8-（8）-②

長期戦略：テーマ「革新的な情報環境の構築」

提出日

2022 年 10 月 14 日

担当部署
長期戦略テーマの責任者（統轄部署）

Ⅱ.実施計画帳票

小野総合企画部長

実施計画の担当部署

情報化改革本部
ポータル環境構築 TF

１．実施計画実施計画（タイトル）

取組開始

達成状況
確認年度

学部・研究科での取組み有/無

帳票

8-(8)-②

2019 年度

2024 年度

必要なし

不要

新ポータルシステムの構築 ＜学士 1-(10)-⑦から移行＞

内容

2009 年度からの新中期計画においては、「ICT キャンパスの構築」に向けた実施計画のひとつとして、ポータルサイトの構築が検討され、2011 年度に推進委員会で計画・予算は承認されたものの、その後、計画を実施しないという結論が出され、それ以降、計画は具体化されずに現在を迎えている。一方、学内のシステムは、複数のシステムが併存しており、昨今増加している台風や地震等に伴う休講通知を含めた、学生への連絡手段は、情報発信側である我々と受信側である学生間で、齟齬が生じている。このことは、学生調査に記載された内容からも明らかである。 そこで、学生への情報発信手段を集約するとともに、学生システムやキャリア支援システム、メール、パブリックフォルダ、LMS(LUNA)、ポートフォリオなど、学内システムへの入り口を統合した新ポータルシステムを構築する。
また、前回検討時以降、スマートフォンの普及率が高まり、学生においては、ほぼ 100%近い普及状態であることは、2017 年度にサービス開始を行った、ポートフォリオシステムのアプリダウンロード数からも伺える状況にあることから、ＰＣ／スマートフォン双方に対応するとともに、災害発生時などの一斉アクセスに耐えうる構成とする。
あわせて、受験生や同窓生へのサービス展開も考慮した設計を行う。新ポータルシステムは、情報化戦略本部のもとに設置されたポータル環境構築ＴＦの答申を受け、2023 年度の学生システムとＬＭＳ（ＬＵＮＡ）の次回更新を見据え、学生の利用機能を最優先に 2021 年夏にカットオーバーする。教職員の利用機能についても、2021 年夏のカットオーバーを目指す。カットオーバー後も、随時、利用者の意見を聴取し、改修を重ねる。なお、システム構築においては、教務機構、高等教育推進センター、情報環境機構、総合企画部が連携した全学横断のプロジェクト体制を組み、その基本設計は 2020 年 1 月を目途にスタートさせる。
システム構築と並行して、同システムを円滑に運用していくためのルールや基準づくりも必要となる。このプロジェクトは、業務効率化推進 PJT のもとに位置付けて、全学横断で取り組むこととする。
進捗状況を測る指標

指標名

指標１

新ポータルシステムへの学生のアクセス率

正規学生数(大学・大学院)を分母とし、4 月 1 日～翌 3 月 31 日までにアクセスした学生数を分子とする。

指標２

新ポータルシステムに統合されたシステム数

新ポータルシステムに統合されたシステム数※ 対象となるシステム数を定義することが必要

指標３

スマートフォン・ＰＣによるアクセス状況＜利用状況をモニタリングするための指標として設定し、数値目標は設定しない＞
上記アクセスのうち、アクセス元がスマートフォンかＰＣかによるアクセス比率。

定義・算式

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目標１＜指標１＞新ポータルシステムへの学生のアクセス率
2019 年度

2020 年度

2021 年度

目標――(21 年 8 月カットオーバー)

