地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所
個人情報の保護に関する規程（令和５年４月１日規程第１号）

目次
第１章 総則（第１条・第２条）
第２章 管理･責任体制（第３条－第７条）
第３ 章 教 育研修（第８条）
第４章 役職員等の責務（第９条）
第５ 章 個 人情報等の取扱い
第１節 個人情報等の利用等（第10条・第11条）
第２節 個人情報等の安全管理措置等（第12条－第18条）
第３節 情報システムにおける安全の確保等（第19条－第34条）
第４節 情報システム室等の安全管理（第35条・第36条）
第５節 業務の委託等（第37条）
第６節 安全管理上の問題への対応（第38条・第39条）
第６章 個人情報ファイルの保有に関する事前通知等（第40条－第42条）
第７章 個人情報保護窓口の設置等及び苦情処理（第43条－第45条)
第８章 監査及び点検の実施（第46条－第49条）
第９ 章 雑 則（第50条）
附則

第１章 総則（目的）
第１条 この規程は、地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所（以下「研究所」という。）
における個人情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27 号。以下「番号法」という。）に基づき、管理・責任体制や個人情報の取り扱い等の必要な事項等を定めることにより、研究所の業務の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護すること及び個人番号その他の特定個人情報の安全かつ適正な取扱いを確保することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
一 個人情報 法第２条第１項に規定する個人情報をいう。
二 個人情報データベース等 法第16条第１項に規定する個人情報データベース等をいう。
三 個 人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
四 保有個人情報 法第60条第１項に規定する保有個人情報をいう。
五 個人情報ファイル 法第60条第２項に規定する個人情報ファイルをいう。

六 要 配慮個人情報 法第２条第３項に規定する要配慮個人情報をいう。
七 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
八 仮名加工情報 法第２条第５項に規定する仮名加工情報をいう。
九 匿名加工情報 法第２条第６項に規定する匿名加工情報をいう。
十 個人関連情報 法第２条第７項に規定する個人関連情報であって、個人関連情報データベース（法第16条第７項に規定する個人関連情報データベース等をいう。）を構成するものをいう。
十一 行政機関等匿名加工情報 法第60条第３項に規定する行政機関等匿名加工情報をいう。
十二 個人番号 番 号法第２条第５項に規定する個人番号をいう。
十三 特定個人情報 番号法第２条第８項に規定する特定個人情報をいう。
十四 個人番号利用事務 番号法第２条第10項に規定する個人番号利用事務をいう。
十五 個人番号関係事務 番号法第２条第11項に規定する個人番号関係事務をいう。
十六 個人情報等 個人情報、仮名加工情報、匿名加工情報、個人関連情報及び個人番号をいう。
十七 各部 地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所の組織及び職制等に関する規程（以下「組織規程」という。）第６条に規定する組織をいう。
十八 課等 組織規程第11条に規定する各部に設置される課、グループ、研究室その他の細部組織をいう。
十九 役職員等 研究所の役員、職員、契約職員及び研究所の業務を行う者であって役員、職員、契約職員以外の者をいう。
第２章 管理・責任体制（総括個人情報保護管理者）
第３条 研究所に、総括個人情報保護管理者（以下「総括保護管理者」という。）１人を置き、総務担当理事をもって充てる。
２ 総括保護管理者は、研究所における個人情報等の管理に関する事務を総括する。
（個人情報保護管理者）
第４条 各部に、個人情報保護管理者（以下「保護管理者」という。）１人を置き、ゼネラルマネージャーをもって充てる。
２ 保護管理者は、その置かれる部（以下「当該部」という。）における個人情報等の適切な管理を確保する。この場合において、個人情報等を情報システム（パソコン等の機器を含む。）で取り扱うときは、地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所情報セキュリティ対策要領に規定する統括情報セキュリティ管理者(（以下「セキュリティ管理者」という。）)と連携して、その任にあたるものとする。
（個人情報保護責任者）
第５条

課等に、個人情報保護責任者（以下「保護責任者」という。）を置き、各課等のマネージャーをもって充てる。
２ 保護責任者は、保護管理者の命を受けて、当該課等における個人情報等の管理に関する事務を行う。
（個人情報事務取扱主任）
第６条 部に、１人又は２人以上の個人情報事務取扱主任（以下「取扱主任」という。） を置き、当該部の保護管理者がその部に所属する職員のうちから指名する。ただし、研究室（組織規程第９条

