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東京体育館

東京体育館メインアリーナ及びサブアリーナの一般受付（初日調整会）について
東京体育館メインアリーナ及びサブアリーナの一般受付につきましては、ご利用日の６ヶ月前の月の初日に初日調整会を実施し、予約の調整を行っておりましたが、新型コロナウイルス感染症拡大防止等の観点から、従来実施していた集合型での初日調整会の開催を取りやめ、当面の措置として、申込書等での調整及び職員による代理抽選（同等規模競合時のみ）にて予約を受け付けることといたします。
一般受付への参加にあたりましては、本紙をご熟読いただき、内容をご理解、ご承諾のうえ、お申込みいただきますようお願い致します。
１ 一般受付（初日調整会）の流れ
項目

日 程

・一般受付(初日調整会用)
空き日程表の公開
・一般受付(初日調整会)の実施

・一般受付(随時受付用)
空き日程表の公開
・一般受付(随時受付)の開始

内容備考

利用日の 7 ヵ月前の 20 日
（9 時 00 分）
利用日の 6 ヵ月前の 1 日（9 時 30 分から順次）※1 月は 5 日

・東京体育館のホームページにて、対象月の空き ＊例）4 月分は、前年の 9 月 20 日に公開します。
日程表を公開します。
・午前にメインアリーナ、午後にサブアリーナに ＊一般受付（初日調整会）の実施時は、ホームページの更新や申分け、それぞれ該当の時間にメールまたは FAX 込内容の確認等を行うため、当日は連絡が取れるようにお願いにて「仮申込書」に必要事項をご記入のうえ、 します。
ご提出ください。詳しくは本紙３－１及び３－２をご参照ください。
一般受付(初日調整会)終了後 ・東京体育館のホームページにて、一般受付（初順次日調整会）後の空き日程表を公開します。
利用日の 6 ヵ月前の 2 日
・空き日程を対象とした一般受付（随時受付）を ＊一般受付（随時受付）は、先着順となります。サブアリーナは※1 月は 6 日開始します。
予約システムでの申込みが可能です。
＊メインアリーナの受付は、お電話にてお問い合わせください。
電 話 予 約： 9:00～（メイン・サブアリーナ）
予約システム：13:00～（サブアリーナ）※「仮申込書」の受付・締切時間は、申込む施設・内容によって異なります。詳細は、３－１及び３－２の「当日の流れ」をご確認ください。
※空き日程は、一般受付（初日調整会）の調整結果により随時更新します。各申込の時間前に改めて空き日程をご確認のうえ、お申込みください。
※一般受付（初日調整会）の調整結果は、ホームページの空き日程表にてご確認いただけます。決定した団体の登録番号のみ記載し、落選した団体の登録番号は記載されません。詳細は、５「空き日程表について」をご確認ください。

２ 一般受付（初日調整会）実施スケジュール
対象月

空き日程公開日

一般受付（初日調整会）実施日

令和 6 年 7 月分 令和 5 年 12 月 20 日（水）令和 6 年 1 月 5 日（金）令和 6 年 8 月分

令和 6 年 1 月 20 日（土）令和 6 年 2 月 1 日（木）令和 6 年 9 月分

令和 6 年 2 月 20 日（火）令和 6 年 3 月 1 日（金）‥‥

３-１ メインアリーナ一般受付（初日調整会）当日の流れ
時間

内

容

申込対象団体・申込制限

希望重複時決定方法◆学校団体（体育祭・球技大会等の学校行事で使用する場合）①メインアリーナの利用規模（コマ数）が大きい方を優先として決定します。
※サブアリーナの利用規模は、調整には影響しません。

備考

１巡目
9:30
10:00
10:30

・
「仮申込書」受付開始
・「仮申込書」受付締切・調整結果及び調整後空き日程公開◇申込みできる利用規模は、最大連続した 3コマまでの 1 件となります。同時にメインアリーナと同日同規模までサブアリーナを申込むことができます。

＊決定後の空き日程に対し、2 巡目を行います。2 巡目に参加を希望する団体は、再度「仮申込書」に必要事項を記入のうえ、ご提出ください。

②メインアリーナの利用規模（コマ数）が同じ場合は、職員による代理抽選のうえ、決定します。

２巡目
10:30
11:00
11:30・「仮申込書」受付開始
・「仮申込書」受付締切・調整結果及び調整後空き日程公開◆学校団体（体育祭・球技大会等の学校行事で使用する場合）※1 巡目で決定した団体は参加できません。3 巡目に参加可能となります。
◆体育・スポーツ、レクリエーションでの利用を希望する団体◇申込みできる利用規模に制限はありません
が、連続したコマごとに 1 件とし、1 件ごとに調整を行います。同時にメインアリーナと同日同規模までサブアリーナを申込むことができます。

