彩の国さいたま人づくり広域連合文書規程
平成１１年７月１日
訓令第４号
目次
第１章

総則（第１条～第８条）

第２章

文書の収受及び配布（第９条・第１０条）

第３章

文書の処理（第１１条～第２４条）

第４章

文書の施行（第２５条・第２６条）

第５章

文書の管理（第２７条～第３７条）

附則
第１章

総則

（趣旨）
第１条

この訓令は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて基本的な事項を定めるものとする。
（用語の定義）
第２条

この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(１) グループ 彩の国さいたま人づくり広域連合行政組織規則（平成１１年彩の国さいたま人づくり広域連合規則第１号。次号において「行政組織規則」という。）第２条に規定するグループをいう。

(２) マネージャー 行政組織規則第５条に規定するマネージャーをいう。
(３) 主務主幹 主務グループの当該文書に係る事案を所掌する主幹又はこれに相当する職にある者をいう。

(４) 主務主査 主務グループの当該文書に係る事案を所掌する主査又はこれに相当する職にある者をいう。

(５) 保管 主務グループの事務室内に収納しておくことをいう。
(６) 保存 主務グループの事務室以外の場所に保存しておくことをいう。
(７) 未完結文書 回覧によって完結する文書で回覧が終わらないもの、施行を要する文書で施行が終わらないもの及び施行を要しない文書で決裁が終わらないものをいう。

(８) 完結文書 回覧によって完結する文書で回覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。
（文書取扱いの原則）
- 1 -

第３条

文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速丁寧に取り扱い、常にその経過を明らかにしておかなければならない。
２

文書は、行政情報の公開に伴い、住民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

３

文書は、学術、文化等の調査研究のための資料として、将来役立つように適切に管理しておかなければならない。

４

文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。
（事務局長の職責）

第４条

事務局長は、文書事務の取扱いに関し必要な調査を行い、並びにその指導及び改善に努めるとともに、文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
第５条

削除（文書公開審査員）
第６条

グループに文書公開審査員を置く。

２

文書公開審査員は、当該グループの主幹相当職にある者をもって充てる。

３

文書公開審査員は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(１) 行政情報の公開に係る文書の公開又は非公開の審査に関すること。
(２) その他行政情報の公開に係る文書の取扱いについての指導に関すること。
（文書主任）
第７条
２

グループに文書主任を置く。

文書主任は、当該グループの主査の職又はこれに相当する職にある者のうち事務局長が指定する者をもって充てる。

３

文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(１) 文書事務の円滑な実施並びにその指導及び改善に関すること。
(２) 起案文書（第１３条ただし書で規定する起案文書を除く。）の審査（前条第２項第１号及び第２号に規定する審査を除く。）に関すること。

(３) 文書処理の進行管理に関すること。
（文書事務担当者）
第８条

次に掲げる事務について文書主任を補助させるため、文書事務担当者を置き、事務局長が指定する者をもってこれに充てる。

(１)
(２)
(３)
(４)

文書の収受、配布及び発送に関すること。
文書の整理並びに保管及び保存に関すること。
文書の編さん及び引継ぎに関すること。
ファイル基準表の作成に関すること。
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第２章

文書の収受及び配布（収受及び配布）第９条

グループに到着した文書の収受は、次に定めるところにより文書主任が行うものとする。

(１) 文書は、開封し、当該文書の余白に様式第１号の収受印を押すものとする。ただし、親展文書にあっては、開封しないで封筒の余白に収受印を押すものとする。

(２) 刊行物、ポスターその他これに類する文書は、前号の規定にかかわらず収受印の押印を省略することができる。

(３) 電報並びに書留郵便物及び郵便配達記録郵便物は、第１号の処理をした後、様式第２号の特殊郵便物収受簿に所要事項を記入するものとする。
（文書管理台帳への記入等）
第１０条

文書主任は、文書（親展文書を除く。）の収受等をしたときは、直ちに当該文書に係る事業を所掌する担当者に配布するものとする。
２

前項の規定により文書の配布を受けた担当者は、速やかに様式第３号の文書管理台帳に所要事項を記入するものとする。ただし、定例若しくは軽易な文書については、文書管理台帳への記入を省略することができる。

３

文書主任は、親展文書の収受等をしたときは、直ちに名宛人に配布するものとする。
第３章

文書の処理

（広域連合長等宛ての親展文書の処理）
第１１条

広域連合長、副広域連合長及び事務局長宛ての親展文書は、広域連合長、副広域連合長及び事務局長が自ら処理する場合を除き、企画・総務グループにおいて取り扱うものとする。
（回覧）
第１２条

