SYSTEME D’ATTRIBUTION
DES AUDITSMISE EN OEUVRE EN
COTE D’IVOIRE ET AU
GHANAAvril 2020

SYSTEME D’ATTRIBUTION DES AUDITS
Ce document donne une première description du système d’attribution des audits, qui sera
mis en œuvre en Côte d’Ivoire et au Ghana pour les audits des titulaires de certificats del’Agriculture durable de Rainforest Alliance et du Code de conduite UTZ.

1. OBJECTIFSLe Système d’attribution des audits est une nouvelle approche que Rainforest Alliancemettra en œuvre en Côte d’Ivoire et au Ghana à partir de juin 2020 afin de renforcer lesystème d’assurance qualité du système de certification. Dans le cadre du systèmed’attribution, au lieu que les titulaires de certificats (TC) établissent un contrat de manière
indépendante avec un organisme de certification (OC) pour réaliser les audits, Rainforest
Alliance attribuera l’OC au TC pour l’audit demandé en fonction d’une évaluation duniveau de risques du TC et des capacités et du standard de performance de l’OC. En
utilisant le même ensemble de critères de risques, le système attribuera des audits UTZ àdes OC approuvés par UTZ et des audits Rainforest Alliance à des OC approuvés parRainforest Alliance.
L’objectif du système d’attribution d’audits est de garantir un maximum de crédibilité etde qualité dans les processus d’audit. Il s’agit de :• Réduire les risques de conformité des TC grâce à des audits de meilleure qualitéet à risques plus élevés.
• Promouvoir une performance plus élevée des OC et des auditeurs grâce àl’attribution de plus d’audits aux OC les plus performants.
• Garantir la qualité des audits en imposant des paramètres d’audit standardisés.
Ce résultat sera atteint s’il peut être garanti que les titulaires de certificats évalués commeétant à hauts risques sont audités par un OC possédant un niveau élevé de capacités.
De plus, l’attribution d’OC aux TC par Rainforest Alliance réduit le risque que des relationscommerciales en cours entre l’OC et le TC engendrent des audits moins robustes que cequ’ils devraient être.

2. APPLICABILITE DU SYSTEME D’ATTRIBUTION
Le système d’attribution des audits est applicable à :• Tous les titulaires de certificats du Code de conduite UTZ pour les audits ayant lieu
à partir du 1er juin, pour les certificats qui débuteront après la petite récolte d’avril2020 (prolongations de délais exclues).
• Tous les titulaires de certificats de l’Agriculture durable de Rainforest Alliance, pourles audits de re-certification ayant lieu après le 1er juin 2020. Il ne sera pas demandéaux TC certifiés Rainforest Alliance d’avoir un organisme de certification attribué
pour les audits de surveillance durant le cycle de certification de 3 ans.
Cependant, les TC certifiés Rainforest Alliance se verront attribuer un OC pour unaudit de certification au début d’un nouveau cycle.

3. PRINCIPES DU SYSTEME D’ATTRIBUTION
Rainforest Alliance attribuera l’audit à un OC sur la base d’un ensemble de facteurs
faisant correspondre le mieux les besoins du TC avec les capacités de l’OC. Ces facteurssont les suivants :2

1. Niveau de risques de conformité du TC
2. Niveau de performance de l’OC
3. Disponibilité/capacité de l’OC à réaliser des audits et à délivrer descertificats/licences
Les audits seront attribués de façon continue à partir de juin 2020 sur la base de demandes
reçues de la part des TC. Le système sera constamment mis à jour au fur et à mesure que
les nouvelles données de la saison d’audit en cours sont disponibles.
De plus, Rainforest Alliance rendra obligatoire un ensemble de paramètres standardiséspour les audits afin de garantir la qualité et de réduire les différences de prix entre les OCdues à des pratiques médiocres d’audits.

