01021001○

国立大学法人山梨大学法人文書管理規則
制定
改正

平成２６年１２月２４日
平成２７年 １月３０日
平成２８年 ２月２４日
平成２８年 ６月２８日（目的）
第１条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成２１年法律第６６号。以下「法」という。
）第１３条第１項の規定に基づき、国立大学法人山梨大学（以下「本法人」という。）
における法人文書の管理について、必要な事項を定めることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則における用語の定義は、次の各号のとおりとする。
(1) ｢法人文書｣本法人の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記
録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
）を含む。以下同じ。）であって、本法人の職員が組織的に用いるものとして、本法人が保有しているものをいう。ただし、法第２条第５項各号に掲げるものを除く。
(2) ｢法人文書ファイル等｣
本法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。
）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) ｢法人文書ファイル管理簿｣
本法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
（総括文書管理者）
第３条 本法人に総括文書管理者を置き、理事（総務担当）をもって充てる。
２

総括文書管理者は、次の各号に掲げる業務を行うものとする。

(1)

法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製(2) 法人文書の管理に関する必要な改善措置の実施(3)

法人文書の管理に関する研修の実施(4)

組織の設置及び改廃に伴う必要な措置(6)

その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条 本法人に副総括文書管理者を置き、総務部長をもって充てる。
２

副総括文書管理者は、第３条第２項に掲げる業務について、総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者等）
第５条

本法人に所掌事務に関する文書管理の実施責任者として文書管理者を置き、事務部

門の課（室）長をもって充てる。
２

文書管理者は、管理する法人文書について、次の各号に掲げる業務を行うものとする。

(1)

保存

01021001(2)

保存期間が満了したときの措置の設定(3)

法人文書ファイル管理簿への記載(4)

移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等(5)

管理状況の点検等(6)

法人文書の作成、標準文書保存期間基準（以下「基準」という。
）の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

３

前項の業務の遂行を補佐するため、事務部門の課（室）に文書管理担当者を置き、文書管理者が指名する者をもって充てる。

（監査責任者）
第６条 本法人に監査責任者を置き、監査課長をもって充てる。
２

監査責任者は、法人文書の管理の状況について、監査を行うものとする。

（職員の責務）
第７条

職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び本規則並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
（文書主義の原則）
第８条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第１１条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、本法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（別表第１の業務に係る文書作成）
第９条 別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
（適切・効率的な文書作成）
第１０条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲
示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
２ 文書の作成に当たっては、常用漢字表（平成22年内閣告示第2号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
（文書整理義務）第１１条 職員は、第１２条及び第１３条に従い、次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を、一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）01021001

第１２条 法人文書ファイル等は、別記様式第１号により、本法人の事務及び事業の性質、内容等に応じ、系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務について
は、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第１３条 文書管理者は、別表第１により、保存期間の基準を定めなければならない。
２ 第１１条第１号の保存期間の設定は、前項の基準に基づき、行うものとする。
３ 保存期間の基準及び保存期間の設定においては、法第２条第６項に規定する歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
４ 第１１条第１号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年以内の日であって、４月１日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
５ 第１１条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
６ 第１１条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のう
ち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算して第２項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
７ 第４項及び第６項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
（法人文書ファイル保存要領）
第１４条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資す
るよう、法人文書ファイル保存要領（以下「保存要領」という。）を作成するものとする。
２ 保存要領には、次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法(2) 電子文書の保存場所・方法(3) 引継手続(4) 集中管理の推進に関する方針(5) その他適切な保存を確保するための措置（保存）第１５条 文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書フ
ァイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第１６条 総括文書管理者は、本法人の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成２２年政令第２５０号。以下「施行令」という。）第１５条に基づき、別記様式第２号により文書管理システムをもって調製するものとする。
２ 法人文書ファイル管理簿は、総務部総務課に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する場所を定め、又は変更した場合には、当該閲覧場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記載）
第１７条 文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期間01021001

