別紙１

科学研究費助成事業－科研費－学術研究助成基金助成金「国際共同研究加速基金（国際共同研究強化）」の使用について各研究機関が行うべき事務等
独立行政法人日本学術振興会（以下「日本学術振興会」という。）が取り扱う科学研究費助成事業（学術研究助成基金助成金）（「国際共同研究加速基金（国際共同研究強化）」及び令和４(2022)年度以前に採択された「国際共同研究加速基金（国際共同研究強化（Ａ））」の研究課題に限る。）（以下「助成金」という。）の使用について各研究機関が行うべき事務等は次のとおりとする。なお、本規程に定めのない事項については、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン」、「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」等を踏
まえ、各研究機関が定める規程等に従って適切に行うものとする。
１ 申請資格等の確認
1-1 交付申請書に記載された研究代表者が、交付申請の時点において、以下の要件を満たす者であることを確認すること。
研究代表者が次の要件を満たし、府省共通研究開発管理システム（e-Rad）に「科研費の応募資格有り」として研究者情報が登録されていること。ただし、日本学術振興会特別研究員（ＤＣ）については、次の要件に関わらず、日本学術振興会特別研究員（ＤＣ）に採用されていることをもって要件を満たすものとする。
＜要件＞
ア 研究機関に、当該研究機関の研究活動を行うことを職務に含む者として、所属する者（有給・無給、常勤・非常勤、フルタイム・パートタイムの別を問わない。また、研究活動そのものを主たる職務とすることを要しない。）であること
イ 当該研究機関の研究活動に実際に従事していること（研究の補助のみに従事している場合は除く。）
ウ 大学院生等の学生でないこと（ただし、所属する研究機関において研究活動を行うことを本務とする職に就いている者（例：大学教員や企業等の研究者など）で、学生の身分も有する場合を除く。）
1-2 交付申請書に記載された研究代表者が、交付申請の時点において、補助事業を遂行できる者であることを確認すること。
1-3 交付申請書に記載された研究代表者が、助成金や科学研究費補助金、それ以外の競争的研究費等で、不正使用（故意若しくは重大な過失による研究費の他の用途への使用又は研究費の交付の決定の内容若しくはこれに附した条件に違反した使用）、不正受給（偽りその他不正な手段による研究費の受給）又は不正行為（発表された研究成果において示されたデータ、情報、調査結果等の故意による又は研究者としてわきまえるべき基本的な注意義務を著しく怠ったことによるねつ造、改ざん又は盗用）を行ったとして、助成金の支払を受ける年度において、日本学術振興会から助成金を交付しないこととされている者でないことを確認すること。
1-4 交付申請に当たっては、以下の点について確認すること。
① 交付申請書に記載された研究代表者が、渡航先の外国機関や所属機関内において、調整が終了していること。
② 交付申請書に記載された研究代表者の外国機関への一定期間の渡航を可能とする代替措置等の環境を整備すること。
③ 交付申請書に記載された研究代表者の海外での科研費の使用について管理を行うこと。
④ 交付申請書に記載された研究代表者が、日本学術振興会が実施する特別研究員-ＣＰＤ（国際競争力強化研究員）事業又は海外特別研究員事業に採用（採用内定を含む。）されている者等、国や独立行政法人等が実施する国際共同研究や国際交流に係る事業にお- 1 -いて、研究費の交付を伴い、長期間にわたる海外渡航や海外での研究遂行が予定されている者でないこと。
２

研究代表者との関係に関する定め

科研費による研究活動を当該研究機関の活動として行わせるとともに、各研究機関が定める関連規程や個別契約等により、研究者が交付を受ける助成金（直接経費：補助事業の遂行に必要な経費（研究成果の取りまとめに必要な経費を含む。）、間接経費：補助事業の実施に伴う研究機関の管理等に必要な経費）について、本規程に従って研究機関が次の事務を行うことを定めること。
2-1

研究者に代わり、助成金（直接経費）を管理すること。

2-2

研究者に代わり、助成金（直接経費・間接経費）に係る諸手続を行うこと。

2-3

研究者が直接経費により購入した設備、備品又は図書（以下「設備等」という。）について、当該研究者からの寄付を受け入れること。なお、当該研究者が、他の研究機関に所属することとなる場合には、その求めに応じて、これらを当該研究者に返還すること。

2-4 研究者が支払を受けた間接経費について、当該研究者からの譲渡を受け入れ、これに関する事務を行うこと。なお、当該研究者が他の研究機関に所属する又は補助事業を廃止することとなる場合には、直接経費の残額の３０％に相当する額の間接経費を当該研究者に返還すること（間接経費の譲渡を受け入れないこととしている研究機関を除く。）。
３

研究機関が行う事務の内容
助成金に係る事務を、以下の各項に従い適切に行うこと。

（１） 直接経費の管理【使用の開始】
3-1 新たに採択された研究課題については、日本学術振興会への交付申請書の提出日以降補助事業を開始し、必要な契約等を行って差し支えないこととしているので、これに必要な事務を迅速に行うこと。ただし、海外における研究滞在等による中断後の再開の場合には、日本学術振興会への再開時の交付申請書の提出日以降補助事業を開始し、必要な契約等を行って差し支えないこととしているので、これに必要な事務を迅速に行うこと。必要な経費は、直接経費受領後に支出し、又は研究機関等が立て替えて直接経費受領後に精算すること。
【保管】
3-2 直接経費は、適切な名義者により、科研費管理のための専用の銀行口座を設け、適正に保管すること。
【支出の期限】
3-3 補助事業に係る物品の納品、役務の提供等を、補助事業期間内に終了し、これに係る支出を実績報告書の提出期限までに行うこと。
【費目別の収支管理】
3-4 直接経費（補助事業の遂行に必要な経費（研究成果の取りまとめに必要な経費を含む。））の各費目の対象となる経費の例は、以下のとおり。直接経費の収支管理は、様式Ｅ－１「収支簿」を用いて、以下の費目ごとに行うこと。
物品費
物品を購入するための経費
旅費
研究代表者及び研究協力者の海外・国内出張（資料収集、各種調査、研究の打合せ、研究の成果発表等）のための経費（交通費、宿泊費、日当）等
人件費・謝金 資料整理、実験補助、翻訳・校閲、専門的知識の提供、アンケートの
-2-

その他

配付・回収、研究資料の収集等を行う研究協力者（ポストドクター・
リサーチアシスタント（ＲＡ）・外国の機関に所属する研究者等）及び研究代表者の代替用務を行う者等に係る謝金、報酬、賃金、給与、労働者派遣業者への支払いのための経費等
上記のほか当該研究を遂行するための経費（例：印刷費、複写費、現像・焼付費、通信費（切手、電話等）、運搬費、研究実施場所借り上げ費（研究機関の施設において補助事業の遂行が困難な場合に限る。）、会議費（会場借料、食事（アルコール類を除く）費用等）、リース・レンタル費用（コンピュータ、自動車、実験機器・器具等）、機器修理費用、旅費以外の交通費、研究成果発表費用（学会誌投稿料、ホームページ作成費用、研究成果広報用パンフレット作成費用、児童生徒を含む一般市民を対象とした研究成果広報活動費用等）、実験廃棄物
処理費）等【物品費の支出等】
3-5 補助事業に係る物品費の支出に当たっては、購入物品の発注、納品検収、管理について、原則として、以下により、研究機関が適切に行うこと（役務契約に係る支出に当たっても同様の取扱いとする。）。
① 物品費の適正な執行を図るため、検収センターの設置など、納品検収を確実に実施する事務処理体制を整備すること。
② 購入物品について、会計事務職員が納品検収を行うか、適切な研究職員等を検収担当職員に任命し、納品検収を行うこと。また、データベース・プログラム・デジタルコン
テンツ開発・作成、機器の保守・点検など、特殊な役務に関する検収について、実効性のある明確なルールを定めた上で運用すること。
③ 研究機関が発注、納品検収を行わない例外的な措置を講ずる場合は、必要最小限のものに限定し、研究機関の責任の下で実質的に管理する厳格な実施体制を整備すること。
④ 助成金により取得した耐用年数１年以上かつ取得価格１０万円以上の物品について
は、研究機関において設備等として受け入れ、特に耐用年数１年以上かつ取得価格５０
万円以上の設備等については、資産として管理すること。また、耐用年数１年未満又は取得価格１０万円未満の物品については消耗品として取り扱うこと。なお、換金性の高い物品についても、適切に管理すること。
⑤ 助成金の不適正な執行の疑いが生じた際、適切な発注、納品検収、管理が行われていないことにより、その公正性が明らかでない場合は、研究機関が当該助成金に相当する額を日本学術振興会に返還すること。
【旅費及び人件費・謝金の支出等】
3-6 補助事業に係る旅費及び人件費・謝金の支出に当たっては、以下により取り扱うこと。
① 旅費及び人件費・謝金の支出は、事実確認を行った上で適切に行うこと。
② 研究協力者等の雇用に当たっては、研究機関が採用時に面談や勤務条件の説明を行い、雇用契約において勤務内容、勤務時間等について明確にした上で研究機関が当事者となって雇用契約を締結するとともに、研究機関が出勤簿や勤務内容の確認を定期的に行うなど研究協力者の勤務状況を適切に管理して給与等を支給すること。
なお、研究代表者の代替要員を雇用する場合にも同様に取り扱わなければならない。
③ 助成金の不適正な執行の疑いが生じた際、用務の目的や受給額の適切性の確認、勤務状況の管理等が行われていないことにより、その公正性が明らかでない場合は、研究機関が当該助成金に相当する額を日本学術振興会に返還すること。
④ 助成金により雇用されている者（以下「科研費被雇用者」という。）が、雇用元の助成金の業務（以下「雇用元の業務」という。）以外に、自ら主体的に研究を実施しようとする場合は、研究機関において次の点を確認すること。
１） 科研費被雇用者が、雇用元の業務以外に自ら主体的に研究を行うことができる旨を各研究機関が定める関連規程や個別契約等で定められていること。
２）雇用元の業務と自ら主体的に行う研究に関する業務について、勤務時間やエフォート等によって明確に区分されていること。
３）雇用元の業務以外の時間であって、自ら主体的に行おうとする研究に充てることができる時間が十分確保されていること。
⑤ 助成金により雇用されている者のうち、各年度の４月１日時点において、４０歳未満の者又は博士の学位取得後８年未満の者（博士の学位取得後に取得した産前・産後の休
暇、育児休業の期間を除くと博士の学位取得後８年未満となる者を含む）（以下「科研-3-

