マンション管理状況届出システム

システム操作マニュアル（管理組合向け）

マンション管理状況届出システム
システム操作マニュアル（管理組合向け）

発行年月：2020 年 4 月
版番号：1.0 版
発行者：東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課-1-マンション管理状況届出システム

システム操作マニュアル（管理組合向け）目次
はじめに .................................................................................................................... - 3 （1）

導入手続き及び動作環境について ...................................................................... - 3 -（2）

サービス概要 ............................................................................................... - 3 -1. ログイン・ログアウト・メニューに関する操作 ............................................................... - 5 1-1. ログインする ........................................................................................................ - 6 1-2. ログアウトする .....................................................................................................- 11 1-3. パスワードを再発行する ..........................................................................................- 12 1-4. パスワードを変更する.............................................................................................- 15 2. 届出に関する操作 ...................................................................................................- 17 2-1. 届出をする ........................................................................................................- 18 2-2. 変更届出をする ..................................................................................................- 21 2-3. 複数の届出で共通の内容を入力する ..........................................................................- 24 2-4. 届出の操作を一時的に中断・再開する ........................................................................- 25 3. 経過記録に関する操作 ..............................................................................................- 27 3-1. 経過記録を参照する（届出内容の確認） ...................................................................- 28 3-2. 経過記録を参照する（通知内容の確認） ...................................................................- 31 4. システム利用開始に関する操作 ..................................................................................- 35 4-1. 新規ユーザを登録する ...........................................................................................- 36 補足説明 ...................................................................................................................- 41 各通知書をブラウザ印刷する ...........................................................................................- 42 ヘルプ画面を開く・届出書様式をダウンロードする .....................................................................- 47 問い合わせ先 ............................................................................................................- 48 -東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課-2-マンション管理状況届出システム

システム操作マニュアル（管理組合向け）

はじめに
このマニュアルでは、マンション管理状況届出システムの操作方法を説明します。
このマニュアルは、管理組合のユーザを対象としています。

（1）導入手続き及び動作環境についてマンション管理届出システムの動作環境について説明します。
マンション管理届出システムを利用できる動作確認済みの OS と Web ブラウザを、次の表に示します。
その他の OS、Web ブラウザを使用した場合、正常に動作しない場合があります。
PCOS

スマートフォン

Windows 8.1

Android 10

Windows 10

iOS 13

macOS Sierra 10.12
macOS High Sierra 10.13
Web ブラウザ

Internet Explorer 11

Google Chrome

Microsoft Edge

Safari

Google Chrome
また、マンション管理状況届出システムを使用する前に、次の点を確認してください。
⚫

インターネットに接続できる環境であること⚫

Javascript、Cookie が使用できる状態であること。

（2）サービス概要
マンション管理状況届出システムでは、マンションの管理について次の操作ができます。
⚫

マンション管理状況に関する届出⚫

届出済みのマンション管理状況に関する変更届出⚫

マンションの過去の届出状況などの経過記録の参照⚫

システム利用開始に伴う新規ユーザの登録申請⚫

各通知書の印刷

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東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課-4-マンション管理状況届出システム

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1. ログイン・ログアウト・メニューに関する操作

この章では、ログイン・ログアウト・メニューに関する操作を説明します。マンション管理状況届出システムにログインし、各機能を使用するためのメニューの表示や、パスワードの変更ができます。また、パスワードを忘れた場合は、再発行できます。

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1-1. ログインする
1. Web ブラウザで、管理組合向けログイン画面を開きます。
次の URL からアクセスできます。
https://www.mansion-todokede.metro.tokyo.lg.jp
又は、「東京都マンションポータルサイト」からアクセスすることもできます。

2. 管理組合向けログイン画面で、「ログイン ID」と「パスワード」を入力します。

【注意】⚫

要届出マンションの管理組合には、令和 2 年 3 月に東京都からログイン ID とパスワードが記載された通知書を送付しています。

⚫

初回ログイン時のログイン ID やパスワードが不明な場合、東京都住宅政策本部住宅企画部マンション課までお問い合わせください。

⚫

任意で届出を行うマンションの管理組合の方など、ログイン ID やパスワードを発行されていない場合は、ユーザ登録が必要です。登録方法は、「4-1 新規ユーザを登録する」を参照してください。

