個人情報に係る開示申請等に関する規程（開示等の窓口）
第1条

社会福祉法人一誠会（以下「法人」という 。） は、法人並びに法人が経営する偕

楽園ホーム及びその他事業所（以下「ホーム等」という 。
） が保有する個人情報に係る事項を担当させるため、個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者、各係に個人情報管理者を設置します。
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法人及びホーム長の保有する保有個人データについて、本人又は代理人からなされる当該保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等及び利用停止等の各申請（以下、「開示申請等」という。
）、相談・苦情への対応のために、個人情報管理責任者の下に個人情報相談窓口（以下、総称として「窓口」という 。
） を置きます。

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相談窓口の開設時間は、平日の午前 9 時から午後 6 時までとします。

（申請の受付）
第2条

本人又は代理人からの開示申請等は、開示申請書、利用目的通知申請書、訂正等申請書又は利用停止等申請書（以下、「開示等申請書」という 。
） を窓口に提出することによって受け付けます。
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前項の開示等申請書等の提出は、来所されての窓口への直接提出、郵送による提出、ファクシミリによる提出のいずれかの方法で行うことができます。

（本人確認方法）第3条

第 2 条の規定に基づく申請に係る本人の確認方法は、従来からの関係で確認されていない場合は、原則として次のとおりとします。
(1) 来所の場合
運転免許証、旅券（パスポート ）、 健康保険の被保険者証又は外国人登録者証の提示を求めさせていただき確認します。
(2) 郵送又はファクシミリの場合
運転免許証、旅券（パスポート ）、 健康保険の被保険者証又は外国人登録者証の写しの送付を受けることで確認します。
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本人から前項以外の方法による本人確認の希望があった場合は、窓口では、その方法が本人確認方法として適切であると判断した場合は、本人が希望する方法によって、本人確認します。

（代理人による申請の場合の確認方法）
第4条

第２条の規定に基づく申請が、代理人によってなされた場合の代理人の本人性並びに代理人の関係性の確認方法は、従来からの関係で確認されていない場合は、原1

則として次のとおりとします。
(1) 来所の場合
代理人の本人性の確認については、第３条の１（１）の確認方法を準用します。
本人と代理人の関係性については、戸籍謄本等で確認します。また成年被後見人の法定代理人であるときは、後見開始審判書又は成年後見登記事項証明書で確認します。
代理人が任意代理人であるときは、委任状及び印鑑登録証明書で確認をします。
ただし代理人が弁護士、司法書士、行政書士等その業務上委任を受けて代理人となる資格を有する者（以下、「資格者」という 。
） であるときは、身分証明書等で確認します。
(2) 郵送又はファクシミリの場合
代理人の本人性の確認については、第３条の１（２）の確認方法を準用します。
本人と代理人の関係性については、戸籍謄本等で確認します。また成年被後見人の法定代理人であるときは、後見開始審判書又は成年後見登記事項証明書の写しの送付をしていただいて確認します。
代理人が任意代理人であるときは、委任状及び印鑑登録証明書の写しの送付をいただいて確認をします。ただし代理人が資格者であるときは身分証明書等の写しの送付をしていただいて確認します。
代理人から前項以外の方法による代理人の本人性ならびに代理権限確認の希望があった場合は、窓口、その方法が確認方法として適切であると判断した場合は、当該方法によって、確認を行うことができます。
（死者の保有個人データに係る開示申請等）
第5条

死者の相続人等により、死者の保有個人データの開示等申請がなされた場合には、従来からの関係で確認されていない場合は、窓口では、申請者の本人性を確認するとともに、申請者に対して、死者と申請者との関係を明らかにしていただきます。
そのために戸籍謄本等の書面及び死者の保有個人データの開示等を求める必要性についての説明を求めるとともに、その必要性を根拠づける資料等を提出、送付を求めることができることとします。
（開示等申請書の記載事項等）
第６条

開示等申請書には、次に掲げる事項を記載する欄を設けます。

(1) 申請者（本人又は代理人）の氏名、住所又は居所、電話番号(2) 開示等申請に係る保有個人データを特定するに足りる事項(3) 申請者が代理人の場合において、本人の氏名、住所又は居所、電話番号とその関係性

