曳舟文化センター
ホールデビューガイド
曳舟文化センターでイベントの開催を検討されている方に

はじめに音楽やダンスサークル等において、練習の成果の発表は、メンバーのモチベーションを保ち技量の向上につながる大切な機会です。 大きなホールを使った公演の開催は「難しい」と思われがちですが、時間と予算と情報がしっかりと把握できれば、決して難しいことではありません。 例として「音楽演奏会」開催に向けてのホールデビューのポイントをご案内します。
曳舟文化センターでイベントを開催する流れ音楽演奏会公演を開催する場合
前提①音楽演奏会公演が14ヶ月後に決まった。
前提②サークルの地元、曳舟文化センターで開催したいと考えている。
「どうすればホールが使えるのだろう？」「まずは、曳舟文化センターに電話してみよう！」

曳舟文化センターに施設の利用を問い合わせる
ご利用希望のホールや希望日程などまとめて、☎03-3616-3951にお電話ください。
●開館時間 9:00～21:00 ●休館日 12月29日～翌年1月3日「はい、お電話ありがとうございます。曳舟文化センター 〇〇が承ります。」①利用日を伝える「14ヶ月後に劇場ホールを利用したいのですが、予約はできますか？」「劇場ホールのご利用は、12ヶ月前の月の1日（※1日が土日祝の場合は最初の平日）に曳舟文化センターで抽選会がございます。8:30から9:00の間に受付をしていただき、9:00より抽選会を実施します。 」※使用不可日がございますので、ご希望日にご利用いただけない場合もございます。
②利用料金を確認する「劇場ホールの利用料金はいくらですか？」「土・日・祝日に劇場ホールの舞台・楽屋1～3・客席・ホワイエを9:00から21:00まで利用すると 129,750円（税込）＋入場料や会費等を入場者から徴収する場合は、入場料等の金額に応じて利用料金が割増となります。入場料金が1,001円以上2,000円以下の場合～所定の利用料金の３割、2,001円以上3,000円以下の場
合～所定の利用料金の5割、3,001円以上の場合～所定の利用料金の7割を別途頂戴いたします。
詳細は曳舟文化センターＨＰでもご確認いただけます。
その他にも、付帯設備利用料金は別途加算になりますのでご注意ください。」

③収容人員の確認「劇場ホールにお客様は、何人入れますか？」「劇場ホールの最大収容人数は582人です。可動椅子部分３０席を車いす１２台分の空間に変更も可能です。」④附帯設備の利用「ピアノを借りることはできますか？」「ピアノはスタインウェイとヤマハのフルコンサートピアノをお選びいただけます。有料の貸し出しとなります。（※調律費は含みません。）」⑤その他関連事項「楽器や機材の搬入があるのですが、大型トラック用の駐車場はありますか？」「劇場ホール専用の屋外搬入口がございますが、駐車スペースに限りがございますので基本的には２トントラック１台での搬入をお願いいたします。それ以外の大型車両、複数車両での搬入に関しては事前に御相談ください。」「ホールの使い勝手がよくわかりました。それでは抽選会に伺います。」「ありがとうございます。ご来館をお待ちしております。」

１２ヶ月前の月の1日（※1日が土日祝の場合は最初の平日） 、抽選会に参加する「受付スタッフさんの案内で希望日他必要事項を申込書に記入、いよいよ抽選。」
どきどきしながら抽選を引く。

「やった！第１希望で日程決定！」「利用者登録（※住所・名前がわかるものをご持参ください。）をして、手続き終了。」※抽選会は月の最初の平日営業日に１階受付にて行います。
※抽選会に参加できるのは、１団体から１名のみです。
※抽選月に利用できない日程は、当日掲示いたします。
※利用承認をいたしますので、抽選日から１週間以内に利用料金を現金でお支払いください。
※リハーサル、本番の時間配分によっては２日間の予約が必要です。

本番の計画をたてる①演目、開場時間、開演時間、終演時間を決め、プログラムを組む。
「午前中にリハーサルをして、本番は1４時開演で演奏時間は２時間。 撤収時間を考えると２０時には退館できるかな。」「メンバーと話し合って、お客様が喜ぶ演目を決めよう。」※詳細はお問合せください。
②入場料金（有料・無料）、指定席・自由席を決める。
「今回はメンバーからの会費と演奏会参加費で会場費も含めた費用は足りる。 入場料は無料にして多くの人に来てもらおう。」「ご招待の席は席に関係者札を貼って、その他は自由席にしよう。」※収入と支出を把握して、全体予算を管理しましょう。
③必要な機材を決める。
④演奏者の人数と舞台レイアウトを決める。
⑤照明等演出の方向性を決める。
「まずは、ピアノ。それから譜面台と椅子、指揮者の台も必要。反響板も使わないといけないな。照明のことはよくわからないので、ホールの舞台技術の人と相談しよう。あと、演奏を録音するので集音マイクも必要だな。」※劇場ホール附帯設備（舞台・照明・音響・映写）は有料で貸出しています。
詳細は曳舟文化センターＨＰでもご確認いただけます。

