九州大学における Microsoft Teams の運用
嶋吉 隆夫 1) , 原田 浩睦 2) , 平川 新 2) , 小出 洋 1)1) 九州大学 情報基盤研究開発センター
2) 九州大学 情報システム部
simayosi@cc.kyushu-u.ac.jp

Takao Shimayoshi1) , Hiroyoshi Harada2) , Arata Hirakawa2) , Hiroshi Koide1)
1) Research Institute for Information Technology, Kyushu University
2) Information Systems Department, Kyushu University

概要
九州大学では情報統括本部情報共有基盤事業室により全構成員にクラウドサービスの Microsoft 365 Educationを提供しており、これには Teams も含まれているが、個人情報保護を理由としてユーザー検索機能を無効化していることから、Teams は実質的に利用できない状態であった。しかし、新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、その対策として、教育、研究、業務において Teams を活用する必要が生じた。そこで、本学規程やポリシーに適合するようにユーザー検索機能を無効化したまま、Teams の各機能を利用可能にする運用方法を模索し、実現した。
Teams のビデオ会議は Outlook Web App を用いて会議作成する方法を案内している。教職員間のチャットを実現するため、Microsoft Forms から自身で申請した教職員を Power Automate を用いて自動的にチームにメンバー追加することで、Teams アプリにおいて申請ユーザー間で検索できるようにした。さらに、認可制のチーム作成を実現するため、SharePoint Online のリスト機能と、Power Automate を組み合わせることで、教職員がウェブ申請を行い、テナント管理者が承認して、チームが自動作成される仕組みを構築した。

1 はじめにレーションツールである Teams については、ユーザー検索ができない状態で構成員が利用できる設定にして九州大学では、2016 年度から情報統括本部情報共有いる。しかし、後述するように、ユーザー検索を無効基盤事業室により、全構成員に対して Microsoft 社の化した状態では Teams の基本的機能が大幅な制限をクラウドアプリケーションスイートである Oﬃce 365受ける。それゆえ、実質的に Teams は利用できないEducation （現 Microsoft 365 Eduction）が提供されに等しい状態にあった。ている [1]。2018 年には、全学共通認証基盤 [2, 3] と一方、2020 年初頭からの新型コロナウイルス感染症認証を連携させた新基盤へと移行し [4, 5]、また、全構(COVID-19) の流行に伴い、九州大学では、教育につ成員向けの全学基本メールサービスを、Oﬃce 365 にいては令和 2 年度春学期の全授業を遠隔講義で実施す含まれるメールサービスである Exchange Online へることとなり、また、研究や業務についても、必要なと移行した [6, 7]。

場合を除き教職員は在宅勤務を行うこととなった。こ九州大学では、主に個人情報保護の観点から、Mi-のことから、遠隔講義、および、在宅での研究や業務

crosoft 365 Education で利用可能な機能の全ては構の手段として、九州大学の構成員間で Teams を利用成員に提供していない。Microsoft 365 に含まれる各する必要性が生じた。

サービスのユーザー検索機能を用いれば、氏名やメー本稿では、九州大学において学内規則に適合した範ルアドレスの部分文字列を使ってユーザーを検索で囲で、COVID-19 対策のために Teams を運用していき、検索されたユーザーの登録情報が閲覧できる。そる方法について紹介する。まず、九州大学で Teams をれゆえ、各サービスについて、ユーザー検索機能を無提供する上で生じていた問題について詳細を述べたの効化して利用者に提供するか、検索機能を無効化できち、その問題を回避して Teams での会議、チャット、ないものはサービス自体を利用できないようにしていチーム作成を実現するための運用上の工夫について述る。テレビ会議機能やチャット機能などを含むコラボべる。

2 九州大学における Teams 提供上の問題る。しかし、九州大学テナントでは、Exchange On-line でのユーザー検索機能を無効化するため、全構

Microsoft 365 は、同じテナントの登録ユーザー同成員のユーザーについてアドレス帳に表示しない設士が相互に登録情報を閲覧できることを基本とした仕定 (HiddenFromAddressListsEnabled) としている。

様になっている。しかし、Microsoft 365 から閲覧でExchange Online では、アドレス帳に表示されないきるユーザー情報は、九州大学の定める個人情報に該ユーザーについても、UPN を直接指定すればユー当し、また、九州大学における関連規程において、個ザー指定可能である。しかし、Teams アプリのチャッ

人情報にアクセスする権限は必要最小限の範囲に限ら

トや会議では、ユーザー検索結果から対象ユーザーなければならないと定められている。それゆえ、情報を指定することから、アドレス帳に表示されないユー共有基盤事業室が運用する Microsoft 365 の九州大学ザーはやはり指定できない。

