柳泉園グランドパーク・予約システム
利用者用マニュアル

ver0.12
２０２１年１０月-1-予約システムの導入について
柳泉園組合では、厚生施設（柳泉園グランドパーク）を利用するみなさまの利便性の向上と事務処理の効率化のため、インターネット等による空き状況の照会、予約が可能な公共施設予約システムを導入することになりました。
そのため、今までの利用申込方法が変更となります。以下はその概要についてお知らせいたします。

主な変更点①インターネットで、施設の空き状況確認と予約ができます。
今まで、施設の予約については開館時間中の事務所窓口、電話でなければできませんでしたが、インターネット（パソコン、スマートフォン）により、予約や抽選申込が可能になります。また、厚生施設（グランドパーク）事務所前には利用者用の端末機（パソコン）を設置します。また、施設の空き状況についてもご自宅、外出先にいながらインターネットで確認することができます。
このシステムを使って予約や抽選申込をするためには、『利用者登録』が必要になります。

② コンピューターによる抽選になります。
予約システム導入に伴い、現行の月1回の抽選会を廃止し、抽選申込期間（２ヶ月前の１日～７日）に予約入力のあった申込のうち、複数の申込がある施設についてコンピューターによる自動抽選を行います。
なお、野球場とテニスコートについては抽選申込に条件があります。
1．団体については利用者登録済みの団体が野球場、テニスコートの抽選申込に参加できます。
2．個人については清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の利用者登録済みの方がテニスコートの抽選申込に参加できます。
3．会議室は登録済みの方はどなたでも参加できます。

③ インターネットからいつでも予約が可能となります。
現在予約の受付時間は、開館日の午前８時３０分～午後８時までとなっています
が、予約システム導入後は、抽選申込、随時申込（先着順の空き施設申込み）は、インターネットから２４時間予約が出来ます。（事務所前に設置する利用者端末機（パソコン）は、施設の開館時間）
ただし、メンテナンス等によるシステム運休時は利用できません。システム運休時は予約システムのお知らせ覧にて事前に通知します。

④ご利用日当日での支払も可能になります。
今までは一週間前までにお支払いいただいておりましたが、システム導入後は、ご利用日以前に窓口へ足を運ばなくても済むように、利用日当日のお支払いも可能となります。
なお、無断キャンセルが頻繁に続く場合は抽選申込の利用停止、登録抹消等ペナルティを課す場合もあります。

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注意事項
①利用者利用者登録について
・利用者登録手続き方法
予約システムを利用するためには、事前に「利用者登録」が必要です。R2.11現在、カード式の『登録証』をお持ちの方、団体も新たに登録が必要となります。この登録をしないと、予約システムを利用した抽選、予約の申込みができません。
ホームページ、窓口にある「利用登録申請書」に【裏面】の注意事項をよく読んでから記入して下さい。本人確認が出来る免許証、保険証等をご持参のうえ、開館日の午前9 時から午後5 時までに窓口で申請書を提出してください。（利用者ID（登録番号）の発行は翌日以降となります。メールでも確認可能です。）
団体登録は条件は７人以上で清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の方を６割以上を有する団体のみ。個人登録には住所等に制限はありません。
・登録番号（利用者番号)、暗証番号（パスワード）
予約システムでログインする際に必要な利用者ID（登録番号）はグランドパークで登録後に発行されます。パスワードは利用登録申請書に記載した４桁の暗証番号が初期値となっております。取り扱いには十分気を付けてください。
ログイン時のパスワードは３回失敗すると停止中となりログインできません。その際は柳泉園グランドパークへご連絡ください。
・メールアドレス
登録した場合のみ、当落選のお知らせ、抽選・仮予約受付、仮予約取消、パスワードを変更した場合などにメールが届きます。便利ですので、ぜひ登録してください。
※ 迷惑メール防止を設定している場合は、「ryusenen.groundpark@blue.ocn.ne.jp」が届く設定をしてください。
・パスワードを忘れた場合、メールアドレス登録をしておくと画面のログイン画面の「パスワードを忘れた方はこちらから」を選択すると再発行できます。

②利用予約について
・抽選申込
利用月の２か月前に使用したい日がある場合は、「抽選申込」ができます。
①抽選参加条件【野球場】団体登録の方【テニスコート】清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の利用者登録済の方【会議室】利用者登録済の方（当組合は団体登録専用のテニスコート、会議室はありません。）②抽選申込受付期間
利用月２ヵ月前の1 日から７日の間に、抽選申込の手続きをするようお願いします。
（３月利用分は１月１日から７日までが抽選申込期間となります。）
・随時申込
抽選申込をしない方や抽選後の申込は、毎月１６日から利用前日までに「随時申込」（先着順の空室申込）を利用してください。
①随時申込参加条件【野球場、テニスコート、会議室】利用者登録済の方②随時申込受付期間
利用月２ヵ月前の毎月１６日から利用前日まで先着順の随時申込を受付します。
（３月利用分は１月１６日から利用前日までが先着順の随時申込期間となります。）
予約システムでは、「仮予約」と表示されていても予約は完了しています。柳泉園グランドパークで料金支払い後、「本予約」となります。
※料金支払時に承認書を発行します。なお、料金支払い後と、利用日２日前からは予約システムでキャンセルできませんのでご了承ください。
（利用日２日前よりキャンセル料がかかります。）