が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第１５条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２ 前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成１３年法律第１４０号）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイ
ル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書
管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
（保存期間が満了したときの措置）第１８条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
２ 前条第１項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
３ 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
（移管又は廃棄）第１９条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファ
イル等について、前条第１項の規定に基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第１６条第１項第２号の規定に該当するものとして利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、
総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
（保存期間の延長）
第２０条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1) 「現に監査、検査等の対象になっているもの」 当該監査、検査等が終了するまでの間(2) 「現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの」 当
該訴訟が終結するまでの間(3) 「現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの」
当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間(4) 「開示請求があったもの」 情報公開法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
３ 文書管理者は、前２項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
（点検・監査）第２１条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも

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毎年度１回点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
第２２条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、
直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）
第２３条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況等の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
（研修の実施）第２４条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第２５条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館等の機関が実施する研修に、職員を積極的に参加させなければならない。
（細則）
第２６条 この規則に定めるもののほか、法人文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
この規則は、平成２６年１２月２４日から施行し、平成２６年１０月１日から適用する。
国立大学法人山梨大学法人文書管理規程（平成２３年１０月２７日制定）は廃止する。
附 則
この規則は、平成２７年１月３０日から施行する。
附 則
この規則は、平成２８年４月１日から施行する。
附 則
この規則は、平成２８年６月２８日から施行し、平成２８年４月１日から適用する。

１２

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別記様式第１号（第１２条関係）

国立大学法人山梨大学法人文書分類基準表
大分類

中分類

小分類

標準法人文書ファイル名

保存期間

備考

（注）１ 「大分類」は、各部・課・室又は教育研究組織名とする。
２ 「中分類」は、各係・担当又は専攻・研究分野とする。
３ 「小分類」は、関連する標準法人ファイルを類型化したものとする。
４ 「標準法人文書ファイル」は、各年度の法人文書ファイルを類型化したものとする。
５ 「保存期間」は、別表第１「国立大学法人山梨大学における法人文書の保存期間基準」の区分に応じた保存期間とする。

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別記様式第２号（第１６条関係）

国立大学法人山梨大学法人文書ファイル管理簿
作成（取
得）時期

文 書 分 類
大分類

（注）１

中分類

小分類

法人文書
ファイル
名

作 成 者

起 算 日

保存期間

保存期間
満了日

媒体の種
別

保存場所

管理担当
課・グル
ープ等

保存期間
満了時の
措置

備

考

「作成（取得）時期」は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち、作成（取得）された時期が最も古いものの作成（取得）時期を記載する。
２ 「文書分類」は、国立大学法人山梨大学における法人文書の分類基準による。
３ 「法人文書ファイル名」は、能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間が１年以上のもので、当該保存期間を同じくすることが適当なもの）の集合物であり、保存・廃棄について同じ取扱いをすることが適当であるものとする。
４ 「作成者」は、グループ等の単位で記載する。また、取得したものについては「文部科学省」、「他大学」、「申請者」「届出者」等と記載する。
５ 「起算日」は、保存期間の始期の年月日を記載する。
６ 「保存期間」は、当該法人文書ファイルに設定された保存期間を記載する。
７ 「保存期間満了時期」は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち、保存期間の満了する日が最も遅いものの時期とする。
８ 「媒体の種別」は、紙、電子情報等の別を記載する。
９ 「保存場所」は、事務室、研究室、書庫、データ保管庫等の別を記載する。
１０ 「管理担当課・グループ等」は、当該ファイルを管理している課・グループ等を記載する。
１１ 「保存期間満了時の措置」は、別表第２「国立大学法人山梨大学における保存期間満了時の措置の設定基準」の区分に応じ、廃棄、移管等の措置を記載する。なお、「保存期間の延長」の場合は、備考欄に当初の保存期間満了日及び延長期間を記載する。

