移時のタスク概要や変化を記録する• 決定事項や活動の重要事項を追記する@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

9

基本機能

メンバー/参加• タスクの担当者
参加:自分メンバー:任意(TrelloAC)

ワークスペース、ボードメンバー@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

10@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

5

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

基本機能

ラベル• ラベル:タスク属性
優先度、作業項目など例）
左記のようにラベル編集し「ヘルプ」案件を分かりやすくしても良い。
@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

11

基本機能

チェックリスト• チェック項目の見える化
カード内の確認事項をチェックリストで見える化できる@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

12@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

6

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基本機能

期限

• タスクの期限(日時)設定
リマインダーの設定も可@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

13

基本機能添付ファイル• カードに外部情報追加可
画像、動画、URL、アプリ
連携@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

14@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

7

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基本機能

補足:フォローする• 通知機能ボード、リスト、カード単位で変更を通知させる機能@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

15

基本機能

アクティビティログ• カード(タスク)に関する操作や担当者同士の情報交換を記録する• 活動ログになる@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

16@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

8

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

基本機能

カード(タスク)の遷移• カードをリスト間で移動させることで、タスクの進捗状態を管理・共有する@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

17【重要!】 Trello プロジェクト管理 進め方
PJ管理進め方• ワークフローを考え設定する• タスクをカードに起こしていく• カードに詳細条件を加える• タスクをこなし情報共有を進める• 通知／連絡／相談／調整を繰り返す@ 2021 株式会社コクリエシステムズ18@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

9

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

実習

事前準備
• ワークフロー（チーム活動の流れ）• 雛形ボードを活用しよう• 事前に配布した「チーム別活動ボード雛形」
を使用し、実習を進めていきます@ 2021 株式会社コクリエシステムズ19

前回のポイント
PJ管理
進め方

ワークフローを考える
ワークフロー＝作業の流れ• 課題抽出（傾聴/質問）• 課題整理/解決案• 合意/やること/タスク• 実行中/作業中• 保留• 完了（＋フィードバック）@ 2021 株式会社コクリエシステムズ20@ 2021 株式会社コクリエシステムズ10

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PJ管理
進め方

ボードにリストを設定• リスト＝作業工程
ワークフロー項目を設定
WS管理者にて、ボードを事前に設定@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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実習

雛形ボードを活用しよう• ボードにメンバーを招待する

WS管理者にて、・学生・サポート のTrelloアカウント(E-Mail)を追加@ 2021 株式会社コクリエシステムズ22@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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実習

招待された側• 雛形ボードが「パーソナルボード」へ@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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実習

ワークスペースへコピー• 2021年度 地域連携活動ゼミ WSへ@ 2021 株式会社コクリエシステムズ24@ 2021 株式会社コクリエシステムズ12

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

実習

ワークスペースへコピー• 2021年度 地域連携活動ゼミ WSへ

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実習

チーム活動ボードに招待• チームメンバーをボードに招待する
チームリーダーから、・チームメンバー
・サポート のTrelloアカウント(E-Mail)を追加

26@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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実習

「招待」の留意点• 招待は一方通行で（双方必要無し）• Trelloアカウント以外指定不可
セキュリティの観点から、事前に追加メンバのTrelloアカウントを確認@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

27

実習

モデルケース• ⾧崎市北部商工会エリアのお店紹介• 課題:地元以外の顧客増加
若年層へのアピール• 期限:7月20日（活動報告日）
⾧崎市北部商工会エリア
三重・琴海・外海@ 2021 株式会社コクリエシステムズ28@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

14

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前回のポイント

やることタスクを列挙する

PJ管理進め方• 課題抽出 工程
相談者(対象)とのヒヤリング、質問から課題となる案件を列挙• テキスト記録で後の抽出が楽になる
メモ帳、テキストエディタ、Googleドキュメント、Evernote等@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

29

実習

課題抽出
• 地元以外の顧客増加
背景:エリア顧客の高齢化・人口減、県外流出、コロナ禍自粛など• 若年層へのアピール
背景:顧客層への若返り化、旅行誌に載らない「新たな楽しみ発見」など@ 2021 株式会社コクリエシステムズ30@ 2021 株式会社コクリエシステムズ15

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前回のポイント
PJ管理進め方

タスクをカードに起こす• 課題整理/解決案 工程
前工程の抽出課題からタスク(やること)をカード化する• カード名:タスク名は簡潔に例）〇〇取材、〇〇収集、〇〇調査、〇〇依頼、〇〇検討、〇〇調整、他@ 2021 株式会社コクリエシステムズ31

実習

課題整理/提案• エリア外顧客へのアピール
WebやSNS、動画を活用→その為には…
学生目線での地域取材から「同世代の共感」「新たな発見」を集め、公開する@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

32@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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実習

タスク整理
• 魅力的なお店/場所の取材→既にある情報誌/Web/SNSでヒント→公開されていないエリア/情報→目星を付けて取材
・どこへ、いつまで、どんなことを、どんなカタチで、誰に対して・合意、取材雛形、メンバ割当など@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

33

実習

タスク整理
• 魅力的情報を発信→発信メディアの選定→Web制作(VLOG、まとめサイト）→作業を分割、分担、期限
・取材班との連携（内容・期限）・動画制作チーム（手法・期限）・Web制作チーム（手法・期限）@ 2021 株式会社コクリエシステムズ34@ 2021 株式会社コクリエシステムズ17