①メインアリーナの利用規模（コマ数）が大きい方を優先として決定します。
②メインアリーナの利用規模（コマ数）が同じ場合は、同時申込みのサブアリーナの有無及びサブアリーナの利用規
模 が 大 き い 方 を 優 先 と して 決 定 し ます。

＊決定後の空き日程に対し、3 巡目を行います。3 巡目に参加を希望する団体は、再度「仮申込書」に必要事項を記入のうえ、ご提出ください。

③メインアリーナ・サブアリーナ共に利用規模が同じ場合は、職員による代理抽選のうえ、決定します。

３巡目
11:30
12:00
12:30

・
「仮申込書」受付開始
・「仮申込書」受付締切・調整結果及び調整後空き日程公開◆1 巡目及び 2 巡目の対象団体◆その他（イベント、講演会等）での利用を希望する団体◇申込みできる利用規模に制限はありません
が、連続したコマごとに 1 件とし、1 件ごとに調整を行います。同時にメインアリーナと同日同規模までサブアリーナを申込むことができます。

①メインアリーナの利用規模（コマ数）が大きい方を優先として決定します。
②メインアリーナの利用規模（コマ数）が同じ場合は、同時申込みのサブアリーナの有無及びサブアリーナの利用規
模 が 大 き い 方 を 優 先 と して 決 定 し ます。

＊決定後の空き日程に対しては、一般受付（随時受付）となります。希望がある場合は、翌 2 日 13 時以降にお電話にてお問い合わせください。

③メインアリーナ・サブアリーナ共に利用規模が同じ場合は、職員による代理
抽選のうえ、決定します。

※学校行事や体育・スポーツ、レクリエーションでの利用及び東京体育館の施設を有効的に活用した広域的・全都的な利用を優先して決定とします。
※「学校団体」とは、学校教育法第 1 条に規定する学校のうち、小・中学校、高等学校、中等教育学校及び特別支援学校を指します。
※1 コマでも希望が重複した場合は、決定方法に基づき調整し、決定します。希望重複時決定方法については、４ 希望重複時決定方法例もご確認ください。

３-２ サブアリーナ一般受付（初日調整会）当日の流れ
時間

内

容

申込対象団体・申込制限

希望重複時決定方法

・「仮申込書」受付開始
・「仮申込書」受付締切・調整結果及び調整後空き日程公開◆体育・スポーツ、レクリエーションでの利用を希望する団体①サブアリーナの利用規模（コマ数）が大きい方を優先として決定します。

・「仮申込書」受付開始
・「仮申込書」受付締切・調整結果及び調整後空き日程公開◆体育・スポーツ、レクリエーションでの利用を希望する団体◆その他（イベント、講演会等）での利用を希望する団体

備考

１巡目
14:00
14:30
15:00

◇申込みできる利用規模は、1 日 3 コマまでとし、最大 3 日までとなります。
※2 日以上の連続した申込みも 1 日単位での調整となります。

②サブアリーナの利用規模（コマ数）が同じ場合は、職員による代理抽選のうえ、決定します。

＊決定後の空き日程に対し、2 巡目を行います。2 巡目に参加を希望する団体は、再度「仮申込書」に必要事項を記入のうえ、ご提出ください。

２巡目
15:00
15:30
16:00

◇申込みできる利用規模は、1 日 3 コマまでとし、最大 3 日までとなります。
※2 日以上の連続した申込みも 1 日単位での調整となります。

①サブアリーナの利用規模（コマ数）が大きい方を優先として決定します。
②サブアリーナの利用規模（コマ数）が同じ場合は、職員による代理抽選のうえ、決定します。

＊決定後の空き日程に対し、3 巡目を行います。3 巡目に参加を希望する団体は、
再度「仮申込書」に必要事項を記入のうえ、ご提出ください。
＊サブアリーナ 2 巡目の申込みがなかった場合、サブアリーナ 3 巡目は実施いたしません。

３巡目
16:00
16:30
17:00

・
「仮申込書」受付開始
・「仮申込書」受付締切・調整結果及び調整後空き日程公開◆体育・スポーツ、レクリエーションでの利用を希望する団体◆その他（イベント、講演会等）での利用を希望する団体◇申込みできる利用規模は、1 日 3 コマまでとし、最大 3 日までとなります。
※2 日以上の連続した申込みも 1 日単位での調整となります。

