産技総研 文書管理規程

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地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所
文書管理規程（平成29年４月１日規程第12号）（令和４年11月１日規程第31号）（令和５年３月22日規程第39号）
目 次
第１章
第２章
第３章
第４章
第５章
第６章
第７章
第８章
附 則

総則（第1条～第6条）
受領及び収受（第7条～第12条）
文書及び電子文書の作成（第13条～第22条）
回議、決裁及び回覧等（第23条～第31条）
文書及び電子文書の施行（第32条～第41条）
法人文書の整理及び保管（第40条～第45条）
法人文書の保存（第46条～第51条）
引渡し（第50条～第52条）

第１章
総則
（趣旨）
第１条 この規程は、地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所（以下「法人」という｡）が保有する文書の分類、作成及び保存その他の文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 法人文書 法人の職員がその分掌する事務に関して職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ｡）をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 法人の図書室において、当該施設の設置目的に応じて収集し、整理し、及び保存している図書、記録、図画その他の資料
ウ 組織的に用いることが予想されず、かつ、組織的に用いることが可能な状態にないもの(2) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報（文書の体裁に関する情報をいう｡）を含めて磁気ディスク等に記録されている電磁的記録をいう。
(3) 電子情報 電磁的記録のうち、コンピュータ処理が可能な状態で磁気ディスク等に記録されている電磁的記録（電子文書を除く｡）をいう。
(4) 部 組織規程第５条に規定する部をいう。
(5) 課等 組織規程第８条に規定する細部組織をいう。
(6) 文書事務局長 総務部ゼネラルマネージャーをいう。
(7) ゼネラルマネージャー 組織規程第９条第１項に規定するゼネラルマネージャーをいう。
(8) マネージャー等 組織規程第９条第２項に規定する担当ゼネラルマネージャー、サブゼネラルマ
ネージャー、マネージャー、リーダー、主管、主査及び主任をいう。
(9) 主務部 当該法人文書に係る事務を分掌する部をいう。
(10) 文書担当部 文書事務主任が置かれている部をいう。
(11) 担当者 当該法人文書に係る事務を担当する者をいう。

（事務処理の原則）

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第３条

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事務は、文書又は電子文書によって処理することを原則とする。

（法人文書の取扱い原則）
第４条 法人文書は、事務を適正かつ円滑に処理するため、その所在等に関して常時把握が可能な状態を維持する等、適正に管理しなければならない。
２ 文書事務局長は、法人文書事務（法人文書の収受、整理及び保管、文書及び電子文書の作成等に関する事務をいう。以下同じ｡）を総括する。
３ 文書事務局長は、法人文書事務を適正かつ円滑に処理するため、ゼネラルマネージャーに対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。
４ 文書事務局長は、法人文書の整理を促進し、その適正な保管及び保存をするため、ファイル基準表（第１号様式）を作成し、最新の状態に保たなければならない。
５ ゼネラルマネージャー及びマネージャー等は、それぞれの部又は課における法人文書事務の進行状況を常に把握しておかなければならない。
６ 法人文書事務の指導、改善等を図るため、部に文書事務主任を置く。
７ 法人文書の整理の促進等を図るため、課等に文書事務担当員を置く。
（文書事務主任）
第５条 文書事務主任は、文書事務局長がゼネラルマネージャーのうちから指定する。
２ 文書事務主任は、次に掲げる事務を行うものとする。
(１) 法人文書の保管・管理等の文書事務の指導及び改善に関すること。
(２) ファイル基準表のとりまとめに関すること。
(３) 法人文書の保管及び保存に関すること。
(４) 文書事務担当員の指導に関すること。
（文書事務担当員）
第６条 文書事務担当員は、ゼネラルマネージャーが所属職員のうちから指定する。
２ 文書事務担当員は、部における次に掲げる事務を行うものとする。
(１) ファイル基準表の作成に関すること。
(２) 文書の受領、収受、配布及び発送（電子メールの受発信等を含む｡）に関すること。
(３) 文書の引継ぎに関すること。
(４) 法人文書の整理に関すること。
３ 前項の規定にかかわらず、緊急かつやむを得ない場合は、担当者が自ら行うことができる。
第２章 受領及び収受（文書の受領）第７条 法人に到達した文書は、文書担当部の文書事務担当員が受領するものとする。
２ 文書担当部において書留郵便物、親展文書等（開封することが適当でない文書を含む｡以下同じ｡）及び電報を受領したときは、収受記録簿（第２号様式）に必要な事項を記録し、番号を付けるとともに、その番号を当該収受印（第３号様式）内に記入するものとする。
３ 文書担当部以外の部において直接理事長又は副理事長並びに理事あての親展文書を受領したときは、文書担当部に直ちに回付しなければならない。
４ 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、文書担当部の長（以下「文書担当ゼネラルマネージャー」という｡）が法人の所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
（文書の配布）第８条 文書担当部において受領した文書（親展文書等を除く｡）は、開封しなければ配布先の判明しな産技総研 文書管理規程