01021001
別表第１（第９条、第１２条、第１３条関係）
国立大学法人山梨大学における法人文書の保存期間基準

事 項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の
類型

保存期間

具体例

組織の運営管理に関する決定及びその経緯
１

設立又は改 組織の存立

設立又は改廃に係る登記，財産 無期限・登記書

廃及びその に関する重的基礎に関する文書

・固定資産台帳

経緯

要な経緯

・建物図面
・承継計画書２

規程の制定 ① 立案の検 イ 立案基礎文書
又は改廃及

討

３０年

・業務方針
・業務計画

びその経緯

・学長指示
ロ 立案の検討に関する調査
研究文書

・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒア
リング

ハ 立案の検討に関する会議
等文書

・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・答申等

② 関係機関関係機関協議文書

への協議

・協議案
・関係機関からの質問・意見・関係機関への回答③ 文部科学

文部科学大臣の同意を求める

大臣の同意 ための決裁文書及び提出された文書

・利用等規則案・理由，新旧対照条文，参
照条文
・同意書

④ 制定又は
改廃

制定又は改廃のための決裁文

・規程案，細則案

書・利用等規則案，寄贈寄託
文書受入要綱案
・法人文書管理規則案
・理由，新旧対照条文，参照条文⑤ 文部科学

文部科学大臣への届出に関す大臣への届 る文書
出・届出書

01021001⑥ 公表
３

法令の規定 独立行政法

公表に関する文書
イ 立案基礎文書

・公表書
１０年

・中期目標

に基づく文 人通則法，国・業務方針

部科学大臣 立大学法人

・学長指示の認可，承 法その他の認の求め， 法令の規定

ロ 立案の検討に関する調査

・調査・検討資料

研究文書

・関係団体・関係者のヒア届出等及び による文部
その経緯

リング

科学大臣の

ハ 評価委員会に意見聴取の認可，承認のための資料として提出され・諮問求め，届出等

た文書，評価委員会における・議事概要・議事録に関する立議事が記録された文書及び

・配付資料

案の検討そ

評価委員会の決定又は了解

・意見

の他の経緯

に至る過程が記録された文

・開催経緯

書
ニ 認可，承認の求め，届出等

・業務方法書案を行うための決裁文書及び・中期計画案提出された文書・年度計画案
・届出案
・報告案

ホ 公表に関する文書
４

業務運営の 業務運営のイ 立案基礎文書

・公表書
１０年

・業務方針

方針・計画 方針・計画等

・業務計画等の審議及 の審議及び・学長指示び決定又は 決定又は了了解（他の 解に関する

ロ 立案の検討に関する調査

・調査・検討資料

研究文書

・関係団体・関係者のヒア

項に掲げる 立案の検討もの除く。
） その他重要な経緯

リング
ハ 役員会，経営協議会及び教・配付資料

育研究評議会に検討のため資料として提出された文書
ニ 決定又は了解の内容が記・議事概要・要旨

録された文書５

運営費交付 ① 運営費交

運営費交付金，施設費の要求に １０年金，施設費付金等の要 関する文書

及び会計検

求に関する

査に関する

重要な経緯

事項（３の ② 会計検査
項に掲げる

に関する重

ものを除く

要な経緯

。
）

・決定・了解文書

イ 会計検査院に提出又は送付した計算書及び証拠書類

・執行状況調査
・要求書

５年

・計算書
・証拠書類
（※会計検査院保有の ものを除く。
）

01021001
ロ 会計検査院の検査を受け・意見又は処置要求

結果に関する文書（※会計検査院保有のものを除く。
）

本法人の教職員の人事に関する決定又はその経緯
６

教職員の人 ① 教職員の職員の採用，給与の決定等に関 個人情報を ・計画資料

事に関する採用，給与 する文書含む重要な ・検討資料

事項（１の

の決定等に

ものは無期 ・選考資料

項から５の

関する重要

限，

項までに掲

な経緯

３０年

・人事記録

３年

・外国・自治体・民間企業

げるものを ② 教職員の
除く。
）

研修の実施

イ 計画の立案に関する調査

他は ・起案文書

研究文書

の状況調査

に関する計

・関係団体・関係者のヒア

画の立案の

リング

検討その他 ロ 計画を制定又は改廃する

・計画案

の職員の研

ための決裁文書修に関する ハ 職員の研修の実施状況が重要な経緯③ 教職員の・実績記録された文書
職員の兼業の許可の申請書及３年兼業の許可 び当該申請に対する許可に関

