収蔵番号及び収蔵品管理
収蔵品が「単体」、「組」、「セット」あるいはその複合体になっている場合のデータベース上の表記法、写真の撮影法と収蔵番号のつけかた、収蔵品に収蔵番号を記入する方法、及び収蔵品に部品がある場合の収蔵品への収蔵番号の記入方
法について述べます。
概説
写真番号を収蔵番号とします。基本的には収蔵品一つに 1 つの番号がつけられますが、同じ物が「組」となっているものや異質のものが「セット」になっているものでも 1 つの番号しか付与しませんので、必ずしも収蔵番号即収蔵品数とはなりません。
収蔵品が「組」「セット」でない場合半角数字 6 桁とダミー１桁「０」の計７桁で表示します。「組」「セット」の場合７桁目は、アルファベット半角大文字１字をつけます。セットの中の種類が 24 以上の場合小文字を使用します。（アルファベット中、「Ｉ」「Ｏ」は、数字とまぎらわしいため付与しません。）
注1 同じ形状の物が複数収蔵されている場合、「組」とします。ただし、組で購入等された場合のみ「組」とし、例えば同じ物でも別の日に購入された場合は「組」とはしません。
注2 形状が異なる物が同じ用途のために使用される場合、「セット」とします。
注3 インターネットで表示される写真は、表示ソフトを改変することで何枚でもできますが、表示画面や画面のボリュームの関係で問題があります。
Ａ 収蔵品が単体の場合の記載例。
（1） 写真
写真番号（収蔵番号）末尾を「0」とします。なお、複数の写真を表示する場合は、写真番号末尾「0」の後ろに枝番号を付与します。
例 主となる写真番号を「1234560−１」とし、その他の写真は「1234560-2」「1234560−3」・・・とします。つまり「−（バー）番号」はその提示収蔵品のページ内の写真表示の順番です。収蔵品への番号記入と混同しないこと。
（2） データベース
収蔵番号は 1 つです。収蔵番号末尾を「0」とします。
（3） 収蔵品への記入
収蔵番号は 1 つです。収蔵番号末尾を「0」とします。
※ 箱の中へ皿が 1 枚収納されている場合は、単品として処理します。箱付のプラモデルもこの処理をします。
Ｂ 収蔵品が「組」ないしは「セット」あるいはその複合体になっている場合数学で使用する行列のような表示方法をとります。
欠点としては、「組」あるいは「セット」全体を１つの収蔵番号で表すことです。したがって収蔵番号が即収蔵品数とはなりません。
１. 同じ収蔵品が組になっている場合の記載方法、例えば同じ皿が N 枚ある場合の記載方法。
(1) 写真ａ.集合写真でも１枚の皿の特徴がわかるものについては集合写真を提示します。
写真番号の下桁は「A」とします。
集合写真に皿の内部も表示したので、1 枚の写真のみ撮影した。

123456A
ｂ.集合写真だと１枚の皿の特徴がわからないものについては集合写真と１枚の皿の写真を 提示し ます。写真 番号は例 えば 「123456A-1」 （皿 １枚 の写 真）、「123456A-2」（集合写真）とします。なおこの場合、収蔵品への番号記入と混同しないように。（必要に応じて添付写真を増やしてください。その場合の写真番号は「123456A-3」、「123456A-4」・・・とします。）(2) データベース
収蔵番号は 1 つです。収蔵番号の後ろへ半角アルファベット大文字の「A」を記入します。「収蔵状況等」欄の表記は「１から N」（3）収蔵品への記入
収蔵番号の後ろへ、全体の個数とそのうちの何番目にあたるかを記述します。
例 収蔵番号 000123A の場合「000123A 1/N K」「000123A 2/N K」・・・。
「1/N」というのは、全体で N 個あるうちの、1 個目という意味です。「K」は「個」の略です。
もし全部で 3 個あればそれぞれ、「000123A 1/3K」、「000123A 2/3K」、「000123A 3/3K」と記述します。
２. 異種の収蔵品が１セットになっている場合のどのように記載方法。例えば「膳」「飯椀」「椀」「皿」が１個ずつでセットになっていて、それが１セットある場合のどう記載方法。
※標準名「膳」・収蔵番号「123456A」、標準名「飯椀」・収蔵番号「123456B」、標準名「椀」・収蔵番号「123456C」、標準名「皿」・収蔵番号「123456D」とします。
（1） 写真集合写真と個別の写真を提示します。写真番号は例えば「123456A-1」（膳の写真）、「123456B-1」（飯椀）とすると集合写真はそれぞれ「123456A-2」「123456B-2」となります。「123456A-2」「123456B-2」は同じ写真です。ウェブ
サイト上での膳の写真は「123456A-1」と「123456A-2」が、飯椀は「123456B-1」と「123456B-2」とが表示されます。もし、飯椀について、例えば椀の中の写真表示が必要な場合は「123456B-2」とし、集合写真は「123456B-3」とします。つまり「−（バー）番号」はその提示収蔵品のページ内
写真提示の順番です。この場合、収蔵品への番号記入と混同しないように。

