特定個人情報取扱規程
公益社団法人石川県医薬品登録販売者協会
第１章

目的・定義・取扱業務の範囲(目 的 )
第１条 この規程は、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利 用 等 に 関 す る 法 律 ( 以 下 「 番 号 法 」 と い う 。 )及 び 特 定 個 人 情 報 保 護 委員 会 が 定 め る 「 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 い に 関 す る ガ イ ド ラ イ ン (事業 者 編 )」 に 基 づ き 、 公 益 社 団 法 人 石 川 県 医 薬 品 登 録 販 売 者 協 会 (以 下 「 当協 会 」 と い う 。 )に お け る 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 い に つ い て 定 め る 。
(定 義 )
第２条 この規程における特定個人情報とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第７条第１項及び第２項、第８条並びに第６７条並びに附則第３条第１項から第３項まで及び第５項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。
（取扱業務の範囲）
第３条 当協会が取り扱う特定個人情報は、原則として以下のとおりとする。
（１）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務（２）雇用保険届出事務（３）健康保険・厚生年金保険届出事務（４）国民年金の第３号被保険者の届出に関する事務（５）報酬・不動産使用料等の支払調書作成事務

第２章

組織的安全管理措置（組織体制）
第４条 特定個人情報の取扱いについての組織体制は、以下のとおりとする。
事務取扱責任者 専務理事 普和 克守
事務取扱担当者 会計理事 岩木 義明（守秘義務）
第５条 特定個人情報を取り扱う全ての者は、徹底した守秘義務の中で業務を遂行しなければならない。
２ 前項を確認するため、特定個人情報を取り扱う全ての者は、当会が定めた誓約書を提出しなければならない。
（責任者の責務）
第６条 事務取扱責任者は、情報漏えい発生時またはその可能性が疑われる場
合には、速やかにその原因を究明して会長に報告をするとともに漏えいの拡大を阻止するように対策を講じなければならない。

- 1 -（情報漏えい時の原因究明）
第７条 事務取扱責任者は、情報漏えい発生時またはその可能性が疑われる場
合には、事後に速やかにその原因を究明して会長及び関係者に報告をしなければならない。
（取扱状況の記録）
第８条 事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱状況を記録する。
（１）特定個人情報等の入手日（２）税務分野①源泉徴収票・支払調書の作成日②源泉徴収票の本人への交付日③源泉徴収票・支払調書の税務署・市区町村への提出日（３）社会保障分野①雇用保険、健康保険・厚生年金保険の各種届出書の作成日②雇用保険、健康保険・厚生年金保険の書類・証明書の本人への交付日（４）特定個人情報等の廃棄日（取扱状況の確認と安全管理措置の見直し）
第９条 事務取扱責任者は、定期的に特定個人情報の取扱記録や個人番号台帳及び支払調書資料エクセルを確認し、必要に応じて安全管理措置の見直しと改善に取り組むものとする。

第３章

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄（給与所得・退職所得の源泉徴収票作成、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出、報酬・不動産使用料等の支払調書作成事務フロー）第 10 条 役 職 員 等 か ら 提 出 さ れ た 書 類 等 を 取 り ま と め る 方 法
事務取扱担当者及び事務取扱責任者は、給与所得・退職所得の源泉徴収票作成、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出の作成、報酬・不動産使用料等の支払調書作成に必要な書類（以下「源泉徴収票等」という。）を受領したことを確認する。
２ 取りまとめた書類等の源泉徴収票等の作成部署への移動方法
事 務 取 扱 担 当 者 及 び 事 務 取 扱 責 任 者 は 、前 項 の 書 類 を 受 領 し た 場 合 に は 、番号法第１６条に従った本人確認を行うものとする。
３ 情報システムへの個人番号を含むデータ入力方法
事務取扱担当者及び事務取扱責任者は、前項に基づく本人確認を行った
場合には、速やかに給与所得・退職所得の源泉徴収票作成、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出事
務に関しては個人番号台帳に記載し、報酬・不動産使用料等の支払調書資料エクセルに入力するものとする。
４ 源泉徴収票等の作成方法
事務取扱担当者は、源泉徴収票等の作成事務を行う。

