RPAによる行政事務の効率化に関する実証実験

実証結果報告書
日本システム開発株式会社

目次
1. 実証実験の概要
1-1. 目的
1-2. 対象業務と事務概要
1-3. 使用するソフトウェア
1-4. 実験の環境
2. 通勤手当の経路確認と認定可能の判定
2-1. 運用比較
2-2. 作業時間比較
3. 動物園入園者統計の日報、週報及び月報の作成
3-1. 運用比較
3-2. 作業時間比較
4. 南区福祉課における介護保険料の納付書作成
4-1. 運用比較
4-2. 作業時間比較
5. 実証結果と今後にむけた提案
5-1. 効果の測定
5-2. 担当者の評価
5-3. 定性的効果と考察
5-4. RPAシナリオ作成時の課題及び工夫した点
5-5. 今後利用するための改善案
5-6. 今後の展望について

1.実証実験の概要

3

1-1. 目的

RPA導入による定型作業の負担軽減及び作業時間の短縮の検証のための実証実験を行うことを目的とする。

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4

1-2. 対象業務と業務概要
実験期間：2019年11月13日(水) ～ 2020年3月31日(火)
対象業務

業務概要

1

通勤手当の経路確認と認定可能の判定

各職員から届出システムで申請された 毎年3~4月 2章
通勤経路及び通勤手当の金額について、給与担当職員がインターネットで経路を確認する等して認定条件を満たしているか判定する。

2

動物園入園者統計の日報、週報及び月報の作
成

東山動植物園の入園者について、毎日(日報)天気、入園場所などの傾向を分析した 毎週(週報)日報、週報及び月報を作成する。
毎月(月報)
週報、月報を各担当者にメールで送付する。

3章

3

南区福祉課における介護保険料の納付書作成

介護保険料を3か月以上滞納している 毎月市民に送付する納付書、催告書を作成する。

4章© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

頻度

本資料の章番号No.

5

1-3. 使用するソフトウェア(1/2)
日本システム開発株式会社（NSK）EòRPA「エウロパ」は、独自RPAエンジン搭載のハイコストパフォーマンス業務改善ツールです。
強み１

シナリオ作成は全てNSKが実施。専任の技術者は不要です。

強み２

RPAエンジンを独自に開発。幅広い業務をカバー可能です。

強み３

安心の国産。メーカーであるNSKが自らシナリオ開発や保守をします。

強み４

RPA導入前後を、当社技術者が万全にサポートします。

強み５

優れたコストパフォーマンスを実現します。
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1-3. 使用するソフトウェア(2/2)
日本システム開発株式会社（NSK）
flowM（フローム）は、業務を進行しながら、操作履歴を自動で記録・保存することができる、可視化ツールです。

記録１

マウス・キーボードでの操作

記録２

操作対象のアプリケーション

記録３

各操作の間隔時間

記録４

操作画面のスクリーンショット

記録した内容はExcel形式で保存されます。

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1-4. 実験の環境(1/3)
通勤手当の経路確認と認定可能の判定 EòRPAはネットワーク分離した事務室のネットワーク環境の端末1台、外部アクセス可能なインターネット環境の端末に１台インストールする。
 事務室のネットワーク環境からインターネット環境にあるファイルサーバーの所定フォルダに経路情報ファイルを格納することで連携を行う。

事務室のネットワーク環境

インターネット環境③経路検索①経路情報取得

職員システム

経路情報

経路検索サイトファイルサーバー②ファイル保存⑤検索結果画面の画像を保存

経路情報④経路情報保存© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

経路検索結果画像8

1-4. 実験の環境(2/3)
動物園入園者統計の日報、週報及び月報の作成
 EòRPAはネットワーク分離した事務室のネットワーク環境の端末1台のみインストールする。

事務室のネットワーク環境①ファイル格納

入園者数情報②日報、週報、月報
ファイル作成③確認メール作成

日報

週報

メールサーバー

月報© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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1-4. 実験の環境(3/3)
南区福祉課における介護保険料の納付書作成
 EòRPAはネットワーク分離した事務室のネットワーク環境の端末1台のみインストールする。
事務室のネットワーク環境①滞納者情報取得

催告実施状況調

②印刷

納付書

催告書

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2.通勤手当の経路確認と認定可能の判定

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2-1. 運用比較
現在の運用

RPA利用後①①

職員情報システムの届出認定機能で申請中の通勤届を検索する②
通勤届の情報を基に通勤経路をインターネットで経路検索する③
申請された通勤経路が正当であれば申請を承認する※①の検索結果の件数分②～③を繰り返す

