東久留米市在宅医療・介護連携推進協議会
医療・介護連携ネットワーク

るるめネット運用ポリシー

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運営 ： 一般社団法人 東久留米市医師会

目次
るるめネットに関する窓口等の一覧……

１

るるめネット運用ポリシー……

２MCS使用時の留意事項……

５＜別紙１＞るるめネットにおける情報管理誓約書……

８＜別紙２＞るるめネットにおける情報保持誓約書……

９＜別紙３＞るるめネットにおけるMCS利用申込書…… １０＜別紙４－１＞在宅療養における個人情報使用同意書…… １１＜別紙４－２＞在宅療養における個人情報使用同意書(記入用)

…… １２

更新履歴
版数
初版

更新日
2019/4/1

更新内容
-

更新理由
-

るるめネットに関する窓口等の一覧「るるめネット」に関する各種問い合わせ先や、書類の送付先を以下に記載しております。
MCSについてや使い方のホームページ
MCSホームページTOPMCSの使い方の資料と動画

https://www.medical-care.net

https://www.medical-care.net/html/start/

MCSのシステム・使い方等の問い合わせ
メディカルケアステーション（MCS） サポートデスク
TEL： 0800-123-661
mail： support@embrace.co.jp(平日 9:00～18:00 土日祝日を除く)
運営：エンブレース株式会社
申請書類の提出先・運用ポリシー等の問い合わせ
一般社団法人 東久留米市医師会事務局〒203-0033
東京都東久留米市滝山4丁目3-14
TEL： 042-473-5661
FAX： 042-474-2210(平日 9:00～17:00 土日祝日を除く)
最新の運用ポリシーのダウンロード、更新情報などのホームページ
東久留米市医師会ホームページTOPhttps://www.higashikurume-med.or.jp/「るるめネット」関連書類の置き場
https://www.higashikurume-med.or.jp/about/rurumenetるるめネット運用ポリシー
第１条(本書の目的)
東久留米市における良好な在宅療養を実現するため、多職種間の情報の連携を「るるめネット」として管理し、情報の連携に使用されるメディカルケアステーション(以下、MCSという。)の取扱いおよび運用方法を定め、「るるめネット」を適切に利用することを目的とする。

第２条(法令及びガイドライン)「るるめネット」の利用者は医師法、薬事法、個人情報保護法等の各種法令と以下の厚生労働省のガイドラインを遵守すること、内容については常に最新版を参照すること。
・ 「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」
・ 「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」

第３条(るるめネットで取り扱う情報)「るるめネット」として取り扱う情報は以下のものとし、「るるめネット」利用者以外への提供は禁止するものとする。ただし、医療の向上や外部への助言を求めるため、個人を特定できない形での情報提供は許可するものとする。
１) 患者(患者の家族や関係者を含む)の個人情報
・ 患者氏名、生年月日、年齢、住所、電話番号
・ 病歴、病名
・ 治療や検査の内容(使用している薬剤、処置、血液検査の結果など)
・ 日々の状態(褥瘡の画像やリハビリの様子の動画などを含む）
・ 関係する医療・介護・福祉施設の情報
・ その他、医療・介護・福祉に付随する情報
・ MCSのグループ招待に利用したメールアドレス
２) MCS利用者の情報
・ MCSより得た、利用者氏名、所属、職種、顔写真
・ MCSのグループ招待に利用したメールアドレス
・ 利用者全体や特定の事業所における利用者一覧等の情報

第４条(るるめネットの運営)「るるめネット」の運営は、一般社団法人 東久留米市医師会の監修のもとに、一般社団法人 東久留米市医師会事務局(以下、医師会事務局という)が行うものとする。

第５条(事業所におけるMCS管理者の設置)「るるめネット」を利用する事業所は、許可されている従事者だけが連携される情報を使用し、許可の無い不正な閲覧や使用を防ぐことを目的としてMCS管理者を設置し、MCSの管理運用を行う。