テナントにおいて、一般ユーザーである構成員が他のTeams の基本的な使用方法は、チームを作成し、登録ユーザーの情報を取得できないように各種設定をチーム内でコラボレーションすることである。Teams

行っている [4, 8]。のチームを作成すると、Oﬃce 365 グループと呼ばれMicrosoft 365 の登録ユーザーの情報は、Azure Ac-る Microsoft 365 のユーザーグループが作成される。

tive Directory（以下、Azure AD）にユーザーオブ

Microsoft 365 の既定の設定では、全ユーザーが Oﬃceジェクトとして格納される。各ユーザーは、一般的365 グループを自由に作成できる。しかし、Oﬃce 365システムのアカウント名に該当する UserPrincipal-グループには、メールアドレスが自動的に割り当てらName (UPN) 属性により識別される。UPN はメーれるとともに、テナントのストレージ容量などの共有ルアドレスの形式であり、九州大学テナントでは、全資源を消費する。それゆえ、九州大学テナントでは、学基本メールアドレスを UPN として格納している。

管理者アカウントでしか Oﬃce 365 グループを作成

Azure AD において既定の設定では、一般ユーザーでできないように設定しており、これにより、一般ユーあっても、ディレクトリ中の他のユーザーのオブジェ

ザーは Teams チームを作成できない。

クトを参照できる。これを禁じるため、九州大学テ
ナントでは、Azure AD の設定項目である UsersPer-

3 Teams 会議の実現missionToReadOtherUsersEnabled を false に設定し九州大学情報統括本部では、COVID-19 の流行が本ている。この設定の結果、依然として他ユーザーの情格化した 2020 年 3 月後半から、その対策としてオン報が閲覧できる Microsoft 365 のサービスもあるが、ライン授業や職員の在宅勤務への対応方法を早急に検Teams では基本的に他のユーザーの情報が取得できな討する必要に迫られた。実際に、2020 年 4 月 1 日に、くなり、ユーザー検索の機能も実質的に無効化される。

令和 2 年度春学期について授業日程の繰り下げと全面

しかし、ウェブブラウザ版を含む Teams アプリでオンライン実施が決定され、また、福岡県に緊急事態は、多くの基本機能がユーザー検索に依存している。

宣言が出された 2020 年 4 月 7 日以降は、教職員は原チャットの相手や会議の参加者はユーザー検索の結果則として在宅勤務の実施を指示されることとなった。

から指定する。対象ユーザーの UPN が分かっていてそこで、オンライン授業や遠隔会議の手段として、全も、ユーザー検索結果に現れなければ指定できない。

構成員が利用可能な Microsoft 365 を活用することがそれゆえ、上に述べた Azure AD での他ユーザーオブ検討され、その中で、九州大学の学内規程に適合するジェクト参照を禁止する設定を行った場合、Teams ア範囲で、Teams によるテレビ会議を実現する方法を模

プリにおけるチャットや会議の機能は事実上使用でき索した。

ない。

前節で述べた通り、九州大学テナントでは Teams のTeams では、設定によりユーザー検索を、Exchange機能に大幅な制限が掛かった状態だったが、Teams ア

アドレス帳ポリシーを使用したディレクトリ検索に変プリから会議を作成すること自体は可能だった。しか更することが可能である。この場合、Exchange On-

し、前述の通り、会議を作成しても会議参加者は指定

line のアドレス帳機能を用いてユーザー検索が行わできない。また、Teams 会議には会議 URL にアクセれる。既定ではテナントの全ユーザーがテナント全スすれば参加できるが、Teams アプリから新しい会議体のアドレス帳に含まれるが、アドレス帳ポリシーを作成した場合、会議参加者や Teams チームのチャを作成することでアドレス帳の検索範囲を制限できネルを一切指定しない状態では、会議 URL を取得する問合せが増加する要因となっていた。

Microsoft 365 を運用する情報共有基盤事業室においては、試行も兼ねて以前から管理者権限で Teamsチームを作成して利用していたが、情報共有基盤事業室メンバー間では、Teams アプリ上でユーザーが相互に検索できることが分かっていた。そこで検証した結果、同じチームのメンバー同士であれば、Teams アプリ上で検索できることが分かった。
一方、九州大学では、人事給与システムに登録される大学直接雇用の教職員については、電子職員名簿に図 1 OWA を用いた Teams 会議作成方法

アクセスでき、氏名やメールアドレスが検索、閲覧できる。そこで、関係各所に諮った結果、電子職員名簿を参照できる直接雇用教職員の範囲においては、Teamsる方法がない。それゆえ、会議 URL を連絡して会議に参加してもらうこともできない。

