独立行政法人勤労者退職金共済機構特定個人情報管理規程（平成２７年１２月２５日）
改正 平成２９年 ２月２７日
改正 平成２９年 ４月 １日
改正 平成３０年 ６月１８日
改正 平成３０年 ９月 １日
改正 平成３０年 ９月２８日
改正 令和 元年 ９月１８日
改正 令和 ４年 ７月 １日
独立行政法人勤労者退職金共済機構特定個人情報管理規程を次のように定める。
目次
第１章 総則（第１条～第２条）
第２章

個人番号を取り扱う事務の種類及び範囲並びに保有特定個人情報等の範囲（第３条）

第３章 管理体制（第４条～第１１条）
第４章 教育研修（第１２条）
第５章 総括保護管理者等の責務（第１３条～第１６条）
第６章 特定個人情報等の取得（第１７条～第２２条）
第７章 保有特定個人情報等の取扱い（第２３条～第２９条）
第８章 情報システムにおける安全の確保等（第３０条～第４４条）
第９章 情報システム室等の安全管理（第４５条～第４７条）
第１０章 保有特定個人情報等に係る業務の委託等（第４８条～第４９条）
第１１章 安全確保上の問題への対応（第５０条～第５２条）
第１２章 監査及び点検の実施（第５３条～第５５条）
第１３章 厚生労働省との連携（第５６条）
第１４章 雑則（第５７条）
附則
第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「保護法」という。
）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。
）、個人情報の保護に関する基本方針（平成１６年４月２日閣議決定）、独立行政法人等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針（平成１６年９月１４日総務省行政管理局長通知）、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等・地方公共団体等編）（平成２６年１２月１８日特定個人情報保護委員会告示第６号）その他の法令又は規程に基づき、独立行

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政法人勤労者退職金共済機構（以下「機構」という。）の保有する特定個人情報等の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の定義は、保護法第２条、第６０条、番号法第２条及び次に定めるところによる。
（１）この規程において「役職員」とは、役員及び機構が定める就業規則、労働条件の達等の適用を受ける者並びに保有特定個人情報等の取扱いに従事する派遣労働者をいう。
（２）この規程において「部」とは、独立行政法人勤労者退職金共済機構組織規程（以下「組織規程」という。
）第９条の規定により機構に置かれる部をいい、「部長」とはこれらの長をいう。
（３）この規程において「課室」とは、組織規程第９条の規定により機構に置かれる課及び室をいい、「課室長」とはこれらの長をいう。
（４）この規程において「情報システム」とは、ハードウェア、ソフトウェア、ネットワー
ク及び記録媒体で構成されるものであって、これら全体で保有特定個人情報等に係る業
務処理を行うものをいう。
（５）この規程において「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報をいう。
（６）この規程において「保有特定個人情報等」とは、機構の保有する特定個人情報等をいう。
第２章 個人番号を取り扱う事務の種類及び範囲並びに保有特定個人情報等の範囲（個人番号を取り扱う事務の種類及び範囲並びに保有特定個人情報等の範囲）
第３条

機構が個人番号を取り扱う事務の種類及び範囲、並びに当該事務において取り扱

う保有特定個人情報等の範囲は、別表第１に定めるとおりとする。
第３章 管理体制（総括保護管理者）
第４条

総務担当理事をもって総括保護管理者とし、機構における保有特定個人情報等の管理に関する規程類の整備、保有特定個人情報等の管理に関する事務の指導監督、研修等の実施その他の機構における保有特定個人情報等の管理に関する事務を統括するものとする。
（副総括保護管理者）
第５条

総務部長をもって副総括保護管理者とし、機構における保有特定個人情報等の管理に関する事務について総括保護管理者を補佐又は代理するものとする。
（情報システム保護管理者）
第６条

情報システムを保有する部の部長をもって情報システム保護管理者とし、部における情報システムを適切に管理するものとする。

2

（保護管理者）
第７条

保有特定個人情報等を取り扱う課室の課室長をもって保護管理者とし、課室における保有特定個人情報等の適切な管理を確保するものとする。
２

保有特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、情報システム保護
管理者と連携して適切な管理を確保するものとする。

