○独立行政法人国際交流基金文書管理規則
平成23年３月２日
平成22年度規程第46号
改正

平成26年５月28日平成26年度規程第23号

平成26年６月30日平成26年度規程第29号

平成29年３月10日平成28年度規程第54号

平成30年７月26日平成30年度規程第12号

令和４年３月31日令和３年度規程第39号

第１章 総則（目的）
第１条 この規則は、公文書等の管理に関する法律（平成21年法律第66号。以下「法」という。）第13条第１項の規定に基づき、独立行政法人国際交流基金（以下「基金」という。）における法人文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) 「法人文書」とは、基金の役職員が職務上作成し、又は取得した文書（図面、フィ
ルム及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）を含む。以下同じ。）であって、基金の役職員が組織的に用いるものとして、基金が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 国際交流基金ライブラリー、日本語国際センター図書館及び関西国際センター図
書館が、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理をしているもの(2) 「法人文書ファイル等」とは、基金における能率的な事務又は事業の処理及び法人
文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「法人文書ファイル」という。）及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) 「法人文書ファイル管理簿」とは、基金における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する
日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿
をいう。

1/22

(4) 「文書管理システム」とは、基金全体で利用可能な一元的な文書管理システムをいう。
第２章 文書の管理体制（総括文書管理者）
第３条 基金に総括文書管理者１名を置く。
２ 総括文書管理者は、総務部担当理事をもって充てる。
３ 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製(2) 法人文書の管理に関する関係省庁との調整及び必要な改善措置の実施(3) 法人文書の管理に関する研修の実施(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置(5) 法人文書ファイル保存等その他この規則の施行に関し必要な細則の整備(6) その他法人文書の管理に関する事務の総括（副総括文書管理者）
第４条 基金に副総括文書管理者１名を置く。
２ 副総括文書管理者は、総務課長をもって充てる。
３ 副総括文書管理者は、第３条第３項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
（文書管理者等）
第５条 文書管理者は、独立行政法人国際交流基金組織規程（以下「組織規程」という。）第５条第３項に定める課等にあっては第７条第３項に定める課長、室長又はチーム長を、組織規程第５条第１項に定める部等のうち、課等が置かれていない部等にあっては組織規程第７条第３項に定める次長（ただし、次長が置かれていない場合は、第７条第１項に定める部長等）を、海外事務所及び京都支部にあってはその長をもって充てる。
２ 文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存(2) 保存期間が満了したときの措置の設定(3) 法人文書ファイル管理簿への記載(4) 移管又は廃棄（移管・廃棄簿への記載を含む。）等(5) 管理状況の点検等

2/22

(6) 法人文書の作成（第３章）、標準文書保存期間基準（以下「基準」という。）の作成（第13条）等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
３ 文書管理担当者は、文書管理者が指名した者とする。
４ 文書管理担当者は、文書管理者のつかさどる事務の遂行を補佐する。
５ 文書管理者は、文書管理担当者を指定したときは、これを総括文書管理者に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。
６ 管理担当課等にあって、文書管理者のほかに職員がいない場合は、この規程及びこの規程に基づいて定める細則等中「文書管理担当者」とあるのは、「文書管理者」と読み替えるものとする。
（監査責任者）
第６条 基金に監査責任者１名を置く。
２ 監査責任者は、監査室長をもって充てる。
３ 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
（職員の責務）
第７条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第３章 作成（文書主義の原則）
第８条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第11条の規定に基づき、法第１条の目的の達成に資するため、基金における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに基金の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
（文書の作成等）
第９条 別表第１に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の法人文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。
２ 法令等の定めにより紙媒体での作成及び保存が義務付けられている場合、電子的管理
によってかえって業務が非効率となる場合等を除き、電子媒体により作成又は取得することを基本とする。
（適切・効率的な文書作成）
第10条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲
示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

