文書管理細則
別表第２（第17条関係）
保存期間基準表

事

項

業務の区分

当該業務に係る法人文書の類型

保存期間

具体例

組織の運営に関する決定及びその経緯
1 設立又は 組織の存立に関す 設立又は改廃に係る登記、財産的改廃及び る重要な経緯
基礎に関する文書
その経緯

無期限・代表者等変更登記

2

規程の制 規程（細則等）の制 制定又は改廃のための決裁文書
定又は改 定又は改廃及び経 廃
緯３０年

・規程（細則等）の制定又は改廃に係る決裁文書
・理由、新旧対象表
・業務方針

3

法令の規 独立行政法人通 イ 厚生労働大臣の認可書、承認定に基づ 則法その他の法令 書及びこれらの申請に関する決裁
く厚生労 の規定による厚生 文書
働大臣の 労働大臣の承認の許可、承 求め、届出等に関認 の 求 する立案の検討そロ 独立行政法人通則法の規定にめ、届出 の他の経緯基づく報告等及びその経緯

３０年

・中期計画
・年度計画
・業務方法書・財務諸表

業務運営 会議資料の方針・計画等の審議及び決定又は了解

イ 経営委員会の運営に関する文書

３０年

・経営委員会資料
・議事録、議事概要

ロ 経営企画会議、投資委員会等の運営に関する文書

１０年

・会議資料
・議事概要

ハ 契約審査会及び契約監視委
員会の運営に関する文書

５年

・会議資料
・開催記録
・契約監視委員の委嘱手続き
・契約監視委員会の開催手続き

３年・契約監視委員会に係る開催通知等
・契約監視委員会に係る速記依頼書

イ 役員の人事に関する文書

３０年・任免決定関係書類
・辞令（写）

ロ 職員の人事及び評価に関する文書

１０年・昇給、昇格、人事異動等決定関係書
類
・辞令（写）
・人事評価資料

ハ 職員の採用、委嘱に関する文書

５年・採用決定関係書類
・履歴書
・辞令（写）
・委嘱状

ニ 人事記録

無期限・人事記録（２）職員の研修に 職員の研修実施に関する文書
関する業務

３年

・研修計画・実施
・資格取得支援（３）給与等に関す イ 給与に関する文書
る業務

５年

・給与簿

３年

・資格取得・喪失届

4

役職員の人事に関する事項
5 役職員の （１）人事に関する人 事 、 労 業務務等に関する事項

ロ 社会保険手続きに関する文書

・中期目標に係る業務実績評価
・年度計画に係る業務実績評価

ハ 税務手続きに関する文書

７年

・源泉徴収関係決裁文書

５年

・勤怠管理

３年

・証明書交付ロ 就労環境等に関する文書

５年

・執務室整備関係資料

ハ 労働組合等に関する文書

１０年

・労働協定

ニ 新型コロナウイルス感染症に関する労務管理文書

１０年

・新型コロナウイルス感染症に関する労務管理関係資料（総務関連）

３年

・新型コロナウイルス感染症に関する労務管理関係資料（情報管理関連）（５）役職員の兼職 役職員の兼職許可の申請書及び許可に関する重要 当該申請に対する許可に関する文書
な経緯

３年

・申請書
・承認書

（６）安全衛生に関 イ 健康診断の実施に関する文書
する事項

５年

・健康診断結果

ロ 衛生委員会の運営に関する文書

３年

・衛生委員会資料

役職員の出張に関する文書

３年・旅行命令簿１０年

・算出調書

３０年

・基本ポートフォリオ策定
・基本ポートフォリオ検証・モデルポートフォリオ

１０年・リバランス、アロケーション、BM、ESG等に関する投資戦略の策定関連
・投資戦略等に関する調査研究業務
・投資戦略の策定等に関する企画競争
関連文書
・契約関連
・出張

（４）労務等に関す イ 労務等に関する文書
る業務（７）出張に関する事項（８）退職手当の支 退職手当の支給に関する決定の給に関する重要な 内容が記録された文書及び当該経緯決定に至る過程が記録された文書
管理運用業務等に関する事項
6 管理運用 （１）基本ポートフォ 基本ポートフォリオ策定・検証等に業務等に リオに関する業務 関する文書
関する事項（２）リバランス戦略 リバランス戦略等の投資戦略の策等の投資戦略の策 定等に関する文書
定に関する業務（３）運用受託機関 イ 運用受託機関及び資産管理機及び資産管理機関 関選定・解約等に関する文書
選定・解約等業務

・選定・解約等に関する決裁文書（運用受託機関、資産管理機関、トランジション・マネジメント、自家運用取引先等）
・総合評価関連（運用受託機関、資産管理機関、トランジション・マネジメント、自家運用取引先等）
・スチュワードシップ責任並びに株主議決権行使の分析及び評価関連
・国内外の機関投資家及び責任投資原則関係機関との連携関連・運用戦略関連・コンサルティング関連
・契約関連
・報酬
・出張
・決算関連
・自家運用取引先管理
・資金の配分（回収）・新規資金配分停止（の解除）・現物移管訴訟終結 ・海外税務
後１０年
１０年