起案を必要とせず、単に回覧によって完結する文書は、関係者に回覧するものとする。
２

起案に着手する前に回覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に回覧しなければならない。
（起案）

第１３条

起案は、様式第４号の起案用紙を用いて行うものとする。ただし、照会等で、当該文書の余白で処理できる起案については、当該文書を用いて行うことができる。
２

起案に当たっては、定例又は軽易なものを除き、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記載し、必要な書類を添付するものとする。
（文書の書式）第１４条

文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書きとする。

(１) 法令の規定等により縦書と定められているもの- 3 -(２) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞、弔辞その他これらに類するもの
２

文書の形式については、事務局長が別に定める。
（用字、用語及び文体）

第１５条

文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表（平成２２年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和６１年内閣告示第１号）及び送り仮名の付け方（昭和４８年内閣告示第２号）によるものとする。
２

文書の用語及び文体については、おおむね次の基準による。

(１) 専門用語は、なるべく用いず、易しい言葉を用いること。
(２) 外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。

(３)
(４)
(５)
(６)

古い言葉及び堅い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
曖昧な言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
普通文書にあっては高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。

(７) 文体は、条例、規則、議案、専決処分、告示、訓令及び契約に関する文書を除き、原則として「です、ます」体を用いること。

(８) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(９) 内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
３

名宛人に付ける敬称は、原則として「様」を用いる。
（文書記号等）

第１６条

通達及び指令に係る令達文書、争訟文書（裁決書及び決定書並びに訴状等の訴訟に関する書面を除く）並びに普通文書を起案する場合は、文書記号を文案に付すものとする。この場合において、文書記号の前に、通達に係るものにあっては通達を、指令に係るものにあっては指令を、また、親展文書にあっては文書記号等の前に親を付すものとする。
２

前項に規定する文書記号は「彩広域連合」とする。
（文書の発信者名等）

第１７条

文書の発信者名は、文書の性質又は内容により、広域連合名、広域連合長名、副広域連合長名、事務局長名を用いるものとする。ただし、法令等に定めのあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。
２

文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者のグループ名、職名、氏名、電話番号及び電子メールアドレスを記載するものとする。
（回議）

第１８条

起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければ- 4 -ならない。
２

起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。
（合議）

第１９条

起案の内容が他のグループの事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係があるマネージャー又は主幹に合議しなければならない。
２

合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、起案文書に係る事案を所掌するマネージャー又は主幹と協議して調整するものとし、調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。
（回議及び合議に当たっての注意すべき事項）

第２０条

起案文書の回議又は合議を受けた者は、当該起案文書の内容を十分に検討した上で、その所定の箇所に署名するとともに、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。
２

彩の国さいたま人づくり広域連合の委任及び決裁に関する規則（平成１１年彩の国さいたま人づくり広域連合規則第２号）の定めるところにより代決するときは当該起案文書の決裁箇所に代と記入して署名し、後閲を要するときは後閲と記入しておかなければならない。
（文書主任の文書審査）

第２１条

起案文書は、主務主査の回議を受けた後、定例又は軽易なものを除き、文書主任の審査を受けなければならない。
２

文書主任は、起案文書の審査に当たっては、第１３条から第１７条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。
（文書公開審査員の審査）

第２２条
２

起案文書は、文書公開審査員の審査を受けなければならない。

文書公開審査員は、別に定める審査の基準に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。
（決裁年月日の記入）

第２３条

起案者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。
（文書管理台帳等への記入等）
第２４条

起案者は、起案文書について決裁がされたときは、次に掲げるものに係る起案文書を除き、速やかに文書管理台帳に所要事項を記入しなければならない。

(１) 条例、規則、訓令及び告示(２) 第１３条ただし書に規定する文書で軽易なもの- 5 -２

起案者は、前項第１号の起案文書について決裁がされたときは、次に掲げる区分により所要事項を記入するものとする。

(１)
(２)
(３)
(４)

条例にあっては、様式第５号の条例公布件名簿規則にあっては、様式第６号の規則公布件名簿
訓令にあっては、様式第７号の訓令件名簿告示にあっては、様式第８号の告示件名簿
第４章

文書の施行

（公印の押印）第２５条

起案者は、発送する文書を当該決裁文書に添えて公印の管理者に回付し、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。
２

前項の規定にかかわらず、通達及び普通文書にあっては、公印の押印を省略することができる。
（発送）

第２６条

起案者は、文書を発送しようとするときは、必要に応じ封筒に入れ、又は包装し、あて先を明記し、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要するものについては、その旨明示するものとする。
２

