宴会・会議室利用約款
HOTEL ARU KSP（以下｢当ホテル｣と称します）では、ご宴会・会議または催し物に伴うレストラン・会議室・宴会場等のご利用に関して、次の通り約款を定めておりますので予めご了承ください。
1， 適用範囲について会議、宴会または催し物(以下｢宴会等｣と称します)でレストラン・会議室・宴会場（以下｢会場｣と称します）をご利用になる場合に、当ホテルがお客様と締結する契約（以下｢宴会等契約｣と称します）は、この約款の定めるところによるものとします。尚、この約款に定めのない事項については、法令または一般に確立された慣習によるものとします。
2， 宴会等契約のお申込みについて当ホテルでは宴会等契約のお申込みを賜る場合は、次の事項を確認させていただきます。
1， 宴会等の主催者住所並びに宴会名
2， 宴会等の開催日及び人数
3， 宴会等の内容
4， その他当ホテルが必要とする事項
3， 宴会等契約の成立について
宴会等契約は、当ホテルがご契約のお申込みを受諾し、お申込金を受領したときに成立するものとさせていただきます。
4， 会議室の利用について(1) 会議室の最終使用時間は 22：00 迄とさせていただきます。
(2) 備品使用料金は 1 日ご利用の料金でございます。
(3) 備品の機種指定等は別途お問い合わせください。
(4) ご宿泊を伴わない会議室のご利用につきましては 6 か月前（当月含まず）より承ります。
(5) 会議室のご利用時間につきましては最低 2 時間からのご案内となります。ご利用時間の延長につきましては、予約状況によりお断りする場合もございます。
5， 前払金について宴会等契約が成立したときは、宴会等の見積金額を前払金として当ホテルが指定する日までに、現金または銀行振込にてお支払いいただきます。
前払金を当ホテルが指定する日までにお支払いいただけない場合は、お申込みは撤回されたものとし、会場をご利用いただけなくなりますのでご注意ください。
この場合、お取消しの場合に準じて算出した下記 6 の取消料をご請求させていただきますのでご了承ください。前払金のお支払い後に追加見積料金が発生した場合は、追加した日の翌日までに追加分をお支払いください。開催日当日の追加料金につきましては、宴会等終了時にお支払いください。

6， お客様よりのお取り消しについてお客様の都合により宴会等契約をお取り消しされます場合には、下記の内容によりご精算させていただきますのでご了承ください。会の延期・時間変更はお取り消しと同じ取扱いとなります。
取消料

食事・宴会及び宴会場を使用した食事、催し物等

開催日の 60 日前より 16 日前まで

お見積金額の 20％、手配物料金全額

開催日の 15 日前より 8 日前まで

お見積金額の 30％、手配物料金全額

開催日の 7 日前より 4 日前まで

お見積金額の 50％、手配物料金全額

開催日の 3 日前より前日まで

お見積金額の 80％、手配物料金全額

開催日の当日

お見積金額の 100％、手配物料金全額
取消料

会議室

開催日の 60 日前より 31 日前まで

会議室料の 20％、手配物料金全額

開催日の 30 日前より 16 日前まで

会議室料の 30％、手配物料金全額

開催日の 15 日前より 4 日前まで

会議室料の 50％、手配物料金全額

開催日の 3 日前より前日まで

会議室料の 80％、手配物料金全額

開催日の当日

会議室料の 100％、手配物料金全額※1 長期予約や大型物件等は上記とは別にお取消料を算出させていただきます。
※2 手配が完了している（司会者、レセプタント、装花、看板等）実費諸費用に関しては、100％料金と消費税等をお支払いいただく場合がございます。
※3 KSP 入居企業様の会議室料のお取消料の規定につきましては上記とは別規定となります。
7， 料理数の変更について
料理数の最終変更については、5 名を超える変更については開催日の 7 日前の正午までに、それ以外の変更については開催日の 3 日前の正午までにホテル担当者までご連絡ください。それ以降は、全て手配が完了いたしておりますので当日の出席人数が予定人数より減少した場合でも開催日の 3 日前までに確定した最終数の料金を申し受けます。
8， その他手配品の数の変更・取り消しについて
宴会等において利用される手配品及び参加者に配る記念品等の数の変更・取消しについては、開催日の 7 日前の正午までにホテル担当者にご連絡ください。それ以降の変更については応じかねます。但し既に手配が完了している別注品については変更・取消しは致しかねますのでご了承ください。
9， 宴会時間と追加料金について会場のご使用開始から終了までのご契約時間（以下｢宴会時間｣と称します）は、所定の会場費をお支払いいただきます。事前準備に 1 時間以上要する場合、または宴会時間を超過した場合は、料金表所定の追加会場費を頂戴いたします。