費被雇用若手研究者」という。）が、雇用元の業務に従事するエフォートの一部を、科研費被雇用若手研究者の自発的な研究活動等に充当しようとする場合は、研究機関において次の点を確認すること。
１） 科研費被雇用若手研究者本人が自発的な研究活動等の実施を希望すること。
２）各研究機関が定める関連規程等に基づき、研究代表者が、雇用元の業務の推進に資する自発的な研究活動等であると判断し、その旨を研究機関が認めること。
３）各研究機関が定める関連規程等に基づき、研究代表者が、雇用元の業務の推進に支障がない範囲であると判断し、その旨を研究機関が認めること（雇用元の業務に従事するエフォートの２０％を上限とする。）。
【使用の制限】
3-7 直接経費は、次の費用として使用しないこと。
①建物等の施設に関する経費（直接経費により購入した物品を導入することにより必要となる据付等のための経費を除く。）②補助事業遂行中に発生した事故・災害の処理のための経費③研究代表者の人件費・謝金④その他、間接経費を使用することが適切な経費【合算使用の制限】
3-8 次の場合を除き、他の経費と合算して使用しないこと。
① 補助事業に係る用務と他の用務とを合わせて１回の出張をする場合又は１個の物品等を購入する場合において、直接経費と他の経費との使用区分を明らかにした上で直接経費を使用する場合② 直接経費に、科研費以外の他の経費（委託事業費、私立大学等経常費補助金及び間接
経費等、当該経費の使途に制限のある経費を除く。）を加えて、補助事業に使用する場
合（なお、設備等の購入経費として使用する場合には、研究者が所属する研究機関を変更する際等に補助事業の遂行に支障が生じないよう、当該設備等の取扱いを事前に決めておくこと。）③ 直接経費に、複数の事業において共同して利用する設備（以下「共用設備」という。）の購入が可能な制度の経費を加えて、共用設備の購入経費として使用する場合（ただし、同一の研究機関において使用する場合に限る。なお、研究者が所属する研究機関を変更する際等に補助事業の遂行に支障が生じないよう、当該設備の取扱いを事前に決めておくこと。
また、各事業に係る負担額及びその算出根拠等について明らかにしておくこと。）④ 直接経費に、他の科研費（科学研究費補助金及び学術研究助成基金助成金）を加えて、各補助事業の遂行に必要な経費として使用する場合（ただし、同一の研究機関において使用する場合に限る。なお、設備等の購入経費として使用する場合には、研究者が所属する研究機関を変更する際等に補助事業の遂行に支障が生じないよう、当該設備等の取扱いを事前に決めておくこと。また、各事業に係る負担額及び算出根拠等について明らかにしておくこと。）（２） 間接経費の使用【譲渡の受入】3-9 研究代表者は、助成金受領後速やかに、間接経費を所属する研究機関に譲渡しなければならないこととしているので、これを受け入れること。
【使用の期限】
3-10 間接経費は、補助事業期間内に使用すること。
【使途】
3-11 間接経費は、補助事業の実施に伴う研究機関の管理等に必要な経費として、研究代表者の研究環境の改善や研究機関全体の機能の向上に活用するものであり、別添「間接経費の主な使途の例示」を参考として、各研究機関の長の責任の下で公正・適正かつ計画的・効率的に使用すること（研究代表者の人件費・謝金として使用することも、禁じられていな
い。）。

-4-

【間接経費使用実績の報告】
3-12 研究機関における毎年度の間接経費使用実績を、翌年度の６月３０日までに、府省共通研究開発管理システム（e-Rad）により、日本学術振興会に報告すること。
（３） 助成金に係る諸手続【応募・交付申請に係る手続】
3-13 次の手続を行うこと。
①公募要領等の内容の周知②応募書類の確認及び日本学術振興会への提出③日本学術振興会からの交付内定通知の受理及び研究者への通知④交付申請書類等の取りまとめ及び日本学術振興会への提出⑤日本学術振興会からの交付決定通知書の受理及び研究者への伝達⑥日本学術振興会から送金される助成金の受領⑦日本学術振興会からの承認、返還命令、額の確定等の各種通知の受理及び研究者への伝達【交付申請書の記載内容の変更に係る手続】
3-14 交付申請書の記載内容の変更に当たり、次の手続を行うこと。
①直接経費の使用内訳の変更
研究代表者は、直接経費の使用内訳について、各費目の額を、交付決定を受けた直接経費の総額の５０％（直接経費の総額の５０％の額が３００万円以下の場合は、３００
万円まで）の範囲内で変更できるため、各費目の使用状況及び直接経費全体の使用状況を常に把握すること。
研究代表者が、上記の限度を超えて各費目の額を変更しようとする場合に、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－４「直接経費使用内訳変更承認申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得ること。
②補助事業の廃止
研究代表者が、補助事業を廃止しようとする場合に、当該研究代表者が作成する様式
Ｆ－５－１「補助事業廃止承認申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得るとともに、未使用の助成金を返還し、廃止のときまでの補助事業について、廃止の承認を得た後、６１日以内に、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－６－４「実績報告書（収支決算報告書）」及び様式Ｆ－７－４「実績報告書（研究実績報告書）」を取りまとめ、
日本学術振興会に実績報告を行うこと。
研究代表者が欠けた場合には、その旨を様式Ｆ－５－２「研究代表者死亡等報告書」
により日本学術振興会に報告するとともに必要な事務を行った上で、未使用の助成金を返還し、様式Ｆ－６－４「実績報告書（収支決算報告書）」により日本学術振興会に実績報告を行うこと。
③主たる渡航先の外国機関の変更
研究代表者が、主たる渡航先の外国機関を変更する場合には、当該研究者が作成する様式Ｆ－１７「渡航先外国機関変更承認申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得ること。
④所属する研究機関の変更
研究代表者が、他の研究機関に所属することとなる場合であって、未使用の直接経費がある場合には、当該研究代表者が新たに所属することとなる研究機関に対してこれを送金すること。
新たに所属することとなった研究者が、既に開始されている補助事業の研究代表者である場合に、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－１０－１「研究代表者所属研究機関
変更届」により、日本学術振興会への届出を行うこと。
⑤研究代表者の応募資格の喪失等研究代表者が、応募資格を有しなくなる場合、１年を超えて補助事業を継続して実施できなくなる場合、公募要領に示す重複制限により補助事業を実施できなくなる場合、又は補助事業以外で不正使用、不正受給若しくは不正行為により助成金を交付しないこととされた場合には、「3-14②」に規定する手続により、補助事業を廃止するための-5-

手続を行うこと。ただし、産前産後の休暇又は育児休業（以下「育児休業等」という。）
を取得し１年を超えて補助事業を中断する場合には、「3-14⑦」又は「3-14⑧」に規定する手続を行うこと。また、海外における研究滞在等により補助事業を中断する場合には、「3-14⑨」に規定する手続を行うこと。
⑥補助事業期間の延長
研究代表者が、研究実施計画変更等に伴い、補助事業期間の延長を希望する場合には、研究計画最終年度の３月１日までに、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－１４「補助事業期間延長承認申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得ること。
なお、研究代表者は、交付申請をした日から起算して３年を経過する日の属する年度の末日まで、補助事業期間を延長することができる。ただし、「3-14⑧」又は「3-14⑩」に規定する手続のみにより、交付申請をした日から起算して３年を経過する日の属す
る年度の末日まで又はそれを超えて補助事業期間を延長している場合には、延長後の研究計画最終年度の翌年度まで補助事業期間を延長することができる。
⑦育児休業等による中断
研究代表者が、育児休業等を取得することにより、１年を超えて補助事業を中断する
場合には、様式Ｆ－１３－１「研究中断届」により、日本学術振興会に届け出ること。
補助事業を中断するに当たって未使用の助成金がある場合には、研究を再開するま
での間、研究機関において適切に管理すること。
⑧育児休業等に伴う補助事業期間の延長
研究代表者が、育児休業等の取得による研究実施計画変更等に伴い、補助事業期間の延長を希望する場合には、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－１３－３「産前産後の休
暇、育児休業の取得又は海外における研究滞在等に伴う補助事業期間延長承認申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得ること。
⑨海外における研究滞在等による中断
研究代表者が、海外における研究滞在等により補助事業を中断し、未使用の助成金について中断の終了後に再交付を受けることを希望する場合には、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－１３－４「海外における研究滞在等による研究中断承認申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得るとともに、未使用の助成金を返還し、中断の時までの補助事業について、中断の承認を得た後、６１日以内に、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－６－４「実績報告書（収支決算報告書）」及び様式Ｆ－７－４「実績報告書（研究実績報告書）」を取りまとめ、日本学術振興会に実績報告を行うこと。
⑩海外における研究滞在等に伴う補助事業期間の延長
研究代表者が、海外における研究滞在等により補助事業を中断し、かつ１年以内に補助事業を再開した場合であって、研究実施計画変更等に伴い、補助事業期間の延長を希望する場合には、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－１３－３「産前産後の休暇、育児休業の取得又は海外における研究滞在等に伴う補助事業期間延長承認申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得ること。なお、補助事業期間は、海外における研究滞在等により補助事業を中断する期間に応じて延長することができる。ただし、海外における研究滞在等により応募資格を有しなくなる場合には、「3-14⑨」に規定する手続を行うこと。
【実施状況報告等に係る手続】
3-15 各補助事業について、各年度終了後（補助事業が完了したとき及び研究計画最終年度を除く）、翌年度の５月３１日までに、研究代表者が作成する様式Ｆ－６－３「実施状況報
告書（収支状況報告書）」及び様式Ｆ－７－３「実施状況報告書（研究実施状況報告書）」
を取りまとめ、日本学術振興会に提出すること。
【実績報告等に係る手続】
3-16
各補助事業について、補助事業が完了したとき又は研究計画最終年度の翌年度の５月３１日まで（補助事業を廃止した場合には、当該廃止の承認を得た後６１日以内）に、研究代表者が作成する様式Ｆ－６－４「実績報告書（収支決算報告書）」及び様式Ｆ－７－
４「実績報告書（研究実績報告書）」を取りまとめ、日本学術振興会に実績報告を行うこと。また、実績報告時に未使用の助成金が生じた場合には、日本学術振興会に返還するこ-6-

