桃山学院個人情報保護規則
平成17年3月29日
常務理事会承認
2018(平成30)年4月1日

最近改訂
第1章 総則（目的）
第1条 この規則は、学校法人桃山学院（以下「学院」という。）および学院が設置する各学校（以下「各学校」という。）が個人情報を収集、利用、保管、その他の取扱いに関する基本的な必要事項を定めることにより、学院の責務を明確にし、個人情報の適切な保護に資することを目的とする。
（定義）
第2条 個人情報とは、次に掲げる者およびそれに関係する情報で、特定の個人が識別されまたは識別され得るもののう
ち、学院が業務上取得または作成したすべての情報をいう。ただし、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成25年法律第27号）第2条第5項の「個人番号」および第2条第8項の「特定個人情報」は含まないものとする。
1．学院の役員・教職員および各学校の学生・生徒等ならびに学院の構成員である者
2．学院の役員・教職員および各学校の学生・生徒等ならびに学院の構成員であった者
3．前2号に定める者の保証人、保護者、家族、親族等
4．その他、上記に準ずる者（各学校において教育を受けようとする者および過去に教育を受けようとした者などを含む。）
上記第1号から第4号に定める個人情報の対象者および区分については、別表第1に定めるものとする。
2 第1項に定める個人情報のうち、当該個人に帰属する情報の他、当該個人に付与された番号、記号、その他の符号、画像もしくは音声等により当該個人を識別できるまたは当該情報のみでは識別できないが、他の情報と照合することによって識別できるもの（「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号）第2条第1項第2号所定の個人識別符号を含む）を含むものとする。
3 第1項に定める個人情報のうち、紙に記入もしくは印刷された情報の他、写真、フィルム、コンピュータ、光学式処理装置等により処理または保存されているものを含むものとする。
4 要配慮個人情報とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪による被害の事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要する個人情報として政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
5 個人情報データベースとは、個人情報を含む情報の集合物であって、個人情報を容易に検索することができるように、コンピュータまたは帳簿等によって体系的に構成したものをいう。
6 個人データとは、個人情報データベースに含まれる個人情報をいう。
（個人情報保護の適用除外）
第3条 次に掲げる場合は、本規則に定める各条項の適用を除外する。
1．出版物またはすでに報道された個人情報
2．法令等により、公にすることが必要な個人情報
2 学術研究の用に供する目的で個人情報を取り扱う場合は適用しない。ただし、その場合においても、できる限りこの規則に準じて個人情報を取り扱うようにするなど、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
（学院の責務）
第4条 学院は個人情報の収集、保管または利用にあたり、個人の基本的人権を尊重し、個人情報の保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
1．個人情報を提供する者への周知および公開
2．学院が雇用する教職員に対する規程ならびに規則の遵守の徹底
3．学院が設置する各学校に在籍する学生・生徒等に対する個人情報保護にかかる教育ならびに指導
4．その他、学院が必要と認めた措置（個人の責務）
第5条 本規則第2条第1項各号に定める者は、本規則および本規則の関連規則ならびに学院の諸規程を遵守し、個人情報の保護に努めなければならない。
2 前項の定めについて、職務等で知り得た個人情報を収集目的以外に流用、学院が関知しない第三者に漏洩または流失させた場合は、生徒・学生にあっては各学則に基づき処分し、教職員にあっては本学院服務規程に基づき懲戒処分を課すものとする。
3 第2条第1項第2号に定める者は、過去の在籍中に知り得た個人情報を学院が関知しない第三者に漏洩または流失してはならない。漏洩または流失により、学院に損害を与えた場合は、然るべき対応または法的措置をとるものとする。
第2章 個人情報保護委員会の設置（個人情報保護委員会の設置）第6条 学院は、本規則の目的を達成するため、常務理事会のもとに、個人情報保護委員会（以下、「委員会」とい1/12う。）を置く。
委員会の規程は別に定める。
第3章 個人情報管理者の設置（管理者の設置）第7条 学院は、本規則の目的を達成するため、各所管等が収集、利用、保管する個人情報毎に、個人情報管理者（以下、「管理者」という。）を置く。
2 管理者は、法人・大学にあっては、学部長、研究科長、各種委員会委員長（センター長を含む）、課長以上の事務管理職とし、高等学校および中学校にあっては、教頭、各部長、学年主任、事務長とする。
3 管理者は、所管する業務の範囲における個人情報の収集、保管および管理ならびに個人情報提供者本人からの開示、訂正、または削除の請求に関し、本規則の定めに基づいて適切に処理しなければならない。
4 管理者は、個人情報の取り扱いに関し、委員会の助言、指導または勧告があった場合は、速やかに是正その他必要な措置を講じなければならない。
第4章 個人情報の収集、利用および提供（収集の制限および方法）
