IMPLEMENTATION OF THE
COUNCIL OF EUROPE CONVENTION
ON ACCESS TO OFFICIAL DOCUMENTS(CETS No.205 - TROMSØ CONVENTION)MISE EN ŒUVRE DE LA
CONVENTION DU CONSEIL DE L’EUROPE
SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS PUBLICS(STCE N° 205 - CONVENTION DE TROMSØ)BASELINE
EVALUATION REPORTRAPPORT D’ÉVALUATIONDE RÉFÉRENCEICELANDISLANDEBaseline Evaluation Report on theimplementation of the Council of Europe
Convention on access to official documents(CETS No. 205 –Tromsø Convention)
ICELAND-------------

Rapport d’évaluation de référence sur la mise enœuvre de la Convention du Conseil de l’Europe
sur l’accès aux documents publics (STCE n° 205– Convention de Tromsø)
ISLANDEAll requests concerning the reproduction
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Human Rights Intergovernmental Co-operation
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Layout: SPDP, Council of Europe© Council of Europe, 16 July 2024
Printed at the Council of Europe

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Générale Droits humains et État de droit(F 67075 Strasbourg Cedex).
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Coopération intergouvernementale en matière dedroits humains.
Mise en page : SPDP, Conseil de l’Europe© Conseil de l’Europe, 16 juillet 2024
Imprimé dans les ateliers du Conseil de l’Europe

2

TABLE OF CONTENTS
I.

Introduction ............................................................................... 5

II.

Article 1 – General Provisions ................................................... 6

III. Article 2 – Right of access to official documents ..................... 10
IV. Article 3 – Possible limitations to access to official
documents .............................................................................. 11
V.

Article 4 – Requests for access to official documents ............. 13

VI. Article 5 – Processing of requests for access to official
documents .............................................................................. 13VII. Article 6 – Forms of access to official documents .................. 16
VIII. Article 7 – Charges for access to official documents .............. 16
IX. Article 8 – Review procedure .................................................. 17
X.

Article 9 – Complementary measures ..................................... 19

XI. Article 10 – Documents made public at the initiative of
the public authorities ............................................................... 21
XII. Conclusions and recommendations… ……………… ………21

3

TABLE DES MATIÈRES

I.

Introduction ................................................................................ 24

II.

Article 1 - Dispositions générales ............................................... 25

III. Article 2 - Droit d'accès aux documents publics .......................... 29
IV. Article 3 - Limitations éventuelles de l'accès aux documents
publics ........................................................................................ 30
V. Article 4 - Demandes d'accès aux documents publics.................. 32
VI. Article 5 - Traitement des demandes d'accès aux
documents publics ..................................................................... 33
VII. Article 6 - Formes d'accès aux documents publics ..................... 35
VIII. Article 7 - Frais d'accès aux documents publics ......................... 36
IX. Article 8 - Procédure de révision ................................................. 36
X. Article 9 - Mesures complémentaires .......................................... 38
XI. Article 10 - Documents rendus publics à l'initiative desautorités publiques ..................................................................... 40
XII. Conclusions et recommandations ............................................... 41

4

(English version)

I.

Introduction

1.
The Council of Europe Convention on Access to Official Documents(CETS No.205, hereinafter “the Convention”) entered into force on 1
December 2020. It is the first binding international legal instrument torecognise a general right of access to official documents held by publicauthorities.
2.
The Convention lays down minimum obligations for its Parties on thescope of the right to access official documents upon request, the balancing
exercise between the protection of the public interest in transparency andthe protection of other legitimate rights and interests, the procedures forhandling a request for access and the review of decisions. It also sets out
other measures to ensure the transparency of public authorities’ activities
such as those relating to the management of documents and publication of
official documents at the authorities’ own initiatives.
3.
An important added value of the Convention is its monitoringmechanism which consists of the Council of Europe Access Info Group (“theAIG”) and the Consultation of the Parties. The AIG is composed of aminimum 10 and a maximum of 15 independent and impartial experts
appointed on the basis of their recognised expertise in the field of access to
official documents. On 31 March 2022, the Consultation of Parties elected 10
members for a period of four years, renewable once. The AIG’s task is tomonitor the implementation of the Convention by the Parties, notably
reporting on the adequacy of the measures in law and practice taken by theParties to give effect to the provisions set out in the Convention.
4.
This report is part of the baseline evaluation carried out by the AIG
on the basis of the report submitted by Iceland pursuant to Article 14,
paragraph 1, of the Convention. As a first step, the Party responded to adetailed questionnaire prepared by the Secretariat pending the election of
the members of the AIG. The questionnaire was later endorsed by the AIG.
Some aspects of the information provided were clarified by the Party
following a request for additional information by the AIG. Another source of
information for the work of the AIG is civil society. Therefore, it maintained
contacts with two international non-governmental organisations, namely
Access Info Europe and Article 19, and received comments from the first on
the information that the Party had provided. In the spirit of dialogue with theParties to the Convention, the AIG requested comments from Iceland in theelaboration of the present report which were considered before its adoption.
This report will be published together with any further comments received by
the Party after its adoption.

5

5.
The baseline evaluation focuses on the legislative act whose main
objective is to regulate the right to access official documents, that is theInformation Act. Other specialised legislation, such as that on archives orlegislation which may contain provisions that regulate access to specifictypes of information, for example, information containing personal data,
information of relevance to national or public security, information belonging
to the banking sector, is not analysed in the present baseline evaluation.
Such analysis would have required more complete information by the Party
and an in-depth examination of numerous other laws which was not feasible
in the current evaluation round carried out by the AIG covering 11 Parties to
the Convention. The AIG, therefore, plans to evaluate the implementation of
the Convention by its Parties in specific sectors in its subsequent evaluation
rounds in accordance with its Rules of Procedure. Having considered thedifferent approaches taken by the Parties, the AIG will adopt its position on
the concept of “drawn up” provided for in Article 1, paragraph 2, of theConvention after its baseline evaluation.
6.
This report is intended to assist the Party in its efforts to ensurecompliance with the Convention.

II. Article 1 – General Provisions
The meaning of public authorities
7.
The Information Act applies to government activities at national,
regional and local level (Article 2§1). This is in line with Article 1,
paragraph 2, sub-paragraph a, i, 1, of the Convention.
8.
Legislative bodies fall within the scope of the Information Act asregards their administrative functions (Article 2§4). The Act does not apply
to Parliamentary Ombudsman, the National Audit Office and special
investigative committees. The rules issued by the Parliament on the right ofaccess to documents determine which activities are considered asadministrative functions. The Information Act applies to courts and the
judiciary as regards their administrative functions (Article 2§5). It does not
apply to property registrations, enforcement proceedings, the arrest of
property, attachments, injunctions, forced sale, payment moratoria,
compositions, liquidations, estate settlements or other administrative
settlements, nor to investigations or prosecutions in criminal cases (Article
4) which could be considered as non-administrative functions. These
activities are carried out by District Commissioners, with the exception of
investigations and prosecutions in criminal cases, which are carried out by
the police and prosecutors. Legislation which specifically regulates some ofthese activities, for example that on property registrations, bankruptcy, or
criminal proceedings, have specific rules on access to information. These
provisions of the Information Act are in line with Article 1, paragraph 2, sub-6

paragraph a, i, 2, of the Convention.
9.
The Information Act applies to private sector entities, whether
publicly owned or not, where they have been assigned to take decisions
based on administrative authority or perform services that by law are to be
performed by a government authority or which are considered an element ofa government authority’s official role. Such assignment may be madethrough legislation, or a decision or agreement based on a statutory
authorisation (Article 3). The Party reports that the Information Act applies toany natural person who exercises administrative authority or acts as an
employee of a legal person that exercises administrative authority.1 These
provisions are in line with Article 1, paragraph 2, sub-paragraph a, i, 3, of theConvention.
10.
A legal entity which is at least 51 % publicly owned is also subject tothe Information Act, except in certain circumstances when the entity is listedor has applied to be listed in the stock exchange or operates entirely in acompetitive market. Such exemptions are made by the Prime Minister,
published in a list of exempted legal entities, and reviewed every three years(Article 2§§2,3)). This is in line with the optional provisions of Article 1,
paragraph 2, sub-paragraph a, ii, 3 of the Convention.
The meaning of official documents
11.
The right of access to information upon request applies to all kinds ofavailable material on any specific matter, including written documents,
letters, memos, minutes, pictures, drawings, films, audio files, video
recordings, material stored in various computerised forms, copies ofcorrespondence sent by a public authority (if this correspondence may be
expected to have reached the recipient), diary entries concerning material
relating to the matter, and lists of case materials (Article 5§§1,2, explanatory
report of the Act).
12.
There is no specific provision in the Information Act that defines themeaning of official documents. The Party reports that the notion of material
available on any specific matter, as used in Article 5§1 of the Act (Public rightof access to material), refers to “any information that is held by a publicauthority and that can be connected to a matter brought up or formed by thegovernment.” According to the Party, in practice, this implies any type of data,
whether written or in any other form, that contains information and that has
been created, received or maintained during activities carried out by a publicauthority. The latter is not obliged to create new data.2
13.
Material written or prepared by government authorities or the legal
entities in the framework of preparing a decision on or a resolution of a matter
1
2

AIG/Inf(2023)18REV
AIG/Inf(2023)18REV

7

are considered as working documents for their own use. These include
material transmitted between governmental authorities when one authority
performs a secretarial task for another authority, and material prepared bycommittees set up by a governmental authority or sent by them to othergovernmental authorities whose members sit in the committees. The right ofaccess applies to working documents when they are given to another partyor when they include a final decision on the handling of a matter, informationthat a government authority is obligated to file, information on a case which
does not appear elsewhere, and information on administrative practice in aparticular field (Article 6§5 and Article 8 of the Information Act). The Party
has explained that when a public authority refuses a request for access tothem, it is under an obligation to take a position on whether access should
be granted to a greater degree than that required by the law (Article 11§2).3
14.
The AIG notes that the exclusion of working documents from thescope of the right of access may make a wide range of documents
inaccessible. The AIG recalls that it will adopt a final position on the conceptof “drawn up” provided for in Article 1, paragraph 2, of the Convention after
completion of its baseline evaluation round.
15.
The right of access does not apply to the totality of the content
included in databases or registries.4 However, the Party has explained thatspecific content of databases and registries can be considered as official
documents by a public authority insofar as that content is based on
information received, created or handled by that public authority. The
explanatory note to the Information Act, states that this is because the publicauthority receiving a request for information has not received the information
contained therein during the processing of a case or a matter at hand but
only has access to a database that does not belong to them. In this case theinformation stored in databases and registries is generally considered as notavailable in the meaning of the law.5 The Information Committee (see also
paragraph 44 of the present report) has emphasised that the public has theright to access information stored in databases; if an authority has access to
information stored in a database that belongs to another authority such
request should be transferred to the competent authority according to Article
7 of the Administrative Procedures Act (see also paragraph 34 to the present
report).6 The obligation of public authorities to work towards making suchdatabases and registries electronically accessible (Article 13(2)) does notconfer a right to access databases. The Party reports that around 117
databases are accessible on a special website.
16.
The AIG notes that according to Article 1, paragraph 2, subparagraph b, of the Convention information recorded in any form, drawn up
or received and held by a public authority is considered as an official
3

Ibid.
AIG/Inf(2022)11, pg. 3-4.
5
AIG/Inf(2023)18REV
6
AIG/Inf(2024)04
4

8

document. The Parties to the Convention must have a margin of appreciationin deciding how the notion of official documents should apply to information
stored electronically in databases. In some Parties to the Convention accesswill be given to specific information as specified by the applicant if thisinformation is easily retrievable by existing means (see Explanatory Reportto the Convention, §12). The AIG accepts the exclusion in respect of accessto the totality of information contained in a database from the notion of official
documents. If specific information is accessible and capable of being
extracted by a public authority in order to be made accessible to an applicant,then it should be considered as received by and in the possession of thatpublic authority. If the latter is not authorised to process a request for accessto such information because it has not created it, the public authority should
then transfer such request to the competent public authority pursuant to
Article 5, paragraph 2, of the Convention, rather than exempting theinformation altogether from the scope of the right to access information.
Taking into account the practice on this matter based on the rulings of theInformation Committee as reported by the Party, the AIG considers that thenotion of official documents as regards databases is in line with Article 1,
paragraph 2, sub-paragraph b, of the Convention.
17.
Information which is to be kept confidential according to aninternational agreement to which Iceland is a Party (Article 4§2) is exempt
from the scope of application of the Information Act. The AIG notes that a
Party to the Convention may be required to respect confidentiality clauses
contained in other international treaties.7 However, such a requirement canbe addressed by means of limiting access to the relevant information,
pursuant to Article 3, paragraph 1, sub-paragraph a, of the Convention,rather than by enacting a blanket exemption of international agreements
containing a confidentiality clause from the scope of application of its accessto information legislation. Therefore, the AIG considers that Article 4§2 of theInformation Act is not in line with the requirements of Article 1, paragraph 2,
sub-paragraph b, of the Convention. It recommends that the Party considers
regulating legitimate public interests in preserving the confidentiality of
information related to international relations in accordance with Article 3,
paragraph 1, sub-paragraph a, of the Convention.

