desknet's NEO
ワークフロー AppSuite連携
スタートアップガイド
desknet's NEO V7.0 R2.0対応版

目次
はじめに

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1. 初期設定する
AppSuiteのライセンスをユーザーに

4. ワークフローで申請する「作業申請」を提出してみる

18「作業申請」を承認する

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お問合せなど

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4

割り当てる
AppSuiteをメニューに表示する

9

AppSuiteで申請書アプリケーション10を有効化する

2. 申請書式を作成する
AppSuiteで申請書アプリケーション8を作成する
デザイン画面の構成

10「作業申請」の書式を作成する

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3. 申請経路などを設定する
申請経路を設定する

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申請書を保存する

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AppSuiteで申請書アプリケーション16を公開する© NEOJAPAN Inc.

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はじめに
本スタートアップガイドでは、グループウェアdesknet's NEO V6.0以降で搭載されたワークフローのAppSuite連携を利用するための手順をご紹介しています。

ご利用の前に本書の手順を進めていく前に、以下の環境が揃っていることをご確認ください。
⚫

desknet's NEO V6.0 R1.0以降⚫

組織とユーザーの登録⚫

1ユーザー以上のAppSuiteのライセンス *TIPS：ライセンスは持っていないけど試してみたい方へ
クラウド版をご利用のお客さま
desknet's NEOのクラウド版には、最大30日間のAppSuite試使用ライセンスが含まれています。AppSuiteの試使用ライセンスは、管理者設定の メニューから「ライセンス設定」を開き、 AppSuite 欄の「試使用を開始する」ボタンを押すことで有効化されます。（有効後30日間、最大1,000ユーザーまで利用できます）※ 既に自社環境のAppSuiteの試使用期間が終了している場合は、本コラム最後の「クラウド版無料お試し申込み」をご利用ください。

パッケージ版をご利用のお客さま
desknet's NEOのパッケージ版には、最大60日間のAppSuite試使用ライセンスおよび、無期限のAppSuite 5ユーザー試使用ライセンスが同梱されています。AppSuiteの試使用ライセンスは、管理者設定のメニューから「ライセンス設定」を開き、 AppSuite 欄の「試使用を開始する」ボタンを押すことで有効化されます。（有効後60日間は最大1,000ユーザーまで、それ以降は最大5ユーザーまで利用できます）
導入をご検討中のお客さま・試使用期間が切れたお客さま
desknet's NEOのホームページから、desknet's NEOとAppSuiteを無料で30日間利用できる、クラウド無料お試しをお申込みいただけます。（お試し期間終了後の自動課金はありません）＜クラウド版 無料お試し申込み＞
https://www.dncloudtrial.com/trial/© NEOJAPAN Inc.

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初期設定する

準備
しよう

ワークフローのAppSuite連携機能を利用するため、ワークフローで申請書を作成・管理するユーザーに対してAppSuiteのライセンスを割り当てるとともに、AppSuiteのワークフロー連携機能を有効化します。

AppSuiteのライセンスをユーザーに割り当てる

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システム管理者権限を持ったユーザーでログインし、管理者設定の ① 設定メ
ニューから ②「AppSuite使用ユーザー設定」を押します。

2① 組織ツリーから、ライセンスを割り当てるユーザー（ワークフローの申請書を作成・管理するユーザー）が所属する組織を選び、右の一覧のユーザー名の左横にある ②を押して、ライセンスを有効にします。

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TIPS：残りライセンス数が「0」で割り当てできない？
新しいワークフロー機能で申請書を作成するためには、ワークフロー管理者に対してAppSuiteのライセンスが必要ですが、desknet's NEOのAppSuite試使用ライセンスを利用することで、ライセンス購入前でも実際に試してみることができます。
詳しくは、p.3のコラム「ライセンスは持っていないけどワークフローを試してみたい方へ」をご覧ください。

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準備しよう初期設定する

AppSuiteをメニューに表示する
ポータル画面に戻り、メニューに ①
AppSuiteアイコンが表示されているかどうかを確認します。
既にAppSuiteアイコンが表示されている場合は、次ページに進んでください。

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管理者設定を開き、① 設定メニューから②「desknet's NEOメニュー設定」を押します。

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一覧から ①「AppSuite」を探してリンクを開きます。
1①「使用有無」から「使用する」を選択し、②「変更」を押します。

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2© NEOJAPAN Inc.