3/22

２ 文書の作成に当たっては、原則として常用漢字表（平成22年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）
及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、分かりやすい用字用語で的確
かつ簡潔に記載しなければならない。
第４章 整理（職員の整理業務）
第11条 職員は、第12条及び第13条に従い、次に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、１件ごとに次のものを記載すること。ただし、処理に係る事案が軽微である場合、緊急を要する場
合その他特段の事情がある場合は、この限りではない。
ア 作成年月日又は取得年月日
イ 作成又は取得した部等及び課等の名称
ウ 保存期間又は保存期間満了時期
エ 文書区分（文書取扱細則で定められたもの）
オ その他法人文書であることを適切に示す上で必要と認められる事項(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物（法人文書ファイル）にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
（分類・名称）第12条 法人文書ファイル等は、基金の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的（三段階の階層構造）に分類（別表第１に掲げられた業務については、同表を参酌して分類）し、分かりやすい名称を付さなければならない。
（保存期間）
第13条 文書管理者は、別表第１に基づき、基準を定めなければならない。ただし、別表第１に定める保存期間を超える期間とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、当該文書管理者の定める期間とする。
２ 第11条第１号ウの保存期間の設定については、基準に従い、行うものとする。
３ 基準及び前項の保存期間の設定においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
４ 第11条第１号ウの保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日（以下4/22

「文書作成取得日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書
作成取得日から１年以内の日であって４月１日以外の日又は文書作成取得日の属する年
度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書ファイルの適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
５ 第11条第３号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
６ 第11条第３号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のう
ち最も早い日（以下「ファイル作成日」という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日又はファイ
ル作成日の属する年度の翌々年度の４月１日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
７ 第２項、第４項及び第５項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。
８ 第４項及び第６項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。
第５章 保存（法人文書ファイル保存の要領）
第14条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人文書フ
ァイル保存の要領を含む文書取扱細則を定めるものとする。
２ 文書取扱細則には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法(2) 電子文書の保存場所・方法(3) 引継手続(4) その他適切な保存を確保するための措置（保存）第15条 文書管理者は、文書取扱細則に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただ

5/22

し、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りではない。
２ 前項において、文書管理者は、法令の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合及び電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合を除き、法人文書を電子媒体により保存し、及び体系的に管理することを基本とする。
第６章 法人文書ファイル管理簿（分割・統合）第16条 文書管理者は、必要に応じて、法人文書ファイル管理簿を調整の上、法人文書フ
ァイルを分割又は統合することができる。
（法人文書ファイル管理簿の調製及び公表）
第17条 総括文書管理者は、基金の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令（平成22年政令第250号。以下「施行令」という。）第15条に基づ
き、文書管理システムをもって調製するものとする。
２ 法人文書ファイル管理簿は、インターネットの利用により公表するとともに、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。
３ 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
（法人文書ファイル管理簿への記載）
第18条 文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する法人文書ファイル等（保存期間が１年以上のものに限る。）の現況について、施行令第15条第１項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
２ 第１項の記載に当たっては、独立行政法人の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。）第５条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
３ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者
が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。
第７章 保存期間の延長及び移管又は廃棄（保存期間が満了したときの措置）
第19条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第２に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならな

6/22

い。
２ 文書管理者は、法人文書ファイル簿への記載により、前項の措置を定めるものとし、定めるにあたっては総括文書管理者の同意を得るものとする。
３ 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めるものとし、文書管理者は、第１項の措置を定めるに当たり、当該助言の内容に沿って、措置の変更を含む必要な対応を行うものとする。
（保存期間の延長）
第20条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの
当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間(4) 情報公開法第４条の規定による開示請求があったもの 情報公開法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
２ 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
（移管又は廃棄）第21条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファ
イル等について、第19条第１項の規定により定めた措置に基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
２ 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第１項第２号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行
政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
第８章 点検・監査及び管理状況の報告等

7/22

（点検・監査）第22条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度１回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
３ 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
（紛失等への対応）
第23条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、
直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
２ 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、事案の内容、影響等に応じて、理事長に報告し、公表等の措置を講ずるものとする。
（管理状況の報告等）
第24条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第９章 研修（研修の実施）第25条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
（研修への参加）
第26条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第10章 補則（秘密文書の取扱い）
第27条 秘密文書は、特に細密な注意を払って管理しなければならない。
２ 秘密文書の定義及び取扱い等の手続きについては、総括文書管理者が別に定める。
（細則）
第28条 この規則の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。
（他の法令、規程等との関係）
第29条 前各条の規定にかかわらず、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他法人文書

8/22

の管理に関する事項について、法令若しくはこれに基づく命令又は基金の他の内部規程に別段の定めがあるときは、その定めるところによる。
附則

１ この規程は、平成23年４月１日から施行する。
２ 独立行政法人国際交流基金文書管理規程（平成15年度規程第19号）は、廃止する。
附則（平成26年５月28日平成26年度規程第23号）

