○東京国際大学における公的研究費の管理・監査の実施基準
平成 26 年 9 月 5 日 制定
最近改正 2022 年 5 月 13 日競争的研究費は，原則として研究者個人もしくはそのグループに対して付与されるものであるが，その財源を国民の税負担に依拠していることから，国民の期待と信頼に応える適正・有効かつ規律ある使用が求められる。これを踏まえ，競争的研究費等の管理は，当該競争的研究費等を獲得した研究者のみに委ねることなく，本学の責任において統一的・包括的に行うこととする。この目的を達成するため，「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(平成 19 年 2 月 15 日文部科学大臣決定，令和 3 年 2月 1 日改正。以下，「文科省ガイドライン」という)に基づき，本学の実施基準を以下の通り制定する。
第 1 節 学内の責任体系
1 競争的研究費等の運営・管理に関わる責任体系
競争的研究費等の運営・管理を適正に行うため，次の通り各段階の責任者を定め，その職名を本学ホームページに公開する。
(1) 競争的研究費等の運営・管理に関わる最終管理責任者
職名：学長
責任：本学全体を統括し，競争的研究費等の運営・管理について最終責任を負う。
役割：ア 不正防止対策の基本方針を策定・周知するとともに，それらを実施するために必要な措置を講じる。また，統括管理責任者およびコンプラ
イアンス推進責任者が責任をもって競争的研究費等の運営・管理が行えるよう，適切にリーダーシップを発揮する。
イ 不正防止対策の基本方針や具体的な不正防止対策の策定に当たっては，常務会において，その実施状況や効果等について役員等と議論を深める。

ウ 学長が教授会への出席等を通じて不正防止に向けた取組を促すなど，様々な啓発活動を定期的に行い，構成員の意識の向上と浸透を図る。
(2) 統括管理責任者
職名：大学事務局長
責任と権限：学長を補佐し，競争的研究費等の運営・管理について本学全体を組織横断的に統括する責任と権限を持つ。
役割：本学全体の不正防止対策を策定・実施し，実施状況につき確認するとともに学長に報告する。
(3) コンプライアンス推進責任者
職名：学務部総務・教育研究支援課課長
責任と権限：本学における競争的研究費等の運営・管理について，実質的な責任と権限をもつ。
役割：統括管理責任者の指示の下で，次の役割を担う。
ア

本学における不正防止対策を実施し，実施状況につき確認するとともに統括管理責任者に報告する。
イ

不正防止のため，本学において競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての本学構成員に対し，コンプライアンス教育を実施し，またその受講状況を管理監督する。
ウ

本学において，定期的に啓発活動を実施する。

エ本学において構成員が競争的研究費等の管理・執行を適切に行っているか等をモニタリングし，必要に応じて改善を指導する。
2 監事に求められる役割（1） 監事は，不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について全学の観点から確認し，意見を述べる。
（2） 監事は，特に，統括管理責任者又はコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか，また，不正防止計画が適切に実施されているかを確認し，意見を述べる。