7

AIG/Inf(2023)18REV

9

III. Article 2 – Right of access to official
documents
18.
Although not explicitly stated in the Information Act the right of accessis guaranteed to everyone regardless of their nationality. There is no explicit
reference to the principle of non-discrimination in the Information Act asregards the exercise and enjoyment of the right to access official documents.
However, the Party has explained that the general principle of equality andnon-discrimination laid down in the Administrative Procedures Act isapplicable to the right of access to official documents.8
19.
Article 15§4(2) of the Information Act allows for refusal of access in
exceptional cases where there are strong indications that the request ispresented for an illegitimate purpose. The Party has explained that according
to the Information Act’s explanatory notes, the public authority should havesolid information when deciding that the reason for the request is to haveillegitimate influence on those who fall under the scope of the Act or to use
the information in an illegal manner. The Information Committee has notconfirmed a decision denying access to documents based on this limitationand its potential for denial of access has had little relevance in practice (seealso paragraph 29 of the present report). 920.
The AIG notes that Article 2, paragraph 1, of the Convention
guarantees the right of access to everyone irrespective of their motives andintentions (see also the Explanatory Report to the Convention, §17). The AIG
has not been provided with convincing information as to how official
documents to which access is granted under the Information Act can be usedin an illegal manner. Where the conditions of the Act for granting access to
the requested official documents are fulfilled, the purpose for which those
documents will be used by the applicant is irrelevant. Therefore, the AIG
considers that 15§4(2) of the Information Act limits the scope of the right ofaccess to official documents to those applicants whose purpose for seeking
access to official documents is considered as legitimate, which is not
permissible under Article 2, paragraph 1, of the Convention. In view of thisand the fact that this provision has little relevance in practice, it recommends
that the Party considers its removal.

8
9

AIG/Inf(2024)04
AIG/Inf(2023)18REV

10

IV. Article 3 – Possible limitations to accessto official documents
21.
The Information Act lays down several exemptions to the right ofaccess to official documents, which are phrased in different ways in various
provisions. These relate to information exempted from the right of access(Articles 6 and 7), information to which access is prohibited(Article 9) and information to which access may possibly be restricted (Article10). Explanations as to the limitations’ necessity in a democratic society andproportionality to the legitimate aims are provided in the explanatory reportof the Act.
22.
The exemptions provided for in Article 6 (relating to government’s
meetings’ minutes, ministerial meetings’ memoranda and preparatory
material for such meetings, material of local authorities concerning theirnegotiations with the State regarding financial matters, etc.) correspond to
the legitimate aims laid down in Article 3, paragraph 1, sub-paragraphs f, i,k, of the Convention. As a rule, access to most of such information is granted
after eight years of its coming into being (Article 12§1).
23.
The exemption provided for in Article 7 (information concerning
various aspects of the employment relationship of the staff of publicauthorities) corresponds to the legitimate aim of limitations laid down in
Article 3, paragraph 1, sub-paragraph f, of the Convention.
24.
The exemption provided for in Article 9 (information concerning an
individual’s private or financial affairs or information concerning financial orcommercial interests of business or legal entities) corresponds to thelegitimate aims for limitations under Article 3, paragraph 1, sub-paragraphs f
and g, of the Convention.
25.

The public interests protected by:-

Article 10§1, §2 of the Information Act correspond to the legitimate
aims provided for by Article 3, paragraph 1, sub-paragraph a, of
the Convention;-

Article 10§3 correspond to the legitimate aims provided for by
Article 3, paragraph 1, sub-paragraph h, of the Convention;-

Article 10§4 correspond to the legitimate aims provided for by
Article 3, paragraph 1, sub-paragraph g, of the Convention;-

Article 10§6 correspond to the legitimate aims provided for by
Article 3, paragraph 1, sub-paragraph j, of the Convention.

11

26.
Article 10§5 of the Information Act is formulated in very broad terms.
It covers information on “planned arrangements or examinations under publicauspices, if these arrangements or examinations would lose their meaningor not achieve their intended results upon becoming common knowledge.”
The Party has submitted that this concerns financial arrangements, such as
foreign exchange, tax, customs and other public revenue measures andmeasures designed to ensure safety and that this would be consistent with
Article 3, paragraph 1, sub-paragraphs c, d and e, of the Convention. Anothertype of information concerned by this provision is that on questions asked in
exams in schools or universities, access to which should be granted
according to domestic practice if an exam has been completed and if it is notplanned to submit the same exam again in an unchanged or almost
unchanged form. Another example concerns documents on proposals of aplan to remove capital controls; access to such documents was restricted bya ministry on the ground that disclosure could affect the process and its
outcomes.
27.
The Information Act does not include provisions on the overriding
public interest test required under Article 3, paragraph 2, of the Convention.
Article 11 of the Act requires public authorities, in cases when information is
exempt from the right of access under Article 6 (with the exception of
government’s meetings’ minutes, ministerial meetings memoranda andpreparatory material for such meetings) and under Article 10, to take aposition on whether to grant access to official documents to a greater degree
than that required. This provision seems merely discretionary to the extent
that it does not require public authorities to decide on granting access after
having evaluated the public or private interest protected by the
exemption/restriction and the public interest in disclosing the official
document.10 The AIG, therefore, considers that the overriding public interest
principle enshrined in Article 3, paragraph 2, of the Convention is not fully
incorporated into Information Act. It recommends that Iceland examines theopportunity of ensuring full compatibility of the Act with these principles.
28.
As a general rule, limitations on access to documents which are laid
down by the Act cease to exist once 30 years have passed since such
documents were created (Article 4). After this time, access shall be subject
to the Act on the National Archives, which may lay down other limitations(Article 12§2). Shorter time limits apply in specific cases (Article 12§1). The
exemptions from the right of access concerning minutes of governmental
meetings, ministerial memoranda and negation-related documents of local
authorities (provided for in Article 6) cease to apply after 8 years of therelevant documents coming into being; the exemptions concerning planned
public revenue measures (provided for Article 10§5) cease to apply after
such arrangements are completed; and the restrictions concerning theprotection of the environment (provided for Article in 10§6) cease to apply
10

Article 19 of the Information Act requires that the decision on the request for access include theopinion of the government authority on additional access as to the position taken.

12when there is no longer any reason to expect that communicating
environmental information may have a damaging effect on the environment.

V. Article 4 – Requests for access to official
documents
29.
The Information Act does not have any provision requiring theapplicant to give reasons for his/her request for access. However, a request
may be refused if there are strong indications of the request being presented
for an illegitimate purpose (Article 15§4) even where the request is notcovered by statutory exemptions from access. As noted above, the AIG
considers this provision as not being in line with Article 2, paragraph 1, of theConvention (see paragraph 20 of the present report). To the extent that it
implies that the applicant will have to provide reasons for his/her request
where there are strong indications that it is presented for an illegitimate
purpose, Article 15§4 of the Information Act is also not in line with Article 4,paragraph 1, of the Convention.
30.
Applicants are not required to identify themselves. Therefore,
anonymous requests are permitted in the sense of Article 4, paragraph 2, of
the Convention.
31.
Request for access may be made on paper, electronically, or orally.
Public authorities may require under Article 15§2 that a request be made byusing a specific form. According to the information provided by the Party, theuse of such forms is generally optional; no ministry requires the use of forms.
The applicant is not obligated to provide information that is not necessary forthe processing of a request, such as the applicant’s real name or reason for
the application. These provisions are in line with Article 4, paragraph 3, of
the Convention.

VI. Article 5 – Processing of requests foraccess to official documents
32.
The applicant must specify the information or the contents of thematter to which it relates with sufficient clarity to allow the identification of therequested information, failing which the request may be dismissed. However,before such dismissal the applicant must be provided with guidance and theopportunity to specify the request more precisely. Depending on thecircumstances, the government authority shall be required to provide theapplicant with a list of the matters towards which the request is felt perhaps
13to be directed, in order for the applicant to be able to indicate the matter onwhich he/she wishes to have access to material (Information Act, Article 15).
These provisions meet the requirements for assisting the applicant of Article
5, paragraph 1, of the Convention.
33.
As a rule, a request for access should be addressed to the authority
holding the information. However, requests relating to information on a casein which an administrative decision has been or is to be taken should be
addressed to the decision-making authority. Requests for information
relating to staff of public authorities should be addressed to the employer
involved. Requests on information that has been turned over to the National
Archives or another public archive should be dealt with by such archives(Information Act, Article 16).
34.
Under the Administrative Procedure Act,11 public authorities must
transmit a request for information to the competent authority when they are
not responsible for dealing with it and inform the applicant accordingly. Also,
public authorities must provide basic guidance to members of the public on
how to put forward a request for information. An adviser/consultant,independent from other public authorities, has been set up under the Act(Article 13.a) who is tasked among others to advise applicants on theirrequests regarding their access to data, where the request should be madeand other factors. These provisions and practical arrangements are in linewith Article 5, paragraph 2, of the Convention.
35.
While the Information Act does not contain any provision on the equal
treatment of requests for access to information, the general principle ofequality and non-discrimination in the Administrative Procedures Act applies.
Accordingly, in deciding cases, a public authority shall make every effort toensure that, legally, it is consistent and observes the rule of equal treatment.
The parties to a case may not be discriminated against on the grounds oftheir ethnic origin, sex, colour, nationality, religion, political conviction, family,or other comparable considerations. In principle, requests for information
should be dealt with in the order of receipt and there should be nodifferentiated treatment of requests. However, in practice requests which
require more time for processing due to the content or the amount of therequested documents are not processed in the order of receipt. Also, arequest from the media regarding an important social issue is sometimes
processed more quickly due to the special role of the media in a democraticsociety. This is considered by the Party to be in line with the objectives of theInformation Act.12 These provisions are generally in line with Article 5,paragraph 3, of the Convention. The AIG considers that giving priority to theprocessing of certain requests for access is in line with the Convention to the11

It is recalled that the Administrative Procedures Act secures the right of a party to acquaint herself
with the documentation and other material having a bearing on a case where a decision is madeabout her right or duty.
12
AIG/Inf(2023)18REV

14

extent that the processing of other requests continues to meet the standardsof promptness and reasonableness of processing as required underparagraph 4 of Article 5 of the Convention.
36.
A decision on a request for access shall be taken as soon as
possible. If a request has not been decided within 7 days, the authority must
inform the applicant of the reasons for the delay and the expected time ofdecision. The Party reports that if the request has not been processed within
30 regular working days from when it was received, the person making therequest may refer the matter to the Information Committee. This Committee
will rule on the right to access to information in the case in question as soon
as possible and no later than 150 days from the time that a complaint isreceived (see also Information Act, Articles 17 and 22). These provisions arein line with Article 5, paragraph 4, of the Convention.
37.
A public authority may refuse a request for access to official
documents if, despite assistance from the authority, a request remains toovague to allow the document to be identified (Article 15§3). This is in line with
Article 5, paragraph 5, sub-paragraph i, of the Convention. A public authority
may also refuse access when handling the request would take so much timeor demand so much work that fulfilling it is considered insurmountable forthese reasons (Article 15§4). The Party reports that these grounds for refusal
are seldom used in practice. This ground of refusal is in line with Article 5,paragraph 5, sub-paragraph ii, of the Convention.
38.
If a request for access to material was presented in writing, any
decision to refuse this request, whether in part or in whole, must be
communicated in writing, briefly outlining the reasons for the refusal andinclude instructions on the right of appeal (Information Act, Article 19). The
Information Act does not specifically require that in cases of refusal ofrequests submitted orally the public authority should provide reasons for therefusal. However, according to the principles of the Administrative
Procedures Act, a party has the right to be notified of a decision including awritten justification of the refusal. These provisions are in line with
Article 5, paragraph 6, of the Convention.