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源泉徴収票等の行政機関・健康保険組合等への提出方法
行政機関・健康保険組合等に源泉徴収票等の法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関・健康保険組合等が指定する提出方法に従うものとする。給与所得・退職所得の源泉徴収票及び報酬・不動産使用料等の支払調書については所轄税務署・市区町村へ提出し、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出に関してはハローワーク、健康保険組合、年金事務所へ提出する。
６ 源泉徴収票の本人への交付方法
役職員等の本人交付用の給与所得の源泉徴収票については、本人及び扶養親族の個人番号を記載しない措置や復元できない程度にマスキングしたことを確認の上、本人に交付するものとする。雇用保険届出、健康保
険・厚生年金保険届出、国民年金の第３号被保険者の届出に関してはハ
ローワーク、健康保険組合、年金事務所から受理した書類・証明書を役職員に配付する。報酬・不動産使用料等の支払調書に関しては支払調書の写しを支払を受ける者本人の個人番号を含めて全ての個人番号を記載しない措置や復元できない程度にマスキングしたことを確認の上、報酬・不動産使用料等の支払先に交付する。
７ 源泉徴収票の控え、役職員等から提出された書類及び情報システムで取り扱うファイル等の保存方法
個人番号台帳あるいは支払調書資料エクセルに記載されているとおり保存する。
８ 法定保存期間を経過した源泉徴収票の控え等の廃棄・削除方法
個人番号台帳あるいは支払調書資料エクセル資料に記載されている保存
期間を経過した源泉徴収票の控え等は保存期間経過後の毎年度末に定められた方法で廃棄・削除する。なお、源泉徴収票等において確認のために保存する必要のある場合は復元できない程度にマイナンバーをマスキングして保存する。

第４章

人的安全管理措置（役職員等の教育）
第 11 条 事 務 取 扱 責 任 者 は 、事 務 取 扱 担 当 者 並 び に シ ス テ ム 担 当 者 に 対 し て 情報管理に関する教育を定期的に実施する。
２ 前項の規定に関わらず、事務取扱責任者が新たな事務取扱担当者またはシステム担当者を指名した場合、事務取扱責任者は、指名した者に対し、速やかに情報管理に関する教育を実施しなければならない。
（事務取扱担当者の監督）
第 12 条 事 務 取 扱 責 任 者 は 、事 務 取 扱 担 当 者 の 管 理 及 び 監 督 を 行 い 、運 用 方 法について情報漏えいの可能性がある場合には、是正に向けて指図をしなければならない。

- 3 -第５章 物理的安全管理措置（取扱区域と管理区域の管理）
第 13 条 事 務 取 扱 責 任 者 は 、特 定 個 人 情 報 フ ァ イ ル を 取 り 扱 う 情 報 シ ス テ ム を管理する管理区域及び特定個人情報の取扱事務を実施する取扱区域を定める。
２ 管理区域について、特定個人情報等ファイルの漏えい等を防止するために入退室制限や入退室記録のための仕組みを構築する。
３ 取扱区域について、特定個人情報の漏えい等を防止するため、壁又は間仕切り等の設置及び座席配置の工夫等を講じる。
（機器及び電子媒体等の盗難防止対策）
第 14 条 特 定 個 人 情 報 フ ァ イ ル を 取 り 扱 う 情 報 シ ス テ ム が 機 器 の み で 運 用 されている場合は、セキュリティワイヤー等の盗難防止策を講じる。
２ 特定個人情報を含むデータの保存は、電子媒体そのものにパスワードによる保護ができるものを使用し、その他の外部記憶装置等には保存しない。
３ 特定個人情報等を取り扱う電子媒体及び書類の盗難を防止するために、施錠可能なキャビネット・金庫等に保管する。
（電子媒体等の持出し）
第 15 条 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 さ れ た 電 子 媒 体 は 持 ち 出 し 禁 止 と す る 。
２ 特定個人情報等が記録された書類等を持ち出す場合は、施錠できる搬送容器の使用等により紛失・盗難等の防止対策を講じる。
（特定個人情報等の削除・廃棄）
第 16 条 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 さ れ た 書 類 等 を 廃 棄 す る 場 合 は 、シ ュ レ ッ ダ ー
等による記載内容が復元不可能なまでの細断、当会又は外部の焼却場での焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用する。
２ 特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合は、専用のデータ削除ソフトウエアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を採用する。
３ 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を採用する。