第8条 学院は、教育研究および業務に必要な範囲に限定して個人情報収集するものとする。
2 学院は、本人から適正かつ公平な手段によって個人情報を収集し、偽りその他不正な手段により個人情報を収集してはならない。
3 学院は、個人情報を収集する際、思想・信条および宗教に関する事項ならびに社会的差別の原因となる事項を調査することを目的として行ってはならない。ただし、次に掲げる各号の一つに該当するときは、この限りではない。
1．当該情報を収集することについて、本人の明示的な同意があるとき
2．法令の規定に基づくとき
3．出版・報道等により公にされているとき
4．個人の生命、身体の安全または財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
4 個人情報の主体者が未成年者である場合は、その保護者の同意も得なければならない。
5 学院は、個人情報を収集した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、または公表しなければならない。
6 学院は、前項の収集の目的を変更する場合、変更前の収集目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。また、変更された収集目的については、本人に通知または公表しなければならない。
7 学院は、個人情報を第三者からの提供（第13条第1項ただし書きの場合および第16条第1項の場合を除く。）により収集する場合、提供元の個人情報の管理状況および当該提供される個人情報の収集方法を確認し、その収集方法が適法なものであることを確認できないときは、その収集につき慎重に対応しなければならない。
（要配慮個人情報の収集）
第9条 要配慮個人情報は、合理的な理由がない限り収集してはならない。
2 要配慮個人情報を収集するときは、次の各号に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
1．個人の生命、身体の安全または財産の保護のため、本人の同意を得ることが困難であるとき
2．法令の定めがあるとき（警察署等からの照会請求等）
3．公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4．国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者に対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5．当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体等により公開されているとき
6．本人を目視し、または撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を収集するとき
7．個人データを特定の者との間で共同利用する場合、当該特定の者から提供を受けるとき
8．合併その他の事由による事業の承継に伴い個人データの提供を受けるとき（本人の同意の方法）
第10条 本人の同意の方法については、次の各号に掲げるものとする。
1．個人情報を記載する所定の紙媒体または電子媒体の様式に、第8条第5項に規定する事項を明記したうえで本人が個人情報を提供した場合は、同意したものとする。
2．インターネットを経由して各学校のホームページ等から個人情報を収集する場合は、第8条第5項に規定する事項を明記したうえで本人が個人情報を提供した場合は、同意したものとみなす。
3．本人の同意の方法については、前2号の定めを原則とするが、本人の意思により、前2号の定めによらず口頭および電話等での情報提供がなされた場合は、同意したものとみなす。
（本人の同意の適用除外）
第11条 本規則第8条第5項の定めにかかわらず、次に掲げる各号に該当する場合は、本人の同意を必要しないものとする。
1．桃山学院大学、桃山学院大学大学院、桃山学院教育大学、桃山学院高等学校および桃山学院中学校に在籍する学生・生徒等にあっては、学則に規定されるものの他、教育研究上または在籍する各学校から便宜または利益を得るために必要な手続等のために提供する個人情報
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2．教員が専ら学生・生徒等本人に対する教育的活動を遂行するために本人から収集し、本人の利益を不当に侵害しないと認められる個人情報
3．学院が雇用する教職員（非常勤教員・臨時職員等有期契約の者を含む。）にあっては、法令ならびに服務規程で規定されるものや、事業主である学院が事業を運営するために収集する個人情報（利用の制限）第12条 管理者は、個人情報を収集した目的以外のために利用してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
1．本人の同意があるとき
2．個人の生命、身体の安全または財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認めるとき
3．法令の定めがあるとき（警察署等からの照会請求等）
4．当該個人情報を保有する機関・部署内において利用し、または他の機関・部署に提供する場合で、業務遂行上、必要かつ相当の理由があると認められ、本人の権利利益およびプライバシーを不当に侵害するおそれがないことが、管理者において明白であるとき
5．防犯カメラの画像について、学院の各部局の長からの求めがあり、防犯カメラ管理責任者（総務部長）が必要と認めたとき