15

VII. Article 6 – Forms of access to official
documents
39.
As a rule, access to information is given, insofar as possible, in theform or format as well as the language in which it has been preserved. If it
has been preserved in electronic form only, the applicant may choose
between receiving it in that form or printed on paper. If the material has
already been made available to the public – for example, on a website – anexact reference to this will be sufficient (Information Act, Articles 18 and 19).
These provisions do not seem to provide for the principle that the applicant
has the right to choose to inspect the official document or to always receive
a copy in a format of his/her choice unless the preference expressed isunreasonable, pursuant to Article 6, paragraph 1, of the Convention. The AIG
recommends that this principle be provided for in the Information Act.
40.
Where restrictions apply to parts of the requested information,access must be granted to the remainder of the information (Information Act,
Article 5§3). Despite the fact that the Act does not contain a principle thatomission should be indicated, the Party informs that a decision refusing
access must give clear indications as to where and how much information ofa document has been deleted, usually information is blacked out, andindicate the legal basis and reasons for each deletion. This provision seen in
the context of the practical arrangements for its implementation is in line with
Article 6, paragraph 2, of the Convention.
41.
A public authority may give access to an official document byreferring to information that is already available to the public (Information Act,
Article 19).

VIII. Article 7 – Charges for access to official
documents
42.
The Party reports that the regulation in force is rarely used in practice,as the tariffs according to the regulation have not been updated. It follows
from this that, generally speaking, access to official documents, including theinspection of official documents on the premises of the public authorities, isprovided free of charge. Therefore, the AIG considers that the requirementsof Article 7, paragraph 1, are met.
43.
A fee can be charged for printing, photocopying and other costs thatmay derive from making the requested information available, such as staff
costs. The Party explained that it is a well-established principle in Icelandic
administration law that a service fee may not be higher than the cost thatgenerally results from providing the service in question and that its amount16

cannot be based on considerations of general revenue generation. The
Prime Minister decides on these fees by regulation; the fee cannot lead toany profit (Information Act, Article 18). It is not permitted to charge a fee
higher than what is stipulated in the published list of fees which are calculatedon the basis of the cost of providing the service in general. The published listof service fees has not been updated since 2009.13 The AIG notes that no
information is provided as to the levels of the fees. Except for staff andservice costs, which cannot be considered as delivery or reproduction costsin the sense of Article 7, paragraph 2, of the Convention, the legal principlesof the Freedom of Information Act are in line with requirements of thisprovision of the Convention regarding the reasonableness and nonexcessive nature of fees.

IX. Article 8 – Review procedure
44.
When an authority refuses to grant access to information or toprovide it in the form requested by the applicant, a complaint against therefusal may be lodged within 30 days to the Information Committee, whichshall rule on the dispute (Information Act, Article 20). The Information
Committee is an independent body consisting of three members appointed
by the Prime Minister for a four-year term. Two of the members should
possess qualifications for being a district court judge, one of whom will be
the Chair. No member of the Committee shall be employed permanently in
the government offices (Article 21).
45.
A decision by the Information Committee is binding upon the authoritythat has refused access and enforceable (Article 23), unless the Committee
has deferred the legal effects of its ruling pursuant to a demand made by theauthority.14 The latter must then bring the issue before the courts no later
than seven days after the ruling was announced, with a request for priority
treatment (Article 24). The rulings of the Information Committee are
published. The Prime Minister issues an annual report on the implementationof the Act and the activities of the Information Committee which is submitted
to the Parliament. Decisions of legislative and judicial bodies, to the extent
that their activities fall within the scope of the Information Act, cannot be
appealed before the Information Committee.

13

AIG/Inf(2023)18REVThe Information Committee has no competence over refusals of access to information held by the
judiciary or the parliament.
14

17

46.
The applicant may also lodge a complaint to the Parliamentary
Ombudsman against the rulings of the Information Committee or instituteproceedings against the refusal of access in the courts.
47.
These provisions meet the requirements of Article 8, paragraph 1, of
the Convention.
48.
The Information Committee shall decide on the complaint as soon as
possible (Article 23) and generally within 150 days from the time of receiving
the appeal. During 2015-2021, the average time between the receipt of acomplaint by the Committee until it issued a ruling was 230 days. The review
procedure is free of charge. The AIG does not consider that the average
length of proceedings before the Information Committee is expeditious in thesense of Article 8, paragraph 2, of the Convention. Therefore, it recommends
that, as a minimum, the time limit of 150 days set by the Information Act berespected in practice.
49.
According to the Party, due to the possibility of lodging a complaint
against a refusal with the Information Committee and against the rulings ofthe latter with the Parliamentary Ombudsman, appeals are rarely lodged witha court, although this is possible. An applicant can apply for accelerated
processing of civil actions in accordance with the Code of Civil Procedure. If
the application does not meet the requirements for an accelerated
processing, the average procedure time for all civil cases from theregistration to its conclusion was 393 days in 2022. The cost of each casedepends on its size and scope. The person who brings the case has to pay
a special registration fee in accordance with the Code of Civil Procedure,
which is now 42.000 kr (approximately €283).15 The party losing the case inall substantive aspects normally pays the counterparty’s legal costs. If theparty loses the case in part or if there are substantial points of doubt in thecase, the other party may be required to pay part of the first party’s legal
costs, or both may be ordered to bear their own costs in the case. The same
may happen if the one party who lost the case was not aware, and could nothave been aware, until after the action was brought, of those facts of thecase that proved crucial in determining the outcome. A length of theprocedure before the court exceeding one year, as the average length in civil
cases, will not be considered as expeditious in the sense of Article 8,paragraph 2, of the Convention.

15

See list of fees.

18

X. Article 9 – Complementary measures
50.
As regards measures taken to inform the public about its right ofaccess to official documents pursuant to Article 9, first paragraph, of theConvention, the Party reports that the Prime Minister’s Office’s website
provides information about the main provisions of the Information Act,
notably the right of access provided for in its Article 5, the main principles
regarding the form of a request for accessing official documents, the rules onaccess to documents that concern examination of a matter (working
documents) and limitations stipulated by the law on the right to access to
official documents. The Prime Minister issues an annual report on theimplementation of the Information Act where statistics on the Information
Committees’ procedures and rulings are published. The Information
Committees’ rulings are all published on a special website that contains
information about the committee (see www.unu.is). Ministries shall act
systematically to make case files, lists of case materials as well as material
themselves electronically accessible; the same applies to databases anddata files (Article 13).
51.
The public has access to a special advisor whose role is to improve
public information. The advisor shall fulfil his role, inter alia, by guiding
individuals, associations, the media, legal entities, and others who consult
him on how to present a request for data access, on where the request
should be addressed and other matter (Information Act, Article 13.a). The
special adviser has a hotline where both members of the public and publicauthorities can call him for consultation. He can also be reached by email.
The advisor is independent of instructions from the Minister and others,
although the Prime Minister’s Office shall provide work facilities for theadvisor.
52.
It should be noted that the special advisor also advises the authorities
regarding the handling of requests for access to data, including on decisions
on the right of an applicant to access information.
53.
As regards measures to educate public authorities in their duties andobligations with respect to the implementation of the Convention (Article 9,paragraph 1, sub-paragraph a), the Government Offices Competence and
Educational Centre holds seminars, free of charge, for ministries’ staff about
freedom of information and the Information Act approximately twice a year.
The Institute of Public Administration and Politics of the University of Iceland
has offered several seminars to all Public Officials concerned by the Act. All
members of Governmental authorities can attend for a fee. The largest
municipalities have also held seminars for their employees on the right toinformation provided for by the Information Act.

19

54.
Public authorities, and others that fall within the scope of the Act, canalso consult the above-mentioned advisor on the procedure of requests for
public data and decisions regarding the right to access (see further
paragraph 2 of Article 13.a.). Information about the service of consultation isprovided on the government’s webpage. The service is free of charge and all
authorities and other entities that fall under the Information Act can benefit
from it.
55.
As regards measures to provide information on the matters or
activities for which they are responsible pursuant to Article 9, paragraph 1,
sub-paragraph b, of the Convention, public authorities should, under Article
13§1 of the Information Act, regularly provide the public with information on
government activities, for instance by publishing reports electronically,summarising important programmes or publishing other types of material.
Public authorities should systematically make case files and lists of casematerials as well as the materials themselves electronically accessible. The
same applies to databases and data files. The government ministries under
the Prime Ministry shall publish information from their registers of cases bydigital means. As a minimum, a register of cases under procedure at theministry on the occasion of received or sent issues shall be published, stating
the case number and title of the case. The information should be publishedno later than the following month after a case has been established.
Additionally, publishing a list of case data is permissible, as well as making
the data accessible by digital means. Efforts shall be made in any instanceto see to it that the publication of data does not oppose personal or public
interests (Article 13§2 of the Information Act). Further details aboutpublication of information at the initiative of public authorities, including
where it must be published are set out in the Prime Minister’s regulation
No.464/2018 issued on the basis of Article 13§4 of the Information Act. Publicauthorities have also a specific obligation to work towards making
information on environmental matters accessible to the public (Article 32§1of the Information Act). If there is a reason to believe that emissions ofpolluting substances into the environment may lead to dangerous effects on
the health of people or animals, public authorities have an obligation toprovide relevant information at their own initiative (Article 32§2 of theInformation Act).
56.
As regards measures for the efficient management of documents
pursuant to Article 9, paragraph 1, sub-paragraph c, of the Convention andmeasures relating to clear and established rules for the preservation anddestruction of documents pursuant to Article 9, paragraph 1, sub-paragraphd, of the Convention, it can be noted that the Information Act includes anobligation for authorities to record information that is relevant for casehandling (Article 27). The Public Archives Act No. 77/2014 sets the legal
framework on the management and storage of official documents. All
governmental authorities and entities that fall under the scope of theInformation Act, are required to manage and store official documents andhand them over to the archives. The ministries use an electronic system for20

information management and collaboration. The purpose of the system is to
manage the creation, use and storage of information and records to support
all case and project handling, law and regulation preparations, meetings andother matters within and across the ministries. The system handles the entire
lifecycle (creation, handling, processing, use, management, and archiving)of documents, records, cases, projects, and meetings. The system is themain working environment for the day-to-day operation of all ministries.
57.
The AIG considers that Iceland has taken the necessary measures
to implement Article 9 of the Convention.

