第 13 回 DM フォーラムよりでいいのか答えは出なかった。現時点でどう判断するか、また、状況によってどう変化していくか、法律では△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△
個人情報法保護法／多くの事業者がつまずくポイントと、その解決策㈱シーピーデザインコンサルティング
代表取締役社長 鈴木 靖氏ク。プライバシーマークは、４月の施行以前は取得企

個人情報保護対策は誰のため？

在は B2C をしている会社まで広がっている。先に述べそこまで規定されていない。
そこで、今注目を集めているのがプライバシーマー業が約千社だったが、現在は二千社を超えている。最初の段階では、情報処理の会社が中心だったが、現タイトルの通り、個人情報保護法にはつまずく点がたような継続性や向上性を築きあげるために、プライバ多い。しかし、つまずく以前に間違った道を歩いているシーマークの取得はその手段となりえると考える企業方が中にはいる。従業者に対して、個人情報保護法が増えたのではないだろうか。の勉強会やテストを熱心にしている会社でも、何を目

個人情報取扱い契約とは？

的に、誰のためにやっているのか聞くと、答えが出な

4 月 1 日以降、顧客と事業者（以下Ａ社）の間にはいところもある。驚いたことに、社長や会社のためと思‘個人情報取扱契約’が成り立つと見なされる。‘個人っている方も多い。当たり前のことだが、個人情報保護情報取扱契約’には３つの項目があり、１つめは利用は社長のためではなく顧客のためだ。そのことをはっの範囲を目的縛りと事業者縛りで制限していること。目きり理解していただきたい。

的縛りとは、生活者が想定していないような使い方をし私が実際見た例として、個人情報保護法が施行さてはいけないということ。事業者縛りとは、顧客が個人れた 4 月 1 日をもって、これまでのポイントカード制度情報を渡したＡ社以外に無許可で他の会社に渡してを廃止し、ポイントカードの顧客情報を全て廃棄した会はいけないということ。２つめは正確性と安全性の確保。

社があった。これは、狂牛病問題が起こったときの事

３つめは透明性を確保し、苦情対応を行うこと。このこ例とよく似ている。そのときの対策法は、牛肉を提供すとを、生活者の目線でもう一度見直す必要がある。

るのをやめることだった。そうすれば自分の会社の牛「個人情報保護法を守れない」という結論

丼で狂牛病患者が出ることはない。同じように個人情

しかし、見直しを行った結果、特異な対応をとるケー報も、全て廃棄して明日からはもう使わないという解決スもあった。あるホテルは、「個人情報保護法を守れなでいいのだろうか。誰のための情報廃棄だろうか。これい」という結論を出した。そこは VIP が泊まるような高級は、何かあると会社が傷つくという考えが根底にある。

ホテル。VIP が誕生日だと、部屋に花束とメッセージカ

本来は顧客のことを第一に考えるべきなのに、それがードが贈られる。個人情報保護法では、個人情報を取浸透していないために生活者が安心して個人情報を得した場合、利用目的を本人に通知、公表しなければ預けられなくなっている。

ならないが、VIP の方には花束を贈るために誕生日の個人情報保護法に怯えて個人情報を取り扱わない情報を利用させて頂きますとはもちろん伝えない。そようにするか、当社の個人情報取り扱い方針はこうだとんなことをすると、せっかくのサービスが台無しだ。これ正々堂々と表明していくのかが大きな分かれ道。安心は個人情報保護法には反しているが、お客様の視点して個人情報を預けられる会社と見てもらえるかどうかで見ると、苦情は出ないだろう。また、メッセージカードが重要だ。そこを踏み外してしまうと、お客様からは正には、支配人の名前でサインしているので、本人は、確な情報をもらえず、今後のビジネスが成り立たない。

私が前に挨拶した支配人から花が届いたと喜んでくれ

法対応の次の段階－プライバシーマーク－ることだろう。もちろん、これは特殊な例であり、万が一法対応はやって当たり前だが、その次の段階でとまのリスクも残っている。しかし、今やるべき事は、それをどいがあるかもしれない。一つは継続性の問題。法対踏まえた上で、生活者の立場に立って見直すことだ。

応では、違法か適法かという、ある時点のところだけに自分の業務にまつわる作業を見直す目がいってしまう。教育や監査を定期的に行うなどして、生活者の視点で考えるようになったら、次は会社の活動を継続させる必要がある。また、この法律では、簡中を見渡してどこまで想像できるかだ。現在、あなたが単に白か黒かはっきりしないという問題もある。尼崎の担当している業務の中での個人情報の取得、入力、脱線事故が起こったとき、家族が病院に担ぎ込まれた

