岐阜市立女子短期大学「学生の声」意見箱の運用に関する取扱い
制定(令和 3 年 10 月 27 日)

改正

令和 4 年 3 月 9 日

第１ 目的
この取扱いは、岐阜市立女子短期大学（以下、「本学」という。
）が、本学の学生（以下、「学生」という。
）から意見・提案等を収集し、本学の教育研究活動の環境及び学生支援の実現の充実等に寄与するため、「学生の声」意見箱(以下、「意見箱」という。)を設置することに関し、必要な事項を定めるものとする。
第２ 方法
学生による投書は、以下に定める方法により行うものとする。
(1) 氏名、学籍番号、所属学科名及び公開の可否の別を明記し、所定の場所に設置された意
見箱に投函、又は本学が指定するメールアドレスにより送信することとする。ただし、理由がある場合は、氏名及び学籍番号を無記名とすることができる。
(2) 投函又は送信（以下、「投函等」という。
）は、所定の様式（様式第 1 号）を使用することとする。
(3) 前号の規定に関わらず、学生の声として提出する意思を持って投函等したと認められるものについては、学生の声として取り扱うことができる。
第３ 禁止行為
学生は、意見箱に投函等を行うに当たり、以下に定める事項に該当する内容を投函等してはならない。以下の事項に該当し、又はそのおそれがある投函等に対しては、本学は回答を行わない。
(1) 公序良俗、法律及び法令等に違反するもの。
(2) 特定の個人・団体等を誹謗、中傷、又は名誉若しくは信用を傷つけるもの。
(3) 政治的活動、選挙運動又は宗教的活動とみなされるもの。
(4) 営利目的又はこれに類似する内容を目的とするもの。
(5) 本学又は第三者の著作権、肖像権、その他知的財産権を侵害するもの。
(6) 虚偽や事実と異なる内容及び単なる風評や風評を助長させるもの。
(7) 第三者になりすまして投函等をしたもの。
(8) 有害なプログラムが添付又は添付されていると思われるメールを送信したもの。
(9) その他本学が不適切と判断した内容を含むもの。
第４ 学生意見への対応
投函等された学生からの意見への対応手順（別紙対応手順の流れ）は、以下に定める方法により行うものとする。
(1) 投函等された学生からの意見は、意見箱に投函された場合は厚生委員会委員長が、メールアドレスに送信された場合は厚生委員会保健担当が開封し、原則として厚生委員会において協議の上、受理又は不受理を判断し、不受理の場合は、理由を付して投函等した学生に通知又は記入日、学年、学科、意見等表題を明記し掲示する。掲示にあたっては、個人を特定しえないように配慮するものとする。
(2) 受理した投函等の内容が軽微なものは又は、所属する教職員に関するものは、担当部署で対応し、検討を要するものは、関係する委員会等で検討し、その結果を厚生委員会委員長へ報告する。
(3) 厚生委員会は、必要に応じて前号の報告内容を審議し、投函等した学生に回答（様式第2 号）する。ただし、厚生委員会が本学に対する重要な意見、提案等であると判断した場合は、学長と協議し、回答するものとする。
(4) 前号の規定において、学生の氏名、メールアドレス等の連絡先の記載がなく連絡できない場合、又は投函等した学生が回答を希望しない場合は、回答しないものとする。
(5) 厚生委員会は、投函等された内容及び回答のうち、その内容が第 1 に掲げる目的の達成に資するものとして適当と認めるものについては、第 2 第 1 号により公開可と記されたものについて、投函等した学生の氏名、学籍番号等、個人を特定しうる情報を削除及び配慮した上で、投函された内容及び回答(対応できない場合はその理由)を所定の場所に掲示（様式第 3 号）し公開する。この場合、掲示する期間は、概ね 1 か月程度とする。
(6) 前号の規定において、個人の情報を特定しえないようにして掲示することが困難と厚生委員会が判断する場合は、対応した内容を掲示しないものとし、その理由のみを掲示するものとする。この場合、投函等した学生に連絡ができる場合は、対応した内容を回答するものとし、回答を希望しない場合は、回答しないものとする。
(7) 回答に時間を要する場合は、投函等した学生に途中経過を通知するなど、適切に対応する。
(8) 氏名、学籍番号等の個人情報は、投函等した学生の同意を得ずに他部署への情報提供、不当な目的の利用等の不利益を与えることがないよう適切に取り扱うものとする。
(9) 厚生委員会委員長は、受理したすべての学生の声について、その回答及び処理状況を合わせて、定期に学長に報告するものとする。
(10) 第 1 号の規定により不受理と判断した学生の声は、担当部署又は関係する委員会等へ参考送付するものとする。この場合、厚生委員会委員長が投書の内容が今後の本学の運営に影響を及ぼすと認める場合は、担当部署又は関係する委員会等に対応を依頼し、必要に応じて対応状況を報告させるものとする。
第５ 対応状況の確認(1) 厚生委員会は、定期的に第 4 により対応された状況を確認し、副学長に報告するものとする。
(2) 厚生委員会は、必要と認めるときは、第 4 により対応又は検討した担当部署又は関係する委員会等に対し、対応又は検討の更新を指示するものとする。
第６ 秘密保持義務この取扱いの実施に係る事務に従事していた者は、職務上知り得た投函等した学生の秘密を厳守しなければならい。