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い文書にあっては開封して、その他の文書にあっては開封しないで主務部に配布するものとする。
２ 文書担当部において受領した親展文書等は主務部に、開封しないで配布するものとする。
（文書の収受）第９条 第８条第１項の規定により配布された文書及び主務部において直接受領した文書（親展文書等を除く｡）は、主務部の文書事務担当員が、開封の上、当該文書の余白に収受印を押し、担当者に配布しなければならない。
２ 主務部において直接受領した文書について、文書事務担当員は、会議等の開催通知書、受験願書、軽易な照会文書その他これらに類する文書を除き、担当者に配布する前に、収受記録簿に必要な事項を記録し、番号を付けるとともに、その番号を当該収受印内に記入するものとする。
３ 年間又は特定の期間に同一の件名で相当数受領する申請書等については、申請書等ごとに収受記録簿を作成し、使用することができる。
４ 第７条第３項の規定により回付された親展文書、第８条第２項の規定により配布された親展文書等及び主務部において直接受領した親展文書等は、文書事務担当員が封筒の表に収受印を押した上、開封しないで名あて人に配布し、その閲覧を経た後、主務部において前３項の規定に準じた手続をとるものとする。
５ 第８条第１項の規定により配布された文書又は主務部において直接受領した文書が、他の所属の所管する事務に係るものであると判明した場合は、速やかに当該所属に回付するものとする。
（ファクシミリ収受）第１０条 第９条の規定は、ファクシミリで受信した文書の収受について準用する。
（電子メール収受）第１１条 所属用電子メールアカウントあての電子メールは、文書事務担当員が受信し、速やかに担当者に転送しなければならない。
２ 電子メールで受領したものであって、文書で起案すべきものである場合は、出力した後に、第９条の規定を準用し、収受の手続をとるものとする。
３ 受信した電子メールが他の所管に係るものであることが判明した場合は、当該電子メールを速やかに該当する所属用、業務用又は職員用の電子メールアカウントに転送するものとする。ただし、転送すべき所属が、電子メールの受信ができない場合は、文書を出力し、当該所属に配布するものとする。
（重要な法人文書の事前閲覧等）
第１２条 担当者は、第９条から前条までの規定による収受手続が終了した法人文書のうち重要な法人文書については、主務ゼネラルマネージャーに提示して必要な指示を受けるものとする。
第３章 文書及び電子文書の作成（法人文書の作成）
第１３条 法人の事務処理に当たっては、軽易なものを除き、処理内容等（意思決定の経過、法人文書を管理するために必要な事項を含む｡）を記録した法人文書を作成しなければならない。
（書式等）
第１４条 法人文書及び電子文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書とする。
(１) 法令の規定等により縦書と定められているもの(２) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞、弔辞その他これらに類するもの
２ 使用する用紙の規格は、原則として日本産業規格Ａ４型によるものとする。

