プライバシー・ポリシー(個人情報保護宣言)
2023 年 11 月 1 日付改定
アバディーン・ジャパン株式会社
代表取締役社長 矢島 健
東京都千代田区大手町一丁目９番２号
大手町フィナンシャルシティ グランキューブ

アバディーン・ジャパン株式会社(以下「当社」といいます。) は、「個人情報」並びに「個人番号(マイナンバー)及び特定個人情報(以下併せて｢特定個人情報等｣といいます。)」(以下、｢個人情報｣と｢特定個人情報等｣を併せて｢個人情報等｣といいます。)に対する取組み方針として、本「プライバシー・ポリシー(個人情報保護宣言)」を策定し、ここに公表いたします。
当社は、個人情報等の適正な取扱いを図るため、本プライバシー・ポリシーを、適宜見直し、継続的な改善に努めてまいります。
また、当社は、いただいた苦情についても早期解決に努め、個人情報等の保護に向け誠意をもって適切に取り組んでまいります。

１．関係法令等の遵守について
当社は、個人情報等の適切な保護と利用に関し、「個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)」「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号法)」をはじめ個人情報保護に関する関係諸法令、ガイドライン及び認定個人情報保護団体の指針並びに本プライバシー・ポリシー(個人情報保護宣言)に定めた事項等を遵守します。

２．個人情報等の適正な取得・利用について
当社は、法令の定めに基づき、下記３．「個人情報等の利用目的について」で特定した利用目的の達成に必要な範囲において、適正かつ適法な手段により、お客様やお取引先様(以下併せて「お客様」といいます。)、並びに、採用応募者(インターンシップ等を含みます。)の個人情報等（氏名、住所、生年月日、性別、国籍、言語、個人番号、電話番号・電子メールアドレスその他連絡先、肩書、勤務先に関する情報、お客様のニーズ、お取引内容、収入、経歴・学歴、業務関連資格、その他採用活動のために必要な情報等）を取得し、利用することがあります。
また、第三者からの提供により個人情報等を取得する場合は、提供元の法令遵守状況を確認するとともに、当該個人情報等が適法に取得されたものであることを、法令等に基づき、確認・記録・保存します。
なお、当社が取得するお客様等の個人情報等の主な取得元には、以下のようなものがあります。
（１） 当社が実施するセミナー等において、お客様に直接、記入していただいた情報（２） 会社四季報、役員四季報など市販の書籍に記載された情報や、新聞やインターネットで公表された情報（３） お客様との取引や提供する商品・サービス等を通じて、お客様からお聞きした情報-1-

（４） 採用応募者から直接取得した情報（５） アバディーン・グループの国内外関係会社、役職員等、その他第三者(人材採用のための職業紹介事業社等を含みます。)を通じて、法令等で許容される範囲で取得した情報
また、電話通信録音や防犯カメラの録画等から個人情報を取得することがあります。

３．個人情報等の利用目的について
当社は、以下に、個人情報等を利用するに当たっての業務内容及び当該個人情報等を利用する目的(以下「利用目的」といいます。)を特定するとともに、法令等で定める場合等を除き、その利用目的の達成に必要な範囲において利用します。
(１)業務内容
当社が法令により認められた全ての業務、例えば、投資運用業務、投資助言・代理業務、第二種金融商品取引業、金融商品取引法第３５条に定める金融商品取引業に付随する業務及び届出業務、その他
当社が営むことができる業務及びこれらに付随する業務(「番号法により個人番号の利用が認められた事務」及び「今後取扱いが認められる業務」を含みます。)(２)利用目的①「犯罪による収益の移転防止に関する法律」などに基づくマネー・ローンダリング防止、疑わしい取引の届出や取引時の本人確認等のため。

②

お客様ご本人であること又はお客様の代理人であることを確認するため。

③

適合性の原則等に照らした商品やサービスの提供に係る妥当性の判断のため。

④

当社が設定する投資信託、若しくは、お客様に最適であると判断する資産運用サービスのご提供、金融商品の勧誘・販売又はサービスのご案内を行うため。

⑤

お客様との投資顧問契約(投資助言業務)又は投資一任契約に関するサービスの提供及びこれらの事務を行うため。

⑥

お客様とアバディーン・グループの海外関係会社(注)との間の投資顧問契約(投資助言業務)又は投資一任契約の締結の代理・媒介に関する業務を行うため。
(注) 当社が所属するアバディーン・グループの持株会社であるアバディーン plc のアニュアル・レポート等に記載されている同社グループに属する会社のうち、海外にある関係会社⑦

