出展マニュアル大学 ICT 推進協議会 2018 年度年次大会会
期：2018 年 11 月 19 日（月）～ 21 日（水）開場時間：11 月 19 日（月）11：00 ～ 17：00
11 月 20 日（火）09：00 ～ 18：00
11 月 21 日（水）09：00 ～ 15：00
会場：札幌コンベンションセンター
主催：一般社団法人 大学 ICT 推進協議会

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はじめに
このたびは、「大学 ICT 推進協議会 2018 年度年次大会・展示会」にお申込をいただき、ありがとうございます。
この手引きは、年次大会・展示会を円滑に運営するにあたって、出展者の皆様に最小限守っていただかなければならない規則と、出展効率をより一層、高めていただくための諸手続きについて記載しています。
年次大会が所期の目的を果たし、成功裡に終了するために主催事務局は十分な対策を講じますが、出展者の皆様におかれましても、以下の各事項をご理解のうえ、出展成果を一段と高めていただきますようご協力をお願いいたします。

開催概要
■名称：

大学 ICT 推進協議会 2018 年度年次大会■会期：2018 年（平成 30 年）11 月 19 日（月）～ 11 月 21 日（水）■開催場所：

19 日（月）14：30 ～ 15：00

出展説明会

19 日（月）15：00 ～ 19：00

展示会

19 日（月）17：00 ～ 19：00

オープニング・ギャザリング（大ホール 1/3C）

20 日（火）09：00 ～ 18：00

展示会

20 日（火）10：30 ～ 12：00

CIO 部会・CIO 向け講演会 ( 中ホール）

20 日（火）12：10 ～ 13：10

CIO との昼食会 ( 中ホール）

20 日（火）13：30 ～ 16：20

全体会（大ホール 1/3A）

20 日（火）18：00 ～ 20：00

情報交換会（大ホール 1/3B）

21 日（水）09：00 ～ 15：00

展示会

札幌コンベンションセンター 1F 大ホール 1/3C ／ 63 団体〒 003-0006 札幌市白石区東札幌六条１丁目１- １■実行委員長：棟朝 雅晴（北海道大学）■ホームページ： https://axies.jp/ja/conf/conf2018■出展内容確認書・オプション備品申込書に関するお問合わせ先：
株式会社松原建装担当：植村・福田〒 062-0922 札幌市豊平区中の島 2 条 5 丁目 1 － 24
TEL. 011-823-8472 ／ FAX. 011-813-5490
E-Mail：m.uemura@m-kenso.com, fukuda@m-kenso.com■出展内容確認書・オプション備品申込書に記載のない備品（映像機材など）に関する問合わせ先：
札幌コンベンションセンター 担当：武部〒 003-0006 札幌市⽩⽯区東札幌 6 条 1 丁⽬ 1-1
TEL. 011-817-1010 ／ FAX. 011-820-4300
E-Mail：takebe@c-linkage.co.jp■搬入・設営：2018 年 11 月 19 日（月）09：00 ～ 14：30■搬出・撤去：2018 年 11 月 21 日（水）15：00 ～ 17：00※お荷物の代理受け取りはできかねます。
お荷物は出展者様ご自身で受け取っていただくようお願い申しあげます。
※搬入・設営作業ならびに撤去・搬出作業については、上記時間内に行ってください。

－2－※通電時間は 11 月 19 日（月）13：00 ～を予定しています。
■開催時間：

11 月 19 日（月）15：00 ～ 19：00
11 月 20 日（火）09：00 ～ 18：00
11 月 21 日（水）09：00 ～ 15：00※ 19 日（月）15:00 迄は他会場でセッションを開催している予定ですので、静かな搬出・撤去にご協力をお願いします。

■来場予定：

予定参加者約 1,000 名
高等教育機関及び学術研究機関において、情報通信技術を利用した教育、研究、経営等に携わる教職員、及び高等教育機関向け ICT 活用製品を提供する企業。