・申請書
・承認書

に関する重 する文書
要な経緯
④ 退職手当

退職手当の支給に関する決定

支給制限そ ・調書の支給に関 の内容が記録された文書及びの他の支給する重要な 当該決定に至る過程が記録さ

に関する処

経緯

分を行うこ

れた文書

とができる
期間又は５
年のいずれ
か長い期間
本法人の教育に関する決定又はその経緯
７

学生募集に 学生募集のイ 立案基礎文書

５年

・業務方針

関する事項 企画の検討

・業務計画

その他の経

・学長指示

緯

ロ 立案の検討に関する調査
研究文書

・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒア
リング

ハ 立案の検討に関する役員

・開催経緯

会，経営協議会及び教育研究

・議事概要・要旨

評議会等文書・配付資料

01021001

８

入学者選抜 入学者選抜

ニ 企画を実施するための決・企画書

裁文書その他実施の過程が・広報資料記録された文書

・実績報告書イ 立案基礎文書

１０年

・業務方針

に関する事 関する事務

・業務計画

項

・学長指示

の実施その
他の経緯

ロ 立案の検討に関する調査

・調査・検討資料

研究文書

・関係団体・関係者の ヒア
リング

ハ 立案の検討に関する役員

９

入学手続に 入学手続に・開催経緯

会，経営協議会及び教育研究

・議事概要・要旨

評議会等文書・配付資料

ニ 企画を実施するための決・企画書

裁文書その他実施の過程が・仕様書記録された文書

・実績報告書イ 立案基礎文書

１０年

・業務方針

関する事項 関する事務

・業務計画

の実施その

・学長指示

他の経緯

ロ 立案の検討に関する調査
研究文書

・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒア
リング

ハ 立案の検討に関する役員

１０ 教務に関す 教務に関す
る事項

る事務の実

会，経営協議会及び教育研究

・議事概要・要旨

評議会等文書・配付資料

ニ 企画を実施するための決・企画書

裁文書その他実施の過程が・仕様書記録された文書

・実績報告書イ 立案・処分等に関する基礎 １０年
文書

施その他の
経緯

・開催経緯

・業務方針
・業務計画
・学長指示

ロ 立案・処分等の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者の ヒア
リング

ハ 立案・処分等の検討に関す

・開催経緯

る役員会，経営協議会及び教・議事概要・要旨

育研究評議会等文書

・配付資料

ニ 企画・処分等を実施するた・企画書

めの決裁文書その他実施の・仕様書過程が記録された文書

01021001
ホ 実施の結果が記録された

無期限

文書

・学籍関係文書・卒業・修了証書発行台帳
・学位授与関係文書

１１ 学生支援に 学生支援に関する事項 関する事務イ 立案・管理に関する基礎文 ５年
書

の実施その

・業務方針
・業務計画
・学長指示

他の経緯
ロ 立案・管理に関する調査研
究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒア
リング

ハ 立案・管理に関する役員会

・開催経緯，経営協議会及び教育研究評

・議事概要・要旨

議会等文書

・配付資料

ニ 企画・管理を実施するため

・企画書の決裁文書その他実施の過・仕様書程が記録された文書
本法人の学術研究に関する決定及びその経緯
１２ 学術研究に ① 個別の研イ 立案・申請に関する基礎文 ５年
書・調査研究文書

