使 い こ な せ ば 百 人 力 、 ヘ タ に 使 え ば 恥 を か く

ビジネス
現場のeメールコ
ミ

新連載

第1

回

使 握い 手こ のな よそ うう にュニケーション
活用術

eメールは電子の「手紙」ではない
インターネットを熟知している方でも実際のビジネスの現場では、意外にeメール＝電子の「手紙」、という固定観念から抜け出
文・井芹
昌信／
イラス
ト・原田香

せていない様子をみかけます。
ちょっと、eメール送信の一例をあげてみましょう。
From: 一社員

Mail To: 社長

Cc: 全社員

このコミュニケーションの「心」は、「社長に直訴したいことがあります。そのことを全員にも知らせました」というものです。なかなかの迫力です。

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From: 一社員

Mail To: 社長

Bcc: 全社員

こうすると、「社長に直訴してみるから、社長がどんな対応をするか、みんなでこっそり見ていてね」というコミュニケーションが成立してしまいます。これは陰険。クビは洗っておいたほうがいいかもしれません。
また、次のようなメールを送った経験がありますか。

Mail To: 隣に座っている同僚、支社の同僚、社外取引先の担当者、海外提携先の担当者

この例は、インターネットの特性を生かして地理的な距離をあいせりまさのぶ本誌創刊編集長。現在、インプレス取締役
ネットビジネスカンパニー発行人。編集者として、パソコン草創期からデジタルリテラシーの諸問題に取り組んできた。電子メール新聞
Internet Watchの創刊をはじめとして、インターネットメディアでの企画も数多く手がけている。

184 +++ iNTERNET magazine 2003.03 +++では、次の例はどうでしょう。
「Cc」を「Bcc」に変更しただけなのですが、先の例とは天地ほどの差になってしまいます。

っさり超越しています。しかし注目すべきは、同時に組織という論理的な距離も超越してコミュニケートしている点でしょう。前者は技術がもたらしてくれた利点ですが、後者は人間が解決しなければならないハードルです。

インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

e メールリテラシー
以上の例は、eメールを「手紙」だと思っていると考えつかないかわからないからです。もし全員が返事したとすれば、ばらばらの利用法です。発想の転換が必要ではないでしょうか。いまや私た回答が返ってくるかもしれません。こんなケースでは、会合の主催ちは、上手にコントロールできれば生産性を圧倒的に飛躍させる者にだけ聞くのが理にかなっています。

が、扱いを間違えると自滅につながる、爆弾のような情報兵器を

しかし次のような内容なら、全員に聞いても、それぞれの答えが期待できます。

手にしていると思うのです。

To、Cc、Bcc
どんなメールソフトにもある宛先指定の3つのフィールド、To、Cc、Bcc（図1）。この3つのコミュニケーション形態の違いをあら明日の会合の件ですが、どんな書類を用意すればいいか悩んでいます。
アドバイスがあれば皆さんの意見をお聞かせ願えませんか？

ためて整理しておきます。
仕事のコミュニケーションはいくつかに分類することができます。
その中で代表的と思われる種類を表1にまとめてみました。

To
報告する

Cc（Carbon Copy）

種類

報告したことを、（Toには名前を明示して）報告しておく

報告

状況や結果を知らせること

連絡関係する人に情報を知らせること 関係者相談判断のために、人の意見を聞い 関係者たり、話したりすること

CcとBccを両方使った場合のBcc

質問

疑問やわからない点を聞くこと報告したことと、それを報告したことを、（他には名前を隠して）報告しておく

命令ある事をするように言うこと

通常は部下

謝罪

犯したあやまちをわびること

誰でもBcc（Blind Carbon Copy）
報告したことを、（Toには名前を隠して）報告しておく

これがeメールコミュニケーションの基本です。これらをメールソフトの機能としてではなく、コミュニケーション形態の違いとして理解するのが重要です。

意味

代表的宛先
上司

上司または答えてくれそうな人、識者

クレーム 苦情を言うこと

誰でも無駄話し ストレス解消？

仲良しグループ

表1

代表的な仕事のコミュニケーション

先のメールの例は「質問」にあたりますが、後の例は「相談」にあたります。つまり、文面によってコミュニケーションの種類が変化しています。Toに誰を指定するのかは、送る内容によりその都度考える必要があるのです。
実際、宛先指定欄に誰を指定するかはよく考えるだけの価値があります。
「送る人はもう他にいないかな」と、探すくらいの気持ち
図1 メールソフトの宛先入力画面（ここでは[宛先]がTo）がほしいところです。それくらいの余裕があれば、大事なメールを間違って無関係なメーリングリストに送ってしまうような失態も少なくなることでしょう。

Toにもバリエーションがある
日頃なにげなく使っているToフィールドですが、ここでも問題を見かけます。

極意はCcにありビジネス現場の多くでは、複数の人がチームワークで働いています。ならば、Toフィールドに1人だけ指定してメールするケース

Mail To: Aさん、Bさん、Cさんは、むしろ稀のような気がしませんか。

明日の会合の件ですが、どんな書類を用意すればいいでしょうか？

次は、よくあるケースです。
From: A

Mail To: 直属上司

このメールの送信者は、その答えを会合に出席する全員（A/B/Cさん）に聞いています。しかし、このメールをもらった3人は少なからず困惑することになるでしょう。なぜなら、誰が返事していいの申し訳ありませんが、本日は風邪で高熱のため休ませてください。