と。
【研究成果報告に係る手続】
3-17 研究成果報告に係る次の手続を行うこと。
①研究成果報告書等の提出研究代表者が作成する、様式Ｆ－１９－２「研究成果報告書」により、補助事業が完了したとき又は研究計画の最終年度の翌年度の６月３０日までに、日本学術振興会に成果報告を行うこと。
特段の理由があって上記の提出期限までに報告書を取りまとめられない場合には、研究代表者が作成する様式Ｆ－２１「研究経過報告書」を日本学術振興会に提出し、研究成果の取りまとめができ次第速やかに、研究代表者が作成する研究成果報告書により、
日本学術振興会に成果報告を行うこと。
②研究成果報告書等が未提出の場合の取扱い研究代表者が、科学研究費助成事業の他の補助事業の「研究成果報告書」（様式Ｃ－１９、様式Ｃ－４１、様式Ｆ－１９－１、様式Ｆ－１９－２）又は「研究経過報告書」（様式Ｃ－２１、様式Ｃ－４２、様式Ｆ－２１）を提出期限までに提出しない場
合には、上記報告書を日本学術振興会に提出するまで、研究代表者が実施する補助事
業の執行を停止すること（日本学術振興会が別に指示した場合は、その指示に従うこと。）。
【研究成果発表に係る手続】
3-18 研究成果を発表する場合には、次の手続を行うこと。
①研究成果発表における謝辞の表示
研究代表者が、論文等により補助事業の成果を発表する場合には、論文等の謝辞又は所定の箇所に助成金の交付を受けて行った研究の成果であること（「JSPS KAKENHI
Grant Number JP ８桁の課題番号」）を必ず記載するよう、研究代表者に周知すること。
また、研究機関のホームページや広報誌において補助事業の成果を発表する場合には、その成果が助成金の交付を受けて行った研究の成果であることを表示すること。
②研究成果発表の報告
研究代表者は、補助事業の成果について、補助事業が完了したとき又は研究計画最終年度の翌年度に様式Ｆ－７－４「実績報告書（研究実績報告書）」を提出した後に書籍、雑誌等において発表を行った場合、又は産業財産権を取得した場合には、その都度、様式Ｆ－２４「研究成果発表報告書」により、日本学術振興会に報告しなければならない
こととしているので、これに関する事務を行うこと。
【国際活動の知見の活用】
3-19 補助事業の実施に影響を及ぼさない限りにおいて、所属する研究代表者に対し当該研究機関の国際的な活動への参画を促すなど、当該補助事業で取得した国際活動の知見等について積極的な活用に努めること。
（４） 設備等に係る事務等【寄付の受入】3-20 研究代表者は、直接経費により購入した設備等を、購入後直ちに（直ちに寄付すること
により研究上の支障が生じる場合であって、当該研究代表者が、「3-21」に規定する手続により、寄付の延期について日本学術振興会の承認を得た場合にあっては、当該寄付が延期された時期に、また、直ちに寄付することにより研究上の支障が生じる図書の場合にあっては、研究上の支障がなくなるときに）当該研究代表者が補助事業を遂行する研究機関に寄付しなければならないこととしているので、これを受け入れて適切に管理すること。
【寄付延期に係る手続】
3-21 研究代表者が直接経費により購入した設備等を、購入後直ちに所属する研究機関に寄付することにより、研究上の支障が生じる場合であって、当該研究代表者が寄付の延期を希望する場合には、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－１５「寄付延期承認申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得ること。
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【所属機関変更時の設備等の返還】
3-22 設備等の寄付を行った研究代表者が、補助事業期間中に他の研究機関に所属することとなる場合であって、当該研究代表者が、新たに所属することとなる研究機関において当該設備等を使用することを希望する場合には、当該設備等を研究代表者に返還すること。
ただし、共用設備については寄付を行った者全員が同意した場合に限る。補助事業期間終了後５年間も同様とする（令和２(2020)年度以降に購入する設備等に限る。）。
【利子及び為替差益の譲渡の受入】
3-23 研究代表者は、直接経費に関して生じた利子及び為替差益を、原則、所属する研究機関に譲渡しなければならないこととしているので、これを受け入れること。
【収入の返還】3-24 実績報告書の提出後に補助事業に関連する収入があった場合に、これを日本学術振興会に返還すること。
（５） 間接経費に係る事務（間接経費の譲渡を受け入れないこととしている研究機関を除く。）【所属機関変更時等の間接経費の返還及び送金】
3-25 間接経費の譲渡を行った研究代表者が他の研究機関に所属することとなる場合であって、未使用の直接経費がある場合には、直接経費の残額の３０％に相当する額の間接経費を当該研究代表者に返還すること。
返還する間接経費については、当該研究代表者が新たに所属することとなる研究機関に対して、その額を通知するとともに、送金すること。
ただし、間接経費の執行計画が適正に定まっている場合等には、当該直接経費にかかる
間接経費を当該研究代表者に返還しないことができる。
【間接経費を受け入れていた研究機関から受け入れない研究機関への異動】
3-26 間接経費を受け入れていた研究機関に所属していた研究代表者が、これを受け入れな
い研究機関に所属することとなる場合には、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－１６「間接経費交付決定額変更申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得るとともに、未使用の間接経費を返還すること（事務を行うのは、間接経費を受け入れていた研究機関。）。
【間接経費を受け入れない研究機関から受け入れる研究機関への異動】
3-27 間接経費を受け入れない研究機関に所属していた研究代表者が、これを受け入れる研
究機関に所属することとなる場合であって、新たに間接経費の交付を受けようとする場
合には、当該研究代表者が作成する様式Ｆ－１６「間接経費交付決定額変更申請書」により申請を行い、日本学術振興会の承認を得ること（事務を行うのは、新たに間接経費を受け入れようとする研究機関。）。
４

適正な使用の確保【経費管理・監査体制の整備】
4-1 「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」を踏まえ、経費管理・監査体制を整備すること。
【経費管理・監査の実施体制等の報告】
4-2 公募要領等に規定する手続により、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」に基づく「体制整備等自己評価チェックリスト」を文部科学省に提出すること。
【助成金の適切な執行管理】
4-3 助成金の執行状況を定期的に把握し適切な執行管理を行うこと。
【経費管理担当者の報告】
4-4 研究機関としての経費管理責任者及び交付内定を受けた補助事業ごとの経費管理担当者を選任し、交付申請書の提出時に日本学術振興会に報告すること。
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【研修会・説明会の開催】
4-5 助成金の不正な使用を防止するため、研究者及び事務職員を対象として、研修会・説明会を積極的・定期的に実施すること。
【内部監査の実施】
4-6 毎年、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」を踏
まえ、各研究機関の実情に応じて抽出した補助事業（助成金により実施している補助事業
全体の概ね１０％以上が望ましい。）について、公認会計士等を活用した監査を実施し、その実施状況及び結果について文部科学省に報告すること。
なお、上記により実施する監査の一部（監査を実施する補助事業の概ね１０％以上が望ましい。）については、書類上の調査にとどまらず、実際の助成金使用状況や納品の状況
等の事実関係の厳密な確認などを含めた徹底的なものとすること。
【不正使用及び不正受給に係る調査の実施等】
4-7 所属する研究代表者の補助事業について、不正使用又は不正受給が明らかになった場合（不正使用や不正受給が行われた疑いのある場合を含む。）には、日本学術振興会に報告の上、速やかに調査を実施し、その調査結果を日本学術振興会に報告するとともに公表すること。
【不正使用及び不正受給に係る補助事業の執行停止】
4-8 所属する研究代表者について、不正使用又は不正受給が明らかになった場合（不正使用や不正受給が行われた疑いのある場合を含む。）には、その調査結果を配分機関等に報告するまで、必要に応じて、関係する研究代表者の補助事業の執行に係る諸手続を停止すること。
【実地検査への協力】
4-9 文部科学省又は日本学術振興会が行う助成金の経費管理・監査の実施状況に関する実地検査に対して積極的に協力すること。
【不正使用又は不正受給に伴う助成金の返還等】
4-10 助成金の不正使用又は不正受給があった場合には、当該助成金を返還するとともに、日本学術振興会の指示に従って、間接経費を返還すること。また、不正使用又は不正受給の再発を防止するための措置を適切に講じること。
【間接経費の削減】
4-11 「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」に基づいて、文部科学省又は日本学術振興会から、間接経費措置額の一定割合削減が通知された場合には、文部科学省又は日本学術振興会の指示に従うこと。
５

研究活動における不正行為への対応【規程等の整備】5-1 助成金による研究活動における不正行為を防止するとともに、その疑いが生じた場合に適切に対応できるようにするため、「研究活動における不正行為への対応等に関するガイ
ドライン」を参考に、関連する規程等を定めるとともに、所属する研究者に周知すること。