3.1

CLASSEMENT DES RISQUES DE CONFORMITE DES TC

Les titulaires de certificats seront classés dans l’une des 5 catégories de risques allant de1 pour les risques très faibles à 5 pour les risques très élevés. L’évaluation des risques sera
réalisée à partir de données détenues par Rainforest Alliance concernant plusieurs
facteurs dont :• La taille du groupe• Le % de hausse du nombre des membres du groupe• L’estimation des volumes• Le rendement moyen• Le niveau et la nature des non-conformités dans les rapports d’audits antérieurs• La non certification ou le retrait de la certification au cours des 2 dernières années• La proximité d’une aire protégée (e.g. la présence de producteurs dans la zonetampon)• Les plaintes reçues à propos du groupe

3.2 CLASSEMENT DE LA PERFORMANCE DES OC
L’OC sera classé selon trois niveaux de performance en utilisant un système d’étoiles :une étoile indique une performance acceptable et 3 étoiles indiquent une très bonne
performance. La catégorie de performance de l’OC sera évaluée sur la base dedonnées détenues par Rainforest Alliance et associée aux critères suivants :o La robustesse du système d’assurance qualité interne, la formation desauditeurs et les systèmes de gestion de la performanceo La performance de l’OC rapportée grâce aux activités de suivi des OC
o La performance de l’OC dans les audits antérieurs des TC en utilisant lesrapports antérieurs d’audits
o Les sanctions reçues dans le pays associéo Les plaintes reçues concernant l’OCRainforest Alliance se réserve le droit d’annuler l’autorisation d’un organisme decertification (dans le cadre du cacao en Côte d’Ivoire et au Ghana) et de lesupprimer du système d’attribution si de la fraude ou de la corruption est détectée àn’importe quel moment, de même que pour les OC qui montrent des déficiences
répétées dans la mise en œuvre d’un système solide de gestion des audits pour lesprogrammes de Rainforest Alliance. Toutes les formes de fautes professionnelles
suivantes sont concernées : celles dans lesquelles l’organisme de certification s’est
activement engagé, celles qu’il a promu, celles qu’il a échoué à identifier et àrapporter lorsqu’elles ont été détectées ou celles dont il n’a pas pu vérifier les mesurescorrectives de manière correcte ou dans un délai raisonnable.

33.3 DISPONIBILITE/CAPACITES DES OC
Rainforest Alliance a demandé aux OC d’envoyer des informations concernant leurs
capacités et la disponibilité des auditeurs et des certificateurs afin de conduire desaudits à partir du 1er juin 2020. Ces informations seront utilisées pour attribuer les audits.
Les informations concernant la disponibilité des auditeurs sera mise à jour de façonrégulière afin de garantir que les OC possèdent les capacités adéquates pour réaliser
les audits qui leur ont été attribués.

3.4 PARAMETRES STANDARDISES DES AUDITS
Rainforest Alliance rendra obligatoire un ensemble de paramètres d’audits afin degarantir la qualité des audits et la comparaison entre les coûts. Ces paramètres
comprennent une taille d’échantillon minimum pour les entretiens et une durée
minimum de l’audit.

3.4.1 Taille d’échantillon minimum
Rainforest Alliance appliquera une formule standard pour déterminer la tailled’échantillon minimum sur la base de la détermination actuelle de la tailled’échantillon standard et ajustée au niveau des risques de conformité. Parconséquent, il sera demandé à l’OC d’échantillonner un nombre plus grand demembres dans les groupes ayant un niveau de risques plus élevé afin de fournir une
investigation plus rigoureuse de la performance par rapport à la Norme.
La taille de l’échantillon sera déterminée sur la base de la Taille par Défaut del’échantillon des exploitations agricoles (TD), qui est la racine carrée du nombre total
des membres du groupe, et ajustée pour déterminer la Taille de l’échantillon Basée surles Risques (TBR) de la manière suivante :• Catégorie de risques 5 pour les TC : TBR = TD x 1,25
• Catégorie de risques 4 pour les TC : TBR = TD x 1,20
• Catégorie de risques 3 pour les TC : TBR = TD x 1,15
• Catégorie de risques 2 pour les TC : TBR = TD x 1,1• Catégorie de risques 1 pour les TC : TBR = TD x 1,03.4.2 Durée minimum de l’audit
Rainforest Alliance appliquera une formule standard pour estimer la Durée Minimumde l’Audit (DMA) en fonction du niveau de risques du TC à auditer. L’OC doit seconformer au moins à cette durée d’audit.
Le calcul de la durée de l’audit est basé en partie sur un nombre minimum d’entretiens
à réaliser conformément à la taille et au niveau de risques du TC, comme figuré dansle tableau ci-dessous.
Estimation de la durée de l’entretien (EDE) :Nombre deNombre
Entretien
travailleurs
minimum
individuel
impliqués dans lad’entretiens
minimum
portée du TC(EIM)