第 2 節 適正な運営・管理の基盤となる環境の整備学長は，競争的研究費等の不正な使用が行われる可能性が常にあるという前提の下で不正な使用を誘発する要因を除去し，十分な抑止機能を備えた環境・体制の構築を図らなくてはならない。
1 コンプライアンス教育・啓発活動の実施（関係者の意識の向上と浸透）(1) コンプライアンス推進責任者は，統括管理責任者が策定する実施計画に基づき，競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員を対象としたコンプライアン
ス教育を実施する。
(2) コンプライアンス教育の内容は，各構成員の職務内容や権限・責任に応じた効果的で実効性のあるものを設定し，定期的に見直しを行う。
(3) 実施に際しては，あらかじめ一定の期間を定めて定期的に受講させるとともに，対象者の受講状況及び理解度について把握する。
(4) これらの内容を遵守する義務があることを理解させ，意識の浸透を図るために，競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対し，受講の機会等に次の内容を含む誓約書等の提出を求める。当該誓約書等は，競争的研究費等の申請の要件とし，又，その提出がない場合は，競争的研究費等の運営・管理に関わることができないこととする。
（ア） 本学の規則等を遵守すること（イ） 不正を行わないこと（ウ） 規則等に違反して不正を行った場合は，本学や競争的研究費等の配分機関（文科省ガイドライン「用語の定義」（3）に定義する機関）の処分及び法的な責任を負うこと（5） コンプライアンス推進責任者は，統括管理責任者が策定する実施計画に基づき，競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対して，コンプライアンス教育にとどまらず，不正根絶に向けた継続的な啓発活動を実施する。
（6） 「学校法人東京国際大学倫理綱領」は，競争的研究費等の運営・管理において，これに関わる全ての構成員に対する行動規範として位置づけられるものとする。
2 ルールの明確化・統一化
本学における競争的研究費等に係る事務処理手続きは，「東京国際大学科学研究費補助金研究員規程」，「東京国際大学科学研究費補助金研究員規程施行細則」および「科学研究費補助金執行・事務マニュアル」をルールおよび手引として統一的に運用される。
これらのルール等は，学内の研究者及び競争的研究費等により謝金，旅費等の支給を受ける学生等に対して周知徹底を図り，また運用の実態とルール等が乖離していないか常に見直しを行う。
3 職務権限の明確化（1）競争的研究費等に係る事務は，学務部総務・教育研究支援課が所管する。
（2）競争的研究費等に係る事務処理の決裁権限は，「学校法人東京国際大学稟議及び決裁権限に関する規程」の定めるところによる。
4 告発等の取扱い，調査及び懲戒等
競争的研究費等に係る不正についての告発等(以下，「告発等」という)の取扱い，これに係る調査並びに懲戒等の手続きは以下の通りとする。
（1）本学内及び学外からの告発等(学内外からの不正の疑いの指摘，本人からの申出など)を受け付ける窓口は，法人本部「コンプライアンス相談窓口」とする。
（2）告発等を受け付けた場合，コンプライアンス推進責任者及び統括管理責任者を通じて，直ちに学長にその内容等を報告しなければならない。
（3）告発等を受け付けた場合は，受付から 30 日以内にその内容の合理性を確認し調査の要否を判断するとともに，当該調査の要否を配分機関に報告するものとする。報道や会計検査院等の外部機関からの指摘による場合も同様の取扱とする。
（4）調査が必要と判断された場合は，学外の第三者(弁護士，公認会計士等)を含む調査委員会を設置し，調査を実施する。第三者の調査委員は，本学及び告発者，被告発者と直接の利害関係を有しない者でなければならない。調査委員会は，不正の有無及び不正の内容，関与した者及びその関与の程度，不正使用の相当額等について調査し，これらにつき認定する。
（5）前号の認定を得るまでの間，必要に応じて，被告発者を含む調査対象となっている者に対し，当該調査の対象たる競争的研究費等の使用停止を命ずることとする。
（6）当該告発等に係る調査の実施に当たっては，以下の通り，当該告発等に係る競争的研究費等の配分機関への報告及び調査への協力等を行う。

(ア) 調査方針，調査対象及び方法等についての報告及び協議(イ) 調査結果，不正発生要因，不正に関与した者が関わる他の競争的研究費等における管理・監査体制の状況，再発防止計画等を含む最終報告書の提出(告発等の受付から 210 日以内。期間内に調査未完了の場合は中間報告の提出)(ウ) 調査過程において不正の事実が一部でも確認された場合における当該確認部分についての認定及び報告(エ) 前各号の他，配分機関の求めに応じての調査進捗状況報告及び中間報告の提出(オ) 当該告発等に係る資料の配分機関への提出又は配分機関への供覧，配分機関による現地調査受け入れ(調査に支障がある等の正当な事由がある場合を除く)（7）告発等に係る調査結果不正が認定された場合の懲戒に関する手続きは，「東京国際大学専任教員就業規則」第 31 条又は「学校法人東京国際大学職員就業規則」第39 条に則りこれを行う。
第 3 節 不正発生要因の把握と不正防止計画の策定・実施
学長は，不正を防止するために最大限の努力を払うことを学内外に表明し，不正の発生要因についての全学の状況の体系的整理・評価に基づく不正防止計画を，その責任において策定させ，自ら率先して不正防止計画の進捗管理に努める。
1

