BaseKapitel 1
Einführung in Base

Dokumentationen zu LibreOffice unter de.libreoffice.org

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Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt.
Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben,
die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt.
Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das
Symbol (R) in diesem Buch nicht verwendet.

Mitwirkende/Autoren
Jochen Schiffers

Robert Großkopf

Jost Lange

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Vorsicht

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Datum der Veröffentlichung und Softwareversion
Veröffentlicht am 12.05.2012. Basierend auf der LibreOffice Version 3.5.

Anmerkung für Macintosh Nutzer
Einige Tastenbelegungen (Tastenkürzel) und Menüeinträge unterscheiden sich zwischen derMacintosh Version und denen für Windows- und Linux-Rechnern. Die unten stehende Tabelle gibt
Ihnen einige grundlegende Hinweise dazu. Eine ausführlichere Aufstellung dazu finden Sie in derHilfedatei des jeweiligen Moduls.
Windows/Linuxentspricht am Mac

EffektMenü-Auswahl Extras →Optionen

LibreOffice → EinstellungenZugriff auf die Programmoptionen

Rechts-Klick

Control+KlickÖffnen eines Kontextmenüs

Ctrl (Control)⌘ (Command)

Tastenkürzel in Verbindung mit anderen
TastenF5Shift+⌘+F5

öffnet den Dokumentnavigator Dialog

F11⌘+Töffnet den Formatvorlagen Dialog

oder Strg (Steuerung)2

Einführung in BaseInhalt
Einführung ...................................................................................................................................... 4Base – ein Container für Datenbankinhalte .................................................................................... 4
Formulare – Start für die Dateneingabe ..................................................................................... 5Tabellen – Grundlagen für die Dateneingabe ............................................................................ 6Abfragen – Auswertungsmöglichkeiten für eingegebene Daten ................................................. 7
Berichte – Präsentationen der Datenauswertung ...................................................................... 83Einführung
Im täglichen Büroeinsatz werden häufig Tabellenkalkulationen dazu benutzt, Datensammlungen zu
erstellen um anschließend damit eventuell noch kleine Berechnungen durchzuführen. DieTabellensicht ist sofort da, der Inhalt einfach einzugeben – da fragen sich dann viele Nutzer,
warum es denn eine Datenbank sein sollte. Dieses Handbuch versucht den Unterschied zwischen
Tabellenkalkulation und Datenbank herauszuarbeiten. Zu Beginn wird erst einmal kurz vorgestellt,
was eine Datenbank denn überhaupt leisten kann.
Das gesamte Handbuch bezieht sich, wie auch das erste Kapitel, auf zwei Beispieldatenbanken.
Die eine Datenbank hat die Bezeichnung "Medien_ohne_Makros.odb", die andere Datenbank ist
entsprechend mit Makros erweitert worden und trägt die Bezeichnung "Medien_mit_Makros.odb".

Base – ein Container für Datenbankinhalte
Eine Base-Datei ist eigentlich nur ein gepacktes Verzeichnis, in dem Informationen für dieverschiedenen Arbeitsbereiche von Base stecken. In der täglichen Nutzung startet Base ersteinmal mit der folgenden Ansicht:

Zur Arbeitsumgebung von Base gehören insgesamt vier Arbeitsbereiche: Tabellen, Abfragen ,Formulare und Berichte. Je nach gewähltem Arbeitsbereich können bestimmte Aufgaben zur
Neuerstellung der Elemente in Angriff genommen werden oder entsprechen fertiggestellte
Elemente aufgerufen werden.
Base startet mit der Formularansicht, weil Formulare in der Regel die Elemente sind, mit denen dietägliche Datenbankarbeit vonstatten geht.

4Einführung in BaseFormulare – Start für die Dateneingabe

Einfache Formulare bilden lediglich eine Tabelle wie im oben sichtbaren Tabellenkontrollfeld mit
den Namen ab. Dieses Formular erfüllt durch seine Struktur einige zusätzliche Punkte.

•Die Auswahl der Personen kann mit Filtern eingeschränkt werden. Die einfache Eingabe
der Buchstaben "G" erzeugt eine Auswahl aller Personen, deren Nachname mit "G"
beginnt.

••

Neue Mediennutzer können direkt in das Tabellenkontrollfeld eingegeben werden.
Die Ausleihdaten des aktuell markierten Nutzers werden in den darunterliegenden Feldern
angezeigt. Dabei wird auch noch einmal der Name des Nutzers deutlich hervorgehoben.
Hat ein Nutzer ein Buch entliehen und müsste es bereits zurückgegeben werden, so steht
das Tabellenkontrollfeld "aktuelle Ausleihe" erst einmal nicht zur Verfügung. Stattdessen
wird angegeben, dass die Ausleihe zur zeit gesperrt ist.

Base – ein Container für Datenbankinhalte5•

Das Entleihdatum wird mit dem aktuellen Datum vorgegeben. In dem daneben stehenden
Listenfeld werden die zu entleihenden Medien ausgewählt. Dabei können keine Medien
ausgewählt werden, die zur Zeit noch entliehen sind.

•Die ausgewählten Daten werden mit dem Button "Aktualisieren" in das Tabellenkontrollfeld
für den aktuellen Ausleihvorgang übernommen.

