厚生労働省行政文書管理規則
運用マニュアル※

このマニュアルは、「行政文書の管理に関するガイドライン」（平成23年４月１日

府公第48号内閣総理大臣通知、平成24年6月29日府公第136号内閣総理大臣一部改正通知別添）を基に、厚生労働省行政文書管理規則（平成23年厚生労働省訓第20号）の内容に則して作成したものである。

厚生労働省大臣官房長
平成３０年４月９日

厚生労働省行政文書管理規則
目次
第１章

総則（第１条・第２条）

第２章

管理体制（第３条―第９条）

第３章

作成（第10条―第12条）

第４章

整理（第13条―第15条）

第５章

保存（第16条―第18条）

第６章

行政文書ファイル管理簿（第19条・第20条）

第７章

移管、廃棄又は保存期間の延長（第21条―第23条）

第８章

点検、監査及び管理状況の報告等（第24条―第26条）

第９章

研修（第27条・第28条）

第10章

公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理（第29条・第30条）

第11章

補則（第31条）

附則○

公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「法」という。）第１条に規定されているとおり、国の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等は、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであり、このような公文書等の管理を適切に行うことにより、行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、国の有するその諸活動を
現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにする必要がある。
○

このような法の目的を踏まえ、法第10条第１項の規定に基づく行政文書の管理に関する定めとして、厚生労働省行政文書管理規則（平成23年厚生労働省訓第20号。
以下「管理規則」という。）が設けられた。
○

本マニュアルにおいては、第１章から第11章までの規則の規定を示すとともに、留意事項として当該規定の趣旨・意義や職員が文書管理を行う際の実務上の留意点
について、記している。
○

また、管理規則の運用に当たっては、職員一人ひとりが、本マニュアルの内容を十分に理解し、その趣旨を踏まえた適切な運用が図られるよう、各々の組織体制やオフィスのファイリング用具、事務机、キャビネット、書棚、書庫の状況等も踏まえ、創意工夫することが必要である。

-1-

第１章

総則

（目的）
第１条

この訓令は、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「法」という。）第10条第１項の規定に基づき、厚生労働省における行政文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条

この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
一｢行政文書｣とは、厚生労働省の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、厚生労働省の職員が組織的に用いるものとして、厚生労働省が保有しているものをいう。ただし、法第２条第４項各号に掲げるものを除く。
二｢行政文書ファイル等｣とは、厚生労働省における能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する行政文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「行政文書ファイル」という。）及び単独で管理している行政文書をいう。
三｢行政文書ファイル管理簿｣とは、厚生労働省における行政文書ファイル等の管理を適切に行うために、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
四「移管・廃棄簿」とは、厚生労働省の行政文書ファイル等を、法第２条第３項第１号に規定する独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）に移管し、又は廃棄した場合に、その名称及び移管日又は廃棄日その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
五「部局」とは、本省に置かれる大臣官房、局並びに大臣官房及び局に置かれる部、施設等機関並びに地方支分部局をいう。この場合において、人材開発統括官及び政策統括官は、その分掌する事務について局とみなす。
六「標準文書保存期間基準」（以下「保存期間表」という。）とは、職員が適切に行政文書ファイル等の保存期間を設定できるように定められた基準をいう。
七｢文書管理システム｣とは、総務省が文書管理業務の業務・システム最適化

計画（平成19年４月13日各府省情報化統括責任者（CIO）連絡会議決定）に基づき整備した政府全体で利用可能な一元的な文書管理システムをいう。

-2-

＜目的・定義＞（管理規則第１条、第２条）○

第１条において、管理規則が、法第10条第１項に基づく「行政文書の管理に関する定め」であることを明らかにしている。
○

第２条において、法の定義規定等に従い、管理規則で用いる用語の定義を行う。

○

どのような文書が「組織的に用いるもの」として行政文書に該当するかについては、文書の作成又は取得の状況、当該文書の利用の状況、その保存又は廃棄の状況などを総合的に考慮して実質的に判断する必要がある。

○｢行政文書ファイル等｣とは、行政文書ファイル（相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物にまとめたもの）及び単独で管理している行政文書を指す。

（参考）○公文書等の管理に関する法律
第十条

行政機関の長は、行政文書の管理が第四条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、行政文書の管理に関する定め（以下「行政文書管理規則」という。）を設けなければならない。
２～４

（略）

-3-

第２章

管理体制

（総括文書管理者）
第３条

厚生労働省に総括文書管理者１人を置く。

２

総括文書管理者は、官房長をもって充てる。

３

総括文書管理者は、次の各号に掲げる事務を行うものとする。

一行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

二

行政文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施

三

行政文書の管理に関する研修の実施

四

組織の新設、改正及び廃止に伴う必要な措置の実施

五行政文書ファイル保存要領その他のこの訓令の施行に関し必要な細則の整

備六その他行政文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条

厚生労働省に副総括文書管理者１人を置く。

２

副総括文書管理者は、大臣官房総務課長をもって充てる。

３

副総括文書管理者は、前条第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（主任文書管理者）
第５条

各部局（大臣官房を除く。第３項において同じ。）に主任文書管理者を置く。
２

主任文書管理者は、総括文書管理者が指名した者とする。

３

主任文書管理者は、部局における、この訓令に規定する行政文書の管理に関する事務を総括するものとする。
（文書管理者）
第６条

総括文書管理者は、所掌事務に関する行政文書管理の実施責任者として、

文書管理者を指名する。
２

文書管理者は、その管理する行政文書について、次に掲げる事務を行うもの

とする。
一

保存

二

保存期間が満了したときの措置の設定

三

行政文書ファイル管理簿への記載

四

移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等

五

管理状況の点検等

六

保存期間表の作成

七

行政文書の作成、整理その他の行政文書の管理に関する職員の指導（監査責任者）-4-

（文書管理担当者）
第７条
２

文書管理者は、その事務を補佐する者として、文書管理担当者を指名する。

文書管理者は、文書管理担当者を指名したときは、速やかに、その氏名、役職等を総括文書管理者に報告しなければならない。

第８条

厚生労働省に監査責任者１人を置く。

２

監査責任者は、大臣官房総務課長をもって充てる。

３

監査責任者は、行政文書の管理の状況について監査を行うものとする。

４

監査責任者は、必要に応じて監査担当者を指名し、前項の監査を補助させることができる。
（職員の責務）
第９条

職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び訓令等並びに総括文書

管理者、副総括文書管理者、主任文書管理者、文書管理者及び文書管理担当者の指示に従い、行政文書を適正に管理しなければならない。

＜管理体制の意義＞○

文書管理は、厚生労働省内の各々の組織の所掌事務の一環として行われるため、事務体制と同様の体制により行われることが基本であるが、管理規則に基づく各々の事務に係る管理体制を明確にすることにより、適正な文書管理を確保しようとするものである。
＜総括文書管理者＞（管理規則第３条）○「総括文書管理者」は、法第２条で定める行政機関単位で設置する（厚生労働省

全体で１人設置する）こととされており、厚生労働大臣を補佐し、厚生労働省全体を総括する立場で文書管理に当たる者として、官房長を充てることとしている。
○「総括文書管理者」は、厚生労働省の文書管理を総括する立場から、行政文書フ

ァイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製、行政文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施、行政文書の管理に関する研修の実施、組織の新設・改正
・廃止に伴う必要な措置、行政文書ファイル保存要領その他この訓令の施行に関し必要となる細則の整備等を行う。
（参考）○公文書等の管理に関する法律
第二条

この法律において「行政機関」とは、次に掲げる機関をいう。

一・二
三

（略）

国家行政組織法（昭和二十三年法律第百二十号）第三条第二項に規定する機関（第五号の政令で定める機関が置かれる機関にあっては、当該政令で定める機関を除
く。）

四～六

（略）

-5-

＜副総括文書管理者＞（管理規則第４条）○「副総括文書管理者」は、厚生労働省全体の文書管理を総括する総括文書管理者を補佐する。
○「副総括文書管理者」は、大臣官房総務課長をもって充てることとしている。

＜主任文書管理者＞（管理規則第５条）
各部局における適切な文書管理を確保する観点から、各部局における文書管理実○務を総括する者として、主任文書管理者を置くこととしている。
○

主任文書管理者は、総括文書管理者が指名した者であり、具体的には別紙１のとおりである。
＜文書管理者＞（管理規則第６条）○

行政文書の管理に関する責任の所在を明確にし、適正な文書管理を確保するため、文書管理の実施責任者として、「文書管理者」を指名する。
本省においては、厚生労働省文書取扱規則（平成23年厚生労働省訓第21号。以下「取扱規則」という。）第２条第２項、同条第６項及び同条第８項に規定する課長とする。
また、 施設等機関及び地方支分部局においては、各機関における課室長とする。

各厚生事務所、労働基準監督署、公共職業安定所における文書管理者は、各機関の長とする。
具体的には別紙２のとおりである。

○

総括文書管理者は、組織の新設・改正・廃止等に応じて、適正な文書管理を確保する観点から、文書管理者の指名について見直す。
＜文書管理担当者＞（管理規則第７条）○

文書の作成、正確性の確保、保存等の文書管理の各段階で生じる文書管理者による確認等の事務を効率的に実施するため、その内容に応じて、文書管理者の実務的な補佐体
制を置く。

○

文書管理者は、文書管理者による確認の趣旨を適切に実現する観点から、確認すべき
行政文書の内容を把握しうる者（原則として補佐級の職員）を「文書管理担当者」として指名する。

○

文書管理担当者は、文書管理の各段階で生じる確認のほか、管理規則第６条第２項各号に掲げる事務について、文書管理者を補佐する。

＜監査責任者＞（管理規則第８条）○「監査責任者」は、文書管理に関するコンプライアンスを確保するため、各文書管理者における法令及び訓令等の遵守状況を把握し改善を図るための監査を実施す
る。

-6-

○

「監査責任者」には、大臣官房総務課長を充てることとしている。

○「監査責任者」は、監査責任者としての立場で監査を企画・実施し、総括文書管理者に監査結果を報告する。
○

また、施設等機関及び地方支分部局において適正な監査を確保する観点から、これらの機関に監査担当者を置き、各機関における監査を実施させることとする。
○

監査担当者は、各機関における文書管理を総括する部署の課長クラスとし、具体的には別紙３のとおりである。
＜職員の責務＞（管理規則第９条）○

全ての職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令等並びに総括文書管理者、副

総括文書管理者、主任文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書を適正に管理しなければならない。
○

行政文書ファイル等は、必要な作業終了後は、書棚（キャビネット、スライダッ

クス、書架）などの所定の場所に保管することとし、個人の机の上下に放置したり、脇机の引き出し等に収納してはならない。特に、行政文書ファイル等の個人管理は、紛失や誤廃棄、情報の漏えい等の原因になることから、決して行わないこと。
＜その他＞○

各課室の文書整理担当者（文書整理事務を総括する担当者、総務担当係長等）は、文書管理者及び文書管理担当者を補助し、課室内の適正な文書管理を確保するため、指導、助言を行うものとする。

○

なお、国家公務員法（昭和22年法律第120号）第82条において、法令や職務上の義務に違反したり職務を怠った場合の懲戒処分について規定されており、また、刑法（明治40年法律第45号）第258条において、公用文書等毀棄罪が規定されている。
このようなことを踏まえ、職員は文書管理を行う必要がある。

-7-

第３章

作成

（文書主義の原則）
第10条

職員は、文書管理者及び文書管理担当者の指示に従い、法第４条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、厚生労働省における経緯も含
めた意思決定に至る過程並びに厚生労働省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場
合を除き、文書を作成しなければならない。
（別表第１の業務に係る文書作成）
第11条

職員は、別表第１に掲げられた業務について文書を作成するときは、当該業務の経緯に応じ、同表の行政文書の類型を参酌するものとする。
２

職員は、前条の文書主義の原則に基づき、別表第１に掲げる事項に関する業務に係る政策立案並びに事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等（職員と職員以外の者との折衝等を含む。以下「打合せ等」という。）の記録については、文書を作成するものとする。

（適切かつ効率的な文書作成）
第12条

文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。
この場合において、当該文書の作成に関し、部局長等の上位の職員から指示があったときは、当該職員の確認も経るものとする。
２

職員と職員以外の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、当該打合せ等に出席した当該職員による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等に出席した
当該職員以外の者（以下「相手方」という。）の発言部分等についても、当該相手方による確認を経ること等により、正確性の確保を期するものとする。この場合において、相手方の発言部分等について記録を確定し難いときは、その旨を判別できるように記載するものとする。

３

文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料その他の情報については、

電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
４

文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成22年内閣告示第２号）、現代仮

名遣い（昭和61年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい
用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

＜文書主義の原則＞（管理規則第10条）○

行政機関の意思決定及び事務事業の実績に関する文書主義については、行政機関の諸活動における正確性の確保、責任の明確化等の観点から重要であり、行政の適正かつ効率的な運営にとって必要である。

-8-このため、法第４条に基づき、管理規則第10条において、厚生労働省の意思決定及び事務事業の実績に関する文書主義の原則を明確にしている。これに基づき作成された文書は｢行政文書｣となる。
（参考）○公文書等の管理に関する法律
第四条

行政機関の職員は、第一条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他の事項について、文書を作成しなければならない。
一

法令の制定又は改廃及びその経緯

二前号に定めるもののほか、閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議（これらに準ずるものを含む。）の決定又は了解及びその経緯

三

複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯○

四個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯

五

職員の人事に関する事項「意思決定に関する文書作成」については、①法第４条に基づき必要な意思決定に至る経緯・過程に関する文書が作成されるとともに、②最終的には厚生労働省としての意思決定の権限を有する者が文書に押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を厚生労働省の意思として決定することが必要である。
このように厚生労働省の意思決定に当たっては文書を作成して行うことが原則であるが、当該意思決定と同時に文書を作成することが困難であるときは、事後に文書を作成することが必要である。
○

例えば、法令の制定や閣議案件については、最終的には厚生労働大臣が決定する

が、その立案経緯・過程に応じ、最終的な決定内容のみならず、主管局長や主管課長における経緯・過程について、文書を作成することが必要である。
また、法第４条第３号で「複数の行政機関による申合せ・・・及びその経緯」の作成義務が定められているが、各行政機関に事務を分担管理させている我が国の行政システムにおいて、行政機関間でなされた協議を外部から事後的に検証できるよ
うにすることが必要であることから、当該申合せに関し、実際に協議を行った職員の役職にかかわらず、文書の作成が必要である。
○

このほか、管理規則別表第１（別紙４参照）に掲げられた業務や意思決定にかかわる
打合せ等については、意思決定過程を保存する観点から、省、局、課等の節目の段階での検討に用いた資料に日付及び検討者名を付記し保存する、又は必要に応じて経緯を記したメモを作成し保存するなどの方法により、経緯に関する文書を作成・保存する必要がある。

○「事務及び事業の実績に関する文書作成」については、厚生労働省の諸活動の成-9-果である事務及び事業の実績を適当と認める段階で文書化することが必要である。
例えば、同一日に同一人から断続的に行われた相談への対応について、最後の相談が終了した後に文書を作成することなどが考えられる。
○

厚生労働省の職員は、当該職員に割り当てられた事務を遂行する立場で、法第４条の作成義務を果たす。本作成義務を果たすに際しては、①法第１条の目的の達成に資するため、厚生労働省における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに厚生労働省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるようにす
ること、②処理に係る事案が軽微なものである場合を除くことについて、適切に判断する必要がある。
○

各職員が、文書作成に関し上記の判断を適切に行うことができるよう、日常的な文書管理の実施についての実質的な責任者である文書管理者は、法第１条の目的が達成できるよう、個々の文書の作成について、職員に日常的に指示する必要がある。
○「処理に係る事案が軽微なものである場合」は、法第１条の目的を踏まえ、厳格かつ限定的に解される必要がある。すなわち、事後に確認が必要とされるものではなく、文書を作成しなくとも職務上支障が生じず、かつ当該事案が歴史的価値を有さないような場合であり、例えば、所掌事務に関する単なる照会・問い合わせに対する応答、厚生労働省内部における日常的業務の連絡・打合せなどが考えられる。
当該事案が政策判断や国民の権利義務に影響を及ぼすような場合は含まれない。
○

職員が自己の執務の便宜のために保有している写し（正本・原本は別途管理）は行政文書には当たらないが、このような個人的な執務の参考資料（個人文書）は必
要最小限のものとすべきである。
このとき、個人文書用のファイリング用具（パイプファイル、紙フォルダ、バインダー、ファイルボックスなどの用具をいう。以下同じ。）に綴り、脇机の引き出しに保菅するなど、他の行政文書と混ざらないよう明確に区別すること。
○

職員が起案の下書きをしている段階のメモも、一般的には行政文書には当たらな

いが、当該メモに厚生労働省における法律立案の基礎となった国政上の重要な事項に係る意思決定が記録されている場合などについては、行政文書として適切に保存すべきである。
○

一般的には職員の個人的な手紙や個人的にツイッターで発信した内容が記録された媒体が、直ちに行政文書に当たるとはいえない。もっとも、例えば、ツイッターの記載内容について、厚生労働省において起案し、厚生労働省のパソコンから送信するなど当該行政機関の組織的な広報活動として、ツイッターを用いている場合などは、当該ツイッターの内容について、適切な媒体により行政文書として適切に保存することが必要である。
○

例えば、他の行政機関に対する連絡、審議会等や懇談会等のメンバーに対する連絡を電子メールを用いて行った場合は、当該電子メールの内容について、適切な媒- 10 -

体により行政文書として適切に保存することが必要である。
＜別表第１の業務に係る文書作成＞（管理規則第11条）○

公文書等の管理に関する法律施行令（平成22年政令第250号。以下「施行令」という。）別表においては、一連の業務プロセスに係る文書が同一の保存期間で保存されるよう、法第４条各号により作成が義務付けられている文書など各行政機関に共通する業務等に関し、当該業務プロセスに係る文書を類型化（管理規則別表第１において具体例を記載）した上で、その保存期間基準を定めている。
管理規則第11条では、管理規則別表第１（別紙４参照。）に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の行政文書の類型を参酌（併せて、文書管理者が作成する標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」という。）を参酌。当該業務の経緯に応じて、同表に列挙された行政文書の類型が当てはまらない場合もあり得ることから「参酌」としている。）して、文書を作成することを明確にしている。
なお、審議会等や懇談会等については、法第１条の目的の達成に資するため、当○該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、開催日時、開催
場所、出席者、議題、発言者及び発言内容を記載した議事の記録を作成するものとする。
＜国務大臣を構成員とする会議又は省議における議事の記録の作成＞○

国務大臣を構成員とする会議又は省議については、法第１条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、開催
日時、開催場所、出席者、議題、発言者及び発言内容を記載した議事の記録を作成するものとする。
＜歴史的緊急事態に対応する会議等における記録の作成の確保＞○

国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大きく政府全体として対応し、その教訓が将来に生かされるようなもののうち、国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態（以下「歴史的緊急事態」という。）に政府全体として対応する会議その他の会合（第３章及び第８章の留意事項において「会議等」という。）については、将来の教訓として極めて重要であり、以下のとおり、会議等の性格に応じて記録を作成するものとされている。
なお、個別の事態が歴史的緊急事態に該当するか否かについては、公文書管理を担当する大臣が閣議等の場で了解を得て判断することとされている。
①

政策の決定又は了解を行う会議等- 11 -

国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態に政府全体として対応するため、政策の決定又は了解を行う会議等（作成すべき記録）
開催日時、開催場所、出席者、議題、発言者及び発言内容を記載した議事の記録、決定又は了解を記録した文書、配布資料②

等

政策の決定又は了解を行わない会議等
国民の生命、身体、財産に大規模かつ重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある緊急事態に関する各行政機関の対応を円滑に行うため、政府全体として情報交換を行う会議等であり、政策の決定又は了解を行わないもの（作成すべき記録）
活動期間、活動場所、チームの構成員、その時々の活動の進捗状況や確認事項（共有された確認事項、確認事項に対して構成員等が具体的に採った対応等）を記載した文書、配布資料 等○

なお、設置又は開催当初は政策の決定又は了解を行わない会議等であっても、その後、政策の決定又は了解を行うこととなった場合には、上記①の記録を作成するものとされている。

○

このため、歴史的緊急事態に対応する行政機関においては、当該事態に対応する会議等については、事前にマニュアル等を整備又は改正し、作成すべき記録、事後作成の場
合の方法・期限（原則３か月以内とし、３か月を超えても作成することが困難であることが想定される場合は、事後作成に支障を来さないようにするための措置を講ずることを明確にする。）、記録の作成の責任体制、記録の作成も含めた訓練等を行うことを明確化する等の措置を講ずる必要がある。なお、事後の点検等については、第８章の留意事項を参照すること。

