公益社団法人和歌山県体育協会個人情報の開示等に関する規程
（目的）
第１条

この規程は、公益社団法人和歌山県体育協会個人情報保護方針及び個人情報保護規程に基づき、公益社団法人和歌山県体育協会（以下「本会」という。）が保有する個人データ(以下「保有個人データ」という。)において、本人からの開示、追加・変更・削除(以下「訂正等」という。)、利用停止及び消去の求めに応ずるための手続を、適正に実施することを目的とする。
（受付手続の原則）
第２条

保有個人データの訂正等、利用停止及び消去の請求は、事前に本人より開示請求がなされ、本会が本人の個人データの保有を認めた後に受付けることを原則とする。ただし、本会から本人へ発送した資料の記載に誤りがあり、本人から訂正等を求められるなど、本会が本人の個人データを保有していることが明らかな場合は、開示の請求を経ないで直ちに訂正等、利用停止及び消去の請求を受付けることができるものとする。
（受付窓口）
第３条
２

開示請求等を受付ける窓口は、原則として総務係とする。

前項の請求の受付にあたっては、本人から所定の様式(様式１及び様式２)による請求書の提出を求めるものとする。

３

代理人による請求については、第５条の規定に基づき代理人資格の確認を求めるものとする。

４

本人からの開示請求等の内容が、明らかに本会内の担当係のみで処理できる内容であり、本人及び本会の事業遂行上支障をきたすおそれのない場合に限り、当該総務担当係長の責任により、所定の様式及び第１項に掲げる受付窓口によらず対応することができるものとする。
（本人確認）

第４条

保有個人データの開示請求等があった場合は、所定の様式(様式１及び様式２)により請求者の本人確認を行う。なお、電話・Ｅメール等所定の様式によらない開示請求等があった場合は、本人及び本会の事業遂行上支障をきたすおそれのない場合に限り、既存の保有個人データ等を利用して折り返し電話をする等、請求者が本人であることを必ず確認するものとする。
（代理人資格の確認）
第５条

代理人による請求があった場合は、本人及び代理人双方について、前条の本人確認の方法により確認を行う。
２

代理人資格の確認については、以下の証明書に基づきこれを行うものとする。

（１）法定代理人の場合請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの（２）任意代理人の場合本人の印鑑証明書付きの請求書及び委任状（開示の方法）第６条

請求に基づく本会からの通知は、原則として、請求の受付日から３週間以内を目途に所定の様式（様式３）に基づき、郵送によりこれを行う。
（訂正等・利用停止・消去）
第７条

本会から開示した保有個人データにおいて、訂正等、利用停止及び消去の請求があった場合-1-

には、遅滞なく必要な調査を行い、請求の受付日から３週間以内を目途に所定の様式（様式４、様式５及び様式６）に基づき、郵送により通知するものとする。
２

前項の請求（様式２）及び本人確認の手続については、第３条、第４条及び第５条に準ずる。

３

当該保有個人データの内容が事実と異なる場合は、速やかに訂正等を行うものとする。ただし、その請求内容の指摘が正しくない場合は、訂正等を行わない。また、利用目的からみて訂正等が必要でない場合も同様とする。

４

当該保有個人データを、違法に取得及び利用していた場合は、速やかに利用停止・消去を行うものとする。ただし、違法性がない場合は利用停止・消去を行う必要はない。
（資料等の提供）

第８条

前条に基づき、本人の保有個人データの内容が事実でないという理由により、当該保有個人データの内容の訂正等を求められた場合において、その確認のために必要な資料の提供等を求めることができるものとする。
（対応の記録）第９条

開示請求等があった場合、窓口の担当者は所定の様式(様式７)に基づき対応の内容と経緯を取りまとめ、個人情報保護管理者の決裁を受けた後に回答書を交付するとともに、当該記録は請求書及び回答書とともに専用ファイルに綴り、当該年度中保管するものとする。ただし、本人確認のために本人又は代理人から取得した書類は、原則として取得後６カ月以内に破棄するものとする。
（見直し）
第１０条

