INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (v. CLIENTI &FORNITORI)
ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento generale (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati(“GDPR”)
Soggetti Interessati: clienti e fornitori, anche potenziali (persone fisiche o, in caso di persone
giuridiche, relativi referenti aziendali)

Il presente documento espone le modalità e le finalità del trattamento dei Suoi dati personali postoin essere nell’ambito del Suo rapporto di clientela/fornitura con DORMAKABA ITALIA SRL,nonché ogni ulteriore informazione richiesta ai sensi di legge, ivi incluse le informazioni sui Suoi
diritti e sul loro relativo esercizio.
I Suoi dati personali saranno trattati da DORMAKABA ITALIA SRL, sede legale in Italia, via
tolmezzo, 15 Milano , titolare del trattamento (di seguito, anche il “Titolare” o “Azienda”), nelpieno rispetto delle disposizioni dettate dal Regolamento UE 2016/679 (di seguito, il “GDPR”), dalD. Lgs. N. 196/2003, come da ultimo modificato dal D. Lgs. N. 101/2018 (“Codice Privacy”) e dai
provvedimenti dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (di seguito,congiuntamente, la “Normativa Privacy”); tale trattamento sarà altresì improntato ai principi dicorrettezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
L’art. 4, n. 1 del GDPR prevede che per “Dato Personale” debba intendersi qualsiasi informazione
riguardante una persona fisica identificata o identificabile: l’Interessato.
L’art. 4, n. 1 del GDPR prevede che per “Categorie Particolari di Dati Personali” debba
intendersi qualsiasi informazione che riveli l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, leconvinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici
intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o
all’orientamento sessuale della persona.
“Trattamento” è qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuate con o senza l’ausilio
di processi automatizzati e applicate a Dati Personali o insiemi di Dati Personali, come la raccolta,
la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica,
l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi
altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione
o la distruzione (art. 4, n. 2 del GDPR).
Ai sensi degli artt. 12 e ss. del GDPR, con la presente Informativa, l’Interessato è messo aconoscenza delle opportune informazioni relative alle attività di Trattamento che sono svolte dalTitolare e ai Suoi diritti di Interessato.
1. Natura e categorie dei dati trattati
Per il perseguimento delle finalità meglio individuate alla successiva sezione 2 (“Finalità delTrattamento”), l’Azienda potrà trattare Suoi Dati Personali di “NATURA COMUNE”, tra cui
principalmente: dati identificativi e anagrafici (es. nome, cognome, documento di identità, luogo edata di nascita, domicilio, residenza), dati di contatto (es. numero di telefono, indirizzo e-mail, pec),
dati fiscali (es. codice fiscale), coordinate bancarie, dati inerenti mansioni, ruoli, incarichi etc.
1È escluso il trattamento delle Categorie Particolari di Dati Personali.
2.

Finalità del trattamento

Il Trattamento dei Suoi Dati Personali è finalizzato alla gestione del Suo rapporto contrattuale/precontrattuale con l’Azienda ed ai conseguenti adempimenti degli obblighi legali e fiscali, nonché
preordinato ad una efficace gestione dei rapporti finanziari e commerciali. Il trattamento potrà
inoltre essere finalizzato al perseguimento di ogni ulteriore legittimo interesse da parte del Titolaredel trattamento (es. per l’esercizio e/o difesa di un diritto in sede giudiziaria, amministrativa o nelle
procedure di arbitrato e di conciliazione; per garantire la sicurezza dell’accesso ai locali delTitolare, ecc.) e comunque all’adempimento di obblighi legali ai quali è soggetto il Titolare inparticolare in materia civilistica, fiscale e contabile, nonché per dare attuazione a disposizioni
impartite dall’amministrazione finanziaria ovvero da autorità o da organi di vigilanza a ciò
legittimati dalla legge.
3.

Base giuridica

Il trattamento dei Dati Personali, per le finalità di cui alla precedente sezione 2 (“Finalità delTrattamento”) non richiede il consenso dell’Interessato in quanto tale trattamento è necessario perdare esecuzione alle misure precontrattuali/rapporto contrattuale tra l’Azienda e Lei (ovvero ilCliente/Fornitore di DORMAKABA ITALIA SRL di cui Lei è referente) e consentire il reciproco
adempimento alle obbligazioni che ne discendono, nonché per consentire all’Aziendal’adempimento di obblighi di legge e/o il perseguimento del legittimo interesse dell’Azienda asvolgere la propria attività di impresa.
4.