第４号に規定するプロジェクト研究を実施する研究室をいう。以下同じ。）にあっては、当該研究室に係る事務を行う部のゼネラルマネージャーが、その部の職員のうちから指名する者をもって充てることができる。
２ 取扱主任は、当該部における個人情報等の管理の記録に関する事務を行う。
（個人情報等の適切な管理のための委員会）
第７条 総括保護管理者は、個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、管理委員会を組織することができる。
２ 管理委員会は、総括保護管理者のほか、前項の重要事項に関係する保護管理者、保護管理者等をもって構成する。
３ 総括保護管理者は、管理委員会を組織したときは、定期に又は随時にこれを招集する。
第３ 章 教 育研修（教育研修）
第８条 総括保護管理者は、個人情報等の取扱いに従事する役職員等に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
２ 総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する役職員等に対し、個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
３ 総括保護管理者は、保護管理者、取扱主任等に対し、部の現場における個人情報等の適切な管理のための教育研修を行うものとする。
４ 保護管理者は、当該部に所属する役職員等に対し、個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与する等の必要な措置を講じなければならない。
第４章 職員の責務（役職員等の責務）
第９条 役職員等若しくは役職員等であった者は、その業務に関して取り扱った個人情報データベース等（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）を自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供し、又は盗用してはならない。
２ 役職員等は、個人情報保護法の趣旨に則り、これらに関連する法令、規程等の定め及び総括保護管理者、保護管理者等の指示に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。
第５章 個人情報等の取扱い
第１節 個人情報等の利用等（第三者提供等をする際の記録の作成等）
第10条 研究所が個人データを第三者に提供したときは、保護管理者は、第三者提供等に係る記録を作成しなければならない。ただし、個人データの提供が法27条第１項各号又は第５項各号に該当する場合はこの限りではない。
２ 前項の記録は、法27条第１項の規定により、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
３ 法第27条第１項に基づく本人の同意を得て個人データを第三者に提供した場合は以下の事項を記録するものとする。
一 当該本人の同意を得ている旨
二 当該第三者の名称及び住所並びに代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）
三 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
四 当 該個人データの項目
４ 研究所は、前２項の規定により作成した記録を、地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所
文書管理規程第41条で定める期間保存しなければならない。ただし、個人データの提供が前条第１項又は第３項に該当する場合はこの限りではない。
（第三者提供を受ける際の記録の作成等）
第11条 研究所が第三者から個人データの提供を受けるに際しては、保護管理者は、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該提供が法27条第１項各号のいずれかに該当する場合はこの限りではない。
一 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
二 当該第三者による個人データの取得の経緯
２ 研究所が、第三者から個人データの提供を受ける際の確認を行う方法は、確認を行う事項の区分に応じて、それぞれ次のとおりとする。
一 前項第１号に該当する場合、個人データを提供する第三者から申告を受ける方法その他の適切な方法
二 前号第２号に該当する場合、個人データを提供する第三者から当該第三者による当該個人データの取得の経緯を示す契約書その他の書面の提示を受ける方法その他の適切な方法
３ 保護管理者は、第１項の規定による確認を行ったときは、次に掲げる場合に応じて、記録を作成しなければならない。
一 法第27条第１項に基づき本人の同意を得て個人データの提供を受けた場合
イ 本 人の同意を得ている旨
ロ 第三者の氏名又は名称
ハ 第 三者の住所二 第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
ホ 第三者による当該個人データの取得の経緯
へ 個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
ト 個 人データの項目
二 個人情報取扱事業者ではない第三者から提供を受けた場合
イ 第 三者の氏名又は名称
ロ 第三者の住所