会場概要
■会場：

■所在地：

札幌コンベンションセンター〒 003-0006 札幌市⽩⽯区東札幌 6 条 1 丁⽬ 1-1
TEL. 011-817-1010 ／ FAX. 011-820-4300【駐車場に関して】※会場周辺は駐車禁止となっておりますので、路上駐車はご遠慮ください。
※駐車場はすべて有料です。駐車料金は下記の会場 HP をご確認ください。
https://www.sora-scc.jp/access/bycar.html#parking※出展者様の有料駐車場利用に対する割引はございません。

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一 般 規 定（出展について）
1. 展示物（1） 展示物は大学 ICT 推進協議会 2018 年度年次大会・展示会の開催目的の趣旨に沿った品目としてください。事務局は正
常な運営に支障を生ずる恐れがあると認められるものについては、その出品、装飾に関して制限または禁止することがあります。
（2） 海外出展物（日本以外の地域で生産または製造されたもの）は必ず輸入通関手続きを完了してご出品ください。
（3） 展示廃棄物及び使用済の資材や小間内及び周辺のゴミは、各社責任を持ってお持ち帰りください。なお撤去後、残材など廃棄物が残っていた場合は、事務局にて処理した後、実費を請求させていただきます。札幌コンベンションセンター
では受付カウンターにて札幌市指定のゴミ袋を販売しております（90ℓ 432 円、45ℓ 216 円）。
2. 展示物の管理（1） 事務局は会場の管理・保全に最善の注意を払いますが、出展物・装飾などの管理・保全の責任は出展者に有るものとします。
展示物に生じる事故、盗難及び天災等の不可抗力による損失や紛失等に対しては、事務局はその責任を一切負いません。
各出展小間は出展者が責任を持って管理してください。
（2） 展示物に対する保険には、展示する展示物に対して、輸送中および展示中の危険をあわせて担保する展示一貫保険や、展示物の実演等により不慮の事故が発生した場合、その損害を補償するための対人・対物の保険などがあります。出展者は必要に応じて、自身で直接保険会社に問い合わせるなど、適切な対策を取ってください。
3. 展示物の展示・実演（1） 次の行為は固くお断りします。万一遵守いただけない場合、事務局は会期中であっても撤去を命じることがあります。
その場合、出展料等の返還は一切いたしません。
・音や光、また熱や振動等を伴い、隣接小間に迷惑のかかる実演
・自社小間スペース外での備品設置・展示・実演
・自社ブース前以外でのビラ（ちらし）配布、呼び込み（2） 実演を必要とする展示物は、自身の小間内又は定められた場所で実演することができます。
（3） 事務局は、会場の保全・管理・秩序の維持・公衆の安全のため、これらに支障があると認めた展示・実演については、出展者に必要な対策をお願いし、展示・実演の制限や中止を求める場合があります。
（4） マイク、スピーカーを使用しての展示・実演は禁止します。
4. 事故防止及び責任（1） 出展者は出品物の搬入出、展示、実演、撤去等を通じて事故発生の防止に努めてください。
（2） 出展者は自己又は代理人、業務委託者の責により生じた会場施設・設備及び来場者への損傷 ･ 事故などに対するあらゆる損害についての責任を負うものとします。
（3） 事務局は、出展者が行う前項の作業を通じて必要と認めたときは、事故発生防止のために処置を命じ、又はその作業の制限若しくは中止を求めることがあります。
（4） 展示物の盗難、紛失、火炎及び小間内における人的災害の事故発生については、出展者が責任を負うこととし、事務局はその損害賠償等の責めを負いません。
（5） 出展関係者は、会期期間中事務局指定の展示会説明者名札を着用のうえ、必ず小間内に常駐し来場者との応接、出品物の管理等にあたってください。
（6） 会場の構造物、付帯設備、備品等に破損、汚損、紛失等の損害が生じた場合は、その損害の原因となった出展者が損害－4－