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準備しよう初期設定する

AppSuiteで申請書アプリケーションを有効化する
管理者設定を開き、①「設定機能」から
1②「AppSuite」を開きます。

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下までスクロールして ① 申請書アプリ
ケーションの作成から「許可しない」のリンクを開きます。

１①「アプリケーション作成」から、ワークフローの申請書を作成・管理するユーザーに作成権限を割り当てます。
＜すべてのユーザーが作成できる＞
AppSuiteのライセンスを割り当てたユーザーのうち、システム管理者、ワークフローの機能管理者/申請書・経路管理者が対象になります。

１＜システム管理者・機能管理者のみ＞
システム管理者、またはAppSuiteの機能管理者かつワークフローの機能管理者/申請書・経路管理者が対象になります。

＜選択した対象のみ作成できる＞
選択したユーザー/ロールに含まれている、ワークフローの機能管理者/申請書・経路管理者が対象になります。

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準備しよう初期設定する
続いて ①「申請書アプリケーションの作成」から「許可する」を選択し、②「変更」を押します。

以上でAppSuite側の準備は完了です。
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TIPS：新しいワークフローを使うためにはどのライセンスがいくつ必要？
desknet's NEOの新ワークフローは、利用する機能の範囲に応じて必要なライセンスが変わります。

⚫ ワークフローの管理者（申請書を作成・管理する人）の人数ぶんAppSuiteライセンスが必要です。
⚫ ワークフローの利用者（申請および承認・決裁・確認を行う人）については、申請書で利用する機能により必要なライセンスが変わります。
詳細は以下の表をご確認ください。
ワークフロー
管理者

ワークフロー利用者
申請書の起票

承認・決裁・確認

申請書の作成・管理

desknet's NEO+ AppSuite－－

申請書の起票・承認－

desknet's NEO

desknet's NEO

マスタ連携を利用した申請書の起票・承認－

desknet's NEO+ AppSuite

desknet's NEO※

申請経路途中での申請内容の変更－－

desknet's NEO+ AppSuite※ 承認・決裁・確認を行う際、申請内容に含まれているキー部品から参照・複写元のデータを参照する
ためには、AppSuiteのライセンスが必要となります。

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使ってみよう申請書式を作成する
実際にAppSuiteの画面デザインツールを使って、ワークフローの申請書を作ってみましょう。ここではシンプルな申請書の例として、今後の作業内容を上司に報告し、上司から承認を得るための申請書式を作成します。

AppSuiteで申請書アプリケーションを作成する
ポータルから ①「AppSuite」を開きます。

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AppSuiteを初めて利用する場合、アプリケーションの作成メニュー画面が自動的に表示されます。

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メニューが自動的に表示されない場合は、①「アプリケーションの作成」を押してメニュー画面を表示します。

「はじめから作成」ボタンの右横にある①「▼」を押して、②「申請書アプリケーション」を選択します。

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使ってみよう申請書式を作成する①「アプリケーション名」に「作業申請」と入力し、下の「アイコン」から②スパナのアイコンを選んで ③「作成」を押します。

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申請書のひな形が表示されました！
次のページから、このひな形の上に様々な部品を並べて、作業依頼申請書を作っていきます。

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使ってみよう申請書式を作成する

デザイン画面の構成

1423567891011① 部品の追加パネルです。部品をドラッグ＆ドロップで画面デザインエリアに貼り付けられます。
② アプリの詳細な設定を行うためのメニューです。
③ 画面デザインエリアです。ここで作成した見た目が、そのまま申請書の見た目になります。
・申請組織／申請者／申請日時：申請者の情報が自動的に入ります。
・決裁状況：決裁待／取消し／差戻し／完了／強制完了／否認／下書きのいずれかが自動的に入ります。
・押印欄：申請書を承認・決裁・確認したユーザーの印影が表示されます。

・太字の「サンプルテキスト」：申請書のタイトルが自動的に入ります。
④ 部品の設定パネルです。画面デザインエリアで選択した部品の入力条件などを設定できます。
⑤ 入力時の見た目と、参照時（承認時） の見た目を切り替えて表示できます。
⑥ 背景色や背景画像など、画面の見た目を設定できます。

⑦ 申請書の用紙サイズや上下左右の余白などを設定できます。
⑧ 編集画面を画面いっぱいに拡大します。もう一度開くと、元のサイズに戻ります。
⑨ グリッド（格子）のサイズを設定できます。より細かく設定することで、より細かく配置できます。
⑩ 部品の設定パネル（④）の表示・非表示を切り替えます。
⑪ 部品の追加パネル（①）の表示・非表示を切り替えます。