・調査・検討資料

関する事項

究事業の実

・関係研究機関・企業

（１の項か

施その他の

・関係者との調整に関 する

ら１１の項

重要な経緯

文書

に該当する

ロ 立案・申請に関する役員会

ものを除く，経営協議会及び教育研究評

・議事概要・要旨

。
）

議会等文書

・配付資料

② 機関とし
て行う大型

・開催経緯

ハ 企画を実施するための決・企画書

裁文書その他実施の過程が・採択通知記録された文書・事業成果報告書

イ 立案・申請に関する基礎文 １０年
書・調査研究文書

・業務方針
・業務計画

研究プロジ

・学長指示

ェクト事業

・調査・検討資料の企画立案

・関係団体・関係者との調・ 実施その整に関する文書

他の重要な ロ 立案・申請に関する役員会

・開催経緯

経緯

，経営協議会及び教育研究評

・議事概要・要旨

議会等文書

・配付資料

ハ 企画を実施するための決・企画書

裁文書その他実施の過程が・採択通知記録された文書・事業成果報告書

01021001③ 学術研究の実施に伴イ 立案に関する基礎文書・調 ３０年

・業務方針・計画

査研究文書

・学長指示

い行う申請 ロ 立案に関する役員会，経営

・開催経緯

等に関する

協議会及び教育研究評議会

・議事概要・要旨

事務の実施

等文書

・配付資料

その他の重
要な経緯

ハ 企画を実施するための決・知的財産に係る書類（特裁文書その他実施の過程が許、実用新案、意匠、商記録された文書

標に関する願書、添付書類等を除く）
・省庁等ヒアリング
・各種承認申請書類

ニ 特許、実用新案、意匠、商 １０年（当 ・特許、実用新案、意匠、

１３ 学術研究関 学術研究関
係資料に関 係資料の収する文書

標の出願及び維持に関する該権利消滅 商標に関する願書、添付文書

後）イ 立案・基準・管理に関する １０年
基礎文書

書類等
・業務方針・業務計画
・学長指示

集・管理に関 ロ 立案・基準・管理に関する・調査・検討資料する事務の・海外機関・関係者との調調査研究文書

実施その他
の重要な経
緯

整に関する文書
ハ 立案・基準・管理に関する・開催経緯

役員会，経営協議会及び教育・議事概要・要旨

研究評議会等文書・配付資料事業を実施するための決裁文

５年

・相互利用

書その他実施の過程が記録さ・除籍，購入，寄贈及び交

れた文書

換

学術研究関係資料の内容が記

無期限

・蔵書目録

１０年

・業務方針・業務計画

録された文書本法人と地域社会との連携，国際交流に関する事項
１４ 国際交流に 国際交流事

イ 立案に関する基礎文書

関する事項 業に関する
事務の実施
その他の重

・学長指示
ロ 立案に関する調査研究文・調査・検討資料

書・海外機関・関係者と の調要な経緯

整に関する文書

ハ 立案に関する役員会，経営・開催経緯

協議会及び教育研究評議会

・議事概要・要旨

等文書

・配付資料

ニ 企画を実施するための決

無期限・交流協定書01021001
裁文書その他実施の過程が記録された文書
１５ 地域社会と 地域社会との連携に関 の連携に関する事項

イ 企画・立案に関する基礎文 １０年
書・業務方針・業務計画
・学長指示

する事業の
実施その他
の重要な経

ロ 企画・立案に関する調査研・調査・検討資料

究文書

・自治体・関係者との会議

緯等調整に関する文書
ハ 企画・立案に関する役員会

・開催経緯，経営協議会及び教育研究評

・議事概要・要旨

議会等文書

・配付資料

ニ 企画を実施するための決・企画書

裁文書その他実施の過程が・実施報告書記録された文書
個人の権利義務の得喪及びその経緯
１６ 個人の権利 ① 行政手続

イ 立案の検討に関する会議

１０年

等文書

・開催経緯

義務の得喪

法第５条第

・諮問

及びその経

１項ロの審

・議事概要・議事録

緯

査基準，第

・配付資料

１２条第１

・中間答申，最終答 申，中項の処分基間報告，最終報 告，建議

準，同法第

，提言

６条の標準 ロ 立案の検討に関する調査・外国・自治体・民間 企業

的な期間に

の状況調査

研究文書

関する立案

・関係団体・関係者のヒア

の検討その

リング

他の重要な ハ 行政手続法第５条第１項

・審査基準案・処分基準案

経緯の審査基準，第１２条第１項の処分基準を定めるための決裁文書
ニ 行政手続法第６条の標準・標準処理期間案

的な期間を定めるための決裁文書② 許認可等

許認可等をするための決裁文

許認可等の ・審査案

に関する重 書その他許認可等に至る過程

効力が消滅 ・理由

要な経緯

する日に係

が記録された文書

る特定日以後５年③ 不利益処

不利益処分をするための決裁分に関する 文書その他当該処分に至る過

５年

・処分案
・理由

01021001
重要な経緯 程が記録された文書④ 異議申立イ 異議申立書又は口頭によ

裁決，決定 ・異議申立書てに関するる異議申立てにおける陳述

その他の処 ・録取書

会議等におの内容を録取した文書分がされる

ける検討そ ロ 会議等文書日に係る特 ・諮問

の他の重要

定日以後

・議事概要・議事録

な経緯

１０年

・配付資料
・答申，建議，意見ハ 裁決，決定その他の処分を・弁明書するための決裁文書その他

・反論書

当該処分に至る過程が記録

・意見書

された文書
ニ 裁決書又は決定書⑤ 本法人をイ 訴訟の提起に関する文書

・裁決・決定書訴訟が終結 ・訴状当事者とすする日に係 ・期日呼出状

る訴訟の提 ロ 訴訟における主張又は立る特定日以 ・答弁書

起その他の

後１０年

証に関する文書

・準備書面

訴訟に関す

・各種申立書

る重要な経

・口頭弁論

緯

・証人等調書
・書証
ハ 判決書又は和解調書

・判決書