実績

――

90%

70%2022 年度

2023 年度

2024 年度

90%

90%

90%

2022 年度

2023 年度

2024 年度――

目標２＜指標２＞新ポータルシステムに統合されたシステム数
2019 年度

2020 年度――

目標

2021 年度

21 年 8 月のカットオーバー以降に 21 年 8 月のカットオーバー以降
設定に設定

4

実績
―
―
目標３＜指標３＞スマートフォン・ＰＣによるアクセス状況
2019 年度

2020 年度

2021 年度

2022 年度

2023 年度

2024 年度

目標

―――

―

―

―

実績

―

―

43.5

モニタリング２．ロードマップ
2021 年度

2022 年度

2023 年度

2021 年 9 月 運用開始

機能改修・拡張

機能改修・拡張

―

―

―

―

2024 年度

2025 年度

2026 年度

2027 年度-

策定段階

機能改修・拡張－－－2023 年 3 月末段階―
2020 年度
検討継続
運用ルールや基準のとりま
とめ（ドキュメント化）

2021 年度

2022 年度

2023 年度

運用ルールや基準に基づく運用を開始

必要に応じて運用ルールや基準を見直し

必要に応じて運用ルールや基準を見直し策定段階

新ポータル システムの構築

2023 年 3 月末段階

2019 年度
業者選定
基本設計

2020 年度
基本設計
詳細設計

―

2019 年度

新ポータル システム運用のためのルールや基準づくり（業務効率化推進 PJT のもとで推進）

策定段階

検討プロジェクト発足
検討開始

2023 年 3 月末段階

―――

―

―

2024 年度

2025 年度

2026 年度

2027 年度-－－－―――

必要に応じて策定段階
2023 年 3 月末段階

運用ルールや基準を見直し
――

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３．費用計画・人員計画【費用・人員を必要とする理由】

⾮公開

経費 単位：万円

2019 年度 承認

2020 年度 承認

2021 年度 承認

2022 年度 承認

2023 年度 承認

2024 年度

左記以降

2022 年度 承認

2023 年度 承認

2024 年度

左記以降⾮公開

人員・人件費 単位：万円

2019 年度 承認

2020 年度 承認

2021 年度 承認

⾮公開

3 / 6

8-（8）-②４．進捗状況・得られた成果
2019 年度

2020 年度

2021 年度

ポータル環境構築ＴＦの答申を受け、ポータル環境構築のプロジェクトチームが要件を定義し、2 社による相見積を実施した。2019 年 9月の情報化戦略本部会議で審議した結果、キヤノンマーケティングジャパン株式会社との契約を前提に予算化の手続きを進めることとなった。2020 年 1 月を目途に基本設計を開始する。
2020 年 1 月 8 日より、ポータル環境構築プロジェクトをキックオフし、当初の計画通り、要件定義・基本設計工程を実施した。また、2020年 5 月 13 日より、「業務効率化推進 PJT」の全学プロジェクトとしてポータル運用管理体制構築プロジェクトをキックオフし、同システムを円滑に運用していくための体制、ルールや基準づくりを 4 ユニットに分けて検討している。関連して、他大学調査や学内アンケート調査の実施を検討している。
お知らせやアンケートの運用ルールについて、2020 年 10 月 16 日の情報化戦略本部で、「同本部が運用ルールを決め、それに従い情報化推進機構が運用を管理すること」が決まった。また、他大学調査等を踏まえて作成した運用ルール・ガイドラインは、2021 年 5 月 14 日の情報化改革本部（情報化戦略本部の後継）で承認された。なお、学生、教職員から公募してポータルの愛称を「kwic」（クイック：kwansei
web information concourse）とし、学内周知とデータ移行期間を経て、予定通り 8 月 23 日に本稼働を開始した。