【研究活動の不正行為への対応に係る取組状況等の報告】
5-2 公募要領等に規定する手続により、「研究活動における不正行為への対応等に関するガ
イドライン」に基づく「取組状況に係るチェックリスト」を文部科学省に提出すること。
【研究活動の不正行為に係る調査の実施等】
5-3 所属する研究代表者の補助事業について、研究活動における不正行為が明らかになった場合（不正行為が行われた疑いのある場合を含む。）には、日本学術振興会に報告の上、
速やかに調査を実施し、その調査結果を日本学術振興会に報告するとともに公表すること。
【研究活動の不正行為に係る補助事業の執行停止】
-9-

5-4

所属する研究代表者について、研究活動における不正行為が明らかになった場合（不正行為が行われた疑いのある場合を含む。）には、その調査結果を配分機関等に報告するまで、必要に応じて、関係する研究代表者の補助事業の執行に係る諸手続を停止すること。

【研究活動の不正行為に伴う助成金の返還等】
5-5 助成金による研究活動における不正行為があった場合には、当該不正行為に係る助成金を返還するとともに、日本学術振興会の指示に従って、間接経費を返還すること。また、
不正行為の再発を防止するための措置を適切に講じること。
【間接経費の削減】
5-6 「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」に基づいて、文部科学
省又は日本学術振興会から、間接経費措置額の一定割合削減が通知された場合には、文部科学省又は日本学術振興会の指示に従うこと。
６

コンプライアンス教育及び研究倫理教育の実施等【コンプライアンス教育及び研究倫理教育の実施】
6-1 「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン」に基づき、科研費による研究活動に関わる全ての構成員（研究者、事務職員、技術職員及びその他関連する者）に対して、定期的にコンプライアンス教育を実施し、受講状況等を把握すること。合わせて、
定期的に啓発活動を実施し、補助金の不正な使用の防止に向けた意識の向上等を図ること。
また、「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」に基づいて、科研費による研究活動に関わる研究者を対象に研究倫理教育を実施すること。
【研究活動の健全性・公正性（研究インテグリティ）の確保】
6-2 「研究活動の国際化、オープン化に伴う新たなリスクに対する研究インテグリティの確保に係る対応方針について」等に基づき、研究活動の公正性及び透明性を確保し、科研費に関わる活動の説明責任を果たすために必要な取組を行うこと。

７

その他【研究遂行状況の報告】
7-1 文部科学省又は日本学術振興会から、研究代表者の補助事業の遂行の状況等に関する報告を求められた場合、必要な協力等を行うこと。

【人権保護及び法令等の遵守に係る事務】
7-2 研究代表者が、補助事業の遂行に当たり、以下のような関係する法令等を遵守しなければ行うことができない研究を実施する場合には、関係する法令等に基づく文部科学省等関係府省庁等への届出等に関する事務を適切に行うために必要な体制等を整備し、当該事務を行うこと。
・社会的コンセンサス（関係者の同意・協力）を得る必要がある場合
・個人情報の取扱いに配慮する必要がある場合（個人情報の守秘、人権の保護等）
・生命倫理・安全対策に取り組む必要がある場合（ヒトゲノム・遺伝子解析研究、特定胚の取扱いを含む研究、遺伝子組換え実験を含む研究を実施する場合等）
・外国為替及び外国貿易法（昭和２４年法律第２２８号）に基づき規制されている技術の非居住者若しくは外国への提供（記録媒体等での持ち出し、電子メールでの送信も含む）又は貨物の輸出をしようとする場合
等【男女共同参画に配慮した研究環境の整備等】
7-3 研究代表者が、男女共同参画の実現及び女性研究者の活躍推進を目指す研究環境で補助事業に従事できるよう、女性の職業生活における活躍の推進に関する法律（平成 27 年法
律第 64 号）等の関係する法令等を遵守するとともに、男女共同参画等を推進するための取組に積極的に努めること。
-10-

【科研費の審査等への協力】
7-4 日本学術振興会から所属する研究者に独立行政法人日本学術振興会審査委員候補者デー
タベースの更新依頼があった場合、必要な協力等を行うこと。
【関係書類の整理・保管】
7-5 次の関係書類を整理し、補助事業期間終了後５年間保管（電磁的記録による保存も可能とする。）しておくこと。
① 日本学術振興会に提出した書類の写等② 日本学術振興会から送付された書類③ 助成金の使用に関する書類
１）直接経費
ア 収支簿
イ 預貯金通帳等
ウ 直接経費が適切に使用されたことを証明する書類（領収書、見積書、納品書、請求書、契約書、請書、検査調書、出張命令書、出張依頼書、出張報告書、出勤簿、会議録、送金記録など）
２）間接経費ア 間接経費が適切に使用されたことを証明する書類（領収書、見積書、納品書、請求書、契約書、請書、検査調書、出張命令書、出張依頼書、出張報告書、出勤簿、会議録、送金記録など）
イ 各研究代表者からの間接経費の譲渡を記録した書類
ウ 各研究代表者への間接経費の返還を記録した書類

-11-

別添
間接経費の主な使途の例示
競争的研究費による研究の実施に伴う被配分機関の管理等に必要な経費（競争的研究費の間接経費の執行に係る共通指針（平成１３年４月２０日 競争的研究費に関する関係府省連絡会申し合わせ）「３．間接経費導入の趣旨」参照）のうち、以下のものを対象とする。
（１）管理部門に係る経費（ア）管理施設・設備の整備、維持及び運営経費（会計基準に基づく、保有する減価償却資産の取替のための積立を含む。ただし、独立行政法人における基金又は運営費交付金を財源とする競争的研究費に限る。）（イ）管理事務の必要経費
備品購入費、消耗品費、機器借料、雑役務費、人件費、通信運搬費、謝金、国内外
旅費、会議費、印刷費など（２）研究部門に係る経費（ウ）共通的に使用される物品等に係る経費
備品購入費、消耗品費、機器借料、雑役務費、通信運搬費、謝金、国内外旅費、会議費、印刷費、新聞・雑誌代、光熱水費（エ）当該研究の応用等による研究活動の推進に係る必要経費
研究者・研究支援者等の人件費、備品購入費、消耗品費、機器借料、雑役務費、通信運搬費、謝金、国内外旅費、会議費、印刷費、新聞・雑誌代、光熱水費、
論文投稿料（論文掲載料）（オ）特許関連経費（カ）研究機器・設備（※）の整備、維持及び運営に係る経費（会計基準に基づく、保有する減価償却資産の取替のための積立を含む。ただし、独立行政法人における基金又は運営費交付金を財源とする競争的研究費に限る。）※ 研究棟、実験動物管理施設、研究者交流施設、設備、ネットワーク、大型計算機（スパコンを含む）、大型計算機棟、図書館、ほ場など（３）その他の関連する事業部門に係る経費（キ）研究成果展開事業に係る経費（ク）広報事業に係る経費など※上記以外であっても、競争的研究費を獲得した研究者の研究開発環境の改善や研究機関全体の機能の向上に活用するために必要となる経費などで、研究機関の長が必要な経費と判断した場
合、執行することは可能である。なお、直接経費として充当すべきものは対象外とする。
出典：競争的研究費の間接経費の執行に係る共通指針（平成１３年４月２０日 競争的研究費に関する関係府省連絡会申し合わせ（令和５年５月３１日改正））-12-参考：英語版

Administrative Work and Other Tasks Concerning the Use of
Grants-in-Aid for Scientific Research (KAKENHI (Multi-year Fund))“Fund for the Promotion of Joint International Research(Fostering Joint International Research)”
to Be Performed by Each Research Institution
Shown below are administrative tasks that must be carried out by each research institution of the use of Grants-inAid for Scientific Research (KAKENHI (Multi-year Fund)) for“Fund for the Promotion of Joint International
Research (Fostering Joint International Research)” and “Fund for the Promotion of Joint International Research(Fostering Joint International Research (A) )” adopted in and before FY2022 (the “Grant”) handled by the Japan
Society for the Promotion of Science (JSPS) . Where not stipulated, the research institution is to conduct the work
appropriately based on its own internal rules and regulations in light of rules such as “Guidelines on the Management
and Audit of Public Research Funds at Research Institutions” and “Guidelines for Responding to Misconduct in
Research.”

1. Confirmation of eligibility for KAKENHI application and other conditions to make formal application for
grant delivery
1-1 The research institution is to confirm that the Principal Investigator whose name is on the form of the formal application
for grant delivery satisfies the below-listed requirements, at the time the formal application for grant delivery is made.
The Principal Investigator must meet the following requirements and have his/her Researcher Information properly
registered in the e-Rad system as eligible for KAKENHI application.
However, JSPS Fellows (DC) are deemed eligible for application, regardless of whether they actually meet all therequirements below.
<Requirements>
A) The researcher must be an individual belonging to a research institution with job assignment including research
activity within the said institution. (Whether the job is paid/unpaid, or full-time/part-time is irrelevant. It is not aprerequisite of eligibility that the research activity constitutes the main part of his/her job.)B) The researcher must be actually engaged in research activity in his/her research institution. (Those who are

only engaged in research assisting jobs are ineligible.)C) The researcher must not be a graduate student or any other categories of student. (An individual who has aposition in a research institution with a research activity as his/her main job (e.g., a university teaching staff,
researcher belonging to a company, etc.), and holds a student status at the same time is eligible.)
1-2 The research institution is to confirm that the Principal Investigator whose name is on the form of the formal application
for grant delivery is, at the time the formal application for grant delivery is made, an individual who is able toimplement a KAKENHI-funded project.