（記述の原則）産技総研 文書管理規程

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第１５条 文書は、常用漢字表（平成22年内閣告示第２号）､現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）､送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）により平易簡明に書くものとする。
（指示番号の記載方法）
第１６条 段階を設け、細別する場合に用いる指示番号は、第16条第１項各号に掲げるものを除き、別に定めるとおりとする。
（起案文書の作成）
第１７条 起案文書（電子文書を含む。以下同じ｡）は、電子データで起案用紙（第４号様式）を用いて作成しなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続により処理することができる。
(１) 収受した文書に基づいて起案する文書で軽易なもの 収受した文書の余白を用いて起案すること。この場合においては、当該文書の余白に処理印（第５号様式）を押すこと。
(２) 別に定める帳票を使用して発する定期報告書等 当該帳票を用いて起案すること。この場合においては、当該帳票の余白に処理印を押すこと。
３ 起案者は、件名のほか、起案年月日、処理期限、保存期間、施行区分、公開・非公開の状況、保存対象、決裁方法並びに起案者の所属、氏名及び電話番号並びに収受に基づく起案文書にあっては、収受年月日をそれぞれ定められた欄に記載しなければならない。
４ 起案用紙及び処理印の施行区分欄には、施行方法を記載するものとし、当該起案に基づく施行文の施行方法が異なる場合は、主な施行方法を記載するものとする。
（記号及び番号）
第１８条 施行する文書及び電子文書には、次に定めるところにより、起案文書ごとに記号及び番号を付けなければならない。
２ 記号は、文書事務局長が定める法人の略字とし、その番号は、文書事務局長の定めるところにより付けるものとする。ただし、照会文書等当該文書に基づき回答等を必要とする文書で軽易なもの、収受に基づかないで発する文書で軽易なもの及びこれらに類するものは、その記号及び番号を省略することができる。
３ 施行番号簿（第６号様式）に担当者が、必要な事項を記入し、文書事務局長の定めるところにより番号を付けるものとする。この場合において、文書事務主任は、重複付番が発生しないようにしなければならない。
（施行名義者の基準）
第１９条 施行名義者を文書又は電子文書に記載するときは、理事長の職名を表示するものとする。ただし、その性質及び内容により、副理事長、文書事務局長及び主務ゼネラルマネージャーの職名を表示することができる。
２ 前項の場合において、契約書及び賞状並びに通知、回答等施行者の氏名を表示することが適当なものであるときは、その氏名を併せて記載するものとする。
（問い合わせ先の表示）
第２０条 施行する文書及び電子文書の末尾には、主務課の名称、連絡先等（以下この条において「問い合わせ先」という｡）を括弧書きで表示しなければならない。ただし、契約書、賞状その他問い合わせ先を表示しないことが適当なものについては、この限りでない。

（参考資料等の添付）

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第２１条 起案者は、参考となる事項を記載した資料等が必要な場合は、起案文書に当該資料等を添えるものとする。
（起案によらない文書及び電子文書への必要事項の記載）
第２２条 起案によらないで作成する文書及び電子文書の作成者は、当該文書及び電子文書の作成年月日、作成者の所属等必要な事項をその見やすい箇所に記載するものとする。
第４章 回議、決裁及び回覧等（回議の方法等）
第２３条 回議の方法は、文書又は電子文書で行うものとする。
２ 起案文書は、起案者の属する課の長へ回議した上、理事長、理事長の職務の代理者、理事長の権限の受任者又は事務決裁規程の規定により専決権限を有する者の決裁を受けるものとする。この場合において、次条第１項の規定により他の課又は部に回議しなければならないものについては、起案文書に係る事務を所掌する課又は部における回議が終了した後、他の課又は部へ回議するものとする。
３ 回議対象者は、必要不可欠な職員に限るものとする。
（他の課又は部への回議）
第２４条 起案文書が他の課又は部に直接関係を有する場合は、当該関係のある課又は部に回議しなければならない。ただし、事前の協議等により回議を省略することができる。
２ 前項の規定により、回議を受けた課又は部は、回議事項について意見を異にするときは、主務課、主務部と協議しなければならない。
（起案文書の訂正）
第２５条 回議に付された起案文書の内容を訂正した場合は、訂正した職員は、その旨を明らかにしておかなければならない。
（起案文書の承認等）
第２６条 文書のみで回議された起案文書への承認は、起案用紙等への押印又は署名により行うものとする。
（特に重要な文書等の取扱い）
第２７条 起案文書で特に重要なもの又は特に急いで処理する必要があるものは、持参して、回議しなければならない。
（代決）第２８条 事務決裁規程の規定により代決権限を有する者（以下「代決者」という｡）が事務を代決した
ときは、回議された起案文書の代決者として押印した箇所の上部に「代」と記載し、その旨を明らかにしなければならない。
（決裁年月日）第２９条 担当者は、起案文書が決裁されたときは、起案文書の決められた欄に決裁年月日（他の課又は部へ回議したものにあっては、当該回議が終了した年月日）を記録しなければならない。
（起案文書の再回議等）
第３０条 担当者は、決裁に至るまでの間において、起案事項を廃止したとき又は起案の内容に重要な変更があったときは、関係職員に再び回議し、又は当該回議の結果を通知しなければならない。
（回覧）

