ILL システム基本操作(2)-複写業務

1節

複写業務の基本的流れ

CAT2020 運用開始以降は、レコード ⇒ データ
ファイル ⇒ データセットと読み替えてください。

1項

ILL 操作とレコード状態遷移
図は、複写業務の基本的な流れです。
まず、目録検索で書誌データと所蔵データを検索し、依頼先を決めます。

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ILL システム基本操作(2)-複写業務

1節

複写業務の基本的流れ

次に、ILL レコードを作成し、送信します。レコードの状態は「準備中」から「未処理」に変わります。

受付館側がそのレコードを受け付けます。レコー
ドの状態は「処理中」となります。

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1節

複写業務の基本的流れ

受付館が複写物を発送し、会計事項等をレコードに入力して発送通知を行います。レコードの状
態は「発送」となります。

依頼館側は、資料を受け取ったら、レコードを受け付けます。レコードの状態は「発送」から「到着処理中」に変わります。

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1節

複写業務の基本的流れ

到着した資料とレコードの内容を照合し、確認します。レコードの状態は「到着処理中」から「確認」に変わります。
これで、１つの複写業務が完了します。

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2節

依頼するまで（依頼館）

1項

受付から発送までの作業の流れ
依頼するまでの作業について説明します。依頼館の操作は水色で示します。
まず目録検索によって所蔵館を検索し、依頼先を最大 5 館まで選びます。
次に、ILL 複写レコードを作成し、必要事項を入力します。レ
コードの状態は「準備中」です。
作成したレコードを送信します。依頼が行われ、レコードの状態は「未処理」に変わります。
以上が、依頼するまでの基本的な作業です。
では、具体的な操作について見てみましょう。

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2節

依頼するまで（依頼館）

2項

依頼レコードの作成操作
雑誌論文の複写依頼を行います。
「オンライン検索」という雑誌の 1987 年の 8 巻 2 号の 47 ページから 67 ページにある、熊谷紀男「パソコンによる情報交換」という論文の依頼です。
その雑誌の所蔵館を確認する
ため、まず目録検索から始めます。
画面では、TITLE に「オンライン検索」と入れて検索し、該当の書誌レコードが 1 件表示されたところです。
目録検索については２章（ILL
システム基本操作(1)-目録検索）で説明しています。
書誌レコード ID をクリックし、詳細を表示します。

雑誌書誌詳細画面です。
例題の書誌事項と比べて、求めている雑誌であることを確認しましょう。
次に、所蔵館を検索するために、「所蔵一覧」をクリックします。

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2節依頼するまで（依頼館）「オンライン検索」を所蔵する図書館の一覧です。
更に、この中から Vol.8, no.2の所蔵館だけに絞り込みます。
HLV フィールドに「8(2)」と入力し、「検索」をクリックします。

「オンライン検索」の Vol.8,no.2 の所蔵館の一覧が表示されました。
これで目録検索は終了です。
次に、ILL レコードを作成するために、依頼先とその順番を指定します。
依頼先は、最大５館まで選択できます。
WebUIP では、所蔵館の冒頭の番号をクリックして指定します。
依頼先を指定したら、「FORM」をクリックします。

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2節

依頼するまで（依頼館）
複写依頼詳細表示画面に変わり、「準備中」の状態の ILL レコードが表示されます。ここで必要な項目を入力して行きます。
書誌事項と所蔵館事項には、総合目録データベースのデータが転記されています。
その他の必要事項を入力して、依頼レコードを作成します。
オレンジ色で示した部分が入力必須項目です。書誌事項では、BIBID・BIBNT・STDNO のうち少なくとも一つが入力されていることが条件です。
まず、支払区分に公費をコードで「pb」と入力します。
続けて巻号、ページ、年次、論文関係事項、申込者名、申込者所属などを入力します。
いくつかのフィールドを自動セットするクライアントもあります。
必要事項の入力が終わったら、「ORDER」をクリックして、このレコードを送信します。
送信すると、レコードの状態が「未処理」になります。
この時点で，最初の受付候補館に依頼を行ったことになります。
ILL レコード ID は、システムが自動的に付与します。
これで、依頼するまでの作業は終了です。

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3節

受付から発送まで（受付館）

1項

受付から発送までの作業の流れ
受付から発送までの作業について説明します。
受付館側の操作に移ります。受付館の操作はピンク色で示します。
自館へ依頼レコードが送られてくると、業務選択画面に「早急処理マーク」が表示されます。
「未処理」の状態のレコードを表示し受付を行うと、レコードの状態は「処理中」に変わります。
依頼内容を確認し、依頼された論文を複写し依頼館宛に発送します。
その後、レコードに会計事項等を入力し、依頼館に通知すると、レコードの状態は「発送」に変わります。
以上が、受付館側の基本的な作業です。では、具体的な操作について見てみましょう。