この規程は、平成26年５月28日から施行し、平成26年４月１日から適用する。
附則（平成26年６月30日平成26年度規程第29号）

この規程は、平成26年６月30日から施行する。
附則（平成29年３月10日平成28年度規程第54号）

この規程は、平成29年４月１日から施行する。
附則（平成30年７月26日平成30年度規程第12号）

この規程は、平成30年７月26日から施行する。
附則（令和４年３月31日令和３年度規程第39号）

この規程は、令和４年４月１日から施行する。
別表第１ 法人文書の保存期間基準
事項

業務の区分 当該業務に係る法人文書の類

保存期間

具体例

型（施行令別表の該当項）
基金の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1

設立又は 組織の存立に 設立又は改廃に係る登記、財 常用（無 ・登記書
改廃及びそ 関する重要な 産的基礎に関する文書
の経緯等

期限）

経緯等

・国有財産台帳
・資本金台帳・庁舎図面

2

海外事務 (1) 海外事務 ア

外国（本邦の域外にある 30年・交渉開始の契機

所の設置等

所の設置・

国又は地域をいう。）行政

・交渉方針

に伴う相手

移転・廃止

機関等との交渉に関する文

・決裁文書

国行政機関

等

書及び決裁文書（二の項イ

・他団体の状況調

との取決め

及びニ）

査

や国際機関

・関係団体・関係との取決め者のヒアリングとその経緯・情報収集・分析

9/22

イ

外務省等行政機関の質問

・外務省等行政機若しくは意見又はこれらに関への協議案

対する回答及び当該行政機・外務省等行政機

関との調整に関する文書

関からの質問・（二の項ロ）

意見・外務省等行政機
関からの質問・意見に対する回
答・外務省等行政機
関との調整に関する文書

ウ

外国行政機関との取決め

・外国行政機関と等に関する文書（二の項ハの取決めに関す及びニ）る文書(2) 国際機関 国際機関等との連携等に係る・外国・自治体・等との取決 取決め等に関する文書（二の民間企業等他団

め

体の状況調査項ハ及びニ）

・関係団体・関係者のヒアリング・情報収集・分析
3

規程の制 (1) 立案の検 ア
定又は改廃

立案基礎文書討30年

・業務方法書
・業務方針

及びその経

・業務計画

緯

・理事長指示イ

立案の検討に関する調査
研究文書

・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリングウ

立案の検討に関する審議
会等文書

・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事

10/22

録
・配付資料
・答申等
(2) 関係機関 関係機関協議文書

・協議案

への協議

・関係機関からの質問・意見・関係機関への回
答(3) 制定又は 制定又は改廃のための決裁文
改廃・規程案、細則案

書・理由、新旧対照表、参照条文(4) 外務大臣 外務大臣への届出に関する文への届出(5) 公表4

書
公表に関する文書

法令の規 独立行政法人 ア

立案基礎文書定に基づく 通則法その他 イ

立案の検討に関する調査

内閣総理大 の法令の規定

研究文書

・公表書
10年

・中期目標
・調査・検討資料
・関係団体・関係

臣又は外務 による内閣総
大臣の認

・届出書

者のヒアリング

理大臣又は外 ウ

評価委員会に意見聴取の・開催経緯

可、承認の 務大臣の認ための資料として提出され・諮問

求め、届出 可、承認の求た文書、評価委員会におけ・議事概要・議事等及びその め、届出等にる議事が記録された文書及経緯関する立案のび評価委員会の決定又は了・配付資料