* This is the English edition translated from the Japanese edition of the “Administrative work and other tasks
concerning the use of Grants-in-Aid for Scientific Research (KAKENHI (Multi-year Fund)) - ‘Fund for the Promotionof Joint International Research (Fostering Joint International Research (A))’ to be performed by each research
institution.”- 1 -1-3 The research institution is to confirm that the Principal Investigator whose name is on the form of the formal application
for grant delivery is not a person designated as ineligible to receive funding from JSPS within the subject fiscal year.
Researchers are designated as ineligible when they have committed an improper grant spending, a fraudulent grantacquisition or a research misconduct of KAKENHI (Multi-year Fund), KAKENHI (Series of Single-year Grants) orother Competitive Research Funds, etc., while conducting research using the above-stated funds. (Improper grant
spending includes use of research grants for other purposes, intentionally or by gross negligence, or use of research
grants in violation of the content of the funding decision or the conditions it implies. Fraudulent grant acquisition
includes receiving research grants by deception or other fraudulent means. Research misconduct includes fabrication,
falsification, or plagiarism of data, information, or findings published research achievements based on the intent of theresearcher, or the failing of the researcher to fulfil the basic duty of care that he/she has.)
1-4 The research institution is to confirm the following points with regard to making the formal application for grantdelivery:(1) The Principal Investigator whose name is on the form of the formal application for grant delivery has fully carriedout coordination with his/her overseas counterpart institutions and within his/her own affiliated institution.
(2) The research institution has prepared a replacement environment at the research institution to facilitate the stay of
the Principal Investigator, whose name is on the form of the formal application for grant delivery, for a set period at
the overseas counterpart institution.
(3) The research institution will administer the KAKENHI grant funds used by the Principal Investigator whose nameis on the form of the formal application for grant delivery during his/her overseas stay.
(4) The Principal Investigator whose name is on the form of the formal application for grant delivery is not scheduled
to receive a grant to participate in an overseas dispatch or overseas research activity over a long period under aproject related to joint international research or international exchange administered by the Japanese government orby an independent administrative institution. This includes, for example, researchers selected (including
provisionally selected) for the Cross-border Postdoctoral Fellowship (CPD) program or the Overseas Research
Fellowship program implemented by JSPS.

2. Rules and Regulations on the Relationship with the Principal Investigator
While allowing the Principal Investigator to conduct the KAKENHI grant-funded research project as one of the activitiesof the research institution, it is to establish its own rules and regulations or to make contracts with the Principal
Investigator which stipulate that the research institution carry out the following administrative works with regard to thedirect and indirect expenses based on the provisions in this document. (Direct expenses: funds necessary to implement
the funded project, including summarizing the research achievements. Indirect expenses: funds necessary for the
management of the research institution and other things that arise during the implementation of the funded project.)2-1 In place of the researcher, the research institution manages the Grant (direct expenses).
2-2 In place of the researcher, the research institution carries out administrative procedures with regard to the grant(direct and indirect expenses).
2-3 The research institution receives donations by researchers of equipment, fixtures and books (hereinafter called“equipment, etc.”) purchased with direct expenses. If the researcher moves to another research institution, the former
institution is to return the equipment to the researcher when requested.
2-4 The research institution receives transfer of the indirect expense from the researcher when he/she receives the funding,and conducts the administrative work with regard to the transaction. However, when the researcher moves to another- 2 -research institution or if the funded project is abolished, indirect expenses in an amount equivalent to 30% of theremaining direct expenses are to be returned to the researcher. (Research institutions that do not receive transfer ofindirect expense are exempt.)

3. Contents of administrative work carried out by research institutions
The research institution is to properly conduct administrative work related to the Grant in accordance with the belowlisted items.
(1) Management of the direct expenses
Start of grant usage
3-1 Since the newly adopted project is allowed to start from the day on which the form of the formal application for grantdelivery is submitted to JSPS and the necessary contracts may also be signed from that day, the required administrative
procedures must be followed promptly. However, for restarting research projects suspended due to a research stayabroad, etc., it may start from the day on which Principal Investigator’s research institution submits the form of theformal application for grant delivery to JSPS for the restarting project and necessary contracts may also be signed fromthat day. The required administrative procedures must also be followed promptly in such cases. The necessary costs
are to be paid after the receipt of the direct expenses. Alternatively, the costs may be paid by the institutions and settled
after the direct expenses is received.
Deposit of the funds
3-2 The research institution is to properly administer the direct expenses in a bank account opened specifically for managing
KAKENHI grant funds under a suitable signatory.
Deadline for payment
3-3 The delivery of goods and provision of services under the funded project is to be completed by the end of the funded
project period. The research institution is to settle payments for these deliveries and services by the deadline forsubmitting the “Report on the Results.”
Income/expenditure management by category
3-4 The following are the cost items and examples of their breakdown under direct expenses (funds necessary to implement
the funded project, including summarizing the research achievements). The research institution is to manage theincome/expenditure of direct expenses using Form E-1 “Income/Expenditure Ledger”. Each item of income andexpenditure is to be categorized in cost items as follows.
Goods: Purchase of goods
Travel Expenses: Transportation expenses, accommodation fees and daily allowances for the Principal
Investigator and research collaborators engaged in overseas or domestic travel tocollect materials, conduct surveys, attend meetings, present research achievements,and other purposes, etc.
Personnel expenses and Honoraria: Honoraria, compensation, wages and salaries to research collaborators (e.g.,
postdoctoral fellows, research assistants (RAs), researchers belonging to an overseas
research institution) participating in research for such works as document
creation/management, experiments, translation, proof-reading, provision of
specialized knowledge, distribution and collection of questionnaires or the collectionof research materials, and to person substituting for the Principal Investigator at
research institution while he/she is overseas, and payment to temporary staff agencies,

- 3 -

etc.
Miscellaneous expenses: Costs not categorized into any of the above-stated cost items that are intended for
implementing the research. Examples: Other costs that may be incurred throughprinting, creating reproductions, developing and printing photos, communication(such as stamps and telephone bills), transportation, leases for research venues (only
if none of the affiliated institution’s facilities are adequate for conducting the funded
project), meetings (e.g., rental of the venue and meals (excluding alcoholic
beverages)), equipment rental and leasing (e.g., computers, automobiles,
experimental equipment), equipment repairs, transportation other than travel
expenses, presentation of the research achievements (e.g., contributions to academic
journals, website creation, preparation of pamphlets to publicize the researchachievements, and PR activities disseminating research achievements to the generalpublic, including children and students), and disposal of experiment wastes, etc.
Payment for goods
3-5 In paying for goods related to the funded project, proper issuing of purchase orders for the goods and inspection andmanagement of delivered goods must be carried out by the research institution. In doing so, the research institution isto properly carry out the following processes. (The same applies for handling the payment of service contracts.)(1) To properly execute payment for ordered goods, a solid system, such as establishing a receipt and inspection center,is to be installed so that the receipt and inspection of delivered goods is processed rigorously.
(2) Purchased goods are to be received and inspected by accounting office personnel or appropriate research staff
assigned to the task of receiving and inspecting delivered goods. Furthermore, the dedicated function of receipt andinspection is to be carried out based on effective, clearly established rules for the inspection of services that demand
special care, such as the development of databases, programs and digital content, and for the maintenance andinspection of equipment.
(3) When the research institution uses an exceptional procedure by which it does not issue purchase orders for goods orinspect delivered goods, the use of this procedure should be kept to a necessary minimum. In such a case, theresearch institution is to establish a rigorous structure for implementing the procedure so that it is substantiallymanaged under the institution’s responsibility.
(4) When goods with a purchase price of ¥100,000 or more and a service life of one year or longer are purchased with
the Grant, the research institution is to receive a donation for them from the Principal Investigator and manage themas its own equipment, etc. When the purchase price is ¥500,000 or more, the equipment, etc. are to be managed as
an asset of the research institution. Furthermore, goods with a service life of shorter than one year or a purchaseprice of less than ¥100,000 are to be treated as consumables. Note that goods with high monetary conversion rates
also need to be properly managed.
(5) If improper use of the Grant is suspected and there is a lack of clarity as to fairness of the Grant’s use due tonegligence of the proper issuing of purchase orders and/or inspection and management of delivered goods, theresearch institution is to return a sum of money in an amount equivalent to the suspected improper grant use to JSPS.
Payment for Travel Expenses and Personnel Expenses and Honoraria
3-6 In paying travel expenses and personnel expenses and honoraria related to the funded project, the research institution
is to carry out the following processes.
(1) The payment of travel expenses and personnel expenses and honoraria are to be properly carried out upon
confirmation of their actual implementation.
(2) When employing research collaborators and others, the research institution is to hold an interview with them andexplain the terms of their employment at the time they are hired. An employment contract is to be concluded between
the employee and the research institution, which clearly states the working conditions such as the content of thework and working hours. In paying employees, the research institution is to properly manage their working status,- 4 -including the periodic checks of their attendance record and their actual working conditions. When a replacement
staff for the Principal Investigator is hired, the same method of handling his/her employment is to be used.
(3) If improper use of the Grant is suspected and there is a lack of clarity as to fairness of the Grant’s use due tonegligence of confirming the purpose of expenditures or the appropriateness of amounts paid, and/or in its
management of employees’ working status, the research institution is to return a sum of money in an amountequivalent to the suspected improper grant use to JSPS.
(4) When a person employed using the Grant (hereafter called “KAKENHI employee”) seeks to engage in his/her own
independent research other than the Grant-funded work for which he is employed (hereinafter called “KAKENHI
employer’s work”), the research institution is to confirm the following points.
1) That related rules of the research institution or the employment contract stipulate that the KAKENHI employee
may conduct research on his/her own initiative, in addition to the KAKENHI employer’s work.
2) That the working hours, or “effort,” show a clear separation between the KAKENHI employer’s work and the
KAKENHI employee’s own independent research.
3) That a sufficient amount of time for the KAKENHI employee’s independent research is secured in addition to
the time spent on the KAKENHI employer’s work.
(5) When the researcher employed using KAKENHI funds (hereafter called“KAKENHI-employee young researcher”),
who is below 40 years of age or less than 8 years after the acquisition of his/her Ph.D. as of April 1 in each fiscal
year (including a KAKENHI employee who is deemed less than 8 years after acquisition of his/her Ph.D. by
exempting the period(s) of prenatal/postpartum break or childcare leave.), wants to give a part of the effort put in
his/her employment-related work for carrying out a research/project on his/her own initiative, his/her research
institution must confirm the following points.
1) The KAKENHI-employee young researcher desires on his/her own will to conduct his/she own research.
2) Based on the relevant rules and regulations of each research institution, The Principal Investigator (the employerof the young researcher) desires that the said research has a positive contribution to the promotion of the funded
research project for which he/she is employed, and the research institution approves the said decision.
3) Based on the relevant rules and regulations of each research institution, The Principal Investigator judges thatthe efforts to be spared by the young researcher to the said research within the extent that do not cause anyhindrance to the execution of the funded research project for which he/she is employed, and the research
institution approves the judgement. (The upper limit of the efforts to be spared to the self-motivated research is
20 percent of the efforts to be put into the funded research project for which he/she is employed.)
Restriction on use of direct expenses
3-7 Direct expenses are not to be used for any of the following purposes.
(1) Expenses for buildings and other facilities (excluding installation and other expenses needed to use goods
purchased with direct expenses)(2) Expenses of handling accidents and disasters that may occur in the course of the funded project(3) Personnel expenses and rewards for the Principal Investigator(4) Other expenses that should be covered by indirect expenses
Restriction on the combined use of direct expenses
3-8 Direct expenses must not be used in combination with other expenses, except for the following cases:(1) Direct expenses are used to cover the cost of one business trip or one item that serves both the purposes of thefunded project and other purposes by ensuring clear delineation between the use of direct expenses and otherexpenses.
(2) Direct expenses are used for the funded project in combination with funds other than KAKENHI funds (excluding
funds whose uses are limited, such as funds for commissioned projects, subsidies for current expenditures toprivate institution of higher education, and indirect expenses). (If direct expenses are used to cover the purchasecost of equipment, fixtures or books [“Equipment”], rules on the handling of the Equipment must be determined- 5 -in advance so as not to interfere with the implementation of the funded project, for example, in the case where thePrincipal Investigator changes his/her research institution.).
(3) Direct expenses are used to cover the purchase cost of a facility to be shared by multiple research projects(“Shared Facility”) in combination with funds that can be used to cover the purchase cost of Shared Facilities.
(However, such Shared Facility must be used within the same research institution. Rules on the handling of the
Shared Facility must be determined in advance so as not to interfere with the implementation of the funded
project, for example, in the case where the Principal Investigator changes his/her research institution. In addition,
the cost burden of each research project and the basis for calculating the costs must be determined in advance.)(4) Direct expenses are used to cover expenses necessary to conduct other funded projects in combination with other
KAKENHI funds (Grants-in-Aid for Scientific Research single-year grants and multi-year funds). (However, suchnecessary expenses must be used within the same research institution. If such necessary expenses are used tocover the purchase cost of Equipment, rules on the handling of the Equipment must be determined in advance so
as not to interfere with the implementation of the funded project, for example, in the case where the Principal
Investigator changes his/her research institution. In addition, the cost burden of each research project and the basis
for calculating the costs must be determined in advance.)(2) Use of indirect expenses
Receipt of transfers
3-9 The research institution is to receive transfer of indirect expense from the Principal Investigator, who is designated totransfer them, just after he/she receives grant.
Deadline for usage
3-10 The research institution is to use indirect expenses by the end of the funded project period.
Purpose of usage
3-11 Indirect expenses are funding necessary for the management of the research institution and other things that arise
during the implementation of the funded project. It is to be used by the research institution to improve the Principal
Investigator’s research environment and to improve the functionality of the overall research institution. Details of theusage can be found in the attachment “Examples of Main Uses of Indirect Expense.” The head of the research
institution is responsible for the fair and proper and also systematic and effective use of the indirect expenses. (Its
use by the research institution to pay personnel expenses and honoraria of the Principal Investigator is not prohibited.)
Report on usage of indirect expense
3-12 The research institution is to compile a report on the usage of the indirect expenses during each fiscal year and send
it to JSPS via the Cross-ministerial Research and Development management system (e-Rad) by June 30 of thefollowing fiscal year.
(3) Procedures for handling the Grant
Procedures for application and formal application for grant delivery
3-13 The research institution is to carry out the following procedures:(1) Circulate the contents of application procedures(2) Receive and check the application form for grant and submit it to JSPS
(3) Receive “Notice of Provisional grant decision” from JSPS and notify the researcher(4) Compile the form of the formal application for grant delivery and other required materials and submit them to
JSPS

