第５部 個人情報保護に関するガイドライン

南山大学個人情報保護に関するガイドライン
１．目 的
高度情報通信社会の進展の下、個人情報の取扱いに関して、いままで以上に細心の注意をもってその適正さに配慮することが必要となってきています。「人間の尊厳のために」をモットーとする南山大学(以下「本学」という。)は、プライバシー保護と基本的人権の尊重の観点から、本学が取得、保有および利用に供している総ての個人情報を、適正に、最大限の配慮をもって取り扱うために「南山大学個人情報保護に関するガイドライン」を定めます。
②

特定個人情報等に関する事項については、「南山学園特定個人情報取扱要項」に定めるところに従うものとします。
２．基本原則本学は、「人間の尊厳のために」のモットーの下、個人情報を以下の原則にのっとり、慎重かつ適正に取り扱わなければなりません。このために必要な措置を迅速に採ることとします。
(1) 利用目的による制限
個人情報は、その利用目的が明確にされるとともに、当該利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱われなければなりません。
(2) 適正な方法による取得
個人情報は、その利用目的の達成に必要な限度において、適正かつ公正な手段・方法によって取得されなければなりません。
(3) 個人情報内容の正確性の確保
個人情報は、正確かつ最新の内容に保たれなければなりません。
(4) 安全保護措置の実施
個人情報は、適切な安全保護措置を講じた上で取り扱われなければなりません。
(5) 本人関与の保障
個人情報の内容・取扱いに関しては、本人が適切に関与できることが保障されていなければなりません。
３．定 義(1) 個人
このガイドラインにおいて「個人」とは、現在および過去において、本学にかかわりのある、またはかかわりがあったすべての者をいいます。
(2) 個人情報
このガイドラインにおいて「個人情報」とは、個人に関する情報であって、その情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいいます。他の情報と容易に照合することが可能であり、それにより特定の個人を識別することができることになるような情報も含みます。
(3) 要配慮個人情報
このガイドラインにおいて「要配慮個人情報」とは、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他個人に対する不当な差別、偏見その他の1381

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不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する記述等が含まれる個人情報をいいます。
(4) 匿名加工情報
このガイドラインにおいて「匿名加工情報」とは、個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること（その一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含みます。）により、特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、その個人情報を復元することができないようにしたものをいいます。
(5) 保有個人データ
このガイドラインにおいて「保有個人データ」とは、本学が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利害が害されるもの以外のものをいいます。
４．個人情報の管理義務等(1) 個人情報総括管理責任者、個人情報取扱管理責任者および個人情報取扱所管責任者
本学において個人情報が適正に取得、利用、管理、廃棄されるように、本学に個人情報総括管理責任者（以下「総括管理責任者」という。）、個人情報取扱管理責任者（以下「管理責任者」という。）および個人情報取扱所管責任者（以下「所管責任者」という。）を置きます。総括管理責任者は、個人情報の保護のための業務について総括的権限を有し、責任を負います。所管責任者は、その所管する事務に関して取り扱う個人情報について個人情報取扱要領を作成し、それに従って個人情報が取り扱われるように管理する義務を負います。管理責任者は、所管責任者を管理監督する義務を負います。
(2) 注意義務および守秘義務
本学の職員およびそれに準ずる者は、その業務に関して個人情報を適正に取り扱う義務を負うとともに、個人情報について守秘義務を負います。その業務に関する職を退いた後も同様とします。
(3) 外部委託の場合個人情報を含む業務を外部委託する場合には、安全管理について十分な措置を講じている者を委託先として選定し、契約書のなかに、個人情報の保護に関する条項を必ず入れなければなりません。受託業者およびその業務に関連する者も本学の職員と同様の義務を負います。
５．個人情報の取扱いにおいて配慮すべきこと(1) 取得の制限および方法
個人の権利利益の侵害を防止するために、個人情報の取得にあたっては、利用目的を明確かつ具体的に明示することが必要です。また、利用目的の達成のために必要最小限の範囲内に限定しなければなりません。本学が、本人から取得した個人情報に加えて、本人に対する評価や判定などの個人情報を作り出す場合には、その個人情報も必要な範囲内に限定しなければなりません。
要配慮個人情報の取得にあたっては、原則として、あらかじめ本人の同意を得なければなりません。
(2) 保有についての届出と閲覧
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本学が保有する個人情報に関する事項は、本学が効率的に業務を遂行するためにも、本人がその内容について関与するためにも、明示しておかなければなりません。そのため、以下の事項について、所管責任者は南山大学個人情報保護委員会に届け出なければならず、本学は閲覧に供しなければなりません。
① 個人情報取扱事務の名称② その事務の目的および概要③ その事務を分掌する組織の名称および管理責任者および所管責任者④ 個人情報の対象者の範囲⑤ 個人情報の記録項目⑥ 個人情報の取得方法⑦ 個人情報の存在形態⑧ 個人情報の廃棄ルール(3) 適正な管理
本学が取得した個人情報は、本学が行う業務の基礎データとなります。個人情報の漏えい、滅失、改ざん等が万一発生した場合、個人の権利利益を侵害するばかりでなく、本学の業務に支障が出たり、信用が失墜したりすることになり、その被害は極めて深刻になる可能性があります。したがって、所管責任者および管理責任者は、個人情報を保護し、常に正確で最新のものに保つために、必要な措置を講じなければなりません。
(4) 利用の方法
本学が保有する個人情報は、一定の場合を除き、原則として取得の際に明示した利用目的の範囲内において取り扱われなければなりません。また、違法または不当な行為を助長または誘発するおそれのある方法によって利用してはなりません。
(5) 第三者への提供の制限
本学は、原則として個人データを本人の同意なしに第三者へ提供してはなりません。
外国にある第三者に個人データを提供する場合には、法令等に基づき、当該第三者の個人情報の保護に関する法制等について、本人に情報を提供した上で、本人の同意を得なければなりません。また、提供後は、個人情報の保護に関する措置を継続的に実施し、本人の求めに応じて必要な措置に関する情報を提供しなければなりません。
６．保有個人データの公表等、開示、訂正等および利用停止等(1) 公表等
本学は、保有個人データに関する管理部署名および管理責任者の役職名、利用目的などについて、本人の知りうる状態にしなければなりません。本人の請求に応じて遅滞なく回答する場合を含みます。
(2) 開示本学は、本人から、その本人が識別される保有個人データについて開示を請求されたときは、本人に対し、原則として遅滞なく開示しなければなりません。その保有個人データについて、本学が全部もしくは一部を開示しない決定をしたときまたは存在しないときは、本学は、本人に対し、遅滞なくその旨を通知しなければなりません。
(3) 訂正等
本学は、本人から、その本人が識別される保有個人データについて内容が事実ではないことを理由としてその訂正、追加または削除（以下「訂正等」という。）を請求され1383