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3節

受付から発送まで（受付館）

2項

依頼内容の確認
業務選択画面では受付館業
務に関して、「未処理」「回答待」「クレーム未処理」の状態のレコードが存在すると「早急処理マーク」が表示されます。
WebUIP では「New!」と表示されます。
それでは、まずは「複写受付」をクリックして、受付を行いましょう。

複写受付業務選択画面です。
この画面には ILL レコードの状態名とその件数が表示されています。
それぞれの状態名をクリックすると、該当するレコードの一覧が表示されます。
ここでは、「未処理」の ILLレコードが１件あることが分かります。
「未処理」をクリックして、「未処理」状態のレコードを表示します。

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3節

受付から発送まで（受付館）
複写受付検索・簡略表示画面です。
「未処理」のレコードが１件表示されています。
レコード ID をクリックして、依頼内容の詳細を表示します。

複写受付詳細表示画面です。
依頼の受付を行うために、「RECEIVE」をクリックします。

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3節

受付から発送まで（受付館）
レコードの状態が「処理中」に変わります。
受付館は依頼の内容を確認し、指定の論文を複写して郵送や FAX 等で送付します。

3項

発送通知
複写受付業務選択画面です。
ILL レコードの現在の状態は「処理中」です。
「処理中」をクリックします。

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3節

受付から発送まで（受付館）
複写受付検索・簡略表示画面です。
「処理中」のレコードが一覧表示されます。
目的のレコード ID をクリックし、詳細を表示します。

複写受付詳細表示画面です。この画面で依頼館に通知するデータを入力します。
ここでは例題に示すとおりに入力していきます。
ITEM は大きさで A4、UPRCE
は 1 枚あたりの単価で 35円、QNT はコピー枚数で 21枚、POSTG は送料で 240 円です。
WebUIP では、「SUM」をクリックすると、CHRGE の小計とSUM の合計を計算しセットします。
合計金額 SUM は発送時の入力必須項目ですので、注意しましょう。入力が終わったら、「SEND」をクリックし、送信します。

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3節

受付から発送まで（受付館）
レコードの状態が「発送」となります。
これで、受付から発送までの作業は終了です。

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4節

資料が届いたら（依頼館）

1項

資料到着後の作業の流れ
資料到着後の作業について説明します。
資料を受け取った依頼館は、対応するレコードを表示します。このとき、レコード状態は「到着処理中」に変わります。
次に、受け取った資料とレコードとの照合を行います。問題がなければ確認処理を行います。これで、レコード状態は「確認」になり、複写依頼業務が終了します。
では、具体的な操作を見てみましょう。

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4節資料が届いたら（依頼館）

2項

到着資料とレコードの照合
ILL 業務選択画面で「複写依頼」をクリックします。

複写依頼業務選択画面です。
こちらから送った複写依頼レコードで、状態が「発送」のものが１件あることが分かります。
「発送」をクリックして、レコードを表示します。

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4節

資料が届いたら（依頼館）
複写依頼検索・簡略表示画面です。
該当するレコード ID をクリックして、レコードの詳細情報を表示しましょう。

複写依頼詳細表示画面です。
到着処理を行うために、「RECEIVE」をクリックします。

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4節

資料が届いたら（依頼館）
レコードの状態が「発送」から「到着処理中」に変わります。
受け取った資料とレコード内容を照合し、ページ、枚数、会計事項等をチェックします。
レコードとの照合で問題がなければ、「OK」をクリックします。

レコードの状態が「到着処理中」から「確認」に変わります。
これで、資料到着後に行う作業は終了です。
また、レコードの状態が「確認」になったところで、１つの複写業務が完了します。

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おわりに
これは「NACSIS-ILL 複写/貸借
業務 状態遷移図」です。レコードの各状態と、そこからの動きをコマンドとともに示しています。太い矢印が、基本操作の流れです。
この教材では、赤で示す部分の操作を学習しました。複写業務の基本操作ができるようになったことでしょう。
実際の業務では、依頼館・受付館どちらかだけの操作になりますが、ILL 業務をスムーズに行うためには、ILL 業務全体の流れをよく理解することが重要です。
実際の業務で、操作の流れがわからなくなった時は、「状態遷移図」で確認してみましょう。

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