会長は、適切な個人情報の保護を維持するために、定期的に本規程の改廃を個人情報保護管理者に指示するものとする。

附則

この規程は、平成１８年４月１日から施行する。
この規程は、平成２５年１１月１５日から施行する。

-2-

様式１（第３条、第４条関係）
受付年月日（和歌山県体育協会記入欄）
平成年月日

個人情報開示請求書
公益社団法人和歌山県体育協会

御中

個人情報の保護に関する法律に基づき、貴会が保有している下記の私の「保有個人データ」について、その内容及び利用目的を確認したく、以下のとおり請求します。
１．開示対象となる方（ご本人）を特定するための情報

氏名

フリガナ

※必ずご記入下さい

生年月日
印

住所

（〒－）

明治・大正・昭和・平成
年
月日

連絡先
電話番号

本人であることを 1.運転免許証 2.健康保険の被保険者証確認する方法＜記入上の注意＞

3.ﾊﾟｽﾎﾟｰﾄ

4.住民票

5.印鑑証明証①上記書類のうち、２種類に○をつけ、当該書類のコピーを同封して下さい。
② 5.を選択された場合は、本請求書への押印は、当該証明書で証明できる実印でお願いたします。
２．代理人が開示請求される場合※開示対象となる方と、開示請求する方が異なる場合のみ記入下さい

代理人
氏 名
代理人
住 所

フリガナ

生年月日

開示対象となる方との関係1.親権者 2.後見人 3.代理人＜記入上の注意＞
上記のうち、１つに○をつけて下さい。

印（〒－）

連 絡 先
電話番号
4.その他（代理人資格を証 1.開示対象となる方との続柄を証明できる住民票等明する書類＜記入上の注意＞

明治・大正・昭和・平成年月日）

2.委任状①上記書類のうち、1 種類に○をつけ、当該書類を同封して下さい。
② 1.を選択できるのは、法定代理人に限ります。
③ 2.を選択する場合は、本請求書（開示対象となる方の氏名欄）にご本人の実印を押印するとともに、印鑑証明書も同封して下さい。
代 理人に ついて 1.運転免許証 2.健康保険の被保険者証 3.ﾊﾟｽﾎﾟｰﾄ 4.住民票 5.印鑑証明証
本人であることを ＜記入上の注意＞
確認する方法①上記書類のうち、2 種類に○をつけ、当該書類のコピーを同封して下さい。

② 5.を選択された場合は、本請求書（代理人氏名欄）への押印は、当該証明書で証明できる実印でお願いたします。
３．開示請求する「保有個人データ」をできる限り具体的に記入して下さい（例：現在登録している公認スポーツ指導者資格（上級コーチ）の登録内容について）※記入いただいた個人情報は、今回の請求に関する対応以外に利用されることはありません様式２（第３条、第４条関係）（和歌山県体育協会記入欄）
平成年月日

受付年月日

個人情報の訂正等・利用停止・消去請求書
公益社団法人和歌山県体育協会

御中

個人情報の保護に関する法律に基づき、貴会が保有している私の保有個人データの訂正等（追加・変更・削除）・利用停止・消去について、以下のとおり請求します。
１．訂正等・利用停止・消去の対象となる方（ご本人）を特定するための情報

氏 名

フリガナ

生年月日印

住 所

（〒－

本人であることを 1.運転免許証確認する方法）※必ずご記入下さい

明治・大正・昭和・平成
年月日

連絡先
電話番号

2.健康保険の被保険者証

3.ﾊﾟｽﾎﾟｰﾄ

4.住民票

5.印鑑証明証＜記入上の注意＞①上記書類のうち、２種類に○をつけ、当該書類のコピーを同封して下さい。
② 5.を選択された場合は、本請求書への押印は、当該証明書で証明できる実印でお願いたします。