＜会議の議事概要又は議事録の作成・保存＞○

厚生労働省では、法令、閣議決定、省庁申合せ、訓令、大臣決定又は課長以上の決裁・通知に基づき設けられている会議については、上記の歴史的緊急事態に対応する会議等に該当しない場合であっても、議事概要又は議事録を作成し、当該会議で用いた資料とともに保存するものとする。

＜適切かつ効率的な文書作成＞（管理規則第12条）○

職員間の打合せ等の記録の正確性を確保するに当たっては、各行政機関において、現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにするという法の目的に照らし、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書を作成することが前
提となる。

○

文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認する。作成に関し、部局長等上位の職員から指示があった
場合は、その指示を行った者の確認も経るものとしている。

○

職員と職員以外の者との打合せ等の記録については、厚生労働省の出席者による確認- 12 -

を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとしている。なお、作成する厚生労働省において、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載する必要がある。
（例）
文書全体について相手方の確認が取れない場合→ヘッダーに「○○（相手方）未確認」
等と記載する。
文書の一部について相手方の確認が取れない場合→ヘッダーに「○○（相手方）一部
未確認」等と記載した上で、該当部分を斜体にし、当該箇所が未確認である旨を記載する。

○

効率的な文書作成に資するため、文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとしている。
○

適切に文書を作成するため、管理規則第12条第４項のほか、公用文の統一性を保持するための基準である「公用文改善の趣旨徹底について（依命通知）」（昭和27年４月４日付け内閣閣甲第16号）、「公用文における漢字使用等について」（平成22年
内閣訓令第１号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載することが重要である。
＜取得・決裁・進達・施行＞○

文書の取得・決裁・進達・施行については、取扱規則の定めるところによる。ただし、施設等機関及び地方支分部局においては、取扱規則第36条の規定に基づき、取扱規則に準じて定めるところによる。

- 13 -

第４章

整理（職員の整理義務）
第13条

職員は、次条及び第15条の規定に従い、次に掲げる整理を行わなければ

ならない。
一

作成又は取得した行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
二

相互に密接な関連を有する行政文書を行政文書ファイルにまとめること。

三

前号の行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期

間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類、名称）第14条

行政文書ファイル等については、厚生労働省の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。この場合において、別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類しなければならない。
（保存期間）
第15条

文書管理者は、別表第１に基づき、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。
２

文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合には、総括文書管理者に報告するものとする。

３

職員は、第 13 条第１号の保存期間の設定については、保存期間表 に従うものとする。
４

第 13 条第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第２条第６項に規定する歴史公文書等に該当する行政文書（以下「歴史公文書等」という。）にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
第 13 条第１号の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該５

当しない行政文書であっても、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する
責務が全うされるよう、意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績の合理的な跡付け又は検証に必要となるものについては、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。
第 13 条第１号の保存期間の設定において、次の各号のいずれかに該当する文書

６（前２項に規定する行政文書を除く。）は、保存期間を１年未満と設定することができる。
一

正本又は原本が別に管理されている行政文書の写し

二

定型的又は日常的な業務連絡、日程表等

三

出版物や公表物を編集した文書

四

厚生労働省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答

五

明白な誤りがある等により客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文- 14 -

書
六

意思決定に至る過程で作成した文書であって、当該意思決定に与える影響がな
いものとして、長期間の保存を要しないと判断されるもの

七

保存期間表において、保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書
第 13 条第１号の保存期間の設定において、通常は１年未満の保存期間を設定す

７る行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む等により合理的な跡付け又は検証に必要となるものについては、１年以上の保存期間を設定するものとする。

８

第13条第１号の保存期間の起算日は、公文書等の管理に関する法律施行令（平成22年政令第250号。以下「施行令」という。）第８条第４項の規定に基づき、行政文書を作成し、若しくは取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
９第13条第３号の保存期間は、施行令第８条第５項の規定に基づき、行政文書

ファイルにまとめられた行政文書の保存期間とする。
10

第13条第３号の保存期間の起算日は、施行令第８条第６項の規定に基づき、行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイ
ル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
11第８項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイルについては、適用しない。

＜職員の整理義務＞（管理規則第13条）○

各々の職員は、日々作成・取得した行政文書について、相互に密接な関連を有するものを一の集合物（行政文書ファイル）にまとめるとともに、行政文書ファイル等の適切な管理を行うため、一定の基準に従い、分類し名称を付し、さらに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
○

なお、後述するように、保存期間が１年以上の行政文書ファイル等（Ａ文書）については、当該Ａ文書の分類、名称等を「行政文書ファイル管理簿」に記載することとなる（26ページ参照）。
このため、実務的には、Ａ文書について、行政文書ファイル管理簿への記載を行う（かつ、当該Ａ文書を綴ったファイリング用具に背表紙を貼り付ける）ことによ- 15 -

り、管理規則第13条の整理義務を果たしたこととなる（ただし、管理規則第13条第１号の名称は個々の行政文書の件名）。
○

意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書であって、検討や内容確認等の過程で随時内容が更新される行政文書については、確定した方針等に係る行政文書との区別を図る観点から、例えば、ヘッダーに「○○課長説明資料」「○○局議説明資料」等、更新のどの過程にある文書であるかを明示する。

○

また、当該行政文書の作成時点や作成担当（「○○課」、「○○係」）を判別できるようにする。

【留意点】～Ａ文書とＢ文書～○

行政文書には、大きく分けて、①保存期間が１年以上の行政文書ファ

イル等、②保存期間が１年未満の行政文書ファイル等の２種類があります。
○

厚生労働省では、今後、文書管理実務の便宜上、①を「Ａ文書」、②を「Ｂ文書」と呼ぶこととします。
○

なお、法第２条第６項に規定する「歴史公文書等」に該当するものは、１年以上の保存期間を定めることとされているため（管理規則第14条第３項）、独立行政法人国立公文書館（以下「国立公文書館」という。）に移管することとなる「歴史公文書等」は、必然的にＡ文書となります。
○

また、Ａ文書やＢ文書の他に、個人的な執務の参考資料を保有する職員も多いと思いますが、こうした個人的な執務の参考資料については「個人文書」と呼ぶこととします。
※

個人文書は、職員個人が単独で執務のために用いる参考資料である

ため、Ａ文書やＢ文書とは異なり、「行政文書」ではありません。他
の職員に見せる（又は見せることを予定している）等、課室内の職員が組織的に用いる文書であれば、行政文書となります。
○

Ａ文書、Ｂ文書、そして個人文書は、同じファイリング用具に綴ってはなりません。また、Ａ文書・Ｂ文書は課室内のキャビネット等で格納するのに対し、個人文書は脇机の引き出しに格納するようにしてください。

＜分類の意義・方法＞（管理規則第14条）○

行政文書を適切に分類することは、必要な文書を迅速に取り出し、事務効率を高めるために重要である。すなわち、検索の手段として行政文書を分類することは、- 16 -

職員の思考の整理と事務の整理に資する。適正な分類なくして、事務の効率化や情報の活用を図ることはできず、最適な意思決定は望めない。
このように、行政文書の分類は、事務執行管理の中心に位置付けられるものであり、全職員がこれらの意義を踏まえ、適切に分類に取り組む必要がある。このように行政文書の分類を適切に行うことは、国の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされることにも資する。
○

分類の方法としては、各々の職員は、自ら現物の行政文書を確認しながら三段階の階層構造の分類を行うものとする。すなわち、①まず、相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物（行政文書ファイル）にまとめて小分類とし（行政文書ファイルの名称が小分類名と同じになる。）、②次にその小分類をまとめて中分類とし、③さらにその中分類をまとめて大分類としていくものとする。具体的な方法については、別紙５のとおり。
なお、分類については、職員全員が検討に参画して決めるなど、職員が納得したものにすることが望ましい。
○

管理規則別表第１に掲げられた業務については、同表の行政文書の類型を参酌（併せて、文書管理者が作成する保存期間表を参酌）して行政文書ファイル等を分類する。
○

組織としての文書の検索性を高めるために、各職員ごとに文書を保存するのではなく、組織内の文書の共有化を図るとともに、分類の配列（行政文書ファイル管理
簿への記載順序や書棚の中の並べ方等）を工夫することが望ましい。配列の例は以下のとおりである。
①

仕事の進行順序や月日の順序

・計画

→

実施

→

まとめ

・設計

→

施工

→

検査

・発注

→

納品

→

支払

・４月

→

５月

→

６月

②

全般・共通・総括から個別への順序、通例・通常・普通から特例・特殊・特

別への順序
・定期調査

→

特別調査

＜行政文書ファイルとファイリング＞○

迅速な所在検索や効率的な整理・保存の観点から、年度をまたがって作成・取得した複数の行政文書は、同一の行政文書ファイルにはまとめないことを原則とする（※）。ただし、これにより難い場合は、その他の期間（暦年、事業年度、事業の始まりから終わりまで等）でまとめることができる。
※○

同一年度内の期間を区切ってまとめることは可能（例：「４月～６月」等）。
年度ごとにまとめた行政文書ファイルや単独で管理する行政文書については、１

年以上保存すべきと判断したもの（Ａ文書）を的確にファイリング用具に綴る必要- 17 -がある。
○

なお、Ａ文書であるか否か判断が難しいときは、上司（例えば、各係の担当補佐）

を含めてその要否を検討するなど、的確なファイリングができる体制を整えるようにする。
＜ファイリングの方法＞○

厚生労働省におけるファイル方式は、以下のとおり「随時ファイル方式」を用いることとする。
〈

随時ファイル方式〉

・

文書を作成又は取得した段階で随時ファイル化する方式である。

・

具体的には、各々の職員が自ら分担している事務に係る文書を自ら直ちに分類するもので、ファイリング用具に、個々の行政文書を作成又は取得後直ちに随時綴っていくことによりファイル化する方式である（同時に、ファイリング
用具の背表紙等に、分類（大分類・中分類）、名称（＝小分類）、作成・取得年度、保存期間及び保存期間の満了する日を記載する。また、必要に応じ新たなファイリング用具に分類の名称等を記載し追加）。
・

すなわち、作成又は取得した文書が、少なくとも１年以上の保存期間を設定すべきと判断できるもの（Ａ文書）であれば、当日中にファイル化することとなる。
※

進行中の事務に係る文書は、仮分類での整理となる場合もある。

※

電子文書の場合は、文書管理システムに登録済みの行政文書ファイルに個々の行政文書（電子文書）を綴ることとなる。（文書管理システム導入済み
機関の場合）【留意点】～行政文書の「類型」・「枚数」と「分類」の関係～○

行政文書ファイルは、管理規則別表第１の行政文書の「類型」を参酌して分類することが原則であり、例えば、行政文書ファイルの場合、
通常は、一つの「類型」に属する行政文書ファイルを、一つの行政文
書ファイルとして分類することが適当です（行政文書の場合も同様）。
他方、行政文書の「枚数」によっては、◆一つの「類型」に属する行政文書ファイルを、複数の行政文書ファイルとして分類したり、◆複数の「類型」に属する行政文書ファイルを、一つの行政文書ファイルとして分類したりすることが適当な場合があります。
○

この行政文書の「類型」・「枚数」と「分類」の関係は、原則として、- 18 -

次のとおりとすることが適当です。
◆

一つの「類型」に属する行政文書の「枚数」が、非常に多い場合

・

次の方法がありますが、可能な限り、①によることが望ましいと考えられます。
①

複数の行政文書ファイルに分類する。

②

一つの行政文書ファイルとし、そのまま複数のファイリング用

具に綴る。
・

例えば、「許認可等であって、１件当たりの添付書類が多いもの」

等については、年度で見れば膨大な量の行政文書ファイルがまとめられることとなるため、「許認可等の時期を細分化する」（例：「年度単位」を「四半期単位」に改める）こと等により、複数の行政文書
ファイルに分類することが適当です。
・

なお、一体不可分の行政文書については、②によることになりますが、その場合は、文書管理を適切に実施する観点から、文書管理者はその個数を適切に把握すること（例：背表紙における分冊表示（1/3、2/3/、3/3等）。また、②の場合は、必要に応じて、仕切り紙
で内容ごとに区分けし、インデックスを付するなどして、明確に識別できるようにすることが望ましいです。
◆

複数の「類型」に属する行政文書ファイルの「枚数」が、非常に少ない場合
・

次の方法があります。これらの複数の行政文書ファイルが、相互に密接に関連する場合は①と、そうでない場合は②とすることが望
ましいと考えられます。
①

一つの行政文書ファイルにまとめる。

②

複数の行政文書ファイルとし、そのまま一つのファイリング用

具に綴る。
・

①の場合は、行政文書ファイル名に、複数の「類型」が含まれることを明記するようにしてください。（例：「審査請求書」と「裁決書」を一つの行政文書ファイルに分類する場合は、その名称を「審査請求書・裁決書」とする。）
その際、ファイリング用具の背表紙と、文書管理システム上の情報との間に齟齬が生じないようにすること。
また、必要な文書を迅速に取り出せるようにするため、一つの行
政文書ファイルに含まれる文書の枚数は、紙ファイル（フラットファイル）１冊分を上限の目安とすること。
・②の場合は、仕切り紙で行政文書ファイルごとに区分けし、インデックスを付するなどして、明確に識別できるようにしてください。
その際、そのファイリング用具の背表紙には、行政文書ファイル- 19 -

管理簿と突合することで、その中に綴られているすべての行政文書
ファイルの名称等を直ちに識別することができるよう、必要な事項を記載すること。（「大分類・中分類のほか、管理簿において付番された行政文書ファイルの番号を記載する」「エクセル等の表計算ソフトを使用して新たに作成した目録を貼り付ける」こと等が考えられます。）
また、文書管理システム上のそれぞれの行政文書ファイルの書誌情報（備考欄）に、他の行政文書ファイルと一体的に綴られている旨を記載すること。

＜行政文書ファイルと保存場所＞○

Ａ文書の保存場所は、職員共用の書棚、キャビネット等となるが、それぞれの書

棚、キャビネットに番号を付け、行政文書ファイルを綴っているファイリング用具の背表紙に書棚番号を記載する。
また、行政文書ファイル管理簿の保存場所欄にも書棚番号を入力する。
○

書棚番号は、部局あるいは課室等の略称（本省にあっては文書取扱規則に基づく

略称）に数字を付けたものとする（大臣官房総務課情報公開文書室であれば、「総情事務室１」「総情倉庫２」など）。
○

なお、行政文書ファイルを利用した際には、ファイリング用具に記載されている

書棚番号に対応する書棚、キャビネット等に返却すること。
◆

保存期間が１年未満である行政文書ファイル等（Ｂ文書）について・保存期間が１年未満である行政文書ファイル等（Ｂ文書）については、１

年以内に廃棄することが予定されているものであるため、保存期間が１年以上である行政文書ファイル等（Ａ文書）と同じファイリング用具に綴ってはならない。原則としてパイプファイルに綴ることはせず、クリアファイルやファイルボックスに入れるなどして、Ａ文書と区別して保存すること。
・

なお、当該行政文書ファイル等は１年内に廃棄することとなるが、不要な行政文書ファイルが長期間執務室等に放置されている現状を踏まえ、職務執行上利用しなくなった時点や半年に一度（３月及び９月）といった区切りの時点で、適切に廃棄するよう留意する。
◆

当日中にはファイル化することができない文書（仕掛り中の文書）について

・

決裁途中の文書、局長や課長の了解を得ていない整理ペーパーなど、当日中にはファイル化することができない文書（仕掛り中の文書）については、
クリアファイルに収納したり、ダブルクリップで挟む等散逸しないようにした上で、課室内の職員が文書を検索しやすい所定の場所（例えば、各係で定めたファイルボックス）に保管する。

- 20 -

・

そして、こうした仕掛り中の文書については、決裁等の後、直ちにファイル化しなければならない。
＜名称の設定＞（管理規則第14条）○

管理規則第13条第１号（法第５条第１項）に基づく、「行政文書」の名称の設定については、当該行政文書の内容を端的に示すような、分かりやすい名称とする。
○

管理規則第13条第３号（法第５条第３項）に基づく、「行政文書ファイル」の名称（小分類）の設定については、以下の点に留意する。
①「行政文書ファイル」や「当該行政文書ファイルに含まれる行政文書」を容易に検索することができるよう、行政文書ファイルの内容を端的に示す（複数の）キーワードを記載する（具体例は別紙５のとおり）。
②

特定の担当者しか分からない表現・用語（例：「Ｙプロジェクト関係文書」「○

月○日に電話連絡があった件」「ＯＳＰ会議の配付資料」）は使用せず、具体的なプロジェクト名や地域名を盛り込むなどして、他の職員や一般の国民も容易に理解できる表現・用語とする。
③

あまり意味をもたない用語（例：「～文書」、「～書類」、「～ファイル」、「～綴り」、「～雑件」、「～関係資料」、「その他～」）はできる限り用いない。
＜保存期間基準＞（管理規則第15条）○

法第４条において、「当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並

びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう」文書を作成しなければならないとされており、同条に基づき作成された
行政文書について、適切な保存期間を設定する必要がある。
このため、管理規則別表第１においては、法第４条の趣旨を踏まえ施行令別表に掲げられた行政文書の類型について、その業務の区分及び文書の具体例並びにこれに対応する保存期間を示している。
（管理規則別表第１については、別紙４を参照。）
例えば、「行政手続法第２条第３号の許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書」とは、許認可等の決定に至る過程を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、対応する業務の区分である「許認可等に関する重要な経緯」を記録した文書を指し、この保存期間について「許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年」としている。
○

文書管理者は、管理規則別表第１に基づき当該文書管理者が管理する行政文書について、職員が適切に保存期間の設定ができるよう、具体的な業務及び文書に即して、「保存期間表」を定めるものとする（名称は「○○課（室）標準文書保存期間
基準（保存期間表）」とする。）。
○

保存期間表を定めるに当たり、業務の区分の内容等をそのまま記載すれば不開示情報が含まれることとなる場合には、当該内容等を一般化するなど、保存期間表に不開示情報を明示しないよう記載を適宜工夫する必要がある。

○

歴史公文書等に該当するとされたものにあっては、１年以上の保存期間を設定する必- 21 -

要がある。
○

例えば、趣旨を変えない範囲で表現を変更したものや形式的な字句の修正等、意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断されるものについては、第 15 条第５項の「合理的な跡付けや検証に必要となる文書」に該当しない。

○「明白な誤りがある等により客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書」
については、法第４条の趣旨を踏まえ、厳格かつ限定的に解される必要がある。例えば、日付の誤りや誤字脱字が含まれることのみを理由に修正が行われた場合の修正前の文書、業務上の必要性を誤解して集計した資料等が該当する。

○

なお、正確性を確保する観点から複数の職員や相手方に確認を求め、行政文書を修正した場合の修正前の行政文書については、「客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書」に該当すると一律に解釈されるものではない。
保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等であって、第 15 条第６項各号に該当○しないものについて廃棄する場合には、第 22 条第３項の規定に従うものとする。
○「重要又は異例な事項」とは、ある業務について、通常とは異なる取扱いをした場合（例：通常専決処理される事務について、本来の決裁権者まで確認を求めた場合）等が想定されるものであり、そのような案件に係る情報を含む行政文書については、通常は１年未満の保存期間を設定する類型のものであっても、合理的な跡付けや検証に必要となるものについて、１年以上の保存期間を設定するものとする。
文書管理者は、管理規則第 24 条の規定に基づき毎年度１回行う点検の際に、保存期○間表が具体的な業務及び文書に即しているか確認し、必要に応じて見直しを行うものとする。

＜保存期間の設定＞（管理規則第15条）○「保存期間」は、文書管理者が定める保存期間表に従い、設定する。
新規業務等により作成・取得した行政文書であって、既存の保存期間表に従って保存期間を設定し難い場合には、文書管理者又は文書管理担当者の指示に従い、適切な保存期間を設定するとともに、速やかに保存期間表を更新するものとする。

◆

行政機関内の複数の部署で同じ行政文書（例：閣議決定文書）を保有する場合責任を持って正本・原本を管理する文書管理者（例：当該閣議決定に係る主管課長）を明確にした上で、正本・原本以外の写しの文書については、その業務の必要性（組織で共有する必要性）に応じ、正本・原本より短い保存期間（例えば１年未満）にできる。なお、業務の必要性がなければ、保存の必要はないため、適切に廃棄すること。
ただし、写しの文書に係る保存期間の設定に当たっては、正本・原本の保存期間を超えないようにすること。
【正本・原本を管理する文書管理者の具体例】
あくまで一例であり、公文書管理法の趣旨に照らして柔軟に判断すること。
行政文書のパターン

正本・原本を管理する文書管理者- 22 -

①ある課室の職員が作成した行 当該職員が所属する課室の長（※１）
政文書②他省庁が作成した行政文書（＝ 他省庁から当該行政文書を取得した課
当省において取得すれば、当 室（協議等の窓口）の長（※２）
省の行政文書となる）③他省庁に提出した行政文書