- 6 -

(5) Receive “Notice of official grant decision” from JSPS and convey it to the researcher(6) Receive transfer of grant from JSPS
(7) Receive various notices from JSPS including approvals, orders to return the delivered grants, and notices ondetermination of the final amount of the delivered grants, and convey them to the researcher
Procedures for changing the content declared in the form of the formal application for grant delivery
3-14 The research institution is to carry out the following procedures when changing the content declared in the form of
the formal application for grant delivery.
(1) Change in the content of direct expense
Each cost item may be adjusted up to 50% of the total amount of direct expenses allocated to the project. When
categorizing expended direct expenses into cost items, reference should be made to the amount of those cost items
specified in the Principal Investigator’s form of the formal application for grant delivery in order to confirm whether
the difference between the actual expenditure and planned expenditure is within 50% of total direct expense in eachcost item. (When 50% of direct expense is ¥3 million or less, a difference between the actual and planned expenditureis allowed up to ¥3 million.) In order to keep changes within these parameters, the research institution is to regularly
monitor the status of expenditure in each cost item and of overall direct expense.
However, when the Principal Investigator desires to use direct expenses for a cost item in an amount that exceeds
the allowed difference between the actual and the planned expenditure, the research institution is to request JSPS’s
approval using Form F-4 “Application Form for Approval to Change Breakdown of Expenditure of Direct Expenses”
prepared by the Principal Investigator.
(2) Abolishment of funded project
When the Principal Investigator is to abolish the funded project, the research institution must; request JSPS’s
approval using Form F-5-1 “Request for Approval to Abolish Funded Project” prepared by the Principal Investigator,
refund the unused part of the Grant and, within 61 days of the approval of abolishment, file result reports with JSPSon the progress of the funded project up to the time it was abolished. The reports should be written on Form F-6-4“Report on the Results (Report on the Settlement of Accounts)” and Form F-7-4 “Report on the Results (Report on
the Research Results)” both prepared by the Principal Investigator.
If the Principal Investigator is absent or missing in the funded project, the research institution is to report it to JSPS
using Form F-5-2 “Report of Principal Investigator Death (etc.)”, process administrative work necessary for thefunded project, refund the unused part of the Grant, and file reports with JSPS using Form F-6-4 “Report on the
Results (Report on the Settlement of Accounts)”.
(3) Change of the main overseas counterpart institutions
When the Principal Investigator changes his/her main overseas counterpart institutions, the research institution is torequest JSPS’s approval using Form F-17 “Request Form for Approval to Change Overseas Counterpart Institutions”
prepared by the Principal Investigator.
(4) Change of Principal Investigator’s research institution
When the Principal Investigator moves to another research institution and there are remaining direct expenses, theformer research institution is to transfer them to the new research institution. If he/she has already started the funded
project before moving, the receiving research institution is to notify JSPS using Form F-10-1 “Notice of Change ofPrincipal Investigator’s Research Institution,” prepared by the Principal Investigator.
(5) Disqualification of Principal Investigator
The research institution is to take procedure to abolish the funded project following the procedure specified in 314(2) above if he/she loses eligibility for KAKENHI application, is unable to continue the project for longer than
one year, is unable to carry out the project due to restrictions on parallel grant application/receipt as specified in the- 7 -Application Procedures, or is ineligible to receive grant disbursement due to improper grant spending, fraudulent
grant acquisition, or research misconduct in other than the funded project. However, in the case of taking maternity
leave, a period of absence before and after the childbirth, or childcare leave (hereinafter “maternity and childcare
leave”), if the funded project is suspended for longer than one year, the procedures in 3-14(7) and/or 3-14(8) should
be followed. If the funded project is suspended due to a research stay abroad, etc., the procedures in 3-14(9) should
be followed.
(6) Extension of the funded project period
If due to a change in the research plan or other reasons, the Principal Investigator desires to extend the funded project
period , the research institution is to request JSPS’s approval using Form F-14 “Application Form for Approval toExtend the funded project period” prepared by the Principal Investigator. This request should be submitted no later
than March 1 of the research plan’s last fiscal year.
Using the above-stated procedure, the Principal Investigator may extend the funded project period to the last day of
the fiscal year that falls three years after the date which the research institution submitted the form of the formal
application for grant delivery. However, if the funded project period has been extended using the procedures in 314(8) or 3-14(10) (not the above-stated procedure) and the end of that period equates to or exceeds the last day of
the fiscal year that falls three years after the date which the research institution submitted the form of the formal
application for grant delivery, the Principal Investigator may extend the funded project for another fiscal year using
the above-stated procedure.
(7) Suspension of funded project for maternity and childcare leave
If the Principal Investigator suspends his/her project for longer than one year due to taking maternity and childcare
leave, the research institution is to notify JSPS using Form F-13-1 “Notice of Suspension of Research” prepared by
the Principal Investigator. If at the time the funded project is suspended unused grant money remains, it is to beproperly maintained by the research institution until the research restarts.
(8) Extension of the period of the funded project accompanying maternity and childcare leave
If the Principal Investigator changes his/her research plan due to taking maternity and childcare leave and wishes toextend the period of the funded project, the research institution is to request JSPS’s approval using Form F-13-3“Application Form for Approval to Extend the Period of the Funded Project for Maternity Leave, Childcare Leave,
or Research Stay Abroad, etc.” prepared by the Principal Investigator.
(9) Suspension of funded project due to a research stay abroad, etc.
When the Principal Investigator suspends his/her funded project due to a research stay abroad, etc. and wishes to be
distribute of the unused part of the Grant again after the suspension period ends, the research institution must; request
JSPS’s approval using Form F-13-4 “Application Form for Approval to Suspend the Research for Research Stay
Abroad, etc.” prepared by the Principal Investigator, refund the unused part of the Grant and, within 61 days after
the approval was given, file result reports with JSPS on the progress of the funded project until the start of thesuspension. The reports should be written on Form F-6-4 “Report on the Results (Report on the Settlement of
Accounts)” and Form F-7-4 “Report on the Results (Report on the Research Results)” both prepared by the Principal
Investigator.
(10) Extension of the period of the funded project due to a research stay abroad, etc.
If the Principal Investigator had suspended his/her funded project due to a research stay abroad, etc. and restarted itwithin a year, and wishes to extend the project period because of the change caused in his/her research plan, etc., theresearch institution is to request JSPS’s approval using Form F-13-3 “Application Form for Approval to Extend the
Period of the Funded Project for Maternity Leave, Childcare Leave, or Research Stay Abroad, etc.” prepared by the
Principal Investigator. The period that the funded project may be extended is based on the length of time it was- 8 -suspended due to a research stay abroad, etc. However, if the Principal Investigator loses his/her eligibility for
KAKENHI application due to a research stay abroad, etc., the procedures in 3-14(9) should be followed.

