新座市本人通知実施要綱（趣旨）
第１条 この要綱は、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による権利侵害の防止を図るため、住民基本台帳法（昭和４２年法律第８１号）又は戸籍法（昭和２２年法律第２２４号）の規定により住民票の写し等を第三者に交付した場合において、事前に登録した者に対し、その交付の事実を通知（以下「本人通知」という。）することに関し、必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この要綱において「住民票の写し等」とは、次に掲げるものをいう。
⑴ 住民基本台帳法の規定による住民票の写し、住民票に記載をした事項に関する証明書、消除した又は改製前の住民票（以下「除票」という。）の写し及び消除した又は改製前の住民票に記載をした事項に関する証明書で同法第７条第５号に規定する事項が記載されたもの並びに戸籍の附票の写し及び消除した又は改製前の戸籍の附票（以下「戸籍の附票の除票」という。）の写し⑵ 戸籍法の規定による戸籍の謄本又は抄本、戸籍に記載した事項に関する証明書、磁気ディスクをもって調製された戸籍に記録されている事項の全部又は一部を証明した書面、除かれた戸籍の謄本又は抄本、除かれた戸籍に記載した事項に関する証明書
及び磁気ディスクをもって調製された除かれた戸籍に記録されている事項の全部又は一部を証明した書面
２ この要綱において「第三者」とは、次に掲げる者をいう。
⑴ 住民基本台帳法第１２条第１項、同法第１５条の４第１項、同法第２０条第１項又は同法第２１条の３第１項の規定により住民票の写し等を請求する者の代理人⑵ 住民基本台帳法第１２条の３、同法第１５条の４第３項から第５項まで、同法第２０条第３項から第５項まで又は同法第２１条の３第３項から第５項までの規定により住民票の写し等が必要である旨の申出をする者⑶ 戸籍法第１０条第１項（同法第１２条の２において準用する場合を含む。）の規定により住民票の写し等を請求する者の代理人⑷ 戸籍法第１０条の２第１項及び第３項から第６項まで（同法第１２条の２において準用する場合を含む。）の規定により住民票の写し等を請求する者（登録対象者）
第３条 本人通知の登録対象となる者は、次の各号のいずれかに該当する者とする。
⑴ 住民基本台帳法の規定により本市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記載され、又は記録されている者（除票又は除かれた戸籍の附票に記載され、又は記録されている者を含む。）⑵ 戸籍法の規定により本市が編製し、又は調製した戸籍（除かれた戸籍を含む。）に記載し、又は記録されている者
２ 前項の規定にかかわらず、死亡した者又は失踪宣告を受けた者は、登録対象としない。
（登録の申請）第４条 本人通知を希望する者は、あらかじめ新座市本人通知登録申請書を市長に提出し、登録申請をするものとする。
２ 前項の場合において、申請者は、本人による申請であることを証するため、本人確認書
類がマイナンバーカード、写真付き住民基本台帳カード、旅券、自動車運転免許証、在留カード若しくは特別永住者証明書又は官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等（顔写真が貼付されたもので、有効期間内のものに限る。）の場合にあってはいずれか１点、本人確認書類がその他本人であることを証する書類（健康保険被保険者証等）の場合にあっては複数を提示し、又は提出しなければならない。
３ 第１項に規定する申請を代理人により行おうとするときは、前項に定めるもののほか、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。
⑴ 法定代理人 戸籍謄本その他法定代理人の資格を証明する書類。ただし、本市に備え付けの公簿等の記載により当該事実が判明する場合は、これを省略することができる。
⑵ 任意代理人 委任者の自署による委任状
４ 申請者が次の各号のいずれかに該当するときは、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成１４年法律第９９号)第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者による同条第２項に規定する信書便により、第１項に規定する申請をすることができる。