当該行政文書を作成した職員が所属する課室の長（※３）※１：審議会等の配付資料については、事務局の職員が全体の資料をセットした段階で「行政文書を作成」したこととなるので、正本・原本を保存・管理するのは事務局を担う課室の長となる。
一方、配付資料の一部を別の課室が作成している場合は、当該課室の長が当該一部の資料について保存・管理する。
※２：意思決定に至る過程の跡付け等のために必要な行政文書であるなど、公文書管理法の趣旨に照らして保存が適当と考えられるときは、窓口以外の担当課室においても、「写し」として保存・管理を行うことが望ましい。
また、協議等の担当課室が１つに限定されるときは、協議等の窓口課室の長ではなく、当該担当課室の長が正本・原本を管理することとなる。
「どちらの課室も正本・原本を管理していない」ということがないように、管理・保存する文書管理者を両課室の間で確認すること。
※３：概算要求、組織・定員、税制改正、規制改革などのケースを想定。このとき、他省庁との窓口課室において取りまとめた意見や質問に係る行
政文書についても、当該意見・質問を作成した個々の課室の長が管理・保存する。窓口課室は、他省庁に提出した行政文書をそれらの課室にフィードバックすること。
なお、もともとの「作業依頼」といった、他省庁作成の関連する行政文書についても、「写し」として一緒に保存・管理することが望ましい。
◆

期限のない保存期間について
行政文書ファイル管理簿など、事案の発生や変更等に伴い、記載事項が随時、追記・更新される台帳や、法令の制定又は改廃等に伴い、随時、追記・更新される法令集など、職員が業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき行政文
書（常用文書）の保存期間については、施行令別表の三十の項により、期限のな
い保存期間とされている。
なお、これらの常用文書であっても行政文書ファイル管理簿への記載が必要である（保存期間欄には、「常用」と記載）。
これらの行政文書ファイル等については、常用性が無くなった場合は、新たに保存期間や保存期間の満了する日等を設定し、適切に管理、移管・廃棄を行うこ- 23 -

ととなる。
（参考）
石綿関連文書（監督復命書等）については、その保存期間を「常用」（無期限）とする取扱いを徹底することとされている。（平成27年12月18日付け地発1218
第４号・基総発1218第１号）◆

公文書管理法施行前にまとめられた行政文書ファイル等の取扱い
法に基づく基準による保存期間の設定は、法第５条第１項又は第３項に基づき、施行後、行政文書を作成・取得したとき、行政文書ファイルにまとめたときにすべきものであるため、本法施行前に作成・取得され又はまとめられた行政文書ファイル等にまで及ぶものではない。しかしながら、このような行政文書ファイル等についても適正な文書管理の観点から、随時、新基準に従い、保存期間を変更することが望ましい。
＜保存期間の満了する日の設定＞（管理規則第15条）○「保存期間の満了する日」は、「保存期間の起算日」から起算して、上記により設定した「保存期間」が満了する日を設定する。
○「保存期間の起算日」は、迅速な所在検索や効率的な整理・保存の観点から、翌年度の４月１日起算を原則とする。ただし、これにより難い場合は、その他の日（７月１日等（ただし、文書作成取得日又はファイル作成日から１年以内の日））を起算日とすることができる。
○

起算日及び保存期間満了日の例は、以下のとおりである。

【保存期間10年の行政文書ファイルの起算日及び保存期間満了日の例】
ファイル化期間

保存期間

2009.4.6

2010.3.12 2010.4.1

ﾌｧｲﾙ化開始

ﾌｧｲﾙ化完了 ≪起算日≫◆

2020.3.31

保存期間（10 年）≪保存期間満了日≫

文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書ファイ
ル等について・管理規則第15条第７項において、例えば、保存期間が「許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年」の文書や常用文書など、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイルについては、起算日を翌年度の４月１日又は文書作成
取得日・ファイル作成日から１年以内の日とする規定を適用しないこととして- 24 -

いる。
・

この場合の起算日及び保存期間満了日の設定については、具体的には、以下のとおりである。
①

管理規則別表第１の備考一の10に規定する「特定日」が含まれた保存期間が設定された行政文書・行政文書ファイル
起算日は当初「未定」としておき、具体的に保存すべき期間が確定した段階で特定日（＝起算日）を具体的に設定する。例えば「許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年」の文書であれば、具体的に保存すべき期間
が許認可等の効力が消滅する日に確定し、その日の翌年度の４月１日（４月１日を特定日とすることが難しい場合は１年以内の日）を特定日（＝起算日）
として設定することとなる。
保存期間満了日についても当初「未定」としておき、上記起算日が具体的に設定された段階で具体的に設定する。
②

常用文書など保存期間に「特定日」が含まれない行政文書・行政文書ファ

イル（例えば、常用文書）
台帳作成日の翌日など起算日とみなすことが適当な日を起算日として設定
し、保存期間満了日は常用の間は「未定」と設定する。
○

また、保存期間を１年未満とする行政文書・行政文書ファイルの起算日は、施行令第８条第４項及び同条第６項ただし書の規定に従い、作成・取得した日以降の適当な日を設定することができる。

＜その他＞
○

整理に当たっては、厚生労働省情報セキュリティポリシーにおける情報の格付け（機密性、完全性、可用性）及び取扱制限について留意する必要がある。

- 25 -

第５章

保存（行政文書ファイル保存要領）
第16条

総括文書管理者は、行政文書ファイル等の適切な保存に資するよう、行政文書ファイル保存要領を作成するものとする。
２

行政文書ファイル保存要領には、次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。
一

紙文書の保存場所、方法

二

電子文書の保存場所、方法

三

引継ぎの手続四その他適切な保存を確保するための措置

（保存）
第17条

文書管理者は、行政文書ファイル保存要領に従い、行政文書ファイル等について、当該行政文書ファイル等の保存期間が満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
（集中管理の推進）
第18条

厚生労働省における行政文書ファイル等の集中管理については、総括文書管理者が定めるところにより、推進するものとする。

＜行政文書ファイル保存要領＞（管理規則第16条）○

総括文書管理者は、各行政機関の組織体制やオフィスのファイリング用具、事務机、書棚（キャビネット、スライダックス、書架等）、書庫の状況等も踏まえ、保存期間満了日までの適切な保存を行うための要領（行政文書ファイル保存要領）を作成することとしている。また、本要領については、毎年度、内閣総理大臣への行
政文書の管理状況として報告する事項となる。
本要領の具体的内容は、別紙６のとおりである。
＜保存＞（管理規則第17条）○

文書管理者は、保存期間が満了する日までの間、行政文書ファイル等を適切に保存する義務を負う。
○

すなわち、行政文書ファイル管理簿に記載されている行政文書ファイル等はすべて保存されている必要があり、また、保存している行政文書ファイル等はすべて行政文書ファイル管理簿に記載されている必要がある。

【留意点】～国会審議の答弁書の保存方法について～- 26 -

国会審議の答弁書については、法案審議の際の答弁書と、予算委員会の質疑や厚生労働委員会・他委員会の一般質疑・集中審議などの際の答弁書とでは、保存の方法が異なりますので御注意ください。
法案審議の際の答弁書は、管理規則別表第１の事項番号１「法律の○制定又は改廃及びその経緯」に該当し、個々の答弁書の作成担当部局・担当課にかかわらず、法案審議の取りまとめ課において、答弁セットを一括して保存することとなります。保存期間も30年です（原則として、１回（１日）の法案審議の答弁書を１つの行政文書ファイルとして保存することが適当ですが、分量等に応じ、適宜、複数回の法案審議の答弁書を１つの行政文書ファイルに綴っても差し支えありません。）。
○

一方、予算委員会の質疑や厚生労働委員会・他委員会の一般質疑・集中審議などの際の答弁書は、管理規則別表第１の事項番号21「国会及び審議会等における審議等に関する事項」に該当し、個々の答弁書の作成担当課において保存することとなります。保存期間は10年です。
＜国会審議の答弁書の保存のポイント＞
法案審議：答弁セットを一括して、取りまとめ課で保存

一般質疑等：個々の答弁書ごとに、作成担当課で保存＜集中管理の推進＞（管理規則第18条）○

作成又は取得から一定期間が経過した行政文書ファイル等の集中管理の推進は、文書の劣化や散逸の防止、移管業務の円滑化に資するものである。
○

このため、法第６条第２項を踏まえ、「厚生労働省における集中管理の推進に関する方針」を定め、行政文書ファイル等の集中管理の推進に努めるものとする。
本方針の具体的内容は、別紙7のとおりである。

- 27 -

第６章

行政文書ファイル管理簿（行政文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第19条

行政文書ファイル管理簿は、施行令第11条の規定に基づき、文書管理シ

ステムをもって調製するものとする。
２

行政文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表するものとする。
３

行政文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した

場合には、当該事務所の場所を官報で公示するものとする。
（行政文書ファイル管理簿への記載）
第20条

文書管理者は、少なくとも毎年度１回、その現に管理する行政文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）について、施行令第11条第１項各号に掲げる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２

行政文書ファイル管理簿の記載に当たっては、行政文書ファイル等の名称等

が行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成11年法律第42号）第５条
各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しない
ような方法で記載しなければならない。
３

文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、行政文書ファイル管理簿における当該行
政文書ファイル等に関する記載を削除するとともに、その名称及び移管日又は廃棄日等を、総括文書管理者が調製する移管・廃棄簿に記載しなければならない。

＜行政文書ファイル管理簿の意義と機能＞○「行政文書ファイル管理簿」は、法第１条に定める「国の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得る」ために必要不可欠なツールであるとともに、行政機関の職員が適正かつ効率的に業務を行うための管理ツールとして調製するものである。
＜行政文書ファイル管理簿の調製及び公表＞（管理規則第19条）○

厚生労働省における行政文書ファイル管理簿は、文書管理システムの各項目を入力することにより調製され、あらかじめ定めた事務所及びインターネットで公表される。ただし、文書管理システムを導入していない機関にあっては、「電子的方式」（エクセル等の表計算ソフトを使用した方式）で調製することとしている。
○「あらかじめ定めた事務所」とは、行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成11年法律第42号）に基づく開示請求の提出先とされている機関の事務所とす- 28 -

る。具体的には別紙８のとおりである。
＜行政文書ファイル管理簿への記載＞（管理規則第20条）○

各々の職員は、保存期間が１年以上の行政文書ファイル等（Ａ文書）について、作成・取得年度等、分類、名称（小分類）、作成・取得者、起算日、保存期間、保存期間満了日、媒体の種別、保存場所、管理者、保存期間満了時の措置等を、随時、文書管理システムを通じて、行政文書ファイル管理簿の様式に仮記載（進行中の事
務に係るものは仮分類での整理となる場合もある。）する。
なお、保存期間満了時の措置については、33ページ参照。
○

行政文書ファイル管理簿への記載に当たっては、文書管理システム上、各文書管理者又は文書管理者を補助する者の承認を得る必要がある。
○

行政文書ファイルは年度ごとにまとめることを原則としていることから、文書管理者は年度末の時点で保有している行政文書ファイル等（単独管理の行政文書を含む。）の現況が法令等に従い正確に行政文書ファイル管理簿の様式に記載されているかを確認し、その内容を確定する。
○

上記により確定した行政文書ファイル管理簿の記載内容を活用し、次年度のファ

イリング用具に分類の名称等をあらかじめ記載するなどして、次年度の整理を円滑に行うことができるよう準備することが望ましい。
◆

保存期間が１年未満である行政文書ファイル等（Ｂ文書）について・保存期間が１年未満である行政文書ファイル等（Ｂ文書）については、法第７条第１項ただし書及び施行令第12条の規定に基づき、行政文書ファイル管理簿に記載する必要はない。
・

なお、管理簿への記載が不要であることから、「保存期間が満了したときの措置」を定めることも不要。
○

法第９条第１項により、毎年度、行政文書ファイル管理簿の記載状況について内閣総理大臣に報告することとされているほか、整理との関係から年度末時点の現況を管理簿に記載する必要があることから、管理規則第20条第１項において、少なくとも毎年度一回は、管理簿に記載しなければならないこととしている。
○

法第７条の規定に基づき行政文書ファイル等の名称等をそのまま記載すれば、不開示情報が含まれることとなる場合には、名称を一般化（例：「○○氏のカルテ」→「平成△△年度初診内科カルテ」）するなど、行政文書ファイル管理簿に不開示情報を明示しないよう記載を適宜工夫する必要がある。
（参考）○公文書等の管理に関する法律（行政文書ファイル管理簿）- 29 -

第七条

行政機関の長は、行政文書ファイル等の管理を適切に行うため、政令で定めるところにより、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項（行政機関の保有する情報の公開に関する法律 （平成十一年法律第四十二号。以下「行政機関情報公開法」という。）第五条 に規定する不開示情報に該当するものを除く。）を帳簿（以下「行政文書ファイル管理簿」という。）に記載しなければならない。ただし、政令で定める期間未満の保存期間が設定された行政文書ファイル等については、この限りで
ない。
２

（略）
（管理状況の報告等）

第九条

行政機関の長は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、内閣総理大臣に報告しなければならない。
２～４

（略）

○公文書等の管理に関する法律施行令（法第七条第一項 ただし書の政令で定める期間）
第十二条

法第七条第一項ただし書の政令で定める期間は、一年とする。

- 30 -

＜行政文書ファイル管理簿の様式＞（管理規則第20条）
小分類の名称と行政文書ファイ
ル等の名称は同じものとなる。

【様式例】
作成・取 分類
得年度 大分類
中分類
等
2012年 ○○に関する 立案基礎
度
法律（平成○年 資料
法律第○号）
2012年 ○○に関する 審議会、度
法律（平成○年 研究会等
法律第○号）
2012年 ○○に関する 国会審議
度法律（平成○年 等法律第○号）
2012年 △△に関する 各省協議
度
法律（平成△年
法律第△号）
2012年 ●●業許可（免 ●●業許
度
許登録）
可申請書
（平成●
年度）
2012年
度

名称
作成・取 起算日（小分類 得者）
大臣指示 ○○局○ 2013年４
○課長
月１日

保存期間

保存期間
満了日

媒体の 保存場
種別
所

30年

2044年３月31日

紙○○審議 ○○局○ 2013年４
会（第○ ○課長
月１日回）
基本想定 ○○局○ 2013年４
○課長
月１日

30年

2044年３
月31日

紙

30年

2044年３
月31日

紙

各省から
の質問・
意見
申請書01
～99（平
成●年度
）

△△局△ 2013年４
△課長
月１日

30年

2044年３月31日

紙 は効力が消滅した日の翌年度の「４月１日」
事務室 △△局△ 移管△課長と、保存期間欄には「５年」と、保存期間満了●●局● 未定●課長

許可の効力 未定
が消滅する
日に係る特
定日以降５
年
10年
2024年３
月31日

第▲回国会（平 国会審議 答弁書（ ▲▲局▲ 2013年４
成23年度）
等
衆・厚労 ▲課長
月１日
委：▲月
保存場所は事務室、部局書庫等のみではな▲日）
く、書棚番号も入力する。

- 31 -

管理者

事務室 ○○局○（○１） ○課長

保存期間満 備考
了時の措置

移管

保存期間満了前のできる限り早い時期に定める。この措置を定めて、行政文書
事務室 ○○局○ 移管
ファイル管理簿に登載するためには、総（○２） ○課長
括文書管理者（官房長）の同意が必要。

○○局○ 移管○課長
起算日、保存期間満了日が「未定」である
事務室が、許可の効力が消滅した時点で、起算日欄に

日欄には起算日から５年後の日を、それぞれ入紙 力し直すことになる。
事務室 ●●局●
●課長

廃棄

紙

廃棄

事務室 ▲▲局▲（▲１） ▲課長

＜行政文書ファイル管理簿の記載方法＞（管理規則第20条）◆

作成・取得年度欄

・◆

行政文書ファイル等作成日の属する年度を記載する。
分類欄及び名称欄

・「分類」は、所在検索の手掛かりにするため、大分類、中分類、小分類の三段階の階層構造とする。小分類は行政文書ファイル等の名称とし、「名称」欄に当該名称を記載する。行政文書ファイル等の名称の設定については、当該行
政文書ファイル等の内容を端的に示すような、分かりやすい名称とする。
・

部局名等の組織名は管理者欄に記載されていることから、分類欄が効果的所

在検索の手掛かりとなるよう、分類名が組織名と重複しないよう留意する。
・あまり意味をもたない用語（例：「～文書」、「～書類」、「～ファイル」、「～綴り」、「～雑件」、「～関係資料」、「その他～」）はできる限り用いない。
◆

作成・取得者欄

・ 「作成・取得者」欄は、行政文書ファイル等作成日における文書管理者を局、部、課が分かるような役職名で記載する（例：○○局○○課長。個人名は記載しな
い。）。

◆

起算日欄

・

「起算日」欄は、当該行政文書ファイル等の保存期間の始期の年月日を記載する。起算日の設定については、24ページ参照。
◆

保存期間欄

・

「保存期間」欄は、当該行政文書ファイル等に設定された保存期間を記載する。
・

行政文書ファイル等の保存期間を延長する場合は、延長前の保存期間に延長分の保存期間を加えた通算の保存期間に更新する。

・

保存期間が、例えば「許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年」など、当初不確定である期間が設定されたものについては、具体的に保存すべき期間が確定した後に、「５年」という具体的な年数を記載する。
◆

保存期間満了日欄

・「保存期間満了日」欄は、当該行政文書ファイル等に設定された保存期間の満了する日を記載する。
・

行政文書ファイル等の保存期間を延長する場合は、延長前の保存期間満了日に延長分の保存期間を加えた新たな保存期間満了日に更新する。

◆

媒体の種別欄・「媒体の種別」欄は、当該行政文書ファイル等の保存媒体の種別（紙、電子等）を記載する。長期保存の観点等から媒体変換を行った場合は、適切に記載を更新する。
◆
・保存場所欄「保存場所」欄は、当該行政文書ファイル等の所在検索の目安となる程度に- 32 -

「事務室」、「書庫」、「文書管理システム」等の別で記載する。また、書棚番号も記載する。集中管理に伴い大臣官房総務課の書庫に移動させる等、行政文書
ファイル等の保存場所の変更を行った場合は、適切に記載を更新する。
◆

管理者欄

・

「管理者」欄は、当該行政文書ファイル等を現に管理している文書管理者を

局、部、課が分かるような役職名で記載する（例：○○局○○課長。個人名は記載
しない。）。

◆

保存期間満了時の措置欄

・「保存期間満了時の措置」欄は、法第５条第５項に基づき定められた行政文書ファイル等の保存期間が満了したときの措置（移管又は廃棄）を記載する。
本措置は、管理規則第21条第２項により総括文書管理者の同意を得た上で記載
する。
◆

備考欄

・

行政文書ファイル等の保存期間を延長する場合は、行政文書ファイル管理簿の「備考」欄に当初の保存期間満了日及び延長期間を記載する（「保存期間」欄を通算の保存期間に、「保存期間満了日」欄を新たな保存期間満了日に更新する。）。

【１年間の延長の場合の更新例】
（更新前）
起算日

保存期間

保存期間

備考

満了日
2011年４

５年

月１日

2016年３
月31日

（更新後）
起算日

保存期間

保存期間

備考

満了日
2011年４月１日

・６年

2017年３

当初の保存期間満了日：2016年３月31日

月31日

延長期間：１年「備考」欄は、上記のほか適宜参考となる事項を記載する。例えば、行政文

書ファイル等の中に未公表著作物がある場合の開示に関する著作者の意思表示の有無等、文書管理や開示事務を行う上で参考となる事項を記載する。
＜その他＞○

施行令附則第２条及び第３条において、行政文書ファイル管理簿に関する経過措置が規定されている。すなわち、平成23年３月31日までに、行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成12年政令第41号）第16条第１項に基づいて調製- 33 -

した行政文書ファイルに係る帳簿は、法における行政文書ファイル管理簿に該当することとなる。

- 34 -

第７章

移管、廃棄又は保存期間の延長（保存期間が満了したときの措置）
第21条

文書管理者は、行政文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第５条第５項に規定する保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２

前条第１項の行政文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、行政文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
３

総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（移管又は廃棄）第22条

文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、前条第１項の規定により定めた措置に基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２