・和解調書

その他の事項
１７ 監査に関す 監事監査及
る事項

び内部監査

監査の計画，実施及び報告に関 １０年

・計画書

する文書

・報告書

に関する重
要な経緯
１８ 栄典又は表 栄典又は表彰に関する 彰の授与又事項

栄典又は表彰の授与又ははく

１０年

奪のための決裁文書

・選考案

は剥奪の重
要な経緯

・選考基準
・伝達

栄典又は表彰の授与の結果を

無期限

・受賞者名簿常用・法人文書ファイル管理簿

５年

・受付簿

証明する文書
１９ 文書の管理 文書の管理

イ 法人文書ファイル管理簿等に関する 等

その他の業務に常時利用す事項

るものとして継続的に保存すべき法人文書ロ 取得した文書の管理を行

01021001
うための帳簿ハ 決裁文書の管理を行うた

３０年

・決裁簿

３０年

・移管・廃棄簿めの帳簿
ニ 法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿
２０ 法令，条例 法令，条例， 法令，条例，閣議その他の事項 １０年・照会・回答文書，閣議その 閣議その他に関する関係機関，地方公共団

・取得文書

他の事項に の事項に関体との協議又は調整に関する・議事概要・議事録

関する関係 する関係機

文書

・配付資料

機関，地方 関，地方公共・報告書

公共団体と 団体との協の協議又は 議又は調整調整に関す 及びその経る事項（１ 緯
の項から１
９の項まで
に掲げるも
のを除く。
）

備考
１ この表における次に掲げる用語の意義は，それぞれ次に定めるとおりとする。
（1） 立案基礎文書（2） 会議等文書

立案の基礎となった業務方針，計画等が記録された文書
会議その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「会議等」という。
）に検討のための資料として提出された文書及び会議等の議事，答申，建議，報告若しくは意見が記録された文書その他会議等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書（3） 調査研究文書（4） 決裁文書

調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書

本法人の意思決定の権限を有する者が押印，署名又はこれらに類する行為を行うことにより，その内容を本法人の意思として決定し，又は確認した法人文書（5） 特定日

第１４条の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の４月１日（当該確定することとなる日から１年以内の日であって，４月１日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日）
２ 本表の１項から２０項の各項について，規程等により別に保存年限の定めがあるものは，当該定めによる。
３ 本表の第三欄は，法第４条の趣旨を踏まえ，経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから，同項における「過程が記録された文書」とは，本法人における重要な経緯が記録された文書である。
４ 本表の第四欄に掲げる保存期間については，それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する課等

01021001に適用するものとする。
５ 本表が適用されない法人文書については，文書管理者は本表の規定を参酌し，当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質，内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。

01021001
別表第２（第１８条関係）
国立大学法人山梨大学における保存期間満了時の措置の設定基準
１ 基本的考え方
法第１条の目的において，「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が，健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として，主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ，法第４条において，経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け，検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており，以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は，「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり，保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程，決定，実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境，自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史，文化，学術，事件等に関する重要な情報が記録された文書
２ 具体的な移管・廃棄の判断指針
１の基本的考え方に基づいて，個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については，以下の（1）～（2）に沿って行う。
（1） 別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については，次の表の右欄のとおりとする。（用語の意義は，別表第１の用語の意義による。
）
事 項