Procedures for reporting on the state of research implementation
3-15 Each fiscal year, excluding the last fiscal year of the research plan, or the year that the funded project is completed,
the research institution is to submit yearly reports of each funded project to JSPS by May 31 of the next fiscal year.
The reports should be written on Form F-6-3 “Report on the State of Implementation (Report on the State of Accounts)”
and Form F-7-3 “Report on Implementation Status (Report on Research Implementation Status)” both prepared by
the Principal Investigator.
Procedure for reporting on the research results
3-16 The research institution is to file result reports of each funded project with JSPS when the funded project is completed
or by the May 31 of the fiscal year following the last year of the research plan (In the case of an abolished project,
the result reporting must be done within 61 days of the date of the abolishment approval.). The reports should be
written on Form F-6-4 “Report on the Results (Report on the Settlement of Accounts)” and Form F-7-4 “Report on
the Results (Report on the Research Results)” both prepared by the Principal Investigator. Furthermore, if part or allof the Grant money remains at the time the result reports are filed, the research institution is to refund it to JSPS.
Procedures for reporting on the research achievements
3-17 With regard to the report on the research achievements, the research institution is to carry out the following procedures.
(1) Submission of report on the research achievements
When the funded project is completed or by the June 30 of the fiscal year following the last year of the research plan,
the research institution is to file an achievements report with JSPS using Form F-19-2 “Report on the Research
Achievements” prepared by the Principal Investigator.
If the research institution cannot compile the report by the above deadline due to special circumstances, it is to submit
an alternate report to JSPS using Form F-21 “Report on the Research Progress” prepared by the Principal Investigator.
As soon as the research achievements are compiled, the institution is to file the achievements report with JSPS using
Form “Report on the Research Achievements” prepared by the Principal Investigator.
(2) Measures taken in case that the report on the research achievements is not submitted
With regard to other projects funded by “Grants-in-Aid for Scientific Research (KAKENHI),” if the Principal
Investigator fails to submit a “Report on the Research Achievements” (Forms C-19, C-41, F-19-1, F-19-2) nor“Report on the Research Progress” (Forms C-21, C-42, F-21) on those projects by the prescribed deadlines, theresearch institution is to suspend use of the Grants for the funded projects implemented by the Principal Investigator
until the reports are submitted to JSPS. (JSPS may provide the research institution with other instructions, whichmust be followed.)
Procedures for publishing research achievements
3-18 With regard to the publication of research achievements, the research institution is to carry out the following
procedures.
(1) Mandatory indication of acknowledgement when publishing research achievements
When the Principal Investigator publishes the achievements of a funded project in research papers or otherpublications, the research institution is to remind the Principal Investigator that he/she must state that theachievements are of the research carried out with the Grant by indicating the “JSPS KAKENHI Grant Number JP 8digit project number” in the acknowledgement or other designated sections of their papers.
When the achievements of the funded project are posted on a research institution’s website or carried in its PR
magazines, proper statement should be noted, which shows that the research achievements are the achievements of- 9 -the research carried out with the Grant.
(2) Report of publication of research achievements
When the achievements of the funded project are published in a book, journal or other media or when theachievements acquire industrial property rights after Form F-7-4 “Report on the Results (Report on the Research
Results)” has been submitted at the completion of the funded project or by the fiscal year following the last year of
the research plan, the Principal Investigator is to report it to JSPS in each case using Form F-24 “Report on the
Publication of Research Achievements.” The research institution is to process administrative work related to thereport.
Utilization of expertise on international activities
3-19 To the extent that it does not impact the implementation of the funded project, the research institution is to makeproactive use of the expertise, etc. on international activities gained through said funded project, for example, byencouraging the affiliated Principal Investigator to participate in international activities of the research institution.
(4) Administrative work and other tasks for handling equipment Acceptance of donations
Acceptance of donation
3-20 Upon the purchase of equipment, etc. with direct expense, the Principal Investigator is to immediately donate theitems to the research institution at which he/she is implementing the funded project. The research institution is toaccept the donation and appropriately manage the equipment. However, when the immediate donation of theequipment would impede the research, the donation can be postponed for the approved period if the Principal
Investigator followed the procedures specified in 3-21 and obtained the approval from JSPS to postpone the donation.
Additionally, if the immediate donation of books would impede the research, the donation can be postponed until
which time that the donation of the books doesn’t impede the research.
Procedure for postponing donation
3-21 If the immediate donation to the Principal Investigator’s research institution of equipment, etc. purchased with direct
expense would impede the research of the funded project and he/she wishes to postpone the donation, the research
institution is to request JSPS’s approval using Form F-15 “Application Form for Approval to Postpone Donation”
prepared by the Principal Investigator.
Returning donated equipment, etc. when the Principal Investigator moves to another research institution
3-22 When after donating equipment, etc. to the Principal Investigator’s research institution, he/she moves to anotherresearch institution during funded project period and wishes to use the equipment, etc. at the new institution, theformer research institution is to return the equipment, etc. to the Principal Investigator. In the case of joint-use
equipment, etc., an agreement on the disposition of the equipment, etc. is required among all the members involvedin the donation. This handling can be adopted for five years after the end of funded project period. Note that it is only
applicable to the equipment purchased from FY 2020 and onwards.
Receipt of transfer of interest and profit on currency exchange
3-23 The Principal Investigator is to transfer money made through interest and/or profit on currency exchange from thedirect expense to his/her research institution. The research institution is to receive the transfer.
Returning income
3-24 If after the submission of the “Report on the Results,” income is generated from the funded project, the research
institution is to transfer it to JSPS.

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- 11 -

(5) Administrative work for handling indirect expenses (Excluding research institutions that do not receive
transfers of indirect expenses)
Return and transfer of indirect expenses when the Principal Investigator moves to another research institution
3-25 When a Principal Investigator who has transferred her/his indirect expenses moves to another research institution anddirect expenses remains unused, indirect expense in an amount of 30% of the remaining direct expense is to be
returned to the Principal Investigator.
In this case, the former research institution is to inform the new institution of the amount of indirect expenses to be
returned to the Principal Investigator for transfer to the new one.
However, if a plan for using the indirect expenses has been established properly by the former research institution,
the indirect expenses (30% of the remaining direct expenses) may not be returned to the Principal Investigator.
Moving from a research institution that has received indirect expenses to one that cannot
3-26 When a Principal Investigator moves from a research institution that has received indirect expenses from him/her toan institution that cannot receive indirect expenses, the former research institution is to request JSPS’s approval using
Form F-16 “Application Form for Approval to Change Amount of Indirect Expenses” prepared by the Principal
Investigator and to refund the unused indirect expense to JSPS. (This procedure is to be carried by the research
institution that received the indirect expenses.)
Moving from a research institution that cannot receive indirect expense to one that can
3-27 When a Principal Investigator moves from a research institution that cannot receive indirect expenses to an institutionthat can and the new research institution wishes a new disbursement of indirect expenses, the new research institution
is to request JSPS’s approval using Form F-16 “Application Form for Approval to Change Amount of Indirect
Expenses” prepared by the Principal Investigator. (This procedure is to be carried by the research institution that
newly receives the indirect expense.

4. Ensuring of the proper use of grants
Establishment of the fund-management/auditing system
4-1 The research institution is to establish a system for managing and auditing KAKENHI grant funds based on the“Guidelines on the Management and Audit of Public Research Funds at Research Institutions (Implementation
Standards).”
Report on the operation of the fund-management/auditing system
4-2 The research institution is to submit to the Ministry of Education, Culture, Sports, Science and Technology (MEXT) a“Self-Assessment Checklist on the Implementation of the System and Other Matters,” based on the “Guidelines on theManagement and Audit of Public Research Funds at Research Institutions (Implementation Standards)” following theprocedure specified in the Application Procedures, etc.
Management of proper execution of grants
4-3 Periodically the research institution is to monitor the execution of grants and properly manage their execution.
Report on fund managers
4-4 The research institution is to appoint a person responsible for managing KAKENHI grant funds within the research
institution and to select fund managers for each funded project that has received a provisional grant decision. The
research institution is to report these managers to JSPS at the time that the projects’ form of the formal application for- 12 -

