学校開放施設
公共施設予約システム説明会
多治見市役所文化スポーツ課

もくじ
予約システムでできること･････ １

利用申込期限･････････････････････････････････････ ８

利用調整時の予約方法･････････ ２

支払期限･････････････････････････････････････････ ９

空きコマ抽選方法･････････････ ３

注意事項１・２･･･････････････････････････････････ 10・11

使用料の支払い方法･･･････････ ４《毎月の流れ》①登録校における調整分の利用申込･･･ 12・13

使用料の支払い窓口･･･････････ ５《毎月の流れ》②調整後の空きコマ抽選申込･････････ 14・15

キャンセル期限･･･････････････ ６《毎月の流れ》③抽選後の空きコマ申込･････････････ 16・17

還付期限･････････････････････ ７《キャンセルの流れ》使用料納入後･････････････････ 18・19

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令和４年４月１日から
学校開放施設が公共施設予約システムで予約できます。

予約システムでできること
１．パソコンやスマホからいつでも空き状況の確認、予約が可能
２．利用申請書不要で予約申込
３．キャンセルもシステムで
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利用調整時の予約方法
各団体が予約システムで申込《従来は…》
調整人が各団体の申請書をまとめて窓口で申込☞ 予約システムを利用しない場合、市役所文化スポーツ課窓口で申請書（紙）による申し込みができます。

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空きコマ抽選方法
1．申込日（申込期間:１日間）にシステムで申込（15コマまで）
2．申込日の翌日、システム内抽選
3．抽選の翌日、当落結果をメールでお知らせ《従来は…》
８時３０分までに窓口に並び、くじ引き

33使用料の支払方法
各団体が窓口で支払います《従来は…》
調整人が各団体の使用料をまとめて支払う☞ 各団体から使用料を預かることによる入金誤りを防ぎます。ただし、調整人が了承した場合は、従来どおり調整人がまとめて支払うことができます。

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使用料の支払窓口
1．駅北庁舎１階市民課
2．市内各地区事務所
3．各市立公民館
4．感謝と挑戦のＴＹＫ体育館
5．星ケ台管理事務所
で支払可能☞ システムで予約した場合、システムが予約を承認したことを示す「承認メール」を受信した後に、お支払いください。
☞ 上記の各施設の開所時間等はあらかじめご確認ください。

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キャンセル期限
利用日の５日前までにキャンセル（ただし、電話や窓口でキャンセルする場合、５日前が土日祝日のときは、直前の平日まで）《従来は…》
利用日の前日までにキャンセル☞ キャンセル期限を早めることにより、より多くの団体にご利用いただくことができます。

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還付期限
還付の事由が生じた日から３ケ月以内《従来は…》
還付の事由が生じた日から１５日以内☞ 社会体育施設（TYK体育館、各テニスコート、運動広場等）にあわせて延⾧します。
☞ 「還付の事由が生じた日」とは、利用キャンセルした日、又は警報等の発令によりやむを得ず利用を中止した日となります。

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利用申込期限・登録校における調整分の利用申込⇒空きコマ開放の４日前
・調整後の空きコマ抽選申込⇒空きコマ抽選申込日 （１日のみ）
・抽選後の空きコマ利用申込⇒利用日の２日前 ※いずれも土日祝を含みません8

支払い期限
利用申し込みをした日から１４日以内※利用日が１４日以内にあたる場合は、利用日の前日まで

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注意事項１①社会体育施設（感謝と挑戦のＴＹＫ体育館、各テニスコート、各運動広場など）の利用者ＩＤでは、学校開放施設の予約はできません。
②学校開放施設の利用者ＩＤでは、社会体育施設の予約はできません。
③文化スポーツ課以外の窓口での支払いは、利用申込後、予約承認メールを受け取ってからでないと使用料の支払いはできません。
④土日祝にインターネット予約をした場合、予約承認メールは翌平日以降になります。
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注意事項２
⑤ジュニアクラブ、クラブの全額減免（使用料０円）の予約分の許可書は、文化スポーツ課窓口でしかお渡しできません。
⑥窓口で料金支払いの手続きをする場合は、団体登録証を必ず提示してください（写し、画像でも可）⑦新規利用団体登録、団体登録内容変更、還付、予約内容変更、電話と窓口での予約・キャンセルは、文化スポーツ課窓口のみで受け付けます。

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《毎月の流れ》①登録校における調整分の利用申込②翌月の予定表をシステムまたは市ホームページで確認