⑴ 疾病その他やむを得ない理由等により直接申請をすることができない場合⑵ 他の市区町村に居住し、遠隔地等の理由により直接申請をすることができない場合⑶ その他市長が適当と認める場合
５ 前項の申請に当たっては、本人又は法定代理人からのみ受け付けることとし、第２項及び第３項の規定を準用する。
６ 第１項の申請に当たっては、新座市情報通信技術を活用した行政の推進に関する条例（
平成１８年条例第３０号）第３条に規定する電子情報処理組織による申請等に準じ、これを行うことができる。この場合において、第３項の規定を適用しない。
（登録の決定等）

第５条 前条の規定による申請があったときは、その内容を審査し、適当と認めるときは、新座市本人通知登録者名簿（以下「登録者名簿」という。）に登録するものとする。
２ 登録者名簿への登録日は、申請受付日の翌日とする。ただし、申請者が前条の申請書を市民生活部市民課出張所において提出したときは、当該申請者の登録者名簿への登録日は、申請受付日から起算して市の休日を除く２日を経過した日とする。
３ 市長は、第１項の規定により登録者名簿に登録したときは、登録されている者であることを確認できるよう必要な措置を講じなければならない。
（登録の変更等）
第６条 登録者は、氏名、住所、本籍その他登録内容に変更が生じたとき又は登録を廃止しようとするときは、新座市本人通知登録（変更・廃止）届出書により市長に届け出なければならない。
２ 前項の規定による変更の届出は、住民基本台帳法及び戸籍法の規定による届出とともに届け出るものとする。
３ 第４条第２項から第６項までの規定は、前項の届出について準用する。
（本人通知）
第７条 市長は、第三者からの請求又は申出により登録者に係る住民票の写し等を交付したときは、新座市住民票の写し等交付通知書（以下「通知書」という。）により当該登録者にその旨を通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
⑴ 住民基本台帳法第１２条の３第４項第５号に規定する裁判手続又は裁判外手続における民事上若しくは行政上の紛争処理の手続についての代理業務その他の政令で定める業務（住民基本台帳法施行令（昭和４２年政令第２９２号）第１５条の２に掲げる業務）に係る申出により、住民票の写し等を交付したとき。
⑵ 戸籍法第１０条の２第４項又は第５項に掲げる業務に係る請求により、住民票の写し等を交付したとき。
⑶ 前２号に掲げるもののほか、市長が特別の事情があると認めるとき。
２ 通知書には、次の各号に掲げる事項を記載するものとする。
⑴ 住民票の写し等の交付年月日⑵ 交付した住民票の写し等の種別及び通数又は件数⑶ 交付した住民票の写し等の交付請求者の種別⑷ 前３号に掲げるもののほか、市長が適当と認める事項（登録の廃止）第８条 市長は、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該登録を廃止するものとする。
⑴ 第６条第１項の規定による変更の届出を怠ったことにより、前条第１項の規定による通知が返戻されたとき。
⑵ 第６条第１項の規定による廃止の届出があったとき。
⑶ 除票及び戸籍の附票の除票が保存期間を経過し、住民票の写し等（第２条第１項第１号に限る。）が第三者に交付することができなくなったとき。
⑷ 登録者が死亡し、又は失踪宣告を受けたとき。
⑸ 住民基本台帳法施行令第１２条第１項の規定により登録者の住民票が職権消除されたとき。
⑹ 前各号に掲げるもののほか、市長が特に登録を廃止する必要があると認めるとき。
（委任）第９条 この要綱に定めるもののほか、様式の作成その他の本人通知の実施に関し必要な事項は、市民生活部長が別に定める。
附 則 （平成２２年４月１５日市長決裁）
この要綱は、平成２２年６月１日から実施する。
附 則 （平成２３年７月３１日市長決裁）
この要綱は、平成２３年８月１日から実施する。
附 則 （平成２５年５月３０日市長決裁）
１ この要綱は、平成２５年６月１日から実施する。
２ この要綱の施行の際現に改正前の新座市本人通知実施要綱第５条の規定による新座市本人通知登録者名簿に登録されている者は、この告示による改正後の新座市本人通知実施要綱第５条の規定による新座市本人通知登録者名簿に登録された者とみなす。
附 則 （平成３０年８月１６日市長決裁）
この要綱は、平成３０年８月２５日から実施する。
附 則 （令和３年３月３１日市長決裁）
この要綱は、令和３年４月１日から実施する。
附 則 （令和５年９月８日市長決裁）
この要綱は、令和５年１０月１日から実施する。