XI. Article 10 – Documents made public at theinitiative of the public authorities
58.
The Information Act (Article 13) details the obligations of government
authorities to regularly provide the public with information on government
activities and to take systematic action to make case files, lists of cases andmaterials of the cases electronically accessible. This obligation includes also
information that came into being before the Act entered into force. A specificobligation to make environmental information accessible has been laid downin the Act (see also paragraph 55 of the present report). A report on theimplementation of the Act shall be submitted regularly to the Parliament andthe information policy for five-year periods shall be prepared in consultation
with the civil society. The Party report that official documents and information
are generally made available on governmental websites. According to theReport, websites are continuously developed and extended.
59.
The AIG considers that Iceland has taken the necessary measures
to implement Article 10 of the Convention.

XII. Conclusions and recommendations
60.
All public authorities which fall within the scope of the Convention
according to Article 1, paragraph 2, sub-paragraphs a, i, of the Convention
as well as Article 1, paragraph 2, sub-paragraph a, ii, 3 of the Convention,
are bound by the rules on access to official documents in Iceland.
61.
The AIG considers that the notion of official documents is line withthe requirements of Article 1, paragraph 2, sub-paragraph b, of theConvention. However, it notes that the exclusion of working documents fromthe scope of the right of access is likely to make a wide range of documents
inaccessible. It recalls that it will adopt a final position on the concept of“drawn up” provided for in Article 1, paragraph 2, of the Convention after21

completion of its baseline evaluation round. The AIG accepts the exclusion
in respect of access to the totality of information contained in a databasefrom the notion of official documents. The practice of transferring requests
for access to specific documents or information contained in a database to
the competent authority demonstrates that such documents or information
are considered as official documents in line with Article 1, paragraph 2, subparagraph b, of the Convention.
62.
The AIG considers that Article 4§2 of the Information Act is not in linewith the requirements of Article 1, paragraph 2, sub-paragraph b, of theConvention. It recommends that the Party considers regulating legitimate
public interests in preserving the confidentiality of information related tointernational relations in accordance with Article 3, paragraph 1, subparagraph a, of the Convention.
63.
While the Information Act generally meets the requirements ofArticle 2, paragraph 1, of the Convention, 15§4(2) of the Information Act limits
the scope of the right of access to official documents to those applicants
whose purpose for seeking access to official documents is considered as
legitimate, which is not permissible under Article 2, paragraph 1, of theConvention. In view of this and the fact that this provision has little relevancein practice, it recommends that the Party considers its removal.
64.
The limitations of the right of access provided for the Information Act
correspond to those envisaged by Article 3, paragraph 1, of the Convention;
notably those laid down in:- Article 6 correspond to the legitimate aims provided for in Article 3,
paragraph 1, sub-paragraphs f, i, k, of the Convention;- Article 7 correspond to the legitimate aim of limitations provided forin Article 3, paragraph 1, sub-paragraph f, of the Convention;- Article 10§1, §2 of the Information Act correspond to the legitimate
aims provided for by Article 3, paragraph 1, sub-paragraph a, of theConvention;- Article 10§3 correspond to the legitimate aims provided for by Article
3, paragraph 1, sub-paragraph h, of the Convention;- Article 10§4 correspond to the legitimate aims provided for by Article
3, paragraph 1, sub-paragraph g, of the Convention;- Article 10§6 correspond to the legitimate aims provided for by Article
3, paragraph 1, sub-paragraph j, of the Convention;- Article 10§5 correspond to the legitimate aims provided for by Article
3, paragraph 1, sub-paragraphs c, d and e, of the Convention.

22

65.
The AIG considers that the overriding public interest principle
enshrined in Article 3, paragraph 2, of the Convention is not fully incorporated
into the Information Act. It recommends that Iceland examines theopportunity of ensuring full compatibility of the Act with this principle.
66.
Article 15§4 of the Information Act, which implies that the applicant
will have to provide reasons for his/her request where there are strong
indications that that request is presented for an illegitimate purpose, is notline with Article 4, paragraph 1 of the Convention. The AIG recommends
considering its removal (see paragraph 29 of the present report). The
requirements of Article 4, paragraph 2 and 3 of the Convention are met.
67.
The AIG considers that the requirements of Article 5 of theConvention are met.
68.
The provisions of the Information Act are generally in line with Article
6 of the Convention. However, the AIG recommends that Iceland considers
providing in the Information Act for the principle that the applicant has theright to choose to inspect the official document or to always receive a copy
in a format of his/her choice, unless the preference expressed isunreasonable, pursuant to Article 6, paragraph 1.
69.
The requirements of Article 7, paragraph 1, of the Convention are
met in practice. With the exception of staff or service costs, the relevant legal
principles of the Information Act are in line with requirements of Article 7,paragraph 2, of the Convention regarding the reasonableness and nonexcessive nature of fees.
70.
While the provisions of the Information Act meet the requirements ofArticle 8, paragraph 1, of the Convention, the average lengths of proceedings
before the Information Committee as well as courts cannot be considered as
expeditious in the sense of Article 8, paragraph 2, of the Convention. It
recommends that the time limit of 150 days set by the Information Act forproceedings before the Information Committee be respected in practice.
71.
The AIG considers that Iceland has taken the necessary measures
to implement Articles 9 and 10 of the Convention.

23

(Version française)

I. Introduction
1.
La Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux documents
publics (STCE n° 205, ci-après « la Convention ») est entrée en vigueur le
1er décembre 2020. Il s'agit du premier instrument juridique international
contraignant à reconnaître un droit général d'accès aux documents publics
détenus par les autorités publiques.
2.
La Convention prévoit des obligations minimales pour ses Parties
portant sur l'étendue du droit d'accès aux documents publics à leurdemande, l’équilibre entre la protection de l'intérêt public en matière detransparence et la protection d'autres droits et intérêts légitimes, lesprocédures de traitement d'une demande d'accès et le réexamen desdécisions. Elle définit également d'autres mesures visant à assurer latransparence des activités des autorités publiques, dont celles portant sur lagestion des documents et la publication de documents publics à l'initiative
des autorités.
3.
Son mécanisme de suivi qui se compose Groupe Accès àl’Information du Conseil de l'Europe (« l'AIG ») et de la Consultation desParties, représente une importante valeur ajoutée à la Convention. L'AIG est
composé d'un minimum de 10 et d'un maximum de 15 experts indépendants
et impartiaux désignés sur la base de leur expertise reconnue dans ledomaine de l'accès aux documents publics. Le 31 mars 2022, la Consultation
des Parties a élu 10 membres pour une période de quatre ans, renouvelable
une fois. L'AIG a pour mission de suivre la mise en œuvre de la Convention
par les Parties, notamment en se prononçant sur l'adéquation des mesuresen droit et en pratique prises par les Parties afin de donner effet aux
dispositions énoncées dans la Convention.
4.
Ce rapport fait partie de l'évaluation de référence réalisée par l'AIG
sur la base du rapport soumis par l'Islande conformément à l'article 14,
paragraphe 1, de la Convention. Dans un premier temps, la Partie a répondu
à un questionnaire détaillé préparé par le Secrétariat dans l'attente del'élection des membres de l'AIG. Le questionnaire a ensuite été approuvé
par l'AIG. Certains aspects des informations fournies ont été clarifiés par laPartie à la suite d’ une demande d'informations complémentaires de la partde l'AIG. La société civile représente une autre source d'information pour lestravaux de l'AIG. En conséquence, le groupe a maintenu des contacts avec
deux organisations internationales non gouvernementales, à savoir Access
Info Europe et Article 19, et a reçu des commentaires de la première sur les
informations fournies par la Partie. Dans l'esprit du dialogue avec les Parties
à la Convention, l'AIG a demandé à l'Islande de formuler des commentaires
dans le cadre de l'élaboration du présent rapport, qui ont été pris en compte
avant son adoption. Ce rapport sera publié avec tout autre commentaire reçu
par la Partie après son adoption.

24

5.
L'évaluation de référence se concentre sur les actes législatifs dont
l'objectif principal est de réglementer le droit d'accès aux documents publics,
à savoir la loi sur l'information. D'autres législations spécialisées, telles quela législation sur les archives ou la législation qui peut contenir desdispositions réglementant l'accès à des types spécifiques d'informations, parexemple, des informations contenant des données personnelles, desinformations pertinentes pour la sécurité nationale ou publique, desinformations appartenant au secteur bancaire, ne sont pas analysées dansla présente évaluation de référence. Une telle analyse aurait nécessité desinformations plus complètes de la part de la Partie et un examen approfondi
de nombreuses autres lois, ce qui n'était pas réalisable dans le cadre ducycle d'évaluation actuel mené par l'AIG et couvrant 11 Parties à laConvention. L'AIG prévoit donc d'évaluer la mise en œuvre de la Convention
par ses Parties dans des secteurs spécifiques lors de ses prochains cycles
d'évaluation, conformément à son règlement intérieur. Après avoir considéré
les différentes approches adoptées par les Parties, l'AIG adoptera sa
position sur la notion de « rédigées » prévu à l'article 1, paragraphe 2, de laConvention à l'issue de son évaluation de référence.
6.
Ce rapport vise à soutenir la Partie dans ses efforts pour garantir lerespect de la Convention.

II. Article 1 - Dispositions générales
Définition des autorités publiques7.
La loi sur l’information s'applique aux activités gouvernementales aux
niveaux national, régional et local (article 2, paragraphe 1). Ceci est
conforme à l'article 1, paragraphe 2, alinéa a, i, 1, de la Convention.
8.
Les organes législatifs entrent dans le champ d'application de la loi
sur l’information en ce qui concerne leurs fonctions administratives (article 2,paragraphe 4). La loi ne s'applique pas à l’ombudsman parlementaire, àl'Office national d'audit et aux commissions d'enquête spéciales. Les règles
édictées par le Parlement sur le droit d'accès aux documents déterminent
quelles activités sont considérées comme des fonctions administratives. La
loi sur l’information s'applique aux tribunaux et au pouvoir judiciaires’agissant de leurs fonctions administratives (article 2, paragraphe 5). Ellene s'applique pas aux enregistrements de propriété, aux procéduresd'exécution, à la saisie de biens, aux injonctions, aux ventes forcées, aux
obligations de paiement, aux concordats, aux liquidations, aux règlements
de succession ou autres règlements administratifs, ni aux enquêtes ou aux
poursuites dans les affaires pénales (article 4), qui pourraient êtreconsidérées comme des fonctions non administratives. Ces activités sontexercées par les commissaires de circonscription, à l'exception des25

enquêtes et des poursuites dans les affaires pénales, qui sont menées parla police et les procureurs. La législation qui régit spécifiquement certainesde ces activités, par exemple en matière d'enregistrement des biens
immobiliers, de faillite ou de procédures pénales, comporte des règles
spécifiques en matière d'accès à l'information. Ces dispositions de la loi surl’information sont conformes à l'article 1, paragraphe 2, alinéa a, i, 2, de laConvention.
9.
La loi sur l’information s'applique aux entités du secteur privé,
qu'elles soient publiques ou non, lorsqu'elles ont été chargées de prendre
des décisions fondées sur une autorité administrative ou de fournir desservices qui, en vertu de la loi, doivent être fournis par une autorité
gouvernementale ou qui sont considérés comme un élément du rôle officiel
d'une autorité gouvernementale. Cette attribution peut se faire par le biais
d'une loi, d'une décision ou d'un accord fondé sur une autorisation statutaire(article 3). La Partie signale que la loi sur l’information s'applique à toutepersonne physique qui exerce une autorité administrative ou agit en tantqu'employé·e d'une personne morale qui exerce une autorité
administrative16. Ces dispositions sont conformes à l'article 1, paragraphe 2,
alinéa a, i, 3, de la Convention.
10.
Une entité juridique détenue au moins à 51% par le secteur public
est également soumise à la loi sur l’information, sauf dans certaines
circonstances, lorsque l'entité est cotée en bourse ou a demandé à l'être, ou
lorsqu'elle opère entièrement sur un marché concurrentiel. Ces exemptions
sont accordées par le Premier ministre, publiées dans une liste d'entités
juridiques exemptées et réexaminées tous les trois ans (article 2,paragraphes 2 et 3). Ceci est conforme aux dispositions facultatives del'article 1, paragraphe 2, alinéa a, ii, 3 de la Convention.
Définition des documents publics
11.
Le droit d'accès à l'information sur demande s'applique à tous les
types de documents disponibles sur une question spécifique, y compris lesdocuments écrits, les lettres, les mémos, les procès-verbaux, les images, lesdessins, les films, les fichiers audio, les enregistrements vidéo, le matériel
stocké sous diverses formes informatisées, les copies de la correspondanceenvoyée par une autorité publique (si l'on peut s'attendre à ce que cettecorrespondance soit parvenue au destinataire), les entrées de journal
concernant les éléments relatifs à la question, et les listes de pièces dudossier (article 5§§1,2, rapport explicatif de la loi).