【参考】
ログイン画面の「ユーザへのお知らせ」から、お知らせを確認できます。

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3. 「利用規約」をクリックします。

システム利用規約画面が表示されます。

4. 利用規約を確認します。

5. 「閉じる」ボタンをクリックします。

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システム操作マニュアル（管理組合向け）

6. 「利用規約を確認しました」のチェックボックスにチェックを入れます。

7. 「ログイン」ボタンをクリックします。

初めてログインした場合、パスワード再発行後に初めてログインする場合、及びパスワードの有効期限が切れている場合は、パスワード変更画面が表示されます。
それ以外のログインの場合は、メニュー（管理組合用）画面が表示されます。メニュー（管理組合用）画面からは、「2 届出に関する操作」、「3 経過記録に関する操作」に示す各種操作ができます。

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システム操作マニュアル（管理組合向け）

8. パスワード変更画面が表示された場合は、「ログイン情報」の次の項目を入力します。

現在のパスワード現在のパスワードを入力します。
新しいパスワード、新しいパスワード（確認）新しく設定したいパスワードを入力します。
メールアドレス、メールアドレス（確認）パスワード再発行通知メールを受信するためのメールアドレスを入力します。

9. 「変更」ボタンをクリックします。

パスワードが変更され、メニュー（管理組合用）画面が表示されます。
【注意】
ログインできない場合、次の原因が考えられます。原因ごとの対処方法に従って対処してください。
⚫

前回のログイン時に、ログアウトせずにブラウザを「×」ボタンで閉じた。
→一定時間が経過してから、再度ログインしてください。

⚫

パスワードの入力を間違え、一定回数ログインに失敗した。
→一定時間が経過してから、再度ログインしてください。

⚫

パスワードを忘れた。
→パスワードを再発行するか、システム管理者（東京都住宅政策本部住宅企画部マンション課・電話 03-53205004）に問い合わせてください。パスワードの再発行手順は、「1-3 パスワードを再発行する」を参照してください。

⚫

すでにログインしているユーザでログインしようとしている。
→同じユーザで二重ログインはできません。一度ログアウトした後に、再度ログインしてください。
東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課-9-

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メニュー（管理組合用）画面で確認及び操作できる項目を、次に示します。

届出状況
マンション管理情報の届出状況が表示されます。
お知らせ
ユーザへのお知らせが表示されます。
「届出」ボタンマンションの管理管理状況に関する届出ができます。
「変更届出」ボタン
届出が受理されたマンションの管理状況に関する届出内容について、内容を変更できます。
「経過記録」ボタン
登録した届出や、受理された届出の日付と帳票を確認できます。帳票は印刷できます。
「パスワード変更」ボタン
マンション管理状況届出システムにログインするためのパスワードを変更できます。
【注意】
ログインしたあと、一定時間操作しないとタイムアウトが発生します。タイムアウトした場合、入力中の内容は保存されません。
タイムアウト時間は 60 分です。（2020 年 4 月 1 日 システムの稼働開始時点）

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 10 -

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1-2. ログアウトする
1. ヘッダーの「ログアウト」ボタンをクリックします。

マンション管理状況届出システムからログアウトします。
【注意】
ブラウザの「×」ボタンでマンション管理状況届出システムを閉じると、しばらくの間ログインできないため、ご注意ください。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 11 -

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1-3. パスワードを再発行する
パスワードがわからない場合は、パスワードを再発行します。
【注意】⚫

パスワードを再発行すると、それまでのパスワードは使用できなくなります。

⚫

パスワードの再発行に使用するワンタイムパスワードには、有効期限があります。必ず有効期限内にパスワードの再発行手続きを完了してください。

⚫

初回ログインをしていない場合、マンション管理状況届出システムからはパスワードを再発行できません。システム管理者（東京都住宅政策本部住宅企画部マンション課・電話 03-5320-5004）に問い合わせてください。