賠償責任を負うものとします。
5. 会期中の事務局
準備期間・会期中・撤去作業（11 月 19 日（月）～ 11 月 21 日（水））まで、会場内に「大学 ICT 推進協議会 2018 年度年次大会事務局」を設置します。
会期中緊急連絡先：TEL. 080-2873-1493（受付）／ 080-2873-1494（展示担当）※上記連絡先は、会期中のみの連絡先となります。会期中以外は、下記までご連絡ください。
大学 ICT 推進協議会事務局：TEL. 075-315-8020＜注意事項＞※電話の取次ぎはいたしませんので、携帯電話などで各自ご対応ください。
6. 禁止行為（1）規定を超える重量物（床耐荷重は 5t/m2 までとします）を持ち込む場合は、必ず事前にご相談ください。
（2）アンカー等床面への直接工事は禁止させていただきます。
（3）消火器、屋内消火栓、自動火災報知装置、非常ベル、誘導灯等を装飾物により遮断しないでください。また、その付近には使用の障害となる陳列、工作物、その他の物を置かないでください。
（4）搬入・搬出車両の会場内乗り入れはできません。搬入口から台車又は手運びで搬入出してください。
（5）天井から出展物や装飾物を吊るすことはできません。
（6）会場内での火器の使用や、危険物（油類、裸火、プロパンガス、多量のマッチ等）の持ち込みは、消防法規により禁止されています。
（7）エントランスホールを含む会場内での火器の使用や、危険物（油類、裸火、プロパンガス、多量のマッチ等）の持ち込みは、消防法規により禁止されています。
（8）消防法規により持ち込みが禁止されている危険物
・ガソリン、軽油、灯油、マシン油、重油、60％以上のアルコール、印刷用などの油性インク等、消防法で定める危険物
・ラッカーパテ、パラフィン等消防法施行令で定める準危険物
・その他、マッチ、火炎類、プロパン、アセチレン、水素などの一般高圧ガス、保安規則で定める可燃性ガス
7. その他諸事項（1）展示会開催の変更・中止
事務局は、天災、その他不可抗力の原因により、会期及び開場時間を変更し、又は開催を中止することがあります。出展者はこの変更を理由として、出展申込の取消又は、出展契約の解除はできません。また、事務局は、変更及び中止によって生じた出展者、その他の者の損害を補償しません。ただし、展示会・セミナーの開催を事前に中止したときは、既納料金の全部又は一部を返還いたします。
（2）規定の変更
事務局は、やむを得ない事情があるとき、この規定並びにその細則を変更することがあります。変更した場合は直ちに出展者及び関係者にウェブページにてお知らせします。
（3）規定の遵守出展者及び関係者は、この規定並びにその細則を遵守しなければなりません。

－5－展示小間仕様
1. 基礎小間（1 小間）に含まれるもの

小間サイズ

W1,980mm × D990mm × H2,400mm( 基礎小間）
W1,980mm × D1,000mm（基礎小間前スペース）バックパネルW1,980mm × H2,400mm（色：白、塩ビシート）

袖パネル

D990mm × H2,400mm

パラペット

W1,980mm × H300mm

展示団体社名板

W900mm × H200mm 白地ウッドラック・ゴシック体・スミ文字※株式会社等は ( 株 ) と略称表記とさせていただきます。

小間番号板

W200mm × H200mm
オレンジ色地ウッドラック・ゴシック体・白文字

FL（蛍光灯）40W（パラペット裏取付）×１灯

展示台

W1,980mm × D990mm × H1,000mm（キャビネット付）※展示物の耐荷重は 30kg までとします。
※展示台が不要の場合は、別紙「出展確認書」にてお知らせください。
※カタログスタンド、イス、のぼり等は、エリアラインテープをはみ出さないよう、必ず小間サイズ内（W1,980× D2,000）に収めてください。

電源コンセント（2 口／単相 100V

インターネット

回線の提供は Wi-Fi（無線）となります。
※有線 LAN ご希望の場合は札幌コンベンションセンターまでご相談ください。

500W まで）× 1 個－6－2. 基礎小間（2 小間）に含まれるもの

小間サイズ

W3,960mm × D990mm × H2,400mm（基礎小間）W3,960mm × D1,000mm（基礎小間前スペース）バックパネルW3,960mm × H2,400mm（色：白、塩ビシート）