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第３１条 担当者は、単に収受するにとどまる文書は、当該文書の余白に「回覧」と記載し、担当者の属する課の長等に回覧するものとする。
２ 担当者は、回覧が終了したときは、回覧年月日（回覧が終了した年月日をいう。以下同じ｡）を記録しなければならない。
第５章
文書及び電子文書の施行（施行する文書及び電子文書の確認）
第３２条 担当者は、文書及び電子文書の施行に当たっては、原議（決裁された起案文書をいう。以下同じ｡）との照合を行わなければならない。
（法人文書の施行）第３３条 主務ゼネラルマネージャーは、起案文書が決裁されたときは、速やかに処理しなければならな
い。
（日付）
第３４条

施行する文書及び電子文書の日付は、施行年月日を用いるものとする。

（公印の押印）第３５条 担当者は、文書又は電子文書を施行する場合、当該文書又は電子文書の原議を公印取扱主任（地方独立行政法人神奈川県立産業技術総合研究所公印取扱要綱（以下「公印取扱要綱」という｡） 第８項第１号に規定する保管者等をいう。以下同じ｡）に提出し、その審査を受け、公印又は電子公印の押印を受けなければならない。
２ 公印取扱主任は、前項の規定により審査した結果、適当であると認めたときは、当該文書に自ら公印又は電子公印を押印し、原議の決められた欄に、公印又は電子公印を押印した年月日を記入するとともに、記名又は押印又は電子押印をしなければならない。この場合において、公印取扱主任が必要と認めたときは、担当者に公印又は電子公印の押印を補助させることができる。
３ 第１項の規定にかかわらず、法人の機関に対して施行する文書又は電子文書（重要な文書を除く｡）及び軽易な文書又は電子文書については、公印又は電子公印を省略することができる。
４ 第１項の場合において、施行する文書が２枚以上のものであって当該文書が特に重要なものであるときは、当該文書の連続する用紙と用紙とにわたって公印により割り印を受けることができる。
（公印の事前押印）
第３６条 公印の保管者（公印取扱要綱第９項の規定による公印の保管者をいう。以下同じ｡） は、公印又は電子公印を事前に押印しなければ事務の処理上必要やむを得ない場合にあっては、公印又は電子公印の事前の押印を承認することができる。
２ 前項の規定による公印又は電子公印の事前の押印の承認を受けた者は、当該承認に係る公印又は電子公印の押印を受けた文書については、常にその施行の状況を明らかにしておかなければならない。
（公印の印影の刷り込み）
第３７条 公印の保管者は、一時期又は常時に多量の文書に押印をする必要がある場合で、公印の印影を刷り込むことが特に必要と認められるときにあっては、公印の印影の刷り込みを承認することができる。
２ 前項の規定による公印の印影の刷り込みの承認を受けた者は、当該承認に基づき貸与を受けた公印の印影を適切に取り扱うとともに、当該承認に係る公印の印影の刷り込みをした文書については、常にその施行の状況を明らかにしておかなければならない。
（施行方法）
第３８条 主務部が、法人文書を施行するときは、次に定める方法によるものとする。

