支部運営改革記
北海道大学大学院理学研究院 稲津 將

１ 十年ひとむかし光陰矢の如し。十年ひとむかし、そのゆるやかな時の流れを回顧すれば、アインシュタインが重力場を操っているのではないか、と錯覚する。この十年、北海道支部では会員の皆様の便益を毀損しないように注意を払いながら、事務労務を激減させた。本稿ではその背景となる事情と改革の方針について、主にそのことにあたった著者が主観も含めて振り返るものである。左様の回顧はときとして過去に対する辛辣な批判と化すことがあるが、本稿にその意図はない。当支部の取り巻く状況が十年で著しく変わった、そしてそれを予見して対応しただけのことである。たとえば、過去には支部会計や事業報告は十分に慎重な吟味をもって行ってきた。そのために、理事会・幹事会は年３回、いずれも３時間程度を要していた。当時、支部役員は１４名おり、幹事は６名だった。すると、年間１４×３×３＋６×３×３＝１８０人時の労務を当支部の運営会議に要していたことになる。現行の幹事会、理事会は年２回、各１時間で済ませている。後述の理由により会計監査も含め都合、役員１０名に削減したので、労務は１０×２×１＋６×２×１＝３２人時となる。
これは１０年前比８３％減である。このことはこの十年、当支部の運営を支える大学、官公庁、民間企業において人員の削減がなされたことに端を発する。北海道大学は１９９０
年代後半、「日本の気象学のメッカ」と言われるほどに気象学者が集まっていた。著者も憧れて大学院に進学した口である。この２０年の間、大学における組織変革や大学法人化の波の中で、気象学を専門とする教員は半減した。札幌管区気象台や日本気象協会北海道支社においても、その程度はともかくとして職員の削減が行われている。このような人員の削減は残念なことであるが、そうしたときに支部がどのような目的をもって活動するか、どうやって活動していくか、を考えることが支部役員の役割であると信じて、当支部の改革にあたった。

２ 三つの柱
旧規約第四条「本支部は日本気象学会の定款の範囲内で事業を行なうが、特に支部会員の研究の奨励推進並びに相互の連絡につとめることを目的とする」、これが支部の存在理由である。研究の奨励推進は気象講座・気象講演会などにあたり、相互の連絡は細氷出版や研究発表会の実施にあたるだろう。これとは別に支部規約にない存在理由もある。それは５年に一度の全国大会の運営である。以上、支部業務の三本柱、１０年前から、いやおそらくは支部設立時から変わるところではないだろう。重要なことは、３つの仕事の最適化である。

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第１の研究の奨励推進について。かつて気象講座・気象講演会・気象特別講演会とあったが、かつての区分に意味合いはもはや忘れられていた。普及啓発とは一言でいうと専門家である支部会員とそれ以外の北海道内の市民との科学コミュニケーションである。一方的な講義形式がその「欠如モデル」の象徴とするなら、双方向の対話を含むサイエンスカ
フェはその「文脈モデル」の象徴に位置づけられる。ちょうど札幌管区気象台がサイエン
スカフェで普及啓発をはじめられた折、当支部気象講座を充当するのは自然な流れとなった。そこで、気象講座を一般市民向けの普及啓発とし、気象講演会は準専門家向けの講演と定義した。このことで両事業の位置づけが明確となり、かつ毎年やらなくてもよいし、年２回以上やってもよいことにした。大学においても普及啓発は奨励されている。著者もいきおいサイエンスカフェをやってみた。
「いつものメンバー」も「ふらっと立ち寄った人」
も包摂する懐の広さがある点で、少なくともこれまでの講義形式よりは普及啓発の役を果たしているだろう。ところで、これだけだと奨励推進において、専門家である支部会員そのものが置き去りである。そこで顕彰を新設した。これまでも素晴らしい研究や現業の業績ある人が当支部から出ているが、それを称える仕組みはなかった。支部の仲間内のことにはなろうが、これからは秀でた仕事を行った人は称えていきたい。また、優秀な研究発表を参加者の投票を行って支部発表賞とし、とくに若い人を激励することにもした。
第２の相互の連絡について。「細氷」を電子化した。これには相当の抵抗があった。「支部だより」以降、紙媒体で残っているのである。これが電子化されると以降、物質としては残されない。この抵抗に対し、電子化によって自由に情報にアクセスできることが支部活動を広く知らせる役目を担うこと、印刷にかけていた経費をそのまま次節に述べる民間委託のために使うことを説き、平成２５年の規約改訂によって印刷物を廃止することになった。その後、「細氷」バックナンバーのすべてをアーカイブした。実は、網倉真氏（故人）が、幹事時代に手書きあるいはゲラ刷り文書を手作業でスキャナー入力していた。この網倉氏の資産を活用し、ついに「細氷」全号の電子化が完成した。著作権の問題も解決し、「天気」により日本全国の会員へ周知された。
第３の全国大会の運営について。２０１２年、著者は失敗した。支部幹事長として全国大会の事務局を任された。２００７年の前例にならい役割分担を行ったが、それが失敗の元であった。結果として事務局である札幌管区気象台担当者に膨大な業務が発生し、一方で渉外など不要な役割もあった。さらに、本部との連絡もすべて気象台担当者を介して行われ、本部からの参加者名簿の杜撰さで作業が遅滞することもあった。なにしろ学会の全国大会自体、人海戦術的業務が数多、前例踏襲されていた。少人数で運営しなければならない当支部において、この合理化は待ったなしといえる。逆に労が不要となったこともある。そもそも支部役員が全国大会の運営を受ける体制になっていなかった。理事の数が多かったのは、かつて全国大会の広告依頼を行うためだったそうである。この業務は展示依頼が残るのみである。よって、支部理事の数は多い必要はなく、最小限の３名で十分となった。一方、支部事業を運営する幹事の数は最小４名で回るだろう。分業の目的もあって