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申請書式を作成する

使ってみよう「作業申請書」の書式を作成する
最初に、作成する申請書のサイズを決めましょう。ツールバーのす。

を押しま初期値は「用紙 A4 縦」です。この設定で申請書を作成すると、ワークフロー画面の幅にもぴったり収まるのでおすすめです。
今回は変更を行わず、もう一度ツールバーのを押して設定画面を閉じます。
部品の追加パネルから「文字 (一行)」を見つけ、ドラッグアンドドロップで「サンプルテキスト」の下に配置します。

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貼り付けられた ①「文字 (一行)」部品

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を選択して、部品の設定パネルから以下の設定を行います。
② 基本＞部品名 ：件名③ 基本＞入力制限： 入力を必須にする④ タイトル＞位置：左

また入力欄の横幅が狭いので、マウスで部品の右端 ⑤ を掴んで、画面の右端まで広げましょう。

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使ってみよう申請書式を作成する

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４

同様の操作で、「作業日時」「作業内容」「手順書など」を入力する欄を作成しましょう。
① 作業日時② 作業内容

部品
：日時
件名
：作業日時
入力制限：入力を必須にする
タイトル＞位置：左部品：文字 (複数行)
件名：作業内容
入力制限：入力を必須にする
タイトル＞位置：左③ 手順書など

部品：添付ファイル
件名：手順書など
入力制限：複数選択
タイトル＞位置：左TIPS：もっと紙の申請書に近づけたい部品を選択して、部品の設定パネルから「スタイル」を開くと、文字色や文字サイズなど見た目をさらに調整できます。
例えば申請書のタイトルをもっと大きな文字に変更したり、申請組織・申請者・申請日時・決裁状況をそれぞれ別の場所に移動・削除したり、押印欄のサイズを変えて表示数を変えたりと、自由に編集が行えますので、皆さんもわかりやすい申請書作りにチャレンジしてみてください！

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申請書式を作成する

使ってみよう部品の貼り付けと設定が終わったら、①「作成」を押します。
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申請書の変更画面を表示する旨の確認メッセージが表示されるので、①「はい」を押します。
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自動的に、ワークフローの申請書設定画面が表示されます。
次ページから、ここで作成した申請書の申請ルールや申請経路などを設定し、ワークフローで利用できるようにします。
別の画面を開いた後にまたこの画面に戻りたい場合や、画面作成後の確認メッセージで「いいえ」を押してしまった場
合は、以下の手順でこの画面に戻ることができます。
ワークフロー機能を開く→ 右上の設定
メニューから申請書管理＞申請書 (表題・書式・経路) 設定を開く → 作成したアプリ名（作業申請）を選択© NEOJAPAN Inc.

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使ってみよう申請経路などを設定する
AppSuiteで申請書の書式が作成できました。次に、この申請書を誰にどの順番で回していくかという、申請経路の設定を行っていきます。

申請経路を設定する
申請書の変更画面を下にスクロールすると、「申請経路」と記載されたタブがあります。
① のエリアに、この申請書をどのような経路で決裁するかを設定していきます。
書式を作成したときと同様に、画面右に② 経路に使える部品が並べられています。
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この部品をドラッグ＆ドロップで ① に配置することで、上から順に承認処理が行われるようになります。
以降の手順では、作業申請の提出先として「岡田陽太」ユーザーを利用します。
実際に手順を試す際は、任意のユーザー名に読み替えて作業してください。

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右の部品一覧から ①「ユーザー」をドラッグして、「申請者（申請作成者）」の下に配置します。

ユーザー選択画面が表示されるので、「組織別」タブなどから ①「岡田陽太」を選択して、②「OK」を押します。

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使ってみよう申請経路などを設定する申請経路に、①「ユーザー」として「岡田陽太」が追加されました。
さらに右のツールバーから ②「申請者」をドラッグして、「ユーザー」の下にドロップします。

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申請経路に ①「申請者（申請確認）」が追加されました。
初期状態では「経路種別」が「承認者」となっているため、② のリンクを押して③種別を「確認者」に変更した上で、④「OK」を押します。

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TIPS：それぞれの経路部品の役割を知りたい
ワークフローの申請経路に指定できる部品をご紹介します。これら部品を組み合わせることで、柔軟な申請フローを作成できます。
部品名
ユーザー