防止計画推進部署（1）全学的な観点から不正防止計画の推進を担当する部署（以下「防止計画推進部署」という。）は学務部総務・教育研究支援課とする。
（2）防止計画推進部署は，統括管理責任者とともに機関全体の具体的な対策（不正防止計画，コンプライアンス教育・啓発活動等の計画を含む。）を策定・実施し，実施状況を確認する。
（3）防止計画推進部署は監事との連携を強化し，必要な情報提供等を行うとともに，不正防止計画の策定・実施・見直しの状況について意見交換を行う機会を設ける。

2 不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施（1）防止計画推進部署は，競争的研究費等に係る内部監査を担当する法人本部財務経理課とも連携し，不正を発生させる要因がどこにどのような形であるのか，全学の状況を体系的に整理し評価する。
（2）学長が策定する不正防止対策の基本方針に基づき，統括管理責任者及び防止計画推進部署は，全学の具体的な対策のうち最上位のものとして，不正防止計画を策定する。
（3）不正防止計画の策定に当たっては，上記（1）で把握した不正を発生させる要因に対応する対策を反映させ，実効性のある内容にするとともに，不正発生要因に応じて随時見直しを行い，効率化・適正化を図る。
（4）部局等は，不正根絶のために，防止計画推進部署と協力しつつ，主体的に不正防止計画を実施する。
第 4 節 研究費の適正な運営・管理活動
第 3 節の不正防止計画を踏まえ，適正な予算執行を行う。また，研究費の執行に関する書類やデータ等は一定期間保存し，後日の検証を受けられるようにする。学務部総務・教育研究支援課は，防止計画推進部署として，以下の通り競争的研究費等の適正な運営・管理活動を遂行する。
(1) 予算の執行①

研究者ごとの予算の執行状況を検証し，実態と合ったものになっているか定期的に確認し，問題がある場合は当該研究者に改善を促す。

②

発注段階で支出財源の特定を行い，予算執行の状況を遅滞なく把握できるようにする。

(2) 癒着防止対策①

不正な取引は研究者と業者の関係が緊密な状況下で発生しがちであることに鑑
み，不正な取引に関与した業者には「東京国際大学固定資産及び物品等調達規程」第 9 条に基づく取引停止処分を行い，また必要に応じ実効性を勘案のうえ業者に対し誓約書の提出を求める等，癒着を防止する対策を講じる。

【誓約書の内容骨子】

・本学の規則等を遵守し，不正に関与しないこと
・内部監査及びその他調査等において，取引帳簿の閲覧・提出等の要請に協力すること・不正が認められた場合は，取引停止を含むいかなる処分を講じられても異議がないこと
・構成員から不正な行為の依頼等があった場合には通報すること②

発注・検収業務については，原則として事務所管部署が実施することとし，当事者以外によるチェック体制を確立し有効に機能せしめる。検収の際は，発注データ（発注書や契約書等）と納入された現物を照合するとともに，据え付け調整等の設置作業を伴う納品の場合は，設置後の現場において納品を確認する。

(3) その他①

非常勤雇用者の勤務状況確認等の雇用管理は，原則として事務所管部署が実施する。

②

換金性の高い物品については，その特性に鑑み適切に管理する。

③

研究者の出張計画の実行状況等を事務部門で把握・確認できる体制とする。

第 5 節 情報発信・共有化の推進
本学の規模と特性に応じた実効性ある不正防止体制を構築・整備し維持するため，学内での情報共有はもとより，競争的研究費等に係りのある他大学や学外の諸機関との間における情報共有が必要かつ有効と考えられる。このことを念頭に，以下の施策を講じる。
(1) 相談窓口の設置
本学における競争的研究費等の使用に関するルール等について，学内外からの相談を受け付ける窓口を学務部総務・教育研究支援課とし，本学ホームページ等により学内外に公表する。
(2) 不正防止への取組み方針等の対外公表