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きっとAさんは、自宅の布団の中からメールしてきたことでしょさらにBccを足して、以下のようにしたらどうでしょう。

う。しかし、Aさんに仕事を休まれて困るのは、上司だけではないはずです。

Mail To: 販売課全員

From: 営業部長
Mail To: 直属上司

From: A

Cc: 全営業部員

Bcc: 社長

Cc: 同僚
図4

全営業部としておけば安心です。風邪も早く治るやも。

To :では、もっと本格的で具体的なケースを想定してみます。ある営業部長が、自分の配下にあたる販売課の全員に仕事の指示をするケースです。
すぐ思いつくのは、次の例でしょう。

営業部長

From: 営業部長

Bcc:

Mail To: 販売課全員

Cc:

図2

販売課

社長

To :
社長にお伺いを立てているようで、ちょっとやり過ぎかもしれま
営業部長

せんが、社長の立場になればまんざらでもない気分でしょう（図4）。
一般に、Toフィールドに指定した人より立場が上位の人をCcやBccフィールドに指定した場合、Toフィールドの人に喜ばれる販売課ことは少ないでしょう。しかし、あえてそれをしなければならない事態も増えてきた昨今です。
この場合の情報伝達路は図2のようになっています。しかし、どうせなら以下のようにCcで拡張してみたらどうでしょう。

ちなみに、「こんなケースなら、現実の会議でやったほうが効率いいのでは」という意見はある面で正論だとも思います。しかしもし、このメンバーの中に社外の人がいたらどうでしょう。海外の人

From: 営業部長

Mail To: 販売課全員がいたらどうでしょうか。eメールは地理的な距離を超越するだけ

Cc: 全営業部員

でなく、組織、立場、職業、役割、年齢、国籍などといった論理的な距離をも乗り越えたコミュニケーションの場を、一瞬にして提供

この場合の情報伝達路は図3のようになっており、Ccで指定さしてくれるのです。経済的メリットに議論の余地はありません。

れた全営業部員へ同時に連絡できる点がメリットです。部長が販なにより、かぎりなくタダに近いeメールコミュニケーションだか売課にどんな指示を出すかは、全営業部員も関心事のはず。そらこそ、いつでも、どこでも、何度でもやろうと思えるのです。い

れを理解していれば、仕事はよりスムーズに進むことでしょう。

ちいち、多忙なメンバーのスケジュールを調整し、会議室を予約していたらやる気も失せてしまいます。現に、そうなってはいませ

図3

全営業部んか？

グループ名登録の仕方

To :ところで、本稿では「全社員」のように、個々人のメールアドレスではなく、代表名（グループ名）を多用しています。念のため、こ営業部長のグループ名の作成方法についても触れておきましょう。

Cc:

グループ名は、次の2つの方法で作成することができます。

販売課

1 ネットワーク管理者が登録する
2 自分で登録する

186 +++ iNTERNET magazine 2003.03 +++インターネットマガジン／株式会社インプレスR&D©1994-2007 Impress R&D

e メールリテラシー

1は、その組織に合わせて作成されているはずです。会社のグループ名作成の手順（Outlook Express）

場合は通常、課、部、事業部、会社全体などでグループ化されていることでしょう。この場合、登録はネットワーク管理者の管轄ですから、自分では変更できません。
どんなグループ名が付けられているかは、当該の担当者に聞いて利用することになります。
2は、自分だけの用途で自由に登録できるグループ名です。作
成の方法は、利用しているメールソフトによって違いますから、詳しくはマニュアル参照ということになります。
ここでは参考までに、もっとも利用者が多いと思われるマイク

1)
アドレス帳を開いて［ファイル］から［新しいグループ］を選択する。

ロソフト社のOutlook Expressの場合を掲載しておきます。

2)

Bccの利用には細心の注意をところで、Bccの利用には細心の注意が必要です。なぜなら、当事者には隠して、別の人にその状況を見せているのですから。
内容にもよりますが、悪く言ってしまえば「告げ口」なのです。次はその典型的な例です。
From: 一社員

Mail To: 部長

Bcc: 社長

プロパティ画面から、グ
ループ名を「全営業部」と入力し、登録したい人をアドレス帳のリストから選ぶか（［選択］をクリック）、新規に入力する（［新しい連絡先］をクリック）。

グループ名を入力

新規に入力

アドレス帳のリストから選ぶお疲れとは存じますが、会議中の居眠りはやめていただけませんか。
最後に、蛇足かもしれませんが、Bccでメールをもらった人は、間違っても全員宛てに返事を出してはいけません。Bccがばれてしまい、差出し人が気まずい思いをすること請け合いです。
※次回は、複数の人とのコミュニケーションについて考察します。
こうご期待。

3)
1) で［選択］をクリック
すると［グループのメンバ選択］画面が表示されるので、登録したい人を一覧から［選択］していく。

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