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(4) 申請者の本人性の確認方法をチェックする欄(5) 申請者が代理人の場合において、代理人の権限及び資格の確認方法をチェックする欄(6) 死者の保有個人データの開示等申請の場合における、死者と申請者の関係の確認方法をチェックする欄及び申請の必要性(7) 訂正等申請の場合における、訂正、追加又は削除の別、並びに訂正等をすべき理由及び訂正等をすべき内容(8) 利用停止等申請の場合における、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止の別、並びに利用停止等を求める根拠又は理由
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開示等申請書に記載事項漏れ、保有個人データの不特定など形式上の不備があった場合、相当期間を定めて訂正を求めるとともに、受け付けをしない場合があります。

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開示申請等に係る保有個人データを特定するに足りる事項の記載に当たっては、窓口は、申請者から相談に応じ、又は申請者に対して当該保有個人データの特定もしくは探索のための情報の提供を行うなどにより、開示申請等が円滑に行われるよう努めます。

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訂正等申請がなされた場合において、窓口は、申請者に対して次のことを求める場合があります。
・

訂正等申請書に記載されている訂正等をすべき理由及び訂正等をすべき内容を根拠づける資料の提出、送付・訂正等を求める保有個人データの内容が事実に反している又は訂正等後の保有個人データの内容が事実に合致することを根拠づける資料等の提出、送付
ただし、窓口は、当該資料等の提出等に当たっては、申請者に負担とならないよう配慮するものとし、どのような資料等を提出すればよいかについて、適宜、申請者に説明をします。

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利用停止等申請がなされた場合において、窓口は、申請者に対して、利用停止等申請書に記載されている利用停止等を求める根拠及び理由に係る資料等の提出、送付又は送信を求めるものとします。
ただし、窓口は、当該資料等の提出等に当たっては、申請者に負担とならないよう配慮し、どのような資料を提出すればよいかについて、適宜、申請者に説明をします。

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開示等申請書の記載内容に不明な点があった場合、窓口は、申請者の相談に応じ、又は申請者から口頭等による聴取、確認を行い、又は記載内容を明確にするために参考となる情報を提供するなどして、開示等申請が円滑に行われるよう努めるものとします。
（開示申請等に対する判断経路等）

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第７条

開示等申請は、すべて一旦、窓口において受け付けます。

２

窓口は、開示等申請があったことを、直ちに保有個人データを保管管理している担当係に連絡をします

３

窓口は、第３条に基づく本人及び代理人の本人性確認、並びに代理人の権限及び関係性の確認をし、第６条の２ないし第６条の６に基づき開示等申請書の記載内容及び資料等に不備のないことを確認した後に、直ちに開示等申請書及び資料等の全てを担当係りに引き渡します。

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開示申請等に対して、開示等をするか否か、その範囲に関する判断は、まず担当係において行い、窓口と協議し、判断します。開示等にあたっては、個人情報統括責任者又は個人情報管理責任者の承認を得るものとします。

（保有個人データの利用目的の通知申請への対応）
第8条

利用目的の通知の申請があったとき、担当係における検討結果に基づき、個人情報統括責任者又は個人情報管理責任者の承認を得てから、申請者に対し、「利用目的に関する通知書」により、第 12 条の１に定める期間内に、窓口を通じて利用目的を通知いたします。
ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではありません。
(1) 法 24 条 1 項に基づき行った措置（全ての保有個人データの利用目的を、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む 。
） に置いたこと）により、申請に係る利用目的が明らかな場合(2) 利用目的を本人に通知することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合い(3) 利用目的を本人に通知することにより、法人・ホームの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(4) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
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ホームの管理責任者が前条ただし書きの規定により、申請に係る保有個人データの利用目的を通知しない旨の判断をしたときは、窓口は「利用目的に関する通知書」により、申請者に対し、第 12 条 1 に定める期間内に、通知しない旨とともに、前条ただし書きのいずれに該当するか等の通知しない理由を記載して、通知します。

（開示申請への対応）
第9条

開示申請があったときは、窓口等は検討し、その結果に基づき、個人情報統括責任者又は個人情報管理責任者の承認を得た後に、「開示に関する通知書」により、申請者に対して、第 12 条の 1 に定める期間内に、開示致します。

4ただし、次の各号いずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しない場合があります。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれある場合(2) 法人及びホーム等の業務の実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合(3) 他の法令に違反することとなる場合（訂正等申請への対応）
第 10 条