①サブアリーナの利用規模（コマ数）が大きい方を優先として決定します。
②サブアリーナの利用規模（コマ数）が同じ場合は、職員による代理抽選のうえ、決定します。

＊決定後の空き日程に対しては、一般受付（随時受付）となります。希望がある場合は、翌 2 日 13 時以降に予約システム又はお電話にてお問い合わせください。

※体育・スポーツ、レクリエーションでの利用及び東京体育館の施設を有効的に活用した広域的・全都的な利用を優先して決定とします。
※1 コマでも希望が重複した場合は、決定方法に基づき調整し、決定します。希望重複時決定方法については、４ 希望重複時決定方法例もご確認ください。

４ 希望重複時決定方法例
メインアリーナ【例 1】午後・夜間が A 団体と B 団体で重複している。
午前

午後

夜間

■
■
■
■
《決定》A 団体が 3 コマ、B 団体が 2 コマのため、利用規模（コマ数）が大きい A 団体が優先として決定します。
A 団体
B 団体

【例 2】希望するコマは別々だが夜間のコマが重複しており、A 団体・B 団体ともに同規模の希望となっている。

■【例 3】A 団体・B 団体ともに同規模の希望で重複しており、A 団体はサブアリーナも希望している。
午前

午後

午後

■

■

夜間

午前午後

夜間

【例 4】希望するコマは別々だが、A 団体・B 団体・C 団体ともに同規模の希望であり、2 団体ごとに重複したコマが発生している。

夜間メイン■
■
■
A 団体
サ ブ
■
■
B 団体 メイン■■■《決定》メインアリーナの利用規模（コマ数）は同規模ですが、A 団体はサブアリーナも希望しているため、A 団体が優先として決定します。
※サブアリーナの有無及び利用規模が調整に影響するのは、2巡目以降となります。

午前

■
■
■
■
《決定》利用規模（コマ数）が同規模であるため、職員による代理抽選で決定します。
A 団体
B 団体

A 団体
B 団体
C 団体

午前

午後

夜間

■

■

■
■

午前

午後

夜間

■
■
■
■
■
《決定》3 団体ともに利用規模（コマ数）が同規模であるため、職員による代理抽選で決定します。
※抽選の結果、A 団体が決定となった場合、A 団体と重複していなかった C 団体は決定にならず、B 団体・C 団体とも次巡目以降に改めて参加いただきます。
（C 団体決定時も同様）

サブアリーナ【例 1】午後・夜間が A 団体・B 団体・C 団体で重複している。
午前【例 2】A 団体・B 団体・C 団体で日をまたいだ重複コマが発生している。

夜間

■
■
■
■
■
■
《決定》C 団体よりも利用規模（コマ数）が大きい A 団体・B 団体が優先となりますが、A 団体・B 団体が同規模であるため、2 団体の職員による代理抽選で決定します。
A 団体
B 団体
C 団体

■
■

午後

午前
A 団体
B 団体
C 団体

■

1日
午後

夜間

■
■

■

午前

2日午後

夜間

■
■
■
《決定》B 団体が 3 コマで最も利用規模（コマ数）が大きいですが、サブアリーナは、1 日単位で調整を行うため、1 日目が A 団体・B団体ともに同規模であり、職員による代理抽選で決定、2 日目が利用規模（コマ数）の大きい C 団体が優先として決定します。

５ 空き日程表について
メインアリーナ・サブアリーナの空き日程表は、東京体育館のホームページにて公開いたします。
※空き日程表は、「初日調整会用」（随時更新）と「随時受付用」の 2 種類がありますので、ご確認間違いがございませんようご注意ください。
■東京体育館ホームページ〈URL〉https://www.tef.or.jp/tmg/■空き日程更新時間表 ● 空き日程表は随時更新されていきます。

■空き日程表及び調整結果確認方法

日付

時間

更新内容

7 ヵ月前の 20 日 9:00 ・対象月の空き日程を公開
6 ヵ月前の初日 10:30 ・メイン 1 巡目の調整結果及び終了後の空き日程を公開● 白塗りの枠が空いているコマ(受付対象)となります。

