○山形県公文書等の管理に関する条例
平成31年３月15日山形県条例第14号
山形県公文書等の管理に関する条例をここに公布する。
山形県公文書等の管理に関する条例
目次
第１章 総則（第１条－第３条）
第２章 公文書の管理
第１節 文書の作成（第４条）
第２節 公文書の整理等（第５条－第10条）
第３章 法人文書の管理（第11条－第13条）
第４章 特定歴史公文書の保存、利用等（第14条－第29条）
第５章 山形県公文書等管理委員会（第30条－第38条）
第６章 雑則（第39条－第41条）
第７章 罰則（第42条）
附則
第１章 総則（目的）
第１条 この条例は、県及び地方独立行政法人の諸活動及び歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える県民共有の知的資源として、県民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、公文書等の管理に関する基本的事項を定めることにより、公文書等の適正な管理、歴史公文書の適切な保存及び利用等を図り、もって県政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、県及び地方独立行政法人の有するその諸活動を現在及び将来の県民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
（定義）
第２条 この条例において「実施機関」とは、知事、教育委員会、選挙管理委員会、人事委員会、監査委員、公安委員会、警察本部長、労働委員会、収用委員会、海区漁業調整委員会、内水面漁場管理委員会、企業管理者及び病院事業管理者をいう。
２ この条例（第21条第１項を除く。）において「地方独立行政法人」とは、県が設立団体である地方独立行政法人法（平成15年法律第118号）第２条第１項に規定する地方独立行政法人をいう。
３ この条例において「公文書」とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び写真その他情報が記録された規則で定める記録媒体を含む。第22条を除き、以下同じ。）であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(１) 官報、県公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの(２) 特定歴史公文書(３) 山形県立図書館、山形県立博物館その他の規則で定める施設において、規則で定めるところにより、一般の利用に供することを目的として特別の管理がされているもの（前２号に掲げるものを除く。）
４ この条例において「法人文書」とは、地方独立行政法人の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、当該地方独立行政法人の役員又は職員が組織的に用いるものとして、当該地方独立行政法人が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(１) 官報、県公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの(２) 特定歴史公文書(３) 規則で定める施設において、規則で定めるところにより、一般の利用に供することを目的として特別の管理がされているもの（前２号に掲げるものを除く。）
５ この条例において「歴史公文書」とは、公文書及び法人文書のうち、歴史資料として重要な文書として、規則で定める基準に適合するものをいう。
６ この条例において「特定歴史公文書」とは、歴史公文書のうち、次に掲げるものをいう。
(１) 第８条第１項の規定により知事に移管されたもの

(２) 第11条第４項の規定により知事に移管されたもの
７ この条例において「公文書等」とは、次に掲げるものをいう。
(１) 公文書(２) 法人文書(３) 特定歴史公文書（他の法令との関係）
第３条 公文書等の管理については、法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。
第２章 公文書の管理
第１節 文書の作成
第４条 実施機関の職員は、第１条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他第10条第１項に規定する文書管理規程で定める事項について、文書を作成しなければならない。
(１) 条例の制定又は改廃及びその経緯(２) 行政運営若しくは政策の基本的な事項を定める方針又は計画の策定又は改正(３) 複数の実施機関による申合せ又は他の実施機関若しくは地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯(４) 個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯(５) 職員の人事に関する事項
第２節 公文書の整理等（整理）
第５条 実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、規則で定めるところにより、当該公文書について系統的に分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
２ 実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する公文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物（以下「公文書ファイル」という。）にまとめなければならない。
３ 前項の場合において、実施機関は、規則で定めるところにより、当該公文書ファイルについて系統的に分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
４ 実施機関は、第１項及び前項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を、規則で定めるところにより、延長することができる。
５ 実施機関は、公文書ファイル及び単独で管理している公文書（以下「公文書ファイル等」という。）について、保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。）の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては知事への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
（保存）
