チャットツール＆AI
活用事例

ため、導入から1ヵ月は役職についている人だけで試験運用を行

チャットツール＆AIで業務を着実に効率化！
コロナ禍に幼稚園が取り組んだ先進的なDX
学校法人アルコット学園／しみずがおか幼稚園いました。
「使い方の疑問点を解消し、運用規則を定めた上で3月から教職員全員へ導入しました。きちんと使いこなすためにも『連絡は出欠確認用、お知らせ用、相談用など
内容や目的ごとのグループ別に行

昨今、幼稚園は少子化による入園児童の定員割れ、教職員の過酷な労働環境などの問題が重なり、経営難にある園が少なくありません。そのような状況の中、DXを推進して労働環境を改善した神奈川県横浜市の「しみずがおか幼稚園」が話題です。
今回は同園の運営元・学校法人アルコット学園の鈴木 雄大副園長に、その取り組みの詳細についてうかがいました。

連絡共有の効率化が幼稚園業務の課題

AIアルAIが作成したいつもお世話になっております。などで簡易返信するリアクション

本日の○○ちゃんの様子についてお知らせします。
本日の園庭での遊びの時間に、○○ちゃんが鉄棒に頭をぶつけてしまいました。
よそ見をしていて、鉄棒にぶつけてしまったようです。

機能を使う』など、規則の明確化に時間をかけたのですが、これは幼稚園は園児 の 安全を守るた

電話やメールの 連絡をすべて確作業だったと思います」（鈴木氏）

め、細やかな配慮や教職員と保護認、メモへ転記し、E x c e lで連絡

チャットツールはその後、保護者のコミュニケーション、教職員事項をリスト化して業務開始前に者からの連絡メールなどを自動転

文章例

すぐにおでこが赤くなったため、冷やして処置をしました。
その後、○○ちゃんは元気に過ごしていましたのでご安心ください。
今回の出来事を通じて、○○ちゃんには周りをよく見ることの大切さを伝えました。
また、同じような事故が起きないように、クラス全体にも注意喚起を行いました。
何か心配事や相談がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
クラス担任△△間の正確な情報共有が必須です。

教職員へ共有していました。連絡送・一斉共有できるよう改良する

しかし、そのための業務の中にはミスと教職員の負担を減らすためことで、教職員同士のやり取りにた指導員（教員のサポート役）が園年間1 4 0日以上の休日を達成し、非効率 なも の が 多く、そ れが 教でしたが、腱鞘炎になってしまうも積極的に活用されるようになり、児 の 状況 など必要項目を入力す

現在も継続中です。

職員にとって大きな負担になってほど 厳しい 作 業 でした。 そこで業務が大幅に効率化されました。

ると、下書きが提案され（図参照）、「残業がなくなり業務の質も着いたと、鈴木氏は振り返ります。

2019年頃から保護者の連絡手段

その結果、2020年4月～5月の新そ れを基に依頼した教員 が 連絡実に上がったと感じています。こ「例えば、以前は園から保護者として、文書のフォームを手軽に型コロナウイルス感染拡大を受け帳に文面を手書きします。同時にのほかの効果として意外だったのへ一斉連絡する際、印刷した手紙作成できるG o o g l eフォームを導ての緊急事態宣言時には、園児のチャットツールにより、依頼した教は、求人です。この 業界は2 0代を園児一人ひとりのカバンに入れ入するなど、少しずつ効率化を図

出欠連絡もすべてチャットツール内員以外にも 共有され、全員 が 参の 働き手 の 入れ替わりが 多 い のて届けていました。しかし、保護りました。それでも情報共有に負で確認できる環境が整いました。

考にできます。この結果、以前はです が、取り組 み の 記事 などを者に渡らなかったり、配り漏れと担を感じ、より本格的に仕事のや「 園 児 が お 休 み す るとの 連 絡

園児一人 あたりに1 0分ほど要し見た方からの問い合わせが増え、メールを受信すると、教職員全員ていた連絡帳作成時間が4分ほど広告を出さずとも人材が集まるよがチャットツールで一斉に確認・に圧縮され、2 0 2 3年度は教職員うになり、求人コストも削減でき把握でき、確認したらリアクションの業務時間をさらに1,000時間減ました」（鈴木氏）

