特集＜インタビュー＞

働き方におけるデジタルの活用決裁申請システム「HI-MAWARI」（ひまわり）の開発
兼松株式会社 IT企画部 第二課 課長
IT企画部 第二課

てらうちよう こ

た なかゆうだい寺内 容子 氏田中 雄大 氏10 月 22 日、社内決裁申請システムの電子化プロジェクトを推進した兼松株式会社 IT 企画部の寺内氏、田中氏にご協力いただき、プロジェクトの概要と推進に当たっての貴重なご経験や思いをインタビューしました。
─貴社のお取り組みの概要についてご紹介いただけますか。
寺内

当社は決裁申請システム「HI-MAWARI」を開発し、2020年11月に社内リリースしました。2021年4月より社内申請手続きの起案から決裁までを完全にデジタル化し、紙文書ゼロを実現しました。2019
年10月に谷川前社長から「経営の会議体を完全に電子化したい」と指示があり、IT企画部でプロジェクト化してゼロベースでシスプロジェクトを推進した田中氏と寺内氏（左田中氏、右寺内氏）テムをつくり上げ、結果的に約1年でリリースすることができました。当社では社内手続請書には案件説明書以外に添付資料もあり、きに紙を使用することが多く、業務効率化が紙にすると 1 案件当たり平均 20 枚程度にな積年の課題であったことに加え、2022年にります。これらを申請部署のみならず関係部は本社移転を予定しているため、紙文書量の署もコピーを保存するため、毎年数十万枚ず削減は急務でした。

つ積み重なって、結果的にオフィスに紙の山私と宮内（現在産休および育休中）がができていました。紙を回覧するためには決プロジェクトの主担当で、リリースするまで裁に関わる多くの社員が出社しなければなり一緒に進めてきました。申請書は年間 7,000ません。決裁申請システムの電子化は働き方− 10,000 件も回覧されているのですが、申改革に直結する重要なミッションでした。

田中2021年11月号

No.802 9特集─具体的に「HI-MAWARI」はどのようなシステムなのでしょうか。
田中 「HI-MAWARI」は申請時の分かりやすさと、回覧・閲覧時の操作性、一覧性に優決裁申請システム「HI-MAWARI」のロゴれたユーザーフレンドリーなシステムを目指しました。決裁申請ワークフローシステムとされた申請書は PDF 化した上でオンライン電子会議システム HI-Meetings の二つのシストレージに自動格納されます。文書規程にステムで構成されています。タブレット上で沿った保管が可能で、検索や共有も簡単です。

「HI-MAWARI」を開くと、申請書項目一覧承認履歴や添付資料も確実に整理できるので（アジェンダ）を見ることができます。確認安心です。役員は社外からも会議に参加できしたい案件をタブレット上で指をスクロールるようになり、社員は外出先からの申請や承して探し、該当の項目をタップすると詳細が認も可能となって、業務効率は飛躍的に改善見られます。スマートフォンでニュースアプしました。

リを見るように、ダウンロードに時間をかけることなく、サクサクと申請書を閲覧するこ─一番ご苦労が多かったプロセスはどこでしとができます。直感的に操作できて分かりやたか。

すいユーザーインターフェース（UI、注 1）

田中とし、会議の進行の妨げにならないよう工夫る作業が一番大変でしたが、このプロジェクを凝らしました。ニュースアプリは説明書がトの肝になったところです。プロセスが複雑なくてもさまざまな項目を閲覧できますが、で社内決裁の全体像を知っている担当者がいHI-Meetings の操作性、一覧性はそれと同なかったため、全ての申請書回覧プロセスを等のものと考えています。

解析する手法としてユーザーストーリーマッ

既存の紙による決裁プロセスを把握す

電子化前、申請者はワードとエクセルピング（USM、注 3）を使用しました。横で申請書を作成してきました。電子化しよう

軸に時系列、縦軸に担当部署を置き、イベンとしたときにシステム上にワードやエクセルトを一目で見られるよう付箋を貼り付けて一の書式をそのまま落とし込むという発想に陥覧化していきました。1 ヵ月程度かけて毎日、らないように気を付けました。定型の申請は丁寧にプロセスをひもときました。アナログ