ハ 第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
二 第三者による当該個人データの取得の経緯
ホ 個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
へ 個 人データの項目
４ 前項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けたときの記録に代えることができる。
５ 研究所は、第３項から前項までの規定により作成した記録を、地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所文書管理規程第41条で定める期間保存しなければならない。
第２節 個人情報等の安全管理措置（安全管理措置）第12条 研究所は、その取り扱う個人データおよび保有個人情報（以下「個人データ等」という。）の漏えい、滅失又は毀損（以下「情報漏えい等」という。）の防止その他の個人データ等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
２ 保護管理者は、当該部における個人データ等の情報漏えい等の防止その他の個人データ等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
（アクセス制限）第13条 保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等にアクセスする権限（以下「アクセス権限」という。）を有する役職員等の範囲と権限の内容を、当該役職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
２ アクセス権限を有しない役職員等は、個人データ等にアクセスしてはならない。
３ 役職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外で個人データ等にアクセスしてはならない。
（複製等の制限）第14条 保護管理者は、役職員等が業務上の目的で個人データ等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場
合を限定し、役職員等は、当該部の保護管理者の指示に従い行なわなければならない。
一 個人データ等の複製
二 個人データ等の送信
三 個人データ等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
四 その他個人データ等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為（誤りの訂正等）
第15条 役職員等は、個人データ等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行なわなければならない。
（媒体の管理等）
第16条 役職員等は、保護管理者の指示に従い、個人データ等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行なわなければなら

ない。
（廃棄等）
第17条 役職員等は、個人データ等又は個人データ等が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には、セキュリティ管理者の指示に従い、当該個人データ等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行なわなければならない。
（個人データ等の取扱状況の記録）
第18条 保護管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、記録簿等を整備し、当該個人データ等の利用、保管等の取扱いの状況について、取扱主任に記録させなければならない。
第３節 情報システムにおける安全の確保等（情報システムにおける安全の確保）
第19条 個人データ等（情報システムで取り扱うものに限る。以下この節及び次節において同じ。）の安全の確保等については、この節及び次節に定めるもののほか、地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所情報セキュリティ対策要領の定めるところによる。
（アクセス制御）第20条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等（パスワード、ＩＣカード、生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
２ 情報セキュリティ管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
（アクセス記録）第21条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、及びその記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。
２ 情報セキュリティ管理者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期及び必要に応じ随時に分析等をするための体制を整備しなければならない。
３ 情報セキュリティ管理者は、前二項のアクセス状況の記録の改ざん、窃取又は不正な消去若しくは削除の防止のために必要な措置を講ずるとともに、当該記録の分析等を行わなければならない。
（アクセス状況の監視）
第22条 情報セキュリティ管理者は、役職員等が当該部の個人データ等を含む情報を情報システムから出力する場合について、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、基準を定めなければならない。
２ 役職員等は、前項の基準を超えて個人データを含む情報を情報システムから出力する場合には、あらかじめ当該個人データ等を保有する部の保護管理者の承認を受けなければならない。
（管理者権限の設定）
第23条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
（外部からの不正アクセスの防止）

第24条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
（不正プログラムによる漏えい等の防止）
第25条 情報セキュリティ管理者は、不正プログラムによる個人データ等の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講じなければならない。
（情報システムにおける個人データ等の処理）
第26条 役職員等は、個人データ等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
２ 前項の場合の場合において、情報セキュリティ管理者管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、随時、不要となった情報の消去等の実施状況を確認しなければならない。
（暗号化）
第27条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
２ 役職員等は、処理する個人データ等について、当該個人データの秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化（適切なパスワードの選択、その漏えい防止の措置等を含む。）を行わなければならない。
（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）
第28条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人データ等の情報漏えい等の防止のため、記録機能を有する情報機器、電磁的記録媒体等の情報システムへの接続の制限（当該情報機器、電磁的記録媒体等に搭載するフトウェア更新への対応を含む。）等の必要な措置を講じなければならない。
（端末の限定）第29条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末（以下単に「端末」という。）を限定するために必要な措置を講じなければならない。
（端末の盗難防止等）
第30条 情報セキュリティ管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、当該端末を設置する室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
２ 役職員等は、情報セキュリティ管理者が必要と認める場合を除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
（第三者の閲覧防止）
第31条 役職員等は、端末の使用に当たっては、個人データ等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
（入力情報の照合等）
第32条 役職員等は、情報システムで取り扱う個人データ等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の個人データ等の内容の確認、既存の個人データ等との照合等を行なわなければならない。
（バックアップ）
第33条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等の要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
（情報システム設計書等の管理）第34条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
第４節 情報システム室等の安全管理（情報システム室等の入退管理）第35条 情報セキュリティ管理者は、個人データ等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域（以下「情報システム室等」という。）に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員等の立会い、監視設備による監視、電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。個人データ等を記録する媒体を保管するための施設（以下「保管施設」という。）を設けている場合であって、必要があると認めるときも、同様とする。
２