凡例

②
③

④
⑤
⑥

：人による手作業⑦：EòRPAによる自動作業⑧⑨© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

所属コード一覧のファイルを準備する(初回のみ)
職員情報システムの届出認定機能で申請中の通勤届を検索する
通勤届の申請情報を申請一覧ファイルに出力する※②の検索結果の件数分ファイルに出力する
申請一覧ファイルをファイルサーバーに格納する申請一覧ファイルを読み込む
インターネットの経路検索を利用し、最寄駅からの通勤経路を検索する
通勤経路情報を申請一覧ファイルに入力し、保存する検索結果のインターネット画面を画像で保存する※⑤の読み込み件数分⑥～⑧を繰り返す
申請一覧ファイルの申請情報と経路検索結果を確認し、正当であれば申請を承認する
12

2-2. 作業時間比較(1/2)
現在の運用
No.

手順

時間/件

①

職員情報システムの届出認定機能で申請中の通勤届を検索する

10秒②

通勤届の情報を基に通勤経路をインターネットで経路検索する

10分15秒③

申請された通勤経路が正当であれば申請を承認する※①の検索結果の件数分②～③を繰り返す

1分

処理件数(3～4月)

400件

処理件数(年間)450件

合計時間(3～4月)

70時間© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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2-2. 作業時間比較(2/2)
RPA利用後
No.

手順

時間/件

①

所属コード一覧のファイルを準備する

10分(初回のみ)②

職員情報システムの届出認定機能で申請中の通勤届を検索する1分③

通勤届の申請情報を申請一覧ファイルに出力する※②の検索結果の件数分ファイルに出力する

1分④

申請一覧ファイルをファイルサーバーに格納する

1分⑤

申請一覧ファイルを読み込む

1分⑥

インターネットの経路検索を利用し、最寄駅からの通勤経路を検索する

1分⑦

通勤経路情報を申請一覧ファイルに入力し、保存する

1分⑧

検索結果のインターネット画面を画像で保存する※⑤の読み込み件数分⑥～⑦を繰り返す

1分⑨

申請ファイルの申請情報と経路検索結果を確認し、正当であれば申請を承認する
RPAの自動作業時間
人の手作業時間人による作業時間：11分/件

11分

人による作業時間

82%
削減
2分

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1分

：2分/件

RPAによる作業時間：6分/件
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3.動物園入園者統計の日報、週報及び月報の作成

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3-1. 運用比較(日報)
現在の運用

RPA利用後①①

入り口ごと、入園券の種類ごとの入園者数を閉園・集計後にFAXで受信する②
インターネットの天気サイトから各日の天気を取得する③
Excelの日報にまとめる④
ファイルを印刷する

入り口ごと、入園券の種類ごとの入園者数を閉園・集計後にメールで受信する②
添付ファイル（入園者数ファイル）を所定のフォルダに格納する③
入園者数ファイルを読み取る④
Excelの日報を作成する※天気は入園者数ファイルから取得※ファイルの印刷処理は不要となった© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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3-1. 運用比較(週報)
現在の運用

RPA利用後①②①

日曜日分の日報を作成
1週間分の日報を基にExcelの週報をまとめる③
報告メールを送付する© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

日報ロボットを実行後に週報ロボッ
トを実行する②
1週間分の日報ファイルを読み取る③
Excelの週報を作成する④
報告メールを送付する

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3-1. 運用比較(月報)
現在の運用

RPA利用後①①

月報用の学校・地域別等団体入園者数を毎月上旬～中旬にメールで受信する②
Excel, Wordの月報にまとめる③
各担当にファイルを添付して報告
メールを送付する月報用の学校・地域別等団体入園者数を毎月上旬～中旬にメールで受信する②
添付ファイル（入園者数ファイル）を所定のフォルダに格納する③
月報用入園者数ファイルを読み取る④
Excelの月報を作成する⑤
各担当にファイルを添付して報告メールを送付する※Wordフォーマットの月報ファイルはExcelフォーマットへ変更になった© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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3-2. 作業時間比較(日報)
現在の運用
No.

手順

RPA利用後
時間/件

No.

