Zoom ミーティングを活用した研修会運営方法の手引き

公益社団法人

日本社会福祉士会

2020 年 10 月 12 日版

○はじめに
当手引きは、Zoom ミーティングを活用した研修会を運営するにあたり、主催者が円滑に研修会を運営できるよう手順や留意点をまとめたものです。
新型コロナウイルス感染症拡大防止のため集合型研修の開催がしにくい状況があり、リモートで行うオンライン研修の必要性が高まっています。しかし、オンライン研修はまだ新しい研修会運営方法であり、導入の初期は戸惑うことが多くあります。当手引きでは Zoom
ミーティングを活用したオンライン研修の運営方法について、準備段階から当日運営までの手順をわかりやすく説明しています。まだ、Zoom ミーティングを活用した研修を開催していない社会福祉士会や開催に不安がある社会福祉士会は、当手引きを参考資料としてご覧いただき、オンライン研修の積極的開催を推進いただきたく思います。
なお、当手引きの作成にあたっては Zoom Video Communications（以下「Zoom 社」という）のホームページを参考にしています。Zoom の詳細については、Zoom 社のホームページをご確認ください。

○目次
１ Zoom ミーティング必要な機材等について
２ Zoom ミーティングによる研修会開催に向けた事前準備事項について（１）Zoom ミーティングのスケジュール設定・・・・・・・・・・・・・・P4（２）ブレイクアウトルームの設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・P8（３）受講者の事前登録設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P11（４）問合せメールや自動返信メールの設定・・・・・・・・・・・・・P13
３ 当日の運営について（１）開始前のアナウンスについて・・・・・・・・・・・・・・・・・P15（２）出席管理について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P15（３）共同ホストの設定について・・・・・・・・・・・・・・・・・・P16（４）チャットの無効化について・・・・・・・・・・・・・・・・・・P16（５）スポットライトビデオについて・・・・・・・・・・・・・・・・P17（６）録画について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・P17（７）ブレイクアウトルームについて・・・・・・・・・・・・・・・・P18（８）ホストにヘルプを求める場合について・・・・・・・・・・・・・P19

参考資料１ アカウント設定について・・・・・・・・・・・・・・・・・P20
参考資料２ Zoom ミーティングと Zoom ウェビナーの比較について・・・・P35

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1 Zoom ミーティングに必要な機材等について
Zoom を使用して研修を開催する場合、様々な機材や環境整備が必要となります。事務局で準備しておいた方がよい機材や環境について説明します。
（必要となる機材）
・パソコン（タブレット・携帯は避けたほうがよい。）
・web カメラ（パソコンに内蔵されていない場合。会議室全体を映したい場合等は外付けカメラを使用）
・マイク付きヘッドフォン（会議を同じ部屋で別々のパソコンで行う場合のハウリング防止になります。
）
・プロジェクター（集合研修と WEB を併用した研修を行う場合等に使用）
・集音スピーカー（一つの部屋で複数人が Zoom 参加する場合等に使用）
・有線 LAN ケーブル（Wi-Fi は通信が安定しないこともあるため、有線を使用することをおすすめします。
）

受講者側で準備をしておくべき機材や環境については、次ページに研修の開催要項に記載をする案内文書（例）を掲載しますので、参考にしてください。

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参考：受講者への案内文書（例）オンライン研修の受講にあたってオンライン研修を受講いただくにあたり、事前に準備いただきたい事項、使用機器等についてご案内いたします。
◆ 本研修（Zoom ミーティング）を受講するにあたり準備いただきたい事項•

パソコン、スマートフォン、タブレットから受講いただけますので、受講に必要な機器をご準備ください。受講いただくにあたっての必要な機器及び詳細を、以下に記載しておりますので、ご確認の上、お申し込みください。

•本研修では、ビデオ講演会システム Zoom ミーティングを使用いたしますので、事前に Zoomアプリをダウンロードしてください。なお、本研修を受講いただくだけならば Zoom アカウントの取得（サインアップ）は不要です。