袖パネル

D990mm × H2,400mm

パラペット

W3,960mm × H300mm

展示団体社名板

W900mm × H200mm 白地ウッドラック・ゴシック体・スミ文字※株式会社等は ( 株 ) と略称表記とさせていただきます。

小間番号板

W200mm × H200mm

FL（蛍光灯）40W（パラペット裏取付）× 2 灯

展示台

W3,960mm × D990mm × H1,000mm（キャビネット付）※展示物の耐荷重は 30 ｋｇまでとします。
※展示台が不要の場合は、別紙「出展確認書」にてお知らせください。
※カタログスタンド、イス、のぼり等は、エリアラインテープをはみ出さないよう、必ず小間サイズ内（W3,960× D2,000）に収めてください。

電源コンセント（2 口／単相 100V

インターネット

回線の提供は Wi-Fi（無線）となります。
※有線 LAN ご希望の場合は札幌コンベンションセンターまでご相談ください。

オレンジ色地ウッドラック・ゴシック体・白文字

500W まで）× 2 個＜注意事項：1 小間・2 小間共通＞
・当日の仕様変更はできません。
・バックパネル（システムパネル）には、画鋲やネジ式フックは使用できません。パネル等は S 型フック・チェーンでの吊り下げ、又は両面テープでの貼り付けとなります。
・両面テープは粘着の残らないものを使用してください。
・設営時にご希望の方には S 型フック・チェーン・マジックテープ等を貸し出しいたします。（無料）・展示台への釘打ちビス止め等はご遠慮ください。
・オプション申込がない場合も記載内容をご確認の上、必要事項をご記入いただき、別紙「出展確認書」「オプション備品申込書」のどちらも必ずメールまたは FAX にて（株）松原建装までご返信をお願いいたします。

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3. 小間内装飾の制限（1） 小間内装飾に関しては、下記の条件を満たす素材を利用してください。
①難燃性材以上の素材であること②防炎処理を施した資材（合板・布類・カーペット等）で防炎マークのついているもの（2） 小間内に特別装飾をする場合は、事前に防炎番号入りの施工図面を（株）松原建装まで必ずご提出ください。
（3） 小間内に天井・屋根を設けることは禁止させていただきます。
（4） 展示スペースの床耐荷重は 5t/m2 までとします。( 床形状：塩ビ長尺シート仕上げ）（5） 展示小間に 100kg 以上の重量物を出展される場合は、事前に（株）松原建装までお知らせください。
（6） 出展物の展示及び装飾は自社小間内に限ります。通路その他は使用できません。
（7） 装飾の高さ制限は H2,400mm までといたします。
（8） 会場の天井から出展物や装飾物を吊るすことはできません。
（9） 会場の壁に出展物を立て掛ける、貼り紙をすることはできません。
（10） 装飾物・展示物（カタログスタンド、イス、のぼり等）は、通路にはみ出さないよう、必ず小間スペース内に収めてください。
4. オプション備品■ オプション備品をご希望の場合は、「オプション備品申込書」にて 11 月 5 日（月）正午までに（株）松原建装にお申込みください。
※オプション備品申込書をご参照ください。
※オプション備品申込に記載のないご希望の品物がございましたら、（株）松原建装までお問い合わせください。

＜書類の提出・注意事項＞「出展確認書」、「オプション備品申込書」に関して・基礎小間の仕様確認、搬入出方法の内容確認、オプション申し込みの有無の確認がございますので、「出展確認書」「オプション備品申込書」の両方を期日までに全ての出展者の皆様にご提出をお願いいたします。
・追加の電源をご希望の場合は、有料にて電気工事を承ります。「オプション備品申込書」にて必要分をお申し込みください。
・オプション類に係る請求書は、会期後に株式会社松原建装より発行・送付いたします。
・お支払い時の振込手数料は出展者様にてご負担をお願いいたします。
【出展確認書・オプション申込書送付先】
株式会社松原建装担当：植村・福田〒 062-0922 札幌市豊平区中の島２条５丁目１－２４
TEL. 011-823-8472 ／ FAX. 011-813-5490
E-Mail：m.uemura@m-kenso.com, fukuda@m-kenso.com－8－