第６条(事業所におけるMCS管理者の責務)
MCS管理者はMCSに関わる以下の役割を負う。
・ 患者やその他関係者を含む、個人情報の管理全般
・ 「るるめネット」利用に必要な書類の記入と提出のとりまとめ
・ 利用者へのMCSの使用方法や規則の周知・ 利用者のMCSのID管理・ 各グループへ管理者以外が招待した利用者の審査及び招待承認
・ 定期的に各グループ内で不要となった利用者の削除
・ MCSへの職場スタッフの登録及び削除
・ MCSで発生した運用上の問題の医師会事務局への報告

第７条(利用申込み)「るるめネット」を利用する事業所は医師会事務局に対して以下の書類を誓約の上で提出すること。
１) 新たに事業所で「るるめネット」を利用する場合
・ 事業所の管理者１名につき１枚(最低１名必要)
別紙１「るるめネットにおける情報管理誓約書」
・ 事業所内の利用者１名につき１枚(管理者含む)
別紙２「るるめネットにおける情報保持誓約書」
・ 利用者の全員の一覧を記載する(MCSのID新規作成依頼もここに記載)
別紙３「るるめネットにおけるMCS利用申込書」
２) 申込済みの事業所で管理者の追加・変更があった場合
・ 追加・変更される管理者１名につき１枚
別紙１「るるめネットにおける情報管理誓約書」
３) 申込済みの事業所で利用者の追加・メールアドレス変更・削除があった場合
・ 追加される利用者１名につき１枚
別紙２「るるめネットにおける情報保持誓約書」
・ 追加・変更・削除の旨を申請欄に記入して提出(記入する利用者名は追加等があった利用者のみ)
別紙３「るるめネットにおけるMCS利用申込書」

第８条(連携元事業所)
患者の情報連携を行う場合は、該当する患者を管理する事業所が「連携元事業所」となり以下の役割を負う。
・ 患者情報の管理及びMCSのグループの管理
・ MCSの患者グループ作成および不要となった患者グループの保管
・ MCSのグループへの利用者の招待及び削除
・ 定期的に各グループ内で不要となった利用者の削除

第９条(患者同意)
連携元事業所は「るるめネット」での情報連携を行うにあたって、患者もしくはその家族と以下の同意書を交わし、患者と事業所の双方が所持すること。
別紙４「在宅療養における個人情報使用同意書」

第１０条(セキュリティ対策)
使用するIT機器に関して、以下のガイドラインと後述の「MCS使用時の留意事項」を元にMCS管理者を主導としてセキュリティ対策を行うこと。特に機器の紛失と盗難時の対応については事業所内の連絡先や流れを確認すること。
「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」 6.9 情報及び情報機器の持ち出しについて

第１１条(MCSの利用方法)
MCS管理者及び利用者はMCSの利用方法についても、後述の「MCS使用時の留意事項」を元に利用すること。

第１２条(第三者への情報提供)「るるめネット」における連携情報を「るるめネット」利用者以外の第三者へ提供する場合は、患者の同意を随時取得した上で行うこと。
ただし、「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」に記載の以下の様な状況では患者への同意なしで第三者へ情報提供できる場合もあるため、ガイドラインを確認すること。
・ 法令に基づく場合
・ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
・ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合

第１３条(不適切な利用者への対応)
医師会事務局は、本運用ポリシー、法令及び公序良俗等に反すると判断した利用者に対し、必要に応じて注意や指導、るるめネットからの退去権限をもつものとする。

第１４条(運用ポリシーの公開)「るるめネット」の円滑な利用と、患者への情報公開のため、東久留米市医師会のホームページ内に、本運用ポリシーと関係する書類を閲覧・取得できるように設置を行い、更新履歴等の記載を行う。