法第８条第２項の規定による協議は、総括文書管理者を通じて行うものとする。この場合において、同項後段の内閣総理大臣の同意が得られないときは、
当該文書管理者は、行政文書の管理に関するガイドライン（平成23年４月１日
府公第48号内閣総理大臣通知別添）第７の２の(2)後段に定めるところにより、
当該行政文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定するものとする。
文書管理者は、保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等であって、第 15３条第６項各号に掲げる文書に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、同条第４項、第５項又は第７項のいずれにも該当しないことを確認した上で、廃棄するものとする。この場合において、文書管理者は、あらかじ
め一定の期間を定め、その期間内にこの項の規定に基づき廃棄した行政文書ファイ
ル等の類型及び廃棄時期を記録し、当該期間終了後速やかに、当該記録を一括して公表するものとする。

４

法第８条第３項の規定に基づき厚生労働大臣が意見を付すに当たっては、文書管理者は、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。この場合において、文書管理者は、利用の制限を行うことが適切であると認める箇所及び理由を具体的に記載するものとする。

５

総括文書管理者は、法第８条第４項の規定による求めがあった場合には、必要な措置を講じるものとする。
（保存期間の延長）
第23条

文書管理者は、施行令第９条第１項に掲げる場合にあっては、同項に定めるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を延長するものとする。
２

施行令第９条第２項後段の規定による報告は、総括文書管理者を通じて行う- 35 -

ものとする。

＜保存期間が満了したときの措置＞（管理規則第21条）○

文書管理者は、行政文書ファイル等について、管理規則別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第５条第５項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならないとし、保存期間が１年以上の行政文書ファイル等（Ａ文書）については、総括文書管理者の同意を得た上で、行政文書ファイル管理簿への記載により、保存期間が満了したときの措置を定めるものとしている。
○

管理規則別表第２の２(2)②（※）について、ガイドライン別表第２の２(2)①で示された特に重要な政策事項を踏まえつつ、その所掌事務の中から、国民的関心が極めて高い政策や、基本的制度を新設又は抜本的に変更するような政策を重要政策として選定するものとする。
※管理規則別表第２の２(2)②
総括文書管理者は厚生労働省における重要政策を定期的に検討の上公表することとし、当該重要政策に関する企画・立案から実施に至る経緯を含めた情報が記録された文書については、１の基本的考え方に照らして、(1)①の表で「廃棄」とされているものも含め、原則として移管するものとする。
○

管理規則別表第２の２(2)②の重要政策については、定期的に検討の上、毎年度内閣府に報告するものとする。

○

本措置の定めについては、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができるとしている。
○

管理規則別表第２に基づき定められた「保存期間満了時の措置」については、毎

年度、公文書管理の施行状況の調査の報告（以下「施行状況調査の報告」という。
）
により内閣総理大臣に報告することとされており（法第９条、管理規則第26条）、
内閣総理大臣において、各行政機関における一次的な評価・選別のチェックが行われる。
○

なお、法施行前に作成・取得した行政文書ファイル等についての保存期間満了時の措置は、できるだけ早期に設定するよう努めるものとする。
（参考）○公文書等の管理に関する法律
（整理）
第五条
５

１～４

（略）

行政機関の長は、行政文書ファイル及び単独で管理している行政文書（以下「行文書ファイル等」という。）について、保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。）の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書等に該当するものにあっては政令で定めるところにより
国立公文書館等への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべき- 36 -

ことを定めなければならない。

＜移管又は廃棄＞（管理規則第22条）○

文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファ

イル等について、管理規則第21条第３項の規定による定めに基づき、国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。なお、総括文書管理者の指示は主任文書管理者を通じて行うものとする。
○

内閣府においては、施行状況調査の報告により、歴史公文書等に該当するか否かについての各行政機関における評価・選別をチェックしているが、歴史公文書等の国立公文書館への確実な移管を確保するため、第22条第２項において、廃棄に当たっての内閣総理大臣の事前同意の仕組みを設けている。
第 22 条第３項の「一定の期間」については、当分の間、３月、６月、９月及び 12 月○の各月の最終月曜日からの一週間とする。
第 15 条第６項に該当しないもので、１年未満の保存期間を設定するものについては、○新規業務や事前に想定できなかった等の理由により保存期間表に記載できないものが想定される。
第 22 条第３項の規定に基づき記録する類型については、おおむね係単位で担当する○ことが想定される程度のものとする（例：△△に関する緊急調査に係る文書、公文書管理委員会の開催業務に係る文書）。

○

国立公文書館に移管された行政文書ファイル等については、法第15条第１項に基づき、原則として永久に保存されることとなる。国立公文書館の長は、移管された
行政文書ファイル等（特定歴史公文書等）の利用請求が行われた場合には、個人情報等が記載されている場合等を除き、これを利用させなければならない（法第16条第１項）。
また、行政文書ファイル等を国立公文書館に移管する際に、法第16条第１項第１号に該当するものとして利用制限を行うことが適当であると認める場合には、行政機関の長は、その旨の意見を付さなければならないとされている（法第８条第３項）。
○

しかし、保存期間が満了するときの担当者（例えば30年後の担当者）が、移管する行政文書ファイル等の中に個人情報等が記載されている文書があるか否かを一つ一つ調べるのは大変な労力を要する。このため、行政文書ファイル等をファイリン
グ用具に綴る際には、仕切り紙等に「当該行政文書ファイル等の中に個人情報等が記載されている文書がある旨」をメモとして残しておくこと。
○

管理規則第22条第４項の意見の提出に係る様式例は、次のとおりである。上記メモについては、この様式例に沿った記載をすることが望ましい。
【様式例】
行政文書ファ

該当条項

イル等の名称（第16条第１項）

○○○○

第１号イ

該当する理由個人が識別されるおそれがあるため。

- 37 -

※識別される箇所を具体的に記載。
第１号ロ

法人等に関する情報であり、利用されると・・・との理由から、当該法人の競争上の地位を害するおそれがあるため。
※法人等に関する情報に該当する箇所を具体的に記述。
また、・・・は、法的保護に値する蓋然性が判断できるよう具体的に記載。

○

管理規則第22条第５項においては、法第８条第４項に基づき、内閣総理大臣から、

行政文書ファイル等について廃棄の措置をとらないように求められた場合には、必要な措置を講じることを明記している。
（参考）○公文書等の管理に関する法律（移管又は廃棄）
第八条
３

１・２

（略）

行政機関の長は、第一項の規定により国立公文書館等に移管する行政文書ファイル等について、第十六条第一項第一号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館
等において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

４

内閣総理大臣は、行政文書ファイル等について特に保存の必要があると認める場合には、当該行政文書ファイル等を保有する行政機関の長に対し、当該行政文書ファイ
ル等について、廃棄の措置をとらないように求めることができる。

（特定歴史公文書等の保存等）
第十五条

国立公文書館等の長（国立公文書館等が行政機関の施設である場合にあってはその属する行政機関の長、国立公文書館等が独立行政法人等の施設である場合にあってはその施設を設置した独立行政法人等をいう。以下同じ。）は、特定歴史公文書等について、第二十五条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、永久に保存しなければならない。
２・３
４

（略）

国立公文書館等の長は、政令で定めるところにより、特定歴史公文書等の分類、名称、移管又は寄贈若しくは寄託をした者の名称又は氏名、移管又は寄贈若しくは寄託を受けた時期及び保存場所その他の特定歴史公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

（特定歴史公文書等の利用請求及びその取扱い）- 38 -

第十六条

国立公文書館等の長は、当該国立公文書館等において保存されている特定歴

史公文書等について前条第四項の目録の記載に従い利用の請求があった場合には、次に掲げる場合を除き、これを利用させなければならない。
一

当該特定歴史公文書等が行政機関の長から移管されたものであって、当該特定歴
史公文書等に次に掲げる情報が記録されている場合
イ

行政機関情報公開法第五条第一号に掲げる情報

ロ

行政機関情報公開法第五条第二号又は第六号イ若しくはホに掲げる情報

ハ公にすることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被る
おそれがあると当該特定歴史公文書等を移管した行政機関の長が認めることにつき相当の理由がある情報

ニ公にすることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査、公訴の維持、刑の執行その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあると当該特定歴史公文書等を移管した行政機関の長が認めることにつき相当の理由がある情報

二～五
２・３

（略）
（略）

＜保存期間の延長＞（管理規則第23条）○

施行令第９条第１項において、以下の場合は、括弧書で記載した期間が経過する日までの間、保存期間を延長しなければならないとしている。
①

現に監査、検査等の対象になっているもの（当該監査、検査等が終了するまでの間）②

現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの（当該訴訟が終結するまでの間）③

現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの（当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間）④○

開示請求があったもの（開示決定等の日の翌日から起算して１年間）
これらの事案に該当した行政文書ファイル等については、現物の行政文書ファイ

ル等が綴られたファイリング用具の背表紙に記載されている保存期間を変更するだ
けでなく、行政文書ファイル管理簿（文書管理システムを通じて記載）についても保存期間の延長処理を行うこと。
○

文書管理者は、施行令第９条第２項に基づき、職務の遂行上必要があると認める

ときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができるが、この場合において、延長する期間及び延長の理由を、施行状況調査の報告に明確に記載して、総括文書管理者を通じ、内閣総理大臣に報告しなければならない。
内閣総理大臣は、例えば、職務遂行上の必要性が乏しいにもかかわらず、当該保- 39 -

存期間を延長した場合の延長後の保存期間が通算で60年を超える場合など、その延長期間・理由に合理性がないと考えられる場合は、改善を求めることができる。また、内閣府においては、延長した行政文書ファイル等の延長期間や理由について、公表している。
○

公文書管理法の趣旨も踏まえ、一回の延長においては、その行政文書ファイル等の保存期間の年数を限度とし、複数回の延長処理は原則として行わないよう留意すること。
○

保存期間を延長した場合は、第６章の留意点を参照し、行政文書ファイル管理簿の保存期間欄及び保存期間満了日欄を更新すること。

【報告例】
行政文書ファイ

保存期間

延長期間

30年

３年

延長理由

ル等の名称
○○○○

○○法の改正を検討するために必要なファイルであることから、引き続き保存し、利用する必要があるため。

○○○○

10年

１年

○○災害への対応に必要なファイルであることから、引き続き保存し、利用する必要があるため。

- 40 -

第８章

点検、監査及び管理状況の報告等（点検、監査）第24条

文書管理者は、自ら管理責任を有する行政文書の管理の状況について、

少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を主任文書管理者に報告しなけ
ればならない。
２

主任文書管理者は、各部局における文書管理者からの報告を取りまとめ、総括文書管理者に報告するものとする。
３

監査責任者は、行政文書の管理の状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
４

総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、行政文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
（紛失等への対応）
第25条

文書管理者は、行政文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった

場合は、直ちに主任文書管理者を通じて総括文書管理者に報告しなければならない。
２

総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。
（管理状況の報告等）
第26条

法第９条第１項の規定による報告は、総括文書管理者を通じて行うものとする。
２

総括文書管理者は、法第９条第３項の規定による求めがあった場合及び同項の規定による実地調査が行われる場合には、必要な協力を行うものとする。
３

総括文書管理者は、法第31条の規定による勧告があった場合には、必要な措置を講じるものとする。

＜点検・監査の意義＞○

文書管理に関するコンプライアンスを確保し、適正な文書管理を、組織及び職員

一人ひとりに根付かせ維持するためには、点検・監査の効果的な実施が必要である。
このため、少なくとも毎年度一回、点検・監査を実施し、 紙文書であるか電子文書（電子メールを含む。）であるかにかかわらず、職員による行政文書の作成や保存が適切に行われているかどうかを確認し、その中で、具体的な指導を継続することにより、組織としての文書管理レベルの向上と職員一人ひとりの文書管理スキルの向上を図ることとしている。
○

また、当分の間、３月、６月、９月及び 12 月の各月の最終月曜日からの一週間を文書管理推進期間とし、文書管理者及び文書管理担当者は管理規則第６条第２項各号に掲げる事務の確認及び職員への指導を行うとともに、職員は個人の文書管理の状況につい- 41 -

て点検する。

＜点検、監査＞（管理規則第24条）○

文書管理に関するコンプライアンスを確保するため、管理規則第24条第１項において文書管理者が自ら管理責任を有する行政文書の管理状況をチェックし改善を図るための「点検」について定め、同条第３項において監査責任者が各文書管理者における法令及び訓令等の遵守状況を把握し改善を図るための「監査」について定めている。
○

点検項目や点検時期については、総括文書管理者が別途示すこととしている。

○

監査については、監査責任者が監査計画、監査マニュアルを作成し、別途示すこととしている。
○

総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、行政文書の管理について必要な改善措置を講じることとしている。
○

上記の点検・監査に加え、歴史的緊急事態が発生した場合には、当該事態に対応する
会議等の記録の作成の責任を負う行政機関においては、事後作成のための資料の保存状
況や文書の作成・保存状況を適時点検するなど、マニュアル等に沿った対応がなされているか、マニュアル等で想定されていない事態が発生した場合には、関係する行政機関
において記録の作成の責任体制を明確にした上で、当該事態に応じた必要な文書が適切に作成・保存されているか確認する必要がある。

＜紛失等への対応＞（管理規則第25条）○

行政文書ファイル等の紛失及び誤廃棄については、被害の拡大防止や業務への影

響の最小化等の観点から、組織的に対応すべき重大な事態であることから、紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに主任文書管理者を通じて総括文書管理者に報告することとしている。
○

総括文書管理者は、上記報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために、必要な措置を講じることとしている。
○

なお、行政文書ファイル等の紛失及び誤廃棄の状況については、管理状況の報告事項とされている。
＜管理状況の報告・実地調査・改善勧告＞（管理規則第26条）○

法第９条第１項に基づき、総括文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状

況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、内閣府に報告する必要がある。
○

また、内閣総理大臣は、第三者的観点から、このような定期報告に加え、法第９条第３項に基づき、文書管理上の問題発生時や、制度運営上、特定の行政文書の取扱いについて検討の必要が生じたときなどに、報告や関係資料の提出を求め、又は、実地調査をすることができる。このような場合、総括文書管理者が必要な協力を行うことを管理規則第26条第２項で明記している。
なお、法第９条第４項に基づき、歴史公文書等に関し専門的知見を有する国立公- 42 -

文書館に報告・資料提出の求めや実地調査をさせることができる。
○

さらに、内閣総理大臣は法第31条に基づき、法を実施するため特に必要があると認める場合には、公文書管理委員会の調査審議を経た上で、各行政機関の長に対し、公文書等の管理について改善すべき旨の勧告をし、当該勧告の結果とられた措置について報告を求めることができるとされており、このような場合、総括文書管理者
は、必要な措置を講じることを管理規則第26条第３項で明記している。
○

なお、歴史的緊急事態に対応する会議等における記録の作成・保存について、第３章及び第８章の留意事項に基づく各行政機関の取組のみでは対応が不十分又はそのおそれがある場合には、内閣府において、法第９条第３項及び第31 条に基づく権限を背景に、文書の作成・保存状況の調査を行った上で、さらに必要がある場合には文書の作成・保存を求めることとされている。

- 43 -

第９章

研修（研修の実施）第27条

総括文書管理者は、職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。 この場合において、総括文書管理者は、各職員が少なくとも毎
年度１回、研修を受けられる環境を提供しなければならない。
２

文書管理者は、毎年度１回、前年度における前項の研修の受講状況を総括文書管理者に報告しなければならない。

（研修への参加）
第28条

主任文書管理者及び文書管理者は、総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
２

職員は、適切な時期に前項の研修を受講しなければならない。

＜研修の意義＞○

適正な文書管理は、業務の効率化や円滑な行政運営に資するとともに、現在及び将来の国民に説明する責務を全うするための基本インフラである。このため、行政機関の職員一人ひとりが職責を明確に自覚し、誇りを持って文書を作成し、文書に愛着を持って適切な管理を行い、堂々と後世に残していくという意識を醸成する必要がある。
○

各職員が高い意識の下、法に基づき適正な文書管理を行うためには、文書管理関する知識及び技能を習得させ、又は向上させるための研修の実施が不可欠である。
○

研修の内容、時期については、別途示すこととしている。

＜総括文書管理者・文書管理者の役割＞（管理規則第27条、第28条）○

総括文書管理者は、法第32条第１項に基づき、職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うことを管理規則第27条で明記している。総括文書管理者においては、文書管理に関する専門的知識を有する人材の計画的育成の観点からも、研修の実施後、当該研修の効果を把握するなどして、体系的・計画的な研修の実施に留意する必要がある。
○

管理規則第28条において、主任文書管理者及び文書管理者は、職員を研修に積極的に参加させなければならないとしている。
（参考）○公文書等の管理に関する法律（研修）- 44 -

第三十二条

行政機関の長及び独立行政法人等は、それぞれ、当該行政機関又は当該独立行政法人等の職員に対し、公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
２（略）- 45 -

第10章

公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理（特定秘密である情報を記録する行政文書の管理)
第29条

特定秘密（特定秘密の保護に関する法律（平成25年法律第108号）第３条第１項に規定する特定秘密をいう。以下同じ。）である情報を記録する行政文書については、この訓令に定めるもののほか、同法、特定秘密の保護に関する法律施行令（平成26年政令第336号）、特定秘密の指定及びその解除並びに適性評価の実施に関し統一的な運用を図るための基準（平成26年10月14日閣議決定）及び同令第12条第１項の規定に基づき定められた厚生労働省特定秘密保護規程（平成26年厚生労働省訓第38号）に基づき管理するものとする。
（秘密文書の管理）
第30条

特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘保全を要する行政文書（特定秘密である情報を記録する行政文書を除く。以下「秘密文書」という。）は、次の各号に掲げる種類に区分し、指定す
る。
一

極秘文書

秘密保全の必要が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を与えるおそれのある情報を含む行政文書
二秘文書

極秘文書に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてはならない情報を含む極秘文書以外の行政文書
２

秘密文書の指定は、極秘文書については各部局の長が、秘文書については文書管理者が期間（極秘文書については５年を超えない範囲内の期間とする。第３項において同じ。）定めてそれぞれ行うものとし（以下これらの指定をする者を「指定者」という。）、その指定は必要最小限にとどめるものとする。
３

指定者は、秘密文書の指定期間（この規定により延長した指定期間を含む。

以下じ。）が満了する時において、満了後も引き続き秘密文書として管理を要すると認めるときは、期間を定めてその指定期間を延長するものとする。また、指定期間は、通じて当該行政文書の保存期間を超えることができないものとする。
４

秘密文書は、その指定期間が満了したときは、当該指定は、解除されたものとし、また、その期間中、指定者が秘密文書に指定する必要がなくなったと認めるときは、指定者は、速やかに秘密文書の指定を解除するものとする。
５

指定者は、秘密文書の管理について責任を負うものを秘密文書管理責任者として指名するものとする。
６

秘密文書は、秘密文書を管理するための簿冊において管理するものとする。

７

秘密文書には、秘密文書と確認できる表示を付すものとする。

８

総括文書管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、厚生労働大臣に報告するものとする。

- 46 -

９

他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管理について提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。
10

総括文書管理者は、この訓令の定めを踏まえ、秘密文書の管理に関し必要事

項の細則を規定する秘密文書の管理に関する要領を定めるものとする。

〈特定秘密である情報を記録する行政文書の管理〉（管理規則第29条）○

特定秘密である情報を記録する行政文書については、他の行政文書と同様に法の適用を受け、規則に基づき管理されることとなるが、このほか、特定秘密保護法、
特定秘密保護法施行令、運用基準及び特定秘密保護規程（平成26年厚生労働省訓第38号）に基づき管理を行う必要があることについて明らかにしている。
〈特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘密保全を要する行政文書の管理〉（管理規則第30条）○

秘密文書は、原則として、極秘文書及び秘文書の２つに区分し指定する。

○

秘密文書は、原則として、指定者が、それぞれ期間（極秘文書については５年を超えない範囲内の期間とする。秘密文書の指定期間の延長において同じ。）を定めて指定するものとし、その指定は必要最小限でなければならない。
○

極秘文書については、その秘密保全の必要性の高さを踏まえ、定期的にその管理の状況を確認するという観点から、５年を超えない範囲内の期間を定めて指定及び指定期間の延長をすることとする。
○

なお、指定した秘密文書のうち、特に重要なものについては、厚生労働大臣にその指定について報告を行うものとする。
○

秘密文書の指定期間（第30条第3項の規定により延長した指定期間を含む。以下同じ。）が満了する時において、指定者が満了後も引き続き秘密文書として管理を要すると認める場合には、秘密文書の指定の期間がいたずらに長期にわたることを防止する観点から、期間を定めてその指定期間を延長するものとする。
○

また、秘密文書の指定は、当該行政文書の秘密保全の必要性を踏まえ、保存期間中における適正な管理を確保するために行われるものであるため、秘密文書の指定
期間は、通じて当該行政文書の保存期間を超えることはできない。
○

秘密文書の指定期間が満了したときは何らかの措置をとるまでもなく当然に当該指定は解除されるものとする。また、秘密文書の指定期間中であっても指定者が秘密文書に指定する必要がなくなったと認めるときは、指定者は、速やかに秘密文書の指定を解除することとする。
○