11:30 ・メイン 2 巡目の調整結果及び終了後の空き日程を公開
12:30 ・メイン 3 巡目の調整結果及び終了後の空き日程を公開
15:00 ・サブ 1 巡目の調整結果及び終了後の空き日程を公開
16:00 ・サブ 2 巡目の調整結果及び終了後の空き日程を公開
17:00 ・サブ 3 巡目の調整結果及び終了後の空き日程を公開● 調整後、予約が決定したコマには決定方法と団体登録番号が記載されます。調整結果の使用決定有無はこちらでご確認ください。

＊日程表上、白塗りのコマが空いており、受付の対象であることを示します。
＊一般受付により、予約が決定した際は、決定方法及び団体の登録番号がコマ内に表記されます。調整の結果は、空き日程表でご確認ください。予約が決定したコマは受付の対象外となります。なお、本日程表には決定となった登録番号のみが記載されますので、ご注意ください。
＊空き日程表は、一般受付の調整結果時に更新されます。確認漏れのないよう右図の更新時間表をご参考のうえ、随時ご確認ください。

６ 一般受付（初日調整会）後の手続きについて① 調整により予約が決定した利用団体は、「使用申込書」に必要事項を記入し、捺印のうえ、東京体育館まで郵送にてご提出ください。
※使用申込書は、利用決定から 7 日間以内にご提出ください。
② 使用申込書の提出後、「仮承認書兼請求書」を発行し、登録されている住所に郵送いたします。
③ 仮承認書兼請求書が届きましたら、内容をご確認いただき、仮承認書兼請求書に記載の納入期限までに利用料金をお振り込みください。
※【納入期限】予納金（利用料金の 10％）
：仮承認書兼請求書発行から 1 週間以内、残金（予納金を除く 90％）
：仮承認書兼請求書発行から 1 ヵ月以内
※万一、内容に相違がありましたら、利用料金はお振り込みせずに、東京体育館までご連絡ください。
④ 利用料金の振り込み確認後、「承認書兼領収書」を発行し、郵送いたします。

７ その他① 「仮申込書」提出後、各受付締切時間を過ぎてからの変更や取消しは出来ません。十分なご計画のうえ、ご提出ください。
② 「仮申込書」に記載した日程（コマ等）全てが調整の対象となります。第一希望・第二希望等の記載方法ではございませんので、ご注意ください。
③ 一般受付（初日調整会）で決定した予約は、原則、キャンセルすることが出来ません。万一、キャンセルをお申出の場合は、利用料金の全額をお支払いいただきます。既に全額お支払いの場合、利用料金の返金はいたしません。利用料金等につきましては、利用ガイドでご確認ください。
※施設側の都合等によるキャンセルについては、この限りではありません。
④ 利用の決定後、会議室の併用利用を希望する際は、希望する会議室及び日時が空いている場合のみ受付をいたしますので、「使用申込書」のご提出前に東京体育館までご連絡ください。
⑤ 一般受付（初日調整会）に必要な「仮申込書」「使用申込書」等の書類は、東京体育館のホームページからダウンロードいただけます。当日に東京体育館から各書類の送付等は行いませんので、予め利用団体でご準備ください。
⑥ 各書類の提出にあたりましては、必要事項に漏れがないようにご注意ください。
※各書類提出時、内容に不足や不備等がある場合、提出が無効となることがございます。
⑦ 一般受付（初日調整会）への参加は、本紙及び東京都体育施設条例、同施行規則、その他東京体育館の利用に関する事項等を承諾したものとします。
⑧ 一般受付（初日調整会）の対象月に空き日程がない場合、一般受付は実施いたしません。
⑨ 一般受付の実施方法等は、今後、変更となる場合がございます。変更等が発生した場合は、東京体育館のホームページでご案内いたします。

８ 各書類提出先及びお問い合わせ先■各書類提出先
メール totai-service@tef.or.jp
F A X 03-6380-4739
郵送 〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷 1-17-1

・件名には、必ず「【初日調整会】」と記載してください。各書類を提出する場合、添付書類のファイル形式は、Excel、Word、PDF にてお送りください。
・本メールアドレスは、一般受付（初日調整会）における書類提出関係専用となります。お問い合わせ等は、お電話にてお問い合わせください。
・本 FAX 番号は、一般受付（初日調整会）における書類提出関係専用となります。一般受付以外の書類受信には対応しておりませんので、予めご了承ください。
・「仮申込書」は当日の受付となるため、郵送以外の方法でご提出ください。

■お問い合わせ先

東京体育館サービス担当

03-6380-4832※お問い合わせ受付時間は、平日の 9:00～21:00 までとなります。
※土日祝日における一般受付（初日調整会）開催日は、平日と同様になります。