16

AIG/Inf(2023)18REV

26

12.
La loi sur l’information ne contient aucune disposition spécifiquedéfinissant la notion de documents publics. La Partie signale que la notion
de matériel disponible sur une question spécifique, telle qu'elle est utilisée àl'article 5§1 de la loi (Droit public d'accès au matériel), se réfère à « touteinformation détenue par une autorité publique et qui peut être liée à unequestion soulevée ou formée par le gouvernement ». Selon la Partie, dansla pratique, cela correspond à tout type de données, écrites ou sous touteautre forme, qui contiennent des informations et qui ont été créées, reçues
ou conservées au cours d'activités menées par une autorité publique. Cette
dernière n'est pas obligée de créer de nouvelles données17.
13.
Les documents écrits ou préparés par les autorités
gouvernementales ou les personnes morales dans le cadre de la préparationd'une décision ou d'une résolution sur une question sont considérés commedes documents de travail destinés à leur propre usage. Il s'agit notammentdes documents transmis entre autorités gouvernementales lorsqu'une
autorité assure le secrétariat d'une autre autorité, ainsi que des documents
préparés par les comités créés par une autorité gouvernementale ou
envoyés par celle-ci à d'autres autorités gouvernementales dont lesmembres siègent dans ces comités. Le droit d'accès s'applique aux
documents de travail lorsqu'ils sont remis à une autre Partie ou lorsqu'ils
contiennent une décision finale sur le traitement d'une affaire, desinformations qu'une autorité gouvernementale est tenue de déposer, desinformations sur une affaire qui ne figurent pas ailleurs et des informations
sur la pratique administrative dans un domaine particulier (article 6,paragraphe 5, et article 8 de la loi sur l’information). La Partie a expliqué que
lorsqu'une autorité publique refuse une demande d'accès, elle est tenue deprendre position sur la question de savoir si l'accès devrait être accordé dansune mesure plus large que celle requise par la loi (article 11§2)18.
14.
L'AIG note que l'exclusion des documents de travail du champd'application du droit d'accès peut rendre inaccessible un large éventail dedocuments. L'AIG rappelle qu'il adoptera une position définitive sur la notionde « rédigé » prévue à l'article 1, paragraphe 2, de la Convention à l'issue
de son cycle d'évaluation de référence.
15.
Le droit d'accès ne s'applique pas à l’intégralité du contenu desbases de données ou des registres19. Toutefois, la Partie a expliqué que lecontenu spécifique des bases de données et des registres peut êtreconsidéré comme un document public par une autorité publique dans lamesure où ce contenu est basé sur des informations reçues, créées ou
traitées par cette autorité publique. La note explicative de la loi surl’information précise que cela est dû au fait que l'autorité publique qui reçoit
une demande d'information n'a pas reçu les informations qu'elle contient aucours du traitement d'un dossier ou d'une affaire, mais qu'elle a seulement
17
18
19

AIG/Inf(2023)18REV
Ibid.
AIG/Inf(2022)11, pages. 3-4.

27

accès à une base de données qui ne lui appartient pas. Dans ce cas, lesinformations conservées dans les bases de données et les registres sontgénéralement considérées comme non disponibles au sens de la loi20. Le
Comité d’information (voir également le paragraphe 44 du présent rapport)a souligné que le public a le droit d'accéder aux informations conservées
dans les bases de données ; si une autorité a accès à des informations
conservées dans une base de données qui appartient à une autre autorité,cette demande doit être transmise à l'autorité compétente conformément à
l'article 7 de la loi sur les procédures administratives (voir également leparagraphe 34 du présent rapport)21. L'obligation faite aux autorités
publiques de s'efforcer de rendre accessibles par voie électronique cesbases de données et registres (article 13(2)) ne confère pas un droit d'accès
aux bases de données. La Partie signale qu'environ 117 bases de donnéessont accessibles sur un site internet dédié.
16.
L'AIG note qu'en vertu de l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de laConvention, toutes les informations enregistrées sous quelque forme que cesoit, rédigées ou reçues et détenues par les autorités publiques sontconsidérées comme des documents publics. Les Parties à la Convention
doivent disposer d'une marge d'appréciation pour décider comment la notion
de document public doit s'appliquer aux informations conservéesélectroniquement dans des bases de données. Dans certaines Parties à laConvention, l'accès sera donné à des informations précises, telles qu’elles
seront spécifiées par la personne demandeuse si cette informations est
facilement récupérable avec les moyens existants (voir le rapport explicatifde la Convention, §12). L'AIG accepte que l'accès à la totalité desinformations contenues dans une base de données soit exclu de la notion de
documents publics. Si des informations précises sont accessibles et peuventêtre extraites par une autorité publique afin d'être rendues accessibles à une
personne demandeuse, elles doivent être considérées comme reçues parcette autorité publique et en sa possession. Si cette dernière n'est pas
autorisée à traiter une demande d'accès à ces informations parce qu'elle ne
les a pas créées, l'autorité publique devrait alors transmettre cette demandeà l'autorité publique compétente conformément à l'article 5, paragraphe 2,de la Convention, plutôt que d'exclure purement et simplement ces
informations du champ d'application du droit d'accès à l'information. Compte
tenu de la pratique en la matière basée sur les décisions du Comité del'information telles que rapportées par la Partie, l'AIG considère que la notion
de documents publics en ce qui concerne les bases de données est
conforme à l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de la Convention.
17.
Les informations qui doivent rester confidentielles en vertu d'unaccord international auquel l'Islande est Partie (article 4, paragraphe 2) sontexclues du champ d'application de la loi sur l’information. L'AIG note qu'unePartie à la Convention peut être tenue de respecter les clauses de20
21

AIG/Inf(2023)18REV
AIG/Inf(2024)04

28

confidentialité contenues dans d'autres traités internationaux22. Toutefois,
une telle exigence peut être satisfaite en limitant l'accès aux informations
pertinentes, conformément à l'article 3, paragraphe 1, alinéa a, de laConvention, plutôt qu'en adoptant une exemption générale des accords
internationaux contenant une clause de confidentialité du champd'application de sa législation sur l'accès à l'information. Par conséquent,l'AIG considère que l'article 4§2 de la loi sur l’information n'est pas conforme
aux exigences de l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de la Convention. Il
recommande à la Partie d'envisager de réglementer les intérêts publics
légitimes en matière de préservation de la confidentialité des informations
liées aux relations extérieures, conformément à l'article 3, paragraphe 1,
alinéa a, de la Convention.

III. Article 2 - Droit d'accès aux documents
publics
18.
Bien qu'il ne soit pas explicitement mentionné dans la loi surl’information, le droit d'accès est garanti à toute personne, quelle que soit sa
nationalité. Il n'y a pas de référence explicite au principe de nondiscrimination dans la loi sur l’information pour l'exercice et la jouissance dudroit d'accès aux documents publics. Toutefois, la Partie a expliqué que leprincipe général d'égalité et de non-discrimination énoncé dans la loi sur lesprocédures administratives s'applique au droit d'accès aux documents
publics23.
19.
L'article 15, paragraphe 4, alinéa 2, de la loi sur l’information permetde refuser l'accès dans des cas exceptionnels, lorsqu'il y a de fortes
indications selon lesquelles la demande est présentée dans un but illégitime.
La Partie a expliqué que, conformément aux notes explicatives de la loi surl’information, l'autorité publique devrait disposer d'informations solides pourdécider que la raison de la demande est d'exercer une influence illégitime
sur les personnes relevant du champ d'application de la loi ou d'utiliser
l'information de manière illégale. Le Comité d’information n'a pas confirmé
de décision refusant l'accès à des documents sur la base de cette limitation
et son potentiel de refus d'accès n'a eu que peu d'importance dans lapratique (voir également le paragraphe 29 du présent rapport)24.
20.
L'AIG note que l'article 2, paragraphe 1, de la Convention garantit à
toute personne, le droit d'accéder à des document publics quels que soientses motifs ou intentions (voir également le rapport explicatif de laConvention, §17). L'AIG n'a pas reçu d'informations convaincantes sur lamanière dont les documents publics auxquels l'accès est accordé en vertu
22
23
24

AIG/Inf(2023)18REV
AIG/Inf(2024)04
AIG/Inf(2023)18REV

29

de la loi sur l’information peuvent être utilisés de manière illégale. Lorsqueles conditions de la loi pour accorder l'accès aux documents publics
demandés sont remplies, le but dans lequel ces documents seront utiliséspar la personne demandeuse n'est pas pertinent. Par conséquent, l'AIG
considère que l'article 15§4(2) de la loi sur l’information limite le champd'application du droit d'accès aux documents publics aux personne
demandeuses dont le but de l'accès aux documents publics est considéré
comme légitime, ce qui n'est pas admissible en vertu de l'article 2,paragraphe 1, de la Convention. Compte tenu de ce qui précède et du faitque cette disposition n'a que peu d'intérêt dans la pratique, l’AIG
recommande à la Partie d'envisager sa suppression.

IV. Article 3 - Limitations éventuelles del'accès aux documents publics
21.
La loi sur l’information prévoit plusieurs exceptions au droit d'accès
aux documents publics, qui sont formulées de différentes manières dans
diverses dispositions. Il s'agit des informations exclues du droit d'accès(articles 6 et 7), des informations dont l'accès est interdit (article 9) et desinformations dont l'accès peut éventuellement être limité (article 10). Des
explications sur la nécessité de ces limitations dans une société
démocratique et sur leur proportionnalité aux objectifs légitimes sont fournies
dans le rapport explicatif de la loi.
22.
Les exceptions prévues à l'article 6 (concernant les procès-verbaux
des réunions du gouvernement, les rapports des réunions ministérielles et
les documents préparatoires à ces réunions, les documents des autorités
locales concernant leurs négociations avec l'État en matière financière, etc.)
correspondent aux buts légitimes énoncés à l'article 3, paragraphe 1, alinéas
f, i, k, de la Convention. En règle générale, l'accès à la plupart de ces
informations est accordé après huit ans à compter de leur création(article 12§1).
23.
La dérogation prévue à l'article 7 (informations concernant divers
aspects de la relation de travail du personnel des autorités publiques)correspond au but légitime de limitation prévu à l'article 3, paragraphe 1,
alinéa f, de la Convention.
24.
L'exception prévue à l'article 9 (informations concernant les affaires
privées ou financières d'une personne ou informations concernant lesintérêts financiers ou commerciaux d'une entreprise ou d'une personne
morale) correspond aux buts légitimes des limitations prévues à l'article 3,
paragraphe 1, alinéas f et g, de la Convention.