競争的研究費等に係る不正防止への本学の取組み方針や，行動規範，不正防止計画，管理・運営体制，告発等の通報窓口等を体系化し，本学ホームページ等により学外に公表する。
第 6 節 モニタリング
競争的研究費等の適正な運営・管理を実効あらしめ，不正発生の可能性を最小にすることを目指し，全学的視点に立ち本学の規模と特性を踏まえた効果的なモニタリング体制を以下の通り定め，また，別表に例示する不正発生のリスク要因を勘案し，機動的な監査実施による牽制機能の強化を図る。
(1) 本実施基準に基づく競争的研究費等に係る内部監査においては，以下の各監査担当部署は，学長の直轄的な組織と位置付け，実効性ある権限を付与し強化する。
(2) 経理面からの内部監査
経理的な側面からの内部監査は，法人本部財務経理課が担当し，毎年度定期的に，ルールに照らして会計書類の形式的要件等が具備されているかなど，財務情報に対するチェックを一定数実施する。また，競争的研究費等の管理体制の不備の検証も行う。
(3) システム・業務面の内部監査ルール違反防止のためのシステムや業務の有効性・効率性等の観点からの内部監査は，防止計画推進部署である学務部総務・教育研究支援課がこれを担当する。監査に当たっては，別記文科省ガイドライン第 3 節の 2 の「実施上の留意事項①」に列挙されている諸リスクを踏まえ，本学の特性に照らして重点的に管理すべきリスクを取り上げ，サンプリングや抜き打ち検査等を活用して有効なリスクアプローチ監査を実施することとする。
（4）内部監査の実施に当たっては，過去の内部監査や，統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングを通じて把握された不正発生要因に応じて，監査計画を随時見直し，効率化・適正化を図るとともに，専門的な知識を有する者（公認会計士や他の機関で監査業務の経験のある者等）を活用して内部監査の質の向上を図る。

(5) 監事及び会計監査人との連携
競争的研究費等の管理・監査における内部監査担当部署は，当該内部監査実施にあたり，監事及び会計監査人との連携を強化し，効率的・効果的かつ多角的な監査を実施できるよう配慮するとともに，本学における不正防止に関する内部統制の整備・運用状況や，モニタリング，内部監査の手法，競争的研究費等の運営・管理の在り方等について定期的に意見交換を行う。
改廃
この実施基準の改廃は，常務会の議を経て理事長が行う。
附則

この実施基準は，平成 26 年 10 月 1 日から施行する。
附 則
この改正基準は, 2019 年 9 月 1 日から施行する。
附 則
この改正基準は，2021 年 10 月 15 日から施行する。
附 則
この改正基準は，2022 年 5 月 13 日から施行する。
（別表）・ルールと実態の乖離（発注権限のない研究者による発注，例外処理の状態化など）・決裁手続が複雑で責任の所在が不明確
・予算執行の特定の時期への偏り
・業者に対する未払い問題の発生・競争的研究費等が集中している，又は新たに大型の競争的研究費等を獲得した部局・研究室

・取引に対するチェックが不十分（事務部門の取引記録の管理や業者の選定情報の管理が不十分）
・同一の研究室における，同一業者，同一品目の多頻度取引，特定の研究室のみでしか取引実績のない業者や特定の研究室との取引を新規に開始した業者への発注の偏り
・データベース・プログラム・デジタルコンテンツ作成，機器の保守・点検など，特殊な役務契約に対する検収が不十分
・検収業務やモニタリング等の形骸化（受領印による確認のみ，事後抽出による現物確認の不徹底など）・業者による納品物品の持ち帰りや納品検収時における納品物品の反復使用
・非常勤雇用者の勤務状況確認等の雇用管理が研究室任せ
・出張の事実確認等が行える手続が不十分（二重払いのチェックや用務先への確認など）
・個人依存度が高い，あるいは閉鎖的な職場環境（特定個人に会計業務等が集中，特定部署に長い在籍年数，上司の意向に逆らえないなど）や，牽制が効きづらい研究環境（発注・検収業務などを研究室内で処理，孤立した研究室など）