展 示 物 の搬入・搬出（1）搬入・搬出日時
搬入・設営：2018 年 11 月 19 日（月）09：00 ～ 14：30
搬出・撤去：2018 年 11 月 21 日（水）15：00 ～ 18：00（2）車両による搬入を行う場合には、下記の搬入経路に従ってください。
搬入・搬出時の駐車はサービスヤードをご利用ください。
（3）会期中においては公共交通機関をご利用くださいますようご協力お願いいたします。
（4）搬入物品の空容器、梱包資材の保管場所として出展会場内に控え室を用意しておりません。 高さや幅、占有面積が大きいと判断される空容器、梱包資材は出展者の責任において、必ずお持ち帰りください。
（5）搬出入作業の際、必ず養生シートを使用し施設に損傷をきたさないよう注意してください。万が一、会館内外の施設損傷が生じた場合には、修復に要する費用を後日、会場より請求させていただく場合があります。
（6）搬入出口場所は留め置きが禁止されております。譲り合って搬入いただき、荷降しを済まされましたら速やかに車両をご移動ください。
（7）搬入出口場所の状況により、会場スタッフ、事務局員若しくは関係者から指示があった場合には、その指示に従ってください。
（8）台車は札幌コンベンションセンターの台車をご使用いただけますが、数に限りがございますので、譲り合ってご利用ください。

立体駐車場（有料駐車場）

車道

サービスヤード

ポスター発表展示会場屋外展示場【大ホール 1/3C】
西入口

エントランスホール
正面入口－9－出展物の配送（1）宅配業者を利用して展示荷物を搬入される方は、以下のとおり必ず明記ください。なお、お荷物には別紙「荷札」を配送物の見える部分をお貼りください。
※お荷物の代理受け取りはできかねます。お荷物は出展者様ご自身で受け取っていただくようお願い申しあげます。
＜送付先＞〒 003-0006 札幌市白石区東札幌 6 条 1 丁目 1 番 1 号
札幌コンベンションセンター 気付
大学 ICT 推進協議会 2018 年度年次大会 宛（2）到着日指定：11 月 19 日（月）09：00 ～ 14：30 着（3）万一、紛失盗難等の事故が発生しても事務局は一切の責任を負いかねますので、ご了承ください。事前に保険などの防護策を講じてください。
（4）会期中、荷物を発送する場合には札幌コンベンションセンター 1F 受付カウンターまで荷物をお持ちください。「ヤマト宅急便着払い」のみの取り扱いになります。発送伝票は受付にてお渡しいたします。
会期終了後（搬出時）は、展示会場内にて「ヤマト宅急便着払い」のみ集荷を行います。16:00 ～ 17：00 を目処に荷物の回収を行いますので、仮設の荷物受付付近まで伝票を記入の上荷物をお持ちください。また伝票の１枚目はお客様控えになりますので、切り離してお持ちください。

お問合せ先【出展内容確認書・オプション備品申込書に関するお問合わせ先】
株式会社松原建装担当：植村・福田〒 062-0922 札幌市豊平区中の島２条５丁目１－２４
TEL. 011-823-8472 ／ FAX. 011-813-5490
E-Mail：m.uemura@m-kenso.com, fukuda@m-kenso.com【出展内容確認書・オプション備品申込書に記載のない備品（映像機材など）に関する問合わせ先】
札幌コンベンションセンター 担当：武部〒 003-0006 札幌市⽩⽯区東札幌 6 条 1 丁⽬ 1-1
TEL. 011-817-1010 ／ FAX. 011-820-4300
E-Mail：takebe@c-linkage.co.jp

大学 ICT 推進協議会 2018 年度年次大会実行委員会－ 10 －