123456A-1

123456A-2

123456B-1
123456B-2(2) データベース
セット内の収蔵品の種類の数だけ行をとり、それぞれ収蔵番号を記入します。
その後ろへセット内の収蔵品の種類を示す半角アルファベット大文字をつけます。
「収蔵状況等」欄の表記は、「123456A」の行は「A から D 1」、「123456B」の行は「A から D １」、「123456C」の行は「A から D １」、「123456D」の行は「Aから D １」とします。
(3) 収蔵品への記入「123456A」、「123456B」・・・などと記入します。
３. 異種の収蔵品が１セットになり、そのセットがいくつかある場合の記載方法。例えば「膳」「飯椀」「椀」「皿」が 1 セットになっていてそれが４セットある場合の記載方法。

※標準名「膳」・収蔵番号「123456A」、標準名「飯椀」・収蔵番号「123456B」、標準名「椀」・収蔵番号「123456C」、標準名「皿」・収蔵番号「123456D」とします。
(1) 写真集合写真と個別の写真を提示します。写真番号は例えば「123456A-1」（膳の写真）、「123456B-1」（飯椀）とすると集合写真はそれぞれ「123456A-2」「123456B-2」となります。「123456A-2」「123456B-2」は同じ写真です。ウェブ
サイトで上での膳の写真は「123456A-1」と「123456A-2」が、飯椀は「123456B-1」と「123456B-2」とが表示されます。もし、飯椀について、例えば椀の中の写真表示が必要な場合は「123456B-2」とし、集合写真は「123456B-3」とします。つまり「−（バー）番号」はその提示収蔵品のページ内写真提示の順番です。この場合、収蔵品への番号記入と混同しないように。
なお、集合写真は 1 セット分を表示しますが、必要があれば全セットの写真を表示してください。
（2）データベース
収蔵番号は１つつけます。セット内の収蔵品の種類数だけ行をとり、それぞれ収蔵番号を記入します。その後ろへそれぞれセット内の収蔵品の種類を示す半角アルファベット大文字をつけます。
「収蔵状況等」欄の表記は、「123456A」の行は「A から D 1 から 4」、「123456B」の行は「A から D １から 4」、「123456C」の行は「A から D １から4」、「123456D」の行は「A から D １から 4」とします。
※ 例えば皿が 3 枚しかない（4 枚のうち 1 枚紛失している）場合は、「123456D」の行は「A から D １から 3」と記載します。
(3) 収蔵品への記入
膳は「123456A 1/4K」・・・「123456A 4/4K」、飯椀は「123456B 1/4K」・・・「「123456B 4/4K」などと記入します。
※箱の中に、皿が何枚か入っている場合は、箱を A にして皿を B にします。
C 収蔵番号を収蔵品ごとにつけることが困難なものの取り扱いの例を示します。
１. 書類、書籍について(1) 書籍以外の印刷物、例えば単葉の印刷物（書類）が何枚もある場合は、「組」として処理します。Ｂ １と同じ扱いです。
(2) 数枚の印刷物でなっている印刷物を綴じたもの（書類）が複数ある場合は、「組」として処理します。Ｂ １と同じ扱いです。
(3) 同一人物の書いた日記が何冊にもわたる場合は、「セット」として処理します。
Ｂ ２と同じ扱いです。
(4) つけられた番号のみが異なる印刷物（書類）などは、「組」として処理します。
Ｂ １と同じ扱いです。

(5) 発行された年度がちがう同一内容の印刷物（書類）などは、単品扱いとします。
（収蔵状況によっては、「組」・「セット」扱いとなります。）(6) バックナンバー、あるいはそれに類するものが記載されている書籍は、1 冊のみが収蔵されている場合を除き、「セット」として処理します。Ｂ ２と同じ扱いです。
(7) 暦などで同一機関が発行した同じ規格のものであれば、発行年度がちがっていても「セット」として処理します。Ｂ ２と同じ扱いです。
２. 工業製品
小さな収蔵品で同一規格のものは「組」として収蔵番号をつけます。ただし、あるていど大きなものは単品の番号とします。
例えば、オーディオで使う「鉄針」がバラバラの状態で収蔵されている場合、その 1本 1 本に番号をつけることは困難ですので「組」とします。この「鉄針」が箱に入っている場合は、箱単位での処理となります。
※データベースにどのように記載するかの判断は、どのように管理するのがいいかということで判断することになります。
Ｄ 収蔵品に部品がある場合部品というのは、収蔵品がいくつかの部分に別れ、その分けられた部分が単体で使用できないものです。また、その部分が他に転用できれば、その収蔵品の固有の部品とはいえませんが、収納状況時点で一体となっていれば、部品とします。
部品が、紛失するおそれがあるものについては、適宜データベース、収蔵品にそのむね記入します
単体でも使用できるもので、たまたまその機器に付属しているものは、独立した機器とし、本体とは別の収蔵番号をつけます。ただし最初からその機器に付属している純正品については独立しているとはみなしません。
(1) 写真特別な記載はしません。
(2) データベース「収蔵状況等」欄に例えば「蓋あり」「コード付き」等と記載します。
(3) 収蔵品への記入
ｅ個のパーツ（parts）を持つ場合、収蔵番号の後ろに「ｅ/ｎ P」と記入します。（ｎ＝1〜ｅ） P は parts の略です。
※どのていどのものをパーツとするかは適宜館長に諮ります。ただしむやみにパーツにすると番号記入が大変な作業となるので注意します。
※「組」「セット」の表示と組み合せると、番号が非常に長くなりますので、記入スペースに注意が必要です。