情報セキュリティ管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講じなければならない。
３ 情報セキュリティ管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立ち入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めを整備し（その定期又は随時の見直しを含む。）、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
（情報システム室等の管理）第36条 情報セキュリティ管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
２ 情報セキュリティ管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第５節 業務の委託等（業務の委託等）
第37条 研究所は、個人データ等の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データ等（以下この節において「委託情報」という。）の安全管理が図られるよう、委託を受けた者（以下この節において「委託先」という。）に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
２ 保護管理者は、個人データ等の取扱いに係る業務（個人番号関連事務を除く。以下この節において同じ。）を外部に委託する場合には、委託情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じ、当該委託に係る契約書に、次に掲げる事項が記載されていることを確認するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、委託情報の管理の状
況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
一 委 託情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
二 再委託（再委託先が委託先の子会社（会社法（平成17年法律第86号）第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。）等である場合も含む。以下この条において同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
三 委託情報の複製等の制限に関する事項

四 委託情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
五 委託終了時における委託情報の消去及び媒体の返却に関する事項
六 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
３ 保護管理者は、委託先において、委託情報の取扱いに係る業務が再委託（二以上の段階にわたる委託を含む。）される場合には、委託先は再委託先に対して第２項に規定する措置を講じさせなければならない。
４ 保護管理者は、個人データ等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、秘密保持義務等個人データ等の適正な取扱いに関する事項が労働者派遣契約書に記載されていることを確認しなければならない。
５ 保護管理者は、個人データ等を第三者に提供又は当該情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人データ等の秘匿性等その内容を考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の仮名化措置を講じなければならない。
第６節 安全管理上の問題への対応（事案の報告及び再発防止措置）
第38条 役職員等は、個人データ等の情報漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案（以下単に「事案」という。）の発生のおそれを認識した場合には、直ちに当該個人データ等を管理する部の保護管理者に報告しなければならない。
２ 役職員等は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び特定個人情報等担当者が個人情報保護法等に違反している事実又は兆候を把握した場合には、直ちに当該特定個人情報等を管理する部の保護管理者に報告しなければならない。
３ 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末のＬＡＮケーブルを抜く等、被害拡大防止のために直ちに行い得る措置については、直ちに行う（役職員等に当該措置を行わせることを含む。）ものとする。
４ 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
５ 総括保護管理者は、前項の規定により報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を理事長に速やかに報告しなければならない。
６ 前項の場合において、総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、神奈川県に対し、速やかに情報提供を行うものとする。
７ 総括保護管理者は、個人データ等の漏えい、滅失、毀損その他の個人データ等の安全の確保に係る事態であって個人情報保護法施行規則（以下「施行規則」という。）第７条で定めるものが生じたときは、以下の各号の措置をとらなければならない。
一 施行規則第８条で定めるところによる，当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会（内閣府設置法（平成11年法律第89号）第64条の規定により内閣府に置かれる個人情報保護委員会をいう。以下同じ。）への報告
二 施行規則第９条で定めるところによる，他の個人情報取扱事業者への通知（研究所が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データ等の取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合に限る。）
三 施行規則第10条で定めるところによる，本人に対する、当該事態が生じた旨の通知
８ 保護管理者は、発生した事案の原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならな
い。
（公表等）