２．代理人が訂正等・利用停止・消去の請求をされる場合※訂正等・利用停止・消去の対象となる方と、請求する方が異なる場合のみ記入下さい

代理人
氏 名
代理人
住 所

フリガナ

開示対象となる

1.親権者 2.後見人 3.代理人＜記入上の注意＞
上記のうち、１つに○をつけて下さい。

方との関係

生年月日
印

（〒－）

連 絡 先
電話番号
4.その他（代 理 人 資 格 を証 1.開示対象となる方との続柄を証明できる住民票等明する書類確認する方法）

2.委任状＜記入上の注意＞①上記書類のうち、1 種類に○をつけ、当該書類を同封して下さい。
② 1.を選択できるのは、法定代理人に限ります。
③ 2.を選択する場合は、本請求書（開示対象となる方の氏名欄）にご本人の実印を押印するとともに、印鑑証明書も同封して下さい。

代 理 人 に つ い て 1.運転免許証
本人であることを明治・大正・昭和・平成年月日

2.健康保険の被保険者証

3.ﾊﾟｽﾎﾟｰﾄ

4.住民票

5.印鑑証明証＜記入上の注意＞①上記書類のうち、2 種類に○をつけ、当該書類のコピーを同封して下さい。
② 5.を選択された場合は、本請求書（代理人氏名欄）への押印は、当該証明書で証明できる実印でお願いたします。

３．訂正等を請求される「保有個人データ」の名称、種類又は本会の利用目的を具体的に記入して下さい４．３．に記入された「保有個人データ」に関する具体的な請求内容を下記①～③より選択・記入して下さい＊記入のしかた訂正等（追加・変更・削除 ※）の場合は①へ、利用停止の場合は②へ、消去※の場合は③へ 〇印をつけた上、記入下さい。
※ここでいう「削除」は、データの一部を削除することを意味します。「消去」とは、データ全体の消去を意味します。

①訂正等（追加・変更・削除）＊訂正等（追加・変更・削除）を請求される箇所を具体的に記入ください。
イ誤（現状）

正ロ
誤（現状）

正ハ
誤（現状）

正＜ご注意＞
個人情報保護法に基づき訂正等の求めをできるのは、ご本人に関する本会の保有個人データの内容が事実でない場合です。その他法令に基づきお求めに添えない場合があることを予めご了承願います。

②利用停止＊利用停止を請求される理由（本会が法令に違反していると思われる内容）を記入ください。

③消去＊消去を請求される理由（本会が法令に違反していると思われる内容）を記入ください。

※記入いただいた個人情報は、今回の請求に関する対応以外に利用されることはありません。

様式３（第６条関係）
平成年月日

保有個人情報開示請求決定通知書
様〒６４０－８２６２
和歌山市湊通丁北一丁目２番地の１
公益社団法人 和歌山県体育協会
年月日付け文書により開示請求のあった本会が保有している保有個人データについて、個人情報の保護に関する法律に基づき下記のとおり通知いたします。
１．貴殿の個人情報に係る個人データの保有の有無＜記載方法＞下記３点のいずれかを記載すること
・本会は、保有個人データを保有しておりません。
・本会は、下記の保有個人データを保有しています。
・保有個人データの保有の有無は開示できません。
※個人情報の保護に関する法律第２条・２５条、施行令第３条に該当する場合のみ適用

２．本会が保有している貴殿の保有個人データ＜記載方法＞
氏名・住所・電話番号・電子メールアドレス・ＦＡＸ番号・生年月日…等、本会が保有する開示対象者の全てのデータ項目と共に、該当するデータを記載すること（例）氏名：体協太郎
性別：男
住所：〒999－9999 和歌山市小松原通○丁目○○番地
登録資格：アスレティックトレーナー