30

25.

Les intérêts publics protégés par :- l'article 10§1, §2 de la loi sur l’information correspondent aux buts
légitimes prévus par l'article 3, paragraphe 1, alinéa a, de laConvention ;- l'article 10§3 correspondent aux buts légitimes prévus par l'article 3,
paragraphe 1, alinéa h, de la Convention ;- l'article 10§4 correspondent aux buts légitimes prévus par l'article 3,
paragraphe 1, alinéa g, de la Convention ;- l'article 10§6 correspondent aux buts légitimes prévus par l'article 3,
paragraphe 1, alinéa j, de la Convention.

26.
L'article 10§5 de la loi sur l’information est formulé en termes trèslarges. Il couvre les informations sur « les dispositions ou examens prévus
sous les auspices des pouvoirs publics, si ces dispositions ou examens
perdent leur sens ou n'atteignent pas les résultats escomptés s'ils sontconnus de tous ». La Partie a fait valoir que cela concerne les dispositions
financières, telles que les opérations de change, les mesures fiscales,
douanières et autres mesures de recettes publiques, ainsi que les mesuresdestinées à assurer la sécurité, et que cela serait conforme à l'article 3,
paragraphe 1, alinéas c, d et e, de la Convention. Un autre type d'information
concerné par cette disposition porte sur des questions posées lors desexamens dans les écoles ou les universités, dont l'accès devrait être accordé
selon la pratique nationale si un examen a été achevé et s'il n'est pas prévu
de soumettre à nouveau le même examen sous une forme inchangée ou
presque inchangée. Un autre exemple concerne les documents relatifs aux
propositions d'un plan de suppression du contrôle des capitaux ; l'accès à
ces documents a été restreint par un ministère au motif que leur divulgation
pourrait affecter le processus et ses résultats.
27.
La loi sur l’information ne contient pas de dispositions sur le testd’intérêt public supérieur requis par l'article 3, paragraphe 2, de laConvention. L'article 11 de la loi impose aux autorités publiques, dans les
cas où l'information est exemptée du droit d'accès en vertu de l'article 6 (àl'exception des procès-verbaux des réunions du gouvernement, desmémorandums des réunions ministérielles et des documents préparatoires
à ces réunions) et de l'article 10, de prendre position sur l'opportunitéd'accorder l'accès aux documents publics dans une mesure supérieure à ce
qui est exigé. Cette disposition semble simplement discrétionnaire, dans lamesure où elle n'impose pas aux autorités publiques de décider d'accorderl'accès après avoir évalué l'intérêt public ou privé protégé parl'exemption/restriction et l'intérêt public à divulguer le document public25.
L'article 19 de la loi sur l’information exige que la décision sur la demande d'accès comprenne
l'avis de l'autorité gouvernementale sur l'accès supplémentaire quant à la position prise.
25

31

L'AIG considère donc que le principe d’intérêt public supérieur énoncé àl'article 3, paragraphe 2, de la Convention n'est pas pleinement reflété dansla loi sur l’information. L’AIG recommande à l'Islande d'examiner la possibilitéd'assurer la pleine compatibilité de la loi avec ces principes.
28.
En règle générale, les limitations d'accès aux documents prévues parla loi cessent d'exister 30 ans après la création de ces documents (article 4).
Passé ce délai, l'accès est soumis à la loi sur les archives nationales, qui
peut prévoir d'autres limitations (article 12§2). Des délais plus courtss'appliquent dans des cas spécifiques (article 12§1). Les dérogations au droit
d'accès concernant les procès-verbaux des réunions gouvernementales, lesmémorandums ministériels et les documents relatifs aux négociations desautorités locales (prévues à l'article 6) cessent de s'appliquer huit ans après
la création des documents concernés ; les dérogations concernant lesmesures prévues en matière de recettes publiques (prévues à l'article 10§5)
cessent de s'appliquer après l'achèvement de ces mesures ; et les
restrictions concernant la protection de l'environnement (prévues àl'article 10§6) cessent de s'appliquer lorsqu'il n'y a plus de raison des'attendre à ce que la communication d'informations environnementales
puisse avoir un effet préjudiciable sur l'environnement.

V. Article 4 - Demandes d'accès aux
documents publics
29.
La loi sur l’information ne contient aucune disposition obligeant lapersonne demandeuse à motiver sa demande d'accès. Toutefois, unedemande peut être refusée s'il y a de fortes présomptions que la demande
est présentée dans un but illégitime (article 15§4), même si la demande n'est
pas couverte par des exemptions d'accès prévues par la loi. Comme indiquéci-dessus, l'AIG considère que cette disposition n'est pas conforme àl'article 2, paragraphe 1, de la Convention (voir le paragraphe 20 du présent
rapport). Dans la mesure où il implique que la personne demandeuse devra
motiver sa demande lorsqu'il y a de fortes présomptions qu'elle est présentéedans un but illégitime, l'article 15§4 de la loi sur l’information n'est pas nonplus conforme à l'article 4, paragraphe 1, de la Convention.
30.
Les personne demandeuses ne sont pas tenues de s'identifier. Par
conséquent, les demandes anonymes sont autorisées au sens de l'article 4,paragraphe 2, de la Convention.
31.
La demande d'accès peut être faite sur papier, par voie électronique
ou oralement. Les autorités publiques peuvent exiger, en vertu del'article 15, paragraphe 2, qu'une demande soit faite au moyen d'unformulaire spécifique. Selon les informations fournies par la Partie,
l'utilisation de ces formulaires est généralement facultative ; aucun ministère32

n'exige l'utilisation de formulaires. La personne demandeuse n'est pas tenue
de fournir des informations qui ne sont pas nécessaires au traitement de la
demande, telles que son véritable nom ou le motif de la demande. Ces
dispositions sont conformes à l'article 4, paragraphe 3, de la Convention.

VI. Article 5 - Traitement des demandes
d'accès aux documents publics
32.
La personne demandeuse doit préciser les informations ou lecontenu de la demande à laquelle il se rapporte avec suffisamment de clarté
pour permettre l'identification des informations demandées, faute de quoi lademande peut être rejetée. Toutefois, avant de rejeter la demande, lapersonne demandeuse doit recevoir des conseils et avoir la possibilité depréciser sa demande. Selon les circonstances, l'autorité gouvernementale
est tenue de fournir à la personne demandeuse une liste des sujets verslesquels la demande est peut-être orientée, afin que la personne
demandeuse puisse indiquer le sujet sur lequel il souhaite avoir accès aumatériel (loi sur l’information, article 15). Ces dispositions répondent aux
exigences d'assistance à la personne demandeuse de l'article 5, paragraphe
1, de la Convention.
33.
En règle générale, une demande d'accès doit être adressée àl'autorité qui détient l'information. Toutefois, les demandes portant sur desinformations relatives à une affaire dans laquelle une décision administrativea été ou doit être prise doivent être adressées à l'autorité décisionnaire. Lesdemandes d'informations relatives au personnel des autorités publiques
doivent être adressées à l'employeur concerné. Les demandes portant sur
des informations qui ont été remises aux archives nationales ou à d'autres
archives publiques doivent être traitées par ces archives (loi sur l’information,
article 16).
34.
En vertu de la loi sur la procédure administrative26, les autorités
publiques doivent transmettre une demande d'information à l'autorité
compétente lorsqu'elles ne sont pas chargées de la traiter et en informer lapersonne demandeuse. En outre, les autorités publiques doivent fournir desorientations au public sur la manière de présenter une demanded'information. Un conseiller ou une conseillère, indépendant·e des autres
autorités publiques, a été créé·e en vertu de la loi (article 13, point a). Il ouelle est notamment chargé·e de renseigner les personnes demandeuses surleurs demandes d'accès aux données, sur l'endroit où la demande doit êtreintroduite et sur d'autres facteurs. Ces dispositions et modalités pratiquessont conformes à l'article 5, paragraphe 2, de la Convention.
26

Il est rappelé que la loi sur les procédures administratives garantit le droit d'une partie à prendre
connaissance de la documentation et d'autres éléments ayant une incidence sur une affaire danslaquelle une décision est prise concernant son droit ou son devoir.

33

35.
Bien que la loi sur l’information ne contienne aucune disposition surl'égalité de traitement des demandes d'accès à l'information, le principe
général d'égalité et de non-discrimination énoncé dans la loi sur lesprocédures administratives s'applique. En conséquence, lorsqu'elle statue
sur une affaire, l'autorité publique doit tout mettre en œuvre pour s'assurerque, juridiquement, elle est cohérente et respecte la règle de l'égalité detraitement. Les parties à une affaire ne peuvent être discriminées en raisonde leur origine ethnique, de leur sexe, de leur couleur, de leur nationalité, deleur religion, de leurs convictions politiques, de leur famille ou d'autresconsidérations similaires. En principe, les demandes d'information doiventêtre traitées dans l'ordre de leur réception et il ne doit pas y avoir detraitement différencié des demandes. Toutefois, dans la pratique, lesdemandes dont le traitement nécessite plus de temps en raison du contenu
ou de la quantité des documents demandés ne sont pas traitées dans l'ordrede réception. De même, une demande émanant des médias concernant unequestion sociale importante est parfois traitée plus rapidement, en raison durôle particulier des médias dans une société démocratique. La Partie
considère que cela est conforme aux objectifs de la loi sur l’information27.
Ces dispositions sont généralement conformes à l'article 5, paragraphe 3,
de la Convention. L'AIG considère que le fait de donner la priorité autraitement de certaines demandes d'accès est conforme à la Convention
dans la mesure où le traitement des autres demandes continue de répondre
aux normes de rapidité et de délai raisonnable du traitement, comme l'exige
le paragraphe 4 de l'article 5 de la Convention.
36.
Une décision sur une demande d'accès est prise dans les plus brefs
délais. Si une demande n'a pas été traitée dans les 7 jours, l'autorité doit
informer la personne demandeuse des raisons du retard et de la date prévuede la décision. La Partie signale que si la demande n'a pas été traitée dansun délai de 30 jours ouvrables à compter de sa réception, la personne
demandeuse peut saisir le Comité d'information. Ce comité statuera sur ledroit d'accès à l'information dans le cas concerné dès que possible et au plus
tard dans les 150 jours suivant la réception de la plainte (voir également laloi sur l’information, articles 17 et 22). Ces dispositions sont conformes à
l'article 5, paragraphe 4, de la Convention.
37.
Une autorité publique peut refuser une demande d'accès à desdocuments publics si, nonobstant l’aide accordée par l’autorité, la demande
reste trop vague pour permettre l'identification du document (article 15§3).
Cette disposition est conforme à l'article 5, paragraphe 5, alinéa i, de laConvention. Une autorité publique peut également refuser l'accès lorsque letraitement de la demande prendrait tellement de temps ou exigerait tellement
de travail qu'il est considéré comme irréalisable (article 15§4). La Partie
signale que ces motifs de refus sont rarement utilisés dans la pratique. Cemotif de refus est conforme à l'article 5, paragraphe 5, alinéa ii, de laConvention.
27

AIG/Inf(2023)18REV

34

38.
Si une demande d'accès à des documents a été présentée par écrit,
toute décision de refus, partiel ou total, doit être communiquée par écrit,
exposer brièvement les motifs du refus et inclure des instructions sur le droit
de recours (loi sur l’information, article 19). La loi sur l’information n'exige
pas spécifiquement qu'en cas de refus d'une demande présentée oralement,
l'autorité publique motive son refus. Toutefois, conformément aux principes
de la loi sur les procédures administratives, une Partie a le droit de se voir
notifier une décision comprenant une justification écrite du refus. Ces
dispositions sont conformes à l'article 5, paragraphe 6, de la Convention.