1. 管理組合ログイン画面で、「パスワードが不明な方はこちら」のリンクをクリックします。

パスワード再発行画面が表示されます。

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2. 「ログイン ID」と「メールアドレス」を入力します。
メールアドレスは、次のどちらかのメールアドレスを入力してください。
届出登録をしていない場合
初回ログイン時に、パスワード変更画面で入力したメールアドレス
届出登録をしている場合
届出登録又は変更時に、連絡先情報に入力したメールアドレス

3. 枠内に表示されている文字・数字を入力してください。

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4. 「再発行」ボタンをクリックします。

指定したメールアドレスに、ワンタイムパスワードが記載されたパスワード再発行通知メールが送信されます。
【参考】パスワード再発行通知メールの送信後に、再度パスワードを再発行してパスワード再発行通知メールを受け取った場合、あとから届いたメールに記載されているワンタイムパスワードだけ使用できます。

5. パスワード再発行通知メールに記載されたワンタイムパスワードを利用して、管理組合ログイン画面からログインします。
以降は、「1-1 ログインする」と同様の手順になります。「1-1 ログインする」を参照してください。

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1-4. パスワードを変更する【参考】パスワードの変更は任意に実施することが可能です。

1. メニュー（管理組合用）画面で、「パスワード変更」ボタンをクリックします。

パスワード変更画面が表示されます。

2. 「ログイン情報」の次の項目を入力します。

現在のパスワード現在のパスワードを入力します。
新しいパスワード、新しいパスワード（確認）新しいパスワードを入力します。

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3. 「変更」ボタンをクリックします。

パスワードが変更され、メニュー（管理組合用）画面が表示されます。

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2. 届出に関する操作

この章では、マンションの管理状況の届出に関する操作を説明します。マンションの管理状況について届出したり、届出した内容を変更したりできます。また、入力中の届出内容を一時保存し、後から操作を再開することもできます。

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2-1. 届出をする
1. メニュー（管理組合用）画面で、「届出」ボタンをクリックします。

届出事項登録画面が表示されます。

2. 各項目を入力します。

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必要事項を入力及び当てはまる項目を選択してください。各項目の記入方法は、「管理状況届出制度のご案内」や「記入の手引き」を参照してください。
【注意】「必須」と表示されている項目は必ず入力してください。入力しなかった場合、登録時にエラーになります。

また、個人情報保護のため、連絡先情報の次の情報は、初期状態では未入力で表示されます。
⚫

郵便番号

⚫

電話番号

⚫

住所

⚫

氏名、氏名フリガナ⚫

メールアドレス【参考】⚫

団地型の管理組合など、複数棟のマンションで、同じ届出内容を複数回登録する必要があるときは、基となるマンションの届出内容を CSV ファイルに保存（エクスポート）しておき、別のマンションの届出時にコピー（インポート）することで、入力作業を軽減することができます。
詳細は、「2-3 複数の届出で共通の内容を入力する」を参照してください。

⚫

入力中の内容を一時保存して入力作業を中断し、改めて入力を再開することができます。
詳細は、「2-4 届出の操作を一時的に中断・再開する」を参照してください。

3. 「入力内容を確認しました」のチェックボックスにチェックを入れます。

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マンション管理状況届出システム

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4. 「登録」ボタンをクリックします。

メニュー（管理組合用）画面に戻ります。
別ウィンドウで、届出の帳票が表示されます。印刷方法の詳細については、「補足説明」の「各通知書をブラウザ印刷する」の手順 3 以降を参照してください。

【注意】
個人情報保護のため、連絡先情報の次の情報はマスキングされ、「＊」が表示されます。
⚫

郵便番号

⚫

電話番号

⚫

住所

⚫

氏名、氏名フリガナ⚫

メールアドレス

届出登録したマンション情報は、区市町村が内容を確認します。受理通知はメール又は郵送で通知されます。
【注意】
届出登録の受理時に、届出の内容の確認のため、区市町村より連絡する場合があります。
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2-2. 変更届出をする
1. メニュー（管理組合用）画面で、「変更届出」ボタンをクリックします。