３．本会における利用目的＜記載方法＞
利用目的を記載するか、別紙として利用目的を記載した書面を同封すること

４．問合せ先公益社団法人 和歌山県体育協会 総務係
電話 ０７３－４３１－１０８０
FAX ０７３－４３３－４４０８

様式４（第７条関係）
平成年月日

保有個人情報の訂正等通知書
様〒６４０－８２６２
和歌山市湊通丁北一丁目２番地の１
公益社団法人 和歌山県体育協会
年月日付け文書により訂正等請求のあった本会が保有している保有個人デー
タついて、個人情報の保護に関する法律に基づき下記のとおり通知いたします。
１．訂正等の内容＜記載方法＞
下記３点のいずれかを記載すること・削除
・変更・追加※法により訂正等ができない場合は理由を含めその旨記載すること
２．訂正等後の本会保有の貴殿の保有個人データ（該当する項目のみ）＜記載方法＞
・削除の場合年 月 日付け文書の申出に係る次の保有個人データを削除し、現在は保有していません。
削除した内容・変更・追加の場合
年 月 日付け文書の申出により、以下のように訂正しました。
訂正した項目及び内容（訂正後）
訂正項目
内
容

３．問合せ先公益社団法人 和歌山県体育協会 総務係
電話 ０７３－４３１－１０８０
FAX ０７３－４３３－４４０８

様式５（第７条関係）
平成年月日

保有個人情報の利用停止通知書様〒６４０－８２６２
和歌山市湊通丁北一丁目２番地の１
公益社団法人 和歌山県体育協会年月日付け文書により利用停止請求のあった本会が保有している保有個人データついて、個人情報の保護に関する法律に基づき下記のとおり通知いたします。
１．利用を停止した貴殿の保有個人データ＜記載方法＞
氏名・住所・電話番号・電子メールアドレス・ＦＡＸ番号・生年月日…等、利用停止する全てのデータ項目と共に、該当するデータを記載すること（例）
氏名：体協太郎
性別：男
住所：〒999－9999

和歌山市小松原通○丁目○○番地

登録資格：アスレティックトレーナー※利用停止に応じる義務があるのは、本会が手続き違反(本人の同意のない保有個人データの目的外利用や、その不正な取得、オプトアウトを行っていない第三者提供) のいずれかに該当する場合のみのため、本人からの一方的な利用停止請求には応じる義務はないので注意すること（利用停止しない場合はその旨記載すること）
２．問合せ先公益社団法人 和歌山県体育協会
電話０７３－４３１－１０８０

FAX ０７３－４３３－４４０８

総務係

様式６（第７条関係）
平成年月日

保有個人情報の消去通知書
様〒６４０－８２６２
和歌山市湊通丁北一丁目２番地の１
公益社団法人和歌山県体育協会
年月日付け文書により消去請求のあった本会が保有している保有個人データ

ついて、個人情報の保護に関する法律に基づき下記のとおり通知いたします。
１．消去した貴殿の保有個人データ＜記載方法＞
氏名・住所・電話番号・電子メールアドレス・ＦＡＸ番号・生年月日…等、消去する全てのデータ項目と共に、該当するデータを記載すること（例）
氏名：体協太郎
性別：男
住所：〒999－9999

和歌山市小松原通○丁目○○番地

登録資格：アスレティックトレーナー※消去に応じる義務があるのは、本会が手続き違反(本人の同意のない保有個人データの目的外利用や、その不正な取得、オプトアウトを行っていない第三者提供)のいずれかに該当する場合のみのため、本人からの一方的な消去請求には応じる義務はないので注意すること。（消去しない場合はその理由を記載すること）
２．問合せ先公益社団法人和歌山県体育協会総務係

電話０７３－４３１－１０８０

FAX

０７３－４３３－４４０８

様式７（第９条関係）

１．請求の内容 ※請求書の添付にて代用可能

２．開示・訂正等をすべき項目・内容 ※回答書案の添付にて代用可能

３．開示・訂正等をすべきでない項目・内容と理由 ※回答書案の添付にて代用可能

４．本人及び代理人との交渉等の内容と経緯

５．今後特に問題となりそうな点がある場合の留意事項

６．その他