指定者は、秘密文書の管理について責任を負うものを秘密文書管理責任者として指名するものとする。なお、秘密文書管理責任者は、原則として文書管理者とする。
○

秘密文書は、原則として、秘密文書管理責任者が備える秘密文書を管理するための簿冊（以下「秘密文書管理簿」という。）において管理するものとする。秘密文- 47 -

書管理簿には、秘密文書の件名、指定区分、指定区分ごとの登録番号、指定期間満了年月日、提供先等秘密文書の適正な管理を図るために必要な事項を記載するものとする。
○

秘密文書には、秘密文書であることを明らかにするため、秘密文書と確認できる表示（以下「秘密文書表示」という。）を付すものとする。
○

厚生労働大臣が秘密文書の管理状況について把握することができるよう、総括文

書管理者は、当該文書の管理状況について、毎年度、厚生労働大臣に報告するものとする。なお、秘密文書の管理状況については、第 26 条第１項の管理状況の報告事項としている。

○

秘密文書の管理に当たり、秘密文書に含まれる情報の不必要な拡散を防止するため、秘密文書を取り扱う者は必要最小限とすべきであることに留意が必要である。
○

他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管理について提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。当該協議に当たっては、政府における秘密文書の統一的な管理を図る観点から、可能な限り対象となる秘密文書について両行政機関で同程度の管理が行われるよう努めるものとする。
○

国会より秘密文書の提供を求められたときは、秘密文書に指定されていることのみを理由にその提供を拒むことはできないことに留意するとともに、その提供に当
たっては、国会の秘密文書に係る保護措置等を踏まえ、適切な対応を行うものとする。
○

秘密文書について行政機関の保有する情報の公開に関する法律に基づく開示請求がされたときは、秘密文書に指定されていることのみを理由に不開示とすることはできないことに留意するとともに、その都度個別に同法に基づき、開示・不開示の決定を行う必要がある。
○

総括文書管理者は、規則に定める秘密文書の管理に係る基本的な事項を踏まえ、秘密文書の管理に関し必要な事項の細則を規定する秘密文書の管理に関する要領（以下「秘密文書管理要領」という。）を定めるものとする。
○

秘密文書については、規則及び各行政機関の秘密文書管理要領にのっとり管理するとともに、「政府機関の情報セキュリティ対策のための統一基準」の適用対象となる秘密文書については、同基準に規定された「機密性３情報」が記録された行政文書に該当することに留意して、各府省庁の情報セキュリティポリシーにのっとり、適正な管理を併せて行うものとする。
○

情報の保護に関する国際約束に基づき提供された情報が記録された秘密文書の管理に当たっては、規則のほか、当該国際約束の規定に基づき管理することに留意す
るものとする。
〈秘密文書管理要領〉○

本要領の具体的内容は、別紙9のとおりである。また、本要領記載の秘密文書管

理簿は別紙10のとおりである。

- 48 -

〈特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘密文書に該当しない行政文書の管理〉○

秘密文書として取扱う必要はないが、業務の遂行上慎重な取扱いを必要とする文書については、取扱い上の注意を明記するとともに、可能な限り秘密文書と誤認させるおそれのある表示を行わないよう留意する。（例○「取扱注意」等）

特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘密文書に該当しない行政文書（特定秘密である情報を記録する行政文書を除く。）
については、各府省庁の情報セキュリティポリシー等にのっとり、各行政機関において、必要に応じて、施錠のできる書庫・保管庫に保存し、復元不可能な方法により廃棄するなど取扱いに注意して適正に管理するものとする。

- 49 -

第11章

補則

（細則）
第31条

この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
附

則

第１条

この訓令は、平成23年４月１日から施行する。

第２条

厚生労働省文書管理規程（平成13年厚生労働省訓第21号）は、廃止する。

第３条

第19条第１項中「文書管理システム」とあるのは、文書管理システムの導入に係る作業が完了するまでの間、「文書管理システム又は電子的方式」と読み替えるものとする。

＜文書管理システム＞（管理規則附則第３条）○「文書管理システム」は、本省、地方厚生局及び都道府県労働局で導入済みであるが、それ以外の機関については、行政文書ファイル管理簿を電子的方式で調製することとしている。

平成２３年

４月

１日制定

（平成２４年

７月

３日一部改正）（平成２６年

３月

５日一部改正）（平成２６年

６月

３日一部改正）（平成２７年

４月

１日一部改正）（平成２７年１０月１日一部改正）（平成２７年１２月１８日一部改正）（平成２８年

４月

１日一部改正）（平成２８年

８月１２日一部改正）（平成２９年

９月２０日一部改正）（平成３０年

４月

９日一部改正）- 50 -

別紙１
一

厚生労働省本省内部部局
１

医政局

総務課長

２

健康局

総務課長

３

医薬・生活衛生局総務課長（生活衛生・食品安全審議官の分掌する事務に係る文書の管理については、生活衛生・食品安全企画課長）
４

労働基準局（安全衛生部を除く。）

総務課長（大臣官房審議官（労災担当）の分掌する事務に係る文書の管理については、労災管理課長）
５

労働基準局安全衛生部

計画課長

６

職業安定局（雇用開発部を除く。）

７

職業安定局雇用開発部

８

雇用環境・均等局

９

子ども家庭局

10

社会・援護局（障害保健福祉部を除く。）

11

社会・援護局障害保健福祉部

12

老健局

総務課長

13

保険局

総務課長

14

年金局

総務課長（年金管理審議官の分掌する事務に係る文書の管理については、

総務課長

雇用開発企画課長

総務課長

総務課長
総務課長

企画課長

事業企画課長）15

人材開発統括官

厚生労働省組織令（平成１２年政令第２５２号。以下「組織令」という。）第１５条各号に掲げる事務に係る文書の管理については組織令第１３０条の３第１項に規定する参事官のうち、人材開発総務担当参事官室長を兼ねる者
16

政策統括官

厚生労働省の内部組織に関する訓令（平成 13 年厚生労働省訓第１号）

第 43 条第１項に掲げる職務に係る文書の管理については厚生労働省組織令（平成 12
年政令第 252 号。以下「組織令」という。）第 131 条第１項に規定する参事官のうち、社会保障担当参事官室長を兼ねる者、厚生労働省の内部組織に関する訓令第 43 条第２項に掲げる職務に係る文書の管理については組織令第 131 条第１項に規定する参事
官のうち統計・情報総務室長を兼ねる者
二

検疫所

次長

三

国立ハンセン病療養所

四

国立医薬品食品衛生研究所

五

国立保健医療科学院

六

国立社会保障・人口問題研究所

七

国立感染症研究所

八

国立児童自立支援施設

九

国立障害者リハビリテーションセンター

十

地方厚生（支）局

総務管理官

十一

都道府県労働局

総務部長

副所長
副所長

次長
副所長

副所長
次長（国立きぬ川学院においては、施設長）
管理部長

別紙２
一

厚生労働省本省内部部局
１

組織令の規定により本省に置かれる課及び室の長

２

組織令第１３０条の３第１項に規定する参事官

３

組織令第１３１条第１項に規定する参事官及び政策評価官

４

組織令第１９条第２項に規定する参事官のうち、大臣官房参事官（自殺対策担当）、
大臣官房参事官（情報化担当）及び大臣官房参事官（サイバーセキュリティ・情報シ
ステム管理担当）５

厚生労働省組織規則（平成１３年厚生労働省令第１号。以下「組織規則」という。）
第４１条第７項に規定する首席職業指導官

６

組織規則第７２条第２項に規定する首席年金数理官

７

組織規則第７３条の４第２項に規定する訓練企画官、同条第３項に規定する特別支援企画官、同条第７項に規定するキャリア形成支援企画官、同条第８項に規定する企
業内人材開発支援企画官及び同条第１２項に規定する海外協力企画官

８

組織規則第７４条第９項に規定する保健統計官、同条第１０項に規定する社会統計官、同条第１１項に規定する世帯統計官及び同条第１２項に規定する賃金福祉統計官

９

組織規則の規定により本省に置かれる室のうち、次に掲げる室の長（１）

大臣官房総務課情報公開文書室（２）

大臣官房総務課広報室（３）

大臣官房会計課福利厚生室（４）

医政局総務課医療安全推進室（５）

医政局医事課試験免許室（６）

健康局総務課指導調査室（７）

健康局がん・疾病対策課肝炎対策推進室（８）

健康局難病対策課移植医療対策推進室（９）

医薬・生活衛生局総務課医薬品副作用被害対策室（10）

医薬・生活衛生局生活衛生・食品安全企画課検疫所業務管理室（11）

医薬・生活衛生局食品監視安全課輸入食品安全対策室（12）

医薬・生活衛生局食品監視安全課食中毒被害情報管理室（13）

労働基準局労働保険徴収課労働保険徴収業務室（14）

職業安定局総務課訓練受講者支援室（15）

職業安定局総務課公共職業安定所運営企画室（16）

職業安定局雇用政策課民間人材サービス室（17）

職業安定局雇用開発部雇用開発企画課地域雇用対策室（18）

職業安定局雇用開発部雇用開発企画課労働移動支援室（19）

職業安定局雇用開発部雇用開発企画課就労支援室（20）

職業安定局雇用開発部雇用開発企画課農山村雇用対策室（21）

職業安定局雇用開発部雇用開発企画課建設・港湾対策室

（22）

職業安定局雇用開発部障害者雇用対策課地域就労支援室（23）

子ども家庭局総務課少子化総合対策室（24）

社会・援護局保護課自立推進・指導監査室（25）

社会・援護局地域福祉課消費生活協同組合業務室（26）

社会・援護局地域福祉課生活困窮者自立支援室（27）

社会・援護局援護企画課中国残留邦人等支援室（28）

社会・援護局援護・業務課審査室（29）

社会・援護局事業課事業推進室（30）

社会・援護局障害保健福祉部企画課自立支援振興室（31）

社会・援護局障害保健福祉部企画課施設管理室（32）

社会・援護局障害保健福祉部障害福祉課障害児・発達障害者支援室（33）

社会・援護局障害保健福祉部精神・障害保健課医療観察法医療体制整備推進

室（34）

社会・援護局障害保健福祉部精神・障害保健課心の健康支援室（35） 老健局総務課介護保険指導室（36） 老健局総務課認知症施策推進室

二

（37）

年金局事業企画課システム室（38）

年金局事業企画課監査室（39）

年金局事業企画課会計室（40）

年金局事業管理課調査室

検疫所
組織規則の規定により検疫所に置かれる課及び輸入食品・検疫検査センター並びに支所及び出張所の長三

国立ハンセン病療養所
組織規則の規定により国立ハンセン病療養所に置かれる部の長、部に置かれる課及び科の長並びに課及び科の長

四国立医薬品食品衛生研究所
組織規則の規定により国立医薬品食品衛生研究所に置かれる部（総務部を除く。）の長
並びに総務部及び安全性生物試験研究センターに置かれる部及び総合評価研究室の長

五

国立保健医療科学院
組織規則の規定により国立保健医療科学院に置かれる部（総務部を除く。）及び研究情報センターの長並びに総務部に置かれる課の長

六

国立社会保障・人口問題研究所
組織規則の規定により国立社会保障・人口問題研究所に置かれる課及び部の長七

国立感染症研究所
組織規則の規定により国立感染症研究所に置かれる部及び室、感染症疫学センター、エイズ研究センター、病原体ゲノム解析研究センター及びインフルエンザウイルス研究センター並びに支所の長八

国立児童自立支援施設
組織規則の規定により国立児童自立支援施設に置かれる課及び児童自立支援専門員養

成所の長
九

国立障害者リハビリテーションセンター
１

組織規則の規定により国立障害者リハビリテーションセンターに置かれる管理部に置かれる課の長

２

組織規則の規定により国立障害者リハビリテーションセンターに置かれる企画・情報部に置かれる課、高次脳機能障害情報・支援センター及び発達障害情報・支援センタ
ーの長３

組織規則の規定により国立障害者リハビリテーションセンターに置かれる自立支援局に置かれる部に置かれる課の長

４

組織規則の規定により国立障害者リハビリテーションセンターに置かれる自立支援局に置かれる施設のうち、国立光明寮及び国立保養所の長

５ 組織規則の規定により国立障害者リハビリテーションセンターに置かれる自立支援局に置かれる施設のうち、国立福祉型障害児入所施設に置かれる課の長
６ 組織規則の規定により国立障害者リハビリテーションセンターに置かれる病院に置かれる部、薬剤科及び障害者健康増進・スポーツ科学支援センターの長
７

組織規則の規定により国立障害者リハビリテーションセンターに置かれる研究所に置かれる部及び発達障害情報センターの長

８
十組織規則の規定により国立障害者リハビリテーションセンターに置かれる学院の長
地方厚生（支）局

１

組織令の規定により置かれる九州厚生局沖縄麻薬取締支所の長

２

組織令及び組織規則の規定により地方厚生（支）局に置かれる課の長

３

組織規則の規定により地方厚生局に置かれる分室の長

十一

都道府県労働局

１

組織規則の規定により都道府県労働局に置かれる課及び室の長

２

労働基準監督署（支署を含む。）の長

３

公共職業安定所（分庁舎を含む。）及び公共職業安定所の出張所の長

別紙３
総発０４０１第７号
平成２３年４月１日
施設等機関の長
殿
地方支分部局の長
大臣官房総務課長

厚生労働省文書管理規則第７条第４項に基づく監査担当者の指名について表記について、別紙のとおり指名する。

別紙
一

検疫所

総務課長

二

国立ハンセン病療養所

三

国立医薬品食品衛生研究所

四

国立保健医療科学院

五国立社会保障・人口問題研究所

六

国立感染症研究所

七

国立児童自立支援施設

八

国立障害者リハビリテーションセンター

九

地方厚生局及び地方厚生支局

十都道府県労働局

庶務課長
総務課長

総務課長
総務課長

総務課長
庶務課長

総務課長

総務課長

総務課長

別紙４

※

この表は、事項から具体例までは管理規則別表１と同じもの。（補足）は、各部局に対する具体例の補足説明についての照会に対する各部局からの回答を記載したもの（現時点版）であり、今後修正があり得るもの。

別表第１

行政文書の保存期間基準
当該業務に係る行政

事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
法令の制定又は改廃及びその経緯
１

法律の制定
又は改廃及

(1)立案の検討①立案基礎文書（一の 30 年
項イ）

びその経緯

・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示

・大臣の指示の内容が記録された文書

・政務三役会議の決定

・政務三役会議の決定の内容が記録された文書②立案の検討に関す・開催経緯

る審議会等文書（一

・諮問

の項イ）

・議事の記録・配付資料
・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、
提言

・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）③立案の検討に関する調査研究文書（一の項イ）

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング(2)法律案の審査

法律案の審査の過程

・法制局提出資料

・参事官、部長、次長及び長官への説明が記録された文書（一

・審査録

資料

の項ロ）

・参事官、部長、次長及び長官の指摘事項が記録された文書(3)他の行政機関への協議

行政機関協議文書（一・各省への協議案の項ハ）・各省からの質問・意見・各省からの質問・意見に
対する回答

(4)閣議

閣議を求めるための・５点セット（要綱、法律

決裁文書及び閣議に案、理由、新旧対照条文、提出された文書（一の

参照条文）

項ニ）

・閣議請議書
・案件表
・配付資料

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）(5)国会審議

国会審議文書（一の項・議員への説明・議員及び政党への説明資料

ヘ）
・趣旨説明
・想定問答

・「基本想定」等の国会審議の事前準備のために作成したもの

・答弁書

・当日の国会審議のために作成した答弁
書

・国会審議録・内閣意見案
・同案の閣議請議書(6)官報公示その他の公布

官報公示に関する文・官報の写し書その他の公布に関する文書（一の項ト）(7)解釈又は運用①解釈又は運用の基の基準の設定準の設定のための調査研究文書（一の項チ）②解釈又は運用の基・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング
・逐条解説

※決裁を受ける過程で修正されたもの

準の設定のための・ガイドラインについては、修正後のセット版を合わ

決裁文書（一の項

・訓令、通達又は告示

せて保存（以下同じ）。

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
チ）２

条約その他(1)締結の検討①外国（本邦の域外に 30 年

・運用の手引・交渉開始の契機の国際約束ある国又は地域を

・交渉方針

の締結及び

いう。）との交渉に

・想定問答

その経緯

関する文書及び解・逐条解説

釈又は運用の基準の設定のための決裁文書（二の項イ及びニ）②他の行政機関質問

・各省への協議案

社会保障協定の締結に係る政令改正の若しくは意見又は・各省からの質問・意見

各省協議に係る文書

これらに対する回・各省からの質問・意見に答に関する文書その他の他の行政機
関への連絡及び当該行政機関との調整に関する文書（二
の項ロ）

対する回答

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）③条約案その他の国際約束の案の検討に関する調査研究
文書及び解釈又は運用の基準の設定

・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒア
リング・情報収集・分析のための調査研究
文書（二の項ハ及びニ）(2)条約案の審査

条約案その他の国際・法制局提出資料

約束の案の審査の過・審査録程が記録された文書（二の項ハ）(3)閣議閣議を求めるための・閣議請議書

決裁文書及び閣議に・案件表提出された文書（二の

・配付資料

項ニ）
(4)国会審議

国会審議文書（二の項

・議員への説明

ニ）

・趣旨説明
・想定問答
・答弁書

（補足）

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
・国会審議録(5)締結

条約書、批准書その他

・条約書・署名本書

これらに類する文書

・調印書（二の項ホ）

・批准・受諾書
・批准書の寄託に関する文書(6)官報公示その他の公布

官報公示に関する文・官報の写し書その他の公布に関する文書（二の項ニ）

３

政令の制定
又は改廃及
びその経緯

(1)立案の検討①立案基礎文書（一の 30 年
項イ）

・基本方針
・基本計画
・条約その他の国際約束
・大臣指示

・大臣の指示の内容が記録された文書

・政務三役会議の決定

・政務三役会議の決定の内容が記録され
た文書

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）②立案の検討に関す・開催経緯

る審議会等文書（一の項イ）

・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

・諮問
・議事の記録・配付資料
・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言③立案の検討に関する調査研究文書（一の項イ）

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング(2)政令案の審査

政令案の審査の過程

・法制局提出資料

・参事官、部長、次長及び長官への説明が記録された文書（一

・審査録

資料

の項ロ）

・参事官、部長、次長及び長官の指摘事項が記録された文書別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）(3)意見公募手続

意見公募手続文書（一
の項ハ）

・政令案
・趣旨、要約、新旧対照条
文、参照条文・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結果
及びその理由(4)他の行政機関への協議

行政機関協議文書（一・各省への協議案の項ハ）・各省からの質問・意見・各省からの質問・意見に
対する回答

(5)閣議

閣議を求めるための・５点セット（要綱、政令

決裁文書及び閣議に案、理由、新旧対照条文、提出された文書（一の

参照条文）

項ニ）

・閣議請議書・案件表
・配付資料(6)官報公示その他の公布

官報公示に関する文書その他の公布に関・官報の写し・意見公募手続の実施に関する決裁文書別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）する文書（一の項ト）(7)解釈又は運用①解釈又は運用の基の基準の設定準の設定のための調査研究文書（一の項チ）②解釈又は運用の基

４

省令その他
の規則の制

(1)立案の検討

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さの状況調査

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング
・逐条解説

準の設定のための・ガイドライン

決裁文書（一の項

・訓令、通達又は告示

チ）・運用の手引

①立案基礎文書（一の 30 年
項イ）

れた文書

・基本方針
・基本計画

定又は改廃

・条約その他の国際約束

及びその経

・大臣指示

・大臣の指示の内容が記録された文書

緯・政務三役会議の決定

・政務三役会議の決定の内容が記録された文書②立案の検討に関す・開催経緯

る審議会等文書（一の項イ）

・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

・諮問
・議事の記録・配付資料

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
・中間報告、最終報告、提言③立案の検討に関する調査研究文書（一の項イ）

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング(2)意見公募手続

意見公募手続文書（一の項ハ）・省令案・規則案
・趣旨、要約、新旧対照条
文、参照条文・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結果
及びその理由(3)他の行政機関への協議

行政機関協議文書（一・各省への協議案の項ハ）・各省からの質問・意見・各省からの質問・意見に対する回答(4)制定又は改廃省令その他の規則の・省令案・規則案

制定又は改廃のため・理由、新旧対照条文、参の決裁文書（一の項

照条文・意見公募手続の実施に関する決裁文書別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
ホ）(5)官報公示

官報公示に関する文・官報の写し書（一の項ト）(6)解釈又は運用①解釈又は運用の基の基準の設定準の設定のための調査研究文書（一の項チ）②解釈又は運用の基・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さの状況調査