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予約手順
①事前準備：【利用者登録】
利用する個人、団体は利用者登録が必要となります。所定の登録申請書（HPよりダウンロード可）に必要事項を記載し、登録される方（団体は代表者）の免許証等をご本人がご持参のうえ、窓口でお手続きください。施設を予約、利用する個人、団体は利用者登録が必要となります。（令和２年１１月時点の登録証をお持ちの方も同様）
・団体登録：７人以上で清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の方を６割以上を有する団体
・個人登録：どなたでも可能②抽選申込参加条件

③随時申込
参加条件

【野球場】団体登録の方【テニスコート】清瀬市、東久留米市、西東京市及び東村山市恩多町１丁目に在住在勤在学の利用者登録済の方【会議室】利用者登録済の方

利用者登録済の方。

④利用月の２か月前の１～７日：【抽選申込】
ご自宅のパソコン、スマートフォン、事務所窓口に設置する利用者端末（コンピューター）で利用したい日、時間帯、対象施設を選択し、申込みを行います。
【申込制限数 R2.12現在】
野球場：１ヵ月土日祝日４区分、平日４区分
テニス：１ヵ月土日祝日４区分、平日４区分
会議室：１ヵ月８時間※抽選申込数であって、確実に利用できる区分ではありません。

⑦利用月２か月前の１６日９時～利用前日【随時申込（先着順の空き予約）】⑤利用月の２か月前の８日：【抽選日】
申込みのあった利用希望日、時間帯、施設ごとにコンピューターによる抽選を行います。（０時に確定します。
メールは午前９時ごろ届きます。）⑥利用月の２か月前の８～１４日：【抽選結果確認及び確定処理(仮予約登録)】
抽選結果を確認し、当選していた場合は、システム上で確定処理となる申込（仮予約登録）を行います。
※確定処理（仮予約登録）をしなかった当選枠は１５日午前０時に取り消しとなります。確実に申込を行ってください。（電話では受付できません。）
当選

抽選結果確定後の空いている部屋に限り、先着順で自宅のパソコン、スマートフォン、事務所窓口に設置する利用者端末（コンピューター）で予約が出来ます。
利用したい日、時間帯、対象施設を選択し、申込みを行います。
（電話では受付できません。）【申込制限数 R2.12現在】
野球：１日２区分
テニス：１日４区分
会議室：１日２時間⑨【キャンセル】
利用日３日前までは予約システム上でキャンセルが可能です。（２日前から全額負担になります。）
料金支払後のキャンセルはシステム上本予約状態となっており、キャンセル出来ませんので柳泉園グランドパークへお問い合わせください。
なお、キャンセル料が発生する２日前、前日、当日もシステム上からキャンセルできませんので柳泉園グランドパークへお問い合わせください。

⑧予約確定後～利用日まで【利用手続き】利用する際には事務所前の券売機で料金分のチケットを購入し、予約時に発行される利用者ID、名前（団体名）、受付番号、利用施設を受付にある用紙に記載してください。

-4-予約システムの入り方
柳泉園グランドパークのホームページの『予約システム』のページから以下の各ページへ飛ぶことが出来ます。
（インターネット・パソコン）
https://www.task-asp.net/cu/eg/ykr138169.task（スマートフォン）https://www.task-asp.net/cu/eg/ykd138169.task
QRコード（携帯電話）
https://www.task-asp.net/cu/eg/ykm138169.task【令和２年１２月１８日より利用可能】

メールアドレスを登録すると申込内容、抽選結果などをメールでお知らせいたします。

メールアドレスryusenen.groundpark@blue.ocn.ne.jp（利用される方は上記メールアドレスの受信設定をお願いします。
迷惑メール防止を設定している方はご注意ください。）-5-

柳泉園グランドパーク施設利用予約受付日程表
抽選申込期間抽選日

予約確定期間（仮予約登録）

随時申込開始日（仮予約登録）利用月２か月前
１日０時～７日

利用月２か月前
８日０時

利用月２か月前
８日０時～14日

利用月２か月前
16日9時～利用日前日

1月分

１１月１日～７日

11月8日

１１月８日～１４日

１１月１６日～利用日前日

2月分

１２月１日～７日

12月8日

１２月８日～１４日

１２月１６日～利用日前日

3月分

１月１日～７日

1月8日

１月８日～１４日

１月１６日～利用日前日

4月分

２月１日～７日

2月8日

２月８日～１４日

２月１６日～利用日前日

5月分

３月１日～７日

3月8日

３月８日～１４日

３月１６日～利用日前日

6月分

４月１日～７日

4月8日

４月８日～１４日

４月１６日～利用日前日

7月分

５月１日～７日

5月8日

５月８日～１４日

５月１６日～利用日前日8月分

６月１日～７日

6月8日

６月８日～１４日

６月１６日～利用日前日

9月分

７月１日～７日

7月8日

７月８日～１４日

７月１６日～利用日前日

10月分

８月１日～７日

8月8日

８月８日～１４日

８月１６日～利用日前日

11月分

９月１日～７日

9月8日

９月８日～１４日

９月１６日～利用日前日

12月分

１０月１日～７日

10月8日

１０月８日～１４日

１０月１６日～利用日前日

利用月【利用案内】施設の予約は利用者登録が必要です。利用日当日は柳泉園グランドパークへ直接ご連絡ください。
※抽選後、当選した場合、「利用申込をする」を１４日までに選択してください。この手続きをしないと当選していても無効になります。
※通知メールアドレス『ryusenen.groundpark@blue.ocn.ne.jp』を受信できる環境にしてください。

柳泉園グランドパーク：042-473-3121