金融商品取引法第３５条に定める金融商品取引業に付随する業務及び届出業務を行うため。

⑧

お客様との契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため。

⑨

市場調査、並びにウェブサイト閲覧履歴等を含むデータ分析やアンケートの実施等による金融商品やサービスの研究や開発のため。

⑩

当社およびアバディーン・グループにおける内部管理(法令等遵守管理、利益相反管理、財務、経理、税務等の業務)のため。

⑪

当社役職員の採用活動のため⑫

その他業務上必要な連絡を取るなどお客様との取引に関する事務等を円滑に行うため。

なお、特定個人情報等は、所得税法に基づく報酬・料金等の支払調書作成事務等、法令で認められた-2-

目的に限定して利用いたします。
当社は、当社に個人情報等をご提供いただく場合には、利用目的を当社事務所の窓口等への書面の掲示によるか、またはインターネット上のホームページ等にて掲示による方法により公表いたします。
また個人情報等を書面にてご本人より直接いただく場合には、利用目的を明示いたします。
(３)利用目的による制限について
当社は、次の場合を除いて個人情報を利用目的以外に利用いたしません。
①

ご本人からの同意(電磁的記録を含みます｡)がある場合②

法令等により、利用目的以外のために使用することが必要と判断される場合(４)機微(センシティブ)情報の取扱いについて
当社は、「要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実等、個人情報保護法に規定された「不当な差別や偏見その他の不利益が生じないように特に配慮を要するものとして、特定の記述等が含まれる個人情報」をいいます。)」並びに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療及び性生活(これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除く。)に関する情報(本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、その他法令に掲げるもの(報道機関等)により公開されているもの、又は本人を目視し、若しくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。)(併せて｢機微(センシティブ)情報｣といいます。)については、法令等による場合を除くほか、取得、利用、第三者提供をいたしません。［金融分野における個人情報保護に関するガイドライン］

４．委託について当社は、上記３に記載の利用目的の達成に必要な範囲において、個人データの取扱い又は個人番号関係事務に係る委託を行う場合には、その委託先(外国にある会社を含みます。)について必要かつ適切な監督を行います。
当社が委託をしている主な業務は以下のものがあります。
• 上記３(１)に記載した業務に係る各種事務(業務に関する帳簿書類等の作成及び保管業務を含みます。)• お客様等に送付するための書面等の印刷若しくは発送業務• 法律上や税務・会計上等の専門的な助言等を提供する業務• 情報システムの運用・保守・管理、内部管理等に関する業務• 採用活動に関する業務

５．個人データの共同利用について
当社は、上記３に記載の利用目的達成のために、以下の内容において、次の個人データを共同して利用することがあります。
（１） 共同利用する個人データの項目
氏名、、住所、生年月日、性別、国籍、言語、電話番号・電子メールアドレスその他連絡先、肩書、勤務先に関する情報、お客様のニーズ、お取引内容、収入、経歴・学歴、業務関連資格、その他採用活動のために必要な情報等-3-

（２） 共同して利用する者の範囲
当社並びにアバディーン・グループ(当社が属するアバディーン・グループの持株会社であるアバディーン plc のアニュアル・レポート等に記載されている同社グループの国内外関係会社)
但し、上述関係会社との共同利用は、法令等で許容される範囲に限ります。
（３） 利用する者の利用目的
上記「３. 個人情報等の利用目的について」に記載の｢(２) 利用目的」をご参照ください。
（４） 個人データの管理責任者(共同して利用する者において、第一次的に苦情を受付け、その処理を行うとともに、開示、訂正等及び利用停止等の決定を行い、安全管理に責任を有する者をいう。)の名称・住所・代表者氏名：上記をご覧ください。

６．第三者への提供について
当社は、以下の場合を除き、個人データを第三者に提供いたしません。
（１） 本人からの事前の同意(電磁的記録を含みます｡)がある場合（２） 利用目的の達成に必要な範囲において、個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合(委託に際しましては、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。)
なお、外国にある委託先への提供は、法令等で許容される場合に限ります。
（３） 上記５「個人データの共同利用について」に記載するグループ国内外関係会社間における共同利用の場合(但し、上述関係会社との共同利用は、法令等で許容される範囲に限ります。)（４） 法令等に基づく場合（５） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（６） 合併、営業譲渡、会社分割等、その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場
合（７） 当社の業務遂行上必要であると認められる第三者による監査、アバディーン・グループのグループ・オーディターが、当社に対する有効な監査を遂行するに当たり、上記５(１)記載の項目について閲覧・確認等を行う場合
当社は、個人データを第三者に提供、又は第三者から取得した場合には、法令に基づき、当該提供に係る事項について、記録(以下「第三者提供記録」といいます。)・保存します。
なお、第三者提供記録、外国にある第三者への個人データの提供等の場合の当該国の個人情報保護に係る制度・提供先の安全管理措置・当該提供先に対する当社が実施する措置等に関する情報提供のご請求手続きについては、下記項目８の手続に準ずるものと致します。
特定個人情報等については、番号法に掲げる場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、第三者に提供しません。

