山形広域環境事務組合個人情報の保護に関する規則

令和５年３月山広環規則第２号（趣旨）
第１条 この規則は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。
）及び山形広域環境事務組合個人情報の保護に関する法律施行条例（令和５年３月山
広環条例第１号。以下「条例」という。）の施行その他の個人情報の保護に関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条

この規則において使用する用語は、法、個人情報の保護に関する法律施行令（平成１５年政令第５０７号。以下「施行令」という。
）及び条例において使用する用語の例による。
（個人情報取扱事務の届出事項等）
第３条 条例第３条第１項の規定による届出は、個人情報取扱事務（開始・変更）届出書（別記様式第１号）によるものとする。
２ 条例第３条第１項第５号及び山形広域環境事務組合議会個人情報の保護に関する条例（令和５年市条例第３号）第４条第１項第５号の規則で定める事項は、次に掲げるものとする。
⑴ 個人情報取扱事務の開始又は変更の年月日⑵ 通信回線を利用する電子計算機の結合の有無⑶ 個人情報取扱事務の外部委託の有無⑷ その他必要な事項
３ 条例第３条第２項の規定による届出は、個人情報取扱事務廃止届出書（別記様式第２号）によるものとする。
４ 条例第３条第３項に規定する目録は、個人情報取扱事務届出簿とし、管理課に備え置くものとする。
（個人情報ファイル簿）
第４条 法第７５条第１項に規定する個人情報ファイル簿は、山形広域環境事務組合・個人情報ファイル簿（単票）（別記様式第３号）とする。
（保有個人情報開示請求書）
第５条 法第７７条第１項に規定する開示請求書は、保有個人情報開示請求書（別記様式第４号）とする。
（開示請求に対する決定の通知書等）
第６条 法第８２条第１項に規定する書面は、保有個人情報開示決定通知書（別記様式第５号）とする。
２ 法第８２条第２項に規定する書面は、保有個人情報不開示決定通知書（別記様式第６号）とする。
３ 条例第６条第２項に規定する書面は、保有個人情報開示決定等期間延長通知書（別記様式第７号）とする。
４ 条例第７条に規定する書面は、保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書（別記様式第８号）とする。
（開示請求事案の移送）
第７条 法第８５条第１項前段の規定による他の行政機関の長等に対する事案の移送は、保有個人情報開示請求事案移送書（別記様式第９号）によるものとする。
２ 法第８５条第１項に規定する書面は、保有個人情報開示請求事案移送通知書（別記様式第１０号）とする。
（第三者への意見照会書等）
第８条 法第８６条第１項の規定による通知は、任意的意見聴取による第三者意見照会書（別記様式第１１号）によるものとする。
２ 法第８６条第２項に規定する書面は、必要的意見聴取による第三者意見照会書（別記様式第１２号）とする。
３ 法第８６条第１項及び第２項の規定による意見書の提出は、保有個人情報の開示決定等に関する意見書（別記様式第１３号）によるものとする。
４ 法第８６条第３項に規定する書面は、保有個人情報の開示決定に関する通知書（別記様式第１４号）とする。
（開示の実施等）第９条 法第８７条第１項に規定する電磁的記録に記録されている保有個人情報の開示は、次の各号に掲げる保有個人情報の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により行うものとする。
⑴ フィルム（マイクロフィルムを除く。
）に記録されている保有個人情報 当該保有個人情報に係る部分を専用機器により映写したものの視聴

⑵ 録音テープに記録されている保有個人情報 次に掲げる方法
ア 当該保有個人情報に係る部分を専用機器により再生したものの聴取
イ 当該保有個人情報に係る部分を録音カセットテープに複写したものの交付⑶ 録画テープに記録されている保有個人情報 次に掲げる方法
ア 当該保有個人情報に係る部分を専用機器により再生したものの視聴
イ 当該保有個人情報に係る部分をビデオカセットテープに複写したものの交付⑷ マイクロフィルムに記録されている保有個人情報 当該保有個人情報に係る部分を用紙に出力したものの閲覧又は交付⑸ その他の電磁的記録に記録されている保有個人情報 次に掲げる方法であって、市長が保有する処理装置及びプログラム（電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。）により行うことができるもの
ア 当該保有個人情報に係る部分を用紙に出力したものの閲覧又は交付
イ 当該保有個人情報に係る部分を専用機器（開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。
）により再生したものの閲覧又は視聴ウ