MCS使用時の留意事項「るるめネット」におけるMCS使用時の詳細な留意事項を以下に記載する。

１ ＩＴ機器のセキュリティ対策
・ MCS管理者は機器の管理台帳を作成し、機器の紛失や、無断利用を防ぐように心掛けること。
・ １つのMCSIDにつき、１人の利用者とする。
・ MCSで使用するパスワードは利用者個人が管理し、他者と共有しない。また、パスワードをブラウザへの保存はせず、ログインの度に入力すること。
・ MCSは利用時のみのログインとし、離席時等にもログアウトする。
MCSを利用する機器(スマホやタブレット、パソコンなど)にはロックをかけておくこと。
・ 設定するパスワードに関して、英字と数字の両方を含む８文字以上で他者に推測されにくいものであれば、定期的なパスワードの変更は不要とする。ただし、利用者の変更等で必要があれば適宜変更を行うこと。
・ ウィルス対策ソフトを導入するとともに、ＯＳとブラウザ等を含め最新のものを使用すること。
・ 使用するIT機器に利用を許可されていないアプリケーションをインストールしないこと。
特にファイル共有ソフト(Winny等)については個人情報流失の恐れがあるためインストールしないこと。
・ MCS内で連携された情報のダウンロードや、コピー、スクリーンショットの取得を行わないこと。
・ MCS内で連携する画像や動画はMCSの機能からカメラやビデオを起動して撮影すること。
操作ミス等で、機器のアルバム等に保存した場合は速やかに該当するデータを削除すること。
・ 使用するIT機器の紛失による情報流出を防ぐため、次の様なサービスを利用して遠隔操作でのロックやデータ消去を行える状態としておくこと。
(１) リモートワイプサービス(２) 緊急回線停止サービス(３) 端末管理。利用者管理(MDM)サービス
・ 公共のWi-Fiスポットなど、不特定多数がアクセスできるネットワーク環境へ機器を接続しないこと。
・ 情報及び情報機器の持ち出しは、目的、情報の内容、格納する媒体、期間等をMCS管理者に申請の上、所在を明らかにした状態で行う事。
・ 機器を使用しなくなった場合(他者への譲渡、端末の機種変更や、リースを終えた返却等を含む)には、内容の消去を行い、その機器に「るるめネット」に係る情報を残さないこと。
・ 使用するIT機器は可能な限り事業所貸与の物で行い、利用者の個人所有の機器の使用においても同様のセキュリティ対策を行うこと。

２ 機器の紛失・盗難の対応
利用者が機器を紛失した場合は、ただちに事業所のMCS管理者に連絡をとり、指示を仰ぐこと。
また、連絡を受けた管理者は速やかに医師会事務局に届け出ること。その際に可能であれば以下の処置を行うこと。
・ リモートワイプサービス・緊急回線停止サービスを使用し、機器をロックする。
・ 上記のロック作業が行えない場合に、MCSの運営会社(日本エンブレース社)へ依頼し、紛失した機器の利用者のMCSのIDを一時停止する。