6．その他、委員会が正当と認めたとき（第三者への提供）
第13条 個人データを第三者に提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
1．本人の同意があるとき
2．次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会（内閣府外局）へ届け出たとき（1） 第三者への提供を利用目的とすること（2） 第三者に提供される個人データの項目（3） 第三者への提供の手段または方法（4） 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること（5） 前号の本人の求めを受け付ける方法
3．前条第1項第2号から第4号に掲げる場合
2 前項第2号の規定は、要配慮個人情報について適用しない。
3 次に掲げる場合は、第三者への提供に該当しない。
1．第18条の定めによる委託に伴って個人データを提供するとき
2．第16条の定めによる共同利用に伴って個人データを当該特定の者に提供するとき
3．合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データを提供するとき
4 個人データを第三者へ提供する場合には、当該提供先において、個人データの提供する目的以外での利用、他の者への再提供、複写複製、改ざん、漏えい、盗用等がなされないように、個人データの安全管理のために講ずべき措置について、提供先と契約書を締結するなど、適切な措置を講じなければならない。
（外国の第三者への提供）
第14条 学院は次に掲げる各号に該当する場合に限り、個人データを外国の第三者へ提供することができる。
1．外国にある第三者へ提供することについて、本人の同意を得ているとき
2．学院と外国にある第三者との間で当該第三者における個人データの取り扱いについて、適切かつ合理的な方法により、個人情報保護法の趣旨に沿った措置の実施が確保されているとき
3．外国にある第三者が、個人情報の取り扱いにかかる国際的な枠組みに基づく認定を受けているとき
4．個人の生命、身体の安全または財産の保護のため、本人の同意を得ることが困難であるとき
5．法令の定めがあるとき（警察署等からの照会請求等）
6．公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
7．国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者に対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（第三者への提供時・第三者から提供を受ける際に係る記録の作成等）
第15条 個人データを第三者へ提供したとき（第9条第2項第1号ないし第4号に該当する場合または第13条第3項各号に該当する場合を除く。）には、管理者は、次の各号に関する記録を作成しなければならない。ただし、学院が本人に対する物品またはサービスの提供に関連して当該本人の個人データを第三者へ提供する場合において当該提供に関して作成された契約書等に次の各号に記載されているときは、当該契約書等で代替可能とし、また、既に記録されている事項と内容が同一のものについては、当該事項の記録を省略することができる。
1．本人の同意を得ている旨（第13条第1項により個人データを提供した場合は提供した年月日）
2．当該第三者の氏名または名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）
3．当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

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4．当該個人データの項目
前項の記録は、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成しなければならない。ただし、個人データを第三者に継続的にもしくは反復して提供したとき、またはその確実な見込みがあるときは、一括して作成することができる。
3 学院は、前2項により作成した記録を、次の各号に応じて保存しなければならない。
1．第1項ただし書きに基づき契約書等で記録に代えたとき（最後に個人データの提供を行った日から起算して1年を経過する日まで）
2．前項ただし書きに基づき一括して記録を作成したとき（最後に個人データの提供を行った日から起算して3年を経過する日まで）
3．前2号以外のとき（当該記録を作成した日から3年間）
4 学院は、第三者から個人データの提供を受ける場合（第9条第2項第1号ないし第4号に該当する場合または第13条第3項各号に該当する場合を除く）、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。
1．当該第三者の氏名または名称
2．当該第三者の住所
3．当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者または管理人の定めがあるものにあっては、その代表者または管理人）の氏名
4．当該第三者による当該個人データの収集経緯
5 第三者から個人データの提供を受ける場合（第9条第2項第1号ないし第4号に該当する場合または第13条第3項各号に該当する場合を除く。）には、管理者は、次の各号に関する記録を作成しなければならない。ただし、学院が、本人に対する物品または役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書等に次の各号に記載されているときは、当該契約書等で代替可能とし、また、既に記録されている事項と内容が同一のものについては、当該事項の記録を省略することができる。
