内部通報（ヘルプライン）に関する規程

特定非営利活動法人

ＮＰＯ高知市民会議

令和０５年０４月２０日 制定

1内部通報（ヘルプライン）に関する規程（目的）
第１条 この規程は、特定非営利活動法人ＮＰＯ高知市民会議（以下、「市民会議」という。
）における不正行為による不祥事の防止および早期発見、自浄作用の向上、風評リスクの管理および市民会議に対する社会的信頼の確保のため、内部通報制度（以下、「ヘルプライン」という。
）を設けるとともに、その運営の方法等必要な事項を定めることを目的とする。
（対象者）
第２条 この規程は、市民会議の役員およびその他すべての職員（以下、「役職員」という。
）に対して適用する。
（通報等）
第３条 市民会議または役職員の不正行為として、次の各号に掲げる事項（以下、「申告事項」という。
）が生じ、または生じるおそれがある場合、役職員（市民会議が行う事業に直接的または間接的に関係する者を含む。）は、この規程に定めるところにより、通報、申告または相談（以下、「通報等」という。）をすることができる。
（１）法令に違反する行為（ただし、努力義務に係るものを除く。）（２）市民会議の役職員、会員、受益者、その他利害関係者の安全および健康に対して、危険な行為または危険を及ぼすおそれのある行為（３）「就業規則」その他内部規程に違反する行為（ただし、人事上の処遇に関する不満および努力義務に係るものを除く。）（４）市民会議の「倫理に関する規程」に違反する行為（ただし、努力義務に係るものを除く。
）（５）上記各号またはこれらの行為の隠蔽、証拠隠滅、情報漏洩により、市民会議の名誉または社会的信用を侵害するおそれのある行為
２ 通報等を行った者（以下、「通報者」という。）、通報者に協力した役職員および当該通報等に基づく調査に積極的に関与した役職員（以下、「通報者等」という。
）は、この規程による保護の対象となる。
３ 申告事項が生じ、または生じるおそれがあることを知った役職員は、この規程に基づき、通報等を積極的に行うよう努めるものとする。
（通報等の方法）
第４条 役職員は、次の各号に掲げるヘルプラインの窓口（以下、「ヘルプライン窓口」と2いう。
）に対して、電話または直接面談する方法等により、通報等を行うことができる。各ヘルプライン窓口の電話番号等は、別途役職員に通知する。
（１）「コンプライアンスに関する規程」に定めるコンプラアイアンス担当理事（２）市民会議の監事
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契約またはその他の規程に定める守秘義務に関する規定は、この規程の定めに従って行われる通報等を妨げるものではない。
（ヘルプライン窓口での対応）
第５条 ヘルプライン窓口は、申告事項について受け付け、第７条の規定に従い、その対応を行うものとする。
２ 通報等を受けたヘルプライン窓口の担当者は、通報者に対して、通報等を受けた日から２０日以内に、通報等を受けた申告事項につき調査を行う旨の通知または調査を行わないことに正当な理由がある場合には当該理由を明らかにしたうえ、調査を行わない旨の通知を行うものとする。ただし、通報者が当該通知を希望していない場合、匿名による通報等であるため通報者への通知が困難である場合またはその他やむを得ない理由がある場合は、この限りではない。
（公正公平な調査）
第６条 通報等を受けた各ヘルプライン窓口の担当者は、通報等の内容（通報者の氏名その他それにより通報者を特定することが可能となる情報〔以下、「通報者特定情報」という。
〕を除く。
）を、直ちにコンプライアンス担当理事（ただし、当該通報者が理事の不正行為に係るものである場合には監事）に報告する。
２ 通報等に係る事実関係の有無およびその内容に関する調査（以下、「通報等調査」という。
）は、ヘルプライン窓口の担当者において実施することを原則とする。ただし、必要に応じてコンプライアンス委員会に調査を依頼することができる。
３ 通報等調査は、公正かつ公平に行うものとする。
４ 役職員は、特段の事情がある場合を除き、通報等調査に対して積極的に協力するものとする。
５ 通報等を受けた各ヘルプライン窓口の担当者は、通報者との間で、通報者特定情報につき、通報等調査の担当者を含む市民会議の役職員に開示することができる内容およびその範囲について合意し、調査の必要性および状況の変化等に応じ、通報者との間で協議を行い、かかる合意の内容を見直すものとする。役職員は、本条第１項および第２項にかかわらず、かかる通報者との合意に反する開示を行うことはできないものとする。ただし、匿名による通報等であるため通報者との協議が困難である場合およびその他やむを得ない理由がある場合は、この限りではない。