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7／12(１) 郵送(２) 電子郵便及び電報(３) 直渡し(４) 宅配便等(５) ファクシミリ
(６) 電子メール(７) ホームページ登載（施行の中止等）
第３９条 担当者は、決裁の後、新たな事態が発生したことにより施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該施行を取りやめ、又は保留した原議を添えて決裁を受けなければならない。ただし、急施を要する場合は、この限りでない。
第６章 法人文書の整理及び保管（法人文書の分類、整理等）
第４０条 文書事務局長は、ファイル基準表に基づき、系統的に法人文書を分類し、検索を容易に行うことができるようにするとともに、法人文書の整理及び保管を行わなければならない。
（保存期間）
第４１条 法人文書の保存期間は、永年、30年、10年、７年、５年、３年又は１年とする。
２ 文書事務局長は、法人文書について、別表の保存期間の区分の欄に掲げる区分に応じ、それぞれ同表の法人文書の類型の欄に掲げる類型に基づき、保存期間を設定しなければならない。
３ 法人文書の保存期間は、ファイル基準表により、個別フォルダー単位に設定するものとする。
４ ２以上の処理済み文書を１件として整理し、保管する文書又は電子文書の保存期間の設定に当たっては、当該処理済み文書のうち最も長期に保存すべきものを基準とする。
５ 保存期間の起算は、処理済み年月日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日とする。
６ 前項の規定にかかわらず、契約に関するものの保存期間の起算は、当該契約に関する債権債務が消滅した日の属する年度の翌年度の４月１日とする。
７ 第１項の規定にかかわらず、次に掲げる法人文書については、常時使用する法人文書として必要な期間保管することができる。
(１) 定款、規則等の解釈及び運用方針に関する法人文書(２) 住居届、通勤届、扶養親族届及び扶養親族整理簿(３) ファイル基準表、保存文書索引目次及び引継ぎ又は引渡しに関する帳票(４) 備品台帳及び借用物品台帳(５) 業務システムのデータベース及びマスターファイル等の電子情報(６) 前各号に掲げるものに類する法人文書
８ 法人文書の作成に当たって、補助的又は一時的に作成し、又は取得した法人文書については、前項の規定に準じて取り扱うものとする。
（文書の整理及び保管）第４２条 文書の整理及び保管は、収納用じゅう器等に収納することにより行わなければならない。ただし、収納用じゅう器等に収納することが不適当なものは、あらかじめ別に定める場所に置くことにより行うことができる。
２ 処理済み文書は、会計年度ごと（暦年ごとに整理することが適当なものは、暦年ごと）に整理し、現年度及び前年度に係るものを区分けして、保管しなければならない。ただし、前条第７項、第47条第５項、第48条第２項又は第50条第３項の規定により主務ゼネラルマネージャーが保管する場合は、この限りでない。
３ 前項に規定する会計年度又は暦年の帰属の基準は、文書の処理済み年月日によるものとし、当該処理

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済み年月日は、施行年月日、第33条第１項の規定による回覧が終了した文書にあっては回覧年月日、その他の文書にあっては事案の処理が終了した年月日によるものとする。ただし、４月１日から５月31日までの間において施行する前年度の出納に係る文書にあっては、前年度に帰属するものとする。
処理済み文書を収納用じゅう器等に収納するときは、ファイル基準表の区分に従い、該当する個別フォルダーに収納することにより行わなければならない。
同一の処理済み文書でファイル基準表の２以上の個別フォルダーに関係があるものは、最も関係の深い個別フォルダーに収納するものとする。
第２項から前項までの規定にかかわらず、２以上の処理済み文書を１件として整理すること（以下「一件別整理」という｡）が適当な場合は、一件別整理により整理し、保管することができる。この場合において、最新のものを最前に位置するように整理しなければならない。
未処理文書を収納用じゅう器等に収納するときは、懸案フォルダーに収納することにより行わなければならない。

（電子情報の整理及び保管）第４３条 電子情報の整理及び保管は、当該電子情報の処理サイクル及びシステム運用を考慮し、適切に行わなければならない。この場合において、当該電子情報の内容に関する文書を保管しなければならない。
（その他の法人文書の整理及び保管）第４４条 文書及び電子情報以外の法人文書に関しては、その媒体等の性質に応じて、適切に整理及び保管しなければならない。この場合において、索引目録等を整備しなければならない。
（保管法人文書の利用）
第４５条 主務部の職員は、法人文書を次項に規定する場合を除き、当該主務部において保管されている法人文書の利用に当たっては、当日において利用するものとし、利用が終了したときは、その度に収納場所に返却しなければならない。
２ 主務部の職員は、当該主務部において保管されている法人文書を、当日を超え、又は当該法人文書が保管されている場所外に持ち出して利用しようとするときは、保管法人文書借覧管理簿（第７号様式）により、当該主務ゼネラルマネージャーの承認を得なければならない。ただし、取扱いに注意を要する情報（以下「取扱注意情報」という｡）が記録されていない法人文書については、当該法人文書を保管する主務ゼネラルマネージャーの指定する者が、口頭によりこれを承認することができる。
３ 前項に規定する取扱注意情報は、文書事務局長が別に定める。
４ 主務部の職員以外の職員は、当該主務部において保管されている法人文書を利用しようとするときは、保管法人文書借覧管理簿により、当該主務ゼネラルマネージャーの承認を得なければならない。
５ 前項の規定により承認を受けた職員は、主務ゼネラルマネージャーから当該法人文書の返却を求められたときは、利用を承認された期間内であっても、直ちにこれに応じなければならない。
第７章 法人文書の保存（処理済み文書の整理）
第４６条 主務ゼネラルマネージャーは、処理済み文書で保存期間が10年以上に属するものについては、保存文書索引目次（第８号様式）により整理し、保管しなければならない。
２ 主務部においては、処理済み文書で保存期間が10年未満に属するもの（保存期間が１ 年に属するものを除く。以下同じ｡）については、文書保存箱（以下「保存箱」という｡）に収納しなければならない。この場合において、同一の保存箱には保存期間の異なる文書を収納してはならない。
３ 前２項の規定による文書の整理は、処理済み年月日の属する年度の翌々年度の４月30日までに行うものとする。ただし、暦年ごとに整理し、保管する文書は、処理済み年月日の属する年の翌々年の４月30日までに行うものとする。
４ 第47条第５項の規定により引継ぎをしないで保管する処理済み文書、第50条第２項の規定により返還