（事務取扱担当者）
第８条

保有特定個人情報等を取り扱う課室において、保有特定個人情報等を取り扱う事務取扱担当者は別表第２に定めるとおりとする。
（監査責任者）
第９条 監査室長をもって、監査責任者とし、保有特定個人情報等の管理の状況について監査するものとする。
（総合窓口）
第１０条 総務課に総合窓口を置き、開示、訂正、利用停止、個人情報保護制度の案内、苦情の相談等を受け付けるものとする。
（保有特定個人情報等の適切な管理のための委員会）
第１１条

総括保護管理者は、機構における保有特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うために必要があると認めるときは、関係する役職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催するものとする。
２

前項の委員会の要綱については、別に定める。

第４章 教育研修（教育研修）
第１２条 副総括保護管理者及び保護管理者は、事務取扱担当者に対し、保有特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発
その他必要な教育研修を行うものとする。
２

副総括保護管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事

務に従事する役職員に対し、保有特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
３

副総括保護管理者は、保護管理者及び事務取扱担当者に対し、課室等の現場における保有特定個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修を行うものとする。

４

保護管理者は、事務取扱担当者に対し、保有特定個人情報等の適切な管理のために、副総括保護管理者等の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

第５章 総括保護管理者等の責務（総括保護管理者及び副総括保護管理者の責務）

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第１３条 総括保護管理者及び副総括保護管理者は、保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定めに基づき保有特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、保護管理者及び事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。
（保護管理者の責務）第１４条 保護管理者は、保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定めに基づき保有特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。
（事務取扱担当者の責務）第１５条 事務取扱担当者は、保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、副総括保護管理者、情報システム保護管理者及び保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報等を取り扱わなければならない。
（総括保護管理者等又は総括保護管理者等であった者の責務）第１６条 総括保護管理者、副総括保護管理者、保護管理者及び事務取扱担当者（以下「総括保護管理者等」という。
）又は総括保護管理者等であった者は、その業務に関して知り得た保有特定個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
第６章 特定個人情報等の取得（特定個人情報等の取得）第１７条 機構は、特定個人情報等を取得するに当たっては、適法かつ公正な手段によって行うものとする。
（特定個人情報等の利用目的）
第１８条 機構は、役職員又は第三者から取得する特定個人情報等は、第３条に規定する個
人番号を取り扱う事務を実施するために利用するものとする。
（特定個人情報等の取得時の利用目的の通知等）
第１９条 機構は、特定個人情報等を取得する場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知するものとする。また、役職員から特定個人情報を取得する場合は、利用目的を記載した書類を提示する方法によるものとする。
２ 機構は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更し、本人への通知を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報等を利用することができる。
（個人番号の提供の要求）
第２０条 機構は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は4

他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
２

役職員又は第三者が、機構からの個人番号の提供の要求又は第２２条に基づく本人確認に応じない場合、事務取扱担当者は番号法に基づく制度の意義について説明し、個人番号の提供及び本人確認に応ずるよう求めるものとする。
（特定個人情報等の収集制限）
第２１条 機構は、第３条に規定する事務を実施するために必要な範囲を超えて、役職員又は第三者から特定個人情報等を収集しないものとする。
（本人確認）
第２２条 機構は、役職員又は第三者から個人番号を取得するに当たっては、番号法第１６条に基づく本人確認の措置をとるものとする。
第７章 保有特定個人情報等の取扱い（取扱区域）
第２３条 副総括保護管理者は、保有特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、保有特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を取扱区域として明確化し、保有特定個人情報等の盗難又は紛失等を防止するための物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
（保有特定個人情報等の取扱状況の記録）
第２４条 保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、様式１（特定個人情報管理簿）を整備して、当該保有特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。ただし、情報システムについては、情報システム保護管理者において、別途記録（第３１条に係るものを除く。
）を保持することとする。
（アクセス制限）第２５条 保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定
個人情報等にアクセスする権限を有する事務取扱担当者とその権限の内容を、当該事務取扱担当者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定した上で、当該保有特定個人情報
等ごとにその名簿を様式２（アクセス権限を有する役職員及び媒体の保管場所）により副総括保護管理者に届け出なければならない。
２