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング
・逐条解説

準の設定のための・ガイドライン

決裁文書（一の項

・訓令、通達又は告示

チ）・運用の手引閣議、関係行政機関の長で構成される会議又は省議（これらに準ずるものを含む。）の決定又は了解及びそ
の経緯
５

閣議の決定

（1）予算に関する又は了解及閣議の求め及びの決裁文書及び閣・予算書（一般会計・特別びその経緯

予算の国会提出

議に提出された文会計・政府関係機関）

その他の重要な書（三の項イ）経緯① 閣 議 を 求 め る た め 30 年れた文書

・歳入歳出概算・概算要求基準等
・閣議請議書
・案件表
・配付資料

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）②予算その他国会に・予算書（一般会計・特別提出された文書（三会計・政府関係機関）の項ハ）・予算参考資料

・財政法（昭和 22 年法律第 34 号）第28 条に規定されている文書(2)決算に関する①閣議を求めるため・決算書（一般会計・特別閣議の求め及びの決裁文書及び閣

会計・政府関係機関）

決算の国会提出

議に提出された文・調書その他の重要な書（三の項イ）

・予備費使用書

経緯

・閣議請議書・案件表
・配付資料②決算に関し、会計検・決算書（一般会計・特別査院に送付した文会計・政府関係機関）

書及びその検査を（※会計検査院保有のも経た文書（三の項

のを除く。
）

ロ）
③歳入歳出決算その・決算書（一般会計・特別他国会に提出され会計・政府関係機関）

た文書（三の項ハ）(3)質問主意書に①答弁の案の作成の・法制局提出資料

・参事官、部長、次長及び長官への説明別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
対する答弁に関過程が記録されたする閣議の求め文書（四の項イ）

・審査録

・参事官、部長、次長及び長官の指摘事及び国会に対す
る答弁その他の重要な経緯

資料項が記録された文書②閣議を求めるため

・答弁案の決裁文書及び閣

・閣議請議書議に提出された文・案件表書（四の項ロ）

・配付資料③答弁が記録された・答弁書・内閣から国会に出された文書（印刷物）

文書（四の項ハ）(4)基本方針、基本
計画又は白書そ①立案基礎文書（五の
項イ）

・基本方針
・基本計画

の他の閣議に付・条約その他の国際約束された案件に関・大臣指示・大臣の指示の内容が記録された文書

する立案の検討

・政務三役会議の決定

・政務三役会議の決定の内容が記録され及び閣議の求めその他の重要なた文書②立案の検討に関す経緯（１の項かる審議会等文書（五ら４の項まで及

の項イ）

・開催経緯

・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

・諮問

び５の項(1)か・議事の記録ら(3)までに掲

・配付資料

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）げるものを除

・中間答申、最終答申、中く。）

間報告、最終報告、建議、提言③立案の検討に関する調査研究文書（五の項イ）

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング・任意パブコメ※法定パブコメ（行政手続法に基づく意
見公募手続及びその結果の公示）と同様。

④行政機関協議文書（五の項ロ）

・各省への協議案
・各省からの質問・意見・各省からの質問・意見に対する回答⑤閣議を求めるため

・基本方針案の決裁文書及び閣

・基本計画案

議に提出された文・白書案

書（五の項ハ）・閣議請議書
・案件表
・配付資料

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
６

関 係 行 政 機 関係行政機関の長①会議の決定又は了関 の 長 で 構 で構成される会議

解に係る案の立案

・基本計画

成 さ れ る 会 の決定又は了解に基礎文書（六の項

・条約その他の国際約束

議（これに準 関する立案の検討

イ）

・総理指示

ず る も の を 及び他の行政機関②会議の決定又は了含む。この項 への協議その他の解に係る案の検討において同に関する調査研究

重要な経緯

10 年

・基本方針

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さの状況調査

文書（六の項イ）

又は了解及③会議の決定又は了びその経緯

解に係る案の検討・各省からの質問・意見に関する行政機関

・各省からの質問・意見にリング・各省への協議案

対する回答

イ）④会議の検討のため・配付資料の資料として提出

・議事の記録された文書（六の項ロ）及び会議（国務大臣を構成員とす
る会議に限る。）の議事が記録されたれた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書

じ。）の決定協議文書（六の項

・総理の指示の内容が記録された文書

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
文書⑤会議の決定又は了・決定・了解文書

解の内容が記録された文書（六の項
ハ）７

省議（これに 省議の決定又は了①省議の決定又は了

10 年

・基本方針

準ずるもの

解に関する立案の解に係る立案基礎・基本計画を含む。この検討その他の重要文書（七の項イ）

・条約その他の国際約束

項において

な経緯

同じ。）の決
定又は了解
及びその経
緯

・大臣指示
②省議の決定又は了解に係る案の検討に関する調査研究

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

リング

③省議に検討のため・配付資料された文書（七の項ロ）及び省議（国務大臣を構成員とす
る会議に限る。）の議事が記録されたれた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書

文書（七の項イ）の資料として提出

・大臣の指示の内容が記録された文書

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
文書④省議の決定又は了・決定・了解文書

解の内容が記録さ・議事の記録れた文書（七の項
ハ）
複数の行政機関による申合せ又は他の行政機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経
緯
８

複数の行政

複数の行政機関に機関によるよる申合せに関す

立案基礎文書（八の

・基本計画

申合せ及び

る立案の検討及び

項イ）

・条約その他の国際約束

その経緯

他の行政機関への協議その他の重要な経緯①申合せに係る案の

10 年

・基本方針

・総理指示
②申合せに係る案の検討に関する調査
研究文書（八の項
イ）③申合せに係る案の・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング
・各省への協議案

検討に関する行政・各省からの質問・意見

機関協議文書（八の・各省からの質問・意見に項イ）

・総理の指示の内容が記録された文書

対する回答

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）④他の行政機関との・開催経緯

会議に検討のため・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）の資料として提出

・議事の記録された文書及び当・配付資料

該会議の議事が記録された文書その他申合せに至る過程が記録された文書（八の項ロ）⑤申合せの内容が記・申合せ録された文書（八の
項ハ）
９

他の行政機

基準の設定に関す関に対してる立案の検討その示す基準の他の重要な経緯①立案基礎文書（九の 10
項イ）

・基本方針

行政取決め(社会保障協定関係)

・基本計画
・条約その他の国際約束

・大臣の指示の内容が記録された文書

設定及びそ

・大臣指示

・政務三役会議の決定の内容が記録されの経緯

・政務三役会議の決定

た文書

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）②立案の検討に関す・開催経緯

る審議会等文書（九の項イ）

・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

・諮問
・議事の記録・配付資料
・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言③立案の検討に関する調査研究文書（九の項イ）

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さの状況調査

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング④基準を設定するた・基準案

めの決裁文書その他基準の設定に至る過程が記録された文書（九の項ロ）⑤基準を他の行政機関に通知した文書（九の項ハ）

れた文書

・通知

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
10

地 方 公 共 団 基準の設定に関す
体 に 対 し て る立案の検討その①立案基礎文書（九の 10 年
項イ）

・基本方針
・基本計画

示 す 基 準 の 他の重要な経緯

・条約その他の国際約束

設定及びそ

・大臣指示

の経緯

・政務三役会議の決定②立案の検討に関す・開催経緯

る審議会等文書（九

・諮問

の項イ）

・議事の記録・開催日、議題等が記録された文書（議・配付資料

事次第を含む。
）

・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言③立案の検討に関する調査研究文書（九の項イ）

・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒアリング④基準を設定するための決裁文書その他基準の設定に至る過程が記録され

・基準案

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）た文書（九の項ロ）⑤基準を地方公共団

・通知

体に通知した文書（九の項ハ）
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
11

個人の権利

(1)行政手続法（平義務の得喪成５年法律第る審議会等文書（十及びその経88 号）第２条第の項）

緯８号ロの審査基・議事の記録準、同号ハの処・配付資料

分基準、同号ニ・中間答申、最終答申、中の行政指導指針

間報告、最終報告、建議、及び同法第６条

提言の標準的な期間①立案の検討に関す②立案の検討に関すに関する立案のる調査研究文書（十検討その他の重

の項）

要な経緯

10 年

・開催経緯

・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

・諮問

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）③意見公募手続文書・審査基準案・処分基準 ・意見公募手続の実施に関する決裁文書（十の項）

案・行政指導指針案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結果
及びその理由④行政手続法第２条

・審査基準案・処分基準

第８号ロの審査基案・行政指導指針案

準、同号ハの処分基
準及び同号ニの行
政指導指針を定めるための決裁文書（十の項）⑤行政手続法第６条

・標準処理期間案の標準的な期間を定めるための決裁
文書（十の項）(2)行政手続法第許認可等をするため

許認可等の

・審査案

２条第３号の許の決裁文書その他許

効力が消滅

・理由

認可等（以下「許認可等に至る過程が

する日に係

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）
認可等」とい記録された文書（十一 る特定日以う。）に関するの項）

後５年(3)行政手続法第不利益処分をするた

５年

２条第４号の不めの決裁文書その他

利益処分（以下当該処分に至る過程「不利益処分」が記録された文書（十という。）に関

二の項）

重要な経緯
・処分案
・理由

する重要な経緯(4)補助金等（補助①交付の要件に関す交付に係る金等に係る予算る文書（十三の項

事業が終了の執行の適正化イ）

する日に係・審査要領・選考基準

る特定日以

・審査案

後５年

・理由

に関する法律②を交付のための決（昭和 30 年法

裁文書その他交付

律第 179 号）第に至る過程が記録

２条第１項の補された文書（十三の助金等をいう。

項ロ）

以下同じ。）の交付に関する重要な経緯③補助事業等実績報告書（十三の項ハ）・交付規則・交付要綱・実
施要領・実績報告書（補足）別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）(5)不服申立てに① 不 服 申 立 書 又 は 口 裁決、決定

関する審議会等

頭 に よ る 不 服 申 立 その他の処における検討そて に お け る 陳 述 の 分がされるの他の重要な経内 容 を 録 取 し た 文 日に係る特緯書（十四の項イ）

・不服申立書・録取書

定日以後 10②審議会等文書（十四 年
の項ロ）

・諮問
・議事の記録・配付資料
・答申、建議、意見③裁決、決定その他の・弁明書※提出された証拠書類その他の審理の処分をするための・反論書過程で作成し、又は取得した重要な過程

決裁文書その他当・意見書が記録された文書を含む。

該処分に至る過程が記録された文書（十四の項ハ）④裁決書又は決定書・裁決・決定書（十四の項ニ）(6)国又は行政機① 訴 訟 の 提 起 に 関 す 訴 訟が終 結 ・訴状関を当事者とす

る 文 書 （ 十 五 の 項 す る日に 係 ・期日呼出状

る訴訟の提起そイ）

る 特定日 以

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）の他の訴訟に関する重要な経緯② 訴 訟 に お け る 主 張 後 10 年

・答弁書

訴訟の過程で作成し、又は取得した重要又は立証に関する・準備書面

な過程が記録された文書を含む。

文書（十五の項ロ）

・各種申立書・口頭弁論
・証人等調書・書証③判決書又は和解調

・判決書

書
12

法人の権利

(1)行政手続法第義務の得喪２条第８号ロのる審議会等文書（十及びその経審査基準、同号の項）

緯ハの処分基準、・議事の記録同号ニの行政指・配付資料

導指針及び同法・中間答申、最終答申、中第６条の標準的

間報告、最終報告、建議、な期間に関する

提言

立案の検討その他の重要な経緯①立案の検討に関す

・和解調書②立案の検討に関する調査研究文書（十
の項）

10 年

・開催経緯

・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

・諮問

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）③意見公募手続文書・審査基準案・処分基準 ・意見公募手続の実施に関する決裁文書（十の項）

案・行政指導指針案
・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結果
及びその理由④行政手続法第２条

・審査基準案・処分基準

第８号ロの審査基案・行政指導指針案

準、同号ハの処分基
準及び同号ニの行
政指導指針を定めるための決裁文書（十の項）⑤行政手続法第６条

・標準処理期間案の標準的な期間を定めるための決裁
文書（十の項）(2)許認可等に関許認可等をするため

許認可等の

・審査案

する重要な経緯の決裁文書その他許

効力が消滅

・理由

認可等に至る過程が

する日に係

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）
記録された文書（十一 る特定日以
の項）

後５年

(3)不利益処分に

不利益処分をするた

５年

関する重要な経めの決裁文書その他

緯

当該処分に至る過程

・処分案
・理由

が記録された文書（十二の項）(4)補助金等の交①交付の要件に関す交付に係る付（地方公共団る文書（十三の項

事業が終了

体に対する交付イ）する日に係を含む。）に関する重要な経緯・交付規則・交付要綱・実施要領・審査要領・選考基準

る特定日以②交付のための決裁

後５年

文書その他交付に・審査案・理由至る過程が記録された文書（十三の項
ロ）③補助事業等実績報・実績報告書

告書（十三の項ハ）(5)不服申立てに① 不 服 申 立 書 又 は 口 裁決、決定

関する審議会等

頭 に よ る 不 服 申 立 その他の処における検討そに お け る 陳 述 の 内 分がされる・不服申立書
・録取書

（補足）

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）の他の重要な経容 を 録 取 し た 文 書 日に係る特緯（十四の項イ）

定日以後 10②審議会等文書（十四 年
の項ロ）

・諮問
・議事の記録・配付資料
・答申、建議、意見③裁決、決定その他の・弁明書※提出された証拠書類その他の審理の処分をするための・反論書過程で作成し、又は取得した重要な過程

決裁文書その他当・意見書が記録された文書を含む。

該処分に至る過程が記録された文書（十四の項ハ）④裁決書又は決定書・裁決・決定書（十四の項ニ）(6)国又は行政機① 訴 訟 の 提 起 に 関 す 訴 訟が終 結 ・訴状関を当事者とす

る 文 書 （ 十 五 の 項 す る日に 係 ・期日呼出状

る訴訟の提起そイ）の他の訴訟に関する重要な経緯

る 特定日 以② 訴 訟 の 主 張 又 は 立 後十年・答弁書

訴訟の過程で作成し、又は取得した重要証に関する文書（十・準備書面

な過程が記録された文書を含む。

五の項）

・各種申立書別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
・口頭弁論
・証人等調書・書証③判決書又は和解調・判決書書（十五の項ハ）・和解調書

職員の人事に関する事項
13

職員の人事

(1) 人事 評価 実施①立案の検討に関すに関する事

規程の制定又はる調査研究文書（十項

変更及びその経

六の項イ）

緯

10 年

・外国・自治体・民間企業 （制度官庁のみ保有）の状況調査
・関係団体・関係者のヒア
リング②制定又は変更のた・規程案

めの決裁文書（十六の項ロ）③制定又は変更についての協議案、回答

・協議案
・回答書

書その他の内閣総理大臣との協議に関する文書（十六の項ハ）④軽微な変更につい

・報告書

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）ての内閣総理大臣に対する報告に関する文書（十六の項
ニ）(2)職員の研修の① 計 画 の 立 案 に 関 す ３年実施に関する計

る調査研究文書（十画の立案の検討七の項）

その他の職員の研修に関する重要な経緯

・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒア
リング②計画を制定又は改・計画案

廃するための決裁文書（十七の項）③職員の研修の実施

・実績

・研修実施状況調査報告書

状況が記載された文書（十七の項）(3)職員の兼業の許可

職 員 の 兼 業 の 許 可 の ３年・申請書

申請書及び当該申請・承認書に対する許可に関する文書（十八の項）(4)退職手当の支退 職 手 当 の 支 給 に 関 支給制限そ給に関する重要す る 決 定 の 内 容 が 記 の他の支給・調書

退職手当の支給に関する決裁文書、それに付随する資料、総務大臣承認申請

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）な経緯

録 さ れ た 文 書 及 び 当 に関する処に係る決裁文書及び総務大臣の承認文

該 決 定 に 至 る 過 程 が 分を行うこ書記録された文書（十九 とができる
の項）

期間又は５
年のいずれ
か長い期間

その他の事項
14

告示、訓令及 (1)告示の立案の①立案の検討に関す

10 年

・開催経緯

び通達の制

検討その他の重る審議会等文書（二定又は改廃

要な経緯（１の

十の項イ）

及びその経

項から 13 の項

・議事の記録緯までに掲げるも

・配付資料

のを除く。
）

・中間答申、最終答申、中・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

・諮問

間報告、最終報告、建議、提言②立案の検討に関する調査研究文書（二十の項イ）

・外国・自治体・民間企業 ・「調査報告書」等の調査結果が記録さ
の状況調査

れた文書

・関係団体・関係者のヒア ・ヒアリングの結果が記録された文書
リング

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）③意見公募手続文書

・告示案（二十の項イ）・意見公募要領
・提出意見
・提出意見を考慮した結果
及びその理由④行政機関協議文書

・各省への協議案（一の項ハ）

・各省からの質問・意見・各省からの質問・意見に対する回答⑤制定又は改廃のた・告示案

めの決裁文書（二十の項ロ）⑥官報公示に関する

・官報の写し文書（二十の項ハ）(2)訓令及び通達①立案の検討に関すの立案の検討そる調査研究文書（二の他の重要な経十の項イ）

緯（１の項から
13 の項までに掲げるものを除

10 年

・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒア
リング②制定又は改廃のための決裁文書（二十・訓令案・通達案
・行政文書管理規則案

・意見公募手続の実施に関する決裁文書別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）く。）
15

予 算 及 び 決 (1)歳入、歳出、継の項ロ）①歳入、歳出、継続費、 10 年

・公印規程案
・概算要求の方針

算に関する

続費、繰越明許繰越明許費及び国・大臣指示・大臣の指示の内容が記録された文書

事項

費及び国庫債務

庫債務負担行為の・政務三役会議の決定

・政務三役会議の決定の内容が記録され負担行為の見積

見積に関する書類

・省内調整

た文書

に関する書類の並びにその作製の・概算要求書・省内調整の内容が記録された文書

作製その他の予基礎となった意思算に関する重要決定及び当該意思な経緯（５の項

決定に至る過程が(1)及び(4)に掲記録された文書（二げるものを除

十一の項イ）く。）②財政法（昭和 22 年

・予定経費要求書

法律第 34 号）第 20

・継続費要求書

条第２項の予定経・繰越明許費要求書

費要求書等並びに・国庫債務負担行為要求書

その作製の基礎と・予算決算及び会計令第なった意思決定及12 条の規定に基づく予び当該意思決定に定経費要求書等の各目至る過程が記録さ明細書れた文書（二十一の別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
項ロ）③①及び②に掲げるもののほか、予算の・行政事業レビュー

・行政事業レビューの内容が記録され・執行状況調査た文書

・予算の配賦通知

・財政法（昭和 22 年法律第 34 号）第成立に至る過程が記録された文書（二十一の項ハ）④歳入歳出予算、継続費及び国庫債務負31 条第１項に基づき内閣が各省庁の長

担行為の配賦に関に対し、執行すべき予算を配分した旨する文書（二十一のを示した文書項ニ）別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）(2)歳入及び歳出① 歳 入 及 び 歳 出 の 決 ５年

・歳入及び歳出の決算報告の決算報告書並

算報告書並びにそ書

びに国の債務にの作製の基礎とな

・国の債務に関する計算書

関する計算書のった意思決定及び・継続費決算報告書

作製その他の決

当該意思決定に至・歳入徴収額計算書

算に関する重要る過程が記録され・支出計算書な経緯（５の項

た文書（二十二の項

・歳入簿・歳出簿・支払計(2)及び(4)に掲

イ）

画差引簿

げるものを除・徴収簿

く。）

・支出決定簿・支出簿・支出負担行為差引簿・支出負担行為認証官の帳簿②会計検査院に提出・計算書又は送付した計算

・証拠書類

書及び証拠書類（二（※会計検査院保有のも十二の項ロ）③会計検査院の検査のを除く。）
・意見又は処置要求

・会計検査院法第３４条及び第３６条

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）を受けた結果に関する文書（二十二の（※会計検査院保有のもに基づき発出された文書のを除く。）

項ハ）④①から③までに掲・調書

げるもののほか、決算の提出に至る過程が記録された文書（二十二の項ニ）⑤国会における決算・警告決議に対する措置の審査に関する文・指摘事項に対する措置

書（二十二の項ホ）
16

機 構 及 び 定 機構及び定員の要
員 に 関 す る 求に関する重要な事項

経緯

機 構 及 び 定 員 の 要 求 10 年に関する文書並びにその基礎となった
意思決定及び当該意思決定に至る過程が記録された文書（二十三の項）・大臣指示・大臣の指示の内容が記録された文書

