平成 27 年 9 月 14 日
各位
株式会社山田債権回収管理総合事務所
代表取締役社長
山 田
晃 久

内部統制システムの整備に関する基本方針について
当社は、平成 27 年 5 月 1 日に「会社法の一部を改正する法律」(平成 26 年法律第 90 号)」および「会社法施行規則等の一部を改正する省令(平成 27 年法務省令第 6 号)」が施行されたことを踏まえ、「内部統制システムの整備に関する基本方針」を改定することを平成 27
年 9 月 14 日開催の取締役会において決議いたしましたので、下記の通り改定後の内容をお知らせいたします。
記

内部統制システムの整備に関する基本方針
当社は、次の社是、経営理念、経営方針を掲げ、すべての取締役、監査役及び従業員（社員、嘱託、契約社員、派遣社員その他当社の業務に従事するすべてのものを言う。）が、日頃の業務運営の指針とする。
また、当社は、会社法および会社法施行規則等に基づき内部統制システムの整備において遵守すべき基本方針を定める。
当社は、この基本方針に基づく内部統制システムの整備･運用状況を継続的に評価し、必要な改善措置を講ずるほか、この基本方針についても、経営環境の変化等に対応して絶え間なく見直しを行い、一層実効性のある適正な内部統制システムの整備･運用に努めるものとする。
[ 山田債権回収管理総合事務所グループの社是、経営理念、経営指方針 ]Ⅰ社是
１．顧客への誠実な対応と奉仕の精神
２．時代を先取りしたサービスの提供
３．真に働きがいのある会社の実現

Ⅱ

経営理念
１．顧客第一主義
２．共存共栄主義
３．人材育成主義
４．創造的開拓主義

Ⅲ

経営方針
１．企業価値向上のための経営資源の有効活用
２．顧客ニーズへの対応力強化および収益力強化
３．｢山田ブランド｣の確立
４．内部管理体制の強化
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５．コンプライアンスの徹底

１．当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制（1）取締役の職務執行に係る文書・情報については文書管理規程および情報システム関連規程等に従って、適切に作成、保存または廃棄する。
（2）保存期間は、文書･情報の種類、重要性に応じて社内規程に規定された期間とする。
（3）取締役および監査役はいつでもこれら保存された文書・情報を閲覧し得るものとする。

２．当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社は、リスク管理体制の基礎として、リスク管理規程を定め、当社グループ全体のリスク管理体制を構築する。不測の事態が発生した場合には、代表取締役を本部長とする対策本部を設置し、顧問弁護士等を含む外部専門家の助言を得て迅速な対応を行い、損害の拡大を防止しこれを最小限に止めることとする。また、取締役会は、毎年、リスク管理体制について見直しを行う。

３．当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制（1）当社は、取締役の職務執行について、組織規程、業務分掌規程、職務権限規程において、それぞれの責任者およびその責任、執行手続きの詳細について定め、効率的に職務の執行が行われる体制を整える。
（2）当社の取締役会は、毎月１回の定例取締役会を開催する他、必要に応じて臨時取締役会を開催し、経営基本方針・戦略を始めとし、経営上重要な意思決定を機動的に行い、業績の進捗状況、業務の執行状況の効率性について報告するものとする。
（3）当社は、すべての取締役、従業員が共有する全社的な目標を定め、３事業年度を期間とする中期計画及び単年度計画の目標達成に向けて具体策を立案・実行するものとする。

４．当社の取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制（1）当社は、当社グループ共通の社是、経営理念、経営方針に基き、代表取締役が繰り返しその精神を役職員へ伝え、また教育・研修を通して、法令及び定款等の遵守をあらゆる企業活動の前提とすることを徹底するものとする。
（2）当社は、行動規範とコンプライアンス管理規程に基づき、社外取締役である弁護士も参加するコンプライアンス委員会において当社グル－プ全体のコンプライアンスに関する体制･規程・年度計画･研修計画等を審議する他、内部通報制度の運用等を討議する。また、代表取締役を委員長とするコンプライアンス委員会を中心にコンプライアンスの推進強化・徹底を図る。
（3）当社は、市民生活の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力とは一切の関係を遮断するとともに、これら反社会的勢力に対しては、警察等の外部専門機関と密接に連携し、当社グループを挙げて毅然とした態度で対応することとする。
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５．当社および子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制（1）子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制
当社は、子会社の経営について、子会社の自主性を尊重しつつ、当社における関係会社管理規程に基づき、重要な事項については事前に協議するとともに、経営内容を的確に把握するために報告事項を定め、定期的に報告を受ける。
（2）子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制
当社は、子会社のコンプライアンス体制およびリスク管理等について、リスク管理について定める関連規程等に基づき、リスクマネジメントを行う。また、取締役会は、毎年、リスク管理体制についても見直しを行う。
（3）子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
当社は、子会社の機関設計および業務執行体制につき、子会社の事業、規模、当社グループにおける位置づけ等を勘案の上、定期的に見直し、効率的にその業務が執行される体制が構築されるよう監督する。
当社は、子会社における意思決定について、子会社の取締役会規程、職務権限規程その他各種規程に基づき、子会社における業務執行者の権限と責任を明らかにさせ、組織的かつ効率的な業務執行が行われるよう、必要に応じて指導を行う。
（4）子会社の取締役等および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
当社は、法令および定款に適合することを確保するための子会社の内部監査は、当社の内部監査室が、関連規程等に基づき実施し、検証および助言を行う。また、当社監査役において子会社の監査役と意見交換を行い連携する。

６．監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制（1）当社の監査役がその職務を補助すべき使用人をおくことを求めた場合における当該使用人に関する事項
監査役が、その職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合、必要な員数および求められる資質について、監査役と協議の上、適任と認められる人員を配置する。
（2）前号の使用人の当社の取締役からの独立性に関する事項
監査役の職務を補助すべき使用人は、監査役の指揮命令下で業務を行い、監査役以外からの指揮命令は受けない。また、監査役の職務を補助すべき使用人の任命･異動･人事評価および懲戒等については、監査役の意見を尊重する。
（3）当社の監査役の使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項
監査役の職務を補助すべき使用人は、監査役に専属することとし、他の業務を一切兼務させないことにより、監査役の職務を補助すべき使用人に対する指示の実効性を確保する。
（4）当社の取締役および使用人が監査役に報告するための体制、その他の監査役への報告に関する体制
取締役および使用人は、当社や子会社の事業の状況、コンプライアンスやリスクマネジメントなどの内部統制システムの整備および運用の状況、内部通報の状況および事案の内容その他あらかじめ協議決定した事項などを監査役に定期的に報告3する。
また、内部監査室は、その監査計画や監査結果を監査役に定期的に報告する。
さらに、内部通報があった場合、内部通報制度を担当する部署は内部通報の記録を監査役に報告する。
（5）報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱を受けないことを確保するための体制
当社は、当社の監査役へ報告を行った当社グループの役員および使用人に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を当社グループの役員および使用人に周知徹底する。
（6）当社の監査役の職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
当社は監査役がその職務の執行について、当社に対し、会社法388条に基づく費用の前払い等の請求をしたときは、必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。

７．その他当社の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査役会は、代表取締役と定期的に会合を持ち、会社が対処すべき課題、監査役監査の環境整備の状況、監査上の重要課題等について意見交換を行う。
また、監査役は必要に応じ、取締役会その他の重要な会議に出席するほか、会計監査人から定期的に会計監査に関する報告を受けて意見交換を行う。
以制定

平成 18 年 5 月 10 日改定

平成 22 年 12 月 16 日

改定

平成 23 年 12 月 22 日

改定

平成 27 年 9 月 14 日

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