３ MCSの使用方法
利用者のMCSの円滑な使用のために、MCS利用の前には利用方法の資料や動画の閲覧を推奨しています。
メディカルケアステーションのホームページから、基本操作や説明動画を参照すること。

４ 「るるめネット」全員参加の自由グループ「るるめネット」ではMCSの運営会社である日本エンブレース社の推奨する使用方法として、「るるめネット」を使用する全員の利用者が参加するグループ(以下、全員グループという)を作成しています。
１） 全員グループを作成する意図全員グループに参加することによって、作成するグループへ他事業所の利用者の招待する際に、メールアドレスの入力が不要となり、名前や所属で検索した結果から招待ができるようになります。
２） 全員グループへの参加
全員グループと銘打っていますが、こちらのグループへの参加は強制とはしていません。
各事業所の管理者の判断の元、ご参加いただくようにお願いいたします。
３） 全員グループへの参加方法「るるめネット」へ参加いただいた事業所の管理者のメールアドレス宛に、医師会事務局から全員グループへの招待を送信させていただきます。その招待を管理者に承認いただいた後に、各事業所で必要な利用者を管理者から全員グループへの招待をお願いいたします。
招待された各事業所の利用者については、「るるめネット」の加入が確認された方のみ、全員グループへの参加を東久留米市医師会が承認するものとします。
４） 全員参加グループへの投稿
全員グループには多数の方の参加が見込まれるため、投稿できるのは原則として全員グループの管理者である医師会事務局からのみとします。
例外として、事前に医師会事務局へご連絡の上、投稿する内容が適当であると認められた場合のみ投稿ができるものとします。
５） 許可の無い投稿や不適切な投稿許可の無い投稿や、内容が不適切であると判断した投稿については、投稿の削除や投稿者へ内容の訂正を求める権利を医師会事務局が有するものとします。

５ 患者グループ
患者グループは１人の患者に対して、円滑な在宅療養の実現のため、患者の個人情報を含め多職種間のコミュニケーションを行うものです。
・ 患者グループの管理（設置、参加する多職種の登録・削除など）は、主治医又は主治医の指示 を受けたMCS利用者が行う。
・ 患者グループは、主治医が必要と判断した患者のみ作成し、全ての患者を登録する必要はない。
・ 患者グループへの、患者本人・家族招待とタイムラインの利用は任意とする。
・ 患者が死亡した場合は、グループ管理者が適切な時期まで患者グループを保管する。

６ 自由グループ
自由グループは在宅療養に関する情報交換、技術向上などのために職種の制限無く、作成できるものです。
・ 「るるめネット」に係る患者の個人情報のやりとりは自由グループでは禁止とする。
・ 「るるめネット」として作成できるグループは在宅療養に関する情報交換、技術向上などのみとします。
・ 「るるめネット」としてグループを作成したい場合は、医師会事務局に届け出て、許可を得ること。
・ 「るるめネット」として作成するグループ名の頭に【るるめネット】をつけること。
・ 作成したグループには医師会事務局のメンバーが参加するものとし、管理者権限を付与すること。
・ 自由グループの管理者は、そのグループの趣旨・使い方などを、参加者に伝えること。
・ 自由グループの管理者は、運用ポリシー、法令、公序良俗を守るようにグループを管理すること。
・ 自由グループへは「るるめネット」利用者以外の参加を可能とする。
・ 以下を満たしていない自由グループは、「るるめネット」と医師会事務局は関与しないものとし、グループ作成者の責任をもって、管理・運用すること。
１） 医師会事務局への作成の申請がされておらず、許可されていない自由グループ
２） 医師会事務局のメンバーが参加していない自由グループ
・ 職場内の情報共有などを目的として、医師会事務局への申請無しの自由グループは自由に作成して構いませんが、そのグループに対しても「るるめネット」と医師会事務局は関与しないものとします。

７ 職場グループ
職場グループは同じ事業所のスタッフとして登録されているMCS利用者同士のみが使用できるグループで、MCSのID登録された時点で自動的に作成され、画面に「職場の情報共有」と表示されているグループです。
・ 「るるめネット」に係る患者の個人情報のやりとりは職場グループにおいても禁止とする。
・ 事業所内で必要に応じて任意で使用すること
・ 職場グループへは「るるめネット」利用者以外の参加を許可するものとする。

８ つながりでのメッセージのやりとりつながりでは、１対１でのメッセージの送信する場合に、送信する前に送信相手・内容等の再確認を行い、不要な相手への情報漏えいを防ぐように努めること。
・ 「るるめネット」に係る患者の個人情報のやりとりも許可するものとする
・ 個人的な会話や宣伝行為など、医療に関係の無い相手を不快とさせるつながりの使用を禁止とする。

９ 不正な利用についての報告
MCSの利用者は、不正な使用を発見した場合、速やかに管理者へ報告を行い、指示を仰ぐこと。