第６条 実施機関は、公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
２ 前項の場合において、実施機関は、当該公文書ファイル等の集中管理の推進に努めなければならない。
（公文書ファイル管理簿）
第７条 実施機関は、公文書ファイル等の管理を適切に行うため、規則で定めるところにより、公文書フ
ァイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場
所その他の必要な事項（山形県情報公開条例（平成９年12月県条例第58号。以下「情報公開条例」という。）第６条に規定する不開示情報に該当するものを除く。）を帳簿（以下「公文書ファイル管理簿」という。）に記載しなければならない。ただし、規則で定める期間未満の保存期間が設定された公文書ファイル等については、この限りでない。
２ 実施機関は、公文書ファイル管理簿について、規則で定めるところにより、当該実施機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
（移管又は廃棄）第８条 実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、第５条第５項の規定による定めに基づき、知事に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 実施機関は、前項の規定により、保存期間が満了した公文書ファイル等を廃棄しようとするときは、第２条第５項の基準に適合するか否かについて山形県公文書等管理委員会（第30条に規定する山形県公文書等管理委員会をいう。第24条において同じ。）の意見を聴かなければならない。
３ 実施機関は、前項の意見を踏まえ、公文書ファイル等を廃棄する場合には、あらかじめ、知事に協議し、その同意を得なければならない。この場合において、知事の同意が得られないときは、当該実施機関は、当該公文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
４ 実施機関は、第１項の規定により知事に移管する公文書ファイル等について、第15条第１項第１号に掲げる場合に該当するものとして知事が利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。
（管理状況の報告等）
第９条 実施機関は、公文書ファイル管理簿の記載状況その他の公文書の管理の状況について、毎年度、知事に報告しなければならない。
２ 知事は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。
３ 知事は、第１項に定めるもののほか、公文書の適正な管理を確保するために必要があると認める場合には、実施機関に対し、公文書の管理について、その状況に関する報告若しくは資料の提出を求め、又は当該職員に実地調査をさせることができる。
（文書管理規程）第10条 実施機関は、公文書の管理が第４条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、文書管理規程（公文書の管理に関する定めをいう。以下同じ。）を設けなければならない。
２ 文書管理規程には、公文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。
(１) 作成に関する事項(２) 整理に関する事項(３) 保存に関する事項(４) 公文書ファイル管理簿に関する事項(５) 移管又は廃棄に関する事項(６) 管理状況の報告に関する事項(７) 前各号に掲げるもののほか、公文書の管理が適正に行われることを確保するために必要な事項
３ 実施機関は、文書管理規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。
第３章 法人文書の管理（法人文書の管理に関する原則）
第11条 地方独立行政法人は、第４条から第６条までの規定に準じて、法人文書を適正に管理しなければならない。
２ 地方独立行政法人は、法人文書ファイル等（能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物にまとめたもの並びに単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。）の管理を適切に行うため、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項（情報公開条例第６条に規定する不開示情報に該当するものを除く。）を帳簿（以下「法人文書ファイル管理簿」という。）に記載しなければならない。ただし、地方独立行政法人が定める期間未満の保存期間が設定された法人文書ファイル等については、この限りでない。
３ 地方独立行政法人は、法人文書ファイル管理簿について、当該地方独立行政法人の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
４ 地方独立行政法人は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、歴史公文書に該当するものにあっては知事に移管し、それ以外のものにあっては廃棄しなければならない。
５ 地方独立行政法人は、前項の規定により知事に移管する法人文書ファイル等について、第15条第１項第１号に掲げる場合に該当するものとして知事が利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。
（管理状況の報告等）
第12条 地方独立行政法人は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理の状況について、毎年度、知事に報告しなければならない。
２ 知事は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。
（法人文書管理規程）
第13条 地方独立行政法人は、法人文書の管理が前２条の規定に基づき適正に行われることを確保するため、第10条第２項の規定を参酌して、法人文書管理規程（法人文書の管理に関する定めをいう。以下同じ。）を設けなければならない。
２ 地方独立行政法人は、法人文書管理規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。
これを変更したときも、同様とする。
第４章 特定歴史公文書の保存、利用等（特定歴史公文書の保存等）
第14条 知事は、特定歴史公文書について、第27条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、永久に保存しなければならない。