◆使用機器の確認（詳細）
本研修では、Zoom ミーティングにおいてマイク音声、自身の画像を表示して受講することが条件となりますので、研修までに、次の受講に必要な機器をご準備ください。なお、音声はパソコン等に内蔵されている機器で受講いただけますが、イヤホンの使用を推奨いたします。
長時間にわたり、映像を視聴いただくため、安定した自宅等でのインターネット回線（Wi-Fi 等）での受講を推奨いたします。携帯電話会社の回線（パケット通信）でも受講は可能ですが、データ量が大きいため、通信料金やお使いの端末の契約内容にご注意ください。
＜受講に必要な機器＞ ※以下のいずれかを満たしていることが必要です。
・内蔵または外付けカメラ＋WindowsPC （Windows8.1 または 10）・内蔵または外付けカメラ＋Mac （OS10.13 以降）
・内蔵カメラ＋iPad（iOS12 または iPadOS）
・内蔵カメラ＋タブレット（Android7 以降）
・内蔵カメラ＋スマートフォン（iOS12 以降、Android7 以降）◆事前テストについて
Zoom アプリをダウンロードしたら、事前に接続テストを行うことをお勧めします。システム要件などもご確認ください。
Zoom テスト用 URL ： https://zoom.us/test◆その他
受講者の通信環境、通信機器の原因により、当日参加できない場合には対応できかねますので、予めご了承ください。
＜本件に関する問い合わせ先＞
公益社団法人 日本社会福祉士会 生涯研修センター
E-mail：jimu@jacsw.or.jp
TEL：03-3355-6541 （月～金 10:15～16:15）

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２ Zoom ミーティングによる研修会開催に向けた事前準備事項について（１）Zoom ミーティングのスケジュール設定方法
実際に Zoom ミーティングをスケジュールする手順について、Zoom ミーティングを活用して 2 日間の研修プログラムを実施する場合を例に説明します。
まず、Zoom アプリではなく、Zoom 社ホームページを開き「サインイン」します。

「ミーティングをスケジュールする」
をクリックする4

「定期ミーティング」にチェックを入れます。
チェックを入れると画面の表示が下の図のように変わります。

研修プログラムの「開催時日時」及び「所用時間」を設定します。設定した時間を超えてもミーティングは閉じたりしません

今回は 2 日間連続の日程で研修をスケジュールしたいので「毎日」を選択します。

定期ミーティングに☑を入れると出てきます

研修プログラムの最終日を設定します。

※複数の日程をスケジュールする場合、それぞれの日程のミーティングが自動的に設定されるため、研修プログラムの時間が異なる場合、それぞれ時間を入力することが必要です。
※1 日のみの Zoom ミーティングの場合、「定期ミーティング」にチェックは不要です。
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前ページの画面を下にスクロールすると「ミーティングオプション」があります。ここ
で、各日程の詳細を設定することができます。
事前登録を必須とする場合、ここにチェックを入れます。事前登録をしてもらうことで、受講者が当日使用するメールアドレスが分かるため、ブレイクアウトルームの事前割り振りができます。

待機室にチェックをいれます。
こうすることでホストが許可した人しか入室できません。

待機室にチェックを入れるとホストの前の参加（ホストより前に Zoom ミーティングに参加できること）は自動的に無効になります。

受講者が意図せず発した声や音が聞こえてしまうこともあるのでミュートにすることを推奨します。
ここにチェックを入れると、Zoom アカウントを取得していない受講生が入室できなくなってしまうため、チェックを外すことを推奨します。

演習でグループを作る場合に、事前にブレイクアウトルームのメンバーを登録することができます。

Zoom ミーティングでは、自動記録の設定をすることができます。
ライブではなくオンデマンド配信（録画配信）を予定している場合にはクラウドを選択すると、クラウドの URL を共有することで画像共有することができます。

6１日目と２日目の開始時間が異なる場合、以下のように設定を行います。
「予定項目を全て表示」をクリック

画面の表示が以下のように変わります。

今回は開始時間を変更したいので「編集」をクリックします

開始時間を変更した上で「保存」をクリックします。

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（２）ブレイクアウトルームの設定①ブレイクアウトルームの個別登録の方法「ブレイクアウトルーム事前割り当て」にチェックを入れ、「ルームを作成」をクリックする。

チェックを入れると「ルームを作成する」という項目がでてきます。

「ルームを作成」をクリックすると以下の画面表示になります。

「＋」をクリックするとルームが増えます。予定しているグループ数をつくり、それぞれ参加者を登録します。
1 名ずつの登録となりますので、CSV フ
ァイルから一括で登録する場合は、次ページをご覧ください。

8②ブレイクアウトルームを CSV ファイルから一括登録する方法
エクセル表にグループ名とメールアドレスを入力し、CSV ファイルとして保存したデータで一括登録をすることが可能です。
保存した CSV ファイルをミーティングの編集画面の「ブレイクアウトルーム事前割り当て」ページの左下にある「CSV ファイルからのインポート」を選択し、CSV ファイルをドラッグアンドドロップした上で、保存することでグループ作成が完了します。
○Excel 表
Excel で CSV データを作成します。
タイトル名を「ルーム名を事前割り当て」「メールアドレス」という名称で、そのまま入力してください。
※タイトル名が異なると読み込みができません