ロ 運用受託機関及び資産管理機
関選定・解約事務等に関する文書

５年

・ガイドライン関連
・通知、連絡文書、依頼等
・報告文書、モニタリング等
・調査、評価関連事務・事務過誤関連・事務連絡・契約、覚書、確認書等関連
・自家運用取引先関連
・海外税務・証券訴訟事務関連
・現物移管
・情報開示

ハ 法定信託口座管理等に関する文書

３年

・事務連絡
・報告【供覧】
・解約未収収益管理報告（４）自家運用のイ 自家運用のファンド管理及び調ファンド管理等に関 達等に関する文書
する業務

１０年

・ファンド管理・調達

ロ 約定決裁、運用状況の測定及び通知等に関する文書

５年・約定決裁
・運用状況の測定・通知・運用指図

ハ 証券貸付運用、申請・報告・届
出及び運用ガイドライン等に関する文書

３年・証券貸付運用・申請・報告・届出
・運用ガイドライン

二 約定に関する事務等

１年・約定に関する事務（５）インフラストラ イ インフラストラクチャー、プライクチャー、プライベートエクイティ及び不動産投資戦
ベートエクイティ及 略に係る運用受託機関等の選定・
び不動産投資戦略 解約等に関する文書に係る運用受託機関等の選定・解約等に関する業務

１０年・選定・解約等に関する文書
・事務過誤関連
・共同投資関連
・投資ストラクチャー関連
・コンサルティング関連
・契約関連
・出張
・資金の配分（回収）・新規資金配分停止（の解除）

ロ インフラストラクチャー、プライベートエクイティ及び不動産投資戦
略に係る運用受託機関等の運用方針・投資計画等に関する文書

５年・通知、連絡文書
・報告文書、モニタリング等
・デューデリジェンス関連
・キャピタルコール関連
・外貨建て短期資産関連
・出張

１０年

・運用リスク管理高度化に関する現地調査についてロ リスク分析ツール等に関する文書

５年・リスク分析ツール等の調達方針
・リスク分析ツール等の調達実施
・リスク分析ツール等の審査結果（７）調査・研究及 イ 委託調査研究・大学等共同研
び人材育成・研修 究等に関する重要な文書等に関する業務ロ 委託調査研究・大学等共同研
究等に関するその他の文書

３０年

・委託調査研究、大学等共同研究（最終報告書）

１０年

・委託調査研究、大学等共同研究（計画、事後評価）
・調査事務
・コンサルタント

ハ 委託調査研究・大学等共同研
究等の管理に関する文書

３年

・委託調査研究、大学等共同研究（管理）（６）運用リスク管 イ 運用リスク管理等に関する文
理等に関する業務 書

ニ 外部セミナー管理等に関する文書

１０年

・GPIF Finance Awards
・定例勉強会（資料）

ホ 外部セミナー管理等に関する簡易な文書

３年

・定例勉強会（管理）・外部セミナー管理（８）資金管理等に イ 資金配分・回収の決定等に関関する業務する文書

１０年

・資金配分・回収の決定
・運用指図

ロ 資金配分・回収の通知等に関する文書

５年・資金配分・回収通知
・配分・回収通知書の様式変更

ハ 寄託金に関する文書

１０年・寄託金証書発行

５年・寄託金証書返還

１０年

・公文照会・回答
・計算書
・証拠書類

５年

・通常検査照会・回答
・検査結果

５年

・理事長確認書

会計監査等に関する事項
7 監査に関 （１）会計検査院に イ 会計検査院に提出又は送付しする事項 関する業務
た計算書及び証拠書類
ロ 会計検査院の検査に関する文書（２）会計監査人に イ 会計監査人に関する文書
関する業務
ロ 監査実施計画等に関する文書

・監査計画書（３）内部監査及び イ 内部監査及び外部委託監査の外部委託監査等に 基本的な計画等に関する文書
関する業務

５年

・中期計画に伴う基本的な計画
・情報セキュリティ対策監査実施者選定委員会

ロ 内部監査及び外部委託監査の結果の報告に関する文書

５年

・監査結果

ハ 内部監査及び外部委託監査の実施計画に関する文書

３年・監査実施計画

３０年

・開催記録等

５年

・調達に関する決裁文書
・出張に関する決裁文書・作業班・勉強会等の実施に関する決
裁文書

３年・開催通知等
・供覧文書
・速記依頼書経営委員会に関する事項
8 経営委員 経営委員会の事務 経営委員会の事務等に関する文会に関する 等書事項

失効後１年 ・覚書

監査委員会監査に関する事項
9 監査委員 業務監査、会計監 監査委員会監査の計画及び実施
会監査に 査等並びに監査結果の報告等に関す関する事項
る文書

１０年

・計画・報告・調書

５年

・業務監査、会計監査等の実施手続き
・会計監査人候補者選定手続き
・実施決裁（同意人事通知、調達、情報公開、出張等）

３年

・三様監査会議（他の監査機関との連携に関すること）
・各種会議・研修への参加、会費納付
等

３０年

・会議資料
・議事録

３年

・開催通知
・議決事項供覧

国会審議文書

５年・想定問答等

厚生労働省等への文書

３年

・省庁等からの作業依頼

文書の管 文書の管理等に関 イ 法人文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとし理等に関 する業務て継続的に保有すべき法人文書する事項