•Im Tabellenkontrollfeld für die Rückgabe ist es nicht möglich, einen Datensatz einfach zulöschen. Nur die Felder "Rück-Datum" und "Verlängerung" können bearbeitet werden. Warein Mediennutzer vorübergehend gesperrt und hat seine entliehenen Medienzurückgegeben, so lässt sich die Ausleihe über den Button "Aktualisieren" wieder
freischalten.

Alle diese Funktionen können ohne den Einsatz von Makros gewährleistet werden, wenn
entsprechend an den Formularen gefeilt wird.

Tabellen – Grundlagen für die Dateneingabe

Die Tabellengrundlage für so ein Formular sieht erst einmal recht nüchtern aus. In der oben
abgebildeten Tabelle werden bis auf die Nutzerneueingabe alle Eingaben gemacht, die in dem
Formular möglich sind.

6•Das erste Feld zeigt einen Primärschlüssel ("ID"), der automatisch geschrieben wird.
Mehr dazu im Kapitel "Tabellen".

•Das zweite Feld "Medien_ID" speichert den Primärschlüssel der Tabelle "Medien", also nur
eine Nummer, die auf das Medium verweist. Im Formular werden aber der Primärschlüssel,der Titel und der Verfasser angegeben.

Einführung in Base•

Das dritte Feld "Leser_ID" speichert den Primärschlüssel der Tabelle "Leser", also nur eineNummer, die auf den Leser verweist. Im Formular wird aber der Nachname und derVorname angegeben.

•Im dritten Feld wird das Ausleihdatum abgespeichert. Ist dieses Datum abgespeichert undentspricht das Datum nicht dem aktuellen Datum, so erscheint der entsprechende
Datensatz zu dem entsprechenden Leser im Formular im untersten Tabellenkontrollfeld zu
Rückgabe der Medien.

•Im letzten Feld wird eine Verlängerung ermöglicht. Was hier eine 1, 2 usw. bedeutet wird ananderer Stelle festgelegt. Dafür enthält die Datenbank eine gesonderte Tabelle mit derBezeichnung "Einstellungen"Diese Eingaben reichen aus, um letztlich einen Bibliotheksbetrieb in Gang zu halten.

Abfragen – Auswertungsmöglichkeiten für eingegebene Daten

Diese Abfrage listet alle Medien auf, die zur Zeit entliehen sind. Darüber hinaus berechnet sie, wie
lange die Medien bereits entliehen sind und wie lange sie noch entliehen werden dürfen.

•Alle Medien, bei denen das Rückgabedatum in der Tabelle "Ausleihe" nicht ausgefüllt ist,
werden aufgelistet. Die Medien sind hier als zusätzliche Übersicht auch noch entsprechendbenannt.

••

Der Bezug zu den Lesern ist hergestellt über den Primärschlüssel der Tabelle "Leser"•Von der Ausleihzeit, die je nach Medienart unterschiedlich sein kann, wird die Leihzeit
abgezogen. Daraus wird die verbleibende Restzeit gebildet.

•Bei einer Verlängerung wurde in den Einstellungen vermerkt, dass der Wert '1' für eineVerlängerung von 7 Tagen steht. Im vorletzten Datensatz mit der "Medien_ID" '2' ist soeine Verlängerung bei der Restzeit berücksichtigt worden.

Aus dem Ausleihdatum "Leih_Datum" und dem aktuellen Datum wird die Zeitdifferenz in
Tagen als "Leihzeit" angegeben.

Base – ein Container für Datenbankinhalte7Berichte – Präsentationen der Datenauswertung

Bevor ein aktueller Bericht in Form einer Mahnung ausgedruckt werden kann müssen in diesem
Formular erst einmal die Mahnungen bestätigt werden. Im oberen Tabellenkontrollfeld stehen dafüralle Namen der Leser, die ein Medium entliehen haben und für die eine negative Restzeit
vermerkt ist.
Für jedes anzumahnende Buch wird im unteren Tabellenkontrollfeld ein Mahndatum festgelegt.
Dies dürfte bei der Abarbeitung von Mahnungen das aktuelle Datum sein. Die Mahnungsnummer
wird nicht extra geschrieben. Sie wird anhand der bisher ergangenen Mahnungen einfach durch
Addition ermittelt.
Dieses Formular benötigt in der Fassung ohne Makros noch eine Eingabe durch den Nutzer. In derFassung, die mit Makros arbeitet, wird einfach das Datum automatisch geschrieben undanschließend der Bericht zum Mahnungsdruck aufgerufen.

8Einführung in Base

Mit Hilfe einer Abfrage lässt sich aus den getätigten Eingaben solch eine Mahnung zum Ausdruck
fertig erstellen. Der Nutzer der Datenbank braucht dazu lediglich bei den Berichten den Bericht
Mahnung auszuwählen und kann dann einen entsprechenden Mahnbrief an alle die Personen
schicken, bei denen im vorher angegebenen Formular eine Mahnung bearbeitet wurde.
In so einem Bericht stehen also gegebenenfalls auf den folgenden Seiten jeweils auf einer Seite
weitere Mahnungen für andere Personen. Sollte ein Leser so viele Medien entliehen haben, dassder Platz auf einer Seite nicht ausreicht, so wird die Tabelle auf der Folgeseite einfach fortgesetzt.
Ein so erstellter Bericht ist also umfangreicher als ein Serienbrief, der mit Writer erstellt wird: erstellt automatisch alle Datensätze zusammen, die gedruckt werden sollen und ordnet den
zusätzlichen Text entsprechend an.

Base – ein Container für Datenbankinhalte

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