送信、利用などについて、いつ、どこで、誰が、何のたのかどうか教えてくれと言ったにも関わらず、病院は個めに、どのように作業をしているのか説明を求められて人情報だから開示できないとした。しかし、本当にそれも、その全ての質問に答えるのはかなり厳しいだろう。

解決の一歩は、まずアクセス制限とアクセスログを取っ作る時に重要なのが、管理者は誰なのか、利用目的ておくことから。少なくとも一つ一つの項目のアクセスは何なのかをはっきりさせること。利用目的の欄を見るを制限し、その部分にタッチできる人数をとにかく減らと、○○帳簿などと平然と書く人がいるが、「利用目す。そして、アクセスした記録をできる限り取っていくこ的」と「利用」は全く違う。このことは各種ガイドラインでとだ。

もうまく説明しきれていない。利用目的は、あくまで本ある大手のブロードバンドの会社が、450 万人の個人人に何が起こるかということ。たとえばＤＭが届く、アフ情報漏洩事件を起こした。第一次の対外発表で、漏ターサービス時に本人確認に使う、などのようにできる洩した個人データの対象者 240 名（後に実際は 450限り特定しなければならない。

万人とわかった）を特定したと発表した。同時に、漏洩２．フロアマップの整理した個人情報データの項目が特定できたとし、漏えい個人情報取扱案件を整理すると同時にフロアマップした情報はどの項目かあえて言わずに、クレジットカーを作成していく。個人情報を全く取り扱わないＡゾーン、ド番号と銀行口座番号は含まれていないと発表した。

取り扱うＢゾーン、専門に取り扱うＣゾーンに分ける。も漏洩の原因は不明。会社は最初、135 名のシステムエちろん、もっと多くの段階に分けても構わないが、最低ンジニアでなければデータベースにアクセスすることが限３段階の仕切りが必要だ。時々、うちの会社は狭く、できないと答えたが、これは事実ではなかった。犯人

３段階に分けられないのでＢゾーンとＣゾーンの２段階は、元派遣社員のオペレーターだと後に分かった。当でいいですかと言う人がいる。しかしそれは大変。なぜ然オペレーターはデータにアクセスすることができる。

かというと、Ｂゾーンは個人情報取扱場所なので、入館

しかし、検索キーを使ってヒットした分の情報しか見ら管理、つまり部外者が入ってきたときは記録を残してれないようになっており、全データを見ることはできないただきたい。ということは、郵便配達の人などが来るいという理由で漏洩ルートの対象からはずした。なぜ

度に入館記録に記入してもらわなければならない。そオペレーターが全件データベースを盗むことができた

んなことは実際できない。できないとそこから穴が空いかというと、全件ヒットするようなキーワードを入れればていく。

全てのデータをみることができたのだ。こんなことがで個人情報を置かないＡゾーンは必要だ。Ａゾーンかきるようなシステムを入れていたことがそもそもの問題

らＢゾーンに入るときには部外者の記録を残し、Ｂゾーで、起こるべくして起こってしまった事件だ。

ンからＣゾーンには従業者しか入れず、従業者でも入最初は、アクセスログを見れば誰が犯人なのかすぐ室記録を取る。このように、目に見えるようなゾーニンわかると思っていたが、１週間分のアクセスログしか残グをした方が良いだろう。これは、従業者に対して、現っていなかった。これに総務省からクレームが付いた。

在会社が個人情報保護に向けての取り組みをしていこれは、事件があって初めてわかったこと。その後、オるとアピールする効果もある。

ペレーターが全件ヒットできないようにシステムを改善

もちろんお金があればＩＣカードを使って入退管理しして、常時アクセス可能な者はシステムエンジニアの３たり、指紋認証していただければ良いが、お金がない名に絞った。

会社はどうするか。私たちがやった事例に、ＡとＢの境システムにはある程度のアクセス制限があっても、出目にビニールテープを貼っただけというケースがあっ

力してバインダーに綴じたものをキャビネットに置き、た。ビニールテープを貼っただけでは人が入ってくる

そのキャビネットの鍵が誰でも使えるところにあるというのではと思われるかもしれないが、入らないようにしたこともあるかもしれない。様々なケースでもう一度項目のは従業者の目。従業者が監視して、ＡからＢに入ろを確認して、できる限りのアクセス制限とアクセスログをうとした部外者はそこで止める。従業者の目がなくなる追求することが必要だ。