第39条 総括保護管理者は、発生した事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人情報の本人への対応等の措置を講じなければならない。
２ 前項の公表を行う場合において、総括保護管理者は、当該公表を行う事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会及び神奈川県に情報の提供を行うものとする。
第６章 個人情報ファイルの保有に関する事前通知等（個人情報ファイルの保有に関する事前通知）
第40条 研究所が個人情報ファイルを保有しようとするときは、保護管理者は、あらかじめ、総括保護管理者に対し、次に掲げる事項を通知しなければならない。通知した事項を変更しようとするときも、同様とする。
一 個人情報ファイルの名称
二 当該部の名称及び個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる課等の名称
三 個 人情報ファイルの利用目的
四 個人情報ファイルに記録される項目（以下この条において「記録項目」という。）及び本人（他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。次項において同じ。）として個人情報ファイルに記録される個人の範囲（以下この条において「記録範囲」という。）
五 個人情報ファイルに記録される個人情報（以下この条において「記録情報」という。）の収集方
法
六 記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨
七 記録情報を研究所以外の者に経常的に提供する場合には、その提供先
八 当該個人情報の訂正、利用の停止、消去又は提供の停止に関して他の法律又はこれに基づく命令の規定により特別の手続きが定められているときの、当該法律又は命令の条項
九 電算処理あるいはマニュアル処理の個人情報ファイルの別
十 個 人情報ファイルの保有開始の予定年月日
十一 本項に基づき通知をした事項を変更しようとするときの、当該変更の予定年月日
２ 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
一 特定個人情報又は要配慮個人情報が記録されていない個人情報ファイルであって、次に掲げるものイ 前項の規定による事前通知に係る部門等の個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該事前通知に係るこれらの事項の範囲内のもの
ロ 一年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル
ハ 本 人の数が1000に満たない個人情報ファイル
二 特定個人情報又は要配慮個人情報が記録されている個人情報ファイルであって、次に掲げるもの
イ 前項の規定による事前通知に係る部門等の個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該事前通知に係るこれらの事項の範囲内のもの
ロ 記録される個人情報に削除情報が含まれる個人情報ファイル
ハ 一年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル
３ 保護管理者は、第１項に規定する事項を通知した個人情報ファイルについて、当該部が保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが前項第１号ハに該当するに至ったときは、遅滞なく、総括保護管理者にその旨を通知しなければならない。
（個人情報ファイル簿の作成及び公表）
第41条 総括保護管理者は、法第75条、第110条及び個人情報の保護に関する法律施行令第21条で定めるところにより、個人情報ファイル簿を作成し、公表しなければならない。
（個人情報事務登録簿の整備）
第42条 保護管理者は、第40条に規定する事前通知に係る個人情報ファイルの他、個人の権利利益を保護するために必要と認める個人情報について、保有、安全性確保の措置及び利用又は提供等の主要事項を記録した個人情報事務登録簿を作成するものとする。
２ 前項に規定する個人情報事務登録簿は、取扱主任が記録の事務及びその管理を行うものとする。
第７章 個人情報保護窓口の設置等及び苦情処理（個人情報保護窓口の設置等）
第43条 保有個人情報の開示請求、訂正請求又は利用停止請求の受付等の事務を行う窓口（以下「個人情報保護窓口」という。）を、置くことができる。
２ 個人情報保護窓口は、研究所における個人情報等の取扱いに係る苦情の相談の事務を行う窓口（以下「苦情相談窓口」という。）を兼ねるものとする。
（苦情処理の申出の受付等）
第44条 研究所は、苦情相談窓口において、苦情の申出を受付ける。
２ 研究所は、苦情相談窓口において苦情の申出を受付けたときは、苦情に関する当該個人情報等の取扱いの状況等を迅速に調査して、当該個人情報等を取り扱う部の保護管理者に適切な処理を行わせなければならない。
３ 研究所は、苦情に関する調査の結果は、必要と認めるときは、苦情を申し出た者に書面で通知するものとする。
（苦情処理）
第45条 保護管理者は、前条第２項の規定によりその置かれる部における個人情報等の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
第８章 監査及び点検の実施（監査）第46条 個人情報等の適切な管理を検証するため、この規程に定める措置の状況を含む研究所における個人情報等の管理の状況の監査を行う。
２ 前項の規定により監査を行ったときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
（点検）第47条 保護管理者は、当該部が取り扱う個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告しなければならない。

（評価及び見直し）第48条 総括保護管理者及び保護管理者は、第46条の監査又は前条の点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。
（規程の施行状況の調査）
第49条 総括保護管理者は、各部門等に対して、この規程の施行の状況の報告を求めるものとする。
２ 総括保護管理者は、この規程の施行の状況に対して、是正が必要であると認めるときは、当該部の保護管理者に是正の勧告を行うことができる。
第９章 雑則（行政機関との連携）
第50条 研究所は、個人情報の保護に関する基本方針（平成16年４月２日閣議決定）を踏まえ、当該方針に基づき、研究所を所管する神奈川県と緊密に連携して、個人情報等の適切な管理を行う。

附 則
この規程は、令和５年４月１日から施行する。