検討その他の解に至る過程が記録された

・意見

経緯

文書
エ

録

認可、承認の求め、届出・業務方法書案等を行うための検討会議の・中期計画案

決裁文書及び提出された文・年度計画案書

・中期計画に係る
事業報告書
・届出案

11/22

・報告案
オ
5

公表に関する文書

業務運営 業務運営の方 ア

立案基礎文書

・公表書
10年の方針・計 針・計画等の・業務計画

画等の審議 審議及び決定 イ

立案の検討に関する調査及び決定又 又は了解に関

研究文書

・調査・検討資料
・関係団体・関係は了解（他 する立案の検者のヒアリングの項に掲げ 討その他重要 ウ

基金内の会議に検討用のるものを除 な経緯
く。）

・業務方針

・配付資料

資料として提出された文書
エ

決定又は了解の内容が記録された文書

・議事概要・要旨
・決定・了解の内容が記録された文書

6

事業評価の実施に係る基 10年

事業評価 事業の評価に ア

・決裁文書

に関する事 関する基本方

本方針の制定又は変更及び

・開催経緯

項

針の立案、評基金事業の評価に関する委

・議事概要・議事価書の作成そ員会に係る文書の他評価の実録
・配付資料

施に関する重 イ
要な経緯

評価の方針の制定又は変更に関する過程が記録された文書及び評価に関する調査

ウ・評価に関する調査報告書
・関係団体・関係者のヒアリング

評価書及びその要旨の作・評価書成のための決裁文書並びに・評価書要旨

これらに関する文書その他

・中期計画に係る

当該作成の過程が記録され暫定実績報告書た文書（4の項に掲げるものを除く。）
エ

事業評価の結果の反映状

・事業への反映状

況の作成に係る決裁文書及況案

び当該反映状況に関する文

・決裁文書

12/22

書その他当該作成の過程が記録された文書7

運営費交 (1) 運営費交 ア

運営費交付金等の要求に 10年

付金、施設

付金等の要

費及び会計

求その他予 イ

検査に関す

算に関する

び国庫債務負担行為の配賦

る事項（4

重要な経緯

に関する文書（二十一の項

の項に掲げ

に関する重

ニ）

るものを除

要な経緯

・概算要求書関する文書

ウ

収入支出予算、継続費及く。）

寄附金及び会員制度に関する文書(2) 収入及び ア・支出予算実施計
画表

・寄附申込書
・決裁文書

収入及び支出での決算報 10年・収入支出決算書

支出の決算

告書並びにその作製の基礎

・財務諸表

報告書並び

となった意思決定及び当該・金銭出納簿に国の債務意思決定に至る過程が記録

・預貯金出納簿に関する計された文書（二十二の項

・総勘定元帳

算書の作製

イ）

・勘定内訳書その他の決・予算差引簿算に関する・有価証券台帳

重要な経緯

・固定資産物品管理台帳
会計検査院に提出又は送 5年イ付した計算書及び証拠書類

・計算書
・証拠書類
（※会計検査院保有のものを除く。）

ウ

会計検査院の検査を受けた結果にする文書

・意見又は処置要求（※会計検査院保有のものを除く。）

8

業務、会 業務、会計経 業務、会計経理等の監査に関 10年

13/22

・監事監査報告書

計経理等の 理等の監査する文書

・監査室監査報告

監査に関す

書

る事項
基金における職員の人事に関する事項
9

職員の人 (1) 人事記録 人事記録に関する文書

30年

事に関する

・人事記録に関する文書

事項（1の (2) 職員の採 職員の採用、任免、昇給、評 10年
項から8の用、任免、 価、表彰、懲戒等に関する文

項までに掲

昇給、評

げるものを

価、表彰、

除く。）

懲戒等

・決裁文書

書

(3) 職員の給 職員の給与等に関する文書

5年

与等

・出勤簿
・給与簿
・手当認定書(4) 職員の出 職員の旅行命令等に関する文 5年
張等・旅行命令書書(5) 職員の研 ア
修の実施に計画の立案に関する調査 3年関する計画 イ

研究文書（十七の項）
計画を制定又は改廃するの立案の検ための決裁文書（十七の

討その他の

項）

職員の研修 ウ

職員の研修の実施状況がに関する重記録された文書（十七の

要な経緯

項）

・関係団体・関係者のヒアリング
・決裁文書

・実績(6) 職員の兼 職員の兼職の許可の申請書及 3年・申請書

職の許可に び当該申請に対する許可に関・承認書関する重要 する文書（十八の項）
な経緯(7) 退職手当 退職手当の支給に関する決定 支給制限 ・決裁文書の支給に関 の内容が記録された文書及び その他のする重要な 当該決定に至る過程が記録さ 支給に関

14/22

経緯

れた文書（十九の項）

する処分
を行うこ
とができ
る期間又
は5年のい
ずれか長
い期間

主催事業の実施に関する事項
10 主催事業 主催事業の計 ア

立案基礎文書

10年

・基本方針の実施に関 画立案、関係

・基本計画

する事項

・理事長指示者との協議、事業の実施そ イ

立案の検討に関する委員の他重要な経会等の文書、関係者との協緯議、調査報告書等

・議事概要・議事録
・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリングウ

事業実施のための決裁文
書

エ

・決裁文書
・事前評価書事業の経費積算が記録さ・経費積算れた文書その他の入札及び・仕様書契約に関する文書・業者選定基準
・入札結果
・契約書

オ

事業を報告する文書

・事業報告書

カ

事業の事後評価に関する・事業評価書文書
11 表彰に関 国際交流基金 国際交流基金賞及び地球市民 10年
する事項

・選考基準

賞及び地球市 賞の授与のための決裁文書及・選考委員会議事

民賞の授与奪 び伝達の文書（二十八の項）

概要・議事録の重要な経緯

・選考案
・伝達

15/22

・受章者名簿
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
12 個人又は (1) 補助金等 ア交付の要件に関する文書 交付に係 ・申請要領