常用・法人文書ファイル管理簿

ロ 決裁文書の管理を行うための帳簿

３０年・決裁文書管理簿

ハ 取得した文書の管理を行うた
めの帳簿

５年

･受付文書管理簿

ニ 保存期間の延長等

３年･保存期間の延長
・研修・説明会

ホ 決裁文書ファイル管理簿の移管又は廃棄の状況が記載された帳簿

２０年･移管・廃棄簿

監査委員会に関する事項
10 監査委員 監査委員会資料
会に関する事項

監査委員会の開催及びその記録等に関する文書

監査委員会事務その他の事項
11 国会にお 国会審議ける審議等に関す
省庁等対応る事項

12

13

14

リーガル リーガル及びコン及びコン プライアンス等にプライアン 関する業務
ス等に関する事項

広報に関 （１）広報に関するする事項 重要な業務（２）広報戦略・支援業務

イ 個別訴訟等に関する文書

訴訟終結 ・意見書
後１０年 ・準備書面等
・期日報告書ロ 法的検討に関する文書

１０年

・契約審査
・法務レビュー
・法律事務所の調達・選定

ハ 業務リスク等に関する文書

５年・業務フロー図・リスク評価表
・各課室における改善策の実施状況モ
ニタリング表・業務リスク等顕在化報告書

ニ コンプライアンスに係る申請・報告等

５年・贈与等報告書
・講演等承認申請書

ホ コンプライアンス推進等に関する文書

３年・コンプライアンス研修

業務概況書等に関する文書

３０年

・業務概況書

１０年

・四半期ディスクロ

１０年

・基本方針
・効果測定
・分析及び企画・立案

イ 広報戦略・支援業務に関する文書

５年

・委託事業者の調達、管理

ロ 取材・講演・会見に関する文書

５年

ハ 社内広報５年

・取材
・講演・会見・社内報

ニ ホームページ・SNS等に関する文書

３年・ホームページ掲載依頼票
・SNS配信内容

15

16

1718（３）開示請求等に 開示決定等をするための決裁文書
関する業務

５年

・開示決定通知等
・総務省への報告

シ ステム システムの開発・ イ システムの開発・運用・保守等の 開 発 ・ 運用・保守等に関 に関する文書
運 用 ・ 保 する業務
守等に関する事項

１０年

・要件定義書・開発・運用・保守に関する各種成果物
文書
・開発・運用・保守に関する進捗報告等の各種報告書

ロ 情報セキュリティ対策の実装・強化等に関する文書

５年

・対策推進計画・インシデント対応

ハ 自己点検、訓練等に関する文
書

１０年

・自己点検
・セキュリティ診断・運用受託機関等のセキュリティ対策
評価

契約に関 契約に関する重要 契約に係る決裁文書及びその他する事項 な経緯
契約に至る過程が記録された文書

契約終了 ・契約書後５年・契約締結に関する決裁文書

契約に関する方針・計画・実績に契約に関する方針・計画・実績に関 関する文書
する業務

５年

・環境物品等の調達方針
・調達等合理化計画
・障害者就労施設等からの物品等の調達実績

予算及び （１）予算、収入及 イ 予算実施計画等に関する文書
決算に関 び支出負担行為・する事項 出納等に関する業
務

１０年

・予算実施計画・支払計画
・財政法２８条に係る提出書類

ロ 予算、収入及び支出負担行
為・出納等に関する業務１０年

・収入決議書・支出決議書・納入告知書・伝票

ハ 税務申告等に関する文書

７年

・消費税確定申告書

ニ 資産管理施行細則に掲げる報告書等

１０年

・用途先別固定資産等明細・固定資産備品現在高報告書（２）会計帳簿に関 会計規程施行細則に掲げる帳簿
する業務

１０年

・総勘定元帳・現金出納帳・預貯金出納帳

共通業務

３年

・申請・報告・管理・防災・ご報告、通知等【供覧】・事務連絡等通知・購入、調達
・海外税務
・報酬関連事務・会費支払
・印刷・会議参加・契約関連・業務分担
・業務マニュアル

１年

・図書、公印・郵便・宅配物
・進捗管理・課題管理
・監査実施
・検査実施
・計算証明規則・指定

その他軽微な事務、申請、報告等

備考
本表が適用されない法人文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌し、当該文書管理者が所掌する事務及び業務の性質、内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。