アクセス権限を有しない役職員は、保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。

３ 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報等にアクセスしてはならない。
（複製等の制限）第２６条

事務取扱担当者が業務上の目的で保有特定個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有特定個人情報等の秘匿性等その5

内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い行う。このうち、保護管理者は、定例的な行為については、様式３（保有
特定個人情報等の複製、送信、外部への送付又は持出し等）又は様式３の項目を満たした
任意の書面により副総括保護管理者に届け出ることとする。また、予め指定した以外の行
為については、当該保有特定個人情報等の名称、記録項目、記録範囲、提供先、目的等を書面により示した上で保護管理者の許可を得るものとする。
（１）保有特定個人情報等の複製（２）保有特定個人情報等の送信（３）保有特定個人情報等が記録されている媒体の送付又は持出し（４）その他保有特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為（誤りの訂正等）
第２７条 事務取扱担当者は、保有特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者が指示する方法により、訂正等を行うものとする。
（媒体の管理等）
第２８条

保護管理者は、アクセス権限を有する事務取扱担当者以外の者が保有特定個人

情報等の記録されている媒体にアクセスすることがないよう、媒体ごとに適切な保管場所を定めた上で、副総括保護管理者に届け出なければならない。
２

事務取扱担当者は、保有特定個人情報等が記録されている媒体を前項で定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
３

保管場所に係る鍵の所在については、アクセス権限を有しない役職員が把握できない

よう、原則として保護管理者が管理するものとする。
（廃棄等）
第２９条

事務取扱担当者は、保有特定個人情報等又は保有特定個人情報等の記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が文書管理規程等によって定められている保存期間を超過した場合には、保護管理者が指示する方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄（以下「廃棄等」という。）を行わなければならない。
２ 事務取扱担当者は、前項により廃棄等した場合には、保護管理者に報告し、保護管理者
は廃棄等の記録を保存しなければならない。
３

廃棄等の作業を外部に委託する場合には、委託先が確実に廃棄等を行ったことについて、証明書等により確認するものとする。
第８章 情報システムにおける安全の確保等（アクセス制御）第３０条 情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等（情報システムで取り扱うものに限る。以下この章（第３７条を除く。
）において同じ。
）の秘匿性等その内容に応じて、
パスワード等（パスワード、ＩＣカード、生体情報等をいう。以下同じ。
）を使用して権6

限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
２

情報システム保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。
）するとともに、パスワード等の読取防止等の措置を講ずるものとする。

（アクセス記録）第３１条 情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録（以下「アクセス記録」という。
）を一定の期間保存するとともに、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
２ 情報システム保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
（アクセス状況の監視）
第３２条 保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定
個人情報等へのアクセス状況を監視する機能を設定するとともに、当該機能の定期的確認を行う等の必要な措置を講ずるものとする。
（管理者権限の設定）
第３３条 保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
（外部からの不正アクセス防止）第３４条

情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う情報システムへの

外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
（不正プログラムによる漏えいの防止）第３５条

情報システム保護管理者は、不正プログラムによる保有特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。
）を講ずるものとする。
（情報システムにおける保有特定個人情報等の処理）
第３６条 事務取扱担当者は、保有特定個人情報等について、一時的に加工等の処理を行う
ため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
２ 保護管理者は、当該保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の7

実施状況を重点的に確認するものとする。
（暗号化）
第３７条 情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
２

事務取扱担当者は、これを踏まえ、その処理する保有特定個人情報等について、当該保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。

（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）
第３８条 保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定
個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、ＵＳＢメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。
）等の必要な措置を講ずるものとする。
（端末の限定）第３９条 情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。
（端末の盗難防止等）
第４０条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、必要に応じて端末の固定を行うとともに部又は課室の出入口の施錠を徹底するものとする。
２