・政務三役会議の決定

・政務三役会議の決定の内容が記録され

・省内調整

た文書

・機構要求書・定員要求書・定員合理化計画

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）
17

独 立 行 政 法 (1)独立行政法人①立案の検討に関す人等に関す通則法（平成 11

る調査研究文書（二る事項

年法律第 103十四の項イ）

号）その他の法

10 年

・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒア
リング

律の規定による

②評価委員会に検討

中期目標の制定のための資料とし・諮問

又は変更に関すて提出された文書、・議事の記録る立案の検討そ評価委員会におけ・配付資料の他の重要な経る議事が記録され・意見緯た文書及び評価委

・開催経緯

員会の決定又は了解に至る過程が記録された文書（二十四の項ロ）③制定又は変更のた・中期目標案

めの決裁文書（二十四の項ハ）④中期計画、事業報告・中期計画

書その他の中期目

・年度計画

標の達成に関し法

・事業報告書（補足）別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
律の規定に基づき独立行政法人等により提出され、又は公表された文書（二十四の項ニ）(2)独立行政法人①指導監督をするた

通則法その他のめの決裁文書その法律の規定によ他指導監督に至る

る報告及び検査

過程が記録された

その他の指導監文書（二十五の項

督に関する重要

イ）

な経緯

５年

・報告
・検査

②違法行為等の是正・是正措置の要求のため必要な措置・是正措置

その他の指導監督の結果の内容が記録された文書（二十五の項ロ）
18

政 策 評 価 に 行政機関が行う政関する事項①政策評価法第６条

10 年

・開催経緯

策の評価に関するの基本計画又は政・議事の記録・開催日、議題等が記載された文書（議法律（平成 13 年法

策評価法第７条第・配付資料

事次第を含む。）

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
律第 86 号。以下１項の実施計画の「政策評価法」と制定又は変更に係いう。）第６条のる審議会等文書（二基本計画の立案の十六の項イ）

検討、政策評価法②基本計画又は実施

第 10 条第１項の計画の制定又は変評価書の作成その更に至る過程が記

他の政策評価の実録された文書（二十施に関する重要な

六の項イ）

経緯

③基本計画の制定又は変更のための決・中間報告、最終報告、提言・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒア
リング

・基本計画案

基本計画の制定又は変更にかかる決裁

・通知

文書

・事後評価の実施計画案

実施計画の制定又は変更にかかる決裁

・通知

文書

裁文書及び当該制定又は変更の通知に関する文書（二十六の項イ）④実施計画の制定又は変更のための決裁文書及び当該制定又は変更の通知に関する文書（二十別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
六の項イ）⑤評価書及びその要旨の作成のための・評価書

評価書及びその要旨作成にかかる決裁・評価書要旨文書

・政策への反映状況案

政策評価の結果への反映状況の作成に・通知かかる決裁文書

決裁文書並びにこ
れらの通知に関する文書その他当該作成の過程が記録された文書（19 の項に掲げるものを除く。）（二十六の項ロ）⑥政策評価の結果の政策への反映状況の作成に係る決裁文書及び当該反映状況の通知に関する文書その他当該作成の過程が記録された文書（二十六
の項ハ）

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）
19

公 共 事 業 の 直轄事業として実実 施 に 関 す 施される公共事業
る事項①立案基礎文書（二十 事業終了の
日に係る特

・基本計画

の事業計画の立案

定日以後５・条約その他の国際約束に関する検討、関

年又は事後

・大臣指示

係者との協議又は評価終了の・政務三役会議の決定

日に係る特

・開催経緯

調整及び事業の施

七の項イ）

・基本方針

②立案の検討に関す

工その他の重要なる審議会等文書（二 定日以後 10

経緯

十七の項イ）

・諮問

年のいずれ

・議事の記録

か長い期間

・配付資料
・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言③立案の検討に関する調査研究文書（二十七の項ヘ）

・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒア
リング
・環境影響評価準備書
・環境影響評価書④政策評価法による・事業評価書

事前評価に関する・評価書要旨（補足）別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）
文書（二十七の項
ヘ）⑤公共事業の事業計

・協議・調整経緯

画及び実施に関する事項についての関係行政機関、地方公共団体その他の関係者との協議又は調整に関する文書（二十七の項ロ）⑥事業を実施するた・実施案

めの決裁文書（二十七の項ハ）⑦事業の経費積算が・経費積算記録された文書そ・仕様書の他の入札及び契・業者選定基準約に関する文書（二・入札結果十七の項ニ）（補足）別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）⑧工事誌、事業完了報

・工事誌

告書その他の事業・事業完了報告書の施工に関する文・工程表書（二十七の項ホ）

・工事成績評価書⑨政策評価法による・事業評価書

事後評価に関する・評価書要旨文書（二十七の項
ヘ）
20

21

栄 典 又 は 表 栄典又は表彰の授

栄 典 又 は 表 彰 の 授 与 10 年

・選考基準

・内閣府賞勲局への協議書

彰 に 関 す る 与又ははく奪の重又ははく奪をするた

・選考案

・内閣府賞勲局からの内示書

事項

要な経緯（５の項

めの決裁文書及び伝・伝達・閣議決定通知書(4)に掲げるもの

達の文書（二十八の・受章者名簿・拝謁者名簿

を除く。）

項）

国会及び審

(1)国会審議（１の国会審議文書（二十九 10 年

・議員への説明・議員及び政党への説明資料

議会等にお項から 20 の項

ける審議等

までに掲げるも

・趣旨説明

に関する事

のを除く。
）

・想定問答

の項）

項

・「基本想定」等の国会審議の事前準備のために作成したもの

・答弁書

・当日の国会審議のために作成した答弁書

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

（補足）

表の該当項）
・国会審議録(2)審議会等（１の項から 20 の項

審議会等文書（二十九 10 年

・開催経緯

の項）

・開催日、議題等が記録された文書（議事次第を含む。
）

までに掲げるも・諮問のを除く。）

・議事の記録・配付資料
・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言

22

文 書 の 管 理 文書の管理等①行政文書ファイル等に関する管理簿その他の業事項

務に常時利用する

常用（無期・行政文書ファイル管理簿

限）

ものとして継続的に保存すべき行政文書（三十の項）②取得した文書の管

５年

・受付簿

収受文書台帳

30 年

・決裁簿

発議文書台帳理を行うための帳簿（三十一の項）③決裁文書の管理を行うための帳簿（三別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）
十二の項）④行政文書ファイル

30 年

・移管・廃棄簿

５年・廃棄の記録等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿（三十三の項）⑤行政文書ファイル等の類型及び廃棄時期が記録された帳簿
23

統 計 調 査 に 統計調査に関する
関する事項

重要な経緯

① 統 計 の 企 画 立 案 に ５年

・基本方針

関する経緯が記録

・基本計画

された文書

・要領

②統計の承認に関す・承認申請書る経緯が記録された文書③統計の実施に関する経緯が記録された文書

・実施案
・事務処理基準

（補足）

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）④ 統 計 の 集 計 結 果 に 30 年

・調査報告書関する文書
24

契 約 に 関 す 契約に関する重要契 約 に 係 る 決 裁 文 書 契 約が終 了 ・仕様書案る事項

及 び そ の 他 契 約 に 至 す る日に 係 ・協議・調整経緯

な経緯

る 過 程 が 記 録 さ れ た る 特定日 以
文書

後５年

備考
一
１

この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
立案基礎文書 立案の基礎となった国政に関する基本方針、国政上の重要な事項に係る意思決定又は条約その他の国際約束が記録された文書

２

審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「審議会等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書

３

調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書

４

決裁文書 行政機関の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を行政機関の意思として決定し、又は確認した行政文書

５

意見公募手続文書 意見公募手続の実施及び結果の公示に関する決裁文書

６

行政機関協議文書 他の行政機関への協議に係る案、当該協議に関する他の行政機関の質問若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書

（補足）

別紙４

当該業務に係る行政
事

項

業務の区分

文書の類型（施行令別

保存期間

具体例

表の該当項）
７

国会審議文書 国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会において想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書

８

関係行政機関の長で構成される会議（これに準ずるものを含む。） 閣僚委員会、副大臣会議その他の二以上の行政機関の大臣等（国務大臣、副大臣、大臣政務官その他これらに準ずる職員をいう。以下同じ。）で構成される会議

９

省議（これに準ずるものを含む。） 省議、政務三役会議その他の一の行政機関の大臣等で構成される
会議

10

特定日 第 15 条第 11 項（施行令第８条第７項）の保存期間が確定することとなる日（19 の項にあっては、事業終了の日又は事後評価終了の日）の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとな
る日から１年以内の日であって、４月１日以外の日を特定日とすることが行政文書の適切な管理に資す
ると文書管理者が認める場合にあっては、その日）

二

職員の人事に関する事項について、内閣官房令、人事院規則の規定により保存期間の定めがあるものは、それぞれ内閣官房令、人事院規則の規定による。
三

本表の第三欄は、法第４条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実

績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な行政文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、当該行政機関における重要な経緯が記録された文書である。
四

本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する行政機関に適用するものとする。
五

本表が適用されない行政文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。

（補足）

行政文書ファイルの分類の考え方と具体的イメージ

この資料は、行政文書ファイル（以下単に「ファイル」という。）の「大分類」「中分類」「小分類」をどのように設定するかの考え方と、
一部の項目についての具体的イメージを整理したものです。分類設定の考え方は、以下のとおりです。
○

個々のファイルの名称が、小分類の名称になります。（ファイル＝小分類）○

分類の設定は、各課で作成する標準文書保存期間基準を参酌して行いますが、同基準に完全に一致させた場合には、検索性の確保が難しい
場合があります。検索性を確保するため、以下の点に留意し、柔軟に設定して下さい。
（「具体的イメージ」もあくまで参考であり、必ずしもそのとおりにする必要はありません。）①

文書の分量等を勘案し、適宜まとめたり、分割したりする。
（例）審議会資料の場合→ 文書量が多ければ、１回の開催分で、１つのファイルにする。
→ 文書量が少なければ、複数回の開催分をまとめて、１つのファイルにする。
（例）毎年度作成されるファイルの場合→ 文書量が多ければ、四半期単位や月単位で１つのファイル（小分類）にし、年度単位で中分類にする。
→ 文書量が少なければ、年度単位で１つのファイルにする。
（「年度」が中分類になることも、ファイル（小分類）になることもある。）②

ファイル名は、できる限り、具体的な名称、かつ、正式な名称を使う。（法人名、事業名など）（例）通知文書の場合はその文書番号、審議会資料の場合は開催日・回数のように、特定しやすくする情報も合わせて記載する。
※ 個人名等の不開示情報が含まれないようにする。（必要があれば、整理番号を付す。）③

性格の異なる複数の文書をまとめて、１つのファイルにする場合には、その内容が分かるようなファイル名にする。ただし、保存年限の異なる文書をまとめて１つのファイルにすることはできない。
（例）審査請求について、審査請求書と裁決書を１つのファイルにする場合→ 「○○に関する審査請求書及び裁決書」とする。

④

同様の文書を複数のファイルにする場合は、できる限り表現を揃える。
※ 場合によっては、中分類名と小分類名が同一になることもある。

○

なお、文書管理規則別表第１にない事項（一部を除く庶務業務等）については、各課で定める標準文書保存期間基準を参酌して、従前の「小分類」「標準行政文書ファイル」「行政文書ファイル」の分類も踏まえ、分類を設定して下さい。
別紙５

分類の具体的イメージ（その１）（法律の制定又は改廃及びその経緯①）
大分類

中分類

小分類

関連する行政文書の具体例【具体例】

立案基礎資料○○に関する基本方針

基本方針／基本計画／条約その他の国
際約束／大臣指示／政務三役会議の決定・「関連する行政文書の具体例」欄の文書は、これらを一つ一つの小分類とすることも、複数の項目をまとめた上で一つの小分類とすることも可。

開催経緯／諮問／議事概要・議事録／○○審議会○○分科会（第○回）○○法の一部を改正する法律（平成23配付資料／中間答申／最終答申／中間報告／最終報告／建議／提言

年法律第00号）

・容易に内容確認ができるよう、議事概要・議事録、配付資料等を、同じ行政文書ファイルに含めることが望ましい。
・資料の分量等に応じ、「第○回～第△回」等とまとめても可。
・成立した法律については、正確な法律名と法律番号を記載。
・未成立の法律については、「・・法律案（第△△回国会提出）」と記載。

審議会、研究会等
・文書量に応じ、「審議会」と「研究会」を別の分類にすることも可。

立案の検討に関する調査研究

開催経緯／諮問／議事概要・議事録／○○研究会（平成○年○月○日）

配付資料／中間答申／最終答申／中間報告／最終報告／建議／提言

・「第○回」に代えて、日付を記載することも可。

平成○年○○実態調査結果報告
・調査の正確な名称を記載。

外国・自治体・民間企業の状況調査／
関係団体・関係者のヒアリング

分類の具体的イメージ（その１）（法律の制定又は改廃及びその経緯②）
大分類

中分類

小分類

審査資料

部長説明（平成○年○月○日）

関連する行政文書の具体例
法制局提出資料／審査録・日付を記載・「再説明」があった場合、１つのファイルにまとめても可。

協議案、質問・意見及びそれに対する

各省協議

回答

各省への協議案／各省からの質問・意見／各省からの質問・意見に対する回
答

・資料の分量等に応じ、「協議案」「質問・意見」「回答」を分けても可○○法の一部を改正する法律（平成23年法律第00号）
閣議請議

閣議請議

５点セット（要綱、法律案、理由、新旧対照条文、参照条文）／閣議請議書（※事案に応じ、中分類名と小分類名が同じになることがある。）

国会審議等
・国会審議前に行われる議員・政党への事前説明を含む。

○○党厚生労働○○会議資料（平成○年○月○日）

議員及び政党への説明資料

分類の具体的イメージ（その１）（法律の制定又は改廃及びその経緯③）
大分類

中分類

小分類
趣旨説明

基本想定

関連する行政文書の具体例
決裁文書

国会審議の事前準備のために作成した
もの

国会審議等
答弁書（衆議院厚生労働委員会：平成○年○月○日）

当日の国会審議のために作成したもの

・答弁セットを一括して保存。原則、１回（１日）分の答弁セットを１
つの行政文書ファイルとすることが適当だが、分量等に応じ、適宜、複数回の答弁セットをまとめることも可。
→ その場合、「平成○年○月○日、△日」等、日付も記載する。

○○法の一部を改正する法律（平成23年法律第○号）○○協会会員企業へのヒアリング結果

外国・自治体・民間企業の状況調査／（平成○年○月○日）

関係団体・関係者のヒアリング

・日付を記載解釈、運用基準等の設定のための調査研究「○○法の一部を改正する法律の施行について」（平成23年○月○日○発○○第○号）
・解釈等を示した通達等の正確な名称及び文書番号を記載。
・政省令事項についての解釈等を含む場合であっても、それが法律改正に伴うものであれば、「１ 法律の制定・・」に分類。

逐条解説／ガイドライン／訓令、通達
又は告示

分類の具体的イメージ（その２）（個人・法人の権利義務の得喪及びその経緯①）

大分類

中分類

小分類

関連する行政文書の具体例
開催経緯／諮問／議事概要・議事録／○○研究会（平成○年度）○○研究会（第○回）

報告／最終報告／建議／提言○○師免許（処分基準）
決裁文書（平成○年度）○○師免許（免許登録）

・具体的な処分名を記載する。（許認可現況表等を参考に記載する。）
・関連する手続（変更届、免許証の書換え申請等）を一体的に保存することが適当であるときは、一つの大分類にまとめることも可。その場合、管理規則別表第１の「業務の区分」
欄又は「当該業務に係る行政文書の類型」欄を参考に記載する。

○○師・△△師免許（行政処分）

・複数の免許等を一体的に保存することが適当であるときは、一つの大分類にまとめることも可。
・その場合、必要に応じ適宜、中分類
又は小分類で「○○師」「△△師」を分ける。

配付資料／中間答申／最終答申／中間○○師免許申請書（平成○年度）○○師免許決裁文書（平成○年度）「○○免許審査基準について」（平成○年○月○日○発○○第○号）○○師免許申請書0001～1000（平成○年度）○○師免許決裁文書0001～1000（平成○年度）

ガイドライン／訓令、通達又は告示

申請書

決裁文書

・年度を特定する場合は、原則、分類名の後に「（平成○年度）」
又は「（20XX年度）」と記載する。
・分類名には個人名等の不開示情報が含まれないように留意し、適宜、整理番号等を付す。

○○師行政処分決裁文書（平成○年○○師行政処分決裁文書0001～1000度）（平成○年度）△△師行政処分決裁文書（平成○年△△師行政処分決裁文書0001～1000度）（平成○年度）

決裁文書

決裁文書

分類の具体的イメージ（その２）（個人・法人の権利義務の得喪及びその経緯②）

大分類○○費補助金・複数の補助金を一体的に保存することが適当であるときは、一つの大分類にまとめることも可。
・その場合、必要に応じ適宜、中分類又は小分類で「○○費補助金」「△△費補助金」を分ける。

中分類
交付要綱（平成○年度）交付決定（平成○年度）

実績報告書（平成○年度）

小分類「○○費補助金交付要綱について」（平成○年○月○日○発○○第○号）○○費補助金交付決定決裁文書（平成○年度）○○費補助事業等実績報告書（○○県～○○県）（平成○年度）

審査請求書01（平成○年度）○○に関する不服申立て
審査請求書（平成○年度）
・複数の種類の不服申立てを一体的に保存することが適当であるときは、
一つの大分類にまとめることも可。
・その場合、必要に応じ適宜、中分類又は小分類で、異なる種類の不服申立てを分ける。

○○訴訟・事案が特定できるよう、「東京○○訴訟」等、適切な名称を記載。

関連する行政文書の具体例
開催経緯／諮問／議事概要・議事録／
配付資料／中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言
ガイドライン／訓令、通達又は告示

免許申請書

・分類名には個人名等の不開示情報が含まれな・決裁原議
いように留意し、適宜、整理番号等を付す。
・事案によっては１件ごとに保存することも可。

審査請求書02～99（平成○年度）

決裁文書

裁決書（平成○年度）

裁決書01～99（平成○年度）決裁文書

訴状（平成○年○月○日）

訴状（平成○年○月○日）

訴状

調査回報書、答弁書、準備書面等（平調査回報書、答弁書、準備書面等（平答弁書／準備書面／各種申立書／口頭

成○年度）

成○年度）

弁論／証人等調書／書証別紙６
厚生労働省行政文書ファイル保存要領
１ 紙文書の保存場所・方法
・ 文書管理者による確認の上、以下の規定に従い、共用の保存場所に保存する。
(1) 事務室における保存・ 年度ごとにまとめられた行政文書ファイル等について、事務室においては、「①現年度の行政文書ファイル等」と「②前年度の行政文書ファイル等」とを区別して保存する。この場合、①の保存場所を職員にとってより使いやすい場所（例：
キャビネットの上段等）とするよう配意する。
・ 年度末においては、新年度の行政文書ファイル等の保存スペースを空けるために、行政文書ファイル等の移動を行う（例：キャビネットの上段から下段への移動等）。ただし、「継続的に利用する行政文書ファイル等」にあっては、現年度の保存場所で保存することができる。
・ 個人的な執務の参考資料（個人文書）の収納場所は、職員各自の机の周辺のみとし、行政文書と混在することのないよう適切に管理する。
(2) 書庫における保存・ 行政文書ファイル等の分量が大量であって、事務室及び庁舎内の書庫で保存することが困難な場合は、外部書庫で保存することができる。
・ 「前々年度以前の行政文書ファイル等」であって、一定期間が経過した行政文書ファイル等については、庁舎内の書庫あるいは外部書庫で保存する。ただし、常時業務に使用する必要があるなどの「継続的に利用する行政文書ファイル
等」にあっては、事務室で保存することができる。
・ 「継続的に利用する行政文書ファイル等」として継続して事務室で保存されている行政文書ファイル等については、
年度末に、文書管理者が利用状況等を勘案し、書庫への移動を再検討する。
・ 個人文書は書庫に置いてはならない。
・ 文書の劣化・散逸の防止、移管業務の円滑化に資するため、保存期間の起算日から 5 年を経過した移管対象文書については、「厚生労働省における集中管理の推進に関する方針」（別紙７）に基づき、副総括文書管理者が大臣官房総務課
文書庫において保存する。
(3) 調達に関する行政文書ファイル
・ 上記(1)及び(2)にかかわらず、調達に関する行政文書（公示、募集要領、仕様書等）については、決裁終了後ただちに
文書管理システムに保存することとし、当該文書の保存後、文書を施行するものとする。具体的には、起案課の担当者が決裁の完了について起案課の文書管理担当者に報告するとともに文書管理システムへの登録を行い、文書管理担当者
が文書管理システムに保存されたことを確認後、文書の施行を行うものとする。
(4) ファイリング用具及び書棚の表示と所在管理
・ ファイリング用具（パイプファイル、紙フォルダ、バインダー、ファイルボックスなどの用具）の見出しや背表紙の表示については、分類（大分類・中分類）、名称（小分類）、作成・取得年度、保存期間及び保存期間の満了する日、保存期間満了時の措置、作成・取得者、書棚番号を記載する。ただし、複数の行政文書ファイルが１つのファイリング用具に綴られている場合は、綴られているすべての行政文書ファイルの名称等を直ちに識別することができるよう、必要な事項を記載する。
・ 書棚は、行政文書ファイル等の所在を明らかにするため、書棚番号を付すとともに、行政文書ファイル等にも同一の番号を付し、所在管理を行う。
２ 電子文書の保存場所・方法

