民事執行事件処理システムを利用した事務処理の運用について
平成１７年３月３１日総三第000103号高等裁判所長官、地方裁判所長あて総務局長通達

改正 平成１７年１２月 ７日総三第000822号
平成１８年 ２月２４日総三第000256号
平成２０年 ２月 ５日総三第000120号
平成２５年 ２月２７日総三第４６号
平成２６年 ２月２７日総三第４２号
平成２７年 ８月２８日総三第１７７号
平成２９年 ６月２９日総三第９０号
令和 ４年 ７月２８日総三第１４７号
令和 ６年 １月２９日総三第１１号

平成５年３月３０日付け最高裁総三第１１号事務総長依命通達「コンピュータを利用した事務処理について」に基づき、民事執行事件処理システム（以下「執行システム」という。）を利用した事務処理の運用について下記の第１から第５までのとおり定めましたので、これによってください。また、執行システムを利用した場合の事件記録の保管及び送付に関する事務の取扱い並びに事件記録等の閲覧等に関する事務の取扱いについても下記の第６及び第７のとおり定めましたので、平成７年３月２４日付け最高裁総三第１４号総務局長通達「事件記録の保管及び送付に関する事務の取扱いについて」及び平成９年８月２０日付け最高裁総三第９７号総務局長通達「事件記録等の閲覧等に関する事務の取扱いについて」の定めにかかわらず、これによってください。
記
第１ 受付及び分配
１ 受付
平成４年８月２１日付け最高裁総三第２６号事務総長通達「事件の受付及び分配に関する事務の取扱いについて」（以下「受付分配通達」という。）記第２の４の(1)の定めにより事件簿への登載を要する書類を受領した場合には、事件簿への登載に代えて、執行システムのサーバー（執行システムを構成する機器のうち、磁気情報を集中的に管理して処理するコンピュータをいう。）の記憶装置（以下「サーバー」という。）に所要事項を記録する。
２ 分配

- 1 -

受付分配通達記第４の１の定めにより事件記録を交付した場合には、受領者が、事件記録を受領した旨をサーバーに記録する。この場合には、受付分配通達記第４の２に定める受領印は要しない。
第２ 事件関係の帳簿諸票の備付け
平成４年８月２１日付け最高裁総三第２７号事務総長通達「事件関係の帳簿諸票の備付け等について」記第１の１に定める帳簿諸票のうち記載事項の全てをサーバーに記録することとしたものについては、その備付けを要しない。
第３ 事件記録の保存及び廃棄
１ 記録の保存等に関する事項の記録
第２の定めにより事件簿を備え付けないときは、事件簿への記載に代えて、平成４年２月７日付け最高裁総三第８号事務総長通達「事件記録等保存規程の運用について」（以下「保存通達」という。）記第４の１の(1)及び(5)のただし書、記第５の２の(2)、同４の(2)、記第６の２及び４に定める事項をサーバーに記録する。また、延長した保存期間が経過したときは、保存期間が満了した旨をサーバーに記録する。
２ 廃棄目録保存通達記第５の３の(1)に定める記録の廃棄目録は、執行システムにより印刷したものを用いる。
第４ 保管金保管金事務処理システムとの連携がされている庁については、保管金（郵便物の料金に充てるための費用として予納される金銭を含む。）の受入れ及び払出しに関する事務の取扱いは、次の１から５までの定めによる。
１ 受入事務(1) 保管金提出書の作成要領等
ア

保管金提出書（平成２９年３月３１日付け最高裁経監第４６３号経理局長通達「保管金事務処理システムを利用した保管金に関する事務処理の運用について」別紙様式第３）は、提出者に対し保管金の納付を指示するための情報（以下「納付指示情報」という。）を保管金事務処理システムに登録した上、保管金事務処理システムにより印刷して作成する。
なお、提出者が、裁判所の事件に関する保管金等の取扱いに関する規程（昭和３７年最高裁判所規程第３号）第５条第１項第４号に規定する納付情報により、保管金を日本銀行に振り込む方法で納付する旨を申し出たときは、納付指示情報と併せて、その旨を保管金事務処理システムに登録する。
イ