当該保有個人情報に係る部分をフロッピーディスク又は光ディスクに複写したものの交付
２ 管理者は、保有個人情報の開示を受ける者が、当該保有個人情報が記録されている行政文書等を改ざんし、汚損し、又は破損するおそれがあると認めるときは、当該保有個人情報の閲覧、聴取又は視聴を中止させ、又は禁止することができる。
３ 保有個人情報が記録されている行政文書等の写しの交付部数は、１部とする。
（開示の実施の方法等の申出）第１０条 法第８７条第３項の規定による開示の実施の方法等の申出は、保有個人情報の開示の実施方法等申出書（別記様式第１５号）によるものとする。
（費用の徴収）
第１１条 条例第４条第２項に規定する保有個人情報が記録された行政文書等の写しの作成及び送付に要する費用の額は、別表に定めるとおりとする。
２ 前項の費用は、写しを交付する際、これを徴収する。
３ 第１項の費用のうち、写しの作成に要する費用は現金又は郵便振替により、写しの送付に要する費用は原則として郵便切手により納入するものとする。
（保有個人情報訂正請求書）

第１２条 法第９１条第１項に規定する訂正請求書は、保有個人情報訂正請求書（別記様式第１６号）とする。
（訂正請求に対する決定の通知書等）
第１３条

法第９３条第１項に規定する書面は、保有個人情報訂正決定通知書（別記様式第１７号）とする。
２ 法第９３条第２項に規定する書面は、保有個人情報不訂正決定通知書（別記様式第１８号）とする。
３ 法第９４条第２項に規定する書面は、保有個人情報訂正決定等期間延長通知書（別記様式第１９号）とする。
４ 法第９５条に規定する書面は、保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書（別記様式第２０号）とする。
（訂正請求事案の移送）第１４条 法第９６条第１項前段の規定による他の行政機関の長等に対する事案の移送は、保有個人情報訂正請求事案移送書（別記様式第２１号）によるものとする。
２ 法第９６条第１項に規定する書面は、保有個人情報訂正請求事案移送通知書（別記様式第２２号）とする。
（保有個人情報提供先への訂正決定通知書）
第１５条 法第９７条に規定する書面は、保有個人情報提供先への訂正決定通知書（別記様式第２３号）とする。
（保有個人情報利用停止請求書）
第１６条 法第９９条第１項に規定する利用停止請求書は、保有個人情報利用停止請求書（別記様式第２４号）とする。
（利用停止請求に対する決定の通知書等）
第１７条 法第１０１条第１項に規定する書面は、保有個人情報利用停止決定通知書（別記様式第２５号）とする。
２ 法第１０１条第２項に規定する書面は、保有個人情報不利用停止決定通知書（別記様式第２６号）とする。
３ 法第１０２条第２項に規定する書面は、保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書（別記様式第２７号）とする。
４ 法第１０３条に規定する書面は、保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書（別記様式第２８号）とする。
（諮問をした旨の通知書）
第１８条 法第１０５条第３項において準用する同条第２項の規定による諮問をした旨の通知は、審査会諮問通知書（別記様式第２９号）によるものとする。
（運用状況の公表）
第１９条 条例第１１条の規定による運用状況の公表は、次に掲げる事項について市広報への掲載及び公告によるものとする。
⑴ 個人情報取扱事務の届出件数⑵ 開示請求、訂正請求及び利用停止請求の件数並びにそれらの処理状況⑶ 審査請求の件数及びその処理状況⑷ その他必要な事項（委任）
第２０条 この規則に定めるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附 則（施行期日）
１ この規則は、令和５年４月１日から施行する。
（山形広域環境事務組合個人情報保護条例施行規則の廃止）
２ 山形広域環境事務組合個人情報保護条例施行規則（平成２６年山広環規則第２号）は、廃止する。
（経過措置）
３ この規則の施行の際現に残存する前項の規定による廃止前の山形広域環境事務組合個人情報保護条例施行規則の規定に基づいて作成された請求書、届出書その他の書類の用紙は、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

別表（第１１条関係）
写しの作
成に要す
る
費
用

作成方法
電子複写機による複写（日本産業規格Ａ列 モノクロ３番以下の大きさの用紙に複写する場合） カラー
用紙に出力したもの（日本産業規格Ａ列３ モノクロ番以下の大きさの用紙に出力する場合）
カラー
録音カセットテープ（１２０分）に複写したもの
ビデオカセットテープ（１２０分）に複写したもの
フロッピーディスク（２ＨＤ）に複写したもの
光ディスク（ＣＤ－Ｒ）に複写したもの
光ディスク（ＤＶＤ－Ｒ）に複写したもの
委託等による複写

写しの送付に要する費用

費用の額
１枚につき １０円
１枚につき ２０円
１枚につき １０円
１枚につき ２０円
１巻につき １２０円
１巻につき ２５０円
１枚につき ６０円
１枚につき １００円
１枚につき ２００円
上記の規定にかかわらず、委託等に要した額
郵送に要する額

備考
１ １枚の用紙の両面に複写した場合における費用の額は、２枚として計算する。
２ 日本産業規格Ａ列３番の大きさを超える用紙を用いる場合にあっては、日本産業規格Ａ列３番の大きさの用紙に換算した枚数とする。