起案者は、文書を発送した場合、速やかに発送年月日及び通数を文書管理台帳に記入するものとする。

３

通達、照会、回答、通知、報告及び依頼の文書で公印の押印を省略することができるものにあっては、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。
第５章

文書の管理

（文書の管理）第２７条

文書は、ファイリング・システムにより管理するものとする。

（ファイル基準表の作成）
第２８条

事務局長は、毎会計年度の当初に様式第９号のファイル基準表を作成しなければならない。
（保存年限）
第２９条

文書を次の表の左欄のとおり区分し、その保管又は保存する期間（以下「保存年限」という。）は次の表の右欄のとおりとする。
区分

保存年

第１

種

１１年以上

第２

種

１０年

第３種

５年

第４

種

３年- 6 -限

第２５種

１年

文書の保存年限は、別表に定める保存年限の基準に基づき事務局長が定めるものとする。
（保存年限の起算）

第３０条

前条第１項に規定する保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の１月１日とする。
（未完結文書の整理及び保管）
第３１条
２

未完結文書は懸案フォルダーに入れて整理し、保管するものとする。

前項の規定にかかわらず、未完結文書のうち懸案フォルダーに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。
（完結文書の区分）

第３２条

完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。
２

４月１日から５月３１日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前会計年度に区分しなければならない。

３

完結文書のうち、会計年度ごとに又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、第１項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。
（完結文書の保管）

第３３条

前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、各グループにおいて保管するものとする。

(１) 前会計年度及び前年の完結文書(２) 現会計年度及び現年の完結文書（完結文書の保存）
第３４条

前条に規定する完結文書以外の完結文書は、毎会計年度当初に、事務局長が指定する場所（以下「グループの文庫」という。）に収納し保存するものとする。
２

事務局長は、完結文書を保存しようとするときは、様式第１０号の文書保存（引継）台帳を作成しなければならない。

第３５条

前条第１項の規定によりグループの文庫において保存している完結文書のうち第１種の文書であって当該文書が完結文書となってから１０年を経過したものは、毎会計年度当初に、原則として企画・総務グループの文庫に収納し保存するものとする。
２

事務局長は、前項の規定により完結文書を保存しようとするときは、様式第１０号- 7 -の文書保存（引継）台帳を作成しなければならない。
（保存文書の借用）
第３６条

保存文書を借用しようとする職員は、当該グループの文書主任の指示に従わなければならない。
２

文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

３

文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ事務局長の承認を受けなければならない。
（文書の廃棄）第３７条

グループの文庫において保存している文書の保存年限が経過したときは、事務局長がその文書の廃棄を決定するものとする。
２

前２項の規定により廃棄を決定した文書は、他に不正な利用をされない方法により処分するものとする。
（委任）

第３８条

この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、事務局長が定める。
附則

この訓令は、平成１１年７月１日から施行する。
附則（平成１７年４月１日訓令第１号）

この訓令は、公布の日から施行する。
附則（平成１８年４月１日訓令第１号）

この訓令は、平成１８年４月１日から施行する。
附則（平成２２年１２月２０日訓令第３号）

この訓令は、平成２３年１月１日から施行する。
附則（平成２５年３月４日訓令第２号）

この訓令は、平成２５年４月１日から施行する。
附則（令和５年３月３０日訓令第１号）

この訓令は、令和５年４月１日から施行する。

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別表（第２９条関係）
第１種（１１年以上保存する文書）
１