保管金提出書の「種目」は、平成４年９月２日付け最高裁総三第３１号事務総長通達- 2 -「裁判所の事件に関する保管金等の取扱いに関する規程の運用について」別表第１に定める種目とする。
ウ

保管金提出書の「金額」は、提出者が提出する金額とし、アラビア数字を使用する。
この金額は、訂正しない。

エ保管金提出書の提出年月日並びに提出者の住所及び氏名は、提出者に記載させる。ただし、提出者から郵便等により保管金の送付があった場合において、提出者に記載させることができないときは、係書記官（当該裁判所又は裁判官の下に配置された裁判所書記官及び事件の受付を担当する裁判所書記官をいう。以下第４の定めにおいて同じ。）がこれを記載する。
オ

金額の誤り等により当該保管金提出書を使用できないときは、細断等の方法により、直ちに確実に廃棄し、保管金事務処理システムに登録した納付指示情報の訂正又は取消しをした上、新たに保管金提出書を作成する。
(2) 保管金提出書の再交付
ア

提出者が保管金提出書の再交付を申し出たときは、保管金事務処理システムに登録されている従前交付した保管金提出書に係る納付指示情報を取り消し、保管金提出書を新たに作成して交付することができる。この場合には、従前交付した保管金提出書は、使用させない。
イ

郵便等により、従前交付した保管金提出書を添えないで保管金の送付があったときは、アの例による。
(3) 保管金受入通知
係書記官は、保管替えに係る保管金の受入れをすべきときは、保管替えを事由とする受入れに必要な情報を保管金事務処理システムに登録する。
(4) 訟廷管理官又は主任書記官の承認
係書記官は、保管金提出書を作成したときは、これを事件記録とともに訟廷管理官又は主任書記官に提出し、保管金提出書の所定の箇所にその承認を受ける。
２ 払出事務(1) サーバーへの記録
係書記官は、保管金の払出しをすべきときは、事件記録に基づき、払出通知年月日、摘要、支払先、支払高及び残高をサーバーに記録し、当該事件記録及び関係書類を主任書記官に提出する。
なお、期満失効起算年月日は、必要があるものについて、その年月日をサーバーに記録する。
(2) 主任書記官の承認- 3 -(1)により事件記録及び関係書類の提出を受けた主任書記官は、当該事件に関し登録された情報の内容を承認する旨をサーバーに記録する。
(3) 買受申出保証金の還付
期間入札における買受申出保証金（最高価買受申出人又は次順位買受けの申出をした者の買受申出保証金を除く。）を還付するときは、(1)及び(2)の定めにかかわらず、次のとおり取り扱う。
ア

係書記官は、歳入歳出外現金出納官吏に対し保管金の還付を指示するための情報を保管金事務処理システムに登録し、当該事件記録及び関係書類を主任書記官に提出する。
イ

アにより事件記録及び関係書類の提出を受けた主任書記官は、当該事件に関し登録された情報の内容を承認する旨を保管金事務処理システムに登録する。
３ 保管金の受払いに関する明細書
事件が終局したとき、又は上訴等により他の裁判所に事件記録を送付する場合など保管金の受払状況を事件記録上明らかにすべき事情が生じたときは、係書記官は、当該事件についての保管金の受払いに関する明細書を執行システムにより印刷し、これを事件記録につづり込む。
４ 首席書記官等の検査
首席書記官は、その所属する裁判所の保管金に関する事務（歳入歳出外現金出納官吏の取り扱う事務を除く。）について、毎年１回以上定期的に、又は随時に検査を行うほか、当該事務の取扱者の異動等により事務の引継ぎを行うときは、これに立ち会って検査し、又は当該取扱者の配置されている部の主任書記官に検査させ、その結果を当該裁判所に報告する。
第５ 予納郵便切手訟廷管理官が事件簿へ登載する書類とともに予納郵便切手を受領したときは、その額をサーバーに記録し、第１の２に定める方法により事件記録とともに予納郵便切手を引き継ぐ。この場合には、平成７年３月２４日付け最高裁総三第１８号事務総長通達「予納郵便切手の取扱いに関する規程の運用について」（以下「郵券通達」という。）記第２の１の定めによることを要しない。
第６ 事件記録の保管及び送付
１ 事件記録の貸出し等
訴訟関係人等への貸出し
ア