機能で返信します。おかげで、教らせる見込みです。

職員間の伝言の必要も私の朝の「保護者への連絡業務で、特に成果を上げたD Xが今後、全国のいったことがあり、それを確認すり方を変革するべくD Xをスター

横浜市旭区の「しみずがおか幼る術も整っていませんでした。まトさせました」
（鈴木氏）

稚園」
は1960年に創立、これまでた、園児 の 休 みや 早退 などにつに5,000名以上の卒園児を育成しいても、保護者から口頭で伝えらてきました。園の周辺は宅地開発れていた情報 が 教職員全員に共が 続き、新たな 子育て世代 の 転有されていなかったために、送迎

2 0 2 0年2月、しみず が おか幼業務もなくなり、全体で年間1,270

悩ましい の はケガの 報告 などで幼稚園や 保育園 へ 波及 すること入 が 期待される地域 ですが、そに支障 が 出たこともありました」

稚園は情報共有の効率化を目指し時間分の業務圧縮を達成できましす。例 えば、園児 が 転 ん で 膝をで、教職員にも、保護者にも、それでも「子どもの数は毎年減少傾（鈴木氏）

ビジネスチャットツール（以下チャッた」（鈴木氏）

擦りむいた場合、担任は『きちんして子供たちにもプラスになる環と状況を伝えて、保護者に安心し境が広がるはずです。

Chatworkを導入しワンストップで連絡共有

向にあり、幼稚園を取り巻く環境そんな状況の中、鈴木氏は「少トツール）を業務に導入しました。

は厳しい状況が続いています」と、しず つデジタル 化を進 めて 業務「ちょうど新型コロナウイルス感副園長の鈴木氏は話します。の効率化を図っていった」と言い

染拡大 が 問題視され始めた頃で「幼稚園は子どもの心身発達をます。

す。濃厚接触者の確認や感染者がしみずがおか幼稚園のD Xはさえることも ありました。さらに、育成する教育施設です。そのため、「以前は朝、私が保護者からの出た場合の伝達など、これまで以らに進化し、2022年頃からChat

悩んで書いた文面を上司の確認

幼稚園は保育園と比べ、より充実上に業務負担が増えました。そうG P Tを活用して教職員の業務をを経て書き直して…という業務を、した教育環境が求められますが、いった負担をチャットツールを使A Iでサポートする「質疑応答機能」

園児を見守りながらこなすことは、近年 は 保育園 の ように 預 かりとうことで軽減したいと考え、Chatの作成に取り組みました。その後、教員の大きな負担になっていましいった保育面の充実も求められるworkを導入しました」（鈴木氏）

ChatGPTの研究を重ね、チャットた」（鈴木氏）

連絡帳の文章をChatGPTが提案と悩み、それだけで1時間近く考このような業務負担を軽減する導入にあたり、鈴木氏が最初に不足 の 時代に、そ ん な 幼稚園を考えたことは、慣れないデジタル運営し続けるには、まず教職員のツールに対して教職員がストレス

具体的には、連絡帳へ記載するて合計2 , 2 0 0時間以上 の 業務を労働環境の改善が必要でした」（鈴を感じて使用を敬遠するようにな文章のパターンを学習させたChat

圧縮できたことで、しみずがおかれば、逆効果だということ。そのG P Tに、教員からの 依頼を受け幼稚園では、教職員の残業ゼロとテレコム・フォーラム

2024.3

しみずがおか幼稚園では180名ほどの園児を1組20名前後、9組で預かっているツールと連携させた「連絡帳支援機能」を開発しました。

幼稚園として 先進的 か つ 高 いてもらうにはどう書けばよいか』

ようになってきました。この人手木氏）

3

入力内容の確認赤枠の項目に・連絡帳の内容を選択：ケガなど
・日時と場所：本日、園庭
情報を入力
・概要：鉄棒にぶつかった・原因：よそ見をしていて、鉄棒に頭をぶつけた
・詳細：
・今回の出来事に対する対応：ぶつけた場所はおでこで赤くなったため、冷やして対処
・その後の園児の様子：元気に過ごしていました
・実施済みの予防策：

う』『 連絡への意志表示は、顔文字

上手に運用していくために重要な副園長
鈴木 雄大氏【図：AI 連絡帳の使用例（ケガの報告の場合）】など、4年間に及ぶ取り組みによっ●法人概要
法 人 名： 学校法人アルコット学園
創立： 1960年（昭和35年）
所 在 地： 神奈川県横浜市旭区中沢2丁目
27番地1
学 園 長： 鈴木 孝司
基 本 金：8億3,210万7,789円
事 業 内 容：「しみずがおか幼稚園」の運営・教育事業
URL : https://www.arcott.ac.jp/

D20027
テレコム・フォーラム

2024.34