条例、規則、その他の重要な規程類の制定、改廃に関する文書

２

歳入歳出予算及び決算書

３

広域連合議会に関する文書で特に重要なもの

４

行政委員会等委員の任免に関する文書

５

職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書

６

年金、退職手当、公務災害補償等の決定に関する文書で重要なもの

７

行政不服審査に関する文書で重要なもの

８

訴訟に関する文書で重要なもの

９

原簿、台帳、図面等で特に重要なもの

１０

調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの

１１

広域連合所有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書１２

広域連合の沿革となる文書で特に重要なもの

１３

広域連合の総合的な計画その他特に重要な事業の計画に関する文書

１４

財務関係書類で 11 年以上保存するものとして会計管理者が定めるもの

１５

前各号に掲げるもののほか１１年以上保存する必要があると認められる文書

第２種（１０年保存する文書）
１

告示及び公告に関する文書で重要なもの

２

国等の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの

３

広域連合の訓令、通達、指令のうち重要なもの

４

広域連合議会に関する文書で重要なもの

５

外国との連絡又は交渉に関する文書で重要なもの

６

決算を終わった工事の設計書等の文書で重要なもの

７

重要な事業の計画に関する文書

８

諮問、答申等に関する文書で重要なもの

９

契約書等で重要なもの

１０

前各号に掲げるもののほか、10 年間保存する必要があると認められる文書

第３種（５年保存する文書）
１

広域連合の訓令、通達、指令で第２種に属しないもの

２

通知、申請、届出、報告、進達等の文書で重要なもの

３

諮問、答申等に関する文書

４

非常勤、臨時職員の雇用等に関する文書
- 9 -

５

決算を終わった工事の設計書等の文書

６

監査に関する文書

７

財務関係書類で５年間保存するものとして会計管理者が定めるもの

８

前各号に掲げるもののほか、５年間保存する必要があると認められる文書

第４種（３年保存する文書）
１

勤務整理簿、旅行命令簿、年次休暇簿等

２

復命書

３

通知、申請、届出、報告、進達等の文書

４

請願、陳情等に関する文書

５

文書の収受及び発送に関する台帳

６

ファイル基準表７

情報公開に関する文書

８

財務関係書類で３年間保存するものとして会計管理者が定めるもの

９

前各号に掲げるもののほか、３年間保存する必要があると認められる文書

第５種（１年保管する文書）
１

通知、報告、照会、回答等の文書で軽易なもの

２

財務関係書類で１年間保存するものとして会計管理者が定めるもの

３

前各号に掲げるもののほか、１年間保管する必要があると認められる文書- 10 -

様式第１号

彩の国さいたま人づくり広域連合年月部

日収受名30mm

様式第２号（第９条関係）書 留 ・ 電 報 ・ 金 券 等 共 通 事 項
収受月日

受信人及び配布部名

差 出 人

受領印

書留・電報
金券等番 号

電報

金券

到着時刻

金 額件

等

備
名

考

様式第３号（第１０条関係）収受又は施行年月日

整理番号件

注 整理番号は、会計年度による一連番号とすること

名

分 類
記 号

発信者名

受信者名

発送月日
及び通数

施行に伴う関連処理事項

様式第４号（第１３条関係）起 案 平 成・
決 裁 平 成
・件

・・

施行予定
施
行平平成
成

・・・・

名

次のとおり

起案者

してよいか伺います。
します。

広域連合長

副広域連合長

電話番

文書公開
審 査 員

会計管理者

文書主任

事務局長

部長

主幹

主査

合議・審査

決裁後回覧
施行上の取 扱 い
公 開 ・非公開区分
１ 公 開
２ 部 分
非公開
３ 全 部
非公開

親 展
至 急
例 規
公印省略
外国便・書 留・速 達・内容証明）
非公開理由等理由
コ ー ド
非 公 開部分
解除年月

第 １ ガ イ ド
第 ２ ガ イ ド
個別フォルダー
機種名
文 書 名 等
保 存
１ 11年以上
４ ３年

郵 便（普 通・小 包・配達記録・配達証明・
直 接
ファクシミリ
電子メール
分類記号ﾃﾞｨｽｸ分類（

保２５管10年１年）

FD･HD

FD名

年
３６限
５年
随時廃棄

彩の国さいたま人づくり広域連合起案用紙

保管上の取扱い
１ 現年度扱い
２ 移替え等

合議

様式第５号（第２４条関係）
番号

件

名

注 整理番号は、暦年による一連番号とすること

公布年月日

施行年月日

備 考

様式第６号（第２４条関係）
番号

件

名

注 整理番号は、暦年による一連番号とすること

公布年月日

施行年月日

備 考

様式第７号（第２４条関係）
番号

件

名

注 整理番号は、暦年による一連番号とすること

担当

令 達 先

施行年月日

備 考

様式第８号（第２４条関係）
番号

件

名

注 整理番号は、暦年による一連番号とすること

告 示 期 間担 当

備 考

様式第９号（第２８条関係）

平成年度

ファイル基準表

№部

名

第１ガイド

第２ガイド

保管場所
分類(色)分類記号(色)分類記号記号

個別フォルダー

保存

定義・範囲

キャビネット キャビネット 移替 (管)
以外

年限

例示・説明

様式第１０号（第３４条関係）文書保存（引継）台帳

引
平成

第１ガイド

第２ガイド

継年
年月日

廃月日

平成

保
個別フォルダー又は簿冊の類名 （簿(色)分類記号(色)分類記号

存箱 保棄存冊） （簿年

保存年限部冊）

名

月日

月日

備

考

箱

置換番号 引継番号

文書完結年度年