訂正等申請があったときは、窓口は、担当係で検討をし、訂正等に係る保有個人データが「事実」でないことが判明した場合は、個人情報統括責任者又は個人情報管理責任者の承認を得た後に、「訂正等に関する通知書」により、申請者に対し、第 12 条の 1 に定める期間内に、具体的な訂正等の内容を通知致します。ただし、前条の (1) 、 (2) 、 (3) のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部の訂正等をしない場合があります。
２

申請に係る保有個人データの全部又は一部について訂正等を行わないと決定をしたときは、窓口は、「訂正等に関する通知書」により、申請者に対し、第 12 条の1 に定める期間内に、通知するものとします。

３

申請に係る保有個人データの全部又は一部を訂正等しない旨及び一部を訂正等する場合は、窓口は、その部分について具体的な訂正等の内容を記載するとともに、訂正等をしない部分について、「事実」に合致している又は前条ただし書きのいずれか該当する等、訂正等をしない理由を記載して通知します。

（利用停止等申請への対応）
第 11 条利用停止等申請があったきは、窓口は、担当係等において検討をし、結果に基づき法第 16 条 1 項、第 17 条又は第 23 条第 1 項に違反することが判明した場合は、個人情報統括責任者及び個人情報管理責任者の承認を得てから、「利用停止等に関する通知書」により、申請者に対し、第 12 条の 1 に定める期間内に、具体的な利用停止等の措置の内容について通知します。
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利用停止等を行うか否かの判断をするに当たっては、原則として、利用停止等を申請された保有個人データについて法第 16 条 1 項、第 17 条又は第 23 条第 1 項の違反があったかどうかについて、申請者が提出等をした資料等も参考にしながら、遅滞なく必要な調査を行い、その調査結果に基づき判断をするものとします。

３

利用停止等の措置をとることについて、多額の費用を要することその他利用停止等の措置をとることが困難であると判断したときは、しかるべき救済措置あるいは賠償するなどの代替的措置を検討します。

４

申請に係る保有個人ダータの全部又は一部について利用停止等を行わないとする決定をしたときは、窓口は、「利用停止等に関する通知書」により、申請者に対し、5

第 12 条の 1 に定める期間内に、通知するものとします。
５

利用停止等の方法に係る具体的内容については、次のとおりとします。

(1) 保有個人データがコンピュータによりデータベース化されている場合は、当該保有個人データをデータベースから消去し、個人識別性を消滅させる措置をとります。
(2) 保有個人データが書面等の場合は、当該保有個データが記載されている書面等を廃棄し、第三者に提供していた書面等を全て回収します。又第三者に当該書面等を使用しないように確約させるものとします。
（開示等決定等の期限）
第 12 条

第 9 条ないし第 11 条の開示等に係る申請者に対する通知は、窓口は、開示申請等を受け付けた日の翌日から起算して 30 日以内に行うこととします。ただし、第 6 条の 2 の規定により訂正を求めた場合に、当該訂正に要した日数又は第 6 条の6 の規定により開示等申請書の記載内容を明確にするために要した日数は、当該期間に算入しないこととします。
２

前項の規定に関わらず、事務処理上の困難その他正当な理由があるとして前項に定める期間の延長の希望が出されたときは、直ちにその適否を判断します。期間の延長が適切であると認めるときは、同項に規定する期間を 30 日以内に限り延長することができることとします。この場合において、窓口は、申請者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を通知します。

（死者の保有個人データに係る開示申請等の拒否）
第 13 条死者の相続人等により、死者の保有個人データの開示申請等がなされた場合、第 5 条の 1 に基づきなされた、申請者からの、死者の保有個人データの開示等を求める必要性の説明及びこれを根拠づける資料等の提出あるいは送付を求めることができます。検討した結果、当該死者の保有個人データが、申請者に関する保有個人データではないと認めるときは、開示等を拒否することができるものとします。
（開示等申請書書式の開示等）
第 14 条法人及びホーム等は、第 2 条及び第 4 条ないし第 6 条に定める開示等申請書は、相談・問い合わせに応じていつでも提示します。
（相談・苦情）第 15 条

個人情報の取扱いに関する相談・苦情の受付及びその対応は、個人情報相談窓口が担当します。
付則

この規程は平成 17 年 10 月 1 日より施行します。

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