Modalità del trattamento

In conformità a quanto sancito dall’art. 5 del GDPR, i Dati Personali oggetto di Trattamento sono:




trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’Interessato;
raccolti e registrati per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati intermini compatibili con tali finalità;adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono
trattati;esatti e se necessario, aggiornati;
trattati in maniera da garantire un adeguato livello di sicurezza;conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’Interessato per un periodo ditempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.

I Dati Personali saranno trattati dal Titolare con strumenti automatizzati, elettronici, informatici otelematici, e non automatizzati, su supporto cartaceo. Specifiche misure di sicurezza sono osservate
per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Non verranno impiegati processi decisionali automatizzati ex art. 22 del GDPR.
5.

Conferimento dei Dati Personali

In via generale, il conferimento dei Dati Personali è necessario ai fini della negoziazione,
instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale di clientela/fornitura con l’Azienda.
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L’eventuale rifiuto di fornire i Dati Personali, infatti, comporta l’oggettiva impossibilità per ilTitolare di dare esecuzione al rapporto negoziale e/o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti
previsti dalla legge e/o dal contratto.
6.

Periodo di conservazione dei dati personali

I Dati Personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi percui sono stati raccolti e sottoposti a Trattamento sulla base delle finalità esposte alla sezione 2(“Finalità del Trattamento”) del presente documento informativo. Come principio generale, dunque,i Dati Personali verranno conservati per il periodo di tempo necessario all’esecuzione del contratto.
Resta tuttavia inteso che, una volta che sia stato interrotto il rapporto contrattuale (o precontrattuale) con l’Azienda e, con esso, le relative finalità del Trattamento, il Titolare sarà
comunque obbligato e/o legittimato a conservare ulteriormente i Dati Personali, in tutto o in parte,
per determinate finalità, come espressamente richiesto da specifiche previsioni di contratto o per gli
adempimenti di legge, in particolare fiscale e tributaria, e per l’eventuale affermazione e/o difesa,
anche in sede giudiziaria, dei diritti dell’Azienda.
7.

Comunicazione dei Dati Personali

I Dati Personali saranno accessibili, nell’ambito delle rispettive funzioni, ai dipendenti ecollaboratori del Titolare debitamente designati per lo svolgimento di specifici compiti e/o funzioni
in qualità di autorizzati/incaricati, ai collaboratori esterni e ai fornitori di servizi per il Titolare,
designati come responsabili del trattamento, ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte,nella misura in cui ciò risulti strettamente necessario per il perseguimento delle finalità di cui alsezione 2 (“Finalità del Trattamento”) del presente documento informativo.
I dati raccolti ed elaborati potranno, pertanto, essere comunicati esclusivamente per le finalità sopra
specificate a:

Enti postali o altri spedizionieri per il recapito della corrispondenza;
Aziende di trasporto per la spedizione di merci;
Istituti bancari/finanziari per la gestione di Incassi e Pagamenti;
Consulenti aziendali e liberi professionisti, anche in associazione tra loro, che collaborano
con il Titolare (es. commercialisti, soggetti incaricati alla revisione del bilancio e consulenti
amministrativi, fiscali e contrattuali);Compagnie assicurative;
Enti pubblici in adempimento degli obblighi normativi.

L’elenco dei responsabili del trattamento designati dal Titolare è disponibile su richiesta
dell’Interessato.
8.

Diffusione dei Dati Personali

I Dati Personali dell’Interessato non sono soggetti a diffusione.

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9.

Trasferimento dei Dati Personali all’estero

I Suoi Dati Personali non saranno sottoposti a trasferimento al di fuori dell’Unione Europea SEE
e/o verso un Paese per il quale la Commissione Europea non abbia emesso un giudizio diadeguatezza del livello di protezione dei dati personali.
10.