VII. Article 6 - Formes d'accès aux documents
publics
39.
En règle générale, l'accès à l'information est donné, dans la mesure
du possible, sous la forme ou dans le format ainsi que dans la langue danslesquels elle a été conservée. Si l'information a été conservée uniquement
sous forme électronique, la personne demandeuse peut choisir de larecevoir sous cette forme ou imprimée sur papier. Si le document a déjà été
mis à la disposition du public - par exemple, sur un site internet - uneréférence exacte à ce dernier sera suffisante (loi sur l’information, articles 18
et 19). Ces dispositions ne semblent pas prévoir le principe selon lequel lapersonne demandeuse a le droit de choisir de consulter le document public
ou de toujours recevoir une copie dans le format de son choix, à moins quela préférence exprimée ne soit déraisonnable, conformément à l'article 6,paragraphe 1, de la Convention. L'AIG recommande de prévoir ce principe
dans la loi sur l’information.
40.
Lorsque des restrictions s'appliquent à certaines parties del'information demandée, l'accès doit être accordé au reste de l'information(loi sur l’information, article 5§3). Bien que la loi ne contienne pas de principe
selon lequel l'occultation doit être indiquée, la Partie informe qu'une décisionrefusant l'accès doit donner des indications claires sur l'endroit et la quantitéd'informations d'un document qui ont été supprimées, généralement les
informations sont noircies, et indiquer la base juridique et les raisons dechaque suppression. Cette disposition, considérée dans le contexte desmodalités pratiques de sa mise en œuvre, est conforme à l'article 6,paragraphe 2, de la Convention.
41.
Une autorité publique peut donner accès à un document public en se
référant à des informations déjà disponibles au public (loi sur l’information,
article 19).

35

VIII. Article 7 - Frais d'accès aux documents
publics
42.
La Partie signale que le règlement en vigueur est rarement utilisé
dans la pratique, car les tarifs prévus par le règlement n'ont pas été mis àjour. Ainsi, de manière générale, l'accès aux documents publics est assuré
gratuitement, y compris la consultation des documents publics dans leslocaux des autorités publiques. Par conséquent, l'AIG considère que lesexigences de l'article 7, paragraphe 1, sont satisfaites.
43.
Une redevance peut être perçue pour l'impression, la photocopie etd'autres coûts pouvant découler de la mise à disposition des informations
demandées, tels que les frais de personnel. La Partie a expliqué qu'unprincipe bien établi dans le droit administratif islandais veut que les frais deservice ne soient pas supérieurs au coût qui résulte généralement de lafourniture du service en question, et que son montant ne soit pas appliquédans une perspective de profit. Le Premier ministre décide de ces
redevances par voie réglementaire ; la redevance ne peut donner lieu àaucun profit (loi sur l’information, article 18). Il n'est pas permis de facturer
une redevance supérieure à celle stipulée dans la liste publiée desredevances qui sont calculées sur la base du coût de la fourniture du service
en général. La liste publiée des frais de service n'a pas été mise à jour depuis
200928. L'AIG note qu'aucune information n'est fournie quant au niveau desfrais. À l'exception des frais de personnel et de service, qui ne peuvent êtreconsidérés comme des frais de livraison ou de reproduction au sens del'article 7, paragraphe 2, de la Convention, les principes juridiques de la loi
sur la liberté de l'information sont conformes aux exigences de cettedisposition de la Convention en ce qui concerne le caractère raisonnable etnon excessif des frais.

IX. Article 8 - Procédure de revision
44.
Lorsqu'une autorité refuse d'accorder l'accès à l'information ou de lafournir sous la forme demandée par la personne demandeuse, une plainte
contre ce refus peut être déposée dans un délai de 30 jours auprès du
Comité d'information, qui statue sur le litige (loi sur l’information, article 20).
Le Comité d'information est un organe indépendant composé de trois
membres nommés par le Premier ministre pour un mandat de quatre ans.
Deux des membres doivent posséder les qualifications requises pour êtrejuge d'un tribunal de circonscription, l'un·e d'entre eux en assurant laprésidence. Aucun·e membre du comité ne peut être employé·e de manière

28

AIG/Inf(2023)18REV

36

permanente dans les bureaux du gouvernement (article 21).
45.
La décision du Comité d'information est contraignante pour l'autorité
qui a refusé l'accès et applicable (article 23), à moins que le comité n'ait
différé les effets juridiques de sa décision à la suite d'une demande formuléepar l'autorité29. Cette dernière doit alors saisir les tribunaux au plus tard septjours après l'annonce de la décision, en sollicitant un examen prioritaire(article 24). Les décisions du Comité d'information sont publiées. Le Premierministre publie un rapport annuel sur l'application de la loi et les activités du
Comité d'information, qui est soumis au Parlement. Les décisions desorganes législatifs et judiciaires, dans la mesure où leurs activités entrentdans le champ d'application de la loi sur l’information, ne peuvent faire l'objet
d'un recours devant le Comité d'information.
46.
La personne demandeuse peut également déposer une plainteauprès de l’ombudsman parlementaire contre les décisions du Comitéd'information ou intenter une action en justice contre le refus d'accès.
47.
Ces dispositions répondent
paragraphe 1, de la Convention.

aux

exigencesdel'article

8,48.
Le Comité d'information statue sur la plainte dans les meilleurs délais
(article 23) et généralement dans un délai de 150 jours à compter de laréception de l'appel. Au cours de la période 2015-2021, le délai moyen entrela réception d'une plainte par le comité et l'émission d'une décision a été de230 jours. La procédure de recours est gratuite. L'AIG ne considère pas quela durée moyenne de la procédure devant le Comité d'information soit rapide
au sens de l'article 8, paragraphe 2, de la Convention. L’AIG recommande
donc qu'au minimum, le délai de 150 jours fixé par la loi sur l’information soit
respecté dans la pratique.
49.
Selon la Partie, en raison de la possibilité de déposer une plainte
contre un refus auprès du Comité de l'information et contre les décisions decette dernière auprès de l’ombudsman parlementaire, les recours sontrarement déposés auprès d'un tribunal, bien que cela soit possible. Une
personne demandeuse peut demander un traitement accéléré des actions
civiles conformément au code de procédure civile. Si la demande ne remplit
pas les conditions d'un traitement accéléré, la durée moyenne de laprocédure pour toutes les affaires civiles, de l'enregistrement à la conclusion,était de 393 jours en 2022. Le coût de chaque affaire dépend de sa taille etde sa portée. La personne qui introduit l'affaire doit payer des fraisd'enregistrement spéciaux conformément au code de procédure civile, quis'élèvent actuellement à 42 000 kr (environ 283 €)30. La Partie qui perd leprocès sur tous les aspects substantiels paie normalement les frais de justicede la Partie adverse. Si la Partie perd partiellement l'affaire ou s'il existe despoints de doute importants dans l'affaire, l'autre partie peut être tenue de29

Le Comité d'information n'est pas compétent en matière de refus d'accès aux informations
détenues par le pouvoir judiciaire ou le parlement.
30
Voir la liste des frais.

37

payer une partie des frais de justice de la première Partie, ou les deux Parties
peuvent être condamnées à supporter leurs propres frais dans l'affaire. Lamême chose peut se produire si la partie qui a perdu le procès n'était pas au
courant, et n'aurait pu l'être qu'après l'introduction de l'action, des faits del'affaire qui se sont avérés cruciaux pour déterminer l'issue du litige. Une
durée de la procédure devant le tribunal supérieure à un an, durée moyennedans les affaires civiles, ne sera pas considérée comme rapide au sens del'article 8, paragraphe 2, de la Convention.

X. Article 9 - Mesures complémentaires
50.
En ce qui concerne les mesures prises pour informer le public de son
droit d'accès aux documents publics conformément à l'article 9,paragraphe 1, de la Convention, la Partie signale que le site internet dubureau du Premier ministre fournit des informations sur les principales
dispositions de la loi sur l’information, notamment le droit d'accès prévu à
son article 5, les grands principes concernant la forme d'une demanded'accès aux documents publics, les règles d'accès aux documents qui
concernent l'examen d'une question (documents de travail) et les limitations
stipulées par la loi sur le droit d'accès aux documents publics. Le Premierministre publie un rapport annuel sur l'application de la loi sur l’information,
dans lequel sont publiées des statistiques sur les procédures et les décisions
des comités d'information. Les décisions des Comités d'information sonttoutes publiées sur un site internet spécial qui contient des informations surle comité (voir www.unu.is). Les ministères agissent systématiquement pourrendre les dossiers, les listes d'affaires et les documents eux-mêmes
accessibles par voie électronique ; il en va de même pour les bases dedonnées et les fichiers de données (article 13).
51.
Le public a accès à un·e conseiller ou conseillère spécial·e dont lerôle est d'améliorer l'information publique. Le conseiller ou la conseillère
remplit son rôle, entre autres, en orientant les particuliers, les associations,les médias, les personnes morales et les autres personnes qui le consultent
sur la manière de présenter une demande d'accès aux données, sur l'endroitoù la demande doit être adressée et sur d'autres questions (loi surl’information, article 13.a). Le conseiller ou la conseillère spécial·e disposed'une ligne téléphonique où les membres du public et les autorités publiques
peuvent l'appeler pour le·la consulter. Il·elle peut également être joint·e parcourrier électronique. Le conseiller ou la conseillère est indépendant·e desinstructions du ministre et d'autres personnes, bien que le bureau du Premierministre lui fournisse ses équipements de travail.

38

52.
Il convient de noter que le conseiller ou la conseillère spécial·eoriente également les autorités sur le traitement des demandes d'accès auxdonnées, y compris sur les décisions relatives au droit d'une personne
demandeuse d'accéder à l'information.
53.
En ce qui concerne les mesures visant à former les autorités
publiques à leurs devoirs et obligations concernant la mise en œuvre de laConvention (article 9, paragraphe 1, alinéa a), le Centre de compétence etd'éducation des bureaux du gouvernement organise, environ deux fois paran, des séminaires gratuits pour le personnel des ministères sur la libertéd'information et la loi sur l’information. L'institut d'administration publique etde politique de l'université d'Islande a proposé plusieurs séminaires à tous
les fonctionnaires concernés par la loi. Tous les membres des autorités
gouvernementales peuvent y assister à titre onéreux. Les plus grandes
municipalités ont également organisé des séminaires pour leurs employé·es
sur le droit à l'information prévu par la loi sur l’information.
54.
Les autorités publiques et les autres personnes entrant dans lechamp d'application de la loi peuvent également consulter le conseiller ou laconseillère susmentionné·e sur la procédure de demande de données
publiques et les décisions relatives au droit d'accès (voir également leparagraphe 2 de l'article 13.a.). Des informations sur le service deconsultation sont fournies sur la page internet du gouvernement. Ce service
est gratuit et toutes les autorités et autres entités visées par la loi surl’information peuvent en bénéficier.
55.
En ce qui concerne les mesures visant à fournir des informations surles matières ou les activités qui relèvent de leur compétence en vertu del'article 9, paragraphe 1, alinéa b, de la Convention, les autorités publiquesdevraient, en vertu de l'article 13§1 de la loi sur l’information, fournir
régulièrement au public des informations sur les activités gouvernementales,
par exemple en publiant des rapports par voie électronique, en résumant desprogrammes importants ou en publiant d'autres types de documents. Les
autorités publiques doivent systématiquement rendre accessibles par voieélectronique les dossiers et les listes de documents relatifs aux affaires, ainsi
que les documents eux-mêmes. Il en va de même pour les bases dedonnées et les fichiers de données. Les ministères relevant du Premierministre doivent publier les informations de leurs registres d'affaires demanière numérique. Il convient au minimum de publier un registre desaffaires en cours de procédure au sein du ministère à l'occasion de questions
reçues ou envoyées et en indiquant le numéro et le titre de l'affaire. Ces
informations devraient être publiées au plus tard le mois suivant l'ouvertured'une affaire. En outre, la publication d'une liste de données relatives àl'affaire est autorisée, de même que l'accès aux données de manière
numérique. Dans tous les cas, il convient de s’assurer à ce que la publication
des données ne soit pas contraire aux intérêts personnels ou publics (article
13, paragraphe 2, de la loi sur l’information). Plus de détails sur la publicationd'informations à l'initiative des autorités publiques, y compris sur les lieux où39