２ 知事は、特定歴史公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
３ 知事は、特定歴史公文書に個人情報（個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。以下同じ。）が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。
４ 知事は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書の分類、名称、移管をした実施機関又は地方独立行政法人の名称、移管を受けた時期及び保存場所その他の特定歴史公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、これを公表しなければならない。
（特定歴史公文書の利用請求及びその取扱い）
第15条 知事は、保存している特定歴史公文書について前条第４項の目録の記載に従い利用の請求があった場合には、次に掲げる場合を除き、これを利用させなければならない。
(１) 当該特定歴史公文書に次に掲げる情報が記録されている場合
イ 情報公開条例第６条第１項第１号に掲げる情報ロ 情報公開条例第６条第１項第２号に掲げる情報
ハ 情報公開条例第６条第１項第３号又は第６号イ若しくはホに掲げる情報ニ 公にすることにより、人の生命、身体、財産又は社会的地位の保護、犯罪の予防、鎮圧又は捜査、公訴の維持、刑の執行その他公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあると当該特定歴史公文書を移管した実施機関が認めるに足りる相当の理由がある情報(２) 当該特定歴史公文書の原本を利用に供することにより当該原本の破損若しくはその汚損を生ずるおそれがある場合又は当該特定歴史公文書を保存する知事が当該原本を現に使用している場合
２ 知事は、前項に規定する利用の請求（以下「利用請求」という。）に係る特定歴史公文書が同項第１号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書が公文書又は法人文書として作成又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書に第８条第４項又は第11条第５項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。
３ 知事は、第１項第１号に掲げる場合であっても、同号イからニまでに掲げる情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求をしたもの（以下「利用請求者」という。）に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。
（本人情報の取扱い）
第16条 知事は、前条第１項第１号ロの規定にかかわらず、同号ロに掲げる情報により識別される特定の個人（以下この条において「本人」という。）から、当該情報が記録されている特定歴史公文書について利用請求があった場合において、規則で定めるところにより本人であることを示す書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、身体、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該特定歴史公文書につき同号ロに掲げる情報（本人に関する個人情報に限る。）が記録されている部分についても、利用させなければならない。
（利用請求の方法）
第17条 利用請求をしようとするものは、次に掲げる事項を記載した書面（以下「請求書」という。）を知事に提出しなければならない。
(１) 氏名又は名称及び住所又は事務所若しくは事業所の所在地並びに法人その他の団体にあってはその代表者の氏名(２) 第14条第４項の目録に記載された当該利用請求に係る特定歴史公文書の名称(３) 前２号に掲げるもののほか、規則で定める事項
２ 知事は、請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、知事は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するものとする。
（利用請求に対する決定等）
第18条 知事は、利用請求に係る特定歴史公文書の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨及び特定歴史公文書の利用に関し規則で定める事項を書面により通知しなければならない。
２ 知事は、利用請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させないときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
（利用決定等の期限）
第19条 前条各項の決定（以下「利用決定等」という。）は、請求書が提出された日から起算して30日以内にしなければならない。ただし、第17条第２項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定にかかわらず、知事は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日を限度として延長することができる。この場合において、知事は、利用請求者に対し、遅滞なく、その旨、同項の期間内に利用決定等をすることができない理由及び延長する期間を書面により通知しなければならない。
（利用決定等の期限の特例）
第20条 利用請求に係る特定歴史公文書が著しく大量であるため、当該請求書が提出された日から起算して60日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務又は事業の実施に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、知事は、利用請求に係る特定歴史公文書のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの特定歴史公文書については、相当の期間内に利用決定等をすれば足りる。この場合において、知事は、同条第１項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
(１) 本条を適用する旨及びその理由(２) 残りの特定歴史公文書について利用決定等をする期限（第三者に対する意見書提出の機会の付与等）