事務取扱担当者は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

（第三者の閲覧禁止）
第４１条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、スクリーンセーバーのパスワード管理や使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
（入力情報の照合等）
第４２条 役職員は、事務処理マニュアルに基づき、情報システムで取り扱う保有特定個人
情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報等との照合を行うものとする。
（バックアップ）
第４３条 情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、原本と分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
（情報システム設計書等の管理）第４４条 情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等に係る情報システムの設計書、

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構成図等の文書について外部に知られることがないよう、鍵付き書庫に保管するとともに、その複製等については、第２６条の規定を準用する。
第９章 情報システム室等の安全管理（管理区域）
第４５条

情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う情報システムを管理する区域を管理区域として明確にし、入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等の措置を講ずるものとする。
（入退安全管理）第４６条

情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域（以下「情報システム室等」という。）に立ち入る権限を有する者を限定するとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の役職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の徹底を行うものとする。
２

情報システム保護管理者は、保有特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設（第４項において「保管施設」という。）を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずるものとする。
３

情報システム保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限の措置を講ずるものとする。

４

情報システム保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能の設定、パスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。）、パスワード等の読取防止等の措置を講ずるものとする。

（情報システムの管理）
第４７条 情報システム保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置のうちいずれかの措置を講ずるものとする。
２ 情報システム保護管理者は、災害等に備え、必要に応じて情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第１０章 保有特定個人情報等に係る業務の委託等（保有特定個人情報の提供）
第４８条

保護管理者は、番号法第１９条の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有特定個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。
２

保護管理者は、番号法第１９条の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有特定個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があ9ると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求をするものとする。
３

保護管理者は、番号法第１９条の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有特定個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前２項に規定する措置を講ずるものとする。
（業務の委託等）
第４９条

保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しないものを選定することがないよう、プライバシーマー
ク取得（予定を含む。
）企業（組合等を含む。
）、又は機構と同等以上の個人情報の保護に関する措置を講じているなど理事長が適当と認める企業（組合等を含む。
）に限定することとする。
２

保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体
制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認した上で契約を締結しなければならない。

（１）特定個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務（２）再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成１７年法律第８６号）第２条第１項第２号に規定する子会社をいう。
）である場合も含む。本号及び第５項において同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項（３）特定個人情報等の複製等の制限に関する事項（４）特定個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項（５）委託終了時における特定個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項（６）違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項（７）事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止に関する事項（８）従事者に対する監督・教育に関する事項（９）契約内容の遵守状況について報告を求める事項
３

保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
４

保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有特定個人情報等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や特定個人情報等の管理の状況について、少なくとも年１回以上、原則として実地検査等を行い、確認することとする。
５

委託先において、保有特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第２項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、必要に応じ委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施することができる。保有特定個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
６ 保有特定個人情報を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスク10を低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有特定個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。
第１１章 安全確保上の問題への対応（本規程等に違反している事実等の報告及び再発防止措置）
第５０条 保有特定個人情報等の取扱いに関し、本規程又は保護法、番号法その他の法令又は規程に違反している事実又は兆候を認識した場合に、その事実等を認識した役職員は、直ちに当該保有特定個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
２

保護管理者は、報告された事項に関する事実関係の調査を行うものとする。調査の結果、不正行為が明らかになった場合には、機構は速やかに是正措置及び再発防止措置を講じなければならない。

３

第１項及び前項の規定にかかわらず、保護管理者が不明である場合、保護管理者によってなされている場合、発生した事案が特に重大であると考えられる場合等にあっては、役
職員は直ちに理事長、総括保護管理者、副総括保護管理者及び監査責任者に当該事実等について報告するものとする。この場合、副総括保護管理者は当該保有特定個人情報等を管理する保護管理者に対し、報告された事項に関する前項の措置を行うよう指示するものとする。
（安全確保の上で問題となる事案の報告及び再発防止措置）
第５１条

保有特定個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した役職員は、直ちに当該保有
特定個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
２