grant delivery.
Holding training sessions and briefings
4-5 To prevent the fraudulent use of grant, the research institution is to proactively and periodically hold training sessions
and briefings for researchers and administrative staffs.
Implementation of internal audits
4-6 Based on the “Guidelines on the Management and Audit of Public Research Funds at Research Institutions(Implementation Standards),” each year the research institution is to utilize the services of certified public accountants
or other professionals to conduct an audit on funded projects selected based on each institution’s own circumstances(preferably 10% or more of all the projects under the Grant) and submit a report to MEXT on the implementation
status of the audit and its results.
Additionally, the research institution is to carry out a detailed examination on a portion of the audited projects(preferably 10% or more of them). It should go beyond document reviews in carrying out a thorough and stringent
examination of the actual state of grant usage, goods delivery, and other functions of the subject projects.
Investigation of fraudulent use and/or receipt
4-7 If it is found (or suspected) that an affiliated Principal Investigator is involved in a fraudulent use and/or receipt of theGrant in his/her funded project, the research institution is to inform JSPS, speedily carry out an investigation, andreport the results to JSPS and to the public.
Suspension of use of grants of the funded projects possibly involved in fraudulent use and/or receipt
4-8 If it is found (or suspected) that an affiliated Principal Investigator is involved in a fraudulent use and/or receipt of any
source, if necessary, the research institution is to stop the procedure related to the use of grants of the subject
researcher’s funded project until the investigation results are reported to the funding agency of the source.
Cooperation in onsite inspections
4-9 When MEXT or JSPS carry out onsite inspections on the state of a research institution’s implementation of fundmanagement/auditing with regard to the Grant, the institution is to proactively cooperate in the inspections.
Return of the Grant accompanying fraudulent use and/or receipt
4-10 If it is found that grant has been fraudulently used and/or received, the research institution is to return the fraudulently
used or received grant and corresponding indirect expense following JSPS’s instruction. Then, the research institution
is to take effective measures for preventing a reoccurrence of the fraudulent use and/or receipt.
Reduction of indirect expense
4-11 Based on the “Guidelines on the Management and Audit of Public Research Funds at Research Institutions(Implementation Standards),” if MEXT or JSPS provide notice to a research institution instructing it that a portion of
its indirect expense will be reduced, the research institution is to follow those instruction.

5. Response to fraudulent acts in research activities
Establishment of rules
5-1 To prevent fraudulent acts in research activities funded by the Grant and to appropriately respond when a suspicion ofa fraudulent act arises, the research institution is to set rules based on the “Guidelines for Responding to Misconduct
in Research” and circulate them to the researchers within the institution.

- 13 -

Report on the current state of response to fraudulent acts in research activities
5-2 The research institution is to submit to MEXT a “Self-Assessment Checklist Pertaining to the Current Status,” basedon the “Guidelines for Responding to Misconduct in Research” following the procedure specified in the Application
Procedures, etc.
Investigation of fraudulent acts in research activities
5-3 If it is found (or suspected) that an affiliated Principal Investigator is involved in a fraudulent act in research activities
in his/her funded project, the research institution is to inform JSPS, speedily carry out an investigation, and report theresults to JSPS and to the public.
Suspension of use of grants of the funded projects possibly involved in fraudulent acts in research activities
5-4 If it is found (or suspected) that an affiliated Principal Investigator is involved in a fraudulent act in research activities
related to a grant from any source, if necessary, the research institution is to stop the procedure related to the use of
grants of the subject researcher’s funded project until the investigation results are reported to the funding agency ofthe source.
Return of the Grant accompanying fraudulent acts in research activities
5-5 If it is found that a fraudulent act has been conducted in research activities funded by the Grant, the research institution
is to return the Grant connected to the fraudulent act and corresponding indirect expenses following JSPS’s instruction.
Then, the research institution is to take effective measures for preventing a reoccurrence of the fraudulent acts.
Reduction of indirect expenses
5-6 Based on the “Guidelines for Responding to Misconduct in Research,” if MEXT or JSPS provide notice to a research
institution instructing it that a portion of its indirect expenses will be reduced, the research institution is to follow those
instruction.

6. Implementation of compliance education and research ethics education coursework
Conducting compliance education and research ethics education
6-1 Based on the “Guidelines on the Management and Audit of Public Research Funds at Research Institutions,” theresearch institution is to provide compliance education for all members involved in KAKENHI-funded research
activities (this includes researchers, administrative staffs, technical staffs and other person related to the research
activities), and to regularly monitor their participation in the education and confirm their understanding of the research
institution’s compliance rules. The research institution is also to conduct enlightenment activities on a regular basis
and work to raise awareness towards the prevention of improper grant spending.
In addition, based on the “Guidelines for Responding to Misconduct in Research,” the research institution is to provide
research ethics education coursework for researchers engaged in KAKENHI-funded research activities.
Ensuring soundness and fairness of research activities (research integrity)
6-2 Based on such policies as the Policy on Measures to Ensure Research Integrity against New Risks as a Consequenceof the Globalization and Openness of Research Activities, the research institution is to ensure the fairness and thetransparency of research activities and take necessary measures to assume accountability of KAKENHI-related
activities.

- 14 -

7. Miscellaneous
Report on the current state of research implementation
7-1 When MEXT or JSPS request a report on the current state of the Principal Investigator’s implementation of the funded
project, the research institution is to provide necessary cooperation.
Administrative work regarding human rights protection and compliance with laws and regulation
7-2 If the Principal Investigator, in implementing the funded project, is to conduct research that can only be carried out
through compliance with the relevant laws and regulations (such as those activities listed below), the research
institution is to set up necessary systems, etc. to appropriately carry out the administrative work, such as submissionof notices to MEXT and related agencies based on the relevant laws and regulations, and carry out said administrativework.
- Research that needs social consensus (stakeholders’ consent or cooperation)- Research that needs to pay attention to personal information handling (such as confidentiality of personal
information and human rights protection)-

Research that needs bioethical or safety considerations (such as human genome or gene analysis research, research
involving specified embryos, and research involving genetic modification experiments)-

Research that involves providing technology controlled by the Foreign Exchange and Foreign Trade Act (Act No.
228 of 1949) (including transport of data using a recording medium and transmission of data by email) to nonresidents or foreign countries or exporting goods controlled by the Act

Development of research environments with due consideration to gender equality, etc.
7-3 The Principal Investigator is to comply with the Act on Promotion of Women's Participation and Advancement in the
Workplace (Act No. 64, 2015) and other relevant laws and regulations and make active efforts to promote genderequality, etc., in order to realize gender equality and enable female researchers to engage in funded projects in research
environments that pursue their active participation and advancement.

Cooperation in KAKENHI review
7-4 The research institution is to provide necessary cooperation, etc. when an affiliated researcher is requested by JSPS to
update the Database of JSPS Review Committee Candidates.
Organization and retention of related documents
7-5 The research institution is to compile the following documents and store them (may retain them in the form of electronic
or magnetic record) for at least five years after the period of the funded project ends.
(1) Copies of documents submitted to JSPS
(2) Documents received from JSPS
(3) Documents related to the use of grants
1) Direct expenses
A) Income/Expenditure LedgerB) Bankbooks
C) Documents providing evidence that direct expenses is properly used (e.g., receipts, estimates, delivery slips,
invoices, contracts, written acknowledgements, inspection reports, travel orders, trip requests, travel reports,
attendance records, meeting minutes, payment records)
2）Indirect expenses
A) Documents providing evidence that indirect expense is properly used (e.g., receipts, estimates, delivery
slips, invoices, contracts, written acknowledgements, inspection reports, travel orders, trip requests, travel- 15 -

reports, attendance records, meeting minutes, payment records)
B) Documents recording transmissions of indirect expenses from Principal Investigators
C) Documents recording the return of indirect expenses to Principal Investigators- 16 -

Attachment
Examples of Main Uses of Indirect Expense
Of the expenditures needed by the grant-funded institutions for the management, etc. of the implementation of research
projects conducted under the competitive research funds (refer to “3. The aim of introducing indirect expense” in the“Common Guidelines for Indirect Expense under Competitive Research Funds (Agreement by the Cross-Ministerial
Committee on Competitive Funds issued on April 20, 2001),” the following expenditures are eligible:(1) Cost of administrative department(A) Costs of installing (building), maintaining, and operating administrative facilities and equipment (Including reserves
for the replacement of depreciable assets owned by the institutions, based on the accounting standards. However, it
is limited only to competitive research funds financed by funds in independent administrative institutions or
management expense grants.).
(B) Costs necessary to carry out administrative work
Cost of purchasing equipment, consumables expenses, cost of leasing machinery, miscellaneous operational
expenses, personnel costs, communication and transport costs, remunerations and honoraria, domestic and overseas
travel costs, meeting costs, printing costs. Etc.
(2) Cost of research department(C) Costs of common-use items, etc.
Cost of purchasing equipment, consumables expenses, cost of leasing machinery, miscellaneous operational
expenses, communication and transport costs, remunerations and honoraria, domestic and overseas travel costs,
meeting costs, printing costs, cost of newspapers and magazines, cost of utilities(D) Costs necessary to promote research activities deriving from the application, etc., of the funded research
Personnel costs for researchers and research support staff, cost of purchasing equipment, consumables expenses,
cost of leasing machinery, miscellaneous operational expenses, communication and transport costs, remunerations
and honoraria, domestic and overseas travel costs, meeting costs, printing costs, cost of newspapers and magazines,
cost of utilities, publication fees for journals (Publishing costs for journals).
(E) Patent-related costs(F) Costs for the installation (*), maintenance, and operation of research equipment and facilities (Including reserves
for the replacement of depreciable assets owned by the institutions, based on the accounting standards. However,
it is limited only to competitive research funds financed by funds in independent administrative institutions or
management expense grants.).
* Research buildings/wings, facilities for the care of laboratory animals, facilities for researcher exchange,
equipment, computer networks, large-scale computers (including supercomputers), large-scale computerbuildings/wings, libraries, cultivated land
Etc.
(3) Cost of other related operating departments(G) Cost of activities to transfer research results(H) Cost of public relations activities
Etc.
*In addition to the above-listed costs, research institution may, if the head of the research institution judges theexpenditures to be necessary, use indirect expense to improve the R&D environment of researchers who obtaincompetitive research funds and/or improve the functions of the overall research institution. Indirect expense should not
be used to cover the expenditures which should be covered by the direct expense.

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Source: Common Guidelines for Indirect Expense under Competitive Research Funds (Agreement of the Inter-Ministry
Committee on Competitive Research Funds, April 20, 2001(Revised in October 1, 2021)- 18 -