利用団体
③利用した
いコマを伝達⑦システムに仮予約を入力⑨仮予約の承認メール⑩窓口で料金納入（⑦から14日以内）⑤調整結果を伝達

調整人④各団体の利用希望が被らないことを確認（調整）⑪許可書・領収書を発行⑧仮予約の審査・承認

公共施設予約システム
市役所（文化スポーツ課）⑥調整済みの予定表を送る（紙、FAX,メール）①翌月の予定表を予約システムと市ホームページに掲載

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工程

詳細

①翌月の予定表を予約システムと市ホームページに掲載

文化スポーツ課が予約システムへ開放予定日を反映し、市ホームページへ掲載します。

②翌月の予定表をシステムまたは市ホームページで 利用団体が予約システムまたは市ホームページで開放予定を確認して確認ください。
③利用したいコマを伝達

利用団体が調整人へ利用したいコマを伝えてください。

④各団体の利用希望が被らないことを確認（調整）調整人が各利用団体の利用したいコマが被っていないことを確認。
被っている場合、利用の調整を行ってください。

⑤調整結果を伝達

調整人は利用団体へ調整の結果を伝えてください。（被らなければ利用したいコマが予約可能なことを伝えてください。）⑥調整済みの予定表を送る（紙、FAX、メール）

調整人が文化スポーツ課へ調整結果を記入した予定表を提出してください。（紙で窓口に又はFAX又はメール）⑦システムに仮予約を入力⑨仮予約の承認メール

利用団体がシステムに仮予約を入力してください。
文化スポーツ課が調整人より提出された予定表をもとに仮予約内容を審査し承認します。
予約システムが利用団体へ承認されたことをメールします。

⑩窓口で料金納入

利用団体が窓口へ使用料を支払ってください。

⑪許可書・領収書を発行窓口で利用団体へ許可書及び領収書を発行します。

⑧仮予約の審査・承認

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《毎月の流れ》②調整後の空きコマ抽選申込
抽選申込できるのは１５コマまでです!

②システム内抽選（21日）①システムに抽選申込を入力（20日0時～24時）

公共施設予約システム③当落通知メール（22日）

利用団体④当選分を窓口で料金納入（22日～）

市役所（文化スポーツ課）⑤許可書・領収書を発行⑥当落確定後14日以内に入金の無い当選は自動抹消

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工程

詳細

①システムに抽選申込を入力（20日0時～24時）

利用団体がシステムに抽選申込を入力してください。
抽選申込は１ケ月あたり１団体１５コマまでです。

②システム内抽選（21日）

予約システムが当落を抽選します。

③当落通知メール（22日）

予約システムが利用団体へ当落結果をメールします。

④当選分を窓口で料金納入（22日～）

利用団体が窓口へ当選分の使用料を支払ってください。

⑤許可書・領収書を発行窓口で利用団体へ許可書及び領収書を発行します。

⑥当落確定後 14日以内に入金の無い当選は自動抹 予約システムが当落確定後14日以内に入金の無い当選を自動で抹消消します。

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《毎月の流れ》③抽選後の空きコマ申込①システムに仮予約を入力（利用日の2日前まで※土日祝日は含まない）③仮予約の承認メール（自動配信）

利用団体④窓口で料金納入（14日以内又は利用日前日まで）⑤許可書・領収書を発行②仮予約の審査・承認

公共施設予約システム

市役所（文化スポーツ課）

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工程

詳細

①システムに仮予約を入力
利用団体が予約システムへ利用日の２営業日前までに予約を入力（利用日の 2 営業日前 まで ※ 土日 祝日は含まなしてください。
い）②仮予約の審査・承認

文化スポーツ課が予約内容を審査し承認します。

③仮予約の承認メール（自動配信）

予約システムが利用団体へ承認されたことをメールします。

④窓口で料金納入（14日以内又は利用日前日まで）

利用団体が窓口へ予約入力日から 14日以内又は利用日前日のいずれか近い日までに使用料を支払ってください。

⑤許可書・領収書を発行窓口で利用団体へ許可書及び領収書を発行します。

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《キャンセルの流れ》使用料納入後①システムにキャンセルを入力（利用日の5日前まで）②キャンセル承認メール（自動）公共施設予約システム

利用団体③還付申請（キャンセルした日から3か月以内）

市役所（文化スポーツ課）④口座へ返金18

工程

詳細①システムにキャンセルを入力（利用日の５日前まで）

利用団体が予約システムへキャンセルを入力してください。
利用日の５日前を過ぎるとキャンセルできなくなります。

②キャンセル承認メール（自動）予約システムが利用団体へキャンセルされたことをメールします。

③還付申請（キャンセルした日から３か月以内）

利用団体が文化スポーツ課窓口へキャンセルした日から３か月以内に許可書を添えて還付申請をします。

④口座へ返金文化スポーツ課が利用団体の口座へ還付します。

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