1．個人データの提供を受けた年月日（オプトアウトの方法により第三者提供を受けた場合）
2．本人の同意を得ている旨（本人の同意に基づき第三者提供を受けた場合）
3．当該第三者の氏名または名称
4．当該第三者の住所
5．当該第三者が法人である場合は、その代表者（法人でない団体で代表者または管理人の定めがあるものにあっては、その代表者または管理人）の氏名
6．当該第三者による当該個人データの収集経緯
7．当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
8．当該個人データの項目
9．「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号）第23条第4項に基づき個人情報保護委員会による公表がされている旨（オプトアウトの方法により第三者提供を受けた場合）
6 前項の記録は、個人データを第三者から提供を受ける都度、速やかに作成しなければならない。ただし、個人データを第三者から継続的にもしくは反復して提供を受けたとき、またはその確実な見込みがあるときは、一括して作成することができる。
7 学院は、前2項により作成した記録を、次の各号に応じて保存しなければならない。
1．第5項ただし書きに基づき契約書等で記録に代えたとき（最後に個人データの提供を行った日から起算して1年を経過する日まで）
2．前項ただし書きに基づき一括して記録を作成したとき（最後に個人データの提供を行った日から起算して3年を経過する日まで）
3．前2号以外のとき（当該記録を作成した日から3年間）（共同利用）
第16条 第13条第1項の規定にかかわらず、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合には、個人データを提供することができる。
2 前項の場合において、学院は、次の各号に掲げる事項を、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。なお、第4号ないし第5号に掲げる事項を変更する場合も同様とする。
1．個人データを共同利用すること
2．共同利用する個人データの項目
3．共同利用する者の範囲
4．利用する者の利用目的
5．共同利用する個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称
第5章 個人情報の管理等（適正管理）
第17条 管理者は、個人情報の安全保護および正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。
1．紛失、毀損、破壊その他の事故の防止
2．改ざんおよび漏えいの防止
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3．個人情報の正確性および最新性の維持
4．不要となった個人情報の廃棄または消去（学外への持ち出し制限）
第18条 個人データは、業務遂行上において、管理者が許可した場合以外は学外へ持ち出してはならない。ただし、個人データを使用する業務を学外に委託するときは、この限りではない。
2 前項の委託業務を行う場合、管理者は、委託業者との間で個人情報の保護に関する覚書（様式第1号）または秘密保持契約を締結しなければならない。
3 学院は、委託された当該個人データの安全管理措置が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
4 前項の監督のため、学院は、委託先の選定にあたって、委託先の業務・管理体制、規程整備等の状況確認（必要に応じ個人データの取扱場所での現地確認等）をし、個人データの安全管理措置が十分になされていることを確認するものとする。
5 学院は委託契約の内容の実施状況を把握するため、委託先に対し定期的または臨時的に監査等を行うこととする。
6 第1項の規定にかかわらず、教員が授業運営にかかる資料、試験答案、論文、レポート、その他の授業運営に必要な資料で、教員が正当な教育活動の遂行に必要な場合は、学外持ち出し制限の適用除外とすることができる。
7 前項の場合、教員を当該個人情報にかかる管理者と見なし、第12条、第13条および第17条に規定する責務を負わなければならない。ただし、次条の規定は適用しない。
（収集の届出）第19条 学院の業務遂行上、新たに個人情報を収集する場合、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、管理者は、事前に次の事項を委員会に届け出て（様式第2号）承認を得なければならない。
1．名称
2．利用日的
3．収集の対象者
4．収集方法
5．記録項目
6．記録の形態
7．その他委員会が必要と認めた事項
2 前項の規定に基づき届け出た事項、および本規則制定以前に総務課へ提出した「個人情報記載書類一覧」を変更または廃止するときは、管理者はあらかじめこれを委員会へ届け出て（様式第2号）承認を得なければならない。
第6章 個人情報の開示（個人情報の開示）
第20条 本人は、自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
2 前項に規定する請求は、本人であることを明らかにし、当該開示請求に必要な事項を明記した文書（様式第3号）を管理者宛に提出するものとする。
