個人情報保護宣言（プライバシーポリシー）
ＭＳ＆ＡＤ事務サービス株式会社
当社（住所および代表者の氏名はこちらをご覧ください。）は、個人情報保護の重要性に鑑み、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます）、その他の法令・ガイドラインを遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じてまいります。
当社は、業務に従事している者等への教育・指導を徹底し、個人情報の取扱いが適正に行われるように取り組んでまいります。
また、当社における個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直しを行い、改善いたします。

１．個人情報の取得・利用
当社は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により、個人情報を取得・利用します。
また、各種お問い合わせ、ご相談等に際して、内容を正確に記録するため、通話の録音等により個人情報（下記７．の個人番号および特定個人情報を除きます。）を取得することがあります。

２．個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報（個人番号および特定個人情報を除きます。下記７．をご覧ください。）を下記の目的に必要な範囲を超えて利用しません。
また、利用目的はホームページなどで公表します。利用目的を変更する場合にも同様な方法によります。
＜個人情報の利用目的＞
・当社は、ＭＳ＆ＡＤインシュアランスグループの保険会社、関連事業会社等の事務処理、物流にかかわる業務、代理店向けヘルプデスク業務等の受託、損害保険代理業などを行っており、当該業務の適切な遂行を目的として個人情報を利用しています。
・利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときは、個人情報保護法第１８条第３項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。
・当社に対し保険業務の委託を行う保険会社の利用目的は保険会社のホームページ（下記）に記載してあります。
【当社と取引のある保険会社】＜損害保険会社＞■ 三井住友海上火災保険株式会社（https://www.ms-ins.com）■ あいおいニッセイ同和損害保険株式会社（https://www.aioinissaydowa.co.jp/)＜生命保険会社＞■ 三井住友海上あいおい生命保険株式会社（https://www.msa-life.co.jp）■ 三井住友海上プライマリー生命株式会社 (https://www.ms-primary.com/)

３．個人データの第三者への提供および第三者からの取得（１）当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく個人データ（個人番号および特定個人情報を除きます。下記６．をご覧ください。）を第三者に提供しません。
①法令に基づく場合②利用目的の達成および当社の業務遂行上必要な範囲内で業務委託先に提供する場合③個人情報保護法第２７条第２項に基づく手続（いわゆるオプト・アウト）を行って第三者に提供する場合

（２）当社は、法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供した場合には当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録し、個人データを第三者から取得する場合（下記４．の個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。
）には当該取得に関する事項（いつ、どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。

４．個人関連情報の取扱い（１）当社は、法令で定める場合を除き、第三者が個人関連情報（生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないもの）を個人データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することにつき同意が得られていることを確認したうえで、当該情報を提供します。
（２）当社は、法令で定める場合を除き、当社が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、当該個人関連情報のご本人から、当該情報を取得することにつき同意を得るものとします。

５．個人データの取扱いの委託
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データ（下記７．の個人番号および特定個人情報を含みます。
）の取扱いを外部（海外にあるものを含みます）に委託することがあります。当社が、外部に個人データの取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認する等、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

６．センシティブ情報のお取扱い
当社は、個人情報保護法第２条の３に定める要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報（以下、「センシティブ情報」といいます。）を、個人情報保護法その他法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

７．特定個人情報等のお取扱い
番号法にて定められている個人番号および特定個人情報は、同法で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。番号法で限定的に明記された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。

８．個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示、訂正等の ご請求
個人情報保護法に基づく保有個人データ（上記７．の個人番号および特定個人情報を含みます。）の開示、訂正等、利用停止時に関するご請求については、下記１２．の窓口までお問い合わせ下さい。
ご照会者がご本人であることを確認させていただいたうえで、対応させていただきますので、予めご了承願います。

９．個人データの安全管理措置
当社は、取り扱う個人データ（上記７．の個人番号および特定個人情報を含みます。）の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。
安全管理措置の主な内容はこちらのとおりです。
（１）個人情報保護宣言の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本個人情報保護宣言を策定し、必要に応じて見直しています。
（２）組織的安全管理措置①個人データの管理責任者等の設置②就業規則等における安全管理措置の整備③個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用

④個人データの取扱状況を確認できる手段の整備⑤個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施⑥漏えい等事案に対応する体制の整備（３）人的安全管理措置①従業者との個人データの非開示契約等の締結②従業者の役割・責任等の明確化③従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練④従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認（４）物理的安全管理措置①個人データの取扱区域等の管理②機器及び電子媒体等の盗難等の防止③電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止④個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄（５）技術的安全管理措置①個人データの管理区分の設定及びアクセス制御②個人データへのアクセス権限の管理③個人データの漏えい・毀損等防止策④個人データへのアクセスの記録及び分析⑤個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析⑥個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査（６）委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

１０．仮名加工情報の取扱い（１）仮名加工情報の作成
当社は、仮名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報）を作成する場合には、以下の対応を行います。
①法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと②法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること③作成の元となった個人情報の本人を識別するために他の情報と照合しないこと（２）仮名加工情報の利用目的
当社は、仮名加工情報の利用目的を変更した場合には、変更後の利用目的をできる限り特定し、それが仮名加工情報に係るものであることを明確にしたうえで、公表します。

１１．匿名加工情報の取扱い（１）匿名加工情報の作成
当社は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
①法令で定める基準に従って、適切な加工を施すこと②法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること③作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること④作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

（２）匿名加工情報の提供
当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

１２．お問い合わせ窓口
当社は、個人情報（上記７．の個人番号および特定個人情報を含みます。）および匿名加工情報の取扱
いに関する苦情・相談に対し適切・迅速に対応いたします。当社における個人情報および匿名加工情報の取扱いや保有個人データに関するご照会・ご相談、安全管理措置等に関するご質問は、下記までお問い合わせください。

＜お問い合わせ先＞
ＭＳ＆ＡＤ事務サービス株式会社 人事総務部〒192-8518 東京都八王子市高倉町 9 番 1 号 MS&AD 八王子センター
電話番号：042-648-3723
電話受付時間 ：9:00～17:00 (月～金) ※年末年始、祝祭日は除きます