仙台市BOSAI-TECHイノベーション創出促進事業
仙台BOSAI-TECH フューチャーアワーズ
実証実験成果報告書

デジタルを用いた受付の実証
株式会社フォルテ

要約
デジタルを用いた受付の実証
株式会社フォルテ
１．背景と課題（400字以内の要約・図表可）

２．実証実験の実施内容（400字以内の要約・図表可）

３．実証実験結果（400字以内の要約・図表可）

４．今後の展開（400字以内の要約・図表可）

背景
一週間を超える避難生活を強いられる災害が起きた際にも、少ないスタッフで、住民の効用を最大限担保する避難所を運営する

・2022年02下旬に仙台市内の小学校体育館にて、入り口での検温、整理券発券、整理券とタブレットを用いた避難者情報の入力を行ってもらう。

本取組みでは、システムの運用に関して多くの課題とその改善案を得ることが出来た。
なかでも、今後の課題として挙げられる課題
・避難所受け入れの際に、紙での手書き記入を行うため渋滞が発生する。
・紙の受付用紙を、避難所職員が手作業で集計するため、計測ミスの恐れがある
・マニュアルでは、紙の受付用紙から別の紙への転記が複数回必要だが、実施されていない

終了後には、実証実験参加者にアンケートを配布し記入していただき、システムの改善点を発見する

避難者として参加した方のうち81%の方が受付での混雑を体感しなかった。
それに対して、従来フローの受付体験時は91.4%の参加者が受付での混雑を感じておりシステムを活用することで避難者のストレス軽減に役立つことが推測される。
運営者側のアンケートでは、システムを使用した場合スムーズに行えなかったとの回答が0%であり、システムの有用性の高さが分かる。
しかし、「避難者へのタブレット入力の声がけはスムーズに行えましたか」という質問において57.1%と半数以上の運営者がどちらとも言えないと回答しており、今後の課題は、避難者への入力業務をいかに軽減するか、再度自治体へのヒアリングや協議を通じて改善を図る
必要がある

・避難者情報入力UIの強化
・避難者の方をスムーズに入力へ誘導するための仕組みづくり・システムを知らない方でも、簡単に起動・運用できるような改修を、自治体様と連携して改善を図る。
それにより、当初の目的である「一週間を超える避難生活を強いられる災害が起きた際にも少ないスタッフで、住民の効用を最大限担保する避難所を運営する」ことが出来るシステムに改善し、試験導入につなげていきたい。

１．背景と課題 (1/2)

今回ご検討の背景

一週間を超える避難生活を強いられる災害が起きた際にも少ないスタッフで、住民の効用を最大限担保する避難所を運営する

お伺いしている現状

紙で避難者情報を記入してもらっているため、入り口が混雑したりデータ化するためにスタッフの稼働が取られて他の業務に支障が出る１．背景と課題 (2/2)
ご提案のテーマ