保管者は、訴訟関係人、他の裁判所等に事件記録を貸し出すときは、貸出年月日、事件番号、記録の冊数、受領者の所属等及び氏名並びに返還予定年月日をサーバーに記録する。
イ

保管者は、事件記録の受領者から事件記録の預かり証を提出させる等の方法により、- 4 -事件記録の授受を明確にする。この場合において、預かり証等を提出させたときは、当該預かり証等は、当該事件記録が返還されるまでの間保管する。
ウ

事件記録が訴訟関係人、他の裁判所等から返還されたときは、これを受領した者がサーバーに返還年月日を記録する。
(2) 裁判官への貸出し
保管者は、特定の事件を担当する裁判官に当該事件の記録を貸し出すときは、のア及びウに定める方法によりその出納を明らかにする。ただし、即日に返還される場合には、適宜の方法により、その出納を把握することも差し支えない。
(3) 事件記録出納簿
ア(1)及び(2)の方法により事件記録を貸し出す場合には、事件記録出納簿への記載は要しない。
イ

事件記録出納簿は、その記載事項すべてをサーバーに記録することとした場合には、備置きを要しない。
２ 対照調査平成７年３月２４日付け最高裁総三第１４号総務局長通達「事件記録の保管及び送付に関する事務の取扱いについて」記第１の５に定める対照調査は、事件記録とサーバーに記録された内容とを対照する方法により行う。
第７ 事件記録等の閲覧等
事件記録等の閲覧若しくは謄写（以下「閲覧等」という。）をさせる場合又は事件記録の閲覧等を終えた場合における事件を担当する裁判所書記官と記録係との間の事件記録の授受は、第６の１の のア及びウに定める方法により行う。この場合、平成９年８月２０日付け最高裁
総三第９７号総務局長通達「事件記録等の閲覧等に関する事務の取扱いについて」に定める閲覧・謄写票の原符の「事件記録等返還月日・事件担当書記官受領印」の記載及び押印は要しない。
付 記
１ 実施
この通達は、平成１７年４月４日から実施する。
２ 通達の廃止
平成１５年５月６日付け最高裁総三第４０号総務局長通達「民事執行事件処理システムを利用した事務処理の運用について」（以下「旧通達」という。）は、平成１７年４月３日限り、廃止する。
３ 経過措置(1) 予納郵便切手の取扱いに関する事務の取扱いについては、当分の間、最高裁判所に対し記- 5 -第５の定めによることができない旨及びその理由を上申して、郵券通達の定めるところによることができる。
(2) 旧通達記第４に定める保管金システムとの連携がされている庁の保管金及び予納郵便切手に関する事務については、なお従前の例による。ただし、保管金の受払いに関する明細書の取扱いについては、記第４の３による。
付 記（平１７．１２．７総三第000822号）
この通達は、平成１８年１月１日から実施する。
付 記（平１８．２．２４総三第000256号）
この通達は、平成１８年４月１日から実施する。
付 記（平２０．２．５総三第000120号）
この通達は、平成２０年２月１２日から実施する。
付 記（平２５．２．２７総三第４６号）
この通達は、平成２５年４月１日から実施する。
付 記（平２６．２．２７総三第４２号）
この通達は、平成２６年２月２７日から実施する。
付 記（平２７．８．２８総三第１７７号）
１ 実施
この通達は、平成２７年８月３１日から実施する。
２ 経過措置
予納郵便切手を管理する機能を有する執行システムを利用している庁の事務については、この通達による改正前の記第５の５の定め及び同６の定めのうち予納郵便切手保存簿に係る部分を除き、なお従前の例による。
付 記（平２９．６．２９総三第９０号）
この通達は、平成２９年７月１日から実施する。
付 記（令４．７．２８総三第１４７号）
この通達は、令和４年８月１日から実施する。
付 記（令６．１．２９総三第１１号）
この通達は、令和６年１月３０日から実施する。

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