編集をクリックし、次ページの「ブレイクアウトルーム割り当て」の「CSV からのインポート」をクリックします。

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○Excel 表

作成した CSV をドラッグアンドドロップします。

選択した CSV ファイルのデータがそのまま登録されます。

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（３）受講者の事前登録の設定方法
受講者の事前登録をすることで、ブレイクアウトルームのグループ分けがスムーズに行うことができます。Zoom ミーティングの事前登録をする場合には、最初の設定画面（P６）で「登録」項目の必須にチェックをいれることで、ミーティング画面に「登録リンク」が設定されます（下図参照）。この URL を受講者にお知らせすることで、受講者が事前登録をすることが可能になります。
ブレイクアウトルームを設定する必要がない場合には事前登録が不要です。最初の設定画面で「登録」項目の「必須」のチェックを外してください。

この URL をメール等で送付し、受講者に事前登録を依頼します。

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参考：受講者の登録作業について受講者が招待 URL をクリックすると、以下の登録を求められます。受講者が参加登録をする際、「名：受講者番号」「姓：氏名」を入力するように受講者に案内をしておくと、受講者番号と氏名が分かるので、受付がスムーズになります（ここでは、Zoom 社の設定の関係で、入力する字数が多い場合、フルネームを入力できないこともあるため、「受講者番号」と「姓（のみ）」を入力する場合を例に説明しています）。

受講番号と名前はこのように表記されます。
当日の受講者の画面もこのように表示されます。
研修を設定した Zoom アカウントのメールアドレスが連絡先として設定されています。もし変更する場合は次ページ以降の方法で変更してください。

研修当日に受講者はここをクリックして Zoom ミーティングへ入室することになります。

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（４）問合せ先メールアドレスや自動返信メールの設定
ミーティングの管理画面下部にて、問合せ先メールアドレスや自動返信メールの文面を変更することができます。
「編集」をクリックすると問合せ先メールアドレス及び受講者に届くメール内容を変更できます。

クリック。

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参考：入室時間が記録された CSV データを出力する方法
受講者の入室時間の記録について、以下の手順でデータを出力することができます。

左に表示されている「レポート」を選択した後、「アクティブホスト」をクリック。

参加者の数字をクリック。

「エクスポート」をクリックすることで、入室時間が記録されたデータが出力できます。

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３ 当日の運営についてここでは研修当日の運営のポイントについて説明します。

（１）開始前のアナウンスについて研修開始前に受講者に伝えておきたい内容をまとめたパワーポイント等を画面共有しておくと、事前に伝えておくことができます。

（２）出席管理について出席管理を行う場合、名簿に基づき待合室にいる受講者を入室させて出席者を確認する方法もあります。

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（３）共同ホストの設定について第三者を共同ホストとして設定することで、共同ホストに指定された人が待合室にいる受講者に入室許可を与えることや、画面共有を行うことが可能となります。

（４）チャットの無効化について受講者がチャットを使用できなくすることや、ホスト以外にチャットを送ることができないように設定ができます。全体へのチャットを制限したい場合には、設定しておくとことをおすすめします。

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（５）スポットライトビデオについて
スポットライトビデオは、特定の人物の映像を大きく表示できる機能です。講師の画面や発表者の画面を大きく表示することができます。

（６）録画についてレコーディングのボタンを押すことで録画をすることができます。ただし、クラウドやパソコンの保存先の容量に注意しておく必要があります。

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（７）ブレイクアウトルームについて
ブレイクアウトルームは、参加者を少人数のグループに分けることができる機能です。残り時間を表示する機能があるため、グループワークを実施する際には便利です。ホストであれば、ブレイクアウトルーム内を自由に移動することが可能です。
ただし、共同ホストの場合には、一度ホストにブレイクアウトルームに入室をさせてもらってから、各グループへの移動ができるようになるので注意が必要です。

ブレイクアウトルームの事前割り当てを実施していると、入室者のブレイクアウトルームへの振り分けがすでに入力されて状態となっています。
なお、当日参加の方等をブレイクアウトルームに割り当てる場合には、右上の「割り当て」をクリックすると各部屋に割り当てる人を選ぶことが可能です。

参加者の自動割り振り設定です。ランダムでブレイクアウトルームに参加者を割り振るため、事前にグループを決めている場合は使用しません。

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ブレイクアウトルームに入室した後に、画面右上に残り時間が表示されるようになる機能です。グループワークの際は設定をしておくと、グループ内での時間管理がしやすくなります。

（８）ホストにヘルプを求める場合についてブレイクアウトルームを使用中、ホストに対してヘルプを求めることができます。事前にファシリテーターと使い方について共有をしておくと、グループワークで問題が発生した時に、この機能を使ってホストに連絡をすることが可能となります。