上でも相互に検索できても良いとの判断がなされた。
これらのことを元に、直接雇用教職員をメンバーと一方で、Teams 会議は、Exchange Online のウェブするチームを管理者により作成することで、教職員間アプリケーションである Outlook Web App (OWA)でチャットを可能とすることにした。ただし、当初はの予定表画面からも、新しいイベントの会議室とし約 1 万人の直接雇用教職員全てを管理者によりメンて Teams 会議を指定することで作成できる（図 1）。

バー追加する予定だったが、その時点では Teams チー

OWA ではユーザー検索にアドレス帳を用いるが、アムのメンバー数上限が 5,000 ユーザーだったことかドレス帳に表示されないユーザーであっても、UPN をら、全員をメンバー参加させることはできなかった。

直接指定することで会議参加者に指定できる。また、

ただし、この人数の中には、Teams チャットを利用参加者を指定せずに会議を作成しても、作成したイベする必要性が少ない職務の職員も多く含む。そこで、ントの詳細画面から Teams 会議の URL を取得可能

Teams チャット機能を希望する教職員からの登録制である。そこで、2020 年 4 月 1 日に、OWA を用いたによりチームにメンバーとして追加することにした。

Teams 会議作成方法を、情報統括本部が提供する遠隔2020 年 4 月中旬より、Teams の利用制限一部解除の会議手段として構成員に公開した。また、4 月 16 日に申請として、直接雇用教職員に提供している。なお、は、学生を含めた全ての大学構成員が Teams アプリ提供開始から現時点においては、このチームは仮設とを利用できるように設定した。

いう扱いである。
申請のあった教職員のチームへの登録は、Microsoft

4 教職員間チャットの実現

Forms と Power Automate を用いて自動処理を実現

前述の通り、九州大学テナントではユーザー検索をした。Teams チャットの利用を希望する教職員は、無効化していることから、Teams アプリでチャット相指定の Forms フォームにアクセスし、注意事項を手を指定できない状態だった。しかし、2020 年 4 月 7

確認の上で「送信」ボタンを押す（図 2）。そして、日から教職員が原則在宅勤務となって以降、業務上のPower Automate において、このフォームへの回答を情報伝達にチャットを利用したいとの要望が多数寄せトリガーとするフローを作成した。このフローでは、られた。そこで、教職員間のチャットを実現する方法について模索した。
前章で述べた方法で Teams 会議を作成すれば、会議室のチャットは利用できる。また、一度同じ会議に参加したテナントユーザーは、検索に表示されることが分かった。これにより、限定された範囲では教職員間のチャットが可能になっていたが、それがゆえに逆に、一般の教職員にとってはチャットが可能な相手と不可能な相手が混在することになり、チャットに関す

図2

チャット機能利用申請フォーム

フォーム回答者、つまり、申請者が直接雇用教職員でリストのアイテムが却下されたときは、担当者が入力あるかを確認した上で、そのユーザーを所定の Teamsした不許可理由を含めたメールを申請者に送信する。

チームに対応する Oﬃce 365 グループのメンバーにリストのアイテムが承認されたときは、申請内容に基追加する処理を実装した。なお、この申請を行ってづいて申請者を所有者かつメンバーとするチームを自Teams チームのメンバーに登録されたとしても、一度動作成し、チームが作成されたことを通知するメール

も Teams にサインインしたことのないユーザーは検を申請者に送信する。これとは別に、月曜日から金曜

索に表示されないことには注意を要する。

日の指定時刻において、リストに未処理アイテムが存

5 Teams チーム作成

在する場合は情報共有基盤事業室の担当者宛にメール通知する Power Automate フローを作成している。

前章で述べた方法により、直接雇用教職員間では個また、チームへのメンバー追加についても、Teams別のチャットやグループチャットが利用可能となっアプリではユーザー検索により指定する仕様になった。しかし、学生への授業や研究指導、また、業務なていることから、検索結果に現れないユーザーはメどにおいて、Teams チーム機能が利用したいとの要望ンバーに追加できない。そこで、所有チームに対しては以前から寄せられており、オンライン授業や在宅勤

UPN 指定によりメンバーを追加するためのフォーム務が進む中で問合せが増加してきた。当初は、代替策を別途用意した（図 4）。このフォームは、Forms をとして会議室のチャットやグループチャットを案内し用いて作成したものを、上述の SharePoint Online サていたが、多くの要望が寄せられたことから、Teamsイトに埋め込んでおり、フォームへの回答をトリガーチーム作成の許可について検討することとなった。とする Power Automate のフローにより、フォーム検討の結果、ユーザーによる自由な Teams チーム作

回答者が指定チームの所有者であること、入力された成は引き続き認めないが、教育を含む業務や研究目的UPN が存在することを確認した上で、チームにメンのチームであることを要件とする認可制により、直接バーを追加する。