届出事項登録画面が表示されます。各項目には、登録済みの届出情報が入力されています。

2. 各項目の入力内容を変更します。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 21 -

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システム操作マニュアル（管理組合向け）【注意】「必須」と表示されている項目は、空欄にしないでください。空欄の場合、登録時にエラーになります。

また、個人情報保護のため、連絡先情報の次の情報は、初期状態では未入力で表示されます。
⚫

郵便番号

⚫

電話番号

⚫

住所

⚫

氏名、氏名フリガナ⚫

メールアドレス【参考】⚫

団地型の管理組合など、複数棟のマンションで、同じ届出内容を複数回登録する必要があるときは、基となるマンションの届出内容を CSV ファイルに保存（エクスポート）しておき、別のマンションの届出時にコピー（インポート）しすることで、入力作業を軽減することができます。
詳細は、「2-3 複数の届出で共通の内容を入力する」を参照してください。

⚫

入力中の内容を一時保存して入力作業を中断し、改めて入力を再開することができます。
詳細は、「2-4 届出の操作を一時的に中断・再開する」を参照してください。

3. 「入力内容を確認しました」のチェックボックスにチェックを入れます。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 22 -マンション管理状況届出システム

システム操作マニュアル（管理組合向け）

4. 「登録」ボタンをクリックします。

メニュー（管理組合用）画面に戻ります。
別ウィンドウで、変更届出の帳票が表示されます。印刷方法の詳細については、「補足説明」の「各通知書をブラウザ印刷する」の手順 3 以降を参照してください。

【注意】
個人情報保護のため、連絡先情報の次の情報はマスキングされ、「＊」が表示されます。
⚫

郵便番号

⚫

電話番号

⚫

住所

⚫

氏名、氏名フリガナ⚫

メールアドレス

変更届出したマンション情報は、区市町村が内容を確認します。受理通知はメール又は郵送で通知されます。
【注意】
届出登録の受理時に、届出の内容の確認のため、区市町村より連絡する場合があります。
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2-3. 複数の届出で共通の内容を入力する
団地型の管理組合など、複数棟のマンションで、同じ届出内容を複数回登録する必要があるときは、基となるマンションの届出内容を CSV ファイルに保存（エクスポート）しておき、別のマンションの届出時にコピー（インポート）しすることで、入力作業を軽減することができます。

1. 基となるマンションの届出又は変更届出時に、次の手順で届出内容をエクスポートします。
a. 届出事項登録画面で届出事項を入力します。
届出又は変更届出の操作については、「2-1 届出をする」、「2-2 変更届出をする」を参照ください。
b. 「エクスポート」ボタンをクリックし、任意の場所に保存します。

入力・変更した届出事項の内容が CSV ファイルとして保存されます。
その後、「2-1 届出をする」、「2-2 変更届出をする」の手順に従い、当該マンションの届出又は変更届出を完了させます。
保存した CSV ファイルは、同様の届出内容の別のマンションの届出又は変更届出で利用可能となります。

2. 別のマンションの届出又は変更届出時、エクスポート済みの CSV ファイルと同じ届出内容の場合には、次の手順で CSV ファイルをインポートします。
a. 「参照」ボタンをクリックして、インポートする CSV ファイルを選択します。
b. 「インポート」ボタンをクリックします。

選択した CSV ファイルの内容が入力項目に設定されます。
必要に応じて、当該マンションに関連する項目（マンションの名称、住所、個数、階数など）を変更してください。
その後、「2-1 届出をする」、「2-2 変更届出をする」の手順に従い、当該マンションの届出又は変更届出を完了させます。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 24 -マンション管理状況届出システム

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2-4. 届出の操作を一時的に中断・再開する
届出・届出変更時に入力中の内容を一時保存して入力作業を中断し、改めて入力を再開することができます。