手順

時間/件

①

入り口ごと、入園券の種類ごとの入園者数を閉園・集計後にFAXで受信する

2分①

入り口ごと、入園券の種類ごとの入園者数を閉園・集計後にメールで受信する②

インターネットの天気サイト
から各日の天気を取得する

5分

②

③

Excelの日報にまとめる

15分

添付ファイル（入場数ファイル）を所定のフォルダに格納する④

ファイルを印刷する

3分③

入園数ファイルを読み取る

2秒④

Excelの日報を作成する

1分30秒

人による作業時間：25分/件

25分

5分

人による作業時間 ：5分/件80%
削減

RPAによる作業時間：2分/件
5分※閉園後の作業のため、超過勤務の削減効果あり© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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3-2. 作業時間比較(週報)
現在の運用
No.

手順

RPA利用後時間/件

No.

手順

時間/件

①

日曜日分の日報を作成

25分①

日報ロボットを実行後に週報ロボットを実行する

5分②

1週間分の日報を基にExcelの週報をまとめる

10分②

1週間分の日報ファイルを読み取る

2秒③

報告メールを送付する

3分③

Excelの週報を作成する

1分30秒

④

報告メールを送付する10秒

人による作業時間：38分/件

38分

人による作業時間 ：5分/件

87%
削減

RPAによる作業時間：2分/件5分※閉園後の作業のため、超過勤務の削減効果あり© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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3-2. 作業時間比較(月報)
現在の運用
No.

RPA利用後

手順

時間/件

No.

手順

時間/件

①

月報用の学校・地域別等団体
入園者数を毎月上旬～中旬にメールで受信する

5分①

月報用の学校・地域別等団体
入園者数を毎月上旬～中旬にメールで受信する②

Excel,Wordの月報にまとめる

30分

②

③

各担当にファイルを添付して報告メールを送付する3分添付ファイル（入場数ファイル）を所定のフォルダに格納する③

月報用入園数ファイルを読み取る

5秒④

Excelの月報を作成する

40秒⑤

各担当にファイルを添付して報告メールを送付する3秒

人による作業時間：38分/件

38分

5分

人による作業時間 ：5分/件

87%
削減

RPAによる作業時間：1分/件5分© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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4. 南区福祉課における介護保険料の納付書作成22

4-1. 運用比較
現在の運用

RPA利用後①①

催告実施状況情報に対象者をリストアップする②
保険料納付書を発行する③
催告書を発行する(②に戻り人数分繰り返し）© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

催告実施状況情報に対象者をリストアップする②
催告実施状況情報を読み取る③
催告実施状況情報から対象者を抽出する④
介護保険システムで対象者を選択する⑤
保険料納付書を発行し、印刷する⑥
催告書を発行し、印刷する（④に戻り人数分繰り返し）

23

4-2. 作業時間比較
現在の運用
No.

RPA導入後

手順

時間

No.

手順

時間

①

催告実施状況情報に対象者をリストアップする

10分①

催告実施状況情報に対象者をリストアップする

10分②

保険料納付書を発行する

160分

②

催告実施状況情報を読み取る

80分③

催告書を発行する(②に戻り人数分繰り返し）

160分

③

催告実施状況情報から滞納者を抽出する④

介護保険システムで対象者を選択する⑤

保険料納付書を発行する⑥

催告書を発行する（④に戻り人数分繰り返し）※毎月処理件数：40件

人による作業時間：330分

330分

80分

人による作業時間 ：10分

97%
削減

RPAによる作業時間：160分

10分© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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5. 実証結果と今後にむけた提案

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5-1. 効果の測定(1/3)
2章. 通勤手当の経路確認と認定可能の判定
1年あたりの手作業時間

時間/1年

現在の運用

手作業時間
11分

×

実施回数/1年
450回＝4950分

83時間

RPA利用後

手作業時間
2分

×

実施回数/1年
450回

＝900分

15時間

1年で68時間削減
手作業時間を82%削減© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

265-1. 効果の測定(2/3)
3章. 動物園入園者統計の日報、週報及び月報作成
日報

1年あたりの手作業時間

時間/1年

現在の運用

手作業時間
25分

×

実施回数/1年
309回＝7725分

129時間

RPA利用後

手作業時間
5分

×

実施回数/1年
309回＝1545分

26時間

週報

1年あたりの手作業時間

時間/1年

現在の運用

手作業時間
38分

×

実施回数/1年
52回＝1976分

33時間

RPA利用後

手作業時間
5分

×

実施回数/1年
52回

＝260分

4時間

月報

1年あたりの手作業時間

時間/1年

現在の運用

手作業時間
38分

×

実施回数/1年
12回

＝456分

8時間

RPA利用後

手作業時間
5分

×

実施回数/1年
12回

＝60分

1時間

1年で合計139時間削減© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

手作業時間を82%削減
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5-1. 効果の測定(3/3)
4章. 南区福祉課における介護保険料の納付書作成
1年あたりの手作業時間

