愛媛県教育委員会９月臨時会議事録
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開会の日時及び場所
平成30年９月26日（水）午後４時00分
愛媛県庁 第一別館 教育委員室
出席者

教育長 三好伊佐夫 委 員 関 啓三
委 員 清水慶子
委 員 富永誠司
委 員 髙田智世
委 員 竹本公三３ 欠席委員なし
４ 会議に出席した公務員の職氏名
副教育長 武智俊和
指導部長 長井俊朗
教育総務課長 吉田慶治
義務教育課長 川崎 豊
５ 会議の概要(1) 開 会（午後４時00分）（教育長） ただいまから、教育委員会９月臨時会を開会いたします。
傍聴人の皆様に申し上げます。傍聴人は、所定の席で、静粛に傍聴願います。また、携帯電話等は電源を切るなどしていただきますよう御協力をお願いいたします。
それでは、事務局が資料を配布しますので少々お待ちください。
議案を審議いたします。
(2) 議 事
議案審議
○議案第47号 愛媛県教育委員会文書管理規程の制定について（ 教 育 長 ） 議 案 第 47号 愛 媛 県 教 育 委 員 会 文 書 管 理 規 程 の 制 定 に つ い て 、事務局から説明をお願いいたします。
（教育総務課長） 愛媛県教育委員会文書管理規程について、御説明申し上げます。
こ の 規 程 は 、 愛 媛 県 公 文 書 の 管 理 に 関 す る 条 例 が 平 成 30年 10月 １ 日 から施行されることに伴い、教育委員会における公文書の管理、その他条例の施行に関し必要な事項を定めるものでございます。
まず、愛媛県公文書の管理に関する条例につきまして簡単に御説明させていだきます。条例につきましては、公文書を県民共有の知的資源として県民が主体的に利用し得るものと位置付け、県政について県民に説明する県の責務が全うされるようにすることを目的として、本年６月の定例県議会において制定されたところでございます。条例におきましては、政策決定プロセスを検証できるよう経緯も含めた意思決定に至る過程や事務事業の実績が分かるように文書を作成すること、第９条の公文書の管理状況を公表し、行政の透明性を高め、県民への説明責任を徹底すること、第12条の職員に対する意識啓発や知識向上のための研修を定期的に実施し、公文書管理をこれまで以上に適正に運用することとしております。また、第10条では、各実施機関に公文書の管理に関する定めを設けること及びこれを公表することが義務付けられ、第13条で条例の施行に関し必要な事項は実施機関が定めることとされております。
今回の議案は、この条例の委任に基づきまして、教育委員会における公文書の管理に関する規程を教育委員会訓令という形式で新たに整備しようとするものでございます。なお、現在の教育委員会における文書管理は、平成４年制定の教育長訓により行われているところでございます
が、この現行の規程は、本訓令の制定に伴いまして廃止することを予定しております。
次 に 、 規 程 案 の 内 容 に つ い て 御 説 明 い た し ま す 。 規 程 案 は 10章 に 区 分
し 、 66条 の 条 文 で 構 成 し て お り ま す 。 主 な 内 容 と い た し ま し て は 、 資 料の規定案の概要に記載しておりますとおり、第１章は職員の職務、第２章は到達した文書の処理手順、第３章は文書作成の準則あるいは決裁手
続、第５章は文書の書式、第６章は処理が終了した文書の項目による分類、第７章は文書の保存期間、保存文書の管理方法、第９章は文書の廃棄手続、第10章は文書管理の状況の報告等について規定しております。
なお、規程案につきましては、基本的には現行規程と同様の規定内容となっておりますが、現行規程との主な相違点としまして、条例の趣旨を踏まえまして、職員に対して公文書の管理を適正かつ効果的に行うための知識及び技能を習得させるための研修を実施すること、文書管理の状況を毎年度報告すること、保管中の文書に紛失又は保存期間満了前の文書の廃棄が発生した場合の報告及び被害拡大防止のための措置を講じることを規定しております。
施 行 期 日 に つ き ま し て は 、 条 例 の 施 行 日 で あ る 平 成 30年 10月 １ 日 と させていただきたいと考えております。
以上、よろしく御審議をお願いいたします。
（教育長） ただいま事務局から説明がございました。御意見・御質問等がございましたら、お願いいたします。
（関委員） 今回の制定する規程と現行の教育長訓との内容の違いを教えていただきたい。
（教育総務課長） 先ほども述べさせていただきましたけれども、基本的には現行の教育長訓と今回制定いたします教育委員会訓令は同様の規程となっておりますけれども、条例の規定事項やその趣旨を踏まえまして、まず、職員に対して公文書の管理を適正に行うための研修を第７条に規定させていただきたいと思います。また、公文書の作成あるいは保存、廃棄といった件数や、研修の実施状況を含めた文書管理の状況を毎年度
報 告 す る こ と を 第 64条 に 規 定 さ せ て い た だ き た い と 思 い ま す 。 保 管 中 の文書に紛失又は保存期間満了前の文書の廃棄が発生した場合の報告及び被 害 拡 大 防 止 の た め の 措 置 を 講 じ る こ と を 第 63条 に 規 定 し た い と 思 い ます。細かい話にはなるのですが、現行規定では、文書の保存期間を短縮することができるという規定がございましたが、実際はこのような取扱いを行っておりませんし、条例の趣旨にもそぐわないため、新たな規程では保存期間の短縮に係る手続は削除し、規定しないということにさせていただきました。
（竹本委員） 公文書の保存期間についてですが、公文書の取扱いに問題があった国においては、保存期間が１年未満のものがあり、事案が終了した後に文書を廃棄したという報道がされていたと思うのですが、本県で保存期間が１年未満の文書はあるのでしょうか。また、保存期間の設定について、基本的な考え方又はどのように設定するのかを教えていた