Entretiens degroupe
maximum(EGM)

Nombreminimum defichier à vérifier

Moins de 105

2

1 groupe sur 3511-50

8

3

1 groupe sur 5851-100

15

52 groupes sur 5154

101-500

32

75 groupes sur 532501-2000

50

157 groupes sur 550

2000 -5000

65

25

8 groupes sur 565

Plus de 5000

Racine carrée

Racine carrée

La durée de l’entretien est basée sur une estimation standard de Durée pour lesentretiens individuels (DEI) : EIM*0,25h, et la Durée pour les entretiens de groupes(DEG) : EGM*0,5h.
Cependant, l’estimation de la durée des entretiens sera ajustée en fonction duclassement des risques des TC pour lesquels plus de temps sera alloué pour les TC àrisques les plus élevés afin de garantir la conformité des auditeurs de manière efficace.
• Catégorie de risques 5 pour le TC : durée x 1,5• Catégorie de risques 4 pour le TC : durée x 1,4• Catégorie de risques 3 pour le TC : durée x 1,3• Catégorie de risques 2 pour le TC : durée x 1,2• Catégorie de risques 1 pour le TC : durée x 1,0
La durée minimum de l’audit est par conséquent calculée en prenant en compte laTaille de l’échantillon basé sur les risques et la durée de l’audit pondérée en fonction
des risques.

4. PROCESSUS D’ATTRIBUTION DES AUDITS
Les audits seront attribués de façon continue à partir du 1 er juin 2020 en fonction desdemandes d’audits reçues de la part des TC.
Les titulaires de certificats doivent envoyer toutes les données demandées à Rainforest
Alliance au moins 6 semaines avant la fenêtre de temps de l’audit désiré, c'est-à-direlorsqu’ils sont disponibles pour recevoir l’OC. Les titulaires de certificats peuvent
demander à poursuivre les audits avec leur OC actuel après juin 2020 s’ils en donnent une
justification claire, par exemple la mise à disposition de services de certification
supplémentaires aux côtés de la certification Rainforest Alliance / UTZ. Rainforest Alliancedécidera si l’Attribution de l’audit est nécessaire en se basant sur le classement des risquesdu TC et de la catégorie de performance de l’OC.
Dans les 2 semaines suivant l’envoi des données complètes et précises du TC, Rainforest
Alliance :a. Mettra à jour le score de risques du TC
b. Estimera la durée de l’audit en utilisant la formule standard
c. Assignera le TC à l’OC sélectionné en fonction de la disponibilité et de lacatégorie de performance appropriées
d. Définira la période de l’audit en fonction du souhait du TC et de la disponibilitéde la Catégorie préférée de l’OC.
Au moins 4 semaines avant la période d’audit définie, Rainforest Alliance attribuera unOC suivant les principes énoncés ci-dessus.
Au moins 4 semaines avant la date réelle de l’audit, le TC doit donner un devis à l’OC eten envoyer une copie à Rainforest Alliance.
Au moins 3 semaines avant la date réelle de l’audit, le TC fera un paiement partiel à l’OCpour permettre à ce dernier de couvrir au moins les premiers frais des auditeurs avant quel’audit ne débute.
Le processus d’attribution et de candidature est expliqué dans le schéma ci-dessous.