第７ 意見箱の周知
厚生委員会は、第１に掲げる目的を達成するため、学生に対し意見箱の配置場所等の利用手順及び第３各号に規定する禁止行為の周知に努めるものとする。
第８ その他
この取扱いにより難い場合は、厚生委員会で協議するものとし、「意見箱」に関する必要な事項は、厚生委員会で定める。
附 則
この取扱いは、令和 3 年 10 月 27 日から施行する。
附 則
この取扱いは、令和 4 年 3 月 9 日から施行する。

別紙対応手順の流れ（第 4 関係）「学生の声」意見箱※様式第 1 号(学生が投函)(学生が送信)紙媒体

電子メール媒体(投書を開封)(投書を開封)厚生委員会 委員長

厚生委員会 保健担当
(受理･不受理の協議)
原則、厚生委員会で協議※不受理の場合は、担当部署等へ参考送付する。

(受理の場合)(不受理の場合)(本学の運営に影響を及ぼす場合)※内容により判断し検討する(検討が必要なもの)(軽易なもの又は所属する教職員に関するもの)

関係する委員会

担当部署※各学科、事務局(結果報告)

厚生委員会 委員長
(重要なもの)(報告内容の審議)

学長

厚生委員会
※時間を要する場合は、途中経過等を伝える。

(回答を希望するもの)※厚生委員会は、定期に対応状況を確認し、学長へ報告する。

(回答を希望しないもの)（回答の通知）※概ね２週間を目安とする

学生※様式第 2 号※学生が希望する場合は対応した内容を回答（個人の情報を特定しえないように掲示することが困難な場合）(掲示を希望するもの)(投函された内容及び回答の掲示)※掲示しない理由のみ掲示

回答掲示板(掲示を希望しないもの)※概ね 1 か月間を目安とする※厚生委員会は、必要に応じて更新を指示する。

様式第 1 号（第 2 関係）

学生の声をお聞かせください(「学生の声」意見箱)
本学について、感じることやご要望、ご提案、ご意見など「学生の声」をお聞かせください。
この意見箱は、本学の教育研究活動の環境及び学生支援の実現の充実等に寄与するために設置しています。
寄せられた意見等には、直接、メール等でご回答し、必要な場合は掲示板等にも掲示します。
※太枠内は、必ず記入してください。
記入日

年

(必須)

月日

意見等

□学生生活に関すること □教育に関すること □研究に関すること(必須)□その他（具体的に：※該当する区分にチェックしてください。

）

学籍番号
(任意)
氏名
(任意)
学年/学科年生

(必須)

学科

意見等表題
(必須)
意見等内容
(必須)

希望の有無

匿名の希望

□希望する

□希望しない(必須)

回答の通知※1□希望する□希望しない※2□希望する□希望しない回答の掲示□その他希望事項（）※1 匿名で投函し、掲示を希望しない場合は回答できません。
※2 いただいた意見等及び回答の掲示に当たり、氏名等の個人を特定しうる情報を削除した上で投函された内容及び回答を掲示するものとし、ご案内した目的以外には一切使用しません。ただし、個人が特定しえないように掲示することが困難な場合は掲示しないことがあります。

様式第 2 号（第 4 関係）「学生の声」の回答

岐阜市立女子短期大学
厚生委員会委員長
この度は、「学生の声」をお聞かせいただき、ありがとうございます。お聞かせいただきましたご意見等につきまして、次のとおりお答えします。
意見等記入日

年月日

意見等受理日

年

月日

投函等者
(任意)
意見等表題
回答

回答作成者
回答日

年月日

様式第 3 号（第 4 関係）「学生の声」の回答
岐阜市立女子短期大学
厚生委員会委員長
この度は、「学生の声」をお聞かせいただき、ありがとうございます。お聞かせいただきましたご意見等につきまして、次のとおりお答えします。
意見等記入日年月

意見等受理日年月

学年/学科日
日

年生

学科に記載
意見等表題
意見等内容

回答

回答作成者
意見等回答日

年□不受理とした日

月日

年月日※不受理とした場合