昼間や夜、営業時間外は鍵をかけるなど、できること

個人情報の適正管理をするにははいくらでもある。

１．案件の整理

３．個人情報に触れる可能性のある取引先をどう扱うか一つの会社の個人情報取扱案件数は、約 300～700

次に、個人情報を扱う事業者の位置づけを整理し件ある。もしみなさんの会社で案件数がそこまで挙がなければならない。個人情報保護法では、原則としてっていないとしたら、おそらく調査が至っていないといは本人の同意なく、個人情報を取得した会社から他のうことだ。一つ一つの案件を整理するには、どういう関会社に個人データを渡せないので、自社以外は「本係の案件なのか親帳簿を作り、それに基づいて 300～人同意のある第三者」か「共同利用の先」か「業務委700 件の子帳簿を作るという作業から始まる。子帳簿を託先」の３つに振り分けなければならない。会社にある多機能のコピー機には個人データが残っている。清掃

まず、開示請求が軽微か軽微でないかということを分業者がビル掃除でオフィスに入ってきたときに、机のけなければならない。軽微なら、本人ではなくても情報上に置いてある個人データを見る可能性がある。機械開示する。そのリスクと実際の現場の仕事を天秤に掛のメンテナンス会社、ビルのメンテナンス会社、警備会けて、何万分の一のリスクのために毎日繁雑な作業は社などは業務委託先に入れるしかない。業務委託先できないという判断をしている。の選定をして、契約を交わさなければならない。

まとめ

例えば、プロバイダにサーバを預けていて、そこに個人情報の漏洩を起こしやすい企業の共通項があ不正アクセスがあったとしよう。プロバイダには自分達る。まず、インターネットがなかなかつながらない。これ以上の知識があるとして頼んでいたのだから、委託先は、従業者がネットで遊んでいることを意味する。もち管理について私たちは責任があるとしても、世間も同ろんそういうことをやる従業者がいけないが、もっと悪情する。しかし、受け渡しの過程で無くしてしまったケ

いのはその上司。管理職が部下の面倒を見ていない。

ースは、みなさんが十分に管理することができたこと。

部下がどういう画面を見ているか、部下の背中に回っまずそこをきちんと整理する。そして、委託先においてたことがない。管理職と部下の席が離れていたり、パアクセス制限とアクセスログについてルールを作り、随ーティションで仕切られていて中で何をしているか分時報告してもらう。作業者と使う場所を限定し、どのようからず、ひどい会社だと従業者と部外者の見分けさえな方法でアクセス制限するのか取り決め、アクセスログついていないこともある。

は全部残してもらう。もしそれに反すれば、契約打ち切

いくらルールを作っても、従業者が他人事だと意味りなども視野に入れる。今まで交わしていた契約を見がない。組織として推進し、私たちには説明責任があ直し、アクセス制限とアクセスログについて再確認すべるということを大原則としなければならない。個人情報

きだ。

を誠実に取り扱っていれば、お客様の信頼も得られる

４．利用目的の明示ということを、従業者に伝えていく必要がある。自分達次は利用目的の明示について。弁護士には、できが張本人なのだから、自己防衛のためにも、作業者がるだけ目的を幅広に書いた方が、目的外利用と言わやるべきルール、管理者がやるべきルール、利用目的、れないで済むと言われるかもしれないが、そうすると最正確性・安全性の確保、要求対応について個人情報

終的には会社の信用を失ってしまう。私は逆に「お客を取得する前、利用中、利用後に分けて、どう対応す様からいただいた個人情報は、商品の発送のためにるのか答えを出す。そうすれば、守るべきルールが運のみ利用させていただきます」と「にのみ」という言葉を用レベルで見えてくる。それを現場レベルに落とす作使うことをおすすめする。そうすると、ＤＭ発送などは業に取りかかって欲しいと思う。

できなくなる。困るのならば、最初からＤＭを送るということを書く。もし後になって使いたくなった場合には、本人の許可を取る。そこをあいまいにしていると、現場はあれにもこれにも使えるということでどんどん管理が甘くなってしまう。もちろん、縛りをきつくし過ぎると、現場が悲鳴を上げる。しかし、利用目的の明示は、現場を縛っているのではなく、生活者が安心して個人情報を渡せるようにするため。その点を周知徹底してもらう。
開示などの対応手順
電力会社は、電気料金の支払いが終わっているかどうかの開示請求が一日に何十件もくる。そこでまず本人確認をすると、ご本人ではないことが多い。電力の加入者はご主人だが問い合わせは奥様という場合がある。その時、杓子定規に「加入者本人でなければ個人情報の開示はできません。ご主人からの委任状と、あなたが奥様だという証明に住民票取ってきてください」と対応すれば、たちまち日々の業務に支障が出る。