1. 届出事項登録画面で「一時保存」ボタンをクリックし、入力内容を一時保存して届出・届出変更の操作を中断します。

それまでの入力内容が一時的に保存されます。
ログアウトしても保存された状態になりますので、適宜ログアウトし、届出の操作を中断します。
【注意】
一時保存した入力内容は、届出を登録すると削除されます。

2. マンション管理状況届出システムにログインし、届出の操作を再開します。
3. 届出事項登録画面で「復元」ボタンをクリックし、一時保存された入力内容を復元します。

各項目に一時保存された入力内容が表示されるので、一時保存した状態から届出の操作を再開できます。
【注意】⚫

一時保存した入力内容がない場合、「復元」ボタンはクリックできません。

⚫

各項目を入力したあと、一時保存した入力内容を復元すると、入力した内容が一時保存した内容で上書きされます。

⚫

一時保存した内容を復元したあと、メニュー（管理組合用）画面に戻ってから届出事項登録画面を再度表示した
場合、復元した内容は表示されません。

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3. 経過記録に関する操作

この章では、マンション管理状況の経過記録に関する操作を説明します。マンション管理状況の過去の届出履歴を、時系列で参照できます。また、各種通知や帳票を表示できます。

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3-1. 経過記録を参照する（届出内容の確認）
1. メニュー（管理組合用）画面で、「経過記録」ボタンをクリックします。

経過記録詳細画面が表示されます。

2. 確認したい届出の行で、「帳票表示」ボタンをクリックします。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 28 -

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システム操作マニュアル（管理組合向け）

別ウィンドウで帳票が表示されます。
【注意】
届出及び変更届出の受理時に、内容の誤りなどを区市町村が修正した場合、内容が修正された帳票が表示されます。

経過記録詳細画面からは、次の届出の帳票を確認できます。
届出（新規届出）

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 29 -

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変更届出

【注意】
個人情報保護のため、連絡先情報の次の情報はマスキングされ、「＊」が表示されます。
⚫

郵便番号

⚫

電話番号

⚫

住所

⚫

氏名、氏名フリガナ⚫

メールアドレス

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 30 -

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3-2. 経過記録を参照する（通知内容の確認）
1. メニュー（管理組合用）画面で、「経過記録」ボタンをクリックします。

経過記録詳細画面が表示されます。

2. 確認したい通知の行で、「帳票表示」ボタンをクリックします。

帳票が表示されます。
経過記録詳細画面からは、次の通知の帳票を確認できます。
東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 31 -

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届出受理通知書マンション管理状況（変更等）届出書が受理されたことを通知する帳票です。

調査実施通知書マンション管理状況の調査を実施することを通知する帳票です。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 32 -

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助言内容通知書マンション管理状況に対する助言を通知する帳票です。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 33 -

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東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 34 -

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4. システム利用開始に関する操作

この章では、東京におけるマンションの適正な管理の促進に関する条例第 15 条第３項に基づく届出（管理状況に関する事項を知事に届け出るよう求められたマンションによる届出）又は同条第４項に基づく届出（要届出マンション及び同条第３項による届出を要するマンション以外のマンションによる届出）など、管理組合のユーザ IDが発行されていない場合に、マンション管理状況届出システムの新規ユーザの登録申請を行う操作について説明します。マンション管理状況届出システムを利用する管理組合のユーザを新規に登録できます。なお、管理組合ユーザ ID は重複発行できませんので、紛失した等の場合には、システム管理者（東京都住宅政策本部マンション課・電話 03-5320-5004）までお問合せください。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 35 -マンション管理状況届出システム

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4-1. 新規ユーザを登録する
1. 管理組合ログイン画面で、「新規ユーザ登録」ボタンをクリックします。

新規ユーザ登録画面が表示されます。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 36 -

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2. 各項目を入力します。

入力する項目は次のとおりです。
⚫ マンション基本情報⚫ 連絡先⚫ ログイン情報【注意】⚫

「住所 2」の項目は、すべて全角文字で入力してください。

⚫

「必須」と表示されている項目は必ず入力してください。入力しなかった場合、登録時にエラーになります。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 37 -