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実習

カード作成
• 情報誌/Web/SNS 調査• 取材箇所の選定（伝えたい場所/モノ）• 取材内容の雛形化（BLOG/動画）• 〇〇店 取材
• Web制作（作業で分けても良い）• 動画制作（脚本、メンバ、撮影など）@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

35

PJ管理
進め方

カードに詳細条件を加える• 説明:タスクの内容/目標• メンバー:担当者• 期限:タスクの完了期限(通知)• ラベル:状態管理／共有• チェックリスト、添付情報など@ 2021 株式会社コクリエシステムズ36@ 2021 株式会社コクリエシステムズ18

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実習

カード作成①• タイトルオーシャンパレス取材（琴海エリア）• 期限
4月27日～5月14日 17:00 まで• やること（説明）・新しさ:非日常感
・誰に:市外、県外のお客さん
・何を:料理、絶景、心地よさ、リラックス、
ゴルフ
・推しポイント:リーズナブルな価格でプチリゾート感@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

37

実習

カード作成①@ 2021 株式会社コクリエシステムズ38@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

19

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

実習

カード作成②• 担当者（メンバー）:適材適所• チェックリスト
・非日常感が分かる 写真／動画 撮影
・料理の推し、時期・絶景の推しスポット、時期・心地よさ/リラックスの推し、限定
・ゴルフの掘り出し情報、限定・お得情報（割引、サービスなど）@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

39

実習

カード作成②@ 2021 株式会社コクリエシステムズ40@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

20

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

実習

カード作成③• 場所情報、取材ノートなど→「添付ファイル機能」• やることに関するアップデート記録→「アクティビティログ機能」
・活動状況を記録
・報告/連絡/相談/提案 記録
・追加情報、添付ファイル 記録@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

41

実習

カード作成③@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

42@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

21

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実習進捗反映• カードの進捗状況に合わせ、作業の流れ（ワークフロー）を移動@ 2021 株式会社コクリエシステムズ43

前回のポイント

タスクをこなし情報共有を進める

PJ管理進め方• やること/タスク 工程
合意が取れたタスクはここへ移動• 実行中/作業中 工程
期限に向けて前工程のタスクを減らしていく
細かな情報共有/進捗管理/ヘルプ/調整が必要なフェーズ@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

44@ 2021 株式会社コクリエシステムズ22

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

PJ管理
進め方

タスクの完了／保留• 完了 工程
作業完了したタスクはここへ移動★フィードバックに向け情報集約• 保留 工程
一時保留するタスクはここへ移動@ 2021 株式会社コクリエシステムズ45

本日のポイント
PJ管理
進め方

作業(カード)の状況把握• 管理者、リーダーはチーム活動の状況把握と調整がメイン業務(仕事)• Trelloの検索、ソート機能でチェック• メンバーとの確認、相談、調整• 状況に応じ作業分割、保留、などを判
断／指示／提案する@ 2021 株式会社コクリエシステムズ46@ 2021 株式会社コクリエシステムズ23

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便利

作業(カード)の状況把握• 検索機能「F」キー
ボード内で「F」キー
入力でカード条件の検索可能
ラベル、メンバー、期日@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

47

検索
ボックス

作業(カード)の状況把握• ボード(プロジェクト）をまたいだ
カード検索も可能
ボード内で「／」キー入力
管理者には便利!
@ 2021 株式会社コクリエシステムズ48@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

検索
ボックス

作業(カード)の状況把握• 未完了タスクを検索する条件式[全期間]@me sort:due is:open due:incomplete[1週間]@me due:week sort:due is:open due:incomplete
赤文字部を「month」＝1カ月、「day」＝1日• その他「Trello 検索」で調べると、多数の条件式紹介有り@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

49

ショートカット機能ボード(プロジェクト)切替• 複数のボード(プロジェクト)を切替える「B」
キー
その他多数のショートカット機能有り「Trello ショートカット」@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

50@ 2021 株式会社コクリエシステムズ25

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

本日のポイント
PJ管理
進め方

チーム活動を円滑に進める• チーム活動の目的設定• 作業分担／担当を明確化• Trelloで「やること」管理/共有• チームで「確認、相談、調整」• 早めのヘルプと相談でリカバリ
創意工夫で地域を元気に!
@ 2021 株式会社コクリエシステムズ51

成果物（2021年3月）@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

52@ 2021 株式会社コクリエシステムズ26

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

今後の課題:アクセス数• Google Analytics@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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今後の取り組み• ながさきとりこスタンプ
LINEを使った非接触型デジタルスタンプラリー• エリア商工事業者への提案
利用者／抽選データから「関心の高い商品・サービス」の提案/共創@ 2021 株式会社コクリエシステムズ54@ 2021 株式会社コクリエシステムズ27

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長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

質疑応答

@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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Trello スマホアプリ• ボード、リスト、カードの参照/編集/追加可能• 通知機能で期限や連絡を見逃さない• アクティビティログを参照可能
行動/連絡/情報の記録をチェック• リモート/外出先でもPJ管理可能@ 2021 株式会社コクリエシステムズ56@ 2021 株式会社コクリエシステムズ28

2021/4/27

長総大 プロジェクト管理ゼミ Day3

[個人] fb.me/ymtime[会社] fb.me/cocreasystems.inc

https://cocreasystems.com

yamada@sys.cocrea.co.jp@ 2021 株式会社コクリエシステムズ57@ 2021 株式会社コクリエシステムズ

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