演奏会の告知（とチケット販売）の計画をたてる演奏会の告知を行い集客を図る。
「今回は、初めてのホール演奏会なので、できるだけたくさんの人に来てほしい。演奏会のチラシを作って、メンバー全員で配ろう。それから、周辺に告知できるフリーペーパーなども探して みよう。」「今回はチケットの販売がないけど、3ヶ月前くらいには販売が始められるように準備をしないと売り切るのに間に合わないかもしれないな。」演奏会の役割分担を決める
本番運営に向けた役割を洗い出し、それぞれの担当者を決める。
「事務方や告知は自分でやるとして、演奏会当日は演奏会全体の進行と演出を統括する舞台監督も僕がやろう。」「とても一人で全部はできないので、演奏者への指示出しや楽屋の準備の担当、裏方の他にホールの受付でアンケートを配る人、客席にご案内する人、車いすのお客様のお手伝い も必要だな。全体の人数を決めて、演奏メンバーとスタッフの弁当も頼まないといけないな。」※演奏者は舞台から動けませんので、運営スタッフが必要です。

舞台技術担当との打合せ（開催１ヶ月前頃）
舞台技術に関する打合せの希望日程を、☎03-3616-3951にお電話ください。
「はい、お電話ありがとうございます。曳舟文化センター 〇〇が承ります。」「劇場ホール利用で舞台技術の方と打合せをしたいのですが。」「それでは、舞台担当者より、打合せ可能な日程をご連絡いたします。」※ご利用者と舞台担当者で打合せの日程を決定し、ご来館いただいて打合せをします。
「今日は、舞台技術さんと打合せ。段取りよく進めよう。」①利用日の進行全般の確認をする。
入館から退館までのスケジュールを示し、舞台準備の段取りを打合せます。
※曳舟文化センターの舞台担当者は専用の打ち合わせシートで確認をさせていただき、終了時にコピーをお渡しして双方で決定事項を共有します。
※曳舟文化センターは9:00入館、21:00完全退館です。
(1時間なら前延長、後延長が可能)
ホールの利用時間を把握してスケジュールを組むとスムーズに進みます。

②舞台セッティングの確認。
舞台上の配置（ピアノ位置、指揮台位置、演奏者配置、舞台上の演奏台の有無、譜面台、椅子等）等の確認をする。
照明設備の使用方法の確認をする。
音響装置の使用方法の確認をする。
劇場ホール前看板、舞台吊看板の確認をする。
③客席セッティングの確認をする。
車いす席の設定がある場合は、事前にお伝えください。

④ホワイエセッティングの確認をする。
チケットもぎり、当日券販売、お預かりチケット、プログラムお渡しなどの場所を決める。
※ホワイエ利用の机等も貸出しています。
⑤楽屋の確認をする。
誰にどの楽屋を利用してもらうか、人数が収まるかを確認する。

当日の備品等を準備する「さあ、いよいよ当日。ここまでの準備はしっかりとできたので、お客様には最高の演奏をお届けしたい。
がんばるぞ！」①曳舟文化センターに入館する。
※楽屋をご利用される出演者・運営スタッフの方は楽屋口よりご入館いただけます。ご利用時間に合わせてご入館ください。
②来場者への配布物制作を用意する。 事前に制作した当日プログラム、その他予告チラシ、アンケート用紙等を準備し、お客様のスムーズな入場に備えます。
③文具、雑用品等を忘れずに。
自分たちが使う備品はもちろんのこと、アンケート用紙の記入用の筆記用具なども忘れずに用意しましょう。
※文具等は事前にご用意ください。

本番開始から退館まで「本番スタート！ お客様も大満足！」「演奏会は無事終了。メンバー全員全力で演奏できた。あとは楽屋を片付けて、残りの手続きを済ませて、退館しよう。」「劇場ホールの利用料金は事前に支払い済みなので、帰る前に照明や譜面台などの附帯設備の料金を払ってこよう。」①ホール利用料金の支払い。（ご利用前）※ホールの利用料金は、ご予約後１週間以内に受付にて現金でのお支払いをお願いいたします。
②附帯設備料金の支払い。
※ホールの附帯設備の料金は当日精算で承ります。
※ゴミについては、ゴミ処理券をご購入いただければ対応可能です。

最後に最後に…♬「私たちの演奏会も、盛況に終わることができました。 初めてのホール利用で、わからないこともありましたが、時間に余裕を持ち、確認チェックをすることで、失敗なく演奏会を開催することができました。
次回の演奏会開催が、今から楽しみです♪」
曳舟文化センターでは、はじめてのホールご利用の方にもご満足いただけるよう、疑問にお答えしております。「こんなこと聞いても平気かな？」とご不安なことでも、遠慮なくお問合せください。
お問合せ TEL.03-3616-3951 FAX.03-3616-3952
ホームページhttps://www.hikifune-bunka.jp/
営業時間 9:00～21:00
休館日 12月29日から翌年1月3日
指定管理者：株式会社ケイミックスパブリックビジネス