3 開示の請求があったとき、管理者はこれを開示しなければならない。ただし、その個人情報が、開示しないことが明らかに正当であると認められるときは、その個人情報の全部または一部を開示しないことができる。
4 個人情報の全部または一部を開示しないときは、管理者は、その理由を文書（様式第4号）により本人に通知しなければならない。
（個人情報の開示制限）
第21条 個人情報が次に掲げる各号に該当する場合は、本人に対して個人情報を開示しないものとする。
1．法令等の定めるところにより本人に開示することができないと認められるとき
2．本人の評価、診断、判断、選考、指導、相談等に関する個人情報であって、開示することにより、教育研究または事務の適正な運営に支障が生ずるおそれがあるとき
3．捜査、取締り、調査、争訟等に関する個人情報であって、開示することにより、事務の適正な執行に支障が生ずるおそれがあるとき
4．開示することにより、第三者の権益を侵害するおそれがあるとき
5．その他、委員会で開示が適当でないと判断したとき（個人情報の訂正または削除）
第22条 本人は、自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、第20条第2項に定める手続きに準じて、管理者に対し、その訂正または削除を請求（様式第3号）することができる。
2 管理者は、前項の規定による請求を受けたときは、速やかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正または削除に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。
第7章 不服の申し立て（不服の申立て）第23条 第20条ないし第22条に規定する自己に関する個人情報の開示および訂正または削除の請求に基づいてなされた措
置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、委員会に対し、不服の申立て（様式第5号）を行うことができる。ただし、不服申立て事項が内容同一の場合、再度の申立てはできない。

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委員会は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、速やかに審議、決定し、その結果を文書（様式第6号）により本人に通知しなければならない。
3 委員会は、必要があると認めるときには、本人または管理者に対し意見の聴取を行うことができる。
第8章 雑則（規則の解釈）第24条 この規則の運用について疑義が生じた場合は、委員会において、その解釈を定める。
（所管）
第25条 この規則は総務部総務課の所管とする。
（規則の改廃）第26条 この規則の改廃は、委員会の議を経て常務理事会が行う。
（法令との関係）第27条 個人情報保護に関して、この規則に定めのないことについては、個人情報の保護に関する法律その他法令や指針に定めるところによる。
付 則
この規則は、2005年（平成17年）4月1日から施行する。
この規則は、2008年（平成20年）4月1日から改訂施行する。
この規則は、2009年（平成21年）4月1日から改訂施行する。
この規則は、2015年（平成27年）11月17日から改訂施行する。
この規則は、2016年（平成28年）3月1日から改訂施行する。
この規則は、2016年（平成28年）12月6日から改訂施行する。
この規則は、2017年（平成29年）3月28日から改訂施行する。（利用の制限および収集の届出に係る条項変更等による）この規則は、2017（平成29）年7月18日から改訂施行する。（個人情報保護法改正等による）この規則は、2018(平成30)年4月1日から改訂施行する。（桃山学院教育大学開設等による）別表第1（第2条第1項関係）
個人情報の対象者
1．桃山学院大学および桃山学院教育大学に在籍する学生、交換留学生、科目等履修生および聴講生
2．桃山学院大学大学院に在籍する学生、交換留学生、科目等履修生、研究生
3．桃山学院高等学校および桃山学院中学校に在籍する生徒
4．桃山学院大学、桃山学院大学大学院、桃山学院教育大学、桃山学院高等学校および桃山学院中学校を離籍した者
5．桃山学院大学、桃山学院大学大学院、桃山学院教育大学、桃山学院高等学校および桃山学院中学校の入学志願者および出願者
6．桃山学院が雇用契約を締結しているまたは雇用契約を締結していた教員および職員
7．第1号から第6号に掲げる学生、教職員等の保証人、保護者および家族または親族
8．桃山学院の理事、監事、顧問、評議員
9．教員および職員の採用応募者
10．桃山学院大学、桃山学院大学大学院、桃山学院教育大学、桃山学院高等学校および桃山学院中学校において、雇用以外の身分により教育研究活動に従事する者、または従事した者
11．桃山学院大学、桃山学院大学大学院、桃山学院教育大学、桃山学院高等学校および桃山学院中学校が開催する公開講座など各種講座、講演会、その他の催し物などの受講希望者、受講者および参加者
12．桃山学院に寄付または寄贈した者
13．桃山学院の施設設備等を利用する団体の責任者および申込者または個人
14．その他、第1号から第13号以外で、学院が業務上において個人情報の収集対象とした者※ 桃山学院が設置していた桃山学院短期大学、桃山学院短期大学付属幼稚園、桃山学院英語学校、桃山学院中学校および学校法人プール学院が設置していたプール学院大学の個人情報の対象者については、前各号に準拠し取り扱うものとする。

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