千歳コーポレーション株式会社 様

ペーパーレス総合支援サービス

ペーパーレス化を皮切りに全社横断的な働き方改革を実行〜自社の知見と成果を基に、顧客への新たな価値提供を目指す〜

千歳コーポレーション株式会社 様
千歳コーポレーションは、1960 年に三菱銀行（現三菱 UFJ 銀行）との共同ビルの経営およびビル管理を主な目的として設立された会社です。首
都圏をはじめ国内主要都市の三菱 UFJ 銀行が店舗を有するビルを中心に快適なオフィス空間を提供する「オフィスビル・マンション賃貸事業」と、提携企業の仕事と育児の両立支援をバックアップする「提携企業内保育所運営」を提供。安定
写真左から 三菱総研ＤＣＳ 高須さおり、千歳コーポレーション株式会社 前澤秋生様、三菱総研ＤＣＳ 三谷光宏

課題

60 周年を期に働き方改革プロジェクトを推進。
すべての施策の基となる取り組みとして、ペーパーレス化が求められたした経営基盤により、オフィスのトータルパートナーとして成長を続けています。

プロジェクト概要
テーマ : 働き方改革の基盤としての提案「ペーパーレス総合支援サービス」を活用し、社内の紙文書のデータ化を実行

成果

ペーパーレス化を皮切りにクラウドシフトや制度改革、オフィス改革など多岐に渡る働き方改革を実現。
ニューノーマルに適合した新しい働き方により、さらなる発展を目指す

導 入 の背 景

ペーパーレス化は、印刷と保管スペースにかかるコストの削減や、業務における働き方改革のすべての施策の基礎としてペーパーレス化が求められたりません。デバイス改革、セキュリティ対─ペーパーレス化を推進された経緯をンフラのクラウド化など、多岐に渡る本お聞かせください。

プロジェクトの各施策を実現するため

前澤様： 当社は2020年に創業60周年に、欠かせない取り組みであると捉えまを迎えるにあたり、新たな時代への挑戦非効率の解消といった効果だけにとどま策、ワークフローのデジタル化、これまでオンプレミスで運用してきたビジネスイした。と事業の再創造を目指すべく、働き方改

─「ペーパーレス総合支援サービス」を革に取り組むこととなりました。

採用された決め手は何でしょうか？

そこでビジネスのデジタル化やテレワー

前澤様： 働き方改革の推進にあたり、ク推進のために最初に取り組むべきことＤＣＳさんとはDXも含めたさまざまな観が、従業員の働き方をオフィスに縛り付点で、ディスカッションしていました。そける紙文書をデジタル化し、データとしの中で本サービスを知り、銀行など金融てどこからでも活 用できるようにする

業界での実績の豊富さが、採用の決め手ペーパーレス化であると考えました。そとなりました。紙文書の種類と量が多く、の上で新たな働き方と調和するオフィス

ガバナンスも厳しい業界での経験値に、改革と、多様な勤務体制を可能にするた安心感がありました。

めの人事制度の改革を推進したのです。

ペーパーレス化

期間: 2019 年 9 月〜 2021 年 2 月

概要: ・すべての社内書類を文書台帳に一覧化、見える化・紙保管 / デジタル運用に仕分け、必要な書面のみをデータ化

実行プロセス

処理方法の提案から作業実行まで安心してお任せできた─具体的な進め方について教えてください。
前澤様： まずは社内にある紙文書を把握するための棚卸し作業からスタートし、2019年9月から2か月ほどかけて、社内に保管している紙の書面ファイルを、すべて文書台帳に一覧化しました。社内には「保システム部長

前澤 秋生 様管されている書類（ストック書類）」と、も安心してお任せすることができました。

実行しました。そして、東京本社を全面改「 新たに生まれる書 類 」が 存 在します。

─ご苦労された点、工夫された点はご装し、時間と場所に縛られない新しい働「保管（ストック）書類」は、内容に応じてき方を実現し、社員が働きやすさと共にざいますか？

スキャニングして保存するもの、スキャニ

働きがいを実感できるオフィスへと刷新

前澤様： 当初は部署により「紙文書のング後に廃棄するもの、期間を決めて紙しました。進行中にコロナ禍に見舞われ方が扱いやすい」といった、ペーパーレスのまま保存するものなどに仕分けし、徹ましたが、この取り組みの必要性がさら化に慎重な声も上がりました。その際も底的に断捨離。
「 新たに生まれる書類」に増し、加速した印象です。2021 年 6 月