時間/1年

現在の運用

手作業時間
330分

×

実施回数/1年
12回＝3960分

66時間

RPA利用後

手作業時間
10分

×

実施回数/1年
12回

＝120分

2時間

1年で64時間削減
手作業時間を97%削減© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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5-2. 担当者の評価(1/3)
2章. 通勤手当の経路確認と認定可能の判定【効果】
・職員情報システムに加えて、地図ソフト、インターネットでの経路検索、名古屋市営地下鉄のインターネットサイトなど、複数のページを開いて確認し、それぞれのページで調べた情報を紙にメモするという作業をなくすことができ、大幅な時間短縮になる【意見】
・RPAを作成を進める過程で、現在の業務の流れや基準の洗い出しができた
・最後の判断の作業までRPAに手伝ってもらえるようになるとより便利になる© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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5-2. 担当者の評価(2/3)
3章. 動物園入園者統計の日報、週報及び月報作成【効果】
・数字の計算やチェックに割く時間が大幅に減少した
・時間外に入園者統計を行う必要がなくなった【意見】
・ロボット設定Excelファイルに簡単な調整をするだけで、当日だけでなく過去の日に対象日設定をして入園者統計作成できる点が良い
・業者にロボットを作成していただく際に、統計作業の画面録画と普段使用する入園者統計ファイルを送付、その後は基本的に動作確認等の調整の繰り返しで作成可能な点がよかった

・手作業の際も同様だが、万が一、ロボットの誤動作やExcelシート上の計算式が変わってしまう等で、誤った数値が出ないかが心配である
・エラーが起きる際、ロボットか入園者統計ファイルのどちらに問題があるかが分かりやすいとよい
・シナリオやプログラムが直感で分かりづらい為、担当者が変更した時に、きちんと引継ぎ等が出来るか不安がある© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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5-2. 担当者の評価(3/3)
4章. 南区福祉課における介護保険料の納付書作成【効果】
・納付書や催告書を作成する時間が大幅に減少した【意見】

・RPAを活用し効率化できる業務が他にもあり（例：毎朝、新たに受信したメールを印刷する）、職員の増員が難しい中で、時短につながる有効なツールと感じる
・途中で画像認識できないためか、ストップしてしまうことが複数回あった⇒今回は再実行して乗り切れたが、こまめにシナリオを修正する必要性を感じた※その都度業者を呼ぶのは手間なので、登録画像を差し替えるなど簡単な操作であれば職員自身でできるように指導してもらえるとなおよい© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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5-3. 定性的効果と考察
2章.通勤手当の経路確認と認定可能の判定
・類似の業務に横展開が期待でき、RPA活用拡大につながる⇒横展開の為に、業務フローを統一する必要がある
・インターネットで検索する手間が削減した
3章.動物園入園者統計の日報、週報及び月報の作成
・メールの運用に変更し、FAXから日報への転記漏れのチェックが必要なくなった為、上司への印刷物の提出がなくなった
・各担当者へのメール送信の手間が削減した4章.南福祉課における介護保険料の納付書作成
・自治体で使用している業務システムにおいてRPAが動作することを検証できた
・人作業はExcelファイルの事前準備のみでよい© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

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5-4. RPAシナリオ作成時の課題及び工夫した点
2章. 通勤手当の経路確認と認定可能の判定
課

題

RPAの稼働後に取得したい項目が増える可能性がある

工夫

早い段階で出力ファイルを確認していただき認識に齟齬がないように確認しつつ、ロボット作成を進めた。

出力結果が文字情報のみだと承認 RPAが取得した経路情報を確認の際に経路の比較が可能の判断が困難であるなように、インターネットの経路情報で表示された経路の画面キャプチャを取得するようにした。
どの申請者が失敗したか不明確で 経路の取得に失敗した場合、対象者をログに出力するこあるとで、運用の際に残作業を明確にした。

交通申請を承認するルール複数が 承認に必要な情報として、届出システムから取得する項
存在する
目、インターネットの路線情報から取得する項目の詳細を詰めた。

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5-4. RPAシナリオ作成時の課題及び工夫した点
3章. 動物園入園者統計の日報、週報及び月報作成
課

題工夫

フォーマットが変更された場合に Excelの「シート名」等、変更がありそうな箇所についてロボットがエラーとなるは設定ファイルで変更可能にした。
フォーマットファイルを用意し、そのファイルを使用する形で運用する。
FAXが手書きの為、担当者が作成した日報ファイル内容をFAXからの転記ミスがないかを上司が確認する必要がある