保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のＬＡＮケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う（役職員に行わせることを含む。
）ものとする。
３ 保護管理者は、発生した事案の内容、経緯、被害状況等を調査し、副総括保護管理者に報告しなければならない。副総括保護管理者は、発生した事案が特に重大であると認める
場合には、直ちに総括保護管理者及び理事長に当該事案について報告しなければならない。
４ 第１項から前項までの規定にかかわらず、保護管理者が不明である場合、保護管理者が不在である等緊急の対応が必要な場合、発生した事案が特に重大であると考えられる場
合等にあっては、役職員は直ちに理事長、総括保護管理者及び副総括保護管理者に当該事案について報告するものとする。
５

保護管理者は、発生した事案の原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。

（報告等）
第５２条 総括保護管理者は、発生した事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防11

止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報等の本人への対応等の措置を講じなければならない。
２

総括保護管理者は、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに厚生労働省
及び個人情報保護委員会に情報提供を行うものとする。

第１２章 監査及び点検の実施（監査）第５３条 監査責任者は、保有特定個人情報等の適切な管理を検証するため、第３章から前章までに規定する措置の状況を含む機構における保有特定個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査を含む。以下同じ。
）を行い、その結果を理事長及び総括保護管理者に報告するものとする。
（点検）第５４条 保護管理者は、各課室等における保有特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（評価及び見直し）
第５５条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直しを行うものとする。
第１３章 厚生労働省との連携（厚生労働省との連携）
第５６条 機構は、個人情報の保護に関する基本方針（平成１６年４月２日閣議決定）の４を踏まえ、厚生労働省と緊密に連携して、保有特定個人情報等の適切な管理を行うものとする。
第１４章 雑則（その他の必要事項）
第５７条

この規程に定めるもののほか、機構の保有特定個人情報等の管理に必要な事項については理事長が別に定める。
附 則
この規程は、平成２７年１２月２５日から実施する。
この規程は、平成２９年 ２月２７日から実施する。
この規程は、平成２９年 ４月 １日から実施する。
この規程は、平成３０年 ６月１８日から実施する。
この規程は、平成３０年 ９月 １日から実施する。
この規程は、平成３０年 ９月２８日から実施する。

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この規程は、令和 元年 ９月１８日から実施する。
この規程は、令和 ４年 ７月 １日から実施し、同年４月１日から適用する。
別表第１
機構が個人番号を取り扱う事務の種類及び範囲、並びに当該事務において取り扱う特定個人情報等の範囲（第３条関係）
１．派遣労働者を除く役職員（扶養家族を含む。以下この項において同じ。
）及び当該役職
員以外の個人に係る事務（中小企業退職金共済法（昭和３４年法律第１６０号）による退職金、解約手当金又は差額（以下「退職金等」という。
）の支給に関するもの（以下「退職金共済事業に関する事務」という。）を除く。）
事務の種類

事務の範囲

事務において取り扱う特定個人情報等の範囲個人番号関係事務①

給与所得・退職所得の源泉①

徴収票作成事務②

事務を実施するに当たり、派遣労働者を除く役職員又は扶養控除等（異動）申告書及当該役職員の被扶養配偶者若び給与所得者の保険料控除申しくは第三者から接受する本告書兼給与所得者の配偶者特人確認書類（個人番号カード、別申告書の取扱事務

通知カード、身元確認書類等）③

及びこれらの写し

退職所得の受給に関する申②

告書の取扱事務

機構が税務署、地方公共団

財産形成住宅貯蓄、財産形

体等に提出するために作成し成年金貯蓄に関する申告書、た法定調書及びこれらの控え④

届出書及び申込書の取扱事務⑤

雇用保険法（昭和４９年法
律第１１６号）に基づく被保険者資格に係る届出事務並びに雇用継続給付に係る賃金月額証明書作成及び支給申請事
務⑥

労働者災害補償保険法（昭和２２年法律第５０号）に基づく保険給付請求に係る事務⑦

健康保険法（大正１１年法
律第７０号）及び厚生年金保険法（昭和２９年法律第１１５号）に基づく被保険者資格に係る届出事務⑧

健康保険法に基づく保険給付の支給申請事務

13③

その他、事務を実施するために必要とされる特定個人情報

⑨

国民年金第３号被保険者（国民年金法（昭和３４年法
律第１４１号）第７条第１項第３号で規定するものをいう。以下同じ。
）に係る届出事務⑩

報酬・料金等の支払調書作

成事務⑪

確定給付企業年金法（平成１３年法律第５０号）及び確定拠出年金法（平成１３年法律第８８号）に基づく給付の支給に関する事務
２．退職金共済事業に関する事務
事務の種類