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9／12を受けて保管する処理済み文書については、主務ゼネラルマネージャーが引継保留文書整理票（第９号様式）により整理し、保管しなければならない。
（処理済み文書の引継ぎ）
第４７条 主務ゼネラルマネージャーは、文書事務局長に、処理済み文書を処理済み年月日の属する年度の翌々年度の４月に引き継がなければならない。ただし、暦年ごとに整理し、保管する処理済み文書の引継ぎは、処理済み年月目の属する年の翌々年の４月に行うものとする。
２ 主務ゼネラルマネージャーは、前項の規程による処理済み文書の引継ぎをしようとするときは、保存文書引継書（第10号様式）又は保存文書引継票（第11号様式）を作成し、当該文書に保存文書引継書又は保存文書引継票を添えて、行わなければならない。この場合において、保存箱に収納した文書の引継ぎは、保存箱に入れたまま行うものとする。
３ 保存文書引継書は、保存期間が10年以上に属するものに使用するものとする。
４ 保存文書引継票は、保存期間が10年未満に属するものに使用するものとし、その写しを保存箱に入れるものとする。
５ 前項の規定にかかわらず、主務ゼネラルマネージャーが事務処理上特に必要があると認める処理済み文書は、その必要とする期間を限り、引継ぎをしないことができる。
（文書の保存及び利用）
第４８条 文書担当ゼネラルマネージャーは、保存文書を整理し、書庫等に保存するものとする。
２ 主務ゼネラルマネージャーは、保存文書のうち事務処理上特に主務部において保管する必要があると認めたものがあるときは、文書担当ゼネラルマネージャーにその文書の返還を求め、その必要な期間を限り、保管することができる。この場合において、文書担当ゼネラルマネージャーは、主務部の職員から保存文書利用申込票（第12号様式）により規定する保存文書の利用の申込みがあったときは、当該保存文書を貸し出し、又は閲覧させることができる。
３ 前項の規定により貸出しを受けた職員は、文書担当ゼネラルマネージャーから当該保存文書の返却を求められたときは、貸出しの期間内であっても、直ちにこれに応じなければならない。
第４９条

削除

第８章 引渡し（法人文書の引渡し）第５０条 文書事務局長は保存期間が満了した法人文書を神奈川県立公文書館長（以下「公文書館長」という。）に引き渡さなければならない。
２ 保存期間が満了した保存文書の引渡しは、当該文書に保存文書等引渡書（第13号様式）を添えて行わなければならない。
３ 前項の規定にかかわらず、保存期間が満了した法人文書であっても、なおその必要な期間を限り、保存することができる。
４ 第１項の規定にかかわらず、保存期間が満了しない法人文書であっても、その保存の必要がないと認めるときには、当該文書に係る保存文書等引渡書を作成して、当該文書に保存文書等引渡書を添えて公文書館長へ引き渡すことができる。
（保存期間が１年に属する法人文書）
第５１条 文書事務局長は、保存期間が１年に属する法人文書で、保存期間が満了したものを公文書館長に引き渡さなければならない。
（常時使用する法人文書等の引渡し）第５２条 文書事務局長は、第47条第５項、第48条第２項又は第50条第３項の規定により保管する文書で保存期間を満了したものがあるときは、保存文書等引渡書を作成し、当該文書に保存文書等引渡書を