必要項目が網羅された選択式フォーマットやで気の遠くなるような作業でしたが、申請かテンプレートを用意し、申請者が漏れなく入ら決裁まで見える化できたことは、システム力できるよう工夫しました。リッチテキスト開発の提案依頼書の品質向上につながりまし（注 2）の画面にすることで、URL、表、画た。コロナ禍の前に決裁プロセスを理解、整像なども挿入できるようになり、申請書の分理できたことは、緊急事態宣言以降、リモー

かりやすさも向上しましたし、必要事項の記ト作業が絶対の状況下でも非常に活きまし

入漏れも差し戻しも減りました。また、決裁た。

寺内

10 日本貿易会 月報

働き方におけるデジタルの活用決裁申請システム「HI-MAWARI」（ひまわり）の開発

田中

最初は市販品の中から使用できそうな製品をテスト利用し、うまくいかないとすぐに止めて次を試すという実証実験を繰り返しました。捨てる勇気があったことで、システムに求める必須要件の整理が進みました。試行錯誤の末、最後にたどり着いたのが株式会
USM の作業の様子

社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマー
トのワークフロー製品「intra-mart」です。

当社の職務権限規程をよく見ると、一ワークフローと UI を融合するのは、二つのつの事案に対して例外事項の注書きが何個も異なるシステムを合体させるのと同じでとて付いていました。この注書きを条件分岐にも難しいのですが、二つのシステムをカスタ整理して全てシステムに組み込むと 3,000 パマイズして、一つのシステムとして運用できターンにもなってしまい、システム化のハーたのは同社の製品だけでした。

ドルが高いものでした。

寺 内 「HI-MAWARI」 を リ リ ー ス し て 以

寺内

この注書きは、会社の長い歴史の中で、間降、他社から最も多くご質問をいただくのは違いが起きないよう配慮した結果として追記

決裁パターンをどのように圧縮したかというされてきたものです。各部署にヒアリングを点です。会社が大きくなればなるほどワーク行うとそれぞれに事情があり、簡単に省略でフローは複雑化します。われわれは全ての決きるワークフローではありませんでした。各裁パターンをシステム内に固定するのではな

部署の事情を上手にくみ取りつつ、ヒアリンく、回覧フローの基本軸のみシステム化しまグした内容をシステムに落とし込む方法を柔した。当社では案件の種別ごとに「主務」と軟に検討しました。

いう受付部門があります。与信審議なら審査部、貿易金融なら財務部、といった具合です。

─システム面ではどのように進めたのでしょうか。
寺内前社長が、「ワードや PDF ではなく、タブレットでニュースアプリを見るように申請書を一覧で確認しながら会議を進行したい」という明確なイメージを持っており、そのイメージを形にした UI をつくることがプロジェクトの命題でした。世の中に存在する市販のシステムはほとんどが PDF 化文書を同時参照する仕様です。市場にないシステムをインタビューでは、当会のスクリーンを使用しペーどうやって開発するかが最大の課題でした。

パーレスでシステムをご説明いただきました

2021年11月号

No.802 11

特集

案件内容を熟知している主務に手動で決裁者を変更できる余地を限定的に残したことで、イレギュラーなパターンにも対応できるようにしたのです。これにより決裁パターンは3,000 から 600 にまで減りました。何から何まで全部をシステム化することが電子化ではありません。人間の判断とシステムによる自動化をうまく組み合わせることで、初めて業インタビューの様子（左務効率化につながり、働き方が進化します。
田中寺内氏、右田中氏）

システムの命名に当たっては、部内でコンペを行い「HI-MAWARI」と名付けま

初は 2021 年 4 月をリリース目標時期に設定した。名前に込めた意味の一つ目は申請書がしていましたが、5 ヵ月前倒しの 2020 年 11

高速で社内を駆け巡るイメージです。
「HI」

月に変更となりました。システム開発期間はが高速、「MAWARI」は申請書が回ること8 ヵ月でした。当初は完成度の高いシステムを意味します。二つ目は太陽に向かって真っを開発して小規模のトライアルで動作を確認すぐ伸びていくヒマワリのイメージです。提後、順次社内に広める方法を計画していまし案者は宮内でした。自宅に飾られたヒマワリたが、基本的な機能を実装して全社にリリーの花からインスピレーションを得たもので、スする方法に変更しました。応用機能等はリ満場一致でこの名前に決まりました。われわ