・ 文書管理者による確認の上、以下の規定に従い、共用の保存場所に保存する。
・ 文書管理システムが導入済みの機関においては、電子文書の正本・原本は、文書管理システム等で保存し、文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、必要に応じ、適切なアクセス制限を行った上で保存する。
・ 文書管理システムが未導入の機関においては、最適化前のシステムや職務に利用しているパソコンなどで適切に保存する。
・ 保存期間満了時の措置を移管としたもので、電子文書で移管するものは、適切な方式で保存する。
・ 長期に保存する電子文書については、国際標準化機構（ISO）が制定している長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど、利活用が可能な状態で保存する。
・ 電子文書は、厚生労働省情報セキュリティポリシーの規定に従い、必要に応じ、電子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。
・ 共有フォルダを保存先として活用する際は、共有フォルダについて、行政文書ファイル管理簿上の分類に従った階層構造にする等、共有フォルダの構成を行政文書ファイル等として管理しやすい構造とする。
【共有フォルダの整理方法の例】（第１階層）（第２階層）（第３階層）（第４階層～）

係・班・室

（大分類）

（中分類）

（小分類）

01_総務係
02_総括係
03_○○係
04_研修係

01_職員の人事
02_予算・決算

・
・
・
・
・

01_法律
02_政令

・
・

01_○○法
02_○○法
03_○○法
・
・
・

・
・

01_広報
02_研修

01_広報・研修

・
・
・

・
・
・

【小分類】研修・講演関係資料（平成○年度）【小分類】研修・講演関係資料（平成○年度）
20180331【満了】研修・講演関係資料の写し・・・・ 電子メールのうち、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書に該当するものについては、原則として作成者又は第一取得者が速やかに共有フォルダ等に移し、保存するものとする。
３ 引継手続(1) 文書管理者の異動の場合の行政文書ファイル等の引継手続については、下記のとおりとする。
① 前任の文書管理者は、少なくとも次に掲げる文書を後任の文書管理者に引き継ぐものとする。
・行政文書ファイル管理簿
・保存期間表・文書管理状況の点検・監査結果② 後任の文書管理者は、前任の文書管理者の立会いの下、管理している行政文書ファイル等の保存場所等を行政文書フ
ァイル管理簿と照合した上で確認する。
(2) 組織の新設・改正・廃止の場合の行政文書ファイル等の引継手続については、下記のとおりとする。
（引継元の組織における措置）① 引継ぎを行う業務に関わる次に掲げるものについて引継先を整理する。
・行政文書ファイル等
・行政文書ファイル管理簿
・引継ぎを行う業務に関わる移管・廃棄簿の写し・保存期間表・直近の文書管理状況の点検・監査結果② 引継元の文書管理者は、引継先の文書管理者の立会いの下 、引継ぎを行う行政文書ファイル等と行政文書ファイル
管理簿の突合を実施する。
③ 引継元の文書管理者は、①の引継先を整理したもの及び②の突合結果を引継先の文書管理者に引き渡す。
（引継先の組織における措置）④ ③の引渡しが確実に行われていることを確認する。
⑤ 行政文書ファイル管理簿上で、引継ぎを受けた行政文書ファイル等の書誌情報（管理者、保存場所等）の更新及び行政文書ファイル等の背表紙の変更を実施する。
⑥ 引継先の文書管理者は、別紙様式により、引継ぎを受けた旨を副総括文書管理者に報告する。
・ 組織の改廃等により文書管理者が存在しなくなる行政文書ファイル等については、副総括文書管理者は、引き継ぐ行政文書ファイルの内容に最も密接な関係を有する文書管理者を、当該行政文書ファイル等の新たな文書管理者として指名し、その旨を当該文書管理者及び引継元の文書管理者に通知する。
(3) 上記１(2)及び２の副総括文書管理者への引継ぎの場合の行政文書ファイル等の引継手続については、下記のとおりとする。
・ 文書管理者は、集中管理の対象となる行政文書ファイル等を副総括文書管理者に引き継ぐ。
・ 文書管理者は、引継ぎを行う行政文書ファイル等の行政文書ファイル管理簿上の書誌情報（管理者、保存場所等）
を引継先の情報に更新の上、引継ぎを行う行政文書ファイル等の背表紙を変更する。また、文書管理者は、引継ぎを行う行政文書ファイル等を抜き出した行政文書ファイル管理簿の写しを、副総括文書管理者に引き渡す。
・ 副総括文書管理者は、引継ぎを受けた行政文書ファイル等について、引継ぎを受けた行政文書ファイル管理簿の写しを基に、引継年月日（書庫に移動させた日）及び引継元の文書管理者を記した目録を作成する。
４ その他適切な保存を確保するための措置
・ ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について、行政文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよ
う、少なくとも毎年度一回、文書管理者が確認する。
・ 保存している行政文書ファイルは、行政文書ファイル管理簿に全て記載する必要があること。
・ 行政文書ファイルの管理簿情報は正しく記載すること。
・ 行政文書ファイル管理簿に記載されている行政文書ファイルは、行政文書ファイル管理簿記載の保存場所に全て存在する必要があること。
・ 年度末に文書管理者が行政文書ファイルと行政文書管理簿との突き合わせを行い行政文書ファイルの所在を確認すること。

（別紙様式）

平成○○年○○月○○日

副総括文書管理者宛て○○局○○課文書管理者

組織新設・改廃に伴う行政文書ファイルの引継ぎについて（報告）平成○○年○○月○○日、下記につき、○○課文書管理者より引継ぎを受けましたので、厚生労働省行政文書ファイル保存要領に基づき報告します。

記№１

作成・取得年度
２０○○年度

大分類

中分類

△△△△△

◆◆◆◆◆◆

小分類

作成・取得者（行政文書ファイル名）□□□□□□□○○局○○課長（平成○年度）

起算日

保存期間

保存期間満了日

２０○○年４月１日

１０年

起算日

保存期間

保存期間満了日

媒体の種別

２０○○年４月１日

１０年

２０○○年３月３１日

紙

２０○○年３月３１日

媒体の種別
紙

※「記」以下の記載については、引継ぎを受けた行政文書ファイル等に係る行政文書ファイル管理簿の一覧
をもって代えることができる。

別紙７
厚生労働省における集中管理の推進に関する方針
１

紙媒体の行政文書ファイル等の集中管理（１） 下記の①かつ②を満たす行政文書ファイル等は、各文書管理者から副総括文書管理者に引き継ぐものとする。
① 保存期間が 5 年を超えるもので、保存期間の起算日から 5 年を経過したもの② 各文書管理者が、「厚生労働省行政文書管理規則」別表第２に照らし保存期間満了時の措置を「移管」と設定したもの（２） 各文書管理者は、（１）に該当する当該行政文書ファイル等について、文書管理システム
上で引き継ぎ処理を行った上で、副総括文書管理者に引き継ぐものとする。
（３） 副総括文書管理者は、引き継いだ行政文書ファイル等について、文書管理システムを活用するなどして目録を作成するとともに、大臣官房総務課文書庫において保存期間満了まで適切に保存する。
２

電子媒体の行政文書ファイル等の集中管理等（１）

電子媒体の行政文書ファイル等については、原則、文書管理システムにおいて保存する。

この場合においても、上記１（１）及び（２）を適用する。
（２） 文書管理システム以外の府省共通業務システム、個別業務システム等において業務処理が行われ、当該システムにおいて電子媒体で行政文書ファイル等を保存している場合など、文書管理システムにおいて保存することが困難である行政文書ファイル等については、当該システムにおいて管理することとする。この場合、行政文書ファイル管理簿における当該文書の保存場所については、当該システムの名称を明記することとする。
（３） 上記（１）及び（２）による保存が困難な媒体（マイクロフィルム、写真フィルム、録音
テープ、ＣＤ－Ｒ等）の行政文書ファイル等については、各部局で管理している書庫（倉庫）等において保存し、各部局の文書管理者が管理する。
３

集中管理の例外（１） 上記１及び２における集中管理の対象となる行政文書ファイル等であっても、事務処理の適正化及び効率化の観点から、下記のものについては、各文書管理者が保存するものとする。
① 業務に常時使用するなど、継続的に利用する必要があるもの② 機密性３情報や秘匿性の高い個人情報など、機密性が高くアクセス制限があるもの③ 施設等機関、地方支分部局、中央合同庁舎第５号館以外の書庫（倉庫）等において管理する行政文書ファイルなど、副総括文書管理者による集中管理が物理的に困難なもの

４

副総括文書管理者に引き継がれた行政文書ファイル等の取扱い（１） 文書管理者は、副総括文書管理者に引き継いだ行政文書ファイル等を利用する必要が生じた場合、副総括文書管理者に連絡の上、利用するものとする。
（２） 副総括文書管理者に引き継がれた行政文書ファイル等について、行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成 11 年法律第 42 号）及び行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 58 号）に基づく開示請求がなされた場合、若しくは開示決定等について行政不服審査法（昭和 37 年法律第 160 号）に基づく不服申し立てがされた場合、行政事件訴訟法（昭和 37 年法律第 139 号）に基づく取消訴訟等が提起された場合は、当該行政文書ファイル等に係る文書管理者が対応する。
（３） 副総括文書管理者に引き継がれた行政文書ファイル等の国立公文書館への移管、廃棄、保存期間延長の手続については、「厚生労働省行政文書管理規則」第７章の規定に基づき、当該行政文書ファイル等に係る文書管理者が対応する。
５

その他
過去に副総括文書管理者に引き継がれた行政文書ファイル等で保存期間満了時の措置が「廃棄」のものについても、引き続き大臣官房総務課文書庫において保存期間満了まで適切に保存する。この場合においても、上記４（１）～（３）を適用する。

別紙８
行政文書ファイル管理簿備付窓口〈厚生労働省全体の行政文書ファイル管理簿備付窓口（官報公示）〉
厚生労働省

大臣官房総務課情報公開文書室〈それぞれの機関等の行政文書ファイル管理簿備付窓口〉
小樽検疫所

総務課

国立感染症研究所

仙台検疫所

総務課

国立きぬ川学院

庶務課

国立武蔵野学院

庶務課

成田空港検疫所

総務課

総務部総務課

東京検疫所

総務課

国立身体障害者リハビリテーションセンタ

横浜検疫所

総務課

ー

新潟検疫所

総務課

名古屋検疫所
大阪検疫所

総務課

北海道厚生局

総務課

関西空港検疫所管理部総務課

東北厚生局

総務課

総務課
総務課

関東信越厚生局

総務課
総務課

神戸検疫所

総務課

東海北陸厚生局

広島検疫所

総務課

近畿厚生局

福岡検疫所

総務課

中国四国厚生局

那覇検疫所

総務課

四国厚生支局
九州厚生局

総務課
総務課
総務課
総務課

国立療養所松丘保養園

庶務課

国立療養所東北新生園

庶務課

北海道労働局

国立療養所栗生楽泉園

庶務課

青森労働局

総務部総務課

国立療養所多磨全生園

庶務課

岩手労働局

総務部総務課

宮城労働局

総務部総務課

国立駿河療養所

庶務課

総務部総務課

国立療養所長島愛生園

庶務課

秋田労働局

総務部総務課

国立療養所邑久光明園

庶務課

山形労働局

総務部総務課

国立療養所大島青松園

庶務課

福島労働局

総務部総務課

国立療養所菊池恵楓園

庶務課

茨城労働局

総務部総務課

国立療養所星塚敬愛園

庶務課

栃木労働局

総務部総務課

国立療養所奄美和光園

庶務課

群馬労働局

総務部総務課

国立療養所沖縄愛楽園

庶務課

埼玉労働局

総務部総務課

国立療養所宮古南静園

庶務課

千葉労働局

総務部総務課

東京労働局

総務部総務課

国立医薬品食品衛生研究所

総務部

総務

課
国立保健医療科学院総務部

神奈川労働局
総務課

国立社会保障・人口問題研究所

総務課

総務部総務課

新潟労働局

総務部総務課

富山労働局

総務部総務課

石川労働局

総務部総務課

岡山労働局

総務部総務課

福井労働局

総務部総務課

広島労働局

総務部総務課

山梨労働局

総務部総務課

山口労働局

総務部総務課

長野労働局

総務部総務課

徳島労働局

総務部総務課

岐阜労働局

総務部総務課

香川労働局

総務部総務課

静岡労働局

総務部総務課

愛媛労働局

総務部総務課

愛知労働局

総務部総務課

高知労働局

総務部総務課

三重労働局

総務部総務課

福岡労働局

総務部総務課

滋賀労働局

総務部総務課

佐賀労働局

総務部総務課

京都労働局

総務部総務課

長崎労働局

総務部総務課

大阪労働局

総務部総務課

熊本労働局

総務部総務課

兵庫労働局

総務部総務課

大分労働局

総務部総務課

奈良労働局

総務部総務課

宮崎労働局

総務部総務課

和歌山労働局

総務部総務課

鳥取労働局

総務部総務課

島根労働局

総務部総務課

鹿児島労働局
沖縄労働局

総務部総務課
総務部総務課

別紙９
厚生労働省秘密文書管理要領

１

目的
本要領は、厚生労働省が保有する特定秘密（特定秘密の保護に関する法律（平成 25年法律第 108 号）第３条第１項に規定する特定秘密をいう。以下同じ。）以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘密保全を要する行政文書（特定秘密である情報を記録する行政文書を除く。以下、「秘密文書」という。）の管理に関し、厚生労働省行政文書管理規則に定めるもののほか、必要な事項の細則を定めるも
のである。

２

秘密文書の指定及び指定者(1) 指定区分
秘密文書は、次の種類に区分し、指定するものとする。
極秘文書

秘密保全の必要が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を与えるおそれのある情報を含む行政文書
秘文書

極秘文書に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてならない情報を含む極秘文書以外の行政文書(2) 指定者
秘密文書の指定は、極秘文書は大臣官房長、各部局の長又はこれらに準ずる者が、秘文書は文書管理者が、期間（極秘文書については５年を超えない範囲内の期間とする。３(1)において同じ。）を定めてそれぞれ行う。
（以下、これらの指定する者を「指定者」という。）。

３

秘密文書の指定期間の延長及び指定の解除(1) 秘密文書の指定期間の延長
指定者は、秘密文書の指定期間（この規定により延長した指定期間を含む。以下同じ。）が満了する時において、満了後も引き続き秘密文書として管理を要すると認めるときは、その指定期間を、期間を定めて延長するものとし、当該秘密文書の提供先に、延長を行った旨及び延長後の指定期間を通知すること。また、指定期間は、通じて当該行政文書の保存期間を超えることができない。
(2) 秘密文書の指定の解除
ⅰ

秘密文書は、その指定期間が満了したときは、当該指定は、解除されたものとし、また、その期間中、指定者が秘密文書に指定する必要がなくなったと認める
ときは、指定者は、速やかに秘密文書の指定を解除すること。

ⅱ

秘密文書の指定が解除された場合は、当該秘密文書の提供先に秘密文書の指定を解除した旨を通知すること。

４

秘密文書であることの表示等(1) 秘密文書表示
秘密文書であることの表示(以下「秘密文書表示」という。)は、以下のとおりとする。
ⅰ

秘密文書が紙文書である場合
秘密文書の見やすい箇所に、印刷、押印その他これらに準ずる確実な方法により、秘密文書の指定区分の文字（「極秘文書」、「秘文書」）を表示すること。
ⅱ

秘密文書が電子文書である場合
秘密文書を保存する際に、その文書名の先頭に指定区分を記す（例：「【極秘文書】○○基本計画」）とともに、当該秘密文書を電子計算機の映像面上において視覚により認識することができる状態にしたときに、秘密文書の指定区分の文字を容易な操作により認識することができるように表示すること。
(2) 秘密文書の指定の解除の表示
秘密文書の指定が解除された場合には、秘密文書表示に代わって「秘密文書指定解除」の表示を行うこと。

５

秘密文書管理責任者等(1) 指定者は、秘密文書の管理について責任を負うものを秘密文書管理責任者として指名する。
(2) 秘密文書は必要最小限の者で取り扱う。

６

秘密文書管理簿(1) 秘密文書管理者責任者は、秘密文書の件名、指定区分、指定区分ごとの登録番号、
指定期間満了年月日、提供先等を記載した秘密文書を管理するための薄冊（以下、「秘密文書管理簿」という。）を備える。
(2) 秘密文書管理責任者は秘密文書の指定期間が延長された場合又は指定が解除された場合は、秘密文書管理簿の記載を変更する。

７

秘密文書の保存
秘密文書の保存については、以下のとおりとする。なお、秘密文書は、「厚生労働省

における集中管理の推進に関する方針」にかかわらず、集中管理の対象とはしない。
(1) 秘密文書が紙文書である場合
極秘文書については、金庫又は鋼鉄製の施錠のできる書庫等に保存すること。
秘文書については、施錠のできる書庫等に保存すること。
(2) 秘密文書が電子文書である場合
秘密文書については、インターネットに接続していない電子計算機又は媒体等に保存し、暗号化等による保護を行うとともに、当該秘密文書を記録する電子計算機、媒体等について、保存を金庫で行うなどにより物理的な盗難防止措置を施すこと。
秘文書については、インターネットからの侵入に対する多重防御による情報セキュ
リティ対策が施された電子計算機（文書管理システムを含む。）で保存することができるが、当該文書を取り扱う者以外の者の閲覧ができないよう措置を施すこと。
極秘文書については、文書管理システムに保存してはならないこと。

８

秘密文書の提供及び送達(1) 秘密文書の提供に当たっては、指定者の承認を得るものとする。
(2) 秘密文書の送達については、以下のとおりとする。
ⅰ

秘密文書が紙文書である場合
極秘文書を送達する際は、秘密文書管理責任者又は秘密文書管理責任者の指定する者が、封筒に入れて携行すること。
秘文書を送達する際は、秘密文書管理責任者が指定する方法により行うこと。
ⅱ

秘密文書が電子文書である場合
極秘文書を送達する際は、暗号化措置等を施した上で、秘密文書管理責任者が指定する方法（インターネットによるものを除く。）により送達すること。
秘文書を送達する際は、暗号化措置等を施した上で、秘密文書管理責任者が指定する方法により送達すること。

９

秘密文書の複製等(1) 秘密文書の複製、翻訳並びに電磁的記録の書き出し及び印刷（以下「複製等」という。）を行い作成した文書は、秘密文書として管理すること。
(2) 秘密文書の複製等は必要最小限にとどめること。

10

秘密文書であった行政文書の廃棄(1) 秘密文書であった行政文書の廃棄に当たっては、歴史公文書等を廃棄することのないよう留意すること。
(2) 秘密文書であった行政文書の廃棄は、焼却、粉砕、細断、溶解、破壊等の復元不可能な方法により確実に行わなければならない。

11

報告(1) 各部局の長は、当該部局における秘密文書の管理状況について把握し、総括文書
管理者に報告するものとする。
(2) 総括文書管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、厚生労働大臣に報告するものとする。

12

行政機関間における秘密文書の管理(1) 他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管理について提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。
(2) 管理に疑義が生じた場合には、速やかに当該行政機関と協議を行うものとする。

13

秘密文書の管理の適正に関する通報

(1) 秘密文書の管理が本要領に従って行われていないと思料した者は、通報窓口（大臣官房総務課情報公開文書室公開第一係）に通報できる。
(2) 通報窓口に通報又は相談をしたことを理由として、通報者又は相談者に対し不利
益な取扱いをしてはならない。

14

秘密文書の指定前の管理文書の作成者は、当該文書が極秘文書又は秘文書に該当すると考えられる場合には、それぞれに準じた管理を開始するとともに、指定の要否について、速やかに指定者の判断を仰ぐものとする。

別紙10

秘密文書管理簿

指

定

極秘

区
・

分

指定年月日

秘

年

月

指

定

者

登

録

番

号

日

件
名
作成・取得部数

指定期間指定期間満了年月日

部

年
配

配布年月日

備
考

配

月

廃棄年月日

日

年

月

日

布
布

先

受領印

廃棄年月日

備

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

年

月

日

考