FAXの利用からメールにファイルを添付する運用へと変更し、電子データを利用するようにした。その結果、日報ファイルをExcelの関数を用いてチェックすることが可能になり、印刷して上司が確認する必要をなくした。

RPAで処理する際に時間を要す
るWordファイルを使用している報告書がある

RPAではExcel処理の方が時間を要しないので、WordからExcelに使用するファイルを変更した。

インターネットにつながる端末か 名古屋市のイントラネットに最高気温が載っているペー
ら天気と最高気温を取得している ジがあり、そのページから最高気温を取得する。
天気は入園数ファイルから取得する。
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5-4. RPAシナリオ作成時の課題及び工夫した点
4章. 南区福祉課における介護保険料の納付書作成
課

題

工夫

納付書と催告書において印刷方法 納付書と催告書を判断する条件分岐を入れ、それぞれにが異なる合わせてプリンタを設定するように調整した。

年度で表示データが変わるが、3ヶ月前のデータが対象となっており、4～6月の場合は処理手順が変わる

データパターンを洗いだして、4～6月のデータとなる場合は処理手順を変更するように条件分岐を入れた。

月ごとに並んでいるデータの開始 画面上のデータをExcelに出力し、対象のデータが表の何月に法則性がない番目にあるかを判断することで、画面上で対象データをロボットが選択できるようにした。

介護保険システムの稼働時間が決 稼働時間に合わせて、運用ルールを決め、システム稼働まっている中に人がロボットを起動するようにした。

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5-4. RPAシナリオ作成時の課題及び工夫した点
共通課題
課

題

工夫

ロボットの終了がわからない

ロボット処理終了時に正常か異常かを画面上に表示するようにした。

ロボットの処理が難しい業務手順があるロボットの処理が容易になるように、フォーマットをWordからExcelへ変更し、ロボットが判断しやすい明確なルールを決めた。

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5-5. 今後利用するための改善案(1/2)
課

題

改善案

人の判断の作業で自動化されてい 判断に必要な条件を細かく決めることで、RPAが人の判ない箇所がある断の作業まで行うことが可能となる。

RPA実行中に画像認識できず、ストップしてしまうことがある

RPA実行中に予期せぬ画面の表示があると、画像認識が行えず止まってしまう可能性がある。
画像認識から画面の要素を操作する方法に変更する。

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5-5. 今後利用するための改善案(2/2)
課

題

改善案

データパターンの洗い出しが必要 本番データにて動作確認をすることが出来ていない為、である担当者とロボット作成前に打ち合わせをし、データのパターンを洗い出し、本番に近いデータを用意し、想定外の動きにも対応できるようにする。

エラー発生時の対応方法が分から ポップアップにて具体的な対応方法を表示し、担当者でない対応できるか業者に連絡が必要かを容易に判断できるようにする。

RPA稼働中は端末を操作できない作業者の端末でRPAを稼働させると、RPA稼働中は作業者がその端末で作業が出来なくなる。そのため、RPA専用端末を用意することでRPA稼働中も作業者の手が止まることがなくなる。

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5-6. 今後の展望について
今回の実証実験により、RPAを適用できる業務について職員による作業時間を82%～97%の削減が見込めることが判明し、RPA導入による定型作業の負担軽減及び作業時間の短縮が可能であることが確認できた。
また、RPAは業務時間外でも活用することが出来るので、担当者の業務時間外作業の削減が可能である。
まずは、導入効果が見込まれる部署での利用を進めつつ、効果が見込まれる業務を対象に、業務フローを見直し、RPA導入に最適な業務フローへと改善しRPAの導入を検討していく必要がある。
また、今回、RPAを導入した業務と類似の業務において業務フローを統一することで、横展開が期待でき、RPA活用拡大につながる。

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参考：対象業務の選定について

候補業務
名古屋市役所内の各所属の業務課題を集約
１ 行政課題における先進技術の実証支援プロジェクト（Hatch Technology Nagoya）に応募した37課題
２ RPA活用研修の実習にて提出された各所属の課題150

選定方法
候補業務の中から、RPAの適性（OCRや人の判断が不要なもの）を元に、CIO補佐監の支援を受けて総務局情報化推進課で選定© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.

40本件に関する問い合わせ先
日本システム開発株式会社〒450-0002
愛知県名古屋市中村区名駅4-2-28
名古屋第二埼玉ビル7F
TEL: 052-551-1861
Mail: rpa-sol@nskint.co.jp© 2020- Nihon System Kaihatsu Co., Ltd.