リース以降に開発でき次第、実装していく追れのプロジェクトに対する思いが詰まった名加方式としました。USM で要件定義を行っ称です。

ていたため、実装すべき機能の優先順位を自然と理解していたことも短納期を実現できた─コロナ禍での作業は大変だったのではない

大きな要因の一つです。

でしょうか。
田中

2020 年 4 月にベンダーが決まった直─働き方はどう変わりましたか。
今回のプロジェクトは、スピードが求後に新型コロナウイルス感染症が急拡大しま寺内した。ベンダーの担当者とはキックオフで対められる中で、場所を選ばず移動時間を削減

面して以降、リリースまで全てオンラインでできるオンラインと、コロナ禍前のオフライ進めました。多くの社員が出社できなくなりンによる綿密な USM のベストミックスでプましたので、2 日間の突貫で暫定オンラインロジェクトを完遂しました。コロナ禍がなけ

決裁申請システムを制作してみましたが、最れば最後までミーティングを設定して、ベン低限の機能で作業効率が悪いため可及的速やダーと会議室に集まって議論していたでしょかに正式な決裁申請システムを開発しリリーう。出社とリモートのバランスを取りながらスしなければならない状況になりました。当業務に当たってくれましたので、チーム内の12 日本貿易会 月報働き方におけるデジタルの活用決裁申請システム「HI-MAWARI」（ひまわり）の開発

コラボレーションも十分に活かすことができて業務を組み立てましたし、妊婦の感染リスクも低減しながらることが重要でプロジェクトを完遂できました。働く場所をす。今後も経験を問わない新しい働き方で結果を出したチーム活かして成果を上メンバーを誇りに思います。

げられるように努田中

オンラインとオフライン両方の働き方力を続けたいと思で多くの気付きを得ました。USM を使ったいます。

要件定義はこのプロジェクトの要であり、今寺内考えても対面で取り進めることがベストだっジェクトの要所のたと思います。手を動かしながら直接コミュみ参加し、メインプロジェクトの中心メンバー

ニケーションを取ることでプロジェクトの目は宮内と田中で進

宮内氏標へ目線を合わせることができました。オン

めてもらいまし

ラインの強みは効率性にあります。このプロた。コロナ禍で困難な状況下でも常に前を向ジェクトは途中で納期が 8 ヵ月に短縮されまいて、伸びやかにプロジェクトを進めてくれしたので時間がありませんでした。オンライた 2 人を見ていると「HI-MAWARI」と一ンでベンダーと打ち合わせをしていくうち緒にハイスピードで成長していくようでしに、実は移動時間を開発等に充てた方が効率た。大きな開発規模にもかかわらず短期間で良くプロジェクトが進むことに気が付きましの導入を求められたプロジェクトではありまた。高い頻度で多くの会議ができるオンライしたが、従来の開発手法にこだわらず部署とンのメリットも実感しました。ベンダーとのベンダーの間に入り柔軟な発想で対応するし打ち合わせ後は、すぐに社内チームメンバーなやかさがありました。大変なプロジェクトだけでラップアップを行い、次のアクションでしたが、決裁申請システムの電子化は、全を決めました。

社員の働き方を良い方向に変えると信じてい私はプロます。宮内は 10 月に無事出産し、育児とい─最後にこのプロジェクトへの思いを教えてう新しいプロジェクトと格闘していますが、ください。

また一緒に働ける日をチーム全員で楽しみに

田中

私は入社 4 年目なのですが、2 年越ししています。の大きなプロジェクトは初めてでした。尊敬今後は「HI-MAWARI」内のデータ分析する先輩とタッグを組ませてもらい、仕事のや活用、兼松グループ内への展開を予定して進め方を学びつつ、プロジェクトを成功させいます。

ることができました。任せてくださった部長、

注1

課長、先輩、チームの皆さんに感謝していま

注2す。新しい働き方を活かすには、ミッション

注3の目的から逆算して、プロジェクトに合わせ ーザーインターフェース（UI）…利用者と製品やサービスとユの接点全てのことを指す IT 用語。
リッチテキスト…簡単な操作で文字の色、大きさなどを編集でき、表現力が高いテキスト形式のこと。
ユーザーストーリーマッピング（USM）…システム開発の際に使われるユーザーストーリーを時系列と優先度に沿ってマッピングする手法のこと。

2021年11月号

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