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（調査結果の通知等）
第７条

前条第２項で定めた通報等調査を担当した者は、通報等調査について結果に至った場合には、速やかに、当該結果を、通報等を受け付けたヘルプライン窓口、コンプライアンス担当理事に対して通知するものとする。ただし、通報等の対象となった者の個人情報の取扱いについては、プライバシーの侵害とならないよう、十分注意するものとする。
２ ヘルプライン窓口は、通報等に基づく調査の後、遅滞なく、通報者に対してその内容を通知する。ただし、通報者に対して通知を行うことが困難な場合は、この限りではない。
また、通報等の対象となった者の個人情報の取扱いについては、プライバシーの侵害とならないよう、十分注意するものとする。
（調査結果に基づく対応）
第８条 コンプライアンス担当理事は、通報等に基づく調査の結果、不正行為が存在するとの報告を受けた場合、直ちにコンプライアンス委員会に報告するとともに事実関係の調査を行い、または当該不正行為を中止するよう命令し、必要に応じて懲戒処分、刑事告発または再発防止措置等の対応を行う等、速やかに必要な措置を講じる。
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通報者等が当該調査対象である申告事項に関与していた場合、懲戒処分その他の取扱いにおいて、通報等、通報者への協力および通報等に基づく調査への積極的な関与をしたことを斟酌することができる。
３ コンプライアンス担当理事は、通報等調査の結果およびそれに対する概要（ただし、通報者等の氏名を除く。
）を、速やかに理事会において報告するとともに、遅滞なくこれを公表するものとする。
（情報の記録と管理）
第９条 通報等を受けた各ヘルプライン窓口は、通報者等の氏名（匿名の場合を除く。）、通報等の経緯、その内容および証拠等を、記録し、保管するものとする。ただし、通報者に関する情報が、第６条第５項の規定に基づき許容される範囲を超えて開示されることがないよう留意するものとする。
２ 通報等を受けた各ヘルプライン窓口、通報等調査を担当した者、コンプライアンス委員会に関与する者およびその他通報等に係る情報を取得した者は、その情報に関して秘密を保持しなければならない。
３ 役職員は、各ヘルプライン窓口または通報等調査を担当した者に対して、通報者特定情報の開示を求めてはならない。
（不利益処分等の禁止）
第１０条 市民会議の役職員は、通報者等が通報等を行ったこと、通報者に協力したこと、または通報等に基づく調査に積極的に関与したことを理由として、通報者に対する懲罰、
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差別的処遇等の報復行為、人事考課におけるマイナス評価等、通報者に対して不利益な処分または措置を行ってはならない。
（懲戒等）
第１１条

個人に関する根拠のない誹謗中傷を内容とする通報等を行った場合、第９条第２項に規定する者が通報者等の氏名その他通報等に係る情報を開示し、もしくは漏洩した
場合、役職員が通報者等の氏名等通報者等に関する情報の開示を求めた場合、または前条の規定に違反した場合には、情状によりそれらの者を、懲戒処分に処す。
２ 懲戒処分の内容は、当該処分の対象者が役員（監事を除く。以下、本条において同じ。
）の場合は、戒告とし、職員の場合は、「就業規則」に従い、戒告、職責、減給、出勤停止、降職・降格、論旨退職または懲戒解雇とする。ただし、役員の場合、自主的に報酬を減額することを妨げない。
３ 前項の懲戒処分は、役員については理事会が決議し、職員については理事長がこれを行う。
（内部通報制度に関する教育）
第１２条

市民会議は役職員に対して、公益通報者保護制度を含む内部通報制度に関する研修を定期的に行い、職員はかかる研修を積極的に受講するものとする。
（改廃）第１３条 この規程の改廃は、理事会の決議によるものとする。
[附 則]
１．この規程は、令和５年４月２０日から施行し、同日より適用する。

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