法人の権利

（補助金等

（十三の項イ）

義務の得喪

に係る予算

終了する

及びその経

の執行の適

日に係る ・審査要領・選考

緯

正化に関す

特定日以

る法律（昭 イる事業が ・交付規則・交付交付のための決裁文書そ 後5年要綱・実施要領

基準・申請書

和30年法律の他交付に至る過程が記録

・審査案

第179号）された文書（十三の項ロ）

・理由

第2条第1項 ウの補助金等

補助事業等実績報告書

・実績報告書（十三の項ハ）

をいう。以
下同じ。）
の交付に関
する重要な
経緯
(2) 異議申立 ア

異議申立書又は口頭によ 裁決、決 ・異議申立書てに関するる異議申立てにおける陳述 定その他 ・録取書

審議会等にの内容を録取した文書（十 の処分が

おける検討

四の項イ）

その他の重 イ

される日

要な経緯

審議会等文書（十四の項 に係る特 ・諮問
定日以後 ・議事概要・議事

ロ）

10年

録
・配付資料
・答申、建議、意見ウ

裁決、決定その他の処分・弁明書するための決裁文書その他

・反論書

当該処分に至る過程が記録・意見書された文書（十四の項ハ）

16/22

エ

裁決書又は決定書（十四・裁決・決定書の項ニ）(3) 基金を当 ア事者とする訴訟の提起に関する文書 訴訟が終 ・訴状（十五の項イ）

訴訟の提起 イ

結する日 ・期日呼出状

訴訟における主張又は立 に係る特 ・答弁書

その他の訴証に関する文書（十五の項 定日以後 ・準備書面

訟に関する

ロ）

10年

重要な経緯

・各種申立書・口頭弁論
・証人等調書・書証

ウ

判決書又は和解調書（十
五の項ハ）

・判決書
・和解調書

その他の事項
13 国会にお 国会審議（1 国会審議文書（二十九の項） 10年

・議員への説明

ける審議等 の項から12の・趣旨説明に関する事 項に掲げるも

・想定問答

項

・答弁書

のを除く。）

・国会審議録14 文書の管 文書の管理等 ア

法人文書ファイル管理簿 常用（無 ・法人文書ファイ

理等に関す

その他の業務に常時利用す 期限）

る事項

るものとして継続的に保存

ル管理簿

すべき法人文書（三十の項）
取得した文書の管理を行 5年

イ

・受付簿

うための帳簿（三十一の項）
決裁文書の管理を行うた 30年

ウ

めの帳簿（三十二の項）
法人文書ファイル等の移 20年

エ

管又は廃棄の状況が記録された帳簿（三十三の項）

17/22

・決裁文書ファイル簿
・移管・廃棄簿

15 法令、閣 法令、閣議そ 法令、閣議その他の事項に関 10年

・照会・回答文書

議その他の の他の事項に する関係機関、地方公共団体

・取得文書

事項に関す 関する関係機 との協議又は調整に関する文

・議事概要・議事る関係機

関、地方公共 書

録

関、地方公 団体との協議

・配付資料

共団体との 又は調整及び・報告書

協議又は調 その経緯
整に関する
事項（1の
項から14の
項までに掲
げるものを
除く。）
備考
一 この表における次に掲げる用語の意義は、それぞれ次に定めるとおりとする。
1

立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針、計画等が記録された文書

2

審議会等文書 審議会その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合（この表において「審議会等」という。）に検討のための資料として提出された文書及び審議会等の議事、答申、建議、報告若しくは意見が記録された文書その他審議会等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書

3

調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書

4

決裁文書 基金の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を基金の意思として決定し、又は確認した法人文書

5

関係機関協議文書 他の機関（国の機関、独立行政法人等及び国際機関等を含む。）への協議に係る案、当該協議に関する他の機関の質問若しくは意見又はこれらに対する回答が記録された文書その他の当該協議に関する文書

