公益社団法人能楽協会 特定個人情報取扱規程
第1章 総則（目的）
第1条 本規程は、この法人における個人番号及び特定個人情報（以下、「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定める。
（定義）
第2条 本規程において、各用語の定義は次の通りとする。
① 個人情報生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
② 個人番号
住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。以下同じ。）をいう。
③ 特定個人情報
個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
④ 個人情報データベース等
個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして個人情報保護法施行令で定めるものをいう。
⑤ 個人情報ファイル
個人情報データベース等であって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
⑥ 特定個人情報ファイル
個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
⑦ 個人番号利用事務
行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が、その保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
⑧ 個人番号関係事務
個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
⑨ 個人情報取扱事業者
個人情報データベース等を事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人及び地方独立行政法人を除く。）であって、個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。）の合計が過去６か月以内のいずれの日においても5,000 を超えない者以外の者をいう。

⑩ 役員
定款第27条に定める理事及び監事である者をいう。
⑪ 職員
この法人にあって、直接間接にこの法人の指揮監督を受けて、この法人の業務に従事している者をいう。
⑫ 特定個人情報等の取扱い
特定個人情報等の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託及び廃棄・消去をいう。
（適用）
第3条 本規程は、この法人の役員、職員、その他事務を処理する者に適用する。
２．本規程は、この法人が取扱う特定個人情報等を対象とする。
（特定個人情報等基本方針）
第4条 この法人における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、次の事項を含む特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針（以下、「基本方針」という。）を定める。
① 特定個人情報等に関する法令を遵守するとともに、この法人の事業内容に照らし特定個人情報等を適切に取扱う旨の宣言文② 特定個人情報等の利用目的③ 特定個人情報等の安全管理措置に関する事項④ 特定個人情報等の関係法令、ガイドライン等の遵守に関する事項⑤ 特定個人情報等に対する基本方針、規程類の継続的改善に関する事項⑥ 特定個人情報等のお問合せに関する事項
２．基本方針は、この法人の役員、職員、その他事務を処理する者に周知する。
第２章 管理体制（個人番号を取扱う事務の範囲）
第 5 条 この法人において個人番号を取扱う事務は、次に掲げる事務に限定する。
① 正会員への出勤料、著作権分配金等に関する支払調書作成事務②

職員等に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務③

支払義務の発生する非協会員等への出勤料、著作権分配金等に関する支払調書作成事務（特定個人情報保護責任部署）
第6条 この法人は、特定個人情報等の取扱いに関して総括的な責任を有する特定個人情報保護責任部署を設置するものとし、その部署は理事長及び専務理事、常務理事等にて組織する業務執行会議とする。
２．特定個人情報保護責任部署は、次の各号に掲げる事項その他この法人における特定個人情報等に関する全ての権限と責務を有する。
① 本規程第４条に規定する基本方針の策定、この法人の役員、職員、その他事務を処理する者への周知、正会員等及び一般への公表② 本規程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理する上で必要とされる事案の承認

③ 特定個人情報等に関する安全対策の策定・推進④ 特定個人情報等の適正な取扱いの維持・推進等を目的とした諸施策の策定・実施⑤ 事故発生時の対応策の策定・実施（事務取扱担当部署）
第7条 この法人における特定個人情報等に関する事務を行う部署は、定款第63条に定める事務局とする。
（事務取扱担当者）
第8条 この法人における特定個人情報等を取扱う事務については、事務取扱担当者を明確にするものとし、職員就業規則第3条に定める正職員である者とする。
２．事務取扱担当者は、次の各号に掲げる方法により特定個人情報等を取扱う。
① 取得した特定個人情報等を含む書類等（磁気媒体及び電子媒体（以下、「磁気媒体等」という。）を含む。）を安全に管理する。
② 事務取扱担当者は、取得した特定個人情報等に基づき特定個人情報ファイルを作成する。
③ 正会員、職員、支払義務の発生する非協会員等の特定個人情報等を取扱う事務取扱担当者は、支払調書、源泉徴収票等を作成し、行政機関等に提出するとともに、正会員、職員、支払義務の発生する非協会員等に交付する。
３．事務取扱担当者は、特定個人情報等を取扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
（管理区域及び取扱区域）
第9条 この法人は、特定個人情報等の情報漏洩等を防止するため、第7条に規定する部署に特定情報ファイルを取扱う情報システムを管理する区域（以下、「管理区域」という。）及び特定個人情報等を取扱う事務を実施する区域（以下、「取扱区域」という。）を明確にする。
２．管理区域とは、特定個人情報ファイルを取扱う情報システム及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講じることとする。
３．取扱区域とは、事務取扱担当者の机周辺とし、他の区域との間仕切りの設置及び座席配置等による安全管理措置を講じることとする。
（事務取扱担当者の教育）第10 条 この法人は、事務取扱担当者に対して必要に応じた研修の実施又は情報提供等を行い、特定個人情報等の適正な取扱いを図るものとする。
（事務取扱担当者の監督）第11 条 この法人は、事務取扱担当者が特定個人情報等を取扱うにあたり、必要かつ適切な監督を行う。

