社長必見！！

≪ここがポイント≫マイナンバーガイドライン（事業者編）

平成27年２月版
特定個人情報保護委員会事務局

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」の概要
マイナンバーに対する国民の懸念と保護措置※特定個人情報：マイナンバーをその内容に含む個人情報○ マイナンバーを用いた個人情報の追跡・突合が行われ、集約された個人情報が外部に漏えいするのではないか。
○ 他人のマイナンバーを用いた成りすまし等により財産その他の被害を負うのではないか。
⇒ 番号法では、マイナンバーの利用範囲を限定し、利用目的を超えた目的での利用を禁止するなど保護措置を規定。

ガイドラインの必要性＜ガイドラインの必要性＞○ 従業員の源泉徴収票作成時にマイナンバーを取り扱うため、広く民間企業に番号法のルールを周知することが必要。
○ 番号法に定められている保護措置においては、利用範囲が法律で限定されているなど個人情報保護法と取扱いが異なることから、実務を行う現場が混乱しないための具体的な指針が必要。
＜ガイドラインの作成方針＞○ 検討に当たっては、民間企業からのヒアリングや企業の実務担当者が参加する検討会を開催し、民間企業の意見を聴きながら作成。
○ 番号法の規定及びその解釈について、実務的な具体例を用いて分かりやすく解説することを主眼。
※番号法において、国はマイナンバーその他の特定個人情報の取扱いの適正を確保するために必要な措置を講ずる（4条）、委員会はマイナンバーその他の特定個人情報の有用性に配慮しつつ、その適正な取扱いを確保するために必要な行政機関や民間事業者に対する指導及び助言等の措置を講ずる(37条)とされている。

今後の広報活動（１）経済団体等の協力を得て、説明会を実施予定。
○ 経済団体 ： 全国各地において、地方の団体に対しても説明会を実施予定。
○ 金融関連の業界団体○ そのほか、財務省財務局の協力を得て、地方経済界向けの説明会を実施予定。
（２）上記団体等が発行する広報紙、機関紙等へのマイナンバー及びガイドラインに関する説明記事の掲載を依頼。

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ガイドライン（事業者編）の内容

マイナンバーの適正な取扱いを確保するために最低限守るべき事項及び具体例を記述＜利用の制限＞○ マイナンバーを利用できる事務については、番号法によって限定的に定められています（原則的な利用）。
○ 事業者がマイナンバーを利用するのは、主として、社会保障及び税に関する手続書類に従業員等のマイナンバーを記載して行政機関等及び健康保険組合等に提出する場合です（個人番号関係事務）。
○ 例外的なマイナンバーの利用は、①金融機関が激甚災害時等に金銭の支払を行う場合、②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合に限られています。
被保険者資格取得届（イメージ）

支払調書（イメージ）
支払いを受ける者

個人番号
氏
名

1234…
番号太郎

源泉徴収票（イメージ）
支払いを受ける者

個人番号
氏
名

5678…
難波一郎

個人
番号

被保険者
氏名

資格取得
年月日

5678…

難波一郎

28.4.1

9876…

難波花子

28.4.1＜利用目的の範囲内として利用が認められる場合＞＊ 前年の給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けたマイナンバーについては、同一の雇用契約に基づいて発生する当年以後の源泉徴収票作成事務のために利用することができると解されます。
＊ 事業者は、給与所得の源泉徴収票作成事務のほか健康保険・厚生年金保険届出事務等を行う場合、従業員等からマイナンバーの提供を受けるに当たって、これらの事務の全てを利用目的として特定して、本人への通知等を行うことにより、利用目的の変更をすることなくマイナンバーを利用することができます。
＜利用目的の変更が認められる場合＞＊ 雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けたマイナンバーを、雇用契約に基づく健康保険・厚生年金保険届出事務等に利用しようとする場合は、利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、健康保険・厚生年金保険届出事務等にマイナンバーを利用することができます。

2

＜提供の制限＞○○○○＜収集・保管制限＞

個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。
番号法で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはなりません。
＜番号法で限定的に明記された場合＞（番号法第19条各号（抄））○個人番号利用事務実施者からの提供（第１号）○個人番号関係事務実施者からの提供（第２号）○本人又は代理人からの提供（第３号）○委託、合併に伴う提供（第５号）○情報提供ネットワークシステムを通じた提供（第７号）○特定個人情報保護委員会からの提供の求め（第11号）○各議院審査等その他公益上の必要があるときの提供（第12号）○人の生命、身体又は財産の保護のための提供（第13号）

番号法で限定的に明記された場合
本人ほか

会社

個人番号
個人番号

1234 ･・
5678 ・・････････････

税務署、年金事務所等

個人番号
個人番号

1234 ･・
5678 ・・････････････＊ 事業者は、給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員等に対し、マイナンバーの提供を求めることとなります（番号法第19条第３号）。一方、従業員等の営業成績等を管理する目的で、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
＊ 同じ系列の会社間等で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合、従業員等が現在就業している会社のファイルにのみそのマイナンバーを登録し、他の会社が当該マイナンバーを参照できないようなシステムを採用していれば、共有データベースにマイナンバーを記録することが可能であると解されます。
＊ 共有データベースに記録されたマイナンバーを出向者本人の意思に基づく操作により出向先に移動させる方法をとれば、本人が新たにマイナンバーを出向先に提供したものとみなすことができるため、提供制限には違反しないものと解されます。
＊ 扶養控除等申告書は、７年間の保存義務があることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載されたマイナンバーを保管しておく必要はなく、原則として、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。

3

＜安全管理措置等①（委託の取扱い）＞○ 個人番号関係事務の全部又は一部の委託者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

会社

必要かつ適切な監督

Ａ社

必要かつ適切な監督

Ｂ社

再委託

委託

必要かつ適切な監督

Ｃ社再々委託間接的な監督義務《必要かつ適切な監督》○ ①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握○ 委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。
○ 契約内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければなりません。
○ 委託者は、委託先だけではなく、再委託先・再々委託先に対しても間接的に監督義務を負います。

○

個人番号関係事務の全部又は一部の委託先は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。

会社

委託Ｘ社

再委託Ｙ社

再々委託Ｚ社許諾4＜安全管理措置等②（安全管理措置）＞○ マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。
基本方針の策定＜組織体制例＞
責任者○○課長

事務取扱担当□□係

会社取扱規程等の策定

事務取扱担当者▲▲

組織的安全管理措置

人的安全管理措置

物理的安全管理措置

技術的安全管理措置《基本方針の策定》○ 特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要です。

《人的安全管理措置》○ 事務取扱担当者の監督○ 事務取扱担当者の教育《取扱規程等の策定》○ 特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければなりません。

《物理的安全管理措置》○ 特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、マイナンバーの削除、機器及び電子媒体等の廃棄《組織的安全管理措置》○ 組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱状況の把握
及び安全管理措置の見直し《技術的安全管理措置》○ アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報漏えい等の防止

中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響を配慮しています。

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