だきたいです。
（教育総務課） 保存期間が１年未満の文書は規程上もございませんし、実際にもそのような取扱いはしておりません。また、今回の規程の文書の 保 存 期 間 は 第 51条 に 規 定 し て お り ま し て 、 保 存 期 間 に つ き ま し て は １年 、 ３ 年 、 ５ 年 、 10年 、 10年 を 超 え て 保 存 す る 長 期 の 五 つ に 分 類 し て おります。文書の保存期間の決定はこの文書管理規程の別表に定める文書保存期間基準に基づいて、文書の処理に係る事務を所掌する課の長が行うこととなっております。具体的な保存期間の設定は文書の重要度等を勘案して決定しておりまして、歴史的意義を有する公文書などは特に重要と認められますので、従来から廃棄を行わず永年保存とさせていただいています。
（髙田委員） 電子メールなどの取扱いはどのようになっていますか。
（教育総務課長） 電子メールなどの電子データでも公文書の定義に当てはまるものは、条例とこの文書管理規程の対象になると考えております。
電子メールにつきましては、現在の運用としまして所属のメールアドレスを使用して県の組織として送信する場合は、公文書の送付として扱います。これは職員間の事務連絡や、対外的なものでも軽易な調整等の場合には認められるケースでございますが、職員個人のメールアドレスを使用して送受信する場合は、当該文書の内容により個別具体的に判断することになっております。公文書に該当します電子データの取扱いにつきましては、県の文書管理・電子決裁システムがございますので、これを活用することにより適切に管理しているほか、電子メールは紙媒体に出力して保存するようにし、適切に対応しているところでございます。
（ 関 委 員 ） 第 52条 の 保 存 期 間 の 延 長 で す が 、 保 存 期 間 の 延 長 は ど う い う
ケースを想定されているのでしょうか。また、延長を決定するのは主務課長と教育総務課長等との協議の上となっていますので、両課長が延長の権限を持っている、この２名の協議で決めたのでいいということでよろしいでしょうか。
（教育総務課長） 文書の保存期間につきましては、１年間保存するもの
か ら 10年 を 超 え て 保 存 す る 長 期 の も の と 定 め ら れ て お り ま し て 、 文 書 の保存期間の決定は文書の処理に係る事務を所掌する課長が行うこととしております。延長につきましても、この規程のとおりということでございますので、主務課長と教育総務課長、あるいは知事部局の文書の主務課長である私学文書課長とも協議しながら適切に運用はしていくべきであると考えております。
（関委員） 気になるのは、ある年度で保存期間を延長することを決めた場合に、延長した事例を参考にして他の年度でも保存期間の延長を検討するようになるのかということです。記録として文書を残すという意味
ではそうした方がいいかとも思うのですが、協議の上、延長するのは、特異な例だけに限定するということになるのでしょうか。１回延長してしまうとそれが一つの前例となって、次も延長する傾向になりがちになるので、そういうことがいいのかどうかということが気になりました。
（副教育長） 規程とか条例、規則はオールマイティ規定ということで、あらゆることを想定して規定しています。保存期間の延長が適用されると い う こ と は 、 基 本 的 に は そ う な い と 思 い ま す 。 基 本 的 に は 第 51条 第 ２項の別表で文書保存期間の基準が定められていますので、基本的にはこれに基づいて保存期間は設定されます。いろいろ特異な事例や突発的な事例によって保存期間を延長せざるような状況にあった場合は、文書の主務課長と教育委員会を統括・総括的に見られるという観点で教育総務課長との協議で延長を決定するとなっておりまして、個々の事例というのではなく、あらゆる場合を想定して規定しているということでございます。
（教育総務課長） 補足させていただいたらと思います。条例の中で保存期間の延長という項目があり、延長する場合の例示がガイドラインにございます。それによりますと、現に監査・検査等の対象となっている文書あるいは継続している訴訟など、不服申立てにおける手続き上の行為をするために必要な文書や、情報公開条例に基づいて現に開示請求等を受けている案件で当該請求等の対象公文書となり得る文書といった例示がございます。延長は限定的なもので、恣意的な延長というのはあまりないのかと予想されますし、適切に運用をしていかなければならないと思います。
（教育長） ほか、ございませんでしょうか。
（教育長） 原案のとおり可決してよろしいでしょうか。
（全委員） 異議なし。
（ 教 育 長 ） 全 員 異 議 ご ざ い ま せ ん の で 、 議 案 第 47号 愛 媛 県 教 育 委 員 会 文書管理規程の制定については原案のとおり可決決定いたしました。
（教育長） 以上で議案審議を終了し、専決処分の承認に移ります。
専決処分の承認について○教職員の報賞について（教育長） 教職員の報賞について、事務局から説明をお願いします。

（ 義 務 教 育 課 長 ） 平 成 30年 ９ 月 20日 に 亡 く な ら れ ま し た 、 今 治 市 立 大 西中学校阿部隆徳教諭の報賞につきまして、愛媛県教育委員会教育長専決規則第２条第２項の規定により専決処分いたしましたので、同規則第４条の規定により、ここに報告いたします。
御承認のほど、よろしくお願いいたします。
（教育長） ただいまの説明につきまして、御意見・御質問等はございませんでしょうか。
（教育長） よろしいでしょうか。
（全委員） 異議なし。
（教育長） 全員異議ございませんので、教職員の報賞については原案のとおり承認されました。専決処分の承認については、以上で終了いたします。
(3) 閉 会（午後４時20分）（教育長） 以上で、本日の審議事項を全て終了いたしましたので、教育委員会９月臨時会を閉会いたします。