elles doivent être publiées, figurent dans le règlement n° 464/2018 duPremier ministre, publié sur la base de l'article 13, paragraphe 4, de la loi surl’information. Les autorités publiques ont également l'obligation spécifiquede s'efforcer de rendre les informations sur les questions environnementales
accessibles au public (article 32, paragraphe 1, de la loi sur l’information).
S'il y a des raisons de croire que les émissions de substances polluantes
dans l'environnement peuvent avoir des effets dangereux sur la santé despersonnes ou des animaux, les autorités publiques ont l'obligation de fournir
des informations pertinentes de leur propre initiative (article 32§2 de la loi
sur l’information).
56.
En ce qui concerne les mesures pour la gestion efficace desdocuments conformément à l'article 9, paragraphe 1, alinéa c, de laConvention et les mesures relatives à des procédures claires et établies pourla conservation et la destruction des documents conformément à l'article 9,paragraphe 1, alinéa d, de la Convention, on peut noter que la loi surl’information comprend une obligation pour les autorités d'enregistrer les
informations qui sont pertinentes pour le traitement des affaires (article 27).
La loi n° 77/2014 sur les archives publiques définit le cadre juridique de lagestion et de la conservation des documents publics. Toutes les autorités etentités gouvernementales qui relèvent du champ d'application de la loi surl’information sont tenues de gérer et de conserver les documents publics etde les remettre aux archives. Les ministères utilisent un systèmeélectronique pour la gestion de l'information et leur collaboration. L'objectifde ce système est de gérer la création, l'utilisation et la conservationd'informations et de documents afin de soutenir le traitement des dossiers etdes projets, la préparation des lois et des règlements, les réunions et autres
questions au sein des ministères et dans l'ensemble de ceux-ci. Le système
gère l'ensemble du cycle de vie (création, traitement, utilisation, gestion etarchivage) des documents, des dossiers, des affaires, des projets et desréunions. Ce système est le principal environnement de travail pour lefonctionnement quotidien de tous les ministères.
57.
L'AIG considère que l'Islande a pris les mesures nécessaires pourmettre en œuvre l'article 9 de la Convention.

XI. Article 10 - Documents rendus publics àl'initiative des autorités publiques58.
La loi sur l’information (article 13) détaille les obligations des autorités
gouvernementales de fournir régulièrement au public des informations surles activités du gouvernement et de prendre des mesures systématiquespour rendre les dossiers, les listes d'affaires et les documents relatifs aux
affaires accessibles par voie électronique. Cette obligation s'appliqueégalement aux informations qui sont apparues avant l'entrée en vigueur de40

la loi. La loi prévoit une obligation spécifique de rendre accessible
l'information sur l'environnement (voir également le paragraphe 55 duprésent rapport). Un rapport sur la mise en œuvre de la loi doit être soumis
régulièrement au Parlement et la politique d'information pour les périodes decinq ans doit être préparée en consultation avec la société civile. La Partie
signale que les documents publics et les informations sont généralement
disponibles sur les sites internet du gouvernement. Selon le rapport, les sites
internet sont continuellement développés et étendus.
59.
L'AIG considère que l'Islande a pris les mesures nécessaires pourmettre en œuvre l'article 10 de la Convention.

XII. Conclusions et recommandations
60.
Toutes les autorités publiques qui entrent dans le champd'application de la Convention en vertu de l'article 1, paragraphe 2, alinéas
a, i, de la Convention ainsi que de l'article 1, paragraphe 2, alinéa a, ii, 3 dela Convention, sont liées par les règles relatives à l'accès aux documents
publics en Islande.
61.
L'AIG considère que la notion de documents publics est conforme
aux exigences de l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de la Convention. Ellenote toutefois que l'exclusion des documents de travail du champd'application du droit d'accès est susceptible de rendre inaccessible un largeéventail de documents. Elle rappelle qu'elle adoptera une position définitive
sur la notion de « rédigé » prévue à l'article 1, paragraphe 2, de laConvention à l'issue de son cycle d'évaluation de référence. L'AIG accepte
que l'accès à la totalité des informations contenues dans une base dedonnées soit exclu de la notion de documents publics. La pratique consistantà transférer les demandes d'accès à des documents ou informations
spécifiques contenus dans une base de données à l'autorité compétentedémontre que ces documents ou informations sont considérés comme desdocuments publics, conformément à l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de laConvention.
62.
L'AIG considère que l'article 4§2 de la loi sur l’information n'est pas
conforme aux exigences de l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de laConvention. Il recommande que la Partie réglemente les intérêts publics
légitimes en matière de préservation de la confidentialité des informations
liées aux relations extérieures, conformément à l'article 3, paragraphe 1,
alinéa a, de la Convention.
63.
Alors que la loi sur l’information répond généralement aux exigences
de l'article 2, paragraphe 1, de la Convention, l'article 15§4(2) de la loi surl’information limite le champ d'application du droit d'accès aux documents
publics aux personne demandeuses dont le but de l'accès aux documents

41

publics est considéré comme légitime, ce qui n'est pas autorisé par l'article
2, paragraphe 1, de la Convention. Compte tenu de ce qui précède et du faitque cette disposition n'a que peu d'intérêt dans la pratique, l’AIG
recommande à la Partie d'envisager sa suppression.
64.
Les limitations du droit d'accès prévues par la loi sur l’information
correspondent à celles envisagées par l'article 3, paragraphe 1, de laConvention, notamment celles énoncées dans la loi sur l'accès àl'information :-l'article 6 correspondent aux buts légitimes prévus à l'article 3,
paragraphe 1, alinéas f, i, k, de la Convention ;-l'article 7 correspondent au but légitime des limitations prévues àl'article 3, paragraphe 1, alinéa f, de la Convention ;-l'article 10§1, §2 de la loi sur l’information correspondent aux buts
légitimes prévus par l'article 3, paragraphe 1, alinéa a, de laConvention ;-l'article 10§3 correspondent aux buts légitimes prévus par l'article
3, paragraphe 1, alinéa h, de la Convention ;-l'article 10§4 correspondent aux buts légitimes prévus par l'article
3, paragraphe 1, alinéa g, de la Convention ;-l'article 10§6 correspondent aux buts légitimes prévus par
l'article 3, paragraphe 1, alinéa j, de la Convention ;-l'article 10§5 correspondent aux buts légitimes prévus par
l'article 3, paragraphe 1, alinéas c, d et e, de la Convention.

65.
L'AIG considère que le principe d’intérêt public supérieur énoncé àl'article 3, paragraphe 2, de la Convention n'est pas pleinement incorporé
dans la loi sur l’information. Il recommande à l'Islande d'examiner lapossibilité d'assurer la pleine compatibilité de la loi avec ce principe.
66.
L'article 15§4 de la loi sur l’information, qui implique que la personne
demandeuse motive sa demande lorsqu'il y a de fortes présomptions quecette demande est présentée dans un but illégitime, n'est pas conforme àl'article 4, paragraphe 1 de la Convention. L'AIG recommande d'envisager
sa suppression (voir le paragraphe 29 du présent rapport). Les exigences del'article 4, paragraphes 2 et 3 de la Convention sont remplies.
67.
L'AIG considère que les conditions de l'article 5 de la Convention
sont remplies.
68.
Les dispositions de la loi sur l’information sont généralement
conformes à l'article 6 de la Convention. Toutefois, l'AIG recommande àl'Islande de prévoir dans la loi sur l’information le principe selon lequel lapersonne demandeuse a le droit de choisir de consulter le document public42ou d'en recevoir systématiquement une copie dans le format de son choix, àmoins que la préférence exprimée ne soit déraisonnable, conformément à
l'article 6, paragraphe 1.
69.
Les exigences de l'article 7, paragraphe 1, de la Convention sontrespectées dans la pratique. À l'exception des frais de personnel ou deservice, les principes juridiques pertinents de la loi sur l’information sontconformes aux exigences de l'article 7, paragraphe 2, de la Convention ence qui concerne le caractère raisonnable et non excessif des frais.
70.
Si les dispositions de la loi sur l’information répondent aux exigences
de l'article 8, paragraphe 1, de la Convention, la durée moyenne desprocédures devant le Comité d’information et devant les tribunaux ne peutêtre considérée comme rapide au sens de l'article 8, paragraphe 2, de laConvention. L’AIG recommande que le délai de 150 jours fixé par la loi surl’information pour les procédures devant le Comité d'information soit
respecté dans la pratique.
71.
L'AIG considère que l'Islande a pris les mesures nécessaires pourmettre en œuvre les articles 9 et 10 de la Convention.

43

The Council of Europe Access Info Group – the AIG – is an independent groupof experts mandated by the Council of Europe Convention on Access to Official
Documents (Tromsø Convention) to monitor its implementation by the Parties.
The Tromsø Convention is the first international treaty recognising a general rightof access to official documents held by public authorities. It provides for minimum
rules to be applied in the processing of requests for access to information, a right toa remedy and additional measures, while offering the necessary flexibility to enable
the national legislations to foresee more extended access to official documents.
Restrictions of access are only permitted if they are intended to protect certain
interests and rights such as national security or private life.
The present report focuses on the implementation of the provisions of the Tromsø
Convention in the national freedom of information law. It underlines positive aspects
in guaranteeing the right to access official documents and provides suggestions
to further enhance the transparency of public authorities.

Le Groupe Accès à l’information du Conseil de l’Europe - l’AIG - est un grouped’experts indépendants mandaté par la Convention du Conseil de l’Europe surl’Accès aux documents publics (Convention de Tromsø) pour veiller à sa mise enœuvre par les Parties.

Le présent rapport se concentre sur la mise en œuvre des dispositions de laConvention de Tromsø dans la législation nationale sur la liberté d’information.
Il souligne les aspects positifs de la garantie du droit d’accès aux documents
publics et propose des suggestions pour améliorer encore la transparence desautorités publiques.

PREMS 071324

La Convention de Tromsø est le premier traité international à garantir un droit
général d’accès aux informations détenues par les autorités publiques. Elle prévoit
des règles minimales à appliquer dans le traitement des demandes d’accès àl’information, un droit de recours et des mesures supplémentaires, tout en offrant
la flexibilité nécessaire pour permettre aux législations nationales de prévoir unaccès plus large aux documents publics. Les restrictions d’accès ne sont autoriséesque si elles visent à protéger certains intérêts et droits, tels que la sécurité nationale
ou la vie privée.

ENG
FRA

www.coe.int

The Council of Europe is the continent’s leading
human rights organisation. It comprises
46 member states, including all membersof the European Union. All Council of Europe
member states have signed up to the European
Convention on Human Rights, a treaty
designed to protect human rights, democracy
and the rule of law. The European Court of
Human Rights oversees the implementationof the Convention in the member states.

Le Conseil de l’Europe est la principale organisationde défense des droits humains du continent. Il
comprend 46 États membres, dont l’ensemble
des membres de l’Union européenne. Tous les
États membres du Conseil de l’Europe ont signé laConvention européenne des droits de l’homme,
un traité visant à protéger les droits humains, ladémocratie et l’État de droit. La Cour européenne
des droits de l’homme contrôle la mise en œuvre
de la Convention dans les États membres.