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現在６名で運用している。

３ 民間委託２０１２年の失敗に著者は猛省した。５年後はすぐにやってくる。全国大会を受け入れる体制づくりは、支部改革だけでは済まない。少ない人員で全国大会を行うにはどうすればよいか。受付が急所だった。どの全国大会でも人海戦術的であるがゆえに運営側・参加側に不満が多かった。数年前まで受付での朝の行列は全国大会の名物だった。著者が懇意にしていた印刷会社に聞くと、答えが出てきた。それが参加票の事前送付と民間委託の２つだった。いまから考えると世間知らずも甚だしいが、学会の民間委託業者があることも、そのときに知った。否、世間知らずでもいいのかもしれない。会員は研究や現業に集中できるように、それ以外の労務は専門の業者に頼むべきである。労務を経費に換算すれば、その方が明らかに安上がりである。ということで、支部運営委託で助走をつけて、全国大会の委託に跳躍することを目指した。おかげで物品の購入、交通費の支払い、会議議事録の作成、ホームページの管理運用といった業務から、支部役員は解放された。
一方、全国大会の民間委託への道は平坦ではなかった。昨今、全国大会は回を重ねるほどに参加者数・発表件数は増え、２０１７年大会から３日制を４日制へ移行することになった。学会が活発なのは喜ばしいが、３日を４日にすれば運営労務は３割増しとなる。民間委託が正式に認められたのは、大会開催１年前、タイミングとしてはギリギリだった。
また、参加票の事前送付に対しても幾度も本部から難儀な質問を受けた。また、大会のエントリー時の入力項目として住所を必須にしなければならない。このために多少のウェブ仕様の変更がいるようだった。これもあれこれあったが、さいごは本部の協力もあって認められた。当初は「住所が間違って届かない場合がある」だの「送られた大会参加票を忘れる人がいる」だの批判があった。しかし、ふたを開けてみれば、そういうエラーは１０件もなかった。いまや事前送付は定着し、過去の名物、受付行列は忘れられたかのようである。２０１７年の全国大会でも著者は事務局長の任となったが、このときは会場で十分満足するまで講演を聞くことができた。本部・支部間で壮絶なやり取りや講演企画委員と調整も大変だったが、大会当日のゆとりは著者が望んだことだった。繰り返すが会員は研究や現業に集中すべきなのである。

４ 支部の法、細則以上の改革は決して無法にやったわけではない。しかし、旧支部規約に基づいた運用は難儀そのものだった。支部規約の最大の問題は旧第十五条「総会の開催、議決等は日本気、象学会定款に準じて行なう。
」であった。送り仮名が古い「行なう」であることはともかく、上位規定に準じて事を行うというのは複雑な法解釈のもととなる。また、「総会の開催、議決等」の「等」に何でも含めてしまう。しかも旧第四条に「本支部は日本気象学会の定款の範囲内で事業を行なう」とあわせて循環論法になっている。他にも運用上の矛盾は満載

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で、たとえば旧支部役員選挙規則第二条「（前略）支部会員名簿を会員に配布し周知を図るものとする」は個人情報保護法に抵触する恐れがあり、運用を停止していた。新規約はこれらあらゆる問題を払拭し、現行の支部運営と無矛盾なように改訂した。また、支部規約の改訂が困難であると左様のことが将来に起こることを憂慮し、改訂に必要な数を新１３
条「（前略）支部総会における決議は議決権の３分の１以上の出席と、出席支部会員の過半数によって行う。なお、支部総会へは電磁的な方法を含む書面による出席も可とする」とした。
本部においても「電磁的な方法による」意思決定などを進めている。この大前提として会員のメールアドレスを捕捉する必要がある。支部においてはメールアドレスの数年前に徹底調査を実施し９９％の捕捉を行った。当支部が他にさきがけて実施したことである。
これにより会員への周知などを支部会員メーリングリストにより行えるようになった。ただし、全国版の気象学会メーリングリストは発送信に制約があることから、支部独自にメーリングリストを作って運用している。

５ これからの支部会員へ
新しく役員になって先輩から「これまでこうしてきた」と言われたら、素直にそういうものだと前例にならうだろう。それは個人として合理的判断である。定員削減で業務が逼迫してくると余計にその合理は増す。しかし、「何か気が付いたことがあったら少しずつ変えよう」と、これからの支部会員には言いたい。矛盾が大きくなったとき、改革などと言って組織を激変させるのは反発や副作用も大きく、大抵その労力は個人の合理を超える。
さらによくないことは、改革者に依存した組織と化してしまいやすい。誰かが支部に責任をもって運営していくことはよいだろう。しかし、ワンマン経営の組織はその人が去ったあと、羅針盤を失い終焉を迎えがちである。本稿では過去に支部運営で問題となったことの概要と書いたので、ポイントは押さえたつもりである。今後、支部役員にはこのポイン
トを参考に、「労力は少なく、効果は大きく」で運営にあたってほしいと願っている。本稿が将来の支部役員に対し微力ながらでも貢献することがあれば幸い。

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