内容特定のユーザーを指定できます。

組織特定の組織を指定できます。指定した組織から、さらに任意のユーザー・任意のロール・ワークフロー管理者・組織内承認者に絞り込みできます。

ロール

特定のロールを指定できます。（ロール：役職や勤務地、契約形態など、人の役割でユーザーをグループ化したもの）

承認グループ

任意のユーザーを複数名指定できます。

所属組織階層

申請者が所属する組織から、上位の組織に対して順に申請を回すことができます。

申請者

申請を出した本人を指定できます。

分岐条件

申請書に入力された内容により処理を分岐できます。

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使ってみよう申請経路などを設定する

申請書を保存する
ここまでの設定が完了したら、画面の上までスクロールします。

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初期状態では ①「申請書の使用者」が「Everyone」となっており、全てのユーザーがこの申請書を使える状態に2なっています。もし正式運用中の環境で試す場合は、使用者を自分だけにするな
ど、試してみるユーザーのみに変更する
ことで、誤って他のユーザーに使用され1ることがなくなります。

設定を確認したら、②「申請書の状態」を「完成」にして ③「変更」を押します。

AppSuiteで申請書アプリケーションを公開する
ポータルに戻り、①「AppSuite」を開きます。

1①「作業申請」を開きます。

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使ってみよう申請経路などを設定する
右上の ①を押します。

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アプリの設定画面が表示されるので、右上の ①「公開する」を押します。
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公開の確認メッセージが表示されるので、①「公開する」を押します。

ここまでで、基本的なワークフローとAppSuiteの連携設定が完了しました。
次ページから、実際にこの申請書の動作確認を行ってみましょう。

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ワークフローで申請する

使ってみようAppSuite連携で作成された申請書は、従来の申請書と併用することができるとともに、申請・承認に必要な手順も従来と全く同じです。それでは実際に、ワークフロー機能から作成した申請書を起票して申請してみましょう。

「作業申請」を提出してみる
ポータルから ①「ワークフロー」を開きます。
1①「申請の作成」を押します。
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申請書の右端の ①「▼」（または申請書の右となりの「選択」ボタン）を押して、②「作業申請」を選択します。

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使ってみよう

ワークフローで申請する「申請書」欄に、AppSuiteで作成した申請書の書式が表示されることを確認します。

1① 件名、作業日時、作業内容、手順書などの欄にそれぞれ任意の内容を入力して、② 「作業内容の確認」を押します。

12© NEOJAPAN Inc.

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使ってみよう

ワークフローで申請する
申請内容の確認画面が表示されます。
①「申請経路」が設定した通りに選択されていることを確認した上で、②「作2成」を押します。
1以上で申請の作成は完了です。続いて「岡田陽太」ユーザーに切り替えて、申請書の承認を行ってみましょう。

「作業申請」を承認する「岡田陽太」でログインし直し、ポータルから「ワークフロー」を開くと、先ほど作成した ①「作業申請」が一覧に表示されますので、表題のリンクをクリックします。

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申請内容が表示されるので、決裁欄まで下にスクロールします。①「コメント」を入力（任意）して、②「承認」を押します。

以上で申請の承認は完了です。
再び申請を作成したユーザーでログインし直して、ワークフローに自分が作成した申請が戻ってきていることを確認し、「確認」を押して申請処理を完了させましょう。
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お問合せなど
ここまで、desknet's NEOのワークフローAppSuite連携の利用を開始するために必要な基本的な手順をご紹介させていただきました。
desknet's NEOのワークフローとAppSuiteを利用すれば、専用ツールに負けない、柔軟かつ高度な社内ワークフロー環境を作ることができます。それぞれの機能を使いこなして、社内のペーパーレス化を実現してください。
ご利用にあたり、ご質問などございましたらお気軽に弊社までご相談ください！

クラウド版カスタマーセンター
TEL

desknet's NEOをご利用中のお客さま：0120-365-800

月～金曜日(※祝日を除く) 9:00～12:00、13:00～17:30

パッケージ版カスタマーセンターTEL：045-640-5775

月～金曜日(※祝日を除く) 9:00～12:00、13:00～17:30

株式会社ネオジャパン 営業部

desknet's NEO・

メール ：neo@desknets.com

AppSuiteのTEL：045-640-5910（横浜本社）

ご利用をご検討中の06-4560-5900（大阪営業所）

お客さま

052-856-3310（名古屋営業所）
いずれも月～金曜日(※祝日を除く) 9:00～12:00、13:00～18:00

desknet's NEOワークフロー AppSuite連携 スタートアップガイド
2022年7月 2版
発行：株式会社ネオジャパン
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