クリック。

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参考資料１ アカウント設定について
Zoom にはさまざまな機能の設定（on/off）があり、Zoom アカウント毎に設定をします。
この設定を「アカウント設定」と言います。
アカウント設定は、Zoom のホームページからサインインして設定することができ、設定項目は約 100 あります。例えば、次のような機能設定があります。
・待機室を有効にするかどうか・参加者が共有画面を使用できるようにするかどうか・ブレイクアウトルームを使用するかどうか
多くの項目はデフォルト設定で問題はありません。以下に本会が設定している内容を掲載します。特に重要な設定には説明を記載しています。
①ミーティングの設定

待機室を有効にしておかないと、URL アドレスやID・パスワードが分かれば誰でも入室が可能となってしまいます。

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21

この設定を ON にすると、Zoom のアカウントを持っている方以外は参加できなくなりますので、OFF にしておくことをおすすめします。

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この機能を ON にしておくことによって、受講者が意図せず声等を Zoom ミーティングで発してしまうことを防止できます。

受講者に対してのリマインダーではなく、ホストのパソコンのデスクトップ通知をするかどうかの機能です。

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共同ホストを設定するための機能です。この設定を ON にしておかな
いと共同ホストの設定ができません。

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Zoom ミーティング中にアンケートができる機能です。一つの項目について全員で投票をしていく形で、選択式の回答のみとなります。な
お、質問は事前に設定しておくことが必要となります。

参加者が自己の判断で画面共有することがないように、共有可能者に制限をかけることをおすすめします。

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ブレイクアウトルー
ムを使用する場合はON にすることが必要です。また、事前登録をした方をブレ
イクアウトルームに事前に振り分けるために、チェックボックスを選択することをおすすめします。

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30

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②記録の設定32

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③電話の設定

ON にしておくことで電話番号でも Zoom にアクセスできるようになりますが、通話料が多額になるため、OFF することをおすすめします。

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参考資料２ Zoom ミーティングと Zoom ウェビナーの比較
Zoom で研修や会議を開催する方法として、Zoom ミーティングと Zoom ウェビナーの 2 種類があります。当手引きでは、比較的集合研修と似た運用が可能な Zoom ミーティングを活用した研修会運営方法を説明しましたが、ミーティングとウェビナーはそれぞれに特徴があり、研修会の規模や運営方法によって使い分けることが必要となります。
Zoom ウェビナーはホストと指定されたパネリスト（講師）のみが画面に表示され、参加者はホストに許可された場合に発言のみ可能です。講義のみを実施する場合に適しています。Zoom ミーティングは参加者全員の画面が表示可能で、発言についても自由に行うことができます。そのため、グループワーク等の演習を行う場合に適しています。
それぞれの特徴については以下の表をご覧ください。
なお、ウェビナーの活用にあたっては Zoom 社のホームページ等をご確認ください。

（表１）用途及び料金について
ミーティング

用途

料金

ウェビナー

少人数から大人数のグループ

大規模なイベントや公開放送

・グループワーク・講義・会議

・総会

無料と有料登録オプションがある

有料のみ※Zoom ヘルプセンター「ミーティングとウェビナーの比較」 を一部改変〈https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005474943〉

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（表２）機能の比較機能
役割

ミーティングウェビナー

・ホストと共同ホスト

・ホストと共同ホスト

・参加者

・パネリスト・参加者

・参加者は全員、オーディオをミュート/ミュート解除できる
オーディオ・ 参加 者は 許可 され た場 合の み
発言できる・ホストは 1 名以上の参加者をミ・ホストは参加者をミュート/ュート解除できる

参加者のミュート解除をリクエストできる・ホストは入室時に参加者を全員ミュートにできる
ビデオ共有

すべての参加者

画面共有
定員
参加者リスト

ホストとパネリスト○○

無料ライセンスでは最大 100

ライセンスに応じて、最大 100 人

人～10,000 人

全参加者が閲覧可能

ホストとパネリストのみ閲覧可能

メールでのリマイ×ンダー○

ミーティング内チャット※ブレイクアウトルームでチャット

は、それぞれのルーム毎のチ

ウェビナーチャットャットとなる
ミーティング中の○×○

挙手アイコンのみ

×○

ファイル転送○×

ホワイトボード

○

○

注釈

○

○

反応
意思表示アイコン
Q&A 機能（質疑応答）

ライブ配信

・Facebook・Facebook・YouTube

・YouTube

・Workplace by Facebook

・Workplace by Facebook

・Custom Streaming Service

・Custom Streaming Service36

機能
登録
字幕機能

ミーティング
ミーティングの登録ーム

○

○

○

設定可能

ブレークアウトルーム機能なし

実践セッション

×

待機室○

参加にパスワードを要求する
国際線用ダイヤル
イン番号

ウェビナーの登録○（ブロードキャスト）

録画ブレークアウトル

ウェビナー

○
待機室機能なし

○

○

○

○

※Zoom ヘルプセンター「ミーティングとウェビナーの比較」 を一部改変〈https://support.zoom.us/hc/ja/articles/115005474943〉

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