業務の区分

保存期間満了時の措置

本法人の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
１

設立又は改廃及びそ 組織の存立に関する重要な経緯

移管

の経緯
２

規程の制定又は改廃 ① 立案の検討及びその経緯廃棄② 関係機関への協議③ 文部科学大臣の同意④ 制定又は改廃⑤ 文部科学大臣への届出⑥ 公表

３

法令の規定に基づく 独立行政法人通則法その他の法令の規廃棄文部科学大臣の認可 定による文部科学大臣の認可，承認の求，承認の求め，届出 め，届出等に関する立案の検討その他の等及びその経緯

４

経緯

業務運営の方針・計 業務運営の方針・計画等の審議及び決定 廃棄画等の審議及び決定 又は了解に関する立案の検討その他重又は了解（他の項に 要な経緯
掲げるものを除く。
）

01021001
５

運営費交付金，施設 ① 運営費交付金等の要求に関する重要 廃棄費及び会計検査に関な経緯する事項（３項に掲 ② 会計検査に関する重要な経緯
げるものを除く。
）
本法人における教職員の人事に関する事項
６

教職員の人事に関す ① 教職員の採用，給与の決定等に関す 廃棄る事項（１項から５る重要な経緯項までに掲げるもの ② 職員の研修の実施に関する計画の立を除く。
）

案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯③ 職員の兼業の許可に関する重要な経緯④ 退職手当の支給に関する重要な経緯

本法人の教育に関する決定又はその経緯
７

学生募集に関する事 学生募集の企画の検討その他の経緯

廃棄

項

８

入学者選抜に関する 入学者選抜に関する事務の実施その他
事項

９

の経緯

入学手続に関する事 入学手続に関する事務の実施その他の項

１０ 教務に関する事項

廃棄

廃棄

経緯

教務に関する事務の実施その他の経緯

廃棄

１１ 学生支援に関する事 学生支援に関する事務の実施その他重

廃棄

項

要な経緯

本法人の学術研究に関する決定及びその経緯
１２ 学術研究に関する事 ① 個別の研究事業の実施その他の重要 廃棄項（１項から１１項

な経緯に該当するものを除 ② 機関として行う大型研究プロジェク
く。
）

ト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯③ 学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯

１３ 学術研究関係資料に 学術研究関係資料の収集・管理に関する 廃棄関する文書

事務の実施その他の重要な経緯

本法人と地域社会との連携，国際交流に関する事項
１４ 国際交流に関する事 国際交流事業に関する事務の実施その項

他の重要な経緯廃棄01021001
１５ 地域社会との連携に 地域社会との連携に関する事業の実施
関する事項

廃棄

その他の重要な経緯

個人の権利義務の得喪及びその経緯
１６ 個人の権利義務の得 ① 行政手続法第５条第１項ロの審査基 廃棄
喪及びその経緯

準，第１２条第１項の処分基準，同法第６条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯② 許認可等に関する重要な経緯③ 不利益処分に関する重要な経緯④ 異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯⑤ 本法人を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯

その他の事項
１７ 監査に関する事項

監事監査及び内部監査に関する重要な廃棄経緯

１８ 栄典又は表彰に関す 栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要
る事項

廃棄

な経緯

１９ 文書の管理等に関す 文書の管理等

廃棄る事項
２０ 法令，条例，閣議そ 法令，条例，閣議その他の事項に関する 廃棄の他の事項に関する 関係機関，地方公共団体との協議又は調関係機関，地方公共 整及びその経緯
団体との協議又は調整に関する事項（１の項から１９の項までに掲げるものを除く。
）
注① 「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等は，すべて移管することとする。
② ｢廃棄｣とされているものであっても，１の基本的考え方に照らして，国家・社会として記録を共有す
べき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大きく政府全体として対応し，その教訓が将来に活かされるようなものについては，移管が必要となる。
③ 移管については，当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。
(2) 上記に記載のない業務に関しては，１の基本的考え方に照らして，文書管理者において個別に判断するものとする。