6

国会審議文書 国会における議案の趣旨の説明又は審議の内容が記録された文書、国会において想定される質問に対する回答に関する文書その他の国会審議に関する文書

7特定日 第13条の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の4月118/22

日（当該確定することとなる日から1年以内の日であって、4月1日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日）
二 運営費交付金等及び会計検査に関する事項について、別に保存年限の定めがあるものは、当該定めによる。
三 本表の第三欄は、法第4条の趣旨を踏まえ、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから、同欄における「過程が記録された文書」は、基金における重要な経緯が記録された文書である。
四 本表各項の第四欄に掲げる保存期間については、それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する課等に適用するものとする。
五 本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質、内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。
別表第２ 保存期間満了時の措置の設定基準
１ 基本的考え方
法第１条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第４条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
２ 具体的な移管・廃棄の判断指針

19/22

１の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置（移管・廃棄）の判断については、以下の(1)～(2)に沿って行う。
(1) 別表第１に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表（用語の意義は、別表第１の用語の意義による。）の右欄のとおりと
する。
事項

業務の区分

保存期間満了時の措置基金の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1

設立又は改廃及びそ 組織の存立に関する重要な経緯等

移管

の経緯等
2

海外事務所の設置等 (1) 海外事務所の設置・移転・廃止等

廃棄に伴う相手国行政機 (2) 国際機関等との取決め
関との取決めや国際機関との取決めとその経緯
3

規程の制定又は改廃 (3) 立案の検討及びその経緯廃棄(4) 関係機関への協議(5) 制定又は改廃(6) 外務大臣への届出(7) 公表4

法令の規定に基づく 独立行政法人通則法その他の法令の規定 廃棄
内閣総理大臣又は外 による内閣総理大臣又は外務大臣の認
務大臣の認可、承認 可、承認の求め、届出等に関する立案のの求め、届出等及び 検討その他の経緯
その経緯

5

業務運営の方針・計 業務運営の方針・計画等の審議及び決定 廃棄画等の審議及び決定 又は了解に関する立案の検討その他重要又は了解（他の項に な経緯掲げるものを除く。）

6

事業評価に関する事 事業の評価に関する基本方針の立案、評 廃棄
項価書の作成その他評価の実施に関する重

20/22

要な経緯
7

運営費交付金、施設 (1) 運営費交付金等の要求その他予算に 廃棄費及び会計検査に関関する重要な経緯に関する重要な経緯 ※別表第1の備考二に掲する事項（4の項に掲 (2) 収入及び支出の決算報告書並びに国げるものも同様とす

げるものを除く。）

る。

の債務に関する計算書の作製その他の決算に関する重要な経緯

8

業務、会計経理等の 業務、会計経理等の監査

廃棄監査に関する事項
基金における職員の人事に関する事項
9

職員の人事に関する (1) 人事記録に関する文書

廃棄事項（1の項から8の (2) 職員の採用、任免、昇給、評価、表項までに掲げるもの
を除く。）

彰、懲戒等
(3) 職員の給与等(4) 職員の出張等(5) 職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯(6) 職員の兼職の許可に関する重要な経緯(7) 退職手当の支給に関する重要な経緯

主催事業の実施に関する事項
10 主催事業の実施に 主催事業の計画立案、関係者との協議、 廃棄関する事項

事業の実施その他重要な経緯

11 表彰に関する事項 国際交流基金賞及び地球市民賞の授与奪 廃棄の重要な経緯個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
12 個人又は法人の権 (1) 補助金等の交付に関する重要な経緯 廃棄
利義務の得喪及びそ (2) 異議申立てに関する審議会等におけ 以下については移管の経緯

る検討その他の重要な経緯

し、他の文書は廃棄(3) 基金を当事者とする訴訟の提起その ・法令の解釈やその後

21/22

他の訴訟に関する重要な経緯の政策立案等に大きな影響を与えた事件
に関するものその他の事項
13 国会における審議 国会審議（1の項から12の項に掲げるも 廃棄等に関する事項のを除く。）

14 文書の管理等に関 文書の管理等

廃棄

する事項
15 法令、閣議その他 法令、閣議その他の事項に関する関係機 廃棄の事項に関する関係 関、地方公共団体との協議又は調整及び機関、地方公共団体 その経緯との協議又は調整に関する事項（1の項から14の項までに掲げるものを除く。）
注① 「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管することとする。
② 「廃棄」とされているものであっても、１の基本的考え方に照らして、国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって、社会的な影響が大き
く政府全体として対応し、その教訓が将来に活かされるようなものについては、移管が必要となる。
③ 移管については、当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。
(2) 上記に記載のない業務に関しては、１の基本的考え方に照らして、文書管理者において個別に判断するものとする。

22/22