10，

設営、装飾、余興などの手配についてご宴会等に関する設営、装飾、装花、音響、照明、映像、余興、記念品、その他につきましては、当ホテル指定の取扱い会社をご利用ください。お客様のご都合で当ホテル指定取扱い会社以外の取扱い会社をご利用になる場合は、宴会等を円滑に行うため事前にホテルの了解を得たうえでご手配くださいますようお願い申し上げます。お客様が直接依頼された取扱い会社が行うご宴会等に関する設営、装飾、装花、音響、照明、映像、余興、記念品、その他の機器及び材料等の搬入・搬出・設置方法・設置場所等につきましては、当ホテルの美観・安全・動線等を考慮した一定のルールに従い行っていただきます。
11，

損害賠償について(1) お客様、あるいはお客様が直接依頼された取扱い会社、関係者の方が万一ホテルの施設・什器備品等を破損した場合は、お客様あるいはお客様が直接依頼された取扱い会社、関係者の方に速やかに修理していただくか、損害賠償金をご負担いただきます。
(2) お客様の貴重品はホテルフロントにお預けください。尚お預けにならなかった場合に生じた滅失等の損害につきましては、当ホテルといたしましては一切責任を負いかねますのでご了承ください。
12，

禁止事項

次に掲げる各項目につきましては、禁止事項となっておりますのでご遠慮くださいますようお願い申し上げます。
a. 犬、猫、小鳥、家畜類、昆虫、その他一切の動物の持込み。但し盲導犬、介助犬等の介護目的の犬を除きます
b. 発火、または引火性の物品、有毒ガス、または人体に重大な影響のある病原体・物質などの危険物の持込み
c. 会議室での展示会、商談会等の特定又は不特定の方々を対象とした会議室の利用
d. 悪臭・異臭を発生するものの持込み
e. 他の会場のお客様にご迷惑を及ぼすような騒音、振動f.

法令または公序良俗に反する行為

g. ご予約時の使用目的以外のご利用
h. ホテル備品等の移動i.

飲食物の持込み（外部からのデリバリーを含む）

j.

その他法令で禁じられている行為

13，

当ホテルよりの宴会等契約の拒否及び解約について

当ホテルは次の場合において、ご宴会等のお申込みをお断りするか、または既にご契約いただいている宴会等契約をお取消しさせていただきます。尚この場合、損害賠償等のお支払いは致しかねますのでご了承ください。また、お申込み金、前払金につきましては既に手配済み実費諸費用を差し引いてご返金いたします。

a. お客様及び宴会等への出席者が法令の規定、公序良俗に反する行為をする恐れがあると当ホテルが判断した場合。また同行為をしたと認められるとき、及び他のお客様にご迷惑をお掛けすると当ホテルが判断したとき。
b. 宴会等に関し、合理的な範囲を超える負担を求められたとき。
c. 上記 1～11 の約款に違反する場合、あるいはその恐れがある場合。
d. お客様及び宴会等への出席者が、他のお客様の生命及び健康に重大な影響を与える恐れがある感染症者と明らかに認められる場合。
e. 天災地変、火災、暴動、官公署の命令、その他やむを得ない事情により会場を使用することができない場合、あるいは宴会等の実施が不可能になる恐れが極めて大きい場合。
f.

契約者並びに会場のご出席者（主催者及びそのスタッフ等関係者を含む）の中に次の事由に該当する者がいると当ホテルが判断した場合。
(1) 暴力団、暴力団員、暴力団関係団体または関係者、その他反社会勢力（以下｢暴力団等｣という）(2) 暴力団等が事業活動を支配する法人、その他の団体(3) 法人でその役員のうちに暴力団員等に該当する者がいるとき〈2023 年 7 月改〉