Diritti dell’Interessato

In qualità di Interessati, le persone fisiche identificate o identificabili cui si riferiscono i dati trattati
potranno esercitare i diritti riconosciuti dalla Normativa Privacy e, in particolare:a. diritto di accesso, ossia il diritto di ottenere dall’Azienda la conferma che sia o meno incorso il trattamento dei dati e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (art. 15 GDPR) – Inparticolare, l’Interessato ha diritto di ottenere l’indicazione (i) dell’origine dei dati personali;(ii) delle finalità e modalità del trattamento; (iii) della logica applicata in caso di trattamentoeffettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; (iv) degli estremi identificativi del Titolare,
dei responsabili del trattamento (art. 4 n. 8) GDPR) e del responsabile della protezione dei
dati designato dal Titolare ai sensi dell’art.37 del GDPR (DPO o RPD)]; (v) dei soggetti odelle categorie di soggetti ai quali i Dati Personali possono essere comunicati o che possono
venirne a conoscenza in qualità di responsabili o di (eventuali) incaricati o (eventuale)rappresentante designato nel territorio dello Stato;
b. diritto di rettifica, ossia il diritto di ottenere la rettifica di dati inesatti e/o l’integrazione didati incompleti (art. 16 GDPR);c. diritto all’oblio, ossia il diritto di ottenere la cancellazione, trasformazione in forma
anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è
necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti osuccessivamente trattati dei Dati Personali in determinate circostanze previste dalla legge(art. 17 GDPR);
d. diritto a ricevere l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere b) e c) sono state portatea conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati
comunicati o diffusi, eccetto il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti
un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;e. diritto di limitazione di trattamento, ossia il diritto di opporsi al trattamento ovvero diottenere la limitazione del trattamento dei Dati Personali ai sensi di legge (art. 18 GDPR);
f. diritto ad essere informato delle rettifiche e cancellazioni e delle limitazioni deltrattamento dei Dati Personali (art. 19 GDPR)
g. diritto alla portabilità, ossia il diritto di ricevere i Dati Personali in un formato strutturato,
di uso comune e leggibile a livello informatico nonché il diritto di trasmettere i dati ad un
altro titolare del trattamento – tale diritto alla “portabilità” si applica solo ai Dati Personali
forniti dall’Interessato e può essere soggetto ad alcune restrizioni, così come previsto dalla
Normativa Privacy (art. 20 GDPR);h. diritto di opposizione, ossia il diritto di opporsi al trattamento dei dati qualora sussistano
motivi legittimi, anche con riferimento ai trattamenti di dati per finalità di marketing e
profilazione, se previsti (art. 21 GDPR);
i. diritto di revocare il consenso prestato, in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi laliceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (art. 7 GDPR);
j. diritto di presentare un reclamo presso il Garante per la protezione dei dati
personali (Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma RM – PEC: protocollo@pec.gpdp.it) in caso
di illecito trattamento (art. 77 GDPR)

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11. Violazione dei dati personali.
Il Titolare del trattamento è tenuto a:

notificare eventuali violazioni di sicurezza che comportino accidentalmente o in modo
illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai
dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati al Garante per la protezione dei dati
personali senza ingiustificato ritardo e, ove possibile entro 72 ore dal momento in cui ne èvenuto a conoscenza, a meno che sia improbabile che la medesima violazione costituisca unrischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Nel caso in cui non venga rispettato
questo limite temporale, la notifica di violazione dovrà essere corredata dei motivi delritardo. Per il contenuto minimo della notifica si faccia riferimento alle disposizioni dell’art.
33 del GDPR;
comunicare l’eventuale violazione dei dati all’Interessato senza ingiustificato ritardo qualoratale violazione costituisca un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, adeccezione dei casi previsti dall’art. 34 del GDPR.
12. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è DORMAKABA ITALIA SRL, con sede legale in Via Tolmezzo, 15
Milano -Italia, contattabile ai seguenti recapiti:– tel.: +39 02 49 48 42– fax: +39 02 49 48 42 31– E-mail: privacy.it@dormakaba.com– P.E.C.: dormakaba.sales@pec.it– servizio postale: DORMAKABA ITALIA SRL, via Tolmezzo 15, 20132 – Milano
13. Comunicazioni ed esercizio dei diritti dell’Interessato
Per esercitare i diritti di cui alla sezione 10 (“Diritti dell’Interessato”), Lei può inoltrare una
richiesta scritta, rivolta senza formalità, al Titolare inviando una comunicazione al seguente
indirizzo e-mail: privacy.it@dormakaba.com

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