内部通報、公益通報者保護に関する規則（目的）
第１条 この規則は、有限会社ＳＨＩＰＭＡＮ（以下「当社」という。）における不法行為による不祥事の防止及び早期発見、自浄作用の向上、風評リスクの管理、並びに当社に対する社会的信頼の確保のため、内部通報制度を設けるとともに、公益通報者保護を定めることを目的とする。
（対象者）
第２条 この規則は、当社の役員及び職員（契約職員を含む。以下「役職員」という。）に対して適用する。
（通報等）
第３条 役職員の不正行為として、次に掲げる事項が生じ、又は生じるおそれがある場
合、役職員（直接的又は間接的に関係する者を含む。）はこの規則の定めるところにより、通報、申告又は相談（以下「通報等」という。）することができる。
（１） 法令又は定款に違反する行為（２） 役職員又は取引先その他の利害関係者の安全又は健康に対して危険を及ぼすおそれのある行為（３） 職員就業規則その他当社の内部規則に違反する行為（４） 当社の名誉又は社会的信用を侵害し又は失墜させるおそれのある行為（５） その他当社、役職員又は利害関係者が重大な損害を生じるおそれのある行為
２． 通報等を行った者（以下「通報者」という。）、通報者に協力した役職員及び当該通報等に基づく調査に積極的に関与した役職員（以下「通報者等」という。）は、この規則による保護の対象となる。
３． 申告事項が生じ、又は生じるおそれがあることを認知した役職員は、この規則に基づき通報等を積極的に行うよう努めるものとする。
（通報等の方法）
第４条 役職員は、次に定めるヘルプラインの窓口（以下「ヘルプ窓口」という。）に対して、電話、電子メール又は直接面談する方法等により、通報を行うことができる。
（１） コンプライアンス規則に定めるコンプライアンス担当職員（以下「担当職員」という。）

（２） 総務部長
２． 職員就業規則その他の規則に定める守秘義務に関する規定は、この規則の定めに従って行われる通報等を妨げるものではない。
（ヘルプ窓口での対応）
第５条 ヘルプ窓口は、申告事項について受け付け、第７条の規定に従い、その対応を行うものとする。
２． 通報等を受けたヘルプ窓口の担当者は、通報者に対して通報等を受けた日から20日以内に、通報等を受けた事項につき調査を行う旨の通知又は調査を行わないことに正当な理由がある場合には、当該理由を明らかにしたうえ、調査を行わない旨の通知を行うものとする。ただし、通報者が当該通知を希望していない場合、或いは匿名による通報等であるため通報者への通知が困難である場合、その他やむを得ない理由がある場合はこの限りでない。
（公平公正な調査）
第６条 通報等を受けた各ヘルプ窓口の担当者は、通報等の内容を直ちに担当職員に報告する。ただし、通報者の指名その他それにより通報者を特定することが可能となる情報（以下「通報者特定情報」という。）を除くこととする。また、当該通報等が役員の不正行為に係るものである場合は、担当役員ではなく取締役社長に報告する。
２． 通報等に係る事実関係の有無及びその内容に関する調査（以下「通報等調査」という。）は、総務部において実施することを原則とする。ただし、総務部が関係する内容の通報等が対象である場合、その他総務部において通報等調査を実施することが適切でない場合には、担当役員の指示により、他の部署又は担当者に通報等調査を行わせる
か、又は法律事務所等の外部機関に通報等調査を依頼することができる。
３． 通報等調査は、公正かつ公平に行うものとする。
４． 役職員は、特段の事情がある場合を除き、通報等調査に対して積極的に協力するものとする。
５． 通報等を受けた各ヘルプ窓口の担当者は、通報者との間で通報者特定情報につき、通報等調査の担当者を含む当社の役職員に開示することができる内容及びその範囲について合意し、調査の必要性及び状況の変化等に応じ、通報者との間で協議し、かかる合意の内容を見直すものとする。役職者は、第１項及び第２項にかかわらず、かかる通報者との合意に反する開示を行ってはならない。ただし、匿名による通報等であるため通報者との協議が困難である場合、その他やむを得ない理由がある場合はこの限りでない。

（調査結果の通知等）
第７条 通報等調査を担当した部署（以下「調査担当部署」という。）は、通報等調査について結果に至った場合には、速やかに当該結果の通報等を受けたヘルプ窓口、担当職員に対して通知するものとする。ただし、通報等の対象となった者の個人情報の取り扱いについては、プライバシーの侵害とならないよう十分注意するものとする。
２． ヘルプ窓口は、通報等に基づく調査の後、遅滞なく通報者に対してその内容を通知する。ただし、通報者に対して通知を行うことが困難な場合はこの限りでない。
（調査結果に基づく対応）
第８条 担当役員及び総務部長は、通報等に基づく調査の結果、不正行為が存在すると判明した場合、直ちに取締役社長に報告するとともに事実関係の調査を行い、又は当該不正行為を中止するよう命令し、必要に応じて懲戒処分、刑事告発等の対応を行うとともに再発防止の措置を行うなど、速やかに必要な対応を講じる。
２． 通報者等が当該調査対象である申告事項に関与していた場合、懲戒処分その他の取り扱いにおいて、通報等、通報者への協力及び通報等に基づく調査への積極的な関与をしたことを斟酌することができる。
３． 担当役員は、通報等調査の結果及びそれに対する対応の概要を速やかに役員会に報告するとともに遅滞なくこれを公表するものとする。ただし、役員会への報告及び公表の内容については、通報者等の氏名等の個人情報は除くものとする。
（情報の記録と管理）
第９条 通報等を受けた各ヘルプ窓口及び調査担当部署は、通報者等の氏名（匿名の場合を除く。）、通報等の経緯、その内容及び証拠等を部署内において記録し、保管するものとする。ただし、通報者に関する情報が第６条第５項の規定に基づき許容される範囲を超えて開示されることのないよう十分留意することとする。
２． 通報等を受けた各ヘルプ窓口は、調査担当部署、その他通報等に係る情報を取得した者は、その情報に関して秘密を保持しなければならず、第６条第２項の規定により、外部の調査機関に当該情報を開示する場合には、当該情報の開示を受けた者が第三者に当該情報を開示し、又は漏洩することを防止する措置を講じるものとする。
３． 役職員は、各ヘルプ窓口又は調査担当部署に対して、通報者特定情報の開示を求めてはならない。
（不利益処分等の禁止）
第10条 当社の役職員は、通報者等が通報等を行ったこと、通報者に協力したこと又は通報等に基づく調査に積極的に関与したことを理由として、通報者等に対する懲罰、差別的処遇等の報復行為、人事考課におけるマイナス評価など、通報者等に対して不利益な処分又は措置を行ってはならない。

（懲戒等）
第11条 個人に関する根拠のない誹謗中傷を内容とする通報等を行った場合、第９条第２項に規定する者が通報者等の氏名その他通報等に係る情報を開示し、もしくは漏洩した場合、役職員が通報者等の氏名など通報者等に関する情報の開示を求めた場合、又は前条の規定に違反した場合には、情状により当該者を懲戒処分に処すこととする。
２． 懲戒処分の内容は、当該処分の対象者が役員の場合は、戒告とし、職員の場合は、職員就業規則に従い戒告、減給、出勤停止、降格、諭旨退職又は懲戒解雇とする。ただし、役員の場合、自主的に報酬を減額することを妨げない。
３．前項の懲戒処分は、役員については役員会にて決議し、職員については取締役社長がこれを行う。
附則
この規則は、令和 2 年 4 月 1 日から施行する。