７． 安全管理措置について
当社は、個人データの取扱いに関する管理責任者及び特定個人情報等に関する事務取扱責任者の任命等、組織体制を整備し、個人データ及び特定個人情報等(以下併せて「個人データ等」といいます。)を正確かつ、最新の内容となるよう努めるとともに、個人データ等の紛失、破壊、改ざん及び漏洩等を防止す-4-

るため、不正アクセス対策、コンピュータウィルス対策等の情報セキュリティ対策を含む必要且つ適切な安全管理措置を実施いたします。また、個人データ等を取扱う全ての役職員に対し、個人情報保護の重要性についての教育を行うとともに、個人データ等の取扱いを委託する場合には、委託先に対して適切な監督を行ってまいります。
なお、具体的な安全管理措置の内容につきましては、下記記載の当社お問い合わせ先までご照会ください。

８． 保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止等のご請求手続きについてご自身に関する保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止等(以下「開示等」といいます。)のご依頼があった場合は、請求者がご本人様であることを確認させて頂いたうえで適切且つ迅速に対応いたします。
保有個人データの開示等のご依頼につきましては、下記のお問い合わせ先までお申し出下さい。
なお、通知又は開示には実費を頂く場合がありますので予めご了承下さい。
この場合、原則、当社の指定する金融機関口座へお振込みいただくことによりお支払いいただきます。
原則として、電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法、その他当社が定める方法の中から、ご指示された方法により、開示いたしますが、当該方法による開示に、多額の費用を要する場合その他当該方法による開示が困難な場合には、事前にその旨を通知し、書面の交付による開示を行う場合がございます。また、法令等で認められている場合に該当する場合は、ご請求に応じられない、又は、ご請求とは異なる措置を取ることがあります。その場合、本人又は代理人に対して、その旨及び理由を書面にてお知らせします。
ダイレクトメールの送付やテレマーケティング等のダイレクト・マーケティングで個人情報を利用することについて、これをお客様がご希望されない場合は下記のお問い合わせ先までお申し出下さい。以後、直ちに当該目的での個人情報の取扱いを中止いたします。

９．正確性の確保について当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データ等が正確かつ最新の内容に保たれるよう努めます。また、ご自身に関する情報が不正確である場合、お届け内容に変更があった場合には、正確なものに変更いたしますので、下記お問合せ先まで書面にてお届け下さい。

１０．個人情報等に関する取扱いの変更について
上記ご案内の内容は、法令等の改訂その他の理由に基づき内容を変更する場合があります。その場合は、当社事務所の窓口等への書面の掲示によるか、またはインターネット上のホームページ等にて掲示による方法により公表します。

-5-◎ ご質問及び苦情窓口
お問い合わせ先 ：個人情報等に関する苦情、開示等のご請求、その他個人情報等に係る苦情及びご不明な点については下記にて承っております。
アバディーン・ジャパン株式会社〒100-0004 東京都千代田区大手町一丁目９番２号
大手町フィナンシャルシティグランキューブ
電話番号 ： ０３－４５７８－２２５１
受付時間 ： ９：００～１７：００(土日祝日、年末年始の休業日を除く)
当社は、下記認定個人情報保護団体に加盟しております。下記団体では、加盟会社の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしております。
【苦情・相談窓口】
一般社団法人投資信託協会
https://www.toushin.or.jp/〒103-0026 東京都中央区日本橋兜町２－１ (東京証券取引所ビル ６階)
電話番号 ：

０３－５６１４－８４４０ (投資者相談室)

受付時間 ：

月曜日～金曜日(祝祭日を除く)
午前 9 時～午前 11 時 30 分、午後 0 時 30 分～午後 5 時

一般社団法人日本投資顧問業協会 事務局 苦情相談室(個人情報担当)
https://www.jiaa.or.jp/〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町１－５－８ 東京証券会館７階
電話番号 ：

０３－３６６３－０５０５

受付時間 ：

月曜日～金曜日(祝祭日を除く)
午前９時～午後５時

以上-6-