（特定個人情報等の取扱状況の確認）
第12 条 特定個人情報保護責任部署は、この法人における特定個人情報等の取扱いが関係法令、本規程等に基づき適正に運用されていることを必要に応じて確認する。
（体制の見直し）第13 条 この法人は、必要に応じて特定個人情報等の取扱いに関する安全対策に関する諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。
（苦情等への対応）
第14 条 この法人における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等があったときは、これに適切に対応する。
２．特定個人情報保護責任部署において、必要に応じて前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。
第３章 個人番号の取得、利用等（個人番号の取得、提供の求め）
第15条 この法人は、第5条に規定する事務を処理するために、本人等に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。
２．個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号を取扱う事務が発生したとき又は特定個人情報保護責任部署、事務取扱部署にて関係法令等に基づく個人番号を取扱う事務の発生が予想されたときとする。
（本人確認）
第16 条 この法人は、本人等から個人番号の提供を受けたときは、関係法令等に基づき本人確認を行うこととする。
２．書面の送付により個人番号の提供を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。
（本人確認書類の保存）
第17 条 提出された本人確認書類は、原則として当該個人番号を利用する事務が終了するまでの間又は特定個人情報保護責任部署、事務取扱部署にて関係法令等に基づく個人番号を取扱う事務の発生が予想出来なくなるまでの間若しくは法定保存期間が終了するまでの間、これを適切に保管することができる。
（個人番号の利用）
第18 条 この法人は、第5条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、個人番号を利用するものとする。なお、たとえ本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。
２．人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらずこの法人が保有している個人番号を利用することができる。

（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第19 条 この法人は、第5条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。
２．特定個人情報ファイルには、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。
第４章 特定個人情報等の保管、管理等（保管）第20 条 この法人は、原則として第5条に規定する事務が終了するまでの間又は特定個人情報保護責任部署、事務取扱部署にて関係法令等に基づく個人番号を取扱う事務の発生が予想出来なくなるまでの間若しくは所管法令等により保存期間が定められているものについては、当該期間を経過するまでの間、特定個人情報等を保管する。
２．特定個人情報等を取扱う機器、磁気媒体等及び書類等は、特定個人情報等の漏洩、滅失又は毀損の防止その他の安全管理の確保のため、次に掲げる方法により保管又は管理する。
① 特定個人情報等を含む書類及び磁気媒体等は、施錠できるキャビネット等に保管する。
② 特定個人情報ファイルは、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえでこれを保存し、当該パスワードを適切に管理する。
③ 特定個人情報等を含む書類であって、法定保存期間を有するものは、期間経過後速やかに廃棄することを念頭に保管する。
（情報システムの管理）第21 条 この法人において使用する情報システムにおいて特定個人情報等を取扱うときは、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、情報機器にセキュリティ対策ソフトウェア等を導入する。
（特定個人情報等の持出し等）
第22 条 この法人において保有する特定個人情報等を持ち出すときは、次に掲げる方法により管理する。
① 特定個人情報等を含む書類を持ち出すとき又は、郵送等により発送するときは、外部から容易に閲覧されないよう封筒に入れる等の措置を講じる。
② 特定個人情報ファイルを磁気媒体等又は機器にて持ち出すときは、ファイルへのパスワードの付与等の措置を講じる。
２．特定個人情報等を持ち帰る場合についても前項に準じた安全管理措置を講じる。
第５章 特定個人情報等の提供（特定個人情報等の提供）
第23 条 この法人にて保有する特定個人情報等の提供は、第5条に規定する事務に限るものとする。
２．人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらずこの法人で保有している特定個人情報等を提供することができる。
（開示、訂正）第24 条 この法人にて保有する特定個人情報等については、適法かつ合理的な範囲に限り開示することとし、特定個人情報等の本人より訂正の申出があったときは、速やかに対応する。
（第三者提供の停止）
第25 条 特定個人情報等が違法に第三者に提供されていることを知った本人からその提供の停止が求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、第三者への提供を停止する。
第６章 委託（委託先の監督）
第26 条 この法人は、この法人に係る個人番号関係事務の全部又は一部を他者に委託するときは、委託先において安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。
２．この法人は、委託先に対して次に掲げる事項を実施する。
① 委託先における特定個人情報等の保護体制が十分であることを確認した上で委託先を選定する。
② 委託先との間で次の事項等を記載した契約を締結する。
特定個人情報等に関する秘密保持義務、特定個人情報等の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏洩事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況についての報告 等
３．委託先がこの法人の許諾を得て再委託するときには、再委託先の監督については、前２項の規定を準用する。
第７章 廃棄、消去（特定個人情報等の廃棄、消去）
第27条 この法人は、第20条第１項に規定する保管期間を経過した書類等について、次の通り速やかに廃棄する。
① 特定個人情報等を含む書類の廃棄は、焼却又は溶解等の復元不可能な手法により廃棄する。
② 特定個人情報ファイルは、データを消去する。
③ 特定個人情報等を含む磁気媒体等は、破壊等により廃棄する。
④ 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合は、容易に復元できない手法により削除する。
第８章 その他（所管官庁等への報告）
第28条 特定個人情報保護責任部署は、特定個人情報等の漏洩の事実又は漏洩の恐れを把握した場合には、特定個人情報保護委員会及び所管官庁に報告するよう努める。

（罰則）第29 条 この法人は、本規程に違反した職員に対して職員就業規則に基づき処分を行い、その他の者に対しては、特定個人情報保護責任部署において法令又は契約に照らし処分内容を検討し、然るべき措置を講じるものとする。

付則
１． 本規程は、平成27年11月11日より実施する。
２． 本規程は、理事会の決議にて定めるものとする。