避難者情報の管理をデジタルで簡略化

避難者(住民)の現状運営者(自治体)の現状

避難所内に早急に入りたい

避難者カード(紙)の集計に時間がかかる

個人情報にも配慮して欲しい

入退館管理がアナログで大変

提案

提案

QRコードつき整理券で会場のタブレットとPCで自動集計

避難申請＆運営をスムーズに入退館やボランティアも自動で可視化

２．実証実験の実施内容

場所・参加者

スケジュール場所

9:00-12:00

仙台市内の小学校体育館

仙台市職員・アンデックス・フォルテ三社
で、システムを用いた受付を設置する場

参加者合の開設手順について説明

仙台市職員約30名

13:00-15:00

スカイライトコンサルティング1名

システムを用いた受付を実証

株式会社アンデックス 約10名

避難者役と運営者役の2つに分かれ、株式会社フォルテ 3名

通常の避難所運営とデジタル運営の両方を体験していただく２．実証実験の実施内容

メイン体験内容
整理券の発行

タブレットでの入力

入退館の管理入口で検温し整理券発行

避難所内タブレットで入力

整理券を使って入退館管理

・入口が混雑しないか
・整理券を失くさないか

・台数は足りるか
・入力場所の混雑はないか

・紙のリストでの管理からQRでの管理に移行出来るか３．実証実験結果(1/5)
実証実験の時間計測結果１
実証実験1回目

実証実験2回目
13名

通常受付

時間

14名
デジタル受付

時間

14名
通常受付

時間

13名
デジタル受付時間

避難者全員が着席

18分09秒

避難者全員が着席

2分20秒

避難者全員が着席

19分56秒

避難者全員が着席

2分18秒

受付が避難者全員分の避難者カードを名簿に転記

28分14秒

避難者全員がタブレットを入力

26分08秒

受付が避難者全員分の避難者カードを名簿に転記

30分38秒

避難者全員がタブレットを入力

23分13秒

受付が避難者全員分の情報がシステムに反映されていることを確認

26分22秒

受付が避難者全員分の情報がシステムに反映されていることを確認

23分22秒３．実証実験結果(2/5)
実証実験の時間計測結果2
実証実験1回目

実証実験2回目

13名

通常受付

時間

14名

デジタル受付

時間

14名

通常受付

時間

13名

デジタル受付時間

避難者の作業時間

18分09秒

避難者の作業時間

23分48秒

避難者の作業時間

19分56秒

避難者の作業時間

20分55秒

避難者の作業時間/人

1分24秒

避難者の作業時間/人

1分42秒

避難者の作業時間/人

1分25秒

避難者の作業時間/人

1分36秒

運営者の作業時間

10分5秒運営者の作業時間

2分40秒

運営者の作業時間

10分42秒運営者の作業時間

2分27秒

運営者の作業時間/人47秒

運営者の作業時間/人11秒

運営者の作業時間/人46秒

運営者の作業時間/人11秒

３．実証実験結果(3/5)
避難者役向アンケート結果(一部)5に近いほどシステムに対して高評価
1に近いほどシステムに対して低評価

非常に感じた

感じない

感じた

感じなかった

全く行えなかった

行えた

感じた

感じなかった感じる

感じない３．実証実験結果(4/5)
運営者役向アンケート結果(一部)5に近いほどシステムに対して高評価
1に近いほどシステムに対して低評価行えなかった

行えた

全く行えなかった

行えた

非常に感じた

感じなかった

感じなかった

感じた

感じた

感じなかった３．実証実験結果(5/5)
総括
避難者として参加した方のうち81%の方が受付での混雑を体感しなかった。
それに対して、従来フローの受付体験時は91.4%の参加者が受付での混雑を感じておりシステ
ムを活用することで避難者のストレス軽減に役立つことが推測される。

運営者側のアンケートでは、システムを使用した場合スムーズに行えなかったとの回答が0%であり、システムの有用性の高さが分かる。
しかし、「避難者へのタブレット入力の声がけはスムーズに行えましたか」という質問において57.1%と半数以上の運営者がどちらとも言えないと回答しており、今後の課題は、避難者への入力業務をいかに軽減するか、再度自治体へのヒアリングや協議を通じて改善を図る必要がある

４．今後の展開
本取組みでは、システムの運用に関して多くの課題とその改善案を得ることが出来た。
なかでも、今後の課題として挙げられる
・避難者情報入力UIの強化
・避難者の方をスムーズに入力へ誘導するための仕組みづくり・システムを知らない方でも、簡単に起動・運用できるような改修を、自治体様と連携して改善を図る。
それにより、当初の目的である「一週間を超える避難生活を強いられる災害が起きた際にも少ないスタッフで、住民の効用を最大限担保する避難所を運営する」ことが出来るシステムに改善し、試験導入につなげていきたい。

５．APPENDIX
システム実証中の様子
避難所受入後イメージ③整理券を名札にいれて避難者に渡す①受付で検温②整理券が発券(自動)スタッフ業務

避難者業務

５．APPENDIX
システム実証中の様子

通常フローでの受付システムを用いた受付

避難後の避難場所(椅子)このように受付を２種類用意して実証した