5

6 semaines avant l’audit

4 semaines avant l’audit
3 semaines avant l’audit

5. CONTRAT D’AUDIT ENTRE L’OC ET LE TC
Une fois que l’OC a été attribué au TC pour l’audit demandé, les processus normaux depaiement et de contrat s’appliquent. Rainforest Alliance n’a pas d’implication dans lemodèle tarifaire ou dans les arrangements contractuels de l’OC et ne fixe pas de niveauxde frais ou de coûts de services. La définition de paramètres standardisés pour la duréede l’audit et l’échantillon des entretiens vise à promouvoir une situation équitable pourl’OC afin d’opérer dans les conditions du marché.
Une fois que l’OC et le TC ont signé un contrat, le processus normal de paiement entrel’OC et le TC se poursuit et inclut un pourcentage de paiement initial afin d’assurer quel’OC puisse couvrir les coûts des dépenses des auditeurs durant le processus de l’audit.

6. CONTRATS AVEC DES AUDITEURS INDEPENDANTS
Rainforest Alliance attribue des audits à un OC. L’OC assume l’entière responsabilité deformer, d’approuver et de suivre les performances de son personnel et de tous lesauditeurs qui réalisent des audits en son nom. Les auditeurs indépendants sontindividuellement responsables de la qualité des audits qu’ils réalisent. Rainforest Alliancese réserve le droit de refuser des auditeurs individuels lorsqu’il existe des preuves évidentesde conflit d’intérêt, d’expérience insuffisante ou de performance médiocre.

67. PLANIFICATION ET REALISATION DE L’AUDITL’OC planifiera et réalisera les audits attribués d’une manière normale hormis les
exceptions suivantes :Si le plan proposé n’est pas conforme aux directives de Rainforest Alliance en matière decomposition de l’équipe d’audit, de taille d’échantillon et de composition del’échantillon ou de durée de l’audit, Rainforest Alliance se réserve le droit d’intervenir dansle processus de planification de l’audit et de demander des modifications pour améliorer
la qualité de l’audit.
Pour les TC situés dans les catégories à risques élevés, Rainforest Alliance se réserve le droitde ne pas divulguer la date exacte de l’audit, mais de communiquer une fenêtre detemps pour l’audit, et d’exiger que l’OC le réalise comme un audit non-annoncé ou semiannoncé durant cette période. Pour UTZ, les audits surprise des TC peuvent être réalisés
au moment où l’organisme de certification les juge nécessaires sur la base d’uneévaluation des risques, à condition que la décision de certification pour le dernier auditait déjà été prononcée et communiquée.
Si durant l’audit un OC reçoit des informations qui peuvent changer la portée del’audit/certification, l’équipe de l’audit doit suivre les pratiques communément
acceptées pour communiquer au client de manière transparente avant l’audit lesmesures nécessaires à suivre. Par conséquent, l’OC peut changer la portée de l’audit,
augmenter la taille de l’échantillon, augmenter les frais de services et prendre d’autres
mesures nécessaires si elles sont justifiables et applicables. Dès qu’ils sont connus, l’OC doit
informer Rainforest Alliance de tous les changements de cette nature.

8. SOUMISSION DU RAPPORT DE L’AUDIT ET DECISION DE
CERTIFICATION
La première version du rapport de l’audit doit être envoyée à Rainforest Alliance aumaximum une semaine après le dernier jour de l’audit.

9. PLAINTES ET RECLAMATIONSUn TC peut refuser un audit provenant d’un OC spécifique ou d’un auditeur particulier s’ilfournit une justification claire telle qu’un conflit d’intérêt ou des performances antérieuresmédiocres. Dans ce cas, Rainforest Alliance fera de son mieux pour attribuer un OCdifférent.
Rainforest Alliance possède une procédure de réclamation pour les plaintes. Toutes lesplaintes liées à la mise en œuvre du système d’attribution des audits doivent être envoyées
à wacooa@ra.org. Chaque plainte sera étudiée et traitée de manière appropriée.

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