第６章 技術的安全管理措置（システムのアクセス制限）
第 17 条 特 定 個 人 情 報 へ ア ク セ ス す る こ と が で き る 機 器 を 特 定 し 、そ の 機 器 を取り扱う事務取扱担当者及び事務取扱責任者を限定する。
（アクセス者の識別と認証）
第 18 条 特 定 個 人 情 報 フ ァ イ ル を 取 り 扱 う Ｐ Ｃ 、サ ー バ ー 等 へ の 不 正 な ア ク セスを防止するため、事務取扱担当者の識別情報を設定する。

- 4 -（不正アクセス等の防止）
第 19 条 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 情 報 シ ス テ ム は 、外 部 か ら の 不 正 ア ク セ ス や不正ソフトウエアから保護する仕組みを講じる。
（情報漏えい等の防止）第 20 条 特 定 個 人 情 報 を イ ン タ ー ネ ッ ト 等 に よ り 外 部 に 送 信 す る 場 合 、通 信 経路における情報漏えい等の防止策を講じる。
２ 情報システム内に保存されている特定個人情報等は、データを保護する等により、情報漏えい等の防止策を講じる。

第７章

委託（委託）
第 21 条 当 協 会 は 、以 下 に 定 め る 業 務 に つ い て 税 理 士 、社 会 保 険 労 務 士 、人 事
・財務・経理や給与計算のアウトソーシング会社、ソフトウエア会社等に委託することができる。
（１）給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務（２）雇用保険届出事務（３）健康保険・厚生年金保険届出事務（４）国民年金の第３号被保険者の届出に関する事務（５）報酬・不動産使用料等の支払調書作成事務
２ 業務の委託にあたっては、委託先との間で委託契約を締結（特定個人情報の取扱いに関する覚書を含む）するものとする。
（委託先の監督）
第 22 条 当 協 会 は 、委 託 先 に 対 し て 安 全 管 理 措 置 状 況 等 に つ い て 監 督 義 務 を 負い、管理状況を１年に１回以上確認する。
（特定個人情報の提供）
第 23 条 当 協 会 は 委 託 先 に 対 し て 特 定 個 人 情 報 を 提 供 す る 場 合 に は 、以 下 の 方法で送受信しなければならない。
（１）紙媒体の場合手交、または書留郵便や宅配便等、配送履歴の追跡が可能な方法を利用する。
（２）電磁的記録の場合
情報セキュリティに守られたシステムを利用し、原則として電子メールに よ る 送 受 信 は 行 わ な い (や む を 得 ず 、 電 子 メ ー ル を 利 用 す る 場 合 は 、添付ファイルにパスワードを付けるなど、対応可能な安全管理措置を徹底する）。
(情 報 漏 え い 時 の 対 応 )第 24 条 委 託 先 か ら 情 報 が 漏 え い し た 場 合 に は 当 協 会 は 委 託 先 と と も に 原 因を究明しなければならない。

- 5 -(削 除 ・ 廃 棄 )第 25 条 当 協 会 は 、委 託 先 に お い て 特 定 個 人 情 報 を 削 除・廃 棄 を し た 場 合 に「 削除・廃棄証明書」の発行を求めなければならない。
(規 程 の 改 定 )第 26 条 本 規 程 は 必 要 に 応 じ て 改 訂 を 行 う 。
附則１．この規程は、平成２９年４月１日から施行する。

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