第21条 利用請求に係る特定歴史公文書に県、国、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号）
第２条第２項に規定する独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人法第２条第１項に規定する地方独立行政法人及び利用請求者以外のもの（以下「第三者」という。）に関する情報が記録されている場合には、知事は、当該特定歴史公文書を利用させるか否かについての決定をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
２ 知事は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第６条第１項第２号ハ又は第３号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

３

知事は、特定歴史公文書であって第15条第１項第１号ニに該当するものとして第８条第４項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。
４ 知事は、第１項又は第２項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも２週間を置かなければならない。この場合において、知事は、その決定後直ちに、当該意見書（第24条第３項第２号において「反対意見書」という。）を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。
（利用の方法）第22条 知事が特定歴史公文書を利用させる場合には、文書、図画及び写真については閲覧又は写しの交付の方法により、第２条第３項に規定する規則で定める記録媒体についてはその種別、情報化の進展状
況等を勘案して規則で定める方法により行う。ただし、閲覧の方法により特定歴史公文書を利用させる場合にあっては、当該特定歴史公文書の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときに限り、その写しを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。
（費用負担）
第23条 前条の規定により写しの交付又は同条に規定する規則で定める方法により特定歴史公文書を利用するものは、当該写しの作成及び送付又はこれらに準ずるものとして規則で定めるものに要する費用を負担しなければならない。
（審査請求及び山形県公文書等管理委員会への諮問）
第24条 利用請求に対する処分又は利用請求に係る不作為について不服があるものは、知事に対し、審査請求をすることができる。
２ 利用請求に対する処分又は利用請求に係る不作為に係る審査請求については、行政不服審査法（平成26年法律第68号）第９条第１項本文の規定は、適用しない。
３ 利用請求に対する処分又は利用請求に係る不作為に係る審査請求があったときは、知事は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、山形県公文書等管理委員会に諮問しなければならない。
(１) 審査請求が不適法であり、却下する場合(２) 裁決で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させることとする場合（当該特定歴史公文書の利用について反対意見書が提出されている場合を除く。）（利用の促進）
第25条 知事は、特定歴史公文書（第15条の規定により利用させることができるものに限る。）について、展示その他の方法により積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。
（移管元実施機関等による利用の特例）
第26条 特定歴史公文書を移管した実施機関又は地方独立行政法人が知事に対してそれぞれの所掌事務又は業務を遂行するために必要であるとして当該特定歴史公文書について利用請求をした場合には、第15条第１項第１号の規定は、適用しない。
（特定歴史公文書の廃棄）第27条 知事は、特定歴史公文書として保存されている文書が歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。
（保存及び利用の状況の公表）
第28条 知事は、特定歴史公文書の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。
（特定歴史公文書の保存等に関する定め）
第29条 知事は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄が第14条から第23条まで及び第25条から前条までの規定に基づき適切に行われることを確保するため、特定歴史公文書に係る次に掲げる事項に関する定めを設け、これを公表しなければならない。
(１) 保存に関する事項(２) 第23条に規定する費用負担その他一般の利用に関する事項(３) 特定歴史公文書を移管した実施機関又は地方独立行政法人による当該特定歴史公文書の利用に関する事項
(４) 廃棄に関する事項(５) 保存及び利用の状況の公表に関する事項
第５章 山形県公文書等管理委員会（設置）第30条 この条例の規定によりその権限に属させられた事項を調査審議させるため、山形県公文書等管理委員会（以下「委員会」という。）を置く。
（組織）第31条 委員会は、委員５人以内で組織する。
（委員）第32条 委員は、学識経験のある者のうちから、知事が任命する。
２ 委員の任期は、２年とする。ただし、補欠又は増員により任命された委員の任期は、前任者又は現任者の残任期間とする。
３ 委員は、再任されることを妨げない。
４ 委員又は委員であった者は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。
（委員長）
第33条 委員会に委員長を置き、委員の互選により定める。
２ 委員長は、会務を総理し、委員会を代表する。
３ 委員長に事故があるとき又は委員長が欠けたときは、委員長があらかじめ指名する委員が、その職務を代理する。
（会議）
第34条 委員会の会議（以下「会議」という。）は、委員長が招集する。
２ 委員長は、会議の議長となる。
３ 会議は、委員の過半数の出席がなければ、開くことができない。
４ 委員会の議事は、出席した委員の過半数で決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。
（庶務）第35条 委員会の庶務は、総務部において処理する。
（委任）第36条 この条例に定めるもののほか、委員会の運営に関し必要な事項は、委員長が委員会に諮って定める。