2022 年度
2023 年度
2024 年度

５．今後の課題及び方向性
2019 年度

2020 年度

2021 年度

2022 年度

システム構築と並行して、同システムを円滑に運用していくための体制、ルールや基準づくりが必要となる。これらの検討は、KGC2039 推進 WG の下に設置されている「業務効率化推進 PJT」のもとで進めていく事となる。
システム構築と運用管理体制構築の２つのプロジェクトは問題なく進捗している。一方で、要件定義、基本設計において、利用者の視点やサービスの在り方を踏まえた「画面構成デザインの見直し」や「FAQ」など機能追加も発生しており、21 年度の予備費の活用をしていく。また、新ポータルシステムと他システム（学生システム、LMS、共通システム）とのデータ連携費用を精査したうえで、別途、2020 年度の予算外申請が必要（2020 年 8 月現在、調整中）となる。
システム構築について、キャビネット等の機能強化や追加の負荷テストに 21 年度の予備費を活用したが、本稼働後も機能の不備により運用が困難な場合は予備費を活用していく。なお、キャビネットの表示順を利用者が任意に置換できるパーソナライズ機能や保証人向け機能の不足が課題となっている。運用管理体制構築について、新たに稼働準備ユニットを立ち上げ、学内周知には Twitter 等を活用し、初めての利用者には手順を解説した動画を用意したが、部署や人により理解・関心にバラツキがあり、イベント時に想定以上の質疑応答に迫られ対応が追いつかなくなることを危惧している。
2021 年 11 月中旬に学生アンケート調査と数名にインタビューを実施した。その結果として、利便性が高まったという声がある一方で、FAQ や全文横断検索、及び LINE 通知の利用促進という課題が見つかり、それぞれの機能改善と周知に取組んでいる。特に、FAQ については、予備費を活用してチャットボットと AI-FAQ の導入に踏み切り大幅に利用率が高まった。一方で、2021 年度秋学期成績発表日のアクセス集中により、一時利用を停止する事態に陥り、以後履修登録等イベント時には予めスケールアップ（物理的な耐性強化）を実施している。なお、利用者からの質疑対応は落ち着いており、保証人向け機能は学生システムリプレースの一環として導入することになった。
4 / 6

8-（8）-②
2023 年度
2024 年度

６．学院総合企画会議の基本方針
2018 年度

2019 年度

2020 年度

情報化戦略本部にて検討中のため、保留とします。なお、人員増については、8-(2)-②の増員に含めて、判断します。
新ポータルシステム構築に伴うシステム開発経費およびデータ連携経費を認めます。ただし、データ連携経費については、見積が確定次第、将来構想推進 WG の承認を得た上で、予算外申請してください。
なお、システム開発経費については、総合建設計画新規計画「情報化」から支出します。
システム構築支援に係る業務委託費については、その内容詳細が定まった段階で、将来構想推進 WG にて判断します。
新ポータルシステム構築に伴うシステム開発経費、システム運用経費、データ連携経費、予備費およびシステム構築支援に係る業務委託費を認めます。
なお、システム開発経費、データ連携経費、予備費については、総合建設計画「情報化」より支出してください。
専任職員については、配置しません。業務内容を精査し、必要に応じて業務委託の拡張等で対応してください。

2021 年度

システム運用経費を認めます。
システムリプレースによる業務量の増加に伴い、専任職員 1 名を配置する方向として、人事部にて対応します。

2022 年度

システム運用経費（LUNA 連携費含む）を認めます。
新 LMS をはじめとする各システムの新規開発・運用支援のため、情報化推進機構に専任職員 1 名を配置する方向として、人事部にて対応します。

2023 年度

７．Total Review の結果【フェーズⅠ（2019～2021）】
レビュー結果可 否・2021 年夏の利用開始に向けて順当に進んでいる。

継続・多様なステークホルダーを対象としたポータルサイトの可能性検・討。

廃止

備 考（継続：「フェーズⅡに向けた課題」 廃止：その理由と今後の方向性）
・次期基幹システムリプレースに向けた、ポータルシステムの役割整理と新規機能の開発・多様なステークホルダー（同窓、受験生、保護者等）とのコミュニケーションツールとしての利用の検討

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8-（8）-②【フェーズⅡ（2022～2024）】
レビュー結果可 否

備 考（継続：「フェーズⅡに向けた課題」 廃止：その理由と今後の方向性）

継続・廃止

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