事務の範囲

事務において取り扱う特定個人情報等の範囲（１）
個人番号関係事務

所得税法、相続税法その他の①事務を実施するに当たり、法令に基づく退職金等の法定調請求者（被共済者又はその遺書作成事務

族等）から接受する本人確認
書類（個人番号カード、通知カ
ード、身元確認書類等）及びこれらの写し②

機構が税務署、地方公共団
体等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え③

機構が請求者から接受する退職金等の請求書④

その他、事務を実施するために必要とされる特定個人情報（２）
個人番号利用事務① 退職金等の支給を受ける権① 中退共事業において、共済契利に係る請求等（請求、申出、約者から接受する被共済者

届出又は報告をいう。以下同

退職届じ。
）の受理、その請求等に係② 請求者から接受する退職金

る事実についての審査又は等の請求書並びに本人確認

その請求等に対する応答に書類及びこれらの写し関する事務③ 中退共事業における退職金② 退職金等の支給に関する事
務

未請求者対策、特退共事業における長期未更新者対策そ14

③ 中小企業退職金共済法第２の他の事務を実施するため

１条（同法第５１条においてに地方公共団体情報システ

準用する場合を含む。）によ

ム機構から提供を受ける情る退職金等の返還に関する報（住所、氏名、年齢、生年事務

月日、個人番号等）④ その他、事務を実施するために必要とされる特定個人情報

別表第２
保護管理者及び事務取扱担当者一覧（第８条関係）
事務の名称

保護管理者

事務取扱担当者

別表第１の１．に規定する事務

総務部人事課長

総務部人事課職員（嘱
託職員等非常勤職員
及び派遣労働者を含む。以下他課室の職員についても同じ。）

別表第１の２．

本人確認書類等、個人 総務部総務課長（相談総務部総務課職員（相（１）に規定す

番号が記された書類センターで直接受け談センターで直接受る事務の接受に係るもの（郵 付けたものについてけ付けたものについ（中退共事業に便局からの書類の接は事業推進部相談セては相談センター室

係るもの）

受から各部への配布

ンター室長）

職員）まで）
本人確認書類等、個人 給付業務部給付第１給付業務部給付第１

番号が記された書類

課長及び給付第２課

課及び給付第２課職を用いて行う退職金長（担当地域により分員（担当地域により分等請求書の審査に係

掌）

掌）

るもの
退職金等請求書の審 給付業務部給付推進

給付業務部給付推進

査後、システム管理部 管理課長

管理課職員

システム運用課への回付に係るもの
本人確認書類等、個人 システム管理部シスシステム管理部シス

番号が記された書類

テム運用課職員

テム運用課長を用いて法定調書の作成を行うもののうち、情報システムへの入力に係るもの（給付
業務部給付推進管理課への回付まで）

15

税務署、地方公共団体 給付業務部給付推進

給付業務部給付推進等に提出する法定調 管理課長（税務署）管理課職員（税務署）書の作成、提出及び保 給付業務部特殊審査

給付業務部特殊審査

存に係るもの課長（地方公共団体

課職員（地方公共団体

等）

等）

本人確認書類等、個人 給付業務部給付第１給付業務部給付第１

番号が記された書類 課長及び給付第２課課及び給付第２課職の保存及び削除・廃棄 長（担当地域により分員（担当地域により分

に係るもの

掌）

掌）

その他、別表第１の システム管理部シスシステム管理部シス２．
（１）に規定する事 テム企画課長及び事テム企画課職員及び務に係るもの務の種類に応じて中事務の種類に応じて小企業退職金共済事