（委員会への諮問）
第37条 実施機関及び地方独立行政法人は、文書管理規程及び法人文書管理規程の制定又は改廃の立案をしようとするときには、委員会に諮問しなければならない。
２ 知事は、次に掲げる場合には、委員会に諮問しなければならない。
(１) この条例に基づく規則及び第29条に規定する定めの制定又は改廃の立案をしようとするとき。
(２) 第27条の規定による廃棄をしようとするとき。
（資料の提出等の求め）第38条 委員会は、その所掌事務を遂行するため必要があると認める場合には、実施機関若しくは地方独立行政法人又は知事に対し、資料の提出、意見の開陳、説明その他必要な協力を求めることができる。
第６章 雑則（訴訟に関する書類等の取扱い）
第39条 次の各号に掲げるものについては、当該各号に定める規定は、適用しない。
(１) 刑事訴訟法（昭和23年法律第131号）第53条の２第３項に規定する訴訟に関する書類（次項において「訴訟書類」という。） 第２章の規定(２) 刑事訴訟法第53条の２第４項に規定する押収物 この条例の規定
２ 実施機関は、知事と協議して定めるところにより、当該実施機関が保有する訴訟書類で歴史資料として重要なもの（以下この条において「歴史的訴訟書類」という。）の適切な保存のために必要な措置を講ずるものとする。
３ 知事は、前項の協議による定めに基づき、歴史的訴訟書類について、知事において保存する必要があると認める場合には、当該歴史的訴訟書類を保有する実施機関との合意により、その移管を受けることができる。
４ 前項の規定により知事に移管された歴史的訴訟書類については、特定歴史公文書とみなして、第４章の規定を適用する。ただし、同項の規定による実施機関との合意において利用の制限を行うこととされている歴史的訴訟書類について利用の請求があったときは、第15条の規定にかかわらず、知事は、利用を制限するものとする。
（職員に対する研修）
第40条 実施機関及び地方独立行政法人は、それぞれ、当該実施機関又は当該地方独立行政法人の職員に対し、公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
２ 知事は、実施機関及び地方独立行政法人の職員に対し、歴史公文書の適切な保存及び移管を確保するために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
（組織の見直しに伴う公文書等の適正な管理のための措置）
第41条 実施機関は、当該実施機関について統合、廃止等の組織の見直しが行われる場合には、その管理する公文書について、統合、廃止等の組織の見直しの後においてこの条例の規定に準じた適正な管理が行われることが確保されるよう必要な措置を講じなければならない。
２ 地方独立行政法人は、当該地方独立行政法人について民営化等の組織の見直しが行われる場合には、その管理する法人文書について、民営化等の組織の見直しの後においてこの条例の規定に準じた適正な管理が行われることが確保されるよう必要な措置を講じなければならない。
第７章 罰則第42条 第32条第４項の規定に違反して秘密を漏らした者は、１年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処する。
附 則（施行期日）
１ この条例は、平成32年４月１日から施行する。ただし、第５章の規定（第37条第２項第２号の規定を除く。）及び次項の規定は、公布の日から施行する。
（準備行為）
２ この条例の規定による規則その他の規程の制定のため必要な手続その他の行為は、この条例の施行前においても、行うことができる。
（経過措置）
３ この条例の規定は、この条例の施行の日以後に作成し、又は取得した文書について適用する。
４ 実施機関は、この条例の施行の際自ら定めた基準により保存期間を定めて保存している簿冊等（能率的な事務又は事業の処理及び文書の適切な保存に資するようまとめられた相互に密接な関連を有する文書の集合物又は単独で管理することが適当であると認められた文書をいう。以下同じ。）で当該保存期間を満了してなお保存しているものについては、第８条の規定の例により、知事に移管し、又は廃棄するよう努めるものとする。
５ 実施機関は、この条例の施行の際自ら定めた基準により保存期間を定めて保存している簿冊等で当該保存期間を満了していないものについては、当該保存期間を第５条第１項又は第３項の規定により定めた保存期間とみなして、同条第４項及び第８条の規定の例により取り扱うよう努めるものとする。
６ 地方独立行政法人が、この条例の施行の際現に保存している文書であって、歴史公文書に相当するものがある場合は、第11条第４項の規定の例により、知事に移管することができる。
７ この条例の施行の際現に知事が歴史公文書に相当するものとして特別の管理をしているもの及び附則第４項から前項までの規定により知事に移管した文書については、特定歴史公文書とみなす。
８ 知事は、公文書館法（昭和62年法律第115号）第４条に規定する公文書館が設置されるまでの間、特定歴史公文書を保存し、及び一般の利用に供すること等の業務を行うための施設（以下「公文書センター」という。）を設けるものとする。
９ 公文書センターの設置及び運営に関し必要な事項は、知事が別に定める。
（山形県情報公開条例の一部改正）
10 情報公開条例の一部を次のように改正する。
第２条第３号イ及びロを次のように改める。
イ 官報、県公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものロ 山形県公文書等の管理に関する条例（平成31年３月県条例第14号）第２条第６項に規定する特定歴史公文書
第２条第３号に次のように加える。
ハ 山形県立図書館、山形県立博物館その他の規則で定める施設において、規則で定めるところにより、一般の利用に供することを目的として特別の管理がされているもの（イ及びロに掲げるものを除く。）（山形県個人情報保護条例の一部改正）
11 山形県個人情報保護条例（平成12年10月県条例第62号）の一部を次のように改正する。
第２条第５号イ及びロを次のように改める。
イ 官報、県公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
ロ 山形県公文書等の管理に関する条例（平成31年３月県条例第14号）第２条第６項に規定する特定歴史公文書
第２条第５号に次のように加える。
ハ 山形県立図書館、山形県立博物館その他の規則で定める施設において、規則で定めるところにより、一般の利用に供することを目的として特別の管理がされているもの（イ及びロに掲げるものを除く。）