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添えて、公文書館長に引き渡さなければならない。ただし、事務処理上特に必要があると認める文書は、その必要とする期間を限って保管することができる。
附 則（施行期日）
この規程は、平成２９年４月１日から施行する。
（経過措置）
この規程の施行前に、公益財団法人神奈川科学技術アカデミーが保有していた文書等で、公益財団法人神奈川科学技術アカデミー文書等管理規程で定める保存期間が満了する前の文書等の保存、廃棄等の取扱いについては、引き続き同規程の定めるところによる。
附 則（施行期日）
この規程は、平成４年11月１日から施行する。
附 則（施行期日）
この規程は、令和５年４月１日から施行する。

産技総研 文書管理規程別表（第41条関係）保存期間の区分
永年30年保存とするもの

10年保存とするもの

７年保存とするもの
５年保存とするもの

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法人文書の類型
１ 定款、規則及び規程の制定及び改廃に関するもの
２ 理事会議案、理事会報告案及び理事会結果並びに予算の議決に関する文書その他理事会に関するもので重要なもの
３ 計画に関するもの
４ 定款、規則等の解釈及び運用方針に関するもので重要なもの（主務部の所掌するものに限る｡）
５ 訴訟に関するもの
６ 職員の人事考査（総務部の所掌するものに限る。）に関するもの
７ 職員の長期給付及び恩給に関するもの
８ 職員の採用及び退職に関するもの
９ 財産の取得に関するもの（設計に関するものを含む｡）
10 工事の執行に関するもの
11 当法人の沿革に関するもの
12 １から11までに掲げるものに類するもの
１ 定款、規則等の解釈及び運用方針に関するもの（主務部の所掌するものに限る｡）
２ 財産の処分に関するもので重要なもの並びに財産の管理に関するもの
３ 職員の人事異動（総務部の所掌するものに限る。）に関するもの
４ 契約に関するもので重要なもの
５ 表彰に関するもので重要なもの
６ １から５までに掲げるものに類するもの
１ 理事会に関するもの
２ 重要な事業の計画及び実施に関するもの
３ 理事長及び副理事長並びに理事の事務引継書
４ 職員の服務に関するもので重要なもの（総務部の所掌するものに限る。）
５ 表彰に関するもの（主務部の所掌するものに限る｡）
６ 予算、決算及び出納に関するもの（財務諸表、決算報告書及び総勘定元帳）
で重要なもの７ 調査研究に関するもので重要なもの
８ １から７までに掲げるものに類するもの
１ 経理に関するもの
１ 事業の計画及び実施に関するもの
２ 職員の服務に関するもの（総務部の所掌するものに限る。）
３ 職員の給与及び旅費に関するもの（常時使用する法人文書として必要な期間保管することができるものを除く｡)
４ 財産の管理に関するもので軽易なもの及び財産の処分に関するもの
５ 予算、収入及び支出に関するもの（３年保存とするものに属するものを除く｡）
６ 契約に関するもの
７ 調査研究に関するもの
８ 診療録等診療に関するもの
９ １から８までに掲げるものに類するもの

産技総研 文書管理規程
保存期間の区分３年保存とするもの

１年保存とするもの

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法人文書の類型
１ 会議及び講習会に関するもの
２ 職員の研修に関するもの
３ 出勤簿、休暇等申請（届出）簿、介護休暇申請簿、出勤状況報告書、時間外勤務及び休日勤務命令簿、週休日又は休日振替簿、証人等としての出頭に関する届、事務引継書その他職員の服務に関するもの
４ 職員の被服貸与、資金貸付け、住宅その他職員の福利厚生に関するもの
５ 物品取得調書、物品処分調書及び印紙類出納簿
６ 監査及び検査に関するもの
７ 法人文書の収受及び施行に使用する帳簿等
８ １から７までに掲げるものに類するもの
１ 各種試験の願書、答案等
２ 一時的な法人内外往復文書等
３ 事務分担表
４ 統計表の基礎となった調査票
５ 月報、日報及び日誌の類
６ 証明に関するもの
７ １から６までに掲げるものに類するもの