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3. 「利用規約」をクリックします。

4. 利用規約を確認します。

5. 「閉じる」ボタンをクリックします。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 38 -

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6. 「入力内容と利用規約を確認しました」のチェックボックスにチェックを入れます。

7. 「登録」ボタンをクリックします。

新規ユーザが登録され、管理組合ログイン画面に戻ります。
登録したユーザ情報は、審査後に審査結果がメールで通知されます。なお、審査には時間がかかる場合があります。
登録が承認された場合、新規ユーザの初回ログイン時は、次のログイン ID とパスワードでログインします。
⚫

ログイン ID：審査結果通知メールに記載されている ID⚫

パスワード：新規ユーザ登録時に入力した仮パスワード

新規ユーザ登録の審査は、システム管理者（東京都住宅政策本部住宅企画部マンション課・電話 03-53205004）で行います。新規ユーザ登録に関するお問合せは、システム管理者（東京都住宅政策本部住宅企画部マンション課・電話 03-5320-5004）にお願いいたします。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 39 -

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補足説明

この章では、マンション管理状況届出システムを利用するための、補足の情報を記載しています。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 41 -

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各通知書をブラウザ印刷する
1. メニュー（管理組合用）画面で、「経過記録」ボタンをクリックします。

経過記録詳細画面が表示されます。

2. 印刷したい帳票の行で、「帳票表示」ボタンをクリックします。

帳票が表示されます。

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3. 右クリックから「印刷プレビュー」をクリックします。

印刷プレビュー画面が表示されます。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 43 -

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4. 「ヘッダーとフッターの表示又は非表示」のアイコンをクリックし、ヘッダーとフッターを非表示にします。

ヘッダーとフッターが非表示になります。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 44 -

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5. 設定を変更する場合は、歯車のアイコンをクリックします。

ページ設定画面が表示されます。

6. 各設定を変更し、「OK」ボタンをクリックします。

印刷プレビュー画面に戻ります。

東京都 住宅政策本部 住宅企画部 マンション課- 45 -

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7. プリンターのアイコンをクリックします。

印刷画面が表示されます。

8. 「印刷」ボタンをクリックします。

帳票が印刷されます。

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ヘルプ画面を開く・届出書様式をダウンロードする
各画面のヘッダーから「ヘルプ」ボタンをクリックすると、画面左側にヘルプ画面が表示されます。

ヘルプ画面からは、次のことができます。
⚫

ヘルプを確認する。

⚫

届出書様式をダウンロードする。

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問い合わせ先東京におけるマンションの適正な管理の促進に関する条例・マンション管理状況届出システムに関する問い合わせ
東京都住宅政策本部住宅企画部マンション課
東京都新宿区西新宿二丁目 8 番 1 号 東京都庁第二本庁舎 13 階中央
電話：03-5320-5004
メール：mansion-todokede@section.metro.tokyo.jp
受付時間：午前 9 時から午後 5 時まで（土曜日、日曜日、祝日及び年末年始を除く）

届出書の記載方法など、管理状況届出制度に関すること
その他マンション管理に関する相談等
分譲マンション総合相談窓口
公益財団法人 東京都防災・建築まちづくりセンター
東京都新宿区西新宿七丁目 7 番 30 号 小田急西新宿 O-PLACE 2 階
電話：03-6427-4900
メール：mansion-soudan@tokyo-machidukuri.jp
受付時間：午前 9 時から午後 5 時まで（土曜日、日曜日、祝日及び年末年始を除く）
ただし、毎週水曜日は午後 7 時まで、毎月第一土曜日と第三日曜日は午前 9 時から午後 5 時までそれぞれ開設届出の提出に関すること
マンション所在の区市町村の担当部署にご連絡ください。
担当部署・連絡先の最新の情報は「東京都マンションポータルサイト」をご覧ください。

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