南九州市文書管理改善支援業務委託に関する質問に対する回答
番号 区分
実施要領
1
・参加資格について実施要領
2
・参加資格について
仕様書

質疑項目

質問内容

P2.5.(8)

業務リーダーがアとイの資格を所持していなくても、ウ「同等と認められるもの」として認めて頂ければ（例えば「ファイリングデザイナー検定１級」や公文書管理検定マネジメント編」の資格を有していれば）、参加は可能でしょうか？
業務リーダーが、アとイの両方とも資格は必要でしょうか？

参加は可能①第1期モデル部署（3～4部署)の調査について、調査を分割する理由はなんでしょうか？②最初から全部署を調査する提案は可能でしょうか？③調査結果によりその後の工程見直しが生じる場合、スケジュールや金額について協議することはあるでしょうか？
①現状４割削減の対象、母数をご教授ください。②庁舎内の個人机、キャビネッ
ト、書庫およびそれらの机上、通路等のすべての文書、物品が対象と考えてよいでしょうか？

①，②仕様書P2.7のとおり③原則なし

P2.5.(8)P2.7.(2).ウ

3・業務の実施スケ
ジュール等について仕様書
P2.7.(4).ア

4・文書量の削減について仕様書
P2.7.(4).ア5

・文書量の削減について仕様書
P2.7.(4).ウ・ファイルサーバの電子文書の削減等について

6

回答

ア若しくはイ又は実施要領P2.5.(8).ウの資格で有資格者とする。

①公文書（執務室，書庫等のすべてのもの）及び私有文書の削減となります。
②仕様書P3.7.⑽を参照

削減の考え方は、以下3点による方法としてよろしいでしょうか？
① 廃棄、②紙文書の電子化後に外部倉庫にて保管、③紙文書の電子化後に廃棄

仕様書P2.7.⑷を参照

・ファイルサーバの実態調査にあたり、解析のために一時的にシステムを構築することは可能でしょうか？システムを構築するための機器・ソフトウェアは本業務委託費内で業者が準備するという認識でよいですか？また、ツールでサーバのプロパティを取得する方法を採る場合、使用するツールは、次の前提のものという理解で宜しいでしょうか？
①フリーソフトのような所有権、著作権、使用目的・範囲等の許諾が不明確なものではないこと②ツール内の構文に責任を持ち、貴市のセキュリティに不安を生じさせないこと

・解析のためのシステム構築は可能です。
・システム関連の機器等は委託費内でお願いします。
・ツールについては,①②の認識で問題ありません。
・ファイルサーバ実態調査関連機器等は，成果品として納品可能です。
・ファイルサーバ数 ５台
・ストレージ数 14台
・全体容量 56TB・ファイルサーバの実態調査にあたり、本業務委託費内で弊社が機器やソフトウェア等を調達する場合は貴市の資産（成果品）として納品することは可能です
か？
・ファイルサーバの実態調査で対象となるファイルサーバやファイルストレージは何台になりますか？また、それぞれのファイル容量をご教授ください。それぞれのファイル容量が不明な場合は、全体のおおよそのファイル容量をご教授いただければ幸いです。
仕様書

78

・歴史的価値のある文書類の保管検討支
援について

仕様書
9

P3.7.(5)・文書管理システムの改善・適正化について
仕様書
P3.7.(8)P4.8.(2).カ・情報システム機能要求書について
仕様書
P3.7.(8)10 ・古文書類の電子化について仕様書
P4.8.(2).エ11 ・文書分類基準について実施要領P2.5.(8)12 ・参加資格について
実施要領

P2.5.(8)13 ・参加資格について
実施要領

第4号様式

14 ・導入実績報告書の記載内容について
仕様書
P2.7.(4).ウ・ファイルサーバの再構築支援について
15「文書管理システムを活用した本市に適した文書分類基準表の策定」とは、同シ 現状の文書と文書分類番号は一致していると考えている。ここでは，
ステムのマスタテーブル（分類/文書種別毎に保存期間等を設定するテーブル）と その文書分類の分け方が現状の文書に対して最適なものなのか，電子現在の文書分類番号が一致しない課題に対し、整合性をとることと解釈しました 決裁システムの導入や文書の電子化に向けての文書分類はどのようにが正しいでしょうか？正しくない場合どのような課題、あるいは目指されたいこ あるべきなのかを検証し，文書管理システムの最適化を目指す。とを想定されておられるかご教授ください。
①「歴史的価値の高い文書の管理を担うための仕組を構築するため，現状の調①，②お見込みのとおり査・識別を行う」とは、いわゆる特定歴史公文書等を選別することを指すので③文書管理システムの改善・適正化については，歴史資料として重要しょうか？②また、選別の対象はP4.8.(2).オから、紙文書に加えて、ファイルス な公文書等を含むすべての公文書の管理を行うための，システムの改トレージ、業務システムに格納されている電子ファイルも含むのでしょうか？
善・適正化となります。
③また、「本市の既存の文書管理システムの改善・適正化に向けた内容を検討し提案すること」とは、P4.8.(2).オから特定歴史公文書等を管理するシステムを指すと解釈しました。正しくない場合どのような内容であるかご教授ください。
「カ 情報システム機能要求書（提案書）」とは、前質問の特定歴史公文書等を管理するシステムを指す理解で宜しいでしょうか？正しくない場合どのような内容であるかご教授ください。

既存の文書管理システムについて，歴史資料として重要な公文書等を含むすべての公文書の管理を行うための，システムの改善・適正化となります。

「古文書類の電子化」の古文書類について、具体的に状態などの事例がありましたらご教授ください。例えば簿冊管理目録簿に掲載されていない過去の公文書なども対象となるでしょうか？

現時点で電子化しなければ今後の保管が困難となる文書等を想定しており，簿冊登録されていない文書等も含みます。

①「文書分類基準（マトリックス表）」とはファイル基準表、行政ファイル管理簿などと同義でと考えてよいでしょうか？②特に書式があればご教授ください。

①お見込みのとおり②様式なし①記載されている参加資格に関して、ア 記録情報管理士１級、イ 電子ファイリ ①回答２を参照
ング検定Ａ級、ウ その他上記資格と同等と認められるもの、は3つ全て必要なの ②お見込みのとおりか、いずれか1つを有していれば問題ないでしょうか？②業務責任者とありますが、支援業務を担当する実務責任者が保持していれば、受託を代表する責任者が保持していなくともよいという解釈でよろしいでしょうか？
記載されている参加資格に関して、「ア 記録情報管理士１級」については、文書 実施要領P２.５.⑻.ウに該当するものは可能
情報管理士1級、あるいは国立公文書館が実施する「アーカイブズ研修Ⅲ（公文書館専門職員養成課程）」（公文書館法第４条第２項に定める公文書館専門職員として必要な専門的知識）で代替可能でしょうか？
導入業務実績は、文書管理システム導入実績と文書管理コンサルティング業務実 記載して可績を記載してよろしいでしょうか。
業務概要の欄等に業務の詳細を記入してください。
ファイルサーバ実態調査にあたり、ファイルサーバ、ファイルスト―レージのス 以下のとおりです。
キャン対象は以下の条件を満たしていますか。
①NTFS① サポートするファイルシステム NTFS
②SMB
② ファイル共有サービスのプロトコル SBM or CIFS
※PCクライアントから見た場合にファイルシステムが「NTFS」と同様に取り扱えること。FATは対象外。
※Windowsエクスプローラで「ネットワークドライブの割り当て」を行ったとき、プロパティの全般シートで「ファイルシステム：NTFS」と表示されていれば可能