ＤＣＳさんは複数回に渡る現場との面談

は、新たな紙を生まない、印鑑を必要とには無事に当初予定したプロジェクトをで的確にニーズを把握した上で、丁寧にしないデジタルワークフローへと変革しすべて完了することができ、業務の効率意義と目的をご説明いただき、解決策とました。

化と生産性向上やテレワークの推進、紙してPDF内に章ごとの「しおり機能」を持─その間の三菱総研ＤＣＳのサポートと移動にまつわるコストの削減など、大たせることで、業務で使いやすくする提についてはいかがでしたか。

きな成果が得られています。完了後に当案をしてくれました。また、コロナ禍で出

前澤様： ペーパーレスに関する具体社の成果をＤＣＳさんに査定いただき、社できなくなる中でも臨機応変に対応い的な処理方法の提案から作業まですべ高い評価をいただきました。

ただき、プロジェクトの遂行をサポートしてお任せでき、当社 側は意 思 決 定や判今後の展開てくれました。

断、並行するプロジェクトの推進に集中することができました。文書台帳の作成

自社の知見を基にしたお客様への高付加価値なサービス提供を推進

導入後の成 果については、現地調査でキャビネット内ニューノーマルに対応する働き方改革が実現に保存する紙資料ファイルの背表紙をすべて撮影していただき、QRコードにより保管場所や段ボールと紐づけし、それを前澤様：

─実施後の成果についてお聞かせく

基にデータ化後のフォルダ構成も提案し今後は、当社が得た働き方改革の知見をパッケージ化し、お客 様にてくれました。このやり方は後から紙文ださい。

書に遡る際にもわかりやすく、非常に助前澤様：

当社ではこのペーパーレス化す。今回の取り組みとリニューアルオフィサービスとして提供したいと考えていまかりました。また、その後のスキャニングを皮切りに、ワークフローシステムによるスをご紹介する「Live Ofﬁce」を開催しとPDF化の作業に際しても、OCRを用い業務プロセスの最適化、全社員へのスており、同 様 のニーズ を感じていらって文字検索機能を付加した上で、データマートフォンおよびオフィス用と在宅勤しゃるお客様企業に、大変好評いただい納品してくれました。紙文書のデータ化

務用 PC の展開、多要素認証によるセています。ＤＣＳさんにはこれからも、次は、ミスがあると事業に支障をきたすた

キュリティ強化、業務インフラのクラウドなるテ クノロ ジ ー を 用 い た 有 益 な ソ

め高い正確性が求められますが、その点化、コミュニケーション改革、制度改革をリューションの提案に期待しています。

千歳コーポレーション様
目的施

働き方改革策

業務効率化

ペーパーレスの推進

コスト削減

オフィス改革

ES向上

テレワークの導入

全体像

実現の為の課題

実現手段

紙に代わる業務フロー
新たなコミュニケーション手段

文書PDF化＋ワークフロー導入

場所を問わないシステム環境

クラウド化＋
セキュリティ対策

PC環境＋コミュニケーションツール整備

スマートオフィス

効率的なオフィス環境
新しい働き方に即した制度

制度改革

ペーパーレス（文書PDF化、ワークフロー導入）実施手順
紙中心の仕事の弊害● 現状調査（社内紙書類の棚卸し）● 膨大な紙の保管場所コスト● 紙代、印刷代、トナー代のコスト● 文書のコピー、配布負荷● 文書台帳による見える化

保管（ストック）文書● 用途・性格に応じた仕分け・紙のまま保存 ・PDF化 ・PDF化後廃棄

断捨離と見える化● 紙を増やさない、● 紙回付、印鑑捺印の非効率性● 承認プロセスの複雑さ、多さ● 自席紙保管による座席固定化● 紛失等セキュリティの問題

デジタル
ワークフロー化

新生（フロー）文書

サービス詳細はこちらからご覧ください

プリントアウトしない● ワークフローの定着、印鑑文化撤廃

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