雇用教職員からの申請に限ってチーム作成を認めることになった。そこで、教職員が申請を行い、情報共有基盤事業室が審査して承認し、Teams チームを作成する業務フローを、Microsoft 365 上に構築した。2020年 6 月中旬より、Teams チーム作成申請の受付を開始した。
業務フローの処理は、SharePoint Online と Power

Automate を用いて実現した。教職員からの申請、および、情報共有基盤事業室による承認には、SharePoint

Online のリストと、その「コンテンツの承認」機能を利用して実装した。また、申請内容の機械的チェック、および、承認後のチーム作成は、Power Automate

図3

新規チーム申請フォームを用いて自動処理を実装した。チーム作成を申請した
い教職員は、SharePoint Online に用意した直接雇用教職員だけが閲覧できる専用サイトにアクセスし、新規チーム申請フォーム（図 3）により申請する。申請により、自動的に所定のリストに申請アイテムが追加される。情報共有基盤事業室の担当者は、このリストにおいてアイテムを承認または却下する権限を持つ。
このリストへのアイテム追加・変更をトリガーとするPower Automate フローを作成し、以下の自動処理を実装した。リストにアイテムが追加されたときは、作成チームの管理用 ID について書式や重複を機械的に確認し、申請受付メールを申請者に自動的に送信する。

図4

チームメンバー追加フォーム

December 2018.

6 今後の課題[5] Takao Shimayoshi, Yoshiaki Kasahara, and

本稿で述べた方法により、九州大学では、個人情報

Naomi Fujimura. Renovation of the Oﬃce 365

関連規程に適合させつつ、Teams による遠隔会議、教environment in Kyushu University: Integration

職員間のチャット、教職員によるチームの作成を実of account management and authentication. In現させ、運用している。しかし、これらは短期間で実Proceedings of the 2019 ACM SIGUCCS Annual

現する必要があったことから、その方法や実装についConference, pp. 135–139, 2019.て十分に調査検討できてはいない。教職員間でのユー[6] Yoshiaki Kasahara, Takao Shimayoshi, Ta-

ザー検索は、同一チームにユーザーをメンバー追加すdayuki Miyaguchi, and Naomi Fujimura. Mi-

ることで実現したが、今後、アドレス帳ポリシーを用

grate legacy email services in Kyushu Univer-

いて実現する方法について、Teams 以外への影響も含

sity to Exchange Online. In Proceedings of the

めて、検討が必要である。新規チーム申請フォームに2019 ACM on SIGUCCS Annual Conference,

おいては、チーム作成で機械的に必要な項目以外は詳

pp. 127–131, 2019.

細記入欄だけしか用意していことから、審査に必要な[7] 笠原義晃, 嶋吉隆夫, 宮口忠幸, 藤村直美. 九州大学

内容の記入漏れが少なくなく、今後の改善が必要であにおける電子メールサービスの Exchange Online

る。また、チームの棚卸し等の運用方法についても今移行. 大学 ICT 推進協議会 年次大会論文集, pp.

後の検討課題である。チームメンバー追加フォームに22–29, 2019.

ついては、Microsoft Forms で実現したが、対象チー[8] 嶋吉隆夫, 笠原義晃, 藤村直美. 個人情報保護と情ムはチームの管理用 ID を手動入力する必要があり、報セキュリティを考慮した Oﬃce 365 Education

また、追加メンバーの UPN 存在確認はフォーム回答の環境構築方法. 情報処理学会研究報告インター送信後にしかできないことから、利用性が高いとは言ネットと運用技術（IOT）, 第 2019-IOT-45 巻, pp.

えない。そこで、Microsoft 365 に含まれる業務アプ

1–6, May 2019.

リケーション作成ツールである Power Apps の利用についても、今後検討していく必要がある。

参考文献[1] Yoshiaki Kasahara, Takao Shimayoshi, Masahiro
Obana, and Naomi Fujimura. Our experience
with introducing Microsoft Oﬃce 365 in Kyushu
University.

In Proceedings of the 2017 ACM

Annual Conference on SIGUCCS, pp. 109–112,2017.
[2] 菅尾貴彦, 戸川忠嗣, 太田美和, 橋倉聡, 平野広幸,
伊東栄典, 市川広大, 先立英喜. 全学共通認証基盤
サービスの手続きの電子化について. 第 30 回 全国共同利用情報基盤センター 研究開発連合発表講演
会研究開発論文集, pp. 77–86, 2008.

[3] Eisuke Ito, Yoshiaki Kasahara, and Naomi Fujimura. Implementation and operation of theKyushu University authentication system.

In

Proceedings of the 41st Annual ACM SIGUCCS
Conference on User Services, pp. 137–142, 2013.
[4] 嶋吉隆夫, 笠原義晃, 尾花昌浩, 藤村直美. 九州大学
における Oﬃce 365 サービス環境の再構築. 大学

ICT 推進協議会 2018 年度年次大会, pp. MB2–3,