中小企業退職金共済業本部長が指名する事業本部長が指名す者

る者

別表第１の２．

本人確認書類等、個人 総務部総務課長（１）に規定す

番号が記された書類る事務（建退共の接受に係るもの（郵事業、清退共事

便局からの書類の接業又は林退共事

受から各部への配布業に係るもの）まで）

総務部総務課職員

その他、別表第１の 建設業事業部業務課

建設業事業部業務課

２．
（１）に規定する事 長（建退共事業）

職員（建退共事業）

務に係るもの清酒製造業・林業事業

清酒製造業・林業事業部事業運営課長（清退部事業運営課職員（清共事業、林退共事業） 退共事業、林退共事
システム管理部シス業）システム管理部シテム管理室長ステム管理室職員

別表第１の２．

被共済者退職届、退職 総務部総務課長（相談総務部総務課職員（相（２）に規定す金等の請求書、本人確センターで直接受け談センターで直接受る事務

認書類等、個人番号が付けたものについてけ付けたものについ（中退共事業に記された書類の接受は事業推進部相談セては相談センター室係るもの）に係るもの（郵便局かンター室長）

職員）

らの書類の接受から各部への配布まで）
被共済者退職届の審 契約業務部保全課長

契約業務部保全課職査、及び審査後作成す

員

る個人番号連絡票のシステム管理部シス
テム運用課への回付

16に係るもの
個人番号連絡票の情システム管理部シスシステム管理部シス報システムの入力及テム運用課長

テム運用課職員

契約業務部保全課長

契約業務部保全課職

び入力後の個人番号
連絡票の保存及び削除・廃棄に係るもの
被共済者退職届の保存及び削除・廃棄に係員

るもの
本人確認書類等、個人 給付業務部給付第１給付業務部給付第１

番号が記された書類

課長及び給付第２課

課及び給付第２課職を用いて行う退職金長（担当地域により分員（担当地域により分等請求書の審査に係

掌）

掌）

るもの
退職金等請求書の審 給付業務部給付推進

給付業務部給付推進

査後、システム管理部 管理課長

管理課職員

システム運用課への回付に係るもの
本人確認書類等、個人 システム管理部シスシステム管理部シス

番号が記された書類 テム運用課長

テム運用課職員を用いた情報システ
ムへの入力及び個人
番号連絡票により入力したデータとの突合、一致したデータの削除に係るもの
住民基本台帳ネット 総務部総務課長

総務部総務課職員

ワークの情報提供サーバ等の機器等が設置された事務室の管理に係るもの地方公共団体情報シ システム管理部シスシステム管理部シス

ステム機構（以下「シ テム運用課長

テム運用課職員

ステム機構」という。） 給付業務部給付推進

給付業務部給付推進へ照会するため４情 管理課長

管理課職員報等（住所、氏名、性別、生年月日、個人番号）の作成及び暗号化に係るもの
暗号化した情報のシ 給付業務部給付推進

17

給付業務部給付推進

ステム機構への運搬 管理課長

管理課職員

及びシステム機構から提供を受けた情報（住所、氏名、性別、生年月日、個人番号等）の機構への運搬に係るもの
システム機構から提 給付業務部給付推進

給付業務部給付推進供を受けた情報の復 管理課長

管理課職員

号化、削除・廃棄等に係るもの
その他、別表第１の システム管理部シスシステム管理部シス２．
（２）に規定する事 テム企画課長及び事テム企画課職員及び務に係るもの務の種類に応じて中事務の種類に応じて小企業退職金共済事

中小企業退職金共済業本部長が指名する事業本部長が指名す者

る者

別表第１の２．

住民基本台帳ネット 総務部総務課長（２）に規定す

ワークの情報提供サる事務ーバ等の機器等が設（建退共事業、置された事務室の管清退共事業及び理に係るもの

林退共事業に係

その他、別表第１の 建設業事業部履行調

るもの）

２．
（２）に規定する事 査課長（建退共事業） 査課職員（建退共事
務に係るもの総務部総務課職員

建設業事業部履行調

清酒製造業・林業事業

業）

部事業管理課長（清退

清酒製造業・林業事業

共事業、林退共事業） 部事業管理課職員（清退共事業、林退共事業）

18