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たときは、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づいて訂正等を行わなければなりません。その保有個人データについて、本学が全部もしくは一部訂正等を行ったときまたは訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本学は、本人に対し、遅滞なくその旨を通知しなければなりません。訂正等を行ったときは、その内容を含みます。
(4) 利用停止等
本学は、本人から、その保有個人データについて不適正な取得または利用等がされたことを理由としてその利用の停止、消去または第三者提供の停止（以下「利用停止等」という。）を請求された場合において、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく利用停止等を行わなければなりません。その保有個人データについて、本学が全部もしくは一部について利用停止等を行ったときまたは利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、本学は、本人に対し、遅滞なくその旨を通知しなければなりません。
(5) 不服申立て
本学が保有する個人情報の開示、訂正等または利用停止等の請求に対する本学の決定に不服がある者は、南山大学個人情報苦情処理委員会に対し、不服申立てをすることができます。
７．苦情申立て本学が本人の保有個人データについて不当な取扱いをしていると本人が思料するときは、本人は、南山大学個人情報苦情処理委員会に対し、苦情申立てをすることができます。
８．問題発生時の対応
所管責任者は、その所管する個人情報の取扱いに関して疑義をもったときまたは自己の権限では対応不可能であると判断したときは、その事実および問題の所在を文書で速やかに管理責任者を経て学長および南山大学個人情報苦情処理委員会委員長（以下「委員長」という。）に報告しなければなりません。
このような報告を受けたときは、委員長は、南山大学個人情報苦情処理委員会を開催して、その対処方法を決定しなければなりません。事態が緊急の対応を必要とするために、同委員会を開催することができないときは、委員長が必要な措置を講じ、事後速やかに同委員会および南山大学個人情報保護委員会に対して、事実、問題の所在および対処措置について報告をしなければなりません。
本学が保有する個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きい事態が生じたときは、その事態の発生について、国の個人情報保護委員会に報告し、原則として本人に対し通知しなければなりません。
９．南山大学個人情報保護委員会の設置
本学に南山大学個人情報保護委員会を設置します。同委員会は、以下の職務を行います。
①

個人情報の保護に関する全学的な施策に関する事項②

個人情報の適切な取扱いのための研修活動等の実施③

個人情報を取り扱う部署から個人情報の取得、利用、提供、開示、訂正等または利用停止等について付議された事項④

その他個人情報の保護に関する重要な事項

10．南山大学個人情報苦情処理委員会の設置
本学に南山大学個人情報苦情処理委員会を設置します。同委員会は、以下の職務を行います。
① 本人から開示、訂正等または利用停止等の請求に対する本学の決定に対して不服申立て1384

第５部 個人情報保護に関するガイドラインがあった場合に、対応について審議、決定すること。
②

個人情報についての苦情の処理を行うこと。

③

問題発生時にその対応方法について決定すること。

11．匿名加工情報(1) 作成匿名加工情報を作成するときは、特定の個人を識別することおよびその作成に用いる個人情報を復元することができないように、「南山大学個人情報保護に関する規程」に定める基準に従ってその個人情報を加工しなければなりません。
匿名加工情報を作成したときは、その作成に関する情報の漏えいを防止するため、安全管理措置を講じるとともに、その匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公開しなければなりません。
(2) 第三者への提供
匿名加工情報を第三者に提供するときは、あらかじめその匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目およびその提供の方法について公表するとともに、その第三者に対して、その提供に関する情報が匿名加工情報である旨を明示しなければなりません。
(3) 識別行為の禁止
匿名加工情報を取り扱うときは、その作成に用いられた個人情報に係る個人を識別するために、その作成に関する情報等を取得しまたはその匿名加工情報を他の情報と照合してはなりません。
(4) 安全管理措置等
本学は、匿名加工情報について、安全に管理するために必要かつ適切な措置、その取扱いを確保するために必要な措置を講じるとともに、その措置の内容を公表するように努めなければなりません。
12．個人情報の保護に関する事務の処理
個人情報に関する事務は、その個人情報を取り扱う部署が行います。
個人情報の保護に関連する事務の取りまとめは、学長室が行います。
13．ガイドラインの改正
このガイドラインの改正は、南山大学個人情報保護委員会および南山大学個人情報苦情処理委員会ならびに大学評議会の議を経て、学長の承認を得なければなりません。
附則
このガイドラインは、2005年 4 月 1 日から施行する。

附則
このガイドラインの改正は、2015年 4 月 1 日から施行する。

附則
このガイドラインの改正は、2015年 12月 1 日から施行する。

附則

このガイドラインの改正は、2023年 9月 1 日から施行する。

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